Leistungssteuerung beim Bundesamt für Sport - Advellence

IT-SOLUTIONS
Business Intelligence
Leistungssteuerung
beim Bundesamt für Sport
von Pascal E. Hasler*
Als FLAG 1 -Amt mit einer Hochschule hat das BASPO komplexe Anforderungen an die Leistungssteuerung, die
nur mit einer integrierten Controllinglösung effizient erfüllt werden können. Das BASPO organisiert mit dem
Microsoft Office PerformancePoint Server 2007 den Controllingprozess sowie die Zuordnung der Leistungsindikatoren
zum strategischen Leistungsauftrag und zur operativen Leistungsvereinbarung.
Pascal Hasler ist Partner der Advellence
Solutions AG. Er berät Kunden im Bereich
Business Intelligence und kundenspezifische
Applikationsentwicklungen. Seit 1996 ist er
zudem Microsoft Certified Solutions Developer.
Mit der neuen Lösung für die Leistungssteuerung
erfasst das BASPO die Bewertung
der Zielerreichung schneller, nur einmal
und weitgehend parallel. Eine managementgerechte
Konsolidierung und
Aufbereitung der Informationen erfolgt
automatisch und nachvollziehbar. Dadurch
erhält das BASPO eine ganzheitliche Lageübersicht,
die dem Risikomanagement
dient und das organisationsweite Verständnis
über die Ziele, deren Erfüllungsgrad und
die getroffenen Massnahmen fördert. 1
«Mit dem integrierten Controllingsystem
auf der Basis von Microsoft Office Perfor­
1 Hinter der Abkürzung FLAG verbirgt sich das
New Public Management Modell der Bundesverwaltung.
Dieses soll die Verwaltung der
Bundesämter effektiver und effizienter machen.
Das Motto lautet: «Führung mit Leistungsauftrag
und Globalbudget».
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mance Point Server 2007 bilden wir den
komplexen Prozess der Leistungssteuerung
und die flexible Zuordnung der Leistungsindikatoren
zu den unterschiedlichen Zielen
vollumfänglich ab», so Hanspeter Wägli,
Leiter Finanzen und Controlling, BASPO
Das Bundesamt für Sport BASPO wird als
FLAG-Amt geführt, das heisst, es erfüllt
seinen Leistungsauftrag mittels Globalbudget.
Der Handlungsspielraum, das Budget
ziel- und wirkungsorientiert einzusetzen
und Einnahmen zu generieren, erfordert
ein System zur Leistungssteuerung, das die
Geschäftsleitung proaktiv und umfassend
informiert und unterschiedliche Berichterstattungen
an VBS, Bundesrat und Parlament
ermöglicht. In einer .NET Applikation
erfassen die einzelnen Verantwortlichen im
BASPO quartalsweise ihre Bewertung der
Zielerreichung. Microsoft ® Office PerformancePoint
® Server 2007
konsolidiert die Kennzahlen
automatisch zu Dashboards,
die der zielorientierten Führung
sowie der Berichterstattung
an die verschiedenen
Anspruchsgruppen dienen.
Das Reporting erlaubt der
Geschäftsleitung eine ganzheitliche
Lagebe urteilung. Die
interne Kommunikation der
Ziele, der Kennzahlen sowie
der getroffenen Massnahmen
via Microsoft ® Office
SharePoint ® Server 2007 fördert
das wirkungsorientierte
Denken im BASPO.
«Aufgrund der Konsolidierungslogik
der neuen Lösung
können die Bewertungen
zur Zielerreichung sowohl
für das interne Controlling
Die Bewertungen sind frei
gewählt und entsprechen nicht
dem aktuellen Geschäftsstand
als auch für das exter ne Reporting verwendet
werden. Dies fördert die Effizienz
und Effektivität des Leistungssteuerungsprozesses.»
sagt Hanspeter Wägli, Leiter
Finanzen und Controlling, BASPO und
fährt fort: «Als FLAG-Amt sind wir auf ein
wirksames Controlling angewiesen, um
die wachsenden Aufgaben mit den vorhandenen
Ressourcen zu erfüllen.»
Wirkungsorientierte Steuerung
Die Politik erwartet von der Verwaltung
eine qualitativ hochstehende Problemlösungskapazität.
Das wegleitende Konzept
für eine effektive und effiziente Verwaltung
heisst wirkungsorientierte Verwaltungsführung.
In der Bundesverwaltung
werden Grundideen und Ziele der wirkungsorientierten
Verwaltungsführung
unter der Bezeichnung FLAG (Führen mit

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Leistungssteuerung und des Controllings
der Zielerreichung.
Leistungsauftrag und Globalbudget) umgesetzt.
Das Bundesamt für Sport BASPO,
das seit 2001 als FLAG-Amt geführt wird,
hat den Auftrag, den Sport und die Bewegung
in der Schweiz und deren positive,
nützliche und notwendige Rolle in der Gesellschaft
zu fördern.
Im Rahmen des FLAG-Konzepts definieren
Bundesrat und Parlament die Strategie,
das VBS die operativen Ziele des BASPO.
Bundesrat und Parlament steuern das
Bundesamt über einen vierjährigen Leistungsauftrag.
Dieser legt Leistungs- und
Wirkungsziele sowie die dafür zur Verfügung
stehenden Ressourcen fest. Aus diesem
Leistungsauftrag leiten sich die vier
strategischen Geschäftsfelder des BASPO
ab: Allgemeine Sport- und Bewegungsförderung,
Bildung, Spitzensport sowie
fairer und sicherer Sport. Das VBS schliesst
Die Bewertungen sind frei
gewählt und entsprechen nicht
dem aktuellen Geschäftsstand
mit dem BASPO eine jährliche Leistungsvereinbarung
ab. Die Zielerreichung wird
mit einem entsprechenden Controlling
sichergestellt. Das VBS definiert Ziele im
Rahmen von vier Produktgruppen: Sportförderung,
Eidgenössische Hochschule für
Sport Magglingen EHSM, Infrastruktur und
Betrieb sowie Nationales Jugendsportzentrum
Tenero CST.
Neue Prozesse
in der Leistungssteuerung
Als FLAG-Amt kann das BASPO selbständig
über den wirkungsvollen Einsatz des
Globalbudgets entscheiden und selbst generierte
Mittel wieder einsetzen. Der Umbau
zu einem Dienstleistungszentrum mit
erhöhter Ergebnisverantwortung und erweiterter
betrieblicher Autonomie forderte
aber neue Prozesse im Bereich der
Ganzheitliche Lagebeurteilung dank Dashboards
Die übersichtlichen Dashboards mit der grafischen Darstellung in Form eines Ampelsystems
erlauben der Geschäftsleitung eine proaktive und ganzheitliche Beurteilung
der Zielerreichung. Strategische und operative Ziele werden integriert berücksichtigt
und Abhängigkeiten sichtbar gemacht. Dies unterstützt das BASPO dabei, seine Ressourcen
optimal für die Erfüllung seines Leistungsauftrags einzusetzen. Quartalsweise
werden Abweichungen im Bereich der Finanzen oder Probleme bei der Programmumsetzung
rapportiert. Entsprechend können Korrekturmassnahmen frühzeitig unter
der Berücksichtigung der Gesamtsituation ergriffen werden. Die Lösung dient damit
auch als Risiko- und Frühwarnsystem.
Um den erweiterten Handlungsspielraum als
FLAG-Amt optimal zu nutzen, benötigt das
BASPO ein integriertes Leistungs steuerungssystem,
das sowohl das operative als
auch das strategische Controlling berücksichtigt:
Parallel zum internen Reporting für
die operative Führung und Steuerung des
Bundesamtes muss das BASPO die Zielerreichung
gemäss Leistungsvereinbarung halbjährlich
an das VBS und gemäss strategischem
Leistungs auftrag alle vier Jahre an
Bundesrat und Parlament berichten.
Das strategische und das operative Controlling
erfordern unterschiedliche Aufbereitungslogiken
derselben Informationen.
Zur Minimierung des Aufwands für die verschiedenen
Reportings suchte das BASPO
eine Lösung, um die Informationen zur
Zielerreichung möglichst nur einmal zu erfassen
und automatisch den verschiedenen
Zielen und Anspruchsgruppen zuzuordnen.
Die Lösung
Gemeinsam mit dem Schweizer Solution
Provider Advellence hat das BASPO den
gesamten Leistungssteuerungsprozess
von der Bewertung der Zielerreichung über
die Aufbereitung der Informationen bis zur
Berichterstattung an die verschiedenen
Anspruchsgruppen mit einem integrierten
Leistungssteuerungssystem abgebildet.
Nachvollziehbare
Konsolidierung
Die Analyse- und Konsolidierungsfunktionen
von PerformancePoint Server 2007
erlauben die automatische, aber auch
einfach modifizierbare Zuordnung der
Leistungsbeurteilungen zu den verschiedenen
operativen und strategischen
Leistungszielen. Die Nachvollziehbarkeit
ist gewährleistet, weil die Geschäftsleitung
jederzeit auf die Detailbewertungen
zurückgreifen kann. Durch die Konsolidierung
wird auch eine Plausibilisierung
der Ergebnisse erreicht, weil verschiedene
Sichten in eine Bewertung
einfliessen. Mit der Erweiterung der Lösung
um die Überwachung der Korrekturmassnahmen
wird der gesamte
Controllingprozess unterstützt.
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Dezentrale Bewertung
der Zielerreichung
In einer .NET Applikation (RadarInput) erfassen
die Produktverantwortlichen quartalsweise
ihre Beurteilung der Zielerreichung.
Sie bewerten sowohl den aktuellen
Stand als auch die zu erwartende Entwicklung
als «planmässig», «kritisch» oder «sehr
kritisch». Diese Bewertung begründen sie
mit einem Kommentar und schlagen wenn
nötig Korrekturmassnahmen vor. Haben
die Produktverantwortlichen ihre Bewertung
abgeschlossen, werden die zuständigen
Produktgruppenverantwortlichen automatisch
per E-Mail informiert, so dass sie
die vorhandenen Werte in der .NET Applikation
um ihre Einschätzungen ergänzen
können. Auch unterstützende Fachbereiche
wie die Informatik-, die Personal- und die
Finanzabteilung bewerten die Entwicklung
des Betriebs aus ihrer Sicht quartalsweise.
Der Personalverantwortliche erfasst seine
Bewertung der Mitarbeiterstruktur, der Absenzen,
der Rekrutierung und der Aus- und
Weiterbildung. Der Finanzverantwortliche
bewertet gemäss Budgetierung den angefallenen
Aufwand, die Erträge und Investitionen
sowie die Kostendeckung. Der Stand
von strategischen Projekten und «Hotspots»
wird ebenfalls von den zuständigen
Personen in der Applikation rapportiert. In
Office PerformancePoint Server 2007 werden
sämtliche Bewertungen für das operative
und das strategische Controlling analysiert,
konsolidiert und gewichtet.
Zentrale und standardisierte Reports
Über Office SharePoint Server 2007 hat die
Geschäftsleitung des BASPO Zugriff auf das
konsolidierte Reporting. Im Dashboard sind
die Bewertungen zu den strategischen Geschäftsfeldern,
den Produktgruppen, den
Finanzen, der IT, dem Personal, wichtigen
Projekten und «Hotspots» in Form von
Scorecards zusammengefasst. Die Farben
Grün, Gelb und Rot informieren auf einen
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Blick über kritische Produkte oder Prozesse.
Mittels einer Filterfunktion kann die Geschäftsleitung
die Bewertung aus Sicht des
Produktverantwortlichen, des Produktgruppenverantwortlichen
oder des Verantwortlichen
eines strategischen Geschäftsfelds
nachvollziehen. Anhand der Bewertungen
kann sie den Stand der Zielerreichung ganzheitlich
erfassen und Entscheidungen über
geeignete Korrekturmassnahmentreffen.
Schrittweise können die Mitglieder der Geschäftsleitung
zu den detaillierten Bewertungen,
Kommentaren und allfällig vorgeschlagenen
Korrekturmassnahmen pro
Produkt oder Abteilung navigieren. Das
Dashboard kann an Geschäftsleitungssitzungen
eingesetzt werden und bildet die
Grundlage für die Rapportierung an die
zuständigen Aufsichtsorgane. Um auf die
PerformancePoint Dashboards zuzugreifen
ist keine Client-seitige Applikation notwendig,
der Zugriff geschieht direkt über den
Internet Explorer.
Das so genannte Cockpit, das Übersichtsportal
der Lösung, erlaubt den Entscheidungsträgern
sich innert kürzester Zeit einen
Überblick über den Geschäftsverlauf zu
verschaffen. Über die klassische Drill Down-
Funktion können diese sich beispielsweise
bei rot angezeigten Bereichen bzw. den
zielkritischen Bereichen, ein Bild verschaffen,
in dem sie dem Ganzen bis auf die
Detailebene hinab auf den Grund gehen.
Ebenso kann die Performance in einem Bereich
mit der Leistung in vorgegangenen
Perioden verglichen werden. Auch die aktuellen
Trends werden veranschaulicht.
Sämtliche Dashboards sind intuitiv gestaltet,
so dass sich der Anwender mühelos
durch die verschiedenen Ebenen navigieren
kann. Je nachdem, in wiefern die anvisierten
Ziele für die entsprechende Zeitperiode
erreicht sind, leuchten die Bereiche gelb,
grün oder rot auf. Damit die Dashboards
auch aussagekräftig sind, wurde alles auf
Basis von Key Performance Indicators (KPIs)
erstellt, die im Rahmen einer eingehenden
Analyse definiert wurden.
Die Bewertungen sind frei gewählt
und entsprechen nicht dem aktuellen
Geschäftsstand
Bundesamt für Sport BASPO
Das Bundesamt für Sport BASPO mit
Hauptsitz in Magglingen im Kanton
Bern fördert den Sport und seine Werte
- für alle Alters- und Leistungsgruppen,
über alle sozialen und kulturellen Grenzen
hinweg. Als Kompetenzzentrum
des Bundes für den Schweizer Sport ist
es dem Eidg. Departement für Verteidigung,
Bevölkerungsschutz und Sport
angegliedert.
www.baspo.admin.ch
Mit der Einführung des integrierten
Leistungssteuerungssystems
auf der Basis
von PerformancePoint Server
2007 erreicht das
BASPO, dass die Zielerreichung
einmal von den Verantwortlichen
bewertet werden muss und
anschliessend automatisch den verschiedenen
Zieldimensionen und Anspruchsgruppen
zugeordnet wird.
Kürzere Durchlaufzeiten
Der Bewertungsprozess ist transparent
und standardisiert. Die einmalige Erhebung
der erbrachten Leistungen und ihre
Bewertung erleichtert den Verantwortlichen
die Arbeit. Der benutzerfreundliche .
NET Client zeigt dem jeweiligen Benutzer
nur die für ihn relevanten Ziele und Eingabefelder
und begleitet ihn durch den gesamten
Prozess. Die Durchlaufzeit der
Bewertung wurde reduziert, weil die Verantwortlichen
ihre Beurteilungen parallel
erfassen können. In der bisherigen Lösung,
die auf einer Microsoft ® Office Excel ® Tabelle
beruhte, konnten die Verantwortlichen
ihre Bewertung nur sequenziell erfassen.
Mit der neuen Lösung müssen die
Produktgruppenverantwortlichen nur die
Bewertung durch die Produktverantwortlichen
abwarten. Da sie jedoch automatisch
per E-Mail benachrichtigt werden,
sobald die ihnen unterstellten Produktverantwortlichen
ihre Eingabe abgeschlossen
haben, werden Liegezeiten reduziert.
Abschliessend bleibt festzuhalten, dass das
BASPO, nach Implementation der neuen
Lösung, heute über einen internen Leistungssteuerungsprozess
verfügt, der in
Bezug auf Effizienz und Effektivität den
geforderten Ansprüchen gerecht wird.
Advellence Solutions AG
Geerenstrasse 10
CH-8304 Wallisellen
Tel. 044 832 50 30
www.advellence.com