BK Reisekosten sj-Stand-Febr.12 - Fakultät VI Planen Bauen ...
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<strong>Reisekosten</strong>übernahme bei Probevorträgen im Rahmen von Berufungsverfahren<br />
(gilt für die Fak. <strong>VI</strong>, <strong>Stand</strong> 7/2011)<br />
Die <strong>Reisekosten</strong> für die Vorstellungsvorträge im Rahmen von Berufungsverfahren werden<br />
durch die Zentrale Universitätsverwaltung wie folgt erstattet (gilt nur für Stellen im<br />
Haushaltsplan, KEINE Forschungsstellen):<br />
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Bis zu maximal 6 Bewerber bei Hochschullehrern<br />
Bis zu maximal 2 Personen bei Wissenschaftlichen Mitarbeitern<br />
Bewerber aus dem Ausland:<br />
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wird nur eine Wegstrecke erstattet (reine Flugkosten!)<br />
es wird für jede notwendige Übernachtung ein maximaler Zuschuss von 26 € gezahlt<br />
Bewerber aus dem Inland:<br />
<br />
<br />
es wird die Hin- und Rückfahrt mit der Bahn 2. Klasse erstattet, in Ausnahmefällen<br />
auch ein Flug, wenn er billiger als die Bahnfahrt ist.<br />
Bei Bewerbern aus dem Inland wird nur dann ein maximaler Zuschuss von 26 € für<br />
jede notwendige Übernachtung gezahlt, wenn der Bewerber bis 24 Uhr des<br />
Anreisetages nicht wieder seine Wohnanschrift erreichen kann.<br />
Vor der Zusage einer Kostenübernahme im Einladungsschreiben muss die einladende Stelle<br />
immer den „Antrag auf <strong>Reisekosten</strong>vergütung für Vorstellungsreisen“ bei der<br />
<strong>Reisekosten</strong>stelle einreichen.<br />
Die Bestätigung von RK ist abzuwarten.<br />
Ablauf:<br />
1) Antrag auf <strong>Reisekosten</strong>vergütung für Vorstellungsreisen ist über die<br />
<strong>Fakultät</strong>sverwaltung bei der <strong>Reisekosten</strong>stelle einzureichen. Auf dem Antrag ist die<br />
Kostenstelle einzutragen, nicht wegen der Abrechnung, sondern der Zuordnung halber.<br />
Üblicherweise benennt der /die Kommissionsvorsitzende in einem formlosen Schreiben,<br />
dass die <strong>BK</strong> die genannten BewerberInnen aufgrund des bisherigen Auswahlverfahrens<br />
einladen möchte. Sollte die Bewerberzahl die vorgegebene Anzahl übersteigen, so ist<br />
dies explicit zu begründen (z.B. Bewerber haben annähernd dieselbe Qualifikation und<br />
deshalb ist eine engere Vorauswahl nicht möglich!).Die FKV leitet den Antrag an RK<br />
weiter (Fax-Nr.: 24601).<br />
2) Entscheidung über Kostenübernahmezusage bzw. Kostenübernahmeablehnung der<br />
<strong>Reisekosten</strong>stelle abwarten.<br />
3) Bei Kostenübernahmezusage die Angaben der <strong>Reisekosten</strong>stelle zur Höhe der<br />
möglichen Erstattungen in die Einladungsschreiben aufnehmen. Darauf hinweisen,<br />
dass der Rechnung bzw. <strong>Reisekosten</strong>abrechnung die Originalbelege beizufügen sind.<br />
Es muss zudem der Hinweis ergehen, dass eine Ausschlussfrist von 6 Monaten zur<br />
Abrechnung der <strong>Reisekosten</strong> besteht.<br />
4) Bei Kostenübernahmeablehnung folgenden Satz in das Einladungsschreiben<br />
aufnehmen (Beispiel): „Bitte beachten Sie, dass weitere die Kosten, die Ihnen in<br />
Zusammenhang mit diesem Vortrag entstehen, von der TU Berlin nicht erstattet werden<br />
können.“ (z.B. ÖNV vor Ort, Taxikosten, Verpflegungsmehraufwendungen).<br />
5) Einladungsschreiben versenden.
Das Antragsformular ist zu finden unter<br />
http://www.personalabteilung.tu-berlin.de/menue/reisekosten/<br />
bzw. auf der Homepage der TU unter der Direktzugangsnummer: 34943<br />
Weiterer Ablauf bei Kostenübernahme aus zentralen Mitteln:<br />
6) Die Bewerber/innen reichen bei der einladenden Stelle (<strong>BK</strong>)das<br />
<strong>Reisekosten</strong>abrechnungsformular bzw. eine Rechnung mit allen wichtigen Angaben ein<br />
und fügen die Originalbelege bei. Die <strong>BK</strong>-Leitung bestätigt die sachliche Richtigkeit und<br />
leitet die Abrechnung mit der Auszahlungsanordnung, dem Einladungsschreiben, der<br />
Ausschreibung und der Kostenübernahmezusage an die FKV zur weiteren Bearbeitung<br />
weiter. Dort ist der Vorgang durch Schritt 1+2 bekannt.<br />
Externe Gutachter:<br />
7) Die Einladung externer Gutachter ist mit der <strong>Fakultät</strong>sleitung abzustimmen. Erst danach<br />
können die/der externe/n Gutachter von dem <strong>BK</strong>-Vorsitzenden eingeladen werden.<br />
Diese Einladung samt einem ausgefüllten und unterschriebenen Dienstreiseantrag für<br />
Dritte ist dann an die ebenfalls ausgefüllten Formulare der <strong>Reisekosten</strong>abrechnung<br />
beizufügen und mit sämtlichen Originalbelegen an die <strong>Fakultät</strong>sverwaltung zu senden.<br />
FKV <strong>VI</strong>, 01.02.2012