FINANZBUCHHALTUNG - RA-Micro Software GmbH

RA-MICRO - HANDBUCH
FINANZBUCHHALTUNG
Stand: November 2005

INHALT F FINANZBUCHHALTUNG
F FINANZBUCHHALTUNG .............................................................................................1
Einnahmen-Überschuss-Rechnung..........................................................................................1
Nettoüberschuss ...............................................................................................................2
Ist-Versteuerung..................................................................................................................2
Aufbewahrungsfristen ...........................................................................................................2
Buchungslogik .....................................................................................................................3
Auswertungen im Format einer kaufmännischen Buchhaltung..................................................4
Mehrwertsteuer in der Finanzbuchhaltung................................................................................4
Kontenrahmen.....................................................................................................................5
Anlagevermögen (Konten 0011-0480) .................................................................................5
Finanzanlagen (Konten 0550-0599) .....................................................................................6
Langfristige Verbindlichkeiten (Konten 0630-0699) ................................................................6
Finanzkonten (Konten 1000-1099, 1300) .............................................................................6
Umbuchungs- und Transitkonten (Konten 1300-1399) ...........................................................6
Auslagen (Konten 1600-1699), Fremdgeld (Konten 1700-1799) ..............................................6
Privatkonten (Kontenbereich 1800-1899) .............................................................................7
Vorsteuer, Umsatzsteuerzahlungen (Kontenbereich 4000-4099) ..............................................7
Personalkosten (Kontenbereich 4100-4199)..........................................................................7
Fahrzeugkosten (Kontenbereich 4500-4599).........................................................................7
Repräsentationskosten (Kontenbereich 4600-4699) ...............................................................7
Fremdleistungen (Kontenbereich 4700-4799)........................................................................7
AfA (Kontenbereich 4800-4899)..........................................................................................7
Bürokosten (Kontenbereich 4900-4999) ...............................................................................8
Mehrwertsteuer (Konto 8000) .............................................................................................8
Referatskonten (Konten 8001-8099)....................................................................................8
Andere Einnahmen (Konten 8100-8999)...............................................................................8
Vortragskonten (Kontenbereich 9000-9999) .........................................................................9
Gespeicherte Kontenstände ...................................................................................................9
Verknüpfung mit Aktenkonto und Offenen Posten .....................................................................9
F12 Buchen ....................................................................................................................... 10
Stapelbuchung ..................................................................................................................11
Stapelbuchung auf Finanzkonto.........................................................................................11
Buchungseingaben ..........................................................................................................12
Stapelbuchung nur auf Aktenkonto ....................................................................................23
Umbuchung (Stapelbuchung)............................................................................................23
Textzwischenzeile ...........................................................................................................24
Einzelbuchung ...................................................................................................................24
Einzelbuchung auf Finanzkonto .........................................................................................24
Einzelbuchung nur auf Aktenkonto.....................................................................................25
Umbuchung (Einzelbuchung) ............................................................................................25
Korrekturbuchung ...........................................................................................................26
Eigenverbrauch buchen....................................................................................................26
Kontofix............................................................................................................................26
Kontofix buchen..............................................................................................................27
Kontoauszug holen..........................................................................................................29
Kontoauszug anzeigen/drucken.........................................................................................29
Einstellungen (Kontofix)...................................................................................................30
Überblick (Servicefunktion) ..............................................................................................31
Vorschlagswerte .............................................................................................................32
Jahreswechsel ................................................................................................................32
Problembewältigung ........................................................................................................32
Demoversion von Kontofix................................................................................................33
Sonstiges..........................................................................................................................33
Grundeinstellungen .........................................................................................................33
Wiederkehrende Buchungen .............................................................................................33
Aktenkonten entsperren...................................................................................................34
Buchungsjahr ändern ......................................................................................................34
Farbeinstellungen............................................................................................................34
F25 Journal ....................................................................................................................... 34
Inhalt
Stand: 11/05
I

Filter ................................................................................................................................35
Optionen ..........................................................................................................................36
Ansicht .............................................................................................................................37
Zeilen färben..................................................................................................................37
Spaltenbreite zurücksetzen ..............................................................................................37
Spaltenbreite benutzerdefiniert .........................................................................................37
Tooltipp ausschalten........................................................................................................37
Storno-Assistent ................................................................................................................37
F26 Kassenbuch ................................................................................................................ 38
F16 Kontoauszüge............................................................................................................. 38
Ansicht .............................................................................................................................38
Kontoauszüge.................................................................................................................38
Salden...........................................................................................................................38
Kontoauszüge Anfang (Strg)(½) .......................................................................................39
Kontoauszüge Ende (Strg)(¼) ..........................................................................................39
F29 Umsatzanteile Sozien ................................................................................................. 39
Sozienanteile prüfen...........................................................................................................39
AUSWERTUNGEN ........................................................................................................40
F19 BWA ........................................................................................................................... 40
Kontenzuordnungen ...........................................................................................................40
Standard-BWA................................................................................................................41
Auswertungen ...................................................................................................................42
Grafische Auswertungen .....................................................................................................44
F21 Buchhaltungsgrafik .................................................................................................... 44
Balkendiagramm................................................................................................................44
Erweiterte Buchhaltungsgrafik .............................................................................................44
F18 ELSTER ....................................................................................................................... 45
F22 E/Ü-Rechnung............................................................................................................ 46
Eigenverbrauch...............................................................................................................46
Teile der E/Ü-Rechnung ......................................................................................................47
Teil 1 Einnahmen/Ausgaben .............................................................................................47
Teil 2 Erlöskonten ...........................................................................................................47
Teil 3 Aufwandskonten.....................................................................................................47
Teil 4 Sonstige Sachkonten ..............................................................................................48
Teil 5 UVA......................................................................................................................48
Teil 6 Finanzkontobewegungen .........................................................................................48
Teil 7 Betriebsvermögen ..................................................................................................48
Teil 8 Einnahmen nach Sachbearbeitern .............................................................................48
Teil 9 Sachkonten-Saldenliste ...........................................................................................48
F24 Jahresabschluss ......................................................................................................... 48
F28 Sachkonten-Saldenliste .............................................................................................. 49
F23 Übersicht Finanzkonten (AltGr)(F) ............................................................................... 49
F27 Übersicht Sachkonten (AltGr)(S) .................................................................................. 50
KONTENVERWALTUNG ..............................................................................................50
F14 Finanzkontostände tageweise..................................................................................... 50
F15 Kontenplan................................................................................................................. 50
Konten einrichten............................................................................................................50
Konten zuordnen: USt-Formular........................................................................................51
Konten zuordnen: Auslagen/Fremdgeld ..............................................................................51
F39 Kontenblätter ............................................................................................................. 51
Filter .............................................................................................................................52
EXTRAS.........................................................................................................................52
F11 Abstimmung ............................................................................................................... 52
Ausgleich des Kontos 1300...............................................................................................53
Abweichungen zwischen Journalbuchhaltung und Aktenbuchhaltung.......................................53
F10 AfA-Liste .................................................................................................................... 53
Allgemeines ...................................................................................................................54
Vorbereitende Arbeiten ....................................................................................................54
II
Inhalt
Stand: 11/05

AfA-Liste........................................................................................................................54
Auswerten .....................................................................................................................60
Extras ...........................................................................................................................62
F20 Aktko-Journalbuchungen............................................................................................ 62
F17 Formular EÜR ............................................................................................................. 63
F13 Schnittstellen ............................................................................................................. 63
DATEV..............................................................................................................................64
Vorher einzuholende Auskünfte beim Steuerberater des Kunden ............................................64
Benötigte Unterlagen.......................................................................................................64
Grundsätzliches ..............................................................................................................64
Vorbereitende Tätigkeiten ................................................................................................64
Umschlüsselung der Finanzkonten .....................................................................................64
Umschlüsselung der Sachkonten .......................................................................................65
Steuerschlüsselsperre für DATEV-Automatikkonten ..............................................................65
Durchführung der Konvertierung .......................................................................................66
Kontrolle der Konvertierung..............................................................................................66
Elster (Elektronische USt-Voranmeldung) ..............................................................................67
EXCEL ..............................................................................................................................67
Voraussetzungen der Excel-Schnittstelle.............................................................................67
Sinn und Zweck der Excel-Schnittstelle ..............................................................................67
Begrenzungen der Excel-Schnittstelle ................................................................................68
Funktionsumfang der Excel-Schnittstelle ............................................................................68
Vorbereitende Arbeiten ....................................................................................................68
Möglichkeiten der Übernahme in Excel ohne Excel-Schnittstelle .............................................68
Zum Programmablauf der Excel-Schnittstelle ......................................................................69
Kontrolle der Excel-Auswertung ........................................................................................70
Feldnamen Sachkonten-Saldenliste....................................................................................70
Feldnamen Einnahmen-Überschuss-Rechnung.....................................................................70
Feldnamen Vermögensübersicht........................................................................................71
Feldnamen Umsatzsteuerangaben .....................................................................................71
IDEA Außenprüfung............................................................................................................71
D15.27 Grundeinstellungen Finanzbuchhaltung................................................................. 71
EÜ-Rechnung ....................................................................................................................72
Aktueller Mehrwertsteuersatz % - zentral ...........................................................................72
Nettoausweis - zentral .....................................................................................................72
Einnahmen-Überschuss-Rechnung über Datenpool - zentral ..................................................72
Sachkonten ohne Bewegung anzeigen/drucken - zentral.......................................................72
E.Ü.-Saldierung Teil 2+3 in 10er Gruppen - zentral..............................................................72
E.Ü.-Saldierung Teil 2+3 in 100er Gruppen - zentral ............................................................72
Keine Saldierung in Teil 2+3 - zentral ................................................................................72
Belegnummern ..................................................................................................................72
Belegnummern Pflicht - zentral .........................................................................................72
Belegnummernvergabe in Einzelbuchung wie in Stapelbuchung - zentral.................................72
Belegnummern anzeigen - zentral .....................................................................................73
Belegnummern vorschlagen - zentral .................................................................................73
Buchen.............................................................................................................................73
Vorschlag Finanzkonto – lokal ...........................................................................................73
Finanzkonto für Kasse - zentral .........................................................................................73
Negativen Bestand auf Kassenkonto verhindern - zentral......................................................73
Eingabe des Sachbearbeiters bei Journalbuchung - zentral....................................................73
Finanzkontoübersicht anzeigen - lokal................................................................................73
Eingabe des neuen Saldos ermöglichen (Einzelbuchung) bzw. erzwingen (Stapelbuchung) - zentral
....................................................................................................................................73
Tagesdatum als Buchungsdatum vorschlagen - lokal ............................................................73
Listen...............................................................................................................................74
Übersicht Sachkonten mit Beträgen - zentral ......................................................................74
Sachkonten-Saldenliste mit Zwischensummen - zentral ........................................................74
Listen für - zentral ..........................................................................................................74
Druckoptionen ...................................................................................................................74
Buchungshinweise ............................................................................................................ 74
Ausnahme der kurzen Zeit ..................................................................................................74
Eigenverbrauch..................................................................................................................75
Geldtransit........................................................................................................................76
Korrespondenzanwälte........................................................................................................76
Inhalt
Stand: 11/05
III

Stornobuchungen und Korrekturbuchungen ...........................................................................77
Veräußerung von Anlagegütern ............................................................................................77
Buchungsfragen ................................................................................................................ 78
INDEX ............................................................................................................................83
IV
Inhalt
Stand: 11/05

F FINANZBUCHHALTUNG
Das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung ermöglicht es, im Rahmen von RA-MICRO eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung
gemäß § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) mit Ist-
Versteuerung (Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten) nach § 20 Umsatzsteuergesetz (UStG)
zu erstellen, die an die Bedürfnisse von Rechtsanwälten und Notaren anknüpft; siehe unten die Abschnitte
Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Ist-Versteuerung.
Das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung ist eine Erfassung der Einnahmen und Ausgaben mit
zusätzlich Aktenkonten und offenen Posten; es umfasst die Programmbereiche Aktenkonto, Finanzbuchhaltung
und Offene Posten I sowie die zugehörigen Fensterprogramme; die drei Programmbereiche
haben getrennte Datenbestände, in die man auch getrennt buchen kann. Betriebseinnahmen
und Betriebsausgaben werden zum Zeitpunkt des Zahlungsflusses erfasst, Ausgangsrechnungen
werden nur in der Nebenbuchhaltung des Aktenkontos gebucht, umsatzsteuerlich
ist nur Ist-Versteuerung möglich.
Die besondere Leistung besteht darin, dass die Erfassung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
in der Finanzbuchhaltung mit der Erfassung der Gebührenrechnungen, Zahlungsein- und -
ausgänge zu den einzelnen Akten im Aktenkonto, der Stellung der Kostenrechnungen im Programmbereich
Gebühren/Kosten, der Zwangsvollstreckung und den Offenen Posten zur Verwaltung
der Gebührenforderungen automatisch verzahnt ist. Mit einem einzigen Buchungsvorgang, der integrierten
Buchung, können alle Bereiche zutreffend und zeitsparend angesprochen werden.
Die Programmfunktion Buchen erlaubt es, zusammengehörige Buchungen sowohl für die Finanzbuchhaltung
als auch für das Aktenkonto in einem Stapel zu erfassen und erst nach erfolgter Kontrolle
zu buchen.
Mit der Finanzbuchhaltung ist es möglich, tatsächliche Zahlungsein- und -ausgänge der Kanzlei zu
buchen, auszuwerten und zu verwalten; zum Kontenrahmen siehe den gleichnamigen Abschnitt.
Um die Finanzbuchhaltung nutzen zu können, müssen Sach- und Finanzkonten sowie Sachbearbeiter
angelegt sein. Den Anwendern, die mit dem Programm arbeiten sollen, müssen in der Benutzerverwaltung
der Dienstprogramme das Programmrecht und die jeweils erforderlichen Einzelrechte
der Finanzbuchhaltung vergeben werden.
Über ein mehrstufiges Chiffrensystem werden die sensiblen Finanzbuchhaltungsdaten entsprechend
der Berechtigung des jeweiligen Nutzers vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, kann seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz
(EStG) als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln. Einzelpraxen
und Sozietäten von Rechtsanwälten und Notaren sind nicht zur Buchführung verpflichtet
und können ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.
Für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung gelten vor allem folgende Grundsätze: Aufzeichnungen
sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird;
§ 145 Abs. 2 Abgabenordnung (AO), Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet
vorzunehmen; § 146 Abs. 2 AO und eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert
werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; § 146 Abs. 4 AO. Die handelsrechtlichen
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten nicht.
Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gemäß
§ 11 EStG grundsätzlich zu dem Zeitpunkt erfasst, an dem die Zahlungen zufließen bzw. abfließen;
anders als beim Betriebsvermögensvergleich (der kaufmännischen Buchführung mit Bilanzierung)
spielt dabei keine Rolle, in welchem Zeitraum der Anspruch oder die Verpflichtung wirtschaftlich
entstanden ist.
F Finanzbuchhaltung 1
Stand: 11/05

Ab 2005 ist der Steuererklärung ein Formular beizufügen, das eine Gliederung der E/Ü-Rechnung
enthält. Dieses Formular ist unter F17 Formular EÜR, siehe S. 63, abgebildet. Sie können bzw.
müssen Ihre Sachkonten den Posten dieses Formulars selber zuordnen, da die Zuordnung von Kontenbereichen
hierbei nicht sinnvoll ist.
Die neue Gliederung der E/Ü-Rechnung stellt klar, dass Vorsteuer, Mehrwertsteuer (im Sinne von
Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen), Umsatzsteuervorauszahlungen und Abschlusszahlungen
aus Umsatzsteuer-Jahreserklärungen oder entsprechende Erstattungen betrieblich veranlasste
Ausgaben und Einnahmen und darum in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung einzubeziehen sind,
auch wenn sie sich wirtschaftlich wie durchlaufende Posten auswirken. Die Gliederung trennt Zahlungen
und Erstattungen strikt, so dass sich ab 2004 die Buchung auf gesonderte Konten empfiehlt.
RA-MICRO liefert bei Neuinstallationen einen Kontenrahmen aus, welcher der neuen Gliederung
entspricht. Für die bisherigen Anwender können wir für die Anpassung des Kontenrahmens nur
Empfehlungen aussprechen, da die in den einzelnen Kanzleien belegten Konten unterschiedlich
sind.
Gemäß der neuen Gliederung sind Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben netto und Vorsteuer
und Mehrwertsteuer getrennt auszuweisen. RA-MICRO errechnet die Nettobeträge und die Umsatzsteuer
aus den gebuchten Bruttobeträgen, wie schon bisher bei der Wahl eines Nettoausweises.
Neben den tatsächlichen Betriebseinnahmen werden Betriebseinnahmen auch für den Eigenverbrauch
angesetzt.
Die Aussagekraft von betriebswirtschaftlichen Auswertungen aus der Einnahmen-Überschuss-
Rechnung ist begrenzt, wenn Sie nicht alle oder fast alle Zahlungen umgehend erhalten und leisten.
Nettoüberschuss
Der Nettoüberschuss ist der um Vorsteuer, Mehrwertsteuer (im Sinne von Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen),
Umsatzsteuervorauszahlungen und Abschlusszahlungen aus Umsatzsteuer-
Jahreserklärungen oder entsprechende Erstattungen gekürzte Überschuss aller Betriebseinnahmen
über alle Betriebsausgaben.
Die Nettozahlen sind wirtschaftlich aussagekräftiger, weil sie Einnahmen aus der Darstellung ausschließen,
die zwangsläufig zu gleich hohen Ausgaben führen, und Ausgaben, die zwangsläufig zu
gleich hohen Einnahmen führen; der wirtschaftliche Erfolg wird aber auch mit ihnen in der Regel
nicht annähernd erfasst. Die Umsatzsteuer ist kein echter durchlaufender Posten, weil Sie nicht im
Namen eines anderen vereinnahmt wird, wenn sie auch wie ein durchlaufender Posten wirkt.
Über das gesamte Bestehen Ihrer Kanzlei hinweg sind Bruttoüberschuss und Nettoüberschuss identisch,
es ergeben sich allein zeitliche Verschiebungen.
Ist-Versteuerung
Für die Ermittlung der Mehrwertsteuer sind bei der Ist-Versteuerung die Zahlungseingänge maßgebend.
Der Vorsteuerabzug ist im Umsatzsteuergesetz einheitlich so geregelt, dass der Vorsteuerabzug in
dem Zeitraum erfolgen muss, in dem eine Rechnung mit Vorsteuerausweis vorliegt und entweder
die Leistung von der anderen Seite vollständig erbracht wurde oder eine Zahlung an den Rechnungssteller
geleistet wurde.
Aufbewahrungsfristen
Für Unterlagen und Auswertungen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen; einschlägig sind insbesondere
die Vorschriften des § 147 Abgabenordnung (AO).
Verpflichtungen nach anderen gesetzlichen Vorschriften bleiben davon unberührt, jeweils die längste
Aufbewahrungsfrist ist verbindlich.
2 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Nach diesem Gesetz gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Buchhaltungsunterlagen; jedoch
verlängern sich die Aufbewahrungsfristen bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist für Steuern,
für welche die Unterlagen von Bedeutung sind.
Wir empfehlen regelmäßige Datensicherungen und den monatlichen Ausdruck aller Auswertungen
sowie die Aufbewahrung aller Programmpflege-CDs; zumindest die Datensicherungen sollten Sie
außerhalb Ihrer Büroräume aufbewahren.
Seit 2002 müssen Sie gewährleisten, dass die Außenprüfer des Finanzamtes noch zehn Jahre unmittelbar
auf Ihre Daten zugreifen können. Das setzt eine geeignete Archivierung der Daten voraus.
Unter H Kanzlei, RA-MICRO Benutzer, H21 Benutzerverwaltung sind für Außenprüfer bestimmte
Leserechte vorgegeben, die Sie mit der rechten Maustaste auf der Karteikarte Programme aufrufen
können, nachdem Sie den Außenprüfer als Benutzer eingerichtet haben.
Buchungslogik
Die Finanzbuchhaltung wurde zur Erfassung von Zahlungen entwickelt und kennt nur einen entsprechenden
Buchungskreis: Buchungskreis-Konten sind die Finanzkonten, die Konten, auf denen
die Zahlungseingänge und die Zahlungsausgänge erfasst werden, insbesondere die Konten für die
Kasse und Bank. Alle anderen Konten, die Sachkonten, sind im Grundsatz nur als Gegenkonten
vorgesehen.
Die Finanzkonten sind in der Finanzbuchhaltung die Konten, auf die regelmäßig gebucht wird (Buchungskreis-Konten).
Als Finanzkonten sind nur die Konten 1000-1099 und 1300 zulässig. Der
Begriff Sachkonten bezeichnet die Konten, die keine Finanzkonten (und keine Aktenkonten) sind
und als Gegenkonten angesprochen werden.
Das Konto 1300 Sammelgegenkonto kann als einziges Konto sowohl als Finanzkonto als auch als
Sachkonto angesprochen werden. Diese doppelte Funktion beruht darauf, dass es als universelles
Umbuchungskonto sowohl für Umbuchungen zwischen Sachkonten als auch für Umbuchungen zwischen
Finanzkonten verwendet werden kann. Für Umbuchungen zwischen Sachkonten wird das
Konto 1300 als Finanzkonto und für Umbuchungen zwischen Finanzkonten als Sachkonto angesprochen.
Achten Sie unbedingt darauf, dass das Konto 1300 Sammelgegenkonto nicht nur insgesamt ausgeglichen
ist, sondern auch einzeln als Finanzkonto und einzeln als Sachkonto. Die Programmfunktion
F11 Abstimmung I nimmt diese Kontrolle für Sie vor.
Die Finanzbuchhaltung erfasst Einnahmen zweimal als Einnahmen und Ausgaben zweimal als Ausgaben,
einmal auf den Finanzkonten, zum anderen auf den Sachkonten (in der Regel den Einnahmekonten
oder Ausgabekonten). Daher gleicht sich die Sachkonten-Saldenliste nicht aus.
Einnahmen werden als positive Beträge (z. B. Sachkonten-Saldenliste) oder durch ein nachgestelltes
E (z. B. Kontenblätter) gekennzeichnet. Ausgaben werden als negative Beträge dargestellt oder
durch ein nachgestelltes A gekennzeichnet. Da Wirtschaftsgüter auf Ausgaben zurückgehen, werden
sie in der Sachkonten-Saldenliste als negative Beträge, da Darlehensverpflichtungen auf Einnahmen
zurückgehen, werden sie hier als positive Beträge dargestellt. Eine Absetzung für Abnutzung
(AfA) wird als Ausgabe dargestellt und gleichzeitig die Ausgabe für das Wirtschaftsgut durch
eine Minus-Ausgabe gemindert, einer sofort abzugsfähigen Ausgabe steht die Minderung einer aktivierten
Ausgabe gegenüber.
Eine Buchung stellen wir in diesem Anwenderhandbuch so dar, dass wir zunächst das Finanzkonto
und dann das Sachkonto nennen, nach dem Sachkonto den Steuersatz, jeweils den Betrag und ein
E für Einnahme und ein A für Ausgabe, z. B.
Sie können Einnahmen nur auf Einnahmekonten der Kontenklasse 8 und sofort abzugsfähige Ausgaben
nur auf Ausgabenkonten der Kontenklasse 4 erfassen. Es gibt keine Ausnahmen von dieser
Regel; es sind aber Minus-Einnahmen in der Kontenklasse 8 und Minus-Ausgaben in der Kontenklasse
4 möglich.
Sachkonten, die keine Einnahmekonten und keine Ausgabenkonten sind, kann man unter dem Begriff
Sonstige Sachkonten zusammenfassen. Unter den sonstigen Sachkonten haben die Kontenbe-
F Finanzbuchhaltung 3
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eiche 1600-1699 und 1700-1799 für Auslagen und Fremdgeld noch eine besondere Funktion, für
die Kontenklasse 0 ist eine automatische Vorsteuerbuchung möglich und diese Kontenklasse wird
als Anlagewerte ausgewiesen, wenn Sie sich Teil 7 Betriebsvermögen der Einnahmen-Überschuss-
Rechnung anzeigen lassen.
Sie können, wenn die Voraussetzungen dafür gegeben sind, die Excel-Schnittstelle oder die DATEV-
Konvertierung der Programmfunktion F53 Schnittstellen dazu nutzen, Auswertungen zu erstellen,
bei denen eine Umstellung auf eine Darstellung mit Soll und Haben erfolgt, bei denen Soll- und Habenzahlen
gleich sind.
Die Finanzbuchhaltung bucht weder die Umsatzsteuer noch die Sozienanteile, sondern rechnet Sie
nur bei den Auswertungen aus den Bruttobeträgen heraus. Einnahmen und Ausgaben finden Sie
brutto - einschließlich vereinnahmter Mehrwertsteuer und verausgabter Vorsteuer - auf den Konten.
Für die Buchungslogik sind folgende Konten als Funktionskonten unverzichtbar:
• 1300 Sammelgegenkonto,
• 1600 Auslagen,
• 1700 Fremdgeld,
• 4000 100% Vorsteuer und
• 8000 100% Mehrwertsteuer.
Auswertungen im Format einer kaufmännischen Buchhaltung
Die Buchungslogik der Finanzbuchhaltung, dass Einnahmen und Ausgaben jeweils doppelt auf Finanzkonten
und Sachkonten (in der Bedeutung Gegenkonten) gebucht werden, erlaubt eine Umwandlung
entsprechend den Grundsätzen
• Einnahme auf Finanzkonto entspricht Soll,
• Ausgabe auf Finanzkonto entspricht Haben,
• Einnahme auf Sachkonto entspricht Haben und
• Ausgabe auf Sachkonto entspricht Soll.
Diese Umwandlung erfolgt automatisch mit der Programmfunktion EXCEL, siehe S. 67. Bei Nutzung
der Programmfunktion DATEV, siehe S. 64, können Sie über Ihren Steuerberater von der DATEV
entsprechende Auswertungen erhalten. Sie können auch andere Auswertungen über Zwischenablage
und Textverarbeitung nach Excel exportieren und dort entsprechende Umwandlungen
vornehmen.
Auch nach einer solchen Umwandlung kann eine Auswertung von entsprechenden Auswertungen
einer kaufmännischen Buchführung abweichen. Um ein typisches Beispiel zu nennen: die Anschaffung
eines Pkws wird in der Finanzbuchhaltung als eine Ausgabe behandelt, die nicht in die
Einnahmen-Überschuss-Rechnung einfließt; die AfA auf den Pkw als eine Ausgabe, die in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
einfließt, und als eine Minderung der Ausgabe für die Anschaffung
des Pkws. Damit stehen zwar die Anschaffung des Pkws auf dem Anlagekonto und die AfA auf dem
Kostenkonto im Soll, auf dem Anlagekonto für den Pkw wirkt sich die AfA aber nicht als Habenbuchung,
sondern als Minderung der Sollbuchung aus.
Mehrwertsteuer in der Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung unterscheidet sich von vielen anderen Programmen, die Einnahmen-
Überschuss-Rechnungen erstellen, dadurch, dass die Mehrwertsteuer nicht auf gesonderte Konten
gebucht wird. Im Regelfall werden in der Finanzbuchhaltung Bruttobeträge gebucht und Steuerbeträge
nur bei den Auswertungen errechnet. Mit den Programmfunktionen Journal anzeigen bzw.
Journal drucken können Sie die errechnete Mehrwertsteuer mit den Umsätzen abstimmen.
Auch aus dem ab 2004 vorgeschriebenen F17 Formular EÜR, siehe S. 63, ergibt sich keine Notwendigkeit,
die Mehrwertsteuer zu buchen. Nettoauswertungen aus der Finanzbuchhaltung sind
schon lange möglich.
Vorsteuer wird nur in den Kontenklassen 0 und 4, Mehrwertsteuer nur in der Kontenklasse 8 errechnet;
es gibt keine Ausnahmen von dieser Festlegung. Bei Buchungen in der Kontenklasse 0 mit
Vorsteuer wird die Vorsteuer als sofort abzugsfähige Ausgabe auf das Konto 4000 100% Vorsteuer
gebucht, wenn Sie sich die Vorsteuer automatisch ermitteln lassen; auch bei eigener Aufteilung ist
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die Vorsteuer für aktivierungspflichtige Ausgaben dieser Kontenklasse auf das Konto 4000 zu buchen.
Auf das Konto 8000 100% Umsatzsteuer wird nur in Ausnahmefällen gebucht. Ein Ausnahmefall ist
die Buchung nachversteuerter Vorschüsse aufgrund einer Umsatzsteuererhöhung.
Wir raten davon ab, den Nettobetrag zu 0% und den Steuerbetrag zu 100% buchen, wenn Sie von
einer Rechtsschutzversicherung den Nettobetrag und vom vorsteuerabzugsberechtigten Mandanten
den Steuerbetrag erhalten. Der Steuerbetrag wird dann auf das Konto 8000 gebucht und in der
Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Steuer infolge Wechsels der Besteuerungsart/-form sowie
Nachsteuer auf versteuerte Anzahlungen wegen Steuersatzerhöhung ausgewiesen, was den Sachverhalt
nicht trifft und regelmäßig zu Rückfragen der Finanzverwaltung führt.
Eine Verprobung der Mehrwertsteuer - die Abstimmung von Umsätzen und der auf sie entfallenden
Steuer - ist nur möglich, wenn Sie Nettobetrag und Steuerbetrag zu 16% buchen, wenn Sie von einer
Rechtsschutzversicherung den Nettobetrag und vom vorsteuerabzugsberechtigten Mandanten
die Mehrwertsteuer erhalten.
Kontenrahmen
Die Finanzbuchhaltung hat einen eigenen Kontenrahmen, den Sie sich zwar anpassen können, dessen
grundlegende Festlegungen Sie aber nicht verändern können.
Der RA-MICRO - Kontenrahmen basiert wie der DATEV-Kontenrahmen SKR 03 auf dem Industriekontenrahmen
(IKR); es stehen aber nur die Kontenklassen 0, 1, 4, 8 und 9 zur Verfügung. Kontenklassen
bezeichnen die erste Ziffer der vierstelligen Kontonummer, wobei vorausgesetzt ist,
dass alle Kontonummern mit Vornullen auf vier Stellen aufgefüllt werden. Einnahmen und Ausgaben,
die in kaufmännischen Buchhaltungen in der Kontenklasse 2 erfasst werden, müssen in den
Kontenklassen 4 für Ausgaben und 8 für Einnahmen erfasst werden.
In der Programmfunktion Konten einrichten wird die wesentliche Gliederung des Kontenrahmens
wie folgt angezeigt:
• 0001-0999 Bestandskonten
• 1000-1099 Finanzkonten
• 1300-1399 Umbuchungs- und Transitkonten
• 1600-1699 Auslagen
• 1700-1799 Fremdgeld
• 4000-4999 Aufwand
• 8000-8999 Erlöse
Für die Kontobezeichnung stehen im Programm nur 20 Zeichen zur Verfügung, woraus sich die
Notwendigkeit abgekürzter Kontobezeichnungen ergibt. Der RA-MICRO Kontenrahmen enthält folgende
Konten (Stand: 01.01.2004, Änderungen vorbehalten):
Anlagevermögen (Konten 0011-0480)
Der Kauf von Anlagegütern ist auf den entsprechenden Bestandskonten zu buchen. Die Anschaffungskosten
werden um Nebenkosten der Anschaffung wie Transportkosten erhöht, während Rabatte
und Skonti die Anschaffungskosten vermindern. Sie müssen, falls Vorsteuer enthalten ist, die
Einstellung MwSt bei Buchungen auf Kontenklasse 0 autom. buchen wählen; sonst ist bei der Buchung
der Anschaffung von Anlagegütern in der Regel nichts zu beachten. Nur in Einzelfällen kann
es noch sinnvoll sein, die Vorsteuer auf dem Konto 4000 100% Vorsteuer gesondert zu buchen.
Wir empfehlen, auch geringwertige Wirtschaftsgüter - selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter
mit Anschaffungskosten bis netto 410,00 € (800,00 DM bis 2001), kurz GWG - zunächst
auf dem Konto 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter zu aktivieren. Die Entscheidung, solche
Wirtschaftsgüter sofort voll abzuschreiben (Bewertungsfreiheit nach § 6 Abs. 2 EStG) oder nicht,
sollte erst bei der Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung fallen, weil man nicht vorzeitig
auf steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten zu verzichten braucht.
Die Beschränkung auf den hälftigen Vorsteuerabzug ist zum 01.01.2004 entfallen.
F Finanzbuchhaltung 5
Stand: 11/05

Finanzanlagen (Konten 0550-0599)
Die Auszahlung eines Darlehens an einen Arbeitnehmer ist eine Ausgabe, die den Gewinn nicht
mindern darf, und berührt das Sachkonto 0550 Darlehen an Arbeitnehmer. Tilgungen des Arbeitnehmers
sind Einnahmen auf demselben Sachkonto.
Langfristige Verbindlichkeiten (Konten 0630-0699)
Die Aufnahme eines Darlehens bei einem Kreditinstitut ist eine Einnahme, die den Gewinn nicht erhöhen
darf, und berührt das Sachkonto 0630 Darlehen von Kreditinstitut; Tilgungen der Kanzlei
sind Ausgaben auf demselben Sachkonto. In der Regel fallen Zahlungen an, die einen Tilgungsanteil
und einen Zinsanteil haben; dann ist der Zinsanteil als Ausgabe in der Kontenklasse 4 zu buchen.
Erfolgt der Zahlungsausgang der Januarmiete für die Büroräume bereits Ende Dezember des alten
Jahres, so gehört diese Buchung nicht auf das Konto Büromiete, sondern auf das Sachkonto 0980
Aktive Rechnungsabgrenzung; von dort muss der Betrag im neuen Jahr auf das Konto 4210 Büromiete
umgebucht werden.
Erfolgt der Zahlungseingang der Januarmiete für einen vermieteten Büroraum bereits Ende Dezember
des alten Jahres, so gehört diese Buchung nicht auf das Konto Mieterträge in der Kontenklasse
8, sondern auf das Sachkonto 0990 Passive Rechnungsabgrenzung. Von dort muss der Betrag
im neuen Jahr auf ein Konto für Mieterträge umgebucht werden.
Finanzkonten (Konten 1000-1099, 1300)
Maximal können 100 Finanzkonten angelegt werden; die Kontonummern können innerhalb des Bereiches
1000-1099 frei bestimmt werden. Das Konto 1300 Sammelgegenkonto wird automatisch
bei allen Buchungen mit der Programmfunktion Umbuchen angesprochen; es kann wie ein Finanzkonto
angezeigt, gedruckt oder überprüft werden; siehe auch den Abschnitt Buchungslogik.
Verwenden Sie das Konto 1300 Sammelgegenkonto unbedingt nur für Umbuchungen und möglichst
nur innerhalb der Programmfunktion Umbuchen.
Finanz-Zwischenkonten sind Konten, die wie Finanzkonten verwendet werden, bei denen aber keine
tatsächlichen Zahlungsflüsse stattfinden.
Umbuchungs- und Transitkonten (Konten 1300-1399)
Das Konto 1300 Sammelgegenkonto hat eine Doppelfunktion als Finanzkonto und als Sachkonto;
siehe auch den Abschnitt Buchungslogik.
Verwenden Sie das Konto 1300 Sammelgegenkonto unbedingt nur für Umbuchungen und möglichst
nur innerhalb der Programmfunktion Umbuchen.
Eine Korrektur über das ursprüngliche Finanzkonto oder die Einschaltung eines Finanz-Zwischenkontos
sind häufig die vorteilhaftere Lösung gegenüber der Programmfunktion Umbuchen.
Das Konto 1360 Geldtransit wird benötigt, da es nicht möglich ist, direkt zwischen den Finanzkonten
zu buchen. Buchungen zwischen zwei Finanzkonten müssen deshalb über dieses Hilfskonto
erfolgen. Das Konto 1399 Dubiose Zahlungen ist für Irrläufer der Bank oder für nicht unterzubringende
Zahlungsein- oder -ausgänge gedacht.
Auslagen (Konten 1600-1699), Fremdgeld (Konten 1700-1799)
Unter Auslagen verstehen wir Zahlungen, die für die Mandanten verauslagt werden. Auslagen sind
durchlaufende Posten, die im Namen und für Rechnung eines anderen verausgabt werden, und
deshalb auf Bestandskonten zu buchen.
Wenn in einem Auslagenbetrag Vorsteuer enthalten ist (was nicht die Regel ist), ist ein Vorsteuerabzug
für den Rechtsanwalt nicht zulässig, da die Leistung nicht ihm gegenüber erbracht wurde.
Von den Auslagen unterscheiden wir Honorarauslagen; Kosten des Rechtsanwalts (Rechtsanwalt ist
Kostenschuldner), für die dieser von seinem Mandanten eine Vergütung fordern kann; die Kosten
werden auf Ausgabekonten erfasst, mit einer Abrechnung angefordert und die Vergütung beim
Zahlungseingang erfasst.
6 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Fremdgeld ist ein durchlaufender Posten, der im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt
wird, und deshalb auf Bestandskonten zu buchen.
Vom Programm ist für Auslagen das Konto 1600 vorgesehen und für Fremdgeld das Konto 1700.
Auf diese Konten wird automatisch bei einem Vorgang mit Auslagen bzw. Fremdgeld gebucht. Weitere
Sachkonten für Auslagen und Fremdgeld können eingerichtet werden, z. B. für Großmandanten,
Bürogemeinschaften oder Anderkonten. Eine besondere Buchungshilfe ergibt sich aus der Programmfunktion
Auslagen-/Fremdgeldkonten zuordnen, mit der Sie Auslagenkonten (1601-1699)
und Fremdgeldkonten (1701-1799) bestimmten Referaten oder Sachbearbeitern zuordnen und damit
auf diesen Konten ebenfalls automatisch buchen können.
Privatkonten (Kontenbereich 1800-1899)
Bei privaten Zahlungen über betriebliche Konten können Sie ein Konto aus diesem Kontenbereich
als Sachkonto ansprechen; auf diesen Konten gebuchte Ausgaben oder Eingaben beeinflussen den
Gewinn nicht.
Auch nicht abzugsfähige Betriebsausgaben können Sie in diesem Kontenbereich erfassen und sich
erforderlichenfalls eigene Sachkonten dafür anlegen. Wir empfehlen ab 2004 allerdings eher die Erfassung
von nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben in der Kontenklasse 4, damit diese Betriebsausgaben
in die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) einfließen, weil ab 2004 aufgrund
der neuen Gliederung die zutreffende steuerliche Behandlung sichergestellt werden kann.
Vorsteuer, Umsatzsteuerzahlungen (Kontenbereich 4000-4099)
Vorsteuer aus Anlagegütern wird auf das Konto 4000 100% Vorsteuer gebucht.
Zahlungen an das Finanzamt werden, soweit sie Vorauszahlungen betreffen, über das Konto 4050
USt-Zahlung an Finanzamt und, soweit sie Nachzahlungen aus Jahreserklärungen betreffen, über
das Konto 4040 USt-Nachzahlung an Finanzamt gebucht.
Das F17 Formular EÜR, siehe S. 63, schreibt die getrennte Buchung von Zahlungen ans Finanzamt
und Erstattungen des Finanzamts vor. Für die Konten für Erstattungen sieht RA-MICRO ab 2004
Konten in der Kontenklasse 8 vor. Die Programmfunktion F22 E/Ü-Rechnung weist in Teil 1 Umsatzsteuer-Erstattungen
unter den Einnahmen gesondert aus.
Personalkosten (Kontenbereich 4100-4199)
Für die Personalkosten ist eine automatische Buchung aus Lohn/Gehalt möglich. Sie müssen dann
dort einmal die entsprechenden Konten auf der Karteikarte Sachkonten der allgemeinen Grunddaten
eingeben.
Fahrzeugkosten (Kontenbereich 4500-4599)
Die Regelungen für eine nicht ausschließlich betriebliche Nutzung betrieblicher Pkw sind relativ
komplex und ohne Mithilfe eines Steuerberaters nur mit eigener Sachkunde zutreffend zu berücksichtigen.
Grob geschildert sind von den Kosten zunächst die anteiligen Kosten für die Fahrten zwischen
Wohnung und Arbeitsstätte abzuziehen (Konto 4590), wovon dann wiederum Teile als Betriebsausgaben
abzugsfähig (Konto 4592) und nicht abzugsfähig (Konto 4595) sein können; der Eigenverbrauch
ist dann in der Kontenklasse 8 zu buchen, je nach Art des Vorsteuerabzugs mit oder
ohne Mehrwertsteuer.
Die Beschränkung auf den hälftigen Vorsteuerabzug ist zum 01.01.2004 entfallen.
Repräsentationskosten (Kontenbereich 4600-4699)
Bei Bewirtungen von Geschäftsfreunden sind 80% als abzugsfähig und 20% als nicht abzugsfähig
zu buchen. Unter F12 Buchen, Sonstiges, Wiederkehrende Buchungen eingeben/ändern wird Ihnen
ein bequemer Mechanismus für solche Aufteilungsbuchungen zur Verfügung gestellt.
Fremdleistungen (Kontenbereich 4700-4799)
Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung ist nur dann zutreffend, wenn Sie die Zahlungen an Korrespondenzanwälte
als Betriebsausgaben buchen und nicht als Minderung der Betriebseinnahmen. Siehe
auch den Buchungshinweis Korrespondenzanwälte.
AfA (Kontenbereich 4800-4899)
Absetzungen für Abnutzung sind mit der Programmfunktion Umbuchen zu erfassen; dabei wird auf
dem AfA-Konto eine Ausgabe und auf dem Anlagekonto eine Minus-Ausgabe erfasst. Entsprechend
F Finanzbuchhaltung 7
Stand: 11/05

findet man in der Sachkonten-Saldenliste keinen Abgang beim Anlagekonto, wie es bei einer kaufmännischen
Buchführung zu erwarten wäre, sondern einen Minus-Zugang.
Die AfA-Beträge können Sie mit der Programmfunktion F10 AfA-Liste, siehe S. 53, ermitteln; die
AfA ist ab 2004 monatsgenau zu ermitteln. Eine Beispielbuchung finden Sie im Abschnitt
Veräußerung von Anlagegütern. Maßgeblich für die AfA ist die Anschaffung, nicht der Abfluss des
Kaufpreises. Wenn die Anschaffung noch im alten Jahr, die Kaufpreiszahlung aber erst im neuen
Jahr erfolgt, können Sie die AfA wie sonst erfassen. Sie haben dann schon einen Minus-Zugang auf
dem Anlagekonto vor dem Zugang. Dokumentieren Sie diesen Vorgang beispielsweise durch einen
Buchungstext AfA vor Bezahlung, weil er sonst schwer nachvollziehbar ist.
Sonderabschreibungen dürfen ab 2004 wegen der gesonderten Zuordnung zum F17 Formular EÜR,
siehe S. 63, nicht mehr auf den Konten erfasst werden, auf denen die AfA gebucht wurde. Ansparabschreibung
und Existenzgründerrücklage sind in § 7g EStG geregelt.
Bürokosten (Kontenbereich 4900-4999)
Ab 2004 sind Kontoführungsgebühren, Sollzinsen und Habenzinsen, die auf dem Kontoauszug üblicherweise
in einem Betrag zusammengefasst und in einer gesonderten Aufstellung erläutert werden,
gesondert zu buchen.
Es ist auch der gesonderte Ausweis von Zinsen für kurzfristige Darlehen und für langfristige Darlehen
vorgeschrieben, sofern die Darlehen nicht der Anschaffung von Anlagevermögen dienen. Bei
Überentnahmen im Sinne des § 4 Abs. 4a EStG können Zinsen nicht abzugsfähig sein.
Mehrwertsteuer (Konto 8000)
Auf das Konto 8000 100% Umsatzsteuer wird nur in Ausnahmefällen gebucht; ein Ausnahmefall ist
die Buchung nachversteuerter Vorschüsse aufgrund einer Umsatzsteuererhöhung.
Wenn Sie von einer Rechtsschutzversicherung den Nettobetrag und vom vorsteuerabzugsberechtigten
Mandanten die Mehrwertsteuer erhalten, buchen Sie bitte beide Beträge mit dem normalen
Steuersatz; siehe den Abschnitt Mehrwertsteuer in der Finanzbuchhaltung, S. 4. Das Konto 8000
wird dann nicht angesprochen.
Die Konten für Umsatzsteuer-Erstattungen finden Sie unter Andere Einnahmen (Konten 8100-
8999).
Referatskonten (Konten 8001-8099)
Mit den Konten 8001-8099 legen Sie gleichzeitig die Referate für die Akten fest; Sie sollten diesen
Kontenbereich nur für Einnahmen nutzen, die Sie über Aktenkonten erfassen. Auf das Konto 8080
Einnahmen aus Nebentätigkeiten werden entsprechend Einnahmen aus Nebentätigkeiten, wie z. B.
Vorträgen, nur dann gebucht, wenn solche Einnahmen über Aktenkonten erfasst werden.
Die Referate sind als Untergliederung des Aktenbestandes eingeführt worden. Gedacht sind sie als
unterschiedliche Tätigkeitsbereiche der Kanzlei bzw. Rechtsgebiete wie Familienrecht oder Verkehrsunfallsachen;
geändert werden können sie mit der Programmfunktion Konten einrichten. Bei
der Aktenanlage wird jede Akte einem Referat zugewiesen.
Andere Einnahmen (Konten 8100-8999)
Auf das Konto 8100 Zinserträge werden Einnahmen aus Finanzanlagen sowie aus laufenden Konten
erfasst.
Die Konten 8540 und 8550 haben für Umsatzsteuer-Erstattungen eine entsprechende Funktion wie
die Konten 4040 und 4050 für Umsatzsteuer-Zahlungen.
Auf den Konten 8801 Erlöse aus Anlageverkäufen bei Buchverlust und 8802 Erlöse aus Anlageverkäufen
bei Buchgewinn können Einnahmen gebucht werden, die aus dem Verkauf oder der Inzahlunggabe
von Anlagegütern erzielt werden; die Einnahmen sind in der Regel mehrwertsteuerpflichtig.
Damit Sie nur den über den Restbuchwert hinausgehenden Mehrerlös der Einkommensteuer
unterziehen, müssen Sie den Abgang des Restbuchwertes als Ausgabe buchen; siehe auch den Abschnitt
Veräußerung von Anlagegütern.
Der Eigenverbrauch, d.h. die Entnahme, Verwendung und Nutzung von Gegenständen und Leistungen
der Kanzlei für private Zwecke, ist differenziert zu buchen. Eigenverbrauch nach festen Pro-
8 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

zentsätzen können Sie mit der Programmfunktion F12 Buchen, Einzelbuchung, Eigenverbrauch buchen
halbautomatisch verbuchen; siehe hierzu die Buchungshinweise zum Eigenverbrauch.
Versicherungsentschädigungen sind in der Regel als Schadensersatz nicht steuerbar im Sinne des
Umsatzsteuerrechts (befragen Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater); ordnen Sie das Konto 8950
entsprechend unter F35 Kontenplan, Konten zuordnen, USt-Formular den nicht steuerbaren Umsätzen
zu.
Vortragskonten (Kontenbereich 9000-9999)
Die Verwendung von Vortragskonten ist in der Finanzbuchhaltung möglich, aber nicht erforderlich
und grundsätzlich auch nicht vorgesehen; die Bestandskonten können über die Programmfunktion
Jahresabschluss oder manuell in der Programmfunktion Konten einrichten der Kontenverwaltung
vorgetragen werden. Siehe hierzu auch den Abschnitt Gespeicherte Kontenstände.
Gespeicherte Kontenstände
Die Sachkonten-Saldenliste wird seit 1999 jahrgangsweise in gesonderten Dateien geführt.
In der Sachkonten-Saldenliste, in der Übersicht Sachkonten (AltGr)(S) und in der Übersicht Finanzkonten
(AltGr)(F) wird immer der aktuelle Jahrgang vorgeschlagen, durch Änderung des Jahrgangs
kann auf die Salden anderer Jahre zugegriffen werden.
Das Buchen in früheren Zeiträumen ist ohne Einschränkung möglich. Wenn Sie in Jahren vor 1998
buchen möchten, nehmen Sie bitte mit dem RA-MICRO – Programmsupport Kontakt auf.
Beim erstmaligen Zugriff auf die Sachkonten in einem neuen Kalenderjahr wird ab 1999 vom Programm
geprüft, ob für das Kalenderjahr eine Saldenliste bereits existiert, wenn nicht, wird diese
aus dem Kontenplan des Vorjahres generiert und die Endbestände des Vorjahres werden als Anfangsbestände
übernommen.
Aber auch im laufenden Jahr wird für die Übersicht Finanzkonten (AltGr)(F) und die Übersicht
Sachkonten (AltGr)(S) sowie für einen Teil der Auswertungen der Finanzbuchhaltung auf gespeicherte
Kontensalden zurückgegriffen, damit eine rasche Anzeige möglich ist. Die gespeicherten
Kontensalden werden bei jeder Buchung aktualisiert, jedoch kann die Aktualisierung im Einzelfall
auch einmal fehlschlagen, insbesondere bei nicht regelrechten Buchungen.
In jedem Fall empfiehlt es sich, die Kontensalden periodisch neu abzustimmen. Rufen Sie dazu eine
Sachkonten-Saldenliste auf und betätigen Sie Sachkonten-Saldenliste abstimmen. Ausgehend von
den gespeicherten Anfangsbeständen und den Buchungen des aktuellen Jahres werden die Kontensalden
neu errechnet und gespeichert, was leider einige Zeit dauern kann. Alternativ können Sie
die entsprechende Einstellung beim Aufruf der Programmfunktion F22 E/Ü-Rechnung nutzen.
Entsprechende Mechanismen gibt es auch im Aktenkonto für die Mandatssalden.
Verknüpfung mit Aktenkonto und Offenen Posten
Die besondere Leistung besteht darin, dass die eigentliche Finanzbuchhaltung mit der Buchhaltung
der einzelnen Aktenkonten den Kostenrechnungen des Programmbereichs Gebühren/Kosten, der
Zwangsvollstreckung und den Offenen Posten automatisch verzahnt ist, so dass mit einem einzigen
Buchungsvorgang alle Bereiche zutreffend und zeitsparend gebucht werden.
Die integrierte Buchung in die Finanzbuchhaltung, das Aktenkonto und die Offenen Posten ist als
Regelfall vorgesehen. Das Programm lässt es aber zu, nicht integriert zu buchen. Sie sollten auf
diese Möglichkeit nicht ohne dringende Notwendigkeit zurückgreifen; berichtigen Sie auch Buchungen
auf Aktenkonten integriert.
Unsere eindeutige Empfehlung: Buchen Sie soweit möglich gleichzeitig in die Finanzbuchhaltung,
das Aktenkonto und die Offenen Posten.
Nur so erhalten Sie übereinstimmende Bestände in den verschiedenen Programmen. Hinsichtlich
von Auslagen und Fremdgeld können Sie mit der Programmfunktion F11 Abstimmung eine automatische
Abstimmung zwischen den Beständen der Journalbuchhaltung und der Aktenbuchhaltung
vornehmen. Die Offenen Posten können Sie nur selber mit dem Gesamtsaldo Gebührenforderungen
F Finanzbuchhaltung 9
Stand: 11/05

der Mandatssaldenliste des Aktenkontos abstimmen und müssen dabei eventuell in den Offenen
Posten enthaltene Auslagenbeträge berücksichtigen.
F12 Buchen
Die Programmfunktion F12 Buchen ist für Buchungen in den Programmbereichen Finanzbuchhaltung
und Aktenkonto vorgesehen. Bei Lizenzierung des Zusatzmoduls Kontofix können zusätzlich
die betreffenden Funktionen aus dieser Programmfunktion aufgerufen werden, bei Nicht-
Lizenzierung eine Demo-Version dieser Datenschnittstelle.
Die Programmfunktion arbeitet wie das übrige Programm mit Einnahmen und Ausgaben, wobei eine
Einnahme doppelt als Einnahme erfasst wird, einmal auf dem Finanzkonto und einmal auf dem
Sachkonto. Einnahmen, Minus-Ausgaben und Finanzkontensalden, die sich aus Einnahmen ergeben,
werden aber gefolgt von einem H für Haben erfasst, Ausgaben, Minus-Einnahmen und Finanzkontensalden,
die sich aus Ausgaben ergeben, mit einem S für Soll. Bei der Einzelbuchung werden
S und H teilweise vom Programm automatisch gesetzt, wenn Sie Einnahme oder Ausgabe gewählt
haben.
In der Eingangsmaske der Programmfunktion werden die Finanzkontensalden angezeigt, wenn der
Anwender über das Einzelrecht Finanzkontensalden der Finanzbuchhaltung verfügt und die Einstellung
Finanzkontoübersicht anzeigen gesetzt ist. Folgende Programmfunktionen stehen zur Verfügung:
• Stapelbuchung,
• Einzelbuchung,
• Kontofix und
• Sonstiges.
Die folgende Übersicht soll Ihnen für die Einzelbuchung helfen, zu einem Buchungsvorgang (bei
den Buchungen auf Aktenkonten zur Buchungsart) die richtige Programmfunktion zu ermitteln;
gleichzeitig wird Ihnen hier angezeigt, in welcher Richtung Sie bei einem Buchungsvorgang buchen
können. Mit einigen Einschränkungen (z. B. bei der Buchungsart 7 ist hier auch H zulässig) gilt die
Aufstellung auch für die Stapelbuchung.
Bei der Umbuchung sind noch andere Buchungsvorgänge als die hier beschriebenen denkbar. Weiterhin
ist es möglich, jede Buchung durch eine gegenläufige Buchung zu stornieren oder zu korrigieren,
z. B. eine Buchung mit den Buchungsarten 0/1/2 durch eine Buchung mit der Buchungsart
6, soweit der Zahlungseingang auf Gebühren verbucht wurde.
10 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Buchungsvorgang Programmfunktion Buchungsrichtung
0 Zahlung von Rechtsschutz auf Finanzkonto Einnahme ('H')
1 Zahlung von Auftraggeber auf Finanzkonto Einnahme ('H')
2 Zahlung von Dritten auf Finanzkonto Einnahme ('H')
4 Umbuchung von (Aktenkonto) Umbuchung Umbuchung von
4 Umbuchung auf (Aktenkonto) Umbuchung Umbuchung auf
5 Auszahlung Fremdgeld auf Finanzkonto Ausgabe ('S')
6 Gebührenrückzahlung auf Finanzkonto Ausgabe ('S')
7 Auslagen auf Finanzkonto Ausgabe ('S')
8 RA-/Notarkosten nur auf Aktenkonto Sollstellung ('S')
9 Vorschussrechnung nur auf Aktenkonto Merkposten ('S')
A Abschreibung Auslagen Umbuchung Umbuchung von
G Kontoabgleich Umbuchung Umbuchung von
H Hebegebühr nur auf Aktenkonto Sollstellung ('S')
K Zahlung KFB mit Kostenzinsen auf Finanzkonto Einnahme ('H')
Korrekturbuchung (auf Aktenkonto)
Korrekturbuchung Einnahme ('H')
oder Ausgabe ('S')
oder Sollstellung ('S')
oder Minus-Sollstellung
('H')
S Storno Gebührensollstellung nur auf Aktenkonto Minus-Sollstellung ('S)
Stornobuchung (auf Sachkonto) Storno-Assistent Minus-Einnahme ('S')
oder Minus-Ausgabe ('H')
T Textzwischenzeile nur auf Aktenkonto Merkposten
U Saldenübernahme nur auf Aktenkonto Sollstellung ('S')
oder Habenstellung ('H')
Umbuchung von (Sachkonto) Umbuchung Minus-Einnahme ('S)
oder Minus-Ausgabe ('H')
Umbuchung auf (Sachkonto) Umbuchung Einnahme ('H')
oder Ausgabe ('S')
W Storno Vorschussrechnung nur auf Aktenkonto Minderung Merkposten (H)
X Storno Honorarauslagen auf Finanzkonto Minus-Ausgabe ('H')
und Minus-Sollstellung
('H')
Y Honorarauslagen auf Finanzkonto Ausgabe ('S')
und Sollstellung ('S')
Z Kostenzinsen nur auf Aktenkonto Sollstellung ('S')
Stapelbuchung
Hier stehen folgende Programmfunktionen zur Verfügung:
• Stapelbuchung auf Finanzkonto; diese Programmfunktion ist zu wählen, wenn die auf dem Kontoauszug
ausgewiesenen Posten gebucht werden sollen. Auf das Finanzkonto gebucht werden kann
unabhängig davon, ob die einzelnen Buchungspositionen aktenbezogen sind oder ob es sich um aktenunabhängige
Betriebseinnahmen oder -ausgaben handelt. Bei aktenbezogenen Buchungen wird
gleichzeitig eine integrierte Buchung in das Journal durchgeführt, sofern diese nicht abgewählt wird.
• Stapelbuchung nur auf Aktenkonto; diese Programmfunktion ist für solche Buchungen zu wählen,
die lediglich im Aktenkonto und nicht gleichzeitig im Journal gebucht werden sollen, z. B. Gebührensollstellungen,
wobei eine gleichzeitige Buchung in die Offenen Posten und das Forderungskonto
trotzdem möglich ist.
• Umbuchung (Stapelbuchung); diese Programmfunktion ist sowohl für Umbuchungen zwischen
Sach-/Finanzkonten als auch für Umbuchungen zwischen Aktenkonten zu wählen.
• Textzwischenzeile: hier können Sie ein und dieselbe Textzwischenzeile auf einmal (im Stapel) in
mehrere Aktenkonten übernehmen.
Stapelbuchung auf Finanzkonto
Wählen Sie die Programmfunktion auf Finanzkonto, wenn die auf dem Kontoauszug ausgewiesenen
Posten auf ein Finanzkonto gebucht werden sollen. Auf das Finanzkonto gebucht werden kann unabhängig
davon, ob die einzelnen Buchungspositionen aktenbezogen sind, oder ob es sich um aktenunabhängige
Betriebseinnahmen oder -ausgaben handelt. Bei aktenbezogenen Buchungen wird
F Finanzbuchhaltung 11
Stand: 11/05

gleichzeitig eine integrierte Buchung in das Journal durchgeführt, sofern diese Option nicht abgewählt
wird.
In der Buchungsmaske werden die Buchungen vorgenommen.
Bis zu 98 Buchungen auf maximal 49 Akten können hintereinander eingegeben werden. Die Eingaben
werden nicht sofort gespeichert, so dass noch Korrekturen möglich sind.
Die Buchungsvorgänge laufen folgendermaßen ab:
Geben Sie im oberen Teil die Angaben zum Finanzkonto ein bzw. bestätigen Sie nach Eingabe der
Kontonummer die Vorgaben; siehe hierzu den Abschnitt Buchungseingaben. Bestätigen Sie Ihre
Auswahl, um den unteren Teil der Buchungsmaske aufzurufen, in dem die Buchungen vorgenommen
werden. Füllen Sie im unteren Teil der Eingabemaske die Eingabefelder aus, und wählen Sie
die gewünschten Einstellungen. Die einzelnen Eingabe- und Optionsfelder sind im Abschnitt
Eingabe- und Optionsfelder für Buchungen erläutert. Je nach Wahl werden nach der Eingabe bzw.
Auswahl in der Auswahlliste Buchungsart folgende Eingabemasken aufgerufen:
• Aufteilung für Aktenkonto,
• Auszahlung Fremdgeld,
• Buchen in Forderungskonto,
• Auswahl Rechnungsnummer,
• Honorarauslagen oder
• Ermittlung Hebegebühr.
Nach dem Ausfüllen der einzelnen Eingabemasken wird erneut in die Buchungsmaske gewechselt.
Füllen Sie die restlichen Eingabefelder in dieser Eingabemaske aus und bestätigen Sie alle Eingaben
oder brechen Sie den Vorgang ab. Eine bestätigte, abgeschlossene Buchung wird in die Auswahlliste
(den Buchungsstapel) aufgenommen. Diese Auswahlliste enthält Buchungen, die gespeichert o-
der bearbeitet werden können. Speichern oder bearbeiten Sie die Buchungen in der Auswahlliste
(im Buchungsstapel), indem Sie die Zeile mit der betreffenden Buchung wählen und eine der zur
Verfügung stehen Aktionen auslösen.
Die Funktionalität der Buttons ist im Abschnitt Funktionen der Buttons erläutert. Die Vorgehensweise
zum Ändern von Buchungen ist im Abschnitt Bearbeiten beschrieben.
Buchungseingaben
Finanzkonto
Wählen Sie aus der Auswahlliste Finanzkonto das gewünschte Finanzkonto aus.
Alter Saldo
Die Summe, die bei Alter Saldo angezeigt wird, ändert sich, je nachdem, welches Finanzkonto
ausgewählt worden ist. Angezeigt wird der Saldo des ausgewählten Kontos.
Neuer Saldo
Soll ein bestimmter Zielsaldo erreicht werden, kann der entsprechende Betrag hier eingetragen
werden. Fehlbuchungen können beispielsweise vermieden werden, indem der Zielsaldo
aus entsprechenden Unterlagen, z. B. einem Kontoauszug, nach Neuer Saldo übertragen wird.
Die Eingabe des Saldos muss mit einem S (Soll) bei einem Guthabensaldo oder H (Haben) bei
einem Kreditsaldo im Anschluss an den Betrag abgeschlossen werden, z. B. 1234,56H.
Konto-Auszug Nr. / Ab lfd. Buchungs-Nr.
Die Nummer des Kontoauszugs wird vom Programm für jedes Finanzkonto extra ermittelt. Die
lfd. Nummer wird um eins erhöht, sobald zu einer Kontoauszugsnummer eine Buchung erfolgte.
Der Vorschlagswert kann überschrieben werden.
Aus der Nummer des Kontoauszugs und der lfd. Buchungs-Nr. wird die Belegnummer gebildet.
So entsteht z. B. aus Kontoauszug Nr. 0002 und lfd. Buchungs-Nr. 01 die Belegnummer
000201.
Buchungsdatum
Das aktuelle Tagesdatum wird vom Programm bei Buchungsdatum vorgeschlagen. Der Vorschlagswert
kann überschrieben werden.
Bei der Programmfunktion Kontofix buchen wird das Datum des Kontoauszuges vorgeschlagen.
12 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Eingabe- und Optionsfelder für Buchungen
Für die Buchungen stehen in der Buchungsmaske verschiedene Eingabe- und Optionsfelder
zur Verfügung.
Belegnummer
Nach dem Aufruf der Programmfunktion Buchen steht der Cursor im Eingabefeld Belegnr., das
zum Erfassen der Belegnummer dient. Das Programm schlägt automatisch eine Belegnummer
vor. Diese sechsstellige Belegnummer setzt sich wie folgt zusammen:
• 1. bis 4. Stelle: Kontoauszugsnummer des gewählten Finanzkontos,
• 5. und 6. Stelle: laufende Nummer der Buchung auf dem Kontoauszug.
Nach der Eingabe von n (für neu) bei Belegnr. und anschließender Eingabetaste wird die Belegnummer
unabhängig von dem Kontoauszug gebildet. Grundlage ist dabei die automatische
Belegnummernzählung für die Finanzbuchhaltung, die in den laufenden Nummern der Dienstprogramme
beeinflusst werden kann.
Betrag
Hier ist der Betrag einzugeben, der gebucht werden soll, dabei stehen folgende Möglichkeiten
zur Verfügung:
• Nach der Eingabe des Betrags ist ein H für Haben bzw. ein S für Soll einzugeben, z. B.
1234,55S. Alle Buchungen, die mit einem H versehen wurden, werden vom Programm als Einnahme
gebucht. Alle mit S gekennzeichneten Buchungen werden als Ausgabe gebucht.
• Ersatzweise kann statt dem H ein Pluszeichen, +, und statt dem S ein Minuszeichen, -, eingegeben
werden, z. B. 1234,55-. Die Zeichen werden schon während der Eingabe vom Programm
in ein S bzw. ein H gewandelt.
Buchen in Journal
Wählen Sie die Einstellung Buchen in Journal, wenn in das Journal gebucht werden soll.
Im Journal müssen alle Ein- und Ausgänge, die auf dem Kontoauszug ausgewiesen sind, gebucht
werden.
Kanzleieinnahmen oder -ausgaben, die keiner Akte zugeordnet werden können, wie z. B. Einnahmen
aus Hilfsgeschäften oder Stromkosten, werden nur im Journal gebucht; die Einstellung
Buchen in Aktenkonto ist dann abzuwählen.
Wichtig ist, dass auch bei Einnahmen und Ausgaben, die einer Akte zugeordnet werden können,
wie z. B. Gerichtskosten oder Zahlungseingänge, die Einstellung Buchen in Journal gewählt
bleiben muss. Nur dann ist gewährleistet, dass ein Betrag sowohl im Aktenkonto als
auch im Journal gebucht wird. Die reine Buchung in das Aktenkonto ohne Buchen in Journal ist
nur in Ausnahmefällen zulässig.
Sollten Sie Differenzen zwischen den Summen in der Mandatssaldenliste und den Salden in
der Finanzbuchhaltung feststellen, so können die Unterschiede u.a. darauf zurückzuführen
sein, dass beim Buchen nicht darauf geachtet wurde, sowohl in das Aktenkonto als auch in
das Journal zu buchen.
Buchen in Aktenkonto
Wählen Sie die Einstellung Buchen in Aktenkonto, wenn der Betrag in das Aktenkonto gebucht
werden soll.
Alle einer Akte zugehörigen Ein- und Ausgänge müssen in das entsprechende Aktenkonto gebucht
werden; die Einstellung Buchen in Aktenkonto ist in diesem Fall zu wählen. In der Regel
ist auch die Einstellung Buchen in Journal zu nutzen, da die Beträge nur dann in das Journal
gebucht werden können. Eine nicht integrierte Buchung, d.h. eine Buchung die nicht ins Journal
gebucht wird, ist z. B. die Buchung von RA-Kosten, die jedoch nur mit Buchen in Aktenkonto
gebucht werden kann.
Buchen in ZV
Wählen Sie diese Einstellung, wenn der Betrag in ein Forderungskonto der Zwangsvollstreckung
gebucht werden soll.
F Finanzbuchhaltung 13
Stand: 11/05

Ist zur Akte ein Forderungskonto angelegt, so kann, abhängig von der Buchungsart, der zu
buchende Betrag auch in das Forderungskonto gebucht werden. Bei Auswahl der Buchungsart
1 Zahlung von Auftraggeber wird die Einstellung Buchen in ZV vom Programm abgewählt,
kann jedoch bei Bedarf erneut gewählt werden.
Die Eingabemaske Buchen in Forderungskonto zum Buchen des Betrages in das Forderungskonto
wird nach Bestätigung der Angaben im Eingabefeld Buchungstext eingeblendet.
Buchen in die OP-Liste
Diese Möglichkeit steht nicht bei allen Buchungsarten zur Verfügung. So ist z. B. bei der Auswahl
der Buchungsart Auszahlung Fremdgeld eine Buchung in die Offenen Posten nicht möglich.
Bei der Buchungsart Auslagen wird die Einstellung Buchen in OP-Liste vom Programm abgewählt,
kann jedoch bei Bedarf angeklickt werden. Sonst ist diese Einstellung immer vorgegeben,
eine frühere Grundeinstellung ist entfallen. Wählen Sie diese Einstellung nur ab, wenn
Sie mit der Buchung keinen offenen Posten ansprechen können.
Aktennummer
Für alle aktenbezogenen Buchungen ist eine Aktennummer einzugeben, z. B. 1/01. Statt des
Schrägstrichs können Sie Nummer und Jahrgang auch durch Eingabe eines Kommas oder eines
Punktes trennen, z. B. 1,02. Das Programm wandelt diese Eingabe selbstständig in die übliche
Form Nummer/Jahrgang, z. B. 1/02, um.
Ist die Aktennummer unbekannt, kann sie durch Eingabe des Mandantennamens ermittelt
werden. Soll nach dem Gegner gesucht werden, ist hinter dem Gegnernamen *G einzugeben,
z. B. Wellinghoff*G. Es werden die letzten fünf Jahrgänge durchsucht.
Bei Aktennummer können bis zu 14 Zeichen eingegeben werden. Bestätigen Sie die Eingabe
und wählen Sie in der angebotenen Auswahlliste die gewünschte Akte, z. B. mit einem Doppelklick
auf die betreffende Zeile aus. Mit (Esc) schließen Sie die Auswahlliste, ohne eine Akte
gewählt zu haben.
Werden die Buchungen aus Kontofix übernommen und sind in den von der Bank gelieferten
Daten die Aktennummern enthalten, so werden diese entsprechend der zur Buchung ausgewählten
Position übernommen.
Nach Bestätigung der Aktennummer werden in der unteren Hälfte der Eingabemaske der Programmfunktion
Buchen die Aktenkurzbezeichnung, die Auslagen-, Gebühren- und Fremdgeldbestände,
sowie der Gebührenumsatz des zugehörigen Aktenkontos angezeigt.
Es ist möglich, Zahlungen innerhalb einer Buchung auf verschiedene Aktenkonten eines Mandanten
aufzuteilen. Wird im Eingabefeld Aktennummer die Taste (F2) betätigt, so erscheint eine
adressbezogene Aufteilungsmaske. Dabei bleibt die Möglichkeit erhalten, bei jedem Aktenkonto
den Betrag auf die verschiedenen Bereiche des Aktenkontos aufzuteilen. Die Teilbeträge
werden als einzelne Buchungen gespeichert; aus F25 Journal können Sie die Teilbeträge, aus
F56 Kontoauszüge den Gesamtbetrag ersehen.
Es ist möglich, Zahlungsausgänge mit der Buchungsart 5 oder 7 innerhalb einer Buchung auf
Aktenkonten verschiedener Mandanten aufzuteilen. Wird im Eingabefeld Aktennummer die
Taste (F3) betätigt, so erscheint eine Aufteilungsmaske. Die Buchungsart muss für alle Teilbeträge
dieselbe sein. Die Teilbeträge werden als einzelne Buchungen gespeichert; aus
F25 Journal können Sie die Teilbeträge, aus F56 Kontoauszüge den Gesamtbetrag ersehen.
Buchungsart
Wählen Sie die gewünschte Buchungsart in der Auswahlliste Buchungsart aus. Die Buchungsart
ist nur bei Buchungen ins Aktenkonto anzugeben. In Abhängigkeit von der gewählten Buchungsart
wird vom Programm in weitere Eingabemasken für detaillierte Angaben zu den einzelnen
Buchungsarten verzweigt. Siehe hierzu auch den Abschnitt Weitere Eingabemasken für
detaillierte Buchungsangaben.
Bei Bestätigung der ausgewählten Buchungsart wird geprüft, ob diese entsprechend der Eingabe
im Eingabefeld Betrag verbucht werden kann. So kann z. B. eine Buchung mit Haben,
etwa 1234,55H, nicht als Auszahlung Fremdgeld gebucht werden. Bei unzulässiger Buchungsrichtung
wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
14 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Eine Schnelleingabe der Buchungsart ist durch Eingabe der jeweiligen Buchungsart-Ziffer
möglich, z. B. 5 für Auszahlung Fremdgeld.
SB
Soll eine Einnahme oder Ausgabe einem bestimmten Sachbearbeiter zugeordnet werden, kann
dessen Kürzel aus der Auswahlliste ausgewählt werden. Die Möglichkeit steht nur bei reinen
Journalbuchungen zur Verfügung.
Damit die Sachbearbeiter in der Auswahlliste angezeigt werden können, müssen diese zuvor
in den Dienstprogrammen, Benutzer, Sachbearbeiterverwaltung eingetragen worden sein.
Sachkonto
Tragen Sie die Nummer des Sachkontos, auf das gebucht werden soll, in die Auswahlliste
Sachkonto ein. Ist die Nummer des Sachkontos nicht bekannt, kann in der Auswahlliste eines
der angelegten Sachkonten gewählt werden.
MwSt-Satz
Tragen Sie bei MwSt-Satz den Mehrwertsteuersatz für Journalbuchungen ein. Bei Aktenkontobuchungen
ist eine Eingabe hier nicht möglich.
Der Mehrwertsteuersatz wird entsprechend dem gewählten Sachkonto vorgeschlagen. Aus eingegebenem
MwSt-Satz und dem Buchungsbetrag wird der MwSt-Betrag automatisch errechnet
und angezeigt.
Bei Buchungen von Ausgaben in die Kontenklasse 0 ist dieses Feld jetzt immer freigeschaltet,
eine frühere Grundeinstellung ist entfallen. Nach Eingabe eines Steuersatzes wird die Vorsteuer
auf 4000 und der Nettobetrag auf das Konto in der Kontenklasse 0, das heißt in der Regel
auf das Anlagekonto gebucht. Bei Rückbuchungen (Einnahmen) sind die beiden Beträge gesondert
zu buchen, die Eingabe eines Steuersatzes ist dann nicht möglich.
Bei Soll-Buchungen (Ausgaben) kann ein MwSt-Betrag folgendermaßen eingegeben werden:
Platzieren Sie den Cursor in das Eingabefeld MwSt-Satz, und löschen Sie die Einträge mit
(Entf). Nach Bestätigung mit (¢) wird die Sperrung des Eingabefeldes MwSt-Betrag aufgehoben.
Positionieren Sie den Cursor in das Eingabefeld MwSt-Betrag, und geben Sie den gewünschten
Betrag ein.
MwSt-Betrag
Tragen Sie im Fall von Soll-Buchungen (Ausgaben) in das Journal den Mehrwertsteuerbetrag
bei MwSt-Betrag ein. Heben Sie die Blockierung des Eingabefeldes MwSt-Betrag so auf, wie es
im vorangehenden Abschnitt beschrieben wurde.
Setzt sich der Mehrwertsteuerbetrag aus unterschiedlichen MwSt-Sätzen zusammen, kann mit
der Taste (F2) die Eingabemaske Aufteilen Mehrwertsteuer aufgerufen werden.
Wird direkt auf die Sachkonten 4000 oder 8000 gebucht oder soll eine Buchung in die Anlagekonten
(Kontenklasse 0) durchgeführt werden, kann die Angabe des Mehrwertsteuerbetrages
nicht individuell verändert werden.
Buchungstext
Tragen Sie in die Auswahlliste Buchungstext den Text zur Buchung ein oder wählen Sie einen
der vorgegebenen Texte aus.
Bei Buchungen in das Aktenkonto wird entsprechend der Buchungsart jeweils ein Standardbuchungstext
vorgeschlagen, der individuell geändert werden kann. Mit dem Button mit den drei
Punkten kann der Editiermodus aufgerufen werden.
Bei Journalbuchungen können individuelle Buchungstexte für Haben-Buchungen und für Soll-
Buchungen abgelegt werden. Mit dem Button mit den drei Punkten kann der Editiermodus
aufgerufen werden. Die Texte stehen dann in der Auswahlliste Buchungstext zur Auswahl.
Wird in den Texten der Platzhalter mm/jj eingetragen, so wird dieser Platzhalter bei der Auswahl
des Buchungstextes durch Monat/Jahr des Buchungsdatums ersetzt. Bezugspunkt ist dabei
der Eintrag im Eingabefeld Buchungsdatum in der Programmfunktion Buchen. Diese Funk-
F Finanzbuchhaltung 15
Stand: 11/05

tion ist für wiederkehrende monatliche Buchungsvorgänge eine sinnvolle Arbeitserleichterung,
da das manuelle Ergänzen des Buchungstextes entfällt.
Beispiel:
Miete mm/jj wird bei einem Buchungsdatum 01. Juli 2002 automatisch gewandelt in Miete
07/02. Wenn Sie nach dem Monat noch ein -1 bzw. +1 eintragen, wird diese Eingabe bei einem
Buchungsdatum vom 01. Juli 2002 folgendermaßen berücksichtigt:
• die Eingabe Miete mm-1/jj wird als Buchungstext Miete 06/02 ausgegeben.
• die Eingabe Miete mm+1/jj wird in den Buchungstext Miete 08/02 gewandelt.
Funktionen der Buttons
Nach dem Ausfüllen der Eingabemaske der Programmfunktion Buchen stehen für die weiteren
Aktionen verschiedene Buttons zur Verfügung. Wenn aufgrund der Umstände der einzelnen
Buchung bestimmte Aktionen nicht zur Verfügung stehen, sind die entsprechenden Buttons
grau dargestellt.
Speichern
Durch Mausklick auf Speichern werden alle Buchungen, die in der Liste angezeigt werden, gespeichert
bzw. gebucht.
Nur die in der Liste angezeigten Buchungen werden gespeichert. Wenn eine Buchung zwar
eingegeben wurde, aber nicht in der Liste angezeigt wird, dann wird diese Buchung auch nicht
gespeichert. Buchungsvorgänge, zu denen noch Eingaben getätigt werden, können mit OK in
die Liste übernommen werden.
Bearbeiten
Mit Bearbeiten können Buchungen, die zuvor in der Auswahlliste markiert worden sind, erneut
bearbeitet werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie die Buchung, die Sie bearbeiten möchten, in der Auswahlliste mit einem Mausklick
auf die betreffende Zeile aus. Die markierte Zeile wird farblich hervorgehoben.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Daten der ausgewählten Buchung erneut in den Eingabefeldern
der Eingabemaske der Programmfunktion Buchen darzustellen. Nehmen Sie die gewünschten
Änderungen vor, und bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Sind zu einer Akte mehrere Buchungen in der Auswahlliste enthalten, kann eine einzelne Buchung
nicht korrigiert werden. Das Programm teilt in einem Hinweisfenster mit, dass die einzige
Änderungsmöglichkeit in einem solchen Fall darin besteht, sämtliche Buchungen zu der
betreffenden Akte zu löschen und neu einzugeben.
Wurde bei der Eingabe der Buchung in die Offenen Posten gebucht, so ist eine Korrektur der
OP-Buchung in der Buchungsmaske nicht mehr möglich. Die Korrektur ist direkt in den Offenen
Posten vorzunehmen. Das Programm teilt dies im entsprechenden Fall in einem Hinweisfenster
gesondert mit.
Bei Korrekturen von Umbuchungen werden beide betroffenen Buchungszeilen gelöscht und
müssen neu eingegeben werden.
Löschen
Mit Löschen wird eine Buchung gelöscht. Voraussetzung ist, dass die Zeile mit der Buchung,
die gelöscht werden soll, zuvor in der Auswahlliste z. B. mit einem Mausklick markiert wurde.
Die Zeile wird dann farbig hervorgehoben.
Sind zu einer Akte mehrere Buchungen in der Auswahlliste enthalten, kann eine einzelne Buchung
nicht gelöscht werden. Das Programm weist in einem Infofenster darauf hin, dass auch
die anderen Buchungen zur Akte gelöscht werden.
Wurde bei der Eingabe der Buchung auch in die Offenen Posten gebucht, so kann eine OP-
Buchung in der Buchungsmaske nicht mehr gelöscht werden. Die Buchung ist direkt in den Offenen
Posten vorzunehmen. Das Programm teilt Ihnen dies in einem solchen Fall mit einem
gesonderten Hinweisfenster mit.
16 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Forderungskonto anzeigen
Wenn zur jeweiligen Akte ein Forderungskonto vorhanden ist, so kann mit Forderungskonto
anzeigen das Forderungskonto aufgerufen werden.
Aktenkonto anzeigen
Mit Aktenkonto anzeigen wird die Maske Aktenkonto anzeigen aufgerufen.
Weitere Eingabemasken für detaillierte Buchungsangaben
Je nachdem, welche Buchungsart in der Buchungsmaske gewählt wurde, verzweigt das Programm
in weitere Eingabemasken, in denen buchungsartabhängige Eingaben vorgenommen
werden können, z. B. Buchungen in das Forderungskonto.
Aufteilung für Aktenkonto
In der Eingabemaske Aufteilung für Aktenkonto kann der Buchungsbetrag auf Auslagen,
Fremdgeld und Gebühren, ggf. mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen, verteilt werden.
Unter der Kopfzeile werden der Buchungsbetrag, die Buchungsart und der noch zu verteilende
Betrag angezeigt.
In den Spalten Betrag, SB und Sachkonto können die Eingaben zur Aufteilung des Buchungsbetrags
vorgenommen werden. Neben den Eingabefeldern wird pro Zeile der entsprechende
Kontostand unter Berücksichtigung der in der Spalte Betrag angezeigten Beträge angezeigt.
In Abhängigkeit von der gewählten Buchungsart ist oftmals die individuelle Verteilung des Buchungsbetrages
oder die Durchführung des automatischen Kontoabgleichs nicht möglich. Die
Eingabefelder sind dann für die Eingabe gesperrt.
Betrag
Die Eingabefelder in der Spalte Betrag dienen der Eingabe des jeweils zu buchenden Betrags,
aufgeteilt auf Auslagen, Gebühren, ggf. zu verschiedenen MwSt-Sätzen, und Fremdgeld.
Beim Aufruf der Eingabemaske Aufteilung für Aktenkonto wird eine Verteilung des Buchungsbetrags
bereits vorgeschlagen. Die vorgeschlagene Verteilung kann geändert werden. Mit
(Entf) können eingetragene Beträge entfernt werden. Im Anschluss an den Betrag ist durch
die Eingabe von H oder + bzw. S oder - anzugeben, ob es sich um einen Zahlungseingang o-
der -ausgang handelt.
Sachbearbeiter/SB
In den Eingabefeldern der Spalte SB kann für die Journalbuchung ein Sachbearbeiter angegeben
werden. Standardmäßig wird der Aktensachbearbeiter vorgeschlagen, der im Aktenregister
zur Akte gespeichert ist.
Sachkonto
In die Eingabefelder der Spalte Sachkonto sind die Sachkonten einzutragen, auf welche die
entsprechenden Beträge gebucht werden sollen.
Die Sachkonten für Gebühren (außer 100% Umsatzsteuer) werden entsprechend dem Aktenreferat
vorgeschlagen.
Die Sachkonten für die Buchungsarten Auslagen und Fremdgeld werden unter Berücksichtigung
der Auslagen- und Fremdgeldzuordnung vorgeschlagen.
MwSt-Satz
Das Eingabefeld MwSt-Satz ermöglicht das Buchen ins Aktenkonto mit einem von 0%, 14%,
15%, 16% oder 100% abweichenden Mehrwertsteuersatz.
Wurde bei der Anlage eines Einnahmekontos ein abweichender MwSt-Satz angegeben, so wird
dieser hier entsprechend vorgeschlagen. Ansonsten wird der aktuell gültige Mehrwertsteuersatz
angegeben.
Dieses Eingabefeld kann nur mit der Maus angewählt werden.
F Finanzbuchhaltung 17
Stand: 11/05

Beim Verlassen der Eingabemaske erfolgt bei einer Abweichung des hier eingegebenen MwSt-
Satzes vom MwSt-Satz des Sachkontos bzw. des aktuell gültigen Mehrwertsteuersatzes eine
Abfrage, ob der MwSt-Satz richtig ist.
Automatischer Kontoabgleich
Wenn die Einstellung automatischer Kontoabgleich gewählt ist, wird ein automatischer Kontoabgleich
durchgeführt bzw. rückgängig gemacht.
Beim automatischen Kontoabgleich werden Bestände auf einzelnen Positionen (Auslagen,
Fremdgeld, Gebühren) mit Forderungen als Umbuchungen verrechnet. Nach Durchführung des
automatischen Kontoabgleichs sind keine Änderungen der Beträge mehr möglich, es sei denn,
der automatische Kontoabgleich wird wieder rückgängig gemacht, siehe hierzu auch den Abschnitt
Bearbeiten.
Voraussetzung für die Durchführbarkeit des Kontoabgleichs ist ein Fremdgeldguthaben sowie
Forderungen unter Auslagen und/oder Gebühren. Dabei werden zuerst die Auslagen, dann die
Gebühren, die zu 0% gebucht wurden, mit dem Fremdgeldguthaben verrechnet, als nächstes
Umsätze zu 7%, 14% usw.
Sie können sich den Kontoabgleich mehrzeilig darstellen lassen, wenn Sie unter
D15.13 Grundeinstellungen Aktenkonto auf der Karteikarte Anzeige die Einstellung Kontoabgleich
mehrzeilig darstellen gewählt haben. Die Grundeinstellungen können Sie aus der Programmfunktion
F12 Buchen unter Sonstiges aufrufen.
Auszahlung Fremdgeld
Ist in der Zeile Fremdgeld in der Spalte Kontostand ein Betrag ausgewiesen, kann dieser Betrag
mittels der Zahlungs- bzw. Dispodatei ausgezahlt werden. In diesem Fall ist die Einstellung
Auszahlung Fremdgeld zu wählen.
Wurde diese Einstellung gewählt, wird nach dem Verlassen der Eingabemaske Aufteilung für
Aktenkonto in die Eingabemaske Auszahlung Fremdgeld verzweigt. In dieser Eingabemaske
können die erforderlichen Angaben für das Auszahlen des Fremdgeldes erfasst werden, die
Vorgehensweise ist im folgenden Unterkapitel Auszahlung Fremdgeld beschrieben.
Nachdem Sie alle Eingaben bestätigt haben, wechselt das Programm erneut in die Buchungsmaske,
in der Sie die übrigen Eingabefelder ausfüllen können. Der Cursor wird dabei vom Programm
zunächst im Eingabefeld Buchungstext positioniert.
Auszahlung Fremdgeld
Auszahlung über
Wählen Sie im Bereich Auszahlung über die gewünschte Einstellung. Folgende Möglichkeiten
stehen zur Verfügung:
• Zahlungsdatei: Wenn Sie diese Einstellung wählen, können die gespeicherten Einträge anschließend
im Zahlungsverkehr weiter verarbeitet werden. Wenn Sie den vorgegebenen
Schlüssel unter Textschlüssel DCV beibehalten, wird der Zahlungsauftrag als DCV-Gutschrift
gespeichert, wenn Sie den Schlüssel löschen, als Überweisung.
• Dispodatei: Wurde die Einstellung Dispodatei gewählt, können die gespeicherten Einträge in
der Dispodatei bearbeitet werden. In Abhängigkeit von der gewählten Einstellung wird die Anzahl
der Eingabefelder in der Eingabemaske Auszahlung Fremdgeld vom Programm angepasst.
Alle grau dargestellten Eingabefelder sind für den gewählten Vorgang ohne Bedeutung und
können nicht ausgefüllt werden.
• Scheck drucken: Die Eingabefelder, die nicht für einen Scheck notwendig sind, werden gesperrt.
Der Ort der Ausstellung wird aus der Adresse des Absender genommen; der Druck erfolgt
sofort beim Bestätigen der Maske auf dem Drucker und mit dem Formular, das in den
Grundeinstellungen des Zahlungsverkehrs eingestellt ist. Die Maske merkt sich Ihre Änderungen
nicht.
• Überweisung drucken: Die Eingabefelder, die nicht für eine Überweisung notwendig sind, werden
gesperrt. Der Ort der Ausstellung wird aus der Adresse des Absender genommen; der
Druck erfolgt sofort beim Bestätigen der Maske auf dem Drucker und mit dem Formular, das
in den Grundeinstellungen des Zahlungsverkehrs eingestellt ist. Die Maske merkt sich Ihre
Änderungen nicht.
18 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Zahlung an
Im Bereich Zahlung an kann festgelegt werden, an wen die Zahlung erfolgen soll. Zur Auswahl
stehen
• Mandant: Wählen Sie diese Einstellung, wenn an den Mandanten gezahlt werden soll.
• Rechtsschutz: Wenn die Auszahlung des Fremdgeldes an die zur Akte gespeicherte Rechtsschutzversicherung
erfolgen soll, wählen Sie diese Einstellung.
Wenn zur Akte keine Rechtsschutzversicherung gespeichert ist, wird die Wahlmöglichkeit
Rechtsschutz nicht angeboten. Die Auszahlung erfolgt dann an den Mandanten.
Zahlungsdatei-Nr. / Dispodatei-Nr.
Wählen Sie die Zahlungs- bzw. Dispodatei aus, in der die Auszahlung des Fremdgeldes gespeichert
werden soll. Je nach Wahl im Bereich Auszahlung über kann entweder eine Zahlungsdatei-Nr.
oder eine Dispodatei-Nr. eingetragen werden.
Betrag
Tragen Sie hier den auszuzahlenden Betrag ein. Als Auszahlungsbetrag wird vom Programm
der in das Aktenkonto gebuchte gesamte Fremdgeldbestand vorgeschlagen.
Der Betrag, der zur Auszahlung vorgeschlagen wird, kann höher sein, als der Betrag, der als
Zahlungseingang oder -ausgang in der Buchungsmaske angegeben wurde; es erfolgt ein entsprechender
Hinweis durch das Programm. Die Höhe des Betrages ist abhängig von dem bis
dahin aufgelaufenen, noch nicht ausgezahlten Fremdgeldbestand und davon, ob in der Eingabemaske
Aufteilung Aktenkonto, die Einstellung automatischer Kontoabgleich gewählt wurde.
Adresse Empfänger
Tragen Sie hier die Adressnummer des Zahlungsempfängers ein. Das Programm schlägt die
zur Akte gespeicherte Adressnummer vor und zeigt den zur Nummer gehörenden Namen
rechts vom Eingabefeld an. Je nach dem, ob im Bereich Zahlung an die Einstellung Mandant
oder Rechtsschutz gewählt wurde, schlägt das Programm die entsprechende Adressnummer
vor. Durch direkte Eingabe einer anderen Adressnummer kann ein anderer Empfänger festgelegt
werden.
Verwendungszweck 1
Diese Zeile ist für die erste Zeile des Verwendungszwecks für die spätere Überweisung bestimmt.
Vom Programm wird die Aktennummer einschließlich Sachbearbeiter und Referat sowie
die Aktenkurzbezeichnung vorgeschlagen. Der Vorschlag kann überschreiben werden. Die
Eingabe kann höchstens 40 Zeichen umfassen.
Verwendungszweck 2
Diese Zeile ist für die zweite Zeile des Verwendungszweckes für die spätere Überweisung bestimmt.
Was vom Programm vorgegeben wird, richtet sich nach der Grundeinstellung 2. Zeile
Verwendungszweck für Überweisungsträger auf der Karteikarte Überweisungsträger der
D15.29 Grundeinstellungen Zahlungsverkehr; eine Vorgabe kann nur erfolgen, wenn Daten
entsprechend der Grundeinstellung erfasst sind. Der Vorschlag kann überschrieben werden.
Die Eingabe kann höchstens 40 Zeichen umfassen.
Buchungstext
Wenn Sie im Bereich Auszahlung über die Einstellung Dispodatei gewählt haben, können Sie in
das Eingabefeld Buchungstext einen entsprechenden Text eintragen, der bei der späteren Buchung
in Journal und Aktenkonto übernommen werden soll. Wenn Sie in dieses Eingabefeld
nichts eintragen, wird ein Standardbuchungstext verwendet.
Selektionskennzeichen
Als Selektionskennzeichen kann ein ein- oder zweistelliges Selektionskennzeichen eingegeben
werden. Anhand des eingegebenen Kennzeichens kann der Eintrag bei der weiteren Bearbeitung
im Zahlungsverkehr bzw. in der Dispodatei selektiert bearbeitet werden.
Textschlüssel DCV
Bei Textschlüssel DCV kann der DCV-Schlüssel für Zahlungsdateien eingegeben werden. Vom
Programm wird standardmäßig die 51000 (Überweisungs-Gutschrift) vorgeschlagen. Wenn Sie
den DCV-Schlüssel löschen, wird eine Überweisung in die Zahlungsdatei gespeichert.
F Finanzbuchhaltung 19
Stand: 11/05

Adresse Absender
Tragen Sie hier die Adressnummer des Absenders der Zahlung ein. Dieses Eingabefeld steht
nur zur Verfügung, wenn im Bereich Auszahlung über die Einstellung Zahlungsdatei gewählt
wurde.
Zahlung ab
Tragen Sie bei Zahlung ab das Datum ein, zu dem die Zahlung in der Dispodatei berücksichtigt
werden soll. Standardmäßig schlägt die Programmfunktion Buchen das aktuelle Tagesdatum
vor. Der Vorschlag kann aber überschrieben werden. Das Datum kann ohne trennende
Punkte zwischen Tag, Monat und Jahr in der Form 200502 beispielsweise für den 20.05.2002
eingegeben werden. Das Programm setzt die entsprechenden Punkte selbstständig. Weitere
Informationen zur Datumseingabe finden Sie im Handbuchheft Grundlagen.
Zahlungsturnus
Durch Eingabe des betreffenden Kürzels in das Eingabefeld inm./onatl./iertlj.
können Sie Häufigkeit bzw. Turnus der Zahlung bestimmen. Zur Auswahl stehen folgende Kürzel:
• e für einmalige Zahlungen,
• z für zweimonatliche Zahlungen,
• m für monatliche Zahlungen,
• v für vierteljährliche Zahlungen.
• h für halbjährliche Zahlungen und
• j für jährliche Zahlungen.
Das Programm schlägt standardmäßig ein e vor.
Textzwischenzeile schreiben
Wenn die erfolgte Auszahlung des Fremdgeldes durch eine Textzwischenzeile im Aktenkonto
protokolliert werden soll, wählen Sie diese Einstellung.
Bestätigen Sie die Eingaben, um die Auszahlung in die Zahlungs- bzw. Dispodatei zu übernehmen
(OK-Button ohne Druckersymbol) bzw. den Scheck oder die Überweisung sofort zu
drucken (OK-Button mit Druckersymbol). Wird die Buchung in das Aktenkonto anschließend
nicht durchgeführt, ist eine im Zahlungsverkehr bzw. in der Dispodatei gespeicherte Fremdgeldauszahlung
manuell zu löschen.
Buchen in Forderungskonto
Wurde beim Buchen in der Buchungsmaske die Einstellung Buchen in ZV gewählt, öffnet sich
nach der Bestätigung des ausgewählten Buchungstextes mit (¢) die Eingabemaske Buchen in
Forderungskonto . In dieser Eingabemaske können Sie den Buchungsbetrag in das zur Akte
gehörende Forderungskonto bzw. Forderungsunterkonto buchen. Dazu stehen folgende Eingabefelder
und Einstellungen zur Verfügung:
Buchung für Schuldner
Bei mehreren Schuldnern ist im Eingabefeld Buchung für Schuldner anzugeben, für welchen
Schuldner der Betrag in das Forderungskonto gebucht werden soll. Wenn die Zahlung auf alle
Schuldner verteilt werden soll, ist 0 (Null) einzugeben. Das Eingabefeld ist gesperrt, wenn nur
ein Schuldner im Forderungskonto gespeichert ist.
Sind im Forderungskonto mehrere Schuldner gespeichert, wird dies über dem Eingabefeld angezeigt.
Forderungsunterkonto
Falls Forderungsunterkonten angelegt wurden, kann in der Liste Forderungsunterkonto das
gewünschte Unterkonto gewählt werden. Wenn keine Unterkonten angelegt sind, besteht diese
Auswahlmöglichkeit nicht und die Liste Forderungsunterkonto ist grau dargestellt.
Zahlung automatisch verteilen
Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Zahlung gem. §§ 366, 367 BGB auf die offene Forderung
verteilt werden soll.
Zahlung manuell verteilen
Um die Zahlung manuell zu verteilen, werden folgende Möglichkeiten angeboten, die durch
Auswahl der entsprechenden Einstellung festgelegt werden können:
20 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

• auf Kostenzinsen: Soll die Zahlung auf die offenen Kostenzinsen verrechnet werden, wählen
Sie diese Einstellung. Ist der Betrag der Zahlung höher, als die bis zum Zahlungszeitpunkt
aufgelaufenen Kostenzinsen, wird der restliche Betrag gem. §§ 366, 367 BGB verrechnet.
• auf unverzinsliche Kosten. Diese Einstellung ist zu wählen, wenn die Zahlung auf die unverzinslichen
Kosten gebucht werden soll. Ist der Betrag der Zahlung höher, als die offenen
unverzinslichen Kosten, wird der Restbetrag gem. §§ 366, 367 BGB verrechnet.
• auf verzinsliche Kosten. Soll die Zahlung auf die verzinslichen Kosten gebucht werden, ist diese
Buchungsmöglichkeit zu wählen. Ist der Betrag der Zahlung höher, als die bis zur Zahlung
aufgelaufenen verzinslichen Kosten, wird der Restbetrag gem. § 366, § 367 BGB verrechnet.
• auf Zinsen Hauptforderung. Wählen Sie diese Einstellung, wenn die Zahlung auf die Zinsen der
Hauptforderung gebucht werden soll. Ist der Betrag der Zahlung höher, als die Zinsen der
Hauptforderung, wird der restliche Zahlungsbetrag gem. §§ 366, 367 BGB verrechnet.
• auf Hauptforderung. Soll die Zahlung direkt auf die offene(n) Hauptforderung(en) verteilt werden,
so ist diese Buchungsmöglichkeit zu wählen. Ist der Betrag der Zahlung höher, als der
Hauptforderungsbetrag, wird der Restbetrag gem. §§ 366, 367 BGB verrechnet.
Wenn als Buchungsart Auslagen gewählt wurde, wird die Eingabemaske Buchen in Forderungskonto
an dieser Stelle der Bereich Buchen als eingeblendet, in dem zwischen zwei Möglichkeiten
gewählt werden kann:
• Barauslagen und
• vorgerichtliche Kosten des Gläubigers (für Mahnbescheid).
Buchungsdatum
In das Eingabefeld Buchungsdatum trägt das Programm das Datum ein, das für die Buchung
in das Aktenkonto und das Journal eingegeben wurde. Es kann jedoch ein anderes Buchungsdatum
für die Buchung in das Forderungskonto eingegeben werden, z. B. wenn im Forderungskonto
mit dem Wertstellungsdatum gebucht werden soll. Überschreiben Sie in diesem
Fall den Programmvorschlag.
Buchungstext im Forderungskonto
Der entsprechend der gewählten Buchungsart vorgesehene Buchungstext wird bei Buchungstext
im Forderungskonto vorgeschlagen. Überschreiben Sie im Bedarfsfall den Programmvorschlag.
Nach Bestätigung ruft das Programm erneut die Buchungsmaske auf. Die Buchung ist erst
dann gespeichert, wenn in der Eingabemaske auf den Button Buchungen speichern geklickt
wird.
Buchungen in das Forderungskonto nachträglich korrigieren
Wenn Sie Eingaben in der Eingabemaske Buchen in Forderungskonto nachträglich korrigieren
möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Markieren Sie in der Buchungsmaske die gewünschte Buchung, indem Sie die betreffende Zeile
in der Auswahlliste markieren, z. B. mit einem Mausklick.
Wählen Sie die Einstellung Buchen in ZV.
Positionieren Sie den Cursor in das Eingabefeld Buchungstext, und klicken Sie auf OK. Die
Eingabemaske Buchen in Forderungskonto wird aufgerufen, und Sie können die gewünschten
Änderungen vornehmen.
Auswahl Rechnungsnummer
Wenn in der Buchungsmaske beim Buchen die Einstellung Buchen in OP-Liste gewählt wurde,
kommen folgende Möglichkeiten in Betracht:
• Buchen eines neuen offenen Postens mittels der Buchungsarten Auslagen, RA-/Notarkosten
und Vorschuss.
• Ausgleichen eines oder mehrerer offener Posten bei Zahlungseingang bzw. Gebührenstorno.
Buchen eines neuen offenen Postens
Tragen Sie in der Buchungsmaske in das Eingabefeld Rechnungsnr. ein n ein und bestätigen
Sie die Eingabe mit (¢). Das Programm vergibt die nächste laufende Rechnungsnummer und
trägt sie in das Eingabefeld ein.
Ausgleichen eines offenen Postens
Soll nur ein bestimmter Posten ausgeglichen werden und ist die Rechnungsnummer bekannt,
tragen Sie diese Nummer in das Eingabefeld Rechnungsnr. ein.
F Finanzbuchhaltung 21
Stand: 11/05

Bei der Eingabe von Rechnungsnummern müssen die Nullen zwischen dem Jahrgang und der
laufenden Rechnungsnummer nicht mit angegeben werden. Für die Rechnungsnummer
0200007 reicht die Eingabe 0207, statt der 0200050 kann die 0250 eingegeben werden.
Ist die Rechnungsnummer nicht bekannt, so kann mit (F2) die Eingabemaske Auswahl Rechnungsnummer
zum Auswählen der Rechnungsnummer(n) aufgerufen werden. Dieser Hinweis
wird am Fuß des Auswahlfensters eingeblendet. Falls der Vorgang abgebrochen werden soll,
ist die Einstellung Buchen in OP-Liste abzuwählen.
Wenn mit (F2) die Eingabemaske Auswahl Rechnungsnummer aufgerufen wurde, kann in der
Auswahlliste offene Rechnungen die gewünschte Zeile markiert werden. Mit dem Pfeil wird die
markierte Rechnung in die Auswahlliste bezahlt verschoben. Wenn der zu buchende Betrag
größer ist als die gewählte Rechnung, wird in der Zeile noch offen unter der Auswahlliste bezahlt
angezeigt, welche Summe noch gebucht werden kann.
Beispiel:
Der zu buchende Betrag ist 250,00 €, der erste ausgewählte offene Posten, der in die Auswahlliste
übernommen wurde, beträgt 120,00 €. In der Zeile noch offen wird jetzt die Summe
von 130,00 € angezeigt. Von den 250,00 € sind noch 130,00 € übrig, mit denen noch ein offener
Posten getilgt werden kann. Sind die 130,00 € verteilt, werden in der Spalte Summe und
Buchungsbetrag jeweils der gebuchte Betrag eingetragen, in diesem Beispiel 250,00 €. In der
Zeile noch offen steht eine 0 (Null), weil kein Geld mehr übrig ist, mit dem ein weiterer offener
Posten getilgt werden kann.
Wenn der zu buchende Betrag größer ist als die gewählte Rechnung, können Sie eine weitere
Zeile in der Auswahlliste offene Rechnungen auswählen. Sollte der zu buchende Betrag nicht
ausreichen, um eine offene Rechnung ganz zu tilgen, wird die Rechnung um den betreffenden
Betrag in der Liste offene Rechnungen vermindert.
Beispiel:
Sollen die oben erwähnten 250,00 € auf zwei offene Rechnungen von je 140,00 € verteilt
werden, bleiben von der zweiten Rechnung noch 30,00 € offen. In der Auswahlliste offene
Rechnungen wird die zweite Rechnung mit 30,00 € geführt, wohingegen die erste Rechnung
nicht mehr in der Liste offene Rechnungen geführt wird, da sie vollständig getilgt wurde.
Wenn Sie eine offene Rechnung aus der Liste bezahlt wieder in die Liste offene Rechnungen
zurückstufen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie in der Liste bezahlt die Rechnung aus, die wieder in die Liste offene Rechnungen
übernommen werden soll, indem Sie die betreffende Zeile, z. B. mit einem Mausklick, markieren.
Wählen Sie den entsprechenden Pfeil, um die Rechnung wieder in die Liste offene Rechnungen
zu verschieben.
Wenn Sie den zu buchenden Betrag Ihren Wünschen entsprechend auf die offenen Rechnungen
verteilt haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl. Das Programm verzweigt nun erneut in die
Buchungsmaske, in der die Buchung abgeschlossen und gespeichert werden kann. In das Eingabefeld
Rechnungsnr. wurde vom Programm die entsprechende Nummer eingetragen. Haben
Sie den zu buchenden Betrag auf mehrere offene Rechnungen verteilt, so wird in das Eingabefeld
Rechnungsnr. statt einer einzelnen Nummer das Wort mehrere eingetragen.
Korrekturen an den vorgenommenen Buchungen auf offene Rechnungen sind nur in den Offenen
Posten möglich.
Honorarauslagen
Wenn in der Auswahlliste die Buchungsart Honorarauslagen ausgewählt wurde, verzweigt die
Programmfunktion Buchen in die Eingabemaske gleichen Namens.
Tragen Sie im Bereich Journal bei MwSt-Satz den Mehrwertsteuersatz ein, mit dem der Honorarauslagenbetrag
im Journal gebucht werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit (¢) und
die in den Zeilen MwSt-Betrag und Nettobetrag angezeigten Beträge werden an den angegebenen
Mehrwertsteuersatz angepasst.
Tragen Sie bei Ausgabe-Sachkonto ein gültiges Ausgabesachkonto (4001-4999) ein, auf das
die Honorarauslagen im Journal gebucht werden sollen. Die Bezeichnung des Sachkontos wird
hinter dem Eingabefeld angezeigt.
22 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Tragen Sie im Bereich Aktenkonto bei MwSt-Satz den Mehrwertsteuersatz ein, mit dem die
Honorarauslage als Gebührenforderung im Aktenkonto gebucht werden soll. Der entsprechende
Mehrwertsteuerbetrag wird in der Zeile MwSt-Betrag angezeigt.
Wenn im Bereich Aktenkonto ein höherer MwSt-Satz eingetragen wurde als im Bereich Journal,
so wird die Gebührenforderung für das Aktenkonto soweit angehoben, bis der Nettobetrag
in beiden Fällen derselbe ist.
Bei Buchungsbetrag wird der Betrag angezeigt, der als Gebührenforderung in das Aktenkonto
gebucht wird. Der vorgeschlagene Betrag ist das Ergebnis der automatischen Berechnung und
kann mit einem anderen zu buchenden Betrag für das Aktenkonto überschrieben werden.
Nach Bestätigung wechselt das Programm erneut in die Buchungsmaske, in der die Buchung
abgeschlossen werden kann.
Ermittlung Hebegebühr
Wenn Sie die Stapelbuchung nur auf Aktenkonto oder die Einzelbuchung nur auf Aktenkonto
gewählt haben und in der Auswahlliste Buchungsart die Zeile Hebegebühr ausgewählt haben,
wird die Eingabemaske Ermittlung Hebegebühr angezeigt. In dieser Eingabemaske können Sie
die Hebegebühr gemäß dem Auszahlungsbetrag berechnen.
Tragen Sie den Betrag, von dem die Hebegebühr berechnet werden soll, in das Eingabefeld
Auszahlungsbetrag ein.
Als Auszahlungsbetrag wird vom Programm der Fremdgeldbestand vorgeschlagen, so wie in
der Eingabemaske Aktenkonto anzeigen im Aktenkonto in der Spalte Fremdgeld angezeigt
wird. Dieser Programmvorschlag kann überschrieben werden.
Bei MwSt-Satz% ist der Mehrwertsteuersatz einzugeben, der bei der Berechnung der Hebegebühr
berücksichtigt werden soll. Vorgeschlagen wird der aktuelle Mehrwertsteuersatz, so wie
er in den Grundeinstellungen, Allgemein der Dienstprogramme festgelegt wurde.
Wenn der Hebegebührenbetrag als Gebührenforderung mit Pauschale gem. § 26 BRAGO gebucht
werden soll, ist das Ankreuzfeld Buchungsbetrag incl. § 26 BRAGO zu wählen.
Abhängig von dem angegebenen MwSt-Satz% und der Wahl, ob der Buchungsbetrag incl.
§ 26 BRAGO gebucht werden soll, wird bei Buchungsbetrag die Summe der berechneten Hebegebühr
als Buchungsbetrag angezeigt. Der berechnete Buchungsbetrag kann mit einem abweichenden
Betrag überschrieben werden.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben. Das Programm wechselt erneut in die Buchungsmaske, in der
die Buchung abgeschlossen werden kann.
Stapelbuchung nur auf Aktenkonto
Wählen Sie die Programmfunktion Stapelbuchung nur auf Aktenkonto für solche Buchungen, die lediglich
im Aktenkonto und nicht gleichzeitig im Journal gebucht werden sollen, z. B. Gebührensollstellungen.
Eine Buchung in die Offenen Posten und das Forderungskonto ist trotzdem möglich.
Wurde in der Eingabemaske Aufteilung für Aktenkonto die Einstellung automatischer Kontoabgleich
gewählt, wird dieser Kontoabgleich in jedem Fall auch in das Journal gebucht.
Die Eingabe- und Optionsfelder der Eingabemaske sind im Abschnitt Eingabe- und Optionsfelder für
Buchungen beschrieben.
Umbuchung (Stapelbuchung)
Wählen Sie die Umbuchung der Stapelbuchung, wenn Sie Buchungen von einem Sach- bzw. Finanzkonto
auf ein anderes Sach- und/oder Finanzkonto umbuchen möchten. Mit der Programmfunktion
Umbuchung können aber auch Buchungen von einem in ein anderes Aktenkonto umgebucht
werden. Als Alternative steht Ihnen Umbuchung und Korrekturbuchung der Einzelbuchung
zur Verfügung.
Ändern Sie ggf. die Einträge in den Eingabefeldern Buchungsdatum und Diktatzeichen und bestätigen
Sie die Eingaben. Im Anschluss daran wird die Buchungsmaske aufgerufen, in der Sie die gewünschten
Buchungen vornehmen können.
Dabei ist zu beachten, dass im 1. Schritt der Umbuchung der Betrag sowohl bei Sach- und Finanzkontenumbuchungen
als auch bei Umbuchungen zwischen Akten als Soll-Betrag (Ausgabe) ein-
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Stand: 11/05

zugeben ist, also mit einem S, z. B. 120,00S für einen Betrag von 120,00 €. Im 2. Schritt der Umbuchung
ist der Betrag im Eingabefeld Betrag als Haben-Betrag ausgewiesen, also mit einem H
versehen, z. B. 120,00H. Das Eingabefeld Betrag ist grau dargestellt, d.h. eine Änderung am Betrag
kann nicht vorgenommen werden. Da im 1. Schritt immer negativ gebucht wird und der eingetragene
Betrag abgezogen wird, muss als erstes immer das Konto angegeben werden, das vermindert
werden soll.
Bei jeder Umbuchung werden zwei Buchungen erzeugt. Bei Umbuchungen zwischen zwei Sachkonten
wird jeweils das Konto 1300 Sammelgegenkonto als Finanzkonto (Buchungskreis-Konto)
angesprochen. Bei Umbuchungen zwischen zwei Finanzkonten wird jeweils das Konto 1300 Sammelgegenkonto
als Sachkonto (Gegenkonto) angesprochen.
Sie können sich alle Umbuchungen auswerten lassen, wenn Sie nach dem Konto 1300 selektieren;
Voraussetzung ist, dass Sie das Konto 1300 nur für Umbuchungen nutzen.
Fehlerhafte Buchungen auf Finanzkonten, bei denen kein Aktenkonto angesprochen wurde, sollten
Sie mit dem Storno-Assistenten stornieren und dann richtig neu eingeben; siehe den Abschnitt
Stornobuchungen. So genannte Kurzbuchungen (Umbuchungen zwischen zwei Sachkonten, von
denen nur eins in der zu berichtigenden Buchung angesprochen wurde) sind möglich, aber fehleranfällig
und deshalb zu vermeiden.
Umbuchungen zwischen Einnahmekonten (Kontenklasse 8) und Ausgabekonten (Kontenklasse 4)
sind nicht möglich, schalten Sie ein Finanzzwischenkonto ein.
Textzwischenzeile
In dieser Programmfunktion können Sie eine gleichlautende Textzwischenzeile in einem Arbeitsgang
in verschiedene Aktenkonten speichern; dies könnte beispielsweise ein Vermerk in alle Aktenkonten
eines Großmandanten sein.
Nach Eingabe der Aktennummer ist die Textzwischenzeile einzugeben; danach können bei Aktennummer
weitere Akten eingegeben werden, in die ebenfalls diese Textzwischenzeile geschrieben
werden soll.
Die Aktennummern werden in eine Liste übernommen. Eine fehlerhaft erfasste Aktennummer kann
in der Liste markiert und über den Bearbeitungs-Button in das Bearbeitungsfeld übernommen werden,
fälschlich übernommene Aktennummern sind in der Liste zu markieren und über den Löschbutton
zu entfernen. Sind alle Akten erfasst, kann der Speichervorgang ausgelöst werden.
Einzelbuchung
Die Einzelbuchung soll es auch ungeschulten Kräften oder dem Anwalt selbst ermöglichen, ohne
weitergehende Buchhaltungskenntnisse Standard-Geschäftsvorfälle zu buchen. Darüber hinaus
stellt sie Programmfunktionen - insbesondere die Korrekturbuchung - zur Verfügung, die bei einer
Stapelverarbeitung nicht möglich sind.
Einzelbuchung auf Finanzkonto
Geben Sie im oberen Teil die Angaben zum Finanzkonto (Buchungskreis-Konto) ein. Nach Bestätigung
können Sie im unteren Teil zwischen mit Aktenkonto, ohne Aktenkonto und Wiederkehrende
Buchung wählen; je nach getroffener Wahl erscheinen dann nur die in Frage kommenden Felder,
was die Erfassung einfacher als in der Stapelbuchung macht.
Bei Wahl der Buchungsvariante mit Aktenkonto sind zunächst das Aktenkonto und die Buchungsart
zu wählen; es stehen nur die Buchungsarten zur Auswahl, mit denen Einnahmen oder Ausgaben
gebucht werden. Abhängig von der Buchungsart können im weiteren Verlauf noch folgende Eingabemasken
aufgerufen werden:
• Aufteilung für Aktenkonto,
• Auszahlung Fremdgeld für,
• Buchen in Forderungskonto,
• Auswahl Rechnungsnummer,
• Honorarauslagen,
• Ermittlung Hebegebühr,
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Stand: 11/05

Es folgen Betrag ('S' oder 'H' setzt das Programm), Buchungstext, die Einstellung Buchen in OP-
Liste und bei ihrer Wahl das Eingabefeld Rechnungsnummer, die Einstellung Buchen in ZV (sofern
ein Forderungskonto zur Akte angelegt ist), Buchungsdatum und Belegnummer. In allen Feldern,
soweit zugänglich, ist eine Eingabe oder die Bestätigung der Vorgabe erforderlich.
Bei Wahl der Buchungsvariante ohne Aktenkonto können Sie zwischen Einnahme und Ausgabe
wählen und dann das Sachkonto auswählen; wenn Sie eine Einnahme und ein Ausgabekonto wählen,
wird eine Minus-Ausgabe gebucht, wenn Sie eine Ausgabe und ein Einnahmenkonto wählen,
eine Minus-Einnahme.
Bei Wahl der Buchungsvariante Wiederkehrende Buchung können Sie mit dem Aufruf einer Buchungsschablone
die restlichen Eingabefelder füllen; sonst entspricht sie der Buchungsvariante ohne
Aktenkonto. Sie kann erst gewählt werden, wenn Sie mit der Programmfunktion
Wiederkehrende Buchungen mindestens eine Buchungsschablone angelegt haben. In der Buchungsschablone
fehlende Angaben können Sie ergänzen, für die einzelne Buchung nicht zutreffende
Angaben überschreiben.
Das Eingabefeld Sachbearbeiter steht nur zur Verfügung, wenn Sie in den
D15.27 Grundeinstellungen Finanzbuchhaltung die Einstellung Eingabe des Sachbearbeiters bei
Journalbuchung gewählt haben. Sie wählen hier nur dann einen Sachbearbeiter oder geben sein
Kürzel ein, wenn Sie eine nicht aktenbezogene Ausgabe oder Einnahme einem Sachbearbeiter zuordnen
wollen, z. B. als Sonderbetriebsausgabe oder -einnahme. Dies ist das einzige Eingabefeld,
in dem bei dieser Buchungsvariante eine Eingabe oder die Bestätigung der Vorgabe nicht erforderlich
ist.
Es folgen die Felder für Betrag, MwSt-Satz und MwSt-Betrag. Als Steuersatz wird der zum Konto
geschlüsselte Steuersatz oder, wenn zum Konto kein Steuersatz geschlüsselt ist, der allgemeine
Steuersatz vorgeschlagen. Unter MwSt-Betrag können Sie nur dann eine Eingabe tätigen, wenn Sie
den Steuersatz gelöscht haben und auf ein Konto der Kontenklasse 4 buchen.
Abschließend folgen Buchungstext, Belegdatum und Belegnummer.
Sie können aus der Maske heraus das Aktenkonto sowie, wenn zur eingegebenen Aktennummer eines
angelegt ist, das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung aufrufen.
Einzelbuchung nur auf Aktenkonto
Diese Programmfunktion entspricht der Einzelbuchung auf Finanzkonto mit der Buchungsvariante
mit Aktenkonto mit den Abweichungen, dass ein Finanzkonto (Buchungskreis-Konto) nicht abgefragt
wird (es gibt keines) und nur die Buchungsarten zur Verfügung stehen, die keine Einnahme
oder Ausgabe voraussetzen. Eine Buchung im Journal erfolgt nicht, weil sie für diese Buchungsarten
nicht vorgesehen ist.
Umbuchung (Einzelbuchung)
Diese Programmfunktion entspricht der Einzelbuchung auf Finanzkonto mit den Abweichungen,
dass als Finanzkonto (Buchungskreis-Konto) fest das Konto 1300 gesetzt wird und dass immer
mindestens zwei Teilbuchungen im Stapel erforderlich sind.
Sie können für jede Teilbuchung unabhängig mit Aktenkonto oder ohne Aktenkonto wählen, also
auch zwischen Aktenkonten und Sachkonten umbuchen; das ist nur bei der Umbuchung der Einzelbuchung
möglich.
Folgende Umbuchungen sind nicht möglich:
• Umbuchungen zwischen Einnahmen und Ausgaben,
• Umbuchungen zwischen Finanzkonten und anderen Sachkonten und
• Umbuchungen zwischen Finanzkonten und Aktenkonten.
Umbuchungen zwischen Einnahmen und Ausgaben können mit der Buchung einer Einnahme (gegebenenfalls
Minus-Einnahme) und der Buchung einer Ausgabe (gegebenenfalls Minus-Ausgabe) auf
Finanzkonto erfasst werden. Statt Umbuchungen zwischen Finanzkonten und Sachkonten sowie Aktenkonten
führen Sie Buchungen auf Finanzkonto mit dem Finanzkonto als Buchungskreis-Konto
aus.
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Stand: 11/05

Korrekturbuchung
Diese Programmfunktion ermöglicht eine Korrektur von Aktenkonten mit einem bis zu ihrer Einführung
nicht erreichten Komfort. Die bis zu ihrer Einführung gegebenen Möglichkeiten, eine Buchung
mit einer Buchungsart durch eine Buchung mit einer gegenläufigen Buchungsart zu korrigieren,
bleiben weiter erhalten, erfordern aber weitergehende Kenntnisse des Programms.
Es erfolgt eine Buchung auf Finanzkonto bei Fremdgeld immer, bei Auslagen und Gebühren dann,
wenn Sie Finanzkontostand falsch wählen. Wenn Sie Finanzkontostand richtig wählen, erfolgt bei
Auslagen eine Abschreibung (Umbuchung auf ein Konto für uneinbringliche Auslagen) und bei Gebühren
eine Sollstellung oder Minus-Sollstellung. Dem eingegebenen Betrag muss ein S oder H folgen,
jedoch ersehen Sie nach der Eingabe aus dem angezeigten neuen Aktenkontostand für den
Bereich, ob Sie die richtige Buchungsrichtung gewählt haben, bei Buchungen auf Finanzkonto darüber
hinaus aus dem angezeigten neuen Finanzkontostand.
Eine Buchung ins Forderungskonto erfolgt nicht, das Forderungskonto müssen Sie gegebenenfalls
in der Zwangsvollstreckung zusätzlich korrigieren.
Eigenverbrauch buchen
Eigenverbrauch ist besser dokumentiert, wenn Sie ihn buchen und nicht nur mit der Programmfunktion
Kontenverwaltung, Eigenverbrauch berechnen lassen. Haben Sie bislang den Eigenverbrauch
nur berechnen lassen, wird die Berechnung für alle Jahre abgeschaltet, wenn Sie ihn mit
der Programmfunktion Eigenverbrauch buchen erfassen; es werden aber die bisherigen Prozentsätze
und Steuersätze übernommen und Sie werden vorher auf die Abschaltung hingewiesen.
Erfassen Sie zunächst jedes Sachkonto, von dem Eigenverbrauch zu berechnen ist, den Prozentsatz
und den Mehrwertsteuersatz bzw. überprüfen Sie die Übernahme aus der Programmfunktion Kontenverwaltung,
Eigenverbrauch. Eingegebene Prozentsätze und Steuersätze gelten für alle künftigen
Berechnungen.
Wollen Sie für mehrere Rechtsanwälte Eigenverbrauch buchen, können Sie die Entnahmen durch
unterschiedliche Konten für Privatentnahmen unterscheiden und die fiktiven Einnahmen durch unterschiedliche
Sachbearbeiter.
Wenn Sie die Buchung für einen Monat durchführen möchten, muss das entsprechende Buchungsjahr
eingestellt sein. Wählen Sie den Monat aus der Liste aus und starten Sie die Berechnung mit
Start im Bereich Eigenverbrauch ermitteln. Das Programm ermittelt zunächst für die angegebenen
Konten die Nettobeträge für diesen Monat, daraus den Privatanteil und schlägt, falls Sie einen
Steuersatz angegeben haben, entsprechend Mehrwertsteuer auf. Es gelten unabhängig vom gewählten
Monat die zuletzt eingegebenen Prozentsätze und Steuersätze. Damit eine Überprüfung
vor der Buchung möglich ist, werden Ihnen die Beträge angezeigt.
Entsprechend der Buchungslogik der Finanzbuchhaltung erfolgt bei Bestätigung mit Start im Bereich
Eigenverbrauch buchen eine Umbuchung über das Sammelkonto 1300. Es wird eine Bruttoeinnahme
mit Steuersatz auf das von Ihnen für den jeweiligen Steuersatz angegebene Eigenverbrauchskonto
(gegebenenfalls mit Sachbearbeiter) und eine gleich hohe Bruttoausgabe auf das
von Ihnen angegebene Privatentnahmekonto gebucht.
Kontofix
Kontofix ermöglicht das Abrufen der Kontoauszüge über eine Telekommunikationsverbindung zu
den kontoführenden Banken und das Buchen der Kontoauszüge in der Programmfunktion Buchen.
Auf Wunsch können die Kontoauszüge in Form von Kontoauszugslisten auch gedruckt werden.
Der Abruf der Kontoauszüge mit Kontofix erspart nicht nur Zeit bei der Erfassung der täglichen Buchungen,
sondern senkt durch die automatische Übernahme der Kontobewegungsdaten auch das
Risiko von Fehleingaben erheblich.
Kontofix steht mit HBCI zur Verfügung. Erstinstallation und Änderungen der Installation sollen von
einem RA-MICRO – Vor-Ort-Partner, dem dazu besondere Informationen zur Verfügung stehen,
durchgeführt werden.
Bei Lizenzierung des Zusatzmoduls Kontofix stehen folgende Programmfunktionen zur Verfügung,
teilweise nur auf dem Arbeitsplatz, von dem der Abruf der Kontoauszüge durchgeführt wird:
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• (Kontofix) Buchen: Kontoauszüge, die per Telekommunikationsverbindung abgeholt wurden, können
in dieser Programmfunktion an allen Arbeitsplätzen im Netzwerk in die Buchhaltung übernommen
werden.
• Kontoauszug holen: die Programmfunktion kann am Abholplatz zum Abruf von Kontoauszügen gestartet
werden.
• Kontoauszug anzeigen/drucken: Hier können Sie sich abgeholte Kontoauszüge anzeigen oder ausdrucken
lassen.
• Einstellungen: Hier erfolgt am Abholplatz die Einrichtung von Kontofix durch Ihren RA-MICRO –
Vor-Ort-Partner. Bestimmte Funktionen stehen dem Anwender zur Fehlerbeseitigung zur Verfügung.
• Überblick (Servicefunktion): Diese Programmfunktion rufen Sie in Zusammenarbeit mit dem RA-
MICRO - Programmsupport zu Wartungszwecken auf.
• Vorschlagswerte: Für die Angaben, die nicht mit dem Kontoauszug vorgegeben sind, können Sie
hier Buchungsschablonen einrichten (das Gegenstück der Wiederkehrenden Buchungen für Kontofix).
Wenn Sie dieses Zusatzmodul nicht lizenziert haben, ist unter der Karteikarte Kontofix nur die Programmfunktion
Buchen verfügbar. Über diese Programmfunktion können Sie eine Testversion von
Kontofix aufrufen, die es Ihnen ermöglicht, den Leistungsumfang dieser Schnittstelle kennen zu
lernen. Daten können in dieser Testversion nicht gespeichert werden.
Kontofix buchen
Nachdem Kontofix eingerichtet wurde, steht in der Programmfunktion F12 Buchen auf allen Arbeitsplätzen
Buchen unter der Karteikarte Kontofix zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass Kontoauszüge
von den Geldinstituten über Kontofix abgeholt wurden; siehe hierzu den Abschnitt
Kontoauszug holen, S. 29.
Rufen Sie F12 Buchen, Sonstiges, Buchungsjahr ändern auf. Sie können diesen und den folgenden
Schritt übergehen, wenn Ihnen nur Kontoauszüge aus dem laufenden Jahr mit Buchungen aus dem
laufenden Jahr zur Verfügung stehen.
Tragen Sie unter Buchungsjahr und Jahrgang der Kontoauszüge die richtigen Jahre ein, wenn diese
nicht bereits vorgegeben sind. Buchungsjahr ist das Jahr, für das Sie Buchungen erfassen, Jahrgang
der Kontoauszüge das Jahr, in dem Sie Kontoauszüge abgeholt haben. Wenn Sie Anfang 2003
Kontoauszüge abgeholt haben, die noch Buchungen für 2002 enthalten, muss unter Buchungsjahr
2002 und unter Jahrgang der Kontoauszüge 2003 eingetragen werden. Das erste Buchungsdatum
darf nicht nach dem gewählten Buchungsjahr liegen, gegebenenfalls muss es berichtigt werden,
womit sich die Frage nach der Notwendigkeit einer berichtigten Umsatzsteuer-Voranmeldung ergibt.
Rufen Sie F12 Buchen, Kontofix, Buchen auf. Wählen Sie in der Liste Finanzkonto das Konto aus,
auf das gebucht werden soll. Unter dieser Auswahlliste werden Ihnen Informationen zum bisherigen
Saldo des Kontos und zum nächsten Kontoauszug angezeigt. Überprüfen Sie die Einträge in
den Eingabefeldern Buchungsdatum und Diktatzeichen und überschreiben Sie ggf. die Programmvorschläge.
Die Angaben zum Saldo des Finanzkontos und der Kontoauszug-Nummer werden dem zu buchenden
Kontoauszug entnommen und angezeigt.
Die Belegnummer wird automatisch entsprechend der zur Buchung ausgewählten Position übernommen.
Eine Änderung der Angabe ist nicht möglich.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl bzw. Ihre Eingaben oder brechen Sie den Vorgang ab. Die Buchungen
können nach Bestätigung aus dem Kontoauszug übernommen werden.
Wählen Sie in der Eingabemaske Übernahme von Buchungen aus Kontofix (siehe die Erläuterungen
zur Maske Übernahme von Buchungen aus Kontofix, S. 28) in der Auswahlliste die Zahlung, die Sie
buchen möchten. Die ausgewählte Zahlung ist mit einem grünen Pfeil in der ersten Spalte markiert.
Sie können auch alle Haben-Buchungen oder alle Soll-Buchungen auf einmal auswählen, indem Sie
das entsprechende Optionsfeld wählen.
Wählen Sie die gewünschte Buchungsart. Zur Auswahl stehen:
• Umbuchung von Finanzkonto - tragen Sie in diesem Fall die gewünschte Kontonummer in das Eingabefeld
in der gleichen Zeile ein.
• Buchen auf ein Sachkonto,
• Buchen Dubiose Zahlungen,
• Sonderbuchungen, falls eingetragen.
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Stand: 11/05

Wählen Sie gegebenenfalls den Button Splitten, um den Betrag in Teilbeträge aufzuteilen. Soll der
Betrag nicht gesplittet werden, bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Die Programmfunktion Splitten steht nur zur Verfügung, wenn eine Buchung ausgewählt wurde.
Für die markierte Buchung oder, wenn Sie die Programmfunktion Splitten gewählt haben, für jeden
Teilbetrag wechselt das Programm in die Buchungsmaske, in der die Buchung vorgenommen wird.
Bei Belegnr. wird die Nummer des Kontoauszugs eingetragen, bei Betrag der ausgewählte Betrag.
Beide Eingabefelder sind gesperrt, so dass die Einträge nicht nachträglich aus Versehen geändert
werden können. Nehmen Sie Ihre Buchung vor. Mit dem Button Weitere Buchungen übernehmen
können Sie erneut in die Eingabemaske Übernahme von Buchungen aus Kontofix wechseln.
Die Eingabe- und Optionsfelder der Programmfunktion Buchen sind im Abschnitt Eingabe- und Optionsfelder
für Buchungen in diesem Kapitel beschrieben. Wenn Buchungen aus Kontofix übernommen
werden, so werden die Belegnummer und der Betrag entsprechend der zu buchenden Position
übernommen und können nicht verändert werden.
Erläuterungen zur Maske Übernahme von Buchungen aus Kontofix
In der Informationszeile werden die Nummer des Kontoauszuges, das Erstellungsdatum und
der alte Saldo angezeigt. In der Auswahlliste mit den Buchungen ist die aktuelle Buchung
durch das Symbol gekennzeichnet. Wurde eine der Einstellungen gewählt, sind die ausgewählten
Buchungen mit einem - Buchen auf Sachkonto - bzw. - für Umbuchungen - gekennzeichnet.
Bereits gebuchte Zahlungen werden mit markiert. Mit folgenden Einstellungen
legen Sie fest, wie die ausgewählten Zahlungen gebucht werden sollen:
• Umbuchung von Finanzkonto: Die Umbuchung von Finanzkonto bewirkt zusätzlich zur Buchung
entsprechend dem Kontoauszug eine Gegenbuchung im Journal gemäß der Vorschlagswerte.
Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn die Buchung von einzelnen Buchungspositionen
bereits mit DCV-Zahlungsverkehr Dispodatei erfolgt ist.
• Bei Nutzung des Buchungsvorschlages Umbuchung Finanzkonto werden in der Buchhaltungseingabemaske
die unter Vorschlagswerte gespeicherten Daten vorgeschlagen. Bei Sachkonto
wird das angegebene Finanzkonto und bei Buchungstext der gespeicherte Buchungstext
vorgeschlagen.
• Umbuchen von Finanzkonto kann auch dann genutzt werden, wenn keine Daten bei Vorschlagswerte
für Buchen Kontofix gespeichert wurden, siehe hierzu auch den Abschnitt
Vorschlagswerte. Das gewünschte Finanzkonto ist dann jedes Mal neu anzugeben.
Wenn Umbuchen von Finanzkonto gewählt wurde, kann nicht auf Aktenkonten gebucht werden.
• Buchen auf Sachkonto: Bei dieser Buchungsart werden lediglich die Belegnummer und der Betrag
in die Eingabemaske Stapelbuchung übernommen. Die Einstellung Buchen auf Sachkonto
wird standardmäßig vom Programm vorgeschlagen.
• Buchen Dubiose Zahlungen: Mit dieser Einstellung ist eine unkomplizierte und schnelle Buchung
von Geldflüssen möglich, die im Augenblick nicht zugeordnet werden können. Wenn Sie
in der Eingabemaske Vorschlagswerte für Buchen Kontofix für Konto und Buchungstext Vorgaben
gemacht haben, werden diese Vorschläge in die Eingabefelder Buchungstext und Sachkonto
in der Eingabemaske Stapelbuchung eingetragen.
Wenn Sie in der Eingabemaske Vorschlagswerte für Buchen Kontofix in den Bereichen Sonderbuchung
1 bis Sonderbuchung 8 die entsprechenden Eingabefelder ausgefüllt haben, werden
die Sonderbuchungen unter den standardmäßig angebotenen Buchungen ebenfalls zur Auswahl
gestellt - die entsprechenden Einstellungen unter den Standardoptionen werden dafür
verwendet und sind dann nicht mehr grau dargestellt.
Die Funktion Aktennummer ermitteln und buchen ermöglicht es Ihnen, aus einer im Verwendungszweck
der markierten Zahlung genannten Rechnungsnummer die dazu gehörige Aktennummer
zu ermitteln und in die Buchungsmaske zu übernehmen.
Im neuen Saldo sind bereits alle Zahlungsvorgänge des angezeigten Kontoauszugs berücksichtigt.
Sie können alle Einnahmen (Haben-Buchungen) oder alle Ausgaben (Soll-Buchungen)
auf einmal auswählen, indem Sie das entsprechende Optionsfeld markieren; die Anzahl der
markierten Einträge und die Summe aller markierten Zahlungen werden angezeigt. Sollen
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Stand: 11/05

zwar mehrere aber nicht alle Buchungen ausgewählt werden, können die gewünschten Buchungen
mit einem Doppelklick auf die betreffenden Zeilen ausgewählt werden. Sie können
auf diese Weise allerdings nur Soll-Buchungen oder nur Haben-Buchungen zusammenfassen.
Soll der ausgewählte Betrag auf verschiedene Buchungsvorgänge verteilt werden, kann mit
dem Button Splitten das Eingabefenster Betrag splitten aufgerufen werden. In der Eingabemaske
kann der ausgewählte Betrag in maximal 32 Teilbeträge aufgeteilt werden, die anschließend
in der Buchungsmaske nacheinander gebucht werden. Dabei wird in der Buchungsmaske
in das Eingabefeld Betrag der jeweilige Teilbetrag sofort eingetragen.
Beispiel:
Die quartalsmäßige Abschlussbuchung der Bank beträgt 34,00 € und setzt sich aus 24,00 €
Kontoführungspauschale und 10,00 € Sollzinsen zusammen. Der Buchungsbetrag von 34,00 €
kann also entsprechend aufgeteilt und auf die unterschiedlichen Sachkonten verbucht werden.
Kontoauszug holen
Nach dem Einrichten des Zusatzmoduls Kontofix können am Abholplatz die Kontoauszüge von der
kontoführenden Bank durch eine Telekommunikationsverbindung abgerufen werden.
Sollen die Kontoauszüge von mehreren Konten abgeholt werden, muss die Programmfunktion
für jedes Konto erneut gestartet werden.
Ablauf
Stellen Sie eine Verbindung zu T-Online bzw. zum Internet her, falls sie nicht bereits besteht.
Nur bei HBCI: Legen Sie die Chipkarte oder die Diskette in das jeweilige Laufwerk ein.
Rufen Sie F12 Buchen, Kontofix, Kontoauszug holen auf.
Wählen Sie in der Eingabemaske Abholung Kontoauszug in der Auswahlliste Finanzkonten mit Kontofix
das Konto aus, von dem Sie die Kontoauszüge abholen möchten. Mit einem Klick auf den Pfeil
nach rechts übernehmen Sie das ausgewählte Konto in die Auswahlliste Kontoauszüge abholen von
Finanzkonto. In dieser Auswahlliste kann immer nur ein Konto stehen, nämlich das, von dem die
Auszüge abgeholt werden sollen.
Umgekehrt entfernen Sie nach dem Markieren der entsprechenden Zeile und einem Klick auf den
Pfeil nach links das Konto von der Liste Kontoauszüge abholen von Finanzkonto.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl. Tragen Sie in das nächste Dialogfenster die PIN ein und bestätigen
Sie die Eingabe. Die Kontoauszüge des ausgewählten Kontos werden nun abgeholt.
Die Kontoauszüge können mit der Programmfunktion Kontoauszüge anzeigen/drucken eingesehen
und gedruckt werden.
Beachten Sie die Hinweise zum Jahreswechsel, S. 32.
Kontoauszug anzeigen/drucken
Um Kontoauszüge nach dem Abholen anzuzeigen und zu drucken, gehen Sie folgendermaßen vor:
Verzweigen Sie in der Programmfunktion F12 Buchen auf die Karteikarte Kontofix und wählen Sie
die Programmfunktion Kontoauszug anzeigen/drucken.
Wählen Sie in der Eingabemaske Anzeigen/Drucken von Kontoauszügen in der Auswahlliste Bankkonten
das Konto, zu dem Sie die Auszüge ansehen möchten. Die Liste der verfügbaren Kontoauszüge
wird in der Auswahlliste Kontoauszüge rechts angezeigt. Wählen Sie den gewünschten
Auszug mit einem Klick auf die entsprechende Zeile aus. Die Liste Kontoauszüge kann nach den
Spaltentiteln sortiert werden, wobei die Liste auf- oder absteigend sortiert werden kann:
• Klicken Sie auf den Spaltenkopf, um die Liste aufsteigend zu sortieren.
• Klicken Sie auf den Spaltenfuß, um die Liste absteigend zu sortieren.
Sortierkriterium und -reihenfolge werden in der Eingabemaske Kontoauszug anzeigen/drucken in
der Zeile Sortierung in blauer Schrift angezeigt.
Wählen Sie das Menü Jahrgänge ändern, wenn Sie einen Kontoauszug sehen möchten, der in einem
anderen als dem aktuellen Jahr abgeholt wurde. Aufgerufen wird das Eingabefenster Jahrgang
der Kontoauszüge ändern, in dem Sie den gewünschten Jahrgang in das entsprechende Eingabefeld
eintragen können. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, damit die Kontoauszüge des gewählten Jahres
in der Eingabemaske Anzeigen/Drucken von Kontoauszügen dargestellt werden.
F Finanzbuchhaltung 29
Stand: 11/05

In der unteren Hälfte der Eingabemaske Anzeigen/Drucken von Kontoauszügen werden die Buchungen
des ausgewählten Kontoauszugs in der Liste Zahlungen dargestellt. Wählen Sie die gewünschte
Zeile - z. B. mit einem Mausklick - aus. Eine bestimmte Buchung können Sie auch in der
Auswahlliste Zahlungen durch Auswahl der betreffenden Buchungsnummer suchen. Auch die Liste
Zahlungen kann nach den Spaltentiteln auf- bzw. absteigend sortiert werden, siehe Schritt 2.
Mit einem Doppelklick in eine der Zeilen der Liste Zahlungen, wird ein Infofenster aufgerufen, in
dem Ihnen die Informationen, die auf die einzelnen Spalten verteilt sind, noch einmal in zusammengefasster
Form dargeboten werden. Mit einem Klick auf OK wird das Infofenster geschlossen.
Nach Auswahl von Suchen wird in die Eingabemaske Zahlungen suchen und selektieren verzweigt,
in der nach bestimmten Buchungen innerhalb der Kontoauszüge gesucht werden kann.
Tragen Sie im Bereich Suchen die Suchkriterien in die entsprechenden Eingabefelder ein. Folgende
Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
• Ab bzw. Bis Auszugnummer: Sollen nur bestimmte Kontoauszüge bei der Suche berücksichtigt
werden, tragen Sie in dieses Eingabefeld die Nummer des Auszugs ein, ab dem bzw. bis zu dem
gesucht werden soll. Wenn das Programm nur in einem bestimmten Auszug suchen soll, tragen Sie
in beide Eingabefelder die gleiche Zahl ein.
• Zahlungsdatum: Wenn nach einem bestimmten Zahlungsdatum gesucht werden soll, können Sie
das gewünschte Datum in dieses Eingabefeld eintragen.
• Wertstellungsdatum: Tragen Sie hier das Wertstellungsdatum ein, zu dem die Kontoauszüge gesucht
werden sollen.
• Betrag: Tragen Sie in dieses Eingabefeld den Betrag ein, nach dem in den Kontoauszügen gesucht
werden soll.
• Zahlungsempfänger/-pflichtiger: Geben Sie hier den Namen des Zahlungsempfängers bzw. Zahlungspflichtigen
ein, nach dem die Kontoauszüge durchsucht werden sollen.
• Verwendungszweck: Tragen Sie hier den Verwendungszweck ein, zu dem die Kontoauszüge gesucht
werden sollen.
• Beleg: Soll nach einem bestimmten Beleg gesucht werden, kann hier die Belegnummer eingetragen
werden.
Im Bereich Selektieren können Sie für die Suche festlegen, welche Arten von Kontoauszügen bzw.
Buchungsvorgängen berücksichtigt werden sollen. Zur Auswahl stehen:
• schon gebuchte Zahlungen: Gesucht wird nur in Kontoauszügen, deren Zahlungen schon gebucht
wurden.
• noch nicht gebuchte Zahlungen: Gesucht wird nur in Kontoauszügen, deren Zahlungen noch nicht
gebucht wurden.
• Zahlungsausgänge: Gesucht wird nach Zahlungsausgängen.
• Zahlungseingänge: Gesucht wird nur nach Zahlungseingängen.
Wählen Sie die gewünschten Kriterien aus; Sie können auch mehrere der angebotenen Optionsfelder
markieren. Bestätigen Sie Ihre Eingaben bzw. Ihre Auswahl, um die Suche zu starten.
Zahlungen, die den Suchkriterien entsprechen, werden in der Eingabemaske Kontoauszug anzeigen/drucken
angezeigt. Wenn Sie die Selektion ändern möchten, wählen Sie erneut Suchen und
wiederholen Sie den Vorgang, wie zuvor beschrieben. Wenn Sie die Liste aller Zahlungen des ausgewählten
Kontoauszugs sehen möchten, wählen Sie den Kontoauszug einfach erneut aus.
Nach einem Klick auf Drucken können Sie in der Eingabemaske Seite einrichten die Druckereinstellungen
und den Drucker auswählen. Siehe hierzu den nächsten Abschnitt.
Einstellungen (Kontofix)
In dieser Programmfunktion wird Kontofix eingerichtet. Die Einrichtung muss durch den RA-MICRO
– Vor-Ort-Partner erfolgen, dem dafür spezielle Informationen vorliegen.
Unter Service-Funktionen stehen in dieser Programmfunktion drei Funktionen zur Verfügung, die
für den normalen Programmablauf nicht aufgerufen werden müssen, aber zu einer ersten Problembewältigung
durch den Anwender vorgesehen sind:
Nächsten Zeitraum für Abholung Auszüge anzeigen
Das Programm führt die Nummern der abzuholenden Kontoauszüge und den Zeitraum für die
nächste Abholung selbstständig weiter. Eine Kontrolle ist nur erforderlich, wenn Probleme auftreten.
30 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Ablauf
Rufen Sie F12 Buchen, Kontofix, Einstellungen auf.
Rufen Sie in der Maske Kontofix – Einstellungen für Bankkonten die Service-Funktionen auf.
Markieren Sie in der Liste Konto die Zeile mit dem gewünschten Konto. Klicken Sie auf Nächsten
Zeitraum für Abholung Auszüge anzeigen. Erst wenn Sie jetzt auf den grünen Haken klicken,
werden Ihnen in einem Infofenster die Informationen zur nächsten Auszugsnummer und
zum nächsten Abholzeitraum angezeigt.
Bei HBCI kann der Abholzeitraum mit dem Vortag des letzten Auszugsdatums beginnen, weil
Aktualisierungen ab diesem Datum nicht auszuschließen sind. Kontofix stellt sicher, dass keine
Zahlungsvorgänge doppelt erfasst werden.
Nächsten Zeitraum für Abholung Auszüge neu festlegen
Das Programm führt die Nummern der abzuholenden Kontoauszüge und den Zeitraum für die
nächste Abholung selbstständig weiter. Außer beim Jahreswechsel sind abweichende Festlegungen
durch den Anwender nur zur Fehlerbeseitigung erforderlich, wenn zum Beispiel Kontoauszüge
erneut abgeholt werden sollen, weil Daten verloren gegangen sind.
Ablauf
Rufen Sie F12 Buchen, Kontofix, Einstellungen auf.
Rufen Sie in der Maske Kontofix – Einstellungen für Bankkonten die Service-Funktionen auf.
Wählen Sie im Bereich Konto das gewünschte Konto aus. Klicken Sie auf Nächsten Zeitraum
für Abholung Auszüge neu festlegen. Vorgegeben ist unter Jahrgang der Kontoauszüge das
laufende Jahr; erforderlichenfalls müssen Sie den Jahrgang der Kontoauszüge unter F12 Buchen,
Sonstiges, Buchungsjahr ändern zurückstellen.
Geben Sie in das Eingabefeld Nächste Auszugsnummer die Nummer des Kontoauszugs ein,
der erstmalig per Kontofix übermittelt werden soll.
In den Eingabefeldern Datum geben Sie den Zeitraum ein, in dem dieser Kontoauszug abgeholt
werden soll. Wenn der Kontoauszug immer nur an einem Tag abgeholt werden soll, kann
in beide Eingabefelder das gleiche Datum eingetragen werden.
Bestätigen Sie die Eingaben oder brechen Sie den Vorgang ab. Bei einer Änderung werden Ihnen
die geänderten Daten zur Kontrolle angezeigt.
Es gibt Geldinstitute, die keine bzw. keine eindeutige Auszugsnummer liefern. Bei manchen
Banken entspricht die Auszugsnummer auch der Nummer des laufenden Tages im Jahr (Auszug
125 vom 125. Tag des Jahres); in diesem Fall sind Lücken zwischen den Auszugsnummern
unvermeidlich.
Auszug als gebucht markieren
Sollte ein bereits vollständig gebuchter Kontoauszug nicht als gebucht markiert sein, empfehlen
wir, die Markierung auf folgende Weise von Hand zu setzen:
Ablauf
Rufen Sie F12 Buchen, Kontofix, Einstellungen auf.
Rufen Sie in der Maske Kontofix – Einstellungen für Bankkonten die Service-Funktionen auf.
Markieren Sie in der Liste Konto die Zeile mit dem gewünschten Konto. Klicken Sie auf Auszug
als gebucht markieren. Der unter F12 Buchen, Sonstiges, Buchungsjahr ändern eingegebene
Jahrgang der Kontoauszüge ist vorgegeben. Füllen Sie die Eingabefelder folgendermaßen aus:
Geben Sie in das Eingabefeld Auszug die Nummer des Kontoauszugs ein, der als erledigt markiert
werden soll.
In das Eingabefeld Datum geben Sie das Datum ein, an dem dieser Kontoauszug gebucht
wurde.
Bestätigen Sie die Eingaben oder brechen Sie den Vorgang ab.
Überblick (Servicefunktion)
Unter dieser Funktion können Sie einen Überblick über Bankparameterdateien und Service-Informationen
erhalten. Unter Fehler 11: Keine Kontoauszüge vorhanden, siehe S. 32, ist ein möglicher
Gebrauch durch die Anwender beschrieben. Rufen Sie sonst diese Programmfunktion grundsätzlich
nur in Zusammenarbeit mit dem RA-MICRO - Programmsupport auf.
F Finanzbuchhaltung 31
Stand: 11/05

Vorschlagswerte
Für die verschiedenen Buchungsvorgänge, etwa Umbuchen von Finanzkonto, können Sie festlegen,
welche Werte für das Finanzkonto und den Buchungstext vom Programm vorgeschlagen werden
können. Diese Programmfunktion stellt eine Arbeitserleichterung dar, weil Sie für häufig wiederkehrende
Buchungsvorgänge Kontonummer und Buchungstext vorgeben können. Lediglich für die
Buchungen, die nicht so häufig sind, müssen die Daten von Hand eingetragen werden.
Ablauf
Verzweigen Sie in der Programmfunktion Buchen auf die Karteikarte Kontofix und wählen Sie die
Programmfunktion Einstellungen.
Tragen Sie in der Eingabemaske Vorschlagswerte für Buchen Kontofix im Bereich Umbuchung von
Finanzkonto bei Finanzkonto die Nummer des Finanzkontos ein, auf das üblicherweise gebucht
werden soll. Tragen Sie in das Eingabefeld Buchungstext den gewünschten Text ein.
Wiederholen Sie die Vorgehensweise, und füllen Sie so bei Bedarf die Eingabefelder in den Bereichen
Buchen Dubiose Zahlungen, Sonderbuchung1 bis Sonderbuchung 8 aus. Sie müssen nicht alle
Bereiche ausfüllen. Wenn Sie in die Eingabefelder Buchungstext für die Sonderbuchungen Text eingegeben
haben, wird dieser Text in der Eingabemaske Übernahme von Buchungen angezeigt. Neben
den standardmäßig dort angebotenen Einstellungen Umbuchen von Finanzkonto, Buchen auf
Sachkonto und Buchen Dubiose Zahlungen können dort auch die selbst definierten Sonderbuchungen
gewählt werden.
Wenn Sie die Eingaben bestätigt haben, werden die entsprechenden Werte in der Programmfunktion
Buchen, Karteikarte Kontofix, Programmfunktion Buchen automatisch vorgeschlagen.
Jahreswechsel
Im Regelfall soll die Nummerierung bei den Kontoauszügen des neuen Jahres neu anfangen. Möglicherweise
sorgt Ihr Geldinstitut schon dafür, sonst gehen Sie wie folgt vor:
Holen Sie zunächst die Kontoauszüge für das alte Jahr vollständig ab; das wird häufig erst im neuen
Jahr möglich sein. Rufen Sie dazu F12 Buchen, Sonstiges, Buchungsjahr ändern auf und tragen
Sie als Buchungsjahr und als Jahrgang der Kontoauszüge das alte Jahr ein. Rufen Sie dann
F12 Buchen, Kontofix, Einstellungen auf. Klicken Sie auf den Button Service-Funktionen. Markieren
Sie dort das entsprechende Bankkonto und Nächsten Zeitraum für Abholung Zeiträume neu festlegen.
Als Jahrgang der Auszüge muss das alte Jahr vorgegeben sein. Tragen Sie dort den nächsten
abzuholenden Auszug, das Datum, ab dem abgeholt werden soll, und unter Abholen bis den 31.12.
des alten Jahres ein und speichern Sie die Änderung. Rufen Sie Kontoauszug holen für das entsprechende
Bankkonto auf.
Rufen Sie im neuen Jahr, wenn bereits Kontoauszüge zur Abholung bereit stehen sollten, erneut
F12 Buchen, Sonstiges, Buchungsjahr ändern auf und tragen Sie als Jahrgang der Kontoauszüge
erforderlichenfalls das neue Jahr ein. Klicken Sie auf den Button Service-Funktionen. Markieren Sie
dort das entsprechende Bankkonto und Nächsten Zeitraum für Abholung Zeiträume neu festlegen.
Als Jahrgang der Auszüge muss das neue Jahr vorgegeben sein. Tragen Sie dort unter Nächste
Auszugnummer eine 1, unter Abholen von den 01.01. des aktuellen Jahres und unter Abholen bis
das aktuelle Datum ein und speichern Sie die Änderung. Rufen Sie Kontoauszug holen für das entsprechende
Bankkonto auf.
Problembewältigung
Fehler 11: Keine Kontoauszüge vorhanden
Wird beim Abholen von Kontoauszügen gemeldet Fehler 11: Keine Kontoauszüge vorhanden
empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
Ablauf
Rufen Sie F12 Buchen, Kontofix, Überblick (Service-Funktion) auf.
Markieren Sie in der Maske Überblick (Service-Funktion) oben die entsprechende Bankparameterdatei
und klicken Sie unten auf Protokolldatei bzw. Protokolldatei HBCI. Markieren Sie
dann rechts unten die neueste Datei und rufen Sie oben das Symbol für In Wordpad laden auf.
Prüfen Sie diesen Text auf eventuelle Fehlermeldungen, z. B. den Hinweis PIN falsch. Bitte
Neueingabe.
Probleme beim Abholen mit HBCI
Sollten beim Abholen von Kontoauszügen mit HBCI Probleme auftreten, rufen Sie den Windows-Registrierungs-Editor
auf und kontrollieren Sie unter HKEY_LOCAL_MACHINE, Software,
DataDesign, dass der Schlüssel DataDir den Wert c:\ra\FPA\FPAHBCI\DDBAC\DAT hat und
dass die Schlüssel (Standard), CardReaderClass2, CardTerminalID, CardTerminalProductID
32 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

und CardTerminalProgID vorhanden sind. Kontaktieren Sie Ihren RA-MICRO – Vor-Ort-
Partner, wenn die geforderten Angaben nicht vorhanden sind.
Probleme beim Abholen mit T-Online Classic
Sollten beim Abholen von Kontoauszügen mit T-Online Classic Probleme auftreten, prüfen Sie
bitte zunächst, ob der BTX-Decoder fehlerfrei arbeitet. Ziehen Sie weiterhin die Dokumentation
zum BTX-Decoder und zu Ihrem PC zu Rat. Fragen Sie bei Ihrem Geldinstitut nach, ob es
irgendwelche Änderungen beim Online-Zugang gibt. Konsultieren Sie Ihren RA-MICRO – Vor-
Ort-Partner, wenn Sie die Probleme so nicht lösen konnten.
Unvollständige Buchungen
Sollten bei der Übernahme der Kontoauszüge die Buchungen unvollständig bzw. verstümmelt
dargestellt werden, übermitteln Sie bitte die betroffene Transferprotokolldatei an den
RA-MICRO Support in Berlin zwecks Prüfung.
Bei T-Online Classic ist dies die Datei [Laufwerk]\ra\fpa\dhol[Transferprotokolldatei].sta, z. B.
c:\ra\fpa\dhol0001.sta für die Bankparameterdatei bpd0001, bei HBCI die Datei [Laufwerk]\ra\fpa\fpahbci\dhol[Transferprotokolldatei].sta,
z. B. c:\ra\fpa\fpahbci\dhol0001.sta für
die Bankparameterdatei bpd0001.
Demoversion von Kontofix
Wenn Sie Kontofix nicht lizenziert haben, können Sie eine Demoversion starten, in der Sie sich ü-
ber den Leistungsumfang dieses Zusatzmoduls informieren können.
Die Daten werden in der Demoversion nicht gespeichert.
Um die Demoversion von Kontofix zu starten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie in der Programmfunktion F12 Buchen unter der Karteikarte Kontofix die Programmfunktion
Buchen.
Lesen Sie den Text in dem Infofenster Information, und wählen Sie den Button Kontofix Buchen
testen, um die Demoversion zu starten.
Sonstiges
Grundeinstellungen
Sie können hier die Grundeinstellungen zum Aktenkonto und zur Finanzbuchhaltung aufrufen. Ein
Aufruf ist auch durch Klick mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Programmbereich im Programmbaum
möglich.
Wiederkehrende Buchungen
Mit dieser Programmfunktion können Sie Buchungsvorlagen löschen oder zur Neuanlage oder Änderung
in einer weiteren Eingabemaske aufrufen. Im gleichnamigen Eingabe- und Auswahlfeld
(Einzelbuchung) oder unter Buchungsart (Stapelbuchung) können Sie bei der Buchungsvariante
ohne Aktenkonto wiederkehrende Buchungen in die Buchungsmaske übernehmen.
So können Sie Buchungen, die häufiger vorkommen, mit einem Kürzel aufrufen und brauchen die
Eingabe dann in der Regel nur zu bestätigen. Wenn Sie auch die Zahlung automatisch veranlassen
wollen, können Sie beides durch eine Erfassung in einer Dispodatei kombinieren und brauchen
dann hier keine Buchungsvorlage anzulegen.
Im oberen Teil der Maske Wiederkehrende Buchungen werden die angelegten Buchungsschablonen
in folgenden Spalten angezeigt:
• (Kürzel),
• Betrag,
• Buchungstext,
• SB für Sachbearbeiter,
• Konto für das Sachkonto und
• MwSt für den Mehrwertsteuersatz.
• Bewirtung und
• Konto Privat.
Mit Neu legen Sie in der Maske Wiederkehrende Buchung anlegen eine Buchungsschablone an.
F Finanzbuchhaltung 33
Stand: 11/05

Mit einem Doppelklick auf eine Buchungsvorlage rufen Sie eine Buchungsschablone zur Bearbeitung
in der Maske Wiederkehrende Buchung ändern auf; das Kürzel der Buchungsart können Sie dabei
nicht ändern.
Mit einem einfachen Klick markieren Sie eine Buchung. Eine markierte Buchung rufen Sie mit Bearbeiten
zur Bearbeitung in der Maske Wiederkehrende Buchung ändern und löschen sie mit Löschen.
Mit Drucken können Sie sich eine Aufstellung aller Buchungsvorschläge ausdrucken lassen.
Mit wiederkehrenden Buchungen können Sie Kosten der Bewirtung von Geschäftsfreunden zutreffend
buchen. Klicken Sie in der Erfassungsmaske die Option Bewirtungskosten 80 % abzugsfähig
an und wählen Sie ein Konto für den nicht abzugsfähigen Anteil. Rufen Sie dann bei der Buchung
das Kürzel (z. B. Bw) auf.
Die Buchungsschablonen gelten für den Datenpool, in dem Sie angelegt werden, und für alle Benutzer.
Wenn Sie die Buchungsvorschläge in einen anderen Datenpool übernehmen wollen, müssen
Sie aus dem Quellpool in den Zielpool die Datei wzahlung.mdb aus dem Unterverzeichnis /steuer
kopieren.
Aktenkonten entsperren
Akten, zu denen an einem Arbeitsplatz Buchungen erfasst werden, werden für Buchungen an anderen
Arbeitsplätzen gesperrt. Die Buchungssperre wird aufgehoben, wenn die Buchungen gespeichert
oder verworfen werden.
Wenn eine Buchung aus irgendeinem Grund nicht ordnungsgemäß zu Ende geführt wurde, bleibt
die Buchungssperre bestehen. Wird die Akte von einem anderen Benutzer aufgerufen, wird die Buchungssperre
gemeldet und kann hier aufgehoben werden, wenn die Akte nicht gleichzeitig an einem
anderen Arbeitsplatz bearbeitet wird.
Buchungsjahr ändern
Hier können Sie bei Bedarf das Buchungsjahr, das Diktatzeichen, das erste Buchungsdatum und
den Jahrgang der Kontoauszüge für Kontofix ändern.
Farbeinstellungen
Hier können Sie die bisher für Ihren Arbeitsplatz vorgegebenen Farben für die einzelnen Programmfunktionen
sehen und mit einem Klick auf die Buttons mit drei Punkten ändern.
F25 Journal
Das Journal ist das Protokoll der Buchungen und bildet eine wesentliche Grundlage der Buchhaltung.
Es werden alle Buchungen eines Jahres in lückenloser und fortlaufender Eingabereihenfolge
erfasst. Im Journal werden bei Splittingbuchungen die Teilbeträge ausgewiesen; die Gesamtbeträge
der Buchungen, die erst seit Anfang 2004 gespeichert werden, werden unter F16 Kontoauszüge,
siehe S. 38, ausgewiesen.
Sie sollten das Journal periodisch ausdrucken, zumindest monatlich bei der Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Mit dieser Programmfunktion können Sie sich die Buchungen eines bestimmten Zeitraumes anzeigen
oder ausdrucken lassen. Beim Aufruf der Programmfunktion erscheint eine Maske mit einem
Eingabebereich im linken Teil, in dem Sie unter Filter, siehe S. 35, eine bestimmte Auswahl treffen
und Zwischensummen für bestimmte Teile der Auswertung erzeugen können. Unter Optionen, siehe
S. 36, können Sie zusätzliche Auswertungen erzeugen.
Mit Start erzeugen Sie die Auswertung; dann sind auch die Buttons Ausblenden und Ansicht, siehe
S. 37, aktiviert. Mit Ausblenden können Sie den linken Teil ausblenden (und dann mit Einblenden
erneut verfügbar machen). Zu den Einstellungen unter Ansicht siehe unten. Änderungen im Bereich
Filter werden erst wirksam, wenn Sie erneut Start aufrufen.
Aus der Auswertung kann mit einem Doppelklick der Storno-Assistent, siehe S. 37, aufgerufen werden.
34 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Die Auswertung können Sie mit einem Klick auf einen Spaltenkopf sortieren. Ein erster Klick auf einen
Spaltenkopf sortiert aufsteigend, ein zweiter Klick auf denselben Spaltenkopf sortiert absteigend.
Mit Export können Sie die angezeigte Auswertung in eine Excel-Tabelle exportieren; ist eine neuere
Excel-Version ordnungsgemäß installiert, wird die Excel-Tabelle gleich in Excel geöffnet. Mit
Clipboard können Sie die angezeigte Auswertung in die Zwischenablage exportieren. Mit Drucken
können Sie die angezeigte Auswertung ausdrucken; maßgeblich sind die Einstellungen auf der Karteikarte
Druckoptionen, siehe S. 74, der D15.17 Grundeinstellungen Finanzbuchhaltung. OK und
Abbruch schließen die Auswertung, wobei bei OK eine veränderte Spaltenbreite gespeichert wird.
Filter
Filter bedeutet, aus allen Buchungen eine bestimmte Anzahl auszuwählen; es sind beliebige Kombinationen
der verschiedenen Filterkriterien möglich. Die Filter können Sie im linken Teil der Maske
aufrufen, die Sie erforderlichenfalls über Einblenden sichtbar machen müssen.
Datum von/Datum bis
Mit diesen Selektionen können Sie den Zeitraum für die Auswertung bestimmen; vorgegeben ist
der laufende Monat.
Geben Sie unter Datum bis ein niedrigeres Datum ein als unter Datum von, werden die Daten nach
der Bestätigung des Start-Buttons getauscht.
Sachkonto von / Sachkonto bis
Hier können Sie die Auswertung auf einen Sachkontenbereich begrenzen oder, wenn Sie in beiden
Eingabefeldern dieselbe Kontonummer eintragen, auch nur auf ein Sachkonto.
Wenn Sie hier in beiden Eingabefeldern die Kontonummer 1300 eingeben, werden die Buchungen
ausgewertet, bei denen dieses Konto als Sachkonto (Gegenkonto) angesprochen wurde.
Es besteht die Möglichkeit, den Bereich mit Hilfe einer Liste von Sachkonten einzugrenzen. Wenn
bei bis Sachkonto eine -1 eingetragen wird, wird nach Verlassen des Eingabefeldes mit (¢) eine
Sachkonten-Selektionsliste aufgerufen.
Akte
Wenn Sie hier eine Aktennummer eingeben, werden die Buchungen ausgewertet, bei denen unter
Berücksichtigung eventueller Selektionen im Buchungstext die Aktennummer enthalten ist.
Mit der Programmfunktion F20 Aktko-Journalbuchungen werden einerseits auch Buchungen der
Vorjahre angezeigt, andererseits aber nur die Buchungen ausgewertet, die auf Aktenkonten erfolgten,
bei denen also die Aktennummer am Anfang des Buchungstextes steht.
Diktatzeichen/Sozius
Die Bezeichnung dieses Feldes richtet sich danach, ob die Sozietätsabrechnung eingeschaltet ist.
Wenn Sie hier bei nicht aktivierter Sozietätsabrechnung ein Diktatzeichen eingeben, werden alle
Buchungen ausgewertet, die von der Erfassungskraft mit diesem Diktatzeichen eingegeben wurden;
die Selektion nach dem Aktensachbearbeiter - dem Rechtsanwalt, der den Fall bearbeitet - erfolgt
über das gleichnamige Selektionskriterium.
Bei aktivierter Sozietätsabrechnung können Sie die Buchungen auf einen Sozius beschränken.
Summen nach Sozien können Sie dann aus dem Textmenü unter Optionen abrufen.
MwSt-Satz %
Wenn Sie hier einen Prozentsatz ohne Prozentzeichen eingeben, können Sie sich alle Buchungen
mit diesem Steuersatz auswerten lassen.
Die Auswertung des Journals mit diesen Filtern ist das wesentliche Instrument der Finanzbuchhaltung,
die Mehrwertsteuer zu verproben; insbesondere bei einer Außenprüfung des Finanzamtes
wird regelmäßig auf diese Auswertung zurückgegriffen. Bei Bruttoausweis sieht die Verprobung so
F Finanzbuchhaltung 35
Stand: 11/05

aus, dass beispielsweise die abzuführende Steuer für den Steuersatz von 16% sich aus den Bruttoumsätzen
dieses Steuersatzes mal 16% geteilt durch 116% ergeben muss.
Wenn Sie dem Steuersatz ein P für pauschal nachstellen, werden die Buchungen ausgewertet, bei
denen die Berechnung der Steuer aus dem Zahlungsbetrag als 100% statt bei einem Steuersatz x
aus 100+x% erfolgt; das kommt für Reisekosten bis zum 31.03.1999 mit pauschalen Steuersätzen
in Betracht.
Wenn Sie dem Steuersatz ein H (für hälftig) nachstellen, werden die Buchungen ausgewertet, bei
denen nur die halbe Steuer berechnet wird; das kommt für Kosten für Pkw mit Privatnutzung in
Frage, die zwischen dem 01.04.1999 und dem 31.12.2003 angeschafft oder geleast wurden.
Finanzkonto
Wenn Sie die Kontonummer eines Finanzkontos eingeben, werden nur die Buchungen ausgewertet,
bei denen das angegebene Konto als Buchungskreis-Konto angesprochen wurde.
Wenn Sie hier die Kontonummer 1300 eingeben, werden alle Buchungen ausgewertet, die als Umbuchungen
zwischen Sachkonten (Gegenkonten) auf dieses Konto gebucht wurden.
Aktensachbearbeiter
Wenn Sie hier das Sachbearbeiterkürzel für einen Rechtsanwalt eingeben, werden Ihnen die Buchungen
für alle Fälle angezeigt, die er bearbeitet hat.
Buchungstext
Wenn Sie hier einen Text eingeben, werden nur die Buchungen ausgewertet, die im Buchungstext
diesen Text enthalten.
Betrag
Geben Sie hier einen Betrag ein, nach dem Sie suchen wollen. Sie können entscheiden, ob dieser
Betrag als Einnahme und/oder Ausgabe gesucht werden soll. Sie können hier nur nach Teilbeträgen
von Splittingbuchungen suchen.
Gesamtbeträge von Splittingbuchungen können Sie nur unter F16 Kontoauszüge, siehe S. 38, suchen.
Belegnummer
Geben Sie hier eine Belegnummer ein, wenn Sie nach dieser suchen wollen.
Zwischensummen
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden Zwischensummen erzeugt. Sie können wählen, ob eine
Zwischensumme nach jedem Finanzkonto, jedem Datum, jedem Sachkonto, jedem Sachbearbeiter
oder jedem MwSt-Satz erzeugt wird.
Optionen
Die Optionen können Sie aus dem Textmenü der Maske aufrufen.
Mit Aktenkurzbezeichnung
Hier können Sie bei aktenbezogenen Buchungen in der Auswertung die Aktenkurzbezeichnung einblenden.
Mit Betreff Mandant/Mit Betreff Gegner/Mit Betreff RSV
Hier können Sie bei aktenbezogenen Buchungen in die Auswertung die Betreffs einblenden, die in
der Akte zu den Beteiligten erfasst sind.
Beträge zusätzlich Netto anzeigen/Beträge zusätzlich Brutto anzeigen
Hier können Sie die Beträge für den nicht gewählten Ausweis zusätzlich einblenden lassen; so
kombinieren Sie Brutto- und Nettoausweis.
Auswertung nach SB/Sozienabrechnung
Die erste Auswertung ist bei abgeschalteter, die zweite Auswertung bei eingeschalteter Sozietätsabrechnung
verfügbar.
36 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Es wird das Journal erneut eingelesen und die Einnahmen der Sachbearbeiter bzw. der Sozien werden
summiert und in einem gesonderten Bereich angezeigt.
Saldo (ohne Buchungen)
Setzen Sie diese Option und gehen Sie auf Start, werden nur die Salden Brutto, USt und Netto des
selektierten Journalbereichs ohne Einzelbuchungen angezeigt.
Buchungen prüfen
Die hier angebotene Prüfung der Buchung bezieht sich auf die formale Richtigkeit, z. B. ob ein in
der Buchung angesprochenes Konto angelegt ist.
Sie sollten eine solche Prüfung monatlich vornehmen.
Ansicht
Die Einstellungen zur Ansicht können Sie aus dem Textmenü der Maske aufrufen.
Zeilen färben
Hier können Sie die Zeilen abwechselnd weiß und grau einfärben.
Spaltenbreite zurücksetzen
Hier können Sie die Spalten des Journals auf die Standardbreite zurücksetzen. Die Standardbreite
wird vom Programm vorgegeben.
Spaltenbreite benutzerdefiniert
Wenn Sie hier klicken, erfolgt die Anzeige mit benutzerdefinierter Spaltenbreite. Eine benutzerdefinierte
Spaltenbreite wird gespeichert, wenn der Benutzer die Spaltenbreiten anpasst und das Fenster
mit dem grünen Haken schließt.
Tooltipp ausschalten
Im Auswertungsbereich wird zum Cursor der Tooltipp Doppelklick in Zeile aktiviert den Stornoassistenten
angezeigt, dieser Tooltipp kann Informationen verdecken. Hier können Sie diesen Tooltipp
ausschalten.
Beim Start nach Datum sortieren
Hier können Sie festlegen, dass die Sortierung des Journals beim Start nach Datum erfolgt. Vorgegeben
ist die Sortierung nach der Erfassungsreihenfolge.
Journal Anfang (Strg)(½)
Hier können Sie zum Anfang des Journals springen. Dies ist auch über die Tastenkombination möglich.
Journal Ende (Strg)(¼)
Hier können Sie zum Ende des Journals springen Dies ist auch über die Tastenkombination möglich.
Storno-Assistent
Buchungen ohne Aktenkonto können Sie mit Hilfe des Storno-Assistenten stornieren. Bei mandatsbezogenen
Buchungen, die das Programm an der Aktennummer am Anfang des Buchungstexts erkennt,
wird ein Storno verweigert.
Bei einem Doppelklick auf die zu stornierende Buchung wird Ihnen eine Stornobuchung vorgeschlagen,
die sich nur durch das entgegengesetzte Vorzeichen vor dem Betrag und den Zusatz Storno
zum Buchungstext von der ursprünglichen Buchung unterscheidet; mit OK übernehmen Sie die
Stornobuchung.
Als Buchungsdatum für die Stornobuchung wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Dieses
Datum kann jedoch vom Benutzer beliebig geändert werden, wobei jedes Datum, das vor dem ersten
zulässigen Buchungsdatum liegt, vom Programm zurückgewiesen wird, um Buchungen in steu-
F Finanzbuchhaltung 37
Stand: 11/05

erlich abgeschlossene Monate zu verhindern. Sollte die Buchung in einen bereits abgeschlossenen
Zeitraum trotzdem gewünscht werden, muss zuerst über die Programmfunktion F12 Buchen, Sonstiges,
Buchungsjahr ändern das erste zulässige Buchungsdatum zurückgesetzt werden.
Siehe auch die Buchungshinweise Stornobuchungen und Korrekturbuchungen, S. 77.
F26 Kassenbuch
Mit dieser Funktion können Sie sich ein Kassenbuch anzeigen oder ausdrucken lassen. Der Zugang
zur Programmfunktion setzt das Einzelrecht Journal anzeigen/drucken voraus.
Wählen Sie den Datumsbereich und das Kassenkonto. Es wird eine Darstellung angezeigt und bei
Bedarf ausgedruckt, die denen handschriftlich geführter Kassenbücher entspricht.
F16 Kontoauszüge
Mit dieser Programmfunktion erhalten Sie eine Auswertung, die der Darstellung von Kontoauszügen
angepasst ist und einen direkten Vergleich zwischen Beleg und Buchungen ermöglicht.
Diese Programmfunktion steht für Buchungen auf Finanzkonten ab Anfang 2004 zusätzlich zum
Journal und zu den Kontenblättern zur Verfügung.
Setzen Sie auf der Karteikarte Belegnummern der D15.17 Grundeinstellungen Finanzbuchhaltung
an jedem Arbeitsplatz alle Einstellungen. Mindestvoraussetzung sind die beiden Einstellungen Belegnummern
Pflicht und Belegnummernvergabe in Einzelbuchung wie in Stapelbuchung.
Weitere Voraussetzung ist, dass Sie bei der Eingabe der Buchungen die Nummer des Kontoauszuges
eingeben. Die Auswertung wird noch übersichtlicher, wenn Sie zusätzlich die Blattnummer eingeben
und über die Belegnummer fortführen.
Durch die Saldenbildung – Alter Saldo vor und Neuer Saldo nach jedem Kontoauszug – haben Sie
bei eventuellen Differenzen eine schnellere Kontrolle und müssen nicht das ganze Jahr mit der Programmfunktion
F34 Finanzkontostände tageweise auflisten. Sie können vielmehr die vorliegende
Auswertung erst ab dem Kontoauszug aufrufen, bei dem die Differenz aufgetreten ist.
Sofern Sie Zahlungen auf mehrere Akten (in der Spalte Konto steht dann Div.) oder auf mehrere
Bereiche von Akten aufteilen und zunächst den Gesamtbetrag eingeben, wird dieser Gesamtbetrag
ab der ersten Pflegelieferung für 2004 zusätzlich gespeichert und in dieser Programmfunktion angezeigt.
Der Zugang zur Programmfunktion F56 Kontoauszüge setzt das Einzelrecht Journal anzeigen/drucken
voraus.
Kontrollieren Sie bei Problemen unbedingt den Anfangsbestand des Finanzkontos, wie er unter F28
Sachkonten-Saldenliste ausgewiesen wird. Anders als unter F34 Finanzkontostände tageweise wird
er unter F56 Kontoauszüge nicht erneut zur Kontrolle abgefragt.
Ansicht
Die Einstellungen zur Ansicht können Sie aus dem Textmenü der Maske aufrufen.
Kontoauszüge
Es werden die Kontoauszüge mit den einzelnen Buchungen angezeigt; diese Einstellung ist beim
Aufruf der Programmfunktion immer voreingestellt.
Salden
Mit der Saldenansicht erhalten Sie eine Liste mit Auszugsnummer und neuem Saldo entsprechend
F14 Finanzkontostände tageweise und können somit recht schnell prüfen, aus welchem Kontoauszug
sich eine eventuelle Differenz ergibt.
38 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Durch Doppelklick auf die Auszugsnummer werden die einzelnen Buchungen dieses Kontoauszuges
angezeigt und Sie haben damit einen direkten Vergleich zu Ihren Bankauszügen.
Kontoauszüge Anfang (Strg)(½)
Hier können Sie zum Anfang der Kontoauszüge springen. Dies ist auch über die Tastenkombination
möglich.
Kontoauszüge Ende (Strg)(¼)
Hier können Sie zum Ende der Kontoauszüge springen. Dies ist auch über die Tastenkombination
möglich.
F29 Umsatzanteile Sozien
Wenn Sie unter D 15.10 Grundeinstellungen, Allgemein, Teil 2 die Einstellung Sozietätsabrechnung
aktivieren gewählt haben, können Sie diese Programmfunktion zur Speicherung der zu den einzelnen
Akten zugehörigen Sozienanteile nutzen. Tragen Sie die Sachbearbeiter - bei einstelligen
Sachbearbeitern sind 6, bei zweistelligen Sachbearbeitern 5 möglich - und (in ganzen Zahlen) ihren
jeweiligen Prozentsatz ein; wenn nicht 100% verteilt wurden, kommt eine Meldung und das Programm
kehrt in die Erfassungsmaske zurück.
Die Umsatzanteile Sozien werden nicht für einen bestimmten Zeitraum gespeichert und wirken sich
nur auf Auswertungen aus, ohne gebucht zu werden. Wenn Sie die Umsatzanteile ändern, werden
die vorher gespeicherten Werte überschrieben und die neuen Umsatzanteile gelten für alle Auswertungen,
also auch für frühere Einnahmen.
Wenn in einer Sozietät die Verteilung in der Regel nach festen Vorgaben erfolgt (z. B. Sozius AB
immer 50%, Sozius BC immer 30% und Sozius CD immer 20% erhält) und nur im Einzelfall von
dieser Vorgabe abgewichen wird, können die Vorgaben in einem Standardtext soziedef.txt eingetragen
werden. Sie können diesen Standardtext unter D22 Textbaustein-Editor anlegen und ändern.
Bei der Neuanlage von Akten, beim Klonen und beim Aufruf der Programmfunktion Umsatzanteile
Sozien für Akten ohne bereits eingetragene Sozienanteile werden diese Vorgaben dann entsprechend
eingelesen und Sie brauchen die Eingabemaske nur noch zu bestätigen, wenn Sie die Vorgaben
übernehmen möchten.
An bereits eingetragenen Sozienanteilen in bestehenden Akten ändert sich nichts!
Die Sozienanteile - bei einstelligen Sachbearbeitern sind 6, bei zweistelligen Sachbearbeitern sind 5
möglich - müssen folgendermaßen in den Standardtext eingetragen werden:
SB
Anteil
usw.
z. B. also:
AB
50
CD
30
EF
20
Sozienanteile prüfen
Hier kann für einen frei einzugebenden Bereich von Akten eine Liste angezeigt und gedruckt werden,
aus der sich ergibt, in welchen Akten keine oder unvollständige Sozienanteile (nicht zu 100%
verteilt) eingetragen sind. Anhand dieser Liste kann dann schnell mittels Doppelklick auf den Bereich
Sozienanteile in der zu ändernden Zeile eine Korrektur am Bildschirm durchgeführt werden.
F Finanzbuchhaltung 39
Stand: 11/05

AUSWERTUNGEN
F19 BWA
Mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen werden die Zahlen der Buchhaltung unter Berücksichtigung
wirtschaftlicher Aspekte analysiert. Eine BWA bildet unter anderem die Grundlage für das
Controlling und die strategische Planung innerhalb der Kanzlei oder für externe Vergleiche.
Der besondere Vorteil gegenüber anderen Auswertungsmöglichkeiten von RA-MICRO liegt in den
vergleichenden Teilen der BWA. Hier werden die Zahlen aktueller Zeiträume denen früherer gegenüber
gestellt bzw. wird die Verteilung von Aufwendungen und Erträgen über ein Geschäftsjahr
transparent gemacht.
Je nach Analyseziel werden für die Auswertungen verschiedene Schemata zugrunde gelegt. Von
RA-MICRO werden zurzeit zwei Schemata angeboten:
Die Standard-BWA ist auf die Aufsplittung des reinen wirtschaftlichen Erfolges in seine einzelnen
Komponenten ausgerichtet. Sie besteht aus folgenden Teilauswertungen: Kurzfristige Erfolgsrechnung,
Vergleichs-BWA, Entwicklungsübersicht und dem Drei-Jahres-Vergleich.
Die Einnahmen-Ausgaben-BWA stellt eine Geldflussrechnung dar, die Ein- und Auszahlungen unabhängig
von ihrer wirtschaftlichen Zuordnung berücksichtigt. Ergänzend zur Ermittlung des monetären
Erfolges wird eine Berechnung des Liquiditätsbeitrages ausgegeben.
In allen Auswertungen werden die Posten mit den Nettowerten dargestellt. Soweit es erforderlich
ist, werden Umsatz- und Vorsteuer als gesonderte Posten ausgewiesen.
In der Darstellung folgen die Auswertungen gängigen Standards, was den Vergleich von Auswertungen,
die mit unterschiedlichen EDV-Systemen erstellt wurden, ermöglicht.
Beide von RA-MICRO im Augenblick angebotenen Schemata werden von der jeweiligen Kontenzuordnung
gesteuert.
Kontenzuordnungen
Mit den Kontenzuordnungen wird die Grundlage für die korrekte Auswertung der in der Finanzbuchhaltung
erfassten Zahlen und damit für die Aussagekraft der BWA geschaffen. Deshalb ist den
Kontenzuordnungen besondere Beachtung zu schenken.
RA-MICRO bietet Ihnen eine automatische Zuordnung der Standardkonten des RA-MICRO - Kontenplans
an, die Sie allerdings nur dann verwenden sollten, wenn Sie keine oder nur sehr wenige
vom RA-MICRO - Kontenplan abweichende Konten in der Finanzbuchhaltung eingerichtet haben.
Sind in der Kanzlei viele Konten individuell eingerichtet, empfiehlt es sich, die angebotene Standardzuordnung
nicht zu verwenden. Die Konten sollten dann manuell dem jeweiligen Posten zugeordnet
werden.
Achten Sie darauf, dass Sie nur Erfolgskonten den Posten der Betriebswirtschaftlichen Auswertung
zuordnen!
Welchem Posten ein Sachkonto zuzuordnen ist, ergibt sich aus den auf diesem Konto erfassten Geschäftsvorfällen.
Z. B. sind die Konten für die Erlöse im Referatsbereich regelmäßig dem Posten
Umsatzerlöse zuzuordnen, Konten, auf denen z. B. die Löhne und Gehälter verbucht werden, gehören
zum Posten Personalkosten, die Konten für Miete und Nebenkosten zum Posten Raumkosten
usw.
Die Verfahrensweise für die Kontenzuordnung ist in allen Formen der BWA identisch.
40 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Im linken Fenster Zur Verfügung stehende Sachkonten werden alle in der Finanzbuchhaltung vorhandenen
Konten angezeigt. Diese Konten müssen, sofern es sich um Erfolgskonten handelt, den
einzelnen Posten der BWA zugeordnet werden.
Den Posten, dem Sie ein oder mehrere Konten zuordnen möchten, wählen Sie im rechten Fenster
unter Zuzuordnende Gruppen aus.
Im Fenster Zugeordnete Sachkonten werden Ihnen gegebenenfalls diesem Posten bereits zugeordnete
Sachkonten angezeigt.
Wollen Sie ein Konto einem Posten zuordnen, markieren Sie dieses Konto im linken Fenster. Anschließend
klicken Sie auf den Pfeil nach rechts. Das markierte Konto wird aus dem Fenster Zur
Verfügung stehende Sachkonten in das Fenster Zugeordnete Sachkonten verschoben.
Sie können gleichzeitig mehrere Konten zuordnen, indem Sie diese Konten bei gedrückter (Strg)-
Taste und Mausklick markieren. Auch die Zuordnung per Doppelklick auf das entsprechende Konto
ist möglich.
Um die Zuordnung eines Kontos zu einem bestimmten Posten aufzuheben, doppelklicken Sie auf
dieses Konto im Bereich Zugeordnete Sachkonten bzw. markieren das Konto und klicken auf den
Pfeil nach links.
Die Kontenzuordnung kann jederzeit geändert werden. Achten Sie beim Vergleich von verschiedenen
Auswertungen darauf, dass die Kontenzuordnungen inhaltlich gleich sind. Es können keine
sinnvollen Schlüsse aus der Gegenüberstellung von Auswertungen gezogen werden, die inhaltlich
voneinander abweichen.
Für die Zuordnung der Konten für die einzelnen Formen der BWA bestehen gewisse im Folgenden
beschriebene Besonderheiten.
Standard-BWA
Bei der Kontenzuordnung der Standard-BWA ist darauf zu achten, dass nur die Konten des tatsächlichen
wirtschaftlichen Erfolges den Posten der Auswertung zugeordnet werden. Insbesondere bei
der Gewinnermittlung gem. § 4 Abs. 3 EStG zählen nicht alle Einnahmen oder Ausgaben zum wirtschaftlichen
Erfolg.
Das in der Praxis am häufigsten vorkommende Beispiel hierfür ist die Umsatzsteuer. Die vereinnahmte
Umsatzsteuer, die verausgabte Vorsteuer sowie Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt
stellen steuerlich Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben dar, deren Gesamtsumme aber immer
gleich Null ist. Die Umsatzsteuerzahlungen sind somit grundsätzlich durchlaufende Posten, aber
durch das zeitliche Auseinanderfallen der jeweiligen Zahlungen ergeben sich Auswirkungen auf das
steuerliche Ergebnis in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Für eine rein wirtschaftliche Betrachtung des Kanzleierfolges spielt die Umsatzsteuer aufgrund des
Charakters eines durchlaufenden Postens jedoch keine Rolle. Deshalb soll auch die Zuordnung der
Konten für 100% Umsatzsteuer, 100% Vorsteuer und Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt in
der Standard-BWA unterbleiben.
Einnahmen-Ausgaben-BWA
In der Einnahmen-Ausgaben-BWA als Geldflussrechnung sollen grundsätzlich alle ertragswirksamen
Ein- und Auszahlungen sowie die nicht liquiditätswirksamen Aufwendungen und Erträge, z. B. die
Absetzung für Abnutzung (AfA), Berücksichtigung finden.
Aus diesem Grund müssen hier im Gegensatz zur Standard-BWA alle Erfolgskonten, also auch die
Sachkonten für Umsatzsteuer, Vorsteuer und Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt, den entsprechenden
Posten zugeordnet werden, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten.
Die Posten der Einnahmen-Ausgaben-BWA sind nicht mit denen der Standard-BWA identisch. In
beiden Auswertungen kann ein und dasselbe Konto zu unterschiedlichen Posten gehören, z. B. die
Zinseinnahmen oder -ausgaben.
F Finanzbuchhaltung 41
Stand: 11/05

Liquiditätsbetrag
Die Auswertung Liquiditätsbeitrag ergänzt die Einnahmen-Ausgaben-BWA. Ziel dieser Auswertung
ist es, das Ergebnis der Einnahmen-Ausgaben-BWA zu einer einfachen Berechnung des Liquiditätsflusses
zu erweitern.
In diese Berechnung fließen auch nicht ertragswirksame Ein- und Auszahlungen, wie z. B. die Anschaffung
von Anlagevermögen, die Aufnahme von Darlehen oder auch privat veranlasste Ein- und
Auszahlungen mit ein.
In der Kontenzuordnung für den Liquiditätsbeitrag sind deshalb nicht die Erfolgskonten, sondern
die entsprechenden Bestandskonten für Anlagevermögen, Darlehen und die Privatkonten zuzuordnen.
Eine Besonderheit besteht hinsichtlich der Abschreibung. In der Kontenzuordnung sind im Posten
Abschreibungen bereits die Konten zugeordnet, die in der Einnahmen-Ausgaben-BWA unter diesem
Posten eingegeben wurden. Sofern Sie dem Posten Abschreibungen auch die Konten für Leasingkosten
zugeordnet haben, müssen Sie diese Leasing-Konten in der Zuordnung für den Liquiditätsbeitrag
wieder aus dem Posten Abschreibung entfernen.
Die Ursache hierfür ist, dass die Ausgaben für Leasing auf einem tatsächlichen Geldfluss beruhen,
während die AfA nur einen Wertverlust darstellt, der nicht in einem tatsächlichen Abfluss von Liquidität
besteht.
Sie können dies auch umgehen, indem Sie in der Einnahmen-Ausgaben-BWA die Konten für Leasing-Ausgaben
dem Posten Verschiedene Kosten zuordnen und dem Posten Abschreibungen nur die
Konten für die AfA.
Auswertungen
Nachfolgend werden die Auswertungen im Einzelnen beschrieben. Alle Teilauswertungen können direkt
ausgedruckt, per E-Mail versandt oder nach MS Excel exportiert und dort weiter verarbeitet
werden. Diese Möglichkeiten stehen über die entsprechenden Buttons in der Anzeige zur Verfügung.
Standard-BWA
Die schematische Darstellung der Standard-BWA orientiert sich im Wesentlichen am betriebswirtschaftlichen
Erfolgsspaltungskonzept.
Kurzfristige Erfolgsrechnung
Die Kurzfristige Erfolgsrechnung wird für einen Monat dargestellt und beschränkt sich hier insgesamt
auf einen eng begrenzten Zeitraum von maximal einem Jahr.
Grundsätzlich werden in den einzelnen Posten der Saldo der Buchungen des Monats auf den diesem
Posten zugeordneten Konten sowie die für das Jahr kumulierten Werte bis zum letzten Tag des gewählten
Monats angezeigt.
Die den einzelnen Posten zugeordneten Konten können über einen Klick mit der rechten Maustaste
in die entsprechende Zeile angezeigt und überprüft werden.
Da eine Auswertung in Beträgen, also absoluten Zahlen, unter Umständen nicht immer für alle
Zwecke sinnvolle Schlüsse ermöglicht, werden in dieser Auswertung zusätzlich relative Kennzahlen
ermittelt und angezeigt.
Die Kennzahlen erhöhen insbesondere die Vergleichbarkeit von Kanzleien untereinander. Branchenkennzahlen
werden im Allgemeinen nicht in absoluten Beträgen, sondern in solchen Kennzahlen
veröffentlicht.
Für die Bildung dieser relativen Kennzahlen werden drei verschiedene Basen herangezogen: Die
Gesamtleistung, die Gesamtkosten und die Personalkosten. So können aus der Kurzfristigen Erfolgsrechnung
verschiedene wichtige betriebswirtschaftliche Eckdaten auf einen Blick entnommen
werden.
42 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Beispiele:
• In Spalte 3 bzw. 7 % Gesamtleistung wird das Verhältnis aller Posten zur Gesamtleistung dargestellt.
In der Zeile Betriebsergebnis bzw. Vorläufiges Ergebnis können Sie in dieser Spalte die Umsatzrentabilität
der Kanzlei ablesen und z. B. den laufenden Monat mit den kumulierten Werten vergleichen.
• In den Spalten 4 und 8 % Gesamtkosten können insbesondere die Verteilung der Kosten auf die
einzelnen Posten der Grad der Kostendeckung für den Monat und kumuliert entnommen werden.
• Die Spalten 5 und 9 % Personalkosten bilden z. B. die Produktivität der aufgewendeten Personalkosten,
d.h. den je Euro Personalkosten erzielten Umsatz ab.
Vorjahresvergleich
Im Vorjahresvergleich werden die Zahlen des gewählten Monats im aktuellen Jahr denen des Vorjahresmonats
gegenüber gestellt. Auch hier werden die Werte des Monats und die kumulierten
Werte verglichen.
Abweichungen werden mit dem absoluten Betrag und prozentual ausgegeben. Entwicklungstendenzen
sind hier schnell erkennbar und bei gravierenden Differenzen können entsprechende Maßnahmen
zu Steuerung ergriffen werden.
Entwicklungsübersicht
Die Entwicklungsübersicht spiegelt die Verteilung der Erträge und Aufwendungen über das Geschäftsjahr
wider.
Diese Auswertung ist z. B. insbesondere für die Kostenplanung künftiger Zeiträume relevant. Durch
den relativ hohen Anteil von fixen, also umsatzunabhängigen Kosten kann davon ausgegangen
werden, dass der Kostenverlauf innerhalb des Jahres in allen Geschäftsjahren annähernd gleich
sein wird. So kann anhand der Entwicklungsübersicht für die einzelnen Monate der Finanzbedarf
mit großer Genauigkeit ermittelt werden, sofern keine Änderungen in der Kanzleistruktur, z. B. im
Personalbereich, eingetreten sind.
Drei-Jahres-Vergleich
Im Drei-Jahres-Vergleich werden analog zum Vorjahresvergleich die aktuellen Zahlen mit Vorjahreswerten
verglichen. Durch die Einbeziehung eines weiteren Jahres und die damit verbundene
Verringerung des Einflusses statistischer Schwankungen hat der Drei-Jahres-Vergleich gegenüber
dem Vorjahresvergleich eine noch höhere Aussagekraft.
Einnahmen-Ausgaben-BWA
Im Unterschied zur Standard-BWA orientiert sich die Einnahmen-Ausgaben-BWA nicht an der Aufspaltung
des wirtschaftlichen Erfolges der Kanzlei, sondern analysiert das finanzielle Ergebnis im
weitesten Sinne. Entsprechend ist die Gliederung der Posten aufgebaut.
Die Größe Erfolg bzw. Ergebnis wird in der Einnahmen-Ausgaben-BWA nicht so detailliert in ihre
einzelnen Quellen untergliedert, wie dies in der Standard-BWA der Fall ist. Zum Beispiel werden der
Finanzerfolg, also die Erträge aus Finanzanlagen, oder außerordentliche Erträge aus der Einnahmen-Ausgaben-BWA
nicht ersichtlich.
Die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung gem. § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz
(EStG) erfolgt im Prinzip auf die gleiche Art und Weise, indem nur tatsächlich geflossene
Ein- und Auszahlungen zu berücksichtigen sind. Aus diesem Grund sind das Schema und Ergebnis
der Einnahmen-Ausgaben-BWA und der Einnahmen-Überschuss-Rechnung in der Regel identisch.
Einnahmen-Ausgaben-BWA
Die Einnahmen-Ausgaben-BWA der Einnahmen-Ausgaben-BWA bezieht sich wie die Standard-
BWA auf einen Zeitraum von maximal einem Jahr. Die Kontenwerte sind ebenfalls für den
ausgewählten Monat und kumuliert bis zum Ende des Monats in den einzelnen Posten ausgewiesen.
Auch werden für einzelne Positionen Kennzahlen gebildet, die interne und externe Vergleiche
der Kanzlei ermöglichen oder vereinfachen. Die Kennzahlen beziehen sich auf die Gesamterlöse,
Gesamtkosten und Betriebseinnahmen.
F Finanzbuchhaltung 43
Stand: 11/05

Liquiditätsbeitrag
Die Auswertung Liquiditätsbeitrag ist die Fortsetzung der Einnahmen-Ausgaben-BWA. Aus
dem vorläufigen Ergebnis wird die tatsächliche Entwicklung der Liquidität innerhalb des gewählten
Zeitraumes hergeleitet.
Nicht alle betrieblich veranlassten Ein- oder Auszahlungen stellen tatsächlich Ertrag oder Aufwand
dar, z. B. die Aufnahme eines betrieblichen Darlehens oder die Anschaffung von Anlagevermögen.
Die Aufnahme eines Darlehens stellt keinen betrieblichen Ertrag dar, erhöht aber die liquiden
Mittel des Betriebes. Um den tatsächlichen Mittelzufluss aus dem betrieblichen Bereich zu erhalten,
ist der aufgenommene Darlehensbetrag dem Ergebnis hinzu zu rechnen.
Die Anschaffung von Anlagevermögen vermindert die Liquidität der Kanzlei, ist aber kein betrieblicher
Aufwand. Der Mittelabfluss ist also vom vorläufigen Ergebnis abzuziehen.
Sind alle Ein- und Auszahlungen, die keinen betrieblichen Ertrag oder Aufwand darstellen,
dem vorläufigen Ergebnis hinzugerechnet bzw. von diesem abgezogen worden, ist der Liquiditätsbeitrag
der Kanzlei ermittelt.
Der betriebliche Zahlungsmittelbestand wird jedoch nicht nur von betrieblich veranlassten Einund
Auszahlungen beeinflusst, sondern auch von solchen, die privaten Ursprungs sind. Auch
diese Zahlungsflüsse sind bei der Ermittlung der im Abrechnungszeitraum erfolgten Veränderung
der Liquidität zu berücksichtigen und spiegeln sich im Liquiditätsbeitrag Privat wider.
Die Summe von Liquiditätsbeitrag Betrieb und Liquiditätsbeitrag Privat stellt die Veränderung
der flüssigen Mittel innerhalb der ausgewerteten Periode dar.
Grafische Auswertungen
Für alle Teile der BWA besteht die Möglichkeit der grafischen Auswertung Dabei sind Grafiken
im Programm fest integriert, die über den entsprechenden Button aufrufbar sind.
Diagrammtyp und Ansicht können über einen Klick mit der rechten Maustaste im entsprechenden
Kontextmenü oder über den Button Ansicht verändert werden.
Die Grafiken können direkt gedruckt oder als Bitmap-Datei gespeichert und in andere Dokumente
eingebunden werden.
F21 Buchhaltungsgrafik
In dieser Programmfunktion stehen Ihnen die beiden Programmfunktionen Balkendiagramm und
Erweiterte Buchhaltungsgrafik zur Verfügung. Bei der Erweiterten Buchhaltungsgrafik können Sie
sich auch die zugrunde liegenden Zahlen anzeigen lassen, so dass sie auch eine zusätzliche Auswertungsmöglichkeit
für das Zahlenmaterial darstellt.
Balkendiagramm
In dieser Programmfunktion werden zunächst für das aktuelle Jahr Einnahmen und Ausgaben für
die einzelnen Monate als 2D-Balkendiagramm dargestellt. In einem Listenfeld können Sie auch frühere
Jahre wählen. Mit der rechten Maustaste können Sie zwischen 2D-Balkengrafik, 3D-Balkengrafik
und 3D-Liniengrafik wählen.
Erweiterte Buchhaltungsgrafik
Sie können wählen zwischen
• Einnahmen/Ausgaben Gesamt,
• Einnahmen je Sachbearbeiter,
• Ausgaben je Sachbearbeiter,
• Einnahmen je Referat,
44 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

• Ausgaben je Ausgabengruppe und
• Ausgaben für Ausgabensachkonto.
Sie können die Einstellung Sozienanteile ignorieren setzen. Zu einer Akte ist ein Aktensachbearbeiter
gespeichert, daneben können bei aktivierter Sozietätsabrechnung zu einer Akte auch Sozienanteile
gespeichert sein. Die Sozienanteile haben normalerweise Vorrang; hier können Sie bestimmen,
dass bei aktivierter Sozietätsabrechnung die Sozienanteile ignoriert werden.
Bei den Einnahmen je Sachbearbeiter, Ausgaben je Sachbearbeiter und Einnahmen je Referat ist
die Beschränkung auf ausgewählte Sachbearbeiter (Sozien) bzw. Referate möglich; bei den Einnahmen
je Sachbearbeiter und den Ausgaben je Sachbearbeiter können Sie sich auch Nettoeinnahmen
anzeigen lassen.
Sie können einen Auswertungszeitraum durch die Festlegung des Anfangsmonats und des Endmonats
festlegen, wobei Anfangsmonat und Endmonat zu verschiedenen Jahren gehören können.
Sie können die Auswertung erst aufrufen, wenn Sie die Daten aufbereitet haben.
In der Auswertung können Sie unter Anzeige wählen, ob Sie nur eine Grafik, nur die Tabelle (Werteaufstellung)
oder Grafik + Tabelle angezeigt haben möchten. Wenn Sie sich eine Grafik (allein
oder mit Tabelle) anzeigen lassen, können Sie unter Typ die Darstellung als Torten, Balken, Linien
wählen, unter Wertedarstellung bestimmen, ob zur Grafik Prozentwerte, Absolutwerte oder keine
Werte angezeigt werden sollen und unter Legende die Erläuterung der Farben aufrufen.
F18 ELSTER
Mit dieser Programmfunktion können Sie aus RA-MICRO heraus Steueranmeldungen dem Finanzamt
elektronisch übermitteln. Seit 2005 ist die elektronische Übermittlung der Steueranmeldungen
vorgeschrieben. Ansprechpartner für Härtefallregelungen und eventuelle Schonfristen ist Ihr Finanzamt;
wegen solcher Regelungen ist bis auf weiteres in RA-MICRO auch ein Druck der Umsatzsteuer-Voranmeldungen
möglich.
Mit der RA-MICRO Sicherheitsinspektion, die Ihr RA-MICRO – Vor-Ort-Partner kostenpflichtig
durchführt, ist die sichere Nutzung des Internets für jede Kanzlei möglich. Die Sicherheit bei der
Datenübermittlung ist durch ein hybrides Verschlüsselungsverfahren gewährleistet, das dem aktuellen
Stand der Technik entspricht.
Die Übermittlung durch Unbefugte wird verhindert, wenn die Mitarbeiter, denen unter
D31 Benutzerverwaltung das Einzelrecht Elektronische Steuererklärung der Finanzbuchhaltung eingeräumt
worden ist, ein Passwort verwenden.
Jeder Steuerpflichtige, für den Daten übermittelt werden sollen, hat vor der ersten Datenübermittlung
eine eigenhändig unterschriebene Teilnahmeerklärung bei dem für ihn zu-ständigen Finanzamt
abzugeben.
In der Maske Elektronische USt-Voranmeldung: Übermittlung geben Sie zum einen allgemeine Daten
wie Bundesland, Finanzamtsnummer und Steuernummer ein; die Steuernummer wird erforderlichenfalls
in das 13stellige ELSTER-Format gewandelt. Sie können festlegen, dass Sie nur eine
Druckvorschau erhalten möchten, ohne eine Übermittlung anzustoßen. Ergänzende Angaben, die
Sie im Kopf der Voranmeldung finden, können Sie hier ebenfalls eintragen.
Unter Zeitraum können Sie Monate, Quartale und den Antrag auf Dauerfristverlängerung auswählen.
Vom Programm wird immer der aktuelle Monat des Systemdatums vorgeschlagen.
Bitte beachten Sie, dass bereits eine Internetverbindung bestehen muss, wenn Sie die Übermittlung
aufrufen.
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Stand: 11/05

F22 E/Ü-Rechnung
Die Programmfunktion F22 E/Ü-Rechnung dient zur Erstellung der jährlichen Einnahmen-
Überschuss-Rechnung oder zur Erstellung (bis 2004) oder Dokumentation (ab 2005) der monatlichen
Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
Ab 2005 ist die elektronische Übermittlung der Steueranmeldungen vorgeschrieben. Ansprechpartner
für Härtefallregelungen und eventuelle Schonfristen ist Ihr Finanzamt; wegen solcher Regelungen
ist bis auf weiteres in RA-MICRO auch ein Druck der Umsatzsteuer-Voranmeldungen möglich.
Die monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen können beliebig oft ausgedruckt werden; wurden
Nachträge gebucht, die Mehrwertsteuer oder Vorsteuer enthalten, muss gegebenenfalls eine berichtigte
Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden.
Nach dem Ausdruck wird das erste Buchungsdatum auf den Tag gesetzt, der dem unter Bis Datum
eingegebenen Datum folgt.
Aus dem Textmenü können Sie unter Eigenverbrauch eine Berechnung des Eigenverbrauchs aufrufen,
der aber in der Regel die Buchung des Eigenverbrauchs unter F12 Buchen vorzuziehen ist.
Unter Optionen können Sie wählen
• Bewegungen Sachkonten-Saldenliste abstimmen,
• Umsatzsteuerangaben für den Teil 5,
• Umsatzsteuerformular drucken,
• Finanzkontobewegungen für den Teil 6,
• Einnahmen nach Sachbearbeitern für den Teil 8,
• Aktenstatistik,
• Vermögensstatus für den Teil 7 und
• Sachkonten-Saldenliste für den Teil 9.
Eine Abstimmung der Sachkonten wird automatisch durchgeführt, wenn der Vermögensstatus gewählt
ist; siehe hierzu den Abschnitt Gespeicherte Kontenstände, S. 9.
Bei aktivierter Sozietätsabrechnung treten an die Stelle der Einnahmen nach Sachbearbeitern die
Einnahmen nach Sozien.
Neben der Karteikarte Selektion, die beim Aufruf der Programmfunktion aktiv ist, können Sie die
beiden Karteikarten Konten USt-Zahlungen an Finanzamt und Konten USt-Erstattungen vom Finanzamt
aufrufen.
Auf der Karteikarte Konten USt-Zahlungen an Finanzamt können Sie Konten angeben, auf die Sie
Umsatzsteuerzahlungen buchen. Es sind nur Sachkonten der Kontenklasse 4 zulässig. Bei Erstellung
einer Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Dezember können Sie hier auch den Betrag einer
Sondervorauszahlung eingeben, der dann eingerechnet wird; eine Sondervorauszahlung ist unter
Umständen zu leisten, wenn Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen und dann die Voranmeldungen
einen Monat später abgeben dürfen.
Auf der Karteikarte Konten USt-Erstattungen vom Finanzamt können Sie Konten angeben, auf die
Sie Steuererstattungen des Finanzamtes buchen. Es sind nur Sachkonten der Kontenklasse 8 zulässig.
Wenn Sie auf der Karteikarte EÜ-Rechnung, siehe S. 72, der D15.17 Grundeinstellungen die Einstellung
Einnahmen-Überschuss-Rechnung über Datenpool gesetzt haben, werden beim Aufruf der
EÜ-Rechnung die weiteren Datenpools abgefragt, die einbezogen werden sollen. Wählen Sie hier
keinesfalls den Datenpool aus, aus dem Sie die Programmfunktion aufrufen. Es stehen dann nicht
alle Auswertungen zur Verfügung.
Eigenverbrauch
RA-MICRO bietet unter Buchen, Einzelbuchung, Eigenverbrauch buchen eine einfache Möglichkeit,
den Eigenverbrauch automatisch zu buchen. Wir empfehlen Ihnen, zur monatlichen Buchung des
Eigenverbrauchs überzugehen, weil der Eigenverbrauch so besser dokumentiert ist und Änderungen
der Prozentsätze nur für noch nicht gebuchte Zeiträume wirken.
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Stand: 11/05

Eigenverbrauch wird pauschal aus dem Nettobetrag, also ohne Vorsteuer, der festgelegten Ausgabenkonten
errechnet. Eigenverbrauch ist grundsätzlich nur dann umsatzsteuerpflichtig, wenn auch
die zugrunde liegende Leistung zum Vorsteuerabzug berechtigte; in Zweifelsfällen holen Sie Auskünfte
von einem Steuerberater ein; siehe auch den Buchungshinweis Eigenverbrauch.
Der errechnete Betrag des Eigenverbrauchs und die daraus berechnete Mehrwertsteuer werden automatisch
in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Einnahmen berücksichtigt und die Mehrwertsteuer
wird in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernommen.
Falls Sie einen bestehenden Eintrag ändern wollen, müssen Sie ihn löschen und neu anlegen.
Alternativ ist eine Buchung des Eigenverbrauchs möglich. Sie sollten sich für eine Möglichkeit entscheiden,
damit Beträge nicht doppelt berücksichtigt werden.
Teile der E/Ü-Rechnung
Die E/Ü-Rechnung wird in Teilen erstellt, die Sie unter Einnahmen-Überschuss-Rechnung in einer
Auswahlliste auswählen können:
• Teil 1 Einnahmen/Ausgaben,
• Teil 2 Erlöskonten,
• Teil 3 Aufwandskonten,
• Teil 4 Sonstige Sachkonten,
• Teil 5 UVA für Umsatzsteuer-Voranmeldung,
• Teil 6 Finanzkontobewegungen,
• Teil 7 Betriebsvermögen,
• Teil 8 Einnahmen nach Sachbearbeitern und
• Teil 9 Sachkonten-Saldenliste.
Bei aktivierter Sozietätsabrechnung tritt an die Stelle von Teil 8 Einnahmen nach Sachbearbeitern
der Teil 8 Einnahmen nach Sozien.
Teil 5 UVA, Teil 6 Finanzkontobewegungen, Teil 7 Betriebsvermögen, Teil 8 Einnahmen nach Sachbearbeitern
und Teil 9 Sachkonten-Saldenliste werden nur angezeigt, wenn sie gewählt worden
sind.
Teil 1 Einnahmen/Ausgaben
Hier werden die Summen für Bruttoeinnahmen, darin enthaltene Mehrwertsteuer, Nettoeinnahmen,
Bruttoausgaben, darin enthaltene Vorsteuer, Nettoausgaben, Bruttoüberschuss, Nettoüberschuss,
Umsatzsteuersoll und gegebenenfalls Angaben zum berechneten Eigenverbrauch angezeigt.
Die Ermittlung der als Netto ausgewiesenen Beträge erfolgt unterschiedlich. Bei Netto E und Netto
A werden nur die Steuerbeträge abgezogen, aber nicht Steuerzahlungen ans Finanzamt. Beim
Nettoüberschuss werden Steuerbeträge und Abführungen an das Finanzamt bzw. Erstattungen des
Finanzamtes berücksichtigt und die entsprechende Berechnung in der dritten Spalte dargestellt.
Zusätzlich werden bei Selektion der Aktenstatistik die Anzahl laufender Akten, der Nettoumsatz pro
Akte, die Nettoausgaben pro Akte und der Nettoertrag pro Akte angezeigt.
Die Zusammensetzung der Bruttoeinnahmen und der eingenommenen Mehrwertsteuer können Sie
dem Teil 2 entnehmen, die Zusammensetzung der Bruttoausgaben und der verausgabten Vorsteuer
dem Teil 3.
Teil 2 Erlöskonten
Es werden Bruttoeinnahmen und eingenommene Mehrwertsteuer nach Konten für den gewählten
Zeitraum angezeigt und summiert; zusätzlich werden die kumulierten Werte des Jahres und ihr
prozentualer Anteil an den gesamten Einnahmen angezeigt.
Teil 3 Aufwandskonten
Es werden Bruttoausgaben und verausgabte Vorsteuer nach Konten für den gewählten Zeitraum
angezeigt und summiert; zusätzlich werden die kumulierten Werte des Jahres und ihr prozentualer
Anteil an den gesamten Ausgaben angezeigt.
F Finanzbuchhaltung 47
Stand: 11/05

Teil 4 Sonstige Sachkonten
Hier werden Zugang, Abgang und Saldo angezeigt, aber ohne die Anfangsbestände für die Kontenbereiche:
1-999 und 1300-1999.
Teil 5 UVA
Dieser Teil enthält nur dann Werte, wenn Sie im Bereich Selektion der Eingabemaske Einnahmen-
Überschuss-Rechnung Umsatzsteuerangaben gewählt haben. Hier werden zunächst die Umsätze zu
verschiedenen Steuersätzen und die daraus errechnete Steuer angezeigt. Als Nachsteuer auf versteuerte
Anzahlungen werden die direkt auf dem Konto 8000 gebuchten Mehrwertsteuerbeträge
angezeigt. Als Differenz zwischen Mehrwertsteuer und Vorsteuer wird die Umsatzsteuerschuld ermittelt.
Teil 6 Finanzkontobewegungen
Dieser Teil enthält nur dann Werte, wenn Sie im Bereich Selektion der Eingabemaske Einnahmen-
Überschuss-Rechnung Finanzkontobewegungen gewählt haben. Hier werden für den laufenden Monat
und den kumulierten Zeitraum die Bewegungen der Finanzkonten angezeigt.
Teil 7 Betriebsvermögen
Dieser Teil enthält nur dann Werte, wenn Sie im Bereich Selektion der Eingabemaske Einnahmen-
Überschuss-Rechnung Vermögensstatus gewählt haben. Es werden zum einen die Finanzkonten
angezeigt, zum anderen die Bestandskonten als Konten der Kontenklasse 0.
Die Konten der Kontenklasse 0 werden unter Anlagewerte summiert, die Finanzkonten als Barkapital,
daneben werden Auslagenforderungen, Gebührenforderungen und Fremdgeldverbindlichkeiten
aus den Gesamtsalden des Aktenkontos übernommen. Gegebenenfalls müssen Sie die übernommenen
Salden durch Aufruf der Programmfunktion Mandatssaldenliste aktualisieren, siehe hierzu
den Abschnitt Gespeicherte Kontenstände.
Teil 8 Einnahmen nach Sachbearbeitern
Dieser Teil enthält nur dann Werte, wenn Sie unter Selektion Einnahmen nach Sachbearbeitern
gewählt haben. Für jeden Aktensachbearbeiter werden für die Einnahmekonten die Brutto-, Mehrwertsteuer-
und Nettobeträge angezeigt.
Bei aktivierter Sozietätsabrechnung werden hier die Einnahmen nach Sozien dargestellt. Es sind
dann die zur Akte gespeicherten Umsatzanteile Sozien maßgeblich und nicht mehr der im Aktenregister
zur Akte erfasste Sachbearbeiter.
Teil 9 Sachkonten-Saldenliste
Dieser Teil enthält nur dann Werte, wenn Sie unter Selektion Sachkonten-Saldenliste gewählt haben.
Siehe die Ausführungen zur F28 Sachkonten-Saldenliste, S. 49.
Wenn Sie die von Ihnen gewünschten Eingaben in der Eingabemaske Einnahmen-Überschuss-Rechnung
bestätigen, wird Ihnen eine Eingabemaske mit der Auswertung entsprechend angezeigt, wobei
zunächst der Teil 1 Einnahmen/Ausgaben angezeigt wird.
In einer Auswahlliste oder mit den Ziffern des Ziffernblocks können Sie die anderen Teile der Auswertung
aufrufen.
Mit Zurück gelangen Sie zurück in die Auswahlmaske. Mit Export übertragen Sie nur den angezeigten
Teil in eine Excel-Tabelle; ist eine neuere Excel-Version ordnungsgemäß installiert, wird die Excel-Tabelle
gleich in Excel geöffnet. Mit Clipboard übertragen Sie nur den Teil in das Clipboard, der
gerade angezeigt wird. Mit Drucken drucken Sie alle Teile der Auswertung aus, die Sie gewählt haben.
Mit (Alt)(F12) können Sie aus der Auswertung heraus nur die Umsatzsteuer-Voranmeldung
zum Ausdruck aufrufen.
F24 Jahresabschluss
Mit dieser Programmfunktion werden die Salden der Finanzkonten und der sonstigen Sachkonten in
das neue Kalenderjahr übernommen. In einen Standardtext sachfort.txt, den Sie mit dem Button
SACHFORT.TXT bearbeiten aufrufen, können Sie Kontenbereiche aufnehmen, für die ein Saldenvortrag
nicht erfolgen soll. Das müssen Sie dann aber durchgängig tun, also auch die Kontenbereiche
4000-4999 und 8000-8999 in diesen Text aufnehmen. Für jeden Kontenbereich ist in den Stan-
48 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

dardtext eine neue Zeile aufzunehmen, die mit vierstelligen Kontonummern aus Anfangskonto,
Bindestrich und Endkonto besteht, also z. B. 0001-0999.
Geben Sie zunächst das Jahr ein, für das Sie den Jahresabschluss durchführen wollen; Sie können
nur ein bereits abgelaufenes Jahr abschließen. Nach Bestätigung der Eingabe wird eine Sachkontensaldenliste
gedruckt - der Ausdruck enthält nur die Konten mit einem Wert in einer Spalte - und
die Eingangsmaske der Programmfunktion Einnahmen-Überschuss-Rechnung angezeigt. Sie können
nunmehr die entsprechenden Auswertungen anzeigen oder die Programmfunktion Einnahmen-
Überschuss-Rechnung abbrechen.
Dann werden die Anfangsbestände des abgeschlossenen Jahres gesichert. Falls bereits eine Sicherung
vorhanden ist, erfolgt ein entsprechender Hinweis und die Abfrage, ob Sie trotzdem fortfahren
wollen. Im Anschluss erfolgt der Saldovortrag. Anschließend werden die Anfangsbestände der in
sachfort.txt definierten Konten auf 0,00 gesetzt.
Abschließend wird die Meldung Der Jahresabschluss wurde durchgeführt angezeigt.
Mit Salden Vorjahr vortragen können Sie die Salden des Vorjahres vorläufig vortragen, ohne einen
regulären Jahresabschluss durchzuführen.
F28 Sachkonten-Saldenliste
Angezeigt werden Ihnen alle Sachkonten des laufenden Jahres, wenn Sie die Vorgaben bestätigen.
Sie können aber auch die Anzeige eingrenzen, indem Sie unter Von Konto und Bis Konto Konten
eingeben, und ein Jahr zweistellig eingeben, um die Sachkonten-Saldenliste für ein anderes Jahr zu
erhalten (für Jahre vor 1999 ist eine Rücksicherung der Anfangsbestände erforderlich). Es wird Ihnen
angezeigt, ob die Einstellung Sachkonten ohne Bewegung anzeigen/drucken auf der Karteikarte
EÜ-Rechnung, siehe S. 72, der D15.17 Grundeinstellungen aktiviert ist oder nicht.
Mit Sachkonten-Saldenliste abstimmen können Sie eine Neuberechnung der gespeicherten Salden
durchführen; siehe den Abschnitt Gespeicherte Kontenstände, S. 9. Mit Druck in Briefdatei können
Sie den Druck in eine Briefdatei umleiten.
Die Angaben werden in den Spalten AB, Zugang, Abgang und Saldo ausgewiesen.
Die Spalte AB enthält Ausgaben als negative Beträge und Einnahmen als positive Beträge. Die Anfangsbestände
können mit der Programmfunktion Jahresabschluss vorgetragen, unter Kontenverwaltung,
Konten einrichten eingegeben oder gebucht worden sein. Ein Anlagegut wie z. B. einen
Pkw müssen Sie entsprechend mit einem negativen Vorzeichen vortragen, wenn Sie dazu die Programmfunktion
Konten einrichten nutzen.
In der Spalte Zugang werden Einnahmen als positive Beträge und Minus-Einnahmen als negative
Beträge, in der Spalte Abgang Ausgaben als positive Beträge und Minus-Ausgaben als negative Beträge
dargestellt. Als Einnahmen gelten auch Überschüsse von Einnahmen über Minus-Einnahmen,
als Minus-Einnahmen auch Überschüsse von Minus-Einnahmen über Einnahmen usw.
Die Spalte Saldo errechnet sich als AB + Zugang - Abgang. Anlagegüter als aktivierte Ausgaben
werden wiederum mit negativen Beträgen angezeigt.
Mit Export kann die Auswertung in eine Excel-Datei exportiert werden; ist Excel am Arbeitsplatz
ordnungsgemäß installiert, wird Excel mit diesem Arbeitsblatt aufgerufen. Mit Clipboard kann die
Auswertung in die Zwischenablage übertragen werden. Mit Drucken kann die Auswertung ausgedruckt
werden; soll der Druck in eine Briefdatei umgeleitet werden, ist die Einstellung Druck in
Briefdatei zu wählen.
F23 Übersicht Finanzkonten (AltGr)(F)
Die Übersicht Finanzkonten ist eine Sachkonten-Saldenliste begrenzt auf die Finanzkonten (Buchungskreis-Konten)
der Finanzbuchhaltung, die Sie als Fensterprogramm mit der Tastenkombination
(AltGr)(F) aufrufen können; siehe F28 Sachkonten-Saldenliste, S. 49.
F Finanzbuchhaltung 49
Stand: 11/05

Diese Auswertung wird immer brutto angezeigt, da hier ein Nettoausweis unsinnig wäre.
F27 Übersicht Sachkonten (AltGr)(S)
Die Übersicht Sachkonten ist eine Sachkonten-Saldenliste, die Sie als Fensterprogramm mit der
Tastenkombination (AltGr)(S) aufrufen können; siehe F28 Sachkonten-Saldenliste, S. 49.
Bestimmte Kontenbereiche sind fest vorgegeben und können aus einer Auswahlliste gewählt werden.
Wenn auf der Karteikarte Listen, siehe S. 74, der D15.27 Grundeinstellungen Finanzbuchhaltung
die Einstellung Übersicht Sachkonten mit Beträgen nicht gesetzt ist, wird hier nur der Kontenplan
angezeigt.
KONTENVERWALTUNG
Die Kontenverwaltung enthält zentrale Routinen zur Verwaltung der Finanzbuchhaltung.
F14 Finanzkontostände tageweise
Mit dieser Programmfunktion ermitteln Sie die täglichen Stände Ihrer Finanzkonten; so können Sie
im Vergleich mit den Ihnen vorliegenden Kontoauszügen oder Kassenbestandsaufnahmen den Tag
ermitteln, an dem erstmals Differenzen auftreten. Lassen Sie sich das Journal mit der Selektion des
Kontos für den Tag anzeigen, an dem eine Differenz erstmals auftritt, und prüfen Sie die Buchungen;
wiederholen Sie dieses Vorgehen falls erforderlich.
Geben Sie den Anfangsbestand des Finanzkontos zum 01.01. des Buchungsjahres manuell ein.
Nehmen Sie sich einen Kontoauszug vom 31.12. des Vorjahres oder ein Kassenbestandsprotokoll
vom selben Datum zur Hand. Ein bereits erfasster Anfangsbestand wird nicht berücksichtigt, um
die Fehlerquelle fehlerhafte Anfangsbestände bei der Kontrolle möglichst zu vermeiden.
Die Funktion F16 Kontoauszüge, siehe S. 38, bietet für Buchungen ab Anfang 2004 unter Ansicht,
Salden dieselben Möglichkeiten wie die vorliegende Programmfunktion, aber mit der Möglichkeit,
unter Ansicht, Kontoauszüge auf eine detailliertere Ansicht umzuschalten.
F15 Kontenplan
Mit dieser Programmfunktion können Sie den Kontenplan aufrufen und bearbeiten, seit 1999 jahrgangsweise.
Der Kontenplan ist der an die Erfordernisse einer Kanzlei angepasste Kontenrahmen.
Im Unterschied zur Sachkonten-Saldenliste werden die einzelnen Kontenbestände hier nicht mit
ausgegeben.
Mit den Buttons Neu und Löschen sowie mit einem Doppelklick auf eine Zeile der Auswertung können
Sie Konten einrichten (siehe unten). Diese Möglichkeiten stehen Ihnen nur zur Verfügung,
wenn Sie über das Einzelrecht Kontenplan bearbeiten der Finanzbuchhaltung verfügen, das unter
D31 Benutzerverwaltung vergeben werden kann.
Unter Konten zuordnen können Sie eine Zuordnung zum USt-Formular (siehe unten) sowie zu Auslagen/Fremdgeld
(siehe unten) treffen.
Konten einrichten
Bevor mit der Finanzbuchhaltung begonnen wird, muss der mitgelieferte Sachkontenplan den Kanzleibedürfnissen
angepasst werden.
50 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Mit dem Button Neu können Sie neue Konten anlegen. Mit dem Button Löschen können Sie ein
markiertes Konto löschen, wenn es im angegebenen Jahr noch nicht bebucht wurde. Zur Änderung
eines Kontos rufen Sie die Zeile mit einem Klick zur Bearbeitung auf.
Bei der Überarbeitung des Kontenplanes ist zwingend darauf zu achten, dass die vorgegebenen
Kontenklassen beibehalten werden.
Bei Einnahmekonten der Kontenklasse 8 ist ein Mehrwertsteuervorschlag nur für abweichende
Steuersätze erforderlich, weil RA-MICRO sonst den standardmäßigen Steuersatz vorschlägt. Einen
Mehrwertsteuervorschlag für Ausgabekonten der Kontenklassen 4 und 0 empfiehlt RA-MICRO nur
für die Konten, für die eine Prüfung nicht notwendig ist, ob die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
gegeben sind.
In der Spalte Jahresanfangsbestand werden in der Regel die Anfangsbestände angezeigt, die Sie
mit der Funktion F24 Jahresabschluss vorgetragen haben. Hier können Sie, wenn es sich um ein
Konto der Kontenklassen 0 und 1 handelt, einen Anfangsbestand oder einen bestehenden Anfangsbestand
überschreiben. Anfangsbestände, die auf Ausgaben zurückgehen, z. B. Anlagevermögen
und Auslagen, sind als negative Beträge einzutragen, Anfangsbestände, die auf Einnahmen zurückgehen,
z. B. Kassen, Kontenguthaben und Fremdgeld, als positive Beträge.
Konten zuordnen: USt-Formular
Hier können Sie einzelne Sachkonten Kennziffern der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Umsätze
und Vorsteuer zuordnen bzw. als nicht steuerbare Umsätze kennzeichnen. Für inhaltliche Fragen zu
dieser Zuordnung ist Ihr Steuerberater der Ansprechpartner.
Auf der Karteikarte Umsätze gibt es noch die Einstellung Sonstige Umsätze mit 0% ausweisen.
Wenn Sie diese Einstellung wählen und eine Kennziffer dazu angeben, werden in der Voranmeldung
unter der angegebenen Kennziffer die Umsätze mit 0% ausgewiesen, für welche die Sachkonten
nicht in die Einzelaufstellung darüber aufgenommen wurden.
Konten zuordnen: Auslagen/Fremdgeld
Mit dieser Programmfunktion können Sie die Auslagenkonten 1601-1699 und die Fremdgeldkonten
1700-1799 jeweils paarweise (1601/1701, 1602/1702 usw.) Sachbearbeitern oder Referaten zuordnen.
Die Möglichkeit, zusätzliche Konten einzurichten, wurde geschaffen für
• Großmandanten,
• Bürogemeinschaften, um Auslagen aus übergreifenden Akten aufzufangen, die auf die Partner der
Gemeinschaft verteilt werden müssen, und
• eine bessere Zuordnung auf Sachbearbeiter.
Falls Sie eine Akte über den Sachbearbeiter einem Kontenpaar und über das Referat einem anderen
Kontenpaar zuordnen, gilt die Zuordnung zum früheren Kontenpaar in der Abfolge der Konten
von 1601 bis 1699 und von 1701 bis 1799.
Die Referate sind als Untergliederung des Aktenbestandes eingeführt worden. Gedacht sind sie als
unterschiedliche Tätigkeitsbereiche der Kanzlei bzw. Rechtsgebiete wie Familienrecht oder Verkehrsunfallsachen;
geändert werden können sie mit der Programmfunktion Konten einrichten. Bei
der Aktenanlage wird jede Akte einem Referat zugewiesen.
Mit Sachbearbeiter sind die Aktensachbearbeiter gemeint, die Rechtsanwälte, die einen Fall bearbeiten
und denen entsprechende Erlöse und möglicherweise auch entsprechende Aufwendungen
zuzurechnen sind. Bei der Aktenanlage wird jede Akte einem Sachbearbeiter zugewiesen.
F39 Kontenblätter
Mittels dieser Programmfunktion können für beliebige Zeiträume Kontenblätter angezeigt oder ausgedruckt
werden, die folgende Angaben enthalten:
• Übertrag (Saldo des Kontos am Vortag des Auswertungsbeginns), aufgeschlüsselt in Bruttobetrag,
Mehrwertsteuer, Nettobetrag,
• darunter Auflistung der Buchungen für den eingegebenen Auswertungszeitraum,
F Finanzbuchhaltung 51
Stand: 11/05

• anschließend für den Auswertungszeitraum ebenfalls die Aufschlüsselung nach Brutto, Mehrwertsteuer
und Netto,
• am Schluss der Endsaldo des Kontos, der sich aus dem Übertrag und dem Auswertungszeitraum
ergibt, wiederum aufgeschlüsselt in Brutto, Mehrwertsteuer und Netto.
Der monatliche Ausdruck dieser Kontenblätter als Buchhaltungsunterlage empfiehlt sich. Hierbei ist
der Übertrag jeweils mit dem Endsaldo des letzten Kontenblattes abzugleichen. Sind diese Beträge
nicht identisch, wurden Buchungen in bereits abgeschlossenen Buchungszeiträumen getätigt. Gegebenenfalls
ist dann die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu berichtigen.
Das Konto 1300 Sammelgegenkonto kann als Finanzkonto und als Sachkonto angesprochen werden;
insofern empfiehlt es sich, für dieses Konto ein Kontenblatt und ein Finanzkontenblatt auszudrucken.
Filter
Finanzkonten zeigen/Sachkonten zeigen
Die Konten 1000-1099 können nur als Finanzkonten verwendet werden. Das Konto 1300 kann
als Finanzkonto (Buchungskreis-Konto) und als Sachkonto (Gegenkonto) verwendet werden.
Alle anderen Konten können nur als Sachkonten angesprochen werden.
Wenn Sie auf der Karteikarte EÜ-Rechnung, siehe S. 72, der D15.17 Grundeinstellungen Finanzbuchhaltung
den Nettoausweis gewählt haben, wird solange auf den Bruttoausweis umgeschaltet,
wie Sie Finanzkonten zeigen gewählt haben, weil für die Finanzkonten ein Nettoausweis
unsinnig ist.
Wenn Sie Finanzkonten zeigen gewählt haben, werden Ihnen in der Auswahlliste für den Kontenbereich
nur Finanzkonten angeboten. Eine direkte Eingabe anderer Konten ist möglich.
Datum von/Datum bis
Hier können Sie den Datumsbereich eingrenzen. Monatliche Ausdrucke bei der Erstellung der
Umsatzsteuer-Voranmeldung sind häufig sinnvoll, doch muss dann bei Nachbuchungen in bereits
abgeschlossene Zeiträume ein erneuter Ausdruck erfolgen.
Konto von/Konto bis
Hier können Sie den Kontenbereich begrenzen.
Mit Aktenkurzbezeichnung
Bei Buchungen auf Aktenkonten wird in einer zweiten Zeile die Aktenkurzbezeichnung eingeblendet.
Wie andere Einstellungen wird diese erst wirksam, nachdem Start betätigt wurde.
Konten ohne Bewegung zusätzlich anzeigen
Hier werden auch die im Buchungsjahr angelegten Sachkonten ohne Buchungen angezeigt.
Diese Einstellung kann insbesondere für Kontrollzwecke sinnvoll sein.
Beträge Netto anzeigen
Diese Einstellung ist unsinnig, wenn Sie Finanzkonten anzeigen gewählt haben, und deshalb
dann nicht verfügbar.
Seitenvorschub nach jedem Konto
Diese Einstellung wird erst beim Ausdruck wirksam. Sie können diese Einstellung wirksam
auch noch setzen, nachdem die Auswertung, die ausgedruckt werden soll, bereits angezeigt
wird.
EXTRAS
F11 Abstimmung
Für alle Buchungsjahre, für die ein Journal vorliegt, wird hiermit der Ausgleich des Kontos 1300
kontrolliert und es werden hiermit Abweichungen zwischen Journalbuchhaltung und Aktenbuchhaltung
aufgezeigt.
52 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Ausgleich des Kontos 1300
Eine vollständige und sachgerechte Umbuchung besteht immer aus zwei Buchungen, wobei das
Konto 1300 entweder bei beiden Buchungen als Finanzkonto oder bei beiden Buchungen als Sachkonto
angesprochen wird und beide Buchungen auf dem Konto 1300 sich ausgleichen. Die Programmfunktion
zeigt Ihnen Salden auf dem Konto 1300 auf, welche unvollständige oder nicht
sachgerechte Umbuchungen darstellen.
Getrennt für das Finanzkonto und für das Sachkonto 1300 werden Zu- und Abgänge dargestellt,
wobei für das Finanzkonto 1300 typische Umbuchungen (Einnahme und Minus-Einnahme oder Ausgabe
und Minus-Ausgabe) nicht ersichtlich sind, weil sie sich aufheben. Ob Abstimmungsdifferenzen
auf dem Konto 1300 vorliegen, können Sie nur aus der Spalte Saldo ersehen.
Soweit möglich können Sie unvollständige Umbuchungen mit dem Storno-Assistenten stornieren
und neu vollständig und sachgerecht durchführen. Immer können Sie die zweite Buchung der Umbuchung
nachholen, indem Sie unter Buchen, Einzelbuchung auf Finanzkonto das Konto 1300 bei
einer Buchung als Finanzkonto oder als Sachkonto wählen, je nach gemeldeter Differenz.
Abweichungen zwischen Journalbuchhaltung und Aktenbuchhaltung
Auslagen und Fremdgeld sollen in derselben Höhe in der Journalbuchhaltung und in der Aktenbuchhaltung
nachzuweisen sein. Die Programmfunktion prüft die Übereinstimmung und meldet Abweichungen.
Für die Sachkonten für Auslagen und Fremdgeld wird auch die Übereinstimmung der Saldenvorträge
mit den Ständen zum Ende des Vorjahres geprüft; nur bei Übereinstimmung entsprechen
die Sachkontenstände dem Saldo der Journalbuchungen über alle Jahre hinweg.
Falls das erste Buchungsjahr, für das ein Journal vorliegt, nicht das erste Jahr der Kanzlei ist, können
fehlerhafte Vorträge im ersten Jahr der Journalbuchhaltung oder Unstimmigkeiten in den Aktenkonten
vor dem ersten Jahr der Journalbuchhaltung dazu führen, dass die Gesamtsalden von
den Sachkontenständen abweichen, obwohl die Routinen keine Abweichungen feststellen.
Die zentrale Auswertung für Auslagen und Fremdgeld ist die Überleitungsrechnung, in der die Werte
der Aktenbuchhaltung in die Werte der Journalbuchhaltung übergeleitet werden. Zu einem Sachverhalt
können Sie eine Einzelaufstellung erhalten, wenn Sie dem Link folgen. Die Unstimmigkeiten
werden so genau wie möglich bezeichnet, jedoch können nur solche Buchungen im Journal und im
Aktenkonto einander zugeordnet werden, die völlig übereinstimmen. Gibt es in einem Jahr und einem
Bereich nur eine einzige Buchung, so lauten die Fehlermeldungen Aktenbuchung ohne Journalbuchung
oder Journalbuchung ohne Aktenbuchung, sonst Abweichung Journal/Aktenkonto.
Unter nichtintegrierten Buchungen versteht die Überleitungsrechnung die nichtintegrierten Buchungen,
die protokolliert wurden. Das Protokoll nichtintegrierter Aktenbuchungen wird bei Ihnen geführt,
seitdem Sie die CD 1/2001 oder eine folgende CD aufgespielt haben.
Berichtigen Sie Unstimmigkeiten im Zweifelsfall durch eine Anpassung der Aktenkonten an die
Journalbuchungen zur Akte. Die Journalbuchhaltung kann anhand der Kontenstände gut kontrolliert
werden, für die Aktenbuchhaltung gibt es keine derartige Kontrollmöglichkeit. Daher liegt im Regelfall
die Vermutung nahe, dass eine Abweichung zwischen Journalbuchhaltung und Aktenbuchhaltung
auf Unstimmigkeiten in den Aktenkonten zurückgeht. Auch sind Korrekturen in den Aktenkonten
normalerweise ohne Bedeutung für die Besteuerung, während bei einer Korrektur in der Journalbuchhaltung
die Frage zu stellen ist, ob sie gewinnneutral oder gewinnverändernd zu erfolgen
hat.
Um eine nichtintegrierte Aktenbuchung vorzunehmen, muss unter D15.10 Allgemein, Teil 2 die Einstellung
Nichtintegrierte Buchungen lokal erlauben gesetzt sein. Dann können Sie unter den
Grundeinstellungen des Aktenkontos, Karteikarte Buchen, die Einstellung Buchen in Journal/Integrierte
Buchung aktiv deaktivieren. Unter Buchen, Stapelbuchung auf Finanzkonto können
Sie dann Buchen in Journal abwählen; um versehentliche nichtintegrierte Buchungen zu verhindern,
können Sie dies nur für die einzelne Buchung tun und es erfolgt ein Warnhinweis.
F10 AfA-Liste
Hiermit wird die AfA-Liste aufgerufen, welche die steuerliche Absetzung für Abnutzung (AfA) ermittelt
und entsprechende Aufzeichnungen erstellt. Die AfA-Liste hat eine gesonderte Lizenzierung und
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Stand: 11/05

steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie über die entsprechende Lizenz verfügen. Die mit dem
Programm ermittelten Beträge werden nicht automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen,
sondern müssen erst noch gebucht werden.
Allgemeines
Die AfA-Liste ermöglicht es Ihnen, ein Verzeichnis über Ihr Anlagevermögen zu führen. In diesem
Anlagenverzeichnis können Sie alle langlebigen Wirtschaftsgüter mit den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten,
Sätzen und Beträgen der Absetzungen für Abnutzung sowie den verbleibenden
Buchwerten auflisten. Das Anlagenverzeichnis kann nach unterschiedlichen Kriterien sortiert und
selektiert werden; sowohl das komplette Verzeichnis wie auch einzelne Einträge können gedruckt
werden.
In der AfA-Liste können keine Buchungen vorgenommen werden; das Programm dient zum Verwalten
und Drucken des Anlagenverzeichnisses.
Vorbereitende Arbeiten
Wenn Sie das erste Mal mit der AfA-Liste arbeiten, werden Sie beim Aufrufen der Programmfunktion
Eintrag eingeben gefragt, ob Sie einen bestimmten Programmvorschlag festlegen möchten.
Wenn Sie die Frage mit Ja beantworten, können Sie zwischen folgenden Möglichkeiten wählen:
• aktuelles Jahr/laufende Nummer: Die Inventarnummer wird in der Form zweistellige Jahreszahl des
aktuellen Jahres und vierstellige laufende Nummer des Wirtschaftsgutes, z. B. 01/0002 für das erste
Wirtschaftsgut der Anlagenliste im Jahr 2002, vorgeschlagen.
• laufende Nummer/aktuelles Jahr: Bei der Inventarnummer wird die vierstellige laufende Nummer
des Wirtschaftsgutes vor der zweistelligen Jahreszahl des aktuellen Jahres angezeigt, z. B. 0001/02
für das erste Wirtschaftsgut der Anlagenliste des Jahres 2002.
• laufende Nr.: Die Nummer des Wirtschaftsgutes und die aktuelle Jahreszahl werden zu einer Nummer
zusammengezogen, z. B. 020001 für das erste Wirtschaftsgut im Jahr 2002.
Wählen Sie die gewünschte Einstellung und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Wenn Sie die Form der
Inventarnummer nachträglich ändern möchten, wenden Sie sich bitte an den Programm-Support.
Wenn in das Eingabefeld Inventarnummer kein Vorschlag eingetragen werden soll, wählen Sie bei
der entsprechenden Programmanfrage Nein. Sie können die Inventarnummer dann nach einem beliebigen
System vergeben. Beim Vergeben der Inventarnummer sollten Zahlen verwendet werden,
ein trennender Schrägstrich zwischen den Zahlen ist nicht unbedingt erforderlich. Beachten Sie bitte,
dass später bei der Anzeige oder beim Druck das Anlagenverzeichnis auch nach Inventarnummern
sortiert werden kann. In diesem Fall kommt dem Wert vor dem Schrägstrich Priorität
zu, d.h. 0001/02 wird vor 0002/02 und 01/2 vor 00/1 in der Liste angeordnet bzw. gedruckt.
AfA-Liste
In der AfA-Liste stehen im Bereich gleichen Namens Programmfunktionen zum Erstellen, Bearbeiten
und Löschen von Einträgen in das Anlagenverzeichnis zur Verfügung.
Eintrag eingeben
Um ein Wirtschaftsgut in das Anlagenverzeichnis aufzunehmen, ist diese Programmfunktion
aufzurufen. Folgende Eingabemöglichkeiten stehen Ihnen dann zur Verfügung:
Inventarnummer
Tragen Sie bei Inventarnummer die Nummer ein, unter der das Wirtschaftsgut inventarisiert
werden soll. Je nach gewählter Einstellung schlägt das Programm eine Nummer vor, die sich
aus zweistelliger Jahreszahl und vierstelliger Inventarnummer zusammensetzt, z. B. 02/0002.
Überschreiben Sie gegebenenfalls diesen Programmvorschlag.
Sachkonto
Wählen Sie in der Auswahlliste Sachkonto den betreffenden Eintrag, oder tragen Sie das gewünschte
Konto ein.
Bezeichnung (Wirtschaftsgut)
Tragen Sie die Bezeichnung des Wirtschaftsguts in das Eingabefeld Bezeichnung (Wirtschaftsgut
ein, z. B. Aktenschrank. Maximal können in dieses Eingabefeld 25 Zeichen eingetragen
werden.
54 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Kaufdatum
Tragen Sie in das Eingabefeld Kaufdatum das Lieferdatum des zuvor genannten Wirtschaftsgutes
ein. Bei der Eingabe kann auf die trennenden Punkte zwischen Tag, Monat und Jahr verzichtet
werden. Das Programm macht aus einem Eintrag in der Form 230604 automatisch das
Datum 23.06.04 für den 23. Juni 2004. Weitere Möglichkeiten der Datumseingabe entnehmen
Sie bitte dem Handbuchheft Grundlagen.
Kaufpreis (netto)
Tragen Sie bei Kaufpreis (netto) die Netto-Anschaffungs- oder -Herstellungskosten ein. Sind
keine Cent- oder Pfennigbeträge angefallen, kann auf die Eingabe ,00 für den glatten Betrag
und den trennenden Punkt zwischen Tausender- und Hunderterbeträgen verzichtet werden.
Das Programm wandelt eine Eingabe in der Form 1500 automatisch in die Zahl 1.500,00 um.
Berechnungsmethode
Tragen Sie in das Eingabefeld Berechnungsmethode ein d ein, wenn die Abnutzung degressiv
berechnet werden soll. Wenn Sie in dieses Eingabefeld ein l (kleines L) eintragen, wird linear
berechnet.
• Im Fall der degressiven Abschreibung wird die AfA vom Restbuchwert mit einem gleich bleibenden
Prozentsatz am Ende des Jahres gebildet. Aus den Steuergesetzen in der jeweils geltenden
Fassung ergibt sich, wie viel Prozent maximal und das Wievielfache der linearen AfA
maximal pro Jahr abgeschrieben werden dürfen. Bei dieser Methode verringert sich die jährliche
Abschreibung im Laufe der Jahre. Geeignet ist die degressive Abschreibung bei Wirtschaftsgütern,
die über einen langen Zeitraum abgeschrieben werden.
• Bei der linearen Abschreibung wird der Anschaffungspreis gleichmäßig auf die Nutzungsdauer
verteilt. Der Abschreibungsbetrag ist in jedem Jahr der Nutzung gleich hoch.
Von der degressiven Abschreibung kann zur linearen Abschreibung gewechselt werden.
Nutzungsdauer
Tragen Sie bei Nutzungsdauer die betriebsübliche Nutzungsdauer in Jahren ein, z. B. 3 für
Software. Wenn sich die Nutzungsdauer nicht in Jahren bemessen lässt, etwa bei Grundstücken,
tragen Sie ein a ein.
Wenn Sie auch die geringwertigen Wirtschaftsgüter in der AfA-Liste führen möchten, tragen
Sie hier eine 1 ein.
AfA-Satz %
Die Eingabemöglichkeit AfA-Satz %steht nur zur Verfügung, wenn Sie sich bei dem Wirtschaftsgut
für eine degressive Abschreibung entschieden haben. Der maximale Prozentsatz,
den Sie hier eintragen dürfen, ergibt sich aus den jeweils geltenden Steuergesetzen. Tragen
Sie hier den gewünschten Prozentsatz ein, z. B. 20.
Wenn Sie im Eingabefeld Berechnungsmethode ein d für die degressive Abschreibung eingegeben
haben, wird beim Bestätigen der Eingaben die Eingabemaske Übergang von degressiver
auf lineare AfA aufgerufen, in dem Sie die Abschreibungsart von degressiv auf linear
ändern können. Geben Sie ein J ein, und bestätigen Sie Ihre Eingabe, um von degressiv auf
linear zu wechseln. In der Eingabemaske Umstellung von degressiver auf lineare AfA können
Sie anschließend das Jahr der Umstellung eingeben. Wenn Sie nicht zur linearen Abschreibung
übergehen möchten, brechen Sie den Vorgang ab. Diese Programmabfrage wird bei jedem
Aufruf der entsprechenden Inventarnummer wiederholt, so dass Sie auch zu einem späteren
Zeitpunkt zur linearen Abschreibung übergehen können.
Restwert
Tragen Sie bei Restwert eine 0 (Null) ein, wenn nach Ablauf der Nutzungsdauer der Buchwert
auf 0,00 € gesetzt werden soll. Wenn nach Ablauf der Nutzungsdauer ein Buchwert von 1,00 €
beibehalten werden soll, tragen Sie in dieses Eingabefeld eine 1 ein. Üblicherweise wird ein
sog. „Erinnerungswert“ von 1,00 € beibehalten.
Standortkürzel
Sie können hier ein zweistelliges Standortkürzel für das Wirtschaftsgut vergeben. Ein Standortkürzel
kann die Suche nach einzelnen Wirtschaftsgütern u.U. erheblich verkürzen, z. B. im
Fall einer Inventur. Der Eintrag in dieses Eingabefeld ist optional.
F Finanzbuchhaltung 55
Stand: 11/05

Das Standortkürzel xx wird vom Programm automatisch eingetragen, wenn die Einstellung WG
verkauft/verschrottet gewählt wurde, und sollte daher nicht vom Anwender vergeben werden.
Zeitanteilige (monatliche) AfA
Wählen Sie die Einstellung Zeitanteilige (monatliche) AfA, wenn die Abschreibung nach den
vollen Monaten der Nutzungsdauer erfolgen soll oder (z. B. bei unbeweglichen oder immateriellen
Anlagegütern oder bei Anschaffungen ab dem 01.01.2004) muss. Mit dieser Einstellung
kann berücksichtigt werden, dass in den Jahren des Zugangs und des Ausscheidens eines
Wirtschaftsgutes in das bzw. aus dem Betriebsvermögen die Abschreibung nur zeitanteilig erfolgt.
Wird die Einstellung nicht gewählt, wird die Abschreibung nach der Halbjahresregelung
vorgenommen:
• das volle Jahr wird abgeschrieben, wenn das Lieferdatum vor dem 01. Juli liegt,
• das halbe Jahr wird abgeschrieben, wenn das Lieferdatum nach dem 30. Juni liegt.
Sonderabschreibung/außerplanmäßige AfA
Wählen Sie die Einstellung Sonderabschr./außerplanm. AfA, wenn Sie eine Sonderabschreibung
oder eine außerplanmäßige Abschreibung vornehmen möchten. Wenn Sie die Auswahl
bestätigt haben, verzweigt das Programm automatisch in das Auswahlfenster Sonderabschreibung,
in dem Sie im Bereich Art der AfA die Art der Abschreibung auswählen können.
Im Bereich Verfahrensweise legen Sie fest, wie mit der Abschreibung verfahren werden soll.
Im Einzelnen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
• 20%ige Sonderabschreibung nach § 7g EStG: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie eine
Sonderabschreibung für kleine und mittlere Betriebe nach § 7g EStG vornehmen möchten. Der
Abschreibungszeitraum beträgt 5 Jahre, in denen insgesamt bis zu 20% Sonderabschreibungen
für abnutzbare Wirtschaftsgüter vorgenommen werden können. Diese Sonderabschreibung
wird neben der normalen Abschreibung gewährt.
• 75%ige Sonderabschreibung nach § 14 BfgG: Im Jahr der Anschaffung oder den vier darauf
folgenden Jahren bestand bis zum 30.06.1991 nach dem Berlinförderungsgesetz für Berliner
Unternehmen die Möglichkeit, bis zu 75% der historischen Anschaffungskosten abnutzbarer
Wirtschaftsgüter abzuschreiben. Diese Möglichkeit stand bei Redaktionsschluss nicht mehr zur
Verfügung.
• 40%ige Sonderabschreibung nach § 4 FögG: Im Jahr der Anschaffung oder den vier darauf
folgenden Jahren besteht nach dem Fördergebietsgesetz für Unternehmen in den neuen Bundesländern
die Möglichkeit, bis zu 75% der historischen Anschaffungskosten abnutzbarer Wirtschaftsgüter
abzuschreiben. Diese Sonderabschreibung war nur bis 31.12.1997 möglich.
• Außerplanmäßige Abschreibung: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie etwa eine Teilwertabschreibung
(beispielsweise bei dauernder Wertminderung eines Wirtschaftsgutes infolge
eines aufgetretenen Schadens) oder die Abschreibung eines nicht abnutzbaren Wirtschaftsgutes
vornehmen möchten.
• Einmalig vollen Prozentsatz abschreiben: Wählen Sie diese Einstellung, wenn der
Sonderabschreibungsbetrag in voller Höhe einmalig abgesetzt werden soll. Im Anschluss daran
werden Sie in einer weiteren Eingabemaske zur Eingabe der Jahreszahl aufgefordert, in
dem die Sonderabschreibung vorgenommen werden soll.
• Einmalig geringeren Prozentsatz abschreiben: Die in der Eingabemaske Sonderabschreibung
aufgeführten Prozentsätze für die Sonderabschreibungen stellen zumeist den höchsten zulässigen
Prozentsatz dar. Dieser ist keineswegs zwingend, sondern kann unterschritten werden.
Wenn Sie einen geringeren Prozentsatz abschreiben möchten, wählen Sie die Einstellung Einmalig
geringeren Prozentsatz abschreiben. Bestätigen Sie die Auswahl, und Sie werden in weiteren
Eingabemasken zur Eingabe des gewünschten Prozentsatzes und der Jahreszahl aufgefordert.
• Sonderabschreibung auf mehrere Jahre verteilen: Statt die Sonderabschreibung einmalig vorzunehmen,
kann alternativ die Abschreibung über einen Zeitraum beliebig verteilt werden.
Wählen Sie die Einstellung SonderAfA auf mehrere Jahre verteilen, wenn die Sonderabschreibung
über einen längeren Zeitraum vorgenommen werden soll. In weiteren Eingabefenstern
können Sie Zeitraum und Prozentsatz für die Sonderabschreibung festlegen.
Wirtschaftsgut verkauft/verschrottet
Wählen Sie die Einstellung WG verkauft/verschrottet, wenn das Wirtschaftsgut als ausgeschieden
im Anlagenverzeichnis geführt werden soll. Tragen Sie in das Eingabefeld unmittelbar unter
der Einstellung WG verkauft/verschrottet das Datum ein, an dem das entsprechende Wirtschaftsgut
ausgeschieden ist. Verkaufte bzw. verschrottete Wirtschaftsgegenstände erhalten
automatisch das Standortkürzel xx. Den Restbuchwert, der als Ausgabe/Aufwand zu berücksichtigen
ist, müssen Sie manuell ermitteln. Rufen Sie dazu die Programmfunktion AfA-
56 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Liste anzeigen auf und sortieren und selektieren das Anlagenverzeichnis nach Ihren Wünschen.
Liegen Zu- und Abgang eines Wirtschaftsgutes im gleichen Kalenderjahr, dann ist in der Eingabemaske
AfA-Liste anzeigen der Wert in der Spalte Planm. AfA vom Wert in der Spalte
histor. AK zu subtrahieren. Das Ergebnis dieser Rechnung ist der Restbuchwert. Achten Sie in
diesem Fall darauf, dass bei der Auswahl der anzuzeigenden AfA-Liste das Jahr des Zu- und
Abgangs im Bereich Zeitraum eingetragen wird. Da die AfA nur für die Monate zwischen Zuund
Abgang des Wirtschaftsgutes berechnet werden kann, ist die Eingabe des Jahres wichtig.
Geben Sie in der Eingabemaske Selektion im Bereich Zeitraum eine falsche Jahreszahl an,
kann für diesen Zeitraum keine AfA berechnet werden und die Spalten bleiben in der Liste
leer.
Beispiel:
Sie haben einen Bürostuhl für Ihre Kanzlei im März 2002 gekauft und im Juli des gleichen Jahres
wieder verkauft. Der Stuhl ist in der AfA-Liste erfasst. Um den Restbuchwert zu ermitteln,
gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie die AfA-Liste und wählen Sie die Programmfunktion Eintrag bearbeiten. Wählen Sie
den entsprechenden Eintrag aus. Wenn Ihnen der gewünschte Eintrag in der Eingabemaske
Eintrag bearbeiten angezeigt wird, wählen Sie die Option WG verkauft/verschrottet, und tragen
Sie in das Eingabefeld direkt darunter das Datum des Abgangs ein, z. B. 020702 für den
02. Juli 2002. Bestätigen Sie Ihre Eingabe. Wenn Sie den Programmvorschlag, einen weiteren
Eintrag zu bearbeiten, ablehnen, wird wieder in das Eingangsmenü verzweigt.
Wählen Sie im Eingangsmenü die Programmfunktion AfA-Liste anzeigen. Tragen Sie im Bereich
Zeitraum in das Eingabefeld Druck der Liste/Kartei per 31.12. eine 02 für das Jahr 2002
ein. Bestätigen Sie ihre Eingabe. Rufen Sie in der Auswertung Suchen auf und geben Sie als
zu suchende Zeichenkette Bürostuhl ein. Falls der jetzt markierte Eintrag ein anderer Bürostuhl
ist, betätigen Sie (F3) solange, bis Sie den gesuchten Bürostuhl gefunden haben.
Subtrahieren Sie den Wert in der Spalte Planm AfA von dem Wert in der Spalte histor. AK in
der Zeile für den Bürostuhl. Das Ergebnis dieser Subtraktion stellt den Restbuchwert dar.
Wenn Zu- und Abgang des betreffenden Wirtschafsguts in unterschiedlichen Jahren liegen,
wird die letzte Abschreibung im Jahr des Abgangs vorgenommen. Lassen Sie sich die Liste für
dieses Jahr anzeigen, und subtrahieren Sie den Wert in der Spalte Planm. AfA vom Wert in der
Spalte BW 01.01.20[Jahr], z. B. BW 01.01.2002, um den Restbuchwert zu ermitteln.
Beispiel:
Sie haben einen Bürostuhl für Ihre Kanzlei im März 2000 gekauft und im Juli 2002 verkauft.
Der Stuhl ist in der AfA-Liste erfasst. Um den Restbuchwert zu ermitteln, gehen Sie folgendermaßen
vor:
Öffnen Sie die AfA-Liste und wählen Sie die Programmfunktion Eintrag bearbeiten. Wählen Sie
den entsprechenden Eintrag aus. Wenn Ihnen der gewünschte Eintrag in der Eingabemaske
Eintrag bearbeiten angezeigt wird, wählen Sie die Einstellung WG verkauft/verschrottet, und
tragen Sie in das Eingabefeld direkt darunter das Datum des Abgangs ein, z. B. 020702 für
den 02. Juli 2002. Bestätigen Sie Ihre Eingabe. Wenn Sie den Programmvorschlag, einen weiteren
Eintrag zu bearbeiten, ablehnen, wird wieder in das Eingangsmenü verzweigt.
Wählen Sie im Eingangsmenü die Programmfunktion AfA-Liste anzeigen. Tragen Sie im Bereich
Zeitraum in das Eingabefeld Druck der Liste/Kartei per 31.12. eine 02 für das Jahr 2002
ein. Bestätigen Sie ihre Eingabe. Rufen Sie in der Auswertung Suchen auf und geben Sie als
zu suchende Zeichenkette Bürostuhl ein. Falls der jetzt markierte Eintrag ein anderer Bürostuhl
ist, betätigen Sie (F3) solange, bis Sie den gesuchten Bürostuhl gefunden haben.
Subtrahieren Sie den Wert in der Spalte Planm AfA von dem Wert in der Spalte BW
01.01.2002 in der Zeile für den Bürostuhl. Das Ergebnis dieser Subtraktion stellt den Restbuchwert
dar.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie nicht mehr auf Auswertungszeiträume zurückgreifen müssen,
in denen das Wirtschaftsgut noch zum Anlagevermögen zählt, kann der entsprechende Eintrag
aus dem Anlagenverzeichnis mit der Programmfunktion Eintrag löschen, siehe S. 60, entfernt
werden.
Wenn Sie ein Wirtschaftsgut aus Ihrem Inventar veräußern, hat dies neben den obenstehenden
Ausführungen für die AfA-Liste auch noch weitere buchungstechnische Konsequenzen.
Hinweise dazu finden Sie unter Veräußerung von Anlagegütern, S. 77.
F Finanzbuchhaltung 57
Stand: 11/05

Buchwerte vorgeben
Wählen Sie die Einstellung Buchwerte vorgeben, wenn Sie z. B. ein bisher außerhalb von RA-
MICRO geführtes Anlagenverzeichnis in die AfA-Liste übernehmen möchten oder beispielsweise
einen Buchungsfehler korrigieren möchten.
Beispiel:
Sie haben am 03.04.2002 eine Software für 1500,00 € gekauft. Beim Aufnehmen in das Anlagenverzeichnis
der AfA-Liste sind Sie davon ausgegangen, dass die Halbjahresregelung für
Software zutrifft und haben darauf verzichtet, die Option Zeitanteilige (monatliche) AfA zu
wählen. Im Juni 2003 erfahren Sie, dass Software kein bewegliches Wirtschaftsgut, sondern
ein immaterieller Vermögensgegenstand ist, auf den die Halbjahresregelung nicht angewendet
werden darf, vgl. EStR 44. Sie haben also irrtümlicher Weise für das erste Nutzungsjahr dieser
Software 12 statt der zulässigen 9 Monate abgeschrieben. Sie können Ihren Irrtum z. B. auf
folgende Weise korrigieren:
Starten Sie die AfA-Liste und wählen Sie die Programmfunktion Eintrag bearbeiten. Wählen
Sie in der Eingabemaske Sortieren z. B. die Einstellung Kaufdatum. Wählen Sie in der folgenden
Eingabemaske Selektion z. B. die Einstellung AfA-Liste für bestimmtes Anschaffungsjahr,
und tragen Sie 02 für 2002 oder 2002 ein. Wählen Sie in der angezeigten AfA-Liste den gewünschten
Eintrag aus, z. B. mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile.
Wählen Sie in der Eingabemaske Eintrag bearbeiten die Einstellung Buchwerte vorgeben und
bestätigen Sie die Auswahl. Sie werden nun in der Eingabemaske Vorgabe eines Buchwertes
aufgefordert, das Jahr für den Buchwert einzugeben. Tragen Sie hier 02 für 2002 oder 2002
ein und bestätigen Sie die Eingabe. In einer weiteren Eingabemaske werden Sie nun gebeten,
den Buchwert einzugeben. Tragen Sie hier 500,00 ein - das ist der Betrag, der bei einer für
Software betriebsüblichen Laufzeit von 3 Jahren bei einem Anschaffungspreis von 1500,00 €
und linearer Abschreibung im ersten Jahr der Nutzungsdauer abgesetzt wird. Bestätigen Sie
die Eingaben.
Wenn Sie das Anlagenverzeichnis erneut mit der Programmfunktion AfA-Liste anzeigen aufrufen,
werden Sie feststellen, dass bei der Software im ersten Jahr zwar 500,00 statt 375,00 für
9 Monate abgeschrieben wurden. In den verbleibenden zwei Jahren und drei Monaten werden
nun die übrigen 1000,00 € abgeschrieben, und im Endergebnis ist nach 3 Jahren Nutzungsdauer
die Software ebenfalls abgeschrieben. Die Unterschiede ergeben sich bei Betrachtung
der einzelnen Abschreibungsvorgänge für folgende Fälle: (1) die Abschreibung der Software,
wenn der Status als immaterielles Wirtschaftsgut berücksichtigt wird und (2) die Abschreibung
der Software unter der (falschen) Voraussetzung, dass Software als bewegliches Wirtschaftsgut
unter die Halbjahresregelung fällt:
Abschreibungsart Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4
1 375,00 500,00 500,00 125,00
2 500,00 500,00 500,00 ----
Wird der Buchwert vorgegeben, passt die AfA-Liste die Höhe des noch ausstehenden Abschreibungsbetrags
automatisch so an die verbleibende Nutzungsdauer an, dass insgesamt nicht
mehr als die zulässigen 100% des Anschaffungspreises abgeschrieben werden.
Teilzugänge/Teilabgänge
Nach Wahl des Buttons Teilzu- und abgang im Textmenü können bis zu 3 Zu- bzw. Abgänge
zum ausgewählten Anlagegut eingegeben bzw. bearbeitet werden. Als Teilzugang bezeichnet
man eine Anschaffung, die kein selbstständiges Wirtschaftsgut darstellt, z. B. ein internes CD-
ROM-Laufwerk, das nachträglich für einen bereits vorhandenen PC gekauft wird. Ein Teilabgang
ist dann das Ausscheiden eines Bestandteils, etwa der Verkauf eines Bildschirms, der
gemeinsam mit einem PC in die AfA-Liste eingegeben wurde. Wenn Sie im Einzelfall Zweifel
haben, ob es sich um einen Teilzugang oder -abgang handelt, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater
oder Ihr zuständiges Finanzamt.
Teilzugänge und -abgänge werden auf die restliche Abschreibungszeit verteilt. Wenn ein Teilzugang
auf ein bereits voll abgeschriebenes Anlagegut erfolgt, müssen Sie entscheiden, ob
sich die Nutzungsdauer dadurch verlängert, was insbesondere dann der Fall sein kann, wenn
sich durch den Teilzugang ein wesentlich verändertes Anlagegut ergibt. Falls danach auch in
Zukunft noch Abschreibungen vorzunehmen sind, müssen Sie die Nutzungsdauer entsprechend
verlängern, den Teilzugang hinzutragen und die Buchwerte zum 31.12. des zuletzt abgeschlossenen
Jahres vortragen. Falls nein, ist es das Einfachste, den Teilzugang in einem ge-
58 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

sonderten Inventar mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr zu erfassen und in geeigneter Art
die Verknüpfung mit dem Inventar des ursprünglichen Wirtschaftsgutes deutlich zu machen.
Wir gehen dabei von dem Grundsatz aus, bisher vorgenommene Abschreibungen mit Wirkung
für die Vergangenheit nur dann zu korrigieren, wenn sie schon zum Zeitpunkt ihrer Ermittlung
fehlerhaft ermittelt wurden, und andere Korrekturen im Regelfall auf die Restnutzungsdauer
zu verteilen sind.
Wählen Sie den Button Teilzu- und abgang. Das Programm verzweigt in die Eingabemaske
Teilzugänge/-abgänge.
Tragen Sie den ersten Teilzugang im Bereich 1. Wert ein. Geben Sie bei Jahr eine zweistellige
Zahl für das Jahr des Zugangs ein. Tragen Sie bei Betrag die Netto-Anschaffungskosten bzw.
Herstellungskosten für den Teilzugang ein.
Im Bereich 2. Wert kann der erste Teilabgang erfasst werden. Tragen Sie bei Jahr und Betrag
die entsprechenden Werte ein.
In den Bereichen 3. Wert und 4. Wert können weitere Teilzugänge bzw. -abgänge erfasst werden.
Legen Sie durch Wahl des entsprechenden Radio-Buttons fest, ob ein Teilzugang oder ein
Teilabgang erfasst werden soll. Tragen Sie dann in die Eingabefelder Jahr und Betrag die entsprechenden
Werte ein.
Bestätigen Sie alle Eingaben oder brechen Sie den Vorgang ab.
Eintrag bearbeiten
Mit dieser Programmfunktion kann ein bereits vorhandenes Inventar nachträglich geändert
werden, z. B. können Teilzugänge oder Teilabgänge zu einzelnen Wirtschaftsgütern erfasst
werden.
Rufen Sie die Programmfunktion auf.
Mit einem Filter können Sie die AfA-Liste auf bestimmte Einträge eingrenzen:
• Komplette AfA-Liste: Nach Wahl dieser Einstellung werden alle Einträge der AfA-Liste angezeigt,
es wird kein Filter verwendet (Vorgabe).
• AfA-Liste für selektiertes Konto: Wählen Sie diese Einstellung, wenn das Anlagenverzeichnis
nur für ein bestimmtes Konto angezeigt werden soll. Tragen Sie die Bezeichnung des Kontos
bei Filterkriterium ein, z. B. 0027 für Software. Die Eingabe der Kontonummer reicht aus.
• AfA-Liste ausgenommen selektiertes Konto: Wenn ein bestimmtes Konto bei der Anzeige der
AfA-Liste nicht berücksichtigt werden soll, wählen Sie diese Einstellung. Den Namen des
betreffenden Kontos müssen Sie anschließend in das Eingabefeld Filterkriterium eintragen.
• AfA-Liste für selektiertes Anschaffungsjahr (2-stellig): Soll bei der Darstellung des Anlagenverzeichnisses
nur ein bestimmtes Anschaffungsjahr berücksichtigt werden, wählen Sie
diesen Radio-Button. Die Jahreszahl ist dann als Filterkriterium einzutragen, z. B. 02 oder
2002 für das Jahr 2002.
• AfA-Liste für selektiertes Standortkürzel: Wählen Sie diese Einstellung, wenn nur die Wirtschaftsgüter
mit einem bestimmten Standortkürzel angezeigt werden sollen. Tragen Sie das
gewünschte Standortkürzel in das Eingabefeld Filterkriterium ein.
Mit einer Sortierung können Sie sich die AfA-Liste auf Wunsch sortieren lassen. Folgende Möglichkeiten
stehen zur Auswahl:
• Kontonummer: Wählen Sie diese Einstellung, wenn die AfA-Liste nach den Kontonummern
sortiert werden soll, unter denen die Wirtschaftsgüter geführt werden, z. B. 0027 für Software.
• Inventarnummer: Wenn das Anlagenverzeichnis nach den Inventarnummern sortiert werden
soll, wählen Sie diese Einstellung.
• Bezeichnung: Die AfA-Liste wird nach den Bezeichnungen der Wirtschaftsgüter sortiert, wenn
diese Einstellung gewählt worden ist.
• Kaufdatum: Wenn diese Einstellung gewählt wird, sortiert das Programm das Anlagenverzeichnis
nach dem Kaufdatum.
Bestätigen Sie die Auswahl.
Tragen Sie ggf. das gewünschte Kriterium als Filterkriterium ein. Wenn Sie vergessen, das
gewünschte Kriterium einzutragen, wird die AfA-Liste trotzdem angezeigt, nur kann dann kein
Filter berücksichtigt werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Das Anlagenverzeichnis wird in der Eingabemaske AfA-Liste / Eintrag bearbeiten in Form einer
Auswahlliste angezeigt. Wählen Sie den Eintrag, den Sie bearbeiten möchten aus, z. B. mit einem
Doppelklick auf die betreffende Zeile.
F Finanzbuchhaltung 59
Stand: 11/05

Sie können die Liste nach einem frei bestimmbaren Suchbegriff durchsuchen lassen. Dies bietet
sich an, wenn die AfA-Liste trotz Selektion und Sortierung immer noch sehr lang ist. Wählen
Sie Suchen und tragen Sie in der Eingabemaske Zeichenkette suchen, das daraufhin aufgerufen
wird, den gewünschten Suchbegriff ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK, um die
Suche zu starten.
Die Eingabemaske Eintrag bearbeiten wird aufgerufen. Ändern Sie die Einträge in den verschiedenen
Eingabefeldern. Die Eingabe- und Auswahlmöglichkeiten in der Eingabemaske Eintrag
bearbeiten sind identisch mit denen der Eingabemaske Eintrag eingeben.
Wenn von der degressiven zur linearen Abschreibung gewechselt wurde, trägt das Programm
in das Eingabefeld Berechnungsmethode die Buchstaben dl ein. Falls Sie den Zeitpunkt, an
dem von einer Abschreibungsart zur anderen gewechselt wurde, ändern möchten, überschreiben
Sie den Eintrag im Eingabefeld Berechnungsmethode mit einem d und bestätigen Sie Ihre
Eingabe.
Wählen Sie das gleiche Wirtschaftsgut erneut aus dem Anlagenverzeichnis und bestätigen Sie
in der Eingabemaske Eintrag bearbeiten alle Angaben. Standardmäßig wird Ihnen der Wechsel
von degressiver zu linearer Abschreibung angeboten. Tragen Sie in der Eingabemaske Übergang
von degressiver zu linearer AfA ein J ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Tragen Sie in
der Eingabemaske Umstellung von degressiver auf lineare AfA die zweistellige Jahreszahl für
das Jahr des Wechsels ein, und bestätigen Sie Ihre Eingabe.
Wenn Sie die Einordnung eines Wirtschaftsgutes als verkauft/verschrottet ändern möchten,
wählen Sie die entsprechende Einstellung ab, und überschreiben Sie bitte auch das Standortkürzel
xx.
Wenn Sie Teilzugänge bzw. Teilabgänge ändern möchten, verzweigen Sie mit dem Button
Teilzu- und –abgang in die Eingabemaske Teilzugänge/-abgänge, und ändern Sie die bisherigen
Eingaben entsprechend Ihren Vorstellungen.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie Ihre Eingaben. Nach der Änderung
werden Sie vom Programm gefragt, ob Sie einen weiteren Eintrag ändern möchten.
Wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten, können Sie das Anlagenverzeichnis erneut sortieren
und nach bestimmten Kriterien selektieren, siehe hierzu ab Schritt 2. Verneinen Sie die Programmfrage,
verzweigt das Programm in das Eingangsmenü der AfA-Liste.
Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten und sich dadurch die AfA für ein Jahr ändert, für das Sie
bereits eine Einkommensteuererklärung abgegeben haben, müssen Sie eventuell eine berichtigte
Einkommensteuererklärung abgeben. Die Alternative ist, Berichtigungen nur in den
Jahren vorzunehmen, für die Sie noch keine Gewinnermittlung beim Finanzamt eingereicht
haben. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater.
Eintrag löschen
Mit dieser Programmfunktion können Einträge aus der AfA-Liste gelöscht werden.
Rufen Sie dazu die Programmfunktion auf. Wählen Sie die gewünschten Filter und Sortierkriterien.
Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus der Auswahlliste in der Eingabemaske AfA-Liste
/ Eintrag löschen aus, z. B. mit einem Doppelklick auf die betreffende Zeile. Der ausgewählte
Eintrag wird in der Eingabemaske Eintrag löschen angezeigt. Bestätigen Sie die Auswahl, und
beantworten Sie die zusätzlichen Sicherheitsanfragen des Programms mit Ja, wenn Sie den
Eintrag löschen möchten, oder brechen Sie den Vorgang ab. Das Programm schlägt vor, den
zum Löschen ausgewählten Eintrag zu drucken. Wählen Sie den Button Ja, wenn der Eintrag
gedruckt werden soll, oder brechen Sie den Vorgang ab.
Wenn ein Eintrag gelöscht wurde, kann das Programm den Vorgang nicht rückgängig machen.
Auswerten
Im Bereich Auswerten in der AfA-Liste können Sie Programmfunktionen aufrufen, mit denen das
von Ihnen erzeugte Anlagenverzeichnis angezeigt und gedruckt werden kann.
AfA-Liste anzeigen
Mit der Programmfunktion AfA-Liste anzeigen im Bereich Auswerten der AfA-Liste wird das Anlagenverzeichnis
in Form einer Liste angezeigt. Sie können nach Auswahl bestimmter Selekti-
60 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

onskriterien auch nur einzelne Bereiche der AfA-Liste anzeigen lassen und die Liste nach bestimmten
Einträgen durchsuchen. Die Auswahlliste kann auch aus dieser Programmfunktion
heraus gedruckt werden.
Rufen Sie die Programmfunktion auf. Wählen Sie unter Filter ein eventuelles Kriterium aus,
mit dem die AfA-Liste eingegrenzt werden soll. Wählen Sie in der Eingabemaske Sortierung
ein Kriterium aus, nach dem die AfA-Liste sortiert werden soll. Wählen Sie im Bereich Optionen
das Optionsfeld Pfennige/Cents auf das erste Jahr anrechnen, wenn diese Beträge in der
Liste angezeigt werden sollen. Da Pfennigbeträge aus Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten
üblicherweise im ersten Jahr abgeschrieben werden, empfehlen wir, diese Option zu wählen.
Tragen Sie das gewünschte Jahr ein, indem Sie in das Eingabefeld Druck der Liste/Kartei per
31.12. das gewünschte Jahr zweistellig, z. B. 02 für 2002, oder vierstellig eingeben. Wenn Sie
keine Jahreszahl angeben, kann keine AfA-Liste angezeigt werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Die AfA-Liste wird - unter Berücksichtigung etwaiger Filter und Sortierkriterien - in der
Eingabemaske AfA-Liste anzeigen in Form einer Liste angezeigt.
Mit Suchen können Sie nach einer gewünschten Zeichenfolge suchen oder mit Drucken die
AfA-Liste drucken. Daneben stehen Ihnen noch die Standard-Buttons OK, Abbruch, Hilfe und
Info-Desk zur Verfügung.
Suchen
Wenn Sie innerhalb der Liste nach einer bestimmten Zeichenfolge suchen möchten, wählen
Sie Suchen oder drücken Sie (F5). Tragen Sie in der Eingabemaske Zeichenkette suchen in
das Eingabefeld den Suchbegriff oder den Beginn dieses Begriffs ein, z. B. Bü für Büroeinrichtung.
Bestätigen Sie die Eingabe mit OK, oder brechen Sie den Vorgang mit Abbruch ab.
Das Programm sucht ab der aktuellen Zeile bis zum Ende der Liste. Mit (F3) können Sie die
Suche wiederholen, ohne den Suchbegriff erneut eingeben zu müssen.
Drucken
Mit Drucken wird der Ausdruck aufgerufen, für den die Druckoptionen (AfA-Liste), siehe S. 62,
maßgeblich sind.
AfA-Liste drucken
Mit der Programmfunktion AfA-Liste drucken im Bereich Auswerten der AfA-Liste können Sie
das Anlagenverzeichnis drucken. Die AfA-Liste wird Ihnen bei dieser Programmfunktion nicht
mehr angezeigt.
Wählen Sie die Programmfunktion AfA-Liste drucken.
Im Bereich Filter können Sie das Kriterium auswählen, nach dem die AfA-Liste eingegrenzt
werden soll. Legen Sie im Bereich Sortierung eine gewünschte Sortierung fest, indem Sie die
betreffende Einstellung wählen.
• Wählen Sie im Bereich Optionen das Optionsfeld Pfennige/Cents auf das erste Jahr anrechnen,
wenn diese Beträge in der Liste angezeigt werden sollen. Da Pfennigbeträge aus Anschaffungs-
bzw. Herstellungskosten üblicherweise im ersten Jahr abgeschrieben werden, empfehlen
wir, diese Option zu wählen.
• Tragen Sie im Bereich Optionen hinter Druck der Liste per 31.12. das gewünschte Jahr zweistellig,
z. B. 02 für 2002, oder vierstellig ein. Wenn Sie keine Jahreszahl angeben, kann keine
AfA-Liste angezeigt werden.
• Bestätigen Sie Ihre Eingaben.
In der Eingabemaske Druckoptionen stehen Ihnen folgende Auswahl- und Eingabemöglichkeiten
zur Verfügung:
• Wählen Sie in der Liste Schriftart die gewünschte Schriftart für den Druck der Liste aus.
• Wählen Sie die Einstellung Seitenzahlen, wenn die Seiten des Anlagenverzeichnisses beim
Druck nummeriert werden sollen.
• Wählen Sie aus der Liste Drucker den gewünschten Drucker aus.
• Aus der Liste Schacht kann der gewünschte Schacht gewählt werden.
Standardmäßig ist vom Programm die Option Dieses Fenster immer anzeigen gewählt. Wenn
die Eingabemaske Druckoptionen nicht mehr bei jedem Aufruf der Programmfunktion AfA-Liste
drucken eingeblendet werden soll, entfernen Sie das Häkchen in diesem Optionsfeld.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, damit der Druck gestartet wird.
F Finanzbuchhaltung 61
Stand: 11/05

Anlagenkartei anzeigen/drucken
Mit dieser Programmfunktion können Sie bestimmte Einträge in der Anlagenkartei zum Druck
auswählen.
Wählen Sie die Programmfunktion Anlagenkartei anzeigen/drucken. Im Bereich Filter können
Sie das Kriterium auswählen, nach dem die Anlagenkartei eingegrenzt werden soll. Legen Sie
im Bereich Sortierung eine gewünschte Sortierung fest, indem Sie die betreffende Einstellung
wählen. Tragen Sie hinter Druck der Liste per 31.12. das gewünschte Jahr zweistellig, z. B. 02
für 2002, oder vierstellig ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben. Wählen Sie in der Eingabemaske
Anlagenkartei drucken die gewünschte Zeile aus, z. B. mit einem Mausklick, und bestätigen
Sie Ihre Auswahl. Legen Sie anschließend in der Eingabemaske Druckoptionen die Einstellungen
für den Druck fest. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, um den Druck zu starten.
Alternativ können Sie den Druck mit einem Doppelklick auf die gewünschte Zeile starten.
Wenn in den Druckoptionen die Einstellung Dieses Fenster immer anzeigen gewählt wurde,
verzweigt das Programm noch in die Eingabemaske Druckoptionen. Wurde die Einstellung
nicht gewählt, wird mit den Einstellungen gedruckt, die standardmäßig vorgeschlagen werden
oder bereits mit der Programmfunktion Druckoptionen eingestellt wurden.
Extras
Im Bereich Extras in der AfA-Liste steht die Programmfunktion Druckoptionen zur Verfügung.
Druckoptionen (AfA-Liste)
Mit dieser Programmfunktion können die Standardeinstellungen für den Druck der AfA-Liste
und der Anlagenkartei festgelegt werden.
Rufen Sie die Programmfunktion Druckoptionen auf.
In der Eingabemaske Druckoptionen stehen Ihnen folgende Auswahl- und Eingabemöglichkeiten
zur Verfügung:
• Wählen Sie in der Liste Schriftart die gewünschte Schriftart für den Druck der Liste aus.
• Wählen Sie die Einstellung Seitenzahlen, wenn die Seiten des Anlagenverzeichnisses beim
Druck nummeriert werden sollen.
• Wählen Sie aus der Liste Drucker den gewünschten Drucker aus.
• Aus der Liste Schacht kann der gewünschte Schacht gewählt werden.
Standardmäßig ist vom Programm die Einstellung Dieses Fenster immer anzeigen gewählt.
Wenn die Eingabemaske Druckoptionen nicht mehr bei jedem Aufruf der Programmfunktion
AfA-Liste drucken eingeblendet werden soll, entfernen Sie das Häkchen in diesem Optionsfeld.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, um die Druckoptionen zu speichern. Die gewählten Einstellungen
werden in Zukunft beim Aufruf der Druckfunktionen als Standardeinstellungen vorgeschlagen.
F20 Aktko-Journalbuchungen
Mit dieser Programmfunktion können Sie sich jahresübergreifend alle Journalbuchungen eines bestimmten
Aktenkontos nach Eingabe der Aktennummer anzeigen oder ausdrucken lassen.
Es werden Ihnen nur die Bewegungen der Aktenkonten angezeigt oder ausgedruckt, die im Journal
gebucht wurden und bei denen die Aktennummer am Anfang des Buchungstextes steht; Sollstellungen
und Saldovorträge werden Ihnen deshalb hier nicht angezeigt.
Wenn Sie die Programmfunktion F25 Journal, siehe S. 34, mit der Selektion nach einer Aktennummer
aufrufen, werden die Buchungen angezeigt, welche die Aktennummer an einer beliebigen Stelle
des Buchungstextes enthalten; die Anzeige beschränkt sich aber dann auf das laufende Jahr.
Im Vergleich mit der "normalen" Anzeige des Aktenkontos können Sie rasch Abweichungen durch
nicht integrierte Buchungen feststellen. Ein solcher Vergleich ist dann erforderlich, wenn Ihnen die
Programmfunktion F11 Abstimmung, siehe S. 52, Abweichungen zwischen Journalbuchhaltung und
Aktenbuchhaltung aufzeigt.
62 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

F17 Formular EÜR
Das Formular Einnahmenüberschussrechnung – Anlage EÜR ist ab 2005 als Anlage zur Einkommensteuererklärung
abzugeben. Für Jahre vor 2005 ist das Formular nicht von Bedeutung.
Beim Aufruf der Programmfunktion wird Ihnen eine Vorschau des ausgefüllten Formulars angeboten.
Das angezeigte Jahr können Sie ändern, indem Sie die Kontenzuordnung aufrufen und dort ein
anderes Jahr eingeben und bestätigen.
Das Formular wird mit den Werten angezeigt, die sich aus Ihrer Zuordnung für den gewählten
Jahrgang ergeben; automatisch zugeordnet wird die nicht auf Konto 4000 gebuchte Vorsteuer aus
den Ausgabekonten und die nicht auf Konto 8000 gebuchte Mehrwertsteuer aus den Einnahmekonten.
Oberhalb des Formulars finden Sie einen Steuerungsbereich, wo Sie zwischen den beiden Seiten
des Formulars hin- und herblättern und die Vergrößerung ändern können. Mit Drucken können
Sie sich das Formular mit diesen Werten ausdrucken lassen.
Unter Kontenzuordnung können Sie die Zuordnung von Konten zu Posten der Anlage zur E/Ü erfassen;
klicken Sie jedes Eingabefeld an und kreuzen Sie in der Auswahlliste die Konten an. Eine Zuordnung
ist nur für die Kontenbereiche 0001-0999, 1800-1999, 4000-4999 und 8000-8999 möglich.
Mit Speichern können Sie die Änderungen speichern.
Dem Posten 185 Abziehbare Vorsteuerbeträge muss das Konto 4000 zugeordnet werden, und nur
das Konto 4000, dem Posten 140 Vereinnahmte Umsatzsteuer sowie Umsatzsteuer auf unentgeltliche
Wertabgaben das Konto 8000, und nur das Konto 8000. Bei diesen Posten erfolgt eine automatische
Berechnung für die Einnahme- und Ausgabekonten.
Wenn auf Referatskonten steuerpflichtige und steuerfreie Einnahmen vorliegen, ordnen Sie diese
Konten den beiden Posten 112 Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen und 103 Umsatzsteuerfreie,
nicht umsatzsteuerbare Betriebseinnahmen… zu; dann erfolgt eine Unterscheidung nach dem
Steuersatz. In allen anderen Fällen führt eine Mehrfachzuordnung zu falschen Ergebnissen.
Ansonsten gibt es für die Zuordnung eine Anleitung der Finanzverwaltung, die Sie unter Anleitung
aufrufen können. RA-MICRO kann bei der Zuordnung keinerlei Hilfestellung leisten.
Sie können das Formular beliebig häufig aktualisieren und ausdrucken.
Buchungen im gewählten Jahr während der Erstellung des Formulars können jederzeit zu inkonsistenten
Werten führen, auch bei vorläufigen Auswertungen.
Können Sie die berechneten Werte im Formular nicht nachvollziehen, empfehlen wir folgendes Vorgehen:
• Prüfen Sie die Journalbuchungen des betroffenen Jahres unter F25 Journal, Optionen (siehe S. 36),
Buchungen prüfen.
• Stimmen Sie die Sachkonten-Saldenliste ab und aktualisieren Sie die Werte im Formular mit dem
Button Aktualisieren im Textmenü.
• Überprüfen Sie die Zuordnung.
• Legen Sie sich eine aktuelle Sachkonten-Saldenliste daneben und berechnen Sie selbst die Werte,
die sich aus Zuordnung und Kontenwerten für die fraglichen Felder ergeben. Fangen Sie mit einer
Unklarheit an; möglicherweise klären sich dabei auch schon andere Unklarheiten. Mit Excel können
Sie sich die Berechnung vereinfachen. Es kann auch sinnvoll sein, zunächst die Zuordnung sämtlicher
Konten zu einem Posten zu löschen und dann die Konten nach und nach wieder hinzuzunehmen
und die Werte laufend zu kontrollieren.
F13 Schnittstellen
In dieser Programmfunktion stehen Ihnen die Programmfunktionen DATEV, ELSTER (Elektronische
USt-Voranmeldung), Excel und IDEA Außenprüfung zur Verfügung.
F Finanzbuchhaltung 63
Stand: 11/05

DATEV
Vorher einzuholende Auskünfte beim Steuerberater des Kunden
Vor der Konvertierung sollten Sie mit Ihrem Steuerberater folgende Punkte klären:
• Falls das Steuerbüro nicht mit dem SKR 03 klarkommt, sollte die Konvertierung unterbleiben.
• Falls im Vorjahr vom Kontenrahmen abweichende Konten angesprochen wurden, sind diese Konten
zu dokumentieren.
• Falls für Ihre DATEV-Buchhaltung individuelle Kontenfunktionen eingerichtet wurden, sind Aufzeichnungen
über Konten und Funktionen zu den Unterlagen zu nehmen.
Benötigte Unterlagen
Für die Konvertierung benötigen Sie folgende Unterlagen:
• DATEV-Formular Spezialkontenrahmen (SKR) 03, erhältlich über Steuerberater, die mit DATEV-
Programmen arbeiten.
• DATEV-Auswertung mit Kontennachweis für das Vorjahr (wenn vorhanden und soweit möglich).
Grundsätzliches
Der programmeigene Kontenrahmen und der DATEV-SKR 03 haben dieselbe Struktur. Wenn man
die Standardkonten von RA-MICRO verwendet, sind nur wenige Konten umzuschlüsseln.
Wenn man auf den anderen häufig verwendeten Kontenrahmen der DATEV, den SKR 04, konvertiert,
muss man so gut wie jedes Konto umschlüsseln; die derzeitige Grenze von 200 umzuschlüsselnden
Konten ist unter Umständen schnell erreicht und die Konvertierung kann zeitaufwendig
werden. Bei jedem Konvertierungslauf muss unbedingt überprüft werden, ob zwischenzeitlich
neue Konten angelegt wurden, weil sonst in den meisten Fällen mit Fehlermeldungen
zu rechnen ist und eine korrekte Konvertierung nicht erfolgen kann.
Nur eine Konvertierung auf den SKR 03 ist daher sinnvoll. Andere Konvertierungen sind grundsätzlich
möglich, aber arbeitsaufwendig und aus den zuvor genannten Gründen zu fehleranfällig.
Sowohl bei RA-MICRO als auch bei der DATEV bestehen Konten nicht nur aus einer Kontonummer
und einer Kontenbeschriftung, sondern haben Funktionen und eine Zuordnung zu einem Posten der
Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Aus dem DATEV-Formular ergibt sich die Zuordnung (Spalte Bilanz-Posten
oder GuV-Posten) und die Kontenfunktion (Buchstaben unmittelbar vor der Kontonummer).
Bei der Konvertierung müssen unbedingt die Kontenfunktionen beachtet werden, die Zuordnung
kann bei der DATEV nachträglich geändert werden.
Bei der DATEV kann bei einer Buchung entweder ein Automatikkonto oder ein Steuerschlüssel verwendet
werden. Automatikkonten sind die Konten, bei denen auf dem DATEV-Formular vor der
Kontonummer ein AV oder AM steht; sie haben einen festgelegten, nicht veränderlichen Steuersatz,
der aus der Kontenbeschriftung hervorgeht.
Vorbereitende Tätigkeiten
Für den zu konvertierenden Zeitraum ist eine Einnahmen-Überschussrechnung auszudrucken, die
Sie dem Steuerberater zu Kontrollzwecken mit der Diskette übergeben sollten.
Umschlüsselung der Finanzkonten
Aus den Einstellungen zur DATEV-Konvertierung kann die Umschlüsselungstabelle Finanzkonten
aufgerufen werden.
Als Finanzkonten sind in der Finanzbuchhaltung die Konten 1000 bis 1099 vorgesehen.
Die Konten, auf die umzuschlüsseln ist, ergeben sich in erster Linie aus den Angaben über im Vorjahr
angesprochene Konten und in zweiter Linie aus dem Kontenrahmen.
Es handelt sich um eine Textdatei mit der Struktur RA-MICRO-Kontonummer Leerstelle DATEV-
Kontonummer nach folgendem Beispiel (bitte nicht einfach kopieren!):
1001 1100
1002 1200
1003 1210
...
64 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Bitte nur Finanzkonten in die Tabelle aufnehmen! Es können maximal 20 Finanzkonten umgeschlüsselt
werden.
Umschlüsselung der Sachkonten
Aus den Einstellungen zur DATEV-Konvertierung kann die Umschlüsselungstabelle Sachkonten angewählt
werden.
Als Sachkonten sind in der Finanzbuchhaltung die Konten von 1 bis 999, von 1300 bis 1999, von
4000 bis 4999 und von 8000 bis 8999 vorgesehen.
Die Konten, auf die umzuschlüsseln ist, ergeben sich in erster Linie aus den Angaben über im Vorjahr
angesprochene Konten und in zweiter Linie aus dem Kontenrahmen.
Auf Konten im DATEV-Kontenrahmen, die Automatikkonten sind (AV oder AM vor der Kontonummer
im Formular), sollte nur dann umgeschlüsselt werden, wenn die RA-MICRO - Konten eine
entsprechende Funktion haben oder entsprechend bebucht wurden.
Bei Ihnen angesprochene Konten, die bei RA-MICRO mit einem pauschalen Steuersatz verknüpft
sind, sind mit einem Sternchen nach der RA-MICRO - Kontonummer zu versehen, damit sie in die
Konvertierung einbezogen werden. Sie sind auch dann in die Konvertierungstabelle aufzunehmen,
wenn unter DATEV dieselbe Kontennummer verwendet wird! – Für die letzten Jahre sind pauschale
Steuersätze ohne Bedeutung.
Beispiel für die Konvertierung (bitte nicht einfach kopieren!):
0630 0640
1600 1509
...
Wichtig ist das Leerzeichen als Trenner zwischen beiden Kontennummern, auch wenn ein Sternchen
hinter dem ersten Konto steht.
Bitte nur Sachkonten in die Tabelle übernehmen! Es können derzeit maximal 200 Sachkonten umgeschlüsselt
werden.
Steuerschlüsselsperre für DATEV-Automatikkonten
Aus den Einstellungen zur DATEV-Konvertierung kann die Tabelle Automatikkonten angewählt werden.
In diese Datei sind die RA-MICRO- Konten aufzunehmen, von denen auf DATEV-Konten konvertiert
wird, die im DATEV-Formular vor der Kontonummer ein AV oder AM aufweisen; das ist der Regelfall
für Einträge in der Tabelle der Automatikkonten. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Konten unter
RA-MICRO und unter DATEV dieselbe Kontonummer haben oder in der zweiten Spalte der
Umschlüsselungstabelle der Sachkonten stehen!
Wenn Sie die Referatskonten nicht umschlüsseln und Ihr Steuerberater für den Kontenbereich
8000-8099 die Vorgaben des Kontenrahmens SKR 03 der DATEV unverändert gelassen hat, sind
hinsichtlich der Referatskonten keine Einträge in die Tabelle der Automatikkonten erforderlich und
Sie brauchen nur andere Einnahmekonten diesbezüglich zu prüfen.
Bei Buchungen auf RA-MICRO - Einnahmekonten (Kontenklasse 8) mit einem RA-MICRO - Steuersatz
von 0 % wird bei den konvertierten Buchungen der DATEV-Steuerschlüssel 1 steuerfrei (mit
Vorsteuerabzug) gesetzt. Im Regelfall ist dieser Steuerschlüssel bei Einnahmekonten unproblematisch;
Sie können ihn für Buchungen auf bestimmten Einnahmekonten ausschalten, wenn sie die
angesprochenen Einnahmekonten in die attab.txt aufnehmen.
Beispiel für Standardtext attab.txt (bitte nicht einfach kopieren!):
8001
8002
...
Bei der Konvertierung wird dann für diese Konten bzw. auf die DATEV-Konten, auf welche diese
RA-MICRO - Konten umgeschlüsselt werden, kein Steuerschlüssel geschrieben, der Steuerschlüssel
ergibt sich dann aus der Automatikfunktion dieser Konten unter DATEV.
F Finanzbuchhaltung 65
Stand: 11/05

Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, müssen Sie beim Buchen darauf achten, dass auf die RA-
MICRO - Konten, die Sie auf diese Konten umschlüsseln wollen, nur mit dem von der DATEV für
diese Konten belegten Steuersatz gebucht werden darf.
Durchführung der Konvertierung
Vor der Konvertierung bitte nachprüfen, dass für die Umschlüsselung von Sachkonten und Finanzkonten
und die Erfassung der Automatikkonten die zutreffenden Dateien gewählt wurden.
Wenn Sie die Programmfunktion aufrufen, erhalten Sie zunächst die Meldung Bitte legen Sie jetzt
eine leere und formatierte Diskette in das Diskettenlaufwerk ein. Nach Bestätigung dieser Meldung
wird der Ausgabepfad angezeigt. Falls Sie keine Diskette einlegen oder ein Diskettenlaufwerk nicht
vorhanden ist, wird für die Konvertierung das Verzeichnis [Laufwerk]\ra, also z. B. j:\ra, vorgeschlagen.
Sie können ein anderes Laufwerk und einen anderen Pfad wählen, jedoch verweigert das
Konvertierungsprogramm der DATEV die Arbeit, wenn Sie einen längeren Pfad angeben.
Wählen Sie den Zeitraum, den Sie konvertieren wollen. Zur Auswahl stehen die Monate und das
Jahr; das Programm prüft an dieser Stelle nicht, ob zu konvertierende Daten vorliegen.
Beim ersten Aufruf sowie bei jeder Änderung der zur Konvertierung erfassten Daten müssen Sie
mit dem Button Einstellungen... die Einstellungen zur DATEV-Konvertierung aufrufen. Bei der
DATEV-Konvertierung ist es möglich, in der Finanzbuchhaltung gebuchte hälftige Vorsteuer auf
DATEV-Vorsteuerkonten zu konvertieren. Hierzu ist in den Einstellungen der DATEV-Konvertierung
unter der Rubrik USt-Konto für hälftige Vorsteuer das entsprechende DATEV-Konto festzulegen. Für
die Steuer und für den um die Steuer geminderten Betrag gibt es je eine Buchung, wobei dem Buchungstext
für die Steuerbuchung der Steuersatz vorangestellt wird.
Die Beschränkung auf den hälftigen Vorsteuerabzug ist zum 01.01.2004 entfallen.
Die Angaben, die Sie in den Eingabefeldern eingeben müssen, lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater
nennen; die Abrechnungsnummer wird nach Ersteingabe automatisch weitergezählt.
Mit den Buttons Umschlüsselungstabelle Sachkonten..., Umschlüsselungstabelle Finanzkonten...
und Tabelle Automatikkonten können Sie die entsprechenden Tabellen bearbeiten oder sich anzeigen
lassen.
Kontrolle der Konvertierung
Wenn die Konvertierung sehr schnell abbricht, sind die Einstellungen zur DATEV-Konvertierung (die
DATEV-Vorlaufdaten) fehlerhaft; der häufigste Fehler ist, dass unter Namenskürzel Umlaute, ein ß
oder Sonderzeichen eingetragen sind.
Das Konvertierungsprogramm der DATEV meldet Ihnen, wenn Buchungen nicht konvertiert werden
konnten, weil Felder einen falschen Datentyp (z. B. Feld für Zahlen enthält Buchstaben) oder eine
falsche Länge (z. B. fünf statt vier Zeichen) haben; eine inhaltliche Kontrolle der Buchungen z. B.
auf unzulässige Steuerschlüssel erfolgt an dieser Stelle nicht.
Unter dem zur Konvertierung angegebenen Pfad finden Sie anschließend die Dateien damo.prt,
de001 und dv01; die Datei damo.prt enthält das Konvertierungsprotokoll, die Datei de001 die konvertierten
Daten.
Schon vor der Übermittlung an den Steuerberater können Sie in der Datei ramicro.asc, die im Verzeichnis
[Netzlaufwerk]\ra\datev gespeichert ist, die Umschlüsselung und die Unterdrückung der
Steuerschlüssel bei Automatikkonten nachprüfen. Diese Textdatei, die Sie z. B. mit Wordpad öffnen
können, enthält die von RA-MICRO für die Konvertierung bereitgestellten Buchungen im Format
des DATEV-Buchungssatzes, die einzelnen Felder sind durch Semikolon getrennt. Sie finden folgende
Felder:
• Betrag in Cents/Pfennigen mit Vorzeichen,
• Berichtigungsschlüssel,
• Steuerschlüssel,
• Sachkonto (Gegenkonto),
• Belegnummer 1 (das Programm übernimmt hier die RA-MICRO - Belegnummer),
• Belegnummer 2 (das Programm füllt dieses Feld mit sechs Neunen),
• Datum im Format TTMM,
• Finanzkonto (Buchungskreis-Konto),
66 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

• Skonto (nie belegt),
• Kostenstelle 1 (nie belegt),
• Kostenstelle 2 (nie belegt) und
• Buchungstext.
Wenn Sie das Konto 8001 auf das Konto 8400 umgeschlüsselt haben, dürfen Sie in der ramicro.asc
nicht mehr das Konto 8001 finden. Wenn Sie die Konten, die Sie auf das Konto 8400 umgeschlüsselt
haben, in die Tabelle der Automatikkonten aufgenommen haben, dürfen Sie in der ramicro.asc
im Feld vor der Kontonummer 8400 keinen Steuerschlüssel mehr finden.
Falls Ihr Steuerberater Probleme hat, die von RA-MICRO erzeugte Konvertierung einzulesen, können
Sie ihm auch die oben genannte Datei ramicro.asc übermitteln. Unter DATEV gibt es nach unserer
Kenntnis auch Möglichkeiten, Textdateien mit Buchungen einzulesen.
Die DATEV-Konvertierung nimmt keinerlei Veränderungen an den bestehenden Buchhaltungsdaten
vor. Im Falle eines Fehlers während der Konvertierung kann der Vorgang einfach wiederholt werden.
Elster (Elektronische USt-Voranmeldung)
Für die Programmfunktion F18 ELSTER, siehe S. 45, gibt es hier eine weitere Aufrufsmöglichkeit.
EXCEL
Voraussetzungen der Excel-Schnittstelle
Wenn auf der Karteikarte EÜ-Rechnung, siehe S. 72, die Grundeinstellung Einnahmen-Überschuss-
Rechnung über Datenpool gewählt ist; werden die Datenpools auf dem aktuellen Laufwerk zur
Auswahl gestellt, sonst arbeitet die Schnittstelle bezogen auf den eingestellten Datenpool.
Derzeit wird Excel 97, Excel 2000 oder Excel 2002 vorausgesetzt, ohne dass wir das Funktionieren
unter früheren Excel-Versionen ausschließen. Aus Excel 97/Excel 2000/Excel 2002 heraus ist eine
Speicherung im Datenformat für Excel 5 bis Excel 95 möglich.
Der Aufruf der Excel-Schnittstelle ohne ordnungsgemäß installiertes Excel 97/Excel 2000/Excel
2002 kann zum Programmabsturz führen.
Im Unterverzeichnis \steuer des Hauptpools [Laufwerk]\ra, z. B. j:\ra, oder des aktiven Datenpools
muss eine Excel-Vorlage liegen, die mindestens die vier Arbeitsblätter Tabelle1 bis Tabelle4 mit
diesen Bezeichnungen umfasst. Von uns wird die Vorlage fibuau.xlt zur Verfügung gestellt, die bereits
einige Formatierungen enthält. Es sind jedoch auch selbst erstellte leere Vorlagen möglich; die
Zellen des Arbeitsblatts Tabelle4 sollten im Zahlenformat mit 2 Dezimalstellen und 1000er-
Trennzeichen formatiert sein. Bereits die Vorlage kann um Arbeitsblätter für eigene weitergehende
Auswertungen erweitert werden; sie muss aber dann unter einem anderen Namen als fibuau.xlt
gespeichert werden, wenn man ein Überschreiben durch spätere Fassungen unserer Vorlage verhindern
will.
Wenn im gewählten Pool keine Buchungsdaten vorhanden sind, wird die Verarbeitung abgebrochen.
Sinn und Zweck der Excel-Schnittstelle
Die Excel-Schnittstelle wandelt Daten der Finanzbuchhaltung in eine Darstellung nach Soll und Haben
um und gibt sie in einem Format aus, das eine Weiterverarbeitung ermöglicht. Eine Übernahme
in eigene Auswertungen ermöglichen insbesondere die vergebenen Feldnamen, die im Anhang
zu diesen Hinweisen aufgeführt werden.
Bei ordnungsgemäßen Ausgangsdaten sind nach der Übergabe an Excel die Verkehrszahlen im Soll
und im Haben identisch und der Gesamtsaldo ist ausgeglichen, wenn die Eröffnungsbestände ausgeglichen
sind.
Sie erhalten eine Auswertung, die für manches Steuerbüro besser nachvollziehbar ist als andere
Auswertungen der Finanzbuchhaltung; damit ist die Excel-Schnittstelle auch eine Alternative zur
DATEV-Konvertierung.
F Finanzbuchhaltung 67
Stand: 11/05

Wenn Sie das Steuerbüro auf die im folgenden genannten Begrenzungen hinweisen, können Sie
weitere Nachfragen von vornherein vermeiden.
Begrenzungen der Excel-Schnittstelle
Die Excel-Schnittstelle ändert nichts an der Verarbeitungslogik der Finanzbuchhaltung, die von Einnahmen
und Ausgaben ausgeht.
Um ein typisches Beispiel zu nennen: Die Anschaffung eines Pkws wird hier als eine Ausgabe behandelt,
die nicht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung einfließt. Die AfA auf den Pkw wird als
eine Ausgabe, die in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung einfließt, und als eine Minderung der
Ausgabe für die Anschaffung des Pkws behandelt. Damit stehen zwar die Anschaffung des Pkws auf
dem Anlagekonto und die AfA auf dem Kostenkonto im Soll, auf dem Anlagekonto für den Pkw
wirkt sich die AfA aber nicht als Habenbuchung, sondern als Minderung der Sollbuchung aus.
Auch werden in der Regel Brutto-Einnahmen und Ausgaben angezeigt; es erfolgt nur dann eine
Aufteilung, wenn die Ausgabe nicht sofort abzugsfähig ist, die Vorsteuer aber schon, wie es bei der
Anschaffung eines Pkws der Fall ist. Die zusätzlich übergebenen Umsatzsteuerangaben können in
der Regel nicht den Kontenbeständen entnommen werden.
Die Excel-Schnittstelle geht vom RA-MICRO - Kontenrahmen aus. Wenn Sie den Kontenrahmen an
die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei angepasst haben, müssen Sie eventuell auch Ihre Excel-Arbeitsmappe
anpassen; nutzen Sie dazu Verknüpfungen mit Feldnamen. Sprechen Sie Ihren RA-MICRO - Vor-
Ort-Partner an, falls Sie nicht selbst in der Lage sind, die Arbeitsmappe anzupassen.
Funktionsumfang der Excel-Schnittstelle
Die Excel-Schnittstelle umfasst vier Auswertungen jeweils für die Vormonate und die laufende Periode:
• eine Sachkonten-Saldenliste mit Eröffnungsbeständen zum Jahresanfang, Verkehrszahlen Soll und
Haben für den jeweiligen Zeitraum und Salden zum Ende des jeweiligen Zeitraums,
• eine aus der Sachkonten-Saldenliste abgeleitete Einnahmen-Überschuss-Rechnung,
• eine aus der Sachkonten-Saldenliste abgeleitete Vermögensaufstellung und
• Umsatzsteuerangaben.
Vorbereitende Arbeiten
Bevor Sie eine Übergabe an Excel durchführen, ist eine Kontrolle der bestehenden Daten sinnvoll.
Rufen Sie dazu eine Sachkonten-Saldenliste auf und lassen Sie sich Konten ohne Bewegung nicht
anzeigen.
Wenn der Saldo (Zeile Summe) der Spalte AB in der Sachkonten-Saldenliste nicht gleich 0 ist, erhalten
Sie keine vollständige Vermögensaufstellung. Konten der Kontenklassen 4 und 8 dürfen keine
Anfangsbestände haben. Tragen Sie mit der Programmfunktion Konten einrichten der Kontenverwaltung
fehlende Eröffnungsbestände nach und stellen Sie einen danach fehlenden Betrag als
Anfangskapital ein.
Drucken Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Kontrolle der Einnahmen-Überschuss-
Rechnung unter Excel aus; im Ergebnis müssen beide miteinander übereinstimmen.
In der Finanzbuchhaltung sind Konten nur in den Kontenklassen 0, 1, 4, 8 und 9 vorgesehen, mit
anderen Worten, nur 4stellige Kontennummern, die mit einer 0, 1, 4, 8 oder 9 beginnen. Unter Excel
sind Konten anderer Kontenklassen zwar in der Sachkonten-Saldenliste enthalten, werden aber
für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Vermögensaufstellung nicht verarbeitet.
Möglichkeiten der Übernahme in Excel ohne Excel-Schnittstelle
Aus einigen Programmfunktionen heraus, beispielsweise der Sachkonten-Saldenliste, können Sie
mit Export eine Übergabe in eine Excel-Arbeitsmappe aufrufen; bei diesen Auswertungen werden
aber keine Feldnamen vergeben.
Auswertungen der Finanzbuchhaltung in Spalten, die einen Briefdruck oder eine Übergabe in das
Clipboard (die Zwischenablage) vorsehen, können Sie in Zellen eines Excel-Arbeitsblattes übernehmen.
Weil die Übergabe in den Briefdruck oder die Zwischenablage im Rich-Text-Format (als formatierter
Text) erfolgt, Excel aber nur unformatierten Text aus der Zwischenablage übernimmt, ist die Einschaltung
einer Textverarbeitung nötig. In der Kanzlei-Textverarbeitung, Winword oder Wordpad
68 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

müssen Sie in einem leeren Dokument nacheinander Bearbeiten, Einfügen, dann Bearbeiten, Alles
Markieren und dann Bearbeiten, Kopieren aufrufen.
Trotz der Einschaltung der Textverarbeitung ist dieser Weg im Regelfall schneller als die Excel-
Schnittstelle, wenn Sie nur bestimmte Daten benötigen.
Zum Programmablauf der Excel-Schnittstelle
Die Programmfunktion braucht einige Zeit, um die Daten an Excel zu übergeben. Schließen Sie vor
Programmstart ein eventuell geöffnetes Excel und rufen Sie während des Programmablaufs nicht
selber Excel auf; Sie riskieren sonst, dass Excel unkontrolliert in die geöffnete Arbeitsmappe
schreibt.
Wie funktioniert die Übergabe zur Sachkonten-Saldenliste unter Excel?
In die Sachkonten-Saldenliste unter Excel werden alle vorhandenen Konten übernommen,
auch wenn sie weder Anfangsbestände noch Bewegungen aufweisen; so wird gesichert, dass
Sie ohne Fehlermeldungen aus selbst erstellten Auswertungen auf alle vorhandenen Konten
über ihre Feldnamen zurückgreifen können.
Das Programm liest die Buchungen und die Eröffnungsbestände (AB) und gibt auf den Finanzkonten
(Kontenbereich 1000-1300) Einnahmen als Sollbeträge und Ausgaben als Habenbeträge
und auf allen anderen Konten Einnahmen als Habenbeträge und Ausgaben als Sollbeträge
aus. Die Auswertung erfolgt getrennt für die abgeschlossenen Monate und den laufenden
Monat.
Sollbeträge werden als positive, Habenbeträge als negative Beträge dargestellt.
Die verwendeten Zellen erhalten einen Namen, mit dem sie aus anderen Arbeitsblättern heraus
aufgerufen werden können. Die Namen haben eine Länge bis zu 10 Zeichen, damit sie
ohne weiteres vollständig im Namensfeld an der linken Seite der Bearbeitungsleiste angezeigt
werden.
Wenn Soll- und Habensalden nicht übereinstimmen, werden entsprechende Hinweise ausgedruckt.
Die wahrscheinlichste Ursache für einen solchen Hinweis ist eine eigene Anpassung der
Finanzbuchhaltung, die nicht in vollem Umfang den Vorgaben des Programms entspricht.
Wie funktioniert die Übergabe zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung unter Excel?
In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung unter Excel werden nur Konten ausgewiesen, die in
den Vormonaten und/oder in der laufenden Periode Bewegungen aufweisen.
Die Salden der Konten der Kontenklasse 8 werden ohne weitere Unterteilung unter den Einnahmen
ausgewiesen.
Die Salden der Konten der Kontenklasse 4 werden unter den Ausgaben ausgewiesen. Sie werden
in folgende Bereiche unterteilt:
• 4000-4099 Umsatzsteuerkosten
• 4100-4199 Personalkosten
• 4200-4299 Raumkosten
• 4300-4399 Steuern, Versicherungen, Beiträge
• 4400-4499 Andere Kosten
• 4500-4599 Fahrzeugkosten
• 4600-4699 Repräsentations- und Reisekosten
• 4700-4799 Fremdleistungen
• 4800-4899 Abschreibungen
• 4900-4999 Bürokosten
Felder und Feldnamen für die Summen dieser Bereiche sind auch dann vorhanden, wenn in
den Bereichen keine Kontenbewegungen vorhanden sind, damit eventuelle Verknüpfungen
auch bei fehlenden Werten möglich sind.
Sollbeträge werden als positive, Habenbeträge als negative Beträge dargestellt.
Wie funktioniert die Übergabe zur Vermögensübersicht unter Excel?
In der Vermögensübersicht unter Excel werden nur Konten ausgewiesen, die zum Ende der
Vormonate und/oder zum Ende der laufenden Periode einen Bestand ausweisen.
F Finanzbuchhaltung 69
Stand: 11/05

Sollbeträge werden als positive, Habenbeträge als negative Beträge dargestellt.
Sollsalden von Konten der Kontenklasse 0 werden unter Anlagevermögen, Habensalden der
Konten 0800-0899 unter Eigenkapital und von anderen Konten der Kontenklasse 0 als Langfristige
Verbindlichkeiten ausgewiesen.
Sollsalden der Konten 1000-1300 werden unter Kassen- und Bankbestände, von anderen Konten
der Kontenklasse 1 unter Forderungen, Habensalden der Kontenklasse 1 als Kurzfristige
Verbindlichkeiten ausgewiesen.
Felder und Feldnamen für die genannten Posten sind auch dann vorhanden, wenn für die Posten
keine Konten vorhanden sind, damit eventuelle Verknüpfungen auch bei fehlenden Werten
möglich sind.
Gleichen sich die Salden der Kontenklasse 9 nicht aus, wird der Gesamtsaldo mit einem entsprechenden
Hinweis ausgegeben.
Maßgeblich sind die Salden zum Ende der laufenden Periode.
Wie funktioniert die Übergabe zu den Umsatzsteuerangaben unter Excel?
Die hier ausgewiesenen Angaben entstammen einer Auswertung der Buchungen in der Finanzbuchhaltung.
Ein genauer Nachvollzug dieser Angaben anhand der Kontenbestände ist
nicht immer möglich, da Umsatzsteuer und Vorsteuer einzelnen Buchungen entnommen werden,
diese Beträge aber nirgendwo gebucht werden.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung so eingerichtet haben, dass Sie auf Konten durchgängig nur mit
den vorgesehenen Steuersätzen buchen, ist eine Verprobung unter Berücksichtigung der Tatsache,
dass die Steuer in den Kontenständen enthalten ist, jedoch durchaus möglich.
Sollbeträge werden als positive, Habenbeträge als negative Beträge dargestellt.
Felder und Feldnamen für die Summen sind auch dann vorhanden, wenn für die Summen keine
Werte vorhanden sind, damit eventuelle Verknüpfungen auch bei fehlenden Werten möglich
sind.
Kontrolle der Excel-Auswertung
Bei der Übergabe an Excel werden verschiedene Kontrollen vom Programm vorgenommen und entsprechende
Hinweise ausgegeben. Sie können selber noch folgende Kontrollen vornehmen:
Der ausgewiesenen Summe der Einnahmen sollte die von Ihnen berechnete Summe der Salden der
Konten 4000 bis 4999, der ausgewiesenen Summe der Ausgaben sollte die von Ihnen berechnete
Summe der Konten 8000 bis 8999 entsprechen.
Die ausgewiesenen Umsatzsteuerwerte sollten den Werten der Einnahmen-Überschuss-Rechnung,
der ausgewiesene Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben dem Überschuss der Einnahmen-
Überschuss-Rechnung entsprechen.
Gegebenenfalls müssen Sie Nachsteuer auf versteuerte Anzahlungen aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung
in die Excel-Arbeitsmappe manuell übernehmen.
Feldnamen Sachkonten-Saldenliste
Statt X steht V für die Vormonate und A für die laufende Periode
Statt NNNN steht die Kontonummer, erforderlichenfalls mit Führungsnullen
KTONNNN Kontonummer und Kontenbezeichnung
ANFANGNNNN Eröffnungsbestand
SOLLXNNNN Soll
HABENXNNNN Haben
SALDOXNNNN Saldo
Feldnamen Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Statt X steht V für die Vormonate und A für die laufende Periode
EINNAHMENX Einnahmen
USTKOSTENX Umsatzsteuerkosten
70 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

PERSONALX
RAUMKOSTENX
STEUERNX
ANDEREX
FAHRZEUGX
REISEX
FREMDX
AFAX
BUEROX
AUSGABENX
UEBERX
Personalkosten
Raumkosten
Steuern, Versicherungen, Beiträge
Andere Kosten
Fahrzeugkosten
Repräsentations- und Reisekosten
Fremdleistungen
Abschreibungen
Bürokosten
Ausgaben
Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben
Feldnamen Vermögensübersicht
Statt X steht V für die Vormonate und A für die laufende Periode
ANLAGENX Anlagevermögen
KASSEBANKX Kassen- und Bankbestände
FORDERX Forderungen
AKTIVAX
Aktiva
EIGENKAPX Eigenkapital
LANGVERX Langfristige Verbindlichkeiten
KURZVERX Kurzfristige Verbindlichkeiten
PASSIVAX Passiva
Feldnamen Umsatzsteuerangaben
Statt NN steht der Steuersatz im 1- oder 2-stelligen Format, z. B. 0, 7, 14, 15, 16
Statt X steht V für die Vormonate und A für die laufende Periode
UMSATZNNX Umsatz zum Steuersatz
USTNNX
Umsatzsteuer zum Steuersatz
VORSTX
Vorsteuer
UMSAETZEX Summe der Umsätze
MWSTX
Summe der Mehrwertsteuer
VORSTEUER Summe der Vorsteuer
IDEA Außenprüfung
Mit dieser Schnittstelle können steuerlich relevante Daten in ein den Grundsätzen zum Datenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) konformes Format konvertiert werden. Die
Schnittstelle arbeitet jahresbezogen und wird für jedes Jahr, für das Sie Daten erzeugen möchten,
gesondert aufgerufen.
Wählen Sie das Verzeichnis, in das die konvertierten Daten gespeichert werden sollen; das kann
natürlich auch ein Verzeichnis auf einem austauschbaren Datenträger sein. Wählen Sie das Jahr,
für das Sie Daten konvertieren möchten, sowie unter den Bereichen Finanzbuchhaltung, Offene
Posten, AfA-Liste und Lohnbuchhaltung die Bereiche, für die Sie Daten konvertieren möchten. Die
Lohnbuchhaltung wird nur konvertiert, wenn Sie dafür ein Passwort vergeben.
D15.27 Grundeinstellungen Finanzbuchhaltung
Die Grundeinstellungen sind in folgende Karteikarten gegliedert:
• EÜ-Rechnung,
• Belegnummern,
• Buchen,
• Listen und
• Druckoptionen.
Bei den Grundeinstellungen wird grundsätzlich zwischen lokalen und zentralen Einstellungen unterschieden.
Lokale Grundeinstellungen sind mit blauer Schrift gekennzeichnet und wirken sich nur
auf dem Arbeitsplatz aus, an dem sie gewählt wurden. Zentrale Grundeinstellungen wirken sich an
allen Arbeitsplätzen aus und sind mit roter Schrift gekennzeichnet.
F Finanzbuchhaltung 71
Stand: 11/05

Grundeinstellungen können nur geändert werden, wenn dazu die Programmrechte in der Benutzerverwaltung
der Dienstprogramme eingeräumt wurden:
• Lokale Einstellungen können alle Benutzer ändern, an die das Programmrecht Grundeinstellungen
ändern vergeben wurde.
• Zentrale und lokale Einstellungen können nur Benutzer mit der Benutzernummer 9 oder 99 ändern
oder Benutzer, die das Programmrecht Verwalter haben.
EÜ-Rechnung
Aktueller Mehrwertsteuersatz % - zentral
Hier wird der aktuell gültige allgemeine Umsatzsteuersatz angezeigt; er kann erforderlichenfalls
über die Grundeinstellungen, Allgemein, Karteikarte Teil 1 der Dienstprogramme geändert werden.
Nettoausweis - zentral
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Beträge netto (brutto abzüglich Umsatzsteuer) ausgewiesen
werden sollen; da vereinnahmte Umsatzsteuer abgeführt werden muss und verausgabte Vorsteuer
erstattet wird, zeigt der Nettoausweis eher den tatsächlichen wirtschaftlichen Erfolg an.
Standard und beim Finanzamt einzureichen ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ohne diese
Einstellung.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung über Datenpool - zentral
Wenn Sie diese Einstellung wählen, können Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht nur
mit Ihrem Datenpool, sondern zusätzlich auch mit Buchungen anderer Datenpools erstellen. Gleichzeitig
geben Sie mit dieser Einstellung Ihren Datenpool für die Erstellung von Einnahmen-
Überschuss-Rechnungen an anderen Arbeitsplätzen frei.
Sie können nur auf Datenpools zugreifen, bei denen diese Einstellung gesetzt wurde. Aus der Liste
dieser Datenpools können die mit auszuwertenden Datenpools ausgewählt werden. Mit Ausnahme
der Umsatzsteuerangaben sind die mit der Programmfunktion Auswerten, E/Ü-Rechnung sonst angebotenen
Zusatzausdrucke zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung dann jedoch nicht möglich.
Diese Einstellung kann beispielsweise dazu dienen, die Daten zweier Anwälte zusammenzuführen,
die jeweils in einem eigenen Datenpool erfasst wurden. Solche Zusammenführungen führen nur
dann zu übersichtlichen Ergebnissen, wenn die Kontenpläne in den Datenpools aufeinander abgestimmt
sind.
Sachkonten ohne Bewegung anzeigen/drucken - zentral
Wenn Sie diese Einstellung abwählen, werden in die Sachkonten-Saldenliste, die im Rahmen der
Programmfunktion Auswerten, E/Ü-Rechnung des Programmbereichs Finanzbuchhaltung gedruckt
wird, nur Sachkonten aufgenommen, die in einer der Spalten Zugang oder Abgang einen Wert aufweisen.
Sachkonten, auf denen Sie nur einen Anfangsbestand vorgetragen haben, werden in der
Sachkonten-Saldenliste dann nicht angezeigt, anders als Sachkonten, auf denen Sie einen Anfangsbestand
gebucht haben.
E.Ü.-Saldierung Teil 2+3 in 10er Gruppen - zentral
E.Ü.-Saldierung Teil 2+3 in 100er Gruppen - zentral
Keine Saldierung in Teil 2+3 - zentral
Wenn Sie die Saldierung in Gruppen wählen, werden in den entsprechenden Teilen der Einnahmen-
Überschuss-Rechnung die Werte für jeweils 10 bzw. 100 Konten saldiert. Die Unterteilung der Konten
ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Ihren Kontenplan entsprechend strukturiert angelegt haben.
Belegnummern
Belegnummern Pflicht - zentral
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden Buchungen ins Journal nur mit Belegnummern angenommen.
Belegnummernvergabe in Einzelbuchung wie in Stapelbuchung - zentral
Die Stapelbuchung bildet Belegnummern aus der Nummer des Kontoauszugs, die Sie überschreiben
können, sowie einer laufenden Nummer für jeden Zahlungsvorgang; der erste Zahlungsvorgang auf
72 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

dem Kontoauszug 2 erhält beispielsweise die Belegnummer 201. Mit dieser Einstellung können Sie
erreichen, dass die Einzelbuchung die Belegnummern genau so vergibt. Anderenfalls zählt die Einzelbuchung
die Belegnummern fortlaufend weiter.
Belegnummern anzeigen - zentral
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden bei der Einzelbuchung die vom Programm vergebenen
Belegnummern angezeigt.
Belegnummern vorschlagen - zentral
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden Belegnummern bei der Einzelbuchung vorgeschlagen.
Buchen
Vorschlag Finanzkonto – lokal
Das hier eingetragene Finanzkonto wird beim Buchen vorgeschlagen.
Finanzkonto für Kasse - zentral
Bei Finanzkonto für Kasse können Sie eine Kontonummer im Finanzkontenbereich für die Kasse
eingeben. Auf dem hier eingegebenen Konto wird ein negativer Kassenbestand verhindert, wenn
die Einstellung Negativen Bestand auf Kassenkonto verhindern gewählt wurde.
Negativen Bestand auf Kassenkonto verhindern - zentral
Wenn Sie diese Einstellung wählen, überprüft das Programm, ob Sie Buchungen vornehmen, die zu
einem negativen Kassenbestand führen. Als Kassenkonten werden die Finanzkonten für die Kasse
genommen, die aus dieser Karteikarte Buchen unter Finanzkonten für Kasse ersichtlich sind.
Eingabe des Sachbearbeiters bei Journalbuchung - zentral
Diese Einstellung erlaubt die Eingabe des Sachbearbeiters auch dann, wenn kein Aktenkonto bei
der Journalbuchung angesprochen wird. Die Eingabe eines Sachbearbeiters kann z. B. bei Sonderbetriebseinnahmen
oder -ausgaben sinnvoll sein.
Beispiel:
Ein Anwalt ist mit vorhandenen Mandaten in die Kanzlei eingetreten, aus älteren Forderungen stehen
ihm noch Zinsen zu. Mit der Einstellung Eingabe des Sachbearbeiters bei Journalbuchung können
diese Zinsansprüche sachbearbeiterbezogen gebucht werden.
Finanzkontoübersicht anzeigen - lokal
Bei Wahl dieser Einstellung wird bei Aufruf der Programmfunktion F12 Buchen eine Finanzkontenübersicht
angezeigt.
Voraussetzung für die Anzeige der Finanzkontoübersicht ist, dass Sie über die Programmrechte
Journal buchen und Finanzkontenübersicht verfügen, die unter D31 Benutzerverwaltung vergeben
werden.
Eingabe des neuen Saldos ermöglichen (Einzelbuchung) bzw. erzwingen (Stapelbuchung) - zentral
Jeder Kontoauszug einer Bank enthält - wenn auch nicht unbedingt unter dieser Bezeichnung - einen
alten und einen neuen Saldo. Der neue Saldo ergibt sich aus dem alten Saldo und den Zahlungen
des Kontoauszuges. Wenn Sie anfangen, einen Kontoauszug zu buchen, sollte der bisherige
Stand des Finanzkontos dem alten Saldo entsprechen. Bei Wahl dieser Einstellung können Sie in
der Programmfunktion Buchen den neuen Saldo eingeben und das Programm hält Sie über den
noch zu buchenden Betrag ständig auf dem Laufenden. In der Einzelbuchung ist die Eingabe eines
neuen Saldos freigestellt, in der Stapelbuchung ist dies hingegen erforderlich.
Tagesdatum als Buchungsdatum vorschlagen - lokal
Bei Wahl dieser Einstellung wird in der Einzelbuchung immer das Tages- bzw. Systemdatum als Buchungsdatum
vorgeschlagen. Ist die Einstellung nicht gewählt, wird das zuletzt verwendete Buchungsdatum
vorgeschlagen.
F Finanzbuchhaltung 73
Stand: 11/05

Listen
Übersicht Sachkonten mit Beträgen - zentral
Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden die Sachkonten mit den dazugehörigen Beträgen angezeigt.
Wenn Sie diese Einstellung nicht wählen, entspricht die Anzeige in der Übersicht Sachkonten
(AltGr)(S) der Anzeige des Kontenplanes.
Sachkonten-Saldenliste mit Zwischensummen - zentral
Ist diese Einstellung gewählt, wird die Sachkontensaldenliste nach jeder Kontenklasse mit Zwischensummen
angezeigt.
Listen für - zentral
Sollen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und das Journal nicht mit der Kanzleiadresse (Adressnummer
1) gedruckt werden, sondern unter der Bezeichnung eines Einzelanwalts in der Kanzlei,
kann hier z. B. der Name dieses Anwalts eingegeben werden.
Druckoptionen
Unter Schriftauswahl können Sie eine Schriftart und eine Schriftgröße bis 10 Punkt wählen. Um einen
vollständigen Ausdruck zu gewährleisten, werden bei bestimmten Auswertungen Standardschriften
verwendet und die hier getroffene Auswahl wird ignoriert. Unter Druckerauswahl können
Sie Drucker, Druckerschacht und den Ausdruck im Querformat wählen. Unter Optionen können Sie
folgende Einstellungen wählen oder abwählen:
• Zeilen bei Druck unterschiedlich färben,
• Querdruck,
• Duplexdruck,
• Dieses Fenster immer anzeigen und
• Listen mit Gitternetzlinien.
Wenn Sie die Einstellung Dieses Fenster immer anzeigen wählen, werden Ihnen die Druckoptionen
vor jedem Ausdruck angezeigt und Sie können sie bei Bedarf ändern. Diese Einstellung ist sinnvoll,
wenn Sie häufig mit unterschiedlichen Einstellungen drucken.
Die Druckoptionen wirken nicht, wo das RA-MICRO Druckfenster Anschreibendruck aufgerufen
wird.
Buchungshinweise
In diesem Abschnitt gehen wir auf einige Buchungsvorgänge ein, die über die üblichen Zahlungen
auf Aktenkonten oder Sachkonten hinausgehen, dieses Handbuch kann dabei nur eine Auswahl
treffen. Unsere Buchungsvorschläge erfolgen nach bestem Wissen, aber ohne Gewähr für die steuerliche
Richtigkeit, zumal das Steuerrecht häufigen Änderungen unterworfen ist; für steuerliche
Fragen ist Ihr Steuerberater der Ansprechpartner, wenn Sie nicht selbst über ausreichende Kenntnisse
verfügen.
Ausnahme der kurzen Zeit
Zur Ausnahme der kurzen Zeit vom Zufluss-/Abfluss-Prinzip siehe die Darlegungen im Abschnitt
Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Beispiel:
Buchung der Büromiete von 2.500,00 zuzüglich 400,00 Vorsteuer (16%) für Januar 2000 gemäß
Kontoauszug vom 30.12.2002.
Die Zahlung buchen Sie am Besten mit zwei Buchungen wie folgt:
1001 Postgiro 2.500,00 A
0980 Aktive Rechnungsabgr. 2.500,00 A
und
74 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

1001 Postgiro 400,00 A
4000 Vorsteuer 100% 400,00 A
Der Vorsteuerabzug muss bereits im alten Jahr erfolgen, die Ausnahme der kurzen Zeit gilt nur für
die Einkommensteuer. Zwar können Sie auch mit einer Buchung eine Ausgabe von 2.900,00 auf
das Konto 0980 mit 16% buchen, jedoch ist dann schwerer erkennbar, wie sich die Buchungen dieses
und des nächstens Jahres auf dem Konto 0980 ausgleichen.
1300 Sammelgegenkonto 2.500,00 –A
0980 Aktive Rechnungsabgr. 2.500,00 –A
Im neuen Jahr ist nur der Nettobetrag umzubuchen, Sie nehmen folgende Buchungen vor:
und
1300 Sammelgegenkonto 2.500,00 A
4210 Büromiete 2.500,00 A
Eigenverbrauch
Eigenverbrauch ist die unentgeltliche Entnahme von Gegenständen aus dem Betriebsvermögen o-
der die unentgeltliche Inanspruchnahme von betrieblichen Leistungen für private Zwecke des Betriebsinhabers,
z. B. private Nutzung des dienstlichen Telefons. Ertragsteuerlich ist Eigenverbrauch
eine fiktive erfolgswirksame Einnahme; kein Eigenverbrauch ist die Entnahme von Geldbeträgen;
für den Eigenverbrauch gibt es unterschiedliche ertragsteuerliche Regelungen.
Für den Eigenverbrauch gibt es auch unterschiedliche umsatzsteuerliche Regelungen. Bei Pkw-
Kosten war zeitweise nur noch ein halber Vorsteuerabzug zulässig. Andere Eigenverbrauchstatbestände
sind umsatzsteuerlich wie entsprechende entgeltliche Leistungen an Dritte zu behandeln
und die private Nutzung führt nicht zu einer Kürzung der Vorsteuer, sondern zu einer Mehrwertsteuer
auf den Eigenverbrauch.
Eigenverbrauch kann entweder berechnet oder gebucht werden; derselbe Eigenverbrauch darf
nicht sowohl berechnet als auch gebucht werden, sonst wird er doppelt erfasst.
Kombinieren Sie auch für verschiedene Eigenverbrauchs-Sachverhalte nicht die Berechnung und
die Buchung von Eigenverbrauch, um die Übersicht nicht zu verlieren.
Für einfache prozentuale Eigenverbrauchstatbestände, z. B. 20% private Telefonnutzung mit 16%
Mehrwertsteuer, können Sie die Berechnung Eigenverbrauch, siehe S. 46, nutzen. Vorzuziehen
ist stets die Buchung von Eigenverbrauch; mit F12 Buchen, Einzelbuchung, Eigenverbrauch buchen
ist das für einfache Tatbestände kaum komplizierter als eine Berechnung.
Sobald kompliziertere Berechnungen erforderlich sind, wie z. B. bei der 1%-Regelung für privat genutzte
betriebliche Pkw, müssen Sie den Eigenverbrauch selbst ermitteln und buchen. Sie können
für die Buchung die Programmfunktionen Umbuchung (Stapelbuchung) oder Umbuchung (Einzelbuchung)
nutzen und im Soll ein Privatkonto im Kontenbereich 1800-1999 und im Haben ein Einnahmenkonto
im Kontenbereich 8900-8999 mit dem entsprechenden Steuersatz nutzen.
Ein Eigenverbrauch von 700,00 zuzüglich 16 % Mehrwertsteuer ist wie folgt zu buchen:
1300 Sammelgegenkonto 812,00 -E
1800 Privatentnahme RA A 812,00 -E
und
1300 Sammelgegenkonto 812,00 E
8900 Eigenverbrauch 16% 812,00 E
Komplizierte Berechnungen können unter Umständen einfacher über ein Finanz-Zwischenkonto gebucht
werden. Sie buchen über die Stapelbuchung auf Finanzkonto oder die Einzelbuchung auf Finanzkonto
mit beispielsweise dem Konto 1090 Finanz-Zwischenkonto Einnahmen und Ausgaben in
F Finanzbuchhaltung 75
Stand: 11/05

insgesamt derselben Höhe und können die Buchungen flexibler gestalten als bei den speziellen
Programmfunktionen für Umbuchungen.
Der Eigenverbrauch wird von der Nettosumme berechnet, auf die dann die Mehrwertsteuer aufzuschlagen
ist, so dass Bruttobeträge einzugeben sind.
Geldtransit
Geldtransit liegt vor, wenn Zahlungen zwischen verschiedenen Finanzkonten fließen und Zahlungsabfluss
und Zahlungszufluss nicht zum selben Datum erfolgen; z. B. Bareinzahlung, Überweisung
von einem Bankkonto auf das andere. Es entspricht der Buchungslogik der Finanzbuchhaltung,
dass der Geldtransit auf einem Sachkonto gebucht wird; siehe den Abschnitt Buchungslogik.
Beispiel:
Überweisung 20.000,00 vom Volksbankkonto (Belastung 10.05) auf das Postbankkonto (Gutschrift
14.05.), Zeitdifferenz von 4 Tagen.
Für den Zahlungsausgang vom Volksbankkonto lautet die Buchung:
1030 Volksbank 20.000,00 A
1360 Geldtransit 20.000,00 A
Für den Zahlungseingang auf dem Postbankkonto lautet die Buchung:
1010 Postbank 20.000,00 E
1360 Geldtransit 20.000,00 E
Korrespondenzanwälte
Der Sachverhalt, von dem wir hier ausgehen, ist, dass Sie einen anderen Anwalt für bestimmte
Leistungen beauftragen, die Sie gegenüber Ihrem Mandanten mit abrechnen. Diesen Sachverhalt
kann man betriebswirtschaftlich, ertragsteuerlich und umsatzsteuerlich mit unterschiedlichen Ergebnissen
würdigen; die rechtlichen Regelungen für die einzelnen Steuern sind voneinander unabhängig.
Für die rechtliche Beurteilung gelten die üblichen Auslegungsregeln, der so genannte gesunde
Menschenverstand spielt keine Rolle.
Unter betriebswirtschaftlichen Überlegungen kann es sich für Sie so darstellen, dass Sie die auf die
Korrespondenzanwälte entfallenden Einnahmen nicht als ihre eigenen Einnahmen darstellen. Die
Zahlungen an Korrespondenzanwälte dürften Sie dann auch nicht als Ausgaben erfassen.
Unter ertragsteuerlichen Überlegungen ist ab 2004 durch das F17 Formular EÜR, siehe S. 63, klargestellt,
dass Zahlungen an Korrespondenzanwälte als Betriebsausgaben erfasst werden müssen.
Nicht nur, dass bezogene Leistungen als Posten auftaucht, auch sonst geht das Formular durchgängig
davon aus, dass Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nicht miteinander saldiert werden
dürfen.
Umsatzsteuerlich sind die Zahlungen an Korrespondenzanwälte eindeutig Vorumsätze, bei denen
Vorsteuer zu ziehen ist und nicht die Mehrwertsteuer auf die Umsätze zu kürzen ist; das Umsatzsteuergesetz
lässt für eine andere Betrachtungsweise keinen Raum. Wenn Sie die Zahlungen an
Korrespondenzanwälte als Einnahmeminderungen erfassen, ändert sich die Umsatzsteuerschuld
gegenüber einer Erfassung als Ausgaben zwar nicht, aber die Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind
nicht zutreffend. Außenprüfer legen häufig noch aus einem anderen Grund Wert auf eine Richtigstellung:
der Vorsteuerabzug ist von bestimmten Voraussetzungen abhängig.
Steuerlich machen Sie es nur richtig, wenn Sie die Zahlungen an Korrespondenzanwälte als Ausgaben
mit Vorsteuer erfassen, vorausgesetzt, die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug liegen
vor. Buchen Sie solche Zahlungen daher auf einem Ausgabenkonto, bei DATEV-kompatibler Erweiterung
des RA-MICRO - Kontenrahmens würden Sie hierfür das Konto 4780 Fremdleistungen nutzen.
76 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Wenn Sie eine der obigen Sichtweise entsprechende betriebswirtschaftliche Auswertung wünschen,
können Sie diese in der Finanzbuchhaltung nicht erhalten. Am einfachsten ist es für Sie, die gewünschte
Auswertung durch eine Nebenrechnung herzustellen.
Das für die Korrespondenzanwälte Gesagte gilt entsprechend für Ausgaben, die sich wirtschaftlich
als Einnahmeminderungen darstellen, und für Einnahmen, die sich wirtschaftlich als Ausgabeminderungen
darstellen. Allein eine Kürzung einer Kostenrechnung ist in jeder Beziehung eine Einnahmeminderung,
allein ein Nachlass auf eine Eingangsrechnung ist in jeder Hinsicht eine Ausgabenminderung.
Stornobuchungen und Korrekturbuchungen
Stornobuchungen sind Buchungen in derselben Richtung mit umgekehrtem Vorzeichen, die frühere
Buchungen aufheben (eine Minus-Ausgabe hebt eine Ausgabe auf). Korrekturbuchungen sind Buchungen
in der anderen Richtung mit demselben Vorzeichen, die frühere Buchungen ausgleichen
(eine Einnahme gleicht eine Ausgabe aus).
Buchungen ohne Aktenkonto können Sie mit Hilfe des Storno-Assistenten stornieren. Bei mandatsbezogenen
Buchungen, die das Programm an der Aktennummer am Anfang des Buchungstexts erkennt,
wird ein Storno verweigert.
Der Storno-Assistent, siehe S. 37, kann aus der Programmfunktion F25 Journal aufgerufen werden.
Bei einem Doppelklick auf die zu stornierende Buchung wird Ihnen eine Stornobuchung vorgeschlagen,
die sich nur durch das entgegengesetzte Vorzeichen vor dem Betrag und den Zusatz Storno
zum Buchungstext von der ursprünglichen Buchung unterscheidet; mit OK übernehmen Sie die
Stornobuchung.
Als Buchungsdatum für die Stornobuchung wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Dieses
Datum kann jedoch vom Benutzer beliebig geändert werden, wobei jedes Datum, das vor dem ersten
zulässigen Buchungsdatum liegt, vom Programm zurückgewiesen wird, um Buchungen in steuerlich
abgeschlossene Monate zu verhindern. Sollte die Buchung in einen bereits abgeschlossenen
Zeitraum trotzdem gewünscht werden, muss zuerst über die Programmfunktion F12 Buchen, Sonstiges,
Buchungsjahr ändern das das erste zulässige Buchungsdatum zurückgesetzt werden.
Bestimmte Buchungen ohne Aktenkonto werden auch durch eine Buchung in der anderen Richtung
storniert. Wenn Sie eine Einnahme auf ein Konto der Kontenklasse 4 oder eine Ausgabe auf ein
Konto der Kontenklasse 8 buchen, wird keine Korrekturbuchung, sondern eine Stornobuchung erzeugt,
weil auf Ausgabekonten nur Ausgaben und Minus-Ausgaben und auf Einnahmekonten nur
Einnahmen und Minus-Einnahmen zulässig sind. Sie erreichen, wenn Sie den Buchungstext entsprechend
gestalten, dasselbe Ergebnis wie mit dem Storno-Assistenten.
Für Buchungen ohne Aktenkonto auf Sachkonten der Kontenklassen 0 und 1 sind mit dem Storno-
Assistenten Stornobuchungen und mit Buchungen Korrekturbuchungen möglich.
Für mandatsbezogene Geschäftsvorfälle erreichen Sie mit der ersten Buchung (Buchung von) einer
Umbuchung, die immer aus zwei Buchungen besteht, eine Stornobuchung. Somit ist die Möglichkeit
einer Stornobuchung bei Buchungen mit Aktenkonto davon abhängig, dass Sie den Betrag auf ein
anderes Aktenkonto umbuchen können.
Sonst sind hinsichtlich mandatsbezogener Geschäftsvorfälle nur Buchungen möglich, die sich im
Journal als Korrekturbuchungen darstellen. Am einfachsten können Sie mandatsbezogene Korrekturbuchungen
über Buchen, Einzelbuchung, Korrekturbuchung durchführen. Sie können auch eine
gewöhnliche Buchung mit Aktenkonto zur Korrektur verwenden, wenn diese die ursprüngliche Buchung
ausgleicht; die Hilfe enthält eine Aufstellung, welche Buchungsarten mit Aktenkonto einander
ausgleichen.
Im Aktenkonto ist eine Unterscheidung zwischen Stornobuchungen und Korrekturbuchungen nicht
möglich.
Veräußerung von Anlagegütern
Bei der Veräußerung von Anlagegütern sind folgende Schritte zu unternehmen:
F Finanzbuchhaltung 77
Stand: 11/05

• der Verkaufserlös ist mit Angabe der dabei anfallenden Mehrwertsteuer zu buchen,
• die anteilige AfA bis zum Verkaufszeitpunkt, die immer monatsgenau zu ermitteln ist, ist zu buchen
und dann der Restbuchwert zum Verkaufszeitpunkt zu ermitteln und
• der Abgang des Restbuchwertes ist als Ausgabe zu buchen.
Ob ein Veräußerungsgewinn (Netto-Veräußerungserlös höher als Restbuchwert) oder ein Veräußerungsverlust
(Netto-Veräußerungserlös niedriger als Restbuchwert) vorliegt, ergibt sich aus diesen
Buchungen von selbst.
Beispiel:
Veräußerung des Altwagens. Sein Buchwert beträgt 12.000,00 zum 01.01. und 8.000,00 zum Zeitpunkt
der Veräußerung (abzüglich AfA bis zur Veräußerung). Er wird für 9.744,00 brutto in Zahlung
gegeben.
In diesem Beispiel wurde das Konto 8800 Erlöse aus Anlageverk. und das entsprechende Finanzkonto
bebucht. In Abb. 29 sehen Sie die Erfassung folgender Buchung:
1001 Postgiro 9.744,00 E
8800 Erlöse aus Anlageverk. 16% 9.744,00 E
Für die Umbuchung der Teil-AfA wurde das entsprechende Bestandskonto 0321 Pkw-Anschaffung
RA B und das Abschreibungskonto 4835 Abschreibung Kfz angesprochen; es ist auch zulässig, die
Teil-AfA in die AfA-Buchungen zum Jahresabschluss einzubeziehen. Die Abschreibung ist über eine
Umbuchung zu erfassen:
1300 Sammelgegenkonto 4.000,00 -A
0321 PKW-Anschaffung RA B 4.000,00 -A
und
1300 Sammelgegenkonto 4.000,00 A
4835 Abschreibung Kfz 0% 4.000,00 A
Der Abgang des Restbuchwertes ergibt sich nicht unmittelbar aus der AfA-Liste, sondern ist beim
Vorliegen des Hinweises auf einen Abgang manuell zu ermitteln. Für den Abgang des Restbuchwertes
muss ein Ausgabekonto angesprochen werden, wir haben das Konto 4845 Abgang Restbuchwert
dafür vorgesehen:
1300 Sammelgegenkonto 8.000,00 -A
0321 PKW-Anschaffung RA B 8.000,00 -A
und
1300 Sammelgegenkonto 8.000,00 A
4845 Abgang Restbuchwert 0% 8.000,00 A
Die Anschaffung eines neuen Anlagegutes mit Inzahlungnahme eines alten Anlagegutes wird am
ehesten dann fehlerfrei gebucht, wenn Anschaffung des neuen und Veräußerung des alten Wirtschaftsgutes
als zwei unabhängige Geschäftsvorfälle gebucht werden und die Verrechnung dann
über ein Finanz-Zwischenkonto durchgeführt wird.
Buchungsfragen
Buchungsproblem
Welches Datum soll als
Buchungsdatum eingegeben
werden, das Wertstellungsdatum
oder das Auszugsdatum?
Buchungsart
auf Finanzkonto
ohne
mit Akte
Akte
Lösung
Ein einheitliches Vorgehen ist erforderlich.
Immer das Wertstellungsdatum der einzelnen
Zahlung. Nur so kann eine zutreffende
Zinsberechnung gewährleistet werden,
wenn in das Forderungskonto durchgebucht
78 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

wird.
Wie wird ein Darlehen
gebucht?
Wie werden die monatlichen
Zinsen für das Darlehen
gebucht?
Wie wird ein Pkw-Kauf
gebucht?
Wie kann die Anschaffung
eines Pkw mit Kreditfinanzierung
gebucht werden?
Das Auto wird finanziert im
Werte von 69.600,00 €,
abzüglich einer Anzahlung
von 5.000,00 € ergibt eine
Summe von 64.600,00 €,
zuzüglich Bearbeitungsgebühr
von 300,00 €. Gesamtsumme
64.900,00 €.
Die monatlichen Raten der
Finanzierung betragen
1.000,00 €.
Ungeklärte Zahlung (Dubiose)
soll jetzt in Akte gebucht
werden.
Gebühreneingang wurde in
die falsche Akte gebucht.
Auszahlung aus falscher
Akte vorgenommen, wie
erfolgt die Korrektur?
Aktenkontobuchung mit
falschem Datum gebucht.
Zahlung wurde von Bank
zurückgebucht, zuzüglich
5,00 € Rücklast.
Es wurde fälschlicherweise
eine Sollstellung über
120,75 gebucht in die Akte
gebucht, die jetzt storniert
werden soll.
In einer Akte ist zuviel
Fremdgeld ausbezahlt
worden. Dieses soll jetzt
abgeschrieben werden.
Umbuchung einer Fremdgeldeinzahlung
von einer
Akte in eine andere Akte
zum Ausgleich der offenen
RA-Kosten.
Wie wird eine Ausgabe, die
aus Versehen ohne Vorsteuer
gebucht wurde,
korrigiert?
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
1. Storno-
Assistent
2. auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
ohne Akte
ohne Akte
ohne Akte
ohne Akte
1. ohne Akte
2. mit Akte
mit Akte
mit Akte
Einnahme/Haben
Über Bestandskontenbereich Klasse 0 (z. B.
Konto 0630).
Ausgabe/Soll
Über Buchen in Konto Klasse 4.
Ausgabe/Soll
In die Kontenklasse 0 (z. B. Konto 0320
Pkw-Anschaffung).
1. Buchung = Einnahme 64.900,00 Sachkonto
Darlehen (z. B. 0600) Finanzzwischenkonto
1300 MwSt. 0 %.
2. Buchung = Ausgabe 5.000,00 Sachkonto
Pkw (z. B. 0320) Finanzkonto Bank MwSt.
16 %.
3. Buchung = Ausgabe 64.600,00 Sachkonto
PKW z. B. 0320) Finanzzwischenkonto
1300 MwSt. 16 %.
4. Buchung = Ausgabe 300,00 Sachkonto
Kreditkosten (z. B. 4975) Finanzzwischenkonto
1300 MwSt. 0 %.
Die monatlichen Raten sind Ausgaben
1.000,00 Sachkonto Darlehen (z. B. 0600)
Finanzkonto Bank MwSt. 0 %.
Über Storno-Assistent, siehe S. 37, Buchung
stornieren, dann neu buchen.
Ausgabe/Soll
Gebührenrückzahlung buchen (gleiches
Datum, gleiche Belegnummer).
Einnahme/Haben
Einnahme buchen (gleiches Datum, gleiche
Belegnummer) in falsche Akte, dann richtig
buchen.
Korrektur mit Akte Über Korrekturbuchung bereinigen.
Korrektur mit Akte Ausgabe/Soll
Über Korrekturbuchung zurückbuchen. Die
5,00 € als Honorarauslagen buchen.
nur Aktenkonto
Umbuchung
Umbuchung
1. Storno-
Assistent
2. auf Finanzkonto
mit Akte
mit Akte
mit Akte
ohne Akte
Nur Aktenkonto, Buchungsvorgang S Storno
Gebührensollstellung.
Ausgabe/Soll
Abschreibungskonto im 4900-er-Bereich
anlegen. Einzelbuchung Umbuchung 1. Teil
ohne Akte, 2. Teil mit Akte. Generell unter
D15.13 Grundeinstellungen Aktenkonto die
Einstellung negatives Fremdgeld nicht zulassen
setzen.
1. Teil Akte mit Fremdgeldguthaben angeben
2. Teil Akte mit offenen Gebühren angeben.
Über Storno-Assistent, siehe S. 37, die Buchung
stornieren und dann neu buchen.
F Finanzbuchhaltung 79
Stand: 11/05

Bei Buchung Portoausgabe
über Finanzkonto Kasse
1000 wurde versehentlich
das falsche Buchungsdatum
eingegeben.
Die Telekom Rechnung
wurde auf ein falsches
Konto gebucht.
Journalbuchung ohne
MwSt gebucht.
Wie bucht man eine Rechnung
in der verschiedene
MwSt-Sätze enthalten sind
(Metro-Einkauf)?
Wie wird Eigenverbrauch
gebucht?
Auf welches Konto sind
Zinserträge zu buchen?
Zahlung wurde nur ins
Aktenkonto gebucht, nicht
ins Journal.
Geld von Sparkonto umbuchen
auf Finanzkonto.
Habenzinsen sollen vom
4000-er-Bereich in den
8000-er-Bereicht gebucht
werden.
Steuerrückerstattung vom
Finanzamt erhalten. Auf
welches Konto wird gebucht?
Arbeitsamt zahlt Zuschuss
zum Gehalt einer Arbeitnehmerin.
Auf welches
Konto wird gebucht?
Es wurden zuviel Gebühren
verbucht. Diese sollen in
Fremdgeld umgebucht
werden.
Wie werden Abschreibungen
(AfA) gebucht?
1. Storno-
Assistent
2. auf Finanzkonto
1. Storno-
Assistent
2. auf Finanzkonto
1. Storno-
Assistent
2. auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
auf Finanzkonto
Umbuchung
Umbuchung
Wie werden Auslagen aus
dem Aktenkonto ausgebucht?
Umbuchung
ohne Akte
ohne Akte
ohne Akte
ohne Akte
Über Storno-Assistent, siehe S. 37, die Buchung
stornieren und dann neu buchen.
Über Storno-Assistent, siehe S. 37, Buchung
stornieren, dann neu buchen.
Über Storno-Assistent, siehe S. 37, Buchung
stornieren, dann neu buchen.
Ausgabe/Soll
Beim Buchen den MwSt-Satz freilassen und
den ausgewiesenen MwSt-Betrag eingeben.
ohne Akte 1. Buchung: Einnahme auf Sachkonto z. B.
8900 Eigenverbrauch, als Finanzkonto Finanz-Zwischenkonto
z.Β. 1090.
2. Buchung: Ausgabe auf z. B. 1800 Privatentnahme,
als Finanzkonto Finanz-
Zwischenkonto z. B. 1090.
ohne Akte Einnahme/Haben
Über Buchen in Konto Klasse 8 (z. B. 8100
Zinserträge).
ohne Akte Einnahme/Haben
Betrag im Journal nachbuchen.
ohne Akte
ohne Akte
ohne Akte
ohne Akte
mit Akte
ohne Akte
mit Akte
2 Buchungen:
1. Einnahme auf Finanzkonto
2. Ausgabe von Sparkonto.
2 Buchungen:
1. Einnahme 8000-Bereich Finanz-
Zwischenkonto.
2. Ausgabe 4000-Bereich Finanz-
Zwischenkonto.
Einnahme/Haben
Ab 2004 in die Kontenklasse 8, zum Beispiel
8550.
Einnahme/Haben
Ab 2004 auf ein neu anzulegendes Konto in
der Kontenklasse 8 (das F17 Formular EÜR
verbietet faktisch die Saldierung von Betriebseinnahmen
und Betriebsausgaben).
1. Teil Gebühren Betrag als Soll
2. Teil auf Fremdgeld.
Ausgabe/Soll
1.Teil Sachkonto aus Bestandskontenbereich
Klasse 0 (z. B. 0400).
2. Teil Sachkonto aus dem Aufwandsbereich
Klasse 4 (z. B. 4830).
Ausgabe/Soll
Buchungsvorgang A Abschreibung Auslagen
auf Sachkonto im Aufwandsbereich Klasse 4
(z. B. 4995).
80 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

Rechnung von EDV-Firma
bekommen (1.000,00 €),
die auch Mandantin ist.
Der Rechnungsbetrag soll
mit offenen Gebührenforderungen
(600,00€) verrechnet
werden.
Unterschied zwischen
Stornobuchung und Korrekturbuchung
Wie stellt man eine Gebührenrechnung
im Aktenkonto
ins Soll?
Das Buchen einer Akte ist
nicht möglich, da diese
gesperrt wird.
Im Aktenkonto besteht ein
Fremdgeldguthaben. Es
soll ausgebucht werden,
damit die Akte abgelegt
werden kann.
auf Finanzkonto
Allgemein
1. ohne Akte
2. mit Akte
3. ohne Akte
Allgemein mit Akte
Sperre
Allgemein
1. Buchung: ohne Akte Ausgabe 600,00
Sachkonto z. B. 0425 Finanz-Zwischenkonto
1090
2. Buchung: mit Akte Einnahme 600,00
Finanz-Zwischenkonto 1090
3. Buchung: ohne Akte Ausgabe 400,00
Finanzkonto Sparkasse.
Stornobuchung zur Neutralisation von reinen
Journalbuchungen, Korrekturbuchung
zur Neutralisierung von aktenbezogenen
Buchungen
1. Möglichkeit: automatisch mit Erstellung
der Rechnung in Gebühren/Kosten.
2. Möglichkeit: Buchen nur auf Aktenkonto,
Buchungsart 8 RA-/Notarkosten.
3. Möglichkeit: (AltGr)(Y) über Buchungsart
8 RA-/Notarkosten.
Einzelne Akte mit (Strg)(F11) aus dem Personal
Desktop heraus entsperren. Mehrere
Sperren über F12 Buchen, Sonstiges, Aktenkonten
entsperren löschen.
Es muss mit Anwalt oder Steuerberater
geklärt werden, auf welches Konto das Guthaben
umgebucht werden soll.
F Finanzbuchhaltung 81
Stand: 11/05

82 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

BWA ................................................. 40
Auswertungen
Übersicht Finanzkonten........................ 49
Auswertungen (BWA) ............................. 42
Auszahlung Fremdgeld.......................14, 18
Auszahlung über (Auszahlung Fremdgeld) . 18
Auszahlung über Dispodatei (Auszahlung
Fremdgeld) ........................................ 18
Auszahlung über Zahlungsdatei
(Auszahlung Fremdgeld) ...................... 18
Automatische Verteilung nach § 366, § 367
BGB .................................................. 20
Automatischer Kontoabgleich................... 18
Balkendiagramm.................................... 44
Bearbeiten ............................................ 16
Beim Start nach Datum sortieren ............. 37
Beleg ................................................... 30
Belegnr. ............................................... 13
Belegnummer........................................ 13
Belegnummern anzeigen ......................... 73
Belegnummern Pflicht............................. 72
Belegnummern vorschlagen..................... 73
Belegnummernvergabe in
Einzelbuchung wie in Stapelbuchung...... 72
Benutzernummer 9 ................................ 72
Benutzernummer 99............................... 72
Berechnungsmethode ............................. 55
Betrag .............................................13, 17
Betrag (Auszahlung Fremdgeld) ............... 19
Betrag splitten....................................... 29
Beträge Netto anzeigen........................... 52
Beträge zusätzlich Brutto anzeigen ........... 36
Beträge zusätzlich Netto anzeigen ............ 36
Betriebsausgaben ....................................1
nicht abzugsfähige ................................7
Betriebseinnahmen ..................................1
Betriebswirtschaftliche Auswertungen ....... 40
Bewegliches Wirtschaftsgut ..................... 58
Bewirtungskosten .................................. 34
Bezeichnung (Wirtschaftsgut) .................. 54
Bruttoüberschuss .....................................2
Buchen ............................................. 1, 10
(Kontofix) .......................................... 27
Aktennummer eingeben ....................... 14
Anlagekonten ..................................... 15
Ausgleich eines offenen Postens ............ 21
Auszahlung Fremdgeld......................... 18
Belegnr. ............................................ 13
Betrag............................................... 13
Buchungsart....................................... 14
Buchungstext ..................................... 15
eines neuen offenen Postens................. 21
Einzelbuchung .................................... 24
Ermittlung Hebegebühr ........................ 23
Honorarauslagen................................. 22
in Aktenkonto..................................... 13
in die OP-Liste .................................... 14
in Forderungskonto ............................. 14
in Journal........................................... 13
in ZV................................................. 13
Kontofix............................................. 26
B
MwSt-Betrag...................................... 15
MwSt-Satz......................................... 15
Sachkonto ......................................... 15
SB.................................................... 15
Sonstiges .......................................... 33
Stapelbuchung ................................... 11
Buchen auf Sachkonto............................ 28
Buchen Dubiose Zahlungen ................ 28, 32
Buchen in Forderungskonto
Buchungen nachträglich korrigieren ...... 21
Buchen in Forderungskonto (Auszahlung
Fremdgeld)........................................ 20
Buchen in OP-Liste
Rechnungsnummer auswählen ............. 21
Buchen in ZV ......................Siehe Buchen in
Forderungskonto
Buchhaltungsgrafik ................................ 44
Balkendiagramm ................................ 44
Erweiterte Buchhaltungsgrafik .............. 44
Buchung
erfassen ............................................ 13
Buchung für Schuldner (Buchen in
Forderungskonto) ............................... 20
Buchungen prüfen ................................. 37
Buchungsart ......................................... 14
Buchungsdatum .................................... 12
Buchungsdatum
(Buchen in Forderungskonto) ............... 21
Buchungseingaben................................. 12
Buchungsfehler korrigieren (Beispiel) ....... 58
Buchungsjahr ändern ............................. 34
Buchungslogik......................................... 3
Buchungsschablonen.............................. 33
Buchungstext........................................ 15
Buchungstext (Auszahlung Fremdgeld) ..... 19
Buchungstext im Forderungskonto
(Buchen in Forderungskonto) ............... 21
Buchungsvorgang, Programmfunktion und
Buchungsrichtung............................... 10
Buchwerte vorgeben .............................. 58
Bürokosten ............................................. 8
BWA .................................................... 40
d ....................................................... 55
Darlehen an Arbeitnehmer ........................ 6
Darlehen von Kreditinstituten .................... 6
DATEV ................................................. 64
Kontenrahmen SKR03 ........................... 5
DATEV-Konvertierung............................. 64
Datum von/Datum bis ............................ 52
DCV-Schlüssel....................................... 19
Degressive Abschreibung ........................ 55
Demoversion von Kontofix ...................... 33
Diagrammtyp........................................ 44
Dienstprogramme...............................1, 13
Dispodatei ............................................ 19
Drei-Jahres-Vergleich (Standard-BWA) ..... 43
Druckoptionen....................................... 74
Druckoptionen (AfA-Liste)....................... 62
dttab.txt............................................... 65
Durchlaufende Posten .............................. 6
D
84 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

e ........................................................ 20
E/Ü-Rechnung ..................................46, 72
Eigenverbrauch.................................47, 75
Eigenverbrauch buchen........................... 26
Ein- und Auszahlungen ........................... 44
Eingabe des neuen Saldos ermöglichen
(Einzelbuchung) bzw. erzwingen
(Stapelbuchung) ................................. 73
Eingabe des Sachbearbeiters bei
Journalbuchung .................................. 73
Eingabefeld
inm./onatl./iertlj.............. 20
Eingabefelder zum Erfassen
von Buchungen................................... 13
Einkommensteuergesetz
§ 11....................................................1
§ 4 Abs. 3............................................1
Einmalig geringeren Prozentsatz
abschreiben ....................................... 56
Einmalig vollen Prozentsatz abschreiben.... 56
Einnahmen..............................................3
als Ausgabeminderungen ..................... 77
Andere Einnahmen ................................8
Referatskonten .....................................8
Einnahmen-Ausgaben-BWA .......... 40, 41, 43
Einnahmen-Ausgaben-BWA (Einnahmen-
Ausgaben-BWA).................................. 43
Einnahmen-Überschuss-Rechnung1, 9, 41, 43
Bruttoüberschuss ..................................2
Darstellung ..........................................3
Nettoüberschuss ...................................2
Einnahmenüberschussrechnung - EÜR - .... 63
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Nettoausweis...................................... 72
Einnahmen-Überschuss-Rechnung über
Datenpool .......................................... 72
Eintrag bearbeiten.................................. 59
Eintrag eingeben.................................... 54
Eintrag löschen ...................................... 60
Einzelbuchung ....................................... 24
auf Finanzkonto .................................. 24
Eigenverbrauch buchen........................ 26
Korrekturbuchung ............................... 26
nur auf Aktenkonto ............................. 25
Umbuchung........................................ 25
ELSTER (Elektronische USt-Voranmeldung) 45
Entwicklungsübersicht (Standard-BWA)..... 43
Erfolgskonten ........................................ 41
Erinnerungswert .................................... 55
Ermittlung Hebegebühr ........................... 23
Erstes Buchungsjahr............................... 34
Erweiterte Buchhaltungsgrafik.................. 44
EStR 44 ................................................ 58
EÜ-Saldierung Teil 2+3........................... 72
Excel.................................................... 67
Excel-Export.......................................... 68
Extras .................................................. 62
Abstimmung....................................... 52
AfA-Liste............................................ 53
Druckoptionen (AfA-Liste) .................... 62
Formular EÜR ..................................... 63
Schnittstellen ..................................... 63
E
Fahrzeugkosten....................................... 7
Farbeinstellungen .................................. 34
fibuau.xlt.............................................. 67
Filter.................................................... 59
Finanzbuchhaltung............................ 13, 72
Buchungslogik...................................... 3
Kontenrahmen ..................................... 5
Verknüpfungen..................................... 9
Finanzkonten ................................. 3, 6, 50
Zahlungen zwischen............................ 76
Finanzkonten zeigen .............................. 52
Finanzkonto .......................................... 12
Finanzkonto für Kasse ............................ 73
Finanzkontostände tageweise .................. 50
Finanzkontoübersicht anzeigen ................ 73
Forderungskonto .............................. 13, 20
Forderungskonto anzeigen ...................... 17
Forderungsunterkonto ............................ 20
Forderungsunterkonto (Buchen in
Forderungskonto) ............................... 20
Formular EÜR........................................ 63
Fremdgeld .............................................. 7
Konten...........................................7, 51
Fremdgeld auszahlen .........Siehe Auszahlung
Fremdgeld
Fremdgeldkonten................................7, 51
Fremdleistungen...................................... 7
Frühere Zeiträume................................... 9
fttab.txt ............................................... 64
Funktionskonten...................................... 4
F
G
Gebühren/Kosten .................................1, 9
Geldtransit ........................................... 76
Geringwertige Wirtschaftsgüter.............5, 55
Grafische Auswertungen (BWA) ............... 44
Grundeinstellungen........................... 33, 71
Aktueller Mehrwertsteuersatz % ........... 72
Belegnummern................................... 72
Belegnummern anzeigen ..................... 73
Belegnummern Pflicht ......................... 72
Belegnummern vorschlagen ................. 73
Belegnummernvergabe in
Einzelbuchung wie in Stapelbuchung .. 72
Druckoptionen.................................... 74
Eingabe des neuen Saldos ermöglichen
(Einzelbuchung) bzw. erzwingen
(Stapelbuchung).............................. 73
Eingabe des Sachbearbeiters bei
Journalbuchung............................... 73
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Nettoausweis .................................. 72
Einnahmen-Überschuss-Rechnung über
Datenpool ...................................... 72
EÜ-Rechnung ..................................... 72
EÜ-Saldierung Teil 2+3 ....................... 72
Finanzkonto für Kasse ......................... 73
Finanzkontoübersicht anzeigen ............. 73
Listen für........................................... 74
lokale ............................................... 71
F Finanzbuchhaltung 85
Stand: 11/05

Negativen Bestand auf Kassenkonto
verhindern ...................................... 73
Sachkonten ohne Bewegung
anzeigen/drucken ............................ 72
Sachkonten-Saldenliste
mit Zwischensummen....................... 74
Tagesdatum als Buchungsdatum vorschlagen
..................................................... 73
Übersicht Sachkonten mit Beträgen ....... 74
Vorschlag Finanzkonto ......................... 73
zentrale ............................................. 71
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung..1
GWG ......................................................5
H ........................................................ 13
Halbjahresregelung ...........................56, 58
Handelsgesetzbuch
§ 246 Abs. 2 ...................................... 76
Honorarauslagen................................ 6, 22
Immaterieller Vermögensgegenstand ........ 58
Info-Desk ............................................. 61
Integrierte Buchungen ..............................9
Inventare.............................................. 54
Inventarnummer.................................... 54
Inzahlungnahme .................................... 78
Ist-Versteuerung......................................2
Jahresabschluss ..................................... 48
Jahrgänge ändern .................................. 29
Journal ................................................. 34
Journal Anfang ...................................... 37
Journal anzeigen.................................... 34
Journal Ende ......................................... 37
Journalbuchungen .................................. 13
Kassenbuch........................................... 38
Kaufdatum ............................................ 55
Kaufpreis (netto) ................................... 55
Konten einrichten................................... 50
Konten ohne Bewegung zusätzlich
anzeigen............................................ 52
Konten zuordnen
Auslagen/Fremdgeld............................ 51
USt-Formular ..................................... 51
Kontenblätter ........................................ 51
Kontenklasse 0
Vorsteuer........................................... 15
Kontenplan ......................................40, 50
Kontenplan bearbeiten (Benutzerrecht) ..... 50
Kontenrahmen.........................................5
Kontenstände
Aktualisierung ......................................9
Gespeicherte ........................................9
Kontenverwaltung .................................. 50
Finanzkontostände tageweise ............... 50
Kontenblätter ..................................... 51
Kontenplan ........................................ 50
H
I
J
K
Kontenzuordnungen (BWA) ..................... 40
Konto von/Konto bis .............................. 52
Kontoabgleich ....................................... 18
Kontoauszug anzeigen/drucken ............... 29
Kontoauszug holen ................................ 29
Konto-Auszug Nr. .................................. 12
Kontoauszüge ....................................... 38
Zahlungen suchen .............................. 30
Kontoauszüge Anfang............................. 39
Kontoauszüge Ende ............................... 39
Kontofix ............................................... 26
buchen.............................................. 27
Kontoauszug anzeigen/drucken ............ 29
Kontoauszug holen ............................. 29
Testversion aufrufen ........................... 27
Vorschlagswerte ................................. 32
Kontofix buchen .................................... 12
Korrekturbuchung.................................. 26
Korrekturbuchungen .............................. 77
Korrespondenzanwälte ........................... 76
Kosten
AfA..................................................... 7
Bürokosten .......................................... 8
Fahrzeugkosten.................................... 7
Fremdleistungen................................... 7
Personalkosten..................................... 7
Repräsentationskosten .......................... 7
Kosten des Geldverkehrs .......................... 8
Kostenplanung ...................................... 43
Kurzfristige Erfolgsrechnung
(Standard-BWA)................................. 42
l ....................................................... 55
Laufende Buchungsnummer .................... 12
laufende Nummer .................................. 54
laufende Nummer/aktuelles Jahr.............. 54
Laufende Nummern (Dienstprogramme) ... 13
Lineare Abschreibung ............................. 55
Liquidität.............................................. 44
Liquiditätsbeitrag................................... 42
Liquiditätsbeitrag
(Einnahmen-Ausgaben-BWA) ............... 44
Liquiditätsbeitrag Betrieb ........................ 44
Listen für.............................................. 74
Lohn/Gehalt............................................ 7
Lokale Grundeinstellungen ...................... 71
Löschen von Buchungen ......................... 16
L
M
m ....................................................... 20
Mandatssalden
Aktualisierung ...................................... 9
Mehrwertsteuer ........4, Siehe auch Vorsteuer
Berechnung ......................................... 4
Ist-Versteuerung .................................. 2
Verprobung ....................................... 35
Vorsteuerabzug .................................... 2
Zahlungen ........................................7, 8
Mit Aktenkurzbezeichnung ................. 36, 52
Mit Betreff Gegner ................................. 36
Mit Betreff Mandant ............................... 36
Mit Betreff RSV...................................... 36
86 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05

mm/jj................................................... 15
mm+1/jj............................................... 16
mm-1/jj................................................ 16
MwSt-Betrag ......................................... 15
MwSt-Satz ............................................ 15
Negativen Bestand auf
Kassenkonto verhindern....................... 73
Nettoausweis (Grundeinstellung).............. 52
Nettoüberschuss ......................................2
Neuer Saldo .......................................... 12
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben .........7
Nummer des Kontoauszugs ..................... 12
nur auf Aktenkonto
(Einzelbuchung).................................. 25
(Stapelbuchung) ................................. 23
Nutzungsdauer ...................................... 55
N
O
Offene Posten...................................... 1, 9
Buchungen korrigieren......................... 16
Löschen von Buchungen....................... 16
Optionsfelder zum Erfassen der
Buchungen......................................... 13
Personalkosten ........................................7
Privatkonten............................................7
RA-MICRO - Kontenrahmen .......................5
Rechnungsnummer auswählen ................. 21
Rechte....................................................1
Referate .................................................8
Referatskonten ........................................8
Relative Kennzahlen ............................... 42
Repräsentationskosten..............................7
Restwert............................................... 55
S ........................................................ 13
sachfort.txt ........................................... 48
Sachkonten ohne Bewegung
anzeigen/drucken ............................... 72
Sachkonten zeigen ................................. 52
Sachkonten-Saldenliste....................... 9, 49
Sachkonten-Saldenlist
mit Zwischensummen ......................... 74
Sachkonto........................................17, 54
Salden.................................................. 38
Saldierungsverbot .................................. 76
Saldo (ohne Buchungen) ......................... 37
Sammelgegenkonto..................................3
SB ....................................................... 17
Schnittstellen ........................................ 63
DATEV............................................... 64
Excel................................................. 67
Seitenvorschub nach jedem Konto............ 52
Selektionskennzeichen
(Auszahlung Fremdgeld) ...................... 19
P
R
S
Soll und Haben........................ 4, 10, 12, 13
Sonderabschr./außerplanm. AfA .............. 56
Sonderabschreibung
einmalig vollen Prozentsatz abschreiben 56
Sonderabschreibung auf mehrere Jahre
verteilen ........................................... 56
Sonderbuchung ..................................... 32
Sonstige Sachkonten................................ 3
Sonstiges ............................................. 33
Aktenkonten entsperren ...................... 34
Buchungsjahr ändern .......................... 34
Farbeinstellungen ............................... 34
Grundeinstellungen............................. 33
Wiederkehrende Buchungen................. 33
Sortierung ............................................ 59
soziedef.txt........................................... 39
Sozienabrechnung ................................. 36
Sozienanteile .......................................... 4
Sozienanteile prüfen .............................. 39
Spaltenbreite benutzerdefiniert................ 37
Spaltenbreite zurücksetzen ..................... 37
Speichern von Buchungen....................... 16
Standard-BWA ............................40, 41, 42
Standardtext
attab.txt............................................ 65
dttab.txt ........................................... 65
fttab.txt ............................................ 64
maskec1.txt....................................... 15
maskec2.txt....................................... 15
sachfort.txt........................................ 48
soziedef.txt........................................ 39
Standortkürzel ...................................... 55
Stapelbuchung ...................................... 11
auf Finanzkonto.................................. 11
nur auf Aktenkonto ............................. 23
Textzwischenzeile ............................... 24
Umbuchung ....................................... 23
Storno-Assistent............................... 37, 77
Stornobuchungen .................................. 77
Tagesdatum als Buchungsdatum
vorschlagen ....................................... 73
Teilzugänge/Teilabgänge ........................ 58
Textschlüssel DCV (Auszahlung Fremdgeld)19
Textzwischenzeile .................................. 24
Textzwischenzeile schreiben (Auszahlung
Fremdgeld)........................................ 20
Tooltipp ausschalten .............................. 37
Transitkonten.......................................... 6
Überblick (Servicefunktion) ..................... 31
Übersicht Finanzkonten ............................ 9
Übersicht Finanzkonten .......................... 49
Übersicht Sachkonten..........................9, 74
Übersicht Sachkonten............................. 50
Übersicht Sachkonten mit Beträgen.......... 74
Umbuchung
(Einzelbuchung) ................................. 25
(Stapelbuchung)................................. 23
Umbuchung von Finanzkonto................... 28
Umbuchungskonten ................................. 6
T
U
F Finanzbuchhaltung 87
Stand: 11/05

Umsatzanteile Sozien ............................. 39
Sozienanteile prüfen............................ 39
Umsatzsteuer
Betriebseinnahme oder -ausgabe ............2
USt-Formular ........................................ 51
v ........................................................ 20
Verwalter.............................................. 72
Verwendungszweck ................................ 30
Verwendungszweck 1
(Auszahlung Fremdgeld) ...................... 19
Verwendungszweck 2
(Auszahlung Fremdgeld) ...................... 19
Vorbereitende Arbeiten ........................... 54
Vorjahresvergleich (Standard-BWA).......... 43
Vorschlag Finanzkonto ............................ 73
Vorschlagswerte .................................... 32
Vorschlagswerte für Buchen Kontofix ........ 32
Vorsteuer................................................7
Abzug .................................................2
Vorsteuer bei Kontenklasse 0................... 15
Vorsteuerabzug .......................................2
Vortragskonten........................................9
V
W
Wertstellungsdatum ............................... 30
WG verkauft/verschrottet........................ 56
Wiederkehrende Buchungen .................... 33
X
Zahlung ab (Auszahlung Fremdgeld) ........ 20
Zahlung an (Auszahlung Fremdgeld) ........ 19
Zahlung an Mandant
(Auszahlung Fremdgeld)...................... 19
Zahlung an Rechtsschutz (Auszahlung
Fremdgeld)........................................ 19
Zahlung Auftraggeber ............................ 14
Zahlung automatisch verteilen (Buchen in
Forderungskonto) ............................... 20
Zahlung manuell verteilen (Buchen in
Forderungskonto) ............................... 20
Zahlungsausgänge................................. 30
Zahlungsdatei-Nr. / Dispodatei-Nr.
(Auszahlung Fremdgeld)...................... 19
Zahlungsdatum ..................................... 30
Zahlungseingänge ................................. 30
Zahlungsempfänger/-pflichtiger ............... 30
Zahlungsturnus (Auszahlung Fremdgeld) .. 20
Zahlungsverkehr .............................. 18, 19
Zeichenkette suchen .............................. 61
Zeilen färben ........................................ 37
Zeitanteilige (monatliche) AfA ................. 56
Zentrale Grundeinstellungen ................... 71
Zufluss-/Abfluss-Prinzip............................ 1
Ausnahme der kurzen Zeit ................... 74
Zugeordnete Sachkonten ........................ 41
Zur Verfügung stehende Sachkonten ........ 41
Zuzuordnende Gruppen .......................... 41
Zwangsvollstreckung....................... 1, 9, 13
in Forderungskonto buchen (Buchen) .... 13
Z
xx........................................................ 56
88 F Finanzbuchhaltung
Stand: 11/05