Kurzanleitung Mitgliedermeldung

Kurzanleitung Mitgliedermeldung
1 Datensicherung:
Vor und nach jeder Änderung/Aktion im BSSB_Win bitte unbedingt eine Datensicherung
(Sonstige Funktionen – Selektive Datensicherung) durchführen. Die Datei SICHER.ZIP
(C:\Programme\BSSB_Win\Daten) bitte nach dem Sichern in ein anderes Verzeichnis auf der
Festplatte oder, noch besser, auf ein anderes Medium (CDROM, DVD, USB-Stick, …) kopieren, da
sie bei der nächsten Datensicherung überschrieben wird.
2 Voraussetzung für die Abwicklung der Mitgliedermeldung:
Folgende Aktionen müssen vor der eigentlichen Mitgliedermeldung durchgeführt werden:
• aktuelles Update installieren (siehe: http://www.bssb.de/ 2kb-downloads.html)
• Datenabgleich durchführen
• die Daten der Mitglieder (Stammdatenverwaltung - Mitgliederverwaltung) auf Aktualität
prüfen:
◦ Neuzugänge wurden erfasst
◦ bei ausgetretenen Mitgliedern wurde das Austrittsdatum eingetragen
◦ bei den Vereinsfunktionären wurden die Adress- und Kommunikationsdaten (Telefon,
Mailadresse, …) kontrolliert/ergänzt
• die Daten des Vereins (Stammdatenverwaltung - Vereinsverwaltung) auf Aktualität
prüfen:
◦ die Vereinsfunktionäre wurden kontrolliert/ergänzt. Folgende Positionen sollten
mindestens gepflegt sein:
▪ 1. Schützenmeister
▪ Sportleiter
▪ Damenleiter
▪ Jugendleiter
▪ Postempfänger
▪ EDV-Referent Update/Ausweise/Mitglieder
▪ Zeitungsempfänger
(falls eine Position z. Zt. nicht besetzt ist, bitte den Stellvertreter / 1. Schützenmeister eintragen)
◦ die Bankverbindung des Vereins wurde kontrolliert/ergänzt
◦ die Standarten, Disziplinen und vorhandenen Stände wurden kontrolliert/ergänzt
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3 Mitgliedermeldung:
Sind alle Voraussetzung erfüllt, kann mit der eigentlichen Meldung begonnen werden. Diese
Anleitung behandelt nur die Meldung des Vereins an den Gau. Ergänzende Informationen finden
Sie ggf. in der Programmdokumentation (Windows-Hilfe F1).
Bitte wechseln Sie zum Bereich Beitragsabwicklung.
1. Abrechnungskennzeichen zurücksetzen
Nur bei der Jahresmeldung. Für die monatlichen Nachmeldungen dürfen die
Abrechnungskennzeichen nicht zurückgesetzt werden.
2. Beitragstabellen prüfen
Mit der aktuellen Programmversion sollten die aktuellen Beitragssätze bereits vorhanden
sein. Bitte überprüfen!
3. Vortrag der Beitragsklassen auf das neue Jahr
Achtung! Weichen Ihre vereinsinternen Beitragsklassen vom BSSB ab (z. B. Familienbeiträge,
Ehrenmitglieder beitragsfrei, Zweitmitglieder beitragsfrei, andere
Altersstruktur), dürfen Sie den Schalter Vereinsbeitragsklassen analog BSSB-BTK
vortragen nicht aktivieren! In diesem Fall müssen Sie Ihre Mitglieder manuell ändern.
4. Mitglieder gegenüber dem Gau abrechnen
Vereinsabrechnung → Abrechnung Mitglieder mit Eintrittsdatum bis 30.06.
Probelauf:
Abrechnung für das Jahr 20xx → Probedruck markieren → Start Abrechnung
Liste mit Mitgliedern und dem Abrechnungsdeckblatt erscheint als Probedruck und
Abrechnungskennzeichen wurden nicht gesetzt. Ist der Probedruck in Ordnung, kann die
Echtabrechnung durchgeführt werden.
Echtlauf:
Abrechnung für das Jahr 20xx → Probedruck demarkieren → Start Abrechnung
Liste mit Mitgliedern und dem Abrechnungsdeckblatt erscheint als Echtabrechnung. Über
das Symbol Exportieren (Kuvert mit rotem Pfeil links von 100%) in der Menüleiste die
Druckvorschau in das PDF-Format exportieren. Format Acrobat-Format (PDF) und Ziel
Datenträgerdatei mit OK bestätigen.
Ein Verzeichnis auswählen (z. B. Desktop, Eigene Dateien, …). Die Datei A_BeitAbrVG.pdf
dort abspeichern. Liste und Deckblatt ggf. ausdrucken und dann schließen.
Übertragung mit Ja starten. Weiter mit Nein – also keine Diskette! Die Datei TRAVN1.ZIP
im selben Verzeichnis (s. o.) abspeichern.
5. Was bekommt der Gau:
• Meldedatei (TRAVN1.ZIP bzw. TRAVN2.ZIP bei Nachmeldungen ab dem 01.07.) und
Abrechnungsdeckblatt mit Mitgliederliste (A_BeitAbrVG.pdf) per Mail an den
Referenten im Gau senden
• Geld auf das Konto vom Gau überweisen
Bitte bis spätestens 15.01.! Die o. g. Dateien bitte nur per eMail an den Referenten im Gau
versenden. Ein zusätzliches Versenden der Abrechnung per Post oder Fax ist nicht
erforderlich!
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4 Nachmeldungen:
Gemäß BSSB sollten Nachmeldungen i. d. R. monatlich erfolgen. Der Ablauf entspricht dem der
Mitgliedermeldung (siehe 3), jedoch ohne Rücksetzen der Abrechnungskennzeichen.
5 Passanträge für neue Mitglieder:
Neue Mitglieder erhalten ihre Ausweise automatisch mit der Mitgliedermeldung. Passanträge
müssen nur dann gestellt werden, wenn das Mitglied gleichzeitig in einen Zweitverein eintritt und
dort bestimmte Disziplinen schießen möchte. Hier ist der Passantrag für „Erstausstellung“
zusammen mit der Mitgliedermeldung einzureichen.
6 Erstvereinswechsel:
Da das Sportjahr bereits am 01. Oktober begonnen hat, ist ein Erstvereinswechsel bei der Jahresmeldung
mit einer Sperre des Schützen bis zum 30. Juni verbunden. Der Schütze erhält seinen
neuen Ausweis und damit die Startberechtigung für den neuen Erstverein deshalb erst im Juli. Es
sollte deshalb geprüft werden, ob der Erstvereinwechsel nicht erst im Rahmen der Passänderungen
(15. Juli – 15. August) vollzogen wird.
Sollte ein Mitglied mit der Jahresmeldung den Erstverein wechseln wollen, muss dies vom neuen
Erstverein im BSSB Win entsprechend erfasst/geändert und zudem schriftlich (Ausdrucken des
Passantrages im BSSB Win) beantragt werden. Der Antrag muss vom Mitglied und dem 1.
Schützenmeister (des neuen Erstvereins) unterschrieben sein und im Original, zusammen mit dem
alten Ausweis, per Post an den Referenten im Gau gesendet werden.
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