02-20-KA-IV-GU-53-2 - Kontrollamt der Stadt Wien

TO 20
KONTROLLAMT DER STADT WIEN
Rathausstraße 9
A-1082 Wien
Tel.: 01 4000 82829 Fax: 01 4000 99 82810
e-mail: post@kontrollamt.wien.gv.at
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DVR: 0000191
KA IV - GU 53-2/09
EU-Förderagentur GmbH,
Prüfung der Kassengebarung
Tätigkeitsbericht 2009

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KURZFASSUNG
Die Magistratsabteilung 27 - EU-Strategie und Wirtschaftsentwicklung bedient sich zur
technischen Abwicklung von Leistungen im Bereich der Betreuung von EU-Förderungsprogrammen
der EU-Förderagentur GmbH (EUFA). Das Kontrollamt prüfte stichprobenweise
die Kassengebarung dieser Gesellschaft und stellte fest, dass Unklarheiten bzgl.
der Anwendung der Allgemeinen Kassen- und Verlagsvorschrift für den Magistrat der
Stadt Wien (KVM) auftraten und bei der Abwicklung der täglichen Kassengeschäfte Verbesserungsmöglichkeiten
hervortraten, deren Umsetzung zugesagt wurde.

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INHALTSVERZEICHNIS
1. EU-Förderungen, Wahrnehmung der Interessen der Stadt Wien ................................4
2. Aufgaben und Finanzierung der EUFA........................................................................4
3. Zahlungen im Rahmen der Administration von Förderungen, sonstige Ausgaben ......5
4. Kassengebarung .........................................................................................................6
4.1 Grundsätzliche Feststellungen ..................................................................................6
4.2 Kassenführung ..........................................................................................................7
4.3 Trennung der Kassen der einzelnen Organisationseinheiten ....................................8
4.4 Kassenprüfung ..........................................................................................................9
4.5 Kassenversicherungen ............................................................................................10
4.6 Kassenordnung .......................................................................................................11
Anhang
ALLGEMEINE HINWEISE.............................................................................................12
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS......................................................................................13

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PRÜFUNGSERGEBNIS
1. EU-Förderungen, Wahrnehmung der Interessen der Stadt Wien
Die Magistratsabteilung 27 hat gemäß Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt
Wien (GEM) neben allgemeinen und grundsätzlichen Angelegenheiten der wirtschaftlichen
Entwicklung, des Arbeitsmarktes, der Technologie, der Technik, der Energie und
der Daseinsvorsorge u.a. auch die Wahrnehmung der Interessen Wiens durch Einsatz
der maßgeblichen EU-Förderungen zur Aufgabe. Konkret zählen dazu lt. GEM der Einsatz
dieser Förderungen für innerstädtische und für grenzüberschreitende transnationale
und interregionale Kooperationen sowie die Koordination der für Wien relevanten
Förderungsmaßnahmen, insbesondere die Erstellung und Abwicklung der Programme
für Gemeinschaftsinitiativen und Zielgebiete sowie die Stärkung des Wirtschaftsstandortes
Wien durch Vorbereitung und Koordination von Projekten unter Berücksichtigung
der europäischen Integration.
Zur technischen Abwicklung von Leistungen im Bereich der Betreuung von EU-Förderungsprogrammen
bedient sich die Magistratsabteilung 27 der EUFA, deren Alleingesellschafterin
die Wien Holding GmbH (WH) ist. Die EUFA wurde mit Gesellschaftsvertrag
vom 15. Juni 2007 gegründet und das Stammkapital in der Höhe von 35.000,--
EUR von der WH vollständig einbezahlt.
2. Aufgaben und Finanzierung der EUFA
Nach der Gründung der EUFA mit Notariatsakt vom 15. Juni 2007 schloss die Magistratsabteilung
27 mit der EUFA eine Vereinbarung, in der gemäß dem Gegenstand der
Gesellschaft (technische [administrative] Abwicklung von EU-Förderungen) diese im
Auftrag der Magistratsabteilung 27 tätig wird. Die EUFA hat gemäß dieser Vereinbarung
in Form eines technischen Sekretariats als Treuhänderin für die Magistratsabteilung 27
als Treugeberin unentgeltlich Leistungen zu erbringen, wozu u.a. die Durchführung der
administrativen Finanzgebarung für Sach-, Personal- und Reisekosten zählt.
Hinsichtlich der Finanzierung der EUFA wurde festgelegt, dass die der EUFA für die
Abwicklung der Projekte entstandenen Kosten aus den Mitteln des betreffenden

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EU-Förderungsprogrammes gedeckt werden. Jene Kosten, die nach den Bestimmungen
der EU nicht förderungsfähig sind, werden von der Magistratsabteilung 27 getragen.
Durch eine undatierte Grundsatzvereinbarung zwischen der Magistratsabteilung 27 und
der WH zur Finanzierung der EUFA wurde auch festgelegt, dass das von der WH vollständig
einbezahlte Stammkapital von der Magistratsabteilung 27 binnen einer Frist von
14 Tagen nach Abschluss der Vereinbarung an diese zu überweisen ist.
Stellungnahme der EU-Förderagentur GmbH:
Bei künftigen Vereinbarungen wird darauf geachtet, dass diese mit
Datum versehen werden.
Die Einschau des Kontrollamtes ergab, dass eine Überweisung des in Rede stehenden
Betrages in der Höhe von 35.000,-- EUR an die WH noch nicht erfolgte. Diesbezüglich
wurde vom Kontrollamt grundsätzlich empfohlen, Vereinbarungen zu datieren und
darauf bauende Verpflichtungen auch einzuhalten.
Stellungnahme der Magistratsabteilung 27:
Die Überweisung des Stammkapitals in der Höhe von 35.000,--
EUR von der Magistratsabteilung 27 an die WH wurde versehentlich
vergessen. Dieser Betrag wurde in der Zwischenzeit vereinbarungsgemäß
überwiesen.
3. Zahlungen im Rahmen der Administration von Förderungen, sonstige Ausgaben
Sämtliche von der EUFA zu leistende Zahlungen in Bezug auf die Administration von
Förderungen bedürfen der Freigabe bzw. der Zustimmung der Magistratsabteilung 27,
wobei diese Dienststelle gemäß der erwähnten Vereinbarung verpflichtet ist, die beabsichtigten
Zahlungen entsprechend den relevanten Vorschriften der Stadt Wien, des
Bundes und der EU auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen.
Die Genehmigung der von der EUFA getätigten Kassenausgaben erfolgt hingegen
durch die Magistratsabteilung 27 periodisch erst im Nachhinein, wodurch allfällige Feh-

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ler - sofern sie nicht rechtzeitig von den Organisationseinheiten der EUFA festgestellt
und berichtigt werden - von der Magistratsabteilung 27 erst verspätet bemerkt werden
können.
Unter Bedachtnahme darauf, dass die Zahlungen im Rahmen der von der EUFA betreuten
EU-Förderungen auch vom Europäischen Rechnungshof, vom Österreichischen
Rechnungshof und vom Bundeskanzleramt geprüft werden, beschränkte sich die gegenständliche
Einschau des Kontrollamtes auf die organisatorische Abwicklung der
Kassengebarung.
Stellungnahme der EU-Förderagentur GmbH:
Zahlungen der von der EUFA betreuten EU-Förderungsgelder
werden im Zuge der Förderungsmitteleinreichung von der jeweiligen
First Level Control (FLC) zu 100 % und im Anlassfall vom
Bundeskanzleramt (Second Level Control - SLC) durch gezogene
Stichprobe geprüft.
4. Kassengebarung
4.1 Grundsätzliche Feststellungen
Zunächst war darauf hinzuweisen, dass für die Magistratsabteilung 27 als Dienststelle
der Stadt Wien die KVM Anwendung findet. Obwohl die EUFA im Rahmen ihrer unternehmerischen
Tätigkeit als Treuhänderin ausschließlich im Auftrag der Magistratsabteilung
27 tätig ist und gemäß mehrerer abgeschlossener Treuhandverträge verpflichtet
ist, alle Aufgaben nur nach den Anweisungen der Magistratsabteilung 27 zu erbringen,
erfolgte keine Festlegung, dass die EUFA die KVM anzuwenden hat.
Das Kontrollamt räumte durchaus ein, dass die KVM naturgemäß auf die Besonderheiten
und Notwendigkeiten der Gebarung der Stadt Wien ausgerichtet ist und einzelne
Vorschriften nicht unmittelbar von der EUFA angewendet werden können, dennoch
wurde grundsätzlich angeregt, eine Überbindung der KVM in Erwägung zu ziehen.
Stellungnahme der EU-Förderagentur GmbH:
Die EUFA ist in Kontakt mit der Magistratsabteilung 6 - Rechnungs-
und Abgabenwesen zur Klärung der Frage, ob die EUFA

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der KVM unterliegt. Erste Gespräche haben bereits stattgefunden,
nach Übereinkunft wird die Stellungnahme der Magistratsabteilung
6 dem Kontrollamt nachrichtlich übermittelt.
4.2 Kassenführung
Von der EUFA werden im Rahmen ihres Wirkungsbereiches in folgenden Organisationseinheiten
Kassen geführt:
- EU-Förderungsprogramm INTERACT,
- EU-Förderungsprogramm Slowakei-Österreich 2007-2013,
- EU-Förderungsprogramm Central Europe (gemeinsam mit der Organisationseinheit
Verwaltung).
4.2.1 Hinsichtlich der Kassenführung war zu bemerken, dass von der EUFA Kassenbücher
nach herkömmlicher Art nicht geführt werden. Die Einnahmen und Ausgaben,
die über die betreffenden Kassen abgewickelt werden, sind jedoch in einem elektronisch
geführten "Kassenbuch" grundsätzlich nach Anfall chronologisch erfasst. Aufgezeichnet
werden dabei die Belegnummer, das Belegdatum, die Belegbeschreibung, der
Name der Kundin bzw. des Kunden, der Name der Lieferantin bzw. des Lieferanten und
der betreffende Betrag. Der jeweils aktuelle Kassenbestand wird automatisch ermittelt
und gemeinsam mit den vorne erwähnten Angaben auf einem Ausdruck, der dem "Kassenbuch"
entspricht, ausgewiesen.
4.2.2 Gemäß § 131 Abs. 1 Z. 2 Bundesabgabenordnung (BAO) sind die Eintragungen
der Zeitfolge nach geordnet vorzunehmen. Dies erfordert die Aufzeichnung der Geschäftsfälle
in der Reihenfolge, wie sie sich tatsächlich ereignet haben. Diesem Erfordernis
wird dann entsprochen, wenn die Eintragungen chronologisch nach Tagen erfolgen.
Bei der diesbezüglichen Einschau beanstandete das Kontrollamt, dass eine Belegnummer
zweimal vergeben wurde. Ferner wurde anhand der vergebenen Belegnummern
auch ein Bruch in der chronologischen Erfassung der Belege festgestellt. So wurden die

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Belegnummern 08/09 bis 10/09 für Ausgaben vergeben, die am 22. Jänner 2009
effektuiert wurden, während mit der späteren Belegnummer 12/09 eine Ausgabe dokumentiert
wurde, die am 16. Jänner 2009 erfolgte.
Unter Bedachtnahme darauf, dass die aufgezeigten Fälle geeignet sein könnten, die
Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen in Zweifel zu ziehen, wurde empfohlen,
der formalen Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit der gemachten Eintragungen höhere
Aufmerksamkeit zuzuwenden. Diesbezüglich wäre auch sicherzustellen, dass das gewählte
System der Aufzeichnungen von Kassenbewegungen den gesetzlichen Ansprüchen
entspricht.
Stellungnahme der EU-Förderagentur GmbH:
Die EUFA wird vermehrt die zuständigen kassenverantwortlichen
Personen in den jeweiligen Organisationseinheiten bei der laufenden
Betreuung der Handkasse unterstützen.
Dass bei zwei Belegen die gleiche Belegnummer vergeben wurde,
ist aufgrund der komplexen Trennung des Buchhaltungs- und Förderungsabrechnungssystems
der EUFA nach den unterschiedlichen
Organisationseinheiten mit gemeinsamer Nutzung einer
Handkasse entstanden. Die Belegnummern wurden korrigiert, die
Programmierung in der Datenbank entsprechend geordert, sodass
künftig das System die Doppelbelegung einer Belegnummer nicht
mehr zulassen wird.
Die EUFA hat die zuständigen Handkassenverantwortlichen nach
Beanstandung darauf hingewiesen, dass die chronologische Erfassung
gem. § 131 Abs. 1 Z. 2 BAO zu erfolgen hat. Die laufende
Kontrolle der Einhaltung dieser Rechtsvorschriften wird durch die
EUFA vorgenommen.
4.3 Trennung der Kassen der einzelnen Organisationseinheiten
Wie bereits erwähnt, ist die EUFA in mehrere Organisationseinheiten gegliedert. Aufgrund
der geringen Barmittelbewegungen der Organisationseinheit "Verwaltung" wird

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deren Handkasse gemeinsam mit jener der Organisationseinheit "Central Europe" geführt.
Um eventuelle Beanstandungen im Rahmen von Überprüfungen der von der EUFA betreuten
EU-Förderungen zu vermeiden, empfahl das Kontrollamt diese gemeinsame
Kassenführung aufzulösen.
Stellungnahme der EU-Förderagentur GmbH:
Von der EUFA wird von der empfohlenen Trennung der Handkassen
"Central Europe" und "Verwaltung" Abstand genommen, da
die EUFA den Prinzipien Verhältnismäßigkeit und Effizienz verpflichtet
ist. Die Führung von zwei Handkassen würde bei den gegebenen
geringen Barmittelbewegungen der Organisationseinheit
"Verwaltung" diesen Prinzipien nicht entsprechen.
4.4 Kassenprüfung
4.4.1 Im Zuge der durch das Kontrollamt vorgenommenen Einschau wurde auch die
Prüfung einer Kasse durchgeführt. Dabei ergab die Gegenüberstellung des Kassen-Istbestandes
und des Kassen-Sollbestandes einen nicht verbuchten geringfügigen Kassenüberschuss.
Das Kontrollamt empfahl, den geringfügigen Kassenüberschuss ordnungsgemäß zu
verbuchen.
Stellungnahme der EU-Förderagentur GmbH:
Der geringfügige Kassenüberschuss wurde mit 23. Oktober 2009
eingebucht.
4.4.2 Die Einschau durch das Kontrollamt zeigte ferner, dass bei keiner der Kassen ein
regelmäßiger Kassensturz durchgeführt wird und so der sich aus den Fortschreibungen
ergebende aktuelle Kassenstand dem tatsächlichen Kassenstand gegenübergestellt
wird.

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Das Kontrollamt empfahl, zu bestimmten Stichtagen einen Kassensturz und einen
Vergleich des Kassen-Istbestandes mit dem rechnerisch ermittelten Kassen-Sollbestand
durchzuführen. Allfällige sich ergebende Betragsdifferenzen könnten dadurch
zeitnah aufgeklärt bzw. die ordnungsgemäße Kassenführung regelmäßig wieder hergestellt
werden.
Stellungnahme der EU-Förderagentur GmbH:
Die EUFA hat die zuständigen Kassenverantwortlichen zur quartalsweisen
Überprüfung und Übermittlung der Prüfergebnisse an
die Geschäftsleitung gebeten.
Diesbezüglich wurde auch empfohlen, nicht angekündigte Prüfungen der Kassen durch
die Geschäftsführung vorzusehen.
Stellungnahme der EU-Förderagentur GmbH:
Die Empfehlung, unangekündigte Prüfungen vorzunehmen, wird
bei Verdacht auf Unregelmäßigkeiten aufgenommen, wobei die
Entscheidung zur außerordentlichen Prüfung an die Qualität der
quartalsweise vorgenommenen Kassenstürze und an laufend
durch die Geschäftsleitung vorgenommenen Nachkontrollen der
berichteten Kassenstände gekoppelt wird.
4.5 Kassenversicherungen
Versicherungsschutz für die Kassen der EUFA besteht lt. Auskunft der Geschäftsführerin
nicht.
Diesbezüglich wurde empfohlen, den Abschluss einer entsprechenden Versicherung zu
evaluieren.
Stellungnahme der EU-Förderagentur GmbH:
Nach Rückfrage bei der Magistratsabteilung 6, ob Handkassen
der EUFA versichert sind, wurde festgestellt, dass für die

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INTERACT Handkasse ein Versicherungsschutz besteht. Die
INTERACT Handkasse bestand bereits vor Gründung der EUFA.
Bei Klärung der Frage, ob die KVM für die EUFA zur Anwendung
kommt, wird im Fall einer Nichtanwendbarkeit die Möglichkeit zur
Versicherung über die Magistratsabteilung 6 geklärt.
4.6 Kassenordnung
Die Kassengebarung regelnde Festlegungen zu Kassenhöchstbeständen, Kassenübergaben,
Kassenabschlüssen, Kassenprüfungen usw. wurden von der Geschäftsführung
noch nicht erlassen.
Das Kontrollamt empfahl aus der Sicht einer ordnungsgemäßen Betriebsführung und
der Gebarungssicherheit, entsprechende Festlegungen zu treffen und für die mit der
Kassenführung betrauten MitarbeiterInnen verbindlich zu erklären.
Dabei wären auch die detaillierten Regelungen der BAO bzgl. der Führung von Büchern
und Aufzeichnungen zu beachten, sollte die in diesem Bericht vorgeschlagene Überbindung
der KVM nicht stattfinden.
Die Stellungnahmen der geprüften Einrichtungen sind den jeweiligen Berichtsabschnitten
zugeordnet worden.
Der Kontrollamtsdirektor:
Dr. Erich Hechtner
Wien, im November 2009

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ALLGEMEINE HINWEISE
Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht
ausgeglichen.
Schützenswerte personenbezogene Daten wurden im Sinn der rechtlichen Verpflichtung
zum Schutz derartiger Daten anonymisiert, auf die Wahrung von Geschäfts- und
Betriebsgeheimnissen wurde bei der Abfassung des Berichtes Bedacht genommen. Es
wird um Verständnis gebeten, dass dadurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt
sein könnte.

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ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
BAO.......................................... Bundesabgabenordnung
EU ............................................ Europäische Union
EUFA........................................ EU-Förderagentur GmbH
GEM ......................................... Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien
KVM.......................................... Allgemeine Kassen- und Verlagsvorschrift für den Magistrat
der Stadt Wien
WH ........................................... Wien Holding GmbH