Midrange MAGAZIN März 2005

MÄRZ 2005 

AUSGABE 170 

3 11,00 

CHF 21,00 

305819I98E 

ISSN 0946-2880 

B 30465 

MAGAZIN 

MIDRANGE 

IT-Wissen und Lösungen für eServer im Unternehmensnetzwerk 

I.T.P. VERLAG 

+ ASP + eBanking + Budgetverwaltung + Statistik + Reporting 

FiBu, Kostenrechnung 

und Controlling 

Leasing von IT schont Eigenkapital sowie Liquidität 

Finanzielle Durststrecke 

dank Basel II 

Ein ganzheitliches Konzept für den Printbereich 

Produktivität maximieren 

Vom Gesetzgeber vorgeschrieben und bisher kaum ein- oder umgesetzt 

Digitale Signierung von Telefaxen 

Marktübersicht 

Dokumentenmanagement: 

Output, Formulare, Archiv, Workflow 

Mit Sonderteil 

• CeBIT 2005

Editorial 

Liebe Leserinnen, liebe Leser 

Wirklich… 

Wie unterschiedlich Menschen die Welt erleben, hat mich meine 

Mittagspause gelehrt. An einem Kreisverkehr ließ ich einen jungen 

Mann passieren, der sodann mit Marschgepäck in der Hand an 

meine Seitentür klopfte. „Ich bin wirklich in Not: Fahren Sie zufällig 

in Richtung Kaserne?“ 

Wirklich ehrlich wäre gewesen, mit einem Kopfschütteln zu antworten. 

Wahr ist, dass ich nach 10 Kilometern Umweg einen Tarnanzug mit 

völlig aufgelöstem Inhalt abgeliefert habe. Dessen Wirklichkeit ist 

schnell zusammengefasst: Erster Tag nach Versetzung, Zug verpasst, 

Anschluss auch, 30 Kilo auf dem Rücken und zwei Stunden 

Verspätung… 

Auch im Einstein-Jahr 2005 war dem jungen Mann völlig egal, ob es 

sich bei diesen 120 Minuten um absolute Zeit handelte. Als er einstieg, 

hat er mehr über die Definition von Beschleunigung und vielleicht auch 

darüber nachgedacht, ob die von Einstein in den 20-er Jahren 

beschworene, klassische Feld-Theorie vielleicht auch etwas mit 

Strafarbeit für auf Bahnhöfen hängen gebliebene Nicht-Verweigerer zu 

tun haben könnte. Energie, Masse, das Ursache/Wirkungs-Prinzip und 

sicher auch ein bisschen Vakuum waren die Begriffe, die sich in diesem 

gehetzten Gesicht widerspiegelten. 

Relativ wirklich war seine Not – im Vergleich zu vielen anderen 

Schicksalen, die ich in diesem Jahr schon kennen gelernt habe, war sie 

nicht wirklich der Rede wert. Aber sie macht auf beeindruckende 

Weise deutlich, dass wir zwar alle auf einer Welt, letztlich aber jeder 

für sich in seiner kleinen eigenen lebt. 

Vor 100 Jahren hat Albert Einstein erstmals eine Arbeit zu seiner 

„speziellen Relativitätstheorie“ veröffentlicht. Seither beruft man sich – 

auch in vielen IT-Projekten – gern auf die geniale Weisheit, dass 

letztlich alles relativ ist. Das ändert an der Kostenintensität verzögerter 

Projekte nichts, ebenso wenig wie die Zeit-Dilatation: Das Phänomen, 

dass eine sich bewegende Uhr im Verhältnis zu einer still stehenden 

nachgeht. Auch diese Thematik hat Einstein vor 100 Jahren zum ersten 

Mal beschrieben. Dem jungen Mann aus der Mittagspause war das 

„wirklich relativ egal“. 

Herzlichst, Ihr 

Michael Wirt 

Midrange MAGAZIN März 2005 

3


CeBIT 2005 

In unserem CeBIT-Sonderteil 

von Seite 18 bis 23 finden Sie 

Informationen zur weltgrößten 

IT-Messe sowie eine Ausstellerübersicht 

von Unternehmen aus 

dem Midrange-Bereich. 

FiBu, KostenRechnung und Controlling 

Wie wichtig es ist, dass eine Finance- 

Software permanent mit den gesetzlichen 

Anforderungen und Ausführungsbestimmungen 

Schritt hält, zeigt ein Blick auf 

die jüngsten Neuerungen. Da wäre 

etwa ELSTER zu nennen, das Verfahren 

für die elektronische Steuererklärung 

der Steuerverwaltungen. 

Martin Stolle 

Sales Development Manager Hewlett- 

Packard GmbH: 

„Das Ziel von HPs Total Print Management 

ist ein Maximum an Produktivität 

bei einem Minimum an Kosten. Es lässt 

sich in mittelständigen Betrieben oft 

einfacher und schneller umsetzen als in 

Großunternehmen.“ (siehe Seite 32) 

Inhalt 

Titelthema 

Für die Steuern und fürs Steuern . . . . . . . . . . . . . . 6 


Finanzielle Durststrecke dank Basel II . . . . . . . . . . 8 


Ein integriertes Berichtswesen. . . . . . . . . . . . . . . . . 10 

TFL Ledertechnik setzt komplette Lösung… 

Worauf es ankommt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 

Jamnica nutzt BI als Quelle aller Informationen 

Ansichtssache Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 

Software spricht „lateinisch“ 

Feinabstimmung vonnöten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 

Controlling – ein Monopol für Daten… 

Aktuelles 

Positive Signale für ERP und Controlling . . . . . . . . 24 

Kommentar zur Frage des Monats vom Januar 2005 

Intelligent ablegen und suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 

BARC-Studie: DMS und Archivierung im Überblick 

120 Mannjahre Entwicklung gerettet. . . . . . . . . . . . 28 

Anwendungsmodernisierung bei Prosoz Herten GmbH 

Midvision/Midrange 2005 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 

Fachmesse für IT-Lösungen im Mittelstand 

Produktivität maximieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 


Macher der Märkte 

Macher der Märkte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 

Technik & Integration 

Digitale Signierung von Telefaxen . . . . . . . . . . . . . . 34 

Vom Gesetzgeber vorgeschrieben 


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Dokumentenmanagement: Output, Formulare, 

Archiv, Workflow 

Elektronische Signaturen, automatische Rechnungseingangsverarbeitung 

und GDPdU gehören 

zu den Trendthemen, denen sich der 

Mittelstand aktuell widmet. Das beschert 

den Anbietern von Enterprise Content- 

und Dokumentenmanagement-Systemen 

gute Zeiten 

und den Firmen, die auf der 

Suche nach einer entsprechenden 

Lösung sind, 

eine gute Auswahl. 

Und: Zugriff… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 

DMS: Output, Formulare, Archiv, Workflow 

Mehr Kapazitäten frei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 

Jacobi Tonwerke GmbH vertraut auf DMS-Lösung 

Sinnvoll maßgeschneidert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 

Outsourcing von Dokumenten-Management 

Genau bis ins kleinste Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 

Holz-Elektronik GmbH verbessert Wettbewerbsposition 

Sie haben Post… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 

e-Mails mit Mail-Archivierungssystem zentral verwalten 

Rubriken 

Impressum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 

Fachautoren dieser Ausgabe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 

Inserenten/Beilagen/GO NEXT . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Titelthema 


Für die Steuern 

und fürs Steuern 

ReWe-Funktionalitäten 

zwischen Pflicht und Kür 

Ohne Steuer geht hierzulande rein gar 

nichts – und das gleich in doppelter Bedeutung: 

Eine Software für das Rechnungswesen 

muss den aktuellen gesetzlichen 

Anforderungen genügen, damit 

man – im übertragenen Sinne gesprochen 

– seine Steuern korrekt abführen 

kann. Nicht minder wichtig ist die Unternehmenssteuerung, 

wofür fiskale Daten 

schlicht lebensnotwendig sind. 

Hier und da hört man in den Unternehmen 

das Argument, die Prozesse müssten 

dort optimiert werden, wo das Geld 

verdient wird – also in Produktion, Verkauf 

und vielleicht noch in der Logistik. 

Das Rechnungswesen hingegen fristet 

nicht selten ein Schattendasein: Zahlen 

seien halt Zahlen, und mit denen müsse 

man eben irgendwie umgehen. 

Teils Pflicht, teils Kür 

Jedoch zeigt sich hier eine kurzsichtige 

Haltung, denn das betriebliche Rech- 

nungswesen ist wie kaum ein anderer 

Bereich mit allen übrigen im Unternehmen 

verzahnt und für den Gesamterfolg 

mit verantwortlich. Software für das 

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Rechnungswesen ist immer in Bewegung, 

wobei es in der Funktionalität 

stets um die Pflicht wie auch um die Kür 

geht – und erst im Zusammenspiel zeigt 

sich die wahre Stärke. 

Auf einer Höhe mit 

den Gesetzen 

Wie wichtig es ist, dass eine Finance-Software 

permanent mit den gesetzlichen 

Anforderungen und Ausführungsbestimmungen 

Schritt hält, zeigt ein Blick 

auf die jüngsten Neuerungen. Da wäre 

etwa ELSTER (ELektronischeSTeuer- 

ERklärung) zu nennen, das Verfahren 

für die elektronische Steuererklärung 

der Steuerverwaltungen: Relevant für 

die seit Januar 2005 verpflichtend vorgeschriebene 

elektronische Datenübermittlung 

an die Finanzbehörden ist nicht 

nur der so genannte „ELSTER-Lohn“, 

betroffen sind auch Umsatzsteuer-Voranmeldung, 

Dauerfristverlängerungen 

und Sondervorauszahlungen. 

Tickende Bomben 

Für Wirbel hat auch die Verpflichtung 

der Unternehmen geführt, elektronisch 

erzeugte, für die Steuerprüfung relevante 

Daten zu archivieren und den Finanzbehörden 

den unmittelbaren und mittelbaren 

Zugriff sowie die Datenträgerüberlassung 

zu ermöglichen. Nur die erst 

zögerliche Umsetzung der modernen 

Prüftechniken seitens der Behörden mögen 

der Grund dafür sein, dass es nicht 

schon zu mehr Bußgeldern und empfindlichen 

Steuerschätzungen gekommen 

ist, weil viele ERP-Lösungen noch 

immer nicht fit für die Anforderungen 

der „Grundsätze zum Datenzugriff und 

zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ 

(GDPdU) sind. Das Problem lässt sich 

indes nicht aussitzen, da die Prüfungen 

rückwirkend stattfinden und beispielsweise 

auch 2008 geprüfte Unternehmen 

einschließlich Fiskaljahr 2002 digital 

prüfbar sein müssen, wenn sie in dieser 

Zeit über eine elektronisch erzeugte 

Buchhaltung verfügt haben. 

6 www.midrangemagazin.de März 2005

Titelthema 

Sie interessieren sich für die Themen 

Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung 

und Controlling? 

Ein Blick in Ihren Midrange Solution Finder 

führt Sie auf direktem Weg zu Produkten 

und Anbietern! 

Günstige oder 

unbezahlbare Kredite? 

Bei der Dynamik des Finance-Themas 

muss man auch an Basel II denken und 

die damit verbundene Notwendigkeit, 

den Kreditgebern umfassende Bewertungskriterien 

zugunsten einer möglichst 

vorteilhaften Refinanzierung an die 

Hand zu geben. Hier geht das Pflicht- ins 

Kürprogramm über, denn es ist jedem 

selbst überlassen, ob er auf möglichst 

günstige Kredite aus ist oder sich mit 

dem Minimalprogramm auf die hinteren 

Ränge bugsiert und im Ergebnis zu horrenden 

„Hausfrauenkonditionen“ anleihen 

muss. Das Controlling als elementarer 

Teil des Rechnungswesens und seine 

Instrumente liefern hier die entscheidungsrelevanten 

Daten, und zwar nicht 

für das eigene Management, sondern im 

Fall von Basel II auch bei der externen 

Einschätzung des Kreditrisikos. 

Wie geschaffen für 

die Auslagerung 

Dieser „Fluch“, immer in Bewegung 

sein zu müssen, macht das Rechnungswesen 

zur idealen Anwendung für das 

Application Service Providing (ASP). 

Einmal an zentraler Stelle geändert, ließe 

sich von kleinen bis hin zu umfangreichen 

Aktualisierungen alles einbringen 

und lückenlos in Betrieb halten. 

Wenn da nicht die Sorge um die unverschlüsselten 

Finanzdaten wäre: Es fehlt 

der Vertrauensvorschuss in externe Systeme, 

und trotz GDPdU, ELSTER, Basel 

II und ihren Nachfolgern sind ASP-An- 

bieter in diesem so wichtigen Segment 

(noch) nicht in Sicht. 

Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung 

und Controlling: Die vorliegende Ausgabe 

Ihres Midrange Magazins gibt Ihnen 

die Möglichkeit, sich einen aktuellen 

Einblick zu verschaffen. In diesem 

Sinne: Viel Vergnügen bei der Lektüre! 

M.W. 

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7

Titelthema 

Finanzielle Durststrecke 


dank Basel II 

„Gute alte Zeiten...“ – wenn dies in Zukunft 

jemand sagt, ist es sehr gut möglich, dass 

der Besuch bei der Hausbank gerade nicht 

sehr erfolgreich war. Doch woher kommt der 

plötzliche Wandel? 

Jahrelang konnten sich Unternehmen 

durch gepflegte Beziehungen mit dem 

persönlichen Berater bei notwendigen 

Investitionen auf eine sichere Finanzquelle 

verlassen. Im Zuge der Veränderungen 

an den Kreditmärkten und insbesondere 

durch Basel II wird sich genau 

dies drastisch ändern: Die bisher als 

Empfehlungen gehandhabten Richtlinien 

des Basler Ausschusses für Bankenaufsicht 

(kurz „Basel II“) treten im Juni 

2006 endgültig in Kraft. 

Neue Spielregeln 

Diese fordern eine möglichst exakt am 

Risiko orientierte Eigenkapitalunterlegung 

des Kreditgeschäfts bei Banken. 

Die bisher pauschale Unterlegung von 

Krediten mit 8 Prozent Eigenkapital, die 

schlechtere Bonitäten gegenüber guten 

begünstigte, da mit gleichem aufsichtsrechtlichem 

Eigenkapital mit schlechteren 

Bonitäten eine höhere Zinsspanne 

realisierbar war, ist nicht mehr möglich. 

Darüber hinaus wird im Zuge der Umsetzung 

von Basel II in nationales Recht 

auch die Überwachung der Banken 

durch Vorortprüfungen des Kreditvergabe-Prozesses 

und der bankinternen 

Ermittlung der Kreditrisiken durch das 

Bundesaufsichtsamt für Finanzdienstleistungen 

verschärft. 

Basel II ist damit der Schrittmacher eines 

ohnehin laufenden Prozesses, wonach 

Banken ihre Kreditkonditionen exakter 

als bisher an den erwarteten Ausfällen 

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Das Auftreten kapital- und ertragsstarker 

ausländischer Banken auf dem 

deutschen Markt, die erheblich steigenden 

Kosten für die Abwicklung von 

Geschäftsprozessen und der zunehmende 

Renditedruck bei gleichzeitig massire 

Risikobetrachtung nicht nur die individuelle 

Unternehmensentwicklung 

stärker im Fokus liegt, sondern auch die 

jeweilige Branche und der finanzierte 

Asset-Typ. Insbesondere IT-Investitionen 

sind davon betroffen, da der Realwert 

von Computer & Co im Verwer- 

ausrichten werden. Damit werden Kredite 

nicht mehr nach pauschalen Vorgaben 

und persönlichen Erfahrungswerten 

vergeben, sondern streng betriebswirtschaftlich 

betrachtet. Dazu gehört unter 

anderem, dass durch eine differenziertetungsfalle 

sehr niedrig ist. Konsequenterweise 

werden IT-Anlagen auch unter 

Basel II nicht als Sicherheiten Risikoreduzierend 

anerkannt, d.h.: Eine IT- 

Finanzierung ist banktechnisch immer 

ein Blankokredit und damit wesentlich 

teurer als besicherte Darlehen. Doch die 

regelmäßige Erneuerung der IT-Infrastruktur 

ist zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit 

von Unternehmen unerlässlich! 

Eine Strategie ist das Leasing 

des benötigten IT-Equipments. 

Der rechtzeitige Zugang zu Krediten für 

die Finanzierung von Anlagen, Betriebsmitteln 

und zur Produktvermarktung ist 

unternehmenskritisch. Das oberste Gebot 

bei der Prüfung der Kreditwürdigkeit 

durch eine Bank heißt jedoch Liquidität 

und Eigenkapital! 

Ein Unternehmer sieht dies vielleicht 

anders, denn er kennt auch den inneren 

Wert seiner eingesetzten Güter, doch 

für die Bankinstitute rückt die Ausstattung 

der Firma mit bilanziellem Eigenkapital 

immer stärker ins Interesse. 

„Der derzeitige Strukturwandel in der 

deutschen Bankenlandschaft, die im 

internationalen Vergleich geringe Eigenkapitalquote 

des deutschen Mittelstandes 

und die Basel II-Vorgaben 

resultieren derzeit in einer sehr restriktiven 

Kreditvergabepolitik der klassischen 

Kreditbanken“, erklärt Konrad 

Göller, Partner Audit Financial Services 

der KPMG München und Spezialist in 

der Betreuung von Leasing- und Absatzfinanzierungsunternehmen. 


Titelthema 

ven Kreditausfällen hat einen Ausleseprozess 

im Kreditgeschäft eingeleitet, 

der eine deutliche Reduzierung der 

Anzahl traditioneller Kreditanstalten 

und deren Fokussierung auf Kunden 

mit überdurchschnittlicher Bonität zur 

Folge hat. 

„Blanko-Finanzierungen über eine längere 

Laufzeit ohne bankaufsichtsrechtlich 

anerkannte Sicherheiten werden 

sich für mittlere und insbesondere unterdurchschnittliche 

Bonitäten spürbar 

verteuern“, so Konrad Göller weiter. 

Zentrales Thema bei der Kreditvergabe 

ist das Rating, damit ist die Einordnung 

der Bonität des Kunden in eine entsprechende 

Rangliste gemeint – von AAA 

für „Sehr gut“ bis C für „Sehr schlecht“. 

Diese Bewertung entscheidet, ob und zu 

welchen Konditionen die gewünschte 

Geldspritze bewilligt wird. 

Für Unternehmen heißt dies ganz konkret: 

Frühzeitig handeln und nicht auf 

die altvertraute Hausbank verlassen! Die 

Auswirkungen von Basel II und die Veränderung 

der Bankenlandschaft schränken 

die Entscheidungsspielräume massiv 

ein. Der Wegfall der Gewährträgerhaftung 

bzw. Anstaltslast bei den mittelstandsfreundlichen 

Sparkassen und Landesbanken 

wird in vielen Fällen zu einer 

Rückstufung des Ratings und damit 

deutlich verschlechternden Refinanzierungskonditionen 

führen, die dann an 

den Markt weitergegeben werden. Kapitalschwächere 

Banken müssen künftig 

noch stärker als bisher auf ihre eigenes 

Rating achten, um günstige Refinanzierungskonditionen 

zu bekommen und 

beschränken gegebenenfalls ihre Kredite 

zunehmend auf die Bedienung der Kerngeschäfte 

ihrer Kunden. Dazu gehört die 

Infrastruktur für die Datenverarbeitung 

nur in wenigen Ausnahmen. 

Technologie für den 

Einsatz von Leasing 

Es gibt über die reine Finanzierung hinaus 

eine Reihe von elementaren Gründen, 

die für Leasing gerade im Technologie-Bereich 

sprechen. Im Gegensatz 

zur Bank wird hier wesentlich schneller 

entschieden, ob eine Finanzierung in 

Frage kommt. Durch den meist erreichbaren 

Off-balance-Effekt bleibt die bilanzielle 

Verschuldungsquote des Leasing-Nehmers 

konstant, bei Sale-leaseback 

der vorhandenen IT wird sogar 

Liquidität freigesetzt, die für andere 

strategische Projekte eingesetzt werden 

kann. Über die ganze Laufzeit hinweg 

profitieren die Unternehmen von steuerlichen 

Vorteilen – wie etwa der Vermeidung 

von Gewerbesteuer auf Dauerschuldzinsen 

oder der Aushebelung der 

zunehmend restriktiven Abschreibungsmöglichkeiten 

auf mobile Wirtschaftsgüter 

durch kurze Leasing-Vertragslaufzeiten, 

der fachlichen Beratung sowie 

wesentlich günstigeren Anschaffungskosten 

durch die größere Verhandlungskraft 

des Vertragspartners. Im Gegensatz 

zur Finanzierung bei einem einzigen 

Hersteller kann der Leasing-Geber Produktunabhängigkeit 

garantieren. Das 

ermöglicht die Auswahl der am besten 

geeigneten Geräte. 

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Für einen Leasing-Geber zählt tatsächlich 

der Wert der eingesetzten Ausrüstung 

– und dies nicht nur durch die 

Höhe der vereinbarten Raten! Mitunter 

wird bereits von Anfang an eine bestimmte 

Summe für die Weitervermarktung 

am Ende der Laufzeit garantiert. 

Für Banken spielt ein möglicher Restwert 

hingegen überhaupt keine Rolle 

und die Zinsen bei einem Kredit werden 

dementsprechend hoch angesetzt. Natürlich 

erwartet auch niemand von Banken 

oder Unternehmen das Expertenwissen 

in der Vermarktung der IT nach 

der Nutzung. Deshalb können Leasing- 

Geber hier eine wichtige Rolle übernehmen, 

die sich ganz konkret in günstigeren 

Konditionen ausdrücken lässt. 

Während das Unternehmen bei einer 

Bank nicht einmal einen Kredit für den 

Kauf der Einrichtung bekommen hätte, 

wird mit Leasing sogar die Kapitaldecke 

des Unternehmens ausgebaut. 


9

Titelthema 

Finanzielle Durststrecke dank Basel II 

Verbessertes Controlling 

eröffnet Einsparpotential 

Ein weiterer Mehrwert von Leasing ist 

das Controlling: Damit ist nicht die monatliche 

Abrechung gemeint, sondern 

das komplette Asset Management. Die 

technischen und ökonomischen Daten 

– auch der bereits vorhandenen IT – 

werden bei leistungsfähigen IT-Leasing- 

Gesellschaften in Web-basierte Systeme 

übertragen, die auch Lizenz-, Garantieund 

Wartungsverträge abbilden. 

Dadurch ist für jeden Arbeitsplatz ersichtlich, 

wie alt die eingesetzten Rechner 

sind und wann es sinnvoll ist, diese 

auszutauschen, um Wartungskosten 

einzusparen, technologisch auf dem aktuellen 

Stand zu sein sowie Ausfallzeiten 

zu vermeiden. Über derartige Online-Systeme 

kann auch die Bestellung 

neuer Geräte direkt initiiert und automatisiert 

werden. Ein qualifizierter Leasing-Partner 

übernimmt oft auch eine 

beratende Funktion bei der Auslese des 

IT-Equipments. 

Basel II bedeutet nicht, dass Kredite 

prinzipiell passé sind, sondern dass mehr 

Flexibilität und Weitblick bei der Suche 

nach Geldgebern an den Tag gelegt werden 

sollte. Diese Entwicklung weg vom 

klassischen Bankkredit hin zu Leasing 

und Projektfinanzierungen hat durchaus 

auch ihre positiven Seiten: So beinhaltet 

ein Leasing-Vertrag im Gegensatz zum 

Bankkredit in der Regel keine Klauseln, 

die zu einer vorzeitigen Kündigung – 

beispielsweise aufgrund der Verletzung 

von einzuhaltenden Finanzkennziffern 

– führen können. Auch sind Leasing-Gesellschaften 

sehr flexibel in der Anpassung 

von Leasing-Ratenverläufen an die 

Belange der Kunden. Daraus resultiert 

mehr Flexibilität, Planungssicherheit 

und Schutz vor kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen. 

Kurz gesagt: Mit einem 

intelligenten, auf die individuellen Bedürfnisse 

zugeschnittenen Leasing-Konzept 

für die komplette IT-Infrastruktur 

wird Basel II nicht nur leichter verdaulich, 

sondern es lassen sich auch eine 

Vielzahl weiterer Vorteile schöpfen. 

Fachautoren: Caspar Graf von 

Preysing und Joachim Jaschke 

Die TFL Ledertechnik Gruppe ist ein weltweiter 

Hersteller von Chemikalien für die Lederbehandlung. 

Bislang gab es bei dem Unternehmen 

ein getrenntes internes und externes 

Rechnungswesen auf der Basis von Excel. Um 

mit dem stetigen Wachstum Schritt zu halten, 

begab man sich auf die Suche nach einem 

integrierten System. 

Udo Höndges, Leiter Konzernrechnungswesen 

und betriebliche Steuern 

bei TFL, erläutert die Ausgangssituation: 

„Unternehmen unserer Größenordnung 

können es sich heute aber einfach 

nicht mehr erlauben, für alle Aufgaben 

Excel einzusetzen. Wir wollten daher auf 

ein integriertes System umstellen, das allgemein 

akzeptiert wird. Es sollte auf jeden 

Fall ein wissenschaftliches, fundiertes 

System sein und mit unserem Wachstum 

Schritt halten können. Außerdem wünschten 

wir uns mehr Flexibilität und die 

Möglichkeit, den Jahresabschluss in kürzerer 

Zeit zu bewältigen“. 

Hohe Anforderungen 

TFL Ledertechnik setzt komplette Lösung für das 

Die Anforderungen an das gesuchte 

neue System waren vielfältig. So sollte 

eine gemeinsame Datenbasis erreicht sowie 

internes und externes Rechnungswesen 

verbunden werden und die Integration 

von Analyse und Reporting 

gewährleistet sein. Darüber hinaus war 

die Möglichkeit des Fast Close sowie der 

parallelen Unterstützung mehrerer Normen 

für die Rechnungslegung wie HGB 

und IAS gefordert. „Und auf jeden Fall 

sollte das gesuchte System durch die 

Fachabteilungen technisch beherrschbar 

sein. Wir haben keine eigene große IT- 

Abteilung vor Ort, so dass es unerlässlich 

ist, dass diese gegebenenfalls kleinere 

Erweiterungen selbst vornehmen 

können. Weitere wichtige Entscheidungskriterien 

waren z.B. Auswertun- 

Ein integriertes 

gen, Online-Analysen und Standardberichtswesen 

sowie die 100-prozentige 

Abdeckung der Gesellschaften. 

Außerdem war uns auch die Technologie, 

also Datenbank, Offenheit, Server- 

Architektur, Parametrisierbarkeit der 

Datenerfassung, d.h. kontrollierte Datenkollektion 

ohne Excel-Sheets, sowie 

die Möglichkeiten eines Intercompany- 

Abgleichs wichtig. Nicht zuletzt spielten 

auch Prozesskontrolle und Prozessautomatisierung 

für uns eine große Rolle“, 

so Höndges. 

Eine breite Auswahl 

– und ein Treffer 

Das Team um Höndges schaute sich eine 

Vielzahl von Systemen an und tätigte 

Referenzbesuche bei Novartis und Ciba, 

da es sich hierbei ebenfalls um Chemiefirmen 

mit gleicher Aufgabenstellung 

handelte. „Bei Novartis haben wir eine 

Lösung mit der Software FCRS des französischen 

Anbieters FRS im Einsatz 

erlebt, die uns sehr gut gefallen hat. Alles 

was wir schon in Excel hatten, wurde 

dort mit der Software und einem relativ 

kleinen Mitarbeiterstab abgebildet“, so 

Höndges weiter. Umgesetzt hatte diese 

Lösung das Beratungsunternehmen Data 

Mart Consulting. „Beeindruckt hat uns 

insbesondere die Einheitlichkeit der Lösung 

und vor allem, dass das Unternehmen 

branchenspezifisches Know-how 

und Projekterfahrung mitbrachte. Was 

uns letztendlich überzeugt hat, war die 

Tatsache, dass uns das Beratungsunternehmen 

sowohl in technischer als auch 

in betriebswirtschaftlicher Hinsicht unterstützen 

konnte “, so Höndges weiter. 

Zügige Implementierung 

Nur vier Monate nach dem endgültigen 

Projektbeginn im Januar konnten mit 

dem Year-End-Closing im April die ersten 

Testabschlüsse bewältigt werden. 

Der erste produktive Abschluss folgte 


Titelthema 

Konzern-Reporting um 

Berichtswesen 

im Juni mit dem Monthly-End-Closing 

für Mai. Letzten Endes konnte das Projekt 

vom ersten Kontakt bis zur endgültigen 

Implementierung innerhalb eines 

einzigen Jahres abgeschlossen werden, 

wobei rund ein halbes Jahr lediglich drei 

Mitarbeiter temporär seitens TFL damit 

beschäftigt waren. 

Man ist daher sehr zufrieden, dass sich 

sowohl die Kosten für die Software- 

Lizenzen als auch der externe Beratungsaufwand 

sehr in Grenzen hielten. 

Heute setzt das Unternehmen im Umfeld 

des externen und internen Rechnungswesens 

SAP als vorgelagertes 

ERP-System, FCRS für die Finanzkonsolidierung, 

die Berichterstellung und 

MS Office sowie individuell programmierte 

Software für einige nachgelagerte 

Aufgaben ein. Hierzu werden mit der 

Software sämtliche Daten von allen 

Tochtergesellschaften gesammelt, ein 

konsolidierter Monatsabschluss erstellt 

und dem Controlling zur Auswertung 

zur Verfügung gestellt. Diese Auswertungen 

erfolgen dabei nicht nur auf rein 

legaler Ebene, sondern auch auf divisionaler 

Ebene und dienen der Unternehmensleitung 

zur Entscheidungsunterstützung. 

Inzwischen sind rund 30 Mitarbeiter in 

den Tochtergesellschaften mit der bislang 

nur teilweise automatisierten Datenerfassung 

und fünf mit der Analyse 

beschäftigt. Der Schulungsaufwand für 

das neue System war dabei sehr gering. 

Eine ausführliche Dokumentation und 

einige telefonische Nachfragen reichten 

aus. Schon nach dem zweiten Monat lief 

laut Höndges alles sehr gut, nicht zuletzt, 

weil die Software auch eine hohe 

Validierung vor Ort erlaubt. 

Datenhaltung zulässt – und es wird von 

unseren Wirtschaftsprüfern akzeptiert. 

Wir sind daher sehr zufrieden mit der 

Software und auch mit der Abwicklung 

des gesamten Projekts, da wir bei Data 

Mart stets kompetente Ansprechpartner 

vor uns hatten“, kommentiert Höndges. 

„Die Datenmenge insgesamt hat sich sicher 

nicht geändert, aber wir sind jetzt in 

unseren Auswertungen wesentlich flexibler. 

Da wir jetzt auf der Basis einer OLAP- 

Datenbank arbeiten, kann damit die 

komplette Intercompany-Abstimmung – 

auch im Hinblick auf die Aufwands- und 

Ertragseliminierung sowie Schuldenkonsolidierung 

– bewältigt werden. Diese 

Aufgaben sind jetzt sehr viel einfacher 

geworden und das System unterstützt 

uns dabei in sehr hohem Maße.“ 

Erreicht: eine 

höhere Genauigkeit 

Insgesamt wurde bei TFL durch das neue 

System der Genauigkeitsgrad der zur 

Verfügung stehenden Informationen erhöht. 

Wo früher irgendeine Zahl – und 

zwar möglichst schnell – gefragt war, 

steht heute eine möglichst genaue Zahl 

mit den entsprechenden Hintergrundinformationen 

zur Verfügung. „Wir können 

durchaus sagen, dass wir jetzt höhere 

Genauigkeit in einem gegebenen Zeitrahmen 

erreichen. Die Software wird 

von daher mit Sicherheit ein wesentlicher 

Bestandteil unseres Data Warehouses 

werden, das wir noch in diesem 

Jahr aufbauen wollen. Wir gehen davon 

aus, dass dieses mit seiner breiten Datenbasis 

die Entscheidungsfindung unserer 

Geschäftsführung noch besser unterstützen 

wird“, so Höndges abschließend. 

„Das System ist sehr flexibel, kann sich 

sehr schnell an Änderungen der Organisation 

anpassen und bietet hohe Datensicherheit, 

weil es keine Redundanz bei der 

Fachautorin: Katrin Striegel 

Lösungsanbieter: DATA MART 

Consulting GmbH 

Anwender: TFL Ledertechnik Gruppe 

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Titelthema 

Getränkehersteller Jamnica nutzt BI als Quelle aller Informationen 

Worauf es ankommt 

260 Millionen Liter Mineralwasser und 

nichtalkoholische Getränke füllt Jamnica jedes 

Jahr in Flaschen. Als erfolgreiche und schnell 

wachsende Organisation hatte das Unternehmen 

im vergangenen Jahr einen Punkt 

erreicht, an dem es schwierig wurde, die 

Unternehmensdaten zu verwalten. 

Die Analyse und Bewertung der 

zahlreichen Daten war umständlich, 

zeitaufwendig und doch dringend 

notwendig, damit die gewonnenen Informationen 

in die weitere Unternehmensplanung 

einfließen konnten. Den 

Ausweg bot eine Business Intelligence- 

(BI-) Lösung. Die Initiative für die Lösung 

kam dabei nicht aus der IT-Abteilung, 

sondern aus den Reihen der betroffenen 

Mitarbeiter selbst. Die 

Implementierung entwickelte sich 

schnell zum wichtigsten IT-Projekt im 

Unternehmen. Sowohl Geschäfts- als 

auch IT-Verantwortliche bildeten das 

Projekt-Team, das engagiert ein Ziel 

verfolgte: die Bereitstellung aktueller 

und genauer Informationen sowie ein 

einfacher und direkter Zugriff auf sie. 

Das Team hat sich für eine BI-Lösung 

von Cognos entschieden. 

Die Lösung 

Bei der Implementierung hatte zunächst 

die Analyse der Vertriebsdaten oberste 

Priorität. Besonders die dynamischen 

Beziehungen zu Kunden und Lieferanten 

sollten verbessert werden. Um dies 

zu ermöglichen, zieht die BI-Lösung alle 

notwendigen Informationen aus den im 

Unternehmen vorhandenen Datenquellen 

zusammen: Hierzu gehören die Datenbanken 

des ERP-Systems (iSeries) 

und das Data Warehouse auf der Microsoft 

SQL Server-Plattform. Die eingesetzte 

BI-Lösung setzt sich aus mehreren 

Komponenten zusammen. Diese Kom- 

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ponenten modellieren aus den einfachen 

Daten multidimensionale Datenwürfel 

auf Basis der OLAP-Technologie (Online 

Analytical Processing). OLAP ermöglicht 

die strukturierte Aufbereitung 

von Informationen als Dimensionen 

und Kennzahlen, so dass beispielsweise 

Trends in einem Kundensegment verfolgt, 

Abweichungen bei Produkten erkannt 

oder Jahresumsätze in einer Region 

nach Produktlinien aufgeschlüsselt 

werden können. Die Datenwürfel oder 

auch PowerCubes enthalten mehrere 

Millionen konsolidierte Datenzeilen 

und Hunderttausende von Kategorien. 

Über das Intranet wird allen berechtig- 

ten Anwendern unternehmensweit Zugriff 

auf die PowerCubes und die aus 

ihnen erstellten Reports ermöglicht. In 

den Cubes und im Data Warehouse sind 

alle Kerndaten für die letzten vier Jahre 

enthalten. Da der gesamte Prozess der 

Daten-Extraktion und -Transformation 

vollständig automatisiert ist, sind jeden 

Tag die aktuellsten Daten für Analysen 

und Unternehmensplanung online verfügbar. 

Schluss mit dem Daten-Chaos 

Jamnica kann heute Unternehmensdaten 

aus jedem Blickwinkel und in verschiedensten 

Kombinationen betrachten. 

Betriebwirtschaftliche Zusammenhänge 

werden in Dimensionen wie 

Zeiträume, Produkte, Kunden und 

Standorte unterteilt. Mittels multidimensionaler 

Analyse werden Probleme 

wie niedrige Absatzzahlen bei bestimmten 

Produkten oder in bestimmten Regionen 

zeitnah erkannt und können mit 

gezielten Maßnahmen angegangen werden. 

Die Führungskräfte bei Jamnica 

identifizieren und analysieren heute problemlos 

Trends. Sie können sich die Daten 

in Diagrammen und Kreuztabellen 

anzeigen lassen, sie detaillieren, verdichten, 

filtern und sortieren. Mit Hilfe der 

genauen Informationen lassen sich Reports 

schneller erstellen und sind über 

längere Zeiträume für Qualitätsanalysen 

verfügbar. 

Der Schlüssel zum Erfolg 

Die Einbindung der unmittelbar Betroffenen 

und die Vorteile einer Standard- 

Methodologie kombiniert mit der Benutzerfreundlichkeit 

werden heute als 

die Schlüsselfaktoren für den Erfolg des 

Projekts gewertet. 

Fachautor: Michael Teufel 

Lösungsanbieter: Cognos GmbH 

Anwender: Jamnica 


Titelthema 

Software spricht „lateinisch“ 

Ansichtssache Integration 

„Integration“ ist ein aus dem lateinisch 

stammender Begriff, der sehr viele 

Bedeutungen hat. So besagt er ganz allgemein: 

„(Wieder)Herstellung eines Ganzen, einer 

Einheit durch Einbeziehung außenstehender 

Elemente, Vervollständigung“. 

Auf ein Unternehmen projiziert bedeutet 

Integration auch die Einbindung 

neuer Mitarbeiter in die vorhandenen 

Strukturen und Aufgaben. Vergleichbar 

mit dem Ansatz eine 

zwischenmenschliche Einheit zu bilden, 

ist auch der Integrationsansatz innerhalb 

der DV oder IT Struktur immer wieder 

eine Herausforderung. So gilt es auch 

hier „kulturell“ unterschiedliche Betriebssysteme 

oder Programm „sprachliche“ 

Barrieren zu überwinden oder zu 

vereinheitlichen. Dies nicht nur innerhalb 

einer Geschäftsstelle, sondern auch 

über diese und weitere Grenzen hinaus. 

Integration quo vadis 

Hier beginnt nun der Integrationsansatz 

oder dessen Anspruch, sich in seiner Bedeutung 

und seiner Auslegung maßgeblich 

voneinander zu unterscheiden. So 

gehen die Meinungen zu diesem Thema 

weit auseinander und werden in den 

meisten Fällen ganz unterschiedlich interpretiert 

und in ihrer Wichtigkeit bewertet. 

Dies nicht nur innerhalb der 

Unternehmen, sondern insbesondere in 

der Kommunikation mit den Lieferanten. 

So sprechen sehr viele Software-Häuser 

von der vorhandenen Integration. 

Doch ist es auch das, was sich 

der Kunde darunter vorstellt. Auch kann 

man für das Ziel, eine entsprechende 

Integration zu erreichen, sehr viel investieren. 

So stellt sich die Frage für jedes 

Unternehmen ganz individuell, wo und 

inwieweit Integration auch Sinn macht. 

Unstrittig sollten jedoch einige sehr 

maßgebliche Ansätze des Miteinanders 

innerhalb von Software-Lösungen sein, 

welche fast jedes Unternehmen voraussetzen 

sollte. Darüber hinaus versprechen 

derartige, augenscheinlich minimale 

Integrationspunkte einen sofortigen 

ROI. 

Potentiale nutzen 

Wenn man sich nun ausgehend vom 

„Herzstück“ der Unternehmens-Software, 

der Rechnungswesen-Lösung, die 

Anbindungsmöglichkeiten betrachtet, 

zeigen die nachstehenden Beispiele sehr 

deutlich die Vorteile und Einsparungspotentiale, 

welche dadurch bereits erreicht 

werden können. Mit einer geschaffenen 

Integration zu einer Banken-Software 

(z.B. Multicash), kann durch die automatische 

Verarbeitung und die maschinelle 

Verbuchung so richtig Zeit gespart werden. 

Auch die Integration zu dem eingesetzten 

Archivsystem ist durch eine 

offene Parametergestaltung und der Definition 

von Schlüsselbegriffen sehr 

schnell zu realisieren und bringt vor allem 

Komfort für Recherchen und erhöht 

die Reaktionsgeschwindigkeit gegenüber 

den Kunden und Lieferanten. 

Sichere Kostenrechnung 

Darüber hinaus kann auch die direkte 

Weiterleitung einer AfA-relevanten 

Rechnung an die Anlagenverwaltung 

möglichen Erfassungsversäumnissen 

vorbeugen und die Abarbeitung solcher 

Vorgänge strukturieren. Weitergedacht 

bedeutet die Integration zur Kostenrechnung 

eine schnelle und wertesichere Datenbereitstellung 

aufbereitet in der Kostenrechnung, 

um das damit sofort mögliche 

Controlling durchzuführen. 

Schnell Entscheidungen treffen zu 

können, beruhend auf fundierte Werterecherchen, 

kann den elementaren Wettbewerbsvorteil 

bringen. Auch die in der 

Kostenrechnung sehr grob oder detailliert 

geplanten Werte wieder via Knopfdruck 

an die Fibu für die z.B. stetige 

Ist/Plan-Überwachung zurückzugeben, 

kann den Entscheidungsträger maßgeblich 

bei der Unternehmensführung unterstützen 

und vor bösen Überraschungen 

bewahren. 

Auch eine durchaus nützliche und sehr 

sinnvolle Symbiose entsteht bei der Integration 

der weiteren Abteilungslösungen. 

So sollte jede Software in der 

Lage sein, so genannte „führende Systeme“ 

direkt anzubinden. Ist dieses z.B. 

für die Stammdatenpflege die Vertriebslösung, 

kann seitens der Rechnungswesenanwendungen 

direkt auf die dort 

hinterlegten Adressdaten zugegriffen 

werden. Dies – fortgeführt mit einer 

zentralen Datenhaltung hinsichtlich 

der Sachkonten oder Kostenstellen – 

wird eine aufwendige sowie ungleiche 

Haltung und Pflege dieser Daten vermeiden, 

und der kostspielige Invest für 

diesen Personalaufwand kann sinnvoller 

eingesetzt werden. 

Fazit: 

Insbesondere für Lösungsanbieter im 

Rechnungswesen, die ihre Anwendungen 

Branchen-cross einsetzen und damit 

immer auf verschiedene Software-Umgebungen 

stoßen, ist es elementar, die 

größtmögliche Variabilität für zu schaffende 

Integrationen zu gewährleisten. 

Nur damit kann auf Kundenwünsche zu 

den von ihm gewünschten Anbindungen 

schnell, flexibel und kostenüberschaubar 

reagiert werden. 

Fachautorin: Roswitha Habersetzer 


Titelthema 

Controlling – ein Monopol für Daten aus dem Rechnungswesen? 

Feinabstimmung vonnöten 

Controlling ist zur Unternehmens- und 

Unternehmer-Aufgabe geworden. Damit haben 

sich auch die Anforderungen an die Software 

verändert. Konnte das typische Mittelstands- 

Controlling in der Vergangenheit lediglich mit 

den aufbereiteten Zahlen aus dem Rechnungswesen 

und der Kostenrechnung seine Aufgaben 

erfüllen, müssen – nicht zuletzt Dank Basel II 

– heute immer mehr Kennzahlen aus den 

operativen Systemen eingebunden werden. 

Controlling ist zum Wissensmanagement 

geworden, dessen Prozesse 

zum Beispiel durch Systeme wie BSC unterstützt 

werden. BSC (Balanced Score 

Cards) dienen als Führungsinstrument 

im Rahmen des Controlling – oder wie es 

die Enzyklopädie Wikipedia formuliert: 

„als Instrument (…) des Performance 

Managements zur Ausrichtung der Organisation 

an strategischen Zielen“. 

Definieren strategischer Ziele 

Im Gegensatz zu Leitbildern und anderen 

unscharfen Formulierungen machen 

die BSC die Erreichung dieser strategischen 

Ziele messbar. Damit soll das 

Blickfeld des Managements von seiner 

traditionellen, durch finanzielle Aspekte 

gekennzeichneten Unternehmenssicht 

auf alle relevanten Teile gelenkt werden 

und so „zu einem ausgewogenen (balanced) 

Bild führen“. 

Diese umfassendere Sicht ermöglicht – 

Dank konkreter Maßnahmen – die Ausrichtung 

des Unternehmens an den vorgegebenen 

Zielen. Was bedeutet das in 

der Praxis? Welche Anforderungen muss 

die Software eines BSC-geführten Unternehmens 

erfüllen? Ein Beispiel aus der 

„ganz normalen Auftragsabwicklung“ 

macht die Veränderungen deutlich. 

Transparenz der Prozesse 

Eine typische Kennzahl der Vergangenheit 

waren Aufwendungen, die zum 

Kommissionieren und Versenden eines 

Auftrages oder einer Teillieferung entstehen. 

Angesichts der ständigen Marktveränderungen 

ist diese Zahl isoliert 

nicht aussagekräftig. Erst wenn diese 

Aufwendungen in Relation zu anderen 

strategischen Ansätzen wie „niedrigere 

Ausliefer-Fehlerquote“ oder „Reduzierung 

der Versanddurchlaufzeit um x 

Zeit“ gestellt werden, ist eine relevante 

Aussage möglich. 

Die hierfür benötigten Kennzahlen lassen 

sich nicht aus dem Zahlenwerk des 

Rechnungswesens ziehen; hier müssen 

entsprechende Auswertungen aus den 

vorgelagerten Systemen bereitstehen. 

Oft ist dabei nicht mehr nur die entsprechende 

Software-Lösung gefragt. 

Häufig müssen dafür organisatorische 

Eingriffe im Unternehmensablauf vorgenommen 

werden, um diese Basiswerte 

überhaupt abgreifen zu können. 

Bleiben wir beim Beispiel der Versand- 

Durchlaufzeit: Um einen konkreten 

Wert ermitteln zu können, muss in der 

Vertriebskette ein Übergabepunkt definiert 

sein, ab dem die Versandabteilung 

die Auftragsverantwortung übernimmt. 

Hier zeigt sich beispielsweise, dass die 

aus dem erweiterten Controlling-Aspekt 

in den letzten Jahren eingesetzten Produkte 

„Data-Mining“ oder „Data- 

Warehouse“ an organisatorische Grenzen 

stoßen, denn in dieser Software sind 

keine definierten Abgrenzungspunkte 

für die Datenermittlung vorgesehen. 

Hier zeigt sich die Stärke von branchenorientierten 

ERP-Komplettpaketen. 

Zum einen bestehen hier standardisierte 

Auswertungssysteme in den vorgelagerten 

Modulen. Darüber hinaus können 

Kennzahlen aus den Vertriebsplanungs- 

und Einkaufs- Budgetierungsmodulen in 

deutlich exakterer Form bereitgestellt 

werden, als es in den verdichteten Zahlenwerken 

des Rechnungswesens möglich 

ist. 

Erreichen der Ziele 

Was für die Auftragsabwicklung gesagt 

wurde, gilt in gleichem Maße für alle 

geschäftlichen Themenbereiche. Häufig 

werden die Veränderungen auch gerade 

im Einkauf sichtbar, wo sich der Einkäufer 

zum Supply-Chain-Manager entwickelt 

hat, der die gesamte Prozesskette 

begleitet und sie permanent optimiert. 

Denn auch hier geht es nicht mehr nur 

um die Ware an sich, sondern um Kosten- 

und Flexibilitätsvorteile, um die 

Reduzierung von Risiken und die Erschließung 

neuer Märkte. Dies erfordert 

Wertschöpfungskennzahlen, die das Potenzial 

haben, als mehrstufiger Prozess 

zum Erreichen der strategischen Ziele 

beizutragen. 

Gerade das Benchmarking zwischen den 

Plan-/Ist-Zahlen aus dem Rechnungswesen 

in Verbindung mit den operativen 

Vergleichsgrößen und den strategischen 

Vorgaben ermöglichen die Optimierung 

der Prozesse. Die reinen verdichteten 

Zahlen des Rechnungswesens, die in der 

Vergangenheit lediglich gegen Planzahlen 

abgeprüft wurden, sind heute kein 

Führungsinstrument mehr, auf das alleine 

gebaut werden kann. Ständig wandelnde 

Anforderungen durch Internationalisierung, 

Innovationen und sich 

verändernde Kundenwünsche erfordern 

ein umfassendes Wissensmanagement in 

den Unternehmen, das nur mit einer perfekt 

auf die Branche und ihre Bedürfnisse 

abgestimmten Software optimal erreicht 

werden kann. 

Fachautor: Marco Decker 


Sonderteil 

CeBIT 2005 

Ausstellerübersicht 

Anzeige 

ABAS AG 

Halle 5, A18 

CeBIT 2005: In Halle 5, Stand A 18 präsentiert ABAS 

(www.abas.de) Neues rund um die abas-Business- 

Software (ERP, PPS, WWS, eBusiness). Zum 25jährigen 

Firmenjubiläum legt ABAS den Fokus auf den 

evolutionären Systemansatz der Software, der eine 

kontinuierliche Weiterentwicklung gewährleistet. 

Weitere Highlights: Internationalität, ERP für die 

Automotive-Branche, CRM-Funktionalität, Web- 

Anwendungen, Funktionserweiterungen und 64Bit- 

Computing. 

ALPHA Business Solutions AG 

Halle 5, Stand E35 

proALPHA ist eine der führenden ERP-Komplettlösungen 

für mittelständische Unternehmen und deckt 

alle Anforderungen in Produktion, Logistik und 

Rechnungswesen ab. Die optimierte Produktionsplanung 

(APS) ist ebenso „State of the Art“ wie ein 

durchgängiges Dokumentenmanagement, ein Informations- 

und Controllingsystem sowie eine systemweite 

WorkflowAutomation, die Online-Integration 

gängiger CAD-Systeme oder die Einbindung von 

e-Business-Funktionen. 

altavier GmbH 

Halle 1, Stand 3K18 

Die Content- und Knowledge-Management-Software 

von altavier ermöglicht den Aufbau und die Verwaltung 

verschiedenster Intranet-Portale, Extranets und 

Internetauftritte sowie die Integration unterschiedlicher 

Datenbanken in eine einheitliche Portaloberfläche. 

Ein modulübergreifender, unternehmensspezifischer 

Schlagwortbaum ermöglicht das schnelle 

Auffinden von Informationen. Technologische Basis: 

Lotus Domino, IBM WebSphere, OpenSource. 

AP Automation + Productivity AG 

Halle 5, Stand D55 

Mit P2plus extended ERP, das vollständig auf der 

Systemplattform Microsoft .NET und modernsten 

Webtechnologien (Web Services, ASPX, XML, 

SOAP) basiert, geht die AP AG weit über das Leistungsspektrum 

herkömmlicher ERP-Lösungen hinaus 

und integriert durchgängig CRM, e-Business, 

Workflow und Knowledge Management in einer einheitlichen 

Systemstruktur und Benutzeroberfläche. 

Auf die Lösungen der AP AG setzen über 1850 mittelständische 

Unternehmen. 

ATOSS Software AG 

Halle 6, Stand B23 

ATOSS präsentiert die neue Software-Generation für 

Staff Efficiency Management. Eine komplett erneuerte 

Benutzeroberfläche und zahlreiche neue Funktionen 

machen Personalabteilungen produktiver und 

unterstützen Unternehmen bei der Einführung flexibler 

Arbeitszeitmodelle. ATOSS Time Control, die 

modulare Mittelstandslösung für Zeitwirtschaft und 

Personaleinsatzplanung, zeigt sich in neuer Version 

noch bedienungsfreundlicher. Mit AENEIS 5 ist es 

ATOSS gelungen, technologischen Fortschritt und 

Standards in einer Best-of-Breed Lösung für Geschäftsprozessmanagement 

zu vereinen. 

Avenum 

Halle 3, Stand A45 

Besuchen Sie uns auf der diesjährigen Cebit 2005. 

Avenum bietet iSeries-Lösungen und plattformunabhängige 

EDI-Lösungen. Lernen auch Sie unsere Applikation 

Integration Interfaces (SMS-, Client- und 

Mail Interfaces) für IBM eServer kennen, die es dem 

Anwender ermöglichen, e-Business in Ihr “daily business” 

zu integrieren. Durch unsere langjährige Erfahrung 

im EDI-Umfeld können wir nicht nur entsprechende 

Produkte, sondern auch wertvolle Beratung 

bieten. 

B&N Software AG 

Halle 6, Stand G30/332 

m@gic EDDY ist eine datenbankgestützte EDI/XML- 

Software. Die individuellen Regeln (EDIFACT, XML, 

VDA, Odette, etc.), nach denen die Geschäftspartner 

ihre Daten austauschen, werden als Partnerprofile in 

der m@gic EDDY Software hinterlegt. Die Basis ist 

das einheitliche Abbilden der verschiedenen Geschäftsprozesse 

(z.B. Bestellungen, Rechnungen) in 

klar dokumentierte Datenbankschnittstellen. 

Bison Group 

Halle 4, Stand A12/C58 

Mit der plattformunabhängigen ERPII-Lösung 

„BISON Solution“ präsentiert die BISON Group auf 

der Cebit 2005 die optimierte Version für den Großhandel. 

Qualitative Prozessoptimierung ist für den 

Handelsmarkt entscheidend. BISON Solution trägt 

dieser Forderung Rechnung, indem sich die zu 100% 

releasefähige Software exakt an die Bedürfnisse und 

Geschäftsprozesse des Handelsunternehmens anschmiegt 

und diese über Unternehmensgrenzen hinweg 

optimiert. 

Breitenbach Software 

Engineering GmbH 


Umfassende Software für die Bereiche Zutritt, Zeiterfassung, 

Betriebsdatenerfassung, Lohn/Gehalt, Personalverwaltung, 

Personaleinsatzplanung, Archivierung, 

etc. 

BSS – Beratung und 

Software-Systeme GmbH 

Halle 4, Stand C58 

Bison Solution: ERPII-System, plattformunabhängig, 

100%Java, validierter Workflow. 

CAE Elektronik GmbH 


caesar bringt die Telekommunikation direkt an den 

Arbeitsplatz, der Nachrichtenaustausch wird schneller, 

komfortabler und kostengünstiger. caesar verbindet 

ISDN- und IP-Telefonanlagen, Netzwerke, AS/400, 

iSeries, Lotus Notes/Domino, MS Exchange/Outlook, 

Novell GroupWise, SAP R/3 mit CTI, Fax/Faxabruf, 

Sprachdienste (Anrufbeantworter, Sprachabruf, Umwandlung 

Text in Sprache, Voice Mail), e-Mail, SMS, 

WAP etc. NEU: CTI für AS/400, iSeries, i5. 


Sonderteil 

Ceyoniq Technology GmbH 

Halle 1, Stand 4H4; Halle 4, Stand A04/A12; Halle 

4, Stand A38 

nscale ist eine neue, hoch integrierte Standardplattform 

für Enterprise Content Management. Die moderne 

Architektur stellt umfangreiche Funktionen für 

Prozess-, Dokumenten-, Archiv-, Records-, Content-, 

Knowledge- sowie Lifecycle Management bereit und 

gewährleistet maximale Multiplattformfähigkeit, 

Skalierbarkeit, Verarbeitungsgeschwindigkeit und 

Sicherheit. 

CP Corporate Planning AG 


Mit CORPORATE PLANNER wurde ein Planungsund 

Controlling-Werkzeug entwickelt, das Planung, 

Information, Analyse und Steuerung miteinander vereint. 

Das Produkt ist im Finanzcontrolling, Kostencontrolling, 

Vertriebscontrolling und Konzerncontrolling 

einsetzbar. Alle Teilbereiche sind dynamisch 

miteinander verknüpft, so dass ein in sich konsistentes 

System entsteht. Das Standardmodell lässt genügend 

Spielraum für individuelle Anpassungen. 

Allgemeine Hinweise und Geländeplan 

Öffnungszeiten und Ort: 

Donnerstag, 10. März bis Mittwoch, 16. März 2005 

Täglich von 09.00 Uhr bis 18.00 Uhr 

Hannover, Messegelände 

Eintrittspreise: 

Tageskarte im Vorverkauf Euro 32,00 

Dauerkarte im Vorverkauf Euro 70,00 

Tageskarte an den Tageskassen Euro 37,00 

Dauerkarte an den Tageskassen Euro 80,00 

Ermäßigte Tageskarte Euro 17,00 

– für Schüler ab 15 Jahren, Studenten, Wehrpflichtige, Zivildienstleistende 

(nur gültig am 12., 13. und 16.03.2005) 

– für Behinderte (gültig an allen Messetagen) 

Bestellmöglichkeit/Kontakt: 

+49-(0)180/5 00 06 89 (12 Cent/Min.) 

6 +49-(0)221/9 59 40 68 

www.cebit.de/tickets 

Anzeige 


19

Sonderteil 

CSB-System AG 


CSB-System präsentiert auf der CeBIT die branchenspezifische, 

maßgeschneiderte IT-Komplettlösung 

speziell für die Prozessindustrie mit den Zweigen 

Nahrung & Genuss, Chemie & Farben, Pharma & 

Kosmetik sowie Handel & Logistik. Mit Hilfe von 

modernsten Tools wie dem Manufacturing Execution 

System, die hoch integriert in das CSB-System eingesetzt 

werden, können die Anwender online und realtime 

Produktion und Administration miteinander 

verknüpfen. 

d.velop AG 

Halle 1, Stand 8H8 

Mit der Version 6 des bewährten, integralen, digitalen 

Archiv-, Dokumenten- und Workflow-Management 

System d.3 präsentiert die d.velop Lösungen für 

die unternehmensübergreifende Verwaltung von Informationen. 

Mit den neuen Add-Ons, d.3 search pro 

und d.classify, offeriert die d.velop neueste Technologien 

für die assoziative Suche und semantische Klassifizierung 

zu einem äußerst attraktiven Preis. 

DELTA BARTH Systemhaus GmbH 

Halle 4, Stand F64 

DELECO unterstützt Produktion und Warenwirtschaft 

sowie alle anfallenden kaufmännischen Abläufe 

mittelständischer Unternehmen. Industrie und 

Handel profitieren gleichermaßen von dem mit integrierten 

Lösungen für Instandhaltungsmanagement, 

CAQ, SCM, B2B, CRM sowie Rechnungs-/Personalwesen 

ausgestatteten System. Durch seinen modularen 

Aufbau lässt sich DELECO individuell zu einem 

Komplettsystem erweitern, das alle Bereiche des 

ERP-Umfeldes abdeckt. 

DocuWare AG 

Halle 1, Stand 6A7 

Das Produkt DocuWare ist eine modular aufgebaute 

Standardsoftware für integriertes Dokumenten-Management. 

Die Lösung vereint Dokumente beliebigen 

Formats aus unterschiedlichsten Quellen in einem 

zentralen Dokumenten-Pool – etwa Belege, Briefe, 

Zeichnungen, Dateien oder e-Mails. Mit DocuWare 

lassen sich diese Dokumente scannen, verschlagworten, 

senden, anzeigen, bearbeiten, drucken, faxen 

und mailen. Zusatzmodule erweitern die Einsatzbereiche. 

EASY SOFTWARE AG 

Halle 1, Stand 8G1 

Premiere von EASY iDOX – Einfach gute Lösungen. 

Die EASY SOFTWARE AG stellt mit EASY iDOX 

den ersten Java-Archivclient für Apple Macintosh 

vor. Schwerpunkt des Messeauftritts werden anwenderorientierte 

DMS-Lösungen für alle Branchen und 

Unternehmen sein; u.a. präsentiert der DMS-Marktführer 

sein Produktportfolio EASY ENTERPRISE 

auf verschiedenen Betriebssystemen und veranschaulicht 

die Vorteile einer e-Mail-Archivierung unter 

Microsoft Exchange und Lotus Notes. 

edcom GmbH 


Gruppenkalender, Adressverwaltung, ToDo Management, 

Call Tracking, Korrespondenz, Urlaubsgenehmigung 

mit Workflow. 

Esker Software GmbH 


Mit Esker DeliveryWare werden Datenströme aus 

Anwendungen (z.B. SAP) zu Dokumenten aufbereitet, 

formatiert und automatisiert versendet: als Fax, 

e-Mail, PDF, XML, Idoc usw. Die Lösung wird dabei 

einfach integriert, ohne Eingriffe in die Applikationen 

selbst. Ob elektronische Rechnungen mit digitaler 

Signatur, Mahnwesen, Beschaffung oder Services 

wie Fax-on-demand: DeliveryWare ist die Lösungen 

für alle dokumenten-basierte Geschäftsprozesse. 

EXCEL DATA Deutschland AG 


Die Informations- und ERP II-Lösung, InfoSuite: Informations-/Analysesystem, 

BI, DataWarehouse, 

BPM, ETL. InfoBudget: Effektive, dezentrale Planung. 

InfoCenter: CRM/A-CRM (Notes). Workflow. 

XLeso: ERP/PPS/WaWi; KoRE; FiBu. XLeso ist plattformunabhängig, 

komplett Java-basiert u. setzt auf 

modernste Technologien. DB2 auf der iSeries / 

AS/400. Andere Systeme (Oracle, MS-SQL, DB2). 

Weitere Informationen zu 

Ausstellern und Produkten 

erhalten Sie mit dem 

+++ CeBIT-Messeticker +++ 

Ferrari electronic AG 


Innovative Signatur- und IP-Lösung. Die Ferrari 

electronic AG bietet mit OfficeMaster Sign die erste 

Lösung zum elektronischen Signieren von Faxrechnungen, 

die der neuen gesetzlichen Richtlinie des 

Bundesfinanzministeriums entspricht. Zusätzlich 

stellt das Unternehmen mit OfficeMaster over IP ihre 

komplette Unified Messaging Produktfamilie jetzt 

auch für IP-basierte Telefonnetze zur Verfügung. 

Fritz & Macziol GmbH 

Halle 4, Stand A04/A12; Halle 9, Stand E31; Halle 

9, Stand C52/1 

CeBIT 2005: Unsere Lösungen zu Serverkonsolidierung 

& Archivierung – Optimierung von Geschäftsprozessen 

– VMware & P2V Migrationen – Dokumentenmanagement 

– Content Management/Tivoli 

– CITRIX – IBM eServer (i/p/x/zSeries) – IBM Storage 

– IBM Software. Unsere Hersteller: IBM, CITRIX, 

VMware, Lotus, Linux, Symantec und Microsoft. 

IBM Premier-Partner, 230 Mitarbeiter,12 Standorte 

(Deutschland/Österreich/Schweiz) 

GFOS mbH 


X/TIME – optimaler Ressourceneinsatz und effizientere 

Produktion. Das funktionale Spektrum reicht von 

den Kernaufgaben der Zeit- und Betriebsdatenerfassung, 

der Zutrittskontrolle, Personaleinsatz- und Personalbedarfsplanung, 

Logistik-Management sowie 

Qualitätssicherung inklusive Chargenverfolgung. Die 

modulare Struktur der Software bietet die Möglichkeit 

des bedarfsorientierten Einsatzes einzelner Module 

bis hin zu einem umfassenden MES-System. 

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Sonderteil 

GFT Solutions GmbH 

Halle 1, Stand 7i2; Halle 3, Stand C25; Halle 1, Stand 

7K7 

InSpire kontrolliert die Arbeitsabläufe innerhalb des 

Unternehmens, indem Geschäftsprozesse automatisiert, 

administriert, analysiert und optimiert werden. 

Anwendungen können miteinander integriert und 

kombiniert werden, ergänzt um Fähigkeit, Prozessschritte 

durch Aktivitäten und Interaktionen abzuarbeiten. 

Das Reportingsystem konsolidiert Daten 

managementgerecht und durch das Monitoring der 

Prozesse lassen sich diese kontinuierlich verbessern. 

Gräbert Software + 



Gräbert ist der Partner für Lösungen auf der IBM 

iSeries/i5 und bietet mit ArchivPlus eine modulare 

Komplett-Lösung für DMS, elektronische Rechnungsbearbeitung, 

Workflow, Scannen und Archiv 

an. eComPlus ermöglicht e-Mail/Fax mit qualifizierter 

elektronischer Signatur. MobilPlus realisiert den 

Zugriff via UMTS, etc. und mit eShopPlus können 

Internet-Frontends realisiert werden. Für den einfachen 

Einstieg wurden ArchivPlus- und eComPlus 

ExpressEditionen konzipiert. 

GUS-Group AG & Co KG 

Halle 4, Stand A04/A12; Halle 1/Dach 1417 

Mehr ERP fürs Geld. Zur CeBIT zeigt die GUS Group 

ihre in Java entwickelte, browserbasierte, plattformunabhängige 

ERP-Lösung GUS-OS ERP in der 

Version 3.2. Zu den Erweiterungen gehören GUS-OS 

CRM sowie eine Mobilvariante für den Außendienst 

und GUS-OS Finance. Nach der Verfügbarkeit unter 

Windows, Linux und auf der iSeries werden jetzt 

auch die Datenbanken SQL Server und Oracle unterstützt. 

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HANSALOG GmbH & Co.KG 


Als bedeutender Technologe gehört die Firma 

HANSALOG zu den führenden Anbietern personalwirtschaftlicher 

Software. Mit ihrem Software Paket 

HANSALOG werden in Deutschland jeden Monat 

mehr als 1500 Firmen mit über 2 Millionen Arbeitnehmern 

verschiedener Branchen abgerechnet. Die 

HANSALOG Software rechnet alle Branchen und 

Tarife ab und ist GKV-zertifiziert. Besuchen Sie uns 

auf unserem Stand, um mehr Informationen zu erhalten. 

Wir freuen uns auf Sie! 

IBM Deutschland GmbH 

Halle 4, Stand A04/A12; Halle 1, Stand 4G2/5D2; 

Halle 9, Stand C52/1 

IBM präsentiert On Demand Lösungen mit den 

Schwerpunkten Infrastructure Solutions, Technology 

Expertise und Industry Expertise mit Digital Media. 

Weiterhin präsentieren IBM und Partner Lösungen 

für kleine und mittlere Unternehmen. Der IBM Geschäftsbereich 

Mittelstand rundet mit den IBM Express 

Angeboten die Palette ab. Aus dem Bereich 

Öffentlicher Dienst und Behörden sind zahlreiche On 

Demand Lösungen zu den Themen Sicherheit, Verwaltung, 

Gesundheit und Soziales zu sehen. 

Igel Technology GmbH 


IGEL Technology GmbH präsentiert auf der CeBIT 

2005 in Halle Stand A05 die gesamte Bandbreite von 

Linux und Windows basierenden Thin Clients. Besonders 

die plattformübergreifende Produktpalette, die 

neuen IGEL Clients mit Windows CE 5.0 sowie die 

eigene Entwicklung der dazugehörigen innovativen 

Firmware und der zentralen Remote Management 

Suite für umfassende Thin Client Lösungen stehen bei 

dem diesjährigen Messeauftritt im Vordergrund. 

Intentia Deutschland GmbH 

Halle 4, Stand A04/A12 

Mehr als 20 Jahre Erfahrung und 3.400 Kunden in 

über 40 Ländern sprechen für sich. Ob Enterprise 

Management, Supplier Relationship Management, 

Customer Relationship Management, Supply Chain 

Management, Value Chain Collaboration, Enterprise 

Performance Management oder Workplace Management: 

Intentia hat die passende Lösung. Unsere Kunden 

sind mittelgroße bis große Unternehmen, wie Sab 

Wabco, Seeberger, Schoellershammer, Wikus und 

Olympus. 

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21

Sonderteil 

Anzeige 

inubit AG 


Mit dem Ziel, Business- und IT-Anforderungen ideal 

aufeinander abzustimmen, steht mit dem inubit IS 

eine Standardsoftware zur Verfügung, mit der Geschäftsprozesse 

inhaltlich modelliert, technisch umgesetzt, 

überwacht und gesteuert werden können. 

Dabei wird die bestehende IT-Infrastruktur genauso 

integriert wie die für den reibungslosen Geschäftsablauf 

verantwortlichen Mitarbeiter. 

KANA Software GmbH 


KANA ist ein weltweit führender Anbieter von Geschäftsanwendungen 

für Service, Marketing und 

Kundenkommunikation. Die Lösungen umfassen 

sämtliche Kommunikationskanäle und erlauben Unternehmen, 

alle Kundenkontaktpunkte kostengünstig 

zu verwalten, koordinieren und synchronisieren. 

Zu den innovativen Anwendungen zählen KANA 

Contact Center, KANA Marketing sowie integrierte 

Service-Lösungen für e-Mail und Knowledge Management. 

LUNZER + PARTNER GmbH 


Die Unternehmensberatung LUNZER + PARTNER 

stellt ihre Lagerlogistikanwendung LOGSTAR vor. 

Mit den bis zu elf verschiedenen Modulen der Software 

kann auf die momentanen Bedürfnisse der 

Lagerführer in den unterschiedlichsten Branchen 

reagiert werden. Auf dem Stand wird auch das 

Zusammenspiel der Software mit den Datenfunk- 

Geräten von Psion Teklogix anhand zahlreicher 

Anwendungsbeispiele demonstriert. 

MCA GmbH 


iPhone integriert CTI direkt in IBM i5-basierte Lösungen. 

Damit stehen Nutzern in der IBM-Software-Arbeitsumgebung 

– ERP, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung 

etc. – Telefonfunktionen wie 

ISDN-Dienste, Fax oder Voice-Mail zur Verfügung. 

So identifiziert iPhone beispielsweise Anrufer anhand 

ihrer Rufnummern und präsentiert dem Ansprechpartner 

automatisch die zugehörigen Daten, Dokumente 

und Informationen aus der jeweiligen i5-Lösung. 

FaxServer, Unified-Messaging-System, CTI- 

Server mit Integration als Connector in GroupWare 

Lösungen wie Lotus/Notes Domino u.a. Fax, e-Mail, 

VoiceMail, SMS, CTI, Telex, WAP. Gleichzeitige Integration 

von iSeries- und GroupWare-Umgebung. 

ML Software GmbH Entw.-, 

Dienstl.- u. Vertriebsges. mbH 


ML-Software: Ihr Partner für Softwareentwicklung, 

iSeries400-Modernisierung und RPG-Migration! 

Mit der ML4 GUI-Komponente starten Sie sofort mit 

grafischen Oberflächen. Neuentwicklungen und/oder 

Programmerweiterungen können direkt mit ML4 auf 

dem PC vorgenommen werden, mit allen Vorteilen 

des C/S-Computing. MLoRPG ermöglicht echte Migration 

von RPG nach .NET und beliebige Weiterentwicklung 

auf Basis .NET via Delphi8, VB, j#, c#, 

C++, und… 

MPDV Mikrolab GmbH 


MPDV ist führender Hersteller von Systemen zur 

Erfassung und Verarbeitung von Daten für das Fertigungs-, 

Personal- und Qualitätsmanagement. Als integriertes, 

modular strukturiertes MES bietet Hydra 

leistungsfähige Funktionen in den Bereichen BDE/ 

Auftragsdaten, Leitstand, Maschinendaten, Material-/Produktionslogistik, 

Werkzeugdaten/DNC, Qualitätsmanagement/CAQ, 

Prozessdaten, Personalzeit/ 

PEP, Leistungslohnermittlung, Zutrittskontrolle. 

NCT 


Vor einem Datenverlust zu schützen, Ausfallzeiten zu 

minimieren oder gar nicht mehr entstehen zu lassen, 

sind die herausragenden Merkmale der *noMax-Lösung 

von Maximumavailability für IBM-Systeme. 

Mit der neuen Version wird das Überwachen und 

Melden von Systemstörungen noch einfacher und die 

Anwendungen können noch ausfallsicherer gestaltet 

werden. Als langjähriger IBM-Businesspartner ergänzt 

NCT das Portfolio mit Produkten und Dienstleistungen 

rund um die Verfügbarkeit. Hochverfügbarkeit, 

erst Recht für KMU´s und bezahlbar, ist das 

Credo der NCT GmbH. 

Profi AG 


PROFI präsentiert innovative Referenzprojekte in 

Krankenhäusern, Öffentlicher Verwaltung und mittelständischen 

Unternehmen. Unter dem Motto 

„PROFI – Ihr On Demand Partner“ informieren wir 

Sie über IT-Lösungen rund um Storage- und Serverkonsolidierung, 

Hochverfügbarkeit, Security, Archivierung 

und SAP, exklusiv am IBM Partnerstand. 

Nutzen Sie die PROFI Lösungskompetenz rund um 

IBM Storage, IBM eServer i-, p-, x- und zSeries sowie 

Linux. 


Sonderteil 

Prout Software GmbH 

Halle 1, Stand 4H4 

Der PROUT inForm OutputServer ist eine Formular- 

Software mit verschiedenen Modulen zum intelligenten 

Aufbereiten, Verteilen und Archivieren von Geschäftsdokumenten 

an Drucker-, e-Mail- und Fax- 

Systeme etc. Die gemäß Corporate Design 

aufbereiteten Dokumente können zusammen mit den 

automatisch erzeugten Indexdateien auch an Archiv- 

Systeme weitergegeben werden. Auf der CeBit 2005 

auf dem Partnerstand von Fujitsu-Siemens-Computers. 

PSIPENTA Software 

Systems GmbH 

Halle 5, Stand D26/1 

PSIpenta.com verfolgt den Best-of-Breed-Ansatz und 

umfasst die Bereiche Customer Relationship Management, 

Supply Chain Management, ERP, Finanzund 

Personalwesen basierend auf einem modernen 

Framework. PSIpenta.com nutzt State-of-the-Art 

Technologie und ist damit Vorreiter unter den ERP- 

Lösungen im gehobenen Mittelstand. Als objektorientierte 

Client/Server-Architektur konzipiert, hat die 

Software alle Vorzüge eines modernen offenen Systems. 

Roha 


Spezialtage Output Management: Die Softwarelösung 

SpoolMaster von ROHA wird auf der CeBIT 

2005 in Hannover bei avenum vorgeführt: Auf Stand 

A45 in Halle 3 können sich die Messebesucher vom 

11. bis 15. März rund um das Thema integriertes 

Output Management informieren, von intuitiver Formularerstellung 

und -bearbeitung bis hin zur direkten 

Ausgabe von der AS/400 / iSeries für Standard- und 

Etikettendrucker, Fax, e-Mail, Archive oder Handy. 

SAMAC Software GmbH 


Wir zeigen Ihnen mit Ihren Daten, was Ihr System für 

Sie leisten kann. Werten Sie Ihr iSeries System auf, 

statt in andere Plattformen zu investieren! Datenanbindung 

über das SAMAC Data Hub. Datenreplikation, 

Import und Export von und zu Fremdsystemen 

für Replikation, B2B-Integration, Katalogexporte, 

Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten über 

XML oder beliebige Fremdformate. Offene Architektur 

mit Modulen für TCP/IP, FTP, HTTPS, POP3, 

SMTP oder beliebigen anderen Protokollen. Integrierte 

Lösung für ERP-Pakete sowie Eigenentwicklungen. 

Schnelle Anbindung, Entlastung von Routine-Tätigkeiten 

und Datenbankprogrammierung. 

serVonic Telekommunikationslösungen 

GmbH 


IXI-Call ist eine CTI Software, die auf Client/Server 

Basis jedem Arbeitsplatz computer-gestütztes Call 

Management zur Verfügung stellt. Eine Partnerleiste 

zeigt den Kommunikationsstatus der Kollegen an, 

Instant Messaging und Abwesenheitsnotiz sind möglich. 

An Telefonie-Funktionen liefert IXI-Call z.B. 

Anruferidentifikation, Wählhilfe, Hotkey-Wahl und 

Telefonjournal. IXI-Call kann auf Terminal Servern 

und CITRIX MetaFrame eingesetzt werden. serVonic 

IXI-UMS Unified Messaging Server ist eine Add-On 

Lösung, die sich in Messaging Systeme wie Exchange 

oder IBM Domino integriert. 

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SoftM Software und Beratung AG 


Mit der ERP-Software SoftM Suite lassen sich die 

Geschäftsprozesse mittelständischer Unternehmen in 

einem durchgängigen System abbilden. Neu in Version 

2.0 ist u. a. das Kontrollzentrum Kundenauftrag, 

das die verschiedenen Prozess-Schritte der Supply 

Chain in einer zentralen Sicht zusammenführt. Im 

Bereich Business Intelligence werden auf der CeBIT 

2005 neue Funktionen für Datenanalyse und Risikomanagement 

gezeigt. 

SYNCHRON GmbH 

Halle 1, Stand 8G1 

Integrierte Archivierungslösung für AS/400-basierte 

ERP-Systeme: – Archivierung aller AS/400-Druckdatenströme 

(SCS, IPDS, AFP) – Konvertierung 

nach ASCII Text, PDF oder TIF – Optional Formularüberlagerung 

– Eingangspostbearbeitung inkl. 

Workflow- Integration in AS/400-Applikationen – 

Recherchefunktion direkt aus AS/400-Anwendungen 

– Dialogrecherche mit AS/400-Oberfläche – 

Migrationstools zur Konvertierung von AS/400- 

Altarchiven. 

Teamwork Software und 

Cosulting GmbH 


Die teamwork Software und Consulting GmbH, Lösungsanbieter 

für das Collaboration Management 

und IBM Premier Business Partner, präsentiert auf 

der CeBIT 2005 ihren sicheren und mobilen CRM 

Arbeitsplatz auf Basis der IBM Workplace-Technologie. 

Für Unternehmen, die AS/400-Anwendungen 

Mitarbeitern und Partnern jederzeit und überall zur 

Verfügung stellen wollen, zeigt teamwork die Überführung 

dieser Anwendungen in das Internet. 

Ultimus GmbH 

Halle 1, Stand 3C4 

Die Ultimus BPM Suite ist ein umfassendes Business 

Process Management System, welches produktive 

und agile Organisationsstrukturen schafft, Kosten 

reduziert und Durchlaufzeiten umfassend verkürzt. 

Mit der Modellierungs- und Entwicklungsumgebung 

können gemeinschaftlich Arbeitsabläufe ohne Programmierung 

automatisiert werden. Darüber hinaus 

stehen sowohl leistungsfähige Management Tools, 

wie auch intuitive webbasierte Benutzeroberflächen 

bereit. 

update Solutions AG 

Halle 1, Stand 6A7; Halle 3, Stand D07 

DocuWare ist die Basissoftware für Dokumentenmanagement 

und elektronische Archivierung von kaufmännischen 

Belegen, Korrespondenz, e-Mails, Dokumentationen, 

Zeichnungen und allen sonstigen 

Dokumenten. Die update Solutions AG ist autorisierter 

Partner der DocuWare AG. Neben unterschiedl. 

Auswertungen sind ein Vergleich der Soll-/Plan- und 

Ist-Kosten, Vor- und Nachkalkulation, Kostenträgerund 

DB-Rechnung bei UPOS Standard. Mögliche 

Dimensionen können z.B. Zeit, Gebiet, Produkt, 

Kunde oder Vertreter sein. Typische Kennzahlen sind 

Umsatz, Absatzmengen, Retouren, Anzahl, Angebote, 

Aufträge, Lieferscheine u.v.m. 

update texware GmbH 


update präsentiert ihr erweitertes texware/CS für 

Konfektion und Handel. Gerade dieses Marktsegment 

erfordert eine optimale Unterstützung bei Beschaffung/Produktion 

und Versandabwicklung. Hier 

bietet texware/CS neben neuen Funktionen in den 

Bereichen Planung und Disposition auch die Möglichkeit 

eines sehr einfachen Datenaustausches mit 

Partnern innerhalb der textilen Kette. texware/CS: 

„von der Faser bis zum Handel“. 

Varial Software AG (Infor AG) 


Die Varial Software AG ist einer der führenden Hersteller 

für Software im Finanzwesen, Controlling sowie 

der Personalwirtschaft. Angeboten werden die 

Produkte: Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung, 

Kostenrechnung, Controlling, Personalwirtschaft, 

Personalmanagement, Finanz- & Liquiditätsmanagement, 

Kosten- und Ergebnismanagement sowie 

Konzernkonsolidierung. 

Versata GmbH 


Business Rules basierte Anwendungsentwicklung 

und Migration komplexer Cobol- und RPG-Anwendungen. 

Eclipse-basiertes Regel-Framework. Die 

neue Version 6 enthält Rules-Engines für Entscheidungslogik, 

Transaktionslogik, Prozesslogik und 

Datenlogik. 


23

Aktuelles 

Positive Signale für 

Kommentar zur Frage des Monats vom Januar 2005 

ERP und Controlling 

Die Frage: 

Daten aus ERP-Systemen bedienen das 

Controlling, um – auch hausinternes – 

Rating nach Basel II durchzuführen. 

Planen Sie in 2005 Investitionen in Ihr 

ERP-System, um Ihr Unternehmen fit 

für Basel II zu machen? 

Das Ergebnis: 

Von insgesamt 2280 Teilnehmern votierten 

1033 Stimmen (45 Prozent) mit 

„JA” und 1247 Stimmen (55 Prozent) 

mit „NEIN”. 

Der Kommentar: 

Mit 45 Prozent plant fast die Hälfte der 

Leser, im Jahr 2005 Investitionen in ihr 

ERP-System zu tätigen, um die Anforderungen 

des Controllings in Richtung 

Basel II adäquat abbilden zu können – 

eine erfreuliche, wenn auch überraschend 

hohe Zahl an Ja-Stimmen. Sie 

beweist, dass wieder deutlich mehr Unternehmen 

bereit sind, in ihre IT zu investieren, 

dass das Management erkannt 

hat, wie wichtig es ist, mithilfe von Business-Software 

eine transparente Sicht 

auf die Prozesse im Unternehmen wie 

auch die sichere und effektive Darstellung 

aussagekräftiger Kennzahlen und 

Auswertungen zu gewährleisten. 

Marco Mancuso, 

kaufmännischer 

Geschäftsführer der SOU 

Systemhaus GmbH & Co. KG 

Ja 

45% 

2.280 Teilnehmer haben 

abgestimmt 

Nein 

55% 

Planen Sie in 2005 Investitionen 

in Ihr ERP-System, um Ihr 

Unternehmen fit für 

Basel II zu machen? 

Die Gründe, warum 55 Prozent mit 

„Nein” geantwortet haben, liegen möglicherweise 

darin begründet, dass sich 

noch immer sehr viele der kleinen und 

mittelständischen Unternehmen – weniger 

der Großunternehmen – nicht darüber 

im Klaren sind, dass die Banken ihre 

Ratings bereits seit zwei Jahren nach den 

neuen Bestimmungen durchführen. Darum 

ist es wirklich höchste Zeit, sich Gedanken 

zu machen, wie softwareseitig 

den geänderten Umständen Rechnung 

getragen werden kann. So mögen einige 

jetzt noch vor den Kosten zurückschrecken 

– etwa weil sie zur Jahrtausendwende 

und für die Euro-Umstellung bereits 

viel Geld in ihre IT gesteckt haben 

–, was sie aber nicht davor bewahren 

wird, sich zu einem späteren Zeitpunkt 

damit auseinander setzen zu müssen. 

Das Konsultationspapier Basel II besitzt 

nicht nur Empfehlungscharakter, sondern 

ist Bestandteil der gesetzlichen 

Grundlagen für Kreditinstitute in allen 

Mitgliedsstaaten der EU. Daher müssen 

Banken die Risiken ihrer Engagements 

messen und bewerten – das Rating ist 

hierfür unabdingbar und ist für die Banken 

zur Pflicht gemacht. Um nun ein 

Unternehmen finanziell richtig einschätzen 

zu können, benötigen die Finanzinstitute 

sehr viele Informationen. Und all 

diese Daten liefert ein effizientes ERP- 

System: Es sorgt mit einer integrierten 

und flexibel einsetzbaren Finance-Lösung 

dafür, dass die Kennzahlen aus 

dem operativen Geschäft jederzeit transparent 

darstellbar sind. 

Die umfassende Vorbereitung auf das 

Rating durch die jeweilige Bank stellt 

daher eine besondere Herausforderung 

dar, denn das abschließende Urteil bildet 

die Grundlage für alle zukünftigen Finanzierungskonditionen. 

Es gilt also, 

die wirtschaftliche Situation jederzeit 

ausführlich und dokumentiert aufzeigen 

zu können. Gleichzeitig bieten darauf 

ausgerichtete Controlling-Werkzeuge 

auch die Chance, die Unternehmensprozesse 

zu verbessern, das Vertrauen von 

Kunden und Geschäftspartnern zu stärken 

und so ganz allgemein die Unternehmensattraktivität 

zu steigern. Gut, dass 

knapp 50 Prozent dies erkannt haben 

und in den nächsten Monaten aktiv werden 

wollen. 

Kommentator: Marco Mancuso 

> marco.mancuso@sou.de 


Aktuelles 

Intelligent ablegen 

BARC-Studie: Dokumenten-Management und Archivierung im Überblick durch Labortests 

und suchen 

Die richtige Ablage von Unterlagen ist in 

vielen Organisationen ein kritischer Erfolgsfaktor 

für das rasche und korrekte Arbeiten. 

Auch bei optimierter Organisation dieser 

Ablage-Tätigkeiten sowie der Dokumentenablage 

ist die manuelle Bearbeitung nicht so 

effizient, als wenn die Dokumente elektronisch 

vorliegen und eingesehen werden können. 

Die hierfür geeigneten Dokumenten-Management- 

und Archiv-Systeme 

erfreuen sich dabei zunehmender 

Beliebtheit. Studien-Anbieter BARC 

gibt in seiner neuesten Dokumenten- 

Management-Studie einen Überblick 

über 13 Systeme. 

Auf der Suche 

Das vergebliche Suchen nach Unterlagen 

oder deren Verlust hat jeder sicher- 

lich schon einmal erlebt und sich geärgert. 

Seit letztem Jahr liegt nun eine 

empirische Untersuchung vor, die hierzu 

Gewissheit liefert, wie oft das tatsächlich 

vorkommt: Laut einer Erhebung der 

University of Washington in 2004 gaben 

über 50 Prozent der befragten Personen 

an, einmal pro Woche ein Dokument zu 

vermissen und es nicht wieder zu finden. 

Bei elektronischen Dokumenten beträgt 

diese Quote deutlich geringere, aber 

doch noch stolze 17 Prozent. 

Nach Meinung des Autors müssten auch 

diese 17 Prozent nicht sein, wenn die 

Dokumente nicht digital in tiefen Verzeichnisbäumen 

begraben werden, sondern 

systematisch durch Verwendung 

von Schlagwörtern und komfortablen 

Suchfunktionen abgelegt und recherchiert 

werden. Dazu gibt es preiswerte 

und leistungsfähige Dokumenten-Management- 

und Archiv-Systeme, die 

auch den Dateimanager ersetzen können. 

Die abzulegenden Unterlagen sind 

dazu über Scanner zu digitalisieren oder 

werden direkt aus Office-Anwendungen, 

Fax- oder Mail-Systemen oder über 

die Fachanwendungen auf einem iSeries- 

Server in das Dokumenten-Management-System 

abgelegt. 

Der diesbezügliche Funktionsumfang 

kann recht unterschiedlich sein: So ist 

der komfortabelste Weg einer Office-Dateiablage 

der, der vom Anwender nichts 

anderes verlangt, als die Befehle „Datei 

Speichern“, „Datei öffnen“, „Einfügen 

aus Datei…“ einzugeben. Das Dokumenten-Management- 

und Archiv-System 

wird anstelle des Dateisystems als 

Quell- bzw. Zielsystem angezeigt. Weitere 

Integrationsmöglichkeiten sind Zusatzmenüs 

in den Office-Anwendungen 

oder zusätzliche Laufwerksbuchstaben 

im Dateimanager. 

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25

Aktuelles 

Intelligent ablegen und suchen 

BARC-Studie Dokumenten-Management 

Die BARC-Studie „Dokumenten-Management“ bietet Unternehmen eine qualifizierte 

und neutrale Unterstützung bei der Auswahl einer individuell passenden Software-Lösung 

für unternehmensweites Dokumenten-Management. 

Nach einem Überblick über den Markt sowie aktueller Entwicklungen gibt die Studie 

einen Einblick in die Grundlagen von Dokumenten-Management-Systemen und 

stellt deren Komponenten und Funktionen dar. Anschließend wird aus den funktionalen 

und technischen Anforderungen an eine Dokumenten-Management-Lösung 

ein Kriterienkatalog abgeleitet, der Unternehmen als Vorlage für einen eigenen Auswahlprozess 

dienen kann. Anhand dieser Kriterien werden die getesteten Produkte 

einer anwendungsorientierten Bewertung unterzogen, die auf einem ausführlichen 

Produkttest im Testlabor des Business Application Research Center basiert. Ziel 

dieses Produktvergleiches ist es, die Schwerpunkte der einzelnen Produkte herauszuarbeiten, 

um den Unternehmen einen Leitfaden für die Vorauswahl einer Dokumenten-Management-Lösung 

an die Hand zu geben. Durch die abschließende, 

strukturierte Detailbeschreibung der Produkte wird dem Leser ein umfassender 

Überblick über die Leistungsfähigkeit der einzelnen Werkzeuge gegeben. 

Weitere Informationen unter: www.barc.de. 

Unterschiedliche Suchmodi 

Die Dokumentensuche erfolgt in der Regel 

über den Client des Dokumenten- 

Management- und Archiv-Systems oder 

über einen Web-Client durch einen Internet-Browser. 

Auch hier unterscheidet 

man zwischen „normaler“ schlagwortbasierter 

Suche, Volltextsuche und der 

intelligenten Recherche – auch Text Mining 

genannt. Intelligente Recherche-Verfahren 

suchen auch nach Klangmustern 

(„phonetische Suche“), nach 

Synonymen oder häufig auftretenden 

Wörtern im gesuchten Kontext. Da die 

intelligenten Suchverfahren auf Volltext-Indizes 

beruhen, können zumeist 

auch automatisch verfasste Inhaltsangaben 

oder Wissenswolken über Wortzusammenhänge 

aufgebaut werden, wie 

z.B. in der folgenden Abbildung: 

die aus den Spool-Daten der Fachanwendung 

erstellt werden, in das Archiv- 

System kopiert, zu Dokumenten zusammengesetzt 

und automatisch indexiert 

werden. Eine weitere Möglichkeit besteht 

darin, die Dialogmasken mittels 

Emulation mit dem Dokumenten-Management- 

und Archiv-System zu verbinden, 

so dass auf Tastendruck der 

Buchungsbeleg, die Kreditorenakte, 

Kunden- oder Personalakte angezeigt 

werden. 

Inwieweit es nun geeignete oder weniger 

geeignete Systeme für Ihre Belange gibt, 

ist durch ein spezifisches Fachkonzept 

und den daraus abgeleiteten Kriterienkatalog 

im Detail zu bestimmen. 

Ein Teil dieser Arbeit kann auch durch 

Studien und unabhängige Produkttests 

abgedeckt werden, um einen ersten 

Überblick über geeignete Lösungen zu 

bekommen. Damit sind dann auch die 

ersten zeitraubenden Schritte – wie die 

Suche nach geeigneten Produkten und 

dem Kennenlernen relevanter Kriterien 

für die Auswahl – durchgeführt, und 

man kann sich auf die fachlichen Aspekte 

konzentrieren. 

Im Test 

Zu Beginn dieses Jahres hat der Studienspezialist 

BARC die dritte Auflage 

zum Thema Dokumenten-Management 

erstellt und auf Basis von Labortests 

13 Dokumenten-Managementund 

Archiv-Systeme bewertet. Die 

Ergebnisdarstellung erfolgt anhand 

von Kiviatgraphen derart, dass für je- 

Die Dokumenten-Management- und 

Archiv-Systeme zeichnen sich durch 

hohe Integrationsmöglichkeiten aus, so 

dass auch Systeme auf Windows-Plattformen 

mit Fachanwendungen der 

iSeries verbunden werden können. 

Alles im Spool 

Eine sehr einfache, seit Jahrzehnten genutzte 

Möglichkeit ist die Spool-Datenablage, 

indem die Ausgangsdokumente, 

Bild 1: Intelligente Recherche mit d.velop d.3 

(Links oben: semantische Wissenswolke. Rechts oben: Trefferliste. 

Links unten: Notizen. Rechts unten: automatische Zusammenfassung) 


Aktuelles 

des Produkt ein technischer und ein 

funktioneller Kiviatgraph erstellt werden, 

wie in den folgenden Bildern dargestellt: 

Im obigen „technischen Kiviatgraphen“ 

werden die Systeme hinsichtlich Skalierbarkeit, 

Speicherkonzept, Entwicklungswerkzeuge 

und Integrationsfähigkeit 

beurteilt. 

Die Anwendungsmöglichkeit der Lösung 

wird mit dem Funktions- 

Kiviatgraph bewertet, wie z.B. für das 

Dokumenten-Management-System von 

Hummingbird: 

Bild 2: Kiviatgraph für die Architektur von COI-BusinessFlow Xtrend 

Die oben beschriebenen Erfassungs- und 

Recherchefunktionen inklusive der intelligenten 

Suche sind neben den Fragen 

der Mail-Integration zu Lotus Notes, 

Microsoft Outlook und den Workflow- 

Funktionen getestet und zusammengefasst. 

Die Beschreibung der relevanten Eigenschaften 

in den Kiviatgraphen wird in 

einem grundlegenden Teil der Studie erläutert, 

so dass auch thematische Neueinsteiger 

ohne DV-Kenntnisse die Thematik 

gut verstehen können. 

Zusammenfassung 

Bild 3: Kiviatgraph für die Funktionalität der Hummingbird-Produkt-Suite 

Hersteller Produkt Version 

CEYONIQ Technology GmbH Ceyoniq Content Manager 5.0 

COI COI-BusinessFlow Xtrend 1.3 

d.velop AG d.3 5.4 

EASY Software AG easyware 3.3 

ELO Digital Office GmbH 

ELOenterprise Server 

ELOprofessional Client 

1.0 

4.0 

FileNET GmbH Filenet P8 2.01 

Hummingbird Hummingbird DM 5.1 

Hyperwave AG IS/6 6.2 

IBM GmbH Content Manager 8.1 

Optimal Systems OS:DRT 4.x 

Opentext Livelink 9.2 

Saperion AG Saperion 5.0 

windream GmbH windream 3.6 

Die neue BARC-Studie zum Thema Dokumenten-Management 

zeigt durch die 

Tests der 13 Systeme, dass sich sowohl 

die Integrationsfähigkeit der Systeme als 

auch die intelligente Recherche in den 

letzten drei Jahren deutlich verbessert 

haben. Schnittstellen zu Lösungen auf 

der iSeries und i5-Plattform sind eher 

unproblematisch und können in vielen 

Fällen mit Referenzen auf Seiten der Anbieter 

belegt werden. Die Unterschiede 

bei den Dokumenten-Management- und 

Archiv-Systemen sind funktional in den 

Details und häufig in der Philosophie 

der Anbieter – hinsichtlich der Begriffe, 

der Darstellung und der Bedienung – zu 

finden. Die BARC-Studie zeigt dies auch 

durch eine Vielzahl von Abbildungen. 

Fachautor: Dr. Dietmar Weiß 

Getestete Produkte 


27

Aktuelles 

Anwendungsmodernisierung bei Prosoz Herten GmbH 

120 Mannjahre Ent 

Mehr als 120 Mannjahre Entwicklungsaufwand 

hatte die Prosoz Herten GmbH in ihr iSeries- 

Paket basis3000 investiert. In einem Modernisierungsprojekt 

mit der PKS Software erhielt 

die Anwendung nun nicht nur eine neue 

Benutzeroberfläche, sondern wurde auch 

plattformunabhängig – äußerst positiv im 

Hinblick auf die Zufriedenheit bestehender 

Kunden sowie fürs Neugeschäft. 

Bereits seit einigen Jahren ist es zunehmend 

schwieriger geworden, 

Neukunden von den Vorzügen einer 

iSeries zu überzeugen. Denn bei vielen 

Stadtverwaltungen und Landratsämtern 

waren UNIX- oder Windows-Server 

„strategisch gesetzt”. 

Die entwickelten Verfahren (neun an der 

Zahl) – bestehend aus ca. 15.000 Cobol- 

Modulen mit zusammen 7,5 Mio. Lines 

of Code – parallel zur funktionalen Weiterentwicklung 

neu zu schreiben, wäre 

mit den verfügbaren Ressourcen nicht 

möglich gewesen. 

Multiplattform-Verfügbarkeit 

durch Native-Umstellung 

Eine Lösung bot die PKS Software 

GmbH mit ihren Modernisierungstools. 

Mittels der Werkzeuge wurde die 

Anwendung in C/C++ Code verwandelt, 

das DB2/400-Datenmodell auf ein 

natives Oracle- bzw. SQL-Server-Datenmodell 

umgestellt und der Dialog 

„serverisiert”, um mit Windows- und 

Web-Clients arbeiten zu können. Innerhalb 

von nur sechs Monaten waren alle 

15.000 Cobol-Module umgestellt und 

der erste Anwender konnte den Betabetrieb 

unter Windows und Oracle aufnehmen. 

Die gesamte Umstellung wurde 

mit der bestehenden Entwicklungsmannschaft 

ohne interne Mehrkosten 

durchgeführt. 

Fachautoren dieser Ausgabe 

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Frank Koths 

Robert Engel 

Elke Plato 

Marco Decker 

Roswitha Habersetzer 

Eduard Rüsing 

Doris Hantscho 

Marco Mancuso 

Dr. Dietmar Weiß 

Mechthilde Gruber 

Katrin Striegel 

Caspar Graf von Preysing 

Joachim Jaschke 

Martin Wanka 

Michael Teufel 

frank.koths@deu.xerox.com 

ren@renedv.de 

plato@pks.de 

marco.decker@ogs.de 

habersetzer@kh-software.de 

redaktion_ruesing@t-online.de 

hantscho@graebert-gse.de 

marco.mancuso@sou.de 

dwb@dr-weiss.com 

striegel@imc-pr.de 

caspar.preysing@comprendium-finance.com 

joachim.jaschke@comprendium-finance.com 

martin.wanka@coi.de 

michael.teufel@cognos.com 


Aktuelles 

sichert Bestandskunden und generiert Neugeschäft 

wicklung gerettet 

Wartungsfreundlich: 

das Single-Source-Prinzip 

Ein echtes Bonbon war die Möglichkeit, 

das neu überarbeitete User-Interface 

nicht nur an den Windows-/UNIX-Plattformen, 

sondern auch an der iSeries betreiben 

zu können. Dadurch kam die 

Client-Modernisierung nicht nur Neukunden, 

sondern auch allen iSeries-Bestandskunden 

zugute. 

Als Wartungsbasis wurde Cobol 400 

gewählt, um weiterhin von den komfortablen 

COPY- und Referenzierungsmechanismen 

zu profitieren. Alle Entwickler 

arbeiten an einer standardisierten 

Single-Source-Code-Basis, von der aus 

auf Knopfdruck die jeweiligen Zielplattformen 

mit ihren spezifischen Besonderheiten 

generiert werden können. Dadurch 

können funktionale Neuerungen 

gemäß den gesetzlichen Anforderungen 

verzögerungsfrei allen Kunden zur Verfügung 

gestellt werden. 

Modernes User Interface 

Vergleichsweise hoher Aufwand wurde 

betrieben, um das User-Interface zu 

überarbeiten und die Beschränkungen 

des bisherigen 5250-basierten Screenscrapers 

zu überwinden. In einem gemeinsamen 

GUIsierungs-Projekt entstand 

ein Styleguide für eine moderne 

Benutzeroberfläche. Diese Vorgaben 

wurden dann Schritt für Schritt umgesetzt: 

graphischer Konfigurator, Erweiterung 

der Bildschirm-DDS mit TAGS 

(XDDS) und individuelle Programmierung 

spezifischer Regeln kamen zum 

Einsatz. Eine Menüführung im Windows-Explorer-Stil 

sowie Microsoft- 

Office-Integration mithilfe von ActiveX- 

Controls rundeten das Client-Projekt 

ab. Das Ergebnis kann sich sehen lassen, 

der Wartungsaufwand für die Zukunft 

wurde deutlich verringert. 

Investitionsschutz für 

bestehende Anwender 

iSeries-seitig erfolgte die Anbindung der 

Clients durch Einsatz des AX/ware Server 

Builder 400: Durch „Serverisierung” 

der 5250-basierten Dialogprogramme 

wird der interaktive Leistungsbedarf auf 

null reduziert. So erhalten die Bestandskunden 

zusätzlich zur graphischen 

Oberfläche auch die Option, beim 

nächsten Hardwarewechsel kräftig Geld 

zu sparen, wenn sie eine iSeries- bzw. i5- 

Standard Edition einsetzen können. 

Das Resultat: Kundenbindung 

und Kundenfindung 

Mit der Multiplattformfähigkeit hat 

Prosoz seinen Zielmarkt erweitert. Über 

30 Neuinstallationen konnten auf den 

alternativen Betriebssystemplattformen 

Windows und AIX seither gewonnen 

werden: Kunden, die definitiv keine 

iSeries akzeptiert hätten. 

Im iSeries-Umfeld gewinnt die Prosoz- 

Lösung an Attraktivität durch die optische 

Aufwertung einer modernen Benutzeroberfläche 

sowie die optimale Windows-Integration 

eines funktional 

bewährten Pakets. Über 1300 User haben 

bereits ein Upgrade auf die neue 

Version durchgeführt. 

„Unser Image im Markt – ein innovatives, 

plattformneutrales Softwarehaus – 

hat sich deutlich verbessert”, resümiert 

Pfeiffer, „zwei gefährdete Bestandskunden, 

die die Plattform wechseln mussten, 

konnten wir gar halten, indem wir 

einfach auf die neue Hardware mitgegangen 

sind. Neue Kunden finden, die 

bestehenden begeistern und keine verlieren. 

Das ist unser Resümee! Einen besseren 

Return of Investment können wir 

uns gar nicht vorstellen”. 

Fachautorin: Elke Plato 

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Aktuelles 

Fachmesse für IT-Lösungen im Mittelstand 

Midvision/Midrange 2005 

Vom 8. bis 9. Juni 2005 findet die Midvision/ 

Midrange – Fachmesse für IT-Lösungen im 

Mittelstand – in der Messe Karlsruhe statt. 

In Kooperation mit IT-Advantage, einer 

marktführenden Business-Development-Agentur 

für Software-Anbieter, wird die Karlsruher 

Messe- und Kongress-GmbH für die Midvision/ 

Midrange 2005 drei neue Themenparks 

einführen: Enterprise Resource Planning (ERP), 

Business Process Management (BPM) und Radio 

Frequency Identification (RFID). 

ERP Vision 2005 

Für ERP-Lösungen gibt es einen permanenten 

Markt, da viele der im Einsatz 

befindlichen ERP-Systeme veraltet sind 

und Internet sowie e-Business oft neue 

Systemplattformen erfordern. Auch ist 

Spezialisierung und im Mittelstand insbesondere 

hohe Flexibilität gefragt, um 

die Bedürfnisse der Anwender optimal 

zu erfüllen. Die ERP Vision 2005 bietet 

ein Spitzentreffen der führenden ERP- 

Anbieter für den Mittelstand mit deren 

regionalen Partnern. Hier präsentieren 

ERP-Hersteller ihre Produkte und Strategien. 

Demoszenarien zeigen, welche 

Leistungen die einzelnen Lösungen bieten, 

und ermöglichen deren direkten 

Vergleich. Analysen, Studien und ein 

Marktüberblick geben Aufschluss über 

die Branchentrends und zeigen Möglichkeiten 

für Zusatzlösungen. 

BPM Vision 2005 – 

Geschäftsprozessmanagement 

Business Process Management umfasst 

Konzepte und Technologien für die Gestaltung 

und automatisierte Steuerung 

von Anwendungen durch Geschäftsprozesse. 

BPM ist ein starker Wachstumsmarkt. 

Derzeit sind etwa 60–70 Hersteller 

im deutschen Markt aktiv. Als Basis- 

Technologie ist BPM auch für 

Softwarehersteller sehr interessant, da 

die Werkzeuge eine unabhängige und 

anwendungsübergreifende Integration 

ermöglichen. Die Systeme erzielen meist 

eine schnelle Amortisation durch den zu 

erreichenden hohen Integrations- und 

Automatisierungsgrad. 

RFID Vision 2005 

Von Großunternehmen wie Metro werden 

die Funketiketten bereits eingesetzt, 

für den Mittelstand sind sie teilweise 

noch Zukunftsvision. Auf der Midvision/Midrange 

wird mittelständischen 

Unternehmen aber schon jetzt die Infrastruktur 

und Einbettung von RFID in 

ERP-Systeme gezeigt. Sicherheitsaspekte 

von Unternehmen hinsichtlich Fälschungssicherheit 

und Sabotage sowie 


Aktuelles 

Messe-Informationen 

Termin: 

08. und 09. Juni 2005 

Veranstaltungsort: 

Messe Karlsruhe (neues Messegelände) 

Öffnungszeiten: 

9.00 bis 18 Uhr 

Eintrittspreis: 

12,– Euro 

Datenschutz und Sicherung der Privatsphäre 

von Endkunden werden erörtert. 

Ein weiteres Thema ist die Kosten- und 

Preisentwicklung der Transponder. 

doIT-Forschungstag 

Der doIT Software-Forschungstag ist 

das Trendbarometer für Softwareforschung 

in Deutschland und findet erstmals 

parallel zur Midvision/Midrange 

Kontakt: 

(+49) 0721/3720-0 

www.midvision.de 

Veranstalter: 

Karlsruher Messe- und 

Kongress- GmbH 

Postfach 1208 

D-76002 Karlsruhe 

am 9. Juni 2005 statt. Der eintägige 

Fachkongress richtet sich an wissenschaftliche 

Mitarbeiter an Hochschulen 

und Forschungseinrichtungen sowie an 

Fachleute aus IT-Unternehmen und mittelständische 

Anwender, die in verschiedenen 

Foren aktuelle Entwicklungen 

beispielsweise zu Unternehmenssoftware, 

mobilen Anwendungen, Visualisierung, 

Open Source oder IT-Sicherheit 

diskutieren können. Ziel des dritten 

Forschungstags sind die Förderung der 

Softwareforschung sowie der Austausch 

zwischen Wissenschaft und Wirtschaft. 

Dazu wird der doIT Software-Award 

mit Preisgeldern in Höhe von 41.000 

Euro verliehen. Registrierte Teilnehmer 

des Forschungstages lernen nicht nur die 

aktuellen Trends der Softwareforschung 

kennen, sondern haben in den Pausen 

Gelegenheit, einen Abstecher in die Themenparks 

der Midvision/Midrange zu 

unternehmen, um sich dort über bereits 

am Markt erhältliche Anwendungen zu 

informieren. 

Sowohl für den Forschungstag selbst als 

auch für den doIT Software-Award können 

bis zum 28. Februar 2005 unter den 

Adressen www.doIT-award.de und 

www.doIT-forschungstag.de wissenschaftliche 

Abhandlungen eingereicht 

werden. 

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Aktuelles 


Produktivität maximieren 

OfficeJet, LaserJet und Jetdirect sind, um nur 

einige Namen zu nennen, dem Markt bestens 

als Produkte aus dem Hause HP bekannt. Wie 

sich dieser große Anbieter auch insgesamt mit 

der Problematik DMS auseinandersetzt, erklärt 

Herr Martin Stolle, Sales Development Manager 

Hewlett-Packard GmbH, im Gespräch mit 

Michael Wirt. 

Michael Wirt: HP ist als Printermarke 

im Markt sehr gut bekannt. Wie platzieren 

Sie sich bei dem Thema Dokumenten-Management? 

Martin Stolle: HPs Kompetenz liegt neben 

dem Drucken in der Digitalisierung 

von Papierdokumenten. Als Alternative 

zu traditionellen Scannern wurde 1998 

die HP Digital Sender-Technologie eingeführt. 

Damit werden Papierdokumente 

direkt im Erfassungsgerät und ohne 

PC digitalisiert und mit vom Anwender 

definierten Ziel- und Metadaten autark 

über das Netzwerk verschickt. Das hört 

sich kompliziert an, ist aber einfach für 

die Anwender. Papierdokumente werden 

direkt ins DMS-System gesendet 

(ganz ohne PC, Scan-Software) und – 

wenn gefordert – mit der Authentifizierung 

des Mitarbeiters. Um ein reibungsloses 

Zusammenspiel von Software und 

Hardware zu gewährleisten, arbeitet HP 

seit acht Jahren mit Anbietern von Dokumenten-Management-Systemen 

zusammen. 

Martin Stolle, 

Sales Development 

Manager Hewlett- 

Packard GmbH 

Michael Wirt: Dokumenten-Management 

ist auch immer eine Frage von 

Nutzen und Kosten. Welche Hauptvorteile 

bieten Sie hier dem Mittelstand? 

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Martin Stolle: DMS-Systeme führen zu 

einer Produktivitätssteigerung. Wichtig 

für den Mittelstand sind dabei der Initialaufwand 

und das Risiko. Vor einer 

firmenweiten Entscheidung kann man in 

kleinem Rahmen beginnen. Aus der einfachen 

Ablage für ein einzelnes Team 

oder einem simplen Workflow ergeben 

sich Erfahrungswerte, mit denen größere 

Strukturen wachsen können. Der Preispunkt 

der Digital Sender-fähigen HP- 

Endgeräte und Middleware-Lizenzen 

passt zu dieser evolutionären Strategie. 

Michael Wirt: In Ihrem Marketing 

sprechen Sie von intelligenten Endgeräten 

und „pay per use“. Wo sind hierzu 

die finanziellen Vorteile zu sehen? 

Martin Stolle: Kunden wollen keine 

teuren „eierlegenden Wollmilch-Säue“. 

Skalierbare technische Lösungen und 

betriebswirtschaftlich optimierte Angebote 

liegen im Trend. So bieten HP-Multifunktionsgeräte 

einen hohen Grad an 

Intelligenz. Vieles gehört zum Lieferumfang, 

spezielle Anbindungen müssen 

aber erst finanziert werden, wenn es die 

Anwendung erfordert. Die Finanzierung 

wiederum ist in einem Vertrag umlegbar, 

mit monatlich planbaren Kosten. Die 

Vorfinanzierung der Endgeräte mit Eigenkapital 

entfällt. 

Michael Wirt: Wer ist die Zielgruppe, 

die Sie mit Total Print Management 

(TPM) adressieren? 

Martin Stolle: TPM ist ein ganzheitliches 

Konzept, welches die Infrastruktur 

einer Organisation ganzheitlich optimiert. 

Dazu gehören neben den Druck- 

, Kopier- und Faxgeräten die Geräteverwaltung, 

das Verbrauchsmaterialmanagement, 

der Support und die 

Finanzierung. Die Einsparungen liegen 

typisch bei 30 Prozent der bisherigen 

Aufwendungen. HP erreicht dieses 

nicht durch eine reine Gerätekonsolidierung, 

sondern durch das Balanced 

Deployment Konzept. Mitarbeiter bekommen 

die am häufigsten benötigten 

Funktionalitäten wie S/W-A4-Druck in 

ihre unmittelbare Nähe. Seltener verwendete 

Funktionen werden ökonomisch 

sinnvoll in wenigen Endgeräten 

gebündelt. Ziel ist ein Maximum an 

Produktivität bei einem Minimum an 

Kosten. Total Print Management lässt 

sich in mittelständigen Betrieben oft 

einfacher und schneller umsetzen als in 

Großunternehmen. 


Macher der Märkte 

Ein schnelles Studium zahlt sich aus: Nur rund 

2,2 Prozent der Akademiker unter 25 waren 

im vergangenen Jahr arbeitslos, von den 

25- bis 29-jährigen Uni-Absolventen hingegen 

suchte jeder zehnte eine Stelle. Wer früh den 

Kontakt zur Arbeitswelt suche, habe nach wie 

vor kaum Probleme, einen Job zu finden, 

meinen die Berater von Mummert. Praktiker 

schwören auf Abwechslung im Lebenslauf: Hier 

sind unsere Macher der Märkte… 

HYPERION will seine Marketingaktivitäten 

verstärken und hat dafür 

Jürgen Rosenhagen 

(Bild) an Bord geholt. 

Der 48-jährige ist bei 

dem Anbieter von 

Business Performance 

Management- 

Software als Director 

Marketing für den 

deutschsprachigen Markt verantwortlich. 

Rosenhagens berufliche Laufbahn 

begann mit Projekten im Personalbereich 

und der Einführung von SAP bei 

Dow Chemical. Seit zwölf Jahren ist 

der Wirtschaftswissenschaftler im IT- 

Marketing tätig. Rosenhagen durchlief 

verschiedene Marketingpositionen bei 

Sybase und war vor seinem Wechsel zu 

Hyperion als Director Marketing bei 

der Business Objects Deutschland 

GmbH beschäftigt. Seine Spezialgebiete 

liegen im Bereich Business-Intelligence-Lösungen, 

Decision-Support- 

Systeme und Data Warehousing. 

www.hyperion.com 

Nach nur sechs Monaten hat IBMs 

General Manager für das Segment 

eServer iSeries, Mike Borman, seinen 

Sessel wieder geräumt. Besetzt wird 

der nun von Mark Shearer, bisher als 

Vice President Marketingstrategie für 

den Bereich Systeme und damit unter 

anderem für die BladeCenter-Kampagnen 

von Big Blue verantwortlich. 

Borman hatte Mitte letzten Jahres 

seinen Posten als Kopf der Unternehmenseinheit 

Global Partners aufgegeben, 

um iSeries-Frontmann Al Zollar 

abzulösen. Der hatte sich im eServer- 

Segment 18 Monate gehalten, 

bevor er die Verantwortung für IBMs 

Tivoli Software Group übernahm. 

Auch Borman wechselt nun zur 

IBM Software Group: Er übernimmt 

die Verantwortung für Sales und 

Marketing. 

www.ibm.com 

Nach der Akquisition von Mercia 

Software durch Infor hat John Sookias 

die Position des Vice President und 

General Manager bei der Infor 

Demand Planning Group übernommen. 

In ihr sollen die Mercia- 

Produkte aufgehen und das bisherige 

Infor-Lösungsportfolio ergänzen, auch 

neue Vertriebskanäle in Asien sind 

geplant. John Sookias war bislang für 

den weltweiten Vertrieb, das Marketing 

und die Professional Services bei 

Mercia verantwortlich. Er bringt 15 

Jahre internationale Managementerfahrung 

in der IT Industrie – speziell 

im Supply Chain Management Markt – 

in seine neue Position ein. 

www.infor.de 

Die GFT Technologies AG hat die 

Geschäftsleitung in Deutschland neu 

besetzt. Esther Laun (48) verantwortet 

künftig die Produktion und Detlef 

Beiter den Vertrieb für den Geschäftsbereich 

IT-Services. Beide berichten 

direkt an Vorstandsmitglied Marika 

Lulay. Esther Laun verantwortete bei 

der auf integrierte e-Business-Lösungen 

spezialisierten GFT AG bisher den 

Geschäftsbereich Financial Services in 

Deutschland. Im Rahmen des Zukaufs 

der emagine-Gruppe war sie 2001 zu 

GFT gestoßen und integrierte zunächst 

die ehemalige Deutsche Bank-Tochter 

in den Technologiekonzern. Detlef 

Beiter war bislang bei Atos Origin als 

Vice President Central Europe und 

Mitglied der Geschäftsleitung tätig. 

Zuvor arbeitete er sechs Jahre bei 

ACTIS in Berlin. 

www.gft.com 

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Impressum 

Midrange MAGAZIN 

ISSN 0946-2880 

Herausgeber: Michael Wirt 

Chefredakteur: Michael Wirt (M.W.) 

Redaktion: (+49) 08191/9649-26 

> redaktion@midrangemagazin.de 

Thomas Seibold (T. S.), Irina Hesselink (I.H.), 

Klaus-Peter Luttkus (KPL), Klaus-Dieter Jägle (KDJ), 

Robert Engel (R.E.) 

Anzeigen: 

PLZ 0 – 4 und Ausland Waltraud Hernandez Avila, 

(+49) 08191/9649-23 

> waltraud.h@midrangemagazin.de 

PLZ 5 – 9 Brigitte Wildmann, 

(+49) 08191/9649-24 

> brigitte.wildmann@midrangemagazin.de 

Technischer Redakteur: 

Robert Engel, (+49) 09563/74060 

Illustrationen: Günter Ludwig 

Lektorat: Text Lift – Thomas Gaissmaier 

Bezugspreise (1-Jahresabo): 

Inland 2 125,– inkl. MwSt., Ausland 2 140,– 

Erscheinungsweise: 12 Ausgaben pro Jahr, jeweils zum 

Ende des Vormonats 

Mitglied der Informations- 

Tatsächlich verbreitete Auflage gemeinschaft zur Feststellung 

der Verbreitung 

gem. IVW III/04: 15.013 

von Werbeträgern e.V. 

Gültige Anzeigenpreisliste: Media-Daten Nr. 15/2005 

Urheberrecht: Alle im Midrange MAGAZIN erschienenen 

Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, 

auch Übersetzungen, vorbehalten. Reproduktionen, gleich 

welcher Art, ob Fotokopie, Mikrofilm oder Erfassung 

in Datenverarbeitungsanlagen, nur mit schriftlicher 

Genehmigung des Verlages. Hiervon ausgeschlossen sind 

abgedruckte Programme, die dem Leser zum ausschließlich 

eigenen Gebrauch zur Verfügung stehen. Aus der 

Veröffentlichung kann nicht geschlossen werden, dass die 

beschriebene Lösung oder verwendete Bezeichnung frei von 

gewerblichen Schutzrechten ist. 

Haftung: Für den Fall, dass im Midrange MAGAZIN 

unzutreffende Informationen oder in veröffentlichten 

Programmen oder Schaltungen Fehler enthalten sein 

sollten, kommt eine Haftung nur bei grober Fahrlässigkeit 

des Verlages oder seiner Mitarbeiter in Betracht. 

IBM und AS/400 sind eingetragene Warenzeichen der 

International Business Machines. Namentlich gezeichnete 

Beiträge geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion 

wieder. Für unaufgeforderte Einsendungen aller Art 

übernimmt der Verlag keine Haftung. Bei Nichtbelieferung 

im Fall höherer Gewalt, bei Störung des Betriebsfriedens, 

Arbeitskampf (Streik, Aussperrung) bestehen keine 

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VERLAG 

I.T.P.-Verlags GmbH 

Kolpingstraße 26, D-86916 Kaufering 

(+49) 08191/9649-0, 6 (+49) 08191/70661 

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Gesellschafter: U. E. Jäkel 

Geschäftsführer: Michael Wirt, Klaus-Dieter Jägle 

Marketing: Klaus-Dieter Jägle 

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Kto-Nr. 5 137 500, BLZ 700 916 00 

PRODUKTION 

Produktionsleitung: Michael Wirt 

Satz und Druckvorstufe: Popp Media Service, Augsburg 

Druck: Joh. Walch GmbH, Augsburg 

Vom Gesetzgeber vorgeschrieben und bisher kaum ein- 

Digitale Signierung 

Die digitale Signierung von versandten 

Telefaxen wird seit Mitte letzten Jahres 

gefordert, um z.B. den Vorsteuerabzug bei 

eingehenden Rechnungen sicherzustellen. 

Manch einer fragt sich sicher berechtigt: 

„Wie soll denn das funktionieren?“ Im 

folgenden Beitrag werden Hintergründe und 

Lösungswege aus diesem Dilemma aufgezeigt. 

Mittlerweile ist das Versenden von 

Rechnungen per Telefax schon 

gängige Praxis. Viele Unternehmen 

nutzen den vergleichsweise günstigen 

Kommunikationsweg, denn jeder Empfänger 

im B2B-Bereich verfügt über ein 

Telefax-Gerät. Logo des Absenders und 

die Absenderkennung auf dem Telefax 

hatten bisher genügt, um den Absender 

zu identifizieren. Mit zunehmendem 

Einsatz von elektronischer Datenverarbeitung 

sind jedoch die Möglichkeiten 

der Manipulation von Eingangsrechnungen 

zum Zweck des unberechtigten 

Vorsteuerabzuges deutlich erleichtert 

worden. Logos können eingescannt 

und Absenderkennungen manipuliert 

werden. So erstellte, fingierte Rechnungen 

nutzen scheinbar doch viele Unternehmen 

mit der betrügerischen Absicht, 

unberechtigt Vorsteuer vom Finanzamt 

zu kassieren, so dass sich die Finanzverwaltung 

zu Gegenmaßnahmen entschieden 

hat. 

Gesetzlich vorgeschrieben 

Im Schreiben des Bundesministeriums 

für Finanzen vom 29.01.2004 wird die 

Vorgehensweise für die Versendung von 

elektronisch übermittelten Rechnungen 

– z. B. per e-Mail aber auch per Telefax 

– näher erläutert. Darin ist festgehalten, 

dass Rechnungen – bei Zustimmung des 

Empfängers – auch auf elektronischem 

Weg übermittelt werden können, wenn 

bestimmte Vorschriften eingehalten 

werden. 

Diese Zustimmung erfordert übrigens 

keine bestimmte Form. Es muss nur das 

Einvernehmen zwischen Aussteller und 

Empfänger der Rechnung ausgedrückt 

werden, dass die Rechnungen elektronisch 

übermittelt werden. Dies kann 

auch im Nachhinein erfolgen oder durch 

Billigung, d.h., wenn die Vorgehensweise 

stillschweigend akzeptiert wird. 

Jedoch, und hier fängt die Problematik 

schon an, ist die Echtheit der Herkunft 

und die Unversehrtheit des Inhaltes zu 

gewährleisten. Dies kann auf zwei Arten 

erfolgen: entweder mit qualifizierter 

elektronischer Signatur oder im EDI- 

Verfahren mit zusätzlicher Papier-/Elektronischer 

Rechnung mit qualifizierter 

Signatur. 

Qualifizierte elektronische 

Signatur 

Die elektronische Signierung von Nachrichten 

– z.B. e-Mails – wird verwendet, 

um den Absender der e-Mail eindeutig 

zu identifizieren. Digital signierte 

e-Mails enthalten Zertifikatsinhalte die 

nicht manipuliert werden können. Zertifikate 

zur digitalen Signierung können 

bei unterschiedlichen Anbietern (z.B. 

Verisign, D-Trust, S-Trust etc.) erworben 

werden. 

Dabei kann zum „Ausprobieren“ auch 

mal ein kostenloses, oft auf einige Wochen 

zeitlich limitiertes Zertifikat angefordert 

werden. Die Beantragung eines 

Zertifikates erfolgt oft auf elektronischem 

Weg – z. B. über das Internet. Sie 

als Antragsteller beantragen beim Zertifikatsaussteller 

ein Zertifikat. Nach 

Überprüfung Ihrer Angaben wird Ihnen 



oder umgesetzt 

von Telefaxen 

z.B. eine e-Mail mit Link auf die Bestätigungsseite 

des Ausstellers übermittelt. 

Durch Eingabe des Bestätigungscodes 

wird das Zertifikat auf Ihrem lokalen 

PC installiert und Sie können Ihre Nachrichten 

künftig signieren. Dabei ist abzugrenzen, 

dass die digitale Signatur nur 

eine Bestätigung der Echtheit des Absenders 

ist und keine Verschlüsselung der 

Nachricht darstellt. 

Schon wieder die nächste Frage: Was ist 

eigentlich eine qualifizierte elektronische 

Signatur? Gemäß dem deutschen 

Signaturgesetz ist eine qualifizierte elektronische 

Signatur dann gegeben, wenn 

das Zertifikat von einem Zertifizierungsdienstanbieter 

ausgestellt wurde, der die 

Vorschriften des Signaturgesetzes (§§ 4 

bis 14 sowie §17 oder §23) erfüllt. Vereinfacht 

ausgedrückt heißt das: Es gibt 

so genannte Class1-Zertifikate, die eine 

unbestätigte Absenderkennung darstellen 

und so genannte Class2-Zertifikate, 

die von einem zugelassenen Zertifizierungsdienstanbieter 

bestätigt wurden. 

Nur die Class2-Zertifikate sind im Rahmen 

des Signaturgesetzes und im Kontext 

des Schreibens des Bundesministeriums 

für Finanzen für die Signierung von 

Rechnungen zulässig. 

Sonderregelung für 

Telefax-Rechnungen 

Nun aber zu den Rechnungen die per 

Telefax übermittelt werden: Gemäß o. g. 

Schreiben des Bundesministeriums für 

Finanzen gibt es bei e-Mail- und Telefax-Rechnungen 

die Sonderregelung, 

dass beim Übermitteln über Standard- 

Faxgeräte sowohl Absender als auch 

Empfänger je eine Papierkopie aufbewahren. 

Standard-Faxgerät heißt aber: 

Ausdruck der Rechnung, Wanderung 

zum Faxgerät, manueller Versand jedes 

einzelnen Dokumentes und Ablage im 

Ordner. Gerade dies kann aber – aufgrund 

der hohen Anzahl von zu versendenden 

Rechnungen – bei einer Vielzahl 

von Unternehmen nicht mehr praktiziert 

werden. 

Deshalb gibt es eine weitere Sonderregelung 

für den Versand über andere 

Telefax-Übertragungsformen – wie z. 

B. Übertragung von Standard-Telefax 

an Computer-Faxserver, von Computer-Faxserver 

an Standard-Telefax oder 

die Übertragung zwischen zwei Computer-Faxservern. 

In diesen Fällen ist 

eine qualifizierte elektronische Signatur 

notwendig. 

Bei e-Mails ist das ja noch relativ einfach 

zu machen. An die e-Mail, die das zu 

versendende Dokument enthält, wird 

einfach eine Signatur angefügt. Doch 

wie soll eine Signaturdatei an ein Papierdokument 

angehängt werden? Die Lösung 

des Problems hat den wenigen Anbietern 

von Faxlösungen mit Unterstützung 

von digitaler Signierung bestimmt 

einiges Kopfzerbrechen bereitet. 

Fax-Signatur 

Was bleibt anderes übrig, als die Signatur 

in irgendeiner Weise zu Papier zu 

bringen und beim Faxen des Dokumentes 

mit zu übertragen? Die mir bekannten 

Lösungen setzen alle auf eine Umsetzung 

der digitalen Signatur in einen 

zweidimensionalen Barcode, der die Signaturinformationen 

enthält. Nun gibt 

es aber das Problem, dass eine e-Mail 

mit einer angehängten Signatur ein Dokument 

mit mehreren Seiten enthalten 

kann. Die gesamte e-Mail wird mit dieser 

Signatur versehen. Beim Versand 

über Telefax kommen beim Empfänger 

jedoch mehrere einzelne Seiten an. 

So muss auf jeder Seite ein Barcode aufgebracht 

werden. Wohin aber mit einem 

zweidimensionalen Barcode, der in der 

Regel zirka 2 cm hoch und 20 cm breit 

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Digitale Signierung von Telefaxen 

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ist? Von Skalierung des Original-Faxtextes 

bis zur exakten Positionierung in 

freie Bereiche reichen hier die Lösungen 

der Anbieter. 

Nun reicht es aber nicht, auf jede Seite 

einen Barcode mit der Signatur des Absenders 

aufzubringen. Denn dann könnte 

ja jeder wieder mit einigen Handgriffen 

am PC den Barcode von einem Dokument 

auf ein anderes kopieren. 

Deshalb muss auch der Inhalt des Telefaxes, 

oder Teile daraus in den Barcode 

übernommen werden. Nur so kann beim 

Empfänger geprüft werden, ob die Informationen 

im Barcode mit dem Text 

auf dem Fax übereinstimmen. Damit 

auch hier die Manipulationsmöglichkeiten 

gegen Null reduziert werden, wird 

der Inhalt des Barcodes verschlüsselt 

und Platz sparend komprimiert. 

Prüfung eingehender Telefaxe 

Was nützt die schönste Signierung, wenn 

der Empfänger nicht die Möglichkeit 

hat, diese zu prüfen? Jeder Faxsoftware-Hersteller, 

der digitale Signierung unterstützt, 

muss deshalb eine Möglichkeit 

schaffen, die Telefaxe beim Empfänger 

prüfen zu können. Die Lösung hierfür 

ist das kostenlose Verteilen einer Lese-Software, 

welche in der Lage ist, die 

empfangenen Telefaxe zu prüfen. 

Diese werden beim Empfänger entweder 

mit Faxsoftware empfangen oder 

nach Empfang eingescannt, in Grafik- 

Dateien exportiert und im Viewer-Programm 

gelesen. Dabei wird festgestellt, 

ob im Zertifikatsspeicher des PCs, an 

dem dieser Vorgang stattfindet, der öffentliche 

Schlüssel des Absenderzertifikates 

gespeichert ist. Ist dies nicht der 

Fall, muss der Empfänger diesen Schlüssel 

beim Absender anfordern oder – was 

auch praktiziert wird – über eine URL 

von der Web-Seite des Absenders herunterladen. 

Anbieter 

Obwohl die Signatur von ausgehenden 

Telefax-Rechnungen ein sehr brisantes 

Thema ist, haben bisher noch nicht viele 

Anbieter von Faxlösungen eine Lösung 

hierfür parat. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten 

eine Rechnung per Telefax ohne 

Signatur und setzen in der Folge einige 

tausend Euros Vorsteuer ab. Wenn ein 

Betriebsprüfer vom Finanzamt diese 

Rechnungen nicht anerkennt, kann das 

ganz schnell ganz schön teuer werden. 

Ich habe für Sie recherchiert und bin zu 

folgendem Ergebnis gekommen: Es gibt 

durchaus Anbieter von Telefax-Lösungen, 

die in der Technologie der digitalen 

Signatur von Faxen keinen Markt sehen 

und deswegen auch keine Projekte gestartet 

haben. Dies waren jedoch nur 

drei Unternehmen. Die Mehrzahl der bekannten 

Anbieter hat Projekte zur Realisierung 

dieser Technik am Laufen. Die 

Firma Gräbert Software + Engineering 

hat in ihrer Messaging-Lösung die Möglichkeit, 

qualifizierte elektronische Signaturen 

zu überprüfen und zu versenden, 

integriert. Diese Neuerung wird auf der 

CeBIT 2005 vorgestellt. Ebenso hat die 

Firma MCA aus Stolberg sich zu einer 

Aussage bekannt, auf der CeBIT eine 

Lösung für ihr Produkt vorzustellen. Die 

Firmen Roha aus Wien und Veda aus 

Alsdorf sind in der Realisierung des Projekts 

und werden dieses Feature in Kürze 

dem Markt offerieren. 

Unternehmen die es bereits realisiert haben, 

gibt es natürlich auch. Hier sind die 

Firmen Ferrari electronic AG und TOP- 

CALL AG, welche das Produkt Secrypt 

des gleichnamigen Berliner Unternehmens 

dafür einsetzen. Die Toolmaker 

Software GmbH bietet ein Modul zur 

Faxsignierung für ihr Produkt an. Die 

beiden Lösungen unterscheiden sich z. 

B. darin, dass Toolmaker die Signierung 

in Echtzeit vor dem Versand native auf 

der iSeries/i5 durchführt und einen Standard 

PDF417-Barcode verwendet. Secrypt 

arbeitet mit einem selbst entwickelten 

ebenfalls zweidimensionalen 

Barcode und einem Signatur-Server, an 

den die Faxe übertragen und signiert zurückerhalten 

werden. Beide Anbieter 

bieten den kostenlosen Download ihrer 

Viewer-Programme auf ihren Web-Seiten 

an. 

Fachautor: Robert Engel 



Dokumentenmanagement: Output, Formulare, Archiv, Workflow 

Und: Zugriff… 

DMS-Projekte sind gefragt: Im letzten Jahr rangierten sie immerhin auf Rang drei der Investitionsskala des Mittelstandes. Kein Wunder – Informationen 

an sich sind wertvoll, das schnelle Finden von Informationen ist unbezahlbar. Diese Erkenntnis gilt insbesondere bei Betriebsprüfungen durch 

Steuerspezialisten der Finanzämter: Die dürfen elektronische Tiefblicke einfordern, denen sich eine erschreckend hohe Anzahl an Firmen noch immer 

nicht gewachsen sieht. 

Als die Entwürfe zur GDPdU (Grundsätze 

zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit 

digitaler Unterlagen) im Jahr 2000 

erstmals öffentlich wurden, drückten 

viele Firmenverantwortliche zunächst 

beide Augen zu: Der Januar 2002 war 

noch in weiter Ferne, Übergangsfristen 

boten zusätzlichen „Spielraum“. 

Recht auf Datenschutz 

Drei Jahre nach dem Stichtag sind nach 

offizieller Schätzung immer noch mehr 

als 90 Prozent der betroffenen Unternehmen 

nicht entsprechend vorbereitet. 

Immer mehr elektronische Steuerprüfungen 

werden durchgeführt – die anfängliche 

Kulanz der Finanzverwaltung 

bei Nichtumsetzung der Vorgaben 

weicht zunehmend Sanktionen wie 

Zwangsmitteln, Bußgeldern oder Schätzungen. 

Das Managementberatungsunternehmen 

Plaut hat nun einen GDPdU-Quick- 

Check sowie ein entsprechendes Vorge- 

hensmodell entwickelt. Im ersten Teil 

wird vorrangig die betriebsspezifisch zu 

klärende Frage nach der steuerlichen Relevanz 

der Daten beantwortet. Part II 

beschreibt, welche technischen und organisatorischen 

Maßnahmen den gesetzlichen 

Auflagen am besten entsprechen. 

Es geht darum, für die als steuerrelevant 

qualifizierten Daten die Form der Bereitstellung, 

des Zugriffes und der Auswertung 

festzulegen. Dabei kommt besonders 

den Archiv- und Dokumenten- 

Management-Systemen (DMS) in den 

Unternehmen eine neue und wichtige 

Aufgabe zu. 

Brennpunkte 

Elektronische Signaturen, automatische 

Rechnungseingangsverarbeitung und 

GDPdU gehören zu den Trendthemen, 

denen sich der Mittelstand aktuell widmet. 

Das beschert den Anbietern von 

Enterprise Content- und Dokumentenmanagement-Systemen 

gute Zeiten. 

Analysten gehen von einem deutlichen 

Aufwärtstrend mit zweistelligem Wachstum 

bei einem weltweiten Marktvolumen 

von 1,3 Milliarden US-Dollar aus. 

DMS wird heute von vielen Anbietern 

neu definiert: Digital Management Solutions 

lautet das Schlagwort für 2005. 

Demnach ist nicht mehr das schlichte 

Managen von Dokumenten gefragt, 

sondern umfassende Lösungen zur Verbesserung 

der Arbeits- und Verwaltungsprozesse, 

der digitalen Erfassung, 

Verarbeitung, Verteilung und Ablage 

dieser Dokumente. 

Spezial Know-how 

Im iSeries-Markt tummeln sich Spezialisten 

wie Symtrax, Multi-Support oder 

die Darmstädter Prout. Rohas Spoolmaster 

oder der VIP8 DocManager der 

Dortmunder Magellan Software sind 

Klassiker mit Zukunftspotenzial. 

Comprendium wirbt mit dem Slogan 

„Multilingual Content Integration“ und 



hat zum Ausbau der Marktposition 

zahlreiche Partnerschaften vereinbart: 

mit becom, SUN und erst Ende November 

mit Open Solutions. 

Open wird als Vertriebspartner für die 

auf eServer iSeries basierende Comprendium-Lösung 

InfoStore DMS iSeries in 

Spanien tätig werden. „Welche Zeitund 

Kosteneinsparungen diese Lösung 

bringt, können wir unseren Kunden sehr 

anschaulich demonstrieren“, erläutert 

Francisco Bartolomé, Consulting Director 

der SME Division von Open Solutions. 

Die Implementierung der Anwendung 

sei „in wenigen Tagen möglich“. 

Üppige Basis 

Toolmaker Software ist mit LSDForms 

erfolgreich, auf mehr als 400 Installationen 

verweist Gräbert: Mit Archiv- 

Plus/400 können alle Dokumentenarten 

(Spool-, PC- und gescannte Dokumente, 

e-Mails und Faxe) in einem Archiv gespeichert 

werden. Die Lösung ist um die 

Module „Scannen“ und „Workflow“ 

erweiterbar. 

Eine interessante Formularlösung bietet 

WS Datenservice an, die Archivschnittstelle 

CSP FMS Server ist im Markt 

ebenfalls gut vertreten: 300 Installationen 

nennt CSP ihr Eigen. Mit einer Basis-Plattform 

für Lösungen im Bereich 

DMS, Portale, Archivierung, und Workflow 

adressiert die Hamburger GFT 

GmbH den Markt. Deren DMS-Klassiker 

Hyparchiv bietet mit dem aktuellen 

Release Stand 6D zahlreiche Module 

und Schnittstellen zu einer integrierten 

Unternehmensorganisationslösung. 

Nach dem Baukasten-Prinzip stellt GFT 

alle Basis-Komponenten für zentrale 

Management- und Retrieval-Funktionen 

bereit; zu den 1.500 Installationen 

zählt seit Dezember letzten Jahres auch 

Stiebel Eltron. Der Pionier der Wärmepumpentechnik 

hat bislang für die Administration 

der 800 e-Mail Postfächer 

viel Aufwand betrieben, nun soll der Exchange 

Mail-Server durch Hyparchiv 

„kräftig entlastet“ werden. 

Dokumente zum Frühstück 

In den nächsten zwei Wochen veranstaltet 

der GFT-Partner VRG in verschiedenen 

Städten ein Business Breakfast zum 

Thema Rechnungseingangsverarbeitung. 

Beispielanwendungen erläutern 

den Rechnungsweg – vom Scan bis zur 

automatisierten Buchung im ERP-System. 

Auch das Thema Business Process 

Management wird zur Sprache kommen: 

Die grafische Modellierung von 

Prozessen soll zur laufenden Optimierung 

des Workflows beitragen. 

Beispielhaft 

Wie eine gelungene Integration von Dokumentenmanagement 

und ERP-Lösung 

aussehen kann, hat DocuWare 

jüngst beim Büromöbelhersteller Sedus 

Stoll bewiesen. In 2004 wurde dessen 

bisheriges ERP-System durch SAP/R3 

abgelöst; via DocuWare Connect to R/3 

wurden alle Archive an die betriebswirtschaftliche 

Lösung angebunden. Seit 

Anfang dieses Jahres können Benutzer 

Dokumente im Original direkt aus der 

jeweiligen SAP-Anwendung einsehen, 

ohne ihre gewohnte Bildschirmmaske 

verlassen zu müssen. In den Bereichen 

Vertrieb, Service, Engineering, Beschaffung 

und FiBu werden bei Sedus jährlich 

rund 350.000 Dokumente archiviert. 

Das DMS ist an das Web-basierte Auftragsinformationssystem 

angebunden; 

Fachhändler können sich über die Homepage 

einloggen und z.B. Details über 

den aktuellen Auftragsstatus erfahren. 

Zusätzlich lassen sich Originalbelege – 

wie Bestellung, Bestätigung, Lieferschein 

und Faktura – anzeigen. 

Lösung gesucht… 

…und gefunden: Im MidrangeSolutionFinder 

(www.midrangesolutionfinder.de) 

sind alle für IBM iSeries User 

relevanten Offerten vertreten. Eine 

Kurzbeschreibung erleichtert die Auswahl 

der in Frage kommenden Lösungen 

– zur Homepage der Wunschpartner 

geht es ganz komfortabel via Klick. 

M.W. 

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39


Dokumentenmanagement: Output, Formulare, Archiv, Workfl ow 

Anbieter, 

Telefon 

2B Consulting GmbH, 

Archivierungssysteme 

DMS-Systeme 

Outputmanagement 

Workflowmanagement 

(+49) 05921/879-260 · · · · 

ADP Employer Services GmbH, 

(+49) 069/5804-0 · 

Aia Deutschland GmbH, 

(+49) 06081/583606 · 

AIA Software Schweiz GmbH, 

(+41) 041/7114432 · 

Alexander Rieß 

Unternehmensberatung GmbH, 

(+49) 08141/92224 

· · · 

ALOS GmbH Optische 

Speichersysteme, 

(+49) 02234/4008-0 

· · 

Ameise Anwendungssysteme & 

Beratungs GmbH, 

· 

(+49) 07062/919-0 

Ametras Consult GmbH, 

(+49) 07243/32420-0 · 

APOS Informatik AG, 

(+41) 062/28865-65 · 

arcusoft GmbH, 

(+49) 0231/9742-0 · 

AROA Informatik AG business 

software solutions, 

(+41) 071/2435577 

· · 

AURA Equipements, 

(+33) 01/69070145 · 

BBI-Consulting AG, 

(+41) 01/8058040 · · 

bebit Informationstechnik GmbH, 

(+49) 0621/4001-0 · 

Beta Systems Software AG, 

(+49) 030/726118-0 · 

Bode und Rösch GmbH, 

(+49) 02204/9510-0 · 

BRAINWORX informations 

technology GMBH, 

· 

(+43) 0662/872211 

Breitenbach Software Engineering 

GmbH, 

· 

(+49) 02924/9700-0 

BTA Digital Works AG, 

(+41) 055/251-3100 · · 

BVS Belegverwaltungssysteme GmbH, 

(+49) 08131/26344 · 

CC GmbH, 

(+49) 0611/942040 · 

CDB Informationstechnik GmbH, 

(+49) 03594/7718-0 · · 

Cellent AG HR Solutions & Services, 

(+49) 0711/7810-5 · 

Ceyoniq Technology GmbH, 

(+49) 0521/9318-1000 · · 

Cincom Systems GmbH & Co.oHG, 

(+49) 06196/9003-0 · 

Cobits GmbH, 

(+49) 05251/18087-0 · 

codia Software GmbH, 

(+49) 05931/9398-0 · 

COI GmbH, 

(+49) 09132/82-4444 · · · 

Comline AG, 

(+49) 0231/97575-0 · 

command ag, 

(+49) 07243/590-0 · · · 


Anbieter, 

Telefon 

Comprendium Deutschland GmbH, 

(+49) 089/2444649-0 · 

Comprendium Informatik AG, 

(+41) 081/7555500 · 

CSP Computer Schnittstellen 

Peripherie GmbH, 

DMS-Systeme 



(+49) 06106/8407-0 

· · 

d.velop AG digital business solutions, 

(+49) 02542/9307-0 · · 

daa Systemhaus AG, 

(+49) 07221/99228-0 · 

DANS Europe AG, 

(+352) 026/551199 · · · 

Datas GmbH, 

(+49) 0261/98253-0 · 

DETEC Decision Technology 

Software GmbH, 

· 

(+49) 06142/3575-0 

DGR DatenverarbeitungsgesmbH 

PROFI.world, 

· 

(+43) 07229/81877 

DocuScan GmbH, 

(+49) 02235/92302-66 · · 

DocuWare AG, 

(+49) 089/894433-0 · · 

DOSOFT GmbH, 

(+49) 0231/9742-530 · · 

DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung, 

(+49) 07157/539663 · · · 

EASY SOFTWARE AG, 

(+49) 0208/45016-0 · · · 

ebo GmbH Vertriebs- und 

Beratungsgesellschaft, 

(+49) 02451/971-129 

· · · 

Ebydos AG, 

(+49) 069/904326-0 · 

EDV-Beratung Hartmann, 

(+49) 08161/149130 · 

EDV-Lösungen Martin Klöck GmbH, 

(+49) 08272/807600 · 

empolis GmbH, 

(+49) 05241/80-40233 · 

eMsys GmbH, 

(+49) 030/20220526 · · 

Esker Software GmbH Offi ce 

München, 

(+49) 089/700887-0 

· · · 

F+L SYSTEM AG, 

(+41) 071/75752-52 · · · 

FC Franconia Computer GmbH, 

(+49) 0931/45092-0 · 

FormScape GmbH, 

(+49) 06403/7785-0 · · 

Fritz & Macziol GmbH, 

(+49) 0731/1551-0 · · 

Gauss Interprise AG, 

(+49) 040/3250-0 · · 

Geac Enterprise Solutions 

Deutschland GmbH, 

(+49) 07721/941-0 

· · · · 

GEDYS IntraWare 

Vertriebsgesellschaft mbH, 

· 

(+49) 0661/9642-0 

GFT Solutions GmbH, 

(+49) 040/35550-0 · · 

GÖRING iSeries Solutions, 

(+49) 07251/989512 · · 

Anbieter, 

Telefon 

Gräbert Software + 

Engineering GmbH, 


DMS-Systeme 



(+49) 030/896903-33 

· · · · 

Group 1 Software GmbH, 

(+49) 089/462387-0 · 

GUS-Group AG & Co KG, 

(+49) 0221/37659-0 · · · 

HABEL GmbH, 

(+49) 07461/9353-0 · 

HANSALOG GmbH & Co.KG, 

(+49) 05462/765-0 · 

Haus Weilgut GmbH Computer 

Conception, 

(+49) 07243/5466-0 

· 

HENRICHSEN AG, 

(+49) 089/962282-0 · · 

HIRAM-IT KG, 

(+49) 089/164460 · 

Hummingbird Communications 

GmbH, 

· 

(+49) 089/747308-0 

Hyperwave AG, 

(+49) 089/94304-0 · · 

IBK GmbH Industrieberatung 

Kaffenberger, 

· 

(+49) 07141/31067 

IBM Deutschland GmbH, 

(+49) 0711/785-0 · · 

IBM Schweiz AG, 

(+41) 01/643-7747 · · 

IBS International Business 

Systems GmbH, 

· 

(+49) 040/51451-0 

IGS Systemmanagement 

GmbH & CO. KG, 

· 

(+43) 07228/6451-0 

imc gmbh, Heusenstamm, 

(+49) 06104/9602-0 · · 

INEL-DATA AG Informatik Beratung, 

(+41) 071/96930-30 · · 

Ing. Andreas Gruber Software&Service, 

(+43) 0662/457812 · 

Interact Consulting AG, 

(+41) 01/2992121 · 

Intermate A/S, 

(+45) 072/2604-00 · 

IP Systeme GmbH & Co.KG, 

(+49) 07661/9339-0 · · 

IQDoQ GmbH, 

(+49) 06101/806-300 · · 

iq’s Software GmbH, 

(+49) 07223/80836-60 · 

IQUADRAT AG, 

(+49) 0202/74747-0 · 

ITESOFT Deutschland GmbH, 

(+49) 040/227451-0 · 

J&J DREGER Consulting GmbH, 

(+49) 069/90479-0 · · 

JR Work-Flow Development GmbH, 

(+49) 02064/4765-70 · 

Kleindienst Solutions GmbH & Co.KG, 

(+49) 0821/7941-0 · 

KUMAtronik Software GmbH, 

(+49) 07544/966-370 · 

Lerox Datenverarbeitung GmbH, 

(+43) 01/40156-580 · 



Anbieter, 

Telefon 

Magellan Software GmbH 

Rodenberg-Center, 


DMS-Systeme 



(+49) 0231/94537-0 

· · · · 

Magellan Service Sp z o.o., 

(+48) 061/8499393 · · 

Märkische Service-GmbH, 

(+49) 02371/9675-0 · · 

MBG Management Beratung GmbH, 

(+49) 0211/99414-0 · 

menten EDV-Beratung GmbH, 

(+49) 02202/2399-0 · · 

mip Management 

Informationspartner GmbH, 

· 

(+49) 089/589394-0 

Mittelstands-Beratung Kühl, 

(+49) 02241/43833 · 

ML Software GmbH, 

(+49) 07243/5655-0 · 

Multi-Support Deutschland AG, 

(+49) 0700/96600600 · · · · 

Nemetschek Bausoftware GmbH, 

(+49) 04202/989-0 · 

NewServ AG, 

(+41) 052/224044-0 · · 

NewServ AG, 

(+43) 01/8794327 · 

Noichl IT-Management, 

(+49) 02403/96197-40 · · 

OCS Unternehmensberatung GmbH, 

(+49) 06207/9424-0 · 

OPTIMAL SYSTEMS GmbH, 

(+49) 030/895708-0 · · · 

orgaplus Software GmbH 

Lösungshaus, 

(+49) 07131/3883-0 

· 

otris software AG, 

(+49) 0231/958069-0 · 

Perform GmbH, 

(+49) 030/351904-0 · 

Prout Software GmbH, 

(+49) 06151/930-6 · · 

Pyxis Consulting Group GmbH, 

(+49) 06021/447799-0 · · 


DMS-Systeme 



Anbieter, 

Telefon 

ROHA Software Support GmbH (A), 

(+43) 01/419670-0 · 

ROHA Software Support GmbH, 

(+49) 02224/96000-80 · 

SA.S.S. Datentechnik AG, 

(+49) 08105/77803-0 · 

Saperion AG, 

(+49) 030/60061-0 · 

Schleicher System AG, 

(+49) 06145/9577-0 · · 

Schmid Informatik GmbH, 

(+43) 0732/778075 · 

Seeburger AG, 

(+49) 07252/96-0 · 

SER Solutions Deutschland GmbH, 

(+49) 02683/984-0 · · · 

SI Software Innovation GmbH, 

(+49) 06321/49915-0 · · 

SoforTe GmbH, 

(+49) 06184/902905 · 

Soft-Consult Häge GmbH 

Unternehmensberatung, 

(+49) 07345/9611-0 

· · 

SoftM (Schweiz) AG, 

(+41) 043/25546-00 · · · · 

SoftM Communications GmbH, 

(+49) 09571/9501-0 · · · · 

SoftM Software und Beratung AG, 

(+49) 089/14329-0 · · · · 

SoftM Software und Beratung GmbH, 

(+43) 01/91066-0 · · · · 

SoftVision Development GmbH, 

(+49) 0661/25100-0 · 

Software Partner Kurt Drey, 

(+49) 02224/9600815 · · 

SOFTWARE TRADING 

Vertriebs-GmbH, 

(+43) 02252/21741-0 

· 

SORECO AG, 

(+41) 01/80625-25 · 

Anbieter, 

Telefon 

SYMTRAX S.A., 


DMS-Systeme 



(+33) 0800/1833838 · · · 

SYNCHRON GmbH, 

(+49) 0711/7868-373 · · 

SYSDAT Computer- 

Systemvertriebsges. GmbH, 

· 

(+49) 0221/94881-01 

SysPrint AG, 

(+41) 01/7302345 · · 

TDS Informationstechnologie AG, 

(+49) 07132/366-01 · 

teamware GmbH, 

(+43) 01/2141450-0 · 

Toolmaker Software AG, 

(+41) 043/3057323 · · 

TOOLMAKER Software GmbH, 

(+49) 08191/968-0 · · 

UBL Informationssysteme 

GmbH & Co.KGaA, 

(+49) 06102/303-3 

· 

UBR Unternehmensberatung 

Reetmeyer GmbH, 

(+49) 0228/98352-0 

· · 

Ultimus GmbH, 

(+49) 08231/98970-0 · 

Uniplex GmbH, 

(+49) 089/578376-0 · · 

update Solutions AG, 

(+49) 09221/895-0 · · 

UPTIME services AG, 

(+41) 01/2992362 · · 

VEDA GmbH, 

(+49) 02404/5507-0 · · · · 

Xerox GmbH, 

(+49) 02131/2248-0 · · · 

W + P Solutions GmbH & Co KG, 

(+49) 0711/770558-0 · 

Windream GmbH, 

(+49) 0234/9734-0 · · 

WS Datenservice Netze, 

(+49) 07023/745-1380 · 

ZS Computer Service GmbH, 

(+49) 0641/97921-0 · · 

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41


Jacobi Tonwerke GmbH vertraut auf DMS- und Archiv-Lösung von Gräbert 

Mehr Kapazitäten frei 

Einfach schönere Dächer – dieses Motto 

vertritt die Jacobi Tonwerke GmbH aus 

Bilshausen. Um den Dialog mit Kunden oder 

Lieferanten zu verbessern, wichtige Informationen 

aktuell per Knopfdruck zur Verfügung zu 

haben und alle geschäftsrelevanten Dokumente 

zuverlässig elektronische zu verarbeiten, 

planten die Dächer-Spezialisten die Einführung 

einer DMS- und Archiv-Lösung. 

Der Unternehmensberater und 

gleichzeitige DKS-Spezialist Bernd 

Schmiljun aus Herrsching empfahl der 

Jacobi Tonwerke GmbH die Einführung 

der DMS-Lösung aus dem Hause 

Gräbert. Neben der preiswertesten Alternative, 

denn der Preis ist User-unabhängig, 

bot die Lösung auch weitere 

wesentliche Funktionen an, zum Beispiel 

das Auslagern von Teil-Archiven 

auf CD zur Überlassung für Dritte oder 

die einfache Integration in iSeries-Anwendungen 

durch eine Vielzahl von 

realisierten Schnittstellen. 

In einem einheitlichem Archiv 

In einem ersten Schritt wurde bei der 

Jacobi Tonwerke GmbH die Spool-Archivierung 

innerhalb eines Tages eingeführt. 

Heute arbeiten rund 50 Mitarbeiter 

aus der Buchhaltung, dem Ein- und 

Verkauf sowie der Fakturierung damit. 

Automatisch und protokolliert werden 

die in den Anwendungen der IBM iSeries 

erzeugten Spool-Belege – wie Ausgangsrechungen, 

Buchungsbelege und Bankbelege, 

Lieferscheine und Journale indexiert, 

archiviert und für den jederzeitigen 

Wiederzugriff durch berechtigte 

Mitarbeiter bereitgehalten. 

In einem zweiten Schritt wurde die Archivierung 

um das Scannen der Eingangspost 

erweitert. Innerhalb von 27 

Monaten wuchs das einheitliche Archiv 

für alle Dokumentenarten so auf über 

400.000 Dokumente an, wogegen sich 

die Papierablage erheblich reduzierte. 

Problemlose Anbindung erreicht 

Verbessert hat sich vor allem das Arbeiten 

in der Buchhaltung. Durch den 

FiBu-Connector erfolgte die direkte Einbindung 

der Lösung in das DKS-Finanzbuchhaltungsprogramm. 

Der Connector 

läuft unter der bewährten ADS-Steuerung 

und somit unter der gleichen Oberfläche 

wie die DKS-Datenbank. Über 

eigene Menüpunkte werden die wichtigsten 

Funktionen direkt zur Verfügung 

gestellt. Zum Beispiel können nunmehr 

Korrekturbuchungen sofort erfolgen, da 

die entsprechenden Belege nicht mehr in 

der Papierablage gesucht werden müssen, 

sondern direkt am Bildschirm aufgerufen 

und abgeglichen werden können. 

„Auch das stundenlange Sortieren 

der Ablage, das Lochen und Abheften 

der erzeugten Rechnungen oder Journale 

entfällt“, resümiert Frau Riechmann, 

Buchhalterin, „ebenso das Suchen innerhalb 

der alphabetisch geordneten Ablage“. 

Wenn jetzt Kunden oder Lieferanten 

Anfragen zu Rechungen oder 

Vorgängen haben, können diese vom 

Arbeitsplatz aus beantwortet werden. 

Mit Archiv vor Ort 

Nützlich ist die DMS-Lösung auch für 

den Vertrieb. Vorbei sind die Zeiten, da 

die Berater beim Kunden saßen und mit 

den Schultern zuckten oder telefonische 

Rücksprache mit den Kollegen hielten. 

Jetzt bekommt jeder der 37 Außendienstmitarbeiter 

sein persönliches Archiv auf 

CD für Recherchezwecke zur Verfügung 

gestellt. Einmal wöchentlich selektiert 

und exportiert die Jacobi Tonwerke 

GmbH die entsprechenden Ausgangsrechnungen 

aus dem iSeries-Archiv auf 

eine CD inklusive einer Excel-Tabelle. Ist 

der Mitarbeiter beim Kunden vor Ort, 

muss er nur in der Excel-Tabelle die 

Rechnungsnummer anklicken und die 

vollständige Rechnung inklusive der Firmen-Logos 

wird angezeigt. Alle wichtigen 

Fragen können vor Ort geklärt werden 

– z. B. wann die letzte Bestellung, zu 

welchen Konditionen und in welcher 

Menge erfolgte. 

Insgesamt werden so jährlich rund 

50.000 Rechnungen auf CD ausgelagert, 

mit denen unabhängig vom Archiv 

auf der iSeries gearbeitet werden kann. 

Zusätzlich wird für einige Außendienstmitarbeiter 

eine CD mit den Rechnungen 

eines Jahres erstellt, die diese zu eigenen 

Auswertungszwecken nutzen 

können. 

Digitale Langzeitarchivierung 

Für die langfristige Archivierung fiel die 

Wahl auf eine Plasmon Jukebox. Die 

DMS-Lösung lagert die Dokumente automatisch 

aus und protokolliert diesen 

Vorgang. Die hohe Speicherkapazität dieses 

optischen Plattenarchivs ermöglicht 

die Verwaltung der Datenmengen für die 

gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre. 

Fazit 

Durch die Einführung der DMS-Lösung 

wurde nicht nur das Papierarchiv erheblich 

verkleinert sowie die Suche und Reproduktion 

der gespeicherten Dokumente 

vereinfacht. Durch die Einbindung 

der Fax-Lösung können nunmehr 

die archivierten Lieferscheine oder 

Rechnungen schnell und papierlos gefaxt 

werden. Auf Anfragen kann heute 

schneller reagiert werden. Die freigesetzten 

Kapazitäten stehen nun den 

Kunden zur Verfügung. 

Fachautorin: Doris Hantscho 

Lösungsanbieter: Gräbert Software + 


Anwender: Jacobi Tonwerke GmbH 



Outsourcing von Dokumenten-Management 

Sinnvoll maßgeschneidert 

Immer mehr Unternehmen stehen unter dem 

wirtschaftlichen Druck, die eigenen Kosten zu 

minimieren. Eine mögliche Maßnahme, die in 

den letzten Monaten häufig diskutiert wurde, 

ist „Outsourcing“, das Auslagern von Teilprozessen 

des eigenen Geschäfts an spezialisierte 

Drittanbieter. 

Die potenziellen Einsparungen – 

beispielsweise bei DMS-Systemen 

– sind enorm. Bei welchen Prozessen 

lohnt sich nun aber das Outsourcing? 

Und wie funktioniert es eigentlich? Ein 

Grundsatz kann vorweg genommen 

werden: Prinzipiell gelten für jedes Unternehmen 

andere Regeln. 

Was sollte ich auslagern? Diese Frage 

muss am Anfang der Überlegung stehen. 

Generell gilt: Vorgänge eignen sich für 

Outsourcing, wenn sie a) nicht zum eigentlichen 

Kerngeschäft des Unternehmens 

gehören, b) viel Zeit und Ressourcen 

verbrauchen und c) „eben gemacht 

werden müssen“, aber wenig bis nichts 

zum Umsatz beitragen. Grundsätzlich 

kann der Lebenszyklus von Dokumenten 

ganz oder teilweise ausgelagert werden. 

Ein Beispiel aus dem Kunden-Portfolio 

der Xerox GmbH belegt einige der 

Möglichkeiten: Der Finanzdienstleister 

prompter AG lagert seinen gesamten 

Posteingang von täglich bis zu 20.000 

Dokumenten aus. Diese werden gesichtet, 

eingescannt, mit einem Strichcode-Index 

versehen und stehen noch 

am Eingangstag pünktlich um 14:00 

Uhr zur Verfügung. So sind die Berater 

von prompter in der Lage, den Großteil 

der eingehenden telefonischen Kundenanfragen 

sofort zu bearbeiten. 

Im Anfang war das Audit 

Dokumente, Bilder, Präsentations- oder 

Multimedia-Dateien sind das Blut in 

den Adern eines modernen Unternehmens. 

Laut aktueller Studien von IDC 

haben Unternehmen aber häufig Bluthochdruck: 

So verbringen die deutschen 

Führungskräfte schätzungsweise 42 

Prozent ihrer Arbeitszeit mit Dokumenten. 

Erstellung und Verwaltung aller 

Dokumente können bis zu 15 Prozent 

des gesamten Umsatzes auffressen. 

Outsourcing kann hier beim Sparen helfen. 

Seriöse Anbieter von Outsourcing- 

Leistungen im DM-Bereich führen 

grundsätzlich ein eingehendes Audit 

durch, das den Status Quo im Unternehmen 

analysiert. Dazu gehören Art, 

Struktur und Auslastung von Geräten 

und Software sowie alle Rahmendaten 

zu bestehenden Service-, Wartungs- und 

Finanzierungsverträgen. 

Zu den direkten Kosten wie Lizenzvereinbarungen, 

Leasing-Kosten, Gerätepreisen 

und Wartungsaufwendungen 

kommen zusätzlich die indirekten Kostenblöcke: 

Zeiteinsatz des Büropersonals 

für die Dokumentenerfassung, -verwaltung 

und -produktion, Stellplatzkosten 

für Geräte und Archivierung der 

Dokumente. Über eine Analyse der Finanzdaten 

des Unternehmens wird das 

vorhandene Dokumentenvolumen dann 

mit Kosten hinterlegt und in einem weiteren 

Schritt in eine unternehmensweite 

Dokumenten-Management-Strategie 

eingebettet. 

Alle Theorie ist grau 

Bei der Umsetzung muss das Unternehmen 

unter Einbezug der Managementebene 

die schmerzhaftesten Punkte aus 

der Analyse aufgreifen und diese optimieren. 

Dabei kommt es nicht darauf an, 

den Bestand an heterogenen Software-Lösungen 

und Systemen gegen herstellereinheitliche 

Produkte auszutauschen. 

Anwendungen und Datenbanken beispielsweise 

sind oft in langfristige Lizenzverträge 

eingebunden, so dass eine Ablösung 

unter Kostenaspekten wenig sinnvoll 

wäre. Wichtiger ist die Optimierung 

des Bestandes mit dem Ziel, die Arbeitsprozesse 

zwischen Mitarbeitern und IT- 

Lösungen effizient zu gestalten und den 

Auslastungsgrad zu erhöhen. Es gilt zu 

entscheiden, ob die Effizienz besser durch 

Outsourcing optimiert werden kann oder 

durch die Restrukturierung interner Abläufe. 

In beiden Fällen gilt: Stehen den 

Mitarbeitern die richtigen Geräte, Workflows 

und Software-Tools zur Verfügung, 

beschleunigen sich automatisch die Abläufe 

im gesamten Unternehmen. 

Nutzen von Dokumenten- 

Management-Outsourcing 

Neben den Kosteneinsparungen ergeben 

sich durch Outsourcing etliche Vorteile: 

Das Unternehmen kann sich verstärkt 

auf sein Kerngeschäft konzentrieren und 

verfügt über freie Kapazitäten für andere 

Zwecke. Zudem gewinnt es Ressourcen, 

die ohne Outsourcing gar nicht verfügbar 

wären, beispielsweise den Zugriff 

auf aktuelle Spitzentechnologie. Man 

sieht: Gute Gründe, um über Outsourcing 

nachzudenken, gibt es genug. Ausschlaggebend 

ist allerdings, dass das Unternehmen 

im Vorfeld die eigenen Erwartungen 

und Ziele für Outsourcing definiert, 

dann sorgfältige Vergleiche anstellt und 

sich letztlich für einen Partner entscheidet, 

der langfristig zu ihm passt. Von 

ausschließlich finanziell motivierten 

Schnellschüssen dagegen ist abzuraten: 

Diese führen allzu häufig nicht zu den 

gewünschten Ergebnissen! 

Fachautor: Frank Koths 



Holz-Elektronik GmbH verbessert mit DocuWare die Wettbewerbsposition 

Genau bis ins kleinste Detail 

Über 24.000 Elektronikbauteile unterschiedlichster 

Komplexität hält Holz-Elektronik für 

seine Kunden weltweit im Angebot. Das 

Belegaufkommen beim Vertrieb der einzelnen 

Bauteile ist enorm. Seit die rund 1.700 täglich 

anfallenden Dokumente elektronisch archiviert 

werden, spart der Fach-Distributor hohe Kosten 

für Lagerräume und Personal. Die Mitarbeiter 

haben mehr Zeit für die Kundenbetreuung. 

Die intensive Kundenbetreuung 

sieht Holz-Elektronik als eine 

Grundlage für seine erfolgreiche Geschäftstätigkeit. 

Ein entscheidender 

Wettbewerbsfaktor ist jedoch die präzise 

Auftragsbearbeitung. „Schnelligkeit 

und Genauigkeit ist das A und O in dieser 

Branche“, betont Peter Zaus, zusammen 

mit Roland Hübner EDP-Manager 

beim Fach-Distributor. 

Bis zur Einführung der neuen DMS-Lösung 

wurden alle ein- und ausgehenden 

Belege in Hängeregistern abgelegt, etwa 

Aufträge, Bestellungen und Bestell-Änderungen, 

Lieferscheine, Ausgangs- und 

Eingangsrechnungen, Kontenblätter, 

Retourbelege, Mahnungen oder Artikel- 

Abkündigungen. Solange ein Auftrag 

offen war, wurde alles, was den Vorgang 

betraf, in den verschiedenen Abteilungen 

gesammelt. War der Auftrag erledigt, 

wurden die Unterlagen in Leitz- 

Ordnern zusammengefasst und in 

Schränken archiviert. 

Personalkosten gespart 

„Bis heute hätte sich hier in der Zentrale 

ein Archiv von mindestens 10.000 

dicken Aktenordnern angesammelt“, 

erläutert Peter Zaus. „Wir hätten externe 

Lagerräume anmieten müssen. Außerdem 

wäre der Zeitaufwand für Archivierung 

und Recherche so hoch, dass 

wir fünf bis zehn zusätzliche Mitarbeiter 

beschäftigen müssten“, versichert der 

EDP-Manager. Da die Mitarbeiter in 

unterschiedlichen Stockwerken sitzen, 

dauerte ein Suchvorgang schon mal über 

eine Stunde, während der Kunde dann 

auf den Rückruf warten musste. 

Schnell und problemlos 

implementiert 

Ausschlaggebend für die DMS-Lösung 

DocuWare waren die Fachkompetenz 

des Systemhauses Orga-Soft aus Gröbenzell 

sowie das Preis-/Leistungs-Verhältnis. 

Seit einigen Jahren ist das DMS 

in den Abteilungen Einkauf, Vertrieb, 

Logistik und in der FAE-Abteilung im 

Einsatz. „Die Implementierungsphase 

ist sehr gut gelaufen und dauerte nur 

drei Monate“, erinnert sich Peter Zaus. 

„Der Administrationsaufwand ist äußerst 

gering.“ 

Das DMS wird derzeit von circa 120 

Mitarbeitern genutzt; dafür wurden eine 

Systemlizenz und 50 Zugriffslizenzen 

erworben. Holz-Elektronik hat dafür 

zusätzlich zwei Arbeitsplätze ausschließlich 

zur Erfassung der Belege eingerichtet 

und mit zwei Fujitsu M 3093GX 

Hochleistungs-Scannern ausgestattet. 

Zuletzt wurden vor drei Jahren je ein 

Applikations- und ein Datenbank-Server 

installiert. In einer 100 CDs fassenden 

Jukebox werden sämtliche Doku- 

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mente gespeichert. Auf die Unterlagen 

der letzten zwölf Monate wird über den 

Datenbank-Server zugegriffen, früher 

archivierte Dokumente werden via Jukebox 

auf CD zur Verfügung gestellt. Bis 

heute investierte Holz-Elektronik insgesamt 

300.000 Euro in das elektronische 

Archivierungsprojekt (Software, Hardware, 

Dienstleistung). Eine Summe, die 

sich für das Unternehmen gelohnt hat, 

versichert Peter Zaus: „Die 100.000 

Euro für die Erstinstallation hatten sich 

bereits in gut einem Jahr amortisiert.“ 

Täglich werden rund 1.200 ein- und 500 

ausgehende Belege elektronisch abgelegt. 

Alle eingehenden Belege – zum Beispiel 

Aufträge oder Eingangsrechnungen 

– werden in den Abteilungen gesammelt, 

zentral gescannt und mit den 

Funktionen Autoindex bzw. Active Import 

automatisch verschlagwortet. 

Sämtliche ausgehenden Belege – zum 

Beispiel Ausgangsrechnungen, Bestellungen 

oder Auftragsbestätigungen – 

werden mit der Warenwirtschaftslösung 

erstellt und fließen direkt via COLD/ 

READ in den zentralen Dokumenten- 

Pool. 

Die beim Drucken der Belege entstehenden 

Spool-Daten werden dabei importiert 

und Suchbegriffe wie Auftragsoder 

Rechnungsnummer automatisch 

herausgefiltert und an das DMS weitergegeben. 

Die Übernahme der Daten aus 

der Warenwirtschaft läuft komplett im 

Hintergrund, der Mitarbeiter muss lediglich 

einen Button in der Software anklicken. 

Enorme Arbeitserleichterungen 

Heute lassen sich Anfragen von Kunden 

direkt vom Arbeitsplatz aus beantworten. 

„Wofür ein Vertriebsmitarbeiter 

früher eine Stunde Recherche benötigte, 

braucht er heute kaum zwei Minuten“, 

weiß der EDP-Manager zu schätzen. 

Auch die Außendienstmitarbeiter können 

über den installierten Internet Server 

per Browser unmittelbar auf das 

zentrale Archiv zugreifen. Dadurch hat 

sich bei Holz-Elektronik gleichzeitig der 

Service für den Kunden sehr verbessert 

– für Peter Zaus ein wesentliches Kriterium: 

„Dass wir unseren Kunden jederzeit 

eine sofortige, genaue und fehlerfreie 

Auskunft über ihren Auftrag geben 

können, ist in unserer Branche ein wichtiger 

Wettbewerbsfaktor. Zeit ist Geld in 

unserer Branche.“ 

Fachautorin: Mechthilde Gruber 

Lösungsanbieter: DocuWare AG 

Anwender: Holz-Elektronik GmbH 

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47


e-Mails mit einem Mail-Archivierungssystem zentral verwalten 

Sie haben Post… 

Grundvoraussetzung 

einfaches Handling 

Immer häufiger steigen Unternehmen von 

Briefen auf e-Mails um. Selbst wichtige oder 

vertrauliche Dokumente werden als Attachment 

per e-Mail versendet. Mehr Post per e-Mail 

bedeutet, dass die Server- und Mail-Datenbanken 

ständig voller und größer werden. Aus 

diesem Grund ist eine technische Basis für die 

Verwaltung und Archivierung von elektronischer 

Post gefragt – ein e-Mail-Archivierungssystem 

muss her. 

Sinnvoll ist ein e-Mail-Archivierungssystem 

überall dort, wo diese Postart 

zu den Haupt-Kommunikationsmitteln 

zählt. Die eingehenden Nachrichten verursachen 

rasch eine kritische Speichergröße, 

welche die lokale Mailbox überfordert. 

Spätestens wenn das Postfach 

meldet, dass die maximale Größe überschritten 

wurde, muss gelöscht oder 

verschoben werden. Ein einheitliches 

Ablagesystem mit einem zentralen Speicherplatz 

entlastet das e-Mail-System 

entscheidend und verhindert gleichzeitig, 

dass wichtige Informationen 

gelöscht oder aufgrund individuell gewählter 

Ablagen nur einzelnen Mitarbeitern 

zur Verfügung stehen. 

Die Regeln der GDPdU 

Wer beispielsweise Auftragsbestätigungen 

oder Bestellungen per e-Mail verschickt, 

muss diese nach den Vorgaben 

der GDPdU vorhalten. Zwar schreibt 

der Gesetzgeber nicht vor, dass ein elektronisches 

Archivierungssystem dafür 

zwingend notwendig ist, aber mit einem 

derartigen System, das zentral alle 

relevanten e-Mail-Nachrichten ablegt, 

ist es deutlich einfacher, den GDPdU- 

Regeln zu genügen. Ein zentrales Ablagesystem 

verkürzt die Suchzeit nach 

den entsprechenden Unterlagen enorm 

– mit entsprechendem Einfluss auf die 

Produktivität des betroffenen Sachbearbeiters, 

beispielsweise in der Buchhaltung. 

Wer rechtlich relevante Dokumente wie 

schriftliche Vereinbarungen, Verträge 

oder auch Protokolle, die per e-Mail 

versandt wurden, separat zentral speichert 

und archiviert, ist auf der sicheren 

Seite. In einem Archiv und einem DMS- 

System bleiben auch die Zugriffsrechte 

und Rollenvorgaben gewahrt. So kann 

man mit wenigen Mausklicks zielsicher 

auf jede Korrespondenz zugreifen. In 

einem anstehenden oder bereits laufenden 

Rechtsstreit kann dieser Schriftverkehr 

von entscheidender Bedeutung 

sein, wenn dadurch eine konsistente und 

nachvollziehbare Beweisführung ermöglicht 

wird. Dies ist nur ein Beispiel, 

das verdeutlicht, wie sich ein solches 

System für Unternehmen bezahlt machen 

kann. In vielen neuen gesetzlichen 

Richtlinien und Regelungen wird gerade 

diese Transparenz und Nachvollziehbarkeit 

bzw. Rückverfolgbarkeit direkt 

gefordert. 

Wie bei allen IT-Anwendungen ist die 

Nutzerakzeptanz eines e-Mail-Archivierungssystems 

für die erfolgreiche Einführung 

entscheidend. Ohne Archivierungssystem 

müssen e-Mails einzeln 

durch einen separaten Speichervorgang 

umständlich und kompliziert in ein 

Ablagesystem gestellt werden. Im Gegensatz 

dazu bieten viele Archivierungssysteme 

für e-Mails bereits einen automatischen 

Ablauf bzw. ein regelbasiertes 

System und korrespondieren als Serverbasierte 

Lösung direkt mit Lotus Notes 

oder Microsoft Exchange. 

Die Art und Weise bzw. die Regeln des 

Archivierens können individuell je nach 

Anforderungsprofil oder unternehmensweitem 

Ansatz festgelegt werden. 

e-Mails können so automatisch – einzeln 

oder mit Anhang – ab einer be- 

Vorteile der 

e-Mail-Archivierung 

• Gesetzeskonforme Langzeitarchivierung 

• Automatischer Ablauf der e-Mail-Archivierung 

mit Attachments 

• Redundanzprüfung bzgl. der Attachments 

bei der Archivierung 

• Flexible Archivierungsparameter 

• Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit 

• Sicherheit durch automatische Konvertierung 

von Dateianhängen 

• Vielfältige Recherchemöglichkeiten 

durch Speichern von Metainformationen 

• Wiederherstellung der Originalnachrichten 



stimmten Größe oder zu einem bestimmten 

Zeitpunkt archiviert werden. Eine 

häufig gewählte Archivierungsmöglichkeit 

ist die Zwei-Wochen-Frist. 

Suche mit System 

Mit dieser Variante umgeht man die unvermeidbare 

Problematik von privaten 

e-Mails, die dann innerhalb dieses Zeitraums 

aus dem System bereinigt sein 

müssen. Derartige offene Vereinbarungen 

haben sich auch positiv auf die 

Systemakzeptanz ausgewirkt. Für diese 

periodische Archivierung werden die 

angelegten Protokolldokumente ausgewertet. 

Bei der Archivierung der e-Mails 

haben die Datenbanken mit dem ältesten 

Archivierungslauf die höchste Priorität. 

Bis zu dem eingestellten Archivierungszeitpunkt 

verbergen sich hinter 

den Nachrichten in der Mailbox die tatsächlichen 

e-Mails. Anschließend verbleibt 

nur noch der e-Mail-Header als 

Referenz mit einem entsprechenden 

Symbol, welches darauf verweist, dass 

sich der Inhalt der Nachricht im Archiv 

befindet. Außerdem werden die Inhalte 

in ein TIFF-Format konvertiert. Dies 

dient der Unveränderbarkeit und garantiert 

somit ein gewisses Maß an Rechtssicherheit. 

Die Revisionssicherheit kann 

zusätzlich über die Wahl der Speichermedien 

gesichert werden. 

Die verbleibenden e-Mail-Verweise nehmen 

auf dem lokalen Speicher nur noch 

einen minimalen Bruchteil des Speicherplatzes 

in Anspruch. Mit einem einfachen 

Klick auf die Referenz kann der Nutzer 

die e-Mail für seinen Gebrauch wieder 

aus dem Archiv zurückholen. Wird sie 

danach längere Zeit nicht aufgerufen, 

wandert sie automatisch ins Archiv zurück 

– nur so kann sichergestellt werden, 

dass erneut aufgerufene e-Mails das Postfach 

nicht blockieren und für den vordefinierten, 

allgemeinen Zugriff auf dem 

zentralen Speicher parat bleiben. 

Die Suche im eigentlichen Archiv läuft 

über Suchmechanismen, die Datum, Betreff, 

Schlagwort oder ein Stichwort aus 

dem Volltext als Kriterium vergleichen. 

Auch hier holt man mit einem Klick auf 

die Trefferliste die e-Mail vorübergehend 

in das lokale Postfach zurück, bis 

sie später wieder automatisch im Archiv 

verschwindet. 

Auf was es ankommt 

Noch setzt sich das Bewusstsein in Unternehmen 

erst langsam durch, dass die zunehmende 

e-Mail-Flut kanalisiert werden 

muss, um teure Speicherressourcen zu 

entlasten und Informationsverlusten vorzubeugen. 

Vor der Installation eines 

e-Mail-Archivierungssystems sollte ganz 

genau bedacht werden, welche Art von 

System den Anforderungen entspricht 

und wie hoch das e-Mail-Volumen ist. 

e-Mail-Archivierungssysteme sind viel 

versprechend, aber oft nur auf eine kurzfristige 

Problemlösung und rein auf das 

Einsparen von Speicherplatz angelegt, 

ohne dass hinter diesen Lösungen eine detaillierte 

Ablagestruktur in Form eines 

DMS-Systems vorhanden ist. Sinnvoll 

sind aber langfristig ausgerichtete Lösungsansätze. 

Dabei werden alle Doku- 

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mente jeglicher Formate einheitlich abgelegt, 

damit auch in Zukunft (falls das 

Unternehmen beispielsweise auf ein anderes 

Betriebssystem setzt, Mitarbeiter ausscheiden 

oder Abteilungen umstrukturiert 

werden) problemlos auf alle Dokumente 

zugegriffen werden kann. Hier trennt sich 

unter den e-Mail-Archivierungssystemen 

die Spreu vom Weizen: Nur wenige Ausnahmen 

können eine integrierte Basis liefern, 

die Unternehmen mit heterogenen 

Systemen mit einem unternehmensweiten, 

durchgängigen DMS-System und Archiv 

unterstützen. So wird ein Investitionsschutz 

gewährleistet. Außerdem bieten 

diese Systeme schnelle Suchfunktionen, 

unternehmensweiten Zugriff auf Informationen 

zum Wissensaustausch und eine 

automatische Verwaltung von wichtigen 

Dokumenten. Dies geschieht über das 

e-Mail-System hinaus. 

Fachautor: Martin Wanka 


49

GO NEXT 

April: 

Wenn Sie für jede Software-Lösung in 

Ihrem Unternehmen einen separaten 

Server in der IT-Abteilung stehen 

haben, sollten Sie sich Gedanken über 

eine Optimierung Ihrer IT-Infrastruktur 

machen. Die Linux-, Windows- und 

Unix-Integration auf eine iSeries oder 

i5 stellt aus technischer Sicht jedenfalls 

kein Problem dar. Bekannte Fachautoren 

vermitteln Ihnen in diesem 

Titelthema mit Schwerpunkt auf 

Serverkonsolidierung, Datenintegration, 

Migration, Portale Informationen, 

die sich für Sie rechnen. 

Ihr Webshop ist seit zwei Stunden nicht 

mehr erreichbar, die Mitarbeiter 

können nicht auf die Datenbanken 

zugreifen und die Produktion steht 

still. Jede unproduktive Minute mehr 

verursacht direkte und – durch die 

unbekannte Anzahl unzufriedener 

Kunden – indirekte Kosten. Jetzt ist es 

zu spät, sich über Hochverfügbarkeit 

und Security Gedanken zu machen. 

Unsere Marktübersicht stellt Ihnen 

Anbieter und Lösungen vor. 

Mai: 

Eine Real-Time-Kommunikation mit 

räumlich entfernten Geschäftspartnern 

und Kollegen beschränkte sich vor 

nicht allzu langer Zeit auf kostenintensive 

Telefonkonferenzen. Unser 

Titelthema Online Teamarbeit gibt 

Ihnen in Zeiten großer (und bezahlbarer) 

Bandbreiten mit den Schwerpunkten 

auf Workflow, Messaging, Lotus 

und andere Groupware-Produkte 

sowie Web-Services einen Überblick, 

wie Sie Ihre Kommunikationsprozesse 

effizient, zeitnah und kostengünstig 

gestalten können. 

Innerhalb einer Lieferkette verlässt sich 

jedes Unternehmen auf die Planung des 

anderen und ist schnell „verlassen“, 

wenn die Supply Chain unterbrochen 

wird. Neben einer sauberen Planung 

stellt die Kommunikation über die 

Standards EDI und XML hier einen 

wichtigen Faktor dar. Die Marktübersicht 

PPS-Systeme, Supply Chain 

Management, sowie XML und EDI 

stellt Ihnen die Anbieter sowie deren 

Lösungen mit Anwenderberichten vor. 

Inserenten 

ABAS 6 

ANTARES 31 

ATOSS 29 

Avenum 22, 23 

B&N Software 19 

BISON Solution 21 

business-software-expo 28 

CP CORPORATE PLANNING 18 

DETEC 49 

DocuWare 41 

EPOS 36 

Ferrari electronic 22 

FRITZ&MACZIOL 35 

Gräbert 39 

HANSALOG 21 

I.T.P.-Verlag 13, 17, 37 

IBM 52 

IGEL 25 

+++ letzte meldung +++ letzte meldung +++ letzte meldung +++ 

IBM vergibt BestSeller Awards 2004 an Partner 

Im Rahmen des IBM Channel Kick 

Offs in Berlin hat IBM ihre Business 

Partner aus Deutschland, Österreich 

und der Schweiz mit den BestSeller 

Awards 2004 ausgezeichnet. Neben der 

becom Software GmbH gehören die 

Profi Engineering Systems AG, die 

Comparex GmbH und die SVA GmbH 

zu den umsatzstärksten IBM Business 

Partnern in Deutschland. Größter 

deutscher Wachstumspartner ist die 

Fritz & Macziol GmbH. In der 

Kategorie „Bester Wachstums-Neu- 

Partner Deutschland“ steht die 

Comline AG an erster Stelle. IBM 

vergibt diese Auszeichnungen jährlich 

an die umsatz- und wachstumsstärksten 

Business Partner, die gleichzeitig 

auch Mitglieder des IBM PartnerWorld 

Programms sind. 

IBM hat den jährlich stattfindenden 

Vertriebs-Wettbewerb „BestSeller 

Awards“ für alle Fachhändler ins Leben 

gerufen, die am IBM PartnerWorld 

Programm teilnehmen. Neben Umsatzgröße 

und Wachstum zählen auch 

weitere Kriterien wie Produktspektrum, 

Innovationskraft und Ausbildungsstand 

der Mitarbeiter. Relevant sind die 

insgesamt erzielten Umätze mit Hardware, 

Software und Services. 

Neben den ausgezeichneten deutschen 

Partnern gingen weitere Awards an die 

Firmen Gate Informatic AG und 

Rosenheim AG in der Schweiz und an 

ILS Consult GmbH und Infoniqa 

Informationstechnik GmbH in Österreich. 

www.ibm.com/de/partners 

IGS 15 

Index 47 

KENDOX 46 

KMK 5 

ML Software 11 

MSI Werther 33 

PORTOLAN 12 

PROFI 23 

PSIpenta 20 

ROHA 8, 32 

SCHMID INFORMATIK 33 

SoftM 7 

SOU 9 

Symtrax 43 

Teamwork 4 

TOOLMAKER 26, 45, 51 

Wilsch 33

Midrange MAGAZIN März 2005

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