„kmG ELAK“ - Gföhl

„kmG ELAK“
Elektronischer Akt für kleine und mittlere Gemeinden
Regionsprojekt in der
w.i.n. Region Kremstal – Niederösterreich
„ELAK Gföhl“ – Projekt – w.i.n. Region Kremstal
Gemeinden:
Gföhl – Gedersdorf – Rohrendorf – Furth/Göttweig – Paudorf – Albrechtsberg –
GUV (Gemeindeumweltverband)
Projektdaten:
Projektträgerin: Stadtgemeinde Gföhl
Projektkoordinator: STADir. Anton Deimel
Projektleiter: Christian Schieb UNISYS
Wissenschaftliche Begleitung: Donau Universität Krems, Dr. Peter Parycek
Projektstart: November 2005
Projektende: März 2007
Projektkosten: Analysekosten rd. € 32.000,-
Personalkosten der Gemeinden
Förderung: Nö Kleinregionaler Entwicklungsfonds € 15.000,-
Ansprechpersonen:
• Bgm. Karl Simlinger Stadtgemeinde Gföhl (0676 / 709 37 56)
• Winbotschafter Region Kremstal, Bgm. Franz Gartner (0664 / 411 61 18)
• Projektkoordinator: Stadtamtsdirektor Anton Deimel (0676 / 709 38 16)
E-Mail direktion@gfoehl.gv.at
• Projektleiter: Christian Schieb, UNISYS, (0664/ 141 43 69)
•
kmG – Projektentwicklung – „Elektronische Gemeindestube 2010“
• Sanfte Verwaltungsreform für viele Gemeinden
• Analyse von ca. 200 bis 300 Prozessen befristet bis zum Jahr 2009
• Umsetzung mind. eines Kleinprojektes in jedem NÖ Bezirk bis 2009 - freiwillig!
• Weitere geförderte Gemeinde(regions)projekte nach diesem Modell sollen
immer mehr Prozesse (Verfahrensabläufe) untersuchen bzw. analysieren
• Wissens- und Technologieaustausch unter den Gemeinden im
Schneeballsystem nach dem Projektmodell „ELAK – w.i.n. Region Kremstal“
Stadtgemeinde Gföhl, A-3542 Gföhl, Hauptplatz 3, Telefon +43 (0)2716 / 6326-0, Fax +43 (0)2716 / 6326-26,
E-Mail: gemeinde@gfoehl.gv.at, Hompage: www.gfoehl.gv.at UID-Nr. ATU16219402, DVR.Nr.: 0389846, Statistik Nr.: 31311

kmG ELAK – w.i.n Region Kremstal / NÖ
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Gföhl – Kleine Stadt mit großem Herz
kmG ELAK „Gföhl“ – Projektmotiv:
• ELAK = logische Folge aus dem Ergebnis der Prozessanalyse
• ELAK = DMS + elektronisch geführte Verfahrensabläufe
• Grundlagenarbeit für künftige Vernetzung mit offenen Schnittstellen
• Softwarearchitektur mit der Möglichkeit von „gehosteten“ Anwendungen
• Elektronische Erfassung aller Vorgänge in der Gemeindestube
• Vorgabe des Systembedarfes von der Gemeindebasis
kmG ELAK „Gföhl“ – Anforderungsprofil der Projektgemeinden:
• Offenen Schnittstellen
• Einsatzmöglichkeit Gemeindelösung oder Regionslösung
• Modellierte Verfahrensabläufe für viele Gemeinden gleichzeitig anwendbar
• Onlineformulare ohne Medienbruch (E-Government)
• Bedarfsgerechte Bedienung – für kleine und mittlere Gemeinden
• Leistbar – für jede Gemeindegröße
kmG ELAK „Gföhl“ – Projektziel:
• Günstiges Lizenzmodell (keine monatliche Softwarewartung !!!)
• Einführung einer ELAK Technologie mit der Standartsoftware Office 2007 von Microsoft
– Share Point Portal Server 2007 – ohne Individualentwicklung!
• ELAK Modellierung ca. 1/3 der 35 untersuchten Verfahren (Prozessanalyse)
• ELAK Handbuch (beschreibt organisatorische Rahmenbedingungen für den ELAK wie
Aufbau Geschäftszahl, Abläufe innerhalb der Registratur, etc.)
• Mitarbeiterbegleitung beim Übergang vom Papierbüro zum papierlosen Büro
• Szenarien für Einbindung Kommunalpolitiker (Bgm. STR, GR)
• Wissenschaftliche Dokumentation des Projektes
• Vermeidung Doppelgleisigkeiten durch Abstimmung mit Gemeindebund,
Länderarbeitskreis
• Standartisierung – Abstimmung mit der Q-SKF Arbeitsgruppe (Schnittstellen)
kmG ELAK „Gföhl“ – Vorgehensweise:
• Abstimmung der Prozesse für die neu hinzugekommenen Gemeinden
• Hardwareanalyse der Teilnehmergemeinden
• Softwareanalyse der Teilnehmergemeinden
• Software – gemeinsame Optimierung hinsichtlich Upgrade der derzeitigen Microsoft
Office Produkte auf den notwendigen Stand für die ELAK Umsetzung (MS Office 2007)
• Modellierung der ersten gemeinsam festgelegten ELAK Verfahren
• Erste Produktivsetzung Projektträgergemeinde (Juni bis Oktober 2006)
• Ausrollung des ELAK auf die Projektgemeinden (November 2006 – März 2007)
kmG ELAK „Gföhl“ – Synergien – Mehrwert:
• Nutzungsmöglichkeit der untersuchten Verfahren für viele Gemeinden in Österreich
• Werkzeug für die Einführung von E-Government und ELAK für kleine und mittlere
Gemeinden
• Synergien bei Folgeprojekten
• kmG ELAK = Kompass für „elektronische Gemeindestube 2010“
kmG ELAK „Gföhl“ – Nutzen für Gemeinde, Bürger und Wirtschaft
• Zeit: Schneller Aktenzugriff – transparente Verwaltungswege – Automatisierung der
Abläufe
• Kosten: Effizienter Personaleinsatz – mehr Zeit für Bürger und Wirtschaft
• Qualität: Kundenzufriedenheit (höhere Auskunftsqualität) – integrierte Bearbeitung,
Bearbeitungstransparenz, keine Medienbrüche …
• Verwaltungsreform:
o Dokumentation der durchgeführten Abläufe (Nachvollziehbarkeit)
o Arbeitsvorrat mit durchzuführenden Aktivitäten
o Strukturiertes Arbeiten durch geschaffene organisatorische Rahmenbedingungen
o ELAK ist kein Ersatz für bestehende Fachanwendungen!
Stadtgemeinde Gföhl, A-3542 Gföhl, Hauptplatz 3, Telefon +43 (0)2716 / 6326-0, Fax +43 (0)2716 / 6326-26,
E-Mail: gemeinde@gfoehl.gv.at, Hompage: www.gfoehl.gv.at UID-Nr. ATU16219402, DVR.Nr.: 0389846, Statistik Nr.: 31311

ELAK – Information auf
Knopfdruck –
schneller zum Ergebnis
Projektziel
Zeit
Schneller
Aktenzugriff
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9 3
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7 6 5
• Information für alle
• Recherche-
/Zugriffszeit
• Rückblick über Jahre
transparente
Verwaltungswege
Automatisierung von
Arbeitsabläufen
=
Kosten
Personal effizienter
einsetzen – mehr Zeit
für den Bürger
Archivfläche
• Raumbedarf, -miete
Schrank
Sachkosten
• Papier
• Ordner/Register
• Kopierer
Strategischer Vorteil Vorteil
Qualität
Kundenzufriedenheit
•Auskunftsfähigkeit
•Reaktionszeit
erhöhte Aktualität
integrierte Bearbeitung
•keine Medienbrüche
•Bearbeitungstransparenz
höhere Qualifizierung der
Mitarbeiter
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