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Dienstvereinbarung
über die Benutzung der Telekommunikationsanlage, die Gesprächsdatenerfassung und die Abrechnung
von Telefongesprächen im Rathaus der Gemeinde Uedem
Zwischen
dem Bürgermeister der Gemeinde Uedem
und
dem Personalrat der Gemeindeverwaltung Uedem
wird gemäß § 70 i.V.m. § 72 Abs. 3 Ziffer 1-3 und 6 des Landespersonalvertretungsgesetzes NW
(LPVG NW) folgende Dienstvereinbarung geschlossen:
§ 1 Allgemeines
(1) Die Vereinbarung regelt die Nutzung des Telefondienstes (Sprachkommunikation) und
des digitalen Telefaxdienstes sowie die Telefonkostenabrechnung der Telekommunikationsanlage
(TK-Anlage) im Rathaus der Gemeinde Uedem. Dabei sind sich der Bürgermeister
und der Personalrat darüber einig, dass die technischen Möglichkeiten der neuen TK-Anlage
ein besonderes Maß an Verantwortungsbewusstsein unter Beachtung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen
voraussetzt.
(2) Der Bürgermeister stellt sicher, dass bei der Nutzung der Dienste der TK-Anlage die Regelungen
dieser Dienstvereinbarung eingehalten werden.
§ 2 Geltungsbereich
Diese Regelungen gelten für alle der Dienstaufsicht des Bürgermeisters unterliegenden Beschäftigten
im Rathaus.
§ 3 Zielsetzung
Ziel dieser Vereinbarung ist es, im Rahmen einer angemessenen und sinnvollen Nutzung der
Leistungen der neuen TK-Anlage den Schutz personenbezogener Daten und des gesprochenen
und geschriebenen Wortes vor unberechtigtem Zugriff und vor unzulässigem Gebrauch
zu gewährleisten. Das Recht des/der einzelnen Beschäftigten auf kommunikative und informationelle
Selbstbestimmung wird anerkannt und beachtet.
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§ 4 Zweckbestimmung der Anlage
(1) Die TK-Anlage einschließlich all ihrer Komponenten soll alle Beschäftigten bei der effektiven
Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützen.
(2) Eine Nutzung der TK-Anlage zum Zwecke der Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist
nicht zulässig.
(3) In dringenden Fällen wird die Benutzung der TK-Anlage in privaten Angelegenheiten geduldet.
Dienstliche Interessen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
(4) Private Telefongespräche sind immer kostenerstattungspflichtig. Wer private Telefongespräche
führt, erkennt damit zugleich die Regelungen über die Gesprächsdatenaufzeichnung
und die Kostenerstattung an.
(5) Soweit der benutzte Fernsprecher über entsprechende Wahlberechtigungen verfügt und an
eine Gesprächs-Datenerfassungsanlage angeschlossen ist, können private Telefonate nach
Eingabe einer Privatgesprächskennzahl sowie einer persönlichen Kennziffer selbst angewählt
werden. Privatgespräche sind grundsätzlich vom Nebenstellenanschluss der Mitarbeiterin/des
Mitarbeiters zu führen.
(6) Über Privatgespräche, die über die Telefonzentrale hergestellt werden, führt die Telefonzentrale
die notwendigen Aufzeichnungen und teilt diese dem zuständigen Amt ausschließlich
zum Zweck der Abrechnung der Telefongebühren monatlich mit.
(7) Dienstlich veranlasste Privatgespräche (z. B. infolge von Mehrarbeit) sind nicht gebührenpflichtig.
§ 5 Elektronisches Telefonbuch (ETB)
(1) Im zuständigen Amt wird ein elektronisches Telefonbuch (ETB) mit folgenden
Informationen bereitgehalten und regelmäßig fortgeschrieben:
1. Nebenstellennummer
2. Nebenstelleninhaber/in (Name, Vorname, ggf. akad. Grad, Amts- bzw. Dienstbezeichnung,
Funktion)
3. Amt
4. Raumnummer.
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(2) Die Daten des ETB sind personenbezogene Daten. Sie dienen nur zur Vermittlung an den
Abfrageplätzen und zur Erstellung eines gedruckten Telefonverzeichnisses.
§ 6 Daten im Sinne dieser Vereinbarung
(1) Daten im Sinne dieser Vereinbarung sind:
Verbindungsdaten, Betriebsdaten, Gebührendaten und Inhaltsdaten.
(2) Verbindungsdaten sind personenbezogene Daten, die der Bereitstellung einer Verbindung
dienen. Sie umfassen:
1. Rufnummern der anrufenden und angerufenen Personen
2. Daten über Beginn und Ende einer Verbindung
3. in Anspruch genommene Leistungsmerkmale, Schnittstellen und Kabelwege.
Der Umgang mit Verbindungsdaten wird in § 7 Abs. 1 beschrieben.
(3) Betriebsdaten sind Daten, die zweckgebunden zur Störungseingrenzung und -beseitigung
sowie zur Verkehrsmessung verarbeitet werden.
Sie umfassen insbesondere:
1. physikalisch genutzte Übertragungswege (Kabel, Leitungsbündel, Schnittstellen, Richtfunk,
Datenkanäle usw.) und ihre Belastung
2. die Nutzung von Leistungsmerkmalen
3. den Durchwahlfaktor.
Der Umgang mit Betriebsdaten wird in § 7 Abs. 2 beschrieben.
(4) Gebührendaten sind personenbezogene Daten, die die Grundlage zur Gebührenermittlung
und Gebührenabrechnung bilden. Der Umgang mit Gebührendaten wird in § 8 Abs. 1 und 7
sowie § 9 beschrieben.
(5) Inhaltsdaten sind die zwischen den Kommunikationsteilnehmern/-innen ausgetauschten
Informationen. Hinsichtlich ihres Schutzes wird auf § 8 Abs. 3 verwiesen.
§ 7 Umgang mit Daten im Sinne dieser Vereinbarung
(1) Verbindungsdaten werden nur vorübergehend und zweckgebunden zum Verbindungsaufbau
gespeichert. Sie werden unverzüglich nach Beendigung der Verbindung gelöscht, mit
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Ausnahme der Verbindungsdaten, die zum Zwecke der Gebührenabrechnung als Gebührendaten
gem. § 6 Abs. 3 sowie § 8 Abs. 1 und § 9 dieser Vereinbarung oder im Rahmen der
Kontrolle der dienstlichen Inanspruchnahme der TK-Anlage gem. § 8 Abs. 1 und 4 dieser
Vereinbarung verwendet werden. Darüber hinaus dürfen Verbindungsdaten von internen und
externen zustande gekommenen und nicht zustande gekommenen ankommenden und abgehenden
Verbindungen als Betriebsdaten nach § 6 Abs. 2 dieser Vereinbarung genutzt werden.
Auf einzelne Beschäftigte bezogene Auswertungen von personenbezogenen Daten (Name,
Amt usw.) und ihre Verknüpfung zum Zwecke der Lokalisierung von Kommunikationsteilnehmer/innen
sind nicht zulässig.
(2) Müssen personenbezogene Daten als Betriebsdaten zur Störungseingrenzung bzw. –beseitigung
verwendet werden, sind sie unverzüglich nach der Störungsbeseitigung physikalisch
zu löschen. Die Verarbeitung von Daten, die sich auf einzelne Personen beziehen oder
beziehen lassen, mit Hilfe von Verkehrsmesseinrichtungen ist unzulässig.
(3) Die zu übermittelnden Inhaltsdaten dürfen von Dritten nicht abgehört bzw. in keiner Weise
erfasst und weiterverarbeitet werden; sie dürfen auch nicht auf Ton- oder Datenträgern
aufgezeichnet werden.
§ 8 Allgemeine Regelungen zur Verarbeitung von Daten im Sinne dieser Vereinbarung
(1) Mit Inbetriebnahme der TK-Anlage erfolgt eine automatisierte Erfassung der Verbindungsdaten
von abgehenden dienstlichen und privaten Telefongesprächen. Art und Umfang
der Erfassung und Auswertung sind abschließend in Abs. 3 und 7 und § 9 beschrieben. Die
Erfassung dieser Daten dient ausschließlich der Berechnung der Telefongebühren, der Überprüfung
der Entwicklung ihrer Höhe sowie der Kontrolle der dienstlichen Inanspruchnahme
der TK-Anlage. Eine Verknüpfung von Daten aus der automatischen Gesprächsdatenerfassung
mit anderen Daten ist nicht zulässig.
(2) Nicht ausgewertet werden die Verbindungsdaten der eingehenden Gespräche und der Gespräche
innerhalb des Rathauses.
(3) Bei Gesprächen und Faxverbindungen der Personalvertretungen gem. LPVG NW, die
nicht der Dienstaufsicht unterliegen, dürfen, sofern die Verbindung über diesen Einrichtungen
zugeordnete Nebenstellen hergestellt worden ist, der Ort und die Anschlussnummer des
anderen Teilnehmers nicht erfasst werden. Werden bei solchen Verbindungen aus technischen
Gründen andere personenbezogene Daten erfasst, dürfen sie nicht ausgewertet werden.
(4) Es können regelmäßig die Gesamtgebühren der dienstlich geführten Telefonate ausgedruckt
und dem/der jeweiligen Mitarbeiter(in) vorgelegt werden. Spezifizierte Auflistungen
können dem/der Mitarbeiter(in) nur nach vorheriger Absprache mit dem Personalrat vorgelegt
werden. Der Umfang dieser Auflistungen kann nach bestimmten Kriterien (z. B. nur Gespräche
im Fernbereich, Gespräche ab einer bestimmten Kostenhöhe) generell eingegrenzt
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werden. Der/Die Mitarbeiter(in) hat durch Unterschrift zu bescheinigen, dass es sich bei den
aufgelisteten Gesprächen ausschließlich um dienstlich veranlasste Telefonate gehandelt hat.
Das zuständige Amt ist befugt, die Richtigkeit dieser Angaben stichprobenweise zu überprüfen.
(5) Eine Auflistung der dienstlich geführten Telefongespräche einer Nebenstelle kann seitens
des zuständigen Amtes auch in besonders begründeten Einzelfällen, unter vorheriger Einschaltung
des Personalrates, veranlasst werden.
(6) Jegliche Erfassung, Speicherung, Auswertung oder sonstige Verarbeitung von Daten im
Zusammenhang mit der Nutzung der TK-Anlage erfolgt ausschließlich im zuständigen Amt.
Es werden monatlich Summenlisten mit der Anzahl der Gebühreneinheiten je Nebenstellennummer
ausgedruckt. Die Summenlisten werden den Amtsleitern zur Kostenkontrolle zur
Verfügung gestellt.
(7) Die erfassten Einzelverbindungsdaten werden physikalisch gelöscht, sobald ihre Speicherung
für die Zahlungsabwicklung nicht mehr erforderlich ist, spätestens jedoch nach 90 Tagen.
(8) Bei auffälligen Gebührenabweichungen ist das zuständige Amt im Interesse einer Aufklärung
im Einzelfall berechtigt, die festgestellten Daten mit dem Nebenstelleninhaber/der
Nebenstelleninhaberin zu erörtern. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter kann ein Mitglied des
Personalrates hinzuziehen.
(9) Die Daten von Privatgesprächen werden für diejenigen Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen ausgedruckt,
deren Telefongebühren 10,00 DM übersteigen. Die Auflistung wird dem Mitarbeiter/der
Mitarbeiterin in einem geschlossenen Umschlag unter Wahrung der Vertraulichkeit
zugeleitet. In den übrigen Fällen besteht auf Wunsch die Möglichkeit, sich die Zusammenstellung
der Telefongebühren beim zuständigen Amt anzeigen zu lassen.
(10) Privatgespräche werden der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter mit der Gehalts-, Vergütungs-
oder Lohnabrechnung belastet. Die Gebührenbelastung erfolgt monatlich per Datenträgeraustausch
oder durch manuelle Buchung.
Einwände muss der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin unverzüglich nach Erhalt der Gebührenbelastung
unter genauer Darlegung erheben.
(11) Wenn über Schnittstellen zu Institutionen außerhalb des Geltungsbereichs dieser Vereinbarung
personenbezogene oder auf Personen beziehbare Daten ausgetauscht werden, gilt
für diese Daten diese Vereinbarung entsprechend.
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§ 9 Art und Umfang der Gesprächs- und Gebührendatenerfassung
(1) Jedes abgehende dienstliche Telefonat wird automatisch mit folgenden Daten erfasst:
• Kennzeichnung als Dienstgespräch
• Nebenstellennummer
• Datum und Uhrzeit
• Vorwahl und Rufnummer des angewählten Teilnehmers
• Anzahl der Gebühreneinheiten
• Gesprächskosten.
(2) Jedes abgehende Privattelefonat (im Orts-, Nah- und Fernbereich) wird nach Maßgabe
der Ziffer 3 automatisch mit folgenden Daten erfasst:
• Kennzeichnung als Privatgespräch
• Nebenstellennummer
• Datum und Uhrzeit
• Vorwahl und Rufnummer des angewählten Teilnehmers mit Ausnahme der letzten
drei Ziffern
• Anzahl der Gebühreneinheiten
• Gesprächskosten.
(3) Bei eingehenden und bei internen Gesprächen werden keine Daten erfasst, gespeichert
oder ausgewertet.
§ 10 Datenverarbeitung
(1) Die Verarbeitung der erfassten Daten erfolgt in Umsetzungs- bzw. Aufbereitungs- und
Auswertungsprogrammen. Die gespeicherten Daten dürfen weder in einer anderen Datenverarbeitungsanlage
gespeichert noch kopiert oder in eine andere Datenverarbeitungsanlage
eingelesen werden. Hiervon unberührt bleibt die Gebührenbelastung per Datenträgeraustausch
gemäß § 8 Absatz 10.
(2) Nach spätestens 3 Monaten werden sämtliche aufgezeichneten Daten gelöscht. Alle erstellten
Ausdrucke sind durch das zuständige Amt spätestens 12 Monate nach dem Ausdruck
zu vernichten, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften entgegenstehen.
§ 11 Elektronisches Telefonschloss
Bei Verlassen des Raumes ist das Telefon zum Schutz gegen unbefugtes Benutzen grundsätzlich
durch das elektronische Schloss zu sichern.
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§ 12 Datenschutz
(1) Als Grundsätze des Datenschutzes liegen dieser Vereinbarung das Datensparsamkeitsgebot,
das Zweckbindungsgebot und das Transparenzgebot zugrunde. Dies bedeutet im einzelnen:
Die Daten, die gespeichert werden sollen, müssen für den jeweiligen Zweck erforderlich
sein, d. h. die gestellte Aufgabe darf nicht auch mit weniger personenbezogenen Daten erfüllbar
sein (Datensparsamkeitsgebot). Die zu einem bestimmten Zweck erhobenen Daten
dürfen nur zu diesem Zweck verarbeitet werden (Zweckbindungsgebot). Die Bestimmungen
zur Erfassung und Speicherung von personenbezogenen Daten müssen klar und eindeutig
sein. Die Betroffenen müssen in der Lage sein zu übersehen, welche ihrer Daten zu
welchen Zwecken erfasst, gespeichert und verarbeitet werden (Transparenzgebot).
(2) Die TK-Anlage wird technisch und organisatorisch so realisiert, dass alle Kommunikationspartner
zu jedem Zeitpunkt mit hinreichender Sicherheit überschauen können, welche
sie betreffenden Informationen wo entstehen und wer die Empfänger von personenbezogenen
oder auf Personen bzw. Personengruppen beziehbaren Daten sind.
(3) Die von der TK-Anlage erfassten und gespeicherten personenbezogenen oder auf Personen
oder Personengruppen beziehbaren Daten sind zu löschen, sobald der Zweck der
Speicherung erfüllt ist, ohne dass dies von dem/der betroffenen Beschäftigten ausdrücklich
verlangt werden muss.
(4) Erfasste Daten werden auf Datenträgern gegen unbefugtes Auslesen physikalisch gesichert.
Die eingesetzte Auswertungssoftware darf nur die vereinbarten Auswertungen ermöglichen.
Insbesondere dürfen außer den nach § 9 erhobenen Daten keine Einzelverbindungsdaten
lesbar sein.
(5) Das zuständige Amt stellt durch geeignete, dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende
Maßnahmen sicher, dass Unbefugte keine Möglichkeit haben, die in der TK-Anlage
gespeicherten Daten sowie daraus gezogene Ausdrucke zu lesen, zu verändern oder zu löschen.
(6) Die Zugriffsberechtigungen auf System und Anwendungsprogramme sind nur an die
damit betrauten Beschäftigten mit entsprechenden Berechtigungen zu vergeben.
§ 13 Regelungen zur Vergabe und Nutzung von Leistungsmerkmalen
(1) Die Nutzung von Leistungsmerkmalen ist freiwillig.
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(2) Die Auswahl und Vergabe von Endgeräten und Leistungsmerkmalen erfolgt nach transparenten,
betriebswirtschaftlich sinnvollen Kriterien. In diesem Rahmen ist die Gleichbehandlung
aller Nutzer zu gewährleisten. Die zugrundeliegenden Kriterien werden dem Personalrat
mitgeteilt.
(3) Abweichend von § 4 Abs. 2 und § 8 Abs. 2 sind bei dringendem Verdacht auf Missbrauch
der TK-Anlage zum Zwecke der Belästigung, Bedrohung oder Nötigung die Zuschaltung
der Funktion "Fangschaltung" und eine damit verbundene Aufzeichnung von
Verbindungsdaten zulässig. § 72 Abs. 3 Nr. 2 in Verbindung mit § 66 Abs. 8 LPVG NW
finden Anwendung.
In den Fällen des Satzes 1 ist abweichend von § 9 Abs. 6 eine Weitergabe der Verbindungsdaten
an den Bürgermeister, seine ständigen Vertreter oder den zuständigen Amtsleitern,
bei dringendem Verdacht auf das Vorliegen einer strafbaren Handlung darüber hinaus
auch an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden, zulässig.
(4) Leistungsmerkmale, bei denen es Dritten möglich ist mitzuhören, dürfen nur mit Zustimmung
aller Beteiligten genutzt werden.
§ 14 Mobiltelefone
(1) Bei der Benutzung von Mobiltelefonen ist aus technischen Gründen die Trennung von
dienstlich und privat geführten Telefonaten auf den Einzelverbindungsnachweisen nicht
möglich. Wer mit einem Mobiltelefon private Gespräche führt, erkennt damit zugleich den
fehlenden Datenschutz auf den Einzelverbindungsnachweisen an.
(2) Die Gebührenbelastung für Privatgespräche erfolgt durch manuelle Buchung. Zu diesem
Zweck wird der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter der Einzelverbindungsnachweis für das
ihr/ihm zur Verfügung gestellte Mobiltelefon vorgelegt. Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter
hat evtl. aufgeführte Privatgespräche zu kennzeichnen. Wurden keine Privatgespräche geführt,
ist auf dem Einzelverbindungsnachweis durch Unterschrift zu bescheinigen, dass es
sich bei den aufgelisteten Gesprächen ausschließlich um dienstlich veranlasste Telefonate
gehandelt hat.
§ 15 Schlussbestimmungen
Bei Unstimmigkeiten aus dieser Dienstvereinbarung zwischen der Dienststelle und dem
Personalrat richtet sich das weitere Verfahren nach den Vorschriften des LPVG NW.
§ 16 Inkrafttreten
(1) Die Dienstvereinbarung tritt am Tag nach der Unterzeichnung in Kraft.
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(2) Die Dienstvereinbarung kann von jeder Vertragspartei unter Einhaltung einer Frist von
6 Monaten schriftlich gekündigt werden. Bis zum Inkrafttreten einer neuen Dienstvereinbarung
gilt die vorstehende Vereinbarung weiter. Die Nachwirkung wird jedoch auf höchstens
6 Monate begrenzt.
Uedem, den 15.08.2001
Für die Gemeinde Uedem
Der Bürgermeister
gez. W. van Briel
Für den Personalrat
Der Vorsitzende
gez. C. Beckers
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