CWT Connect Ausgabe 02-2013 - Carlson Wagonlit Travel

CWT BUSINESS
Wer seine Mitarbeiter in die Welt schickt, muss dafür sorgen,
dass sie im Notfall schnell gefunden werden und sicher
zurückkehren können
sichern. Verschiedene Unternehmensbereiche und Standorte
weltweit und daher unterschiedliche Buchungsprozesse und Vorortlösungen
machten Teilimplementierungen notwendig, die an die
verschiedenen Gegebenheiten angepasst waren.
Erfolgsfaktor Kommunikation
Die Bedeutung des Projekts musste intensiv kommuniziert werden
– dies geschah beispielsweise über Berichte in der Mitarbeiter -
zeitung, über persönliche Vorträge, das Intranet oder über Flyer. Nur
so ließ sich das für eine erfolgreiche Einführung notwendige
Verständnis beim jeweiligen Management, bei Reisenden und
Buchenden erzeugen – und damit stieg auch deren Bereitschaft
zur Mitwirkung. Kommunikation und Sensibilisierung waren die
Schlüssel zum Erfolg.
Schlüssel zum Erfolg:
Kommunikation, Sensibilisierung
und laufende Anpassung
Wichtig: Durchgängige Buchungen über den Reisebüropartner
Mit der Travel-Risk-Management-Software sollte erreicht werden,
dass die vollständigen Buchungsdaten der Reisenden (Kontakt-
daten, Reiseverläufe, Aufenthaltsorte, Ansprechpartner etc.) an den
Anbieter der Software übermittelt und automatisch in das System
integriert und verarbeitet werden können. Von dort werden sie dann
in Form von Analysen und Sicherheitshinweisen wieder an das
Unternehmen bzw. die Reisenden zurückgespielt. Dies ist nur möglich,
wenn die Buchungen durchgängig über den Reisebüropartner
vorgenommen werden – denn nur das stellt sicher, dass die Daten
über die Reisenden vollständig erfasst werden.
Gründliche Analyse der Herausforderungen
CWT analysierte die wichtigsten firmenspezifischen Herausforderungen,
die sich aus Joint-Venture-Strukturen, individuellen lokalen
Abläufen und der zu erwartenden Unterstützung des Projekts vor
Ort ergaben. Daraus entwickelte CWT einen Implementierungs -
vorschlag für die 36 Länder. Teilweise mussten Ansprechpartner
vor Ort erst ernannt werden, um die wirksame Unterstützung zu
Schrittweises Vorgehen
Begonnen wurde die Implementierung der Software in den Firmenbereichen
in Deutschland. Aufgrund der daraus gewonnenen Erfahrungswerte
passte CWT den Prozess noch einmal an und setzte
die Implementierung anschließend in den weiteren Ländern um.
Die Projektlaufzeit erstreckte sich insgesamt über 24 Monate –
großzügiger als üblich bemessen, um die Firmenbelange während
der Laufzeit vollständig berücksichtigen zu können und zu vermeiden,
dass das Projekt ins Stocken kam. Das Ergebnis: Heute
ist die Datenqualität, die der Corporate-Security-Abteilung zur
Verfügung steht, durchgängig sehr gut, ohne dass dazu aufseiten
der Reisenden bzw. Buchenden größere Umstellungen nötig
gewesen wären.
Das Unternehmen kann nun schnell und unkompliziert auf Krisensituationen
reagieren – das zeigten auch die beiden Ernstfälle durch
die Aschewolke im April 2010 und das Erdbeben mit nachfolgendem
Tsunami in Japan im März 2011, die beide professionell
gemanagt wurden.
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