2.4.3.1 Ordnungskriterien einer Ablage - Lernender.ch

Arbeits- und Lernsituation
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2.4.3.1 Ordnungskriterien einer Ablage
In der heutigen Zeit wird praktisch alles schriftlich festgehalten. Je länger man
schriftlich arbeitet, desto grösser werden die Dateiablagen. Deshalb ist es wichtig, die
Übersicht nicht zu verlieren und seine Dokumente nach einem bestimmten Kriterium
abzulegen. Ein Ablagesystem ist spätestens erforderlich, wenn mehrere Personen
Zugriff auf die Daten benötigen. Jede Firma oder Abteilung handhabt ihr
Ordnungssystem anders. Es ist deshalb sehr wichtig, die festgelegten Kriterien klar
zu definieren, sich an diese zu halten und darauf zu achten alles möglichst fehlerfrei
abzulegen. Zudem sollte man alle Personen, die ebenfalls Dokumente ablegen, in
die Kriterien einweihen und über Ausnahmen aufklären. Denn wenn etwas falsch
abgelegt wird, ist es später sehr schwer das betreffende Dokument wieder zu finden,
wenn man es braucht und man verliert dadurch sehr viel Zeit und Energie. Beim
Erstellen einer neuen Ablage, muss man sich vorher gut überlegen, welches
Ordnungskriterium am besten geeignet ist. Numerisch ist vor allem geeignet für
grosse Ablagen. Das Alphabetische eignet sich mehr für kleinere Ablagen, bei denen
unter dem gleichen Buchstaben nicht zu viele Dokumente vorhanden sind. Das
alphanumerische Ablegen ist eine Mischung der beiden oben genannten Kriterien
und ist eigentlich die beste und korrekteste Ablage.
Do’s
Man kann das Ablagesystem in wenigen Sekunden erreichen / Es befindet
sich nahe am Arbeitsplatz
Der Platz der Ablage sollte grosszügig bemessen sein
Man sollte die Dokumente schnell herausnehmen aber auch wieder ablegen
können
Don’ts
Wenn sich die Ordner langsam zu füllen beginnen, sollte man regelmässig
neue erstellen. Niemand ist motiviert, in einen platzend vollen Ordner
abzulegen.
Wenn sich das Ablagesystem weit weg befindet, läuft man lieber keinmal als
einmal
Wenn sich das System an einem unübersichtlichen Ort befindet, erschwert
das die Schnelligkeit beim Ablegen und heraussuchen
Kriterien
Folgende Kriterien habe ich zum Bearbeiten dieses Leistungsziels ausgewählt:
1 Sarah Dennler

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Clifit-Aufträge in der Serviceabteilung
Wie bereits erklärt, ist das Clifit unser Terminplanungssystem, in dem wir auch
Serviceeinsätze als Aufträge erfassen können. Das heisst, im ersten Beispiel gehen
wir von einer elektronischen Datenbank aus.
Die Hauptaufgabe der elektronischen Datenbank ist es, grosse Datenmengen ohne
grosse Probleme, dauerhaft zu speichern. Sie ermöglicht eine sehr schnelle und
komfortable Zugriffsmöglichkeit auf die benötigten Daten. Der grösste Vorteil am
Speichern in einem Datenbanksystem ist der absolut geringe Platzverbrauch. Alles
was man dazu braucht ist ein funktionierender Computer mit einem entsprechenden
Programm, wie in unserem Fall, das Clifit. Andererseits gibt es auch einen kleinen
Nachteil: Wenn der Computer einmal abstürzt, kaputt geht etc. und die Daten
verloren gehen, hat man praktisch keine Chance mehr diese wieder zurückzuholen.
Darum ist die Datenbank auf einem zentralen Serversystem gespeichert und wird
normalerweise gleichzeitig auf mehreren Festplatten verteilt. Ausserdem werden die
Daten periodisch auf ein anderes Medium gesichert (täglich, wöchentlich). Zudem ist
eine elektronische Datenbank in der Regel kostengünstiger als das Archivieren in
Papierform. Es müssen nämlich keine Ordner, Aktenschränke, Register usw.
angeschafft werden.
Mögliche Ordnungskriterien
Hier sind die Aufträge chronologisch nach Datum geordnet. Dies eignet sich gut,
denn so sieht man immer die als letztes erstellen Aufträge als erstes. Da die Daten
elektronisch abgelegt werden, hat man hier mehr Möglichkeiten als bei der Papieroder
Ordnerablage. Man kann nur alle offenen Aufträge anzeigen lassen oder nur
welche von der Firma Bühler usw. Dies ist ein weiterer Vorteil beim elektronischen
Ablegen.
2 Sarah Dennler

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Das Archiv der Schneider Electric Schweiz AG
Beinahe alle Firmen haben ein Geschäftsarchiv, in dem wichtige Unterlagen der
verschiedenen Abteilungen gelagert werden. Auch bei der Schneider Electric
Schweiz AG in Ittigen ist dies so. Wir haben ein abgeschlossenes Archiv, in dem sich
Unterlagen der Buchhaltung, des Verkaufs und des Services befinden. Jede
Abteilung ist für ihre Unterlagen selbst verantwortlich und muss auch selbst auf die
zugehörigen Aufbewahrungsfristen achten:
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe, Nachweise, Geschäftspapiere,
sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung und alles
was zu Streitigkeiten führen könnte, muss sechs Jahre aufbewahrt werden.
Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken und
alles was gebucht wird, muss zehn Jahre aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist von Gerichtsurteilen und Bauplänen beginnt mit dem
Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und
endet am letzten Tag des Schlussjahres.
Manchmal ist es sehr vorteilhaft, wenn man von bestimmten,
wichtigen Unterlagen noch das Original in Papierform
besitzt. In dem Fall ist ein Archiv sehr hilfreich. Es kann die
Suche aber auch erschweren. Ein Archiv ist meistens sehr
gross und mit vielen Dokumenten, Ordnern und Papieren
gefüllt. Wenn man kein sehr gutes und effizientes
Ordnungssystem hat, kann es schnell passieren, dass man
sich einige Minuten durch alle Unterlagen durchsuchen
muss. Da kann es natürlich auch sein, dass man das
gesuchte Dokument überhaupt nicht findet und die anderen
Ordner während dem Suchen durcheinander bringt.
Mögliche Ordnungskriterien
In unserem Archiv sind die Unterlagen nach Abteilung und Jahr geordnet. Das heisst,
die Ordnungskriterien sind hier sachlogisch und chronologisch. In den
verschiedenen Regalen, die man mit einem Drehrad verschieben kann, was sehr
platzsparend ist, hat jede Abteilung ihr angeschriebenes Regal und kann ihre
Unterlagen in ihr Gestell so ordnen, wie sie es gerne möchte.
3 Sarah Dennler

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Aufträge und Offerten in der Serviceabteilung
Obwohl heutzutage viele Daten elektronisch gespeichert und archiviert werden, kann
man seine Dokumente auch noch in Papierform in Ordnern ablegen. Dies hat Vorund
Nachteile aber ich finde jeder hat andere Vorlieben, seine Unterlagen abzulegen.
Vorteile sind zum Beispiel:
Ordner gibt es in verschiedenen Grössen und Farben
Nicht allzu teuer
Praktisch, um Dokumente schnell wiederzufinden
Nachteile könnten folgende sein:
Benötigt viel Platz (auch Fächer und Schränke)
Bietet keinen grossen Schutz vor Nässe, Feuer usw.
Ein weiterer Punkt ist, dass jedermann schnell Zugriff auf die Daten hat, was
natürlich ein Vor- und Nachteil sein kann.
In der Serviceabteilung haben wir neben dem elektronischen System Clifit auch eine
Ablage in Papierform. Serviceaufträge und Offerten werden in Ordnern abgelegt.
Mögliche Ordnungskriterien
Generell werden alle Unterlagen in den Ordnern sachlogisch und alphabetisch
eingeordnet. Zuerst schaut man auf das Thema oder den betreffenden Bereich. Dies
kann sich um Retouren, Offerten, Serviceeinsätze oder Materiallieferungen handeln
und sich zum Beispiel in den Bereichen VVD, AUT, EDS, Divers oder Elau befinden.
Die Dokumente legt man danach unter dem Namen des Kunden alphabetisch ab.
4 Sarah Dennler

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Zeigt auf, welche Ordnungskriterien sich für bestimmte Ablagen besonders
eigenen
Chronologisch Die Unterlagen werden nach Datum eingeordnet.
Offerten und Auftragsbestätigungen
Sachlogisch Die Daten werden zu spezifischen Themen abgelegt.
Bewerbungen (Bewerber wird eingeladen oder nicht)
Alphabetisch Die entsprechenden Dokumente werden nach der
ABC-Folge abgelegt.
Adressen und Daten von Kunden oder Lieferanten.
Numerisch Die Papiere werden hier nach Nummern eingeordnet.
Bestellungen vom Kunden
Alphanumerisch
Dokumente, die zuerst alphabetisch dann numerisch
sortiert werden.
Rechnungen
Zeigt mit eigenen Worten auf, wie ein rascher Zugriff auf Informationen
sichergestellt wird
Ein rascher Zugriff auf Informationen wird nur sichergestellt, wenn alles am richtigen
Ort abgelegt wird. Die Ordnungskriterien sollten klar definiert sein, so dass sich alle
an dieselbe Vorgehensweise halten können. Neu dazugekommenen Mitarbeitern, die
auch mit dem Ablegen beschäftigt werden, sollte man von Anfang an klar erklären
wie die Kriterien lauten und ihnen vielleicht eine Liste mit allen Ausnahmen (z.B.
SCH, bestimmte Kunden usw.) aushändigen. Jeder Mitarbeiter sollte bemüht sein,
alle Daten am richtigen Ort abzulegen. Ob nun elektronisch oder in Ordnern spielt
keine Rolle. Ein weiterer Punkt ist der Ort des Ablagesystems. Wenn sich dieses in
einem anderen Raum befindet oder man einen längeren Weg zurücklegen muss um
es zu erreichen, verlängert sich der Vorgang des Zugriffes auf Unterlagen und
Informationen. Ausserdem sollten alle Ablagen, egal ob elektronisch oder in
Papierform, klar und deutlich beschriftet sein, damit man diese schnell findet und auf
die benötigten Dokumente zugreifen kann.
5 Sarah Dennler