Konzepte und Ansätze zum Risiko- und Rentabilitätsmanagement in ...

Beschaffung von Leistungen, die nicht die benötigten Qualitätsanforderungen erfüllen
Nicht-Ausnutzung von Preisvorteilen durch einen gesplitterten Einkauf
Anforderung/Beschaffung ohne ausreichende Berücksichtigung der Lagerbestände
Anforderung/Beschaffung ohne Berücksichtigung das Vorhaben tangierender Planungen
anderer Abteilungen
Produktionsverzug bzw. –unterbrechungen
Lieferschwierigkeiten gegenüber dem Kunden, wodurch ggf. eine Abwanderung
des Kunden oder sogar eine von diesem verbreitete schlechte Reputation resultieren
kann
Die Notwendigkeit eines ungestörten und kurzfristigen Zugangs der Mitarbeiter zu
benötigten Materialien oder Dienstleistungen und zugleich die Notwendigkeit der organisationstechnischen,
rechtlichen und finanziellen Absicherung der Beschaffungsvorgänge
kann in der Praxis dadurch gelöst werden, dass jeder Arbeitnehmer im Unternehmen
eine Bedarfsanforderung stellen kann, diese jedoch muss von dem Vorgesetzten
sowie einem ausgewählten Personenkreis des Einkaufsbereiches genehmigt
werden. 157 Aus Praktikabilitätsgründen wird i. d. R. der Vorgesetzte zuerst darüber
entscheiden, ob die Bedarfsanforderung eines Mitarbeiters gerechtfertigt ist. Auf
Grund der (arbeits-) rechtlichen Sicherheit im Betrieb ist an dieser Stelle zu empfehlen,
dass die Erstellung einer Bedarfsanforderung sowie deren Genehmigung schriftlich
(was nicht unbedingt bedeuten muss in Papierform) dokumentiert werden. 158
Dadurch, dass den einzelnen Bedarfs-Anforderern, gleichermaßen auch deren Vorgesetzten,
der Blick auf den meist sehr großen Markt der Dienstleistungen und Produkte
i. d. R. verwehrt ist, muss vor der eigentlichen Bestellung noch eine zweite
157
Hierbei kommt es auch auf folgende Charakteristika der Beschaffungssituation an: 1. periodischer
vs. aperiodischer Bedarf, 2. großer Bestellwert vs. geringer Bestellwert. Vor allem bei aperiodischem
Bedarf mit großen Bestellwerten ist eine Genehmigungspflicht bzw. eine Anforderungsberechtigung
durch einen Vorgesetzten sinnvoll. Dies kann – je nach Vertrauenslage und Aufbauorganisation
- der Einkaufsleiter oder ein Mitglied der Geschäftsleitung sein. Bedarfsanforderungen sind von den
Fachabteilungen möglichst präzise und neutral zu formulieren, damit die Einkaufsabteilung eine adäquate
Lieferantenauswahl treffen kann. Vor allem für periodische (also immer wiederkehrende) Beschaffungen
eignen sich standardisierte Anforderungsmasken der EDV, deren mitarbeiterspezifischen
Zugang durch die EDV-Administration gesteuert werden kann. Vgl. Hartmann, Horst: Materialwirtschaft,
2002, S. 457 f..
158
Grundsätzlich sind die Arbeitsabläufe und Dokumentationspflichten der Beschaffungsabteilung
in einem Beschaffungshandbuch zu beschreiben. Moderne EDV-Systeme ermöglichen und erleichtern
auch umfangreiche Dokumentationsanforderungen. Vgl. ebenda S. 139 ff.. Gründe für die
Sinnhaftigkeit einer Beschaffungsdokumentationspflicht können sein: Ermöglichung eines Beschaffungscontrollings;
Verhinderung bzw. leichtere Aufdeckung „nicht-rationaler“ Einkaufsstrategien wie
Faulheit (z. B. unterlassene/unzureichende Beschaffungsmarktbeobachtung), Nepotismus, Korruption,
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