BK Reisekosten sj-Stand-Febr.12 - Fakultät VI Planen Bauen ...

Reisekostenübernahme bei Probevorträgen im Rahmen von Berufungsverfahren
(gilt für die Fak. VI, Stand 7/2011)
Die Reisekosten für die Vorstellungsvorträge im Rahmen von Berufungsverfahren werden
durch die Zentrale Universitätsverwaltung wie folgt erstattet (gilt nur für Stellen im
Haushaltsplan, KEINE Forschungsstellen):
Bis zu maximal 6 Bewerber bei Hochschullehrern
Bis zu maximal 2 Personen bei Wissenschaftlichen Mitarbeitern
Bewerber aus dem Ausland:
wird nur eine Wegstrecke erstattet (reine Flugkosten!)
es wird für jede notwendige Übernachtung ein maximaler Zuschuss von 26 € gezahlt
Bewerber aus dem Inland:
es wird die Hin- und Rückfahrt mit der Bahn 2. Klasse erstattet, in Ausnahmefällen
auch ein Flug, wenn er billiger als die Bahnfahrt ist.
Bei Bewerbern aus dem Inland wird nur dann ein maximaler Zuschuss von 26 € für
jede notwendige Übernachtung gezahlt, wenn der Bewerber bis 24 Uhr des
Anreisetages nicht wieder seine Wohnanschrift erreichen kann.
Vor der Zusage einer Kostenübernahme im Einladungsschreiben muss die einladende Stelle
immer den „Antrag auf Reisekostenvergütung für Vorstellungsreisen“ bei der
Reisekostenstelle einreichen.
Die Bestätigung von RK ist abzuwarten.
Ablauf:
1) Antrag auf Reisekostenvergütung für Vorstellungsreisen ist über die
Fakultätsverwaltung bei der Reisekostenstelle einzureichen. Auf dem Antrag ist die
Kostenstelle einzutragen, nicht wegen der Abrechnung, sondern der Zuordnung halber.
Üblicherweise benennt der /die Kommissionsvorsitzende in einem formlosen Schreiben,
dass die BK die genannten BewerberInnen aufgrund des bisherigen Auswahlverfahrens
einladen möchte. Sollte die Bewerberzahl die vorgegebene Anzahl übersteigen, so ist
dies explicit zu begründen (z.B. Bewerber haben annähernd dieselbe Qualifikation und
deshalb ist eine engere Vorauswahl nicht möglich!).Die FKV leitet den Antrag an RK
weiter (Fax-Nr.: 24601).
2) Entscheidung über Kostenübernahmezusage bzw. Kostenübernahmeablehnung der
Reisekostenstelle abwarten.
3) Bei Kostenübernahmezusage die Angaben der Reisekostenstelle zur Höhe der
möglichen Erstattungen in die Einladungsschreiben aufnehmen. Darauf hinweisen,
dass der Rechnung bzw. Reisekostenabrechnung die Originalbelege beizufügen sind.
Es muss zudem der Hinweis ergehen, dass eine Ausschlussfrist von 6 Monaten zur
Abrechnung der Reisekosten besteht.
4) Bei Kostenübernahmeablehnung folgenden Satz in das Einladungsschreiben
aufnehmen (Beispiel): „Bitte beachten Sie, dass weitere die Kosten, die Ihnen in
Zusammenhang mit diesem Vortrag entstehen, von der TU Berlin nicht erstattet werden
können.“ (z.B. ÖNV vor Ort, Taxikosten, Verpflegungsmehraufwendungen).
5) Einladungsschreiben versenden.

Das Antragsformular ist zu finden unter
http://www.personalabteilung.tu-berlin.de/menue/reisekosten/
bzw. auf der Homepage der TU unter der Direktzugangsnummer: 34943
Weiterer Ablauf bei Kostenübernahme aus zentralen Mitteln:
6) Die Bewerber/innen reichen bei der einladenden Stelle (BK)das
Reisekostenabrechnungsformular bzw. eine Rechnung mit allen wichtigen Angaben ein
und fügen die Originalbelege bei. Die BK-Leitung bestätigt die sachliche Richtigkeit und
leitet die Abrechnung mit der Auszahlungsanordnung, dem Einladungsschreiben, der
Ausschreibung und der Kostenübernahmezusage an die FKV zur weiteren Bearbeitung
weiter. Dort ist der Vorgang durch Schritt 1+2 bekannt.
Externe Gutachter:
7) Die Einladung externer Gutachter ist mit der Fakultätsleitung abzustimmen. Erst danach
können die/der externe/n Gutachter von dem BK-Vorsitzenden eingeladen werden.
Diese Einladung samt einem ausgefüllten und unterschriebenen Dienstreiseantrag für
Dritte ist dann an die ebenfalls ausgefüllten Formulare der Reisekostenabrechnung
beizufügen und mit sämtlichen Originalbelegen an die Fakultätsverwaltung zu senden.
FKV VI, 01.02.2012