Originalunterlagen zum Vorgang - Leichtleben.de
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I<br />
Einleitung<br />
Zur Vorbereitung <strong>de</strong>s Informationsforums „Fristen, Listen, Kataloge – Mit Metadaten<br />
Prozesse steuern“ hat das Kompetenzteam „Bun<strong>de</strong>sarchiv-Behör<strong>de</strong>nberatung - elektronische<br />
Akten“, kurz „BBeA“, eine Liste mit Rechts- und Verwaltungsvorschriften zusammengestellt,<br />
die Auskünfte über die Aufbewahrung und über die Vergabe von Fristen für behördliches<br />
Schriftgut geben.<br />
Das Ergebnis dieser Recherchen, das Ihnen hiermit zur Verfügung gestellt wird, hat einen<br />
beachtlichen Umfang erreicht, und soll in <strong>de</strong>r Bun<strong>de</strong>sverwaltung all jenen im Alltag eine<br />
Hilfe sein, die vor <strong>de</strong>r Frage stehen, welche Vorgaben bei <strong>de</strong>r Bemessung von Aufbewahrungsfristen<br />
zu beachten sind.<br />
Die Frage nach <strong>de</strong>r passen<strong>de</strong>n Bemessung von Aufbewahrungsfristen ist zur Zeit in <strong>de</strong>r<br />
Bun<strong>de</strong>sverwaltung sehr aktuell. Sind die Fristen zu kurz, wer<strong>de</strong>n möglicherweise wichtige<br />
Informationen zu früh aus <strong>de</strong>m Haus gegeben, sind sie zu lang, blockieren Datenmassen teuer<br />
zu unterhalten<strong>de</strong> Speichermedien – o<strong>de</strong>r im konventionellen Bereich Papiere viel Lagerraum.<br />
Die elektronische Aktenführung o<strong>de</strong>r <strong>Vorgang</strong>sbearbeitung erfor<strong>de</strong>rt zu<strong>de</strong>m verän<strong>de</strong>rte<br />
Abläufe. Aufbewahrungsfristen gehören zu <strong>de</strong>n Metadaten, die bereits beim Anlegen von<br />
Akten und Vorgängen zu hinterlegen sind – an<strong>de</strong>rs als in <strong>de</strong>r konventionellen Schriftgutverwaltung<br />
drängt hier das System zu Stringenz.<br />
Der erste Teil dieser Zusammenstellung enthält Aufbewahrungsvorschriften, im zweiten Teil<br />
fin<strong>de</strong>n Sie die in Rechts- und Verwaltungsvorschriften enthaltenen Passagen zur Vergabe von<br />
Aufbewahrungsfristen. Da zahlreiche behör<strong>de</strong>ninterne konkrete Regelungen „Nur für <strong>de</strong>n<br />
Dienstgebrauch“ eingestuft sind, wur<strong>de</strong>n diese nicht in die Liste aufgenommen.<br />
Möge Ihnen dieses Papier im Alltag hilfreich sein – mit konkreten Fragen können Sie sich<br />
auch je<strong>de</strong>rzeit an das Bun<strong>de</strong>sarchiv wen<strong>de</strong>n.<br />
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