Ausgabe 6 / 2012 - technik + EINKAUF
Ausgabe 6 / 2012 - technik + EINKAUF Ausgabe 6 / 2012 - technik + EINKAUF
EINKAUF PRAXIS Mythen im E-Procurement Outsourcing von Beschaffungsprozessen nicht immer die beste Wahl Für Unternehmen wird die Auslagerung bestimmter Segmente aus der Beschaffung ein immer wichtigeres Instrument zur Optimierung ihrer Prozesse. Wenn allerdings die klare Strategie fehlt oder unrealistische Erwartungen bestehen, können sich die Bemühungen letztendlich negativ auswirken. In der Branche kursieren zahlreiche Missverständnisse und Vorurteile – keine guten Voraussetzungen für den Start einer erfolgreichen Prozessauslagerung. Im Folgenden wird mit den gängigen Mythen rund um das Thema Outsourcing in der Beschaffung aufgeräumt. Die Reduzierung der Personalkosten bringt 1 die größte Einsparung Zwar führen Optimierungen der Personalkosten durch Konsolidierung und Skaleneffekte zu Ersparnissen, der größere Gewinn wird aber über die Reduktion der Ausgaben generiert. Grundvoraussetzungen hierfür sind fundierte Kenntnisse des Versorgungsmarkts, der Warengruppen und eine hervorragende Aufstellung der Beschaffungsprozesse. Auch mit Hilfe von Service-Anbietern aus dem Segment der Beschaffungsauslagerung lassen sich signifikante Einsparungen erzielen welche mit den limitierten, unternehmenseigenen Ressourcen oft nicht zu bewerkstelligen sind. Dies gilt im Besonderen für nicht betreute Warengruppen. Außerdem liefern Service-Anbieter zu geringeren Kosten größere Effizienz, da sie Prozesse global vereinheitlichen und standardisieren können. Auf diese Weise entstehen zusätzliche Kapazitäten die für strategische Initiativen genutzt werden können, wovon die gesamte Wertschöpfungskette des Einkaufs profitiert. 4 Beschaffungsauslagerung führt zum Kontrollverlust in Sachen Strategie und Prozesse Bei einer erfolgreichen Auslagerung der Beschaffung sind die Service-Anbieter optimal in das Unternehmen integriert. Angefangen von den strategischen Zielen bis hin zur operativen Unternehmenskultur fungieren sie sozusagen als virtuelle Verlängerung des unternehmenseigenen Einkaufs. Um weiterhin die Kontrolle über alle Aspekte der Beschaffung zu behalten, kann das Unternehmen außerdem folgende Initiativen starten: ■ Eine genaue Bestimmung von Subprozessen und Warengruppen die ausgelagert beziehungsweise im Hause verbleiben sollten. ■ Ein starkes Projekt-Management während der Transition, eine effiziente Steuerung sowie Change Management erhöhen den Erfolg. ■ Die Entwicklung von angemessenen Service-Levels und Metriken, abgestimmt auf die Geschäftsziele, schafft nachhaltige Effizienz. Neue Technologie-Plattformen sind 5 der Schlüssel zum Erfolg Im Zuge der Beschaffungsauslagerung lernt ein Unternehmen Technologien auf intelligente Weise zu nutzen. Zum Beispiel kann die Nutzung zusätzlicher, gezielter Software, den Austausch der kom- Die Auslagerung des Einkaufs generiert Ersparnisse 2 ausschließlich über Preisreduzierungen Preisverhandlungen mit Lieferanten stellen für das Unternehmen natürlich ein erhebliches Einsparungspotenzial dar. Daneben gibt es aber auch Hebel zur Kostenreduktion, die nicht über den Preismechanismus funktionieren. Vielmehr geht es hierbei um wiederholbare und konforme Prozesse und Metriken, welche die Prozess-Performance über die Source-to-Pay-Kette widerspiegeln. Intelligente und aufeinander abgestimmte Prozesse verbessern nicht nur die Einhaltung von Compliance-Richtlinien im Unternehmen, sondern tragen explizit zur Kostenreduktion bei, weil das Bedarfsmanagement effizienter arbeitet. Umgekehrt kann beispielsweise die Nicht-Einhaltung von Verträgen, die Nutzung nicht-gelisteter Lieferanten oder das bestellen von Waren außerhalb des Warenkorbs zu einem Verlust von Ersparnissen in Höhe von 30-40 % führen. Der Einkauf von direkten Materialien 3 kann nicht ausgelagert werden Während Funktionen wie beispielsweise das Lieferantenbeziehungs-Management durchaus im Unternehmen verbleiben sollten, gibt es eine große Anzahl von direkten Einkaufsaktivitäten, die erfolgreich abgekoppelt und ausgelagert werden können. Dazu zählen Funktionen wie die Bedarfsplanung, das Forecasting, Ausgaben- und Rohstoffpreisanalysen sowie der transaktionale Einkauf. 38 06 / 2012
EINKAUF PRAXIS pletten Plattform unnötig machen. Typischerweise haben Unternehmen bereits ERP-Plattformen, deren Funktionsumfang aber nur suboptimal genutzt wird. Während bestimmte Unterprozesse wie der Contract-Workflow oder eRFX zwar neue Werkzeuge benötigen, um beispielsweise die Compliance und das Ausgabenmanagement effektiver zu gestalten, so müssen nicht zwangsläufig neue, teure Systeme eingesetzt werden. Eine Vielzahl von kosteneffizienten Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) sind hierfür passend. Es geht nur um die Auslagerung von einfachen, 6 transaktionalen Tätigkeiten Der Umfang der Beschaffungsauslagerung bewegt sich weg von der transaktionalen Kreditorenbuchhaltung hin zu einem strategischen Fokus rund um das Thema ‚Source-to-Pay‘. Die moderne Sicht auf das Outsourcing bezieht vor allem in etablierten Outsourcing-Partnerschaften wertschöpfende Bereiche mit ein, wie z.B. Ausgabenanalysen und das Management des Vertragslebenszyklus sowie der Lieferantenbeziehung. Kennzeichen eines intelligenten Unternehmens ist dessen Fähigkeit, einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen zu haben und Prozess-Silos dort einzureißen, wo sie zu Einnahmeverluste führen können. Zukunftsorientierte Unternehmen setzen dabei häufig auf Service-Anbieter die verschiedene Aspekte der Beschaffung integrieren um damit von ‚End-to-End‘-Prozessen zu profitieren. nen kontinuierlich die Zufriedenheit der Interessensgruppen und garantieren eine schnelle Reaktion bevor Probleme eskalieren. Auch wenn die Auslagerung von Beschaffungsprozessen einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen bieten kann, ist das volle Potenzial dieser Strategie noch nicht ausgeschöpft. Zum Teil liegt das an den beschriebenen Missverständnissen. Damit das Outsourcing den größtmöglichen Effekt erzielen kann, müssen die Beschaffungsfunktionen intelligenter, agiler und effektiver werden. ■ Autor Stephan Göppert, Vice President Germany, Genpact Bild: lassedesignen-Fotolia Interne Interessensgruppen und Lieferanten 7 gleichzeitig zufriedenzustellen, ist schwierig Eine wichtige Eigenschaft des Unternehmens ist es, auf Anliegen der Interessensgruppen schnell zu reagieren und die richtigen Einzelpersonen, Abteilungen und Geschäftsbereiche für die Problemlösung zusammenzubringen. Etablierte Einkaufsstrukturen nutzen effiziente Steuerungsmechanismen, die etwaiger Unzufriedenheit zwischen internen Interessensgruppen und Lieferanten entgegenwirken. Viele Unternehmen nutzen Konzepte wie einen ‚Einkaufs-Helpdesk‘ mit einem Eskalationsmechanismus, um Probleme mit den ausgelagerten Einkaufsorganisationen zu vermeiden und Konflikten vorzubeugen. Mithilfe von Kennzahlen überwachen Einkauforganisatio-
- Seite 1 und 2: 06 2012 November VKZ 67503 www.tech
- Seite 3 und 4: EDITORIAL EDITORIAL Die neue TECHNI
- Seite 5 und 6: NOVEMBER 2012 06-2012 www.technikun
- Seite 7 und 8: 1 2 Personen Johannes Arnold 1 vers
- Seite 9 und 10: MARKT & TECHNIK AKTUELL Termine 7.
- Seite 11 und 12: Bild: © Alexandr Mitiuc - Fotolia.
- Seite 13 und 14: EINKAUFSFÜHRER Drei Fragen an Helm
- Seite 15 und 16: EINKAUFSFÜHRER TECHNIK-WIKI Geschi
- Seite 17 und 18: TECHNIK + EINKAUF IM DIALOG „Wir
- Seite 19 und 20: Oft nicht zu sehen. Die Leistung un
- Seite 21 und 22: TECHNIK TREND Das Internet der Din
- Seite 23 und 24: TECHNIK TIPP Bilder: Werkzeugmasch
- Seite 25 und 26: EINKAUF PRAXIS berücksichtigen, d
- Seite 27 und 28: Besuchen Sie uns auf der SPS/IPC/Dr
- Seite 29 und 30: SWISSTECH: An der Messe der Zuliefe
- Seite 31 und 32: 6. Juni 2012 · Nummer 23 www.produ
- Seite 33 und 34: Mehr Meinung... tutionelle, soziale
- Seite 35 und 36: angehen kann. Wir verfolgen die Str
- Seite 37: und nachvollziehbare Beeinflussung
- Seite 41 und 42: MESSEN SPS IPC DRIVES SPS IPC Driv
- Seite 43 und 44: TECHNIK THEMEN TECHNIK-THEMEN Kraf
- Seite 45 und 46: TECHNIK AUTOMATISIERUNG Bilder: Ri
- Seite 47 und 48: An einem Antriebsstrang ziehen
- Seite 49 und 50: TECHNIK NUTZFAHRZEUGE fahrzeug-Wel
- Seite 51 und 52: TECHNIK SOFTWARE Bild: Laurentiu I
- Seite 53 und 54: TECHNIK INTRALOGISTIK Frequenz so
- Seite 55 und 56: Bei dem patentierten, segmentierten
- Seite 57 und 58: TECHNIK BETRIEBSAUSRÜSTUNG Bild:
- Seite 59 und 60: TECHNIK SCHLAUCHTECHNIK Checkliste
- Seite 61 und 62: TECHNIK LASERTECHNIK Weiser: Dank
- Seite 63 und 64: NEUE PRODUKTE Jakob Antriebstechnik
- Seite 65 und 66: NEUE PRODUKTE Innovationen in der S
- Seite 67 und 68: NEUE PRODUKTE Verotec Vielseitig ei
- Seite 69 und 70: NEUE PRODUKTE Norelem Einfach aufge
- Seite 71 und 72: NEUE PRODUKTE Steute Funk-Sendemodu
- Seite 73 und 74: INSERENTEN Inserenten A-J a.b.jödd
- Seite 75 und 76: VORSCHAU VORSCHAU Die Topthemen in
<strong>EINKAUF</strong> PRAXIS<br />
pletten Plattform unnötig machen. Typischerweise haben Unternehmen<br />
bereits ERP-Plattformen, deren Funktionsumfang aber nur<br />
suboptimal genutzt wird. Während bestimmte Unterprozesse wie<br />
der Contract-Workflow oder eRFX zwar neue Werkzeuge benötigen,<br />
um beispielsweise die Compliance und das <strong>Ausgabe</strong>nmanagement<br />
effektiver zu gestalten, so müssen nicht zwangsläufig neue,<br />
teure Systeme eingesetzt werden. Eine Vielzahl von kosteneffizienten<br />
Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) sind hierfür passend.<br />
Es geht nur um die Auslagerung von einfachen,<br />
6<br />
transaktionalen Tätigkeiten<br />
Der Umfang der Beschaffungsauslagerung bewegt sich weg von<br />
der transaktionalen Kreditorenbuchhaltung hin zu einem strategischen<br />
Fokus rund um das Thema ‚Source-to-Pay‘. Die moderne<br />
Sicht auf das Outsourcing bezieht vor allem in etablierten Outsourcing-Partnerschaften<br />
wertschöpfende<br />
Bereiche mit ein,<br />
wie z.B. <strong>Ausgabe</strong>nanalysen und<br />
das Management des Vertragslebenszyklus<br />
sowie der Lieferantenbeziehung.<br />
Kennzeichen<br />
eines intelligenten Unternehmens<br />
ist dessen Fähigkeit, einen<br />
ganzheitlichen Blick auf das<br />
Unternehmen zu haben und<br />
Prozess-Silos dort einzureißen,<br />
wo sie zu Einnahmeverluste<br />
führen können. Zukunftsorientierte<br />
Unternehmen setzen dabei<br />
häufig auf Service-Anbieter<br />
die verschiedene Aspekte der<br />
Beschaffung integrieren um damit<br />
von ‚End-to-End‘-Prozessen<br />
zu profitieren.<br />
nen kontinuierlich die Zufriedenheit der Interessensgruppen und garantieren<br />
eine schnelle Reaktion bevor Probleme eskalieren.<br />
Auch wenn die Auslagerung von Beschaffungsprozessen einen erheblichen<br />
Mehrwert für Unternehmen bieten kann, ist das volle Potenzial<br />
dieser Strategie noch nicht ausgeschöpft. Zum Teil liegt das<br />
an den beschriebenen Missverständnissen. Damit das Outsourcing<br />
den größtmöglichen Effekt erzielen kann, müssen die Beschaffungsfunktionen<br />
intelligenter, agiler und effektiver werden.<br />
■<br />
Autor<br />
Stephan Göppert,<br />
Vice President Germany, Genpact<br />
Bild: lassedesignen-Fotolia<br />
Interne Interessensgruppen<br />
und Lieferanten<br />
7<br />
gleichzeitig zufriedenzustellen,<br />
ist schwierig<br />
Eine wichtige Eigenschaft des<br />
Unternehmens ist es, auf Anliegen<br />
der Interessensgruppen<br />
schnell zu reagieren und die richtigen<br />
Einzelpersonen, Abteilungen<br />
und Geschäftsbereiche für<br />
die Problemlösung zusammenzubringen.<br />
Etablierte Einkaufsstrukturen<br />
nutzen effiziente Steuerungsmechanismen,<br />
die<br />
etwaiger Unzufriedenheit zwischen<br />
internen Interessensgruppen<br />
und Lieferanten entgegenwirken.<br />
Viele Unternehmen<br />
nutzen Konzepte wie einen ‚Einkaufs-Helpdesk‘<br />
mit einem Eskalationsmechanismus,<br />
um Probleme<br />
mit den ausgelagerten<br />
Einkaufsorganisationen zu vermeiden<br />
und Konflikten vorzubeugen.<br />
Mithilfe von Kennzahlen<br />
überwachen Einkauforganisatio-
Change language