Prozessweb - ERNI

Erfahrungsbericht Nr. 21 April 2004
© by ERNI Consulting AG
Prozessweb: Das Tool,
mit dem der Wandel gelingt.
Der Wandel, der mit der Einführung eines neuen Prozesses verbunden
ist, bedeutet für alle Mitarbeiter Mehraufwand. Mit
einem Prozessweb, das die Beteiligten mit schnell auffindbaren
Informationen und Tools unterstützt, lässt sich dieser Aufwand
deutlich verringern. Insgesamt kann damit sogar eine Arbeitserleichterung
gegenüber dem bisherigen Vorgehen erreicht werden.
Damit haben die Mitarbeiter einen starken Anreiz zum
neuen Vorgehen zu wechseln und auch bei ihm zu bleiben. Die
Komplexität der Einführung neuer Prozesse zeigt sich allerdings
auch an einem solchen Tool. Nur wenn bei der Konzeption den
Anforderungen aller Mitarbeitergruppen Rechnung getragen
wird, kann es funktionieren. Deswegen sind vertiefte Kenntnisse
der Anforderungen und alltäglichen Arbeitsweisen der verschiedenen
Gruppen sowie Erfahrung mit den Tools für die
Entwicklung des Prozesswebs notwendig. Von Stefano Trentini

Die Einführung eines neuen Prozesses bedeutet einen grundlegenden Wandel in einer Organisation,
der bis hinunter zur alltäglichen Arbeit reicht. Um den Wandel effizient vollziehen zu können, sind die
Mitarbeiter auf Unterstützung angewiesen.
Die Dokumente, die für die neu organisierte Arbeit benötigt werden, sollten auf übersichtliche Weise
zur Verfügung stehen und über eine einfache und schnelle Suche auffindbar sein.
Im Arbeitsalltag der Beteiligten
entscheidet sich, ob ein Prozess
nachhaltig eingeführt werden
kann, oder die Beteiligten über
kurz oder lang zum gewohnten
Vorgehen zurückkehren. Die
Wahrscheinlichkeit einer nachhaltigen
Prozesseinführung ist
dann am grössten, wenn die
Mitarbeiter ihren Aufgaben problemlos
nachkommen und noch
einen Zusatznutzen aus dem
neuen Prozess ziehen können.
Einen solchen Zusatznutzen
kann ein Tool generieren, dass
die Beteiligten in ihrer alltäglichen
Arbeit mit dem neuen
Prozess wirksam unterstützt.
Besonders hilfreich ist ein
Prozessweb, dass jedem Rolleninhaber
genau die Ansicht des
Prozesses sowie die Informationen
und Tools zur Verfügung
stellt, die er braucht.
Das Prozessweb als
zentrales Tool
Die Einführung eines neuen
Prozesses bedeutet einen grundlegenden
Wandel in einer Organisation,
der bis hinunter zur alltäglichen
Arbeit reicht. Um den
Wandel effizient vollziehen zu
können, sind die Mitarbeiter auf
Unterstützung angewiesen. Die
Dokumente, die für die neu organisierte
Arbeit benötigt werden,
sollten auf übersichtliche Weise
zur Verfügung stehen und über
eine einfache und schnelle Suche
auffindbar sein. Diese Kriterien
erfüllen gedruckte Handbücher
oder im Netzwerk zugängliche
Ordner voller Worddokumente
nicht. Wesentlich besser geeignet
ist ein Prozessweb, in dem alle
Mitarbeiter navigationsfähige Prozessbeschreibungen
finden, sowie
auch die jeweils dazu gehörigen
Vorlagen und Checklisten. In-
tegrieren lassen sich zudem auch
Tools, die im Verlauf des Prozesses
gebraucht werden, samt dazugehörigen
Hilfsmitteln.
Die Ordnung und die Verbindung
der Dokumente muss so erfolgen,
wie sie von den Mitarbeitern in
der alltäglichen Arbeit auch gebraucht
werden. Die Form mit
unterschiedlichen Einstiegspunkte
auf das gleiche Prozessmodell
hat sich bewährt. Sie bietet jeweils
eine andere Sicht auf das
System, um den Bedürfnissen der
verschiedenen Rollenträger Rechnung
zu tragen. In den Beschreibungen
sind die verschiedenen
Texte mit Hyperlinks verbunden,
damit der Leser Zusatzinformationen
und Detaillierungen einfach
findet.
Die Architektur des Webs wird so
gewählt, dass sie den Prozesse so
dokumentiert, wie der Benutzer
ihn auch erlebt (Abb. 1). Mit der
Architektur des Webs wird die
Benutzerfreundlichkeit wesentlich
bestimmt. Darin sind auch
alle Anforderungen zu berücksichtigen,
wie zum Beispiel eine
Verbindung zu Beschreibungen
aus benachbarten oder vorgelagerten
Prozessen.
Beispiel 1:
Konsequente Orientierung an
der Arbeitsweise der Nutzer
Bei der Einführung des Rational
Unified Process (RUP) als Entwicklungsprozess
in einem Industrieunternehmen
wurde auch
ein Prozessweb zur Unterstützung
der Arbeit aufgebaut. Dabei zeigte
sich, wie wichtig die Erfahrung
mit Entwicklungsprozessen ist.
Denn nur wenn das Wissen vorhanden
ist, wie Management,
Architekten und Entwickler im
Alltag tatsächlich Informationen
suchen oder Tools verwenden, ist
auch klar, wie ihnen diese im Web
angeboten werden sollten. Dies
beginnt bei der Verknüpfung der
Dokumente und der Menügestaltung
und reicht bis zur Sprache
der Dokumente, die möglichst
klar und knapp gehalten sein sollte.
Folgt das Web konsequent diesen
Anforderungen, ergibt sich
nicht nur eine Zeitersparnis.
Vielmehr wird auch die Motivation
die Arbeit gemäss dem
neuen Prozess auszuführen gesteigert.
Die Entwickler des Industrieunternehmens
wollten das Web
mit dem intuitiven Zugang zu
Dokumenten und Tools jedenfalls
nicht mehr missen.
Einbindung bestehender
Lösungen
Nebst den Prozessbeschreibungen
und den Vorlagen erhalten die
Benutzer weitere Arbeitserleichterungen,
wenn ihre Arbeit auch
sinnvoll durch Standardtools
unterstützt wird. Dabei muss
allerdings berücksichtgt werden,
dass moderne Tools eine Fülle
von Funktionalitäten besitzen.
Die meisten davon sind auch
wirklich nützlich, wenn sie richtige
eingesetzt werden. Der korrekte
Tooleinsatz ist ein weiterer
wichtiger Erfolgsfaktor einer Prozesseinführung
in der Softwareentwicklung.
Deshalb ist es wichtig,
dass dieser im Prozessweb an
geeigneter Stelle beschrieben wird.
Die Beschreibung des Tooleinsatz
selbst ist ein Resultat des Prozessengineerings
und braucht detailliertes
Know-how aus der Praxis,
damit das Tool nicht Last statt
Hilfe ist.
Im Fall des RUP existieren Tools

Abb. 1
Architektur eines Prozesswebs
Process Engineer
Toolkit
Glossary
Hotlinks
Cascading
Style
Sheets
Index
aus dem Hause Rational selbst,
die den Entwicklungsprozess gut
unterstützen.
Beispiel 2:
Einsatz des SoDA
Report Generator
Ein generelles Problem bei der
Arbeit mit RUP ist die Erstellung
von Modellen samt ihrer Dokumentation
und Archivierung. Die
Modelle bestehen aus komplexen
Zeichnungen, die mit zusätzlichem
Text erläutert werden und
häufig in Word-Dokumenten abgelegt
werden. Im Verlauf eines
Projektes verändern sich vor
allem die grafischen Elemente,
während die sprachlichen teilweise
gleich bleiben. Nun ist es
einerseits aufwändig, die Modelle
bei jeder Veränderung vollständig
neu zu erstellen, andererseits
müssen die entstandenen Dokumente
penibel archiviert werden.
Sonst droht Unklarheit darüber,
welches die gerade aktuelle
Version ist. Für die Vereinfachung
dieser Schwierigkeiten existiert
ein Tool von Rational namens
SoDA Report Generator (Abb. 2).
Es unterstützt die Entwickler,
indem es die Erstellung der
Dokumente teilweise automatisiert.
Nach einer Veränderung
Reference
Library
Navigation
Tree
Development
Case
RUP
Abb. 2
Entwicklungsdokumentation aus Rose Model generieren
Prosa Beschreibung
Rose Model
SOPs
müssen gleich gebliebene Elemente
nicht mehr neu eingefügt
werden, dies erledigt die Software.
Sie erstellt zudem aus dem Modell
automatisch ein Word-Dokument,
das ausgedruckt und abgelegt
werden kann. Das aktuelle
Modell kann im Report Generator
jeweils einfach eingesehen werden.
Das Resultat ist eine höhere
Sicherheit hinsichtlich der aktuell
gültigen Version plus eine Zeitersparnis
für die Entwickler.
Berücksichtigung aller
Bedürfnisse
Die grösste Herausforderung bei
der Konzeption eines Prozesswebs
ist jedoch nicht die möglichst
weitgehende Unterstützung einzelner
Arbeitsschritte, sondern
die Abstimmung auf die verschie-
SoDA
Templates
Report Generator
Entwicklungs-
Dokumentation
denen Bedürfnisse der Rolleninhaber.
Die Projektleistung
braucht die schnelle Übersicht
über den Projektstand, die Entwickler
benötigen zur jeweiligen
Projektphase passende Unterstützung,
während die Qualitätsleitung
das laufende Projekt sauber
dokumentieren und archivieren
muss. Während Entwickler und
Projektleiter auf ein dynamisches
Tool angewiesen sind, benötigt
die Q-Abteilung statische Dokumente.
Beispiel 3:
Jedes Dokument in
zwei Ansichten
Bei einem Produzenten medizinaltechnischer
Geräte wurde ein
Prozessweb eingeführt. Da die
Firma aufgrund ihrer Produkte

Abb. 3
Eine Information, drei Darstellungen
Web-Version PDF-Version Printer-Friendly-Version
speziellen regulatorischen Anforderungen
unterliegt, ist das Qualitätsmanagement
von entscheidender
Bedeutung. Die Qualitätsabteilung
stellte deswegen die
Anforderung, alle Dokumente,
die den Prozess beschreiben, in
unveränderbarer Form ablegen zu
können. Als Lösung wurden im
Prozessweb mit Hilfe von Cascading
Style Sheets (CSS) zwei
grundlegend verschiedene Einstiegsmöglichkeiten
realisiert
(Abb. 3). Für die Q-Abteilung
erscheinen die Dokumente in
druckbarer Fassung. Diese können
in das PDF-Format exportiert
und als PDF-Datei im vorhande-
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nen Dokumentenmanagementsystem
verwaltet werden. Zudem
ist es möglich, sie auszudrucken
und unterschrieben als Papierdokument
abzulegen. Mit dem
gleichen Ansatz wird dem Benutzer
auch eine «Printer-Friendly»-
Version der navigierbaren Seite
angeboten.
Wird allen Bedürfnissen Rechnung
getragen und benutzen deswegen
alle Beteiligte dasselbe
Tool, dann wird das Prozessweb
auch zur Basis der Kommunikation
über die Abteilungsgrenzen
hinweg. Fehler in einzelnen
Dokumenten werden eher gemel-
det, Verbesserungsvorschläge eher
eingereicht. Damit wird der
Prozess nicht nur am Leben
gehalten, sondern mehr und
mehr zu einem flexiblen Instrument,
das auf neue Herausforderungen
wie neue regulatorische
Vorschriften jeweils schnell angepasst
werden kann.
Stefano Trentini
Dipl. El.-Ing. ETH
Mitglied des Management
ERNI Consulting AG