Anleitung zum Umgang mit der Chipkarte - Hochschule Aalen

Die multifunktionale Chipkarte
an der Hochschule Aalen
Eine Anleitung zum Umgang mit der Chipkarte

Inhalt
1. Einleitung
2. Kartentechnik und Kartenpflege
3. Chipkarte aufwerten / Geldbetrag laden
4. Kopieren mit der Chipkarte
5. Validierungsstationen
6. Datenschutz
7. Kosten
8. Ausgabe
9. Beendigung des Studiums
10. Funktionsstörungen - Was tun?
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1. Einleitung
Seit dem Sommersemester 2001 hat die Hochschule Aalen – Technik und
Wirtschaft eine multifunktionale Chipkarte eingeführt. Diese dient den
Studierenden als Studierendenausweis und den Professoren und
Mitarbeitern als Mitarbeiterausweis.
Diese multifunktionale Chipkarte hat das Ziel, die Dienstleistungen der
Hochschule zu verbessern und die Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen
und weitgehend zu automatisieren.
Die Chipkarte soll allen Studierenden, Professoren und Mitarbeitern ein
hilfreicher und zuverlässiger Partner für folgende Funktionen sein:
1. Mitgliedsausweis
- Studierendenausweis mit Lichtbild
- Hochschulausweis nach § 63 Abs. 4 FHG
2. Kopierkarte für dienstliche Kopien auf Kostenstelle
(Mitarbeiter) und Freikopien (Studierende)
3. Geldwertkarte für private Kopien (Studierende und Mitarbeiter)
4. Ausweis für Bibliotheksnutzung (Studierende und Mitarbeiter)
5. Ausweis für Zeiterfassung der Mitarbeiter
6. Benutzung der bargeldlosen Automaten des Studentenwerks
7. Bezahlung in der Cafeteria und Mensa
8. Zutrittskontrolle
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2. Kartentechnik und Kartenpflege
Bei der Chipkarte handelt es sich um eine sog. Mifare-Karte im
Scheckkartenformat, wobei der Chip in die Karte eingeschweißt ist.
Informationsübertragung erfolgt über eine eingebaute Antenne (13,56
MHz). Diese berührungslose Karte hat gegenüber den Prozessorkarten
folgende Vorteile:
- Kein Einschub in Lesegerät erforderlich,
- Schnelligkeit - Transaktion

Die Chipkarte befindet sich in Ihrem Eigentum. Bei Verlust oder Defekt der
Karte wird eine Ersatzkarte nur gegen einen Unkostenbeitrag von 5,00
EUR ausgegeben. Die Chipkarte sollten Sie jederzeit sicher aufbewahren.
Wenn Sie folgende Hinweise beachten, wird Ihnen die Karte lange
erhalten bleiben:
- Nicht knicken, biegen (auch nicht geringfügig) oder
starkem Druck aussetzen, da sonst die innenliegende
Antenne bricht. Geldbeträge u. a. Informationen können
dann nicht mehr abgerufen werden. Die Karte muss
kostenpflichtig ersetzt werden,
- nicht starker Hitze oder Kälte aussetzen (z. B. im Auto),
- nicht verschmutzen oder verschmutzt benutzen,
- am besten in der separaten Schutzhülle aufbewahren, die
Ihnen mit der Karte ausgehändigt wird,
- keine Aufkleber auf der Chipkarte anbringen.
3. Chipkarte aufwerten / Geldbetrag laden
Um die Zahlungsfunktion der Chipkarte nutzen zu können, müssen Sie
zuerst einen Geldbetrag auf die elektronische Börse buchen. Dies
geschieht mit einem Bargeldaufwerter oder bargeldlos mit EC-Karte.
Bargeldaufwerter finden Sie an folgenden Standorten:
1. Hauptgebäude Aalen im EG vor der Cafeteria,
2. Neubau Burren, Gebäude 2, im Kopierraum,
3. in der Mensa.
EC-Aufwerter finden Sie an folgenden Standorten:
1. Hauptgebäude vor Copythek D-tec.tif, Raum Nr. 279,
2. in der Bibliothek (Burren),
3. Kopierraum in Gebäude 2 (Burren).
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So laden Sie einen Geldbetrag auf Ihre Chipkarte:
- Einführen der Chipkarte in den Bargeldaufwerter
- Zahlen mit Bargeld (Deutsche Banknoten im Wert von 5,00 € /
10,00 € / 20,00 € / 50,00 €)
In Höhe der eingegebenen Banknoten wird die elektronische
Geldwertkarte geladen (maximal 100 € Gesamtguthaben)
Also:
1. Chipkarte einführen,
2. Banknoten einführen,
3. Karte zurückfordern.
Der Bargeldaufwerter kann weder Geld wechseln noch bereits auf die
elektronische Geldwertkarte geladenes Geld wieder auszahlen!
Das Laden der Geldwertkarte kann auch bargeldlos mit der EC-Karte
über die angegebenen Stationen erfolgen! Einfach die
entsprechende Schaltfläche drücken und der Menüführung folgen.
4. Kopieren mit der Chipkarte
Für alle Mitglieder der Hochschule (Professoren, Mitarbeiter,
Lehrbeauftragte und Studierende) stehen folgende Kopiergeräte zur
Verfügung, die mit der Chipkarte bedient werden können:
- Hauptgebäude
OG - Copythek D-tec.tif, Raum Nr. 279
und den danebenliegenden Kopierräumen
- Neubau Burren
Gebäude 1 - im Kopierraum, Raum Nr. 0.07
Gebäude 2 - im Kopierraum, Raum Nr. 0.19
Gebäude 3 - in der Bibliothek im Erdgeschoss
- Außenstelle Gartenstraße 135
EG - im Raum 010
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Die Kopierterminals sehen wie folgt aus:
Studierende können über die Geldwertkartenfunktion Kopien anfertigen.
Bitte beachten Sie, dass das Kopieren nur möglich ist, wenn auf Ihrer
Chipkarte noch ein entsprechender Geldbetrag oder ein von der
Hochschule zur Verfügung gestelltes Kopierkontingent vorhanden ist.
Sollte dies nicht der Fall sein, bitte die Karte vorher am Aufladeterminal
mit dem entsprechenden Geldbetrag aufladen.
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Benutzung der Chipkarte als Wertkarte (bei Studierenden):
Bedienung
Display
1. Betriebsbereitschaft CHIPKARTE
EINGEBEN
2. Chipkarte einführen
Restguthaben wird angezeigt
(eine PIN ist nicht einzugeben)
3. Kopierbereit
mit Angabe des jeweiligen
Restwertes
4. Kopiervorgang beenden
Ende – Taste drücken
WERT = 25,00
WERT = 24,90
WERT = 24,90
KARTE ENTNEHMEN
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Privatkopien für Professoren und Mitarbeiter
Für Professoren und Mitarbeiter, die Privatkopien anfertigen, gilt das
gleiche Verfahren wie für Studierende, d. h. die Chipkarte ist mit einem
Geldbetrag am Aufladeterminal zu versehen. Da die Karte sowohl für
Dienstkopien als auch für Privatkopien programmiert ist, muss bei der
Anfertigung der Privatkopien folgendes zu beachten:
Bedienung
Display
1. Vor dem Einführen der
Chipkarte Taste "Enter"
drücken
2. Nach dem Einführen
der Chipkarte wird das Guthaben
angezeigt
3. Kopierbereit
mit Angabe des jeweiligen
Restwertes
4. Kopiervorgang beenden
Ende – Taste drücken
CHIPKARTE
PRIVATKOPIEN
WERT = 24,90
PRIVATKOPIEN
WERT = 24,90
PRIVATKOPIEN
KARTE ENTNEHMEN
Dienstkopien
Bei der Anfertigung von Dienstkopien müssen Sie vor der erstmaligen
Bedienung eine PIN-Nummer eingeben. Diese dient dazu, dass bei
Verlust der Karte nicht unberechtigt kopiert werden kann. Bitte merken Sie
sich diese PIN gut, da diese bei Vergessen von der Hochschule nicht
ausgelesen werden kann.
Wichtig!
Bei der Eingabe der PIN keine Zahlenreihen wie z. B. 1234 oder 1111
oder 9999 verwenden. Diese werden vom System nicht akzeptiert.
Bei der erstmaligen Benutzung beachten Sie bitte die nachstehende
Menüführung am Kopierterminal:
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Erstmalige Benutzung der neuen Chipkarte:
Bedienung
Display
1. Betriebsbereitschaft
CHIPKARTE
EINGEBEN
2. Erstmaliges Benutzen der Karte
Chipkarte einführen und eine
4-stellige PIN eingeben
3. PIN bestätigen
Bitte die PIN bestätigen
NEUE PIN
****
PIN WIEDERHOLEN
****
Verbuchung der Dienstkopien
Die angefertigten Dienstkopien werden auf die Kostenstelle des
Studiengangs verbucht (bei Forschungsprojekten auf die dort zugehörige
Kostenstelle), die auf der Karte einprogrammiert ist.
Die Bedienung des Kopier-Terminals erfolgt wie nachstehend
beschrieben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der erstmaligen Benutzung
Ihre PIN eingeben müssen, um die Chipkarte betriebsbereit zu machen.
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Normale Benutzung der Chipkarte:
Bedienung
Display
1. Betriebsbereitschaft CHIPKARTE
EINGEBEN
2. PIN eingeben
Bitte geben Sie Ihre 4-stellige
PIN ein
3. Kopierbereit
mit folgenden Infos:
- Anzahl der gefertigten Kopien
- Kostenstelle der Verbuchung
4. Kopiervorgang beenden
Ende – Taste drücken
PIN EINGEBEN
ANZAHL: 0
KONTO: 860101
PRIVATKOPIEN
KARTE ENTNEHMEN
5. Validierungsstationen
Die Verlängerung der Gültigkeit Ihrer Chipkarte kann nach Ihrer Online-
Rückmeldung an gesonderten Validierungsstationen durchgeführt werden.
Die Validierungssationen befinden sich in der Beethovenstraße 1 vor
Raum 271 b (Zulassungsamt) und in der Bibliothek.
Hier werden neben der Erneuerung des Aufdrucks auch die von der
Hochschule zur Verfügung gestellten Freikopien aufgeladen. Dabei
werden bis maximal 500 Kopien auf die Karte geladen. Ist ein höheres
Kopierguthaben vorhanden, so wird die Anzahl der restlichen Kopien auf
dem Server gespeichert. Diese können Sie später durch erneutes
Aufladen an der Station auf Ihre Chipkarte übertragen. Die Obergrenze
von 500 Kopien schützt Sie bei Defekt oder Verlust Ihrer Chipkarte davor,
dass alle Kopien verloren gehen. Auf eine neue Karte können Sie das auf
dem Server hinterlegte Restkontingent aufladen.
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Ebenso erhalten Sie nun den Aufdruck des Semestertickets „Ostalb
Mobil“. Sie können mit der Chipkarte ab dem Sommersemester 2012 (ab
Semesterbeginn 1.März) zu bestimmten Zeiten öffentliche Verkehrsmittel
kostenlos bzw. kostengünstig benutzen. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte unserer Homepage unter Studium – Semester Ticket.
6. Datenschutz
6.1 Allgemeines
Auf dem Chip selbst ist als einziges personenbezogenes Datenfeld
lediglich die Matrikelnummer (bei Studierenden) und die Kostenstelle (bei
Professoren und Mitarbeitern) abgespeichert. In Verbindung mit einer
Geheimnummer (PIN), die Sie selbst vergeben und jederzeit ändern
können, wird sichergestellt, dass alle administrativen Anwendungen nur
von Ihnen durchgeführt werden können.
Bei Zahlungsvorgängen mit der Chipkarte werden außer der
Seriennummer des Chips und einer Benutzerkreiszuordnung keine
weiteren Daten gelesen und weiterverarbeitet. Somit kann beispielsweise
das Studentenwerk im Nachhinein nicht feststellen, wie sich die
Essgewohnheiten bestimmter Studierenden verhalten. Es wird keinen
„gläsernen Studierenden“ geben. Der Einsatz und die Verwendung der
Chipkarte bleiben anonym. In Zusammenarbeit mit dem
Datenschutzbeauftragten des Landes Baden-Württemberg wurden
nachstehende datenschutzrechtlichen Festlegungen erarbeitet, die wir
Ihnen hiermit bekannt geben:
Die Hochschule Aalen gibt als Studierendenausweis an die Studierenden
eine Chipkarte aus. Auf der Vorderseite der Chipkarte sind der Name der
Hochschule, Name, Vorname, Matrikelnummer, Matrikelnummer als
Lesestreifen für die Bibliothek und ein Passbild des Studierenden
aufgedruckt. Auf dem Thermochromstreifen ist die jeweilige
Gültigkeitsdauer des Studierendenausweises aufgedruckt.
Auf der Chipkarte gespeichert sind:
- Matrikelnummer,
- Gültigkeitsdauer,
- Geldwertkartenguthaben,
- systemtechnische Daten wie Kartentyp und Seriennummer.
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Die für die einzelnen Vorgänge benötigten Daten speichert die
Hochschule Aalen auf einem Server.
In dem Chipkartensystem sind folgende Daten gespeichert, auf die das
Zentrale Zulassungs- und Prüfungsamt sowie die Fakultätssekretariate
der Hochschule Zugriff haben:
- Name,
- Vorname,
- Matrikelnummer,
- Bibliotheksnummer,
- Gültigkeit der Chipkarte,
- Kartenfolgenummer,
- Systemnummer,
- Kartentyp,
- Seriennummer,
- Versionsnummer,
- Hochschulnummer und
- Zugangsberechtigungsnummer.
Die Chipkarte erfüllt folgende Funktionen:
- Studierendenausweis,
- Bibliotheksausweis,
- Bezahlung an Kopiergeräten,
- Bezahlung in der Mensa und Cafeteria,
- Bezahlung an Kaffeeautomaten
- Geldkartenfunktion,
- Aktualisierung des Semesteraufdrucks und
- Zutrittskontrolle
Der Verlust ist unverzüglich dem Dezernat Zulassung und zentraler
Studierendenservice anzuzeigen. Die Ansprüche nach dem
Landesdatenschutzgesetz sind durch schriftlichen Antrag geltend zu
machen, der an das Dezernat Zulassung und zentraler Studierendenservice
der Hochschule Aalen zu richten ist.
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6.2 Auszug aus dem Landesdatenschutzgesetz (LDSG):
§ 5 Abs. 1:
Der Betroffene hat nach Maßgabe dieses Gesetzes ein Recht auf
1. Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten (§ 21),
2. Berichtigung, Löschung und Sperrung der zu seiner Person
gespeicherten Daten (§§ 22 bis 24),
3. Auskunft aus dem Verfahrensverzeichnis (§ 11 Abs. 4),
4. Einwendung eines Schutzwürdigen, in seiner persönlichen Situation
begründeten Interesses gegenüber der Verarbeitung seiner Daten (§ 4
Abs. 6),
5. Schadensersatz (§ 25),
6. Anrufung des Landesbeauftragten für den Datenschutz (§ 27).
Diese Rechte können nicht durch Rechtsgeschäft ausgeschlossen oder
beschränkt werden.
§ 5 Abs. 2:
Wird für den Erhalt einer Leistung, das Erkennen einer Person oder für
einen anderen Zweck ein Datenträger herausgegeben, den der Inhaber
mit sich führen kann und auf dem seine personen-bezogenen Daten
automatisiert verarbeitet werden, hat die verantwortliche Stelle
sicherzustellen, dass er dies erkennen und seine ihm nach Abs. 1 Nr. 1
bis 6 zustehenden Rechte ohne unvertretbaren Aufwand geltend machen
kann. Der Inhaber ist bei Ausgabe des Datenträgers über die ihm nach
Abs. 1 zustehenden Rechte sowie über die ihm bei Verlust des
Datenträgers zu treffenden Maßnahmen und über die Folgen aufzuklären.
Diese datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden jedem Studierenden
bei der Ausgabe der Chipkarte ausgehändigt, deren Empfang er
unterschriftlich zu bestätigen hat.
Damit ist dem Datenschutz in aller Hinsicht Rechnung getragen.
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7. Kosten
Die Chipkarten werden seit dem Sommersemester 2007 kostenlos
ausgegeben. Bei Verlust oder Beschädigung wird gegen eine Gebühr von
5,00 EUR eine neue Chipkarte ausgestellt (Online-Beantragung).
8. Ausgabe
Studierende erhalten die Chipkarte vom Dezernat Zulassung und
Zentraler Studierendenservice; Professoren, Mitarbeiter und
Lehrbeauftragte in der Personalabteilung.
9. Beendigung des Studiums
Nach Beendigung des Studiums (Datum Exmatrikulation) ist die
Studentenkarte beim Studiengangsekretariat abzugeben – erst nach
Rückgabe der Chipkarte und ggf. Erfüllung weiterer Auflagen, kann die
Aushändigung der Exmatrikulationsbescheinigung erfolgen.
Bitte achten Sie darauf, dass vor Exmatrikulation die auf der Karte
vorhandenen Geldbeträge verbraucht werden. Eine Auszahlung des
Restbetrages kann nur in der Cafeteria erfolgen.
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10. Funktionsstörungen - Was tun?
Sollte Ihre Chipkarte einmal nicht so funktionieren, wie es eigentlich sein
sollte, kann dies viele Gründe haben. Um den Ärger mit der Technik so
gering wie möglich zu halten, hier ein paar Lösungsansätze:
Problem
Ich habe meine Karte verloren.
Der Gültigkeitsstreifen (Thermochromstreifen
mit blauem Aufdruck) lässt sich
nicht mehr beschreiben.
Meine Karte ist in der
Validierungsstation stecken geblieben.
Meine Karte funktioniert nicht mehr
nach Anzeige einer Fehlermeldung
Lösung
Um einem Missbrauch vorzubeugen,
sollte die Karte umgehend gesperrt
werden. Ein Missbrauch ist wegen der
PIN weitgehend ausgeschlossen. Eine
Ersatzkarte kann online (Hompage der
Hochschule Aalen beantragt werden
(kostenpflichtig!).
Bitte beachten Sie: Auf der Chipkarte
gespeicherte Geldbeträge oder
Kopierkontingente werden nicht auf
einem Server gespeichert und können
daher nicht ersetzt werden.
Den Streifen reinigen (Achtung: keine
scharfen Reinigungsmittel verwenden!).
Eventuell muss eine neue Karte ausgestellt
werden.
Bitte unverzüglich die Verwaltungs-
EDV informieren.
Versuchen Sie den Fehler zu beheben
indem Sie die Karte am letzten Gerät
an dem die Karte verwendet wurde
nochmals einführen. Sollte dies keine
Wirkung zeigen, dann notieren Sie die
Fehlermeldung auf dem für diese
Zwecke ausliegenden Umschlägen und
lassen Sie die Chipkarte dem Dezernat
Zulassung und zentraler Studierendenservice
zukommen (Abgabe des
Umschlags an jeder zentralen Stelle
der Hochschule Aalen).
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Platz für Ihre Notizen:
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Herausgeber:
Hochschule Aalen
Technik und Wirtschaft
Beethovenstraße 1
73430 Aalen
Tel. : 07361/576-2162
Fax : 07361/576-2297
E-Mail: info@htw-aalen.de
8. Auflage
Stand: Februar 2012
Das Chipkarten-Projekt wird unterstützt durch:
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