Exportablauf - Lernender.ch
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Prozesseinheit 2004<br />
von<br />
Stefan Ts<strong>ch</strong>umper<br />
1. Prozesseinheit<br />
1. Prozesseinheit Stefan Ts<strong>ch</strong>umper Seite 1 von 9
Inhaltsverzei<strong>ch</strong>nis<br />
• Titelseite Seite 1<br />
• Inhaltsverzei<strong>ch</strong>nis Seite 2<br />
• Prozess <strong>Exportablauf</strong> Seite 3<br />
• Erklärungen zum <strong>Exportablauf</strong> Seite 4-5<br />
o<br />
o<br />
o<br />
Einführung in die Prozesseinheit<br />
Prozessbes<strong>ch</strong>reibung<br />
(Erklärungen zu Teils<strong>ch</strong>ritten)<br />
S<strong>ch</strong>lusswort<br />
• Musterdokumente Seite 6-7<br />
• Pendenzenliste Seite 8<br />
• Lernjournal Seite 9<br />
1. Prozesseinheit Stefan Ts<strong>ch</strong>umper Seite 2 von 9
Prozess <strong>Exportablauf</strong><br />
Start<br />
C-Liste aus<br />
Packerei<br />
Verkaufsunterlagen<br />
heraussu<strong>ch</strong>en<br />
Vorhanden<br />
?<br />
Nein<br />
Ja<br />
Projektleiter<br />
kontaktieren<br />
Auftrag im System<br />
erfassen<br />
Re<strong>ch</strong>nung anfordern/Packliste<br />
erstellen<br />
Re<strong>ch</strong>nung kopieren<br />
Dokumente zusammenstellen/an<br />
Packerei<br />
weitergeben<br />
Versandauftrag,<br />
Abfertigungsantrag,<br />
Re<strong>ch</strong>nung<br />
dem Spediteur<br />
faxen, Abholung<br />
Ware, Zurücksenden<br />
C-Liste<br />
Ende<br />
1. Prozesseinheit Stefan Ts<strong>ch</strong>umper Seite 3 von 9
Erklärungen zum <strong>Exportablauf</strong><br />
Einführung in die Prozesseinheit<br />
Exporte gibt es s<strong>ch</strong>on ewig, nur ni<strong>ch</strong>t in dieser Art und Weise, wie wir sie heutzutage<br />
kennen. Sie ermögli<strong>ch</strong>en dem Kunden, die gewüns<strong>ch</strong>te Ware ras<strong>ch</strong>mögli<strong>ch</strong>st an den<br />
entspre<strong>ch</strong>enden Empfänger zu bringen. Do<strong>ch</strong> so lei<strong>ch</strong>t wie früher, als man einfa<strong>ch</strong><br />
über die Grenzen gehen konnte, ist es heute ni<strong>ch</strong>t mehr. Jedes Dokument muss<br />
sa<strong>ch</strong>gemäss und korrekt ausgefüllt werden, ansonsten bleibt die Ware eventuell am<br />
Zoll liegen oder geht an die fals<strong>ch</strong>e Adresse.<br />
Prozessbes<strong>ch</strong>reibung<br />
Die C-Liste kommt aus der Packerei<br />
Sobald ein Auftrag aufgenommen wird, kommt das bestellte Teil in die Packerei –<br />
denn, man kann die Ware ja ni<strong>ch</strong>t einfa<strong>ch</strong> ohne Verpackung versenden – also, wird<br />
diese in unserer Packerei, bei Herrn Müller „transporttü<strong>ch</strong>tig“ verpackt. Ans<strong>ch</strong>liessend<br />
kommt die von der Packerei erstellte C-Liste zu uns in die Abteilung Exportlogistik<br />
und Spedition.<br />
Verkaufsunterlagen heraussu<strong>ch</strong>en<br />
Sobald die C-Liste angekommen ist und von der betreffenden Person aus der Mappe<br />
genommen wird, müssen die entspre<strong>ch</strong>enden Verkaufsunterlagen herausgesu<strong>ch</strong>t<br />
werden. Sind die gewüns<strong>ch</strong>ten Unterlagen ni<strong>ch</strong>t vorhanden, müssen diese beim<br />
Projekt-Leiter oder der Projekt-Leiterin telefonis<strong>ch</strong> angefordert werden.<br />
Auftrag im System erfassen<br />
Hat man alle Unterlagen vor si<strong>ch</strong>, kann man mit der Eingabe ins System beginnen.<br />
Folgende Angaben sind wi<strong>ch</strong>tig und müssen erfasst werden:<br />
• Exporteur<br />
• Bemerkungen<br />
• Abholung/Anlieferung<br />
• Lieferkonditionen<br />
• Destination<br />
• Markierung<br />
• Empfänger<br />
• Zolltarif-Nummer<br />
• Beilagen/Notizen<br />
Re<strong>ch</strong>nung anfordern, Packliste erstellen lassen<br />
Sind alle nötigen Angaben erfasst, kann man die Re<strong>ch</strong>nung beim Exporteur verlangen,<br />
indem man ihm den Re<strong>ch</strong>nungsanforderungs-Zettel, die C-Liste, 1 Speditionsliste<br />
und einen Versandauftrag per Fax übermittelt. Unser Re<strong>ch</strong>nungsanforderungs-Zettel<br />
muss korrekt ausgefüllt werden und folgende Angaben beinhalten:<br />
1. Prozesseinheit Stefan Ts<strong>ch</strong>umper Seite 4 von 9
• An wen<br />
• Auftragsnummer<br />
• Termin/Uhrzeit<br />
• Transportart<br />
• Lieferung (Incoterms 2000)<br />
• Mit oder ohne Lieferantenerklärung<br />
• Zustellung per<br />
Sobald die Re<strong>ch</strong>nungsanforderung erfolgt ist, ist das Dossier an Frau Salamone weiterzugeben,<br />
damit sie eine Packliste erstellen und uns die Papiere wieder zurückgeben<br />
kann. Zwis<strong>ch</strong>enzeitli<strong>ch</strong> sollte au<strong>ch</strong> die Re<strong>ch</strong>nung des Exporteurs vorliegen.<br />
Re<strong>ch</strong>nung kopieren<br />
Die DisponentInnen ents<strong>ch</strong>eiden, wie viele Kopien der jeweiligen Re<strong>ch</strong>nung zu<br />
erstellen und mitzusenden sind. Es gibt diesbezügli<strong>ch</strong> keine grundsätzli<strong>ch</strong>e Regel<br />
Dokumente zusammenstellen, an Packerei weitergeben<br />
Wenn alle Dokumente vorliegen, müssen diese zur Weitergabe an die Packerei zusammengestellt<br />
werden und zwar immer in der glei<strong>ch</strong>en, geordneten Reihenfolge:<br />
1: Teil FedEx, DHL<br />
- ausgedruckte Dokumente (nur Kurier)<br />
2. Teil 1 Packliste<br />
Abfertigungsantrag<br />
Versandauftrag<br />
Versandauftrag<br />
3. Teil C-Liste<br />
Speditionsliste<br />
4. Teil Versandauftrag<br />
Abfertigungsantrag<br />
1 Re<strong>ch</strong>nung (2,3 oder 5-fa<strong>ch</strong>)<br />
Mit Bostit<strong>ch</strong><br />
Mit Bostit<strong>ch</strong><br />
Mit Büroklammer<br />
" "<br />
" "<br />
Mit Büroklammer<br />
Mit Bostit<strong>ch</strong><br />
" "<br />
Mit Bostit<strong>ch</strong><br />
Sind alle Papiere korrekt zusammengestellt, kommen diese in eine braune, interne<br />
Postmappe, bes<strong>ch</strong>riftet mit „Packerei“ und werden dann von einem der Postkuriere<br />
direkt zu Herrn Müller gebra<strong>ch</strong>t.<br />
Papiere dem Spediteur faxen, Abholung der Ware, Zurücksendern der C-Liste<br />
Sobald die Papiere in der Mappe sind, d.h. auf dem Weg in unsere Packerei, muss<br />
au<strong>ch</strong> der zuständige Spediteur informiert werden, indem ihm 1 Versandauftrag, 1<br />
Abfertigungsantrag und 1 Re<strong>ch</strong>nung gefaxt werden. Ohne diese Na<strong>ch</strong>ri<strong>ch</strong>t kommt<br />
kein Spediteur vorbei, um die Ware abzuholen.<br />
Abholung der Sendung: Zurücksenden der C-Liste von Packerei an EXL mit<br />
Versaldatumstempel versehen.<br />
S<strong>ch</strong>lusswort<br />
Wenn Sie all diese S<strong>ch</strong>ritte befolgen, haben Sie Ihren Beitrag für eine erfolgrei<strong>ch</strong>e<br />
Exportabwicklung geleistet. Auf allf. Zollrevisionen bei der Ausfuhr- und/oder Einfuhr-<br />
Abfertigung, haben weder Exporteur no<strong>ch</strong> Importeur Einflussmögli<strong>ch</strong>keiten<br />
1. Prozesseinheit Stefan Ts<strong>ch</strong>umper Seite 5 von 9
1. Prozesseinheit Stefan Ts<strong>ch</strong>umper Seite 6 von 9
1. Prozesseinheit Stefan Ts<strong>ch</strong>umper Seite 7 von 9
Pendenzenliste<br />
Datum<br />
Was?<br />
15.03.04 Thema für den Prozess bestimmen<br />
15.03.04 Informationen sammeln<br />
16.03.04 Prozess grob gestalten<br />
16.03.04 Lernjournal 1<br />
17.03.04 Beri<strong>ch</strong>t (Entwurf)<br />
17.03.04 Lernjournal 2<br />
20.03.04 Beri<strong>ch</strong>t fertig stellen<br />
20.03.04 Detaillierter Prozess<br />
22.03.04 Lernjournal 3<br />
22.03.04 Titelblatt und Inhaltsverzei<strong>ch</strong>nis gestalten<br />
23.03.04 Letzte Bearbeitung der Dokumentation<br />
24.03.04 Lernjournal 4<br />
29.03.04 Abgabe der Unterlagen an den Berufsbildner<br />
31.03.04 Bewertungsgesprä<strong>ch</strong><br />
07.04.04 Abgabe an unabhängige Drittperson<br />
12.04.04 Präsentation an unabhängige Drittperson<br />
12.04.04 Beurteilungsgesprä<strong>ch</strong> mit unabhängiger Drittperson<br />
1. Prozesseinheit Stefan Ts<strong>ch</strong>umper Seite 8 von 9
Auswertungsbogen<br />
(ZUSAMMENFASSUNG DER LERNJOURNALE) ZUR PROZESSEINHEIT<br />
Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und verglei<strong>ch</strong>en<br />
Sie die entspre<strong>ch</strong>enden Einträge zu den untenstehenden Fragen.<br />
Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt<br />
tief<br />
Ho<strong>ch</strong><br />
Am Anfang hatte i<strong>ch</strong> einige Probleme, weil i<strong>ch</strong> ni<strong>ch</strong>t genau wusste was mi<strong>ch</strong> alles<br />
erwartet. Do<strong>ch</strong> mit der Zeit arbeitete i<strong>ch</strong> mi<strong>ch</strong> immer besser in den Ablauf ein, und es<br />
fing mir immer mehr an Spass zu ma<strong>ch</strong>en. Dies trug ziemli<strong>ch</strong> viel zu meiner Motivation<br />
bei. S<strong>ch</strong>lussendli<strong>ch</strong>, als i<strong>ch</strong> das Ergebnis meiner Arbeit sah, war meine Motivation<br />
am grössten.<br />
Das Erlernen des Prozesses war für mi<strong>ch</strong><br />
s<strong>ch</strong>wierig<br />
Einfa<strong>ch</strong><br />
weil i<strong>ch</strong> vor allem Anfangs ziemli<strong>ch</strong> Probleme hatte, da i<strong>ch</strong> no<strong>ch</strong> nie einen sol<strong>ch</strong>en<br />
Prozess aufstellen musste und i<strong>ch</strong> wusste au<strong>ch</strong> ni<strong>ch</strong>t was no<strong>ch</strong> alles auf mi<strong>ch</strong> zukommt.<br />
Aber bei meiner nä<strong>ch</strong>sten Prozesseinheit werde i<strong>ch</strong> es anders angehen. Am<br />
Anfang hatte i<strong>ch</strong> eine fals<strong>ch</strong>e Vorstellung der Arbeit und da<strong>ch</strong>te, i<strong>ch</strong> muss ni<strong>ch</strong>t sehr<br />
viel Zeit dafür aufwenden. Do<strong>ch</strong> jetzt weiss i<strong>ch</strong> was mi<strong>ch</strong> das nä<strong>ch</strong>ste Mal erwartet<br />
und kann mi<strong>ch</strong> besser darauf vorbereiten.<br />
Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin i<strong>ch</strong><br />
unzufrieden<br />
sehr zufrieden<br />
I<strong>ch</strong> bin zufrieden mit meiner Prozesseinheit. Meine Zeiteinteilung war jedo<strong>ch</strong> ni<strong>ch</strong>t<br />
sehr gut. Am S<strong>ch</strong>luss, als das Abgabedatum immer näher rückte musste i<strong>ch</strong> mi<strong>ch</strong><br />
ziemli<strong>ch</strong> ins Zeug legen, um die Arbeit re<strong>ch</strong>tzeitig fertig zu stellen.<br />
Bei der nä<strong>ch</strong>sten Bearbeitung eines Prozesses berücksi<strong>ch</strong>tige i<strong>ch</strong> von meinen<br />
Erfahrungen<br />
ni<strong>ch</strong>ts<br />
Alles<br />
weil dass was i<strong>ch</strong> bei dieser Arbeit dazu gelernt habe, kann nur dazu beitragen, dass<br />
si<strong>ch</strong> das Ergebnis der zweiten Prozesseinheit no<strong>ch</strong> besser sehen lässt. Meine<br />
Grundlagen in der Prozessgestaltung habe i<strong>ch</strong> mir mit dieser Arbeit erarbeitet.<br />
1. Prozesseinheit Stefan Ts<strong>ch</strong>umper Seite 9 von 9
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