Praxishandbuch SAP-Finanzwesen
Praxishandbuch SAP-Finanzwesen
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»Nur wer die Vergangenheit kennt, kann die Gegenwart<br />
verstehen.« Gemäß diesem Leitspruch erhalten Sie in diesem<br />
Kapitel einen Überblick über die Entwicklung der <strong>SAP</strong>-<br />
Lösung für das Rechnungswesen. Außerdem finden Sie eine<br />
Zusammenfassung der Neuerungen in <strong>SAP</strong> ERP Financials.<br />
1 Überblick<br />
Im Jahr 1972 gründeten fünf ehemalige Mitarbeiter von IBM – Claus<br />
Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp<br />
und Hasso Plattner – das kleine Unternehmen <strong>SAP</strong> in Weinheim.<br />
1977 siedelte <strong>SAP</strong> dann nach Walldorf um. Bereits von Anfang an<br />
war die Buchhaltungssoftware eine der Kernlösungen von <strong>SAP</strong>. Die<br />
Architektur und das Konzept der <strong>SAP</strong>-Finanzbuchhaltung wurden<br />
vor allem von Claus Wellenreuther geprägt.<br />
Die ersten Softwarepakete R/1 und R/2 beinhalteten bereits die Komponente<br />
RF, wobei der Buchstabe »R« für Realtime (Echtzeit) und der<br />
Buchstabe »F« für Finanzbuchhaltung steht. In diesen Versionen war<br />
eine Hauptbuchhaltung mit Nebenbüchern für Lieferanten, Kunden<br />
und Anlagen verfügbar. In R/2-Zeiten wurde die grafische Benutzeroberfläche<br />
maßgeblich durch den Großrechner mit dessen Zeichenorientierung<br />
geprägt. Abbildung 1.1 zeigt eine alte Transaktion zur<br />
Stammdatenerfassung.<br />
Die Komponente<br />
RF<br />
Abbildung 1.1 R/2-Benutzeroberfläche<br />
19
1<br />
Überblick<br />
Einige Konzepte aus dieser Zeit haben bis zum aktuellen <strong>SAP</strong>-Release<br />
überlebt. Im Folgenden geben wir Ihnen dazu einige Beispiele.<br />
1.1 Berichte und Transaktionscodes<br />
Berichte<br />
RFBILA00/<br />
RAGITT00<br />
Das Prinzip der<br />
Transaktionscodes<br />
Heutige Auswertungen, die mit den Anfangsbuchstaben »RF« beginnen,<br />
haben ihren Ursprung in der Zeit der Komponente RF. Zum Beispiel<br />
findet man im aktuellen <strong>SAP</strong>-Release noch eine Bilanzauswertung<br />
mit dem Berichtsnamen RFBILA00. Berichte mit den Anfangsbuchstaben<br />
RA stammen aus der gleichen Epoche. »RA« steht für die Applikation<br />
Anlagenbuchhaltung. Ein Beispiel dafür ist das Anlagengitter<br />
RAGITT00. Wenn Sie Berichte im <strong>Finanzwesen</strong> allgemein oder in der<br />
Anlagenbuchhaltung im Besonderen suchen, ist es also hilfreich, in der<br />
Berichtssuche mit RF* oder RA* zu arbeiten.<br />
In der Anfangszeit von <strong>SAP</strong> wurde die Software ausschließlich mit<br />
Berichtsnamen und Transaktionscodes bedient. Für den <strong>SAP</strong>-Anwender<br />
gab es als Hilfsmittel kleine gedruckte Faltmappen, die alle Funktionen<br />
und damit einhergehenden Transaktionscodes enthielten.<br />
Neben den Berichtsnamen hat auch das Prinzip der Transaktionscodes<br />
die Zeit überlebt. Folgende Transaktionscodes finden Sie z.B.<br />
im aktuellen <strong>SAP</strong>-Release:<br />
FB01 – Finanzbuchhaltung, Beleg anlegen<br />
FB02 – Finanzbuchhaltung, Beleg ändern<br />
FB03 – Finanzbuchhaltung, Beleg anzeigen<br />
FD01 – Finanzbuchhaltung, Debitoren anlegen<br />
FD02 – Finanzbuchhaltung, Debitoren ändern<br />
FD03 – Finanzbuchhaltung, Debitoren anzeigen<br />
FK01 – Finanzbuchhaltung, Kreditoren anlegen<br />
FK02 – Finanzbuchhaltung, Kreditoren ändern<br />
FK03 – Finanzbuchhaltung, Kreditoren anzeigen<br />
KS01 – Kostenrechnung, Kostenstelle anlegen<br />
KS02 – Kostenrechnung, Kostenstelle ändern<br />
KS03 – Kostenrechnung, Kostenstelle anzeigen<br />
Auch heute können Sie mit diesen Kürzeln schnell auf <strong>SAP</strong>-Funktionen<br />
zugreifen. Die Bedeutung der Transaktionen ist jedoch aufgrund<br />
20
Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip 1.2<br />
der Übersichtlichkeit von Menüpfaden und der damit verbundenen<br />
Navigationsstrukturen zurückgegangen. In diesem Buch wird deshalb<br />
auch der Fokus auf die Menüpfade und weniger auf die einzelnen<br />
Transaktionen gelegt. Im Anhang finden Sie ein Verzeichnis der<br />
verwendeten Menüpfade dieses Buches, und im Index sind alle<br />
Transaktionen, die in diesem Buch vorkommen, aufgeführt. Zusätzlich<br />
zu diesen funktionalen Relikten wurden einige konzeptionelle<br />
Grundprinzipien bis heute beibehalten. Dazu gehört neben der Echtzeitverarbeitung<br />
auch das Belegprinzip.<br />
1.2 Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip<br />
Die Echtzeitverarbeitung von Informationen sorgte in Bezug auf das<br />
Rechnungswesen schon in den ersten <strong>SAP</strong>-Releases für eine gleichzeitige<br />
Verarbeitung der Informationen im Hauptbuch und in den<br />
Nebenbüchern. Nach dem Realtime-Prinzip werden vor dem Buchungsvorgang<br />
alle angeschlossenen Module auf eine fehlerfreie<br />
Verarbeitung geprüft. Dies umfasst Einkauf, Vertrieb, Reisekostenabrechnung,<br />
Kostenrechnung und vieles mehr.<br />
In der Anfangszeit von <strong>SAP</strong> war in den meisten Unternehmen eine<br />
Tagesendverarbeitung üblich. Die Tagesendverarbeitung hatte jedoch<br />
zur Folge, dass Buchungsprüfungen erst spät nach der Datenerfassung<br />
erfolgten und anschließend eine Fehlermappe für Korrekturen<br />
erstellt wurde. Die abgehefteten physischen Belege mussten<br />
für diesen Zweck ein weiteres Mal bemüht werden – ein zusätzlicher<br />
manueller Arbeitsschritt.<br />
Tagesendverarbeitung<br />
und<br />
Fehlermappen<br />
Nur mit einer Echtzeitverarbeitung war aber ein Belegprinzip sinnvoll<br />
anwendbar. Das Belegprinzip besteht darin, einen Buchungsbeleg<br />
möglichst immer nur einmal betrachten zu müssen. Sind zu diesem<br />
Zeitpunkt alle Informationen korrekt, kann dieser elektronisch<br />
gebucht und der physische Beleg abgeheftet werden.<br />
Selbst heute gibt es am Markt noch Softwarelösungen, die eine Echtzeitverarbeitung<br />
und das Belegprinzip nicht vollständig beherrschen.<br />
Dort werden Buchungsbelege mit einem periodischen Job alle fünf<br />
bis zehn Minuten zur Überprüfung und Verarbeitung herangezogen.<br />
Wenn Sie heute im <strong>SAP</strong>-System bei der Erfassung einer Eingangsrechnung<br />
direkt auf einen Fehler in der Zusatzkontierung »Kosten-<br />
21
1<br />
Überblick<br />
stelle« hingewiesen werden, liegt das an dem immer noch gültigen<br />
Prinzip der Echtzeitverarbeitung.<br />
Verschiedene<br />
Module<br />
In der Hauptbuchhaltung (FI-GL) laufen die gesammelten Zahlen aus<br />
allen Nebenbüchern zusammen. Auf dieser Grundlage werden Bilanzen<br />
erstellt. Die Debitorenbuchhaltung (FI-AR, Accounts Receivable)<br />
ist in Echtzeit an das Hauptbuch angeschlossen und ermöglicht ein<br />
Forderungsmanagement auf Kunden- und Einzelpostenebene. Neue<br />
Geschäfte werden in Form von Rechnungen vom Vertriebsmodul SD<br />
(Sales and Distribution) direkt übergeben. FI-AP (Accounts Payable),<br />
die Kreditorenbuchhaltung, verwaltet die Lieferanten und damit Verbindlichkeiten<br />
eines Unternehmens. Ist das Einkaufsmodul MM<br />
(Materialmanagement) im Einsatz, können neue Eingangsrechnungen<br />
direkt gegen Bestellungen und Wareneingänge geprüft werden.<br />
Bei der Bankbuchhaltung FI-BL (Bank Ledger) handelt es sich um ein<br />
»unechtes Nebenbuch«. Bankkonten werden über das Hauptbuch<br />
abgebildet, lediglich das Kassenbuch hat hier den Charakter einer<br />
kleinen Nebenbuchhaltung. Das Modul CO (Controlling) ist um einiges<br />
vielschichtiger, als die Module der Finanzbuchhaltung hier skizziert<br />
wurden. Es wird in diesem Bereich nochmals zwischen Kostenarten-,<br />
Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung unterschieden. Die<br />
wichtigsten CO-Komponenten sind:<br />
CO-OM – Gemeinkostenrechnung (Overhead Cost Management)<br />
CO-PC – Produktkostenrechnung (Product Costing)<br />
CO-PA – Ergebnis- und Marktsegmentrechnung<br />
(Profitability Analysis)<br />
Der Themenkomplex Controlling wird in diesem Buch nicht weiter<br />
behandelt. Für eine Vertiefung empfehlen wir Ihnen das Buch »<strong>Praxishandbuch</strong><br />
<strong>SAP</strong>-Controlling« von Uwe Brück (<strong>SAP</strong> PRESS).<br />
Gemeinsame<br />
Stammdaten<br />
Den verschiedenen Modulen liegt jeweils eine gemeinsame Datenbank<br />
zugrunde. Der wesentliche Vorteil dieser gemeinsamen Datenbasis<br />
besteht darin, dass z.B. Kundenstammdaten für die Module FI<br />
und SD nur einmal vorgehalten werden müssen. Das Gleiche gilt für<br />
den Einkaufsprozess und die Lieferantendaten für die Module FI und<br />
MM. Insbesondere für Prozessschritte, die an den Grenzen der jeweiligen<br />
Abteilungen erfolgen, wie etwa eine Kreditlimitprüfung oder<br />
die Prüfung von Eingangsrechnungen, ist diese gemeinsame Architektur<br />
von Vorteil.<br />
22
Integration 1.3<br />
Das Belegprinzip sorgt dafür, dass die Informationen von allen relevanten<br />
Modulen in Echtzeit geprüft und anschließend zur Verfügung<br />
gestellt werden. Damit verfügt das Controlling unmittelbar über<br />
Informationen zu Erlös- und Aufwandspositionen. Das Gleiche gilt für<br />
die Bankbuchhaltung, in der zukünftige Geldmittelabflüsse aus Bestellanforderungen,<br />
Bestellungen und Kreditoren sowie zukünftige Geldmittelzuflüsse<br />
aus Aufträgen und Fakturen in Echtzeit vorliegen.<br />
Dieser Integrationsaspekt wird in diesem Buch in den jeweiligen<br />
Kapiteln zur Debitoren-, Kreditoren- und Bankbuchhaltung ausführlich<br />
beschrieben.<br />
1.3 Integration<br />
Als <strong>SAP</strong>-Anwender können Sie innerhalb einer einheitlichen Benutzeroberfläche<br />
Funktionen in <strong>Finanzwesen</strong>, Einkauf, Verkauf oder<br />
Controlling aufrufen – vorausgesetzt, die notwendigen Benutzerberechtigungen<br />
liegen vor. Dieser Umstand ist einer der wichtigsten<br />
Vorteile eines integrierten Systems. Im konkreten Anwendungsfall<br />
ist er hilfreich, um den Belegfluss zu verfolgen, indem z.B. ein<br />
Absprung aus der Fälligkeitsanalyse in die Debitorenbuchhaltung<br />
und anschließend in das Vertriebsmodul SD möglich ist. Ein ähnlicher<br />
Drilldown im Berichtswesen ist z.B. von der Liquiditätsübersicht<br />
in die Kreditorenbuchhaltung und anschließend in den Einkauf<br />
denkbar. Diese beiden Beispiele für Anwendungsfälle demonstrieren<br />
den Integrationsvorteil einer einheitlichen Benutzeroberfläche in<br />
Kombination mit dem internen Belegfluss. Andere Softwarelösungen,<br />
die mit »Datensilos« und Schnittstellen arbeiten, werden diese<br />
Möglichkeiten kaum bieten können.<br />
Das <strong>SAP</strong>-Produkt für das Rechnungswesen heißt nun <strong>SAP</strong> ERP Financials.<br />
Außer den Anwendungen für Finanzbuchhaltung und Controlling<br />
wird unter diesem Dach noch einiges mehr zusammengefasst.<br />
<strong>SAP</strong> ERP Financials umfasst die folgenden Bereiche:<br />
Einheitliche<br />
Benutzeroberfläche<br />
<strong>SAP</strong> ERP Financials<br />
<strong>Finanzwesen</strong> (FI)<br />
Mit FI können Sie alle buchhalterischen Daten verwalten und darstellen,<br />
Geschäftsvorfälle nach dem Belegprinzip aufzeichnen, einen<br />
integrierten Datenfluss ermöglichen, Buchhaltungsdaten in Echtzeit<br />
zur Verfügung stellen und automatische Buchungen im Hauptbuch<br />
vornehmen. All diese Bereiche sind Thema dieses Buches.<br />
23
1<br />
Überblick<br />
Controlling (CO)<br />
CO bietet Funktionen für die Koordination, Überwachung und<br />
Optimierung der unternehmerischen Aktivitäten. CO ist nicht nur<br />
mit FI, sondern auch eng mit den Produktions- und Logistikmodulen<br />
integriert, sodass alle Daten, die für die Kostenrechnung relevant<br />
sind, automatisch dort einfließen können.<br />
Forderungs- und Kreditmanagement<br />
Mithilfe von Funktionen für das Forderungs- und Kreditmanagement<br />
und der elektronischen Rechnungsabwicklung kann das<br />
Working Capital optimiert werden, indem Geldflüsse von der<br />
Bestellung bis zur Bezahlung sowie umgekehrt vom Auftragseingang<br />
bis zum Geldeingang überwacht und verbessert werden.<br />
Dafür stehen verschiedene Produkte zur Verfügung, von denen<br />
einige (Dispute, Collections und Credit Management sowie Biller<br />
Direct) auch Thema dieses Buches sind.<br />
(Die entsprechenden Funktionen wurden über einen langen Zeitraum<br />
unter dem Oberbegriff Financial Supply Chain Management<br />
(FSCM) eingeordnet, der auch teilweise aktuell noch im Anwendungsmenü<br />
enthalten ist. Inzwischen ist dieser Oberbegriff offiziell<br />
weggefallen, die darunter versammelten Funktionen bestehen<br />
aber fort.)<br />
Treasury<br />
Mit <strong>SAP</strong> Treasury and Risk Management werden Geschäfte an<br />
Kapitalmärkten sowie der interne und externe Zahlungsverkehr<br />
optimiert. Wertpapiere, Geld-, Devisen- und Derivatgeschäfte<br />
werden mit dem entsprechenden Nebenbuch abgedeckt. Das <strong>Praxishandbuch</strong><br />
<strong>SAP</strong>-<strong>Finanzwesen</strong> beleuchtet einen kleinen Aspekt<br />
des Zahlungsverkehrs, nämlich das Thema SEPA und die <strong>SAP</strong>-<br />
Lösung Bank Communication Management.<br />
1.3.1 Neuerungen in <strong>SAP</strong> ERP Financials<br />
(Release <strong>SAP</strong> ERP 6.0)<br />
Das Release <strong>SAP</strong> ERP 6.0 ist für neue <strong>SAP</strong>-Kunden das Startrelease<br />
und für Bestandskunden die Plattform für ein Zielrelease. Die vorliegende<br />
fünfte Auflage des <strong>Praxishandbuch</strong>s <strong>SAP</strong>-<strong>Finanzwesen</strong> basiert<br />
auf diesem Release und soll sowohl Grundkenntnisse im <strong>SAP</strong>-<strong>Finanzwesen</strong><br />
vermitteln als auch Neuerungen von ERP 6.0 gegenüber dem<br />
Vorgängerrelease R/3 herausstellen. Was die Neuerungen anbelangt,<br />
sind im Wesentlichen die folgenden Funktionen zu nennen:<br />
24
Integration 1.3<br />
Das neue Hauptbuch<br />
Die Erneuerung der Kernkomponente des Rechnungswesens ist<br />
sicherlich die größte Neuerung im ERP-Release. Kapitel 2, »Hauptbuchhaltung«,<br />
geht auf die grundsätzliche Rolle des klassischen<br />
Hauptbuchs FI-GL ein und stellt die Neuerung im Kontext dar.<br />
Accrual Engine<br />
Abgrenzungsbuchungen werden in Kapitel 7, »Abschlussarbeiten«,<br />
näher behandelt. Bisher konnten diese ausschließlich mit<br />
Dauerbuchungen erstellt werden. Die Accrual Engine bietet dazu<br />
eine neue Alternative.<br />
Intercompany-Abstimmung<br />
Geschäftsbeziehungen innerhalb einer Unternehmensgruppe erzeugen<br />
Intercompany-Buchungsbelege. Sie müssen im Rahmen<br />
der Abschlussarbeiten abgestimmt werden. Kapitel 7 stellt Ihnen<br />
die Neuerungen in diesem Bereich vor.<br />
Elektronische Umsatzsteuermeldung<br />
Eine kleine Neuerung bietet die elektronische Umsatzsteuermeldung.<br />
Bisher konnten ausschließlich Papierdokumente an die<br />
Behörden gesendet werden. Kapitel 7 beschreibt die Vorgehensweise<br />
des durchgängigen elektronischen Prozesses.<br />
Forderungsmanagement<br />
Das Forderungsmanagement – ehemals Teil von FSCM (Financial<br />
Supply Chain Management) – ist im <strong>SAP</strong> ERP-Release umfassend<br />
erneuert worden. Mit neuen Lösungen zum Credit, Collections<br />
und Dispute Management sowie mit der Komponente Biller Direct<br />
kann der Geschäftsprozess besser unterstützt werden. Kapitel 4,<br />
»Debitorenbuchhaltung«, zeigt hier die Potenziale.<br />
Bankenkommunikation<br />
Diese neue Lösung ermöglicht einen direkten Austausch der Zahlungsträgerdateien<br />
bzw. Kontoauszüge mit den jeweiligen Hausbanken.<br />
Details dazu liefert Kapitel 6, »Bankbuchhaltung«.<br />
Möglichkeit eines Self-Services für die Anlageninventur<br />
Dieses Szenario wurde für <strong>SAP</strong> Deutschland entworfen und dient<br />
als Beispiel dafür, was mit der neuen Basisinfrastruktur <strong>SAP</strong> Net-<br />
Weaver alles möglich ist. Kapitel 7, »Abschlussarbeiten«, bietet<br />
Ihnen davon einen Eindruck.<br />
Verbesserungen im Abschreibungslauf und im periodischen<br />
Bestandsbucher<br />
Diese Neuerung ist für den Anwender nicht auf den ersten Blick<br />
25
1<br />
Überblick<br />
ersichtlich, weil hier die Laufzeit der Programme mit einer neuen<br />
Architektur optimiert worden ist. Kapitel 7 schildert den Prozessschritt<br />
Abschreibungslauf.<br />
Arbeitsvorrat für die Wechselkurspflege<br />
Um die Wechselkurspflege zu erleichtern, wurde die Möglichkeit geschaffen,<br />
mit Arbeitsvorräten zu arbeiten. In Kapitel 7 wird das anhand<br />
eines Beispiels bei der Fremdwährungsbewertung geschildert.<br />
In den einzelnen Kapiteln dieses <strong>Praxishandbuch</strong>s wird jeweils ausführlich<br />
Bezug auf diese hier kurz angerissenen Neuerungen genommen.<br />
Sie stehen jedoch exemplarisch für das, was sich in <strong>SAP</strong> ERP<br />
Financials insgesamt geändert hat. Einen wesentlich detaillierteren<br />
Überblick über <strong>SAP</strong> ERP Financials erhalten Sie mit dem ERP Solution<br />
Browser. Das technische Tool ist im Internet unter www.sapsolutionbrowser.com<br />
frei erhältlich und nicht nur auf den Applikationsbereich<br />
Financials beschränkt. Abbildung 1.2 illustriert die Möglichkeiten des<br />
Tools. Auf der linken Seite geben Sie das Startrelease und anschließend<br />
das Zielrelease ein. Mit der Einschränkung auf die gewünschte<br />
Applikation werden Delta-Funktionen aufgelistet.<br />
Abbildung 1.2 ERP Solution Browser<br />
26
Integration 1.3<br />
Ein zusätzlicher Detaillierungsgrad zeigt die funktionale Beschreibung,<br />
gepaart mit dem betriebswirtschaftlichen Nutzen (siehe Abbildung<br />
1.3).<br />
Solution Browser<br />
Abbildung 1.3 Die Lösung im Detail<br />
Darüber hinausgehende Informationen bieten die Release Notes, die<br />
einige hundert Seiten umfassen. Im nächsten Abschnitt beschreiben<br />
wir kurz, was Sie bei einem Releasewechsel beachten sollten.<br />
1.3.2 Releasewechsel<br />
Dank der Architektur der <strong>SAP</strong>-Lösung gibt es innerhalb eines Releases<br />
keine Versionsprobleme zwischen den einzelnen Modulen wie SD,<br />
MM, FI und CO, da sie in einer einheitlichen Version ausgeliefert werden.<br />
In der Vergangenheit waren Releasewechsel für Kunden immer<br />
große Projekte, für die viel Zeit und Geld investiert werden musste.<br />
Insbesondere eigene Programmierungen und Neuerungen erforderten<br />
Arbeitsaufwand. Häufig waren umfangreiche Tests, Anpassungen<br />
und Schulungen der Anwender notwendig.<br />
Keine Versionsproblematik<br />
<strong>SAP</strong>-Releases<br />
Die bisherige Releasereihenfolge bei <strong>SAP</strong> in der jüngeren Vergangenheit<br />
lässt sich wie folgt darstellen:<br />
R/3 4.0<br />
R/3 4.5<br />
27
1<br />
Überblick<br />
R/3 4.6<br />
R/3 4.7 (auch R/3 Enterprise genannt)<br />
ERP 5.0 (ehemals my<strong>SAP</strong> ERP 2004 bzw. ECC 5.0<br />
(Enterprise Core Component))<br />
ERP 6.0 (ehemals my<strong>SAP</strong> ERP 2005 bzw. ECC 6.0)<br />
Stabiler Kern und<br />
Neuerungen<br />
Nicht selten wurden Releasewechsel wegen des hohen Investitionsvolumens<br />
aufgeschoben, selbst wenn einige neue Funktionen Prozessverbesserungen<br />
mit sich gebracht hätten. Es war aus Gesamtkostensicht<br />
um einiges günstiger, das eine oder andere Release einfach<br />
zu überspringen. Ein CIO brachte es mit dem folgenden Satz auf den<br />
Punkt: »Ihr [<strong>SAP</strong>] dürft mein ERP-Kernsystem alle fünf Jahre anfassen<br />
– und bitte sehr an einem Samstag.« Auf der anderen Seite möchten<br />
viele Firmenchefs häufig (jedes Quartal) verbesserte Prozesse haben –<br />
ein klassisches Spannungsfeld zwischen Stabilität auf der einen und<br />
dynamischer Veränderung/Verbesserung auf der anderen Seite, mit<br />
dem sich <strong>SAP</strong> konfrontiert sah.<br />
Ein weiteres Anliegen, das von <strong>SAP</strong>-Kunden in der Vergangenheit<br />
immer wieder vorgebracht wurde, betrifft funktionale Veränderungen<br />
innerhalb des ERP-Systems: Häufig sollte eine neue Funktion im<br />
Finanz- und Rechnungswesen genutzt werden, andere Neuerungen<br />
in den Bereichen Personalabrechnung, Einkauf oder Verkauf waren<br />
dagegen zuerst einmal nicht interessant. In der Vergangenheit wurden<br />
bei einem Releasewechsel neue Funktionen jedoch immer für<br />
alle Bereiche sichtbar und teilweise direkt aktiv. Diesen »Big-Bang-<br />
Ansatz« wollten die <strong>SAP</strong>-Kunden vermeiden. Stattdessen waren<br />
kleine Projekte mit jeweils berechenbaren Gegenüberstellungen der<br />
Projektkosten und des Prozessnutzens erwünscht.<br />
Eine Antwort auf diese zwei Dimensionen der Herausforderung sind<br />
die Erweiterungspakete (Enhancement Packages, EHPs). Der Kern<br />
bleibt stabil, und gleichzeitig wird es möglich, Prozessverbesserungen<br />
ohne Releasewechsel durchzuführen – kleine funktionale Verbesserungen<br />
in einem Themenbereich anstelle eines »Big Bangs« sind<br />
möglich.<br />
1.3.3 Erweiterungspakete (EHPs)<br />
Zweiter Anlauf<br />
Die Idee eines stabilen Kerns und funktionaler Verbesserungen in<br />
Form von kleinen Paketen ist in der <strong>SAP</strong>-Welt nicht neu. Bereits in<br />
28
Integration 1.3<br />
Release 4.7 gab es mit den Extension Sets einen ähnlichen Ansatz.<br />
Dieser Versuch war allerdings nicht erfolgreich, unter anderem weil<br />
die verschiedenen <strong>SAP</strong>-Branchenlösungen (etwa 27) zu Veränderungen<br />
des ERP-Kerns drängten. Darüber hinaus entstand zu diesem<br />
Zeitpunkt mit der neuen <strong>SAP</strong>-Basiskomponente <strong>SAP</strong> NetWeaver eine<br />
Infrastruktur, die ebenfalls berücksichtigt werden musste. Die Erfahrung<br />
aus dieser Zeit zeigt, dass es durchaus schwierig ist, einen Kern<br />
stabil zu halten und trotzdem Neuerungen zu entwickeln.<br />
Was die Erweiterungspakete angeht, sind die Rahmenbedingungen<br />
jedoch gut. Mit den Erweiterungspaketen werden bereits seit 2005<br />
funktionale Erweiterungen zum ERP 6.0-Kern angeboten. Die EHPs 1<br />
bis 6 stehen bereits allgemein zur Verfügung.<br />
Welches Release und welches Erweiterungspaket bei Ihnen zum Einsatz<br />
kommt, können Sie in der Menüleiste über System Status abfragen.<br />
Es erscheint dann ein zusätzliches kleines Fenster, in dem wie in<br />
Abbildung 1.4 die Releasenummer dargestellt wird. Im Beispiel sind<br />
das Release <strong>SAP</strong> ERP 6.0 und das Erweiterungspaket 6 (EHP 6) technisch<br />
vorhanden.<br />
Systemstatus<br />
Abbildung 1.4 Übersicht des Releases<br />
29
1<br />
Überblick<br />
Weil funktionale Neuerungen thematisch gekapselt und zunächst<br />
inaktiv sind, müssen sie im Customizing aktiviert werden. Der<br />
Menüpfad Werkzeuge Customizing IMG Projektbearbeitung <br />
F5 <strong>SAP</strong> Customizing Einführungsleitfaden Business Functions<br />
aktivieren führt zu den Business Function Sets, die die funktionalen<br />
Erweiterungen der im <strong>SAP</strong>-System technisch vorhandenen Erweiterungspakete<br />
repräsentieren. Die Aktivierung einzelner Business<br />
Functions generiert im <strong>SAP</strong>-System neue Customizing-Menüpfade,<br />
und die Neuerungen werden in der Anwendung sichtbar.<br />
Abbildung 1.5 Aktivierung der Erweiterungspakete<br />
Abhängigkeiten<br />
Aus Abbildung 1.5 geht ebenfalls hervor, dass es Abhängigkeiten<br />
zwischen den neuen Funktionen gibt. Neuerungen zum Hauptbuch<br />
sind etwa in den Erweiterungspaketen 2, 4 und 6 zu finden. EHP 6<br />
baut jedoch auf 4 auf, weshalb nur eine gemeinsame Aktivierung<br />
sinnvoll ist. Mit dieser Technik ist es möglich, kleine überschaubare<br />
Projekte für die Einführung funktionaler Neuerungen durchzuführen.<br />
Der sonst übliche »Big-Bang-Ansatz« gehört damit der Vergangenheit<br />
an.<br />
Trotz dieser technischen Neuerung bedarf es der im Projekt üblichen<br />
Vorgehensweise aus Konzeption, Konfiguration, Test und Produktivsetzung.<br />
Die Erweiterungspakete legen den Grundstein für eine auch zukünftig<br />
lange bestehende Softwaregeneration. Im nächsten Abschnitt<br />
gehen wir kurz auf die Wartungsstrategien von <strong>SAP</strong> ein.<br />
30
Fazit 1.4<br />
1.3.4 Wartungsstrategie<br />
Damit die Kunden für das <strong>SAP</strong> ERP-Release Planungssicherheit<br />
haben, gibt es bereits lange im Voraus eine Zusage von <strong>SAP</strong>, wie<br />
lange für die Lösung eine Wartung garantiert wird (siehe auch unter<br />
http://service.sap.com/releasestrategy).<br />
Insbesondere für die Veränderung der Software im Hinblick auf<br />
gesetzliche Vorgaben ist diese Aussage wichtig. Aktuell stellt sich die<br />
Situation so wie in Abbildung 1.6 dar.<br />
Abbildung 1.6 Wartungsstrategie (Quelle: <strong>SAP</strong>)<br />
Die Wartung wurde von Dezember 2015 auf das Jahr 2020 verlängert.<br />
Das bedeutet, <strong>SAP</strong> entwickelt die Software im Hinblick auf<br />
gesetzliche Anforderungen weiter. In Hinweis 1648480 wird dieser<br />
Zusammenhang ausführlich beschrieben.<br />
1.4 Fazit<br />
Als aktuelle Standortbestimmung kann es nicht schaden, die Vergangenheit<br />
in einem Kurzdurchlauf Revue passieren zu lassen. Der Leitspruch<br />
»Nur wer die Vergangenheit kennt, kann die Gegenwart verstehen«<br />
ist sicherlich für viele Lebenslagen gültig. Im Kontext von<br />
<strong>SAP</strong> ERP bzw. der <strong>SAP</strong>-Lösung für das Finanz- und Rechnungswesen<br />
fällt es mit Kenntnissen über die Vergangenheit leichter, die eigene<br />
aktuelle Situation zu verstehen und – fast noch wichtiger – diese auch<br />
zu bewerten. Software ist ein langlebiges Investitionsgut. Das Release<br />
31
1<br />
Überblick<br />
<strong>SAP</strong> ERP 6.0 ist das empfohlene Zielrelease für Upgrades und dient<br />
als Ausgangspunkt für funktionale Erweiterungspakete.<br />
Alle diese Neuerungen sind in die fünfte Auflage des <strong>Praxishandbuch</strong>s<br />
<strong>Finanzwesen</strong> eingearbeitet worden. Der Themenschwerpunkt der<br />
nächsten Kapitel liegt auf den Funktionen der Haupt-, Kreditoren-,<br />
Debitoren- und Anlagenbuchhaltung sowie auf den periodischen<br />
Abschlussarbeiten.<br />
32
Die Hauptbuchhaltung bildet das Herzstück des Finanz- und<br />
Rechnungswesens. Es gibt eine zentrale Möglichkeit, dieses<br />
Element auszuprägen – das neue Hauptbuch.<br />
2 Hauptbuchhaltung<br />
Dieses Kapitel behandelt die betriebswirtschaftlichen Grundlagen<br />
der Hauptbuchhaltung und beschreibt die <strong>SAP</strong>-Komponente FI-GL<br />
(General Ledger). Viele Organisationsbegriffe wie Mandant, Buchungsund<br />
Kostenrechnungskreis, Geschäftsbereich oder Kontenplan werden<br />
grundsätzlich erklärt und in einen Gesamtzusammenhang gebracht.<br />
Da der Aufbau einer funktionierenden Buchhaltung stark von den<br />
Ausprägungen der Stamm- und Belegdaten abhängt, werden auch<br />
diesem Thema einige Abschnitte gewidmet.<br />
Die wesentliche Neuerung in Release <strong>SAP</strong> ERP 6.0 besteht im neuen<br />
Hauptbuch. Was sich genau hinter diesem Themenkomplex verbirgt<br />
und für welche Firmen der Einsatz des neuen Hauptbuchs lohnenswert<br />
ist, wird in einem separaten Abschnitt näher beleuchtet.<br />
2.1 Grundlagen<br />
Im zentralen Bereich Rechnungswesen werden im <strong>SAP</strong>-System die<br />
buchhalterisch relevanten Daten eines Unternehmens erfasst, gesteuert,<br />
verteilt und dokumentiert. Innerhalb des Rechnungswesens wird<br />
zwischen einem externen Rechnungskreis (<strong>SAP</strong>-Modul Financials, FI)<br />
und einem internen Rechnungskreis (<strong>SAP</strong>-Modul Controlling, CO)<br />
unterschieden. Der externe Rechnungskreis umfasst die Haupt- und<br />
Geschäftsbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern,<br />
und der interne Rechnungskreis beinhaltet die Kosten- und<br />
Leistungsrechnung. Die beiden Bereiche Finanzbuchhaltung (Buchführung)<br />
und Kosten- und Leistungsrechnung werden oft durch die<br />
Bereiche Statistik und Planung ergänzt.<br />
Externes/internes<br />
Rechnungswesen<br />
33
2<br />
Hauptbuchhaltung<br />
2.1.1 Kosten- und Leistungsrechnung<br />
Die Buchführung versorgt die Kosten- und Leistungsrechnung mit<br />
den relevanten Aufwands- und Erlösbuchungen. Die Kosten- und<br />
Leistungsrechnung ergänzt dieses Datenmaterial um kalkulatorische<br />
Wertansätze und Verrechnungen, die ebenfalls auf den Sachkonten<br />
eines gemeinsam genutzten Kontenplans zu buchen sind. Damit lassen<br />
sich im <strong>SAP</strong>-System das Controlling mit allen Einzelvorgängen<br />
und die Hauptbuchhaltung aufeinander abstimmen. Die Statistik liefert<br />
betriebliche Auswertungen durch Vergleichsrechnungen gegenüber<br />
früheren Perioden oder Unternehmen der gleichen Branche. Sie<br />
dient als Basis für die Planung des Unternehmensgeschehens, um<br />
eine Entscheidungsgrundlage für die Zukunft zu erhalten.<br />
Integration von<br />
Buchhaltung und<br />
Kostenrechnung<br />
Die Integration von Buchhaltung und Kostenrechnung wird durch<br />
folgende Instrumente gewährleistet:<br />
gemeinsamer Kontenplan<br />
durchgängiges Belegprinzip mit Einzelbelegbuchung nach dem<br />
Realtime-Prinzip<br />
parallele Kontierungsmerkmale für die Haupt- und Nebenbücher<br />
sowie die Kosten- und Leistungsrechnung<br />
Abstimmungen hinsichtlich periodischer und vorgangsbezogener<br />
Belege und Summen<br />
wechselseitiger Verrechnungsfluss von Haupt- und Nebenbuchhaltung<br />
in die Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung<br />
Dabei bestehen besonders enge Beziehungen zwischen:<br />
der Hauptbuchhaltung (Sachkontenbuchhaltung, Aufwendungen)<br />
und dem Gemeinkostencontrolling<br />
der Anlagenbuchhaltung und dem Projektcontrolling (Investitionsmanagement)<br />
der Materialbuchhaltung und dem Produktcontrolling<br />
der Ergebnisrechnung mit allen Buchhaltungssystemen<br />
Dieses Buch legt seinen Schwerpunkt auf die Finanzbuchhaltung (das<br />
externe Rechnungswesen), deren Aufgaben und Entwicklung im<br />
nächsten Abschnitt erläutert werden.<br />
34
Grundlagen 2.1<br />
2.1.2 Ziele der Hauptbuchhaltung<br />
Die zentrale Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist die Gesamtdarstellung<br />
des externen Rechnungswesens und damit der Konten. Die Aufnahme<br />
und Sammlung aller Geschäftsvorfälle (etwa Primärbuchungen<br />
oder Abrechnungen aus dem internen Rechnungswesen) in ein<br />
betriebswirtschaftlich integriertes Softwaresystem garantiert zu jedem<br />
Zeitpunkt, dass die Kontenführung vollständig und abgestimmt<br />
ist. Das Hauptbuch gilt als ganzheitlicher Nachweis aller Geschäftsvorfälle.<br />
Es stellt die zentrale und aktuelle Komponente der Rechnungslegung<br />
dar. Der Nachweis der einzelnen Vorgänge ist in Echtzeit<br />
aktuell zu jedem Zeitpunkt über Belege, Einzelposten und<br />
Verkehrszahlen auf unterschiedlichen Ebenen verfügbar, z.B.:<br />
Vorgänge in<br />
Echtzeit<br />
Kontenführung<br />
Journalschreibung<br />
Summen/Saldenverkehrszahlen<br />
Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)<br />
Zentrale Größe des Rechnungswesens ist die Bilanz, eine kurz<br />
gefasste Übersicht über Vermögen und Schulden eines Unternehmens.<br />
Die Bilanz gibt Auskunft über die in Geld gemessene Größe,<br />
Art und Zusammensetzung des Vermögens eines Unternehmens zu<br />
einem genau bestimmten Zeitpunkt und stellt fest, mit wie viel eigenem<br />
und fremdem Kapital das Vermögen finanziert worden ist. Zu<br />
Beginn eines Geschäftsjahres wird die Bilanz in die einzelnen<br />
Bestandskonten aufgelöst. Diese dienen zur fortlaufenden und übersichtlichen<br />
Einzelabrechnung jeder Bilanzposition.<br />
Bilanz<br />
2.1.3 Konfiguration des Systems<br />
In der Einführungsphase muss zunächst im Rahmen der Systemkonfiguration<br />
(Customizing) das ausgelieferte <strong>SAP</strong>-Standardsystem an<br />
die speziellen Belange des Kunden angepasst werden. Die interne<br />
Organisation des <strong>SAP</strong>-Kunden und die vorgedachten Strukturen im<br />
<strong>SAP</strong>-System müssen in diesem Prozess in Einklang gebracht werden.<br />
Dies betrifft zum einen die statische Gliederung des Unternehmens<br />
und zum anderen die Funktionen des <strong>SAP</strong>-Systems, mit denen die im<br />
Unternehmen vorhandenen betrieblichen Abläufe automatisiert<br />
werden können. Bei der kundenspezifischen Anpassung eines <strong>SAP</strong>-<br />
Systems werden hauptsächlich die Inhalte der Tabellen eingestellt,<br />
Systemkonfiguration<br />
bzw.<br />
Customizing<br />
35
2<br />
Hauptbuchhaltung<br />
die im <strong>SAP</strong>-System steuernde Funktionen haben. Eine Änderung der<br />
Standardprogramme mittels Programmierung wird vermieden.<br />
<strong>SAP</strong>-Ordnungsbegriffe<br />
Zentrale Ordnungsbegriffe eines <strong>SAP</strong>-Systems sind aus der Sicht der<br />
Finanzbuchhaltung der Mandant (in der Regel die Konzernebene),<br />
der Kontenplan und der Buchungskreis (in der Regel die Ebene des<br />
Einzelunternehmens). Bei Einsatz des <strong>SAP</strong>-Moduls CO (Controlling)<br />
kommt außerdem die Organisationseinheit Kostenrechnungskreis<br />
hinzu, in der die Belange der Kosten- und Leistungsrechnung und<br />
damit alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet sind.<br />
2.1.4 Mandant<br />
Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im <strong>SAP</strong>-System. Jeder<br />
Mandant ist eine in sich abgeschlossene Einheit mit getrennten<br />
Stammsätzen und einem vollständigen Satz von Tabellen. Alle Eingaben<br />
werden getrennt nach Mandanten gespeichert, um die Einhaltung<br />
einheitlicher Verarbeitungsregeln zu gewährleisten. Ein<br />
Mandant ist demnach eine systemtechnische Nutzungseinheit der<br />
<strong>SAP</strong>-Software. Die Verarbeitung und Auswertung der Daten sind nur<br />
innerhalb eines Mandanten durchführbar. So ist es beispielsweise<br />
nicht möglich, Debitoren verschiedener Mandanten in einem Mahnlauf<br />
auszuwerten. Festlegungen, die auf Mandantenebene getroffen<br />
werden, gelten für alle Organisationsstrukturen dieses Mandanten<br />
(Buchungskreise, Geschäftsbereiche etc.). Die Zugangsberechtigung<br />
wird getrennt nach Mandanten vergeben. Damit ein Benutzer in einem<br />
Mandanten arbeiten kann, muss innerhalb des Mandanten ein Benutzerstammsatz<br />
angelegt werden.<br />
2.1.5 Kontenplan<br />
Kontonummer und<br />
Bezeichnung<br />
Der Kontenplan ist ein systematisch gegliedertes Verzeichnis aller<br />
Sachkontenstammsätze, die in einem oder mehreren Buchungskreisen<br />
benötigt werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkontenstammsatz<br />
die Kontonummer, die Kontenbezeichnung sowie steuernde<br />
Informationen. Man kann innerhalb eines Mandanten beliebig<br />
viele Kontenpläne verwenden. Dies ist etwa dann notwendig, wenn<br />
die Buchungskreise unterschiedlichen Branchen oder Nationalitäten<br />
angehören. Die Kontenpläne, die innerhalb eines Mandanten verwendet<br />
werden, bilden das Kontenplanverzeichnis.<br />
36
Grundlagen 2.1<br />
2.1.6 Buchungskreis<br />
Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit, für die<br />
eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet<br />
werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen<br />
Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen<br />
Einzelabschluss (Bilanz und GuV) und das Meldewesen. Ein<br />
Buchungskreis ist also eine selbstständig bilanzierende Einheit. Für<br />
einen Mandanten können fast beliebig viele Buchungskreise eingerichtet<br />
werden. Jedem Buchungskreis muss dabei genau ein operativer<br />
Kontenplan zugeordnet werden, der von mehreren Buchungskreisen<br />
verwendet werden kann.<br />
Ebene des Einzelabschlusses<br />
2.1.7 Geschäftsbereich<br />
Ein Geschäftsbereich ist eine organisatorische Einheit innerhalb<br />
eines Mandanten, die keinen rechtlichen Bestimmungen unterliegt.<br />
Er beschreibt einen abgegrenzten Aufgaben- oder Verantwortungsbereich<br />
im Unternehmen. Geschäftsbereiche sind nur für interne<br />
Zwecke geeignet, insbesondere zur Auswertung und Analyse interner<br />
Daten. Vor allem der Geschäftsbereich als Ebene der Finanzbuchführung<br />
bildet eine nicht selbstständige organisatorische Einheit<br />
innerhalb eines Mandanten. Damit ist es möglich, alle Verkehrszahlen<br />
und Ergebnisse (Bilanz und GuV) je Geschäftsbereich zu speichern,<br />
zu verwalten und auszuwerten. Aufgrund interner Verrechnungen<br />
sind Sie mithilfe der Geschäftsbereiche in der Lage, beliebige<br />
Ergebnisebenen (Sparten, Werke, Verkaufsorganisationen etc.) nach<br />
betriebswirtschaftlich relevanten Inhalten gegliedert abzubilden.<br />
Aufgaben- oder<br />
Verantwortungsbereich<br />
2.1.8 Profit-Center<br />
Profit-Center stellen eine managementorientierte Einteilung des<br />
Unternehmens dar und dienen somit der internen Steuerung, d.h.<br />
dem Verkauf und Bezug von Leistungen anderer Abteilungen. Eine<br />
weitere wichtige Aufgabe der Profit-Center-Rechnung ist die Ermittlung<br />
bestimmter Kennzahlen (Return on Investment, Cashflow, Working<br />
Capital). Auf Profit-Center werden Ergebnisse ausgewiesen, die<br />
nach dem Umsatz- und/oder Gesamtkostenverfahren ermittelt werden.<br />
Die kosten- und erlösführenden Objekte des Systems (Innenauftrag,<br />
Kundenauftrag, Ergebnisobjekt, Anlage, Kostenstelle) werden<br />
jeweils genau einem Profit-Center zugeordnet. Mithilfe einer Zusatz-<br />
Firma in der Firma<br />
37
2<br />
Hauptbuchhaltung<br />
kontierung bei der Belegerfassung wird jeder ergebnisrelevante<br />
Geschäftsvorfall auf das zugehörige Profit-Center abgebildet. Falls<br />
ein Kontierungsobjekt nicht zugeordnet ist, werden die entsprechenden<br />
Kosten und Erlöse innerhalb der Profit-Center-Rechnung auf das<br />
sogenannte Dummy-Profit-Center gebucht, das wie jedes reale Profit-<br />
Center im <strong>SAP</strong>-System als Stammsatz vorhanden sein muss.<br />
2.1.9 Kostenrechnungskreis<br />
Strukturierung des<br />
Controllings<br />
Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalb<br />
eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene<br />
Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Der Kostenrechnungskreis<br />
strukturiert ein Unternehmen aus der Sicht des Controllings.<br />
Das Controlling versteht sich als Führungsfunktion mit der Aufgabe,<br />
die Entscheidungsträger des Unternehmens mit Informationen zu<br />
versorgen. Dabei geht es im Wesentlichen um die wirtschaftliche<br />
Lage des Unternehmens, meistens gegliedert nach folgenden Verantwortungsbereichen:<br />
Planung und Kontrolle der Kosten<br />
Planung und Kontrolle der Ergebnisentwicklung<br />
Ermittlung der Kostenkalkulation<br />
Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, für die restriktive gesetzliche<br />
Vorlagen gelten, ist das interne Rechnungswesen frei von äußeren<br />
Regeln. Da die Kostenrechnung nach den Vorstellungen der Unternehmensführung<br />
aufgebaut werden kann, ist es möglich, den speziellen<br />
Gegebenheiten und Anforderungen eines Unternehmens Rechnung zu<br />
tragen. Um eine Datenübernahme in Echtzeit aus der Finanzbuchhaltung<br />
zu gewährleisten, muss jeder Kostenrechnungskreis mindestens<br />
einem Buchungskreis zugeordnet sein. Dabei gilt Folgendes:<br />
Die Buchungskreise und der Kostenrechnungskreis verwenden<br />
denselben operativen Kontenplan.<br />
Falls die Buchungskreise mit verschiedenen Währungen arbeiten,<br />
verwenden die Objekte eines Buchungskreises die Buchungskreiswährung<br />
als Objektwährung.<br />
Innerhalb des Kostenrechnungskreises wird das Unternehmen in einzelne<br />
Verantwortungsbereiche gegliedert. Innerhalb des <strong>SAP</strong>-Systems<br />
sind dies folgende Verantwortungsbereiche:<br />
38
<strong>SAP</strong>-Komponente FI-GL 2.2<br />
Kostenstelle<br />
Einhaltung eines Kostenbudgets (Kostenkontrolle)<br />
Profit-Center<br />
betriebswirtschaftlicher Erfolg<br />
Investment-Center<br />
Investitionsrahmen (Profit-Center mit Vermögen)<br />
Diese allgemeinen Strukturen und Aufgaben des Rechnungswesens<br />
müssen im Kontext der <strong>SAP</strong>-Komponente FI-GL abgebildet werden.<br />
2.2 <strong>SAP</strong>-Komponente FI-GL<br />
Die Komponente für die Hauptbuchhaltung, FI-GL (General Ledger),<br />
kann in den seltensten Fällen isoliert betrachtet werden. Die Werteflüsse<br />
mit Beteiligung der Hauptbuchhaltung beginnen z.B. in<br />
anderen <strong>SAP</strong>-Komponenten wie MM (Materials Management,<br />
Materialwirtschaft), SD (Sales and Distribution, Vertrieb) oder PP<br />
(Produktionsplanung). Darüber hinaus bedient das Hauptbuch das<br />
Controlling mit Werten. Beispielhaft sollen einige Sachverhalte im<br />
Folgenden kurz dargestellt werden:<br />
Wareneingang/Rechnungseingang (MM)<br />
Im Einkaufsprozess erhält man nach einer Bestellung in der Regel<br />
zunächst die angeforderte Ware, was zu einer Erhöhung des Materialbestands<br />
führt. Entsprechend wird im Hauptbuch auf dem<br />
Materialbestandskonto eine Mitbuchung durchgeführt (Kontenfindung<br />
im Materialstamm). Die Gegenbuchung erfolgt auf dem<br />
Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (WE/RE), das bei Eingang<br />
der Rechnung durch das Verbuchen der Verbindlichkeit auf<br />
dem Lieferantenkonto wieder ausgeglichen wird.<br />
Warenausgang/Rechnungsausgang (SD)<br />
Analog verläuft der Verkaufsprozess »Warenausgang und Rechnungsausgang«<br />
in der Debitorenbuchhaltung. Auch hier empfängt<br />
die Hauptbuchhaltung nach der Erfassung des Kundenauftrags<br />
und der Auslieferung der Ware lediglich Werte aus den angeschlossenen<br />
Modulen.<br />
Anlagenzugang aus der Anlagenbuchhaltung (FI-AA)<br />
Beim Kauf eines Wirtschaftsgutes bzw. einer Anlage von einem<br />
Lieferanten erstellt das <strong>SAP</strong>-System eine Buchung mit einigen au-<br />
Werteflüsse im<br />
<strong>SAP</strong>-System<br />
Einkaufsprozess<br />
Verkaufsprozess<br />
Anlagenbuchhaltung<br />
39
2<br />
Hauptbuchhaltung<br />
Produktionsplanung<br />
Zusatzkontierung<br />
Wertberichtigungskonto<br />
tomatisch abgeleiteten Buchungszeilen. Das über den Kontenfindungsschlüssel<br />
im Stammsatz des Anlagegutes bestimmte Bestandskonto<br />
(Klasse 0) erhöht seinen Wert um den durch den Lieferanten<br />
in Rechnung gestellten Betrag. Die Gegenbuchung erfolgt auf dem<br />
Kreditorenkonto und parallel dazu auf dem im Kreditorenstammsatz<br />
hinterlegten Verbindlichkeitskonto (Abstimmkonto, siehe Abschnitt<br />
2.3.3, »Sachkontenpflege des Buchungskreissegments«).<br />
Abrechnung eines Fertigungsauftrags aus der Produktionsplanung<br />
(PP)<br />
Die Abrechnung eines Fertigungsauftrags gestaltet sich im <strong>SAP</strong>-System<br />
wie bei allen Auftragsarten nach einer bestimmten Logik. Die<br />
auf dem Fertigungsauftrag gesammelten Kosten werden nach einer<br />
hinterlegten Systematik zusammengefasst und anhand einer festgelegten<br />
Regel weiterverrechnet. Dabei wird der Fertigungsauftrag<br />
über die primäre Kostenart »Fabrikleistung« entlastet, entsprechend<br />
erhöht die Abrechnung den Bestand an »Fertigerzeugnissen«.<br />
Werteflüsse in das Controlling (CO)<br />
Werteflüsse, die ausgehend von der Hauptbuchhaltung in andere<br />
Module bzw. Komponenten fließen, werden anhand der Beispiele<br />
»Materialentnahme mit Kostenstellenbuchung« und »Abschreibungen<br />
aus der Anlagenbuchhaltung« näher erläutert.<br />
Materialentnahme durch Kostenstelle<br />
Bei der Erfassung einer Materialentnahme verrechnet das <strong>SAP</strong>-<br />
System Mengen und Werte zwischen verschiedenen Objekten.<br />
Im Stammsatz des Materials ist ein Preis hinterlegt, der zur<br />
Bewertung einer Materialbewegung herangezogen wird (in der<br />
Regel der Standardpreis). Bei der Erfassung einer Materialentnahme<br />
muss man die Materialnummer sowie die entnommene<br />
Menge angeben. Der Wert der Materialbewegung berechnet<br />
sich als Produkt aus der Menge mit dem hinterlegten Preis des<br />
Materials. Im <strong>SAP</strong>-System wird nun der Wert des Materialbestands<br />
entsprechend reduziert und eine Mitbuchung auf dem<br />
Materialbestandskonto ausgeführt. Die Gegenbuchung erfolgt<br />
auf einer primären Kostenart (Sachkonto in FI), die zwingend<br />
eine Zusatzkontierung auf einem CO-Objekt erfordert.<br />
Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung<br />
Auch bei Buchungen von Abschreibungen innerhalb der Anlagenbuchhaltung<br />
werden Werte, ausgehend von der Finanzbuch-<br />
40
Stammdaten 2.3<br />
haltung, an das Controlling übermittelt. In diesem Beispiel werden<br />
zwei Bewertungsbereiche betrachtet: zum einen der handelsrechtliche<br />
und zum anderen der kalkulatorische Wertansatz.<br />
Bei der indirekten Methode bucht man (im Gegensatz zur<br />
direkten Methode) die handelsrechtliche Abschreibung nicht<br />
direkt auf dem Bestandskonto, auf dem der Zugang gebucht<br />
wurde, sondern man bucht die Abschreibung indirekt auf dem<br />
sogenannten Wertberichtigungskonto, das ebenfalls als Bestandskonto<br />
geführt wird. Die Gegenbuchung erfolgt auf einem neutralen<br />
Aufwandskonto (Erfolgskonto). Dadurch ist gewährleistet,<br />
dass der Bestandswert der Anlage reduziert wird und der<br />
entsprechende Betrag in die GuV fließt. Die kalkulatorische<br />
Abschreibung bucht man auf einer primären Kostenart. Dies<br />
führt dazu, dass der jeweilige Betrag über eine Zusatzkontierung<br />
(CO-Objekt) in die Kostenrechnung übermittelt wird. Die<br />
Gegenbuchung erfolgt auf dem Erfolgskonto »Wertberichtigung«.<br />
Da die beiden betroffenen Konten Erfolgskonten sind,<br />
bleibt die kalkulatorische Abschreibung kostenneutral.<br />
Wie auch immer die Werteströme ins Hauptbuch sein mögen: Die<br />
Komponente FI-GL bildet auf der Ebene des Einzelabschlusses den<br />
Kern des Rechnungswesens. Mit dem neuen Hauptbuch, das mit <strong>SAP</strong><br />
ERP eingeführt wurde, bietet sich eine zweite Alternative, wie man<br />
die Hauptbuchhaltung organisieren kann. Nähere Ausführungen<br />
dazu finden Sie in Abschnitt 2.6, »Das neue Hauptbuch in <strong>SAP</strong> ERP<br />
Financials«. Unabhängig davon, ob das klassische oder das neue<br />
Hauptbuch im <strong>SAP</strong>-System zum Einsatz kommt, sieht die Definition<br />
der Stammdaten bzw. die Durchführung manueller Buchungen zu<br />
99% identisch aus.<br />
Neues Hauptbuch<br />
2.3 Stammdaten<br />
Die Finanzbuchhaltung verwendet Sachkonten zur buchhalterischen<br />
Abbildung von Geschäftsvorfällen. Dabei unterscheidet man zwischen<br />
Bestands- und Erfolgskonten. Auf Bestandskonten werden die<br />
Zu- und Abgänge eines Bestands geführt, sie werden am Geschäftsjahresende<br />
über die Bilanz abgeschlossen. Der Saldo eines Bestandskontos<br />
wird zum Geschäftsjahreswechsel auf sich selbst vorgetragen.<br />
Auf Erfolgskonten werden dagegen die Aufwendungen und Erträge<br />
Bestands- und<br />
Erfolgskonten<br />
41
In der Anlagenbuchhaltung werden Wirtschaftsgüter verwaltet,<br />
die dem Unternehmen für die Wertschöpfung dauerhaft<br />
zur Verfügung stehen. Dieses Kapitel beschreibt Programme<br />
von <strong>SAP</strong> ERP Financials für die effiziente und transparente<br />
Organisation der Anlagenverwaltung.<br />
5 Anlagenbuchhaltung<br />
Dieses Kapitel behandelt zum einen die betriebswirtschaftlichen<br />
Grundlagen der Anlagenbuchhaltung und beschreibt zum anderen<br />
das <strong>SAP</strong>-Nebenbuch FI-AA (Asset Accounting, Anlagenbuchhaltung).<br />
Neben der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung handelt es sich<br />
bei der Anlagenbuchhaltung um eines der wichtigsten Nebenbücher.<br />
Je anlagenintensiver ein Unternehmen ist, desto größer ist die Bedeutung<br />
von FI-AA. Sachanlagen werden nicht nur mit ihrem physischen<br />
Standort, sondern auch wertmäßig verwaltet. Eine Bewertung<br />
der Wirtschaftsgüter erfolgt neben lokalen Rechnungslegungsvorschriften<br />
häufig auch nach IFRS oder US-GAAP. Dem Abschreibungslauf<br />
und damit der parallelen Bewertung kommt in diesem<br />
Kontext eine Hauptfunktion innerhalb der Anlagenbuchhaltung<br />
zu. Als besondere Neuerung in Release <strong>SAP</strong> ERP 6.0 ist das Programm<br />
für den Abschreibungslauf zu nennen, das in Kapitel 7, »Abschlussarbeiten«,<br />
näher beschrieben ist.<br />
5.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen<br />
Das Anlagevermögen lässt sich in Sachanlagen, immaterielle Anlagen<br />
und Finanzanlagen unterteilen. Sachanlagen sind langfristig im Unternehmen<br />
befindliche Wirtschaftsgüter (Gebäude, Maschinen etc.). Zu<br />
den immateriellen Sachanlagen gehören Patente und Konzessionen.<br />
Finanzanlagen sind Beteiligungen an anderen Unternehmen, langfristig<br />
gehaltene Wertpapiere und langfristige Darlehens- und Hypothekenforderungen.<br />
Die klassische Anlagenbuchhaltung umfasst den<br />
gesamten Lebenslauf der Anlagen von der Bestellung oder dem ersten<br />
Abbildung von<br />
Sachanlagen<br />
299
5<br />
Anlagenbuchhaltung<br />
Zugang (der gegebenenfalls noch als »Anlage im Bau« (AiB) geführt<br />
wird) bis zum Abgang. Zwischen diesen beiden Zeitpunkten werden<br />
die Werte für Abschreibungen, Zinsen, Versicherung und andere<br />
Zwecke weitgehend automatisch errechnet und in vielfältiger Form<br />
im Informationssystem zur Verfügung gestellt. Eine Auswertung<br />
ermöglicht die Abschreibungsvorausschau und Simulation der Wertentwicklung<br />
im Anlagevermögen.<br />
Landesversionen<br />
Die Komponente FI-AA ist für den internationalen Einsatz in vielen<br />
Ländern konzipiert und branchenunabhängig ausgelegt. Dies bedeutet<br />
z.B., dass keine landesspezifischen Bewertungsvorschriften fest<br />
programmiert sind. Insbesondere wenn es um Abschreibungen geht,<br />
ist dies ein Vorteil. Parallele Wertansätze nach lokalen und internationalen<br />
Vorschriften im Bereich der Abschreibungen sind heute Standard.<br />
Die Kriterien zur Aktivierung eines Vermögensgegenstands<br />
nach lokalen Vorschriften und die Aktivierungskriterien eines Vermögenswertes<br />
nach IAS entsprechen einander im überwiegenden<br />
Teil der Fälle, sodass es, bis auf wenige Ausnahmen beim immateriellen<br />
Vermögen, keine relevanten (praktischen) Unterschiede zwischen<br />
den Aktivierungsvoraussetzungen gibt. Zentrale Aufgabe bei<br />
der Einführung eines <strong>SAP</strong>-Systems ist es, die Organisation und die<br />
Strukturen des Unternehmens im System abzubilden. Die Organisationsstrukturen<br />
sind im <strong>SAP</strong>-System nach den Bereichen eines Unternehmens<br />
gegliedert und können unabhängig voneinander definiert<br />
werden. Die Integration des <strong>SAP</strong>-Systems bedingt jedoch eine Zuordnung<br />
der einzelnen Bereiche und deren Organisationsstrukturen<br />
zueinander. Im nächsten Abschnitt werden die Organisationseinheiten<br />
der Komponente FI-AA und deren Zuordnungen beschrieben.<br />
5.2 <strong>SAP</strong>-Softwarekomponente FI-AA<br />
Integrationsaspekte<br />
Die <strong>SAP</strong>-Komponente für die Anlagenbuchhaltung FI-AA dient innerhalb<br />
des <strong>SAP</strong>-Systems der Verwaltung und Überwachung des Sachanlagevermögens.<br />
Im Rahmen der vielfältigen Integrationsbeziehungen<br />
des <strong>SAP</strong>-Systems werden Daten sowohl von anderen Systemen direkt<br />
in die Anlagenbuchhaltung übernommen als auch von der Anlagenbuchhaltung<br />
an andere Systeme weitergegeben. So ist es etwa beim<br />
Kauf von Anlagen möglich, den Rechnungs- und Wareneingang im<br />
<strong>SAP</strong>-Modul MM (Materials Management, Materialwirtschaft) direkt<br />
auf die Anlagen in der Komponente FI-AA zu kontieren. Abschreibun-<br />
300
<strong>SAP</strong>-Softwarekomponente FI-AA 5.2<br />
gen und Zinsen können direkt an die Finanzbuchhaltung (FI) und an<br />
die Kostenrechnung (CO) weitergegeben werden. Die Anlagenbuchhaltung<br />
wird ebenso wie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung<br />
als Nebenbuch der Finanzbuchhaltung behandelt. Damit die Komponente<br />
FI-AA alle gesetzlichen und buchhalterischen Anforderungen<br />
erfüllt, ist es notwendig, einige Organisationselemente zu definieren.<br />
5.2.1 Kontenplan und Bewertungsplan<br />
Der Bewertungsplan fasst zulässige Bewertungen je Bewertungsbereich<br />
(lokales Recht, Steuerrecht, IAS etc.) zusammen. Dabei<br />
beschreibt der Bewertungsbereich den Rechenzweck. Der Bewertungsplan<br />
ist damit also ein nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten<br />
aufgestelltes Verzeichnis von Bewertungsbereichen. Der<br />
Verweis eines Buchungskreises auf einen Bewertungsplan ist unabhängig<br />
vom Verweis auf einen Kontenplan.<br />
Jeder Buchungskreis verwendet genau einen Kontenplan und einen<br />
Bewertungsplan, wobei keine feste Beziehung zwischen Kontenplan<br />
und Bewertungsplan definiert wird. Dies bedeutet, dass mehrere<br />
Buchungskreise denselben Kontenplan nutzen können, obwohl sie auf<br />
unterschiedliche Bewertungspläne verweisen (und umgekehrt). Die<br />
Anlagenbuchhaltung bezieht sich auf die Buchungskreisdefinition in<br />
der Hauptbuchhaltung. Ein Buchungskreis muss dabei zunächst in FI<br />
eingerichtet werden. Anschließend wird dem Buchungskreis ein Bewertungsplan<br />
zugeordnet (siehe Abbildung 5.1).<br />
Im System können Sie mehrere Bewertungspläne für die Anlagenbuchhaltung<br />
definieren. In der Regel wird pro Land ein Bewertungsplan<br />
eingerichtet, den alle Buchungskreise des Landes verwenden.<br />
Diesen Bewertungsplan müssen Sie zunächst von dem Referenzbewertungsplan<br />
kopieren, der im System vorhanden ist. Folgende<br />
Objekte sind an einen Bewertungsplan gebunden:<br />
Zuordnung je Land<br />
Bewertungsbereiche<br />
Investitionsfördermaßnahmen<br />
Abschreibungsschlüssel<br />
Charakteristika der Bewegungsarten<br />
<strong>SAP</strong> liefert als Referenz landestypische Bewertungspläne (Musterbewertungspläne),<br />
in denen die unterschiedlichen Bewertungsbereiche<br />
in maximaler Ausprägung gepflegt sind.<br />
301
5<br />
Anlagenbuchhaltung<br />
Abbildung 5.1 Definition von Bewertungsplänen<br />
5.2.2 Bewertungsbereich<br />
Ein Bewertungsbereich dient der zweckgebundenen Bewertung des<br />
Anlagevermögens. In einem Bewertungsbereich sind alle Informationen<br />
hinterlegt, die die Bewertung des Wirtschaftsgutes betreffen.<br />
Die <strong>SAP</strong>-Komponente FI-AA bietet dabei folgende Möglichkeiten:<br />
Pro Anlage sind bis zu 99 Bewertungsbereiche nebeneinander<br />
verwendbar.<br />
Die Werte eines Bereichs können wahlweise in FI mitgebucht<br />
werden.<br />
Die Bewertungsbereiche sind frei verwendbar. Es gibt keine<br />
systembedingten Vorgaben.<br />
Parallele<br />
Bewertungen<br />
Für jeden Bewertungsbereich lassen sich alle Arten der Abschreibungs-,<br />
Zins- und Aufwertungsrechnung einsetzen. Unterschiedliche<br />
Bewertungsbereiche können die gleichen Werte und Abschreibungsparameter<br />
führen, diese aber in unterschiedlichen Währungen aus-<br />
302
<strong>SAP</strong>-Softwarekomponente FI-AA 5.2<br />
weisen. Mithilfe der Bewertungsbereiche können Anlagenbestände<br />
und Bewegungen unterschiedlich bewertet werden. So gibt es etwa<br />
verschiedene Wertansätze für folgende Fragestellungen bzw. betriebswirtschaftliche<br />
Gesichtspunkte:<br />
die lokale Bilanzierung nach regionalen Erfordernissen<br />
die Steuerbilanz (soweit eine andere Bewertung erlaubt ist)<br />
die Bilanz nach den IAS (soweit die Bewertung erforderlich ist)<br />
das interne Rechnungswesen<br />
die parallele Rechnungslegung (z.B. im Rahmen einer Konzernbilanzierung)<br />
Dabei werden, wie in Abbildung 5.2 dargestellt, pro Anlage und<br />
Bewertungsbereich (Bestandswerte, Abschreibungen, Restbuchwerte<br />
etc.) separate Verkehrszahlen geführt. Der Bewertungsbereich 01<br />
bucht online ins Hauptbuch, und die Belegübernahme erfolgt eins zu<br />
eins. Das heißt, jeder originäre Beleg, der auf eine Anlage kontiert ist,<br />
wird bei der Onlinebuchung auf genau eine Anlage ohne Verdichtung<br />
gebucht.<br />
Echtzeitintegration<br />
Abbildung 5.2 Bewertungsbereiche einer Anlage<br />
Onlineintegration von Bewertungsbereich 01<br />
Eine Onlineintegration in die Haupt-, Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung<br />
und das Controlling bietet nur der führende Bewertungsbereich 01.<br />
303
5<br />
Anlagenbuchhaltung<br />
Die Buchung in die anderen Bereiche erfolgt periodisch. Es werden<br />
Sammelbelege geschrieben. Im Rahmen der Systemkonfiguration deaktivieren<br />
Sie beim eigenen Bewertungsplan die nicht benötigten<br />
Bewertungsbereiche und fügen die nicht vorhandenen Bewertungsbereiche<br />
hinzu. Es ist jederzeit möglich, deaktivierte Bewertungsbereiche<br />
nachträglich wieder zu aktivieren.<br />
5.2.3 Bewertungsparameter<br />
Die <strong>SAP</strong>-Komponente FI-AA bietet sehr flexible Gestaltungsmöglichkeiten<br />
der einzelnen Bewertungsbereiche. Dies wird durch die Verwendung<br />
zahlreicher Bewertungsparameter erreicht, mit denen Sie<br />
die unterschiedlichen Einflussgrößen der Abschreibungsrechnung<br />
festlegen können. Dabei handelt es sich um die in Abbildung 5.3 aufgelisteten<br />
Größen.<br />
Abbildung 5.3 Bewertungsparameter eines Bewertungsbereichs<br />
304
<strong>SAP</strong>-Softwarekomponente FI-AA 5.2<br />
5.2.4 Überleitung von Werten in das Hauptbuch<br />
Im Rahmen der Konfiguration des <strong>SAP</strong>-Systems geben Sie an, ob und<br />
wie die Werte aus den Bewertungsbereichen im Hauptbuch gebucht<br />
werden. Bei der Definition der einzelnen Bewertungsbereiche legen<br />
Sie jeweils Folgendes fest:<br />
Bewertungsbereiche<br />
definieren<br />
ob keine Werte gebucht werden sollen<br />
ob die Bestände in Echtzeit und die Abschreibungen periodisch<br />
gebucht werden sollen<br />
ob die Bestände und Abschreibungen periodisch gebucht werden<br />
sollen<br />
ob nur die Abschreibungen periodisch gebucht werden sollen<br />
ob nur die Bestände periodisch gebucht werden sollen<br />
ob nur die Bestände direkt gebucht werden sollen<br />
In Abbildung 5.4 sind die Ausprägungen des Bewertungsbereichs 60<br />
(Handelsrecht) zu sehen.<br />
Abbildung 5.4 Buchungen im Hauptbuch<br />
305
5<br />
Anlagenbuchhaltung<br />
Bewertungsbereich<br />
01<br />
Das System gibt für den Bewertungsbereich 01 vor, dass die Bestände<br />
in Echtzeit ins Hauptbuch gebucht werden müssen. Mit der periodischen<br />
Bestandsbuchung können Sie auch die Werte der anderen<br />
Bewertungsbereiche im Hauptbuch buchen. Die jeweiligen Bewertungsbereiche<br />
können ihre Bestandswerte auch vom Bewertungsbereich<br />
01 übernehmen und dennoch andere Abschreibungswerte<br />
errechnen und im Hauptbuch buchen. Die Abschreibungen werden<br />
in der Regel periodisch erfasst und im Hauptbuch gebucht. Sie können<br />
auch Bewertungsbereiche definieren, die keine Werte ins Hauptbuch<br />
weiterleiten und nur internen Auswertungszwecken dienen<br />
(etwa einen Bewertungsbereich für Steuerrecht).<br />
5.2.5 Abgeleitete Bewertungsbereiche<br />
Abbildung von<br />
Sonderposten<br />
Die bisher betrachteten Bereiche werden als echte Bewertungsbereiche<br />
bezeichnet. Im Unterschied dazu existieren im System noch die sogenannten<br />
abgeleiteten Bewertungsbereiche. Ein abgeleiteter Bereich<br />
kann aus zwei oder mehreren echten Bewertungsbereichen zusammengesetzt<br />
sein, die durch Addition oder Subtraktion verbunden<br />
sind. Eine Anwendungsmöglichkeit ist etwa die Berechnung von<br />
Sonderposten als Differenz zwischen steuerlich zulässiger Abschreibung<br />
und gebotener Abschreibung nach lokalem Recht. Die Buchwertvorschriften<br />
eines abgeleiteten Bewertungsbereichs werden bei<br />
jeder Buchung und Abschreibungsänderung in den zugehörigen echten<br />
Bereichen geprüft. Haben Sie diese grundsätzlichen Definitionen<br />
im Modul FI vorgenommen, müssen Sie für einen erfolgreichen Einsatz<br />
von FI-AA auch das Modul CO betrachten.<br />
5.2.6 Integration ins Controlling<br />
Eine Anlage wird einem Objekt der Kostenrechnung zugeordnet<br />
(siehe Abbildung 5.5). Dabei können Sie folgende Objekte der Kostenrechnung<br />
verwenden:<br />
Kostenstelle<br />
(Innen-)Auftrag (echt oder statistisch)<br />
Leistungsart<br />
CO-Objekte für<br />
Abschreibungsbuchungen<br />
Die Abschreibungen können Sie von jedem Bewertungsbereich in<br />
die Kostenrechnung buchen. Für die kalkulatorischen Abschreibungen<br />
einer Anlage wählen Sie eine der drei folgenden Möglichkeiten:<br />
306
<strong>SAP</strong>-Softwarekomponente FI-AA 5.2<br />
Belastung einer Kostenstelle<br />
Belastung eines (echten) Auftrags<br />
Belastung einer Kostenstelle und eines statistischen Auftrags<br />
Abbildung 5.5 Zuordnung einer Anlage zur Kostenrechnung<br />
Abschreibung auf mehrere Ausprägungen eines CO-Objekts<br />
Soll die Abschreibung z.B. auf mehrere Kostenstellen gebucht werden, ist<br />
eine Umlage oder Verteilung im Modul CO notwendig, etwa wenn ein<br />
Gebäude von mehreren Abteilungen genutzt wird und die Kosten der<br />
Abschreibung den verschiedenen Bereichen belastet werden sollen. Im<br />
Anlagenstammsatz lässt sich immer nur eine Ausprägung des CO-Objekts<br />
hinterlegen.<br />
Hinterlegen Sie im Stammsatz einer Anlage sowohl eine Kostenstelle<br />
als auch einen Innenauftrag, wird nur der Innenauftrag mit den<br />
Abschreibungskosten belastet. Neben den Modulen FI und CO kommen<br />
unter Umständen weitere <strong>SAP</strong>-Komponenten zum Einsatz.<br />
5.2.7 Aspekte der Integration<br />
Im Rahmen der vielfältigen Integrationsbeziehungen des <strong>SAP</strong>-Systems<br />
werden Daten sowohl von Modulen direkt in die Anlagenbuchhaltung<br />
übernommen als auch von der Anlagenbuchhaltung an andere Module<br />
FI-AA, FI, CO<br />
und EAM<br />
307
5<br />
Anlagenbuchhaltung<br />
weitergegeben. So ist es zum Beispiel beim Kauf bzw. bei der Selbsterstellung<br />
von Anlagen möglich, den Rechnungs-/Wareneingang bzw.<br />
die Entnahme von Material aus dem Lager im Modul MM direkt auf die<br />
Anlagen in der Komponente FI-AA zu kontieren. Dagegen können<br />
Abschreibungen und Zinsen direkt an die Finanzbuchhaltung (FI) und<br />
an das Controlling (CO) weitergegeben werden. Aktivierungspflichtige<br />
Instandhaltungsleistungen lassen sich aus der Instandhaltung (Enterprise<br />
Asset Management, EAM, ehemals Plant Maintenance, PM)) auf<br />
die jeweiligen Anlagen abrechnen. Abbildung 5.6 illustriert das Zusammenspiel<br />
der verschiedenen Module.<br />
Abbildung 5.6 Integrationsüberblick für FI-AA<br />
Anlagen im Bau<br />
Eine Anlage wird zunächst von einem Kreditor geliefert oder im eigenen<br />
Unternehmen erstellt. In letzterem Fall kommt das Objekt<br />
»Anlage im Bau« ins Spiel. Dabei werden von Dritten (Objekt »Kredi-<br />
308
Stammdaten 5.3<br />
tor«) Teile der Anlage geliefert oder Leistungen erbracht. Falls das<br />
Investitionsmanagement (IM) oder Controlling (CO) von <strong>SAP</strong> produktiv<br />
ist, können Sie über einen Investitionsauftrag bzw. einen speziellen<br />
Innenauftrag Eigenleistungen erfassen. Materialentnahmen kontieren<br />
Sie entweder direkt auf das Objekt »Anlage im Bau« oder zunächst auf<br />
den entsprechenden Innenauftrag. Der entsprechende Auftrag wird<br />
zunächst in periodischen Abständen auf die zugehörige »Anlage im<br />
Bau« abgerechnet, bevor er mithilfe einer speziellen Transaktion auf<br />
eine oder mehrere Anlagen aktiviert wird. In der Nutzungsphase wird<br />
die Anlage nach festgelegten Regeln periodisch abgeschrieben. Die<br />
errechneten Abschreibungen werden entsprechend verbucht, parallel<br />
dazu wird das im Stammsatz der Anlage hinterlegte CO-Objekt (Kostenstelle<br />
bzw. Auftrag) mit den Abschreibungskosten belastet. So geht<br />
es weiter bis zum »Lebensende« der Anlage, die irgendwann entweder<br />
verschrottet oder an einen Kunden verkauft wird.<br />
Sind Konten- und Bewertungsplan definiert und Integrationsaspekte<br />
zum Controlling (CO), zur Materialwirtschaft (MM), zur Instandhaltung<br />
(EAM) und zum Investitionsmanagement (IM) berücksichtigt,<br />
liegt ein solides Fundament vor. Im nächsten Schritt können Sie mit<br />
der Definition der Stammdaten beginnen.<br />
5.3 Stammdaten<br />
Betrachtet man die verschiedenen Nebenbücher des <strong>SAP</strong>-Systems, bilden<br />
die Stammdaten in jedem Bereich eine wichtige Ausgangsbasis für<br />
spätere Geschäftsvorfälle. Insbesondere in der Anlagenbuchhaltung<br />
sind die hinterlegten Stammsatzinformationen von besonderer Bedeutung.<br />
Für die Gliederung des Anlagevermögens stehen im <strong>SAP</strong>-<br />
System drei Strukturbegriffe zur Verfügung (siehe Abbildung 5.7):<br />
Bilanzielle Ebene<br />
Auf der bilanziellen Ebene ist im <strong>SAP</strong>-System eine dreistufige Hierarchie<br />
vorhanden. Dabei wird zwischen der Bilanzversion, der<br />
Bilanzposition und dem Hauptbuchkonto differenziert.<br />
Klassifizierende Ebene<br />
Auf der klassifizierenden Ebene wird das Anlagevermögen mithilfe<br />
von Anlagenklassen strukturiert. Dabei lässt sich eine Strukturierung<br />
nach rechtlichen bzw. betriebswirtschaftlichen Erfordernissen<br />
abbilden. Jede Anlage ist genau einer Anlagenklasse<br />
309