Originalunterlagen zum Vorgang - Leichtleben.de
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§ 19 Aufbewahrungsfrist<br />
(1) Nach Abschluss <strong>de</strong>r Bearbeitung sind für das Schriftgut Aufbewahrungsfristen festzulegen<br />
und in einem Ausson<strong>de</strong>rungskatalog bzw. <strong>de</strong>r Aktendatei festzuschreiben. Aufbewahrungsfristen<br />
von mehr als 30 Jahren sind auf Ausnahmefälle zu beschränken.<br />
(2) Einzelheiten regeln die Anlagen 5 und 6.<br />
Anlage 5: Aufbewahrungsfristen<br />
I. Begriffsbestimmung, Fristbezug, Fristbeginn und –en<strong>de</strong>, Höchstfrist<br />
1. Die Aufbewahrungsfrist ist <strong>de</strong>r Zeitraum (in Jahren), in <strong>de</strong>r Schriftgut noch für einen<br />
Bearbeitungsrückgriff bereitzuhalten ist. Nach Ablauf <strong>de</strong>r Frist entschei<strong>de</strong>t das Bun<strong>de</strong>sarchiv<br />
im Benehmen mit <strong>de</strong>r abgeben<strong>de</strong>n Stelle über die weitere Aufbewahrung.<br />
2. Bei Schriftgut in Papierform bezieht sich die Aufbewahrungsfrist auf <strong>de</strong>n Schriftgutbehälter<br />
(= Aufbewahrungseinheit). Bei elektronisch gespeichertem Schriftgut bezieht sich<br />
die Frist auf die Akte; wer<strong>de</strong>n zusätzlich Vorgänge gebil<strong>de</strong>t, ist die Frist bei <strong>de</strong>r<br />
Ausson<strong>de</strong>rung auf die Vorgänge zu übertragen.<br />
3. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf <strong>de</strong>s Kalen<strong>de</strong>rjahres, in <strong>de</strong>m die Bearbeitung<br />
abgeschlossen wor<strong>de</strong>n ist, und en<strong>de</strong>t mit <strong>de</strong>m Ablauf eines Kalen<strong>de</strong>rjahres.<br />
4. Die Aufbewahrungsfrist sollte nicht länger als 30 Jahre sein. Längere Fristen sind<br />
schriftlich zu begrün<strong>de</strong>n (vgl. Anlage 7a: Feld 10).<br />
II. Gesichtspunkte für die Fristbemessung<br />
1. Die Aufbewahrungsfrist bestimmt sich allein nach <strong>de</strong>m Bearbeitungsinteresse und <strong>de</strong>r<br />
Wirtschaftlichkeit. Bei<strong>de</strong> Motive sind gegeneinan<strong>de</strong>r abzuwägen. Der historische Wert ist für<br />
die Fristbemessung unerheblich.<br />
2. Bearbeitungsinteresse<br />
Wichtige rechtliche und verwaltungspraktische Gesichtspunkte sind:<br />
a) Grad <strong>de</strong>r Zuständigkeit<br />
Ist das Ministerium fe<strong>de</strong>rführend o<strong>de</strong>r nur beteiligt? Ist die aktenführen<strong>de</strong> Stelle innerhalb <strong>de</strong>s<br />
Ministeriums fe<strong>de</strong>rführend o<strong>de</strong>r nur beteiligt? Falls die eigene Stelle nur beteiligt ist und auf<br />
die Akten <strong>de</strong>r fe<strong>de</strong>rführen<strong>de</strong>n Stelle zurückgreifen kann, reicht eine Frist von höchstens 10<br />
Jahren aus.<br />
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