Vorgehensmodell zur GIS-Einführung - GIS-Management

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 1
Von F.-J. Behr, Stuttgart
1 Einführung
Dieser Beitrag behandelt aus der Vielzahl der mit der GIS-Technologie verbundenen Themen
einen spezifischen Aspekt: Aufgaben und Tätigkeiten bei Einführung von Geo-
Informationssystemen. Dabei wird bei der Betrachtung, soweit möglich, der Schwerpunkt
auf dem kommunalen Einsatzgebiet liegen. Die Systemeinführung vollzieht sich in einer
Reihe von Projektschritten, die sich in die Abschnitte Systemanalyse, Systemauswahl und
eigentliche Systemeinführung zusammenfassen lassen (Abb. 1). Jeder Projektabschnitt wird
in einem Ergebnisbericht dokumentiert, die in ihrer Gesamtheit eine Momentaufnahme der
Organisation wiedergeben. Die Dokumente bauen aufeinander auf und lassen die Projektfortschritte
nachvollziehbar werden.
2 Initiierung und strategische Planung
Anregungen zur GIS-Einführung im kommunalen Umfeld gehen häufig von der operationellen
Ebene aus, d.h. die projektauslösenden Ideen entstehen in und durch einzelne Mitarbeiter
in Ämtern und Abteilungen. Probleme bei der Erledigung von Aufgaben oder in der
Bearbeitung zunehmend umfangreicherer Informationssammlungen werden erkannt und
sind Ausgangspunkt für die Suche nach zeitgemäßen Lösungen unter Nutzung der Informationstechnologie.
Da die Systemeinführung Auswirkungen auf die personellen und finanziellen Ressourcen
einer Kommune haben wird, darf auch eine erste, strategische Planung nur dann fortgesetzt
werden, wenn auf organisatorischer und politischer Leitungsebene die Unterstützung des
Vorhabens wahrscheinlich ist. Hier werden Gespräche mit weiteren Abteilungen und Leitungsgremien
helfen, den Umfang des Projekts und die zu integrierenden Bereiche herauszuarbeiten.
In einer Kurzanalyse wird die Situation möglichst objektiv mit den wahrgenommenen Problemfaktoren
beschrieben, Problemlösungsansätze werden skizziert, Projektrisiken gegebenenfalls
benannt, und der Nutzen der Problemlösung wird dargestellt. Das Ergebnis der
Kurzanalyse wird als Projektantrag für die Durchführung der strategischen Planung formuliert.
1 Dieses Skript orientiert wich weitgehend an einem Beitrag des Autors im Buch: Bill, R.,
Seuß, R., Schilcher, M. (Hrsg.): Kommunale Geo-Informationssysteme. Basiswissen, Praxisprojekte
und Trends. Wichmann-Verlag, 2002, 416 S.

2 F.-J. Behr
Systemanalyse
Strategische Planung
Ist-Erhebung und Analyse
Konzeptuelle Modellierung
Fachliches Konzept
IT-Konzept
Kosten-Nutzen-Analyse
Systemauswahl
Systemausschreibung
Angebotsbewertung
Systemtest
Bewertung,
Systemempfehlung
Systemeinführung
Installation, Abnahme
Datenerfassung / -übernahme
Systembetrieb
Abb. 1: Vorgehensmodell zur GIS-Einführung (nach Behr 2000). Die Projektabschnitte
bauen aufeinander auf, werden vornehmlich sequentiell durchlaufen, sie können jedoch
auch Rückwirkungen auf vorangegangene Abschnitte besitzen.

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 3
2.1 Aufbau der Projektgruppe
Weitere Arbeitsschritte können und sollten bereits in Form einer Projektgruppe bearbeitet
werden. Für diese Form sprechen u.a. folgende Vorteile:
- Fachlich wie organisatorisch-technisch tätige Mitarbeiter werden integriert.
- Einzelne Schwerpunkte können durch erfahrene oder spezialisierte Mitarbeiter übernommen
werden.
- Angehörige verschiedener Fachbereiche und Hierarchiestufen werden involviert; das
Projekt wird gemeinsam getragen und verantwortet.
Die Projektgruppe kann, insbesondere bei weiteren Projektabschnitten, durch externe Berater
unterstützt werden; ihr Einsatz ist häufig hilfreich, da sie
- über eine große Erfahrung aus anderen Projekten verfügen,
- Datenmodellierungsansätze und DV-Konzepte kennen, die als Grundlage für die eigene,
konzeptionelle Arbeit dienen,
- mit Objektivität organisationsinterne Vorgänge wahrnehmen, beurteilen und einen
Prozess der Kooperation in Gang setzen,
- vermittelnd tätig sind und die Interessenlagen unterschiedlicher Gruppen in die Konzepterstellung
einfließen lassen und
- den Projektablauf beschleunigen.
Bei der Auswahl des Beraters sind unter anderem Kriterien wie Erfahrung, Sensibilität
gegenüber den Belangen der Kommune, Verständlichkeit und Objektivität zu berücksichtigen.
Die Leitung der Projektgruppe wird einem Projektleiter übertragen. Er ist Sprecher der
Gruppe, trägt Verantwortung für personelle und Sachressourcen sowie die Ergebnisverantwortung.
Der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt sehr stark von seiner Person ab
(Litke, 1995). Die Übernahme von Aufgaben und Verantwortung setzt – neben Fachwissen,
methodischer und sozialer Qualifikation – voraus, dass ihm die nötigen Kompetenzen und
Zeiten zugestanden werden. Zu diesen Befugnissen gehören die Mitwirkung bei der Festlegung
der Projektziele, die inhaltliche Festlegung der Projektphasen, die Mitarbeiterauswahl
sowie das fachliche Weisungsrecht.
Die Größe der Gruppe sollte in der Regel 6–8 Personen nicht überschreiten, da sonst Abstimmungsarbeit
sowie Kommunikations- und Koordinationsprobleme die Effizienz der
Zusammenarbeit in Frage stellen.
2.2 Projektplanung
Die Planung des Weiteren Projektablaufs ist das wichtigste Ergebnis der strategischen Planung.
Projektplanung bedeutet in dem hier diskutierten Zusammenhang, das Vorgehensmodell
auf die Besonderheiten des Projektes anzupassen. Die Anpassung betrifft nicht nur die
inhaltliche Ausgestaltung der einzelnen Projektphasen; in Abhängigkeit von institutionellen
und rechtlichen Randbedingungen können auch einzelne Phasen (konzeptuelle Modellierung,
Kosten-Nutzen-Analyse) entfallen.
Grundlage einer Projektplanung ist das Vorliegen einer grundlegenden Aufgaben- und
Zielbeschreibung, die im Rahmen der Kurzanalyse erarbeitet wurde. Die unten genannten
Kriterien für eine erfolgreiche Systemeinführung können weitere Anhaltspunkte bieten:

4 F.-J. Behr
- Verständnis der kommunalen Entscheidungsgremien und ihre volle Unterstützung der
Ziele und Einsatzgebiete.
- Konzentration auf gut ausgesuchte und gewinnbringende GIS-Anwendungsgebiete.
- Die Entwicklung des GIS orientiert sich an den Bedürfnissen der Kommune anstelle des
schlichten Einsatzes der EDV.
- Der Aufbau der Anwendungsgebiete erfolgt geplant und schrittweise, wobei jeder
Schritt hinreichend klein und einfach zu bewältigen ist.
- Die Konzeptentwicklung erfolgt durch sehr DV-erfahrene Mitarbeiter.
- Anerkennen der Bedeutung eines Datenmodells; die betroffenen Mitarbeiter werden völlig
in die Entwicklung des Datenmodells einbezogen.
- Es wird ein einheitliches Modellierungskonzept und eine einheitliche Datenbeschreibungssprache
eingehalten.
- Die Konvertierung der bereits vorhandenen Datenbestände wird konzeptionell
berücksichtigt.
- Alle Mitarbeiter werden sorgfältig gemäß ihrer Verantwortungsstufe ausgebildet.
- Ein Datenbankverwalter führt nach Einführung des GIS eine straffe technische Kontrolle
durch.
- Den Mitarbeitern wird eine ihren Anforderungen entsprechende Zugriffs- und Auswertemö
glichkeit der im GIS gespeicherten Daten geboten.
- Einfachheit vor Komplexität!
2.3 Zeitplanung und Projektdauer
Vielfach wird für Informationssysteme die Forderung erhoben, dass die Dauer für den Aufbau
eines Systems zwei Jahre nicht überschreiten sollte. Aufgrund einer sich ändernden
Umwelt (veränderte politische Vorgaben, veränderte Mittelverfügbarkeit, Personalwechsel,
organisatorische Änderungen, Weiterentwicklung der Informationstechnologie) wächst mit
der Zeitdauer die Gefahr, dass ein Projekt nicht mehr den Anforderungen der Realität entspricht.
Die Projektlaufzeit im GIS-Bereich ist in der Tat ein sehr ernst zu nehmender Faktor und
überschreitet zumindest in mittleren und großen Kommunen – insbesondere bei Einbeziehung
der Erfassungsphase – in der Regel die eingeplanten Zeiten. Eine Reihe von Umständen
wirken sich projektverzögernd aus und sind in der Planung zu berücksichtigen:
- Länge der Entscheidungswege: Sitzungen finden nur zu bestimmten Terminen statt,
Mittel können nur im nachfolgenden Doppelhaushalt bereitgestellt werden und aus politischen
Gründen können weitere Projektschritte für längere Zeit „auf Eis gelegt werden“.
- Personalverfügbarkeit: Auch im Zusammenhang mit der Personalplanung sind zeitliche
Aspekte mitzubedenken (Lösung aus bisherigen Aufgabengebieten, gleichzeitige Bearbeitung
anderer Aufgaben und Projekte).
- Angebotserstellung: Von Anbieterseite ist mit Fristen von zwei bis vier Monaten für
Angebotserstellung sowie für die Vorbereitung eines Funktionstests zu rechnen.
- Lieferfristen: Nach Auftragserteilung sind Zeitspannen für die Lieferung der Hardware,
die Integration der verschiedenen Komponenten und für Softwareerstellung oder -
anpassungen einzuplanen.

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 5
2.4 Festlegung der Integrationsbereiche
Welche organisatorischen Einheiten sind bei der GIS-Einführung zu integrieren? Es besteht
die Gefahr, Informationsinseln zu schaffen und dabei den Vorteil der verwaltungsweiten
Informationsnutzung, beispielsweise mittels Internettechnologien, zu verspielen. Abteilungsübergreifende
Integration schafft die Möglichkeit, Daten zusammenzuführen und
durch die gemeinsame Auswertung Synergieeffekte zu erzielen. Notwendig ist die konstruktive
Zusammenarbeit der verschiedenen Einheiten. Andererseits kann eine zu starke
Konzentration GIS-relevanter Aufgaben auf einen Bereich zu signifikanten Verzögerungen
führen.
Die gemeinsame Systemeinführung mit anderen Organisationen wie z.B. einem örtlichen
Energieversorgungsunternehmen hilft, die Kostenlast auf mehrere Partner zu verteilen und
führt in der Regel zu deutlichen Kostenvorteilen. Sie erfordert jedoch auch situationsspezifische
Formen der Projektdurchführung, der Kommunikation und der Budgetierung. Bei der
Systemauswahl gilt es, einen Kompromiss zwischen möglicherweise konkurrierenden Anforderungen
zu finden. Einem Scheitern der Partnerschaft kann durch die deutliche Willenserklärung
auf Führungsebene und insbesondere durch gutes Einvernehmen auf persönlicher
Ebene vorgebeugt werden.
2.5 Machbarkeitsprüfung
Als Teil der strategischen Planung ist die grundsätzliche Machbarkeit der Systemeinführung
nachzuweisen. Dafür sind verschiedene Voraussetzungen zu prüfen (Huxhold, 1995):
- Institutionelle Faktoren: Die Organisation ist willens und fähig, den mit der Systemeinführung
verbundenen personellen und ideellen Aufwand über einen langen Zeitraum
tragen zu können. Mitarbeiter mit der notwendigen Qualifikation stehen zur Verfügung,
können ausgebildet oder auf dem Arbeitsmarkt gewonnen werden. Auftretende
organisatorische Änderungen werden akzeptiert und können umgesetzt werden.
- Finanzielle Machbarkeit: Die für Projektdurchführung, Systembeschaffung und -betrieb
geschätzten Kosten sind für das Unternehmen (zumindest während des Planungszeitraums)
tragbar. Bereits erkennbare Nutzenaspekte werden berücksichtigt; eine detaillierte
Kosten-Nutzen-Untersuchung wird in einer späteren Projektphase erfolgen.
- Technische Machbarkeit: Die erforderliche Technologie ist verfügbar oder wird innerhalb
der Projektlaufzeit verfügbar werden. Die technologische Komplexität ist aufgabenangemessen.
3 Ist-Erhebung und Anforderungsanalyse
Dieser Projektschritt umfasst die Erhebung aller für die Konzeptentwicklung notwendigen
Informationen, insbesondere der Anforderungen der künftigen Anwender (vgl. Tabelle 1).
Die Anforderungen betreffen dabei nicht nur die zu verarbeitenden Daten, sondern auch die
auf ihnen ablaufenden Arbeitsvorgänge (Prozesse). Wesentliche Informationsquellen sind
die Mitarbeiter, organisatorische Vorgaben, vorhandene Datensammlungen und die eingesetzten
Arbeitsmittel.
Die umfassende Erhebung und Analyse des Ist-Zustands bildet die Basis für alle konzeptionellen
Überlegungen und Entscheidungen. Sie schafft gleichzeitig den Grundstock für die
Information der Mitarbeiter und die wichtigste Möglichkeit, alle Betroffenen in einem frü-

6 F.-J. Behr
hen Stadium in die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen. Die Tätigkeiten in dieser
Projektphase lassen sich den Arbeitsabschnitten Vorbereitungsphase, Erhebungsphase und
Analysephase zuordnen.
Tabelle 1: Zu erhebende Informationen
Bereich
Organisation
Personal
Graphische
Informationsarten
Alphanumerische
Informationsarten
(Fachdaten)
Vorschriften und
Normen
DV-Einrichtungen
Weitere
Informationen
Inhalte
- Aufbau und Aufgaben der involvierten Abteilungen,
- Schnittstellen zwischen internen und externen
Organisationseinheiten,
- Datenflüsse mit Mengen- und Zeitangaben,
- Arbeitsabläufe mit einzelnen Arbeitsschritten und -ergebnissen,
- aktueller Umfang der IT-Unterstützung,
- Informationsbedarf.
- Stellenbeschreibungen, Ausbildungsstand, Altersstruktur,
- derzeitiger, anteiliger Zeitaufwand für die konventionelle Planwerksführung,
- organisatorische Zuständigkeiten, Weisungsbefugnis,
- erwarteter zukünftiger Personalbedarf.
- Identifikation,
- Art und Qualität des Informationsträgers,
- Bezugssystem, Gebietsausdehnung,
- Art der Darstellung (Katasterkarte, Übersichtsplan, ...),
- Planinhalte und Plangestaltung,
- Datenqualität und -aktualität,
- Quellen (Datengrundlage, Vermischung, ...),
- Art der Informationsweitergabe (Zuständigkeiten, Art und Häufigkeit
der Nutzung).
- Medium (Listen, Karteien, Dateien, Datenbanken),
- Zugriffsschlüssel (Bezeichnung, Definition),
- Herkunft,
- Abhängigkeiten der Datensammlungen untereinander,
- geführt (von - bis),
- Vollständigkeit, Fortführungshäufigkeit.
- organisatorische Verfügungen,
- interne Zeichenvorschriften,
- externe Dokumentationsvorschriften,
- technische Regelwerke, DIN-Normen.
- Hardwareplattformen, Betriebssysteme und Netzwerksoftware,
- eingesetzte Softwarekomponenten,
- Datenschnittstellen,
- DV-technische Schnittstellen und Datenflüsse.
- Organigramme,
- Organisations- und Arbeitsanweisungen, Aufgabenverteilungspläne,
- Muster von Karteien, Formularen, Listen, Reports, Plänen, Skizzen
usw.

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 7
3.1 Vorbereitungsphase
Diese Phase dient der Vorbereitung der Ist- und Anforderungserhebung. Sie umfasst die
Festlegung von Vorgehensweise und Erhebungstechnik sowie eine einführende, vorbereitende
Sitzung der Projektteilnehmer.
3.2 Erhebungsphase
In der Erhebungsphase erfolgt die Informationsbeschaffung in den involvierten Fachbereichen.
Nach Möglichkeit erfolgt die Erhebung in Form eines Interviews, das auf einem vorab
zur Vorbereitung übergebenen Fragebogen beruht. Das Gespräch soll mit Einzelpersonen
oder in Kleingruppen durchgeführt werden und ist so zu gestalten, dass Störungen
durch den normalen Arbeitsbetrieb ferngehalten werden. Die Zeitdauer sollte zwei bis
zweieinhalb Stunden nicht überschreiten.
Die geführten Gespräche sind so zu führen, dass sich die Mitarbeiter mit ihren Anregungen,
Aufgaben und Problemen verstanden und aufgenommen fühlen. So wird frühzeitig Akzeptanzproblemen
vorgebeugt.
Die Ergebnisse des Interviews werden im Anschluss in einem Protokoll zusammengefasst
und dem Gesprächspartner zur Prüfung übermittelt. Missverständnisse werden so frühzeitig
ausgeräumt und gleichzeitig die Zusammenarbeit vertieft.
Die schriftliche Abfassung der Gesprächsergebnisse fördert darüber hinaus auch eine Präzisierung
der Gedanken und Aussagen.
3.3 Analysephase
Die Analyse der Erhebungsergebnisse dient der Konsolidierung und der Gesamtschau der
für die Organisation wichtigen Informationen und Beziehungen. Neben der Untersuchung
personeller und finanzieller Ressourcen sowie der Unternehmenskultur (Stabilität, Innovationskraft)
gilt ein Hauptaugenmerk der Analyse den alphanumerischen und graphischen
Informationsarten. Eine tabellarische Form der Darstellung hilft, sich der Vollständigkeit
der erhobenen Information zu vergewissern.
3.4 Ergebnisdarstellung
Die konsolidierten Ergebnisse werden in Form eines Ergebnisberichts zusammengestellt.
Gegebenenfalls erfolgt die Präsentation der Ergebnisse vor Entscheidungsträgern. Dieser ist
die Grundlage für die nachfolgenden Modellierungsschritte und umfasst folgende Inhalte:
- Einleitung:
- aktualisierte Gründe für die Projektdurchführung,
- Verantwortlichkeiten und Zuständigkeit,
- aktualisierte Zielbeschreibung,
- einbezogene organisatorische Einheiten,
- durchgeführte Gespräche,
- Ergebnisse der Einzelerhebungen,
- Analyseergebnisse für
- graphische Informationsarten,
- alphanumerische Informationsarten,

8 F.-J. Behr
- Organisation und Personal,
- Informationsflüsse und Arbeitsabläufe,
- funktionale Anforderungen ...,
- Darstellung und Bewertung von Risiken,
- Kostenplanung,
- Zeitplan.
4 Konzeptuelle Modellierung
Die Realisierung von GIS-Anwendungen erfordert, dass ihre wesentlichen Eigenschaften
formalisiert beschrieben werden, um sie später mit den Möglichkeiten des GI-Systems
implementieren und nutzen zu können. Dies geschieht durch die konzeptuelle Modellierung,
ein Projektabschnitt, der in besonderem Maße gedankliche Arbeit auf abstraktem
Niveau erfordert.
Die Formalisierung geschieht in mehreren Schritten: dem konzeptuellen Entwurf, dem
logischen Entwurf und dem Implementierungsentwurf. Aus Anwendersicht steht die konzeptuelle
Modellierung im Vordergrund:
1. Wir beschreiben die Elemente der im System abzubildenden Wirklichkeit (Datenmodell).
Die Beschreibung umfasst die Entitäten selbst, ihre Eigenschaften und ihre Beziehung
zueinander. Dabei kann es hilfreich sein, sich des Konzepts der Objektklassen zu bedienen.
2. Wir formulieren graphische Darstellungsregeln für die Objektklassen (Darstellungsmodell).
3. Wir definieren Arbeitsabläufe, Vorgänge und Prozesse für diese Objektklassen (Prozessmodell).
Im logischen Entwurf und Implementierungsentwurf erfolgt die Übertragung und Optimierung
hinsichtlich der Möglichkeiten des künftigen GI -Systems. Details werden in Behr,
2000 (vgl. auch Gnägi, S. Fehler! Textmarke nicht definiert. ff.) beschrieben.
Die Bedeutung dieses Projektschritts sei nochmals hervorgehoben: Die konzeptuelle Modellierung
macht deutlich und legt fest, welche Informationen in den künftigen GIS-
Applikationen geführt und ausgewertet werden sollen.
5 Fachliche Konzeptentwicklung
Die Konzeption des künftigen Zustands erfolgt zunächst in fachlicher Hinsicht. Zu den
überwiegend fachlich geprägten Festlegungen zählen die Definition der benötigten Informationsprodukte
sowie die organisatorische Planung der technischen und fachlichen Zuständigkeit.
Durch diese Regelungen sind Änderungen in der Organisationsstruktur mö g-
lich, die von geänderten Tätigkeitsbereichen und Zuständigkeiten bis zu Neueinstellungen
reichen können. Durch die Planung der Qualifizierungsmaßnahmen sind die Voraussetzungen
für den effekt iven künftigen GIS-Einsatz zu schaffen.

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 9
Tabelle 2: Beschreibung des GIS-Produkts „Bestandsplan Stadtentwässerung” (Behr,
2000).
Lfd. Nr.: 1.2 Bestandsplan Stadtentwässerung 1:250 / 1:500
Kennzeichen:
Ziel:
Gesetzliche
Grundlage:
Inhalt:
geführt durch:
genutzt von:
Datengrundlage:
ersetzt Datensammlung:
GIS-
Funktionen:
5.1 Informationsprodukte
- beliebiger Maßstab, blattschnittfrei.
- aktueller, graphischer Nachweis,
- Auskunft für Ämter, Firmen, Bürger,
- wesentliches Hilfsmittel für Planung von Erschließungsmaßnahmen,
- wesentliches Hilfsmittel für Kanalbetrieb (Instandhaltung).
- WHG, ATV-Vorschriften (z.B. A145), DIN 2425 Teil 4.
- Schächte (Regelschächte und Sonderschächte) mit zugehörigen
Fachdaten,
- Haltungen, Anschlusskanäle und Sonderbauwerke mit zugehörigen
Fachdaten,
- Bemaßungen,
- Einzugsgebiete mit wesentlichen Kenndaten.
- Tiefbauamt.
- Tiefbauamt, Liegenschaftsamt, Stadtplanungsamt, Wasserwerk,
verschiedene Ausschüsse, EVU, extern.
- Digitale Stadtgrundkarte.
- Kanalkataster, Abwasserpläne.
- konstruktive Erfassung, Fortführung, Ausgabe,
- Datenbereitstellung für Netzberechnung,
- Netzverfolgung,
- statistische Auswertungen.
Als Ergebnis der vorangegangenen Projektphasen werden innerhalb der tangierten Organisationseinheiten
Informationsanforderungen deutlich, denen das System durch Bereitstellung
verschiedener Informationsprodukte (Planarten, Auswertemöglichkeiten usw.) Rechnung
tragen muss:
Traditionelle Produkte: Diese GIS-Produkte entsprechen in ihrer Erscheinung weitgehend
bisherigen Informationsarten und werden diese ablösen.
Neue Produkte: Durch die GIS-Einführung werden auch neue Informationsprodukte geschaffen.
In diese Kategorie fallen die Resultate vielfältiger Auswerte- und Ausgabemö g-
lichkeiten, Dienstleistungen und Informationen, die zeitgerecht bereitgestellt werden können,
z.B. in Form von thematischen Kartierungen und statistischen Auswertungen. Viele
Produkte sind nur durch die digitale Informationsauswertung zeitnah verfügbar.

10 F.-J. Behr
Durch die Zusammenstellung und Beschreibung dieser Produkte – ein Beispiel zeigt Tabelle
2 – werden die spätere Nutzenuntersuchung sowie die Ausschreibung vorbereitet. Die
Beschreibung ist so zu halten, dass produktspezifische Eigenschaften, Einsatzmöglichkeiten
und Zielsetzungen deutlich werden.
Nach Systemeinführung können den einzelnen Informationsprodukten im Zuge einer Kostenrechnung
Ausgaben und Einnahmen zugeordnet werden.
5.2 Zuständigkeiten
Im nächsten Schritt gilt es, Zuständigkeiten für die einzelnen Informationsprodukte festzulegen.
Grundsätzliches Ziel muss es sein, dass die einzelnen Abteilungen entsprechend
bisheriger organisatorischer Vorgaben für die Führung ihrer Daten verantwortlich bleiben.
Allerdings sind dabei mehrfach geführte Daten zusammenzufassen und in die Zuständigkeit
einer Stelle zu übergeben. Dabei kann zwischen fachlicher Verantwortung und praktischem
Vollzug der Datenführung unterschieden werden.
5.3 Stufenkonzept
Für die Einführung von GIS-Applikationen und somit für die Beschaffung der GIS-
Arbeitsplätze kann ein Stufenkonzept entwickelt werden. Für dieses Vorgehen können verschiedene
Gründe vorliegen:
Datenverfügbarkeit: In vielen Fällen ist noch von einer sukzessiven Bereitstellung der Ge o-
basisdaten auszugehen, so dass die Erfassung darauf aufbauender Datenbestände nur stufenweise
und mit einem gewissen zeitlichen Nachlauf erfolgen kann.
Wirtschaftliche Gründe: Es wird eine Kostenverteilung über mehrere Jahre angestrebt.
Organisatorische Gründe: Die Einführung verschiedener Verfahrenslösungen in einzelnen
Abteilungen erfolgt in Stufen, um das Maß gleichzeitig ablaufender Änderungsprozesse zu
beschränken.
Strategische Gründe: Begonnen wird mit einer ersten, nutzenversprechenden Applikation
(Pilotanwendung). Dazu werden die Anwendungen nach Huxhold (1995) anhand verschiedener
Kriterien bewertet:
- Voraussetzung für weitere GIS-Produkte bzw. Applikationen,
- Datenverfügbarkeit,
- Unterstützung wesentlicher Erfolgsfaktoren des Unternehmens,
- erwarteter Nutzen bzw. Return on Investment,
- Aufwand und
- technische Risiken.
Mit der Realisierung, Einführung und Nutzung der Pilotanwendung werden Erfahrungen
gewonnen, die in weiteren Stufen aufgegriffen werden können.
6 Informationstechnische Konzeptentwicklung
Im informationstechnischen Konzept werden die fachlichen Anforderungen aufgegriffen,
um sie mit den Möglichkeiten der Informationstechnologie (IT) umzusetzen.

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 11
6.1 Komponenten
Die notwendige informationstechnische Infrastruktur wird sich aus verschiedenen Komp o-
nenten zusammensetzen:
- Der Datenbankserver übernimmt Dienste der zentralen Speicherung, Verwaltung und
Bereitstellung der Daten. Gegebenenfalls stellt er Daten für die Präsentation im Intranet
oder Internet bereit. Es ist zu prüfen, ob ein in der Kommune bereits vorhandenes
Serversystem für diese Aufgabe genutzt werden kann. Bei kleineren GIS-
Installationen und begrenzten finanziellen Ressourcen sollte man sich nicht scheuen,
den Datenbankserver gleichzeitig als graphisch-interaktiven Arbeitsplatz zu nutzen.
- An einem graphisch-interaktiven Arbeitsplatz (GIAP) werden graphische Informationen
erfasst, verändert und ausgegeben. Ergänzend zu der graphis chen Information werden
beschreibende Fachdaten als Attribute erfasst.
- Zur Auskunftserteilung, d.h. zur Bereitstellung von graphischer Information nebst zugehöriger
Fachattribute, gegebenenfalls erweitert um Analysefunktionen, werden unterschiedliche
Lösungskonzepte angeboten: GIAP-Lizenzen mit eingeschränkter Funktionalität,
spezielle Auskunftssoftwarelösungen, kostenlose Viewer-Lizenzen, Einsatz
von Desktop-Mapping-Systemen sowie Lösungen auf der Grundlage der Internettechnologie
(vgl. auch Bill, S. Fehler! Textmarke nicht definiert. ff.).
Mit der fortschreitenden Miniaturisierung der Hardware und der zunehmenden Verbreitung
von Laptopsystemen sowie Pen-Computern gewinnt die mobile Informationserfassung und
Informationsbereitstellung auch im GIS-Bereich zunehmend an Bedeutung (vgl. auch Resnik,
S. Fehler! Textmarke nicht definiert. ff.).
Die Systemkonfiguration erfolgt in der Regel herstellerneutral. In ihr werden die GIS-
Arbeitsplätze der verschiedenen Abteilungen hinsichtlich der notwendigen Komponenten,
ihres Standorts sowie ihrer Hardware- und Softwarekomponenten beschrieben.
In vielen Fälle ist die Anbindung weiterer Programme oder Softwaresysteme wie zum Beispiel
kaufmännischer oder administrativer Software ebenfalls zu berücksichtigen.
Neben der grundsätzlichen Konzeption der Kommunikationsstruktur gilt es auch, Fragen
der Systemschnittstellen, Sicherheit und Datensicherung zu bedenken. Ebenfalls werden
Vorgaben für die nötige Kommunikationsinfrastruktur (Vernetzung) entwickelt, die später
in die Ausschreibung einfließen. Aufgrund der Komplexität der heutigen Kommunikationstechnologie
können exakte (Produkt-)Vorgaben nur durch Netzwerkspezialisten, z.B. einer
zentralen DV-Abteilung, erfolgen. Stehen derartige Mitarbeiter nicht zur Verfügung, erfolgt
die Anforderungsbeschreibung aus Anwendersicht. Die konkrete Netzwerkplanung und
Realisierung hat dann im Vorfeld der GIS-Beschaffung durch eine auf derartige Dienstleistungen
spezialisierte Firma zu erfolgen oder wird im Rahmen der GIS-Ausschreibung durch
den Anbieter, eventuell in Zusammenarbeit mit einer Spezialfirma als Unterauftragsnehmer,
durchgeführt.
6.2 Konfigurationsalternativen
Bei kleineren GIS-Installationen oder begrenzten finanziellen Ressourcen kann der Einstieg
in die raumbezogene Informationsverarbeitung mit einem Arbeitsplatzrechner erfolgen, der
gleichzeitig als Datenbankserver und als graphisch-interaktiver Arbeitsplatz dient. Zu bedenken
ist hierbei allerdings die eingeschränkte Systemverfügbarkeit bei Ausfall des Rech-

12 F.-J. Behr
ners. Bei Bedarf kann mit Ausbau der IT-Infrastruktur eine Erweiterung um weitere Arbeits-
oder Auskunftsplätze erfolgen.
Bei Mehrplatzlösungen, die in der Regel anzustreben sind, kann die Datenhaltung in der
Kommune zentral oder gegebenenfalls auch organisationsübergreifend gemeinsam mit
Partnern vorgenommen werden.
6.3 Eigenentwicklung oder schlüsselfertige Lösung
Die Wahl zwischen Eigenentwicklung, schlüsselfertigen Standardlösungen oder Standardlösungen
mit Anpassungen kann bei komplexen Systemen wie GIS als strategische
Grundsatzents cheidung mit Folgen für Personaleinsatz, Kosten und Bindungen an den
Systemlieferanten angesehen werden.
Bei Eigenentwicklung oder externer Auftragsentwicklung kann das Produkt gezielt auf die
anwenderspezifischen Bedürfnisse hin entwickelt werden. Später kann eine rasche Anpassung
an dynamische Änderungen innerhalb des Unternehmens erfolgen. Es entstehen ggf.
Kosten für Entwicklungswerkzeuge und -lizenzen sowie für die Qualifizierung und Einarbeitung
der Mitarbeiter. Im Bereich von Desktop-Mapping-Systemen ist jedoch gegenüber
„großen“ GI -Systemen mit geringerem Aufwand zu rechnen.
Für die Übernahme von Standardanwendungen bzw. Anwendungslösungen anderer Unternehmen
oder Anwendergemeinschaften sprechen Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorteile sowie
eine gewisse Zukunftssicherheit. Hierbei sind allerdings Abstriche bezüglich des selbst
entwickelten Datenmodells unumgänglich. Steht bereits zu einem frühen Projektzeitpunkt
die Entscheidung zur Nutzung von Standardanwendungen fest, kann gegebenenfalls auf den
Projektabschnitt „Konzeptuelle Modellierung“ gänzlich verzichtet werden.
Eine Alternative stellt die Standardlösung mit Anpassungen dar. Hier dürfen jedoch die
Zeitdauer für die Softwaremodifikation sowie die Kosten für Anpassung und Softwarepflege
nicht unterschätzt werden.
6.4 Sicherheitskonzept, Datensicherungskonzept
Das informationstechnische Konzept wird auch Vorgaben zur Sicherheit von Hard- und
Software beinhalten. Das Sicherheitskonzept dient der Verhinderung von Fehlern und der
Reduzierung der Auswirkungen von fahrlässigen und kriminellen Handlungen, Software
und Hardwarefehlern sowie äußeren Einflüssen. Störungen kann durch organisatorische,
bauliche und technische Maßnahmen vorgebeugt werden. Grundlegende Informationen zu
diesem Themenkomplex werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
bereitgestellt (BSI, 2002).
Der Beitrag des Datensicherungskonzeptes zur Sicherheit des Systems ist die Festlegung
eines Verfahrens, das Daten und Software bei Ausfall oder Zerstörung auf einem möglichst
aktuellen Stand wiederherstellt (restauriert). Die Sicherung kann lokal an den einzelnen
Arbeitsplätzen oder zentral erfolgen. Generell gilt, dass mit den heute verfügbaren Kommunikationseinrichtungen
eine einheitliche und zentral gesteuerte Datensicherung technisch
möglich ist, insbesondere, wenn es sich um eine homogene DV-Umgebung handelt. Sie
bietet sich in Organisationen mit zentraler DV-Stelle an. Das Konzept entlastet die Fachabteilung
von Sicherungsarbeiten. Um die Netzbelastung bei zentraler Sicherung möglichst

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 13
gering zu halten, werden die Sicherungen während der Nachtstunden automatisiert durchgeführt.
Bei Ausfall des Netzwerks oder des Servers können die Systeme direkt lokal gesichert
und ggf. die Daten restauriert werden.
7 Kosten-Nutzen-Betrachtung
7.1 Nutzenaspekte – Wegweiser für die GIS-Einführung
Aufgrund des hohen Investitionsbedarfs der GIS-Einführung werden Kriterien zur Beurteilung
dieser Entscheidung benötigt. Daher ist die Betrachtung von Kosten und Nutzen im
Rahmen des hier vorgestellten Phasenmodells von besonderer Bedeutung. Dazu muss sich
die Nutzenermittlung auf eine umfangreiche Befragung der einzelnen Organisationseinheiten
stützen. Auch bei monetär nur schwer bewertbaren Nutzenaspekten ist hierbei eine
quantifizierende Aussage erreichbar.
Anforderungsanalyse
Informationsprodukte
Sitzung / Einführung
Nutzenerhebung
Dokumentation
Nutzenmodell
Kostenmodell
Kosten-Nutzen-Analyse
Systeminstallation
Nutzenmanagement
Abb. 2: Vorgehen bei der Kosten-Nutzen-Untersuchung
Es lassen sich NutzenPotenziale in vier verschiedenen Kategorien unterscheiden (Beispiele
zu den verschiedenen Nutzkategorien sind in Behr, 2000 detailliert zusammengestellt):
- Ein quantifizierbarer Nutzen ergibt sich durch Einsparung in den Bereichen, in denen
bislang Kosten entstehen. Dies gilt insbesondere für die mögliche Reduzierung des

14 F.-J. Behr
Arbeitsaufwands durch Erhöhung der Produktivität, Beschleunigung von Arbeitsabläufen,
Reduzierung des Arbeitsvolumens etc.
- Der operationelle Nutzen eines GIS liegt in der wirkungsvollen Unterstützung der Arbeitsprozesse.
Er entspricht einer Erhöhung der Leistungsfähigkeit der Organisation
durch höheren Personaleinsatz, beispielsweise durch Erhöhung der Qualität, Verbesserung
der Aktualität, Verknüpfung von Informationen, rechtzeitige Bereitstellung von
Information, Benutzerfreundlichkeit, Erstellung von thematischen Karten, flexible
Ausschnitts - und Maßstabswahl, Vermögensberechnung oder beschleunigte Auskunftserteilung.
- Wirtschaftlichkeitserwägungen müssen auch strategische Aspekte berücksichtigen, die
sich spezifisch aus den Unternehmenszielen abgeleiten. Beispiele für strategische Nutzenaspekte
sind u.a. die Realisierung technologisch bedingter Änderungen, die
Vereinheitlichung von Datenbeständen, die Optimierung von Geschäftsprozessen
(Neuplanung, Investitionsmittelplanung), eine positivere Außendarstellung (Internet)
oder die Erfüllung politischer Auflagen und Zie lsetzungen.
- Externer Nutzen ergibt sich für Ämter, die nicht unmittelbar durch die GIS-Einführung
betroffen sind, für Bürger, die Nutzen aus einer intensivierten, neuen oder beschleunigt
erbrachten Dienstleistung ziehen, für Planungsbüros durch bessere Planungsunterlagen
sowie für weitere staatliche Organisationen.
Als Ergebnis der Nutzenerhebung liegen konkrete, auf den Aussagen der Fachabteilungen
basierende Zahlen vor. Der so monetär bewertete Nutzen wird den mit der GIS-Einführung
verbundenen Kosten in einer Kosten-Nutzen-Analyse gegenübergestellt (Abb. 3).
7.2 Quantifizierung von Nutzenaspekten
Jede involvierte Organisationseinheit muss zu jedem Informationsprodukt für jede Nutzenkategorie
eine spezifische Schätzung in Hinblick auf die Erfüllung derzeitiger und künftig
zu erwartender Aufgaben abgeben.
Die Angabe des Nutzens erfolgt direkt in monetären Einheiten oder – falls sich eine Arbeitsersparnis
leichter ausdrücken lässt – in Stunden pro Zeiteinheit. Wesentlich ist, dass
für alle Nutzenkategorien eine quantifizierende Schätzung geschieht.
Durch die Fachabteilungen ist anzugeben, wodurch der jeweilige Nutzen entsteht. Zu berücksichtigen
sind auch zyklisch auftretende Nutzen (z.B. Vorbereitung von Ausschusssitzungen,
Erstellung von Jahresstatistiken). Bei Bedarf können die Angaben durch zusätzliche
Anmerkungen ergänzt werden, z.B. bezüglich zusätzlicher, einmaliger Nutzenaspekte.
Hierbei wird deutlich, welche Arbeitsabläufe und -prozesse durch das GIS Unterstützung
erfahren sollen.
7.3 Kosten
Es ist wesentlich, die verschiedenen Kostenstellen für Investition, laufenden Betrieb und
Reinvestition zu kennen, um eine realistische Schätzung der Gesamtkosten zu erhalten.
Kosten treten in Abhängigkeit von der Art des Projekts in folgenden Bereichen auf (vgl.
Abbildung 3):
- Projektmanagement: Kosten für interne und externe Projektmitarbeiter, für anfallende
Beratungs-, Koordinierungs-, Kontroll- und Leitungsaufgaben.

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 15
- Hardware: Dazu zählen GIS-Arbeitsplätze einschließlich der nötigen Peripheriegeräte,
Server-Rechner, Ausgabegeräte einschließlich Installation. Die Hardwarewartung beinhaltet
die Sicherstellung der Hardwarefunktionalität durch kurzfristige Reparatur
sowie Ersatz gestörter Bauteile. Die Kosten eines solchen Wartungsvertrags betragen
je nach Leistungsumfang 5 % bis 20 % der Anschaffungskosten pro Jahr. Dabei kann
die zugesagte Reaktionszeit zwischen Anwenderanfrage und Herstellerunterstützung
deutliche Kostenunterschiede verursachen.
- Software: Es fallen Kosten für Betriebssystem, GIS-Basissystem, Datenhaltungssystem,
Anwendungspakete, notwendige Modifikationen und Datenkonvertierungsprogramme
an. Die Softwarewartung umfasst, je nach vertraglicher Regelung, die Bereitstellung
von Korrekturen (bug fixes) oder Weiterentwicklungen der gelieferten Software sowie
die Aktualisierung der Dokumentation. Die Kosten eines solchen Wartungsvertrages
umfassen etwa 12 – 20 % der Lizenzkosten pro Jahr. Zumeist ist telefonische Unterstützung
(Hotline) inbegriffen.
- Kommunikationskomponenten: Hier sind Kosten für Übertragungseinrichtungen, Installationskosten
und Netzwerksoftware (einschließlich Pflegekosten!) zu erwarten.
- Systembetrieb: Neben Pflege- und Wartungskosten entstehen Kosten für Systembetreuung,
Anwenderunterstützung, Installation neuer Versionen, Energie und Ve rbrauchsmaterialien
wie Plotterpapier.
- Datenersterfassung: Je nach Art der Datenersterfassung können verschiedene Kostenkomponenten
für Prüfung und Strukturierung der Erfassungsunterlagen, Datenerfassung,
Vor-Ort-Erhebung und Einmessung, externe Datenerfassung einschließlich
Qualitätskontrolle der erfassten Daten usw. auftreten. Für die Datenfortführung ist mit
ähnlichen Kostenkomponenten wie bei der Ersterfassung zu rechnen.
- Ausbildung: Schulungsbedarf wird sich kontinuierlich entsprechend den für die einze l-
nen Zielgruppen geplanten Ausbildungsvorhaben ergeben.
Kostenanteile GIS Stadtverwaltung
Anteil
200.000
180.000
160.000
140.000
120.000
100.000
80.000
60.000
40.000
20.000
0
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
Datenersterfassung
ALB-Aktualisierung
ALB-Erstübernahme
ALK-Aktualisierung
Systembetreuung
Ausbildung
HW-Wartung
HW-Investitionskosten
SW-Wartung
Lizenzkosten
Jahr
Abb. 3: Kostenanteile bei einer kommunalen GIS-Einführung (Angaben in Euro, Kommune,
ca. 45.000 Einwohner)

16 F.-J. Behr
7.4 Kosten-Nutzen-Analyse
In die Kosten-Nutzen-Analyse werden die geschätzten Kosten und die monetären Ergebnisse
der Nutzenanalyse einbezogen und für eine Durchschnittsperiode von beispielsweise 10
Jahren gegenübergestellt (Behr, 2000, Seite 220). Break-even-point und andere betriebswirtschaftliche
Parameter können so ermittelt werden. Kürzere Perioden erscheinen bei der
GIS-Einführung wenig sinnvoll, da in den ersten Jahren erfahrungsgemäß ein sehr hoher
Kapitaleinsatz für die Datenersterfassung benötigt wird und der Nutzen erst nach einer
gewissen Anlaufzeit zum Tragen kommt. Dabei ist jedoch ebenfalls zu berücksichtigen,
dass die Lebensdauer einer Hardwaregeneration nur ca. 3–5 Jahre beträgt und entsprechend
Neubeschaffungen innerhalb der Periode zu tätigen sind.
8 Systemauswahl
8.1 Ausschreibung und Pflichtenheft
Durch die Ausschreibung werden Systemanbieter aufgefordert, Angebote für Hardware,
Software und zugehörige Dienstleistungen gemäß den in der Ausschreibung genannten
Spezifikationen einzureichen. In dieser Projektphase werden im Wesentlichen zwei Dokumente
entwickelt: der Ausschreibungstext und das Pflichtenheft.
- Der Ausschreibungstext umfasst u.a. Angaben zur ausschreibenden Stelle, zum organis a-
torischen Umfeld, zur Anwendungsumgebung und enthält Mengengerüste, zeitliche
Vo rgaben und Vertragsbedingungen. Die Gliederung dieses Dokuments kann sich an
den Vorgaben der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik
in der Bundesverwaltung (KBSt, 1988) orientieren. Für den öffentlichen
Dienst ist die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) verbindlich. Vorgaben
sind beispielhaft auch in Behr (2000) zusammengefasst.
- Das Pflichtenheft stellt eine vollständige und detaillierte Beschreibung aller geforderten
Funktionen und Leistungen des zu beschaffenden oder zu entwickelnden Systems dar.
Der Systementwurf und die geplante Technologie sind aus Anwendersicht zu dokumentieren.
Dem Pflichtenheft kommt vielfältige Bedeutung zu: Es ist Teil der Ausschreibungsunterlagen,
dient als Vorlage für die Strukturierung der Angebote und bildet
die Grundlage von Kriterienkatalogen für Systemtest und Angebotsbewertung.
Nach der Systementscheidung wird es Grundlage für den Vertragsabschluss, Teil des
Vertrags oder Spezifikation für einen Werkvertrag sein. Ein wesentlicher Zweck besteht
auch darin, Konflikte und Missverständnisse zwischen Auftraggeber und Anbieter
zu vermeiden.
8.2 Anwenderbefragung
Ergänzend können Anwenderbefragungen in vergleichbaren Kommunen wichtige Entscheidungshilfe
bei der Vorauswahl und bei der Systementscheidung liefern. Als Bestandteil
des Angebots sollte deshalb immer auch eine Referenzliste vorhandener Systeminstallationen
gefordert werden. Es reicht jedoch nicht aus, sich von einer großen Anzahl aufgeführter
Referenzen beeindrucken zu lassen; Ziel muss es sein, über diese Liste Kontakt zu
Anwendern zu suchen und sich die dortigen Systeminstallationen zeigen zu lassen. Um den
Wert von Aussagen einschätzen zu können, ist es wichtig zu erfahren, wie lange sich das

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 17
System bereits im produktiven Einsatz befindet und wie groß der Umfang der bereits erfassten
Daten ist.
8.3 Angebotsbewertung
Befragungen und Vorführungen sind nützlich, um Informationen über Leistungsmerkmale
des Systems und über die Erfahrungen bezüglich Kundenunterstützung durch den Anbieter
zu erhalten. Anwenderaussagen allein sind jedoch keine Gewähr für eine verlässliche, auf
die spezifischen Bedürfnisse zugeschnittene Aussage. Dazu wird eine objektive, auf Bewertungskriterien
und Gewichten basierende Methode zur detaillierten Bewertung der Angebote
eingesetzt. Es werden folgende Schritte durchgeführt:
- Festlegung von Kriteriengruppen (Hardware, Betriebssystem, Datenhaltung, GIS-
Basissystem, Vernetzungskonzept usw.) und zugehörigen Gewichten. Die Kriterien
beruhen auf den Inhalten des Pflichtenhefts.
- Festlegung von Einzelkriterien und Gewichten für die angebotenen Leistungen. Die genaue
Festlegung sollte durch die betroffenen Organisationseinheiten mitbestimmt und
mitgetragen werden.
- Auswertung der Angebote anhand der Kriterienliste durch die Projektmitarbeiter. Krit i-
sche, nicht eindeutig bewertbare Angebotspositionen werden gesammelt und in der
Projektgruppe besprochen.
- Gegebenenfalls Durchführung einer Sensitivitätsanalyse.
- Erstellung einer Rangfolge und Präsentation der Ergebnisse als Empfehlung für die
Durchführung des Systemtests.
Die Bewertung erfolgt zunächst ohne Berücksichtigung der Kosten; diese werden erst in
einem weiteren Schritt herangezogen. Dazu ist es oft notwendig, die Angebote hinsichtlich
der Kosten vergleichbar zu machen, beispielsweise wenn bei einzelnen Anbietern zusätzliche
oder deutlich leistungsfähigere Komponenten im angegebenen Gesamtpreis enthalten
sind.
8.4 Systemtest
In der Angebotsbewertung werden die Aussagen der Systemanbieter hinsichtlich der im
Pflichtenheft geforderten Systemeigenschaften und Funktionen bewertet. Es zeigt sich
jedoch, dass dies häufig nicht ausreicht, um eine verläßliche Beurteilung der Systeme abgeben
zu können. Deshalb werden in einem weiteren Schritt die in die engere Wahl gezogenen
Systeme einem Systemtest unterzogen. Als Inhalt des Systemtests werden durch die
Projektgruppe eine Reihe von Aufgaben formuliert. Diese repräsentieren Anforderungen,
die im Rahmen der Ist-Untersuchung und bei Entwicklung der Sollkonzeption deutlich
wurden. Durch klare Vorgaben und Aufgaben ist das Abgleiten des Systemtests in eine
Produktvorführung nach Gutdünken des Anbieters zu verhindern. Der Aufwand des Systemtests
ist dem Umfang der Ausschreibung entsprechend zu gestalten.
8.5 Systementscheid
Der Systementscheid erfolgt anhand der Ergebnisse der Detailbewertung, Anwenderbefragungen
und der Systemtests. Der Entscheidungsvorschlag ist den Entscheidungsträgern
vorzulegen. Bei Bedarf kann der Beschaffungsentscheid durch eine Vorführung des empfohlenen
Systems unterstützt werden. Nach erfolgtem Entscheid erfolgt der Zuschlag.

18 F.-J. Behr
8.6 Vertragsgestaltung
In einem Vertragswerk müssen nun die Abnahmebedingungen, die Systembetreuung und
eventuell Vertragsstrafen vereinbart werden (DVGW, 1990), soweit nicht hierfür bereits die
Aussagen der Ausschreibung herangezogen werden. Vereinbarungen können ebenfalls
zugesagte Anwortzeiten, Verfügbarkeitszusagen, zugesagte kostenlose Unterstützung bei
der Systemanpassung (Anwendungsentwicklung) oder weitere Zusagen betreffen. In den
Vertrag sollten auch alle sonstigen Punkte mit aufgenommen werden, die sich aus dem
Systemtest in Hinblick auf das Angebot ergeben haben.
9 Systemeinführung
Nach dem Entscheid beginnt die Phase der Systemeinführung. Nun gilt es, die geplanten
und verabschiedeten Systemeigenschaften gemeinsam mit dem Systemlieferanten in die
Wirklichkeit umzusetzen. In der Regel wird man dem geplanten System in Schritten nahekommen,
sei es durch ein detailliertes Feinpflichtenheft, durch Anwendungsprototypen
oder durch eine Pilotapplikation, über die Erfahrungen gesammelt und erste Nutzeneffekte
erzielt werden können.
Weitere Schritte innerhalb dieser Projektphase sind der Probebetrieb, die Systemabnahme
und der sich anschließende Gewährleistungszeitraum.
Der Probebetrieb dient dem Nachweis der geforderten Systemmerkmale und erfolgt unter
betriebsmäßigen Bedingungen mit bestimmter Dauer. Er gilt als bestanden, wenn das System
über den vereinbarten Zeitraum alle Funktionen mit den im Vertrag geforderten Leistungsmerkmalen
erfüllt. Bei wesentlichen Mängeln, die die Funktionsfähigkeit in Frage
stellen, erhält der Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Beseitigung der Mängel. Anschließend
liegt es im Ermessen des Auftraggebers, ob er den Probebetrieb neu beginnt.
Die Abnahme des Gesamtsystems erfolgt nach erfolgreich abgeschlossenem Probebetrieb
und umfasst alle Systemkomponenten. Dazu erfolgt durch die Projektgruppe eine Festlegung
und Klassifizierung der Abnahmekriterien auf der Basis des Pflichtenhefts. Wird im
Abnahmeprotokoll die Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems bzw. die Erfüllung der zugesicherten
Systemeigenschaften bestätigt, beginnt die Gewährleistungszeit. Für die während
der Abnahme erkannten Mängel erhält der Auftragnehmer eine angemessene Frist zur
Nachbesserung, die jedoch die Dauer eines Monats nicht überschreiten sollte.
Während der Gewährleistungsfrist ist das System zur Wahrung von Rechtsansprüchen
systematisch zu prüfen und zu nutzen. Erkannte Fehler sind zu dokumentieren und dem
Systemlieferanten zur Beseitigung mitzuteilen.
10 Datenübernahme und Datenerfassung
In vorangegangenen Projektschritten wurden Anforderungen erfasst und Informationsprodukte
definiert, die zu dezidierten Datenanforderungen führen. Es sind Wege festzulegen,
wie die notwendigen Daten bereitgestellt werden können. Hierbei steht die Konvertierung
bereits vorhandener, eigener Daten im Vordergrund, für die verschiedene Techniken zur
Verfügung stehen, wie sie beispielsweise in Behr (2000, Seite 262-290) beschrieben sind.
Eine Prioritätenreihenfolge für die einzelnen Daten ist festzulegen.

Vorgehensmodell zur GIS-Einführung 19
Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, kommerziell verfügbare, digitale Daten zu beschaffen.
Hier sind zunächst die Datenangebote im Bereich der öffentlichen Vermessungsverwaltungen
zu nennen (ALK, ALB, ALKIS, ATKIS, vgl. auch Limmert, S. 20 ff. und
Borchert/Mause, S. Fehler! Textmarke nicht definiert. ff.) sowie die Angebote kommerzieller
Anbieter (vgl. auch Bernhardt, S. Fehler! Textmarke nicht definiert. ff.). In manchen
Fällen wird die Neuerhebung benötigter Informationen beispielsweise durch Vermessung
oder photogrammetrische Auswertung nötig werden.
11 Systembetrieb
Das System ist installiert, der Aufbau der Datenbank im Gange oder bereits abgeschlossen.
Die Inhalte des fachtechnischen und informationstechnischen Entwurfs sind, soweit noch
nicht geschehen, in die betriebliche Wirklichkeit und Wirksamkeit umzusetzen. GIS-
Installationen sind jedoch nicht statisch, sondern erfordern Pflege, sind aktiv dem sich ändernden
Umfeld anzupassen und weiterzuentwickeln. Im Sinne einer Post-Evaluation ist zu
prüfen, in welchem Maße die prognostizierten Nutzenaspekte erreicht werden können,
welche Informationsprodukte am meisten nachgefragt werden und welche Möglichkeiten
der Optimierung erkennbar sind. Nach einigen Jahren des Betriebs kann ein Systemwechsel
notwendig werden.
11 Literatur
Die Zitate beziehen sich auf Beiträge in dem Buch:
Bill, R., Seuß, R., Schilcher, M. (Hrsg.): Kommunale Geo-Informationssysteme. Basiswissen,
Praxisprojekte und Trends. Wichmann-Verlag, 2002, 416 S.