Flexible Arbeitszeiten bei der Stadt Osnabrück - Beruf & Familie ...
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Herzlich Willkommen<br />
zum Fachforum 4:<br />
Ar<strong>bei</strong>tszeitflexibilisierung<br />
Bundesnetzwerktreffen – Berlin, 16. Juni 2009
Mo<strong>der</strong>ation:<br />
Vortragende:<br />
Elena de Graat<br />
Albert Kehrer<br />
KPMG AG<br />
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft<br />
Kerstin Bartels<br />
<strong>Stadt</strong> <strong>Osnabrück</strong>
Ar<strong>bei</strong>tszeitflexibilisierung<br />
Albert Kehrer<br />
Head of Diversity & Inclusion<br />
KPMG AG<br />
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft<br />
3
Diversity & Inclusion<br />
Ar<strong>bei</strong>tszeitflexibilisierung<br />
Ein Instrument <strong>der</strong> Mitar<strong>bei</strong>terbindung<br />
Albert Kehrer, Head of Diversity & Inclusion Germany<br />
Berlin, 26. Mai 2009<br />
PEOPLE<br />
4
KPMG International<br />
Netzwerk rechtlich selbstständiger, nationaler Firmen<br />
mit über 137.000 Mitar<strong>bei</strong>tern in 144 Län<strong>der</strong>n<br />
22,69 Mrd. US-Dollar Umsatz im Jahr 2008<br />
EMA 55 %<br />
Americas 31 %<br />
ASPAC 14 %<br />
Rund 7.160 Partner<br />
Einheitliche Struktur nach Geschäftsbereichen und<br />
Branchen weltweit<br />
5
KPMG in Deutschland<br />
Eines <strong>der</strong> führenden Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen<br />
Mitglied <strong>der</strong> KPMG Europe LLP, einem Zusammenschluss europäischer<br />
Mitglie<strong>der</strong>firmen unter einheitlicher Leitung<br />
Marktanteile im Bereich Wirtschaftsprüfung<br />
(Audit)* in bekannten Indizes börsennotierter deutscher Unternehmen:<br />
DAX30: 66,7 %<br />
MDAX: 33 %<br />
SDAX: 12 %<br />
TecDax: 20 %<br />
audit berufundfamilie:<br />
Erste Auditierung in 2006<br />
Re-Auditierung in 2009<br />
* Stand: 22. September 2008; Quelle: KPMG Business Research Services<br />
6
Unser Geschäft und seine Herausfor<strong>der</strong>ungen<br />
Audit Tax Advisory Central Services<br />
Wirtschaftsprüfung Steuerberatung betriebswirtschaftliche,<br />
regulatorische und<br />
transaktionsorientierte<br />
Beratung<br />
Back Office/<br />
Verwaltung<br />
MA<br />
3.142 2.220 1.868<br />
1.272<br />
Herausfor<strong>der</strong>ungen des<br />
Personalmanagements<br />
• sehr saisonales<br />
Geschäft<br />
• mit Spitzen im Winter<br />
und ruhigeren<br />
Monaten im Sommer<br />
• vorwiegende Tätigkeit<br />
<strong>bei</strong>m Mandanten<br />
• häufige Reisetätigkeit,<br />
meist jedoch eher<br />
regional<br />
• kontinuierliches<br />
Geschäft<br />
• vorwiegende Tätigkeit<br />
im Büro<br />
• wenig Reisetätigkeit<br />
• Projektgeschäft, i. d. R.<br />
ar<strong>bei</strong>tsintensive 4-16<br />
Wochen<br />
• schwer planbar<br />
• hauptsächlich <strong>bei</strong>m<br />
Mandanten<br />
• intensive Reisetätigkeit<br />
• kontinuierliches<br />
Geschäft<br />
• Tätigkeit i. d. R. im<br />
Büro<br />
• Projektbezogene<br />
Spitzen o<strong>der</strong><br />
regelmäßig im Monat<br />
7
Zeitmanagement<br />
Unsere Bausteine des Zeitmanagements<br />
Aktive Ressourcensteuerung = Aktives Zeitmananagement<br />
Urlaub<br />
Überstunden<br />
Zeitkonto 1 und 2<br />
<strong>Flexible</strong> Futures<br />
Sonstiges:<br />
• Teilzeit (z. B. 11/12)<br />
• Bonus in Freizeit<br />
• Halbe-Halbe<br />
• Individualvereinbarung<br />
• Etc.<br />
8
Zeitmanagement<br />
Urlaub<br />
• Übertragung des Urlaubsanspruchs ins Folgejahr<br />
• Auszahlung von Urlaubsbeständen aus dem Vor-Vorjahr<br />
im April des Folgejahres<br />
• Urlaub, <strong>der</strong> einmal übertragen wurde, kann im folgenden<br />
Jahr vom Ar<strong>bei</strong>tgeber angewiesen werden.<br />
• Beispiel: Ein Mitar<strong>bei</strong>ter verfügt Ende 2008 noch über 10 Tage Urlaub.<br />
Dieser wird zum Jahreswechsel übertragen, bleibt also erhalten. Dieser Urlaub<br />
kann aber unter leichteren Voraussetzungen vom Vorgesetzten angewiesen<br />
werden.<br />
9
Zeitmanagement<br />
Überstunden / Zeitenkonten 1 und 2<br />
Überstundenmanagement – mindestens genauso wichtig<br />
Zeitkonto 2<br />
(Ar<strong>bei</strong>tgeber)<br />
1/2 Überstunden 1/2<br />
Zeitkonto 1<br />
(Mitar<strong>bei</strong>ter)<br />
• Vorgesetzte können<br />
Freizeiten aus<br />
Zeitkonto 2<br />
kurzfristig anweisen<br />
• Frist: mind. 1 Tag<br />
Unverbrauchte Bestände<br />
Zeitkonto 2 werden zum GJ<br />
Wechsel auf Zeitkonto 1<br />
übertragen<br />
• Mitar<strong>bei</strong>ter kann<br />
verfügen<br />
• Auszahlung<br />
im 3. Jahr<br />
10
Zeitmanagement – Fokus private Belange<br />
bedarfsgerechte Angebote für je<strong>der</strong>frau/ -mann<br />
Teilzeit/ Elternteilzeit<br />
•• Sommerpause (11/12 (11/12 o<strong>der</strong> o<strong>der</strong> 9/12) 9/12)<br />
•• tageweise/ wochenweise<br />
•… •…<br />
Bonus Bonus in in Freizeit<br />
•• Möglichkeit zur zur Umwandlung von von<br />
Bonus Bonus in in Freizeit Freizeit<br />
•• Umrechnung zum zum jeweiligen<br />
Stundensatz<br />
•• Freizeit Freizeit unbefristet vortragbar<br />
Halbe-Halbe-Regelung<br />
•• Freistellung <strong>bei</strong> <strong>bei</strong> halbem halbem Gehalt Gehalt<br />
•• auf auf Antrag Antrag in in Zeiten, Zeiten, in in denen denen <strong>der</strong> <strong>der</strong><br />
Mitar<strong>bei</strong>ter nicht nicht disponiert ist ist bzw. bzw.<br />
werden werden kann kann<br />
•• wenn wenn sonst. sonst. Zeitguthaben abgebaut<br />
sind sind<br />
Individualvereinbarung<br />
•• projektbezogene und und // o<strong>der</strong> o<strong>der</strong><br />
stundenbasierte Einsätze<br />
•• Gesamtjahresar<strong>bei</strong>tszeit<br />
•… •…<br />
•• soweit soweit mit mit dem dem betrieblichen<br />
Interesse vereinbar<br />
11
Zeitmanagement – Fokus betriebliche Gründe<br />
<strong>Flexible</strong> Futures – Bindung in schwierigen Zeiten<br />
Ar<strong>bei</strong>tszeitreduzierung:<br />
• Mindestens 10%, maximal 100% (= vollständige Freistellung)<br />
• Verbleibende Ar<strong>bei</strong>tszeit muss 8 h wöchentlich umfassen<br />
100%<br />
15% Differenz zwischen<br />
Bruttomonatsgehalt vor <strong>der</strong><br />
Verkürzung und dem neuen<br />
gekürzten Bruttomonatsgehalt<br />
wird durch KPMG in Höhe von<br />
50%<br />
30% ausgeglichen (<strong>bei</strong><br />
Managern, Directors und<br />
Partnern 25%)<br />
12
Wo wollen wir noch besser werden?<br />
Mandantenwünsche<br />
Erwartungsmanagement<br />
Homeoffice<br />
Ergebnisorientierung<br />
Teilzeit<br />
Urlaubskonto<br />
≠<br />
Sparbuch<br />
13
Ihre Fragen, …
Kontakt:<br />
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft<br />
Albert Kehrer<br />
T +49 30 2068-1205<br />
akehrer@kpmg.com<br />
www.kpmg.de<br />
Die enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und nicht auf die spezielle Situation einer Einzelperson o<strong>der</strong> einer juristischen Person ausgerichtet. Obwohl<br />
wir uns bemühen, zuverlässige und aktuelle Informationen zu liefern, können wir nicht garantieren, dass diese Informationen so zutreffend sind wie zum Zeitpunkt<br />
ihres Eingangs o<strong>der</strong> dass sie auch in Zukunft so zutreffend sein werden. Niemand sollte aufgrund dieser Informationen handeln ohne geeigneten fachlichen Rat und<br />
ohne gründliche Analyse <strong>der</strong> betreffenden Situation.<br />
© 2009 KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, eine Konzerngesellschaft <strong>der</strong> KPMG Europe LLP und Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhängiger<br />
Mitgliedsfirmen, die KPMG International, einer Genossenschaft schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. KPMG und das KPMG-Logo<br />
sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International.
Vielen Dank<br />
für Ihre Aufmerksamkeit!<br />
16
Ar<strong>bei</strong>tszeitflexibilisierung<br />
Kerstin Bartels<br />
<strong>Stadt</strong> <strong>Osnabrück</strong><br />
Fachbereich Personal und Organisation<br />
17
<strong>Osnabrück</strong> – Die Friedensstadt<br />
• Kreisfreie <strong>Stadt</strong><br />
mit rd. 163.000 Einwohnern<br />
• 4 Vorstandsbereiche<br />
unterteilt in 10 Fachbereiche, 4 Eigenbetriebe,<br />
3 Ämter und 5 Referate;<br />
dreistufige Hierarchieebene<br />
• rd. 2.500 Mitar<strong>bei</strong>ter/-innen<br />
(2/3 vollzeitbeschäftigt, 1/3 teilzeitbeschäftigt)<br />
• audit berufundfamilie<br />
Zertifikat 2007<br />
18
Modelle <strong>der</strong> Ar<strong>bei</strong>tszeitflexibilisierung<br />
• Implus kam aus Personalentwicklung<br />
(AG PEP und Mitar<strong>bei</strong>terbefragung)<br />
• Bildung einer Ar<strong>bei</strong>tsgruppe<br />
zusammengesetzt aus einem Querschnitt <strong>der</strong><br />
Verwaltung einschl. Personalvertretungen<br />
• „keine Vorgaben“ - offene Diskussion<br />
• Ergebnis:<br />
„NOA“<br />
+<br />
„LEA“<br />
19
NOA<br />
o<strong>der</strong> das Neue <strong>Osnabrück</strong>er Ar<strong>bei</strong>tszeitmodell<br />
<strong>Flexible</strong> <strong>Ar<strong>bei</strong>tszeiten</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Stadt</strong> <strong>Osnabrück</strong><br />
• Ar<strong>bei</strong>tszeitrahmen<br />
Mo. – Fr. 06:00 – 20:00 Uhr<br />
(Sa. in begründeten Fällen möglich)<br />
• Servicezeiten<br />
Mo. – Fr.<br />
<br />
<br />
09.00 – 12.00 Uhr und<br />
14.00 – 16.00 Uhr<br />
garantierte Erreichbarkeit nach innen<br />
und außen<br />
Öffnungszeiten, Angebot und Mindestbesetzung<br />
orientieren sich am Kundenbedarf<br />
und Ar<strong>bei</strong>tsaufkommen<br />
20
<strong>Flexible</strong> <strong>Ar<strong>bei</strong>tszeiten</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Stadt</strong> <strong>Osnabrück</strong><br />
Das Zeitkonto<br />
• dokumentiert Abweichungen zwischen Sollund<br />
tatsächlicher Ar<strong>bei</strong>tszeit für jede/-n MA,<br />
• ermöglicht flexible Verteilung / Unterbrechung<br />
<strong>der</strong> Ar<strong>bei</strong>tszeit,<br />
• wird täglich abgerechnet,<br />
• gibt Auskunft über Fehlzeiten/Urlaub<br />
• hat ein fortlaufendes Saldo<br />
und<br />
• ist ein Ampelkonto<br />
21
<strong>Flexible</strong> <strong>Ar<strong>bei</strong>tszeiten</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Stadt</strong> <strong>Osnabrück</strong><br />
Das Zeitkonto als Ampelkonto<br />
• erleichtert die Vereinbarkeit von beruflichen<br />
und privaten Zielen<br />
• för<strong>der</strong>t die Eigenverantwortung <strong>der</strong> MA<br />
und<br />
• erfor<strong>der</strong>t / för<strong>der</strong>t die Kommunikation<br />
zwischen MA, Teams und Führungskräften<br />
Grünphase: bis +/- 20 Stunden<br />
Gelbphase: bis +/- 40 Stunden<br />
Rotphase: über +/- 40 Stunden<br />
22
<strong>Flexible</strong> <strong>Ar<strong>bei</strong>tszeiten</strong> <strong>bei</strong> <strong>der</strong> <strong>Stadt</strong> <strong>Osnabrück</strong><br />
• Mit den flexiblen Ar<strong>bei</strong>tszeitregelungen<br />
lässt sich das Tagesgeschäft gut und<br />
effektiv erledigen!<br />
• Für langwierige Projekte, Bewältigung<br />
von längerfristigen Ar<strong>bei</strong>tschwankungen<br />
o<strong>der</strong> für den Erhalt <strong>der</strong> Leistungsfähigkeit<br />
nur bedingt geeignet.<br />
als „Alternative“<br />
23
Wer o<strong>der</strong> was ist LEA?<br />
Plusstunden durch<br />
vorübergehende Reduzierung<br />
<strong>der</strong> vertraglichen Ar<strong>bei</strong>tszeit<br />
(= „gemin<strong>der</strong>tes“ Entgelt)<br />
Plusstunden durch<br />
vorübergehende Erhöhung <strong>der</strong><br />
vertraglichen Ar<strong>bei</strong>tszeit<br />
(= „gleichbleibendes“ Entgelt)<br />
Leistungsprämien<br />
(Umwandlung in Ar<strong>bei</strong>tszeit)<br />
LEBENSARBEITS-<br />
ZEITKONTO<br />
• Konto in Zeit<br />
• geglie<strong>der</strong>t in eine Ansparund<br />
Freizeitphase<br />
Son<strong>der</strong>zuwendungen/<br />
Einmalzahlungen<br />
(Umwandlung von Ar<strong>bei</strong>tszeit<br />
Angeordnete Überstunden<br />
o<strong>der</strong><br />
vereinbarte Mehrar<strong>bei</strong>t<br />
(s. flexiblen Ar<strong>bei</strong>tszeitregelungen)<br />
Bereitschaftsdienst-/<br />
Rufbereitschaftszeiten<br />
(Umrechnung in Ar<strong>bei</strong>tsstunden)<br />
24
Ar<strong>bei</strong>tszeitmodelle <strong>der</strong> <strong>Stadt</strong> <strong>Osnabrück</strong><br />
Erfolgsfaktoren (o<strong>der</strong> Herausfor<strong>der</strong>ungen?!)<br />
• Erar<strong>bei</strong>tung durch/von den MA + PR,<br />
Unterstützung durch den Verwaltungsvorstand<br />
• zeitgleich neues, elektronisches Zeiterfassungssystem<br />
• regelmäßige umfangreiche Informationen<br />
Info-Veranstaltungen, Intranet, …<br />
• Kommunikation / Zusammenar<strong>bei</strong>t<br />
• Learning by doing – Skeptiker überzeugt<br />
Fazit: Nutzen Sie Flexibilität und Kommunikation als Chance<br />
für die Mitar<strong>bei</strong>ter/-innen und Ihr Unternehmen!<br />
25
Ihre Fragen, ...<br />
26
Vielen Dank<br />
für Ihre Aufmerksamkeit!<br />
Kontakt:<br />
Kerstin Bartels<br />
<strong>Stadt</strong> <strong>Osnabrück</strong><br />
Fachbereich Personal und Organisation<br />
Postfach 4460<br />
49034 <strong>Osnabrück</strong><br />
Tel.: 0541 / 323-2070<br />
E-Mail: bartels@osnabrueck.de<br />
27
Weitere Instrumente <strong>der</strong><br />
Ar<strong>bei</strong>tszeitflexibilisierung<br />
• Gestaltung/Verteilung <strong>der</strong> Ar<strong>bei</strong>tszeit - Abstimmung<br />
in Teams<br />
• Teilzeitbeschäftigung (auch vorübergehend)<br />
• Telear<strong>bei</strong>t<br />
• Beurlaubung / Beschäftigung während <strong>der</strong> Elternzeit<br />
28
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