VHB HOCHBAU - Ausgabe März 2012 - VergabeBrief.de

III.2
Verhandlungsgegenstände sind neben den in 4.1.2 genannten Auftragskriterien im Wesentlichen:
- die Auftragsbedingungen
- die Präzisierung der Leistungsinhalte und -ergebnisse
- die Vergütung
- die Termine und Fristen der Abwicklung
- das eingesetzte Personal
- Fremdleistungsanteile
Die mit den Verhandlungsteilnehmern einzeln zu führenden Verhandlungsgespräche sind aus Gründen
der Transparenz zu dokumentieren. Diese Gesprächsprotokolle sollen grundsätzlich auch die direkten
Antworten der Bewerber/Bieter enthalten und den Beteiligten zur Kenntnis und Gegenzeichnung gegeben
werden um Einvernehmen zum Gesprächsergebnis zu dokumentieren.
Aus diesen Gesprächsprotokollen und den weiteren Erkenntnissen aus der Auswertung der ggfs.
eingegangenen Unterlagen sowie den eigentlichen Verhandlungsergebnissen entsteht das Einzelprotokoll
je Verhandlungsteilnehmer. Einzelprotokolle und Bewertungstabellen sind im Vergabevermerk als Anlage
beizufügen.
Damit wird die für Dritte erforderliche Nachvollziehbarkeit des Verhandlungsergebnisses sichergestellt in
Bezug auf die subjektiven und objektiven Einschätzungen der Bewerber, deren Verhalten und
persönlichen Präsentation.
Ist für die Vergütung der vorgesehenen Leistung eine Gebühren- oder Honorarordnung anzuwenden, ist
deren Rahmen Maßstab für alle Verhandlungen in diesem Zusammenhang. Die VOF verlangt die
bestmögliche wirtschaftliche Leistung, nicht die billigste; das Kriterium Preis/Honorar bewegt sich also in
den im Einzelfall anzuwendenden gesetzlichen Grenzen soweit diese keine etwaige Öffnungsklausel
innehaben.
Findet die HOAI Anwendung, ist die Honorarzone kein Wettbewerbskriterium, da diese der Festlegung
durch die zwingenden Regelungen der HOAI unterliegt.
Liegen Verdachtsmomente über ungewöhnlich niedrige Preise vor, sind die Bewerber zunächst aus
Beweisgründen grundsätzlich schriftlich zur Aufklärung aufzufordern. Ein Unterlassen einer solchen
Sachverhaltsaufklärung führt zur Rechtswidrigkeit des Vergabeverfahrens.
Ungewöhnlich niedrige Preise können ihre Ursache ggfs. in staatlichen Beihilfen haben. Eine
Anerkennung solcher Beihilfen ist immer dann zu treffen, wenn diese Beihilfen rechtmäßig sind.
Rechtmäßigkeit liegt vor, wenn eine staatliche Beihilfe mit dem gemeinsamen Markt vereinbar ist; diese
Feststellung trifft die Europäische Kommission (KOM) nach Art. 197 ff AEUV. Ein berechtigter Verdacht
der Unrechtmäßigkeit ist der KOM mitzuteilen, die im Rahmen der Beihilfenaufsicht tätig wird.
4.4. Vergabeentscheidung
Den Verhandlungen folgt die Entscheidung, an welchen Bieter/Bewerber der Auftrag vergeben werden
soll (Vergabeentscheidung).
Die Auswahl des Bewerbers/Bieters, der die bestmöglichste Leistungserbringung erwarten lässt (§ 11
Abs. 6 VOF) bzw. die im Hinblick auf die Aufgabe am ehesten die Gewähr für eine sachgerechte und
qualitätsvolle Leistungserfüllung bietet (§ 20 Abs. 1 VOF), ist ausschließlich im Rahmen der bekannt
gemachten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung zu treffen.
4.5 Information der Bieter/Bewerber
Über die Vergabeentscheidung ist zunächst den nichtberücksichtigten Bietern/Bewerbern eine
Information mit Muster III.12 VHF zu erteilen über den Namen des vorgesehenen Auftragnehmers sowie
die Gründe der Nichtberücksichtigung.
Der Bieter/Bewerber, dessen Angebot angenommen werden soll, ist zeitgleich von dieser Absicht mit
Muster III.13 VHF zu informieren.
Es empfiehlt sich, diese Informationen vorab als Telefax zu versenden, da mit dem Sendebericht ein
Zugangsbeleg vorliegt und die Wartefrist von 15 auf 10 Kalendertage verkürzt wird.
4.6. Auftragserteilung
© VHF Bayern – Stand April 2011
Seite 9 von 10