Betriebswirtschaftliche Analysen richtig visualisieren - Hichert+Partner

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Hichert, R.: Betriebswirtschaftliche Analysen richtig visualisieren 3 Vier Stufen der visuellen Analyse Anhand von zwei Praxisbeispielen wird weiter unten gezeigt, wie die "Management- Orientierung" einer betriebswirtschaftlichen Analyse stufenweise verbessert werden kann. Unter der Annahme, dass grafische Darstellungen dazu verwendet werden, um betriebswirtschaftliche Tatbestände klarer vermitteln zu können, lassen sich die folgende vier Stufen der Professionalität unterscheiden: Stufe 1: Datenreihen werden mehr oder weniger zufällig in Diagrammform gebracht. Es werden die Standardeinstellungen des Grafikprogramms übernommen, und es besteht keine erkennbare "Message" dieses Diagramms für den Betrachter. Die häufigsten Schwächen dieser Darstellungen sind falsche Skalierungen, unterschiedlich breite Säulen oder Balken, Legenden statt geeigneter Beschriftungen, kein gezielter Einsatz von Farbe sowie Schwächen in der Gestaltung wie "3D"-Darstellungen, Schatten und Umrahmungen. Kurz gesagt: Diagramme von Stufe 1 weisen in einem Bericht kein durchdachtes Konzept auf, ihr Verständnis ist meistens auf die persönlichen Erläuterungen des Autors angewiesen, und der Vergleich mit anderen Darstellungen im gleichen Bericht ist stark erschwert. Stufe 2: Die zugrunde liegenden Daten werden in einer gestalterisch ansprechenden und einheitlichen Form dargestellt. Der optische Vergleich mehrerer Diagramme innerhalb eines Berichtes ist deshalb möglich, weil einheitliche Skalen verwendet werden und nicht die automatische Skalierung des Grafikprogramms. (Diese automatische Skalierung, die bei großen und kleinen Zahlenwerte die zur Verfügung stehende Fläche "ausnützt", ist eine der häufigsten Schwächen in Managementberichten.) Kurz gesagt: In Stufe 2 wurde handwerklich ordentlich gearbeitet und keine der vermeidbaren Darstellungsfehler begangen: Es liegen einheitliche Titel vor, wo es erforderlich ist, werden die Quellen genannt, die Darstellung ist einheitlich festgelegt. Allerdings fehlt hier noch die "Message" – der Betrachter muss sich selbst Gedanken machen, was wohl mit diesem Diagramm gemeint sein könnte. Dadurch ist die Zeit, die der Betrachter benötigt, um ein Diagramm zu verstehen, sehr lange; dazu kommt, dass er das Diagramm erst komplett verstehen muss, um zu beurteilen, ob er überhaupt an dieser Information interessiert gewesen ist(!). Stufe 2 kann weitgehend automatisiert werden, sie benötigt im allgemeinen nicht die Unterstützung des Fachmanns: Software kann diese zweite Stufe selbständig leisten, oder aber der Controller delegiert diese Arbeit an Hilfskräfte. Stufe 3: Bei der dritten Stufe steht die "Message" im Vordergrund: Der Ersteller hat nicht ein Diagramm erstellt und überlegt dann, was hierzu wohl am besten gesagt werden sollte, sondern er hat eine Aussage (Empfehlung oder Feststellung) zu machen, die den Empfänger interessieren könnte. Der Unterschied von der zweiten zur dritten Stufe ist sehr groß, und nur die Diagramme der dritten Stufe sind Bestandteil eines professionellen Management-Berichtes. Diese Message bietet für den Leser einen ganz gravierenden Vorteil: Er muss die – möglicherweise recht komplexe – Analyse nicht erst verstehen, um beurteilen zu können, ob diese Erkenntnis überhaupt für ihn interessant ist. Dadurch kann die benötigte Betrachtungszeit von Minuten auf Sekunden(!) reduziert werden. Jedes Schaubild hat nur eine Message, und die grafische Darstellung unterstützt diese Message – nicht mehr und nicht weniger. Die Qualität des Diagramms misst sich daran, ob es geeignet ist, die Message zu unterstützen. Kurz gesagt: Stufe 3 macht klar, dass es in vielen Fällen gar nicht erforderlich ist, eine Message zu visualisieren, weil sie auch ohne ein Diagramm glaubhaft und verständlich ist (siehe Schaubilder 6 und 7). Die dritte Stufe benötigt den erfahrenen Controller, nur er weiß, was er mit seiner Analyse sagen will. Nur derjenige, der etwas zu sagen hat, wird auf dieser Stufe berichten können; hier wird auch deutlich, dass die Maschine zwar die zweite Stufe erreichen kann, für die dritte Stufe bedarf es des Fachkenners. Stufe 4: Bei der vierten Stufe wird wieder ein völlig neues Informationsniveau erreicht: Aus der Arbeit mit den einfach erhältlichen Zahlen aus den üblichen Quellen der Buchhaltung, der Vertriebsstatistiken und so weiter wird durch zusätzliche Informationen, durch Schätzwerte oder andere intelligente Ergänzungen eine signifikante Erhöhung der Informationsdichte erzielt, die auf einen Blick völlig neue Einsichten vermittelt. Die vierte Stufe ist die Analyseart, die der Controller infolge fehlender Zeit oder möglicherweise auch infolge fehlender Ausbildung in der Regel nicht erreichen kann. Es ist typischerweise die Aufgabe externer Berater oder spezieller Projektteams vorbehalten, sich derartig komplexen Analysen anzunehmen. Nicht selten kann Seite 10 von 16
i tr i tr Hichert, R.: Betriebswirtschaftliche Analysen richtig visualisieren dabei eine auf einem Schaubild zusammengefasst dargestellte Analyse mehrere Arbeitswochen erfordern. Kurz gesagt: Die vierte Stufe wird zwar vom Management gewünscht und manchmal auch erwartet, ist aber aufgrund der genannten Restriktionen nur bei wenigen, ausgewählten Analysen erreichbar. Das nachfolgende erste Beispiel zeigt diese vier Stufen anhand des Themas "Analyse von Kleinaufträgen" mit Hilfe der Schaubilder 12 bis 15. Detailinfo 2002: Verteilung der Auftragspositionen Deutschland graphische Analyse Analysefilter gesamt: 72808 untersuchte Aufträge Verteilung Verteilung der der Auftragspositionen Auftragspositionen für für Vertriebsgebiet Vertriebsgebiet Deutschland/Ost Deutschland/Ost unter 3,00 € 12,5% 1,0% unter 3,00 € 12,5% 1,0% 34,0% 34,0% 3,01 3,01 bis bis 100,00 100,00 € € 7,0% 7,0% 100,01 100,01 € € bis bis 300,00 300,00 € € 300,01 300,01 € € bis bis 3000,00 3000,00 € € 45,5% über 3000,00 € 45,5% über 3000,00 € 6,0% 6,0% 50,7% 50,7% 2002: insgesamt 22345 Aufträge 2002: insgesamt 16789 Aufträge Verteilung Verteilung der der Auftragspositionen Auftragspositionen für für Vertriebsgebiet Vertriebsgebiet Deutschland/Nord Deutschland/Nord unter 3,00 € 8,4% 1,8 % unter 3,00 € 8,4% 1,8 % 30,0% 30,0% 10 ,0 % 10 ,0 % 3,01 bis 100,00 9,0% 3,01 bis 100,00 € € 100,01 100,01 € € bis bis 300,00 300,00 € € 300,01 300,01 € € bis bis 3000,00 € 49,8% 3000,00 € 45,6% 49,8% über über 3000,00 3000,00 € € 45,6% 2002: insgesamt 17896 Aufträge 2002: insgesamt 15778 Aufträge 9,0% Verteilung Verteilung der der Auftragspositionen Auftragspositionen für für Vertriebsgebiet Vertriebsgebiet Deutschland/West Deutschland/West 11,8 % 1,5 % unter unter 3,00 3,00 € € 11,8 % 1,5 % 30,0% 30,0% Verteilung Verteilung der der Auftragspositionen Auftragspositionen für für Vertriebsgebiet Vertriebsgebiet Deutschland/Süd Deutschland/Süd 10 ,4 % 10 ,4 % 2,0% 2,0% 3,01 3,01 bis bis 100,00 100,00 € € 100,01 100,01 € € bis bis 300,00 300,00 € € 300,01 300,01 € € bis bis 3000,00 3000,00 € € über über 3000,00 3000,00 € € unter unter 3,00 3,00 € € 33,0% 33,0% 3,01 3,01 bis bis 100,00 100,00 € € 100,01 100,01 € € bis bis 300,00 300,00 € € 300,01 300,01 € € bis bis 3000,00 3000,00 € € über über 3000,00 3000,00 € € Schaubild 12: Diese Analyse aus einem "Managementbericht" ist weder in der grafischen Darstellung gelungen noch ist sie leicht verständlich. Geschäftsbereich AFG Vertriebsgebiete Deutschland Anzahl Aufträge nach Umsatzklassen 2002 < 3 000 € > 3 000 € 12,5% 1,0% < 3 € 9,0% Ost (22 345 Aufträge) 11,8% 1,5% West 9,0% (16 789) < 300 € 26,0% 37,0% 40,7% 51,5% < 300 €: 87% < 30 € 87% ; , 8,4% 1,8% 1; 7,0% 7,0% Nord (17 896) 10,4% 2,0% 16,0% Süd (15 778) 31,8% 31,6% 51,0% 2; 51 40,0% 90% 88% Schaubild 13: Diese visuelle Darstellung der gleichen Zahlen wie die von Schaubild 12 ist zwar "handwerklich" deutlich besser, es fehlt aber noch die "Message". Seite 11 von 16
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