Erstellung einer Kundenrechnung

Erweiterung der Kundenrechnung aus der
Tabellenkalkulation mit einer Datenbank
Aufgabe: Erstelle für die Firma Eisen Rost KG eine Datenbank mit Kunden- und
Produktinformationen.
1. Tabelle für Kundeninformationen
Öffne eine leere Access-Datenbank und gib ihr den Namen „EisenRost.mdb“.
Erstelle eine Tabelle in der Entwurfsansichtansicht unter Berücksichtigung folgender
Bedingungen:
Feldname Felddatentyp Bemerkung
Kundennummer AutoWert Primärschlüssel
Name
Vorname
Anschrift
Text
Text
Text
PLZ Text Text geeigneter als Zahl, da ausländische PLZ mit
einem Buchstaben beginnen
Ort
Text
Rabatt Zahl Feldgröße „Dezimal“, Format „Prozentzahl“,
Genauigkeit und Dezimalstellen auf „4“,
die Prozentzahl muss als Dezimalzahl eingegeben
werden, z. B. 12,34 % = 0,1234
Dezimalstellenanzeige „Automatisch“
Anrede/Firma Text bei Einzelpersonen „Herrn“ oder „Frau“, ansonsten die
Firmenbezeichnung
bei allen Datenfeldern: „Eingabe erforderlich Ja“
Speichere die Tabelle unter dem Namen „tblKundenkartei“.
Gib fünf Datensätze ein, die möglichst viele Alternativen bzgl. Anrede und Rabatten
abdecken.
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2. Tabelle für Produktinformationen
Erstelle eine weitere Tabelle in der Entwurfsansicht unter Berücksichtigung folgender
Bedingungen:
Feldname Felddatentyp Bemerkung
Produktnummer AutoWert Primärschlüssel
Bezeichnung
Text
Preis Währung Format „Euro“, Dezimalstellenanzeige auf „2“
Aktiviere bei allen Datenfeldern: „Eingabe erforderlich Ja“.
Speichere die Tabelle unter dem Namen „tblPreisliste“.
Gib zehn Datensätze ein und berücksichtige auch Transport- und
Verpackungskosten.
3. Übertragen der unter „RechnungsvorlageExcel1.xls“ gespeicherten Rechnung in
eine neue Arbeitsmappe
Öffne die Datei „RechnungsvorlageExcel1.xls“.
Klicke mit der rechten Maustaste auf die Karteikarte „Tabelle1“
„Verschieben/Kopieren“ bzw. in der Menüleiste auf „Bearbeiten“ „Blatt
verschieben/kopieren“.
Bei der Auswahl „Zur Mappe“ wird eine „neue Arbeitsmappe“ angeklickt und die
Option „Kopie erstellen“ aktiviert.
Mit der rechten Maustaste auf die Karteikarte „Tabelle1“ klicken Umbenennen in
„Rechnung“
Speichern der neuen Arbeitsmappe z. B. unter dem Namen „Rechnungsvorlage2.xls“
Schließen der Arbeitsmappe
4. Exportieren der Tabellen „tblKundenkartei“ und „tblPreisliste“ aus der
Datenbank in die Tabellenkalkulation
Öffne die Datenbank „EisenRost.mdb“.
Markiere die Tabelle „tblKundenkartei“.
Klicke in der Menüleiste auf „Datei“ „Exportieren“.
Als Dateityp das Format „Excel 97-2000“ und die Datei „Rechnungsvorlage2.xls“
auswählen und speichern
Markiere die Tabelle „tblPreisliste“.
Klicke in der Menüleiste auf „Datei“ „Exportieren“.
Als Dateityp das Format „Excel 97-2000“ und die Datei „Rechnungsvorlage2.xls“
auswählen und speichern
Öffne die Datei „RechnungsvorlageExcel2.xls“.
Ergänze in den neuen Arbeitsblättern evtl. fehlende Formatierungen (z. B. %-Format).
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5. Automatisches Einfügen von Informationen aus dem Tabellenblatt
„tblKundenkartei“ mit Hilfe der Formel „SVERWEIS“
Welche Informationen kann das Tabellenblatt „tblKundenkartei“ bereitstellen?
Name Vorname
Anschrift PLZ
Ort Rabatt
Anrede/Firma
Gib im Tabellenblatt „Rechnung“ im Feld F15 eine beliebige, aber vorhandene
Kundennummer ein, z. B. „5“:
Im Anschriftenfeld bei der Firmenbezeichnung (Zelle A4) folgendermaßen Vorgehen:
• In der Menüleiste auf Einfügen Funktion auf SVERWEIS klicken
• Suchkriterium ist die Kundennummer aus der Zelle F15.
• Im Feld Matrix auf das Tabellenblatt „tblKundenkartei“ klicken und den
gewünschten Bereich (A2:H6) auswählen
• Als Spaltenindex die Spalte angeben, in der die gewünschte Information
(Anrede/Firma) steht, in diesem Fall die „8“
• Bei Bereich_Verweis eine „0“ eingeben, dies bewirkt, dass bei nicht exakter
Eingabe kein Wert zugeteilt wird.
• Die Adressen aus den Feldern Suchkriterium und Matrix mit absoluten
Werten versehen
Formel im Feld A4:
=SVERWEIS($F$15;tblKundenkartei!$A$2:$H$6;8;0)
Im Tabellenblatt „tblKundenkartei“ folgende Ergänzungen durchführen:
• Klicke auf das Tabellenblatt „tblKundenkartei“.
• Gib in Zelle I1 die neue Überschrift „Gesamtname“ ein.
• Klicke im Feld I2 in der Menüleiste „Einfügen Formel VERKETTEN.
• Text 1 ist der jeweilige Vorname (C2), in Text 2 muss ein in
Anführungsstriche gesetztes Leerzeichen eingefügt werden, um einen
Abstand zwischen Vor- und Nachnamen zu erreichen, und in Text 3 der
Nachname (B2).
• Durch Kopieren und Einfügen die Formel in alle benötigten Zellen nach unten
einfügen
Klicke auf das Tabellenblatt „Rechnung“.
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Die Formeln für die Daten der Empfängeradresse müssen im Gegensatz zur Formel
in Zelle A4 folgendermaßen geändert werden:
Formel im Feld A5:
Formel im Feld A6:
Formel im Feld A8:
Formel im Feld B8:
=SVERWEIS($F$15;tblKundenkartei!$A$2:$I$6;9;0)
=SVERWEIS($F$15;tblKundenkartei!$A$2:$I$6;4;0)
=SVERWEIS($F$15;tblKundenkartei!$A$2:$I$6;5;0)
=SVERWEIS($F$15;tblKundenkartei!$A$2:$I$6;6;0)
Die Formeln für die Rabatte in den Zellen E18, E19 und E20 werden wie bereits
beschrieben ermittelt:
=SVERWEIS($F$15;tblKundenkartei!$A$2:$I$6;7;0)
6. Automatisches Einfügen von Informationen aus dem Tabellenblatt „tblPreisliste“
mit Hilfe der Formel „SVERWEIS“
Welche Information kann das Tabellenblatt „tblPreisliste“ bereitstellen?
Einzelpreis
Gib im Tabellenblatt „Rechnung“ in der Zelle C18 eine beliebige, aber vorhandene
Produktbezeichnung ein, z. B. „Gartentor“.
Bei der Angabe des Einzelpreises im Feld D18 folgendermaßen vorgehen:
• In der Menüleiste auf Einfügen Funktion auf SVERWEIS klicken
• Suchkriterium ist die Bezeichnung aus der Zelle C18.
• Im Feld Matrix auf das Tabellenblatt „tblPreisliste“ klicken und den
gewünschten Bereich (B2:C11) auswählen
• Als Spaltenindex die Spalte angeben, in der die gewünschte Information
(Preis) steht, in diesem Fall die „2“
• Bei Bereich_Verweis eine „0“ eingeben
• Die Adressen aus den Feldern Suchkriterium und Matrix mit absoluten
Werten versehen
Durch Kopieren und Einfügen folgende Formel in die Zellen D19, D20, D21 und D22
einfügen:
=SVERWEIS(C18;tblPreisliste!$B$2:$C$11;2;0)
Prüfe die Richtigkeit der Formeln, indem du Kundennummer und Bezeichnung
veränderst und die Auswirkungen kontrollierst.
Speichere die Datei unter dem Namen „RechnungsvorlageExcel2.xls“ und drucke sie
aus.
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