Landesbeschaffungsordnung Schleswig-Holstein

Landesbeschaffungsordnung Schleswig-Holstein
Gl.-Nr.: 2006.32
Fundstelle: Amtsbl. Schl.-H. 2005 S. 205, ber. S. 447
Bekanntmachung des Finanzministeriums
vom 18. Februar 2005
1. Geltungsbereich
Diese Landesbeschaffungsordnung gilt für die Landesbehörden des Landes
Schleswig-Holstein.
Die Vergabe von Aufträgen über Lieferungen und Leistungen durch die
Landesverwaltung richtet sich im Bereich der Verdingungsordnung für Leistungen -
ausgenommen Bauleistungen - (VOL) und der Verdingungsordnung für freiberufliche
Leistungen (VOF) in den jeweils geltenden Fassungen nach dieser
Beschaffungsordnung.
2 Definitionen
2.1 Bedarfe des Landes
Unter Bedarfe sind sämtliche Lieferungen und Leistungen zu verstehen, die für
Bedarfsstellen (Nr. 2.3) des Landes Schleswig-Holstein zu beschaffen sind.
2.2 Beschaffungsstellen sind die Zentrale Beschaffungsstelle der GMSH und die
Zentrale IT-Beschaffungsstelle bei Dataport (Nr. 2.2.1) sowie die
Sonderbeschaffungsstellen (Nr. 2.2.2).
2.2.1 Zentrale Beschaffungsstelle ist die zuständige Organisationseinheit der GMSH.
Zentrale Beschaffungsstelle für IT-Bedarfe ist die zuständige Organisationseinheit
von Dataport.
2.2.2 Das Finanzministerium kann bei Vorliegen besonderer Gründe die Beschaffung
bestimmter Bedarfe (insbesondere sicherheitssignifikante Güter, zeitkritische
Beschaffungen und Artikel, die der Geheimhaltung unterliegen) von der zentralen
Beschaffung ausnehmen sowie die Einrichtung von Sonderbeschaffungsstellen
genehmigen. Die Genehmigung von Sonderbeschaffungsstellen soll befristet erteilt
werden. In bestimmten Fällen, z.B. bei Justizvollzugsanstalten, können
Sonderbeschaffungsstellen unbefristet eingerichtet werden.
2.3 Bedarfsstellen sind die mittelbewirtschaftenden Dienststellen, die für sich und den
ihnen nachgeordneten Bereich (Verwendungsstellen) zur Erfüllung ihrer Aufgaben
Lieferungen und Leistungen benötigen.

3 Organisation, Zuständigkeiten
Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) nimmt gem. § 3 Abs. 4 Nr. 2
des Gesetzes zur Errichtung der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein
(GMSHG) nach Maßgabe gesonderter Vereinbarungen für sämtliche
Landesbehörden (Bedarfsstellen) die für deren Geschäftsbetrieb notwendigen
Beschaffungen vor. Die Zentrale Beschaffungsstelle (Nr. 2.2.1) ist damit zuständig für
die Beschaffung sämtlicher Bedarfe für alle Bedarfsstellen des Landes, soweit das
Finanzministerium keine Ausnahmen genehmigt (vgl. Nr. 2.2.2).
Abweichend hiervon ist die Dataport als Zentrale Beschaffungsstelle für IT-Bedarf
(Nr. 2.2.1) zuständig für alle Beschaffungen im IT-Bereich.
4 Artikelkatalog
Die Zentrale Beschaffungsstelle der GMSH hat in Zusammenarbeit mit den von den
Ressorts berufenen Koodinatorinnen/Koordinatoren für das Beschaffungswesen
einen Artikelkatalog über den zu beschaffenden standardisierten Verwaltungsbedarf
erstellt und den Bedarfsstellen mittels Einstellung in den GMSH-Online-Shop
bekanntgegeben. Er wird im Einvernehmen mit den Koordinatorinnen/Koordinatoren
ständig weiter entwickelt, wenn wirtschaftliche oder dienstliche Gründe dies
erfordern. Die Koordinatorinnen/Koordinatoren bilden die Schnittstelle der einzelnen
Ressorts zur Zentralen Beschaffungsstelle. Sie sind zuständig für die einzelne bzw.
alle Ressorts gemeinsam interessierenden Beschaffungsfragen.
Analog gilt dies für Dataport. Die Rolle der Koordinatorinnen/Koordinatoren
übernimmt dort die Controllingstelle für IT-Beschaffungen im Finanzministerium.
5 Aufgaben der Beschaffungsstellen
Jede Beschaffungsstelle nach Nr. 2.2 führt eine Bewerber- und Lieferantendatei, in
der zumindest Informationen über die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und
Zuverlässigkeit der möglichen Auftragnehmer zu vermerken sind. Sie sind zur
laufenden Marktbeobachtung verpflichtet. Ihnen obliegt insbesondere die
a) Beratung der Bedarfsstellen,
b) Vergabe von Lieferungen und Leistungen nach den hierfür geltenden
Verdingungsordnungen, Rechts- und Verwaltungsvorschriften einschließlich sozialer,
ökologischer, frauenfördernder und wirtschaftspolitischer Gesichtspunkte,
c) Mitwirkung bei der Geltendmachung von Ansprüchen aus Lieferungen und
Leistungen. Werden von der Bedarfsstelle festgestellte Mängel innerhalb eines
festgesetzten Zeitraumes durch den Lieferanten bzw. Leistungserbringer nicht
behoben, ist die jeweilige Beschaffungsstelle unter Vorlage des Vorgangs zu
unterrichten.
Die Beschaffungsstellen sorgen für den erforderlichen Informationsaustausch um
sicherzustellen, dass Erkenntnisse einer Beschaffungsstelle in die
Entscheidungsfindung anderer Beschaffungsstellen einfließen können.

6 Pflichten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Beschaffungs- und
Bedarfsstellen
6.1 Es dürfen nur solche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verpflichtungserklärungen
für die Beschaffungsstellen abgeben, die hierzu ermächtigt worden sind.
6.2 Preise, Vergütungen sowie allgemeine technische Bedingungen für Lieferungen
und Leistungen, die in Vergabeverfahren oder aufgrund von Rechnungen den
Beschäftigten der Beschaffungs- und Bedarfsstellen bekannt werden, sind vertraulich
zu behandeln, soweit die schutzwürdigen Interessen der Anbieter zu wahren sind (§
22 Nr. 6 VOL/A).
6.3 Beschaffungen werden von der GMSH und von Dataport im eigenen Namen
getätigt, soweit diese Beschaffungsstellen nicht aufgrund einer gesonderten
Vereinbarung im Namen und für Rechnung der Bedarfsstellen tätig werden. Im
Übrigen dürfen Beschaffungen nur auf Grund entsprechender Bestellung und für
Rechnung von Bedarfsstellen ausgeführt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
der Landesverwaltung und den Zentralen Beschaffungsstellen ist es nicht gestattet,
die behördlichen Beschaffungseinrichtungen und Beschaffungsvorteile für ihren
Privatgebrauch in Anspruch zu nehmen; insbesondere ist es untersagt, sich bei der
Deckung persönlichen Bedarfs auf Preise zu berufen, die mit Beschaffungsstellen
nach Nr. 2.2 vereinbart sind.
7 Revisionsprüfungen für Beschaffungsstellen
Die Beschaffungsstellen nach Nr. 2.2 sowie Beschaffungen im Einzelfall nach Nr.
2.2.2 sind regelmäßig zu überprüfen (Revisionsprüfungen). Die zuständigen
Einrichtungen schaffen für ihren Geschäftsbereich die hierfür erforderlichen
Rahmenbedingungen und regeln die Prüftätigkeit in einer Richtlinie. Wer mit der
Aufgabe der Revisionsprüfung zu betrauen ist, wird im Rahmen der
Organisationshoheit entschieden.
8 Korruptionsprävention der Beschaffungsstellen
Die Vergabe öffentlicher Aufträge ist wegen ihrer Finanzwirksamkeit in besonderem
Maße den Angriffen korruptiver und anderer gesetzwidriger Handlungen ausgesetzt.
Besonderes Augenmerk ist daher auf die Korrektheit des Vergabeverfahrens, der
Unterlagen und der Dokumentation zu richten.
Zur Korruptionsprävention sind insbesondere folgende Grundsätze einzuhalten:
- grundsätzlich ist zwischen Bedarfsstelle und Beschaffungsstelle zu trennen,
- Dienst- und Fachaufsicht sind besonders intensiv und sorgfältig wahrzunehmen
- Nebentätigkeitsgenehmigungen sind zu versagen, wenn zu besorgen ist, dass
durch die Nebentätigkeiten dienstliche Interessen beeinträchtigt werden,

- Vergabevorschriften sind genau zu beachten. Die Vorgehensweise im
Beschaffungsfall ist schriftlich zu dokumentieren. Die Unterschriftsbefugnis ist zu
regeln,
- an Ausschreibungen und insbesondere an der Zuschlagserteilung ist jeweils eine
weitere Mitarbeiterin oder ein weiterer Mitarbeiter zu beteiligen, die oder der an der
Ausschreibung nicht mitgewirkt hat,
Angebote sind rechnerisch zu prüfen,
- Ausschreibungsangebote sind nach Ablauf der Angebotsfrist bis zur Öffnung unter
Verschluss zu halten und durch eine Verhandlungsleiterin oder einen
Verhandlungsleiter zu öffnen, die oder der nicht an der Vergabe beteiligt ist,
- Angebote mit einem Gesamtvolumen über 5.000 Euro sind von mindestens einer
weiteren Mitarbeiterin oder einem weiteren Mitarbeiter rechnerisch zu prüfen,
- Vergaben sind nach Auftragsvolumen und Auftragnehmer statistisch zu erfassen.
9 Frauenförderung
9.1 Ab einem Auftragsvolumen von 10.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) und ab einer
Zahl von 21 Beschäftigten ist die Erarbeitung eines betrieblichen Frauenförderplanes
gem. Nr. 9.2 für das Unternehmen grundsätzlich zur Vertragsbedingung zu machen.
In jeder öffentlichen Ausschreibung, beschränkten Ausschreibung oder freihändigen
Vergabe ist ab einem Auftragsvolumen von 10.000 Euro auf die Verpflichtung nach
Nr. 9.1 hinzuweisen.
9.2 Zur Durchsetzung der tatsächlichen Gleichstellung von Männern und Frauen,
insbesondere bei Einstellung, Beschäftigung, beruflicher Bildung und beruflichem
Aufstieg ist durch die an einer Vergabe eines Auftrages beteiligten Unternehmen
i.S.d. Nr. 9. 1 auf der Basis des den Vergabeunterlagen beigefügten Formblattes
(Anlage) ein betrieblicher Frauenförderplan für die Dauer von vier Jahren zu
erarbeiten und das ausgefüllte und unterschriebene Formblatt an die
Beschaffungsstelle zurückzusenden.
In dem betrieblichen Frauenförderplan ist die Situation der weiblichen Beschäftigten
zu beschreiben. Auf dieser Grundlage sind Zielvorgaben zur Erhöhung des
Frauenanteils in den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind,
festzulegen. In dem betrieblichen Frauenförderplan ist ferner zu bestimmen, durch
welche personellen, organisatorischen, fortbildenden und sozialen Maßnahmen der
Frauenanteil erhöht werden soll. Welche Maßnahmen dabei im einzelnen ergriffen
werden sollen, ergibt sich aus den im Formblatt enthaltenen beispielhaften
Aufzählungen.
9.3 Unternehmen, die sich zur Vertragserfüllung eines Unterauftragnehmenden
bedienen, haben sicherzustellen, dass die vertragliche Verpflichtung gem. Nr. 9.1
auch durch den Unterauftragnehmenden eingehalten und nachgewiesen wird.
Verletzt der Unterauftragnehmende die Verpflichtung gem. Nr.9.1, so ist dies dem
Auftragnehmenden zuzurechnen.

9.4 Die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung gemäß Nr. 9.1 ist nachzuweisen,
wenn sich das Unternehmen um einen weiteren Auftrag bewirbt und der erste gem.
Nr. 9.1 erteilte Auftrag länger als sechs Monate zurückliegt. Der Nachweis ist durch
die Vorlage des betrieblichen Frauenförderplanes zu erbringen.
9.5 Unternehmen, die den betrieblichen Frauenförderplan gem. Nr. 9.2 nicht
vorlegen, gelten regelmäßig so lange als nicht zuverlässig im Sinne von § 2 Nr. 3
VOL/A, wie der Nachweis nicht erbracht ist.
10 Umweltgerechte Beschaffung
10.1 Bei allen Beschaffungsvorgängen ist darauf zu achten, möglichst
umweltgerechte Produkte zu beschaffen.
10.2 Sofern in einer Produktgruppe das Umweltzeichen "blauer Engel" oder ein
Umweltzeichen mit entsprechenden Standards vergeben wird, sollen möglichst nur
Produkte, die mit einem solchen Umweltzeichen ausgezeichnet sind, beschafft
werden.
10.3 Die Beschaffungsstellen arbeiten in allen ökologischen Fragen der Beschaffung
eng mit dem Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Landwirtschaft zusammen.
10.4 Im Beschaffungsverfahren, insbesondere bei der Auswertung von
Ausschreibungsangeboten, ist die Registrierung derjenigen am Wettbewerb
teilnehmenden Anbieter in die Vergabeentscheidung einzubeziehen, die nach der
Verordnung (EWG) Nr. 1836/93 des Rates vom 29. Juni 1993 über die freiwillige
Beteiligung gewerblicher Unternehmen an einem Gemeinschaftssystem für das
Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (Abl. EG Nr. L 168, S.1)
entsprechend zertifiziert sind.
Ein Nachweis der Eintragung in das Europäische Standortregister ist mit dem
Angebot vorzulegen. Hierauf ist bereits in den Bekanntmachungen i.S.d. §§ 17 und
17 a VOL/A hinzuweisen.
11 Aufbewahrungsfristen der Beschaffungsstellen
Vergabevorgänge sind mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
12 Kontrahierungsverpflichtung
Alle Bedarfsstellen (Nr. 2.3) sind verpflichtet, alle Bedarfe über die Zentrale
Beschaffungsstelle (Nr. 2.2.1) zu beschaffen, es sei denn, das Finanzministerium hat
eine Sonderbeschaffungsstelle zugelassen oder einzelne Artikel oder Leistungen von
der zentralen Beschaffung ausgenommen (Nr. 2.2.2),
Ausgenommen sind Bedarfe, die durch Werkbetriebe der Justizvollzugsanstalten des
Landes selbst erbracht oder hergestellt werden, wenn dies die wirtschaftlichste Art
der Beschaffung darstellt..
13 Beschaffungsvertrag
Das Finanzministerium hat mit der GMSH sowie Dataport Beschaffungsverträge

abgeschlossen. Einzelheiten zum Verhältnis zwischen den Zentralen
Beschaffungsstellen und den Bedarfsstellen sind in den Verträgen geregelt.
14 Inkrafttreten
Diese Landesbeschaffungsordnung tritt am 1. Januar 2005 in Kraft und ist bis zum
31. Dezember 2009 befristet. Die Landesbeschaffungsordnung vom 19. Juni 2000
(Amtsbl. Schl.-H. S. 422) hebe ich zum 1. Juli 2005 auf. Im Zeitraum vom 1. Januar
2005 bis zum 30. Juni 2005 ist eine Übergangsregelung in Kraft, in der noch nach
der alten Landesbeschaffungsordnung beschafft werden kann, um den Dienststellen
eine Neuorganisierung zu ermöglichen.

Formblatt zur Koppelung der öffentlichen Auftragsvergabe
an frauenfördernde Maßnahmen
Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nur zum Zwecke der Auftragsvergabe
und einem späteren Datenvergleich i.S.d.
§ 8 Abs. 4 Beschaffungsvertrag verwendet.
1. Allgemeine Angaben:
1. Name:..........................................................
2. Anschrift:......................................................
3. Ansprechperson für Rückfragen:.........................................................
4. Anzahl der Beschäftigten einschl. der geringfügig
Beschäftigten:........................
5. Angebotsvolumen:...................................
Sollte die Anzahl der im Unternehmen Beschäftigten unter 21 oder das
Angebotsvolumen unter 10.000 € (ohne Umsatzsteuer) liegen, entfallen die weiteren
Antworten.
Bitte bestätigen Sie dann die Richtigkeit aller Angaben mit Ihrer Unterschrift unter der
lfd. Nummer 5.
Gemäß § 3 (4) des Gesetzes zur Errichtung der Gebäudemanagement Schleswig-
Holstein (GMSHG) i.V.m. § 8 des Beschaffungsvertrages und Nr. 10 der
Landesbeschaffungsordnung ist sicherzustellen, dass die Vergabe von Aufträgen
grundsätzlich an die Vertragsbedingung zur Durchführung frauenfördernder
Maßnahmen gekoppelt wird.
Die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung ist nachzuweisen, wenn sich das
Unternehmen um einen weiteren Auftrag bewirbt und der erste länger als 6 Monate
zurückliegt.
Bitte füllen Sie deshalb dieses Formblatt aus, um eine einfache Überprüfung der
Vertragsbedingungen zu gewährleisten. Die Auftragsvergabe kann nur erfolgen,
wenn dies Formblatt mit der Angebotsabgabe bei der GMSH eingesandt wird
Unternehmen, die diesen Nachweis nicht erbringen, gelten als unzuverlässig im
Sinne von § 2 Nr.3 VOL und können bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigt
werden.
2. Auftrag:
Haben sie seit dem 1.7.2000 einen Auftrag der Beschaffungsstellen des Landes
Schleswig-Holstein erhalten?
1. Nein, es ist der erste Auftrag. Ich verpflichte mich frauenfördernde
........Maßnahmen in meinem Betrieb umzusetzen.
2. Ja, am:

Sollte es sich um den ersten Auftrag handeln, geben Sie bitte unter Nr.3 oder Nr.4
an, welche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden sollen oder bereits
umgesetzt sind. Beim zweiten oder weiteren Auftrag, beantworten Sie bitte unter Nr.
3 oder Nr.4, wie sie der vertraglichen Verpflichtung, frauenfördernde Maßnahmen
umzusetzen, tatsächlich nachgekommen sind.
3. Nachweise für frauenfördernde Maßnahmen im Unternehmen:
Bitte Zutreffendes ankreuzen
3.1. In der Betriebsvereinbarung sind frauenfördernde Maßnahmen verankert
3.2. Das Unternehmen ist nach dem Total-E-Quality zertifiziert
3. Erfolgreiche Teilnahme an Wettbewerben zur Chancengleichheit
Bitte Nachweise beifügen, weitere Angaben unter Nr.4 entfallen. Bitte bestätigen Sie
die Richtigkeit aller Angaben mit Ihrer Unterschrift unter der lfd. Nummer 5.
Sollte keine der Möglichkeiten unter Nr.3 für Sie zutreffen, prüfen Sie bitte, welche
personellen, organisatorischen, fortbildenden und sozialen Maßnahmen in Ihrem
Unternehmen umgesetzt sind oder umgesetzt werden sollen.
4. Frauenfördernde Maßnahmen:
Zutreffendes bitte ankreuzen
4.1 Personelle Maßnahmen:
Bekenntnis zur Chancengleichheit als Grundlage der gesamten Personalpolitik des
Unternehmens, vor allem durch eine entsprechende Öffentlichkeitsarbeit
Angebot von Praktikumplätzen für Mädchen und junge Frauen in Berufen, in denen
sie
unterrepräsentiert sind
Gezielte Ansprache von Mädchen und jungen Frauen bei der Suche nach
Auszubildenden in Berufen, in denen sie unterrepräsentiert sind
Übernahme von weiblichen Auszubildenden nach Beendigung der Ausbildung,
mindestens
entsprechend ihrem Anteil an allen Auszubildenden im jeweiligen Ausbildungsberuf
Stellenanzeigen und -ausschreibungen, die Frauen gezielt ansprechen
Festlegung von diskriminierungsfreien Kriterien bei der Personalauswahl

Vorrang von Frauen bei gleichwertiger Eignung
Zielgerichtete Personalentwicklungsplanung für weibliche Beschäftigte
Gezielte Ansprache von Frauen zur Übernahme von Führungsaufgaben
Berufliche Weiterentwicklung und Aufstiegsmöglichkeiten für Teilzeitbeschäftigte
Sonstige:...
4.2 Organisatorische Maßnahmen:
Angebot von Teilzeitarbeit in höheren Positionen, insbesondere für Männer
Angebot alternierender Telearbeit, insbesondere in qualifizierten Positionen
Regelungen zu Urlaubs- und Krankenvertretungen durch Personen im
Erziehungsurlaub
Bestellung einer Gleichstellungsbeauftragten
Sonstige
4.3 Fortbildende Maßnahmen
Gezieltes Angebot von Fortbildungsmöglichkeiten, die zeitlich und örtlich
insbesondere auch für Teilzeitbeschäftigte realisierbar sind
Teilnahme von weiblichen Beschäftigten an Fortbildungen entsprechend ihrem Anteil
an der Beschäftigtengruppe im Unternehmen
Führungs-(Nachwuchs-)Training für weibliche Beschäftigte
Schulungsangebote für Führungskräfte mit dem Ziel, geschlechtsspezifische
Benachteiligungen zu vermeiden
Sonstige...............
4.4 Soziale Maßnahmen
Unterstützung bei der Organisation der Kinderbetreuung
Regelmäßige Information der Personen im Erziehungsurlaub über
Fortbildungsangebote,
Finanzierung der Fortbildungskosten und entstehender Kinderbetreuungskosten
Abbau sozialversicherungsfreier Beschäftigungsverhältnisse
Sonstige....

Ein Frauenförderplan kann als vorliegend betrachtet werden, wenn aus allen vier
Maßnahmegruppen eine Maßnahme oder insgesamt vier Maßnahmen nachgewiesen
werden.
5. Bestätigung
Ich bestätige die Richtigkeit meiner Angaben und stimme ggf. einer Überprüfung
der Angaben vor Ort zu.
................................................ .......................................
Datum, Ort Unterschrift