Cash-Management - CAP
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GEO<br />
<strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong>
GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
Inhalt<br />
GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong>.....................................................................................................................<br />
1<br />
1. Allgemein.........................................................................................................................................<br />
5<br />
1.1 Grundlagen.................................................................................................................................<br />
5<br />
1.1.1 Aufbau der GEO-Installation.................................................................................................<br />
5<br />
1.1.2 Voraussetzungen.................................................................................................................<br />
5<br />
1.1.2.1 Technik..........................................................................................................................<br />
5<br />
1.1.2.2 Organisation..................................................................................................................<br />
5<br />
1.1.3 Datenschnittstellen...............................................................................................................<br />
5<br />
1.1.3.1 sb-Manager...................................................................................................................<br />
5<br />
1.1.3.2 agree.............................................................................................................................<br />
5<br />
1.1.3.3 Dynamische Schittstelle................................................................................................<br />
5<br />
1.1.3.4 Dateien..........................................................................................................................<br />
6<br />
1.2 Berechnungsverfahren................................................................................................................<br />
6<br />
1.2.1 Schwellwert ermitteln...........................................................................................................<br />
6<br />
1.2.2 Bestückungssumme bestimmen...........................................................................................<br />
6<br />
1.2.2.1 Optimale Bestückung....................................................................................................<br />
6<br />
1.2.2.2 Reale Bestückung.........................................................................................................<br />
6<br />
1.2.3 Bestückungstag errechnen...................................................................................................<br />
7<br />
1.2.4 Scheinstückelung bestimmen...............................................................................................<br />
7<br />
1.3 Speicherung von Bestandsdaten................................................................................................<br />
7<br />
1.4 Statistik.......................................................................................................................................<br />
7<br />
1.4.1 Speichern von Statistikdaten................................................................................................<br />
7<br />
1.4.2 Umrechnen für Monatstabellen............................................................................................<br />
8<br />
1.4.3 Auswertung für Berechnungsfunktionen...............................................................................<br />
8<br />
2. Bedienung und Ansichten..............................................................................................................<br />
9<br />
2.1 Hauptmenü.................................................................................................................................<br />
9<br />
2.2 Geldautomaten............................................................................................................................<br />
9<br />
2.2.1 Bestückungen....................................................................................................................<br />
11<br />
2.2.2 Besondere Fälle.................................................................................................................<br />
12<br />
2.3 Manuelle Kassen.......................................................................................................................<br />
12<br />
2.3.1 Kassenbuch.......................................................................................................................<br />
12<br />
2.3.1.1 Kassenaufnahme.........................................................................................................<br />
13<br />
2.3.1.2 Kassenkontrolle...........................................................................................................<br />
16<br />
2.3.1.3 Kassenbuch löschen...................................................................................................<br />
17<br />
2.3.2 Geldbestellung...................................................................................................................<br />
18<br />
2.3.2.1 Bestellung erfassen.....................................................................................................<br />
18<br />
2.3.2.2 Geldlieferung bestätigen..............................................................................................<br />
19<br />
2.3.2.3 Geldlieferungen direkt erfassen...................................................................................<br />
20<br />
2.3.3 Weitere Ansichten..............................................................................................................<br />
21<br />
2.3.3.1 Kassenlieferungen vom aktuellen Tag.........................................................................<br />
21<br />
2.3.3.2 Materialliste.................................................................................................................<br />
21<br />
2.4 <strong>Cash</strong>Center-Bestellungen.........................................................................................................<br />
22<br />
2.4 Archivierung..............................................................................................................................<br />
23<br />
2.5 Statistiken.................................................................................................................................<br />
23<br />
2.6 Servicemail...............................................................................................................................<br />
24<br />
3. Filialanmeldung.............................................................................................................................<br />
25<br />
3.1 Bediener-Anmeldung................................................................................................................<br />
25<br />
3.1.1 Anmeldung an eine Filiale..................................................................................................<br />
25<br />
3.2 Administration...........................................................................................................................<br />
26<br />
3.2.1 Notes Zugriffssteuerung.....................................................................................................<br />
26<br />
3.2.2 Einstellungen......................................................................................................................<br />
26<br />
3.2.3 Aktivierung.........................................................................................................................<br />
27<br />
3.2.4 Filialeinrichtung..................................................................................................................<br />
27<br />
4. Auswertung...................................................................................................................................<br />
29<br />
Seite - 2 -
GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
5. Steuerung......................................................................................................................................<br />
30<br />
5.1 Generelle Einstellungen............................................................................................................<br />
30<br />
5.1.1 Allgemein...........................................................................................................................<br />
30<br />
5.1.2 Mailversand........................................................................................................................<br />
31<br />
5.1.3 Zeiträume...........................................................................................................................<br />
32<br />
5.1.4 Steuerung...........................................................................................................................<br />
33<br />
5.1.5 Kassenbuch.......................................................................................................................<br />
34<br />
5.1.6 Gebindegrößen..................................................................................................................<br />
34<br />
5.2 Mailversand...............................................................................................................................<br />
35<br />
5.2.1 Steuerung...........................................................................................................................<br />
36<br />
5.2.2 Anhänge.............................................................................................................................<br />
37<br />
5.2.3 Legende.............................................................................................................................<br />
38<br />
5.2.4 @Net..................................................................................................................................<br />
38<br />
5.2.5 Vorabmail...........................................................................................................................<br />
38<br />
5.2.6 Empfängerprofile................................................................................................................<br />
39<br />
5.2.7 Aufbau................................................................................................................................<br />
40<br />
5.2.8 Die Mail..............................................................................................................................<br />
41<br />
5.3 Filial- und <strong>Cash</strong>Centereinstellungen..........................................................................................<br />
41<br />
5.3.1 Filialstandort.......................................................................................................................<br />
42<br />
5.3.2 Filialeinstellungen und Kosten............................................................................................<br />
42<br />
5.3.3 <strong>Cash</strong>Center CC-Mitglieder.................................................................................................<br />
43<br />
5.3.4 <strong>Cash</strong>Center CC-Einstellungen...........................................................................................<br />
44<br />
5.3.5 Veranstaltungen.................................................................................................................<br />
45<br />
5.4 Kassen-Einstellungen...............................................................................................................<br />
45<br />
5.4.1 Kassen...............................................................................................................................<br />
46<br />
5.4.2 GAAs/Recycler...................................................................................................................<br />
46<br />
5.4.3 Kassenbezeichnung...........................................................................................................<br />
47<br />
5.4.4 Grundeinstellungen bei GAAs / Recyclern / Ein-Auszahlgeräten........................................<br />
48<br />
5.4.5 Grundeinstellungen bei Handkassen..................................................................................<br />
49<br />
5.4.6 Standort und technische Daten..........................................................................................<br />
49<br />
5.4.7 Kassenbuch bei Handkassen.............................................................................................<br />
50<br />
5.4.8 Charakteristik bei GAAs / Recyclern / Ein-Auszahlgeräten.................................................<br />
51<br />
5.4.9 Kassenberechnung............................................................................................................<br />
53<br />
5.4.10 GAA Bestellungen............................................................................................................<br />
54<br />
5.4.11 Recycler/Ein-Auszahler Einzahlungen..............................................................................<br />
56<br />
5.4.12 Recycler/Ein-Auszahler Automatik-Modus........................................................................<br />
57<br />
5.4.13 Recycler/Ein-Auszahler Voreinstellungen prüfen..............................................................<br />
58<br />
5.5 Checkliste Revisionsprotokoll....................................................................................................<br />
58<br />
5.6 Gruppen....................................................................................................................................<br />
59<br />
5.6.1 Anzahl Fahrten pro Tag......................................................................................................<br />
59<br />
5.6.2 Umsatzhöhe.......................................................................................................................<br />
60<br />
6. Installation.....................................................................................................................................<br />
61<br />
6.1 Vorbereitungen..........................................................................................................................<br />
61<br />
6.1.1 Allgemeiner Aufbau............................................................................................................<br />
61<br />
6.1.2 Lotus Notes........................................................................................................................<br />
61<br />
6.1.3 Vorbereitungen für GAD-Banken........................................................................................<br />
62<br />
Allgemein................................................................................................................................<br />
62<br />
Historische Daten aus dem Dokumenten <strong>Management</strong> System / DMS (ehemals BB3 Archiv) 62<br />
IP-Netzwerk und GAD-Firewall................................................................................................<br />
62<br />
GAAs sb-manager Freigabe....................................................................................................<br />
62<br />
6.1.4 WindowsXP PC..................................................................................................................<br />
62<br />
6.2 Datenbank Installation...............................................................................................................<br />
63<br />
6.3 Update der Installation..............................................................................................................<br />
63<br />
6.4 Notes & Zugriffsberechtigung....................................................................................................<br />
64<br />
6.4.1 Replizierung.......................................................................................................................<br />
64<br />
6.4.2 Zugriffsberechtigungen.......................................................................................................<br />
64<br />
6.4.3 Die [Admin] Rolle................................................................................................................<br />
64<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
6.4.4 Die [Kontroller] Rolle..........................................................................................................<br />
64<br />
6.4.5 Die [Revisor] Rolle..............................................................................................................<br />
64<br />
6.4.6 Die [Superv] Rolle..............................................................................................................<br />
64<br />
6.4.7 Die [Geldbearbeiter] Rolle..................................................................................................<br />
65<br />
6.4.8 Die [BearbeiterKasse] Rolle...............................................................................................<br />
65<br />
6.5 GEO Datenbank-Verlagerung...................................................................................................<br />
65<br />
6.6 Auto-Alarm................................................................................................................................<br />
66<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
1. Allgemein<br />
1.1 Grundlagen<br />
1.1.1 Aufbau der GEO-Installation<br />
1.1.2 Voraussetzungen<br />
1.1.2.1 Technik<br />
• Lotus Notes Domino-Server<br />
• Ein PC mit Windows XP/Win7 und Notes Client ab Version 6 für den <strong>CAP</strong>-Server ®<br />
• Lotus Notes an den Kassenarbeitsplätzen (Wenn die Bestellungen und Kassenbuch für die<br />
manuellen Kassen per GEO geführt werden soll.)<br />
1.1.2.2 Organisation<br />
• Regelmäßiger Zugriff auf GAA-Bestände inkl. Scheinzähler oder Kassenkonten (Verschiedene<br />
Schnittstellen werden unterstützt)<br />
• E-Mail-Kontakt zu Dienstleistern<br />
1.1.3 Datenschnittstellen<br />
1.1.3.1 sb-Manager<br />
Die Anbindung an den GAD sb-manager liest alle 2 Stunden (konfigurierbar) die aktuellen<br />
Scheinzähler in die Anwendung ein. Gleichzeitig werden vom zentralen GEO-Server, der im Hause<br />
GAD gehostet wird, die Statistiken für alle SB-Geräte geführt.<br />
1.1.3.2 agree<br />
Eine Abfrage für GAA/Recycler-Daten bei Fiducia-Banken steht zur Verfügung.<br />
1.1.3.3 Dynamische Schittstelle<br />
Die von der FI bereitgestellt Schnittstelle für Kassendaten (GAAs, <strong>Cash</strong>-Recycler und manuelle<br />
Kassen) wird von GEO unterstützt.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
1.1.3.4 Dateien<br />
GEO kann nach kurzer Anpassung alle Datenformate lesen. Sprechen Sie uns an.<br />
1.2 Berechnungsverfahren<br />
Alle 60 Minuten berechnet GEO für die aktivierten GAAs/Recycler den zukünftigen Verlauf der<br />
Auszahlungen. Dabei wird für jedes geldführende System ein Bestückungs- oder<br />
Entsorgungsvorschlag aktualisiert.<br />
Automaten, die am aktuellen Tag oder am nächst möglichen Tag zur Befüllung/Entsorgung anstehen,<br />
werden nicht noch einmal neu berechnet. Der Zeitpunkt der letzten Berechnung vor der Bestückung<br />
wird über die Einstellungen bestimmt.<br />
1.2.1 Schwellwert ermitteln<br />
Über einen internen Schwellwert wird der nächste Bestückungstag für einen Geldautomaten<br />
bestimmt.<br />
Der Schwellwert wird normalerweise automatisch berechnet. Die Höhe des Schwellwertes kann durch<br />
die Einstellungen „normal“, „kritisch“ und „sehr kritisch“ beeinflusst werden. Die dann errechneten<br />
Beträge beschreiben einen Zeitraum von 12, 18 oder 24 Stunden, im dem ein GAA noch Geld<br />
auszahlen kann, nachdem der Schwellwert unterschritten wird. Bei Geräten mit<br />
Einzahlungsüberschuß wird der Zeitpunkt vorhergesagt, bis das Gerät wieder entleert werden muß.<br />
1.2.2 Bestückungssumme bestimmen<br />
Die optimale Bestückungssumme errechnet sich aus einer Kostenminimierung unter Berücksichtigung<br />
von Zinsverlust und Bestückungskosten. Zusätzlich werden Maximalsummen für die Bestückung (z.B.<br />
aus der versicherten Maximalsumme) sowie mögliche Wochentage berücksichtigt.<br />
In einer weiteren Optimierungsphase wird noch einmal die „Reichweite“ der ermittelten Bestückung<br />
geprüft und eventuell für Wochenenden oder Feiertage angepasst.<br />
1.2.2.1 Optimale Bestückung<br />
Die optimale Bestückung ist eine rein mathematische Größe, die sich aus der Optimierung<br />
(Minimierung) aller auftretenden Kosten ergibt. Ähnliche Berechnungen gibt es für eine optimale<br />
Lagerhaltung und andere Anwendungsbereiche.<br />
Leider lassen sich diese theoretischen Werte aus naheliegenden Gründen nicht erreichen. So wäre<br />
es z.B. notwendig, daß ein Geldautomat von einem Dienstleister oder Bankmitarbeiter auch nachts,<br />
an Wochenenden oder Feiertagen beladen wird. Natürlich müsste dies mit den entsprechenden<br />
Arbeitszeiten bei der Bundesbankfiliale einhergehen.<br />
Die Bedingungen, die erfüllt werden müssen, um trotzdem ein best mögliches Ergebnis zu erhalten,<br />
sind vielfältig und ohne aufwendige Berechnungen und Tabellen kaum zu überblicken.<br />
1.2.2.2 Reale Bestückung<br />
GEO berücksichtigt etliche Randbedingungen, um trotzdem das Optimum zu erreichen.<br />
1. Feiertage (Wochenenden)<br />
An Feiertagen kann normalerweise nicht bestückt werden. GEO erkennt diese Tage und<br />
bereitet die Geld-Summe bei einer Befüllung schon so vor, daß die nächste Befüllung wieder<br />
an einem Werktag stattfinden kann.<br />
2. Maximalbeträge<br />
Bedingt durch Versicherungsgrenzen kann, speziell bei sehr gut angenommenen<br />
Geldautomaten, oftmals nicht die optimale Summe in den Automaten gefüllt werden. GEO<br />
ersetzt dann die Befüllsumme durch das maximal mögliche - immer unter Berücksichtigung<br />
des nächsten Befüllungstages.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
3. Monatsschwankungen<br />
Automaten, die zum Beispiel am Monatsende ein extrem abweichendes Auszahlungsverhalten<br />
aufweisen, werden von GEO nach ca. 2 Monaten erkannt und entsprechend behandelt.<br />
4. Ausfälle von Automaten<br />
Bei einem Ausfall eines GAAs an einem Standort, an dem mehrere Automaten stehen, gibt es<br />
normalerweise sehr schnell einen Engpass an den noch auszahlenden Geräten. GEO erkennt<br />
nach wenigen Stunden die erhöhte Auszahlungsrate und errechnet neue<br />
Bestückungszeitpunkte. Das gilt natürlich auch, wenn durch Ausfall institutsfremder<br />
Automaten in der Nachbarschaft die Auszahlungsfrequenz steigt.<br />
1.2.3 Bestückungstag errechnen<br />
Solange keine statistischen Daten vorliegen, wird der Bestückungstag aus dem durchschnittlichen<br />
Auszahlungsverhalten des GAAs ermittelt.<br />
Mit den statistischen Daten der letzten 3-4 Monate werden stundengenaue Auszahlungsmuster<br />
erstellt, um das Auszahlungsverhalten für die kommenden Tage zu bestimmen.<br />
GEO errechnet den Tag und die Stunde, an dem der Bestand eines GAAs einen vorher ermittelten,<br />
umsatzabhängigen Schwellwert unterschreitet. Fällt der errechnete Zeitpunkt auf die 2. Hälfte des<br />
betrachteten Tages, ist dies der Bestückungstag. Ansonsten wird der Vortag als Bestückungstag<br />
angenommen. Der Zeitpunkt für diese Verschiebung der Bestückung ist frei einstellbar.<br />
Die Daten einstellbarer Tabellen für mögliche Bestückungstage sowie Feiertage werden bei der<br />
Bestimmung des Bestückungstages mit einbezogen.<br />
Außerdem wird noch die Änderung des Umsatzes im Vorjahr berücksichtigt. Wenn der Umsatz im<br />
Dezember 2005 um 40% höher liegt als im November 2005, geht GEO davon aus, daß der gleiche<br />
Umsatzzuwachs auch in 2006 erfolgen wird.<br />
1.2.4 Scheinstückelung bestimmen<br />
Aus dem gespeicherten Auszahlungverhalten wird die Stückelung der Scheine für jeden<br />
Geldautomaten individuell errechnet. Solange keine aussagekräftigen statistischen Daten vorliegen<br />
wird der voreingestellte durchschnittliche Auszahlungsbetrag als Grundlage für die Berechnung der<br />
Scheinstückelung genommen.<br />
In den Statistiken werden je Scheinwert und Tag die genauen Auszahlungssummen festgehalten, so<br />
daß eine genaue Aussage über die benötigten Scheine gemacht werden kann.<br />
1.3 Speicherung von Bestandsdaten<br />
Alle 120 Minuten überprüft GEO die Bestandsänderungen aller Geldautomaten und <strong>Cash</strong>-Recycler.<br />
Änderungen in den Scheinzählern und im Gesamtbestand werden statistisch erfasst, so daß<br />
Scheinveränderungen bei Aus- und Einzahlungen später Aufschluß über benötigte Scheinmengen<br />
und das Einzahlungsverhalten geben können.<br />
Bestückungen oder Entleerungen werden erkannt und der Automat zur weiteren neuen Berechnung<br />
wieder freigegeben.<br />
1.4 Statistik<br />
1.4.1 Speichern von Statistikdaten<br />
Für jeden GAA und <strong>Cash</strong>-Recycler wird je Monat eine Tabelle angelegt, in der die Ein- und<br />
Auszahlungssummen festgehalten werden. Für den aktuellen Monat werden Gesamtsumme,<br />
Tagesdaten und Wochendaten gespeichert.<br />
Im Hintergrund werden zusätzlich noch Scheinzähler-Veränderungen mitgeschrieben.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
1.4.2 Umrechnen für Monatstabellen<br />
Bei Automaten, für die Kontodaten verfügbar sind, wird eine Umrechnung auf prozentuale Anteile am<br />
6. Tag des neuen Monats vorgenommen, um eventuelle Korrekturbuchungen berücksichtigen zu<br />
können.<br />
1.4.3 Auswertung für Berechnungsfunktionen<br />
Für die Berechnung werden die Statistiken der letzten 13 Monate benutzt. Die monatlichen Ein- und<br />
Auszahlungssummen dieser Monate dienen als Grundlage der Berechnung der Umsätze für den<br />
aktuellen Monat.<br />
Über spezielle statistische Funktionen werden Ausreißer erkannt und aus der weiteren Berechnung<br />
ausgeschlossen, so daß immer höchste Datenintegrität gewährleistet ist.<br />
Die Statistik ist die Grundlage für genaue Vorhersagen.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
2. Bedienung und Ansichten<br />
2.1 Hauptmenü<br />
Bei Aufruf der Datenbank durch einen Benutzer werden die Zugriffsrechte und die Funktionen<br />
überprüft. Die Benutzer mit den Funktionen [Admin] oder [Superv] bekommen das Hauptmenü<br />
angezeigt. Für alle anderen Benutzer wird direkt das Menü für Kassenbuchführung und Geldlieferung<br />
aufgerufen.<br />
Admin-Menü: Kassierer-Menü:<br />
Unter den Punkt Einstellungen werden die Grundeinstellungen für GEO angelegt sowie alle Kassen<br />
und Filialen eingestellt.<br />
Unter den Menüpunkten Kassenbuch, Kassenbestellungen und Kassenlieferungen wird der<br />
tägliche Ablauf für die manuellen Kassen gezeigt.<br />
Unter Bestückungen werden die aktuellen Geldbestellungen und Bestände für GAAs und Recycler<br />
angezeigt.<br />
2.2 Geldautomaten<br />
GEO errechnet für alle GAAs und <strong>Cash</strong>-Recycler laufend den Zeitpunkt für die nächste<br />
Bestückung/Abholung und macht Vorschläge.<br />
In der Ansicht Nächste Bestückung werden die Vorschläge für die nächsten Tage angezeigt sowie<br />
der Zeitpunkt, wann der Automat nicht mehr auszahlen kann (Automat leer). Der Menüpunkt Alle zeigt<br />
zusätzlich noch die aus der nächsten Bestückung entstehenden Folgebestückungen.<br />
Die Ansicht ist unterteilt in Rubriken. Unter Nächste Bestückung sind alle zukünftigen Vorschläge<br />
aufgeführt, die sich auch zum Teil noch ändern können, wenn das Auszahlungsverhalten sich ändert.<br />
Unter Offene Bestückungen werden alle Bestückungen aufgeführt, die sich nicht mehr ändern<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
können, da die Bestellung schon in Arbeit ist. GEO wartet bei diesen Automaten auf die erfolgte<br />
Bestückung, um mit dem dann neuen Bestand die nächste Berechnung machen zu können, wobei<br />
aber das Datum des Leerlaufs ständig aktualisiert wird.<br />
Symbole in den Ansichten zeigen zusätzlich zu den ermittelten Beträgen den Zustand der GAAs an.<br />
Das freundliche Smiliegesicht wird unfreundlich, wenn ein GAA sich dem Schwellwert nähert.<br />
Das Gesicht wird sogar richtig böse, wenn der Schwellwert bereits unterschritten ist und der Automat<br />
voraussichtlich noch am selben Tag nicht mehr auszahlen kann.<br />
Die normaler Weise grüne Ampel springt auf gelb, wenn eine Scheinsorte voraussichtlich vor dem<br />
Befüllungstermin leer läuft oder die maximale Anzahl der Bestückungen pro Tag überschritten wird,<br />
und auf rot, wenn auch der Betrag voraussichtlich nicht bis dahin reicht und das Gerät vorher leer<br />
läuft. Der Zustand der Ampel ist an den Versand von Warnhinweisen gekoppelt, so dass die Ampel<br />
nur dann gelb oder rot zeigt, wenn entsprechende Notfallmails erzeugt wurden.<br />
GEO erkennt die vorgenommenen Bestückungen und speichert Sie unter Erfolgte ab.<br />
Der Menüpunkt Aktueller Bestand zeigt für alle Automaten den Bestand bei der letzten Abfrage.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
2.2.1 Bestückungen<br />
Der Bestückungsvorschlag zeigt Ihnen für das nächste errechnete Befülldatum den zu füllenden<br />
Betrag mit den benötigten Scheinstückelungen.<br />
Der Schwellwert zeigt den Mindestbestand, nach dem GEO den Bestückungstag bestimmt.<br />
Der Anfangsbestand ist eine Hochrechnung auf den Bestand am Befülltag 0:00 Uhr.<br />
Der aktuelle auszahlbare Bestand wird mit der Uhrzeit angezeigt, zu der die Bestandsabfrage<br />
stattgefunden hat.<br />
Über die Schaltfläche Scheinzähler können Sie sich direkt in einem separaten Fenster das aktuelle<br />
Scheinzählerdokument des Geräts anzeigen lassen. Zusätzliche Funktionen:<br />
Nachfolgende Schaltflächen stehen nur Benutzern mit der Rolle [Geldbearbeiter] oder<br />
[BearbeiterKasse] zur Verfügung:<br />
• Berechnung aktivieren<br />
Hiermit können Automaten wieder zur Berechnung freigegeben werden, obwohl die<br />
berechnete Bestückung eigentlich nicht mehr geändert werden darf, weil der Zeitvorlauf zu<br />
knapp ist. Wichtig: GEO berechnet dann das Gerät neu ohne Rücksicht auf Vorlauffristen.<br />
Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn GEO selbst keine Änderungen mehr<br />
durchführt.<br />
• Bestückung ist erledigt<br />
Hiermit können Bestückungen als ausgeführt markiert werden. Diese Auswahl dient lediglich<br />
der optischen Markierung und hat keine Auswirkungen auf die Berechnungen.<br />
• Vorschlag ändern<br />
Hiermit kann ein Bestückungsvorschlag manuell angepasst werden.<br />
• Übergabequittung drucken<br />
Hiermit können Sie eine Quittung für diese Bestückung drucken.<br />
• Bestellung speichern:<br />
Hiermit wird die ggf. geänderte Bestellung nicht nur abgespeichert, sondern auch gleichzeitig<br />
festgeschrieben, so dass GEO keine Änderungen mehr durchführt. Diese Schaltfläche steht<br />
nur im Bearbeiten-Modus zur Verfügung.<br />
• Bestellung sofort senden<br />
Mit Drücken dieser Taste wird die ggf. geänderte Bestellung gespeichert, festgeschrieben und<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
für den gesonderten Versand markiert. Beim nächsten Lauf der Programme wird dann<br />
unabhängig vom regulären Mailversand die markierte(n) Bestellung(en) versendet. Diese<br />
Schaltfläche steht nur im Bearbeiten-Modus zur Verfügung.<br />
2.2.2 Besondere Fälle<br />
Sollte ein Automat einmal vor dem berechneten Tag bestückt werden müssen, gehen Sie bitte<br />
folgendermaßen vor:<br />
• Ermitteln Sie den bis zum regulären Bestückungstag benötigten Betrag.<br />
• Bestücken Sie entweder nur den ermittelten oder von GEO in einer Notfallmail gemeldeten<br />
Betrag und führen Sie dann die reguläre Bestückung so durch, wie GEO vorschlägt oder<br />
bestücken Sie sofort die neue Gesamtsumme = Reguläre Bestückung + Zusätzlich benötigter<br />
Betrag. Dann müssen Sie allerdings auch nach der erfolgten Bestückung einmal Berechnung<br />
aktivieren durchführen.<br />
Sollte ein Automat einmal für längere Zeit außer Betrieb sein (z.B. bei technischem Defekt etc.)<br />
entnehmen Sie größere Geldbestände und füllen Sie bei erneuter Inbetriebnahme mit dem<br />
Höchstbetrag auf. GEO rechnet die nächst folgende Bestückung dann automatisch aus. (Eine<br />
Funktion für „Bestückung jetzt“ ist in Vorbereitung.)<br />
2.3 Manuelle Kassen<br />
Die manuellen Kassen werden in GEO genauso angelegt wie Geldautomaten. Im arbeitstäglichen<br />
Ablauf wird für jede Kasse ein Kassenbuch geführt, sowie die Geldlieferungen/-abholungen<br />
festgehalten. Bei Bedarf kann GEO auch für die manuellen Kassen Geld bestellen, es können aber<br />
auch manuell Bestellungen erfasst werden, die in Bestellungsmails an eine zentrale Disposition oder<br />
an den Dienstleister weitergeleitet werden.<br />
Für jede Kasse, für die Geld bestellt werden soll, wird ein Beschreibungsdokument angelegt. Es<br />
werden Standort, Konto- und Kassennummer sowie die zur Geldbestellung berechtigten Kassierer<br />
eingegeben.<br />
2.3.1 Kassenbuch<br />
Für Kassierer wird der Navigator Kassenbuch automatisch gestartet. Supervisor und Administratoren<br />
finden die gleichen Funktionen im Hauptmenü unter dem Punkt Kassenbuch.<br />
Der Kassierer sieht in den Ansichten nur die Kassen, bei denen er als Kassierer eingetragen ist. ( - ><br />
Kassen Einstellungen)<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
2.3.1.1 Kassenaufnahme<br />
Über den Button Kasse aufnehmen wird ein leeres Kassenbuchblatt für den aktuellen Tag geöffnet.<br />
Gehen Sie wie folgt vor, um die Kassenaufnahme durchzuführen.<br />
1. Wählen Sie die Kasse<br />
Mit dem kleinen Pfeil neben der Kassen-Bezeichnung wird die Kasse ausgewählt, für die die<br />
Kassenaufnahme durchgeführt werden soll. Kassennummer und Kontonummer werden später<br />
automatisch gefüllt.<br />
2. Erfassen Sie zunächst alle Einzahlungen des Tages.<br />
Bei Einzahlungen, die weiter verwendet werden (in Kasse enthalten = Ja), werden hier die<br />
Tageseinnahmen eingegeben. Bei Einzahlungen, die nicht wieder ausgezahlt werden, ist die<br />
Gesamtsumme der Einnahmen seit der letzten Entsorgung anzugeben.<br />
3. Erfassen Sie jetzt Ihre aktuellen Kassen- und Tresorbestände.<br />
Um die Erfassung der Bestände zu erleichtern, kann der Tresorbestand und Kassenbestand<br />
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des letzten kontrollierten Kassenbuches übernommen werden.<br />
4. Erfasssen Sie die AKT-Scheinzähler.<br />
Die Daten bekommen Sie aus Ihren BB3-Bestandsabfragen für den AKT. Wenn Sie seit der<br />
letzten Kassenbuch-Aufnahme eine Bestückung oder Entleerung des AKTs durchgeführt<br />
haben, aktivieren Sie den Knopf AKT-Bestückung und geben Sie bitte den alten und neuen<br />
Bestand zum Bestückungszeitpunkt ein. Diese Daten werden beim Kassenbuchausdruck nicht<br />
mit ausgegeben und dienen der Auswertung der Bestandsdaten. Hinweis: Der letzte Bestand<br />
des Vortages wird automatisch in Alter Bestand übernommen, sobald der Knopf<br />
AKTBestückung gesetzt ist und das Feld verlassen wird.<br />
5. Zur Befüllung:<br />
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, erhalten Sie in einem Pop-Up eine weitere Eingabemaske<br />
um die Scheine zu erfassen, die zur Befüllung von GAAs/Recyclern desselben <strong>Cash</strong>Centers<br />
vorgesehen sind und bei der Bestellung als bereits vorhanden nicht mehr berücksichtigt<br />
werden müssen. Diese Scheine werden nach erfolgter Kassenbuchkontrolle automatisch bei<br />
der nächsten, noch änderbaren <strong>Cash</strong>Center-Bestellung berücksichtigt und die Summe wird in<br />
das Kassenbuch übernommen.<br />
6. Geben Sie die Bestände in die Zusatzfelder ein.<br />
Es stehen 5 weitere Felder zur Betragseingabe zur Verfügung, von denen vier mit frei<br />
definierbaren Überschriften versehen sind. Tragen Sie die entsprechenden Werte ein. Das<br />
erste Feld ist immer fest vorgegeben:<br />
Für andere Geräte/Zweigstellen<br />
Geben Sie hier Geldbestände ein, die in der Kasse nur zwischengelagert werden und<br />
eigentlich für einen Geldautomaten oder eine Zweigstelle gedacht sind. Geldbestände in<br />
diesem Feld gehen nicht in die Umsatzstatistik dieser Kasse ein.<br />
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7. Zur Abgabe:<br />
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um bereits fertig zur Abgabe vorbereitetete Pakete mit<br />
Datum, Beschreibung und Betrag zu erfassen. Diese Beträge werden statistisch nicht mehr<br />
der Kasse zugeordnet.<br />
8. Geben Sie den Kassenbestand aus BB3 ein.<br />
Geben Sie im letzten Teil des Kassenbuches den Online- Kassenbestand aus BB3 ein. Die<br />
Differenz zum IST- Kassenbestand (Fehlbetrag/Überschuss) wird automatisch errechnet.<br />
9. Im Feld Bemerkung können Sie freien Text eingeben, um zum Beispiel eine Differenz zu<br />
erklären oder Hinweise zur Kassenaufnahme festzuhalten.<br />
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10.Klicken Sie auf die Schaltfläche Differenzen-Checkliste, um weitere Hinweise zur<br />
Kassendifferenz einzugeben. Diese Checkliste wird zusammen mit dem Kassenbuch bei<br />
Überschreiten der eingestellten Maximaldifferenz automatisch an die Revision weiter geleitet.<br />
Allgemeine Hinweise zum Kassenbuch:<br />
• Alle Scheinbestände werden nur in vollen Euro angegeben, bei Münzen können auch Cent<br />
eingegeben werden.<br />
• Sobald eine Kassenaufnahme begonnen hat, kann nur noch der Kassierer, der die Aufnahme<br />
durchführt, Einträge ändern. Die Kassenkontrolle muss durch einen anderen Mitarbeiter<br />
vorgenommen werden.<br />
• 7 Tage nach der Erfassung, bzw. nach dem Kassenbuchdatum, kann eine Kassenaufnahme<br />
aus Sicherheitsgründen nur noch durch einen Revisor geändert werden.<br />
• Die erfassten Einzahlungen im 1. Abschnitt sind die reinen Kundeneinzahlungen exklusive der<br />
gelieferten Gelder. Wenn hier immer die gesamten Einzahlungen festgehalten werden, muss<br />
in den Kasseneinstellungen der entsprechende Schalter (Lieferungen in Einzahlungen<br />
enthalten) gesetzt sein.<br />
Besondere Felder:<br />
• Bargeldbestand ohne Kassenführung<br />
Geben Sie hier Geldbestände ein, die zwar in dieser Geschäftsstelle angefallen sind aber<br />
nicht im Kassenbuch geführt werden. Z.B. Nachttresor-Einzahlungen vor der Abholung durch<br />
den Dienstleister, die später direkt über zentrale Konten gebucht werden. Diese Geldbestände<br />
gehen mit in Umsatzstatistik ein.<br />
2.3.1.2 Kassenkontrolle<br />
Die Kassenkontrolle muss durch einen anderen Mitarbeiter als den aufnehmenden Kassierer<br />
durchgeführt werden. Der Mitarbeiter für die Kassenkontrolle muss die Rolle Kontroller in den<br />
Zugriffsrechten zugewiesen bekommen.<br />
Je nach den im Einstellungsdokument von GEO getroffener Auswahl werden Ihnen die Schaltflächen<br />
Kassenkontrolle bestätigen, Sichtkontrolle bestätigen, oder beide angezeigt: Nachdem der Knopf<br />
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Kassenkontrolle/Sichtkontrolle bestätigen gedrückt wurde, kann an dieser Kassenaufnahme<br />
nichts mehr geändert werden.<br />
Wählen Sie Kassenkontrolle bestätigen, geht GEO von einer kompletten 2. Kassenaufnahme aus,<br />
beim Knopf Sichtkontrolle bestätigen dagegen lediglich von einer reinen Sichtkontrolle. Von der<br />
sonstigen Funktionalität sind beide Knöpfe identisch, es wird allerdings ein anderer Text zur<br />
Unterscheidung im kontrollierten Kassenbuch angezeigt.<br />
In besonderen Fällen kann eine Kasse als Kleinstgeschäftsstelle angelegt werden. Dann hat der<br />
Mitarbeiter, der die Kasse aufnimmt auch die Möglichkeit die Kassenaufnahme ohne Kontrolle durch<br />
einen Kollegen abzuschließen.<br />
2.3.1.3 Kassenbuch löschen<br />
Um das versehentliche oder unberechtigte Löschen von Kassenbüchern zu vermeiden wurde in den<br />
Zugriffsrechten eine Rolle Revisor eingefügt.<br />
Nur Benutzer mit Löschrechten und mit der zugewiesenen Rolle Revisor können über die normale<br />
Löschfunktion Kassenbücher entfernen. Ein spezieller Dialog fordert den Benutzer auf, einen<br />
Bestätigungscode einzugeben, der gleichzeitig in der Überschriftenzeile angezeigt wird. Der Code<br />
ändert sich bei jedem Löschungvorgang.<br />
Falls jemand unberechtigt versucht, Kassenbücher zu löschen, oder versehentlich die Löschtaste<br />
gedrückt hatte und den Bestätigungscode nicht eingegeben hat, wird die folgende Meldung<br />
angezeigt.<br />
Über die Löschung von Kassenbüchern wird ein Protokoll geführt, das bei Bedarf ausgelesen werden<br />
kann.<br />
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2.3.2 Geldbestellung<br />
Für alle Kassen, die nicht wie GAAs automatisch geführt werden können, kann die Geldbestellung<br />
auch manuell eingegeben werden.<br />
2.3.2.1 Bestellung erfassen<br />
In der Ansicht Bestellungen/nach Kassen kann eine neue Bestellung erfasst werden. Bestellungen<br />
können nur für maximal 20 Tage im Voraus erfasst werden.<br />
Es wird ein neues Bestellformular geöffnet. Um eine Kasse auszuwählen, drücken Sie den kleinen<br />
Pfeil rechts neben der Kassenbezeichnung. Es wird eine Ansicht aufgerufen, in der Sie aus den<br />
Kassen auswählen können, für die Sie als Kassierer eingestellt wurden.<br />
Geben Sie zuerst das Lieferdatum ein, zu dem das Geld angeliefert oder entsorgt werden soll. Wenn<br />
Sie den aktuellen Tag angeben, geht GEO davon aus, dass Sie eine aktuelle Lieferung erfassen<br />
wollen. (→Geldlieferung direkt erfassen)<br />
Für eine Bestellung bzw. Anforderung zur Abholung geben Sie jetzt die gewünschten Geldbeträge<br />
ein. Die Geldsummen können Sie später bei der Bestätigung der tatsächlichen Lieferung/Abholung<br />
noch einmal ändern, so dass Sie hier in den Feldern für die Abholung auch Schätzwerte eingeben<br />
können, die Sie dann mit den tatsächlich abgegebenen Geldsummen überschreiben können.<br />
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Beenden Sie den Bestellvorgang mit OK.<br />
2.3.2.2 Geldlieferung bestätigen<br />
Die Bestellung wird nach der Bearbeitung durch GEO unter Offene Lieferungen aufgelistet. Am Tag<br />
der Geldlieferung/Abholung müssen Sie den Eingang bestätigen. Rufen Sie das Dokument auf.<br />
Drücken Sie Bestellung/Lieferung/Abholung bearbeiten und bestätigen Sie die gelieferten Summen<br />
sowie bei Abholung von Einzahlungen die abgegebene Summe. Sie können bei Nachttresor-<br />
Einzahlungen zusätzlich die Anzahl der abgegebenen Geld- Kassetten zur späteren Überprüfung<br />
angeben.<br />
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Drücken Sie zum Abschluss des gesamten Vorganges jetzt die Lieferung/Abholung abschließen<br />
Taste. Der Vorgang wird unter „Geldbestellungen/erfolgte nach Kassen“ abgespeichert und kann jetzt<br />
nicht mehr geändert werden.<br />
2.3.2.3 Geldlieferungen direkt erfassen<br />
Geldlieferung oder Abgaben die nicht durch eine vorherige Bestellung in GEO eingegeben wurden<br />
können auch direkt während Lieferung/Abholung erfasst werden.<br />
Dazu wählt man in der Ansicht Lieferungen/Abholungen/erfolgte nach Kassen den Punkt<br />
Bestellung/Lieferung/Abholung erfassen. Die Kasse, für die die Lieferung erfasst werden soll, wird mit<br />
dem Pfeil neben dem Standort ausgewählt.<br />
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Geben Sie unter Lieferdatum das Datum, an dem die Lieferung erfolgte und beenden Sie die Eingabe<br />
mit Lieferung/Abholung bestätigen. Eine Änderung der Erfassung ist nur noch am selben Tag<br />
möglich.<br />
2.3.3 Weitere Ansichten<br />
2.3.3.1 Kassenlieferungen vom aktuellen Tag<br />
Eine Übersicht über die Lieferung gibt eine zusätzliche Ansicht, die über den Menüpunkt Ansicht,<br />
Kassenlieferungen →erledigte von heute aufgerufen werden kann. Hier haben Sie auf einen Blick alle<br />
manuellen Lieferungen und Abholungen des aktuellen Tages.<br />
2.3.3.2 Materialliste<br />
In der Materialliste können alle regelmäßig bestellten Materialien hinterlegt werden. Die Auswahl des<br />
Materials erfolgt in der manuellen Bestellung unter Benötigtes Material. Die Liste wird von einem<br />
Supervisor oder Administrator über den Menüpunkt Ansicht, Material gepflegt.<br />
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2.4 <strong>Cash</strong>Center-Bestellungen<br />
Unter dem Menüpunkt <strong>Cash</strong>Center im Hauptmenü werden alle zu <strong>Cash</strong>Center-Bestellungen<br />
zusammengefassten Abläufe aufgelistet. Jede <strong>Cash</strong>Center-Bestellung besteht dabei aus einer oder<br />
mehreren Bestellungen für Handkassen, Recyclern und/oder GAAs.<br />
Der Kopf der Bestellungsmaske zeigt einen Überblick über die Gesamtsummen an. Diese beinhalten<br />
die beim <strong>Cash</strong>Center eingetragenen prozentualen Zuschläge sowie den prozentualen Rücklauf<br />
innerhalb des Bestellzeitraums unter Berücksichtigung der Entnahmezeiten. Die Zeile Vorhanden<br />
kann manuell geändert werden, solange die Bestellung noch nicht endgültig versendet wurde. In<br />
diese Zeile werden aber auch die im Kassenbuch eingegebenen vorhandenen Scheine übernommen,<br />
wenn hier nichts manuell eingetragen oder geändert wurde.<br />
Der Abschnitt Ablauf entnält detailliert jeden einzelnen Befüllungs- und Entnahmevorgang mit Datum<br />
und Kassennummer. Der Überschuss weist dabei lediglich den Überschuss von entnommenen<br />
Beträgen aus, nicht jedoch den prozentualen Sicherheitsaufschlag, der mit bestellt wurde. Somit kann<br />
es wie im obigen Beispiel zu Differenzen zwischen der letzten Zwischensumme und dem Überschuss<br />
kommen, da die Zwischensumme immer auch den prozentualen Sicherheitszuschlag berücksichtigt.<br />
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2.4 Archivierung<br />
Geo archiviert automatisch alle Dokumente der Datenbank in je einer Archiv-Datenbank für jedes<br />
Jahr, sofern die notwendigen Archiv-Datenbanken vorhanden sind. Diese können Sie (als<br />
Administrator oder Supervisor, zusätzlich benötigen Sie das Recht, auf dem Domino-Server<br />
Datenbanken anzulegen) bequem über Geo anlegen.<br />
Rufen sie den Menüpunkt Aktionen → Archivierung → Datenbank anlegen auf und geben Sie in das<br />
Eingabefenster das Jahr ein, für das Sie die Archiv-Datenbank anlegen möchten. Geo wird nun<br />
versuchen, die Datenbank anzulegen und teilt Ihnen bei Erfolg mit, auf welchem Server und mit<br />
welchem Dateinamen Sie diese wieder finden. Existiert das Archiv bereits, erhalten Sie eine<br />
entsprechende Meldung. Konnte das Archiv nicht angelegt werden, prüfen Sie bitte Ihre<br />
Zugriffsrechte auf dem Server.<br />
Es werden alle Dokumente, die älter als die Anzahl Tage sind, die Sie in den zentralen Einstellungen<br />
unter „Archivieren nach“ angegeben haben, nach der Archivierung aus der aktuellen Datenbank<br />
gelöscht. Eine Ausnahme bilden die Statistikdokumente, die erst nach 13 Monaten gelöscht werden.<br />
Zusätzlich werden alle Einstellungsdokumente für GAAs, Kassen, Filialen und Mailempfaenger<br />
ebenfalls in der Archivdatenbank abgelegt.<br />
Die automatische Archivierung läuft wöchentlich jeden Sonntag morgen. Wollen Sie unabhängig<br />
davon einen Archivierungslauf durchführen, wählen Sie im Menü Aktionen → Archivierung → sofort<br />
starten.<br />
erstellen<br />
2.5 Statistiken<br />
Unter Statistik finden Sie drei Ansichten zur Kassen- und GAA-Statistik.<br />
In der Ansicht AKTs sind für alle AKTs die Umsatzstatistiken der letzten 12 Monate aufgeführt.<br />
In der Übersicht GAAs/Recycler werden Monatsstatistiken der letzten 12 Monate unter dem Punkt<br />
Umsätze angezeigt. Die Umsatzzahlen sind als prozentuale Verteilung über die Tage und<br />
Wochentage umgerechnet. Innerhalb der Monate lassen sich einzelne Tage verändern und so eine<br />
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fehlerhafte Statistik bereinigen. Unter dem Punkt Umsätze aktuell finden Sie die Umsätze aller GAAs<br />
bis zum aktuellen Tag des laufenden Monats.<br />
2.6 Servicemail<br />
Sollte es mal zu Problemen mit den Berechnungen von GEO kommen, können Sie uns eine Service-<br />
Mail senden, die die Berechnungsprotokolle und ggf. auch die für die Reproduktion notwendigen<br />
Dokumente enthält. Wählen Sie datu unter Einstellungen → Einstellungen den Knopf Service-Mail.<br />
In dem nachfolgenden Dialog geben Sie an, welchen Zeitraum die Mail umfassen soll, welche<br />
Dokumente mit verschickte werden sollen, sowie einen beschreibenden Text. Den genauen Umfang<br />
der Servicemail stimmen Sie im Allgemeinen mit <strong>CAP</strong> ab.<br />
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3. Filialanmeldung<br />
Die GEO Filialanmeldung ist eine eigenständige Lotus Notes Datenbank und ersetzt oder ergänzt die<br />
Zugriffssteuerungen aus der Kassenbeschreibung in der GEO Datenbank.<br />
Die Mitarbeiter in den Geschäftsstellen melden sich jeweils für eine Filiale an und können dann für<br />
alle zugeordneten Kassen die Kassenbücher pflegen und die GAA-Bestände sehen.<br />
Die Anmeldungen der Mitarbeiter werden von einem automatischen Notes-Agenten in die GEO-<br />
Datenbank eingetragen und aktualisiert.<br />
3.1 Bediener-Anmeldung<br />
3.1.1 Anmeldung an eine Filiale<br />
Beim Aufruf der Datenbank wird für jeden normalen Benutzer ohne Managerrechte die<br />
Filialanmeldung angezeigt.<br />
Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:<br />
1. Der Benutzer wählt hier eine Filiale aus oder gibt einfach die Filialnummer ein.<br />
Damit hat er Zugriff auf alle zugeordneten Kassen und kann Kassenbücher führen,<br />
Bestellungen für eine Kasse erstellen oder auch bestehende Bestellungen verändern. Mit den<br />
Rechten eines Kontrollers ausgestattet kann er auch Kassenaufnahmen anderer Benutzer<br />
kontrollieren und damit abschließen.<br />
2. Mailkopie für Bestellungen empfangen<br />
Über die Einstellungen von GEO kann bestimmt werden, ob zu jeder automatischen<br />
Bestellung einer Kasse oder eines GAAs eine Kopie an die angemeldeten Kassierer der<br />
zugehörigen Filiale verschickt werden. (Einstellungen: Mailempfänger) Hier kann jeder<br />
Benutzer entscheiden, ob er eine Kopie dieser Bestellung bekommen möchte oder nicht.<br />
3. Abmelden<br />
Die Abmeldung bewirkt das Löschen aller zugeordneter Filialen, damit wird natürlich auch der<br />
Mailempfang eingestellt und die Kontroller-funktion kann nicht mehr ausgeübt werden.<br />
Darüber hinaus kann der Benutzer sehen, welche Zugriffsrechte (Rollen, Zugriff, Löschen) für die<br />
GEO-Datenbank bestehen.<br />
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3.2 Administration<br />
3.2.1 Notes Zugriffssteuerung<br />
Geben Sie in der Zugriffssteuerung der Filialanmeldung die Berechtigungen der Bediener so an, wie<br />
sie in der GEO-Datenbank gelten sollen. (Weitere Hinweise)<br />
3.2.2 Einstellungen<br />
Geben Sie in den Einstellungen den Datenbank-Server und die Datenbank-Datei an. Der Protokoll-<br />
Level sollte nur in Absprache mit <strong>CAP</strong> verändert werden und steht im Normalbetrieb auf 1.<br />
Für die Fehlersuche kann eine Mail mit den Ablaufdaten an <strong>CAP</strong> geschickt werden, stellen Sie hierfür<br />
den Mail-Schalter auf Ja.<br />
Der Funktionen-Prefix wird später automatisch in den Rollen der Benutzer eingetragen und muß<br />
ZuFiliale_ lauten.<br />
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3.2.3 Aktivierung<br />
Die Filialzuordnung wird durch Starten eines Agent auf Ihrem Domino-Server aktiviert. Drücken Sie<br />
bei gestarteter Datenbank den Menüpunkt Aktionen → Automatische Zugriffskontrolle → aktivieren.<br />
Wählen Sie anschließend den Server auf dem die Filialanmeldung liegt.<br />
Das Aktivieren muß natürlich von einem Lotus-Notes-Benutzer durchgeführt werden, der die<br />
Berechtigung hat, Agenten auf dem Server zu starten.<br />
3.2.4 Filialeinrichtung<br />
Beim ersten Agentenlauf werden automatisch die angelegten Filialen aus der GEO-Datenbank<br />
eingelesen.<br />
Es können Filialen (z.B. SB-Zweigstellen) anderen Filialen zugeordnet werden.<br />
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Tragen Sie die zugeordneten Filialen ein. Ein Benutzer, der sich später die Filiale zuordnet, sieht<br />
dann auch alle Kassen der zugeordneten Filiale(n).<br />
Im Beispiel bekommt ein Benutzer, der sich für die Filiale 100 anmeldet, gleichzeitig auch Zugriff auf<br />
die Kassen der Filialen 110, 380, 390 und 410.<br />
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4. Auswertung<br />
Diese ist ein Online-Kapitel und steht unter http://www.cap.de zur Verfügung.<br />
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5. Steuerung<br />
5.1 Generelle Einstellungen<br />
Im Einstellungsdokument unter Einstellungen können die folgenden Einstellungen vorgenommen<br />
werden.<br />
5.1.1 Allgemein<br />
• Akt. Zinsatz (%):<br />
Der aktuelle Tagesgeldzinssatz.<br />
• Kosten pro GAA-Bestückung:<br />
Die durchschnittlichen Kosten je Bestückung eines Geldautomaten oder Recyclers. Dieser<br />
Wert wird benutzt, falls in der Filial- und <strong>Cash</strong>Center-Steuerung keine individuellen Kosten<br />
angegeben sind.<br />
• Keine Bestückung am:<br />
Hier kann eine Liste von Feiertagen oder zusätzlichen Tagen angegeben werden, an denen<br />
keine Bestückung stattfinden kann. Trennen Sie die einzelnen Daten mit einem Semikolon.<br />
• Maximale Anzahl Scheine je Kassette:<br />
Hier wird die maximal mögliche Anzahl von Scheinen je GAA- und AKT-Kassette angegeben.<br />
Normalerweise können die Kassetten mindestens 2000 Scheine aufnehmen. Diese<br />
Einstellungen können bei den einzelnen Geräten überschrieben werden.<br />
• Daten archivieren nach:<br />
Beim Archivieren werden alle Daten, die älter als die angegebenen Tage sind, in die<br />
Archivdatenbank übertragen. Dadurch bleibt die laufende Datenbank kleiner und ist damit<br />
auch schneller.<br />
• Berechneter Zeitraum:<br />
GEO berechnet immer mehrere Bestellungen je Gerät im voraus. Stellen Sie hier den<br />
Zeitraum ein, der berechnet werden soll. (max 60 Tage)<br />
• GAAs für Kassierer ausblenden:<br />
Wählen Sie Ja, wenn Sie die Sicht der Kassierer auf die Daten und Bestückungen der GAAs<br />
verhindern wollen. In dem Menü der Kassierer wird der Punkt GAAs dann nicht angezeigt.<br />
• Software-Version:<br />
Auf allen Seiten im Einstellungsdokument sehen Sie immer die aktuelle Version der bei Ihnen<br />
eingesetzten GEO-Datenbank.<br />
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5.1.2 Mailversand<br />
• Service-Mail versenden an:<br />
Geben Sie den Empfänger für die Einstellungen und die Log-Dateien an. Die Mail wird nach<br />
der Generierung automatisch vom GEO-System bei dem nächsten Berechnungsdurchlauf<br />
verschickt. Geben Sie, wenn nicht anders vereinbart, als Empfänger service@capgmbh.de an.<br />
Sie können die Mail auch verschlüsselt absenden. Aktivieren Sie dazu die nebenstehende<br />
Option.<br />
• GEO Warnhinweise an:<br />
Geben Sie den Empfänger für die Warnhinweise des automatischen Überwachungsagenten<br />
an. Es werden regelmäßig OK- Meldungen und Fehler- und Warnhinweise verschickt. Geben<br />
Sie, wenn nicht anders vereinbart, zusätzlich zu einer Adresse in Ihrem Haus als Empfänger<br />
service@capgmbh.de an.<br />
• Zeitpunkt der Benachrichtigung:<br />
Die Geldbestellungen per E-Mail werden immer zur vollen Stunde berechnet und kurz danach<br />
verschickt. Wählen Sie für die verschiedenen Wochentage die Uhrzeiten aus. Wählen Sie die<br />
Uhrzeiten so, dass der Mail-Empfänger noch genug Zeit hat, die Geldbestellung für den<br />
Folgetag zusammenzufassen und zur Bundesbankfiliale zu übermitteln. Es können für<br />
Dispositionszwecke auch mehrere Uhrzeiten angegeben werden.<br />
• Notfallmails an Wochenenden und Feiertagen versenden:<br />
Wählen Sie diese Option, wenn Sie auch am Wochenenden und Feiertagen Notfallmails<br />
bekommen möchten.<br />
• Bundesland der Servers:<br />
Geben Sie hier das Bundesland des Notes-Servers an. Dies ist relevant, wenn sich nicht alle<br />
Filialen in demselben Bundesland befinden und dient dazu, filialunabhängig Feiertage zu<br />
erkennen.<br />
• Letzte Berechnung um:<br />
Zu diesem Zeitpunkt erfolgt die letzte Berechnung für Geldautomaten, deren Bestückung für<br />
den nächsten oder übernächsten Arbeitstag errechnet wurde. Danach wird dieser Automat<br />
erst wieder berechnet, nachdem die Bestückung erfolgt ist oder zwei Tage vergangen sind,<br />
ohne dass eine Bestückung vorgenommen wurde. Der Zeitpunkt sollte mit dem<br />
Hauptmailzeitpunkt übereinstimmen; liegt dieser Zeitpunkt nach dem letzten Mailversand<br />
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eines Tages, so ist der letzte Mailversand ausschlaggebend dafür, bis wann sich die<br />
Berechnung für die Geräte noch ändern kann.<br />
• Vorabmail:<br />
Liegt der Zeitpunkt der letzten Berechnung vor dem Mailversand, kann zum Zeitpunkt der<br />
letzten Berechnung bereits eine Mail an einen ggf. anderen als den endgültigen Empfänger<br />
verschickt werden, damit die Bestellungen geprüft und ggf. noch Änderungen durchgeführt<br />
werden können.<br />
5.1.3 Zeiträume<br />
Hier können für besondere Zeiträume generelle Zuschläge zu allen errechneten<br />
Befüllungsvorschlägen eingestellt werden.<br />
• Für den Zeitraum von .. bis:<br />
Geben Sie hier das Datum ein, ab und bis wann der besondere Zeitraum gelten soll.<br />
• Befüllsummen erhöhen um:<br />
Wählen Sie, wie viel Prozent pauschal auf die einzelnen Summen aufgeschlagen werden soll.<br />
Wenn noch keine statistischen Daten der Weihnachtszeit vorliegen, sollte hier für einen<br />
Zeitraum vom 15.11. bis 07.01.xxxx eine entsprechende Erhöhung vorgesehen werden.<br />
• Automatische Vorhersagekorrektur: Langzeit-/Kurzzeitkorrektur:<br />
Diese Einstellung passt die Berechnung dem aktuellen Auszahlverhalten an und zieht nicht<br />
nur die Statistik der vergangenen Monate mit ein, wobei die Langzeitkorrektur einen größeren<br />
Zeitraum aus der Vergangenheit berücksichtigt als die Kurzzeitkorrektur. Je nach gewähltem<br />
Auswirkungsgrad (schwach/mittel/stark) werden die vorhergesagten Ein- und Auszahlungen<br />
stärker dem aktuellen Umsatzverhalten der Geräte angepasst. Die Auswahl von „keine“<br />
schaltet die stärkere Berücksichtigung der jüngeren Vergangenheit aus.<br />
Achtung: Ein Anpassungsgrad vorn „stark“ kann bei Geräten mit schwankenden Auszahlraten<br />
dazu führen, dass sich die Korrekturen gegenseitig aufschaukeln. Die Einstellungen sollten<br />
also nur mit Bedacht geändert werden.<br />
Beispiel:<br />
Von 2 GAAs in einer Filiale wird einer abgebaut. Dadurch zahlt der verbliebene GAA deutlich<br />
mehr aus. Bei einer gewählten Anpassung von "stark" in der Kurzzeitkorrektur wird sich dies<br />
sehr schnell auf die Vorhersagen für das verbliebene Gerät auswirken.<br />
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5.1.4 Steuerung<br />
• Haupt-GEO-Datenbank liegt auf Server:<br />
Geben Sie den Lotus-Domino-Server an, auf dem die GEO-Datenbank liegt. Dieses ist der<br />
Server, auf den der User des GEO-Servers zugreift.<br />
• Pfad- und Dateiname:<br />
Geben Sie den vollen Namen der Datenbank auf dem Notes-Domino- Server an. (z.B.<br />
intern\GEO\GEO.NSF)<br />
• Kennwort:<br />
Geben Sie das Kennwort des Notes-Users ein, über den die Programme auf Notes zugreifen.<br />
• Kennwortbestätigung:<br />
Wiederholen Sie das Kennwort, unm Tippfehler zu vermeiden.<br />
Hinweis: Eine Kennworteingabe ist bei Updateinstallationen nicht erforderlich, sofern die<br />
Programme weiterhin über die bisher genutzte DLL auf Notes zugreifen können. Sie sollte auf<br />
jeden Fall mit <strong>CAP</strong> abgesprochen werden.<br />
• Der Server ist nicht zu erreichen von .. bis:<br />
Falls der Lotus Notes Server aufgrund von Wartungsarbeiten in einem bestimmten Zeitraum<br />
nicht erreichbar ist, kann hier die zugehörige Uhrzeit eingestellt werden. Zeiträume, die einen<br />
Tageswechsel beinhalten, erkennt aus Programm automatisch.<br />
• Protokollierung:<br />
In Absprache mit <strong>CAP</strong> können verschiedene Protokollstufen eingestellt werden.<br />
• Datenversorgung und Verzeichnisse:<br />
Die nachfolgenden Einstellungen für die Datenversorgung und Verzeichnisse werden einmalig<br />
während der Installation vorgenommen. Änderungen in diesen Parametern sind unbedingt mit<br />
<strong>CAP</strong> abzustimmen.<br />
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5.1.5 Kassenbuch<br />
• Kassenbücher manuell kontrollieren per:<br />
Wählen Sie aus, wie die manuelle Kontrolle in GEO ausgeführt werden soll:<br />
• Sichtkontrolle: Dem Kassierer wird nur der Button „Sichtkontrolle bestätigen“<br />
angeboten<br />
• 2. Kassenaufnahme: Dem Kassierer wird der Button „Kassenkontrolle bestätigen“<br />
angeboten<br />
• Sichtkontrolle und 2. Kassenaufnahme: Dem Kassierer werden beide Buttons zur<br />
Auswahl angeboten.<br />
• Kassenbücher automatisch kontrollieren um:<br />
Legen Sie fest, wann täglich die Kassenbücher kontrolliert werden sollen. Es sollten zu diesem<br />
Zeitpunkt alle Kassenaufnahmen abgeschlossen sein.<br />
Der Zeitpunkt darf nicht in den Zeitraum fallen, in dem der Server nicht erreichbar ist.<br />
• Maximal zulässiger Differenzbetrag bei automatischer Kontrolle:<br />
Alle Kassenbüchar mit einem Differenzbetrag kleiner dem hier eingetragenen Betrag werden<br />
von GEO als kontrolliert markiert. Ein Betrag von 0,00 schaltet die Kontrolle ab. Sollen Nur<br />
Kassenbücher ohne Differenzbetrag als kontrolliert markiert werden, geben Sie 0,01 ein.<br />
• Differenzbetrag, ab dem Revision informiert wird:<br />
Geben sie hier den Betrag ein, der überschritten sein muss, damit die Revision eine<br />
Information per Mail erhält. Ein Betrag von 0,00 generiert die Meldung für alle Kassenbücher<br />
mit Differenz.<br />
• Adresse den Empfängers:<br />
Geben sie den Empfänger der Revisionsmail ein. Ist kein Empfänger eingetragen, wird auch<br />
keine Mail versendet.<br />
• Kassenbuchabschnitte verbergen:<br />
Hier können Sie per Ankreuzen einzelne Abschnitte des Kassenbuchs ausblenden.<br />
5.1.6 Gebindegrößen<br />
Im Gebindegrößen-Dokument unter Einstellungen stehen Ihnen drei Profile zur Auswahl, die Sie<br />
später den Kassen zuordnen können. Das Bundesbank-Profil ist fest voreingestellt für alle Kassen<br />
und nicht änderbar. Die anderen beiden Profile können Sie beliebig anpassen. Sollte kein<br />
Gebindegrößen-Dokument vorhanden sein, können Sie dies mit dem Menüpunkt<br />
Installation→Gebindegrößen angelegen erzeugen<br />
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• Bestellgröße:<br />
Legen Sie je Scheinsorte fest, in welcher Paketgröße bestellt werden kann.<br />
• Mindestmenge/Kassette:<br />
Geben Sie je Scheinsorte an, wie viele Scheine mindestens in der Kassette bei der<br />
Bestückung sein müssen.<br />
• wird benutzt:<br />
Kennzeichnen Sie dieses Feld, wenn Sie das entsprechende Profil bei den<br />
Kasseneinstellungen auswählen möchten. Alle so gekennzeichneten Profile sind verwendbar.<br />
Bei den Berechnungen für die Geräte, AKTs und Handkassen werden Profile wie folgt benutzt:<br />
• die Scheine werden in ganzen Paketen des zugeordneten Profils bestellt<br />
• es wird mindestens die Mindestmenge bestellt bzw. soviel nachgelegt/abgeholt, dass<br />
mindestens die Mindestmenge in der Kassette verbleibt<br />
5.2 Mailversand<br />
Legen Sie für Ihre verschiedenen Empfänger der Bestellungen jeweils eine Empfängergruppe an.<br />
Einstellungen→Mailempfänger<br />
• Mail-Empfänger:<br />
Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Empfänger ein. Sie können die verschickten<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
Mails verschlüsseln, so dass sie von unberechtigt empfangenden Personen nicht gelesen<br />
werden können. Sollen verschlüsselte Mails an Internetadressen verschickt werden, klären Sie<br />
vorher die Möglichkeiten öffentliche Schlüssel mit dem Empfänger auszutauschen.<br />
• GEO@Net:<br />
Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn Sie die Bestellungen für den nächsten Werktag direkt in<br />
eine Notes-Datenbank in einem besonderen Format weiterleiten wollen. Unter dem Reiter<br />
@Net geben Sie dann den Empfänger an.<br />
• E-Mail-Adresse:<br />
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger für die täglichen Geldbestellung ein. Trennen<br />
Sie mehrere Empfänger mit einem Semikolon, Komma oder Zeilenschaltung.<br />
• „Notfall“ E-Mail-Adresse:<br />
Geben Sie Empfänger für die Notfall-E-Mails an. Diese werden immer dann generiert, wenn<br />
ein Automat schneller auszahlt als erwartet und eventuell eher bestückt werden muss. Sollen<br />
Siese Mails auch bei knapp werdenden Kassetten versand werden, aktivieren Sie die<br />
entsprechende Option.<br />
• Empfänger für Materialbestellungen:<br />
Geben Sie hier ggf. einen gesonderten Empfänger für die Bestellungen von Materialien ein.<br />
Wenn Sie das Feld leer lassen, gehen auch die Materialbestellungen an obige E-Mail-<br />
Adresse.<br />
5.2.1 Steuerung<br />
• Feiertagsregelung für<br />
Für die Befüllungstage von Geräten gelten die Feiertage dieses Bundesland. Dabei ist es<br />
unabhängig, in welchem Bundesland sich das Gerät befindet. Gilt z.B. die Feiertagsregelung<br />
für Nordrhein-Westfalen, werden auch Geräte in Niedersachsen an Fronleichnam und<br />
Allerheiligen nicht befüllt.<br />
• Angaben in Bestückungsmail<br />
Zur Identifizierung der Kassen und GAAs können verschiedene Angaben in der Mail<br />
ausgegeben werden. Wählen Sie aus:<br />
• Kassennummer<br />
• Kassenbezeichnung<br />
• Kassen-Kontonummer<br />
• Standort<br />
• Terminalnummer (LU)<br />
• Adresse GAA/Kasse in E-Mail<br />
Wenn die Anschrift der Geldautomaten oder Kassen mit in der E-Mail übermittelt werden soll,<br />
wählen Sie hier Ja.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
• Tage Vorlauf für Bestellung<br />
Geben Sie 1 oder 2 ein, je nachdem, wieviele Arbeitstage vor der Lieferung die Bestellung<br />
abgegeben werden muss.<br />
• Anzahl der Werktage in Mail<br />
Geben Sie hier den Zeitraum an, den die E-Mails mit den Bestellungen umfassen sollen.<br />
Geben Sie eine 5 ein, wenn die Geldbestellungen für die nächsten 5 Werktage (eine Woche)<br />
in den Listen erscheinen sollen. Geben Sie eine 1 ein, um beispielsweise nur die nächste<br />
notwendige Bestellung in der Mail zu sehen.<br />
• Überfällige Bestellungen ausweisen<br />
In der Mail mit den neuen Bestellungen werden die noch nicht durchgeführten Bestückungen<br />
aufgelistet, wenn Sie hier Ja einstellen.<br />
• CC-Bestellungen an Kassierer senden:<br />
Von den <strong>Cash</strong>Center-Bestellungen können alle Kassierer der in der Bestellung aufgeführten<br />
Kassen und GAAs eine Kopie erhalten. Wählen Sie diese Option, wenn die Kassierer eine<br />
Kopie über den Ablauf der Bestellung erhalten sollen.<br />
• Kassen-Bestellung an Kassierer versenden<br />
Von jeder Kassenbestellung kann eine Kopie an den in der Kassen-Beschreibung<br />
eingetragenen Mailempfänger geschickt werden. Wählen Sie Nein, wenn Sie keine Kopie<br />
verschicken wollen.<br />
• GAA-Bestellung an Kassierer versenden<br />
Von jeder GAA-Bestellung kann eine Kopie an den in der GAA-Beschreibung eingetragenen<br />
Mailempfänger geschickt werden. Wählen Sie Nein, wenn Sie keine Kopie verschicken wollen.<br />
• Notfallmail an Kassierer senden<br />
Sollen die Kassierer auch ein Notfallmail bekommen?<br />
• Stückelungsanzeige in Mail<br />
Sie haben die Möglichkeit, in der Bestellungs-Mail die Stückelung als Betrag oder als Anzahl<br />
je Schein- und Münzenart auszugeben.<br />
5.2.2 Anhänge<br />
• Zusätzliche Anhänge:<br />
Die Text-Tabelle führt alle Bestückungen in einer Liste auf, für die auch Zwischensummen pro<br />
Tag und Filiale eingeschaltet werden können. Die gesonderte Ausweisung zusätzlich<br />
benötigter Beträge schalten Sie über die Option „Nur Gesamtsumme“ im Anhang aus.<br />
• Auch als PDF:<br />
Die Tabelle kann auch als PDF-Datei an die Mailangehängt werden.<br />
• CSV-Anhang:<br />
Die GAA-Bestellungen können zusätzlich noch als CSV-Daten (Trennzeichen: Semikolon) an<br />
die Mail angehängt werden.<br />
• Tabelle für Bundesbank:<br />
Weiterhin können Sie der Bestellung einen Textanhang anfügen, der nur die Filialsummen für<br />
die die Mail umfassenden Tage enthält.<br />
• Pecunia:<br />
Erstellt eine Pecunia-Konformen Anhang der Mail.<br />
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5.2.3 Legende<br />
• Legende:<br />
Hier können Sie beliebigen Text eingeben, der als Legende unter der Text-Tabelle erscheint.<br />
5.2.4 @Net<br />
• Adresse der MailIn-Datenbank:<br />
Hier geben Sie den Empfänger der @Net-Dokumente an. Die Mail-In Datenbank dieses Users<br />
muss ein bestimmtes Format haben, damit die Dokumente korrekt angezeigt werden. Das<br />
Format stimmen Sie bitte mit <strong>CAP</strong> ab.<br />
5.2.5 Vorabmail<br />
• Empfänger:<br />
Geben Sie hier den Empfänger der Vorab-Mail an.<br />
• CC-/Kassen-/GAA-Bestellung an Kassierer senden:<br />
Analog zum regulären Mail-Versand wählen Sie hier, welche Bestellungen die eingetragenen<br />
Kassierer in Kopie erhalten sollen.<br />
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5.2.6 Empfängerprofile<br />
Nach Anlage der einzelnen Empfänger legen Sie wiederum in der Ansicht Einstellungen →<br />
Mailempfänger verschiedene Versand-Profile an:<br />
• Profilname:<br />
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für das Profil<br />
• Alle Empfänger identisch:<br />
Wählen Sie diese Option, wenn alle Empfänger des Profils identisch sind. Beim Speichern des<br />
Dokuments wird der erste eingetragene Empfänger in alle anderen Felder übernommen<br />
Im der Tabelle erfassen Sie sodann die verschiedenen Mailempfänger für die unterschiedlichen<br />
Versandarten. Der Versand der GAA-, Recycler- und <strong>Cash</strong>Center-Bestellungen erfolgt<br />
ausschließlich über den Eintag bei Bestellungen → Scheingeld. Es findet keine Trennung statt.<br />
• Mailliste:<br />
Hierüber ordnen Sie zu, wie die Erfassung von Geldlieferungen und -entsorgungen für<br />
manuelle Kassen erfolgen soll:<br />
• Gemeinsam erfasst werden können nur Bestellungen, deren Empfänger identisch oder<br />
derselben Mailliste zugeordnet sind<br />
• derselben Mailliste können nur Empfänger mit demselben Vorlauf zugeordnet werden<br />
• Große Scheine:<br />
Definieren Sie hier die großen Scheine für dieses Mailprofil<br />
• Bestellung auffüllen:<br />
Hier können Sie eine Kasse eintragen, für die automatisch eine Bestellung je Mailprofil<br />
erzeugt wird, mit der die großen Scheine auf volle 100er-Bündel aufgefüllt wird, falls die<br />
Summe aller Bestellungen der zugeordneten Kassen keine ganze Anzahl voller Bündel ergibt.<br />
• AKT-Bestellungen senden an:<br />
Geben Sie hier den Mailempfänger für die AKT-Bestellungen ein.<br />
• errechnete Handkassenbestellungen senden an:<br />
Geben Sie hier den Mailempfänger für automatisch generierte Bestellungen der Handkassen<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
an. Diese werden nicht nach obigem Schema getrennt sondern komplett an den hier<br />
eingetragenen Empfänger versendet.<br />
• Änderung in manueller Bestellung versenden an:<br />
Wird eine manuelle Bestellung während des Abschließens geändert, wird eine Kopie der<br />
Bestellung direkt an den hier angegebenen Empfänger versendet.<br />
• Bestellungen nach Berechnungsschluss akzeptieren:<br />
Wählen Sie diese Option, wenn Sie auch nach dem eingetragenen Berechnungsschluss die<br />
Eingabe von Bestellungen akzeptieren möchten. Ist die Option nicht gewählt, kann lediglich<br />
eine bereits erfolgte Lieferung nacherfasst werden. Diese muss dann aber direkt nach der<br />
Eingabe abgeschlossen werden.<br />
5.2.7 Aufbau<br />
Jeder Kasse (im Beispiel GAA 1, Kasse 1, GAA 2 usw.) ist ein Mailprofil zugeordnet (Mailprofil 1,<br />
Mailprofil 2),das festlegt, wie ggf. die Bestellungen der Kasse auf die verschiedenen im Mailprofil<br />
zugeordneten Empfänger verteilt wird. Die erfassten Bestellungen werden wie im Profil beschrieben<br />
vollautomatisch auf die verschiedenen Mailempfänger aufgeteilt. Danach werden alle Bestellungen<br />
eines Mailempfängers zusammengefasst und in einer Liste verschickt, unabhängig davon, ob es eine<br />
(Teil-)Bestellung für Kassen oder GAAs ist. Bei Bedarf kann dabei jeweils noch eine Tabelle mit<br />
Betragssummen erzeugt werden. Automatisch von GEO erzeugte Bestellungen werden generell nicht<br />
aufgeteilt sondern immer komplett an den zugeordneten Empfänger versendet.<br />
Außerdem kann eine Kopie einer Bestellung an die eingetragenen Kassierer der jeweiligen Filiale<br />
oder Kasse verschickt werden. (Die Namen der Kassierer werden bei den Kasseneinstellungen<br />
zugeordnet.) Dabei bekommen die Kassierer für jede Kasse und jeden GAA eine eigene Mail zu dem<br />
Zeitpunkt, zu dem die Bestellung endgültig berechnet wird. Die Mail wird also beispielsweise Dienstag<br />
um 09:00 Uhr verschickt, wenn die Bestellung für Donnerstag zu diesem Zeitpunkt endgültig auch an<br />
die Bundesbankfiliale und den Dienstleister gemeldet werden muss.<br />
Eine Besonderheit gilt bei Bestellungen für <strong>Cash</strong>Center: Hier wird die die Kopie für den Kassierer<br />
unabhängig vom eingestellten Vorlauf immer am Tag vor der Befüllung des Geräts verschickt, da<br />
<strong>Cash</strong>Center Bestellungen je nach Einstellung durchaus Befüllungsvorschläge für mehrere Tag im<br />
Voraus enthalten können.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
5.2.8 Die Mail<br />
Es werden an jeden Empfänger Mails für die zugeordneten Geldautomaten und Handkassen<br />
verschickt, in denen Beträge und Stückelungen der Bestellungen für die nächsten Tage aufgeführt<br />
sind. Die Mails sind nach Tagen und Filialen zusammengefasst.<br />
Die Anzahl der Werktage, die im Voraus berücksichtigt werden sollen, sind im Einstellungsdokument<br />
des jeweiligen Mailempfängers anzugeben.<br />
Filiale 060<br />
Am 14.07. Betrag: EUR 148.000,00 für 065, Haupt.Str. Markt<br />
Stückelung [EUR]:01600 X 50,00 01600 X 20,00 02400 X 10,00 02400 X 5,00<br />
------------------------------------------------------------------------<br />
Filiale 070<br />
Am 14.07. Betrag: EUR 150.000,00 für 404, SBC Stadtteil<br />
Stückelung [EUR]:01900 X 50,00 01400 X 20,00 01900 X 10,00 01600 X 5,00<br />
------------------------------------------------------------------------<br />
Filiale 080<br />
Am 14.07. Betrag: EUR 161.000,00 für 015, BC Vorort<br />
Stückelung [EUR]:02100 X 50,00 01300 X 20,00 02100 X 10,00 01800 X 5,00<br />
Am 14.07. Betrag: EUR 144.000,00 für 014, SBC Selbstbedienung<br />
Stückelung [EUR]:02000 X 50,00 00900 X 20,00 01700 X 10,00 01800 X 5,00<br />
------------------------------------------------------------------------<br />
Filiale 090<br />
ACHTUNG! 026, BC City GAA 1 Bitte beachten!<br />
Schwellwert wird unterschritten am 12.07. Benötigter Betrag: EUR 66.000,00<br />
01000 X 50,00 00300 X 20,00 00700 X 10,00 00600 X 5,00<br />
Am 14.07. Betrag: EUR 166.000,00 für 026, BC City GAA 1<br />
02000 X 50,00 01800 X 20,00 02000 X 10,00 02000 X 5,00<br />
Am 14.07. Betrag: EUR 195.000,00 für 025, BC City GAA 2<br />
Stückelung [EUR]:02400 X 50,00 02200 X 20,00 01900 X 10,00 02400 X 5,00<br />
------------------------------------------------------------------------<br />
Filiale 100<br />
Am 14.07. Betrag: EUR 127.000,00 für 074, SC Südstadt<br />
Stückelung [EUR]:01800 X 50,00 00700 X 20,00 01500 X 10,00 01600 X 5,00<br />
Erstellt mit Geo V2.12.004 vom 26.04.2005<br />
Automaten, die den nächsten Bestückungstag nicht erreichen, werden mit einer Warnung ACHTUNG!<br />
ausgegeben. Der zusätzlich benötigte Betrag und der Betrag der regulären Bestückung wird<br />
angegeben.<br />
Wenn Sie in den Mail-Empfänger-Einstellungen die zusätzliche Tabelle ausgewählt haben, enthält<br />
Ihre Mail einen Dateianhang. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auch das Symbol und wählen Sie<br />
Starten…, um die Tabelle richtig formatiert anzuzeigen.<br />
5.3 Filial- und <strong>Cash</strong>Centereinstellungen<br />
Über die Filial- und <strong>Cash</strong>Centereinstellungen wird die Berechnung und der Bestellungs-Mailversand<br />
gesteuert.<br />
• Filiale:<br />
Vergeben Sie für jeden Kassenstandort eine eindeutige Filialnummer. Es können Zahlen und<br />
Buchstaben verwendet werden. Maximale Länge: 5 Stellen.<br />
• gehört zu Institut<br />
geben Sie hier die 4-stellige Institutsnummer an, zu der die Filiale gehört.<br />
• Filiale ist <strong>Cash</strong>Center:<br />
wählen Sie, ob die Filiale ein <strong>Cash</strong>Center bildet. <strong>Cash</strong>Center bieten weitere Möglichkeiten der<br />
Berechnungs- und Mailversandssteuerung (s.u.). Achtung: Zur Anlage eines neuen<br />
<strong>Cash</strong>Centers benötigen Sie Entwicklerrechte auf der GEO-Datenbank.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
5.3.1 Filialstandort<br />
• Standort:<br />
Geben Sie die Bezeichnung des Standorts an.<br />
• Straße, PLZ, Ort, Bundesland:<br />
Tragen Sie hier die Adesse der Filiale ein. Das Bundesland dient zur Steuerung der Feiertage.<br />
• Ansprechpartner, Telefon, Öffnungszeiten:<br />
Diese Angaben haben rein informativen Charakter und werden von den Programmen nicht<br />
weiter verwendet.<br />
• BMS-Nummer:<br />
Geben Sie hier die BMS-Nummer der Filiale an.<br />
• Befüllung der Geräte ca. um:<br />
Geben Sie hier an, wann in etwa die Geräte der Filiale befüllt werden. Zusätzlich muß ein<br />
Zeitfenster in Stunden angegeben werden. Über diese Einstellungen wird ein Zusatzbetrag für<br />
den Befüllungstag ermittelt. Die Standard-Einstellung ist 12 Uhr ± 4 Stunden.<br />
• Bemerkung:<br />
In diesem Abschnitt können Sie eine frei formulierbare Bemerkung hinterlegen.<br />
5.3.2 Filialeinstellungen und Kosten<br />
• Filialeinstellungen:<br />
Geben Sie die Anzahl der einzelnen Kassenarten an, und tragen Sie Kosten für die<br />
Bestückungen ein, falls sie von den Kosten in den allgemeinen Einstellungen abweichen. Eine<br />
0 als Eingabe übernimmt für die Berechnung automatisch die in den allgemeinen<br />
Einstellungen hinterlegten Kosten.<br />
Wichtig: Gehört eine Kasse zu einem <strong>Cash</strong>Center und einer davon abweichenden Filiale,<br />
erfolgt die Ermittlung der Kosten zunächst nach dem Eintrag bei der Filiale, sind dort keine<br />
Kosten eingetragen, nach dem <strong>Cash</strong>Center und erst danach nach den zentralen<br />
Einstellungen.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
Beispiel: Kasse 123 gehört zur Filiale 100 und ist außerdem dem <strong>Cash</strong>Center 120 zugeordnet.<br />
Die Befüllungskosten der Filiale 100 betragen 75€, die des <strong>Cash</strong>Centers 120 100 €, allgemein sind 60 €<br />
eingetragen -> Für die Kasse 123 werden 75 € zugrunde gelegt.<br />
Bei der Filiale sind keine Kosten eingetragen, beim <strong>Cash</strong>Center 120 100 €, allgemein sind 60 €<br />
eingetragen -> Für die Kasse 123 werden 100 € zugrunde gelegt.<br />
• Gemeinsam bestücken:<br />
Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie wenn möglich Befüllungen einer Filiale zusammen<br />
ausführen möchten. GEO versucht dann dynamisch, Befüllungen einer Filiale an zwei<br />
aufeinander folgenden Tagen zu vermeiden.<br />
• Maximaler Transportbetrag:<br />
Geben Sie hier die Transportbeschränkungen an. Bei der Belieferung eines externen GAAs,<br />
der nur von einem Mitarbeiter angefahren wird, können z.B nur 100.000,00 € transportiert<br />
werden.<br />
5.3.3 <strong>Cash</strong>Center CC-Mitglieder<br />
Auf dieser Seite legen Sie fest, welche Kassen zu dem <strong>Cash</strong>Center gehören, unabhängig von ihrer<br />
Filialzuordnung.<br />
Wenn Sie die Maske nur zum Lesen geöffnet haben, sehen Sie in dem linken Fenster lediglich die<br />
zugeordneten Kassen. Sobald Sie bearbeiten wählen, öffnet sich das rechte Fenster, in dem Sie aus<br />
allen eingetragenen Kassen die jenigen markieren, die dem <strong>Cash</strong>Center hinzugefügt werden sollen.<br />
Über den Knopf Zu <strong>Cash</strong>Center hinzuführen werden die Kassen dem <strong>Cash</strong>Center zugeordnet.<br />
Analog entfernen Sie Kassen mit dem Knopf Aus <strong>Cash</strong>Center entfernen aus dem <strong>Cash</strong>Center.<br />
Die bei den einzelnen Kassen getroffene Filialzuordnung bleibt von diesen Zuordnungen<br />
unberührt.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
5.3.4 <strong>Cash</strong>Center CC-Einstellungen<br />
Auf dieser Seite legen sie fest, wie Bestellungen für <strong>Cash</strong>Center von Geo berechnet werden sollen.<br />
• Empfängerprofil:<br />
Geben Sie hier ein, welches Empfängerprofil für das <strong>Cash</strong>Center gelten soll. <strong>Cash</strong>Center<br />
Bestellungen werden in Gänze an den ersten eingetragenen Empfänger verschickt und nicht<br />
aufgeteilt.<br />
• Die Mail enhält:<br />
Hiermit steuern Sie, welchen Umfang die <strong>Cash</strong>Center Bestellung in der Mailliste hat. Zur<br />
Auswahl stehen:<br />
• nur die Gesamtbestellung für die Filiale: Die gesamte Bestellung wird<br />
zusammengefasst<br />
• die Gesamtbestellung und alle Einzelbestückungen: Unter der Gesamtbestellung<br />
werden zusätzlich die Bestellungen für die einzelnen Geräte aufgeführt<br />
• nur die Einzelbestückungen: Es werden nur die Bestellungen für die einzelnen Kassen<br />
aufgeführt<br />
• Bestellliste:<br />
Die Bestellliste dieses <strong>Cash</strong>Centers wird an den oben eingetragenen Mailempfänger<br />
verschickt. Soll zusätzlich eine Liste für die <strong>Cash</strong> Points erstellt werden, wird diese an den bei<br />
dem jeweiligen <strong>Cash</strong>Point eingetragenen Mailempfänger verschickt.<br />
• Offene Lieferung:<br />
Zur besseren Verwaltung der <strong>Cash</strong>Center-Bestellung kann GEO eine offene Lieferung mir den<br />
Bestell- und Abgabebeträgen für die angegebene Kasse erstellen.<br />
• Geld-Lieferungen:<br />
Die Liefertage des <strong>Cash</strong>Centers und die Befüllungen der zugeordneten <strong>Cash</strong>Points können<br />
unterschiedlich konfiguriert werden.<br />
• Wochentage:<br />
Legen Sie fest, an welchen Wochentagen das <strong>Cash</strong>Center beliefert werden kann.<br />
• Bestückung der <strong>Cash</strong>Points:<br />
Orientiert sich die Bestückung der <strong>Cash</strong>Points am Liefertag des Geldes, oder werden<br />
die <strong>Cash</strong>Points individuell nach ihren eigenen Einstellungen befüllt?<br />
• Die zugeorneten <strong>Cash</strong>Points werden bestückt:<br />
Sollen alle <strong>Cash</strong>Points gemeinsam am selben Tag oder individuell befüllt werden?<br />
Beachten Sie bitte, dass bei gemeinsamer Bestückung die <strong>Cash</strong>Points nicht<br />
unterschiedlichen Gruppen zugeordnet sein dürfen und dass der <strong>Cash</strong>Point, der als<br />
nächster zur Befüllung ansteht, das Datum für die weiteren <strong>Cash</strong>points vorgibt.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
• Tage bis zur Bestückung:<br />
Legen Sie fest, wieviele Werktage mindestens zwischen der Lieferung an das<br />
<strong>Cash</strong>Center und der Befüllung der einzelnen <strong>Cash</strong>Points liegen müssen<br />
• Geld-Wiederverwendung und -Aufbereitung:<br />
• Tage bis Wiederverwendung:<br />
Legen Sie Anzahl Tage fest, die zur Aufbereitung von wiederverwertbarem Geld<br />
benötigen. Diese Einstellung zusammen mit den bei der Kasse selbst vorgenommenen<br />
Einstellungen zum Vorlauf ergibt, wann entnommenes Geld wieder zur Befüllung<br />
verwendet werden kann.<br />
• Verwendung des Rücklaufs/Überschusses:<br />
Legen Sie fest, wieviel Prozent des entnommenen (überschüssigen) Geldes<br />
automatisch mit dem Bestellbetrag verrechnet werden kann.<br />
• Sicherheitspolster:<br />
Legen Sie ein Sicherheitspolster für die Gesamtbestellung des <strong>Cash</strong>Centers fest. Soll<br />
beispielsweise für eine ganze Woche Geld für mehrere Gerät bestellt werden, ist es<br />
sinnvoll einen Puffer von ca. 10% einzuplanen, um im Notfall reagieren zu können. Z.B<br />
errechneter benötigter Betrag: 330.000,00 €, Bestellbetrag 363.000,00 € in geeigneter<br />
Scheinverteilung.<br />
5.3.5 Veranstaltungen<br />
Hier haben Sie die Möglichkeit, Veranstaltungen einzugeben, die sich aus das Auszahlungsverhalten<br />
auswirken. Die Veranstaltungen ersetzen die besonderen Zeiträume aus den Filialen.<br />
• Beschreibung:<br />
Geben Sie hier einen beschreibenden Namen der Veranstaltung an.<br />
• Der Eintrag soll berücksichtigt werden:<br />
Muss angewählt sein, damit der Zeitraum berücksichtigt wird<br />
• Für den Zeitraum:<br />
Geben Sie hier den Zeitraum an, in dem sich das Auszahlverhalten des Geräts verändert<br />
• Befüllsummen erhöhen um:<br />
Erfassen Sie hier die prozentuale Erhöhung, um die alle Aus- und Einzahlungen angepasst<br />
werden. Wenn Sie Maximalbestand wählen, wird das Gerät nur dann mit der maximal<br />
möglichen Summe befüllt, sofern der Befüllungstag innerhalb des Zeitraums liegt.<br />
• In den Filialen:<br />
Erfassen Sie hier die Filialen die die Veranstaltung betrifft. Achten Sie bei der Auswahl per<br />
Dialogliste darauf, dass die einzelnen Filialen per Haken markiert sind.<br />
5.4 Kassen-Einstellungen<br />
Die in GEO geführten Kassen werden Ihnen in verschiedenen Ansichten dargestellt, die Ihnen<br />
unterschiedliche, Kassenartbezogene Detailinformationen direkt im Überblick zeigen und<br />
verschiedene Funktionen zur Verfügung stellen. Exemplarisch seien zwei Ansichten näher erläutert,<br />
die weiteren Ansichten bieten dieselben Informationen und Funktionen in anderer Sortierung oder<br />
Zusammenstellung.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
5.4.1 Kassen<br />
In dieser Ansicht sehen Sie alle in GEO geführten Kassen mit den wichtigsten Funktionen. Folgende<br />
Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung<br />
• Neue Kasse erfassen:<br />
Legt ein neues, leeres Kassendokument an und öffnet es im Bearbeiten Modus. Beachten Sie<br />
bitte, dass Sie nur so viele GAAs/Recycler in Geo erfassen können, wie über Ihre<br />
Lizenznummer freigegeben sind.<br />
• Kasse bearbeiten:<br />
Öffnet das aktuelle Dokument im Bearbeiten Modus.<br />
• Kasse aktivieren:<br />
Nimmt die markierte(n) Kasse(n) in die Berechnung auf.<br />
• Kasse aktivieren:<br />
Entfernt die markierte(n) Kasse(n) aus der Berechnung.<br />
• Gruppe zuordnen:<br />
Ordnet die markierte(n) Kasse(n) einer vorhandenen Gruppe zu.<br />
5.4.2 GAAs/Recycler<br />
Für die GAAs und Recycler steht eine eigene Ansicht zur Verfügung, die relevante<br />
Berechnungsmerkmale der Geräte gleich in der Übersicht zeigt. Die Symbole in den Spalten von links<br />
nach rechts haben folgende Bedeutung:<br />
• Spalte A:<br />
Geräte, für die der Automatik-Modus gewählt wurde, sind mit einem PC-Symbol<br />
gekennzeichnet.<br />
• Spalte KT:<br />
Kassettentauschgeräte sind mit einem Tausch-Symbol gekennzeichnet, Geräte mit variablen<br />
Tausch mit einem Ausrufezeichen-Symbol.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
• Spalte RC:<br />
Recycler sind mit einem Recycling-Symbol gekennzeichnet.<br />
• Spalte S:<br />
Zeigt die Sicherheitsstufe an:<br />
• Rotes Fähnchen: Kleiner Betrag<br />
• Grünes Fähnchen: 1/2 Tagesumsatz<br />
• Weißes Fähnchen: 3/4 Tagesumsatz<br />
• Kalenderblatt: Ganzer Tagesumsatz<br />
• Spalte M:<br />
Geräte, die nach Kassettenfüllstand auszahlen, sind mit einem Balkendiagramm<br />
gekennzeichnet.<br />
• Spalte AK:<br />
Aktive, berechnete Geräte sind mit einem grünen Haken gekennzeichnet, nicht berechnete<br />
Geräte mit einem roten Kreuz.<br />
• Wochentage M D M D F S S:<br />
Die möglichen Befülltage sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.<br />
Folgende zusätzliche Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung<br />
• Mailempfänger zuordnen:<br />
Ordnet die markierte(n) Kasse(n) einem vorhandenen Mailempfänger zu.<br />
• Gerät im SB-Standort:<br />
Trifft folgende Einstellungen für alle markierten Geräte:<br />
• Die Scheine werden immer in der benötigen Stückelung bestellt<br />
• Bei einer Bestellung wird der Maximalbestand nie überschritten<br />
• Gerät in Geschäfstelle:<br />
Trifft folgende Einstellungen für alle markierten Geräte:<br />
• Die Scheine werden immer in der benötigen Stückelung bestellt<br />
• Bei einer Bestellung wird die gesamte benötigte Geldmenge bestellt.<br />
• Standard-Sicherheit:<br />
Trifft folgende Einstellungen für alle markierten Geräte:<br />
• Als Sicherheitsbetrag am Bestückungstag wird ein 3/4 Tagesumsatz in die Bestellung<br />
eingerechnet.<br />
• Zusatzbetrag (Bodensatz) wird auf 0 gestellt.<br />
5.4.3 Kassenbezeichnung<br />
• Kasse:<br />
Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein<br />
• Filiale:<br />
Wählen Sie die Filiale aus, der die Kasse zugeordnet ist. Aus dieser Filiale werden der Kasse<br />
nicht nur die Standortdaten, sondern weitere, berechnungsrelevante Daten wie z.B.<br />
Bestückungskosten, zugeordnet. Auch die Institutszuordnung wird aus dem Filialdokument<br />
entnommen.<br />
• Kassenart:<br />
Geben Sie an, ob es sich um einen GAA/Recycler oder eine Handkasse handelt<br />
• Gerät mit Einzahlungsfunktion:<br />
Aktivieren Sie diese Option für Ein-Auszahler und Recycler<br />
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5.4.4 Grundeinstellungen bei GAAs / Recyclern / Ein-Auszahlgeräten<br />
• Bestellungen berechnen:<br />
Wählen Sie Ja, wenn für das Gerät von GEO Bestellungen errechnet werden sollen. Die<br />
Bestände werden unabhängig davon immer aktualisiert.<br />
• Bei der Auswertung berücksichtigen:<br />
Diese Kasse soll in der GEO Auswertung berücksichtigt werden.<br />
• Empfängerprofil:<br />
Geben Sie das zu verwendende Mailprofil an.<br />
• Gruppe:<br />
Wählen Sie aus, welcher Gruppe das Gerät zugeordnet ist. Die Gruppe „keine“ ist vorgetragen<br />
und beinhaltet alle Geräte, die keiner Gruppe explizit zugeordnet sind. Wenn Sie ein Gerät aus<br />
einer Gruppe herausnehmen möchten, tragen Sie hier den Wert „keine“ ein.<br />
• Sichtbar nur für Kassierer:<br />
Wählen Sie, ob Sie die Sichtbarkeit der Bestellungen dieser Kasse auf nachfolgend<br />
eingetragene Kassierer beschränken wollen. Unabhängig von dieser Einstellung sehen alle<br />
Personen, denen die Funktionen [Admin] oder [Superv] zugeordnet sind, alle Kassen.<br />
Ist die Sichtbarkeit eingeschränkt, sehen die Kassierer in allen Ansichten nur die Kassen, in<br />
denen sie in diesem Feld eingetragen sind. Die anderen Kassen bleiben für sie unsichtbar. Sie<br />
können sowohl einzelne Personen als auch Gruppen von Personen angeben.<br />
• Kassierer:<br />
Geben Sie die Kassierer der Kasse ein. Diese Personen können die Bestellungen für die<br />
Kasse sehen, falls Sie die Sichtbarkeit oben eingeschränkt haben.<br />
• Kassierer für Mailkopie übernehmen:<br />
Mit diesem Knopf kopieren Sie die oben eingetragenen Kassierer in das nachfolgende Feld.<br />
• Mailkopie der Bestellung:<br />
Geben Sie hier an, an wen die Bestellungen der Kasse in Kopie versendet werden soll. Auch<br />
hier können Sie sowohl Personen als auch Gruppen angeben. Die Funktion Mailkopie für<br />
Kassierer wird bei den Einstellungen des Mailempfängers ein- und ausgeschaltet.<br />
Die Zugriffsrechte zu den Kassen und die Zuordnung der Mailempfänger können auch über die<br />
eigene Datenbank GEO- Filialanmeldung gesteuert werden<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
5.4.5 Grundeinstellungen bei Handkassen<br />
Bei Handkassen stehen weitere Einstellungen neben den bereits oben beschriebenen zur Verfügung:<br />
• AKT berechnen:<br />
Unabhängig von der Berechnung von Liefervorschlägen der Handkasse (in Vorbereitung)<br />
können sie den AKT der Kasse separat von GEO berechnen lassen. Aktivieren Sie dazu diese<br />
Option.<br />
• Kasse wird befüllt von/gibt ab an:<br />
Geben Sie hier ggf. die Kasse an, von der diese Handkasse beliefert wird und an welche sie<br />
überschüssiges Geld abgibt.<br />
5.4.6 Standort und technische Daten<br />
Standort, Adresse, Ansprechpartner und Öffnungszeiten werden aus der Filiale übernommen.<br />
• Terminal-Nummer:<br />
Geben Sie hier die Terminal-Nummer der Kasse an. Bei Handkassen kann das Feld leer<br />
bleiben.<br />
• Kassenkonto:<br />
Geben Sie das Kassenkonto der Kasse an.<br />
• Kassennummer:<br />
Geben Sie die Kassennummer der Kasse an. Diese Kassennummer dient in GEO in vielen<br />
Ansichten als Such- und Sortierkriterium und muss daher eindeutig sein.<br />
Diese Daten entnehmen Sie bitte Ihrer Konfiguration.<br />
• Konto Geldversorger:<br />
Hier geben Sie die Bezeichnung an, unter der das Gerät bei Ihrem Dienstleister geführt wird.<br />
Dieses Feld kann frei bleiben.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
5.4.7 Kassenbuch bei Handkassen<br />
• Überschriften der Einzahlungstabelle im Kassenbuch:<br />
Im Kassenbuch sind verschiedene Felder für die eingezahlten Geldbeträge vorgesehen. Hier<br />
können Sie die Bezeichnungen für diese Felder frei bestimmen.<br />
• Einzahlungen dieses Fachs recyceln:<br />
Geben Sie an, ob Einzahlungen dieses Fachs in dieser Kasse wieder für Auszahlungen<br />
verwendet werden (Recycling) oder ob es sich um durchlaufende Posten handelt.<br />
• Sonstiges im Kassenbuch:<br />
Legen Sie hier die Bezeichnungen der Rubrik V - Sonstiges im Kassenbuch fest.<br />
• automatische Kassenbuchkontrolle:<br />
Wählen Sie dieses Kästchen, wenn Sie möchten, dass GEO einmal täglich die Kassenbücher<br />
kontrolliert, die einen maximalen Differenzbetrag nicht übersteigen. Den Differenzbetrag legen<br />
Sie zentral in den Einstellungen fest.<br />
• Kleinstgeschäftstelle:<br />
Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich um eine kleine Geschäftstelle handelt.<br />
Kassenbuchaufnahme und -Kontrolle können dann und nur dann von demselben Mitarbeiter<br />
durchgeführt werden.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
5.4.8 Charakteristik bei GAAs / Recyclern / Ein-Auszahlgeräten<br />
Die folgenden Einstellungen dienen als Grundlage der Bestückungsberechnung, solange noch keine<br />
statistischen Daten vorliegen. 1)<br />
• Maximaler Bestand:<br />
Der höchst mögliche Bestand ergibt sich aus der Summe, die versichert ist, oder aus der<br />
Anzahl der Scheine, die geladen werden können.<br />
Bitte beachten Sie bei der Eingabe des Maximalbestandes: 2300 Scheine je Kassette ergeben<br />
maximal mögliche 195.500,- € bei Bestückung der Kassetten mit 50, 20, 10 und 5 Euronoten.<br />
Wenn dieser Automat Haushaltsmischung auszahlt, sollte die 20er Kassette nur ca. halb<br />
gefüllt werden, da sonst der Gesamtbestand nicht die wirkliche Verteilung der auszahlbaren<br />
Scheine wiedergibt. Geben Sie in einem diesem Fall als Maximalbetrag nur 173.500,- € an.<br />
(2300*50 + 1200*20 + 2300*10 + 2300*5)<br />
• Maximaler Transportbetrag:<br />
Dieser Betrag ergibt sich aus den versicherten Beträgen beim Anliefern des Geldes. (Stand<br />
Jan. 2006: eine Person darf 100.000,- €, zwei Personen 200.000,- € transportieren.) Lassen<br />
Sie dieses Feld auf 0,00, wenn Transportbeschränkungen nicht berücksichtigt werden<br />
müssen. Werden mehrere Geräte einer Geschäftsstelle gleichzeitig bestückt, können über die<br />
Filialeinstellungen die Gesamtsummen vorgegeben werden.<br />
Die folgenden Einstellungen dienen immer als Berechnungsgrundlage und haben Einfluss auf die<br />
Bestückungstage.<br />
• Kassettentausch:<br />
Geben Sie an, ob beim Bestücken des Geldautomaten die Kassetten komplett ausgetauscht<br />
werden, oder ob die Kassetten aufgefüllt werden.<br />
GEO errechnet dann entweder die neue Gesamtsumme in den Kassetten oder die Differenz,<br />
die notwendig ist, um die optimale Befüllung zu gewährleisten.<br />
Wählen Sie Variabel, wenn zwischen Kassettentausch und Nachlegen gewechselt wird. Ihnen<br />
stehen dann weitere Optionen zur Einstellung des Wechsels zur Verfügung:<br />
• Kassettentausch jedes x. mal:<br />
Jedes x-te Befüllung wird zum Kassettentausch, alle anderen zum Nachlegen<br />
berechnet<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
• Kassettentausch alle x Wochen:<br />
Alle x Wochen findet anstatt Nachlegen ein Kassettentausch statt.<br />
• Kassettentausch alle x Monate:<br />
Alle x Monate findet statt Nachlegen ein Kassettentausch statt.<br />
• Variabel:<br />
Wählen Sie diese Option, wenn GEO selbständig den starren oben eingestellten<br />
Rhythmus verändern soll.<br />
• Befüllung an den Wochentagen:<br />
Geben Sie an, an welchen Wochentagen der Automat bestückt werden kann.<br />
• Bei einer Bestellung wird:<br />
Wählen Sie zwischen „die gesamte benötigte Geldmenge bestellt“ oder „der Maximalbestand<br />
nie überschritten“. Letztere Einstellung hat zur Folge, dass in den Anhängen der<br />
Bestückungsmail Beträge, die über den Maximalbestand hinaus gehen, nicht ausgewiesen<br />
werden.<br />
Bei Geräten mit Einzahlfunktion haben Sie zusätzlich folgende Optionen:<br />
• Maximale Anzahl Scheine Rejectfach/Einzahlbox:<br />
Geben Sie an, wie viele Scheine das Rejectfach bzw. die Einzahlbox aufnehmen kann.<br />
Die nachfolgenden Einstellungen werden benötigt, damit GEO erkennen kann, wann entnommene<br />
Beträge aus dem Gerät zur Abholung verfügbar sind.<br />
• Einzahlbox wird … geleert:<br />
Geben Sie an, ob die Einzahlbox vor oder nach der Abgabe/Lieferung entleert wird und ggf.<br />
wieviele Tage zwischen Entleerung und Abgabe liegen müssen.<br />
• Kassetten werden … geleert:<br />
Geben Sie an, ob die Kassetten vor oder nach der Abgabe/Lieferung entleert werden und ggf.<br />
wieviele Tage zwischen Entleerung und Abgabe liegen müssen.<br />
• Es werden .. Tage Vorlauf benötigt:<br />
Geben Sie an, vie viele Tage zwischen Entnahme und Abgabe generell liegen müssen.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
5.4.9 Kassenberechnung<br />
Wie bei GAAs und Recyclern dienen diese Daten als Grundlage der Berechnung. Die Felder<br />
Maximalbestand, maximaler Transportbetrag sowie Lieferung/Abholung an Wochentagen<br />
entsprechen denen beim GAA.<br />
• Monatl. Einzahlungen (nicht recycelt):<br />
Geben Sie den durchschnittlichen Umsatz an nicht recycelbaren Einzahlungen an.<br />
• Monatl. Einzahlungen (recycelt):<br />
Geben Sie den durchschnittlichen Umsatz an recycelbaren Einzahlungen an.<br />
• Monatl. Auszahlungen:<br />
Geben Sie den durchschnittlichen Auszahlungs-Umsatz der Kasse an.<br />
• Kasse verfügt über AKT:<br />
Wählen Sie diese Option, falls die Kasse über einen AKT verfügt. AKTs können gesondert von<br />
der Handkasse berechnet werden.<br />
• Tabelle Berechnungs-Puffer (Anzahl Scheine):<br />
Mit dieser Tabelle stellen Sie die Berechnung der Handkassen durch GEO ein. Alle Angaben<br />
erfolgen in Anzahl Scheinen.<br />
• Bestellen:<br />
Wählen Sie aus, welche Scheine GEO überhaupt bestellen soll.<br />
• Mindestbestand:<br />
Dieser Bestand einer Scheinsorte darf auf keinen Fall unterschritten werden. Er dient<br />
als Sicherungspolster.<br />
• anfänglicher Wert:<br />
Anfangswert des Puffers, der sich je nach Aus- und Einzahlungen der einzelnen<br />
Scheine langsam ändert (s.u).<br />
• aktueller Wert:<br />
Dient zur Anzeige des momentan gültigen Werts des Puffers. Der hier angezeigte Wert<br />
je Scheinsorte ist der mittlere Bestand, auf den die Berechnung die einzelnen<br />
Scheinsorten auszurichten versucht.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
• Rücksetzen:<br />
Über diese Schaltflächen können Sie einzelne oder alle Scheinsorten auf den<br />
einstellbaren Anfangswert zurücksetzen.<br />
• Profil Gebindegrößen:<br />
Legen Sie hier ein Profil der Gebindegrößen für die Bestellungen und Abholungen fest, das<br />
diese Kasse verwendet. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld, erhalten Sie die<br />
Auswahlliste aller aktivierten Profile, aus dem Sie eins auswählen können.<br />
Ist kein Profil definiert, benutzt GEO das Standard-Profil der Bundesbank.<br />
5.4.10 GAA Bestellungen<br />
• Monatlicher Umsatz Vorgabe:<br />
Durchschnittlicher Umsatz des Automaten.<br />
• Zusatzbetrag (Bodensatz):<br />
Bei einigen GAA-Typen können aus technischen Gründen nicht alle Scheine aus den<br />
Kassetten ausgezahlt werden. Multiplizieren Sie die Anzahl der Scheine mit dem Wert und Sie<br />
erhalten den sogenannten Bodensatz. Beispiel: Es müssen ca. 30 Scheine in den Kassetten<br />
bleiben. Bei 4 Scheinsorten entspricht das 2.550,00 €. (30*5,00 + 30*10,00 + 30*20,00 +<br />
30*50,00)<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
Über diesen Betrag kann auch ein Sicherheitspolster bei der Bestückung eingerechnet<br />
werden.<br />
• Bestückbar:<br />
Wählen Sie, welche welche Scheinesorte bestückbar ist.<br />
• Maximale Anzahl Scheine:<br />
Eine Grundeinstellung aus dem Einstellungsdokument steuert Institutsweit die maximale<br />
Anzahl von Scheinen, die in die Kassetten gefüllt werden können. Bei speziellen Automaten<br />
kann es sinnvoll sein, diesen Wert zu überschreiben. (z.B. Bestückung mit 2 Kassetten<br />
gleicher Scheinsorte) Geben Sie die maximale Anzahl Scheine für jede Scheinsorte des<br />
Automaten an. Wenn die Standardeinstellungen genommen werden sollen, lassen Sie alle<br />
Felder leer oder geben Sie 0 ein.<br />
• Bestückung vorziehen, wenn leer:<br />
Wählen Sie aus, ob Sie den Leerlauf einzelner Scheinsorten ignorieren wollen, wenn der<br />
Gesamtbetrag für eine Auszahlung noch ausreicht.<br />
Scheinverteilung<br />
• Durchschn. Auszahlungsbetrag:<br />
Aus dem Auszahlungsbetrag werden die benötigten Schein-Stückelungen errechnet solange<br />
es noch keine aussagekräftige Statistik gibt.<br />
• Wählen Sie, je nach Einstellung Ihrer GAAs, zwischen Haushaltsmischung und<br />
Kassettenfüllstand. Entsprechend der Vorgabe werden die Scheinstückelungen bestellt. Wir<br />
empfehlen möglichst die GAAs auf füllstandsabhängige Auszahlung einzustellen, damit ein<br />
verändertes Kundenverhalten nicht zu Engpässen bei einzelnen Scheinen führt.<br />
• Vorgabe:<br />
Hier sehen Sie, welche Bestückungsverteilung sich entsprechend der Vorgaben ergibt. Sie<br />
können auch Stückelungen manuell eingeben. Ihre Eingabe wird wieder überschrieben,<br />
sobald Sie den Knopf neu berechnen (verfügbar nur beim Bearbeiten des Dokuments)<br />
drücken. Diese Berechnung ermittelt anhand des durchschnittlichen Auszahlbetrages eine<br />
Standard-Stückelung.<br />
• immer benutzen:<br />
Wählen Sie diese Option, wenn die Statistik z.B. nach einer Konfigurationsänderung nicht<br />
übernommen werden soll. Wenn keine Scheinzähler-Statistiken zur Verfügung stehen werden,<br />
wird automatisch immer die Vorgabe zur Berechnung herangezogen.<br />
• Aktuell:<br />
Hier wird die aktuelle Verteilung im Auszahlverhalten angezeigt. Dabei wird ein Zeitraum von<br />
ca. 1-2 Wochen berücksichtigt. Sie können diese aktuellen Werte im Bearbeitungsmodus<br />
durch Drücken der Schaltfläche übernehmen direkt in die Scheinverteilung übernehmen.<br />
• Die Scheine werden:<br />
Wählen Sie zwischen immer in der benötigten Stückelung bestellt, wenn die Scheinverteilung<br />
der Bestellung dem Auszahlverhältnis entsprechen soll, auch wenn dadurch mehr Scheine für<br />
eine Kassette bestellt werden könnten, als hinein passen. Wählen Sie bei höheren Beträgen<br />
auf andere Scheinsorten verteilt, wenn Sie nach Möglichkeit den maximal möglichen Betrag in<br />
das Gerät füllen möchten.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
• Profil Gebindegrößen:<br />
Legen Sie hier ein Profil der Gebindegrößen fest, das dieses Gerät verwendet. Klicken Sie auf<br />
den Pfeil neben dem Eingabefeld, erhalten Sie die Auswahlliste aller aktivierten Profile, aus<br />
dem Sie eins auswählen können.<br />
Ist kein Profil definiert, benutzt GEO das Standard-Profil der Bundesbank.<br />
• Sicherheitsbetrag am Bestückungstag:<br />
Über diesen Betrag lassen sich die variablen Zeitpunkte der Bestückungen abpuffern. Sie<br />
haben die Auswahl zwischen:<br />
• kleiner Betrag: Es wird ein kleiner Betrag (ca. 1/6 eines Tagesumsatzes) zusätzlich<br />
eingerechnet. Diese Einstellung ist für Automanten gedacht, die per Kassettentausch<br />
immer zur selben Stunde (z.B. 09:00) bestückt werden.<br />
• halber Tagesumsatz<br />
• 3/4 Tagesumsatz<br />
• ganzer Tagesumsatz<br />
5.4.11 Recycler/Ein-Auszahler Einzahlungen<br />
Ähnlich den Einstellungen auf der Seite Bestellungen dienen diese Einstellungen der Vorgabe für<br />
Berechnungen ohne ausreichende Statistik.<br />
• Monatl. Einzahlungen Vorgabe:<br />
Geben Sie hier die durchschnittliche Einzahlungsumme der letzten Monate an.<br />
• Anteil von 100.000,-:<br />
Aufteilung der eingezahlten Scheine in die verschiedenen Scheinsorten. Geben Sie die Werte<br />
so an, dass ungefähr eine Gesamtsumme von 100.000,- Euro entsteht. Dadurch wird die<br />
Vergleichbarkeit der Automaten untereinander erhöht.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
• Recyclingrate in Prozent<br />
Schätzen Sie die Wiederverwertbarkeit der einzelnen Scheinsorten in diesem Automaten. Das<br />
Programm errechnet daraus eine Gesamtrecycling-Rate.<br />
• Aktuell<br />
In diesen Zeilen werden die zur Zeit erreichten Einzahlquoten sowie die Recyclingrate<br />
angezeigt. Dabei wird ein Zeitraum von ca. 2-4 Wochen berücksichtigt.<br />
• Recycler-Standard eintragen:<br />
Hiermit tragen sie für Recycler typische Werte in die Recycling-Raten und die Scheinverteilung<br />
der Einzahlungen ein<br />
• Twinsafe-Standard eintragen:<br />
Hiermit tragen sie für Twinsafes typische Werte in die Recycling-Raten und die<br />
Scheinverteilung der Einzahlungen ein<br />
• Aktuelle Werte übernehmen:<br />
Hiermit übernehmen sie die aktuell ermittelten Verteilungen in die Vorgaben für Recycling-<br />
Raten und die Scheinverteilung.<br />
5.4.12 Recycler/Ein-Auszahler Automatik-Modus<br />
Hier werden Daten<br />
angezeigt, die GEO aus der Vergangenheit ermittelt hat und die den aktuellen Umsatzwerten des<br />
Gerätes entsprechen, wobei eine stärkere Gewichtung auf der jüngeren Vergangenheit liegt.<br />
• Automatik-Modus:<br />
Wählen Sie diese Option, wenn Sie das Gerät vollständig von GEO berechnen und<br />
überwachen lassen möchten. Die Tab-Reiter Bestellungen und Einzahlungen sind dann nicht<br />
mehr verfügbar, die dort gemachten Einstellungen werden vollständig durch die errechneten<br />
Werte ersetzt.<br />
• Monatlicher Umsatz:<br />
Dies ist jeweils für Aus- und Einzahlungen getrennt der gewichtete Mittelwert aus der<br />
Vergangenheit.<br />
• akt. Korrekturfaktor:<br />
zeigt die Abweichung des Auszahlverhaltens des Geräts gegenüber den eingestellten und<br />
historischen Werten. Ein Wert größer Null deutet auf geringere Auszahlungen, ein Wert kleiner<br />
Null auf höhere Auszahlungen. Dieser Faktor kommt bei der Berechnung entsprechend den<br />
Einstellungen unter Einstellungen->Zeiträume stärker oder schwächer zur Anwendung.<br />
• Errechnete Scheinverteilung:<br />
zeigt die Verteilung der Auszahlungen sowie bei Geräten mit Einzahlfunktion die Einzahlungen<br />
sowie die Recycling-Rate. Im Automatik-Modus werden diese Daten laufend mit den aktuellen<br />
Werten abgeglichen und können sich daher täglich geringfügig ändern. Ist der Automatik-<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
Modus nicht aktiv, werden die Werte mit den manuellen Einstellungen abgeglichen und ändern<br />
sich nur dann, wenn auch die Vorgaben geändert werden.<br />
5.4.13 Recycler/Ein-Auszahler Voreinstellungen prüfen<br />
Unter dem Punkt Voreinstellungen haben Sie die Möglichkeit, auf einen Blick die voreingestellten<br />
Stückelungen zu überprüfen. Das rote Kreuz markiert alle Werte, die der Überprüfung bedürfen, da<br />
die eingestellten und aktuellen Scheinstückelungen mindestens einer Scheinsorte um mindestens<br />
15% differieren. Beachten Sie dabei bitte, dass bei Umstellung der Stückelung im Gerät (andere<br />
Kassetten, Umstellung von Haushaltsmischung auf Kassettenfüllstand, Ersetzen eines GEA durch<br />
einen Recycler) sich die aktuellen Werte erst langsam an das geänderte Auszahlverhalten anpassen<br />
müssen. Dieser Vorgang dauert abhängig vom Gerät und der Umstellung ca. einen Monat.<br />
5.5 Checkliste Revisionsprotokoll<br />
Die im Revisionsprotokoll der Kassenbücher angezeigte Checkliste kann den eigenen Bedürfnissen<br />
angepasst werden. Jedes Element der Liste erhält eine eindeutige laufende Nummer, die Einträge 1-<br />
8 sind die bereits vorgegebenen Einträge der bisherigen Checkliste und können nicht bearbeitet<br />
werden. Mit „Neu“ fügen Sie neue Einträge der Liste hinzu:<br />
Die neu hinzugefügten Elemente können jederzeit geändert werden.<br />
Einträge können nicht gelöscht werden, damit bereits erfasste Revisionsprotokolle weiterhin aufrufbar<br />
bleiben. Um Einträge aus der laufenden Erfassung zu entfernen, deaktivieren Sie diese. Der Eintrag<br />
wird nun nicht mehr in der Ansicht Checkliste Revisionsprotokoll angezeigt und auch nicht mehr in<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
den Revisionsprotokollen der noch nicht abgeschlossenen Kassenbücher.<br />
Wollen Sie einen deaktivierten Eintrag wieder aktivieren, wählen Sie den Unterpunkt alle, in der auch<br />
die inaktiven Einträge gezeigt werden, und reaktiviern den entsprechenden Eintrag.<br />
5.6 Gruppen<br />
Zwei unterschiedliche Arten von Gruppen stehen zur Verfügung.<br />
5.6.1 Anzahl Fahrten pro Tag<br />
Mit diesem Gruppentyp lässt sich die Anzahl der zu bestückenden Geräte pro Tag beschränken.<br />
Tragen Sie in der Tabelle für jeden Wochentag die maximale Anzahl der Bestückungen ein.<br />
• Ausnahmen:<br />
Hier können Sie für jeden Kalendertag Ausnahmen zu den in der Tabelle angegebenen<br />
Fahrten angeben und damit die Anzahl der Fahrten für diesen speziellen Tag ändern. Ein<br />
Doppelklick auf einen der Tage öffnet eine weitere Maske, in der Sie die Anzahl erfassen und<br />
ändern können:<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
• Bei sehr hohen Umsätzen:<br />
Diese Option kommt zum Tragen, wenn keine Möglichkeit gefunden wird, die maximalen<br />
Bestückungen pro Tag unter Berücksichtigung der möglichen Befüllungstermine und der<br />
Maximalsummen einzuhalten. Wählen Sie Zusatzfahrten einplanen, wenn Sie in diesem Fall<br />
mehr Geräte als eigentlich möglich befüllen wollen, oder Maximalbestand erhöhen, wenn<br />
unter diesen Umständen die Befüllsummen der Geräte auch die Maximalbestände<br />
überschreiten dürfen. Achtung: Wird die letzte Option gewählt kann es unter sehr<br />
ungünstigen Umständen zu sehr hohen Befüllsummen für ein Gerät kommen.<br />
5.6.2 Umsatzhöhe<br />
Diese Gruppen dienen dazu, für bestimmte Zeiträume unabhängig von den Filialzuordnungen die<br />
Befüllsummen um einen prozentualen Anteil zu erhöhen. Außerdem können Sie bei dieser Gruppe<br />
zusätzliche Bestückungstage für alle Geräte der Gruppe datumsbezogen einrichten, um z.B. vor<br />
einem Straßenfest ein Gerät zusätzlich auch am Freitag davor befüllen zu können.<br />
Beide Gruppentypen lasen sich durch Eintragungen in beide Rubriken kombimieren.<br />
Nach Einrichtung der Gruppe ordnen Sie die Kassen direkt unter Einstellungen -> Kassen den<br />
Gruppen zu.<br />
1) Im laufenden Betrieb werden diese Zahlen weiterhin benutzt, um die Plausibilität der Voraussagen<br />
zu kontrollieren. Daher sollte diese Zahlen in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Durch eine<br />
absichtliche Überhöhung der Werte lässt sich auch das Vorhersageverhalten von GEO verändern.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
6. Installation<br />
6.1 Vorbereitungen<br />
Vorbereitungen als PDF-Datei: geo_vorbereitungen_05.02.2007.pdf<br />
6.1.1 Allgemeiner Aufbau<br />
Der Notes-Domino-Server und der <strong>CAP</strong>-Server sollten unbedingt an der gleichen Lokation stehen.<br />
Hier bietet sich die technische Hauptstelle an.<br />
6.1.2 Lotus Notes<br />
Auf dem <strong>CAP</strong>-Server muss eine Notes-Workstation (R6 Client oder höher) eingerichtet werden, über<br />
die Ihre GEO-Datenbank automatisch aktualisiert wird.<br />
Hierfür wird ein Notes-User benötigt, der sich auf dem <strong>CAP</strong>-Server automatisch in Notes anmeldet.<br />
Gehen Sie folgendermaßen vor:<br />
• Richten Sie in Notes eine User-ID z.B. GEO Dummy ein und registrieren Sie diesen User.<br />
Vergeben Sie ein Passwort Ihrer Wahl (Min. 6 Stellen ohne Leerzeichen). Erstellen Sie eine<br />
ID-Datei xxxxxxx.ID. Die Datei wird später am <strong>CAP</strong>-Server benötigt. Folgende Zugriffsrechte<br />
sind einzurichten:<br />
• Serverzugriff auf Ihre Domino-Server<br />
• Leserechte auf das öN&A<br />
• Richten Sie für die tägliche Arbeit mit GEO Gruppen für die unterschiedlichen Tätigkeiten ein<br />
(nnnn steht für Ihre Institutsnummer).<br />
• z.B. nnnn GEO Administatoren<br />
• z.B. nnnn GEO Supervisoren<br />
• z.B. nnnn GEO Kassenpersonal (mit Kontrolle)<br />
• z.B. nnnn GEO Revisoren<br />
Die Funktionen und Rechte der einzelnen Benutzergruppen ist unter Zugriffsberechtigungen<br />
beschrieben.<br />
Während der Installation benötigt der User GEO Dummy Manager-Rechte auf die Datenbank GEO.<br />
Außerdem muß die Funktion [Admin] zugeordnet sein.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
6.1.3 Vorbereitungen für GAD-Banken<br />
Allgemein<br />
Bitte füllen Sie die nachfolgende Excel-Tabelle mit Ihren Geschäftsstellen- und Kassendaten.<br />
Excel-Tabelle Vorbereitungen<br />
Historische Daten aus dem Dokumenten <strong>Management</strong> System / DMS (ehemals BB3 Archiv)<br />
Bitte stellen Sie uns die erforderlichen Umsatzdaten aus dem DMS zur Verfügung.<br />
1. Im DMS sind die Menüpunkte Suche, Daten und Umsatzübersicht aufzurufen.<br />
2. In der Bildschirmanzeige ist als Suchzeitraum z.B. 01.04.2008 bis 31.03.2009 einzugeben.<br />
3. Als Konto ist die Sachkonto-Nummer des ersten GAAs/Recyclers einzugeben.<br />
Jetzt werden die Daten gesucht - bitte etwas Geduld!<br />
4. Sobald die Daten für einen GAA vollständig sind, bitte mit dem vorgesehenen Menüpunkt als<br />
PDF.Datei (Acrobat Reader) abspeichern (nicht drucken). Als Dateiname muß die jeweilige 3stellige<br />
Kassennummer genommen werden, z.B. 074.PDF<br />
5. Für die nächsten GAAs/Recycler bitte die Schritte 3. und 4. wiederholen.<br />
6. Zusätzlich werden für die Bereinigung der Zahlen noch die Umsätze der Konten benötigt, über<br />
die die automatischen Gegenbuchen der Bestückungen abgewickelt werden. Gehen Sie dabei<br />
genauso vor, wie für die GAA-Kassenkonten, und geben Sie als Dateinamen zum Beispiel<br />
gegenkonto.pdf ein.<br />
IP-Netzwerk und GAD-Firewall<br />
Der <strong>CAP</strong>-Server kommuniziert mit Servern der GAD. Für eine reibungslose Kommunikation muß im<br />
Firewall-System der GAD eine Netz-IP-Adresse freigegeben werden. Geben Sie in einem CMD-<br />
Fenster an einem PC in der technischen Hauptstelle, in der der <strong>CAP</strong>-Server installiert werden soll,<br />
ipconfig ein. Sie erhalten folgende Anzeige:<br />
Ethernetadapter "LAN-Verbindung 6":<br />
Verbindungsspezifisches DNS-Suffix: intern.cap.de<br />
IP-Adresse. . . . . . . . . . . . : 10.168.3.11<br />
Subnetzmaske. . . . . . . . . . . : 255.255.255.0<br />
Standardgateway . . . . . . . . . : 10.168.3.1<br />
Die benötigte IP-Adresse beginnt bei Ihnen 10. Bitte leiten Sie die ersten 3 Stellen an <strong>CAP</strong> weiter. (Im<br />
Beispiel: 10.168.3)<br />
GAAs sb-manager Freigabe<br />
Ordnen Sie allen GAAs im GAD sb-manager die Dienstleistung GEO zu. Dafür muß zuerst „<strong>CAP</strong><br />
Computer-Anwendungen GmbH“ als Dienstleister freigeschaltet werden. Folgen Sie den<br />
Anweisungen im GAD Sollkonzept (sb-manager).<br />
6.1.4 WindowsXP PC<br />
Voraussetzungen für den <strong>CAP</strong>-Server-PC:<br />
(Der PC wird von der Bank gestellt, kann aber auch von <strong>CAP</strong> geliefert werden.)<br />
• PC-Modell mit min. 512 MB Speicher<br />
• Ethernet im Netz der Bank<br />
• CD-ROM Laufwerk oder USB-Port vorhanden<br />
• WindowsXP mit aktuellem ServicePack<br />
Es können die folgenden Vorbereitungen während der Installation getroffen werden:<br />
• Lokaler Benutzer als Administrator einrichten<br />
• Lokale Lotus Notes Installation (wie für ein Notebook)<br />
Bitte installieren Sie das Lotus-Notes-Administrator-Programm mit auf dem <strong>CAP</strong>-Server.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
6.2 Datenbank Installation<br />
Sowohl die GEO-Installation als auch GEO-Updates bestehen, wenn nicht anders beschrieben, aus<br />
dem Anpassen der Lotus Notes Datenbank und der Programmanpassung auf dem GEO-Server.<br />
Sie erhalten von uns eine Schablone (NTF) GEO, aus der eine Datenbank und ein Dokumentarchiv<br />
erstellt wird. Richten Sie die Datenbank ein, wie unten angezeigt.<br />
Der Dateiname und der Titel der Datenbank kann frei gewählt werden. Erstellen Sie die Datenbank<br />
auf einem Server, der allen Mitarbeitern zugänglich ist, die GEO nutzen sollen.<br />
Legen Sie dann noch aus der gleichen Schablone die Archiv-Datenbank an.<br />
Die Installation der Programme auf dem GEO-Server unterscheidet sich nicht von dem Programm-<br />
Update und ist daher unter 6.3.2 Update der GEO-Server-Programme beschrieben.<br />
6.3 Update der Installation<br />
• 6.3.1 Gestaltung der Datenbank aktualisieren<br />
• 6.3.2 Update der GEO-Server-Programme<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
6.4 Notes & Zugriffsberechtigung<br />
6.4.1 Replizierung<br />
Wenn die Datenbank auf andere Domino-Server repliziert werden soll, sind für die beteiligten Server<br />
folgende Zugriffsrechte einzustellen:<br />
Benutzertyp: Unbestimmt<br />
Zugriff: Manager<br />
Dokumente löschen: Ja<br />
Funktionen: [Superv] und [Admin]<br />
Außerdem muß natürlich das Unterverzeichnis, in dem die GEO-Datenbank installiert ist, im<br />
Replizierpfad des Verbindungsdokumentes liegen.<br />
6.4.2 Zugriffsberechtigungen<br />
• Alle Mitarbeiter, die Kassenbücher aufnehmen und/oder kontrollieren sollen, bekommen das<br />
Zugriffsrecht Editor.<br />
• Alle Mitarbeiter, die Geldbestellungen aufgeben sollen, aber nur die eigenen Bestellungen<br />
verändern dürfen, bekommen das Zugriffsrecht eines Autors.<br />
• Die Funktion Dokumente löschen sollte für Editoren und Autoren deaktiviert sein.<br />
• Alle Mitarbeiter, denen nicht die Funktionen [Superv] oder [Admin] zugewiesen wurde,<br />
bekommen als Menü die Kassenbuch- und Geldlieferungs-Verwaltung angezeigt.<br />
Die Zugriffsrechte für die einzelnen Benutzergruppen sollten dementsprechend folgendermaßen<br />
angelegt werden:<br />
Zugriff Löschen [Admin] [Kontroller] [Superv] [Revisor] [Geldearbeiter] [BearbeiterKasse]<br />
Administrator (NotesAdmin) Manager bei Bedarf X X<br />
Supervisor für GEO Editor Ja X (X) X (X) (X)<br />
Kassierer Autor Nein (X) (X)<br />
Kassierer mit Kontrolle Editor Nein X<br />
Revisor Editor Ja X X<br />
GEO GEODummy Editor Ja X X<br />
6.4.3 Die [Admin] Rolle<br />
Benutzer, denen die [Admin] Rolle zugeordnet ist, können die Einstellungen für den Betrieb eingeben<br />
und ändern.<br />
Das Hauptmenü mit allen Einstellungsmöglichkeiten wird angezeigt.<br />
Folgende Funktionen kann nur ein [Admin] durchführen:<br />
• Daten archivieren<br />
• Lizenznummern eingeben<br />
• Versionsanpassung (nach Datenbankupdate)<br />
• Archivieren<br />
6.4.4 Die [Kontroller] Rolle<br />
Die [Kontroller] Rolle berechtigt den Benutzer dazu, Kassenaufnahmen gegenzuzeichnen.<br />
6.4.5 Die [Revisor] Rolle<br />
Die [Revisor] Rolle berechtigt den Benutzter dazu, Kassenbücher zu löschen.<br />
6.4.6 Die [Superv] Rolle<br />
Die [Superv] Rolle berechtigt den Benutzer dazu, Kassen anzulegen, Zuordnungen für Kassierer<br />
vorzunehmen und Geldbestellungen zu bestätigen oder zu löschen.<br />
Das Hauptmenü mit allen Einstellungsmöglichkeiten wird angezeigt.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
6.4.7 Die [Geldbearbeiter] Rolle<br />
Die [Geldbearbeiter] Rolle berechtigt den Benutzer dazu, Änderungen an den berechneten<br />
Bestellungen für GAAs und Recycler durchzuführen wie Betrags- und Datumsänderungen,<br />
Berechnungsfreigabe und Markierung eines Befüllungsvorschlags als erledigt. Außerdem dürfen<br />
[Geldbearbeiter] auf alle GAAs/Recycler zugreifen.<br />
6.4.8 Die [BearbeiterKasse] Rolle<br />
Die [BearbeiterKasse] Rolle unterscheidet sich von der Rolle [Geldbearbeiter] lediglich dadurch, dass<br />
[BearbeiterKasse] nur auf die GAAs/Recycler zugreifen dürfen, für die sie als Kassierer eingetragen<br />
sind.<br />
6.5 GEO Datenbank-Verlagerung<br />
Für das Verschieben der Datenbank auf einen anderen Domino-Server sind die folgenden Schritte<br />
notwendig.<br />
1. Stoppen der Anwendung auf dem GEO-Server<br />
2. Verschieben der Datenbanken<br />
3. Einstellen des neuen Domino-Servers in der Datenbank<br />
4. Reaktivieren der Agenten<br />
5. Verweisen auf den neuen Domino-Server am GEO-Server<br />
6. Neustart der Anwendung<br />
7. Benachrichtigung der Benutzer<br />
1. Bis Version 3.0x.xxx: Drücken Sie am GEO-Server im Fenster STARTGEO.CMD die Esc-<br />
Taste und bestätigen Sie das Beenden des Programms. Schließen Sie das Fenster<br />
REBOOT.EXE<br />
Ab Version 3.1x.xxx: Deaktivieren Sie vorübergehend den geplanten Task geostart<br />
2. Verschieben Sie alle zu GEO gehörenden Datenbanken auf Ihren neuen Domino- Server. Die<br />
Datenbanken liegen alle im selben Verzeichnis.<br />
Die Datenbanken:<br />
GEO.NSF<br />
GEOArchivXXXX.NSF<br />
GEOACL.NSF<br />
Sie können die Verzeichnisse beibehalten oder auch die Datenbanken gemeinsam in ein<br />
anders benanntes Verzeichnis legen.<br />
3. Rufen Sie die GEO-Datenbank vom neuen Standort aus auf und editieren Sie das<br />
Einstellungsdokument.<br />
Geben Sie den neuen Servernamen und den neuen Pfad der GEO.NSF an.<br />
Erstellen Sie die gleichen Einträge in den Einstellungen der GEOACL.NSF (Filialanmeldung).<br />
4. In der GEOACL muß auf dem neuen Server der Agent für die Automatische Zugriffskontrolle<br />
wieder aktiviert werden.<br />
5. Starten Sie Lotus Notes am GEO-Server und holen Sie die neue GEO-Datenbank auf die<br />
Arbeitsoberfläche. Starten Sie die GEO-Datenbank,navigieren Sie zu Einstellungen →<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
Einstellungen und wählen sie im Menü den Eintrag Installation→Einstellungen speichern.<br />
6. Die Umstellung ist beendet.<br />
Bis Version 3.0x.xxx: Starten Sie den GEO-Server neu.<br />
Ab Version 3.1x.xxx: Reaktivieren sie den geplanten Task geostart<br />
7. Benachrichtigen Sie alle Mitarbeiter, die mit GEO arbeiten, über den neuen Standort der<br />
Datenbank.<br />
Vermeiden Sie !!unbedingt!!, daß die Datenbank auf dem alten Server für Mitarbeiter noch<br />
erreichbar ist, nachdem der <strong>CAP</strong>- Server mit dem neuen Server arbeitet. Replikationskonflikte und<br />
fehlerhafte Bestellvorhersagen können dabei entstehen.<br />
6.6 Auto-Alarm<br />
Die GEO-Datenbank enthält einen speziellen Agenten, der einen großen Teil der automatischen<br />
Funktionen von GEO überwacht und bei Fehlersituationen Warnmeldungen verschickt.<br />
Der Agent muß nach jedem Schablonenwechsel aus dem Menü Aktionen neu aktiviert werden.<br />
Geben Sie unbedingt den Server an, auf den auch der <strong>CAP</strong>-Server zugreift, um den Agenten<br />
aktivieren.<br />
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GEO <strong>Cash</strong>-<strong>Management</strong> Version 3.15.001<br />
Überwacht werden:<br />
• Scheinzähler<br />
Ist ein GAA/Recycler-Bestand mit den Scheinzählern älter als 12 Stunden wir eine<br />
Warnmeldung erzeugt. Prüfen Sie den Automaten. Sollte diese Meldung für mehrere oder alle<br />
Automaten vorkommen ist die Datenversorgung zu überprüfen.<br />
• Berechnung und Mailversand<br />
Unabhängig von tatsächlich vorliegenden Bestellungen soll der <strong>CAP</strong>-Server an jedem Werktag<br />
einmal den Berechnungsablauf und den Mail-Versand starten. Bleibt dieser Start länger als 26<br />
Stunden aus, wird eine Warnmeldung erzeugt. Prüfen Sie in diesem Fall den <strong>CAP</strong>-Server.<br />
• Zuordnung Filiale ↔ Kassen<br />
Der Agent prüft, ob jeder Kasse in den Einstellungen eine gültige Filiale zugeordnet wurde und<br />
erzeugt eine Warnmeldung, wenn beispielsweise nach dem Umbenennen einer Filiale nicht<br />
alle Kassen geändert wurden.<br />
• Zuordnung Mail-Empfänger ↔ Kassen<br />
Der Agent prüft, ob jeder Kasse in den Einstellungen ein gültiger Mailempfänger zugeordnet<br />
wurde und erzeugt eine Warnmeldung, wenn beispielsweise nach dem Umbenennen eines<br />
Empfänger nicht alle Kassen geändert wurden. Gleichzeitig wird geprüft, ob zu jedem Mail-<br />
Empfänger auch Kassen zugeordnet sind.<br />
• Vorhandene Archive<br />
Der Agent prüft, ob alle benötigten Archiv-Datenbanken auch vorhanden sind. Solange Archiv-<br />
Datenbanken fehlen, läuft die Archivierung täglich anstatt wöchentlich.<br />
Wenn keinerlei Warnungen vorliegen, verschickt der Agent alle 48 Stunden eine OK-Meldung, daß<br />
keine GEO- Warnungen vorliegen.<br />
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