Merkblatt Aufbewahrungsfristen

Merkblatt Aufbewahrungsfristen
Soweit nicht schon nach Handelsrecht (§ 257 HGB) gelten nach Steuerrecht folgende Aufbewahrungsfristen
(§ 147 AO):
10 Jahre aufbewahrungspflichtig sind:
Änderungsprotokolle für die EDV-Buchführung, Anhang (als Bestandteil des Jahresabschlusses),
Anlagenspiegel (als Bestandteil des Jahresabschlusses), Anlagevermögensverzeichnis, Arbeitsanweisungen
für die EDV-Buchführung, Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Belege mit Buchfunktion
(z. B. Offene-Posten-Buchführung), Bewertungsunterlagen, Bilanzen, Bilanzunterlagen
(z. B. Debitorenliste), Buchungsanweisungen, Buchungsbelege, Darlehensauszüge, Depotauszüge
(soweit nicht Inventare). Eingangsrechnungen, Eröffnungsbilanzen, Gehaltslisten, Gewinn- und
Verlustrechnungen, Handelsbücher, Hauptbücher, Inventare, Jahresabschluss, Journale, Kassenberichte,
Kassenbücher, Kontenpläne, Kontoauszüge, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte,
Lageberichte, Lagerbuchführung, Magnetbänder mit Buchfunktion, Nebenbücher, Programmdokumentation
für die EDV-Buchführung, Quittungen, Rechnungen mit Buchfunktion (bei Offene-Posten-Buchführung),
Sachkonten, Saldenbilanzen, Saldenlisten, Spendenbescheinigung,
Steuerunterlagen, Umbuchungslisten, Warenausgangsbücher, Zwischenbilanzen (bei Gesellschafterwechsel
oder Umstellung des Wirtschaftsjahres).
6 Jahre aufbewahrungspflichtig sind folgende Unterlagen, soweit sie nicht Buch- oder Belegfunktion
haben:
Abrechnungsunterlagen, Aktenvermerke, Angebote, Ausfuhrunterlagen, Betriebsprüfungsberichte,
Darlehensverträge, Einfuhrunterlagen, Exportunterlagen, Frachtbriefe, Geschäftsberichte,
Geschäftsbriefe, Handelsbriefe, Kalkulationsunterlagen, Kostenvoranschläge, Lagerprotokolle,
Lieferscheine, Lohnunterlagen, Mahnbescheide, Preislisten, Prozessakten, Scheck- und
Wechselunterlagen, Schriftwechsel, Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten, Versicherungspolicen,
Verträge, Wechselunterlagen, Zollbelege.
Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung
in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss
festgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg
entstanden ist.
Neu seit 2002: Zusätzlich müssen zukünftig auch alle EDV-Buchführungen den Finanzbeamten
zugänglich gemacht werden und elektronische Auswertungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist
möglich sein. D. h. Sie müssen gegebenenfalls bei Programmwechsel oder Updates die
alten Versionen funktionstüchtig bereithalten. die Vorlage von Konten und Belegen auf Papier
reicht dann nicht mehr.
Praxistipps
Rechtzeitige Bilanzerstellung verkürzt die Aufbewahrung: Die Aufbewahrungsfrist beginnt
frühestens zum 31.12. des Folgejahres, nach dem der Jahresabschluss festgestellt worden ist.
Sollte der Jahresabschluss z. B. erst im 13. Monat nach dem Bilanzstichtag (= 31.12.) erstellt
bzw. festgestellt worden sein, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31.12. des übernächsten
Jahres nach dem Bilanzstichtag.
Bei elektronischen Registrierkassen brauchen nicht alle Einzelbons, Kassenstreifen, Kassenzettel
aufbewahrt zu werden, wenn Tagesendsummenbons mit „Z-Nummer“ zusammen mit sämtlichen

Auswertungen, Organisations- und Programmieranweisungen sowie Änderungsprotokollen aufbewahrt
werden (vgl. i. E. BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996, BStBl I, 34).
Verlängerung der Aufbewahrungsfrist aus steuerlichen Gründen
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet unabhängig von den genannten Fristen nicht, soweit die
Bücher und Aufzeichnungen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht
abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Für Zwecke der Besteuerung weiterhin aufzubewahren sind
insbesondere Unterlagen, die:
• für eine begonnene Außenprüfung,
• für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO 1977,
• für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
oder
• zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
von Bedeutung sind (BMF vom 25. Oktober 1977, BStBl. I, 487).
Sind Bücher und Aufzeichnungen nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen auch im Interesse
der Besteuerung zu führen und ordnen die anderen Gesetze Aufbewahrungsfristen an, die kürzer
als die allgemeinen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen sind, so ist die steuerrechtlich
unbeachtlich.
Belege aus dem Privatbereich
Werden über ein „Privatkonto“ auch betriebliche Vorgänge abgewickelt (Einzahlungen, betriebliche
Auszahlungen) wird dieses Konto auch zu einem „Betriebskonto“ und unterliegt der Aufbewahrungspflicht.
Nach § 147 AO aufbewahrungspflichtig sind nur solche Unterlagen und Belege, die Bestandteil
der Buchführung sind. Unterlagen aus dem Privatbereich, mit denen z. B. Werbungskosten,
Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen belegt werden, sind nach dem Gesetz nicht
aufbewahrungspflichtig. Es genügt deshalb, dass der Steuerpflichtige derartige Belege mit der
Steuererklärung vorlegt. Er ist bei Festsetzung der Steuern unter dem Vorbehalt der Nachprüfung
nicht verpflichtet, die Belege nach ihrer Rückgabe durch das Finanzamt bis zur Aufhebung des
Nachprüfungsvorbehalts aufzuheben. Die Finanzämter sind deshalb gehalten, die von den Steuerpflichtigen
eingereichten Belege schon bei der erstmaligen Steuerfestsetzung so genau zu prüfen
und die vorgelegten Belege auf dem Erklärungsvordruck so genau zu bezeichnen, dass eine erneute
Beleganforderung bei der abschließenden Prüfung vermieden wird.
Rechnungen über Bauleistungen im Privatbereich sind zwei Jahre aufzubewahren. Darauf hat der
Leistende hinzuweisen.