Access 2003 Professional 5 Zugriffsrechte verwalten 5.1 Das ...

Access 2003 Professional 

5 Zugriffsrechte verwalten 

Access lässt sich sowohl als persönlicher Datenmanager, als auch für die gemeinsame Nutzung in 

Arbeitsgruppen einsetzen. Sind die Nutzerzahl und der Umfang der Datenbank nicht zu groß, so 

kann Access auch problemlos im Netz betrieben und von vielen Benutzern gleichzeitig verwendet 

werden. 

Reicht es bei einer Desktop-Datenbank in der Regel aus, die Datenbank mit einem 

Besitzerkennwort zu versehen, so können die Anforderungen in einer Mehrbenutzerumgebung 

deutlich komplexer sein. Die Anforderung lautet hier oft, den Anwendern unterschiedliche 

Berechtigungen zu geben. 

Häufig sind z. B. bestimmte Benutzer bzw. Benutzergruppen für die Pflege der Daten 

verantwortlich, während andere sich ausschließlich um die Auswertungen bzw. die 

Berichtserstellung kümmern. In Access ist es möglich, der ersten Gruppe die vollständigen Rechte 

für das Anlegen, Ändern und Löschen von Datensätzen zu geben, während die zweite Gruppe auf 

das Lesen der Daten eingeschränkt wäre. 

In den nächsten Abschnitten lernen Sie die Konzepte und Einsatzmöglichkeiten des Access- 

Berechtigungssystems genau kennen. Sie bauen anhand von Beispielen für die Stadtlupe-Datenbank 

ein passendes Berechtigungsschema auf. 

5.1 Das Berechtigungssystem einsetzen 

Einen einfachen Schutz einer persönlichen Access Datenbank erzielen Sie durch die Vergabe eines 

Datenbankkennwortes. Sie finden diese Möglichkeit unter Extras/Sicherheit/Datenbankkennwort 

festlegen. 

Natürlich ist dieses Verfahren nicht für größere Benutzergruppen und die Einrichtung eines 

abgestuften Berechtigungssystems geeignet. Im folgenden Beispiel aktivieren Sie daher das Access 

Schutzsystem. Die Besonderheit hierbei ist: Ist das Berechtigungssystem einmal aktiviert, so 

werden Sie unabhängig von der verwendeten Datenbank bei jedem Start von Access nach einem 

Anmeldenamen und einem Kennwort gefragt. Das System funktioniert also datenbankübergreifend! 

5.1.1 Beispiel 70: Das Berechtigungssystem aktivieren 

1. Öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 

2. Wählen Sie unter Extras/Sicherheit den Befehl Benutzer- und Gruppenkonten aus. 

3. Wechseln Sie in das Register Anmeldungskennwort ändern. 

4. Als Benutzername ist Administrator vorgegeben. Dies ist der Standardnutzer in einem 

ungeschützten Access-System. Der Access-Administrator kann das Access-System 

vollständig verwalten. Er ist der Superuser des Systems mit uneingeschränkten Befugnissen. 

Im oberen Feld könnten Sie jetzt das alte Kennwort eintragen, wenn es eines gäbe. 

Grundlagen Microsoft Access 2003 - Professional P.Mölders 11-2008 Seite: 1 / 77

Abb 302 Hier ändern Sie das Anmeldungskennwort. 

5. Geben Sie als Neues Kennwort sesam ein. 

6. Wiederholen Sie diesen Eintrag unter Bestätigen. Achten Sie dabei auf die exakte 

Schreibweise sowie darauf, dass Caps Lock (Grosschreibfunktion auf der Tastatur) 

ausgeschaltet ist. 

7. Beenden Sie nach OK MS Access. 

5.1.2 Beispiel 71: Eine mit einem Kennwortschutz versehene 

Datenbank öffnen 

1. Starten Sie MS Access. 

2. Öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 

3. Geben Sie als Name Administrator und als Kennwort sesam ein. 

4. Mit OK gelangen Sie in die Datenbank. 

Abb 303 

Obwohl Sie das Kennwort für den Administrator in der Datenbank Stadtlupe vergeben 

haben, gilt die Anmeldung ab jetzt für alle Access-Datenbanken auf Ihrem Rechner. Diese 

gehören zu einem gemeinsamen Access-Schutzsystem. 

Sie können sich auch mit dem Benutzernamen Admin an Ihrem Access System anmelden. 

Dieser ist ein Synonym für Administrator. 

5.1.3 Beispiel 72: Benutzerkonten einrichten 

1. Öffnen Sie in der Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb über Extras/Sicherheit die Benutzerund 

Gruppenkonten. 

2. Die Schaltfläche Neu ermöglicht Ihnen die Eingabe eines neuen Benutzers. Geben Sie als 

Namen des Benutzers NinaJ an. Der Benutzername muss innerhalb einer Access 

Arbeitsgruppe eindeutig sein. 

3. Zusätzlich müssen Sie eine Persönliche ID (PID) vergeben. Access verwendet die 

Kombination aus Namen und ID, um den Benutzern Berechtigungen zuzuweisen. Vergeben 

Sie als PID 0001. 

4. Legen Sie nun in der gleichen Art und Weise die folgenden Konten mit den entsprechenden 

Namen und Persönlichen IDs an: HorstL (0002), BorisZ (0003) und KlausT (0004). 


Abb 304 Ein neuer Benutzer wird angelegt 

5. Drucken Sie über die Schaltfläche Benutzer und Gruppen drucken die Benutzerkonten aus. 

Sie sollten die beim Anlegen eines Benutzers vergebene PID unbedingt notieren bzw. 

ausdrucken, da diese z. B. bei der Reaktivierung eines versehentlich gelöschten 

Benutzerkontos unbedingt vorhanden sein muss. 

Abb 305 

Die persönliche ID oder PID ist ein bis zu 20 Zeichen langer Text, der von Access intern verwendet 

wird, um den eigentlichen (für uns unsichtbaren) Zugriffsschlüssel zu generieren. Da es keine 

Möglichkeit gibt, nach dem Anlegen eines neuen Kontos diese PID noch einmal sichtbar zu 

machen, sollten sie den Hinweis aus dem Beispiel ernst nehmen und die IDs Ihrer Nutzer notieren. 

Zur einfacheren Verwaltung der eigentlichen Benutzerberechtigungen können Sie in Access Konten 

zu Benutzergruppen zusammenfassen. Die in einem Konto zusammengefassten Benutzer erhalten 

dann bei der Vergabe der Rechte durch eine einzige Zuweisung identische Zugriffsrechte in Bezug 

auf Datenbankobjekte. 

Im folgenden Beispiel richten Sie zwei Gruppen ein. In diesen sollen Benutzer aus der Anzeigenund 

Vertriebsabteilung der Stadtlupe verwaltet werden. Für diese beiden Gruppen werden in den 

weiteren Beispielen dieses Kapitels unterschiedliche Berechtigungen eingerichtet. 

5.1.4 Beispiel 73: Benutzergruppen anlegen 

1. Die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb ist geöffnet. 

2. Starten Sie die Gruppenverwaltung über den Befehl Extras/Sicherheit/Benutzer und 

Gruppenkonten . Wechseln Sie in das Register Gruppen. 

3. Legen Sie durch Anklicken der Schaltfläche Neu die neue Gruppe Anzeigen an. Vergeben 

Sie die Persönliche ID 0001. 


Abb 306 Eine neue Benutzergruppe wird angelegt. 

4. Legen Sie entsprechend die Gruppe Vertrieb mit der Persönlichen ID 0002 an. 

5. Sie möchten den neuen Gruppen jetzt vorhandene Benutzer zuzuordnen. Wechseln Sie dazu 

in das Register Benutzer. 

6. In der Liste der Verfügbaren Gruppen finden Sie neben den soeben neu angelegten Gruppen 

die Standardgruppen Administratoren und Benutzer. 

7. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Feld Name und wählen Sie aus der Liste der 

Benutzer den Namen NinaJ aus. 

8. Markieren Sie Anzeigen in der Liste der Verfügbaren Gruppen und klicken Sie auf die 

Schaltfläche Hinzufügen. 

9. Damit ist NinaJ Mitglied dieser Gruppe. 

hinzugefügt. 

Abb 307 Der neuen Benutzergruppe werden Benutzer 

10. Fahren Sie auf diese Art und Weise fort, die Konten in Gruppen einzutragen. HorstL soll 

ebenfalls den Anzeigen zugewiesen werden. BorisZ und KlausT gehören in die Gruppe 

Vertrieb. KlausT soll darüber hinaus zusätzlich in die Gruppe Anzeigen eingetragen werden. 

11. Schließen Sie nach OK die Datenbank Stadtlupe und beenden Sie Access. 

Das folgende Beispiel demonstriert, wie Sie sich an einem geschützten Access-System als Benutzer 

anmelden und Ihr eigenes Kennwort ändern. 

5.1.5 Beispiel 74: An geschütztem System anmelden und 

Kennwort ändern 

1. Starten Sie MS Access erneut. Öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 

2. Das Anmeldefenster erscheint. Geben Sie den Namen des von Ihnen im Beispiel 73 

angelegten Benutzers KlausT an und lassen Sie das Feld Kennwort leer. 


Abb 308 

3. Nach OK sind Sie als Benutzer KlausT in der Datenbank Stadtlupe angemeldet. Sie 

verfügen jetzt über die Berechtigungen genau dieses Benutzerkontos. 

4. Um das Kennwort des Kontos zu ändern, wählen Sie jetzt aus dem Menü Extras/Sicherheit 

die Benutzer- und Gruppenkonten. Wechseln Sie in das Register Anmeldungskennwort 

ändern und geben Sie als Neues Kennwort für KlausT Klaus1 ein. 

5. Geben Sie dieses zur Bestätigung nochmals ein. OK. 

Abb 309 

6. Schließen Sie die Datenbank Stadtlupe und beenden Sie MS Access vollständig. 

Sie haben im letzten Beispiel gesehen, dass der „normale“ Benutzer KlausT im Gegensatz zum 

Administrator kein Kennwort eingeben musste. Als Administrator haben Sie leider keine 

Möglichkeit, die Anmeldekennwörter Ihrer Benutzer beim Anlegen der Konten zu vergeben. 

Behalten Sie das im Hinterkopf und melden Sie sich notfalls unter einem Konto an, um ein 

Startkennwort einzurichten. Darüber hinaus sind in der Stadtlupe-Datenbank bis jetzt noch keine 

expliziten Rechte vergeben worden. So lange erhält jeder Nutzer des Systems den vollen Umfang 

der Berechtigungen. 

In einem weiteren Arbeitsschritt müssen jetzt Berechtigungen an die neu angelegten Gruppen 

vergeben werden. 

Im nächsten Beispiel wird dieses anhand der Tabelle Hefte näher erläutert. 

5.1.6 Beispiel 75: Berechtigungen vergeben 

1. Starten Sie Access erneut und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 

2. Melden Sie sich als Administrator unter dem Kennwort sesam an. 

3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras/Sicherheit/Benutzer- und Gruppenberechtigungen. 

4. Wechseln Sie in das Register Berechtigungen . 

5. Lassen Sie sich die Liste aller Gruppen anzeigen, indem Sie das Kontrollkästchen vor 

Gruppen aktivieren. 

6. Markieren Sie die Gruppe Benutzer. 

7. Wählen Sie als Objekttyp Tabelle aus. Unter Objektname werden jetzt alle Tabellen der 

Datenbank Stadtlupe aufgeführt. 

8. Markieren Sie in dieser Liste die Tabelle Hefte. 


Abb 310 

9. Entfernen Sie unter Berechtigungen sämtliche Häkchen in den Kontrollkästchen. 

Übernehmen Sie die Änderungen. Die Gruppe der Benutzer hat jetzt kein Recht mehr, die 

Tabelle Hefte zu bearbeiten. 

10. Die Mitglieder der Gruppe Anzeigen sollen Heftinformationen lesen dürfen. Markieren Sie 

die Gruppe Anzeigen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Daten lesen. Die 

Berechtigung, den Entwurf lesen zu dürfen, wird automatisch aktiviert. Bestätigen Sie die 

Einstellungen erneut durch Übernehmen. 

11. Markieren Sie jetzt die Gruppe Vertrieb. Diese soll die Hefte in vollem Umfang bearbeiten 

können. Aktivieren Sie dazu die Kontrollkästchen vor Daten aktualisieren, Daten einfügen 

und Daten löschen. Daten lesen und Entwurf lesen wird automatisch aktiviert. 

12. Übernehmen Sie die Einstellungen und verlassen Sie mit OK das Dialogfeld. 

13. Schließen Sie die Datenbank Stadtlupe und beenden Sie MS Access. 

Sie haben gerade so nebenbei eine besondere Eigenart des Access-Sicherheitssystems kennen 

gelernt. So lange Sie als Administrator noch nicht tätig wurden, haben alle von Ihnen angelegten 

Benutzer des Systems volle Berechtigungen auf sämtliche Datenbankobjekte. Alle Benutzerkonten 

sind ja in der Gruppe Benutzer enthalten und diese Gruppe hat anfangs jede nur denkbare 

Berechtigung. 

5.1.7 Beispiel 76: Berechtigungen testen 

1. Starten Sie Access neu und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. Melden Sie 

sich als Benutzerin NinaJ an. 

2. Lassen Sie das Feld Kennwort frei. 

Sie hatten noch kein Kennwort vergeben. 

3. Öffnen Sie die Tabelle Hefte. 

4. Versuchen Sie, die Bezeichnung eines Heftes zu ändern. Es sollte Ihnen nicht gelingen, da 

Sie NinaJ als Mitglied der Gruppe Anzeigen nur das Recht gegeben haben, die Daten der 

Tabelle zu lesen. 

5. Schließen Sie MS Access vollständig und öffnen Sie anschließend die Datenbank 

070_083Stadtlupe.mdb erneut. 

6. Melden Sie sich am System als Benutzer BorisZ an. 

7. Öffnen Sie die Tabelle Hefte erneut und probieren Sie die Änderung einer Bezeichnung aus. 

Es sollte Ihnen problemlos gelingen, da Sie BorisZ als Mitglied der Gruppe Vertrieb die 

Berechtigung gegeben haben, die Tabelle Hefte in vollem Umfang zu bearbeiten. Machen 

Sie die Änderung vor dem Verlassen des Datensatzes wieder rückgängig. 

8. Schließen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb und beenden Sie MS Access. 


Die in Access verfügbaren Berechtigungsarten finden Sie in der Tabelle Rechte. In den Beispielen 

haben Sie bereits gesehen, dass Rechte aufeinander aufbauen. So beinhaltet das Recht Daten 

aktualisieren automatisch die Rechte Entwurf lesen und Daten lesen . Access weist diese Rechte 

dem Konto ohne Ihr Zutun zu. Gibt es außerdem Konten, die in mehreren Gruppen enthalten sind, 

so wie in unserem Beispiel das Konto KlausT, so addieren sich die Berechtigungen aus den 

unterschiedlichen Gruppen automatisch. 

Rechte können Sie unterschiedlichen Access-Objekten zuweisen. Auf der untersten Ebene ist dabei 

natürlich die Tabelle zu sehen. Damit Informationen in einem Bericht oder Formular angezeigt 

werden können, muss bereits auf Tabellenebene mindestens eine Leseberechtigung vorliegen. Die 

Berechtigungen der unterschiedlichen Objekte (Tabellen, Abfragen, Formulare, usw.) bauen also 

aufeinander auf. Hier addieren sich die Berechtigungen nicht! Sie können also keine Daten in einem 

Formular löschen, für welches Sie das Recht Daten löschen besitzen, wenn Sie nicht gleichzeitig in 

der Tabelle über dieses Recht verfügen. Die Tabelle Berechtigungshierarchie stellt diese 

Zusammenhänge dar. 

Berechtigung 

Funktion 

Öffnen einer Datenbank, eines Formulars oder Berichts oder Ausführen eines 

Öffnen/Ausführen 

Makros in einer Datenbank. 

Exklusiv Öffnen einer Datenbank mit exklusivem Zugriff. 

Entwurf lesen 

Anzeigen von Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten oder Makros in der 

Entwurfsansicht. 

Entwurf ändern 

Anzeigen und Ändern des Entwurfs von Tabellen, Abfragen, Formularen, 

Berichten oder Makros. 

Tabelle 13 Rechte 

Berechtigung 

Beinhaltet 

Bei Datenbanken: Festlegen eines Datenbankkennwortes, Replizieren einer 

Datenbank und Ändern der Starteigenschaften. 

Verwalten 

Daten lesen 

Daten 

einfügen 

Daten löschen 

Bei Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und Makros: vollständiger Zugriff 

auf diese Objekte und Daten, einschließlich der Fähigkeit, Berechtigungen 

zuzuweisen. 

Anzeigen von Daten in Tabellen und Abfragen. 

Anzeigen und Einfügen, jedoch nicht Ändern oder Löschen von Daten in Tabellen 

und Abfragen. 

Anzeigen und Löschen, jedoch nicht Ändern oder Einfügen von Daten in Tabellen 

und Abfragen. 

Tabelle 14 Rechte 2 

Berechtigung 

Funktion 

Verwalten Beinhaltet vollständig alle anderen Berechtigungen. 

Entwurf ändern Entwurf lesen; Daten lesen; Daten aktualisieren; Daten löschen. 

Daten aktualisieren Entwurf lesen; Daten lesen. 

Daten löschen Entwurf lesen; Daten lesen. 

Daten einfügen Entwurf lesen; Daten lesen. 

Daten lesen Entwurf lesen. 

Entwurf lesen Nichts – ist also die elementare Berechtigung. 


5.2 Sicherheit auf Benutzerebene, Verschlüsseln einer 

Datenbank 

Sie haben im letzten Abschnitt gelernt, wie man im Access-Berechtigungssystem Benutzerkonten 

sowie Gruppen angelegt und diesen Berechtigungen zuweist. 

Sie werden nun das Anlegen einer neuen Arbeitsgruppe üben. Dazu erstellen Sie eine neue 

Arbeitsgruppen-Informationsdatei. Eine Arbeitsgruppen-Informationsdatei enthält u. a. eine Liste 

von Benutzern und die Kennwörter der Benutzer. 

5.2.1 Beispiel 77: Eine neue Arbeitsgruppe anlegen 

1. Starten Sie MS Access und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 

2. Melden Sie sich als Administrator (Kennwort: sesam) an. 

3. Öffnen Sie über das Menü Extras/Sicherheit den Arbeitsgruppenadministrator . 

4. Merken Sie sich den Pfad zu Ihrer Standard-Arbeitsgruppeninformationsdatei. 

Abb 311 Der Arbeitsgruppen-Administrator 

5. Klicken Sie im Dialogfeld Arbeitsgruppen-Administrator auf Erstellen. 

6. Füllen Sie im Dialogfeld Informationen zum Arbeitsgruppenbesitzer die Felder wie folgt 

aus: Name = Admin, Firma = Stadtlupe, Arbeitsgruppen-ID = 0001. OK. 

Abb 312 

7. Sie möchten nun den Speicherort Ihrer Arbeitsgruppen-Informationsdatei bestimmen. 

Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie den Pfad Ihres Stadtlupen-Verzeichnisses (z. 

B. C:\Übungsdateien\Stadtlupe). Ändern Sie den Namen in Leer.mdw. 

Sie sollten sich den angegebenen Pfad unbedingt merken! 

8. Klicken Sie auf Öffnen, dann auf OK. 

9. Bestätigen Sie jetzt noch Ihre Arbeitsgruppeninformationen mit OK. Sie haben jetzt eine 

neue, leere Arbeitsgruppendatei angelegt. Diese enthält noch keine Konteninformationen. 

Abb 313 


Abb 314 

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beitreten, um diese Arbeitsgruppendatei zur aktiven zu 

machen, und bestätigen Sie das Wechseln der Arbeitsgruppe. OK. 

11. Beenden Sie MS Access. 

Abb 315 

5.2.2 Beispiel 78: Die Arbeitsgruppe testen 

1. Starten Sie MS Access erneut und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 

Sie sollten keine Benutzerinformationen eingeben müssen. 

2. Öffnen Sie über das Menü Extras/Sicherheit die Benutzer und Gruppenkonten und 

überprüfen Sie die vorhandenen Benutzer. 

3. Außer dem Administrator sollten Sie keine weiteren Einträge finden. Die aktuelle 

Arbeitsgruppe enthält also keine Konten oder Berechtigungen. 


Abb 316 

Die Access Arbeitsgruppendatei, die beim Öffnen einer Datenbank auf Ihrem Rechner verwendet 

wird, kann jederzeit geändert werden. Dies zeigt das folgende kleine Beispiel. 

5.2.3 Beispiel 79: Die Arbeitgruppe wechseln 


2. Öffnen Sie über Extras/Sicherheit den Arbeitsgruppen-Administrator und klicken Sie auf die 

Schaltfläche Beitreten. 

3. Wechseln Sie über die Schaltfläche Durchsuchen in Ihr Standard-Verzeichnis für 

Arbeitsgruppen-Dateien und öffnen Sie die Datei System.mdw. 


Wenn Sie den Ordner, in dem sich Ihre Arbeitsgruppen-Dateien befinden, nicht finden 

können, kontrollieren Sie, ob im Windows Explorer unter Extras/Ordneroptionen im 

Register Ansicht unter Versteckte Dateien und Ordner die Option Alle Dateien und Ordner 

aktiviert ist. 

4. Bestätigen Sie den Wechsel der Arbeitsgruppe mit OK und öffnen Sie die Datenbank 

Stadtlupe. 

Abb 317 

5. Sie müssen sich jetzt wieder am System anmelden. Da die Arbeitsgruppendatei System.mdw 

wieder aktiv ist, gelten auch die darin enthaltenen Kontoinformationen wieder. 


Abb 318 

Wenn in Ihrem Unternehmen viele Anwender in einem Netzwerk mit unterschiedlichen Access- 

Datenbanken arbeiten, kann die Verwendung eines geschützten Systems für das Absichern einer 

Datenbank sehr lästig sein, da dann ja alle Benutzer sich auch mit ihren persönlichen Access- 

Dateien an dieses System anschließen müssen. Eine gute Alternative ist hier der Schutz einzelner 

Datenbanken durch spezielle Arbeitsgruppendateien. 

Im nächsten Beispiel wird der Datenbank Stadtlupe beim Start eine Arbeitsgruppendatei 

zugewiesen. Dazu wird unter Start eine neue Verknüpfung eingerichtet. 

5.2.4 Beispiel 80: Datenbank mit einer speziellen 

Arbeitsgruppendatei starten 


2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste und 

wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften. 

3. Wechseln Sie in das Register Startmenü, wählen Sie das klassische Startmenü und klicken 

Sie auf die Schaltfläche Anpassen, dann auf hinzufügen. 


Abb 319 

4. Geben Sie den Pfad zur Access Programmdatei an. Dieser lautet unter Windows XP: 

C:\Programme\Microsoft Office\Office11\MSACCESS.exe Mit dieser Befehlszeile startet 

man MS Access. 

5. Zusätzlich müssen Sie den Pfad zur Stadtlupe-Datenbank angeben: 

C:\Übungsdateien\Stadtlupe\stadtlupe.mdb. Schreiben Sie dies durch ein Leerzeichen 

getrennt hinter den ersten Teil der Befehlszeile. Mit dieser Zeile starten Sie Access und die 

Datenbank Stadtlupe. 

6. Durch den zusätzlichen Parameter /wrkgrp teilen Sie MS Access jetzt mit, dass eine 

spezielle Arbeitsgruppendatei verwendet werden soll. Geben Sie den Pfad 

C:\Übungsdateien\Stadtlupe\Leer.mdw ein. 

Abb 320 

7. Über diesen Pfad aktivieren Sie für die Verknüpfung Stadtlupe im Startmenü die 

Arbeitsgruppen-Informationsdatei Leer.mdw, die Sie in Beispiel 78 angelegt haben. 

8. Nach Weiter wählen Sie als Programmgruppe Startmenü aus. 

Abb 321 

9. Geben Sie der neuen Verknüpfung den Namen Stadtlupe. Nach Fertig stellen klicken Sie 

zweimal auf OK. 


Abb 322 

10. Testen Sie die neue Verknüpfung durch Anklicken im Startmenü. 

Abb 323 Der neue Eintrag im Startmenü 

Hinweis: Sie finden die Verknüpfung, die Sie erstellt haben, unter C:\Dokumente und 

Einstellungen\Benutzername\Startmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die 

Verknüpfung Stadtlupe.lnk und wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften. Im 

Register Verknüpfung können Sie Ihre Eingaben, wie z. B. den Pfad zur Arbeitsgruppen- 

Informationsdatei, ändern. 

Abb 324 


Das letzte Beispiel hat eine Schwachstelle des Access Sicherheitssystems aufgezeigt. Sie konnten 

ja, obwohl es eine „sichere“ Arbeitsgruppe gab, die Stadtlupe MDB jederzeit über die „leere“ 

Gruppe öffnen. Tatsächlich ist es sogar noch viel einfacher, ein geschütztes System zu öffnen. Sie 

sollten das nächste Beispiel unbedingt nachvollziehen, um sich zu vergegenwärtigen, was bei einer 

unachtsamen Administration des Access-Systems passieren kann. 

5.2.5 Beispiel 81: Ein geschütztes System „knacken“ 

1. Beenden Sie ggf. MS Access. 

2. Öffnen Sie den Windows-Explorer. 

3. Wechseln Sie in das Verzeichnis auf Ihrem PC, in welchem die Arbeitsgruppen-Dateien 

gespeichert sind. Unter Windows XP ist dies: C:\Dokumente und 

Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Access . 

4. Benennen Sie die Datei System.mdw in System.sav um. Beantworten Sie die 

Sicherheitsabfrage mit JA. 

5. Starten Sie MS Access und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. Sie können 

die Datenbank ohne Benutzeranmeldung öffnen. 

6. Betrachten Sie im Menü Extras/Sicherheit/Benutzer- und Gruppenkonten die Benutzer. Sie 

entsprechen den Anfangseinstellungen des Systems. 


8. Wechseln Sie wieder in den Windows-Explorer. Sie werden feststellen, dass es eine neue 

System.mdw gibt. Diese wurde von Access beim Starten angelegt. 

Es ist also jederzeit möglich, die Systemdatenbank zu löschen, um Access zum Anlegen einer neuen 

Datenbank zu bewegen. So kann man sich dann als Administrator mit leerem Passwort an dem 

Access-System und der eigentlich zu schützenden Datenbank anmelden und erhält sogar die volle 

Berechtigungsmenge. Zu einem echten Schutz eines Access-Systems gehört also auch der Schutz 

der Systemdatenbank. Diese darf nicht gelöscht werden. 

Außerdem müssen Sie vermeiden, dass jemand Ihrer Datenbank eine leere Arbeitsgruppen- 

Datenbank „unterschiebt“. Auch dann ist das System wieder vollkommen ungeschützt. Der Grund 

dafür ist schlicht und ergreifend die Tatsache, dass das Admin-Konto, welches ja fest in der 

Arbeitsgruppendatei „verdrahtet“ ist, immer über die gleiche PID verfügt. 

Wenn Sie eine Datenbank besonders gut absichern wollen, dann sollten Sie den Besitzer der 

Datenbank ändern und darüber versuchen, dem Standardbenutzer Administrator die umfangreichen 

Berechtigungen zur Benutzung der Datenbank entziehen. Dies ist in Access 2003 leider nicht ganz 

einfach, doch unterstützt Sie der Sicherheits-Assistent bei dieser Aufgabenstellung. 

Eine weitere Möglichkeit, an Ihre Daten zu kommen, wäre die direkte Untersuchung der MDB- 

Datei mit einem entsprechenden Tool und das Auslesen der Daten. Bei kleinen Datenbanken reicht 

da durchaus der normale Editor, um die Informationen einer Datenbankdatei sichtbar zu machen. 

5.2.6 Beispiel 82: Datenbankinhalte sichtbar machen 

1. Starten Sie über Start/Alle Programme/Zubehör den Editor. 

2. Öffnen Sie mit Datei/Öffnen aus dem Verzeichnis C:\Übungsdateien\Stadtlupe die Datei 

070_083Stadtlupe.mdb. 


Abb 325 

3. Der Inhalt der MDB-Datei wird im Editor dargestellt. Indem Sie sich mit der Bildlaufleiste 

durch die Datei bewegen, sollten Sie den einen oder anderen Datenbankinhalt erkennen 

können. 

4. Schließen Sie den Editor. 

Bei größeren MDB-Dateien versagt dieses Verfahren zwar, weil der Windows-Editor diese nicht 

mehr darstellen kann, es gibt jedoch im Internet jede Menge Dateibetrachter, die auch dies können. 

Um so etwas zu vermeiden, können Sie eine Datenbank verschlüsseln. 

Um eine Microsoft Access-Datenbank ver- und entschlüsseln zu können, müssen Sie entweder der 

Besitzer der Datenbank sein oder, falls die Datenbank gesichert ist, ein Mitglied der Gruppe 

Administratoren der Arbeitsgruppen-Informationsdatei. Darüber hinaus müssen Sie in der Lage 

sein, die Datenbank im Exklusiv-Modus zu öffnen. Sie müssen demnach über die Berechtigungen 

Öffnen/Ausführen und Exklusiv verfügen. 

5.2.7 Beispiel 83: Verschlüsseln einer Datenbank 

1. Starten Sie MS Access und öffnen Sie die Datenbank 070_083Stadtlupe.mdb. 

2. Klicken Sie auf Extras/Sicherheit/Datenbank ver-/entschlüsseln . 

3. Speichern Sie die Datenbank unter StadtlupeSicher.mdb. Die Datenbank ist jetzt 

verschlüsselt. 


5. Betrachten Sie die Datei StadtlupeSicher.mdb mit dem Editor. 

6. Die Dateiinhalte sind durch die Codierung nun nicht mehr ohne weiteres erkennbar. 

Abb 326 

In diesem Abschnitt des Kurses haben Sie das Sicherheitssystem ausführlich kennen gelernt. Damit 

sind Sie gewappnet, den Access-Sicherheits-Assistenten zu benutzen. Dieser vereinfacht die 

teilweise etwas unübersichtlichen Schritte bis zur Erstellung eines „wasserdichten“ Systems für Sie. 

Der Assistent legt eine Kopie Ihrer vorhandenen Datenbank an, erzeugt eine neue Arbeitsgruppen- 

Datei, entfernt die Berechtigungen für die Gruppe Benutzer, verschlüsselt die Datenbank und was 

am allerwichtigsten ist: er ändert den Besitzer der Datenbank, so dass es nicht mehr so simpel ist, 

das System durch das Löschen der Arbeitsgruppen-Datenbank oder ähnlich Tricks zu öffnen. 


Sie müssen bei dieser Art der Sicherung allerdings sehr sorgfältig vorgehen. Die gesicherte Version 

Ihrer Datenbank lässt sich nur noch unter Einsatz der neuen Arbeitsgruppen -Datenbank öffnen. 

Sollten Sie diese verlieren, so können Sie im Prinzip eine neue Datei generieren lassen. Allerdings 

nur, wenn Sie die Informationen, die Sie beim ersten Anlegen verwendet haben, auch ganz genau 

beim zweiten Anlegen wiederholen. Fehlt Ihnen ein Teil dieser Daten, so gibt es kaum noch eine 

Chance, die Datenbank zu öffnen. 

5.2.8 Beispiel 84: Den Sicherheitsassistenten verwenden 

1. Starten Sie MS Access. Öffnen Sie die Datenbank 084Stadtlupe.mdb. 

2. Starten Sie über Extras/Sicherheit den Benutzerdatensicherheits-Assistenten . 

3. Sie möchten eine neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei erstellen. 

Abb 327 

4. Nach Weiter wählen Sie über Durchsuchen den Pfad zu Ihrem Verzeichnis Stadtlupe aus 

und speichern die neue Arbeitsgruppendatei unter dem Namen Sicher.mdw. 

5. Füllen Sie die folgenden Felder wie folgt aus: AID = 0001, Ihr Name = Admin, Firma = 

Stadtlupe. 

Abb 328 

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Verknüpfung zum Öffnen der gesicherten 

Datenbank erstellen und klicken Sie auf Weiter. 

7. Der Assistent sichert standardmäßig alle Objekte der vorhandenen Datenbank. Klicken Sie 

auf Weiter. 

Abb 329 


8. Sie könnten nun Ihrer Datenbank Standard-Benutzergruppen hinzufügen. Lesen Sie die 

Beschreibungen der einzelnen Gruppen und klicken Sie auf Weiter, ohne eine Gruppe 

auszuwählen. 

Abb 330 

9. Im nächsten Dialog möchten Sie der Gruppe Benutzer das Recht zuweisen, die Daten in 

Tabellen zu lesen. 

10. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Ja, die Gruppe 'Benutzer'… 

11. Wechseln Sie in das Register Tabellen und wählen Sie Daten lesen. Gehen Sie Weiter. 

Abb 331 

12. Geben Sie als Benutzernamen KlausT ein. Das Kennwort soll Klaus1 sein, die PID 0004. 

13. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Benutzer zur Liste hinzufügen und wechseln Sie mit 

Weiter zum nächsten Dialog. 

Abb 332 

14. Weisen Sie das Konto KlausT der Gruppe der Administratoren hinzu, indem Sie das 

Kontrollkästchen vor Wählen Sie eine Gruppe aus… aktivieren und dann die Gruppe 

Administratoren auswählen. Das Häkchen vor KlausT fügt ihn der Gruppe hinzu. 

Abb 333 


15. Behalten Sie den vorgegebenen Namen und das voreingestellte Verzeichnis, in dem die 

ungesicherte Variante der Datenbank abgespeichert werden soll, bei und klicken Sie auf 

Fertig stellen. 

Abb 334 

16. Drucken Sie den Bericht des Datensicherheitsassistenten aus. 

17. Beenden Sie MS Access. Die so gesicherte Datenbank finden Sie im Ordner 

Lösungsdateien\Kapitel 5. 

Abb 335 

Noch sind Sie nicht ganz fertig. Sie müssen zunächst die gerade erstellte Arbeitsgruppe aktivieren, 

um mit den Daten arbeiten zu können. 

5.2.9 Beispiel 85: Die neuen Sicherheitseinstellungen 

aktivieren 

1. Um die Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb zu öffnen, müssen Sie zuerst der Arbeitsgruppe 

beitreten, die die soeben erstellte Arbeitsgruppen-Informationsdatei benutzt. 

2. Starten Sie MS Access neu. 

3. Öffnen Sie über Extras/Sicherheit den Arbeitsgruppenadministrator und klicken Sie auf die 

Schaltfläche Beitreten. 

4. Über die Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie die Arbeitsgruppen-Informationsdatei 

Sicher.mdw aus. OK. 

Abb 336 


6. Starten Sie MS Access neu, öffnen Sie die gesicherte Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb 

und melden Sie sich als KlausT, Passwort Klaus1, an. 

Abb 337 

Sie benutzen jetzt die neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei Sicher.mdw. 



5.2.10 Beispiel 86: Das Sicherungsverfahren testen 

1. Wechseln Sie im Windows Explorer in das Stadtlupe-Verzeichnis und benennen Sie die 

Arbeitsgruppen-Datei Sicher.mdw in Sicher.sav um. 

2. Starten Sie Access und versuchen Sie, die Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb zu öffnen. 

Sie erhalten eine Warnung, dass Ihnen die Benutzung der Datenbank nicht gestattet ist. Die 

neue Version der Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb kann tatsächlich nur noch über die 

Arbeitsgruppen-Datei Sicher.mdw geöffnet werden. 

Abb 338 

3. Wechseln Sie in den Windows-Explorer. Benennen Sie die Datei Sicher.sav wieder in 

Sicher.mdw um. 

4. Sie müssen nun wieder der Arbeitsgruppe beitreten, die beim Start die Arbeitsgruppen- 

Informationsdatei Sicher.mdw verwendet, da MS Access bei dem Versuch, die Datenbank 

085_086Stadtlupe.mdb zu öffnen, eine neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei erstellt hat. 

5. Öffnen Sie über Extras/Sicherheit den Arbeitsgruppenadministrator und klicken Sie auf die 

Schaltfläche Beitreten. Über die Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie die Arbeitsgruppen- 

Informationsdatei Sicher.mdw aus. OK. Um die Datenbank 085_086Stadtlupe.mdb zu 

öffnen, müssen Sie sich nun wieder als KlausT anmelden. 


7. Verschieben Sie die Arbeitsgruppen-Informationsdatei Sicher.mdw in den Ordner 

Lösungsdateien. MS Access legt beim Neustart eine neue, leere Arbeitsgruppen- 

Informationsdatei im Standard-Ordner C:\Dokumente und 

Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Access an. 

Wollen Sie die Access-Daten noch besser schützen, so können Sie natürlich im Betriebssystem die 

MDB-Dateien mit entsprechenden Attributen versehen. 

5.3 Übungsaufgaben 

5.3.1 Das Berechtigungssystem einsetzen 

Die Datenbank Handel soll nun mit einer Benutzerverwaltung versehen werden. Dazu wird das 

Berechtigungssystem aktiviert, Benutzer und Gruppen angelegt und mit Rechten versehen. Damit 

Ihre übrigen Datenbanken von den Änderungen unberührt bleiben, soll eine neue 

Sicherheitsdatenbank angelegt werden. 

5.3.2 Aufgabe 33: Eine Arbeitsgruppen-Informationsdatei für 

die Datenbank Handel anlegen und aktivieren 

1. In dieser Aufgabe richten Sie eine neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei mit dem 

Arbeitsgruppen-Administrator ein. (5.2.1 Beispiel 77: Eine neue Arbeitsgruppe anlegen) 


2. Öffnen Sie den Arbeitsgruppen-Administrator. Notieren Sie sich den Pfad zur aktuell 

eingestellten Arbeitsgruppen-Informationsdatei, bevor Sie mit den Änderungen beginnen. 

3. Legen Sie eine Arbeitsgruppen-Informationsdatei mit der Arbeitsgruppen-ID Handel0001 in 

der Datei Handel.mdw an. (5.2.1 Beispiel 77: Eine neue Arbeitsgruppe anlegen) 

4. Überprüfen Sie, ob Sie der Sicherheits-Datenbank bereits beigetreten sind. Dies sollte der 

Fall sein. 

Abb 339 

5.3.3 Aufgabe 34: Benutzer und Gruppen anlegen 

1. Legen Sie nun in der Datenbank 033_039Handel.mdb die folgenden Benutzernamen an. In 

den Klammern hinter dem Namen finden Sie jeweils die Sicherheits-ID: Peter(0001), 

Paul(0002) und Mary(0003). (5.1.3 Beispiel 72: Benutzerkonten einrichten) 

2. Jetzt fehlen noch die Gruppen Einkauf(0001) und Verkauf(0002). Peter und Paul gehören 

zur Gruppe Einkauf. Peter und Mary gehören zur Gruppe Verkauf. (5.1.4 Beispiel 73: 

Benutzergruppen anlegen) 

3. Drucken Sie die Übersicht der Benutzer und Gruppen aus. 

5.3.4 Aufgabe 35: Berechtigungen vergeben 

1. Stellen Sie die Berechtigungen so ein, dass nur Mitglieder der Gruppe Einkauf Daten der 

Tabelle Lieferanten lesen und bearbeiten dürfen. (5.1.6 Beispiel 75: Berechtigungen 

vergeben) 

2. Die Einkäufer sollen auch Artikeldaten bearbeiten können. (5.1.6 Beispiel 75: 

Berechtigungen vergeben) 

3. Kundendaten sollen für die Gruppen Benutzer und Einkauf verborgen bleiben. (5.1.6 

Beispiel 75: Berechtigungen vergeben) 

4. Mitglieder der Gruppe Verkauf haben keinen Zugriff auf die Lieferanten, aber lesenden 

Zugriff auf die Artikeldaten. (5.1.6 Beispiel 75: Berechtigungen vergeben) 

5. Verkäufer haben den vollen Zugriff auf die Kundendaten. (5.1.6 Beispiel 75: 

Berechtigungen vergeben) 

6. Lassen Sie alle weiteren Objekte unberührt. 

5.3.5 Aufgabe 36: Die Berechtigungen aktivieren und testen 

1. Aktivieren Sie das Berechtigungssystem durch die Vergabe des Administrator-Kennwortes 

test. (5.1.1 Beispiel 70: Das Berechtigungssystem aktivieren) 

2. Starten Sie Access neu und öffnen Sie die Datenbank 033_039Handel.mdb . 

3. Melden Sie sich als Paul an. Sie sollten die Tabelle Lieferanten öffnen und bearbeiten 

können, ebenso die Tabelle Artikel. Die Tabelle Kunden sollten Sie nicht öffnen dürfen. 

(5.1.7 Beispiel 76: Berechtigungen testen) 

4. Melden Sie sich als Mary an. Die Tabelle Lieferanten sollte Ihnen verwehrt sein, 

Artikeldaten sollten Sie nur lesen dürfen. Kundendaten können bearbeitet werden. (5.1.7 

Beispiel 76: Berechtigungen testen) 

5. Melden Sie sich als Peter an. Peter ist Mitglied in beiden Gruppen. Er kann also sowohl die 

Tabellen Lieferanten, Artikel als auch Kunden bearbeiten. (5.1.7 Beispiel 76: 

Berechtigungen testen) 

6. Da keine weiteren Einschränkungen vergeben wurden, kann jeder Benutzer der Datenbank 

die Tabellen Bestellungen und Bestellpositionen bearbeiten. 

7. Die Lösung zu den vorherigen Aufgaben befindet sich in der Systemdatenbank 

Handel.mdw. 


5.3.6 Aufgabe 37: Das alte Berechtigungssystem reaktivieren 

1. Starten Sie Access neu, öffnen Sie die Datenbank 033_039Handel.mdb. Melden Sie sich als 

Administrator an. 

2. Verwenden Sie den Arbeitsgruppen-Administrator, um wieder die ursrpüngliche 

System.mdw für Ihre Access-Datenbanken zu aktivieren. (5.2.3 Beispiel 79: Die 

Arbeitgruppe wechseln) 

3. Starten Sie Access neu und öffnen Sie Datenbank wieder. 

4. Sie sollten die Datenbank ohne Anmeldung benutzen dürfen. Es sollten keinerlei Benutzeroder 

Gruppen vorhanden sein. 

6 Datenbankinhalte mit Replikation verteilen 

Immer dann, wenn Benutzer an ähnlichen oder gleichen Datenbeständen getrennt voneinander 

arbeiten müssen, also z. B. beim Notebookeinsatz, kann Datenbankreplikation sinnvoll eingesetzt 

werden. Die Aktenkoffer-Replikation und die Access-Replikation sind die Themen dieses Kapitels. 

6.1 Die Windows Aktenkoffer-Replikation 

Möchten Sie eine Datenbank sowohl in Ihrem Büro, als auch unterwegs auf Ihrem Notebook nutzen 

und dabei diese Datenbank nicht jedes Mal komplett von Ihrem PC auf Ihr Notebook und 

umgekehrt verschieben, dann könnte die Aktenkofferreplikation etwas für Sie sein. Es handelt sich 

dabei um ein Standardverfahren, welches in Windows vorhanden ist und das von Access wunderbar 

unterstützt wird. Das Symbol der Aktenkofferreplikation kennen Sie möglicherweise bereits von 

Ihrem Desktop. Sie eignet sich auch, um Dateien abzugleichen, die sich auf Wechselaufwerken, wie 

zum Beispiel ZIP-Laufwerken, befinden. 

Die Aktenkofferreplikation ist erstaunlich leistungsfähig. Sie ermöglicht Ihnen, eine gesamte 

Datenbank oder eine Teilmenge einer Datenbank „mobil“ zu machen. Änderungen dürfen dabei an 

sämtlichen Kopien gleichzeitig durchgeführt werden. Dadurch ist die Offline-Bearbeitung durch 

verschiedene Benutzer parallel machbar. Mittels der eingebauten Abgleichmechanismen können die 

Änderungen dann nacheinander zusammengeführt und entstandene Konflikte an den Datensätzen 

aufgelöst werden. 

6.1.1 Beispiel 87: Eine Datenbank über den Aktenkoffer 

replizieren 

1. Wenn auf Ihrem Computer bereits ein Aktenkoffer installiert ist, sehen Sie auf dem 

Windows-Desktop das Symbol Aktenkoffer. Benennen Sie den Aktenkoffer in Access Daten 

um. 

Abb 340 

Wenn kein Aktenkoffer installiert ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine 

beliebige Stelle auf dem Desktop, zeigen auf Neu und klicken auf Aktenkoffer. 


2. Öffnen Sie im Windows-Explorer den Ordner Stadtlupe. 

3. Verkleinern Sie das Fenster des Windows-Explorers. Ziehen Sie die zu diesem Beispiel 

gehörende Datenbankdatei 087Stadtlupe.mdb mit gedrückter Maustaste in den 

Aktenkoffer auf dem Windows-Desktop. 

Abb 341 

4. Sie erhalten in einem Fenster Informationen zur Aktenkoffer-Replikation. Klicken Sie auf 

Ja. 

Abb 342 

5. Der nächste Dialog bietet Ihnen an, eine nicht-replizierte Sicherungskopie der 

ursprünglichen Datenbank zu erstellen. Diese sollten Sie unbedingt erstellen, wenn Sie Ihre 

Datenbank noch nicht kopiert haben, da es nicht einfach ist, eine replizierte Datenbank 

wieder in den ursprünglichen Zustand zu versetzen. 

kopiert 

Abb 343 Die Datenbank Stadtlupe wird in den Aktenkoffer 

6. Wählen Sie auf die Frage, welches Replikat Änderungen am Design der Datenbank zulassen 

soll, das Original aus. 

Abb 344 

7. Öffnen Sie die geänderte Datenbank 088Stadtlupe.mdb im Ordner Stadtlupe. Betrachten 

Sie die Objekte im Datenbankfenster. Diese sind jeweils mit einem Replikationssymbol 

versehen. Außerdem wird diese Datenbank als Designmaster bezeichnet. 


Abb 345 Die Datenbank Stadtlupe als Designmaster 

Sie haben mit dem vorstehenden Beispiel eine Replikation zwischen der Datenbank im Verzeichnis 

Stadtlupe und der Datenbank im Aktenkoffer eingerichtet. Die ursprüngliche Datenbank wurde 

dabei zum Design-Master. Nur Sie erlaubt Änderungen am Entwurf der Tabellen, Abfragen usw. 

Man kann nun sehr leicht die Funktionsweise der Aktenkoffer-Replikation demonstrieren. 

6.1.2 Beispiel 88: Änderungen an Replikaten zusammenführen 

1. Ziehen Sie aus dem Ordner Stadtlupe die Datenbank 088Stadtlupe.mdb auf das 

Aktenkoffersymbol, wie im vorangegangenen Beispiel beschrieben. 

Abb 346 

2. Öffnen Sie in der Datenbank 088Stadtlupe.mdb die Tabelle Hefte, nehmen Sie eine 

Änderung vor und speichern Sie die Tabelle. 

Abb 347 

3. Schließen Sie die Datenbank 088Stadtlupe.mdb. 

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Aktenkoffer auf Ihrem Desktop und wählen 

Sie aus dem Kontextmenü Alles aktualisieren. 

5. Klicken Sie im nächsten Fenster auf die Schaltfläche Aktualisieren. 

6. Öffnen Sie die Datenbank Stadtlupe im Aktenkoffer , indem Sie zuerst auf das Symbol 

Aktenkoffer doppelklicken, dann auf die Datei 088Stadtlupe.mdb. 

7. Betrachten Sie die Änderungen in der Tabelle Hefte. 

8. Schließen Sie die Datenbank und beenden Sie MS Access. 

Abb 348 

9. Um die Datenbank Stadtlupe mobil zu machen, verschieben Sie einfach den Aktenkoffer auf 

das an Ihrem PC angeschlossene Wechsellaufwerk bzw. Ihr Notebook. 


6.2 Die Access Replikation 

Für sehr viele Anwendungen, gerade bei mobilen Access-Anwendern, reicht die im letzten 

Abschnitt beschriebene Aktenkoffer-Replikation vollkommen aus. Die Synchronisation der Daten 

wird, wie gezeigt, vom Aktenkoffer-Ordner aus angestoßen. Nur der Vollständigkeit halber soll 

jetzt kurz die Access Replikation vorgestellt werden. Prinzipiell unterschiedet sich diese kaum von 

der Aktenkoffer-Replikation, bietet aber zusätzliche Möglichkeiten, gerade, wenn man an die 

Erstellung eigener Access Applikationen denkt. 

6.2.1 Beispiel 89: Mit Access Replikation einen Designmaster 

erstellen 

1. Öffnen Sie die Datenbank 089Stadtlupe.mdb. 

Wenn Sie in einer Mehrbenutzerumgebung arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass alle 

anderen Benutzer die Datenbank geschlossen haben. 

2. Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras/Replikation/Datenbank in Replikat 

konvertieren. 

3. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie aufgefordert werden, die Datenbank zu schließen. 

Abb 349 

4. Lesen Sie den Hinweistext im nächsten Fenster. Erstellen Sie eine Sicherungskopie. 

5. Wählen Sie als Speicherort des neuen Replikats den Ordner Stadtlupe aus und als 

Dateinamen Replikat.mdb. 

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Löschsperrung. 

Abb 350 

7. Damit verhindern Sie, dass Benutzer Datensätze aus dem Replikat löschen. 

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Priorität , geben Sie als Priorität für das Replikat 99 ein und 

klicken Sie auf OK. Über diesen Wert wird der Vorrang bei gleichzeitigen Änderungen in 

mehreren Replikaten gesteuert. 0 ist der niedrigste und 100 der höchste Wert. 

Abb 351 

9. Mit OK schließen Sie den Vorgang ab. 


Abb 352 

Eine der fortgeschrittenen Möglichkeiten, die Sie über die Access Replikation erhalten, ist die 

Erstellung so genannter Teilreplikate. Damit können Sie Teildatenmengen Ihrer Tabellen 

replizieren. Dies kann zum Beispiel in Filialsystemen sinnvoll sein, in denen jede Filiale nur einen 

bestimmten Ausschnitt der Daten sehen oder bearbeiten soll. 

Sie werden im folgenden Beispiel kennen lernen, wie man ein Teilreplikat der Datenbank Stadtlupe 

einrichtet. In diesem sollen nur Daten enthalten sein, die für den Standort Berlin relevant sind. Alle 

anderen Daten sollen automatisch ausgeblendet werden. 

6.2.2 Beispiel 90: Ein Teilreplikat einer einzelnen Tabelle 

erzeugen 


2. Wählen Sie aus dem Menü Extras/Replikation den Teilreplikations-Assistenten . 

3. Aktivieren Sie im nächsten Schritt die Option Ein neues Teilreplikat erzeugen. 

Abb 353 

4. Wählen Sie als Speicherort für das neue Replikat den Ordner Stadtlupe und als Namen 

StadtlupeBerlin.mdb. Lassen Sie die anderen Optionen wie voreingestellt. 

Abb 354 

5. Nach Weiter wählen Sie die Tabelle Standorte aus. Über diese Tabelle soll die Auswahl der 

Daten gesteuert werden. Durch den Ausdruck wird angegeben, welche Daten aus dieser 

Tabelle die Grundlage für die Selektion der Datensätze in allen anderen Tabellen bilden. 

6. Erstellen Sie den Filterausdruck über die Schaltflächen oder geben Sie ihn direkt ein. Er 

lautet [Standort-ID] = "B" Klicken Sie auf Weiter. 


Abb 355 

7. Im nächsten Schritt müssen Sie sehr sorgfältig auswählen, welche Tabellen noch von dem 

Filtervorgang betroffen sein sollen. Auf jeden Fall werden alle direkt mit der Standorttabelle 

verknüpften Tabellen gefiltert. Diese zeigt das Dialogfeld nicht an. Entfernen Sie den Haken 

bei Tabellen, von denen Sie möchten, dass diese nicht vollständig, sondern gefiltert 

angezeigt werden. Hier sind das die Tabellen Kunden, Heftarchiv und Orte. Durch diese 

Aktion sehen Sie im Ergebnis z. B. nur Datensätze, die mit dem Standort Berlin in 

Verbindung stehen. 

Abb 356 

8. Aktivieren Sie im letzten Dialogfeld die Erstellung des Berichtes und lassen Sie das 

Teilreplikat Fertig stellen. 

9. Überprüfen Sie anschließend die neu erstellte Datei StadtlupeBerlin.mdb. In dieser sollten 

nur der Standort Berlin, Mitarbeiter aus Berlin und eine reduzierte Anzahl von 

Kundendatensätzen vorkommen. Die verbliebenen Datensätze stehen mit dem Designmaster 

in Verbindung. 

Access führt zwischen der Master-Datenbank und den Replikaten eine so genannte Misch- 

Replikation durch. Dabei ist es durchaus erlaubt, Daten an verschiedenen Standorten parallel zu 

ändern. Solange unterschiedliche Tabellen, Datensätze oder Felder betroffen sind, werden die 

Änderungen einfach gemischt, um die neuen Datensätze zu erhalten. Treten Konflikte auf, so 

müssen diese gelöst werden. Das nächste Beispiel stellt vor, wie das geht. 

6.2.3 Beispiel 91: Daten synchronisieren und Konflikte lösen 

1. Öffnen Sie im Verzeichnis Stadtlupe die Datenbank Replikat.mdb. 

2. In der Tabelle Mitarbeiter finden Sie den Datensatz der Mitarbeiterin Karin Müller (KM). 

Tragen Sie als Standort-ID das Kürzel M ein. 

3. Schließen Sie die Datenbank wieder. 

4. Öffnen Sie jetzt die Datenbank 091Stadtlupe.mdb . Ändern Sie wieder den Datensatz für 

Karin Müller in der Mitarbeitertabelle, indem Sie diesmal das Kürzel H als Standort-ID 

eintragen. 

5. Schließen Sie die Tabelle. 

6. Zum Abgleich der Änderungen wählen Sie jetzt aus dem Menü Extras/Replikation den 

Befehl Jetzt synchronisieren aus. Kontrollieren Sie, ob die Datenbank 


\Übungsdateien\Stadtlupe\Replikat.mdb als Ziel der Synchronisation angezeigt wird und 

starten Sie den Vorgang mit OK. 

Abb 357 

7. Die Daten der Datenbank werden jetzt verglichen; das Ergebnis wird angezeigt. In unserem 

Fall ist ein Konflikt aufgetreten. Klicken Sie auf Ja, um mit der Konfliktauflösung zu 

beginnen. 

Abb 358 

8. Die Tabelle Mitarbeiter hat den Konflikt verursacht. Klicken Sie auf Anzeigen. 

Abb 359 

9. Sie können auswählen, was mit den vorhandenen Daten geschehen soll. Wählen Sie die 

Option Gewinnende Änderung beibehalten und klicken Sie auf Schliessen. 

Zwei Bemerkungen zum Schluss. Die erste: Falls Sie Schwierigkeiten beim Ausprobieren der 

Replikation bekommen, sollten Sie sich die Office Service Packs besorgen. Die gibt es im Internet 

bei Microsoft zum Download. Die zweite: Auch in Access 2003 gibt es immer noch keine 

Möglichkeit, einen Design-Master oder ein Replikat wieder in eine nicht-replizierte Datenbank 

umzuwandeln. Im Internet finden Sie diverse Tools, die diese Aufgabe durchführen. Eine einfache 

und stabil funktionierende Möglichkeit, die Sie ohne Hilfsmittel durchführen können, ist die 

folgende: Legen Sie eine neue Access-Datenbank an. Wählen Sie den Befehl Externe 

Daten/Importieren aus dem Menü Datei und importieren Sie sämtliche Objekte in die neue 

Datenbank. Auch damit entfernen Sie die Replikation. 



6.3.1 Aufgabe 38: Aktenkoffer-Replikation für die Datenbank 

Handel 

1. In dieser Aufgabe legen Sie ein Replikat der Datenbank Handel an und synchronisieren 

dieses. 

2. Legen Sie auf dem Desktop einen neuen Aktenkoffer an und nennen Sie diesen Handel. 

(6.1.1 Beispiel 87: Eine Datenbank über den Aktenkoffer replizieren) 

3. Erstellen Sie per Drag-and-Drop ein Replikat der Datenbank 033_039Handel.mdb im neuen 

Aktenkoffer. (6.1.1 Beispiel 87: Eine Datenbank über den Aktenkoffer replizieren) 

4. Öffnen Sie die Datenbank 033_039Handel.mdb aus dem Aktenkoffer. Ändern Sie den 

Namen des ersten Kunden von Werkzeughaus Nord in Werkzeughaus Süd. (6.1.2 Beispiel 

88: Änderungen an Replikaten zusammenführen) 

5. Ändern Sie in der Datenbank 033_039Handel.mdb auf Ihrem Desktop-PC den Namen des 

zweiten Kunden von Malerladen Schröder in Malerladen Meier. (6.1.2 Beispiel 88: 

Änderungen an Replikaten zusammenführen) 

6. Klicken Sie den Aktenkoffer mit der rechten Maustaste an. (6.1.2 Beispiel 88: Änderungen 

an Replikaten zusammenführen) 

7. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Alles Aktualisieren. (6.1.2 Beispiel 88: Änderungen an 

Replikaten zusammenführen) 

8. Sie sollten ein Dialogfeld entsprechend der Abbildung sehen. Klicken Sie auf Aktualisieren. 

Die Änderungen werden zusammengeführt. (6.1.2 Beispiel 88: Änderungen an Replikaten 

zusammenführen) 

Abb 360 

6.3.2 Aufgabe 39: Das Teil-Replikat vom Design Master trennen 

1. Öffnen Sie im Aktenkoffer das Kontextmenü zur Datei 033_039Handel.mdb über einen 

rechten Mausklick. 

2. Lassen Sie sich unter den Eigenschaften den Aktualisierungsstatus anzeigen. 

3. Verwenden Sie die Schaltfläche Vom Original trennen, um die Verbindung zwischen den 

beiden Versionen aufzuheben. 


Abb 361 

6.3.3 Aufgabe 40: Ein Teil-Replikat für die Tabelle Kunden 

erstellen 

1. In dieser Aufgabe soll eine Teilmenge der Datenbank repliziert werden. Es handelt sich um 

einen bestimmten Kundenbereich. 

2. Öffnen Sie die Datei 040Handel.mdb. 

3. Verwenden Sie den Teilreplikations-Assistenten, um eine replizierte Version der Datenbank 

zu erstellen. Der Dateiname soll KundenBis20.mdb lauten. (6.2.2 Beispiel 90: Ein 

Teilreplikat einer einzelnen Tabelle erzeugen) 

4. Es soll sich um ein anonymes Replikat handeln. (6.2.2 Beispiel 90: Ein Teilreplikat einer 

einzelnen Tabelle erzeugen) 

5. Die Filterung der Daten soll über die Kundeninformationen geschehen. Verwenden Sie den 

Ausdruck [KundenNr]

7 Abläufe mit Makros automatisieren 

Mit den Makros stehen in Access Werkzeuge zur Automatisierung von Arbeitsabläufen zur 

Verfügung. Makros sind im Prinzip nichts anderes, als eine Auflistung von Befehlen, die von 

Access automatisch hintereinander abgearbeitet werden. Makros werden in Access für das 

Festlegen eigener Menüleisten und eigener Tastenbelegungen sowie für das Ausführen von 

Aktionen beim Öffnen einer Datenbank eingesetzt. 

Wenn Sie bereits mit den Makros von Excel oder Word Erfahrungen gesammelt haben, werden Sie 

vielleicht zunächst etwas enttäuscht sein, da eine Makroaufzeichnung in Access nicht möglich ist. 

Dennoch sind Makros der einfachste Weg, Abläufe in Access zu automatisieren. Auch der ungeübte 

Benutzer kommt schnell mit ihnen zurecht. Ein weiterer Unterschied zu Excel- oder Word-Makros 

ist in der Tastsache zu sehen, dass Access-Makros sehr viel einfacher aufgebaut sind. Dennoch 

stehen sämtliche Befehle zur Verfügung, die Sie als Benutzer verwenden können und es lassen sich 

umfangreiche Applikationen aufbauen. 

Wenn Sie sich ein bestehendes Makro in der Entwurfsansicht betrachten, werden Sie feststellen, 

dass die einzelnen Aktionen in einer Tabelle untereinander aufgelistet sind. Der lineare Ablauf ist 

die einfachste Variante, aber auch Programmverzweigungen können eingebaut werden. 

Makros haben nichts mit der Programmiersprache Visual Basic for Application (VBA) zu tun. 

Diese ist in Access den so genannten Modulen vorbehalten. In diesem Kapitel gehen wir nur auf die 

Makros ein. Das komplexe Thema Visual Basic for Application würde den Rahmen dieses Buches 

sprengen. 

7.1 Makros erstellen und ausführen 

Ein Makro ist eine Auflistung von Befehlen, die von Access automatisch hintereinander 

abgearbeitet werden. 

Zunächst wird ein bereits angelegtes Makro aufgerufen. Dieses ordnet wichtige Formulare der 

Datenbank auf der Arbeitsoberfläche an. 

7.1.1 Beispiel 92: Ein Makro ausführen 

1. Wechseln Sie in der Datenbank 092_093Stadtlupe.mdb über die Objektleiste in die 

Makros. 

Abb 363 

2. Starten Sie das Makro Fenster anordnen mit einem Doppelklick. 

3. Die drei wichtigsten Formulare der Datenbank Stadtlupe werden nacheinander geöffnet und 

überlappend angeordnet. Außerdem ertönt ein Signalton und es wird eine Meldung 

eingeblendet. 

4. Bestätigen Sie die Meldung mit OK und schließen Sie die drei Formulare wieder. 


Abb 364 Es öffnen sich drei Fenster und eine Meldung 

5. Betrachten Sie das Makro Fenster anordnen in der Entwurfsansicht. 

Abb 365 

6. In der Spalte Aktion wird der eigentliche Makrobefehl aus dem Listenfeld ausgewählt. 

Unter Kommentar können eigene Beschreibungen zur Aktion eingetragen werden. 

7. Bei den Aktionsargumenten geben Sie zu einigen Aktionen noch weitere Informationen ein, 

damit die Kommandos sinnvoll durchgeführt werden können, beispielsweise den 

Formularnamen eines zu öffnenden Formulars. 

8. Klicken Sie auf die erste Aktion ÖffnenFormular in der Aktionsliste. Im Bereich 

Aktionsargumente erscheint im Feld Formularname Aufträge. Dies ist der Name des zu 

öffnenden Formulars. 

Abb 366 Das Makro Fenster anordnen 

Über die Aktionen der Makros können in Access wichtige Aufgaben durchgeführt werden. Viele 

der Dinge, die sonst mit der Tastatur oder der Maus erledigt werden, erreichen Sie hierüber. Dazu 

kommen noch Befehle zur Ablaufsteuerung. Eine Sonderstellung nimmt die Aktion 

AusführenBefehl ein. Über diese können Sie tatsächlich sämtliche Befehle aller Access Menüs 

erreichen. Zu dieser Aktion gehört folglich eine recht umfangreiche Befehlsliste. Die Namen der 

Befehle lassen sich in der Regel aus den Menü- und Befehlsnamen ableiten. FensterÜberlappend ist 

eben im Menü Fenster zu finden und der Befehl im Menü hat den Namen Überlappend. 

Das nächste Beispiel macht Sie mit den Arbeitschritten vertraut, die notwendig sind, wenn Sie ein 

Makro selbst anlegen möchten. 

7.1.2 Beispiel 93: Ein einfaches Makro erstellen 


2. Rufen Sie den Makroeditor auf, indem Sie in der Objektleiste auf Makros und dann auf Neu 

klicken. 

Abb 367 

3. Klicken Sie in die erste Zelle in der ersten Spalte (Aktion) und wählen Sie über den kleinen 

Pfeil am rechten Rand aus dem Auswahlmenü die Aktion ÖffnenFormular. 


4. Wählen Sie ebenso aus dem Listenfeld Formularname das Formular Aufträge. 

5. Achten Sie in den Aktionsargumenten darauf, dass unter Ansicht Formular und unter 

Fenstermodus Dialog eingestellt ist. So erscheint das Formular in der üblichen Ansicht, aber 

man kann es nicht verlassen, ohne es zu schließen. 

6. Bevor Sie ein Makro starten können, müssen Sie es speichern. Sichern Sie das Makro unter 

dem Namen Aufträge bearbeiten. 

Abb 368 

7. Starten Sie das Makro jetzt über das Symbol Ausführen. Das Formular wird angezeigt und 

das Bearbeiten von Aufträgen ist möglich. Sie müssen das Formular wieder schließen, bevor 

Sie etwas anderes in Access unternehmen können. 

Abb 369 

8. Fügen Sie vor der Aktion ÖffnenFormular eine leere Zeile ein. Die Aktion soll hier 

Meldung sein. Als Meldungstext geben Sie unter Aktionsargumente Sie können jetzt 

Aufträge bearbeiten! ein. 

Abb 370 

9. Testen Sie das Makro noch einmal. Es erscheint am Anfang eine Meldung mit dem Text, 

den Sie eingegeben haben. 

Abb 371 

Abb 372 

10. Zu Dokumentationszwecken soll die Definition des Makros ausgedruckt werden. Klicken 

Sie auf das Symbol Seitenansicht. 

Abb 373 

11. Entfernen Sie in der Dialogbox die Häkchen vor Eigenschaften und Berechtigungen… 

Abb 374 

12. Nach OK erscheint die Makro-Dokumentation in der Seitenansicht. Drucken Sie das Makro 

und schließen Sie die Datenbank anschließend. 

Für viele Anwendungen ist ein Startmakro sehr hilfreich, welches die Arbeitsumgebung für einen 

Benutzer beim Öffnen der Datenbank einrichtet. Wenn ein Makro automatisch beim Öffnen der 


Datenbank ausgeführt werden soll, so geben Sie diesem den Namen Autoexec. So können Sie 

beispielsweise bestimmte Formulare schon beim Start öffnen. 

7.1.3 Beispiel 94: Makro automatisch beim Öffnen der 

Datenbank ausführen (Autoexec) 

1. Die Datenbank 094Stadtlupe.mdb ist geöffnet. 

2. Sie möchten im Datenbankfenster eine Kopie des im vorigen Beispiel erstellten Makros 

Aufträge bearbeiten erstellen. 

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Makro Aufträge bearbeiten und wählen Sie 

Kopieren. 

4. Klicken Sie auf Einfügen und geben Sie als Makronamen Autoexec ein. 

Abb 375 

5. Schließen Sie die Datenbank und öffnen Sie diese gleich wieder. 

6. Beim Öffnen der Datenbank wird das Makro Autoexec sofort gestartet und alle darin 

enthaltenen Aktionen werden ausgeführt. 

7. Deaktivieren Sie das Makro wieder, indem Sie es in Autoexec (Test) umbenennen und 

schließen Sie die Datenbank. 

Abb 376 

Eine weitere Arbeitserleichterung in Access sind eigene Kurzbefehle. Damit können beispielsweise 

die wichtigsten Formulare Ihrer Datenbank per Tastenkombination aufgerufen werden. Im 

folgenden Beispiel werden Kurzbefehle eingerichtet, um die wichtigsten Formulare über eine 

Tastenkombination aufzurufen. Damit Sie dies tun können, müssen Sie im Makroeditor einzelnen 

Aktionen oder Aktionsabschnitten Namen zuweisen. Das folgende Beispiel stellt vor, wie das 

funktioniert. 

7.1.4 Beispiel 95: Makros über Tastenkombinationen aufrufen 

1. Die Datenbank 095Stadtlupe.mdb ist geöffnet. Klicken Sie in der Objektleiste auf Makros 

und dann auf Neu. 

2. Aktivieren Sie über das Symbol Ansicht/Makronamen die zusätzliche Spalte Makroname im 

Makroeditor. 

3. Geben Sie als ersten Makronamen ^ a ein. Um kein â zu erzeugen, müssen Sie unmittelbar 

nach dem ^ ein Leerzeichen eingeben. ^a ist die abkürzende Schreibweise für die 

Tastenkombination (Strg)+(a). Wählen Sie als Aktion ÖffnenFormular und aus dem 

Listenfeld Formularnamen das Formular Aufträge. 

4. Über ^r soll dem entsprechend das Formular Rechnungen drucken aufgerufen werden 

können. 

5. Um über die Funktionstaste (F10) das aktuelle Fenster zu maximieren, geben Sie als 

Makronamen {F10} ein und wählen die Aktion Maximieren aus. 

6. Mit (F9) soll die ursprüngliche Fenstergröße wiederhergestellt werden können. 

7. Geben Sie in die dritte Spalte die entsprechenden Kommentare ein. 


Abb 377 

8. Speichern Sie das neue Makro unter AutoKeys . Existiert ein Makro dieses Namens in Ihrer 

Datenbank, so wird anhand der Einträge im Makro die Tastaturbelegung vorgenommen. Die 

Aktivierung beginnt beim Speichern. 

9. Testen Sie die neu definierten Kurzbefehle in der Datenbank, beispielsweise mit (Strg)+(a) 

oder (F10). 

(Strg) wird im Makronamen mit ^ gekennzeichnet, (Umschalt) mit +. 

Hin und wieder kann es natürlich vorkommen, dass ein Makro nicht ganz so funktioniert, wie Sie 

sich das eigentlich vorgestellt haben. Besteht das Makro aus mehreren Aktionen, so kann es 

hilfreich sein, wenn Sie den Ablauf Schritt für Schritt nachvollziehen und beobachten, was bei jeder 

einzelnen Aktion genau passiert. 

7.1.5 Beispiel 96: Makros schrittweise zum Testen ausführen 


2. Öffnen Sie das Makro Fenster anordnen in der Entwurfsansicht. Das Makro besteht aus 

sechs Aktionen, die nacheinander ausgeführt werden. 

3. Starten Sie das Makro nicht, wie gewohnt, direkt, sondern schalten Sie zunächst den 

Einzelschrittmodus über den Menübefehl Ausführen/Einzelschritt oder das Symbol 

Einzelschritt ein. 

Abb 378 

4. Starten Sie das Makro jetzt über das Symbol Ausführen. 

Abb 379 

5. Vor dem Ausführen der ersten Makroaktion erscheint ein Dialogfeld. Dieses zeigt, was im 

nächsten Schritt passieren soll. In diesem Fall soll die Aktion ÖffnenFormular ausgeführt 

werden. Zusätzlich wird angezeigt, welche Werte, das heißt Argumente die Aktion 

verwenden wird. Hier ist der Name des Formulars Aufträge zu erkennen. 

Abb 380 

6. Sie haben jetzt drei Möglichkeiten zur Verfügung, um die Makroausführung zu steuern. Mit 

Schritt starten Sie die angezeigte Aktion und gelangen anschließend zur nächsten Aktion. 


Mit Anhalten beenden Sie das Makro. Mit Weiter verlassen Sie den Einzelschrittmodus und 

lassen das gesamte Makro bis zum Ende durchlaufen. 

7. Klicken Sie auf Schritt. Die Aktion wird ausgeführt. Das Formular Aufträge öffnet sich und 

darüber erscheint erneut das Einzelschritt-Dialogfeld. Es zeigt an, dass im nächsten Schritt 

das Formular Hefte geöffnet werden soll. 

Abb 381 

8. Klicken Sie einfach im Einzelschrittmodus sämtliche Aktionen durch. 

9. Schalten Sie jetzt den Einzelschrittmodus wieder aus und schließen Sie anschließend das 

Makro wieder. Schließen Sie die einzelnen Fenster. 

Beim Arbeiten mit Makros kann es übrigens passieren, dass Access automatisch das gerade kennen 

gelernte Dialogfeld anzeigt. Dies geschieht dann, wenn bei der Ausführung ein Fehler auftritt. Das 

folgende Beispiel demonstriert dies kurz. 

7.1.6 Beispiel 97: Infofeld nach einem Makrofehler 

1. Die Datei 096_097Stadtlupe.mdb ist geöffnet. 

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Makro Fenster anordnen und wählen Sie aus 

dem Kontextmenü Kopieren. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Einfügen und nennen Sie 

die Kopie Fenster anordnen (mit Fehler). 

3. Öffnen Sie das Makro Fenster anordnen (mit Fehler) in der Entwurfsansicht. 

4. Ändern Sie in der dritten Aktion (Öffnen Formular) das Aktionsargument Formularname. 

Abb 382 

5. Führen Sie das Makro Fenster anordnen (mit Fehler) aus. 

6. Die ersten beiden Formulare öffnen sich, wie gewohnt. Danach wird eine Fehlermeldung 

angezeigt. Das dritte Formular ist nicht vorhanden. 

7. Nach dem Bestätigen der Fehlermeldung erscheint das Dialogfeld Aktion ist fehlgeschlagen. 

Abb 383 


8. Dieses entspricht der Anzeige im Einzelschrittmodus. Allerdings bietet es Ihnen nur die 

Möglichkeit, sich über den Makronamen, die gerade ausgeführte Aktion und die Parameter 

zu informieren und anschließend das Makro anzuhalten. 

7.2 Makros in Formularen und Berichten 

Häufig werden Makros in Formularen eingesetzt und mit Schaltflächen verknüpft. So können Sie 

Ihre Formulare und Berichte sehr leicht mit benutzerfreundlichen Funktionen versehen. Ihre selbst 

definierten Makros werden automatisch aufgerufen, wenn im Formular oder Bericht bestimmte 

Ereignisse eintreten. Das kann zum Beispiel das Klicken eines Benutzers auf eine Schaltfläche sein 

(Ereignis: Beim Klicken) oder die Tatsache, dass ein Berichtsbereich gerade für den Druck 

aufbereitet wird (Ereignis: Beim Drucken). 

Denken Sie daran, dass Sie beim Öffnen von verknüpften Formularen oder Berichten die 

Möglichkeit haben, die dargestellten Inhalte zu synchronisieren. Die Ausdrücke, die hier benötigt 

werden, haben Sie bereits im Kapitel „Ausdrücke“ kennen gelernt. Wir stellen Sie in den nächsten 

beiden Beispielen im Zusammenhang mit der Erstellung von Makros vor. Zunächst soll es dem 

Benutzer ermöglicht werden, aus dem Auftragsformular heraus die vollständigen 

Kundeninformationen zu betrachten. 

7.2.1 Beispiel 98: Ein verknüpftes Formular über eine 

Schaltfläche öffnen 

1. Die Datenbank 098Stadtlupe.mdb ist geöffnet. 

2. Öffnen Sie das Formular Aufträge in der Entwurfsansicht und aktivieren Sie über das Menü 

Ansicht die Toolbox , falls diese nicht sichtbar ist. 

Abb 384 

3. Achten Sie darauf, dass das Symbol Steuerelement-Assistenten nicht gedrückt ist. 

Abb 385 

4. Wählen Sie das Werkzeug Befehlsschaltfläche aus. Ein Klick auf Ihr Formular erstellt eine 

Schaltfläche. Positionieren Sie diese am besten unter dem Listenfeld Anzeigenformat. 

Vergrößern Sie die Schaltfläche etwas. 

Abb 386 

5. Doppelklicken Sie auf die Beschriftung der Schaltfläche und ändern Sie diese in &Kunde 

anzeigen. Über das &-Symbol erzeugen Sie einen so genannten Hotkey für das Formular, d. 

h., Sie werden das Makro hinter der Schaltfläche auch über das Tastenkürzel (Alt)+(k) 

ansprechen können. 

6. Nach (Return) klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche und wählen aus 

dem Kontextmenü Ereignis . 


Abb 387 

7. Im Dialogfeld markieren Sie die Option Makro-Generator. Mit OK geht es weiter. 

Abb 388 

8. Speichern Sie das neue Makro unter KundenInfo und wählen Sie als Aktion ÖffnenFormular 

aus. Als Formularname wählen Sie Kunden, als Datenmodus Nur lesen. 

Abb 389 

9. Über das Feld Bedingung legen Sie die Verknüpfung für die angezeigten Daten im 

Kundenformular fest. Geben Sie [Kunden-Nr]=[Formulare]![Aufträge]![Kunden-Nr] ein. 

Damit wird der zum aktuellen Auftrag passende Kundendatensatz ausgewählt. 

10. Schließen Sie das Makro und speichern Sie die Änderungen. 

11. Wechseln Sie in die Formularansicht und klicken Sie auf die Schaltfläche Kunde anzeigen. 

Zum Auftrag 1 erscheinen die Kundeninfos des Kunden 2 im geöffneten Kundenformular. 

Abb 390 

12. Schließen Sie das Kundenformular wieder und öffnen Sie es dieses Mal über die Hotkey - 

Tastenkombination (Alt)+(k). 

Das Öffnen eines Berichtes mit der Übergabe einer Auswahlbedingung verläuft im Prinzip analog 

zum gerade gezeigten Verfahren. Zu einem Auftrag soll nun die passende Rechnung angezeigt 

werden. 

7.2.2 Beispiel 99: Einen gefilterten Bericht über eine 

Befehlsschaltfläche öffnen 

1. Mit Hilfe eines Makros soll in der Datenbank 099Stadtlupe.mdb die zu einem angezeigten 

Auftrag passende Rechnung gedruckt werden. 

2. Öffnen Sie das Formular Aufträge in der Entwurfsansicht. 

3. Fügen Sie mit dem Werkzeug Befehlsschaltfläche aus der Toolbox unterhalb der 

Schaltfläche Kunde anzeigen eine neue Schaltfläche hinzu. 


Abb 391 

4. Beschriften Sie die Schaltfläche mit &Rechnung drucken und drücken Sie (Return). 

5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche und wählen Sie Eigenschaften. 

6. Wechseln Sie in das Register Ereignis. Aktivieren Sie im Feld Beim Klicken den Makro- 

Generator. 

Abb 392 

7. Speichern Sie das neue Makro unter Rechnung drucken und wählen Sie als Aktion 

ÖffnenBericht aus. Als Berichtsname wählen Sie Rechnungen, als Ansicht Seitenansicht. 

Damit wird der Bericht nicht sofort zum Drucker geschickt, sondern zunächst in der 

Vorschau gezeigt. 

8. Als Bedingung geben Sie [Auftrags-Nr]=[Formulare]![Aufträge]![Auftrags-Nr] ein. 

Speichern und schließen Sie das Makro und das Eigenschaften-Fenster. 

9. Wechseln Sie in die Formularansicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung drucken 

und wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie in der Seitenansicht betrachten möchten. 

10. Speichern Sie die Änderungen im Formular ab und schließen Sie die Datenbank. 

Abb 393 Das Makro Rechnung drucken 

Bei Ihrer Arbeit an Access-Applikationen wird es im Laufe der Zeit vorkommen, dass Sie für 

einzelne Formulare bzw. Berichte eine größere Anzahl von Makros entwikkeln. Damit Sie dabei 

den Überblick behalten, können Sie Makros, die zueinander gehören, also zum Beispiel die Makros 

eines Formulars, in einem gemeinsamen Makroobjekt zusammenfassen. Damit die Makros dennoch 

einzeln angesprochen und ausgeführt werden können, bekommen diese innerhalb des 

„Supermakros“ jeweils eigene Namen. Das nächste Beispiel stellt diese Methode vor. Die beiden 

Makros aus den letzten Beispielen sowie ein neues Makro werden in einem gemeinsamen 

Makroobjekt verwaltet. 

7.2.3 Beispiel 100: Makrogruppen anlegen 

1. Legen Sie in der Datenbank 100Stadtlupe.mdb ein neues Makro an und blenden Sie über 

Ansicht/Makronamen die neue Spalte Makroname ein. 

Abb 394 

2. Geben Sie in der ersten Zeile in der Spalte Makroname Hinweis ein. 

Abb 395 

3. Die Aktion soll Wiederherstellen sein. Damit wird das Formular immer in seiner 

ursprünglichen Größe angezeigt. Ansonsten würde die Einstellung der letzten Benutzung 

verwendet. 


4. Bei der zweiten Zeile lassen Sie die Spalte Makroname leer. Geben Sie als Meldung Bitte 

drucken Sie die Rechnung sofort! ein. Sorgen Sie für einen Signalton und legen Sie als Typ 

Information fest. 

Abb 396 Die Aktionsargumente des Makros Meldung 

5. Geben Sie in der dritte Zeile als Makronamen Kundeninfo ein. 

6. Wählen Sie als Aktion ÖffnenFormular aus. Als Formularnamen wählen Sie Kunden, als 

Datenmodus Nur lesen. Geben Sie in das Feld Bedingung den Ausdruck [Kunden- 

Nr]=[Formulare]![Aufträge]![Kunden-Nr] ein. 

7. Geben Sie in der vierten Zeile als Makronamen Rechnung ein. 

8. Wählen Sie als Aktion ÖffnenBericht aus. Als Berichtsnamen wählen Sie Rechnungen, als 

Ansicht Seitenansicht. In das Feld Bedingung geben Sie [Auftrags- 

Nr]=[Formulare]![Aufträge]![Auftrags-Nr] ein. 

9. Sie haben jetzt drei Makrogruppen angelegt. Die erste enthält zwei Aktionen. Die anderen 

jeweils eine. 

Abb 397 

10. Speichern Sie das neue Makro unter dem Namen Aufträge ab und schließen Sie es. 

Jetzt muss noch das Formular Aufträge so angepasst werden, dass es die Makrogruppen aus dem 

Makro Aufträge verwendet. 

7.2.4 Beispiel 101: Makrogruppen zuweisen 

1. Öffnen Sie in der Datenbank 101Stadtlupe.mdb das Formular Aufträge in der 

Entwurfsansicht und über Ansicht/Eigenschaften das Eigenschaftenfenster des Formulars. 

Wechseln Sie in das Register Ereignis. 

2. Klicken Sie in das Feld für das Ereignis Beim Öffnen und öffnen Sie die Auswahlliste. 

Unter den angezeigten Makros befinden sich auch die Makrogruppen des Makros Aufträge. 

Diese werden in einer Punkt-Schreibweise dargestellt. Wählen Sie die Makrogruppe 

Aufträge.Hinweis aus und schließen Sie das Fenster wieder. 

Abb 398 

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Kunde anzeigen, wählen Sie 

Eigenschaften und ordnen Sie im Register Ereignis der Eigenschaft Beim Klicken die 

Makrogruppe Aufträge.Kundeninfo zu sowie dementsprechend der Schaltfläche Rechnung 

drucken im Register Ereignis der Eigenschaft Beim Klicken die Makrogruppe 

Aufträge.Rechnung. 


anzeigen 

Abb 399 Die Eigenschaften der Schaltfläche Kunde 

4. Speichern Sie das geänderte Formular ab. 

5. Wechseln Sie in die Formularansicht. 

6. Das Formular wird in der Entwurfsgröße angezeigt und die Meldung erscheint. Testen Sie 

die beiden Schaltflächen und schließen Sie die Datenbank. 

Makros lassen sich auch äußerst vorteilhaft innerhalb von Berichten einsetzen. Tatsächlich sind 

bestimmte Standardaufgaben ohne den Einsatz von Makros nicht lösbar. Das folgende Beispiel 

demonstriert, wie Sie innerhalb eines Berichtsausdrucks die Seitennummerierung neu beginnen 

können. Im Bericht Rechnungen, welcher viele Rechungen „am Stück“ druckt, sollen die 

Seitennummern innerhalb einer Rechnung fortlaufend sein und mit jeder Rechnung neu beginnen. 

7.2.5 Beispiel 102: Seitennummerierung in einem Bericht 

zurücksetzen 

1. Öffnen Sie in der Datenbank 102Stadtlupe.mdb den Bericht Rechnungen im Entwurf. 

2. Betrachten Sie die Eigenschaften des Berichtsbereichs Auftrags-Nr – Kopfbereich, indem 

Sie diesen mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü Eigenschaften 

wählen. 

3. Aktivieren Sie im Register Ereignis für das Ereignis Beim Drucken den Makro-Generator. 

4. Speichern Sie das Makro unter Seitenzahl zurücksetzen. 

5. Wählen Sie als Aktion SetzenWert . Im Bereich Aktionselemente geben Sie als Element 

[Seite] an. Damit beziehen Sie sich auf die Seitenzahl-Eigenschaft eines Berichtes. Legen 

Sie als Ausdruck 1 fest. Speichern und schließen Sie das Makro und den Bericht. 

Abb 400 Das Makro Seitenzahl zurücksetzen 

6. Öffnen Sie über das Formular Rechnungen drucken den Bericht. Geben Sie als Erste 

Auftragsnummer 1 und als Letzte Auftragsnummer 9 ein. 

Abb 401 

7. Funktioniert das Zurücksetzen der Seitennummern? Betrachten Sie die Seitennummerierung 

der verschiedenen Rechnungen. 

8. Die Rechnung zur Auftragsnummer 4 erstreckt sich über zwei Seiten. Kontrollieren Sie auch 

hier die Seitenzahlen. 


Das folgende Beispiel demonstriert, wie Sie in Abhängigkeit von einer Benutzereingabe in einem 

Formular an einer anderen Stelle einen Feldinhalt vorgeben können. Dies bietet Ihnen noch 

flexiblere Möglichkeiten als die Eigenschaft Standardwert, die Sie sicher schon kennen und lässt 

sich auch gut mit dieser kombinieren. Im Formular Hefte sollen auf der Basis eines vorgegebenen 

Wertes für das Datum Redaktionsschluss Vorschläge in den Feldern Druckdatum und 

Erscheinungstermin erscheinen. 

7.2.6 Beispiel 103: Einen Feldinhalt in Abhängigkeit von einer 

Eingabe setzen 

1. Öffnen Sie in der Datenbank 103Stadtlupe.mdb das Formular Hefte in der 


2. Rufen Sie über das Kontextmenü die Eigenschaften des Feldes Redaktionsschluss auf. 

Abb 402 

3. Aktivieren Sie im Register Ereignis für das Ereignis Nach Aktualisierung den Makro- 

Generator. 

4. Speichern Sie das neue Makro unter Termine vorschlagen. 

5. Wählen Sie als Aktion SetzenWert. 

6. Im Feld Element geben Sie Druckdatum an. Dies ist das Feld, das in Abhängigkeit von der 

Eingabe in Redaktionsschluss ausgefüllt werden soll. 

7. Als Ausdruck, der den Drucktermin berechnet, geben Sie [Redaktionsschluss]+ 7 ein. Es 

soll also sieben Tage nach dem Redaktionsschluss gedruckt werden. 

8. Geben Sie analog eine Berechnungsvorschrift für das Feld Erscheinungstermin an. Der 

Erscheinungstermin liegt drei Tage nach dem Druckdatum. 

Abb 403 Das Makro Termine vorschlagen 

9. Speichern und schließen Sie das Makro und das Eigenschaftenfenster. 

10. Wechseln Sie nun in die Formularansicht und probieren Sie das Makro aus, indem Sie ein 

neues Heft anlegen. Die Heftnummer ist SO 06-01; das Mitarbeiterkürzel RA, die 

Bezeichnung Neujahr 2006; der Hefttyp Sonderheft, Redaktionsschluss ist der 27.12.2005. 

Abb 404 Ein neues Heft wird angelegt; Druckdatum und 

Erscheinungstermin werden automatisch eingetragen 

11. Überprüfen Sie Ihren Eintrag in der Tabelle Hefte und schließen Sie die Datenbank. 

Zur Vollständigkeit soll Ihnen an dieser Stelle der Befehlsschaltflächen-Assistent für Formulare 

vorgestellt werden. Sie werden feststellen, dass Sie im Grunde bereits mit den bisher angeeigneten 

Kenntnissen Schaltflächen auch ohne diesen Assistenten aufbauen können. Das folgende Beispiel 

dient daher eher der Demonstration. Vielleicht erhalten Sie jedoch über das Kennen lernen der 

Möglichkeit des Assistenten weitere Anregungen für den Einsatz von Makros. 


7.2.7 Beispiel 104: Den Befehlsschaltflächen-Assistenten 

einsetzen 

1. Öffnen Sie in der Datenbank 104Stadtlupe.mdb das Formular Kunden im Entwurf und 

zeigen Sie ggf. über Ansicht die Toolbox an. 

2. Aktivieren Sie den Steuerelement-Assistenten . 

Abb 405 

3. Legen Sie am unteren Ende des Formulars unterhalb des Feldes Konditionen eine neue 

Befehlschaltfläche an. 

Abb 406 

Abb 407 

4. Sobald Sie die Schaltfläche eingefügt haben, öffnet sich der Befehlsschaltflächen-Assistent . 

5. Wählen Sie die Kategorie Formularoperationen aus. Klicken Sie die Option Formular öffnen 

an. Wechseln Sie mit Weiter auf die nächste Seite des Assistenten. 

Abb 408 

6. Klicken Sie den Formularnamen Aufträge an und danach Weiter. 

7. Aktivieren Sie auf der nächsten Seite die Option Das Formular öffnen und bestimmte Daten 

suchen und anzeigen aus – Weiter. 

8. Markieren Sie aus dem Formular Kunden das Feld Kunden-Nr und aus dem Formular 

Aufträge das entsprechende Feld Kunden-Nr und klikken Sie anschließend auf die 

Schaltfläche in der Mitte. 

Abb 409 

9. Nach Weiter aktivieren Sie die Option Text, geben als Beschriftung den Text Aufträge 

anzeigen ein und klicken wieder auf Weiter. 


10. Geben Sie als Namen der Schaltfläche den Text Aufträge ein. Mit Fertig stellen schließen 

Sie den Assistenten ab. 

11. Testen Sie die neue Schaltfläche, indem Sie in die Formularansicht wechseln und die 

Schaltfläche anklicken. Zum Kunden Nummer 1 sollte der Auftrag 7 angezeigt werden. 

7.3 Bedingungen in Makros verwenden 

Die Makrobeispiele, die Sie bis jetzt kennen gelernt haben, waren einfache „Geradeaus-Makros“. 

Die Befehle wurden in der Reihenfolge ihres Vorkommens in der Aktionsliste von oben nach unten 

abgearbeitet. Der Ablauf konnte also nicht beeinflusst werden. Durch das Setzen von Bedingungen 

können Sie den Programmablauf steuern, um auf Benutzeraktionen zu reagieren. 

Das nächste Beispiel erweitert das Makro Rechnung drucken. Der Benutzer wird zunächst gefragt, 

ob der Drucker bereit ist, also ob zum Beispiel das korrekte Papier eingelegt ist. Erst nach einer 

positiven Antwort wird der Druckvorgang tatsächlich gestartet und die Rechnung direkt auf dem 

angeschlossenen Drucker ausgegeben. 

Etwas überraschend ist sicherlich die Methode, über die in Access-Makros eine Benutzerauswahl 

abgefragt werden kann. Die Funktion Meldung, welche von Access zur Verfügung gestellt wird, ist 

der Programmierung mit Visual Basic for Applications entlehnt. In VBA heißt sie MsgBox. Sie hat 

den folgenden Aufbau: Meldung (Nachricht; Schaltflächen, Titel). Dabei stellt Nachricht die 

eigentliche Anfrage an den Benutzer dar, Schaltflächen ist ein Zahlencode, über den festgelegt wird, 

welche Schaltflächen im Dialogfeld erscheinen sollen: 0 steht für „OK“; 1 für „OK“ und 

„Abbrechen“; 4 für „Ja“ und „Nein“; u. s. w. Titel ist wieder eine Textinformation. Damit kann der 

Fenstertitel eingestellt werden. Da es sich bei Meldung um eine Funktion handelt, wird nach der 

Anzeige eines entsprechenden Fensters und der Benutzerreaktion ein Ergebnis zurückgegeben. 

Auch dieses ist wieder codiert: 1 steht für „OK“; 2 steht für „Abbrechen“; 6 für „Ja“ und 7 für 

„Nein“. Weitere Informationen zur Handhabung und zu den Codes finden Sie in der Access-Hilfe. 

Sie müssen dort allerdings nach MsgBox suchen, um die Funktion zu finden! 

7.3.1 Beispiel 105: Ein Makro mit einer Bedingung versehen 

1. Öffnen Sie in der Datenbank 105Stadtlupe.mdb das bereits erstellte Makro Rechnungen 

drucken start im Entwurf. 

Abb 410 

2. Blenden Sie über Ansicht/Bedingungen die Bedingungsspalte des Makroentwurfs ein. 

Abb 411 

3. Tragen Sie unter Bedingung Meldung("Drucker bereit?";4)=6 ein. Diese Funktion erzeugt 

eine Meldungsbox mit einer Abfrage an den Benutzer, die dieser mit Ja oder Nein 

beantworten kann. 6 steht für Ja, 7 für Nein. 


Abb 412 

4. Speichern und schließen Sie das Makro. 

5. Öffnen Sie das Formular Rechnungen drukken in der Formularansicht und klicken Sie auf 

die Schaltfläche Drucken. Vor dem Anzeigen des Berichtes erscheint nun zunächst die 

Nachfrage. 

6. Schließen Sie die Datenbank. 

Abb 413 

Die Vergleichsausdrücke in Makro-Entscheidungen können natürlich auch auf der Grundlage von 

Feldinhalten gebildet werden. Außerdem können die bedingten Teile eines Makros aus mehr als 

einer Aktion bestehen. Im nächsten Beispiel wird die Berechnung von Druck- und 

Erscheinungstermin verfeinert. Ein berechneter Drucktermin darf nicht auf einen Sonntag fallen. In 

diesem Fall wird der Drucktermin einen Tag vorverlegt. Der Erscheinungstermin darf ebenfalls 

nicht auf einen Sonntag fallen. Er wird in einem solchen Fall auf den Montag gelegt. 

7.3.2 Beispiel 106: Bedingung auf der Grundlage eines 

berechneten Ausdrucks 

1. Öffnen Sie in der Datenbank 106Stadtlupe.mdb das Formular Hefte in der 


2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld Redaktionsschluss und wählen Sie 

Eigenschaften. 

3. Öffnen Sie im Register Ereignis im Feld Nach Aktualisierung das Makro Termin 

vorschlagen. 

4. Blenden Sie über Ansicht die Spalte Bedingung ein. 

5. Fügen Sie über Einfügen/Zeilen hinter der ersten Zeile ein neue ein. 

Abb 414 

6. Als Bedingung tragen Sie in die neue Zeile den Ausdruck Wochentag([Druckdatum])=1 

ein. Damit testen Sie, ob das berechnete Datum ein Sonntag ist. Geben Sie als Aktion 

SetzenWert ein. In den Aktionsargumenten geben Sie als Element [Druckdatum] und als 

Ausdruck [Druckdatum]-1 ein. 

7. Fügen Sie hinter der neuen Zeile eine weitere ein. Unter Bedingung geben Sie das 

Fortsetzungszeichen „…“ ein. Die drei Punkte legen fest, dass bei gültiger Bedingung der 

Vorgängerzeile(n) auch diese Aktion ausgeführt werden soll. 

8. Die Aktion lautet Meldung. Der anzuzeigende Text: Drucktermin wurde korrigiert! 

9. Geben Sie unter der vierten Zeile die Bedingung Wochentag([Erscheinungstermin])=1 ein. 

Über SetzenWert verlegen Sie das Erscheinungsdatum einen Tag nach hinten. 


Abb 415 

10. Erstellen Sie noch das Makro für eine weitere Meldung: Erscheinungstermin wurde 

korrigiert! Verwenden Sie auch hier die Fortsetzungszeichen. 

11. Testen die das Makro in der Formularansicht. Beim Redaktionsschluss 27.10.2005 sollte das 

Druckdatum verlegt werden. 

Abb 416 

Das nächste Beispiel zeigt eine weitere Einsatzmöglichkeit für Makros. Es geht darum, auf den 

Rechnungen der Stadtlupe, welche sich über mehrere Seiten erstrekken, im Seitenfuß eine 

Zwischensumme anzuzeigen. Auf der Folgeseite muss ein entsprechender Übertrag dargestellt 

werden. Dieses soll natürlich nicht für Rechnungen gelten, die nur aus einer einzigen Seite 

bestehen. Um diese Funktion zu realisieren, müssen verschiedene Makrotechniken, die Sie bisher 

kennen gelernt haben, miteinander kombiniert werden. Die folgenden drei Beispiele zeigen, wie 

man dabei vorgehen kann. 

7.3.3 Beispiel 107: Berichtsfelder für Zwischensumme und 

Übertrag vorbereiten 

1. Öffnen Sie in der Datenbank 107Stadtlupe.mdb den Entwurf des Berichtes Rechnungen. 

2. Fügen Sie im Seitenkopf, unterhalb der durchgezogenen Linie, am linken Berichtsrand ein 

neues Textfeld ein. 

Abb 417 

3. Geben Sie im Bezeichnungsfeld Übertrag von vorheriger Seite ein. Klikken Sie doppelt auf 

das Textfeld und geben Sie im Register Alle im Feld Name Übertrag ein, im Feld 

Steuerelementinhalt =[Zwischensumme] und als Sichtbar Nein. Schließen Sie das Fenster 

und positionieren Sie beide Felder nebeneinander. 

Abb 418 

Hinweis: Sie können das Bezeichnungs- und das Textfeld getrennt voneinander verschieben, 

indem Sie das entsprechende Feld markieren und dann in die linke obere Ecke klicken. Der 

Mauszeiger wird zur Hand. Verschieben Sie das entsprechende Feld mit gedrückter 

Maustaste. 

4. Formatieren Sie beide Felder kursiv, indem Sie diese durch einfaches Anklicken markieren 

und dann auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste klicken. 


Abb 419 

Abb 420 Im Seitenkopf wird ein Textfeld eingefügt 

5. Legen Sie im Seitenfuß, ebenfalls am linken Berichtsrand, ein weiteres Textfeld an. Die 

Beschriftung des Bezeichnungsfeldes lautet Zwischensumme: Klicken Sie doppelt auf das 

Textfeld und wählen Sie im Register Alle als Name Zwischensumme und als Sichtbar 

ebenfalls Nein. Formatieren Sie die beiden Felder ebenfalls kursiv. 

Abb 421 

6. Speichern Sie den Bericht. 

Um die Zwischensumme zu bilden und die Felder ein- bzw. auszublenden, müssen jetzt 

verschiedene Makros angelegt werden. Diese sollen in Makrogruppen innerhalb des neuen Makros 

Rechnungen zusammengefasst werden. 

7.3.4 Beispiel 108: Berichtsfelder über Makros berechnen und 

anzeigen 

1. Der Entwurf des Berichtes Rechnungen in der Datenbank 108Stadtlupe.mdb ist geöffnet. 

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Berichtsbereich Auftrags-Nr Kopfbereich und 

wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Ereignis und anschließend die Option Makro- 

Generator. Legen Sie ein neues Makro unter dem Makronamen Rechnungen an. 

3. Zeigen Sie über Ansicht die Makronamen an. 

4. Das erste Makro erhält den Namen AuftragsKopf. Die erste Aktion SetzenWert setzt den 

Wert des Feldes [Seite] auf 1. Geben Sie dazu unter den Aktionsargumenten im Feld 

Element [Seite] ein, im Feld Ausdruck 1. 

festgelegt. 

Abb 422 Die Aktion des Makros AuftragsKopf wird 

5. Legen Sie ein zweites Makro mit dem Namen Addieren an. In der einzigen Aktion des 

Makros setzen Sie den Wert für [Zwischensumme] auf [Zwischensumme]+[Bruttopreis]. 

6. Blenden Sie über Ansicht die Bedingungsspalte ein und nennen Sie das dritte Makro 

Anzeigen. 

7. Die Bedingung für die erste Aktion des Makros Anzeigen lautet: [Zwischensumme]>0. Die 

Aktion ist SetzenWert. Diese setzt die Eigenschaft [Zwischensumme].[Sichtbar] auf Wahr. 

8. Als Bedingung für die zweite Aktion des Makros Anzeigen setzen Sie die 

Fortsetzungspunkte … ein. Über SetzenWert wird die Eigenschaft [Übertrag].[Sichtbar] 

auf Wahr eingestellt. Damit sind die beiden Felder nur dann sichtbar, wenn es eine 

Zwischensumme gibt. 

9. Die Bedingung für die dritte Aktion lautet: [Zwischensumme]=0. Die Aktion ist 

SetzenWert. Diese setzt die Eigenschaft [Zwischensumme].[Sichtbar] auf Falsch. 


10. Als Bedingung für die vierte Aktion setzen Sie wieder die Fortsetzungspunkte … ein. Über 

SetzenWert wird die Eigenschaft [Übertrag].[Sichtbar] auf Falsch eingestellt. Damit sind 

die beiden Felder unsichtbar, wenn es keine Zwischensumme gibt. 

11. Ein letztes Makro bekommt den Namen AuftragsFuss. Es soll die [Zwischensumme] wieder 

auf 0 setzen. Füllen Sie also die Aktionsargumente in der entsprechenden Weise aus. 

12. Speichern und schließen Sie das Makro und den Bericht. 

Abb 423 Die Makrogruppen des Makros Rechnungen 

Die Makrogruppen müssen jetzt wieder den richtigen Ereignissen des Berichtes zugeordnet werden. 

7.3.5 Beispiel 109: Makrogruppen den Berichtsereignissen 

zuweisen 

1. In der Datenbank 109Stadtlupe.mdb ist der Entwurf des Berichtes Rechnungen geöffnet. 

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Berichtsbereich Auftrags-Nr Kopfbereich und 

wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften. 

3. Weisen Sie im Register Ereignis der Eigenschaft Beim Formatieren das Makro 

Rechnungen.Auftragskopf zu. Damit wird bei jeder neuen Rechnungsnummer die Seitenzahl 

zurückgesetzt. 

Abb 424 

4. Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf den Berichtsbereich Detailbereich, wählen 

Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften und im Register Ereignis im Feld Beim 

Formatieren Rechnungen.Addieren. Damit wird bei jeder Rechnungsposition die 

Zwischensumme um den Bruttopreis erhöht. 

5. Verfahren Sie ebenso mit dem Berichtsbereich Auftrags-Nr Fußbereich. Weisen Sie diesem 

im Feld Beim Formatieren Rechnungen.Auftragsfuss zu. Damit wird nach jeder 

abgeschlossenen Rechnung die Zwischensumme gelöscht. 

6. Der Seitenfuß soll als Ereignis Beim Formatieren die Makrogruppe Rechnungen.Anzeigen 

starten. Darüber wird das Ein- und Ausblenden der zusätzlichen Felder gesteuert. Speichern 

Sie die Änderungen und schließen Sie den Bericht. 

7. Testen Sie die neuen Funktionen, indem Sie den Bericht über das Formular Rechnungen 

drucken aufrufen. Wählen Sie die Rechnungen 1 bis 9 zur Anzeige aus. Zwischensumme 

und Übertrag sollten bei der 4. und der 9. Rechnung angezeigt werden. 


Abb 425 Der Übertrag der vorherigen Seite wird angezeigt. 

7.4 Applikationen erstellen 

Zum Abschluss des Kapitels über Makros sollen ein paar zusätzliche Verfahren vorgestellt werden, 

mit denen Sie Ihre Access-Lösung “rund” machen können. Dies betrifft die benutzerfreundliche 

Anpassung der Oberfläche, aber auch den Schutz Ihrer Datenbankobjekte vor nicht gewollten 

Veränderungen durch die Benutzer. 

Wenn Sie für Ihre Datenbankanwendungen ein „Look-and-Feel“ erzielen wollen, das denen der 

bekannten Office-Programme entspricht, dann bieten sich selbst erstellte Symbol- bzw. Menüleisten 

an. Damit können Sie die eigenen Applikationen so gestalten, dass die wichtigsten Funktionen nach 

dem Öffnen der Datenbank automatisch angeboten werden. 

7.4.1 Beispiel 110: Eigene Menüleiste einrichten 


2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Menüleiste und wählen Sie aus dem 

Kontextmenü Anpassen. 

3. Wechseln Sie in das Register Symbolleisten. Erstellen Sie über Neu eine neue Symbolleiste 

mit dem Namen Stadtlupe. Nach OK wird die neue leere Symbolleiste angezeigt. 

Abb 426 

4. Klicken Sie in der geöffneten Dialogbox Anpassen auf Eigenschaften. Wählen Sie als 

ausgewählte Symbolleiste Stadtlupe und als Typ Menüleiste. Achten Sie darauf, dass alle 

Kontrollkästchen aktiviert sind. 

5. Schliessen Sie die Dialogbox. 


Abb 427 

6. Sie möchten nun das erste Menü erstellen. Klicken Sie dazu im Register Befehle auf die 

Kategorie Neues Menü. 

7. Ziehen Sie aus der Liste Befehle den einzigen Eintrag Neues Menü auf Ihre Menüleiste. 

Abb 428 

8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Neues Menü in Ihrer Menüleiste und 

geben Sie als Namen für Ihr Menü &Formulare ein. Mit (Return) speichern Sie diese 

Einstellung. 

Hinweis: Das Zeichen & stellt den folgenden Buchstaben unterstrichen dar. Mit (Alt) und 

der Eingabe dieses Buchstabens steuern Sie diesen Menüpunkt an. 

9. Sie möchten nun die Menüpunkte festlegen. Klicken Sie auf das neue Menü Formulare, um 

es zu öffnen. Wählen Sie dann in der Dialogbox Anpassen die Kategorie Alle Formulare. 

10. Ziehen Sie nacheinander die Formulare Aufträge, Kunden, Hefte, sowie Rechnungen 

drucken in das geöffnete Menü Formulare. 

Abb 429 

11. Erstellen Sie entsprechend rechts vom Menü Formulare ein zweites Menü Berichte mit den 

folgenden Berichten der Datenbank: Aufträge pro Quartal, Kundenauswertung und 

Umsätze. 

12. Schließen Sie die Dialogbox Anpassen. Schieben Sie die Menüleiste Stadtlupe unter die 

Standard-Menüleiste und testen Sie die neuen Menüpunkte. 


Abb 430 

Mit dem Zeichen & im Namen eines Menüs oder einer Menüoption ermöglichen Sie das 

Aufrufen des Menüs über die Tastatur. Der dem Zeichen & folgende Buchstabe wird 

unterstrichen dargestellt. Mit der Tastenkombination (Alt)+(unterstrichener Buchstabe) kann 

dann der Menüpunkt aufgerufen werden. In den Eigenschaften der Menüeinträge können Sie 

darüber hinaus festlegen, ob zusätzlich zum Befehlsnamen ein Symbol angezeigt werden 

soll oder nicht. 

Sie können selbstverständlich Ihre neuen Befehle mit den Möglichkeiten von Access mischen. 

7.4.2 Beispiel 111: Access-Befehle in eigene Menüleiste 

aufnehmen 


2. Wechseln Sie nach Extras/Anpassen in das Register Befehle und wählen Sie in der 

Kategorie Datei den Befehl Beenden. 

3. Ziehen Sie den Befehl Beenden als letzten Eintrag auf das Menü Formulare. 

Abb 431 

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf neu hinzugefügten Befehl Beenden in der 

Menüleiste und wählen Sie aus dem Kontextmenü Eigenschaften. 

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Eine Gruppe beginnen. Dadurch wird dieser 

Eintrag durch eine Trennlinie von den übrigen Befehlen abgetrennt. Schließen Sie die 

Dialogbox. 

6. Schließen Sie das Dialogfeld Anpassen und testen Sie den neuen Befehl. 


Abb 432 

Abb 433 

Neben der Übernahme einzelner Standardbefehle können Sie auch komplette Menüs aus Access 

übernehmen. 

7.4.3 Beispiel 112: Standardmenüs in eigene Menüleiste 

aufnehmen 


2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Menü- oder Symbolleiste und wählen Sie 

Anpassen. 

3. Wechseln Sie in das Register Befehle und wählen Sie die Kategorie Integrierte Menüs. 

4. Ziehen Sie den Befehl Bearbeiten zwischen die vorhandenen Menüs Formulare und Berichte 

und anschließend das integrierte Menü Ansicht zwischen Bearbeiten und Berichte. 

Abb 434 

5. Schließen Sie die Dialogbox Anpassen und testen Sie die neuen Menüs. 


Ihre Anwendung lässt sich noch übersichtlicher gestalten, indem Sie beim Starten Ihrer Datenbank 

das Datenbankfenster deaktivieren und ganz gezielt nur die von Ihnen erstellte Menüleiste anzeigen. 

Das kann gerade für unerfahrene Benutzer eine große Orientierungshilfe in der Funktionsvielfalt 

von Access sein. Diese Einstellungen nehmen Sie komplett bei den Access-Startoptionen vor. 

7.4.4 Beispiel 113: Startoptionen für die Datenbankanwendung 

festlegen 


2. Zeigen Sie über Extras/Start die Starteinstellungen für Ihre Datenbank an. 

3. Geben Sie als Anwendungstitel Datenbank Stadtlupe an. Dieser Anwendungstitel wird in 

der Titelleiste des Datenbankfensters angezeigt. 

4. Wählen Sie aus dem Listenfeld Menüleiste Ihre selbst erstellte Menüleiste Stadtlupe. 

5. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen vor Datenbankfenster anzeigen, Unbeschränkte 

Menüs anzeigen sowie Symbolleisten- und menüänderungen zulassen. 

Abb 435 

6. Übernehmen Sie die Änderungen mit OK und testen Sie das Verhalten von Access durch 

Schließen und erneutes Öffnen der Datenbank Stadtlupe. Sie sehen nur noch die Menüleiste 

Stadtlupe. 

Startoptionen 

Abb 436 Die Datenbank Stadtlupe mit geänderten 

Die gerade durchgeführten Anpassungen lassen sich leicht umgehen, indem beim Öffnen der 

Stadtlupe-Datenbank die (Umschalt)-Taste niedergedrückt wird. Dadurch werden die 

Starteinstellungen und das Ausführen eines evtl. vorhandenen Autoexec-Makros umgangen. 

Soll der Schutz Ihre Applikation weiter verbessert werden, so ist dies möglich, indem Sie eine 

Access MDE-Datei erstellen. In dieser sind zusätzlich die Definitionen der Formulare und Berichte 

versteckt. Durch eine Kombination mit sinnvollen Benutzerberechtigungen könnten Sie das ganze 

noch „wasserdichter“ machen. 

7.4.5 Beispiel 114: Eine geschützte Access Anwendung 

erstellen (MDE-Datei) 

1. Öffnen Sie die Datenbank 114Stadtlupe.mdb mit gedrückter (Umschalt)-Taste. 

2. Wählen Sie aus dem Menü Extras den Befehl Datenbank-Dienstprogramme /MDE-Datei 

erstellen. 

3. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Stadtlupe.mde im Verzeichnis Eigene Dateien. 


4. Öffnen Sie die MDE-Datenbank mit gedrückter (Umschalt) – Taste und versuchen Sie, 

Änderungen an den Formularen vorzunehmen. Dies sollte Ihnen nicht gelingen. 

Abb 437 Die Entwurfsansicht ist nicht mehr verfügbar. 

Im nächsten Beispiel machen wir Sie mit einer Möglichkeit vertraut, die für die Pflege von Access- 

Applikation recht hilfreich ist. Dabei geht des darum, die Definition der Formulare, Abfragen, 

Berichte und Makros von den Daten, also den Tabellen, zu trennen. Dies ermöglicht Ihnen das 

Ändern der Funktionalitäten dieser Objekte, ohne vor dem Problem zu stehen, die Daten in eine 

neue Datenbank überführen zu müssen. Dieses Vorgehen hat übrigens den zusätzlichen 

angenehmen Nebeneffekt, dass Sie damit bereits eine Aufteilung in ein Frontend und Backend 

vornehmen und damit den Umstieg auf eine Client/Server-Lösung vorbereiten. 

7.4.6 Beispiel 115: Tabellen von anderen Objekten trennen 

1. Öffnen Sie mit gedrückter (Umschalt)-Taste die Datenbank 115Stadtlupe.mdb . 

2. Im Menü Extras/Datenbank-Dienstprogramme finden Sie den Assistenten zur 

Datenbankaufteilung . 

Abb 438 

3. Nach Anklicken der Schaltfläche Datenbank aufteilen geben Sie als Namen der zu 

erstellenden Backend-Datenbank Stadtlupe_be.mdb ein. Diese Datei wird die Tabellen der 

Datenbank Stadtlupe beinhalten. Wählen Sie als Speicherort C:\Übungsdateien\Stadtlupe. 

Abb 439 Die Back-End-Datenbank wird erstellt. 

4. Nach Anklicken der Schaltfläche Aufteilen teilt der Assistent die Datenbank auf. 

5. In der Stadtlupe.mdb verbleiben alle Objekte, außer den Tabellen. Betrachten Sie die 

Tabellen im Datenbankfenster. Es handelt sich nun durchgängig um eingebunden Tabellen. 


Abb 440 Die eingebundenen Tabellen der Datenbank 

Stadtlupe im Datenbankfenster 


7.5.1 Aufgabe 42: Arbeitsumgebung per Makro einrichten 

1. Es soll ein Makro erstellt werden, welches beim Starten der Datenbank automatisch das 

Formular Bestellungen öffnet. (7.1.3 Beispiel 94: Makro automatisch beim Öffnen der 

Datenbank ausführen (Autoexec)) 

2. Die Datenbank 042Handel.mdb ist geöffnet. 

3. Legen Sie ein neues Makro an. (7.1.2 Beispiel 93: Ein einfaches Makro erstellen) 

4. Der erste Makrobefehl soll das Formular Bestellungen öffnen. (7.1.2 Beispiel 93: Ein 

einfaches Makro erstellen) 

5. Der zweite Makrobefehl soll das Fenster maximieren, so dass das Formular Bildschirm 

füllend angezeigt wird. (7.1.2 Beispiel 93: Ein einfaches Makro erstellen) 

6. Speichern Sie das Makro unter dem Namen Autoexec ab. (7.1.3 Beispiel 94: Makro 

automatisch beim Öffnen der Datenbank ausführen (Autoexec)) 

7. Testen Sie, ob das Makro beim Öffnen der Datenbank automatisch gestartet wird. (7.1.3 

Beispiel 94: Makro automatisch beim Öffnen der Datenbank ausführen (Autoexec)) 

8. Deaktivieren Sie das Makro wieder, indem Sie es umbenennen. 

9. Die Lösung der Aufgabe finden Sie unter 043Handel.mdb. 

7.5.2 Aufgabe 43: Datenaustausch automatisieren 

1. Sie schreiben jetzt ein Makro, welches Daten in eine Excel-Tabelle exportiert und 

anschließend Excel startet, um die Daten anzuzeigen. 

2. Legen Sie ein neues Makro an und speichern Sie es unter dem Namen ArtikelExportieren. 

3. Der erste Befehl soll die Artikeldaten in ein Excel-Datenblatt transferieren. Verwenden Sie 

als Dateibezeichnung C:\Übungsdateien\Handel\artikel.xls. 

4. Der zweite Befehl soll eine Meldung anzeigen: Los geht’s! (6.2.2 Beispiel 90: Ein 

Teilreplikat einer einzelnen Tabelle erzeugen) 

5. Der dritte Befehl soll die Anwendung Excel starten und die Tabelle anzeigen lassen. Der 

Aufruf dazu lautet: excel.exe "c:\Übungsdateien\Handel\artikel.xls" 

6. Starten Sie das Makro. Die Darstellung in Excel sollte der Abbildung entsprechen. 

7. Die Lösung zu dieser Aufgabe finden Sie in der Datei 044Handel.mdb. 

Abb 441 


7.5.3 Aufgabe 44: Automatisierung im Bestellformular 

1. In dieser Übung fügen Sie dem Bestellformular eine Schaltfläche hinzu, über welche der 

Rechnungsdruck gestartet werden kann. Dabei soll sich der Anwender zwischen einem 

direkten Ausdruck auf dem Drucker und der Seitenansicht entscheiden können. 

2. Die Datenbank 044Handel.mdb ist geöffnet. 

3. Legen Sie im Formular Bestellungen eine neue Schaltfläche an. Betrachten Sie dazu die 

Abbildung. (7.2.2 Beispiel 99: Einen gefilterten Bericht über eine Befehlsschaltfläche 

öffnen) 

4. Hinterlegen Sie dem Ereignis Beim Klicken ein Makro mit dem Namen Drucken. 

5. Blenden Sie die Spalte Bedingung ein. (7.3.1 Beispiel 105: Ein Makro mit einer Bedingung 

versehen) 

Abb 442 

6. Die erste Makrozeile soll die Meldung Direkt zum Drucker schicken? anzeigen. Der 

Benutzer soll sich zwischen Ja und Nein entscheiden können. Antwortet der Benutzer mit 

JA, so soll der Bericht geöffnet und direkt auf den Drucker geschickt werden. (7.3.1 Beispiel 

105: Ein Makro mit einer Bedingung versehen) 

Abb 443 

7. Verwenden Sie beim Öffnen des Berichtes eine Bedingung, so dass nur die zur BestellNr 

passende Rechnung ausgegeben wird. 

8. Die zweite Zeile ist eine Fortsetzungszeile zur Bedingung „…“. In dieser wird das Makro 

gestoppt, damit nicht „aus Versehen“ die dritte Zeile angelaufen wird. 

9. Die dritte Zeile schließlich enthält keinen Eintrag in der Bedingungsspalte. Der Bericht soll 

in der Seitenansicht gezeigt werden. Auch hier soll nur die zur BestellNr passende Rechnung 

ausgegeben werden. 


7.5.4 Aufgabe 45: Tastaturbelegung ändern 

1. Legen Sie ein Tastaturbelegungsmakro an, welches die folgenden Tastaturkürzel realisiert: 

(7.1.4 Beispiel 95: Makros über Tastenkombinationen aufrufen) 

2. (Strg)+(K) öffnet die Kundentabelle. 

3. (Strg)+(A) öffnet die Artikeltabelle. 

4. (Strg)+(L) öffnet die Lieferantentabelle. 



7.5.5 Aufgabe 46: Eine Anwendung einrichten 

1. Damit die Datenbank Handel runder wird, sollen jetzt noch die Starteinstellungen geändert 

werden. (7.4.4 Beispiel 113: Startoptionen für die Datenbankanwendung festlegen) 

2. Verhindern Sie, dass der Benutzer das Datenbankfenster sehen kann. 

3. Schalten Sie außerdem die Verwendung der Access Spezialtasten (z. B. F11) aus. 

4. Jetzt sollte nach einem Neustart nur noch das Bestellformular sichtbar sein. Außerdem 

können die Tabellen über die Tastenkürzel erreicht werden. 

5. Die Lösung der Aufgabe finden Sie unter 046Handel_Start.mdb. 

8 Client/Server Datenbanken mit der Microsoft SQL Server 

Desktop Engine und ODBC 

Während sich persönliche Datenbanken und Lösungen für kleine Arbeitsgruppen problemlos mit 

Access und seiner Datenbankmaschine Jet einrichten lassen, ist dies bei größeren Datenmengen und 

im Netzwerk oft nicht mehr ganz so einfach. Hier bietet sich die Verwendung der Microsoft SQL 

Server Desktop Engine (MSDE 2000) an, die Bestandteil von Office 2003 Professional ist. 

Vorteile beim Einsatz der MSDE: 

Datensicherheit: 

Access ist als System für den Desktop-Betrieb und kleine Arbeitsgruppen konzipiert. Die dabei 

erreichbare erstaunlich hohe Geschwindigkeit bei den Datenzugriffen wird teilweise auf Kosten der 

Datensicherheit erzielt. Treten beispielsweise im Netzwerkbetrieb Störungen auf, so können die 

internen Strukturen der MDB-Dateien beschädigt werden. Dieser Fall tritt auch hin und wieder im 

Mehrbenutzerbetrieb auf. Vielfach lassen sich die daraus resultierenden Probleme durch die 

Funktion Datenbank komprimieren und reparieren im Menü Datenbank-Dienstprogramme 

beseitigen. Dies geht allerdings nicht immer gut. Sollten sich solche Situationen häufiger einstellen, 

ist es daher höchste Zeit, über die Umstellung der Access Datenbanken auf den Betrieb mit der 

MSDE nachzudenken. Da die Desktop Engine den kleinen Bruder des Microsoft SQL -Servers 

darstellt, ist sie in hohem Masse auf Betriebssicherheit und Schutz vor Datenverlusten ausgelegt. 

Größere Leistungsfähigkeit im Netzwerk: 

Ein weiterer Schwachpunkt bei Access ist der Betrieb in Netzwerken, zumindest dann, wenn die 

Tabellen allmählich größer werden. Die Datenbankdateien lassen sich natürlich problemlos auf 

einem File-Server unterbringen. Bearbeitet werden die Daten allerdings immer auf dem Client. Die 

Daten müssen bei einer Abfrage also immer zunächst über das Netzwerk auf die Workstation 

transportiert werden. Danach findet die Auswahl der Datensätze auf dem lokalen PC statt. Bei einer 

10 MB großen Tabelle müssen also zunächst diese 10 MB „geschaufelt“ werden, auch wenn das 

Ergebnis nur aus drei Zeilen besteht und 100 Byte groß ist. Verwenden viele Benutzer große 

Tabellen gleichzeitig, so können Netzwerke dadurch arg strapaziert werden. 

Beim Einsatz der MSDE wird dagegen Client-Server-typisch gearbeitet. Die Daten verbleiben auf 

dem Server. Der Client überträgt seinen Verarbeitungswunsch in Form eines SQL-Befehls auf den 

Server, wo die Auswertung stattfindet. Vom Server auf den Client übertragen wird dann nur noch 

das Abfrageergebnis, das sind oft nur ein paar hundert Byte. 

Größere Datenbanken: 


Mit Access lassen sich durchaus Datenbanken bis zu einigen 100 MB betreiben. Theoretisch könnte 

man bis zu einem GB gehen. Allerdings lassen sich in vielen Fällen diese Größen nicht erreichen. 

Eine genaue Obergrenze anzugeben, ist schwierig und von der Komplexität und Beschaffenheit der 

Datenbanktabellen abhängig. In der Praxis können schon bei einem kleineren System von 50-100 

MB im Mehrbenutzerbetrieb Instabilitäten auftreten, die sich mit wachsender Dateigröße 

unangenehm verschlimmern. Auch nimmt die Abfrage-Leistungsfähigkeit bei großen Datenbanken 

gegenüber der MSDE immer weiter ab, während bei kleinen Datenbanken (ein paar MB) Access in 

der Regel schneller als die MSDE mit der Arbeit fertig sein wird. 

Bei der Microsoft Desktop Engine handelt es sich tatsächlich um die abgespeckte Version des MS 

SQL Servers! Intern sind die Datenbankmaschine der MSDE und die des SQL-Servers in der Tat 

vollkommen identisch. Dies hat den enormen Vorteil, dass bei einem weiteren Wachstum Ihrer 

Datenbank über die Möglichkeiten der MSDE hinaus Ihre Applikation ganz ohne jeden Aufwand 

auf einen echten Datenbankserver umgestellt werden kann. 

Access ist im Client/Server Betrieb nicht auf die Verwendung des Microsoft SQL-Servers 

eingeschränkt, obwohl dies die einfachste und effektivste Variante darstellt. Es lassen sich auch 

andere Datenbanksysteme, wie ORACLE oder DB2 mit Access „anzapfen“. Ein stabiler und relativ 

unkomplizierter Weg dorthin ist die Verwendung einer Standardschnittstelle für Datenbanksysteme, 

die bereits seit einigen Jahren existiert und inzwischen sehr ausgereift ist. ODBC steht für „Open 

Database Connectivity“. Sämtliche Datenbankanbieter unterstützen dieses Protokoll. Die 

Voraussetzung für die Nutzung von ODBC auf einem Rechner ist das Vorhandensein der 

entsprechenden Treiber, die entweder bereits installiert sind oder vom Hersteller zur Verfügung 

gestellt werden. 

8.1 MSDE Grundlagen 

Die Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine wird nicht automatisch mit MS Office 2003 

installiert. Das Setup-Programm befindet sich auf der Office CD-ROM. 

Sie können die neuste Version der Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine auch aus dem 

Internet herunterladen: http://www.microsoft.com/sql/msde/downloads/. 

Bevor die Arbeit mit der MSDE beginnen kann, muss diese also zunächst einmal installiert werden. 

Dies kann auf dem lokalen PC, aber auch auf einem Rechner im Netzwerk erfolgen. Im Verlauf des 

Setups werden Sie unter anderem nach einem Datenpfad gefragt. Dabei geht es nicht etwa um den 

zukünftigen Speicherort Ihrer Access-Datenbanken, sondern um die so genannten 

Systemdatenbanken. Das Konzept der Systemdatenbanken ist (mit Ausnahme der 

Arbeitsgruppendateien) in Access nicht bekannt, wird aber im Microsoft SQL-Server (und damit 

der MSDE) verwendet. Bei den Systemdatenbanken handelt es sich um interne Datenbanken, die 

von der MSDE beispielsweise für die Benutzerverwaltung und die Systemkonfiguration eingesetzt 

werden. Diese Datenbanken müssen unbedingt in Ihren Datensicherungen berücksichtigt werden! 

Außerdem ist es normalerweise angebracht, diese Daten getrennt von Ihren Programmdateien auf 

einer zweiten Festplatte zu installieren. 

Das folgende Beispiel zeigt die Installation von der Office-CD-Rom. Achten Sie darauf, dass Sie 

die Installation mit ausreichenden Administrationsbefugnissen für Ihren Rechner vornehmen. 

8.1.1 Beispiel 116: Die MS SQL Server Desktop Engine 

installieren 

1. Legen Sie die Installations-CD Ihres Office Programms ein. 


Sie können die neuste Version der Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine auch aus 

dem Internet herunterladen: http://www.microsoft.com/sql/msde/downloads/. 

2. Öffnen Sie den Windows-Explorer und navigieren Sie zum Verzeichnis MSDE2000 auf der 

CD-ROM. Starten Sie durch einen Doppelklick auf MSDE2KS3.EXE das 

selbstextrahierende Archiv und wählen Sie den Ordner, in den die Installationsdateien 

extrahiert werden sollen. 

Abb 444 Die Installationsdateien werden entpackt. 

3. Bevor Sie das Setup starten können, müssen Sie ein sicheres Kennwort vergeben. 

Abb 445 

4. Lesen Sie dazu die Datei ReadmeMSDE2000A.htm. 

5. Geben Sie nach Start/Alle Programme/Zubehör im Eingabeaufforderungsfenster cd 

C:\MSDE bzw. den Pfad zu dem Ordner, in den Sie die Installationsdateien kopiert haben, 

ein. Mit setup sapwd="sesam" installieren Sie eine Standardinstanz der MSDE, wobei Sie 

statt „sesam“ ein Kennwort eingeben können, das dem Benutzer sa zugewiesen wird. 

Instanz. 

Abb 446 So installieren Sie eine neue Desktop Engine- 

6. Die Installation erfolgt nun automatisch und ohne Ihr weiteres Zutun. Sie werden durch ein 

Infofenster über den Fortschritt des Setups informiert. 

7. Starten Sie nach erfolgter Installation Ihren Rechner neu. 

Sie können einstellen, ob der Server beim Starten des Betriebssystems automatisch zur Verfügung 

steht. 

8.1.2 Beispiel 117: Die Desktop Engine einstellen 

1. Nach dem Neustart Ihres Rechners wird Ihnen über ein Symbol in der Taskleiste der Status 

Ihrer Desktop Engine angezeigt. Der grüne Pfeil zeigt an, dass der MSSQL Server läuft. 

Abb 447 


Abb 448 

Abb 449 

Abb 450 

Hinweis: Der rote Punkt zeigt an, dass er beendet, zwei parallele Striche zeigen an, dass er 

angehalten wurde. 

2. Öffnen Sie durch einen Doppelklick auf das Server Symbol den SQL Server-Dienst- 

Manager . Dieser zeigt die Dienste an, die zur SQL-Server Desktop Engine gehören. Für 

unsere Aufgabenstellungen benötigen wir ausschließlich den Dienst SQL-Server . 

Abb 451 

3. Über das Symbol Beenden können Sie den Dienst stoppen, wenn dieser nicht benötigt wird. 

Damit entlasten Sie Ihren PC. 

4. Mit Starten/Weiter starten Sie den Server wieder. 

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dienst bei Betriebssystemstart automatisch starten. Die 

Desktop Engine wird jetzt jedes Mal automatisch gestartet, wenn Sie Ihren Rechner starten. 

6. Schließen Sie den SQL Server-Dienst-Manager wieder. 

Nachdem Sie die MSDE installiert haben, können Sie nun Access mit dieser verbinden und 

anschließend eine erste Datenbank anlegen. Da es sich nicht um eine Access (Jet-) Datenbank 

handelt, ist das Vorgehen hierbei grundsätzlich anders. Sie legen die Datenbank über ein so 

genanntes Projekt an. 

8.1.3 Beispiel 118: Eine neue MSDE Datenbank anlegen 

1. Starten Sie MS Access. 

2. Öffnen Sie über Datei/Neu den Aufgabenbereich Neue Datei und wählen Sie unter Neu 

Projekt aus neuen Daten. 

Abb 452 


3. Erstellen Sie das Projekt im Verzeichnis Stadtlupe unter dem Namen Test.adp. 

4. Sie müssen sich nun mit der Desktop Engine verbinden. Dabei hilft Ihnen der SQL Server 

Datenbank Assistent . 

5. Geben Sie dazu den Namen des Rechners, auf welchem Sie die MSDE installiert haben, als 

Bezeichnung für den SQL-Server ein. 

Wenn Sie mit der Maus über das Symbol des MSSQL-Servers in der Taskleiste fahren, wird 

der Rechnername angezeigt. 

6. Lassen Sie die Option Vertrauenswürdige Verbindung verwenden aktiviert. Dies bedeutet, 

dass die MSDE anhand der Windows-Anmeldeinformationen authentifiziert. Wenn Sie als 

Administrator Ihres Rechners angemeldet sind, dann können Sie sich mit der MSDE 

verbinden. 

Abb 453 Die Datenbank TestSQL wird angelegt 

7. Als Namen der neuen Datenbank schlägt der Assistent testSQL vor. Behalten Sie diesen bei 

und klicken Sie auf Weiter. 

8. Nach Fertig Stellen werden die Dateien für die neue Datenbank eingerichtet. 

Zu der Datenbank TestSQL gehören zwei Dateien: TestSQL.mdf und TestSQL.ldf. Diese Dateien 

werden gemeinsam benötigt, um Ihre Datenbank zu verwalten. Die mdf-Datei enthält die Tabellen 

und andere Informationen Ihrer Datenbank, die ldf-Datei das sogenannte Transaktionsprotokoll. 

Diese Dateien finden Sie im Datenverzeichnis der MSDE, normalerweise ist dies: 

\Programme\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data. 

Stellen Sie im Netzwerk sicher, dass beide Dateien mit einem ausreichenden Zugriffsschutz 

versehen werden. 

8.2 Eine Access Datenbank auf die Desktop Engine umstellen 

Ein vorhandene Access Datenbank können Sie am einfachsten mit dem in Access eingebauten 

Upsizing-Assistenten auf die Client/Server Lösung umstellen. 

8.2.1 Beispiel 119: Upsizing einer vorhandenen Access- 

Datenbank 


2. Starten Sie über Extras/Datenbank-Dienstprogramme den Upsizing Assistenten . 

3. Wählen Sie im ersten Dialog die Option Neue Datenbank erstellen. 

4. Nach dem Klick auf Weiter kann es ein paar Sekunden dauern, bis der Assistent die 

vorhandenen SQL-Server in Ihrem Netzwerk anzeigt. 

5. Zur Anmeldung an der MSDE verwenden Sie den Namen des Rechners, auf welchem die 

MSDE installiert ist, als SQL-Servernamen. Verwenden Sie die Option Vertrauenswürdige 


Verbindung verwenden. Als Datenbankname wird 119StadtlupeSQL vorgeschlagen. 

Behalten Sie diese Voreinstellung bei und klicken Sie auf Weiter. 

Abb 454 

6. Im nächsten Schritt geben Sie an, dass sämtliche Tabellen aus Access transferiert werden 

sollen. Verwenden Sie dafür das Doppelpfeil-Symbol >>. 

Abb 455 

7. Nach Weiter geht es um die Auswahl der Tabelleneigenschaften, die in der MSDE- 

Datenbank erscheinen sollen. Da Sie normalerweise die vergebenen Indizes, Standardwerte 

usw. beibehalten wollen, empfiehlt sich hier die Übernahme der Voreinstellungen. 

Abb 456 

8. Den letzten Arbeitsschritt bildet die Entscheidung, ob ein neues Access-Projekt erstellt 

werden soll, oder die existierende Datenbank angepasst wird. Wählen Sie die Option Eine 

neue Access-Client/Server Anwendung erstellen und gehen Sie über Weiter zum letzten 

Dialog, wo Sie mit Fertig stellen das Upsizing starten. 

Abb 457 

9. Nachdem alle Objekte auf den Server transportiert wurden, informiert Sie Access in einem 

ausführlichen Upsizing-Bericht über den Erfolg der Prozedur, über notwendige 

Anpassungen und aufgetretene Fehler. 


Abb 458 Die Datenbank auf dem MSSQL-Server 

10. Drucken Sie nach dem Upsizing den Bericht für Dokumentationszwecke einmal aus. 

Nach dem Upsizing der Datenbank können Sie sofort mit dem Projekt StadtlupeCS arbeiten und 

sich mit den Details einer Access Client/Server Applikation vertraut machen. Vor allen Dingen ist 

es wichtig, sich mit den Verbindungseinstellungen auszukennen. 

8.2.2 Beispiel 120: Verbindungseinstellungen prüfen 

1. Das Projekt 120_122StadtlupeCS.adp ist geöffnet. 

2. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Verbindung . 

3. In diesem Dialog können Sie den Authentifizierungsmodus einstellen und eine Datenbank 

Ihres Servers auswählen. 

Abb 459 

4. Lassen Sie sich einmal die Datenbanken Ihrer MSDE anzeigen. Sie werden feststellen, dass 

es neben der neu angelegten Datenbank 120_122StadtlupeSQL noch die Datenbanken 

Master, Model, MSDB und Tempdb gibt. Diese werden von der Desktop Engine für die 

eigene Verwaltung benötigt. Sie sollten diese Datenbanken weder selbst verändern noch 

löschen. 

5. Testen Sie die Verbindung. OK. 

Abb 460 

Schon bei diesem ersten Experiment konnten Sie feststellen, dass die Arbeit mit einem Access 

Client/Server System sich deutlich von der Arbeit mit dem Desktop-Access unterscheidet. Das 


nächste Beispiel stellt in einer kleinen Tour die wesentlichen Unterschiede vor. Diese liegen vor 

allen Dingen bei den Abfragen vor. 

8.2.3 Beispiel 121: Die Objekte der MSDE erforschen 

1. Betrachten Sie im Projekt 120_121StadtlupeCS.adp die Objektleiste. Als einziger neuer 

Eintrag erscheint der Punkt Datenbankdiagramme . 

2. Klicken Sie auf Abfragen. 

3. Nach der Konvertierung sind die Bezeichnungen, die runde Klammern enthalten, in 

doppelte Anführungszeichen gesetzt worden. 

4. Aktivieren Sie über das Symbol Details im Datenbankfenster die zusätzlichen 

beschreibenden Spalten. 

Abb 461 

5. Sie können nun die unterschiedlichen Abfragetypen besser unterscheiden. Der Upsizing- 

Assistent hat aus den ursprünglichen Abfragen der Stadtlupe-Datenbank Ansichten, 

Gespeicherte Prozeduren und Inline Funktionen erstellt. 

Abb 462 Die verschiedenen Typen von Abfragen 

6. Öffnen Sie die Sicht (in Access: Ansicht) Auswertungen Anzeigenpreise nach Format 

gruppiert. In der Datenblattansicht werden Ihnen die Werte angezeigt, die der Server 

berechnet hat. 

Abb 463 

7. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht. 

8. Hier sehen Sie den Abfragedesigner der MSDE, der ganz exakt dem SQL-Server Vorbild 

entspricht. Schließen Sie den Sichtentwurf. 

Abb 464 Die Abfragen in der Entwurfsansicht 

9. Öffnen Sie die Inline-Funktion Kunden nach PLZ-Bereich. Geben Sie in die Eingabebox 

Ab_Plz_ den Wert 10000 und in die Eingabebox Bis_Plz den Wert 12000 ein. 


Abb 465 

Abb 466 

10. Dieses Server-Objekt entspricht also einer Access Parameterabfrage. 

Abb 467 

Inline-Funktionen müssen außerdem verwendet werden, wenn das Ergebnis einer Abfrage 

sortiert werden soll. 

11. Öffnen Sie jetzt die Gespeicherte Prozedur E-Mail Adressen eintragen in der 

Entwurfsansicht. Sie sehen hier einen kurzen SQL-Text. Dieser enthält die Befehle einer 

Access Aktionsabfrage. Gespeicherte Prozeduren werden also anstelle von Access 

Aktionsabfragen verwendet, gehen jedoch weit über deren Funktionalität hinaus. 

Abb 468 

Sie werden sicher festgestellt haben, dass nach der Konvertierung einige Namen von 

Abfragen in doppelte Anführungsstrichen (") gesetzt wurden. Dies ist jedes Mal dann der 

Fall, wenn innerhalb des Namens Leerzeichen vorkommen. Im Gegensatz zu Access erlaubt 

der SQL-Server dies nicht. 

Die SQL-Server Datenbankdiagramme entsprechen den Access Schema-Darstellungen (unter 

Extras/Beziehungen). Nach dem Transfer einer Datenbank existiert noch kein Diagramm. Sie 

erstellen nun ein Diagramm für Ihre Datenbank. 

8.2.4 Beispiel 122: Ein Datenbankdiagramm erstellen 

1. Das Projekt 120_122StadtlupeCS.adp ist geöffnet. 

2. Wählen Sie in der Objektleiste Datenbankdiagramme. Klicken Sie doppelt auf Erstellt ein 

Datenbankdiagramm unter Verwendung des Designers. 

Abb 469 

3. Im geöffneten Designer fügen Sie aus dem Fenster Tabelle hinzufügen dem Entwurfsbereich 

alle Tabellen der Datenbank hinzu. Schließen Sie das Fenster Tabelle hinzufügen wieder. 


4. Zwischen den Tabellen werden automatisch Verbindungslinien dargestellt, wenn es 

Tabellenbeziehung gibt. Ein Datenbankdiagramm entspricht also dem Access 

Beziehungsfenster. 

Abb 470 

5. Klicken Sie auf das Kreuz unten rechts im Fenster. Das Datenbankdiagramm wird in einer 

Miniaturansicht dargestellt. Der Bereich innerhalb der gestrichelten Linie, den Sie mit 

gedrückter Maustaste verschieben können, wird im Datenbankfenster angezeigt. 

Abb 471 Ein Ausschnitt aus dem Datenbankdiagramm 

6. Schließen Sie das Datenbankdiagramm-Fenster und speichern Sie die Änderungen unter der 

Bezeichnung Standard ab. 

8.3 Sichten, Inline-Funktionen und Gespeicherte Prozeduren 

Wie Sie bereits im letzten Abschnitt sehen konnten, existieren in einer MSDE-Datenbank keine 

Abfragen, wie Sie es in Access sonst gewohnt sind, sondern Sichten, Inlinefunktionen und 

Gespeicherte Prozeduren. Dies erklärt sich aus der Abstammung der Desktop Engine von dem 

Datenbankserver-System MS SQL-Server. Eine Access-Abfrage ist ja ein echtes Allround-Talent, 

mit welcher Sie Daten auswählen können, die Parameter besitzen kann, aber auch dem Anfügen, 

Ändern und Löschen dient. Sogar Kreuztabellen für die erweiterte Datenanalyse können sehr 

effektiv mittels Abfragen erstellt werden. Datenbankserver besitzen dieses universelle 

Abfragenkonzept nicht. Stattdessen existieren verschiedene Objekt, die unterschiedlich eingesetzt 

werden. 

Sichten, die auf Datenbankservern auch als Views bezeichnet werden, sind ausschließlich für die 

Abfrage von Daten und die Zusammenstellung von Informationen aus mehreren Tabellen gedacht. 

Sie bestehen aus einer einzelnen SELECT Anweisung. Der Vorteil einer Sicht liegt in der großen 

Effektivität bei Abfrage und Berechnung auch sehr großer Datenmengen auf dem Server bzw. der 

MSDE. 

Sichten werden in der Access-2003-Oberfläche als Ansichten bezeichnet. Die Daten einer Sicht 

können zwar durch eine WHERE-Klausel ausgewählt und durch GROUP BY zusammengefasst, 

aber nicht auf dem Server sortiert werden! 

Sollen Abfragen mit Parametern ausgestattet oder sortiert werden, so kann man so genannte Inline- 

Funktionen verwenden. Diese liefern wie eine Sicht Abfrageergebnisse zurück, können aber auch 

mit Eingangswerten versehen werden. Darüber hinaus ist es möglich, in Inline-Funktionen mehr als 


ein SELECT-Kommando zu verwenden. Es stehen hier alle Möglichkeiten zur Verfügung, die die 

Programmiersprache des Servers, das Transact-SQL, bietet. 

Sollen auf dem Server, in der Art einer Access Aktionsabfrage, Datensätze geändert werden, dann 

sollte am besten eine so genannte Gespeicherte Prozedur verwendet werden. Auch diese stellt den 

vollen Umfang der Transact-SQL-Befehle zur Verfügung, es wird aber nicht erwartet, dass eine 

Ergebnismenge zurück geliefert wird. 

In den folgenden Beispielen wird jeweils ein Beispiel zu diesen unterschiedlichen Objekten 

präsentiert. Dies soll natürlich nur ein erster Eindruck von den Möglichkeiten der Access/SQL- 

Server-Kombination sein. 

Zunächst wird eine recht umfangreiche Sicht erstellt, die Informationen zu Kunden und Heften in 

einer Auswertung anbietet. 

8.3.1 Beispiel 123: Eine SQL-Server Sicht erstellen 

1. Wechseln Sie in der Objektleiste des Projektes 123StadtlupeCS.adp in Abfragen und 

klicken Sie auf das Symbol Neu. Wählen Sie anschließend die Option Sicht entwerfen aus. 

OK. Der Sicht-Designer öffnet sich. 

Abb 472 Eine neue Abfrage (Sicht) wird erstellt. 

2. Fügen Sie im Dialogfeld die Tabellen Kunden, Aufträge, Anzeigenschaltungen und Hefte 

dem Entwurf der Abfrage hinzu. 

Abb 473 Tabellen werden hinzugefügt. 

3. Schließen Sie danach die Dialogbox. Im Diagramm-Fenster des Designers werden die 

Tabellen und ihre Beziehungen angezeigt. 

4. Aktivieren Sie die Anzeige des SQL-Befehls dieser Abfrage durch das SQL-Symbol in der 

Symbolleiste. 

Abb 474 

5. Wählen Sie nun die darzustellenden Felder aus, indem Sie in der Tabelle Kunden die 

Ankreuzkästchen vor den Feldern Kunden-Nr und Name sowie in der Tabelle Hefte vor dem 

Feld Heft-Nr anklicken. 


6. Sie erstellen nun ein berechnetes Feld. Tragen Sie dazu in der ersten Spalte des Rasters 

unterhalb von Heft-Nr den Ausdruck Preis + Aufschlag ein. Vergeben Sie als Alias die 

Bezeichnung Umsatz. 

7. Über das Menü Abfrage/Gruppieren wird jetzt die Zusammenfassung von Daten ermöglicht. 

In der Spalte Gruppieren nach des berechneten Feldes stellen Sie als Aggregatfunktion 

Summe ein. 

8. Speichern Sie die Sicht unter dem Namen Umsätze pro Kunde und Heft und führen Sie diese 

aus. 

Abb 475 

9. Wechseln Sie wieder in die Entwurfsansicht und überprüfen Sie im SQL-Fenster den vom 

Designer generierten SQL-Befehl. Diesen sollten Sie mit den bisher erworbenen 

Kenntnissen verstehen können. 

10. Schließen Sie die Abfrage anschließend. 


Abb 476 Die Sicht Umsätze pro Kunde und Heft in der 

Obwohl Sie keine Möglichkeit haben, die Sicht mit ORDER BY zu sortieren, können Sie 

doch das Ergebnis wie gewohnt in der Tabellenansicht über die üblichen Symbole sortieren. 

Das nächste Beispiel stellt vor, wie über eine Inline-Funktion eine Abfrage mit Parametern erstellt 

werden kann. 

8.3.2 Beispiel 124: Eine SQL-Server-Inlinefunktion erstellen 


klicken Sie auf das Symbol Neu. 

2. Wählen Sie die Option Inlinefunktion entwerfen. OK. Der Sicht-Designer öffnet sich. 

3. Fügen Sie der Inlinefunktion die Tabellen Aufträge und Kunden hinzu. 

Abb 477 


4. Wählen Sie nach dem Schließen des Dialogfeldes Tabelle hinzufügen aus der Tabelle 

Kunden die Felder Kunden-Nr und Name und aus der Tabelle Aufträge das Feld Erteilt am 

aus. 

5. In der Spalte Sortierungsart des Rasters stellen Sie anschließend ein, dass das 

Abfrageergebnis nach Kunden-Nr und Erteilt am aufsteigend sortiert werden soll. 

Abb 478 

6. Jetzt werden noch zwei Parameter vereinbart. Geben Sie in der Spalte Kriterien des Feldes 

Erteilt am den Ausdruck BETWEEN @Von AND @Bis ein. 

7. Zeigen Sie über Ansicht die Eigenschaften der Abfrage an. Kontrollieren Sie im Register 

Funktionsparameter, ob als Parametertypen korrekt datetime eingetragen wurde und 

schließen Sie das Fenster wieder. 

Abb 479 

8. Führen Sie die Abfrage aus. 

Abb 480 

Abb 481 

9. Speichern Sie die Inline-Funktion unter dem Namen Aufträge im Zeitraum. 

10. Geben Sie als ersten Parameter den Wert 1.1.2002 und als zweiten Parameter den Wert 

31.7.2002 ein. 

Abb 482 Das Ergebnis der Abfrage Aufträge im Zeitraum 

11. Wechseln Sie über das entsprechende Symbol in die SQL-Ansicht und überprüfen Sie den 

SQL-Befehl, der hinter Ihrer Abfrage steckt. 

12. Schließen Sie den Entwurf. 

Abb 483 Die Abfrage in der SQL-Ansicht 

Das letzte Beispiel stellt vor, wie eine Gespeicherte Prozedur funktioniert, die Änderungen in 

Datensätzen durchführt. Da diese Prozedur aus mehr als einem Befehl bestehen soll, wird diese 

nicht mit einem Designer, sondern über einen Texteditor erstellt. 


8.3.3 Beispiel 125: Eine SQL-Server-gespeicherte Prozedur 

erstellen 


klicken Sie auf das Symbol Neu. Wählen Sie den Eintrag Text–Gespeicherte Prozedur 

entwerfen . 

2. Nach dem OK landen Sie in einem einfachen Texteditor. In diesem sind schon die ersten 

Befehlszeilen eingetragen, die auf einem Datenbankserver eine Prozedur erzeugen. 

Abb 484 

3. Speichern Sie als erstes die neue Prozedur unter dem Namen Neue Heftpreise. Beachten Sie, 

dass nach dem Speichern die erste Zeile des Textes in CREATE PROCEDURE "Neue 

Heftpreise" geändert wurde. 

4. Die Prozedur soll einen Parameter erhalten. Entfernen Sie die beiden Symbole /* und */ im 

Programmtext. Dies sind so genannte Kommentare. 

5. Ändern Sie die Zeile @parameter1 datatype = default value in @Bruttoaenderung 

smallmoney . Entfernen Sie das Komma am Ende. 

6. Löschen Sie die Zeile @parameter2 datatype OUTPUT vollständig. 

7. Fügen Sie der Prozedur hinter dem Text /* SET NOCOUNT ON */ jetzt noch die 

ZeilenDECLARE @Nettoaenderung smallmoneySET @Nettoaenderung = 

@Bruttoaenderung / 1.06UPDATE Hefte SET Heftpreis = Heftpreis + 

@Nettoaenderunghinzu. 

8. Damit ist die Prozedur vollständig. Speichern Sie diese erneut. Sie wird dabei geprüft. 

Treten keine Fehler auf, so starten Sie sie. Geben Sie 1 als Preisänderung an. Nachdem die 

Prozedur ausgeführt wurde, haben Sie den Bruttopreis um 1 € erhöht. 

Abb 485 

8.4 ODBC Datenquellen verwenden 

In diesem Abschnitt soll kurz aufgezeigt werden, wie über eine so genannte ODBC-Datenquelle auf 

einen Datenbankserver zugegriffen werden kann. Das Verfahren unterscheidet sich technisch 

gesehen recht deutlich von dem in den vorherigen Abschnitten aufgezeichneten Weg. Wir haben es 

hierbei nämlich nicht mit Access-Projekten zu tun. Die gibt es nur für den SQL-Server. Stattdessen 

werden bei einem ODBC-Zugriff auf eine Datenbank einzelne Tabellen in eine ganz normale 

Datenbankdatei der Jet-Engine (also eine „mdb“-Datei) eingebunden. 

Bevor Sie auf einen Datenbankserver in dieser Art zugreifen können, müssen Sie in der Regel 

zunächst einmal den ODBC-Zugriff konfigurieren. Dabei legen Sie fest, auf welchen Server 


zugegriffen werden soll, mit welchen Kontoinformationen die Verbindung passieren soll und Sie 

legen Details der Verbindung fest. 

All diese Informationen werden auf Ihrem PC entweder in einer Datei oder in der Registry unter 

einem frei definierbaren Namen abgelegt. Diesen Namen bezeichnet man auch als Datenquellen- 

Namen oder „Data Source Name“ - DSN. Diese Abkürzung begegnet einem häufig, wenn mit 

ODBC gearbeitet wird. Wichtig ist noch zu wissen, dass es System-DSNs, Benutzer-DSNs und 

Datei-DSNs gibt. Diese unterscheiden sich nur in der Art der Informationsspeicherung. Benutzerund 

System-Datenquellen werden in der Registry des Rechners abgelegt. Dabei steht die System- 

DSN allen Benutzern des Gerätes zur Verfügung, die Benutzer-DSN nur einem speziellen Benutzer. 

Eine Datei-DSN kann in einem Netzwerk verwendet werden, um die Verbindungsinformationen 

global zur Verfügung zu stellen. 

Für die Verwaltung der Datenquellen gibt es im Betriebssystem ein eigenes Management- 

Werkzeug, die Datenquellenverwaltung. Mit deren Hilfe wird in den Beispielen zu ODBC eine 

Datenquelle eingerichtet. 

Die folgenden Beispiele funktionieren nur, wenn die MSDE auf Ihrem Rechner installiert ist und 

Sie bereits die StadtlupeSQL Datenbank angelegt haben, wie in den vorangegangenen Beispielen 

beschrieben wurde. Natürlich ist der Zugriff auf die MSDE per ODBC nur als Beispiel zu 

verstehen. Access Projekte arbeiten hier viel direkter und effektiver. Prinzipiell unterscheidet sich 

das Vorgehen jedoch nicht von dem Anlegen einer Datenquelle für ein anderes Server-System. 

8.4.1 Beispiel 126: Eine ODBC Systemdatenquelle einrichten 

1. Öffnen Sie die Datenquellen-Verwaltung auf Ihrem PC. Diese finden Sie unter Windows XP 

in Start/Systemsteuerung/Verwaltung/Datenquellen (ODBC). 

2. Klicken Sie im Register System-DSN auf die Schaltfläche Hinzufügen. 

Abb 486 

3. Wählen Sie aus den installierten Treibern den SQL-Server aus. 

4. Nach Fertig stellen vergeben Sie zunächst einen sprechenden Namen (Stadtlupe) für die 

DSN ein. 

5. Als Server wählen Sie aus der Liste (local). Damit legen Sie Ihre MSDE fest. 


Abb 487 

6. Im nächsten Schritt legen Sie die Authentifizierungsmethode fest, die für diese DSN 

verwendet werden soll. Wir gehen hier von Windows Authentifizierung aus. Behalten Sie 

daher die Voreinstellungen bei. 

Abb 488 

7. Im nächsten Dialogfeld wählen Sie als Standarddatenbank die Datenbank aus, die Sie in 

Bsp. 119 mit dem Upsizing-Assistenten erstellt haben (z. B. 119StadtlupeSQL). 

Abb 489 

8. Klicken Sie noch einmal auf Weiter und Fertigstellen, bis Sie das letzte Dialogfeld 

erreichen. Dort haben Sie die Möglichkeit, über Datenquelle testen Ihre Einstellungen zu 

prüfen. 

Abb 490 

9. Ist der Test erfolgreich abgelaufen, so schließen Sie das Dialogfeld. Die Datenquelle 

Stadtlupe steht nun allen Benutzern Ihres PCs zur Verfügung. 


Abb 491 

8.4.2 Beispiel 127: Mit ODBC Daten arbeiten 

1. Starten Sie MS Access und legen Sie eine neue leere Datenbank an. Vergeben Sie den 

Namen StadtlupeODBC.mdb für die neue Datei. 

2. Über Datei/Externe Daten/Tabellen verknüpfen verknüpfen Sie die Tabellen der Server- 

Datenbank über ODBC mit der Datei. 

3. Wählen Sie als Dateityp ODBC - Databases aus. 

4. Wechseln Sie im Dialog Datenquelle auswählen in das Register Computerdatenquelle . Dort 

finden Sie den Eintrag Stadtlupe. 

Abb 492 

5. Nach OK beginnt die Auswahl der zu verknüpfenden Tabellen oder Sichten. 

6. Wählen Sie die Basistabellen Anzeigenschaltungen, Aufträge, Hefte, Mitarbeiter, 

Kleinanzeigen und Kunden aus. 

Abb 493 

7. Nach OK werden die Tabellen mit Ihrer neuen Datenbank verknüpft. Entsprechend wird das 

ODBC-Symbol vor dem Tabellennamen angezeigt. 

Abb 494 


8. Sie können nun mit den eingebundenen Tabellen so arbeiten, als gehörten Sie zu Ihrer 

lokalen Datenbank. 

Allerdings ist es nicht möglich, die Tabellenbeziehungen vollständig darzustellen. Dies ist 

aber auch logisch, weil sich der Server um die Relationen zwischen den Tabellen kümmern 

muss. 

8.5 Access und XML 

XML wurde als ein Format entwickelt, mit dem sich strukturierte Inhalte im World Wide Web 

austauschen lassen. Die Universalität des WWW einerseits, die Flexibilität von XML andererseits 

haben dazu geführt, dass XML inzwischen auch für Aufgaben benutzt wird, für die es ursprünglich 

nicht vorgesehen war, z.B. als Format für Officeprogramme oder für die Speicherung der 

Konfigurationseinstellungen von Benutzungsoberflächen. In der Praxis können vor allem zwei 

Einsatzbereiche von XML unterschieden werden: 

• Publishing und Management von Dokumenten: Hier dient XML dazu, Informationen für 

menschliche Rezipienten zu veröffentlichen. Mit XML lassen sich dabei die Informationen 

einerseits inhaltlich strukturieren und andererseits in einer Weise darstellen, die 

verschiedenen Ausgabemedien gerecht wird. 

• Web-Services: Hier erlaubt XML die Festlegung von Austauschformaten für das so 

genannte "Distributed Computing", bei dem Rechner im World Wide Web für die Lösung 

bestimmter Aufgaben lose miteinander verbunden werden können. In XML-Formaten wird 

einerseits erfasst, welche Dienste ein Anbieter zur Verfügung stellt und wie diese Dienste 

abgerufen werden können; andererseits kommunizieren die Rechner über SML-Botschaften 

miteinander, wenn sie tatsächlich auf die jeweils bereitgestellten Dienste zugreifen. 

Sie können in MS Access Daten in eine XML (Extensible Markup Language) - Datei exportieren. 

Bei den Informationen, die im- oder exportiert werden sollen, können Sie auswählen zwischen den 

eigentlichen Daten, der Struktur sowie der Präsentation. 

8.5.1 Beispiel 128: Exportieren von Access-Daten in eine XML- 

Datei 

1. Die Datenbank 128_Stadtlupe.mdb ist geöffnet. 

2. Öffnen Sie die Tabelle Anzeigenschaltungen. 

3. Wählen Sie nach Datei/Exportieren als Dateityp XML (*.xml) und als Speicherort den 

Ordner Stadtlupe. 

Abb 495 Die Tabelle Anzeigenschaltungen wird exportiert. 


4. Nach Exportieren wählen Sie als zu exportierende Informationen Daten (XML ), Schema der 

Daten (XSD ) und Präsentation Ihrer Daten (XLS ). 

aus. 

Abb 496 Wählen Sie die zu exportierenden Informationen 

5. Klicken Sie auf Weitere. Im Register Daten geben Sie die zu exportierenden Daten bzw. 

Datensätze und den Speicherort der exportierten Datei an. Der Ordner Stadtlupe, den Sie 

zuvor gewählt hatten, ist voreingestellt. Im Register Schema wählen Sie Separates 

Schemadokument erstellen, um eine von der Datendatei getrennte Schemadatei zu erstellen, 

im Register Präsentation wählen Sie Client (HTML). 

Abb 497 

6. Betrachten Sie das Ergebnis im Windows-Explorer: Sie müssten im Ordner Stadtlupe vier 

neue Dateien vorfinden: die Datei Anzeigenschaltungen in vier verschiedenen Formaten. 

Abb 498 Das Ergebnis des Exports im Window-Explorer 

7. Öffnen Sie die Datei Anzeigenschaltungen.xml im Browser. Sie erkennen die Struktur der 

XML-Datei. 

Abb 499 Die Struktur der XML-Datei wird angezeigt. 



8.6.1 Aufgaben 

In den folgenden Aufgaben wird aus der Datenbank Handel.mdb eine Client/Server Lösung. 

8.6.2 Aufgabe 47: Die Datenbank Handel auf MSDE umstellen 

1. Die Datenbank 047Handel.mdb ist geöffnet. Stellen Sie sicher, dass der MS SQLServer 

aktiv ist. 

2. Verwenden Sie den Access Upsizing Assistenten, um eine Client/Server Version der 

Datenbank 047Handel.mdb zu erstellen. (8.2.1 Beispiel 119: Upsizing einer vorhandenen 

Access-Datenbank) 

3. Verwenden Sie den Datenbanknamen HandelSQL. (8.2.1 Beispiel 119: Upsizing einer 

vorhandenen Access-Datenbank) 

4. Legen Sie ein neues Access Projekt HandelCS an. (8.2.1 Beispiel 119: Upsizing einer 

vorhandenen Access-Datenbank) 

5. Untersuchen Sie im vom Assistenten angezeigten Bericht, ob Fehler vorliegen. 

6. Überprüfen Sie abschließend, welche Dateien im Verzeichnis C:\Programme\Microsoft SQL 

Server\MSSQL\Data angelegt wurden. Sie sollten eine *.mdf und ein *.ldf Datei finden. 

8.6.3 Aufgabe 48: Ein Datenbank-Diagramm anlegen 

1. Legen Sie zu Ihrer neuen MSDE-Datenbank HandelCS.adp eine grafische Darstellung des 

Datenbankschemas an. (8.2.4 Beispiel 122: Ein Datenbankdiagramm erstellen) 

2. Verwenden Sie den Designer und fügen Sie sämtliche Tabellen hinzu. 

3. Ordnen Sie die Tabellen in geeigneter Weise an und vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der 

Abbildung. 

4. Speichern Sie das Diagramm unter dem Namen Standard und schließen Sie es. 

Abb 500 

8.6.4 Aufgabe 49: Eine benutzerdefinierte Funktion erstellen 

1. Das Datenbankprojekt Handel.adp ist geöffnet. 

2. Die Funktion soll Artikel aus einer bestimmten Warengruppe sortiert darstellen. 

3. Legen Sie eine neue Funktion mit dem Designer an. (8.2.3 Beispiel 121: Die Objekte der 

MSDE erforschen) 

4. Wählen Sie Felder und Eigenschaften so aus, dass das Ergebnis der Funktion der Abbildung 

entspricht. Es sollen nur Werkzeuge angezeigt werden. 

5. Testen Sie die Funktion und speichern Sie diese unter dem Namen WerkzeugeSortiert ab. 


Abb 501 

8.6.5 Aufgabe 50: Eine gespeicherte Prozedur erstellen 

1. Die gespeicherte Prozedur, die jetzt erstellt werden soll, nimmt als Parameter einen 

Ortsnamen entgegen und zeigt dann Kundeninformationen dazu an. (8.3.3 Beispiel 125: 

Eine SQL-Server-gespeicherte Prozedur erstellen) 

2. Erstellen Sie die gespeicherte Prozedur mit Hilfe des Designers. 

3. Legen Sie eine Abfrage an, deren Feldauswahl der Abbildung entspricht. 

Abb 502 

4. Wechseln Sie in die SQL-Ansicht und fügen Sie der Prozedur einen Parameter hinzu: @Ort 

varchar(100). (8.3.3 Beispiel 125: Eine SQL-Server-gespeicherte Prozedur erstellen) 

5. Der Parameter @Ort soll in der WHERE-Klausel verwendet werden. Setzen Sie den 

Abfrageoperator LIKE ein, um das Feld Ort mit dem Parameter zu vergleichen. 

6. Testen Sie die Abfrage. Beim Starten erscheint ein Dialogfeld, in welches Sie den 

Vergleichswert für den Ort eingeben können. Verwenden Sie Berlin. 

Abb 503 

7. Das Ergebnis entspricht dann genau der Abbildung. 

Abb 504 

8. Speichern Sie die Prozedur unter dem Namen KundenInOrt. 


Anhang A Übersicht über die Beispieldatenbank 

Die Abfragen, die Sie mit der Structured Query Language entwickeln werden, basieren auf der 

Datenbank Handel, deren Datenbankschema Sie hier abgebildet finden. Das Datenbankschema kann 

Ihnen eine gute Hilfe sein, wenn es darum geht, die folgenden Aufgaben zu lösen. Im Großen und 

Ganzen sollte das Verständnis der Tabellenstruktur Sie vor keine größeren Probleme stellen. 

Sicherheitshalber möchten wir dennoch kurz den Aufbau der Datenbank erläutern, damit Sie einen 

leichten Zugang finden. 

Bei der Datenbank Handel.mdb haben wir es mit einer einfachen Einkauf-/Verkauf-Lösung zu tun. 

Es geht um eine Artikelverwaltung und den Nachweis der Lieferanten der Artikel. Dies ist die 

Einkaufsseite der Datenbank. Sie beinhaltet die Tabellen Lieferanten und Artikel. Auf der 

Verkaufsseite werden Kunden- und Bestellinformationen verwaltet. Zu diesem Bereich gehören die 

Tabellen Kunden, Bestellungen und Bestellpositionen. 

Die Relationen zwischen den Tabellen können Sie der Abbildung entnehmen. 

Abb 505 Die Beziehungen in der Datenbank Handel 

Die Datenbank Handel und alle Datenbanken, die Sie für die Übungsaufgaben benötigen, finden Sie 

im Ordner Übungsdateien/Handel. Der Bezeichnung Handel.mdb ist die fortlaufende Nummer des 

jeweiligen Beispiels vorangestellt. So ist z. B. die Datenbank 002Handel.mdb die Übungsdatei für 

die Übungsaufgabe 2. 

Anhang B Informationen zu Access im Internet 

Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, 

anbei finden Sie eine nützliche Aufstellung von Links zu weiterführenden Themen rund um 

Microsoft Access. Aufgrund der vielfältigen Fragen und Anforderungen, auf die das Buch nicht in 

allem Details eingehen kann, werden Sie sicher in diesen Foren alles Notwendige finden. 

Access-Paradies - Beispiele, Tools und Lösungen: http://www.access-paradies.de 

MS-Office-Wissen - FAQ, Tipps, Beispiele, 

Downloads, Links 

http://www.ms-office-wissen.de 

MS-Office-Forum - Forum für Microsoft Office, 

Visual Basic, SQL und Windows 

http://www.ms-office-forum.de 

Access-Home - Tipps, Beispiele, Tools 

http://www.access-home.de 

Access Datenbank Reparatur - Hilfe bei defekten 

Datenbanken 

http://www.arc24.de 

Access Datenrettung - Hilfe bei defekten 

Datenbanken 

http://www.access-rettung.de 

Access-FAQ von Karl Donaubauer 

http://www.donkarl.com 

The Access Web - Englische FAQ 

http://www.mvps.org/access/ 

Office Update 

http://office.microsoft.com/de-de/officeupdate/ 

Office Home – Tools, Infos, Hilfe, Produktupdates http://office.microsoft.com/de-de/default.aspx 

Office Downloadcenter 

http://office.microsoft.com/dede/officeupdate/default.aspx 


Access-Paradies - Beispiele, Tools und Lösungen: http://www.access-paradies.de 

Microsoft Support 

http://support.microsoft.com/?ln=de 

Knowledge Base 

http://support.microsoft.com/search/ 

Tabelle 16 Nützliche Links im Internet (Stand: 06.09.05) 

Anhang C Schema der Beispieldatenbank Stadtlupe 

Abb 506

Access 2003 Professional 5 Zugriffsrechte verwalten 5.1 Das ...

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