Vollständiger Text - Wien

TO 15
KONTROLLAMT DER STADT WIEN
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KA III - 25-1/09
MA 25, Prüfung der Gruppe Gebietsbetreuung
Tätigkeitsbericht 2008

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KURZFASSUNG
Die Aufgabenbereiche der Gruppe Gebietsbetreuung (GB) in der Magistratsabteilung 25
- Stadterneuerung und Prüfstelle für Wohnhäuser waren schwerpunktmäßig auf die GB
Stadterneuerung (GBstern), die GB städtische Wohnhausanlagen (GBwohn) und die
Mobile GB (GBmobil) für die Betreuung von Problemhäusern verteilt.
Beim Vergleich der in den Arbeitsstatistiken ausgewiesenen internen Leistungen fiel
auf, dass ein rd. 17 %iger Anteil bei der GBstern einem rd. 25 %igen Kostenanteil für interne
Leistungen bei der GBwohn und der GBmobil gegenüberstand. Es war daher anzuregen,
den Zeitaufwand für interne Leistungen auf das bei der GBstern aufgezeigte
Ausmaß zu reduzieren.

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INHALTSVERZEICHNIS
1. Allgemeines .................................................................................................................5
2. Historische Entwicklung der GB ..................................................................................5
3. Aufgabenbereiche der GB ...........................................................................................7
4. Standorte der GB.........................................................................................................8
5. Rahmenbedingungen der GB......................................................................................9
6. Aufgabenverteilung in der GB....................................................................................12
7. Arbeitsauslastung in den GB .....................................................................................14
7.1 Stundenweise Verrechnung.....................................................................................14
7.2 Erfolgsnachweise ....................................................................................................15
7.3 Arbeitsstatistiken mit Mengenkennzahlen................................................................15
7.4 Leistungsbezogene Sonderberichte und Exposees.................................................17
7.5 Kundinnen- bzw. Kundenbefragungen ....................................................................17
7.6 Jahresberichte .........................................................................................................17
7.7 Internetauftritte der GB ............................................................................................18
7.8 Printmedien .............................................................................................................18
8. Qualitätsmanagement (QM) ......................................................................................19
9. Organisation und Prozesse .......................................................................................20
9.1 Instrumente zur Führung .........................................................................................20
9.2 Sicherstellung der Einhaltung von Zielvereinbarungen............................................20
9.3 Internes Kontrollsystem (IKS) und Risikomanagementsystem ................................21
9.4 Prozesskontrolle ......................................................................................................21
9.5 Festlegung der Verfahrensdauer und Folgemaßnahmen ........................................21
9.6 Protokollierungen, Aktenskartierungen....................................................................22
10. Beschwerdemanagement ........................................................................................22
11. Betreuung für WW ...................................................................................................24
12. Kosten der GB .........................................................................................................24
13. Kosten der GBwohn ................................................................................................26
14. Geplante Kosten der GBwohn .................................................................................28

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Anhang
ALLGEMEINE HINWEISE.............................................................................................30
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS......................................................................................31

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PRÜFUNGSERGEBNIS
1. Allgemeines
Gemäß der Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien obliegt der Magistratsabteilung
25 die Führung der GB.
Die GB sind eine Serviceeinrichtung der Geschäftsgruppe Wohnen, Wohnbau und
Stadterneuerung, die im Auftrag der Magistratsabteilung 25 von privaten Auftragnehmerinnen
und Auftragnehmern geführt wird. Einzige Ausnahme bildete zum Zeitpunkt der
Einschau die GB Karmeliterviertel im 2. Wiener Gemeindebezirk; die Dienstleistung
hiefür wird von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Magistratsabteilung 25 selbst
erbracht.
Als bezirksbezogene Einrichtungen stellen die GB ein umfassendes Informations- und
Beratungsangebot zu Fragen des Wohnens, des Wohnumfeldes, der Infrastruktur, der
Stadterneuerung, des Gemeinwesens und des Zusammenlebens in den Betreuungsgebieten
zur Verfügung. Diese vielseitige Leistungspalette wird durch ein spezielles Serviceangebot
für den Bereich der städtischen Wohnhausanlagen (WHA) sowie deren Bewohnerinnen
und Bewohnern ergänzt.
2. Historische Entwicklung der GB
Das erste GB-Lokal wurde im Jahr 1974 in einem dicht bebauten Gründerzeitgebiet in
Ottakring eröffnet. Bald folgten weitere Serviceeinrichtungen im Bereich der Stadterneuerung.
Im Jahr 1986 wurde die GBmobil als Spezialistin für die Betreuung von
Problemhäusern für das gesamte Wiener Stadtgebiet eingerichtet.
In den innerstädtischen Bereichen sind die BewohnerInnen vor allem mit Problemen
konfrontiert, die durch die dichte Besiedelung (Haussanierungen und fehlende Parkplätze)
bedingt sind. Unter besonderer Berücksichtigung der gewachsenen Strukturen
und der Charakteristik der Stadtgebiete war und ist es daher Ziel der GB, im Bereich
der Stadterneuerung zur Verbesserung der Wohn- und Lebensqualität beizutragen.

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In Ergänzung zum Leistungsangebot der Unternehmung "Stadt Wien - Wiener Wohnen"
(WW) wurde aufbauend auf den Erfahrungen der GB im klassischen Sinn und der MieterInnenbetreuung
bei großflächigen Sanierungsvorhaben Mitte des Jahres 1999 bis
Ende des Jahres 2000 in acht Wiener Gemeindebezirken (5., 10., 11., 14., 17., 21., 22.
und 23. Wiener Gemeindebezirk) ein neues vor Ort-Service unter der Bezeichnung "GB
Neu" im Rahmen eines Pilotprojektes zur Stärkung des harmonischen Zusammenlebens
in städtischen WHA und zur Verbesserung der damit verbundenen Wohn- und
Lebensqualität eingerichtet.
Beginnend mit dem Jahr 2001 wurde diese Dienstleistung auf 19 Wiener Gemeindebezirke
ausgeweitet und seitdem von den im Auftrag der Magistratsabteilung 25 tätigen
GB wahrgenommen.
Im Jahr 2003 konnte von den GB dieses spezielle Dienstleistungspaket in ganz Wien
durch die Erweiterung auf den 1., 4., 8. und 13. Wiener Gemeindebezirk den Bewohnerinnen
und Bewohnern in städtischen WHA angeboten werden.
Ab diesem Zeitpunkt wird unter Berücksichtigung der vielfältigen Aufgabengebiete zwischen
vier Arten von Serviceeinrichtungen unterschieden:
- Klassische GB, für den Bereich der Stadterneuerung;
- Klassische GB, welche auch ein Betreuungsservice für städtische WHA anbieten;
- GB mit der Schwerpunktbetreuung von Gemeindebauanlagen und
- GBmobil als Spezialistin für die Betreuung von Problemhäusern im gesamten Stadtgebiet.
Basierend auf den Erfahrungen und Entwicklungen, die es im Rahmen dieser Dienstleistung
bis zum Jahr 2006 gab, wurde die Einrichtung der GB hinsichtlich Ausdehnung
und Aufgabenstellung neuerlich ausgeweitet und umstrukturiert.
Die derzeit gültige Organisationsstruktur wurde nach einem intensiven Diskussionsprozess
mit den Wiener Gebietsbetreuerinnen und Gebietsbetreuern im Jahr 2007 umge-

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setzt. Darüber hinaus wurde die Tätigkeit der GB für städtische WHA durch das unabhängige
Institut für Konfliktforschung evaluiert. Auch statistische Grundlagen, wie z.B.
die Wohnungsanzahl in städtischen WHA oder die Ergebnisse der Großzählung 2001,
wurden bei der Festlegung der Neuerungen und der Durchführung einer europaweiten
Ausschreibung der GB für das Wiener Stadtgebiet im Jahr 2006 berücksichtigt.
3. Aufgabenbereiche der GB
Seit Jänner 2007 wird je nach Aufgabenschwerpunkt unterschieden zwischen:
3.1 GBstern
Die klassische Form der GB trägt mit bezirks- und grätzelbezogenen Stadterneuerungsbüros
zur Verbesserung der Wohn- und Lebensqualität bei, wobei die einzelnen
Serviceleistungen auf die Erfordernisse in den Bezirken und Grätzeln abgestimmt werden.
Grundsätzlich stellen die GB ein umfassendes Informations- und Beratungsangebot
zu Fragen des Wohnens, des Wohnumfeldes, der Infrastruktur, der Stadterneuerung,
des Gemeinwesens und des Zusammenlebens in den Betreuungsgebieten zur
Verfügung. Darüber hinaus werden Vorträge und Ausstellungen abgehalten. Die Kommunikation
und der Dialog mit der Bevölkerung werden insofern unterstützt, indem
Stadtteilmanagementaktivitäten und bezirksbezogene Pilotprojekte initiiert und begleitet
werden.
3.2 GBwohn
Aufbauend auf einem Pilotprojekt im Jahr 1999 bieten die GB - seit dem Jahr 2003 in
ganz Wien - ein spezielles Serviceangebot für den Bereich der städtischen WHA an.
Ab Jänner 2007 wurden im Rahmen des bereits erwähnten Umstrukturierungsprozesses
die GBwohn in Betreuungsgebiete zusammengefasst, die den Gebietseinheiten der
neun Kundendienstzentren (KD) von WW entsprechen.
Die GBwohn versteht sich als Mittlerin und Drehscheibe, die Kommunikationsprozesse
zu initiieren versucht und Menschen bei der Lösung von Problemen in ihrem Wohnumfeld
unterstützt. Sie steht jeder Bewohnerin und jedem Bewohner der städtischen WHA
gleichermaßen offen.

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In den Teams arbeiten MitarbeiterInnen mit unterschiedlichem fachlichen Hintergrund,
überwiegend sind jedoch SozialarbeiterInnen, Mediatorinnen und Mediatoren tätig.
3.3 GBmobil
Die GBmobil stellt als Spezialistin für die Betreuung von Problemhäusern im gesamten
Stadtgebiet eine Sonderform dar.
Mit dieser neuen Organisationsstruktur war eine Ausweitung dieser Einrichtungen hinsichtlich
des zu betreuenden Gebietes und der zu bewältigenden Aufgaben verbunden.
Die verschiedenen Leistungsprofile weisen aufbauend auf den Erfahrungen der vergangenen
Jahre sowohl Gemeinsamkeiten als auch Unterschiede auf.
Jede GB verfügt über einen Hauptstandort, welcher zu folgenden Zeiten für den Kundinnen-
und Kundenverkehr geöffnet ist, u.zw.
- Montag bis Mittwoch 9.00 Uhr bis 12.00 Uhr und 13.00 Uhr bis 17.00 Uhr;
- Donnerstag 13.00 Uhr bis 19.00 Uhr;
- Freitag 9.00 Uhr bis 12.00 Uhr.
4. Standorte der GB
Die GB waren sich zum Zeitpunkt der Einschau an den nachfolgend genannten Standorten
untergebracht:
4.1 GBstern
Aufgabengebiet (örtlich)
Standort Wien
Karmeliterviertel 2, Im Werd 17
2. Bezirk 2, Mayergasse 3
2, Volkertplatz 9
2, Wohlmutstraße 22
3. Bezirk 3, Fiakerplatz 1
4., 5. Bezirk 5, Einsiedlerplatz 7
6., 7., 8., 9. Bezirk 6, Mittelgasse 6
Außenstelle: 9, Lazarettgasse 12
10. Bezirk 10, Quellenstraße 149
11. Bezirk 11, Lorystraße 35 - 37
12. Bezirk 12, Mandlgasse 21
14., 15. Bezirk 15, Sechshauser Straße 23
16. Bezirk 16, Haberlgasse 76
17., 18. Bezirk 17, Lacknergasse 27
20. Bezirk 20, Allerheiligenplatz 11

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4.2 GBmobil
Aufgabengebiet (örtlich)
Standort Wien
7. Bezirk 7, Kaiserstraße 45
4.3 GBwohn
Aufgabengebiet (örtlich)
Standort Wien
1., 2., 8., 9., 20. Bezirk 20, Karl-Meißl-Straße 1
Außenstelle: 2, Handelskai 214
3., 4., 11. Bezirk 11, Simmeringer Hauptstraße 13
Außenstelle: 3, Lechnerstraße 2 - 4
5., 6., 7., 12. Bezirk 12, Schönbrunner Straße 259
Außenstellen: 5, Margaretengürtel 100 - 110
12, Am Schöpfwerk 29
10. Bezirk 10, Triester Straße 52 - 54
Außenstelle: 10, Sahulkastraße 3
13., 23. Bezirk 23, Erlaaer Straße 3 - 9
14., 15., 16. Bezirk 15, Kriemhildplatz 6
Außenstellen: 14, Linzer Straße 128
16, Gablenzgasse 112 - 118
17., 18., 19. Bezirk 19, Billrothstraße 42
21. Bezirk 21, Jedlersdorfer Straße 99
Außenstelle: 21, Dunantgasse 15
22. Bezirk 22, Viktor-Kaplan-Straße 11
5. Rahmenbedingungen der GB
Die organisatorischen Rahmenbedingungen für die Leistungserbringung sind in den
besonderen Vertragsbestimmungen für GB festgelegt.
Hervorzuheben sind folgende Punkte:
- Für die Erbringung der Dienstleistung werden von der Magistratsabteilung 25 GB-Lokale
zur Verfügung gestellt, in denen teilweise Besprechungsräume für Hausversammlungen,
Vorträge und kleinere Informationsveranstaltungen vorhanden sind.
Mieterin der GB-Lokale ist auf Grund der Geschäftseinteilung für den Magistrat der
Stadt Wien die Magistratsabteilung 34 - Bau- und Gebäudemanagement. Die für diese
Zwecke bereitgestellten GB-Lokale sind als Amtsräume anzusehen. Die dafür anfallenden
Kosten werden von der Magistratsabteilung 25 getragen.
- Im Regelfall verfügt jedes GB-Lokal über eine Festnetztelefonanlage mit einem Anrufbeantworter
und ein Faxgerät. Die anfallenden Telefongebühren werden ebenfalls von
der Magistratsabteilung 25 beglichen. Die Telefone sind entsprechend dem Standard

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innerhalb der Magistratsabteilung 25 so eingestellt, dass nur innerhalb Österreichs
telefoniert werden kann. Kostenpflichtige Telefonnummern wurden gesperrt. Internationale
Kontakte haben daher vorzugsweise über das Internet zu erfolgen. Die Anbindung
an das Internet erfolgt nicht über Zuleitungen der Stadt Wien. Die AuftragnehmerInnen
haben vielmehr die Verpflichtung, für den erforderlichen Internetanschluss
selbst zu sorgen und die laufenden Internetgebühren zu übernehmen. Die damit verbundene
Ausgestaltung der E-Mail-Adresse wird von der Magistratsabteilung 25 vorgegeben.
- Für die arbeits- und EDV-technische Ausstattung der GB-Lokale hat die Auftragnehmerin
bzw. der Auftragnehmer selbst zu sorgen. Gebrauchtes Mobiliar kann von der
Magistratsabteilung 54 - Zentraler Einkauf bereitgestellt werden, die Verwendung privaten
Mobiliars ist zulässig. Die Magistratsabteilung 25 finanziert über den besonderen
Sachaufwand zur Stärkung der Öffentlichkeitsarbeit Einrichtungsgegenstände, wie
z.B. Prospektständer, Pinnwände und mit dem Lokal fest verbundene Ausstellungssysteme.
- Die Öffnungszeiten der Hauptlokale der GB sind vorgegeben und wurden auf Grund
einer Kundinnen- und Kundenumfrage mit dem Beginn der neuen Auftragsperiode im
Jahr 2007 erweitert. Die Sprechstunden der temporär genutzten Standorte bzw. der
Zweitstandorte können individuell - den Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden entsprechend
- festgelegt werden. Die Hinterlassung von telefonischen bzw. elektronischen
Nachrichten außerhalb der Öffnungszeiten besteht.
- Für die Auftragnehmerin bzw. den Auftragnehmer ist es wichtig, zwischen Bürosachaufwand
(im Stundensatz für das Personal inkludiert) und besondere, d.h. GB-spezifische
Sachaufwendungen zu unterscheiden, da Letztere gesondert verrechnet werden
können. Diese Einführung hat den Grund, um allen Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern
die finanzielle Möglichkeit zu geben, in qualitätssichernde Maßnahmen (wie
Weiterbildung, Supervision) zu investieren und die Öffentlichkeitsarbeit zu verbessern.
So können kleinere Veranstaltungen auch ohne vorangegangene Sponsorinnen- bzw.
Sponsorensuche durchgeführt werden.

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- Die Ausgabenhöhe für besondere Sachaufwendungen ist abhängig von der jährlich
zur Verfügung stehenden Auftragssumme der jeweiligen GB und ist bei der GBmobil
mit 2 %, bei der GBstern mit 3 %, bei der GBwohn mit 4 % des Gesamtkostenrahmens
begrenzt. Verrechenbar sind z.B. kostenpflichtige Arbeitsunterlagen, wie Auszüge
aus dem Grundbuch, fachspezifische Weiterbildungsmaßnahmen für die MitarbeiterInnen,
Supervisonen, Aufwendungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen
und medialen Öffentlichkeitsarbeiten unter Berücksichtung von Corporate Design-
Vorschriften sowie Einrichtungsgegenstände, die der Vermittlung von Informationen
dienen. Nicht finanzierbar ist der Ankauf von technischen Geräten (wie z.B. Beamer,
Fotoapparat, PC, Laptop und Drucker).
- Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer hat die Qualifikation zur Aufgabenerfüllung
seiner MitarbeiterInnen zu gewährleisten und bestimmt deren Arbeitseinsatz. Die
Verantwortung für die Leistungserbringung obliegt der Auftragnehmerin bzw. dem
Auftragnehmer.
- Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer sowie deren MitarbeiterInnen und Personen
in einem arbeitnehmerInnenähnlichen (dienstnehmerInnenähnlichen) Verhältnis
sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
- Medienkontakte und Veröffentlichungen bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des
Büros des amtsführenden Stadtrates für Wohnen, Wohnbau und Stadterneuerung.
Für die Veröffentlichung vorgesehene Unterlagen sind in digitaler Form zur Verfügung
zu stellen und gehen mit sofortiger Wirkung in das Eigentum der Stadt Wien über.
Dies gilt auch für Berichte, Dokumentationen und Internetbeiträge.
- Es besteht eine laufende Informationspflicht über arbeitsschwerpunktmäßige, relevante
GB-Tätigkeiten gegenüber der Magistratsabteilung 25. Bei Leistungsende sind
außerdem die zur Weiterführung der Arbeit der GB notwendigen Informationen und
Daten der Magistratsabteilung 25 zu übergeben.
- Um eine etwaige Doppelverrechnung zu vermeiden, liegt bei der Übernahme von
weiteren Aufträgen eine ausführliche Informationspflicht gegenüber der Magistrats-

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abteilung 25 vor. Bei der Übernahme von privaten Aufträgen innerhalb des Betreuungsgebietes,
ist eine unparteiliche Beratungstätigkeit zu gewährleisten. Im Zweifelsfall
ist die Zustimmung der Magistratsabteilung 25 einzuholen.
6. Aufgabenverteilung in der GB
Die Leitung in einer GB und die damit verbundene Personalführung fällt in den alleinigen
Verantwortungsbereich der bzw. des für diese Dienstleistung zuständigen Auftragnehmerin
bzw. Auftragnehmers der Magistratsabteilung 25. Diese bzw. dieser hat zu
entscheiden, ob Teilzeit- oder Vollzeitkräfte beschäftigt und wie diese unter Berücksichtigung
der beruflichen Qualifikation eingesetzt werden.
Die Tätigkeiten jeder Gebietsbetreuerin und jedes Gebietsbetreuers ist aus den Stundenerfassungsblättern
und den damit verbundenen produkt- und leistungsbezogenen
Erläuterungen ersichtlich.
Die darin angeführten Arbeitsfelder wurden von der Magistratsabteilung 25 bereits bei
der europaweiten Ausschreibung im Jahr 2006 vorgegeben. Diese Excel-Arbeitsmappen
wurden von der Magistratsabteilung 25 selbst entwickelt und werden gemeinsam
mit den auf das aktuelle Jahr abgestimmten Stundenaufzeichnungstabellen (d.h. mit
Eintragung der Wochentage) den Gebietsbetreuerinnen und den Gebietsbetreuern zur
Erfassung ihrer leistungsbezogenen Arbeitszeiten zur Verfügung gestellt. Vorlage für
diese Form der Berichterstattung waren die Ressourcenzuordnungstabellen der Magistratsdirektion
- Geschäftsbereich ORGANISATION UND SICHERHEIT, welche magistratsweit
im Rahmen der Kontrakte verwendet werden.
Neben den genannten Arbeitsfeldern gibt es eine gesonderte Arbeitsplatzbeschreibung
nur für die MitarbeiterInnen der magistratseigenen GBstern im Karmeliterviertel
(GBstern 2K). Bei den extern geführten GB wird solches nicht verlangt.
Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, die Qualifikation
ihrer bzw. seiner MitarbeiterInnen zur Aufgabenerfüllung während der gesamten Auftragsperiode
zu gewährleisten. Von Neuzugängen bzw. Änderungen der personellen

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Zusammensetzung des Teams der GB ist die Magistratsabteilung 25 zu informieren.
Zusätzlich sind die jährlichen Aufgabenschwerpunkte und infolge auch die damit verbundenen
Arbeitszeiten und der Einsatz der MitarbeiterInnen in Abstimmung mit dem
Büro des amtsführenden Stadtrates für Wohnen, Wohnbau und Stadterneuerung, den
Bezirksvorstehungen, der Magistratsdirektion - Geschäftsbereich BAUTEN UND
TECHNIK (MD-BD), Geschäftsstelle Infrastruktur und Stadterneuerung, WW und der
Magistratsabteilung 25 bekannt zu geben und festzulegen.
Die Leitung einer GB wird entweder von der Auftragnehmerin bzw. vom Auftragnehmer
selbst übernommen oder sie bzw. er setzt eine bzw. einen mit entsprechenden Führungs-
und Entscheidungskompetenzen ausgestattete Leiterin bzw. ausgestatteten
Leiter ein. Dieser bzw. diesem ist in der Regel ein interdisziplinär zusammengesetztes
Team mit umfangreichen Spezialkenntnissen und Qualifikationen unterstellt.
Ein besonders wichtiges Qualitätskriterium stellt für die Magistratsabteilung 25 die Berufs-
und Zusatzausbildung sowie die nachgewiesenen Erfahrungen der einzelnen GebietsbetreuerInnen
dar. Auch die Vielfalt der Sprachkenntnisse im Team ist ein wichtiger
Faktor.
Dies hat zur Folge, dass heute bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein hoher
Ausbildungsstand gegeben ist und im Vergleich zu früheren Auftragsperioden vermehrte
interkulturelle Fach- und Sprachkenntnisse vorliegen.
Die Teilnahme an GB-internen Arbeitsbesprechungen und Klausuren, an allgemein zugänglichen
GB-Jour fixes der Magistratsabteilung 25 und an den von der GBmobil einberufenen
Plattformen zum Themenbereich Stadterneuerung bzw. Konfliktlösung bzw.
ähnlichen Treffen, sind als Stundenaufwand im Rahmen der GB-Tätigkeit verrechenbar.
Die Magistratsabteilung 25 begründet dies damit, dass diese Zusammenkünfte dem
gegenseitigen Erfahrungsaustausch, der GB-spezifischen Wissenserweiterung, der Erstellung
von gemeinsamen Arbeitsbehelfen und der damit verbundenen Qualitätssicherung
dienen. Zusätzlich wird dadurch unter den GB ein einheitlicher Wissensstandard
gewährleistet.

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7. Arbeitsauslastung in den GB
Die Arbeitsauslastung in den GB ist den Stundenerfassungstabellen zu entnehmen.
7.1 Stundenweise Verrechnung
In Analogie zum magistratsinternen Berichtswesen haben alle GebietsbetreuerInnen
ihre Stundenaufwendungen tages- und aufgabenbezogen in elektronischer Form bekannt
zu geben. Diese Aufzeichnungen werden dann von der jeweiligen Leiterin bzw.
dem jeweiligen Leiter kontrolliert, schriftlich bestätigt und von den Auftragnehmerinnen
und Auftragnehmern bei der vierteljährlichen Rechnungslegung der Magistratsabteilung
25 übermittelt.
Mit der Bekanntgabe der Stundenaufwendungen ist zur Jahresmitte und am Ende des
Jahres ein Vergleich zwischen den stundenmäßigen Plan- und Ist-Werten verbunden,
wobei größere Abweichungen von den GB zu begründen sind.
Die von der Magistratsabteilung 25 zur Verfügung gestellten Zeiterfassungstabellen
können somit auch als Steuerungsinstrument von den Leiterinnen und Leitern der GB
verwendet werden. Diese sind für die Arbeitsaufteilung bzw. Auslastung der einzelnen
MitarbeiterInnen verantwortlich. Zur Unterstützung dieser Führungsfunktion wurde auch
die Arbeitsstatistik auf die Zeiterfassungstabellen abgestimmt, womit sich eine klare
Zuordnung zu den produkt- und leistungsbezogenen Stundenaufwendungen ergibt.
Die tagesbezogenen, nach Arbeitsfeldern unterteilten Stundenaufzeichnungen der einzelnen
GB werden der Magistratsabteilung 25 digital übermittelt und zusätzlich für die
Rechnungslegung pro GB zusammengezählt.
Eine Überprüfung durch die Magistratsabteilung 25 erfolgt stichprobenweise jeweils
halbjährlich, wobei primär Augenmerk darauf gelegt wird, wie viele Stunden bereits in
Rechnung gestellt wurden und ob die vereinbarten Honorare auch für die restliche Beratungszeit
des laufenden Jahres eingehalten werden. Gegebenenfalls wird die Leiterin
bzw. der Leiter der GB davon in Kenntnis gesetzt, dass er mit den bisherigen verbrauchten
Stunden und somit auch dem äquivalenten Entgelt das vereinbarte Honorar
zum Jahresende überschreiten wird.

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Das Kontrollamt steht dieser Kontrolltätigkeit der Magistratsabteilung 25 durchaus positiv
gegenüber, empfahl jedoch eine Erweiterung des Umfanges. So sollte auch vermehrtes
Augenmerk auf die Plausibilität der in Rechnung gestellten Summen gelegt
werden und zumindest stichprobenweise einzelne Projekte oder Beratungsfälle genauer
untersucht werden.
7.2 Erfolgsnachweise
Für die Magistratsabteilung 25 gibt es die unterschiedlichsten Formen von Erfolgsnachweisen.
Neben den traditionellen Formen, wie vorgeschriebene Arbeitsstatistiken,
Sonder- und Zwischenberichte im Rahmen von bezirksbezogenen Jour fixes, Jahresberichte,
Internetbeiträge und Ergebnisse von Umfragen, werden die GB immer wieder im
Zusammenhang mit Pilot- und Vorzeigeprojekten eingeladen, sich an Dokumentationen,
Forschungsarbeiten oder an Präsentationen bei nationalen und internationalen Tagungen
(wie z.B. bei den Wiener Wohnbauforschungstagen) zu beteiligen.
7.3 Arbeitsstatistiken mit Mengenkennzahlen
Die Arbeitsstatistiken wurden aufbauend auf den Erfahrungen in den vergangenen Jahren
und unter Berücksichtigung des magistratsweiten Berichtswesens ab dem Jahr
2007 neuerlich verbessert. Es gibt nun eine eindeutige Zuordnung zwischen Stundenaufwand
und Kennzahlen sowie eine auf die jeweiligen Arbeitsschwerpunkte der
GBwohn, GBstern und GBmobil abgestimmte Datenerfassung:
Arbeitsfelder 2007 GBstern
Stundenaufwand
in EUR
Aufteilung
in %
P1 Beratungsangebot und Serviceleistungen 19.975,50 -
P2 Gebietserneuerung und Stadtteilmanagement 31.039,45 -
P3 Lokale/internationale Vernetzungstätigkeit 4.221,95 -
P4 Veranstaltungen und mediale Öffentlichkeitsarbeit 8.976,74 -
Summe Arbeitsschwerpunkte 64.213,64 83,4
Interne Leistungen 12.815,40 16,6
Summe (inkl. GBstern 2K) 77.029,04 100,0
Arbeitsfelder 2007 GBwohn
Stundenaufwand
in EUR
Aufteilung
in %
P1 Beratungsangebot und Serviceleistungen 49.645,55 -
P2 Lokale/internationale Vernetzungstätigkeit 5.807,75 -
P3 Veranstaltungen und mediale Öffentlichkeitsarbeit 6.691,75 -
Summe Arbeitsschwerpunkte 61.145,05 75,8
Interne Leistungen 19.576,25 24,2
Summe 80.721,30 100,0

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Arbeitsfelder 2007 GBmobil
Stundenaufwand
in EUR
Aufteilung
in %
P1 Beratungsangebot und Serviceleistungen 5.205,00 -
P2 Gebietserneuerung und Stadtteilmanagement 403,50 -
P3 Lokale/internationale Vernetzungstätigkeit 43,00 -
P4 Veranstaltungen und mediale Öffentlichkeitsarbeit 125,00 -
Summe Arbeitsschwerpunkte 5.776,50 75,4
Interne Leistungen 1889,50 24,6
Summe 7.666,00 100,0
Bei den Kennzahlen für die internen Leistungen fiel auf, dass ein rd. 17 %iger Anteil bei
der GBstern einem rd. 25 %igen Kostenanteil für interne Leistungen bei der GBwohn
und der GBmobil gegenüberstand.
Es war daher anzuregen, in Hinkunft zu versuchen, den Zeitaufwand für interne Leistungen
auf das bei der GBstern aufgezeigte Ausmaß zu reduzieren.
Stellungnahme der Magistratsabteilung 25 - Stadterneuerung und
Prüfstelle für Wohnhäuser:
Mit Jahresbeginn 2007 wurden die Wiener GB nach einer europaweiten
Ausschreibung neu strukturiert. Mit Beginn dieser neuen
Auftragsperiode war besonders bei der GBwohn ein erhöhter Bedarf
an gebietsbetreuungsinternen Leistungen gegeben. Der überwiegende
Anteil an Auftragnehmerinnen bzw. Auftragnehmern
und Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern war in diesem Bereich zuvor
nicht tätig; zusätzlich wurden neue Standorte eingerichtet, und
es musste - zuständigkeitsbedingt - die Zusammenarbeit mit WW
neu festgelegt werden. Im Jahr 2008 betrug der Anteil an internen
Leistungen bei der GBwohn nur noch 18,3 %.
Der 25 %ige Anteil an internen Leistungen bei der GBmobil ist auftragsbedingt
relativ hoch, weil auch die Leitung von Plattformen
und gebietsbetreuungsübergreifenden Arbeitsgruppen zum Leistungsumfang
gehören; auch die auf die GB-Arbeit abgestimmte
Vortragstätigkeit erhöht den Verwaltungsaufwand (wobei diese
Vortragstätigkeit insgesamt der Qualitätssicherung dient).

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7.4 Leistungsbezogene Sonderberichte und Exposees
Bei den bezirksbezogenen Arbeitsprogrammbesprechungen werden nicht nur die jährlich
festzulegenden Aufgabenschwerpunkte erörtert, es werden auch die bisherigen Ergebnisse
und Erfahrungen in Form von mündlichen Berichten, Powerpointpräsentationen
oder schriftlichen Exposees präsentiert. In der Regel werden das Büro des amtsführenden
Stadtrates für Wohnen, Wohnbau und Stadterneuerung, die BezirksvorsteherInnen,
die MD-BD, Geschäftsstelle Infrastruktur und Stadterneuerung und die Magistratsabteilung
25 dazu eingeladen. Die GBwohn laden überdies die örtlich zuständigen
LeiterInnen der KD von WW ein.
Die GBmobil erfasst zweimal jährlich alle bei den GB im Bereich der Stadterneuerung
aktuell geführten Problemhäuser und übermittelt diese Informationen in Form eines
Sonderberichtes dem Büro der Geschäftsgruppe für Wohnen, Wohnbau und Stadterneuerung.
7.5 Kundinnen- bzw. Kundenbefragungen
Im Auftrag der Magistratsabteilung 25 wurden von der Magistratsabteilung 53 - Presseund
Informationsdienst in den vergangenen Jahren Kundinnen- und Kundenzufriedenheitserhebungen
durchgeführt. Dabei wurden vorerst nur die Bedürfnisse und Erwartungen
der BezirksvorsteherInnen, der MitarbeiterInnen der KD von WW, des Wohnfonds
Wien Fonds für Wohnbau und Stadterneuerung (WFW) und der Wohnservice Wien
Ges.m.b.H (WSW) ermittelt. Künftig sollen auch die Meinungen der Bevölkerung über
die Leistungen der GB und deren Bekanntheitsgrad erhoben werden.
Das Ergebnis lag dem Kontrollamt in Form einer Grafik vor. Dieser war zu entnehmen,
dass von den Befragten 55 % mit den Leistungen der GB sehr zufrieden, 35 % eher
zufrieden, 10 % eher teilweise bis nicht zufrieden waren. Bei GBmobil gaben von den
Befragten 70 % an, mit den Leistungen der GBmobil sehr zufrieden, 27 % eher zufrieden
und 3 % eher teilweise bis nicht zufrieden waren.
7.6 Jahresberichte
Die GB präsentieren ihre Arbeiten in ausführlichen Jahresberichten, welche auch als
Information den politischen Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträgern bzw.

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wichtigen Partnerinnen und Partnern der GB zur Verfügung gestellt werden. Seit dem
Jahr 2002 gab es zusätzlich eine zusammenfassende Broschüre mit der Bezeichnung
"Highlights aus den Jahresberichten der GB", welche im Zuge einer verstärkten Öffentlichkeitsarbeit
für einen größeren Interessentinnen- bzw. Interessentenkreis konzipiert
und erstellt wurde.
Aus Gründen der Effizienz wurde im Jahr 2007 beschlossen, neue Wege bei der jährlichen
Berichterstattung zu gehen und die individuellen Jahresberichte aufzulassen.
WSW übernahm die Aufgabe, zwei öffentlichkeitswirksame und informative Jahresberichte
- eine für die GBwohn und eine für die GBstern - zu erstellen.
7.7 Internetauftritte der GB
Pilot- und Vorzeigeprojekte der GB werden auch auf der von der Magistratsabteilung 25
finanzierten, programmierten und redaktionell betreuten Internetseite unter "http://www.
gebietsbetreuung.wien.at" veröffentlicht.
Alle GB haben zwischenzeitlich umfangreiche Beiträge für den Internetauftritt geliefert.
So sind beispielsweise die Beiträge 30 Jahre Stadterneuerung - Ausschnitte in Bild und
Ton auf http://www.gebietsbetreuungen.wien.at/htdocs/30-jahre-stadterneuerung.html,
die Rolle der Gebietsbetreuung in der Wiener Stadterneuerung auf http://www.gebietsbetreuungen.wien.at/htdocs/rolle-gebietsbetreuung.html,
10 Jahre Gebietsbetreuung
Leopoldstadt auf http://www.gebietsbetreuungen.wien.at/gbdocs/gb02/ausstellung
10jahre.html und ein Streifzug durch 20 Jahre Stadterneuerung in Mariahilf und Neubau
auf http://www.gebietsbetreuungen.wien.at/gbdocs/gb06-07/20-jahre.html abrufbar.
7.8 Printmedien
Die MitarbeiterInnen der GB präsentieren ihre Arbeit in Abstimmung mit dem Büro der
Geschäftsgruppe für Wohnen, Wohnbau und Stadterneuerung auch in den verschiedensten
Printmedien der Stadt Wien.
Hervorzuheben sind folgende Sonderhefte:

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- Perspektiven (Heft 1/2001) - 25 Jahre Gebietsbetreuung in Wien;
- Perspektiven (Hefte 7 und 8/2005) - 30 Jahre Stadterneuerung;
- Werkstattbericht Nr. 51 - Gebietsmanagement Arnethgasse;
- Werkstattbericht Nr. 57 - Kinderfreibad (Dokumentation eines Ideenwettbewerbes);
- Werkstattbericht Nr. 62 - Draufsetzen;
- Werkstattbericht Nr. 62 - Aufwertung des Brunnenviertels;
- Ein Werkstattbericht zum Thema "Parhamerplatz" ist in Vorbereitung.
8. Qualitätsmanagement (QM)
Zur Sicherstellung bzw. gezielten Verbesserung einer kundinnen- bzw. kunden- und
qualitätsorientierten Leistungserbringung wurde ein Steuerungsgremium eingerichtet.
Dieses besteht derzeit aus zwei MitarbeiterInnen der Geschäftsgruppe für Wohnen,
Wohnbau und Stadterneuerung, einem Vertreter der MD-BD, Geschäftsstelle Infrastruktur
und Stadterneuerung und der Leiterin der Gruppe GB. Vorübergehend wurden
auch der Dienststellenleiter der Magistratsabteilung 25 und der Budgetreferent beigezogen.
Bei der Vorbereitung zukunfts- und bedarfsorientierter, logistischer Vorschläge und operativer
Maßnahmen wird eine Vielzahl an unterschiedlichen Informationen von diesem
Steuerungsgremium benötigt und berücksichtigt. Als wichtige, neutrale Informationsquellen
haben sich dabei die in regelmäßigen Abständen durchgeführten Evaluationen,
Workshops und Befragungen bewährt.
Ein weiterer Bestandteil der Maßnahmen des QM sind die zur Information aller GB einberufenen
GB-Jour fixes der Magistratsabteilung 25. Hier werden jene Themen behandelt,
die für jede Form von GB von Interesse sind. So hat die Magistratsabteilung 25
im vergangenen Jahr zu Kick-Off-Veranstaltungen - getrennt nach GBwohn bzw.
GBstern - eingeladen. Ein Jour fixe war dem Thema Öffentlichkeitsarbeit gewidmet, ein
weiteres diversen administrativen Belangen. Nach Vorliegen der ersten Abrechnungen
wurde zu einem Expertinnen- und Expertentreffen bzgl. der Rechnungslegung eingeladen.

KA III - 25-1/09 Seite 20 von 31
Um den Erfahrungsaustausch zwischen den Expertinnen und Experten in den GB und
die gegenseitige Unterstützung zu fördern, wurde die GBmobil beauftragt, auf die Bedürfnisse
der GBstern und der GBwohn abgestimmte Plattformen einzurichten und zu
moderieren.
Ergänzend dazu gibt es ab dem Jahr 2008 unter der Leitung eines Experten aus dem
Büro der Geschäftsgruppe für Wohnen, Wohnbau und Stadterneuerung regelmäßige
GBwohn - Treffen, in denen aktuelle Themenbereiche besprochen werden.
Von der Magistratsabteilung 25 finanzierte Supervisionen und Teambesprechungen in
den einzelnen GB tragen ebenfalls zur Qualitätssicherung bei.
9. Organisation und Prozesse
9.1 Instrumente zur Führung
In Analogie zum magistratsinternen Controlling geben die GB nicht nur die Stundenaufwendungen
der einzelnen MitarbeiterInnen tages- und aufgabenbezogen bekannt, sie
haben auch darauf abgestimmte Arbeitsstatistiken mit Mengenkennzahlen als Leistungsnachweise
zu führen. In den von der Magistratsabteilung 25 zur Verfügung gestellten
Zeiterfassungstabellen ist ein Vergleich zwischen Plan- und Ist-Werten als
Steuerungsinstrument vorhanden. Über die Gesamtleistung aller GB-Einrichtungen erstellt
die Magistratsabteilung 25 eine zusammenfassende Statistik.
Der Einsatz von weiteren, auf die einzelnen GB abgestimmten Führungsinstrumenten
obliegt dem Verantwortungsbereich der einzelnen Auftragnehmerin bzw. des einzelnen
Auftragnehmers.
9.2 Sicherstellung der Einhaltung von Zielvereinbarungen
Die GB haben für das jeweils aktuelle Jahr bedarfsorientiert und unter Berücksichtigung
der individuellen Besonderheiten der Betreuungsgebiete ihre Arbeitsschwerpunkte bekannt
zu geben und zu erbringen. Dieser Vorgang ist mit einer Zielvereinbarung bei der
jährlichen Kontrakterstellung vergleichbar.

KA III - 25-1/09 Seite 21 von 31
Zur Sicherstellung der Einhaltung der Ziele besteht gegenüber der Magistratsabteilung
25 eine Berichts- und Auskunftspflicht. Es gibt im Rahmen von Jour fixes Abstimmungsgespräche
und Jahresprogrammbesprechungen, wobei allfällige Abweichungen
von den geplanten Schwerpunktsetzungen zu begründen sind.
9.3 Internes Kontrollsystem (IKS) und Risikomanagementsystem
Die im Erhebungsbogen zum IKS im Leistungskontrakt 2008 angeführten Punkte treffen
für die extern beauftragte Dienstleistung nicht zu.
Einzelne Elemente prozessbezogener Überwachungsmaßnahmen werden jedoch teilweise
in modifizierter Form bereits angewandt und sollen als Anregung dienen, die bestehenden
Kontrollmechanismen zu verbessern.
Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 25, zumindest im Bereich des Beratungsangebotes
und der Serviceleistung ein IKS einzuführen, da in diesem Bereich ein
verstärkter Kontakt zu Bürgerinnen und Bürgern besteht und vermeidbare Fehler bzw.
falsche Beauskunftungen leicht ein negatives Bild der GB entstehen lassen könnten.
9.4 Prozesskontrolle
Die AuftragnehmerInnen sind für die Qualität der Arbeit verantwortlich, und es obliegt
daher ihrer Entscheidung, ein Mehraugenprinzip bei bestimmten Arbeitsschritten vorzusehen.
Bei Vorliegen von Mängeln haben sie diese erforderlichenfalls mit organisatorischen
Maßnahmen zu beheben. Beispielsweise hatte dies zur Folge, dass bei einer GB
bei wichtigen Schreiben das Mehraugenprinzip nachweislich eingeführt wurde.
Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 25, künftig darauf Wert zu legen, geeignete
Maßnahmen zur Prozesskontrolle durchaus auch über die Einführung des Vieraugenprinzips
anzudenken und nicht erst offensichtliche Defizite abzuwarten, damit auf
diese einfache aber effiziente Kontrollmaßnahme zurückgegriffen wird.
9.5 Festlegung der Verfahrensdauer und Folgemaßnahmen
Die GB zeichnen sich durch ihre niederschwellige Erreichbarkeit, ihre Beratungs-,
Kommunikations-, Vermittlungs-, Vernetzungs- sowie Aktivierungskompetenz aus. Ein

KA III - 25-1/09 Seite 22 von 31
weiteres Qualitätskriterium stellt die Zeitspanne zur Beantwortung schriftlicher Anfragen
dar. Diese Kompetenz fällt in den Verantwortungsbereich der Auftragnehmerin bzw. des
Auftragnehmers. Von der Magistratsabteilung 25 gibt es hiezu keine Vorgaben. Deren
Ergebnisse werden den Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern bekannt gegeben,
um gegebenenfalls gezielte Verbesserungsmaßnahmen vornehmen zu können.
Das Kontrollamt empfahl, neben den Kundinnen- und Kundenbefragungen die Verfahrensdauer
der einzelnen Tätigkeiten der GB selbst zu messen und die daraus gewonnenen
Ergebnissen für Zwecke der Qualitätsverbesserung und Verfahrensoptimierung
in die GB einfließen zu lassen.
9.6 Protokollierungen, Aktenskartierungen
Die GB-interne Protokollierung fällt ebenso wie die Vernichtung schriftlicher Unterlagen
in den alleinigen Verantwortungsbereich der privaten AuftragnehmerInnen.
In den "Besonderen Vertragsbestimmungen" ist eine Übergaberegelung von Arbeitsunterlagen
im Fall eines AuftragnehmerInnenwechsels vorgesehen.
Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 25, Grundzüge einer einheitlichen
Protokollierung anzudenken und diese den Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern
der GB vorzuschreiben. Damit könnten durch die Vergleichsmöglichkeit der einzelnen
Beschwerdefälle gezielte Verbesserungsmaßnahmen in diesem Bereich gesetzt werden.
Weiters stellt eine einheitliche Protokollierung gleichartiger Fälle eine absolute
Notwendigkeit für ein modernes und vor allem effizientes Beschwerdemanagement dar.
10. Beschwerdemanagement
Wurde die Einrichtung der GB oder deren AuftragnehmerInnen öffentlich oder im Zuge
einer politischen Auseinandersetzung kritisiert, wird in der Regel die Magistratsabteilung
25 um eine Stellungnahme ersucht. Die Vorgehensweise von der Magistratsabteilung
25, Gruppe GB erfolgt wie bei schriftlichen Beschwerden, nur mit der Abweichung,
dass in diesen Fällen das Büro des amtsführenden Stadtrates für Wohnen, Wohnbau
und Stadterneuerung als politisch verantwortliche Stelle und nachrichtlich die MD-BD
unterrichtet werden.

KA III - 25-1/09 Seite 23 von 31
Besteht eine Beschwerde oder öffentliche Infragestellung zu Recht, werden die GB in
Bezug auf richtiges Verhalten und Auftreten sowie einzelne Vertragspunkte davon
schriftlich unterrichtet bzw. dieses Anliegen bei einem GB-Jour fixe thematisiert. Im April
2008 war diese Herangehensweise wegen einer Datenschutzbeschwerde erstmals erforderlich.
Gelegentlich bis zur Magistratsabteilung 25, Gruppe GB vorgedrungene telefonische
Beschwerden betreffen vor allem Missverständnisse in der Wahrnehmung der beauftragten
GB. Diese können in der Regel telefonisch ausgeräumt werden.
Ein- bis zweimal im Jahr beschwert sich eine über die begrenzte Hilfestellung enttäuschte
Gemeindebaumieterin bzw. ein -mieter persönlich bei der Magistratsabteilung
25. Die betroffene GB wird darüber in Kenntnis gesetzt, übermittelt nachträglich
eine Sachverhaltsdarstellung und, wenn nötig, wird gemeinsam an die Lösung des
Problems herangegangen.
Schriftlich eingelangte Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern oder von politischen
Ebenen, vorgesetzten Dienststellen sowie Kontrollinstanzen veranlassen die Magistratsabteilung
25, Gruppe GB zur Erhebung und Darstellung des genauen und detailgetreuen
Sachverhaltes, welche nach Kontaktaufnahme mit der betroffenen GB und
eingehender Verifizierung den genannten Stellen weitergeleitet wird. Mit derartigen Beschwerden
ist die Gruppe GB durchschnittlich viermal im Jahr befasst.
Ein dokumentiertes Beschwerdemanagement im Zusammenhang mit der Beauftragung
und Administration der GB ist derzeit nicht vorhanden.
Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 25 die Einführung eines modernen
und effizienten, alle GB umfassenden Beschwerdemanagements, in dem ein regelmäßiges
Reporting an die Magistratsabteilung 25 vorgesehen ist. In weiterer Folge wären
dadurch auch Auswertungen über die verschiedenen Arten der Beschwerden möglich,
und es könnten somit noch gezielter präventive Maßnahmen gesetzt werden.

KA III - 25-1/09 Seite 24 von 31
11. Betreuung für WW
Durch die Vergabe der Wohnungen nach sozialen Gesichtspunkten besteht in städtischen
WHA ein erhöhtes Konfliktrisiko zwischen neu einziehenden und bereits länger in
den Anlagen wohnhaften Personen, wobei hier die unterschiedlichen Interessen, Bedürfnisse
und Erwartungen der BewohnerInnen Ursache für die meisten Konflikte sind.
Das neue Arbeitsprogramm der GBwohn wurde daher verstärkt auf die Prävention von
Konflikten und die Unterstützung von Mieterbeirätinnen und Mieterbeiräten ausgerichtet.
Durch die größere Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den einzelnen Anlaufstellen
können die Öffnungszeiten und die damit verbundene Erreichbarkeit verbessert
und gezielte Schwerpunktaktivitäten in einzelnen WHA leichter umgesetzt werden. Um
auch weiterhin die Bürgerinnen- und Bürgernähe zu gewährleisten und das Arbeiten vor
Ort zu unterstützen, mussten zusätzliche GB-Lokale für das erweiterte Dienstleistungsangebot
eingerichtet werden.
Zur Unterstützung der Informations-, Vermittlungs- und Mediationsarbeit im Zuge von
Konfliktfällen in städtischen WHA wurde im Frühjahr 2007 ein interkultureller Mediatorinnen-
und Mediatorenpool eingerichtet und der Öffentlichkeit vorgestellt.
Durch den Einsatz eines gemischtkulturellen Mediatorinnen- und Mediatorenteams wird
die zwischenmenschliche Kommunikation gestärkt, da Menschen mit unterschiedlichem
kulturellen und sprachlichen Hintergrund die gleichberechtigte Teilnahme an Kommunikationsprozessen
erleichtert wird.
Die positiven Erfahrungen bei der Betreuungsarbeit in den städtischen WHA aber auch
die Notwendigkeit der Intensivierung der Tätigkeit und neue Aufgaben haben dazu geführt,
dass die jährlichen Auftragssummen für die GB für städtische WHA ab dem Jahr
2007 unter Berücksichtigung der zu betreuenden Wohnungen im Vergleich zu den Vorjahren
stark erhöht wurden.
12. Kosten der GB
12.1 Die Magistratsabteilung 25 ist für die Bereitstellung von budgetären Mitteln im
Rahmen der GB zuständig. Die erforderlichen Budgetmittel werden nach Absprache mit

KA III - 25-1/09 Seite 25 von 31
der Geschäftsgruppe für Wohnen, Wohnbau und Stadterneuerung und der MD-BD im
Rahmen des jeweiligen Voranschlages und nach Zustimmung des Budgetkoordinators
der Geschäftsgruppe im Weg des zuständigen Gemeinderatsauschusses nach Beschluss
des Gemeinderates bereitgestellt.
Bis zum Jahr 2007 wurden auf dem Fonds G0313 - Stadterneuerung, GB ausschließlich
die Leistungen der externen AuftragnehmerInnen sowie allfällige kleinere Anschaffungen
und sonstige Leistungen bedeckt.
Die erforderlichen Budgetmittel zur Anschaffung und Erhaltung der GB-Lokale wurden
auf dem Sammelansatz der Geschäftsgruppe Fonds G0268 bereitgestellt. Aus Gründen
des einfacheren Controllings und um sämtliche erforderlichen Ausgaben leichter überblicken
zu können, wurden mit dem Jahr 2008 auch die Anschaffungs- und Erhaltungskosten
(Miete, Strom, Gas, Wärme, Telekommunikation, Postdienste, Versicherungen
etc.) im Fonds G0313 berücksichtigt und dort abgerechnet.
In den Jahren 2005 bis 2007 wurden von der Magistratsabteilung 25 folgende Summen
für die GB aufgewendet (Beträge in EUR):
2005 2006 2007
5.393.688,71 6.675.931,18 7.716.985,03
Die Magistratsabteilung 25 hat die Kosten für alle GB im Jahr 2008 mit rd. 9,35
Mio.EUR beziffert.
12.2 Bis zum Jahr 2005 konnten die Leistungen der externen AuftragnehmerInnen anhand
der Rechnung eindeutig einer GB zugeordnet werden.
Seit der Einführung von SAP im Jahr 2005 werden die anfallenden Kosten der einzelnen
GB auf so genannten Innenaufträgen gesammelt. Die Kosten von Spezial- und EU-
Projekten werden entsprechend der geltenden Vorschriften auf eigenen Stellen dargestellt.

KA III - 25-1/09 Seite 26 von 31
Grundsätzlich kann die Magistratsabteilung 25 somit seit dem Jahr 2005 die externen
Leistungen und sämtliche Erfordernisse für jede einzelne organisatorische Einheit der
GB benennen. Allerdings wies die Magistratsabteilung 25 selbst darauf hin, dass im
Einführungsjahr von SAP (2005) nicht alle Kosten richtig zugeordnet werden konnten.
Auch die erbrachten Personenstunden fanden in der Darstellung der Magistratsabteilung
25 keine monetäre Berücksichtigung.
Das Kontrollamt empfahl der Magistratsabteilung 25, alle für eine GB-Stelle angefallenen
Kosten dieser auch zuzuweisen, um ein genaues und für weitere Analysen brauchbares
Kostenbild je GB-Stelle zu erhalten.
13. Kosten der GBwohn
Exemplarisch hat das Kontrollamt die Kosten der GBwohn für das Jahr 2007 einer
stichprobenweisen Prüfung unterzogen:
13.1 Die Magistratsabteilung 25 hatte für das Jahr 2007 3,30 Mio.EUR an Plankosten
für die GBwohn vorgesehen. Auf Grund der Anzahl der zu betreuenden Wohnungen
errechnet sich folgender fiktiver durchschnittlicher Betrag pro Wohnung und Jahr:
Leistung nach
Gemeindebezirken
Auftragssumme der
Grundaufträge pro Jahr
in EUR (inkl. USt)
Anzahl der zu
betreuenden
Wohnungen
Durchschnittlicher
Betrag pro Wohnung
und Jahr in EUR
GBwohn 1, 2, 8, 9, 20 430.000,00 26.202 16,41
GBwohn 3, 4, 11 420.000,00 27.295 15,39
GBwohn 5, 6, 7, 12 350.000,00 22.640 15,46
GBwohn 10 430.000,00 27.567 15;60
GBwohn 13, 23 260.000,00 16.659 15,61
GBwohn 14, 15, 16 420.000,00 26.774 15,69
GBwohn 17, 18, 19 270.000,00 17.231 15,67
GBwohn 21 400.000,00 25.592 15,63
GBwohn 22 320.000,00 20.473 15;63
Die tatsächlichen Aufwände und Abweichungen zu den Plankosten lassen sich aus
nachstehender Tabelle entnehmen:
Leistung Tatsächliche Auftragssumme 2007 Abweichung zur Planung
in EUR (inkl. USt)
in EUR (inkl. USt)
GBwohn 1, 2, 8, 9, 20 460.319,52 +30.319,52

KA III - 25-1/09 Seite 27 von 31
Leistung Tatsächliche Auftragssumme 2007
in EUR (inkl. USt)
Abweichung zur Planung
in EUR (inkl. USt)
GBwohn 3, 4, 11 297.298,90 -122.701,10
GBwohn 5, 6, 7, 12 380.961,48 +30.961,48
GBwohn 10 552.640,95 +122.640,95
GBwohn 13, 23 253.119,67 -6.880,33
GBwohn 14, 15, 16 420.655,30 +655,30
GBwohn 17, 18, 19 287.139,19 +17.139,19
GBwohn 21 375.785,27 -24.214,73
GBwohn 22 321.362,82 +1.362,82
Summe 3.349.283,10 +49.283,10
Hiezu war festzuhalten, dass die GBwohn 3, 4, 11 ihre Tätigkeit erst im April 2007 aufnahm.
Die Kosten reduzierten sich daher um die dargestellte Summe. Infolge von Zusatzaufträgen
bei der GBwohn 10 erhöhte sich die Auftragssumme um den angeführten
Betrag.
13.2 Die Magistratsabteilung 25 hat weiters die jeweiligen aufgewendeten Stunden in
Relation zu den Kosten in den einzelnen GB gesetzt. Demzufolge variieren der Netto-
Stundensatz im Durchschnitt zwischen 29,32 EUR und 38,32 EUR. Der Gesamtdurchschnittsstundensatz
aller GB beträgt 33,68 EUR.
Das Kontrollamt sah sich zu der Empfehlung veranlasst, die Magistratsabteilung 25
möge dieser Differenz in den durchschnittlichen Stundensätzen auf den Grund gehen
und im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten Einsparungspotenziale ausloten und
diese mit den Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern umsetzen.
Die GB werden - nach einzelnen Losen getrennt - europaweit ausgeschrieben.
Es gilt dabei das BestbieterInnenprinzip; eine Einflussnahme
auf die Kalkulation der einzelnen AuftragnehmerInnen
ist in diesem Zusammenhang daher praktisch nicht möglich.
Abschließend wird festgehalten, dass den sonstigen im Bericht
des Kontrollamtes angeführten Empfehlungen sukzessive nachgekommen
wird. Jene Anregungen, welche nur im Zuge von Neuausschreibungen
umgesetzt werden können, werden zum gegebenen
Zeitpunkt aufgegriffen.

KA III - 25-1/09 Seite 28 von 31
14. Geplante Kosten der GBwohn
14.1 Im Jahr 2008 wurde für die Dauer von zwei Jahren im Gemeinderatsausschuss für
Wohnen, Wohnbau und Stadterneuerung um zusätzliche Sachkredit- und Vergabegenehmigungen
für folgende GB-Einrichtungen im Bereich der städtischen WHA angesucht:
Die GBwohn 5, 6, 7, 12 sieht eine Schwerpunktbetreuung in der WHA in Wien
12, Pirkebnerstraße 1 - 3, unter Einbeziehung benachbarter WHA vor. Hiefür wurde ein
Betrag von 122.500,-- EUR beantragt und genehmigt.
Die GBwohn 10 plant eine Schwerpunktbetreuung benachbarter WHA ausgehend vom
Karl-Wrba-Hof und stellt die Koordinatorin für den interkulturellen MediatorInnenpool.
Ein Betrag von 210.090,-- EUR wurde hiefür bereitgestellt.
Die GBwohn 14, 15, 16 sieht ebenfalls eine Schwerpunktbetreuung in ausgewählten
WHA (Wien 15, Weiglgasse 6 - 10, und Wien 16, Roterdstraße 12 - 14) vor. Beantragt
und genehmigt wurden für diese Projekte 122.500,-- EUR.
14.2 Im SAP-Portal der Stadt Wien sind für das Jahr 2008 für die GBwohn folgende
Plankosten angeführt (Beträge in EUR inkl. USt):
Leistung
Auftragssumme der Grundaufträge
pro Jahr
GBwohn 1, 2, 8, 9, 20 430.000,00
GBwohn 3, 4, 11 420.000,00
GBwohn 5, 6, 7, 12 350.000,00
GBwohn 10 550.000,00
GBwohn 13, 23 260.000,00
GBwohn 14, 15, 16 420.000,00
GBwohn 17, 18, 19 270.000,00
GBwohn 21 400.000,00
GBwohn 22 320.000,00
Summe 3.420.000,00
In den im SAP-Portal abgebildeten Kosten in der Höhe von 3,42 Mio.EUR sind die zusätzlich
genehmigten Kosten für die GBwohn 5, 6, 7, 12, der GBwohn 10 und GBwohn
14, 15, 16 noch nicht enthalten, weshalb von gesamten Plankosten von 3,88 Mio.EUR

KA III - 25-1/09 Seite 29 von 31
auszugehen war. Da die Zusatzaufträge an einzelne GB im Frühjahr 2008 erteilt wurden,
konnten sie bei dem im Jahr 2007 im SAP-Portal erstellten Ausweis der Plankosten
für das Jahr 2008 nicht berücksichtigt werden.
Es war daher anzuregen, unterjährige Aufstockungen des Budgetrahmens auch beim
Ausweis der Plankosten im SAP-Portal zu berücksichtigen.
Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zugeordnet
worden.
Der Kontrollamtsdirektor:
Dr. Erich Hechtner
Wien, im März 2009

KA III - 25-1/09 Seite 30 von 31
ALLGEMEINE HINWEISE
Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht
ausgeglichen.
Schützenswerte personenbezogene Daten wurden im Sinn der rechtlichen Verpflichtung
zum Schutz derartiger Daten anonymisiert, auf die Wahrung von Geschäfts- und
Betriebsgeheimnissen wurde bei der Abfassung des Berichtes Bedacht genommen. Es
wird um Verständnis gebeten, dass dadurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt
sein könnte.

KA III - 25-1/09 Seite 31 von 31
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
EDV ..........................................Elektronische Datenverarbeitung
EU ............................................Europäische Union
GB ............................................Gebietsbetreuung
GBmobil....................................Mobile GB
GBstern ....................................GB Stadterneuerung
GBstern 2K...............................GBstern im Karmeliterviertel
GBwohn....................................GB städtische WHA
IKS............................................Internes Kontrollsystem
KD ............................................Kundendienstzentrum
MD-BD......................................Magistratsdirektion - Geschäftsbereich BAUTEN UND
TECHNIK
PC ............................................Personal Computer
QM............................................Qualitätsmanagement
WHA .........................................Wohnhausanlagen
WSW ........................................Wohnservice Wien Ges.m.b.H
WW...........................................Unternehmung "Stadt Wien - Wiener Wohnen"