„Prozessanalyse – Organisationsentwicklung“ - Stadtgemeinde Gföhl
„Prozessanalyse – Organisationsentwicklung“ - Stadtgemeinde Gföhl
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<strong>„Prozessanalyse</strong> <strong>–</strong> <strong>Organisationsentwicklung“</strong><br />
für kleine und mittlere Gemeinden<br />
Regionsprojekte in der<br />
w.i.n. Region Kremstal <strong>–</strong> Niederösterreich<br />
Kurzinfo<br />
Projektdaten:<br />
<strong>„Prozessanalyse</strong> <strong>Gföhl</strong>“ <strong>–</strong> Projekt <strong>–</strong> w.i.n. Region Kremstal<br />
Gemeinden:<br />
<strong>Gföhl</strong> <strong>–</strong> Gedersdorf <strong>–</strong> Rohrendorf<br />
Projektträgerin: <strong>Stadtgemeinde</strong> <strong>Gföhl</strong><br />
Projektkoordinator: STADir. Anton Deimel<br />
Projektleiter: Christian Schieb UNISYS<br />
Wissenschaftliche Begleitung: Donau Universität Krems, Dr. Peter Parycek<br />
Projektstart: November 2004<br />
Projektende: Juni 2005<br />
Projektkosten: Analysekosten rd. € 30.000,-<br />
Personalkosten der Gemeinden<br />
Förderung: Nö Kleinregionaler Entwicklungsfonds € 15.000,-<br />
Ansprechpersonen:<br />
• ÖK.-Rat Bgm. Karl Simlinger <strong>Stadtgemeinde</strong> <strong>Gföhl</strong> (0676 / 709 37 56)<br />
• Winbotschafter Region Kremstal, Bgm. Franz Gartner (0664 / 411 61 18)<br />
• Projektkoordinator: Stadtamtsdirektor Anton Deimel (0676 / 709 38 16)<br />
E-Mail direktion@gfoehl.gv.at<br />
• Projektleiter: Christian Schieb, UNISYS, (0664/ 141 43 69)<br />
<strong>Stadtgemeinde</strong> <strong>Gföhl</strong>, A-3542 <strong>Gföhl</strong>, Hauptplatz 3, Telefon +43 (0)2716 / 6326-0, Fax +43 (0)2716 / 6326-26,<br />
E-Mail: gemeinde@gfoehl.gv.at, Hompage: www.gfoehl.gv.at UID-Nr. ATU16219402, DVR.Nr.: 0389846, Statistik Nr.: 31311
kmG ELAK <strong>–</strong> w.i.n Region Kremstal / NÖ<br />
- 2 <strong>–</strong><br />
<strong>Gföhl</strong> <strong>–</strong> Kleine Stadt mit großem Herz<br />
Motiv für Prozessanalyse:<br />
• Einführung eines ELAK für kleine und mittlere Gemeinden.<br />
• ELAK oder DMS ohne Prozessanalyse ist so wie das „Gugelhupfbacken ohne<br />
Gugelhupfform“<br />
• Andere Bundesländer <strong>–</strong> Prozessanalyse in diesem detaillierten Umfang bisher in keiner<br />
Österreichischen Gemeinde vorhanden (ausgenommen: einige größere Städte).<br />
Projektziel:<br />
• Untersuchung der Arbeitsabläufe in der Gemeindeverwaltung<br />
• Organisatorische Vereinfachung <strong>–</strong> zeitgemäße Verwaltungsabläufe<br />
• Querprüfung <strong>–</strong> Vereinheitlichung über Gemeindegrenzen hinweg<br />
• IST/SOLL Situation untersuchen<br />
• Voraussetzungen schaffen elektronische Verwaltung<br />
o ELAK (elektronischer Akt plus elektronisch unterstützte Verfahrensabläufe)<br />
o E-Goverment (elektronische Formulare,digitale Signatur, etc.)<br />
Vorgehensweise:<br />
• Prioritätenreihung auf Basis der vom Städtebund durchgeführten Städtebundumfrage<br />
plus Erfahrung über Transaktionsrate plus Komplexität der Verfahren aus dem eigenen<br />
Gemeindebereich<br />
• Gemeindeübergreifende Arbeit - 8 Arbeitsgruppen<br />
• Rund 300 Analysestunden der Gemeindemitarbeiter mittels Bildkartenmethode<br />
• Querprüfung mit anderen Bundesländern - Länderarbeitskreis<br />
Ergebnis:<br />
• 35 Verfahren, 10 Bereiche gemeindeübergreifend durchleuchtet<br />
• 166 erhobene Formulare inkl. Musterformulare<br />
• Klassifizierung der Dokumente<br />
• Beschlagwortung der Dokumente<br />
• Untersuchte Verfahren<br />
<strong>–</strong> Bauanzeige, Bauverfahren (9 Verfahren)<br />
<strong>–</strong> Kindergartenanmeldung (6 Verfahren)<br />
<strong>–</strong> Abgabenvorschreibung (4 Verfahren)<br />
<strong>–</strong> Todesfallmeldung (2 Verfahren)<br />
<strong>–</strong> Förderungen<br />
<strong>–</strong> Allgemeine Anbringen (4 Verfahren)<br />
<strong>–</strong> Straßenbauten (3 Verfahren)<br />
<strong>–</strong> Veranstaltungsmeldung (2 Verfahren) inkl. gesetzliche Anpassung<br />
<strong>–</strong> Raumordnung (3 Verfahren)<br />
Nutzen für Gemeinde<br />
• Nutzungsmöglichkeit der untersuchten Verfahren für viele Gemeinden in Österreich<br />
• Erstmals gibt es eine Dokumentation über Verfahrensabläufe für Gemeinden<br />
• Erstmals Vereinheitlichung von Verfahrensabläufen für kleine und mittlere Gemeinden<br />
• Wichtiges Werkzeug für die Einführung von E-Government, ELAK und DMS für kleine<br />
und mittlere Gemeinden<br />
• Standartisierung von Schnittstellen<br />
• Sanfte Verwaltungsreform für kleine und mittlere Gemeinden<br />
Zukunft <strong>–</strong> Visionen Folgeprojekte<br />
Ausrollung auf die Gemeinden <strong>–</strong> Niederösterreich <strong>–</strong> Österreich (freiwillig)<br />
• Sanfte Verwaltungsreform für viele Gemeinden<br />
• Analyse von ca. 200 bis 300 Prozessen<br />
• Weitere geförderte Gemeinde(regions)projekte nach diesem Modell sollen<br />
immer mehr Prozesse (Verfahrensabläufe) untersuchen bzw. analysieren<br />
• Wissens- und Technologieaustausch unter den Gemeinden im<br />
Schneeballsystem nach dem Projektmodell „ELAK <strong>–</strong> w.i.n. Region Kremstal“<br />
<strong>Stadtgemeinde</strong> <strong>Gföhl</strong>, A-3542 <strong>Gföhl</strong>, Hauptplatz 3, Telefon +43 (0)2716 / 6326-0, Fax +43 (0)2716 / 6326-26,<br />
E-Mail: gemeinde@gfoehl.gv.at, Hompage: www.gfoehl.gv.at UID-Nr. ATU16219402, DVR.Nr.: 0389846, Statistik Nr.: 31311
Prozessanalyse = Weg von<br />
unkontrollierte Aktenhaltung zur<br />
Intelligenten Verwaltung = ELAK<br />
Prozessanalyse - Dokumentation<br />
Dokumentation der Verfahren:<br />
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