tekom-Jahrestagung 2012 - ActiveDoc

tekom-Jahrestagung
2012
in Wiesbaden
Zusammenfassungen der Referate

Herausgeber: tcworld GmbH
Verantwortlich: Dr. Michael Fritz
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schriftlichen Genehmigung des Urhebers.

Themen:
Forum 82079
CM – Content Management
CS – Content Strategies
HUW – Hochschule und Wissenschaft
IM – International Management
INF – Informationsdesign
JTR – Junge Technische Redakteure
KAR – Karriere
KAT – Katalogerstellung
LOC – Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LT – Sprachtechnologie / Language Technology
MOB – Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
NORM – Gesetze, Normen, Richtlinien
OTS – Offene technische Standards
PKM – Personal- und Kostenmanagement
Social Media
TA – Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TERM – Terminologie / Terminology
UA – User Assistance
VISU – Visuelle Kommunikation

Inhalt
Forum 82079
82079/3 Roland Schmeling: IEC 82079-1: Sicherheitshinweise 15
82079/4 Prof. Dr. Gertrud Grünwied: Anleitungen in
elektronischen Medien 18
82079/5 Dr. Gabriela Fleischer: Anleitungen für Verbraucher 20
82079/6 Jens-Uwe Heuer: Rechtliche Grundlagen 22
82079/7 Roland Schmeling: IEC 82079-1: Herstellung der
Konformität mit dieser Norm 24
Content Management
CM 1 Marco Aeschimann, Dr. Alexander Mehling:
Katalogproduktion bei SAUTER: Vorher und heute nach Einführung
des PIM- und Redaktionssystems 29
CM 2 Michael Müller-Hillebrand: Erst „Content“-Strategie, dann
CMS (vielleicht) 32
CM 3 Prof. Dr. Wolfgang Ziegler: Wie (gut) wird unser CMS
genutzt? REx-Kennzahlen für das Content Management 36
CM 4 Julia Schairer, Thiemo von Gillhaußen:
Software-Dokumentation unter Zeitdruck – Oberfläche, Online-
Hilfe und Handbuch aus einem Guss 38
CM 5 Victor Linnemann: Revisionsprozesse im Redaktionssystem 41
CM 6 Bernd Klötzl, Karsten Schrempp: Prozessoptimierung bei
Putzmeister: Einführung eines Redaktionssystems mit PI-Mod und
SAP-Schnittstelle 44
CM 7 Ute Mitschke: Module al gusto – Dokumente
maßgeschneidert modularisieren 47
CM 8 Edgar Hellfritsch: Code und Texte aus Datentabellen
generieren mit MS Excel 50
CM 9 Mareike von der Stück, Elvis Ališic: Zwei rechts, zwei links,
zwei fallenlassen – Strickmuster zur Bestandsdatenmigration 53
CM 10 Lisa Pietrangeli: Selecting the Best Technology to Support
Your Content Reuse Strategy 55
Content Strategies
CS 6 Sarah S. O’Keefe: Transforming Technical Content into a
Business Asset 59
CS 8 Andrew Bredenkamp: Content Quality: Three Dimensions to
Creating Content that Works 62
4
tekom-Jahrestagung 2012

CS 11 Sarah S. O’Keefe: Building a Business Case for
Content Strategy 64
Hochschule und Wissenschaft
HUW 1 Prof. Dr. Michael Meng: Technische Kommunikation als
Forschungsgegenstand: Fragen, Ergebnisse, Perspektiven 69
HUW 2 Ana Hoffmeister: Sprachtechnologie aus der
Anwenderperspektive – Ergebnisse eines Forschungsprojekts 73
International Management
IM 1 Brian Cho, Danbi Kwak: Status of Mobile Documentation in
South Korea 79
IM 2 Toshimasa Yamazaki: How Japanese companies reflect the
voices of customers on their products 81
IM 3 Thomas Hayk: Tenders, biddings, requests for…
How customers get what they really need 86
IM 4 Dr. Axel Poestges: Improve the Efficiency and Quality of
your Localization Management based on the Global Information
Management Self Assessment 89
IM 7 Tony Lee: Machine Translation in Action 92
IM 8 Ivo Sturzenegger, L. Simeon: Technical writing for the
machinery industry in India: a success story 95
IM 9 Nicoletta A. Bleiel: Developing and Delivering Robust
Sample Projects as User Assistance 98
Informationsdesign
INF 1 Grit Mückstein, Armin Müller: Der Speck muss weg!
Schlankheitskur für das Geberit Datenmodell 105
INF 2 Michael Brand: Konfigurierbare Dokumentation –
Dokumentationsaufbau und Publikation bei hochvarianten
Produkten 108
INF 3 Margit Becher: Responsive Webdesign 112
INF 4 Elke Grundmann: Variantenmanagement in der
Technischen Dokumentation 116
INF 6 Martin Holzmann: Minimalism neu gedacht oder was
gehört eigentlich in eine Dokumentation rein? 118
INF 7 Diana Fuchs, Alexander Gassmann: Unterwegs auf der
eigenen Wissenslandkarte 121
INF 8 Brigitte Grether: Informationsmodelle mit Hilfe von
semantischen Elementen maßschneidern 125
INF 10 Johannes Dreikorn, Jörg Palm: Wenn maximale Flexibilität
gefragt ist: Redaktionsleitfaden für eine tagesaktuelle Support-
Datenbank 127
tekom-Jahrestagung 2012
5

INF 9 Dr. Britta Görs: Modularisierung 130
INF 11 Pascal Kesselmark: Microsoft Batch – ein nützlicher Helfer
für tägliche Routinen 131
Junge Technische Redakteure
JTR 1 Kirsten Brettschneider: Frauen, Männer und Technik –
Bedienungsanleitungen geschlechtergerecht gestalten 135
JTR 3 Ute Klingelhöfer: Projektorganisation für kleine Teams –
mobil, sozial und über den Wolken 138
Karriere
KAR 1 Dr. Sylvia Fischer: Effektiv kommunizieren 143
KAR 2 Frank Fleury: Was nun? Kreativitätstechniken für alle Fälle 145
KAR 3 Heidi Wahl: Seien Sie kein Frosch! Nehmen Sie Ihr Leben
in die Hand. 146
KAR 4 Heidi Wahl: Tempo raus, Ruhe rein! 149
Katalogerstellung
KAT 1 Dr. Stefan Dierssen, Thomas Lutz: Kernaspekte und
Basiskonzept zur Umsetzung eines durchgängigen ETK-
Erstellungsprozesses 155
KAT 2 Peter Pfalzgraf: Von PLM zum Katalog –
Integrationsszenarien 160
KAT 3 Rainer Börsig: Print-Katalog, Homepage und Online-Shop
aus einer Quelle?! – Erfahrungen aus der Praxis 163
KAT 4 Bernd Neugebauer, Robert Schäfer: Ersatzteilkataloge
automatisiert erstellen mit SAP ERP und CATALOGcreator® 167
KAT 5 Mike Fischer, Kevin Johnson: In einem System alle
Katalogbestandteile erstellen: System-Cockpit für PIM und
Technische Kommunikation 170
KAT 6 Susanne Löhrer, Karsten Schrempp: Ein Atlas statt
mehrerer Kataloge – eine Wegbeschreibung zum Erfolg 173
Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 1 Daniel Busch, Thomas Wedde: Tanz der Doubletten
Skriptgestützte Analyse und Optimierung von Translation Memorys 179
LOC 2 Melanie Siegel: Automatische Autorenunterstützung für das
Postediting in der Maschinellen Übersetzung 182
LOC 3 Dr. Brigitte Herrmann, Michael Oettli: Siemens
Online Verification Tool: IT-Lösung zur Optimierung des
Verifizierungsprozesses bei Siemens Healthcare 185
6
tekom-Jahrestagung 2012

LOC 4 Dr. Robert Wenzel: Der Widerspenstigen Zähmung:
Abteilungsübergreifender QM-Prozess 187
LOC 5 Jörgen Danielsen, Harald Elsen: MTM: Wie sollte eine echte
Integration zwischen MT und TM aussehen? 191
LOC 6 Andreas Ljungström: Möglichkeiten und Grenzen
computerunterstützter Qualitätssicherung – ein Praxisvergleich 192
LOC 7 Johann Plennert: Datenqualität im Ausgangstext:
Formatierungsqualität unter der Lupe 195
LOC 8 Richard Ishida, Christian Lieske, Jan Nelson, Felix Sasaki:
Highlights, Holes in and Hopes for the “Multilingual Web” 198
LOC 11 Uwe Muegge: The need for speed: How to ensure the
completion of your most urgent translation projects within
three days 201
LOC 12 Alberto José Viralhadas Ferreira: An Organic Mechanism:
Effective Localization QA in Agile Development Environments 203
LOC 15 Shirley Yeng: What constitutes a healthy localization
department? 206
LOC 17 Uta Kreimeier: Automated monolingual term extraction
through spelling check: a case study 207
LOC 18 Tiene Vertriest, Eef Blommaart: Snapshot of Machine
Translation 209
LOC 20 Michael Carl Enderstein, Pavel Schick: Einführung von
maschinellen Über setzungsprozessen in einer mittel ständischen
Übersetzungsagentur 211
LOC 22 Ingo Schumann, Mathan Sivaloganathan: Post-Editing
maschineller Übersetzung in der Praxis 214
LOC 23 Thomas Imhof: Übersetzer und Softwareentwickler
verändern gemeinsam die Übersetzungsbranche 217
LOC 24 Susanne Dahlén: Eight steps to get in control of quality 219
LOC 25 Prof. Ana Elisa Ribeiro, Sabrina Bauer: Multimodal Texts:
Reading, comprehension and writing, in Brazil and in Germany 222
Sprachtechnologie / Language Technology
LT 1 Binke Fiedler, Kerstin Berns: Deutschland sucht den
Super‐Workflow 229
LT 2 Aljoscha Burchardt, Michael Schneider: Integration von
MT in den LSP‐Workflow: Eine Pilotstudie 231
LT 3 Ursula Reuther: Regelbasiertes Schreiben –
sprachübergreifender Ansatz oder sprachabhängige Regelwerke 234
LT 4 Harald Elsen, Dr. Andrew Bredenkamp: Komplexität des
Lifecycle-Managements multilingualer Inhalte 237
LT 5 Stefan Kreckwitz: Informationssicherheit in
Übersetzungsprozessen 240
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7

LT 6 Horst Liebscher: Mehrwerte ohne mehr Worte:
Terminologie im synergetischen Kontext von Maschine und Mensch 243
LT 7 Prof. Dr. Christoph Rösener: Reif für die Prüfung? –
Linguistische Verfahren zur Kontrolle von Translation Memorys 247
LT 8 Richard Sikes, Melissa Biggs: Globalization Business
Intelligence Analysis and Reporting Systems 251
LT 12 Stephan Böhmig, Dave van den Akker: Business Intelligence
in cloud-based Translation Environments 257
LT 13 Nathalie De Sutter, Joachim Van den Bogaert: A (terminology)
service layer for Moses SMT 260
LT 14 Françoise Bajon, Christian Schwendy, Xavier Maza, Raymund
Prins: MT Post-Editing: the Language Service Provider perspective 263
Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 2 Martin Rüegg: RTFM (Real & Touchable Front-end Matter)
Oder: Nutzer bestimmen das Was/Wie/Wann. 269
MOB 3 Claudia Gerhardt, Georg Eck: Techniken, Formate und
Möglichkeiten mobiler Technischer Dokumentation 270
MOB 4 Aleš Chyba, Robert Erfle: Das mobile Bordbuch 273
MOB 5 Andreas Volpert: Mobile First – Anforderungen an die
Prozesse zur Erzeugung mobiler Dokumentation 278
MOB 7 Ralph Muhsau: APPetithappen aus der Praxis: Physical
World Connection und Content-Aufbereitung für mobile Doku 281
MOB 8 Gyanesh Talwar, Nandini Gupta: Creating ePubs and other
mobile device outputs using TCS and its point products 284
MOB 9 Juergen Lumera: Is Augmented Reality the Future of
Technical Documentation 286
MOB 10 Martin Rüegg: RTFM (Real & Touchable Front-end Matter)
Or: Users decide on What/How/When. 289
MOB 11 Chris Laska: The business case for mastering liquid content 290
MOB 12 Martin Häberle: Apps für Technische Redakteure 293
MOB 13 Falk Aupers: 3D-visualisierte Dokumentation für Wartung,
Training und Verkaufsunterstützung auf mobilen Endgeräten 295
MOB 14 Georg O. Herriger: Abenteuer TecDoc: Thesen zum
Paradigmawechsel in der Technischen Dokumentation 299
MOB 15 Prof. Dr. Michael Bauer: Autorensysteme für mobile
Anwendungen – Totgesagte leben länger 302
MOB 17 Werner Hofmeister: Mobile Service-Dokumentation auf
iPad, Android & Co. 305
MOB 19 Dieter Gust: Technische Dokumentation auf mobilen
Medien: Märchen, Mist und Möglichkeiten 308
MOB 20 Jörg Ertelt: eBooks in der Technischen Dokumentation 314
8
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Gesetze, Normen, Richtlinien
NORM 1 Jens-Uwe Heuer: CE-Kennzeichnung und CE-Richtlinien –
Mythos und Wahrheit 319
NORM 2 Abraham de Wolf: The Machine and Copyrights /
Die Maschine und das Recht 322
NORM 4 Jens-Uwe Heuer: Aktuelle Rechtsentwicklungen für die
Technische Dokumentation 323
NORM 5 Roland Schmeling: Neue ANSI Z535 – vom vernünftigen
Umgang mit Sicherheitshinweisen 325
NORM 6 Gerhard Lierheimer: Der „Guide“ zur Maschinenrichtlinie
2006/42/EG 327
NORM 7 Matthias Schulz: Podiumsdiskussion: Technische Redaktion
als Normenstelle? 329
NORM 8 Volker Krey: Aufbau eines CE-Managementsystems 331
Offene technische Standards
OTS 1 Ulrich Pelster: XML – Standard oder proprietär? 335
OTS 2 Klaus-Dirk Schmitz: TBX – ein Standard für den Austausch
terminologischer Daten: Anforderungen, Probleme, Verbesserungen 338
OTS 3 Dr. Thomas Meinike: 3.0-Updates von XSLT und XPath auf
einen Blick 341
OTS 4 Dr. Thilo Buchholz, Christian Lieske: DITA für die
multilinguale, modulare, multi-modale Produktion von SAP-
Lerninhalten 344
OTS 5 Jörg Rogge: Nachhaltige logistische Unterstützung in
Zeiten des Wandels am Beispiel der ASD-Spec S1000D, S2000M
und S3000L 347
OTS 6 Alexander Witzigmann: HTML5 – die neue ‚Silver Bullet‘
für die Verteilung technischer Information? 349
OTS 7 Marijana Prusina: Mit DITA um die Welt 352
OTS 8 Ulrich Isermeyer: Neue Möglichkeiten des PDF-Standards
ISO 32000 in der Technischen Dokumentation 354
Personal- und Kostenmanagement
PKM 1 Dr.-Ing. Michael Schaffner: Wie sich die TK im Human
Capital Management positionieren kann 359
PKM 2 Dr.-Ing. Axel Poestges: ‚Offer to Operation‘ Dokumentation:
Herausforderungen für Prozesse und Systeme der Technischen
Dokumentation 363
PKM 3 Stefan Magerstedt, Dirk Wilke: Outsourcing der gesamten
Dokumentation 366
PKM 4 Constantin Walter: Ressourcenplanung im
Übersetzungsmanagement 369
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PKM 5 Dr.-Ing. Michael Schaffner, Dr.-Ing. Wolfgang Sturz: Aufbau
eines Kennzahlensystems für Technische Kommunikation 370
PKM 6 Dr.-Ing. Axel Poestges: Ihre individuelle
Standortbestimmung in Sachen Lokalisierungsmanagement 371
PKM 7 Isabelle Fleury: Houston, …! Problemlösungsprozess in
Dokumentation und Übersetzung 374
Social Media
SOCIAL MEDIA Sarah Maddox: Engaging readers in your
documentation – how and why with social media 379
Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 2 Tony Self: Working with a Style Guide within DITA 385
TA 3 Jang F.M. Graat: Write less, say more – The added value of
minimalism 388
TA 4 Scott Prentice: EPUB3: What does it offer, and is it ready? 391
TA 5 Jang F.M. Graat, Susanne Dahlén: Changing the engine
without stopping the car 394
TA 6 Leah Guren: The Usability of Layout: Advanced
Visual Editing 396
TA 7 Barbara Jungwirth: Writing for Global Audiences 398
TA 8 Herbert Kaiser: Simplified Technical English – Ja oder Nein?
Eine Entscheidungshilfe für Unternehmen 400
TA 9 Rouven Andersson, Dr. Britta Görs: Entdeckungsbericht:
Redakteure der Firma MENCK erkunden ihre Zielgruppe 403
TA 10 Marc Achtelig: Do you speak Deutsch? Produkte mit
englischen Benutzeroberflächen auf Deutsch beschreiben 406
TA 11 Achim Götz: Mehrdeutigkeiten – finden, auflösen,
vermeiden 410
TA 12 Harry Stricker: Gesucht und gefunden: Premium
Dokumentation verlangt Premium Index! 413
TA 13 Dr. Christian Schindelin, Bernd Growek: Instruktionsdesign
als Leitfaden für die Technische Redaktion bei der Erstellung von
eLearnings 416
TA 15 Nolwenn Kerzreho, Tony Self: Educating DITA 420
TA 16 Jang F.M. Graat: Crossing the divide – Advanced techniques
for conversion to structured FrameMaker 423
TA 17 Andreas Baumert, Annette Verhein-Jarren: Sprachregeln
und Redaktionsleitfaden 425
TA 18 Nandini Gupta, Gyanesh Talwar: Technical Authoring: Zero
to S1000D in 1 hour 45 minutes 428
TA 19 Russ Ward: Light Programming for Technical Writers 430
10
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TA 20 Scott Prentice: Hands On with EPUBs 432
TA 21 Leah Guren: Adding Value through Glossaries 435
Terminologie / Terminology
TERM 1 Dr. François Massion, Rainer Lotz: Terminologie für
modulare Produkte am Beispiel Konica Minolta (CoLa) 439
TERM 2 Bernd Lenhart, Stefan Ziesche: Terminologiemanagement
für VDI-Richtlinien 442
TERM 3 Dr. Rachel Herwartz, Dr. Holger Brüggemann: Mit Excel
und Prüftool: Terminologieverwaltung und -prüfung konzernweit
einführen 445
TERM 4 Susanne Arndt: Terminologie now – und was kommt dann?! 447
TERM 5 Regina Krüger: Vom Finden und unternehmensweiten
Managen von Terminologie 454
TERM 6 Dr. Birte Lönneker-Rodman: Terminologie zwischen
normativer Referenz und deskriptiver Dokumentation 457
TERM 7 Christian Stein: Von der Terminologie zum semantischen
Netz: Wissensmanagement und Ontologien 460
TERM 8 Blanca Nájera Villar: ECQA Certified Terminology
Manger – Basic 462
TERM 9 Klaus-Dirk Schmitz: Terminologische Informationen und
Dienste für Spracharbeiter 467
TERM 10 Christiane Jäger, Klaus Fleischmann: Terminologie –
fit für die Zukunft 470
TERM 11 Rainer Lotz: Unternehmen in der Terminologiefalle 474
TERM 12 Lars Schiller: Auch Wörter sind Zeichen – auf der Suche
nach der Vorzugsbenennung hilft die Semiotik 476
TERM 14 Tamara Arndt, Dr. Rachel Herwartz: Der Terminologiekreis:
Unternehmensweite Abstimmungsprozesse planen und leiten 479
TERM 15 Christine Schmacht, Ilka Kurfess: Der Weg zum effizienten
Terminologiemanagement 481
User Assistance
UA 1 Marc Achtelig: Soziale Funktionen zu verträglichen Kosten 487
UA 2 Romana Oehmig, Tanja Bader: Wie nutzen die Kunden
unsere Dokumentation? Interviewmethoden und Anwendungsfälle 492
UA 3 Hansjörg Kögel, Age Knossen: Fahrzeugspezifische
Serviceinformationen zur Optimierung des After-Sales 495
UA 4 Kai Weber: Addicted to Meaning: How Good Technical
Communication is Like Bad Magic Tricks 497
UA 5 Ulrike Parson: Chaotic Wiki versus Structured Authoring 504
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UA 6 Dr. Stefan Schnabel, Dr. Matthias Kammerer: ARIA in der
Dokumentation 508
UA 7 Harald Hermann: Ein Open-Source-Hilfe-Viewer
zeigt es allen 511
UA 8 Waltraud Winter, Uwe Reißenweber: The Cosmopolitan
Information Topic 514
UA 9 Nicoletta A. Bleiel: Adding Useful Interactivity to
Online Help 515
UA 10 Jonas Wäckerle, Mark Schubert: Nutzer- und
autorenfreundliche Wikis – wie geht das? 518
UA 11 Anne Hoffmann, Ann-Cathrin Mackenthun: Karteikarten
und Bierdeckel: User Stories für Dokumentation und Entwicklung 521
UA 12 Nicoletta A. Bleiel: Best Practices for Mobile Outputs 524
UA 13 Alexander Hendrix: Business Case: Wir gestalten eine User
Assistance nach strategischer Ausrichtung 527
UA 14 Jonatan Lundin: Designing for the searching user: Are you
still designing manuals nobody finds any answers in? 529
UA 15 Alan Houser: Hands-On HTML5 532
Visuelle Kommunikation
VISU 1 Martin Uhrig: Adobe Captivate & HTML5:
E- und M-Learning aus einem Guss!? 537
VISU 2 Prof. Anja Grunwald: Ohne Worte – visuelle Vermittlung
von Informationen 539
VISU 3 Ralf Otto: Parallelisierung der Konstruktion und
Produktkommunikation mit SolidWorks und 3DVIA Composer 542
VISU 4 Dirk Meißner, Klaus Vossen: Effizienter Einsatz von Grafik
und Bild in der Technischen Dokumentation 543
VISU 5 Melanie Denner, Diana Fuchs: Und … Action! Wie Filme
die Wissenslandschaft bereichern 547
VISU 6 Mirko Schön, Ulrich Isermeyer: Erstellung, Aufbereitung
und Integration von 2D-Grafiken und 3D-PDF-Modellen in
technische Dokumente 549
VISU 7 Thomas Schwarzer, Sven Sonntag: Illustrationen aus
3D-Daten erstellen 553
VISU 8 Thomas Emrich: Piktogramme selbst entwickeln 557
12
tekom-Jahrestagung 2012

Forum 82079

Forum 82079
82079/3
Fachvortrag
Grundlegender Ansatz
Warnschilder
ANSI Z535
Arten von Hinweisen
IEC 82079-1: Sicherheitshinweise
Roland Schmeling, Schmeling + Consultants GmbH, Heidelberg
Das Thema Sicherheitshinweise (die Norm spricht von „safety-related
information“ – also sinngemäß „sicherheitsbezogene Informationen“) ist
eine der wesentlichen Neuerungen der neuen IEC 82079-1 gegenüber
der Vorgängernorm IEC 62079 von 2001.
Der grundlegende Ansatz des Normungsgremiums ist dabei,
−−
eine Regelung zu schaffen, die der verbreiteten ANSI Z535 nicht
widerspricht, so dass eine gleichzeitige Erfüllung der Anforderungen
der ANSI Z535 wie auch der IEC 820791 möglich ist, und
−−
die Regelungen auf die prinzipiellen Punkte zu beschränken.
Vor allem der zweite Punkt führt dazu, dass die Norm keinen „Style
guide“ zur Gestaltung von Sicherheits- und Warnhinweisen bietet,
sondern lediglich den Rahmen absteckt. Dieses Vorgehen lässt genügend
Spielraum, um unterschiedliche Ansätze bei der Gestaltung zu
realisieren.
Darüber hinaus spielt auch die ISO 3864-2 „Graphical symbols – Safety
colours and safety signs – Part 2: Design principles for product safety
labels“ eine Rolle: Diese Norm steht für die internationalen Regelungen
rund um Warnschilder auf Produkten. Hinsichtlich der Warnschilder
verweist die IEC 82079-1 sinnvollerweise auf die ISO 3864-2. Aufgrund
langjähriger Zusammenarbeit des zuständigen ISO-Gremiums mit dem
Gremium ANSI Z535 sind hier bereits Vereinheitlichungen entstanden.
Zu den wichtigsten Vereinheitlichungen gehören:
−−
Vereinheitlichte Signalworte: DANGER, WARNING, CAUTION
−−
gemeinsames Signalwort-Panel mit dem Gefahrenzeichen der ISO
(Dreieck mit Ausrufezeichen, Schwarz auf gelbem Grund) anstelle
des Gefahrenzeichens der ANSI
−−
Möglichkeit, ISO-Zeichen auf Warnschildern zu verwenden: Warnzeichen
(schwarze Symbole im Dreieck auf gelbem Grund), Verbotszeichen
(schwarze Symbole auf weißem Grund in rotem Kreis,
durchgestrichen) und Gebotszeichen (weiße Symbole auf blauem
kreisförmigem Grund)
Mehr zu den Regeln der ANSI Z535 wird im Vortrag NORM 5 „Neue
ANSI 535“ erläutert.
Der zentrale Ansatz der IEC 82079-1 ist die Unterscheidung von drei
Arten sicherheitsbezogener Informationen, die in der Norm geregelt
werden:
−−
grundlegende Sicherheitshinweise („safety notes“)
−−
Warnhinweise („warning messages“)
−−
Warnschilder („product safety labels/safety signs”)
Die grundlegenden Sicherheitshinweise korrespondieren mit den
„grouped safety messages“ der ANSI Z535.6 und bilden im Wesentlichen
das klassische Sicherheitskapitel. Die Warnhinweise werden in der
ANSI Z535.6 differenziert „section safety messages“, „embedded safety
messages“ und „property damage messages“. Die Warnschilder nach
ISO 3864-2 regeln den Bereich, der in der ANSI Z535.4 behandelt wird.
tekom-Jahrestagung 2012
15

Forum 82079
Die strikte Trennung der ANSI von Sicherheit für Personen und Gefahr
von Sachschäden vollzieht die IEC 82079-1 nicht.
Die folgende Übersicht zeigt die Hinweisarten der ANSI Z535 im Vergleich
zur IEC 82079-1:
Inhalte von
sicherheitsbezogenen
Informationen
Hinsichtlich des Inhalts von Sicherheitshinweisen legt die IEC 82079-1
strukturell fest, dass sowohl Sicherheitshinweise als auch Warnhinweise
die Art der Gefahr, die Folgen bei Nichtbeachtung und die Maßnahmen
zur Vermeidung angeben müssen. Speziell bei Sicherheitshinweisen
fehlen in der Praxis häufig die Folgen bei Nichtbeachtung – diese
Anforderung „hat es also in sich“.
Ansonsten wird inhaltlich wenig festgelegt; die Norm verlagert sinnvollerweise
die Verantwortung in den Prozess der Risikobeurteilung einschließlich
der Zielgruppenanalyse. Aus diesem Prozess heraus muss
über die Relevanz von sicherheitsbezogenen Informationen im Einzelfall
entschieden werden.
Die Norm bietet jedoch eine Liste möglicher Inhalte an, zu denen
gehören:
−−
bestimmungsgemäße Verwendung
−−
Grenzen der Verwendung, beispielsweise hinsichtlich der Anwendung,
Materialien, Werkzeuge oder Umgebungsbedingungen
−−
Schutzeinrichtungen zur Installation oder Aktivierung durch den
Anwender
−−
persönliche Schutzausrüstungen
−−
Warnungen für besonders gefährdete Personengruppen, beispielsweise
Kinder
−−
mögliche Gesundheitsrisiken
−−
Anforderungen an die Anwender
−−
Anzeichen dafür, dass das Produkt nicht mehr sicher ist, beispielsweise
durch Abnutzung oder Alterung
−−
sichere Entsorgung
−−
Erklärung der Symbole, Signalworte und Warnschilder
−−
Warnungen vor Gefahren durch vorhersehbaren (Fehl-)gebrauch
16
tekom-Jahrestagung 2012

Forum 82079
Fazit
Die neue IEC 82079-1 bietet ein solides und dennoch flexibles Gerüst
für die Entwicklung konsistenter Sicherheits- und Warnhinweise in
Übereinstimmung mit ANSI Z535. Erstmalig wird die Unterscheidung
von Sicherheitshinweisen und Warnhinweisen auf internationaler Normungsebene
eingeführt. Wesentlich für die Produktsicherheit ist jedoch
auch der Inhalt von Sicherheits- und Warnhinweisen, weshalb der Prozess
der Zielgruppenanalyse und Risikobeurteilung von zentraler Bedeutung
ist.
für Rückfragen: r.schmeling@schmeling-consultants.de
tekom-Jahrestagung 2012
17

Forum 82079
82079/4
Fachvortrag
Anleitungen in elektronischen Medien
Prof. Dr. Gertrud Grünwied, Steinbeis Beratungszentrum Dokumentation und Usability –
EVIDOC, Stuttgart
Die Forderung nach der Aufbereitung und Weitergabe von Benutzerinformationen
in elektronischer Form wird zunehmend lauter – sowohl
von Ersteller- als auch von Nutzerseite. Verschiedene EU-Richtlinien
und die offiziellen Guides dazu beschränken allerdings den Einsatz
elektronischer Medien bei der Darbietung von Benutzerinformationen.
Welchen Standpunkt vertritt dazu die neue Norm?
Welche Formate von Medien definiert die Norm IEC 82079-1?
Die Norm fasst unter elektronischen Medien alle Formate zusammen, die
auf Displays anzeigbar sind. Dazu gehören Videos, in Software eingebettete
Anleitungen, interaktive Multimedia-Anwendungen, Websites,
Online-Hilfe-Systeme, Kontexthilfen, druckbare Handbücher in elektronischen
Austauschformaten und Kollaborations-Applikationen wie
Blogs und Wikis. Bei den druckbaren Anleitungen geht die Norm davon
aus, dass das Layout identisch zur gedruckten Version ist, also ohne Anpassung
an das Lesen am Bildschirm. Die Festlegung auf ein oder mehrere
Medien für die Anleitungen sollte früh im Entwicklungsprozess der
Dokumentation stattfinden.
Der Mehrwert elektronischer Anleitungen
Elektronische Dokumentation bietet didaktische Vorteile. Allerdings
droht der Anwender mit der Komplexität und Informationsdichte überflutet
zu werden. Wichtig ist darum laut Norm, dass beispielsweise
Handlungsschritte auch in der korrekten Reihenfolge der Bedienung
aufgeführt werden oder bei umfangreichen Arbeitsabläufen visuelle
und auditive Medien das Verständnis des Benutzers unterstützen. Für
sicherheitsrelevante Informationen gelten im elektronischen Bereich
dieselben Anforderungen wie für Druckdokumentation.
Die Norm widmet den Anforderungen an die Benutzerinteraktion in
elektronischen Medien einen eigenen Absatz: expandierbare Navigationsbäume,
gängige Navigationselemente und aufklappbare Abschnitte
über anklickbare Zwischenüberschriften sind demnach Stand der
Technik. Druckfunktionen sollten bei elektronischen Handbüchern
sowie in Online-Hilfen vorgesehen sein. Wichtig sind bei Online-Hilfen
und Multimedia die vielfältigen Arten von elektronischen Suchfunktionen.
Falls das Produkt über Benutzungsoberflächen verfügt, müssen
die Hilfe informationen weitgehend in diese integriert oder über einen
Hilfe-Button direkt aufrufbar sein.
Wie sollten Anleitungen in elektronischen Medien gestaltet sein?
Grundsätzlich gibt die Norm vor, dass Anleitungen in Form elektronischer
Medien denselben Anforderungen an Lesbarkeit, Verständlichkeit
und Visualisierung unterliegen, wie sie auch für Druckdokumente in
dieser Norm definiert sind. So fasst die Norm Textgrößen und Symbolhöhen
für gedruckte und elektronische Formen zusammen. Die minimalen
Textgrößen für Drucksachen und Display-Anzeigen betragen für
beispielsweise Überschriften, Warnungen und Dezimalzahlen 12 pt und
18
tekom-Jahrestagung 2012

Forum 82079
für fortlaufenden Text 10 pt. Für die Anzeige auf mobilen Geräten und
mehrfach gefaltete Broschüren werden etwas geringere Werte verlangt.
Einen hohen Stellenwert nimmt die barrierefreie Gestaltung ein. Bei
den multimedialen Informationen sind Audio-Dateien von Bedeutung
sowie Animationen mit Untertiteln und Sprachausgaben; bei Internet-
Anwendungen gelten generell die Web Content Accessibility Guidelines
(WCAG) des World Wide Web Consortium.
Was ist bei der Weitergabe zu beachten?
Für Anleitungen, die von Websites herunterladbar sind, gibt die Norm
vor, dass dies ohne Änderungen an den gängigen Betriebssystemen und
Anzeigeprogrammen möglich sein muss. Benötigte Software muss unmittelbar
herunterladbar sein. Der Download muss zeitlich unbegrenzt
möglich sein.
Ergänzung oder Ersatz der gedruckten Anleitung?
Hersteller stellen sich oft die Frage, ob elektronische Informationsprodukte
die gedruckten ergänzen oder gar ersetzen dürfen. Da sich die
Norm auf beliebige Produkte und Dienstleistungen erstreckt, ist diese
Frage nicht eindeutig zu beantworten. Die Norm verweist darauf, dass
die alleinige Bereitstellung von Dokumentation in einem elektronischen
Format in vielen Fällen gemäß gesetzlichen Vorschriften nicht
zulässig ist. Falls die Dokumentation (legal) ausschließlich elektronisch
vorhanden ist, muss dies sowie die Art des Mediums und die benötigten
Anzeige programme deutlich erkennbar zum Zeitpunkt des Verkaufs auf
der Verpackung angezeigt werden.
Usability: Neue Anleitungen und Medien auf dem Prüfstein
Welche Form der Dokumentation schlussendlich der Benutzer leicht
versteht, kann laut Norm ein Usability-Test entscheiden. Gerade bei der
Entwicklung neuer Anleitungen und Medien können Benutzer hilfreichen
Aufschluss über Erwartungshaltungen, Nutzungsverhalten und
Akzeptanz geben und damit die Qualität der medialen Informationsprodukte
steigern.
Kontakt: gruenwied@evidoc.de
tekom-Jahrestagung 2012
19

Forum 82079
82079/5
Fachvortrag
Anleitungen für Verbraucher
Dr. Gabriela Fleischer, Verbraucherrat des DIN, Berlin
Gebrauchsanleitungen werden gelesen!
Entgegen der landläufigen Meinung lesen Verbraucher Gebrauchsanleitungen.
Umfragen zeigen, dass Verbraucher in erster Linie zur
Gebrauchsanleitung greifen, wenn sie ein Problem mit dem Produkt
haben und eine Lösung finden wollen. Sie nutzen die Anleitungen aber
auch, um gezielt Informationen nachzuschlagen oder bei der Inbetriebnahme
des Produkts.
Verbraucher stufen die Bedeutung der Wichtigkeit von Anleitungen als
„sehr hoch“ ein bei Haushaltsgeräten, Unterhaltungselektronik, Heimwerkergeräten,
Telekommunikationsgeräten und Computer-Hardware.
Auch aus Sicht des Fachhandels nimmt die Bedeutung der Gebrauchsanleitungen
zu, was unter anderem mit der zunehmenden Komplexität
vieler technischer Geräte zusammenhängt. Je komplizierter die Bedienung
und je umfangreicher die Funktionen der Produkte sind, umso
wichtiger sind gut handhabbare und verständliche Anleitungen
Die Gebrauchsanleitung ist „Teil“ der Produktqualität!
Stiftung Warentest bewertet beispielsweise in vergleichenden Produkttests
auch die Gebrauchsanleitung. Nach Aussagen des Fachhandels
sollten Hersteller großen Wert auf die Qualität ihrer Anleitung legen.
Die IEC 82079-1 aus Verbrauchersicht
Die IEC 82079-1 stellt aus Verbrauchersicht wichtige Anforderungen
und gibt gute Empfehlungen in Bezug auf Gebrauchsanleitungen. Wichtige
Festlegungen enthält die 82079 unter anderem
−−
zu Zielgruppen: Der Grad der Beschreibung und die Einzelheiten
der Informationen müssen dem Wissen und den Bedürfnissen der
Zielgruppe(n) angepasst werden. Die Berücksichtigung der Bedürfnisse
muss auf einer Zielgruppenanalyse basieren für die bei Verbraucherprodukten
empirische Untersuchungen empfohlen werden.
Unterschiedliche Informationen für verschiedene Zielgruppen müssen
der jeweiligen Gruppe klar zugeordnet sein und die jeweilige
Zielgruppe muss am Beginn definiert werden.
−−
zur Verständlichkeit: Gebrauchsanleitungen müssen in einer für die
allgemeine Öffentlichkeit verständlichen Fachsprache verfasst sein.
Es gibt Empfehlungen, wie der Inhalt einer Gebrauchsanleitung verständlich
aufgebaut werden kann durch die Beachtung anerkannter
Kommunikationsprinzipien. Bei der Anwendung von graphischen
Symbolen müssen diese für die Zielgruppe der Anleitung verständlich
sein. Signale und Anzeigen, die Fehler und Warnung melden,
müssen verständlich und dokumentiert sein. Unvermeidbare Fachbegriffe,
die für die beabsichtigte Zielgruppe nicht leicht verständlich
sind, müssen aufgelistet und erklärt sein.
−−
zur Leserlichkeit: Eine bestmögliche Leserlichkeit wird erreicht,
wenn das Verhältnis von Schriftart, Schriftgröße, Anzahl der Zeichen
pro Linie und Zeilenabstand optimiert ist. Es werden Beispiele gegeben,
welche Schriften und graphischen Symbole unter verschiedenen
20
tekom-Jahrestagung 2012

Forum 82079
Bedingungen (zum Beispiel Anleitungen, die bei einem Abstand bis
zu 1 Meter betrachtet werden, oder Anleitungen als Informationsblätter)
als Minimalgröße empfohlen werden. Angesprochen wird auch
die Leserlichkeit von Anleitungen, die auf der Produktoberfläche
oder Verpackungen gegeben werden.
−−
zur Qualität von Übersetzungen: Übersetzungen sind von Fachübersetzern
oder Spezialisten, die grundlegende Kenntnisse in technischer
Kommunikation haben, mit dem Fachgebiet vertraut und
fließend in der ursprünglichen und der Zielsprache sind, zu verantworten.
−−
zum Nutzen und Einsatz von empirischen Methoden: Um herauszufinden,
welche Bedürfnisse und Vorkenntnisse die Zielgruppen
haben oder ob eine Anleitung die Erwartungen der Zielgruppe auch
erfüllt oder verständlich ist, werden verschiedene empirische Methode
empfohlen und kurz umrissen.
In dieser Zusammenfassung sind nur einige Aspekte herausgegriffen.
Die Norm stellt auch in anderen Bereichen wie zur konsistenten Bezeichnung
und Beschreibung von Inhalten, zu sicherheitsrelevanten
Informationen, zum Prozess der Planung und Vorbereitung einer Anleitung
wichtige Anforderungen bzw. sie gibt Hilfestellungen, damit für die
Zielgruppe „Verbraucher“ gute und verständliche Gebrauchsanleitungen
erstellt werden können.
Ausblick
Innerhalb der Verbraucherszene werden weitere Themen/Schwerpunkte
diskutiert, die aus Verbrauchersicht in der IEC 82079 zukünftig
stärker berücksichtigt werden sollten. Es ist zu prüfen, wie die Bedeutung
der Anleitung als wichtiger Teil der Produktqualität stärker in den
Blickpunkt genommen werden kann.
Quellen
Verbraucherrat des DIN (Hg.): Bedienungs- und Gebrauchsanleitungen:
Probleme aus Verbrauchersicht und Lösungsansätze zur Verbesserung
technischer Anleitungen. Berlin, 2009
Verbraucherrat des DIN (Hg.): Bedienungs- und Gebrauchsanleitungen:
Folgen fehlerhafter Anleitungen am Markt und Lösungsvorschläge zur
Verbesserung technischer Anleitungen. Berlin, 2010
IEC 82079-1 Ed. 1.0: 2012-08
Preparation of instructions for use – Structuring, content and presentation
– Part 1: General principles and detailed requirements
gabriela.fleischer@din.de
tekom-Jahrestagung 2012
21

Forum 82079
82079/6
Fachvortrag
Rechtliche Grundlagen
Jens-Uwe Heuer, Luther Rechtsanwaltgesellschaft, Hannover
In der Praxis lässt sich z. B. aufgrund der Fragen im tekom-Webforum
ablesen, dass in gewisser Hinsicht eine „Normgläubigkeit“ in der Technischen
Dokumentation herrscht. In Bezug auf die rechtlichen Anforderungen
und den Zusammenhang zur neuen IEC 82079 sind daher einige
Erläuterungen über die Hintergründe und Zusammenhänge zu geben.
Vertragsrecht und IEC 82079
Aus Sicht des Vertragsrechts ist vom Verkäufer geschuldet, dem Käufer
eine taugliche Benutzerinformation zur Verfügung zu stellen. Die
Vertragsparteien sind grundsätzlich frei, über spezifische Vorgaben im
Vertrag genau zu definieren, wie diese Benutzerinformation zu gestalten
ist. In der Regel wird davon jedoch kein Gebrauch gemacht.
Fehlen ins Einzelne gehende vertragliche Vorgaben, bleibt auf den gesetzlichen
Rahmen zurückzugreifen. Danach wird ein Produkt geschuldet,
das den üblichen Beschaffenheitsvorgaben entspricht.
Eine wesentliche Quelle für die „übliche Beschaffenheit“ sind technische
Normen. An dieser Stelle würde bei der Bewertung der Benutzerinformation
auf die IEC 82079 zurückgegriffen. Sind wichtige in dieser
Norm enthaltene Vorgaben, z. B. zur Analyse der Zielgruppe, nicht beachtet
und stellt der Verkäufer in diesem Sinne „unverständliche“ Benutzerinformation
zur Verfügung, so führt dies zum Gewährleistungsfall.
In erster Linie bleibt dann nachzuerfüllen und z. B. eine taugliche
Benutzerinformation nachzuliefern.
Gelingt dies nicht, ist der Käufer frei, vom Vertrag zurückzutreten.
An dieser Stelle bleibt auf Folgendes hinzuweisen: Der Verkäufer kann
sich hier nicht von der Verantwortung mit dem Argument freizeichnen,
die Benutzerinformation sei Sache des Herstellers. Rechtlich ist der
Verkäufer in der Verpflichtung gegenüber dem Käufer. Er hat wiederum
durch vertragsrechtlichen Rückgriff auf den Hersteller sicherzustellen,
dass er eine taugliche Benutzerinformation erhält. Besteht dazu allerdings
keine Möglichkeit, z. B. weil zwischenzeitlich die Ansprüche des
Verkäufers gegenüber dem Hersteller aus Mängelgewährleistung verjährt
sind, so bleibt der Verkäufer in der Verpflichtung gegenüber dem
Käufer und muss auf eigene Kosten eine taugliche Benutzerinformation
zur Verfügung stellen.
Produkthaftung und IEC 82079
Nach Produkthaftung schuldet der Hersteller eine Benutzerinformation,
die in der Lage ist, beim Gebrauch des Produktes Sachgefahren
oder die Gefahr von Körperschäden zu verhindern. Maßstab hierzu
ist der Stand von Wissenschaft und Technik. Dies führt zu folgender
Erkenntnis:
Die Einhaltung technischer Normen genügt hier nicht, um den Anforderungen
gerecht zu werden. Technische Normen gelten nämlich als
anerkannte Regeln der Technik. Es ist durchaus nicht selten, dass bei
Veröffentlichung der Norm diese bereits veraltet ist, weil durch wissenschaftliche
Untersuchungen bereits andere Verfahren oder Methoden
22
tekom-Jahrestagung 2012

Forum 82079
entstanden sind. An diesen neuen Erkenntnissen hat sich der Hersteller
auszurichten. Er darf nicht dabei auf dem Stand der Normen verharren.
In diesem Sinne wird die IEC 82079 auch nur das untere Level dessen
sein, was die Benutzerinformation tatsächlich zu leisten hat. In der
Realität wird die 82079 allerdings auch nicht entscheidend sein, wenn
es um die Frage geht, ob eine taugliche Benutzerinformation entstanden
ist. Gradmesser für die Tauglichkeit ist vielmehr, ob alle Risiken,
die in der Risikoanalyse ermittelt worden sind, auch in der gebotenen
Art und Weise Berücksichtigung gefunden haben. Hinzu kommt eine
sachgerechte Berücksichtigung der Kenntnisse der Nutzergruppe und
auch Einschluss des Produktfehlgebrauchs. An dieser Stelle lässt sich
festhalten, dass vom Hersteller eine individuelle Analyse gefordert ist
und die Arbeit am jeweiligen Einzelfall. Dabei mag die IEC 82079 eine
der Grundlagen bilden. Der bloße Verweis auf die Einhaltung der Norm
genügt indessen nicht.
Produktsicherheitsrecht und IEC 82079
Im Kern hat das Produktsicherheitsrecht dieselbe Ausrichtung wie das
Produkthaftungsrecht. In Bezug auf die IEC 82079 bleibt allerdings abzuwarten,
ob diese Norm dem Bestand an Normen zugehören wird, bei
dem die Einhaltung der grundlegenden Sicherheitsanforderungen im
Sinne von § 3 ProdSG vermutet wird („Konformitätsvermutung“). Wahrscheinlich
werden allerdings die Marktüberwachungsbehörden durchaus
auf diese Norm zurückgreifen, um die Qualität einer Benutzerinformation
zu bewerten. Dies war bereits Praxis bei der Vorgängernorm, der
62079. In diesem Sinne wird der IEC 82079 eine faktische Bedeutung
zukommen.
Mit anderen Worten: Hält ein Unternehmen die IEC 82079 nicht ein bzw.
kann ein Unternehmen nicht nachweisen, dass die IEC 82079 bei der
Entstehung der Technischen Dokumentation Berücksichtigung findet,
so wird eine Marktüberwachungsbehörde Zweifel daran haben, ob das
Thema „Produktsicherheit“ in dem Unternehmen beherrscht wird.
für Rückfragen: jens.heuer@luther-lawfirm.com
tekom-Jahrestagung 2012
23

Forum 82079
82079/7
Fachvortrag
Checkliste?
Hilfspersonal?
Abschließender
Anforderungskatalog?
Präzise Anforderungen?
IEC 82079-1: Herstellung der
Konformität mit dieser Norm
Roland Schmeling, Schmeling + Consultants GmbH, Heidelberg
Angesichts der ohnehin hohen und weiterhin gestiegenen Bedeutung
der IEC 62079 und damit der zu erwartenden Bedeutung der
IEC 82079‐1 stellt sich zu Recht die Frage, wie die Konformität mit der
Norm sichergestellt werden kann.
Die Norm widmet der Beantwortung dieser Frage eigens das Kapitel 7.
In diesem Kapitel sind wichtige Aussagen enthalten, die mit einigen
Fehlverständnissen der Vergangenheit aufräumen.
Bisher herrschte die Meinung vor, dass eine Checkliste ausreicht, um
eine Anleitung gegen die Anforderung der Norm zu prüfen. Das ist
falsch.
Richtig ist, dass ein fundiertes Verständnis der gesamten Norm unabdingbar
ist, um eine Prüfung nach der Norm durchführen zu können.
Bisher herrschte die Meinung vor, dass mit Hilfe der Checkliste auch
„Hilfspersonal“ in der Lage ist, die Prüfung nach der Norm durchzuführen.
Auch dies ist falsch.
Richtig ist, dass die Prüfung einer Anleitung nach der Norm eine der
höchsten Anforderungen an die Qualifikation der Prüfer stellt. Die Qualifikation
von Verantwortlichen für die Informationsentwicklung wird
in der Norm erstmalig beschrieben (Kapitel 4.2). Dabei werden Attribute
wie „Experte“ und „Spezialist in der technischen Kommunikation“
verwendet.
Bisher herrschte die Meinung vor, dass es einen abschließenden Katalog
an Anforderungen gibt, den eine Anleitung erfüllen muss. Das ist
falsch.
Richtig ist, dass die Norm fordert, dass die spezifischen Anforderungen
an eine konkrete Anleitung im Einzelfall zunächst recherchiert werden
müssen. Dabei geht es nicht nur um produktspezifische Normen, sondern
auch um „weichere“ Faktoren wie die Zielgruppenanalyse und die
Risikobeurteilung.
Damit kommen jedoch auch Aspekte des Informationsentwicklungsprozesses
in den Fokus einer Konformitätsprüfung. Ein seriöses Prüfprogramm
für die Konformität muss folgerichtig auch den Erstellungsprozess
hinterfragen.
Bisher herrschte die Meinung vor, dass die normativen Anforderungen
an eine Anleitung präzise definiert sind oder zumindestens präzise definiert
werden können. Das ist falsch.
Richtig ist, dass die Norm den Prüfprozess als subjektiv beschreibt.
Die Prüfung nach der Norm besteht danach in einer Beurteilung durch
einen Experten anhand der Kriterien der Norm mit dem Ergebnis weitgehend
subjektiver Optimierungsvorschläge. Dem liegt die Erkenntnis
zugrunde, dass Informationsqualität nicht in gleicher Weise gemessen
werden kann wie beispielsweise die Entflammbarkeit eines Kabels oder
die Größe eines möglicherweise verschluckbaren Kleinteils.
24
tekom-Jahrestagung 2012

Forum 82079
Anleitung pur?
Fazit
Literatur
Diese Tatsache stellt hohe Anforderungen an beispielsweise Prüfhäuser,
die entsprechende Prüfungen anbieten. Hier sollte bei der Wahl
eines externen Prüfpartners auf entsprechende Prüferfahrung geachtet
werden.
Bisher herrschte die Meinung vor, dass eine Anleitung allein auf Basis
der Anleitung geprüft werden kann. Das ist falsch.
Richtig ist, dass die IEC 82079-1 zwingend die Prüfung der Anleitung
zusammen mit dem Produkt vorschreibt. Dass dies sinnvoll ist, muss
wohl nicht weiter ausgeführt werden.
Erstmalig setzt sich die Norm ausführlicher mit der Konformitätsprüfung
auseinander und trifft Aussagen auf einer realistischen Basis. Bei
der unternehmensinternen Prüfung auf Konformität sollte den Umständen
Rechnung getragen werden, dass eine hohe Qualifikation, angepasste
Prüfprogramme, dokumentierte Standards, geregelte Prozesse
und eine konstruktive interne Kommunikation zwischen Prüfer und
Redakteur wie auch in der gesamten Redaktion wesentliche Faktoren
für den Erfolg mit Blick auf die angestrebte kontinuierliche Verbesserung
sind.
Roland Schmeling: Qualitätssicherung etablieren – Abläufe und Mittel
von Qualitätsmanagement in der Technischen Redaktion, in: Technische
Kommunikation 05/12
für Rückfragen: r.schmeling@schmeling-consultants.de
tekom-Jahrestagung 2012
25

Content Management

Content Management
CM 1
Partnerpräsentation
Katalogproduktion bei SAUTER:
Vorher und heute nach Einführung
des PIM- und Redaktionssystems
Marco Aeschimann, Fr. Sauter AG, Schweiz, Basel
Dr. Alexander Mehling, Noxum GmbH, Deutschland, Würzburg
SAUTER sorgt weltweit als führender Lösungsanbieter von Gebäudeautomation
in „Green Buildings“ für gute Klimaverhältnisse in Lebensräumen.
Zur Umsetzung der Ziele in der Produktkommunikation hat
SAUTER ein PIM- und Redaktionssystem eingeführt. Damit wurden die
inhaltliche Qualität, die Kosten und Termintreue bei der Erstellung von
Katalogen und Technischer Dokumentation, im Übersetzungsprozess
und bei der Beschickung des Webportals mit Produktinformationen
optimiert.
Dieser zweite Vortrag zu dem Projekt von SAUTER und Noxum zeigt
die Veränderungen und Ergebnisse in der Katalogproduktion, die die
System einführung bewirkt hat. Er stellt und beantwortet Fragen wie
„Werden Kunden nun bei Produktauswahl und Bestellung besser unterstützt?“
Dazu werten die Referenten die Qualität in der Produktkommunikation
sowie das Feedback aus dem eigenen Haus und der Kunden
aus.
Systemeinführung: Erwartungen und Erfahrungen
SAUTER definierte seine Erwartungen an und Ziele für das zukünftige
Redaktionssystem. Die Herausforderung lag in der Erstellung und
Produktion des Katalogs in mehreren Sprachen für unterschiedliche
Zielgruppen. Produktbeschreibung, technische Datentabellen, Anwendungssituationen
für jedes Produkt und jede Sprache sollten immer
genau die gleiche Informationsarchitektur und ein identisches Layout
haben.
Die Umsetzung der Anforderungen gelang: Das PIM- und Content Management
System von Noxum stellt die zentralen Systemfunktionen wie
Benutzerverwaltung, Rechte- Versions-, Übersetzungsmanagement und
Datenablage sowie die Kopplung von den Drittsystemen PDM/PLM,
Web-CMS und TMS bereit. Es gibt Workflows zu Datenpflege, Übersetzung,
Publikation, für Planungs-Tools werden die Daten bereitgestellt.
Auf einer Bedienoberfläche und aus einem System heraus werden
nahtlos die Aufgaben des Product Information Management und Content
Management umgesetzt. Durch Übersetzungsmanagement und
die Anbindung von Translation Memory Systemen reduzieren sich die
Aufwände für die Übersetzungsprojekte spürbar. Die vollautomatische
Katalogproduktion ermöglicht ohne Risiko Last-Minute-Änderungen an
Preisen und technischen Daten.
Veränderungen in der Katalogproduktion
Der Nutzen der Systemeinführung lässt sich anhand der Veränderungen
in der Katalogproduktion aufzeigen. Dazu stellt sich die Frage, ob
die Produktinformationen nun schneller fertig werden. Die Antwort
lautet „Ja, viel schneller“: Durch die Datenkonsolidierung und die
tekom-Jahrestagung 2012
29

Content Management
Erstbefüllung des Systems wurden die Inhalte standardisiert. Daraus
ergeben sich die Möglichkeiten der Mehrfachverwendung der Produktdaten,
Texte, Bilder und Informationseinheiten. Es können außerdem
konsequent einheitliche Layouts genutzt werden. Diese Faktoren
führen zu erheblicher Beschleunigung der Katalogerstellungsprozesse
und noch dazu zur Qualitätssteigerung.
Mit der Verbesserung in der Katalogproduktion gehen die Verbesserungen
in der Technischen Dokumentation einher. Auch hier haben sich
Erstellungszeit, Übersetzungszeit und Publikationszeit wie erwartet
entwickelt. Es gilt zu ermitteln, inwiefern sich das Projekt auf das ganze
Unternehmen positiv ausgewirkt hat, d. h. auch, inwiefern Produkte
zukünftig schneller auf dem Markt positioniert werden können. Die
Entwicklungen in den nächsten Quartalen werden hierauf die Antwort
liefern.
Auch Veränderungen der Print-Auflage der Kataloge werden sich in
Zukunft abzeichnen. Noch setzen die SAUTER Kunden auf den gedruckten
Katalog, und der erscheint bisher ein Mal im Jahr. Es ist zu
erwarten, dass sich die Nutzer in Zukunft den allgemein sich verändernden
Nutzungsgewohnheiten anpassen und vermutlich verstärkt
auf das digitale Medium umsteigen. Dann könnte sich die Print-Auflage
reduzieren und Druckkosten eingespart werden.
Käme z. B. die Anforderung nach häufigeren Katalogpublikationszyklen
auf SAUTER zu, könnten diese erfüllt werden. Die Automatisierung und
Prozessoptimierung in der Katalogproduktion, definierte Workflows und
die stetige Datenpflege und Übersetzungsmanagement würden eine
Publikation quasi per Knopfdruck ermöglichen.
Projektergebnis und Ausblick – Aufbruch in der Produktkommunikation
Die Anforderungen an die Technische Redaktion und die Katalogproduktion
waren nicht mehr mit „Adhoc-Arbeit“ zu meistern. Mit der Systemimplementierung
und Datenkonsolidierung wurde der Wandel von
Adhoc-Arbeit hin zu kontinuierlicher Content-Pflege und damit einer
quasi „Adhoc-Publikationsbereitschaft“ geschafft.
Die Systemeinführung brachte bei der Redaktion erstmals auch ein
gemeinsames Verständnis der PIM-Prozesse. Das konsistente Datenmodell
im PIM-System ermöglicht schnell und einfach Publikationsplanungen.
SAUTER kann jetzt auch von der erheblichen Verkürzung
der Produktionszeiten bei den zielgruppenorientierten Publikationen
profitieren.
Zusätzlich ist eine deutliche Qualitätssteigerung in der Produktkommunikation
– wohlgemerkt bei reduzierten Kosten – zu beobachten. Die
Qualitäts- und Kostenvorteile sind auch in jeder weiteren crossmedialen
Publikation der Produktkataloge zu erwarten und bereits bei der
Publikation der Online-Kataloge spürbar geworden.
Das PIM-System erfährt nicht nur die Akzeptanz der Nutzer aus dem
eigenen Hause: Es unterstützt auch die Kunden. Sie profitieren bei
ihrer Bestellung durch bessere, verständlichere Produktinformationen
und schnellere Auffindbarkeit. Zusätzlich können sie mit Smart phones
z. B. über die QR-Codes aus dem Print-Katalog die entsprechenden
Zusatzinformationen auf der SAUTER Website in der jeweiligen
30
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
Sprachversion aufrufen. Die Interessenten gelangen dann direkt zu den
Datenblättern und den ergänzenden technischen Unterlagen.
Die Unterstützung des Vertriebs durch das PIM-System schlägt sich inzwischen
in einer erfreulichen Umsatzentwicklung nieder. Die Kunden
führen ihre Bestellungen selbständig durch, es kommen wenige Rückfragen
und der Service konnte deutlich entlastet werden.
Informationsservice: QR-Codes im Produktkatalog bieten den
Direktzugang zur Online-Produkteseite
für Rückfragen:
marco.aeschimann@ch.sauter-bc.com
mehling@noxum.com
tekom-Jahrestagung 2012
31

Content Management
CM 2
Workshop
Erst „Content“-Strategie,
dann CMS (vielleicht)
Michael Müller-Hillebrand, DOCUFY GmbH, Bamberg
Bevor auch nur an die Einführung eines Redaktionssystems gedacht
werden kann, sollte eine klare Strategie bezüglich des Umgangs mit
Inhalten vorliegen. Das umfasst neben Erzeugung, Verteilung und Kontrolle
des „Content“ auch die Kenntnis des „Business Case“. Im Bereich
der Technischen Kommunikation ist Dokumentation niemals Selbstzweck,
sondern muss sich geschäftlich rechtfertigen wie alle anderen
Entscheidungen auch. Auf der Basis dieses Wissens lassen sich die
Kriterien für die Auswahl eines CMS leichter und präziser definieren
und gewichten.
Inspiriert zur Beschäftigung mit diesem Thema wurde ich durch die
Webseite http://www.contentstrategy101.com und das im September
2012 dazu erschienene Buch „Content Strategy 101“ von Sarah S.
O’Keefe and Alan S. Pringle. Vielen Dank!
Warum Strategie?
Was ist eine Content-Strategie?
Es geht hierbei nicht um die Art und Weise der Strukturierung von
Inhalten, es geht nicht um DITA und/oder andere Strukturierungsverfahren.
Es geht darum, wie Sie die notwendigen Inhalte – den „Content“
– erstellen, verteilen und kontrollieren, um die damit zusammenhängenden
geschäftlichen Ziele zu erreichen. Es geht um den Plan zur
Erzeugung, Verteilung und Kontrolle von Inhalten.
Es geht in der Technischen Kommunikation – schon dieser Begriff impliziert,
dass es um mehr geht als einfach „ein Handbuch zu schreiben“
– seit einigen Jahren um ziemlich komplexe Dinge:
––
die Bedürfnisse internationaler Märkte
––
kürzere Entwicklungszyklen
––
mehr Produktvarianten oder individuell konfigurierte Produkte
––
zunehmende gesetzliche Anforderungen
Um dem gerecht zu werden, reicht es nicht, einfach nur zu „schreiben“,
der große Blick für die Zusammenhänge ist gefordert. Und ohne die
richtige Strategie bleibt die Technische Dokumentation ein lästiger Kostenfaktor,
statt ein wichtiger Wert für das Unternehmen zu sein. Denn
es geht darum,
––
auch internationale Märkte mit jeweils den richtigen Inhalten zu
versorgen,
––
die Kosten des technischen Support zu senken,
––
die Kundenzufriedenheit zu stärken,
––
die gesetzlichen Anforderung mit minimalem Aufwand zu erfüllen
und nicht zuletzt:
––
die Kosten für die Informationserstellung zu senken.
Bei den Kosten dürfen nicht nur interne und externe Aufwände zu
Buche schlagen, sondern auch positive Effekte wie das Vermeiden von
Risiken oder eine bessere Position im Wettbewerb müssen eingerechnet
werden.
32
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
Reifegrad der
Content-Erstellung
Wesentliche Vorteile
Aspekte verschiedener
Szenarios
Beispiel für Strategien
Die Bandbreite an Strategien reicht von der Nicht-Strategie bis zum
bloßen Erfüllen rein regulatorischer Anforderungen. Letztlich geht es
nicht um großartige Literatur, sondern um die optimale Balance von
Anforderungen und Kosten.
In der Annahme, dass Sie bereits erkannt haben, „etwas muss sich ändern“,
können Sie davon ausgehen, dass Kosten entstehen werden. Diese
Kostenschätzungen müssen Sie den Einsparungen gegenüberstellen,
um einen brauchbaren Business Case zu erhalten.
Ein wichtiger Einflussfaktor ist der Punkt, von dem Sie starten. Sarah
O’Keefe und Alan Pringle sprechen vom „Reifegrad der Content-Erstellung“:
––
Ebene 1: Mist auf der Seite. Vielleicht etwas grob formuliert, aber gemeint
ist der völlige Mangel an inhaltlicher und formaler Konsistenz
in den Inhalten – vielleicht abgesehen vom vorgedruckten Papier mit
Firmenlogo …
––
Ebene 2: Layoutvorgaben. Es werden Layoutstandards eingehalten,
aber es gibt eine Vielzahl von Methoden, um das zu erreichen.
––
Ebene 3: Template-basierend. Die Erfassung von Texten und Grafiken
sowie deren Formatierung erfolgt nach Regeln, die ein konsistentes
Erscheinungsbild ergeben.
––
Ebene 4: Strukturierte Inhalte. Hier folgen auch die Inhalte einer
vorgegebenen Strukturierung, was in der Regel XML bedeutet. Alle
Informationen sind vorhersehbar und konsistent strukturiert.
––
Ebene 5: Inhalte in einer Datenbank. Die Inhalte einer Datenbank
können „auf interessante Art und Weise gesucht und manipuliert
werden“.
Lösungen der Ebenen 1 oder 2 sind nicht ausreichend. Und nicht jede
Firma benötigt eine Lösung der Ebene 5, aber je größer die Differenz
zwischen der gegenwärtigen und der benötigten Ebene ist, desto größer
ist die Herausforderung.
Konsistenz bei der Erstellung der Informationen führt zu Konsistenz
beim Leser und damit zur Steigerung des Vertrauens in das Produkt.
Beschleunigung der Produktionsprozesse bedeutet eine aktuellere Informationen,
die damit oft auch relevanter für die Anwender sind.
Automatisierte Formatierung schließlich reduziert die Kosten für jede
Version jedes Medienobjekts in jeder Sprache. Multiplizieren Sie das
einmal aus.
Die konkreten Bedürfnisse jeder Firma sind hoch individuell und es
gibt keine Patentlösung. Aber jenseits der Lieferung von PDF-Dokumenten,
die für den Druck gestaltet wurden, sollten Sie folgende Möglichkeiten
in Betracht ziehen:
––
Konvertierung bestehender Inhalte nach HTML
––
Inhalte vereinfachen, so dass eine Konvertierung nach HTML möglich
wird
––
Verzicht auf individuelle Formatierungen
––
Einsatz von Open Source Tools („free, but not cheap“)
––
Wechsel von PDF zu HTML als führendes Format, PDF-Erstellung
durch Konvertierung
tekom-Jahrestagung 2012
33

Content Management
Berücksichtigung
der Kosten
––
Wechsel zu Topic-orientierter Erstellung
––
Schulung der Mitarbeiter zum Topic-orientierten Schreiben
––
Stücklisten-gesteuerte Dokument-Erstellung
––
Effizienter Review-Prozesses, z. B. durch Topic-Orientierung
––
Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Technischer Redaktion
und Support
––
Optimierte Zusammenarbeit mit dem Übersetzungsdienstleister
––
Schulung der Mitarbeiter, um übersetzungsfreundliche Texte zu erstellen
––
Einsatz eines „Author Memory“ Tools
––
Automatisches Layout ohne manuelle Eingriffsmöglichkeiten, oder
zumindest „heavy templatized“
––
Mitverwendung vorhandener Daten aus anderen Quellen (Datenbanken)
Zu diesen konzeptonellen Überlegungen kommen noch ganz konkrete
Kosten:
––
Lizenzkosten: Berücksichtigen Sie auch Folgejahre (Wartungskosten)
und Änderungen bei der Anzahl der benötigten Lizenzen.
––
Migration: Es gibt verschiedene Methoden mit mehr oder weniger
hohem Anteil externer Kosten.
––
Schulungen: Neue Werkzeuge und vor allem neue Prozesse werden
nur dann effektiv sein, wenn die Beteiligten wissen, wie sie richtig
eingesetzt werden.
––
Beratung: Sind Sie Spezialist für den Entwurf einer Content Strategy?
In vielen Fällen lassen Sie sich besser helfen.
––
Spätere Optimierungen: Nach der Ersteinrichtung werden Sie voraussichtlich
weiteres Optimierungspotential erkennen.
Um keine bösen Budget-Überraschungen zu erleben, schätzen Sie auf
der Kostenseite eher großzügig.
Wie lassen sich diese Strategien auf CMS abbilden?
Eine Lösung der Ebene 5 verlangt den Einsatz eines CMS oder Redaktionssystems.
Der Einsatz eines Web-CMS ist oft nicht ausreichend, da
diese Systeme in der Regel nicht für die Wiederverwendung von Inhalten
entworfen sind.
Wenn Sie sich davon verabschieden können, jedes Dokument manuell
nachbearbeiten zu müssen, können Sie den offensichtlichsten Gewinn
beim Einsatz eines CMS einstreichen: vollautomatische Formatierung!
Damit erhalten Sie auch ein konsistentes Erscheinungsbild aller Ausgabeformate,
also die Ebenen 2 und 3 inklusive.
Da diese Systeme heutzutage alle XML-basiert arbeiten, sind die Vorteile
der Ebene 4 bereits eingeschlossen. Wie stark semantisch die Inhaltsstruktur
sein muss, entscheidet sich nach anderen Kriterien.
Aber über all das hinaus bietet Ihnen ein CMS aufgrund der Verfügbarkeit
von automatisch ermittelten und manuell gesetzten Metadaten
noch weitergehende Automatisierungsmöglichkeiten, wie die erwähnte
Dokumentationsgenerierung aufgrund externer Daten z. B. aus dem
Bestellwesen. Aber solche Optimierungen kommen oft erst im zweiten
Schritt und müssen sich dann erneut einer Business-Case-Betrachtung
unterwerfen.
34
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
Gehen Sie es an!
Analysieren Sie die Technische Dokumentation in Ihrem Hause, klären
Sie, ob damit die geschäftlichen Ziele erreicht werden. Und wenn Sie
Änderungsbedarf ermitteln, gehen Sie ganz nüchtern an die Zahlen.
Ganz egal, ob am Ende das Budget für die von Ihnen favorisierte Lösung
steht, ob es ein Redaktionssystem sein darf oder nur kleine Effizienzsteigerungen
an der bestehenden Umgebung: Gehen Sie es an!
für Rückfragen: mmh@docufy.de
tekom-Jahrestagung 2012
35

Content Management
CM 3
Fachvortrag
Wie (gut) wird unser CMS genutzt?
REx-Kennzahlen für das Content Management
Prof. Dr. Wolfgang Ziegler, Hochschule Karlsruhe, Fakultät Informationsmanagement und
Medien, Studiengang Kommunikation und Medienmanagement
Die Argumentation für die Einführung von Content-Management-
Systemen (CMS) basiert in der Regel auf der effizienten Wiederverwendung
von modularen Inhalten. Auf dieser beruhen zudem die
erwünschten Einsparungen bei internen Bearbeitungszeiten von Dokumentationen
sowie von externen Dienstleistungen wie der Übersetzung
von Content. Allerdings werden bisher kaum systematische Untersuchungen
betrieben, wie die CMS in der Praxis langfristig genutzt
werden.
Für quantitative Analysen wurden bereits grundlegende Definitionen
von Kennzahlen für die Technische Dokumentation und für entsprechende
Dokumentationsprojekte eingeführt [1]. Für die Untersuchung
und Darstellung der speziellen Arbeitsweise innerhalb der Content-
Management-Systeme wurde darüber hinaus eine spezifische Kennzahlensystematik
erarbeitet [2]. Die Kennzahlen können über CMSspezifische
Mechanismen mit Hilfe eines Standard-XML-Formates
exportiert und ausgewertet werden [3]. Dieses Format wurde als
Report-Exchange-Format (REx) definiert [4]. Die (R)Exporte enthalten
dabei u. a. die Basisinformationen zur Wiederverwendung von Content.
Die Auswertungen liefern daraus statistische Nutzungskennzahlen
zur Wiederverwendung und Visualisierungen der relevanten Größen.
Die REx-Methodik ist damit ein Ausgangspunkt für ein internes CMS-
Monitoring und für branchenweite CMS-Studien. In einer ersten Phase
wurden bisher (R)Exporte aus Produktivsystemen verschiedener Anbieter
erstellt und ausgewertet.
Die Vorabergebnisse dieser Kennzahlen zeigen u. a. die real vorliegenden
Wiederverwendungen. Hierbei ergibt sich im Maschinenbau häufig
eine effiziente Wiederverwendungsrate von 80–100 % bezogen auf den
Inhalt von Dokumenten. Die (Wieder-)Verwendungszahl der einzelnen
Module streut dabei stark und liegt in der Regel bei nur einem Bruchteil
aller Dokumente. Deutlich zu erkennen ist die häufig postulierte (inverse)
Abhängigkeit der Modulgröße von der Wiederverwendungshäufigkeit
von Modulen.
Insgesamt kann mit der REx-Methodik eine Vielzahl von Mittelwerten,
Verteilungen und Korrelationen von Größen ermittelt werden, die für
eine Darstellung und Optimierung der Arbeitsweise mit einem CMS
hilfreich sind. Zudem stellt die REx-Methodik auch aus wissenschaftlicher
Sicht ein Instrument für die Weiterentwicklung der Content-Management-Konzepte
und für branchen- oder produktbezogene Benchmarks
dar.
36
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
Literatur
[1] Straub D., Grau M., Fritz M.: „101 Kennzahlen für die Technische
Kommunikation“, tekom, Stuttgart (2008)
[2] Ziegler W.: „Metrische Untersuchung der Wiederverwendung im
Content Management“, Hochschule Karlsruhe (2008)
[3] Oberle C.: „Kennzahlen für das Content Management – Auswertung
und Visualisierung von Daten im Report Exchange Format (REx-Format)“,
Master-These Hochschule Karlsruhe (2010)
[4] http://www.home.hs-karlsruhe.de/~ziwo0001/rex/intro.html
für Rückfragen: wolfgang.ziegler@hs-karlsruhe.de
tekom-Jahrestagung 2012
37

Content Management
CM 4
Partnerpräsentation
Software-Dokumentation unter
Zeitdruck – Oberfläche, Online-Hilfe
und Handbuch aus einem Guss
Julia Schairer, Dürr Dental AG, Bietigheim-Bissingen
Thiemo von Gillhaußen, Fischer Computertechnik GmbH, Radolfzell
Software-Anleitungen stellen das Redaktionsteam immer wieder vor
neue Herausforderungen: Zeitnah zum Code-Freeze der Software muss
die Anleitung sowohl als kontextsensitive Online-Hilfe als auch als
Handbuch bereitgestellt werden.
Der Vortrag zeigt, welchen Weg die Technische Redaktion und die Software-Entwicklung
von Dürr Dental für die neue Software-Generation
gemeinsam gehen, um die Software-Oberfläche und Anleitungen effizient
und hochwertig zu erstellen.
PDF-Handbuch in
18 Sprachen
Software-Texte
vom Entwickler
Ausgangspunkt
Das Medizintechnik-Unternehmen Dürr Dental entwickelt und produziert
neben verschiedensten Geräten auch Software, z. B. eine Imaging-
Software, mit der Röntgen- und Videobilder erstellt, verwaltet und bearbeitet
werden können. Die Anwender der Software sind Zahnärzte und
Zahnarzthelferinnen.
Das Handbuch mit rund 170 Seiten und ca. 300 Screenshots wurde
bisher in InDesign in 18 Sprachen erstellt und im PDF-Format mit
wenigen Sprungmarken in die Software eingebunden. Die Erstellungszeit
des Handbuchs war auf den Testzeitraum der Software (6 Wochen)
begrenzt. Deshalb wurden die Screenshots nur in Deutsch und Englisch
erstellt und die Sprungmarken, die manuell in die einzelnen PDFs eingepflegt
werden mussten, auf ein Minimum begrenzt.
Die Oberflächen-Texte der Software erstellten die Software-Entwickler
während der Programmierung, auf Konsistenz und Verständlichkeit
wurde dabei nur marginal geachtet. Die Lokalisierung erfolgte durch
Export und Import von Excel-Tabellen.
Mit der neuen Software-Generation, einer vollständigen Neuentwicklung,
und der Einführung des XML-Redaktionssystems TIM-
RS ® Professional stiegen auch die Ansprüche und Wünsche an die
Software-Dokumentation.
Anleitungen mit XML erstellen
Im Redaktionssystem TIM-RS ® Professional erfolgt die Erfassung redaktioneller
Inhalte vollständig auf Basis von XML. Damit werden die Inhalte
Layout-neutral erfasst, unabhängig von deren Weiterverarbeitung.
Aus der gemeinsamen Datenbasis werden heute sowohl InDesign-Dokumente
(PDF) als auch die neue Software-Hilfe als HTML-Applikation
mit Navigation, Suche und Index in das Format XLIFF publiziert.
38
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
Mit Sprungmarken gezielt helfen
Von der Software-Entwicklung wird zu jedem (Teil-)Screen eine interne,
sprechende ID vergeben, die den Teil der Software eindeutig
identifiziert.
Der Redakteur kennzeichnet beim Erstellen der Dokumentation die
beschreibenden Module in der Dokumentstruktur mit diesen IDs
(HelpID).
Bei der Publikation der Software-Hilfe wird die Dokumentstruktur
anhand der HelpIDs aufgeteilt. Für jede HelpID wird in der fertigen
Software-Hilfe eine eigene HTML-Seite erstellt.
In der späteren Anwendung hat der Benutzer die Möglichkeit, zu jeder
Zeit die Hilfefunktion zu nutzen. Diese sucht mittels der HelpID die
entsprechende kontextbezogene HTML-Seite und zeigt diese an.
Screenshots erstellen, verwalten und verwenden
Parallel zur Software-Entwicklung werden bereits vorläufige Screenshots
vollautomatisch generiert. Über eine spezielle Importfunktion
werden diese „Platzhalter“ frühzeitig in das Redaktionssystem importiert
und verwendet.
Nach Fertigstellung und Lokalisierung der Software werden die finalen
Screenshots in 21 Sprachen generiert. Die Platzhalter werden dann
automatisch überschrieben und in den XML-Modulen aktualisiert.
Über diesen Mechanismus ist es auch möglich, die Sprachvarianten
hinzuzufügen und zu aktualisieren. Bei bereits freigegebenen Grafiken
wird eine neue Version erzeugt, wodurch die Vorgängerversion sofort
veraltet.
Software-Texte: Entwicklersprache verständlich machen
Einen wichtigen Einfluss auf die Bedienbarkeit einer Software haben
die Texte der Software-Oberfläche, die eindeutig, verständlich und
konsistent sein sollen. Deshalb werden die Texte der neuen Software-
Generation von der Technischen Redaktion bearbeitet.
Die Software-Entwickler unterbreiten zunächst einen Vorschlag in
„Entwicklersprache“, der aufgrund des internationalen Teams deutsch
oder auch englisch sein kann. Daraus entwickelt der Technische Redakteur
die deutschen Texte, die anschließend in die verschiedenen Sprachen
übersetzt werden.
Als Austauschformat für die Software-Texte dient das standardisierte
XLIFF-Format, das im Translation-Memory-System Transit NXT mit konsistenter
Terminologie und in einem einheitlichen Workflow übersetzt
wird. Für den Kontext der Texte in der Software erhält der Technische
Redakteur zusätzlich eine HTML-Datei mit Screenshots und dazugehörigen
Texteinträgen.
Paralleler
Erstellungsprozess
Zeit sparen und Qualität verbessern
Da die Software in Modulen aufgebaut und entwickelt wird, kann der
Technische Redakteur parallel zur Software-Entwicklung arbeiten. Sobald
ein Software-Modul freigegeben ist, werden sowohl die Software-
Texte als auch die Anleitung für dieses Modul erstellt und übersetzt.
tekom-Jahrestagung 2012
39

Content Management
Screenshots in
allen Sprachen
Bessere Sprungmarken
Verschiedene
Publikationen
Statt die Screenshots mühsam einzeln zu erstellen, werden die automatisch
erstellten Screenshots rasch in die Anleitung eingebunden und
aktualisiert. Der Software-Anwender profitiert von Screenshots in seiner
Sprache.
Durch die einmalige Zuordnung der Sprungmarken in der XML-Dokumentstruktur
entfällt die manuelle Nacharbeit der fertigen Software-
Hilfe in allen Sprachen. Dadurch können, mit wenig Aufwand, viele
Sprungmarken gesetzt und die Effizienz der kontextsensitiven Hilfe
verbessert werden.
Aus der layout-neutral erstellten Anleitung werden mehrere Formate
publiziert. Somit können die Vorzüge verschiedener Medien (kontextsensitive
HTML-Applikation und PDF als gesammeltes Nachschlagewerk)
ohne zusätzlichen Aufwand genutzt werden.
Ausblick
Die erste Software von Dürr Dental mit der neuen Umsetzung der Hilfe
wird 2013 auf den Markt kommen. Die Umsetzung weiterer Wünsche ist
geplant:
Eine Referenzierung der Software-Texte in den XML-Bausteinen soll
sicherstellen, dass die zitierten Texte in der Software-Hilfe immer dem
aktuellen Stand der Software entsprechen.
Kurze Videosequenzen sollen für die „Ersten Schritte“ in die Software-
Hilfe integriert werden, um dem Anwender einen leichteren Einstieg in
die Software zu verschaffen.
Mittels Filterung der XML-Inhalte abhängig von der Publikation werden
aus einer Dokumentstruktur verschiedene Publikationen mit unterschiedlichen
Informationstiefen erstellt.
Kurzfristig wurde bereits eine zusätzliche Anforderung, die im Rahmen
von Geräte-Neuentwicklungen entstanden ist, umgesetzt: Eine Hilfe, die
auf der Bedienoberfläche (Touchscreen) eines Gerätes integriert wird.
Dabei wird die gleiche Technik verwendet. Zum Einbinden der Hilfe in
die Firmware erfolgt die Publikation im XLIFF-Format mit eingebettetem
HTML.
für Rückfragen:
schairer.j@duerr.de
Gillhaussen@fct.de
40
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
CM 5
Fachvortrag
Externe Faktoren
Interne Faktoren
Revisionsprozesse im Redaktionssystem
Victor Linnemann, neo communication ag, Kreuzlingen, Schweiz
Einleitung
Das neue Redaktionswerkzeug wurde eingeführt und initial befüllt. Alle
Inhalte sind freigegeben, übersetzt, fachlich und terminologisch einwandfrei.
Nun beginnt die Uhr zu ticken: Nach und nach verwandeln
sich die wertvollen Inhalte trotz Freigabe in fragwürdige, revisionsbedürftige
Objekte …
Nicht die Inhalte verändern sich bzw. verlieren ihren beschreibenden
Wert, sondern der durch sie beschriebene Teil der realen Welt verändert
sich und relativiert den Wert der konkreten, ihn beschreibenden
Inhalte.
Externe Faktoren, die eine inhaltliche Revision notwendig machen, sind
neben Veränderungen in der zu beschreibenden Produktewelt auch
Änderungen in der Terminologie und der Übersetzung der Inhalte. Auch
Veränderungen an Redaktionsleitfäden, Richtlinien und Normen können
als Verursacher umfangreicher Revisionen festgemacht werden.
Daneben gibt es interne Gründe, warum die Inhalte in einem Redaktionssystem
revisionsbedürftig sein können: Das Single Source Prinzip
wurde nicht konsequent angewendet, es wurde mangels Prüfautomatismen
gegen Strukturregeln verstoßen, Dokumente wurden per Massenimport
im Rahmen einer Migration ins Redaktionssystem importiert
u.s.w.
Motivation und Fragestellung
Der zu diesem Vortrag führende Gedanke war ursprünglich, unterschiedlichen
Textsorten in einem Redaktionssystem spezifische Haltbarkeitsintervalle
zuzuordnen. Ein Marketingtext verfällt ein Jahr nach
der letzten Änderung, ein Modul des Typs Allgemein hält sich unbegrenzt,
das Verfallsdatum eines Technischen Datenblatts orientiert sich
an den Entwicklungszyklen des Unternehmens. Aus diesen Metadaten
könnte ein projektbezogener Report generiert werden, der dem Redakteur
zusätzliche Informationen bei der Wiederverwendung von Modulen
bietet. Denn „redaktionell freigegeben“ und „in aktueller Übersetzung
vorliegend“ sind Zustände eines Moduls im Redaktionssystem, die
nicht mit den dynamischen Veränderungen der Sachverhalte der realen
Welt synchronisiert sind. Wenn sich diese Veränderungen aber zyklisch
ereignen, dann kann ein solcher Report zumindest annäherungsweise
abbilden, welche Module genauer betrachtet werden sollten.
Die zuerst befragten Redakteure waren der Auffassung, dass ein solches
Regelwerk ihnen keine wertvollen Informationen liefern kann, weil
schlussendlich jeder Redakteur „seine“ Module genau kennen sollte,
andererseits bestand die Befürchtung, dass sie mit dem Überprüfen der
„abgelaufenen“ Module lediglich eine zusätzliche, zeitfressende Aufgabe
erhalten würden.
Daraufhin wurde die Fragestellung erweitert, um sinnvolle(re) Anwendungen
für automatisiert erstellte Revisionslisten in Redaktionssystemen
zu finden: Welche Technologien bieten sich aktuell an, um den
Revisionsprozess im Redaktionssystem zu unterstützen?
tekom-Jahrestagung 2012
41

Content Management
Statische und
dynamische Kennzahlen
Kennzahlen und
Interaktion
Kennzahlen
Die Anwendung des Single Source Prinzips mit dem Redaktionssystem
kann durch die Analyse der relationalen Bezüge der Module und Ressourcen
untereinander geprüft werden. Das Messen der Wiederverwendungshäufigkeit
von Modulen und kleineren Einheiten kann Aufschluss
über die zu erwartende Kostensenkung im Dokumentationsprozess und
die mitunter entstehende höhere Konsistenz der im Redaktionssystem
komponierten Texte geben. Die wohl bekannteste Methodik zur Ermittlung
von Kennzahlen für den redaktionellen Prozess im deutschsprachigen
Raum ist REx.
Die Analyse liefert zunächst statische Kennzahlen zur Verwendungshäufigkeit
von Modulen und Wörtern. Eine naheliegende Erweiterung
der Auswertungsmethodik bestünde darin, den zeitlichen Verlauf der
Wiederverwendungen im Redaktionssystem nachzuzeichnen, um
Trends in der Anwendung des Systems erkennen und steuernd eingreifen
zu können.
Die Zielgruppe für statische und dynamische Kennzahlen scheint recht
eindeutig die Redaktionsleitung zu sein. Den Redakteur in seinem
Umfeld unterstützt das zunächst wenig. Indessen lassen sich die auf
Wiederverwendung ausgerichteten Kennzahlen auch so auswerten,
dass der Redakteur genau diejenigen Module in einer Trefferliste versammelt
findet, die in seinem Projekt nur ein einziges Mal verwendet
werden. Umgekehrt kann ein gewisser Argwohn gegenüber stereotyp in
jeder Bedienungsanleitung vorkommenden Inhalten sehr gesund sein.
Die Auswertung der Kennzahlen erfolgt in diesem Fall nicht grafisch
(Informationscockpit), sondern in der Form einer hierarchisch gegliederten
Modulliste. Über diese kann der Redakteur dann relativ einfach
diejenigen Inhalte aufsuchen, die er genauer betrachten möchte.
Optimierung der Wiederverwendung durch Ähnlichkeitssuche
Redaktionssysteme bieten, wenn Technische Dokumentation im Fokus
des Anbieters steht, oft Schnittstellen zu einer Autorenunterstützung an.
Bei der Translation-Memory-gestützten Variante werden die im Translation
Memory gespeicherten und indizierten Übersetzungseinheiten in
der Ausgangssprache durchsucht, um dann während des Schreibens im
Editor per Suche im Hintergrund ähnliche Sätze und Phrasen im Vergleich
zu dem soeben Geschriebenen in einer Trefferliste anzuordnen.
Das Einfügen eines Satzes aus der Liste anstelle der soeben geschriebenen
Variante kann die Übersetzungskosten reduzieren und die Textkonsistenz
erhöhen.
Eine Redaktionssystems-gestützte Autorenunterstützung bietet den
großen Vorteil, dass sich nicht nur Sätze aus Inhalten des Redaktionssystems
wiederverwenden lassen, sondern auch die Module, aus denen
sie stammen.
Die Implementierung einer Ähnlichkeitssuche auf der technischen
Grundlage der (vorhandenen) Autorenunterstützung liefert Revisionslisten,
die dem Redakteur helfen, redundant vorhandene oder ähnliche
Module zu identifizieren und zusammenzuführen.
42
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
Prüfung gegen den Redaktionsleitfaden
Regeln mit Bezug auf die Makrostruktur (Teilbäume) und die Mikrostruktur
(strukturierter Inhalt) lassen sich oft formal fassen. Ein XMLbasierter
Standard, der über die mit DTD und XML Schema prüfbaren
Strukturen hinaus kombinierte Tests von Struktur, Inhalt und Metadaten
ermöglicht, ist ISO Schematron. Die Implementierung setzt entweder
eine API für das Navigieren im Repository voraus, oder das auszuwertende
Dokument muss im XML-Format vorliegen.
Eine entsprechende Revisionsliste könnte z. B. diese Treffer enthalten:
––
Handlungsanweisungen mit mehr als n Handlungsschritten
––
Überschriften, die mit einem Artikel beginnen
––
veraltete Module (siehe unter „Motivation und Fragestellung“)
––
falsch komponierte Dokumente (die gegen die DTD valide sind)
Terminologieprüfung im Hintergrund
Die Prüfung der Inhalte auf die Einhaltung vorgegebener Terminologie
setzt voraus, dass verbotene Benennungen und Synonyme miterfasst
werden. Allerdings funktioniert Terminologieerkennung nicht bei allen
bzw. nicht zuverlässig bei einigen Sprachen (inflektierende Sprachen,
zu geringe Ähnlichkeit beim Stemming u.s.w.). Beim Aufbau einer entsprechenden
Revisionsliste ist darauf zu achten, dass Terminologieänderungen
in der Ausgangssprache nicht zwangsläufig zu Änderungen in
der jeweiligen Zielsprache führen (es gibt alle drei Kombinationen). Bei
allen Einschränkungen ergibt sich aber auch hier eine sinnvolle Revisionsliste.
Die Implementierung setzt derzeit die Kopplung von Systemen
unterschiedlicher Anbieter voraus.
Fazit
Die Unterstützung von Revisionsprozessen im Redaktionssystem ist
teilweise mit Bordmitteln, teilweise über die Implementierung offener
Standards mit überschaubarem Aufwand realisierbar. Speziell Tests gegen
die weichen Regeln des Redaktionsleitfadens und die Optimierung
der Wiederverwendung durch Ähnlichkeitssuche können nach Meinung
des Autors einen wertvollen Beitrag zu Textqualität und Kostenentwicklung
leisten. Einzelne Entwicklungsprojekte laufen bereits. Darum:
Augen auf beim Messebesuch!
Literaturhinweise und Links
Report Exchange Format (REx):
http://www.home.hs-karlsruhe.de/~ziwo0001/rex/intro.html
(Homepage von Prof. Dr. W. Ziegler)
ISO Schematron: http://www.schematron.com/
für Rückfragen: victor.linnemann@neo-comm.ch
tekom-Jahrestagung 2012
43

Content Management
CM 6
Partnerpräsentation
Prozessoptimierung bei Putzmeister:
Einführung eines Redaktionssystems
mit PI-Mod und SAP-Schnittstelle
Bernd Klötzl, Putzmeister Concrete Pumps GmbH, Bodnegg
Karsten Schrempp, PANTOPIX GmbH & Co. KG, Aichtal
Es ist ein alter Traum, im variantenreichen Sondermaschinenbau aus
einer Maschinenkarte oder Fertigungsstückliste adäquate Technische
Dokumentation zu erzeugen. Wir zeigen, wie wir das bei Putzmeister für
Betonpumpen umgesetzt haben.
Ausgangslage
Variantenvielfalt
Die Herausforderung
Die Ausgangslage ist einfach: Für eine Betonpumpe gibt es eine optionale
Funktion, repräsentiert durch eine Baugruppe, z. B. die Spülwasserpumpe.
Je nach Typ der Betonpumpe, z. B. fahrbar oder stationär,
unterscheidet sich die Art des Einbaus. Damit gibt es Unterschiede in
Detailfunktionen in der Bedienung und bei der Wartung. Anspruch und
Stand der Redaktion ist die auftragsspezifische Dokumentation.
Bei alleine über 20 Typen fahrbarer Betonpumpen mit etwa hundert
kombinierbaren Optionen und kundenspezifischen Erweiterungen
ergibt sich damit eine Variantenvielfalt, die aus dem augenscheinlichen
Serienprodukt eine Sondermaschine macht.
Ziele des Projekts
––
Das bestehende, auf Quicksilver und einer MS Access-Datenbank
basierende Redaktionssystem sollte abgelöst werden.
––
Es sollte weiterhin die auftragsspezifische Dokumentation erstellt
werden können, bei einer Reduktion des dazu notwendigen Aufwands.
––
Es sollte ein Redaktionskonzept entwickelt werden, das basierend
auf einem oder mehreren Maximaldokumenten und mit intelligenten
Filtermechanismen zu einer Vereinfachung und Beschleunigung der
Redaktions- und Publikationsprozesse führt.
––
Die Filter sollten über eine Schnittstelle zu SAP auftragsspezifisch
beliefert werden.
––
Während des Projekts ergab sich eine Erweiterung des Projekts von
einem Geschäftsbereich (PCP, Betonpumpen, Sondermaschinen) auf
zwei weitere Geschäftsbereiche (Putzmeister Mörtelmaschinen, weitgehend
Serienmaschinen, und Putzmeister Solid Pumps, Anlagenbau),
die beide mit möglichst identischen Prozessen in der Nutzung
des Redaktionssystems integriert werden sollten.
––
Das neue System mit seinen Prozessen sollte übersichtlich und handhabbar
bleiben.
Der Auswahlprozess für das Redaktionssystem erfolgte nach den üblichen
Standards und ist nicht Gegenstand dieses Vortrags. Es wird COSI-
MA PI-Mod von Docufy eingesetzt.
44
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
Konzept
Das Gesamtkonzept wurde über eine Diplomarbeit vorbereitet. Sie zeigte
auf, dass bei der Einführung einer entsprechenden Materialklassifikation
in der Stückliste und einer passenden Modularisierung im CMS
die Erstellung von Maximaldokumenten mit Filterkriterien möglich ist.
Ebenso wurden zwei Komplikationen erkennbar:
––
Die Stücklisten sind nicht vollständig, da manche Standardfunktion
nicht als Baugruppe in der Stückliste erscheint.
––
Für mehrfach verbaubare Baugruppen ist der Einbauort nur implizit
(und nicht immer regelbasiert) aus der Stückliste ablesbar.
Daraus ergab sich, dass zumindest in einer ersten Ausbauphase ein redaktionelles
Überarbeiten der Stücklisteninformationen notwendig war.
Materialklassen in
der Stückliste
PI-Mod
Produktklassifikation
PI-Mod
Informationsklassen
Maximaldokumente
Filter
Umsetzung
Im Stammdatenmanagement wurde ein zusätzliches Feld eingeführt.
In Abstimmung mit der Redaktion wird bei der Anlage eines Materials
abgestimmt, ob dieses Material (z. B. eine Baugruppe) dokumentationsrelevant
ist. In diesem Fall wird in dieses Feld eine Kennung für die
Materialklasse eingetragen.
Als Datenmodell für die Modularisierung wird PI-Mod eingesetzt. Für
jedes Topic wird das „P“ für die Produktklassifikation über die Materialklasse
oder die Materialnummer einer Baugruppe gefüllt, je nach
Allgemeingültigkeit der Information. Da wir dieses Metadatenkonzept
über die Funktion der Gültigkeiten des CMS abbilden, haben wir zudem
die Möglichkeit, Inhalte innerhalb eines Topics mit einer Gültigkeit zu
versehen, was wir zu einer gezielten Filterung einsetzen.
Gleichzeitig haben wir die Möglichkeit, zu einem Material Informationen
zu verschiedenen Informationsklassen zu füllen. Damit stellen wir
sicher, dass z. B. Bedien- und Wartungsinformationen erfasst werden. Es
gibt keine übergreifenden Regelungen, sondern Baugruppen-abhängig
wird entschieden, welche Informationsklassen mit Inhalten versehen
werden.
Je nach Geschäftsbereich und Produktpalette erstellen wir Maximaldokumente,
die kontinuierlich gepflegt werden. Sie sind nach dem obigen
Schema modularisiert. Für einen Kundenauftrag wird eine Kopie eines
Maximaldokumentes angelegt, die mit den entsprechenden Filtern versehen
und gegebenenfalls individuell angepasst wird. Über diesen Mechanismus
verlieren wir zwar für das auftragsspezifische Dokument die
Weiterentwicklung des Maximaldokuments, was aus unserer Sicht aber
keinen gravierenden Nachteil bedeutet.
Eine Erweiterung des Redaktionssystems stellt uns Filter als redaktionelle
Objekte zur Verfügung, die gespeichert, überarbeitet und versioniert
werden können. Damit können wir einerseits Materialklassen
nachpflegen, die nicht über die Stückliste geliefert werden. Andererseits
können wir für „ähnliche“ Aufträge vorhandene Filter verwenden. Es
hat sich als sinnvoll erwiesen, nicht nur mit einem Filter zu arbeiten,
das einen ganzen Auftrag abdeckt, sondern typenspezifische Standardfilter
als Basis zu nutzen und zusätzliche Auftragsspezifika über eigene
Filter abzudecken. In der Praxis bedeutet das, dass einem Maximaldokument
mehrere Filter zugewiesen werden können.
tekom-Jahrestagung 2012
45

Content Management
Aktueller Status: Der Redaktionsprozess
Die Erstellung einer kundenspezifischen Dokumentation erfolgt in den
folgenden Schritten:
––
SAP liefert eine kundenspezifische Fertigungsstückliste
––
Aus dieser Liste wird ein Filter generiert und im CMS abgelegt
Gleichzeitig erhalten wir eine Delta-Informationen zu im CMS nicht
vorhandenen Gültigkeiten und/oder Materialnummern
––
Der Redakteur erstellt eine Kopie des Maximaldokuments für den
Kundenauftrag. Der aus den SAP-Daten erstellte Filter und entsprechende
Basis-Filter (mit Typinformationen) werden an dieses Maximaldokument
gehängt.
––
Die Filter und das Dokument können redaktionell überarbeitet werden.
––
Publikation
Fazit
Auf der Basis einer grundlegenden Konzeption haben wir ein effizientes
Werkzeug für die Redaktion aufgebaut.
Für Rückfragen:
kloetzlb@pmw.de
karsten.schrempp@pantopix.de
46
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
CM 7
Workshop
Module al gusto – Dokumente
maßgeschneidert modularisieren
Ute Mitschke, Ovidius GmbH, Berlin
Beim Aufbau modularer Dokumentation wird großer Wert auf die Auswahl
einer geeigneten XML-Struktur gelegt. Wiederverwendung von
Inhalten und Effizienz des Systems beim Publizieren werden gleichzeitig
durch die Klassifizierung der Inhalte und Vereinbarungen zur Modulgröße
beeinflusst.
Wird ein Content-Management-System (CMS) eingeführt, entstehen
Module mit den unterschiedlichsten Inhalten, die vom Redakteur bei
der Arbeit mit dem CMS leicht gefunden, eindeutig identifiziert und im
gewünschten Kontext zusammengestellt werden müssen.
Was ist das Schwierige am Finden einer effektiven Benennung für Module?
Es ist der Wunsch, mit ständig wechselnden Suchkriterien das
Modul über die Benennung aus einer nicht mehr überschaubaren Vielzahl
wiederfinden zu können.
Wer sucht, der findet?
Folgende Szenarien sind vorstellbar:
1. Jemand sucht alle Module, in denen das Wort „Schraubenzieher“ vorkommt.
2. Es soll ein Modul gefunden werden, in dem die Reinigung eines Filters
von Ölresten beschrieben wird.
3. Die Anleitung für Produkt 1 muss überarbeitet werden, da es eine
funktionale Änderung gibt, die nur Produkt 1 betrifft. Wie müssen die
Module gekennzeichnet werden, damit nur die Module von Produkt 1
und nur die aus den Kapiteln Inbetriebnahme und Bedienung gefunden
werden?
4. Es soll ermittelt werden, ob es Module gibt, für die ein konkreter Autor
Inhalte für Service-Handbücher verfasst hat.
5. Die Anleitungen von Produkten, die im kommenden Monat auf den
Markt gehen sollen, müssen um einen Sicherheitshinweis für die
Betriebssicherheit ergänzt werden. Davon betroffen sind nur die
Produkte einer Produktklasse und nur die Abschnitte für das Kapitel
Bedienung. Wie müssen die Module gekennzeichnet worden sein,
damit konkret diese Module leicht gefunden werden?
Die Beispiele zeigen, dass es empfehlenswert ist, in der Konfiguration
des CMS die Möglichkeit vorzusehen, Module mit ausreichend vielen
Metadaten auszuzeichnen, um mit deren Hilfe gezielt nach ihnen suchen
zu können. Durch jedes Metadatum wird dabei eine bestimmte
Perspektive definiert, nach der gesucht werden kann.
tekom-Jahrestagung 2012
47

Content Management
Wie ein Filtern nach Maschinen- und Handbuchtyp aussehen kann, zeigt
die Abbildung.
Informationen für Metadaten klassifizieren
Es hat sich bewährt, die Handbuch-Typen (Betriebsanleitung, Serviceanleitung,
Schulungshandbuch usw.) und die nach Maschinenrichtlinie
erforderlichen Kapitel (Installation/Inbetriebnahme, Bedienung,
Fehlerbehebung usw.) als Metadatum zu definieren. Welche anderen
Metadaten zusätzlich sinnvoll sind, kann je nach Anwendungsfall sehr
unterschiedlich sein.
Für Firmen mit einer konkreten Produktstruktur nach Produktklassen
und -gruppen, mit wenigen Zusatzoptionen und ohne Varianten, die
sehr umfangreiche Dokumentationen erstellen (z. B. im Flugzeugbau),
ist es sinnvoll, in den Modulen die Produktzugehörigkeit anzugeben.
Ist die Produktpalette einer Firma sehr breit gefächert, variantenreich
und der Innovationsgrad sehr hoch, wird die Produkt-Kennzeichnung
in der Vielzahl kleiner, allgemeingültiger Module zu aufwendig. In diesem
Fall empfiehlt es sich, bestimmte Produkt-Merkmale und -Funktionen
als Kennzeichnung zusammenzustellen.
Da nicht nur die Dokumentationsabteilung mit der Produktvielfalt umgehen
muss, sondern die Produktionsplanung und Fertigung davon
genauso betroffen sind, lohnt es, sich in anderen Betriebsbereichen anzuschauen,
wie dort die Vielfalt der Produkte handhabbar klassifiziert
wird.
Das konkrete Vorgehen im Workshop
1. Vorstellen der Beispiel-Firma, deren Produktstruktur und vier konkreter
Produkte.
Als Beispielfirma dient eine fiktive Bohrmaschinen produzierende
Firma, die Bohrmaschinen verschiedener Größe, Leistung,
48
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
Hinweis
Funktionsumfang und Aufstellung (Standbohrmaschinen und Handbohrmaschinen)
produziert.
2. Erarbeiten des prinzipiellen Inhalts für ein Beispielkapitel einer BA
nach Maschinenrichtlinie.
Die Teilnehmer erhalten ein Arbeitsblatt, auf dem 3 verschiedene Abschnitte
aus Kapiteln „Bedienung“ aufgelistet sind. Sie sollen auf dem
Arbeitsblatt die Abschnitte in ihrer Gültigkeit den Produkten zuordnen.
Mögliche Ergebnisse sind: z. B. Gültigkeit für alle Produkte, für eine
Produktklasse oder für ein spezielles Produkt.
In einem Folgeschritt werden die Inhalte analysiert und inhaltlich zu
verschiedenen Informationstypen zugeordnet: z. B. Handlungsanweisung,
Beschreibung, Technische Daten
Die Ergebnisse werden auf dem Flipchart festgehalten.
3. Definition der Perspektiven, zu denen Module konkret zugeordnet
werden können.
Hierzu gibt es eine Vorstellung von konkret im Redaktionsalltag vorkommenden
Aufgaben, die es notwendig machen, Module schnell zu
finden.
Ziel dieser Aufgabe ist es, zu erkennen, unter welchem Gesichtspunkt
bzw. welcher Perspektive ein Modul gesucht werden könnte.
Im Ergebnis werden 6 Kriterien zusammengestellt, die einem Modul
für die konkrete Situation als Metadatum beigefügt werden sollten, um
beim Suchen zu den gewünschten Ergebnissen zu kommen.
4. Gruppenweises Schreiben von Beispiel-Modulen und Klassifizieren
der erarbeiteten Module.
Auf einem Arbeitsblatt sind 3 Beispieltexte für Module enthalten. Je
Gruppe soll ein Beispieltext überarbeitet und die konkreten Metadaten
zugeordnet werden.
Ziel: Finden von Formulierungsfehlern, um das Modul wiederverwendbar
zu gestalten, Erkennen unpassender Modulgrenzen und das Anwenden
der gefundenen Klassifizierungskriterien.
5. Zusammenfassung der Ergebnisse und des Verfahrens
Hier wird in einer Übersicht verallgemeinert, wie Kriterien für die Klassifizierung
von Modulen ermittelt werden können und welche Auswirkungen
das auf die inhaltliche Gestaltung von Modulen hat.
Während des Workshops arbeiten die Teilnehmer nicht mit Computertechnik.
Es ist empfehlenswert, Schreibgeräte und Textmarker
mitzubringen.
für Rückfragen: ute.mitschke@ovidius.com
tekom-Jahrestagung 2012
49

Content Management
CM 8
Tutorial
Code und Texte aus Datentabellen
generieren mit MS Excel
Edgar Hellfritsch, doctima GmbH, Fürth
Hin und wieder steht man als Technischer Redakteur oder als Content
Administrator vor der Aufgabe, eine größere Reihe von Datensätzen
umzuformen oder umzustrukturieren. Produkt- und Stücklisten, Term-
Vorschläge für das Terminologie-Management, die Ausgabe der Befehlszeile
„c:\> DIR /S > dir.txt“ – Sie kennen sicher eigene Beispiele aus
Ihrem Alltag. Dabei kann es sich um Excel- oder CSV-Dateien handeln
oder beliebige andere Listen-Formate.
Je nachdem, wie umfangreich die Daten sind und wie häufig sie neu
konvertiert werden müssen, lohnt sich eine elaborierte Skript- oder
Programm-Lösung. Oder man überlegt sich, die Verarbeitung manuell
durchzuführen.
Für viele Aufgaben bietet sich ein unaufwändiger Zwischenweg an.
Tabellenkalkulationen wie MS Excel können bereits mit Kenntnis einiger
weniger Formeln und ein bisschen logischem Denken überraschend
komplexe Konvertierungen erledigen. Alternativen wie OpenOffice e. a.
bieten mit leichten Abwandlungen ähnliche Möglichkeiten.
Vorteile des hier vorgestellten Ansatzes:
––
Geringe Vorkenntnisse, keine Programmierung nötig
––
Schnelle Ergebnisse
––
Wiederverwendbare Funktionalität
––
Effizienz- und Qualitätsgewinn gegenüber manuellem Arbeiten
Ein einfaches Beispiel
Das nachfolgende Beispiel ist branchenneutral-instruktiv gewählt.
Quelle: Attributierte Datensätze
Avatar Science-Fiction 2009
Beetlejuice Fantasy 1989
Coraline Fantasy 2009
Dave Comedy 1993
Um die folgende Ausgabe zu erreichen, müssen Sie lediglich die folgenden
Excel-Mechanismen anwenden: Daten sortieren, Wenn-Dann-
Abfrage, Zellinhalte vergleichen, Zellinhalte und Texte verketten.
Ziel: Hierarchische XML-Struktur
50
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
Grundlagen
Excel ist dazu da, Datenkolonnen zu erfassen und, für die etwas versierteren
Anwender, diese auch auszuwerten. Neben den meist verwendeten
logischen und mathematischen Berechnungsformeln erlaubt Excel
auch einfache Bearbeitungsschritte für textuelle Inhalte.
Einfaches Beispiel: Zellinhalte aus Spalten A und B verketten
A B C (Formel) C (Anzeige)
1 Avatar Science-Fiction =A1&“, “&B1 Avatar, Science-Fiction
2 Dave Comedy =A2&“, “&B2 Dave, Comedy
Excel ist sehr intelligent beim Kopieren und Verschieben von Formeln
(was Segen und Fluch bedeuten kann, in diesem Fall ist es eher Ersteres).
Wenn Sie eine Formel einmal, z. B. für den Datensatz in Zeile 1,
definiert haben, können Sie sie sehr leicht für alle weiteren Datensätze
übernehmen. Die Zeilen- bzw. ggf. Spaltennummern werden beim Kopieren
angepasst.
Sie können Formeln miteinander kombinieren, sie ineinander verschachteln.
Hier ist insbesondere die Formel WENN interessant.
Einfaches Beispiel: Comedy-Filme hervorheben
A B C (Formel) C (Anzeige)
1 Avatar Science- =WENN(B1=“Comedy“; A1&“, “&B1;““)
Fiction
2 Dave Comedy =WENN(B2=“Comedy“; A2&“, “&B2;““) Dave, Comedy
Mit diesen wenigen Hilfsmitteln lässt sich bereits sehr viel erreichen.
Für die oben gezeigte Transformation ist kein weiteres Excel-Knowhow
nötig. Um die transformierten Daten weiter zu verwenden (z. B.
im XML-Editor Ihres CMS), genügt es im einfachsten Fall, die generierten
Zellen zu markieren und sie mit Copy/Paste in Ihre Software zu
übernehmen.
Interessante Aspekte
Im Beispiel sehen Sie eine einfache Umstrukturierung der Datensätze
nach einem Attribut (hier: das Genre). Das ist relativ leicht nachzuvollziehen,
aber bereits mehr, als man mit Suchen und Ersetzen lösen kann.
Richtig interessant wird es, wenn weitere Aspekte hinzukommen.
––
Die Kategorisierung der Daten erfolgt über mehrere Ebenen. Im Beispiel
könnte man noch nach Erscheinungsjahr strukturieren.
––
Die Daten enthalten kommagetrennte Listen. Im Beispiel könnte es
sich dabei um eine Liste der beteiligten Schauspieler handeln.
––
Die Daten sollen in der Ausgabe mehrfach verwendet werden. Im
Beispiel könnte man statt dem hier gezeigten XML HTML-Code generieren:
zunächst eine Auswahlbox mit allen Titeln, als Zweites dann
eine Liste von HTML-Containern mit allen Daten des Datensatzes.
Wählt man einen Titel aus, erscheint der entsprechende Container.
tekom-Jahrestagung 2012
51

Content Management
––
Die Daten enthalten Attribute, aus denen sich Verweise bzw. Hyperlinks
erzeugen lassen. Im Beispiel könnte das eine zusätzliche Spalte
mit der IMDb-ID des Films sein (International Movie Database, z. B.
tt0327597 mit dem Link http://www.imdb.com/title/tt0327597/ für den
Titel Coraline).
––
Die Daten benötigen für die weitere Verarbeitung eindeutige IDs, die
sich mit Excel datensatzweise generieren lassen.
––
Die Daten enthalten formatierte Zahlenwerte. Datumswerte, Prozentund
Geldwerte sind für Excel zunächst nackte Zahlen, deren Darstellung
als Datum oder Prozentzahl erst durch die Formatierungs-
Eigenschaften der Zelle entsteht. Verwendet man solche Zahlenwerte
in Textverkettungen, muss die Formatierung eigens erfolgen.
Weiterführende Möglichkeiten
Die hier vorgestellte, programmierfreie Lösung hat natürlich ihre
Grenzen. Bequemere und flexiblere Mechanismen – beispielsweise ein
HTML-Export auf Knopfdruck – lassen sich in Excel mit Visual Basic
realisieren. Aber das ist ein ganz anderes Kapitel und soll in diesem
Tutorial nur kurz als Ausblick gezeigt werden.
Für Rückfragen: edgar.hellfritsch@doctima.de
52
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
CM 9
Workshop
Zwei rechts, zwei links, zwei fallenlassen –
Strickmuster zur Bestandsdatenmigration
Mareike von der Stück, Elvis Ališic, Schmeling + Consultants GmbH, Heidelberg
Nur wenige Unternehmen können es sich leisten, nach der Einführung
eines neuen Redaktionswerkzeugs mit der Dokumentationserstellung
wieder bei null anzufangen. Gewöhnlich muss für einen effizienten
Produktivstart zumindest ein Teil der Bestandsdaten in die Struktur der
neuen Schreibumgebung übertragen (migriert) werden.
Für die Bestandsdatenmigration gibt es unterschiedliche Strategien:
––
Migration mit viel oder wenig Automatisierung
––
Migration großer Datenvolumina auf Vorrat oder einzelner Dokumente
nach Bedarf
––
Migration mit umfangreicher oder nur punktueller Überarbeitung der
Inhalte
Abhängig von der Ausgangssituation hat jede Strategie ihre Berechtigung
und fordert einen bestimmten Aufwand. Um die eigene Ausgangssituation
und den zu erwartenden Aufwand besser einschätzen zu können,
sind folgende vorbereitende Überlegungen hilfreich:
––
Entspricht die Qualität der Bestandsdaten der SOLL-Qualität der
Inhalte, die zukünftig mit dem neuen Werkzeug erstellt werden?
––
Welche Bestandsdaten und in welchem Umfang sollen sie in die neue
Umgebung übertragen werden?
––
Mit welchen Mitteln und in welchen Schritten können die Bestandsdaten
übertragen werden?
Diskrepanzen zwischen IST- und SOLL-Qualität ermitteln
Eine gründliche Analyse der Inhalte zeigt, wie weit die inhaltliche Qualität
der Bestandsdaten von der SOLL-Qualität entfernt ist, und gibt
Aufschluss darüber, in welchem Umfang die Bestandsdaten inhaltlich
überarbeitet werden müssen. Die Kriterien, nach denen die Analyse
durchgeführt wird, müssen aus dem übergeordneten Projektziel abgeleitet
werden.
Mit der Entscheidung für ein neues Redaktionswerkzeug ist das Ziel
verbunden, die Dokumentation effizienter zu erstellen. Typischerweise
soll die höhere Effizienz über eines oder mehrere der folgenden Teilziele
(Qualitätskriterien) für die Dokumentation erreicht werden:
––
zielgruppengerechte Inhalte
––
übersetzungsgerechte Inhalte
––
konsistente Formulierung und Struktur
––
optimale Kürze
––
Aktualität
––
Modularität und Wiederverwendbarkeit
Bestimmung und Umfang der zu migrierenden Daten
Die quantitative Bewertung gibt Aufschluss darüber, welche Bestandsdaten
man bei der Migration priorisieren sollte. Häufige quantitative
Bewertungskriterien für Bestandsdaten sind:
tekom-Jahrestagung 2012
53

Content Management
––
Gibt es von dem beschriebenen Produkt viele Varianten oder ist es
ein „Einzelkind“?
––
Wird das beschriebene Produkt regelmäßig geändert und weiterentwickelt
oder ist es bereits abgekündigt?
––
Wird das beschriebene Produkt in neue Märkte vertrieben?
Auch organisatorische und qualitative Aspekte können bei der Bestimmung
der zu migrierenden Daten eine Rolle spielen, z. B.
––
standardisierte Inhalte, die in Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen
erstellt wurden
––
Inhalte, die nach speziellen normativen Anforderungen entwickelt
wurden
Mittel und Schritte der Bestandsdatenmigration
Nachdem die Qualitätsziele und der Umfang der zu migrierenden Inhalte
bestimmt sind, muss geprüft werden, wie die Daten in die neue
Schreibumgebung übertragen werden können. Hier spielen sowohl
technische und strukturelle Aspekte eine Rolle.
Technisch:
––
Kann man (außer mit Copy&Paste) Daten aus dem Quell- ins Zielformat
portieren?
––
Sind Zwischen-Transformationen nötig?
––
Können wichtige Informationen beim Übertragen verloren gehen?
Strukturell:
––
Ist eine klare Gliederung der Inhalte zu erkennen?
––
Wurden bereits konsistente Formatvorlagen oder Elemente benutzt?
––
Wie nahe kommt die Gliederung und Formatierung an die SOLL-
Strukur im neuen Redaktionswerkzeug?
Die Ergebnisse dieser Betrachtung helfen dabei einzuschätzen, ob man
bei der Migration eine Automatisierung einsetzen kann und ob man die
Inhalte und die Struktur der Daten besser vorbereitend noch im alten
Werkzeug überarbeitet oder erst in der Nachbearbeitung im neuen
Redaktionswerkzeug.
für Rückfragen:
m.vonderstueck@schmeling-consultants.de
e.alisic@schmeling-consultants.de
54
tekom-Jahrestagung 2012

Content Management
CM 10
Presentation
Selecting the Best Technology to
Support Your Content Reuse Strategy
Lisa Pietrangeli, ThirtySix Software
Companies need to take advantage of content reuse in order to save
time, save money, and generate higher quality documentation. A successful
content reuse implementation requires a well-planned, well
thought out content reuse strategy and a technology that effectively
supports this strategy. Often, technical communicators must lead this effort
because they are working with the content, tools, and writing teams
who are critical to the success of any content reuse and management
efforts.
Selecting the right technology isn‘t easy. There is no universal one-sizefits-all
content reuse solution. There are countless vendor products,
each differing in features, functionality, price, and complexity. With
all these possibilities it‘s easy to get lost. However, by taking a wellplanned
and disciplined approach to evaluating these technologies, you
can be sure to select the right solution for your organization.
This presentation outlines a practical approach for how to identify and
evaluate content reuse technologies to ensure you select the one that
best supports your content reuse strategy. In addition, we will emphasize
the importance of having a sound content strategy in place before
you begin shopping for the right technology.
Through real-world examples and using some very practical handouts,
participants will leave with clear next steps in mind and a great starting
point. By setting priorities, identifying the company’s true needs, and
learning how to evaluate tools intelligently, technical communicators
will lead the way for their companies to save time, money, and produce
consistently higher quality content.
lisap@thirtysix.net
tekom-Jahrestagung 2012
55

Content Strategies

Content Strategies
CS 6
Presentation
Transforming Technical Content
into a Business Asset
Sarah S. O’Keefe, Scriptorium Publishing, Raleigh-Durham, USA
Technical content is often the last in line for investment and innovation,
but poor content has profound effects inside and outside the organization.
Before relegating technical content to the “necessary evil” role with
minimal investment, consider whether it might actually be less expensive
to create high-quality technical information.
The issues to consider are:
−−
The real cost of low-cost documentation
−−
How to create an efficient content development process
−−
Whether high-quality documentation can lower the cost of technical
support
−−
The most cost-effective way to share technical content across the
enterprise
The fallacy of low-cost documentation
In many organizations, management pays as little attention as possible
to content. Content development is assigned to administrative staff
using whatever tools are lying around (usually Microsoft Office) or outsourced
to the lowest bidder.
It is acceptable to assess your organization’s content requirements and
embark on a strategy of producing indifferent content cheaply (the
“meh” strategy). The vast majority of organizations who adopt a laissezfaire
attitude, however, have not thought through the implications.
Here are some typical business problems that have bad documentation
as their root cause:
−−
Call volume to technical support is high.
−−
Product returns are high and sales are lost.
−−
Missing content.
−−
Cannot deliver required formats.
−−
Ugly content contradicts premium product messaging.
−−
Huge globalization costs.
−−
Technical support and other internal organizations are creating content
that duplicates documentation.
Efficient technical content development
The process of creating technical information includes writing text,
creating graphics, recording audio, and the like. A basic prerequisite for
good content strategy is that the content should be of good quality—accurate,
concise, and complete.
An efficient workflow with professional technical communicators creating
high-value information is typically the least expensive option (better,
faster, and cheaper). This correlation is explained by the following
factors:
−−
Reuse versus copy and paste. Copying and pasting is quick and easy
initially, but it is hard to maintain over time because of information
duplication.
tekom-Jahrestagung 2012
59

Content Strategies
−−
Formatting. “Quick-and-dirty” formatting is also unmaintainable.
−−
Production. Instead of converting content from one format to another
manually, a professional workflow generates the proper outputs automatically.
A one-time configuration effort replaces the repeated conversion
task.
−−
Localization. Better-organized content and automated production
result in much lower localization costs.
A rough estimate is that writers spend around 20 percent of their time
on formatting tasks in less-efficient content development environments.
The right tools and technologies will make your content development
process more efficient. (The wrong tools, even when they are “free,” can
be very expensive.) An efficient process is one where the tools and technologies
that are in place help you produce the content you need, in the
formats you need, and when you need it.
Reducing the cost of technical support
Live technical support, whether provided via phone, email, or chat, is
expensive because it is provided one-to-one. Technical content, by contrast,
is one-to-many and less expensive per person—assuming that
you have a reasonable number of readers. Many people can use a single
installation guide without increasing the cost of the document. Therefore,
many large companies measure the effectiveness of improved
content by looking for call deflection—a reduction of technical support
incidents.
Call deflection isn’t the only way in which technical documentation can
reduce support costs. If technical content is both reliable and easily
searchable, support agents can quickly find the specific information a
customer needs—and shorten the average time per call.
Better content results in fewer calls because users find the information
before picking up the phone. You can evaluate the cost of producing and
distributing technical content against the cost of providing technical
support. For large organizations, which may receive thousands or tens
of thousands of technical support calls per day, reducing calls by just
one or two percentage points results in huge cost savings.
Technical content is not just for customers. It is also a valuable asset
inside your organization, particularly for the technical support team.
The technical support staff is responsible for helping customers to use
a product successfully. The technical support organization desperately
needs technical content—and the sooner it’s available, the better.
Technical content that is locked down in PDF files and print is not particularly
useful to support agents. Support agents need quick answers
to questions, so they need the ability to search all technical content
quickly. They might be able to use the index or table of contents of a
single printed book to find what they want, but given a library of books,
an online search is the only reasonable option.
Content collaboration across the organization
Historically, technical communication, marketing, and other departments
developing content did not work closely with each other. Today,
collaboration is increasing. Instead of working in isolation, departments
60
tekom-Jahrestagung 2012

Content Strategies
are identifying shared content assets and pooling their resources to
develop this content more efficiently.
Technical communication and marketing usually “own” large amounts
of content. But there are other, less obvious places where high-value
information is created:
−−
Product design and development
−−
Training and education
−−
Technical support
−−
Software
−−
Product interface labels
−−
Web services
−−
Sales
Sharing content across departments improves the overall product quality
by ensuring that customers receive consistent information and a unified
message. At the same time, content sharing eliminates redundancy,
which reduces the cost of content development.
Excerpted from Content Strategy 101: Transform Technical Content into
a Business Asset by Sarah S. O’Keefe and Alan S. Pringle, ISBN 978-0-
9828118-4-9. The full text of the book is available online at
www.contentstrategy101.com.
okeefe@scriptorium.com
tekom-Jahrestagung 2012
61

Content Strategies
CS 8
Workshop
Content Quality: Three Dimensions
to Creating Content that Works
Andrew Bredenkamp, Acrolinx, Berlin
This workshop delivers practical exercises in writing content which
works – moving from a high-level content strategy to the detail of deciding
which content to write and ultimately to make it engage your
audience.
The workshop will be divided into three sessions reflecting three key
dimensions to creating successful content. Good content needs to be
people-ready, global-ready and search-ready.
People-Ready
Making your content people-ready means ensuring that you are writing
for your target audience in a language they can understand.
It also needs to be focused on solving a particular need they have. This
means writing in a disciplined task- and solution-oriented way. Note:
this is useful even for marketing content!
The third aspect of people-readiness – especially, but not exclusively, for
English content – involves making content easier to read by non-native
speakers of the language.
Of course being “people-ready” is the over-arching goal for all your content,
and thinking hard about who will read your content and why will
significantly increase your chances of success.
Global-Ready
This used to mean translation-friendly writing – but this has become
much more complex in the last few years.
We are moving into a new phase of automation around translation and
localization. The dominance of translation memories as the overwhelming
technological support for translation is under serious threat from
machine translation (MT). Of course, these approaches are not mutually
exclusive.
The key idea is that preparing content for going global is more complex
than it used to be. There are many studies on how to prepare content
for rule-based MT, but what of new statistical methods for MT, such as
those popularized by Google and Bing? What does it mean to write content
for MT in this new paradigm?
Even if you are not translating the content yourself with MT, it is now
increasingly likely that your content will be translated by a publicly
available MT engine. How can you ensure that it survives this in the
best possible shape?
As you move to high-growth new markets in Africa and Asia, what will
this mean for your translation strategy? How can you prepare yourself
for translating into hundreds of target languages?
Of course, supporting the needs of non-native speakers is also an aspect
of global-readiness.
62
tekom-Jahrestagung 2012

Content Strategies
Search-Ready
The key to a successful content strategy is to get the right content to
the right people at the right time. But how? Many organizations expend
huge effort on portals and their infrastructure for content delivery. Unfortunately
the only content delivery channel which matters for most
customers is Google, or their favourite search engine. For most organizations,
content which is not findable by search engines is invisible.
How can you make sure your content is ready to be found by your customers?
We will look in detail at how the short fashion for crude SEO is
already losing effectiveness and what is replacing SEO as best practice
around making your content findable by your customers.
Until recently, search optimization was very much restricted to the domain
of marketing content. This has changed dramatically as companies
have realized that (a) many customers consult “after-sales” content,
before they buy and (b) that findability is in fact just as important in the
context of customer support.
Andrew.Bredenkamp@acrolinx.com
tekom-Jahrestagung 2012
63

Content Strategies
CS 11
Workshop
Building a Business Case for Content Strategy
Sarah S. O’Keefe, Scriptorium Publishing, Raleigh-Durham, USA
Content people, as a group, are terrible at business cases. In discussions
about content challenges, the content creators usually have a long list
of valid complaints about bad tools, inefficient processes, and generally
wasted resources. But at the first mention of a potential solution that
costs more than $100, content creators respond, “Oh, they will never approve
that. We never get any money.”
It is true that “they”—which is to say upper management—do not respond
well to requests for large sums of money. What they do understand
is business cases, such as, “To prevent us from wasting Y amount
of resources every year, we need X amount of money this year,” and X is
smaller than Y.
Building a business case requires you to quantify how an investment
(in tools, technology, training, or anything else) will improve business
results. It is not sufficient to claim that your content strategy will contribute
to business goals; you must estimate the improvement and show
that the results are worth the investment. It helps when your estimates
are obviously erring on the conservative side and the savings shown are
still compelling.
Estimating the business value
Increased content reuse and efficient localization are the most common
ways to show value in a business case for technical content.
For reuse, you contrast the cost of writing or maintaining a topic with
the cost of reusing a topic automatically. If the proposed system can
increase the amount of reuse, you have a clear cost savings. Typical tech
comm estimates in this area are as follows:
−−
Current reuse: 5 percent
−−
Estimated reuse with new strategy: 20 percent
If the cost of maintaining a topic is estimated at €100 and the organization
has approximately 4000 topics, then a 15 percent increase in reuse
results in savings of €60,000. If all of the topics are updated in a typical
year, this is a yearly cost savings.
For localization, you need to look at the cost of reformatting translated
text. In less-efficient environments, that cost is approximately 50 percent
of the overall content localization cost. But in this example, we will
use a more conservative 25 percent:
−−
Cost of localization, per word: €0.10
−−
Percentage of localization cost associated with formatting: 25 percent
Again, we assume 4000 pages of content being translated and 250 words
per page. The cost is therefore €100,000 per target language. If formatting
is automated, the organization saves €25,000 per target language in
each localization pass.
64
tekom-Jahrestagung 2012

Content Strategies
Note: There are also cost
savings associated with
increasing reuse, which
decreases the amount
of content sent for
localization, but those
are not calculated here.
There are additional possibilities for cost savings, including the
following:
−−
Sharing content across the organization (rather than just within technical
communication content)
−−
Decreasing time to market
−−
Opening new markets (by increasing the number of supported languages)
−−
Eliminating manual conversion from one format to another
−−
Efficiently creating customized information products
Estimating implementation costs
With a reasonable estimate of cost savings, you can turn your attention
to the implementation side. The proposed system must be scaled appropriately.
For example, if you estimate savings of €100,000 per year,
a system that costs €1 million is not going to work. Ideally, you want to
show a positive return within three years. 12–18 months is better. Thus,
a reasonable cost for your system would be in the range of €100,000 to
€250,000. But what if a less expensive system (€50,000) can deliver most
of the cost savings (€75,000 per year)?
The system you choose will affect the cost savings realized, so there is a
process of weighing both sides of the business case to identify the best
possible investment.
The implementation cost estimate needs to consider the following components
(not all will be present in all solutions)
−−
Software and tools licensing, including content management system,
authoring tools, and publishing tools
−−
Content conversion
−−
Training
−−
Consulting
−−
Follow-on support
A spreadsheet to help with the business case calculation is available
online at bit.ly/TFPSLa
Portions excerpted from Content Strategy 101: Transform Technical Content
into a Business Asset by Sarah S. O’Keefe and Alan S. Pringle, ISBN
978-0-9828118-4-9. The full text of the book is available online at
www.contentstrategy101.com.
okeefe@scriptorium.com
tekom-Jahrestagung 2012
65

Hochschule und Wissenschaft

Hochschule und Wissenschaft
HUW 1
Fachvortrag
Technische Kommunikation als
Forschungsgegenstand: Fragen,
Ergebnisse, Perspektiven
Prof. Dr. Michael Meng, Hochschule Merseburg
Wie Markus Nickl in verschiedenen Beiträgen herausgearbeitet hat, ist
die Arbeit Technischer Redakteure in den letzten Jahren einem grundlegenden
Wandel unterworfen, den Nickl als „Industrialisierung des
Schreibens“ bezeichnet (z. B. Nickl, 2005). Kennzeichen dieses Prozesses
sind zunehmende Standardisierung, Modularisierung, Prozessorientierung
sowie eine größere Bedeutung von Forschung und Entwicklung.
Brauchen wir mehr Forschung in der Technischen Kommunikation?
Welche Bereiche kann Forschung hier in den Blick nehmen? Welche
Ergebnisse hat die Forschung in den letzten Jahren geliefert?
Brauchen wir mehr Forschung?
Neben der Rechtssicherheit soll gute Technische Dokumentation vor
allem drei Kriterien genügen: Sie soll lerneffektiv, vollständig und
dazu kostengünstig zu produzieren, zu pflegen und zu verteilen sein.
Wie jeder Praktiker aus eigener Erfahrung bestätigen kann, stellt der
betriebliche Alltag Technische Redakteure sehr häufig vor Entscheidungen,
bei denen diese Kriterien in Konflikt geraten. Welche Inhalte
sollen in das Handbuch aufgenommen und wie ausführlich sollen diese
Informationen dargestellt werden? Welche Inhalte sind zwingend erforderlich,
um die zuverlässige Bedienung eines Geräts oder das Erlernen
eines Softwareprogramms zu ermöglichen? Welche Information wird
besser durch Sprache und welche besser durch Bilder und Screenshots
vermittelt?
Probleme wie diese können zwar mit Erfahrungswissen, „Best
Practice“-Ansätzen und viel Bauchgefühl schnell einer pragmatischen
Lösung zugeführt werden. Aber spätestens, wenn unterschiedliche
Lösungsansätze konkurrieren, wird deutlich, dass die Basis für eine
begründete und nicht allein ökonomisch getriebene Entscheidung für
oder gegen einen Lösungsansatz oftmals fehlt. In diese Begründungslücke
kann und muss angewandte Forschung zur Technischen Kommunikation
stoßen.
Was für Forschung brauchen wir?
Mit Blick auf den Prozess der Technischen Kommunikation kann Forschung
drei verschiedene Bereiche beleuchten (vgl. Krings, 1996): den
Prozess der Erstellung Technischer Dokumentation, den Prozess der
Rezeption Technischer Dokumentation durch die Anwender und die
entstandenen Texte selbst. In jedem dieser Bereiche gibt es Ansatzpunkte
für praxisrelevante Untersuchungen. Damit Forschung aber
tatsächlich handlungsleitend werden kann, muss sie nach Krings (1996)
folgende Kriterien erfüllen:
−−
Sie muss konkret sein und einen kausalen Zusammenhang zwischen
Text-/Bildmerkmalen auf Merkmale der Textverarbeitung oder der
Produktnutzung nachweisen.
tekom-Jahrestagung 2012
69

Hochschule und Wissenschaft
−−
Sie muss verallgemeinerbar sein und für die Kommunikationsform
„Technische Kommunikation“ gelten.
−−
Sie muss informativ sein, d. h. im Ergebnis lösungsorientiert und
handlungsbezogen.
Auf der Suche nach Begründungswissen nutzen Technische Redakteure
bereits seit einiger Zeit Forschungsergebnisse aus Nachbardisziplinen
wie z. B. der Kognitionswissenschaft. Siehe dazu beispielhaft Kösler
(1990) und Ballstaedt (1997). In den letzten Jahren haben sich jedoch
zusätzliche Forschungsstränge gebildet, die ganz direkt auf Gegenstand
und Prozess der Technischen Kommunikation abzielen. Zwei Beispiele
dafür werden nachfolgend erläutert.
Beispiel 1: Sind Screenshots hilfreich?
Screenshots (Bildschirmfotos) sind das wichtigste Visualisierungsmittel
in der Softwaredokumentation. Screenshots können unterschiedliche
Informationsarten repräsentieren, z. B. ein Ziel vorwegnehmen, das
Resultat einer Handlung abbilden oder die Ausführung einer Handlung
selbst unterstützen. Der Einsatz von Screenshots resultiert jedoch in
deutlich umfangreicheren Handbüchern und erhöht die Kosten bei der
Erstellung und Pflege von Dokumentation. Wirkt sich der Einsatz von
Screenshots tatsächlich positiv auf die Benutzbarkeit von Handbüchern
und den Lernerfolg aus? Welche Funktionen werden von Screenshots
effektiv übernommen und welche Design-Aspekte sind zu beachten?
Die bisherige Forschung zeigt:
−−
Handbücher, in denen Screenshots systematisch zum Einsatz kommen,
bewirken, dass Anwender beschriebene Handlungen schneller
ausführen können (van der Meij, 1998) und weniger Trainingszeit
benötigen (van der Meij, 1996).
−−
Screenshots erleichtern die Koordination der Lerner-Aktivität zwischen
Eingabemedium (Tastatur/Maus), Ausgabemedium (Bildschirm)
und dem Handbuch (Gellevij & van der Meij, 2002).
−−
Screenshots erleichtern den Aufbau eines mentalen Modells und führen
zu einem besseren Verständnis der Funktionsweise der erlernten
Software (Gellevij & van der Meij, 2004).
−−
Positive Effekte werden stärker durch Screenshots befördert, in denen
der Bildschirminhalt komplett abgebildet wird (van der Meij,
2000).
Beispiel 2: „Minimal Manuals“: Ist weniger mehr?
Viele Studien haben sich mit der Effektivität des von John M. Carroll
und Kollegen entwickelten und unter der Bezeichnung „Minimalismus“
bekannt gewordenen Instruktionsmodells für Handbücher und Tutorials
gewidmet. Zentrale Annahmen des minimalistischen Instruktionsmodells
sind unter anderem die strikte Handlungsorientierung, die
konsequente Ausrichtung beschriebener Funktionen und Handlungssequenzen
auf praxisrelevante Nutzungsszenarien, die Unterstützung
explorativen Lernens und der bewusste Verzicht auf Informationen, die
Anwender selbständig aus dem Nutzungskontext ableiten können, sowie
die systematische Unterstützung der Anwender bei der Analyse und
Korrektur von Bedienfehlern. Der Minimalismus regte eine bis heute
anhaltende rege Forschungstätigkeit an. Befördern minimalistische
70
tekom-Jahrestagung 2012

Hochschule und Wissenschaft
Handbücher insgesamt effektiveres Lernen? Welche der Design-Prinzipien
wirken sich tatsächlich positiv auf das Lernen aus?
−−
Handbücher und Tutorials, die minimalistischen Design-Prinzipien
folgen, sind traditionell gestalteten Materialien überlegen. Sie verkürzen
die Trainingszeit und führen zu einem insgesamt besseren Lernerfolg
(Carroll et al., 1988). Anwender können beschriebene Handlungen
zudem schneller ausführen (Kühn, 2004).
−−
Die Wirksamkeit einzelner Designfaktoren des minimalistischen
Modells ist nur teilweise erforscht. Die Übergewichtung von Information
zu Hilfe im Problemfall wirkt sich positiv auf die Lernergebnisse
aus (Lazonder & van der Meij, 1995). Die Betonung explorativen Lernens
trägt hingegen nicht zum höheren Lernerfolg bei. Strukturierte
Übungen erweisen sich hier als effektiver (Wiedenbeck & Zila, 1997).
−−
Anwender lesen und verarbeiten auch Information, die für die Handlungsausführung
nicht zwingend erforderlich ist, z. B. Erläuterungen
zur Funktionsweise eines Softwareprogramms. Ob diese zusätzliche
Information zur Effizienz der Handlungsausführung beiträgt, ist jedoch
unklar (Karreman et al., 2005; Edelmann, 2003).
Perspektiven
Neben ersten vorsichtigen Antworten wirft die hier diskutierte Forschung
viele offene Fragen auf. Eine drängende Frage ist z. B. die, ob
die vornehmlich anhand von Softwaredokumentation gewonnenen
Ergebnisse auf andere Domänen übertragen werden können. Dennoch
hat Forschung wie diese großes Potential, zu einer Verbesserung Technischer
Dokumentation beizutragen.
Themenbereiche, in denen erste Ergebnisse vorliegen, die aber zukünftig
noch stärker durch Forschung adressiert werden sollten, betreffen
z. B. die Optimierung von Handlungssequenzen (hier speziell die Rolle
beschreibender neben anleitender Information), die Wirkung motivationaler
Gestaltungselemente auf Lernerfolg und Benutzbarkeit, die
Lerneffektivität unterschiedlicher Standardisierungsmethoden und die
Optimierung Technischer Dokumentation für ältere Anwender. Praktiker
sind aufgefordert, Fragen und Probleme aus dem Redaktionsalltag
in diese Forschung einzubringen. Die Wissenschaftler an Hochschulen
und Forschungseinrichtungen stehen vor der Aufgabe, angewandte Forschung
zu verstärken, um Fragen aus der Alltagspraxis einer Antwort
näher zu bringen.
Literatur (Auswahl)
Carroll, John M.; Smith-Kerker, Penny L.; Ford, Jim R.; Mazur-Rimetz,
Sandra A. (1988): The Minimal Manual. In: Stephen Doheny-Farina
(Hrsg.): Effective Documentation. What We Have Learned from Research.
Cambridge, Mass: MIT Press, pp. 73–102.
Gellevij, Mark; van der Meij, Hans (2004): Empirical Proof for Presenting
Screen Captures in Software Documentation. Technical Communication
51 (2), pp. 224–258.
Krings, Hans P. (1996): Wieviel Wissenschaft brauchen Technische Redakteure?
Zum Verhältnis von Wissenschaft und Praxis in der Technischen
Dokumentation. In: Hans P. Krings (Hrsg.): Wissenschaftliche
tekom-Jahrestagung 2012
71

Hochschule und Wissenschaft
Grundlagen der Technischen Kommunikation. Tübingen: Gunter Narr
Verlag, pp. 5–128.
Kühn, Cornelia (2004): Handlungsorientierte Gestaltung von Bedienungsanleitungen.
Lübeck: Schmidt-Römhild (tekom Hochschulschriften,
10).
van der Meij, Hans (2000): The role and design of screen images in
software documentation. Journal of Computer Assisted Learning 16,
pp. 294–306.
van der Meij, Hans; Karreman, Joyce; Steehouder, Michael (2009): Three
Decades of Research and Professional Practice on Printed Software
Tutorials for Novices. Technical Communication 56 (3), pp. 265–292.
für Rückfragen: michael.meng@hs-merseburg.de
72
tekom-Jahrestagung 2012

Hochschule und Wissenschaft
HUW 2
Fachvortrag
Sprachtechnologie aus der
Anwenderperspektive – Ergebnisse
eines Forschungsprojekts
Ana Hoffmeister, Volkswagen AG, Wolfsburg
„Ich glaube an das Pferd. Das Automobil ist nur eine vorübergehende
Erscheinung“. So kommentierte Kaiser Wilhelm II. die Innovation des
späten 19. Jahrhunderts. Nach 125 Jahren Automobilgeschichte können
wir ihn heute eines Besseren belehren: Das Automobil ist ein weltweites
Massenprodukt, die Automobilindustrie der umsatzstärkste Industriezweig
Deutschlands und der Kaiser – ein technophober Skeptiker seiner
Zeit?
Von Innovatoren und Nachzüglern
Menschen reagieren unterschiedlich auf Innovationen und akzeptieren
diese in verschiedenen Geschwindigkeiten. Damals wie heute gibt es
Nachzügler (engl.: laggards), die sich erst dann von einer Innovation
überzeugen lassen, wenn sich diese als bewährter Standard in der Gesellschaft
etabliert hat. Diese Anwendergruppe ist kaum risikobereit,
dafür aber umso skeptischer und stärker in Traditionen verwurzelt.
Innovatoren (engl.: innovators) hingegen – wir kennen sie alle – gehören
immer zu den ersten, wenn es um die Anschaffung neuester Technologien
geht. Neugierig und mit Selbstverständlichkeit testen sie neue Produkte
und sind dem Rest der Gesellschaft immer einen Schritt voraus.
Diese beiden Extrempositionen sind im Verhältnis zwar eine Minderheit,
können aber die Akzeptanz einer Innovation fördern oder auch beeinträchtigen.
Sie nehmen Einfluss auf die breite Masse, die sich früher
oder später für oder gegen die Innovation entscheidet.
Abb. 1: Typische Verteilung der Adoptionstypen nach Rogers [1]
Einführung von Sprachtechnologie in der Praxis
Sprachtechnologien sind Innovationen unserer Zeit und haben sich
zum Teil bereits zu einem Massenprodukt entwickelt. Die Herstellerund
Produktvielfalt auf dem Markt ist ein Spiegel dieser Entwicklung.
tekom-Jahrestagung 2012
73

Hochschule und Wissenschaft
Wie unterschiedlich Anwender auf die Einführung von Sprachtechnologie
reagieren, zeigen Ergebnisse eines Forschungsprojekts innerhalb
der Technischen Dokumentation. [2]
Über zwei Jahre wurde eine Gruppe von Technischen Redakteuren
bei der Einführung eines Controlled Language Checkers und ihrer
operativen Tätigkeit begleitet und befragt. Die Ergebnisse zeigen den
Einfluss von anwenderbezogenen Faktoren auf die Qualität der Ergebnisse
und den langfristigen Erfolg von Sprachtechnologie in der
Unternehmenspraxis.
Lernprozesse und Unterschiede in der Wahrnehmung von Sprachtechnologie
bei Innovatoren und Nachzüglern konnten, neben dem Alter
und der Qualifikation der Anwender, als Erfolgsfaktoren identifiziert
werden. Ferner beeinflusste die persönliche Motivation der Anwender
die Effizienz der Arbeitsabläufe mit dem Controlled Language Checker
und somit auch die Qualität der geprüften Texte. In der Praxis können
zwei verschiedene Motivationstypen beobachtet werden:
1. Die Anwender arbeiten entweder aus Überzeugung und mit der Absicht,
das Werkzeug vollständig zu beherrschen (intrinsisch motiviert)
2. oder aufgrund von externen Faktoren, um eine Belohnung zu erhalten
oder eine Bestrafung zu vermeiden (extrinsisch motiviert).
Verschiedene Studien belegen, dass intrinsisch motiviertes Lernen
vergleichsweise bessere Arbeitsergebnisse und vor allem langfristigere
Lerneffekte erzeugt, als extrinsisch motiviertes Lernen. Dies macht sich
in der Praxis in einem tieferen Verständnis über das eingesetzte Tool
und somit in effizienten Arbeitsabläufen und qualitativ besseren Ergebnissen
bemerkbar – Faktoren, die den Erfolg der eingesetzten Sprachtechnologie
langfristig beeinflussen.
Voraussetzungen für intrinsisch motiviertes Handeln ist die Erfüllung
von drei Grundbedürfnissen des Menschen: [3]
1. Kompetenzerleben
2. Autonomieempfinden
3. Soziale Eingebundenheit
Mit der Erfüllung dieser Grundbedürfnisse und der Förderung intrinsischer
Motivation ist ein langfristig erfolgreicher und effizienter Einsatz
von Sprachtechnologie möglich.
Handlungsempfehlungen
In der Praxis liegt die Entscheidung, ob und in welchem Umfang
Sprachtechnologie verwendet wird, selten bei den Anwendern selbst.
Entscheidungsträger können jedoch durch den Blick auf die Anwender
den erfolgreichen Einsatz von Sprachtechnologie beeinflussen. Aus der
Praxis heraus kann daher Folgendes empfohlen werden, um die intrinsische
Motivation stärker anzusprechen:
−−
Anwendern frühzeitig den Sinn und die Vorteile der Sprachtechnologie
veranschaulichen. Dabei mit praktischen Beispielen arbeiten (z. B.
mit dem Textmaterial der Anwender).
−−
Arbeitsauftrag bzgl. der Anwendung von Sprachtechnologie klar, verständlich
und wirksam kommunizieren.
74
tekom-Jahrestagung 2012

Hochschule und Wissenschaft
−−
Innovatoren frühzeitig identifizieren und als Multiplikatoren in der
Einführungsphase einsetzen; Nachzügler mit zusätzlichen Hilfestellungen
überzeugen.
−−
Kompetenzerleben und Selbstbestimmung in der Anwendung mit
dem System hervorheben und ggf. fördern; das Bedürfnis nach sozialer
Eingebundenheit durch Vernetzung und Austausch zwischen den
Anwendern erfüllen.
−−
Regelmäßig Feedback einholen – Anwender kennen die Stärken und
Schwächen des Systems; Kritik der Anwender als Chance zur Prozess-
und Systemverbesserung ernstnehmen.
Literatur
[1] Rogers, E. M. (2003): Diffusion of innovations. New York, NY: Free
Press.
[2] Hoffmeister, A. (2012): Qualitätsmanagement in der Technischen
Dokumentation. Am Beispiel der Volkswagen AG „After Sales Technik“.
Saarbrücker Beiträge zur Sprach- und Translationswissenschaft. Band
24. Frankfurt a. M.: Peter Lang (in Druck).
[3] Deci, Edward L.; Ryan, R. M. (1993): Die Selbstbestimmungstheorie
der Motivation und ihre Bedeutung für die Pädagogik. In: Zeitschrift für
Pädagogik, S. 223–238.
für Rückfragen: ana.hoffmeister@volkswagen.de
tekom-Jahrestagung 2012
75

International Management

International Management
IM 1
Presentation
Status of Mobile Documentation
in South Korea
Brian Cho, HansemEUG, Inc., Gyeonggi-do, South Korea
Danbi Kwak, HansemEUG, Inc., Gyeonggi-do, South Korea
Electronic manual development is gaining momentum in S. Korea
Due to convenience and newly-introduced technologies, major manufacturers
who develop consumer products in Korea are trying to offer
their product manuals in electronic formats to provide supplemental explanations
to end-users, rather than conventional paper manuals, which
have significant limitations. In this presentation, we will categorize various
types of electronic manuals from our recent experiences and show
actual samples that were requested from global manufacturers who are
based in S. Korea:
−−
PDF (conventional and plain)
−−
HTML (Cross-browsing or browser specific)
−−
Applications for specific platforms
−−
Movie clips for supplemental purposes
Fertile environment for development of electronic documentation
The favourable environment for developing software, an abundant
workforce, and aggressive marketing has benefitted global manufacturers
from Korea in other areas, but how does this environment benefit
the documentation industry?
Awareness of market demand for electronic documentation
Most manufacturers are focused on publishing electronic formats and
trying to embed documentation into the device or provide it on a website
with the primary goal of minimizing printing and distribution costs.
However, this approach has only resulted in additional costs to the
manufacturer, because import regulations in several countries require
printed documentation. So, does the market demand for electronic documentation
present a real business opportunity?
Proliferation of mobile devices in the market
Due to many variations in operating systems and mobile devices in the
market, configuring documentation to be viewable on mobile devices is
a challenge to creating electronic documentation. Selecting the proper
layouts and rendering engines is an important step.
Readiness of the documentation industry to implement
electronic documentation in Korea
−−
What workflows or processes are used to develop electronic documentation?
−−
Is Korea’s TC industry mature enough to implement or adopt the necessary
methods and tools?
−−
Is the workforce sufficiently knowledgeable about the design and
structure of electronic documentation?
tekom-Jahrestagung 2012
79

International Management
Challenges faced when developing electronic documentation
−−
Platform specific or independent (cross-platform)?
−−
Screen sizes and resolutions, as well as readability concerns: browserrendering
engines, widely-used screen sizes in desktops and portable
devices, responsive web outputs, adaptive web outputs
−−
Cost-conscious mindset of clients and turnaround times
−−
Readily-available technologies and experts
Predicting trends in electronic publishing
−−
Current environment: simple conversion from paper to electronic
formats, gradual transition to platform-specific documentation
−−
Within five years: customized user experience based on usage patterns,
enhanced search functions and app-based documentation
−−
In a decade: artificial intelligence engines, true personal assistance
via interactions with end users
If you have any questions please contact: briancho@ezuserguide.com
80
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
IM 2
Presentation
How Japanese companies reflect the
voices of customers on their products
Toshimasa Yamazaki, Japan Technical Communicators Association, Tokyo, Japan
A brand can be regarded as an accumulation of experiences. With the
aim of giving customers the satisfaction of happiness and appreciation,
Japanese manufacturers of home electric appliances study information
collected on every aspect of customers’ purchase and use of products.
The activities of “Customer Call Centers” which come in direct contact
with customers, play a particularly influential role in improving products
and increasing the number of repeat customers. This paper introduces
examples of VOC activities using a case study of a home electric
appliance manufacturer as an example.
VOC case studies involving other industries will be introduced during
presentations at tcworld 2012.
1. Case study: How a home electric appliance manufacturer makes
use of the voice of customers (data provided by Panasonic)
“VOC” stands for “Voice of Customer,” and Panasonic takes the voice of
its customers very seriously, undertaking FOC activities aimed at hearing
issues raised by customers and raising the level of management
quality to resolve issues.
This represents an actualization of Panasonic’s management philosophy,
and is an activity that is incorporated into all work of all employees.
Panasonic gathers VOC information through the customer contacts of its
customer call center, sales force, and corporate clients (business partners).
Panasonic regards VOC information as a “treasure trove” to be
exploited in the interest of product development and improvements in
functionality, quality, and service.
Through its customer call center and development departments, Panasonic
responds to and analyzes this valuable resource on a daily basis,
and undertakes ongoing deliberations and improvement efforts in cooperation
with the product projects, design, technology, quality, and marketing/sales
departments.
Step 1: The customer call center responds to telephone and mail inquiries
received from customers on a daily basis.
The sales department also receives VOC information from sales personnel
and clients.
Step 2: Collation of VOC information
VOC information is recorded, entered into a database, and analyzed on a
daily basis.
Step 3: VOC info is used to identify needed improvements
Based on VOC information, conditions that contribute to making products
or use manuals difficult to use are analyzed and issues that require
improvement are considered.
Step 4: VOC info is used to improve products and manuals
Deliberative committees are convened in departments responsible for
tekom-Jahrestagung 2012
81

International Management
product development or production of use manuals, and measures are
taken to improve the quality of delivered products or services.
Case 1: Improvement of package information
Voice of customer
−−
Package markings indicating voltage of rechargeable EVOLTA batteries
are small and hard to read
−−
Putting specs on package back makes them hard to find
−−
Unclear whether batteries can be used without charging immediately
after purchase
Before improvement
After improvement
Case 2: Web site (customer support page) improvement
Voice of customer
Would like to buy replacement consumable parts for faucet on unit
kitchen, but can’t find part number of faucet
Improvements made:
−−
Photographs of faucets placed on Web site together with part numbers.
−−
Exploded drawings provided for each model, indicating part numbers
of consumable parts.
82
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
2. Typical VOC utilization process (data provided by Panasonic)
VOC information flow and product improvement
Many of Japan’s manufacturers have built support systems that utilize
the Web to provide customer support. This has produced a boom in “Instant
support, 24 hours/day, 365 days/year,” and “Interactive Q&A-type
support using rich media (video and audio).”
The background for this is the attractiveness of Web support as a means
of ameliorating dissatisfaction with support by telephone or printed
material.
(Main complaints about support by telephone or printed material)
→ (With the introduction of Web support)
Having to call is a bother → Web support can be used freely, without
hesitation
It’s hard to get through by phone. → Can be used at customer’s
convenience
Manual illustrations by themselves are hard to understand. → Can use
actual product photos and videos
Doesn’t provide the latest information. → Latest information can always
be made available
Which explanation applies to me? → Interactive assessment zeroes in
on explanation fitting customer’s situation
Explanations are complication and hard to understand. → Always evolving
based on VOC info
tekom-Jahrestagung 2012
83

International Management
3. What do consumers expect of manuals?
Following are the top ten printed manual improvements expected by
consumers, ranked in order of priority.
Source: “Consumer” magazine, published monthly by the Japan Consumers
Association (May, 2009).
1. Larger text size
2. More concise explanations
3. More use of illustrations and photographs
4. Avoidance of specialized vocabulary
5. Thinner manuals
6. Elderly-friendly manuals
7. Beginner-friendly manuals
8. Putting main, “other” features into separate booklets
9. Less use of phoneticized foreign words (such as katakana)
10. Easy to use indexes and thumb tabs
These improvement points can be regarded as the key issues in producing
printed manuals for the Japanese market. “Greater noticeability of
safety information” ranked 16th among consumers, but from the manufacturers’
perspective, such information is of great importance.
From the survey, achieving consumer satisfaction in manuals produced
for multifunction products requires “concise clarity,” “writing in plain
language,” “making safety information more prominent,” “extensive use
of graphics,” and “greater attention to storability.”
4. The 7 traits of good printed manuals
A “good printed manual” must meet the following seven conditions.
These conditions are excerpted from the evaluation standards used for
judging in the Japan manuals contest that is sponsored by the Japan
Technical Communicators Association Foundation, in which manuals
are judged for composition, writing quality, and design.
1. Understandability
2. Accuracy
3. Attractiveness
4. Searchability
5. Ease of use
6. Usefulness
7. Consideration for consumer protection
These conditions should be used as a checklist when producing consumer
instruction manuals for the Japanese market.
The following are examples of three defects encountered in sub-standard
printed manuals (from results of the Japan manuals contest).
(1) Content not suited to consumer needs
−−
Needed information missing, or irrelevant information included
−−
Structure too complicated, or inconsistent informational hierarchies
−−
Too much information, resulting in manuals that are too thick
84
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
(2) Text hard to understand
−−
Poor Japanese
−−
Excessive use of difficult technical terms
−−
Inconsistent use of Japanese characters or vocabulary
(3) Unattractive design
−−
Relevant points not easy to understand
−−
High text density, small characters
−−
Boring, pedantic style
Contact: yamazaki@jtca.org
tekom-Jahrestagung 2012
85

International Management
IM 3
Presentation
Tenders and
biddings today
Different criteria and
levers for choosing
products, systems
and services
Tenders, biddings, requests for…
How customers get what they really need
Thomas Hayk, Hitchensen AG, Zürich, Schweiz
Tenders and biddings absorb a lot of time and money on customer’s
and supplier’s side. To reduce the efforts and to concentrate on the real
needs, existing patterns should be remodelled and procurement organizations
should rethink current techniques.
The presentation and discussion aims to elaborate on success factors
to choose the right provider and solution for systems and services for
content management or translation services.
Since the 1960s the purchasing function has evolved from an administrative
role (order placing) into an integrated and strategic function.
Increasing outsourcing activities made it necessary to better control the
supply chain. Nowadays third party spend exceeds 50% or more of the
total revenue of globally acting companies.
Therefore procurement methods and tools have been developed to
serve the procurement of strategic (direct) materials for manufacturing.
Recently these purchasing methods have also been used to manage indirect
spend such as IT/Software or services. This is a problem. Let me
explain why.
Direct material
Criteria for 3 rd party products for manufacturing have to be balanced in
a triangle of cost, quality and availability. To achieve this, ideally standard
components are to be used. Most manufacturing companies buy also
a lot of customized parts. Depending on the complexity and quantity,
these have to be produced on the right machine or with the ideal process
(automatic, semi-automatic etc.) in order to fulfill cost and quality
requirements.
Levers to choose the right products
In standardized RFQs/RFPs or other types for tendering, cost transparency
and cost comparison is granted to the customer. That leads to a
good understanding of the product. Standard contracts transfer most
of the risks to suppliers and several negotiation rounds lead to a good
result at the end. This is accompanied by standardized supplier and risk
management processes to ensure compliance with policies. Depending
on the balance of power suppliers mainly accept the dictate and try to
find niches where their power is bigger and they can earn money.
Systems
Criteria for 3 rd party systems differ from those for products. A system
mostly brings an own functionality that contributes to a high degree to
the performance of the final “product” and thus has an influence on the
competitiveness or supports productivity. Furthermore intelligent systems
help to ensure sustainable growth in the future.
86
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
Risks and threats
Levers to choose the right systems and services
Tenders, biddings or requests for quotation, proposal or information etc.
which currently mostly focus on transparency and cost, regularly lead to
wrong decisions when it comes to systems and services.
What is said here mainly fits to systems but most of it is also true for
services.
Good systems and their successful integration into existing environments
require mainly skills on the supplier side that cannot be measured:
Ability to work in cross-functional and cross-company teams or
knowledge sharing to enable common developments. Furthermore, deep
knowledge of special technologies is mostly needed. Not to forget the
engagement of every involved employee.
Instead of a focus on cost, supplier and customer should focus on an
alignment of interests. In addition to that they also must trust each
other to ensure that both parties “run into the right direction”.
The question to be answered during the bidding phase for systems and
services is not: “What is the cheapest solution to my problem?” but “Who
helps me to be competitive and innovative in the future?”
Innovation is missed
If customers don’t manage to choose the right suppliers or partners for
systems and services, they are not prepared for future challenges on
global markets where factor cost always can be underbid. Future competitiveness
needs innovation throughout all product life cycle steps
and via the whole supply chain.
High non conformity cost (NCC)
Empirical experience shows that 60–70% of follow-up cost appear during
or after project execution but their cause is to be found during the
decision phase. NCC examples are:
−−
Project target missed (time and/or budget)
−−
Rework before going life
−−
Rework after going life
What goes wrong during the decision phase?
The wrong questions are asked, misleading incentives such as “savings”
are set and the courage for a big innovation and change is missing. If
expectations are high, small innovations or adjustments to existing systems
won’t deliver sufficient results.
How to do it right?
Cost-focused tenders or biddings are not suitable for systems and services.
Below list of suggestions shall trigger discussions and change
current techniques.
−−
Don’t incentivise cost savings.
Sustainable long term success should be honored instead.
−−
Avoid concurrent targets among team members.
For example don’t define for IT stuff that new systems must be avoided
while other team members should spot new innovative software.
tekom-Jahrestagung 2012
87

International Management
−−
Don’t measure quality with certificates
DIN EN ISO 9001 does not guarantee a good result. Quality can only
be evaluated during or after the cooperation when the “honeymoon
period” is over.
−−
Trust that the team comes up with the right decision.
Employees are the most valuable resource in a company. Don’t control
them.
−−
Define principles and guidelines instead of binding regulations.
The more freedom a team has, the more responsible everyone acts.
−−
Staff the team (buying center) with the right persons and make sure
that know how carrier are freed from daily work to participate.
This is the most underestimated issue. A team consistent of e.g. a
buyer, a quality manager and a business process specialist is not the
right set-up.
−−
Have fair (real! win-win) contracts.
Otherwise nobody feels comfortable to negotiate it with the supplier.
−−
Use agile methods to gain experiences with different suppliers in
small projects.
Gain experience during daily work. This requires upfront strategic
planning to have adequate suppliers in place.
−−
Apply a no-tactics approach.
Openly discuss interests and be fair in the team and towards suppliers.
Try to increase the size of the cake instead of focusing on claiming
the largest part (Be a baker not an eater).
−−
Conduct concept competitions instead of using “best of bread”
Best of bread = the best parts of all supplier answers are copied to
one tender specification and send out for a last best offer. With this
method you lose the power of the different concepts. Stick to one
concept.
−−
Involve suppliers in the very early project phase.
Make use of their knowledge, quickly decide on the right concept and
go with one supplier from that point.
Contact: thomas.hayk@hitchensen.com
88
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
IM 4
Presentation
Improve the Efficiency and Quality of your
Localization Management based on the Global
Information Management Self Assessment
Dr. Axel Poestges, SDL, Stuttgart
Global information management is a management system like quality
and environmental management systems. As you would expect, global
information management systems are tied strongly to business models
and are of great strategic importance. As with any management system,
the desired outcome of global information management is to create
momentum for continuous improvement. However, in order to develop
and optimize the system, it is essential to have a detailed understanding
of the company’s background and current situation. Best practices available
for attaining this knowledge are limited and truly goal-oriented
tools are not well known, so how is it possible to optimize something if
the tools and methods do not exist.
Why is the Global Information Management system so important?
Management systems have differing levels of strategic importance and
vary considerably in the scope and depth of their influence throughout
the lifecycle of a product. In turn, the information supply chain becomes
more complex when a greater number of different resources are involved
in the value creation process, and when the value creation process
itself is interconnected on a more global scale. Companies that simply
offer one product in specific local markets place different demands
on the information supply chain than global players. Global Information
Management is a complexity driver that is difficult to control and that
also has a significant influence on costs. Companies that wish to create a
global footprint must be experts in controlling their Global Information
Management system; otherwise, the results of their globalization strategy
will always be less than ideal.
How is the Global Information Management Self Assessment used?
The Global Information Management Self Assessment is an IT-supported
tool for establishing requirements for your Global Information
Management system. As the name suggests, the assessment is based
on knowledge acquired from best practices used by successful global
players, as well as a comprehensive range of benchmark information,
to allow companies with a global orientation to establish themselves
successfully.
tekom-Jahrestagung 2012
89

International Management
The Global Information Management Self Assessment covers all areas of
the Information Supply Chain and allows for an individual position fixing.
The Global Information Management Self Assessment comprises three
modules:
−−
Analysis
−−
Evaluation
−−
Interpretation
The analysis module is based on a comprehensive questionnaire, which
contains multiple-choice questions in addition to descriptions and
questions to gather quantitative data. This questionnaire can either be
answered separately by the relevant departments or it can be filled out
together as part of a workshop lasting several days. Once all questions
have been answered in full, the questionnaire is assessed using an ITsupported
tool during the evaluation stage. The results are documented
and presented by means of a wide range of diagrams with differing
levels of detail.
The main diagram is a spider‘s web chart showing the status at all phases
of the information lifecycle compared to industry standards and best
practices. This diagram allows gaps and areas requiring improvement
within the company to be identified immediately.
90
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
The spider’s web as main diagram of the Global Information Management
Self Assessment shows, where the company stands compared to industry
best practices.
During the interpretation phase, the gaps that have been identified are
compared to typical successful projects in comparable sectors and evaluated
using the relevant benchmark data before potential for improvement
is determined. Potential for improvement can then be represented
immediately as a business case in a separate project.
What results can be expected?
The Global Information Management Self Assessment delivers clear
priorities for action, provides a focus for associated tasks and supplies
qualitative and quantitative objectives for systematic change management.
Since the data is exclusively based on best practices from a range
of industries, the examples provided with the project results can be
used as a benchmark for subsequent activities. In this paper, two current
examples involving clients at large global corporations will be presented.
Both companies were able to optimize their Global Information
Management strategy successfully using the results generated by the
self assessment tool.
Find out more about this topic during the workshop
This paper can only provide a brief overview of a powerful tool like the
Global Information Management Self Assessment. Anyone who would
like to find out more about the methods and the tool itself is invited to
attend the associated workshop (PKM6; Wednesday October 24, 2012,
11.15 a.m. to 1.00 p.m.). This workshop will provide a more detailed explanation
of the entire concept and will give practical examples of data
collection, evaluation and interpretation.
If you have any questions, please contact: apoestges@sdl.com
tekom-Jahrestagung 2012
91

International Management
IM 7
Presentation
Machine Translation in Action
Tony Lee, Saltlux, Inc., Seoul
Recently, machine translation technologies have been used comprehensively
in the technical translation industry. This means a great change in
the translation industry, as commercial use of the machine translation
system was considered taboo in the past due to poor quality. This presentation
is to show the development and trend in machine translation
and introduce various cases of the application, especially in Asia. In addition,
we will present the guidelines for practical operation of the machine
translation that allows high-quality, low-cost, and a large amount
of translation in a short period of time. Last, this presentation demonstrates
various cases of application of machine translation including
mobile interpreters, and suggests the plans for its future development.
Machine Translation Chronicle
According to the Bible, there was only one language for humans prior to
the Tower of Babel. At present, there are about 6900 spoken languages
on earth. In Asia, there are 2200 different languages, which amount to
almost 10 times compared to 230 languages used in Europe. Despite the
fact that the language serves as the basis of knowledge transmission
and the source of developing and maintaining the society and culture,
it is mysterious to figure out how so many languages have individually
been developed. The Bible, the world’s most widely translated book,
has been translated into about 2200 languages. What do you think is
the actual size of the commercial translation market? It is estimated
at approximately 10–30 billion US dollars, though it is very difficult to
correctly figure out. Then, why is it so difficult for translation vendors to
ensure its profitability? Why is it so hard to find a remarkable innovation
in translation industry for the past 5,000 years? In the middle of
these questions is machine translation.
The early idea of machine translation originates from René Descartes
about 500 years ago. The first Machine Translation (MT) system actually
operated was developed by the US government and IBM to automatically
translate Russian into English in 1954 at the beginning of the Cold
War era. The MT system was developed as the most important application
when the computer was invented for the first time. The first MT
system developed by IBM was able to translate about 10 sentences per
second. The cost of the MT system is estimated at 4 million US dollars
based on the current value. Not many people know that the computing
power of Apple iPhone currently used by individuals is superior to
that of the supercomputer used to send a man to the moon by National
Aeronautic and Space Administration (NASA) in 1969. The computer
technologies, which have undergone innovation for the last 50 years,
currently allow big data processing based on cloud computing. This also
provides a turning point for machine translation.
Technical Landscape of MT
Most of the initial MT systems have used a rule-based transfer method.
As it became possible to use the superior computing power at a reasonable
cost since 2000, the statistical machine translation (SMT) based
on machine learning (ML) came into the spotlight. Actually, the recent
92
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
MT systems including Google are rooted in SMT for the most part. It is
apparent that SMT is a quite advanced technology that shows how the
computer automatically learns the knowledge of translation and makes
its own translations. SMT has a strong point that it is able to perform
domain customization rapidly, if provided with sufficient corpus. Then,
why is it impossible for SMT to substitute human translation? The reasons
lie in its inferior translation quality and the inability of making
“perfect lies” required occasionally for translation, as well as its technological
characteristics that make it difficult for human to participate in
and have a delicate control.
Our expectation for the MT system is very clear: inexpensive and rapid
post editing, high-quality translation, cost reduction, and easy implementation
of the custom engine appropriate for the specific domain or
customer. Additionally, it is required to ensure consistency in translation,
immediate participation of human translators or project managers,
and real-time quality improvement through active learning. I would like
to show how these requirements apply to the recent MT systems in this
presentation.
The development of the MT systems for Asian languages began in Japan
and Korea at the beginning of 1980. The focus of the development was
on translation between English and Japanese or between English and
Korea. However, high quality enough for commercial application was
not ensured until the 2000s. Machine translation between Japanese and
Korean showed 95% of accuracy with regard to the translation quality at
the beginning of 2000, due to their similar language structures. So it was
actually employed in various commercial services. The most popular
language spoken worldwide is Chinese. Almost 15% of the world population
is speaking Chinese, which amounts to the sum of the population
using English, Spanish, and Hindi. The recent development of translation
technologies is focused on translation from Chinese to Japanese,
Korean, and English. However, satisfactory quality of translation seems
a long way away. This presentation will introduce its specific cases,
translation quality, and commercial application.
Practical MTs for Technical Communication
It is obvious that MT will be employed for the larger range of the Technical
Communication (TC) industry. But the problem is how to employ
insufficient quality of translation and the hard-to-handle MT system in
the actual translation work. In this presentation, we will introduce the
application system based on various MTs that Saltlux, Inc. has developed
and applied for the past 20 years, and explain how to achieve practical
quality at a reasonable cost. Especially, Saltlux, as a representative
Multi-Language Vendor (MLV) in Asia, is providing high-quality human
translation services. Saltlux aims to not only share the experience and
vision in bringing about innovation in the translation industry through
collaboration of machine and human. But it also searches for and expands
the service for new groups of customers. To help your understanding,
we will demonstrate the hybrid machine translation platform
linked to the social network, and show the mobile translation capable of
voice input and output.
tekom-Jahrestagung 2012
93

International Management
The Art of War
We are certain that it is almost impossible to replace human translation
with machine translation for a considerably long period of time. The
core competitiveness of the MT system is not to replace human translators,
but to support them for their efficient work. For this, it is necessary
to ensure the strategic system for facilitating human-machine collaboration
and sharing and reapplying the translation knowledge. Especially,
a new work process is required to dynamically train translators for getting
familiar with the MT system to maximize the intellectual value of
human beings, as well as performing the post-editing for the resultant
translations conducted by the MT system.
This presentation will provide a new form of a workflow for dynamic
human-machine collaboration and the system idea based on the workflow.
Additionally, we will also present the future development plan by
explaining how the MT system combined with Computer-Aided Translation
(CAT) communicates with humans via social network.
For any further questions, please contact:
Tony LEE, tony@saltlux.com
Seokwhan SHIN, shshin@saltlux.com
94
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
IM 8
Presentation
Technical writing for the machinery
industry in India: a success story
Ivo Sturzenegger, PackSys Global , Switzerland,
L. Simeon, PackSys Global, India
Introduction
PackSys Global India (PSI) is part of the PackSys Global group of companies
owned by Brückner Technology Holding (Germany). We have
more than 50 years of experience in developing, manufacturing & marketing
complex machineries globally. PackSys Global (India) is an engineering
services arm of PackSys Global (Switzerland). Under the brand
Conea, PackSys Global (India) offers design and documentation services
to group companies as well as to other machinery manufacturers.
In this document we give an overview of our current standards of technical
documentation @ conea and the organisational environment enabling
this.
The dynamics of the environment at machine manufacturer’s and
their customers, namely the increasing complexity of the machine, the
shrinking time for machine development, customer expectations and
the increasing focus on cost reduction made us to revamp our existing
documentation processes and standards. We did an analysis and identified
the areas on which we need to improve our documentation services.
A summary of this analysis is given in the below table.
This analysis gave us a clear indication of the direction which we need
to take for revamping our documentation services. We had to invest not
only in software but also in the complete environment surrounding our
services. Some of the environmental factors were already available, but
we had to adapt/add some others.
The conea technical documentation environment
1. Staff know-how:
The best method to impart domain knowledge is to give exposure to the
team on the machine which they are documenting. We organise regular
visits for the documentation team to customer sites in India and also to
Switzerland for training on the machines.
The second most important skill is the core technical writing skill. The
technical writers undergo training through the TcTrainNet – International
training and certification program by tekom. In addition to this,
we also organise regular English and German Language Certification
Courses for the writers.
tekom-Jahrestagung 2012
95

International Management
Requirements of customer documentation
e-portal (Spare parts User manuals
catalog)
Manufacturer’s requirement
Cost reduction for creation of manuals and for
spare parts catalog.
Documentation ready at the time of factory
acceptance of machine
Life cycle management of the data. The data in
e-portal and manual corresponds to that of the
machine at customer‘s end. Meaning, updates
in the machine at customer‘s end are incorporated
in the customer documentation
Consistency of exploded
views
Consistency in structure
and content of
manual
Reduce the possibility of reverse engineering
with the information provided to customer
Customer requirements
Dependable and
complete information.
Information
both for new and
experienced staff
Information @ click
Inquiry/order @ click
History of inquiry/order
@click
What are the frequently
placed orders?
What machines/options/
size parts do we have?
Solution
Modularization and principle of re-use
for manuals
Single sourcing – Prepare once and
publish in different formats
Translation management using re-use,
XML, translation memories
Re-use of machine struture in PLM for
automatic generation of spare parts
catalog
Change management and linking of the
source data in PLM
Use of structured authoring.Training
of technical writers and illustrators for
standardisation
Use of exploded views instead of 2D section
drawings
Finalise the depth of information for
each topic.Bring in organizational awareness
of customer requirements and work
on the domain knowledge of technical
writers
Make the information available online
to customer enabling anytime/anywhere
access.
Online customer wise information
2. Organisation:
The roles and responsibilities of the documentation team members and
the other department members with reference to documentation are
clearly laid out.
The management gives high importance for the development of high
quality customer documentations. This not only motivates the documentation
team members but also increases the co-operation of other departments
with the documentation team.
What type of persons to hire, and from where - is a critical aspect for
effective recruitment. We have identified the limits and also the options
available to us for this. The profession of technical writing is not well
recognised in India, especially in the field of mechanical engineering. The
candidates are given a clear picture of their career prospects in this field.
96
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
The most important aspect of the conea team is the very low attrition
rate. Some of our senior employees have been with the organisation
for more than 14 years. The other senior employees have been with the
organisation for a minimum of six years. This is basically due to the excellent
opportunities we provide to our staff in career development and
also because of the niche in which we are operating.
3. Process:
Consistency in offering high quality services is essential and this can be
achieved only by well defined processes. We have defined standardised
methods for handling projects of different kinds. The steps in project
execution are mapped to the process flow at the machinery manufacturer
to ensure timely completion of documentation projects.
4. Tools:
We use the following tools: PLM Publisher (CMS tool), Structured
FrameMaker for authoring, Adobe illustrator and 3D via composer for
illustration.
Communication tools like; Skype, screen sharing software and video
conference further helps us to bridge the gap between SME and the
documentation team.
The choice of tool was made based on the requirement analysis mentioned
above.
5. Standards
The focus on compliance to the machine directive 2006/42/EC, EN
82079, ANSI Z535.6, and also to company style guide is an essential part
for ensuring repeatable delivery of high quality content.
6. The focus on content
We organise regular sessions for the writers and the SME on the importance
of improving the content in the manuals. This has increased the
awareness concerning the importance of content among both the writers
and the SME.
If you have any questions please contact:
simeon@packsysglobal.com
sturzenegger@packsysglobal.com
tekom-Jahrestagung 2012
97

International Management
IM 9
Tutorial
Developing and Delivering Robust
Sample Projects as User Assistance
Nicoletta A. Bleiel, ComponentOne, a division of GrapeCity, inc., Pittsburgh, USA
Introduction
One of the best ways to learn is informally, by example, and sample
projects that customers can use to learn your application are a valuable
addition to your product’s user assistance set. The best sample projects
should demonstrate different functionality, best practices, and features
— and also be easy-to-use. In this tutorial, we will discuss how to develop
and roll out different types of sample projects.
Why Sample Projects are Useful
Because customers can:
−−
Become comfortable in the user interface quickly.
−−
Work in a real project with no harm.
−−
Add their own data/content (depending on the application).
−−
Learn concepts more quickly.
−−
Use the sample as a starting point for their own project, rather than
beginning from scratch. People can be intimidated by “blank slates.”
(Alan Cooper)
−−
Learn what the product is capable of doing.
In addition, successful interaction with the product during the evaluation
period can help sell the product.
A SharePoint Sample Project Site
The Sample Project Team
Since sample projects have a number of objectives, and (depending
on the product) technical challenges, the team working on the
98
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
sample projects should span a number of departments. The Project
Management, Marketing, Software Development, Web Development,
and Technical Communication departments should all be included
at various phases of the project. Everyone should agree on goals and
responsibilities.
After the initial rollout, you may want to ask your user community to
contribute samples. Before the community is asked, the technology and
guidelines for community samples will need to be developed by the
team, and a plan put in place to encourage and reward contributions.
Determining Objectives
The team needs to decide early in the planning process what the sample
projects should illustrate. Several concepts can be illustrated with
careful planning, including: features, best practices, scenarios, product
power (capabilities), ease of use, completed projects, end-user interaction,
outputs, and development environments.
Project Planning
When planning out your sample projects, keep the following in mind:
−−
Data or content must yield meaningful results. If you want to demonstrate
a number of features, make sure the sample has enough content.
−−
Avoid proprietary content and graphics.
−−
If you need a database, use one that is publicly available for download
(if one of them fits your needs), if not, you may need to create or
scrub one and make it available for download. Consider a web-based
sample if setup will be too complex – especially if it is a web-based
product.
−−
It is a good idea to establish themes for samples that you can use in
other deliverables — for example, tutorials and training. The same
data/content can be used across projects. This will provide a consistent
experience for your customers, as well as save development time.
−−
Download of software and sample projects/content should be as easy
as possible.
−−
If code snippets will be needed, make sure enough time is allotted to
develop them.
−−
Provide descriptions of the samples, as well as instructions for using
them.
−−
For desktop products, make sure there is a backup, or way to restore
the samples to their original state. The samples should be included in
the install.
−−
If developing a web-based sample, determine if a login will be needed
and plan accordingly. Make sure the sample is tested on several
browsers.
Writing the Scripts
Every sample should have a script or outline before sample creation
begins. All objectives should be listed in the script so nothing is missed.
When developing scripts remember that scenarios should be realistic,
and familiar to the audience. Make sure the content/data developed will
work in your scenarios (for example, if your software creates charts,
make sure the data will create charts that are meaningful). When
tekom-Jahrestagung 2012
99

International Management
illustrating best practices, make sure to highlight those in the sample.
You can use video, audio, or any other relevant medium to augment your
samples.
Exposing Samples using a Getting Started Wizard
Distributing and Publicizing Samples
Once samples are created, they need to be given visibility. There are a
number of ways to do this. A few options: the product’s Getting Started
Wizard, your website, the product interface, the online help/documentation.
You can publicize them via webcasts, newsletters, blog posts and
Tweets.
Sample Projects on the Web
Following are a variety of sample projects that take a wide range of
approaches.
ComponentOne Studio for SharePoint: http://webparts.componentone.
com/SitePages/Home.aspx
ComponentOne Studio for LightSwitch: http://demo.componentone.
com/LightSwitch/Studio/
Mathematicata: http://demonstrations.wolfram.com/ (Learn more:
http://en.wikipedia.org/wiki/Wolfram_Demonstrations_Project)
Unity: http://unity3d.com/support/resources/example-projects/
Graphisoft: http://www.graphisoft.com/support/archicad/downloads/example_files10/index.html
FTDI: http://www.ftdichip.com/Support/FTSwExamples.htm
100
tekom-Jahrestagung 2012

International Management
Chief Architect: http://www.chiefarchitect.com/products/samples.html
BPlans: http://www.bplans.com/sample_business_plans.php
Ornamental Pro: http://www.ornamentalpro.com/opsample3.htm
CeledyDraw: http://www.celedy.com/samples.html#row3
A4 Desk Pro: http://www.a4deskpro.com/sample.php
DemoBuilder: http://www.demo-builder.com/samples.html
Astoundit: http://www.astoundit.com/products/reallistings/samples/index.html
InduSoft: http://www.indusoft.com/mainpage.
php?aricleid=27&type=InduSoft/web/studio/sample/application/IWS
(All product and company names are the property of their respective
owners.)
Recommended Reading
Cooper, Alan. About Face: The Essentials of User Interface Design, 1995.
Carliner, Saul. Informal Learning Basics, 2012.
Please send any questions or comments to Nicky Bleiel, Lead Information
Developer, Doc-To-Help: nickyb@componentone.com. Follow me on Twitter
at @nickybleiel and @DocToHelp.
tekom-Jahrestagung 2012
101

Informationsdesign

Informationsdesign
INF 1
Partnerpräsentation
Der Speck muss weg! Schlankheitskur
für das Geberit Datenmodell
Grit Mückstein, Dokuwerk KG, Friedrichshafen
Armin Müller, Geberit International AG, Jona
Die Ausgangssituation
Sternenzeit 2-0-0-1: Die Geberit International AG (GIAG) entscheidet
sich, eine Redaktionsumgebung einzuführen, die Katalog- und Redaktions
system in sich vereint. Dem System ist ein funktionales Datenmodell
hinterlegt, das sich am Lebenszyklus eines Produkts orientiert.
Neben der Erstellung von Produktkatalogen und produktbegleitenden
Dokumenten durch die GIAG soll das System auch die Vertriebsgesellschaften
bei der Publikation marktspezifischer Dokumente
unterstützen.
2003 beginnt die Technische Redaktion der GIAG das System mit Katalogdaten
und redaktionellen Daten zu befüllen. 2004 werden die ersten
Kataloge und Produktinformationen publiziert.
10 Jahre nach der Einführung des Redaktionssystems muss Geberit
feststellen, dass dieses fast ausschließlich von der GIAG genutzt wird.
Die Vertriebsgesellschaften arbeiten auf abweichenden Datenmodellen,
dokumentenorientiert und ohne Redaktionssystem. Eine konzernweite
einheitliche Technische Kommunikation wurde nicht erreicht.
Was ist passiert?
Durch die Verzahnung von Katalog- und Redaktionswelt ist das Redaktionssystem
äußerst komplex und bedarf einer langen Einarbeitungszeit.
Im Datenmodell sind strikte Regeln hinterlegt, die dem Redakteur
eine gute Führung bei der Erfassung von Informationen geben, jedoch
zu wenig Flexibilität bei der Verwendung der Informationsbausteine
führen. Da die Vertriebsgesellschaften in ihren Publikationen Informationen
lokalisiert und in anderen funktionalen Kontexten verwenden,
wird kaum auf die Daten der GIAG zurückgegriffen.
Neue Rahmenbedingungen aus dem Konzernmarketing
2011 verabschiedet das Konzernmarketing ein neues Corporate Design,
das konzernweit zu einem einheitlichen Kommunikationsauftritt führen
soll. Die Technische Redaktion ist darin für die Einheitlichkeit technischer
Publikationen verantwortlich. Diese Verantwortung kann sie aber
nur wahrnehmen, wenn sie die Vertriebsgesellschaften stärker bei der
Erstellung marktspezifischer Publikationen unterstützt. Damit kehrt
eine Anforderung ins Zentrum der Aufmerksamkeit zurück, die durch
das bisherige System nie richtig erfüllt wurde. Man sieht sich also immer
zwei Mal im Leben - und dieses Mal muss die Technische Redaktion
erfolgreicher sein.
Sie zieht daraus drei grundlegende Konsequenzen:
−−
Technisch: Flexibilisierung des Datenmodells
−−
Gestalterisch: Umsetzung des neuen CDs in allen Publikationstypen
−−
Organisatorisch: Effizienzsteigerung, bei der Neuerstellung oder
Überarbeitung von Publikationen
tekom-Jahrestagung 2012
105

Informationsdesign
Oder weniger kompliziert ausgedrückt: Alles muss einfacher, schöner
und effizienter werden.
Der Weg zum neuen Datenmodell
Am Beginn des Weges zum neuen Datenmodell stand eine weitere prinzipielle
Entscheidung: Die Katalogwelt wird von der Redaktionswelt
getrennt! Damit braucht das neue Datenmodell strukturierte Katalogdaten
nicht mehr zu berücksichtigen. Für die Katalogwelt wird ein eigenständiges
PIM-System eingeführt.
Doch für die Flexibilisierung des Datenmodells reicht es nicht aus, die
Katalogdaten auszulagern. Für die Ursachen seiner Rigidität sind andere
Schuldige zu suchen:
−−
Die Informationsbausteine sind als Informationsklassen entlang des
Produktlebenszyklus definiert. Sie können nur innerhalb einer Informationskategorie
wie z. B. Planung oder Montage verwendet werden.
−−
Die Informationsbausteine können durch die Möglichkeit der Untergliederung
sehr umfangreich werden. Dadurch verringert sich die
Wahrscheinlichkeit ihrer Wiederverwendbarkeit, z. B. für Publikationen
der Vertriebsgesellschaften.
Daraus folgt: Ein Umbau der Datenstruktur muss folgende Kriterien
erfüllen:
−−
Bausteintypen reduzieren und dadurch Flexibilität erhöhen.
−−
Bausteingrößen reduzieren, um Wiederverwendung zu ermöglichen.
Nach einer Reihe von Workshops, Disputationen und Detaildiskussionen
entscheidet sich die Technische Redaktion der GIAG, eine völlig
neue Ebene in das Datenmodell einzuziehen: Topics. Diese Topics sollen
die neue Informationsbausteinebene bilden, da sie sich in einem wesentlichen
Punkt von den bisherigen Informationsklassen unterscheiden:
Sie sind semantisch nicht gebunden und können daher wesentlich
flexibler verwendet werden.
Konkret führt die Entscheidung zum topicorientierten Arbeiten zu dramatischen
Effekten:
−−
Die Informationsbausteine werden einer Radikalkur unterzogen und
von 40 auf 3 Bausteintypen reduziert
−−
Die semantische Struktur des Datenmodells wird zurückgebaut. Die
Informationsklassen, die bisher die Bausteinebene bildeten, werden
nur noch als Metadaten verwendet.
Weitere Konsequenzen für die Technische Redaktion
Jedes runderneuerte Datenmodell ist aber nur so gut, wie die organisatorischen
Randbedingungen und die Menschen, die damit arbeiten, es
zulassen. Informationsbausteine müssen z. B. im Bauch des Redaktionssystems
effizient wiederauffindbar sein. Aus diesem Grund ist eine alte
Idee wiederbelebt worden: die Trennung zwischen Informationserfassung
und Publikation. Topics dürfen nur in der Erfassungsumgebung
erstellt, verändert und gespeichert werden, da sie auf Publikationsseite
in unterschiedlichsten strukturellen und funktionalen Kontexten
wiederverwendet werden können und sollen. Um solche Regeln in
die täglichen Arbeitsroutinen zu implementieren, hat die Technische
106
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
Redaktion einen neuen Redaktionsprozess eingeführt, der zur Qualitätssicherung
vier Qualitygates vorsieht.
Bleibt zum Schluss die Frage: Lohnt sich der ganze Aufwand? Ein erstes
Auspendeln der Waagschale sagt „Ja“:
Vorteile:
−−
Umsetzung eines einheitlichen CD über alle Dokumentarten und
Vertriebsgesellschaften
−−
Unterstützung der Vertriebsgesellschaften bei der Erstellung Technischer
Informationen
−−
Die Akzeptanz der Technischen Redaktion als konzernweite Fachstelle
für Technische Kommunikation steigt
„Nachteile“:
−−
Durch die Vielfalt der Informationen und Dokumenttypen steigt der
Anspruch an die Technische Redaktion
für Rückfragen:
grit.mueckstein@dokuwerk.de
armin.mueller@geberit.com
tekom-Jahrestagung 2012
107

Informationsdesign
INF 2
Fachvortrag
Konfigurierbare Dokumentation –
Dokumentationsaufbau und Publikation
bei hochvarianten Produkten
Michael Brand, Heidelberger Druckmaschinen AG, Heidelberg
Variantenreiche Produkte erfordern eine ausgeklügelte Modularisierung
der Dokumentationsinhalte und einen leistungsfähigen Publikationsprozess,
der aufgrund der variantenspezifischen Kundenauftragsdaten
eine spezifische Dokumentation für den Kunden zusammenstellt.
Bei gedruckter Dokumentation ist man bestrebt, möglichst nur die individuell
relevante Unterlagenmenge in die auszuliefernden Exemplare
einzubinden, um Druckkosten zu sparen und dem Anwender ein leichtes
Zurechtfinden in der gedruckten Dokumentation zu ermöglichen. Je
nach Umfang ist auch eine Aufteilung der Dokumentation auf verschiedene
Ordner sinnvoll.
Wird die Dokumentation auf Datenträgern bereitgestellt, kann eine große
Menge zusätzlicher Unterlagen für verschiedene Produktvarianten
auf dem Datenträger enthalten sein, ohne die Produktionskosten des
Datenträgers zu erhöhen. Die Aufteilung und Gruppierung der einzelnen
Themengebiete für den Anwender wird dabei durch ein konfigurierbares
Auswahlmodul vorgenommen, das die individuelle Sicht des
Anwenders auf die jeweils produktspezifisch benötigte Teilmenge der
Dokumentation sicherstellt.
Aufbau des Publikationsprozesses
Die Dokumentationsinhalte für alle Produktvarianten zu einer Produktreihe
werden in einem kontinuierlichen Engineering Change Prozess
im Redaktionssystem laufend erstellt und gesammelt. Zu fest vorgegebenen
Publikationsterminen erfolgt zyklisch die Publikation aller erstellten
Unterlagen auf einen gemeinsamen Sammeldatenträger.
Für die vom Kunden bestellte und individuell konfigurierte Druckmaschine
wird kurz vor Auslieferung auf Basis der konkreten Auftragsdaten
ein kundenspezifisches Auswahlmodul erstellt. Dieses
Auswahlmodul macht die benötigte Teilmenge der Dokumente auf dem
Sammeldatenträger zugänglich über eine kundenspezifische Interaktionsoberfläche
und blendet die nicht benötigten Dokumente aus.
Mit einem Sammeldatenträger können mehrere kundenspezifische
Auswahlmodule kombiniert werden, wodurch mehrere unterschiedliche
Gesamtdokumentationen entstehen.
108
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
Abb. 1: Kombination des Sammeldatenträgers mit kundenspezifischen
Auswahlmodulen, DTM = Dokumententeilmenge
Aufbau des technischen Variantenmodells
In der Konstruktionsstückliste werden Varianten durch bedingte Stücklistenteile
beschrieben. Bei einer späteren produktspezifischen Ableitung
wird ein bedingter Stücklistenteil nur dann in der abgeleiteten
produktspezifischen Stückliste berücksichtigt, wenn die Variantenbedingung
für diesen Stücklistenteil erfüllt ist.
Die technischen Variantenbedingungen in der Konstruktionsstückliste
werden vom Konstrukteur nach festen vorgegebenen Regeln mit booleschen
Operatoren formuliert. Bei Bedarf erhält der Konstrukteur Unterstützung
bei der Abfassung und Formulierung der booleschen Variantenregel.
Die exakt formulierten booleschen Variantenregeln bilden
die Basis, um aus den Auftragsdaten eine produktspezifische Stückliste
genau für die bestellte Variante maschinell ableiten zu können.
Definition von
Konfigurationsmodulen
Auswahlvarianten
Besonderheiten im Redaktionsprozess
Für den Redaktionsprozess werden zunächst die Hauptvarianten einer
Druckmaschine betrachtet, wie sie auch aus Kundensicht bei einer
Bestellung angegeben sind. Zu diesen Hauptvarianten (auch Konfigurationsmodule
genannt) werden standardisierte Schemazeichnungen
erstellt, die für die spätere kundenspezifische Interaktionsoberfläche
herangezogen werden.
Um Dokumentationsinhalte einzelnen Hauptvarianten bzw. Konfigurationsmodulen
zuzuordnen, werden innerhalb der Hauptvarianten
Auswahlvarianten festgelegt, denen wiederum im Redaktionssystem die
Dokumente zugeordnet werden. Zusätzlich wird die visuelle Positionierung
einer Auswahlvariante innerhalb der Hauptvariante über einfache,
geometrische Grundformen vorgenommen. Jede Auswahlvariante wird
zusätzlich mit einer Grafik versehen, die ein visuelles Wiedererkennen
in der Interaktionsoberfläche ermöglichen soll. Auch Varianten mit nur
einer Ausprägung werden in dieses Schema aufgenommen.
tekom-Jahrestagung 2012
109

Informationsdesign
Abb. 2: Dokumentationszuordnung über Auswahlvarianten und
Hauptvarianten/Konfigurationsmodule
Verwendung von
Stücklistenbaukästen
als Auswahlvariante
Variante Unterlagen
Da Varianten über bedingte Stücklistenbaukästen beschrieben werden,
werden diese Stücklistenbaukästen meistens direkt als Auswahlvariante
verwendet.
Manchmal ist der redaktionelle Aufwand deutlich geringer, wenn alle
möglichen Varianten in einer zusammenhängenden Unterlage beschrieben
werden können und nicht für jede Variante eine separate Unterlage
erstellt werden muss. In einer solchen varianten Unterlage werden
dann die einzelnen Abschnitte variantenspezifisch gekennzeichnet. Bei
Ersatzteildokumentation werden z. B. innerhalb einer varianten Unterlage
die einzelnen Bauteile nur in Verbindung mit der zugehörigen
technischen Variantenbedingung angezeigt, die direkt aus dem PLM-
System übernommen wird.
Aufbau des Auswahlmoduls
Aus den Auftragsdaten ergeben sich die zu einer Druckmaschine zugehörigen
Konfigurationsmodule bzw. die kundenspezifische Interaktionsoberfläche
sowie die kundenspezifisch relevante Dokumentenmenge.
Da im Redaktionssystem alle Dokumente neben der Auswahlvariante
auch mit einem Stücklistenreferenzbaukasten versehen werden, ist
durch die produktspezifische Stückliste auch exakt die benötigte Dokumentenmenge
für jede Produktvariante bestimmt.
Das kundenspezifische Auswahlmodul enthält also eine auftragsbezogene
Dokumentenmenge sowie eine auftragsbezogene Interaktionsoberfläche,
die in Verbindung mit dem Sammeldatenträger eine individuelle,
auftragsspezifische Dokumentation ergibt.
Herausforderungen in der Praxis
„Last Minute Änderungen“ am Auftrag oder Umrüstungen an bereits
ausgelieferten oder installierten Druckmaschinen können mit
diesem Konzept dadurch gelöst werden, dass ein neu generiertes
110
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
Auswahlmodul aufgrund des geringen Datenumfangs auch per „download“
bereitgestellt werden kann und mit dem bereits ausgelieferten
Sammeldatenträger eine neue Dokumentation ergibt, die dem neuen
bzw. geänderten Auftrag mit geänderten Varianten entspricht.
für Rückfragen: michael.brand@heidelberg.com
tekom-Jahrestagung 2012
111

Informationsdesign
INF 3
Fachvortrag
Responsive Webdesign
Margit Becher, Hochschule Hannover
Webseiten werden heute auf einer Vielzahl unterschiedlichster Geräte
betrachtet. Dazu gehören Breitbildmonitore ebenso wie Smartphones.
Laut Gartner Research wird es 2013 mehr Webzugriffe durch mobile
Geräte als durch Desktopcomputer geben [1].
Viele Websites basieren noch auf einem statischen Grid-Layout, optimiert
für eine Auflösung von 1024 x 768 px, für mobile Geräte wurde/
wird häufig eine mobile Version in einer Subdomain erstellt. Mit einer
Vielzahl unterschiedlichster Geräte entsteht jedoch ein nicht vertretbarer
Pflegeaufwand. Zudem sollte bedacht werden, dass viele Nutzer
mehr als zwei Geräte parallel verwenden (Multiscreen Szenario), daher
sollten Websites so gestaltet werden, dass es für den Nutzer keinen
Unterschied macht, über welches Gerät er Informationen abruft. Konsistentes
Design, d. h. insbesondere der grundlegende Aufbau und die
Navigationsmechanismen, sollten für den Nutzer erkennbar bleiben.
Gleichzeitig sollte aber auch stets der Nutzungskontext berücksichtigt
werden.
Responsive bedeutet „auf jemanden eingehen“, „reaktionsfähig bleiben“.
Responsive Webdesign wurde bekannt durch einen Artikel von
Ethan Marcotte [2]. Es bezeichnet eine Technik im Webdesign, bei der
sich das Layout einer Webseite selbstständig und dynamisch an die Fähigkeiten
des Endgerätes, z. B. Größe, Auflösung, anpasst.
Vorgehensweise
Responsive Design ist kein mobiles Design, sondern ein Design für
alle Geräte. Daher sollte bei der Planung der Website zuerst der Inhalt
(„Content First“, „Content Driven“) betrachtet werden und dann erst das
Layout. Dies bedeutet konkret:
−−
Inhaltselemente definieren, Inhalte kategorisieren, nach ihrer Bedeutung
sortieren und gruppieren.
−−
Breakpoints definieren. Dies sind die Stellen, an denen sich das Layout
einer Website ändert, wenn die Inhalte auf Geräten mit unterschiedlich
großen Displays dargestellt werden (s. Abb. 1).
−−
Verhaltensweise der Inhaltselemente auf verschieden großen Ausgabebildschirmen
(wird dieser Inhalt benötigt, in welchem Detaillierungsgrad,
evtl. nur als Link?) festlegen.
−−
Navigationsstruktur planen.
Bezüglich der Navigationsstruktur erfordern mobile Geräte eine besondere
Aufmerksamkeit: Buttons müssen groß genug sein, Dropdownmenüs
dürfen nicht vom Hover-Effekt abhängig sein. Tipps finden sich in
[3].
112
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
Abb. 1: Breakpoints und Anpassung von Inhaltselementen
Viele Entwickler empfehlen bei der Konzeption den „Mobile First“-Ansatz.
Statt vom Desktoprechner auszugehen und Inhalte auszublenden
bzw. zu verkleinern, wird beim kleinsten Gerät gestartet. So erkennt
man die zentralen Inhalte, die, die auf keinen Fall wegelassen werden
können und in jeder Situation funktionieren müssen. Zudem ist es
deutlich einfacher Details hinzuzufügen, als diese später entfernen zu
müssen.
Technische Umsetzung
In CSS2 wurden bereits Medientypen (z. B. print, screen) eingeführt [4].
Hiermit können spezielle Regeln für das Zielmedium notiert werden.
CSS3 Media Queries haben seit Juni 2012 den Status „W3C Recommendation“
[5]. Media Queries sind logische Ausdrücke, die die Angabe
von Medientypen und bestimmten Medienmerkmalen (media features)
miteinander verknüpfen, d. h., es werden Bedingungen formuliert,
z. B. für die Fenstergröße des Browsers, bei deren Erfüllung bestimmte
Stylesheet-Regeln angewandt werden. Somit erhält jedes Gerät spezifischen
CSS-Code.
Die wichtigsten Media Features sind:
−−
width, min-width, max-width: Breite, minimale bzw. maximale Breite
des Browserfensters
−−
height, min-height, max-height: Höhe, minimale bzw. maximale Höhe
des Browserfensters
−−
device-width, min-device-width, max-device-width: Breite, minimale
bzw. maximale Breite des Gerätes
−−
device-height, min-device-height, max-device-height: Höhe, minimale
bzw. maximale Höhe des Gerätes
−−
orientation: Ausrichtung des Gerätes (portrait oder landscape)
−−
resolution: Auflösung des Gerätes
Abb. 2 zeigt Beispiele zur Verwendung von Media Queries.
tekom-Jahrestagung 2012
113

Informationsdesign
Abb. 2: Beispiele für CSS Media Queries
Damit die Umsetzung eines Responsive Designs funktioniert, ist noch
Folgendes zu beachten:
−−
Keine festen Grid-Layouts: stattdessen Fluid-Grids (%-Angaben statt
Pixel) verwenden.
−−
Keine festen Schriftgrößen: Schriftgrößen und Zeilenhöhen auf Basis
von % und/oder em definieren.
−−
Keine festen Bildgrößen: Bilder sollten skaliert werden, evtl. ist hierfür
JavaScript notwendig.
−−
HTML5 verwenden.
Testen
Für einen ersten Test eignen sich Online-Tools, z. B. The Responsinator
[6]. Nach Eingabe der URL wird die Anzeige auf verschiedenen Geräten
parallel simuliert, eine Navigation innerhalb der Webseiten ist
möglich. Ein Online-Tool ersetzt natürlich nicht den „echten“ Test auf
verschiedensten Geräten. Erleichtert wird der Test, wenn das kostenlose
Programm Adobe Shadow [7] eingesetzt wird. Auf dem Desktoprechner
wird das Programm und die entsprechende Erweiterung für den
Browser Google Chrome installiert, auf jedem mobilen Gerät die Adobe
Shadow App. Nun wird jede Webseite, die auf dem Desktoprechner
aufgerufen wird, automatisch auch auf allen mobilen Geräten angezeigt.
Ein integrierter Remote Debugger ermöglicht die Anzeige des DOM im
mobilen Browser. Weiterhin können auf den Mobilgeräten Screenshots
erstellt werden, die automatisch auf dem Desktoprechner gespeichert
werden.
Beispiele
Abb. 3 zeigt einen Preview (über The Responsinator erstellt) der Webseite
des CSS-Frameworks YAML [8] in 2 verschiedenen Versionen:
links für ein iPad, rechts für ein iPhone. Eine umfangreiche Sammlung
von Websites, die Responsive Webdesign umsetzen, wird von Eivind
Uggedal unter mediaqueries.es [9] zur Verfügung gestellt.
114
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
Abb. 3: Verschiedene Ansichten von www.yaml.de
Probleme
Werden alle Inhalte geladen und Teile davon durch die CSS-Eigenschaft
display:none versteckt und Bilder erst durch den Browser auf die passende
(kleinere) Größe skaliert, kann es auf mobilen Geräten Performance-Probleme
geben.
Quellen
[1] http://thenextweb.com/mobile/2011/01/06/
the-great-rise-of-the-mobile-web/
[2] Marcotte, E.: Responsive Webdesign. http://www.alistapart.com/
articles/responsive-web-design/
[3] http://www.elmastudio.de/webdesign/
webseiten-navigationen-in-responsive-webdesigns-analysiert/
[4] http://www.w3.org/TR/CSS21/media.html
[5] http://www.w3.org/TR/css3-mediaqueries/
[6] http://www.responsinator.com/
[7] http://labs.adobe.com/technologies/shadow/
[8] http://www.yaml.de
[9] http://mediaqueri.es/
für Rückfragen: margit.becher@fh-hannover.de
tekom-Jahrestagung 2012
115

Informationsdesign
INF 4
Fachvortrag
Variantenmanagement in der
Technischen Dokumentation
Elke Grundmann, Comet Communication GmbH, München
Die Welt ist bunt, vielfältig und komplex, die Ansprüche und Bedürfnisse
der Konsumenten sind es ebenso. Produkte müssen diesen Ansprüchen
gerecht werden, wollen sie sich am Markt behaupten. Kunden
warten heute nicht mehr jahrelang auf die Zuteilung eines Autos und
sind zufrieden, wenn dieses vier Räder und ein Lenkrad hat. Viele weitere
Details müssen stimmen: Technische Ausstattung, Leistungsfähigkeit,
Design, Farbe etc. – schließlich will sich der einzelne Mensch von
der Masse seiner Mitmenschen abheben.
Automobilhersteller wie Audi starten in den 80er Jahren mit einem
Audi 80, heute wird alleine der Audi A3 in 192 Varianten angeboten. In
Kombination mit den möglichen Sonderausstattungen wird deshalb nur
noch selten ein exakt gleiches Fahrzeug innerhalb eines Tages gebaut.
Diesem Marktdruck ist nicht nur die Automobilindustrie ausgesetzt, er
gilt für andere Branchen in gleicher Weise.
Vielfältigste Kundenwünsche sollen individuell bedient werden. Viele
ähnliche Produkte verursachen aber auch hohe Kosten und ein noch
so zufriedener Kunde bringt gar nichts, wenn mit dem Verkauf eines
Produktes kein Gewinn mehr erzielt werden kann. Um nicht in so eine
Variantenfalle zu geraten, ist ein Variantenmanagement überlebenswichtig.
Konzepte für Variantenmanagement haben im Maschinenbau
eine lange Tradition und spielen auch in anderen Branchen eine immer
größere Rolle. Diese Entwicklung hat auch Auswirkungen auf die Technische
Dokumentation.
Vom Maschinenbau lernen
Die Kosten für die Varianten in der Technischen Dokumentation werden
kaum gemessen, allerdings gilt hier das gleiche Prinzip wie in anderen
Bereichen: je höher die Variantenanzahl, desto höher die Kosten.
Man unterscheidet in der TD zwischen:
−−
Strukturvarianten (Die Dokumente unterscheiden sich hinsichtlich
der Struktur)
−−
Modulvarianten (Die Dokumente unterscheiden sich in einzelnen
Modulen)
−−
Fragmentvarianten (Die Dokumente unterscheiden sich in einzelnen
Fragmenten innerhalb eines Moduls)
Um die Kosten zu begrenzen, hat sich ein Variantenmanagement in der
Technischen Dokumentation bewährt.
Ziele eines Variantenmanagements
Technische Dokumentation wird im Hinblick auf folgende drei Ziele
analysiert:
Sortimentbereinigung: Welche Varianten haben für den Anwender
einen Nutzen, welche können ganz entfallen, welche kann man sinnvollerweise
mit anderen Varianten zusammenführen? Mögliche Konsequenzen
aus dem Analyseergebnis können sein:
116
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
−−
technische Details auslagern, z. B. in eine Tabelle mit Technischen
Daten
−−
überflüssige Inhalte löschen und abstrahieren
−−
einheitliche Terminologie verwenden
Modularisierung und Wiederverwendung: Auf Basis des Analyseergebnisses
wird ein Modularisierungskonzept entwickelt, das die verschiedenen
Ebenen Struktur, Modul und Fragment berücksichtigt.
Variantenbildung bei der Publikation: Die Publikation von verschiedenen
Dokumentvarianten kann schon im Vorfeld durch unterschiedliche
Verfahren (z. B. durch Festlegen von Stücklisten oder Filterkriterien)
wirtschaftlich gesteuert werden. Dabei entscheidet nicht die
Technische Redaktion während der Erstellung, welche Module in einem
bestimmten Dokument verwendet werden müssen. Diese Festlegungen
werden im CMS hinterlegt. Die gewünschte Dokumentvariante wird
anschließend gemäß den gewählten Kriterien erzeugt.
Variantenmanagement
mit MS Word
Variantenmanagement
mit CMS, Beispiel
Author-it
Realisierung mit verschiedenen Werkzeugen
Die Umsetzung eines Variantenmanagements ist stark abhängig von
den Möglichkeiten des gewählten Werkzeugs.
Variantenmanagement mit MS Word ist möglich, aber nicht so komfortabel
wie mit einem CMS. Um Strukturvarianten zu realisieren, modularisieren
Sie Ihre Inhalte, indem Sie pro Kapitel eine Word-Datei anlegen.
Erstellen Sie pro Variante sowie für wiederverwendete Inhalte ein
Verzeichnis und speichern Sie die Modulvarianten unter dem gleichen
Namen im Variantenverzeichnis. Fragmentvarianten, beispielsweise
Warnhinweise, speichern Sie als Textbausteine mit Textmarken und
referenzieren diese mittels der Feldfunktion IncludeText.
Alternativ können Sie auch alle Module als einzelne Dateien anlegen
und diese in Stücklisten mit MS Excel verwalten. Mit einem VBA Makro
erzeugen Sie aus dieser Excel-Stückliste die variantenabhängigen
Dokumente.
Wesentlich effizienter lässt sich ein Variantenmanagement mit einem
CMS wie Author-it umsetzen. In Author-it erstellen Sie Varianten von
Büchern und Topics, um Struktur- oder Modulvarianten zu erzeugen.
Aus dem ursprünglichen Objekt (Standardobjekt) wird so ein „Primary-
Objekt“, das als solches in Author-it gekennzeichnet wird und als Basis
dient. Sie legen fest, in welchen Modulen (Topics) welche Fragmente
(eingebettete Topics) oder welche Grafikvarianten nötig sind. Bei der
Publikation wählen Sie die Varianten aus und erhalten – ohne Nacharbeit
– automatisch ein variantenspezifisches Dokument.
Kontakt: grundmann@comet.de
tekom-Jahrestagung 2012
117

Informationsdesign
INF 6
Fachvortrag
Häufige Probleme
Eine Methode zum
Erlernen von Software
Grundgedanken
Grundprinzipien
Minimalism neu gedacht oder was gehört
eigentlich in eine Dokumentation rein?
Martin Holzmann, ARAKANGA GmbH, Hanau
Viele Dokumente erfüllen ihren Zweck nicht. Diese Dokumente sind mit
viel Aufwand erstellt mit dem einzigen Resultat, dass Nutzer mit Informationen
überfüllt werden, sie diese aber nicht nutzen können:
−−
Fachinformationen, in denen alle Details eines neuen oder geänderten
Produktes beschrieben sind.
−−
Bedienungsanleitungen, in denen alle möglichen Funktionen in Form
von Anleitungen beschrieben sind.
−−
Bedienungsanleitungen, die mit Hinweisen und Tipps und ergänzenden
Informationen gespickt sind.
Minimalism nach John M. Carroll
Minimalism ist ein methodischer Ansatz zum Erstellen von Anwenderdokumentation
– primär Softwaredokumentation – zum Zweck des
Lernens. Die Methode wurde von John M. Carroll am IBMs User Interface
Institute entwickelt und ist von ihm im Buch „ The Nürnberg
Funnel: Designing Minimalist Instruction for Practical Computer Skill
(Technical Communication, Multimedia, and Information Systems)“
beschrieben.
Ausgangspunkt war die Erkenntnis, dass Nutzer einer Software nicht
zuerst umfangreiche Systembeschreibungen durcharbeiten, bevor sie
die Software verwenden. Nutzer tendieren dazu, Software direkt zu
verwenden und erst dann auf die Dokumentation zuzugreifen, wenn
sich ihnen diese nicht erschließt, sie also Fehler machen oder ihr Ziel
nicht erreichen. Daraus ergibt sich, dass die Dokumentation nicht
primär vollständig sein muss – also alle nur denkbaren Aspekte der
Anwendung beschreiben muss – sondern dass sie den Nutzer in einer
Lernphase beim Lösen seiner Probleme helfen soll. Nutzer wollen nicht
lesen, sondern handeln.
Die wichtigsten Prinzipien des Minimalism
−−
Konkrete Aufgabenorientierung: Anwender wollen etwas tun, eine
Aufgabe oder ein Problem lösen. Das Dokument muss dem Anwender
beim Lösen der Aufgabe helfen, nicht ein System beschreiben.
−−
Anwenderziele und Aufgaben erkennen: Aufgabenorientierung setzt
Zielgruppenkenntnis voraus. Vorhandenes Wissen muss nicht vermittelt
werden.
−−
Weniger ist mehr: Nur Informationen geben, die Anwender beim
Ausprobieren, Entdecken und Anwenden von Funktionen unterstützen.
Anwender sind denkende Menschen – sie bilden sich beim Ausprobieren
ihr eigenes mentales Modell, wie etwas funktioniert. Keine
ermüdenden Details. Kurz schreiben – keine Füllworte etc.
−−
Topicorientierung: Wissen wird topicweise/themenweise vermittelt.
Jeder Topic ist für sich selbst verständlich. Es gibt keine zwingende
Lesereihenfolge zwischen den Topics.
−−
Fehlertoleranz: Informationen geben, die dem Anwender im Problemfall
einen Lösungsweg aufzeigen.
118
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
−−
Testen des Resultats: Die Dokumente müssen Anwendungstest unterzogen
werden. Die Erkenntnisse der Tests müssen wieder in die Dokumente
eingearbeitet werden. Die Dokumente müssen anschließend
ggf. wieder getestet werden (iterativer Prozess).
Warum muss
Minimalism neu
gedacht werden?
Der Lösungsansatz
Ziele festlegen
Inhalte festlegen
Gruppieren und
sequenzieren
Einheitlich Gestalten
und Formulieren
Minimalism neu gedacht
Wie beschrieben ist Minimalism eine Methode zum Erlernen von Software.
Aber auch außerhalb der Domäne der Softwaredokumentation
sind Nutzer von Informationen meist daran interessiert, schnell bestimmte
Aufgaben zu lösen – Lesen von Dokumenten ist dabei ein notwendiges
Übel, das Lesen ist aber nie das Ziel der Aktivität. Umfangreiche,
komplizierte und unübersichtliche Dokumente schrecken ab,
kosten Zeit und sind damit auch teuer – sie führen zu Fehlern, falschen
Entscheidungen und verschwenden die Arbeitszeit von Mitarbeitern in
Unternehmen. Minimieren der Dokumentation ist also ein – schon aus
wirtschaftlichen Erwägungen heraus – anzustrebendes Ziel. Die Regeln,
die für Softwaredokumentation/Lernsituationen aufgestellt wurden,
lassen sich aber nicht 1:1 auf andere Bereiche übertragen – ein neuer
Ansatz ist erforderlich.
Unabhängig davon, welche Art Information erstellt werden soll, ist ein
methodischer Lösungsansatz erforderlich, mit dessen Hilfe bestimmt
werden kann, welche Informationen der Nutzer benötigt und welche
nicht. Die folgenden 4 Schritte führen zu diesem Ziel:
1. Ziel festlegen
2. Inhalte festlegen
3. Gruppieren und sequenzieren
4. Einheitlich gestalten und formulieren
Um die Ziele festzulegen, müssen die folgenden Fragen beantwortet
werden:
−−
Für wen ist die Information?
−−
Wozu dient sie?
Dies ist der wichtigste Schritt. Nur wenn der Ersteller weiß, wozu der
Nutzer die Information benötigt, kann er entscheiden, welche Informationen
für den Nutzer relevant sind.
Um die Inhalte festzulegen, muss die folgende Frage beantwortet
werden:
−−
Welche Informationen sind für das Erreichen der Ziele erforderlich?
Das Beantworten dieser Frage führt zu einer an der Aufgabe gespiegelten
Informationsmenge. Überflüssiges wird vermieden.
Um die Gruppierung und Sequenzierung festzulegen, müssen die folgenden
Fragen beantwortet werden:
−−
Welche Informationen gehören zusammen?
−−
In welcher Reihenfolge müssen die Informationen vermittelt werden,
damit der Nutzer mentale Modelle aufbauen kann?
Nachdem die notwendigen Informationen und deren notwendige Gruppierung/Sequenzierung
erkannt sind, müssen passende Gestaltungsund
Formulierungsmuster erstellt werden, die dann einheitlich auf die
gesamte Informationsmenge angewendet werden. Die Muster sollen
sich an bewährten und idealerweise erprobten Beispielen orientieren.
tekom-Jahrestagung 2012
119

Informationsdesign
Resultat
Alle entstehenden Informationen müssen immer am ersten Schritt gespiegelt
werden: Sind sie für die Zielgruppe relevant und für die Aufgabe
erforderlich?
Das konsequente Ausfiltern überflüssiger Informationen durch die methodische
Vorgehensweise minimiert den Umfang der erstellten Information.
Das Nutzen von Gestaltungsmustern sorgt für eine einheitliche
Gestaltung auch in größeren Gruppen. Nutzer erhalten nur noch die
Informationen, die sie benötigen, und sparen dadurch Zeit
Das Vorgehensmodel ist unabhängig von der Art der zu erstellenden
Information und damit universell einsetzbar.
für Rückfragen: martin.holzmann@arakanga.de
120
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
INF 7
Partnerpräsentation
Allgemein
In einer Organisation
Unterwegs auf der eigenen Wissenslandkarte
Diana Fuchs, SEW-EURODRIVE GmbH & Co KG, Bruchsal
Alexander Gassmann, TTS GmbH, Heidelberg
Zur Wissenslandkarte
Eine Wissenslandkarte stellt Wissen grafisch dar. Unterschiedliche
Wissensbereiche werden als „Länder“ dargestellt, mit Farben kann
man unterschiedliche Wissensstände darstellen. Erstellt man eine
Wissenslandkarte für sein eigenes Wissen, zeigt sie, welche Bereiche
man beherrscht, wo man noch Schwächen hat oder was man sich noch
aneignen möchte. Auch Verbindungen zwischen unterschiedlichen
Wissensbereichen sind beispielsweise durch Flüsse visualisierbar. So
ermöglicht die Landkarte außerdem eine strukturierte visuelle Darstellung
des Lernprozesses.
Die Wissenslandkarte jeder Person – und daher auch jedes Mitarbeiters
in einem Unternehmen – sieht anders aus. Jeder hat ein anderes Wissen
und möchte sich anders entwickeln. In einer Organisation besteht die
Landkarte aber zum Teil aus gleichen Bereichen – den „Ländern“ –, da
z. B. mehrere Mitarbeiter das Wissen zu einem Produkt benötigen.
Ausgangssituation
Unsere Aufgabe ist es, die Reisen unserer Mitarbeiter in unbekannte
Gebiete ihrer Wissenslandkarte zu ermöglichen und zu planen. Dies tun
wir in einem Blended-Learning-Ansatz, d. h., wir mischen unterschiedliche
Lernformen für die Aus- und Weiterbildung unserer Mitarbeiter.
In diesem Vortrag geht es um die Lernmittel, mit denen eigenverantwortlich
gelernt wird, beispielsweise E-Learning-Einheiten. Bei diesen
Lernmedien ist es noch wichtiger als bei Präsenztrainings, dem Lerner
gerecht zu werden. In einem Präsenztraining ist der Trainer in Interaktion
mit dem Lerner und kann spontan auf ihn reagieren. Diese Möglichkeit
haben wir im Selbstlernbereich nicht, daher sollten die Interaktionen
möglichst sorgfältig vorgeplant werden.
Die Persona-Methode
Wissen, wo man hinmöchte
Je nach Zielgruppe sind unterschiedliche Länder auf der Wissenslandkarte
interessant; insbesondere unterschiedliche „Regionen“ dieser
Länder. Denn nicht jeder muss alles über ein Produkt wissen. Um
denjenigen, den wir auf die Wissensreise schicken möchten, besser
kennenzulernen, haben wir uns für die Zielgruppenanalyse nach der
„Persona“-Methode entschieden.
Die Persona ist eine Beschreibung einer fiktiven, archetypischen Person
aus der Zielgruppe mit ihrem Arbeitsumfeld, aber auch ihrem privaten
Umfeld und ihren Ansichten, ihrem Charakter.
Für das Training wichtige Größen bei den Personas sind:
−−
Eine Status-quo-Bestimmung, um das Vorwissen konkret abbilden zu
können.
−−
Eine genaue Aufgaben- und Schnittstellenbeschreibung, um ein
Wissensprofil davon ableiten zu können. Das Wissensprofil ist die
Grundlage für das Training und beantwortet die Frage: Was muss
man wissen, um diese Aufgabe ausführen zu können?
tekom-Jahrestagung 2012
121

Informationsdesign
Prozess als Rückgrat der
Reisedokumentation
Überblick verschaffen
Interessengebiete
erkunden
Lernobjektstruktur
für beste Effizienz der
Reisedokumentation
−−
Ein Verständnis für den Tagesablauf der Person, um entscheiden zu
können, wie lange Lerneinheiten dauern können, und einzuschätzen,
wann sie vom Lerner bearbeitet werden.
−−
Hintergrundinformationen zur Person, wie private Umstände, um die
Sprache der Zielgruppe sprechen zu können. Das schafft Glaubwürdigkeit
und Akzeptanz, damit der Lernende sich auf das Lernmaterial
einlässt.
Die Unternehmensprozesse eignen sich gut als „Rückgrat“ der Lerninhalte.
Folgende Vorteile ergeben sich:
−−
Den Mitarbeitern im Unternehmen sind diese Prozesse geläufig.
−−
Ein vorhergehende Trainingsbedarfsanalyse ermöglicht eine saubere
Planung und Strukturierung des Wissens.
−−
Durch eine Struktur nach Lernobjekten, die im Prozessbaum geglie
dert werden, kann eine redundanzfreie Trainingsdokumentation
aufgebaut werden.
−−
Die prozessorientierte Strukturierung macht es bei Änderungen im
System einfach zu ermitteln, welche Lernobjekte angepasst werden
müssen.
−−
Eine Aktivierung von Rollenfiltern ermöglicht es einem Mitarbeiter;
in einer gewissen Rolle nur die Trainingsinhalte zu sehen, die ihn
betreffen.
Die Reisevorbereitung
Um so nah wie möglich an ein ideales Lernszenario für unsere Zielgruppen
heranzukommen, haben wir ein Modularisierungskonzept erarbeitet,
das der Wissenstiefe, dem Thema und den Lernanforderungen
der Zielgruppen gerecht wird.
Bevor die Reise losgeht, verschafft sich der Lerner einen Überblick –
im übertragenen Sinne macht er auf jeden Fall die Sightseeing-Tour.
Das hat zwei Vorteile: Egal welches Vorwissen jemand hat, er kann die
Inhalte verstehen. Diejenigen, die sich noch tieferes Wissen aneignen
möchten, haben Anknüpfungspunkte für spätere Informationen.
Für diejenigen, die mehr als eine Sightseeing-Tour benötigen, gibt es
verschiedene Schwerpunkte: Je nach Profil arbeitet sich der Lerner
tiefer in bestimmte Regionen des „Landes“ ein.
In unserem Konzept sind es die Kategorien Technik, Verkaufen, Service
und noch einige Antriebstechnik-spezifische Punkte. Überlegen Sie, für
welche Tätigkeit die Mitarbeiter die Informationen zu einem Produkt in
Ihrem Unternehmen brauchen, und die Kategorien, die für Sie passend
sind, werden sich Ihnen erschließen.
Diverse Reiseveranstalter werden dasselbe Hotel in ihrem Prospekt haben.
Wäre es nicht effizienter, wenn jeder Veranstalter in dem Reiseplan
einen Link auf eine standardisierte und optimale Beschreibung des
Hotels hätte? Genau dieses ermöglicht die Lernobjektstruktur:
−−
In dem Wissenspool werden sukzessiv Lernobjekte aufgebaut (E-
Learning Sequenzen, Dokumente oder Links auf Wissen).
−−
Auf dem Wissenspool wird eine Strukturierung aufgesetzt nach Prozessen,
Themen oder Kursen.
−−
Auf den Wissenspool kann auch direkt zugegriffen werden durch
kontextsensitive Onlinehilfe (analog zum Scannen eines Barcodes
122
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
Template-Konzepte
für beste Effizienz
der Reiseunterlagenerstellung
Krisengebiete
bergen Gefahren
Krisengebiete meiden
auf der Werbung eines Veranstalters) oder durch Suche (Stichwort im
Portal des Veranstalters).
Bei dem Erstellen der Reiseunterlagen kann der Autor auf einem weißen
Blatt Papier beginnen. Er hat dann aber maximal viel zu tun bezüglich
der Inhalte, der Struktur und der Form seines Dokuments. Er wird
sehr viel schneller sein bei Verwendung von vorgeplanten Templates:
−−
Es kann sinnvoll sein, ein System zu verwenden, das Inhalt und Form
logisch trennt, so dass eine Anpassung der Form im Nachhinein sehr
einfach wird.
−−
Die Vorstrukturierung sollte anwendbar sein auf Objekte (verwendete
Bilder oder Textfelder), Seiten (vorgefertigte Seite mit Einleitung,
Zusammenfassung, Fragen, Tabellen) und ganze Dokumente (Reisewerbung,
Reiseprospekt, detaillierte Reiseunterlage).
−−
Durch diesen Ansatz kann sich der Reiseleiter auf die Inhalte konzentrieren
und braucht sich nicht mehr um die Form bemühen. Dies
macht ihn effizienter.
−−
Durch diesen Ansatz kann ein erzeugtes Lernobjekt nachträglich in
einer ganz anderen Form publiziert werden, z. B. bei Wiederverwendung
des Inhalts durch eine andere Reiseagentur.
Die Reise beginnt
Es gibt Krisengebiete, in die Sie als Autor Ihren Wissensreisenden keinesfalls
schicken sollten. Diese Gebiete bergen im Wesentlichen folgende
Gefahren:
−−
Verständigungsprobleme: Wenn Sie nicht die Sprache Ihres Lerners
sprechen und zu wenig oder das falsche Anschauungsmaterial liefern,
wird er Sie nicht verstehen. Ohne das Verstehen kann nachhaltiges
Lernen nicht stattfinden. Es entsteht Frust beim Lerner – er
bricht die Reise ab.
−−
Akute Unlust: Ist die Motivation zum Lernen die falsche, besteht nur
geringe Aussicht auf Erfolg. Das neu erworbene Wissen direkt anwenden
zu können, ist die beste Motivation zum Lernen.
−−
Stress oder Langeweile: Ist die Lernkurve zu steil oder zu flach, fühlt
sich der Lerner über- bzw. unterfordert. In beiden Fällen entsteht
Frust und er wird die Reise abbrechen.
Sie können diese Gefahren meiden, indem Sie:
−−
Lernziele und dazu passende Inhalte strukturiert in einem Drehbuch
und Storyboard erfassen, bevor Sie mit der Umsetzung beginnen.
So vermeiden Sie, zu viel, zu wenig oder unpassenden Inhalt in die
Lerneinheit einzuarbeiten.
−−
Die Informationen so oft wie möglich in einen Arbeitskontext setzen.
−−
Übungen zu den neuen Informationen anbieten, so dass das Wissen
gleich angewendet werden kann.
−−
Die Informationen so darstellen, dass sie optimal wahrgenommen
werden können. Beispielsweise dem Lerner bekannte Bedienmuster
aufgreifen, Interaktionen deutlich von Informationen unterscheidbar
machen, dem Lerner die Orientierung im System so einfach wie möglich
machen.
−−
Die Informationen so darstellen, dass sie auf die Zielgruppe abgestimmt
sind. Beispielsweise Beispiele aus der „Welt“ der Zielgruppe
als Erläuterung von Funktionsprinzipien nutzen, Vorlieben der Ziel-
tekom-Jahrestagung 2012
123

Informationsdesign
gruppe bei Anschauungsmaterial berücksichtigen (technikorientierte
Mitarbeiter ziehen Realbilder Animationen vor), Vorwissen der Lerner
berücksichtigen.
−−
Am Anfang Ihres Projektes die betroffenen Prozesse und Rollen genau
analysieren, um daraus einen Inhaltsplan zu erzeugen, der nach
Prozessen gegliedert ist. Dies ermöglicht die Vermeidung von doppelten
Inhalten.
−−
Am Anfang Ihres Projektes die notwendigen Templates gut zu überdenken.
Dies ermöglicht danach eine wesentlich schnellere Arbeit
der Autoren.
für Rückfragen:
diana.fuchs.da-pt@sew-eurodrive.de
alexander.gassmann@tt-s.com
124
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
INF 8
Workshop
Informationsmodelle mit Hilfe von
semantischen Elementen maßschneidern
Brigitte Grether, Belimed Sauter AG, Sulgen
Was ist ein Informationsmodell in der Technischen Dokumentation?
Ein Informationsmodell für einen Dokumenttyp bildet die Struktur des
Dokuments ab. Dabei kann man zwischen dem Makromodell (z.B. Dokument
besteht aus Deckblatt, Impressum, Kapiteln und Abbildungsverzeichnis)
und dem Mikromodell (z.B. jedes Kapitel besteht aus Titel
und ein bis mehreren Absätzen, jeder Absatz kann aus Textkörper und
Listen bestehen, jede Liste enthält ein bis mehrere Listeneinträge)
unterscheiden. Das Informationsmodell kann, muss aber nicht in einer
Document Type Definition (DTD) oder einer XML Schema Definition
(XSD) umgesetzt werden. Auch wenn ein nicht XML-basiertes Textverarbeitungsprogramm
verwendet wird, kann ein Informationsmodell
für die Erstellung von Formatvorlagen hilfreich sein, wenn auch die
Verschachtelung von Elementen ohne die Verwendung von XML in der
Regel nicht dargestellt werden kann.
Warum überhaupt ein neues Informationsmodell?
Es gibt ja bereits bewährte Informationsmodelle für die Technische
Dokumentation, wie DocBook, DITA oder PI-Mod. Auch die Hersteller
von Redaktionssystemen liefern meistens eine brauchbare DTD oder
XSD mit. Da müsste doch eigentlich eines passen, sollte man meinen,
oder mit nur kleinen Anpassungen dazu gebracht werden, zu passen.
Dennoch gibt es zwei Veranlassungen dafür, ein eigenes, neues Informationsmodell
zu entwickeln:
−−
Man will einen neuen Dokumenttyp abbilden.
−−
Man will neue Wege gehen.
Als Beispiel für einen neuen Dokumenttyp erwähne ich die Qualifizierungsdokumente
für Anlagen für die Pharmaindustrie, die von unserer
Dokumentationsabteilung ins Redaktionssystem übernommen werden
sollten. Sie bestehen aus standardisierten Prüfanweisungen und Prüfprotokollen
mit genauen Vorgaben für ihre Struktur. Mit dem vorhandenen
Informationsmodell, der mit dem Redaktionssystem TIM-RS
gelieferten FrameMaker-EDD, die auf Anleitungstexte ausgerichtet war,
konnten sie nicht abgebildet werden.
Was die neuen Wege betrifft, so bin ich zwar auch der Meinung, dass
man nicht jeden Tag das Rad neu erfinden muss, aber ab und zu muss
jemand die ausgetretenen Pfade verlassen und etwas ganz anders machen
als bisher, sonst gibt es nie einen Fortschritt.
Warum semantische Elemente verwenden?
Die semantischen Elemente werden von Rockley (2003: 311f.) beschrieben.
Rockley unterscheidet für jeden Dokumenttyp zwei Informationsmodelle:
Das Informationsproduktmodell (Makromodell) zeigt die
Grobstruktur des Dokumenttyps, das Elementmodell (Mikromodell) die
vorkommenden Bausteintypen und die darin enthaltenen Elemente.
Rockley verwendet die Bezeichnung «Element» nicht im Sinne eines
tekom-Jahrestagung 2012
125

Informationsdesign
XML-Elements, sondern im allgemeinen Sinne von Grundbestandteil,
Komponente. Sie unterscheidet zwischen semantischen Elementen und
nicht semantischen Elementen (semantic vs. base elements). Ein semantisches
Element sagt etwas über den Inhalt und die Funktion seines
Inhalts aus (Bsp.: Handlungsanweisung), während ein nicht semantisches
Element nur etwas über die Struktur sagt (Bsp.: Liste). Rockley
(2003: 319) empfiehlt, nach Möglichkeit semantische Elemente zu verwenden,
insbesondere wenn in einem strukturierten Editor gearbeitet
wird.
Die Verwendung von semantischen Elementen bringt folgende Vorteile:
−−
Erleichterung beim Erfassen einer XML-Datei: Der Autor muss nicht
umfangreiche Regeln beachten, sondern erkennt gleich an den Namen
der Elemente, welche wann verwendet werden müssen.
−−
Mehr Möglichkeiten beim Verarbeiten einer XML-Datei: Textteile
mit gleicher Struktur, aber unterschiedlicher Funktion können beim
Publizieren unterschiedlich dargestellt werden. Falls man eine XML-
Datei durch XSLT umwandeln will, hat man mit semantischen Elementen
ebenfalls viel mehr Möglichkeiten.
Wann passt das Informationsmodell für den Dokumenttyp?
Es gibt nie eine einzige richtige Lösung. Es gibt aber bessere und
schlechtere Lösungen. Eine gute Lösung zeichnet sich dadurch aus,
dass sie die Wirklichkeit so genau abbildet, wie es für die Texterfassung
und für die Verarbeitung des erfassten Texts nötig ist.
Ein gutes Informationsmodell hat folgende Eigenschaften:
−−
Es fasst zusammen, was zusammengehört, und trennt, was nicht zusammengehört.
−−
Es behandelt Gleiches gleich und Ungleiches ungleich.
−−
Es ist eindeutig in der Benennung der Elemente.
Nicht zuletzt ist das Erstellen von Informationsmodellen auch eine
Sache der Übung und Erfahrung. Deshalb werden wir im Workshop an
zwei Beispielen von Dokumenten verschiedene Informationsmodelle
erarbeiten und danach gleich selber testen und vergleichen.
Rockley, Ann (2003): Single Sourcing and Information Design. In: Albers,
Michael J. / Mazur, Beth (Hrsg.): Content and Complexity. Information
Design in Technical Communication. Mahwah, N.J: Lawrence Erlbaum,
S. 307–335.
brigitte.grether@bluewin.ch
126
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
INF 10
Tutorial
Rollenverteilung
im Projekt
Anlass
Spannungsfeld
Wenn maximale Flexibilität gefragt
ist: Redaktionsleitfaden für eine
tagesaktuelle Support-Datenbank
Johannes Dreikorn, doctima GmbH, Fürth
Jörg Palm, DATEV eG, Nürnberg
Zu unserem Tutorial hier eine Zusammenfassung der wichtigsten fachlichen
Aspekte.
−−
Johannes Dreikorn (doctima): Begleitet als externer Berater die gesamte
Konzeption des Leitfadens. Hauptaufgaben: Entwicklung der
Regeln, Erstellung von Mustertexten, Konzeption und Erstellung des
Redaktionsleitfadens als Dokument.
−−
Jörg Palm (DATEV): Als Spezialist für die Entwicklung sprachlicher
Standards für die Service-Kommunikation bei DATEV mitverantwortlich
für Definition und Prüfung der Regeln. Jetzt zuständig für
die Weiterentwicklung des Leitfadens und die Einbindung der Regeln
in das Sprachqualitätswerkzeug Acrolinx.
Die Herausforderung: Spagat zwischen Vollständigkeit und Anwendbarkeit
Von Anleitungen über steuerliche Fachinformationen bis hin zu Administrations-Know-how:
In über 6.500 online abrufbaren Dokumenten
versorgt der Softwarehersteller DATEV seine Kunden mit tagesaktuellen
Support-Informationen.
Im Zuge eines konzeptionellen und technischen Relaunches der Support-Datenbank
soll der Redaktionsleitfaden überarbeitet werden. Die
Ziele: Übersichtliche und wiedererkennbare Dokumentstrukturen, die
den Lesern eine schnelle und sichere Orientierung ermöglichen. Und
eine lesefreundliche Aufbereitung der (Detail-)Informationen, um den
Handlungserfolg sicherzustellen.
Der Leitfaden muss dabei einen Spagat vollbringen: Er soll einerseits
klare Standards für alle regelungsbedürftigen Dokumentbereiche vorgeben
(Primat der Vollständigkeit und Einheitlichkeit). Andererseits
muss er als Regelwerk hinreichend flexibel sein, um den Autoren Raum
zu geben für situationsbedingte Lösungen (Primat der Anwendbarkeit).
Die Herausforderungen:
−−
Großes thematisches Spektrum der Support-Datenbank; es reicht von
buchhalterischem Fachwissen („Korrekte Verbuchung des Frühstücks
auf einer Reisekostenabrechnung“) bis hin zu EDV-technischen Fragen.
−−
Inhomogene Zielgruppen wie Führungskräfte, Sachbearbeiter, IT-
Spezialisten. Sie alle sollen durch die Support-Datenbank in ihrem
Informationsbedarf unterstützt werden.
−−
Unterschiedliche Informationsanlässe; die Support-Datenbank wird
zu ganz unterschiedlichen Anlässen zu Rate gezogen: Bei der täglichen
Arbeit (z. B. fachliche Fragen), im Fehlerfall, bei der Wartung
oder Neueinrichtung des EDV-Systems etc.
tekom-Jahrestagung 2012
127

Informationsdesign
Der Leitfaden: Modulares Nachschlagewerk
Wir haben uns entschieden, den Leitfaden als Nachschlagewerk anzulegen,
das die Autoren bedarfsweise zu Rate ziehen können. Konzeptionshilfe
war uns dabei ein linguistisches Textmodell, das die
sprachlichen Phänomene in einem Text (und damit den potenziellen
Regelungsbedarf) in drei Ebenen aufteilt:
−−
Makro-Ebene: Bestimmt die Typisierung der Informationen, das heißt
Struktur und Aufbau der Support-Dokumente bis zur Überschriftenebene.
−−
Meso-Ebene: Definiert Struktur- und Darstellungsvorgaben für die
Inhalte eines Dokuments, zum Beispiel Handlungsanweisungen oder
Signalelemente.
−−
Mikro-Ebene: Regelt Fragen von Terminologie und Formulierung.
Das dreistufige Textmodell in Anlehnung an: Martin Ley (2005): Kontrollierte
Textstrukturen. Heidelberg.
Makro-Ebene:
Dokumenttypen
Meso-Ebene:
Standardelemente
Zentraler Gedanke des Leitfadens ist die Klassifizierung der Informationen
durch Dokumenttypen. Ausgangspunkt ist also die Frage,
welche Art von Inhalten in einem Dokument steht. Häufig benötigte
Dokumenttypen:
−−
Anleitung
−−
Hintergrund
−−
Tipp
−−
Fehler und Abhilfen
Die Wahl des Dokumenttypen entscheidet für den Autor, welche Regeln
er auf der nachgeordneten Meso-Ebene (Standardelemente) und
Mikro-Ebene (Formulierung) wählt. Eine Anleitung „funktioniert“ damit
anders als ein „Hintergrund“ oder ein Dokument vom Typ „Fehler und
Abhilfen“.
Diese inhaltsorientierte Typisierung haben wir ganz bewusst gewählt.
Alternative Konzepte wie z. B. die Typisierung nach Zielgruppen (Führungskraft,
Fachbearbeiter, IT-Spezialist) oder nach Informationsanlässen
(Installation, Einarbeitung, Programmnutzung) haben wir
verworfen, weil es für die Gestaltung des Dokuments letztlich keinen
Unterschied macht, in welcher Situation ein Problem auftritt oder in
welcher Rolle sich der Leser befindet.
Regelt die Makro-Ebene vor allem, was in einem Dokument steht und
wie es im Groben gegliedert ist, geht es auf der Meso-Ebene („Standard
elemente“ im Leitfaden) darum, wie die konkreten Inhalte dargestellt
werden. In diesem Zusammenhang haben wir funktionale
128
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
Mikro-Ebene:
Terminologie und
Formulierung
Textmodule identifiziert, für die über alle Dokumenttypen hinweg einheitliche
Regeln gelten, zum Beispiel:
−−
Einstiegstext
−−
Handlungsanweisungen mit entsprechenden Untermodulen wie
Handlungsschritt, Resultat etc.
−−
standardisierte Tabellen
−−
Querverweise
Diese Modularisierung auf der Meso-Ebene sorgt dafür, dass in den
Support-Dokumenten kein Stück Text vorkommt, für das es keine Regeln
gibt.
Wie die Inhalte der Module konkret versprachlicht werden, bestimmt
die „unterste“ Ebene – die Mikro-Ebene. Obwohl diese Ebene zahlenmäßig
die meisten Regeln zur Standardisierung beisteuert, nimmt sie
im Leitfaden den kleinsten Raum ein. Warum?
−−
Terminologie und Stilistik werden durch ein Sprachqualitätswerkzeug
(Acrolinx) geprüft.
−−
Bei Fragen zu Formulierung und Stilistik ist ein Nachschlagewerk oft
wenig hilfreich. Die Kernkompetenzen dazu werden den Autoren in
Schulungen vermittelt.
Der Leitfaden profitiert von dieser Zurückhaltung. Er bleibt schlank
und übersichtlich. Gleichzeitig entgeht man der Gefahr zur Überregulierung,
die auf der Mikro-Ebene besonders virulent ist.
Zwischenfazit nach anderthalb Jahren Praxiseinsatz
−−
Die Regeln lassen sich gut umsetzen. Vor allem die Dokumenttypen
helfen den Redakteuren, Support-Texte schnell inhaltlich zu fokussieren
und entsprechend zielgerichtet und zügig zu erstellen.
−−
Der modulare Aufbau des Leitfadens hat sich bewährt. Er lässt sich
wie beabsichtigt als Nachschlagewerk einsetzen – was sich sehr gut
daran zeigt, dass ihn die Autoren bedarfsweise zu Rate ziehen und
dann wieder zur Seite legen. Er ist wirklich ein Helfer und kein Klotz
am Bein.
−−
Das Ebenen-Modell macht es möglich, die Bestandsdaten phasenweise
umzustellen. Als erster Schritt nach der Einführung reichte es
aus, Makro-Struktur und (soweit nötig) die Meso-Struktur der Bestandsdaten
anzupassen. Eine tiefergehende Bearbeitung wurde nur
für Dokumente gewählt, die besonders oft frequentiert werden. Was
viele Standardisierungsprojekte zum Scheitern bringt – nämlich ein
Komplett-Relaunch der bisherigen Informationswelt – blieb DATEV
damit erspart.
−−
Noch immer ist die erste Version des Leitfadens im Einsatz. Die
Gründe dafür liegen in der Konzeptionsphase: (1) Es wurden alle
beteiligten Redaktionen in die Erarbeitung der Regeln einbezogen.
(2) Alle Regeln wurden prototypiert und ganz praktisch an Mustertexten
ausprobiert. (3) Dem Arbeitskreis aus externen Beratern (doctima)
und Verantwortlichen aus DATEV stand eine Projektlaufzeit
von einem halben Jahr zur Verfügung. Es musste nichts übers Knie
gebrochen werden.
für Rückfragen:
johannes.dreikorn@doctima.de
joerg.palm@datev.de
tekom-Jahrestagung 2012
129

Informationsdesign
INF 9
Workshop
Modularisierung
Dr. Britta Görs, Beratung und Redaktion aus einer Hand, Hamburg
Die Modularisierung hat das Ziel, den Erstellungsprozess der Anleitungen
effizienter zu gestalten. Modulares Arbeiten basiert auf dem Prinzip,
dass ein definiertes Modul in verschiedenen Dokumenten oder in
einer Anleitung an mehreren Stellen referenziert eingesetzt wird. Wenn
sich Änderungen ergeben, müssen diese nur in der Quelle vorgenommen
werden und sind in den Dokumenten automatisch enthalten.
Der Workshop richtet sich vor allem an Technische Redakteure, die
schon erste Erfahrungen mit der Modularisierung von Texten gesammelt
haben und an Redakteure, die überlegen, zukünftig Texte modular
zu erstellen.
Der Workshop möchte einen Raum für den Austausch der unterschiedlichen
Erfahrungen bieten. Daher ist er so gestaltet, dass die Diskussion
im Vordergrund steht.
Zu Beginn des Workshops wird die Referentin ihre Erfahrungen vorstellen,
die sie bei der Erarbeitung und Einführung eines modularen
Konzeptes gemacht hat. Anschließend werden wir gemeinsam mögliche
Stolpersteine bei der Entwicklung und Umsetzung der Modularisierung
sammeln und gemeinsam Lösungsideen entwickeln.
Wer eigene Beispiele für modularisierte Texte oder Texte, die modularisiert
werden sollen, mitbringen möchte, ist herzlich willkommen. Nutzen
Sie die Möglichkeit, sich mit anderen Redakteuren auszutauschen
und voneinander zu lernen.
für Rückfragen: info@britta-goers.de
130
tekom-Jahrestagung 2012

Informationsdesign
INF 11
Workshop
Nur Standard-Software
Möglichkeiten
von Batchfiles
Microsoft Batch – ein nützlicher
Helfer für tägliche Routinen
Pascal Kesselmark, Klingelnberg AG, Zürich, Schweiz
Es gibt Arbeiten, die müssen in der TD regelmäßig wiederholt werden.
Sei es das Erstellen einer Steuerdatei oder einer Ablagestruktur für
einen Auftrag.
Natürlich kann man das auch mit dem Kopieren von Ordnern und Dateien
gelöst werden. Leider ist man dadurch nicht flexibel, kann keine
Spezialfälle abdecken, keinen Standard durchsetzen und hat eventuell
redundante Daten. Dass durch manuelle Anpassungen dann auch Fehler
passieren, kommt erschwerend dazu. Deshalb sind Stapelverarbeitungsdateien
für solche Aufgaben ideal.
Das Gute an Batch-Files ist die Tatsache, dass man die Dateien mit
einem kostenlosen Texteditor erstellen kann. Vorzugsweise verwende
ich Notepad++. Zusätzliche Software wird nicht benötigt, da Batchfiles
vom Betriebssystem ausgeführt werden und das von Windows XP bis
Windows 7.
Die Syntax in einem Batchfile ist eine einfache Programmiersprache.
Die grundlegenden Befehle können unter der folgenden Adresse gefunden
werden: http://de.wikibooks.org/wiki/Batch-Programmierung.
Mit Batchfiles können vielfältige Aufgaben gelöst werden. So verwendet
zum Beispiel IT-Abteilungen Batchfiles, um beim Anmelden bei Windows
die internen Laufwerke zu verbinden oder die aktuellen Vorlagen
auf den eigenen Rechner zu kopieren. In meinem Workshop haben
wir nicht die Zeit, alle Möglichkeiten vom Batchfile anzuschauen, aber
zumindest wissen Sie danach, wie folgende grundlegende Aufgaben zu
erledigen sind:
−−
Erstellung der ersten eigenen Batch-Datei
−−
Anlegen von einem neuen Ordner
−−
Kopieren von Dateien
−−
Dateien dynamisch erstellen
−−
Eingabefeld erstellen
−−
Eingaben verarbeiten
−−
Mit Variablen arbeiten
−−
Subroutinen
−−
If/else-Befehl
für Rückfragen: p.kesselmark@klingelnberg.com
tekom-Jahrestagung 2012
131

Junge Technische Redakteure

Junge Technische Redakteure
JTR 1
Fachvortrag
Frauen, Männer und Technik –
Bedienungsanleitungen
geschlechtergerecht gestalten
Kirsten Brettschneider, Celle
Obwohl technische Produkte von Frauen und Männern gleichermaßen
gekauft und benutzt werden, waren geschlechtsspezifische Bedürfnisse
von Frauen und Männern in Bezug auf die Gestaltung von Bedienungsanleitungen
im Bereich der Technischen Kommunikation bislang
kaum Gegenstand der wissenschaftlichen Forschung. Geschlechtsdifferenzierende
Forschungsergebnisse aus dem Umfeld der Technischen
Kommunikation sowie aus den ihr nahestehenden Fachgebieten des
Marketings, der Didaktik, der Kognitionspsychologie und der Sprachwissenschaft
deuten jedoch darauf hin, dass Frauen und Männer bei
einzelnen Aspekten unterschiedliche Anforderungen an Bedienungsanleitungen
haben, die für beide Geschlechtsgruppen im Hinblick auf eine
anwendungsfreundliche Gestaltung stärker zu berücksichtigen sind.
Befundlage
Aus den konsultierten Fachgebieten sind die folgenden Befunde für
eine Ableitung geschlechtsspezifischer Bedürfnisse von Frauen und
Männern in Bezug auf die Gestaltung von Bedienungsanleitungen
relevant:
−−
Frauen wollen technische Geräte in der Regel für bestimmte, konkrete
Zwecke benutzen, während Männer bei Geräten gerne die
Grenzen des technisch Machbaren ausloten. Für Frauen steht demgemäß
der konkrete Nutzen eines technischen Gerätes im Vordergrund,
für Männer das Potential.
−−
Beim Aneignen von Technik ist es für Frauen in der Regel wichtig zu
verstehen, wie ein Gerät funktioniert und warum sie bestimmte Bedienschritte
ausführen sollen. Männer gehen eher regelorientiert an
ein technisches Gerät heran: Es reicht ihnen meist das Verfahren zu
kennen, mit dem sie ans Ziel gelangen. Das dahinterliegende Funktionsprinzip
zu verstehen, ist für sie im Hinblick auf die Benutzung
eines Gerätes sekundär.
−−
In Lernprozessen ist bei Frauen in der Regel das eigene Ich Bezugspunkt
der Betrachtung, während Männer sich beim Betrachten eines
Objekts als Subjekt herausnehmen.
−−
Frauen legen tendenziell Wert auf ein systematisches und an Effizienzkriterien
orientiertes Lernen und bevorzugen daher auch die
Kenntnisübernahme von Dritten. Männer tendieren bei technischen
Geräten zu einem autodidaktischen und spielerischen Lernen z. B.
durch einfaches Ausprobieren.
−−
Frauen greifen bei kognitiven Problemstellungen bevorzugt auf
verbale Lösungsstrategien zurück, z. B. indem sie Objekte verbal in
Beziehung zueinander setzen, während Männer meist ein besseres
räumliches Vorstellungsvermögen haben und zu räumlichen Lösungsstrategien
tendieren.
−−
Frauen schätzen ihre eigenen Fähigkeiten und Kompetenzen bei
gleichem Kenntnisstand im Durchschnitt schlechter als Männer ein.
tekom-Jahrestagung 2012
135

Junge Technische Redakteure
−−
Frauen bevorzugen beim Kauf technischer Geräte eine Ansprache
auf Augenhöhe, Männer informieren sich in der Regel umfassend im
Vorwege und bevorzugen im Verkaufsgespräch eine Ansprache als
Experte.
−−
Frauen kennzeichnen ihre Äußerungen häufig als Bitten, Männer
tendieren zu direkten Aufforderungen.
−−
Frauen bewerten das Vorhandensein von Weißraum in Bedienungsanleitungen
im Durchschnitt positiver als Männer.
−−
Frauen sind eher als Männer geneigt, ein Produkt aufgrund einer
mangelhaft erscheinenden Dokumentation als unattraktiv einzustufen.
Gestaltungsempfehlungen
Aus den Befunden lassen sich die folgenden Gestaltungsempfehlungen
ableiten:
Bedienungsanleitungen, die sich an Frauen und Männer richten, sollten
−−
konkrete Hinweise zum Produktnutzen geben, bevorzugt in von den
Handlungsanweisungen isolierten Abschnitten oder Kapiteln;
−−
das Leistungspotential des Produktes deutlich machen, z. B. über die
technischen Daten oder ein eigenständiges Kapitel;
−−
das dahinterliegende Funktionsprinzip, getrennt von den Handlungsanweisungen,
erklären;
−−
alle Informationen und Handlungsanweisungen schriftlich geben, um
die Anwendung verbaler Lösungsstrategien zu unterstützen;
−−
alle Handlungsanweisungen mit Bildern umfassend unterstützen, um
die Anwendung räumlicher Lösungsstrategien zu unterstützen;
−−
bei Handlungsanweisungen immer vom Benutzenden ausgehen
(„Schalten Sie das Gerät über die Taste (1) ein.“) und nicht das Gerät
ohne den Benutzenden beschreiben („Das Gerät wird über die Taste
(1) eingeschaltet.“);
−−
neben der Inbetriebnahme konkrete, typischerweise von der Zielgruppe
zu erwartende Nutzungsanlässe erklären;
−−
alle Funktionen und Optionen des Gerätes vollständig erklären;
−−
Probleme im Umgang mit Technik angemessen würdigen, z. B. über
konkrete Hilfestellungen in den Handlungsanweisungen oder eigenständige
Kapitel;
−−
Leserinnen und Leser, die sich im Umgang mit Technik wenig zutrauen,
positiv in ihren Fähigkeiten bestärken, z. B. durch mutmachende
Elemente;
−−
Nutzende auf gleicher Augenhöhe ansprechen, ohne Wissensunterschiede
zu betonen;
−−
Handlungsanweisungen verwenden, die nicht als „befehlsartig“ empfunden
werden, z. B. „Schalten Sie das Gerät ein.“ statt „Gerät einschalten.“;
−−
über ein übersichtliches Layout verfügen.
Ausblick
Geschlechtsdifferenzen sind immer im Rahmen ihres gesellschaftlichen
und zeitlichen Kontextes zu sehen und nicht auf jedes Mitglied
der jeweiligen Geschlechtsgruppe zu verallgemeinern. Grundsätzlich
sollte immer geprüft werden, inwieweit sich innerhalb einer Zielgruppe
136
tekom-Jahrestagung 2012

Junge Technische Redakteure
geschlechtstypische Bedürfnisse isolieren lassen und mit welchen Gestaltungsstrategien
in der Bedienungsanleitung diesen Bedürfnissen
dann angemessen Rechnung getragen werden kann.
für Rückfragen: kirsten.brettschneider@gmx.de
tekom-Jahrestagung 2012
137

Junge Technische Redakteure
JTR 3
Partnerpräsentation
Terminabstimmung
Inspirationsfindung
und -sammlung
Speicherung von Ideen
Projektorganisation für kleine Teams –
mobil, sozial und über den Wolken
Ute Klingelhöfer
Am Anfang eines Projekts stellt sich die Frage, wie Sie sich über die gesamte
Projektlaufzeit innerhalb ihrer Projektgruppe organisieren. Haben
Sie die Möglichkeit, sich regelmäßig zum persönlichen Austausch
zu treffen oder müssen Sie aufgrund von zu hohen Distanzen Ihre
Kommunikation ausschließlich über Internet und Telefon durchführen?
Haben Sie regelmäßig Dateien auszutauschen? Müssen Sie im Team
über Entwürfe abstimmen? Wie machen Sie Ihre Terminabstimmung
für persönliche oder virtuelle Treffen? Woher nehmen Sie Ihre Inspiration
für kreative Projekte?
Sind Sie gewohnt, dies alles per E-Mail zu erledigen? Empfinden Sie
diese Nachrichtenflut als mühsam und möchten diese auf das Notwendigste
begrenzen? Lesen Sie, auf welche Art und Weise Sie noch zusammenarbeiten
können.
Mehrere E-Mails versenden, um alle Projektmitarbeiter nach passenden
Terminen für persönliche Treffen oder virtuelle Konferenzen zu
befragen, ist zeitaufwändig. Doodle (http://www.doodle.com) bietet hier
Abhilfe: Sie suchen sich mehrere mögliche Termine aus und senden
eine einzige E-Mail an die anderen Mitglieder mit dem Link zum Doodle.
Online wählen diese ihre passenden Termine aus und am Ende findet
Ihr Termin an jenem Datum oder in jenem Zeitfenster statt, für das
die meisten Projektmitglieder gestimmt haben.
Je nachdem, ob ihr Projekt im kreativen Bereich angesiedelt ist, benötigen
Sie möglicherweise erst einmal Inspiration für Ihre eigene Arbeit.
Ein soziales Netzwerk wie pinterest (http://www.pinterest.com), das
rein visuell aufgebaut ist, ist eine geeignete Quelle für Designideen oder
um Assoziationen zu einen bestimmten Begriff zu finden. Geben Sie Ihren
Suchbegriff (für eine höhere Trefferquote am besten auf Englisch)
in das Suchfeld ein und stöbern sie in sogenannten Pins oder Boards
zum Thema.
Wohin mit den Ideen, die man im Internet sammelt? Dafür eignet sich
der Online-Service keeeb.it (http://www.keeeb.com/info/). Jeder Text,
jedes Bild, jedes Video kann durch einen Klick auf das keeeb.-it-Symbol
in der Lesezeichenleiste des Browsers wie auf einer digitalen Pinnwand
gespeichert werden. Diese Pinnwand kann je nach Belieben nur für
den Ersteller auf privat eingestellt werden oder öffentlich, damit die
anderen Projektmitglieder die gesammelten Informationen auch einsehen
können. Soll die digitale Pinnwand für alle Projektmitglieder als
Inspirations- und Sammelstelle dienen, muss jedes Teammitglied einen
keeeb.it-Account besitzen.
Möchte man nicht nur Online-Inhalte in seinen digitalen Ideenspeicher
übernehmen, sondern auch offline eigene Notizen anlegen, ist keeeb.
it jedoch nicht geeignet. In diesem Fall eignet sich eher die Anwendung
evernote (http://www.evernote.com), die es in der Desktop-Version für
Windows wie auch den Mac gibt und als mobile App den Nutzern aller
Betriebssysteme zur Verfügung steht. Digitale Notizen jeder Art werden
hier in Notizbüchern organisiert, die den anderen Projektmitgliedern
138
tekom-Jahrestagung 2012

Junge Technische Redakteure
Synchrones Arbeiten
Austausch von Dateien
Mind-Mapping
Browserbasiertes
Projektmanagement
freigegeben werden können. Leider begrenzt evernote in der kostenlosen
Version die Freigabe auf das Anschauen der Notizen, erst mit der
kostenpflichtigen Premium-Version ist ein kollaboratives Arbeiten am
gleichen Notizbuch möglich.
Manche Arbeiten erfordern eine zeitgleiche Bearbeitung, beispielsweise
wenn Entwürfe oder Dokumente noch einmal zusammen diskutiert
werden und parallel dazu alle Teilnehmer das Dokument oder den Entwurf
vor sich sehen sollen. Hier bietet sich entweder eine passive Bildschirmübertragung
an, die per skype-Bildschirmübertragung (http://
www.skype.com) oder per Google Hangout (http://www.google.com/intl/
de_ALL/+/learnmore/hangouts/) möglich ist. Für Ersteres ist es erforderlich,
dass alle Teilnehmer einen skype-Account besitzen, für einen
Google Hangout müssen alle ein Google-Konto besitzen. Soll auch jedes
der Projektmitglieder in den Dateien zur Echtzeit etwas verändern können,
eignet sich jedoch eher eine Übertragung per TeamViewer (http://
www.teamviewer.com/de/) oder das Arbeiten in Google Docs (http://
www.docs.google.com). Während es bei der Arbeit mit TeamViewer
unbedeutend ist, welches Format die zu bearbeitende Datei hat, müssen
in Google Docs jene Dokumente, die z. B. aus Microsoft Office stammen,
erst einmal in das Google Docs Format umgewandelt werden, damit
diese editiert werden können. Formatfehler bei der Konvertierung in
das Google Docs Format sowie bei der späteren Rückkonvertierung ins
Ursprungsformat sind somit denkbar und lassen sich nicht unbedingt
ausschließen.
Gerade bei einer dezentralen Zusammenarbeit benötigen Sie eine
zentrale Ablage für Ihre Dokumente, damit auch jedes Teammitglied
zu jeder Zeit den aktuellen Stand einsehen kann. Dafür gibt es Cloud-
Dienste wie Dropbox, Minus oder Box. Der bekannteste und am meisten
verbreitete Dienst Dropbox (http://www.dropbox.com) bietet den
geringsten Speicherplatz zur freien Verfügung an (2 GB/Person – durch
Anwerben anderer Personen sind bis zu 18 GB möglich), wertet dies
jedoch mit der einfachsten Bedienbarkeit und der Unterstützung der
wichtigsten Plattformen auf. Auch die mobile App kann sich sehen
lassen: Microsoft Office Dokumente können zwar in der Dropbox-App
nicht editiert, aber zumindest am Smartphone oder Tablet betrachtet
werden. Bei Box (http://www.box.com) erhält der Einzelnutzer 5 GB
Speicherplatz, bei Minus (http://minus.com) sind es 10 GB.
Mind-Maps sind vor allem im Kick-off-Meeting zu Beginn eines Projekts
nützlich, um die bevorstehenden Aufgaben und Ziele inklusive
ihrer Verantwortlichkeiten zu definieren und strukturiert darzustellen.
Besonders praktisch ist es, wenn man als Projektleiter von unterwegs
an der Mind-Map weiterarbeiten kann, die am Desktop erstellt wurde.
Für iOS- bzw. Mac-Nutzer bietet sich hier die App MindNode (http://
mindnode.com) an, die jene Dateien, die in Dropbox gespeichert sind,
bearbeiten und wieder über Dropbox synchronisieren kann. Exportiert
man die mit MindNode erstellte Mind-Map in der App vorher noch in
das PDF-Format, kann auch einem Projektmitglied, dem kein MindNode
zur Verfügung steht, die Mind-Map zumindest zur Ansicht verfügbar
gemacht werden.
Wer alle Projektaktivitäten an einer Stelle verwalten möchte, sollte sich
http://www.trello.com anschauen. Die verschiedenen Projektmitglieder
arbeiten mit sogenannten „Boards“, die ihnen immer den aktuellen
tekom-Jahrestagung 2012
139

Junge Technische Redakteure
Stand eines Projekts anzeigen – auch die Aufgaben, an denen gerade
die Kollegen arbeiten. An einzelne Aufgaben können Dateianhänge
angefügt werden, so dass selbst Entwürfe oder Bearbeitungsstände
direkt über trello diskutiert werden können. Stehen mehrere Entwürfe
zur Bewertung frei, macht trello die Bewertung über eine Stimmabgabe
einfach – ähnlich wie ein „Like“, das man aus sozialen Netzwerken
kennt. Besonders überzeugen kann hier auch die mobile App (erhältlich
für Android und iOS), die sich aufgrund ihrer intuitiven und minimalistischen
Benutzeroberfläche sehr einfach bedienen lässt.
Fazit
Wer seine Nachrichten-Flut im E-Mail-Postfach begrenzen möchte und
sich gleichzeitig nicht davor scheut, die eigenen (möglicherweise sensiblen)
Daten bei anderen Anbietern als dem bisherigen und bekannten
Server zu speichern, hat viele Möglichkeiten, Projekte größtenteils
abseits der E-Mail zu organisieren. Anwendungen wie der Cloud-Dienst
Dropbox oder das digitale Notizbuch evernote sind bereits so bewährt,
dass sie in viele andere Dienste integriert sind und umgekehrt.
Welche Anwendung die richtige für das eigene Vorhaben ist, kann jedoch
nur durch Ausprobieren herausgefunden werden. Hat man selbst
schließlich die erste Hürde der Installation und Anmeldung bei einem
neuen Dienst genommen, gilt es immer noch, die anderen Projektmitglieder
zu überzeugen. Entscheiden muss deswegen jede Projektgruppe
für sich, welche Tools sie für sinnvoll hält bzw. was in welcher Projektphase
nützlich ist.
für Rückfragen: klingelhoefer.ute@gmail.com
140
tekom-Jahrestagung 2012

Karriere

Karriere
KAR 1
Workshop
Zusammenfassung
Effektiv kommunizieren
Dr. Sylvia Fischer, FH Oberösterreich in Wels
Der Workshop vermittelt das sprachliche Handwerkszeug für eine zielgerichtete
und effektive Kommunikation im Büro-, Redaktions- und
Familienalltag. Er sensibilisiert die Teilnehmer für die Wirkung von
kommunikationsrelevanten Sprachphänomenen und zeigt Strategien
auf, die es den Teilnehmern ermöglichen, erfolgreich zu instruieren, effektiv
zu kommunizieren, Kritik sozial verträglich zu äußern und somit
das gewünschte Kommunikationsziel zu erreichen.
Einführung
Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie fragen jemanden nach der Uhrzeit
mit den Worten „Können Sie mir die Uhrzeit sagen?“ und bekommen
als Antwort „Ja, kann ich“ – aber nicht die gewünschte Uhrzeit? Nicht
kooperative Gesprächspartner sind zwar eher selten, jedoch veranschaulicht
das Beispiel, dass unsere Sprache mehrdeutig ist und auch
nicht intendierte Interpretationen zulässt, die dann den Erfolg unserer
Kommunikation gefährden können.
Instruktionen und Bitten erfolgreich äußern
Und gleich noch eine Frage: Mit welcher der folgenden Formulierungen
erreichen Sie, dass das Fenster geschlossen wird?
1. „Meier, machen Sie dieses Fenster sofort zu.“
2. „Könnte irgend jemand vielleicht mal bitte das Fenster schließen?“
Obwohl die erste Formulierung zwar aggressiv wirkt, so führt sie jedoch
aufgrund ihrer Direktheit und Konkretheit eher zur Handlungsausführung
als die zweite als indirekte Frage weich, vage und sozial verträglich
formulierte Äußerung. Die beiden Sätze veranschaulichen, dass es
wirkungsvolle und nicht wirkungsvolle Formulierungen gibt. Eine Kombination
der Vorteile beider Äußerungsvarianten mündet in der folgenden
neutralen, klaren und sozial verträglichen Instruktion: „Herr Meier,
bitte seien Sie so gut und machen Sie bitte das Fenster jetzt zu.“ Diese
Formulierung zeichnet sich aus durch Direktheit (Namensnennung und
Befehlsform), Freundlichkeit („bitte seien Sie so gut“) und Konkretheit
(„jetzt“).
Für eine effektive Kommunikation sollten Äußerungen generell folgendermaßen
formuliert werden: konkret, überzeugend, direkt, kooperativ,
eindeutig, positiv, kraftvoll, persönlich und gezielt. Der Workshop geht
auf diese einzelnen Aspekte ein und verdeutlicht sie anhand von Beispielen
und Übungen.
Theorie
Um die einzelnen Aspekte einer effektiven Kommunikation verständlich
vermitteln zu können, bedarf es theoretischer Grundlagen: Dazu
gehört die Sprechakttheorie, anhand derer sich indirekte und direkte
Formulierungen von der sprachwissenschaftlichen Seite her aufschlüsseln
lassen. Außerdem spielen die verschiedenen Ebenen einer
Äußerung eine entscheidende Rolle bei der zwischenmenschlichen
Verständigung. Diese Thematik wird anhand von Schulz von Thuns
tekom-Jahrestagung 2012
143

Karriere
Kommunikationsquadrat erläutert, das eine Sachinhaltsebene, eine
Appellebene, eine Beziehungsebene und eine Selbstoffenbarungs ebene
differenziert. Last but not least erweist sich für eine wirkungsvolle
Kommunikation eine Übereinstimmung zwischen verbaler Sprache und
Körpersprache als relevant. Im Hinblick auf den Kommunikationserfolg
sind die Stimme und die Körpersprache weit wichtiger als der reine
Sachinhalt.
Effektiv kommunizieren
Zu den im Workshop behandelten Formulierungsempfehlungen gehört
in erster Linie der Verzicht auf:
−−
eine falsche Vergangenheit
−−
abschwächende Konjunktivformen
−−
abschwächende Modalverben
−−
schwache Verben
−−
Zweifel
−−
rhetorische Weichspüler und Kleinmacher
−−
Füllwörter
−−
die unpersönliche „man“-Form
−−
Verneinungen
−−
negative Wörter
Durch eine Befreiung der Formulierungen von diesen abschwächenden,
klein machenden, aufblähenden und negativen Wörtern gewinnt der
Sprachstil an Klarheit und Kraft. Diese Formulierungsempfehlungen
stellen die Basis für das Äußern von Bitten, Instruktionen und Kritik
dar.
Kritik sozial verträglich äußern
Entscheidend für das sozial verträgliche Kritisieren ist auch ein bestimmter
Kommunikationsaufbau: Zunächst sollte eine positive
Einstimmung erfolgen, indem Sie beispielsweise Ihren Kommunikationspartner
ehrlich loben. Danach sollten Sie ihm den Anlass des
Gespräches nennen und Ihre Kritik präzise, sachlich und motivierend
vortragen. Von zentraler Bedeutung ist es, dass Sie dann von ihm ein
Feedback einholen, wie er Ihre Kritik sieht bzw. ob Ihre Kritik berechtigt
ist und welche Problemlösung er vorschlägt. Zum Schluss sollten
Sie eine Vereinbarung zur Problemlösung treffen.
Fazit
Eine Sensibilisierung für die Wirkung von Sprache führt dazu, dass Sie
nicht nur Kritik erfolgreich äußern, sondern auch Instruktionen und
Bitten effektiver formulieren und somit das gewünschte Kommunikationsziel
erreichen können.
für Rückfragen: mail@sylvia-fischer.eu
144
tekom-Jahrestagung 2012

Karriere
KAR 2
Workshop
Was nun?
Kreativitätstechniken für alle Fälle
Frank Fleury, Fleury & Fleury Consultants, Köln
Brainstorming und Mindmapping kennt inzwischen jeder. Doch diese
freien Assoziationstechniken sind nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten,
kreative und originelle Lösungen für neue Anforderungen zu finden
und zu strukturieren.
Wenig bekannt ist auch, dass Psychologen der Stanford University bereits
1958 bewiesen, dass Brainstorming nicht sinnvoll funktioniert. Die
Forscher zeigten, dass Brainstorming nicht nur ideenhemmend, sondern
sogar motivationshemmend ist. Sie widerlegten die 1953 von einer
amerikanischen Werbeagentur aufgestellte These, dass man mit einfachen
Methoden die Ideenfindung innerhalb einer Gruppe verdoppeln
könne. Bis in die jüngste Zeit belegen zahlreiche Studien diverse erhebliche
Nachteile dieser Technik. Ungeachtet dessen findet Brainstorming
bis heute große Verbreitung.
Mindmapping ist eine hilfreiche Strukturierungstechnik für einfachere
Zusammenhänge. Viele Behauptungen darüber sind jedoch inzwischen
widerlegt. Außerdem ist Mindmapping selbst keine Kreativitätstechnik,
sondern im Wesentlichen eine Methode, einem definierten Ordnungsprinzip
zu folgen. In der Praxis werden dabei neue Ideen vor allem mit
Hilfe von Brainstorming entwickelt – mit allen inzwischen bekannten
Nachteilen.
Wenn Brainstorming aber keine empfehlenswerte Methode ist: Wodurch
definiert sich dann die Qualität einer Kreativitätstechnik, und welche
besseren Techniken gibt es, um gezielt neue Ideen zu produzieren?
Besonders wichtig ist es, die richtigen Dinge in Frage zu stellen. Das
kreative Potenzial, das sich dahinter versteckt, wird allerdings oft verkannt
und mit den gängigen Kreativkillern getötet: „Das hat Ihr Vorgänger
auch schon vorgeschlagen!“, „Alter Hut!“, „Graue Theorie!“ usw.
Solche Antworten sind Resultate aus Erfahrungen und Wissen aus der
Vergangenheit und werden mit einem rückwärtsgewandten Blick gegeben.
In-Frage-stellen reißt uns dagegen heraus aus unserem gewöhnlichen
Denken und aus unserer Komfortzone. Wagemutige Fragen öffnen
die Tür in eine andere Welt.
Ausgehend vom kreativen Problemlösungszyklus und einer Einführung
in ein praxistaugliches grundsätzliches Vorgehen vermittelt dieser
Workshop spielerisch und anhand konkreter Situationen einige herausragende
Kreativitätstechniken, die sowohl für die kreative Gestaltung
in der Technischen Dokumentation als auch für die Problemlösung in
unterschiedlichsten Situationen hilfreich sind. Beginnend mit einer
einfachen Technik für alle Gelegenheiten, werden anschließend eine
Technik für extreme Innovationen und eine Technik für komplexe Fragestellungen
durchgespielt.
für Rückfragen: ff@fleuryfleury.com
tekom-Jahrestagung 2012
145

Karriere
KAR 3
Workshop
Seien Sie kein Frosch!
Nehmen Sie Ihr Leben in die Hand.
Heidi Wahl, Trainerin. Autorin. Coach., München
Menschen, die ihr Leben selbstbestimmt leben und gestalten, sind erfolgreich
und zufrieden. Doch wie ist das zu schaffen? Im Alltag bleibt
oft wenig Zeit, darüber nachzudenken und zu spüren, was wir brauchen,
was wir eigentlich gerne machen oder schon immer mal tun
wollten. Dinge, wofür unser Herz schlägt. Stattdessen ärgern wir uns
über unzuverlässige Kollegen, eine schroffe Bemerkung des Chefs,
quälen uns beim Texten von Artikeln oder raufen uns die Haare wegen
Kunden, die selbst nach der dritten Überarbeitung immer noch Änderungen
haben wollen. Ganz zu schweigen von der Unzufriedenheit, die
Angestellte und Freiberufler überfällt, wenn sie neben dem stressigen
Beruf und den Verpflichtungen gegenüber der Familie weder Zeit noch
Energie für ein Hobby, einen Kinobesuch mit der Freundin oder einen
Fußballabend mit den Kumpels haben.
Im Workshop lernen Sie, wie Sie die Regie in Ihrem Leben wieder übernehmen.
Sie sehen klarer, wo Sie gerade stehen und wohin Sie wollen
– beruflich und privat. Sie erkennen, was Sie bis jetzt am Erfolg gehindert
hat und lernen, Ihr Potenzial zu entfalten, neue Perspektiven zu
entdecken, erreichbare Ziele zu definieren und sinnvolle Strategien zu
entwickeln, um Ihre Ziele Schritt für Schritt zu erreichen.
Wo stehe ich? Eine Standortbestimmung mit den fünf Säulen
Als Erstes machen wir eine Mini-Inventur: Wo stehe ich, was ist grad
aktuell los bei mir? Welche Bereiche sind mir wichtig? Erste Antworten
ergeben sich bei einem Blick auf das Modell „Fünf Säulen der Identität“.
Fünf Säulen der Identität
Arbeit
und
Leistung
Materielle
Sicherheit
Soziales Netz und
Beziehungen
Körper
und
Gesundheit
Werte
und
Sinn
Das Modell „Fünf Säulen der Identität“ eignet sich für eine persönliche
Bestandsaufnahme und Überprüfung der eigenen Situation.
Welche der Säulen sind bei Ihnen schwach ausgeprägt, welche stark?
Zeichnen Sie die jeweiligen Säulen auf ein Blatt Papier. Sie sollten
146
tekom-Jahrestagung 2012

Karriere
so breit bzw. schmal sein, wie Sie die Ausprägung derzeit empfinden.
Unterschiediche Schwerpunkte und Prioritäten sind absolut normal.
Entscheidend ist vielmehr, ob Sie mit der Beschaffenheit Ihrer Säulen
zufrieden sind und sich im Gleichgewicht fühlen oder ob Sie bewusst
künftig neue Schwerpunkte setzen wollen.
Werte sind wie Leuchttürme in stürmischen Zeiten
Eine entscheidende Rolle bei der Beantwortung der Frage „Wo stehe
ich und wo will ich hin?“ spielt besonders der Punkt „Werte und Sinn“
in den „Säulen der Identität“. Werte bestimmen unsere Identität, stellen
Steuerungsgrößen in Beruf und Privatleben dar. Man könnte auch
sagen, Werte sind so etwas wie Leuchttürme, sie geben die Richtung
vor und machen das Leben, unser Handeln und unsere Ziele bzw. Visionen
sinnvoll. Werte sind zudem der Schlüssel zur Zufriedenheit und
zur Selbstbestimmtheit, sie geben Kraft, Motivation, Befriedigung und
dienen als Triebfeder unseres Tuns. Gleichzeitig beeinflussen sie unsere
Wahrnehmung, unsere Bedürfnisse, Handlungen und Emotionen.
Wenn alles im Einklang (Fähigkeiten, Wünsche, Werte) ist, läuft alles
prima. Wenn es nicht so rund läuft, in Phasen der Veränderung oder
wenn ein Ungleichgewicht im Leben vorherrscht, können Werte Orientierung
geben und Entscheidungshilfe sein. Welche Werte (Zuverlässigkeit,
Vertrauen, Macht, Sicherheit, Kollegialität usw.) sind Ihnen wichtig?
Erstellen Sie eine „Hitliste“ für sich. Kleine Hilfe: Ergänzen Sie den
Satz „Das Leben ist für mich absolut sinnlos ohne …“ – so erhalten Sie
Ihre Werte. Wer will, kann den Wertebogen, den wir im Workshop bearbeiten,
auch bei der Autorin per E-Mail (s. u.) anfordern.
Welches sind meine Ziele?
Sie haben nun anhand der Analyse Ihrer „Identitäts-Säulen“ und Ihrer
Werte-Hitliste festgestellt, wo Sie stehen und im besten Falle bereits
eine Idee, eine Vorstellung bekommen, wohin die Reise gehen soll. Welches
persönliche Ziel wollen Sie ins Visier nehmen. Welches Vorhaben
wollen Sie in die Tat umsetzen?
Ein Ziel ist jedoch nur dann ein Ziel, wenn es bestimmten Kriterien genügt.
Ganz entscheidend: Nur aufgeschriebene Ziele sind wahre Ziele.
Weil sie dann verbindlich werden. Klopfen Sie Ihr Ziel auf folgende
Punkte ab:
−−
Ist es realistisch?
−−
Ist es in eigener Verantwortung erreichbar?
−−
Ist es wichtig und motivierend für mich?
−−
Ist das Ziel positiv formuliert, ohne Konjunktive?
−−
Ist mein Ziel messbar, prüfbar, terminiert?
Wenn Sie die einzelnen Punkte durchgegangen sind, überprüfen Sie die
Formulierung Ihres Zieles und formulieren Sie es bei Bedarf um. Falls
Sie noch keine so rechte Idee haben, wohin Ihr Weg führt, kein Thema:
Legen Sie sich ein Notizbuch an und notieren darin alle Gedanken,
Erfahrungen und Wünsche, die Ihnen so durch den Kopf gehen. Mit
der Zeit kristallisiert sich Ihr Vorhaben heraus. Manchmal ist nur etwas
Geduld gefragt. Denn wir Menschen können zwar sofort sagen, was wir
nicht (mehr) wollen. Doch mit der Antwort auf die Frage „Was will ich
wirklich?“ kann es etwas dauern.
tekom-Jahrestagung 2012
147

Karriere
Über Motivationsförderer und Strategien
Inzwischen wissen Sie, wie die Säulen Ihrer Identität beschaffen sind,
welche Werte Ihnen am Herzen liegen und welches Ziel Sie verfolgen
wollen. Doch wie kommen wir dahin?
Nehmen Sie ein Blatt, quer. Unterteilen Sie es in drei gleich große Teile
und schreiben oben, über die Spalten, folgende Fragen hin:
−−
Was kann ich? Welche Fähigkeiten, Kompetenzen habe ich?
−−
Was motiviert mich? Wofür schlägt mein Herz?
−−
Was brauche ich? Unterstützung von anderen, Fortbildungen?
Nehmen Sie sich Zeit, die Fragen zu beantworten und Ihre Gedanken
zu notieren. Sie werden merken, wie viele Dinge Ihnen einfallen, was
Sie können, was Sie schon lange mal machen wollten und was Ihnen bei
der Erfüllung Ihrer Wünsche helfen kann.
Manche kommen hierbei auch an Muster und Verhaltensweisen, die sie
blockieren und sich als Hindernisse erweisen. Nutzen Sie die Gelegenheit
auch die „Blockierer“ einmal unter die Lupe zu nehmen. Wann tauchen
solche Situationen auf? Wie verhalten Sie sich dann? Und welche
alternativen Handlungsmöglichkeiten wären denkbar? Es kann sein,
dass Sie bei den Blockaden nicht allein weiterkommen. Suchen Sie sich
dann eine professionelle Unterstützung (Coach, Psychologen).
Die ersten Schritte oder „Ich habe es in der Hand!“
Am Ende des Workshops geht es darum, konkrete Schritte zu definieren,
die jeder für sich innerhalb der nächsten 72 Stunden umsetzt. Also
seine Strategie, seinen Weg festlegen. Das können Mini-Schritte sein
wie etwa ein Telefonat führen oder sich mit dem Chef zusammenzusetzen.
Denn Sie allein können etwas bewirken, etwas tun, um Ihrem Ziel
näher zu kommen. Sie haben es in der Hand! Und seien Sie geduldig
mit sich: Erfolgreiche Selbstcoacher wissen das. Selbstcoacher haben
sich entschieden, in einen Veränderungsprozess einzutreten und Schritt
für Schritt mutig vorwärts zu gehen. Ein Kollege von mir fragt da gerne:
„Wie isst man einen Elefanten?“
ERST NACHDENKEN, DANN WEITERLESEN!
Die Lösung: Stück für Stück! In diesem Sinne: Viel Spaß und viel Erfolg
bei Ihrem Vorhaben!
für Rückfragen: info@heidiwahl.de
148
tekom-Jahrestagung 2012

Karriere
KAR 4
Workshop
Tempo raus, Ruhe rein!
Heidi Wahl, Trainerin. Autorin. Coach., München
Zu spät ins Büro gekommen, 120 E-Mails im Account, das Telefon klingelt
ständig und die Headline soll noch schnell geändert werden. Sie
wissen manchmal nicht mehr, wo Ihnen der Kopf steht? Mit diesem
Gefühl sind Sie nicht allein: In einer aktuellen Umfrage des Nürnberger
Marktforschungsunternehmens GfK klagte fast jeder zweite Befragte
(47,4 Prozent) der 30- bis 39-Jährigen über ständigen Termin- und
Zeitdruck.
Was Stress ist und wie er entsteht
Markante Veränderungen in der Arbeitswelt, die ständige Erreichbarkeit
durch E-Mail und Mobiltelefon, hoher Erfolgsdruck und Arbeitsumfäge
mit 60 Wochenstunden oder mehr führen zu Überlastung,
zu Stresssymptomen und im schlimmsten Fall zu Burn-out, also zum
Ausgebranntsein. Neben psychischen Reizereignissen (Stressoren)
wie Angst vor Jobverlust, finanzielle Sorgen, hohe Verantwortung,
Über- oder Unterforderung, Termindruck, Konflikte oder Verunsicherung
führen auch körperliche Stressoren wie Lärm im Büro, Hitze oder
Schlafentzug zu Stress. Der Körper sendet bei chronischer Überlastung
Warnsignale aus. Typische Stressreaktionen sind Konzentrationsschwierigkeiten,
Schlafprobleme, scheinbar grundlos auftauchende
Angst oder Panik, Engegefühl in der Brust, Magen- oder Herzbeschwerden.
Und das Gefühl, nicht mehr abschalten zu können. Nicht mal mehr
im Urlaub.
Dabei ist Stress prinzipiell völlig o.k. Es ist nicht der Stress an sich, der
Angestellten und Freiberuflern zu schaffen macht. Denn nicht immer
stresst Stress, manchmal macht er sogar riesigen Spaß, gibt Kraft und
Energie, unterstützt die persönliche Weiterentwicklung und verleiht uns
Flügel. Experten unterscheiden zwischen Eustress (angenehm, positiv)
und Disstress (krankmachend). Akutes Stressverhalten bezeichnen Psychologen
als Kampf- bzw. Fluchtreaktion.
Körpereigenes Doping
Wer eine „gefährliche“ Situation wahrnimmt wie etwa den wütenden
Chef in der Tür oder einen unzufriedenen Kunden am Telefon, bei dem
passiert Folgendes: Alle Körperfunktionen schalten auf Flucht oder Angriff.
Das Gehirn gibt über das vegetative Nervensystem den Befehl aus:
Stresshormone ausschütten. Damit kann der Organismus Leistungen
erbringen, die er normalerweise nicht schafft. Das körpereigene Doping
lässt Atmung, Puls, Blutdruck, Herzschlag und Muskeltonus ansteigen,
Reaktionszeit und Konzentration verbessern sich. Man achtet nicht
mehr auf sich, sondern auf die Situation, das Ziel. Normalerweise folgt
der Anspannung eine Entspannungsphase. Doch heutzutage ist dieses
Gleichgewicht gestört, auf Anspannung folgt Anspannung folgt Anspannung.
Wer jedoch ständig unter Strom steht, muss mit schwerwiegenden
Folgen rechnen: Nervenzellen sterben ab, Wahrnehmungsfähigkeit und
Konzentration sind reduziert, Emotionen verflachen, alles wird gleichgültig
und manche verfallen in Depressionen.
tekom-Jahrestagung 2012
149

Karriere
Kopfkreisler oder Magenverderber
Menschen reagieren verschieden auf Stress. Denn Stress ist sehr individuell
und sogar „tagesformabhängig“. Manche stecken arbeitsintensive
und belastende Lebensphasen recht locker weg, andere sind höchst
reizbar und unausgeglichen. Wer sich wann gestresst fühlt, hängt mit
dem persönlichen Erleben und der Bewertung der als unangenehm
empfundenen Spannungszustände zusammen.
Was für ein Stresstyp sind Sie? Der „Magenverderber“ reagiert mit
Appetitlosigkeit und Durchfall, andere haben Magendrücken und Sodbrennen.
Die „Kopfkreisler“ neigen unter Dauerstress dazu, sich zu
viele Gedanken zu machen und kommen abends beim Einschlafen oder
nachts nicht mehr aus dieser kreisenden Denkspirale heraus. Um sich
ja nicht mit missliebigen Aufgaben oder Themen beschäftigen zu müssen,
sind „Auf-und-Davon-Typen“ sehr erfindungsreich: Sie müssen
noch schnell eine Mail schreiben, einen Kaffee holen oder noch ein
Telefonat führen. Die Folge: Der Arbeitsberg wird nicht kleiner, im Gegenteil.
Der Druck nimmt noch mehr zu.
Wege aus der Stress-Spirale
Erst einmal gilt es, eine Situationsanalyse zu erstellen mit einem Selbsttest
(PDF steht unter www.heidiwahl.de zum Download bereit) und
seine mentalen Strukturen zu erkennen. Außerdem einen achtsamen
Umgang mit sich selbst pflegen und sich in Gelassenheit üben („Es ist,
wie es ist.“).
Klar, das ist anfangs ziemlich ungewöhnlich für Menschen, die ein
Projekt nach dem anderen abarbeiten und Aufgaben nur perfekt erledigen.
Hilfreich ist das Führen eines persönlichen Stresstagebuchs mit
individueller Erholungsliste, konkreter Tagesplanung und effektiverem
Zeitmanagement.
Wer sich vorkommt wie ein Hamster im Rad, sollte seine Erwartungen
an sich selbst und seine Werte überprüfen und sich vor allem klarmachen:
Wir sind alle nur Menschen, die hin und wieder Fehler machen,
die nicht immer und überall perfekt sind und die gelegentlich an ihre
Grenzen stoßen. Auch Erwartungen von Chefs, Mitarbeitern, Freunden
und Verwandten muss und kann man nicht ständig erfüllen, Selbstständige
dürfen Auftrage auch einmal absagen und wer keine Lust auf eine
Party hat, bleibt eben zuhause.
Stressmanagement im Alltag
Entstressen, entschleunigen, einen Gang runterschalten – das ist allerdings
leichter gesagt als getan. Doch packen Sie das Thema an, verschaffen
Sie sich Freiräume, genießen Sie den Augenblick und gönnen
Sie sich etwas. Entdecken Sie Ihr Talent zur Entspannung, zum Müßiggang.
Sie und Ihre Mitmenschen werden davon profitieren.
Wer kurz vor dem Burn-out steht, spürt zwar seine Grenzen, ignoriert
sie jedoch und geht darüber hinweg. Was brauche ich? Was tut mir gut?
Grundlagen der Achtsamkeit, der Wertschätzung des eigenen Körpers
sind gefragt. Vertrauen Sie wieder Ihrer Intuition, Ihrem Bauchgefühl.
Wer sich spürt, nimmt wieder die Umwelt wahr, andere Menschen und
deren Bedüfnsse. Zu den Bewältigungs- bzw. Copingstrategien zählen:
Entspannungs- und Meditationstechniken, gesunde Ernährung, Sport
150
tekom-Jahrestagung 2012

Karriere
und Bewegung. Funktionierende soziale Beziehungen sind ein guter
Indikator für eine ausgewogene innere Balance. Jeder ist seines eigenes
Glückes Schmied – oder anders ausgedrückt: Nehmen Sie Ihr Leben in
die Hand.
für Rückfragen: info@heidiwahl.de
tekom-Jahrestagung 2012
151

Katalogerstellung

Katalogerstellung
KAT 1
Fachvortrag
Kernaspekte und Basiskonzept zur Umsetzung
eines durchgängigen ETK-Erstellungsprozesses
Dr. Stefan Dierssen, DiNovum UG, Wildeshausen
Thomas Lutz, Intelliact AG, Zürich, Schweiz
Was ist am Ersatzteilkatalog Besonderes?
Jedes Produkt wird heute mit einer Produktdokumentation ausgeliefert.
Die typischen Informationsprodukte, die man aus dem privaten oder
geschäftlichen Umfeld kennt, erstrecken sich von der Montageanleitung
über die Betriebs-/Bedienungsanleitung bis hin zur Servicedokumentation
oder Recyclinganleitung.
Die Servicedokumentation und speziell der Ersatzteilkatalog (ETK)
nimmt hier eine Sonderstellung ein. Im Falle eines Schadens oder einer
Wartung muss die Funktionstüchtigkeit des Produktes in der Regel
möglichst schnell wiederhergestellt werden. Je nach Produkt und gefordertem
Produktivitätsgrad steht eine schnelle Problembehebung oder
Ersatzteilbeschaffung im Zentrum, für die eine entsprechende Dokumentation
unumgänglich ist. Der Kunde/Betreiber stellt dementsprechend
hohe Ansprüche an die Dokumentation zum schnellen Auffindung
des Fehlers, Identifikation des beschädigten Bauteiles und dessen
Wiederbeschaffung.
Die Sonderstellung der Ersatzteilkataloge gegenüber Produktdokumentationen
verdeutlicht die nachfolgende Gegenüberstellung:
Ersatzteilkatalog
Basis:
– Produktstruktur, Metadaten, Zeichnungen
– Strukturierung/ Filterung nach Ersatz- &
Verschleißteilen
Erstellungsprozess:
– Ersatzteilkennzeichnung in den Systemen
– Zusammenführung der Daten aus den
Systemen
Businessrelevanz:
– Aftersales Grundlage
Produktdokumentation
Basis:
– Funktionsbeschreibungen, technische
Daten, Prototypdaten etc.
Erstellungsprozess:
– Zusammentragen der verfügbaren Daten
– Redaktioneller Inhaltsaufbau (Textbausteine,
Layout, Finishing)
Businessrelevanz:
– Erfüllung gesetzlicher Forderungen
– Kunden-Anforderung
Tabelle 1: Vergleich ETK / Produktdokumentationen
Aus der Gegenüberstellung werden zwei essentielle Unterschiede
deutlich:
1. Der Erstellungsprozess eines ETK basiert auf der Zusammenführung
von Daten aus den Verwaltungssystemen (ERP, PDM, CAD), während
Produktdokumentationen durch einen redaktionellen Prozess aufbereitet
und verfasst werden.
−−
Das Ersatzteilwesen kann je nach Unternehmensstrategie eine
prägende Businessrelevanz besitzen, was eine entsprechende Aufbereitung
und Organisation der notwendigen Informationen und
Dokumentationen erfordert. Die Businessrelevanz von allgemeinen
Produktdokumentationen wie z. B. der Betriebs- und Bedienungsan-
tekom-Jahrestagung 2012
155

Katalogerstellung
leitung reduziert sich weitestgehend auf die Erfüllung gesetzlicher
Normen oder die Umsetzung spezieller Kundenanforderungen.
PDM/
ERP
Produkt
-daten
Zeichnungen/
Modelle
Stücklisten
Redaktionssystem
• Dokumentinhalte
• Dokumentstrukturen
• Inhaltskonfiguration
• Layoutverknüpfung
• Dokumentverwaltung
Ersatzteilkatalog System
• Hotspotting/
3D Viewereinbindung
• Stücklistenhandling
• Bestellwesen
• Anleitungsverknüpfung
• Dokumentverwaltung
Betriebsanleitung/
Bedienungsanleitung
Datenblätter/
…
Ersatzteilkatalog
Abb. 1: Differenzierung von Redaktions-/Ersatzteilkatalogsystemen
Der Kernunterschied zur inhaltlichen Aufbereitung wird auch bei einer
systemseitigen Betrachtung von Redaktions- und Ersatzteilkatalogsystemen
offensichtlich. Wie in Abb. 1 dargestellt, werden in einem
Redaktionssystem die Basisinformationen aus dem Produkt-Daten-
Management (PDM) und Warenwirtschaftssystem (ERP) gesammelt
und redaktionell aufbereitet. Der Ersatzteilkatalog basiert hingegen
zum Großteil auf der Ersatzteilstückliste, aus der die Artikel und ihre
beschreibenden Merkmale bzw. Zeichnungen referenziert werden. Die
Verknüpfung von Ersatzteilkatalog und Produktdokumentation ist auf
gegenseitige Referenzen reduziert, da sich Inhalte und Layout in der
Regel weitläufig unterscheiden.
Somit sollte der Erstellungsprozess eines Ersatzteilkataloges gegenüber
anderen redaktionell aufbereiteten Informationsprodukten klar unterschieden
werden!
Zur Erstellung eines Ersatzteilkataloges stehen heute funktionsreiche
Softwaretools zur Verfügung. Die wesentlichsten Charakteristika können
wie folgt zusammengefasst werden:
−−
Navigation durch Produktstruktur (2D oder 3D)
−−
Verknüpfung von Metadaten in die visuelle Navigationsdarstellung
(2D-Hostspots, 3D-Links)
−−
Einbindung relevanter Dokumentationen und Anweisungen für Bauteile/Baugruppen
−−
Zugriffsbeschränkung (z. B. Differenzierung unterschiedlicher Benutzergruppen:
Kunde, externer Servicetechniker, interner Servicetechniker)
−−
Know-how Hiding (2D-Zeichnungsanpassung, 3D-Genauigkeitsherabsetzung)
Wie diese Funktionalitäten optimal angewendet und ausgenutzt
werden, hängt entscheidend vom Erstellungsprozess und dessen
156
tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
Implementierung ab. Nachfolgend werden die Kernaspekte für eine
entsprechende Umsetzung beleuchtet.
ETK Erstellungsprozess – Kernaspekte
Der Erstellungsprozess eines Ersatzteilkataloges wird im Wesentlichen
durch drei Kernaspekte beeinflusst bzw. geprägt:
−−
Anwendungsfall
−−
Produkttyp & -struktur
−−
Organisation
Der Anwendungsfall (engl. use case) beschreibt die Anforderungen mit
klarem Fokus auf die Zielgruppe. Hierbei können die unternehmerischen
Zielsetzungen bzw. Businesskonzepte mit berücksichtigt werden.
Wenn z. B. unterschiedliche Service-Stufen (z. B. interne/externe
Servicemitarbeiter) angeboten werden sollen, hat dies einen direkten
Einfluss auf den Detaillierungsgrad der Information. Die Definition des
Anwendungsfalles sollte immer die Sichtweise des Anwenders widerspiegeln
und dessen Erwartungen erfüllen. Dies wirkt sich auf die Wahl
der Umsetzungsvarianten eines Ersatzteilkataloges (Print – On/Offline
– Webshop) aus. Da beispielsweise für einen Außendienstmitarbeiter in
einer Produktionsanlage keine konstante Internetverfügbarkeit vorausgesetzt
werden kann, wird eine reine Onlinelösung die Bedürfnisse des
Anwenders nicht erfüllen!
Neben der Anwendungs- und Benutzerbetrachtung hat auch das Produkt
selber einen entscheidenden Einfluss auf den Ersatzteilkatalog.
Folgende Produktklassen können hierzu unterschieden werden:
−−
Massenprodukt (MTS – Make to Stock) z. B. Elektronikgeräte
−−
Konfigurierbares Produkt (MTO – Make to Order) z. B. PKW
−−
Kundenspezifisches Produkt (ATO – Assemble to Order) z. B. Werkzeugmaschinen
−−
Einzelprodukt (ETO – Engineer to Order) z. B. Kraftwerk
Jede Produktklasse weist unterschiedliche Strukturcharakteristiken auf,
die sich wiederum auf den Umfang und die Komplexität der Ersatzteilliste
auswirken. Allgemein kann gesagt werden, dass der Aufwand zur
Erstellung eines Ersatzteilkataloges vom Massenprodukt zum Einzelprodukt
zunimmt. Zur Abbildung eines Massenproduktes bedarf es einer
Abbildung der Ersatzteile basierend auf den vorliegenden Stammdaten.
Da das Produkt in einer großen Stückzahl hergestellt wird, bedarf es somit
pro Produktausprägung nur EINES klar strukturierten Ersatzteilkataloges.
Der heute im Maschinenbau häufig anzutreffende Produkttyp ist
aber als kundenspezifisches Produkt ausgeprägt. D. h., die Basismaschine
existiert bereits zu einem großen Prozentsatz, aber der Kunde kann beliebige
Zusatzanforderungen einbringen, die jede Maschine im Prinzip
zum Unikat machen. Für die Struktur des Ersatzteilkataloges bedeutet
dies, dass neben den vorhandenen Stammdaten der Basismaschine kundenspezifische
„Bewegungsdaten“ (Bauteile, die nur für diese spezifische
Maschine gelten) mit aufgenommen werden müssen.
Als letzter Kernaspekt zum Erstellungsprozess eines Ersatzteilkataloges
ist die Organisation zu nennen. Da der ETK auf den Daten der Produktentwicklung
basiert, aber häufig in der Dokumentationsabteilung
erstellt wird, kann schnell eine Verantwortlichkeitsproblematik entstehen.
Während die Definition der Ersatz-/Verschleißteile sowie die Pflege
tekom-Jahrestagung 2012
157

Katalogerstellung
dieser Listen in der Regel der Produktentwicklung vorbehalten ist, liegen
dem Dokumentationsverantwortlichen die Hintergründe und Umfänge
einer Änderung zumeist nur teilweise vor. Wenn die ETK-Erstellung aber
für jede gelieferte Maschine durchlaufen werden muss, sollten die Verantwortlichkeiten
und Aufgabenteilungen klar definiert sein.
Vorstellung eines möglichen Basiskonzeptes
Die verschiedenen Aspekte zum Erstellungsprozess eines ETK und die
damit verbundenen Anforderungen müssen in einem Umsetzungskonzept
berücksichtigt werden. Im nachfolgenden Kapitel wird ein mögliches
Basiskonzept vorgestellt, das für den Produkttyp eines kundenspezifischen
Produktes ausgelegt ist. Zudem wird davon ausgegangen, dass
die Stücklisteninformationen in einem ERP-System vorliegen und die
zu referenzierenden Zeichnungen in einem PDM-System vorgehalten
werden.
PDM/PLM
1012.3
1012.3
S:1012.3 VIS Model
(vereinfacht oder nicht)
1001.4
1002.4
Model
Aktuelle Stammdatensicht
150%
1012.3
1001.4
1003.4
1002.4
ERP
Auftrags-/Servicestückliste
100%
1012.3
ZN: S1000.7.001
1001.4
1003.4
1002.4
Generische
Katalogstruktur
1012.3
S:1012.3
Katalog
Pos ET
1 1002.4
2 1003.4
Abb. 2: Mögliches Basiskonzept zur ETK-Erstellung
Entsprechend Abb. 2 basiert das Konzept auf einer vollständigen Abbildung
der Produktstruktur im ERP-System. In den Stammdaten ist eine
150-%-Maschine abgebildet, d. h. die Basismaschine inkl. aller verfügbaren
Varianten und Optionen, aus der die spezifische Kundenmaschine
für einen Auftrag abgeleitet wird. In der Auftragsstückliste werden
im Weiteren die kundenspezifischen Anpassungen vorgenommen und
alle relevanten Ersatz- und Verschleißteile markiert (falls nicht schon
aus den Stammdaten übernommen). Eine generische/allgemeingültige
Katalogstruktur wird zudem auf Seite des Katalogsystems pro Maschinenbaureihe
oder -sparte vorausgesetzt.
Bei der Katalogerstellung werden dann die folgenden Schritte
durchlaufen:
1. Aus dem ERP System wird die aktuelle Auftragsstückliste übertragen
und nach den relevanten Ersatz- und Verschleißteilen gefiltert
2. Die gefilterte Stückliste wird in die generische Struktur des Kataloges
eingeordnet (z. B. Differenzierung nach Hauptbaugruppen)
3. Entsprechend den Attributen der Artikel aus der Stückliste werden
die im PDM-System hinterlegten Zeichnungen oder vereinfachten
Visualisierungsmodelle geladen und im Katalogsystem verknüpft.
158
tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
Bei diesem Konzept gilt es, verschiedene Herausforderungen zu meistern.
Der wesentlichste Punkt obliegt der Strukturbetrachtung! Das zuvor
genannte Konzept bezieht die gesamten Strukturinformationen aus
dem ERP, wobei die technischen Daten im PDM System abgelegt sind.
Um alle Informationen korrekt zuordnen zu können, bedarf es eines
Strukturabgleiches zwischen PDM- und ERP-System.
Ein weiterer Punkt betrifft die Definition der generischen Struktur. Diese
ermöglicht eine schnelle und einheitliche Navigation zum gewünschten
Ersatzteil und stellt den übergeordneten Zugriff auf die Ersatzteilliste
dar. Komplex wird dieses Thema mit einer steigenden Abbildung
von Varianten, deren Synchronisation mit dem ERP-System erhebliche
Aufwendungen generieren kann. Daher ist zu empfehlen, die generische
Struktur so allgemein wie möglich zu halten.
Als letzter Punkt ist die Modell-/Zeichnungseinbindung zu nennen.
Insbesondere bei Katalogsystemen mit integrierter 3D-Visualisierung
ist die Darstellungsperformance ein gewichtiger Faktor für die Userakzeptanz.
Auch mit modernster Technik lassen sich vollständige Maschinen
oder Anlagen nur mit großem Aufwand in akzeptable Visualisierungen
umsetzen. Deutlich unproblematischer hingegen ist eine
3D-Darstellung auf Baugruppen- oder Einzelteilebene, die im Einklang
mit der generischen Struktur stehen müssen.
Ebenfalls im Zusammenhang mit einer 3D-Darstellung steht die Frage
nach dem Know-how-Schutz. Sobald Baugruppenmodelle dargestellt
werden, kann es schnell zu einer unbeabsichtigten Veröffentlichung von
Firmenwissen kommen. Um diesem entgegenzuwirken, müssen Möglichkeiten
der „Modellabstrahierung“ (Verringerung der Darstellungsgenauigkeit)
oder Zugriffsbeschränkung in Betracht gezogen werden.
Die professionellen Softwaresysteme bieten hierzu verschiedene technische
Lösungsmöglichkeiten an.
Zusammenfassung
Der ETK nimmt eine Sonderstellung gegenüber anderen Informationsprodukten
ein, womit sein Erstellungsprozess separat betrachtet werden
muss. Die wesentlichsten Anforderungen zur Umsetzung eines
entsprechenden Vorhabens werden durch den zu dokumentierenden
Produkttyp (Strukturvorgabe) und den Anwendungsfall definiert. Eine
zentrale Stellung über verschiedene Aspekte behält die Strukturbetrachtung
und deren Abgleich in den eingesetzten Systemen. Das Umsetzungskonzept
muss diesen Aspekten Rechnung tragen und darüber
hinaus die Themenstellungen der Datenaufbereitung, Organisation und
Verantwortlichkeiten klären. Da jedes Unternehmen eine spezifische
Zusammensetzung von Produkttyp, Unternehmensstrategie und -kultur
hat, gibt es kein allgemeingültiges Konzept zur Umsetzung eines Ersatzteilkataloges.
Das vorgestellte Basiskonzept hat auf die Kernpunkte
aufmerksam gemacht und soll Unternehmen helfen die richtigen Fragestellungen
und Vorgehensweisen zur Umsetzung zu finden. Die Technologie
ist heute kein limitierender Faktor mehr! Die Kosten für einen
Ersatzteilkatalog werden vielmehr durch die Aufwände zur Datenaufbereitung
und den Erstellungsprozess definiert. Daher ist eine solide Konzeption
dieses Prozesses der Schlüssel zum Projekterfolg.
dierssen@dinovum.de
tekom-Jahrestagung 2012
159

Katalogerstellung
KAT 2
Fachvortrag
Von PLM zum Katalog – Integrationsszenarien
Peter Pfalzgraf, PROSTEP AG, Darmstadt
PLM-Systeme und -Prozesse sind mittlerweile in vielen Unternehmen
etabliert und werden intensiv, vor allem in Engineering-Prozessen,
genutzt. An das Engineering angeschlossene Unternehmensbereiche,
auch die Technische Dokumentation oder Bereiche wie der Service, sind
häufig nicht in das Unternehmens-PLM integriert und nutzen in vielen
Fällen eigene Systeme und Prozesse. Der Vortrag stellt vorhandene
Integrationslösungen und Technologien vor, die eine nahtlose Weiterverwendung
von PLM-Daten in anderen Unternehmensbereichen und
auch außerhalb des Unternehmens ermöglichen.
Anforderungen
Eine Hauptforderung ist: „Die richtigen Informationen, zur richtigen
Zeit am richtigen Ort, sei es für Service Dokumentation, Katalogerzeugung
oder als Input für die Angebotserstellung.“ Eine aktuelle, systemübergreifende
Bereitstellung und Filterung von Informationen bezogen
auf spezifische Aufgaben stellt immer höhere Anforderungen an
Mensch und Maschine. Der Vortrag zeigt einen Ansatz zur Vermeidung
von Informations-Redundanzen durch die applikationsneutrale Verknüpfung
von Informationen aus Systemen wie ERP und PLM auf Basis
offener Standards wie SOAP, REST und XML. Am Beispiel einer Katalogerzeugung
1: Weboberfläche wird gezeigt, zur wie Darstellung
leicht Änderungen an den Quelldaten
Bild
automatisch geänderter in Informationen
aktualisierte Dokumente überführt werden können.
Preview - Katalog Update
Aktualisieren
Abbrechen
Icons:
© PROSTEP AG - 2012
Abb. 1: Weboberfläche zur Darstellung geänderter Informationen
PH 18/09/12 – Page 1
Einsatz von Standards
Die Verwendung von XML erlaubt die einfache Unterstützung eines
einheitlichen Katalogdatenaustausches auf Basis unterschiedlicher
Formate wie BMEcat, openTRANS oder anderer genormter und spezifischer
XML-Datenformate. Die Unterstützung offener Web Service Standards
wie REST und SOAP erlaubt die Wiederverwendung, Abstraktion
160
tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
von Diensten und Daten sowie die lose Kopplung unterschiedlichster
Unternehmenssysteme.
Viele Systeme zur Verknüpfung unterschiedlicher Informationsdomänen
realisieren dies über die Duplikation der Information in eigenen
Datenbanken, mit allen dadurch geschaffenen Problemen wie Datenaktualität,
Speicherplatzbedarf und Zugriffs- bzw. Rechtemanagement.
Link Engine
Im Vortrag wird eine „Link Engine“ vorgestellt, die in Kombination
mit leistungsfähigen und performanten Konnektoren zu nahezu allen
marktüblichen PLM- und ERP-Systemen diese Probleme verhindert
und Use-Case-spezifische Sichten auf Unternehmensdaten bereitstellen
kann. Es können z. B. für die Katalogerzeugung Daten aus ERP
und PLM als BMEcat-konformes XML-Schema bereitgestellt werden,
über dasselbe System können aber auch PLM-Informationen wie zum
Beispiel Stücklisten oder Materialinformationen in weitere Unternehmensprozesse
wie Angebotsanfragen oder auch Änderungsprozesse
einfließen.
Die Link Engine als Basis einer domänen- und systemübergreifenden
Informationslandschaft Bild 2: Link Engine ist die Basis für die erfolgreiche, automatisierte
Erzeugung und Bereitstellung von Katalogdaten.
Domänenübergreifende Daten- und Prozessintegration
Funktionsprinzip
Daten werden verlinkt
(und nicht kopiert)
Anwender und Prozesse
können auf Fremddaten
online zugreifen
Requirements-
Management
PLM / ERP
Vorteile und Nutzen
Die Zusammenhänge
zwischen den Domänen
werden sichtbar und
kontrollierbar
(Stichwort: Traceability)
Die Konsistenz der Daten
wird kontrollierbar, Fehler
werden vermieden und
komplexe Zusammenhänge
beherrschbar
E/E
Link Engine
Abb. 2: Link Engine
© PROSTEP AG 2011
PH 18/09/12 – Page 2
Kommunikation
Die Kommunikation der erzeugten Katalogdaten kann über verschiedene
Medien erfolgen. Ein Beispiel dafür kann das PDF-Format sein.
Durch Verwendung interaktiver PDF-Dokumente mit 3D-Inhalten ergeben
sich zusätzliche Vorteile in der Kommunikation von komplexen
Informationen. Die strukturierte Erfassung von Daten in PDF-Formularen
erlaubt die sichere, asynchrone Integration interner und externer
Anwender in Unternehmensprozesse und -systeme. Dies ermöglicht es
beispielsweise, direkt im PDF-Dokument mit den Katalogdaten einen
Bestellprozess für die ausgewählte Produktvariante zu initiieren und
tekom-Jahrestagung 2012
161

Katalogerstellung
Bild 3: Einsatz von PDF zur
die Kommunikation
entsprechenden Daten zu kommunizieren und automatisiert in das
Bestellsystem zu übernehmen.
Abb. 3: Einsatz von PDF zur Kommunikation
© PROSTEP AG 2011
für Rückfragen: peter.pfalzgraf@prostep.com
© PROSTEP AG 2012
PH 18/09/12 – Page 3
162
tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
KAT 3
Fachvortrag
Print-Katalog, Homepage und Online-Shop aus
einer Quelle?! – Erfahrungen aus der Praxis
Rainer Börsig, Fischer Computertechnik GmbH, Radolfzell
Bürkle
Die Firma Bürkle GmbH entwickelt, produziert und vertreibt manuelle
Proben nahme systeme, Abfüllgeräte für aggressive Flüssigkeiten sowie
Laborgeräte und Laborbedarf aus Kunststoff. Über 2.000 Produkte werden
über Handelspartner weltweit verkauft. Wichtigstes Verkaufsinstrument
sind der Versandkatalog und der Internet-Shop sowie die Expertise
und das umfangreiche Know-how beim Umgang mit schwierigen
chemischen Substanzen.
Gegründet 1950 als Handelsvertretung für pharmazeutische Produkte
und Kunststofflaborgeräte bietet Bürkle heute das europaweit umfangreichste
Sortiment an manuellen Probennehmern und Abfüllgeräten.
Sicherheit beim Abfüllen von aggressiven Flüssigkeiten und zuverlässige
Aussagen über Qualität, Beschaffenheit oder Zusammensetzung bei
der Probennahme stehen dabei im Vordergrund. Bürkle Produkte werden
ausschließlich in Deutschland hergestellt.
Ausgangssituation
Aufgrund der Expertise stellt der gedruckte Katalog von Bürkle ein
Referenzwerk dar, sowohl für Kunden als auch für Bürkle-Spezialisten
selbst. Die Erstellung und Pflege des Katalogs war allerdings bereits in
der Ausgangssprache Deutsch sehr aufwändig und schon die Übersetzung
nach Englisch war sehr anspruchs voll hinsichtlich Kosten- und
Termineinhaltung. Der Online-Shop lief komplett eigenständig über
eine Agentur, die alle Änderungen auf Anweisung von Bürkle manuell
durchführte. Das Layout musste komplett überarbeitet werden, um
modernen Ansprüchen gerecht zu werden. Die Unterstützung weiterer
Sprachen war auf dieser Plattform zu vertretbaren Kosten nicht
möglich.
Ziele
Die wichtigsten Ziele:
−−
Komplette Überarbeitung des Internetauftritts
−−
Zentrale Pflege aller Produktdaten für Print und Online
−−
Direkte Ausgabe für Shop-Aktualisierung
−−
Automatisierte Erstellung des Print-Katalogs
−−
Schnittstelle zum Translation-Memory-System Trados
tekom-Jahrestagung 2012
163

Katalogerstellung
Weitere Randbedingungen:
−−
Verwalten des kompletten Internet-Auftritts im CMS
−−
Flexible Seitenlayouts im Katalog
−−
Ausgabe im BMEcat-Format
−−
Extrem angespannte Terminsituation
Vorgehensweise
PHASE 1: Online-Shop und Homepage
−−
Konzeption: Definition Prozesse, Datenmodell, Schnittstellen (Shop)
−−
Bereitstellung des Pflegesystems: Installation, Schulung
−−
Unterstützte Umsetzung für Sortimentsbereich 1 (von 4)
−−
Inbetriebnahme der Schnittstelle zu Shop / Homepage
−−
Umsetzung der Bereiche 2 bis 4 und Übersetzungen
PHASE 2: Print-Katalog
−−
Anpassung der Vorlagen
−−
Definition der Seitenlayouts
−−
Aufbau des Print-Katalogs (kapitelweise)
−−
Übersetzung der Beschreibungsseiten
−−
Kataloggenerierung und Finishing
Datenmodell
Produkthierarchie
−−
Abstimmung mit Online-Shop
−−
Produktbereich, Zwischenkategorie, Produktgruppe, Produkt,
Variante
−−
Weitere: Zubehöre, Ersatzteile
Merkmale
−−
Typen: Daten (Unicode), Textbausteine (XML), Bilder, Dokumente
Sprachen
−−
Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Russisch
Referenzen
−−
Zubehör
−−
Ersatzteile
Objekte
−−
Grafikverwaltung
−−
Module: strukturierte Texte, Text/Grafik-Kombinationen
−−
Dokumentenverwaltung
Schlüssel: Eindeutige Nummer
164
tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
Schnittstelle Online-Shop / Homepage
Aufbau Homepage / Online-Shop:
Aktualisierung des Online-Shops
−−
1 x pro Tag (nachts)
− − „auf Knopfdruck“
Übertragung per XML (gezippt)
Print-Katalog
Aufbau
−−
Produktfamilien
Seitentypen
−−
Beschreibungsseiten
−−
Produktseiten
Flexible Seitenlayouts
−−
PageEditor-Plugin: Seitenlayouts in InDesign
−−
Zuordnung: Produktdaten / Rahmentyp
tekom-Jahrestagung 2012
165

Katalogerstellung
Finishing in InDesign
Fazit / Erkenntnisse
Online und Print aus einer Quelle!
Schauen Sie es sich an: www.buerkle.de, Print-Katalog bestellbar in
derzeit 5 Sprachen
−−
Anspruchsvolle Terminsituation erfordert klare Prioritäten
−−
Konsistenz der Daten erfordert klare Prozesse
−−
Aktualisierung Online nur bei Bedarf (auf Knopfdruck)
−−
Flexibilität für zu individuellen Seitenlayouts
−−
Umsetzungsdauer Shop/Homepage: 3 Monate (inkl. Schulung, ohne
Befüllung der Daten)
−−
Umsetzungsdauer Print-Katalog: 2 Monate (inkl. Schulung, ohne Katalogerstellung)
−−
Aufwand (extern) für Beratung, Anpassung, Bereitstellung ca.
40 Manntage
−−
Gute Koordination mit Agentur erforderlich
Ausblick
−−
Weitere Sprachen (Türkisch, osteuropäische Sprachen)
−−
Technische Dokumentationen
−−
Online-Blätterkatalog
boersig@fct.de
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tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
KAT 4
Partnerpräsentation
Ersatzteilkataloge automatisiert erstellen
mit SAP ERP und CATALOGcreator ®
Bernd Neugebauer, SAP Deutschland AG & Co. KG, Walldorf
Robert Schäfer, TID Informatik GmbH, Inning
Ersatzteilkataloge stellen in der Kundenkommunikation und der Kundenbindung
im Aftersales sowohl in der Print- als auch in der Onlineoder
Offline-Fassung das zentrale Medium dar. Der Zwang zur Automation
und damit zur Kosteneinsparung steigt auch in diesem Bereich
des Produktlebenszyklus. Der Vortrag zeigt auf Basis von erfolgreichen
Kundenprojekten die Prozesse zur automatischen Ersatzteilerstellung
auf unter Einsatz von Standard-Software wie SAP ERP und CATALOGcreator®.
Neben den Voraussetzungen für die ETK-Automation werden
die Lösungen vorgestellt und ihre Integration erläutert.
Prozessdarstellung
Die automatische Erzeugung von Ersatzteilkatalogen für die Publikationskanäle
Online, Print und DVD startet im SAP ERP mit der notwendigen
Stammdatenpflege am Materialstamm, respektive den Stücklisten
bzw. Equipments. Klassifikationsmerkmale, Hotspot-Grafiken oder
Einbauanleitungen sind mit den SAP-Datenstrukturen verknüpft und
werden in den hierarchisch geordneten „Verwendern“ wie der Auftragsstückliste
referenziert. Sind manuelle Eingriffe an der Hierarchie
notwendig, kann zusätzlich ein Katalog im SAP ERP aufgebaut werden.
Dazu wird die Lösung „CatManSuite“ als Redaktionswerkzeug im SAP
ERP genutzt, mit der auf Basis von Materialstamm oder Stücklisten
Ersatzteilkataloge aufgebaut werden. Eine definierte Schnittstelle überträgt
die SAP ERP nach einer Datenqualitätsprüfung in die Ersatzteil-
Lösung CATALOGcreator®, die die einheitliche Versorgung der Publikationskanäle
Online, Print und DVD sicherstellt.
Egal ob Stücklisten aus der Konstruktion, dem Vertrieb oder aus SAP
SD Aufträgen für Ersatzteilkataloge genutzt werden: für die Automation
muss die Datenqualität stimmen.
tekom-Jahrestagung 2012
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Katalogerstellung
Beispiele Kundenprojekte
Typische Ersteller von Ersatzteilkatalogen sind Maschinen- und Anlagenbauer,
die aus SAP ERP Stücklisten Ersatzteilkataloge produzieren.
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Szenario 1: Direkt an den Baugruppen und Materialstämmen der
Stückliste werden Zeichnungen, Dokumente und Merkmale hinterlegt.
Über einen Datenextraktor werden die Stücklisten regelmäßig
aus dem SAP ERP exportiert und der CATALOGcreator® Lösung
bereitgestellt.
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Szenario 2: Das häufigste Szenario setzt eine Redaktion von Stücklisten
voraus, da diese nicht direkt für Ersatzteilkataloge und damit
die Endkunden genutzt werden können. In der Redaktionslösung
„CatManSuite“ können Ersatzteilkataloge aus Stücklisten und Materialstämmen
aufgebaut und mit Zusatzdaten versehen werden. Über
einen Datenextraktor werden die Kataloge regelmäßig nach einer
Datenqualitätsprüfung aus dem SAP ERP exportiert und der CATA-
LOGcreator® Lösung bereitgestellt.
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Szenario 3: Als Nutzer von Anlagen und Maschinen können mit Hilfe
von „CatManSuite“ eigene Ersatzteilkataloge aufgebaut werden, entweder
aus eigenen Materialstammdaten oder z. B. Technischen Platz
Strukturen. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn die jeweiligen Hersteller
keine elektronischen Ersatzteilkataloge liefern können oder
diese redaktionell für die Nutzung bearbeitet werden müssen. Über
einen Datenextraktor werden die Kataloge regelmäßig nach einer Datenqualitätsprüfung
aus dem SAP ERP exportiert und der CATALOGcreator®
Lösung bereitgestellt.
Ersatzteilkatalog-Redaktion im SAP ERP
Das SAP-ERP-basierte Katalog-Werkzeug „CatManSuite“ dient seit
2005 zur Redaktion von Katalogen im SAP ERP. Über Kundenprojekte
wird die Lösung von SAP Consulting seitdem kontinuierlich ausgebaut.
Kataloghierarchien können automatisch aus Stücklisten erzeugt
oder manuell hinzugefügt werden. Hotspot-Grafiken und 3D-Modelle
können ebenso verwaltet werden „einfache“ Produktbilder oder PDFbasierte
Einbauanleitungen.
Anpassbare Prüfroutinen liefern Informationen über die Stammdatenqualität
und stellen so die Akzeptanz und Zufriedenheit der Katalognutzer
sicher. Qualitätsprüfungen sind z. B. auf Pflichtfelder am
Materialstamm, auf Klassifikationsmerkmale oder auch auf Dokumente
möglich.
Der Datenextraktor der „CatManSuite“ sammelt alle relevanten Daten
zum Ersatzteilkatalog im SAP ERP inkl. der Dokumente ein und stellt
eine XML-Datei zur Verfügung, die als Datenbasis für die Publikationen
in CATALOGcreator® dient.
Ersatzteilkataloge publizieren mit CATALOGcreator ®
Der CATALOGcreator® ist eine deutsche Standardsoftware zur Publikation
von Ersatzteilkatalogen und strukturierten Zusatzinformationen.
Dabei werden aus einer Datenbasis sowohl Papierkataloge als auch
interaktive HTML-Kataloge zur Nutzung im Inter-/Intranet oder offline
von CD, DVD, USB-Memorystick oder von der Festplatte generiert. Je
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tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
nach Qualität der Ausgangsdaten erfolgt die Produktion der Kataloge
manuell bis vollautomatisch.
Beliebige Sprachversionen, Warenkorbfunktionalität für die Bestellung,
eine Benutzerverwaltung und eine konfigurierbare Suche gehören
ebenso zum Standard wie auch die Nutzung der Kataloge von mobilen
Endgeräten, wie z. B. iPad oder Android.
Die Integration in die Online-Verkaufsprozesse mit SAP E-Commerce
für SAP ERP wird über das standardisierte Open Catalog Interface
(OCI) realisiert.
Zusammenfassung
Für eine automatisierte Erzeugung von Ersatzteilkatalogen werden
korrekte und vollständige Stammdaten im SAP ERP vorausgesetzt. Das
Redaktions-/Stammdatenteam überwacht den Prozess-Ablauf. Die involvierten
Werkzeuge setzen ihre jeweiligen Stärken ein: SAP ERP und
„CatManSuite“ stellen perfekte Stamm- und Katalogdaten zur Verfügung
und CATALOGcreator® übernimmt die professionelle Darstellung
der Ersatzteile in den Publikationskanälen Online, Offline und Print.
für Rückfragen:
bernd.neugebauer@sap.com
robert.schaefer@tid-informatik.de
tekom-Jahrestagung 2012
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Katalogerstellung
KAT 5
Partnerpräsentation
In einem System alle Katalogbestandteile
erstellen: System-Cockpit für PIM
und Technische Kommunikation
Mike Fischer, Berker GmbH & Co. KG, Schalksmühle
Kevin Johnson, Noxum GmbH, Würzburg
Der Vortrag zeigt, wie die Idee zu einem neuen Systemkonzept für Product
Information Management und Technische Kommunikation gereift
und umgesetzt worden ist. Dabei werden die Rahmenbedingungen in
dem mittelständischen Unternehmen Berker, einem der führenden
Hersteller im Bereich der Elektroinstallation mit über 850 Mitarbeitern,
bzgl. der personellen Ressourcen und der Vielzahl eingesetzter Software-Tools
für das Erstellen von elektronischen und Print-Formaten
beleuchtet.
Am Beispiel des Print-Katalogs wird erläutert, wie einzelne Systembestandteile
unter einer gemeinsamen Benutzeroberfläche ineinander
greifen, um sowohl Produktinformationen als auch mit „Funktionsdesign“
erstellte redaktionelle und Marketinganteile zu pflegen und in
einer Publikationsstruktur zusammenzuführen. Über für den Redakteur
kaum spürbare Schnittstellen zu SAP, einem Print-Publisher und einem
Translation-Memory-System (TMS) kann der Katalog komplett aus
einer Redaktionsumgebung produziert werden.
Ziele und Projektaufgaben
Berker definierte seine Erwartungen und Ziele an das zukünftige PIMund
Redaktionssystem unter Berücksichtigung der personellen und
IT-Rahmenbedingungen. Die Nutzer des Systems werden neben den
Redakteuren der Technischen Dokumentation z. B. auch Mitarbeiter im
Produktmanagement, Marketing, Service, Außendienst oder Lektoren
sein. Es sollte also ein System mit definierten Rollen und Rechten und
mit integrierten Schnittstellen zu Drittsystemen sein.
Um nach der ersten Projektphase das Ziel zu erreichen, einen kundenorientierten
Katalog in mehreren Sprachen erstellen zu können,
setzte Berker zunächst auf die Entwicklung eines Konzepts, mit dem die
„heterogenen“ Bestandteile eines Print-Kataloges aus Produktinformationen,
Marketingseiten, technischem Anhang und Indexverzeichnis in
einem Redaktionssystem zusammengeführt werden können. Weiterhin
sollte ein Übersetzungsmanagement integriert werden, um Kosten
durch die genaue Abgrenzung zu übersetzender Inhalte zu reduzieren.
Übersetzungsaufträge sind über Strukturen und Strukturbestandteile
in beliebiger Größe zu generieren und an ein TMS zu übergeben.
Abschließend sollten alle erforderlichen Informationen redaktionell
strukturiert und automatisch publiziert werden – als Druck-pdf und
InDesign-Format.
Entwicklung des „Cockpit-Konzepts“
Für die Entwicklung des „Cockpit-Konzepts“ mussten die klassischen
Bestandteile eines PIM-Systems und eines Redaktionssystems kombiniert
werden. Das Gerüst dazu bilden verschiedene Editoren und
Strukturbäume. In einer baumartig strukturierten Merkmalverwaltung
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tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
werden Merkmale und Vorgabewerte sowie spezielle Datentypen
definiert und abgelegt. Der Portfoliobaum bildet das Herzstück der
medienneutralen Datenpflege. In ihm werden den Produkten nach
dem Prinzip der größtmöglichen Vererbung Merkmale und Werte
zugeordnet.
Redaktionelle Katalogstrukturen werden im Publikationsstruktur-Editor
angelegt. Nützliche Features wie ein Editor zur Massenpflege von
Daten, eine Schnellansicht, die wie ein Datenblatt je Artikel gepflegte
Inhalte übersichtlich darstellt oder der Medienbaum zur Verwaltung
von Bildern und Grafiken unterstützen den Redakteur bei seiner täglichen
Arbeit enorm. Schnittstellen für den Import und Export der Daten
von/nach SAP und dem Print-Publisher sowie Datenexporte/-importe
für Übersetzungsaufträge komplettieren das Gesamtkonzept.
Projektumsetzung und Arbeiten im PIM-System
Zu Beginn der Umsetzung stand der Aufbau einer Merkmalverwaltung.
Dazu wurden die Daten im vorhandenen Altsystem von Berker bereinigt
und ins neue System migriert. Produktmerkmale und -werte sind
nach maximaler Wiederverwendbarkeit angelegt worden. Die SAP®
Warenwirtschaftsdaten werden tagesaktuell dem PIM-System zugeführt
und neue Datentypen haben weitere Möglichkeiten eröffnet, Daten zu
den Produkten noch „sauberer“ und kohärenter pflegen zu können.
Die Erstellung, Verwaltung und Pflege der Artikel und Artikelmerkmale
erfolgt nun in einer gegliederten Portfoliostruktur nach den Prinzipien
maximaler Merkmalsvererbung. Auf diese Weise kann der Pflegeaufwand
für neue Produkte deutlich reduziert werden. Im Prinzip ist die
Vererbung von Merkmalen und Merkmalswerten der erste Schritt zur
Massendatenpflege, der durch die Möglichkeiten eines zusätzlich verfügbaren
Datenblatteditors noch weiter vereinfacht wird. Mit Konditionierungsobjekten
kann die Gültigkeit von Artikeln und Merkmalen auf
Märkte und Zeitpunkte eingeschränkt werden, was beim Publizieren
entsprechend automatisch berücksichtigt wird.
Das Systemkonzept ist auf die Verknüpfung des Product Information
Management und des Redaktionssystems ausgelegt. In einem System-
Cockpit wird der Übergang vom relationalen PIM-Datenbanksystem
zum objektorientierten XML-System vollzogen, und zwar genau zwischen
Produktportfolio und der Verbauung von Artikeln in einer Redaktionsstruktur.
Denn nachdem alle Artikel ihre Merkmale und Werte
erhalten haben aus dem relationalen Teil des Systems, werden alle Informationen
in ein Artikelobjekt überführt und erhalten den weiterverarbeitbaren
Objektcharakter. Darüber hinaus können auch relationale
Produktdaten in Fließtexten als technische Variable verbaut werden.
Die erste Bewährungsprobe für das System bestand im Neuaufbau
einer Publikationsstruktur für den neuen Berker Hauptkatalog. Hierzu
galt es, die vorhandenen Produktinformationen mit redaktionellen Inhalten
und Marketingseiten in einer Publikationsstruktur zu verbauen.
Dazu wurden alle Artikel in einer Struktur sortiert und gruppiert sowie
die zu publizierenden Merkmale und Merkmalwerte definiert. Besonderen
Wert legte Berker auf die Darstellung von Relationen zwischen
zusammenpassenden Artikeln und die entsprechenden Seitenverweise.
Die Fließtext-Inhalte technischer Informationen und Marketingtexte
wurden in der abgeschlossenen Projektphase 1 als fertige pdf-Seiten in
tekom-Jahrestagung 2012
171

Katalogerstellung
den Katalog integriert, damit sie für die Generierung von Seitenverweisen
mitgezählt werden. Diese Seiten wurden abschließend vor der Fertigstellung
im InDesign-Format durch die Originalseiten wieder ersetzt.
Das Gesamtkonzept sieht aber vor, in einer späteren Projektphase auch
diese Inhalte im System-Cockpit anzulegen.
Im anschließenden Publikationsprozess, bei dem zunächst eine xml-
Datei generiert wird, werden aktuelle Daten aus der SAP-Schnittstelle,
wie Preise und Rabattgruppen, zugespielt. Das fertige xml wird dann
an den Publisher übergeben, der den gesamten Katalog inklusive
einem Indexverzeichnis automatisch als pdf- oder InDesign-Dokument
erzeugt.
Projektergebnis und Ausblick
Die Umsetzung der Anforderungen gelang: Das PIM- und Redaktionssystem
stellt die zentralen Systemfunktionen wie Benutzerverwaltung,
Rechte-, Versionsmanagement und Datenpflege sowie die Kopplung von
Drittsystemen wie SAP und TMS bereit. Aktuell ist mit der Projektphase
1 der PIM-Anteil bereits umgesetzt. Die Projektziele im Bereich der
Technischen Dokumentation hinsichtlich der Marketing- und Technikseiten
des Kataloges sowie die Pflege von Bedienungsanleitungen im
gleichen System-Cockpit, die nach Funktionsdesign aufzubauen sind,
werden im Rahmen des Gesamtkonzepts in weiteren Projektphasen
angestrebt.
Aus einem System können dann die Aufgaben des Product Information
Management und der Technischen Redaktion umgesetzt werden. Mit
der Anbindung des Übersetzungsmanagements über ein TMS ist dies
in jeder Sprache möglich, was bereits heute im aktuellen Projektstatus
Zeit und Kosten spürbar reduziert. Die Vision vom Katalog auf „Knopfdruck“
ist real geworden.
Weitere Optionen im Rahmen des Gesamtkonzeptes sind die Umsetzung
eines Dokumenten-Managementsystems, die Integration eines
Grafik-Editors, um Texte in Grafiken übersetzbar zu machen, die Optimierung
des Lektoratsprozesses sowie die Generierung elektronischer
Datenformate für den Online-Katalog und für die Warenwirtschaftssysteme
des Großhandels (BMEcat, Eldanorm).
Für Rückfragen
mike.fischer@berker.de
johnson@noxum.com
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tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
KAT 6
Partnerpräsentation
Ein Atlas statt mehrerer Kataloge –
eine Wegbeschreibung zum Erfolg
Susanne Löhrer, Interroll AG, S. Antonino, Schweiz
Karsten Schrempp, PANTOPIX GmbH & Co. KG, Bodnegg
Das Ziel dieses Projekts bestand darin, das Unternehmen Interroll über
ein hochwertiges Marketingprodukt – den „Atlas“ – und einen komplett
neu gestalteten Webauftritt inklusive eines Online-Katalogs als einen
globalen Player am Markt zu platzieren. Wir berichten hier, wie wir auf
der Basis eines bestehenden Redaktionssystems für Technische Dokumentation
und einer Produktdatenbank dieses Ziel erreicht haben.
Das Unternehmen
Die Interroll Group ist ein weltweit führender Spezialist zur Herstellung
hochwertiger Komponenten und Module zum Fördern, Sortieren
und Lagern von Gütern. Diese reichen von leichten Gütern wie Lebensmittel
bis hin zu Paletten mit schweren Lasten. Das Unternehmen
ist über die vergangenen Jahre aus verschiedenen Einzelunternehmen
zusammengewachsen.
Betriebsanleitungen und Kataloge
Aus einer Übersetzungsanfrage vor ca. 7 Jahren entstand ein Standardisierungs-
und Outsourcing-Projekt für die Technische Dokumentation
von Interroll. Ein Dienstleister (Dokuwerk KG) übernahm die Erstellung
der Betriebsanleitungen auf seinem hauseigenen Standard CMS
(Ovidius TCToolbox), verschlankte und standardisierte die Inhalte und
erreichte einen Anteil von über 60 % mehrfach verwendbarer Module.
Auf dieser Basis entwickelte sich zwei Jahre später ein Katalogprojekt.
Für die einzelnen Niederlassungen entstanden Produktkataloge,
die von der Gesamtstruktur des Katalogs, der Grundstruktur der Produktseiten
und vom äußeren Erscheinungsbild standardisiert waren,
und deren Inhalte aus dem Redaktionssystem und einer Produktdatenbank
(MySQL) zusammenflossen. Im Rahmen einer automatisierten
Publikationsstrecke entstanden und entstehen über Adobe Indesign®
die Printpublikationen.
Ziele
Inhaltskonzept Print
Der Atlas
Mit dem Atlas sollte nun ein übergreifendes Dokument entstehen, das
die Gesamtheit des Unternehmens Interroll repräsentiert und die Produktpalette
zusammenführt. Der Schwerpunkt lag weniger auf den
Detailinformationen, die drastisch reduziert werden sollten. Vielmehr
sollte der Aspekt der gemeinsamen und übergeordneten Produkte der
verschiedenen Standorte im Vordergrund stehen. Um möglichst wenig
Aufwand zu generieren, sollte der Atlas komplett auf der bestehenden
Datenbasis aufsetzen. Der Produktteil des Atlas sollte gleichzeitig die
Datenbasis des Online-Katalogs für den neuen Webauftritt ergeben.
Und dies alles am besten so, dass außer Filterung nichts an den Daten
und vorhandenen Informationsmodulen geändert werden musste.
Der erste Schritt bestand in der Entwicklung eines Inhaltskonzepts
für den gedruckten Atlas. Als Hauptstruktur entstanden drei Kapitel,
tekom-Jahrestagung 2012
173

Katalogerstellung
Inhaltskonzept Web
Grundstruktur
Produktzuordnung
Produktinformationen
Rahmenbedingungen
in denen über Applikationen, hervorgehobene Bestseller und einen
katalogartigen Produktteil das gesamte Interroll-Portfolio dargestellt
werden sollte. Verschiedene Zugriffswege (Inhaltsverzeichnis, direkter
Schnellzugriff) und Verweise auf das Internet sollten die übergreifende
Nutzung ermöglichen. Eine direkte Verlinkung der Informationen über
QR-Code soll in einer zweiten Stufe umgesetzt werden – da die Website
zeitgleich neu aufgebaut wurde, erschien uns das als zu riskant.
Ein klare Vorgabe gab es für das Gesamtdesign: Nur die Produktinformationen
sollten aus dem CMS zugeliefert werden. Der Atlas als Ganzes
– auch das finale Layout der Produktseiten – sollte in einer Werbeagentur
gestaltet werden.
Die Neukonzeption des Webauftritts, die nicht Bestandteil unseres Vortrags
ist, sollte nachhaltig dadurch unterstützt werden, dass die Grundstruktur
des Online-Katalogs für die Produkte parallel der Struktur des
Atlas im betreffenden Kapitel ist. Damit wird übergreifende Einheitlichkeit
hergestellt. Da die Informationen aus einer Quelle stammen, sind
sie auch konsistent. Die Verlinkung auf Datenblätter, die aus den bestehenden
Katalogen extrahiert werden, rundet das Informationsangebot
in acht Sprachen ab.
Das Projekt – Inhaltsstrukturen und Daten
Der erste, aufwändigere Schritt bestand in der Entwicklung einer gemeinsamen
Grundstruktur für die einzelnen Produktbereiche. Entstanden
ist eine Reihenfolge von Kapiteln, die von der einfachen Rolle, die
eines der am häufigsten verkauften Produkte darstellt, über die Antriebe
zu Fördermodulen und zur Lagertechnik führt. Für den Online-
Katalog besteht die Hauptnavigationsstruktur aus wichtigen Rubriken,
untergeordnete Kategorisierungen ergeben die zweite Ebene. Die einzelnen
Produkte findet man (klar!) auf der untersten, dritten Ebene.
Im gedruckten Atlas ist der Produktteil in Kapitel weitgehend analog
zum Web aufgebaut. Die Darstellung der Kategorien und der Zugriff auf
die einzelnen Produkte erfolgt mittels Übersichtsseiten, die den einzelnen
Kapiteln vorangestellt werden.
Die Zuordnung der Produkte war einfacher. Auf Grund der Navigationsstruktur
des gedruckten Werkes, die wir als nicht-linear ansetzten, sind
einige (wenige) Produkt mehrfach enthalten.
Dies war der schwierigste Punkt, da manchem Produktmanager erst
hier das Grundkonzept des Atlas wirklich und fühlbar klar wurde. Für
jedes Produkt sollte der Darstellungsumfang, der in den Katalogen
bei zwei bis acht Seiten lag, auf eine Seite reduziert werden: Bild, produktdifferenzierende
Merkmale oder eine Kurzbeschreibung, technische
Daten! Unabhängig von der scheinbaren Komplexität oder der
Größe des Produkts Informationen auf das Wesentliche zu reduzieren
entpuppte sich als eine harte Aufgabe, die am Ende einvernehmlich und
aus dem übergeordneten Ziel heraus erfolgreich gemeistert wurde.
Erfassung und Publikationsstrecken
Im Idealfall, und da uns kein PIM zur Verfügung steht, hätten wir nur
mit Filtern auf den bestehenden Katalog-Modulen arbeiten wollen,
um die bestehenden Publikationsstrecken nicht antasten zu müssen.
Das haben wir nicht ganz erreicht, da wir z. B. Produktvarianten
174
tekom-Jahrestagung 2012

Katalogerstellung
Aufbau der
Publikationsstrecken
Aktueller Status
Nächste Schritte
zusammengefasst haben, die bisher einzeln in den Katalogen dargestellt
wurden. Dies bedeutete Veränderungen in den Werteangaben einzelner
Merkmale. Aus Sicht des Redaktionssystems: wir haben Varianten zu
den existierenden Modulen angelegt.
Da wir schon bisher über XML nach Indesign publiziert haben, gab
es hier keine umfangreichen Anpassungen. Für den Druck nutzen wir
weiterhin die Indesignstrecke mit einem angepassten Template, um die
Agentur bedienen zu können.
Für die Internetagentur reichern wir bei der Erfassung das XML
um Informationen an, die den Import in das Web-CMS vereinfachen
(IDs für alle Navigationsebenen, passende URLs für Downloads). Zudem
werden die Bilder einer Konvertierung in webtaugliche Formate
unterzogen.
Wo stehen wir?
Das Projekt ist den Kinderschuhen entwachsen. Der gedruckte Atlas
wird für Interroll ein einzigartiges Imageprodukt.
Die Belieferung des Webs erfolgt regelmäßig, wir sind bereits in den
Pflegestatus übergewechselt.
Gegenwärtig verfolgen wir zwei Ziele:
−−
Eine vollständige Automatisierung der Datenpflegeprozesse für das
Web.
−−
Die Optimierung der Produktdatenpflege.
Fazit
Es ist uns in diesem Projekt gelungen, viele unterschiedliche Interessen
unter einen Hut zu bringen. Mitunter bedurfte es viel Geduld, und die
Hindernisse sind meist nicht technischer Art. Dank der nachhaltigen
Unterstützung des Produktmanagements und der intensiven Mitarbeit
aller Beteiligten ist es uns gelungen, ein neues, übergreifendes Marketingwerkzeug
höchster Qualität zu entwickeln.
für Rückfragen:
s.loehrer@interroll.com
karsten.schrempp@pantopix.de
tekom-Jahrestagung 2012
175

Lokalisierung und
Übersetzung / Localization

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 1
Partnerpräsentation
Tanz der Doubletten
Skriptgestützte Analyse und Optimierung
von Translation Memorys
Daniel Busch, Köln
Thomas Wedde, TID Informatik GmbH, Bonn
Über Jahre der Benutzung können sich in Translation Memorys verschiedene
Fehler einschleichen. Mit einer skriptgestützten TM-Optimierung
lassen sich diese Fehler aufspüren und korrigieren – außerhalb
des TMS und unabhängig von Drittanbieterlösungen.
Translation-Memory-Systeme (TMS) ermöglichen die Wiederverwendung
bereits übersetzter Textelemente, die meist zentral im so genannten
Translation Memory (TM) gespeichert werden. Eine einmal erstellte
Übersetzungseinheit (ÜE) muss dann nie wieder angefasst werden,
wodurch Übersetzungen schneller, günstiger und konsistenter werden –
so zumindest die Idealvorstellung.
In der Praxis wird dieses Ideal – auch bei sorgfältiger Handhabung –
aber nicht immer erreicht, denn in der Historie eines TM kann eine
ganze Reihe von Faktoren zu inhaltlichen oder technischen Mängeln
in der Datenbank führen, darunter Importe von TMs und alignierten
Übersetzungen aus Fremd- oder Altbeständen, Programm- oder
Bedienfehler des verwendeten TMS oder technisch unsaubere
Ausgangsdokumente.
Einige der dadurch entstehenden Mängel sind:
−−
Doubletten und ungewünschte Übersetzungsvarianten
−−
Inkonsistente Verwendung von Attribut- und Textfeldern
−−
Satzfragmente durch Layout- oder Segmentierungsfehler
−−
Sprachspezifische Typografie- und Zahlenfehler
−−
Abweichungen vom Kunden-Styleguide
Werden auf Basis solcher historisch gewachsener TMs neue Übersetzungen
angefertigt, besteht das Risiko, dass alte Fehler in neue Texte
gelangen. Dieses Risiko wird verstärkt, wenn der Kunde für die Prüfung
von 100%-Matches nicht mehr zahlt. Ein Abfangen möglicher Fehler
führt zu steigendem Aufwand für Übersetzer, EDV, DTP und QS. Darüber
hinaus können durch unsaubere oder inkonsistente Textelemente in
einem TM auch die Matchwerte sinken und der Übersetzungsaufwand
damit steigen. Es besteht also allgemein das Risiko, dass Übersetzungen
weniger schnell, weniger günstig und weniger konsistent ausfallen, als
es das Ideal vorsieht.
Skriptgestützte Lösung für Kontrolle und Korrektur
tekom-Jahrestagung 2012
179

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Bei der TM-Optimierung geht es nun darum, TMs zunächst auf mögliche
Probleme zu untersuchen und diese dann, soweit möglich automatisiert,
zu beseitigen. Das Ziel ist also ein TM, aus dem Übersetzern
höherwertige Matches in besserer Qualität angeboten werden können.
Für die Analyse und Korrektur von Fehlern in TMs bieten die Bordmittel
der TMs aber nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten, die bei TMs
mit Tausenden ÜE kaum praktikabel verwendbar sind. Daneben gibt es
am Markt zwar verschiedene kommerzielle und Open-Source-Werkzeuge.
Diese bringen allerdings eine Reihe von Nachteilen mit sich, darunter
eingeschränkten Funktionsumfang, reduzierte Kontrolle über die
Definition von Fehlern sowie mangelnde Integrierbarkeit in bestehende
Prozesse.
Vor diesem Hintergrund wurde bei beo Gesellschaft für Sprachen und
Technologie mbH eine eigene Lösung für die TM-Optimierung entwickelt.
Diese Lösung basiert auf Skripten (also logischen Befehlsabfolgen)
in der freien Skriptsprache PHP, anhand denen komplette Exportdateien
aus dem TMS in unterschiedlichster Weise verarbeitet werden
können.
Beispiel Übersetzungsvarianten
Ein Beispiel für typische Mängel in einem TM ist das Auftreten von
ungewünschten Übersetzungsvarianten, also mehreren, inkonsistenten
Übersetzungen für einen Ausgangssatz. Anhand eines entsprechenden
Skripts kann zunächst untersucht werden, ob Übersetzungsvarianten
im TM vorkommen. Dabei ist eine Unterscheidung nach identischen
oder abweichenden Attributfeldern möglich. Vom Skript gefundene
Varianten der beiden Typen werden dann mit den relevanten Metadaten
der betroffenen ÜE in einer Liste ausgegeben, die bequem in einem
Portal dargestellt und bearbeitet werden kann. Anhand dieser Listen
können die ungewünschten Varianten manuell ausgewählt werden und
die entsprechenden ÜE anhand einer zuvor vergebenen ID automatisch
aus dem TM entfernt werden.
Mit einem weiteren Skript ist eine automatische Bereinigung der Varianten
auf Basis der Metadaten der ÜE möglich: So kann beispielsweise
angenommen werden, dass es sich bei der zuletzt angelegten oder geänderten
Übersetzungsvariante um die aktuellste und damit bevorzugte
Variante handelt; alle anderen Varianten mit demselben Ausgangssatz
werden automatisch entfernt. Die Berücksichtigung weiterer Metadaten,
wie Attribut- oder Textfelder, ist ebenfalls möglich.
Als Ergebnis der teil- oder vollautomatischen Bereinigung entsteht ein
TM, in dem ausschließlich gewünschte Übersetzungsvarianten enthalten
sind. Dadurch verbessert sich nicht nur die inhaltliche Konsistenz
von Übersetzungen, auch die Matchwerte werden erhöht und der Aufwand
sinkt.
Beispiel Satzfragmente
Ein weiteres Beispiel ist das Auftreten von Sätzen, die fragmentiert in
den Segmenten mehrerer ÜE gespeichert sind – ein Phänomen, das
entsteht, wenn Absatzmarken im Ausgangsdokument als Mittel zum
Zeilenumbruch verwendet werden. Bei der Segmentierung des Textes
durch das TMS führen diese Absatzmarken dazu, dass ganze Sätze in
180
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Fragmente geteilt werden, die vom Übersetzer nicht wieder zusammengeführt
werden können, sondern einzeln übersetzt werden müssen.
Weichen die Lauflängen der Fragmente in Ausgangs- und Zielsprache
aber voneinander ab, und damit die Positionen der Absatzmarken, kann
es zu Layout-Fehlern im Zieltext kommen. Diese müssen mit erhöhtem
Aufwand seitens QS/DTP abgefangen werden.
Um herauszufinden, ob dieses Problem in einem TM bzw. beim Ausgangs-DTP
besteht, sucht ein Skript zunächst nach Segmenten im TM-
Export, bei denen es sich wahrscheinlich um Satzendfragmente handelt.
Diese Segmente werden zur manuellen Kontrolle in einer Liste ausgegeben
und erlauben zudem eine gezielte Nachforschung zum DTP-
Problem mit ggf. folgender Kundenberatung. Parallel fügt das Skript die
fragmentierten Sätze mit einer Trefferquote von 70–80 % automatisch
zusammen, stellt also den eigentlich gewünschten Zustand „eine Übersetzungseinheit
pro Satz“ wieder her. Damit werden reduzierte Matchwerte,
die aus der Beseitigung des Problems in Ausgangsdokumenten
resultieren können, weitgehend verhindert.
Standardprozess für TM-Optimierung
Für die häufigsten Mängel in TMs empfiehlt es sich, einen kundenneutralen
Standardprozess für die TM-Optimierung zu entwickeln: auf Basis
eines Exportes aus dem TMS wird dabei eine Reihe von aufeinander
aufbauenden Skripten in logischer Abfolge durchlaufen. Manuelle Kontrollen
der einzelnen Schritte stellen ein sauberes Endergebnis sicher.
Potentielle Kandidaten für eine solche TM-Optimierung können dabei
zunächst über eine kurze Stichprobe in ausgewählten TMs identifiziert
werden. Der wichtigste Indikator sind aber die gesammelten Erfahrungswerte
von Projektmanagement und EDV-Abteilung. Es hat sich
dabei gezeigt, dass jüngere und kleinere TMs von weniger Problemen
betroffen sind als „gut abgehangene“ TMs, die bereits seit vielen Jahren
eingesetzt werden und in denen sich eine Vielzahl von Tools und
Formaten niedergeschlagen haben. Aus diesem Grund empfiehlt sich
neben der grundlegenden Optimierung älterer und umfangreicher TMs
auch eine turnusmäßige Kontrolle und Bereinigung, um ein „historisches
Wachstum“ ungewünschter Daten zu verhindern.
für Rückfragen:
thomas.wedde@beo-doc.de
daniel.busch@email.de
tekom-Jahrestagung 2012
181

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 2
Fachvortrag
Automatische Autorenunterstützung für das
Postediting in der Maschinellen Übersetzung
Melanie Siegel, Hochschule Darmstadt
Einleitung
Die Maschinelle Übersetzung (MÜ) ist in den letzten Jahren so weit
fortgeschritten, dass eine Übersetzung Technischer Dokumentation
sinnvoll ist, wenn die Ergebnisse einen Postediting-Prozess durchlaufen.
Das Postediting der Ergebnisse von MÜ ist daher eine häufig angewandte
Methode, um die gewünschte Übersetzungsqualität zu erhalten.
In unserem Vortrag stellen wir Verfahren der MÜ vor und zeigen,
welchen Einfluss die Verfahren auf den Postediting-Prozess haben. Wir
stellen unterschiedliche Postediting-Prozesse vor, wie monolinguale
und multilinguale Prozesse. Wir zeigen dann, wie das Postediting durch
automatische Prüf- und Korrekturverfahren effizient unterstützt werden
kann, die auf Experimenten mit Übersetzern basieren.
Verfahren der MÜ und deren Einfluss auf den Postediting-Prozess
Zwei grundsätzliche Verfahren liegen den heutzutage häufig genutzten
MÜ-Systemen zugrunde: Statistische Verfahren zur MÜ und regelbasierte
Verfahren zur MÜ (siehe Koehn 2010 und Somers 2003).
Die statistischen Verfahren (SMT) basieren auf einer großen Menge
von bereits übersetzten Sätzen. Diese Daten stehen erst in den letzten
Jahren in großem Maße, z. B. als Translation Memorys, zur Verfügung.
Aus den Sätzen werden in der Trainingsphase mit statistischen Methoden
Phrasen und ihre Übersetzungen in den Sätzen der Zielsprache
extrahiert. Diese Phrasen sind dann die Grundlage für die maschinelle
Übersetzung neuer Sätze. Wenn die Trainingsdaten aus einer ähnlichen
Domäne stammen wie die Sätze, die übersetzt werden sollen, haben die
statistischen Verfahren hier einen klaren Vorteil in der Terminologieübersetzung.
Zum Beispiel wird Bank dann im Kontext der Geldwirtschaft
ins Englische mit „bank“ übersetzt und nicht etwa mit „bench“.
Linguistische Information wie z. B. Grammatik spielt jedoch keine Rolle
in diesen Verfahren. Daher muss der Postediting-Prozess sich bei statistischen
Verfahren auf grammatische Korrektheit der zielsprachlichen
Sätze konzentrieren. Ein wichtiges Problem ist auch der Negationsskopus.
Da keine Satzanalyse gemacht wird, kann es passieren, dass Negation
nicht richtig übersetzt wird. Ein Beispiel aus einem Experiment mit
dem SMT-System Moses (Google Translate gibt ähnliche Ergebnisse):
DE: „Ich habe meinen Computer neu gestartet, aber ich kann weiterhin
Websites mit kompromittierendem Inhalt öffnen.“
EN: “I have restarted my computer, but I still can not open websites with
content kompromittierendem.”
Die regelbasierten Verfahren (RBMT) basieren auf einer linguistischen
Analyse des Ausgangssatzes und einer abstrakten Repräsentation der
Bedeutung. Diese Repräsentation wird in einem Transfer-Prozess in
eine Repräsentation der Zielsprache überführt. Mit der Grammatik
der Zielsprache wird daraus dann ein Satz generiert. Der Vorteil dieses
Verfahrens ist, dass grammatisch korrekte Sätze in der Zielsprache
182
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
generiert werden. Das Verfahren ist satzbasiert und hat keinen Zugriff
auf Information aus voranstehenden Sätzen. Das Postediting muss daher
Kontextinformation berücksichtigen, wenn z. B. im englischen Satz
„it“ steht und in der deutschen Übersetzung „es“, was aber im Kontext
„sie“ sein sollte. Die Terminologie wird hier mit einem Lexikon übersetzt,
was zu Terminologie-Übersetzungsfehlern führen kann.
Monolinguales und multilinguales Postediting
Grundsätzlich ist es sinnvoll, beim Postediting sowohl den Satz der
Ausgangssprache als auch den der Zielsprache zu berücksichtigen.
Dies ist jedoch nicht immer möglich, wenn die posteditierende Person
die Ausgangssprache nicht kennt oder wenn automatische Postediting-
Verfahren angewendet werden, die nur auf den zielsprachlichen Sätzen
operieren. Daher können einige Probleme der MÜ mit monolingualem
Postediting nicht gelöst werden. Dazu gehören Probleme in der Terminologie,
aber auch der Negationsskopus. Monolinguales Postediting
kann aber grammatische Probleme der SMT wie Kongruenz oder
Kommasetzung gut lösen. Auch andere Probleme wie die Korrektur
von Tempus können gut monolingual gelöst werden: Das Futur wird
im Deutschen häufig mit Präsensformen ausgedrückt, aber durch die
MÜ entstehen Futur-Formen (die in der Ausgangssprache verwendet
werden).
Unterstützung des Postediting-Prozesses durch
automatische Prüf- und Korrekturverfahren
Automatische Prüf- und Korrekturverfahren sind aus der Autorenunterstützung
für Technische Dokumentation entstanden, wie sie z. B. von
Acrolinx angeboten wird. Sie arbeiten auf dem zielsprachlichen Text,
sind also monolingual. Dennoch gibt es eine Reihe von automatisch
prüfbaren Regeln zum Postediting, die hier aufgelistet werden:
−−
Artikellose Nominalphrasen vermeiden: Gerade bei der Übersetzung
aus Sprachen, die keine Artikel verwenden (wie z. B. Japanisch) müssen
Artikel im Postediting-Prozess häufig eingefügt werden.
−−
Futur vermeiden: Im Deutschen werden häufig Präsensformen verwendet,
um Ereignisse, die in der Zukunft stattfinden, zu beschreiben.
Das ist in anderen Sprachen nicht der Fall, so dass die Futur-Formen
übersetzt werden.
−−
Imperativ-Korrektur: Im Spanischen wird z. B. der Konjunktiv für den
Imperativ verwendet. Ein RBMT-System überträgt die Konjunktiv-
Form, die im Deutschen falsch ist.
−−
Nominalkomposita zusammenschreiben: Im Englischen werden Nominalkomposita
mit Leerzeichen gebildet, was im Deutschen nicht
korrekt ist und im Postediting-Prozess korrigiert werden muss.
−−
umständliche Formulierungen vermeiden: Durch die Übersetzung
entstehen im Deutschen umständliche Formulierungen wie z. B. „eine
Einstellung vornehmen“. Diese Formulierungen können im Postediting-Prozess
vereinfacht werden.
−−
veraltete Wörter vermeiden: Abhängig von den Trainingsdaten im
SMT und den Lexika im RBMT werden Wörter wie „vermögen“ oder
„mittels“ übersetzt, die im Postediting-Prozess geändert werden.
−−
Verbkorrektur: Einige systematische domänenbasierte Übersetzungsfehler
von Verben können auch monolingual korrigiert werden. Z. B.
wurde in unseren Übersetzungsexperimenten im Software-Kontext
tekom-Jahrestagung 2012
183

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
häufig das Verb „schleppen“ übersetzt, das systematisch mit „ziehen“
korrigiert werden konnte.
−−
von-Serie vermeiden: Durch die Übersetzung entstehen im Deutschen
komplexe Nominalphrasen, die besser durch ein Kompositum
ersetzt werden. Z. B.: „Adresse von 32 Bit von Internet“ – „32-Bit-
Internet-Adresse“.
Zusammenfassung
Maschinelle Übersetzung hat in den letzten Jahren große Fortschritte
gemacht und ist daher auch in der Technischen Dokumentation nutzbar.
Dennoch ist Postediting notwendig, um einen ausreichenden Qualitätsstandard
der Übersetzungen zu erreichen. Es ist notwendig, sich vor
dem Postediting über das MÜ-Verfahren zu informieren, um die Probleme
des gewählten Verfahrens gezielt anzugehen. Auch wenn multilinguales
Postediting wünschenswert ist, kann man mit einem Blick auf
den zielsprachlichen Text viele Korrekturen durchführen. Automatische
Prüf- und Korrekturverfahren sind hier hilfreich – wie bei der Autorenunterstützung
der Technischen Dokumentation durch automatische
Tools.
Literatur
Koehn, P. (2010): Statistical Machine Translation. Cambridge University
Press, New York.
Somers, H. (2003): Machine translation: Latest developments. In: R. Mitkov
(Hrsg.), The Oxford Handbook of Computational Linguistics, Chapter
28, S. 512–528. Oxford University Press.
für Rückfragen: melanie.siegel@h-da.de
184
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 3
Partnerpräsentation
Siemens Online Verification Tool: IT-Lösung
zur Optimierung des Verifizierungsprozesses
bei Siemens Healthcare
Dr. Brigitte Herrmann, Siemens AG, Healthcare Sektor, Erlangen
Michael Oettli, nlg GmbH, Regensburg
Kundendokumentation in der Medizinindustrie
Die Erstellung und Übersetzung der Kundendokumentation zu Medizinprodukten
ist ein qualitativ hochwertiger und regulierter Prozess.
Für Europa definiert die Medizinproduktrichtlinie (MPR) 93/42/EEC,
Anhang 1, die wesentlichen Anforderungen zu Gebrauchsanweisungen,
Warn- und Sicherheitshinweisen von Medizinprodukten zum „sicheren
und bestimmungsgemäßen Gebrauch durch deren Anwender“. Jeder
Hersteller von Medizinprodukten ist verpflichtet gemäß MPR, dem Produkt
eine Kundendokumentation beizulegen, die die Anforderungen der
Richtlinie erfüllt. Zulassungsbehörden innerhalb wie auch außerhalb
des europäischen Marktes überprüfen die Einhaltung der MPR-Anforderungen
oder der länderspezifischen Anpassungen der MPR.
Wird die Kundendokumentation in die je Einfuhrland gesetzlich festgeschriebene(n)
Landessprache(n) übersetzt, prüft der Hersteller durch
den Prozessschritt „Verifizierung von Übersetzungen“, dass die Übersetzung
der Kundendokumentation in allen Aspekten mit den Informationen
der Ausgangssprache übereinstimmt. Der Verifizierungsprozess
ist ein notwendiger Schritt zur Qualitätssicherung vor Produktfreigabe
in andere Länder.
Probleme und Herausforderungen des
herkömmlichen Verifizierungsprozesses
Der Verifizierungsprozess erfordert, dass ein Muttersprachler eine ihm
vorgelegte Übersetzung der Kundendokumentation mit der ausgangssprachlichen
Version Wort für Wort überprüft und damit sicherstellt,
dass unternehmensspezifische Produktterminologie wie auch länderspezifische
Kundenterminologie in die Übersetzungen einfließen.
Medizinprodukte-Verifizierer kennen das entsprechende Produkt aus
eigener Anwendung, sind deshalb in der Regel Ärzte, Produktmanager,
Applikationsspezialisten oder im Vertrieb des Unternehmens tätige
Personen.
Verifizierer sind andererseits keine Linguisten oder verifizieren mitunter
nicht regelmäßig die gleiche Produktlinie – was darin resultiert, dass
eingeführte kundenspezifische Glossare und Übersetzungen von Produktvorversionen
unbekannt sind und nicht berücksichtigt werden.
Der Verifizierungsprozess ist in vielen Fällen sehr zeitaufwändig und
für andere Prozessteilnehmer häufig nicht transparent. Die Übersicht
über den gesamten Prozess und damit auch die Kontrolle fehlen meist
vollständig.
Der Prozess ist selten standardisiert: Die Art und Weise, wie Korrekturen
von den Verifizierern zurückkommen, hängt sehr oft von deren IT-
Infrastruktur ab sowie davon, wie und wo die jeweiligen Verifizierer die
Verifizierungen durchführen. Dadurch lassen sich große Variationen auf
tekom-Jahrestagung 2012
185

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Seiten der Übersetzungsdienstleister beobachten, deren Aufgabe es ist,
die zurückgemeldeten Verifizierungsänderungen einzuarbeiten:
−−
gescannte PDF-Dateien mit handschriftlich verfassten Kommentaren
und Korrekturen
−−
Word-Dokumente mit oder ohne track changes
−−
xls-Listen mit verschiedenen Spalten (ursprüngliche Übersetzung,
korrigierte Übersetzung)
−−
PDF-Dateien mit eingefügten Kommentaren in Notizen
Eine Einarbeitung der Korrekturen ist somit zum Teil sehr schwierig
und außerordentlich zeitaufwändig: Die Kommentare und Korrekturen
werden an die jeweiligen Übersetzer geschickt, um diese auf linguistische
Korrektheit zu prüfen. Nach erfolgter Prüfung werden die Korrekturen
in die finalen Übersetzungsdateien und -formate eingefügt.
Die Übersetzungsdatenbanken werden aktualisiert. In Zweifelsfällen
müssen die Verifizierer erneut kontaktiert werden, und zwar unter Einhaltung
der Kommunikationskette und Prozessverantwortlichkeiten wie
beispielsweise: „Übersetzer Übersetzungskoordinator Auftraggeber
der Medizinprodukt-Übersetzung Verifizierer im jeweiligen Land“.
Neuer Ansatz: webbasierte Portallösung
Um den Verifizierungsprozess von Übersetzungen zu optimieren
und zu automatisieren, hat Siemens in Zusammenarbeit mit dem
Übersetzungspartner nlg GmbH das Siemens Online Verification Tool
(SOVT) entwickelt. SOVT ist eine Web-basierte Portallösung mit Anbindung
an die Siemens TMS und CMS-Umgebung, die alle am Verifizierungsprozess
teilnehmenden Parteien verbindet und es Siemens erlaubt,
zu jedem Zeitpunkt die Übersicht und vollständige Kontrolle über
den Verifizierungsprozess zu behalten.
Jeder Prozessschritt wird dokumentiert, der „Audit Trail“ ist klar ersichtlich,
und alle relevanten Daten können einfach und schnell aus
dem System abgerufen werden. SOVT umfasst beispielsweise eine digitale
Sign-off-Funktion, mit der die Verifizierer nach Vollendung des Jobs
die Vollständigkeit und Richtigkeit ihrer Verifizierung belegen.
Die Verifizierer können sowohl online als auch offline arbeiten. Zudem
ermöglicht ein fortschrittliches Synchronisationssystem, dass mehrere
Verifizierer gleichzeitig an dem gemeinsamen Verifizierungsprojekt
arbeiten.
SOVT unterstützt verschiedene Dateiformate, Ausgangs- und Zieldokumente
werden durch moderne Parserfunktionen formatiert dargestellt,
so dass die Verifizierer die Korrekturen direkt in die Zieldokumente
einbringen können.
Das System stellt dem Verifizierer projektspezifische Glossare zur Verfügung
und erlaubt eine automatische Aktualisierung der übersetzten
Dateien sowie der angebundenen Übersetzungsdatenbanken.
Durch SOVT hat sich der Verifizierungszyklus bei Siemens Healthcare
signifikant reduziert. Die Koordination von Verifizierungsprozessen und
die Zuteilung von Verifizierungsprojekten wurde erheblich vereinfacht.
Die Kontrolle über Prozesse und Verifiziererverfügbarkeit ist zu jedem
Zeitpunkt gegeben.
für Rückfragen: brigitte.herrmann@siemens.com,
moettli@nlgworldwide.com
186
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 4
Fachvortrag
Der Widerspenstigen Zähmung:
Abteilungsübergreifender QM-Prozess
Dr. Robert Wenzel, Panasonic Electric Works Europe AG, Holzkirchen
„Die Übersetzung beginnt mit der Texterstellung“, itl Kundenmagazin
Ausgabe 10 07/12 „Übersetzungsmanagement 3.0 – neue Wege, neue
Herausforderungen“, S. 3
„Insgesamt sollten Technische Redakteure sich verstärkt überlegen, ob
sie weiterhin ein Schattendasein als Schreibprofi fristen wollen oder ob
sie über die Dokumentationsabteilung hinaus Verantwortung für das Informations-
und Wissensmanagement übernehmen möchten.“ Dr.-Ing.
Wolfgang Sturz., technische kommunikation Ausgabe 4/2012, „Wissen
teilen macht Unternehmen wertvoller“, S. 30.
Technische Redakteure kümmern sich seit jeher um verständliche Inhalte
und nicht selten um deren Übersetzung. Wir sind oft die ersten,
die Übersetzungswerkzeuge in einem Unternehmen einsetzen, und so
kommt es, dass auch Aufträge anderer Abteilungen auf unseren Tischen
landen. Spätestens dann muss für effektive Abläufe zwischen den beteiligten
Abteilungen gesorgt werden.
Technische
Dokumentation
E-Business
Historisch gewachsene Abläufe
Seit mehr als 10 Jahren arbeitet die Abteilung Technische Dokumentation
mit einem Content- und Lokalisierungsmanagementsystem (CMS).
Mit einer Fachübersetzerin an Bord, die für Ordnung sorgt und der ich
unsere Abläufe zum größten Teil verdanke, waren aber gute Übersetzungsabläufe
schon vorher etabliert. Eine „Kontrollübersetzung“ erwies
sich als unabdingbar und war mit dem CMS, dessen Topics und einer
ausgefeilten Statusverwaltung auch leicht zu steuern. Wir hatten die
multisprachliche, multimediale technische Dokumentation im Griff.
Im Jahre 2006 wurde eine Abteilung für E-Business im Unternehmen
aufgesetzt und wir waren plötzlich für einen abteilungsübergreifenden
Übersetzungsprozess zuständig.
Es dauerte ein gutes halbes Jahr, bis der Ablauf funktionierte. Die
Produktmanager wollten, dass wir „einfach nur übersetzen“. Dass
grundlegende Terminologiearbeit besonders bei Produkteinführungen
schon vor der Übersetzung erforderlich war, war den meisten lästig. E-
Business hatte wenig Verständnis für das notwendige Hin und Her und
musste lernen, eine gewisse Vorlaufzeit einzuplanen. Erfreulicherweise
funktioniert der Ablauf nun seit fünf Jahren fast reibungslos.
tekom-Jahrestagung 2012
187

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Abteilungsübergreifender Arbeitsablauf für Webinhalte
Werbung
Von 2009 bis 2012 wurden im Rahmen einer europäischen Umstrukturierung
die bisher eigenständigen Tochterunternehmen zu Vertriebsbüros
umgebaut, was zu einer Schließung der einzelnen Werbeabteilungen
führte. Die Werbeabteilung der Zentrale stand vor der ungeheuren
Aufgabe, Werbemittel für ganz Europa bereitzustellen. Unser Expertenwissen
war schon wieder gefragt, aber die Zusammenarbeit hat sich
alles andere als einfach erwiesen. Hier stoßen zwei Welten mit unterschiedlichen
Ansichten aufeinander.
Technische Redakteure sind vom Mars, Werbefachleute von der Venus
Wir hatten den Eindruck, es ist den Werbefachleuten egal, was geschrieben
stand. Hauptsache, der Text sah schön aus. Dass Text „gelayoutet“
wurde, was zu verseuchten Formatvorlagen und unzähligen Tags
und deshalb zu deutlich weniger Übereinstimmungen im Translation
Memory führte, sorgte immer wieder für Ärger. Auf der anderen Seite
ernteten wir Häme und Spott für unser „schwarzes Gekritzl“ und rigide
Vorgaben. Es war klar, dass ein abteilungsübergreifender Arbeitsablauf
ausgearbeitet werden musste.
Warum der erste
Ablauf versagte
Der erste Arbeitsablauf für die Erstellung von Werbemitteln
Nach Monaten diverser Überlegungen und Verhandlungen trat der erste
Ablauf im Januar 2011 in Kraft. Leider hatte er kaum Erfolg.
Für das Scheitern des ersten Ablaufs gibt es mehrere Gründe. Sie seien
zur Warnung hier genannt:
−−
Es war nicht klar definiert, ob die Werbeabteilung oder das Produktmanagement
bei der Auftragserteilung das Kickoff-Meeting
einberufen sollte. Dies führte dazu, dass wir erst von einem Projekt
erfuhren, wenn wir den Übersetzungsauftrag erhielten. Das ist jedoch
zu spät.
188
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
−−
Die Harmonie zwischen der Werbeabteilung und der Technischen
Dokumentation war gestört. Jeder wollte seine alten Kompetenzen
verteidigen und keine Verantwortung abgeben.
−−
Die Werbefachleute erhielten keine gemeinsame Schulung für die
übersetzungsgerechte Texterstellung.
−−
Der Ablauf war zu kompliziert.
−−
Das Produktmanagement wurde nicht ausreichend informiert und
geschult.
Der zweite Anlauf, Prozessmanagement
Ende 2011 führte die Technische Dokumentation eine Schulung zur Erstellung
von Text in Adobe InDesign und Illustrator für alle Mitarbeiter
der Werbeabteilung durch.
Auszug aus der Checkliste für Adobe Design
Die Texte wurden daraufhin besser, aber bei weitem nicht optimal. Es
fehlte zum einen das Grundverständnis für übersetzungsgerechtes
Schreiben und übersetzungsgerechte Struktur, aber es fehlte auch jemand,
der den Prozess durchsetzen konnte.
Im Sommer 2012 wurde der bestehende ISO-Ablauf in einen Prozess
nach der „Business Process Modeling Notation“ (BPMN) umgestellt und
modifiziert. Im Gegensatz zu den bisherigen ISO-Abläufen, die grundsätzlich
von den einzelnen Abteilungen aufgesetzt wurden und die
eigenen internen Prozesse teilweise sehr oberflächlich dokumentierten,
wurden dabei alle Beteiligten zusammengerufen, um die einzelnen
Schritte durchzusprechen, Unklarheiten zu beiseitigen und Prozessverantwortliche
klar zu definieren.
tekom-Jahrestagung 2012
189

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Übersicht des Ablaufs nach BPMN
In meinem Vortrag möchte ich diesen mehrseitigen abteilungsübergreifenden
Prozess vorstellen, der von der Abteilung Quality Management
abgenommen wurde. Die sich ergebenden Synergieeffekte zwischen
den Abteilungen Technische Dokumentation, Werbung und Produktmanagement
werden dargestellt. Insbesondere wird der Nutzen von Terminologiemanagement,
Translation Memorys und Freigaben erläutert.
Ich hoffe, bis zur tekom eine positive Bilanz ziehen zu können.
für Rückfragen: robert.wenzel@eu.panasonic.com
190
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 5
Fachvortrag
MTM: Wie sollte eine echte Integration
zwischen MT und TM aussehen?
Jörgen Danielsen, Eule Lokalisierung GmbH, Kiel
Harald Elsen, Delta International CITS GmbH, Bonn
Sowohl für die professionelle Nachbearbeitung von maschinell vorübersetzten
Texten (das Post-Editing) als auch für die Verbesserung einer
vollautomatisch erstellten Informationsübersetzung ist die Verknüpfung
der maschinellen Übersetzung (MT) mit einem Translation Memory
(TM) sehr sinnvoll.
Auf den ersten Blick ist alles sehr einfach: Entweder lässt man alles von
der MT vorübersetzen und fügt das Ergebnis dem TM hinzu oder man
veranlasst das TM, jedes Segment an die MT zu schicken und die so
erhaltene Übersetzung als (weiteren) Vorschlag zu nutzen.
Wo ist also das Problem und warum gibt es einen Fachvortrag darüber?
Bei genauerer Betrachtung sieht man Fallstricke und Details, die eine
qualitativ hochwertige und wirtschaftlich vorteilhafte Lösung erschweren
oder verhindern. Wir beschreiben in diesem Vortrag verschiedene
Problemkreise und zeigen exemplarisch Lösungen auf. Zu diesen Problemkreisen
gehören:
−−
Formatfragen
−−
Quellformate der zu übersetzenden Texte und deren Behandlung
−−
Segmentierung
−−
Segmentinterne Formatierungen
−−
Eigennamen, Funktionswörter etc.
−−
Ablauffragen
−−
Ausführung der MT-Vorarbeiten
−−
Steuerung der MT-Einstellungen (Sprachen, Fachgebiete usw.)
−−
Integration der MT-Ausgabe in das TM
−−
Übersetzungs-/Post-Editing-Umgebung
−−
Nicht-disruptive Änderung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsweise
des Übersetzers
−−
Erleichterung der Entscheidungsfindung
−−
Vorbereiten des Post-Editings
−−
Memory Pollution
−−
Verknüpfung von TM & MT im vollautomatischen Prozess
Zu all diesen Fragen liefern wir Beispiele, um damit konkrete Probleme
und (mögliche) Lösungen herauszuarbeiten.
Berücksichtigt man den Kostendruck in der Übersetzung und die daraus
resultierenden kleinen Margen, kann nur ein vollständig optimierter
Prozess zu einer Verbesserung führen. Daher sind eine genaue
Überprüfung der obigen Fragen und die entsprechende Prozessanpassung
für den Erfolg oder Misserfolg der MT-Anwendung entscheidend.
Am Ende des Vortrags führen wir eine vorhandene Integration zwischen
einem MT-System (Lucy LT) und einem TM (SDL Studio 2011)
vor und zeigen anhand dieses Beispiels, welche Herausforderungen und
Lösungsmöglichkeiten es gibt.
für Rückfragen: jdanielsen@eule-l10n.com, harald.elsen@dicits.com
tekom-Jahrestagung 2012
191

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 6
Fachvortrag
Möglichkeiten und Grenzen
computerunterstützter Qualitätssicherung –
ein Praxisvergleich
Andreas Ljungström, euroscript Deutschland GmbH, Berlin
Computergestützte Qualitätssicherung ist aus dem Alltag professioneller
Übersetzer nicht mehr wegzudenken. Die Prüfmethoden in den
CAT-Tools haben sich den immer anspruchsvolleren Übersetzungsprozessen
angepasst und bieten dem Übersetzer mittlerweile eine Vielzahl
an unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten und Prüfszenarien.
Der korrekte Umgang mit den Qualitätssicherungsmethoden will jedoch
gelernt sein, denn durch falsche Bedienung oder lückenhafte Einstellungen
können Übersetzungsfehler unentdeckt bleiben. Ein Blick in die
Qualitätssicherung aus Sicht des Übersetzers mit Beispielen aus der
Technischen Dokumentation in Across, Transit NXT und SDL Studio.
Die folgenden Fragestellungen werden betrachtet:
−−
Welche Möglichkeiten der Qualitätssicherung bieten die Systeme?
−−
Wo liegen ihre Grenzen?
−−
Welche sprachspezifischen Probleme ergeben sich aus welchen Prüfmethoden
und wie kann der Benutzer mit ihnen umgehen?
Wer entscheidet über die Qualitätssicherung?
Nicht immer kann der Übersetzer über die Qualitätssicherung seiner
Übersetzung frei verfügen. Viele Auftraggeber geben Prüfeinstellungen
zur Qualitätssicherung vor, mit der Absicht, die Validität jedes Dokuments
über die gesamte Übersetzungskette hinweg zu gewährleisten
– wie im Falle von XML-Übersetzungen. Dies ermöglicht zwar eine
einheitliche und nachvollziehbare Qualitätssicherung auf Auftragnehmerseite,
kann dem Übersetzer jedoch in der Praxis auch ein Bein stellen,
falls diese Einstellungen Prüfkriterien vorgeben, die ihn zu Workarounds
zwingen oder mit irrelevanten Meldungen bombardieren. Ein
sogenanntes Pflichtkriterium in der Qualitätsprüfung, das bei Verletzung
einen Abschluss der Übersetzung verhindert, sollte entsprechend
wohlüberlegt eingesetzt werden: Ist die Terminologieprüfung oder gar
die Überprüfung der Inline-Objekte als obligatorisch eingestuft, wie das
zum Beispiel in Across möglich ist, muss der Übersetzer für jede vermeintliche
Verletzung solcher Pflichtkriterien durch das Einfügen eines
Kommentars eine zusätzliche Bestätigung der Korrektheit der Übersetzung
angeben, um den aktuellen Übersetzungsauftrag überhaupt abschließen
zu können.
In den neuesten Versionen der drei hier behandelten CAT-Tools werden
Übersetzungsaufträge grundsätzlich in Form von Projekten verwaltet,
die je nach Übersetzungsprozess auf Auftraggeber- oder auf Auftragnehmerseite
entstehen. Ein bedeutender Vorteil dieses Vorgehens im
Hinblick auf die Qualitätssicherung liegt darin, dass globale Projekteinstellungen
gleichzeitig für alle Projektsprachen definiert werden und
somit erheblichen Einstellungsaufwand auf Übersetzerseite einsparen.
Außerdem sorgen sie dafür, dass dem Übersetzer ein Mindestmaß an
Prüfkriterien vorgegeben wird, auch wenn der Übersetzer sie in zum
Beispiel SDL Studio oder Transit NXT durchaus umgehen kann. Der
192
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
moderne technische Übersetzer muss demnach sehr anpassungsfähig
sein, sich mit den unterschiedlichen Qualitätssicherungsprozessen auskennen
und stets projektorientiert denken.
Terminologieprüfung
Der Teufel steckt in den Optionen
Egal ob vorgegeben oder vom Übersetzer definiert, vielfältige Prüfoptionen
in den CAT-Tools ermöglichen sehr unterschiedliche Prüfszenarien,
weshalb ein sprachspezifischer Ansatz oftmals der richtige Weg ist. Im
Folgenden werden ausgewählte Prüfkriterien näher beleuchtet.
Vom Prinzip her ist die Terminologieprüfung eine klare Sache: Wird ein
Terminus im Ausgangssegment bis zu einem definierten Unschärfegrad
erkannt, wird geprüft, ob ein im Wörterbuch vorgegebener Zielterminus
in der Übersetzung enthalten ist. Bei den statistisch arbeitenden CAT-
Tools wird dabei oftmals selbst ein Terminologieeintrag mit einem Ausgangsterminus
und einem eindeutig zugewiesenen Zielterminus nicht
erkannt, wenn der morphologische Unterschied zwischen Terminus im
Wörterbuch und im Ausgangstext zu groß ist. Besonders häufig ist dies
bei agglutinierenden Sprachen wie Finnisch oder Türkisch der Fall. Ein
weiterer Stolperstein sind Komposita, bei denen die einzelnen Wortglieder
nicht erkannt und damit das Kompositum als vermeintlicher Fehler
eingestuft wird. Aus demselben Grund werden deklinierte Substantive
im Zieltext als abweichend von der vorhandenen Terminologie vom
Prüfalgorithmus bewertet wie im folgenden Beispiel für Türkisch:
Die Deklination des Zielterminus im Türkischen führt zu einem
Terminologiefehler
Tag-Prüfung
Bei Übersetzungen aus agglutinierenden Sprachen muss folglich der
Übersetzer den Unschärfegrad entsprechend erhöhen, damit deklinierte
Termini überhaupt erkannt werden. Im Systemvergleich ist SDL
Studio toleranter als Across in Hinblick auf die morphologische Abweichung
im Zielsegment.
Alle drei CAT-Tools bieten zumindest für MS Office-Formate die
Möglichkeit, im Zielsegment oder gar im Ausgangssegment Formatierungstags
für beispielsweise fett, kursiv oder unterstrichen einzufügen.
Arbeitet der Übersetzer dabei nicht sorgfältig oder ist die
Tag-Ansicht minimiert, läuft er Gefahr, eine schlecht formatierte Übersetzungseinheit
im Translation Memory zu hinterlassen, da das TM
tekom-Jahrestagung 2012
193

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Formatierungsunterschiede abspeichert, auch wenn sie für den Zieltext
irrelevant sein können. In der Folge kann dies zu unnötigem Bearbeitungsaufwand
in zukünftigen Übersetzungsaufträgen führen. In diesem
Sinne ist die Überprüfung von Formatierungstags nicht nur im Zieltext
von Wichtigkeit.
Oben minimale Tag-Ansicht (WYSIWYG), unten dieselbe Übersetzungseinheit
mit Formatierungsfehlern
Für Dateien mit Formatierungstags bieten die drei Tools vergleichbare
Prüfmöglichkeiten. Across und SDL Studio können sämtliche Prüfkriterien
in Echtzeit beim Bestätigen eines Segments prüfen, was in Transit
NXT nicht möglich ist.
Für den fortgeschrittenen Benutzer stellen Prüfkriterien basierend auf
regulären Ausdrücken eine interessante Erweiterung der computerunterstützten
Qualitätssicherung dar. Zum Beispiel lassen sich mittels
eines selbst geschriebenen regulären Ausdrucks in SDL Studio oder
in Transit NXT E-Mails oder Internetadressen sowie Sonderzeichen
oder bestimmte Buchstaben- und Zahlenkombinationen auf Konsistenz
(Vergleich zwischen Ausgangs- und Zieltext) oder auf korrekte Lokalisierung
(http://...co.uk vs. http//...de) überprüfen.
Weil es kein mustergültiges Prüfverfahren gibt, das zu allen Übersetzungsworkflows
passt, sollten auch bestehende Prüfverfahren bei jedem
neuen Übersetzungsauftrag kritisch betrachtet werden. Erst wenn
sämtliche Eckdaten für das Projekt vorliegen, wie sprachspezifische
und dokumentspezifische Anforderungen sowie Konventionen für
Zahlen und Maßeinheiten, können die optimalen Einstellungen für die
Qualitätssicherung vorgenommen werden.
andreas.ljungstroem@euroscript.de
194
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 7
Fachvortrag
Datenqualität –
Anforderungen
Datenqualität im Ausgangstext:
Formatierungsqualität unter der Lupe
Johann Plennert, STAR AG, Ramsen, Schweiz
Das Ziel der Betrachtungen ist die Vereinfachung des Übersetzungsprozesses
und die Kostenbegrenzung beim Einsatz von Translation
Memory.
Gute Datenqualität, gut formatierte Dokumente, haben einen erheblichen
Einfluss auf die Aufwände, wie die Daten nach Übersetzung mit
Translation Memory weiterverarbeitet werden müssen.
Um die Datenqualität zu definieren, sollten vorab Fragen über Verwendung
und Wiederverwendung der zu erstellenden Daten geklärt sein.
−−
Welche Information wird zu welchem Zeitpunkt von wem benötigt?
Zuverlässigkeit und Wahrheitstreue der Datenkommunikation zwischen
Konstruktion und Redaktion.
−−
Informationsqualität ist nicht gleichzusetzen mit Datenqualität, sondern
die Informationsqualität ist Teil der Datenqualität.
−−
Wie ist die Prozessabfolge der Informationsverwertung?
−−
Sind die Informationen zur Qualitätssicherung allen Prozessbeteiligten
zugänglich und bekannt? Verfügen sie auch über das Wissen
dazu und besitzen sie die entsprechenden Fähigkeiten?
−−
Welche Risiken birgt der Prozess und lassen diese sich ermitteln und
vermeiden?
−−
Existiert ein Leitfaden zu dem Prozess und sind die Qualitätsvorgaben
für jeden Prozessschritt in einem Guide festgehalten?
Was sind Daten?
Diese Frage ist nur in ausführlichen Darstellungen zu beantworten
und kann hier auf einen sehr kleinen Bereich eingegrenzt werden. Die
Daten, die hier behandelt werden, beziehen sich auf die Technische
Dokumentation, auf Datenblätter, Ersatzteilkataloge usw. Diese Daten
enthalten Wissen, also eine Menge von Aussagen, die als Wahrheit angenommen
werden und auch wahr sind.
Dieses Wissen soll vermittelt werden, und zwar in Form von
Fachliteratur.
Da von Ausgangsdaten gesprochen wird, liegt es auf der Hand, dass
diese übersetzt werden, also weiterverarbeitet werden. Wovon hängt die
Datenqualität ab?
−−
Die Anforderungen an die Datenqualität hängen von der eingesetzten
Technologie ab.
−−
Die damit eingesetzten Prozesse beeinflussen die Datenqualität.
−−
Die Prozess ausführenden Mitarbeiter haben größten Einfluss auf die
Qualität der Daten.
Zur Sicherung der Datenqualität haben wir also einen Kreislauf, bei
dem eine Technologie Prozesse bestimmt, die von Mitarbeitern ausgeführt
werden.
Eine Definition allein reicht aber nicht aus. Es muss ein klar definierter
Plan, eine klar definierte Vorgehensweise vorliegen. Andernfalls
tekom-Jahrestagung 2012
195

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
können eventuell Qualitätsmängel entstehen, z. B. verursacht durch
übergangene bzw. nicht beachtete Prozessschritte, gar durch doppelt
ausgeführte Tätigkeiten.
Des Weiteren sind zur Sicherung der Datenqualität der bzw. die Verantwortlichen
zu benennen und mit den entsprechenden Kompetenzen
auszustatten. Den Verantwortlichen muss stets klar sein, welche Auswirkungen
schlechte Datenqualität haben kann.
So viel Layout wie
nötig und so viel
Layout wie möglich
Dabei müssen die
Gesetze der Gestaltung,
Typografie- und
Layoutvorgaben
beachtet werden.
Ansätze
−−
Kann ich die Formatierungsqualität messen?
−−
Wie kann ich die Formatierungsqualität messen? Habe ich Werkzeuge
dazu?
−−
Gibt es einen Standard? Wer kann mir helfen?
−−
Brauche ich dafür ein Qualitätsmanagement?
Bei der Arbeit des Redakteurs oder des Layouters sind Zwänge und
Freiheiten zu beachten und einzuhalten. Sind Normen einzuhalten oder
darf man sie umgehen?
Die Aufgabe, mit deren Ergebnis wir uns beschäftigen, lautet demnach,
aus Text und Grafiken ein Dokument zu schaffen.
Darstellung des Formats und des Aussehens entspringen subjektiven
Beurteilungen und Darstellungen.
Gute Typografie lädt zum Lesen ein, schlechte Typografie kann verheerende
Folgen haben in der Technischen Dokumentation.
Vor allem ist nicht außer Acht zu lassen, dass es bei der Formatierungsqualität
auf Punkt, Komma und Strich ankommt.
Argumente für gute Formatierungsqualität
Durch konsequente Vorgehensweise kann neben der Vermeidung von
Fehlern die Qualität erheblich verbessert werden. Dazu sollten im Ansatz
folgende Punkte beachtet werden:
−−
Firmenstandards, Parameter zur Formatierung und Qualität sowie der
Arbeitsweise sollten klar definiert sein.
−−
Ein Outsourcing diverser Aufgaben der Formatierung an kompetente
Partner, die über das entsprechende Know-how verfügen, kann sinnvoll
und kosteneffizient sein.
−−
Es müssen Gesetze, Normen eingehalten und Richtlinien sowie Styleguides
definiert werden.
−−
Die Styleguides sollen in die Redaktionsleitfäden integriert sein und
es müssen entsprechende Arbeitsanweisungen erteilt werden.
−−
Die praktische Erfahrung und der Ausbildungsstandard der Mitarbeiter
spielen eine erhebliche Rolle bei der Formatierungsqualität.
−−
Die Ersteller der Ausgangsdokumente müssen Kenntnis über die
Styleguides für Fremdsprachen haben und diese schon von Anfang
an beachten.
Formatierungsqualität als Endziel?
Nein! Formatierungsqualität ist nicht das Endziel unserer Arbeit in
der TD. Und das darf man nicht aus dem Auge verlieren. Die Formatierungs-
bzw. die Datenqualität hilft dem Unternehmen bessere
196
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Als Empfehlung
Dokumentation zu erstellen und finanzielle Konsequenzen niedrig zu
halten.
Die Formatierungsqualität sollte daher eine geplante Maßnahme sein,
die nur dann effektiv ist, wenn sie dauerhaft und gewissenhaft angewandt
wird.
Die Eignung und die Qualität der Daten kann eine andere zum Zeitpunkt
der Erfassung der Daten sein und zum Zeitpunkt der Weiterverwendung
können andere Qualitätsansprüche gelten.
Demnach sind Datenqualität und Formatierungsqualität, einfach gesagt,
die Korrektheit der Daten aufgrund von individuell definierten Anforderungen,
die als Ziel Zeit- und Kostenreduktion haben sollen.
Prüfen hat sich immer gelohnt und zusätzliche Kosten gespart.
Es kann nur empfohlen werden, in die Styleguides oder Richtlinien
Checklisten aufzunehmen, die eine Formatierungsqualität sichern
und die Bearbeitung der Daten mit einem TM effektiver und leichter
machen.
für Rückfragen: johann.plennert@star-group.net
tekom-Jahrestagung 2012
197

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 8
Presentation
Highlights, Holes in and Hopes
for the “Multilingual Web”
Richard Ishida, W3C
Christian Lieske, SAP AG
Jan Nelson, Microsoft
Felix Sasaki, DFKI
Introduction
Lead by the World Wide Web Consortium (W3C), and funded by the European
Commission, participants from many areas relevant to content
provisioning (content producers, browser vendors, localizers, language
technology experts etc.) ran four W3C Workshops as part of the “Multi-
LingualWeb” Thematic Network. Their goal was to spread information
about what best practices, standards and implementations for multilingual
information on the web currently exist, and what gaps need to
be filled. The aim was to touch on all aspects of creating, localizing and
deploying the Web multilingually. The following paragraphs sketch the
Thematic Network, the workshops, and some highlights. These include
translation-related changes to HTML5, in-situ browser-based translation,
and enhanced standard support in mainstream development
tools. In addition, tangible results from the network’s activity will be
mentioned.
The Thematic Network
Today, the World Wide Web (WWW) is fundamental to communication
in all walks of life, and many technology stacks. As the share of English
web content decreases and that of other languages increases, it is vitally
important to ensure the multilingual success of the World Wide Web. In
addition to English content becoming a smaller percentage, the geopolitical
boundaries of language are also crumbling in many cases (see for
example http://thewebindex.org/ which describes the usage of the internet
in various countries). This further drives a need for multilingual
capabilities.
In order to address these language-related developments, the European
Commission (EC) funded a so-called Thematic Network as part
of the COMPETITIVENESS AND INNOVATION FRAMEWORK PRO-
GRAMME ICT Policy Support Programme (ICT PSP) EU Initiative.
The primary goal of the network – coordinated by the World Wide Web
Consortium (W3C) – was to examine how the multilingual Web can be
improved through standards and best practices. The core vehicle for the
network – in which software players such as Microsoft, Facebook, Opera,
and SAP as well as language service providers and language technology
researchers participated – was a series of four events that were spread
over two years.
The Workshops
The workshops brought together a very diverse set of people – attracted
browser developers, content developers large and small, language technology
experts, localizers, policy makers, standards developers and others.
This holistic approach to discussing the issues of the multilingual
198
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Web lead to many networking contacts and initiatives that would not
have been possible before and to a much wider exposure to dependencies
and synergies than most attendees had previously known.
Each of the 1.5–2 days workshops (held in Madrid, Pisa, Limerick and
Luxembourg; one of them co-located with a conference) attracted more
attendees and speakers as foreseen – on average 100 attendees and 30
speakers. The format aimed at presentations with accessible length with
a lot of room for interaction. Topics were clustered under headings such
as developers, creators, localizers, machines, users, and policy. Over time,
the format was slightly adapted. In particular, Open Space discussion
forums were introduced. A sponsorship program introduced by W3C
helped amongst others to run social events for additional networking.
The network made ample use of social media for disseminating news
about the workshops. Besides the multilingualweb.eu site (450,000 hits
during the first half of 2012 for home page) and mailing lists, it used
dedicated Twitter, Facebook, LinkedIn and RSS feeds. Furthermore, the
presenters were video recorded or even streamed live over the Web. In
addition, minutes were taken instantaneously via Internet Relay Chat
(IRC). The workshop reports have already proven to be a valuable resource.
Each report links to slides, videos and the real-time IRC log of
the event. Server logs indicate that around 180,000 page views per year
per workshop report can be expected.
Notable Aspects of the Workshops
−−
Importance of interoperability
−−
Talks from several of the major browser implementers
−−
Issues with multilingual Web technologies in various parts of the
world
−−
Need to better use emerging technologies
−−
Need to work with users
−−
Presentations from several producers and users of very large content
−−
Discussions about the Semantic Web and Linked Open Data
−−
Standards for production processes
−−
User experience
−−
User generated content
−−
Special environments
−−
Content-related initiatives and trends
−−
Language Technology
Tangible Results
As indicated, the individual reports of the workshops (see http://multilingualweb.eu/documents)
– summary, link to videos, slides and notes –
have been proven to be a valuable resource.
The recently started MultilingualWeb-LT (MLW-LT) project and the
affiliated W3C Working Group grew out of the network, and maintained
the policy of inclusiveness with the breadth of its stakeholder participation.
MLW-LT took over the branding, processes and dissemination
channels of the MultilingualWeb network, and has continued to run
workshops in the same format.
The project provided the opportunity for partners to discuss or become
involved with a number of practical developments at the W3C. They
tekom-Jahrestagung 2012
199

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
included an internationalization checker (to help developers/authors
find information about HTML pages and spot issues; see http://validator.w3.org/i18nchecker),
and information development of a test framework
that allows the public to participate in reporting issues for browser
support of internationalization features (based on the W3C internationalization
test suite; see http://w3c-test.org/framework).
The network on several occasions cross-fertilized the Network of the
Multilingual Europe Technology Alliance (META-NET), a Network of
Excellence that is dedicated to building the technological foundations
of a multilingual European information society (see for example http://
www.meta-net.eu/events/meta-forum-2012/report). The same holds
for the Multilingual Semantic Web event in Dagstuhl (see http://www.
dagstuhl.de/en/program/calendar/semhp/?semnr=12362) which originated
from the EU project Monnet on Multilingual Ontologies for Networked
Knowledge (see http://www.monnet-project.eu). The event was
positioned at the intersection of natural language processing, machine
translation, multilingual information and knowledge access and intensified
the contact between various communities.
Contact
ishida@w3.org
christian.lieske@sap.com
Jan.Nelson@microsoft.com
felix.sasaki@dfki.de
200
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 11
Presentation
Almost all translation
projects are urgent
Treating translation
as an integral part
of an organization’s
communication strategy
High-speed translation
is not a commodity
Get service providers
on-board early
The need for speed: How to ensure
the completion of your most urgent
translation projects within three days
Uwe Muegge, CSOFT International, Carmel, USA
Today, almost all product-related translation projects are time sensitive.
In the case of life sciences companies, some documents absolutely must
be translated in the shortest amount of time and at the highest possible
level of quality to prevent patients from coming to harm. This article illustrates
how CSOFT International works with some of their large corporate
clients to develop processes that, among other things, eliminate
in-country translation review, and result, typically, in turn-around times
of three days from receipt of source files to delivery of publishable
documents.
Making translation part of the overall communication
plan results in streamlined translation
Planning for translation from the outset of a project can be the single
most important factor for speeding-up translation. Many of the steps
discussed below (e.g. developing project-specific glossaries, style guides,
document templates, etc.) are typically too complex, time-consuming
and expensive to be performed on an ad-hoc basis for a single highpriority
translation project. However, if maintaining multilingual glossaries
and style guides is part of a global communication strategy, updating
these resources, where necessary for a specific project, is generally
much more feasible.
Today, many corporate translation buyers treat translation as a commodity,
and, consequently, use a transactional business model where individual
translation projects are awarded via reverse auction to the lowest
bidder. In an e-auction environment, depending on the size and duration
of a project, it may be difficult to align processes, schedules, and
resources between the translation buyer and language service provider.
If, on the other hand, the buyer and the provider of translation services
form a strategic partnership, it is much easier for the service provider to
establish and maintain client-specific resources and workflows. In this
type of environment, a language service provider typically uses a team
of professionals who, based on continuous exposure and – ideally –
product training, knows the client’s products and/or services inside out.
For many projects, it’s not uncommon for language service providers
to learn about a new translation project the day it shows up in their
inbox. If that project has a tight deadline, the only option available to
most translation service providers is to distribute the work to many linguists
simultaneously, which might negatively impact the quality of the
deliverables.
However, if a translation buyer coordinates his or her efforts with the
language service provider early in the project stage, additional options
for early delivery become available. For instance, linguists may successively
translate text as authors create it or revise translations in sync
with changes in the source. In this scenario, even a single translation
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Lokalisierung und Übersetzung / Localization
professional may be able to not only complete a large project but deliver
the final translation mere hours after the source text has been finalized.
Up-to-date, projectspecific
termbases
are a must
Client review of
glossaries is as
underutilized as
it is powerful
Translation style guides
are as important as style
guides for the source
Controlled terminology helps translators getting it right the first time
Few factors have a more detrimental effect on the timely completion of
a translation project than discussions about the correct use of terminology
that often occur without the availability of a comprehensive glossary.
The translator uses ‘USB stick’, the editor prefers ‘USB drive’ and the
reviewer insists on ‘flash drive’. With a comprehensive, project-specific
glossary, these unnecessary, expensive and, above all, time-consuming
controversies are a thing of the past. While every translation project (in
fact, every communication project) benefits from the availability of a
glossary, the advantages are most apparent in rush jobs: translators can
focus on translating, thereby maximizing the translators’ productivity
instead of spending valuable time on terminology research.
Having a project-specific, multilingual glossary available in electronic
form early in the project is good; having such a glossary with the client’s
stamp of approval is even better. For terminology matters in particular,
the old adage applies: the customer is always right! No matter how wellresearched
a glossary the service provider creates, if the client prefers
other terms, changes will have to be made in the translation. To avoid
these types of change requests, the best course of action is to create and
update the glossary early in the project, have the client sign-off on it,
and make that glossary available to translators as soon as possible. Following
this strategy ensures that translators not only use terminology
consistently, but that they use the ‘right’ term every time, which reduces
time spent editing and reviewing. For clients who have a recurring need
for fast turnaround and high-quality translations, playing an active role
in creating and continuously updating multilingual glossaries is a must.
Detailed style guides help avoid unnecessary corrections
One of the overarching goals in every rush project is to eliminate repetitive
work and the risk of corrections – in other words, enable team
members to do it right the first time. So how do you make sure a translation
meets the client’s expectations? By using the client’s approved
translations (via a translation memory system), by using the client’s
approved terminology (via a terminology management system), and by
following the client’s translation style guide. But wait: most clients don’t
have a style guide for each language for which they buy translation services!
That is typically not a problem, as, in the absence of a formalized
set of rules, reviewers on the client side are usually happy to come up
with one of their own. If speed is of the essence, however, a languagespecific
style guide is an effective tool for avoiding post-translation
changes concerning capitalization, representation of numbers and the
like. Who should write these style guides? Ideally, the person or people
who typically perform translation review on the client side. If that is not
an option, creating client-specific translation style guides is a service
many language service providers offer. And while the creation of a style
guide does cost money, it is typically a minor investment that has a high
pay-off, especially in terms of time savings.
uwe.muegge@csoftintl.com
202
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 12
Presentation
An Organic Mechanism: Effective Localization
QA in Agile Development Environments
Alberto José Viralhadas Ferreira, Avira Operations GmbH & Co. KG, Germany
Agile development environments pose their own set of problems. The
continuous delivery, even with maintenance projects, pushes localization
departments to the forefront of the development cycle process and
can quickly expose problems in the localization chain and pose new
challenges that can compromise the validity of the methodology process
in your current organization.
Environments that do not enforce collaboration can be hindered by
localization frequently being linked to the end-of-chain stage, interspersing
time constraints with role diffuseness, leading to severe quality
compromises in most cases. Since Agile demands constant proactiveness,
responsiveness and the ability to adapt to changing situations,
testing is a critical part of localization and the entire product internationalization
process. The production process is effectively never over
as long as the project is on-going, which means that late requirement
change is an expected and even desirable cog in a chain that relies on
communication and stable interchange of information. While monolithic
development and requirement unspecificity often compromise results
in traditional development structures, Agile’s focus on productivity and
decomposable work items enables a richer and more quality-oriented
development process. Testing is often regarded as the most complex
process in localization implementation, but Agile can actually ease this
burden as long as preparation and integration are emphasized.
Designing Agile
User Stories as engine
of adaptation
Localization Testing Pre-Planning
Any User Story implemented in a product has several components that
demand different expertise from a multi-specialized team, which can
be either contained in different departments or, optimally, working exclusively
together on given parts of the product. In this setting, product
localization is a concern from the get-go thanks to constant involvement
with the core development team and product stakeholders. Project management
duties are distributed and the Product Owner’s vision is instrumental
in the whole process.
From a design point of view, localization must be one of the stakeholders
in the User Story if it is determined that it affects any kind of
text resources in the application, either directly (i.e. text changes) or
indirectly (i.e. impact on UI design or graphic arrangement). From a
maintenance point of view, this relies on pre-planning and resource assignment
from an early stage. Localization is the primary link between
a software application and its international marketability, and should
be taken into account as early as possibly in the software development
process.
For companies in transition from waterfall to Agile, User Stories can follow
an acceptance criteria and function like small, manageable requirements.
In these cases, ensure that localization is well represented in
the final constellation of the project specs submitted and that usability
assessments are taken in account. In case your User Stories follow the
INVEST model (Independent, Negotiable, Valuable, Estimable, Small,
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Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Testable) or similar, localization must be a negotiable, continuously
responsive and evolved department in line with the corporate culture.
For all the emphasis on de-regulation and adaptivity, Agile is actually
a fairly well-bound field with a set of principles that can be replicated
throughout projects.
Why is this important? Partly, because a better representation will aid
in the integration of accurate localization QA services in the software
development mainline and save effort at an early stage that would
eventually go in the test pipeline and allows you to establish a good test
strategy that involves all four levels of software development: planning,
implementation, regression and deployment.
User Stories as engine
of adaptation
Integrating automated
and manual testing
Asserting Test Strategy and Matrixes
When creating a test strategy, you have to accurately define the QA processes
and their integration in the lifecycle. An early involvement and
understanding of specs, requirements and the product scope will feed
the production of an accurate test matrix, complete with pre-assumed
configurations and locales, starts at the User Story creation level, where
the product scope actually materializes.
At its drafting, the User Story already needs to integrate localizability
and internationalization concerns, by way of specific linguistic and
functional testing. These criteria are an integral part of the final acceptance
process and the successful implementation of the User Story must
be predicated on its fulfilment.
The test strategy also has to take into account the responsibility when
decentralizing that comes with Agile practice: the contact points can
be multiple and, in case of dedicated testing teams, the syncing between
the localization functionality testing team and other functionality
teams must be carefully established in order to avoid discrepancies or
redundancy.
Localization Testing Methodologies
Another issue is that regression must be mitigated through unit testing
and automation as early as possible. Given the tight timelines involved
in Agile development, preliminary localizability testing must be done in
advance before the implementation of the User Story in order to reduce
effort with later regression and workflow adjustments.
The implementation of different testing methodologies depends on the
resource availability and the project needs. On the tool level, an integrated
test and development environment, as well as common issue
tracking systems, is a pre-requirement for valid reporting, as well as the
configuration and implementation of specific automatic testing.
Specifically, automation is essential on the source code level, where
the semantics of string implementation are initially checked. In a testdriven
development environment, development unit tests are routinely
run during program compiling and building, and can already provide
reports on missing and incorrectly implemented application strings.
Automation can also assist with specific user interface issues, as well as
functional text issues such as script rendering, blacklists and hotkeys.
204
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Hybrid testing with automated and manual approaches can also highlight
specific problems in the user interface, where the control layout is
somehow flawed or incorrect, or the rendering of the character locale,
especially on bidirectional languages. This method is particularly suitable
to in-context review, unlike the more typical screenshot review.
Moreover, it avoids the time-wasting meanderings of exploratory testing.
Test coverage and test
plan optimization
Types of testing
Continuous deployment
and testing
Localization Testing Domains
An optimal test coverage can only be achieved with the replicability of
test cases and integrational strategies between all departments involved
with software ergonomics, localization and development. It is also critical
that all testing effort is linked to correctly prioritized User Stories
with their own specific test cases. This will enable the testing to concentrate
and focus on user-critical areas of the application. It will also allow
for more effective effort management.
Test cases should be preferably structured according to the priority of
the User Stories but, in the context of an iteration development, they
should reflect primarily the localization acceptance tests for the User
Stories ranging from three basic domains: cosmetic, functional and
linguistic.
Linguistic testing relies mainly on prescriptive reference materials
(such as glossaries and style guides) and checks for typographical,
grammatical, and contextual errors. Given that text in the application is
just one more element of its visual design, special attention should be
given to cosmetic guidelines that are shared amongst the team, and especially
between design and development-oriented staff. These guidelines
can include the optimal distance between elements, color combination
palettes (which are also culturally determined) and fonts. Testing
should commence as soon as possible on the new strings, which implies
that a tight integration with your LSP and automatic machine translation
are also solutions to be carefully assessed in order to fulfil multilingual
requirements in the context of a 2 or 4 week iteration.
Solidifying the Testing Loop
Agile focuses on usability that brings value to the end-user, so localization
testing should primarily focus on helping to deliver this value, as
it is defined in the product scope by the stakeholders. In a continuous
deployment environment, the emphasis should rely on preventing the
occurrence of problems and reducing regression costs, so pre-planning,
early engagement and a solid communication flow are key to the testing
process. Testing is not a separate focus, but rather an essential component
of everyday methodology, and the organic feedback loop between
result, assessment and adjustment enforced by Agile can be a powerful
tool for producing quality multilingual software prepared for the demands
of a global market.
If you have any questions please contact: alberto.viralhadas@gmail.com
tekom-Jahrestagung 2012
205

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 15
Presentation
What constitutes a healthy
localization department?
Shirley Yeng, EC Innovations, Inc., Singapore
There are tools out there and also readily available blogs these days to
share ideas, concepts, stories of successful experiences to guide localization
departments in their usage of resources and time in project management,
resource management and finance management. The question
is then how do the current localization departments stay focus on their
purpose in achieving clarity of where they are going, which stage they
are in, and whether they have attained their desired goals.
To avoid being swamped by the abundance of solutions and thereby
blurring the line of wants and needs, it is therefore crucial to have clarity
into what really matters in the localization department.
This presentation will touch on the following key major areas:
−−
Design of the localization department
−−
Purpose of the different roles within – why they would fit nicely together
−−
What keeps the department together
−−
Watch out for the likely challenges that might affect the unity of the
team
−−
Methods to overcome the challenges – how to walk in unity
−−
Building a strong and growing department
If you have any questions please contact: shirleyy@ecinnovations.com.
206
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 17
Presentation
Automated monolingual term extraction
through spelling check: a case study
Uta Kreimeier, Olympus Soft Imaging Solutions GmbH, Münster
Olympus Soft Imaging Solutions GmbH is a global supply unit for microscope
image processing products within the Olympus group. It is
based in Münster, Germany. The software solutions are produced in
English and localized into several European and Asian languages.
Regarding software localization, the company faces the following challenges:
first, as the software solutions are used in science and research,
e.g. life sciences and material sciences, a high percentage of specialized
terminology from different areas has to be translated. In addition, each
software product is highly customizable and many dialogs are created at
run-time. As a result, many strings are difficult to translate because the
localization tool cannot display sufficient context information (e.g. dialog
preview). This leads to specialized terminology which is displayed
in string lists in the localization tool.
Second, the software is developed by an international and interdisciplinary
development team. This can lead to language problems in the
source language, which in turn can cause translation problems. The
situation could be mitigated by using an adapted source language. In
the localization tool, the English strings could be edited, and the resulting
adapted source language could then be translated. However, this
approach is not possible. Due to the number of people involved in each
project, every string change has to be reflected in the software, the specification
and the test plan. Furthermore, simship requires that software
localization starts early, and source strings are still being changed during
the localization stage. Consequently, language problems have to be
reported with a bug tracking tool, even if there is just a simple spelling
mistake.
This situation is very inconvenient for both, software development and
software localization. The specialized terminology without context leads
to translators’ questions and translation problems. Spelling mistakes are
often fixed at the end of the development phase and generate additional
late string changes.
A solution for the above challenges, the specialized terminology without
context information and the spelling mistakes, is an automated spelling
check with term extraction.
A prerequisite for this approach is a localization tool that offers a functionality
to mark whether a string is translatable or technical. The process
of marking strings is automated through rules such as keywords
that software developers supply in technical strings. These rules are the
base of a nightly string build process, which separates translatable and
technical strings and sends the results of a spelling check on translatable
strings to the software developers.
An automated spelling check is not acceptable unless it hardly returns
any false positives. It is therefore of paramount importance to create
and maintain a custom dictionary for the spelling check. The custom
dictionary is generated from the terminology database. This results in
a terminology database which contains entries that do not represent
tekom-Jahrestagung 2012
207

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
terms but are needed for the spelling check. This is, however, no problem
since terms and spelling check entries can be marked and filtered.
The spelling check compares all translatable strings against the builtin
dictionary and the custom dictionary and returns error messages for
unknown strings. There are three kinds of unknown strings: first, a technical
string which was not marked accordingly; second, a spelling mistake;
and third, a new term. The first two error messages can be fixed by
the software developers alone. The third error message is fixed by the
software developers, who provide context information for the new term,
and the localization team, which enters the new term with a definition
into the terminology database. The term definitions help the translators
to establish the correct target language equivalents, but is also used as
dictionary by in-house staff.
Of course, there is room for further development. For example, certain
new terms such as homonyms and compounds cannot be found automatically.
This means that additional manual work is still necessary.
Overall, the solution can be realized with existing tools, namely the
localization tool and the terminology database. The introduction of the
automated spelling check means less manual work for software localization,
and the responsibility is pushed upstream to the software developers.
Software developers receive feedback directly after committing
their string changes. The software localization team adds new terms to
the terminology database as soon as they appear. The corresponding
context information is delivered automatically through a clear process
to software localization.
This way of processing strings is advantageous, because it highlights
problems early and reduces the workload in the last project phases.
In addition, it encourages the maintenance of a terminology database
which is used for context information and terminology management.
Last, due to automation and clear workflows, manual work is reduced to
a minimum.
Literature
Childress, Mark D. (2007) Terminology work saves more than it costs.
MultiLingual April/ May 2007, p. 43–46
ISO 704:2009 Terminology work – Principles and methods. Geneva: ISO
Karsch, Barbara Inge (2011) Terminology Survey Results. MultiLingual
April/ May 2011, p. 45–50
Straub, Daniela/ Schmitz, Klaus D. (2009) Successful Terminology Management
in Companies. Practical tips and guidelines: Principles, implementation,
cost-benefits analysis, overview. Wiesbaden: tcworld
If you have any queries please contact: uta.kreimeier@olympus-sis.com
208
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 18
Presentation
Business Intelligence
and Multilingual
Chat at Honda
Motor Europe U.K.
Case 1: Warranty
Claim project
Case 2: Multilingual chat
Snapshot of Machine Translation
Tiene Vertriest, Eef Blommaart, Yamagata Europe N.V., Gent, Belgium
This article describes two Machine Translation projects that Yamagata
Europe has realised with Honda Motor Europe. For each project, we
describe the specific hurdles that had to be taken and the results that
were achieved. The first project is a project where data is translated into
English within a 12 hour scale, the second project is a sample of an instant
multilingual chatting service. Both systems are for in-house use at
Honda Motor Europe only and fully integrated in the Honda IT systems.
To handle the data, Yamagata designed a combination of semi-automated
pre-editing, TM-integrated machine translation based on Systran
server, and ultra-light post-editing.
Over the years, Honda has built up a database with valuable information
about all kinds of warranty-related quality issues: whenever a Honda
dealer (car, bike, power equipment) is confronted with a problem about
a device part that is still in warranty, the dealer is requested to fill in all
information about this warranty issue into Honda’s warranty database
(problem description, problem diagnosis, reparation details, etc.). The
dealers can input this information as free text in their own language. In
July 2009, we were asked by Honda to create a ‘translation system’ to
generate English translations for text from this warranty claim database.
The request for translation came from the Honda Product Improvement
center in the UK: they wanted to make more and better use of the information
in the warranty database. Three languages were selected to be
translated into English with Machine Translation: German, Italian and
Russian, because these languages represent the three major European
markets (over 50% of all warranty issues). In the future more languages
might follow.
Even before going ‘live’ with the first project, Honda was enthusiastic
about the MT potential and organised an internal brainstorming to see
if other projects could link to this new ‘translation highway’. The result
of this brainstorm fitted well into a planned restructuring of the Honda
Motor Europe service support to the local dealers. This support service
used to exist in each European country, but was not affordable anymore
giving the growing number of new markets (countries) and engine technologies.
Honda was already planning a web-based communication and
chat interface between the centralised support service center in Germany
and the in-country dealers. Honda also decided to add a “translation
request button” to the interface in order to allow users to request a
translation into English or into their native language.
MT backup: Human translation button
The Honda requirements on this project are very high: translation delivery
within 2 seconds with 90% understandability. This is because the
Honda dealers used to have immediate telephone support in their own
language for most of the issues they encountered. At this moment, we
have reached an average understandability level of 79,5% – so we still
need to do better. But in the meantime, we have integrated a human
translation system to the MT flow: if the MT output is not satisfying, the
engineer in the Technical Support center can press a button to request a
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209

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
human translation. The request is sent to Yamagata over the translation
highway and the human translation will be delivered back to Honda.
Full speed on the translation highway:
The main difference between the online chat project and the warranty
project is speed: while the warranty project requires same day delivery
of the translations, the online chat project requires immediately delivery
(within 2 seconds). This means there is no time for human intervention
at all: no pre-processing, no post-processing. On top of this, Honda set
an ambitious target and requested a 90% understandability.
Quality Measurement
The warranty project went ‘live’ in December 2010. During the technical
developments, we also worked out a methodology to measure the quality
of the MT-output based on understandability levels.
Conclusion:
Technology
Next to the development of pre- and post-editing tools and the training
of the MT engines, we worked on IT integration with the Honda team, to
ensure smooth and automatic file transfer via web services: the ‘translation
highway’. Through thorough automation both by Honda and Yamagata
Europe the machine translation module plugs seamlessly into the
bigger Honda Motor Europe systems.
The biggest challenge for both Honda projects was the unstructured
source content. With a large user group as in the Honda case, it is almost
impossible to control and manage the data and text input. On the
other hand, we have experienced that controlling the source is crucial
to obtain understandable MT output. This means that training the MT
engines was only a small part of this quite complex project: controlling
or upgrading the input was the biggest challenge.
For more information please contact:
Eef Blommaart – eef.blommaart@yamagata-europe.com
Tiene Vertriest – tiene.vertriest@yamagata-europe.com
210
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 20
Tutorial
Einführung von maschinellen Übersetzungsprozessen
in einer mittelständischen
Übersetzungsagentur
Michael Carl Enderstein, ditto KG, Reinfeld (Holstein), Deutschland
Pavel Schick, MemSource Technologies, Prag, Tschechische Republik
Einführung
Anfang 2012 taten sich ditto KG und MemSource Technologies auf der
Suche nach Möglichkeiten zusammen, maschinelle Übersetzungstechnologie
so zum Einsatz zu bringen, dass freiberufliche Übersetzer diese
nutzen können, ohne dass die Qualität der Arbeitsergebnisse darunter
leidet.
MemSource Technologies bietet robuste, benutzerfreundliche Übersetzungs
um gebungen, in denen die Funktionalitäten von Translation
Memory und Machine Translation kombiniert werden.
ditto KG ist eine Agentur, die seinerzeit die Einführung von Translation
Memory lancierte und zu den „Early Adopters“ der maschinellen Übersetzung
gehört.
Überblick
Es ergibt keinen Sinn, die Augen vor der wachsenden Verbreitung von
Machine Translation (MT) zu verschließen. Womit nicht bestritten werden
soll, dass man trotz kostenintensiver F&E-Bemühungen ob der
Qualität der Ergebnisse noch häufig den Blick abwenden möchte. Die
wachsende Akzeptanz von MT ist dem aktuellen ökonomischen Klima
(Geiz ist geil, gratis noch geiler!) und der alarmierenden Gleichgültigkeit
gegenüber sprachlichen Auflösungserscheinungen geschuldet.
Die insgesamt aber noch zaghafte Implementierung von MT in der
Übersetzungs branche liegt u. a. daran, dass MT oft als Jobkiller betrachtet
wird. In wirtschaftlich unsicheren Zeiten neigen Unternehmen in
Europa dazu, sich mit einem „weiter so wie bisher“ durchzuwursteln,
bei gleichzeitiger Vermeidung von Streit mit den Lieferanten, sofern
dies überhaupt möglich ist.
Doch wollen wir optimistisch nach vorne schauen auf eine Zeit, in der
die Euro-Krise vergessen, MT-optimierte Durchlaufzeiten und Margen
hingegen eine Dimension erreicht haben, die Agenturen, Kunden und
Freiberufler dazu bringt, sich gegen seitig an die Gurgel zu gehen.
Wir sind der Überzeugung, dass sich die Erfolgsaussichten eines MT-
Einsatzszenarios in dem Maße verbessern, in dem es gelingt, die verschiedenen
Interessen gruppen am Implementierungsprozess zu beteiligen.
Ferner glauben wir, dass eine transparente Methode zur Bewertung
der MT-Qualität unentbehrlich ist, um Konfliktpotential zu entschärfen.
Einführung von maschinellen Übersetzungsprozessen
Kleine, agile Agenturen sind zumeist ganz vorn dabei, wenn es um gutes
Projekt management, effiziente Nutzung von Translation Memory
(TM) und schnelle Auslieferungen geht, sind jedoch bisher nicht als
tekom-Jahrestagung 2012
211

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Standartenträger der MT-Technologie in Erscheinung getreten. Die
Mehrheit der Agenturen hat noch keine Möglichkeit gefunden, die Produktivität
ihres Workflows durch MT zu steigern, ohne die Freiberufler
zu vergraulen oder die Qualität der Arbeitsergebnisse zu verwässern.
Im Gegensatz dazu haben viele große Unternehmen das Geld zur Implementierung
selbst hochwertiger MT-Technologie quasi in der Portokasse.
Umso erstaunlicher, dass viele Führungskräfte keinerlei Bedenken
haben, selbst wichtigste Geschäfts dokumente, von der Präsentation
bis zur Spezifikation, mit Google Translate oder Microsoft Translator
erstellen zu lassen. Echtes Geld für eine im Internet kostenlos abrufbare
Leistung zu bezahlen, scheint ihnen vermutlich lächerlich.
Bei Freiberuflern könnte man große psychologische Barrieren gegenüber
fort schritt licher MT-Technologie vermuten. Doch ist ihre Haltung
gegenüber MT, vorsichtig formuliert, widersprüchlich. Kaum ein Freiberufler
findet sich bereit, MT-Material geringer Qualität nachzuarbeiten;
und doch erlebten wir auch, dass trotz geringer Qualität Online-Übersetzungsdienste
zur Steigerung der eigenen Produktivität zum Einsatz
kamen, sobald das Gefühl aufkam, nicht überprüft zu werden.
Herausforderungen der Machine-Translation-Implementierung
Im Jahr 2012 unterstützte MemSource Technologies die ditto KG bei
der Durch führung eines TM+MT-Workflows. Unter Einsatz von Google
Translate und Microsoft Translator (Bing Translator), den beiden
während der Start-Up-Phase verwendeten MT-Technologien, befolgte
ditto KG den von MemSource vorgegebenen Ansatz zur Messung der
MT-Qualität.
Bei der Implementierung ergaben sich viele Herausforderungen, die
wir mit Fokus auf die wichtigsten Themen ansprechen möchten:
Den MT-Spaßfaktor verbessern
Jede qualitätsbewusste Agentur hat i. d. R. einen praxisbewährten Workflow,
an dem über Jahre gefeilt wurde. Diesem Workflow einfach MT
hinzuzufügen wäre so, als würde man eine unbekannte Menge Lachgas
in den Tank schütten: das Fahr zeug fährt wie mit Raketenantrieb, aber
nur bis die Zylinderköpfe abgesprengt werden!
Um Katastrophen zu vermeiden, muss der TM-MT-Workflow vor der
Umsetzung im großen Maßstab in einer Reihe kleiner Testläufe optimiert
werden.
Unzureichende Quelltexte MT-tauglich machen
Wurden alle Hürden bei der TM-MT-Verzahnung erfolgreich genommen,
werden viele sich fragen, ob der Aufwand angesichts der oft enttäuschenden
MT-Ergebnisse reine Zeitverschwendung war.
Doch sollte dies angesichts ständig schwächer werdender Ausgangstexte
keine große Überraschung sein. Es ist einfach so, dass selbst in Bestform
MT nicht über trägt, was der Autor zum Ausdruck bringen wollte,
sondern nur das übersetzt, was geschrieben steht.
212
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Alle Beteiligten rechtzeitig ins Boot holen
Die meisten Menschen lieben den Fortschritt, haben aber wenig für
den damit verbundenen Wandel übrig, so dass es nur menschlich ist,
Veränderung jeglicher Art zu scheuen. Zum Glück erzählt jeder gerne
über sich selbst, und warum sollte man diesen Impuls nicht nutzen, um
Freiberufler an einer laufenden Diskussion zu beteiligen, wie sich MT
in den Workflow einführen lässt?
Preisnachlässe gemeinsam aushandeln
Heute könnte ein typischer TM+MT-Workflow wie folgt aussehen:
Erstens wird die Quelldatei unter Verwendung eines TMs vorübersetzt.
Zweitens werden die Segmente ohne geeigneten TM-Match mit MT
übersetzt. Drittens wird die nun komplett vorübersetzte Datei an einen
Übersetzer zur Nachbearbeitung geschickt.
Aber während es genaue Preisabsprachen für TM-Matches gibt, gibt
es für „MT-Matches“ i. d. R. nichts Vergleichbares, und damit ist Ärger
praktisch vor pro grammiert.
Es ist nicht einfach, faire Preise für eine Nachbearbeitung festzulegen,
wenn es keinen Maßstab für eine MT-Qualität gibt, die von einem Segment
zum nächsten stark variieren kann.
Die Sache wird unangenehm, sobald ein Übersetzungskunde vermutet,
dass er am Ende mehr als nötig zahlte, da die MT-Qualität hoch war,
während jedem Frei berufler die MT-Qualität suspekt erscheinen wird,
was zu der Annahme führt, dass die Entlohnung weniger als fair sein
wird.
Deshalb brauchen wir eine genaue, faire und transparente Methode zur
Berechnung von Preisnachlässen.
Schlussfolgerungen
Am Ende des Tutorials werden die Teilnehmer eine gute Vorstellung
davon haben, welchen Herausforderungen sich Unternehmen angesichts
des Einsatzes von MT ausgesetzt sehen. Sie werden verschiedene
Messmethoden für MT-Qualität kennen lernen und in der Lage sein, ein
MT-Geschäftsszenario zu entwickeln. Dies wird bei der Entscheidung
helfen, ob bzw. wie MT-Technologie innerhalb der eigenen Firma zum
Einsatz kommen sollte.
Bei Fragen oder Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung:
pavel.schick@memsource.com oder enderstein@ditto-trans.de
tekom-Jahrestagung 2012
213

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 22
Tutorial
Post-Editing maschineller
Übersetzung in der Praxis
Ingo Schumann, Eule Lokalisierung, Kiel
Mathan Sivaloganathan, Delta, Bonn
Geschichtlicher Überblick
Während das Langzeitziel des „Post-Editierens“ von maschinell erzeugten
Übersetzungen bereits 1949 im sog. Weaver-Memorandum definiert
wurde, brauchte es weitere 50 Jahre, bis Ende der 90er eine Definition
in der Fachwelt akzeptiert war: die von Tony Veale (USC Dublin) und
Andy Way (DCU Dublin, EAMT President) postulierte „Korrektur der
MT-Ausgabe durch Übersetzer und Editoren aus Fleisch und Blut“.
Allerdings war keine große Akzeptanz des eigentlichen Prozesses vorhanden.
Unter der Gleichung MT+TM+QA prognostizierte Alan Melby
1995, dass schon in fünf bis zehn Jahren TM und MT-Systeme konvergieren
werden und der Übersetzer die Steuerungshoheit über dieses
„integrierte System“ besitzt. Diese Gleichung ist bis heute noch nicht
aufgegangen, aber die Zeit dafür ist reif. Im neuen Jahrtausend hatten
empirische Untesuchungen von Hans P. Krings (2001) wesentlich dazu
beigetragen, dass man es nun verstand, Texte mit zielführender Herangehensweise
zu reparieren.
In diesem Tutorial werden wir nachweisen, dass sich die Nachredaktion
von maschinellen Übersetzungen inzwischen mit einigen Erfahrungswerten
so gut organisieren lässt, dass mit richtig angewendeten
Arbeitssschritten und -methoden der Einsatz von MÜ wirtschaftlich
sinnvoll wird.
Typen von Post-Editing
In der Expertenwelt unterscheidet man drei Spielarten des
Post-Editings.
−−
Beim konventionellen Post-Editing (CPE) geht es darum, einen Text
zu erzeugen, der so stark wie möglich einer vom Menschen erstellten
Übersetzung ähnelt (auch Full PE, FPE)
−−
Beim schnellen Post-Editing (RPE) soll ein korrekter Text auf sprachlicher
und inhaltlicher Ebene mit minimalen Anpassungen erzeugt
werden (auch Gist PE, GPE).
−−
Beim integrierten Post-Editing kommt die von Melby prognostizierte
Variante ins Spiel: der Schritt von a) einem TM-System, das Textteile
automatisch sucht und ihre Trefferrelevanz auf einer Skala bewertet
und b) einem MT-System, das diese Textteile zu einem Satz in der
Zielsprache zusammensetzt zu c) einem TMT-System, das, im Idealfall
noch mit einem Terminologiemanagement-System ausgerüstet,
dem Übersetzer Segmente präsentiert, die durch möglichst kleine Bearbeitungsschritte
zu einer finalen Übersetzung geschliffen werden.
Vorstellung von Post-Editing-Umgebungen
Einige Anbieter von CAT-Tools haben bereits damit begonnen, Post-
Editing-Module in ihre Systeme zu integrieren, z. B. MemSource. Post-
Editing-Analysen vergleichen darin die MT-Ausgabe mit der posteditierten
Übersetzung. Auf ähnliche Weise wie bei Translation Memory
214
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Matches werden Treffer gewichtet, allerdings mit dem Unterschied,
dass dies in den Post-Editing-Umgebungen in Echtzeit passiert: 100 %
bedeutet zum Beispiel, dass der Post-Editor nichts an der MT-Ausgabe
verändern musste, während 0 % bedeutet, dass der Post-Editor den MT-
Match aufgrund schlechter Qualität komplett löschen und neu übersetzen
musste. Im Tutorial werden diese Umgebungen vorgestellt.
Typen von Fehlern
unter Beachtung der
Herkunft der MÜ
(SMT oder RBMT)
Fehlertypen/
Kategorien SMT
Fehlertypen/
Kategorien RBMT
Praktische Guidelines
für das Post-Editing
Praktische Beispiele
Je nach verwendetem MT-System unterscheiden sich die Fehler in der
MT-Ausgabe beträchtlich. Mit richtiger Herangehensweise können
diese also schneller aufgefunden werden. Während ein RBMT-System
(durch fehlende Kodierung) falsche Wörter oder Begriffe auswählt,
falsche grammatikalische Bindungen erzeugt (z. B. durch Präpositionalphrasen)
und Bedeutungen nicht ausreichend differenziert, fügt
ein SMT-System Wörter hinzu, lässt diese aus, ignoriert Groß-/Kleinschreibung,
macht Interpunktionsfehler und lässt manche Sätze völlig
unverständlich.
Evaluationen von SMT-Systemen haben ergeben, dass die häufigsten
Fehler in den Kategorien fehlende Wörter, falsche Satzstellung und Flexion
bei Verben (falsch gebildete Verben) liegen. Es war zu beobachten,
dass Verben beim SMT-System häufig nicht nur falsch übersetzt wurden,
sondern auch fehlten, wodurch sich die hohe Anzahl an Fehlern
bei fehlenden Wörtern und Verben erklären lässt. Mit zunehmender
Komplexität von Sätzen muss das SMT-System weit auseinander liegende
Dependenzen verarbeiten und macht damit noch mehr Fehler bei
den Verben. Führende Softwarehersteller wie Microsoft, die SMT einsetzen,
gingen dazu über, MT-Übersetzungen ausschließlich auf Sätze
mit bis zu 30 Wörtern anzuwenden.
Beispiel:
Input: There are no editable properties for this filter.
Output SMT: Es sind keine bearbeitbaren Eigenschaften für diesen
Filter.
Output Post-Editing: Es sind keine bearbeitbaren Eigenschaften für
diesen Filter vorhanden.
Nahezu alle Untersuchungen an RBMT-Systemen belegen, dass diese
Systeme beim Fehlertyp „Kategorie“ ihre größte Schwäche haben. Kategoriefehler
treten auf, wenn das MT-System eine falsche Vokabel oder
eine falsche Wortart auswählt (zum Beispiel Verb statt Nomen). Auch in
den Kategorien Nomen und Verben bestehen Schwächen, so wird das
RBMT versuchen, feststehende Begriffe und Eigennamen zu übersetzen,
was zu einer hohen Anzahl an Fehlern in dieser Kategorie führt.
Diesem Fehler wird in der Regel mit noch mehr Kodierungsaufwand
begegnet. Weitere häufige Fehlertypen bei RBMT sind Präpositionsfehler,
d. h. falsche oder gar nicht übersetzte Präpositionen.
Anhand von beispielhaften Segmenten Post-Editing vorführen
In unserem Tutorial werden wir einen Text mit 20 Segmenten als
Grundlage beleuchten und auf die individuellen Fehler eingehen.
Im Schlussteil unseres Tutorials werden wir anhand der „live“ post-editierten
Segmente die 6 goldenen Regeln aufstellen.
tekom-Jahrestagung 2012
215

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Produktivitätskennzahlen
1. Lies zuerst die Quelle.
Lies dann die MT-Übersetzung und entscheide, ob es wert ist, sie aufzubewahren
oder zu verwerfen. Vergeude nicht deine Zeit, indem du
versuchst, Segmente, die eindeutig von minderer Qualität sind, zu reparieren.
Setze deine Bearbeitung nur fort, wenn die MT-Ausgabe brauchbar
für die Nachbearbeitung ist. Wenn die Ausgabe nicht brauchbar ist,
korrigiere sie. Verwirf das Segment und übersetze es neu.
2. Das Ziel ist es, mit möglichst wenigen Bearbeitungen einen richtigen
Satz zu kreieren.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, um einen rohen MT-Satz zu korrigieren.
Das Ziel ist es, manuell so wenig wie möglich zu bearbeiten – und trotzdem
immer eine korrekte Übersetzung herzustellen.
3. Die endgültige Übersetzung muss eine vollständige Übersetzung sein.
Die bearbeitete Version sollte die gleiche Bedeutung haben wie die
Quelle, es sollte nichts hinzugefügt oder weggelassen werden, alle Informationen
im Vergleich zur Quelle müssen vorhanden sein.
4. Versuche nicht, die endgültige Übersetzung verständlicher als die
Quelle zu machen.
5. Ändere nicht korrekte maschinelle Übersetzungen, nur weil du etwas
anderes bevorzugst.
6. Beachte die Terminologie.
Die MT-Engine greift die häufigste Übersetzung des Begriffs in einem
bestimmten Kontext auf, die nicht unbedingt die für das Produkt bezogene
(korrekte) Übersetzung ist. Halte dich eng an die Software-Bundles
und die Begriffe der Datenbank und lasse dich nicht durch scheinbar
korrekte Übersetzungen in die Irre führen.
Wenn wir uns an den Leitfaden des Posteditings halten, ist dadurch eine
Steigerung der Produktivität sichtbar. Als Ausblick soll anhand von einigen
Produktivitätskennzahlen veranschaulicht werden, inwieweit sich
das Postediting in einem Unternehmen lohnt. Ist die technische Wirtschaftlichkeit
bzw. Produktivität auf Grund von Postediting kalkulierbar
und demzufolge erfolgversprechend?
mathans@dicits.com
ischumann@eule-l10n.com
216
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 23
Workshop
Übersetzer und Softwareentwickler verändern
gemeinsam die Übersetzungsbranche
Thomas Imhof, localix.biz – language technology consulting
Vielschichtige Arbeitsabläufe, enge Zeitrahmen und eine Vielzahl von
Dateiformaten machen die Komplexität der Übersetzungsbranche aus,
die es zu bewältigen gilt. Sollen Übersetzungsverantwortliche enger mit
Softwareentwicklern zusammenarbeiten, um die Herausforderungen
der Branche zu meistern? Können kundenspezifische Erweiterungen
und das Einbinden von Technologie dabei helfen, die kontinuierlich
voranschreitenden Anforderungen an den Umgang mit Informationen
in den Griff zu bekommen?
Schon heute ist Übersetzungstechnologie wie Translation Memory und
Terminologieverwaltung bei der Erstellung multilingualer Dokumentation
kaum noch wegzudenken. Allerdings decken die von den Softwareherstellern
zur Verfügung gestellten Funktionen längst nicht alle
Anwendungsfälle ab und bzgl. der Unterstützung von Eingangsdateiformaten
wird man als Hersteller bei der Priorisierung immer zu Kompromissen
gezwungen sein. Es ist klar, dass die Unterstützung einer neuen
Office- oder Adobe-Version eine höhere Priorität erhält als die Unterstützung
speziellerer Formate, die vom Markt nicht so oft nachgefragt
werden.
Eine weitere Herausforderung ist die Einbindung in bestehende Arbeitsabläufe
bzw. die Anbindung des TM-Systems an ein CMS: Was
nützt ein besonders funktionsreiches Übersetzungsinstrument, wenn es
umständlich manuell mit Dokumenten gefüttert werden muss? Und was
nützen die besten Reports, wenn ich die Preise hinterher doch wieder
mit dem Taschenrechner ausrechne?
Wie die o. g. Situationen verdeutlichen, stellt die Möglichkeit, die vorhandene
Software mit Drittsystemen zu integrieren, bzw. ihre Funktionalität
zu erweitern, ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal einer modernen
Übersetzungslösung dar.
Die Funktionserweiterung von Hardware- und Softwareprodukten
durch zusätzliche Programme ist dabei so alt wie die Computerbranche
selbst. Nur wegen seiner offenen Programmier- und Hardwareschnittstellen
haben es Windows und der PC in den 90er Jahren geschafft, sich
gegenüber dem ansonsten weit mächtigeren Betriebssystem Unix bzw.
leistungsfähigeren Plattformen wie dem Macintosh durchzusetzen.
Das gleiche Prinzip hat erst in den letzten Jahren und speziell durch
den Siegeszug der Smart-Phones und der zugehörigen Apps noch einmal
massiv an Bedeutung gewonnen, denn die Hersteller erlauben
durch die Bereitstellung von Programmierschnittstellen und spezieller,
auf die Programmierung ausgelegter Dokumentation die nahezu unbegrenzte
Erweiterbarkeit ihrer Produkte und erreichen damit eine
bislang unerreichte Flexibilität. Was wären iPhone, iPod und iPad ohne
iTunes, den App-Store und die vielen tausend Apps, die die Grundfunktionen
der Geräte und der darauf vorinstallierten Betriebssysteme erweitern?
Nicht umsonst gilt mittlerweile das geflügelte Wort: “There’s an
app for that.”
tekom-Jahrestagung 2012
217

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Durch das Schaffen von Vertriebskanälen und die Moderation spezieller
Foren, auf denen sich Software-Entwickler und Mitarbeiter der Hersteller
austauschen können, schaffen die Hersteller so eine Umgebung, die
es für Entwickler attraktiv macht, eben diese Erweiterungen und Lösungen
zu schaffen und zu vertreiben und die den Anwendern die fehlenden
Funktionen zur Verfügung stellt, um das Hauptprodukt nahtlos
in jeden Arbeitsablauf einzupassen, jedes Dateiformat zu unterstützen
und an jedes CMS dieser Welt anzubinden.
Solche eine mächtige Umgebung hat SDL mit OpenExchange geschaffen
– schon heute werden hier viele z. T. kostenlose Erweiterungen zu
der marktführenden Übersetzungsumgebung SDL Trados Studio und
SDL Multiterm über OpenExchange bereitgestellt.
Zusätzlich zu einem zentralen Vertriebskanal für ihre Tools erhalten
SDL OpenExchange-Entwickler außerdem Zugang zu den SDKs und
dem bereits erwähnten Forum und natürlich Zugriff auf die neuesten
Versionen der SDL Software, um ihre Apps vor der Veröffentlichung
neuer Versionen auf Kompatibilität testen zu können.
SDL OpenExchange ist in der Übersetzungsbranche einzigartig – kein
anderer Hersteller von Übersetzungstechnologie hat bislang ein vergleichbares
Angebot für Entwickler und Anwender ins Leben gerufen.
Kein anderer Hersteller legt bei der Entwicklung seiner Lösungen so
viel Wert auf die konsequente Ausstattung seiner Produkte mit Schnittstellen
und damit auf Integrierbarkeit und Erweiterbarkeit.
Dass dieses Angebot von den Software-Entwicklern angenommen wird,
verwundert nicht. Allerdings fehlt nach wie vor der Dialog zwischen
Entwicklern und Übersetzern, denn nur die Übersetzer können durch
ihre Erfahrung in der Anwendung der Software die notwendigen Anforderungen
definieren. Diesen Dialog anzustoßen wäre der nächste wichtige
Schritt hin zu einer optimalen Übersetzungsumgebung.
für Rückfragen: tom@localix.biz
218
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 24
Tutorial
The steps are:
To succeed with quality
management, you need
a committed team!
But you also need your
manager’s approval
About fulfilling
requirements and
getting satisfied
customers
Why goals?
Eight steps to get in control of quality
Susanne Dahlén, IAR Systems, Sweden, chair of the Swedish Society for Technical
Communication (FTI)
Are you in control of the quality aspects of your user documentation?
This tutorial works through a practical method in eight steps that can
help documentation departments take control of everything from defining
quality requirements, quality assurance mechanisms and quality
controls. It also sketches various approaches to measuring quality.
−−
Get a “buy-in” from your co-workers
−−
Come up with your quality definition
−−
Set your strategic goals
−−
Define your quality requirements
−−
Specify quality assurance mechanisms and controls
−−
Set priorities and rate your requirements
−−
Build your quality plan
−−
Measure the quality
These steps might sound simple but are carefully chosen to guide your
work by setting a foundation and a vision for quality, and to get in-depth
practical methods in place. The focus lies on building a robust process,
where quality assurance and controls are integrated in the production
of documentation and where all quality aspects are collected in a quality
plan.
This quality plan gives you an overview and can help you identify gaps
and potential improvements in your process and help you prioritize
between them.
Each step will be elaborated with principles and examples and for many
of the steps, time to work on your own and group discussions will be
included in the tutorial.
Get a “buy-in” from your co-workers
When it comes to documentation, you and your co-workers are the subject
matter experts and you probably have a very good idea about what
works when it comes to your procedures etc, and what does not. If the
documentation team is committed and part of developing the “quality
plan”, you are more likely to get a success story.
You need time and resources set aside for this type of work, so you must
get your manager’s approval for it. Try to make it as simple as possible
for your manager to approve your request. In other words, this is what
we want to achieve, these would be the benefits, and these are the costs.
Come up with your quality definition
It is important that you have YOUR definition clear to you. Because the
definition is a starting point, a principle that you can lean on, a base for
your work on and a guiding light.
Set your strategic goals
A quality definition is not sufficient; you must also know what to aim at.
The goals simply clarify the scope and purpose of your documentation.
tekom-Jahrestagung 2012
219

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
It is especially necessary to identify the user groups, who will be reading
your documentation. What goals should you set to meet their requirements?
You must identify whether you have any external parts to
consider, such as the machinery directive 2006/42/EC, S1000D, or any
medical or safety regulations. It is also important to balance the quality
of the documentation with the rest of the product and to know whether
the product is aimed at a low-cost or a high-cost market.
Clear goals are your guiding light when you make decisions on details
and set priorities. They are also necessary for measuring the level of
fulfilment.
First vaguely
Then more specifically
Take the opportunity
to identify your
weaknesses
Define your quality requirements
When it comes to requirements, you often hear that user documentation
should be correct, complete, and concise. This is not very specific!
So for each requirement you should specify what the requirement can
be applied to. For example: User documentation shall be correct can be
applied to technical facts, grammar, images, code examples, cross references,
hyperlinks, variables, text conditions, etc.
Specify quality assurance mechanisms and controls
For each applied requirement, you should specify your:
−−
Methods for quality assurance: the methods by which you secure
quality. In practice, either an activity part of your process or a tool or
utility.
−−
Quality controls: the inspections you perform to verify that the result
is correct. In practice, this is also either an activity part of your process
or a tool or a utility.
As you create an overview of all the methods and inspections that you
usually perform, you have an opportunity to also identify weaknesses in
this area—methods and inspections that you think are necessary but for
some reason you currently don’t have.
Set priorities and rate your requirements
How important is it that you fulfil the various requirements? Set priorities
based on, for example, whether it is important to fulfil a requirement
and even collect metrics for it, or perhaps whether deviations are
allowed.
It can also be useful to consider which requirements are, in practice,
more important than others.
Having this analysis is a basis for finding the right balance between cost
and quality.
Build your quality plan
It can be useful to collect all material in a spreadsheet, which then
would provide you with an overview of all your quality aspects:
−−
Requirements, assurance, and controls.
−−
Lists of identified areas that can be improved, such as missing tools
for assurance and lack of controls.
220
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
The quality plan can be used as:
−−
A tool to check your quality against
−−
A base for arguing for certain resources
−−
A help when balancing between cost and quality
The quality plan contains many details and can be gradually fine-tuned
over time. Note that it should be considered a “living document” as you
constantly improve your work and processes.
Measure the quality
Many aspects can be measured and it might be tempting to cover too
much. However, measuring is difficult and requires resources. You need
to collect data, maybe over a longer period of time. You need to evaluate
data and draw conclusions. If the result does not come to practical use,
people might lose confidence and stop producing data.
For these reasons, it is highly important that the aspects you decide to
measure are relevant. You should carefully consider:
−−
What is relevant to measure in your case.
−−
Whether there are any external requirements on measurement.
Various methods for measuring quality will be briefly discussed in the
tutorial and one real-life example will be presented. The result and the
conclusions will also be presented.
If you have any questions please contact: susanne.dahlen@iar.com
tekom-Jahrestagung 2012
221

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
LOC 25
Partner presentation
Multimodal Texts: Reading, comprehension
and writing, in Brazil and in Germany
Prof. Ana Elisa Ribeiro, Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais (CEFET-
MG), Brazil
Sabrina Bauer, Hochschule Karlsruhe – Technik und Wirtschaft, Germany
Reading, multimodal texts and technical documentation
This work starts from some ideas about reading, multimodal text and
technical documentation. We understand that reading is essentially a
hypertextual and multisemiotic process, but it depends on activations
given by the texts we have access to. Therefore, hypertextuality is constitutive
of texts, as pointed out by Coscarelli (2003, 2006, 2009). Texts
are always composed of several languages, since they are at least visual
and verbal, simultaneously. Therefore, multimodality seems an inherent
element of texts, as claimed by Kress and Van Leeuwen (1998),
when dealing with newspapers: «All texts are multimodal». In technical
documentation, several languages are also applied in compositions that
strive to make sense to a reader who wants, for example, follow instructions
or perform a task. These were the cases we analyzed, especially in
our studies with Sabrina Bauer (2011) and Marta Costa (2012).
The participants
Types and distribution
of technical documents
Technical documentation in Brazil and in Germany
The master thesis “Qualitative research interview in the context of
intercul tural communication – using the example of the research project
’Technical communi cation in Brazil’“gives an insight on status, development
and processes in technical communication of companies based in
Brazil.
Besides quality and status of the technical documentation, the research
focuses on internal and external knowledge management and information
structures.
Participants with different background knowledge and from various
work areas took part in this research project. A very heterogeneous
group of specialists had to complete either an on-line questionnaire or
attend a personal interview. The participating professions ranged from
Technical Translators, Product Managers, Electrical Engineers to Technical
Writers coming from different industries such as software, manufacturing
and service business.
The main document types developed by the participants are user and
service manuals as well as training material and process documentation.
Multimedia technical documentation like animations, apps, videos
as well as graphics are seldom. The most common visual content that is
developed in the participants’ departments are photographs and illustrations.
The same classic approach can be applied to output formats
which basically consist of PDF, DOC and PowerPoint presentations.
The main platform to share documentation is the company’s website.
Alternatives like YouTube, social networks and wikis are mentioned but
not preferred. Thus, classic documentation and classic communication
channels still remain first choice.
222
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Documentation
workflow
Awareness of Technical
Documentation in Brazil
Information exchange between the person in charge of the documentation
and the technician ranges from a simple meeting to a complex
workflow system that controls the status of the documentation. All of
the respondents emphasize the importance of technical documents and
name methods and processes that focus on different aspects like quality
management, communication and translation.
However, the general awareness on the advantages of standardization,
publication techniques, variation management and basic technical
documentation processes, like working with text modules in a content
management system, is missing.
Due to the fact that there are no comparable study programs at
universi ties or comparable education programs for technical writers,
people are not sensitized for the wide work environment and the expectations
of a technical writer. Some of the respondents had never heard
of the profession “Technical Writer” although they develop technical
documents in their everyday work life.
To strengthen the individual opinions that result from a questionnaire
and the first interview, to connect and to check the meaning of answers,
a personal face-to-face interview with all of the respondents could be a
further step in this research project.
Food labels in Brazil: who writes, who reads?
Marta Costa’s work, unlike Sabrina Bauer’s, has focused on reading food
labels, specifically on cake mixes packages. In Brazil, these texts are
produced by engineers or other professionals not specialized in technical
documentation.
We selected four cake mixes: the two most expensive brands and the
two cheapest brands in the Brazilian market. All packages had instructions
to make the cake written for the product consumers (p. ex., like
Figure 1).
Although cake mixes instructions are short and seemingly easy texts,
besides being helped by drawings that mostly bring redundant information
in relation to the verbal text, many types of knowledge are required
to handle such compositions.
Besides the linguistic knowledge required when one reads the package,
numeracy skills are required (or math literacy) such as proportion idea,
measurements, weights, and patterns popularly named as “cup of tea’”,
“tablespoon”, among others.
In order to check the quality of interaction between readers / consumers
of the cake and the label texts that guided on how to prepare the
cake, an usability-tests-inspired fake kitchen was set up so people could
simulate the food preparation.
Twenty undergraduate students of Linguistics and six students of Materials
Engineering were invited to participate in the simulation of preparing
the cake as instructed on the label. The results indicate difficulties
in understanding related to the design of the labels, i.e. the layout
of the text, to the choice of typography and font size, and also to issues
related to the colors and drawings used on the package.
tekom-Jahrestagung 2012
223

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Figure 1: Instructions to prepare a cake.
Crossing our results
The research results of Bauer (2012) and Costa (2012) may be related.
Bauer demonstrates that the technical documentation is incipient (even
unknown) in Brazilian companies; Costa, on the other hand, shows the
difficulties of understanding of Brazilian readers interacting with instructional
texts probably written by professionals not specialized in
technical writing. Therefore, it seems a fertile area for further studies in
Brazil.
Thanks
Prof. Martin Schober (Germany); Prof. Inês Gariglio (Brazil); Pollyanna
Vecchio (Brazil); Marta Costa and sons (Brazil); Denio Costa (Brazil);
CEFET-MG Brazilian students.
References
Bauer, Sabrina (2012): Qualitative interview research in the context of
intercultural communication – using the example of the research project
“Technical communication in Brazil”. Master thesis. Hochschule
Karlsruhe – Technik und Wirtschaft, Karlsruhe.
Coscarelli, Carla V. (2003) Espaços hipertextuais. II Encontro Internacional
Linguagem, Cultura e Cognição: reflexões para o ensino. Belo
Horizonte, Brasil, 16–18 julho 2003. .
Acesso em 10 ago. 2012.
224
tekom-Jahrestagung 2012

Lokalisierung und Übersetzung / Localization
Coscarelli, Carla V. (2006) Os dons do hipertexto. Pedro Leopoldo, Brasil,
Littera: Linguística e Literatura. .
Acesso em 10 ago. 2012.
Coscarelli, Carla V. (2009) Textos e hipertextos: procurando o equilíbrio.
Brazil, Linguagem em discurso, v. 3, n. 9. .
Acesso
em 10 ago. 2012.
Costa, Marta A. R. (2012): Leia as instruções: Uma análise de textos
multimodais em rótulos de alimentos. Dissertação de mestrado. Centro
Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, CEFET-MG, Belo
Horizonte.
Kress, Gunter; Van Leeuwen, Theo. (1998): Front Pages: (The critical)
analysis of newspaper layout. In: Bell, Allan; Garret, Peter. (Eds.) Approaches
to media discourse. Blackwell Publishing, p. 186–219.
e-mail: anadigital@gmail.com
tekom-Jahrestagung 2012
225

Sprachtechnologie /
Language Technology

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 1
Kurztutorial
Deutschland sucht den Super-Workflow
Binke Fiedler, CFM/LM, Daimler AG, Esslingen
Kerstin Berns, berns | language | consulting, Düsseldorf
Das Corporate Language Management verantwortet die Gestaltung,
Integration und Steuerung der multilingualen Kommunikation aller
Informationsprozesse im gesamten Daimler Konzern. Dafür hat
CFM/LM besonders für die Übersetzungsprozesse im automobilen
Kerngeschäft seit Jahren Erfahrung bei der Automatisierung von
Übersetzungsprozessen.
Die Challenge
Ziel des Vorhabens war es, die über die Jahre entstandene Vielfältigkeit
radikal zu standardisieren, von den Synergie-Effekten einer zentralen
Übersetzungs- und Verwaltungsumgebung zu profitieren sowie die
internen Prozesse schneller, einfacher und effektiver zu gestalten. Um
diese Umstellung möglich zu machen, mussten die bestehenden Übersetzungsprozesse
konsolidiert werden, so dass sie mit einer kleinstmöglichen
Anzahl von Übersetzungsworkflows auf das neue System übertragen
werden können.
Es war klar, dass sich manche Prozesse ideal für die neue Umgebung
eignen würden, andere jedoch erst angepasst werden müssen.
Corporate Language
Management (CFM/
LM) bei Daimler
IT-Projektleitung (ITM/
FC) bei Daimler
Systemhersteller STAR
Prozessberater-Team
berns|language|
consulting
Das Ensemble
Eine der großen Herausforderungen war, die Anforderungen des Corporate
Language Management und der beauftragenden Fachbereiche
auf Plausibilität zu prüfen und zu analysieren, ob und wie diese im
neuen System abgebildet werden können. Nicht alle bestehenden Anforderungen
konnten in der neuen Umgebung ohne Weiteres technisch
implementiert werden. Außerdem stand das Ziel, alle Prozesse mit einer
Mindestanzahl an Workflow-Varianten umzusetzen.
Fachliche Projektleitung. Definition der Anforderungen, Konsolidierung
der eigenen Prozesse, Test und Abnahme der Ergebnisse auf der neuen
Umgebung.
Gesamtleitung des Projekts. Prüfen der Umsetzung aller Daimler IT-
Anforderungen, Hard- und Software-Betrieb.
Technische Umsetzung aller Prozesse mit der Produktfamilie James,
Transit und TermSTAR und Beratung bei der Neuprozess-Gestaltung.
Verlängerte Werkbank für CFM/LM zur Unterstützung bei der Projektarbeit
und der Definition der Prozesse.
Automatische Auftragsanlage ist nicht gleich automatische Auftragsanlage
Bei der Umsetzung der automatischen Workflows war die Umsetzung
der Schnittstellen zum Erstellsystem ein Kernthema. Mit jeder weiteren
Schnittstelle gab es neue Herausforderungen zu meistern: Zum einen
hat jedes Erstellsystem seine eigenen Anforderungen an die Datenübermittlung,
zum anderen sollten die vom CFM/LM-Team erstellten
Standards möglichst breitflächig eingesetzt werden, um spätere Weiterentwicklungen
und auch den Betrieb so einfach wie möglich zu gestalten.
In diesem Spannungsfeld wurden sowohl Schnittstellen als auch
tekom-Jahrestagung 2012
229

Sprachtechnologie / Language Technology
Übersetzungsworkflows umgesetzt, nicht selten musste man trotz aller
guten Vorsätze vom gemeinsam definierten Standard abweichen, um
den Anforderungen der Erstellsysteme gerecht zu werden.
Universal-Workflow – der Name ist Programm
Der Universal-Workflow muss genau das leisten, was sein Name vermuten
lässt – universal einsetzbar sein für alles, was in einem weltweit
agierenden Unternehmen ohne Content-Management-Systeme abgewickelt
wird. Die Aufträge werden von den Daimler-internen Kunden
online beauftragt und können alles umfassen: Von TMS-fähigen Dokumenten
im Office-, XML-, InDD- etc. Format bis zu nicht automatisch
verarbeitbaren Formaten wie eingescannte Textseiten, Bilder und
PDF-Dokumente.
Auch alle Sprachvarianten können zum Einsatz kommen sowie alle
möglichen Arbeitsschritte, ob Übersetzung, Review, Layout, Marktprüfung
– der Variantenvielfalt sind keine Grenzen gesetzt.
Zu alledem sollte das Handling von Universal-Aufträgen auf Projektmanager-Seite
trotz der unendlichen Auftragsmöglichkeiten beherrschbar
bleiben und Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bringen.
Dolmetschen: Workflow ja, Übersetzung nein
Die Idee war, die Dolmetsch-Aufträge auf der gleichen Umgebung wie
die Übersetzungsaufträge zu steuern, so dass die gesamte Auftragsverwaltung
zentral in einem System abgewickelt wird, um doppelte Datenhaltung
zu vermeiden und eine bessere Vernetzung und Wartung zu gewährleisten.
Das Dolmetsch-Management hat andere Anforderungen an
die Auftragsverwaltung als das Übersetzungsmanagement: Es werden
hier keine Daten übersetzt, sondern lediglich Dokumente mitgeschickt,
die den Dolmetschern Informationen über ihren Einsatz liefern.
Die Kunst lag darin, die Anforderungen des Dolmetsch-Managements
umzusetzen, ohne das Übersetzungsmanagement zu beschneiden und
umgekehrt, indem man einen kleinsten gemeinsamen Nenner für Verwaltungs-
und Ansichtsanforderungen definiert.
Last but not least – die betriebswirtschaftliche Komponente
Damit die Zahlen stimmen, wurde die Auftragsdatenbank mit allen
Stammdaten und kaufmännischen Prozessen in das Übersetzungsmanagement-System
integriert. Es musste möglich sein, über alle Workflowund
Auftragsarten mit Lieferanten abzurechnen und die Daten für das
Controlling auf Kosten-, Erlös- und Volumenseite korrekt auszuwerten.
And the winner is …
Letztlich entscheidet der Beitrag zum Unternehmenserfolg, ob dieses
Vorhaben erfolgreich ist.
Welcher Workflow es am Ende in den ‚Recall‘ geschafft hat und ob die
Jury den Super-Workflow küren kann, verraten wir in unserem Vortrag.
Für Rückfragen:
Binke.Fiedler@daimler.com
Kerstin.Berns@berns-language-consulting.de
230
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 2
Fachvortrag
Integration von MT in den
LSP‐Workflow: Eine Pilotstudie
Aljoscha Burchardt, DFKI GmbH, Berlin
Michael Schneider, beo GmbH, Stuttgart
Diese Anwenderstudie berichtet über ein Pilotprojekt, das sich zum
Ziel gemacht hat, maschinelle Übersetzung (MT) in großen Umfang für
Übersetzungen in der Technischen Dokumentation für einen weltweit
agierenden Automobilzulieferer (BOSCH) anzuwenden. Das Pilotprojekt
wurde von einem Sprachdienstleister (beo) und einem Forschungsinstitut
(DFKI) durchgeführt. Erste Ergebnisse haben die Erwartungen
übertroffen.
Vom TM zu MT: Die Ausgangssituation für LSPs
Über den ständig steigenden Preis- und Kostendruck in der Sprachdienstleistung
ist genug geschrieben worden: Die letzte große Innovation,
TM-Technologie, ist ausgereift und ausgereizt und de facto
wollen immer weniger Kunden noch für 100%-Matches bezahlen.
Dennoch soll die Übersetzungsqualität nicht schlechter, die Bearbeitungszeit
aber sogar noch kürzer werden. Dies stellt den LSP vor ein
Ressourcenproblem.
Das MT-System
trainieren
Ergebnisse
Das Pilot-Projekt
Im Bereich der Trainingsmaterialien (hier: Folien) ist die Situation oftmals
sogar noch schlechter gelagert, da solche In-House-Materialien
mitunter gar nicht in den professionellen Überseztungsworkflow kommen
und somit ein Wildwuchs von Materialien in den verschiedenen
Sprachen entsteht. Der Wunsch des BOSCH Automotive Aftermarket
Departments (AA), Materialien in den verschiedenen Sprachversionen
konsistent zu halten, hat den hier vorgestellten Piloten ermöglicht. Als
Trainingsmaterial standen große Mengen mehrsprachiger Schulungsunterlagen
zur Verfügung, die alle eine ähnliche Struktur aufwiesen
sowie inhaltlich repräsentativ für den Fachkontext waren. Außerdem
mussten die Trainingsunterlagen automatisiert verarbeitbar sein.
Im Rahmen des Piloten wurden als erster Schritt eine Vorverarbeitungskette
und eine MT Engine aufgesetzt und die Übersetzungsqualität
bestimmt.
Das MT-System wurde auf vorhandenen Übersetzungen in den Sprachrichtungen
DE-EN und DE-ES trainiert. Die maschinelle Übersetzung
erfolgte auf Satzbasis, d. h., die Folien in der Ausgangssprache DE wurden
automatisch in Sätze gesplittet und dann re-aligniert, also jeweils
die entsprechenden Sätze einander zugeordnet. Danach wurden doppelte
Sätze entfernt und bestimmte Kategorien wie Zahlen, Referenzen
(z. B. „siehe Tabelle X”) oder Formatierungsinformationen markiert, die
direkt übersetzt werden konnten. Schließlich wurden die Daten per Zufall
in das sogenannte Trainings-, Development- und Testset aufgeteilt.
Erstere Sets werden zum Trainieren und Optimieren der MT Engine
verwendet, letzteres zum Testen.
Die erreichte Übersetzungsqualität hat alle Erwartungen übertroffen.
Gemessen mit dem automatischen BLEU Score ergaben sich hierbei
tekom-Jahrestagung 2012
231

Sprachtechnologie / Language Technology
Werte um 64 %, während bei internationalen Wettbewerben die besten
MT-Systeme lediglich einen Score von rund 35 % erreichen (menschliche
Übersetzer erreichen einen BLEU Score um 70 %). Diese hohe
Qualität ist der technischen Domäne geschuldet, die sich offensichtlich
bestens für MT eignet.
Der geplante
Produktionsablauf
(Workflow)
Aufwand im Vergleich
zu „traditioneller“
Produktion
Wirtschaftliche Betrachtung
Um zu einer Abschätzung der Wirtschaftlichkeit zu gelangen, musste
zunächst ein Workflow definiert werden, der maschinelle und traditionelle
Übersetzung kombiniert (Grafik 1). Der normalerweise gewählte
Ansatz – das Post-Editing von maschinell übersetzten Segmenten – erschien
dabei aus mehreren Gründen als nicht geeignet:
−−
Ausgebildete Übersetzer sind für reines Post-Editing eigentlich überqualifiziert.
−−
Es werden spezielle Werkzeuge/Oberflächen verwendet, die nicht die
technische Reife wie kommerzielle TM-Systeme besitzen und wichtige
Funktionen vermissen lassen, wie z. B. Terminologie-Unterstützung,
Rechtschreib/Grammatik/Format-Kontrollen etc.
−−
Die Bezahlung für Post-Editoren ist i. d. R. unattraktiv.
Dies alles führt im Extremfall dazu, dass diese für die Qualitätssicherung
wichtige Tätigkeit nicht von den besten möglichen Fachkräften
ausgeführt wird. In diesem Piloten wurde daher der Weg gewählt, die
Ergebnisse der MT wie einen Translation-Memory-Match dem Übersetzer
in seiner vertrauten Arbeitsumgebung, dem TM-System, anzubieten.
So kann, wie bei einem sog. „Fuzzy-Match“, das Post-Editing im Rahmen
eines normalen Übersetzungsprojektes vom Übersetzer geleistet
werden.
Eine Voraussetzung für das sinnvolle Funktionieren ist daher, dass zum
einen das MT-System nicht zu 100 % alle Segmente übersetzt, zum anderen
der Übersetzer erkennen kann, aus welcher Quelle ein vermeintlicher
TM-Match kommt: TM oder MT. Das MT-System muss also einen
Schwellenwert berücksichtigen, unterhalb dessen kein Übersetzungsergebnis
abgeliefert wird, und im TM-System müssen Segmente aus
dem MT- entsprechend markiert werden. Die markierten Segmente
können nach dem Übersetzen/Editieren dann dem MT zum fortlaufenden
Training zurückgeliefert werden.
Die technische Realisierung des o. g. Workflows, insbesondere die Anbindung
von MT und TM-System, findet zur Zeit statt. Bis diese automatische
Anbindung in Betrieb genommen werden kann, werden die
Übersetzungsprojekte und -Dokumente noch manuell für die jeweiligen
Systeme vorbereitet und konvertiert.
Da der geplante Workflow als Erweiterung des Standard-Übersetzungsprozesses
gesehen werden kann, lässt sich der Vergleich auch als
zusätzlicher Aufwand darstellen, dem eine Effizienzsteigerung des TM-
Systems gegenübergestellt wird.
Genauere Daten hierzu sowie eine Break-Even-Analyse werden zum
Zeitpunkt des Vortrages zur Verfügung stehen und präsentiert werden.
232
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
Zusammenfassung und Ausblick
Das hier vorgestellte Pilotprojekt hat gezeigt, dass maschinelle Übersetzung
(MT) von Technischer Dokumentation in Form von Trainingsmaterialien
erstaunlich gut funktioniert. Als nächster Schritt soll MT
in den eigentlichen Übersetzungs-Workflow integriert werden, d. h.,
Nicht-100%-Matches werden durch eine MT übersetzt und dem Übersetzer
als Vorschlag – wie die 100%-Matches vom TM – vorgelegt (siehe
auch Grafik 1) und entsprechend bearbeitet. Als letzter Schritt im
Workflow sollen dann alle Übersetzung wieder in Folien transformiert
werden.
Unser Ziel ist es, durch weitere Experimente die wirtschaftlich sinnvollen
Einsatzmöglichkeiten von MT im Übersetzungsprozess systematisch
zu bestimmen.
Grafik 1: Workflow
für Rückfragen:
aljoscha.burchardt@dfki.de
michael.schneider@beo-doc.de
tekom-Jahrestagung 2012
233

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 3
Fachvortrag
Regelbasiertes Schreiben –
sprachübergreifender Ansatz oder
sprachabhängige Regelwerke
Ursula Reuther, Congree Language Technologies GmbH, Karlsbad
Immer häufiger trifft man in Redaktionen, die Technische Dokumentation
erstellen, auf mehr oder weniger verbindliche Regelwerke, die die
sprachliche, zum Teil auch die damit verbundene formale Ausgestaltung
der zu erstellenden Informationen regeln sollen. Diese Regelwerke
firmieren unter verschiedenen Bezeichnungen, wie Style Guide, Redaktionshandbuch,
Redaktionsleitfaden, Schreibregeln etc.
Alle haben sie zum Ziel, sprachliche Vorgaben zu definieren, um die
Erschließung und die Verständlichkeit – und somit auch die Übersetzbarkeit
– der Informationen zu erleichtern. Diese Regelwerke sind oft
unternehmens- oder abteilungsspezifisch, es gibt jedoch auch Regelwerke,
die eher generischen Charakter haben und auf die Technische
Kommunikation allgemein anwendbar sind. Allerdings beziehen sie sich
immer nur auf eine Sprache.
Deutsch
Englisch
Andere Sprachen
Sprachen
So gibt es für das Deutsche eine Vielzahl von Regelwerken, die innerhalb
eines Unternehmens entwickelt wurden und auch nur dort zum
Einsatz kommen. Ein allgemein verfügbares und anleitendes Regelwerk,
um einen redaktionellen Leitfaden zu erstellen, gibt es in Form
der tekom-Leitlinie „Regelbasiertes Schreiben.“ Daneben existieren
auch andere öffentliche Publikationen, die sich des Themas Sprachregelung
annehmen, jedoch eher unter dem Aspekt des „übersetzungsgerechten
Schreibens“. Des Weiteren allgemein verfügbar sind Richtlinien
zu formal-funktionalen Vorgaben (z. B. Funktionsdesign, Information
Mapping), die kombiniert mit sprachlichen Regelungen in der Technischen
Dokumentation Anwendung finden.
Das nach wie vor bekannteste Regelwerk für Englisch im Bereich der
Technischen Dokumentation sind die Spezifikationen des ASD100 STE
für die Branche der Luft- und Raumfahrt. Für die Software-Branche
stehen der MS Style Guide und der IBM Style Guide zur Verfügung.
Aber auch andere Unternehmen wie z. B. Boeing, Caterpillar, Ericsson,
General Motors, Kodak, Nortel und Xerox haben schon in den 90er Jahren
ihre firmenspezifische (Kontrollierte) Sprache definiert. Allgemeiner
gehalten hingegen, und für alle schreibenden Berufe intendiert, ist
das Chicago Manual of Style und der Global English Style Guide, wobei
letzterer in seiner Regelsammlung auch sprachverarbeitenden Systemen
wie Controlled Language Checker und MÜ-Systemen sowie dem
Übersetzungsaspekt allgemein explizit Rechnung trägt.
Für andere Sprachen wie beispielsweise für Französisch, Spanisch etc.
gibt es durchaus Bestrebungen, eine regelbasierte Kontrollierte Sprache
zu entwickeln, aber dies jedoch immer in Anlehnung an die Regeln
des Simplified English (SE). Sowohl für Französisch (GIFAS Français
rationalisé) als auch für Spanisch (STS – Simplified Technical Spanish)
wurden hierfür die SE-Regeln auf ihre Anwendbarkeit in der jeweils
anderen Sprache überprüft und je nach Tauglichkeit übernommen oder
234
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
Aufbau und Zielgruppe
verworfen. Ein weiterer Ansatz, fürs Französische eine Kontrollierte
Sprache zu entwickeln, entstammt dem Bereich der technischen Übersetzung
und versteht sich – ähnlich der tekom-Leitlinie – als praxisorien
tierte Sammlung von so genannten Best-Practice-Regeln.
Jedem dieser Regelwerke liegt eine Klassifikation zugrunde, die dem
Anwender den Zugang erleichtern soll. In deutschen Handbüchern orientiert
sich diese entweder an sprachlich-linguistischen Kriterien und
Phänomenen (z. B. Passiv) oder aber an strukturellen Gegebenheiten
(z. B. Warnhinweise).
In englischsprachigen Werken fällt auf, dass formalen Themen wie
Schreibnormen, Abkürzungen und Interpunktion viel Raum und Gewicht
beigemessen wird und sprachliche Phänomene eher oberflächlich
und wenig granular behandelt werden.
In verfügbaren deutschen Regelwerken wird oftmals detaillierter auf
sprachlicher Ebene und/oder funktionaler Ebene gegliedert. Dies mag
daran liegen, dass durch Normen (z. B. DIN 5008) und andere Standardregelwerke
für Deutsch (z. B. Duden) bereits ein Standard verfügbar
ist, der für bestimmte Themen, wie z. B. Interpunktion, vorausgesetzt
wird.
Übertragbarkeit der Regeln
Wenn man die Methode der Übertragung von Regeln wählt, um Vorgaben
für eine andere Sprache zu definieren, müssen zwei wesentliche
Punkte betrachtet werden.
−−
Welches Regelwerk bzw. welche Sprache wird als Ausgangsbasis herangezogen?
Auf diese Entscheidung hat sowohl der intendierte Anwendungsbereich
als auch der Grad der Sprachverwandtschaft einen
Einfluss.
−−
Sollen „nur“ so genannte Meta-Regeln übertragen werden oder auch
konkrete sprachliche und/oder formale Regelungen?
In der Regel ist die Übertragbarkeit von Meta-Regeln weniger
schwierig, da es sich hierbei um allgemein gültige Regeln, wie z. B.
„Vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten“ handelt. Wohingegen Regeln,
die auf bestimmte sprachliche Phänomene, wie z. B. Gerundium-
Konstruktionen, abzielen, je nach Sprache durchaus unterschiedlich
bewertet werden können.
Bei dieser Methode werden alle Ausgangsregeln auf ihre Anwendbarkeit
für die „neue“ Sprache überprüft und gegebenenfalls übernommen
und eventuell auf Basis von vorliegendem Textmaterial um weitere
Regeln ergänzt.
Die Quote der Regeln, die übertragbar sind, richtet sich stark nach deren
Granularität und danach, ob es sich um Meta-Regeln oder um Phänomen-orientierte
Regeln handelt. Bei letzteren kann das Phänomen
durchaus auch übertragbar sein, jedoch unterscheidet sich die sprachliche
Realisierung.
Generische vs. sprachspezifische Regeln
Gemäß vorgenannten Kriterien lassen sich drei Arten von Regeln
unterscheiden:
tekom-Jahrestagung 2012
235

Sprachtechnologie / Language Technology
Sprachunabhängige
Regeln
Meta-Regeln
Sprachspezifische
Regeln
Allgemein gültige Regeln, die sprachunabhängig gelten können und
auch in Style Guides für unterschiedliche Sprachen zu finden sind, wie
z. B.
−−
Satzlängenbeschränkungen
−−
Ziel der Handlung vor der Handlung selbst nennen
−−
Anzahl der Klammereinschübe pro Satz beschränken
−−
Zahlen immer durch Ziffern darstellen
So genannte Meta-Regeln, die sich auf sprachübergreifende Phänomene
beziehen, deren sprachliche Realisierung aber sprachspezifisch ist.
Dazu zählen z. B. folgende Regeln:
−−
unpersönliche Formulierungen vermeiden
– Mehrdeutigkeiten vermeiden
−−
komplexe Attribute vermeiden
Sprachspezifische Regeln, die ausschließlich für eine Sprache relevant
sind. Beispiele fürs Deutsch sind:
−−
elliptische Kompositakonstruktionen vermeiden (Ein- und Ausbau)
−−
Distanz zwischen Verb und abgetrenntem Präfix minimieren
−−
Substantivform ohne Schwa-Auslaut verwenden (Tür vs. Türe)
Umsetzung in Sprachprüfsoftware
Sofern kein Weltwissen und kein textpragmatisches Wissen vorausgesetzt
wird, können alle Regeln von Sprachprüfwerkzeugen überprüft
werden. Manche Regeln können mit rein statistischen Verfahren überprüft
werden, so dass die Überprüfung auch sprachunabhängig stattfinden
kann. Dies gilt vor allem für die Regeln der ersten Kategorie, bei
denen kein sprachliches Wissen nötig ist.
Der Großteil der Regeln kann jedoch nur mit linguistisch basierten
Programmen überprüft werden, die auf sprachspezifischen Analysekomponenten
basieren. So muss für eine maschinelle Überprüfung der
Vorgaben zumindest pro Sprache ein Prüfprogramm zur Verfügung stehen.
Unterschiedliche Regelausprägungen und -zusammenstellungen,
die unterschiedlichen Anwendungsszenarien geschuldet sind, können
im Einzelnen über eine entsprechende Konfigurationskomponente der
Prüfsoftware verwaltet und gepflegt werden.
für Rückfragen: ureuther@congree.com
236
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 4
Fachvortrag
Komplexität des Lifecycle-Managements
multilingualer Inhalte
Harald Elsen, DELTA International CITS GmbH, Bonn
Dr. Andrew Bredenkamp, Acrolinx GmbH, Berlin
Für jede Lifecycle-Stufe (Bearbeitungsstufe) multilingualer Inhalte
stehen unterstützende Systeme zur Verfügung (Autoren-, TM-Systeme
etc.). Diese Systeme werden meist für ihre jeweiligen Bearbeitungsstufen
optimiert eingesetzt und für den intendierten Einsatz angemessen
gepflegt.
Aber die inhaltlichen Ressourcen verändern sich mit der Zeit, so dass
z. B. Terminologien, Style Guides, CMS-Inhalte und TM-Datenbanken
nicht mehr den aktuellen Vorgaben und sprachlichen Entwicklungen
der aktuellen Inhalte entsprechen.
Betrachtet man eine exemplarische Darstellung der Bearbeitungsstufen
zur Erstellung multilingualer Inhalte und skizziert die in den jeweiligen
Bearbeitungsstufen verwendeten Tools und Ressourcen, dann schafft
man sich einen ersten Überblick über die komplexen Zusammenhänge
der Aufgaben, Tools und Ressourcen (s. Abbildung 1: Exemplarischer
Überblick: Bearbeitungsstufen, Tools und Ressourcen). Man erkennt
schnell, dass jede Veränderung, die die sprachlichen Inhalte betreffen,
weitreichende Auswirkungen auf alle Bearbeitungsstufen mit sich ziehen,
wie z. B.:
−−
Entscheidet das Produktmanagement eine Veränderung des sprachlichen
Stils, dann sind alle sprachlichen Ressourcen betroffen und
müssen angepasst werden. Es stellt sich zudem die Frage, ob vorhandene
Inhalte früherer Produkte angepasst werden müssen, um wiederverwendet
werden zu können.
−−
Stellt die Entwicklung von zyklischen Veröffentlichungen (Release)
auf kontinuierliche Verteilung um, dann müssen für die kleineren
Inhaltsmengen die Prozesse maximal optimiert werden, damit der
Prozessaufwand für die geringen Inhaltmengen nicht zu hoch wird.
Solche Änderungen haben weitreichende Auswirkungen auf Kosten
und Zeitaufwände, die bei der Planung zu berücksichtigen sind. Zudem
nimmt die Prozesskomplexität mit einer steigenden Anzahl von Zielsprachen
zu. Die Erstellung multilingualer Inhalte ist keine sequentielle
und vorwiegend kreative Tätigkeit mehr, sondern sie gleicht immer
mehr einer komplexen und hocheffizienten industriellen Fertigung.
Somit geht es auch nicht mehr nur um das Management und die Optimierung
des zentralen Produktionsprozesses, sondern auch um das
Management und die kreative Optimierung der verwendeten Ressourcen
und Tools, wie z. B.:
−−
Wie hält man die Terminologie für die verschiedenen Tools möglichst
synchron?
−−
Gibt es Tools, die schon ab der Konzeptionsphase eines neuen Produkts
das Sammeln von neuer Terminologie unterstützen?
−−
Warum wird das Autorensystem nicht in der zielsprachigen Qualitätssicherung
oder zur Pflege von Translation-Memory-Datenbanken
(Memory Pollution) eingesetzt?
tekom-Jahrestagung 2012
237

Sprachtechnologie / Language Technology
Abb. 1: Exemplarischer Überblick: Bearbeitungstufen, Tools und
Ressourcen
238
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
−−
Gibt es Qualitätsprüfungssysteme, die vielleicht die schlechten maschinell
vor-übersetzten Segmente herausfiltern können, damit dem
Übersetzer nur qualitativ gute maschinell vor-übersetzte Segmente
als Übersetzungsvorschlag angeboten werden?
−−
Fließen Erkenntnisse aus späten Bearbeitungsstufen in frühere Bearbeitungsstufen
zurück, um so möglichst früh negative Einflüsse auf
die Prozesskette zu vermeiden?
In dem Vortrag werden Beispiele aus 20 Jahren Erfahrung aus Forschung
und Praxis gezeigt und diskutiert, in denen z. B. die Bearbeitungsstufen
nicht optimal aufeinander abgestimmt waren oder
aufgrund fehlender Ressourcenpflege unnötige Aufwände betrieben
wurden.
Aber es werden auch Anregungen gegeben, wie mit vorhandenen
Sprachtechnologien nicht nur am „Produkt“ gearbeitet werden kann,
sondern auch die verwendeten Ressourcen aus anderen Bearbeitungsstufen
effizient und kreativ gepflegt sowie erweitert werden können.
Rückfragen an ...
Harald Elsen, harald.elsen@dicits.com
Dr. Andrew Bredenkamp, andrew.bredenkamp@acrolinx.com
tekom-Jahrestagung 2012
239

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 5
Fachvortrag
Informationssicherheit in
Übersetzungsprozessen
Stefan Kreckwitz, Across Systems GmbH, Karlsbad
Informationen sind Werte
Informationen stellen echte Werte dar. Ihr Besitz kann uns einen Wettbewerbsvorteil
verschaffen oder die Kenntnis kann uns vor Schaden
bewahren. In Übersetzungsprozessen werden nicht selten sehr wertvolle
Werte wie neue Produktideen, anzumeldende Patente oder Handbücher
für Messeneuheiten verarbeitet. Jeder, der derartige Dokumente
weitergibt oder zur Übersetzung zur Verfügung gestellt bekommt, hat
eine nicht zu unterschätzende Verantwortung.
Informationssicherheit allgemein
ISO/IEC 20000 ist eine international anerkannte Norm zum IT-Service-
Management. In Teil 2 dieser Norm wird Informationssicherheit wie
folgt definiert:
„Informationssicherheit ist das Ergebnis eines Systems von Strategien
und Verfahren zur Identifizierung, Kontrolle und zum Schutz von Informationen
und Geräten, die im Zusammenhang mit ihrer Speicherung,
Übermittlung und Verarbeitung genutzt werden.“
Auf Basis dieser Definition können drei Grundwerte der Informationssicherheit
abgeleitet werden:
−−
Verfügbarkeit: Hardware, Software, Daten
−−
Integrität: Nicht autorisierte Änderungen verhindern oder erkennen
−−
Vertraulichkeit: Sensitive Daten vor unerwünschtem Zugriff schützen
Das Ziel der Informationssicherheit ist es, die Grundwerte vor Bedrohungen
zu schützen. Im Groben kann man hier fünf verschiedene Arten
der Bedrohung unterscheiden:
−−
Höhere Gewalt: Feuer, Wasserschaden, Blitzschlag, …
−−
Organisatorische Mängel: Fehlende Verantwortlichkeiten, mangelnde
Zutrittskontrolle, …
−−
Menschliche Fehlhandlungen: Benutzerfehler, Verwechslung von
Daten, …
−−
Technisches Versagen: Stromausfall, Festplattenfehler, …
−−
Vorsätzliche Handlungen: Diebstahl, Manipulation, Computer Viren,
…
Übersetzungsprozesse
Übersetzungsprozesse sind heutzutage hochgradig verteilt. Selbst für
die Übersetzung eines einzelnen Dokuments in mehrere Sprachen werden
verschiedene Personen oder Firmen eingebunden:
−−
Mitarbeiter vor Ort
−−
Landesgesellschaften
−−
Freie Mitarbeiter
−−
Dienstleister
Nicht selten ergibt sich mit oder ohne Wissen des Auftraggebers eine
Kette von Dienstleistern und freien Mitarbeitern, die die Aufträge
240
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
entweder nur weiterreichen oder partiell bearbeiten. Die Projektbeteiligten
arbeiten über die ganze Welt verteilt und in aller Regeln mit einer
unterschiedlichen Infrastruktur.
Informationssicherheit heißt somit für den Auftraggeber, nicht nur
innerhalb seines Einflussbereichs entsprechende Risiken zu identifizieren
und Maßnahmen zu ergreifen. Es muss vielmehr berücksichtigt
werden, wie bei jedem einzelnen Prozessbeteiligten, bei den Übergängen
zwischen den Prozessbeteiligten und im Gesamtprozess Informationssicherheit
gewährleistet wird.
Verfügbarkeit in Übersetzungsprozessen
Um die Verfügbarkeit zu gewährleisten oder zu erhöhen, kommen vor
allem allgemeine Maßnahmen der Informationstechnologie zum Tragen.
Stichworte sind hier: Regelmäßige Datensicherung, Wiederherstellungspläne,
Virenschutz, Monitoring kritischer Systeme, Blitzschutz, …
In Szenarien, in denen wichtige Inhalte extern übersetzt werden, ist es
empfehlenswert, dass der Auftraggeber seinem Dienstleister Vorgaben
macht oder auf einen zentralen Ansatz setzt.
Integrität in Übersetzungsprozessen
Integrität sicherzustellen heißt vor allem, nicht autorisierte Änderungen
zu verhindern oder zumindest zu erkennen. Der Schutz der Integrität
beginnt mit dem Schutz durch Passwörter, sollte aber nicht darauf beschränkt
werden. Oftmals sind es Fehlbedienungen autorisierter Benutzer,
die ein Risiko für die Integrität darstellen. Hier sind zum einen
die Hersteller der verwendeten Programme gefordert, Fehlbedienungen
durch entsprechende Bedienbarkeit und Prüfmechanismen zu vermeiden.
Andererseits sind aber auch die Benutzer gefordert, sich mit
den Werkzeugen auseinanderzusetzen und regelmäßig Schulungen zu
besuchen.
Im Kontext von Integrität spielt des Weiteren Nachvollziehbarkeit eine
wichtige Rolle. Wurde eine unerwünschte Änderung bemerkt, ist es
wichtig festzustellen, wer diese Änderung durchgeführt hat und wann
sie gespeichert wurde. In verteilten und heterogenen Umgebungen mit
vielen externen Akteuren ist dies in manchen Fällen unmöglich, wenn
nicht entsprechende Vorkehrungen getroffen wurden. Wenn Nachvollziehbarkeit
für ein Unternehmen eine wichtige Rolle spielt, sollte das
System, das den Übersetzungsprozess steuert, die Nachvollziehbarkeit
sicherstellen und es ermöglichen, jede Änderung einem namentlich
bekannten Benutzer zuzuordnen.
Vertraulichkeit in Übersetzungsprozessen
Unter den oben beschriebenen Rahmenbedingungen von Übersetzungsprozessen
ist es eine große Herausforderung, Vertraulichkeit zu
wahren. Organisatorische Maßnahmen sind hier definitiv nicht ausreichend.
Vertraulichkeit muss durch Prozesse und Werkzeuge gewahrt
werden. Nur so lässt sich Missbrauch ausschließen.
Je offener und heterogener ein Prozess ist, desto mehr Risiken ergeben
sich durch die Anzahl der verschiedenen Umgebungen und die
Übergänge zwischen den Prozessbeteiligten. Im Vorteil sind hier geschlossene
Systeme, denn nur sie können für alle Prozessbeteiligten die
tekom-Jahrestagung 2012
241

Sprachtechnologie / Language Technology
Zugriffsrechte steuern und somit verhindern, dass Daten unkontrolliert
gespeichert oder weitergegeben werden. Darüber hinaus können derartige
Systeme die Verschlüsselung von Daten zwischen Prozessbeteiligten
erzwingen und somit ein unerwünschtes Mitlesen der Daten
verhindern.
Wenn sensible Daten für die Übersetzung das eigene Haus verlassen
müssen, sollte sichergestellt sein, dass die Daten nach Bearbeitung
durch den externen Übersetzer nicht auf dessen Rechner
verbleiben. Dies gilt sowohl für Translation Memorys als auch für
Terminologielisten.
Zusammenfassung
Informationssicherheit wird bei Übersetzungsprozessen nicht ausreichend
Beachtung geschenkt. Selbst in hochsensiblen Bereichen wie der
Pharmaindustrie und der Finanzwirtschaft werden vertrauliche Inhalte
oft in offenen Dokumentenformaten und in unkontrollierbaren Prozessen
an eine Vielzahl von Übersetzern herausgegeben. Während einerseits
Werksbesucher einer intensiven Sicherheitskontrolle unterzogen
werden, werden andererseits hochsensible Inhalte in offenen Textdokumenten
oder in offenen Excel-Dateien per E-Mail an Übersetzungsdienstleister
versendet, die ihrerseits – vom Auftraggeber unkontrollierbar
– an freiberufliche Übersetzer subdelegieren. Die in der Praxis
gelebten Prozesse setzen wertvolle Informationen Risiken aus, die über
personelle, organisatorische oder technische Maßnahmen minimiert
werden können. Die dringliche Empfehlung des Autors ist es, sich mit
dem Thema zu befassen und ein Bewusstsein für die Risiken im aktuellen
Prozess zu gewinnen.
für Rückfragen: skreckwitz@across.net
242
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 6
Fachvortrag
Mehrwerte ohne mehr Worte:
Terminologie im synergetischen
Kontext von Maschine und Mensch
Horst Liebscher, text + form, Berlin
Vorab
Eine firmenspezifische Terminologie prägt das kulturelle Antlitz eines
Unternehmens. Früher war ihre Erstellung vor allem teuer. Heute ist sie
in einer Fülle von Kontexten verankert.
Aber gerade dieser Umstand macht die Sache besonders kompliziert.
Denn Inhalte gleicher Intention in verschiedenen Systemen geraten
leicht zu konkurrierenden Datenbeständen. Genau das gilt für Terminologiebestände
oder Daten, die strikten terminologischen Vorgaben
folgend aufgebaut sind oder das sein sollten.
Im Folgenden werden drei neue Begriffe eingeführt und es wird beschrieben
[und im Fachvortrag selbst wird direkt gezeigt], wie man mit
den Komponenten aus der Welt von Autorenunterstützung und Maschineller
Übersetzung
−−
den Konfliktgrad eines Terminologiebestandes ermittelt,
−−
den Repräsentanzgrad gezielt erweitert
−−
und den Terminologiebedarf bestimmt.
Dabei wird zwischen den verschiedenen Anwendungsfällen vermittelt,
um maximale Synergien zu erschließen.
„Aufgelöste“
Terminologie
Aktiv, ungenutzt,
vermisst
Die Terminologie und ihre Abbilder
Ob eine Firmenterminologie per Deklaration existiert oder nicht – in
den verschiedensten Datenbeständen werden Termini verwendet, die
in ihrer Gesamtheit jener Begriffsschatz sind, der das firmenspezifische
Etwas eines Unternehmens ausmacht.
Unabhängig von selbsterstellten Excel- oder Wordlisten, Access- und
anderen Datenbanken oder auch unter Tastaturen festgeklebten Notizzetteln
befinden sich diese Benennungen „quasi aufgelöst“ in den
vielfältigsten Presales- und After-Sales-Dokumentationen, Content-
Management-Systemen, direkt in der Software, im ERP-System und
noch hier und noch da und noch dort – aber auch in den Beständen der
jemals involvierten Translation-Management-Systeme.
Dieser Benennungsschatz ist „sowieso vorhanden“. Er muss nur noch
gehoben und zu einem Begriffsschatz erhoben werden.
Wenn eine solche Datenlage gegeben ist – und auch wenn es sich bereits
um eine begrifflich organisierte Terminologie handelt –, sollte man
sich irgendwann die Frage stellen: Was ist die denn wert?
Welche Terme werden tatsächlich aktiv genutzt, welche werden vermisst,
welche klingen interessant und nützlich – werden in der Praxis
aber gar nicht verwendet?
Wir zeigen nun anhand konkreter Beispiele, wie man eine solche Klassifizierung
vornehmen kann.
tekom-Jahrestagung 2012
243

Sprachtechnologie / Language Technology
Zwei sinnvolle
Begrifflichkeiten
Der Terminologiebedarf
einer Textmenge
Der
Repräsentationsgrad
einer Terminologie
Im Folgenreich
Heikle Entscheidungen
Um den Wert eines Terminologiebestandes beziffern zu können, führen
wir zwei Begriffe ein – den Begriff des Terminologiebedarfs einer Textmenge
und den Begriff des Repräsentationsgrades einer Terminologie.
Beide Parameter beschreiben das Verhältnis von Terminologie und
Inhalt: einen Terminologiebestand aus Sicht einer betrachteten Textmenge
bzw. eine Textmenge aus Sicht eines in Beziehung gesetzten
Terminologiebestandes.
„Der Terminologiebedarf einer Textmenge ist die Differenz aus der Anzahl
der darin enthaltenen sinnvollen Termkandidaten und der Anzahl
aktiver Terme in einem Terminologiebestand.“
Das klingt ganz einfach. Aber die notwendigen Werte muss man praktisch
erst einmal ermitteln.
„Der Repräsentationsgrad einer Terminologie ist das numerische Verhältnis
aus der Anzahl der darin enthaltenen aktiven Terme und der
Anzahl sinnvoller Termkandidaten, jeweils aus Sicht einer betrachteten
Textmenge.“
Wenn alle potenziellen Terme in einer Textmenge tatsächlich auch
schon aktive Mitglieder in der verwendeten Terminologie sind, ist der
Repräsentationsgrad 100 %. Wenn dagegen kein ermittelter Termkandidat
im aufgebauten Terminologiebestand vorhanden ist – unabhängig
davon, wie groß der inzwischen geraten ist –, ist das Verhältnis 0 %.
Auch das klingt simpel, ist aber folgenreich.
Was nützt einem die größte Terminologie, wenn sie nicht die Bedürfnisse
der betrachteten Inhalte trifft? Und wenn es hier ein Missverhältnis
gibt – was folgt daraus?
Ist dann die Terminologie – erwachsen aus verschiedenen Teilbeständen,
deren Vorgeschichte ohnehin „schon immer ganz mysteriös“ schien
– kaum etwas wert, oder schreiben die Autoren „falsch“ bzw. ungenau?
Eine solche Situation ist nicht frei erfunden. Nicht alle Anwender können
sich sicher sein, dass der enorme Aufwand, den sie in die Erstellung
des Terminologiebestandes gesteckt haben, tatsächlich eine effektive
Investition war bzw. ist. Vor allem jene, die verschiedene Datenbestände
zusammenführen mussten, ahnen oft kaum, wie die zusammengeführte
Datenmenge nun ihre terminologischen Grundbedürfnisse
widerspiegelt.
Das zu wissen, ist aber wichtig für die konkrete Ausgestaltung des Prozesses
der Erstellung und Lokalisierung von Terminologie.
Ein hoher Terminologiebedarf kann bedeuten, dass man sich aus pragmatischer
Sicht zunächst auf einzelne Inhaltsarten fokussiert und nicht
versucht, einen repräsentativen Gesamtbestand aufzubauen.
Ein niedriger Repräsentationsgrad kann es sinnvoll erscheinen lassen,
dass man aus pragmatischer Sicht zunächst den aktuellen Terminologiebestand
außer Acht lässt.
Eine solche Entscheidung muss immer auch mit Rücksicht darauf getroffen
werden, welche Folgen etwaige Änderungen haben werden:
Auch inkonsistente Datenbestände können nicht ohne Weiteres harmonisiert
werden, wenn es sich um aktive Begriffe in sensiblen Bereichen
(im ERP-System / aktive, haftungsrelevante Dokumente) handelt.
244
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
Die unterschiedlichen
Blickwinkel
verschiedener
Werkzeuge
Das Konfliktpotenzial
serieller Einzelbestände
Methodik zur Ermittlung
des Konfliktpotenzials
Konsolidierung von
Teilbeständen zu einem
Gesamtbestand
Hier müssen Inkonsistenzen unter Umständen temporär hingenommen
werden. Das wiederum sollte bei der Ausgestaltung der Struktur des
Terminologiebestandes bedacht werden.
Das Heben des Terminologieschatzes ist in der Regel eine mühselige
Angelegenheit, wenn man versucht, die robusten Werkzeuge aus der
Welt der Translation-Memory-Systeme oder andere, ähnlich gestrickte
Komponenten zu verwenden, die mit Linguistik nicht viel am Hut
haben.
Effiziente Terminologieprozesse können tatsächlich nur mit linguistischen
Werkzeugen abgebildet werden, mit deren Hilfe zum Beispiel die
Grundformen in der Terminologiedatenbank recht verlässlich mit den
oft flektierten Formen in einem Text abgeglichen werden können.
Auf diese Weise können auch der Repräsentationsgrad einer Terminologie
und der Terminologiebedarf einer Textmenge sinnvoll ermittelt
werden.
Wir zeigen das im Fachvortrag an konkreten Beispielen in einer exemplarisch
gestalteten Arbeitsumgebung.
Ein Eintrag und seine Konkurrenten
Wie kommt man zu einem notwendigen, harmonisierten Gesamtbestand,
wenn Terminologie bislang separat, an verschiedenen Orten
entstand?
Es kann interessant sein zu wissen, welche potenziellen Konflikte in
einem zusammengeführten Terminologiebestand oder zwischen verschiedenen
betrachteten Einzelbeständen vorliegen.
Die Kenntnis der Anzahl möglicher Konflikte kann dabei helfen, den
Aufwand für die Herstellung einer konsolidierten Gesamtterminologie
zu beziffern.
Wir zeigen in unserer exemplarischen Arbeitsumgebung, nach welcher
Methodik Konfliktmatrizen berechnet werden können, die einerseits
ein Bild von der Diffusität eines Terminologiebestandes zeichnen und
die andererseits auch als Brille genutzt werden können, um potenzielle
Konflikte aufzulösen oder Benennungen innerhalb eines Konzepts als
sinnvolle Synonyme zu bestimmen.
Um jedoch eine effiziente Vorgehensweise festzulegen, sollten zunächst
der Repräsentationsgrad der einzelnen Bestände für besonders relevante
Textmengen und zweitens der Terminologiebedarf dieser Textmengen
bezogen auf den jeweiligen Terminologie-Teilbestand ermittelt
werden.
Bei einer solchen Vorgehensweise kann oft schon die Spreu vom Weizen
getrennt und ermittelt werden, für welche Datenbestände man welche
Mühe sinnvoll aufwenden sollte.
Und das macht man dann.
tekom-Jahrestagung 2012
245

Sprachtechnologie / Language Technology
Die heilige Dreifaltigkeit
der Terminologie
Sehnsucht nach
Synergie …
… und linguistische
Intelligenz
Mehrwerte ohne mehr Worte
Klassischerweise spielt Terminologie in drei zentralen Anwendungsfeldern
eine tragende Rolle:
−−
Terminologie im Kontext der Autorenunterstützung
−−
Terminologie im Übersetzungsprozess
−−
Terminologie im Kontext maschineller Übersetzung
Zudem sollte man auch alle weiteren denkbaren Nutzungsmöglichkeiten
bedenken, wie die ganz profane Veröffentlichung im Web, das Ausspielen
von spezifisch strukturierten Extrakten für spezielle Anwendungsfälle
etc.
In den unterschiedlichen Arbeitsprozessen folgen aus unterschiedlichen
Funktionalitäten und Konzepten der unterstützenden Systeme
differierende Anforderungen an terminologische Strukturen.
Es ist schon allein mit Blick auf limitierte Ressourcen im Sinne von
Zeit- und Geldbudgets sinnvoll, sich im beschriebenen Anwendungsdreieck
zentral zu bewegen, dabei redundante Tätigkeiten möglichst
zu vermeiden, stattdessen die tangierten Komponenten sinnvoll zu
verdrahten.
An Werkzeugen zur Verfügung stehen die linguistisch arbeitenden
Komponenten aus der Welt der Textanalyse und Autorenunterstützung
sowie regelbasierte Systeme aus der Welt der Maschinellen
Übersetzung.
Wir zeigen in unserer exemplarischen Arbeitsumgebung, wie diese
Systeme in unsere Analyse- und Konsolidierungsprozesse eingebunden
werden können.
Welcher praktische, synergetische Nutzen dabei erschlossen werden
kann, ist sicher von Fall zu Fall verschieden. Dass aber die beschriebene
Herangehensweise von fundamentalem Nutzen sein kann – das ist allen
Szenarien gleich.
für Rückfragen: horst_liebscher@textform.com
246
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 7
Fachvortrag
Problemstellung
TMs werden
immer größer
Reif für die Prüfung? – Linguistische Verfahren
zur Kontrolle von Translation Memorys
Prof. Dr. Christoph Rösener, Institut der Gesellschaft zur Förderung der Angewandten
Informationsforschung (IAI), Saarbrücken / Studiengang Internationale
Fachkommunikation (IFK), Fachhochschule Flensburg
Immer mehr Firmen sind zunehmend mit dem Problem konfrontiert,
dass ihre mittlerweile über Jahre hinweg angewachsenen Übersetzungsspeicher
zwar eine Vielzahl von wertvollen Übersetzungseinheiten
enthalten, in gleichem Maße jedoch auch unbrauchbare bzw. fehlerhafte
Segmente. Der Beitrag versucht, Möglichkeiten aufzuzeigen, wie
mit Hilfe von linguistisch intelligenten Verfahren existierende Translation
Memorys überprüft und von unbrauchbaren und fehlerhaften
Übersetzungseinheiten „gereinigt“ werden können.
Ausgangssituation
Translation Memory Systeme sind aus dem Arbeitsalltag von Übersetzern,
sei es im freiberuflichen Kontext oder in Übersetzungsagenturen,
nicht mehr wegzudenken. Der Einsatz hat sich, nicht nur in großen
Unternehmen, als sehr sinnvoll und effizient erwiesen. Da jedoch einige
der Nutzer von Translation-Memory-Systemen diese mittlerweile
schon über einen längeren Zeitraum einsetzen, treten nun interessante
Phänomene auf, die zu Beginn der Nutzung nicht offensichtlich waren:
die wachsende Größe der Translation Memorys und die teilweise immer
schlechter werdende Qualität derselben.
Aktuelle Zahlen zeigen, dass die von Übersetzern genutzten Translation
Memorys (TMs) in ihrer Größe stetig wachsen. Dies belegen beispielsweise
Größenangaben der Fa. SDL Trados, die diese auf Anfrage
übermittelte [1]. Demnach kann man zwar schwer eine durchschnittliche
Größe von TMs bestimmen, da diese je nach Kunde – Freiberufler,
Übersetzungsagentur, Unternehmen – bzw. der Art der TM-Organisation
(Produktbereiche, Marketing, Fachgebiete etc.) sehr stark variieren
kann. Nichtsdestotrotz gibt die Firma aber folgende Näherungswerte für
die durchschnittliche Größe von TMs an:
−−
Freiberufler – ca. 20.000 bis 50.000 Übersetzungseinheiten
−−
Übersetzungsagenturen – ca. 80.000 bis 100.000 Übersetzungseinheiten
−−
Unternehmenskunden – ca. 50.000 bis 250.000 Übersetzungseinheiten
Die Bandbreite insbesondere bei den Unternehmenskunden erklärt
sich dadurch, dass jeweils zu unterscheiden ist, wie viele Sprachpaare
und welche Themenbereiche mit dem TM abgedeckt werden. U. U. können
dadurch die TMs teilweise enorme Größen erreichen. Als größter
Umfang eines Kunden-TMs wurden in der Anfrage 3,5 Millionen Übersetzungseinheiten
(Nur-Lese-Zugriff) bzw. 1,5 Millionen Übersetzungseinheiten
(Lese- und Schreibzugriff) genannt.
Zugleich lässt die Qualität solcher Translation Memorys oft über die
Jahre nach. Die Gründe hierfür sind mannigfaltig. An dieser Stelle seien
nur beispielhaft fehlende anfängliche Qualitätskontrollen, System- und
Formatänderungen, Zusammenführung von Beständen etc. genannt.
tekom-Jahrestagung 2012
247

Sprachtechnologie / Language Technology
Manuelle Wartung/
Pflege großer TMs
Automatische Prüfungen
an der Textoberfläche
Linguistisch intelligente
Softwarewerkzeuge
Auf diesem Hintergrund ist klar, dass die Bearbeitung bzw. Pflege solcher
Translation Memorys – insbesondere im Hinblick auf die Qualität
– nur noch bedingt manuell erfolgen kann. Folglich stehen viele TM-
Nutzer nun vor dem gravierenden Problem, die mittlerweile im Umfang
sehr groß gewordenen TMs „reinigen“ zu müssen, dies aber am besten
ausschließlich maschinell und nur eingeschränkt manuell geschehen
kann.
Fehleranalyse
Die Struktur der Fehler, die in einem großen Translation Memory vorkommen
können, ist sehr heterogen. Neben häufigen Fehlern auf der
formalen Ebene können dies Fehler auf der sprachlichen, inhaltlichen
bzw. auch logischen Ebene sein. Eine Vielzahl der vorkommenden falschen
bzw. fehlerhaften Übersetzungseinheiten/Segmente können
schon mit existierenden Softwarefunktionen der einzelnen Translation-
Memory-Systeme bzw. mit speziell für diese Aufgabe programmierten
Software-Skripten automatisch bereinigt werden. Dies erfolgt zunächst
rein statistisch auf der Basis schlichter String- bzw. Attributvergleiche.
Viele Translation-Memory-Systeme haben schon einige dieser sehr
nützlichen Prüfungen eingebaut. Darüber hinaus bieten ausgesuchte
Übersetzungsdienstleister skriptbasierte TM-Optimierungen an [2]. Die
Bandbreite dieser Prüfungen reicht von der Validierung von Formaten
(TXT, RTF, XML usw.), der Überprüfung von ID-Konsistenz über den
Vergleich von Ausgangs- und Zieltext im Hinblick auf fehlende Übersetzungen,
Zahlenformate etc. bis hin zur automatischen Zusammenführung
von Satzfragmenten bzw. der Filterung von Doubletten und
Varianten.
Alle diese Prüfungen berücksichtigen jedoch ausschließlich die Textoberfläche.
Und indem sie keine Korrekturen in der Quellsprache vornehmen,
setzen sie alle indirekt voraus, dass der Kunde sich an seine
eigenen Vorgaben (Rechtschreibung, Grammatik, spezielle Styleguides
etc.) hält. Die Erfahrung zeigt dagegen, dass in vielen Fällen auch auf
der Seite der Quellsprache verschiedene falsche bzw. fehlerhafte Segmente
im Translation Memory vorkommen können. Diese sind mit einer
automatischen Prüfung an der Textoberfläche nicht mehr zu erfassen.
Mit Hilfe von bereits auf dem Markt vorhandener linguistisch intelligenter
Software ist dies jedoch möglich.
An erster Stelle ist hier der Einsatz von existierenden Rechtschreibund
Grammatikprüfprogrammen sowohl auf quell- als auch zielsprachlicher
Seite möglich. Damit können – über die statistischen Prüfungen
hinaus – weitere falsche bzw. fehlerhafte Übersetzungseinheiten/
Segmente problemlos automatisch entfernt werden, falls solche Prüfungen
nicht schon beim Befüllen des TMs durchgeführt wurden. Ein
weiterer Schritt ist – eine zweisprachige Terminologie vorausgesetzt –
die Evaluierung des TMs anhand dieser Terminologie, d. h. ein Filtern
der Segmente im Hinblick auf die verwendete Terminologie in jeweils
Quell- und Zielsprache. Auch dieser Prozess-Schritt kann automatisch
durchgeführt werden. An dieser Stelle kann die zweisprachige Terminologie
darüber hinaus sehr gut genutzt werden, um eine Variantenreduktion
der Segmente auf der zielsprachlichen Seite durchzuführen.
Dazu werden zielsprachliche Segmente im Vergleich mit quellsprachlichen
daraufhin untersucht, inwieweit die vorgegebene Terminologie
in der Übersetzung verwendet wurde. Dieser Schritt kann – unter
248
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
Berücksichtigung bestimmter Vorgaben und bei entsprechender Qualität
der zweisprachigen Terminologie – ebenfalls automatisch erfolgen.
Linguistische
intelligente
Ähnlichkeitsberechnung
Linguistisch intelligente Verfahren zur Variantenerkennung
Trotz der o. g. fortgeschrittenen linguistischen Verfahren bleibt ein kleiner
Restbestand von Segmenten/Übersetzungseinheiten, die auf formaler
bzw. sprachlicher Ebene völlig korrekt und inhaltlich sehr ähnlich
sind. Sie stellen somit mehrere Varianten eines bestimmten sprachlichen
Ausdrucks dar. Dabei handelt es sich vordergründig zunächst nicht
um fehlerhafte Segmente. Aber innerhalb der Technischen Dokumentation,
bei der besonders die Konsistenz von Terminologie und Stil im
Vordergrund steht, sind auch solche Varianten eher unerwünscht.
An dieser Stelle kommt nun ein weiteres linguistisch intelligentes Verfahren
zum Einsatz, das die o. g. Segmente identifizieren und anschließend
einer manuellen Kontrolle zuführen kann. Dazu werden zunächst
alle quellsprachlichen Segmente des TMs einer linguistischen Analyse
unterzogen. Dabei ist es möglich, Kundenspezifika wie z. B. spezielle
Terminologie, eigene Benutzerwörterbücher etc., bei der Analyse zu
berücksichtigen. Diese zusätzlich gewonnene Information wird im Anschluss
zusammen mit den Übersetzungseinheiten/Segmenten hinterlegt.
Im nächsten Arbeitsschritt werden diese Informationen benutzt,
um eine Ähnlichkeitsberechnung zwischen den einzelnen Segmenten
durchzuführen. Anschließend erfolgt mit Hilfe von bestimmten Parametern
eine Gewichtung der Ergebnisse, so dass schließlich „ähn liche“
Segmente zusammen ausgegeben werden können.
„Sofort eine Vertragswerkstatt kontaktieren.“
„Vertragswerkstatt kontaktieren.“
„Möglichst bald eine Vertragswerkstatt kontaktieren.“
„Umgehend eine Vertragswerkstatt kontaktieren.“
„Schnellstmöglich eine Vertragswerkstatt kontaktieren.“
„Bei nächster Gelegenheit eine Vertragswerkstatt kontaktieren.“
„Kontaktieren Sie sofort eine Vertragswerkstatt.“
„Eine Vertragswerkstatt aufsuchen.“
„Wenden Sie sich an eine Vertragswerkstatt.“
Tabelle 1: Automatisch herausgefilterte „ähnliche“ Segmente
Manuelle Bearbeitung
automatisch
ermittelter Varianten
Die Beispiele aus Tabelle 1 zeigen, welche „ähnlichen“ Übersetzungseinheiten/Segmente
aus einem Translation Memory mit Hilfe von
linguistisch intelligenten Verfahren extrahiert werden können. Dabei
ist zu beachten, dass die Extraktion dieser Varianten durchaus automatisch
erfolgen kann. Die schlussendliche Bearbeitung jedoch, also die
Entscheidung für eine bzw. das Löschen von Varianten muss allerdings
manuell durchgeführt werden.
Fazit
Dem Problem der ständig wachsenden TMs und – damit einhergehend –
der zum Teil immer schlechter werdenden Qualität dieser kann mit verschiedenen
Methoden und Verfahren begegnet werden. Neben statistischen
skriptbasierten Verfahren können dabei linguistisch intelligente
tekom-Jahrestagung 2012
249

Sprachtechnologie / Language Technology
Verfahren zum Einsatz kommen. Diese Verfahren extrahieren gezielt
ähnliche Segmente/Übersetzungseinheiten und ermöglichen dadurch
eine Pflege/Wartung auch von großen Translation Memorys über die
formale Ebene hinaus.
Verweise
[1] Anfrage des Autors an die Fa. SDL-Trados vom 28.08.2012
[2] Wedde, Thomas (2012): Tanz der Doubletten. Skriptbasierte TM-Optimierung.
Vortrag im Rahmen der 64. Sitzung des Transforum, Bundessprachenamt,
Hürth.
für Rückfragen: c.roesener@iai.uni-sb.de bzw. roesener@fh-flensburg.de
250
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 8
Presentation
Globalization Business Intelligence
Analysis and Reporting Systems
Richard Sikes and Melissa Biggs, Gatineau, Canada
Historical Development of Business Intelligence
Although the first published reference to “business intelligence” appeared
in an article by IBM researcher Peter Luhn in 1958, the more
commonly used term throughout the 1960s and 1970s was “decision
support systems.” What we think of today as business intelligence systems
really began to evolve from data warehousing and executive information
systems during the 1980s. In 1989, Howard Dresner, who later
became a Gartner Group analyst, proposed “business intelligence” as an
umbrella term to describe “concepts and methods to improve decision
making by using fact-based support systems.” As personal computers
began gaining processing power during the 1990s, and supported by the
evolution of the Internet as a data carrier medium, business intelligence
systems proliferated. Improvements in data organization and storage
methods, as well as structured query languages that could pinpoint data
in databases and quickly extract it for presentation, further aided the
adoption of business intelligence as a cornerstone of business strategy
and tactical planning.
The following graphic shows a timeline of the emergence of BI from decision
support systems. The triangles indicate milestones in the rise and
fall of one company that was a market leader throughout this period.
Business Intelligence (“BI”) should not be confused with “competitive
intelligence,” (“CI”) per se. Whereas both serve the purpose of supporting
the decision-making process at the executive level within organizations,
CI has more of a topical focus on what actions competitors are
adopting, BI uses query technologies to mine primarily internal data for
significant trends or to map internal trends against exogenous ones.
In his book “Climbing the Ladder of Business Intelligence”, the author,
James Cates, uses a ladder model to illustrate the degrees of sophistication
of BI. These steps are presented in the book as a framework in
ascending order of importance:
tekom-Jahrestagung 2012
251

Sprachtechnologie / Language Technology
1 Facts No timely retrieval; Disorganized data
2 Data Retrievable organized data
3 Information Information views targeted by role;
Operational collaboration
4 Knowledge Reusable information views
5 Understanding Business modeling; Brainstorming strategic collaboration
6 Enabled Intuition Break-through visionary thinking
As companies evolve through the steps in Cates’ ladder towards the
goal of enabled intuition, usage of BI systems must permeate throughout
the organization. This applies to both the service provider and the
client sides of the globalization and localization industries. To this end,
state-of-the-art TMS systems are being enhanced through addition of
increasingly powerful reporting functionality.
Focus and Uses of Business Intelligence in Globalization
Although analysis and visualization of past and current data can provide
valuable information, the real importance of BI lies in the ability of
users to leverage that information into insightful decisions. Increased
capacity for BI systems to provide easily configurable and repeatable
visualizations of data that may be drawn from diverse and intrinsically
unrelated repositories greatly expands the capability for users and
decision-makers to infer relationships between, for example, business
actions and target customer reactions. This is naturally of great value to
organizations that aspire to extend their reach to geographically farflung
regions through globalization-centric activities. Tracking localization
spend by content type against geolocated hits to Web site pages,
for example, could be a significant indicator of the cost-effectiveness of
translation initiatives.
A predominant attribute of contemporary BI applications is the ability
to present data in dashboard format. The following example demonstrates
the power of a visualized combination of diverse information:
252
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
Data Cubes
A valuable way to conceptualize the gathering of data for BI is the data
cube model. A data cube, also known as an OLAP (Online Analytical
Processing) cube, is an extension into three or more dimensions of the
type of two-dimensional, row and column data captured in spreadsheets,
whereby the third dimension represents an additional variable.
For example, a spreadsheet might capture products sold in rows, and the
locales in which they were sold in columns. Extending this data into a
third dimension would be like stacking the spreadsheet for this year on
top of that from last year, and these two on top of the spreadsheet from
the year before last, and so on.
Applied to the context of the language industry, one may envision a
cube made up of many individual cubes, each of which represents the
intersection of the three dimensions. For simplicity’s sake, the cube in
following example is 3x3x3, but this does not have to be the case. The
top horizontal layers in the cube represent the languages into which
translations were done. The vertical front-to-back layers represent new
words, fuzzy matched words, and repeated words in each language, and
the vertical left-to-right layers represent the years in which translations
were done. Each small cube represents a number at the intersection of
the three dimensions, for example, how many new words were translated
into Arabic in 2011.
Although it is certainly possible to drill down to them, the individual
intersection cubes are not necessarily interesting in and of themselves.
They provide greater insight for management decisions when they are
compared in sequence to other like cubes. In this example, the drilldown
looks at the intersection of fuzzy matched words in Arabic across
all three years, as indicated by the red cubes.
By rotating the cube and eliminating the extraneous data, we are left
with the sequence of numbers across all three years.
tekom-Jahrestagung 2012
253

Sprachtechnologie / Language Technology
To aid in visualization of the data, the number sequence may now be
displayed in the form of a graph on the BI dashboard.
BI Reporting in TMS Applications for LSPs
The previous example was rather simplistic, and was created just to
show the theory. In the context of LSPs, other types of data combinations
would be more relevant, for example:
−−
Revenue by Customer by Year
−−
Revenue by Language by Month
−−
Cost by Language by Customer
−−
Word count by Language by Match Type
−−
Cost by Match Type by Service Provider
−−
And so on…
The current generation of translation workflow software, primarily solutions
targeted to LSPs, is delivering increased power to generate this
kind of management data. In fact, the ability to deliver a wide variety
of reports is an area in which we will see a great deal of competition as
product publishers strive to win customers. This competition will not
only be in the types of data that can be extracted from the underlying
system databases, but also in the ability to display real-time reports in a
dashboard setting, the capability to create ad hoc reports, and the capacity
for generating and distributing iterative reports on a scheduled
basis.
Globalization BI in Enterprises
Moving the focus from LSPs and some types of localization entities
within organizations to those that inhabit the enterprise environment,
a different set of challenges for localization BI may be found. Here we
may find that BI may be used to develop enabled intuition about other
types of globalization information, for example:
−−
Revenue by Locale by Year
−−
Revenue by Localization Spend by Locale
−−
Localization Spend by Pageviews by Week
−−
Localized Web Pages by Pageviews by Day
−−
Localized Knowledgebase Pages by Support Costs by Month
−−
Support Cases by Locale by Internationalization Spend
One major stumbling block is that information systems implemented
in enterprises that track revenue or pageviews may not be available to
localization entities within those enterprises; localization personnel may
simply not be allowed to view corporate revenue data except in the form
of reports generated by systems to which only employees in Finance
have access. Also, output of localization entities may be bundled with
other products in such a way or subject to other factors that obfuscate
any direct relationship between revenue and localization departmental
concerns such as cost, throughput, and quality, etc. Often, in large enterprises,
if any information that is helpful for determining business cases
or other effects of localization is available at all, it may be only in the
form of reports that are cumbersome to combine with the data stored at
the localization department level.
254
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
Finally, in large enterprises globalization BI often is not just the provenance
of localization departments, but is of use in other parts of the
business such as marketing, support, sales, etc.
This divides business intelligence in the context of localization into two
very different situations: one in which the full information can be obtained
from within a workflow solution, and one in which a larger-scale
solution, most likely a dedicated BI product, is necessary to provide
visualization of fully value-added content.
Whether or not BI components of TMS applications will ever be powerful
enough to reach into other large-scale corporate database solutions
may be a moot point. The most likely scenario, in the short term at least,
is that TMS applications may become more refined at providing data to
larger-scale, corporation-wide systems. At that juncture, the contentious
issue will more likely be whether or not localization personnel will be
able to obtain access to the output of such systems.
Indeed, it seems as if a seachange is afoot in the industry. The growth
of web analytics technologies in recent years, combined with greater
emphasis on social media marketing, has introduced a new element of
measurability into the BI mix. The value of localization that in earlier
years was relegated mostly to the realm of subjectivity and primarily
anecdotal opinion, can now be measured with much greater objectivity
in certain spheres of endeavour.
Interviews with localization service providers have revealed insights
into emerging service models. There is a growing genre of service offerings
that might be acronymed as BIaaS, “Business Intelligence as a
Service,” within the context of localization. Given that it is now relatively
easy to monitor Web pages and other online chatter such as tweets and
forum commentary for locale origin, the effects of localization on customer
cohorts can be much more accurately quantified. But because
localization of Web sites and related content tends to fall more within
the sphere of influence of Marketing departments, service providers are
seeing a shift in buying power away from traditionally organized localization
entities and into Marketing.
Whereas providers of commodity translation services in past years
became used to being stonewalled by traditional localization service
buyers who were infrequently understood or even given focus by C-
level enterprise managers, Marketing departments, which typically have
much more visibility with C-level management, are becoming a more
viable entry point for service providers, especially those who can also
offer accompanying BI services.
If we look into the brave new world of localization BI services, we may
see evolution of the analytical power to include the application of natural
language processing to evaluate details such as the “between the
lines” tone of commentary that is entered in online forums. When this
becomes reality – and it is a matter of when, not if – it may finally become
possible to extend evaluation from cause-and-effect scenarios
such as “does localization in language X result in more sales to that locale”
to real-time evaluations of quality as reported by users of localized
solutions when they post commentary on forums that may be scattered
throughout cyberspace.
tekom-Jahrestagung 2012
255

Sprachtechnologie / Language Technology
When this happens, we may see localization moving entirely out of the
province of Development departments and into that of Marketing. This
may or may not be a positive evolution; although there are surely exceptions
to the stereotype, Marketing personnel have typically not been
highly cognizant of the lessons about interdependence and downstream
churn learned over the past 20 years by localization personnel. Commentary
by interviewed service providers underscores this perspective;
this leaves the conclusion that we may simultaneously move forward
and backward unless experienced localization personnel rise to the
challenge and proactively encounter and adopt the rapid developments
in localization BI technologies.
Contact: richard.sikes@locflowtech.com
256
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 12
Presentation
Business Intelligence in cloudbased
Translation Environments
Stephan Böhmig, Wordbee, Luxembourg
Dave van den Akker, TVcN Tolk- en Vertaalcentrum Nederland, The Netherlands
Introduction
The success of a translation department highly depends on how good
teams are at optimizing communication, quality, cost and turnaround
times. Decisions that should lead to an optimal result often rely on the
experience and implicit knowledge of individuals rather than factual
historical data. This is not surprising, since the business focus on daily
projects and clients, combined with the use of various technical platforms
simultaneously makes it hard to gather, let alone combine and
analyze data needed.
In Wordbee’s cloud-based TMS/CAT environment collecting data becomes
specifically powerful, because all individuals involved work “online”
in the same environment and each individual action can be tracked
and timestamped. This gave TVcN the unique possibility to gather and
combine data from its clients, internal and external translators and project
managers. In the Wordbee business analytics tool, indicators are depicted
graphically and values can be viewed as they fluctuate, improve
or worsen, over time. We can now see what is really happening in the
translation process. How efficiently are we communicating? How correlated
are delivery times and quality really? What do our clients really
think of the work we do? Which teams work optimally together? How
successful are we at leveraging our TM? We answer these questions
based on actual data from the cloud and use findings as decision-support
to improve our performance. This helps us in optimizing processes
or at least to more objectively base our decisions.
This lecture intends to be hands on. It shows how an LSP or corporation
can make use of data to optimize business processes.
Business Analytics in the Cloud
Business analytics (BA) or intelligence aims at exploring past business
performance to gain insight into processes and use these insights to
drive business planning. In a translation environment, we might expect
a system to automatically create workflows, assign teams and deadlines
under a set of defined constraints and goals. A simple goal might be to
accept a maximum 5% likelihood of failure to deliver after the deadline.
Automation requires the system to gather a maximum of parameters
that potentially influence a business decision in question.
The “classic indicators”, volume per day, deadline and response times
etc. are not sufficient to predict likely client satisfaction (a qualitative
property) and cost efficiency given a specific translator/reviser couple, a
TM, a document and a deadline. Additional data needs to be aggregated
such as ratings, post-edits or revision cycles.
Gathering such data may proof challenging or impossible. This is where
cloud based TMS/CAT systems clearly have some advantages: All the
users from the client to the vendors and the inhouse staff login to a
tekom-Jahrestagung 2012
257

Sprachtechnologie / Language Technology
central place and carry out translation and revision work online inside
a web browser. With Wordbee, as one of the cloud based systems, clients
can obtain an extensively complete data set to explore:
−−
Workflow related: Delivery times, response times, durations, teams
−−
Editing related: Post editing details, time spent editing, revision percentage,
actual work time
−−
TM and MT related: Leveraging rates. Post edits of pre-translations as
an indicator of TM/MT quality
−−
User metrics related: Both clients, vendors and managers rate work
results online
− − …
Data can then be related interactively to “see” trends, bottlenecks, vendor
differences or client expectations. It also helps to identify new metrics
to measure business performance. Once correlations between data
are found and tests for statistical significance defined, process automation
is just around the corner.
Overview of Results
The initial results can be used in a wide variety of areas. We have chosen
to use initial findings from the TVcN data to implement action directed
at achieving improvements on two important subjects: Delivery
times and TM Leveraging. At this time we are implementing operational
changes based on our initial findings. We looked at delivery times from
the perspective of the project managers (PM) involved and from that of
the suppliers involved.
Goal: Improving delivery times I
Major findings on the suppliers-side:
−−
Suppliers on average deliver 29.7 hours before deadline.
−−
Average daily volume worked is 633, but only 433 words were assigned.
−−
Average job duration is 4.5 days.
−−
Quality: 8.27% of words had to be corrected during revision.
Based on these findings we decided to:
−−
Shorten deadlines by 20% for selected suppliers.
−−
Adjust capacity figures for selected suppliers.
−−
Request suppliers to rate “allotted time” per job.
Expected results after implementing these actions include:
−−
Actual workload will close down on assigned workload.
−−
Quality: Amount of corrections remains the same.
−−
Quality ratings given by manager, translator and client remain at least
equal.
−−
Average delivery time to client decreases without loss of quality.
Goal: Improving delivery times II
Major findings on the project manager-side:
−−
Comparison between PM’s shows differences of 6.9% vs. 2.7% not
delivered in time.
−−
For one large client these numbers are 3.6% vs. 0.8%.
−−
Average overall response time: 3.3 vs. 3.0 hours.
258
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
−−
Quality rating by PM: 4.4, by Client: 4.6
−−
Both client and PM score an optimal 5 for timeliness.
Based on these findings we decided to:
−−
Identify candidates to improve where volume > 100 projects/month.
−−
Identify candidates to improve where response time < 4 hours.
−−
Identify client rating < 4, check all.
−−
Define KPI’s for PM on Response Times and Client Rating.
−−
Share best practices and manage!
Expected results after implementing these actions include:
−−
Quality ratings given by clients improve.
−−
Improve average response times.
−−
Increased awareness, development possibilities and appreciation for
PM’s.
Goal: Improving TM Leveraging
Major findings:
−−
Average % of pre-translations 3.8%, fuzzy matches 10.6%.
−−
Strong diversity in languages and many small projects.
−−
Highest rate of 71.8% pre-translation for a client.
−−
Leveraging rates differ greatly between languages and domains.
−−
Post-editing on pre-translation: avg. 1.1%
−−
Machine Translation leveraging is 0%.
Based on these findings we decided to:
−−
Identify Clients with >10.000 words/month and Pre-translation below
avg.
−−
Identify PM’s with below-average pre-translation rates.
−−
Improve or deactivate TM’s with >2% correction rate.
−−
Implement systematic consolidation of TM.
−−
Start pilot with leveraging MT.
Expected results after implementing these actions include:
−−
Avg. Quality ratings on TM by Supplier increase, fewer corrections.
−−
Increased pre-translation% resulting in cost savings.
−−
Significant increase in MT leveraging.
Outlook
Business intelligence tools are standard in many areas but relatively
new to the translation business. We believe that with the advent of cloud
translation management systems and a simplified data acquisition, it
will play a key role in the future. The potential applications are numerous:
Cost optimization, controlled implementation of machine translation,
process automation or team selection support.
sbohmig@wordbee.com
tekom-Jahrestagung 2012
259

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 13
Presentation
A (terminology) service layer for Moses SMT
Nathalie De Sutter, Joachim Van den Bogaert, CrossLang, Gent, Belgium
Introduction
Moses SMT is finding its way to localization providers thanks to its
promise of cheap (Open Source) and fast Machine Translation (MT).
With the numerous internet sources that walk novice users through
their first steps, setting up and training Moses SMT, has become increasingly
straightforward. An active community of researchers, developers
and professional users provides additional support on Moses SMT’s
mailing list. However, when it comes to deploying Moses in a live production
environment, there is very little documentation to be found.
Very likely, this is due to the proprietary nature of professional thirdparty
Moses SMT-based solutions: people prefer valuable insights to
remain unpublished. There are of course some Open Source one-man
efforts, but the usability of these kinds of solutions is restricted to a
prototyping environment, or at best a human-operated batch system. A
more trivial reason for the lack of information on live Moses SMT systems,
may be that publications on setting up Moses properly tend to get
technical, boring, and without any scientific value: there is no honour
in making a great system behave nicely. A final reason for the lack of
deployment information is that re-engineering Moses SMT is not a hot
topic anymore. A couple of years ago it might have been, but currently,
there are companies out there that sell pre-installed machines ready for
use, so why would users invest in well-engineered solutions, let alone
report on all the well-known technologies integrated in such a system
(load balancing, scheduling, multi-threading, service-oriented architectures,
upscaling, outscaling, decoupling, …)?
Project requirements
Still, we believe that a production and processing framework around
Moses SMT adds value, for two reasons:
−−
Changing market demands: we see that customers are not satisfied
anymore with a solution that actually runs, has a nice front-end or
allows them to execute data training with a user-friendly GUI. Nowadays,
users want difficult languages via hybrid solutions, integrated
terminology management and post-editor friendly output. In the near
future we expect systems combination with real-time quality assessment
to be in demand. Putting all this on top of Moses SMT requires
a well crafted environment.
−−
Flexibility and maintenance: a customized Moses SMT solution needs
to be adaptable to a customer’s demands. If improved translations are
required by adding extra processing or linguistic modules, MT technology
providers need to be able to offer such kind of solutions. At the
same time, changes to a system should be portable to other systems
and remain manageable in terms of maintenance.
To be able to deal with these requirements, we developed a framework
around Moses SMT which facilitates production and the development
of extra processing tasks. In what follows, we will give a brief account of
the design decisions we took to implement this framework.
260
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
A hardened service layer architecture
The first and most important task was to create a stable production environment.
To achieve this, a service layer was put on top of Moses SMT,
providing redundancy, load balancing, asynchronous processing, failover
support, industry-standard document format support, alignment-based
tag-handling, improved normalization and hardened (de)tokenization
and (lower/real)casing.
To achieve a separation of concerns, linguistic processing by Moses SMT
and text-engineering capabilities were strictly separated. As a result,
the hardened Moses SMT set-up allows the deployment of third-party
translation and language models, while still providing the text engineering
capabilities built on top of the translation workflow. Named entity
recognition (NER) and terminology management services, for example,
can be added without disrupting the Moses SMT models. From a technical
point of view, tagging and annotation are considered to be engineering
issues, which are not allowed to interfere with the linguistic issues,
as addressed by the SMT models. From a commercial point of view, clients
can have third parties focus on linguistic quality, while the framework
can still take care of immediate production use.
A pipeline architecture
If we take a closer look at the evolution of Moses SMT and MT in general,
it becomes clear that investing in a consistent design, that follows the
very principles of modern MT, is well worth the effort: it alleviates the
costs related to the implementation of difficult languages and it streamlines
processing workflows.
To clarify this, we need to address a common misunderstanding among
non-academic users: Moses SMT is a toolkit, not a monolithic application
that will reach the 1.0 milestone somewhere in the near future. It
consists of data training scripts and a decoder that can handle so-called
factored input. It is designed to primarily work with phrase alignments
and n-gram models, but it can handle far more information. Up to date
however, the factored model (which may include for example syntactic
information) has not lived up to the expectations, mainly due to the data
sparseness introduced by extra information and the locality issues inherent
to n-gram models.
Still, the original concept of processing other information than phrase
alignment is useful, but it may be more fruitful to incorporate it outside
of the decoder and the training. This is exactly what most researchers
do when developing so-called “hybrid” systems. For agglutinative
languages, for example, morphological analyzers are used to transform
training and input data before they are fed to Moses SMT. In other
words: modelling is executed outside of the training scripts and the
decoder. For this reason, there is a growing consensus in the research
community that MT is more and more evolving towards a pipeline process
in which Moses SMT plays an important role. This is in contrast to
what most people picture when making a Moses SMT buy decision.
With the pipeline architecture, the stage is set for developing difficult
language pairs. In the meantime it can be used to harbour text engineering
tools, which basically also add extra information to the translation
process.
tekom-Jahrestagung 2012
261

Sprachtechnologie / Language Technology
Conclusion
We presented a production environment for Moses SMT consisting of
a service layer which hardens the MT system and allows it to be used
in a production environment. We also described a pipeline architecture
that is designed to be capable of dealing with future MT challenges. As a
bonus, it can also be used to easily complete text-engineering tasks such
as terminology management and NER.
Contact information: info@crosslang.com
262
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
LT 14
Workshop
MT Post-Editing: the Language
Service Provider perspective
Françoise Bajon, Version internationale, Lyon, France / ELIA – President
Christian Schwendy, Gemino, Munich, Germany / ELIA – VP
Xavier Maza, iDisc, Barcelona, Spain
Raymund Prins, Globaltextware, Groningen, the Netherlands
About ELIA
The European Language Industry Association is a non-profit association
of translation, interpretation and localization companies active in
Europe. ELIA was founded to foster the development and growth of
member companies through the establishment of communication and
business relationships between members and other related international
organizations, providing relevant and practical information and training,
and promoting the concept of ethics and quality standards through
the industry.
ELIA boasts over 130 member companies.
What is Post-Editing?
Post-Editing is the term used to describe the linguistic service that follows
a Machine Translation process. The text is translated by the engine
and the raw output is then handed over to the “post-editor”. It can contain
spelling, grammar, punctuation mistakes, inconsistent terminology,
technical issues related to the coding of the formatting, etc.
This workshop will be presented from the LSP (Language Service Provider/
Translation Company) perspective. Four members of ELIA, all
with extensive experience in Post-Editing, will provide feedback with
examples taken from real projects.
Preparing for Post-Editing
−−
Defining expectations with customer
It is very important to set expectations for/with the customer.
There are different levels of quality that can be achieved through Post-
Editing. It ranges from “acceptable text” to “human translation”. The
choice will be made by evaluating a certain number of factors including
the type of text, the targeted audience, the volume/turnaround time, the
expected life span of the text...
The client has to define these clearly and early enough so that there is
no ambiguity about the service needed. Indeed the selection of the type
of Post-Editing can affect the choice and number of resources committed
to the job, additional checks needed and more.
Examples of these different levels of Post-Editing will be provided, and
what can be expected at each level.
−−
Defining expectations with resources
It is equally important to set expectations and therefore guidelines that
linguists will have to adhere to during the post-editing task.
Clear guidelines must be set in advance, so that the level of expectation
defined upfront with the client can be achieved, but not exceeded.
tekom-Jahrestagung 2012
263

Sprachtechnologie / Language Technology
Failing to do so can lead to customer dissatisfaction, and spending of too
much time on the project, hence jeopardizing the budget.
−−
Obtaining the best ROI for Post-Editing
Two other factors can have a significant impact on the output resulting
from the MT/P-E process.
The first one is the choice of the MT engine.
Depending on whether a rule-based MT system or a statistics-based MT
system is used, the terminology will be better preserved or the style will
be better rendered. In either case, the linguist or the linguists will have
to make different types of efforts.
Also important is the quality of the source text. The use of controlled
English (or any other language) source text allows MT engines to generate
higher quality translations. In addition the use of shorter, simplified
sentences – especially in technical communication – makes a real difference
in the quality of the MT output, and consequently on the time and
efforts needed at the Post-Editing phase.
The Post-Editing phase
−−
Standardising Post-Editing output
A Production Manager has to consider that Post-Editors can be assigned
to work on Post-Editing jobs corresponding to different quality expectation
levels. Also the timeframe allocated to wrap up a Post-Editing project
can often imply having several linguists working in parallel. In this
respect, it is important that the output is as standardized as possible.
This is a pre-requisite. It is also an on-going process that requires constant
adaptation and decision-making, so that the results are as consistent
as possible.
−−
Managing non-linguistic issues
Post-Editors work on files where the formatting is coded instead of appearing
as it should. It is quite often the case that the TM engines do not
handle these tags properly. It is therefore the responsibility of the Post-
Editors to revert the tags to their correct state and position, in addition
to the linguistic changes.
Depending on the maturity of the MT engine, punctuation can also be
affected.
Finally, according to the settings of the MT engine, there can be significant
impact on number of “non-translatable” texts (such as product
names), that are nevertheless translated.
In those cases, pre-processing can greatly reduce the work of
Post-Editors.
−−
Expected throughputs
Much has been said about this hot topic. While the customer expects
significant discount from a MT/P-E process compared to a TEP process,
the reality for the LSP is often less glorious, especially when it comes to
“human translation” Post-Editing.
Results achieved will be shared.
− − The challenges of the Post-Editor
While some argue that Post-Editors should not be translators, in practice
LSPs still use translators as Post-Editors.
The qualities needed by efficient Post-Editors will be discussed.
264
tekom-Jahrestagung 2012

Sprachtechnologie / Language Technology
What comes next?
−−
Measuring the efforts needed
Once Post-Editing efforts are completed, they can be measured. So far
no predictive method has been found to forecast the time needed to
Post-Edit, and consequently safely allow to precisely allocate resources.
There are a few already known methods to achieve some kind of measurement
once the Post-Editing task is finished. An insight into a new
type of measure used by one of the LSPs for a big IT company will be
presented.
From such measurements, and provided they are confirmed, projections
can be made for scheduling purposes on similar projects.
−−
Feedback as a crucial aspect of MT Post-Editing improvement
One essential step to be performed after the Post-Editing job is to provide
educated feedback to the people fine-tuning the MT engine. This
requires linguists to have a good understanding of how the engine
works. The quality of the remarks will allow for improvement in the raw
output reducing the amount of Post-Editing work the next time.
Nevertheless, in terms of MT/P-E, changes requested can result into the
introduction of other mistakes. The cycle MT/P-E is therefore a continuous
process of improvement.
Challenges ahead
One of the greatest challenges for LSPs so far is to find a method to
train young translators to rapidly becoming reliable and efficient posteditors.
While in the past, they had sufficient time to receive feedback
from senior translators, young linguists, the universities who train them,
the companies who employ them or sub-contract to them, will have
to find a way to develop into agile reviewers with the leanest learning
curve possible.
ELIA’s survey
The workshop will end with the presentation and distribution of a survey
carried out with ELIA members on the practice of Post-Editing.
The audience will be able to have a clear view of how LSPs throughout
Europe handle Post-Editing.
If you have any questions please contact:
bajon.f@version-internationale.com
tekom-Jahrestagung 2012
265

Mobile Dokumentation /
Mobile Documentation

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 2
Fachvortrag
Drei Zahlen:
2015, 2020, 2025
Topp oder Flopp
RTFM
RTFM (Real & Touchable Front-end Matter)
Oder: Nutzer bestimmen das Was/Wie/Wann.
Martin Rüegg, maxon motor ag, Sachseln, Schweiz
Innerhalb der nächsten zehn Jahre werden drei Themenbereiche auf
fundamentale Weise ins Geschehen eingreifen: Die fordernde Selbstbestimmung
des Nutzers, der hohe Granularitätsgrad von Information und
die enge Rückkopplung von Nutzer und den verwendeten Systemen.
Dazu drei Thesen:
1. Bis zum Jahr 2015 werden sich mobile Endgeräte als DAS eigentliche
Wissenstransport- und Kommunikationsmittel etabliert haben.
2. Bis 2020 werden zum Zeitpunkt der eigentlichen Benutzung jeweils
nur wenige Prozentteile vom gesamthaft angebotenen/verfügbaren/
erforderlichen Informationsgehalt verwendet.
3. Bis ins Jahr 2025 wird das Nutzer-Verhalten die Auslegung von Betriebssystemen
grundlegend verändern.
Verhalten, Erwartungshaltung und Anspruch der Nutzer werden die
Motoren dieser Veränderungen und vor allem die Realität dieser Thesen
sein. Wer auf der „Senderseite“ dieser Entwicklung mit angezogener
Handbremse begegnet, wird möglicherweise sein blaues Wunder
erleben.
Nicht das, was Sie denken!
Der geflügelte Ausdruck wird wohl eine vollkommen neue Bedeutung
erhalten. Anstelle der ruppigen Aufforderung doch endlich dort nachzuschlagen,
wo alles so fein säuberlich niedergeschrieben steht, könnte
auch Real & Touchable Front-end Matter (die für den Nutzer reale,
tast- und fassbare Angelegenheit) gemeint sein. Noch immer versuchen
wir (als Sender) den Nutzer (als Empfänger) mit einem Übermaß an Informationen
abzufüllen, oftmals mit echt negativen Folgen. Denn diese
Art von Technischer Kommunikation führt potentiell zur Informationsüberflutung
und gipfelt darin, dass sich der Nutzer frustriert abwendet
und höchstwahrscheinlich nicht wieder zurückkehrt …
martin.rueegg@maxonmotor.com
martin@therueggs.com
tekom-Jahrestagung 2012
269

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 3
Fachvortrag
Techniken, Formate und Möglichkeiten
mobiler Technischer Dokumentation
Claudia Gerhardt, Georg Eck, SQUIDDS e.K., Nürnberg
Einer der entscheidenden Trends in der Technischen Dokumentation
besteht in der Bereitstellung von Inhalten für mobile Geräte. Damit
steigt die Bedeutung der Multiscreen-Fähigkeit von Outputformaten,
des Single-Source-Publishing sowie die Verwendung von Rich-Media-
Inhalten innerhalb von Technischen Dokumentationen. Letztere bezieht
sich vor allem auf die Erstellung von Video-, 3D- oder Bildschirmsimulationen,
die komplexe Inhalte im Sinne des Nutzers reduzieren. Dabei
sind Datenmengen und das jeweilige Update-Verhalten zu beachten.
Outputformate (Auszug)
Outputformate und Anwendungen
Bei der Wahl des richtigen Formats für eine gelungene mobile Technische
Dokumentation spielen verschiedene Aspekte eine Rolle:
−−
Anpassung an verschiedene Displaygrößen (Multiscreen), Geräte und
Betriebssysteme
−−
Möglichkeiten des Einfügens von Rich-Media-Elementen
−−
Kontextsensitivität
−−
Suchfunktionen, Suchmaschinenoptimierung
−−
Social-Media-Komponenten
Die Berücksichtigung all dieser Aspekte findet sich zusammengefasst
im Begriff des Responsive UX Design (siehe nachfolgende Beispiele).
ePub: Das ePub-Format zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität hinsichtlich
unterschiedlicher Geräte und Bildschirmgrößen aus. In der
aktuellen Version ePub 3.0 wurden Probleme bei der Darstellung von
Tabellen behoben sowie das Einfügen von Rich-Media-Inhalten optimiert.
Darüber hinaus beinhaltet ePub die Möglichkeit einer Volltextsuche,
des Einfügens von Lesezeichen und die Anpassung von Schriftgrößen
und Helligkeit. Eingebundene Social-Media-Komponenten sind
bislang nicht vorgesehen.
Adobe Folio: Das Adobe-Format Folio wird mit der Adobe Creative
Suite erstellt und ist vor allem für Magazine oder Schulungsunterlagen
gut geeignet. Die Einbindung von Rich-Media-Inhalten erfolgt mittels
Adobe InDesign. Ein deutlicher Nachteil des Formats ist die eingeschränkte
Multiscreen-Tauglichkeit. So ist die Anpassung an Portraitoder
Landscape-Modus nur über die Erstellung separater Layouts möglich,
wodurch sich Aufwand und Datenmenge erhöhen.
HTML5/ WebWorks REVERB: Das Format HTML5/WebWorks RE-
VERB wird den Anforderungen des Responsive UX Design am ehesten
gerecht: Als Multiscreen-Format passt es sich allen Displaygrößen an,
ohne dass separate Quelldateien erstellt werden müssen. Damit bleiben
Aufwand und Datenmenge so gering wie möglich. Die Einbettung von
Rich-Media-Inhalten ist ebenso gewährleistet wie intelligente Suchfunktionen
und Kontextsensitivität. Darüber hinaus werden die z. T.
integrierte Anbindung an Social-Media-Netzwerke wie Facebook, Twitter,
Google+ und DISQUS sowie eine Google Analytics-Unterstützung
immer wichtiger.
270
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Software im
Praxisvergleich
Inputdaten und Werkzeuge
Je nachdem, mit welchen Programmen bei der Erstellung Technischer
Dokumentationen gearbeitet wird, können die Inputdaten variieren.
Daher ist die Aufbereitung der entsprechenden Formate für die mobile
Nutzung ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl der passenden
Software. Entsprechend der zunehmenden Verbreitung von strukturierten
Inhalten werden Technische Dokumentationen immer öfter in
DITA, das heißt im XML-Format, erstellt. Darüber hinaus werden Dokumentationen
häufig im unstrukturierten FrameMaker, in Adobe In-
Design oder MS Word erzeugt. Demgemäß ist es sinnvoll, für die Generierung
eines mobilen Outputs Software zu verwenden, die mindestens
diese Inputdaten verarbeiten kann. Bei der Verwendung von Redaktions-
oder Content-Management-Systemen ist außerdem die Automatisierung
der Ausgabeprozesse notwendig.
WebWorks ePublisher
Das Programm WebWorks ePublisher verfügt über eine breite Palette
an möglichen Output-Formaten, z. B. ePub, WebWorks REVERB, MS
HTML Help, Eclipse Help, MediaWiki, Confluence, Oracle Help. Insgesamt
stehen dem Nutzer 15 verschiedene Formate zur Verfügung. Darüber
hinaus kann das Programm als Generator für Redaktions- und
Content-Management-Systeme eingesetzt werden.
Das Format WebWorks REVERB entspricht dem Multiscreen-Format
HTML5 und bietet dieselben Funktionalitäten. Allerdings ist das Format
HTML5 allein kein Garant für eine optimale Darstellung auf allen
mobilen Geräten. Um eine optimierte Ausgabe im Responsive UX Design
zu generieren, bedarf es der zusätzlichen Verwendung von CSS3.
Während dieser Aspekt in anderen Programmen mittels Templates oder
separat zu erstellenden Layouts gelöst wird, ist die automatische Anpassung
an die Anforderungen des Responsive UX Design in WebWorks
ePublisher mit seinem Format REVERB standardmäßig integriert.
Beispiele aus den Bereichen Software, Maschinenbau und Energieversorgung
(unten)
RoboHelp10
Mit der Technical Communication Suite 4 kam im Juli 2012 auch die
neue Version von RoboHelp auf den Markt. Mit deutlichen Funktionserweiterungen
kann RoboHelp10 als einfaches Werkzeug für Single-Source-Publishing
im Multiscreen-Format betrachtet werden. Zahlreiche
Output-Formate stehen den Nutzern zur Verfügung. Dazu zählen ePub,
Adobe AIR Help, FlashHelp, JavaHelp, Oracle Help und weitere. Zudem
tekom-Jahrestagung 2012
271

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
ist es mit RoboHelp10 möglich, Inhalte in das Multiscreen-Format
HTML5 zu konvertieren.
Die Bereitstellung von Inhalten für die mobile Nutzung im Format
HTML5 erfolgt über vordefinierte Templates, die im Umfang des Programms
enthalten sind. Unterstützte Geräte sind dabei bisher: Android
Phone und Tablet sowie Apple iPhone und iPad. Die Auswahl mehrerer
Templates ist ebenfalls möglich. Auf diese Weise sind die erzeugten
Ausgaben in HTML5 Multiscreen-Ausgaben.
Umsetzung in Form einer App
Mit der zunehmenden Verbreitung mobiler Inhalte steigt auch die Nutzung
von Apps deutlich an. Nutzt man WebWorks, ist es mittels eines
Servlets und einer App möglich, Dokumentationen innerhalb dieser
App auf Tablets darzustellen. Diese kann dann über den jeweiligen
App-Store für den Download verfügbar gemacht werden.
Entscheidende Vorteile dieser App sind neben der einfachen und
schnellen Erstellung die Möglichkeiten der Offline-Nutzung von Inhalten,
die geringe Datenmenge im Falle eines Updates durch einen Delta-
Abgleich sowie die Einrichtung eines Zugriffsschutzes der App.
für Rückfragen: gerhardt@squidds.de, eck@squidds.de
272
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 4
Partnerpräsentation
Das mobile Bordbuch
Aleš Chyba, ŠKODA AUTO a.s., Mladá Boleslav, Tschechien
Robert Erfle, DOSCO Document Systems Consulting GmbH, Heidelberg
Motivation
Smartphones und Tablet-Computer begleiten immer mehr Menschen
bei ihren täglichen Aktivitäten. ŠKODA entwickelt deshalb Apps, um
auch die Betriebsanleitungen seiner Fahrzeugpalette schnell, bequem
und überall zugänglich zu machen.
Angesichts der Modell- und Sprachvielfalt kann die Datenaufbereitung
der Inhalte für die Apps aus wirtschaftlichen Gründen nur vollautomatisch
erfolgen. Dies wird im vorliegenden Beitrag näher erläutert.
Ausgangsdaten
ŠKODA erstellt die Betriebsanleitungen im Format XML. Die zugrundeliegende
DTD sorgt für klare Strukturen sowie medienneutral und modular
aufgebaute Inhalte.
Die Abbildungen liegen in verschiedenen, vordefinierten Größen und
Formaten vor. Eine Besonderheit bilden die Fahrzeugsymbole, die durch
speziell dafür entwickelte Schriften repräsentiert werden.
Die gedruckten Betriebsanleitungen verfügen über ein Inhaltsverzeichnis
und ein zweistufiges Stichwortverzeichnis, das auf Basis entsprechend
ausgezeichneter Begriffe in den XML-Daten automatisch erzeugt
wird.
In großem Maße werden Querverweise verwendet (z. B. auf Kapitel,
Abbildungen, Tabellen, Warnhinweise).
Anforderungen
ŠKODA strebt eine breite Nutzbarkeit des mobilen Bordbuchs an. Deshalb
werden Apps für Smartphones und Tablet-Computer mit den Betriebssystemen
iOS und Android entwickelt.
Die unterschiedlichen Platzverhältnisse für die Darstellung sind ein
wesentliches Unterscheidungsmerkmal der beiden Geräteklassen
Smartphone und Tablet-Computer. Bei den Smartphones besteht die
besondere Herausforderung, auf einem relativ kleinen Display die Inhalte
einer mehrere Hundert Seiten starken Betriebsanleitung komfortabel
lesbar anzuzeigen.
Die gedruckte Betriebsanleitung hat mit dem Inhalts- und Stichwortverzeichnis
zwei Zugänge oder „Einstiege“. Mindestens diese sollen auf
den mobilen Geräten ebenfalls vorhanden sein. Und selbstverständlich
müssen alle Querverweise verfolgbar sein.
Aufgrund der Menge des Inhalts ist die Navigation und Orientierung
besonders wichtig. Die Datenkonvertierung muss dabei die für die Navigations-
und Orientierungsmechanismen notwendigen Inhalte geeignet
bereitstellen.
tekom-Jahrestagung 2012
273

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Datenkonvertierung
Eine Betriebsanleitung bei ŠKODA gliedert sich in Teile, Hauptkapitel,
Kapitel und Module. Der eigentliche Inhalt steht stets in einem Modul,
wobei eine Betriebsanleitung ca. 450 Module umfasst.
Für die Anzeige der Inhalte in den Apps wird das XML-Dokument
nach XHTML konvertiert. Jedes Modul ergibt dabei eine eigenständige
XHTML-Datei. Die Anzeige der XHTML-Module erfolgt in einem
WebView genannten Bestandteil („control“) der App-Bedienoberfläche.
Grundlage des WebView ist die WebKit Browser Engine.
Das durch den Konverter erzeugte XHTML ist bewusst einfach und
neutral gehalten. Die XHTML-Elemente werden jedoch abhängig von
Zweck und Kontext der Ursprungselemente im XML-Dokument der Betriebsanleitung
umfangreich klassifiziert. Ein passend für die Anwendung
erstelltes, zentrales CSS-Stylesheet bestimmt alle wesentlichen
Eigenschaften der Darstellung und des Layouts. Das CSS-Stylesheet
nutzt Funktionen aus den CSS2- und CSS3-Standards.
Die Konvertierung stellt technisch gesehen eine XSLT-Transformation
dar, wobei Saxon als XSLT-Prozessor eingesetzt wird. Die Konvertierung
läuft vollständig automatisch ab und ist in den Workflow des Redaktions
systems bei ŠKODA integriert. Sie erzeugt neben den XHTML-Modulen
eine Datei mit der übergeordneten Struktur der Betriebsanleitung
und den Stichworteinträgen im JSON-Format (JavaScript Object Notation),
die im Folgenden „Gliederung“ genannt wird.
Stylesheet (XSLT)
Stylesheet (CSS)
Betriebsanleitung
(XML)
XSLT-Prozessor
(Saxon)
Module (XHTML)
Gliederung (JSON)
Konvertierung einer Betriebsanleitung
274
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Die Gliederung enthält die Titel aller Teile, Hauptkapitel, Kapitel und
Module sowie deren hierarchische Beziehung, z. B. welche Kapitel
in welcher Reihenfolge in welchem Hauptkapitel enthalten sind. Für
die Module speichert sie neben dem Titel auch die Identifikation der
zugehörigen XHTML-Datei. Außerdem enthält die Gliederung die im
XML-Dokument der Betriebsanleitung ausgezeichneten Begriffe für
das Stichwortverzeichnis inklusive deren Zuordnung zu Modul, Kapitel
etc. Die Gliederung dient den Apps als Informationsquelle für die
Organisation und Anzeige der Navigation und der Suche im Stichwortverzeichnis.
Das Format JSON eignet sich durch seine Kompaktheit und
einfache Verarbeitbarkeit besonders gut für diesen Zweck.
Darstellung und Layout der Module folgen dem Styleguide von ŠKODA
für mobile Anwendungen. Die Verwendung zentraler Stylesheets für die
Konvertierung (XSLT) und die Darstellung (CSS) garantiert einheitliche
und durchgehende Erfüllung der CI-Vorgaben (Corporate Identity)
seitens ŠKODA.
Jedes Modul kann bis zu zwei Bilder enthalten, die stets an dessen Anfang
stehen (Vorgabe DTD). Jedes Bild fällt abhängig von seiner Breite
in eine der drei Kategorien: schmal, breit, Übersicht (groß). Schmale
und breite Bilder werden unskaliert dargestellt. Ist das Bild breiter
als das Display, kann es horizontal gescrollt werden. Übersichtsbilder
(z. B. Cockpitbild) werden auf die Displaybreite skaliert. Durch Antippen
erscheint es als unskaliertes Popup-Bild mit horizontalem und ggf.
vertikalem Scrollbar. In diesem Zustand können alle Details betrachtet
werden. Durch Antippen eines entsprechenden Icons wird das Popup
entfernt und die ursprüngliche Darstellung der Seite wieder hergestellt.
Zwei schmale Bilder werden nebeneinander dargestellt. Ansonsten
erscheinen Bilder untereinander.
Darstellung im Smartphone (Navigation nur beispielhaft angedeutet)
tekom-Jahrestagung 2012
275

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Tabellen werden grundsätzlich unskaliert dargestellt. Ist eine Tabelle
breiter als das Display, wird ein horizontaler Scrollbar eingeblendet.
Die Module enthalten Querverweise auf andere Abschnitte (z. B. Kapitel,
Module), Tabellen, Bilder, Sicherheitshinweise. Alle Querverweise
werden bei der Konvertierung zweistufig angelegt: Identifikation
des Zielmoduls und Identifikation des Verweisziels im Zielmodul. Sie
müssen von den Apps geeignet interpretiert werden. Eine Besonderheit
stellen Verweise auf Bilder dar. Das Verfolgen dieser Verweise
führt nicht zu einem „Sprung“ zum Bild im entsprechenden Modul,
sondern das Zielbild wird als Popup-Bild dargestellt, das die aktuelle
Seitenansicht überlagert. Der Leser ist an dem (entfernten) Bild interessiert,
möchte in der Regel aber im aktuellen Modul weiterlesen.
Das „Heranschaffen“ des Bildes erspart ihm das Zurückspringen zum
Ausgangsmodul.
Die Betriebsanleitungen enthalten eine Vielzahl an verschiedenfarbigen
Fahrzeugsymbolen, die in einer Anzeige im Fahrzeug erscheinen oder
mit denen Funktionen an Bedienelementen im Fahrzeug gekennzeichnet
sind. Diese Symbole sind als Zeichen in speziell dafür anfertigten
Schriften (Fonts) realisiert und werden auch auf dieser Basis auf den
mobilen Endgeräten dargestellt. Dies hat den großen Vorteil einer stets
an die umgebende Textgröße angepassten Darstellung in hoher Qualität.
Es muss allerdings dafür gesorgt werden, dass die speziellen Schriften
in die Apps integriert werden.
Es hat sich gezeigt, dass für die unterschiedlichen Geräteklassen
(Smartphones und Tablet-Computer) und Betriebssysteme (iOS und
Android) im Wesentlichen die gleichen XHTML-Daten und CSS-
Stylesheets verwendet werden können. Gründe für notwendige Unterscheidungen
sind z. B. unterschiedliche Platzierungsregeln für
Text und Bilder bei Smartphones und Tablet-Computern oder die
fehlende Unterstützung für horizontales Scrollen im WebView älterer
Betriebssystemversionen.
Darstellung im Tablet-Computer (Navigation nur beispielhaft angedeutet)
276
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Bei der Realisierung der Datenkonvertierung für die Anzeige der Betriebsanleitungen
auf mobilen Endgeräten hat sich wieder bestätigt,
dass die Erstellung Technischer Dokumentation auf Basis gut strukturierter
und layoutfreier XML-Dokumente eine sehr gute Ausgangsbasis
für die unterschiedlichsten Anforderungen ist. Bei der Entwicklung der
zugrundeliegenden XML-Anwendung vor über zehn Jahren war eine
Ausgabe der Dokumente auf mobilen Endgeräten nicht absehbar. Dennoch
lässt sich dies ausgehend von den vorhandenen XML-Dokumenten
heute problemlos umsetzen.
Ausblick
Die hier vorgestellte Datenkonvertierung dient zunächst dazu, die Inhalte
der gedruckten Betriebsanleitung auf mobilen Endgeräten zugänglich
zu machen. Ausgehend davon sind verschiedene Erweiterungen
vorstellbar, um den Kundennutzen zu erhöhen und die Attraktivität
der Anwendung zu steigern:
−−
Zusätzliche und weiterführende Inhalte zu den Themen der Betriebsanleitung.
−−
Videos oder Animationen, die bestimmte Sachverhalte anschaulicher
beschreiben oder erläutern.
−−
Individualisierung der Betriebsanleitung auf das konkrete Fahrzeug,
so dass nur noch die im konkreten Fahrzeug vorhandenen Ausstattungen
beschrieben werden.
− − „Kopplung“ des Fahrzeugs mit der Anwendung, so dass etwa bei Störungen
im Fahrzeug automatisch die zugehörigen Hinweise angezeigt
werden.
In jedem Fall bietet die rasante Verbreitung von Smartphones und Tablet-Computern
eine Fülle an Möglichkeiten, die auch für die Technische
Dokumentation genutzt werden sollte.
Für Rückfragen: erfle@dosco.de
tekom-Jahrestagung 2012
277

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 5
Fachvortrag
Mobile First – Anforderungen an die Prozesse
zur Erzeugung mobiler Dokumentation
Andreas Volpert, Empolis Information Management GmbH, Rimpar
Die rasant zunehmende Verbreitung von mobilen Endgeräten geht
einher mit veränderten Benutzererwartungen an die Technische Dokumentation.
Benutzer von Tablet-PCs, E-Readern und Smart-Phones erwarten
zunehmend Dokumentationen, die situationsgerecht die genau
passende Information effizient und optimal aufbereitet zur Verfügung
stellen.
Gefragt sind innovative Konzepte zur Erstellung und Pflege von Dokumentationen,
die Hersteller in ihre strategische Planung integrieren.
Diese erfordern auf Schnelligkeit optimierte Redaktions- und Aufbereitungsprozesse,
ohne die vorhandenen Qualitätsziele zu vernachlässigen.
Anforderungen an die Erzeugung und Pflege mobiler, anwendernaher
Information sowie die mögliche Umsetzung mittels optimierter Prozesse
können allgemeingültig und beispielhaft definiert werden.
Zielsetzung
Eines der wesentlichen Ziele ist die schnelle Belieferung von neuen
Publikationswegen mit zielgruppengerecht konfektionierten Informationen,
die auf mobilen Endgeräten verfügbar sind. Eine entscheidende
Rolle spielt dabei, dass die Erstellung der Inhalte sowie deren kontinuierliche
Pflege und Aktualisierung integrativer Bestandteil aller übergreifenden
Prozesse ist.
Die entsprechende Strukturierung der Information selbst in einzelne
Komponenten, die Anreicherung der Informationsobjekte mit zusätzlichen
Informationen (Metadaten), die sowohl für die Weiterbearbeitung
als auch für die Komposition der Dokumentation benutzt werden können,
und die Ausgestaltung der einzelnen Bearbeitungsschritte in definierte
Workflows leisten den wesentlichsten Beitrag für die Effizienz
und Flexibilität der gesamten Lösung.
Voraussetzungen
Die wichtigste Rolle spielt dabei die grundlegende Abkehr von der
Dokument-orientierten Betrachtung der Informationen hin zur Modularisierung
der Informationen in einzelne Objekte bzw. Komponenten, die
verhältnismäßig beliebig, je nach konkreter Anforderung, zu vollständigen
Dokumentationen zusammengefügt werden können. Dabei muss
der Schreibstil so angepasst werden, dass die Module sich in jeden
definierten Kontext nahtlos einfügen.
Die Organisation und Festlegung von Verantwortlichkeiten bei jedem
Bearbeitungsschritt schafft die Gewissheit, dass sich die einzelnen
Informations-Komponenten in den definierten unterschiedlichen Kontexten
immer zu einer harmonischen Einheit zusammenfügen. Änderungen
der Komponenten müssen beschrieben und klassifiziert werden
(z. B. mittels Metadaten) und das System muss die Auswirkungen der
jeweiligen Änderung aufzeigen und erkennbar machen. Für jede relevante
Publikation, an der die bearbeitete Komponente mit beteiligt ist,
müssen die Änderungen identifizierbar sein und zu jedem Zeitpunkt
278
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
sollte im Idealfall auch eine entsprechende (Teil-) Publikationsvorschau
verfügbar sein.
Die Lösung
Der Einsatz von vorhandenen XML-Standards zur Strukturierung der
Informationskomponenten ist dabei unabdingbar. Basierend auf den
methodischen Strukturierungsmechanismen, die XML bietet, existieren
bereits mehrfache Anwendungs-Szenarien (z. B. PI-MOD, DITA, Doc-
Book, etc.), die ohne umfangreiche Vorarbeiten leicht adaptiert werden
können und die von leistungsfähigen Component Content Management
Systemen standardmäßig unterstützt werden.
Component-Content-Management-Systeme bieten dabei spezifische,
optimierte Eigenschaften gegenüber herkömmlichen und im Wesentlichen
Dokument-orientierten Content-Management-Systemen:
Sämtliche Ereignisse werden mit einer Workflow-Management-Systemkomponente
gesteuert. Der Einfluss der Workflows beschränkt sich
dabei idealerweise nicht auf die Prozesse im Component-Content-
Management-System, sondern bezieht alle vor- und nachgelagerten
Produktionsprozesse im Umgang mit den Informationsobjekten mit ein
und steuert diese ebenfalls. Dies beginnt typischerweise bei der Vorverarbeitung
der Informationen (u. a. Daten-Konvertierung) und der
Steuerung des Imports der Daten in das System. Die Workflows steuern
auch die Übergabe der zu publizierenden Einheiten an nachgelagerte
Publikations-Prozesse, die die Informationen für die Darstellung und
Benutzung auf dem jeweiligen Endgerät optimal aufbereiten.
Zusätzlich bietet ein optimales Component-Content-Management-System
darüber hinaus Report-Funktionalitäten zur Planung der Produktionsprozesse,
für Reports zum aktuellen Status von Dokumentationen
und deren einzelnen Komponenten sowie für individuell definierbare
zusätzliche Übersichten.
Die Möglichkeit, das Publikationsergebnis vor der eigentlichen Freigabe
der Publikation zu prüfen, erhöht die Sicherheit und Qualität des
Endprodukts.
Einer der letzten Workflow-Schritte könnte schließlich die Bereitstellung
des Publikationsergebnisses für den Endbenutzer sein. Allerdings
wären hier auch noch weitere nachgelagerte Schritte denkbar: Z. B. das
Einfrieren der publizierten Daten zu einer „Ausgabe“ und die Generierung
einer neuen Version, die dann Gegenstand von künftigen Änderungen
und Ergänzungen sein könnte.
Ausblick
Mobile Endgeräte (iPad, Tablet-PCs) erlauben längst nicht mehr nur Informationen
darzustellen, sondern auch diese interaktiv zu bearbeiten.
Hier eröffnen sich vollkommen neue Möglichkeiten zur Gestaltung von
vollständig in den Redaktionsprozess integrierten Review-Prozessen.
Prüfung und Freigabe kann parallel durch mehrere Benutzer gesteuert
und kontrolliert durch das System erfolgen, mit allen Vorteilen der
zentralen Datenverwaltung (Zugriffssteuerung, Versionenverwaltung,
Änderungshistorie u. v. m.) bis hin zum direkten Rückfluss der Review-
Ergebnisse in den Redaktionsprozess.
tekom-Jahrestagung 2012
279

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Fazit
Die Bereitstellung von Technischer Dokumentation auf mobilen Endgeräten
ist in der derzeitigen Praxis meist ein dem normalen Redaktionsprozess
nachgelagerter oder zu diesem parallel laufender Produktionsschritt.
Die Nutzung der Technischen Dokumentation auf
mobilen Endgeräten wird zukünftig rasant zunehmen und vielfältige
neue Anwendungs-Szenarien werden entstehen. Um auf zukünftige
Herausforderungen optimal vorbereitet zu sein, sind kontinuierliche
Prozess optimierungen notwendig. Gefragt sind flexible Component-
Content-Management-Systeme, die in Kombination mit Workflow-
Management-Systemen die gesamte Produktionskette der Dokumentationserstellung
und Bereitstellung unterstützen.
Für Rückfragen: andreas.volpert@empolis.com
280
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 7
Fachvortrag
APPetithappen aus der Praxis: Physical
World Connection und Content-
Aufbereitung für mobile Doku
Ralph Muhsau, TANNER AG, Lindau
Physical World Connection
‚Physical World Connection‘ folgt dem Mega-Trend „Internet of Things“
und verweist auf die direkte und einfache Verbindung der realen Welt
mit ihrer angereicherten Repräsentation im ‚Internet‘. Die ‚Physical
World Connection‘ leistet also zweierlei:
−−
Eindeutige Identifikation eines physischen Objekts
−−
Verbindung des physischen Objekts mit der gewünschten Information
Es bestehen die folgenden Möglichkeiten:
−−
2D-Codes (Bsp.: QR-Code)
−−
Strichcodes (Bsp.: GTIN – ehem. EAN)
−−
Bluetooth
−−
RFID, NFC
−−
Mustererkennung von Bildern und Tönen (Bsp.: Shazaam)
−−
GPS plus Kompass
Der Siegeszug der QR-Codes, den wir aktuell erleben, hat vielfältige Ursachen:
Zum einen sind QR-Codes lizenzfrei nutzbar und entsprechend
viele Generatoren und Reader-Apps – für alle Plattformen – verfügbar.
Zum anderen speichern 2D-Codes mehr Informationen als beispielsweise
Strichcodes.
Physical World Connection in der Praxis
Content-Aufbereitung für mobile Doku
Zunächst stellt sich die Frage, in welcher Form Informationen auf mobile
Geräte kommen können:
−−
Content in Standard-Apps: PDF, ePUB, iBooks
−−
Content in Drittanbieter-Apps: CHM (Compiled HTML Help), Adobe
.folio
−−
Website
−−
Native App
Wir betrachten zunächst die Content-Formate, die mit entsprechender
Software einfach erzeugt und verteilt werden können. Die folgende Tabelle
beschreibt die wesentlichen Eigenschaften aus Benutzersicht:
tekom-Jahrestagung 2012
281

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
CHM PDF ePUB .folio iBooks
Plattformübergreifend + + + + -
Look & Feel - + + ++ ++
Flexibles Layout + - + - -
(Reflow)
Inhaltsverzeichnis + + + + +
Links + + + + +
Audio, Video - - + + +
Interaktive Widgets - - (-) + +
Eine ePUB-Datei ist eine ZIP-Datei, die die benötigten Dateien zur
Darstellung des Dokuments in den Web-Standards HTML, CSS, JPEG,
GIF, PNG, SVG und XML enthält. Der wesentliche Vorteil von ePUB ist
das mit diesem Format mögliche flexible Layout. Der Benutzer kann die
Schriftgröße selbst einstellen und das Dokument bricht dann neu um
(Reflow). Dadurch kann ein Dokument auf verschiedenen Bildschirmgrößen
immer optimal lesbar angezeigt werden. Dies ist mit einem PDF
nicht möglich. Wird ein PDF für die Anzeige auf einer kleinen Bildschirmgröße
gezoomt, so bricht es nicht neu um. Der Benutzer muss
dann jede Zeile beim Lesen seitlich scrollen.
ePUB 3, das im Oktober 2011 verabschiedet wurde, bringt eine Reihe
von nützlichen Erweiterungen:
−−
Mehr Layout-Funktionen (HTML-5 und CSS 3)
−−
Audio (mp3)
−−
Video (MPEG-4)
−−
Interaktivität (Javascript)
−−
Eingebettete Fonts (OpenType und WOFF)
Mit ePUB 3 sind multimediale und interaktive E-Books mit mehr Layout-Funktionen
als bisher mit ePUB 2 möglich.
ePUBs lassen sich auf vielfältige Weise erstellen: Direkt mit geeigneten
Layoutprogrammen (Adobe InDesign, Apple Pages, per Plug-in auch
mit Word), Konvertiertools (Calibre, Sigil), mit geeigneten Publikationsstrecken
oder auch „manuell“ mit HTML- und XML-Editoren.
Die beiden proprietären E-Book-Formate können jeweils nur mit den
zugehörigen Autorentools erzeugt werden: Adobe .folio mit der Adobe
Digital Publishing Suite (Bestandteil von InDesign 5.5); iBooks mit Apple
iBooks Author (gratis im Mac App Store). Interaktive Widgets erweitern
diese Content-Formate um zusätzliche Visualisierungsmöglichkeiten.
Dies können je nach Format sein: Bilder-Galerie, Interaktives Bild,
Webview, 3D-Modell, Panoramabild usw.
Website und App
Falls die Möglichkeiten der Content-Formate nicht ausreichend für eine
Kommunikationsaufgabe sind, stellt sich die Frage, ob eine für mobile
Geräte optimierte Website oder eine App das geeignetere Medium ist.
Die folgende Tabelle stellt die wesentlichen Unterschiede und Vorteile
dar.
282
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
App
Look & Feel des Gerätes
funktioniert offline (Roaming!), Mischformen
möglich
Hardware-Features:
GPS, Kamera, Multitouch, Kompass,
Accelerometer
Spezielle Funktionen:
Push-Benachrichtigungen, Adressbuch usw.
Icon auf Homescreen
Website
plattformübergreifend
Daten immer aktuell
Web-Funktionalität:
Verlinkung von anderen Websites und
Suchmaschinen
Icon auf Homescreen
Der Hintergrund des Praxis-Beispiels „Dethleffs Reiseinfo“ ist, dass
ein Handbuch über Jahre im Fahrzeug liegt, Verkehrsregeln und Adressen
sich aber ändern. Bei der Neukonzeption der Handbücher für den
Reise mobil-Hersteller war also eine clevere Lösung für diesen Abschnitt
der Handbücher, der insgesamt ca. 30 Seiten ausmacht, gefragt.
Die Entscheidung für eine App fiel hier leicht, da die Informationen
vor allem auch im Ausland abgerufen werden. Damit keine Roaming-
Gebühren für den Benutzer anfallen, sind alle Daten in der App gespeichert.
Außerdem werden einige Sonderfunktionen benötigt, die nur mit
einer App möglich sind, beispielsweise die Berechnung der Entfernung
zum nächsten Servicepartner – auch ohne Datenverbindung.
für Rückfragen: Ralph.Muhsau@TANNER.de
tekom-Jahrestagung 2012
283

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 8
Presentation
Creating ePubs and other mobile device
outputs using TCS and its point products
Gyanesh Talwar, Nandini Gupta, Adobe Systems, Noida, India
Kindles, iPads, Android devices and other tablets are fast becoming a
lifestyle statement and a necessity alike. They have found application in
so many diverse ways that can simplify our lives and work; it’ll soon be
difficult to imagine how we have been living without them so far.
The mobile device explosion is turning out to be one of the biggest techtrends
so far. The exponential growth of the mobile device market also
means there is an unprecedented demand for content that could be
delivered in formats compatible with these devices.
In this demo, Gyanesh Talwar and Nandini Gupta showcase the TCS
and its point products’ (FM, RH, and Captivate) capabilities to produce
mobile content, such as text, graphics, video, and help formats.
They also touch upon how writing for the mobile devices is different
from the PC technical communication.
Captivate MP4
and youtube videos
TCS ePubs PDF
FrameMaker
Mobile friendly PDF
Native Mobile
App Generator
Support for Help
integration with iOS
and Android apps
“Built in” – out of the box features to generate mobile outputs
In the following demos, Nandini and Gyanesh show how to create the
various mobile optimized tech comm outputs:
−−
Using Captivate, you can create software simulations and other videos
to share on youtube.com, which mobile device users can access.
Videos may be more time consuming to create, but they help expedite
and optimize users’ learning.
−−
Using the FrameMaker source, you can create ePub PDF using Robo-
Help. An ePub PDF is optimized for reading on mobile devices.
−−
You can create a lighter, no-frills version of your PDF using Frame-
Maker alone.
Extended – you can use the scripts shipped with
RoboHelp to create mobile outputs
You can use this script to package Help content as a native mobile app
for the Android mobile operating system.
RoboHelp provides an API that you can leverage to integrate Multiscreen
HTML5 output with iOS and Android apps. The API ships with
the source code for the included functions as well as sample apps demonstrating
the usage of the exposed API.
Custom: jQuery mobile
jQuery mobile is a JavaScript based, touch-optimized mobile framework.
People familiar with jQuery can quickly learn jQuery. You can use
jQuery to create mobile websites as well as technical communication
content, which are compatible with all major mobile platforms, such as
iOS, Android, Blackberry, and Windows Phone.
This demo includes showcasing the process of generating minimal
jQuery mobile output.
284
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
QRCodes
This demo includes showcasing how QR codes can be used for hardware
documentation and field workers.
QR codes make sense when field workers require JIT information –
specs, alerts instructions.
Documentation sets are very large but the actual information required
at a time is not too detailed.
gtalwar@adobe.com
nandinig@adobe.com
tekom-Jahrestagung 2012
285

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 9
Presentation
Is Augmented Reality the Future
of Technical Documentation
Juergen Lumera, SPX Service Solutions, Munich
A few years ago, Alan Brandon asked in an article about an Augmented
Reality research project (AMAR) at Columbia University this question:
Is Augmented Reality the future of technical documentation? He did
not really answer the question, but he described the huge potential of
that technology. The research project did not change the technical documentation
world at THAT time. This presentation will describe what has
changed since then and why the answer to his question is now a definitive
YES – this technology is changing the technical documentation
world and we need to be prepared.
Before we start discussing in greater detail the possibilities of Augmented
Reality in context of technical documentation, it is necessary to define
what exactly is Augmented Reality, what is generally required, and
how is it already used for technical documentation.
What is Augmented Reality?
Wikipedia defines Augmented Reality in the following way: “Augmented
Reality (AR) is a live, direct or indirect, view of a physical, real-world
environment whose elements are augmented by computer-generated
sensory input such as sound, video, graphics or GPS data. …“
In other words Augmented Reality:
−−
Combines real and virtual content
−−
Is interactive in real time
−−
Registers in 3D
Samples of Augmented Reality can be found in our normal life – very
often we are not even aware that it is Augmented Reality. Everyone has
seen those overlaid lines in a televised football game to indicate the
position of a player relative to the ball. A more advanced usage of Augmented
Reality is in Smartphone Applications like Wikitude or Layar
which show search results through the view of the camera.
What is required to use Augmented Reality?
The major components of an augmented reality solution are:
−−
A sensor to capture the reality (typically a camera)
−−
3D data about the content to be recognized
286
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
−−
Display to show captured and overlaid (augmented) content, such as a
smartphone, tablet, goggles, or head-mounted display.
−−
Component(s) to interact with AR application – touch screen or microphone
−−
The augmented content (3D data, 2D data, text, audio)
−−
Application to feed content to AR client application
How can Augmented Reality be used for technical documentation?
The above mentioned AMAR project at Columbia University had implemented
a prototype to allow a service technician to execute a repair
guided by augmented information. The technician sees the real world
and additional content through his goggles. This additional content
helps him to find the right position, to use the correct tools and execute
the necessary steps in the right order without being distracted by
consuming and interpreting “classical” technical documentation. Many
variations with other display devices have been built but they all follow
more or less the same basic concept.
Advantages of Augmented Reality
Using Augmented Reality eliminates the need to transfer written content
to the location where it needs to be applied. In a classical environment
a technician or owner typically flips through pages (paper or Web)
to identify the relevant information. This information then needs to be
transferred to the place where the task (repair, operation, etc.) has to be
executed. This requires the technician to interpret the written content
and align existing graphics with the physical object.
In an Augmented Reality world this transformation (and search) step is
not necessary because the information is already displayed at the place
where it is needed. It is information at the point and place of need. It
can even adjust to the current context: a technician can start by himself
and request support from an Augmented Reality application when he
cannot continue based on his own knowledge.
What does this mean for a technical author?
The most important part of an Augmented Reality solution, beside the
software component, is the content used for augmentation. This content
is what a technical author has to produce in the future. He needs to
work in a 3D view of the main object and place the content for augmentation.
The textual part will to a fair degree be replaced by 3D objects
showing activities, tools, parts, etc. New authoring tools for those tasks
are needed and require a different skillset – graphic oriented thinking,
focused on “real” task execution instead of abstract description, aiming
to minimize/eliminate the non-graphical information. It is not enough
to use a new tool; it requires us to change the mental approach of how
to “interact” with the consumers of technical documentation: in an Augmented
Reality world you don’t explain, you SHOW.
What has changed since the original question has been asked?
During the last three years the technology to enable augmented reality
has changed dramatically. All modern smartphones have the required
sensors and display capability already built in. Tablets offer the same
set of functionality and provide a larger area for interaction. Voice
tekom-Jahrestagung 2012
287

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
recognition has tremendously improved and can be used in industrial
solutions. Inexpensive goggles to display augmented content are ready
for the mass market.
But not only has the technology changed. The massive use of Augmented
Reality in marketing and extensions to existing applications/media
types (Navigation Systems, Catalogues, Search Engines, and so on) has
paved the street for this technology.
We have reached a state where it is no longer a question if it will happen
because it is already there – it is now a question of how quickly
we can set up a complete process/structure to support Augmented
Reality in the same way as we are doing it for the existing technical
documentation.
To get back to the original question: YES this is the future of technical
documentation because the market has the tools and will demand the
content for it.
Contact: juergen.lumera@spx.com
288
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 10
Presentation
Mark these figures!
2015, 2020, 2025
Success or failure
RTFM
RTFM (Real & Touchable Front-end Matter)
Or: Users decide on What/How/When.
Martin Rüegg, maxon motor ag, Sachseln, Switzerland
Within the next ten years, three topics will be of fundamental impact:
The user’s self-determining demands, the high granularity of information,
and the dynamic interaction of the user with the employed systems.
To this end, three theses:
1. Until 2015, mobile devices will have established as THE in fact method
for knowledge transfer and communication.
2. By 2020, out of the total volume of available/provided/required information,
only a small percentage will be consumed at the actual point
of use.
3. Before 2025, the user behavior will result in radical changes of today’s
known operating systems.
The user’s behavior, expectations, and aspiration will be the motors of
these changes and, in particular, will become the theses’ reality. “Transmitters”
dealing with this challenge by means of an engaged parking
brake will surely face a nasty surprise.
Not what you might think!
The dictum will probably get an entirely new meaning. Instead of a
bumpy invitation to look up where everything has been written down
nice and neat, it could also mean Real & Touchable Front-end Matter.
Even today, we (the transmitter) still flood the user (the receiver)
with an over-the-top amount of bulk information, quite often with truly
negative consequences. This kind of Technical Communication will
presumably result in information overload and, eventually, will peak in
the user suffering from turn away frustration without any motivation of
ever coming back…
martin.rueegg@maxonmotor.com
martin@therueggs.com
tekom-Jahrestagung 2012
289

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 11
Presentation
The business case for mastering liquid content
Chris Laska
Excelling in one area rather than being all things to all people. Organizations
need to focus on their unique niches and position themselves as
the definitive source for information, products and services related to
the specific places in the markets where they operate.
Definition of liquid content
Liquid content is next generation information, no longer comprised of
static information, tailored around each unique user, on the basis of
real-time multidimensional profiling.
The value of content is measured by how easy it is to use it. Liquidity
of content is a concept that captures aspects of immediacy, flexibility
and pliability of content. The more liquid content is, the easier it is to
reuse, access, edit and publish. Company-owned and in-company created
content is available in a proprietary format that binds the content
to a particular viewer, editor or content owner. To be liquid, means that
content is freed to better serve customers and prospects in ways and via
channels of their choice, fixed or mobile, interactive and live.
Trends in content management
Content management is a real challenge for all organizations and their
brand portfolio and the awareness that content needs to be managed is
growing. Content governance specifies that content created in the enterprise
belongs to the enterprise as opposed to the person who created
it. That content needs to be findable and available and needs to interact
with content generated by users and communities outside the brand.
Another trend shows that vendors are moving away from the idea of
building a single fix-it-all enterprise content management system towards
designing systems that actually deal with business problems. The
role of a service partner and a long-term engaging and quality-driven
partnership becomes apparent.
Product information at your fingertips
The internet and mobile channels fundamentally changed the way
customers and prospects expect to find and engage with content related
to a company’s products and services. Marketing organizations already
embraced these new mediums (with personalized web experiences,
video, and mobile apps). Technical documentation organizations however
are more hesitant in responding. But the expectations of customers
and prospects did change and the notion of the traditional technical
publication has altered completely.
Traditionally the technical publication is a static one-way deliverable
that is managed, produced – printed – and shipped as part of a new
product introduction or update. This classical supply chain is no longer
relevant for customer experiences today that are increasingly shaped
by the internet, mobile channels and social media. Customers, and even
prospects, expect to rapidly find just the right information, relevant and
personalized, at the right time and at their fingertips via the web or
290
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
mobile device. They expect information to be tailored to their questions,
visually presented, and their interaction with that information needs to
be two-way.
Organizations that are mindful of these changes respond strategically
by moving to product content that is dynamic, interactive and personalized.
Such content can best be described as “liquid”.
Product-related content is critical at most stages of a customer’s journey.
Prospects (both b2b and b2c) want product information when comparing
and buying products. After the purchase, technical documentation
is required to learn how to use a product. During the post-sales process,
if the customer has difficulty using the product or the product is not
working properly; technical documentation is needed for support. To
provide an outstanding customer experience, a company must provide
quick access to relevant, up-to-date technical information in compelling
forms. By doing so, companies can increase revenues, improve out-ofbox
experience, increase self-service, drive down call center calls, and
ultimately increase repeat buying and word of mouth recommendations.
Business case components
Mastering liquid content is realized through structuring content referring
to information or content that has been broken down and classified
using metadata based on standard or proprietary forms of metadata.
However the investment to structure content is likely to be much greater
than the direct costs for a component content publishing system, including
the software licenses and the hardware infrastructure needed in
IT to support the new software. Yet total cost of ownership (TCO) must
also include indirect costs for retraining workers to write stand-alone
topics using new editing tools as well as change management costs. To
make the business case for structuring content, we must align the many
advantages of structured content with specific needs in a business or
organization. A strategic choice for an experienced partner with a track
record in dealing with content may yet be the easier part of the investment
equation.
Structured content has many advantages: modularity, single-sourcing,
content reuse, multiple delivery formats and channels, and it facilitates
translation dramatically. The new DITA structured content standard also
adds benefits like topic-based authoring, conditional processing, taskorientation,
component publishing, information typing, minimalism,
inheritance, specialization, and simplified XML.
Structured content also has some indirect costs that should figure in
ROI calculations. Writers have to adapt their writing style and you need
specialized copy to attend to a number of content needs.
Serving the liquid customer: leverage content to deliver service
In the end the business case comes down to the consumer. Fluid consumers
today use non-linear decision making when purchasing and using
products. When purchasing, customers use multiple channels (web,
company website, mobile, store, call centre and social media) in search
of product information. Product usage is usually determined by call
centers or the company website and sharing is mostly done through the
company website or social media.
tekom-Jahrestagung 2012
291

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Brave brands should limit publications to digital formats and produce
publications for individual product configurations. But more importantly
web and social channels now enable organizations to investigate and
measure how users consume and apply content so that the content and
the channels provided can be continuously improved.
Documentation should match specific user experiences or knowledge
profiles and has to be tailored to individual region/language needs.
Contact: chris.laska@blonde.eu
292
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 12
Fachvortrag
Apps für Technische Redakteure
Martin Häberle, Karlsruhe
„Smartphones und Tablets sind teures Spielzeug, fressen bloß Zeit und
bringen nichts Neues!“ Solche Sätze sind zwar nicht ganz unwahr, man
hört sie aber immer seltener. Denn heute nutzt praktisch jeder iPhone &
Co. Insbesondere als Firmengeräte erfreuen sie sich größter Beliebtheit,
ist doch 2012 in Deutschland fast jedes dritte verkaufte Mobiltelefon ein
Smartphone. [1]
Daher ist es Zeit, einmal den Nutzungskontext von kleinen und größeren
Mobilgeräten zu betrachten. In diesem Vortrag wird der Schwerpunkt
auf Tablet- und Smartphone-Anwendungen („Apps“) für iOS und
Android gelegt. Es sollen einige ausgewählte Apps vorgeführt werden,
die Berufstätige im Allgemeinen und Technische Redakteure im Speziellen
optimal bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Außerdem soll
aufgezeigt werden, welche Tätigkeiten man sich auf einem Touch-Bildschirm
besser erspart.
1. Kommunikation
2. Ideensammlung
3. Notizen
4. Selbstorganisation
5. Recherche und
Nachschlagen
10 Einsatzzwecke für Smartphones und Tablets
Für die kurze E-Mail zwischendurch oder den schnellen Check des
Posteingangs eignen sich Touch-Geräte hervorragend. Mit der Chat-
Funktion von Skype lassen sich schnell Links und Informationen mit
Kollegen austauschen – auch in Besprechungen bleiben sie dezent im
Hintergrund. Außerdem gibt es noch Twitter sowie Kurznachrichtendienste
wie „WhatsApp“ und natürlich die Telefonfunktion im Smartphone,
falls doch noch einer anruft.
Geistesblitze lassen sich über das eingebaute Mikrofon als Sprachnotiz
mit „Notability“ oder „GNotes“ (für Android) aufzeichnen, mithilfe
von „Siri“ als Textnotiz diktieren oder über die virtuelle Tastatur eintippen
und von überall abrufen. In einer Mindmap-Anwendung wie
„Mindjet“ lassen sich zudem Ideen sammeln, Inhalte ordnen oder Informationsarchitekturen
modellieren und mit dem Redaktionsrechner
synchronisieren.
Für Besprechungsnotizen hat der Papierblock ausgedient. Stattdessen
wird der digitale Mitschrieb vom Tablet über den Exchange-Server in
MS Outlook übertragen und die Notiz ist damit sofort auf dem PC verfügbar.
Die Notizen lassen sich durchsuchen und z. B. in MS Word weiterverarbeiten.
Dank der im Mobilgerät integrierten Fotofunktion werden
auch Inhalte von Flipcharts, Whiteboards und Skizzen auf Papier
mit einem Klick dokumentiert.
Eine zentrale Aufgabenverwaltung, beispielsweise „GoTasks“ für Google
Tasks, sowie zeit- und ortsabhängige Erinnerungen (mit der gleichnamigen
iOS-App) sind wohl das wirksamste Hilfsmittel bei „digitaler Demenz“
und schaffen Übersicht und Ordnung. Zeiterfassungs-Apps wie
„mite“ oder „Anytime“ ermöglichen es Freiberuflern, Projektarbeitern
und allen anderen, denen es auf jede Minute ankommt, ihre Aufwände
mit wenigen Fingertipps korrekt zu verbuchen.
Das allzeit verfügbare Web schließt nahezu jede Wissenslücke über
eine einzige Suchanfrage. Wörterbuch-Apps erteilen schnellen Rechtschreib
rat oder „LEO“ liefert die passende Übersetzung. Feed Reader
tekom-Jahrestagung 2012
293

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
6. Lektorat
7. Präsentieren
8. Unterwegs auf
Daten zugreifen
9. Lange Texte verfassen
10. Zeit überbrücken
und Spaß haben
wie „Mobile RSS“ informieren über geänderte Seiten im Unternehmens-Wiki,
über neue Aufgaben im Ticket-System oder den jüngsten
Artikel im Lieblings-TR-Weblog.
Im Qualitätssicherungsprozess wird die Vorabversion der bearbeiteten
Dokumentation als PDF-Datei aufs Tablet gesendet und dort bequem
mit „Adobe Reader“ durchgesehen. Anmerkungen und Korrekturen
lassen sich direkt ins Dokument eintragen, speichern und per E-Mail
verschicken.
Apples iOS-Anwendung „Keynote“ lässt den mobilen Nutzer nicht nur
PowerPoint-Foliensätze importieren und einfache Präsentationen auf
Basis von Vorlagen erstellen und beeindruckend animieren, man kann
diese auch komfortabel vortragen – Foliennotizen und Vorschau der
nächsten Folie auf dem eigenen Bildschirm inklusive. Der Videoprojektor
wird dabei – wie in diesem Vortrag – mittels HDMI/VGA-Kabel oder
sogar drahtlos über Apples „AirPlay“ gespeist.
Über Web-Dienste wie Dropbox, iCloud oder Google Docs (Google
Drive) erhält der Nutzer von überall und mit jedem Endgerät Zugriff
auf seine aktuellen Daten. Damit fällt es kaum noch ins Gewicht, dass
iOS-Geräte dem Nutzer kein klassisches Dateisystem mehr bereitstellen.
Auch Dokumente auf (S)FTP- und WebDAV-Servern sind mit der
Alleskönner-App „GoodReader“ kein Hindernis mehr.
Sie haben es vermutlich gleich gemerkt: Dieser Punkt passt nicht so
richtig in die Liste. Touch-Geräte mögen für vieles gut geeignet sein,
aber nicht zum ausführlichen Schreiben, zum strukturierten Erfassen
von Inhalten und zum Organisieren von Textfragmenten – zumindest
nicht ohne teures Zubehör. Denn zum einen ist die Bildschirmfläche
von Tablets und besonders von Smartphones sehr begrenzt, zum anderen
ist die Fingerbedienung viel unpräziser als der Mauszeiger am PC.
Ob auf Reisen oder nach acht Stunden Redaktionsmarathon – Smartphones
und Tablets sind nicht zuletzt tolle Unterhaltungsmaschinen
und bringen Spiele, YouTube, Podcasts und all die anderen Dinge, die
einem den Alltag versüßen, ohne andere zu stören (mit Kopfhörern)
aufs Ohr und kristallklar auf den Bildschirm.
Fazit
Es bleibt festzuhalten, dass Tablets und Smartphones kein Ersatz für
den PC darstellen können und sollen. Vielmehr ergänzen diese Geräte
den Arbeitsalltag von Technischen Redakteuren und vereinfachen Abläufe,
insbesondere wenn der Nutzer unterwegs ist. Zur Organisation
und Kommunikation, zum Festhalten von Ideen und als Informationsquelle
möchte man sein Smartphone oder Tablet bald nicht mehr missen,
sobald man eines verwendet – ganz gleich ob privat oder beruflich.
Weiterführende Links
[1] Smartphone-Statistik: www.thinkwithgoogle.com/mobileplanet/de/
[2] Apps für Technische Redakteure: www.lesegefahr.de/apps
für Rückfragen: mail@lesegefahr.de
294
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 13
Fachvortrag
3D-visualisierte Dokumentation für Wartung,
Training und Verkaufsunterstützung
auf mobilen Endgeräten
Falk Aupers, Corena, Giessen
Aufgrund der heutigen technischen Möglichkeiten ist es problemlos realisierbar,
mobile Endgeräte wie Tablet-Computer oder Sub-Notebooks
für die Darstellung 3D-visualisierter technischer Informationen zu verwenden.
Häufig erwähnte Anwendungsfälle hierfür sind beispielsweise
die Unterstützung des Wartungspersonals bei seiner Tätigkeit sowie die
computerunterstützte Ausbildung.
3D-Modell eines Waggons auf einem Tablet-Computer
Produktstruktur im
Produktdesign
Die Verbindung zwischen Konstruktion und Technischer Dokumentation
Heutiges Produktdesign baut in aller Regel auf Engineering- oder
Konstruktions-Systemen auf, mit deren Hilfe 3D-visualisierte Informationen
erzeugt werden und somit bereits vorhanden sind. Aus einer
prozess-orientierten Sicht ist es wünschenswert, diese 3D-Daten so effizient
wie möglich in die Erzeugung der Technischen Dokumentation mit
einzubeziehen. Ansatzpunkt hierfür ist, die Technische Dokumentation
mit den Augen des Produktdesigns zu betrachten.
Das Produktdesign strukturiert den Gegenstand in Baugruppen oder
Systeme, die wiederum hierarchisch gegliedert sind. Hieraus ergeben
sich Hauptbaugruppen, Baugruppen und Unterbaugruppen, die funktional
oder physikalisch in Bezug zueinander stehen. Als Beispiel sei
genannt ein Dieselmotor, der eine Zylinderkopf-Einheit besitzt, die
wiederum in den eigentlichen Zylinderkopf, ein Einlass-Ventil und ein
tekom-Jahrestagung 2012
295

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
S1000D und die
Produktstruktur
Auslass-Ventil gegliedert ist. Orientiert sich die Technische Dokumentation
an dieser Produktstruktur, so lässt sich eine direkte Beziehung
zwischen der Baugruppe im Engineering-System und der entsprechenden
Information in der Dokumentation herstellen. S1000D ist solch eine
Spezifikation für die Erstellung Technischer Dokumentation, die den
Produktzusammenhang durch das Common-Source-Database- (CSDB)
Konzept standardisiert.
Das CSDB-Konzept der S1000D sieht vor, die Technische Dokumentation
zu modularisieren. Die folgende Abbildung zeigt das Inhaltsverzeichnis
einer Publikation aus der Dokumentation des Flugzeugs
Me 262, das sehr schön die Herangehensweise bei der Modularisierung
verdeutlicht.
Inhaltsverzeichnis aus der Dokumentation der Me 262
Die Produktstruktur als
verbindendes Element
Der Inhalt ist unterteilt in Abschnitte, die jeweils eine Baugruppe widerspiegeln,
z. B. die „Randkappe“ oder den „Vorflügel“. Zu jeder dieser
Baugruppen gibt es dann Informationsarten, hier sind es die „Beschreibung“
und Anweisungen für den „Abbau“ und den „Anbau“. Damit diese
Informationsmodule, in S1000D Datenmodule genannt, verwaltet werden
können, klassifiziert das CSDB-Konzept die Produktstruktur und
die Informationsarten und stellt die Kodierung in den Vordergrund. So
bekommt die Randkappe nach S1000D Spezifikation den Kode „57-30-
00“ und die Informationsart Abbau den Kode „520“.
Engineering-Systeme verwalten das Produkt mit Hilfe des Systemaufbruchs
in Analogie zu dem oben beschriebenen Vorgehen. Im Unterschied
zur Kodierung der Datenmodule nach S1000D geht der Systemaufbruch
jedoch runter bis zum letzten Ersatzteil, ist also wesentlich
umfassender. Auch die Methodologie mag je nach eingesetztem System
voneinander abweichen. Springender Punkt ist jedoch, dass in beiden
Welten, dem Design und der Technischen Dokumentation nach S1000D,
die Inhalte kodiert sind. Auf diese Weise lässt sich eine Beziehung zwischen
einem Teil des Designs zum zugehörigen Modul bzw. den zugehörigen
Modulen in der Dokumentation herstellen.
296
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Verknüpfung eines 3D-Modells mit Technischer
Dokumentation zu Trainingszwecken
Die folgende Abbildung zeigt ein interaktives 3D-Modell, das zu Trainingszwecken
mit Anweisungen aus der Technischen Dokumentation
nach S1000D verknüpft wurde.
Verknüpfung einer 3D-Simulation mit Anweisungen aus der Technischen
Dokumentation
Umsetzung
Granularität der
Information
Der Lernende startet die Anwendung mit der Aufgabe, einen Teil des
abgebildeten Motors auszubauen. Dabei wird er Schritt für Schritt mit
den Anweisungen aus der Zerlegungsprozedur begleitet. Er gelangt zum
jeweils nächsten Schritt, sobald er den Gegenstand im Fokus im Modell
identifiziert und per Doppel-Klick entfernt hat oder indem er in der
Prozedur den nächsten Schritt anfordert. Entfernte Teile finden sich
dann im Inventar wieder und können jederzeit eingesehen werden.
Eingebettet in die Anwendung sind kleine Videos, die bestimmte Abläufe
noch einmal visuell verdeutlichen. Es werden in der Prozedur
ebenfalls vorhandene Warnungen oder Hinweise eingeblendet. Hierbei
gilt insbesondere, dass Warnungen vor den entsprechenden Schritten
erfolgen, so wie es die Best Practices der Technischen Dokumentation
vorsehen und es in der S1000D auch umgesetzt ist.
Für die Umsetzung dieser Anwendung ist die Verknüpfung von 3D-
Modell und Technischer Dokumentation über die Produktstruktur
von grundlegender Bedeutung. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die
Granularität der Information in den S1000D-Datenmodulen, die es
erlaubt, einzelne Schritte sowie beispielsweise Warnungen und Teile zu
identifizieren.
tekom-Jahrestagung 2012
297

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Zusammenfassung
Ein Standard wie S1000D schafft über die Berücksichtigung der Produktstruktur
bei der Modularisierung eine geeignete Schnittstelle für
die Verknüpfung mit Designdaten. Dies und die benötigte Granularität
der Information ist eine unverzichtbare Voraussetzung, um Anwendungen
zu Trainingszwecken oder für die Unterstützung von Wartungspersonal
zu erstellen.
für Rückfragen: Falk.Aupers@corena.com
298
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 14
Fachvortrag
Abenteuer TecDoc:
Thesen zum Paradigmawechsel in
der Technischen Dokumentation
Georg O. Herriger, herriger & parter gmbh, Bern, Schweiz
Vor 5 Jahren hat sich die kommunikative Welt radikal verändert!
Mit Smartphone und Tablet entstand eine neue mediale Form, die sich
rund um die Welt rasant verbreitet. Das revolutionäre, intuitiv-haptische
Konzept des iPhones stieß 2007 eine explosive Entwicklung an, die seither
an den Grundfesten jeglicher schriftlichen bzw. zeichengebundenen
Kommunikation rüttelt.
Etwas Ähnliches gab es schon einmal: Vor ca. 2.000 Jahren löste das
Buch die antike Schriftrolle ab. Allerdings war jene Umstellung alles
andere als explosiv: sie dauerte fast 400 Jahre, denn festgefügte Traditionen
standen ihr im Weg.
Schließlich setzte sich das Buch aber durch und bewahrte dann über
alle evolutionären Stufen hinweg eine ganz spezifische Eigenart: den
Aufbau in Seiten. Selbst ebooks haben nach wie vor Seiten …
Zwar gibt es seit den Anfängen des Internets mit Hypertext eine gewisse
Auflösung des strikt lineraren Buchverlaufs – das Grundlayout aller
Dokumente blieb aber doch noch die Seite bzw. die „page“.
Kein Wunder also, dass auch Technische Dokumentationen immer und
ganz selbstverständlich aus Seiten bestehen. In modernen Manuals
werden die Texte wohl säuberlich strukturiert und mit anschaulichen
Bildern und Grafiken angereichert – das Ganze bleibt aber der guten
alten Buchform treu – mit Seiten, Inhaltsverzeichnis und Index.
Diese vom Buchdruck stammende, vertraute Form ist so selbstverständlich,
dass sie ohne weitere Überlegung auch für die elektronische Verbreitung
verwendet wird und so als pdf auf dem smarten Endgerät des
itouch-Users landet.
Doch wer schon liest eine pdf-Dokumentation am Handy? Niemand. Sie
passt dort einfach nicht hin: Sie ist zu unhandlich, in der Regel zu technisch
und fast immer mit langweiligen legalen Hinweisen überfrachtet.
Kurz: ein klarer Absteller für User, für die das Handling ihres smarten
Begleiters ein geradezu sinnliches Erlebnis darstellt.
Das ist echt dumm! Denn gerade die mobilen Endgeräte, die doch immer
und überall mit dabei sind, sind DIE optimalen Ausgabemedien
für technische Hilfen aller Art! Zumal sie dank ihren hochauflösenden,
farbigen Displays und den gestiegenen Bandbreiten der Mobilnetze
alle medialen Inhalte wie Text, Bild, Grafik und Video völlig problemlos
darstellen können. Nicht zu vergessen, dass dank LTE die Bandbreiten
weiter und noch kräftiger am Steigen sind.
Wie also sollte mann/frau ans Werk gehen, um eine TecDok so zu gestalten,
dass sie wirklich zu den neuen mobilen Endgeräten passt?
Dazu braucht es den radikalen denkerischen Bruch mit den herkömmlichen,
seitenorientierten Traditionen, ein Umknicken jener Selbstverständlichkeiten,
die bislang Technische Dokumentationen prägten. Wir
tekom-Jahrestagung 2012
299

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
sind beim Thema: es braucht den Paradigmawechsel! Nichts wie weg
vom Ernsthaften, vom Beschreiben, vom Tiefgang, vom Befehlen. Und
hin zum Spielerischen, zum Zeigen, zum Begleiten, zur Emotion.
Ausgangspunkt für den solcherart geforderten Gesinnungswandel ist
die simple, grundsätzliche Frage an jeden von uns: Was will ich eigentlich
mit meiner Dokumentation erreichen?
An sich ist die Antwort darauf klar: Eine möglichst einfache, verständliche,
nachvollziehbare Anleitung, mit der der Nutzer das entsprechende
Gerät bedienen und auftretende Probleme lösen kann.
Das Ganze natürlich unter der „Randbedingung“, dass der Nutzer ein
Mensch ist … Wie und was ein Mensch wahrnimmt und versteht, dazu
hat die Multimediapsychologie einige Erkenntsnisse zu bieten.
Informationen, Inhalte und Begriffe werden im Gehirn immer abgeglichen
mit bereits vorhandenen neuronalen Mustern. Das geht umso
leichter, d. h., man versteht diese umso besser, je weniger überraschend
die neuen Inhalte sind, je besser sie unserer natürlichen Intuition entsprechen
und je klarer strukturiert sie in gut verdaulichen Portionen
daherkommen.
Zudem kennt das menschliche Gehirn die Arbeitsteilung, genannt
„Hemi sphärenspezialisierung“. In der linken Hälfte analysiert das verbale
System auf sequentiell-lineare Art die abstrakten Logogene – das
Zuhören und Lesen. Die rechte Hälfte hingegen erfasst die ganzheitlichen
Imagene – die mehrdimensionalen bildhaften Informationen aus
Bildern und Filmen.
Für ein optimales Verstehen spannen beide Seiten zusammen („Doppelkodierung“):
Die rechte Hälfte erfasst Anschauliches und Nachzuahmendes
(via Bild bzw. Video), die linke steuert (via Text) das Erklärende
und Strukturierende bei.
Und genau diese multimedial-psychologischen Zusammenhänge sollten
wir stets im Hinterkopf behalten und uns bei der Gestaltung von mobilen
Dokumentationen immer wieder die Fragen stellen: Was ist meinem
Nutzer vertraut und wie viel Neues kann ich ihm bieten bzw. zumuten?
Mit welchem medialen Mix sollte ich sein Gehirn ansprechen und
anregen?
Wer diese fragende Denkweise als Grundsatz verinnerlicht hat, kommt
via den folgenden 8 Etappen auf fast spielerische Weise zu einer tatsächlich
einfachen, verständlichen und nachvollziehbaren Anleitung:
Etappe 1. Einen generellen Ablauf mit Hilfe eines „Storyboards“ in
einzelne Szenen aufgliedern und dabei ein schlankes und einfaches
Bedien konzept entwickeln („visualize reduced complexity“).
Etappe 2. Ein ansprechendes Design mit einem intuitiv zu erfassenden
„sexy“ Look&Feel (z. B. mit realworld Metaphors) entwerfen, immer mit
Rücksicht auf die Bedienungsrealität des Nutzers, so etwa mit für ihn
gut lesbarer Schriftgröße oder Buttons, die der Größe seiner Fingerkuppen
entsprechen. Beim Einsatz von unterschiedlichen Layoutvorlagen
(Templates für Anzeige-, Auswahl-, Navigationsmodule etc.) gilt es, im
Design die optische Konsistenz zu wahren.
Etappe 3. Den detaillierten Handlungsablauf zielgerichtet in Step-by-
Step-Prozeduren aufgliedern und strukturieren. Dabei ist es wichtig,
300
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
auf das Prinzip „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“ zu achten.
Erforderliche Ergänzungsinformationen sollten auf eine tiefere Ebene
ausgelagert werden.
Etappe 4. Für jedes einzelne Modul, also für jeden Handlungsschritt,
den Medienmix (Text, Grafik, Bild, Video) mit Bedacht bestimmen, damit
der Sachverhalt wirklich optimal verständlich wird.
Etappe 5. Eine Navigation anlegen, die die wichtigen Abschnitte übersichtlich
aufzeigt und von jedem Punkt des Manuals aus direkt erreichbar
ist. Zu einem mehrsprachigen Manual gehört auch die Möglichkeit
eines einfachen Sprachwechsels.
Etappe 6. Entscheiden, ob eventuell „special features“ aus der Welt der
Mobilkommunikation in die Dokumentation eingebaut werden sollten.
So etwa der Zugriff und die Integration von lokalen Gerätedaten (z. B.
Ortskoordinaten, Kamerabild etc.) oder externen Daten (via Netzwerk,
Bluetooth etc.).
Etappe 7. Überlegen, wie der Nutzer am besten Zugang zur Dokumentation
findet. Soll er sie über eine natives Applet aufrufen können? Oder
via Google im Netz suchen? Oder gibt es andere Möglichkeiten …?
Etappe 8. Und last but not least: objektiv testen, wie gut der Nutzer mit
der gewählten Dokumentationsform klarkommt, wie schnell und sicher
er den Anleitungen folgt. Kurz: wie gut die Usability tatsächlich ist.
Unterwegs zu sein im Abenteuer, Fuß zu fassen und Präsenz zu zeigen
in der hochspannenden neuen Mobilmedienwelt berechtigt zur
Vorfreude:
−−
Auf die vielen motivierten User, die zu zufriedenen Kunden werden.
−−
Auf den Imagegewinn, sich mit einer State-of-the-art-Dokumentation
von der Konkurrenz abzusetzen.
−−
Und schließlich auf das gute Gefühl, sich den für die Produkthaftung
nicht unwesentlichen Qualitätsanforderungen der ISO-Norm 82079
anzunähern.
Solcherart wird der Paradigmawechsel gelingen!
für Rückfragen: welcome@herrigerpartner.ch
tekom-Jahrestagung 2012
301

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 15
Fachvortrag
Autorensysteme für mobile Anwendungen –
Totgesagte leben länger
Prof. Dr. Michael Bauer, Hochschule Aalen
Autoren – hier verstanden als Produzenten komplexer interaktiver und
multimedialer Inhalte – und die Neuen Medien, das ist und bleibt eine
Hassliebe. Einerseits stößt jede soft- und hardwaretechnische Innovation
stets auf heftige Gegenliebe, bieten sich doch eine Vielzahl neuer
Möglichkeiten. Andererseits finden sich Autoren jedes Mal ein Stück
tiefer im verhassten digitalen Dschungel wieder und jedes Mal scheinen
die Ideale „Cross Media“, „Cross Platform“ oder „Single Source“ etwas
weiter in die Ferne zu rücken.
Jüngstes Beispiel: die mobilen Endgeräte. Vor fünf Jahren machten das
iPhone und später das iPad Computer wirklich mobil und seitdem bestimmt
vor allem Apple die weitere Entwicklung der Technik und des
Marktes. Aus der Verbindung von kleinen Rechnern mit Touch Screens,
eingebautem GPS, Lage-Sensoren oder Kameras lassen sich völlig
neue Anwendungen entwickeln. Verpackt in kleine Apps, angeboten in
App-Stores.
Kontrollierter Häppchenmarkt
Für Autoren ist das auf den ersten Blick eine wunderbare neue Welt.
Endlich haben ihre Produkte ein handliches Format und einen griffigen
Namen: „App“ eben. Endlich liegen diese Anwendungen nicht
mehr so offen im Netz herum. Endlich kann nicht mehr jeder kleine
Pirat den mühsam erarbeiteten Code klauen. Und endlich lassen sich
die Softwärchen wie Wurst und Wecken Stück für Stück verkaufen. Da
tut es nicht besonders weh, wenn Apple jedes Mal ein Drittel vom Erlös
einstreicht.
Umso mehr allerdings, wenn es ans Produzieren geht. Denn dieser
Häppchen-Markt funktioniert für Apple nur, wenn er streng kontrolliert
wird. Deswegen ließen sich iOS-Apps zunächst nur in einer Apple-spezifischen
Entwicklungsumgebung namens Xcode herstellen. Eine App
in Xcode zu schreiben ist reine Programmierarbeit und erfordert gute
Kenntnisse zum Beispiel in Objective-C. Jede einzelne App durchläuft
dann einen mehrstufigen und unter Umständen mehrwöchigen Prüfungsprozess,
bis sie im iTunes Store veröffentlicht wird.
Marktdurchdringung auf Knopfdruck
Nun sind Autoren in der Regel keine Informatiker. Ihre Aufgabe ist es,
eigene Ideen oder die ihrer Auftraggeber zunächst in einzelne Medien
(Texte, Bilder, Grafiken, Animationen, Videos, 3D-Inhalte) umzusetzen
und diese dann mit Hilfe sogenannter Autorensysteme unter ein Dach
zu bringen. Die Arbeit mit solchen Tools ist ein wichtiger, aber eben nur
e i n Schritt in der Produktionskette. Das Ziel: In möglichst nur einer
Autoren-Umgebung möglichst alle denkbaren Medienarten verknüpfen,
beliebige Interaktionen herstellen und am Ende auf Knopfdruck alle
gängigen Medien, Endgeräte und Betriebssysteme erreichen. Also bei
hoher Marktdurchdringung die Entwicklungskosten gering halten.
302
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Lange Jahre hat das ziemlich gut funktioniert. Mit Adobe Director von
Macromedia stand ein Autorensystem zur Verfügung, mit dem auch
solche Menschen Multimedia-Anwendungen herstellen konnten, die
zuvor kein Informatikstudium absolviert hatten. Die Lernkurve war
steil, weil sich Anwendungen auf einer grafischen Oberfläche nach dem
Baukastenprinzip entwickeln ließen. Bei komplexeren Aufgaben half
die Skriptsprache Lingo, mit der sich alle Medienjobs inklusive 3D erledigen
ließen. Und zwar plattformübergreifend fürs Web, als Desktop-
Anwendung auf DVD, als Kiosk-System sowohl für Windows als auch
für Mac-OS.
Steve Jobs und ein offener Brief
Die heile Welt zerbrach 2005: Adobe kaufte Macromedia und schickte
die alte Dame Director geradewegs aufs Abstellgleis. Nur die kleine
Schwester Flash passte ins CS-Konzept und sie sollte fortan im Zusammenspiel
mit der Laufzeitumgebung AIR das zentrale Autorentool sein.
Damit sollte es später prinzipiell möglich sein, auch native Apps zum
Beispiel für iOS und Android zu entwickeln. Mit der Version CS5 (Frühjahr
2010) bot Flash einen iOS-Packager, mit dessen Hilfe sich native
iPhone-Apps (*ipa) erzeugen ließen. Doch Pustekuchen: Solche Apps
blieben mangels Reinrassigkeit prompt in Apples Endkontrolle hängen.
Und im April 2010 erklärte Steve Jobs persönlich in einem viel beachteten
offenen Brief an die Kollegen von Adobe Flash kurzerhand für tot.
Tenor: Flash sei ein proprietäres Format, viel zu träge für die neue mobile
Welt. Die Zukunft gehöre offenen Standards. HTML5 werde Flash
schon bald als Multimedia-Frachter überholt haben.
Doch schon im darauf folgenden September machte Apple eher kleinlaut
eine Rolle rückwärts. Flash als Web-Format blieb für den mobilen
Safari-Browser zwar weiterhin außen vor, mit dem Programm Flash
Professional produzierte Apps hingegen wurden fortan akzeptiert.
Flash bot sich damit als plattformübergreifendes Autorensystem an
und wurde bis zur aktuellen Version CS6 konsequent in diese Richtung
weiterentwickelt. Ähnlich wie Director hat das Tool eine grafische Oberfläche,
unter der sich einfache Aufgaben schnell arrangieren lassen. Für
individuelle Jobs steht die Skriptsprache ActionScript3 zur Verfügung.
Annähernd alle Ziel-Plattformen können laut Adobe so aus einer Entwicklungs-
bzw. Programmierumgebung heraus erreicht werden: Ausführbare
bzw. installierbare Windows- und Mac-OS-Anwendungen für
Desktop, DVD oder Kiosk, Webversionen für Browser mit Flash-Player
und native Apps für Apple (*.ipa) und Android (*.apk).
Mehr Licht als Schatten
Zwei Jahre lang hat der Referent Flash als Autorenwerkzeug genutzt
und dabei plattformübergreifende Applikationen produziert. Sein Fazit:
Viel Licht und ein paar Schatten.
Das Licht: Mit der Kombination AIR und Flash erreicht man tatsächlich
alle wichtigen Ziel-Plattformen. ActionScript3 bietet viele Möglichkeiten,
um auf die gängigsten Schnittstellen zur Hardware (z. B. GPS, Sensoren,
Kameras) und Software (z. B. Dateisystem, Player) der einzelnen
Gerätetypen und Plattformen Zugriff zu haben. Zwar ist der Entwicklungsaufwand
nicht für alle Betriebssysteme zu 100 Prozent identisch.
tekom-Jahrestagung 2012
303

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Aber mit circa 80 bis 90 Prozent an plattformneutralen Inhalten kommt
man dem Ideal schon ziemlich nahe. Der Rest sind individuelle Lösungen,
zum Beispiel Video-Player für die verschiedenen Geräte. Ein
Highlight: Seit knapp einem Jahr ist Flash endlich 3D-fähig. Die neue
Stage3D-Schnittstelle sorgt für hardwarebeschleunigtes Rendering.
Die Schatten: Nicht alle Medienformate lassen sich problemlos einbinden.
Überraschenderweise ist es gerade PDF, Adobes eigenes Kind, das
die meisten Zicken macht. Flash und AIR fehlt ein eigener PDF-Player.
Speziell für Android-Geräte braucht’s dann doch fast einen Informatiker,
um lokale PDFs zum Laufen zu bringen. Schatten wirft schließlich
Adobe selbst. Flash CS6 war nach dem Erscheinen im Mai dieses Jahres
mehrere Wochen lang voller schwerwiegender Bugs und die frühen Anwender
fanden sich unversehens in der Rolle von Beta-Testern wieder.
Ist Flash tatsächlich tot? Vielleicht mag das für Flash als Web-Format
gelten. Flash als Werkzeug jedoch setzt die Ära der Alleskönner unter
den Autorensystemen fort. Totgesagte leben manchmal eben etwas
länger.
für Rückfragen: michael.bauer@htw-aalen.de
304
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 17
Fachvortrag
Mobile Service-Dokumentation
auf iPad, Android & Co.
Werner Hofmeister, Docware GmbH, Fürth
Die rasante Verbreitung flexibler, ultraleichter und einfachst zu bedienender
Smartphones und Tablets legt deren Nutzung im Kundendienst
und im technischen Service nahe. Aus praktischen Erwägungen bietet
sich der Einsatz mobiler Endgeräte insbesondere im Bereich Kundenaußendienst
geradezu an. Doch auch der Aspekt, Fortschrittlichkeit und
Innovationsgeist zu demonstrieren, spielt eine Rolle. Die intelligente
mobile Nutzung von dynamischen, geschäftsrelevanten Informationen
wird zum strategischen Verkaufselement. Aktuelle, fehlerfreie und kundenindividuelle
Informationen, die unabhängig von Ort und Zeit zugänglich
sind, werden zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor.
Mobile und maßgeschneiderte Service-Dokumentation
als strategisches Verkaufselement
Mobile und maßgeschneiderte Servicedokumentation bedeutet, dass
ein Hersteller alle Informationen zu Wartung und Reparatur eines
technischen Produkts seinen marktrelevanten Zielgruppen orts- und
zeitunabhängig anbietet. Die Dokumentation wird nicht nur vom Endkunden
verwendet, auch Verkäufer, Konstrukteure, Produktions- und
Servicemitarbeiter oder Händler greifen darauf zu. Jede Zielgruppe hat
unterschiedliche Vorstellungen, was die Servicedokumentation betrifft,
und erhält die genau auf sie zugeschnittenen Informationen (und Funktionen).
Moderne Systeme zur Erstellung von elektronischer Serviceliteratur
sowie Ersatzteilkatalogen sind für ein Unternehmen daher eine
wichtige Unterstützung, um die vielfältigen Nutzeranforderungen zu
erfüllen, und die Grundlage, um die mobile ortsunabhängie Informationsbereitstellung
durchzuführen.
Mobile Software, die Service-Innovationen ermöglicht, wird daher immer
wichtiger. Sie liegen auch für elektronische Ersatzteil- und Service-
Informationssysteme voll im Trend. Als moderne Informationsplattformen,
die komplexe Ersatzteil- und Serviceinformationen per Tablet,
Smartphone, CD, DVD, USB-Stick oder via Internet – auch in Service-
Portale oder E-Commerce-Systeme eingebunden – bereitstellen, leisten
diese Systeme einen wesentlichen Beitrag zum Serviceerfolg im Maschinen-
und Anlagenbau. Sie ermöglichen die optimale Versorgung der
Zielgruppen mit Ersatzteil- und anderen Servicefall-relevanten Informationen.
Sie vereinfachen und beschleunigen die Bestellung von Ersatzteilen,
vermeiden Fehlbestellungen, unterstützen die Bereitstellung
der richtigen Werkzeuge und Ersatzteile für den Techniker, reduzieren
Personaleinsätze und ermöglichen kürzere Reaktionszeiten – was letztendlich
in höherer Maschinenverfügbarkeit resultiert.
Als mobile Serviceliteratur und Ersatzteilkataloge können Maschinenund
Anlagenbauer die für Reparatur, Wartung, Instandhaltung und Ersatzeilverkauf
nötigen Daten und Dokumente aktuell, ortsunabhängig,
rund um die Uhr in allen benötigten Sprachen professionell und effektiv
bereitstellen, verteilen und aktualisieren. Ersatzteillisten, Explosionszeichnungen,
Bilder, Preise und Servicedokumente, wie Handbücher und
Bulletins, stehen sinnvoll verlinkt in einem einzigen System bereit.
tekom-Jahrestagung 2012
305

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Mobile Service-Dokumentation auf iPad, Android & Co.
Ob groß oder klein: Service-Dokumentation auf Tablets kann via Cloud-
Computing und SaaS von allen Unternehmen genutzt werden
Oft fehlen Klein- und Mittelstandsunternehmen die nötigen IT-Strukturen,
um eine Lösung für die mobile und maßgeschneiderte Servicedokumentation
bereitzustellen. Cloud-Computing bietet sich hier als Lösung
an, übrig bleibt für die Unternehmen die gesicherte Datenpflege.
Den großen Rest – die Bereitstellung von Software, IT-Umgebung, Datensicherung,
Personal-Ressourcen etc. – erledigt die Cloud. Kommerziell
liegen die Vorteile auch auf der Hand: Es sind keine Investitionen
nötig, die Abrechnungen erfolgen meist zeit- oder nutzungsabhängig,
wie heute bei Smartphones und Tablets üblich. Damit passen sich die
Kosten automatisch den aktuellen Wirtschaftzyklen an.
Information und Bestellung vor Ort via Tablet oder Smartphone
Mobile und maßgeschneiderte Servicedokumentation gewährleistet
Kundendienst-Mitarbeitern jederzeit schnellen Zugriff auf umfassende,
komplexe Informationen – passend zum Gerätesystem vor Ort. Passwortgeschützt
können Service-Manuals zu Geräten und Steuerungen,
Bedienungsanleitungen, Installationsrichtlinien, Ersatzteilinformationen
und Softwarebeschreibungen nach Bedarf abgerufen werden. Die
Auswahl erfolgt in der Regel über die Maschine bzw. die Gerätekomponente
oder die Seriennummer, zu der Informationen benötigt werden.
Eine Volltextsuche ist möglich. Bei diesem Suchmodus wird eine
Trefferliste der Service-Dokumente angezeigt, in denen der gesuchte
Begriff verwendet wird. Beim Anklicken der aufgelisteten Dokumente
erscheint sofort die Textstelle mit dem gesuchten Begriff.
Werden Informationen zu Ersatzteilen benötigt, so können diese via
Explosionszeichnung und zugehöriger Stückliste einfach und schnell
identifiziert werden. Die unmittelbare Bestellung von Ersatzteilen ist
möglich.
306
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Wartungs-und Reparaturliteratur auf iPad, Android & Co.
Online: fast alles ist möglich – offline: die App und ihre Grenzen
Bei der Online-Bereitstellung der Informationen sind Tablet und
Smartphone kaum Grenzen gesetzt. Problematisch wird der reine
App-Betrieb ohne Online-Zugriff auf eine Online-Datenbank, denn die
Hardware-Speichergrenzen sind schnell ausgeschöpft und auch der
Multisession-Betrieb verschiedener Applikationen stößt an seine lokalen
Hardware- und Betriebssystem-Grenzen, d. h., die lokale Speicherung
von Daten und Dokumenten auf einem Tablet ist nur in kleinerem
Umfang möglich, ein Dateisystem wie auf Desktop-PCs üblich existiert
nicht. Denkt man an die Entstehung des Tablets zurück, weiß man,
warum das so ist, denn seitens Apple war und ist das Ziel ganz klar
festgelegt, alles in die Cloud zu verlagern und online abzuwickeln. Die
berühmten Apps sind als kleine Programme konzeptioniert, die online
auf ihre Backbone-Datenbanken zugreifen und erst über diese zu „atmen“
anfangen. Komplexe lokale Tablet-Applikationen sind (bisher)
nur bedingt vorgesehen.
Chancen im Fokus
Wägt man ab zwischen der konservativen Bereitstellung von Serviceliteratur
(via Papier oder PDF) und der mobilen und maßgeschneiderten
Servicedokumentation via Tablet & Co., kann die Entscheidung mit
Blick auf die Chancen nur lauten: jetzt mobil!
für Rückfragen: werner.hofmeister@docware.de
tekom-Jahrestagung 2012
307

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 19
Tutorial
„Böse Märchen“
„Schöne Märchen“
Technische Dokumentation auf mobilen
Medien: Märchen, Mist und Möglichkeiten
Dieter Gust, itl AG, München
Märchen
iPad, Galaxy und Co. beginnen die Nutzungsgewohnheiten auch bei
Technischer Dokumentation zu revolutionieren und das Märchen der
jederzeit an jedem Ort nutzbaren Online-Dokumentation wird Realität.
Mit Blick auf die kleinen Bildschirmgrößen wird von einigen Experten
allerdings pauschal die Abkehr von vermeintlich „alten Publishing-
Hüten“ gefordert. Nur noch spezielle Apps würden den mobilen Endgeräten
gerecht. Diese Behauptung gehört zum Bereich der „bösen
Märchen“.
Auch manche Juristen argumentieren eher im Bereich der „bösen Märchen“,
indem sie 2012 immer noch behaupten, Anwender wollten lieber
Papier als andere Lösungen. Diese Juristen fragen (etwa in Anlehnung
an das Märchen „Schneewittchen“) den Spiegel nach der bevorzugten
Dokulösung, nehmen aber immer nur den ersten Teil der Antwort wahr,
nachdem Papier „das Schönste im ganzen Land“ sei. Dabei beruhen alle
Umfragen auf den Alternativen DVD oder Papier, was nun 5 Jahre nach
der umjubelten iPhone-Präsentation von Steve Jobs im Jahre 2007 wirklich
überholt ist.
Hyundai wagte 2011 eine Bekanntmachung, die Juristen hierzulande
„die Haare zu Berge stehen lassen“ müsste, die Anwender jedoch „märchenhaft“
erfreute: Für das Luxus-Auto Equus sollte es keine Papieranleitung
mehr geben, sondern „nur“ noch einen iPad mit Bedienungsanleitungs-App.
Es war vermutlich das erste Mal, dass ein technisches
Produkt im Internet über diese neue Form einer Anleitung beworben
wurde (http://www.youtube.com/watch?v=J4hm0eHHQP0).
Die iPad-App umfasst neben einer 3D-Modell-Simulation des Fahrzeugs
und Rundumsichten auch interaktive Animationen und Videos.
Im Vordergrund steht die typische Marketing-orientierte Informationsdarstellung.
Die eigentliche Anleitung ist unspektakulär im klassischen
3-spaltigen Querformat als PDF-Datei integriert. Die ebenfalls PDFbasierte
2-spaltige Kurzanleitung enthält kontextbezogene Verknüpfungen
auf die auch direkt zugänglichen Videos und Animationen.
308
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Equus iPad App Quick Reference Guide
Das Feedback zu dieser App ist bisher recht zwiespältig ausgefallen.
Dass die eigentliche Bedienungsanleitung nur als vermeintlich dröges
PDF zur Verfügung gestellt wird, ist Ursache zahlreicher negativer
Kritiken (siehe z. B. http://www.klaretexte.de/magazin/artikel/
doku-auf-dem-ipad-so/).
Einmal mehr habe ich den Eindruck, dass sich die meisten „Probiernutzer“
von den Marketing-orientierten Informationen leiten lassen, um
dann ein PDF als wenig benutzerfreundlich zu erleben. Entspricht aber
diese Erwartungshaltung und das Vorgehen wirklich der realistischen
Nutzung einer Bedienungsanleitung? Als ein Kollege mich fragte, ob so
ein modernes Auto noch „Sicherungen“ habe, dauerte es wenige Sekunden
und ich konnte ihm anhand der App die Antwort geben: Von der
Startseite aus bietet die App eine hervorragende Volltextsuche in die
Anleitung.
Hyundai Equus Experience iPad App und die Volltextsuche (im PDF)
tekom-Jahrestagung 2012
309

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Die Fundstellen zeigen, dass das Auto Sicherungen besitzt und wie man
sie austauscht. Das PDF ist auf dem iPad perfekt lesbar und man findet
sich relativ schnell im Handbuch zurecht. Klar, man könnte das PDF mit
überschaubaren Mitteln noch besser gestalten und z. B. Instruktions-
Videos mit einbinden (PDF ist multimedialer als die meisten wissen)
oder das Inhaltsverzeichnis per Button oder Gestensteuerung schneller
erreichbar machen.
Der Ruf nach „Augmented Reality“ klingt natürlich viel spannender.
Wer sich jedoch die Audi A1 eKurz-Info http://itunes.apple.com/de/
app/audi-a1-ekurzinfo/id436341817?mt=8 wirklich anschaut, wird nach
ersten „Endlich-mal-was-Cooles-Neues“-Gefühlen sich fragen müssen,
ob der realistische Nutzungsaspekt besser abgedeckt ist. Ich meine
eindeutig: nein!
Die Hyundai Equus-App war für mich die erste App, die Marketing-
Aspekte und eine typische Anleitungs-Nutzung zu einem sinnvollen
Ganzen verbunden hat. Neben der Equus-iPad-App stellte Hyundai
noch vor Mercedes eine weitere App vor, die dem Anspruch gut nutzbarer
Online-Anleitungen durchaus gerecht wird: „Hyundai Centennial
Service“, erhältlich unter http://itunes.apple.com/de/app/
hyundai-centennial-equus-service/id480116475?mt=8
Hyundai Centennial iPhone App mit einem Auszug der Anleitung
Ende eines Märchens
Die iPhone-App bietet einen guten Vergleich zur iPad-App: Ein 3-spaltiges
Querformat-PDF wäre für das iPhone keine passende Lösung.
Und dennoch lassen sich Instruktionsvideos gut in die iPhone-App integrieren.
Die Datenmengen sind zwar in beiden Apps beachtlich, aber
einmal downgeloadet kein Thema mehr (iPad-App über 760 MB Daten,
iPhone-App ca. 200 MB).
Märchen haben in der Realität oft drei Probleme: Es fehlt entweder die
Technik zum Wahrwerden oder das Geld oder man glaubt nicht dran.
Hyundai gab für 2012 bekannt, dass die Equus-Anleitung künftig wieder
auf Papier mitgeliefert würde. Die App ist weiterhin in iTunes
erhältlich, aber die 2012-Version zeigt, dass sie wohl wenig genutzt
wird: Ausgerechnet die Volltextsuche zeigt teilweise ein fehlerhaftes
310
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Verhalten. Dennoch taugen beide Apps von Hyundai als hervorragende
Referenz und zeigen, dass PDF nicht automatisch als überholt gelten
muss.
Mist
Neben „märchenhaften“ Aussichten spiegelt der aktuelle Stand der
mobilen Technischen Dokumentation auch viel „Mist“ wider. Aus Platzgründen
folgt hier nur eine Liste der wichtigsten negativen Punkte:
−−
Auch die soeben verabschiedete Norm über Bedienungsanleitungen
ISO IEC 82079 und der Guide zur Maschinenrichtlinie (über-) betonen
die Wichtigkeit von Papier. Immerhin sind elektronische Medien
„sinnvolle“ Ergänzungen. Juristen müssen sich „über den Stand der
Stiefmutter in Schneewittchen“ erst noch hinausbewegen.
−−
Technische Dokumentation als native App auf iPhone/iPad oder Android-Geräten
benötigt eine jeweils eigenständige Programmierung.
Bei Kosten für eine „echte“ App von 20.000 EUR und mehr (nach
oben offen!) drohen native Apps für die Technische Dokumentation
jedoch Eintagsfliegen zu bleiben.
−−
Nicht das PDF-Format ist Mist, sondern die dilettantische Beurteilung,
dass PDF für mobile Medien nicht geeignet sei. Leider macht
sich PDF-Erfinder Adobe praktisch diesen Unsinn zu eigen und
liefert bis einschließlich 2012 für Smartphones nur einen Minimal-
PDF-Viewer.
−−
HTML5 und eventuell EPUB-3 sind voraussichtlich die am besten
geeigneten Formate für Technische Dokumentation auf mobilen Medien,
zumindest sobald eine Druckausgabe nicht mehr nötig ist. Aber
sowohl was die Standardisierung der Videoformate anbelangt, als
auch was die Unterstützung von ausgereiften kostenlosen Viewern
insbesondere für E-Pub 3 betrifft, zeigen die Weltmarktführer aus
den USA bisher eher ein chaotisches, kundenunfreundliches Verhalten.
Eine nachvollziehbare Unterstützung der zu HTML5 gehörenden
Standards CSS 3 und JavaScript fehlt jedenfalls. Den Viewer-Markt
bei E-Pub allein den Verlagen zu überlassen geht auch völlig am Bedarf
jenseits der Belletristik vorbei.
Möglichkeiten
Mercedes veröffentlichte Anfang 2012 erstmals die Bedienungsanleitung
für die B-Klasse als App, sowohl für Android Smartphones als
auch für das iPhone. Der „erste Wurf“ zeigte folgende Eigenschaften:
−−
Die Equus-Anleitungen (iPhone und iPad) standen wohl Pate.
Mercedes konzentrierte sich zu Recht verstärkt auf die Use Cases für
Anleitungen und weniger auf das Thema Werbung, wenn auch Werbe-Videos
in das Konzept integriert wurden. Die Umsetzung ist optimiert
für das iPhone und bestätigt so die typische Nutzungssituation
für Technische Dokumentation: Ein iPhone hat man immer dabei, ein
iPad nicht!
−−
Die vollständige Umsetzung der bisher Print-orientierten Auto-Anleitung
in HTML-Seiten bringt eine zum Teil sehr tiefe Verschachtelung
der einzelnen Informationen und eine tendenziell zu kleine
Darstellung der Bilder. Hier wünscht man sich die bei PDF selbstverständliche
(bei HTML-Lösungen aber kaum anzutreffende) Möglichkeit
des freien Zoomens.
tekom-Jahrestagung 2012
311

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
−−
Die Volltextsuche läuft „nur“ über den redaktionell erzeugten Index,
ein durchaus überlegenswerter Ansatz für die von mir gar nicht hoch
genug einzuschätzende Suchfunktion. Allerdings fehlt so das Highlighten
der Suchbegriffe im eigentlichen Text.
−−
Die zur App weitgehende identische Darstellung der Anleitung im Internet
legt die Vermutung nahe, dass Mercedes auch sein Augenmerk
auf ein effizientes, automatisches Produktionskonzept legte.
Inzwischen liegt die 2. Version der App vor, siehe: http://itunes.apple.
com/de/app/mercedes-benz-guides/id493497188?mt=8
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.daimler.moba.kundenapp.android&hl=de
Die neue Version optimiert noch den meiner Meinung nach hervorragenden
Ansatz der neuen Mercedes-Anleitungen.
Neu hinzugekommen sind folgende Eigenschaften:
−−
Katalogkonzept: Man kann in einer App alle zur Verfügung gestellten
Mercedes-Anleitungen verwalten. Die eigentlichen Daten sind also
nicht mehr Bestandteil der App, sondern man kann diese entweder
direkt streamen oder die Anleitung in der gewünschten Sprache lokal
downloaden.
−−
Das Design orientiert sich nun am modernen „schwarzen Trend“, man
könnte allerdings auch sagen, es entspricht nun weitgehend dem
Hyundai Centennial Ansatz.
−−
Endlich funktioniert die App auch unter Android 4.
Spätestens seit der Version 2 sind die Mercedes-Anleitungen die Referenz
schlechthin für mobile Technische Dokumentation. Und nicht
zuletzt der „mutige“ Ansatz, Warnhinweise ein- und ausklappbar zu gestalten,
zeigt, dass man sich hier Gedanken über eine gut produzierbare
und für Anwender dennoch gut nutzbare Dokumentation gemacht hat.
312
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Spannend bleibt die Frage, ob dieses Anleitungskonzept nicht auch über
einen reinen HTML-5-Ansatz oder einen EBUP-3-Ansatz, also ohne
App-Installation umzusetzen wäre.
Steve Jobs ist es wohl zu verdanken, dass Smartphones dank „Finger-
Multitouch“ genial einfach bedienbare und vollwertige multimediale
Informationszentralen geworden sind. Künftig bieten sich daher auch
neue Konzepte an, die die „Dreieinigkeit“ von Technischer Dokumentation,
Training und Service zu einem neuen Ganzen verbinden.
Beispiel Wilo Assistent für eine App, die Pre-Sales-Themen, Service Dokumentation
und Anleitungen integriert (https://play.google.com/store/apps/
details?id=wilo.droid&hl=de)
Märchen werden nur wahr, wenn man daran glaubt. Wie lautet noch
eines der berühmten Zitate von Steve Jobs „Viele Leute wissen nicht
was sie wollen, bis Du es ihnen zeigst“.
für Rückfragen: dieter.gust@itl.eu
tekom-Jahrestagung 2012
313

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
MOB 20
Workshop
eBooks in der Technischen Dokumentation
Jörg Ertelt, HelpDesign-technische & elektronische dokumentation, Wendlingen
Die zunehmende Nutzung mobiler Endgeräte (Smartphones und Tablets)
im privaten und beruflichen Alltag führt zu einer steigenden Nachfrage
nach eBooks.
Ob diese Hard- und Software die an sie gestellten Anforderungen erfüllen
und Probleme lösen kann, oder ob sie selber Teile des Problems
sind, muss sich allerdings noch herausstellen.
Für den Einsatz im Bildungssektor, aber auch im Bereich der klassischen
Technischen Dokumentation jedenfalls spielen eBooks zunehmend
eine wichtige Rolle, auch wenn die „Killeranwendung“ noch auf
sich warten lässt.
Mit dem offenen Standard EPUB ist ein normiertes Format verfügbar,
um z. B. Anleitungen zu erstellen. Die Erstellung kann mit Redaktionssystemen
oder spezialisierter Software erfolgen.
Im Workshop werden wir ein kleines eBook in Form einer Betriebsanleitung
mit Sigil von Google erstellen.
Über eBooks
eBook steht für electronic book. Dabei handelt es sich nicht um ein Ausgabeformat,
sondern um den Versuch, das Medium Buch in eine digitale
Form zu übertragen, wobei die buchtypischen Eigenschaften erhalten
bleiben sollen.
Zum Öffnen von eBooks werden eine Soft- und Hardware benötigt.
Die entsprechende Software ist oft mit der Hardware, einem eBook-
Reader, gekoppelt. Allerdings sind auch so genannte Apps verfügbar, die
auf eBook-Readern von unterschiedlichen Herstellern genutzt werden
können.
In diesem Workshop wird das Ausgabeformat EPUB betrachtet.
Über EPUB
EPUB-Logo
EPUB steht für electronic publication. Dabei handelt es sich um ein
Ausgabeformat in einem offenen XML-Standard für eBooks. EPUB
wurde vom International Digital Publishing Forum (IDPF, http://idpf.
org) entwickelt.
EPUB unterstützt das Digitale-Rechte-Management, das allerdings von
der jeweiligen Lesesoftware umgesetzt werden muss.
314
tekom-Jahrestagung 2012

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Vorteile / Nachteile
Programm-Beschreibung
−−
Offenes und standardisiertes Format, basierend auf XML, XHTML
und CSS
−−
Kostenfrei
−−
Anpassung der Inhalte und des Layouts an unterschiedliche Bildschirmgrößen
sowie Hoch-/Querformat
−−
Notizen, Lesezeichen, Markierungen sind nicht Bestandteil des Standards
und müssen von der jeweiligen Lesesoftware bereitgestellt
werden
Über Sigil
Sigil ist ein Open-Source-Editor von Google. Im August 2009 ist die erste
Version veröffentlicht worden. Stand September 2012 ist Version 0.5.3
aktuell.
Zweck und Ziel von Sigil ist es, einen benutzerfreundlichen Editor für
die Erstellung von EPUBs bereitzustellen, die sofort genutzt werden
können.
Sigil unterstützt sowohl WYSIWYG (What You See Is What You Get,
Schwäbisch: „Wa de siescht des kriegscht au“) als auch das Editieren
des XHTML-Quellcodes.
−−
Vollständige Unterstützung der EPUB2-Spezifikationen
−−
WYSIWYG- und Quellcode-Editor
−−
Unterstützte Bildformate: JPG, GIF, PNG und SVG
−−
Editor zum Bearbeiten von Metadaten, z. B. Titel und Sprache
−−
Unterstützte Importformate: *.txt, *.html, *.epub
−−
Tool zum Validieren des Quellcodes
−−
Vollständige Unterstützung von Unicode
−−
Reguläre Ausdrücke beim Suchen und Ersetzen
−−
Automatisches Erstellen des Inhaltsverzeichnisses
−−
Neben anderen Sprachen ist Sigil mit deutscher Programmoberfläche
verfügbar (einige Dialoge sind trotzdem in Englisch)
Die Sigil-
Programmoberfläche
tekom-Jahrestagung 2012
315

Mobile Dokumentation / Mobile Documentation
Vorteile / Nachteile
1. Der Buch-Browser mit den Ordnern Text (.xhtml-Dateien), Formatierungen
(*.css-Dateien), Bilder (Bild-Dateien), Zeichensätze und
Diverses.
2. Der XML-Editor in geteilter Darstellung. Oben: Der WYSIWYG-Editor.
Unten: Der Quellcode-Editor.
3. Das Inhaltsverzeichnis.
−−
Kostenfrei, Open Source
−−
Schnelles Einarbeiten
−−
Einfaches Anwenden
−−
Komplettes Buch mit Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Impressum, Glossar,
Bildverzeichnis usw.
−−
Ergebnis sofort verfügbar und nutzbar
−−
Keine Versionsverwaltung
−−
Kein Multi-Authoring
−−
Keine Textbausteinverwaltung
−−
Keine Variablen und Bedingungen
Schritt für Schritt zum eBook im EPUB-Format mit Google Sigil:
1. Sigil starten.
2. Ein neues Buch anlegen: Menü Datei > Neu > Neues Buch.
3. Buch speichern: Menü Datei > Speichern als.
4. Neues xhtml-Dokument anlegen oder bestehendes Dokument einfügen:
Auf dem Ordner Text Rechtsklick > Leeren Abschnitt hinzufügen
oder Bestehende Dateien hinzufügen.
5. Im XML-Editor Text einfügen und formatieren, Bilder bei Bedarf
einfügen usw.
6. Semantik hinzufügen, z. B. Titelblatt, Impressum oder Glossar: Auf
einer Datei im Ordner Text Rechtsklick (oder eine neue Datei anlegen)
> Semantik hinzufügen > gewünschte Semantik wählen.
7. EPUB validieren: Menü Datei > EPUB validieren.
8. Wenn Validierung erfolgreich, EPUB veröffentlichen zum Herunterladen
oder direkt auf ein mobiles Endgerät aufspielen.
9. EPUB lesen.
für Rückfragen: joerg.ertelt@helpdesign.eu
316
tekom-Jahrestagung 2012

Gesetze, Normen, Richtlinien

Gesetze, Normen, Richtlinien
NORM 1
Fachvortrag
CE-Kennzeichnung und CE-Richtlinien –
Mythos und Wahrheit
Jens-Uwe Heuer, Luther Rechtsanwaltgesellschaft, Hannover
Die CE-Kennzeichnung wird in den Unternehmen häufig als lästige
Formalie betrachtet. Nicht selten findet sich auch die Einstellung, dass
die CE-Kennzeichnung ohnehin keiner Kontrolle unterliege und die
Spielregeln nicht durch einen Schiedsrichter kontrolliert werden. Dieser
Eindruck mag auch dadurch entstehen, dass durchaus fragwürdige
Produkte die CE-Kennzeichnung tragen und im europäischen Markt
zirkulieren. In diesem Fachvortrag soll dargestellt werden, wie es sich
mit der CE-Kennzeichnung und der Überwachung tatsächlich verhält
und welche Rolle hierbei die Technische Dokumentation spielt.
Aktueller Stand der CE-Kennzeichnung
Die CE-Kennzeichnung ist ursprünglich entstanden, um sogenannte
technische Handelshemmnisse zu beseitigen: Durch die CE-Kennzeichnung
sollte es möglich sein, dass die einzelnen Mitgliedsstaaten darauf
verzichten können, den Sicherheitsstandard einzelner Produkte vor
Import der Produkte zu überprüfen. Dieser Ansatz hat sich in der Tat
bewährt. Für die der CE-Kennzeichnung unterliegenden Produkte bestehen
in der Praxis kaum noch individuelle mitgliedstaatliche Anforderungen.
Diese sind allenfalls unter dem Gesichtspunkt des Arbeitsschutzes
oder von Feuerschutzanforderungen denkbar.
Tatsächlich hat sich das System der CE-Kennzeichnung von dem Ansatz
„Beseitigung von Handelshemmnissen“ weiterentwickelt. Es dient heute
als Kontrollmöglichkeit für die Sicherheit von Produkten und als wichtiges
Instrument des Produktsicherheitsrechts, das präventiv die Inverkehrgabe
unsicherer Produkte verhindern will. Dieser präventive Ansatz
der Produktüberwachung hat derzeit Vorrang vor dem sogenannten
Haftungsansatz. Ursprünglich sollten Unternehmen durch die Drohung
hoher Schadenersatzforderungen angehalten werden, Produkte sicher
zu gestalten. Dies hat zum Entstehen des Produkthaftungsrechts auch
auf europäischer Ebene mit der EG-Produkthaftungsrichtlinie geführt.
Heute wird allgemein vertreten, dass sich dieser Ansatz nicht als besonders
effizient bewährt hat. Es wird von einem Paradigmenwechsel „von
der Produkthaftung zur Produktüberwachung“ gesprochen.
Die Verstärkung der Produktüberwachung zeigt sich auch in dem Projekt
des „New Legislative Framework“. Mit diesem wurde 2008 auf der
europäischen Ebene ein neuer einheitlicher Rahmen für die CE-Kennzeichnungsrichtlinien
definiert und postuliert, dass die Produktüberwachung
in Europa vereinheitlicht und gestärkt werden soll.
Diese Entwicklung begründet sehr deutlich folgenden Befund in Bezug
auf die CE-Kennzeichnung: Es handelt sich nicht um eine bloße Förmlichkeit.
Die Überwachung von Produkten und damit die Überwachung
der CE-Kennzeichnung wird sich deutlich verschärfen. Die Aufgriffswahrscheinlichkeit
für fehlerhaft gekennzeichnete Produkte ist deutlich
höher als in der Vergangenheit.
tekom-Jahrestagung 2012
319

Gesetze, Normen, Richtlinien
Technische Redakteure und CE-Kennzeichnung
In Bezug auf die CE-Kennzeichnung ergibt sich beim Blick in die Praxis
nicht selten, dass Technische Redakteure mit der CE-Kennzeichnung
befasst sind. Dies kann sich auf die bloße Darstellung der technischen
Unterlagen beschränken, wie sie z. B. nach Vorgabe der EG-Maschinenrichtlinie
2006/42 für die Marktüberwachungsbehörden aufzubereiten
sind. Es lässt sich allerdings auch beobachten, dass Technische Redakteure
mehr und mehr inhaltliche Verantwortung für den CE-Konformitätsbewertungsprozess
übertragen bekommen. So kann es etwa sein,
dass die Technischen Redakteure bewerten sollen, ob Normen, die der
CE-Kennzeichnung zu Grunde gelegt werden, vom Produkt eingehalten
sind.
Es lässt sich mit Recht intensiv diskutieren, ob dies der richtige Weg
sein kann und ob Technische Redakteure vor ihrem Ausbildungshintergrund
hier überhaupt dazu befähigt sind, sachkundig CE-Konformitätsbewertung
zu betreiben. Diese Diskussion lenkt indessen von einer sehr
wichtigen Tatsache ab:
CE-Konformitätsbewertung versteht sich als Prozess, der unternehmensübergreifend
zu organisieren ist. Eine Konformitätsbewertung
kann nur gelingen, wenn Konstruktion, Herstellung und Technische Redaktion
Hand in Hand arbeiten. Grundlage dafür ist die Risikoanalyse,
die möglichst schon beim Konstruktionsprozess Produktrisiken insbesondere
im Hinblick auf den von der jeweiligen Richtlinie geforderten
Sicherheitsstandard auszuschließen hat. Während der Herstellung
wie auch letztendlich in der Technischen Redaktion bleibt dann diese
Risikoanalyse immer wieder auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Der
Organisationsprozess ist so zu gestalten, dass das Produkt auch jeweils
nachgebessert wird, wenn sich neue Risiken zeigen sollten. Die Technische
Redaktion ist nicht selten hier faktische „Endkontrolle“. Wenn in
der Technischen Redaktion umfangreiche Warn- und Sicherheitshinweise
entstehen, sollte dies Anlass sein, über die Sicherheit des Produktes
nachzudenken. Dies gilt allemal dann, wenn sich für den Technischen
Redakteur abzeichnet, dass das von ihm durch Warnhinweise
abzuschirmende Risiko auch konstruktiv abgeschirmt werden könnte.
Es gilt die Grundregel: Konstruktion vor Instruktion. Erst wenn die konstruktiven
Sicherheitsmaßnahmen ausgeschöpft sind, bleibt Raum für
die Gefahrabwendung mittels Warn- und Sicherheitshinweisen.
Benutzerinformationen und Überwachung der CE-Kennzeichnung
Die Technische Dokumentation ist in zweierlei Hinsicht Nahtstelle zur
Überwachung der CE-Kennzeichnung.
Zum einen entstehen in der Technischen Redaktion häufig auch die begleitenden
Dokumente, wie z. B. die Konformitätserklärungen. Es ist an
dieser Stelle Aufgabe des Technischen Redakteurs, die Richtigkeit der
dort enthaltenen Angaben nachzuhalten. In der Praxis kommt es dabei
immer wieder zu Fehlern, indem z. B. veraltete Richtlinien oder Normen
angegeben werden. Dies gilt es in jedem Fall zu vermeiden. Fehler in
den Konformitätserklärungen würden in jedem Fall eine Marktüberwachungsbehörde
dazu veranlassen, tätig zu werden und den Konformitätsbewertungsprozess
einer genauen Überprüfung zu unterziehen.
320
tekom-Jahrestagung 2012

Gesetze, Normen, Richtlinien
Zum anderen zeigt sich in der Überwachungspraxis, dass die Marktüberwachungsbehörden
die Qualität der produktbegleitenden Dokumente,
insbesondere Benutzerinformationen kontrollieren. Schlechte
Benutzerinformationen indizieren dabei auch durchaus für eine
Marktüberwachungsbehörde Fehler in der Konformitätsbewertung.
Im übertragenen Sinne sind schlechte Benutzerinformationen für die
Marktüberwachung ein „Alarmzeichen“, sich den Konformitätsbewertungsprozess
genauer anzusehen.
Dies lässt sich leicht mit guten Benutzerinformationen verhindern, die
z. B. streng auf Grundlage der IEC 82079 erstellt sind.
für Rückfragen: jens.heuer@luther-lawfirm.com
tekom-Jahrestagung 2012
321

Gesetze, Normen, Richtlinien
NORM 2
Presentation
Fachvortrag
This presentation by Abraham de Wolf will be held in German and English
The Machine and Copyrights
The simple complexity of machine translation
Issues addressed in the presentation are the impact of copyright laws
when a text is translated using software in the form of
−−
Machine Translation such as offered online for free by Google or
other commercial Machine Translation products;
−−
using a Translation Memory or
−−
using and creating a Terminology Database from third party texts.
Important aspects also covered are what role does copyright law play
in the creation of a Translation Memory and of a Terminology Database
using third party texts. Does the claim of “fair use” under US law offer
any protection for those who use third party texts? And why does
it have no legal effect at all for texts originating in EU member states?
What does “work for hire” mean in translation contracts and what role
do contracts play when determining who owns a translation?
The presentation examines these issues of copyright law and translations
using software under English, US and German law.
Die Maschine und das Recht
Die schlichte Komplexität des Urheberrechts bei maschineller Übersetzung
Der Vortrag befasst sich damit, was mit Urheberrechten passiert, wenn
ein Text mit Unterstützung von Software übersetzt wird. Dabei wird
genauer untersucht, welche Folgen die Nutzung hat von
−−
maschineller Übersetzung zum Beispiel von Google oder von anderen
Anbietern;
−−
Translation-Memory-Software;
−−
Terminologie-Datenbank.
Weitere Aspekte des Vortrages sind, welche Rolle das Urheberrecht bei
der Erstellung einer Translation-Memory- und einer Terminologie-Datenbank
spielt, wenn die Texte Dritter verwendet werden. Es wird auch
erläutert, welche Bedeutung Komponenten des US-Urheberrechts in
der EU haben, vor allem die Behauptung des „fair use“ und die Verwendung
des Begriffs „work for hire“ in Verträgen werden näher untersucht
und erklärt. Der Vortrag bezieht das US, englische und deutsche Urheberrecht
ein.
für Rückfragen: abraham.dewolf@lucysoftware.com
322
tekom-Jahrestagung 2012

Gesetze, Normen, Richtlinien
NORM 4
Fachvortrag
Aktuelle Rechtsentwicklungen für
die Technische Dokumentation
Jens-Uwe Heuer, Luther Rechtsanwaltgesellschaft, Hannover
Die tekom-Jahrestagung 2012 gibt wieder einmal Anlass, über aktuelle
Rechtsentwicklungen mit Bezug zur Technischen Dokumentation zu
berichten. Dies betrifft sowohl Entwicklungen und einen Überblick zu
Rechtsprechung mit Bezug zur Technischen Dokumentation wie auch
gesetzgeberische Aktivitäten.
Rechtsprechung zur Technischen Dokumentation
Leider bleibt der Wunsch manchen Technischen Redakteurs unerfüllt,
von der Rechtsprechung die universell einsetzbare, alle Aspekte abdeckende
Gerichtsentscheidungen zu erhalten. Vielmehr bleibt es nach
wie vor ein „Puzzlespiel“, aus den unterschiedlichen Gerichtsentscheidungen
die relevanten Passagen herauszulesen.
Insgesamt lässt sich feststellen, dass sich sowohl im Vertragsrecht wie
auch im Produkthaftungsrecht immer wieder Entscheidungen mit Bezug
zur Technischen Dokumentation finden. Dies gilt sowohl für Entscheidungen,
die sich mit aus Bedienungsanleitungen oder ähnlichen
Dokumenten abgeleiteten Beschaffenheiten von Vertragsgegenständen
befassen wie auch für haftungsrechtliche Sachverhalte. Nach wie vor
begründet sich auf unzureichenden sicherheitsrelevanten Informationen
eine Haftung des Herstellers. Häufige Fehlerursache ist dabei eine
unzureichende Analyse des tatsächlichen Gebrauchs des Produktes und
insbesondere der Fähigkeiten der jeweiligen Nutzergruppe, die mit dem
Produkt angesprochen wird. Leider bleibt festzuhalten, dass nur allzu
oft noch mit einer großen und damit groben Messlatte gearbeitet wird.
Viele Haftungsfälle ließen sich tatsächlich vermeiden, wenn eine konkrete
ins Einzelne gehende Auseinandersetzung mit dem Produkt und
seiner Anwendung erfolgen würde.
Auch im Produktsicherheitsrecht finden sich wieder Entscheidungen
mit Bezug zur Technischen Dokumentation. Dahinter versteckt sich
eine Tendenz der letzten Jahre: Produktsicherheitsrechtliche Vorgaben
sind zunehmend relevant als Marktregeln. Dies bedeutet, dass deren
Verletzung durch Mitwettbewerber als Verstoß gegen die Regeln des
guten Wettbewerbs begriffen werden kann. Wer daher eine schlechte
Bedienungsanleitung zur Verfügung stellt und damit Gefahr läuft, gegen
das Produktsicherheitsrecht zu verstoßen, der muss nicht nur mit
Maßnahmen der Marktüberwachung rechnen, sondern auch mit einem
Vorgehen von Marktteilnehmern gegen ihn. Dies kann zu unangenehmen
Situationen führen, wie z. B. Einstweiligen Verfügungen gerade in
dem Moment, wo eine wichtige Messepräsentation des Produktes erfolgen
soll. Diese Art der Vorgehensweise erweist sich in der letzten Zeit
als durchaus erfolgreich, um unliebsame Konkurrenten auszuschalten.
Entwicklung des Produktsicherheitsrechts
Mit dem neuen Produktsicherheitsgesetz (das seit dem 1. Dezember
2011 gilt) hat der Gesetzgeber eine neue Grundlage für die Eingriffe der
Marktüberwachung in den Vertrieb von Produkten geschaffen. Diese
tekom-Jahrestagung 2012
323

Gesetze, Normen, Richtlinien
neue gesetzliche Grundlage wirft in der Anwendungspraxis noch eine
Reihe von Fragen auf.
Zu nennen ist hier beispielsweise die Einbeziehung von Komponenten
in den Anwendungsbereich des Gesetzes. Hier bleibt klarzustellen, was
dies in der Praxis tatsächlich bedeutet und inwiefern die Marktüberwachung
tatsächlich beabsichtigt, Produkte zu überwachen, die Bestandteil
anderer Produkte werden.
Eine weitere interessante Fragestellung ist die Anwendung des ProdSG
auf gebrauchte Produkte. Hier ist insbesondere darüber zu berichten,
wie sich der Tatbestand der wesentlichen Veränderung im Rahmen der
Anwendung der EG-Maschinenrichtlinie 2006/42 verändert hat.
Schließlich ist darüber zu berichten, wie sich die Praxis der Gesetzesanwendung
gestaltet.
Neuer europäischer Rechtsrahmen
Unter dem Stichwort „New Legislative Framework“ ist bereits 2008 der
Anstoß gegeben worden, auf der europäischen Ebene die Grundlagen
des Produktsicherheitsrechts neu zu gestalten. Ziel ist es dabei, die
Richtlinien zur CE-Kennzeichnung zu vereinheitlichen, die aufgrund
der historischen Entwicklung teils sehr unterschiedlich gestaltet sind.
Darüber hinaus war es erklärtes Ziel, die Produktüberwachung in Europa
zu intensivieren und zu vereinheitlichen.
Der „New Legislative Framework“ steht nun vor seiner Umsetzung. Die
erste Richtlinie, die nach diesem Konzept gestaltet ist, entstammt nicht
dem „klassischen Bereich“ der CE-Kennzeichnung, sondern befasst sich
mit dem Verbot gefährlicher Stoffe (ROHS). Die Einhaltung der ROHS-
Vorgaben ist nun durch die CE-Kennzeichnung auszuweisen. Dies führt
durchaus zu praktischen Schwierigkeiten und veranlasst, grundsätzlich
den CE-Kennzeichnungsprozess in Unternehmen zu überprüfen.
Weitere Richtlinien sind angekündigt und werden spätestens 2013 entstanden
sein. Regelungsgebiete sind dabei u. a. die Niederspannungsrichtlinie,
die Richtlinie über elektromagnetische Verträglichkeit und
die ATEX-Richtlinie.
Noch unklar ist an dieser Stelle das „Schicksal“ der EG-Maschinenrichtlinie
2006/42. Hier besteht die Auffassung, dass diese Richtlinie
den neuen Vorgaben bereits entspricht, was bei genauerer Betrachtung
jedoch fraglich sein könnte.
Die Richtlinien des „neuen Typs“ enthalten weitgehende Verpflichtungen.
Das Konzept hierzu unterstreicht insbesondere auch die Wichtigkeit
der Benutzerinformation.
Der Fachvortrag wird über die Entwicklungen in der Rechtsprechung
und der Rechtssetzung berichten und praktische Hinweise für die Arbeit
in der Technischen Redaktion geben.
für Rückfragen: jens.heuer@luther-lawfirm.com
324
tekom-Jahrestagung 2012

Gesetze, Normen, Richtlinien
NORM 5
Fachvortrag
Neue ANSI Z535 – vom vernünftigen
Umgang mit Sicherheitshinweisen
Roland Schmeling, Schmeling + Consultants GmbH, Heidelberg
Die ANSI Z535 gibt es, die Vorgängernormen mitgerechnet, seit den
70er Jahren. Was kann bei Sicherheits- und Warnhinweisen noch neu
sein?
In der Tat sind die Änderungen, die die ANSI Z535 im vergangenen Jahr
veröffentlicht hat, überschaubar, beschränken sich jedoch nicht auf die
für die Technische Dokumentation zugeschnittene ANSI Z535.6, sondern
umfassen die gesamte sechsteilige Normenreihe. Zudem ist mit
der neuen IEC 82079-1 „Erstellen von Anleitungen“ eine bedeutende
Norm entstanden, die die Systematik der Sicherheits- und Warnhinweise
international regelt und sich dabei bewusst mit den nötigen Spielräumen
an die ANSI Z535 anlehnt.
Grund genug also, auf dem erreichten Verbreitungs- und Kenntnisstand
die Flughöhe zu erhöhen und mit dem nötigen Abstand die Regeln zu
sondieren, zu bewerten und an eine sinnvolle Praxis anzunähern.
Dabei sollen folgende Standards herangezogen werden:
−−
ANSI Z535.3:2011 “Criteria for Safety Symbols”
−−
ANSI Z535.4:2011 “Product Safety Signs and Labels“
−−
ANSI Z535.6: 2011 “Product Safety Information in Product Manuals,
Instructions, and Other Collateral Materials”
−−
DIN ISO 3864-2:2008 „Graphische Symbole – Sicherheitsfarben und
Sicherheitszeichen – Teil 2: Gestaltungsgrundlagen für Sicherheitsschilder
zur Anwendung auf Produkten“ (ISO 3864-2:2004), einschließlich
der Berichtigung der Übersetzungstabelle für die Signalworte
ISO 38642/Amd 1:2011
−−
ISO 7010:2011 “Graphical symbols — Safety colours and safety signs
— Registered safety signs”
−−
SEMI S1-0708E:2008 “Safety Guideline for Equipment Safety Labels”
−−
IEC 82079-1 (zum Vergleich – zu dieser Norm gibt es ein eigenes
Forum)
−−
VDMA-Leitfaden zu Sicherheitshinweisen in der Landtechnik (noch
nicht veröffentlicht) und der entsprechende Bildzeichen-Katalog
Embedded safety
messages
Piktogramme
Themen
Unter anderem werden die folgenden Themen diskutiert oder
angeschnitten.
Die „integrierten Warnhinweise“ sind Anlass für Diskussionen in den
Unternehmen. Sind integrierte Warnhinweise noch hinreichend deutlich
und auffällig? Oder sind die in Anlehnung an Warnschilder gestalteten
Warnhinweise in Anleitungen schon weit über das Ziel einer wirksamen
Gefährdungskommunikation hinausgeschossen?
Was ist Stand der Dinge bei den Piktogrammen? Wie groß ist der Widerspruch
zwischen ANSI-Piktogrammen und ISO-Symbolen wirklich?
Wann lohnt es sich, eigene Piktogramme zu entwickeln?
Die Folgen bei Nichtbeachtung fehlen in vielen Sicherheitskapiteln. Auf
der anderen Seite haben Sicherheitshinweise grundlegenden Charakter.
tekom-Jahrestagung 2012
325

Gesetze, Normen, Richtlinien
Sicherheitskapitel
und Folgen bei
Nichtbeachtung
Prozess
Signalworte
Signalworte in der
Übersetzung
Wie können die Folgen bei grundlegenden Sicherheitshinweisen informativ
und mit Nutzen für den Anwender angegeben werden?
Ein VDMA-Projekt zu Sicherheitshinweisen bei Landmaschinen gibt
wertvolle Anhaltspunkte und Beispiele.
Wer im Unternehmen entscheidet über die richtigen Sicherheitshinweise,
Warnhinweise und Warnschilder? Rechtsabteilung, Redaktion, Produktmanagement,
Sicherheitsbeauftrager, die vielen Köche erzeugen
Widersprüche. Zentrale Organisationsstelle sollte die Risikobeurteilung
sein. Doch: Muss jedes Restrisiko in der Risikobeurteilung zwangsneurotisch
zu einem Warnhinweis führen?
Was hat es mit dem „neuen“ Signalwort „SAFETY INSTRUCTIONS“ auf
sich? Sind die Signalworte überhaupt so wichtig, wie die Schärfe der
nicht enden wollenden Diskussion vermuten lassen könnte?
Wie kann man sinnvoll mit den übersetzerischen Mängeln umgehen?
Die SEMI hat in ihrem Standard eine abweichende Übersetzungstabelle
entworfen; wie ist dies zu bewerten, wie kann man mit dem entstehenden
Konflikt umgehen?
Fazit
Häufig gibt es keine eindeutige Antwort auf diese Fragen; vielmehr
müssen unternehmensspezifische Regeln für die Umsetzung vor dem
Hintergrund der Produkte, Märkte, Anwendergruppen, der möglichen
Risiken und wirtschaftlicher Belange festgelegt werden.
für Rückfragen: r.schmeling@schmeling-consultants.de
326
tekom-Jahrestagung 2012

Gesetze, Normen, Richtlinien
NORM 6
Fachvortrag
Der „Guide“ zur Maschinenrichtlinie
2006/42/EG
Gerhard Lierheimer, SL innovativ GmbH, Dinkelsbühl
Die Richtlinie für Maschinen bedarf trotz ihrer strukturellen und inhaltlichen
Neuausrichtung und Überarbeitung immer noch einer fachlichen
Interpretation. Der Guide zur Maschinenrichtlinie versucht diese Lücke
zu schließen. Herausgegeben von der Europäischen Kommission unter
Mitarbeit unterschiedlicher Fachgremien (u. a. des VDMA) zeigt der
Guide/Leitfaden die Originaltexte der Maschinenrichtlinie, die durch
Interpretationen der Kommission ergänzt, verdeutlicht und in ihrer
Ausrichtung präzisiert werden. Der Leitfaden bietet damit eine „Klärungshilfe“
zu diskussionswürdigen Aussagen der Maschinenrichtlinie.
Das Ende aller Diskussionen?
Sicherlich wird über die Inhalte der Maschinenrichtlinie bis zum Ende
ihrer Tage diskutiert werden – und diskutiert werden müssen. Zweck
der Richtlinie war es ja, verbindliche und einheitliche Regelungen zu
treffen. Dass diese Regeln nicht für alle Anwendungen im Geltungsbereich
der Maschinenrichtlinie – und hier gerade in den Randbereichen
– gelten können, ist zu verstehen. Gerade deshalb muss diskutiert und
analysiert werden, um die für die jeweilige Aufgabenstellung passendste
Lösung zu finden.
Zielgruppe
Der Leitfaden richtet sich an sämtliche Parteien, die mit der Anwendung
der Maschinenrichtlinie befasst sind, unter anderem Hersteller,
Importeure und Händler von Maschinen, notifizierte Stellen, Normungsgremien,
Agenturen für Sicherheit und Gesundheitsschutz am
Arbeitsplatz sowie für Verbraucherschutz, ferner Vertreter der zuständigen
nationalen Verwaltungs- und Marktüberwachungsbehörden. Außerdem
ist er für Juristen und für Studierende des EU-Rechts in den Bereichen
Binnenmarkt, Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz
und Verbraucherschutz von Interesse.
Redaktionsteam
Während der Erörterung der überarbeiteten Maschinenrichtlinie im
Rat und im Europäischen Parlament erklärte sich die Kommission bereit,
einen neuen Leitfaden für die Anwendung dieser Richtlinie zu
erarbeiten.
Dieser Leitfaden wurde unter Mitwirkung einer europäischen Redaktionsgruppe
erstellt. Parallel zur Arbeit der Redaktionsgruppe steuerte
eine Kernarbeitsgruppe „Maschinen“, die von ORGALIME eingesetzt
worden war und der Vertreter der wichtigsten Branchen des Maschinenbaus
angehörten, wichtige Beiträge der Industrie zu diesem Leitfaden
bei. Die Entwurfsfassungen der Redaktionsgruppe wurden den
Mitgliedstaaten und Interessengruppen zur Stellungnahme vorgelegt.
Inhalte
Der Vortrag kann nicht alle Inhalte des Leitfadens zur Maschinenrichtlinie
2006/42/EC vorstellen, dazu ist der Umfang mit über 430 Seiten
tekom-Jahrestagung 2012
327

Gesetze, Normen, Richtlinien
zu groß. Der Vortrag wird aber die Basis dazu bilden, den Leitfaden
korrekt lesen und interpretieren zu können – um ihn anschließend
korrekt verwenden zu können. Dazu werden folgende Themenbereiche
angesprochen:
−−
Zweck des Leitfadens zur Maschinenrichtlinie
− − „Rechtliche“ Relevanz
−−
Erstellungsprozess und Erstellungsteam
−−
Aufbau und Struktur des Leitfadens
−−
Inhalte und Beispiele
−−
Deutsche Übersetzung
−−
Wie geht es weiter?
Struktur
Der Leitfaden zur Maschinenrichtlinie 2006/42/EG lehnt sich strukturell
an die Abfolge der Maschinenrichtlinie an. Er greift einzelne Abschnitte,
Sinneinheiten oder auch einzelne Begriffe auf und erklärt, verdeutlicht
oder ergänzt die Sichtweise der Autoren der Richtlinie. Die erklärenden
Texte stellen auch thematische Querverbindungen zu anderen Teilen
der Maschinenrichtline oder auch innerhalb des Leitfadens her. Es ergibt
sich daraus eine sehr starke Vernetzung der Inhalte, die sich durch
bloßes Lesen der Maschinenrichtlinie so nicht – oder nur für versierte
Verwender – herstellen lässt.
Beispiele
Anhand einer Sammlung von Beispielen verdeutlicht der Vortrag die
Struktur und die Vorgehensweise des Leitfadens. Der Richtlinientext
wird im Zusammenhang mit den Texten des Leitfadens dargestellt. Ergänzend
dazu werden auch beispielhaft Folgerungen aus den einzelnen
Leitfadentexten gezogen – die dann als eigentliche Lösungsansätze und
Ergebnisse aus den Inhalten des Leitfadens gelten können.
Deutsche Übersetzung
Nach einer langen Wartezeit, in der der Leitfaden nur in englischer
Sprache vorlag, ist jetzt die deutsche Übersetzung auf dem Markt. Sicher
erschließt diese Übersetzung einen zusätzlichen Leserkreis und
verdeutlicht die Begrifflichkeit der englischen Texte. Als Empfehlung
kann aber gegeben werden, was für alle Übersetzungen gilt: In Zweifelsfällen
den englischen Originaltext mit in die Entscheidungen einzubeziehen.
Diese Empfehlung spricht auch die Kommission aus, da nur
die englische Fassung von der Kommission geprüft wird.
Fazit
Mit der Erstellung des Leitfadens zur Maschinenrichtlinie und gerade
auch mit der deutschen Übersetzung hat die Maschinenrichtlinie eine
neue Aufmerksamkeit erreicht. Getroffene Entscheidungen wurden
revidiert oder Entscheidungen erst auf Basis des Leitfadens, oft nach
kontroverser Diskussion, getroffen. Beide Vorgehensweisen tragen zur
Sicherheit der Maschinen bei – und damit ist die ursprüngliche Zielsetzung
der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG in einem hohen Maße
erreicht.
für Rückfragen: g.lierheimer@sl-i.de
328
tekom-Jahrestagung 2012

Gesetze, Normen, Richtlinien
NORM 7
Podiumsdiskussion
Podiumsdiskussion:
Technische Redaktion als Normenstelle?
Moderation: Matthias Schulz, ProfiServices, Erkelenz
Die Bedeutung gesetzlicher Anforderungen und Normen für die Erstellung
Technischer Dokumentationen nimmt weiterhin zu. Gleichzeitig
steigt das Bewusstsein für die Bedeutung der Produktsicherheit in weiten
Teilen des Apparate- und Maschinenbaus. Oftmals wird die Menge
verschiedener Vorschriften und Normen als kaum beherrschbare „Flut“
wahrgenommen. Die Unternehmen reagieren darauf sehr unterschiedlich.
Einige gehen organisiert an Rechts- und Normenrecherche heran
und sorgen dafür, dass sog. „Compliance“ mit den Regeln unternehmensweit
erreicht wird. Andere laufen der Entwicklung permanent hinterher,
weil im Unternehmen niemand ausdrücklich die Verantwortung
für die Aktualisierung, Verteilung und Umsetzung von Regeln trägt.
Auf dem Hintergrund von Begriffen wie „Dokumentationsverantwortlicher“
und „CE-Bevollmächtigter“ sind in den letzten Jahren immer
häufiger Redaktionsabteilungen in die Rolle geschlüpft, die früher einer
Normenstelle zugedacht war. Technische Redakteure sind heute oft aufgefordert,
nicht nur die Gesetzestexte und Normen zu beschaffen und
aktuell zu halten, sondern man überträgt ihnen auch Umsetzungsmaßnahmen,
wie z. B. die Risikobeurteilung, Konformitätsnachweise, die
Kommunikation mit Prüf- und Zertifizierungsstellen usw.
Damit einzelne Redakteure oder Redaktionsabteilungen solchen Aufgaben
gewachsen sind und sie erfolgreich meistern können, müssen verschiedene
Voraussetzungen geschaffen werden:
Personell:
−−
Es muss sichergestellt sein, dass die mit Normenrecherche und -verwaltung
beschäftigten Personen fachlich hinreichend qualifiziert
sind, z. B. bezüglich des Aufbaus, Einordnung, Auslegung von Normen.
−−
Wer Risikobeurteilungen moderieren oder mit durchführen soll,
sollte nicht nur eine solide Methodenkenntnis haben (Welche Methoden
eignen sich wozu am besten und wie werden diese eingesetzt?),
sondern sollte auch über fachliches Know-how bezüglich der geforderten
Sicherheitsmaßnahmen verfügen.
Infrastrukturell:
−−
Recherche, Verwaltung, Aktualisierung und Verteilung von Normen
oder speziell aufbereiteten Normeninhalten erfordert technische
Hilfsmittel (z. B. eine Normendatenbank).
−−
Risikobeurteilungen sollten im Anlagenbau modular aufgebaut werden
und sollten daher – vor allem bei häufiger Notwendigkeit neuer
Risikobeurteilungen – datenbankgestützt erstellt und verwaltet werden.
Da besonders kleinere und mittelständische Unternehmen des Maschinenbaus
dieser Entwicklung permanent hinterherhängen, während sie
gleichzeitig an der Auslastungsgrenze operieren, ist die Qualifizierung
des Personals eine der größten Herausforderungen auf diesem Gebiet.
tekom-Jahrestagung 2012
329

Gesetze, Normen, Richtlinien
Rechts- und
Normenmanagement
in der Dokuabteilung –
Chance oder Last?
In größeren Unternehmen mausert sich „Compliance“ vom Außenseiterthema
zur Modeerscheinung, in die personell und materiell immer
größerer Aufwand investiert wird. Hier stellt sich die Frage, inwieweit
ein firmenweiter „Compliance“-Ansatz für mittelständische Unternehmen
erforderlich und sinnvoll ist.
Während der Podiumsversanstaltung diskutieren Matthias Schulz
(ProfiServices, Erkelenz), Reno Sprater (Dräger Medical, Lübeck) und
weitere Teilnehmer aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und
Größen über die aktuelle Situation, erfolgreiche Konzepte, gescheiterte
Ansätze und die Chancen für Technische Redaktionen. Im Kern geht
es um die Frage, ob zusätzliche Aufgaben im Bereich „Compliance“ und
„Normenmanagement“ für Technische Redaktionen eine Chance darstellen
oder nur eine Last sind. Handelt es sich um einen Irrweg oder
eine sinnvolle Ausweitung/Ergänzung ihres Tätigkeitsfeldes?
Konkret sollen Fragen und Erfahrungen wie die folgenden diskutiert
werden:
−−
Wie funktioniert Normenmanagement in größeren Unternehmen, im
Mittelstand und in Kleinunternehmen?
−−
Ist es für Technische Redakteure überhaupt sinnvoll, solche Aufgaben
zu übernehmen?
−−
Wenn ja, welche Voraussetzungen sind für eine professionelle Umsetzung
erforderlich?
−−
Welche Recherchewerkzeuge werden benutzt und wie verteilt man
die Informationen im Unternehmen? Ist eine spezielle Aufbereitung
erforderlich?
−−
Gibt es hausinterne Schulungsmaßnahmen zu den gesetzlichen Anforderungen
an die Produktsicherheit, interne Dokumentation und
Benutzerinformation? Was ist auf diesem Gebiet erforderlich?
−−
Wie sieht das typische/ideale Mitarbeiterprofil für einen „Normenmanager“
aus?
Nach kurzen Einführungsreferaten möchten die Moderatoren des Podiums
die Erfahrungen und Fragen der Zuhörer diskutieren und zu
einem Erfahrungstausch anregen.
für Rückfragen: mschulz@profiservices.de
330
tekom-Jahrestagung 2012

Gesetze, Normen, Richtlinien
NORM 8
Workshop
Aufbau eines CE-Managementsystems
Volker Krey, Freier Berater + Trainer, Kassel
Was spricht für ein
CE-Managementsystem?
Normenreihe der
ISO 9000 heranziehen
Grundlegende Anmerkungen zu einem CE-Managementsystem
Fast 30 EG-Richtlinien zur CE-Kennzeichnung gibt es mittlerweile –
diese gesetzlichen Vorschriften nennen vor allem Sicherheitsanforderungen
für Produkte, die auf dem Markt bereitgestellt werden sollen.
Somit sind bei der praktischen Umsetzung der CE-Kennzeichnung in
den Unternehmen zunächst einmal umfangreiche Informationen aus
den jeweils anzuwendenden CE-Richtlinien zu beachten. Aber: das alleine
bringt noch keine effiziente Umsetzung zustande – denn die Anforderungen
der CE-Richtlinien sind überwiegend abstrakt formuliert,
so dass Unternehmen die für sie passenden konkreten CE-Maßnahmen
selbst zu entwickeln und zu gestalten haben, wobei diese Maßnahmen
auch im Zusammenhang aufeinander abgestimmt und in die betrieblichen
Abläufe eingebunden werden sollten.
Für diese organisatorische Aufgabe ist zu empfehlen, die erforderlichen
CE-Maßnahmen systematisch in einem CE-Managementsystem
zusammenzufassen.
In vielen Unternehmen wird die Umsetzung der CE-Maßnahmen auch
mit Veränderungen in den Geschäftsprozessen verbunden sein – das
heißt: betriebliche Prozesse sind neu auszurichten.
Da auch die weitverbreitete Normenreihe der ISO 9000 mit ihrem prozessorientierten
Ansatz darauf ausgerichtet ist, betriebliche Prozesse zu
optimieren, ist es naheliegend, danach zu fragen, inwieweit die Organisation
der CE-Maßnahmen konform zur Normenreihe der ISO 9000
erfolgen kann, so dass ein CE-Managementsystem entsteht, das:
−−
einerseits leicht in ein bestehendes Qualitätsmanagementsystem
einzubinden ist oder
−−
andererseits die Grundlage für ein zukünftiges Qualitätsmanagementsystem
bildet.
Darüber hinaus ergeben sich auch von der Norm DIN EN ISO 9001:2008
unmittelbare Verbindungen zu den CE-Maßnahmen – insbesondere sei
hier der Punkt 5.1 erwähnt, wonach die oberste Leitung nachzuweisen
hat, dass die rechtlichen Anforderungen ermittelt und erfüllt werden,
was ohne Frage CE-Maßnahmen mit einschließt.
Systematischer Aufbau eines CE-Managementsystems
Zum Aufbau eines CE-Managementsystems wird im Workshop ein systematisches
Vorgehen in 4 Schritten vorgestellt:
1. Betrachteten CE-Kontext festlegen
2. Bisherige CE-Maßnahmen erfassen
3. Zukünftige CE-Maßnahmen entwickeln
4. Zukünftige CE-Maßnahmen gestalten
Weiterhin wird bei der Bearbeitung dieser Schritte ein CE-Praxisleitfaden
zugrunde gelegt, in dem alle erforderlichen CE-Maßnahmen handlungsorientierend
zusammengefasst sind.
tekom-Jahrestagung 2012
331

Gesetze, Normen, Richtlinien
1 Betrachteten
CE‐Kontext festlegen
2 Bisherige
CE‐Maßnahmen erfassen
3 Zukünftige
CE‐Maßnahmen
entwickeln
4 Zukünftige
CE‐Maßnahmen
gestalten
Zunächst geht es darum, sich einen ersten Überblick zum Kontext der
CE-Kennzeichnung zu verschaffen, in den das Unternehmen eingebunden
ist. Es ist also zu fragen, wer beteiligt ist: im eigenen Unternehmen,
bei den Lieferanten, bei den Kunden, Prüfstellen, Behörden, ...?
Jetzt ist zu klären, welche CE-Maßnahmen das Unternehmen – insgesamt
– bisher umsetzt; dabei sind ggf. auch noch nicht durchgeführte
Maßnahmen zu beachten. Auf dieser Grundlage ist eine klare Entscheidung
herbeizuführen, ob man die bisherige Ist-Situation verändern will
und welche Ziele erreicht werden sollen.
Will man also die CE-Kennzeichnung neu ausrichten, so sind nun alle
zukünftig denkbaren CE-Maßnahmen zu ermitteln, wobei man alternative
Maßnahmen in verschiedenen Lösungsvarianten zusammenfassen
sollte, sodass eine Entscheidung für eine Gesamtlösung von aufeinander
abgestimmten Einzelmaßnahmen herbeigeführt werden kann.
Und schließlich sind die CE-Maßnahmen der festgelegten Gesamtlösung
noch weiter zu konkretisieren sowie in die betrieblichen Abläufe
einzubinden. Dabei können die Maßnahmen weiterhin auf die relevanten
Anforderungen der ISO 9001 abgestimmt und entsprechend dokumentiert
werden, sodass ein zertifizierungsfähiges CE-Managementsystem
entsteht.
Im Workshop werden diese vier Schritte mit Hilfe einer Arbeitsvorlage
tiefer gehend behandelt.
Für Rückfragen: info@volker-krey.de
332
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards

Offene technische Standards
OTS 1
Fachvortrag
XML – Standard oder proprietär?
Ulrich Pelster, gds AG, Sassenberg
XML ist das Datenformat von heute und morgen. Die Übersetzung „Erweiterbare
Auszeichnungssprache“ macht deutlich, was das Ziel von
XML ist: Ein standardisiertes, austauschbares Inhalts- und Strukturformat,
das für individuelle Bedürfnisse erweitert werden kann. Aber führt
das denn nicht zu einem Widerspruch? Ist durch eine individuelle Festlegung
das Ergebnis am Ende nicht proprietär?
Wer mit der Erstellung und Pflege strukturierter Inhalte zu tun hat,
kommt um XML nicht herum. D. h. aber nicht zwangsläufig, dass man
sich tiefgreifend mit XML auseinandersetzen oder gar auf geschätzte
Arbeitsweisen, wie z. B. das Arbeiten im WYSIWYG, verzichten muss.
Bei der Entwicklung von Prozessen steht die Sicherstellung von zukunftsorientierten,
effizienten Lösungen im Vordergrund. Dies gilt vor
allem in Verbindung mit Redaktionssystemen. Hier ist das Thema XML
inzwischen gesetzt. Doch herrscht gerade in diesem Bereich eine große
Verunsicherung. Funktional liegen die führenden Systeme gar nicht so
weit auseinander, wie oftmals vermutet, ganz im Gegenteil. Jedoch liegen
ihnen unterschiedliche Verfahrensweisen und Konzepte zugrunde,
die zu unterschiedlichen Systemerscheinungen führen und damit letztlich
auch unterschiedliche Zielgruppen ansprechen.
Es soll erläutert werden, wie sich zwei unterschiedliche XML-basierte
Verfahren darstellen und wo die Vor- und Nachteile liegen. Eine Unterscheidung
der Verfahren kann man durch die Bezeichnung „offenes
XML“ und „standardisiertes XML“ treffen.
„Offenes XML“
Mit der in diesem Beitrag als „offenes XML“ bezeichneten Verfahrensweise
ist die individuell änderbare und die damit meist herstellerbezogene
Vorfestlegung von Inhalts- und Strukturformaten gemeint.
Diese Vorfestlegungen sind Einschränkungen, die in einer DTD (Document
Type Definition) oder einem XML-Schema definiert werden,
wo also der Aufbau der Dokumente festgelegt wird. Praktisch bedeutet
diese Festlegung auch immer eine Einschränkung der strukturellen
Möglichkeiten, die XML generell bietet.
Die Bezeichnung „offenes XML“ bringt zum Ausdruck, dass die Festlegungen
beliebig sind. Da aber ohne Festlegung kein Dokument erfasst
werden kann, sind die Lösungen in der Regel firmenindividuell oder
herstellerspezifisch. Einher mit dem Begriff „offen“ geht also auch der
Begriff „proprietär“, weil konkrete Umsetzungen keinem festgelegten
Standard entsprechen.
Erfasst werden solche XML-Daten meist in „getaggter Darstellung“,
d. h., der Text und die zugehörigen Strukturelemente werden im XML-
Editor als XML-Tags dargestellt. Klassische Editoren sind bspw. XMetaL
oder XMLSpy.
Eine Sicherheitsinformation könnte in einer offenen XML-Struktur so
aussehen:
tekom-Jahrestagung 2012
335

Offene technische Standards
Um die Publikationen, die in der Regel als PDF-Dokument oder im
HTML-Format benötigt werden, zu generieren, sind Konvertierungen
der XML-Daten erforderlich. Diese „Transformationen“ werden mittels
Transformationssprachen wie zum Beispiel XSLT definiert.
„Standardisiertes XML“
Neben den offenen XML-Strukturen existieren auch unterschiedliche
Ansätze, die „proprietäre Lage“ durch standardisiertes XML zu umgehen.
Wird XML als Basis genutzt, um daraus ein standardisiertes Austauschformat
zu definieren, kann in diesem Zusammenhang von „standardisiertem
XML“ gesprochen werden.
Während sich Verfahren wie DocBook und DITA dabei auf eine Buchoder
Topic-orientierte Struktur konzentrieren (und dabei den Freiheitsgrad
wiederum eingrenzen), gehen andere Standardisierungsansätze
ungleich weiter. Sie berücksichtigen neben einer möglichst weitreichenden
Abdeckung beliebiger Strukturen auch zusätzlich die XML-Darstellung
aller denkbaren Formatierungsaspekte.
Für den Bereich der Technischen Dokumentation sind hier als relevante
Formate ODF und Open XML zu nennen. Beide Formate sind als
internationale Normen veröffentlicht.
Anders als bei der Erfassung „offener XML-Daten“ erfolgt die Verarbeitung
von Daten mithilfe von Office-Lösungen wie Open Office (ODF)
oder Microsoft Word (OpenXML). Die Festlegung von Layout und Struktur
ist hier integriert und erfolgt nicht über eine DTD oder ein Schema.
336
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
Hierzu werden Templates genutzt, in denen Dokumenteneigenschaften,
Layouts und Strukturen definiert werden. Weiterhin kann mithilfe dieser
Templates die Arbeitsumgebung anwendungsspezifisch eingerichtet
werden.
Die Publikation der auf „standardisiertem XML“ basierenden Inhalte
erfolgt über Standardverfahren, die häufig Editor-seitig ablaufen.
Welches XML für welche Anwendung?
Beide dargestellten Ansätze besitzen ihre Berechtigung und aufgrund
der unterschiedlichen Anforderungen und Konzepte kann das eine oder
das andere Verfahren sinnvoll sein.
Der wesentliche Unterschied bei der Arbeitsweise stellt sich durch
die Validierung der Inhalte gegen die in der DTD bzw. dem Schema
definierten Festlegungen dar. Bei Redaktionssystemen mit offenem
XML-Verfahren wird bei der Erfassung von Daten deren Inhalt auf
Einhaltung der Strukturfestlegungen geprüft. Durch die erzwungene
Einhaltung werden konsistente Strukturen sichergestellt.
Dem Technischen Redakteur sind damit aber auch sämtliche Freiheiten,
die zu Abweichungen der Festlegungen führen würden, genommen.
Aufgrund von sich ändernden Produkttypen, Regelwerken und
Richtlinien sind somit regelmäßige Änderungen bzw. Erweiterungen
der Struktur unumgänglich. Hieraus resultieren dann häufig DTD- bzw.
Schema-Anpassungen, die in aller Regel nicht vom Anwender selbst
durchgeführt werden können.
Bei Redaktionssystemen auf Basis „standardisierter XML-Verfahren“
erfolgt keine Validierung gegen eine DTD bzw. ein Schema. Allerdings
können Strukturprüfungen und eine restriktive Erfassung von Inhalten
mit Programmfunktionalitäten abgedeckt werden. Anpassungen
von definierten Festlegungen und Layouts kann der Anwender selbst
vornehmen.
Grundlegend kann man sagen, dass die eher stringente und starre Arbeitsweise
in Verbindung mit dem „offenen XML-Verfahren“ den Großkonzernen,
bei denen eine Vielzahl von Redakteuren und Dienstleistern
mit der Erstellung von Technischer Dokumentation beschäftigt ist,
entgegenkommt.
Ist hingegen Flexibilität und Dynamik gefragt, wie es häufig bei mittelständischen
Unternehmen der Fall ist, bietet das „standardisierte XML-
Verfahren“ deutliche Vorteile.
für Rückfragen: ulrich.pelster@gds.eu
tekom-Jahrestagung 2012
337

Offene technische Standards
OTS 2
Fachvortrag
TBX – ein Standard für den Austausch
terminologischer Daten: Anforderungen,
Probleme, Verbesserungen
Klaus-Dirk Schmitz, Fachhochschule Köln
Die Erarbeitung konsistenter und zuverlässiger Terminologie ist zeitaufwändig
und kostenintensiv. Deshalb wird eine möglichst häufige
Wiederverwendung der Daten angestrebt, die aber nur durch einen
Austausch terminologischer Daten zwischen unterschiedlichen Terminologieverwaltungssystemen
geschehen kann.
Auch im Zusammenspiel zwischen Auftraggebern, Sprachdienstleistern
und Freiberuflern ist die Weitergabe terminologischer Daten in beide
Richtungen durchaus üblich. Unternehmen stellen ihre Terminologie
für den Übersetzungs prozess zur Verfügung und Übersetzer geben
aktualisierte Terminologiebestände wieder zurück. Besonders die Einhaltung
konsistenter Terminologieverwendung in größeren Projekten,
an denen mehrere Parteien beteiligt sind, kann nur dann sichergestellt
werden, wenn alle auf die gleiche Terminologie zugreifen können; unterschiedliche
Terminologiewerkzeuge und individuelle Modellierungen
von Terminologiebeständen erschweren aber den verlustfreien und
konsistenten Austausch von terminologischen Daten.
Als letztes wichtiges Szenario für den Austausch terminologischer Daten
muss noch die Migration von Terminologie von einem System auf
ein anderes genannt werden. Dies kann notwendig werden, wenn ein
Anwender von einem Terminologiever waltungssystem auf ein System
eines anderen Herstellers umsteigt, aber auch, wenn terminologische
Daten in anderen Programmen wie z. B. Content-Management-Systemen
oder (regelbasierten) Maschinellen Übersetzungssystemen oder
auch in anderen Formaten wie z. B. HTML oder XML gebraucht werden.
Anforderungen
Will man terminologische Daten zwischen zwei bestimmten Systemen
austauschen oder Daten aus einem System für eine andere Anwendung
nutzen, so müssen normalerweise individuelle Konvertierungsroutinen
entwickelt werden. Hierzu ist es einerseits erforderlich, die individuellen
Export- und Importformate der beteiligten Systeme zu kennen und
in den Konvertierungen zu berücksichtigen; andererseits muss man
aber auch die „Semantik“ der Datenkategorien und der Datenmodelle
der beiden beteiligten Systeme richtig interpretieren.
Sind mehrere Systeme am Austausch terminologischer Daten beteiligt,
so erhöht sich sehr schnell die Anzahl der notwendigen Konvertierungsroutinen.
Deshalb möchte man gerne auf genormte Austauschformate
zurückgreifen, wobei jedes der beteiligten Terminologieverwaltungssysteme
„nur“ einen Import von Daten aus dem genormten
Austauschformat und „nur“ einen Export in das genormte Austauschformat
bereitstellen muss.
Eines der bekanntesten und oft bereitgestellten Formate für den Datenaustausch
ist das CSV-Format (comma-separated values). Bei diesem
Format werden Informationen durch Kommata oder Tabulatoren und
338
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
Datensätze durch Returns oder Absatzmarken getrennt. Auch wenn die
einzelnen Daten in der Regel sauber voneinander getrennt werden, so
ist doch die Bedeutung und Interpretation der einzelnen Daten unklar
und nicht im Format abgelegt.
Abb. 1: Daten einer spezifischen MultiTerm 2011-Termbank
im CSV-Format
Die Verwendung einer Auszeichnungssprache wie XML (extensible
markup language) umgeht genau diese Problematik. Einer Information
kann nicht nur durch die Markierung mit einem sog. Tag eine Bedeutung
mitgegeben werden, auch die Gruppierung und Zuordnung von
Daten wird mittels XML eindeutig festgelegt.
TBX
Will man jetzt ein genormtes Austauschformat definieren, so muss man
eigentlich nur noch die XML-Auszeichnungselemente in den spitzen
Klammern, die Tags, standardisieren und festlegen, auf welcher Ebene
des Formats diese Elemente auftreten können. Genau dies macht das in
der ISO 30042 (2008) festgelegte Austauschformat TBX (TermBase eXchange).
TBX nutzt das in der ISO 16642 (2003) definierte terminologische
Meta-Modell für die Ebenen und Strukturelemente der XML-Datei
und die in ISOCAT (www.isocat.org) spezifizierten Datenkategorien für
die Auszeichnung der einzelnen Informationswerte.
Abbildung 2 zeigt sehr vereinfacht einen Ausschnitt aus einem terminologischen
Eintrag in TBX.
Abb. 2: vereinfachter Auszug aus einer TBX-Datei
tekom-Jahrestagung 2012
339

Offene technische Standards
Zwei grundsätzliche Probleme bei TBX
TBX versucht bei sogenannten geschlossenen Datenkategorien auch
die Werte, die auftreten können, als einfache Datenkategorien festzulegen.
Das mag bei bestimmten Datenkategorien wie Genus zuverlässig
funktionieren (Genus = m., f. oder n.), bei anderen wiederum auch noch
ganz gut möglich sein (der Bearbeitungsstatus kann in unterschiedlichen
Umgebungen unterschiedliche Werte erfordern), muss aber bei
bestimmten Kategorien wie Fachgebiet zum Scheitern verurteilt sein, da
sich keine Fachgebietsklassifikation finden lässt, die allen Bedürfnissen
gerecht werden kann. Deshalb kann ein vollkommen „blinder“ Datenaustausch
mit TBX nicht für alle Datenkategorien sichergestellt werden,
da TBX z. B. keine Werte für die Datenkategorie Fachgebiet spezifiziert.
Idealerweise sollte dem Nutzer marktüblicher Terminologieverwaltungssysteme
seitens des Systemherstellers eine Import- und Exportfunktion
für TBX bereitgestellt werden. Dies ist aber nur dann möglich,
wenn das Terminologiever waltungssystem eine fest vorgegebene Eintragsstruktur
mit festgelegten Daten kategorien hat; nur in diesem Fall
kennt der Systementwickler die Semantik der Datenkategorien und
kann sie adäquat in TBX abbilden. Hat man aber Terminologieverwaltungssysteme,
bei denen der Nutzer die Datenmodellierung selbst vornehmen
muss/kann (z. B. MultiTerm) oder eine vorgeschlagene Datenmodellierung
modifizieren kann (z. B. bei cross-Term, qTerm oder auch
TermStar), so kann der Systementwickler keine saubere TBX-Schnittstelle
bereitstellen, da er die Bedeutung der vom Benutzer angelegten
Datenkategorien nicht kennen kann. In diesen Fällen kann entweder
nur ein spezielles Mapping-Tool helfen, durch das der Nutzer seine
eigenen Datenkategorien auf die genormten ISOCAT-Datenkategorien
abbildet (mappt), oder der Nutzer orientiert sich gleich beim Anlegen
oder Modifizieren von Termbanken an den genormten Datenkategorien
in ISOCAT.
Fazit
Auch wenn derzeit an einer Aktualisierung der TBX-Norm gearbeitet
wird, können grundsätzlich nicht alle Probleme eines sauberen Terminologieaustauschs
durch eine Norm gelöst werden. Hilfreich ist es in
jedem Fall, seine eigene Terminologieverwaltung unter Berücksichtigung
einschlägiger Normen zu konzipieren und die Daten entsprechend
einzupflegen. Nur so kann ein Austausch terminologischer Daten vernünftig
und verlustfrei funktionieren.
Bibliographie
ISO 12620 (2009). Terminology and other language and content resources
– Specification of data categories and management of a Data Category
Registry for language resources. Genf: ISO.
ISO 16642 (2003). Computer applications in terminology – Terminological
markup framework. Genf: ISO.
ISO 30042 (2008). Systems to manage terminology, knowledge and content
– TermBase eXchange (TBX). Genf: ISO.
klaus.schmitz@fh-koeln.de
340
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
OTS 3
Fachvortrag
3.0-Updates von XSLT und
XPath auf einen Blick
Dr. Thomas Meinike, Hochschule Merseburg
Motivation
Die 1999 vom W3C etablierte Transformationssprache XSLT gehört zu
den ältesten und produktivsten Technologien im „XML-Universum“. Mit
der 2007 erschienenen Version 2.0 wurden die Möglichkeiten wesentlich
erweitert [1]. Fünf Jahre später stehen die 3.0-Spezifikationen von
XSLT und der zum Zugriff auf XML-Strukturen und -Inhalte verwendeten
Abfragesprache XPath sowie vom zusätzlich entwickelten XQuery
vor der finalen Veröffentlichung. Die zum Entstehungszeitpunkt dieses
Beitrages vorliegenden Arbeitsentwürfe [2–4] wurden zuletzt im Juli
2012 bzw. Dezember 2011 aktualisiert.
Schwerpunkte
An dieser Stelle wird nur ein formaler Überblick zu den wesentlichen
Erweiterungen gegeben, da es sich insgesamt um eher kleinteilige und
in der praktischen Anwendung codelastige Details handelt:
−−
Streaming soll vor allem die Arbeit mit sehr großen Ausgangsdokumenten
verbessern. XML-Daten in der Größenordnung von mehreren
hundert Megabytes oder gar Gigabytes bringen jeden noch so
performanten Rechner schnell an seine Grenzen. Die Streaming-
Technik erlaubt den sequenziellen Zugriff auf Teile des jeweiligen
Dokuments. Dazu dienen die neuen XSLT-Elemente xsl:stream und
xsl:iterate in Kombination mit xsl:next-iteration, xsl:break und xsl:oncompletion
sowie xsl:fork und xsl:merge.
−−
Funktionen höherer Ordnung (Higher-Order Functions, HOF) ermöglichen
die Nutzung von Funktionen als Parameter und / oder
Rückgabewerte innerhalb eigener Funktionen. Zum Aufbau komplexerer
Logik dienen die neuen XPath-Funktionen fn:filter, fn:fold-left,
fn:fold-right, fn:map und fn:map-pairs.
−−
Informationen über (existierende) Funktionen und ihre Argumente
lassen sich über fn:function-lookup, fn:function-name und
fn:function-arity auswerten.
−−
Weitere neue Funktionen vereinfachen den selektiven Zugriff
auf Knoten und Sequenzen: fn:head, fn:tail sowie fn:innermost,
fn:outermost und fn:has-children. Diese lassen sich zwar auch durch
andere Abfragen abbilden, sind jedoch bei passender Gelegenheit
durchaus nützlich.
−−
Inline-Funktionen können direkt in Variablen vorgehalten und z. B.
innerhalb von xsl:value-of wie vordefinierte oder mittels xsl:function
deklarierte Funktionen aufgerufen werden. Die Erweiterungen zur
funktionalen Programmierung erlauben ebenfalls das so genannte
Currying.
−−
Im Kontext des Streamings, aber auch darüber hinaus, erscheint die
in Aussicht gestellte Nutzung von Akkumulatoren sehr interessant.
Mittels xsl:accumulator lassen sich während des Prozessierens Werte
auf der Basis vorhergehender Schritte berechnen, ohne dafür separate
Rekursionen schreiben zu müssen. Die Spezifikation enthält ein
tekom-Jahrestagung 2012
341

Offene technische Standards
für die Dokumentationspraxis taugliches Beispiel zur fortlaufenden
Nummerierung von Abbildungen innerhalb eines Kapitels.
−−
Direktes Parsen und Serialisieren von XML- oder JSON-Daten wird
durch die neuen Funktionen fn:parse-xml, fn:parse-xml-fragment,
fn:parse-json, fn:serialize und fn:serialize-json vereinfacht.
−−
Maps stellen einen neuen Datentyp zur Verfügung, der die Ablage
von Informationen vergleichbar mit assoziativen Arrays in anderen
Sprachen erlaubt (Key-/Value-Paare). Neben dem Konstruktor map
{…} existieren spezielle Funktionen mit map-Namensraumpräfix wie
u. a. map:get und map:remove.
−−
Mathematische Funktionen: Bisher war Numerik auf die Grundrechenarten
beschränkt, die prinzipiell auch zur Formulierung komplexerer
Algorithmen ausreichen (siehe die Umsetzung von Sinus
und Cosinus unter [1]). Nun sind 14 Funktionen mit math-Präfix zur
komfortablen Ermittlung von Exponential-, Logarithmus-, Wurzelund
Winkelfunktionswerten vordefiniert. So lassen sich beispielsweise
der Sinus von 1 (Argument im Bogenmaß) über math:sin(1)
= 0.479425538604203 und die Potenz 2^5 als math:pow(2,5) = 32 berechnen.
−−
XPath-Abfragen auf konkrete Knoten können mit xsl:evaluate dynamisch
aus Zeichenketten konstruiert werden.
−−
Zur erweiterten Fehlerbehandlung dienen die neuen XSLT-Elemente
xsl:try, xsl:catch und xsl:fallback.
−−
Den Zugriff auf Umgebungsvariablen des zugrunde liegenden Betriebssystems
und darauf laufenden Anwendungen gestatten die
Funktionen fn:environment-variable und fn:available-environmentvariables
(etwa nützlich für die Abfrage temporärer Verzeichnisse wie
TEMP oder TMP).
−−
Mit Paketen und Modulen sollen sich künftig umfangreiche Transformationen
besser verwalten lassen. Dazu ergänzen xsl:package und
weitere Elemente das bisherige Konzept der Einbindung externer
Ressourcen über xsl:include bzw. xsl:import.
−−
Die bisherige, eher formale Unterscheidung von XSLT- bzw. XPath-
Funktionen wird aufgehoben. Funktionen wie format-date, formatdateTime,
format-time, format-number, generate-id, unparsed-text
können ebenfalls mit dem fn-Präfix aufgerufen werden.
−−
An einigen Stellen wird Feinschliff sichtbar: xsl:copy erhält ein optionales
select-Attribut, fn:unparsed-text-lines erleichtert den Umgang
mit unstrukturierten Informationen wie CSV-Dateien (fn:unparsedtext
aus XPath 2.0 benötigte noch die Angabe der systemabhängigen
Zeilenumbruchnotation), inzeilige Zeichenkettenverknüpfung mit
dem „||“-Operator, Ganzzahlformatierung mit fn:format-integer und
mehr.
−−
Die neue Funktion fn:analyze-string gibt eine XML-Struktur zurück
und ist eher für den Einsatz unter XQuery 3.0 konzipiert [4].
342
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
Abb. 1: Prototypisches XSLT-3.0-Grundgerüst
Insgesamt handelt es sich mehr um evolutionäre als revolutionäre Neuerungen.
Für ambitionierte Entwickler dürfte aber längerfristig kein
Weg an den 3.0-Versionen der genannten Technologien vorbeiführen.
Abbildung 1 zeigt ein Grundgerüst mit den relevanten Namensräumen.
Die Unterstützung durch Software ist noch unvollständig und hauptsächlich
auf die kommerziellen Ausgaben des Prozessors Saxon 9.3/9.4
beschränkt [5]. Letztere ist bereits in der aktuellen oXygen-Version
14.0 integriert [6]. Im Vortrag werden die beschriebenen Facetten durch
Codebeispiele untersetzt und praktisch demonstriert. Zur Vorbereitung
wird das Studium der 2.0-Vortragsfolien empfohlen [1].
Literaturangaben und Links
[1] Meinike, T.: XSLT 2.0 und XPath 2.0 für Praktiker – Neuerungen im
Überblick. In: tekom, Gesellschaft für technische Kommunikation e. V.,
Tagungsband zur Jahrestagung 2007 in Wiesbaden, S. 212–215 (Folien
unter http://www.tekom.de/upload/2284/INF_114_Meinike_Vortrag.pdf)
[2] W3C: XSL Transformations (XSLT) Version 3.0,
http://www.w3.org/TR/xslt-30/
[3] W3C: XML Path Language (XPath) 3.0,
http://www.w3.org/TR/xpath-30/
[4] W3C: XPath and XQuery Functions and Operators 3.0,
http://www.w3.org/TR/xpath-functions-30/
[5] Saxon Product/Feature Matrix:
http://www.saxonica.com/feature-matrix.html
[6] XML Editor:
http://www.oxygenxml.com/
für Rückfragen: thomas.meinike@hs-merseburg.de
tekom-Jahrestagung 2012
343

Offene technische Standards
OTS 4
Fachvortrag
DITA für die multilinguale, modulare, multimodale
Produktion von SAP-Lerninhalten
Dr. Thilo Buchholz, SAP AG – Knowledge Productization Services, Walldorf
Christian Lieske, SAP AG – SAP Language Services, Walldorf
Überblick
Seit Mitte 2011 setzt der Softwarehersteller SAP zur industrialisierten
Produktion von Trainingsinhalten auf einen Ansatz, der auf der Darwin
Information Typing Architecture (DITA) basiert. Der Ansatz sowie die
ihn unterstützende technologische Plattform erlauben es, modulare Inhalte
zu erstellen und gemäß Single Sourcing in verschiedenen Verwendungskontexten
zu nutzen (z. B. sowohl als e-learning als auch als Präsenztraining).
Im Folgenden werden Hintergründe des SAP-Ansatzes
erläutert, das Implementierungsprojekt skizziert und der technologische
Rahmen umrissen. Dabei wird auch auf die multilingualen Aspekte
des Ansatzes eingegangen.
Hintergrund zum SAP-Bildungsangebot
Die SAP bietet über ihre Bildungssabteilung SAP Education vielfältige
Möglichkeiten an, um Wissen aufzubauen. Momentan werden jährlich
bis zu 300.000 Lernende in über 40 Ländern erreicht. Bereits seit 2001
wird dabei für die Entwicklung von Lerninhalten auf die eXtensible
Markup Language (XML) sowie einen Single-Sourcing-Ansatz gesetzt.
Gegenwärtige Trends im Training im IT-/Software-Umfeld haben die
SAP bewogen, das existierende Trainingsportfolio anzupassen. So führt
die zunehmende Globalisierung sowohl dazu, Teile des Content-Entwicklungsprozesses
an Partner auszulagern, als auch dazu, global produziertes
Material zu übersetzen und zu lokalisieren.
Die fortschreitende Standardisierung von Prozessen, Quell- sowie Ausgabemedien
ermöglicht die Rekombination von Lernmodulen zu neuen
Produkten. Dadurch wird die Individualisierung des Wissenserwerbs
erleichtert. Der heutige Lerner erwartet im Sinne lebenslangen Lernens,
dass er genau die Lerninhalte konsumieren kann, die er gerade
braucht, und dass er auch genau dann auf die Inhalte zugreifen kann,
wenn er sie braucht.
Die Verfügbarkeit erschwinglicher mobiler Geräte wie z. B. Tablets oder
Smartphones führt zu einer Mobilisierung des Wissenserwerbs.
Ganzheitliches Innovationsprojekt
Um die nötige Angebotserweiterung zu ermöglichen, startete SAP
Knowledge Productization Services (KPS) – SAPs Produktionsabteilung
für Trainings und Zertifizierungen – das Innovationsprojekt Multimodal,
Modular Content Production (MMCP) zur industriellen, DITAbasierten
modularen und multi-modalen Produktion von Lerninhalten.
Ziel des MMCP-Projekts waren beschleunigte und kostengünstige Produktion,
einfache Erweiterbarkeit auf neue Lernerfordernisse (z. B. auf
mobilen Geräten) sowie verstärkte Berücksichtigung von Best Practices
aus Didaktik, Produktion und Distribution.
344
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
Diese anspruchsvollen Ziele wurden erreicht, indem das Projekt ganzheitlich
methodologische Aspekte, Produktionsprozesse sowie unterstützende
Werkzeuge und Infrastrukturen adressierte:
−−
Methodologische Aspekte: Es wird ein streng Lernziel-orientierter
Ansatz gewählt, wobei die Analyse von Arbeitsaufgaben im Vordergrund
steht. Somit reflektieren die Produkte diejenigen Aufgaben, die
ein Mitarbeiter in einer bestimmten Rolle zu erfüllen hat, und befähigen
den Mitarbeiter gerade dazu, diese Aufgaben zu erledigen. Dies
wird erreicht durch eine Trennung des Designprozesses, basierend
auf einer sogenannten Job-Task-Analyse, von der eigentlichen Erstellung
der Materialien.
−−
Produktionsprozesse: Die eigentliche Erstellung der Inhalte wird
durch ein semantisches Datenmodell (DITA) im Sinne der Aufgabenorientierung
weitestgehend unterstützt. So stehen die prozeduralen
Beschreibungen von Vorgehensweisen im SAP-System im Mittelpunkt
und werden durch konzeptuelles Wissen angereichert. Somit
erleichtert das Datenmodell vielfältige Wiederverwendung von Inhalten
sowie die Berücksichtigung multilingualer Produktion und Self-
Services für die Zusammenstellung von speziellen Präsenztrainings
oder e-Learnings.
−−
Werkzeuge und Infrastrukturen: Die Integration von Partnern in den
Content-Entwicklungsprozess wird ermöglicht durch Web-basierte
Tools, die keine Installation erfordern. So können die Endbenutzer
(z. B. Autoren) mit ihrer Hardware und ihrem Browser beispielsweise
via Windows Terminal Server auf das Content-Management-System
mit spezieller Funktionalität für modularisierte Inhalte zugreifen und
unmittelbar mit der eigentlichen Erstellung der Inhalte beginnen.
Technologischer Rahmen
Bedingt durch die Produktionsrandbedingungen (z. B. DITA als Basis,
Web-/Browser-basierte Werkzeuge, besondere Berücksichtigung von e-
Learning, große Volumina, Unterstützung multilingualer Prozesse) fiel
die Wahl der SAP auf technologische Komponenten, die von Implementierungspartnern
für die SAP-Bedarfe miteinander verbunden wurden.
So dient Alfresco Enterprise als Content-Management-System (CMS)
und bietet die entsprechenden Features zur Dokumentenverwaltung.
Innerhalb des CMS sorgt mit Componize ein zusätzliches Modul für die
native Unterstützung von DITA, Metadaten-Verwaltung und Link-Management.
Für die Aggregation von Modulen in DITA-maps wird Ditaworks,
ein Tool der Firma Instinctools verwendet. Ditaworks integriert
auch den eigentlichen XML-Editor. Hier findet SDL Xopus Verwendung.
Zusätzlich wird die linguistische Qualität durch ein acrolinx Plug-in für
SDL Xopus unterstützt. Die Ausgabeformate werden mittels Antenna
House Formatter erzeugt. Die Schulungsinhalte werden durch verschiedenste
Medien didaktisch angereichert. Hier findet z. B. der SAP Workforce
Performance Builder zum Erstellen von interaktiven Simulationen
und Demonstrationen Anwendung.
Ein besonderer Aspekt der technologischen Arbeit war die sogenannte
Migration existierender Inhalte. Dabei ging es darum, ca. 120 vorhandene
Trainings – die in einem proprietären XML-Format existierten – in
DITA zu überführen, gemäß den angepassten didaktischen Richtlinien
tekom-Jahrestagung 2012
345

Offene technische Standards
zu überarbeiten und in das neue Content-Management-System zu
importieren.
Multilinguale Dimensionen
Da Lerninhalte übersetzt werden müssen, berücksichtigte das MMCP-
Projekt frühzeitig die Produktion von Sprachvarianten. Der Fokus lag
dabei auf denjenigen Geschäftsprozessschritten, für die aus technologischer
Perspektive Implementationsbedarf bestand. Betroffene Bereiche
waren die folgenden:
−−
Internationalisierung der DITA-basierten Produktion – Übersetzung
von Standard-/Boilerplate-Texten (z. B. Phrasen wie „Am Ende dieser
Übung …“ oder Urheberrechtsnotizen), Testen der Indexgenerierung,
…
−−
Entscheidung bezüglich der an die Übersetzung zu übergebenden
Pakete und Formate – DITA vs. XML Localization Interchange Format
(XLIFF), PPT vs. PPTX or XLIFF, …
−−
Exponieren von Funktionalität für Übersetzungsbeteiligte – Validierung
von XML, Generierung von PDFs zum in-country review, …
Bei der Erarbeitung von Lösungen für die Produktion von Übersetzungen
galt es, organisatorische und technologische Gegebenheiten zu
berücksichtigen. In beiden Fällen war darauf zu achten, dass eine weitgehende
Umstellung spezielle und kostenintensive Prozessschulungen
(sowie eventuell Vertragsänderungen) bei den mit SAP kooperierenden
Übersetzungsagenturen nötig gemacht hätten.
Einsichten zu Projekt und Technologie
Das MMCP-Projekt hatte eine Laufzeit von etwa drei Jahren. Herausforderungen
ergaben sich aus der Laufzeit des Projektes, der Vielzahl
der beteiligten Implementierungspartner und der produktiven Nutzung
der Infrastrukturkomponenten schon während der Entwicklungsphase.
Zudem galt es, die Auslagerung von Teilen des Produktionsprozesses zu
unterstützen.
Es ist dem Projektteam gelungen, alle Herausforderungen zu meistern
und eine erweiterbare Plattform bereitzustellen, die eine industrielle
Produktion der Lerninhalte für verschiedene Lieferkanäle in neun
Sprachen erlaubt.
für Rückfragen:
thilo.buchholz@sap.com
christian.lieske@sap.com
346
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
OTS 5
Fachvortrag
Nachhaltige logistische Unterstützung in
Zeiten des Wandels am Beispiel der ASD-
Spec S1000D, S2000M und S3000L
Jörg Rogge, Consinto GmbH, Siegburg
Einleitung
Seit rund 25 Jahren wird die Entwicklung der Spezifikationen „S1000D“
für Technische Dokumentation und S2000M für Material-Management
von der europäischen Luftfahrtindustrie vorangetrieben. Ursprünglich
für militärische Großprojekte der Luftfahrt konzipiert, haben sich diese
Spezifikationen in einer Vielzahl verschiedenster Projekte bewährt und
gewinnen zwischenzeitlich auch für zivile Anwendungen an Bedeutung.
Dabei kommen bei den meisten bisherigen Projekten in Deutschland
überwiegend frühe Versionen der o. a. Spezifikationen zum Einsatz und
verwenden bis heute Datenformate, die zwischenzeitlich technologisch
weiterentwickelt wurden.
Damit stellt sich für viele Projekte mit z. Z. sehr langen Nutzungszeiten
die Frage, ob man auf den bisherigen Versionen verharrt oder ob man
neue Versionen der Spezifikationen anwenden soll bzw. wie ein Übergang
mit vertretbarem Aufwand möglich ist.
Die Suite der ASD-Spezifikationen
Wenn man sich heute mit den Spezifikationen der ASD, der AeroSpace
and Defence Industries Association befasst, erkennt man schnell, dass
die Familie der ASD Specs gewachsen ist und weiter wächst.
Neben den beiden oben genannten Werken sind in der Zwischenzeit die
Spezifikationen ASD S3000L für eine „Logistic Support Analysis (LSA)“
und eine Schnittstellenspezifikation ASD S1003X für den Austausch von
Daten zwischen den Spezifikationen S3000L und S1000D veröffentlicht
worden. Eine Spezifikation ASD S4000M für das Thema der „Planbaren
Materialerhaltung“ steht vor der Veröffentlichung, weitere Specs wie
die ASD S5000F für ein Data-Feedback aus der Nutzungsphase oder die
ASD SX000I als Handbuch für den „Integrated Logistic Support (ILS)“
werden derzeit erarbeitet. Weitere Spezifikationen zur Beschreibung
des Datenaustauschs oder z. B. zum Thema Ausbildung befinden sich in
der Planungsphase und werden inzwischen mit starker Unterstützung
der US-amerikanischen Industrie und den US-Streitkräften gemeinsam
entwickelt.
Insgesamt sind in den nächsten zwei bis drei Jahren rund ein Dutzend
neuer Versionen oder ganz neuer Spezifikationen zu erwarten.
Die Herausforderung
Die ersten großen Projekte, bei denen die ASD-Spezifikationen in ihren
frühen Versionen zur Anwendung gekommen sind, z. B. der Eurofighter
„TYPHOON“, befinden sich noch im ersten Drittel ihrer Gesamtnutzungszeit.
Die Softwaretools, mit denen die Daten nach S1000D bzw.
S2000M erstellt wurden, sind inzwischen rund 15 Jahre alt und erreichen
damit langsam ein kritisches Alter für Software. Damit stellt sich
tekom-Jahrestagung 2012
347

Offene technische Standards
die Frage, wie vor diesem Hintergrund eine nachhaltige Pflege und
Fortschreibung der Materialgrundlagendaten gewährleistet werden
kann.
Gleichzeitig stellen sich in der heutigen Zeit neue Herausforderungen
an den Schnittstellen zwischen den Daten der ASD-Spezifikationen und
den heute in vielen Firmen verwendeten „Product Lifecycle Management
(PLM)-“ und „Enterprise Ressource Planning (ERP)“-Systemen.
Hier treffen sehr unterschiedliche „Datenwelten“ aufeinander und müssen
harmonisiert und synchronisiert werden.
Lösungsansatz
Die Aufgabenstellung ist recht umfangreich und komplex und muss in
beherrschbare Teilaufgaben zerlegt und schrittweise gelöst werden.
Hierzu zählt u. a. das Mapping von Daten, mit dem z. B. Ergebnisse der
Logistic Support Analysis nach dem bisher verwendeten US MIL-STD-
1388-2B in die Strukturen der ASD-Spezifikation S3000L überführt
werden können.
Idealerweise sind neu zu schaffende Softwaretools für die S3000L damit
in der Lage, die Arbeitsergebnisse aus der Vergangenheit weiterverwenden
zu können.
Mit der Suite der ASD-Spezifikationen geht die Zielsetzung einher,
durchgängige Prozesse zwischen den verschiedenen Spezifikationen
zu implementieren. D. h., auch die Software-Tools sollten auf der Basis
einer homogenen Datenbank diese Prozesse unterstützen.
An den Schnittstellen zu PLM- und ERP-Systemen ist nach generischen
Lösungen zu suchen, wie die vielfach proprietären Datenformate
dieser Systeme mit den neutralen Datenformaten der ASD-Spezifikationen
korrespondieren können.
Zusammenfassung
Die beschriebene Problematik ist unausweichlich und kann nur in
enger Kooperation von Projektfirmen und Softwareherstellern und in
einem schrittweisen Vorgehen gelöst werden. Da parallel die Vorzüge
der Anwendung der ASD-Spezifikationen für eine kostengünstige
Erstellung und Pflege der Materialgrundlagendaten zu einer zunehmenden
weltweiten Verbreitung und Anwendung, vor allem im zivilen
Bereich, führt, wird auch die Nachfrage nach Tools sowie nach qualifizierter
Beratung und Schulung weiter steigen und zum Entstehen
durchgängiger Lösungen beitragen.
joerg.rogge@web.de
348
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
OTS 6
Fachvortrag
HTML5 – die neue ‚Silver Bullet‘ für die
Verteilung technischer Information?
Alexander Witzigmann, TANNER AG, Lindau
Kennen Sie den Satz: „Naja, aber diesen Workaround können wir dann
mit HTML5 beseitigen“? Oder diesen: „PDF ist out, HTML5 ist in“?
Oder: „Nimm doch HTML5 und deine mobilen Endgeräte sind ohne
Änderung mit deinem Online-Content belieferbar“? Klingt vielversprechend,
aber was genau ist eigentlich HTML5? In welchem Status befindet
sich dieser Standard? Und welchen konkreten Mehrwert erschließt
HTML5 in welchen Anwendungsfällen?
Ziele von HTML5
Die Entwickler von HTML5 haben sich zum Ziel gesetzt, den Browser
als Applikationsplattform ohne herstellerabhängige Erweiterungen auszubauen.
Im Wesentlichen sollen Erfahrungen und Entwicklungen, die
über die Jahre im Internet gesammelt wurden, in einen für alle Browser
verbindlichen Standard eingearbeitet werden.
Wesentliche Elemente hierfür sind:
−−
Einführung von „modernen“ Elementen zur Darstellung und Interaktion
mit Inhalten (z. B. direkte Unterstützung von 3D-Animationen,
Videos, Audio, Drag and Drop etc.).
−−
Einfache und automatisierbare Erstellung von Inhalten basierend
auf bekannten Standards (HTML4/XHTML1 sind bekannte und verbreitete
Standards, die heute bereits automatisiert aus Quellformaten
erstellt werden können).
−−
Maximale Reichweite der Inhalte ohne hohe Aufwände in der Pflege
oder spezifischen Entwicklung.
−−
Spezifischere Standardisierung von Inhaltsauszeichnungen und Applikationsverhalten
und damit zielgerichtete Verwendung der Inhalte
im konkreten Kontext der Anwender.
−−
Ablösung von proprietären Technologien, wie z. B. Adobe Flash und
Microsoft Silverlight.
So weit, so gut. Doch was genau ist HTML5?
Was genau ist HTML5?
Der Begriff HTML5 ist weniger exakt formal definiert, als man erwarten
würde. Grund dafür ist zum einen die Geschichte des Standards und
zum anderen die Menge an angrenzenden Standards, die in einzelnen
Veröffentlichungen HTML5 zugeordnet werden, auch wenn sie nicht
direkt Bestandteil von HTML5 sind.
Geschichte von HTML5
−−
2004 „Initialer Meilenstein für die Weiterentwicklung von HTML“
Eine Gruppe von Mitarbeitern der Firmen Apple, Mozilla und Opera
schließt sich zusammen und erarbeitet den Vorschlag, den HTML-
Standard weiterzuentwickeln. Dieser Vorschlag wird nicht angenommen
und führt zur Gründung der WHATWG (www.whatwg.org).
−−
2005 „Erste Ergebnisse der Arbeitsgruppe WHATWG“
Die ersten Arbeitsergebnisse werden unter dem Namen „Web Appli-
tekom-Jahrestagung 2012
349

Offene technische Standards
cations 1.0“ veröffentlicht. Ian Hickson ist der benannte Autor dieser
Ergebnisse.
−−
2007 „W3C übernimmt die Spezifikation“
Das W3C als wesentliches Organ für die Standardisierung von Internet-Technologien
übernimmt den Stand der Spezifikation als Basis
der neuen HTML-Arbeitsgruppe. Der Standard wird in HTML5 umbenannt
und von beiden Arbeitsgruppen gemeinsam weiterentwickelt.
−−
2009 „Öffentliche Aufmerksamkeit wird signifikant“
Durch den Einstieg von Google in den Browser-Markt und den Erfolg
von Apple mit mobilen Endgeräten steigt das Interesse an HTML5
und die Entwicklungskapazitäten zur Unterstützung des „Standards“
nehmen zu.
Vereinfacht kann man den Begriff folgendermaßen zusammenfassen:
HTML5 = Auszeichnungssprache + Formatierungssprache +
Skriptsprache.
Auszeichnungssprache
HTML4 wird im Wesentlichen um zusätzliche Elemente ergänzt. Nicht
mehr zeitgemäße Elemente werden entfernt.
Die direkte Verwendung von bereits existierenden W3C-Standards
„SVG“ und „MathML“ ist vorgesehen.
HTML5 basiert nicht mehr auf SGML, sondern standardisiert weit verbreitete
„Best Practices“ bestehender Inhalte im Web. Eine Repräsentation
von HTML5 als XML ist ebenso vorgesehen (XHTML 5).
Formatierungssprache
CSS bildet die Basis für die Darstellung der Inhalte. Die Version 3 des
Standards wird als wesentlicher Baustein im Umfeld von HTML5 angesehen,
wird jedoch als eigener Standard entwickelt und unabhängig
fertiggestellt.
Skriptsprache
Zahlreiche Programmierschnittstellen, die im Wesentlichen über Java-
Script verwendet werden, sind wesentliche Bestandteile von HTML5.
Oft genannt werden ein API zur Darstellung von 2D-Elementen (Canvas),
APIs zur Erstellung von offline verfügbaren Applikationen, Dragand-Drop-API,
Zugriff auf im Inhalt ausgezeichnete Metadaten (Microdata)
etc.
Was ist HTML5 nicht?
HTML5 ist weder final fertiggestellt, noch ist der konkrete Umfang eindeutig
definiert.
Ausgelöst durch die immer schnelleren Innovationszyklen im Web steigen
die Herausforderungen, Standards in diesem Umfeld fertigzustellen
und diese als „einzig gültige Version“ freizugeben.
Das W3C hält an diesem Paradigma fest und plant bis zum Jahr 2014
eine finale „Recommendation“ des Standards freizugeben. Parallel dazu
verfolgt die Arbeitsgruppe WHATWG die Strategie eines lebenden
Standards, der sich ständig weiterentwickelt und verbessert.
350
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
Aktuelle Implementierungen
Wie sehen jetzt aber die aktuellen Implementierungen der einzelnen
Browser aus?
Auch wenn es keinen finalen HTML5-Standard gibt, implementieren
alle gängigen Browser große Teile des aktuellen HTML5-Standards.
Im Wesentlichen ist diese Entwicklung von tatsächlich im Web verfügbaren
Inhalten getrieben. Keine der öffentlich zugänglichen HTML5-
Showcase-Applikationen, die von den Browser-Herstellern veröffentlicht
werden, wird von den jeweiligen anderen Herstellern vollständig
dargestellt.
Aktuell ist es eher schwierig und immer eine Momentaufnahme, ein
Subset von HTML5 zu definieren, das auf allen aktuellen Browsern korrekt
und vollständig dargestellt wird.
Bewertung der Anwendungsfälle für die Verteilung technischer Inhalte
Kann ich eine Einführung von „modernen“ Elementen zur Darstellung
und Interaktion mit Inhalten (z. B. direkte Unterstützung von 3D-Animationen,
Videos, Audio, Drag and Drop etc.) verwenden?
Nur bedingt. Klassische HTML- und JavaScript-basierte Anwendungen
bieten immer noch eine deutlich stabilere Basis für eine browserübergreifende
Nutzung der Inhalte. Da die Nutzung von HTML5
abwärtskompatibel ist, kann aber eine explizit geprüfte Teilmenge an
Funktionen bereits heute zu einer verbesserten Aufbereitung der Inhalte
verwendet werden, ohne die Zielgruppe der Anwendung zu stark
einzuschränken.
Ist eine automatisierte Erstellung der Inhalte möglich?
Ja. Wobei die Erstellung mindestens genau so komplex ist wie in klassischen
HTML-basierten Applikationen.
Lässt sich eine maximale Reichweite der Inhalte ohne hohe Aufwände
in der Pflege oder spezifischen Entwicklung realisieren?
Nein.
Ist mit HTML 5 eine spezifischere Standardisierung von Inhaltsauszeichnungen
und Applikationsverhalten und damit spezifischere Nutzung
der Inhalte im konkreten Kontext der Anwender möglich?
Ja, Google verwendet heute schon Metadaten aus HTML5 zur besseren
Navigation der Inhalte für die suchende Zielgruppe.
Ist die Ablösung von proprietären Technologien in Sicht, z. B. von Adobe
Flash und Microsoft Silverlight?
In Sicht ja, aber heute verwenden immer noch 93 % der kommerziellen
Web-Seiten Adobe Flash. Die Notwendigkeit, die Inhalte in unterschiedlichen
Browsern und Devices ohne Verlust an Inhalten darzustellen,
erfordert immer noch den Einsatz von nativen Applikationen.
für Rückfragen: Alexander.Witzigmann@TANNER.de
tekom-Jahrestagung 2012
351

Offene technische Standards
OTS 7
Fachvortrag
Mit DITA um die Welt
Marijana Prusina, mp dokumentation, Karlsruhe
Effiziente Lokalisierung ist für viele einer der wichtigsten Gründe, um
mit der Dokumentation auf einen Standard wie DITA umzusteigen. Mit
den folgenden Tipps aus der Praxis machen Sie Ihre DITA-basierte Dokumentation
und Ihre Prozesse fit für eine effiziente Lokalisierung.
DITA Open Toolkit
Auf dem Dateisystem
Grundlagen
In der DITA-Welt gibt es für jede Sprache eine individuelle Topic-
Datei, die den Inhalt in der jeweiligen Sprache enthält. Die Definition
der Topic-Sprache erfolgt im Root-Element des Topics über das Attribut
„xml:lang“, das als Wert ein Sprachkürzel enthält. Zum Beispiel:
xml:lang =“en-gb“.
Standardisierte Textbausteine, wie z. B. „Achtung“ oder „Beispiel“, werden
erst beim Publizieren der Hilfe generiert. Das DITA Open Toolkit
übernimmt hierbei auch die Lokalisierung und fügt diese Textfragmente
in der benötigten Sprache ein. Aktuell unterstützt es standardmäßig
53 Sprachen und ist leicht um weitere Sprachen erweiterbar.
Die Dateien mit den Textbausteinen sind ebenfalls beliebig erweiterbar.
Es ist ratsam, die Übersetzungen, die mit dem Toolkit mitkommen, lektorieren
zu lassen, damit sie zu den eigenen Richtlinien und Qualitätsstandards
passen.
Verwaltung
Eine bewährte Struktur für das Verwalten mehrsprachiger DITA-Dokumentation
auf dem Dateisystem ist die folgende:
Ordnerstruktur für mehrsprachige Dokumentation auf dem Dateisystem
Mit den Metadaten, die DITA für das Verwalten der Dokumentation bietet
(z. B. oder ), können Sie den Überblick darüber
behalten, welche Dateien übersetzt werden müssen und welche nicht.
Ein Nachteil der Dateisystemlösung ist definitiv, dass Delta-Übersetzungen
automatisiert nicht möglich sind.
352
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
Im CMS
Auf dem Dateisystem
Im CMS
Im TMS
Tipp: XLIFF
Bedingter Text und
Wiederverwendung
Bei Content-Management-Systemen gibt es je nach Hersteller unterschiedliche
Prinzipien des Übersetzungsmanagements. Wichtig ist generell,
dass Sie mitverfolgen können oder benachrichtigt werden, wenn es
Änderungen an der Quelldatei gab und Sie übersetzen lassen müssen.
Außerdem sollten Sie darauf achten, dass eine Delta-Übersetzung möglich
ist, d. h., dass bei Änderungen nicht die gesamte Datei zur Übersetzung
gegeben wird, sondern nur der neu zu übersetzende Teil. Damit ein
Übersetzer hier dennoch genug Kontext hat, wäre es ideal, die gesamte
Datei zu übermitteln, aber nur den neuen Teil bearbeitbar zu machen.
Übersetzungsmanagement
Wenn Sie auf Dateisystem-Ebene arbeiten, sollten Sie dem Übersetzer
die komplette Ordnerstruktur schicken, damit Sie die Übersetzungen
später auch wieder einfach in Ihre Ordnerstruktur integrieren können.
In einem Übersetzer-Briefing sollten Sie außerdem folgende Informationen
mitschicken:
−−
Zu übersetzende Dateien
−−
Ggf. DTDs zum Validieren
−−
Zu nutzendes Encoding
−−
Hinweise zum Übersetzen oder Ausfüllen von Attributwerten (z. B.
„xml:lang“ oder „navtitle“)
−−
Hinweis: Kein Übersetzen von Datei- oder Ordnernamen
Gängig ist ein Export der zu übersetzenden Dateien als ZIP-Datei und
ein Import der fertigen Übersetzung auf demselben Weg. Ideal ist eine
direkte Anbindung an ein Translation-Memory-System.
Wenn Sie ein Translation-Memory-System nutzen, entfallen alle bis auf
den letzten der oben genannten Punkte für das Übersetzer-Briefing.
Sie können im TMS in der Regel DTDs hochladen und entsprechend
einstellen, welche Elemente oder Attribute übersetzbar sein sollen oder
vielleicht nur zu Information angezeigt werden, aber nicht bearbeitbar
sind. Sowohl die Validierung als auch das Encoding werden automatisch
vom System übernommen und sparen Ihnen viel Arbeit beim Import
der Übersetzungen.
Da ein DITA-Übersetzungspaket in der Regel aus vielen einzelnen
Dateien besteht, kann die schiere Anzahl den Verwaltungsaufwand in
die Höhe treiben und auch fehleranfällig machen. Das Austauschformat
XLIFF ermöglicht es Ihnen, alle Dateien in einer einzelnen Datei zusammenzuführen
und diese später auch wieder in die vielen einzelnen
Dateien zurückzuverwandeln. Testen und besprechen Sie mit Ihrem
Übersetzungsdienstleister, welches Szenario sich für beide Seiten lohnt.
Textproduktion
Sowohl bei der Filterung mit DITAVAL als auch bei der Verwendung des
conref-Mechanismus sollten Sie am besten immer ganze Sätze filtern
oder wiederverwenden. In den Zielsprachen kann es unter Umständen
notwendig sein, Satzteile umzustellen oder zu flektieren, was bei der
Nutzung von conref oder DITAVAL sehr schwierig wird. Wenn Sie dennoch
auf kleinerer Ebene filtern oder wiederverwenden möchten, z. B.
bei Produktnamen, achten Sie darauf, dass diese immer im Nominativ
verwendet werden, um Probleme zu reduzieren.
für Rückfragen: mp@mp-dokumentation.de
tekom-Jahrestagung 2012
353

Offene technische Standards
OTS 8
Tutorial
Neue Möglichkeiten des PDF-Standards
ISO 32000 in der Technischen Dokumentation
Ulrich Isermeyer, Adobe Systems GmbH, München
PDF ist als offener ISO-Standard 32000 das meistgenutzte Universalformat.
Dieses Tutorial beschäftigt sich mit der aktuellen Acrobat-Version,
die alle Möglichkeiten von PDF für die Technischen Redakteure erstellbar
und editierbar macht. Darunter fällt z. B. die Text-Editierfunktion,
die Umbrüche und Formatierungen für PDF-Übersetzungs-Workflows
zulässt. Seit 2012 gibt es einen neuen ISO-Standard für Barrierefreiheit
– PDF/UA. Im Tutorial wird aufgezeigt, welche Schritte erforderlich
sind, um eine Technische Dokumentation barrierefrei zu machen.
PDF-Erstellung mit Intelligenz und Struktur
Die PDF-Erstellung ist für viele Redakteure ein einziger Mausklick,
jedoch gibt es deutliche Unterschiede zwischen einem dummen einfachen
PDF und einem PDF-Dokument mit Struktur. Neben der automatischen
Erstellung von Lesezeichen, dem automatisierten Tagging,
der Konvertierung von Hyperlinks etc. gibt es auch noch Multimedia-
Inhalte wie Videos oder 3D. Dieser Teil beschäftigt sich mit den unterschiedlichen
PDF-Inhalten, die direkt bei der Erstellung automatisch
in das Dokument mit eingebracht werden können. Dabei gibt es einige
Details, die man bei der Erstellung aus unterschiedlichen Quellen wie
WEB, Scans, Office (Word), Framemaker, Indesign oder auch CAD-Programmen
beachten sollte. So können in Word beispielsweise bestimmte
PDF-Workflows direkt als Makro aufgerufen werden.
PDF Maker in MS Word mit integrierten Aktionen
PDF-Editierung für Texte und Bilder
Bei Abstimmungsprozessen werden meist die Kommentar- und Text-
Korrekturwerkzeuge genutzt, die alle Änderungen in die Original-
Editoren wie Word, Framemaker oder Robohelp wieder zurückgeben.
Änderungen in letzter Minute am Text oder bei Bildern in großen PDF-
Dokumentationen selber waren in der Vergangenheit nicht so ganz
trivial, da es eventuell unerwünschte Textumbrüche auf den Folgeseiten
gab. Das Tutorial zeigt die neuesten Möglichkeiten von Acrobat bei der
Text- und Bild-Editierung und geht auf unterschiedliche Szenarien ein.
354
tekom-Jahrestagung 2012

Offene technische Standards
PDF-Editierung in Adobe Acrobat XI
Barrierefreie PDF-Dokumente nicht nur für blinde Menschen
Wichtigste Voraussetzung für barrierefreie PDF-Dokumente ist die Tag-
Struktur bei der PDF-Erstellung. Durch diese Struktur sind auch hochkomplexe
Dokumentationen erheblich besser zu navigieren. Zusätzlich
können diese mit Screenreadern vorgelesen werden und sind durch die
Struktur auch für Mobilgeräte erheblich besser geeignet, da ein Text-
Reflow besonders bei kleinen Displays genutzt werden kann. Neben
Tags sind Ersatztexte für Bilder und die Touchup Leserichtung wichtig,
damit auch mit der Tastatur in der richtigen Reihenfolge vorgelesen
wird. Mit dem neuen Prüfwerkzeug in Acrobat XI kann das Dokument
gegen den neuen ISO Standard für Barrierefreie Dokumente (PDF/
UA – Usability/Accessibility) und den Web-Standard für Barrierefreiheit
(WCAG 2.0) geprüft und repariert werden. Somit wird das Thema
PDF-Barrierefreiheit aus der Experten-Ecke in den normalen Workflow
eines Redakteurs verschoben. Beispiele zu barrierefreien PDF-Dokumenten
findet man auch unter www.acrobatusers.de.
Automatische Überprüfung auf Barrierefreiheit mit interaktiver Aktion
tekom-Jahrestagung 2012
355

Offene technische Standards
Archivierung der Technischen Dokumentation mit PDF/A
Barrierefreiheit und Archivierung schließen sich nicht aus. Deshalb ist
es auch einfach möglich, mit dem ISO Standard PDF/A 2a (a = accessible)
sowohl barrierefreie also auch archivierbare PDF-Dokumente zu
haben. Archivdokumente wurden in der Vergangenheit im Pixelformat
TIFF abgelegt – seit 2005 hat sich der ISO Standard PDF/A durchgesetzt,
der seit der Version PDF/A 2 auf dem PDF-Stand 1.7 basiert.
Neben der neueren PDF-Version sind hier auch Attachments und Ebenen
(Layer) zulässig, so dass auch mit technischen Zeichnungen in der
Technischen Dokumentation gearbeitet werden kann. Dieses Tutorial
behandelt die unterschiedlichen PDF/A-Versionen und geht auf Besonderheiten
bei der Erstellung und Reparatur mit dem Preflight Engine
ein.
für Rückfragen: ulrich.isermeyer@adobe.com
356
tekom-Jahrestagung 2012

Personal- und
Kostenmanagement

Personal- und Kostenmanagement
PKM 1
Fachvortrag
Der Wert eines
Mitarbeiters
Wie sich die TK im Human Capital
Management positionieren kann
Dr.-Ing. Michael Schaffner, GMVK Berlin GmbH / FOM Berlin Hochschule für Oekonomie &
Management
Was ist ein Blaukelchen wert? Um mit Frederic Vesper [1], Biochemiker
und Mitglied des Club of Rome, zu argumentieren: In etwa 1,5 Cent,
wenn lediglich der Wert von Mineralien (Phosphor, Kalzium, Fluor),
Fleisch, Blut und Federkleid gerechnet werden. Als Schädlingsbekämpfer,
Verbreiter von Samen, Bio-Indikator für Umweltbelastungen, Symbiosepartner
und Freudespender für das menschliche Gemüt beträgt
der Wert hingegen 154,09 €. Und was ist ein Mitarbeiter wert?
Strategische Personalentwicklung als Reaktion
auf Megatrends der Wirtschaft
Nach Studien [2] der Deutschen Gesellschaft für Personalführung
(DGFP e.V.) gehören zu den Top-Megatrends im Personalmanagement:
−−
demografischer Wandel
−−
Wertewandel
−−
Globalisierung
−−
Digitalisierung und Virtualisierung von Arbeit
Zur Bewältigung dieser Herausforderungen wird verstärkt auf Personalrisikomanagement
(Identifikation von Personalrisiken) und Human
Capital Management (Evaluation des Humanvermögens) gesetzt.
Kapitalbewertung
von Unternehmen
Berechnung von
human capital (HC)
Human Capital Management – eine Begriffsbestimmung
In einer Wissensgesellschaft sinkt die Bedeutung traditioneller Vermögenswerte
in Relation zum Wissens- und Humanvermögen, das sich in
dynamischen Unternehmen zum kritischen Erfolgsfaktor für den Unternehmenserfolg
entwickelt. [3] Nach Scholz ist die Wirtschaftskrise
2009 ein Weckruf gewesen. [4] Bei der Kreditvergabe reichte den Banken
das materielle Bilanzvermögen der Unternehmen oft nicht mehr
aus. „Die Mitarbeiter sind unser wichtigstes Kapital“ heißt es immer,
doch wenn es darauf ankommt, ist es offenbar doch nichts wert. Es bilden
sich jedoch zunehmend Tendenzen heraus, dass neben dem bilanziellen
Vermögen auch das Humankapital – selbst von Kreditinstituten
– stärker in den Fokus rückt.
Beim täglichen „war for talents“, dem Kampf um die besten Mitarbeiter,
wird in der Personalwirtschaft häufig ganz simpel mit dem Wiederbeschaffungswert
eines Mitarbeiters gerechnet (ca. das 0,75- bis 1,5-fache
eines Jahresgehalts). Für die Berechnung des human capital (wobei der
Begriff nicht als „Menschenmaterial“, sondern positiv zu interpretieren
ist) gibt es mehr als drei Dutzend unterschiedliche Bewertungsverfahren.
Zu den bekanntesten gehören:
−−
Marktwert-Verfahren, z. B. human capital ist die Differenz von Marktwert
und Buchwert oder der Börsenwerte dividiert durch die Anzahl
der Mitarbeiter. Wie falsch diese Betrachtung sein kann, haben wir
zuletzt bei Facebook gesehen.
−−
Accounting-Verfahren, z. B. human capital ist die Summe aller Investitionen
(Beschaffung, Einarbeitung, Fortbildung) minus der Ab-
tekom-Jahrestagung 2012
359

Personal- und Kostenmanagement
schreibungen in Mitarbeiter (z. B. lineare Abschreibung der Beschaffungs-
und Fortbildungskosten). Auch diese Verfahren erschließen
das Humankapital nicht in Gänze.
−−
Indikatoren-Verfahren, z. B. human capital wird ermittelt über Fragebogen,
Interviews, Test etc. mit gewichteten und monetär bewerteten
Indikatoren. Fehlende Normierungen und möglicherweise willkürliche
Gewichtungen erschweren eine organisationsübergreifende
Vergleichbarkeit.
Saarbrücker Formel
Mitarbeiter als Unternehmenswert berechnen
Alles in allem hat jedes Verfahren seine Berechtigung, schafft es doch in
jedem Fall ein notwendiges Bewusstsein für den Produktivfaktor „Humankapital“.
Den umfassendsten Ansatz verfolgt die Saarbrücker Formel
[5] mit einer Kombination der drei oben beschriebenen Verfahren.
In verkürzter Form beschreibt die Saarbrücker Formel das Humankapital
(HC-Wert) als
−−
Summe branchenüblicher Gehälter über alle Mitarbeiter (Marktwert),
−−
gemindert um das erodierende Wissen im Beschäftigungsverlauf
(Accounting),
−−
gemehrt um die Investitionen in Personalentwicklung (Accounting)
sowie
−−
gemehrt bzw. gemindert um einen Motivationsfaktor der Mitarbeiter
(Indikator)
– und dies summiert über alle Mitarbeiter aller Abteilungen (i bis g)
eines Unternehmens, was den Humankapitalwert eines Unternehmens
ergibt (bzw. umgerechnet pro Kopf).
Abb. 1: Saarbrücker Formel
Wissen ist
Wertschöpfung
erodierendes Wissen
Besondere Aufmerksamkeit genießt dabei der HC-Wertverlust, der sich
über den Kapitalfaktor „Wissen“ definiert. Dabei wird die Wissensrelevanzzeit
w i
(Wie lange ist ein vorhandenes Wissen ohne Qualifizierung
für ein Unternehmen wertschöpfend nutzbar?) in Bezug zur Beschäftigungsdauer
b i
gesetzt. Ist ein Mitarbeiter länger bei einem Unternehmen
beschäftigt, als sein Wissen über die Zeit up-to-date bleibt, so
verliert dieser Mitarbeiter (bzw. diese Beschäftigungsgruppe) seinen
Wert für das Unternehmen. Es muss also investiert werden. Typische
Investitionen in die Personalentwicklung PE i
sind Qualifizierung oder
Personaleinstellung.
Typische Wissensrelevanzzeiten sind beispielsweise sieben Jahre
für Ingenieure, neun Jahre für Werkzeugmacher oder 13 Jahre für
360
tekom-Jahrestagung 2012

Personal- und Kostenmanagement
Motivation als
Wertschöpfungsfaktor
Humankapital-Wert
einer Technischen
Redaktion
Ausgewogenenheit
der Mittel
Bürofachkräfte. Zum wertschöpfungsrelevanten Wissen gehören das
Kern-Fachwissen (Ausbildungswissen) und das Erfahrungswissen (berufsübergreifendes
Handlungswissen).
Ein ebenfalls gewichtiger Faktor ist die HC-Wertveränderung, die sich
in einem Motivationsindex widerspiegelt. Hoch motivierten Mitarbeitern
gelingt es, ihr persönliches und durch Wissensveralterung sinkendes
Humankapital überzukompensieren und maßgeblich zur Wertschöpfung
beizutragen, während Demotivation zu einem dramatischen
Wertverlust führen kann. Zu den Motivationsbestandteilen zählen:
−−
Einsatzbereitschaft (commitment)
−−
Unternehmensbindung/Loyalität (retention)
−−
Arbeits- und Führungssituation (context)
Bei aller vorhandenen Kritik an dem Saarbrücker Modell (z. B. Unschärfen
durch Betrachtung von Marktgehältern, Definition von Wissensrelevanzzeiten,
Bewertung von PE-Investitionen, Messung von Motivation)
ist es doch ein brauchbares Instrument, um im Betriebsalltag
Argumente für strategische Planungen zu erarbeiten.
Technische Kommunikation im Human Capital Management
Wie schon beschrieben, tut jedes Unternehmen gut daran, den monetarisierten
Wert seiner Mitarbeiter zu kennen – letztlich auch, wenn um
ein Gespräch mit Kreditgebern geht.
Berechnen wir einmal – und das Berechnungsbeispiel ist auf alle Beschäftigtengruppen
anwendbar – den Humankapital-Wert (HC-Wert)
eines 20-köpfigen Redaktionsteams. Als branchenübliches Marktgehalt
wird 42.000 € angenommen. Dann beträgt die Wertbasis dieser Abteilung
für das Unternehmen 840.000 €. Die Mitarbeiter sind ausgebildete
Ingenieure und Technische Redakteure, deren Wissen nach durchschnittlich
sieben Jahren veraltet, die durchschnittliche Beschäftigungsdauer
beträgt 13 Jahre. Es findet keine Personalentwicklung statt und
die Motivation ist durchschnittlich gut (meint: M i
= 1 = wertneutral).
Aufgrund der Wissenserosion (Faktor 0,54 = 7/13) beträgt der HC-Wert
lediglich 453.600 €. Das Unternehmen verliert also 386.400 € durch den
natürlichen Prozess der Wissensveralterung (Erosion).
Um die ursprüngliche Wertbasis wieder zu erreichen, müssten entweder
pro Jahr knapp 400 T€ in die Personalentwicklung (ca. 20 T€ pro Mitarbeiter)
investiert werden oder der Wertverlust durch maximal hohe
Motivation kompensiert werden.
Beides ist in der Praxis nur schwer umsetzbar. Es ist also ein Mittelweg
zu finden. Wenn beispielsweise für jeden Mitarbeiter per anno rund
3.000 € Qualifizierungsmaßnahmen geplant werden, die Fachwissen
wie auch Schlüsselqualifikationen aufbauen (daher sollte Bildungsurlaub
auch nicht mit Fliegenfischen oder Bauchtanz vertan werden)
und dadurch der Motivationsindex (nachgewiesen durch Zufriedenheitsanalysen)
um 50 % gesteigert werden kann, ist die ursprüngliche
Wertbasis wieder nahezu erreichbar – das Unternehmen agiert als
Humankapital-Optimierer.
Die Rechnung:
(840.000 [Wertbasis] ./. 386.400 € [Wertverlust] + 60.000 € [Wertkompensation])
x 1,5 [Wertveränderung] = 770.400 € = 91,7 %
tekom-Jahrestagung 2012
361

Personal- und Kostenmanagement
Neue Technologien
können Werte
vernichten
Wenn dies allerdings nicht geschieht, die Frustration steigt und die Motivation
um die Hälfte sinkt, beträgt der Humankapital-Wert nur noch
226.800 € – das Unternehmen ist dann ein Humankapital-Vernichter.
Was passiert, wenn durch Einführung neuer Technologien die Produktivität
steigt, Fachwissen und Erfahrungswissen durch Automatismen
ersetzt und Stellen abgebaut werden? Zunächst einmal nichts, sofern alle
anderen Einflussfaktoren gleich bleiben (leicht nachrechenbar, denn der
HC-Wert bleibt bei jeder Mitarbeiterzahl bei 91,7 % von der Wertbasis).
Allerdings geschieht dies in Praxis nicht in dieser idealtypischen Form.
Denn oft werden Fachspezialisten durch Assistenzen ersetzt, wodurch
sich der Humankapital-Wert durch andere Gehaltsstrukturen automatisch
verändert. Meist noch schwerer wirken sich jedoch die Faktoren
Wissensrelevanzzeit und Motivation aus. Da überwiegend Routinetätigkeiten
über Technologien abgedeckt werden, wird das fachspezifische
Wissen weitaus bedeutender. Je fachspezifischer Wissen ist, umso
schneller veraltet es jedoch, so dass der Wertverlust deutlich steigt.
Und wenn kein Change-Management betrieben wird, also der Veränderungsprozess
bei Technologie-Projekten nicht durch Mitarbeitereinbindung
und -motivation begleitet wird, kann das Absinken des Wertveränderung-Indexes
dramatische Folgen haben – einmal ganz davon
abgesehen, dass vielleicht sogar das Projekt scheitert.
Fazit und Ausblick
Den Gesamt-Kapitalwert eines Unternehmens unter Berücksichtigung
des Humankapitals (neben den bilanziellen Werten) zu errechnen,
macht ein Unternehmen transparenter, hilft die Wertschöpfung besser
zu interpretieren und vor allem Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen,
um einen Unternehmenswert strategisch, nachhaltig und ganzheitlich
auf hohem Niveau zu halten.
Wenn ein Unternehmen die Mitarbeiter nur als Kostenfaktor betrachtet
und Personalmaßnahmen lediglich über Kopf- oder Produktivitätskennzahlen
definiert, erleidet es ohne Investitionen und Fördermaßnahmen
einen erheblichen Wertverlust. Die Saarbrücker Formel hilft,
mögliche Maßnahmen auch monetär – und damit für die Führungsetage
verständlich(er) – zu definieren und damit auch die bislang weniger
als wertschöpfungsrelevant gesehenen Beschäftigtengruppen, wie die
Technische Dokumentaton, ins Blickfeld zu rücken.
Anmerkungen
[1] Vesper, F.: Der Wert eines Vogels, 4. Auflage München 1987
[2] DGFP (Hrsg.): DGFP-Studie – Megatrends und HR Trends, Düsseldorf
2011. DGFP (Hrsg.): Personalcontrolling – Status-quo und Perspektiven,
Düsseldorf 2007. DGFP (Hrsg.): Human Capital Management,
Düsseldorf 2005
[3] Becker, M.: Systematische Personalentwicklung, 2. Auflage, Stuttgart
2011, S. 375
[4] Scholz C. / Stein V. / Bechtel R.: Human Capital Management, 3. Auflage,
Köln 2011, S. 15
[5] Scholz, C.: Die Saarbrücker Formel; in: personal manager 2/2005, S. 16ff
für Rückfragen: schaffner@gmvk.de
362
tekom-Jahrestagung 2012

Personal- und Kostenmanagement
PKM 2
Fachvortrag
‚Offer to Operation‘ Dokumentation:
Herausforderungen für Prozesse und
Systeme der Technischen Dokumentation
Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL, Stuttgart
Ob ein Unternehmen erfolgreich ist, wird wesentlich durch die Festlegungen
in Vision, Mission und Strategie bestimmt. Unter gegebenen
strategischen Randbedingungen aber entscheiden die Festlegungen
im Geschäftsmodell, wie erfolgreich ein Unternehmen tatsächlich am
Markt ist. Speziell bei der Umsetzung von Globalisierungszielen gibt es
mehrere erfolgsbestimmende Elemente:
−−
Global Information Management,
−−
Product LifeCycle Management und
−−
Information Supply Chain.
Je mehr Ressourcen- und Wertschöpfungsflexibilität ein Unternehmen
absichern möchte, umso klarer und einfacher muss das Zusammenwirken
der oben genannten Elemente gestaltet sein.
In der typischen Diskussion über Wertschöpfungsphasen kennt man
die Abschnitte ‚Offer to Order‘ (OTO) und ‚Order to Cash‘ (OTC). Das ist
aber nur ein Teil des Prozesses. Sowohl Betriebs- bzw. Aftermarketphase
als auch der Bereich von ‚Customer Experience‘ hin zu Produktentwicklung
und -pflege fehlen komplett. Dieser Bereich, in der Praxis als
‚Offer to Operation‘ bezeichnet, ist aber unter operativen Aspekten der
mit Abstand wichtigste Wertschöpfungsabschnitt.
Je hybrider die hergestellten Produkte sind, umso mehr entscheidet
die angemessene Vernetzung der Wertschöpfungskette mit der Information
Supply Chain über Erfolg, Komplexität und Kosten. Gerade bei
global agierenden Unternehmen nimmt die Hebelwirkung exponentiell
zu. Unternehmen, die in der Lage sind, ähnlich einer Variantenkonfiguration
die durch die kundenindividuelle Wertschöpfung bestimmte
Information Supply Chain zu konfigurieren, haben die Komplexität und
damit die Kostentreiber im Griff.
Was ist neu an ‚Offer to Operation‘ Dokumentation?
Die Idee konfigurierbarer Informationen ist nur teilweise neu. Cross
Media Publishing deutet zum Beispiel etwas Ähnliches an. Hier werden
z. B. formatübergreifend Inhalte der Technischen Dokumentation im
E-Learning weiter verwendet. Wirklich neu und anders bei der ‚Offer to
Operation‘ Dokumentation ist aber, dass organisatorische und technische
Möglichkeiten geschaffen und genutzt werden, um Wertschöpfung
und Informationsversorgung anforderungsgerecht und angemessen zu
synchronisieren.
Dazu ist zunächst einmal eine Beantwortung der Frage nötig, welche
Wertschöpfungskonstrukte praktisch möglich sind. Hier spielt die
Einbindung von Partnern ebenso eine entscheidende Rolle wie Veränderungen
der Wertschöpfungstiefe oder die Umsetzung von ‚Make
or Buy‘-Entscheidungen. Insbesondere diejenigen Unternehmen,
die mit dezentralisierten Produktionsstandorten, anspruchsvollen
tekom-Jahrestagung 2012
363

Personal- und Kostenmanagement
Transportprozessen und ausgelagerten Aftermarketaktivitäten arbeiten,
sind quasi prädestiniert für die Nutzung von ‚Offer to Operation‘
Dokumentation.
Sobald die Wertschöpfungsvarianten bekannt und dokumentiert worden
sind, werden den einzelnen Varianten die entsprechenden Informationen
nach Inhalt und Medium zugeordnet. Werden also einzelne
Komponenten auf dem Seeweg transportiert, so werden die notwendigen
Anweisungen automatisch zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen
Sprache und im richtigen Format erzeugt und bereitgestellt. Werden
Service und Ersatzteilversorgung an einen Partner ausgelagert, so werden
die notwendigen Serviceunterlagen automatisch z. B. in digitaler
Form zum Download angeboten. Natürlich erfordert diese Organisation
der Information Supply Chain ein entsprechendes Content Management
und eine entsprechende Einbindung der Lokalisierung.
Welcher Nutzen ist von ‚Offer to Operation‘ Dokumentation zu erwarten?
Der Hauptvorteil einer ‚Offer to Operation‘-Organisation der Information
Supply Chain liegt in signifikanten Geschwindigkeits- und Aktualitätsvorteilen.
Keine Änderung der Wertschöpfungskette (sofern die
entsprechende Variante vorgedacht wurde) erfordert kompliziertes und
sequentielles Nachführen der Information Supply Chain. Insbesondere
die Präsenz in neuen Märkten mit neuen Formen der Wertschöpfungsorganisation
(z. B. bei der Forderung nach landessprachlicher Kommunikation)
lässt sich mit ‚Offer to Operation‘ wesentlich schneller bewerkstelligen
als mit einer klassischen sequenziellen Vorgehensweise.
Damit wird also nicht nur das Time-to-Market verkürzt, sondern – was
im Zuge der Umsetzung von Globalisierungszielen einen deutlich höheren
Stellenwert hat –‚Time to efficient Operation‘ im Zielmarkt. Denn
konsistente Inhalte sowie schnelle Inhaltsanpassung und -bereitstellung
bringen klare Kosten- und vor allem Wettbewerbsvorteile.
Welches ist der richtige Weg zu einer ‚Offer to Operation‘ Dokumentation?
Ähnlich wie beim Cross Media Publishing bestimmt auch bei der ‚Offer
to Operation‘ Organisation der Grad der Integration zwischen Wertschöpfungskette
und Information Supply Chain das Aufwandsniveau
auf dem Weg zu einer nachhaltigen organisatorischen Verbesserung.
Viele Unternehmen sind (abhängig von der generellen Organisationsqualität)
schon damit überfordert, alle relevanten Wertschöpfungsvarianten
zu erfassen, zu beschreiben und zu dokumentieren. Ähnliches
gilt sinngemäß auch für die Information Supply Chain. Der Weg zum
Ziel beginnt also mit einer Analyse dieser beiden Perspektiven. Diese
Vorbereitungen sind denen ähnlich, die im Vorfeld eines Variantenkonfigurators
zu absolvieren sind. Weitere Aktivitäten sind bereits aus der
Realisierung von Global Information Management-Konzepten bekannt
und spielen sich zwischen Inhaltserstellung und ‐bereitstellung ab.
Fazit
Ohne Frage ist ‚Offer to Operation‘ Dokumentation eine eher organisatorische
als informationstechnische Herausforderung. In jedem
Fall ist aber die vorgestellte Herangehensweise ein ideales Instrument,
um die Organisation wie auch die Information Supply Chain auf
364
tekom-Jahrestagung 2012

Personal- und Kostenmanagement
globalisierungsfreundliche Füße zu stellen. Die Eigeninitiative reicht
für die Initialzündung – für einen zielorientierten Weg und greifbare
Ergebnisse sind Best-Practice-Betrachtungen sowie eine methodische
Unterstützung unabdingbar.
für Rückfragen: apoestges@sdl.com
tekom-Jahrestagung 2012
365

Personal- und Kostenmanagement
PKM 3
Partnerpräsentation
Outsourcing der gesamten Dokumentation
Stefan Magerstedt, KHS GmbH, Dortmund
Dirk Wilke, cognitas GmbH, Ottobrunn
Die cognitas GmbH hat die komplette Dokumentation der KHS GmbH im
Rahmen einer Funktionsnachfolge übernommen. Die Dokumentationserstellung
erfolgte bei der KHS GmbH dezentral in mehreren Teams.
Der Vortrag zeigt die Vorgehensweise beim Outsourcing der kompletten
Dokumentation eines Unternehmens. Er zeigt die Beweggründe beim
outsourcenden Unternehmen, zwingende Voraussetzungen und das
Vorgehen beim kompletten Übernahmeprozess.
Die KHS GmbH ist ein Weltmarktführer und bevorzugter Lieferant
der Verpackungsindustrie mit Fokus auf Getränke-Applikationen und
komplette Anlagen. Der Konzern gehört zur Salzgitter AG, beschäftigt
weltweit ca. 4500 Mitarbeiter und hat einen Jahresumsatz von ca. 920
Millionen Euro. Basierend auf einer modular aufgebauten Produktpalette
entwickelt und produziert KHS kundenspezifische Lösungen. Im
Mittelpunkt steht die Ingenieursleistung zur Realisierung optimaler
mechanischer und prozesstechnischer Abläufe.
Die cognitas GmbH ist einer der führenden Dokumentationsdienstleister
in Deutschland. Zu den Kernkompetenzen gehören die Erstellung
von Betriebs- und Wartungshandbüchern im Maschinen- und Anlagenbau,
das Übersetzungsmanagement und Consulting-Leistungen wie
Prozessanalyse und Einführung eines neuen Redaktionssystems.
Ausgangslage
Zum Zeitpunkt der Entscheidung für das Outsourcing war die Dokumentationserstellung
bei der KHS GmbH dezentral organisiert, wobei
redaktionelle Vorgaben zentral gesteuert wurden. Die Redakteure waren
in den jeweiligen Fachbereich integriert.
Bedingt durch die dezentrale Struktur konnten der Austausch zwischen
den Redakteuren und die Synergieeffekte zwischen den Fachbereichen
nicht in allen Punkten optimal genutzt werden.
Der Aufbau eines modularen Redaktionssystems und die Einführung
eines abgestimmten Redaktionsleitfadens waren laufende Projekte.
Einzelne Fachbereiche setzten bereits externe Dienstleister ein. Der
Erfahrungsschatz eines großen Dokumentationsdienstleisters war eine
gute Voraussetzung für die Erstellung von modularer Dokumentation
basierend auf den Vorgaben der Maschinenrichtlinie in einem XMLbasierten
Redaktionssystem.
Beweggründe für das Outsourcing
Im Rahmen eines KHS-weiten Restrukturierungsprogramms zur Förderung
eines nachhaltigen Wachstums und zur Optimierung interner
Abläufe wurde die Dokumentationserstellung analysiert und bewertet.
Mögliche Lösungsansätze waren:
−−
Interne Umstrukturierung
−−
Teil-Outsourcing
−−
Komplett-Outsourcing
366
tekom-Jahrestagung 2012

Personal- und Kostenmanagement
Am Ende traf die KHS GmbH die Entscheidung, die Dokumentation
vollständig in die Hände eines Dokumentationsdienstleisters zu geben.
Zielvorgaben
Die Erwartungen an das Projekt sind hoch und das Spektrum der Zielvorgaben
macht deutlich, wie stark das Outsourcing in die Unternehmensprozesse
eingreift:
−−
Kostenreduzierung und höhere Planbarkeit durch Fixkosten pro
Anleitung
−−
Zentralisierung und abgestimmte Prozesse
−−
Effizienzsteigerung und Skalierbarkeit der Ressourcen
−−
Qualitätssteigerung und Harmonisierung der Betriebsanleitungen
über alle Fachbereiche
Vorgehensweise
In enger Abstimmung entwickeln die Projektverantwortlichen beider
Firmen einen Lösungsweg.
Die Ausarbeitung eines Dienstleistungskatalogs bildet das Gerüst für
klar umrissene Dienstleistungen und eine regelbasierte, nachvollziehbare
Preisfindung.
Bisherige Prozesse zur Dokumentationserstellung werden analysiert
und so angepasst, dass sie zu einer partnerschaftlichen und effektiven
Zusammenarbeit beider Firmen passen.
Die Skalierbarkeit der Ressourcen verbessert sich entschieden durch
die fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit der Redakteure und
die Übernahme von Aufträgen von anderen Firmen aus der Region.
Der Funktionsübergang ermöglicht es allen bisherigen Dokumentationsmitarbeitern,
sich bewusst für die neue Firma zu entscheiden. Dabei
wird die räumliche Nähe zwischen Redaktionsteam und Produktionsstandort
beibehalten. Eine einheitliche, zentrale Struktur bildet die
Klammer um alle Redaktionen. Ein reger Austausch zwischen den Redakteuren
stärkt die Zusammenarbeit im Tagesgeschäft. Neu eingestellte
Mitarbeiter bringen neue Impulse und neue Fähigkeiten mit.
In eigenen Teilprojekten werden die Übersetzungs- und Publikationsschnittstelle
optimiert und Synergieeffekte durch ein miteinander verzahntes
modernes Trainings- und Dokumentationskonzept gehoben.
Herausforderungen
Zu den Herausforderungen des Projekts gehört es, über Jahre gewachsene
standortspezifische Strukturen zu erfassen, zu entflechten und an
die neue Situation anzupassen:
−−
Aus der kollegialen Zusammenarbeit zwischen Dokumentationsmitarbeitern
und fachlichen Ansprechpartnern in der Konstruktion
entsteht eine offene und faire Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber
und Kunde.
−−
Während das Tagesgeschäft weiterläuft, fängt ein wachsendes und
engagiertes Team den Know-how-Verlust auf, der entsteht, da einige
der bisherigen Dokumentationsmitarbeiter sich nicht für den Weg
zum Dokumentationsdienstleister entschieden.
tekom-Jahrestagung 2012
367

Personal- und Kostenmanagement
−−
Der hohe Durchsatz an Dokumenten macht eine effektive und pragmatische
Verzahnung von Prozessen und IT-Infrastruktur notwendig.
Hier gilt es, den Firmen-Policies beider Firmen Rechnung zu tragen.
Konsequenzen
Der Prozess des Outsourcings gibt allen Themen rund um die Dokumentation
eine größere Sichtbarkeit innerhalb eines Unternehmens.
Für Aufgaben, die bisher nebenbei oder basierend auf Erfahrungswerten
erledigt wurden, müssen Leistungen definiert, passende Prozesse
etabliert und Schnittstellen abgesprochen werden.
Fazit
Die Erwartung bei einem Outsourcing-Projekt in diesen Dimensionen
ist hoch. Definierte Vorgaben an die Qualität der zu erstellenden Dokumentation
und die einzusetzende Redaktionsumgebung erleichtern den
Projektstart.
Die Form des Komplett-Outsourcings greift tief in die Unternehmensprozesse
ein, eine sorgfältige Prozessanalyse ist daher unabdingbar.
In dem konkreten Projekt ist es abzusehen, dass sich das Vorgehen für
beide Seiten in den Folgejahren auszahlen wird.
für Rückfragen:
Stefan.Magerstedt@khs.com
Dirk.Wilke@cognitas.de
368
tekom-Jahrestagung 2012

Personal- und Kostenmanagement
PKM 4
Fachvortrag
Ressourcenplanung im
Übersetzungsmanagement
Constantin Walter, Across Systems GmbH, Karlsbad
Durch eine effektive und effiziente Planung verfügbarer Ressourcen
können Unternehmen jeder Größenordnung stabile Abläufe gewährleisten
und nicht zuletzt beträchtliche Einsparungen realisieren. Während
in anderen Bereichen und Branchen Standardlösungen existieren
und sich hinter dem Stichwort „Enterprise Resource Planning“ sogar
eine eigene Disziplin verbirgt, werden die Anforderungen des Übersetzungsmanagements
häufig nicht ausreichend adressiert.
Zusammenfassung und Ausblick
Nach einer kurzen Einführung in die allgemeinen Charakteristika von
ERP-Systemen erfolgt der Einstieg in die Spezifika des Übersetzungsmanagements.
Hierzu gehören insbesondere die Einordnung der Ressourcen im Allgemeinen
und der Lieferanten im Speziellen. Auch die Unterschiede,
die sich durch die jeweilige Position in der Lieferkette ergeben, müssen
berücksichtigt werden.
Fundament jeglicher Planungen, und damit auch der Ressourcenplanung,
ist ausreichende Information über die Fakten. Durch entsprechende
Kennzahlen und Berichte lassen sich Entscheidungen und
Zukunftsplanungen begründen. Neben der Auswertung des aktuellen
Datenbestands müssen selbstverständlich auch die Daten der Vergangenheit
betrachtet werden.
Das höhere Ziel hinter all diesen Betrachtungen besteht im Ableiten
von Managemententscheidungen auf verschiedenen Ebenen. Neben
operativen Aktivitäten (beispielsweise welcher Mitarbeiter eine Aufgabe
am sinnvollsten übernehmen kann) geht es auch um Entscheidungen
mit größerer Tragweite wie die Kapazitäts- und Personalplanung.
Auch Automatisierungspotentiale lassen sich in diesem Zug einfacher
verorten und realisieren.
Die Ansätze des Enterprise Resource Planning können auch im Übersetzungsmanagement
gewinnbringend genutzt werden, um Laufzeiten
zu verkürzen, Ressourcen optimaler zu nutzen und letzten Endes Kosten
einzusparen.
für Rückfragen: cwalter@across.net
tekom-Jahrestagung 2012
369

Personal- und Kostenmanagement
PKM 5
Workshop
Aufbau eines Kennzahlensystems für
Technische Kommunikation
Dr.-Ing. Michael Schaffner, GMVK Berlin GmbH / FOM Berlin Hochschule für Oekonomie &
Management
Dr.-Ing. Wolfgang Sturz, Sturz-Gruppe, Dr.-Ing. Sturz GmbH,
Oft klagt die Technische Kommunikation darüber, vom Management
keine ausreichende Beachtung zu finden. Ausschlaggebend hierfür sind
nicht zuletzt meist intransparente Kosten- und Leistungsstrukturen.
Kommunikation mit dem obersten Management heißt, deren Sprache
zu sprechen. Hier helfen Kennzahlensysteme, um dem Management
Transparenz und eine professionelle Steuerung der Organisationseinheit
zu signalisieren. Der Workshop erläutert eine kennzahlengestützte
Organisation und gibt praktischen Einblick in den Aufbau eines individuellen
Kennzahlensystems für die Technische Kommunikation.
In dem Workshop werden konzeptionelle Grundlagen einer Kennzahlen-gestützten
Organisation vorgestellt:
−−
Strategieorientierter Planungsprozess
−−
Kybernetischer Regelkreis
−−
Controlling als Instrument der Unternehmensführung
−−
Kennzahlen und Kennzahlensysteme
Anschließend wird in moderierten Arbeitsgruppen modellhaft und
praktisch ein Kennzahlensystem (Balanced Scorecard) für die Technische
Kommunikation ausgearbeitet.
−−
Ausarbeitung einer beispielhaften Strategieplanung für die Technische
Kommunikation und Operationalisierung von kennzahlenrelevanten
Strategiefeldern
−−
Ausarbeitung relevanter Kennzahlen
−−
Zusammenfassende Darstellung eines beispielhaften Kennzahlensystems
Der Workshop schließt mit einer Diskussion und Ausblick auf weitere
Betätigungsfelder.
für Rückfragen:
schaffner@gmvk.de
sturz@sturz-gruppe.de
370
tekom-Jahrestagung 2012

Personal- und Kostenmanagement
PKM 6
Workshop
Ihre individuelle Standortbestimmung
in Sachen Lokalisierungsmanagement
Dr.-Ing. Axel Poestges, SDL, Stuttgart
Global Information Management ist ein Managementsystem wie beispielsweise
Qualitäts- oder Umweltmanagement und muss daher fest
im Geschäftsmodell eines Unternehmens verankert werden. Unternehmen
mit nur einem Produkt in abgegrenzten lokalen Märkten haben
andere Anforderungen an die Information Supply Chain als ein Global
Player. Das Management der Information Supply Chain ist umso
komplexer, je mehr Ressourcen am Wertschöpfungsprozess beteiligt
sind und je globaler vernetzt der Wertschöpfungsprozess selbst ist.
Global Information Management ist daher ein schwer beherrschbarer
Komplexitätstreiber.
Wer einen globalen Fußabdruck hinterlassen möchte, muss sein Global
Information Managementsystem virtuos beherrschen, andernfalls
bleiben die Ergebnisse der Globalisierungsstrategie stets suboptimal.
Die fundierte Kenntnis von Ausgangssituation und Ist-Zustand ist eine
unabdingbare Forderung, um ein Global Information Managementsystem
weiterentwickeln und optimieren zu können. Die für diesen Zweck
verfügbaren Best Practices sind überschaubar und zielführende Werkzeuge
kaum bekannt.
Wie wird das Global Information Management
Self Assessment angewendet?
Das Global Information Management Self Assessment (GIM Self Assessment)
ist ein IT-unterstütztes Werkzeug für die Standortbestimmung
in Sachen Global Information Managementsystem. Wie der Name
andeutet, nutzt das Assessment die Kenntnis der Best Practices erfolgreicher
Global Player sowie umfangreiche Benchmark-Informationen,
um einem Unternehmen mit globaler Ausrichtung eine belastbare
Standortbestimmung zu ermöglichen.
Das GIM Self Assessment deckt alle Bereiche der Information Supply
Chain ab und ermöglicht eine individuelle Standortbestimmung.
tekom-Jahrestagung 2012
371

Personal- und Kostenmanagement
Das Global Information Management Self Assessment besteht aus drei
Bausteinen:
−−
Analyse
−−
Evaluierung
−−
Interpretation
Der zentrale Baustein des GIM Self Assessments ist der Fragebogen. Er
enthält sowohl Multiple-Choice-Fragen als auch Beschreibungen sowie
eine Abfrage quantitativer Daten. Dieser Fragebogen kann entweder direkt
von den entsprechenden Fachabteilungen im Unternehmen beantwortet
oder im Rahmen mehrtägiger Workshops zusammen mit einem
Berater bearbeitet werden.
Nachdem alle Fragen vollständig beantwortet worden sind, wird der
Fragebogen im Rahmen der Evaluierung mit einem IT-unterstützten
Tool ausgewertet. Die Ergebnisse werden in einer Vielzahl verschiedener
Diagramme in unterschiedlichem Detaillierungsgrad dargestellt
und dokumentiert. Zentrales Diagramm in diesem Kontext ist eine
Spinnennetz-Darstellung, die den Status in allen Phasen des Informations-Lebenszyklus
im Vergleich zu Industrie-Standards und Industrie
Best Practices zeigt. Diese Darstellung erlaubt eine unmittelbare Identifikation
der Defizite und Suboptima im Unternehmen.
Das Spinnennetzdiagramm als zentrale Grafik des Global Information
Management Self Assessments zeigt auf, wo das Unternehmen im Vergleich
zu Industry Best Practices steht.
In der Interpretationsphase werden die identifizierten Defizite mit
typischen, erfolgreichen Projekten in vergleichbaren Branchen verglichen.
Die Defizite werden unter Verwendung der entsprechenden
372
tekom-Jahrestagung 2012

Personal- und Kostenmanagement
Benchmark-Daten bewertet und Verbesserungspotenziale ermittelt.
Diese Potenziale können dann unmittelbar in einem separaten Projekt
als Business Case dargestellt werden.
Was wird im Workshop gemacht?
Im Workshop lernen Sie den umfangreichen Fragebogen kennen, der
den wichtigsten zentralen Baustein des Assessments darstellt. Im ersten
Teil (nach Einführung und Vorstellung von Tool und Methode) wird ein
gemeinsames Problemverständnis und ein kleinster gemeinsamer Problemnenner
auf der Basis der generischen Information Supply Chain
erarbeitet. Dieser Schritt erlaubt sowohl eine gemeinsame Diskussion
der Ergebnisse als auch möglicher Problemlösungen. Im zweiten Teil
des Workshops werden in drei Arbeitsgruppen die ausgewählten Fragenkomplexe
des Global Information Management Self Assessments
bearbeitet. Die Ergebnisse werden im Nachgang mit dem Auswertungstool
analysiert und das Ergebnis interpretiert (Eine Zusammenfassung
der Ergebnisse erhalten die Workshop-Teilnehmer im Nachgang per
E-Mail).
Neben der Diskussion der Einzelaspekte werden auch beispielhafte
Gesamtergebnisse des Assessments diskutiert. Zu diesem Zweck werden
drei ausgewählte praktische neutralisierte Beispiele vorgestellt und
gemeinsam diskutiert. Die Arbeitsgruppen haben die Aufgabe, aus den
Ergebnissen konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten. Diese Empfehlungen
werden anschließend mit den konkreten Kundenprojekten
verglichen und ggf. abweichende Resultate diskutiert.
Was können Sie aus dem Workshop mitnehmen?
Neben der Auswertung der individuellen Gruppenarbeiten erhält jeder
Workshop-Teilnehmer einen Gutschein für die Auswertung eines
Global Information Management Maturity Assessments. Dieses Assessment
liefert Ergebnisse, die mit dem des Self Assessment vergleichbar
sind, jedoch auf einem höheren Niveau aggregiert werden. Jeder
Teilnehmer, der den zugehörigen Fragebogen zurücksendet, bekommt
eine Auswertung sowie ein entsprechendes Dossier mit konkreten
Handlungsempfehlungen.
für Rückfragen: apoestges@sdl.com
tekom-Jahrestagung 2012
373

Personal- und Kostenmanagement
PKM 7
Workshop
Übliche Fehler bei
der Problemlösung
Houston, …! Problemlösungsprozess
in Dokumentation und Übersetzung
Isabelle Fleury, Fleury & Fleury Consultants, Köln
Viele meinen, es gäbe keine Probleme, sondern nur Herausforderungen.
Andere wiederum haben ständig Probleme, während von anderen behauptet
wird „sie hätten ein großes Problem“. Egal, zu welcher Aussage
jeder selbst tendiert, illustrieren die Sätze zusammengenommen vor allem
eins: Jeder versteht unter „Problem“ etwas anderes: Ärgernis (tägliche
Plagegeister), Symptom oder Störung, Störungsursache, (Aus-)Wirkung
oder schwierige Anforderung (die berühmte Herausforderung).
Weil „Probleme“ im Arbeitsalltag außerdem häufig anzutreffen sind,
lohnt es sich, Klarheit zu schaffen und einen Weg zu finden, wie sie behandelt
werden können und wie man zu zielgerichteten, effizienten und
ausgewogenen Lösungen kommt.
Nicht jedes Problem verdient die Anwendung eines ausführlichen
Problemlösungsprozesses (PLP). In Dokumentation und Übersetzung
eignet sich ein PLP für Probleme, die einen negativen Einfluss auf die
Projektziele (Termin, Qualität, Kosten) oder auf eine Geschäftsbeziehung
haben.
Der PLP kann in unterschiedlichen Projektphasen angewendet werden:
zur Festlegung des Produktionsablaufs und zur Abwehr von erkannten
Risiken; in der Steuerungsphase beim Auftreten von Schwierigkeiten
und zur Hebung von Best Practices.
−−
Besprechung von Lösungen, bevor das Problem genau analysiert ist
−−
Umsetzung von Lösungen, obwohl relevante Informationen zum Problem
oder zur Lösung fehlen
−−
Personen beschäftigen sich mit Problemen und/oder Lösungen, die
nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen
−−
Beschäftigung mit Problemen, die zu allgemein, zu komplex oder
ungenau definiert sind
−−
Umsetzung der ersten Lösung, die einem einfällt, egal wie geeignet
sie ist
−−
Problemlösung nur durch eine oder wenige Personen, ohne kritische
Betrachtung durch Dritte
−−
Kein Plan zu Implementierung und Bewertung der Lösung
Um nicht in diese üblichen Fallen zu tappen, wird der Problemlösungsprozess
in sechs abgestimmte Schritte unterteilt, die die Konzentration
auf eine Aufgabe richten und ein überstürztes Handeln vermeiden.
374
tekom-Jahrestagung 2012

Personal- und Kostenmanagement
Problemlösungsprozess in sechs Schritten
Problemanalyse
Lösungsmöglichkeiten
Empfehlung/
Entscheidung
Lösungsumsetzung
Die genaue Analyse des Problems stellt die wichtigste Phase im Prozess
dar.
−−
Beschreibung und Abgrenzung des Problems zum gegenwärtigen
Zeitpunkt: Auslöser, Symptome, mögliche Ursachen, aktuelle Auswirkungen,
Umfeldfaktoren
−−
Beschreibung der Folgen in der Zukunft, Einfluss auf Projektziele
−−
Anforderungen an die Lösung(en), Ziele des Lösungsprozesses
Zur korrekten Analyse müssen die richtigen Personen herangezogen
werden: Beteiligte an Ursache, Betroffene von Auswirkungen, erfahrene
Personen, die nicht direkt betroffen sind.
Erst in einem zweiten Schritt werden Lösungsmöglichkeiten mit Hilfe
von Problemlösungstechniken ermittelt.
−−
Mögliche Lösungsansätze oder Kombinationen von Maßnahmen
suchen
−−
Auswirkungen aller Lösungsansätze auf Projektziele und Eignung
gemessen an Zielen des Lösungsprozesses eruieren
−−
Risiken analysieren, die die Umsetzung der Lösungsansätze im Projekt
bringt
Erst dann nähert man sich der Entscheidung.
−−
Prüfen, ob alle nötigen Informationen zur Entscheidung vorhanden
sind
−−
Gegenseitige Beeinflussung der Lösungsmöglichkeiten besprechen
−−
Alternativen erwägen und Empfehlung festhalten
−−
Den richtigen Entscheider finden
−−
Entscheidung über Steuerungsmaßnahme(n) treffen
−−
Projektziele neu abstimmen
Jetzt erst wird im Projekt gehandelt, und dies sollte mit den üblichen
Projektmanagement-Instrumenten erfolgen.
−−
Prozessablauf und Projektpläne anpassen
−−
Anweisungen an Beteiligte und Projektdokumentation anpassen
−−
Kommunikation der Steuerungsmaßnahmen an Beteiligte
−−
Festlegung der Schritte zur Qualitätssicherung
tekom-Jahrestagung 2012
375

Personal- und Kostenmanagement
Wirkungsprüfung
PLP-Bewertung
Bis die Steuerungsmaßnahmen greifen, kann es dauern. Wenn ein
Problem im Projekt schon eingetreten ist, ist jede weitere Verzögerung
gefährlich. Eine oder mehrere zusätzliche Kontrollen sollten eingeplant
und durchgeführt werden, um sicher zu sein, dass die Maßnahmen greifen
und die erwartete Wirkung zeigen.
Der Problemlösungsprozess ist komplex und erstreckt sich eventuell
über mehrere Tage/Monate. Mit einer Auswertung wird zum einen rückblickend
analysiert, ob die gewählten Steuerungsmaßnahmen geeignet
waren und welche zur allgemeinen Verbesserung der Unternehmensprozesse
genutzt werden können. Zum anderen reflektieren die Beteiligten,
wie das Instrument ihnen geholfen hat und wie sie es in Zukunft
besser anwenden können, um schneller und besser ihre Probleme zu
lösen.
Im Workshop wird dieser Problemlösungsprozess an konkreten Beispielen
aus dem Publikum angewandt. Die Teilnehmer experimentieren
in Kleingruppen mit den dort vorgestellten Techniken.
für Rückfragen: if@fleuryfleury.com
376
tekom-Jahrestagung 2012

Social Media

Social Media
SOCIAL MEDIA
Presentation
Engaging readers in your documentation –
how and why with social media
Sarah Maddox, Atlassian, Sydney, Australia
Blogs, websites, forums... There is so much information out there! We
know that our documentation is the best source of information available
to our customers. How can we make sure that people find our documentation?
How do we even know that people are looking for information
about our products?
One answer lies in the clever use of social media.
Introducing social documentation tools
We begin by examining why you would want to use social media as part
of your technical communication toolbox.
This presentation shows how to integrate your documentation with
Twitter, YouTube and Flickr, in order to draw readers into the documentation.
I’m using a wiki called Confluence. The tools shown in the
presentation are applicable to most web-based platforms, including
Confluence.
You will learn innovative techniques and take away ideas to put into
practice in your own technical communication. For example:
−−
See how to harness the information that expert bloggers provide.
−−
Find out how running a doc sprint can improve your documentation,
enhance your team‘s reputation, and add value your organisation and
its products.
−−
Investigate how rewarding your readers can keep them interested
in the documentation, ensuring that they absorb what they read and
complete the tasks assigned to them.
Feedback
Some documentation platforms, such as a wiki, allow readers to add
comments to the pages. We will look at the types of comments received
on a live documentation wiki.
As an alternative to comments, we will see how to add a feedback form
via an online service called Wufoo.
Blogs
Engaging with bloggers is a good way of giving customers extra information.
It is also a way of generating links back into your documentation
from the bloggers’ sites, thus drawing readers into your documentation.
What’s more, it is a good thing to have the support of bloggers,
since many of them are influential in your community of readers and
customers.
This presentation describes a model for linking from the documentation
to relevant external blogs.
tekom-Jahrestagung 2012
379

Social Media
Managing updates by everyone
Collaborating on document development produces an excellent repository
of information. The level of collaboration, and the controls put in
place, depend on the environment and audience requirements. This
presentation discusses how to manage updates by subject matter experts
and community authors. We examine the questions of copyright
and intellectual property, how to monitor the updates made, and some
permission schemes for controlling the editing rights.
Doc sprints
A doc sprint is a short period of time when a group of people collaborate
to write a specific set of documents. We will examine the reasons
for holding such an event and the results of some recent doc sprints.
The references section includes links to detailed articles on planning
and running a doc sprint.
Flickr
We will take a quick look at using shared photographs from Flickr to
engage your readers.
YouTube
Adding a video is a good way of making your documentation more attractive,
informative and engaging. We will look at the example of some
release notes, where the technical writers re-use a video produced by
the marketing team, thus making good use of the effort spent in producing
the video.
Twitter
Twitter opens the way for innovative technical communication techniques.
In this presentation, we discuss these ideas:
−−
Using Twitter as a medium for release notes.
−−
Inviting customers to Tweet their hints and tips about your products.
−−
Incorporating Twitter activity streams in your documentation.
−−
Rewarding the community for sharing their tips.
You will see how to:
−−
Embed a live Twitter stream onto your page.
−−
Provide a link that prepopulates a tweet for your readers, giving them
the option to tweet your suggested words or change the words before
tweeting.
−−
Build a Twitter widget.
Gamification
Gamification is a current buzz word in user interface design as well as
technical communication. It means the application of game techniques
to things that are not games, such as software and documentation.
We will see a configuration guide that includes some of the features of a
game. The guide uses Twitter to add interactivity to the documentation,
and specially-designed graphics to add appeal to the pages. Humorous
380
tekom-Jahrestagung 2012

Social Media
language enhances the pages too. We will examine why and how this
was done, and the results.
Documentation as an emotional experience – does that sound weird?
This presentation says not.
References
“The Death Of SEO: The Rise of Social, PR, And Real
Content”: http://www.forbes.com/sites/kenkrogue/2012/07/20/
the-death-of-seo-the-rise-of-social-pr-and-real-content/
Wufoo Online Form Builder: http://wufoo.com/
A “Tips of the Trade” page linking to external blogs:
https://confluence.atlassian.com/display/JIRA/Tips+of+the+Trade
Example of a contributor licence agreement:
https://confluence.atlassian.com/display/ALLDOC/ACLA+v2.0
How to plan a doc sprint:
http://ffeathers.wordpress.com/2012/09/07/how-to-plan-a-doc-sprint/
Doc sprint wiki: http://confluence.atlassian.com/display/DOCSPRINT
A „Tips via Twitter“ page:
https://confluence.atlassian.com/display/JIRA/Tips+via+Twitter
Dragon Slayer documentation:
http://confluence.atlassian.com/display/ATLAS/Here+Be+Dragons
A crowd-sourced guide to Twitter by technical communicators:
https://wikitechcomm.onconfluence.com/display/DOC/Home
How to embed Twitter: http://ffeathers.wordpress.com/2011/01/02/howto-embed-twitter-streams-and-prepopulate-tweets-in-your-document/
Speaker‘s contact details
Blog: http://ffeathers.wordpress.com
Email: sarah@atlassian.com
Twitter: @sarahmaddox
tekom-Jahrestagung 2012
381

Professionelles Schreiben /
Technical Authoring

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 2
Working with a Style Guide within DITA
Tony Self, HyperWrite, Melbourne, Australia
Overview
As more companies implement DITA to streamline the development of
documentation and user assistance, best practices for DITA authoring
are being established. While the OASIS DITA standard provides rules
for the use of elements and attributes, it does not provide clear guidelines
for how to practically apply the mark-up, and how to create consistency
so that DITA documents can be more readily interchanged. In
traditional authoring, a style guide would provide real-world examples
and clear recommendations. However, existing style guides are written
for style-based authoring, and not for semantic authoring. Dr Tony Self
has analysed the way in which DITA has been used, and has developed
a DITA Style Guide to fill the gap between the DITA standard and traditional
style manuals. Consistent mark-up enables efficiency of authoring
and interchange of documents, and standard approaches create
simple solutions to mark-up dilemmas.
The Problem
Although DITA is a standard, mark-up semantics can be applied in
non-standard ways. If DITA topics are really going to be interchanged
freely between members of a team and even between companies, DITA
authors have to apply DITA semantics consistently. The DITA language
reference helps a little, but what helps more is a style guide. This was
the motivation for the development of “The DITA Style Guide”.
Context
While the DITA technical standard is precise, the DITA approach itself
is not universally understood or agreed. Working with DITA is made
difficult by the lack of agreed common practices, let alone best practices.
Common practices must be adopted so that the advantages of the modular,
XML-based DITA document architecture can be realised.
Best practices for technical communication are typically captured in a
style guide. Tony Self embarked on a research project, as part of his PhD
by artefact and exegesis, to discover what constitutes best practice in
DITA, and how this information could be encapsulated. The product of
that research was “The DITA Style Guide”, which was first published in
March 2011.
Influences on Technical Communication
The advent of DITA and other structured authoring approaches is the
result of strong influences on technical communication. Twenty years
ago, technical publishing was simple, as the deliverable was almost always
a printed document, the product line that the document supported
was relatively simple, and the production lead times were lengthy.
The environment is vastly different now. There are different “delivery
platforms”, ranging from embedded user assistance, to Web, to eBooks,
to synthetic voice… in addition to the venerable printed book. Product
life cycles are incredibly short. In the software industry, programming
tekom-Jahrestagung 2012
385

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
approaches have dramatically changed to cope with these shorter cycles,
and other demands provide pressure from every avenue. These
pressures show no sign of abating, as technological change flows
through nearly every manufacturing, design and service industry.
Structured Authoring is Different
Structured authoring is different from traditional style-based, linear
authoring in two key ways:
−−
the need for separation of content and form (the author is not concerned
with presentational form during the writing process)
−−
the modular architecture (documents are written as re-usable components,
with topics being the basic building blocks).
These two key differences have significant impact on writing approaches.
In the respected “Chicago Manual of Style”, first published in 1906,
70% of the guidelines concern presentational form. In DITA authoring,
presentational form is applied automatically at the publishing stage, and
is derived from the semantic mark-up applied during authoring. A DITA
style guide therefore needs to address the best practices for semantic
mark-up, rather than the best practices for presentational mark-up.
The topic-based modular document architecture is less of a change for
technical communicators who have previously worked with hypertext
documents, which are also topic-based. Even so, the re-use and modularity
principles within DITA require changes in mindset, and having
documented best practices makes the transition easier.
The Need for a Style Guide
For the benefits of a DITA approach to be realised, technical communicators
need to be producing high quality documents suitable for re-use
and modularisation, and this means that not only must the DITA standard
be adhered to, but common practices must be applied. One of the
difficulties of DITA adoption is working without a relevant Style Manual.
Traditional style manuals, with their focus on presentational style, are
entirely unsuitable for semantic authoring.
What goes in a DITA Style Guide?
A general purpose DITA style guide should contain supra-organisational
semantic mark-up rules; rules that can be followed by writers
386
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
in all organisations. This is very important when the formal language
rules (such as those in the official OASIS DITA Language Reference)
are open to interpretation. For example, DITA has and
elements, either of may be technically permitted in a particular
circumstance. A style guide should stipulate which element should be
chosen for that circumstance. Further, the DITA Language Reference is
large, technical, and impenetrable for “non-technical” technical authors,
and includes information that, while relevant to information architects,
is not applicable to content writers.
What Next?
The DITA Style Guide was published with the intention of future transition
to a community-owned, open source document, perhaps published
as a Wiki. In the shorter term, the DITA Style Guide is being incorporated
into some DITA authoring tools, to make it easier to access best
practice information when it is most needed. The guide will continue to
be available as a low-cost printed publication or eBook.
tony.self@hyperwrite.com
tekom-Jahrestagung 2012
387

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 3
Presentation
Write less, say more –
The added value of minimalism
Jang F.M. Graat, JANG Communication, Amsterdam
This is a shortened version of an article that appeared in tcworld
magazine. The full article text is available at: http://
www.tcworld.info/tcworld/technical-communication/article/
write-less-say-more-the-added-value-of-minimalism/
Information overload
We live in an information era. Before book printing was invented, when
copies were made manually, a single human being could gain all available
knowledge by reading all the manuscripts in the library. But those
days are gone forever. Today, a single human being cannot even take
in all the information that is available in his everyday life, let alone in
a library. And even if you could read all the books in your local library,
there is always a terminal that connects you to the world wide web,
which grows faster than anyone can read. In just over 2 decades, the
world wide web has grown to 155 million websites.
To a lesser extent, this development to an information overload has also
occurred in user manuals, especially where users in safety-conscious
jobs are concerned. The amount of information that is supposed to
make our lives safer has passed a point where it backfires. Pilots in a
commercial airline have to drag an entire suitcase full of documentation
into the cockpit with them. When an emergency occurs, they should go
through the manual to find the correct procedure to use, losing valuable
time in a critical situation. Needless to say that they will often fall back
on the old procedures that they learned by heart – and sometimes do
exactly the wrong thing, as the airplane control system has been modified
in unexpected ways.
With the amount of information becoming available second by second,
the hardest task we are facing today is not processing, but finding the
information. This is the main reason why Google has become one of
the internet’s most powerful companies in a matter of years. By doing a
better job than other search engines, Google has virtually wiped out all
competition. Because doing a better job in finding stuff has become vital
to our survival in the information tidal wave that is attacking us every
day. If we need information, we need it super fast. To survive an upcoming
deadline, we need concise, immediately useable information, and we
need it right now.
The user in the center
Minimalism is born from this insight: the user only wants to know what
he or she needs to know, when he or she needs to know it. The average
user is really not interested in the product itself, just like you couldn‘t
care less how a hammer is made or what material it is made of or which
aerodynamics studies went into the design of the hammer head or how
ergonomics studies made your grip on the handle better. All of that information
might be useful for someone (e.g. an ergonomist or an industrial
designer) but least of all for the user. The user just wants to drive
388
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
a nail into a wall and only needs to know which side of the hammer to
hold to do so. This might sound like an extreme simplification but it is
really a helpful metaphor to use when designing minimalist documentation.
Look at your beloved product from disinterested and unaffective
perspective: it is just a hammer enabling the user to drive a nail into
a wall. It is never a goal in itself and if the user finds another tool that
does the job easier, he will.
Minimalism starts with defining clear and singular topics. Each topic
in minimalist documentation answers one single question. How do I do
this? What went wrong? What are my options here? Whenever a section
answers more than one single question, it should be divided into more
than one section. Designing the documentation in this way helps the
user find concise information quickly. It also enables you to reuse the
same information in different media (such as context-sensitive online
help), without making any changes to the content.
Another aspect in minimalist documentation is the use of diagrams
to reduce the number of words. If an image is better than a thousand
words, then do not make the mistake of also including those thousand
words. If you do not trust the user‘s interpretation of your image, then
the image is probably not good enough, so either improve the clarity of
the image or do not use it if you cannot clearly illustrate what you want
to say.
And finally there is the aspect of disclosing information. Enabling the
users to find exactly what they need and when they need it. This is a
science in itself and cannot be covered extensively in a short article on
minimalism. But again the minimalist principle is easy to understand
and should guide any design decisions made: put the users in the centre
and minimize the effort and time they need to find the information they
need. Tools for disclosure of information are a clear document structure
(overall structure for PDFs and printed books; internal topic structure
for all media), a good table of contents, a well-designed index, a usercentered
help wizard (not at the level of Microsoft‘s infamous Clippy)
and, last but not least, an effective user community platform.
Added value
In the end everything leads to the same thing: added value. As the title
of my article suggests: writing more does not usually add value to a
documentation product. This may run counter to our initial idea of adding
value: more is better. More options in a product, more information
in the manual. But the reverse is true if the documentation is viewed as
a means to an end, instead of being the goal itself. From that minimalist
perspective, adding value is achieved by reducing the burden of documentation.
What you get is what you need. And what you need is fewer
words.
On the production side of documentation, the added value of fewer
words is clear from the start. Fewer words means less work maintaining
the documentation. Note that I do not state it takes less work writing
it in the first place, as creating minimalist documentation does require
more thinking and a much higher investment, especially if tech writers
are beginners in minimalism. But once the minimalist documentation
is created, the cost of maintenance will drop dramatically: one change
in a product option generally only leads to a change in one single topic,
tekom-Jahrestagung 2012
389

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
as the changed piece of information only appears in that one singular
topic. The same is true of typos or mistakes in the documentation.
Fewer words also means more concise manuals, which reduces the cost
of printing (if this is still done) but in any case reduces file sizes (when
produding PDFs and online help) and makes web-based documentation
faster to access via the internet. Fewer words also means lower
translation cost, especially when those fewer words appear in simpler
sentences.
But even though the cost of producing good documentation is an important
factor on the balance sheet of your company, it should be less
important than a much more important, but less tangible, factor: user
satisfaction. Often neglected, user satisfaction is what drives sales, reduces
help desk costs and generally boosts the company‘s market value.
Minimalist documentation puts the user in the centre, and aims to maximize
user satisfaction.
Contact: jang@jang.nl
390
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 4
Presentation
EPUB3: What does it offer, and is it ready?
Scott Prentice, Leximation, Inc., San Rafael, USA
The EPUB3 specification was approved in October 2011 and there has
been a lot of talk about its features and benefits. However, as with any
new format it can take some time for the tools to catch up. If you’re creating
eBooks, you’ll want to deliver the right format to your customers,
but how do you know what the right format is? Moving ahead too early,
may leave some people unable to use your files, and moving ahead too
late may mean that you’re not taking advantage of new features. This
presentation goes over the new features in EPUB3 and examines the
current state of the readers and authoring tools, to help you decide if it’s
time to move to EPUB3.
Brief History of the EPUBformat
The EPUBspecification is maintained by IDPF (International Digital
Publishing Forum).
−−
Initial EPUBapproved in 2007, superseding the older Open eBook
standard
−−
EPUB2.0.1 approved 2010
−−
EPUB3 approved October 2011
−−
EPUB3 Fixed Layout format approved May 2012
−−
Dictionaries and Indexes Working Groups, in progress
What’s New in EPUB3?
−−
Files now based on HTML5
−−
Ability to embed multimedia (both audio and video)
−−
Media overlays provide ability to “read-along” by syncing audio to the
highlighting of words
−−
Scripting support allows dynamic interaction with the content
−−
Better support for fonts and page layout (MathML, headers/footers,
embedded fonts, CSS2.1/CSS3 support)
−−
Better SVG image support
HTML5 Impact
New HTML5 element replaces the NCX file for TOC navigation.
For fallback to EPUB2, the NCX file can be included. The HTML5
and tags HTML5 elements like , ,
provide useful structured for books. As with EPUB2, all content
and packaging files are XML (XHTML5).
CSS2.1 and CSS3
Supports CSS2.1 except fixed positioning (avoids rendering and interoperability
issues). Also bidirectional font support should use HTML5
markup rather than CSSproperties. Use of absolute positioning is discouraged,
and may not be consistently supported by readers.
CSS3 support includes the Speech, Fonts (embedding and obfuscation),
Text (hyphenation, line and word breaks, alignment, and emphasis),
and Writing Modes (except bidi, which is handled with HTML5), Media
tekom-Jahrestagung 2012
391

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Queries, Namespace, Multi-Column Layout, Ruby, and Display Property
(header/footer) modules.
Good support for Asian language documents with vertical writing, right
to left pagination, ruby, tate-chu-yoko, and kenten characters.
Layout Enhancements
HTML5 and elements provide a container for the author
to define header and footer content that is displayed appropriately
by the reading system.
HTML5 element can provide a useful method of offering additional
information to the reader without taking up valuable screen
space.
Multimedia
HTML5 and elements provide integrated multimedia
support. MP4 support recommended for audio (MP3 required). Reading
systems should support at least one of the H.264 and VP8 video codecs.
Media Overlays
Enables a “read-aloud” feature, by matching up specific tags in the
HTML content with offsets in an included audio file. The mapping between
HTML and audio is done in a SMIL file.
Scripting Support
In EPUB2, scripting was discouraged (generally not supported), but
that’s no longer the case with EPUB3. Use scripting for interactivity and
dynamic layout capabilities.
MathML Support
EPUB3 readers should fully support the display of mathematic equations
through MathML (although, as with most things actual support
may vary).
SVG Support
XHTML documents support the embedding of SVG document fragments
by reference (via img or object elements) or inclusion (within the
svg:svg element in the XHTML). SVG documents can also be included
directly in the EPUBspine.
Tool and Reader Support
Authoring and conversion tools that support EPUB3 include: InDesign
CS6, RoboHelp 10, oXygen 14, and the DocBook to EPUBXSLT.
EPUB3 reading systems include: AZARDI Desktop 11 (Mac, Windows,
Linux), AZARDI OL (browser), Readium (Chrome plugin), iBooks (iOS),
Kobo app (iOS), Kobo reader (?), plus a few “educational” readers.
392
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
EPUB2 or EPUB3?
EPUB3 reading systems should process EPUB2 documents as the
EPUB2 spec defines. So, providing an EPUB2 file will work properly in
“all” readers.
An EPUB3 file can include the EPUB2 NCX (TOC) so it can be read in
an EPUB2 reading system. The EPUB2 reading system should not have
problems with basic content in HTML5, but any other special features
will likely not work.
Until there is better reader support for EPUB3, it’s probably best to stick
with EPUB2 or very basic EPUB3 publications, unless you know that
your target audience is capable of using EPUB3 files.
Resources
EPUB3 specification – http://idpf.org/epub/30/
Fixed Layout Format – http://idpf.org/epub/fxl/
Liz Castro – http://www.pigsgourdsandwikis.com
http://www.epubtest.com/resources.php
Contact: sp10@leximation.com
tekom-Jahrestagung 2012
393

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 5
Partner presentation
Changing the engine without stopping the car
Jang F.M. Graat, JANG Communication, Amsterdam
Susanne Dahlén, IAR Systems AB, Uppsala
The drag of legacy documentation
Quite a few heads of documentation departments face an impossible
choice. They would love to move their team to a modern reuse solution,
so that they can finally concentrate more on the quality of their
products instead of always putting out fires and barely ever meeting the
deadlines for publication. But the sheer amount of legacy documentation
keeps them from innovations that would imply a full break with the
past. In many cases, the legacy documentation is still very much alive
and simply has to be taken along into whatever new system is being
considered.
Manually converting legacy documentation may not be feasible due to
the sheer volume of materials: it would mean that the introduction of a
new efficient reuse system causes more work instead of less. And this
usually kills the innovation project before it has even started.
The project we will be presenting has allowed at least one documentation
manager to get out of this fix and step into the modern world without
leaving all the goodies from the past behind. Our presentation outlines
how we built a future-safe (XML-based) documentation platform
that supports automatic reuse of content, and how we pulled in existing
content with minimal manual work.
Even though this project deals with Adobe FrameMaker only, the same
principles and similar methods apply to other authoring tools.
Creating and performing magic tricks
Adobe talks about unstructured versus structured FM, but this does no
justice to all those authors (including the people at IAR Systems AB at
the start of the project) who work in a very structured manner, even if
they do not use the structured FM interface. My friend Michael Müller-
Hillebrand uses the term „format-based“ FM in such cases, where the
structure is expressed in the applied paragraph and character format
tags and the order in which they appear in the document.
Starting from such format-based FM documents, conversion to structured
FM is not a piece of cake, but not a hopeless task either. The trick
in using FM’s built-in conversion tools is to translate the paragraph and
character formats into elements. Once all formats are translated, specified
sequences of elements can be wrapped in higher-order elements
and this continues until the top level (root element) is reached.
After conversion, all formatting is removed from the document, as content
is now wrapped into elements with semantic labels rather than
format tags. The next step is to reapply formatting using an EDD. In our
case, the EDD does not contain any direct formatting but simply applies
the paragraph and character format tags that were there in the first
place. There is no visible difference, but under the hood a whole new
layer of structure is inserted between the pure content and the final
output.
394
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Light at the end of the tunnel
After converting the format-based FM materials to structured FM, the
road opened up and the destination – an intelligent content reuse system
– became visible at the end of the tunnel. Instead of purchasing
one of the available CMSs, a tailor-made system was created using FM’s
built-in ExtendScript. With this system, the authors can start working
on moving elements into a repository, working slowly towards ever
higher reuse percentages in the full set of documents, without ever leaving
any content behind.
The choice for a tailor-made system allowed a couple of things that
would have been hard to achieve with many of the existing CMSs.
First of all, there are no unwanted side-effects of the CMS and its publishing
engine, which might introduce small differences in the final
layout of the new materials compared to the legacy documentation. In
a company where the house style is strictly enforced, any small deviation
will cause problems and might mean a lot of customizing work to
be done in a “fully finished” solution. The tailor-made reuse system does
not change the source materials or the publication engine; it just allows
pushing materials into a repository of reusable elements.
Also, the tailor-made reuse system does not require all parts of the
document to be in the repository. Even if half of the materials are in and
the other half is not, there is nothing that keeps you from publishing
the documents. This allows for a smooth transition to maximum reuse of
your structured FM content.
The small print
This short article does not give any details about the techniques that
were used and, most of all, the bears we had to shoot off the road in
order to reach our destination. It has been quite a challenging project,
as the format-based FM materials were of the most complex and technically
advanced type that Jang has ever seen in his career. If you do want
to see a little more of the pitfalls and workarounds in the conversion
to structured FM, you should probably also put TA16 (Jang’s tutorial on
conversion techniques) on your list.
Contact:
jang@jang.nl
susanne.dahlen@iar.com
tekom-Jahrestagung 2012
395

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 6
Presentation
The Usability of Layout:
Advanced Visual Editing
Leah Guren, Cow TC, Karmiel, Israel
The Usability Argument
The current trend towards content-only strategies, single sourcing,
DITA, and one-button publishing has led to a separation of content and
design. These strategies have compelling business cases, but they have
led to a large step backwards in documentation usability. This is because
design is now out of the hands of the technical communicators, and is
often controlled by people who are not trained in the area of documentation
usability.
Usability testing of product documentation often reveals the cost of
poor design and layout. Users have trouble locating information or they
fail to correctly identify the information they are looking for. They misunderstand
visual cues about the relationships and hierarchies on the
page. They don’t read⎯they scan⎯and therefore miss the subtle design
that may be more appropriate for other types of writing.
In short, all technical communicators must understand the basic design
concepts as they relate to usability.
Design Concepts: PARCH
The mnemonic PARCH stands for Proximity, Alignment, Repetition,
Contrast, and Hierarchies.
−−
Proximity: Things that are close together on the page have an implied
relationship. This is not just horizontal placement, but vertical placement,
as well.
−−
Alignment: Things need to line up based on logical, meaningful
plumb lines. When plumb lines are fractionally off or are not properly
reused, the resultant layout looks messy and unprofessional. Worse, it
creates confusion over the relationships of elements on the page.
−−
Repetition: Very much like the golden rule of consistency in writing,
repetition means that page design should be consistent. Elements of
the same meaning or level should look the same. Placement and location
should be the same. For example, consistently placing a shaded
example box at the bottom of the page facilities access.
−−
Contrast: The opposite of repetition, contrast implies that we must
use appropriate techniques to focus the reader’s attention. For example,
hazards broken out of text and marked with an icon; a preferred
setting in a table appearing in bold or with a thicker border around
the cell; the critical concept in a graphic highlighted with some sort of
callout or annotation.
−−
Hierarchies: A key way that readers understand flow is through levels
of headings and indents. Too many levels, plus no visual distinction
between them, create a visual mixed message for readers.
396
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Other Design Best Practices
We can see the PARCH concepts applied to these basic elements of
design:
−−
White space: Sometimes referred to as negative space, white space is
the empty space between words, lines, paragraphs, at margins, around
headings, etc. Without adequate white space, a document is not readable.
Unfortunately, the automation used by many XML-generated
documents leads to poor use of white space. Headings float meaninglessly
between blocks of text, instead of being properly mated to their
paragraphs. Bullets and layered info floats, rather than being properly
mated to their parent paragraph. In fact, meaningful use of white
space is the biggest casualty of the automation and “content-only”
strategies. For best practices, follow a 3:1 ration of white space with
headings (that is, three times as much white space above as after).
−−
Chunking: The concept of proximity is also seen in how we chunk
information on the page. Paragraphs with overly-opened line spacing,
and without sufficient white space in between, end up looking like
one big lump, instead of visually recognizable chunks of content. This
makes it much harder for users to scan and locate information. For
best practices, always make chunks of information visually separated
on the page through the use of white space. Use single line spacing
and no indent for paragraphs, with ample white space between.
−−
Readability: Every choice we make has to improve the readability
of the document. That includes the typefaces we select, the types of
graphics, and even colors. When designers make choices based on
aesthetics, rather than functionality, they can reduce the usability of
the document. You must learn the functional differences between
serif and sans serif typefaces, plus understand the advantages and
drawbacks of color.
Conclusion
It is time for technical communicators to become better versed in the
language of design. We need to be able to guide and influence the developers
and designers. There is no reason that an XML css cannot be
created to follow better guidelines of chunking, mating, and white space
usage. The representation of content makes a big difference in the overall
usability of the document for readers.
If you have any questions please contact: leah@cowtc.com
tekom-Jahrestagung 2012
397

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 7
Presentation
Writing for Global Audiences
Barbara Jungwirth, reliable translations llc, New York City, USA
English-only documentation is usually aimed at a relatively educated
audience, such as computer programmers, service technicians, and other
technical experts. These professionals do speak English and are familiar
with the English terms used in their specific field. However, English – or
at least U.S. or UK English – is generally not their primary language.
There are two different approaches to handling this linguistic challenge:
−−
Controlled English comprises an approved vocabulary list, as well as
strict rules about the grammar and syntax that can be used.
−−
Global English, by contrast, is a set of guidelines about the type of
vocabulary, grammar and syntax that should be avoided.
Because of its prescriptive nature text in controlled English may sometimes
lose nuances of meaning, while text following the loser global
English guidelines can usually preserve such nuances.
Structuring Your Document
Lists can sometimes better illustrate a set of items than can a descriptive
paragraph. Tables can present the relationship between distinct
pieces of information in a fairly intuitive way. Procedures can sometimes
be summarized in flow charts that require little linguistic knowledge.
Repeating the most important information for each section in
that section’s introduction and summary aids understanding. Shorter
paragraphs are easier to digest. Try to discuss only one concept in each
paragraph.
Vocabulary issues
One of the most important issues is consistency in word choice: same
concept = same term. A corollary to this rule is to use standard terms
with standard spellings and use standard word forms (e.g., assign someone
a task, don’t “task” him or her). Homonyms (words that sound the
same, but mean different things) are difficult to distinguish even for
native speakers, let alone readers with a limited command of English.
Similarly, don’t use acronyms and abbreviations unless absolutely necessary.
If they are indispensable, provide a glossary of terms.
Syntax & grammar questions
Long convoluted sentences with many dependent clauses are difficult
to understand. Complex concepts with many variables can still be expressed
in a series of sentences. Each of these sentences should refer to
the concept explained in the previous sentence by name. Non-specific
pronouns, such as “this” are harder to interpret than if the specific item
to which “this” refers is repeated.
However, do not omit syntactic cues in order to shorten sentences. In
English prepositions such as “that” can often be dropped and the sentence
is still grammatically correct. Leaving such cues in makes it easier
for readers to analyze the relationship between different phrases in a
sentence.
398
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Many languages do not have an equivalent of the gerund, or “ing” form,
of verbs. As a result, readers who are subconsciously translating into
their native language often find this feature challenging. Similarly, many
languages have fewer layers of past and future tenses than English.
For technical documents one past and one future tense should usually
suffice. If they don’t, rewriting the sequence of events in a more linear
fashion – first event one, then event two, etc. – should help non-native
English speakers better understand your text.
Cultural issues
Use the literal meaning of words. Wordplays and metaphors rarely carry
over well across languages and cultures. For the same reason, do not
use expressions referring to sports, movies or cultural icons. Since your
audience comes from many different cultures, avoid anything that might
offend: politics, religion, even slightly off-color jokes.
Keep in mind that time zones, units of measure and holidays differ
among nations. Some such references may be unavoidable, but don’t
add them unnecessarily. Visual clues may also differ – not everyone’s
stop sign looks the same as in the U.S., for example. And for readers
from a left-to-right language it is not necessarily obvious that a sequence
starts on the top left of the page. Arrows or numbers help to
clarify the direction in which steps are to be performed.
Many cultures have more than one form of address. Being too formal
rarely offends, but the opposite may well do so. So write in a formal
tone, without going overboard – the Queen of England is unlikely to
read your heater installation manual.
Evaluating your document
When creating documents that will be read online also take into account
slower download speeds and differing standard fonts on non-
English computer systems. It’s also a good idea to have colleagues from
the countries where the document will be mostly used read your text to
point out potential pitfalls.
i18n, t9n, L10n
The presentation focuses on writing for audiences who will read the
text in its original English. But such documents sometimes do end up in
other languages. So here’s a short primer on the terminology associated
with translation:
−−
i18n means Internationalization, the process by which local references
in the original are removed.
−−
t9n stands for Translation, that is transferring the text into another
language.
−−
L10n is Localization, which adapts the translation to a specific country.
I will send a list of resources to attendees who give me their business cards
after the presentation. If you would like that resource list, but did not attend
the presentation, e-mail me at office@reliable-translations.com.
tekom-Jahrestagung 2012
399

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 8
Fachvortrag
Simplified Technical English – Ja oder Nein?
Eine Entscheidungshilfe für Unternehmen
Herbert Kaiser, Kaiser Fachkommunikation GmbH, Hildesheim
Unsere Mission: Technische Informationen an den Nutzer kurz, klar
und eindeutig vermitteln.
Soll dies weltweit erfolgen, müssen effiziente Kommunikationsmittel
eingesetzt werden. Zwei Szenarien verdeutlichen, was globale Kommunikation
leisten soll:
Szenario 1 – externe globale Kommunikation
Technische Dokumentation für Anwender. Produktinformationen sollen
weltweit von Nutzern verstanden und umgesetzt werden.
Szenario 2 – interne globale Kommunikation
Verschiedene Unternehmensbereiche multinationaler Konzerne müssen
sich weltweit austauschen, d.h. mit mehreren Nationen und Sprachen.
Selbst wenn Englisch als konzerninterne Mittlersprache festgelegt
wurde, erschweren die verschiedenen Varianten des Englisch und
unterschiedliche Kenntnisstände die Kommunikation.
Was kann dabei Simplified Technical English leisten?
Grundlagen
Durch die Erkenntnisse der Verständlichkeitsforschung ist unsere Zunft
auf das Regelbasierte Schreiben bzw. die Kontrollierten Sprachen aufmerksam
geworden: Technische Informationen, die nach bestimmten
Regeln strukturiert und erstellt worden sind, werden vom Nutzer besser
verstanden.
Erste Versuche gab es bereits in den 1930er und 1970er Jahren. Den
nachhaltigsten Effekt aber hat seit 1986 der Sprachstandard „Simplified
Technical English“ (STE) mit der Spezifikation ASD-STE100 (Copyright
and Trademark of ASD, Brussels, Belgium). Er wurde entwickelt, um die
internationale Kommunikation in der Luftfahrt zu vereinfachen. Inzwischen
hat er sich als ausgereifter und konsequenter Standard bewährt,
der als Vorbild für Style-Guides, Leitfäden oder Anleitungen für Technisches
Schreiben mit modifizierten Regeln dient.
STE-Regeln
Das Dictionary des STE gibt erlaubte allgemeine Wörter vor, das Regelwerk
besteht aus Standard-Regeln und speziellen Regeln, die den Mechanismus
der Kontrollierten Sprache STE bestimmen.
Einige Standard-Regeln:
−−
Konsistente Terminologie
−−
Listen/Aufzählungen statt komplizierter Fließtext
−−
Korrekte Einstufung der Sicherheitshinweise.
Beispiele für spezielle Regeln:
−−
Begrenzte Satzlänge
400
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
−−
Keine „–ing-Form“ der Verben
−−
Keine „schwammigen“ Hilfsverben
−−
Einfache Zeiten.
Absolut gesehen führt STE in der Technischen Dokumentation immer
noch ein Nischendasein. Warum wird es auf dem breiten Markt nicht
angewendet? Fehlt es an den richtigen Informationen?
Oft werden in Diskussionen über STE Thesen in den Raum gestellt, die
nicht den Fakten entsprechen und potenzielle Nutzer verunsichern.
Einige der häufigsten Thesen sollen hier hinterfragt werden.
These 1: STE = Simplified English = Global English = etc. …
Hier werden verschiedene Ansätze gleichgestellt. Tatsache ist aber, dass
einzig STE gemäß ASD-STE100 verbindliche MUSS-Regeln mit den
entsprechenden Konsequenzen für Autor und Leser hat.
These 2: STE eignet sich nur für die Luftfahrt
STE ist zwar von der Luftfahrtindustrie entwickelt worden, aber nur
ca. 3 % des Vokabulars aus dem Dictionary sind luftfahrtspezifisch. Die
Schreibregeln lassen sich generell auch in anderen Industriezweigen
anwenden.
These 3: STE ist entwickelt worden, um Übersetzungen zu erleichtern
Fakt ist: STE wurde entwickelt, um Übersetzungen zu vermeiden. Es ist
von seiner Konstruktion und Wortwahl so klar verständlich und eindeutig,
dass Nutzer mit Minimalkenntnissen der englischen Sprache
technische Informationen sofort verstehen und 1:1 umsetzen können.
Natürlich werden durch das Regelbasierte Schreiben mit STE Übersetzungen
vereinfacht, weil Translation Memorys sehr viel effizienter
eingesetzt werden können. Dies ist ein positiver Nebeneffekt, entspricht
aber nicht der ursprünglichen Intention und nutzt das gesamte Potenzial
dieses Sprachstandards nicht aus.
These 4: STE wird nur in großen Firmen eingesetzt
Aufgrund der Historie des STE wird es vorwiegend bei multinationalen
Projekten großer Konzerne eingesetzt. Aber was hindert kleinere
Unternehmen daran, sich international mit STE besser verständlich zu
machen?
These 5: STE ist zu komplex und zu schwierig
Wer immer diese These in den Raum stellt, sollte sich doch einmal intensiv
mit STE befassen. Meine Antithese nach 26 Jahren Praxis: Jeder
Autor mit technischem Sachverstand und gutem technischen Englisch
kann STE mit professionellem Training innerhalb kurzer Zeit erlernen
und anwenden.
These 6: Tools sind Voraussetzung, um STE anwenden zu können
STE wurde zu Beginn der 1980er Jahre entwickelt, als aufgrund der minimalen
Rechnerleistungen noch nicht an solche Tools zu denken war.
Aber darin liegt gerade der Vorteil: Es ist so einfach und nachvollziehbar
aufgebaut, dass ein Tool nicht zwingend erforderlich ist.
tekom-Jahrestagung 2012
401

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Tool-Gläubigkeit darf uns nicht zu der Annahme verleiten, man könne
STE auf Knopfdruck bekommen. Die Warnung auf der Website der
ASD-STE100 spricht für sich: „Always remember: Tools will not think in
your place. Software is not a substitute for good training.“
Natürlich können uns Tools bei der Arbeit unterstützen, aber es gibt
keine Prüfalgorithmen, die die Semantik berücksichtigen. Die wichtigste
Komponente des STE – das strukturierte Denken – kann uns kein
Tool abnehmen.
These 7: STE wirkt sich negativ auf den Autor aus
Einige Übersetzer und englische Muttersprachler stoßen sich daran,
dass Regelbasierte Texte „zu einfach“ klingen und ihre Sprachästhetik
beleidigen. Oft wird in diesem Zusammenhang darauf verwiesen, dass
der Autor durch STE monoton formuliert, weniger kreativ wird etc.
Auch hier muss ganz klar differenziert werden, denn es gilt der Leitsatz
für Technische Kommunikation: „If your goal is to write a novel, this is
not your job.“ Mit STE sollen technische Inhalte kurz, klar und eindeutig
vermittelt werden, d. h. der Anwendungsbereich ist eingeschränkt.
Bewusst mehrdeutige oder assoziative Texte mit blumiger und synonymreicher
Sprache können damit nicht erstellt werden.
Meine Erfahrungen zeigen, dass sich STE durchaus positiv auf den
Autor auswirkt. Wer sich intensiv mit diesem Sprachstandard beschäftigt,
wird durch das Regelwerk immer weiter auf den Weg geführt,
strukturiert zu denken und dies in Text umzusetzen. Der Autor muss
seine Gedanken und Informationen gemäß dem Regelwerk/Dictionary
mit wenigen erlaubten Worten und verbindlichen Regeln umsetzen, also
höchst kreativ arbeiten. Um die Inhalte eindeutig und sicher dem Leser
zu vermitteln, müssen diese konkretisiert und von allem unnötigen
Ballast befreit werden.
Fazit:
STE hat sich in 26 Jahren als ausgereifter und konsequenter Standard
bewährt. Wenn die Voraussetzungen stimmen, kann STE als ideales
Kommunikationsmittel in beiden Szenarien eingesetzt werden.
Szenario 1 – externe globale Kommunikation
In STE erstellte Technische Dokumentation wird von Anwendern mit
minimalen Englischkenntnissen sofort verstanden und kann 1:1 umgesetzt
werden. Dies kann kostentreibende Übersetzungen überflüssig
machen. Wenn Übersetzungen in andere Sprachen gefordert sind, können
diese wesentlich günstiger erstellt werden.
Szenario 2 – interne globale Kommunikation
Für Technische Kommunikation kann STE als firmenspezifische „lingua
franca“ oder „Master-Sprache“ genutzt werden. Die klaren und verbindlichen
MUSS-Regeln dieses Sprachstandards gleichen sprachliche und
interkulturelle Kommunikationsbarrieren aus und garantieren Konsistenz
und einheitliche Qualität.
Website für STE: http://www.asd-ste100.org
für Rückfragen: info@kaiser-fachkom.de
402
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 9
Partnerpräsentation
Entdeckungsbericht: Redakteure der
Firma MENCK erkunden ihre Zielgruppe
Rouven Andersson, MENCK GmbH, Kaltenkirchen
Dr. Britta Görs, selbstständige Beraterin, Hamburg
Die MENCK GmbH ist ein Unternehmen mit derzeit ca. 160 Mitarbeitern.
Mit ihren Geräten und Dienstleistungen ist sie beteiligt, weltweit
große Bauwerke wie Brücken, Hafenanlagen, Offshore Windanlagen
oder Öl- und Gasplattformen zu verankern. MENCK hat sich auf die
Herstellung und Bereitstellung großer Rammhämmer für Über- und
Unterwasser-Rammungen in Wassertiefen von 2000 m und tiefer spezialisiert.
Die Firma bietet außerdem standard- und kundenspezifische
Speziallösungen für die Gründung von Offshore Bauwerken an.
MENCK liefert neben Gerätetechnik auch Projektmanagement-Kompetenz
und spezifische Servicekompetenz entsprechend den Projektanforderungen.
Dies umfasst sowohl den Verkauf und Vermietung von
Hammer-Equipment-Systemen als auch die Lieferung von Paketlösungen
bis hin zur Übernahme und Durchführung komplexer Projekte.
Technische
Dokumentation
Ausgangssituation
Zielbestimmung
Technische Redaktion
Zurzeit besteht die Technische Redaktion von MENCK aus drei Technischen
Redakteuren und gehört organisatorisch zur Engineering-Abteilung.
Der Jahreswechsel 2011/12 war durch eine personelle Neuausrichtung
und -aufstellung der Redaktion geprägt. Parallel begann die
Zusammenarbeit mit der Beraterin Dr. Britta Görs. Gemeinsam mit ihr
wurde das Projekt Zielgruppen-Analyse gestartet.
Die Redaktion erstellt sowohl Operating Manuals für einzelne Geräte
als auch projektspezifische Equipment Manuals, die das Zusammenwirken
der Geräte beschreiben. Für jedes Projekt generieren die Redakteure
den Ersatzteilkatalog und stellen die entsprechenden Zeichensätze
zusammen. Im Jahr werden ca. 30 Projekte mit einem Seitenumfang
von ca. 1300 Seiten pro Projekt betreut.
Die Produkte der Firma MENCK werden überwiegend im Offshore-
Bereich eingesetzt. Die Dokumentation wird „just in time“ für die jeweiligen
Projekte angefertigt. Es gibt kaum Vorlaufzeiten. Zwischen
der Fertigstellung der technischen Umsetzung bis zur Auslieferung der
Dokumentation liegen meist nur 3–4 Wochen.
Die Besatzung der Schiffe ist international zusammengesetzt, die Kommunikation
erfolgt auf Englisch. Daher hat sich MENCK entschieden,
die Dokumentation in Englisch zu erstellen und auszuliefern.
Sowohl die Redaktion wie auch der Bereichsleiter gehen davon aus,
dass sich die Dokumentation vor allem an die hauseigenen Servicetechniker
richtet. Diese begleiten vor Ort den Einsatz der Maschinen.
Projekt: Zielgruppe
Das Projekt startete mit einer Zielbestimmung. Die beiden Redakteure
und der Leiter der Engineering-Abteilung tauschten sich über ihre
Erwartungen an das Projekt Zielgruppen-Analyse aus. Neben der Frage
„Welche Fragen sollen mit Hilfe der Zielgruppen-Analyse beantwortet
tekom-Jahrestagung 2012
403

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Wer macht was?
Servicetechniker
Andere Abteilungen
Zwischenergebnis
werden?“ wurde auch diskutiert, welche Aspekte in der Untersuchung
nicht betrachtet bzw. diskutiert werden sollen.
In moderierten Workshops haben die beiden Technischen Redakteure
ihre Vorstellungen gesammelt, wer während eines Hammer-Einsatzes
welche Aufgaben mit welcher Qualifikation ausübt.
In einem Gespräch mit dem Leiter der Servicetechniker und einem
Servicetechniker berichteten diese ihre Sicht auf die Bedeutung und
die Verwendung der Anleitungen. Außerdem stellten sie vor, welche
Qualifikation für die Einstellung eines Servicetechnikers bei MENCK
gefordert ist und wie ein Vorstellungsgespräch abläuft. Ebenso wurde
die Frage diskutiert, wie ein Servicetechniker von MENCK für seinen
ersten Einsatz auf einer Baustelle vorbereitet wird. Sowohl der Leiter
der Servicetechniker als auch der anwesende Servicetechniker sehen
keinen Unterschied bezüglich der Qualifizierung eines MENCK-Servicetechnikers
und eines Servicetechnikers des Kunden, der auf einem
Schiff den Hammer fährt. MENCK-Techniker besitzen nur den Vorteil,
einen sehr guten Einblick in die hauseigene Montage und Konstruktion
der Geräte zu haben.
Eine Möglichkeit, weitere Informationen über die Zielgruppe wie auch
ihre Arbeit zu erhalten, ist, das Wissen anderer Abteilungen zu nutzen.
Dafür wurden Unterlagen des Marketings und des Vertriebs gesichtet.
Leider war dieser Weg nicht sehr erfolgreich. Der direkte Austausch mit
den Servicetechnikern und der hauseigenen Montageabteilung erwies
sich als sinnvoller.
Die Zielgruppe sind die Servicetechniker von MENCK bzw. der Kunden
von MENCK. Servicetechniker sind als Experten anzusehen, die sehr
gut im Umgang mit den Geräten und dem Zusammenspiel der Geräte
geschult sind.
In der nächsten Projektphase wurde der Expertenstaus der Techniker
dahingehend untersucht, wie detailliert die Dokumentation sein muss
oder kann, um sie zu unterstützen. Folgende Hypothesen dienten als
Ausgangspunkt:
−−
Servicetechniker sind in der Lage, ohne explizite Aufforderungen
Handlungen mit entsprechenden Kontrollen abzuschließen.
−−
Servicetechniker erkennen Bauteile und Werkzeuge ohne referenzsichernde
Abbildung.
−−
Auch ohne Sicherheits- und Warnhinweise reagieren Servicetechniker
sensibel und in angemessener Art und Weise auf die Gefährdungen.
Im weiteren Verlauf des Projektes wurden diese Annahmen überprüft.
Außerdem untersuchten die Redakteure in Anwendungstests einzelne
Teile der Dokumentation und kontrollierten so den zielgruppengerechten
Aufbau und Ausgestaltung der Anleitungen.
Erkenntnisgewinn und Auswertung
In dem Vortrag werden insbesondere folgende Fragen diskutiert:
−−
Welches Wissen über die Zielgruppe existierte vor und nach dem
Projekt?
−−
Welche Auswirkungen hatte das Projekt auf die Erstellung der Dokumentation?
404
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
−−
Wie konnten Redakteure die Auseinandersetzung mit der Zielgruppe
in ihren Alltag integrieren?
−−
Hat das Projekt die Arbeit der Redaktion verändert?
−−
Welche Rolle hat in dem Projekt die externe Beraterin gespielt?
für Rückfragen:
rouven.andersson@menck.com
info@britta-goers.de
tekom-Jahrestagung 2012
405

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 10
Fachvortrag
Do you speak Deutsch? Produkte
mit englischen Benutzeroberflächen
auf Deutsch beschreiben
Marc Achtelig, indoition engineering, Zirndorf
Manchmal soll zu einem Produkt eine Beschreibung in deutscher Sprache
entstehen, wichtige Bedienelemente oder sogar die komplette Benutzeroberfläche
(das „User Interface“) des Produkts ist jedoch englisch
und wird nicht lokalisiert. In diesem Fall müssen Sie sich entscheiden:
Verwenden Sie in Ihrem (deutschen) Text die englischen Originalbegriffe,
oder übersetzen Sie beispielsweise die Bezeichnung eines englischen
Menüpunkts oder die englische Beschriftung einer Schaltfläche?
Beides hat Vor- und Nachteile:
−−
Wenn Sie die englischen Originalbegriffe verwenden, entsteht schnell
hässliches „Denglisch“ und viele Benutzer verstehen die genaue Bedeutung
nur ungenau.
−−
Wenn Sie die englischen Originalbegriffe übersetzen, geht nicht selten
der Wiedererkennungswert verloren und Benutzer suchen verzweifelt
nach Elementen und Funktionen, die auf dem Gerät ganz
anders heißen als in der Dokumentation.
Generell liefert ein Blick auf die Zielgruppe die beste Entscheidungsgrundlage:
Wenn Ihre Zielgruppe über gute Englisch-Kenntnisse verfügt
Wenn Sie davon ausgehen können, dass die große Mehrheit der Leser
die Bedeutung aller englischen Bezeichnungen versteht, verwenden Sie
die Begriffe aus der Benutzeroberfläche in deren Originalsprache ohne
Übersetzung.
Beispiel: Wählen Sie den Menüpunkt „File > Print options“.
Fügen Sie bei Bedarf hinter ungewöhnlichen Begriffen bei deren erstem
Vorkommen eine Übersetzung in Klammern ein – jedoch nur dann,
wenn dies für das Verständnis wichtig ist.
Beispiel: Aktivieren Sie die Option „Landscape“ (Querformat).
Leiten Sie, falls nötig, auch Verben aus den englischen Originalbegriffen
ab, wenn es dazu keine einfache, der Zielgruppe geläufige Übersetzung
gibt.
Beispiel, wenn es in einem Programm eine Funktion namens „Commit“
gibt: Committen Sie das Ruleset.
Verwenden Sie, falls nötig, auch in Überschriften die englischen Originalbegriffe,
um einen maximalen Wiedererkennungseffekt zu erzielen.
Nicht: Berichte drucken.
Sondern: Reports drucken.
Nehmen Sie allerdings ins Stichwortverzeichnis grundsätzlich sowohl
die englischen Originalbegriffe als auch übersetzte Begriffe auf.
406
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Wenn Ihre Zielgruppe nur über geringe oder
keine Englisch-Kenntnisse verfügt:
Wenn Sie davon ausgehen müssen, dass ein substanzieller Anteil der
Zielgruppe nicht über ausreichende Englisch-Kenntnisse verfügt, um
die Bedeutung aller Bezeichnungen aus der Benutzeroberfläche zu verstehen,
verwenden Sie in Handlungsanweisungen und Referenzen zwar
ebenfalls die englischen Originalbegriffe, fügen Sie unmittelbar danach
jedoch jeweils eine Übersetzung in Klammern hinzu.
Beispiel: Wählen Sie den Menüpunkt „File > Print options“ (Datei >
Druckeinstellungen).
Verwenden Sie außerhalb von Handlungsanweisungen und Referenzen
grundsätzlich übersetzte Begriffe. Ist der Bezug zur Bedienoberfläche
wichtig, fügen Sie in Klammern den englischen Begriff an.
Zeichnen Sie immer den Originalbegriff mit Ihrem Zeichenformat
für Bedienelemente aus, um den Benutzern die Zuordnung zur Softwareoberfläche
zu erleichtern. Falls Sie kein entsprechendes Zeichenformat
zur Verfügung haben (so wie wir in diesem Tagungsband), verwenden
sie Anführungszeichen.
Beispiel: Wenn Sie die Option Querformat („Landscape“) verwenden,
können Sie die ganze Tabelle auf einer einzigen Seite ausdrucken.
In Überschriften sind erklärende Ergänzungen in Klammern meist
nicht sinnvoll, da noch kein enger Bezug zur Benutzeroberfläche besteht.
Auch würden Überschriften durch einen Zusatz zu lang und
unübersichtlich.
Nicht: Reports drucken
Nicht: Reports (Berichte) drucken
Nicht: Berichte (Reports) drucken
Sondern: Berichte drucken.
Nehmen Sie auch hier ins Stichwortverzeichnis grundsätzlich sowohl
die übersetzten Begriffe als auch die Originalbegriffe auf.
Allgemeingültige Begriffe immer übersetzen
Belassen Sie generell nur die tatsächlich auf der Benutzeroberfläche
zu findenden Originalbeschriftungen in englischer Sprache. Übersetzen
Sie grundsätzlich alle allgemeingültigen Begriffe. Machen Sie also
beispielsweise die Platine nicht zum Board, den Steckplatz nicht zum
Socket, die Schaltfläche nicht zum Button und die Registerkarte nicht
zum Tab.
Nicht: Klicken Sie auf den „Print“ Button.
Sondern: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Print“.
Oder: Klicken Sie auf „Print“ (Drucken).
Offenkundige
Anglizismen
Vorsicht vor Anglizismen bei englischem „Input“
Wenn Sie als Quelle für Ihre Dokumente mit englischsprachigen Dokumenten
arbeiten, z. B. mit englischen Spezifikationen oder Marketing-
Unterlagen, laufen Sie leicht Gefahr, überflüssige Anglizismen in Ihre
Dokumente einzubauen.
tekom-Jahrestagung 2012
407

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Versteckte Anglizismen
Beugung und Mehrzahl
Viele Leser empfinden Anglizismen als befremdlich oder verstehen Sie
nur ungenau. Wenn Sie dann ohnehin schon viele englische Begriffe
aus der Benutzeroberfläche zitieren, wird es besonders heikel.
Verwenden Sie Anglizismen wie alle Fremdwörter nur dann, wenn es
dafür einen wichtigen Grund gibt.
Verwenden Sie Anglizismen nicht:
−−
aus Nachlässigkeit
−−
um Kompetenz, Agilität oder Modernität zu suggerieren
−−
um sich vor einer klaren Aussage zu drücken
Verwenden Sie Anglizismen nur dann, wenn:
−−
es keine geläufige deutsche Entsprechung gibt, wenn also ein Wort
mit deutschen Wörtern nur langatmig oder unvollkommen umschrieben
werden könnte
−−
das englische Wort Ihrer Zielgruppe bereits geläufiger ist als das entsprechende
deutsche Wort
−−
es sich um eine feststehende Produktbezeichnung oder Teilebezeichnung
handelt, die Sie selbst nicht beeinflussen können
Nicht jeder Einfluss eines englischen Originaltexts ist auf den ersten
Blick erkennbar, kann Ihr Dokument aber trotzdem negativ prägen.
Übernehmen Sie insbesondere keine englischen Redewendungen.
Beispiele: Sinn machen („to make sense“) statt sinnvoll sein, einmal
mehr („once more“) statt noch einmal, nicht wirklich („not really“) statt
eigent lich nicht.
Tipps zu Rechtschreibung und Grammatik
Die wichtigste Grundregel lautet: Sie schreiben einen deutschen Text,
also gelten die Regeln der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
– nicht die der englischen.
Beugen Sie auch englisch-stämmige Wörter grundsätzlich entsprechend
der deutschen Grammatik.
Die Mehrzahl fast aller Anglizismen bilden Sie durch Anhängen von s.
Anders als im Englischen wird dabei ein „y“ nicht zu „ie“.
Groß- oder Kleinschreibung, Zusammenschreibung oder Getrenntschreibung
Schreiben Sie englische Substantive in einem deutschen Text groß.
Anders als im Englischen werden im Deutschen zusammengesetzte
Substantive prinzipiell zusammengeschrieben. Eine Getrenntschreibung
ohne Bindestrich ist im Deutschen falsch. Eine Zusammenschreibung
ist grundsätzlich immer richtig, allerdings oft schlecht lesbar.
Um die Lesbarkeit zu verbessern, können Sie zwischen Wortgliedern
Bindestriche einfügen. Dies gilt sowohl für rein englisch-englische
Zusammensetzungen als auch für gemischt englisch-deutsche oder
deutsch-englische Zusammensetzungen. Verwenden Sie keinen Bindestrich
bei Wörtern, die bereits im Englischen zusammengeschrieben
werden. Wörter, die mit einem Adjektiv beginnen, können Sie optional
auch komplett getrennt schreiben. Dies ist oft besonders übersichtlich
(Beispiel: Compact Disc).
408
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Geschlecht
Schwierig kann die Bestimmung des Geschlechts werden. Allgemein
richtet sich das Geschlecht bei Fremdwörtern primär nach der Wortendung.
Da Anglizismen aber häufig andere Endungen haben als die
klassischen Fremdwörter, ist diese Methode nicht immer eindeutig. Ist
eine Zuordnung des Geschlechts über die Wortendung nicht möglich,
richtet sich das Geschlecht nach der deutschen Übersetzung. Beispiel:
„das Pattern“, denn die entsprechende Übersetzung ist „das Muster“.
Aller dings können auch hier Zweifelsfälle entstehen, nämlich dann,
wenn es zu einem Wort Übersetzungen mit unterschiedlichem Geschlecht
gibt. Beispiel: „die E-Mail“ oder „das E-Mail“ (Übersetzungen:
„die Post“ oder „das Schreiben“). Falls auch das Geschlecht der deutschen
Übersetzung nicht eindeutig ist, müssen Sie, falls nötig, in einem
Wörterbuch nachschlagen. Wenn Sie ein Wort dort nicht finden, bevorzugen
Sie im Zweifelsfalle die sächliche Form.
Tipps zum Erstellungsprozess
Ist es besser, zuerst die englische Dokumentation zu erstellen und dann
erst im zweiten Schritt daraus die deutsche Version zu generieren?
Oder ist es besser, mit der deutschen Version zu starten und diese dann
im zweiten Schritt übersetzen zu lassen?
Vorteile, wenn Sie mit der deutschen Version beginnen:
−−
Die Texte werden von einem Muttersprachler geschrieben. Der Redakteur
benötigt keine speziellen Englischkenntnisse.
−−
Die Übersetzung kann gut außer Haus gegeben werden und ist auch
ohne detaillierte Produktkenntnisse erstellbar, denn Übersetzer müssen
nicht zwischen zu übersetzenden und nicht zu übersetzenden
Texten unterscheiden.
Vorteile, wenn Sie mit der englischen Version beginnen:
−−
Die englische Dokumentation ist früher verfügbar, das Produkt kann
somit früher auf den internationalen Markt.
−−
Wenn das Master-Dokument in englischer Sprache vorliegt, lassen
sich leichter Übersetzer finden, insbesondere für Übersetzungen in
seltene Sprachen.
−−
Wenn die Texte anschließend vom Redakteur selbst ins Deutsche übersetzt
werden, lässt sich dies als zusätzlicher Korrekturlauf nutzen.
Weitere Informationen
Lucchesi, Angeliki, Anglizismen lernen Deutsch, tekom-Jahrestagung
2002
Fischer, Sylvia, Stolpersteine im Englischen, technische kommunikation,
Heft 03/10
Ikonomidis, Ageliki, Anglizismen auf gut Deutsch: Ein Leitfaden zur
Verwendung von Anglizismen in deutschen Texten, Buske Verlag, 2009,
ISBN 978-3-87548-560-8
Achtelig, Marc, Reihe Lösungen zur Technischen Dokumentation: „Writing
Plain Instructions“– Wie Sie Handbücher, Online-Hilfen und andere
Formen Technischer Kommunikation schreiben, die jeder Benutzer
versteht, Zweisprachige Ausgabe: Englisch + Deutsch, indoition publishing
2012, ISBN 978-3-943860-09-2
für Rückfragen: ma@indoition.de
tekom-Jahrestagung 2012
409

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 11
Fachvortrag
Vagheit
Lexikalische
Mehrdeutigkeiten
Mehrdeutigkeiten – finden,
auflösen, vermeiden
Achim Götz, euroscript Services GmbH, Berlin
In der Technischen Kommunikation sollen Sachverhalte klar und verständlich
dargestellt werden. Mehrdeutigkeiten führen nicht nur zu
Fehlinterpretationen beim Leser, sondern auch zu Übersetzungsfehlern
und Problemen bei der korrekten Wiederverwendung von Textbausteinen
und Modulen in Redaktionssystemen.
Seien wir ehrlich: Mehrdeutigkeiten sind in vielen Fällen gar kein Problem.
Oft ergibt sich die richtige Lesart aus dem Kontext, entweder dem
sprachlichen Kontext oder dem situativen Kontext.
Nehmen wir als Beispiel das Wort Absatz, ein Wort mit vielen Bedeutungen.
Der Leser kann aus dem sprachlichen Kontext erkennen, welche
Bedeutung gemeint ist: „Der Absatz konnte im vergangenen Jahr
um 10 % gesteigert werden.“ Wenn ein Kunde in einem Schuhgeschäft
nach Schuhen mit flachem Absatz fragt, dann wird durch den situativen
Kontext klar, dass es sich um Schuhabsätze handeln muss.
Warum also das Ganze? Am Ende erleben wir doch wesentlich weniger
Missverständnisse, als zu befürchten wäre. Doch genau die Fähigkeit
des Menschen, über Mehrdeutigkeiten hinwegzusehen, macht die Gefahr
aus. So erscheint dem Autor selbst der Text eindeutig, er versteht
ihn entsprechend seiner Intention. Der Leser aber kann diese Intention
nur aus dem Text erschließen und steht dadurch möglicherweise vor
der Wahl.
Der Leser in diesem Fall muss nicht zwingend der (End-)Kunde sein.
Auch Übersetzer sind von denselben Problemen betroffen, wenn nicht
sogar noch mehr: Gewollte Unschärfen lassen sich oft nicht übersetzen,
so dass diese aufgelöst werden müssen, auch wenn sie dem Textverständnis
in der Quellsprache keinen signifikanten Abbruch tun.
Keine Mehrdeutigkeit im sprachlichen Sinne, aber leider immer wieder
anzutreffen ist die Vagheit. Die Sprache bietet allerlei Möglichkeiten,
sich unpräzise auszudrücken. Immer wieder werden deshalb Benutzer
mit Angaben konfrontiert, die mehrdeutig sind. Ein einfaches Beispiel
hierfür ist das Wort „regelmäßig“. Es liegt in der Interpretation des
Lesers, ein passendes Zeitintervall zu finden. Die Wahrscheinlichkeit,
dass er dabei das gemeinte findet, ist gering. Wenn immer es möglich
ist, sollten konkrete Angaben und Werte verwendet werden, damit dem
Leser jeder Interpretationsspielraum genommen wird.
Für Technische Redakteure muss es ein Ärgernis sein, dass es im Deutschen
(und in quasi jeder anderen natürlichen Sprache) Wörter gibt,
die mehrere Bedeutungen tragen. Laut Guinness-Buch der Rekorde
ist „Läufer“ das deutsche Wort mit den meisten Bedeutungen, es sind
24. Sie kennen sicherlich auch andere Beispiele. Bei diesen umgangssprachlich
auch „Teekesselchen“ genannten Wörtern kann man zwischen
solchen unterscheiden, die orthografisch gleich sind (Homonyme,
z. B. „Bank“) und solchen, die sich im Schriftbild unterscheiden (Homophone,
z. B. „Rad“ / „Rat“). In geschriebenen Texten sollten Homophone
keine Rolle spielen, der Leser kann sie unterscheiden.
410
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Komposita
Syntaktische
Mehrdeutigkeit
Präpositionen
Attribute
Mehrdeutigkeiten
durch Bezüge
Für echte Homonyme muss sichergestellt werden, dass sie durch den
Kontext eindeutig werden. Es ist unwahrscheinlich, dass jemand sein
Geld auf einer Parkbank anlegt, genauso unplausibel wäre es, wenn
jemand auf einem Geldinstitut Platz nimmt.
Falls der Kontext alleine nicht ausreicht, ist es ein Fall für die Terminologie-Abteilung.
Wird „Geldinstitut“ als Vorzugsbenennung anstelle von
„Bank“ vorgeschrieben, ist die Mehrdeutigkeit vermieden, auch wenn
der Kontext nicht ausreicht.
Bei der Bildung von zusammengesetzten Wörtern entstehen häufig
neue Mehrdeutigkeiten. Ob eine Holzschraube eine Schraube aus Holz
oder aber eine Schraube für Holz ist, wird aus dem Wort alleine nicht
klar. Ein fast schon sprichwörtliches Beispiel sind die verschiedenen
Zusammensetzungen mit „Schnitzel“ wie Kalbsschnitzel oder Jägerschnitzel.
Komposita, die nicht dem allgemeinen Sprachgebrauch entstammen,
sollten deshalb sorgfältig geprüft und wenn nötig umschrieben
werden (Schnitzel nach Jägerart).
Doch auch wenn alle Wörter eindeutig sind, können sich Mehrdeutigkeiten
im Satz ergeben. Begünstigt wird dies durch den Nominalstil
einerseits und Verknappungen und Auslassungen andererseits. Mehr
als ein Gesetzestext hat es bereits zu zweifelhaftem Ruhm gebracht,
weil die tatsächliche Aussage und die von den Autoren gewünschte
nicht übereinstimmen. Alleine durch Befolgen der Regel „eine Aussage
je Satz“ werden bereits viele Klippen umschifft.
Präpositionen bringen nicht immer die gewünschte Eindeutigkeit: „Bolzen
hinter der Führung abfeilen.“ Soll der Bolzen, der sich hinter der
Führung befindet, abgefeilt werden oder soll der Leser zum Abfeilen
hinter die Führung gehen? Zusätzlich ergibt sich in diesem Beispiel
eine zweite Mehrdeutigkeit. Wir wissen nicht, ob es ein oder mehrere
Bolzen sind, da Singular und Plural gleichlautend sind. Ein Artikel
(„den“ oder „die“) sorgt für Klarheit, ein Präpositionalgefüge kann die
erste Mehrdeutigkeit auflösen: „Den hinter der Führung befindlichen
Bolzen abfeilen.“
Ein weiteres Beispiel: „Lackierte Gehäuseteile und Befestigungselemente
dürfen nicht gestapelt werden.“ Es ist nicht klar, ob sich das
Attribut „lackiert“ nur auf Gehäuseteile oder auch auf Befestigungselemente
bezieht, dürfen also Befestigungselemente generell nicht
gestapelt werden oder trifft dies nur auf lackierte Befestigungselemente
zu? Im ersten Fall genügt es, die Satzstellung zu verändern („Befestigungselemente
und lackierte Gehäuseteile …“) im zweiten Fall sollte
das Attribut wiederholt werden („Lackierte Gehäuseteile und lackierte
Befestigungselemente …“).
Bezüge mit Personalpronomen können zu Mehrdeutigkeiten führen:
„Die Wartungsklappe wird mit der Schraube befestigt. Sie ist aus Aluminium.“
Wir bleiben ratlos: Ist die Schraube oder die Wartungsklappe
aus Aluminium? Das Beispiel zeigt einen weiteren Fallstrick: Der Satz
„Sie ist aus Aluminium“ wird mit den gängigen Translation-Memory-
Systemen als Segment abgespeichert und möglicherweise wieder übernommen,
auch wenn der Bezug in einem anderen Kontext ein anderer
ist und möglicherweise auch der Genus des Personalpronomens ein
anderer sein müsste.
tekom-Jahrestagung 2012
411

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Mehrdeutigkeiten
vermeiden
Die genannten Beispiele für Mehrdeutigkeiten sind allesamt nicht
schwer zu finden und aufzulösen. Bestimmte sprachliche Muster sind
nahezu prädestiniert dafür, mehrdeutig zu werden – hier kann sowohl
beim Schreiben als auch beim Prüfen besondere Aufmerksamkeit
helfen. Begriffsorientierte Terminologiearbeit und klare Benennungsgrundsätze
tun ihr Übriges.
für Rückfragen: achim.goetz@euroscript.de
412
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 12
Fachvortrag
Gesucht und gefunden: Premium
Dokumentation verlangt Premium Index!
Harry Stricker, Fischer Computertechnik GmbH, Radolfzell
Mindestens in der Papierwelt bietet ein gutes Indexverzeichnis, auch
Stichwortverzeichnis oder Register genannt, einen schnellen Zugang
zur Information. Die Erschließung von Inhalt, also das Zuweisen von
Schlagwörtern, die den Inhalt repräsentieren, ist aber auch nützlich
für die elektronische Welt, da die Volltextsuche, wie wir sie heute kennen,
nur limitierte Möglichkeiten zum Auffinden von Inhalten bietet.
In XML-basierten Redaktionsprozessen lassen sich bereits heute automatisiert
Indexverzeichnisse generieren – worauf müssen wir achten,
wenn wir ein Premium Indexverzeichnis erstellen wollen?
Dedicated Indexing
Embedded Indexing
Wie geht der Profi vor?
Wer hätte das gedacht: Wenn der Profi-Indexer ans Werk geht, dann
legt er ein zu indexierendes Dokument oftmals in gedruckter Form
neben sich und erfasst völlig losgelöst von der digitalen Dokumentenquelle
in einer separaten Datei Indexeinträge und die dazu passenden
Seitenzahlen. Dazu verwendet er eine spezielle Software für Dedicated
Indexing. Aufgrund der Tatsache, dass hier eine separate Index-Datei
entsteht, wird das Verfahren auch Seperate File Indexing genannt.
Das soll einer verstehen: Brauchen wir tatsächlich ein extra Index-Tool,
um ein Indexverzeichnis zu erstellen? Alle gängigen DTP-Tools unterstützen
uns doch bei der automatisierten Generierung von Indexverzeichnissen.
Alles, was wir tun müssen, ist direkt im Dokument ein paar
Indexmarken zu erfassen und auf den Generier-Knopf zu drücken –
und schwupp haben wir ein gut sortiertes und ggf. schon passend layoutetes
Indexverzeichnis mit Seitenzahlreferenz. Die Seitenzahl kann
sich dann ruhig auch noch einmal ändern – auf Knopfdruck wird sie
aktualisiert. Diese Methode, also das Einbetten von Indexmarken in das
Dokument, wird Embedded Indexing genannt und stellt den Gegenpol
zum Dedicated Indexing dar.
Der Profi-Indexer hat ein paar gute Gründe für sein „dedi cated“ Vorgehen:
Ein qualitativ hochwertiges Indexverzeichnis entstehe schnell und
kostengünstig eben nur mit dem Vorgehen Dedicated Indexing und mit
der Unterstützung der einschlägigen Software. Die Methode Embedded
Indexing hingegen sei zu sperrig, d. h., es unterstütze den Index-Entstehungsprozess
nicht optimal. Deshalb sei der Vorteil „Aktualisierung der
Seitenzahl auf Knopfdruck“ nachrangig einzuordnen.
An dieser Stelle müssen wir uns fragen: Was macht denn ein gutes
Indexverzeichnis aus? Und dann wollen wir uns auch fragen, welche
der Kriterien und Features sind denn relevant für die Technische Dokumentation
bzw. welche wollen und können wir uns überhaupt leisten?
Automatisierte Indexverzeichnis-Erstellung mit
Content-Management-Systemen
In den letzten 10 Jahren haben sich XML und Content-Management-
Systeme (CMS) mehr und mehr in der Technischen Redaktion durchgesetzt.
Diese Entwicklung ist eine der Antworten auf die zentrale
tekom-Jahrestagung 2012
413

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Embedded Indexing
mit CMS
Vielfältige
Problemstellungen
Herausforderung an die Technische Redaktion: Print- und Online-Medien
rechtzeitig, benutzer- und mediengerecht in der passenden Sprache
zu erstellen.
Das Automatisierungskonzept der meisten CMS-Hersteller sieht natürlich
auch einen Mechanismus zur automatisierten Index-Generierung
vor. CMS-Redakteuren steht in der Regel eine Embedded-Indexing-
Funktionalität zur Verfügung: Die Indexmarke wird direkt im Modul
erfasst und mit dem Modul gespeichert. Wird das Modul im Standard-
Übersetzungsprozess an das Translation-Memory-System (TMS) ausgespielt,
dann wird in diesem Zuge auch gleich die Indexmarke übersetzt.
Im Publikationsvorgang werden schließlich aus allen zusammengestellten
Modulen die enthaltenen Indexeinträge ermittelt und an einer
gewünschten Stelle im Dokument ein passendes (modulübergreifendes)
Index-Verzeichnis erstellt – und das in jeder Sprache.
Es ist nicht selbstverständlich, dass in diesem Prozess ein konsistentes
und vollständiges Indexverzeichnis entsteht. Gründe dafür sind:
−−
Module, und damit auch die Indexmarken, werden möglicherweise
von verschiedenen Redakteuren asynchron erstellt.
−−
Module (inkl. Index-Marke) werden möglicherweise in einer anderen
Dokumentzusammenstellung, in einem anderen Kontext, wiederverwendet.
−−
Änderungen müssen in der (Modul-)Quelle, bei systematischen Änderungen
ggf. in vielen Modulen, nachgezogen werden.
Die potentielle Wiederverwendung der Indexmarke und die kollaborative
Entstehung eines Indexverzeichnisses mit CMS erfordert ein klares
redaktionelles Index-Konzept. Nur so kann für möglichst hohe Konsistenz
und Vollständigkeit im Indexverzeichnis gesorgt werden. Wenn
sich hier pragmatische Regeln definieren lassen, dann kann auf diese
Weise ein durchaus akzeptabler Index generiert werden, der beinahe
nebenher (kostengünstig) entsteht.
Rechnergestützte alphabetische Sortierung
Immer wenn wir uns per Embedded-Indexing-Verfahren ein Indexverzeichnis
generieren lassen, werden die Einträge ganz selbstverständlich
alphabetisch richtig sortiert. Aber auch beliebige andere Listen (z. B. in
der Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation) können wir mit Hilfe
von Rechnern automatisch sortieren lassen.
Dabei ist die richtige Sortierung gar nicht so selbstverständlich zu erreichen,
wenn die länderspezifischen lexikographischen Alphabetisierungsregeln
berücksichtigt werden sollen. Beispiel: In Deutschland wird
das diakritische Zeichen „Ä“ vor „B“ sortiert. Der Schwede erwartet das
„Ä“ hingegen nach dem „Z“. Dafür sortiert der Schwede das „V“ und
das „W“ zusammen und sieht gerne zuerst Klein- vor Großbuchstaben
(z. B. „karl“ vor „Karl“). Außerdem gibt es im Schwedischen nach dem
„Z“ noch einen weiteren Sonderbuchstaben, den es im Deutschen so gar
nicht gibt – das „A“ mit Kringel: „Å“.
Die Anforderungen an die Sortierung sind also nicht ganz trivial. Auch
die Anforderungen aus dem asiatischen Sprachraum mit den tausenden
Zeichen (Ideogrammen) machen die Sortieraufgabe nicht leichter.
Allein im Chinesischen gibt es mindestens 3 Ansätze für die Sortierung:
nach Aussprache, Anzahl der Striche oder Radikale.
414
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Die computergestützte Sortierung basiert letztlich darauf, dass jedes
Zeichen, das mit dem Computer gespeichert wird, durch einen numerischen
Wert repräsentiert wird – das war bereits beim ASCII-Code so
und das ist im heutigen Standard Unicode so. Da die Reihenfolge der
Zeichen im Unicode nicht den verschiedenen Vorstellungen von Sortierung
in den Kulturen entsprechen kann, braucht es Vorgaben (Sortiertabellen),
in denen definiert ist, welchen Platz in einer Sortierung
einem Zeichen zugeteilt werden soll. Ein entsprechender Sortieralgorithmus
muss mit diesen Informationen die zu sortierenden Zeichenketten
vergleichen und Reihenfolgen ableiten.
Natürlich bieten die gängigen DTP-Tools, von FrameMaker bis Word,
entsprechende Sortierungs-Funktionalität, mit der auch ein Index nach
den kulturellen Vorgaben sortiert werden kann. In einem automatisierten
Redaktionsprozess mit CMS findet die richtige Sortierung idealerweise
bereits im Publikationsprozess statt.
für Rückfragen: stricker@fct.de
tekom-Jahrestagung 2012
415

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 13
Fachvortrag
Instruktionsdesign als Leitfaden
für die Technische Redaktion bei
der Erstellung von eLearnings
Dr. Christian Schindelin und Bernd Growek, T3 GmbH, Erlangen
Motivation
In vielen Unternehmen setzt sich die Idee durch, die Technische Redaktion
auch mit der Erstellung von eLearnings zu beauftragen. Das Wissen,
welche Inhalte neu zu schulen und wie sie mit bereits bekannten
Inhalten verzahnt sind, ist bei den Redakteuren im Allgemeinen bereits
vorhanden.
Allerdings fehlen den Technischen Redakteuren oft das „Wie“ der Herangehensweise
und das „Womit“ des technischen Rahmenwerks, auf
denen die interaktive Präsentation im eLearning schließlich aufgebaut
ist.
Hier kommt das Instruktionsdesign oder Instructional Design zu Hilfe.
Es bezeichnet die systematische Planung, Entwicklung und Evaluation
von Lernumgebungen und Lernmaterialien. Der Begriff stammt aus den
USA und wurde namentlich von Robert Gagné geprägt [1].
Basierend auf den Prinzipien des Instruktionsdesigns wurde das T3
Didactic Design entwickelt: Es besteht einerseits aus einer Herangehensweise,
den Lehrstoff zu erheben und zu didaktisieren. Andererseits
enthält es das Rahmenwerk, das seine Inhalte aus einem XML-basierten
Redaktionssystem bezieht. Beides zusammen ist dazu geeignet,
die Hürden für die Mitarbeiter der technischen Dokumentationsabteilungen
zu senken, so dass es leichter fällt, eine systematische Vorgehensweise
zu praktizieren. Die technische Komplexität des T3 Didactic
Design ist weitgehend vor dem Redakteur verborgen, so dass er sich auf
die Inhalte selbst und die angewendete Didaktik konzentrieren kann.
Der Vortrag widmet sich dem ersten Teil, der didaktischen Herangehensweise.
Leitgedanke
T3 Didactic Design – theoretische Grundlagen
Der zentrale Leitgedanke des T3 Didactic Design ist die konsequente
Handlungsorientierung. Ziel ist es, nicht einfach nur Faktenwissen zu
vermitteln, sondern beim Lerner Handlungs- und Problemlösungskompetenz
aufzubauen. Dazu braucht es den nötigen „Unterbau“ aus Fakten-
und Konzeptwissen.
416
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Abb. 1: Arten von Wissen
Unterstützung und
Führung des Lerners
Um das geforderte Wissen zu erwerben, muss der Lerner unterstützt
werden. Das T3 Didactic Design bietet hierzu verschiedene Didaktiktypen
an. Die Didaktiktypen basieren aufeinander, wie in der folgenden
Wissenspyramide abgebildet:
Abb. 2: Wissenspyramide
Mediendidaktik und
visuelle Präsentation
Beispielsweise steht an unterster Stelle der Didaktiktyp „Know What“,
der das relevante Faktenwissen behandelt. Für ein spezielles Handlungsziel
durchläuft der Lerner einmal die Pyramide von unten nach
oben.
Die Kombination von Didaktiktypen, die das T3 Didactic Design für ein
einzelnes Lernziel vorsieht, heißt „Lernobjekt“.
Die visuelle Präsentation im eLearning kann verschiedene Schwerpunkte
setzen. Das T3 Didactic Design deklariert dazu die folgenden
Topictypen, die den Didaktiktypen zugeordnet werden:
tekom-Jahrestagung 2012
417

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Abb. 3: Topictypen
Modularisierung
XML-basierte Erfassung
im Redaktionssystem
Beim Topictyp Show werden beispielsweise Videos oder Animationen
als Hauptinformationsträger verwendet, textuelle Erläuterungen unterstützen
zusätzlich die Visualisierung.
Damit ein Lernobjekt modular (wieder)verwendbar ist, benötigt es die
Festlegung eines Lernziels und einen eigenen Schluss in Form einer
Wissensüberprüfung und eines Feedbacks. Damit kann das Lernobjekt
als ein in sich geschlossenes „Reusable Learning Objekt“ (RLO) behandelt
und in verschiedenen Kontexten (Modul, Kurs) in gleicher Form
eingebaut werden. Praktisch angewendet wird dies beispielsweise zur
Adaption an unterschiedliche Lernpfade oder Lerner-Level sowie für
die zusätzliche Nutzung zum situativen Lernen als Knowledge Nuggets
auf Informations- und Wissensplattformen.
Aus mehreren RLOs lassen sich gemäß Lehrplänen größere Einheiten
aufbauen. Beispielsweise können mehrere RLOs zu einem
Modul zusammengefasst werden; mehrere Module bilden dann den
eLearning-Kurs.
Zur strukturierten Erfassung der Didaktik- und Topictypen in einem
XML-basierten Redaktionssystem bietet T3 das T3 Learning Plugin an,
das die Basisfunktionen des Redaktionssystems mit dem T3 Didactic
Design fusioniert. Durch das T3 Learning Plugin [2] werden Content-
Management-Systeme (CMS) zu Learning-Content-Management-Systemen
(LCMS) erweitert.
Dieses Plugin erleichtert die Arbeit des Redakteurs zusätzlich, da multimediale
Web-based Trainings automatisiert generiert werden. Die
SCORM-Konformität der produzierten Ergebnisse gewährleistet eine
volle Interoperabilität mit allen gängigen Learning-Management-Systemen
(LMS).
418
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Nutzerführung
Wissensvermittlung
Lernzielkontrollen
Eingespielte Workflows
Perspektive für
Technische Redakteure
Nutzen des T3 Didactic Design in der Technischen Redaktion
Das T3 Didactic Design führt die Redakteure beim Planen neuer Lernobjekte.
Im Redaktionssystem mit T3 Learning Plugin erleichtern Templates
die Anlage neuer Topics gemäß den Didaktik- und Topictypen.
Das T3 Didactic Design zielt auf eine hohe Akzeptanz bei Lernern und
garantierten Lernerfolg. Jede Aussage wird visuell unterstützt; Animationen,
Videos, Grafiken werden textsynchron eingesetzt. Interaktive
Topics werden explizit unterstützt.
Das T3 Didactic Design beinhaltet Übungen und Tests nach dem QTI-
Standard, um den Lerninhalt zu vertiefen sowie den Lernerfolg gezielt
und automatisch zu überprüfen. Die Tests können auch zur systemgestützten
Zertifizierung des Lerners eingesetzt werden.
Das T3 Learning Plugin bietet nahtlose Unterstützung in einem Redaktionssystem.
Bei der eLearning-Erstellung kann die Technische Redaktion
auf allen Workflows und Übersetzungsfunktionen eines Redaktions
systems aufbauen.
Das Erstellen von eLearnings gestattet es, redaktionelle Inhalte strukturiert
und standardisiert in aufgelockerter und visuell ansprechender
Form darzubieten. Dies ermöglicht es insbesondere den Redakteuren,
die bisher überwiegend in der „klassischen“ Technischen Dokumentation
eingesetzt waren, ihre Kompetenzen zu erweitern und auszubauen.
Fazit
Das T3 Didactic Design ist eine Methode, mit der Technische Redakteure
in die Lage versetzt werden, neben klassischen Dokumentationsformen
auch anspruchsvolle eLearning-Produktionen selbst zu erstellen.
Hinweise:
[1] Wikipedia http://de.wikipedia.org
[2] Erläuterung zum T3 Learning Plugin unter
http://tinyurl.com/c6v2kk3
Für Rückfragen:
Christian.Schindelin@T3.de
Bernd.Growek@T3.de
tekom-Jahrestagung 2012
419

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 15
Workshop
Educating DITA
Nolwenn Kerzreho, Université Rennes 2, France
Tony Self, Swinburne University of Technology, Australia
Overview
As some areas of technical communication continue to move from linear,
document-centric authoring to structured, topic-based approaches
using the DITA semantic mark-up language, it is becoming more apparent
that some existing practices have to be abandoned and new methods
and techniques taken up. The skills required for these new methods
and techniques can either be taught in the classroom at university level
or taught in the workplace. The way in which universities have taught
DITA techniques provides a useful insight into how DITA skills can also
be transferred in the workplace.
DITA
The Darwin Information Typing Architecture (DITA) is an XML-based
architecture for writing and delivering information using structured
authoring techniques. It is aimed at technical communicators, authors,
editors, and creators of textual content.
The approach enabled by DITA represents a major shift in the way in
which technical communicators and other writers approach a documentation
project. DITA effectively separates the content from the presentation;
technical communicators using DITA can no longer use traditional
style-based techniques and authoring tools to write manuals and other
documents. This is because DITA is based on semantic mark-up and
integrated metadata, both of which are new concepts for most technical
communicators.
Two Universities, Two Hemispheres
Swinburne University of Technology is located in Melbourne, Australia.
Until 2011, a post-graduate Technical Communication programme was
run within the Faculty of Life and Social Sciences, offering post-graduate
qualifications for students. One of the Graduate Diploma subjects
offered was “Structured Authoring with DITA”.
Université Rennes 2 is located in Brittany, France, and offers post-graduate
and under-graduate vocational studies in technical communication
disciplines. One of the technical communication subjects offered is
“Structured Authoring”, which, like the Swinburne subject, focusses on
the DITA semantic mark-up language.
Why is education important for writers moving to DITA?
Writing structured topic-based documents using a semantic mark-up
language is markedly different in many respects to writing in a linear,
document-centric form. Technical communicators migrating from legacy
to structured approaches need to abandon some practices, focus on core
writing skills, and develop new methods and techniques. The change
can be described as re-educating a technical writer as an information
engineer.
420
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Application in the Workplace
There is a difference between education and training, and that may impact
how approaches to “education” in DITA can be applied to “training”
in DITA.
The objective of education is to gain knowledge about facts, principles,
and concepts. Training is more focussed on teaching a skill. Assessment
of education is based on testing a student’s knowledge of concepts and
ability to apply concepts to solve problems. Assessment in training is
usually about testing the student’s ability to perform a task. This is usually
(perhaps unfairly) summarised as education = theory, training =
practice.
To be a competent DITA practitioner in the workplace, an author does
need to have a firm understanding of the concepts of structured, semantic
authoring. It is not a field where learning by rote (recalling which
buttons to press or menus to select) is relevant. DITA is principally a
methodology, and is not a software tool. For that reason, training authors
in DITA is very similar to educating students in DITA theory. While you
may be able to train someone to use a DITA authoring tool, you need to
do more to educate them to write within the DITA methodology.
In the Workplace
Workplace training in DITA can take a similar approach to university
education. The new skills required for a DITA author can be summarised
as:
−−
information typing
−−
topic-based writing for re-use
−−
minimalism
−−
separation of content and form
−−
XML and mark-up language
−−
DITA vocabulary
−−
Software tools
The first five of these new skills are conceptual, and the last two are
mostly practical.
If authors working in an organisation have no education in DITA or
structured authoring, they will need to be taught all seven skills. Those
with education in structured authoring may only need training in the
software tools used by the organisation, and perhaps in the DITA vocabulary
if their learning was based on another semantic mark-up
language.
Student Outcomes
Colin M. (graduated in 2009) was hired by a company based in the
Bouches-du-Rhône region, South of France about six months after
graduating. He later left that company to work for a semiconductor
manufacturing group in Eindhoven in The Netherlands, where he continues
to work as a Product Data Analyst and DITA Implementor. Without
the educational background in DITA, his career would have been
very different.
Peter C. (graduated in 2011) was already working as a technical communicator
in an automotive company in Melbourne, Australia, but was
tekom-Jahrestagung 2012
421

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
confronted with documentation challenges that only an XML-based
approach could meet. The DITA subject helped improve his understanding
of DITA so he could make informed strategy decisions about
his own documentation projects. This conceptual knowledge has made it
possible for Peter to manage a large and complex DITA document engineering
process that extracts technical information from an inventory
management system and incorporates it with conventionally-written
content.
Conclusion
Writing structured topic-based documents using a semantic mark-up
language is different in many respects to writing in a linear, documentcentric
form, and requires different skills. Formal education can provide
the conceptual framework and the core skills, but further training,
particularly in software tools, may be required in the workplace. The
approaches to university education and workplace training can be quite
similar, but it is critical that DITA authors acquire the necessary theoretical
and practical skills to make them effective practitioners.
aself@swin.edu.au
nolwenn.kerzreho@uhb.fr
422
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 16
Tutorial
Crossing the divide – Advanced techniques
for conversion to structured FrameMaker
Jang F.M. Graat, JANG Communication, Amsterdam
Most of the techniques that will be explained in this tutorial were developed
in a project for one of my customers, who will be co-presenting
that project with me in TA5: Changing the engine without stopping the
car.
Preparing the documents
Some features of the unstructured FM interface do not translate well
into the structured paradigm. In fact, some features break FM’s builtin
conversion and cause a fatal crash. This means that such features
have to be either removed or changed in such a way that FM can handle
them properly.
One particular case is anchored frames that contain text frames. In one
project, such frames were used to place notes for the authors in the side
heads. A script finds all occurrences of such constructions and moves
the content into the main document, applying specific paragraph format
tags so that they can be recognized for what they are. After conversion,
the re-applied paragraph formats makes the notes appear in the side
heads again.
Another feature does not lead to crashes but offers an opportunity to increase
the quality of converted materials: the use of different sidehead
icons for different types of notes. If the images are linked instead of
copied into the FM documents, their filenames can be used to apply new
paragraph formats to the note texts. This allows distinguishing an „Info“
note from a „Caution“ and „Warning“, or whatever note categories you
may have. Again, after conversion, the icons can be brought back into
the formatting (using a slightly different and easier to manage method).
Conversion tables and their usage
The information about creating conversion tables in FM’s documentation
is more or less enough to do the straightforward conversion work.
But the really interesting work starts where the documentation ends.
Higher-level conversion rules can be applied until reaching the very top
of the tree. The order in which certain rules are applied may become an
obstacle if you do not have a clear idea of the structure that is inherent
in the source document’s formatting.
Creating complex expressions at higher-level rules can be made less
error-prone by using variables for sets of elements that often appear
together. You can go one step further by using text insets to create and
manage a set of conversion tables: each conversion table being specifically
optimized for one type of document. The tutorial, procedure and
reference chapters may have different structures and can be converted
using different conversion tables. Also, if you are a consultant like myself,
you may want to use a number of modules that can be combined
into a fitting conversion table for each particular customer, without having
to copy and paste generic enhancements for often occurring formats
and constructions.
tekom-Jahrestagung 2012
423

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Applying conversion tables when you have books with a large number
of chapter files can be tricky, especially if some of the chapter files are
generated content which do not require conversion to structured FM.
Also, backup files should be skipped and you do not necessarily want to
overwrite the source files – in case you do need them to check on possible
manual corrections that must be made later. All of these requirements
call for a script that processes a book, moving files out of the way
of the “Structure Documents” command and creating a safe location
for the files to end up in. A fairly simple script can save lots of valuable
time later on.
Post-processing the result
Some features of format-based FM cannot be converted using the builtin
tools. One of these is conditional text. When you select the option to
show all conditional text, none of the markers for that text are visible
and therefore cannot be converted. If you decide on hiding the conditional
text, you will be able to convert the marker to structured FM but
you will loose the content. The only way out of this is converting the
markup-based conditional text into attribute-based conditional text using
a script in the converted document.
Many structural features that may be obvious to the author cannot be
expressed in a conversion table rule at all. Fortunately, there are tools
that let you automate the enhancement of your structured document
based on the properties of elements and the order in which they appear.
The most effective tool for this type of work is West Street Consulting’s
FrameSLT: it makes the power of XSLT available within the environment
of structured FM. This allows you to define an XPath query to find
specific elements or attributes and apply structural transformations on
them. Even though this tool would easily fill an entire tutorial (I will
reapply that tutorial to next year’s tcworld conference) or a full-day
course, I will be showing some examples of its incredible power.
Contact: jang@jang.nl
424
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 17
Tutorial
Sprachregeln und Redaktionsleitfaden
Andreas Baumert, Hochschule Hannover
Annette Verhein-Jarren, Hochschule für Technik Rapperswil, Schweiz
Den Nutzen von Sprachregeln bestreitet niemand. Kein Unternehmen
hält es für sinnvoll, dass jeder Mitarbeiter so schreibt, wie ihm der
Schnabel gewachsen ist. Dennoch scheuen viele den Aufwand, solche
Regeln zu entwickeln. Wir zeigen einen Weg, dieses Problem in den
Griff zu kriegen.
Sprachregeln, oft ein anderes Wort für Grammatik
„Etwa fünfzehn Jahre nach Eröffnung der Golden Gate Bridge stellte
ein Mitarbeiter der Autobahngesellschaft von Nordkalifornien am ostwärtigen
Ende der Brücke Rostspuren fest. Ein Maler wurde mit dem
Neuanstrich beauftragt. Er fing am verrosteten Ende an und arbeitete
sich zum westlichen Ufer vor. Nach Abschluss der Arbeiten waren fünfzehn
Jahre vergangen, man stellte am ostwärtigen Ende Rostspuren
fest.“ (1) So leitete Peter Eisenberg 1986 seine Grammatik ein. Seitdem
sind Tausende Grammatik-Buchseiten entstanden, etliche davon aus
seiner Feder.
Dieses Geschäft ist frustrierend. Seit Jahrhunderten versuchen Wissenschaftler,
die Regeln der deutschen Sprache zu erkennen und zu notieren.
Stets gelingen ihnen nur Teilerfolge, beachtliche zwar, doch nie der
letzte große Wurf: die endgültige Beschreibung aller Regeln des Deutschen.
Das hat wenigstens zwei Gründe.
1. Die Sprache verändert sich, langsam zwar und nur schwer zu beobachten,
doch stetig. Der Verdacht liegt nahe, dass es DIE Regeln DES
Deutschen gar nicht gibt. Über Näherungswerte – wenn auch beeindruckend
gute – kommt man nicht hinaus.
2. Auch die Methoden, mit denen man sie beschreibt, werden häufig
über Bord geworfen und durch andere ersetzt. Für den Laien ist diese
Angelegenheit enttäuschend; so hat die Duden-Grammatik von 1984
für ihn nichts gemein mit jener, die der gleiche Verlag gut zwanzig Jahre
später auf den Markt brachte. (2) War das alte Buch falsch, alles ein
Irrtum?
Weit gefehlt: Wie gut eine Grammatik auch ist: Sie beschreibt nur einen
Ausschnitt der Regeln einer Sprache, wenn man von Kunstsprachen
einmal absieht. Dabei nutzt sie jene Instrumente, die sich gerade in der
Wissenschaft durchsetzen konnten. Oft – keineswegs immer – ist sie
besser als ihre Vorgängerin, das interessiert aber nur den linguistischen
Experten. Andere Sprachanwender wollen nur möglichst einfache Antworten
auf ihre Fragen finden. Beiden gemein ist, dass sie sich daran
gewöhnt haben, bloß einen Teil der Sprache beschrieben zu sehen, eine
Untermenge.
Redaktionsleitfaden
Jede Redaktion sollte Regeln folgen, wie Dokumente zu gestalten sind,
wie man die verfügbaren Rechner und Programme nutzt und was bei
der Projektabwicklung zu beachten ist. Die Regelwerke haben unterschiedliche
Namen – Gestaltungsrichtlinie, Redaktionsleitfaden, DTD
tekom-Jahrestagung 2012
425

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Schlechter Ruf
Aufwand
Untersuchen
oder XML-Schema –, sie liegen in vielen Formen vor, gedruckt, als Datei,
elektronische Vorgangssteuerung und oft als implizites Handlungswissen
der Mitarbeiter: Man macht es eben so und nicht anders.
Wie solche Redaktionsleitfäden entstehen, worauf ihre Autoren achten
müssen, ist bekannt, eine Einführung steht zum kostenlosen Herunterladen
im Internet bereit. (3)
Nicht vergleichbar gewiss ist, wie Sprachregeln gewonnen werden. Das
hat zwei Gründe:
1. Sprachregeln haben einen schlechten Ruf und
2. sie sind nur mit beträchtlichem Aufwand zu erstellen.
Zu 1: Die kontrollierte Sprache, wie eine geregelte Sprache über viele
Jahre hieß, scheint das Gegenteil des kreativen Sprachgebrauchs, der
als einzige „Sprachregel“ einer Demokratie angemessen ist. Deswegen
will keiner, der bei Verstand ist, die Sprache kontrollieren. Doch darum
geht es nicht, die gefürchteten Welten von Huxley und Orwell bleiben
Fiktion. Geregelte Sprachen sind nur für wenige Ausschnitte der Kommunikation
sinnvoll, beispielsweise für einige Anleitungstexte oder
auch für Geschriebenes, das Menschen mit Leseschwierigkeiten verstehen
müssen.
Zu 2: Funktionierende Sprachen dieses Typs gibt es für das Englische,
vor allem das Basic-English und die ASD-STE 100. Alles ist vorgegeben,
der Satzbau ist eingeschränkt, jedes Wort steht in einer Liste, ebenso
seine gestattete Verwendung.
Wer aber das Deutsche kennt und seine Grammatiken studiert hat, ahnt
Schlimmes, wenn er darüber nachdenkt, englische controlled languages
auch für unsere Sprache zu konstruieren. Vergleicht man die geringen
Einsatzmöglichkeiten mit dem nötigen Aufwand, um eine Grammatik
des Deutschen auf wenige Regeln zu reduzieren und das passende
Lexikon zu entwickeln, lohnt sich die Mühe nicht. Eine angemessene
Lösung mit dem Anspruch, jedem Unternehmen dienen zu können,
würde den Verbund von Forschungseinrichtungen und eine jahrelange
Initiative verlangen. Das ist nicht unmöglich, realistisch ist es aber derzeit
nicht.
Die Not zur Tugend machen
Wenn die Mittel für den besten Weg nicht zur Verfügung stehen – Kooperation
von Forschungseinrichtungen, Verbänden und Unternehmen
– muss man sich für die zweitbeste Methode entscheiden: Das Problem
untersuchen, es begreifen und eine Lösung entwickeln, die sukzessive
den Sprachgebrauch einer Redaktion ändert.
Der erste Schritt ist die Untersuchung der vorhandenen Dokumente.
Will man nur wenig regeln, ist jeder Text recht, vom Brief bis zur
Internetseite. Ist eine eher umfassende Sprachregelung gewünscht,
beschränkt man sich besser auf den Dokumenttyp 4 nach Baumert/
Verhein-Jarren: „Dokumente für die rein professionelle Nutzung, Service-Handbücher,
Texte für Fachleute – vom Narkosearzt bis zum Kfz-
Mechatroniker.“ (4)
Diese Texte untersucht man auf irritierenden oder widersprüchlichen
Sprachgebrauch. Dabei empfehlen wir eine grobe Einteilung besonders
nach den bei Baumert/Verhein-Jarren in den Kapiteln 5 und 6
426
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Begreifen
Lösung
vorgegebenen Kategorien: Wörter und Sätze. Nehmen wir an, dass die
vorhandenen Dokumente in der Beugung von Verben großzügig sind:
Beispielsweise nutzen die Redakteure mehrere Zeitformen unterschiedlich.
Das ist ein störendes Element, es wirkt sich negativ auf die
Qualität der Texte, den Aufwand für deren Aktualisierung und die Übersetzung
aus.
Zwar kennt das Deutsche sechs Zeitformen des Verbs – Präsens, Präteritum,
Perfekt, Plusquamperfekt, Futur 1 und 2 –, es gestattet aber
einen recht großzügigen Umgang mit ihnen. „Gestern fahre ich nach
Wiesbaden“ ist ebenso möglich wie „Heute fahre ich …“ oder „Morgen
fahre ich …“. Aus dem Tempus (Fachausdruck für: Zeitform) des Verbs
allein erkennt man nicht, wann etwas geschieht. Temporaladverbien
wie „gestern“, „heute“ und „morgen“ müssen zu Hilfe eilen, damit alles
verständlich bleibt.
Um dieses Phänomen anständig beschreiben zu können, muss man
eine Grammatik zu Rate ziehen und ihre Ausführungen verstehen. Nur
wer begreift, kann auch die Lösung korrekt anwenden.
Nun kann die Redaktion entscheiden: Ab jetzt verwenden wir nur drei
Zeiten (Präsens, Futur, Perfekt). Die natürliche Zeit muss immer der
grammatischen entsprechen. Für bestimmte Dokumente reicht allerdings
das Präsens. Es ist der Anfang einer geregelten Sprache, der die
Formenvielfalt des Deutschen erheblich reduziert.
Erfahrene Redakteure kennen diese Lösung natürlich, sie gehört schon
heute zum Inventar ihrer redaktionellen Kompetenz. Dazu werden sich
andere gesellen, die Schritt für Schritt den Kern der geregelten Sprache
bilden.
Jede Sprachregelung dieser Art ist Teil des Redaktionsleitfadens, der
zwar mit der Zeit sehr umfangreich wird, den man aber nur im Notfall
konsultieren wird: Schließlich hat jeder Redakteur an der Lösung mitgewirkt,
sie begriffen und so verinnerlicht.
Literatur
(1) Eisenberg, Peter (1986): Grundriß der deutschen Grammatik. Stuttgart:
Metzler, S. 9.
(2) Drosdowski, Günther; Augst, Gerhard (1984): Duden Grammatik
der deutschen Gegenwartssprache. 4., völlig neu bearb. und erw. Aufl.
Mannheim: Dudenverlag. Neu: Dudenredaktion [Hrsg.] (2006): Die
Grammatik. Überarb. Neudr. der 7., völlig neu erarb. und erw. Aufl.,
Mannheim: Dudenverlag.
(3) Baumert, Andreas (1998): Gestaltungsrichtlinien: Style Guides
planen, erstellen und pflegen. Reutlingen: Doculine.
http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:bsz:960-opus-3196
(4) Baumert, Andreas; Verhein-Jarren, Annette (2011): Texten für die
Technik. Leitfaden für Praxis und Studium. Heidelberg: Springer, S. 138.
Eine Literaturliste finden Sie unter:
http://www.jahrestagung.tr-studium.de
für Rückfragen: averhein@hsr.ch
tekom-Jahrestagung 2012
427

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 18
Tutorial
XML
XML in documentation –
benefits
DITA Vs S1000D
The structure of
a data module
Technical Authoring: Zero to
S1000D in 1 hour 45 minutes
Nandini Gupta, Gyanesh Talwar, Adobe Systems, Noida, India
S1000D is an international standard for technical publications of equipment,
aerospace, and defence. S1000D also is an XML mark-up language
for technical documentation, like DITA.
This session starts with XML basics and goes on into the details of how
XML is used in the various documentation mark-up languages, such
as DITA, DocBook, and S1000D. Further, in this session, we learn about
S1000D, its relevance, and what all it entails.
XML is a pared down version of SGML. Using XML, you can create
mark-up languages, such as Music Mark-up Language, xDocBook, DITA,
and S1000D.
The creation of an XML mark-up language takes place with creation of
a DTD. A DTD decides the name, structure and vocabulary of a mark-up
language. You refer a DTD in the XML files you create and hence follow
the same set of rules in all the XML files that refer to the same DTD.
Further, you need CSS or XSL to render the content in a form consumable
by an end user. XSL is more powerful than CSS. While CSS can only
format and present the contents of the XML files, an XSL can actually
selectively display some of the content of the XML.
This session then explains the benefits of XML in documentation,
such as reuse, multichannel publishing, platform independence, and
modularity.
A comparison between similar elements of DITA and S1000D helps
DITA users understand the basics of S1000D quickly.
If you work with DITA in FrameMaker, understanding FrameMaker’s
S1000D functionality is easy. In FrameMaker UI, you use the same basic
structured-authoring environment for S1000D as you use for DITA:
−−
Structure view
−−
Element Catalog
−−
Element boundaries and Element Boundaries (as Tags)
−−
A file with structured applications (S1000D-structapps.fm)
Both DITA and S1000D are technical documentation specifications created
with XML. However, while DITA is used mostly by the computer
industry, S1000D is used in Defense systems, Civil aviation products, and
Construction industry products.
DITA is adopted voluntarily for benefits such as multichannel publishing,
conditional processing, content reuse, consistency of structure, and
platform independence. While S1000D has similar benefits, adopting
S1000D is often a contractual/legal requirement and is based on internationally
agreed neutral standards.
All data modules contain two main sections, identAndStatus Section and
content. identAndStatus Section contains a comprehensive set of metadata
elements used to manage the data module. The idstatus section is
not normally displayed to the user of the publication and is often not
editable by the author.
428
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
The two main
components of an
S1000D data module
Modular publications
Data module types
Applicability
While the available element structure of the identAndStatusSection is
identical for all data modules, the content section varies for each type
of data module. The content section is the part of the data module that
appears in the output. The structure of the various S1000D modules is
fairly simple to comprehend if you know basic DTD.
One of the S1000D specification’s key features is the Data Module (DM).
A data module is an easy-to-manage document designed for reuse. A
typical data module provides a small amount of content about a specific
topic in a clearly defined context.
S1000D is a standard for data interchange and ensures that all data follows
a common set of rules and reduces the lifecycle costs for a project.
S1000D issue 4.0 defines a fixed set of data module types.
Applicability lets you show only the right content in the right conditions
to the right user. Either at the Data Module (DM) level or at an element
level, you can specify the applicable conditions, products, or product
models for displaying the content. Applicability can be global (module
level) or inline (element level).
Three types of applicability modules in S1000D help you achieve the
applicability filtering:
−−
Applicability Cross Reference Table (ACT)
−−
Condition Cross Reference Table (CCT)
−−
Product Cross Reference Table (PCT)
The session will conclude with 3 use cases of applicability in S1000D.
References
http://blogs.adobe.com/tcs/2011/03/tcs-specific/framemaker-10-a-ditapractitioner%E2%80%99s-primer-for-s1000d.html
nandinig@adobe.com | gtalwar@adobe.com
tekom-Jahrestagung 2012
429

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 19
Tutorial
Light Programming for Technical Writers
Russ Ward, Spirent Communications, Germantown, USA
So you’ve heard it many times, perhaps from yourself… “I’m a technical
writer – I don’t know / can’t learn / don’t need to know how to program
a computer. Software development is for engineers!”
Well, now hear this… hogwash! Some modest development skills would
not only significantly enhance your value to the marketplace, it may also
re-energize your enthusiasm for your career.
Why are development skills important?
Why? Simply because you get to make the computer do what you want
and thus quickly add value to the process. The alternative? Wait for
someone else to build the tools you need, if ever. Imagine if the boss
says “You know, if we just had this feature in Word, it would save so
many hours of busywork” and then asks two different employees what
can be done:
Employee 1: “Sure, we could do it. Let me do a little research and work
up a prototype.”
Employee 2: “Well, I guess we could send a feature request to Microsoft,
although we’ve been doing that for years without any response.”
Who do you think gets the raise and/or survives the next layoff? In addition
to the potential of providing direct tangible benefit to the current
workflow, development experience also gives you the following:
−−
A more intimate knowledge of the software development process in
general, which is an invaluable asset to writers working with software
user assistance. If you don’t do software UA, it is still great exercise
for any brain working in a technical field.
−−
A more commanding knowledge of your authoring and publishing
tools, especially if you dabble with customizations of them. Once you
operate your desktop publisher from the inside out, even if just a little
bit, you’ll encounter an explosion of enlightenment.
Can I really do it?
If you are a competent technical writer, of course you can. To be clear,
we aren’t talking about preparations to be the chief development lead
for NASA or Anonymous… we are talking about some basic skills to enhance
your primary job description. Your last name is “Writer,” which is
what people know you by, but your first name “Technical” should mean
something as well. Creative writing, journalism, etc. is nice, but that’s not
what we get paid for.
Basic programming concepts
The core of the presentation will begin with an overview of general
concepts related to programming, with a special emphasis on how these
concepts should not be foreign to most technical writers. We are in the
business of providing instructions and that is exactly what programming
is, only to a different audience (the computer). And arguably, in
some cases the computer is a less challenging audience, because there
430
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
are far less variances in the semantics of language. Either it computes,
or it does not.
If you can present a procedural roadmap to a human user, you should
be able to present a programmatic roadmap to a computer. The hurdle
is learning new languages, complete with new grammars. But as daunting
as that may seem, there are many aspects about computer languages
that can make them easier than human languages. For example, there
are far fewer words and you don’t even need to know that many of them
to make some really interesting stuff happen.
Demonstrations for the presentation
The bulk of the remaining presentation will focus on demonstrations
of various common places that a technical writer might find scripting
and software development to be useful. All of these demonstrations are
chosen with the novice developer in mind, because the point is “light
programming,” not advanced engineering. The following are some key
areas that will be addressed:
−−
Basic Windows command line scripting. Using the basic file management
utilities and other capabilities supported by Windows batch file
scripts, you can automate a variety of simple activities such as file
backups. The simple syntax of command line commands makes it
easy to write and test these types of scripts.
−−
Web page scripting. Many technical writers spend a lot of time producing
HTML to be rendered in a browser. With a little bit of Java-
Script expertise, you can really spice up your presentation and potentially
begin to add useful features for your readers.
−−
Customizing Microsoft Office applications. All mainstream Microsoft
applications provide a well-featured macro environment that can be
used for limitless automation. And, it may be less complex to use than
you realize, especially with the built-in “macro recorder” that helps
write the code for you. A number of simple examples will be demonstrated,
such as the basic example of adding a button in Microsoft
Word to automatically format an image.
−−
Customizing Adobe applications with ExtendScript. Many flagship
Adobe products are integrated with a scripting engine called Extend-
Script, a highly-capable and very accessible automation tool based on
JavaScript. The bulk of examples will focus on FrameMaker, as it is a
mainstream tool for many technical writers. As time permits, Photoshop
and Indesign scripting may be demonstrated as well.
−−
Customizing Adobe FrameMaker through API clients. FrameMaker
provides a rich API for customization by use of the C language and
the freely-available FrameMaker Development Kit (FDK). As the
most advanced of the programming topics addressed in this presentation,
coverage will be light and superficial, but hopefully sufficient to
inspire the adventurous mind with thoughts of possibilities.
Presentation takeaway
Attendees should leave the presentation with some knowledge of how
to get started, a host of sample files and scripts, and perhaps a touch of
inspiration.
For any questions, attendees and non-attendees can contact:
russ.ward@spirent.com
tekom-Jahrestagung 2012
431

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 20
Workshop
Hands On with EPUBs
Scott Prentice, Leximation, Inc., San Rafael, USA
Are you interested in developing ebooks as one option for delivering
content to your customers? The EPUB format is the most widely accepted
ebook format and there are many tools available for creating EPUB
files. Providing your content as an EPUB means that it will be available
on almost every device and platform, making your content always available
to your customers. In this workshop, we’ll walk through the basics
of the structure of an EPUB file and work with a number of popular
authoring tools and conversion processes for creating EPUBs.
Overview
Viewing an EPUB requires a reader application or dedicated reader
device. An EPUB is a collection of XHTML, XML, CSS, and media files
wrapped up in a zip archive. The best way to learn about the EPUB format
is to open your EPUB and review the contents.
Popular Reader Applications
−−
iBooks on iPad/iPhone/iPod
−−
Aldiko on Android devices
−−
EPUBReader plugin for Firefox
−−
Readium plugin for Chrome
−−
Adobe Digital Editions on Windows or Mac OS
−−
Kindle and Nook desktop and mobile apps
Dedicated Reader Devices
−−
Amazon Kindle
−−
Barnes & Noble Nook
−−
Kobo eReaders
−−
Sony eReaders
−−
lots more!
Creating an EPUB
There are two main ways to create an EPUB. You can either create
content in an authoring tool then export to EPUB or you can convert
to EPUB from existing content (PDF, HTML, DITA, etc.). Each tool has
unique methods for authoring or conversion. Depending on the type of
content you’re working with, you’ll likely be drawn to one method or the
other. I tend to think that most techcomm publishers will use the conversion
method rather than crafting individual EPUB documents.
Regardless of the creation method you use, your EPUB will probably
require some manual modifications. There are no “perfect” options!
Popular EPUB Authoring Tools
−−
Adobe InDesign, Apple Pages, Sigil
−−
Also ... Adobe RoboHelp, MadCap Flare, Microsoft Word, OpenOffice
−−
oXygen XML Editor isn't a typical “authoring tool” but a great EPUB
tool
432
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
−−
And others (see Resources page on www.epubtest.com)
−−
What about Apple iBooks Author? Nope, it doesn’t create EPUBs
Popular EPUB Conversion Tools
−−
Calibre
−−
DITA for Publishers (DITA-OT plugin)
−−
WebWorks Publisher
−−
PDF to EPUB converters
−−
Various utilities and plugins (see Resources page on www.epubtest.
com)
EPUB2 or EPUB3?
IDPF (International Digital Publishing Forum) released the EPUB3
specification in October 2011; replacing the 2.0.1 spec. EPUB3 adds support
for HTML5, SVG, MathML, and more. Tool and reader support for
EPUB3 is still lacking (although it’s getting better!). For now use EPUB2
unless you know that your target device/application supports EPUB3.
Viewing the Contents of an EPUB
After creating an EPUB, you’ll likely need to open and “fix” little formatting
problems. Just change the “.epub” extension to “.zip” and use an archive
extraction tool (assuming it’s not DRM’d). Putting it back together
after modifying the contents can be tricky (not just a matter of “zipping”
it back up). Best to use a tool that can open EPUBs:
−−
oXygen XML Editor
−−
Sigil
−−
eCub or Jutoh
Structure of an EPUB File
−−
mimetype file (at root) contains “application/epub+zip”
−−
META-INF/container.xml points to the OPF file
−−
OPF file contains metadata, manifest, and spine
−−
OPF references XHTML, CSS, media,
and image files
−−
OPF also references the TOC (an NCX in EPUB2 and an XHTML nav
in EPUB3)
DEMO: Open and Review EPUB
−−
Using oXygen XML Editor, open EPUBs and review, note the file
names and folder structure
−−
File and folder names will vary
−−
Locate files by following references, start with container.xml, note
metadata usage in NCX and OPF files
−−
Review structure and syntax of NCX and OPF files
DEMO: Review Content Files
−−
Locate various types of content inside the EPUB, note references to
each file in the OPF file
−−
Identify “chapter” HTML files in EPUB, note that each starts on a new
“page” in EPUB reader
−−
Open HTML (XHTML) files and review coding styles
tekom-Jahrestagung 2012
433

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
DEMO: Edit HTML
−−
Make a copy of an EPUB
−−
Open the EPUB and open an HTML file
−−
Make some edits, then save, review changes in EPUB reader
−−
Make more edits but intentionally make invalid, save, and validate ..
in oXygen you’ll see a nice debugging screen that links to the errors
Packaging the EPUB
Once all of the files “look” good, you’ll need to package (zip) and validate
the EPUB. If you’re using oXygen or Sigil, this will be done for you,
otherwise you’ll need to do the packaging yourself. The mimetype file
must be “first” in the package and be uncompressed, with the remaining
files follow.
On Mac or other UNIX systems, use the following commands (run from
within EPUB project folder)
$ zip -0Xq thegreatstory.epub mimetype
$ zip -Xr9Dq thegreatstory.epub *
On Windows systems, use the ePubPack utility
sourceforge.net/projects/
epubpack/
Validate your EPUB
To ensure the EPUB meets the specification, use the EpubCheck utility
– code.google.com/p/epubcheck/. Requires Java JRE 1.5 or later. Reports
any violations.
$ java -jar /path/to/epubcheck.jar thegreatstory.epub
Create Kindle MOBI file
The Amazon Kindle doesn’t read the standard EPUB file, there are a
number of converters available, but it’s best to use the official tool from
Amazon. Link on Resources page on www.epubtest.com. Creates a
MOBI file from the EPUB.
$ /path/kindlegen thegreatstory.epub
Contact: sp10@leximation.com
434
tekom-Jahrestagung 2012

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
TA 21
Workshop
The purpose of
a definition
Adding Value through Glossaries
Leah Guren, Cow TC, Karmiel, Israel
The need for glossaries
Users are increasingly abandoning official product documentation in
favor of other sources, which are not controlled by the company and
may not be accurate. A main reason for this mass exodus is assumed
knowledge; that is, user frustration at terms and concepts that are not
explained.
By providing rich, value-added glossaries, we can make our documentation
more accessible, more appealing, and more useful to a wider range
of users. A good glossary provides these benefits:
−−
It supports the needs of different users. Users are never a completely
homogeneous group. A glossary can fill in knowledge gaps without
getting in the way of advanced users.
−−
It helps users learn. It serves as a handy, centralized location for
short, easy-to-consume pieces of information about the product and
domain.
−−
It showcases expertise. Each well-written definition underlines your
company’s expertise in the domain in a subtle yet effective way.
−−
It helps keep users loyal to your documentation. If users can understand
product terms and concepts within the product documentation,
they are less likely to go elsewhere to find answers.
A definition in product documentation it is not meant to explain every
detail; its real function is to give users enough of an understanding—the
context—to be able to continue using the documentation. Think of it as a
hook upon which users can then hang more information.
What should you include?
How do you know what you should define? Consider the following:
−−
Product terms. Think of product names, especially different flavors of
products and related products.
−−
Features. Users don’t always understand what feature names do. For
unusual features, include feature concepts (what the feature actually
does).
−−
Interface elements. Think about terminology used to discuss types of
interface elements. Do all of your users know what an “option button”
is?
−−
Workflow concepts. Are there terms that apply to your users’ workflow
but aren’t explicitly named in the interface? Does your company
use a term that may not be universally recognized in the industry?
−−
Actions (verbs with special use). Do you use special terms to describe
any user action?
−−
User groups or classes. Do you talk about group leaders or trainees or
associates or administrators?
−−
Domain concepts. Think of technical terms in the field, acronyms or
initializations, and even concepts.
−−
Any word that your company uses in a special way.
tekom-Jahrestagung 2012
435

Professionelles Schreiben / Technical Authoring
Classification
The Definition
Statement
The Example
Acronyms and
Initializations
Best practices
A good definition is made of up these elements:
The classification is the first thing that points the reader’s mind in
the right direction. For example, a classification for “chair” might be
“furniture.”
This is the short (one or two sentence) actual definition. It cannot be too
broad (for example, if I say that a chair is a type of furniture that you
can sit on, I am accidentally including things that aren’t chairs, such
as sofas). It cannot be too narrow (for example, if I say that a chair has
arms, I am accidentally excluding all the chairs that don’t have arms).
The trick is to find the elements that capture the essence of this object
or concept.
The example helps the reader understand the definition. I like to think
of it as the “aha! factor.” In some cases, an example may be a wellknown
instance of the concept (for example, if I was defining DTP, I
might mention Microsoft Word as an example, because many people
recognize it, even if they hadn’t previously been familiar with the concept
of DTP). It may be a picture (this works well for definitions of
physical things). It may be a well-known use case. When choosing an
example, ask yourself, “Will this make sense to my reader?”
When defining any shortened form, always include the spell-out after
the term, in parentheses. For example:
−−
DTP (desktop publishing): a software application that…
Conclusion
A good set of definitions, in a central, easily-accessible location (glossary
chapter in a print document or a glossary tab in online Help, for example),
can add value to your documentation and improve user loyalty.
If you have any questions please contact: leah@cowtc.com
436
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology

Terminologie / Terminology
TERM 1
Partnerpräsentation
Terminologie für modulare Produkte
am Beispiel Konica Minolta (CoLa)
Dr. François Massion, D.O.G. Dokumentation ohne Grenzen GmbH, Leonberg
Rainer Lotz, Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, Langenhagen
„Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt“ (Laotse)
Konica Minolta: Firmenvorstellung und Herausforderung
Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH in Langenhagen ist
eine 100 % Tochtergesellschaft von Konica Minolta Business Technologies
in Japan und eine der drei regionalen Hauptverwaltungen von
Konica Minolta Business Technologies.
Die Systemsoftware für unsere Produkte wird von ca. 30 R&D-Abteilungen
entwickelt. Davon sind 80 % in Japan ansässig, 10 % in den USA,
8 % in Indien und 2 % in Europa. Die sprachlichen Inhalte der Systemsoftware
werden von den R&D-Abteilungen festgelegt. Die Ausgangssprache
ist im Regelfall Japanisch. Danach erfolgt eine Übersetzung ins
Englische.
Innerhalb von Konica Minolta Europa ist eine Dokumentationsabteilung
mit 6 Mitarbeitern für die Lokalisierung der Produkte verantwortlich.
Als Austauschformat werden Excel-Tabellen verwendet. Pro Woche
erreichen die Dokumentationsabteilung etwa 20 bis 30 Übersetzungsaufforderungen
für unterschiedliche Produkte in unterschiedlichen
Excel-Strukturen: Manchmal ist es nur ein Wort, manchmal sind es
auch 1000 Wörter. Zurzeit existieren etwa 100.000 Lines of Code oder
„Strings“ pro Sprache.
Jeder String aus diesen Excel-Tabellen findet sich auf den Bedienoberflächen
wieder. Die Übersetzungen der Strings sind die Basis für die
Produkte selbst sowie auch für alle weiterführenden Dokumente, wie
z. B. Benutzerhandbücher, Help-files und Trainingsunterlagen.
Bisher wurden die Excel-Tabellen an ein Übersetzungsbüro geschickt
und übersetzt. Dabei wurden mehrere Translation Memorys für die
jeweiligen Produkte erstellt. Es wurde ohne Terminologie übersetzt.
Dieser Prozess ist mehr oder weniger „historisch gewachsen“ und
funktionierte eigentlich recht gut, allerdings sind die Übersetzungen
inkonsistent.
Gründe für den Aufbau einer Terminologie
Ein wesentlicher Grund waren unter anderem die Kreuzbeziehungen,
also dass Wörter aus der Steuerung aus verschiedenen Quellen stammen.
Je mehr diese Kreuzbeziehungen zunehmen, desto stärker wird
der Druck, eine Terminologie aufzubauen.
Gleichzeitig mit dem Aufbau einer Terminologie wurde der Grundstein
für eine zur Zeit noch nicht bestehende „Corporate Language“ gelegt.
Identifikation und Quelle von Term-Kandidaten
Aus den Excel-Tabellen werden Term-Kandidaten nach Regeln gefiltert,
evaluiert und in die grammatikalische Grundform gebracht. Danach
erfolgt der Import in ein Terminologietool.
tekom-Jahrestagung 2012
439

Terminologie / Terminology
Zusätzlich werden existierende Varianten aus diesen Excel-Tabellen
aufgenommen und den eigentlichen Begriffen zugeordnet.
Zu einem englischen Begriff kann es Varianten geben, z. B. Homonyme,
neue Wortschöpfungen, diverse Schreibweisen und Abkürzungen. Stellenweise
bestehen bis zu 20 Varianten für einen einzelnen Begriff. Zukünftig
soll nur noch ein Begriff verwendet werden, wobei die heutigen
Varianten auf eine „Negativliste“ überführt werden sollen.
Ein besonderes Problem sind dabei Abkürzungen, denn für jeden einzelnen
String steht nur ein begrenzter Bereich (Areas) im Gerätedisplay
zur Verfügung, z. B. auf den Software-Buttons. Je nachdem, auf welchem
Screen der Button steht, darf ein Button an einer Stelle z. B. bis
zu 20 Zeichen enthalten, an einer anderen Stelle aber nur 15 Zeichen,
an wieder einer anderen Stelle nur noch 10 Zeichen. Die Areas werden
ganz zu Anfang einer Produktentwicklung von den entsprechenden
Abteilungen festgelegt und sind nicht mehr veränderbar.
Übersetzt wird nur der Begriff und zugleich werden drei Varianten
gebildet: Eine lange, eine mittlere und eine kurze. Nur eine dieser Varianten
darf zukünftig verwendet werden.
Technische Lösung
Das Terminologiekonzept war von Anfang an begriffsorientiert und
mehrsprachig. Eine Nutzergruppe hatte die Aufgabe, die englische Terminologie
zu erfassen und zu pflegen, während der externe Übersetzungsdiensleister
für die fremdsprachigen Äquivalente zu sorgen hatte.
Ursprünglich enthielt das System eine Reihe von Feldern, die drei Ebenen
(Begriff, Sprache oder Benennung) zugeordnet waren.
Die aufgesetzten Prozesse basieren auf einer Zusammenarbeit verschiedener
Spezialisten aus unterschiedlichen Organisationen und
Standorten. Daher war es erforderlich, für die Terminologieverwaltung
eine webbasierte Terminologielösung zu finden, auf die alle Beteiligten
zugreifen konnten. Das TVS (Terminologieverwaltungssystem) sollte in
der Lage sein, alle benötigen Felder abzubilden und diese eventuell zu
ändern oder zu ergänzen, wenn es die im Laufe des Projekts gesammelten
Erfahrungen erfordern.
Auch war es besonders wichtig, dass das TVS mit regelmäßigen Aktualisierungsimports
zuverlässig auskommt. Dabei sollten beim Import
Informationen nur auf bestimmten Ebenen (Benennungsebene und
nicht Begriffsebene) zu ändern / ergänzen sein und Homonyme erkannt
werden. Das TVS LookUp erfüllte diese Anforderungen und wird
eingesetzt.
Zum zweiten Teil der technischen Lösung gehörte die Auswahl einer
softwaregestützten Prüftechnologie. Ziel war es zu prüfen, ob die festgelegte
Terminologie unter Berücksichtigung flektierter Formen und
Plurale tatsächlich in allen Fremdsprachen konsistent angewandt wurde.
Ferner sollte das Prüfprogramm Verstöße gegen die knapp 40 Regeln
des Style Guides für die Stringbildung und für Abkürzungen feststellen.
Das System ErrorSpy erfüllte die meisten (aber nicht alle) Anforderungen.
Durch die direkte Verbindung zu LookUp als Terminologiequelle
konnte der Prüfer jederzeit die zusätzlichen Informationen (Definition,
440
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Attribute) ansehen und bei Bedarf sogar die Terminologie editieren (bei
entsprechenden Rechten).
Die Längenprüfung wurde vorerst aufgrund der Beschaffenheit der
Quelldateien (Excel-Dateien mit Strings) und der Berechnung einer
variablen Länge nicht möglich.
Erfahrungen
Seit Projektbeginn wurden natürlich viele Erfahrungen gesammelt. Da
viele englische Strings nicht immer leicht zu verstehen waren, wurde
die Terminologie vor der Übersetzung in alle Sprachen zuerst ins Deutsche
übersetzt und validiert.
Bei der Terminologieprüfung ist eines von den noch nicht ganz gelösten
Problemen die Anzahl der falschen Fehlermeldungen. Das liegt daran,
dass die Fachterminologie auch mehrere relativ allgemeine Wörter enthält
(wie „set“), die in sehr vielen Strings vorkommen und logischerweise
anders übersetzt wurden.
Weitere Erfahrungen wurden in Bezug auf die Kommunikation gesammelt.
Während des Projekts haben die Teilnehmer auf die harte Tour
gelernt, dass eine disziplinierte und standardisierte Kommunikation
absolut wichtig ist. Eine Kommunikationsplattform auf der Basis von
Microsoft Sharepoint wurde eingerichtet.
Ausblick
Aktuell besteht eine Terminologie mit etwa 2.500 englischen Begriffen,
Definitionen und Erklärungen sowie mit etwa 1.000 Varianten und dazugehörigen
Übersetzungen.
Der bereits in Englisch und Deutsch vorhandene Style Guide wird bei
den R&D Abteilungen vorgestellt und auf weitere Sprachen erweitert.
Weiter soll das Qualitätssicherungsprogramm zum einen möglichst viele
stilistische Regel automatisch prüfen und zum anderen durch Lernfunktionen
oder optimierte Algorithmen die Anzahl falscher Fehlermeldungen
(Noise) reduzieren.
Schließlich sollen von Anfang an die Autoren der Strings für die Qualitätskriterien
sensibilisiert werdenund besser übersetzbare Strings
generieren.
für Rückfragen:
francois.massion@dog-gmbh.de
rainer.lotz@konicaminolta.eu
tekom-Jahrestagung 2012
441

Terminologie / Terminology
TERM 2
Fachvortrag
Terminologiemanagement für VDI-Richtlinien
Bernd Lenhart, Stefan Ziesche, Verein Deutscher Ingenieure e.V., Düsseldorf
Über den VDI
Der VDI Verein Deutscher Ingenieure e.V. ist mit seinen fast 150.000
Mitgliedern die größte Ingenieurvereinigung Deutschlands. Die Erstellung
von technischen Regeln ist eines seiner Satzungsziele. Der VDI
wird dabei von einem technisch-wissenschaftlichen Netzwerk mit über
600 Gremien unterstützt.
Terminologie bei der Richtlinienarbeit
Das VDI-Richtlinienwerk besteht aus über 2000 gültigen Dokumenten.
Jährlich werden über 200 VDI-Richtlinien neu herausgegeben. Dabei ist
Terminologiearbeit unerlässlich, um einmal definierte Begrifflichkeiten
zu verwenden und damit den Sprachgebrauch von VDI-Richtlinien zu
vereinheitlichen. Mithilfe der Einführung eines Terminologieverwaltungssystem
(TVS) sollte der Überblick über bereits definierte Sachverhalte
vereinfacht und deren weitere Verwendung gesichert werden.
Vorüberlegungen
Das TVS sollte alle definierten Begriffe aus den VDI-Richtlinien enthalten.
Alle an der Richtlinienarbeit beteiligten Personen sollten Zugriff
auf die Datenbank, aber je nach ihrer Funktion unterschiedliche Rechte
erhalten. Mithilfe einer Verknüpfung zu den bereits bestehenden Online-Anwendungen
des VDI sollte der Zugriff erleichtert werden. Einsprüche
zur Terminologie durch die Redaktion VDI-Richtlinien sollten
in die Datenbank aufgenommen werden können, damit diese bei einer
Überarbeitung der Richtlinie abrufbar sind.
Konzeption
Zu Beginn des Jahres 2005 wurde mit der Konzeption einer terminologischen
Datenbank begonnen. Im Zuge einer Diplomarbeit [1] wurden
die technischen und benutzerdefinierten Anforderungen eines zukünftigen
TVS untersucht. Eine erstellte Excel ® -Liste mit 30 Probeeinträgen
diente als Ausgangspunkt für den Import von Begriffen in ein TVS. Der
Import dieser Probeeinträge wurde in drei namhaften Systemen auf
Kompatibilität und Handhabbarkeit getestet. Eine Evaluation der aus
diesem Test resultierenden Ergebnisse ergab, dass keines der getesteten
Systeme den Anforderungen einer Terminologieverwaltung für die
Richtlinienarbeit gerecht werden konnte.
Eigenentwicklung als
Online-Plattform
Realisierung
Aufgrund der Testergebnisse wurde entschieden, ein eigenes TVS zu
entwickeln. Dieses sollte auf einer Online-Plattform basieren und nach
den Vorgaben der Vorüberlegungen erstellt werden. Die Entwicklung
übernahm die VDI-Service GmbH und erstellte ein Datenbanksystem
auf Grundlage der Programmiersprachen PHP und SQL. Das erstellte
TVS ist für den Aufruf im Browser konzipiert und hat damit vor
allem den Vorteil, dass weitere Anpassungen der Software an neue
Entwicklungen ohne weitere Lizenzierungen und mit einem geringen
442
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Kostenaufwand realisiert werden können. Als Datenbasis konnte die
oben genannte, fortgeführte Excel ® -Liste 1:1 übernommen werden.
Nach anfänglichen Schwierigkeiten aufgrund von Formatfehlern musste
die Excel ® -Liste erneut bereinigt und an das neue Datenbanksystem
angepasst werden. Damit Sonderzeichen und Formatierungen korrekt
dargestellt werden konnten, wurde die Liste mit HTML-Tags versehen.
Nutzerverwaltung
Suchmöglichkeiten
Umgang
Eine Nutzerverwaltung ermöglicht sowohl den direkten Log-in durch
Benutzername und Passwort als auch die Weiterleitung der Zugangsberechtigung
aus der bestehenden VDI-Richtlinien-Projektdatenbank.
Dieser Zugang kann dabei in seinem Umfang eingeschränkt werden.
Übersetzern können beispielsweise nur die Begriffe angezeigt werden,
die für ihre Arbeit tatsächlich relevant sind. Darüber hinaus ist eine
zeitliche Beschränkung des Zugangs möglich.
Nutzer haben in der Datenbank die Möglichkeit, ihre Suche nach Benennungen,
Dokumentennummer, Datum und Fachgebiet einzugrenzen
oder den Fließtext zu durchsuchen. Ist eine Suche erfolgreich, werden
alle gefundenen Ergebnisse in einer Listenansicht anhand der Vorzugsbenennung
aufgeführt. In der weiterführenden Detailansicht erhält
man dann Einsicht in Begriffsdefinition, Beispiele und Anmerkungen,
weitere Benennungen und Quellenangaben. An dieser Stelle erscheinen,
sofern vorhanden, die Anmerkungen der Redaktion zu den jeweiligen
Einträgen in Form des Einspruchs. Nutzer können von hier aus zur
Begriffsliste zurückkehren oder durch die Datensätze blättern.
Detailansicht in VDI-Term
Terminologiepflege
Die Terminologiepflege der Datenbank wird zentral in der Redaktion
vorgenommen. Die in Richtlinien enthaltenen Begriffe werden anhand
tekom-Jahrestagung 2012
443

Terminologie / Terminology
der Datenbank abgeglichen und auf terminologische Fehler untersucht.
Werden Fehler im Entwurf der Richtlinie entdeckt, erfolgt der Einspruch
nach VDI 1000 [2] an das jeweilige Gremium. Wird ein Fehler in
einer endgültigen Fassung (sogenannter Weißdruck) einer VDI-Richtlinie
entdeckt, wird eine Anmerkung im TVS hinterlegt, damit der Fehler
bei einer Überarbeitung der Richtlinie behoben werden kann.
Diagramm der Terminologiepflege
Nach dem Import neuer Begriffe in das TVS erfolgt eine Darstellungsprüfung.
Ansichtsfehler und fehlerhafte Verknüpfungen werden manuell
behoben. Erst jetzt werden die Daten für die allgemeine Ansicht
freigeschaltet.
Die Terminologiepflege erfolgt so, dass die Daten mit Veröffentlichung
der Richtlinie im Datenbanksystem hinterlegt und abrufbar sind. Je
nach Publikationsumfang werden 100 bis 300 Begriffe monatlich in die
Datenbank eingepflegt. Dabei werden Begriffe aus Entwürfen durch
die Begriffe der endgültigen Fassung ersetzt. Begriffe aus zurückgezogenen
Richtlinien, die nicht ersetzt oder deren Begriffe nicht in ein
Fortsetzungsdokument übernommen werden, werden als „archiviert“
gekennzeichnet und sind weiterhin abrufbar, so dass keine Information
verloren geht.
Zum Vortrag
Der Vortrag erläutert die Planung, Umsetzung und aktuelle Verwendung
des TVS eingehender und geht auf Besonderheiten wie die Benutzerverwaltung,
die Upload-Funktion und die automatische Verlinkung ein.
Quellen
[1] G. Kamann: Konzeption einer Terminologiedatenbank für den Verein
Deutscher Ingenieure e.V.; Diplomarbeit, Hochschule Magdeburg-
Stendal (FH) Magdeburg 22.08.2005
[2] VDI 1000:2010-06 VDI-Richtlinienarbeit; Grundsätze und Anleitungen.
Berlin: Beuth Verlag
für Rückfragen: vdi-richtlinien@vdi.de
444
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
TERM 3
Partnerpräsentation
Mit Excel und Prüftool:
Terminologieverwaltung und
-prüfung konzernweit einführen
Dr. Rachel Herwartz, TermSolutions, Dormagen
Dr. Holger Brüggemann, Mitutoyo CTL Germany GmbH, Oberndorf
Ausgangslage bei Mitutoyo
Die Firma Mitutoyo ist einer der bedeutendsten Anbieter von Produkten
der Präzisionslängenmesstechnik. Ausgehend von der Zentrale
im japanischen Kawasaki ist Mitutoyo in vielen Ländern mit Produktions
stätten, Niederlassungen und Entwicklungslaboratorien aktiv. Die
Produktpalette reicht vom einfachen Handmessmittel (Messschieber,
Bügelmessschraube) bis zu komplexen, computergesteuerten
Koordinatenmessgeräten.
In Oberndorf am Neckar und weiteren Standorten in den USA arbeiten
hoch spezialisierte Mitarbeiter ausschließlich an der Entwicklung von
Software für die Koordinatenmessgeräte von Mitutoyo.
In der Vergangenheit gab es im Bereich der Softwareentwicklung keine
einheitliche, zentral verwaltete Terminologie. Zum Start eines neuen
Softwareprojektes wurde damit begonnen, ein professionelles Terminologiemanagement
einzuführen.
Regeln zur Terminologievereinheitlichung
Da die Unternehmenssprache bei Mitutoyo Englisch ist, an den Standorten
in Deutschland jedoch vor allem in Deutsch kommuniziert wird,
wurde der Terminologieleitfaden für Mitutoyo in Deutsch und Englisch
verfasst. Er enthält Regeln zur Benennungsbildung in Deutsch und
Englisch und zur Definitionserstellung.
Bildung des Terminologiezirkels
Der zweite Teil des Leitfadens beschreibt die Terminologieabstimmungsprozesse.
Es wurde ein Terminologiezirkel eingerichtet, der Vertreter
von allen Standorten und von allen Abteilungen, die an einem
Softwareprojekt beteiligt sind, umfasst. Dieser wird vom Terminologieverantwortlichen
einberufen und moderiert.
Terminologieliste in Excel als zentraler Datenbestand
Der dritte Teil des Leitfadens erklärt die Felder und den Aufbau der
Terminologieliste, d. h. der für die Terminologieverwaltung verwendeten
Exceltabelle. Diese ist begriffsorientiert und benennungsautonom
aufgebaut und erfüllt damit die Anforderungen an eine moderne
Terminologieverwaltung.
Zurzeit enthält diese Terminologieliste ca. 600 Begriffe mit mehr als
3500 Benennungen. Die meisten der ca. 600 Begriffe sind freigegeben,
d. h., es gibt eine Definition in Englisch mit Quellenangabe, mindestens
eine erlaubte Benennung und teilweise verbotene Benennungen in
Deutsch und Englisch. Für ca. 300 Begriffe existieren Benennungen in
tekom-Jahrestagung 2012
445

Terminologie / Terminology
weiteren Sprachen: Spanisch, Portugiesisch, Französisch, Italienisch,
Japanisch und Chinesisch.
Terminologieprüfung mit termXact (VBA-Makros)
An den Standorten Oberndorf, Neuss (Deutschland) und Los Angeles,
Seattle (USA) wurden verschiedene Abteilungen mit bis zu 120 Entwicklern,
Testern, Technischen Redakteuren und Anwendungstechnikern
in das Terminologieprojekt eingebunden.
Allen Mitarbeitern steht der Leitfaden, die Terminologieliste und das
Prüftool „termXact“ zur Verfügung, mit dem die Texte auf verbotene
Benennungen geprüft werden können.
Welche Erfahrungen der Terminologieverantwortliche bei Mitutoyo bei
der Abstimmung und Prüfung der Terminologie über vier Standorte in
Deutschland und den USA sammeln konnte und worauf man generell
bei der Durchführung eines solchen Projekts achten sollte, das zeigt
Ihnen dieser Partnervortrag.
für Rückfragen:
herwartz@termsolutions.de
Holger.Brueggemann@MITUTOYO-CTL.DE
446
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
TERM 4
Fachvortrag
Terminologie now – und was kommt dann?!
Susanne Arndt, Institut für Verkehrssicherheit und Automatisierung, TU Braunschweig
Terminologien als Sammlungen von Benennungen werden hauptsächlich
in der Übersetzung und Technischen Redaktion eingesetzt.
Begreift man sie jedoch als Modelle fachlichen Wissens, ergeben sich
neue Einsatzgebiete für terminologische Daten. Im Projekt iglos req
des Instituts für Verkehrssicherheit und Automatisierungstechnik (iVA)
der TU Braunschweig wird eine Integration von Terminologien in das
Requirements Engineering angestrebt. Im Vordergrund steht dabei die
Entwicklung eines iglos-Plug-ins zur semantischen Optimierung natürlichsprachlicher
Anforderungen, das in die Arbeitsumgebung von
Anforderungsschreibern integriert ist und Terminologien als Wissensbasis
für diese Zielgruppe nutzt. Hierfür kooperiert das iVA mit dem
Softwareentwickler atego und begleitet zusätzlich das interdisziplinäre
Großprojekt „Anwendungsplattform Intelligente Mobilität“ (AIM) des
Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt in Braunschweig.
Einheitlichkeitsstreben
und
Parallelterminologien
Isolierte Begriffe und
Benennungsmanagement
oder
Begriffssysteme und
Wissensmanagement?
Terminologiemanagement now
Das heutige Terminologiemanagement wird vor allem für bestimmte
Anwender betrieben. Hauptsächlich zu nennen sind hierbei Übersetzer
und Technische Redakteure, für die es vor allem darum geht, Wunschoder
Vorzugsbenennungen zu gebrauchen. Einerseits sind terminologische
Bemühungen natürlich getrieben vom Wunsch nach möglichst
eindeutiger, reibungsloser Kommunikation mit Firmeninternen, mit
Zulieferern und am wichtigsten mit den Kunden. Insbesondere der
Kontakt mit letzteren sollte möglichst unter dem Prinzip der Verständlichkeit
erfolgen. Dies erfordert gegebenenfalls eine Anpassung der
Terminologie an deren Bedürfnisse. Es zeichnet sich hierdurch eine
Entstehung von Parallelterminologien ab, deren Management noch
erschwert wird, wenn Marketingstrategien weitere Anforderungen an
die Unternehmenssprache stellen [CB11]. Andererseits ist das Terminologiemanagement
auch dem Gedanken der Corporate Identity geschuldet,
bei der auch ein einheitlicher sprachlicher Auftritt des Unternehmens,
die Corporate Language, nicht fehlen darf – auch wenn diese sich
manchmal von der fachlichen Terminologie unterscheidet [PD06].
Der Fokus der heutigen Terminologiearbeit liegt größtenteils auf dem
Benennungsmanagement. Es herrscht zwar eine Begriffsorientierung,
doch der Begriff wird weniger als Wissenseinheit aufgefasst, sondern
vielmehr als Bezugspunkt für die Benennungszuordnung. Mit terminologischen
Verfahren wie der Termextraktion werden Benennungsbestände
erhoben, die oft nicht konsistent sind. Das führt dazu, dass
eine 1:n- oder n:1-Relation zwischen Begriffen und Benennungen
vorliegt (Polysemie, Homonymie, Synonymie). Hier spielen ebenfalls
Bindestrichschreibungen und Abkürzungen als Benennungsalternativen
eine Rolle. Die Terminologiearbeit nach der Extraktion muss dann
die bestenfalls eineindeutige Zuordnung von Benennung zu Begriff
vornehmen, was beinhaltet, dass unerwünschte Benennungen ggf. als
„abgelehnt“ deklariert werden müssen [DTT10], [FS10]. Der Zusammenhang
der einzelnen Begriffe ist jedoch nicht so stark im Fokus der
Terminologiearbeit [KDS05]. In der terminologischen Praxis wird hier
allenfalls die Beziehung zwischen Oberbegriffen und ihren jeweiligen
tekom-Jahrestagung 2012
447

Terminologie / Terminology
Unterbegriffen modelliert. In der Terminologienormung wird jedoch
von weiteren Begriffsrelationen ausgegangen, die zur Modellierung
eines Begriffssystems herangezogen werden können. Hierzu zählen hierarchische
Beziehungen (Abstraktionsbeziehung, Bestandsbeziehung)
und nicht-hierarchische Beziehungen (sequentielle Beziehungen, oppositionelle
Beziehungen, pragmatische Beziehungen) [2330].
Synergieeffekte
durch Terminologie
Neue
Terminologieersteller =
neue
Terminologieverwender?
Terminologiemanagement für Anforderungsschreiber?
Oft wird die zentrale Erarbeitung einer unternehmensweiten Terminologie
dadurch begründet, dass durch eine konsistente Sprache
−−
viele Recherchearbeiten und Nachfragen der einzelnen Mitarbeiter,
−−
eine inkonsistente Dokumentation,
−−
auf der inkonsistenten Dokumentation basierende inkonsistente
Übersetzungen und
−−
generell Missverständnisse in der gesamten internen und externen
Kommunikation
vermieden werden können [MB10]. Hierfür wird empfohlen, möglichst
früh im Produktionsprozess mit der Terminologieerhebung zu beginnen.
Das erfordert, dass weitere Unternehmensangehörige ins Boot geholt
werden, die nicht Redakteur, Übersetzer oder Terminologe sind, die
aber dennoch für eine frühzeitige Konsistenz der Benennungen sorgen
sollen, indem ihnen sprachliche Leitfäden zur Anleitung und Unterstützung
gegeben werden [EW08]. In diesem Rahmen werden alle Personen
relevant, die an einer – für welche Zwecke auch immer gedachten – Informations-
und Dokumentationserstellung beteiligt sind. Dabei sind
eigentlich fast alle Unternehmensbereiche aus allen Produktlebenszyklusphasen
vertreten [SS10].
Im Anschluss an die Terminologieerhebung kann die an den verschiedenen
Stellen und mit unterschiedlichen Beteiligten erhobene Terminologie
für das gesamte Unternehmen verfügbar gemacht werden, damit
jeder am Corporate Wording und den Vorteilen einer störfreieren Kommunikation
teilhaben kann [HL11], [CB11]. Solange jedoch die Strukturierung
der Terminologien sich hauptsächlich auf Benennungen und
deren Verhältnis zu Begriffen bezieht, bleibt ihr unmittelbar erkennbarer
Nutzen auf bestimmte Nutzergruppen beschränkt – namentlich die
Technischen Redakteure und die Übersetzer.
Ein Blick auf mögliche weitere Einsatzorte von Terminologien ist jedoch
selten. Warburton nennt zum Beispiel „computer-assisted translation
[…], controlled authoring, product classification, spell checking, indexing,
keyword management, glossary publishing, and search engine optimization
“ ([KW11]: 488). Voraussetzung für einen derartigen Einsatz sei
jedoch die Einhaltung bestimmter Grundsätze für die Datenverwaltung,
die herkömmliche, oft übersetzungsorientierte Terminologieverwaltungssysteme
nicht leisten können [KW11].
Es ist notwendig, nutzerorientierte Terminologiearbeit zu betreiben,
die Terminologie neu interpretiert – und zwar im Licht der potentiellen
Zwecke, die sie für neue Anwender haben kann. Ein zentraler
möglicher Einsatzort ist die Anforderungserhebung und -dokumentation
(auch als Requirements Engineering oder Produktspezifikation
bezeichnet). In der Softwareentwicklung wird Requirements Engineering
als „kooperativer, iterativer, inkrementeller Prozess, dessen Ziel es
ist zu gewährleisten, dass (1) alle relevanten Anforderungen bekannt
448
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Besonderheiten
des Requirements
Engineerings
und in dem erforderlichen Detaillierungsgrad verstanden sind, (2) die
involvierten Stakeholder [= Anforderungssteller, S.A.] eine ausreichende
Übereinstimmung über bekannte Anforderungen erzielen,
(3) alle Anforderungen konform zu den Dokumentationsvorschriften
dokumentiert bzw. konform zu den Spezifikationsvorschriften
spezifiziert sind“ ([KP07]: 705)
Die Anforderung (oder en. requirement) hat dabei drei Definitionen und
wird verstanden als: „(1) Eine Bedingung oder Eigenschaft, die ein System
oder eine Person benötigt, um ein Problem zu lösen oder ein Ziel
zu erreichen. (2) Eine Bedingung oder Eigenschaft, die ein System oder
eine Systemkomponente aufweisen muss, um einen Vertrag zu erfüllen
oder einem Standard, einer Spezifikation oder einem anderen formell
auferlegten Dokument zu genügen. (3) Eine dokumentierte Repräsentation
einer Bedingung einer Eigenschaft wie in (1) oder (2) definiert.“
([KP07]: 697)
In der Fachliteratur zum Requirements Engineering wird der Einsatz
von Glossaren bereits gefordert. Im Fokus steht hier ebenfalls oft die
Suche nach Homonymen und Synonymen, die zu Missverständnissen
während des Entwicklungsprozesses führen können (vgl. [KP07],
[TW08]). Allerdings wird hier auch schon immer auf die Gefahren hingewiesen:
„Der Aufbau eines Glossars ist in der Praxis mit vielen Problemen
verbunden. Es ist eine unliebsame Aufgabe, die niemand gerne
übernehmen möchte, geschweige denn motiviert durchführt. Damit hat
man schon ungünstige Startbedingungen. Oft verschwindet das Glossar
in einem Dokument, das niemand liest.“ ([TW08]: 146)
Um den ungünstigen Start der Terminologiearbeit im Requirements
Engineering zu vermeiden, müssen dessen Besonderheiten bei der
Terminologiebereitstellung berücksichtigt werden. Nur dadurch können
Motivationsfaktoren genutzt werden, die helfen, die Terminologiearbeit
in diesem Bereich zu etablieren.
Hier ist zunächst die Vielzahl der unterschiedlichen Beteiligten zu
berücksichtigen, aufgrund derer es zu interdisziplinärer Kommunikation
zwischen Experten auf unterschiedlichen Gebieten, aber auch zu
Experte-Laie-Kommunikation kommen kann. Diese unterschiedlichen
Beteiligten gehen unterschiedlich mit den in Anforderungsdokumenten
präsentierten Informationen um, so dass ein gegenseitiges Verstehen
unter Umständen nicht gewährleistet werden kann [KP07]. Die Terminologie
kann hier als Interpretationshilfe dienen, mit der das gemeinsame
Verständnis erreicht und potentielle Missverständnisse offengelegt
werden können.
Des Weiteren muss berücksichtigt werden, dass die Anforderungserhebung
ein teilweise mit kreativen Mitteln durchgeführter Prozess ist.
Pohl nennt als Techniken der Erhebung und Gewinnung z. B. Brainstorming
oder Mind-maps. Mit diesen Techniken werden zunächst die
wichtigsten Bedürfnisse an das zu entwickelnde Produkt erfasst. Im
Sinne einer ersten Ideensammlung sind solche Anforderungen naturgemäß
nicht nur gedanklich vage und unpräzise, sondern auch sprachlich.
Das ist vor allem bei Kundenanforderungen so [KP07], aber auch bei
Experten ist das nicht ungewöhnlich. Hier zeigt sich, dass das Erheben
von Anforderungen in einer Detaillierungsspirale erfolgt, in der vor
allem Dekompositionen und Spezialisierungen erfolgen [FG12], [ES99].
tekom-Jahrestagung 2012
449

Terminologie / Terminology
Im Projekt „Anwendungsplattform Intelligente Mobilität“ (AIM) des
Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt wurde darüber hinaus
beobachtet, dass das Wissen der Experten oft nicht explizit genug
Eingang in die Anforderungsdokumentation findet. Es bleibt dadurch
implizit und personengebunden und muss durch zeitintensive Reviews
oder Frage-Antwort-Prozesse erst explizit gemacht werden. Durch eine
Terminologie kann das benötigte Wissen bereits dem Schreiber einer
Anforderung bereitgestellt werden, ohne dass zusätzliche Personen
hinzugezogen werden müssen. Dies dürfte auch einen positiven Effekt
auf Reviews haben.
Die Klärung impliziten Wissens geschieht immer nur da, wo die Kommunizierenden
ein Bedürfnis für weitere Klärung verspüren – unabhängig
vom systemischen Missverständnis- oder Ungenauigkeitspotential
der verwendeten Terminologie. Für den Entwicklungsprozess
relevantes Expertenwissen wird dadurch im günstigsten Fall eine Zeit
lang nicht berücksichtigt. Wird dies rechtzeitig bemerkt, kann das implizit
gebliebene Wissen noch nachträglich berücksichtigt werden, doch
das erfordert zumindest zusätzliche Kommunikationsschritte oder sogar
Nachbesserungen und Änderungen der bisherigen Entwicklungsergebnisse.
Im schlimmsten Fall bleibt das implizite Wissen bis zum Schluss
einfach unbemerkt, zeigt sich dann aber später in ungenügenden Produkten
oder Dienstleistungen und der Unzufriedenheit der Kunden.
Semantische Relationen
für das Requirements
Engineering
Terminologien und Terminologieprozesse für Anforderungsschreiber
Wie muss eine Terminologie beschaffen sein, die die Besonderheiten
des Requirements Engineerings berücksichtigt? Der Anforderungsschreiber
aus der Praxis wird sich im Normalfall keinerlei Gedanken
um verschiedenartige Benennungen machen wollen, deswegen sind
solche Fragen für ihn zweitrangig. Wichtiger ist, ob im Rahmen der
Anforderungserhebung „alles“ bedacht wurde und hinreichend detailliert
spezifiziert wurde. Die Terminologie muss also primär der Dokumentation
von Wissen dienen, das über die linguistischen Relationen
von Synonymie, Homonymie, Polysemie, Äquivalenz und Akronymie
hinausgeht.
Hierfür eignet sich das Terminologiemanagementsystem iglos, das eine
Vielzahl semantischer Relationen zwischen terminologischen Einheiten
verwalten und modellieren kann [SSS11]. Hier sind vor allem die
in [2330] beschriebenen hierarchischen Beziehungen (Abstraktionsbeziehung,
Bestandsbeziehung) zu nennen, da diese dem oben beschriebenen
Dekompositions- und Spezialisierungsvorgängen des Requirements
Engineerings besonders entgegenkommen. Weitere inhaltliche
Relationen sind hier ebenfalls von Bedeutung, sofern sie den Anforderungsschreiber
bei der Anforderungserhebung unterstützen, indem sie
Informationen bereitstellen, die die Anforderungen präziser und vollständiger
machen. Aus der Requirements-Engineering-Literatur könnten
hier zum Beispiel folgende Relationen übernommen werden (vgl.
[KP07]), die nicht nur auf der syntaktischen Ebene der Anforderungen,
sondern auch auf der lexikalische Ebene der Anforderungsterminologie
brauchbar sind:
−−
Relation zur Kennzeichnung von (gleichwertigen) Alternativen
−−
Relation zur Kennzeichnung von (konfligierenden) Alternativen
−−
Relation zur Kennzeichnung von Interaktionen
450
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Terminologieprozess
für das Requirements
Engineering
−−
Relation zur Kennzeichnung sequentieller Abfolgen
−−
Relation zur Kennzeichnung von (zwingenden) Gleichzeitigkeiten
−−
Relationen zur Kennzeichnung von Ausnahmebedingungen
Eine solcherart vernetzte Terminologie, die thematische Zusammenhänge
dokumentiert und nutzbar macht, kann mit dem iglos-Terminologieverwaltungssystem
modelliert werden. Weitere Relationen des
iglos-Tools, die im Requirements Engineering nutzbar sein können,
sind Relationen zur Angabe von Verwechslungsgefahren, Input-Output-
Strukturen, Rollenzuweisungen, Zuständen, Kausalitäten, Anwendungskontexten,
Realisatoren, Repräsentationen, Hauptverantwortlichen oder
lediglich teilnehmenden Beteiligten. Eine flexible Relationsverwaltung
kann hierbei wichtig sein, um unterschiedliche Entwicklungsprojekte
unterstützen zu können, indem Anforderungsschreiber beim Dokumentieren
ihrer Anforderungen mit dem notwendigen Wissen versorgt
werden.
Wie kann eine solcherart strukturierte Terminologie nun aber in den
Anforderungsprozess integriert werden? Hierfür ist es wichtig, dass
die Terminologierecherche möglichst eng an den Prozess der Anforderungsdokumentation
gebunden wird. Eine Integration in ein Anforderungsmanagementtool
ist deswegen zweckmäßig. Dort können hilfreiche
Information aus der Terminologiestruktur dem jeweiligen Schreiber
direkt während des Ausformulierens der Anforderungen bereitgestellt
werden. Dadurch kann die Präzision der Anforderungen bereits während
ihrer ersten Formulierung erhöht werden und nachträgliche Reviews
können schneller durchgeführt werden. Auch Kunden, die ihre
ersten Anforderungen selbst umschreiben, können terminologieassistiert
präzisere Angaben machen als ohne Terminologieassistenz. Eine
terminologische Wissensbasis kann zudem auch für die Vorbereitung
von Erhebungstechniken wie Interview, Checkliste, Beobachtung oder
schriftliche Befragung dienen. Zur Disambiguierung der Anforderungen
muss die Möglichkeit bestehen, Terminologieinformationen mit Persistent
Identifiern an Anforderungen zu koppeln, so dass die Zuordnung
jederzeit und durch alle Änderungen hindurch gewahrt bleibt.
Auch die Möglichkeit zur Auswahl adressatenrelevanter Informationen
ist hierfür notwendig, damit die Zusatzinformation, die dem Anforderungsschreiber
in einem in seine Arbeitsumgebung integrierten Tool
bereitgestellt wird, überschaubar bleibt. Das Terminologiemanagementsystem
iglos unterstützt flexible Auswahlverfahren durch das Anlegen
sogenannter Collections, mit denen Teile des Terminologiebestandes
verwaltet und flexibel zusammengestellt werden können.
Um Anforderungsschreiber jedoch auch zu eigenständiger Terminologiedokumentation
zu ermutigen, sollte das in seine Arbeitsumgebung
integrierte Tool auch Termkandidaten vorschlagen können, die während
der Terminologieprüfung leicht in eine bestehende Terminologie eingegliedert
werden können. Über eine Häufigkeitsanalyse kann dem Anforderungsschreiber
die Entscheidung erleichtert werden, ob es sich um
eine wichtige Benennung handelt. Vor allem in großen Projekten zahlt
sich die individuelle Terminologiearbeit aus: Wenn Anforderungen unterschiedlicher
Autoren beim Anforderungsmanager integriert werden
müssen, können durch die Kennzeichnung der Terminologie potentielle
Missverständnisse vermieden werden.
tekom-Jahrestagung 2012
451

Terminologie / Terminology
Zusammenfassung und Ausblick
Zur Unterstützung des Requirements Engineerings wird am Institut
für Verkehrssicherheit und Automatisierungstechnik der Technischen
Universität Braunschweig zurzeit ein an die oben genannten Besonderheiten
des Requirements Engineerings angepasstes Terminologietool
entwickelt. Hierzu besteht eine Kooperation mit der Firma atego, mit
der zusammen eine Integration des iglos-Terminologie-Plug-ins in das
Anforderungssynchronisierungstool Exerpt Synchronizer angestrebt
wird. Mit diesem soll der Anwendungsbereich der traditionell übersetzungsorientierten
Terminologiearbeit erweitert und neuen Anwendern
gewinnbringend näher gebracht werden.
Ein wesentliches Problem für eine solche Terminologienutzung besteht
bisher jedoch noch in der Ersterhebung der terminologischen Daten
aus dem Bereich Requirements Engineering, bzw. einer Erstrelationierung
bereits bestehender, übersetzungsorientierter Terminologien, mit
der ein vernetztes Informationsgefüge entstehen kann. Weitere Arbeiten
in dieser Richtung wären durchzuführen, um vor allem auch Aussagen
über die Weiternutzbarkeit solcher Entwicklungsterminologien
gewinnen zu können.
Bibliographie
[2330] Deutsches Institut für Normung (2011): DIN 2330:11 Begriffe
und Benennungen – allgemeine Grundsätze.
[CB11] Bickle, Carmen (2011): Die Spreu vom Weizen trennen –
der Weg zur unternehmensweit konsistenten Terminologie.
tekom Jahrestagung.
[DTT10]
[ES99]
[EW08]
[FG12]
[FS10]
[HL11]
[KDS05]
[KP07]
[KW11]
Deutscher Terminologie Tag e.V. (2010): Terminologiearbeit.
Best Practices
Schnieder, Eckehard (1999): Methoden der Automatisierung.
Beschreibungsmittel, Modellkonzepte und Werkzeuge
für Automatisierungssysteme.
Enders, Michael; Wolff, Thomas (2008): „Sie haben Ihr
Ziel erreicht“. In: technische kommunikation 30 (4), 18ff..
Friedrich, Jörg; Gaebert, Claudia (2012): Innig verbunden.
Requirements Engineering: Plädoyer für eine Wende. In:
iX – Magazin für professionelle Informationstechnik (8),
98ff.
Frey, Dorina; Schmacht, Christine (2010): Aufbau eines
Qualitätsmanagements für die Terminologiearbeit
Liebscher, Horst (2011): Terminologie 2.0: Neue Strategien
und Möglichkeiten. tekom Jahrestagung.
Schmitz, Klaus-Dirk (2005): Glossar, Wörterbuch, Thesaurus,
Terminologie. tekom Jahrestagung.
Pohl, Klaus (2007): Requirements Engineering. Grundlagen,
Prinzipien, Techniken.
Warburton, Kara (2011): Managing Terminology in Commercial
Environments. tekom Jahrestagung.
452
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
[MB10]
[PD06]
[SS10]
Böcker, Martin (2010): Die Investition in Terminologiemanagement:
eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für
den Maschinenbau. tekom Jahrestagung.
Drewer, Petra (2006): Terminologiemanagement im Unternehmen.
tekom Jahrestagung.
Schmitz, Klaus-Dirk; Straub, Daniela (2010): An Bedeutung
gewonnen. In: technische kommunikation 32 (6),
12ff.
[SSS11] Schieder, Lars; Stein, Christian; Schielke, Arno (2011):
Terminologiemanagementsysteme der nächstens Generation
– Schlüssel für den Fachwortschatz. In: eDITion –
Fachzeitschrift für Terminologie (1), 26–31.
[TW08]
Weilkiens, Tim (2008): Systems Engineering mit SysML/
UML. Modellierung, Analyse, Design.
für Rückfragen: arndt@iva.ing.tu-bs.de
tekom-Jahrestagung 2012
453

Terminologie / Terminology
TERM 5
Fachvortrag
Vom Finden und unternehmensweiten
Managen von Terminologie
Regina Krüger, Transline Deutschland Dr.-Ing. Sturz GmbH, Reutlingen
Terminologiemanagement beschäftigt sich, anders als die Terminologiearbeit,
mit der Planung, Organisation, Leitung, Koordination und
Kontrolle aller Terminologiethemen. Die komplexe Vernetzung von
Terminologie innerhalb der Unternehmen stellt für das Terminologiemanagement
eine besonders hohe Herausforderung dar. Zur professionellen
Bearbeitung werden daher Terminologietools eingesetzt, die
einen optimalen Zugriff auf die Terminologiebestände erlauben und
diese auch weithin nutzbar machen. Freigabeabläufe werden definiert
und abgebildet. Der erwartete Nutzen ist hoch, die Bedeutung der Terminologiearbeit
bekannt. Der ROI in einem überschaubaren Zeitfenster
ist erkennbar und die Entscheidung für die strukturierte Terminologiearbeit
wird getroffen.
Trotzdem wird Terminologiemanagement immer noch als mühsam,
aufwändig und langsam beschrieben – Punkte, an denen es in vielen
Unternehmen in letzter Konsequenz doch noch scheitert bzw. in den
Anfängen stecken bleibt. Warum fällt es so schwer, die vielen Prozessbeteiligten
zum begeisterten Mitmachen zu bewegen? Wie können
Zielvorgaben nachhaltig definiert und kontrolliert werden?
Terminologiemanagement bedeutet Prozessmanagement
Ein Beispiel: Im Übersetzungsmanagement besteht bereits sehr lange
eine erfolgreiche Auseinandersetzung mit Prozessen und Schnittstellenmanagement.
Oft führt dies zum Kauf eines eigenen Translation-
Memory-Systems. Die Anschaffung eines TMS alleine schafft zunächst
Unabhängigkeiten und ermöglicht die Hoheit über die Translation
Memorys, es schafft aber noch keine Arbeitserleichterungen und Prozessbeschleunigungen.
Dies wird erst dann in umfangreichem Maße
erreicht, wenn Systeme erfolgreich vernetzt werden, alle Prozessbeteiligten
im gleichen Systemumfeld arbeiten, Standards geschaffen und
die Prozesse automatisiert werden – die passende Infrastruktur wird
zum Erfolgskriterium.
Die gleichen Bedingungen gelten für das Terminologiemanagement. Die
Terminologiearbeit ist ein integrativer Bestandteil der Dokumentationserstellung
und -übersetzung und muss als solcher innerhalb der Gesamtprozesskette
jeweils an den richtigen Stellen eingebunden werden.
Wichtige Stichworte hierbei sind „Workflowkopplung“ und „Prozessintegration“.
Erfolgreiches und unternehmensweit optimales Terminologiemanagement
findet nur statt, wenn die inhaltlich anspruchsvolle
Terminologiearbeit in Kombination mit einem effizienten Prozessmanagement
dargestellt wird.
Der Weg hin zur richtigen Infrastruktur
Nach einer Analyse der Ist-Situation und der vorhandenen Systemlandschaft
muss eine genaue Zielsetzungsbeschreibung erfolgen. Ergebnis
ist eine Detailbeschreibung der Einzelprozesse, mit besonderem Augenmerk
auf Schnittstellen und Standardisierungsmöglichkeiten.
454
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Das Ergebnis hiervon ist ein Infrastruktur-Lastenheft und eine Prozessbeschreibung.
Auf dieser Basis kann die Entscheidung für tooltechnische
Unterstützung dann getroffen werden.
Hierbei gibt es gänzlich unterschiedliche Ansätze, wie z. B. die Entscheidung
für eine eigene Systemlandschaft (oder deren Erweiterung), die
Entscheidung für ein Dienstleistermodell oder eine Kombination aus
beiden. Tools bieten heute bereits zahlreiche Out-of-the-box-Lösungen,
die durch Zusatzprogrammierungen ergänzt werden können, eventuell
kommt auch die Programmierung einer komplett individuellen Lösung
in Betracht.
Zu beachten ist, dass es nur ein führendes Terminologietool geben
kann, um eine redundante Datenhaltung und den mehrfachen Aufwand
zu vermeiden.
Abb.: Infrastruktur/Automatisierungsumgebung
Vom Finden neuer Terminologie
Eine kontinuierliche und optimale Terminologierecherche kann nur
durch einen strukturierten Prozess stattfinden. Hierzu gehört weniger
das manuelle Vorschlagwesen durch viele Mitarbeiter oder die direkte
Eingabe des Terminologen. Vielmehr bezieht sich der Prozess auf eine
Verbindung der verwendeten Tools in der Dokumentationserstellung
mit dem Teminologietool, eine Kopplung mit Terminologieextraktionen
im Rahmen von Übersetzungsaufträgen oder geregelte Terminologieextraktionen
bei neuen Dokumentationen. Automatisierungen erlauben
hierbei eine schnelle und unkomplizierte Abwicklung.
Die regelmäßige Terminologieextraktion auch aus kleineren Dokumenten
ist der einmaligen großen Extraktion aus z. B. TMs vorzuziehen, da
hier der unerwünschte Effekt erreicht wird, dass allein aufgrund des
Umfangs bei vielen Beteiligten eine Abwehrhaltung erreicht wird und
tekom-Jahrestagung 2012
455

Terminologie / Terminology
die Begeisterung an der Arbeit sinkt – die Arbeit wird zu einem Mammutprojekt
mit Mammutbearbeitungszeiten.
Vom Termkandidaten zum Term
Der Weg vom Termkandidaten zum freigegebenen und ggf. übersetzten
Term kann noch weit und komplex sein. Viele Einzelschritte sind beinhaltet
und zahlreiche Prozessbeteiligte müssen eingebunden werden
– die Abwicklung wird sehr zeitintensiv. Die nahtlose automatisierte
Kopplung der verschiedenen Einzelschritte und deren Überwachung ist
daher das Ziel.
Nach Festlegung aller Workflowdetails und der Rollen und Rechte der
Prozessbeteiligten übernimmt die Automatisierung das Projektmanagement
und steuert die jeweiligen Aufgaben. Voraussetzung ist, dass alle
Prozessbeteiligten (inkl. Übersetzern und Landesgesellschaften) auf
derselben Plattform arbeiten. Für die notwendige Transparenz und das
Controlling sorgen Reminder, Eskalationsszenarien, eine Statusübersicht
und viele Auswertungsmöglichkeiten. Die Terminologieveränderungen
werden täglich an alle vernetzten Tools weitergegeben.
Ein häufig vernachlässigter Gedanke ist die nachträgliche Bereinigung
der Terminologien in TMs. Durch eine enge Verbindung des Terminologietools
mit dem TMS kann nicht nur im Rahmen der Terminologieübersetzung
das TM zur Konkordanzsuche mit verwendet werden,
sondern die terminologische Bereinigung von TM-Einträgen kann auch,
jeweils pro Term, als Arbeitspaket an Übersetzer oder andere Benutzer
geschickt werden.
Zusammenfassung
Die Komplexität der Prozesse ist nur durch Automatisierungen steuerbar,
die bewirken, dass eine höhere Konzentration auf die Inhalte
erfolgen kann. ROI-Betrachtungen können gesamtheitlich erfolgen und
somit neue Aspekte integrieren.
Der Nutzen von Terminologiearbeit muss für jeden „erfahrbar“ sein.
Einfache, übersichtliche Arbeitsoberflächen sind hierbei genauso wichtig
wie kleine Arbeitspakete und kurzfristige Antwortzeiten.
Die Kopplung von bislang getrennten Arbeitsprozessen führt zu einer
erheblichen Beschleunigung in der Erstellung neuer Terminologie und
deren Übersetzung und damit zu schneller verfügbaren Qualitätssteigerungen
und Kosteneinsparungen.
So kann Terminologiemanagement viel Freude machen und Prozessbeteiligte
zum begeisterten Mitmachen motivieren.
für Rückfragen: rkrueger@transline.de
456
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
TERM 6
Fachvortrag
Terminologie zwischen normativer Referenz
und deskriptiver Dokumentation
Dr. Birte Lönneker-Rodman, Across Systems GmbH, Karlsbad
Moderne Terminologiewerkzeuge bieten viele Möglichkeiten, Terminologie
in den Arbeitsalltag einzubinden und zu leben. Je nachdem,
welchen Zweck eine Organisation mit dem Aufbau und der Pflege einer
Terminologiedatenbank verfolgt, können Erstellung und Inhalt einer
Terminologie unterschiedliche Ausprägungen annehmen. Während
Terminologie als normative Referenz inzwischen bereits etabliert ist,
hat die deskriptive Sammlung noch Zukunftspotential. Der deskriptive
Ansatz beschreibt reale, wenn auch nicht unbedingt normierte Verwendungen
sowie Vorschläge von Benutzern. Er führt zu einem größeren
Datenbestand und damit mehr Suchergebnissen. Zudem kann er zu
einer weiteren Kollaboration unter den Mitarbeitern anregen.
Hinter einer normativen Referenzterminologie steht oft das Ziel, den
Sprachgebrauch innerhalb der Organisation zu vereinheitlichen. Missverständnissen
wird vorgebeugt; Texte sind konsistenter und damit verständlicher;
die erhöhten Wiederverwendungsquoten beim Schreiben
und Übersetzen führen zu Einsparungen.
Die Terminologiedatenbank wird idealerweise nahtlos in die Redaktions-
und Übersetzungsumgebung eingebunden. Darüber hinaus kann
sie zum Nachschlagen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens
zur Verfügung gestellt werden. Im Falle der Terminologie als Produkt
wird schließlich der Zugriff auf die Terminologie gegen eine Gebühr
weitergegeben.
Normative Referenzterminologie zeichnet sich durch Vorschriften über
die Benutzung von Benennungen aus. Die Vorschrift gilt hier sowohl
im positiven wie auch negativen Sinne. Die Terminologiedatenbank
muss nicht nur Aufschluss darüber geben, wie ein bestimmtes Objekt
oder ein bestimmter Prozess benannt werden soll („bevorzugt“; z. B.
Schnürband). Sie muss auch festhalten, welche anderen möglicherweise
in Betracht kommenden Benennungen vom Gebrauch ausgeschlossen
werden („zu vermeiden“; z. B. Schnürsenkel). Zusätzlich kann es noch
Benennungen geben, die in bestimmten Kontexten erlaubt sind („erlaubt“).
Um zu entscheiden, welche Benennung gegenüber anderen als
empfohlen hervorzuheben ist, kann die Terminologin Informationen
unterschiedlicher Art heranziehen:
−−
Beteiligte: Einbeziehung von Personen aus mehreren Bereichen
−−
Quellen: Auswertung mehrerer Quellen, die ihrerseits oft normativ
sind
−−
Sprachgebrauch: Analyse von öffentlichen Korpora, Medienberichten
oder unternehmensinternen ein- oder mehrsprachigen Textsammlungen.
Die normative Terminologiearbeit ist in manchen Bereichen etabliert
und für bestimmte Zwecke unabdinglich. Dennoch sind gerade ihre
Vorteile auch ihre Hemmschuhe:
−−
Die Notwendigkeit einer eindeutigen Entscheidung führt oft zu Differenzen
im Entscheidungsfindungsprozess.
tekom-Jahrestagung 2012
457

Terminologie / Terminology
−−
Alle Benennungen eines Objekts oder Prozesses sollen möglichst erschöpfend
erfasst und die Entscheidung über die Verwendungsempfehlung
informiert getroffen werden. Bis zur Freigabe kann daher
einige Zeit vergehen.
−−
Die hohen Aufwände für jeden einzelnen Eintrag können dazu führen,
dass die relevanten Konzepte nur zu einem geringen Grad durch
den terminologisch erfassten Fachwortschatz abgedeckt sind.
Um diesen Nachteilen entgegenzusteuern, unterstützen moderne Terminologiewerkzeuge
auch andere Arten des Terminologieaufbaus und
der Terminologiepflege.
Ein erster Aspekt ist dabei sind weitere Quellen für die Erfassung neuer
Terminologie:
−−
Vorschläge von Übersetzern
−−
Vorschläge von Benutzern, zum Beispiel über ein Online-Formular
oder mit separater Eintragsvorlage in der Web-Version der Terminologiedatenbank
−−
automatische Extraktion von Eintragskandidaten mit Benennungen
aus einsprachigen Dokumenten sowie aus Translation Memorys
−−
Auswertung von Abfragen, die Benutzer der Terminologiedatenbank
eingeben (zum Beispiel Log-Dateien einer Web-Version).
In diesen Fällen können größere Bestände an Terminologie in kürzerer
Zeit aufgebaut werden, jedoch ohne die Qualitätssicherung einer normativen
Pflege. Daher empfiehlt es sich, die Eingaben von Benutzern
oder die automatisch extrahierten Benennungsvorschläge mit dem Status
„nicht freigegeben“ einzuspeisen. Je nach Aufkommen und Struktur
der Daten kann es auch sehr nützlich sein, diese Terminologie in einer
separaten Datenbankinstanz zu halten und die „deskriptive” von der
„normativen” Terminologiedatenbank dabei optisch abzuheben. Der
Vortrag zeigt einige anschauliche Beispiele.
Die Benutzer sollten mit den gesammelten Daten weiter interagieren
können, beispielsweise:
−−
Kommentare schreiben;
−−
vorschlagen, Einträge zu verschmelzen, oder die Verschmelzung direkt
selbst vornehmen;
−−
Informationen, wie zum Beispiel Abbildungen, auch nachträglich
(und zu Benutzervorschlägen anderer Benutzer) hinzufügen;
−−
Einträge insgesamt bewerten.
Auch im deskriptiven Ansatz sollte das Rechtemodell die Definition von
Rechten für die gewünschten Benutzer-Aktionen unterstützen. Zusätzlich
ist eine moderierende Rolle mit weiteren Befugnissen sehr wichtig.
Die Moderatoren sollten vor allem unsinnige Einträge entfernen,
Einträge zu demselben Konzept verschmelzen und Einträge, mit denen
Benutzer interagiert haben, abschließen.
Das Konzept der deskriptiven Datensammlung beruht insgesamt auf
der Annahme, dass der Zugang zu Informationen über Terminologie
bereits vor der endgültigen Verwendungsvorgabe und Freigabe nützlich
sein kann. Die deskriptive Terminologiearbeit nimmt unterschiedliche
Formen an, beispielsweise durch werkzeuggestützte – und daher
nicht immer perfekte – Extraktion von Benennungen und/oder durch
458
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Interaktion mit den Benutzern. Diese deskriptive Terminologiearbeit
wird bereits hier und da von Unternehmen erprobt.
Es wird spannend sein zu beobachten, welche Modelle der Benutzerinteraktion
von den Benutzern angenommen werden vor dem Hintergrund,
dass sich diese Zeitinvestition letztlich auszahlen muss. Betrachtet
man erfolgreiche Projekte wie Wikipedia oder auch die Foren des
Online-Wörterbuchs LEO (http://dict.leo.org/), ist die Herangehensweise
durchaus einen Versuch wert.
für Rückfragen: bloenneker@across.net
tekom-Jahrestagung 2012
459

Terminologie / Terminology
TERM 7
Fachvortrag
Von der Terminologie zum semantischen
Netz: Wissensmanagement und Ontologien
Christian Stein, Technische Universität Braunschweig
Das Projekt iglos (www.iglos.de) ist ein groß angelegtes universitäres
Forschungsprojekt zur Entwicklung von Methoden und Software für
Terminologiearbeit der nächsten Generation. Eine der wichtigsten
Grundüberzeugungen im Rahmen des Projektes ist dabei, dass Eindeutigkeit
nur im systemischen Zusammenhang beherrscht werden kann.
Das bedeutet konkret, dass es nicht reicht, Benennungen, Synonyme,
Übersetzungen und Definitionen etc. zu sammeln, sondern dass man
die tatsächlichen semantischen Beziehungen der Sprachzeichen zueinander
modellieren muss. Nur so wird der Kontext, Bezug und Verwendungszusammenhang
deutlich und nur so kann man den Schritt vom
klassischen Terminologiemanagement hin zum Wissensmanagement
bzw. einer Ontologie gehen. Ein solches Wissensmanagement hat wiederum
ein wesentlich breiteres Anwendungsspektrum als ein einfaches
elektronisches Wörterbuch: Es hilft dabei, Missverständnisse und
Ambiguitäten frühzeitig und automatisiert aufzuspüren, Mitarbeiter
aufgabenspezifisch zu schulen und schließlich, Wissen nicht nur in den
Köpfen, sondern auch im Unternehmen zu halten.
Das kann nur gelingen, wenn Terminologiemanagement nicht länger
als eine mehr oder weniger isolierte Funktion der Technischen Dokumentation
und Übersetzung, sondern als zentrale Wissensverwaltung
und Querschnittsdisziplin aller Unternehmensbereiche gesehen wird.
In allen Bereichen finden sich unterschiedliche Fachsprachen, mit
denen völlig unterschiedlich über die gleichen Sachverhalte kommuniziert
wird – gerade deshalb auch häufig aneinander vorbei. Verschärft
wird die Situation dadurch, dass interdisziplinäre, multisprachliche und
unternehmensübergreifende Szenarien heute eher die Regel als die
Ausnahme sind.
Eine funktionierende Wissensverwaltung berücksichtigt diesen Sachverhalt
von Anfang an und bildet nicht nur verschiedene Sprachen,
sondern auch verschiedene Fachsprachen sowie deren Bezug zur Gemeinsprache
als semantisches Netz ab. Dabei ist es wesentlich, die
verschiedenen Perspektiven und Spezialisierungsgrade gleichermaßen
zu modellieren. Um diesen Zustand zu erreichen, hat das Projekt iglos
den iglos tep (terminology engineering process) entwickelt, der alle
notwendigen Verfahrensweisen von der Terminologiegewinnung, über
die Diskussion, Abstimmung und Relationierung bis hin zur kontinuierlichen
Ergänzung behandelt und beschreibt.
Einen wesentlichen Punkt nimmt dabei die Relationierung ein, also
die Modellierung von typisierten Beziehungen zwischen den Begriffen.
Diese Modellierung geht weit über reine Abstraktionsbeziehungen im
Sinne einer Ober- und Unterbegriffsstruktur hinaus: So können je nach
Modellierungs- und Anwendungsfokus ganz viele verschiedene Relationstypen
modelliert werden. Auf Basis von Leitfragen und entsprechenden
Assistenzsystemen, wie sie in iglos verfügbar gemacht werden,
können diese auch von Laien gefunden und modelliert werden. Einige
solcher Leitfragen zur Relationierung und Klassifizierung können beispielsweise
sein (hier in zusammenfassender Kurzform):
460
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
−−
Ist es eine Größe, der man konkrete Werte zuordnen kann? (Attributhierarchie)
−−
Beschreibt es ein physikalisch existierendes Objekt oder eine abstrakte
Oberklasse? (Abstraktion)
−−
Wenn das Wort aus mehreren Teilwörtern besteht, wie stehen diese
zueinander? (Komposition)
−−
Welcher Kontext klärt die Bedeutung, wenn man „im Sinne von …“
ergänzt? (Kontext-Relation)
−−
Gibt es mehrere Ausprägungen dieses Typs? (Instanziierung)
−−
Handelt es sich um ein Objekt oder um eine Funktion? (Typ)
−−
Womit wird es häufig verwechselt? (Verwechslungsgefahr)
−−
Hat es ein auslösendes Ereignis bzw. löst es andere Ereignisse aus?
(Input/Output)
−−
Wozu braucht man es? (Funktion)
−−
Wer hat damit zu tun? (Rolle)
−−
Was unterscheidet es von den leicht zu verwechselnden Elementen?
(Merkmale)
−−
Was benötigt man, um es durchzuführen? (Ressourcen)
−−
Gibt es eine Substantivierung oder ein Verb davon? (Derivation)
−−
Gibt es noch eine völlig andere Bedeutung dieses Wortes? (Homonymie)
Diese Fragen sind ein Teil eines umfangreichen Fragenkatalogs, der im
Rahmen des iglos-Projektes entwickelt wurde und in die iglos-Software
integriert werden soll. Sie richten sich dabei nicht an Terminologie-Experten
– vielmehr ist es ein wesentliches Ziel, Terminologiearbeit auch
für Laien zu vereinfachen und so direkter in den jeweiligen Anwendungskontexten
zu verankern. Die beste Möglichkeit, das zu erreichen,
ist die Integration von Terminologieprüf- und Ergänzungsmöglichkeiten
direkt in die Anwendersoftware. Im Projekt iglos ist das geschehen,
indem ein Microsoft Word-Add-in entwickelt wurde, dass parallel zu
Lese- und Schreibprozessen Terminologie recherchiert, prüft und ergänzt.
Weitere Add-ins sind geplant.
Die Relationierungen selbst werden in der iglos-Software semantisch
interpretiert und zusätzlich grafisch dargestellt, so dass der Nutzer den
Verwendungskontext und somit das gesamte Themengebiet in seiner
Struktur visuell erfassen und navigieren kann. So wird die Datenstruktur
tatsächlich zu einer Bildstruktur.
Zurzeit wird an diesen Darstellungsmöglichkeiten noch intensiv gearbeitet,
um sie zu einem interaktiven Modellierungswerkzeug auszubauen,
das Terminologieverwaltung und -relationierung direkt in der Visualisierung
erlaubt. Zahlreiche Partner aus Wissenschaft, Wirtschaft und
Normung arbeiten bereits heute mit iglos und tragen aktiv zur Optimierung
und Weiterentwicklung bei. Nach Abschluss der Arbeiten wird es
für alle Interessierten einen offenen Test geben, der die Beurteilung
der Eignung dieses neuartigen Terminologieverwaltungssystems für die
eigenen Zwecke erlaubt.
für Rückfragen: stein@iva.ing.tu-bs.de
tekom-Jahrestagung 2012
461

Terminologie / Terminology
TERM 8
Presentation
ECQA Certified Terminology Manger – Basic
Blanca Nájera Villar, TermNet – International Network for Terminology, Vienna, Austria
Inspired by initiatives as the European Computer Driving Licence
(ECDL) and EUROPASS, TermNet, the International Network for Terminology
joined in 2007 the ECQA – European Certification and Qualification
Association with the aim of defining a set of professional competences
and a globally recognised certification scheme for the job role of
the terminology manager.
Professionals working as ICT experts, information and knowledge managers,
in e-Business, Semantic Web, libraries and archives or translators,
interpreters, localisers and technical writers do terminology work,
manage terminology projects or have to argue about the importance of
terminology management in their working environment on a daily basis.
Often they do not have any formal education in this field.
The ECQA Certified Terminology Manager initiative is developed to
provide a vocational training for these professionals as a proof of competences
for the acquired knowledge and skills.
ECQA – The European Certification and Qualification Association
The European Certification and Qualification Association (ECQA) is the
result of several EU-supported initiatives taking place during the last
ten years when different educational initiatives in the European Union
Life Long Learning Program decided to follow a joint process for the
certification of persons in the industry.
The ECQA is supported by training organisations from European countries
(currently organisations from 18 countries) with the goal of developing
and maintaining a set of quality criteria and common certification
rules which would then be applied across the different European regions
and the IT and services, engineering, finance and manufacturing
sectors.
This resulted in a pool of professions in which a high level of European
comparability has been achieved by an Europe-wide agreed syllabus
and skills set, an European test questions pool and European exam
systems (computer automated by portals), as well as a common set of
certificate levels and a common process to issue certificates.
Illustration 1: ECQA, bringing industry, research and education together
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tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Through the ECQA, learners can attend to courses for a specific profession
in their country and perform a Europe-wide agreed test at the end
of the course.
ECQA Certified Terminology Manager – Basic
In the globalized knowledge and information societies, specialized language
has become a pre-requisite for any kind of efficient and effective
communication, management and interoperability of technical systems
and methodologies. Terminology and terminology management build an
integral, high-quality and quality-assuring part of end products, services
and tools in the fields of
−−
information & communication,
−−
classification & categorization,
−−
translation & localization.
The new job profile “Certified Terminology Manager – Basic” combines
the various competences of professionals active in these areas. It also
pays tribute to the fact that terminology managers in today’s companies
and organizations do not necessarily have a university degree in this
field. Often, their job profile is not even exclusively that of a terminologist.
More often, terminology management is an additional skill and task
for professionals of varied backgrounds.
The first certification exam took place successfully on 28 May 2010 and
as of September 2012 the following has been achieved by this initiative:
−−
More than 250 registrations on the ECQA platform;
−−
Almost 150 certificates issued by September 2012 in more than 20 European
and Non-European countries;
−−
Active cooperation with 5 European universities (Institute for Information
management at the Cologne University of Applied Science,
the Centre for Translation Studies in the University of Vienna, Lessius
University College in Antwerp, University of Pécs in Hungary and the
“Politehnica” University of Timisoara in Romania), international organizations
(e.g., China National Institute of Standardization, the European
Association for Terminology and the Infoterm, International Information
Centre for Terminology) and private companies and public organisations
(where TermNet is supplying in-house trainings for the staff).
The training concept
The ECQA training concept is based on a 4-step programme: self assessment,
training, blended learning through an e-learning platform
and examination.
Illustration 2: The ECQA training concept
tekom-Jahrestagung 2012
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Terminologie / Terminology
1. Self-assessment
On the ECQA platform, everyone can self-assess their competences in
the different professional fields for the job role ECQA Certified Terminology
Manager – Basic in a scale of “poor/fair/good/excellent” and “not
applicable”. The system automatically checks the answers and scores
with a standard evaluation. After the self test, a new window opens with
a percentage chart showing the satisfaction per skills element.
Illustration 3: The Self Test – ECQA´s self-assessment tool
2. Trainings
ECQA trainings are offered as seminars, workshops and in-house
trainings.
The training program is divided into six major units:
UNIT 1: UNDERSTANDING TERMINOLOGY MANAGEMENT
−−
What is terminology?
−−
Why terminology management?
−−
How terminology work is embedded in my organisation and work
environment
UNIT 2: TERMINOLOGY MANAGEMENT SKILLS
−−
How to search and collect terminology
−−
How to store and retrieve
−−
How to coin terms
−−
How to manage monolingual and multilingual terminology
−−
How to manage terminology projects
UNIT 3: TERMINOLOGY STRATEGIES FOR BUSINESS PROCESSES
−−
How to present the business case for terminology
−−
How to calculate and argue costs & return on investments
−−
How to involve relevant stakeholders
−−
How to collaborate with relevant organisational units
UNIT 4: TEAM WORKING & COMMUNICATION SKILLS
−−
How to organise team communication
−−
How to manage distributed and diverse teams
−−
Why Conflict Management?
−−
How to train and motivate your team
UNIT 5: APPLICATION SCENARIOS
−−
Presentation of own projects in the form of max. 10 slides
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tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
3. Blended learning
through an e-learning
platform
UNIT 6: TERMINOLOGY STANDARDS AND LEGAL ISSUES
−−
Which standards are relevant?
−−
How to deal with copyright issues in terminology management
−−
What about product liability?
With the joint efforts of all the aforementioned partners and their networking
potential, TermNet has been able to translate, localize and
adapt the skill card, the online materials and examination platform into
3 European languages (English, German and French), create an online
e-learning/blended learning environment to support traditional trainings
and start promoting the ECQA Certified Terminology Manager –
Basic in foreign countries, such as China and South Africa.
Illustration 4: Moodle application for the ECQA Certified Terminology
training programme
4. Examination
The exam is taken electronically, using a random selection from a central
pool of multiple choice questions with a total of 487 questions. Participants
have 6 hours to complete approx. 190 questions. The examinee
can check the results online, just after the exam. To become an ECQA
Certified Terminology Manager – Basic, participants have to pass with
at least 66%. After that, they will receive a summary certificate in paper
form with their results.
Future developments and cooperation
The response of the international community to this new training and
certification initiative has been enormous. It also reflects the lack of
training in some of the fields included in the programme, as for example
in strategies for business processes, terminology policies, copyright or
product liability.
TermNet is working in a consortium of international terminology experts
and the TermNet members to continue with the development
of the ECQA Certified Terminology Manager platform. The Advanced
training programme and certification skill is being created in collaboration
with all the companies, universities and partner institutions and it
is planned to be launched by July 2013.
tekom-Jahrestagung 2012
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Terminologie / Terminology
It is also planned to adapt and specialise the Advance module for different
working environments, for example:
−−
ECQA Certified Terminology Manager – Automotive
−−
ECQA Certified Terminology Manager – Health
−−
ECQA Certified Terminology Manager – Language planning
New cooperation partners are welcome to join the programme and
participate in the development of the new training and certification
schemes.
References
European Computer Driving Licence Foundation: http://www.ecdl.org
EUROPASS: http://europass.cedefop.europa.eu/en/home
ECQA: www.ecqa.org
ECQA Certified Terminology Manager – Basic:
http://www.termnet.org/english/products_service/ecqa_ctm-basic/
ECQA CTM – Basic online campus:
http://www.ecqa.org/index.php?id=23
How to register free of cost for the online campus:
http://www.termnet.org/downloads/english/products/trainings/ECQA-
CTM_Howtoregister.pdf
bnajera@termnet.org
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tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
TERM 9
Fachvortrag
Terminologische Informationen und
Dienste für Spracharbeiter
Klaus-Dirk Schmitz, Fachhochschule Köln
Das TaaS-Projekt
Im Juni 2012 ist das von der EU co-finanzierte Forschungsprojekt TaaS
(Terminology as a Service) mit dem Ziel gestartet, eine Cloud-basierte
Plattform für die Extraktion, Verwaltung, Pflege und den Austausch von
Terminologie bereitzustellen. Damit reagiert das Projekt auf die Notwendigkeit,
Sprachsachverständigen, Experten und Unternehmen allgemein
den Zugriff auf aktuelle terminologische Daten zu ermöglichen
und sie direkt an der Schaffung und am Austausch von Terminologie zu
beteiligen. So können die Rechercheergebnisse unzähliger Spezialisten,
seien es Technische Redakteure, Übersetzer und Dolmetscher, Terminologen
oder Fachgebietsexperten, gebündelt und verfügbar gemacht
werden.
Die Dienstleistungen der zu entwickelnden TaaS-Plattform reichen von
der Identifizierung von Textkorpora und der Terminologieextraktion
einschließlich Äquivalenzsuche über die Erfassung, Bereinigung und
Pflege von Terminologiebeständen bis hin zur Bereitstellung in unterschiedlicher,
auf die moderne Arbeitsumgebung von Sprachdienstleistern
und Technischen Redakteuren abgestimmter Form. Dabei werden
die international anerkannten Normen der Terminologielehre ebenso
beachtet wie die Bedürfnisse der Anwender und die von maschinellen
Übersetzungs- und Redaktionssystemen sowie Übersetzungsspeichern
verarbeitbaren Datei- und Datenformate. Zur Entwicklung der erforderlichen
Algorithmen und Schnittstellen werden linguistische und statistische
Verfahren zur maschinellen Textanalyse miteinander kombiniert
und ausgebaut.
Abb. 1: Übersicht über die TaaS-Plattform
Projektpartner des TaaS-Projektes sind neben der lettischen Firma
Tilde als Koordinator das Institut für Informationsmanagement (IIM)
tekom-Jahrestagung 2012
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Terminologie / Terminology
der FH Köln, die University of Sheffield, die ungarische Firma Kilgray
und die Translation Automation User Society (TAUS) mit Sitz in den
Niederlanden.
Die Spracharbeiter
Einer der ersten Aufgaben des Projektes ist es, typische Nutzergruppen
dieser TaaS-Plattform zu identifizieren und deren spezifische terminologische
Bedürfnisse zu ermitteln. Alle Arten von Spracharbeitern,
die sich mit der Produktion und Rezeption von fachlichen Texten beschäftigen,
wie etwa Technische Redakteure, Terminologen, Übersetzer,
Dolmetscher, Lokalisierer, Redakteure, Fachgebietsexperten, aber auch
Lerner von Fachsprachen, benötigen irgendwann terminologische Informationen,
aber vermutlich nicht alle die gleichen. Im Projekt wurden
zunächst die Nutzergruppen definiert und dann die Nutzungsbedürfnisse
von Spracharbeitern auf der Basis einer Umfrage ermittelt.
Die Umfrage
Die Umfrage wurde im Sommer 2012 bei zwei großen Verbänden (tekom,
BDÜ) sowie bei weiteren potentiellen Nutzgruppen (DTT, ProZ
etc.) auf Deutsch und Englisch durchgeführt. Die Ergebnisse sollen die
Grundlage für die technische und konzeptionelle Implementierung der
TaaS-Plattform bilden. Die Fragen konzentrierten sich auf folgende
Themenkomplexe:
−−
Berufliches Umfeld (Tätigkeit, Arbeitsverhältnis, Fachgebiet)
−−
Genutzte Programme und Formate
−−
Terminologiearbeit (Zeit, Wichtigkeit, Art, Zweck)
−−
Terminologierecherche (Wo und wonach wird gesucht?)
−−
Probleme und Optimierungspotenzial
−−
Bereitschaft, Terminologie bereitzustellen und gemeinsam zu nutzen
Insgesamt wurden knapp 2.800 Fragebogen ausgewertet. Die beiden
größten Gruppen der Spracharbeiter waren – wie nicht anders zu erwarten
– die Technischen Redakteure (38 %) und die Übersetzer (31 %);
Terminologen, Dolmetscher und Fachgebietsexperten war mit je etwa
5 % vertreten. Als häufig eingesetzte Programme wurden Microsoft Office
(Word, Excel, Powerpoint) bzw. Open Office, FrameMaker und In-
Design neben den CAT-Tools SDL-Trados und Across genannt. Bei den
genutzten Formaten führten DOC(X) (28 %), XML (17 %) und TXT 15 %)
die Liste an.
Die Mehrzahl der Befragten (61 %) geben an, dass sie zwischen 0 und
20 Prozent ihrer Arbeitzeit für Terminologiearbeit aufbringen; dies trifft
vor allem auf die meisten Technischen Redakteure zu. Weitere 28 Prozent
wenden 20 bis 40 Prozent ihrer Zeit für Terminologiearbeit auf.
Die Einschätzung der Wichtigkeit von Terminologiearbeit ist in Abb. 2
grafisch dargestellt. Bei der Frage, nach welchen terminologischen Informationen
die Spracharbeiter suchen, wurden vorrangig Benennungen
in der Zielsprache (18 %) und in der Ausgangssprache (16 %) sowie
Definitionen in der Ausgangssprache (16 %) und in der Zielsprache
(13 %) genannt.
Bei den Quellen für die Terminologierecherche wurden in erster Linie
die eigene Terminologiedatenbank angegeben; wenn dort keine Treffer
gefunden wurden, wurde über Stichwörter in Suchmaschinen, in
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tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Online-Terminologiedatenbanken und -Enzyklopädien, aber auch in
mehrsprachigen Wörterbüchern gesucht.
Abb. 2: Einschätzung der Wichtigkeit von Terminologiearbeit
Bei den Problemen, die die Terminologiearbeit behindern, wurden sehr
oft Zeitmangel oder fehlende (finanzielle) Würdigung des Aufwandes
sowie veraltete, unzuverlässige oder qualitativ minderwertige terminologische
Informationen genannt.
Weitere Ergebnisse der Umfrage werden nach der endgültigen Auswertung
veröffentlicht werden.
Fazit
Die Ermittlung der Nutzergruppen und ihrer terminologischen Bedürfnisse
wird in die Konzeption und Implementierung der webbasierte
TaaS-Plattform einfließen. Damit wird zum Projektende eine kooperative
Anlaufstelle für alle Arten von Spracharbeitern zur Verfügung
stehen, um terminologische Informationen und Dienstleistungen
abzurufen.
Anmerkung
The project has received funding from the European Union Seventh
Framework Programme (FP7/2007–2013), grant agreement no 296312.
Projekt-Website: www.taas-project.eu
klaus.schmitz@fh-koeln.de
tekom-Jahrestagung 2012
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Terminologie / Terminology
TERM 10
Partnerpräsentation
Terminologie – fit für die Zukunft
Christiane Jäger, Julius Blum GmbH, Höchst, Österreich
Klaus Fleischmann, Kaleidoscope GmbH, Ma. Enzersdorf, Österreich
Blum ist weltweit tätig und auf die Herstellung von Möbelfunktionsbeschlägen
spezialisiert. Die Hauptproduktgruppen sind Klappen-, Scharnier-
und Auszugsysteme für Möbel – speziell Küchen. Mit 27 internationalen
Tochterunternehmen und 10 weltweiten Produktionsstandorten
setzt Blum 1,3 Mrd. Euro um, 96 % davon im Ausland. Blum beschäftigt
weltweit mehr als 5000 Mitarbeiter und ist in über 100 Ländern tätig.
Die Verkaufsunterlagen werden in bis zu 32 Sprachen umgesetzt. Dies
beweist die Bedeutung einer einheitlichen, mehrsprachigen Terminologie
als Basis hochqualitativer Produkt-Information.
Kaleidoscope kombiniert und erweitert als Lieferant von Sprachtechnologie
marktführende Systeme wie SDL Trados mit eigenen Entwicklungen
rund um die Themen Terminologie-Workflow, unternehmensweite
Sprachprozesse, Übersetzerrückfragen, fachliche Prüfung etc. Diese
webbasierten Workflow-Lösungen finden sich als quickTerm, Excelling
MultiTerm, smartQuery oder globalReview im Markt wieder.
Neue Ufer in der Terminologie
In vielen Abteilungen international tätiger Unternehmen ist Terminologie
mittlerweile zu einem wichtigen Bestandteil der täglichen Arbeit
geworden. Häufig führen Terminologie-Projekte allerdings im Unternehmen
ein Inseldasein und sind nicht kollaborativ und systematisch
Teil der Unternehmensprozesse.
Nach der Etablierung einer Term-Bank und deren unternehmensweiter
Verwendung stellen sich oft neue Fragen für das Terminologie-Team:
−−
Wie können wir nicht nur die Terminologie-Nutzung, sondern auch
die Terminologie-Abstimmung und ‐Pflege auf einen größeren Teilnehmerkreis
ausweiten?
−−
Wie holen wir Kollegen zur Abstimmung und Bereicherung der Daten
an Bord?
−−
Wie holen wir andere Abteilungen, mit anderen Anforderungen an
Daten und Prozesse an Bord?
−−
Wie können wir Änderungen und Erweiterungen in der Term-Bank
bei einem deutlich vergrößerten Teilnehmerkreis im Griff behalten?
Diese Herausforderungen bedingen, neben einem klaren Committment
zur Terminologie von oberster Stelle im Unternehmen, neue Überlegungen
zu Prozessen, Technologie aber auch der Rolle und dem Selbst-
Verständnis von Terminologen und anderen Mit-Arbeitern an der
Terminologie.
Die Ausgangslage bei Blum
Seit vielen Jahren hat Blum als international tätiger österreichischer
Leitbetrieb Terminologie-Arbeit betrieben. Die Marketingabteilung
baute eine mehrsprachige Terminologie-Datenbank auf und pflegt diese
laufend. Die Term-Bank enthielt neben Verwendungshinweisen auch
Definitionen, Bilder und spiegelte den Status quo einer normativen
Terminologie wider.
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tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Als klassische Insel-Lösung war sie aber nicht Teil eines klar definierten
Unternehmens-Prozesses. Die Einführung dieses Prozesses machten
sich die Terminologie-Verantwortlichen der Marketingabteilung zur
Aufgabe. Es wurden Prozesse erstellt und im Rahmen eines Workshops
mit Hilfe des Partners Kaleidoscope in der Web-Lösung quickTerm
modelliert:
Die Workflows wurden in der Folge mehrmals überarbeitet, wobei vor
allem die Komplexität reduziert wurde. Die derzeitige Testphase zeigt,
dass der einsprachige Workflow bereits funktioniert. Für die Umsetzung
des mehrsprachigen Workflows wartet man bei Blum auf die neue Version
von quickTerm.
Neue Herausforderungen
Parallel zur Terminologie-Arbeit in der Marketingabteilung baute die
Technikabteilung seit Jahren eine wesentlich pragmatischere, rein benennungsorientierte
Term-Datenbank auf, die in erster Linie für die
tekom-Jahrestagung 2012
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Terminologie / Terminology
Mehrsprachigkeit in Produktdatenbanken, Produktion und Software
verwendet wurde.
Nach zahlreichen Abstimmungsgesprächen gelang es, die Abteilung
Technik von den Vorzügen einer begriffsorientierten Terminologie zu
überzeugen. Ebenso konnte man sich einigen, dass eine gemeinsame
Termbank für die Einheitlichkeit der Unternehmenssprache sicherlich
Vorteile bietet.
Die Marketingabteilung hat der Technikabteilung quickTerm präsentiert,
die schnell davon überzeugt war. Die Technikabteilung hat nach
einer Analyse des Marketing-Workflows einen den eigenen Bedürfnissen
perfekt angepassten Workflow erarbeitet. Hier kommt einer der
Vorzüge von quickTerm zum Tragen: Es sind mehrere Workflows parallel
möglich, womit viele verschiedene Bedürfnisse abgedeckt werden
können.
So konnte der pragmatischere, weitgehend benennungs- und übersetzungsorientierte
Workflow der Technikabteilung in den Gesamt-Prozess
integriert werden.
472
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
In der Folge wurde die Funktionalität von quickTerm erweitert: Der
Übersetzer kann nun im Rahmen des „Übersetzungsauftrages“ über
die Web-Plattform direkt mit dem Antragsteller in Kontakt treten und
Rückfragen klären. Er kann unklare oder mehrdeutige ausgangssprachliche
Benennungen vor der Übersetzung mit dem Terminologen
abklären und erst dann eine Übersetzung bereitstellen. Somit können
die Übersetzungsprozesse auch die Prägung der ausgangssprachlichen
Benennungen beeinflussen.
Aktueller Projektstand
Die modellierten Prozesse der Marketingabteilung sind in quickTerm
über die Web-Plattform realisiert und werden gelebt. Derzeit befindet
sich Blum in der Pilotphase, in der vor allem Erfahrungen gesammelt
werden, um gegebenenfalls noch Änderungen an den Workflows vorzunehmen.
Im Rahmen des tekom-Vortrags werden wir die konkreten
Ergebnisse bis dato vorstellen.
Herausforderung Versionsmanagement
Aufgrund der Arbeit verschiedener Abteilungen mit unterschiedlichen
Anforderungen an Prozesse sowie inhaltlicher Natur ist eine Versionierung
und Nachvollziehbarkeit der Änderungen in der Term-Bank notwendig
geworden. Diese Funktion wird von der bei Blum eingesetzten
Software (SDL MultiTerm Server) nicht unterstützt.
Die Lösung quickTerm von Kaleidoscope ermöglicht allerdings ein
regelmäßiges Ziehen von Momentaufnahmen der Term-Bank. Damit ist
es möglich, den Stand der Term-Bank zwischen bestimmten Fixpunkten
zu vergleichen. Änderungen können bis zum einzelnen Feld hinuntergebrochen,
aber auch neue Einträge oder neue Informationen zu bestehenden
Einträgen zielgenau ermittelt werden.
Der Terminologe kann Änderungen dann erneut in die Freigabe oder
Übersetzung schicken oder auf einen bestimmten Punkt zurücksetzen.
Somit kann die abteilungsübergreifende Terminologie-Arbeit gut im
Griff behalten werden.
Abschlussbemerkung
Zum Gelingen dieses Projekts tragen für Blum entscheidend bei:
−−
die genaue Analyse des Prozesses mit allen Beteiligten
−−
Workflows sollten nicht zu komplex sein (je einfacher der Workflow,
desto größer die Akzeptanz)
−−
der Prozess sollte mit allen Beteiligten durchgespielt werden
−−
ausreichend Zeit für Testlauf/Pilotphase einplanen
−−
viel Überzeugungsarbeit ist notwendig
für Rückfragen:
klaus@kaleidoscope.at
Christiane.Jaeger@blum.com
tekom-Jahrestagung 2012
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Terminologie / Terminology
TERM 11
Fachvortrag
Unternehmen in der Terminologiefalle
Rainer Lotz, Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, Hannover
Ausgangslage für Terminologiefalle
Es gibt eine bestehende Software mit z. B. 20.000 lines of code, übersetzt
in 15 oder 20 Sprachen. Die Vorübersetzungen sind im Laufe der Jahre
entstanden und terminologisch nicht konsistent.
Man hat sich entschieden, Terminologie einzuführen und zukünftig
anzuwenden.
Man extrahiert z. B. aus dieser Software 100 Begriffe und übersetzt diese
separat und trägt sie in einer Terminologie Datenbank ein und wendet
diese 100 Begriffe bei einer Erweiterung der Software an.
Oder man wartet auf einen Übersetzungsauftrag für die Erweiterung
dieser Software, extrahiert bei diesem Auftrag z. B. 100 Begriffe, übersetzt
diese separat und trägt diese Übersetzung in eine gesonderte
Terminologie-Datenbank ein und verwendet sowohl bei diesem Erweiterungsauftrag
als auch zukünftig nur noch diese Übersetzung.
D. h., die Erweiterung der Software ist dann terminologisch konsistent.
Was hat man dadurch erreicht? Nur und ausschließlich die Erweiterung
ist konsistent. Wenn man jetzt die gesamte Software terminologisch
konsistent machen wollte, müsste man alle bestehenden Übersetzungen
an die Terminologie angleichen. Dies wird aus Kosten- und Zeitgründen
häufig nicht geschehen, sondern man belässt die alten Übersetzungen,
wie sie sind.
Man befindet sich in der Terminologiefalle: Einerseits ist die Erweiterung
konsistent, aber bestehende Übersetzungen bleiben inkonsistent,
d. h., man hat trotz Terminologie Inkonsistenzen.
Komplettes Angleichen
Partielles Angleichen
Ausgangssprache
durchgehen
Wege aus der Terminologiefalle
Man betrachtet auch die Vorübersetzungen und gleicht diese an die Terminologie
an. Dadurch hat man aber einen erheblich höheren und längeren
Aufwand, denn ursprünglich war ja nur die Erweiterung von z. B.
1000 neuen line of codes geplant. Außerdem sollte man bei Änderungen
in den Übersetzungen auch weiterführende Prozesse (z. B. Softwareentwicklung)
im Auge haben.
Komplettes Angleichen wird in den seltensten Fällen aus Zeit und Kostengründen
durchgeführt.
Man sucht absolute key-key Begriffe, die man unbedingt angleichen will
und muss. Und der Rest? Dann könnte man die Terminologie gleich nur
auf diese 10 key-key Begriffe beschränken. Auch hier gilt wieder: Nachfolgende
Prozesse: Wenn man innerhalb von kurzen Zeitabständen 300
Altübersetzungen ändert und in 2 Monaten wieder 500, dann könnte
dies zu Verwirrungen bei der Softwareentwicklung führen.
Ein möglicher Weg ist auch, die Ausgangssprache zu analysieren und
bei den Entwicklungsabteilungen anzufragen, ob tatsächlich jeder übersetzte
String in der aktuellen Software-Version benötigt wird.
474
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Ebenso dürfte ein Ergebnis der Analyse der Ausgangssprache eine große
Anzahl an Homonymen und Varianten sein.
Wenn die Ausgangssprache dann klar ist, dann wird man sich wohl
dazu durchringen müssen, die Altübersetzungen bei einem genügend
großen Datenbestand an übersetzter Terminologie komplett zu bereinigen.
Ansonsten wird man das Ziel konsistente Übersetzungen niemals
erreichen.
Fazit: Terminologie hat sehr viel mit der Ausgangssprache zu tun – und
je mehr übersetzte terminologisch nicht konsistente lines of code vorliegen,
desto schwieriger und aufwendiger wird eine nachträgliche
Bereinigung.
Rainer.lotz@konicaminolta.eu
tekom-Jahrestagung 2012
475

Terminologie / Terminology
TERM 12
Fachvortrag
Auch Wörter sind Zeichen –
auf der Suche nach der
Vorzugsbenennung hilft die Semiotik
Lars Schiller, ZINDEL AG, Hamburg
Sprache ist ein System aus Zeichen. Die einzelnen Zeichen übermitteln
Informationen. Mit den Zeichen als Mittel der Kommunikation beschäftigt
sich die Semiotik.
Das semiotische Dreieck – mit seinen Eckpunkten Gegenstand, Begriff
und Benennung – gilt als Grundlage der Terminologielehre. Weitere
Aspekte der Semiotik werden jedoch nur am Rande berücksichtigt. Zu
Unrecht. Denn die Semiotik kennt die besten Vorzugsbenennungen.
Während Terminologen zunächst auf den Begriff schauen und sich
dann überwiegend nach formalen Kriterien für eine Vorzugsbenennung
entscheiden, untersuchen Semiotiker, wie eine Benennung verwendet
und vom Empfänger interpretiert wird. Eine solche Betrachtungsweise
ermöglicht es, die Vorzugsbenennung anhand zusätzlicher Kriterien
besser festzulegen.
Die Benennung als Zeichen
Wörter, Symbole und Gesichtsausdrücke – dies sind nur drei Beispiele
für unterschiedliche Zeichen. Man kann verbale und nonverbale
Zeichen unterscheiden, mündliche und schriftliche Zeichen, optisch,
akustisch und haptisch wahrnehmbare Zeichen. Abgesehen von den
ikonischen Warnzeichen werden in Technischer Dokumentation überwiegend
Zeichen in Form von Benennungen verwendet.
Jede Benennung, die in einer Technischen Dokumentation enthalten
ist, sendet ein Signal aus. Doch wie versteht der Empfänger des Signals
diese Benennung? Welche Information vermittelt sie ihm? Welche Bedeutung
schreibt er der Benennung zu?
Gerade in Technischer Dokumentation ist es entscheidend, unzweideutige
Benennungen zu verwenden, damit der Leser (Empfänger) den
Sinn der Aussage zweifelsfrei versteht und entsprechend handeln kann.
Syntaktik, Semantik und Pragmatik
Drei wesentliche Zeichendimensionen lassen sich unterscheiden:
Die Syntaktik, die Semantik und die Pragmatik (nach Göpferich 1998,
S. 31–39).
Jede Benennung, die in einer Technischen Dokumentation verwendet
wird, muss syntaktisch einwandfrei sein. Ein Empfänger muss jede
Benennung klar erkennen können. Das beginnt mit der Lesbarkeit
aufgrund des Kontrasts und der Schriftgröße. Vor allem aber wird die
Erkennbarkeit durch den Bau der Benennung (Morphologie) und den
Satzbau (Syntax) sichergestellt. Die Bedeutung der Benennung, ihr
Sinn, spielt zunächst noch keine Rolle.
Doch es genügt nicht, eine Benennung als Zeichen zu erkennen.
Jede Benennung muss auch semantisch einwandfrei sein. Die Beziehung
zwischen der Benennung und dem bezeichneten Begriff muss
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tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
unmissverständlich sein. Nur so kann der Empfänger die Bedeutung
des syntaktisch einwandfrei gestalteten Zeichens eindeutig interpretieren.
Nur so hat er die richtigen Assoziationen und Konnotationen. Nur
so versteht er den Sinn.
Schließlich muss jede Benennung auch pragmatisch einwandfrei sein.
Das syntaktisch einwandfrei wahrgenommene und semantisch richtig
verstandene Zeichen löst beim Empfänger eine Handlung aus. Die
Benennung muss ihn also in die Lage versetzen, die in seiner Situation
richtige Entscheidung zu treffen.
Wahl der Vorzugsbenennung
Vornehmliches Ziel der Terminologiearbeit ist es, alle Benennungen
für einen Begriff zusammenzustellen (deskriptive Terminologiearbeit)
und anschließend die Vorzugsbenennung festzulegen (präskriptive
Terminologiearbeit).
In der Phase der deskriptiven Terminologiearbeit gehen die Terminologen
vom Begriff aus; sie ordnen diesem Begriff die unterschiedlichen
synonymen Benennungen zu. Diese onomasiologische Vorgehensweise
(vom Begriff zur Benennung) garantiert, dass alle Benennungen für
einen Begriff gefunden werden.
In der anschließenden Phase der präskriptiven Terminologiearbeit geht
es darum, die verschiedenen Benennungen für einen Begriff zu bewerten.
Am Ende wird die Vorzugsbenennung festgelegt.
Doch welche Benennung wird zur Vorzugsbenennung erklärt? Und wie
wird die Festlegung begründet?
Oftmals werden für die Entscheidung statistische Kriterien herangezogen.
Untersucht wird, welche Benennung am häufigsten verwendet
wird, welche in den zuverlässigsten Quellen verwendet wird oder aktuell
überwiegend verwendet wird (vgl. Drewer u. Ziegler 2011, S. 173).
Eine Benennung wird aber auch nach sprachlichen Kriterien beurteilt,
z. B. nach „Genauigkeit“, „Knappheit“ und „Orientierung am anerkannten
Sprachgebrauch“. Berücksichtigt werden auch „Ableitbarkeit“, „Motiviertheit“
und „Eindeutigkeit“ (ebd., S. 173–175). Außerdem werden
Benennungsbildungsregeln berücksichtigt, die z. B. festlegen, wie komplex
eine Benennung sein darf und wo Bindestriche verwendet werden
müssen (vgl. ebd., S. 175–178).
All dies sind berechtigte Kriterien. Aber nicht in jedem Fall wird die
beste und treffendste Benennung zur Vorzugsbenennung gekürt. Denn
es steht keineswegs fest, dass die genannten Regeln auch der Pragmatik
förderlich sind. Ein mahnender Rat lautet daher: „Ein Terminologe muss
sich nicht nur um die Semantik kümmern, sondern auch um die Pragmatik“
(Schmitt 2008, S. 47).
Unterstützung durch die Semiotik
Natürlich erleichtern formale Kriterien dem Terminologen die Arbeit.
Doch über all den formalen Kriterien wird zuweilen der Leser vergessen.
Welche Folgen hat die Festlegung einer Vorzugsbenennung? Welche
Bedeutung verknüpft der Leser mit der Benennung? Und welche
Handlungen sind die Folge?
tekom-Jahrestagung 2012
477

Terminologie / Terminology
Die Semiotik mit ihrem semasiologischen Ansatz (von der Benennung
zum Begriff) hilft dabei, die beste Vorzugsbenennung zu finden. Sie
urteilt nicht nach rein formalen Kriterien, sondern sie fragt nach dem
Verständnis. Nachdem ein Kandidat für die Vorzugsbenennung gefunden
wurde, sollte die Benennung aus Sicht eines Semiotikers analysiert
werden.
Ein Semiotiker nähert sich einer Benennung an. Er betrachtet sie von
außen und untersucht, was ein Leser ihr ansehen kann, ohne ihren Inhalt
– ihre Bedeutung – zu kennen. Vor allem motivierte Benennungen
sind geeignet, den Leser auf die richtige Fährte zu bringen.
Doch welche konkreten Assoziationen – Vorstellungen – löst die Benennung
aus? Und welche Konnotationen – zusätzlichen Vorstellungen
– sind mit ihr verbunden? Unbewusst wird immer auch nach der
übergeordneten Benennung (Hyperonym) und den untergeordneten
Benennungen (Hyponymen) gesucht sowie nach der entgegengesetzten
Benennung (Antonym). Und die Benennung wird mit ähnlichen,
bekannten Benennungen verglichen oder etymologisch zerlegt. Sowohl
Assoziationen als auch Konnotationen beeinflussen das Verständnis. Sie
sind allerdings überwiegend vom Bildungsniveau des Lesers abhängig.
Doch fest steht, dass jede Benennung Konnotationen auslöst (vgl. Eco
1972, v. a. S. 108–111). Insofern lässt sich die Forderung der Terminologen
nach „Konnotationsfreiheit“ (z. B. bei Drewer u. Ziegler 2011, S. 174)
nicht erfüllen. Stattdessen ist es wichtig, eine Vorzugsbenennung zu
wählen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit keine irreführenden oder
negativen Konnotationen weckt.
Eine semiotische Bewertung kann dazu beitragen, eine Benennung zu
finden, unter der sich ein Leser den richtigen Begriff bildet. Zwar folgt
eine solchermaßen festgelegte Vorzugsbenennung nicht immer den formalen
Kriterien der Benennungsbildung. Aber sie sorgt für die richtigen
Handlungen.
Literatur
−−
Drewer, Petra; Wolfgang Ziegler (2011): Technische Dokumentation
– Übersetzungsgerechte Texterstellung und Content-Management;
Vogel Buchverlag, Würzburg 2011
−−
Eco, Umberto (1972): Einführung in die Semiotik. 9. Auflage; Wilhelm
Fink Verlag, Paderborn 2002
−−
Göpferich, Susanne (1998): Interkulturelles Technical Writing – Fachliches
adressatengerecht vermitteln; Gunter Narr Verlag, Tübingen
1998
−−
Schmitt, Peter A. (2008): Terminologie und Fachlexikographie; in:
Jörg Hennig; Marita Tjarks-Sobhani (Hrsg.): Terminologiearbeit für
Technische Dokumentation; Verlag Schmidt-Römhild, Lübeck 2008,
S. 39–53
für Rückfragen: lars.schiller@zindel.de
478
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
TERM 14
Tutorial
Der Terminologiekreis: Unternehmensweite
Abstimmungsprozesse planen und leiten
Tamara Arndt, infolox GmbH, Dortmund
Dr. Rachel Herwartz, TermSolutions, Dormagen
Terminologiemanagement im Unternehmen
Durch Terminologiemanagement im Unternehmen wird versucht, die in
der internen und externen Kommunikation verwendete Terminologie
zu vereinheitlichen und wenn möglich für einen Begriff auch nur eine
Benennung als erlaubt festzulegen. So sollen u. a. Missverständnisse
vermieden, Kosten bei Übersetzungen gesenkt und die Qualität der Texte
in Ausgangs- und Zielsprache erhöht werden.
Dass professionelles Terminologiemanagement für Unternehmen von
großem Nutzen ist und zahlreiche Vorteile mit sich bringt, ist auch hinreichend
bekannt und wurde in vielen Veröffentlichungen und Vorträgen
dokumentiert. So verwundert es nicht, dass die Zahl der Firmen, die
Terminologiearbeit unternehmensweit betreiben möchten, stetig steigt.
Doch ein Terminologe oder Terminologieverantwortlicher allein kann
nicht entscheiden, welche Benennungen von nun an im Unternehmen
verwendet und welche verboten werden sollen. Viele verschiedene Abteilungen
möchten an der Entscheidungsfindung beteiligt sein. Hierfür
ist die Festlegung eines Terminologieworkflows und Abstimmungsprozesses
notwendig.
Firmenspezifische Abstimmungsprozesse
So unterschiedlich Firmen und Branchen sein können, so firmenspezifisch
sollten auch Abstimmungsprozesse und Terminologieworkflows
gestaltet werden. Es wäre falsch zu glauben, dass es „den einen“ Abstimmungsprozess
gibt, der von jedem Unternehmen verwendet werden
kann. Dafür sind verschiedene Faktoren verantwortlich:
Zum einen gibt die Zeitspanne des Produktentwicklungsprozesses dem
Terminologen oder Terminologenteam mehr oder weniger Zeit, neue
Benennungen terminologisch zu erarbeiten, zu vereinheitlichen und
abzustimmen, bevor die ersten Dokumente über das neue Produkt oder
die neue Dienstleistung in den Umlauf gehen.
Zum anderen hängt der Abstimmungsprozess auch stark davon ab, wie
verzahnt oder unabhängig voneinander verschiedene Unternehmensbereiche
und Produktlinien angelegt sind.
Ein weiterer, alles entscheidender Faktor für die Ausrichtung der Abstimmungsprozesse
im Unternehmen sind die Ressourcen, die das Unternehmen
für Terminologiearbeit freigibt:
−−
Wird den Terminologieverantwortlichen Arbeitszeit für Terminologiearbeit
zugestanden oder soll dies „nebenbei“ geschehen?
−−
Wie viele Abteilungen sollen oder möchten am Abstimmungsprozess
beteiligt sein?
−−
Sollen die Abteilungsleiter selbst an möglichen Terminologiekreisen
teilnehmen und wenn ja, ist dies zeitlich und finanziell überhaupt
realistisch?
tekom-Jahrestagung 2012
479

Terminologie / Terminology
Dies sind nur einige Fragen und Faktoren, die Abstimmungsprozesse im
Unternehmen beeinflussen.
Den Terminologiekreis planen und leiten
Ist nach Klärung dieser Fragen und Einbeziehung der Faktoren in der
Theorie nun klar, welche Abstimmungsprozesse notwendig sind, um
den firmenspezifischen Anforderungen an Terminologiearbeit gerecht
zu werden, folgt natürlich die Umsetzung in die Praxis. Oft stellt sich
dabei heraus, dass in der Theorie doch noch nicht alle Eventualitäten
bedacht wurden.
In unserem Tutorial zeigen wir Ihnen anhand von vielen Beispielen, wie
Sie einen dynamischen Abstimmungsprozess entwerfen können, welche
Personenkreise dabei für die Terminologiearbeit relevant sind und
wie diese nutzbringend und ressourcenschonend eingesetzt werden
können.
Zum Weiterlesen
T. Arndt: „Unternehmensweite Terminologiearbeit – Eine Kategorisierung
von Abstimmungsprozessen und Terminologiekreisen“, in: Mayer, Felix;
Schmitz, Klaus-Dirk (Hrsg.)(2012): Terminologieprozesse und Terminologiewerkzeuge.
Akten des Symposions. Deutscher Terminologie Tag
e.V., Heidelberg, 19.–21. April 2012. München/Köln: SDK.
für Rückfragen:
tamara.arndt@infolox.de
herwartz@termsolutions.de
480
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
TERM 15
Workshop
Der Weg zum effizienten
Terminologiemanagement
Christine Schmacht und Ilka Kurfess, cognitas GmbH, Fellbach
In der Praxis erweist es sich oft als Herausforderung, Konzepte für effizientes
Terminologiemanagement umzusetzen. Mit Blick auf die Strukturen
im jeweiligen Unternehmen sollten zuerst die notwendigen Prozesse
für effiziente Terminologiearbeit definiert werden. Ebenso wichtig
ist ein Regelwerk, das die Qualität der Terminologiearbeit sicherstellt.
Wer
Was
Wie
Einstieg ins Terminologiemanagement
Bevor der Startschuss für das Terminologiemanagement fällt, müssen
die Verantwortlichen die Anforderungen an festzulegende
Fachsprache(n) und Prozessschritte erarbeiten. Zu stellende Fragen
sind:
Wer ist beteiligt?
Produktbeschreibende Texte entstehen in mehr Abteilungen als nur
in der kundenbezogenen Dokumentationsstelle. Sowohl in den Konstruktionsabteilungen
als auch beim Marketing und bei der Reparaturbeschreibung
entstehen Texte mit Fachsprache. Umfassende Terminologiearbeit
sollte diese Textsorten beachten und vereinheitlichen. Eine
Benennung über alle Ebenen des Produktlebenslaufs hinweg ist das
anzustrebende Ziel.
Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist der technische und personelle Aufwand.
Zu entscheiden ist, was intern geleistet werden kann und wobei
externe Unterstützung notwendig ist. Welche Personen sind bei der Benennungsbildung
beteiligt? Welche Personen legen verbindlich fest und
welche sind im Abstimmungs- und Beratungsprozess involviert?
Was wird in der Terminologiedatenbank angelegt?
Nachdem das „Wer“ geklärt ist, muss festgelegt werden, was Fachsprache
und Terminologiearbeit für das Unternehmen bedeuten. Festzulegen
ist, welche Bereiche oder Abteilungen eines Unternehmens mit
Terminologiearbeit starten. Wird mit einer unternehmensweiten und
übergreifenden Fachsprache gestartet? Oder ist erst einmal nur eine
von mehreren im Unternehmen verwendeten Fachsprachen festzuhalten?
Sollen auch allgemeinsprachliche Benennungen festgelegt werden,
um somit eine kontrollierte Sprache zu gewährleisten?
Wie findet man den Bestand für die Begriffsdatenbank?
Möglichkeiten für den Start und einen Basisbestand gibt es viele: Zum
Beispiel kann mit einer Termextraktion begonnen werden, die nach Abteilungen
oder Textarten vorgenommen wird. Wörterbücher des Übersetzungsdienstes
oder bereits begonnene Wortlisten von Mitarbeitern
können ebenso Quellen sein.
Nach der ersten Sichtung eines möglichen Bestands werden Regelprozesse
benötigt: Wie werden neue Begriffe in die Datenbank
aufgenommen?
tekom-Jahrestagung 2012
481

Terminologie / Terminology
Wo
Wann
Bestandsanalyse
Fragenkatalog
Benennungsgrundsätze
Definitionsleitfaden
Ziele
Wo anfangen?
Sollen für die Terminologiearbeit einzelne Mitarbeiter aus mehreren
Fachbereichen eingebunden werden? Oder startet ein Fachbereich als
Pilotprojekt mit der Terminologiearbeit? Welcher Fachbereich eignet
sich am besten, wo findet man die am besten geeigneten Mitarbeiter
(Stichworte: Qualifikation und Motivation)?
Wann (und wie) erfolgt der Regelbetrieb?
Ab wann wird die Terminologie an welche Nutzer verteilt? Sowohl der
Startzeitpunkt für die Verteilung der Terminologie muss geklärt sein,
als auch, welche Fachbereiche zu welchem Zeitpunkt zusätzlich an der
Terminologiearbeit beteiligt werden.
Für die Terminologiebearbeitung muss geklärt sein, wer wann welchen
Input zu liefern hat.
Grundlagenarbeit
Zuerst müssen die Anforderungen aller beteiligten Fachbereiche und
deren unterschiedliche Dokumentationsarten analysiert werden.
Ein Fragenkatalog schafft Klarheit über unternehmensspezifische Rahmenbedingungen
wie z. B. Beteiligte, Ziele, Umfang (Budget/Kapazitätsplanung),
Managementunterstützung, Zeitraum für Pilotphase usw.
Danach folgt als Pilotphase eine Sichtung des Bestands. Anhand von
Mustertexten werden Termkandidaten extrahiert und identifiziert. Um
die Begriffe erkennen zu können, müssen Definitionen erstellt werden.
Aus den Ergebnissen der Analysen und der Textarbeit lässt sich ableiten,
welche Arten von Begriffen benötigt werden.
Regelwerke
Somit erhält man die Basis für die Regelwerke. Das benötigte Minimum
an Inhalten lässt sich an den Zielen ableiten.
Ziel 1: Nachvollziehbarkeit und Einheitlichkeit
−−
Benennungsauswahl und Benennungsbildung (Benennungsgrundsätze)
−−
Definitionsleitfaden
Ziel 2: Wissensmanagement und Akzeptanz
−−
Grundlagen und Ziele der Terminologiearbeit
−−
Prozesse
Die Benennungsgrundsätze enthalten Regeln zur Benennungsauswahl
und Benennungsbildung. Merkmale und Granularität der Fachwörter
werden dargestellt, d. h., was zählt zur Fachsprache mit Beachtung der
Besonderheiten des Unternehmens und der festgelegten Zielgruppe.
Die Grundsätze machen die Entscheidung für oder gegen eine Benennung
nachvollziehbar.
Der Definitionsleitfaden enthält Regelungen, die dafür sorgen, dass
prägnante, zielgruppengerechte Definitionen entstehen und die Anforderungen
der Terminologienutzer erfüllt werden.
In den verschiedenen Abteilungen soll nachvollzogen werden können,
warum „man so viel Aufwand um ein paar Wörter betreibt“. Dafür
müssen die Grundlagen und Ziele der Terminologiearbeit für alle
482
tekom-Jahrestagung 2012

Terminologie / Terminology
Prozesse
Akzeptanz
Technik
Fazit
zugänglich festgehalten werden. Diese Ziele zeigen den konkreten
Nutzen für das Unternehmen.
Akzeptanz wird durch Transparenz geschaffen. Die Abläufe zur Benennungsbildung
werden in Prozessbeschreibungen festgehalten. Sie bilden
den äußeren Rahmen zur inhaltlichen Festlegung der Terminologie.
Notwendige Prozesse sind z. B.
−−
Auswahl und Abstimmung der Benennung,
−−
Beantragung,
−−
Verbreitung,
−−
Sonderprozesse (Änderungsmanagement, Eskalation, neue
Beteiligte).
Kommunikation
Wenn die Grundlagen geklärt sind, müssen die Beteiligten informiert
werden. Kommunikation schafft Transparenz und Akzeptanz. Allen
Beteiligten muss jederzeit deutlich sein, warum und wie Terminologie
entsteht und eingesetzt wird.
Mögliche Instrumente zur Kommunikation sind z. B.
−−
Schulungen,
−−
Newsletter,
−−
Onlinehilfe zur Datenbank oder Wiki,
−−
Hotline,
−−
regelmäßige Besprechungen.
Nicht vergessen: Selbst wenn von Anfang an alles geregelt und nachvollziehbar
festgelegt wird, ist Sprache dennoch lebendig. Deshalb ist
ein wichtiger Prozess das Änderungsmanagement. Auch dieser Prozess
muss von Anfang an mit geplant und kommuniziert werden.
Neben den inhaltlichen Fragen stehen die technischen Fragen. Mit
welchen Werkzeugen kann Terminologie verwaltet und verteilt werden?
Wie wird die optimale Verwendung sichergestellt? Welche Datenbankstrukturen
und Textprüftools sind notwendig? Wie könnte eine Minimallösung
aussehen?
Wenn alle Aspekte frühzeitig betrachtet und geklärt sind, wird Terminologie
erfolgreich erstellt und genutzt. Unliebsame Änderungen und
kräftezehrende Diskussionen werden auf das Notwendigste reduziert.
für Rückfragen:
christine.schmacht@cognitas.de
ilka.kurfess@cognitas.de
tekom-Jahrestagung 2012
483

User Assistance

User Assistance
UA 1
Fachvortrag
Soziale Funktionen zu verträglichen Kosten
Marc Achtelig, indoition engineering, Zirndorf
Immer mehr Hersteller von Redaktionssystemen bieten Funktionen für
die Anbindung von „User Generated Content“ an – teils zu erheblichen
Aufpreisen. Eine Web-basierte Online-Hilfe mit Social-Media-Funktionen
aufzuwerten, ist jedoch auch ohne aufpreispflichtige Zusatzpakete
möglich. Zahlreiche frei erhältliche Lösungen bieten genau dasselbe:
Bewertungsfunktionen, Kommentarfunktionen, Wikis.
Zur Integration einer solchen Lösung brauchen Sie kein Spezialistenwissen.
Ganze Seiten einbinden
Inhalte innerhalb eines
Topics einbinden
Szenarien
Zur Verknüpfung einer Online-Hilfe mit Social-Media-Funktionen gibt
es unterschiedliche Ansatzpunkte. Je enger die Verzahnung, desto komplexer
wird es sowohl organisatorisch als auch technisch.
Die einfachste Form besteht darin, eine komplette Seite über das Inhaltsverzeichnis
einzubinden. Statt auf ein internes Topic aus der Online-Hilfe
verweist der Eintrag auf eine externe Seite, die dann jedoch
innerhalb des Hilfefensters angezeigt wird.
Anwendungsbeispiele:
––
Integration eines Forums
––
Integration der eigenen Präsenz in einem sozialen Netzwerk
––
Integration bestimmter Inhalte und Funktionen der eigenen Unternehmens-Website
(z. B. Shop für Zubehör)
Komplexere Verknüpfungen bestehen darin, externe Inhalte gezielt an
bestimmten Stellen innerhalb eines Hilfe-Topics einzubinden.
Anwendungsbeispiele:
––
Bewertungsfunktion
––
Kommentarfunktion
––
Notizfunktion
––
durch Benutzer editierbare Inhalte (Wiki-Funktion)
Organisatorische Voraussetzungen
Nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch sinnvoll.
Die wichtigsten Vorteile sind:
––
Benutzer fühlen sich ernst genommen und an der Entwicklung des
Produkts beteiligt. Das fördert die Kundenbindung.
––
Als Hersteller erhalten Sie unmittelbares Feedback über Schwachpunkte
an Produkt und Dokumentation.
––
Benutzer erhalten ergänzende Hilfestellungen, wo diese in der Dokumentation
fehlen.
––
Sie sparen oder erleichtern sich redaktionelle Arbeit („User Generated
Content“)
Die wichtigsten Nachteile sind:
––
Die beigetragenen Informationen können falsch, unvollständig oder
„politisch unerwünscht“ sein.
tekom-Jahrestagung 2012
487

User Assistance
––
Die beigetragenen Informationen können schlecht verständlich sein.
––
Wenn Sie eine Bewertungsfunktion einbinden und die Bewertungen
negativ ausfallen, schwindet die Glaubwürdigkeit Ihres Dokuments.
Ob Sie tatsächlich eine Kommentarfunktion integrieren sollten, muss
also gut überlegt sein. Vielleicht eignen sich dafür auch nur einzelne
Teile der Dokumentation oder nur besondere Topics. In jedem Falle
benötigen Sie eine ausreichend große Anzahl an Benutzern, die bereit
sind, aktiv Inhalte beizutragen. Nur selten sind dies mehr als 1 Prozent
aller Nutzer. Am Anfang müssen Sie eventuell selbst aktiv werden, um
eine Diskussion anzustoßen. Auch sollten Sie schon im Vorfeld sicherstellen,
dass eine Person Ihres Unternehmens später eine konstante
Kontrolle und Moderation der Inhalte übernimmt.
Internetverbindung
und Webserver
HTML-Snippets
Hosted Services
(Comment Provider)
Technische Voraussetzungen
Die Hilfe muss auf einem Webserver liegen. Benutzer brauchen zwingend
einen Internetzugang auf dem Computer, auf dem die Hilfe angezeigt
wird.
Um Inhalte innerhalb eines Topics einbinden zu können, brauchen Sie
Zugriff auf den generierten HTML-Code. Ideal ist es, wenn Sie die Topic-Templates
direkt editieren können, in den meisten Fällen reicht es
jedoch, wenn Ihr Help-Authoring-Tool das Einfügen von HTML-Snippets
unterstützt. Nahezu alle aktuellen Help-Authoring-Tools erfüllen
diese Voraussetzung, selbst die Tools aus dem unteren Preissegment.
Eine Alternative besteht darin, mit Hilfe eines leistungsfähigen
Search-and-Replace-Tools den erzeugten HTML-Code nachträglich
anzupassen.
Lösung 1: Integration einer Kommentar- und Bewertungsfunktion
Abgesehen von der direkt in das Help Authoring Tool integrierten Unterstützung
ist die einfachste Möglichkeit, Community Features in eine
Web-basierte Online-Hilfe zu integrieren, dafür einen (oft kostenlosen)
externen Provider zu nutzen.
Vorteile:
––
Meist JavaScript-basiert. Online-Hilfe bleibt reines HTML.
––
Kein eigener Server mit PHP-Unterstützung und keine eigene SQL-
Datenbank erforderlich.
––
Minimaler Konfigurations- und Wartungsaufwand.
––
Großes Funktionsspektrum (teilweise kostenpflichtig)
Nachteile:
––
Abhängigkeit von der Verfügbarkeit des jeweiligen Dienstes.
––
Daten liegen nicht auf dem eigenen Server.
––
Von manchen Benutzern evtl. als semiprofessionell empfunden, wenn
externer Service genutzt wird.
Bei Ihrer Anmeldung erhalten Sie vom Provider ein fertiges JavaScript,
das Sie an der Stelle in Ihr Topic-Template oder Ihre Topics einfügen
müssen, an der die Kommentare erscheinen sollen. Wenn Sie jetzt die
Hilfe generieren, ist die Kommentar-Funktion bereits fertig integriert.
Die Verwaltung der Kommentare erledigen Sie über den Online-Zugang
beim Provider.
488
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
Auf dem eigenen
Webserver installierte
Lösungen
Schritt 1: Datenbank
anlegen
Schritt 2: Skript
installieren
Schritt 3: Code-
Snippets integrieren
Die bekanntesten und zumindest in der Basisversion kostenlosen
Dienste sind:
––
DISQUS (http://www.disqus.com)
––
IntenseDebate (http://intensedebate.com)
Am flexibelsten bleiben Sie, wenn Sie eine Lösung auf Ihrem eigenen
Webserver installieren. Hierzu gibt es sowohl kommerzielle PHP-Skripte
als auch gute Open-Source-Systeme.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Integration am Beispiel des Open-
Source-Systems Commentics (http://www.commentics.org). Die Installation
und Anbindung ist auch dann eine gut zu bewerkstelligende
Aufgabe, wenn Sie bisher noch keine Erfahrung mit einer Installation
auf einem Web-Server haben.
Für die Installation benötigen Sie einen Web-Server mit PHP und SQL
sowie einen FTP-Zugang zu diesem Server.
Im ersten Schritt müssen Sie auf Ihrem Server eine SQL-Datenbank
anlegen. Über die Administrationsoberfläche Ihres Providers geht das
meist per Knopfdruck. Notieren Sie sich den Namen der Datenbank,
den Benutzernamen, das Passwort sowie den Hostnamen.
Laden Sie sich das zu nutzende Kommentar-Skript herunter (zum Beispiel
„Commentics“) und entpacken Sie es in ein Verzeichnis auf Ihrer
lokalen Festplatte.
In einer der Skript-Dateien müssen Sie nun die zuvor notierten Details
zu Ihrer Datenbank eintragen.
Anschließend laden Sie das komplette Skript per FTP auf Ihren Webserver
hoch und rufen ein mitgeliefertes Installationsskript auf, das
Schritt für Schritt noch einige Angaben von Ihnen erfragt, zum Beispiel
den gewünschten Benutzernamen und das Passwort für das Backend
zur Verwaltung der Kommentare. Abschließend legt das Install-Skript
alle benötigten Felder in der Datenbank an.
Zur Integration in Ihre Online-Hilfe fügen Sie in Ihr Topic-Template
einige vorgefertigte, mitgelieferte Snippets mit HTML- und PHP-Code
ein.
Abb. 1: In das Topic-Template eingefügte Code Snippets (hier: Code Snippets
für Commentics, eingefügt in Help & Manual)
tekom-Jahrestagung 2012
489

User Assistance
Schritt 4: Online-Hilfe
auf Server laden
Beim Generieren Ihrer Hilfe müssen Sie ab jetzt darauf achten, dass die
Topics nicht als *.htm oder *.html Dateien angelegt werden, sondern
als *.php Dateien. Bei den meisten Help-Authoring-Tools gibt es hierzu
eine entsprechende Vorgabe in den Exporteinstellungen.
Sollte Ihr Help Authoring Tool keine PHP-Ausgabe anbieten, können
Sie die HTML-Dateien auch selbst umbenennen. Verwenden Sie dazu
am besten ein geeignetes Search-Replace-Tool, denn Sie müssen nicht
nur die Dateinamen ändern, sondern auch innerhalb der Dateien alle
Links und sonstigen Referenzen entsprechend anpassen.
Da Ihre Online-Hilfe jetzt im PHP-Format vorliegt, ist sie jetzt nur noch
auf einem Server mit PHP-Unterstützung aufrufbar. Kopieren Sie alle
zur Hilfe gehörenden Daten per FTP auf Ihren Webserver. Wenn Sie
jetzt die Hilfe aufrufen, steht in jedem Topic ein Kommentarfeld zur
Verfügung.
Abb. 2: Topic mit Kommentaren (hier: umgesetzt mit Commentics ohne
Anpassung des mitgeliefertes Stylesheets)
Wenn alles wie gewünscht funktioniert, können Sie abschließend noch
das Design der Kommentare an das Design Ihrer Online-Hilfe anpassen.
Dazu bearbeiten Sie die verlinkte CSS-Datei und nehmen entsprechende
Einstellungen im Backend vor.
Lösung 2: Kombination aus Online-Hilfe und Wiki
Ein weiterer Lösungsansatz besteht darin, einen Teil jedes Topics editierbar
zu machen, so dass Benutzer eigene Notizen hinzufügen und die
Inhalte bearbeiten können. Zu diesem Zweck lesen Sie mit Hilfe einiger
PHP-Befehle zur Laufzeit eine bestimmte Seite eines Wikis (z. B. Doku-
Wiki) aus und fügen diese dynamisch in ein Hilfe-Topic ein.
Hierzu benötigen Sie für das Wiki ein Template oder Theme, das dafür
sorgt, dass das Wiki ausschließlich den Inhalt einer Seite anzeigt,
und dies in der einfachsten Art und Weise (nur eine Textspalte variabler
Breite, keine Rahmen, keine Kopfzeile, keine Fußzeile, keine
490
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
Navigationselemente mit Ausnahme der Funktionen zum Bearbeiten
einer Seite).
In den Head-Abschnitt jedes Ihrer Hilfe-Topics müssen Sie in PHP-
Script einfügen, das den Inhalt des Head-Abschnitts aus der Wiki-Seite
importiert:
Ein analogs PHP-Script benötigen Sie für den Body-Abschnitt der Seite:
Im Vortrag sehen Sie eine konkrete Umsetzung mit DokuWiki. Eine
Demo hierzu finden Sie außerdem auch unter nachfolgender URL.
Wählen Sie in der Demo den Menüpunkt „Adding your own notes“:
http://www.indoition.com/de/products/copy-and-paste-kit-showdemodeutsch.htm
für Rückfragen: ma@indoition.de
tekom-Jahrestagung 2012
491

User Assistance
UA 2
Fachvortrag
Wie nutzen die Kunden unsere
Dokumentation? Interviewmethoden
und Anwendungsfälle
Romana Oehmig und Tanja Bader, SAP AG, Walldorf
Design Thinking
In den vergangenen Jahren hat Design Thinking nicht nur bei der SAP
an Bedeutung gewonnen. Bei Design Thinking handelt es sich um eine
ganzheitliche Innovationsmethode, bei der Mensch, Technik und Wirtschaftlichkeit
gleichermaßen in Betracht gezogen werden. Design Thinking
setzt an den Bedürfnissen und Interessen der Anwender, unserer
Kunden, an. Basierend auf diesem tiefgreifenden Verständnis für die
Anwender und ihr Umfeld werden im Team Lösungs- und Produktideen
entwickelt, mit den Benutzern getestet, verworfen, neu entwickelt,
auf ihre technische Umsetzbarkeit und Wirtschaftlichkeit geprüft, um
am Ende zu einer Lösung, zu einem Produkt oder zu einer Strategie
zu gelangen, die attraktiv für den Anwender, technisch ausgereift und
wirtschaftlich ist.
Zu Beginn erfolgt eine ausgiebige „Feldforschung“, um die Attraktivität
und die Alltagstauglichkeit einer Lösungsidee für die Anwender sicherzustellen.
Nach dem Grundprinzip Fail early and often werden im Laufe
des Prozesses häufig wiederkehrend Prototypen mit wenig Aufwand
erstellt und mit der Zielgruppe getestet. Dies soll verhindern, dass viel
Aufwand in eine Lösung investiert wird, die an den Bedürfnissen der
Kunden vorbeigeht. Ein Team aus verschiedenen Experten mit Raum
zum Entwickeln kreativer Lösungen spielt bei Design Thinking ebenso
eine Rolle wie das Prinzip, in einer vorgegebenen Zeit jeweils eine definierte
Aufgabe zu lösen (Time Boxing).
Wie die Referentinnen zeigen werden, eignet sich Design Thinking
nicht nur zur Produkt- und Softwareentwicklung, sondern kann auch
hervorragend für die Erstellung und Publikation der Produkt- und Softwaredokumentation
verwendet werden.
Die Ausgangsfrage
Während eines Projektes zum Thema Wissensarchitektur mit dem
Schwerpunkt Dokumentation kam die Frage auf, wie die Kunden unsere
Dokumentation eigentlich nutzen und welche Erwartungen sie an
eine Produktdokumentation haben. Die Anwender, die wir ursprünglich
für unsere Untersuchung im Blick hatten, waren Kunden oder Berater,
die sich mit Hilfe der Dokumentation auf den neuesten technischen
Stand bringen, die mit Hilfe der Dokumentation ihr Wissen über bestimmte
technische Sachverhalte erweitern. Beide Gruppen nutzen
neben der Dokumentation auch Wissensportale, in denen sie weiterführende
Informationen finden, wie Anleitungen (How-To-Guides) oder
Implementierungsbeispiele.
Ziemlich schnell fanden wir heraus, dass Kunden und Partner sehr
häufig auf unser Hilfeportal zugreifen, wir aber relativ wenig darüber
wussten, wie sie es benutzen. Um die Arbeitsweise der verschiedenen
Nutzergruppen genauer kennenzulernen, wendeten wir die
492
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
Design-Thinking-Methode in Ausschnitten an. Wir führten Tiefeninterviews
am Arbeitsplatz unserer Nutzer durch, um sie über die Nutzung
der Dokumentation zu befragen und sie gleichzeitig bei deren Verwendung
zu beobachten. Ein Design-Thinking-Coach führte das Team, das
die Kundeninterviews durchführte, in die Methode ein und begleitete es
während des gesamten Prozesses.
Die Kundeninterviews
Im Vorfeld der Interviews wurde genau definiert, welche Benutzerrollen
Informationen wie die Dokumentation aktiv nutzen: Entwickler,
Administratoren, Architekten, Entwicklungsberater, Technische Berater,
Anwendungsberater und Businessberater. Vorbereitend wurde ein Interviewleitfaden
erstellt und die Interviewteilnehmer wurden geschult,
offene Fragen zu stellen, Beobachtungen im Arbeitsumfeld einfließen
zu lassen und die Anwender ihre Geschichte erzählen zu lassen, um
den Arbeitsalltag des Anwenders kennenzulernen. Ein Großteil der
40 Kundeninterviews wurde bei den Kundenunternehmen vor Ort
durchgeführt. Dabei befragte ein Interviewer jeweils einen Anwender
direkt am Arbeitsplatz, während ein Protokollant Fragen und Antworten
notierte. Die Interviewer ließen sich konkret zeigen, wie die Kunden die
SAP Informationsportale nutzen, und konnten so auch Fragen aufgrund
des Arbeitsumfelds stellen. Dabei stellte sich zum Beispiel heraus, dass
sehr viele Kunden die Dokumentation kopieren, um diese lokal, d. h.
ohne Internetverbindung, weiterzuverwenden, oder diese ausdrucken
und teilweise mit Notizen verstehen.
Synthesisworkshop
Nach den Interviews wurde ein Synthesisworkshop durchgeführt. Dabei
wurden die einzelnen Interviews ohne Wertung noch einmal wiedergegeben
(Storytelling), wichtige Erkenntnisse auf Post-its notiert, an die
Wand geheftet und später zu Gruppen zusammengefasst (Visualisierung).
Es war sehr beeindruckend zu sehen, dass Technologieberater
weltweit eine ähnliche Arbeitsweise haben. Sie nutzen das Hilfeportal
auf vergleichbare Weise und benennen ähnliche Schwachstellen. Durch
die Gruppierung wurden die wesentlichen Schwierigkeiten für die Anwender
des Informationsangebots sofort deutlich. Das Ergebnis des
Synthesisworkshops war die Erstellung von Personas, wie z. B. „Entwickler“
oder „Administrator“. Diese Personas beschreiben die entsprechenden
Anwendercharakteristika, Arbeitsverhalten, Ziele und Motivation
sowie die zeitintensivsten Tätigkeiten und die damit verbundenen
Bedingungen. Der besondere Wert dieser Personas besteht darin, dass
sie seit ihrer Erstellung für mehrere dokumentationsrelevante Projekte
verwendet wurden und werden.
Umsetzung
Durch die Personas war es möglich, das Anwenderverhalten im Hilfeportal
so detailliert zu beschreiben, dass darauf basierend anwenderfreundlichere
Lösungen entwickelt werden konnten, von denen zwei
hier beispielhaft vorgestellt werden.
Im ersten Beispiel haben wir das Hilfeportal so umgestaltet, dass sich
Anwender leichter zurechtfinden können, nachdem wir durch Interviews
und Beobachtung von Anwendern festgestellt hatten, dass diese
tekom-Jahrestagung 2012
493

User Assistance
häufig über Google zu der gesuchten Dokumentation im Hilfeportal
gelangten, dort jedoch zu wenig Zusatzinformation (welches Produkt,
welche Produktversion) erhielten.
Im zweiten Beispiel erweiterten wir die Möglichkeit, Dokumentation
direkt aus dem Hilfeportal zu drucken, nachdem wir bei vielen Anwendern
ausgedruckte oder heruntergeladene Versionen der Dokumentation
und auch anderer Informationsquellen sahen, die teilweise mühsam
durch das Kopieren von Text erstellt und anschließend verändert und
erweitert wurden.
Sobald wir einen Handlungsbedarf aus Anwendersicht identifizieren
konnten, erstellten wir einen sogenannten Use Case zur Beschreibung
von Soll- und Istzustand. Danach wurde eine Kosten-Nutzen-Analyse
durchgeführt, bevor es an die technische Umsetzung ging. Diese erfolgte
in kleinen Teilschritten, um permanent das Feedback der Anwender,
zum Beispiel durch Usability Tests, einzuholen und so Schwachpunkte
in der Umsetzung zu erkennen und entsprechend zu reagieren.
Fazit
Design Thinking ist eine Herangehensweise, die sehr gut auf die Bereitstellung
von Dokumentation anwendbar ist. Das durchweg positive
Kundenfeedback zu den bisher umgesetzten Lösungen bestätigt
dies eindrucksvoll. Neben zufriedenen Kunden erhielten wir auch von
den beteiligten Autoren eine positive Rückmeldung. Als freiwillige Interviewer
erlebten sie das direkte Feedback der Kunden als überaus
motivierend.
für Rückfragen:
romana.oehmig@sap.com
tanja.bader@sap.com
494
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
UA 3
Partnerpräsentation
Fahrzeugspezifische Serviceinformationen
zur Optimierung des After-Sales
Hansjörg Kögel, ServiceXpert GmbH, München
Age Knossen, DAF Trucks N.V., Eindhoven
Das modulare Serviceinformationssystem Rapido der Firma DAF Trucks
N.V (DAF) wurde von der ServiceXpert GmbH realisiert und ist das
zentrale, weltweit eingesetzte System in den DAF-Werkstätten für fahrzeugspezifische
Serviceinformationen zur Durchführung von Reparatur-
und Wartungsaufträgen.
Ausgangssituation, Motivation und Ziele
Die Komplexität von Fahrzeugen nimmt durch steigenden Elektronikanteil
und zahlreiche Innovationen stetig zu. Dies und die kundengetriebene
Varianten- und Versionsvielfalt – bedingt durch die Fertigung
nach Kundenauftrag – untermauern darüber hinaus die Notwendigkeit,
auch Reparatur- und Serviceprozesse zu optimieren.
Nutzfahrzeughersteller wie DAF tragen diesen Rahmenbedingungen
durch effiziente After-Sales-Systeme Rechnung. Schnelle, zuverlässige
Reparatur- und Serviceprozesse – unterstützt durch innovative After-
Sales-Informationsportale – verkürzen die Standzeiten der Fahrzeuge,
führen zu einer hohen Verfügbarkeit der Fahrzeuge und tragen somit
maßgeblich zur Zufriedenheit der Kunden bei.
Um den Servicetechniker optimal bei seinen Arbeiten in der Werkstatt
oder beim Service vor Ort zu unterstützen, stellen webbasierte After-
Sales-Informationsportale neben umfassenden Informationen zu Arbeitswerten,
Teilen und Werkzeugen auch Diagnosesysteme, technische
Dokumentation und zunehmend auch Schaltplaninformationen zur
Verfügung.
Mit dem neuesten Release wurde ServiceRapido um eine innovative
Funktion erweitert: der Diagram Viewer ermöglicht es, dem für Service
verantwortlichen Personal elektrische Schaltpläne interaktiv und fahrzeugspezifisch
anzuzeigen. Die Integration des Diagram Viewer in die
dem Servicetechniker bekannten Rapido-Oberflächen unterstützt eine
intuitive Anwendung.
Lösung Technische Redaktion
Für die Entwicklung des Diagram Viewer wurde eine Publikationsdatenbank
aufgesetzt, die eine fahrzeugspezifische Datenselektion ermöglicht.
Diese Datenbank greift direkt auf CAD-Entwicklungsdaten
in Form von skalierbaren Vektor-Grafiken (SVG) zu. Diese SVG-Daten
werden mit entsprechenden Metadaten gekoppelt. Des Weiteren fließen
in diese Publikationsdatenbank fahrzeugspezifische Schaltplanrelevante
Informationen, sogenannte Component & Wire Files, ein. Der
Zugriff auf die gesamten Daten gewährleistet damit eine konsistente,
strukturierte und tagesaktuelle Datenbasis. Die Nutzung der CAD-Daten
ohne Medienbruch, d. h. ohne aufwendige Formatänderungen und
Neuerstellung bis in den Service ist das Ergebnis eines abgestimmten
Prozesses zwischen der Elektrik-/Elektronik-Serienentwicklung und
dem After-Sales, den DAF gemeinsam mit ServiceXpert realisieren und
optimieren konnte.
tekom-Jahrestagung 2012
495

User Assistance
Systemfunktionen
Eine weitere Verbesserung wurde in der Optimierung der Suchoptionen
innerhalb der Schaltpläne erreicht. Eine Möglichkeit ist die
fahrzeugspezifische Suche, bei der dem Servicepersonal unmittelbar
die fahrzeugrelevanten elektrischen Schaltpläne anzeigt werden, das
heißt nur diese, die in dem zu wartenden oder reparierenden Fahrzeug
verbaut sind. Des Weiteren kann der Servicetechniker nun innerhalb
der Suchanfrage im Diagram Viewer beispielsweise gezielt nach einer
Komponente, einer Kabelnummer, einer Komponentenbeschreibung,
einem System oder einer Steckerverbindung und vielen weiteren Details
suchen.
Das Suchergebnis wird direkt im angezeigten elektrischen Schaltplan
farblich hervorgehoben, so dass der Techniker die korrespondierenden
Kabel und Schaltungen auf einen Blick sehen kann. Nach Anzeige des
Suchergebnisses stehen dem Nutzer verschiedene Zusatzfunktionalitäten
zur Verfügung:
Zoom, Navigationsfenster und Vollbild:
Der Anwender kann über eine interaktive Zoom In-/Out-Funktion die
Ansicht des elektrischen Schaltplans verändern. So können zum einen
Details, zum anderen große Zusammenhänge im elektrischen Verbauungsplan
angezeigt werden. Über ein zuschaltbares Navigationsfenster
kann der Servicetechniker ebenfalls die Ansicht innerhalb der Zoomfunktion
über den gesamten Schaltplan bewegen. Über die Vollbildanzeige
wird jegliche Zusatzinformation ausgeblendet und der Fokus auf
die Schaltplananzeige gelegt.
Fahrzeugspezifische Anzeige:
Eine innovative Funktionalität ist das Ausblenden der nicht fahrzeugspezifischen
Schaltplaninformationen. Zeitaufwendige Orientierung
in detailüberladenen Schaltplänen gehören für DAF Serviceteams
nun der Vergangenheit an. Der Techniker wird tagesaktuell mit den
Schaltplaninformationen versorgt, die zu seinem aktuellen Reparaturund
Wartungsauftrag benötigt werden. Seine Arbeit wird damit erheblich
erleichtert und die Standzeit des Fahrzeugs verkürzt.
Detail- und Zusatzinformation:
Mit den angezeigten Schaltplänen werden darüber hinaus hilfreiche
technische Zusatzinformationen geliefert, die für Diagnose- und Reparaturarbeiten
nützlich sind. Dies können Informationen zum Verbauungsort
oder technische Details und Beschreibungen des Bauteils, das
ausgewählt wurde, sein.
Resümee
Rapido ist in der DAF Kundendienst-Organisation nicht nur der Name
für ein integriertes Serviceinformationssystem, sondern steht für die
Etablierung eines koordinierten und effizienten Prozesses zur Erstellung
und Publikation von fahrzeugspezifischen Serviceinformationen. Mit der
Realisierung des Diagram Viewer hat DAF einen großen Schritt bei der
kontinuierlichen Optimierung des After-Sales-Systems Rapido gemacht.
für Rückfragen: hansjoerg.koegel@servicexpert.de
496
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
UA 4
Presentation
Addicted to Meaning: How Good Technical
Communication is Like Bad Magic Tricks
Kai Weber, SimCorp GmbH, Frankfurt
Being meaningful is an essential, but elusive feature of good technical
communication. This paper draws on the theories of semiotics and mental
models to examine how meaning works in technical communication,
why it sometimes fails and how you can improve its chance for success.
Being meaningful in technical communication is just as essential as being
correct and clear, concise or consistent: Understanding how and why
communication is meaningful can help you to make your documentation
more effective and to make your product more useful.
What is meaning?
Information theory posits a hierarchy of information which proceeds
from data at the bottom via information and knowledge to wisdom at the
top (Weinberger 1–5). For example, data is the sheer fact that the Microsoft
Office 2007 software has an “Office button” icon in the upper left
corner. The information that this icon gives you access to functions such
as opening, saving, and printing a file helps you with generic functions.
The knowledge that this functionality has replaced the habitually used
File menu adds meaning and supports your active experience.
So meaning occurs at the knowledge stage in this hierarchy when you
make sense of data and information, when you “connect the dots” into
something that you can apply purposefully. Meaning gives answers to
questions such as “So what?”, “What does this mean for me, in my situation?”
and “Why should I care?” (Cortada 4).
Why should technical communicators care?
Technical communicators should care about meaning, because we are
in the business of creating meaning and transmitting it to users. We can
provide all the data and information we want, if it is not meaningful
to customers, it is wasted and dead. Any time documentation fails, it is
either because meaning has not been created or not been transmitted
successfully. Documentation that merely informs the user “To print a
file, click the Print button” does not support the user in any active experience.
It does not create any meaning if it omits the context, such as
the task the user may be engaged in, the prerequisites and the expected
results of the user’s action.
How does meaning get transmitted in communication?
The Mathematical Theory of Communications by Shannon and Weaver
of 1949 explains communication as the transmission of messages that
are broken up into small signals (see Fiske, ch. 1). A sender (a technical
communicator) uses media (HTML files) via channels (the internet) to
transmit messages to receivers (users). This model aims to show what
keeps communication efficient and accurate.
This technical model is clear, linear, and easy to understand. However,
communication doesn’t really work this way beyond the very technical
levels of a telephone cable, a radio wave, or a TCP/IP network. It’s only
tekom-Jahrestagung 2012
497

User Assistance
in the brain where “information is born – it’s not in the beeps” (Heinz
von Foerster, qtd. in Gleick 417). In fact, as Shannon admitted, the question
of meaning is “irrelevant to the engineering problem” of communication
that his theory explains (Gleick 416).
Semiotics is a second theory of communication (see Fiske, ch. 4). It explains
communication as the production of meaning between people
who exchange messages in cultural contexts. The aim of this theory is
to ensure that communication is meaningful for the reader. Note that
the reader is not a passive recipient of the message, as in Shannon and
Weaver’s model, but a participant who is equally active as the author of
the message.
When creating messages, we use different types of signs, such as words
and images, which have different ways to represent and refer to objects
in the world around us. Words in semiotic terms are symbols. They
refer to things by sheer convention, but the word “chair” neither looks
nor sounds like a chair. Images, such as photographs and maps, in semiotic
terms are icons. They represent things by similarity. Photos are
usually pretty close two-dimensional representations, while maps are
more abstract and often use abstractions and words to refer to things. To
combine such signs into messages, we apply codes, such as dialect and
jargon. Codes are systems of rules which most participants share, more
or less. So codes form a social practice of communication conventions
that apply in specific cultural context.
In this semiotic model, readers (not writers!) construct the meaning of
a message. That is not to say that the meaning is whatever the reader
wants. Rather, the meaning is how the reader interprets the signs according
to the code convention. For example, a user will – more or less
– assume that a user manual contains photos or schematic images that
represent the layout of the product, not an ideological statement, and try
to create meaning accordingly.
The advantage of semiotics over the earlier model for my purpose is
that semiotics focuses on exchanging meaning between people. Because
communicating meaning is more ambiguous than ensuring the
technical accuracy of communication, semiotics is more complex than
Shannon and Weaver’s theory, due to all the moving parts: Signs, such as
words or even images, can lend themselves to creating different meanings
at different times or for different groups of readers. (Think of ideologically,
religiously, or politically charged words or images.) Codes can
make you feel a member of the group, like your own regional dialect, or
they can exclude you, like academic jargon. Whether you feel included
or excluded colors your understanding of the message and the meaning
you take from it.
However, technical communication suffers less from these shifts and
ambiguities, because a lot of our signs and codes are restricted and
well-defined. Or are they?
Why meaning in technical communication is easy and still fails
Technical communication can avoid many of the semiotic pitfalls because
it applies a “narrowcast code” (Fiske 76–77). A narrowcast code
addresses a limited, more or less homogenous audience that shares
cultural background and experiences and has a general willingness to
498
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
learn the applied code of descriptions and instructions such as a user
manual contains it. (Compare this with the opposite, the broadcast
code, which addresses a wide and diverse audience, sometimes called
the “masses”, with messages of the lowest common denominator that
seek to affirm knowledge and prejudices rather than instruct and teach
something new.)
All the restrictions of a narrowcast code benefit technical communication:
The audience of a software manual shares a common background
of computer savvy. The manual can presuppose a certain vocabulary or
define it in its glossary. The context is confined to the intended tasks of
the software, and the expected outcomes of the tasks are clear.
With all these major restrictions on communication in place, the user’s
path is confined to a tunnel, and all that is left for the manual to do is to
put in some lights and a railing to safely guide the readers through.
If it was that easy, we wouldn’t find meaning in technical communication
so elusive – and we wouldn’t despair to get users to read the fine
manual.
So even semiotics falls short by underestimating the most dynamic part
of the equation: The reader.
My next witness is Heinz von Foerster, who above preferred the brain to
the beeps as the seat of information. His theory of radical constructivism
holds that there is no meaning but the one created by the reader;
meaning derives from the reader’s ability to deduce something useful
from a text (von Foerster 21, 69). This extreme position becomes more
plausible when we consider context as a powerful influence on meaning:
While we build on past experiences and what we have learned from
them, it is ultimately our specific, current situation that drives our understanding
and shapes the meaning we create. In this sense, each situation
is a new beginning (von Foerster 27).
Different experiences with technical communication can illustrate this
point: An advanced topic in a manual about customizing a complex
setup will be incomprehensible and meaningless to a novice user – but
still can be useful to the same user after initial training and some experience.
The primacy of the individual situation also explains why FAQs
(Frequently Asked Questions) frequently do not work: Because they are
not frequently asked by actual users, unless they concern actual, real
situations.
To paraphrase Heinz von Foerster and Fred Dretske, both philosophers
who think about the nature of knowledge: “Beauty is in the eye of the
beholder, and meaning is in the head of the receiver.” (Gleick 417).
How do readers create meaning?
So how do our readers create meaning in their heads? In short: By
bouncing off their “mental models” against the world. A mental model is
a mental representation of the world, of our place in it, and of how stuff
works. To make it efficient and maintainable in our minds, mental models
are semi-consciously selected and incomplete. (Else the information
overload would paralyze us.) Our mental models are limited to what we
think we understand and what we think we can or want to do.
tekom-Jahrestagung 2012
499

User Assistance
Most of us have a mental model of a restaurant: We understand it’s a
place where we get fed in exchange for money. We can go there, be seated,
be served, eat, pay, and leave. But our mental model is defeated at a
self-service buffet restaurant where we are neither seated nor served.
To prevent this defeat, such restaurants put up signs not required at
more conventional places: “Take tray here” and “Pay here”. These signs
help us to adjust our mental model, along with our range of options to
act and behave. For further adjustment of our mental model, the restaurant
informs us on a leaflet that they can also cater our wedding. Alas,
because each situation is new and adaptations of mental models is often
fleeting, we forget this information soon, because it is not meaningful
for us – and someone else caters our wedding.
Mental models have several strengths: They are flexible and teachable
(as many functions of the brain are). As a result, we can add self-service
buffets to our model of restaurants after we’ve visited one – or even
heard about one from a friend. They are a springboard to meaningful
knowledge by helping us learn. In mental models, we “connect the dots”
and remember successful experiences. What worked yesterday, in a
self-service buffet or with a new product you operate, shapes how you
approach questions and tasks tomorrow. Mental models help us decide
what we try to solve a problem – and also where and how we look for
help.
Mental models are also a major foundation in the fields of humancomputer
interaction and user experience design. Hence we technical
communicators can learn from usability expert Jakob Nielsen’s explanation:
“A mental model is what the user believes about the system at hand”
which “impacts how they use it” (Nielsen, his emphasis).
Note that mental models, and the actions we base upon them, rely on
our belief rather than our knowledge! David Weinberger puts belief and
knowledge into perspective: “Knowledge is a subset of belief. We believe
many things, but only some of them are knowledge.” (Weinberger 43).
Nielsen gives several examples of mixed-up mental models concerning
software which illustrate how our beliefs or mistaken knowledge lead us
to deduce that a software product or website is not working: Some users
confuse operating system windows, such as Microsoft’s File Explorer,
with browser windows in Microsoft’s Internet Explorer and expect both
to copy, move, or delete files identically. Other users confuse icons and
applications – hence the warning that deleting an application icon from
the desktop does not actually remove the application itself. (Of course,
many of these confusions can and should be solved in better user experience
design, but that is not the focus of this paper.)
From Nielsen’s work, technical communicators can learn two relevant
limits of mental models: They are inert, despite all flexibility. “Stuff that
people know well tends to stick, even when it’s not helpful” (Nielsen).
Hence, the Save function still uses a diskette icon which fewer and fewer
people have seen or used. And hence, many technical communicators
are still forced to create deliverables in PDF or CHM, even though superior,
more efficient formats and tools have been available for a long time.
The inertia points to a more fundamental limit and to the real reason
why technical communication so often fails: Mental models are ultimately
uncontrollable!
500
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
With technical communication, we can at best hope to guide users towards
appropriate behavior. This may or may not extend their mental
models, it may or may not anchor a meaningful experience to which
they resort later when they face a similar problem.
This has been a rather bleak turn of events. Given the inertia of uncontrollable
mental models, how do we manage to communicate anything?
Addicted to meaning
The answer lies in a second aspect of meaning itself: Yes, meaning depends
on shifting signs, on contextual codes, and on our erstwhile experiences.
But we are also addicted to meaning in the sense that we desire
and hope for a generally meaningful life. This is the motivational force
behind our questions for meaning: “What does it mean for me?” and
“Why should I care?”
This aspect is easy to recognize in “big” questions for the meaning of
life, but it also permeates small everyday tasks – the kind we address in
technical communication. We want to connect the dots, we want to make
sense, even of the software we use, and it frustrates us to the point of
personal insult when we cannot, because the stupid thing simply won’t
work!
Even in less consequential matters than the correct use of appliances
and software, we go to great lengths to discover meaning in the world
– or to create it as what we believe we know. Misheard lyrics of pop
songs are a harmless, fun example. Jimi Hendrix didn’t seem to make a
lot of sense singing in “Purple Haze”: “Excuse me while I kiss the sky.”
Instead, many people heard: “Excuse me while I kiss this guy.” (Look up
“Mondegreen” on Wikipedia for more fun examples.)
Or consider the first well-known version of the Apple logo, the apple
with a bite in it in horizontal colored stripes (see Konnikova). What
does it mean? It’s Adam and Eve in paradise and their quest for knowledge
manifest! Or no: It’s a reference to Isaac Newton sitting beneath
an apple tree and discovering the law of gravity! Or no: It’s a tribute to
Alan Turing, computer science pioneer, who committed suicide by biting
into a cyanide-laced apple! (Turing was gay, hence the rainbow-colored
stripes).
The point is that one explanation after another is as meaningful as any
urban legend can hope to be – but they are all not the meaning that was
originally intended. The truth is a lot more mundane: The apple is the
company’s namesake. The rainbow denotes color in general, because the
Apple II was the first home computer to display color images. And the
bite was added to indicate scale, so people didn’t confuse the fruit with a
cherry. Or so says Rob Janoff, the logo’s designer (see Creativebits.org).
So we are addicted to meaning. We seek to connect the dots in any plausible
way to come up with a meaning and a solution. But when things
get weird, technical communication often fail to deliver a satisfying answer.
Our formulation of the problem doesn’t match any of the answers
which the manual provides.
Then we turn away from the manual – but our quest for meaning is
not finished yet. We tap other resources: We ask a friend who may not
have the answer, either. But compared to the documentation, a friend is
tekom-Jahrestagung 2012
501

User Assistance
much more likely to provide a meaningful experience. One friend may
remember having had a similar problem and who was able to help him.
Another may have discovered a workaround. Someone may ask in return
what we’re working on, anyway – and know that this task has become
obsolete this morning.
The point is that there are many more meaningful scenarios to resolve
a task or conflict than most common documentation offers. And while
we cannot address every possible outcome, we can do better and meet
the users and their mental models halfway by creating more meaningful
documentation.
How can we create more meaningful documentation?
To apply a designer’s tenet by Jakob Nielsen to technical communication,
it is a a key objective for technical communicators to make the
documentation “communicate the system’s basic nature well enough
that users form reasonably accurate (and thus useful) mental models”.
This goal leaves us basically two strategies. We can try to adjust the
users’ mental models which seems the natural choice: Users may or
may not know similar products, but to really learn about this particular
version, they need our specific manual. They should use our manual to
adapt their existing mental models to accommodate our product and its
correct use. But that would leave us back at the reasons why technical
communication still fails…
The better alternative is to adjust the documentation as much as possible
to the users’ existing mental models – which is basically saying:
“Know your audience”, but by now I’ve shown why we need to know
them and how they create meaning.
What does that mean specifically? Applying lessons from user experience
design, we can:
––
Serve the inertia of mental models: Be consistent and conservative in
your writing. Don’t invent new terminology unless absolutely necessary.
Stick to the conventions and habits of your users.
––
Anticipate the users’ roles and tasks in mental models: Frame documentation
in terms of personas and tasks which users can identify
with. In an accounting system, offer navigational paths for personas
such as accountants and auditors and for tasks such as daily accounting
and end-of-year accounting, but menu by menu.
Another area that takes users’ mental models seriously is minimalism:
Minimalist technical communication, as described by Hans van der Meij
and John M. Carroll, means much more than just presenting the bare
necessities. It takes “the need for meaningful activity and sense meaning”
seriously by providing users with “an immediate opportunity to act”
(van der Meij 19) and by relating descriptions and instructions to the
users’ actual tasks. Van der Meij and Carroll offer the following principles
and guidelines, among others, to ensure that documentation meets
users on their turf (see van der Meij 21):
––
Choose an action-oriented approach.
––
Provide an immediate opportunity to act.
––
Respect the integrity of the user’s activity.
502
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
––
Anchor the tool (i.e., the product and its description) in the (user’s)
task domain.
Taking these leads from user experience design and minimalism, we
can offer users dots which are easy and natural to connect and derive
meaning from. And this is how good documentation is like bad magic
tricks: By exposing the potential connections between the dots to users
to demystify products and instructions and to showing them how to get
from A to B – or C, if they want.
Bibliography
Cortada, James W. Information and the Modern Corporation. Cambridge,
MA: MIT Press, 2011.
Creativebits.org. “Interview with Rob Janoff, designer of the Apple logo”.
3 Aug. 2009. Web. 3 Sept. 2012.
Fiske, John. Introduction to Communication Studies, 2nd ed. New York:
Routledge, 1990.
Gleick, James. The Information: A History, a Theory, a Flood. London:
Fourth Estate, 2011.
Johnson-Laird, Philip N. “Mental Models, Deductive Reasoning, and the
Brain.” The Cognitive Neurosciences. Ed. Michael S. Gazzaniga. Cambridge,
MA: MIT Press, 1995. 999–1008.
Johnson-Laird, Philip N. “The history of mental models.” Psychology of
Reasoning: Theoretical and Historical Perspectives. Ed. K. Manktelow and
M.C. Chung. New York: Psychology Press, 2005. 179–212.
Konnikova, Maria. “Hunters of Myths: Why Our Brains
Love Origins.” 7 Apr. 2012. Web. 3 Sept. 2012. < http://blogs.
scientificamerican.com/literally-psyched/2012/04/07/
hunters-of-myths-why-our-brains-love-origins/>
Nielsen, Jakob. “Mental models”. http://www.useit.com/alertbox/mentalmodels.html
18 October 2010. Accessed 3 September 2012.
van der Meij, Hans and John M. Carroll. “Principles and Heuristics for
Designing Minimalist Instruction.” Minimalism Beyond the Nurnberg
Funnel. Ed. John M. Carroll. Cambridge, MA: MIT Press, 1998. 19–53.
von Foerster, Heinz. Der Anfang von Himmel und Erde hat keinen Namen.
Berlin: Kadmos, 2008.
Weinberger, David. Too Big to Know. New York: Basic Books, 2011
Winograd, Terry and Fernando Flores. Understanding Computers and
Cognition: A New Foundation for Design. Reading, MA: Addison-Wesley,
1989.
Contact: amelio@web.de
tekom-Jahrestagung 2012
503

User Assistance
UA 5
Presentation
Chaotic Wiki versus Structured Authoring
Ulrike Parson, parson communication, Hamburg
Problems in Company Wikis
Many company wikis are set up with noble intentions, but many of them
get chaotic over time. There are several reasons for this:
––
The content is unstructured.
The core function of a wiki is collaborative authoring. In the best
case, many people contribute to the company wiki. But these people
have different backgrounds and different fields of expertise. That is
why they write in different ways. In the end, every author structures
and formats the information as s/he thinks best instead of keeping
to a common layout. Task-oriented information is not separated from
reference or conceptual information making it hard for the reader to
understand the purpose of an article at first glance.
––
Navigation and access to content is insufficient.
All wiki software products provide features such as categories, tags,
and linking. But defining tags and setting links is solely up to the authors.
What happens? When wikis grow larger over time, it is getting
increasingly difficult to find the right article. Duplicate articles are
created because authors cannot find existing articles.
––
The workflow functions are insufficient.
Writing in a team requires defined workflows. In an unregulated wiki,
every article is visible at once. Workflows are often a matter of negotiation
rather than being enforced by controlled software processes.
This results in wiki pages of highly deviating quality, making it hard
for the users to rely on the content.
Why Should We Use a Wiki and Not DITA?
Technical writing in XML-based information structures, such as DITA,
has solved many of these issues. Structured authoring solutions provide
topic types (e.g. task, concept, reference), mechanisms for organizing
information products in maps, relations between topics, as well as metadata
for workflow status, target audience, product variant, etc. Content
management systems or transformations (as available in the DITA Open
ToolKit) generate well-navigable and searchable output formats. Many
of these functions are not available in standard wiki software.
Function comparison between CMS and wiki
504
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
How can we transport the concepts of structured authoring to a wiki?
Why should we do so? Are wikis made for structured authoring?
Adopting some concepts of structured authoring for collaborative writing
in a wiki may be well suited for companies who wish to organize
their writing processes more strictly and to improve user experience for
wiki readers. A wiki is a good documentation tool especially for those
companies who:
––
Need to document internal software or processes
––
Want to involve subject matter experts and software engineers in
the writing process while keeping documentation structure and style
consistent
––
Want to provide an online documentation and use the commenting or
collaboration functions of a wiki in order to get feedback from their
users
––
Do not want to establish an XML writing environment
Metadata is the key
Using Forms and
Templates
Adding CMS Functionality to a Wiki
There are different approaches for realizing CMS functionality in a
wiki. The approach that you use depends on your requirements and
on your wiki software. This session shows examples from a showcase
implemented in Semantic MediaWiki, an open-source extension to
MediaWiki (http://semantic-mediawiki.org/). For other wiki software,
such as Confluence, you have to use appropriate plugins or extensions,
such as Scroll Versions from k15t (http://www.k15t.com/display/en/
Scroll-Versions).
In a Semantic MediaWiki, you can use metadata to add structure to your
wiki. This metadata provides, for example:
––
Index keywords
––
Information on the target group
––
Workflow information: status, responsible person, priority
––
Region and language of the article
––
Information about the position of the topic in the topic hierarchy
––
Relations to other topics, e.g. from a task topic to the associated reference
information
How to motivate users to keep to a defined topic structure, create DITAsimilar
topic types and assign the correct metadata? The answer is: Use
forms! You may, for example, provide different forms for typical DITA
topic types, such as task, reference, and concept.
Forms ensure that users cannot enter text outside the predefined fields.
The layout is rendered automatically as forms are linked with templates.
Default text within the fields guides the users and tells them which content
to enter in specific fields.
tekom-Jahrestagung 2012
505

User Assistance
Wiki form for a topic of type “reference”
Extended functions for
evaluating metadata
The forms also assign fixed metadata (such as the topic type) and provide
fields for configurable metadata, such as the target group or the
index keywords. Using a list of predefined index keywords controls
tagging/categorization of wiki articles and provides a controlled way of
finding articles to the users.
Based on the metadata, you can enhance access functions and navigation
in the wiki:
––
Scripts can evaluate the metadata on the position of topics in the
topic hierarchy. They build tables of contents, breadcrumb navigation,
and browse elements. Wiki readers can use these elements to navigate
through the articles belonging to a specific manual, for example.
––
Users can use the index terms to filter the topics. The corresponding
filter pages can be generated by means of the Semantic drilldown
extension, for example.
Filter pages with index terms
506
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
––
Scripts evaluate the metadata information about relations between
topics to automatically generate and update lists of related topics.
––
Scripts evaluate the workflow metadata and generate overviews – todo
lists – for wiki authors and reviewers.
The main point about metadata in a Semantic MediaWiki is that this is
an architectural framework. You can define any metadata that you want
and then you can query for values, filter by properties, use metadata for
searching, for automatically generating contents, etc. What you do with
the metadata in the end, depends on your content and on the user experience
that you want to create.
Is a Structured Wiki a Useful Wiki?
No, not necessarily! There are additional keys for the success of a company
wiki:
––
You need to define the purpose of your wiki – is it for documentation
purposes, for collecting project information, for organizing the work
between teams, for sharing knowledge? If you have a wiki and a second
system that serves the same purpose, you need to close down the
second system. The information for the defined purpose needs to be
stored in one place only.
––
Structure and functions of the wiki need to be customized to the purpose.
Navigation functions, for example, are very useful in documentation
wikis, but not that well suited for organizational wikis.
––
You need people for the different roles that are required to maintain
the wiki – not just to set it up, because this is only a relatively small
portion of a wiki’s life time. The maintenance period is usually much
longer. You need editors, programmers for extensions/plugins, administrators
for backups and installations, and a wiki gardener. A wiki
gardener sows ideas, weeds by correcting typos, merging duplicate
articles, etc. and supports users in harvesting the knowledge from
your wiki.
––
And of course you need good content. Content that is customized for
your target group and the purpose of the wiki.
––
The company culture needs to support collaborative working.
Structured, well organized and appreciated in the company – these are
successful wikis.
If you have any questions please contact: upa@parson-com.com
tekom-Jahrestagung 2012
507

User Assistance
UA 6
Fachvortrag
ARIA in der Dokumentation
Dr. Stefan Schnabel, SAP AG, Walldorf
Dr. Matthias Kammerer, SAP AG, Walldorf
ARIA ist die Abkürzung für Accessible Rich Internet Applications und
wird von der Web Accessibility Initiative (WAI) entwickelt und spezifiziert.
ARIA steht als W3C Candidate Recommendation vom 18.
Januar 2011 unter dem Titel „Accessible Rich Internet Applications
(WAI-ARIA) 1.0“ unter http://www.w3.org/TR/wai-aria/ zur Verfügung.
Erklärtes Ziel ist es, einen Accessibility-Standard für Rich Internet
Applications, die z. B. DHTML oder Ajax verwenden, zu etablieren und
darüber hinaus ganz allgemein die Benutzerfreundlichkeit von Web-
Seiten zu erhöhen. Ein typisches Problem bei dynamischen Web-Seiten
ist z. B., dass blinde Benutzer Änderungen auf der Web-Seite, während
sie damit agieren, in der Regel nicht bemerken.
Aber nicht nur für Applikationen ist ARIA ein interessanter Accessibility-Standard,
sondern auch für (größtenteils) statische Texte, wie Dokumentation.
Auch hier hilft ARIA, dass sich Menschen mit Behinderungen
auf der Web-Seite zurechtfinden.
Um die Barrierefreiheit auch von dynamischen Web-Seiten zu gewährleisten,
setzt ARIA auf die folgenden Konzepte:
––
Technisch gesehen, führt ARIA weitere Attribute mit teilweise vordefinierten
Werten ein, die bei den meisten HTML-Elementen verwendet
werden können. (Das hat gegenwärtig zur Folge, dass derart
angereichertes HTML weder HTML4- noch HTML5-konform ist und
HTML-Validatoren entsprechende Fehlermeldungen ausgeben. In
der Praxis ist dies allerdings irrelevant, da die Browser nicht validieren
und unbekannte Attribute einfach ignorieren. Außerdem werden
HTML-Validatoren in Zukunft ARIA richtig erkennen können.)
––
Mittels Rollen werden Elemente hinsichtlich ihrer Funktion klassifiziert.
Dazu unterscheidet ARIA u. a. zwischen:
––
Abstract Roles (wie z. B. role="section")
––
Widget Roles (wie z. B. role="button")
––
Document Structure Roles (wie z. B. role="article") und
––
Landmark Roles (wie z. B. role="navigation").
––
Mittels – eher statischen – Eigenschaften (wie z. B. den Attributen
aria-labelledby oder aria-describedby) und – eher dynamischen
– Zuständen (wie z. B. dem Attribut aria-checked) können
Elemente näher bestimmt und miteinander in Bezug gesetzt werden.
ARIA kann dabei auf allen Ebenen einer Applikation relevant werden:
––
auf der Strukturebene, z. B. im HTML:
Sort
by Last Modified
––
auf der Präsentationsebene, z. B. im Cascading Stylesheet (CSS):
[aria-checked="true"]
{font-weight: bold;}
[aria-checked="true"]:before
{background-image: url(checked.gif);}
––
auf der Interaktionsebene, z. B. im JavaScript:
function checkbox_select(el) {
if (el.getAttribute(“aria-checked”) == "false")
508
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
}
{el.setAttribute("aria-checked", true);}
else
{el.setAttribute("aria-checked", "false");}
Grundsätzlich stellt sich die Frage, warum ARIA überhaupt eingesetzt
werden soll, da es doch HTML5 gibt. Schaut man genauer hin, gibt es
tatsächlich viele HTML5-Konzepte, die sich in ARIA wiederfinden – allerdings
gibt es auch zahlreiche Konzepte, die ausschließlich von ARIA
unterstützt werden. So ist beispielsweise ARIA besonders stark bei Rich
Internet Applications, wo HTML5 noch zahlreiche (!) Lücken in Bezug
auf Accessibility aufweist. Insofern ergänzt ARIA nicht nur HTML4,
sondern auch HTML5 und kann dort sogar kombiniert mit HTML5 verwendet
werden, wie z. B. in:
In der Dokumentation selbst hilft der Einsatz von ARIA, so dass z. B.
Blinde die Struktur eines Dokuments noch besser verstehen können als
bisher. Dies wird insbesondere durch die folgenden Techniken erreicht:
––
Festlegung von Landmark Roles (wie z. B. role="banner",
role="main" oder role="navigation" und noch genauere Beschreibung
des Bereichs durch aria-label oder eine mit dem entsprechenden
Element verbundenen Bereichsüberschrift)
––
Explizite Informationen über die aktuelle Hierarchieebene (wie z. B.
aria-level="2")
––
Beschreibung von interaktiven Navigationsbäumen (wie z. B. mittels
role="treeitem" und aria-expanded="false")
Teilweise interpretieren derzeit Screenreader ARIA sogar besser als
die entsprechenden neuen HTML5-Elemente und Attribute. Für einige
langjährige Probleme in HTML bringt ARIA auch endlich eine standardisierte
Lösung, wie z. B.:
––
korrekte Auszeichnung von Layouttabellen oder dekorativen, nichtsemantischen
Bildern (z. B. mittels role="presentation")
––
explizite Kennzeichnung, wenn der Browser gerade beschäftigt ist
(z. B. mittels aria-busy="true")
––
Dialogankündigung für nicht-browserbasierte Dialogfenster (z. B.
mittels role="dialog")
––
explizite Kennzeichnung von Regionen mit Systemmeldungen
mittels Live Regions (z. B. durch Hinzufügen des Attributes arialive="assertive"
zu einem HTML-Element, damit Screenreader
DOM-Änderungen dieses Bereichs direkt ankündigen)
Zusammenfassend kann man feststellen, dass ARIA nicht nur komplexe
Applikationen unterstützt, sondern ARIA sollte auch in der Dokumentation
eingesetzt werden, um Text- und Interaktionsstrukturen besser für
Menschen mit Behinderungen erfahrbar zu machen.
tekom-Jahrestagung 2012
509

User Assistance
Weiterführende Informationen
Accessible Rich Internet Applications (WAI-ARIA) 1.0. W3C Candidate
Recommendation 18 January 2011 (neueste Version: http://www.w3.org/
TR/wai-aria/; diese Version: http://www.w3.org/TR/2011/CR-waiaria-20110118/
– vidi: 2012-09-05)
Kliem, Martin: Accessible Web 2.0 Applications with WAI-ARIA. In: A
list apart, 235, 9. April 2007. (http://www.alistapart.com/articles/waiaria/
– vidi: 2012-09-05)
Roadmap for Accessible Rich Internet Applications (WAI-ARIA Roadmap).
W3C Working Draft 4 February 2008 (neueste Version: http://www.
w3.org/TR/wai-aria-implementation/; diese Version: http://www.w3.org/
TR/2008/WD-wai-aria-roadmap-20080204/ – vidi: 2012-09-05)
Section 508 (https://www.section508.gov/ – vidi: 2012-09-05)
WAI-ARIA FAQ (http://www.w3.org/WAI/aria/faq.html – vidi:
2012-09-05)
WAI-ARIA Overview (http://www.w3.org/WAI/intro/aria.php – vidi:
2012-09-05)
WAI-ARIA 1.0 Authoring Practices. An author’s guide to understanding
and implementing Accessible Rich Internet Applications. W3C Working
Draft 16 September 2010 (neueste Version: http://www.w3.org/TR/waiaria-practices/;
diese Version: http://www.w3.org/TR/2010/WD-waiaria-practices-20100916/
– vidi: 2012-09-05)
WAI-ARIA 1.0 Primer. An introduction to rich Internet application accessibility
challenges and solutions. W3C Working Draft 16 September
2010 (neueste Version: http://www.w3.org/TR/wai-aria-primer/; diese
Version: http://www.w3.org/TR/2010/WD-wai-aria-primer-20100916/ –
vidi: 2012-09-05)
WAI-ARIA 1.0 User Agent Implementation Guide. A user agent
developer‘s guide to understanding and implementing Accessible Rich
Internet Applications. W3C Working Draft 16 August 2012 (neueste Version:
http://www.w3.org/TR/wai-aria-implementation/; diese Version:
http://www.w3.org/TR/2012/WD-wai-aria-implementation-20120816/ –
vidi: 2012-09-05)
Web Content Accessibility Guidelines 1.0. W3C Recommendation
5-May-1999 (neueste Version: http://www.w3.org/TR/WAI-WEBCON-
TENT/; diese Version: http://www.w3.org/TR/1999/WAI-WEBCON-
TENT-19990505 – vidi: 2012-09-05)
stefan.schnabel@sap.com
matthias.kammerer@sap.com
510
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
UA 7
Fachvortrag
Ein Open-Source-Hilfe-Viewer zeigt es allen
Harald Hermann, Advantest Europe GmbH, Böblingen
Mit dem Trend weg vom gedruckten Handbuch hin zum Online-Hilfesystem
entstand der Wunsch nach dynamischen Inhalten. Zumindest
eine gute Volltextsuche ist heutzutage Standard. Hilfe im Web und innerhalb
einer Anwendung mit der gleichen Funktionalität anzubieten
ist nicht ganz einfach. Zunehmend wird daher auf das Mitliefern der
Hilfe verzichtet, stattdessen öffnet ein Klick auf den Hilfeknopf eine
Webseite. In Fällen, in denen Unternehmen aber aufgrund von Sicherheitsüberlegungen
den Zugriff aufs Web kappen, oder wenn der Zugriff
durch eine langsame Internetverbindung ausgebremst wird, muss eine
andere Lösung her. Der Eclipse Help Viewer ist eine solche Lösung. Es
gibt ihn für Windows, Linux, Mac OS und weitere Betriebssysteme. Sein
Aussehen und Verhalten kann mittels Konfigurationsdateien weitreichend
angepasst werden.
Ziel des Vortrags
Der Vortrag stellt die Funktionalität und Einsatzmöglichkeiten des Eclipse
Help Viewers vor. Ziel ist es, die Teilnehmer in die Lage zu versetzen,
eigene Inhalte zu erstellen oder aufzubereiten, so dass diese mit dem
Eclipse Hilfe Viewer angezeigt werden können. Darüber hinaus vermittelt
der Vortrag Informationen, um fundiert entscheiden zu können, wann
eine Verwendung sinnvoll und lohnenswert ist.
Einsatzmöglichkeiten
Der Eclipse Help Viewer kann nicht nur als eigenständige Online-Hilfe
lokal und als Web-Anwendung verwendet werden, sondern auch als
Hilfesystem innerhalb von Java- und Nicht-Java-Anwendungen.
Abb. 1: Eclipse Help Viewer als Web-Anwendung, Hilfesystem in einer
Java-Anwendung und als lokale Online-Hilfe
tekom-Jahrestagung 2012
511

User Assistance
Einsatz als
Web-Anwendung
Einsatz als lokale
Online-Hilfe
Einsatz als Hilfesystem
innerhalb von Javaund
Nicht-Java-
Anwendungen
Der Einsatz des Eclipse Help Viewers als Web-Anwendung ermöglicht
die zentrale Verwaltung der Online-Hilfe auf einem Server um damit
viele Clients im Internet oder Intranet zu erreichen. Dabei ist weder ein
bestimmter Browser noch eine bestimmtes Betriebssystem notwendig.
Auch das Endgerät stellt keine Einschränkung für die Verwendung der
Hilfe dar. Der Aufruf der Hilfe erfolgt mit einem Browser vom Desktop-PC
oder einem mobilen Endgerät wie Laptop, Smartphone oder
Tablet-PC.
Falls jedoch keine Internet-Verbindung vorliegt, kann der Eclipse Help
Viewer auch lokal auf dem Desktop-PC oder Laptop installiert werden.
Auch als Viewer für die kontextsensitive Hilfe kann er innerhalb einer
Java-Anwendung, die z. B. auf Eclipse basiert, über F1 oder auch von
anderen Nicht-Java-Anwendungen aufgerufen werden.
Installation
Der Eclipse Help Viewer muss nicht installiert werden. Zunächst wird
die Datei help-[version].zip von helpaddons.sf.net [1] heruntergeladen
und lokal entpackt. Danach kann der Eclipse Help Viewer als
lokale Online-Hilfe unter Windows direkt durch das Ausführen der
Datei Help.exe gestartet werden. Als Web-Anwendung startet ein Java-
Befehl (z. B. java -classpath C:\help\eclipse\plugins\org.
eclipse.help.base_[version].jar org.eclipse.help.standalone.Infocenter
-command start -eclipsehome C:\help\eclipse
-port 8081) den Eclipse Help Viewer. Der Aufruf der URL http://
localhost:8081/help/index.jsp zeigt dann den Eclipse Help Viewer
als Web-Anwendung [2].
Suchen
Der Eclipse Help Viewer verfügt über eine Volltextsuche, die sich auf
Bereiche im Inhaltsverzeichnis oder vordefinierte Kategorien eingrenzen
lässt. Somit kann sowohl über den kompletten Hilfeinhalt, über
einzelne Bereiche in der Struktur der Hilfe,als auch nach vordefinierten
Kategorien, wie zum Beispiel nur in Büchern oder Abschnitten für ein
bestimmtes Produkt, gesucht werden.
Abb. 2: Suche im selektierten Topic oder in der Inhaltsverzeichnis-Struktur
Inhalte erstellen
Der Inhalt, also die Dokumentation für den Eclipse Help Viewer, wird
im Online-Hilfe Format „Eclipse Help“ erstellt [3]. Wie auch bei anderen
512
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
Online-Hilfen, z. B. Microsoft Help, besteht die Hilfe aus Strukturelementen
(wie dem Inhaltsverzeichnis, Index, Suchindex und der Seitennavigation),
und dem Inhalt (HTML- und Bild-Dateien) selbst. Die
Strukturelemente werden im XML-Format spezifiziert. Die Datei toc.
xml zum Beispiel spezifiziert das Inhaltsverzeichnis, das einzelne Inhaltsseiten
referenziert.
Abb. 3: Inhaltsverzeichnis-Beispiel im Eclipse Help Format
Der Inhalt (HTML- und Bild-Dateien) kann in einem eigenen Verzeichnis
(wie im Beispiel in Abbildung 2) oder in der Datei doc.zip zusammengefasst
abgelegt werden. Struktur-XML-Dateien und Inhaltsdateien
müssen, um im Eclipse Help Viewer angezeigt zu werden, noch durch
die Dateien plugin.xml und MF/manifest ergänzt werden. Alle Dateien
zusammen ergeben dann ein Eclipse Hilfe Plugin [4].
Inhalt einbinden
Das fertige Eclipse Hilfe Plugin muss nur noch in das Verzeichnis „help/
plugins“ kopiert werden und wird nach einem Neustart des Eclipse
Help Viewers auch im Inhaltsverzeichnis gelistet.
Fazit
Der Eclipse Help Viewer ist mit seinen vielseitigen Einsatzmöglichkeiten
als Open-Source-Projekt plattformübergreifend der ideale Begleiter,
um Kunden ein zuverlässiges und dennoch flexibles Hilfesystem
anzubieten.
Weiterführende Informationen
[1] Eclipse Help Viewer (http://helpaddons.sf.net/)
[2] Information Center (http://help.eclipse.org/helios/index.jsp?topic=/
org.eclipse.platform.doc.isv/guide/ua_help_setup_infocenter.htm)
[3] Writing Documentation and Help for Eclipse Projects and Plug-ins
(http://www.keycontent.org/tiki-index.php?page=Eclipse Help System)
[4] Building a help plug-in (http://help.eclipse.org)
Rückfragen gerne an: harald.hermann@advantest.com
tekom-Jahrestagung 2012
513

User Assistance
UA 8
Partner presentation
The Cosmopolitan Information Topic
Waltraud Winter, Siemens Healthcare, Forchheim
Uwe Reißenweber, DOCUFY, Bamberg
It’s time to stop thinking of customer documentation in terms of monolithic
files, in all required languages, covering all legal requirements.
Our customers are more than mere recipients of what we provide, lost
in a world of words. Each customer needs appropriate content at the
right time and in the right format, that is, topic-based information.
For this reason, Siemens Healthcare has developed a new way of customer
documentation, the Knowledge Gateway. This modern approach
not only provides our customers with most suitable information, but
also turns them into cherished collaborators. We therefore develop,
maintain, and deliver topics of information as well as collaboration tools.
The customers decide what to read, when to read it, and in which format
to read it. And we stay in touch with the customers and learn from their
experiences during the whole lifecycle of a product. In this way, a cosmopolitan
information topic is the connecting link between the user and
the information developers.
Contact:
waltraud.winter@siemens.com
uwe.reissenweber@docufy.de
514
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
UA 9
Presentation
Adding Useful Interactivity to Online Help
Nicoletta A. Bleiel, ComponentOne, a division of GrapeCity, inc., Pittsburgh, USA
Introduction
Content is King, but adding a measured dose interactivity to your online
Help will increase readability and usability, as well as make it more
compelling. This paper discusses a number of simple ways to improve
your Help, even while single sourcing.
Online Help systems for software user assistance can be improved
with interactivity, and adding social media options can also serve other
company goals. There are more options for interactivity when creating
browser-based Help systems, but it is possible to incorporate some
features into HTML Help systems as well.
Help systems are learning modules that share all the characteristics of
websites — they have content, a table of contents, search, and navigation.
It should be noted that the research on both ELearning and the
web encourages interactivity.
Considering Interactivity
When deciding what interactivity would be most useful in your Help
system, keep in mind the following:
––
Will the user understand and expect the relevant action that occurs?
––
If content is hidden, will the user know how to access it?
––
Does the additional user input actually improve the overall experience?
(From: “Bringing Interactivity To Your Website With Web Standards”
http://coding.smashingmagazine.com/2011/02/03/
bringing-interactivity-to-your-website-with-web-standards/)
Also consider other goals, such as improving the SEO of your Help system,
increasing your company’s Twitter followers, collecting feedback
and building a community, and incorporating useful social media elements
into your Help.
Interactivity Options
There are many options for adding interactivity, including the ones below.
The ease of implementation will depend upon the Help Authoring
Tool or authoring environment you are using.
––
Expanding/Collapsing Text can be used to layer information by category.
In print outputs, the content remains in list form; no additional
adjustment is necessary.
––
Image Maps are interactive graphics that link to additional information.
Using conditions, they can be easily modified for print output.
––
Glossary Popups are popup links that display definitions. They are a
great option for documentation that contains a great deal of company
or industry-specific terminology and/or acronyms.
––
Google Maps with custom locations can easily be created and embedded,
and can provide useful content that is interactive.
––
Twitter has several types of buttons that can be used to increase the
visibility of your Help, or encourage customers to follow your compa-
tekom-Jahrestagung 2012
515

User Assistance
ny on Twitter. “Share” buttons make it easy for customers to tweet the
URL of the Help page; “Follow” buttons provide interactivity that ties
social media to the Help system.
––
Twitter Search Widgets can be used to display what is being said
about your company (and/or selected subjects) within your Help system.
––
Videos appeal to visual learners and require users to interact with
the system if not set to autoplay (since users generally prefer to click
“play” themselves, it is best to avoid that setting).
––
Adding DISQUS commenting/ratings features to your web-based
Help systems. Live example: http://www.componentone.com/newimages/disqus/
––
Including email buttons in your Help to contact technical support
or the documentation team add interactivity and (more importantly)
make it easier for customers to contact your company. Consider including
the URL of the Help topic in the body of the email to speed
accuracy and response time.
A few options for interactivity
Outcomes and Considerations
Well-implemented interactivity makes information more readable, exposes
information layers, encourages discovery, and provides feedback
mechanisms. Social media options can provide additional useful information,
build a customer community, and increase Twitter followers.
Adding interactivity should be balanced with good usability practices.
Don’t overdo the click count, add unnecessary (or too much) interactivity,
or alter established standards.
Before implementing interactivity, consider the following: accessibility,
translation, localization, and your customer’s access to the internet.
516
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
References
Bushell, David, “Bringing Interactivity To Your Website
With Web Standards” Smashing Magazine (February
3, 2011) http://coding.smashingmagazine.com/2011/02/03/
bringing-interactivity-to-your-website-with-web-standards/
Copeland, Dave, “Best Practices For Writing For Online Readers” Read-
WriteWeb (March 16, 2012) http://www.readwriteweb.com/archives/
best_practices_for_writing_for_online_readers.php
“Formulas for Readability”, Wikipedia, April 29, 2012 http://
en.wikipedia.org/wiki/Readability
Hughes, Michael, “Progressive User Adoption” UX matters blog http://
www.uxmatters.com/mt/archives/2009/03/progressive-user-adoption.
php
Keeler, Mitch, “Add Interactivity With Google Web Elements” Lunarpages
Newsletter http://www.web-hosting-newsletter.com/2009/05/29/
add-interactivity-with-google-web-elements/
Martin, Michael, “30 Ways to Improve Readability”
Pro Design Blog http://www.problogdesign.com/
blog-usability/30-ways-to-improve-readability/
Phillips, Jon, “5 Tips For Improving Readability
On Your Website” spyrestudios.com http://spyrestudios.
com/5-tips-for-improving-readability-on-your-website/
Sims, Roderick, “Interactivity: A Forgotten Art?” Instructional Technology
Research Online (January 27, 1997) http://www2.gsu.edu/~wwwitr/
docs/interact/
Van Geel, Jeroen, “The Psychologist’s View of UX Design” Johnny Holland
Magazine (February 21, 2012) http://johnnyholland.org/2012/02/
the-psychologists-view-of-ux-design/
Additional Resources
Google Maps: http://maps.google.com/
Twitter Search Widgets: http://twitter.com/about/resources/widgets/
widget_search
Twitter Buttons: https://twitter.com/about/resources/buttons
DISQUS: http://www.disqus.com/
Contact Information
Please send any questions or comments to Nicky Bleiel, Lead Information
Developer, Doc-To-Help: nickyb@componentone.com. Follow me on Twitter
at @nickybleiel and @DocToHelp.
tekom-Jahrestagung 2012
517

User Assistance
UA 10
Workshop
Nutzer- und autorenfreundliche
Wikis – wie geht das?
Jonas Wäckerle und Mark Schubert, parson communication, Hamburg
Viele Unternehmen setzen Wikis ein, um Informationen zu sammeln
und zu verbreiten. Während die grundlegenden Funktionen von Wiki-
Software das Erstellen von Inhalten sehr einfach machen, ist das Ergebnis
nicht immer leicht zu nutzen. Dieser Workshop zeigt Möglichkeiten
auf, Wikis für Nutzer und Autoren anwenderfreundlicher zu gestalten.
Dabei kommt die Open-Source-Lösung Semantic MediaWiki zum Einsatz.
Die grundlegenden Funktionen des Semantic MediaWiki werden
unter dem Blickwinkel der Nutzerfreundlichkeit vorgestellt.
Kategorien
Seitenstruktur
Datenqualität
Wikis und ihre Probleme
Abhängig von der eingesetzten Wiki-Software haben Benutzer von Wikis
mit unterschiedlichen Problemen zu kämpfen.
Häufig sind Informationen lediglich in Kategorien sortiert. Dem Nutzer
präsentiert sich eine unsortierte Anhäufung an Wiki-Artikeln innerhalb
der Kategorie. Das ist ausreichend für Inhalte, die wie Lexikoneinträge
unabhängig voneinander stehen. Informationsprodukte in der Technischen
Dokumentation lassen sich jedoch häufig nicht in dieser Form
aufbereiten. Oft müssen Handlungsanweisungen in einer bestimmten
Reihenfolge durchlaufen werden. Hierfür müssen Wiki-Artikel untereinander
in Beziehung gesetzt werden. Eine reine Verknüpfung greift
zu kurz.
Hat der Nutzer eine Seite gefunden, geht die Suche nach der gewünschten
Information weiter. Ohne Formatvorlagen ist das Erscheinungsbild
von Wiki-Seiten oft uneinheitlich. Entwürfe unterscheiden sich nicht
von Veröffentlichungen und gleiche Informationsklassen sind uneinheitlich
strukturiert. Ursache ist die fehlende Trennung von Information
und Layout. Autoren erstellen im Wiki die Inhalte und formatieren
direkt im Seitentext. Zwar bieten Wikis Templates, aber zwingend ist
deren Nutzung nicht. Konventionelle Wikis erschweren damit nicht nur
das Lesen, sie verlangen auch unnötige Formatierungsarbeit vom Autor.
Ein weiteres Problem konventioneller Wikis ist die Qualität der Information.
Gleiche Daten sind häufig an verschiedenen Stellen verfügbar.
Werden sie an einer Stelle geändert, sind sie an anderer Stelle nicht
mehr aktuell. Auch gibt es meist keine Möglichkeit, zusätzliche Informationen
zu einer Seite zu speichern, ohne die Seite zu überfrachten.
So können Seiten in der Regel nicht markiert werden, um zum Beispiel
Arbeitsabläufe abzubilden. Lediglich ein Vermerk im Text ist möglich.
Dieser ist dann aber für alle Nutzer sichtbar.
Semantic MediaWiki
Abhängig von der eingesetzten Wiki-Software gibt es für die aufgeführten
Probleme konventioneller Wikis unterschiedliche Lösungsansätze.
Dieser Workshop befasst sich mit einer für das MediaWiki konzipierten
Lösung, dem Semantic MediaWiki. Diese Erweiterung ergänzt das MediaWiki
um semantische Eigenschaften. Wiki-Seiten können entsprechend
ihren Inhalten ausgezeichnet werden. Das Ergebnis sind Seiten
518
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
mit semantischen Eigenschaften, denen wiederum beliebige Werte
zugewiesen werden. Diese semantischen Eigenschaften können wie Informationen
einer Datenbank abgefragt werden. Die Ergebnisse lassen
sich beliebig verwenden.
Semantic MediaWiki bietet darüber hinaus weitere Funktionen, die als
Semantic Bundle in einem Schritt installiert werden können. Zu diesen
Funktionen gehören Formulare, verschiedene Ausgabeformate und
Parser-Funktionen, die Skripte in Wiki-Seiten einsetzbar machen. Im
Folgenden werden einige Funktionen vorgestellt.
Semantische
Eigenschaften
Semantische Abfragen
Semantische Formulare
Möglichkeiten des SMW Bundle – Beispiele
Die Grundlage des Semantic MediaWiki sind semantische Eigenschaften
von Seiten. Sowohl der Name als auch die erlaubten Werte einer
Eigenschaft können im Semantic MediaWiki frei gewählt und festgelegt
werden.
Autoren einer Seite können semantischen Eigenschaften direkt im
Wiki-Editor im Fließtext setzen. Die Syntax für solche Eigenschaften
ähnelt der Syntax von Verknüpfungen im MediaWiki. In folgendem Beispiel
wird der Seite „Coffee Master 2000“ die Eigenschaft „waterTank-
Volume“ zugewiesen und der Wert im Text angezeigt.
Der Coffeee Master 2000 verfügt über eine Tankvolumen von [[water-
TankVolume::1910]]mm.
Doch nicht immer sollen semantische Informationen auf der Wiki-Seite
sichtbar sein. Eine leicht veränderte Syntax ermöglicht es, semantische
Eigenschaften zu setzen, ohne dass diese im Fließtext angezeigt werden.
Im folgenden Beispiel wird der Seite „Coffee Master 2000“ die semantische
Eigenschaft „workstatus“ zugewiesen und der Wert „draft“ gesetzt.
{{#set: workstatus=draft }}
Semantische Eigenschaften einer Seite können im Fließtext einer anderen
Seite abgefragt werden. In folgendem Beispiel wird auf der Seite
„Coffee Master 2000“ die Bestellnummer eines Entkalkers abgefragt.
Die Abfrage zeigt den Wert der Eigenschaft „bestellNummer“ an, wie er
auf der Seite „Entkalker 2000“ gesetzt ist. Ändert sich die Bestellnummer
auf der Ausgangsseite, wird der Text aktualisiert.
Reinigen Sie den Coffeee Master 2000 nur mit dem Entkalker Nr.
{{#show: Entkalker CM2000 | ?bestellNummer}}.
Neben der Anzeige von Eigenschaftswerten einer speziellen Seite
können auch Listen mit Seiten angezeigt werden, die bestimmte Bedingungen
erfüllen. Im folgenden Beispiel wird auf der Seite „Offene
Aufgaben“ eine Tabelle mit Seiten angezeigt, für die die Eigenschaft
„workstatus“ auf den Wert „draft“ gesetzt ist. Die Tabelle zeigt in der linken
Spalte Verknüpfungen auf die Seiten und in der rechten Spalte die
Werte der Eigenschaft „workstatus“ an.
{{#ask: [[workstatus::draft]] | ? workstatus }}
Die im Semantic Bundle enthaltene Erweiterung Semantic Forms erlaubt
es, Formulare für Autoren anzulegen. Diese Formulare sind verbindlich
und mit Templates verknüpft. Dadurch wird eine einheitliche
Struktur und Gestaltung von Seiten derselben Informationsklasse garantiert.
Formulare können wiederum den inhaltlichen Kategorien des
tekom-Jahrestagung 2012
519

User Assistance
Wikis zugewiesen werden. So werden auch beim späteren Bearbeiten
der Seite immer die vorgesehenen Formulare verwendet.
Das folgende Beispiel erstellt in dem Formular „CoffeeMaker“ ein Feld,
in dem der Bearbeitungsstatus der Wiki-Seite erfasst wird. Als Standardwert
wird „draft“ vorgegeben.
{{{for template|Metadata}}}
{{{field|workstatus|default=draft}}}
{{{end template}}}
Ausblick
Semantische Eigenschaften ergänzen Wiki-Seiten um zusätzliche Informationen.
Diese Informationen sind Grundlage der Funktionalität des
Semantic MediaWiki.
––
Semantische Eigenschaften können frei nach Anforderungen definiert
werden.
––
Seiten können markiert werden.
––
Seiten können gefiltert aufgelistet werden.
––
Informationen auf Seiten können wiederum innerhalb anderer Seiten
abgefragt werden.
Dadurch ergeben sich vielfältige Möglichkeiten, Informationen zielgruppenspezifisch
zu präsentieren. Abfragen generieren Portalseiten
für Nutzer und Administratoren einer Software. Semantische Eigenschaften
bilden Relationen zwischen Seiten ab, um inhaltliche Beziehungen
für den Leser darzustellen. Auch Arbeitsabläufe lassen sich
abbilden und unterstützen. Nicht zuletzt helfen Formulare bei der einheitlichen
Strukturierung und Formatierung von Informationen und
verhelfen dem Wiki zu einem einheitlichen Erscheinungsbild.
Die aufgeführten Möglichkeiten sind dabei nur ein kleiner Ausschnitt
der Einsatzmöglichkeiten des Semantic MediaWiki. Zahlreiche andere
Erweiterungen bauen die Grundfunktionalität weiter aus.
Für Rückfragen: mark.schubert@parson-com.com
520
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
UA 11
Workshop
Kurze und knackige
Anforderungen
Scrum, Sprints und
Inkremente
Karteikarten und Bierdeckel: User Stories
für Dokumentation und Entwicklung
Anne Hoffmann & Ann-Cathrin Mackenthun, parson communication, Hamburg
In der agilen Software-Entwicklung werden Anforderungen nicht mehr
in Pflichten- und Lastenheften geschrieben, sondern in Form von handlichen
User-Stories festgehalten, die auf einer Karteikarte oder einem
Bierdeckel Platz haben. Doch wie schreiben Sie kurze und knackige
Anforderungen, die nützlich für die Entwickler sind und eine gute Basis
für aufgabenorientierte Dokumentation darstellen?
Die Verwendung von User Stories als Anforderungsbeschreibungen
für die Software-Entwicklung geht auf agile Entwicklungsverfahren
wie Scrum zurück. Ein nach Scrum geführtes Projekt wird nicht von
Anfang an durchgeplant. Stattdessen arbeiten die Entwickler in kurzen
Entwicklungszyklen, Sprints genannt. Zudem werden nur kleine und in
sich geschlossene Funktionen (Inkremente) entwickelt, z. B. eine neue
Schaltfläche mit einer Druckfunktion. Diese Inkremente bestehen aus
allen notwendigen Einzelbestandteilen, wie z. B. Datenbankanbindung,
funktionalem Code und Oberfläche. Theoretisch kann die Software am
Ende jedes Sprints mit den neuen Funktionen ausgeliefert werden.
Abb. 1: Inkrement in der Software-Entwicklung
User Stories
Kryptische Notizen
Die Definition von Anforderungen in Scrum unterscheidet sich deutlich
von anderen, herkömmlichen Entwicklungsmethoden. Bei der Definition
der Anforderungen wird der Nutzer in den Mittelpunkt gerückt. Die
User Stories beantworten dem Entwickler kurz und knapp die wichtigsten
Fragen: Wer braucht warum welche Funktion? Für das Beispiel mit
der Druckfunktion könnte die User Story folgendermaßen lauten: „Als
Labor-Mitarbeiter möchte ich die grafische Darstellung des Ergebnisses
der Untersuchung 3aXX direkt aus dem Grafik-Dialog heraus drucken
können.“
Was sich so einfach liest, ist im Alltag der Software-Entwicklung nicht
immer so einfach umzusetzen. Oft wird ein Teil der Informationen weggelassen,
weil „das macht eh Kollege Meier, der weiß schon, was gemeint
ist“. Oder das Team schreibt direkt die technische Umsetzung auf,
tekom-Jahrestagung 2012
521

User Assistance
Gute User Stories
schreiben
etwa „auf Graf_008erg noch print_graf3 einbinden“. Doch nicht immer
werden solche Anforderungen sofort umgesetzt, die Software entwickelt
sich mit jedem Sprint weiter und nach ein paar Wochen weiß keiner
mehr, was mit solch einer kryptischen Notiz gemeint war.
Um dem vorzubeugen, helfen einfache Eselsbrücken. Im ersten Schritt
wendet man das Formulierungsmuster [MC] an: Als [wer] möchte ich
[welche Funktion] damit ich [warum]? Die drei „Ws“ sind einfach zu
ersetzen. Die genaue Form ist dabei nicht entscheidend, wichtig ist, dass
die Informationen enthalten sind. Etwas detaillierter sind die INVEST-
Kriterien für Anforderungen [BW]:
––
I – Independent: Ist es eine in sich geschlossene und von anderen
Anforderungen unabhängige Anforderung?
––
N – Negotiable: Weiß ich als Entwickler, was der Nutzer braucht, und
kann somit verschiedene Lösungen für die technische Umsetzung
verhandeln?
––
V – Valuable: Ist diese Funktion wirklich wichtig? Hat sie einen Geschäftswert?
––
E – Estimatable: Kann ich für diese Anforderung abschätzen, wie lange
ich brauche? Liegt die Zeitschätzung unter 2 Tagen?
––
S – Small: Ist es wirklich das kleinstmögliche Inkrement oder kann
ich die Anforderung in mehrere Inkremente aufbrechen?
––
T – Testable: Kann ich die Umsetzung der Anforderung testen? Welche
Angaben fehlen mir, damit ich weiß, was ich testen muss?
Abb. 2: INVEST-Kriterien auf User Story anwenden
Vom Bierdeckel
zum Handbuch
Doch warum sind die User Stories, die die Entwickler nutzen, nun für
Technische Redakteure interessant? Vor allem, weil sich die User Stories
fast allein zu einem aufgabenbasierten Handbuch zusammenfügen.
Es ist sofort klar, in welches Handbuch die neu programmierte Funktion
gehört, in unserem Beispiel ins Handbuch für Labor-Mitarbeiter. Auch
die Tätigkeit, das Ausdrucken, steht schon direkt in der User Story und
522
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
Vorteile für
Dokumentation
und Entwicklung
Quellen
kann im entsprechenden Kapitel eingefügt werden. Und wenn an anderer
Stelle die Durchführung der Untersuchung 3aXX beschrieben ist,
kann dort einen Querverweis auf das neue Kapitel mit der Druckfunktion
angelegt werden. So einfach war das Handbuchschreiben noch nie.
Es lohnt sich sowohl für die Entwicklung als auch für die Dokumentation,
wenn die User Stories gut formuliert sind. Die Entwickler können
die Funktionen programmieren, die die Benutzer wirklich brauchen,
und nicht die, die sie sich aus den Informationen zusammenreimen.
Und Technische Redakteure profitieren von der aufgabenbasierten Beschreibung
der User Story. Wenn Sie als Technischer Redakteur die Abläufe
in einem agilen Software-Projekt kennen, können Sie sich gezielt
die benötigten Informationen holen. Und wer weiß, vielleicht haben Sie
in Zukunft sogar Interesse, bei der Formulierung der User Stories zu
helfen? Immerhin sind eindeutiges Formulieren sowie das Vertreten der
Nutzersicht genau unsere Stärken.
[MC] Mike Cohn, http://www.mountaingoatsoftware.com/uploads/presentations/User-Stories-Norwegian-Developers-Conference-2012.pdf,
12.09.2012
[BW] Bill Wake, http://xp123.com/articles/invest-in-good-stories-andsmart-tasks/,
12.09.2012
für Rückfragen: anne.hoffmann@parson-com.com
tekom-Jahrestagung 2012
523

User Assistance
UA 12
Workshop
Best Practices for Mobile Outputs
Nicoletta A. Bleiel, ComponentOne, a division of GrapeCity, inc., Pittsburgh, USA
Introduction
Developing Mobile outputs is the latest challenge for technical communicators,
but more traditional outputs – such as desktop Help — are often
developed simultaneously. In this workshop, we‘ll discuss how to create
and structure Mobile Outputs in a single sourcing environment. We will
also discuss the other uses for Mobile output, such as Field Service Team
and Tourism Resources.
Graphics and Tables
Table of Contents
Terminology
Tips and Best Practices
You should avoid large graphics and tables, because users will have to
“swipe” to view/read them. To solve this issue, you can use conditions to
designate one version of a graphic for desktop Help; another (smaller, or
more targeted) version for Mobile. You may even want to consider eliminating
some graphics in your Mobile outputs altogether because they
take longer to load than text. Reduce the file size of those images you
need to keep.
It is best to keep the Table of Contents to no more than two levels, so customers
can find information in two taps. Since they can’t view all the TOC
levels at one time (as they can in desktop Help), this makes information
more findable. Of course, they can use the “back” button to navigate, but
that can get frustrating, and customers will most likely be using one hand.
Keep topic names in the Table of Contents short, so the entire topic name
has a better chance of appearing on the screen. (This will vary by device,
so there is no standard length limit.) You can create a specialized Table of
Contents for Mobile outputs if you wish.
Standard software terminology – “click” for example – does not apply
in Mobile. You may want to use “tap” instead. This is easy to accomplish
when single-sourcing by creating and using variables (reusable chunks of
text). You may find this “touch gestures reference guide” useful for learning
terminology: http://www.lukew.com/ff/entry.asp?1071
Mobile Output and its browser-based counterpart
524
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
Writing Style
Formatting
Video
Indexes
Testing
Since the screen is smaller, and users on mobile devices may be more
distracted, you want to write more minimalist, easy-to-scan topics. Keep
information short and to the point. You can manage different versions of
the same topic easily in a single-sourcing environment using conditions.
Collapsible navigation (which also adds to the usability of desktop Help)
is a great way to make information more readable in Mobile outputs.
Bulleted and numbered lists may take up valuable real estate in Mobile
outputs; experiment with using conditions to create lists without bullets
and numbering and see if they are more readable in Mobile outputs.
When creating links within topics, make sure none are placed too close
together, because users could touch more than one link at a time. You
may need to increase the size of buttons in Mobile outputs to accommodate
the fact that most people use their thumbs to navigate.
Approximately one billion YouTube videos are streamed on cell phones
every day, so you may want to consider adding additional videos for
Mobile outputs. Using more video and less text may be the optimum mix
for your Mobile outputs, and videos are also valuable in desktop Help.
Indexes are not necessarily needed in Mobile outputs; if you’ve created
one for desktop Help, you may choose to hide it in Mobile outputs.
Make sure to test your Mobile outputs on as many devices as possible
(you can also use emulators for testing). A handy utility to check mobile
friendliness is the W3C mobileOK Checker at http://validator.w3.org/
mobile/
Further Reading and References
Ten Best Practices for Your Mobile Website: http://socialmedia.
biz/2012/05/31/10-best-practices-for-your-mobile-website/
Ten Mobile Site Best Practices: http://googlemobileads.blogspot.
com/2011/11/gomo-ten-mobile-site-best-practices.html
Mobile Web Design Best Practices: http://www.noupe.com/how-tos/
mobile-web-design-tips-and-best-practices.html
Mobile in the Enterprise Infographic from gigaom.com: http://gigaom.
com/collaboration/infographic-the-enterprise-mobile-explosion/
Touch Gesture Reference Guide by Craig Villamor, Dan Willis, and Luke
Wroblewski http://www.lukew.com/ff/entry.asp?1071
Mobile Help Best Practices: http://our.componentone.com/2012/01/25/
mobile-help-best-practices-part-2/
Hans van der Meij on Minimalism: http://users.edte.utwente.nl/meij/
minimalism.htm
Carroll, John M. The Nurnberg Funnel: Designing Minimalist Instruction
for Practical Computer Skill, MIT Press, 1990
Carroll, John M. (Editor) Minimalism Beyond the Nurnberg Funnel, MIT
Press, 1998
Welinske, Joe. Developing User Assistance for Mobile Apps, WritersUA,
2011
tekom-Jahrestagung 2012
525

User Assistance
STC Intercom Magazine, November 2011 issue “Tech Comm on the
Move: Mobile Communication Technologies and Strategies” http://intercom.stc.org/magazine/november-2011/
Please send any questions or comments to Nicky Bleiel, Lead Information
Developer, Doc-To-Help: nickyb@componentone.com. Follow me on Twitter
at @nickybleiel and @DocToHelp.
526
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
UA 13
Workshop
Business Case: Wir gestalten eine User
Assistance nach strategischer Ausrichtung
Alexander Hendrix, CAPE design GmbH, Palma de Mallorca und Erlangen
So tun als ob: so lernten wir als Kinder. Wie sollte es anders funktionieren
innerhalb von nur zwei wertvollen Stunden?
Sie sind ein Sucher und Umdenker. Ihre Worte folgen nicht dem üblichen
Business Bullshit und einer oberflächlichen Branchenterminologie.
Sie sind fest entschlossen, mit „User Assistance“ Geschäftserfolge
zu erzielen und Ihren höchst spezifischen Beitrag dazu zu leisten. Willkommen
im Team.
Lassen Sie uns beginnen.
Stellen Sie sich vor, die Marketing-Abteilung einer großen Organisation
richtet eine Initiative an die Führung, für eine neue Produktgeneration
die bestehende User Dokumentation weltweit zu überdenken. Die Geschäftsleitung
stimmt zu, ein Budget bereitzustellen und eine Taskforce
zu bilden, mit der Auflage, ein überzeugendes Konzept einzureichen.
Sehen Sie Ihre Chance?
Hier sind meine Alternativen für das Produkt:
––
A) ein umfassendes cockpitseitiges Informationssystem für Piloten
einer bedeutenden deutschen Fluggesellschaft,
––
B) ein diagnostisches Bildgebungssystem für die klinische Routine
und Forschung (z. B. MR) für den nordamerikanischen, europäischen
und chinesischen Markt,
––
C) eine Auswertungs- und Darstellungssoftware für die kosmologische
Forschung, die die NASA als didaktische Applikation auch
webbasiert einer interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung stellen
will.
Wählen Sie, und wir fangen an.
Wie gehen wir vor?
Dies wird eine höchst interaktive Angelegenheit. Natürlich lege ich
Ihnen passende Szenarien, Use Cases, Persona-Modelle und Brand
Identities vor, um Ihrem weiteren Vorgehen Richtung zu geben. Doch
was ich Ihnen bieten will, ist nicht Information, sondern Transformation.
Es wird Ihnen buchstäblich Hören und Sehen vergehen. Sie werden
in kürzester Zeit in unterschiedliche Rollen schlüpfen und Perspektiven
erfahren, die Ihnen bisher entgangen sind. Sie werden kommunizieren
wie ein Verrückter, Sie werden stehen, sitzen, liegen. Schreien und lachen.
Das Ergebnis werden Sie dennoch rational begründen können.
Meine Aufgabe für Sie: Bereiten Sie eine strategische Entscheidungsvorlage
für den Vorstand vor. Strategisches Denken ist Denken in Optionen
und „was wäre, wenn ...“ – und ich weiß, dass Sie das können, sobald
Sie dazu ermuntert werden und nicht von Ihrer Unternehmenskultur
und den üblichen Abteilungsbarrieren davon abgehalten werden (der
Normalzustand in den meisten Unternehmen). Helfen Sie mit, ein ultimatives
Ziel zu definieren, das alle begeistert, und die erwarteten Erfolgskriterien
für das Projekt, darunter natürlich Eckpunkte einer User
Experience mit „Wow-Effekt“.
tekom-Jahrestagung 2012
527

User Assistance
Priorität haben werden für Sie weder sogenannte „Kundenanforderungen“
noch die Verlockungen der Berater, die Ihnen nahelegen, mobile
Dokumentation zu machen, Tablets zu nutzen oder Social Media. Das
sind nur Taktiken. Wir wollen die Strategie ändern.
Für den Erfolg entscheidend ist, dass Sie die „einschränkenden Bedingungen“
definieren und sich nicht den Einschränkungen anderer beugen,
einschließlich Ihrer Kunden oder Chefs. Aber auf eine Weise, die
jene anderen überzeugt.
Sie lernen hier nicht das, was Sie bisher sowieso nicht konnten. Sie lernen
Resistenz gegenüber den Einflüsterungen der Mittelmäßigkeit. Sie
lernen, Ihre bisherigen Fähigkeiten in einem Rahmen anzuwenden, der
alles ändert.
Wie helfe ich Ihnen?
In meiner Rolle als Moderator werde ich Ihnen Paradigmen und Praxen
vorlegen, die zum Umdenken und neuen Handeln anregen sollen
(z. B. worin menschliche Kognition tatsächlich besteht, wie man Blue
Sky Konzepte in eine internationale Marktforschung einschmuggelt
usw.).
In meiner Rolle als Coach werde ich Ihnen bei Ihrer Arbeit Mut machen
und zudem laufend Rückmeldungen aus dem Teilnehmerkreis
abfragen.
In meiner Rolle als Chefdesigner werde ich zu den gemachten Vorschlägen
begründet sagen: „ja“ oder „nein“, und diese Entscheidung ist
maßgebend.
Welches Ergebnis können wir erwarten?
Wir wollen die Welt nicht mit einer weiteren pathologischen Online-
Hilfe beglücken, die sich irgendeinem sogenannten „Content Management
System“ unterwerfen muss.
Sie haben das Design und Modell eines strategischen Konzepts in
der Hand und vielleicht sogar einen kleinen Papierprototypen, den
man nicht nur usability-testen, sondern zum Patent anmelden könnte.
Wichtige Erfahrung wird sein, dass es nicht auf Tools & Co. ankommt,
sondern auf den richtigen „Mindset“, auf Menschenkenntnis und
Überzeugungskraft.
für Rückfragen: hendrix@cape.de
528
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
UA 14
Tutorial
Designing for the searching user:
Are you still designing manuals
nobody finds any answers in?
Jonatan Lundin, Excosoft AB, Sweden
Introduction
Today, professional knowledge workers spend up to 30% of their time
on searching for information. Many times a search is not successful,
meaning that a lot of productive time is wasted. But, new possibilities
such as efficient search engines and social media collaboration means
that knowledge workers are being more efficient in finding information.
Knowledge workers prefer information sources that provide reliable
information at a low cost.
Knowledge workers are sometimes users of technical products. Your
business may be at stake if your company product documentation is difficult
to find information in. When your competitors provide user manuals
that are easy to search, your company might face the consequence of
losing its business. This risk is increasing as the Google generation will
soon be in charge as decision makers. Technical communicators have
an opportunity to design documentation that becomes a business asset.
But to do so you must understand the information seeking behaviors of
users to know how to design manuals with high findability. To provide
user manuals designed on the book paradigm, meaning that the search
user interface is an arbitrary static hierarchy of titles – table of content
– like in a PDF or on-line help, is a dead end. This presentation will
introduce you to information seeking behaviors among users and how
to design for findability using a design methodology and architecture
called SeSAM.
Users are focused on solving a problem, need or requirement
Human beings are goal driven. There is an intention behind each human
act. Users of technical products are also goal driven; they want
to get things done. That is why humans are using technical products,
for example office software or industrial hardware. Because they have
found out that a product is the best way to solve a need, problem or
requirement. They recognize a need, decide to do something about it
when the pain of not solving the need is greater than the pain of finding
and implementing a solution. The primary goal of any user when interacting
with a product is to solve the need as fast, efficiently, reliable and
securely as possible, not do tasks with the product because they are fun
to do.
Users construct a mental model of the product they interact with
Humans store semantic knowledge about the world as for example
schemas. A schema is representation of something, like a technical
product. A technical product schema says that technical products are
means used to solve a need, something I denote the primary goal of a
user. The schema also tells us that a human often must interact with
the product to make it solve the primary goal, that is, a user has to do
various tasks throughout the product lifecycle. These tasks are done to
tekom-Jahrestagung 2012
529

User Assistance
reach, something I denote, the secondary goals. A number of secondary
goals, for example install, configure and use, must be reached to solve a
primary goal.
Now, when users see or interact with the user interface of a particular
product, the product schema is invoked and “filled in” as the user constructs
a mental model about the current product. The mental model
tells the user a lot of things, for example what specific primary goals the
current product can solve and what specific tasks must be done to solve
specific secondary goals. Users try to employ a strategy from the mental
model on how to interact with the product to reach both the primary
and secondary goals.
Users are active and goal oriented when trying to solve a need
Users are focused on doing real tasks to reach real goals. The product
interaction starts out from wanting to reach a secondary goal.
How confident the user is about the mental model probably affects the
behavior since users are “energy calculative” and try to find the path of
least effort. If a user is uncertain about the mental model and how to
do a task, the user would probably not start to try the product since the
consequence could be a waste of a lot of energy before the goal is finally
reached. Then it is better to first get a confirmation on the strategy,
by finding additional knowledge about how to do. If the user is certain
about the mental model and strategy, then the most energy saving behavior
is to start to follow it since putting effort on doing something else,
like reading about a task, is a waste of energy.
When do users experience a problem and what do they do?
Users end up in a problem situation for a number of reasons. A user
can perceive the mental model to be clear or vague and the user can be
certain or uncertain about the mental model. But the perceived model
can also be more or less in accordance with the product design. A user
can for example be certain and perceive to have a correct mental model,
were it is incorrect. When such a user is trying to do a task the outcome
is probably a failure because the user is not following any of the possible
paths required to use the product successfully. The user gives up
when all possible problem solving solutions are tried and decides to find
external help.
The user senses a gap in knowledge which leads to an information
need. Users start to search for information to bridge the gap. The user is
located in a search situation. Users formulate a third goal strategy which
is to find information to resolve the problematic situation. Users form a
“mental question” that is related to the secondary goal and in turn the
primary goal. Users display an information seeking behavior.
How does a user find help? Who can answer?
There are in practice two parties that can answer user questions: other
users and the community of individuals that represents the manufacturer.
Users often turn to other users, like colleagues, friends etc. Another
user is anyone who is perceived to have the answer. Social media has a
huge impact since now the whole world of users is reachable.
530
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
A manufacturer of a technical product has a responsibility to provide
answers to all questions directed to him. A manufacturer can take on
a predictive or reactive approach to answer questions. In a reactive
approach, questions are answered as they arise, which the support
department is responsible for. In a predictive approach, technical communicators
are predicting user questions (or that is what technical
communicators should be doing) and preparing the answers before the
question is stated. This approach is possible since technical communicators
often work in a pre-release mode.
What is SeSAM all about?
SeSAM is a design methodology and architecture for technical communicators
to design technical documentation. SeSAM is a methodology
to predict user questions and design effective search user interfaces to
make answers findable, built on a faceted browsing principle. SeSAM
is based on a taxonomical approach to design, which means that user
questions are predicted and classified using multiple facet taxonomies
that are derived from the primary, secondary and third user goals.
jonatan.lundin@excosoft.se
tekom-Jahrestagung 2012
531

User Assistance
UA 15
Workshop
Hands-On HTML5
Alan Houser, Group Wellesley, Inc., Pittsburgh, USA
The current popular version of the language of the World Wide Web,
HTML 4, is more than 10 years old. In the time since HTML 4 was originally
designed, Web text and graphics have been supplemented by multimedia,
Web applications, and rich interactivity.
HTML5 more fully supports the Web‘s current and future capabilities,
and maintains the vision of a standards-based Web. Although today’s
World Wide Web provides rich capabilities, HTML5 was designed with
simplicity in mind. In this workshop, we will explore HTML5 support for
structure and semantics, by developing HTML5 web pages.
The Basics of an HTML5 Web Page
––
Doctype Declaration
––
Document Metadata
––
Document Sections
––
Content Groups
––
Inline Semantics
Doctype Declaration
HTML5 documents begin with the following DOCTYPE declaration:
.
Contrast this with a common form of the HTML 4 DOCTYPE
declaration:
The HTML5 doctype declaration is evidence of several goals in HTML5
design:
––
Simplicity: The HTML5 DOCTYPE is terse and easy to remember.
––
HTML5 is envisioned as a living specification. The specification is
expected to evolve over time, as new features are proposed by the
community and are supported by browser vendors. HTML documents
should not require a particular version number to be appropriately
displayed.
Document Metadata
HTML5 document-level metadata elements provide containers for information
about the document. These include items such as the document
title, styling information, and other document-level information.
Elements in this category include , , and .
These elements are largely unchanged from previous versions of
HTML.
Document Sections
HTML5 provides improved markup for labeling and grouping document
sections. This greatly facilitates display of HTML5 content on different
devices with different display characteristics. It can also substantially
532
tekom-Jahrestagung 2012

User Assistance
improve handling of web content by screen readers and other alternate
means for accessing content.
HTML5 defines a new element for grouping related content.
The element contains navigation elements. , ,
and also have special meaning in HTML5.
This workshop will pay particular attention to these elements, as they
form the structure of an HTML5 web page.
Content Groups
These elements wrap paragraph-level contents. Examples include
(paragraph), (ordered list), (unordered list).
These elements are largely unchanged from previous versions of
HTML.
HTML5 supports the element, used in previous versions of HTML
for identifying content groups. HTML5 strongly encourages authors to
avoid the element, and use the appropriate HTML5 elements for
grouping content.
Inline Elements
These elements wrap words and phrases within paragraph-level content.
Examples include , , .
These elements are largely unchanged from previous versions of
HTML.
Like previous versions of HTML, HTML5 supports the element
for labeling words and phrases with arbitrary semantics.
Resources
W3C HTML5: Edition for Web Authors:
http://dev.w3.org/html5/spec-author-view/
W3C HTML5 working group: http://www.w3.org/html/wg/
W3C HTML5 Working Draft: http://www.w3.org/TR/html5/
WHATWG: http://www.whatwg.org/
WHATWG HTML5 spec:
http://www.whatwg.org/specs/web-apps/current-work/multipage/
Dive Into HTML5 by Mark Pilgrim http://diveintohtml5.info/
HTM5 for Web Designers by Jeremy Keith
Pro HTML5 Programming by Peter Lubbers
If you have any questions please contact: arh@groupwellesley.com
tekom-Jahrestagung 2012
533

Visuelle Kommunikation

Visuelle Kommunikation
VISU 1
Fachvortrag
Adobe Captivate & HTML5:
E- und M-Learning aus einem Guss!?
Martin Uhrig, tecwriter.de – Training & Consulting, Ettlingen
„Mobile Learning“ – in aller Munde, in der Praxis jedoch meist noch Zukunftsmusik
– nicht zuletzt weil die Technologien noch reifen, die Zeit
knapp und geeignete Werkzeuge Mangelware sind. Dieser Vortrag soll
zeigen, wie ein ganzheitliches Konzept von E- und M-Learning anhand
eines Praxisbeispiels mit Adobe Captivate aussehen kann.
Veranlassung
M-Learning ermöglicht es dem Nutzer, an jedem beliebigen Ort, zu
jeder beliebigen Zeit, (interaktive) Lerneinheiten zu bearbeiten. Eine
ideale Möglichkeit, um Leer- und Wartezeiten auszufüllen. Dabei hat
M-Learning große Chancen, eine bedeutende Größe auf dem Gebiet der
Wissensvermittlung zu werden. In der Theorie sollte eine mobile Lerneinheit
im Idealfall eigenen didaktischen Rahmenbedingungen folgen.
In der Praxis wird allerdings der Ruf nach Lerneinheiten immer lauter,
die zentral erstellt und per Knopfdruck sowohl als E- als auch als M-
Learning-Version publiziert werden.
HTML5
Workflow
Einschränkungen
Lernplattformen
E- und M-Learning mit Adobe Captivate
Die Entwicklung von HTML5 schreitet voran und auch Captivate publiziert
in der sechsten Version direkt in dieses Format. Damit ist der Weg
frei für Lerneinheiten, die gleichzeitig für Desktop-Systeme sowie mobile
Endgeräte erstellt und bereitgestellt werden können. Das reduziert
den Entwicklungsaufwand, spart Zeit und Geld.
Sie können Captivate-Projekte zugleich im SWF- wie auch im HTML5-
Format veröffentlichen und auf diesem Wege sicherstellen, dass Ihre
Ergebnisse für nahezu 100 % aller Zielgeräte zur Verfügung stehen.
Aktuell werden in Captivate bei der HTML5-Veröffentlichung folgende
Objekte nicht unterstützt:
−−
Externe Flash-Animationen (Widgets) und Flash-Funktionen
−−
Text-, Mausklick- und Folienübergangsanimationen
−−
Rollover-Beschriftungen, -Bilder, -Minifolien, -Smartformen
−−
Kurzantwort-, Zuordnungs-, Lückentext- sowie Likert-Fragenfolien
−−
Fragenpools und Zufallsfragenfolien
Auch wenn diese aktuellen Einschränkungen auf den ersten Blick umfassend
wirken mögen, stellen sie doch nur eine Minderheit der Möglichkeiten
von Captivate dar. Eine ordentliche Planung vorausgesetzt,
können deshalb auch heute schon unkompliziert hochwertige M-Learning-Einheiten
entstehen.
Sie können Inhalte aus Captivate sowohl im SWF- als auch im HTML5-
Format über eine Lernplattform bereitstellen. Dadurch können sehr
interessante Lernwelten entstehen: Lernumgebungen, in denen Sie es
Ihren Teilnehmern ermöglichen, einen Kurs sowohl auf einem Desktop-
System als auch auf einem mobilen Endgerät zu beginnen, zu unterbrechen
und auf demselben oder einem anderen Gerät genau an der
zuletzt bearbeiteten Stelle fortzusetzen.
tekom-Jahrestagung 2012
537

Visuelle Kommunikation
Ablauf des Vortrages
Im Rahmen dieses Vortrages lernen Sie das Autorenwerkzeug Adobe
Captivate 6 kennen. Dabei liegt der Fokus insbesondere auf der Konzeption,
Veröffentlichung und Bereitstellung von E- und M-Learning-
Einheiten. Das Vorgehen wird Ihnen anhand eines Praxisbeispiels
vorgestellt.
Literatur- und Linkempfehlungen
Der Blog von tecwriter.de mit wöchentlich erscheinenden Artikeln zu
Captivate: www.tecwriter.de/wordpress
Uhrig, Martin (2012): Adobe Captivate 6: Erfolgreiche Screencasts und
E-Learning-Anwendungen erstellen. Berlin: ePubli GmbH (ISBN:
978-3-8442-2846-5)
Uhrig, Martin (2010): Adobe Captivate 5: Erfolgreiche Screencasts und
E-Learning-Anwendungen erstellen. Berlin: ePubli GmbH (ISBN:
978-3-86931-736-6)
Kontakt für Rückfragen: uhrig@tecwriter.de
538
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
VISU 2
Fachvortrag
Ohne Worte – visuelle Vermittlung
von Informationen
Prof. Anja Grunwald, Hochschule Karlsruhe – Technik und Wirtschaft
Bilder verwenden – warum?
Die Aufgaben der Technischen Redakteure werden umfangreicher:
Immer komplexere technische Produkte verlangen ebenso komplexe
Dokumentationen. Hinzu kommen stetig kürzer werdende Produktlebenszyklen
und Fragen des Übersetzungsmanagements, etwa in Form
der z. B. von der Maschinenrichtlinie geforderten Übersetzung und Lokalisierung
der Dokumentation für sämtliche Zielländer des Produktes.
Das Ersetzen der Texte in sprachneutrale (Achtung: nicht gleich kulturneutrale!)
Bilder ist sowohl aus Kostenperspektive als auch im
Sinne der Attraktivität der Dokumentationen sinnvoll: Während große
Textmengen den Nutzer eher abschrecken, sind Bilder zumeist motivierender
und verschaffen den Lesern einen schnellen Überblick.
Unterschiede zwischen Text und Bild
Nur selten kann eine Dokumentation vollständig durch Bilder ersetzt
werden. Für welchen Zweck aber wird welches Medium sinnvoll eingesetzt?
Worin besteht überhaupt der Unterschied zwischen Text und
Bild?
−−
Bilder haben den Vorteil gegenüber Texten, dass sie ganzheitlich und
simultan wahrgenommen werden. Texte hingegen müssen linear
Wort für Wort gelesen werden.
−−
Können Bilder vor allem Räumliches oder Objekthaftes sowie Farben
oder Materialität gut darstellen, erfassen Texte besser Abstraktes sowie
kausale Zusammenhänge – aber auch komplexe temporale Strukturen,
die über eine reine Abfolge hinausgehen.
Die unterschiedlichen Möglichkeiten der beiden Medien stehen dabei
nicht in Konkurrenz zueinander, sondern machen sie zu Partnern, die
sich gut ergänzen.
Bilder rezipieren – wie?
Während Sprache an einem komplexen – mehr oder weniger eindeutigen
– Regelwerk orientiert ist, das wir zunächst intuitiv und später in
der Schule auch analytisch erlernen, sind wir bei der Rezeption von Bildern
auf uns selbst gestellt. Die Visual literacy, also die Fähigkeit, Informationen,
die in Form von Bildern dargestellt werden, zu deuten, ist nur
an wenigen Stellen Bestandteil der schulischen Ausbildung. Trotzdem
oder gerade deshalb sollte ein Technischer Redakteur genau wissen,
wie Bilder vom Betrachter rezipiert werden, um Bildmaterial sinnvoll zu
erstellen.
Für die Informationsvermittlung durch Bilder sind hierbei drei Kategorien
hilfreich: Wirkung, Ikonizität und Konvention.
tekom-Jahrestagung 2012
539

Visuelle Kommunikation
Wirkung
Wenn wir eine Sprache nicht sprechen, können wir einen Text nicht
verstehen. Der Text kann seine Botschaft nicht entfalten. Der Wirkung
eines Bildes aber kann sich der Betrachter nicht entziehen – auch wenn
er die Botschaft, die übermittelt werden soll, nicht versteht.
Die unmittelbare Wirkung eines Bildes knüpft direkt an verschiedene
Erfahrungen an, die Menschen im Laufe ihres Lebens gemacht haben.
Hierzu gehören Körper- und Umwelterfahrungen ebenso wie Erfahrungen
aus dem soziokulturellen Umfeld. So reagieren wir auf Farben (z. B.
kalt/warm), Formen (z. B. hart/weich) und Proportionen (z. B. ausgewogen,
spannungsvoll), organisieren und strukturieren Gesehenes automatisch
ohne unser bewusstes Dazutun (Gestaltgesetze, Trennung von
Figur und Grund, räumliches Sehen).
Die reine Wirkung eines Bildes ist für Technische Dokumentationen
natürlich nicht ausreichend, spielt aber für deren werbenden Charakter
eine wesentliche Rolle: Bilder können positiv oder negativ auf
den Rezipienten wirken, können abschrecken oder Interesse wecken,
können und sollen den Charakter eines Produktes oder einer Marke
widerspiegeln.
Ikonizität
In Technischen Dokumentationen steht meist das Abbilden von Produkten
im Vordergrund – und damit die Ikonizität, also die Ähnlichkeit
zwischen Abbild und Original. Anhand von Farben, Formen oder anderen
spezifischen Merkmalen, die dem Original gleichen, können wir als
Betrachter Objekte identifizieren.
Dabei ist es nicht zwingend von Vorteil, die größtmögliche Ähnlichkeit
zu erzeugen. Oftmals sind auch verschiedene Grade von Abstraktionen
mittels unterschiedlicher Darstellungstechniken (Fotografie, Illustration,
Strichzeichnung – farbig oder schwarz-weiß) von Vorteil, um auf
Wesentliches zu verweisen.
In Bildern wird die dreidimensionale Welt auf zwei Dimensionen reduziert.
Damit eröffnet auch die gezielte Auswahl verschiedener Projektionsformen
(Parallelprojektionen – 2D und 3D, Perspektiven) unterschiedliche
Möglichkeiten zwischen Maß- und Wahrnehmungstreue.
Konventionen
Wenn Wissen und Informationen über die Ähnlichkeit hinaus visuell
explizit und präzise vermittelt werden sollen, steht der Technische Redakteur
vor der Herausforderung, stringente Konventionen einzuführen
bzw. umzusetzen.
Konventionen beruhen auf Festlegungen und Regelungen. Diese
können
−−
in Form von (inter-)nationalen Normen vorliegen (z. B. Farben und
Formen der Sicherheitszeichen oder die Bedeutung bestimmter Piktogramme);
−−
individuell für einzelne Dokumente festgelegt werden (z. B. das Einfärben
von Bauteilen, die in einer Handlungsanweisung bewegt werden
sollen, oder die Zuweisung von Farben einzelner Kapitel eines
Produktkataloges).
540
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
Hinzu kommen Mittel der Aufmerksamkeitssteuerung, wie Pfeile, Umrandungen,
Ausschnittvergrößerungen, farbige Hervorhebungen und
Texturen.
Fazit
Bilder stehen im Spannungsfeld der drei Bereiche Wirkung, Ikonizität
und Konvention.
Visuelle Vermittlung von Informationen im Spannungsfeld von Wirkung,
Ikonizität und Konvention
Der Wirkung eines Bildes kann sich der Betrachter nicht entziehen. Sie
ist direkt und unmittelbar, allerdings auch diffus – jedes Bild kann auf
verschiedene Menschen unterschiedlich wirken. Konventionen innerhalb
einer Darstellung sind hingegen nicht selbstverständlich, sondern
müssen erlernt werden. Dafür sind diese Konventionen jedoch präzise,
da man sich auf die konkrete Bedeutung der Zeichen (Farben, Formen
etc.) geeinigt hat. Je nachdem, was mit einer Darstellung erreicht werden
soll, kann der Schwerpunkt innerhalb dieses Spannungsfeldes verschoben
werden. In der Kunst oder auch in der Werbung wird oftmals
nur auf Wirkung abgezielt, die Bedeutung darf offen bleiben. In Katalogen
reicht meist das Wiedererkennen von Objekten durch Ähnlichkeit
zum Original. Bei Warnhinweisen hingegen muss schon aus sicherheitstechnischer
Perspektive und aufgrund der Produkthaftung aus der
Abbildung deren präzise Bedeutung hervorgehen.
Die Bedeutung von Konventionen kann besonders dann gut erfasst und
erlernt werden, wenn sich die Darstellung auf die Ikonizität (z. B. ikonisches
Piktogramm) und die Wirkung (Rot fordert mehr Aufmerksamkeit
als Grün) bezieht.
Die Aufgabe des Technischen Redakteurs besteht somit darin, sich in
diesem Spannungsfeld zurechtzufinden und für den jeweiligen Kommunikationszweck
das jeweils geeignete Mittel für die Erstellung von
Bildern zu wählen – als reine Bildanleitung oder auch im Kontext begleitender
Texte.
für Rückfragen: anja.grunwald@hs-karlsruhe.de
tekom-Jahrestagung 2012
541

Visuelle Kommunikation
VISU 3
Fachvortrag
Parallelisierung der Konstruktion
und Produktkommunikation mit
SolidWorks und 3DVIA Composer
Ralf Otto, SolidWorks, Haar
Produktkommunikation – eine Herausforderung für Unternehmen,
die Kunden, Zulieferern und Entscheidungsträgern umfassende Informationen
bezüglich Produktspezifikationen und -funktionalitäten
bereitstellen.
Zusätzliches Gewicht erhält die Produktkommunikation, wenn betrachtet
wird, welche Bedeutung die Technische Dokumentation und die
multimediale Veröffentlichung für die Entwicklungszeiten bis zur finalen
Freigabe und somit den Return on Investment des Unternehmens
hat.
Im besten Fall werden bestehende CAD-Produktdaten in der Technischen
Kommunikation zeitnah zur Konstruktion aufgewertet und für
die effiziente und effektive Verteilung von Produktinformationen an
technische und nicht-technische Empfänger genutzt.
Herkömmliche Ansätze der Technischen Dokumentation bieten leider
nur wenige Ausgabe-Möglichkeiten und sind unflexibel in Bezug auf
Änderungen in der Entwurfsphase des Produkts. Auch der Nutzen und
die Qualität von starren 2D-Ausgaben müssen sich im Wertewandel der
mobilen Arbeitswelt rechtfertigen.
Die Integration der Software für Technische Kommunikation – 3DVIA
Composer – in den Entwicklungsprozess zeigt innovative Perspektiven
auf, die digitale Produktdokumentation als Wettbewerbsvorteil zu
nutzen.
für Rückfragen: ralf-dieter.otto@3ds.com
542
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
VISU 4
Fachvortrag
Abbildungen in
Betriebsanleitungen
helfen den Anwendern
durch schnellere
Erfassbarkeit, dem
Auftraggeber durch
ein reduziertes
Textvolumen.
Mit Fotos, Illustrationen,
3D-Animationen
und Videos stehen
grundsätzlich
verschiedene Medien
zur Auswahl
Effizienter Einsatz von Grafik und Bild
in der Technischen Dokumentation
Dirk Meißner, Kothes! Technische Kommunikation GmbH & Co. KG, Kempen
Klaus Vossen, Corel GmbH, Unterschleißheim
Der Weg zum „einfach und gut erstellten Bild“ in der Technischen Dokumentation
scheint oft lang und steinig. So kommt es, dass viele Leser
von Betriebsanleitungen durch Textwüsten und bildarme Landschaften
stolpern und das notwendige Verständnis auf der Strecke bleibt.
Der redaktionelle Alltag wird von Zeit- und Termindruck beherrscht.
Nicht nur die Recherche und die Erstellung des Dokuments, auch die
Übersetzung und die Publikation benötigen Zeit. Die Bildbearbeitung
und ein damit verbundener gelungener Einsatz von Fotos, Vektor- und
Pixelgrafiken kommt da oft zu kurz, da im Allgemeinen eine ausgeglichene
visuelle Darstellung in Betriebsanleitungen oft als zu aufwändig
und somit als Zeitfresser gilt.
Dabei wirken Abbildungen in Betriebsanleitungen nicht nur unterstützend
für den Redakteur, sondern helfen in ganz besonderem Maße den
Lesern und Anwendern der Dokumentation!
Vorteile durch den Einsatz von Abbildungen:
−−
Schnellere Erfassbarkeit von (räumlichen) Zusammenhängen
−−
Leichte Übertragbarkeit vom Bild auf die Realität, eine sprachenund
kulturübergreifende Verständlichkeit
−−
Abbau des Textvolumens
−−
Allgemein: Qualitätssteigerung der Technischen Dokumentation
−−
Imagegewinn und Konkurrenzvorteil
−−
Kostenersparnis bei Übersetzungen durch reduzierten Textumfang
Im Vortrag werden Bedenken und Vorurteile ausgeräumt, die häufig
geäußert werden als Argumente gegen den Einsatz von visuellen Elementen
in der Technischen Dokumentation:
−−
Aufwändige Erstellung
−−
Quelldaten (z. B. endgültige Konstruktionszeichnungen, Fotos der
fertigen Anlage) sind zu spät erhältlich für die Erstellung der Dokumentation
−−
Verwaltungsaufwand: Dokumentation wird für viele unterschiedliche
Publikationswege benötigt (Formate, Größen etc.)
Methoden, Tipps und Beispiele zur einfachen und effizienten Erstellung
von Übersichten, handlungsorientierten oder schematischen Abbildungen
sind die Grundsäulen des Vortrags.
Welches Bild macht wo Sinn?
Die Auswahl der Darstellungstypen steht an erster Stelle. Abhängig vom
Vorwissen der jeweiligen Zielgruppe und den gegebenen Möglichkeiten
muss festgelegt werden, welche Bildquelle für die jeweilige Darstellung
sinnvoll ist.
Fotos schaffen Nähe. Fotos bilden die Realität ab und schaffen dadurch
bei einer breiten Zielgruppe ein Höchstmaß an Verständnis. Handgriffe,
bestimmte Bewegungen mit Werkzeugen oder Bauteilen inklusive der
tekom-Jahrestagung 2012
543

Visuelle Kommunikation
geforderten persönlichen Schutzausrüstung sind auf Fotos gut, einfach
und in wenigen Bearbeitungsschritten darstellbar.
Mit Vektorgrafiken (Illustrationen) lassen sich komplexe Abbildungen
wie Übersichtsdarstellungen von großen Maschinen oder Anlagen deutlich
besser darstellen als mit Fotos. Weiter dienen Vektorgrafiken der
Darstellung von Schnitten, Explosionsansichten, aber auch handlungsorientierten
Abbildungen.
Welche Quellen sollten genutzt werden?
Die Frage nach den Bildquellen stellt sich als Nächstes:
−−
Welche Bildquellen stehen zur Verfügung?
−−
Kann ich die Maschine/Anlage in einer Fotorecherche komplett ablichten?
−−
Können Montage oder Demontagearbeiten und durchzuführende
Wartungstätigkeiten fotografiert werden?
−−
Passt die Recherche zeitlich in den Projektrahmen?
Besteht die Möglichkeit einer Fotorecherche nicht, stehen als eine sichere
und mittlerweile vielfach vorhandene Quelle 3D-CAD-Daten aus
der Konstruktion zur Verfügung. Diese 3D-Daten/Modelle liegen normalerweise
bereits in einer frühen Projektphase vor. 3D-CAD-Daten
können mit dem passenden Werkzeug direkt im Format der Konstruktionsanwendung
geöffnet und mit wenigen Handgriffen zu einer Illustration
umgewandelt und abgeändert werden.
544
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
Vorteile bei der Verwendung von 3D-Modellen:
−−
Erstellung von (animierten) Explosionsansichten
−−
Export zu Strichzeichnungen oder Pixelgrafiken
−−
Vordefinierte Ansichten
−−
Minimaler Aktualisierungsaufwand durch (teil-)automatisierte Nachführung
von Design-Änderungen
Weitere „Bildquellen“ sind zum Beispiel CAD-Zeichnungen, Prozess-
und Instrumentendiagramme, als 3D-Aufstellungsplan oder als
Schnittstellenzeichnungen.
Mit einem Werkzeug, das diese verschiedenen Quellen allesamt nutzen
(also verarbeiten) kann, ist bereits ein großer Schritt in Richtung effizienter
Nutzung von visuellen Elementen für die Technische Dokumentation
getan.
Mit den passenden
Hilfsmitteln für
Erstellung und
Verwaltung von
Abbildungen werden
visuelle Elemente in
der Dokumentation
leicht einsetzbar.
„Aufwändige Erstellung“? ... Es geht auch einfach
Schaffen Sie sich kleine Helfer bei der Grafikbearbeitung und nutzen
Sie clevere Werkzeuge:
−−
Eigene Makros zur automatischen Bildgrößen- und Auflösungseinstellung
−−
Arbeitsvorlagen
−−
Softwareinterne oder eigens erstellte Symbole wie Pfeile, Werkzeuge
oder Handbewegungen
−−
Positionsnummern oder -buchstaben
Einige der oben genannten Hilfsmittel erfordern anfänglich einen höheren
Aufwand, machen sich aber über die Verwendungsdauer mehr als
bezahlt.
Entscheidend ist auch die Nachhaltigkeit eines zu erstellenden Bildes.
Es ist stets sinnvoll, sich beim Erstellen einer Abbildung Gedanken zu
machen, ob und wie eine Abbildung in der Dokumentation wiederverwendet
werden kann.
Beispiele für wiederverwendbare Darstellungen:
Schematische Transportdarstellungen
(dokumentenübergreifend
wiederverwendbar)
Montage und Demontage eines Bauteils
in einer Abbildung (kapitelübergreifend
wiederverwendbar)
tekom-Jahrestagung 2012
545

Visuelle Kommunikation
Abbildungen können
wie Textelemente
als Bausteine in
einer strukturierten
Dokumentation
verwendet werden.
Ein Redaktionssystem
hilft beim Aufbau und
der Einhaltung der
Dokumentationsstruktur
– in Text und Bild.
Wie kommt das Bild in die Dokumentation?
Wie kommt das Bild in die Dokumentation? Bearbeiten, zwischenspeichern,
exportieren, in das Dokument laden … und und und ... – es gibt
einfachere Wege!
Grafik-Tools können in ein Redaktionssystem eingebunden werden, so
dass grafische Elemente (Bilder, Illustrationen) genau so wie Textabsätze
als Bausteine behandelt werden und in Dokumentationen (auch
dokumentenübergreifend!) an passender Stelle eingesetzt, abgeändert
und mit der kompletten Dokumentation publiziert werden.
Der Vortrag zeigt am Beispiel des Redaktionssystems „COSIMA go!“
und des Grafiktools „Corel DESIGNER®“ Beispiele zum Erstellen, Bearbeiten
und Publizieren von Abbildungen aus dem Redaktionssystem
heraus.
Das Ziel: Anwender
und Auftraggeber
überzeugen – mit
hoher Qualität durch
gute Lesbarkeit und
kostengünstiger
Dokumentation
durch effiziente
Erstellung einer
visuellen Technischen
Dokumentation.
Fazit:
Visuelle Darstellungen bereichern die Technische Dokumentation und
vereinfachen die Lesbarkeit.
Mit geeigneten Werkzeugen und einem Redaktionssystem ist die Erstellung
nicht nur weniger aufwändig, die grafischen Darstellungen helfen
bei der kosten- und zeitsparenden Erstellung und Aktualisierung der
Technischen Dokumentation.
Fotos, Vektorillustrationen und 3D-Animationen können je nach den
eigenen Möglichkeiten und dem Einsatzzweck der Dokumentation als
geeignetes Mittel gewählt werden.
Die Beispiele zeigen es, der Einsatz von grafischen Darstellungen erfolgt
mit einem klaren Ziel vor Augen: Zufriedene Kunden und Auftraggeber
dank qualitativ hochwertiger und kostengünstig erstellter
Dokumentation.
für Rückfragen:
klaus.vossen@corel.com
d.meissner@kothes.de
546
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
VISU 5
Fachvortrag
Und … Action! Wie Filme die
Wissenslandschaft bereichern
Melanie Denner, Pädagogische Hochschule, Heidelberg
Diana Fuchs, SEW-EURODRIVE GmbH & Co KG, Bruchsal
Filme sprechen als audiovisuelle Medien die zwei wichtigsten Sinnesorgane
des Menschen an, Auge und Ohr. Mit dieser Kombination ist es
möglich, beim Lernen eine bessere Gedächtnisleistung zu erbringen.
Auditive Informationen werden besser behalten, wenn eine bildhafte
Vorstellung vorhanden ist. Dieser Mehrwert kann natürlich gezielt im
Trainingsbereich genutzt werden. Lernen wird durch den Einsatz von
audiovisuellen Medien anschaulicher, interessanter und effektiver und
weckt beim Trainingsteilnehmer eine positive Grundhaltung dem Lernen
gegenüber. Durch Bewegung und Interaktion im Film können zusätzliche
Informationen übertragen werden. Diese sind auch noch für
den Lerner einfach zu lesen, denn für das Lesen von Filmen sind keine
besonderen Fertigkeiten notwendig.
Vermittelte Informationen werden schneller verstanden und verbreiten
sich rascher.
Legetrickfilm
Die Herausforderung liegt darin, Wissen einfach, unterhaltsam und in
kurzer Zeit zu vermitteln. Der Legetrickfilm erfüllt genau diese Ansprüche,
er ist ein kurzes Video-Erklärformat. Es ist einfach aufgebaut: Gezeichnete
Illustrationen werden von zwei Händen auf einer weißen Fläche
bewegt. Parallel zu den Illustrationen ist ein Sprechertext zu hören.
Der Sprechertext ist der akustische Begleiter der optischen Information,
der Fluss der gezeigten Bilder wird durch den Sprechertext nicht unterbrochen.
Illustrationen, Bewegung und Text ergänzen sich gegenseitig,
um Sachverhalte oder Prozesse zu erläutern. Legetrickfilme können
somit komplexe Sachverhalte einfach und verständlich erklären.
Als Unterstützung der charmanten Darstellung dient das Sounddesign.
Bewegungen und Zeichnungen werden bei Bedarf mit Sounds hervorgehoben
und mit Sprechertext ergänzt. Der Sprechertext wird von
einer realen Person gesprochen, das erweckt mehr Sympathie, als eine
computergenerierte Stimme es kann. Das gesprochene Wort wird dann
nicht nur durch den Text bestimmt, sondern zusätzlich durch Klang und
Betonung.
Durch den hohen Abstraktionsgrad und die natürliche Darstellung
funktioniert der Legetrickfilm über alle Zielgruppen hinweg.
Filmproduktion
Für die Produktion eines Legetrickfilms ist eine überschaubare Menge
an Materialien und Ausrüstung erforderlich. Im ersten Schritt in
der Pre-Produktion wird ein Drehbuch erarbeitet. Darin werden die
Szenen kurz skizziert, Sprechertext ausformuliert und alle benötigten
Illustrationen aufgeführt. Die Illustrationen erstellen wir mit einem
vektorbasierten Grafik- und Zeichenprogramm, in diesem Fall Adobe
Illustrator. Im Verlauf der Produktion wird als Erstes der Drehort eingerichtet.
Um die Legetrickfilme in guter „weißer“ Qualität aufnehmen
tekom-Jahrestagung 2012
547

Visuelle Kommunikation
zu können, haben wir eine Trickfilmbox gebaut. Diese Box bietet einen
rein weißen Untergrund und optimale Lichtverhältnisse zum Drehen.
Beleuchtet wird die Box mit 10 Leuchtmitteln, die Kamera wird an einer
Aussparung an der Decke festgesteckt. Sie steht dann rechtwinklig zur
Aufnahmefläche. Als Aufnahmegerät verwenden wir einen Digital HD
Video Camera Recorder.
Trickfilmbox mit Beleuchtung, Aussparung in der Decke für die Kamera
Alle Szenen werden in der Box in chronologischer Reihenfolge gedreht.
Das Handmodel bewegt die Illustrationen und am Ende jeder Szene
wird die Fläche leergewischt. Wird ein Detail falsch bewegt, muss die
ganze Szene wiederholt werden. Legetrickfilme werden in einer Einstellung
gefilmt, das heißt, es sind keine Schwenks oder Zooms erforderlich.
Dies erleichtert den Produktionsprozess, da die Kamera einmal
aufgebaut, ausgerichtet und eingerichtet wird. Der zweite Schritt der
Produktion ist die Aufnahme des Sprechertextes. Für die Tonaufnahmen
verwenden wir einen portablen WAV/MP3 Recorder. Bei der Aufnahme
ist darauf zu achten, dass der Aufnahmeort absolut ruhig und
schallarm ist.
Die Post-Produktion besteht aus dem Schnitt der Rohaufnahmen. Beim
Schnitt werden die einzelnen Einstellungen in die vorgegebene Reihenfolge
montiert. Darauf abgestimmt werden die Sprechertexte und die
Soundeffekte. In unserem Fall verwenden wir für die Post-Produktion
das Film-Videoschnittprogramm Adobe Premiere.
für Rückfragen:
melanie.denner.w@sew-eurodrive.de
diana.fuchs.da-pt@sew-eurodrive.de
548
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
VISU 6
Tutorial
Erstellung, Aufbereitung und Integration
von 2D-Grafiken und 3D-PDF-Modellen
in technische Dokumente
Mirko Schön, STIEBEL ELTRON GmbH & Co. KG, Holzminden
Ulrich Isermeyer, Adobe Systems GmbH, München
In der Regel werden hauptsächlich Bilder oder 2D-Grafiken wie isometrische
Darstellungen oder Explosionszeichnungen in technische
Dokumente eingebunden. Die 3D-PDF-Technologie gibt es zwar schon
länger, aber viele scheuten in der Vergangenheit den Aufwand oder
hatten Bedenken wegen der Datensicherheit. Dieses Tutorial behandelt
anhand von Praxisbeispielen der Firma Stiebel Eltron die Aufbereitungsmöglichkeiten
von 2D-Grafiken mit Adobe Illustrator CS6. Die
Erstellung und Aufbereitung von 3D-CAD-Modellen über Adobe Acrobat
mit dem 3D-PDF-Converter und die anschließende Integration in
Adobe Framemaker ist Bestandteil des Tutorials.
Einsatz von Adobe Illustrator für 2D-Illustrationen bei STIEBEL ELTRON
Der Einsatz von Adobe Illustrator in der technischen Illustration bei
STIEBEL ELTRON beschränkt sich hauptsächlich auf das Aufarbeiten
der über die 3D-Konstruktionsmodelle gewonnenen 2D-Zeichnungen.
Über ProEngineer/CREO werden die abgeleiteten Zeichnungen als
DXF an Illustrator übergeben. Diese enthalten bereits alle für die Illustrationen
notwendigen Isometrien, Explosionen und/oder Maße.
Warum ProEngineer/CREO mit Adobe Illustrator und
nicht eines der 3D-Illustrationsprogramme?
Wir haben uns aus verschiedenen Gründen für den Weg entschieden,
die 3D-Bearbeitung in ProEngineer/Creo vorzunehmen und die Aufbereitung
der 2D-Daten mit Illustrator zu gestalten. Die Hauptgründe
waren die nicht zufriedenstellenden Performance-Leistungen der 3D-
Illustrationsprogramme bei den immer größer werdenden 3D-Modellen
und die Tatsache, dass unsere Konstruktion mit ProEngineer/Creo
arbeitet.
Um aus diesen Zeichnungen anschauliche und leicht verständliche
Illustrationen zu erzeugen, bedienen wir uns hauptsächlich folgender
Werkzeuge bzw. Techniken von Adobe Illustrator CS6:
Aufbereitung der Zeichnungen in mehreren Schritten
Zu Anfang müssen die Linienstärken und Farben auf ein abgestimmtes
Format gebracht werden. Hierzu bedienen wir uns der Möglichkeit, mit
Illustrator gleichartige Konturfarben und Konturstärken zu erkennen
und über die komplette Zeichnung zu markieren. Mit dieser Funktionalität
sind die Konturen/Linien mit ein paar Klicks auf unseren Standard
eingestellt.
Hervorheben von Bauteilen oder Bedienelemente
Um einzelne Bauteile oder Bedienelemente in den Fokus zu setzen,
können einzelne Flächen durch direktes Einfärben oder bei nicht
tekom-Jahrestagung 2012
549

Visuelle Kommunikation
vollständig geschlossenen Pfaden mit dem „Interaktiv-malen-Werkzeug“
hervorgehoben werden. Es kommt auch vor, dass komplexere
Bauteile hervorgehoben werden müssen. Mit der Nutzung des „Zeichenstift-Werkzeuges“
sind diese einfach und schnell umrandet und
können, da ein geschlossener Pfad entsteht, auch gleich eingefärbt
werden.
Bauteile hervorheben
Lupen erstellen
Bei komplexen Bauteilen ist es in Printmedien oft nur mit einer Lupe
möglich, Details in ausreichender Größe darzustellen, ohne die Information
der Position/Lage zu verlieren.
Um diese herzustellen, verwenden wir die „Schnittmaskenfunktion“
oder das „Radiergummi-Werkzeug“. Im Grunde ist so eine Lupe recht
schnell erzeugt. Zuerst muss der Bereich, der gezeigt werden soll, kopiert
werden. Je nachdem welche Form als Lupe dienen soll, wird z. B.
eine Ellipse über das zu zeigende Detail des kopierten Zeichnungsbereiches
gelegt. Im nächsten Schritt wird entweder die „Schnittmaskenfunktion“
ausgeführt oder mit dem „Radiergummi-Werkzeug“
freigestellt.
Lupe
550
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
Bibliotheken
Eine große Arbeitserleichterung stellen die Bibliotheken dar, die wir mit
Werkzeugen, Händen, Lupenvorlagen, Schraffuren u. v. m. gefüllt haben.
Vom 3D-CAD-Modell zum 3D-PDF
In Acrobat 9 Pro Extended war ein 3D-CAD-Konverter mit über 40 verschiedenen
Formaten enthalten, der 3D-PDFs umwandeln konnte. Mit
dem mitgelieferten 3D-Reviewer konnte man diese 3D-Modelle anpassen,
mit anderen 3D-Modellen zusammenführen, Animationen erstellen
und auch 2D-Illustrationen als EPS oder PDF erstellen, die dann mit
Adobe Illustrator weiterbearbeitet werden konnten. Seit Acrobat X Pro
ist dieser 3D-CAD-Konverter und der 3D-Reviewer als Tetra4D 3D PDF
Converter Plug-in erhältlich.
Das Tutorial zeigt den Workflow vom 3D-CAD-Modell zum animierten
3D-PDF-Dokument. Dabei werden die verschiedenen Möglichkeiten
anhand unterschiedlicher Beispiele aufgezeigt.
Framemaker mit 3D Stückliste, Animation oder Bauteil-Verknüpfung
Durch den Import eines U3D-Modells kann Framemaker schon seit
Version 8 diese 3D-Daten direkt in das Dokument einlesen und als 3D-
PDF ausgeben.
Seit der Version Framemaker 11 ist es zudem möglich, direkt die einzelnen
3D-Ansichten, Bauteile oder Animationen als Textverknüpfung
einzufügen. Auch eine Stückliste aus dem 3D-Modell kann von Framemaker
automatisch generiert werden. Nach dem Export als 3D-PDF-
Dokument reagiert das Dokument entsprechend interaktiv, spielt Animationen
ab oder lässt Bauteile auswählen und anzeigen.
tekom-Jahrestagung 2012
551

Visuelle Kommunikation
Textverknüpfung von 3D-Bauteilen in Framemaker 11
für Rückfragen:
mirko.schoen@stiebel-eltron.de
ulrich.isermeyer@adobe.com
552
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
VISU 7
Tutorial
Illustrationen aus 3D-Daten erstellen
Thomas Schwarzer, commatec GbR, Gießen
Sven Sonntag, Sonntagsfilm, Kronau
Nahezu alle Produkte werden heutzutage in 3D-CAD-Programmen
konstruiert. Diese 3D-CAD-Daten eignen sich hervorragend als Ausgangsbasis
für die Technische Dokumentation. Im Umfeld der TD ist
bislang vor allem 3D-PDF als Anwendung in den Fokus getreten, gepusht
durch Adobe und andere Anbieter. Das Format 3D-PDF hat viele
Vorzüge und Anwendungsbereiche, jedoch erscheint es für klassische,
umfangreiche Betriebsanleitungen ungeeignet.
Wie kann man jedoch hochwertige Illustrationen für klassische Betriebsanleitungen
aus den 3D-CAD-Daten erstellen? Wie sehen die
Prozesse auf Seiten des Redakteurs und des Illustrators aus? Was ist bei
den einzelnen Prozessschritten zu beachten? Welche Optimierungspotenziale
gibt es?
Dieses Tutorial soll Ihnen dabei helfen, Antworten auf diese Fragen
zu finden. An Beispielen aus verschiedenen Projekten zeigen wir
Ihnen die Vorgehensweise zur Erstellung und die Möglichkeiten von
3D-Illustrationen.
Prozessworkflow
In diesem Tutorial beleuchten wir die Prozesse sowohl aus Sicht des
Redakteurs (R) als auch aus Sicht des Illustrators (I). Die beiden Berufsfelder,
in denen wir als Referenten tätig sind, unterscheiden sich so
stark, dass uns dies angemessen erscheint.
Konzept (R+I)
Konzeptionelle Überlegungen sind vor dem Einsatz von 3D-Illustrationen
unerlässlich. Neben den klassischen Festlegungen für Abbildungen
tekom-Jahrestagung 2012
553

Visuelle Kommunikation
müssen weitere Entscheidungen in einem Team getroffen werden: Wie
hoch soll der Grad an Fotorealismus sein? Dies betrifft die Oberflächen,
Reflexe, Schatten und Transparenz. Wie sollen Objekte hervorgehoben
werden? Welche Bewegungspfeile sollen verwendet werden oder sollen
Tätigkeiten z. B. durch eine Hand visualisiert werden?
Bilder definieren (R)
Die Bildvorgabe ist ein entscheidender Schritt: Der Redakteur muss
dem Illustrator verständlich machen, welche Illustrationen benötigt
werden. Mit Worten lassen sich Bilder prinzipiell schlecht beschreiben.
Besser sind Fotos und alte Grafiken, die mit zusätzlichen Informationen
angereichert werden müssen: Perspektive, Ausschnitt, geöffnete oder
demontierte Teile, Dateiname etc. Trotzdem kann es hier zu Missverständnissen
kommen, die dann leider zu Nacharbeit führen.
Pre-Production (I)
Die Pre-Production ist die Planungsphase für die Produktion der
eigent lichen Bilder/Illustrationen. Es muss unter anderem eine Prioritätsliste
erstellt werden, die festlegt, wann welche Illustration erstellt
wird, um einen optimalen Arbeitsprozess im Erstellen und Rendern zu
haben.
Production (I)
In der Production werden die eigentlichen Illustrationen erstellt. Verwendet
werden dabei vorhandene Konstruktionsdaten oder auch neu
erstellte 3D-Daten. Daraus werden dann Previews für den Illustrator
erstellt. Sind die Previews geprüft und ohne Beanstandung, werden die
Illustrationen final gerendert. Unter Rendering versteht man das Erzeugen
von Bildmaterial aus 3D-Daten.
Prüfen der Previews und Finals (R)
Bei den ersten gelieferten Illustrationen ist eine gründliche Prüfung
nötig: Ist die Beschaffenheit der Oberflächen korrekt wiedergegeben?
Sind alle Teile der Baugruppe in den Daten enthalten, auch die, die sich
hinter Abdeckungen verbergen, die jedoch für bestimmte Wartungsarbeiten
benötigt werden?
Anschließend wird jede einzelne Illustration geprüft, am besten im
Kontext des Textes. Änderungswünsche werden anschließend an den
Illustrator zurückgegeben. Hierbei haben sich Webmeetings bewährt,
damit Redakteur und Illustrator auch bei entfernten Standorten die
Illustrationen besprechen können.
Post-Production (I)
Das gerenderte Bildmaterial wird zu den finalen Illustrationen zusammengebaut.
Die Post-Production bestimmt den finalen „Look“ der Illustration.
Die Illustrationen werden für den Druck vorbereitet.
Verwenden der Illustrationen (R)
Auch die gelieferten Previews können schon im Layoutprogramm
verwendet werden, etwa für Prüfumläufe. Wenn für Preview und Final
das gleiche Dateiformat verwendet wird und auch der Dateiname
554
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
beibehalten wird, kann die Preview später problemlos durch das Final
ersetzt werden.
Optimieren des Konzepts (R+I)
In der ersten Projektphase haben wir noch versucht, mit Excel-Listen
einen Überblick über den Status der Illustrationen zu behalten: Welche
sind als Preview verfügbar, welche müssen noch mal überarbeitet
werden, welche fehlen noch? Diese Pflege in Excel ist mühsam und
fehleranfällig zugleich. Relativ bald sind wir dann dazu übergegangen,
die Statusinformation als XMP-Metadaten mithilfe von Adobe Bridge zu
speichern.
Durch einen eigenständigen Illustrationsleitfaden haben wir eine weitere
Professionalisierung erreicht. Der Leitfaden definiert den Stil der
Illustration, die Farbverwendung, Hervorhebungen etc. Außerdem sind
darin auch die Tools und Prozesse zur Illustrationserstellung festgelegt
(z. B. Farbmanagement-Workflow, PDF/X1a).
Fazit
3D-Illustrationen können so gestaltet werden, dass sie wie ein Foto wirken.
Sie eignen sich daher optimal für Produktdarstellungen. Durch die
natürliche Perspektive und optisch ansprechende Gestaltung werden
Verständlichkeit erhöht und Leseanreize gesetzt.
Gegenüber der Strichillustration (Isometrie) bietet die 3D-Illustration
durch die natürliche Perspektive eine bessere Orientierung. Auch bei
Bildausschnitten ist die aktuelle Position von Bauteilen in Bezug zum
Gesamtprodukt eindeutig. Zudem kann die Perspektive einfach angepasst
werden, während bei Strichillustrationen neu gezeichnet werden
muss.
Im Vergleich zu professionellen Fotos liegt der Hauptvorteil der 3D-
Illustration darin, dass schon Bilder erstellt werden können, obwohl
das Produkt noch gar nicht im Serienstand zur Verfügung steht (Time
to Market). Ein anderes Problem beim Einsatz von Fotos ist, dass dem
Redakteur die Bedien- und Wartungsschritte zum Zeitpunkt des Photoshootings
oft noch nicht genau genug bekannt sind. Während bei der
Fotografie schlimmstenfalls ein neues Photoshooting nötig wird, lassen
sich Perspektive und Bildausschnitt bei 3D-Illustrationen nachträglich
ändern oder auch Bauteile demontieren.
Ein anderer Aspekt ist die bessere und breitere Nutzbarkeit: Zum einen
lassen sich 3D-Illustrationen (ähnlich wie Fotos, jedoch im Gegensatz
zur Strichillustration) auch für andere Zwecke nutzen, wie z. B. für
Präsentationen oder Produktkataloge. Zum anderen lassen sich die
bereinigten 3D-Daten auch als Ausgangsbasis für Animationsfilme
verwenden.
Empfehlungen
Sammeln Sie eigene Erfahrungen mit einem Start-Projekt! Suchen Sie
sich ein Produkt, das nur eine überschaubare Anzahl an Illustrationen
benötigt. Oder wählen Sie vorhandene Bilder zu verschiedenartigen
Produkten, die Sie als 3D-Illustrationen erstellen lassen. Achten Sie
in jedem Fall darauf, dass Bilder aus jedem Hauptteil der Anleitung
tekom-Jahrestagung 2012
555

Visuelle Kommunikation
enthalten sind (Produkterklärung, Bedienung, Wartung). So stellen Sie
sicher, dass Ihr Konzept alle Aspekte umfasst.
Vor allem: Planen Sie ausreichend Zeit ein, in der das neue Illustrationskonzept
entwickelt und durch die entsprechenden Abteilungen
freigegeben werden kann.
Für Rückfragen:
thomas.schwarzer@commatec.de (R)
sven.sonntag@sonntagsfilm.net (I)
556
tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
VISU 8
Workshop
Piktogramme selbst entwickeln
Thomas Emrich, itl Institut für technische Literatur AG, München
Nie ist der Wunsch nach einer Universalsprache über kulturelle und
Landesgrenzen hinweg so ausgeprägt und dringlich gewesen wie zur
heutigen Zeit.
Im Zeitalter der globalisierten Märkte, d. h. der zunehmenden weltweiten
Verflechtung in allen Bereichen (Wirtschaft, Politik, Kultur, Umwelt,
Kommunikation etc.) müssen Menschen unterschiedlichster Nationen
und Sprachen miteinander kommunizieren.
Industrieunternehmen entwickeln und produzieren ihre Produkte
längst nicht mehr nur für lokale Märkte, sondern möglichst für einen
weltumspannenden Markt. Dementsprechend muss auch die produktbegleitende
Dokumentation jeden Kunden in der Welt erreichen, egal
welche Sprache er spricht.
Die Erstellung und Übersetzung der Dokumentation in alle erforderliche
Sprachen stellt heute große Herausforderungen an logistische,
zeitliche und kostenseitige Aspekte.
Warum also nicht ein Kommunikationsmittel nutzen, das keine Übersetzung
benötigt, also nonverbal informiert? Bilder und Piktogramme
begegnen uns schon seit geraumer Zeit überall dort, wo Verkehrsknoten
und Treffpunkte Menschen der ganzen Welt zusammen bringen: Flughäfen,
Bahnhöfe, Messen, Hotels usw.
Bildliche Darstellungen und Piktogramme können zumindest teilweise
schriftliche Informationen ersetzen. Ob dies Informationen auf Messetafeln,
in Anleitungen, Schulungsunterlagen, menügeführte Benutzeroberflächen,
Websites oder auf dem Produkt selbst sind, sie können
Sprachbarrieren überwinden. Dies gelingt allerdings nur, wenn auch
interkulturelle Gegebenheiten berücksichtigt werden.
Definition
Die Stärken von Piktogrammen und ihre Einsatzfelder
Ein Piktogramm ist laut Wikipedia „ein Bildsymbol, das eine Information
durch vereinfachte grafische Darstellung vermittelt“. Man unterscheidet
zwischen ikonischen, symbolischen Piktogrammen und einer
Mischung von beiden.
Ikonische Piktogramme haben Ähnlichkeit mit dem Referenzobjekt
oder Referenz-Sachverhalt, z. B. abgeschnittene Finger auf einem
Sicher heitspiktogramm. Dagegen sind symbolische Piktogramme
willkürlich, sie haben keine Ähnlichkeit mit dem Referenzobjekt/
-sachverhalt.
tekom-Jahrestagung 2012
557

Visuelle Kommunikation
Was Piktogramme
leisten können
Ein Beispiel hierfür ist das Dreieck mit dem Ausrufezeichen. Die Bedeutung
„Achtung“ oder „Warnung“ müssen die Adressaten erst lernen.
Bei der Mischform ist die Einordnung oft schwierig. Der Schnee- oder
Eiskristall ist zwar ein ikonisches Symbol, er soll aber vor Kälte warnen.
Piktogramme sind „Eyecatcher“, sie ziehen unweigerlich den Blick auf
sich und dominieren den Text.
Sie wirken motivierend und auflockernd durch ihre Formen, Farben,
und durch den Weißraum, der sie umgibt.
Bilder werden schneller wahrgenommen und i. d. R. besser verstanden
als Text. Textliche Darstellung von Dingen oder Handlungsabläufen
sind letztlich codierte Bilder. Sie sind klein und haben wenig Elemente,
so dass keine Durchmusterung mit den Augen notwendig ist.
Piktogramme sollen sprachliche und interkulturelle Grenzen überwinden
und Übersetzungskosten einsparen.
Sie stellen Informationen komprimiert dar und benötigen daher wenig
Platz.
Wo die Grenzen liegen
Beim Anleiten mit Bildern dürfen Konventionen (Gewohnheiten) der
Zielgruppe(n) keinesfalls außer Acht gelassen werden. Dabei gilt es, das
Vorwissen der Zielgruppe zu berücksichtigen, denn „man sieht nur, was
man kennt“. Der Kulturkreis, aus dem die Zielgruppe kommt, hat häufig
Auswirkungen auf das Aufnehmen von Informationen. Als Beispiel
dient die Leserichtung im arabischen Sprachraum im Vergleich zum
Romanischen.
Der Symbolwert von Farben ist nicht kulturübergreifend. Ein und dieselbe
Farbe kann in der einen Kultur mit positiven Werten belegt sein
und in einer anderen mit negativen. In östlichen Kulturen wie z. B.
Japan ist Weiß die Farbe der Trauer und des Todes, bei uns hingegen
symbolisiert Weiß das Licht oder Reinheit und Unschuld.
Komplexe Bilder zu verstehen, erfordert eine höhere Konzentration als
das Lesen von Text.
Grund: Bilder werden intuitiv wahrgenommen, d. h. die Bildwahrnehmung
ist individuell nach Interessen und Gewohnheiten, somit nicht
vorherseh- und steuerbar.
Grenzen zeigen Bilder/Piktogramme z. B. bei der Darstellung von abstrakten
Inhalten, verknüpften und komplexen Aussagen, zeitlichen
Folgen usw.
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tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
Typische Einsatzfelder in der Technischen Dokumentation
−−
Kennzeichnung von Sicherheits- und Warnhinweisen
−−
Unterstützen der Orientierung und Navigation in produktbegleitenden
Kommunikationsmitteln, wie Broschüren, Datenblättern, Katalogen,
Anleitungen, Serviceinformationen, Schulungsunterlagen,
Websites, Onlineshops, usw.
−−
Erklären von Bedienelementen auf dem Produkt, z. B. in Fahrzeugen,
auf Mobiltelefonen oder auf Medizingeräten
−−
Innerhalb von menügeführten Benutzeroberflächen als „Bedienknopf“
selbst zum Anklicken oder Drücken auf Touchpanels
Schemata
Wie Piktogramme verstanden werden
Damit Piktogramme schnell und leicht verstanden werden, müssen bei
der Entwicklung einige Grundlagen des Bildverstehens wie auch verschiedene
Gestaltungsregeln berücksichtigt werden.
Jeder Mensch verfügt über entsprechende Schemata, d. h. Vorstellungen
über das Aussehen von Objekten, die öfter in seinem Erfahrungsbereich
auftreten.
Figur-Grund-Gliederung
Markante Objekte
Einfache und
prägnante Objekt
Geschlossene Objekte
Nehmen wir das Beispiel „Auto“: Es besteht aus Elementen wie Räder,
Karosserie, Lenkrad, Scheinwerfer usw. Es genügt die Darstellung von
nur wenigen markanten Elementen, um das Objekt zu erkennen.
Ein abgebildetes Objekt wird beim Betrachten mit einem im Gedächtnis
vorhandenen Schema abgeglichen. Wenn sich eine Übereinstimmung
ergibt, ist das Objekt identifiziert.
Ein Grundprinzip ist, dass Objekte von dem sie umgebenden Hintergrund
getrennt werden. Dies wird durch die Gestaltprinzipien der „Figur-Grund-Gliederung“
unterstützt:
−−
Nähe/Ähnlichkeit: Benachbarte bzw. ähnliche Elemente werden zu
einer Gruppe zusammengefasst.
−−
Abgeschlossener Umriss: Linien oder Elemente werden zu einer geschlossenen
Gestalt zusammengefasst.
−−
Stetige Fortsetzung: Eine Linie wird gemäß ihrem einfachsten Verlauf
fortgesetzt.
−−
Gemeinsamer Bereich oder Umschließung: Elemente innerhalb einer
Umrahmung werden als Gruppe zusammengefasst.
−−
Zusammenhang: Miteinander verbundene Elemente bilden eine Einheit.
Objekte können mit Strichen oder gefüllten Flächen (Rasterung, vollflächiges
Schwarz oder Farbe) dargestellt werden. Striche müssen markant
und dick genug sein, damit das Objekt gut erkennbar ist.
Objekte so einfach wie möglich gestalten, ohne dass die Erkennbarkeit
leidet. Details verzögern das Erkennen und lenken eher ab. Der Betrachter
hält sich zu lange mit der Identifizierung auf.
Sowohl das gesamte Piktogramm als auch einzelne Objekte sollen in
sich geschlossen wirken. Dies kann durch eine Umrahmung oder durch
einen vollflächigen Hintergrund erzielt werden.
tekom-Jahrestagung 2012
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Visuelle Kommunikation
Mehrere Objekte
Größe
Farbe
Piktogrammreihe
1. Zentrale Bildaussage
definieren:
2. Zielgruppe(n)
eingrenzen:
Wenn mehrere Objekte in einem Piktogramm eingesetzt werden, müssen
sie „zusammenarbeiten“ und als Einheit wirken. Einzelne Objekte
dürfen nicht um die Aufmerksamkeit des Betrachters wetteifern.
Das Piktogramm soll ohne Blickbewegung sofort erkannt werden. Dazu
muss sich die Größe nach der Leseentfernung richten. Bei normaler
Leseentfernung entspricht der Bereich des scharfen Sehens etwa der
Größe eines 10-Cent-Stücks. Piktogramme, die zu einer Piktogramm-
Reihe gehören, sollten immer gleich groß sein.
Farbe hilft Bildelemente hervorzuheben, sie sollte jedoch sparsam und
nicht einfach als Schmuckelement eingesetzt werden. Bunte Bilder
helfen wenig, gezielt eingesetzte Farbe kann aber bei konsequentem
Einsatz die Aufmerksamkeit steuern und den Anwender leiten. Farbverläufe
möglichst vermeiden.
Bei einer Piktogrammreihe muss jedes Bild auf den ersten Blick erkennbar
und von anderen unterscheidbar sein.
Wichtig ist ein einheitlicher Stil, wenn eine Reihe von Piktogrammen
entwickelt werden soll. Dabei möglichst den gleichen Blickwinkel und
die gleichen Farben, Pfeile, Linien, Schatten usw. wählen.
Sieben Schritte zur Entwicklung eines Piktogramms
Was soll das Piktogramm aussagen oder bewirken? Was ist die Botschaft?
Hilfreich ist es, die Zielaussage mit wenigen Sätzen oder Stichworten
zu beschreiben.
Je genauer die Zielgruppe eingegrenzt werden kann, desto präziser
kann die Symbolik gewählt werden und umso größer ist die Wahrscheinlichkeit,
dass die Inhalte verstanden werden. Je weniger definiert
die Zielgruppe ist, desto universeller muss die Symbolik sein. Auch
kulturelle Unterschiede spielen mitunter eine Rolle. Ein Hinweis auf ein
Restaurant würde z. B. in Asien anders aussehen als in Europa.
3. Grenzen der
Darstellung erkennen:
Das Symbol für „Geld“ wird sich in verschiedenen Ländern durch unterschiedliche
Währungszeichen unterscheiden. Bilder sollen möglichst
aus dem Erfahrungsbereich der Zielgruppe stammen (Schemata
berücksichtigen).
Wenn die Botschaft bildlich schwer zu vermitteln ist, bietet es sich an,
eine Bild-/Text-Kombination einzusetzen. In einer Anleitung kann man
ein Piktogramm am Beginn einmal erläutern, es muss dann nicht mehr
bei jedem Auftreten erklärt werden. Grenzen wie z. B. abstrakte Inhalte,
verknüpfte und komplexe Aussagen bewusst machen und bei Bedarf
erläutern.
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tekom-Jahrestagung 2012

Visuelle Kommunikation
4. Piktogramme
entwerfen und
skizzieren:
5. Reduktion und
Generalisierung
des Inhalts:
6. Grafische Umsetzung
vorbereiten:
7. Umsetzung prüfen
und überarbeiten:
Handskizzen sind am besten geeignet, um Inhalte und Formen zu entwickeln.
Der Einsatz des Computers ist hierbei eher hinderlich. Zu sehr
ist man mit den Möglichkeiten der Software beschäftigt, anstatt sich
auf den Entwicklungsprozess zu konzentrieren. Der Computer verlangt
zwangsläufig eine exakte Arbeitsweise, was die Kreativität eher
behindert.
Den typischen Vertreter (Prototyp) einer Gruppe von Objekten herausarbeiten.
Das beste Ergebnis wird erreicht, indem Probanden aus einem
Satz vorgegebener Piktogramme (bzw. Skizzen) das repräsentativste
auswählen. Mit dem Prototyp ist kein konkretes Objekt, z. B. ein ganz
bestimmter Flugzeugtyp gemeint, sondern sozusagen der Oberbegriff
aller Flugzeugtypen. Dies kann nur durch Reduktion auf die wenigen
Objektelemente erreicht werden, die allen Typen der Kategorie Flugzeug
entsprechen. Dazu sollte man einen Blickwinkel auswählen, der
die prägnanten Elemente deutlich zeigt. Auch berücksichtigen, dass
später evtl. skaliert werden muss.
Für die Umsetzung am Computer sollte man auf die Hilfe von Profis
zurückgreifen. Nur ein ausgebildeter Grafiker besitzt die nötige Erfahrung
und beherrscht die entsprechenden Techniken und Tools, um ein
professionelles Ergebnis zu erzeugen. Der Grafiker sollte möglichst früh
in den Entwicklungsprozess eingebunden werden.
Nur durch Tests mit Probanden kann die Wirkung der Piktogramme
überprüft werden. Professionelles Usability Testing ist natürlich die
sicherste Methode. Aber auch durch Beobachtung und Befragung eines
selbst ausgesuchten kleinen Kreises von möglichen Anwendern lassen
sich Schwachstellen aufdecken und die Ergebnisse verbessern. Die
gewonnenen Erkenntnisse werden dann umgesetzt und erneut getestet,
bis das Ergebnis dem gestellten Anspruch gerecht wird.
Um die interkulturellen Aspekte zu berücksichtigen, können z. B. Ländervertretungen
des Unternehmens in die Tests einbezogen werden.
für Rückfragen: thomas.emrich@itl.eu
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