Beschaffungsordnung der Fachhochschule Kiel
Beschaffungsordnung der Fachhochschule Kiel
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<strong>Beschaffungsordnung</strong> <strong>der</strong> <strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong><br />
§ 1<br />
Geltungsbereich und Grundlagen<br />
(1) Diese Dienstanweisung gilt für alle Mitglie<strong>der</strong> <strong>der</strong> <strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong> ausgenommen <strong>der</strong><br />
Studierenden.<br />
(2) Diese Dienstanweisung gilt für jede Vergabe von Aufträgen über Lieferungen und Leistungen –<br />
ohne Bauleistungen –. Dazu gehören alle Rechtsgeschäfte über den Erwerb und die<br />
Instandsetzung von beweglichen Sachen sowie sonstige Dienstleitungen.<br />
Ausgenommen sind Leistungen im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit (z. B. Beauftragung<br />
von Architekten, Ingenieuren, Sachverständigen, Rechtsanwälten).<br />
(3) Der Dienstanweisung werden in ihren jeweils gültigen Fassungen zugrunde gelegt:<br />
1. die Landeshaushaltsordnung (LHO) mit den jeweiligen Verwaltungsvorschriften zur LHO<br />
(VV-LHO),<br />
2. die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) Teil A und B,<br />
3. die Landesbeschaffungsordnung Schleswig-Holstein (nur im Bereich<br />
Hochschulverwaltung - Ausnahme IT - )<br />
4. die vergaberechtlichen Bestimmungen des Bundes und des Landes Schleswig-Holstein<br />
5. die Vorschriften zum öffentlichen Auftragswesen <strong>der</strong> Europäischen Gemeinschaft,<br />
6. für nicht eindeutig und erschöpfend beschreibbare freiberufliche Leistungen, sofern diese<br />
den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreichen o<strong>der</strong> übersteigen, die Verdingungsordnung<br />
für freiberufliche Leistungen (VOF).<br />
Im Übrigen gelten die gesetzlichen Grundlagen.
§ 2<br />
Anwendung <strong>der</strong> VOL<br />
(1) Die Art <strong>der</strong> Vergabe richtet sich nach § 3 VOL Teil A und den in § 3 dieser Dienstanweisung<br />
festgelegten Wertgrenzen.<br />
(2) Der Abschnitt 2 <strong>der</strong> VOL Teil A (EU-Richtlinien) ist anzuwenden, wenn die in § 2<br />
Vergabeordnung genannten Schwellenwerte (geschätzter Auftragswert ohne Mehrwertsteuer)<br />
erreicht o<strong>der</strong> überschritten werden.<br />
§ 3<br />
Art <strong>der</strong> Vergabe / Wertgrenze<br />
(1) Für die Auftragsvergabe gelten folgende Wertgrenzen:<br />
Auftragsumme<br />
a) Freihändige Vergabe<br />
formlose Preisermittlung bis 500,00 EUR<br />
schriftliche Preisermittlung über 500,00 EUR<br />
(mindestens drei schriftliche Angebote) bis 25.000,00 EUR<br />
b) Beschränkte Ausschreibung über 25.000,00 EUR<br />
(mindestens fünf schriftliche Angebote) bis 50.000,00 EUR<br />
c) Öffentliche Ausschreibung über 50.000,00 EUR<br />
d) EU-weite Ausschreibung bei Erreichen o<strong>der</strong><br />
Überschreiten<br />
Schwellenwerte<br />
(2) Für die Wertgrenzen sind die Auftragssummen ohne Mehrwertsteuer (Nettobeträge)<br />
maßgebend.<br />
(3) In allen Fällen einer formlosen Preisermittlung bis 500,00 EUR gem. Abs. 1a) muss eine<br />
Anfrage, z.B. bei Unternehmen, per Katalog, Telefon o<strong>der</strong> im Internet stattfinden. Ab 500,00<br />
EUR ist die Vorlage von mindestens drei schriftlichen Angeboten grundsätzlich erfor<strong>der</strong>lich.<br />
Die Angebote und die Begründung für die Auswahl sind durch einen Beschaffungsvermerk<br />
aktenkundig zu machen.<br />
Die Vergabe von Aufträgen für IT-Bedarf jeglicher Art ab einen Wert von 150,00 € (je Kauf<br />
o<strong>der</strong> je Einzelteil), ist ausnahmslos von allen Fachbereichen und Einrichtungen <strong>der</strong><br />
<strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong> von die zentrale Beschaffungsstelle <strong>der</strong> Zentralverwaltung, Abteilung<br />
II <strong>der</strong> <strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong> durchführen zu lassen.
(4) Für Leistungen mit mehrjähriger Laufzeit ist vom Vertragswert über die Gesamtlaufzeit<br />
auszugehen. Dies gilt auch für Miet-, Leasing-, Mietkauf- o<strong>der</strong> ähnliche Verträge. Diese<br />
Verträge sollten i. d. R. alle 5 Jahre neu ausgeschrieben werden.<br />
Bei Wahlmöglichkeit zwischen Kauf und an<strong>der</strong>en Vertragsarten ist zuvor eine<br />
Wirtschaftlichkeitsprüfung vorzunehmen und das Ergebnis aktenkundig zu machen. Ein<br />
Mangel an Haushaltsmitteln für den Erwerb durch Kauf reicht als Begründung für das<br />
Eingehen von Dauerschuldverhältnissen nicht aus.<br />
(5) Reparaturarbeiten geringen Umfangs, <strong>der</strong>en Umfang sich von vornherein nicht übersehen<br />
lassen, können nach vorangegangener Stundenlohnumfrage freihändig vergeben werden.<br />
(6) Es ist nicht zulässig, Aufträge aufzuteilen, um die vorstehenden Bestimmungen zu umgehen.<br />
(7) Je<strong>der</strong> Beschaffungsvorgang ist detailliert zu protokollieren, wobei zu jedem<br />
Beschaffungsvorgang ein Vergabevermerk nach § 30 VOL/A über die Auswahl nach<br />
Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten zu fertigen ist (Fundstelle Vergabevermerk:<br />
http://www.fh-kiel.de/fileadmin/data/haushalt/Beschaffungsvermerk_FB.xls). Dies gilt auch<br />
für das Ergebnis von telefonischen Preisumfragen nach Abs. 1a), soweit keine schriftlichen<br />
Angebote vorliegen.<br />
(8) Bei <strong>der</strong> Freihändigen Vergabe sollen gem. § 7 Nr. 2 Abs. 3 VOL/A die Angebote möglichst<br />
im Wettbewerb eingeholt werden und unter den in Betracht kommenden Bewerbern<br />
gewechselt werden. Dabei sind – soweit es die technischen und wirtschaftlichen<br />
Voraussetzungen zulassen – regelmäßig auch kleine und mittlere Unternehmen in<br />
angemessenem Umfang zur Angebotsabgabe aufzufor<strong>der</strong>n.<br />
§ 4<br />
Abweichung von den Wertgrenzen<br />
Von den Wertgrenzen gem. § 3 dieser <strong>Beschaffungsordnung</strong> kann nur unter den Voraussetzungen<br />
in § 3 Nr. 3 und 4 VOL – Teil A – abgewichen werden. Die Gründe für eine Abweichung sind<br />
anzugeben.<br />
Die Entscheidung über Abweichungen treffen die für die Auftragsvergabe nach § 9 Abs. 1 dieser<br />
<strong>Beschaffungsordnung</strong> Zuständigen.
§ 5<br />
Erklärungen und Nachweise vor Auftragsvergabe<br />
(1) Aufträge im Wert von über 10.000,00 EUR sind nur an solche Unternehmen zu vergeben,<br />
die schriftliche Erklärungen des Inhaltes abgeben, dass sie<br />
• einen betrieblich erarbeiteten Frauenför<strong>der</strong>plan zur Vertragsbedingung machen<br />
(ab Auftragsvolumen von über 10.000,00 € und mind. 21 Beschäftigte)<br />
• ihren gesetzlichen Pflichten zur Zahlung <strong>der</strong> Steuern und Sozialabgaben<br />
nachgekommen sind und die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung<br />
<strong>der</strong> angebotenen Leistungen erfüllen,<br />
• keine illegalen Beschäftigten einsetzen und – bei VOL Vergaben – wegen illegaler<br />
Beschäftigung von Arbeitskräften nicht zu einer Freiheitsstrafe von mehr als drei<br />
Monaten o<strong>der</strong> einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen verurteilt o<strong>der</strong> mit einer<br />
Geldbuße von wenigstens 2.500,00 EUR belegt worden sind,<br />
• den Beschäftigten ihres Unternehmens keine niedrigeren als den für tarifgebundene<br />
Unternehmen ihrer Branche geltenden Tariflohn zahlen und alle weiteren tariflichen<br />
Bestimmungen einhalten.<br />
Alle Erklärungspflichten gelten bei beabsichtigter Beauftragung von Nachunternehmen<br />
(Subunternehmen) auch für diese.<br />
Bereits bei <strong>der</strong> Ausschreibung von Aufträgen ist darauf hinzuweisen, dass <strong>der</strong><br />
Zuschlag nur den Bietern erteilt wird, die die vorstehenden Voraussetzungen<br />
erfüllen.<br />
(2) Bei allen Ausschreibungen ist von den Bietern eine Erklärung darüber zu verlangen, dass das<br />
Unternehmen für die angebotenen Lieferungen und Leistungen keine Kartellabrede,<br />
Preisbindungen, ähnliche Vereinbarungen o<strong>der</strong> vorbereitende Handlungen in diese Richtung<br />
getroffen hat o<strong>der</strong> treffen wird.<br />
(3) Vor Auftragvergabe nach VOL für bestimmte Bereiche, bei denen die Gefahr illegaler<br />
Beschäftigung besteht (z. B. Gebäu<strong>der</strong>einigungs-, Beherbergungs- und Gaststättengewerbe),<br />
ist ungeachtet <strong>der</strong> Auftragshöhe von den Auftragnehmern entsprechend dem Run<strong>der</strong>lass <strong>der</strong><br />
Landesregierung zur Bekämpfung illegaler Beschäftigung eine Auskunft aus dem<br />
Gewerbezentralregister nach § 150 Gewerbeordnung zu verlangen.<br />
(4) Bei allen Beschaffungen sollen möglichst umweltgerechte Produkte beschafft werden.<br />
Sofern diese z. B. den „Blauen Engel“ o<strong>der</strong> Umweltzeichen vergleichbaren Standards haben,<br />
sind entsprechende Nachweise vorzulegen.<br />
(5) Für den Fall <strong>der</strong> Abgabe einer unrichtigen Erklärung nach Abs. 1 und 2 behält sich die<br />
<strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong> vor, vom Vertrag zurückzutreten.
Ferner sind Unternehmen die <strong>der</strong>artig unrichtige Erklärungen abgeben o<strong>der</strong> mangelhafte<br />
Lieferungen und Leistungen erbracht haben, in <strong>der</strong> Regel für 3 Jahre von Lieferungen und<br />
Leistungen für die <strong>Fachhochschule</strong> auszuschließen.<br />
Für den Fall eines Verstoßes gegen Abs. 2 ist ferner neben einem eventuellen<br />
Schadensersatz eine Vertragsstrafe in Höhe bis zu 8 v. H. <strong>der</strong> Angebotssumme<br />
auszubedingen. Dieses ist in die Vergabeunterlagen aufzunehmen.<br />
Für den Fall <strong>der</strong> Abgabe einer unrichtigen Erklärung zur Beschäftigung illegaler<br />
Arbeitnehmer o<strong>der</strong> <strong>der</strong> Feststellung relevanter Eintragungen im Gewerbezentralregister sind<br />
die Bestimmungen des Run<strong>der</strong>lasses <strong>der</strong> Landesregierung zur Bekämpfung illegaler<br />
Beschäftigung zu berücksichtigen.<br />
§ 6<br />
Vertragsbedingungen / Verdingungsunterlagen<br />
(1) In den Verträgen <strong>der</strong> <strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong> mit den Auftragnehmern sind grundsätzlich die<br />
allgemeinen Vertragsbedingungen des Teiles B <strong>der</strong> VOL für die Ausführung von Leistungen als<br />
verbindliche Vertragsinhalte zu vereinbaren.<br />
Darüber hinaus sind bei fachspezifischen Anfor<strong>der</strong>ungen auch beson<strong>der</strong>e und zusätzliche<br />
Vertragsbedingungen (z. B. technische Vertragsbedingungen, beson<strong>der</strong>e Vertragbedingungen<br />
für die Beschaffung und den Betrieb von DV-Anlagen und –Programmen z.B. EVB-IT) zu<br />
berücksichtigen.<br />
(2) Abs. 1 gilt auch für die Freihändige Auftragsvergabe.<br />
(3) Im förmlichen Ausschreibungsverfahren ist bereits in den Verdingungsunterlagen<br />
vorzuschreiben, dass die allgemeinen Vertragsbedingungen (VOL Teil B) sowie etwaige<br />
beson<strong>der</strong>e o<strong>der</strong> zusätzliche Vertragbedingungen Bestandteil des Vertrages werden.<br />
§ 7<br />
Zusätzliche Auffor<strong>der</strong>ungen zur Angebotsabgabe bei öffentlichen Ausschreibungen<br />
Wenn bei öffentlichen Ausschreibungen vor dem Eröffnungstermin erkennbar werden sollte, dass die<br />
Zahl <strong>der</strong> Angebote für eine ausreichende Auswahl zu gering sein wird, soll die ausschreibende Stelle<br />
während <strong>der</strong> Angebotsfrist zusätzliche leistungsfähige Unternehmen zur Mitbeteiligung auffor<strong>der</strong>n.
§ 8<br />
Behandlung <strong>der</strong> Angebote und Angebotseröffnung bei beschränkter Ausschreibung<br />
und öffentlicher Vergabe<br />
(1) Bei einer öffentlichen o<strong>der</strong> beschränkten Ausschreibung sind in den Angebotsunterlagen Ort<br />
und Zeit für die Abgabe <strong>der</strong> Angebote sowie eine Zuschlags- und Bindefrist vorzusehen. Die<br />
schriftlichen Angebote sind von den Bietern als solche zu kennzeichnen.<br />
(2) Die eingehenden Angebote bei Beschränkter o<strong>der</strong> Öffentlicher Ausschreibung sind auf dem<br />
geschlossenen Umschlag von einer an <strong>der</strong> Vergabe unbeteiligten Person mit einem<br />
Eingangstempel sowie mit einer laufenden Nummer zu versehen und ungeöffnet unter<br />
Verschluss aufzubewahren hat.<br />
(3) Unmittelbar vor dem Eröffnungstermin sind die Angebote einem mit <strong>der</strong> Angebotsöffnung<br />
Beauftragten, jedoch mit <strong>der</strong> Vergabe nicht Befassten (Verhandlungsleiter o<strong>der</strong> Schriftführer)<br />
auszuhändigen. Der Verhandlungsleiter o<strong>der</strong> Schriftführer sollte kein Mitarbeiter aus dem<br />
Verantwortungsbereich <strong>der</strong> zentralen Beschaffung <strong>der</strong> <strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong> sein.<br />
Sofort nach Eröffnung sind die Angebote in allen wesentlichen Teilen zu kennzeichnen, um<br />
nachträgliche Än<strong>der</strong>ungen und Ergänzungen zu verhin<strong>der</strong>n.<br />
Die Öffnung und das Ergebnis <strong>der</strong> Angebote sind in <strong>der</strong> Verhandlungsnie<strong>der</strong>schrift festzuhalten.<br />
Bei <strong>der</strong> Öffnung <strong>der</strong> Angebote nach VOL sind Bieter nicht zugelassen.<br />
§ 9<br />
Entscheidung über Auftragvergaben<br />
(1) Über die Vergabe von Aufträgen entscheiden <strong>der</strong> Kanzler o<strong>der</strong> die entsprechenden<br />
Bevollmächtigten.<br />
(2) Innerhalb <strong>der</strong> Fachbereiche, <strong>der</strong> Zentralen / Angeglie<strong>der</strong>ten Einrichtungen und <strong>der</strong> Stabsstellen<br />
sind im Rahmen ihrer Kompetenzen Übersichten über die jeweiligen Entscheidungsbefugnisse<br />
zu führen.
§ 10<br />
Formvorschriften<br />
(1) Je<strong>der</strong> Auftrag ist schriftlich zu erteilen. Ausnahmen bestehen hier nur in <strong>der</strong> Nutzung <strong>der</strong><br />
Online-Shops <strong>der</strong> GMSH.<br />
Eine eigenständige Nutzung des Onlineshops von Dataport für IT-Beschaffungen ist nicht<br />
gestattet.<br />
(2) Sind aufgrund beson<strong>der</strong>er Umstände Aufträge ausnahmsweise mündlich, telefonisch, per<br />
Telefax o<strong>der</strong> über das Internet erteilt worden, sind diese unverzüglich schriftlich zu bestätigen.<br />
(3) Alle Aufträge ab einem Auftragswert von 5.000,00 €, einschließlich Mehrwertsteuer<br />
(Bruttobeträge), Ausnahmen bestehen hier im IT-Bereich (siehe § 3 Abs. 3), sind<br />
ausnahmslos von <strong>der</strong> Zentralen Beschaffungsstelle <strong>der</strong> <strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong> durchzuführen.<br />
(4) Alle Angebote, die den Betrag von 5.000,00 EUR übersteigen, sind zweimal rechnerisch zu<br />
prüfen.<br />
§ 11<br />
Sonstige Vorschriften / Korruptionsprävention<br />
Es ist nicht gestattet, die Beschaffungsstelle für den Privatgebrauch in Anspruch zu nehmen.<br />
Insbeson<strong>der</strong>e ist es untersagt, sich Vorteile für die Deckung des persönlichen Bedarfs zu<br />
verschaffen aufgrund von Konditionen, die mit <strong>der</strong> <strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong> vereinbart worden<br />
sind.<br />
§ 12<br />
Aufbewahrungsfristen<br />
Sämtliche Beschaffungsvorgänge sind mindestens sieben Jahre aufzubewahren.<br />
§ 13<br />
Inkrafttreten<br />
Diese Vorschriften treten mit sofortiger Wirkung in Kraft.<br />
Gleichzeitig tritt die <strong>Beschaffungsordnung</strong> i. d. F. vom 12.03.2008 außer Kraft.<br />
<strong>Kiel</strong>, 24. Februar 2009<br />
Klaus-Michael Heinze<br />
Kanzler <strong>der</strong> <strong>Fachhochschule</strong> <strong>Kiel</strong>