Projekt-Story - Willmy MediaGroup

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ERFAHRUNGSWERT
Perfekte dezentrale Kommunikation
Bundesagentur für Arbeit (BA) mit neuem Web-to-Print-System
Die Bundesagentur für Arbeit (BA) ist einer der Web-to-Print-Pioniere Deutschlands.
Bereits 2005 führte sie ein flächendeckendes Web-to-Print-System ein, das nun durch
eine neue Portalsoftware aktualisiert wurde. In einer europaweiten Ausschreibung setzte
sich GeNERA All Media der Nürnberger Willmy MediaGroup als beste Lösung durch.
DDie Bundesagentur für Arbeit (BA)
ist in Deutschland der größte Dienstleister
am Arbeitsmarkt. Mit ca.
100.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
erbringt sie umfassende
Dienstleistungen für den Arbeits-
und Ausbildungsmarkt für Bürgerinnen
und Bürger sowie für Unternehmen
und Institutionen. Hierfür
steht ihr ein bundesweit flächendeckendes
Netz von ca. 800 Arbeitsagenturen
und Geschäftsstellen zur
Verfügung.
In den Dienststellen der BA
wird seit 2005 für die Produktion
von Publikationen das Web-to-Print-
System BA-MediaNet eingesetzt. Damit
ist die BA einer der ersten Webto-Print-Anwender.
„Die Zahlen sind
beeindruckend“, so Walter Morsack,
Projektverantwortlicher für die Einführung
des neuen BA-MediaNet bei
der BA. „Im Durchschnitt wurden
2010 monatlich rund 1.000 verschiedene
Publikationen mit einer
monatlichen Auflage von 1,4 Mio.
Exemplaren in fünf verschiedenen
Druckereien gedruckt.“
Vor dem Hintergrund dieser
Erfolgszahlen wurde die Innovationsfreude
der BA und die Leistungsfähigkeit
des Web-to-Print-Systems
bereits 2007 vom Bundesministerium
für Wirtschaft und Technologie
(BMWI) und dem Bundesverband
Materialwirtschaft, Einkauf
und Logistik e.V. (BME) mit dem
Preis „Innovation schafft Vorsprung“
ausgezeichnet.
Damals wie heute gewann die
Nürnberger Willmy MediaGroup unter
der Federführung der IRS GmbH
mit ihrem Web-to-Print-System Ge-
NERA die Ausschreibung für das ambitionierte
Großprojekt. „Wir waren
und sind stolz, für die BA mit unserer
Software und Dienstleistung
tätig sein zu dürfen. Es ist eine besondere
Verantwortung, jeder einzelnen
Agentur bei der Erstellung
von Flyern, Broschüren, Newslettern
und Veranstaltungsverzeichnissen
mit unserem System zu helfen“, so
Birgit Sauter, die als Kundenverantwortliche
in der Willmy MediaGroup
die erste Ansprechpartnerin für die
Kollegen in der BA ist.
Dass das Projekt 2010 neu
ausgeschrieben wurde, ergibt sich
aus der Besonderheit des Vergaberechtes,
dem öffentliche Auftraggeber
unterworfen sind. „Nach festgelegten
Vertragslaufzeiten wird eine
Neuausschreibung und so eine Beurteilung
der Leistungsfähigkeit aller
Anbieter am Markt anhand eines
transparenten Ausschreibungsprozesses
notwendig“, erklärt Harry
Steiert, technischer Geschäftsfüh-
rer der Willmy MediaGroup. „Dass
es uns gelungen ist, in diesem harten
Wettbewerb um das wirtschaftlichste
Angebot auch mit unserer
neuesten Softwaregeneration den
Auftrag zu erhalten, bestätigt die
sinnvolle und innovative Weiterentwicklung
unseres Angebots hin
zu einem Web-to-Media-System“, so
Steiert weiter.
Der Leistungsumfang des
neuen BA-MediaNets ist in der Tat
sehr groß. Neben den inzwischen
zum Standard einer guten Web-to-
Print-Applikation zählenden Funktionen,
die eine templatebasierte
dezentrale Erstellung von Publikationen
nach dem Corporate Design-
Handbuch des Auftraggebers gewährleisten,
erfüllt das BA-MediaNet
vor allem folgende Anforderungen:
Die Einrichtung von getrennten
Mandanten innerhalb einer installierten
Softwareversion bringt nicht
nur Kostenvorteile bei den einmaligen
und laufenden Hard- und Softwarekosten,
sondern gewährleistet
auch die sichere Trennung von Nutzern,
Layouts und Bilddaten. So ist
es durch die Mandantenfähigkeit
möglich, dass sowohl die BA als
auch das Institut für Arbeitsmarkt
und Berufsforschung (IAB) absolut
autark in dem System arbeiten
können.
Für alle 100.000 Mitarbeiter der
BA steht die integrierte BA-Mediathek
zur Verfügung. Das Willmy-eigene
Media Asset Management-System
(MAM) bildet die Basis für eine
einheitliche Bildsprache auch außerhalb
der Web-to-Print-Lösung.
Mit dem Modul „dynamische
Anzeigen“ erstellt das System vollautomatisch
Anzeigen in der jeweiligen
Größe, die von den unterschiedlichen
Zeitungs- und Spaltenformaten
gefordert wird. Der Anwender
wählt zum Beispiel nur die Tageszeitung
aus, in der das Inserat geschaltet
werden soll, und das Programm
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prokomREPORT · Mai 2011

ERFAHRUNGSWERT
errechnet auf Basis der Mediadaten
automatisch die CD-konforme Anzeigengröße
für die angegebene
Spaltenzahl.
Damit nicht alle 100.000 Mitarbeiter
der BA einen Zugang zu Ge-
NERA benötigen, können Visitenkarten
über eine einfach zu bedienende
Intranet-Seite ohne Registrierung erstellt
und beauftragt werden.
Die Erstellung umfangreicher
Magazine unterstützt GeNERA mit
einem speziellen Magazinmodul.
Die Bundesagentur für Arbeit erstellt
hiermit jährlich fast 300 verschiedene
regionale Publikationen
für Absolventen unterschiedlichster
Schulen. Eine Besonderheit ist, dass
die Informationen der gedruckten
Medien auch automatisch auf zwei
zielgruppenkonformen Web-Seiten
internetgerecht und dynamisch ausgegeben
werden.
Nicht nur die Online-Portale
der BA müssen barrierefrei sein.
Auch Dokumente, die als low res.
PDFs ergänzend im Internetangebot
der BA bereitgestellt werden, müssen
den hohen Anforderungen der
Barrierefreien Informationstechnik-
Verordnung (BITV) genügen. Das Modul
„Barrierefreiheit“ stellt sich zwar
nur als ein Button auf der Oberfläche
dar, durchzieht jedoch
im Hintergrund die gesamte
Anwendung und
sorgt so für die korrekte
vollautomatische
Aufbereitung der PDFs.
In einem zentralen
Newsletterportal
können sich alle Arbeitgeber
für Newsletter ihrer zuständigen
Arbeitsagentur registrieren.
Die dezentrale Erstellung der
Newsletter wird hierbei von der BA
durch eine zentrale Redaktionskomponente
unterstützt, in der wichtige
Beiträge einmalig für alle Agenturen
in Text und Bild vorbereitet werden.
Der Versand des jeweiligen Newsletters
erfolgt elektronisch via E-Mail.
Im Arbeitgeber-Newsletterportal stehen,
nach Agenturen geordnet, alle
aktuellen und archivierten Newsletter
dauerhaft zur Verfügung.
„Uns war und ist es sehr wichtig,
die notwendigen Funktionen und
Module innerhalb einer updatefähigen
Standardsoftware nutzen zu
können“, erläutert Walter Morsack,
„bei der Geschwindigkeit der technischen
Entwicklung dürfen wir uns
nicht durch Individuallösungen den
Weg für die Kommunikation auch
„Vom BMWi ausgezeichnet
mit dem Preis: Innovation
schafft Vorsprung“
auf anderen Medien verbauen.“
Ein wichtiger Aspekt, wie auch
Harry Steiert findet, der die Willmy
MediaGroup mit GeNERA 4.0 hier gut
aufgestellt sieht. „Bereits heute generieren
Kunden über GeNERA 4.0
vollautomatisch Publikationen und
Inhalte für mobile Endgeräte, wie das
iPad oder iPhone“, so Steiert.
Auf die Frage, ob das System
physikalisch gehostet wird, antwor-
tet Steiert: „GeNERA kann generell
auf den Systemen des Kunden oder
bei uns gehostet werden. Wir sind
sehr froh, dass unsere Dienstleistungen
beim Hosting/Providing von
der BA als exzellent bewertet wurden,
wobei das System von uns auf
einer flexibel erweiterbaren Cloud
betrieben wird.“
Mit dem neuen BA-MediaNet
hat die Bundesagentur nun ein System,
das den höchsten aktuellen
technischen Anforderungen am
Markt gerecht wird. „Nicht zuletzt
durch die im Vergleich zu anderen
Systemen sehr schnelle Erzeugung
von PDFs können wir die große Anzahl
von Anwendern und erstellten
Publikationen mit dem System ohne
große Wartezeiten für die Anwender
bewältigen“, ergänzt Sauter, die
auch den Second und Third Level
Support für die BA organisiert. Der
First Level Support wird vom zentralen
User Help Desk der BA selbst
übernommen.
Christof Förtsch
Geschäftsführender Gesellschafter
Willmy MediaGroup
fotos: Bundesagentur
für Arbeit
ÜBERBLICK
Die BA betreibt eines der größten Webto-Print-Systeme
Deutschlands. Das
auf GeNERA 4.0 basierende System ermöglicht
allen ca. 800 Agenturen und
Dienststellen die kostengünstige, einheitliche
und dezentrale Erstellung von
Print-Produkten.
PROjEKT
Bundesagentur für Arbeit
Walter Morsack
Regensburger Straße 104
90478 Nürnberg
www.arbeitsagentur.de
walter.morsack@arbeitsagentur.de
SOfTWARE
Willmy MediaGroup
IRS GmbH
Gutenstetter Straße 8b
90449 Nürnberg
www.irs-nbg.de
info@irs-nbg.de
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