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Zeitmanagement. Die Erfolgsfaktoren Zeitplanung soll dabei nicht Selbstzweck sein, sondern helfen, mehr aus dem eigenen Leben zu machen. Die folgenden Grundregeln helfen Ihnen beim erfolgreichen Zeitmanagement. 1. Ziele haben Macht. Sobald Sie sich konkret etwas vorgenommen haben, konzentriert sich der ganze Körper darauf. Sie sehen, hören und fühlen Dinge, die mit Ihrem Ziel verbunden sind. Setzen Sie sich realistische Ziele und legen Sie Ihre Ziele schriftlich in Tages-, Wochen- und Monatsplänen fest. Dazu können Sie selbst Pläne erstellten, Zeitplanbücher kaufen oder elektronische Kalender benutzen. 2. Das Aufschreiben Ihrer Ziele ist sehr wichtig: Erst dadurch wird aus Ihren Wünschen - die ja bis dahin nur in Ihrem Kopf existierten - etwas Materielles. Durch das Aufschreiben wird Ihr Ziel geboren und damit erhöhen Sie die Kraft Ihrer Ziele. Aus bloßen Gedanken wird nun ein konkretes Vorhaben. Gerade weil Ziele eine besondere Macht haben, ist eines besonders wichtig: Überlegen Sie sich immer genau und detailliert, was Sie sich als Ziel vornehmen und welche Konsequenzen sich daraus ergeben können. Denken Sie daran: Sie können das Ziel tatsächlich erreichen! 3. Die erste Regel für das Formulieren von Zielen ist, dass ein Ziel immer positiv Irmuliert sein sollte. Vermeiden Sie Verneinungen. Wenn Sie in ein Restaurant gehen, sagen Sie dem Ober auch nicht, was Sie alles nicht wollen, sondern Sie sagen ihm sehr genau, was er Ihnen bringen soll. Mit Zielen ist es genauso. Schreiben Sie als Ziel immer das auf, was Sie haben wollen und nicht, was Sie nicht mehr wollen. Formulieren Sie ein Ziel immer so, als ob Sie es bereits erreicht haben. Dadurch programmieren Sie sich sehr effektiv darauf, dieses Ziel tatsächlich zu erreichen. 4. Es nutzt nichts, sich Ziele zu setzen, auf die Sie keinen Einfluss haben. Wenn Sie keinen Einfluss auf die Faktoren haben, handelt es sich nicht um ein Ziel, sondern eher um einen Wunsch. Ihre Ziele müssen durch Sie selbst erreichbar sein. Wenn unser Ziel von anderen abhängt, liegt das Erreichen des Zieles nicht in unserer Hand. 5. Wenn hier davon die Rede ist, dass Ihr Ziel von Ihnen selbst erreichbar sein muss, so soll das nicht heißen, dass Sie keine Hilfe suchen oder annehmen können. Sie können sich jederzeit helfen lassen und Leute darum bitten, Ihnen zu helfen. Das ist sogar in den meisten Fällen zu empfehlen, da uns andere Menschen viel dabei helfen können, ein Ziel zu erreichen. 6. Man muss bei den Aufgaben Prioritäten immer wieder neu setzen. Sonnst verschwenden Sie Ihre Kräfte. Prioritäten lassen sich nach dem ABCD-Schema setzen: Beginnen Sie früh morgens, wenn Sie noch ausgeruht sind, mit einer A-Aufgabe. A-Aufgaben sollten den Hauptteil Ihrer Arbeitszeit einnehmen. Widmen Sie danach Ihre Zeit den B-Aufgaben. Die C-Aufgaben können Sie dazwischen erledigen. Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe zur Zeit und führen Sie dies nach Möglichkeit konsequent zu Ende. Beurteilen Sie, was wirklich wichtig und „nur" dringend ist und versuchen Sie, die wichtigen Aufgaben nicht wegen anderer Aufgaben zu vernachlässigen. 7. Planen Sie am Vorabend den nächsten Arbeitstag. Nehmen Sie sich dafür ungefähr zehn Minuten Zeit. Was muss ich morgen erledigen? Schreiben Sie solche Aufgaben auf. Auch Unerledigtes vom Vortag
wird mit übertragen. Was ist am wichtigsten? Setzen Sie Prioritäten mit Hilfe der ABCD-Analyse. Wann müssen die Aufgaben erledigt sein? Platzieren Sie die Aufgaben im Tages- oder Wochenplan. Wie viel Zeil brauche ich wofür? Setzen Sie sich ein möglichst realistisches Zeitlimit für die einzelnen Aufgaben. Oft wird empfohlen, nur 60 Prozent der Arbeitszeit zu verplanen und 40 Prozent als Reserve für Unvorhergesehenes und Spontanes zu lassen. 8. Es gibt immer viele Gründe, unsere Vorhaben zu verschieben. Irgendwann geraten sie so in Vergessenheit. Sie können aber etwas dafür tun, dass Sie Ihre Ziele nicht gleich wieder aus den Augen verlieren: Schreiben Sie sich die nächsten Schritte für Ihr Ziel auf - und zwar solche, mit denen Sie sofort beginnen können. Und dann fangen Sie auch sofort an! Fragen Sie sich z.B.: Welche konkreten Schritte kann ich schon morgen für mein Ziel angehen? Worüber brauche ich noch mehr Informationen? Und wo bekomme ich diese Informationen? 9. Legen Sie von vornherein fest, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe brauchen. Üben Sie sich darin, den Zeitaufwand für Aufgaben nach und nach immer realistischer einzuschätzen. Das geht nur durch Versuch und Irrtum. Trotz aller Planung muss man aber flexibel bleiben: Im Laufe des Tages kann eine Umstellung der Tagesplanung nötig sein. Dann können Sie ruhig die eher unwichtigen Aufgaben verschieben.Schließlich soll der Tagesplan kein starres Schema sein, sondern eher eine Richtschnur. 10. Denken Sie bei Ihrer Planung daran, wann Sie Ihr Leistungshoch haben.Die Leistungskurve ist zwar bei jedem Menschen individuell, aber die grundsätzlichen Tendenzen sind dieselben. Gewöhnlich zeigt der Biorhythmus bei allen Menschen am Vormittag ein Hoch, am frühen Nachmittag ein Tief. Wann Sie am besten arbeiten können („Morgenmensch" oder „Abendmensch"), müssen Sie selbst durch Beobachtung herausfinden. Die Hoch-Zeiten reservieren Sie für Ihre Hauptaufgaben, in den Tiefphasen lassen sich gut Routineaufgaben erledigen. b) Besprechen Sie im Plenum, warum Sie sich für diese Überschriften entschieden haben. Begründen Sie kurz Ihre Meinung. c) Lesen Sie den Text noch einmal durch und erstellen Sie Notizzettel zu jeden Tipp. Beachten Sie, dass Sie auf die Notizzettel nur Stichwörter und keine Sätze schreiben dürfen. Ziele setzen ….. ….. • …. • … • …. ….
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