Dr. Sabine Habermalz - eu-DAAD
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<strong>Dr</strong>. <strong>Sabine</strong> <strong>Habermalz</strong>, Universität Ulm<br />
ERASMUS Regionaltagung Bamberg 06.10.2011<br />
ERASMUS Staff Training Week<br />
im regionalen Verbund:<br />
Ein Modell (nicht nur) für kleinere Hochschulen
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ERASMUS Staff Training Week im regionalen Verbund | <strong>Dr</strong>. <strong>Sabine</strong> <strong>Habermalz</strong> | 06.10.2011<br />
ERASMUS Mobilitätstypen<br />
ERASMUS-Klassiker<br />
Seit 2007 (LLP)<br />
Studierendenmobilität<br />
Auslandsstudium<br />
SMS<br />
Studierendenmobilität<br />
Auslandspraktikum<br />
SMS<br />
Mobilität zu<br />
Unterrichtszwecken<br />
STA<br />
Mobilität zu<br />
Fort- und Weiterbildungszwecken<br />
STT
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STT Outgoing Mobilität<br />
„Eine tolle Möglichkeit … aber nicht für mich … nicht im Moment“<br />
• Nicht abkömmlich für eine volle Woche – zu viel Arbeit (die liegen bliebe)<br />
• Mangelnde Sprachkenntnisse / mangelndes Vertrauen in die eigenen<br />
Sprachkenntnisse)<br />
• Abgeschreckt durch<br />
• Formalitäten (Mobilitätsantrag, Work Program, Bericht)<br />
• Suche nach geeigneter Gastinstitution<br />
• Reiseorganisation (Flug, Hotel)
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STT Incoming Mobilität<br />
Anträge / Anfragen für Work Shadowings zumeist sehr kurzfristig<br />
Gastabteilungen zurückhaltend bis ablehnend:<br />
• Mangelnde Sprachkenntnisse / mangelndes Vertrauen sowohl in die<br />
eigenen Sprachkenntnisse als auch die des Gastes<br />
• Ein-wöchige Betr<strong>eu</strong>ung als zu lange empfunden: zu große Belastung, zu<br />
viel Arbei (die liegen bliebe)
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STT Weeks (Einladungen)<br />
Ausschreibungen / Einladungen zumeist sehr kurzfristig<br />
Zielgruppe überwiegend Mitarbeiter von International Offices<br />
Programme inhaltlich sehr dürftig<br />
Fort- und Weiterbildung steht nicht im Vordergrund, stattdessen:<br />
• Darstellung der eigenen Institution<br />
• Präsentation des International Office der Gasteinrichtung<br />
• Mitwirkung der Teilnehmer an „Study Abroad Fairs“<br />
• Touristisches Programm
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EAIE Madrid 2009<br />
Session „ERASMUS Staff Training“<br />
Vier Referenten, alle Vorträge nach dem Muster<br />
• Vorstellung von Herkunftsland und Heimathochschule (Statistiken)<br />
• Probleme im Bereich STT Outgoing Mobilität<br />
• Probleme im Bereich STT incoming Mobilität<br />
• STT Weeks als Universallösung
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Organisatorischer Aufwand - Teilnehmerzahlen<br />
Universität Wien: 2 Teilnehmer<br />
Vrije Universiteit Amsterdam: 7 Teilnehmer<br />
ERASMUS Partner Conference Uni Ulm (3 Tage): 10 Teilnehmer<br />
JOINT STAFF TRAINING WEEK<br />
Aufteilung von Kosten und Organisation<br />
Höhere Teilnehmerzahl – gemischtere Gruppe
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Partner:<br />
N<strong>eu</strong>-Ulm
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Das Konzept: Work Program<br />
Sonntag<br />
Montag<br />
Arrival<br />
Lecture Day<br />
Gäste nach Aalen, Biberach,<br />
Ravensburg-Weingarten reisen an<br />
Gasthochschule weiter<br />
Dienstag<br />
+<br />
Mittwoch<br />
International Office Workshops<br />
alternativ<br />
Individual Workshadowing<br />
Gäste aus Aalen kehren nach Ulm<br />
zurück<br />
Donnerstag<br />
Excursion<br />
Alle Gäste zurück in Ulm<br />
Freitag:<br />
Samstag<br />
Seminars – Farewell Dinner<br />
Departure
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Montag: Lecture Day<br />
• Registration<br />
• Welcome Address<br />
• On the Way to Bologna: Implementations of the Bologna Reform<br />
(Presentation & Discussion)<br />
• The Academic Landscape in South-West Germany<br />
(Presentation & Discussion)
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Dienstag Individual Workshadowings<br />
+ alternativ<br />
Mittwoch International Office Workshops<br />
Campus Tour<br />
Programme & Prozesse
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Donnerstag: Excursion<br />
• Ulm Biberach Weingarten<br />
• Orgelführung in der St. Martins-Basilika in Weingarten<br />
• Mittagessen in Meersburg<br />
• Mit der Bodenseefähre nach Friedrichshafen<br />
• Rückkehr aller Teilnehmer nach Ulm
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Freitag: Seminars<br />
• Intercultural Training<br />
• Time Management<br />
• Crash Course German<br />
• Working with MoveOn
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Freitag: Final Get-together – Evaluation Round
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Freitag: Farewell Dinner
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Arbeitsaufteilung<br />
• Koordination Räume & Catering Montag<br />
• Koordination Räume & Catering Freitag<br />
• Gewinnung Referenten für Lecture Day<br />
• Gewinnung Refenten für Seminars<br />
• Organisation Excursion<br />
• Erstellung Webseite<br />
• Erstellung Programmheft<br />
• Erstellung Teilnehmerausweise<br />
• Koordination Unterbringung/Hotels<br />
• Organisation Farewell Dinner<br />
• Finanzmanagement (Rechnungen / Kostenumlage / Schlussabrechnung)<br />
• Pressemeldung
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Kostenaufteilung<br />
Kosten, die als Pauschale anfallen: zu gleichen Anteilen<br />
• Referenten<br />
• Buscharter<br />
• Orgelführung<br />
• Catering (Kaffeepausen)<br />
Kosten, die pro Person anfallen: anteilige Umlage<br />
• Exkursion: Mittagessen und Bootsticket<br />
• Farewell-Dinner
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Zeitplan<br />
Februar 2010:<br />
Konstitutierende Sitzung<br />
• Team, Konzept, Arbeits- und Kostenaufteilung, Zeitplan<br />
Oktober 2010:<br />
Stand der Vorbereitungen, Homepage<br />
November 2011: Einladungen an Partner, Homepage online<br />
Februar 2011:<br />
März 2011:<br />
April 2011:<br />
Mai 2011:<br />
Juni 2011:<br />
Auswertung der Anmeldungen<br />
Warteliste/Late Applications<br />
„Generalprobe“: Feinabstimmung aller Abläufe<br />
Joint ERASMUS STT Week<br />
Einstellen von Fotos und Präsentationen auf der Homepage
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Homepage
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Online Application
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Plätze und Anmeldungen<br />
Insgesamt: 42 Plätze (Buskapazität Exkursion)<br />
• Pro Hochschule 7 Plätze<br />
• Anmeldefrist: 28. Februar 2011<br />
jede Hochschule rekrutiert eigene Teilnehmer<br />
• Nachrückfrist: 31. März 2011<br />
freie Plätze „im Pool“ first come first serve<br />
‣ 54 Anmeldungen<br />
‣ 10 Anmeldungen zurückgezogen<br />
‣ 8 Anmeldungen abgelehnt/abgesagt<br />
‣36 Teilnehmer
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Teilnehmer: Herkunftsländer<br />
• Finnland (9)<br />
• Spanien (9)<br />
• Frankreich (3)<br />
• Italien (3)<br />
• Brasilien (2)<br />
• Russland (2)<br />
• Mexiko (1)<br />
• Polen (2)<br />
• Estland (1)<br />
• Türkei (1)<br />
• Belgien (1)<br />
• Schweiz (1)<br />
• Lettland (1)
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Teilnehmer: Arbeitsgebiete<br />
• ERASMUS Institutional / Departmental Coordinator / Assistant<br />
• International Relations Director / Manager / Assistant<br />
• International Student Advisor<br />
• Chief of Agreements & Project Section<br />
• Responsable for Movility with South America<br />
• Studiengangsleiter<br />
• Dean‘s Assistant<br />
• Senior Lecturer / Principal Lecturer<br />
• Senior Specialist of Doctoral Studies<br />
• Documentation Manager at EU Research Office<br />
• Administrative Officer<br />
• Assistente Sanitaria<br />
• Chief of Accounting Control<br />
• Planning Officer HR Management<br />
• Student Affairs Office<br />
• Lawyer<br />
• IT Analyst
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Fazit und Empfehlungen<br />
• Auf Hotelkoordination verzichten – nur Abrufkontingente einrichten und<br />
Buchungsempfehlungen an Teilnehmer geben<br />
(sehr aufwendig – Kommunikation mit Teilnehmern unzuverlässig –<br />
Sonderwünsche)<br />
• Strategie hinsichtlich „accompanying partners“ (fee paying)<br />
• Bei Anmeldung abfragen<br />
• Beschreibung des persönlichen Arbeitsgebiets an der Heimathochschule<br />
• Statement of Motivation für die Teilnahme<br />
Immer noch sehr viel Arbeit, aber auch sehr viel Spaß und<br />
gestärkte Bindungen zwischen den Teilnehmern und auch den<br />
Organisatoren untereinander
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