Prozessweb - ERNI
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Erfahrungsbericht Nr. 21 April 2004<br />
© by <strong>ERNI</strong> Consulting AG<br />
<strong>Prozessweb</strong>: Das Tool,<br />
mit dem der Wandel gelingt.<br />
Der Wandel, der mit der Einführung eines neuen Prozesses verbunden<br />
ist, bedeutet für alle Mitarbeiter Mehraufwand. Mit<br />
einem <strong>Prozessweb</strong>, das die Beteiligten mit schnell auffindbaren<br />
Informationen und Tools unterstützt, lässt sich dieser Aufwand<br />
deutlich verringern. Insgesamt kann damit sogar eine Arbeitserleichterung<br />
gegenüber dem bisherigen Vorgehen erreicht werden.<br />
Damit haben die Mitarbeiter einen starken Anreiz zum<br />
neuen Vorgehen zu wechseln und auch bei ihm zu bleiben. Die<br />
Komplexität der Einführung neuer Prozesse zeigt sich allerdings<br />
auch an einem solchen Tool. Nur wenn bei der Konzeption den<br />
Anforderungen aller Mitarbeitergruppen Rechnung getragen<br />
wird, kann es funktionieren. Deswegen sind vertiefte Kenntnisse<br />
der Anforderungen und alltäglichen Arbeitsweisen der verschiedenen<br />
Gruppen sowie Erfahrung mit den Tools für die<br />
Entwicklung des <strong>Prozessweb</strong>s notwendig. Von Stefano Trentini
Die Einführung eines neuen Prozesses bedeutet einen grundlegenden Wandel in einer Organisation,<br />
der bis hinunter zur alltäglichen Arbeit reicht. Um den Wandel effizient vollziehen zu können, sind die<br />
Mitarbeiter auf Unterstützung angewiesen.<br />
Die Dokumente, die für die neu organisierte Arbeit benötigt werden, sollten auf übersichtliche Weise<br />
zur Verfügung stehen und über eine einfache und schnelle Suche auffindbar sein.<br />
Im Arbeitsalltag der Beteiligten<br />
entscheidet sich, ob ein Prozess<br />
nachhaltig eingeführt werden<br />
kann, oder die Beteiligten über<br />
kurz oder lang zum gewohnten<br />
Vorgehen zurückkehren. Die<br />
Wahrscheinlichkeit einer nachhaltigen<br />
Prozesseinführung ist<br />
dann am grössten, wenn die<br />
Mitarbeiter ihren Aufgaben problemlos<br />
nachkommen und noch<br />
einen Zusatznutzen aus dem<br />
neuen Prozess ziehen können.<br />
Einen solchen Zusatznutzen<br />
kann ein Tool generieren, dass<br />
die Beteiligten in ihrer alltäglichen<br />
Arbeit mit dem neuen<br />
Prozess wirksam unterstützt.<br />
Besonders hilfreich ist ein<br />
<strong>Prozessweb</strong>, dass jedem Rolleninhaber<br />
genau die Ansicht des<br />
Prozesses sowie die Informationen<br />
und Tools zur Verfügung<br />
stellt, die er braucht.<br />
Das <strong>Prozessweb</strong> als<br />
zentrales Tool<br />
Die Einführung eines neuen<br />
Prozesses bedeutet einen grundlegenden<br />
Wandel in einer Organisation,<br />
der bis hinunter zur alltäglichen<br />
Arbeit reicht. Um den<br />
Wandel effizient vollziehen zu<br />
können, sind die Mitarbeiter auf<br />
Unterstützung angewiesen. Die<br />
Dokumente, die für die neu organisierte<br />
Arbeit benötigt werden,<br />
sollten auf übersichtliche Weise<br />
zur Verfügung stehen und über<br />
eine einfache und schnelle Suche<br />
auffindbar sein. Diese Kriterien<br />
erfüllen gedruckte Handbücher<br />
oder im Netzwerk zugängliche<br />
Ordner voller Worddokumente<br />
nicht. Wesentlich besser geeignet<br />
ist ein <strong>Prozessweb</strong>, in dem alle<br />
Mitarbeiter navigationsfähige Prozessbeschreibungen<br />
finden, sowie<br />
auch die jeweils dazu gehörigen<br />
Vorlagen und Checklisten. In-<br />
tegrieren lassen sich zudem auch<br />
Tools, die im Verlauf des Prozesses<br />
gebraucht werden, samt dazugehörigen<br />
Hilfsmitteln.<br />
Die Ordnung und die Verbindung<br />
der Dokumente muss so erfolgen,<br />
wie sie von den Mitarbeitern in<br />
der alltäglichen Arbeit auch gebraucht<br />
werden. Die Form mit<br />
unterschiedlichen Einstiegspunkte<br />
auf das gleiche Prozessmodell<br />
hat sich bewährt. Sie bietet jeweils<br />
eine andere Sicht auf das<br />
System, um den Bedürfnissen der<br />
verschiedenen Rollenträger Rechnung<br />
zu tragen. In den Beschreibungen<br />
sind die verschiedenen<br />
Texte mit Hyperlinks verbunden,<br />
damit der Leser Zusatzinformationen<br />
und Detaillierungen einfach<br />
findet.<br />
Die Architektur des Webs wird so<br />
gewählt, dass sie den Prozesse so<br />
dokumentiert, wie der Benutzer<br />
ihn auch erlebt (Abb. 1). Mit der<br />
Architektur des Webs wird die<br />
Benutzerfreundlichkeit wesentlich<br />
bestimmt. Darin sind auch<br />
alle Anforderungen zu berücksichtigen,<br />
wie zum Beispiel eine<br />
Verbindung zu Beschreibungen<br />
aus benachbarten oder vorgelagerten<br />
Prozessen.<br />
Beispiel 1:<br />
Konsequente Orientierung an<br />
der Arbeitsweise der Nutzer<br />
Bei der Einführung des Rational<br />
Unified Process (RUP) als Entwicklungsprozess<br />
in einem Industrieunternehmen<br />
wurde auch<br />
ein <strong>Prozessweb</strong> zur Unterstützung<br />
der Arbeit aufgebaut. Dabei zeigte<br />
sich, wie wichtig die Erfahrung<br />
mit Entwicklungsprozessen ist.<br />
Denn nur wenn das Wissen vorhanden<br />
ist, wie Management,<br />
Architekten und Entwickler im<br />
Alltag tatsächlich Informationen<br />
suchen oder Tools verwenden, ist<br />
auch klar, wie ihnen diese im Web<br />
angeboten werden sollten. Dies<br />
beginnt bei der Verknüpfung der<br />
Dokumente und der Menügestaltung<br />
und reicht bis zur Sprache<br />
der Dokumente, die möglichst<br />
klar und knapp gehalten sein sollte.<br />
Folgt das Web konsequent diesen<br />
Anforderungen, ergibt sich<br />
nicht nur eine Zeitersparnis.<br />
Vielmehr wird auch die Motivation<br />
die Arbeit gemäss dem<br />
neuen Prozess auszuführen gesteigert.<br />
Die Entwickler des Industrieunternehmens<br />
wollten das Web<br />
mit dem intuitiven Zugang zu<br />
Dokumenten und Tools jedenfalls<br />
nicht mehr missen.<br />
Einbindung bestehender<br />
Lösungen<br />
Nebst den Prozessbeschreibungen<br />
und den Vorlagen erhalten die<br />
Benutzer weitere Arbeitserleichterungen,<br />
wenn ihre Arbeit auch<br />
sinnvoll durch Standardtools<br />
unterstützt wird. Dabei muss<br />
allerdings berücksichtgt werden,<br />
dass moderne Tools eine Fülle<br />
von Funktionalitäten besitzen.<br />
Die meisten davon sind auch<br />
wirklich nützlich, wenn sie richtige<br />
eingesetzt werden. Der korrekte<br />
Tooleinsatz ist ein weiterer<br />
wichtiger Erfolgsfaktor einer Prozesseinführung<br />
in der Softwareentwicklung.<br />
Deshalb ist es wichtig,<br />
dass dieser im <strong>Prozessweb</strong> an<br />
geeigneter Stelle beschrieben wird.<br />
Die Beschreibung des Tooleinsatz<br />
selbst ist ein Resultat des Prozessengineerings<br />
und braucht detailliertes<br />
Know-how aus der Praxis,<br />
damit das Tool nicht Last statt<br />
Hilfe ist.<br />
Im Fall des RUP existieren Tools
Abb. 1<br />
Architektur eines <strong>Prozessweb</strong>s<br />
Process Engineer<br />
Toolkit<br />
Glossary<br />
Hotlinks<br />
Cascading<br />
Style<br />
Sheets<br />
Index<br />
aus dem Hause Rational selbst,<br />
die den Entwicklungsprozess gut<br />
unterstützen.<br />
Beispiel 2:<br />
Einsatz des SoDA<br />
Report Generator<br />
Ein generelles Problem bei der<br />
Arbeit mit RUP ist die Erstellung<br />
von Modellen samt ihrer Dokumentation<br />
und Archivierung. Die<br />
Modelle bestehen aus komplexen<br />
Zeichnungen, die mit zusätzlichem<br />
Text erläutert werden und<br />
häufig in Word-Dokumenten abgelegt<br />
werden. Im Verlauf eines<br />
Projektes verändern sich vor<br />
allem die grafischen Elemente,<br />
während die sprachlichen teilweise<br />
gleich bleiben. Nun ist es<br />
einerseits aufwändig, die Modelle<br />
bei jeder Veränderung vollständig<br />
neu zu erstellen, andererseits<br />
müssen die entstandenen Dokumente<br />
penibel archiviert werden.<br />
Sonst droht Unklarheit darüber,<br />
welches die gerade aktuelle<br />
Version ist. Für die Vereinfachung<br />
dieser Schwierigkeiten existiert<br />
ein Tool von Rational namens<br />
SoDA Report Generator (Abb. 2).<br />
Es unterstützt die Entwickler,<br />
indem es die Erstellung der<br />
Dokumente teilweise automatisiert.<br />
Nach einer Veränderung<br />
Reference<br />
Library<br />
Navigation<br />
Tree<br />
Development<br />
Case<br />
RUP<br />
Abb. 2<br />
Entwicklungsdokumentation aus Rose Model generieren<br />
Prosa Beschreibung<br />
Rose Model<br />
SOPs<br />
müssen gleich gebliebene Elemente<br />
nicht mehr neu eingefügt<br />
werden, dies erledigt die Software.<br />
Sie erstellt zudem aus dem Modell<br />
automatisch ein Word-Dokument,<br />
das ausgedruckt und abgelegt<br />
werden kann. Das aktuelle<br />
Modell kann im Report Generator<br />
jeweils einfach eingesehen werden.<br />
Das Resultat ist eine höhere<br />
Sicherheit hinsichtlich der aktuell<br />
gültigen Version plus eine Zeitersparnis<br />
für die Entwickler.<br />
Berücksichtigung aller<br />
Bedürfnisse<br />
Die grösste Herausforderung bei<br />
der Konzeption eines <strong>Prozessweb</strong>s<br />
ist jedoch nicht die möglichst<br />
weitgehende Unterstützung einzelner<br />
Arbeitsschritte, sondern<br />
die Abstimmung auf die verschie-<br />
SoDA<br />
Templates<br />
Report Generator<br />
Entwicklungs-<br />
Dokumentation<br />
denen Bedürfnisse der Rolleninhaber.<br />
Die Projektleistung<br />
braucht die schnelle Übersicht<br />
über den Projektstand, die Entwickler<br />
benötigen zur jeweiligen<br />
Projektphase passende Unterstützung,<br />
während die Qualitätsleitung<br />
das laufende Projekt sauber<br />
dokumentieren und archivieren<br />
muss. Während Entwickler und<br />
Projektleiter auf ein dynamisches<br />
Tool angewiesen sind, benötigt<br />
die Q-Abteilung statische Dokumente.<br />
Beispiel 3:<br />
Jedes Dokument in<br />
zwei Ansichten<br />
Bei einem Produzenten medizinaltechnischer<br />
Geräte wurde ein<br />
<strong>Prozessweb</strong> eingeführt. Da die<br />
Firma aufgrund ihrer Produkte
Abb. 3<br />
Eine Information, drei Darstellungen<br />
Web-Version PDF-Version Printer-Friendly-Version<br />
speziellen regulatorischen Anforderungen<br />
unterliegt, ist das Qualitätsmanagement<br />
von entscheidender<br />
Bedeutung. Die Qualitätsabteilung<br />
stellte deswegen die<br />
Anforderung, alle Dokumente,<br />
die den Prozess beschreiben, in<br />
unveränderbarer Form ablegen zu<br />
können. Als Lösung wurden im<br />
<strong>Prozessweb</strong> mit Hilfe von Cascading<br />
Style Sheets (CSS) zwei<br />
grundlegend verschiedene Einstiegsmöglichkeiten<br />
realisiert<br />
(Abb. 3). Für die Q-Abteilung<br />
erscheinen die Dokumente in<br />
druckbarer Fassung. Diese können<br />
in das PDF-Format exportiert<br />
und als PDF-Datei im vorhande-<br />
<strong>ERNI</strong> Consulting AG<br />
Talstrasse 82 · CH-8001 Zürich · Tel. +41 1 215 42 00<br />
Zentralstrasse 7 · CH-6002 Luzern · Tel. +41 41 227 35 00<br />
info@erni.ch · http://www.erni.ch<br />
nen Dokumentenmanagementsystem<br />
verwaltet werden. Zudem<br />
ist es möglich, sie auszudrucken<br />
und unterschrieben als Papierdokument<br />
abzulegen. Mit dem<br />
gleichen Ansatz wird dem Benutzer<br />
auch eine «Printer-Friendly»-<br />
Version der navigierbaren Seite<br />
angeboten.<br />
Wird allen Bedürfnissen Rechnung<br />
getragen und benutzen deswegen<br />
alle Beteiligte dasselbe<br />
Tool, dann wird das <strong>Prozessweb</strong><br />
auch zur Basis der Kommunikation<br />
über die Abteilungsgrenzen<br />
hinweg. Fehler in einzelnen<br />
Dokumenten werden eher gemel-<br />
det, Verbesserungsvorschläge eher<br />
eingereicht. Damit wird der<br />
Prozess nicht nur am Leben<br />
gehalten, sondern mehr und<br />
mehr zu einem flexiblen Instrument,<br />
das auf neue Herausforderungen<br />
wie neue regulatorische<br />
Vorschriften jeweils schnell angepasst<br />
werden kann.<br />
Stefano Trentini<br />
Dipl. El.-Ing. ETH<br />
Mitglied des Management<br />
<strong>ERNI</strong> Consulting AG