CHECKLISTE - Unterlagen für die Buchhaltung - kern finanzen und ...

Kern Finanzen
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CHECKLISTE - Unterlagen für die Buchhaltung
Damit wir Ihre Buchhaltung ohne weitere Nachfragen führen können und somit für Sie auch möglichst günstig,
benötigen wir regelmässig (1 x pro Woche, pro Monat, pro Quartal, Pro Semester – je nach anfallender Belegmenge), folgende Unterlagen
und Informationen von Ihnen:
Gehen Sie am einfachsten wie folgt vor:
1. Checkliste ausdrucken
2. Im vorderen Viereck ein machen - wo Sie keine Belege benötigen oder Angaben machen müssen,
weil der Punkt für Sie irrelevant ist.
3. Im vorderen Viereck ein machen - wo Sie alle benötigen Belege bereit haben.
4. Wenn alle vorderen Vierecke ausgefüllt sind, haben Sie alles beieinander und können uns die Unterlagen zustellen.
CHECKLISTE – Unterlagen für die Buchhaltung KMU
QUITTUNGEN BAR - Verkäufe an Ihre Kunden Kein Verkauf ohne Quittung
Kopien der Quittungen (die der Kunde erhalten hat) von jedem Verkauf. Eine Verkaufsquittung können Sie jederzeit selbst erstellen, z.B. wenn der Kunde keine wollte
Jede Quittung muss das Verkaufsdatum tragen. Es muss ausgewiesen sein was genau verkauft wurde. Der Preis muss angegeben sein. Auch muss klar sein wer der Verkäufer
ist und wer der Käufer ist (wir haben schon oft Quittungen bekommen, bei denen das eben nicht so ganz klar war – das führt zu Rückfragen). Empfohlen wird, die Quittungen
fortlaufend zu nummerieren (Ideal ist: pro Benutzer 1 eigener Quittungsblock mit eigenen Nummern und z.B. Initialen des Benutzers).
Ist der Verkäufer MwSt-pflichtig, so muss auf der Quittung auch die MwSt-Nr. eingetragen sein. Die Vorschriften der MwSt gelten für das Ausfüllen der Quittungen.
Kern Finanzen Sonja Kern Büro Klingnau: Blitzbergweg 21 – CH-5313 Klingnau – Schweiz Tel. +41 79 - 455 08 25 – Fax: +41 56 - 245 20 56 Internet: www.kernfinanzen.ch – Mail: info@kernfinanzen.ch
Seite 1 / 8 – 13. Mai 2012 Büro Lenzburg: Ahornweg 6 – CH-5702 Niederlenz – Schweiz Tel. +41 79 - 667 20 20 – Fax: +41 62 - 892 89 88 Internet: www.kernfinanzen.ch – Mail: info@kernfinanzen.ch

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RECHNUNGEN Kunden - Verkäufe an Ihre Kunden
Regelmässig: Kopien der voll bezahlten Rechnungen – vorzugsweise mit Vermerk in rot wohin bezahlt wurde (z.B. UBS 12.3.12 / PC 12.3.12 / SBV 12.3.12 / etc.)
Regelmässig: Kopien der Teil bezahlten Rechnungen bei jeder neuen Teil-Zahlung –mit Angabe wieviel wohin bezahlt wurde (z.B. UBS 12.3.12 CHF 100.00 / etc.)
Am Ende des Jahres: für den Jahresabschluss die Kopien aller unbezahlten Rechnungen und/oder eine entsprechende Debitorenliste, auf der alle
unbezahlten und noch nicht ganz bezahlten Rechnungen aufgelistet sind. In der Finanzbuchhaltung werden die Debitoren in der Regel nur 1 mal pro Jahr
angeglichen, ausser bei MwSt-Pflicht nach vereinbarten Entgelten (nicht empfehlen – besser nach vereinnahmten Entgelten abrechnen) oder wenn die Geschäftsleitung
Quartals oder Semesterabschlüsse verlangt, dann werden die Debitoren auch in der Finanzbuchhaltung entsprechend angepasst.
Während des Jahres führen Sie Ihre Debitorenliste / verwalten Sie Ihre Debitoren in der Regel selbst. Aus der Debitorenliste ist ersichtlich: Kunde mit Name
und Ort, evt. Kunden-Nr., Rechnungs-Nr., Rechnungs- Datum, Fälligkeit, bisher bezahlter Betrag, Eingangsdatum des Betrages, Konto auf das bezahlt wurde.
Weitere Informationen für die Debitorenliste sind möglich z.B. bis zur Umsatzkontrolle auf Produktgruppenebene pro Kunde, Kunden-Konto, automatisches
Mahnwesen etc. Falls Sie über keine geeignete Debitorenverwaltung/Debitorenliste verfügen, können wir Sie beraten und/oder Ihnen auch eigene Lösungen
anbieten.
Bei Teilzahlungen senden Sie uns nur eine Kopie Ihrer Rechnungskopie, nachdem Sie eine neue Teilzahlung eingetragen haben. Senden Sie uns nicht Ihre
Rechnungskopie. Erst wenn die Rechnung voll bezahlt wird, senden Sie uns Ihre Rechnungskopie. Bei voll bezahlten Rechnungen senden Sie uns Ihre Rechnungskopie.
Bei Ihren verbleiben immer die Rechnungskopien von Rechnungen, die noch nicht voll beglichen sind. Diese müssen mit Ihrer Debitoren-Liste
und/oder -Verwaltung übereinstimmen.
Bei der Debitorenverwaltung sollte idealerweise auch ein möglichst automatisches Mahnwesen angegliedert sein. Zumindest sollte die Debitorenliste zeigen
welche Rechnungen überfällig sind und z.B. wie viele Tage.
Tipp: Das fristgerechte Mahnen ist der günstigste Weg und einträglichste Weg, möglichst wenige Debitoren betreiben oder abschreiben zu müssen. Mahnen
Sie also immer ganz konsequent genau 10 Tage nach Fälligkeit. Die sollten Sie auch dann tun, wenn Sie säumige Kunden anrufen um z.B. eine Teilzahlung
vereinbaren zu können.
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QUITTUNGEN BAR – Einkäufe
Postquittungen für Porti und Versand und andere Einkäufe bei der Post, z.B. Vignette (bitte sep. Quittungen für andere Einkäufe verlangen)
Benzin, Diesel, Öl, Frostschutz, Scheibenreiniger etc. – Quittungen (Empfehlung: beziehen Sie Treibstoff auf Monats-Rechnung, Shell-Card. Esso-Card etc. Bringt Übersicht, spart Kosten)
Restaurant / Verpflegungs-Quittungen (Repräsentationsspesen, Einkaufsspesen, Verkaufsspesen)
Bar-Quittungen für Einkäufe bei Lieferanten
Rechnungen mit von der Post abgestempelten Empfangsschein (bei Einzahlung der Lieferanten-Rechnungen am Postschalter)
Reisekosten für Kurzreisen, Kundenbesuche (für grössere Reise 1 gesamte Reisekostenabrechnung machen, alle Barauslagen und Rechnungsauslagen)
weitere Belege ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Empfehlung: Einzelquittungen, die ja ganz verschieden gross sind, einzeln auf A4 Papier bringen (kleben oder heften). Bei mehreren ähnlichen Quittungen,
kann auch ein Quittungsbündel auf ein A4-Blatt geheftet werden, wobei dann auf dem A4-Blatte die einzelnen Quittungs-Summen auszuweisen sind und ein
Total aller Quittungs-Summen zu erstellen ist, z.B. Porti Januar 2012 mit 18 Portoquittungen der Post und einer Liste aller Quittungs-Summen und dem Total
Januar. Hier könnte neben jeder Summe vorzugsweise auch noch das Datum der Quittung stehen. Auch Treibstoffe Januar 2012 als Quittungsbündel. So haben
wir nur 1 Buchung für das ganze Quittungsbündel zu machen, was Arbeit und damit Geld spart. Natürlich können Sie uns alle grossen und kleinen Quittungen
auch lose zustellen, aber dann müssen wir eben sortieren und nach Datum ordnen, kleben und/oder heften.
Für Verpflegungskosten, keine Quittungsbündel machen! Die Verpflegungsspesen buchen wir einzeln aus revisiorischen Gründen.
QUITTUNGEN Kreditkarten – Einkäufe / BAR – Abhebungen Vermischung von privatem und geschäftlichem Geld
Oft finden wir auf Bar-Quittungen auch Vermerkte, dass diese z.B. per Mastro-Card bezahlt wurde. Ist das nun die geschäftliche Mastro-Card oder die private. Zu welchem
Bankkonto oder Konto gehört diese Kreditkarte?
Solche Quittungen sind keine wirklichen Bar-Quittungen und haben daher in der Kasse nichts zu suchen. Sie sollten uns diese Quittungen separat abgeben. Wir müssen
hier jeweils wissen zu welchem Konto die Kreditkarte gehört (G oder P). Auch müssen wir wissen, ob der Einkauf privat oder geschäftlich ist, was aus der Quittung nicht
unbedingt klar hervorgeht. Wir empfehlen hier geschäftliches und Privates strikte zu trennen und allenfalls eine geschäftliche Kreditkarte für Geschäftliches zu benutzen.
Barabhebungen per Kreditkarte: In der Regel buchen wie diese bei Einzelfirmen oder Kleinstbetrieben an Kasse. Wenn aber der Kassenstand zu hoch ist und es keine
Kassenkontrolle gibt, so buchen wir die Bargeldabhebung per Geschäftskreditkarte auf das Privatkonto bzw. Kontokorrentkonto des Inhabers bzw. des für diese Geschäftskreditkarte
Verantwortlichen.
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RECHNUNGEN Lieferanten – Einkäufe Kreditoren-Rechnungen
Regelmässig: Die voll bezahlten Keditoren-Rechnungen – vorzugsweise mit Vermerk in rot wo belastet wurde (z.B. UBS 12.3.12 / PC 12.3.12 / SBV 12.3.12 / etc.)
Regelmässig: Kopien der Teil bezahlten Kreditoren-RG bei jeder neuen Teil-Zahlung –mit Angabe wieviel wo belastet wurde (z.B. UBS 12.3.12 CHF 100.00 / etc.)
Am Ende des Jahres: für den Jahresabschluss die Kopien aller unbezahlten Kreditoren Rechnungen und/oder eine entsprechende Kreditorenliste, auf der
alle unbezahlten und noch nicht ganz bezahlten Rechnungen aufgelistet sind. In der Finanzbuchhaltung werden die Kreditoren in der Regel nur 1 mal pro
Jahr angeglichen, ausser bei MwSt-Pflicht nach vereinbarten Entgelten (nicht empfohlen – besser nach vereinnahmten Entgelten abrechnen) oder wenn die
Geschäftsleitung Quartals oder Semesterabschlüsse verlangt, dann werden die Kreditoren auch in der Finanzbuchhaltung entsprechend angepasst.
Während des Jahres führen Sie Ihre Kreditorenliste / verwalten Sie Ihre Kreditoren in der Regel selbst. Aus der Kreditorenliste ist ersichtlich: Lieferant mit
Name und Ort, evt. Lieferanten-Nr., Rechnungs-Nr., Rechnungs-Datum, Fälligkeit, bisher bezahlter Betrag, Zahlungsdatum des Betrages, Konto auf dem belastet
wurde. Weitere Informationen für die Krditorenliste sind möglich z.B. bis zur Umsatzkontrolle auf Produktgruppenebene etc. Falls Sie über keine geeignete
Kreditorenverwaltung/Kreditorenliste verfügen, können wir Sie beraten und/oder Ihnen auch eigene Lösungen anbieten.
Bei Teilzahlungen senden Sie uns nur eine Kopie Ihrer Lieferunten-Rechnung, nachdem Sie eine neue Teilzahlung eingetragen haben. Senden Sie uns nicht
Ihre Lieferanten-Rechnung. Erst wenn die Rechnung voll bezahlt wird, senden Sie uns Ihre Kreditoren-Rechnung. Bei voll bezahlten Rechnungen senden Sie
uns Ihre Original-Lieferanten Rechnung. Bei Ihren verbleiben immer die Rechnungen, die noch nicht voll beglichen sind. Diese müssen mit Ihrer Kreditorenliste
und/oder -Verwaltung übereinstimmen.
Tipp: Nutzen Sie Skonti wo immer es geht. Bei 30 Tage Normalzahlungsfrist können Sie oft 2% Skonto abziehen, wenn Sie innert 10 Tagen zahlen, auch
wenn es auf der Rechnung gar nicht steht. Wenn Sie alles mit Skonto zahlen, dann bringt das mehrere Hundert bis mehrere Tausend Franen im Jahr! Handeln
Sie Skonti aus. Möglich ist bis zu 4%. Sp sparen schon kleine Unternehmen meist bis zu mehreren Tausend Franken im Jahr!
IMPORTE Lieferanten – Einkäufe aus dem Ausland Auslands-Kreditoren
Wenn Sie Waren Importieren, warten Sie mit der Übergabe der Lieferenten-Rechnung an uns bis Sie die Ware vor Ort haben, auch wenn die Rechnung schon bezahlt ist.
Mit der Lieferung oder auch nach der Lieferung erhalten eine Zollabrechnung, mit der die MwSt für den Import bezahlt wird. Die Zollabrechnung erhalten Sie vom Lieferanten,
die Ihnen den Import gebracht hat, also dem Transporteure (Post, DHL, UPS, Transportfirma etc.). Zur Lieferanten Rechnung gehören auch die Import-
Abrechnungen der Transporteure. Erst dann ist ein Import abgeschlossen und kann der Buchhaltung bzw. dem Treuhänder übergeben werden (Ausnahme Jahresabschluss
oder von der GL verlangte fertige FIBU-Abschlüsse per Quartal, Semester etc.).
WICHTIG: Auf die bezahlen Lieferanten-Rechnungen z.B. in EUR gehört die Angabe in CHF und wo der Betrag belastet wurde, z.B. UBS (Nehmen Sie den CHF Betrag,
den die Bank inkl. Spesen belastet hat - direkt zuordenbare Einkaufsspesen). CHF Betrag mit Valuta-Datum und Angabe des Kurses angeben.
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ONLINE Internet – Einkäufe ONLINE Internet – Verkäufe
Einkäufe:
Sie bekommen immer eine Rechnung. Drucken Sie diese immer aus, auch wenn Sie online bezahlt haben. Wenn es sich um eine Import-Rechnung handelt,
beachten Sie unseren Block „Importe“. Die Ausgedruckte Rechnung ist Ihre Original-Rechnung, mit der Sie jetzt wie im Block „Rechnungen Lieferanten“ beschrieben,
vorgehen.
Verkäufe:
Wenn Sie z.B. über einen Shop verkaufen, wird meist automatisch eine Rechnung generiert. Drucken Sie die Kunden-Rechnung aus. Sie gehört zu den unbezahlten
Kunden-Rechnungen, die Sie in der Regel in einem Ordner haben. Gehen Sie ansonsten vor wie im Block „Rechnungen Kunden“ beschrieben ist.
Online-Zahlungen Einkäufe/Verkäufe:
Wenn Sie Einkäufe oder Verkäufe online bezahlen, z.B. über Kreditkarte oder PayPal usw. benötigen wir Auszüge und/oder Angaben des Kontos, wo der Einkauf
belastet wurde oder der Verkauf gutgeschrieben. Auf der ausgedruckten Einkaufs-Rechnung wird nun das belastete Konto und die Valuta eingetragen,
z.B. PayPal 03.05.2012. CHF 125.00. Das gleich gilt sinngemäss auch für die Verkaufs-Rechnungen, also die Debitoren-Rechnungen, wo das Konto des Zahlungseinganges
und das Valutadatum auf der ausgedruckten Kunden-Rechnung eingetragen wird, z.B. PayPal 53.5.2012 CHF 112.00 (evt. können auch gleich
die Spesen für den Verkauf auf die Debitoren-Rechnung eingetragen werden, also z.B. Spesen PayPal CHF 3.20)
Zahlungsplattformen
Wenn Sie Zahlungsplattformen wie z.B. PayPal für geschäftliche Zwecke nutzen, ist das für die Buchhaltung wie ein Bank-Konto. Wir benötigen daher auch
von diesen Konten Auszüge, wenn wie sagen, dass wir alle Auszüge aller Bank- und Postkonten benötigen.
ACHTUNG: Nicht alle Zahlungsplattformen geben in den Einzelposten-Auszügen die Kontosaldi wieder. Hier müssen Sie den Kontosaldo für ein bestimmtes
Datum separat oder auf einer separaten Saldo-Seite abgerufen werden. Die Buhhaltung benötigt für jedes Monatsende genau diese Saldo-Angaben, also den
Kontostand am Ende jedes Monats Ihrer Online-Konten auf Zahlungsplattformen. Dies wird zur Kontoabstimmung benötigt.
Für die Buchhaltung müssen die Rechnungen ausgedruckt werden. Dies gilt für Einkauf gleich wie für Verkauf. Auf den ausgedruckten Rechnungen muss dass
Zahldatum und das betroffene Konto stehen. Andere Lösungen lassen sich nur bei grossem Umfang sinnvoll und revisionsfähig realisieren.
Kern Finanzen Sonja Kern Büro Klingnau: Blitzbergweg 21 – CH-5313 Klingnau – Schweiz Tel. +41 79 - 455 08 25 – Fax: +41 56 - 245 20 56 Internet: www.kernfinanzen.ch – Mail: info@kernfinanzen.ch
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Alle Auszüge von Bank, Post und anderen Konten
Postcheck
Bank 1
Bank 2
Online Bank PayPal
Kasse
Wir benötigen jeweils von allen Konten insbesondere die Kontoauszüge mit den Einzelbewegungen (die einzelnen Belastungen und Gutschriften) und SaldoMeldungen
oder Saldo-Auszügen, wo die Kontosaldi nicht aus den Kontoauszügen ersichtlich sind. Ebenfalls benötigen wir auch die einzelnen Gutschriftund
Lastschrift-Anzeigen der einzelnen Konten, da oft erst dort Detailinformationen zu finden sind, die klar zuordnen lassen, zu was oder welchem Vorgang
die Zahlung oder Belastung genau gehört, also wie der Beleg zu buchen ist.
WICHTIG:
Die Kontoauszüge von Bank, Post, Online-Bank, Kasse etc. sind keine Buchungsbelege. Gebucht werden ausschliesslich Rechnungen von Kunden und Lieferanten
sowie Quittungen. Alle diese gebuchten Zahlungsbelege müssen sich in den Kontoauszügen widerspiegeln, d.h. zu finden sein. Die Kontoauszüge dienen
also dazu, die Vollständigkeit der zu verbuchenden Belege zu kontrollieren. Eine Besonderheit bilden dabei die Spesen und Zinsen für die Konten selbst,
denn hier sind die entsprechenden Kontoauszüge gleichzeitig die Buchungsbelege und Kontrollbelege.
Das Kassenbuch:
Kleine Einzelunternehmen müssen nicht unbedingt ein Kassenbuch führen. Wir führen dieses in der FIBU automatisch, solange wir die Ein- und Ausgänge sowie die Privat-Bezüge und -
Einlagen klar verifizieren können. Dies bedeutet aber nicht, dass wir irgendeine Verantwortung für den Kassenbestand hätten.
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Belege des Personalwesens
weitere Belege ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Andere Belege
weitere Belege ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
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Belege für den Abschluss
Ihre Notizen und weiteren Bemerkungen
Leistung die überzeugt
Ihr Kern-Team
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