Was ist ein Projekt?

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Projektmanagement 

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Training Projektmanagement – Arbeitsblatt 2 

Was ist ein Projekt? 

Ausgangssituation 

Projekt 

Zielsituation 

Projekte bedeuten zukunftsgerichtetes Handeln. Projekte sollen 

 

 

 

in einem definierten Zeitrahmen 

mit begrenzten Mitteln 

zu einem Ziel führen. 

Projekte haben in jedem Fall einen Anfang und ein Ende. Der Weg zum Ziel kann 

aber länger oder kürzer sein, je nachdem wie effizient man sein Projekt plant. 

Kein Projekt sind z.B.: 

 

 

 

Rasen mähen (sie sind Routine) 

Betrieb einer Firma (ist auf Dauer angelegt, der Aufbau einer Firma ist 

aber ein Projekt) 

Ein Programm (verfolgt mehrere Ziele und besteht daher aus mehreren 

Projekten) 

Wer ein Projekt plant, sollte sich zunächst zwei Situationen vorstellen: 

 

 

Wie ist die gegenwärtige Situation? Welche Probleme wollen wir anpacken? 

Was für ein Projekt könnte uns Spaß machen? Was können wir? Was sind 

positive und negative Rahmenbedingungen? 

Welchen Zustand möchte möchten wir erreichen? Was können wir 

realistisch gesehen machen oder verändern? Was nehmen wir uns 

gemeinsam vor? 

Wenn man sich klar geworden ist, von wo aus man wohin will, kann man sich 

über den besten Weg Gedanken machen: 

 

Wie kommen wir zu unserem Ziel? Welche Mittel und welche 

Unterstützung brauchen wir? 

Diese Fragen sollte man sich in der Gruppe zu stellen, um den besten Weg zum 

Ziel zu finden.


Was ist Projektmanagement? 

Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende. Es geht also darum, in einem 

begrenzten Zeitraum, mit begrenzten Mitteln und bestimmten Personen 

geeignete Aktivitäten und Maßnahmen durchzuführen, um ein bestimmtes Ziel zu 

erreichen. 

Ein erfolgreiches Projekt sieht so aus: 

Klare Verantwortlichkeiten 

Limitierte 

Ressourcen 

Kontrollierbarer Projektaufwand 

Bestimmtes 

Ziel 

Begrenzter Zeitraum 

Und bei folgendem Projekt sind alle Beteiligten irgendwann frustriert und werden 

das Projekt früher oder später abbrechen: 

Unklare Zuständigkeiten 

Nicht geplante 

Ressourcen 

Unkontrollierter 

Projektaufwand 

Unbestimmtes 

Ziel 

Keine Deadlines und Termine 

Damit Projekte nicht aus dem Ruder laufen, muss sich eine Projektgruppe 

ständig über wichtige Fragen verständigen: 

 

 

 

 

Sind unsere Ziele realistisch? 

Stehen uns genügend Ressourcen (Geld, Material, Personal) zu Verfügung? 

Liegen wir im Zeitplan? 

Nehmen alle im Team ihre Verantwortung wahr? 

Nur durch Planung, Organisation, Kontrolle und Kommunikation kann ein 

Projekt zum Erfolg geführt werden. Dies sind die wichtigsten Elemente des 

Projektmanagements. 

Methoden des Projektmanagements helfen, die richtigen Fragen zu stellen, die 

notwendigen Schritte gemeinsam in der Gruppe zu planen und durch 

Erfolgserlebnisse motiviert bei der Sache zu bleiben.


Projekttypen 

Vieles wird “Projekt” genannt. Wer ein Projekt anfängt, sollte sich kurz 

überlegen, was man eigentlich vorhat. Wir stellen die wichtigsten Projekttypen 

kurz vor: 

Projekttyp Worum es 

geht... 

Implementationsprojekt 

Wir wollen 

etwas machen! 

Worauf man besonders 

achtet… 

Alles gut und richtig zu 

machen 

Beispiel 

Ein Fest 

organisieren 

Innovationsprojekt 

Veränderungsprojekt 

Wir wollen 

etwas Neues auf 

die Beine 

stellen! 

Wir wollen 

etwas 

verändern! 

Dass es tatsächlich einen 

Bedarf gibt 

Dass wirkliche Probleme 

angepackt werden, die 

man tatsächlich lösen 

kann 

Einen Verein 

gründen 

Eine Aktion gegen 

Rassismus 

Wer kritisch ist, kann sofort einwenden, dass sich die drei Typen dieser Tabelle 

nicht nicht immer klar unterscheiden lassen. Sie sollen aber dazu anregen, zu 

fragen: Warum machen wir ein Projekt? Oft kommt man darauf, dass es ja nicht 

nur darum geht, etwas zu machen, sondern dass man ein Projekt so gestalten 

kann, dass es tatsächlich zu einer Veränderung beiträgt. So kann eine 

Auftaktveranstaltung ein Schritt zu einer “Projekt gegen Rassismus” sein. Und 

jedes Projekt, welches auf eine Veränderung zielt hat auch Elemente eines 

Implementationsprojekts. Wichtig aber ist es in jedem Fall, die richtigen 

Ausgangsfragen zu stellen, um seine Idee zu überprüfen. 

Dazu gehört auch, zu fragen, was man überhaupt leisten kann. Ein Projekt ist 

umso schwieriger, desto neuartiger und komplexer es ist: 

Komplexität 

Großprojekt 

Pionierprojekt 

Standartprojekt 

Pilotprojekt 

Neuartigkeit 

Wer zum ersten Mal ein Projekt macht, sollte erstmal schauen, ob es 

Standartprojekte gibt, an denen man sich orientieren kann. Hier leistet das 

Internet großartige Dienste. Er sollte ein bewährtes Projektformat wählen und 

mit einem kleinen Projekt beginnen. Wer schon mehr Erfahrung hat, sollte ruhig 

mal etwas Neues versuchen (Pilotprojekt). Für Großprojekte und Pionierprojekte 

braucht man in der Regel eine starke Organisation im Rücken, mit Kontakten, 

einer Struktur und erfahrenem Personal. Eine der wichtigsten Fragen des 

Projektmanagements ist: Können wir das leisten?


Checkliste Projektidee 

Auch wenn man lieber direkt loslegen möchte, lohnt es sich, vor dem 

“Start” noch einmal die eigene Idee zu überprüfen. Hier die wichtigsten 

Fragen für den PROJEKT-CHECK: 

Unsere Idee verfolgt ein klares Ziel 

Wir wollen ein konkretes Problem anpacken 

Wir haben geprüft, dass es einen Bedarf gibt 

Unser Team steht hinter der Idee 

Alle sind überzeugt, dass diese Idee die beste ist, 

um unser Ziel zu erreichen 

Wir haben alternative Ideen in der Gruppe diskutiert und 

geprüft 

Leute, die andere Ideen hatten, sind trotzdem bereit, mitzuarbeiten 

Unsere Idee ist besonders 

Es gibt keine anderen Projekte, die ähnliches machen und denen wir uns 

besser anschließen sollten. 

Andere werden unsere Idee als etwas neues, besonderes wahrnehmen 

und sich für sie begeistern lassen 

Unsere Idee ist machbar 

Wir haben das Know-How und die Leute, um das Projekt durchzuziehen 

Wir können die notwendigen Ressourcen beschaffen 

Wir können Organisationen oder Personen, deren Hilfe, Einverständnis 

oder Mitwirkung wir brauchen, von unserem Projekt überzeugen 

Wir erfinden das Rad nicht neu und haben uns z.B. im Internet nach 

ähnlichen Projekten erkundigt und können von ihren Erfahrungen 

profitieren 

Wir haben Zeit und Motivation 

Es gibt genügend Mitglieder im Team, die wirklich Zeit in das Projekt 

stecken können. Und es gibt in absehbarer Zeit keine Gründe, das 

Projekt zurückzustecken 

Wir haben uns klargemacht, dass unser Projekt sich über einen 

gewissen Zeitraum erstreckt. Wir haben diskutiert, ob wir als Team so 

lange durchhalten können. 

Unsere Idee bietet unserem Team auch kurzfristig Erfolgserlebnisse. 

Wenn die meisten Fragen mit ja beantwortet wurden, kann man 

loslegen. Wenn nicht, solltet die Idee noch einmal geprüf,t und 

gegebenenfalls verändert werden.


Phasen eines Projekts 

Ein Grundprinzip des Projektmanagements ist es, das “Leben” des Projekts in 

Phasen einzuteilen. So weiß man, wo man steht und worauf es gerade ankommt. 

Die wichtigsten Phasen jedes Projekts sind: 

 

 

 

 

 

Idee 

Konzeption 

Planung 

Durchführung 

Evaluation 

In allen Phasen geht es dabei um gutes Management und Erfolgskontrolle. Diese 

Phasen und Prozesse kann man in einem Modell abbilden. Das sieht zunächst 

komplex aus, wird aber klar, wenn man die einzelnen Phasen erklärt. 

Idee Konzeption Planung Durchführung Auswertung 

Management und Monitoring (Erfolgskontrolle) 

1. Die Idee: Am Anfang eines jeden Projekts steht eine Idee. Diese kann von 

Einzelnen ausgehen oder von einer Gruppe – sie sollte aber in jedem Fall vom 

ganzen Projektteam getragen werden. Eine Idee kann sich aus bestimmten 

Problemen oder auch durch einen Wunsch oder ein Bedürfnis ergeben. 

Projektmanagement stellt sicher, dass die Idee relevant und realistisch ist. Dafür 

ist die gemeinsame Projektentwicklung in der Gruppe wichtig. 

Checkliste Projektidee Brainstorming 

2. Die Konzeption: In dieser Phase erarbeitet das Team ein Konzept, wie die 

Idee umgesetzt werden kann. Dabei ist es wichtig, die Ausgangssituation zu 

analysieren, die Ziele zu definieren und zu überlegen, wie diese Ziele angesichts 

der Ausgangssituation erreicht werden können. Das bedeutet auch, über die 

eigenen Möglichkeiten und Beschränkungen sowie über externe Unterstützungsmöglichkeiten 

nachzudenken. Projektmanagement stellt hierfür Methoden und 

Instrumente bereit, wie eine Konzeption im Team erarbeitet werden kann. Die 

wichtigsten Punkte der Konzeption werden in einer Projektbeschreibung 

aufgeschrieben, die auch als Grundlage für Förderanträge genutzt werden kann. 

Problemanalyse Zielanalyse SWOP Projektbeschreibung 

3. Die Planung: In dieser Phase wird das Projekt in kleine Arbeitsschritte 

zerlegt. So kann noch einmal überprüft werden, ob das Konzept realistisch ist. In 

einem Projektfahrplan werden Deadlines, Verantwortliche und Erfolgsindikatoren 

festgehalten. In der Planung sind auch die Punkte Finanzen, Kommunikation und 

Öffentlichkeitsarbeit zu berücksichtigen. Alles Geplante wird in einem finalen 

Aktionsplan dokumentiert. 

WBS Aktionsplan


4. Die Durchführung: Nun beginnt die heiße Phase des Projekts. Eigentlich 

muss nun nur noch der Plan ausgeführt werden – aber natürlich wird eine ganze 

Menge Unvorhergesehenes passieren, an das keiner gedacht hat. Um auf 

Überraschungen und Pannen gut reagieren zu können, ist es wichtig, dass die 

Verantwortlichkeiten klar sind und das Projekt einen Leiter hat, der die Übersicht 

behält. Während der Durchführung sollte dokumentiert werden, was gut geklappt 

hat und was nicht und ob die Beteiligten mit dem Projekt zufrieden und die Ziele 

erreicht worden sind. 

5. Die Auswertung: Die Evaluation ist die finale Bewertung des Projekts. Was 

ist gut gelaufen? Was weniger? Wie ist das Projekt von der Zielgruppe 

angenommen worden? Sind die Projektziele erreicht worden? Ist der Aufwand 

dem Ergebnis angemessen? Diese Fragen zu stellen ist wichtig, um Antworten 

auf folgende Frage zu finden: Was kann das nächste Mal besser gemacht 

werden? Die Evaluation ist wichtig, um bei einem nächsten Projekt Fehler nicht 

zu wiederholen. Wissen und Erfahrungen aus einem Projekt müssen also in der 

dokumentiert werden, um sie auf neue Projektkonzepte übertragen zu können. 

Dies ist ein Teil von “Wissensmanagement”. 

Evaluationsmethoden Lessons learnt 

In allen Phasen: Monitoring (Erfolgskontrolle): Die Analyse der Schwierigkeiten, 

Mängel oder Fehler eines Projekts findet allerdings nicht erst zum Schluss 

statt. In allen Phasen ist es wichtig, den Verlauf und Erfolg eines Projekts 

kontinuierlich zu beobachten. Dieser Prozess heißt Monitoring und beginnt schon 

bei der Konzeption: Ist das Konzept realisierbar? Können sich alle mit ihm 

identifizieren? Können Fortschritte und Erfolge sinnvoll nachvollzogen werden? 

Muss das Konzept also verworfen oder überarbeitet werden? Ähnliche Fragen 

stellen sich in der Vorbereitung: Läuft alles nach Plan? Liegt das Projekt im 

zeitlichen Rahmen? Fallen Beteiligte oder Ressourcen aus? Können sie ersetzt 

werden oder müssen die Ziele und Aktivitäten des Projekts angepasst werden? 

Für das Monitoring sollte die Projektleitung oder eine bestimmte Person 

verantwortlich sein.


Instrumente für die Konzeption 

Die Problemanalyse 

Ein Problem wird im Projektmanagement als ein negativer Zustand mit 

Ursachen und Folgen definiert. Ein Problem ohne Ursachen kann nicht gelöst 

werden, ein Problem ohne Folgen braucht nicht gelöst werden. In der 

Problemanalyse werden Probleme gesammelt, beschrieben und auf ihre 

gegenseitigen Beziehungen hin untersucht. 

Der erste Teil der Problemanalyse besteht im Brainstorming: 

a) In einem ersten Schritt ist es wichtig, mögliche Knackpunkte zu 

benennen. Diese kann man z.B. auf rote DIN-A-4 Blätter schreiben. 

Knackpunkte sind die Gruppen, Personen oder Dinge, von denen viel 

abhängt. Bei einem Projekt “Bessere Integration von MigrantenInnen” sind 

z.B. die MigrantenInnen und die NichtmigrantenInnen ein Knackpunkt. 

b) In einem zweiten Schritt werden ausgehend von den Knackpunkten 

möglichst viele Probleme gesammelt. Dabei geht es darum, konkrete 

Probleme auf kleine rote Karten zu schreiben. Hierbei sollte man jedes 

Mal fragen: „Geht´s noch konkreter?“ “Integrationsunwilligkeit” ist zwar 

ein Problem, das aber noch konkreter formuliert werden und in mehrere 

Probleme aufgespalten werden kann, z.B.: „Nichtmigranten/innen haben 

keine Lust, sich auf Neues einzulassen“ und “MigrantenInnen leben lieber 

in ihrem vertrauten Umfeld”. 

c) In einem dritten Schritt werden die Ursachen und negativen Folgen der 

verschiedenen Probleme hinzugefügt und wiederum als Probleme 

formuliert. 

Der zweite Teil der Problemanalyse besteht darin, Zusammenhänge zwischen 

den Problemen herauszufinden und sie zu hierarchisieren. 

a) Welche Beziehungen bestehen zwischen den Problemen? Karten mit 

Problemen, die voneinander abhängen werden unter- oder nebeneinander 

geklebt, die Beziehung zwischen ihnen mit Pfeilen dargestellt (, , ). 

So werden Problemzusammenhänge und –bereiche (Cluster) sichtbar, die 

dann mit Oberbegriffen benannt werden sollten. 

b) Welche Probleme werden als die wichtigsten wahrgenommen? Es ist 

wichtig Prioritäten zu setzen, schließlich können nicht alle Probleme auf 

einmal gelöst werden. 

c) Es sollte schließlich überlegt werden, ob es ein zentrales Problem gibt, 

an dem ein Projekt sinnvoll ansetzen kann. Dieses Projekt muss durch das 

Projekt realistisch lösbar sein und Ursache weiterer Probleme sein. Als ein 

mögliches zentrales Problem könnte in unserem Beispiel z.B. 

“Dialogbereitschaft auf beiden MigrantenInnen und NichtmigrantenInnen 

ist nur sehr schwach ausgeprägt” sein. 

Hinweis: Die Problemanalyse kann auch in der Ideenfindung eingesetzt werden. Hierbei ist die 

Zukunftswerkstatt eine interessante Methode. Im professionellen Projektmanagement wird das 

Instrument des Problembaums eingesetzt.



Ziele formulieren 

Ein Ziel ist ein positiver Zustand, der vom Projekt angestrebt werden kann. Jedes 

Projekt hat verschiedene Ziele, die zueinander in einer Mittel-Zweck-Beziehung 

stehen. Wenn ein Problem ein negativer Zustand definiert ist, kann ein Ziel als 

positiver Zustand formuliert werden. Viele Ziele können ausgehend von den 

Problemen formuliert werden. Dabei ist es wichtig, zwischen verschiedenen Arten 

von Zielen zu unterscheiden. 

Oberziele sind übergeordnete Ziele, die dem Projekt eine Orientierung geben, 

von ihm allein aber nicht erreicht werden können. Es ist wichtig, Oberziele 

formulieren zu können, um zu erklären, warum ein Projekt wichtig ist. Oberziele 

beziehen sich auf Probleme, die mehrere Ursachen haben. 

Beispiel: „Gelungene Integration“ oder „eine tolerante Gesellschaft“ kann ein einzelnes 

Projekt wohl kaum erreichen. Hierzu sind mehrere Projekte und langwierige 

Veränderungsprozesse nötig. Diese Probleme können aber erklären, warum dieses Projekt 

wichtig ist. 

Für jedes Projekt sollte ein Projektziel formuliert werden, das aussagt, was das 

Ergebnis des Projekts sein soll. Dieses Ergebnis trägt zu den Oberzielen bei. 

Beispiel: Die stärkere Einbeziehung von MigrantenInnen in das Vereinsleben kann das 

Ergebnis eines Projekts sein. Dieses Projektziel leistet einen Beitrag zu dem Oberziel 

“gemungene Integration” und ist mit dem zentralen Problem “mangelnde 

Integrationsbereitschaft bei MigrantenInnen und NichtMigrantenInnen” verbunden. 

Eine dritte Art von Zielen sind die Unterziele. Dies sind Ergebnisse, die das 

Projekt erzielen muss, um das Projektziel zu erreichen. 

Beispiel: Um MigrantenInnen stärker in die Vereine einzubeziehen muss zunächst ein 

Konzept erstellt werden. Hilfreich wäre es hierfür sicherlich, wenn sowohl MigrantenInnen, 

als auch NichmigrantenInnen hierfür an einem Tisch sitzen würden. Auch Menschen, welche 

sich im Vereinsleben auskennen, wären sicherlich hilfreich. 

Im Gegensatz zu den Oberzielen müssen das Projektziel und die Unterziele 

smart (engl.: klein, clever, schlau, intelligent) sein. Das bedeutet: 

S = spezifisch, M = messbar, A = akzeptabel, R = realistisch, T = terminiert 

Die Ziele sollten ein spezifisches Problem betreffen, messbaren Erfolg anpeilen, 

für alle Beteiligten akzeptabel, mit vorhandenen Personal und Ressourcen 

durchführbar und in einem abgesteckten Zeitrahmen erreichbar sein. 

geSMARTete Ziele sind also solche, zu denen sich Indikatoren und Termine 

finden lassen – zwei Dinge die für die Planung wichtig sind. 

Beispiel: „Bessere Integration“ ist unspezifisch und schwer zu messen (was bedeutet 

„besser“?), für viele NichtmigrantenInnen kein akzeptables Ziel („Ich muss mich doch nicht 

integrieren, ich bin hier aufgewachsen“) und durch ein einzelnes Projekt kaum zu 

verändern. 

Ein attraktives Angebot für MigrantenInnen und NichtmigrantenInnen ist dagegen messbar 

(findet statt und wird genutzt) und mit dem gegenseitigen Austausch fördert es die 

Integration von beiden Seiten und ist damit ein realistisches Vorhaben und verspricht damit 

absehbaren Erfolg.



Ressourcen- und Stakeholderanalyse 

Ressourcen sind Geld, Personal, Know-How, Material, Technik etc., die das 

Projekt benötigt, um seine Ziele zu erreichen. 

Stakeholder sind alle Personen, die für den Projekterfolg entscheidend sind. Das 

sind zum einen die Mitglieder des Projektteams, alle potentiellen Unterstützer, 

Leute, die vom Projekt tangiert werden und es verhindern könnten, die 

Zielgruppe und alle anderen, die in ein Interesse am Projekt haben oder auf die 

das Projekt zählen muss. 

Bei der Konzeption und auch beim Monitoring ist die Analyse von Stakeholdern 

und Ressourcen wichtig, um alle Möglichkeiten auszuschöpfen und Widerstände 

möglichst früh zu überwinden. Hierfür ist die SWOP-Tabelle ein hervorragendes 

Instrument: 

Strengths 

Interne Stärken, um die Ziele zu 

erreichen: Was können wir? 

Was haben wir? 

intern 

Weaknesses 

Interne Schwächen, die der 

Zielerreichung im Weg stehen: 

Was können wir nicht, woran 

mangelt es? Was brauchen 

wir also? 

Beteiligte 

+ - 

Ressourcen 

Potentials 

Externe Potentiale, um die Ziele 

zu erreichen: Wer kann uns 

helfen? Worauf können wir 

zurückgreifen? 

extern 

Obstacles 

Externe Widerstände: Wer steht 

uns im Weg? Wen müssen wir 

überzeugen? Welche Rahmenbedingungen 

hindern uns? 

Aus dieser Tabelle können Schlussfolgerungen gezogen werden: 

Welche Beteiligte müssen wo mit welchen Argumenten überzeugt werden? 

Woher und mit welchen Argumenten können wir fehlende Ressourcen 

beschaffen?



Stakeholder-Diagramm 

Ein weiteres Instrument zur Analyse der Stakeholder des Projekts, sind Tabellen, 

die in einem gemeinsamen Brainstorming erarbeitet werden. Dabei geht es 

darum, mögliche Risiken zu erheben und zu überlegen, wie sie vermieden 

werden können. Hier ein Beispiel: 

Interne Stakeholder 

Stakeholder Beschreibung seiner Rolle Wichtig für den Projekterfolg 

Projektleiter oder 

Koordinationsteam 

Projektteam 

Sponsor 

vertritt das Projekt nach außen, 

moderiert die Teamsitzungen und 

kontrolliert den Projekterfolg 

Die einzelnen Mitglieder des Teams 

tragen durch eigene 

Verantwortlichkeiten zu einzelnen 

Ergebnissen des Projekts bei. 

Ist eine Person in einer 

Organisation, der hinter dem 

Projekt steht, es berät und bei den 

Entscheidungsträgern für das 

Projekt wirbt. 

Darf nicht überlastet werden, muss 

Delegieren lernen und sollte von 

allen akzeptiert werden. 

Die Talente der einzelnen 

Teammitglieder sollten genutzt 

werden, die Motivation ist aufrecht 

zu erhalten und die einzelnen 

Mitglieder sollten sich gegenseitig 

darauf achten, dass die Aufgaben 

zuverlässig erledigt werden. 

Der Sponsor sollte genug Zeit 

haben und sich mit dem Projekt 

identifizieren. Der Erfolg des 

Projekts sollte auch ihm nutzen. Er 

muss eine breite Akzeptanz und 

Zugang zu den 

Entscheidungsträgern besitzen. 

Externe Stakeholder 

Förderer Stellt Ressourcen bereit. Muss durch eine Überzeugende 

Projektbeschreibung geworben 

werden und einen eigenen Nutzen 

durch seine Förderung haben (z.B. 

Unterstützer 

Gegner 

Zielgruppe 

Sind Personen, die dem Projekt 

aufgeschlossen gegenüberstehen 

und es aktiv unterstützen oder 

andere davon überzeugen 

könnten. 

Sind Personen, die dem Projekt 

ablehnend gegenüber stehen. Ihre 

Argumente müssen entkräftet 

werden, wenn sie nicht 

umzustimmen sind. 

Das ist die Gruppe, denen das 

Projekt nutzen soll. Sie müssen 

darüber Bescheid wissen und es 

auch wollen. 

Werbeeffekt) 

Diese Personen müssen 

angesprochen und für das Projekt 

motiviert werden. Dazu sollten sie 

ausreichend informiert und ggf. 

nach Rat gefragt werden. 

Es muss genau analysiert werden, 

aus welchen Gründen und mit 

welchen Argumenten die Gegner 

das Projekt ablehnen. Es sollte 

überlegt werden, ob sie 

umzustimmen sind oder ob sie 

dazu zu bringen sind, das Projekt 

zu tolerieren. Hierbei ist es 

wichtig, auf ihre Befürchtungen 

und Argumente einzugehen. 

Es ist wichtig, dass die Zielgruppe 

das Projekt kennt, auf seine 

Gestaltung Einfluss nehmen kann 

und sich ihrerseits aktiv dafür 

einsetzt.


Projektbeschreibung 

Die Projektbeschreibung ist eine kompakte Darstellung des Projektkonzepts. Auf 

ihrer Grundlage können Pressemitteilungen, Anträge oder Anschreiben zur 

Werbung von Unterstützern formuliert werden. Die Formulierung einer 

Projektbeschreibung ist auch wichtig, da so auch deutlich wird, ob alle Punkte 

der Konzeption geklärt sind. 

Name der Projektgruppe 

Adresse 

Aussagekräftiger Projekttitel 

Projektbeschreibung (Stand: Datum) 

Warum ist das Projekt wichtig? 

Hier sollte aus den Oberzielen ein Text formuliert werden 

Welches Ziel verfolgt das Projekt? 

Hier sollte das Projektziel formuliert werden 

Wie soll das Ziel erreicht werden? 

Hier sollten die Unterziele beschrieben werden 

Wann (und evtl. wo) soll das Projekt stattfinden? 

Hier sollte eine Vorstellung über den zeitlichen Rahmen und die wichtigsten Termine 

gegeben werden 

Wer unterstützt das Projekt? 

An dieser Stelle kann – Einverständnis vorausgesetzt - geschrieben werden, wer aus 

welchen Gründen das Projekt unterstützt 

Kosten des Projekts und Finanzierung 

Angaben zu der Kalkulation des Projekts und wie es finanziert werden soll 

Welche Unterstützung wird noch benötigt? 

Hier kann – falls nötig – um Unterstützung gebeten werden. 

Was sind die nächsten Schritte? 

Hier sollte ein Überblick gegeben werden, was als nächstes passiert 

Dafür kann z.B. der aktuelle Aktionsplan eine Grundlage bieten 

Verantwortliche und Projektteam 

Die Namen des Projektleiters und des Teams, unbedingt sollte ein Ansprechpartner mit 

Kontaktdaten angegeben werden.


Instrumente der Projektplanung 

In der Planung sind die Ergebnisse der Konzeption wichtig, um die Frage zu 

beantworten: Mit welchen Schritten können die konkret gesetzten Ziele erreicht 

werden? 

Ziel 

z.B.: Schaffung eines attraktiven Angebotes für MigrantenInnen, bzw. NichtmigrantenInnen 

innerhalb des Vereins 

1. Konzeptpapier ausformulieren 

2. Verbündete im Verein und bei MigrantenInnenorganisationen sichen 

3. Anregungen für Konzeptpapier holen 

4. Konzept dem Vereinsvorstand vorstellen und abstimmen lassen 

Auf dieser Basis können die einzelnen Schritte geplant werden. Dazu ist es 

wichtig zu wissen, was jeder einzelne Schritt, konkret an Personen, Zeit und 

Ressourcen benötigt. Ein gutes Instrument ist dazu die sogenannte Work- 

Breakdown-Structure: In einem Diagramm wird jeder Schritt in Einzelschritte 

aufgespalten, wobei immer gefragt wird: Welchen Aufwand bedeutet das? 

Konzeptpapier erstellen 

Erste Fassung erstellen 

Feedback bei relevanten Personen 

einhohlen 

Papier layouten 

2 Personen mal 2 Stunden Arbeit 6 mal 20 minütige Gespräche führen 2 Stunden Arbeit 

Auf der Grundlage der WBS kann nun ein Aktionsplan erstellt werden, der die 

einzelnen Schritte, Termine (Deadlines), Erfolgsindikatoren und Verantwortliche 

abbildet. 

Termine 1.3. 1.3. 15.3. 20.3. 30.3. 

Schritte 

Erste Fassung 

erstellen 

Feedback 

einholen und 

einarbeiten 

Layout 

Vorlage 

Vereinsvorstand 

Indikatoren für 

Erfolg 

2 Din-A-4 Seiten 

liegen vor 

Konstruktive 

Vorschläge 

aufgenommen 

Präsentationsfähige 

Tischvorlage 

erstellt 

Vorstand stimmt 

positiv ab 

neues Angebot 

wird durchgeführt 

Verantwortliche Petra Petra und Michael Hannes Katharina


Projekte präsentieren 

Ein guter Inhalt ist wichtig. Wird er jedoch langweilig vorgetragen, so kann sich Niemand an 

Euer gutes Projekt erinnern und der gute Inhalt geht verloren. 

Folgende Tipps sollen bei der Präsentation von Euren Projekten helfen: 

Niemals und unter keinen denkbaren Umständen wird ein Text vom Blatt 

vorgelesen. Vorlesen langweilt und führt zu extremer Müdigkeit beim 

Publikum. Wer für ein Projekt begeistern will, braucht Zuhörer und wenn 

diese sich langweilen hören sie nicht zu. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Besser als fertige Texte sind daher Stichwortzettel. Am besten lassen 

sich hierfür Karteikarten zweckentfremden. Diese sind nicht so groß und 

so flexibel wie A4-Blätter. Achten Sie darauf, dass Sie so groß schreiben, 

dass man aus einem Meter Abstand noch lesen kann, was auf der 

Karteikarte steht, damit Sie – sollten Sie den Faden verlieren – diesen 

schnell wieder finden können. Die Karteikarten sollten unbedingt 

durchnummeriert sein, damit Sie die richtige Reihenfolge wieder herstellen 

können, wenn der Stapel im Eifer des Gefechtes einmal herunter fällt. 

Nicht die Tafel, Flip-Chart, Moderationswand, Leinwand oder die 

Sitzungsleitung anschauen, sondern diezu überzeugende Gruppe. Das 

hat nicht nur etwas mit Höflichkeit zu tun, sondern steigert auch die 

Aufmerksamkeit. 

Möglichst frei reden! Der Stichwortzettel ist nur ein Hilfsmittel. Wenn 

Sie etwas vergessen und es ist nicht wirklich wichtig; macht nichts. Da 

keiner weiß, was Sie sagen wollten, merkt das auch Niemand, es sei denn 

Sie sagendas. 

Bei Vorträgen geht es darum, dass die Leute verstehen, was Sie ihnen 

sagen möchten. Fachsprache und –ausdrücke machen daher nur Sinn, 

wenn sie im Publikum bekannt sind. 

Versuchen Sie nicht, etwas zu erklären, was Sie selbst nicht 

verstanden haben. Niemanden kann das gelingen, Ihnen auch nicht. 

Keine Präsentation ohne Visualisierung! Von dem was man gesagt 

bekommt, behält der Mensch im Durchschnitt 10%. Von dem, was es 

gesehen hat behält er bereits 20% und von dem was er gesehen und 

gehört hat bereits 50%. 

Persönliche Eindrücke und Erlebnisse, die zum Thema passen, sind 

das Salz in der Vortragssuppe. Sie sorgen für die persönliche Note und 

steigern die Aufmerksamkeit. 

Am Schluss eines Vortrages sollten Sie die wichtigsten Punkte und 

Erkenntnisse noch einmal zusammenfassen, damit jede/-r weiß, 

worum es geht. 

Auch bei Power-Point-Präsentationen ist der Inhalt immer noch 

wichtiger, als die Form. Man kann zwar mit Power-Point ein inhaltliches 

Vakuum so präsentieren, dass kaum jemand etwas merkt, aber die Leute, 

die das mitbekommen sind richtig genervt. Daher: Konzentrieren Sie 

sich auf den Inhalt und den Vortrag, und nicht auf die Technik.


Öffentlichkeitsarbeit 

„Tue Gutes und rede darüber“, diese Volksweisheit gilt auch für Projekte, die in die Öffentlichkeit 

hinein wirken sollen. 

Egal, ob Sie Sich an eine Lokalzeitung, einen Radio-Sender oder gar das 

Fernsehen wenden, sollten Sie immer vor Augen haben, dass die Redaktionen 

vor einer Flut von Meldungen und Aktionen überschüttet werden. Daher ist es 

wichtig, sich von der Masse der „Konkurrenten“ abzuheben. In der Praxis haben 

sich Pressemitteilungen gut bewährt. Ein persönlicher Kontakt zu den 

betreffenden Medienleuten kann hier ergänzend sehr hilfreich sein. 

Pressemitteilungen: 

Inhalt: 

Ansprechpartner (mit Tel.Nr. für Rückfragen) 

Wer, was, wann, wo, warum? 

Kurz fassen 

An Fakten orientiert 

Übersichtliche Gestaltung 

Professionelles Lay-Out 

Zeitliche Abfolge: 

Pressemitteilung ca. 2 Wochen vor dem Event verschicken 

Ein paar Tage vor der Veranstaltung telefonisch erinnern 

Info-Material für die Presse vorbereiten 

Bei der Veranstaltung: 

Medien-Leute in Empfang nehmen und eine/einer Begleiter/-in zuordnen 

Gute Plätze reservieren (Gute Plätze – gute Bilder) 

Info-Material überreichen 

Nach der Veranstaltung: 

Berichterstattung prüfen (wer war da, wie war der Bericht) 

Für Zusammenarbeit bedanken 

Plakate / Flyer: 

Für Plakate und Flyer gilt ähnliches, wie für Präsentationen. Ein schlecht gemachter Flyer mit tollem 

Inhalt landet schnell im Altpapier, wohingegen ein gut gemachter Flyer mit schlechtem Inhalt 

durchaus eine Chance hat, gelesen zu werden. 

Werbeprofis sind sich daher einig, dass es zunächst am wichtigsten ist die 

Aufmerksamkeit des/der Betrachter/-in zu wecken. Gute Plakate sind daher 

meistens entweder provokant oder/oder originell. Selbstverständlich dürfen die 

wichtigen Daten nicht fehlen, sie sind aber eher Beiwerk. Natürlich kann man 

sich durch Werbeanzeigen oder vorhandene Flyer inspirieren lassen.


Projektevaluation 

Am Ende eines Projektes sollte man sich immer die Frage stellen, ob das Projekt 

sein Ziel erfüllt hat und wo ggf. Verbesserungen möglich sind. 

Sinnvoll ist es, sich bereits während der Projektplanung „Erfolgsindikatoren“ zu 

überlegen. Je mehr Indikatoren Sie Sich überlegt haben, desto besser werden 

Sie herausbekommen, welche Teile Ihres Projekts ihre Ziele erreichen und 

welche nicht. Dabei ist es sinnvoll, die Messlatte nicht zu hoch zu legen. 

Ein Beispiel: 

Ausgangslage: 

Eine Schülervertretung hat in ihrer Problemanalyse festgestellt, dass die gewählten VertreterInnen 

der SchülerInnen nicht mit dem notwendigen Ernst bei der Sache sind. Vielfach sind diese aus 

Gründen der Beliebtheit gewählt worden, haben aber kein Interesse daran, sich wirklich an der SV 

zu beteiligen. Dies führt zu Versammlungen der SV, in der nur die SchülersprecherInnen das Wort 

führen und aus der Versammlung der KlassensprecherInnen nur in Ausnahmefällen ein Beitrag 

kommt. Die anfallende Arbeit fällt weitgehend auf das Schülersprecherteam zurück. 

Projektidee: 

Um mehr Leute in die SchülerInnenvertretung einzubinden, müssen mehr Leute zu aktiven 

mitmachen bewogen werden. SchülerInnenvertretungsarbeit soll nicht als legale Möglichkeit, den 

Unterricht zu schwänzen wahrgenommen werden, sondern als aktives Beteiligungsinstrument. Die 

Wahlverfahren werden daher so verändert, dass sich qualitativ gute KandidatenInnen durchsetzen. 

Projektziele: 

Alle SprecherInnen der Klassen sind engagiert (Oberziel) 

Alle SchülerInnen (auch die KandidatenInnen) wissen welche Stellung der/die 

Klassensprecher innerhalb der Schülervertretung hat. 

Die Kandidaten sind bereit und in der Lage, diese Anforderungen zu erfüllen. 

Die WählerInnen wählen nicht Sympathie, sondern Kompetenz. 

Die Wichtigkeit der KlassensprecherInnen wird erlebbar. 

Wir sind erfolgreich, wenn... (Indikatoren für Erfolg) 

bei Versammlungen der KlassensprecherInnen nicht mehr nur die SchülersprecherInnen 

(das Leitungsteam) reden 

die KlassensprecherInnen eigene Ideen einbringen 

methodische Fragen zur Arbeit der KlassensprecherInnen gestellt werden 

Versammlungen der KlassensprecherInnen im abschließenden Feedback einer solchen 

Versammlung als wichtig bezeichnet werden. 

LehrerInnen sich positiv gegenüber der Schülervertretung über das neue Wahlverfahren 

äußern 

die KlassensprecherInnen beteiligen sich mit an der Alltagsarbeit 

Treten nun einige (oder alle) Ereignisse/Indikatoren ein, so weiß diese Schülervertretung, dass ihre 

Maßnahmen/ihr Projekt erfolgreich war. Treten dagegen nur wenige Ereignisse/Indikatoren ein, so 

lässt sich relativ genau analysieren, wo bei der Projektplanung noch Schwächen auftreten und wo 

gegebenenfalls nachgearbeitet werden muss.


Projektkommunikation: 

Wenn Sie ein Projekt durchführen, so ist es wichtig, dass alle wichtigen 

Informationen an die richtigen Leute kommen, so dass alle wissen, wo das 

Projekt steht. 

Aktionsplan nutzen: 

Hilfreich für den Gesamtüberblick ist der weiter vorne beschriebene Aktionsplan. 

Durch abhaken der einzelnen Teilaufgaben hat man einen schnellen Überblick, 

wo das Projekt gerade steht. Auch sieht man sehr leicht, welche Komponenten 

noch nicht fertig sind und wer dafür verantwortlich ist. Dies hat oft ganz plausible 

Gründe, die geklärt werden sollten. 

Treffen der Projektgruppe 

Zentral für die Projektkommunikation ist daher ein Ort/Raum, an dem man sich 

treffen kann, um sich über den Fortgang des Projektes auszutauschen. Es 

empfiehlt sich hierfür eine Gesprächsleitung zu bestimmen, die vorher einen 

Zeitplan erstellt, wie lange über welche Aspekte gesprochen werden soll. Das soll 

verhindern, dass man endlos über die ersten Punkte redet und für die letzten 

keine Zeit mehr hat. Viele Dinge lassen sich besser verstehen und diskutieren, 

wenn visualisiert wird (s. Projekte präsentieren). Auch darauf sollte die Leitung 

achten. Ist trotz längerer, kontroverser Diskussion keine Einigung möglich: 

abstimmen lassen. 

Protokoll anfertigen: 

Ein Protokoll ist das Gedächtnis einer Institution, also auch einer Projektgruppe. 

Man unterscheidet drei verschiedene Arten: 

Wortprotokoll: 

das Treffen wird wörtlich wiedergegeben 

Vorteil: genaue Widergabe der kompletten Sitzung, so dass man 

alles nachhalten kann 

Nachteil: extrem aufwändig 

Verlaufsprotokoll: 

der Verlauf des Treffens wird und die Entscheidungen werden 

wiedergegeben 

Vorteil: Diskussionen werden grob wiedergegeben, so dass man 

nachvollziehen kann, warum welche Entscheidung getroffen wurde 

Nachteil: Fordert eine gewisse Erfahrung des/der 

Protokollanten/-in und ist immer noch aufwändig 

Ergebnisprotokoll: 

nur die Ergebnisse werden notiert) 

Vorteil: wenig Aufwand 

Nachteil: Gründe, warum so entschieden wurde, sind nicht mehr 

nachvollziehbar 

Ergebnisse für alle transparent machen: 

Hierzu richtet man am besten eine Rundmail oder eine Gruppe im Internet ein. 

So haben alle MitstreiterInnen in der Projektgruppe immer einen Überblich über 

den aktuellen Planungsstand.


Das liebe Geld: 

Finanzplan erstellen: 

Vor jedem Projekt sollte ein Finanzierungsplan erstellt werden, in dem Kosten 

und Einnahmen gegenübergestellt werden. Es empfiehlt sich eine/-in 

Verantwortliche/-n zu benennen, der/die den Überblick behält. Je dataillierter der 

Kostenplan ist, desto geringer die Gefahr vor „bösen Überraschungen“. 

Solange man noch keine genauen Informationen über die verschiedenen Kosten 

hat, nimmt man einen realistischen Betrag an. Achtung: Wer sich hier grob 

verschätzt, läuft Gefahr, dass der Finanzplan aus dem Ruder läuft. Hat man die 

Kosten höher angesetzt, als sie tatsächlich sind, so ist das nicht so schlimm, da 

sich diese geringeren Kosten positiv auf den „Überschuss“ auswirken. Sind die 

Kosten jedoch zu gering veranschlagt, so ergibt sich jedoch ein Defizit. 

Kassenbuch: 

Alle Einnahmen und Ausgaben werden im Kassenbuch erfasst. Das sorgt für 

Transparenz während und nach dem Projekt und verhindert, dass sich jemand 

auf Kosten des Projektes bereichert. 

Keine Ausgabe ohne Beleg: 

Für alle Ausgaben sind die Belege zu sammeln und im Kassenbuch zu 

vermerken. Hat jemand für das Projekt Geld vorgelegt, so kann es nur gegen die 

jeweilige Quittung erstattet werden. Wenn öffentliche Fördermittel für das 

Projekt in Anspruch genommen werden, so ist eine „ordnungsgemäße 

Kassenführung“ in aller Regel zwingend notwendig. 

Sponsoren einbeziehen: 

Häufig lassen sich für verschiedene Projekte Sponsoren finden. Doch nicht jede/- 

r Sponsor/-in möchte mit jedem Projekt in Verbindung gebracht werden und 

nicht jedes Projekt mit jede/-r Sponsor/-in. Daher sollten Sie eine Vorauswahl 

treffen: Wer passt zu uns, zu wem passen wir? 

Bevor man jedoch ein – am besten persönliches – Gespräch mit dem/der 

potentiellen Sponsor/-in führt, sollte man sich gute Gründe überlegen, mit denen 

man Überzeugungsarbeit leisten kann.

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