Originalunterlagen zum Vorgang - Leichtleben.de
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Übernahme <strong>de</strong>s Inhalts auf digitale o<strong>de</strong>r optische Speichermedien vernichtet wer<strong>de</strong>n. Aus<br />
Sicherheitsgrün<strong>de</strong>n sowie für Auskunfts- und Prüfzwecke ist bei <strong>de</strong>r Übernahme <strong>de</strong>s Inhalts<br />
<strong>de</strong>r schriftlichen Unterlagen auf digitale o<strong>de</strong>r optische Speichermedien neben <strong>de</strong>m Original<br />
min<strong>de</strong>stens eine Kopie zu erstellen, die nicht zusammen mit <strong>de</strong>m Original aufbewahrt wer<strong>de</strong>n<br />
darf.<br />
Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen: Elektronische Unterlagen dürfen nur dann<br />
elektronisch aufbewahrt wer<strong>de</strong>n, wenn die Unterlagen mit einer im Signaturgesetz<br />
zugelassenen elektronischen Signatur versehen sind o<strong>de</strong>r ein sicheres Verfahren verwen<strong>de</strong>t<br />
wird, das vom Bun<strong>de</strong>sministerium <strong>de</strong>r Finanzen im Einvernehmen mit <strong>de</strong>m Bun<strong>de</strong>srechnungshof<br />
zugelassen wor<strong>de</strong>n ist. Ansonsten sind elektronische Unterlagen auszudrucken<br />
und in schriftlicher Form aufzubewahren. Die elektronischen Unterlagen sind dauerhaft und<br />
nicht mehr verän<strong>de</strong>rbar zu speichern. Dabei ist sicherzustellen, dass die elektronischen<br />
Unterlagen innerhalb <strong>de</strong>r Aufbewahrungszeit auch nach einem Wechsel <strong>de</strong>r <strong>zum</strong> Zeitpunkt<br />
<strong>de</strong>r Speicherung eingesetzten DV-Programme lesbar gemacht wer<strong>de</strong>n können. Aus<br />
Sicherheitsgrün<strong>de</strong>n sowie für Auskunfts- und Prüfzwecke sind die elektronischen Unterlagen<br />
mit min<strong>de</strong>stens einer Kopie aufzubewahren. Die Kopie darf nicht zusammen mit <strong>de</strong>m<br />
Original aufbewahrt wer<strong>de</strong>n. Es muss sichergestellt sein, dass die elektronischen Unterlagen<br />
innerhalb einer angemessenen Frist in unverän<strong>de</strong>rter und unverän<strong>de</strong>rbarer Form lesbar<br />
gemacht, ausgedruckt und nicht gelöscht wer<strong>de</strong>n können.<br />
1.2.4 Grundsätze <strong>zum</strong> Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)<br />
(BMF-Schreiben vom 16.7.2001)<br />
Elektronische Abrechnungen im Sinne <strong>de</strong>s § 14 Abs. 4 Satz 2 Umsatzsteuergesetz (UStG)<br />
Die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach § 15 Abs. 1 <strong>de</strong>s<br />
Signaturgesetzes ist Bestandteil <strong>de</strong>r elektronischen Abrechnung. Der Originalzustand <strong>de</strong>s<br />
übermittelten ggf. noch verschlüsselten Dokuments muss je<strong>de</strong>rzeit überprüfbar sein. Dies<br />
setzt neben <strong>de</strong>n Anfor<strong>de</strong>rungen nach Abschnitt VIII Buchstabe b) Nr. 2 <strong>de</strong>r Grundsätze<br />
ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) insbeson<strong>de</strong>re voraus, dass<br />
- vor einer weiteren Verarbeitung <strong>de</strong>r elektronischen Abrechnung die qualifizierte<br />
elektronische Signatur im Hinblick auf die Integrität <strong>de</strong>r Daten und die Signaturberechtigung<br />
geprüft wer<strong>de</strong>n und das Ergebnis dokumentiert wird;<br />
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