Leistungssteuerung beim Bundesamt für Sport - Advellence

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Business Intelligence IT-SOLUTIONS Leistungssteuerung und des Controllings der Zielerreichung. Leistungsauftrag und Globalbudget) umgesetzt. Das Bundesamt für Sport BASPO, das seit 2001 als FLAG-Amt geführt wird, hat den Auftrag, den Sport und die Bewegung in der Schweiz und deren positive, nützliche und notwendige Rolle in der Gesellschaft zu fördern. Im Rahmen des FLAG-Konzepts definieren Bundesrat und Parlament die Strategie, das VBS die operativen Ziele des BASPO. Bundesrat und Parlament steuern das Bundesamt über einen vierjährigen Leistungsauftrag. Dieser legt Leistungs- und Wirkungsziele sowie die dafür zur Verfügung stehenden Ressourcen fest. Aus diesem Leistungsauftrag leiten sich die vier strategischen Geschäftsfelder des BASPO ab: Allgemeine Sport- und Bewegungsförderung, Bildung, Spitzensport sowie fairer und sicherer Sport. Das VBS schliesst Die Bewertungen sind frei gewählt und entsprechen nicht dem aktuellen Geschäftsstand mit dem BASPO eine jährliche Leistungsvereinbarung ab. Die Zielerreichung wird mit einem entsprechenden Controlling sichergestellt. Das VBS definiert Ziele im Rahmen von vier Produktgruppen: Sportförderung, Eidgenössische Hochschule für Sport Magglingen EHSM, Infrastruktur und Betrieb sowie Nationales Jugendsportzentrum Tenero CST. Neue Prozesse in der Leistungssteuerung Als FLAG-Amt kann das BASPO selbständig über den wirkungsvollen Einsatz des Globalbudgets entscheiden und selbst generierte Mittel wieder einsetzen. Der Umbau zu einem Dienstleistungszentrum mit erhöhter Ergebnisverantwortung und erweiterter betrieblicher Autonomie forderte aber neue Prozesse im Bereich der Ganzheitliche Lagebeurteilung dank Dashboards Die übersichtlichen Dashboards mit der grafischen Darstellung in Form eines Ampelsystems erlauben der Geschäftsleitung eine proaktive und ganzheitliche Beurteilung der Zielerreichung. Strategische und operative Ziele werden integriert berücksichtigt und Abhängigkeiten sichtbar gemacht. Dies unterstützt das BASPO dabei, seine Ressourcen optimal für die Erfüllung seines Leistungsauftrags einzusetzen. Quartalsweise werden Abweichungen im Bereich der Finanzen oder Probleme bei der Programmumsetzung rapportiert. Entsprechend können Korrekturmassnahmen frühzeitig unter der Berücksichtigung der Gesamtsituation ergriffen werden. Die Lösung dient damit auch als Risiko- und Frühwarnsystem. Um den erweiterten Handlungsspielraum als FLAG-Amt optimal zu nutzen, benötigt das BASPO ein integriertes Leistungs steuerungssystem, das sowohl das operative als auch das strategische Controlling berücksichtigt: Parallel zum internen Reporting für die operative Führung und Steuerung des Bundesamtes muss das BASPO die Zielerreichung gemäss Leistungsvereinbarung halbjährlich an das VBS und gemäss strategischem Leistungs auftrag alle vier Jahre an Bundesrat und Parlament berichten. Das strategische und das operative Controlling erfordern unterschiedliche Aufbereitungslogiken derselben Informationen. Zur Minimierung des Aufwands für die verschiedenen Reportings suchte das BASPO eine Lösung, um die Informationen zur Zielerreichung möglichst nur einmal zu erfassen und automatisch den verschiedenen Zielen und Anspruchsgruppen zuzuordnen. Die Lösung Gemeinsam mit dem Schweizer Solution Provider Advellence hat das BASPO den gesamten Leistungssteuerungsprozess von der Bewertung der Zielerreichung über die Aufbereitung der Informationen bis zur Berichterstattung an die verschiedenen Anspruchsgruppen mit einem integrierten Leistungssteuerungssystem abgebildet. Nachvollziehbare Konsolidierung Die Analyse- und Konsolidierungsfunktionen von PerformancePoint Server 2007 erlauben die automatische, aber auch einfach modifizierbare Zuordnung der Leistungsbeurteilungen zu den verschiedenen operativen und strategischen Leistungszielen. Die Nachvollziehbarkeit ist gewährleistet, weil die Geschäftsleitung jederzeit auf die Detailbewertungen zurückgreifen kann. Durch die Konsolidierung wird auch eine Plausibilisierung der Ergebnisse erreicht, weil verschiedene Sichten in eine Bewertung einfliessen. Mit der Erweiterung der Lösung um die Überwachung der Korrekturmassnahmen wird der gesamte Controllingprozess unterstützt. SKR 3/09 3
IT-SOLUTIONS Business Intelligence Dezentrale Bewertung der Zielerreichung In einer .NET Applikation (RadarInput) erfassen die Produktverantwortlichen quartalsweise ihre Beurteilung der Zielerreichung. Sie bewerten sowohl den aktuellen Stand als auch die zu erwartende Entwicklung als «planmässig», «kritisch» oder «sehr kritisch». Diese Bewertung begründen sie mit einem Kommentar und schlagen wenn nötig Korrekturmassnahmen vor. Haben die Produktverantwortlichen ihre Bewertung abgeschlossen, werden die zuständigen Produktgruppenverantwortlichen automatisch per E-Mail informiert, so dass sie die vorhandenen Werte in der .NET Applikation um ihre Einschätzungen ergänzen können. Auch unterstützende Fachbereiche wie die Informatik-, die Personal- und die Finanzabteilung bewerten die Entwicklung des Betriebs aus ihrer Sicht quartalsweise. Der Personalverantwortliche erfasst seine Bewertung der Mitarbeiterstruktur, der Absenzen, der Rekrutierung und der Aus- und Weiterbildung. Der Finanzverantwortliche bewertet gemäss Budgetierung den angefallenen Aufwand, die Erträge und Investitionen sowie die Kostendeckung. Der Stand von strategischen Projekten und «Hotspots» wird ebenfalls von den zuständigen Personen in der Applikation rapportiert. In Office PerformancePoint Server 2007 werden sämtliche Bewertungen für das operative und das strategische Controlling analysiert, konsolidiert und gewichtet. Zentrale und standardisierte Reports Über Office SharePoint Server 2007 hat die Geschäftsleitung des BASPO Zugriff auf das konsolidierte Reporting. Im Dashboard sind die Bewertungen zu den strategischen Geschäftsfeldern, den Produktgruppen, den Finanzen, der IT, dem Personal, wichtigen Projekten und «Hotspots» in Form von Scorecards zusammengefasst. Die Farben Grün, Gelb und Rot informieren auf einen 4 SKR 3/09 Blick über kritische Produkte oder Prozesse. Mittels einer Filterfunktion kann die Geschäftsleitung die Bewertung aus Sicht des Produktverantwortlichen, des Produktgruppenverantwortlichen oder des Verantwortlichen eines strategischen Geschäftsfelds nachvollziehen. Anhand der Bewertungen kann sie den Stand der Zielerreichung ganzheitlich erfassen und Entscheidungen über geeignete Korrekturmassnahmentreffen. Schrittweise können die Mitglieder der Geschäftsleitung zu den detaillierten Bewertungen, Kommentaren und allfällig vorgeschlagenen Korrekturmassnahmen pro Produkt oder Abteilung navigieren. Das Dashboard kann an Geschäftsleitungssitzungen eingesetzt werden und bildet die Grundlage für die Rapportierung an die zuständigen Aufsichtsorgane. Um auf die PerformancePoint Dashboards zuzugreifen ist keine Client-seitige Applikation notwendig, der Zugriff geschieht direkt über den Internet Explorer. Das so genannte Cockpit, das Übersichtsportal der Lösung, erlaubt den Entscheidungsträgern sich innert kürzester Zeit einen Überblick über den Geschäftsverlauf zu verschaffen. Über die klassische Drill Down- Funktion können diese sich beispielsweise bei rot angezeigten Bereichen bzw. den zielkritischen Bereichen, ein Bild verschaffen, in dem sie dem Ganzen bis auf die Detailebene hinab auf den Grund gehen. Ebenso kann die Performance in einem Bereich mit der Leistung in vorgegangenen Perioden verglichen werden. Auch die aktuellen Trends werden veranschaulicht. Sämtliche Dashboards sind intuitiv gestaltet, so dass sich der Anwender mühelos durch die verschiedenen Ebenen navigieren kann. Je nachdem, in wiefern die anvisierten Ziele für die entsprechende Zeitperiode erreicht sind, leuchten die Bereiche gelb, grün oder rot auf. Damit die Dashboards auch aussagekräftig sind, wurde alles auf Basis von Key Performance Indicators (KPIs) erstellt, die im Rahmen einer eingehenden Analyse definiert wurden. Die Bewertungen sind frei gewählt und entsprechen nicht dem aktuellen Geschäftsstand Bundesamt für Sport BASPO Das Bundesamt für Sport BASPO mit Hauptsitz in Magglingen im Kanton Bern fördert den Sport und seine Werte - für alle Alters- und Leistungsgruppen, über alle sozialen und kulturellen Grenzen hinweg. Als Kompetenzzentrum des Bundes für den Schweizer Sport ist es dem Eidg. Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport angegliedert. www.baspo.admin.ch Mit der Einführung des integrierten Leistungssteuerungssystems auf der Basis von PerformancePoint Server 2007 erreicht das BASPO, dass die Zielerreichung einmal von den Verantwortlichen bewertet werden muss und anschliessend automatisch den verschiedenen Zieldimensionen und Anspruchsgruppen zugeordnet wird. Kürzere Durchlaufzeiten Der Bewertungsprozess ist transparent und standardisiert. Die einmalige Erhebung der erbrachten Leistungen und ihre Bewertung erleichtert den Verantwortlichen die Arbeit. Der benutzerfreundliche . NET Client zeigt dem jeweiligen Benutzer nur die für ihn relevanten Ziele und Eingabefelder und begleitet ihn durch den gesamten Prozess. Die Durchlaufzeit der Bewertung wurde reduziert, weil die Verantwortlichen ihre Beurteilungen parallel erfassen können. In der bisherigen Lösung, die auf einer Microsoft ® Office Excel ® Tabelle beruhte, konnten die Verantwortlichen ihre Bewertung nur sequenziell erfassen. Mit der neuen Lösung müssen die Produktgruppenverantwortlichen nur die Bewertung durch die Produktverantwortlichen abwarten. Da sie jedoch automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, sobald die ihnen unterstellten Produktverantwortlichen ihre Eingabe abgeschlossen haben, werden Liegezeiten reduziert. Abschliessend bleibt festzuhalten, dass das BASPO, nach Implementation der neuen Lösung, heute über einen internen Leistungssteuerungsprozess verfügt, der in Bezug auf Effizienz und Effektivität den geforderten Ansprüchen gerecht wird. Advellence Solutions AG Geerenstrasse 10 CH-8304 Wallisellen Tel. 044 832 50 30 www.advellence.com
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