Beschaffungsordnung der Fachhochschule Kiel

Beschaffungsordnung der Fachhochschule Kiel
§ 1
Geltungsbereich und Grundlagen
(1) Diese Dienstanweisung gilt für alle Mitglieder der Fachhochschule Kiel ausgenommen der
Studierenden.
(2) Diese Dienstanweisung gilt für jede Vergabe von Aufträgen über Lieferungen und Leistungen –
ohne Bauleistungen –. Dazu gehören alle Rechtsgeschäfte über den Erwerb und die
Instandsetzung von beweglichen Sachen sowie sonstige Dienstleitungen.
Ausgenommen sind Leistungen im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit (z. B. Beauftragung
von Architekten, Ingenieuren, Sachverständigen, Rechtsanwälten).
(3) Der Dienstanweisung werden in ihren jeweils gültigen Fassungen zugrunde gelegt:
1. die Landeshaushaltsordnung (LHO) mit den jeweiligen Verwaltungsvorschriften zur LHO
(VV-LHO),
2. die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) Teil A und B,
3. die Landesbeschaffungsordnung Schleswig-Holstein (nur im Bereich
Hochschulverwaltung - Ausnahme IT - )
4. die vergaberechtlichen Bestimmungen des Bundes und des Landes Schleswig-Holstein
5. die Vorschriften zum öffentlichen Auftragswesen der Europäischen Gemeinschaft,
6. für nicht eindeutig und erschöpfend beschreibbare freiberufliche Leistungen, sofern diese
den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreichen oder übersteigen, die Verdingungsordnung
für freiberufliche Leistungen (VOF).
Im Übrigen gelten die gesetzlichen Grundlagen.

§ 2
Anwendung der VOL
(1) Die Art der Vergabe richtet sich nach § 3 VOL Teil A und den in § 3 dieser Dienstanweisung
festgelegten Wertgrenzen.
(2) Der Abschnitt 2 der VOL Teil A (EU-Richtlinien) ist anzuwenden, wenn die in § 2
Vergabeordnung genannten Schwellenwerte (geschätzter Auftragswert ohne Mehrwertsteuer)
erreicht oder überschritten werden.
§ 3
Art der Vergabe / Wertgrenze
(1) Für die Auftragsvergabe gelten folgende Wertgrenzen:
Auftragsumme
a) Freihändige Vergabe
formlose Preisermittlung bis 500,00 EUR
schriftliche Preisermittlung über 500,00 EUR
(mindestens drei schriftliche Angebote) bis 25.000,00 EUR
b) Beschränkte Ausschreibung über 25.000,00 EUR
(mindestens fünf schriftliche Angebote) bis 50.000,00 EUR
c) Öffentliche Ausschreibung über 50.000,00 EUR
d) EU-weite Ausschreibung bei Erreichen oder
Überschreiten
Schwellenwerte
(2) Für die Wertgrenzen sind die Auftragssummen ohne Mehrwertsteuer (Nettobeträge)
maßgebend.
(3) In allen Fällen einer formlosen Preisermittlung bis 500,00 EUR gem. Abs. 1a) muss eine
Anfrage, z.B. bei Unternehmen, per Katalog, Telefon oder im Internet stattfinden. Ab 500,00
EUR ist die Vorlage von mindestens drei schriftlichen Angeboten grundsätzlich erforderlich.
Die Angebote und die Begründung für die Auswahl sind durch einen Beschaffungsvermerk
aktenkundig zu machen.
Die Vergabe von Aufträgen für IT-Bedarf jeglicher Art ab einen Wert von 150,00 € (je Kauf
oder je Einzelteil), ist ausnahmslos von allen Fachbereichen und Einrichtungen der
Fachhochschule Kiel von die zentrale Beschaffungsstelle der Zentralverwaltung, Abteilung
II der Fachhochschule Kiel durchführen zu lassen.

(4) Für Leistungen mit mehrjähriger Laufzeit ist vom Vertragswert über die Gesamtlaufzeit
auszugehen. Dies gilt auch für Miet-, Leasing-, Mietkauf- oder ähnliche Verträge. Diese
Verträge sollten i. d. R. alle 5 Jahre neu ausgeschrieben werden.
Bei Wahlmöglichkeit zwischen Kauf und anderen Vertragsarten ist zuvor eine
Wirtschaftlichkeitsprüfung vorzunehmen und das Ergebnis aktenkundig zu machen. Ein
Mangel an Haushaltsmitteln für den Erwerb durch Kauf reicht als Begründung für das
Eingehen von Dauerschuldverhältnissen nicht aus.
(5) Reparaturarbeiten geringen Umfangs, deren Umfang sich von vornherein nicht übersehen
lassen, können nach vorangegangener Stundenlohnumfrage freihändig vergeben werden.
(6) Es ist nicht zulässig, Aufträge aufzuteilen, um die vorstehenden Bestimmungen zu umgehen.
(7) Jeder Beschaffungsvorgang ist detailliert zu protokollieren, wobei zu jedem
Beschaffungsvorgang ein Vergabevermerk nach § 30 VOL/A über die Auswahl nach
Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten zu fertigen ist (Fundstelle Vergabevermerk:
http://www.fh-kiel.de/fileadmin/data/haushalt/Beschaffungsvermerk_FB.xls). Dies gilt auch
für das Ergebnis von telefonischen Preisumfragen nach Abs. 1a), soweit keine schriftlichen
Angebote vorliegen.
(8) Bei der Freihändigen Vergabe sollen gem. § 7 Nr. 2 Abs. 3 VOL/A die Angebote möglichst
im Wettbewerb eingeholt werden und unter den in Betracht kommenden Bewerbern
gewechselt werden. Dabei sind – soweit es die technischen und wirtschaftlichen
Voraussetzungen zulassen – regelmäßig auch kleine und mittlere Unternehmen in
angemessenem Umfang zur Angebotsabgabe aufzufordern.
§ 4
Abweichung von den Wertgrenzen
Von den Wertgrenzen gem. § 3 dieser Beschaffungsordnung kann nur unter den Voraussetzungen
in § 3 Nr. 3 und 4 VOL – Teil A – abgewichen werden. Die Gründe für eine Abweichung sind
anzugeben.
Die Entscheidung über Abweichungen treffen die für die Auftragsvergabe nach § 9 Abs. 1 dieser
Beschaffungsordnung Zuständigen.

§ 5
Erklärungen und Nachweise vor Auftragsvergabe
(1) Aufträge im Wert von über 10.000,00 EUR sind nur an solche Unternehmen zu vergeben,
die schriftliche Erklärungen des Inhaltes abgeben, dass sie
• einen betrieblich erarbeiteten Frauenförderplan zur Vertragsbedingung machen
(ab Auftragsvolumen von über 10.000,00 € und mind. 21 Beschäftigte)
• ihren gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der Steuern und Sozialabgaben
nachgekommen sind und die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung
der angebotenen Leistungen erfüllen,
• keine illegalen Beschäftigten einsetzen und – bei VOL Vergaben – wegen illegaler
Beschäftigung von Arbeitskräften nicht zu einer Freiheitsstrafe von mehr als drei
Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen verurteilt oder mit einer
Geldbuße von wenigstens 2.500,00 EUR belegt worden sind,
• den Beschäftigten ihres Unternehmens keine niedrigeren als den für tarifgebundene
Unternehmen ihrer Branche geltenden Tariflohn zahlen und alle weiteren tariflichen
Bestimmungen einhalten.
Alle Erklärungspflichten gelten bei beabsichtigter Beauftragung von Nachunternehmen
(Subunternehmen) auch für diese.
Bereits bei der Ausschreibung von Aufträgen ist darauf hinzuweisen, dass der
Zuschlag nur den Bietern erteilt wird, die die vorstehenden Voraussetzungen
erfüllen.
(2) Bei allen Ausschreibungen ist von den Bietern eine Erklärung darüber zu verlangen, dass das
Unternehmen für die angebotenen Lieferungen und Leistungen keine Kartellabrede,
Preisbindungen, ähnliche Vereinbarungen oder vorbereitende Handlungen in diese Richtung
getroffen hat oder treffen wird.
(3) Vor Auftragvergabe nach VOL für bestimmte Bereiche, bei denen die Gefahr illegaler
Beschäftigung besteht (z. B. Gebäudereinigungs-, Beherbergungs- und Gaststättengewerbe),
ist ungeachtet der Auftragshöhe von den Auftragnehmern entsprechend dem Runderlass der
Landesregierung zur Bekämpfung illegaler Beschäftigung eine Auskunft aus dem
Gewerbezentralregister nach § 150 Gewerbeordnung zu verlangen.
(4) Bei allen Beschaffungen sollen möglichst umweltgerechte Produkte beschafft werden.
Sofern diese z. B. den „Blauen Engel“ oder Umweltzeichen vergleichbaren Standards haben,
sind entsprechende Nachweise vorzulegen.
(5) Für den Fall der Abgabe einer unrichtigen Erklärung nach Abs. 1 und 2 behält sich die
Fachhochschule Kiel vor, vom Vertrag zurückzutreten.

Ferner sind Unternehmen die derartig unrichtige Erklärungen abgeben oder mangelhafte
Lieferungen und Leistungen erbracht haben, in der Regel für 3 Jahre von Lieferungen und
Leistungen für die Fachhochschule auszuschließen.
Für den Fall eines Verstoßes gegen Abs. 2 ist ferner neben einem eventuellen
Schadensersatz eine Vertragsstrafe in Höhe bis zu 8 v. H. der Angebotssumme
auszubedingen. Dieses ist in die Vergabeunterlagen aufzunehmen.
Für den Fall der Abgabe einer unrichtigen Erklärung zur Beschäftigung illegaler
Arbeitnehmer oder der Feststellung relevanter Eintragungen im Gewerbezentralregister sind
die Bestimmungen des Runderlasses der Landesregierung zur Bekämpfung illegaler
Beschäftigung zu berücksichtigen.
§ 6
Vertragsbedingungen / Verdingungsunterlagen
(1) In den Verträgen der Fachhochschule Kiel mit den Auftragnehmern sind grundsätzlich die
allgemeinen Vertragsbedingungen des Teiles B der VOL für die Ausführung von Leistungen als
verbindliche Vertragsinhalte zu vereinbaren.
Darüber hinaus sind bei fachspezifischen Anforderungen auch besondere und zusätzliche
Vertragsbedingungen (z. B. technische Vertragsbedingungen, besondere Vertragbedingungen
für die Beschaffung und den Betrieb von DV-Anlagen und –Programmen z.B. EVB-IT) zu
berücksichtigen.
(2) Abs. 1 gilt auch für die Freihändige Auftragsvergabe.
(3) Im förmlichen Ausschreibungsverfahren ist bereits in den Verdingungsunterlagen
vorzuschreiben, dass die allgemeinen Vertragsbedingungen (VOL Teil B) sowie etwaige
besondere oder zusätzliche Vertragbedingungen Bestandteil des Vertrages werden.
§ 7
Zusätzliche Aufforderungen zur Angebotsabgabe bei öffentlichen Ausschreibungen
Wenn bei öffentlichen Ausschreibungen vor dem Eröffnungstermin erkennbar werden sollte, dass die
Zahl der Angebote für eine ausreichende Auswahl zu gering sein wird, soll die ausschreibende Stelle
während der Angebotsfrist zusätzliche leistungsfähige Unternehmen zur Mitbeteiligung auffordern.

§ 8
Behandlung der Angebote und Angebotseröffnung bei beschränkter Ausschreibung
und öffentlicher Vergabe
(1) Bei einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung sind in den Angebotsunterlagen Ort
und Zeit für die Abgabe der Angebote sowie eine Zuschlags- und Bindefrist vorzusehen. Die
schriftlichen Angebote sind von den Bietern als solche zu kennzeichnen.
(2) Die eingehenden Angebote bei Beschränkter oder Öffentlicher Ausschreibung sind auf dem
geschlossenen Umschlag von einer an der Vergabe unbeteiligten Person mit einem
Eingangstempel sowie mit einer laufenden Nummer zu versehen und ungeöffnet unter
Verschluss aufzubewahren hat.
(3) Unmittelbar vor dem Eröffnungstermin sind die Angebote einem mit der Angebotsöffnung
Beauftragten, jedoch mit der Vergabe nicht Befassten (Verhandlungsleiter oder Schriftführer)
auszuhändigen. Der Verhandlungsleiter oder Schriftführer sollte kein Mitarbeiter aus dem
Verantwortungsbereich der zentralen Beschaffung der Fachhochschule Kiel sein.
Sofort nach Eröffnung sind die Angebote in allen wesentlichen Teilen zu kennzeichnen, um
nachträgliche Änderungen und Ergänzungen zu verhindern.
Die Öffnung und das Ergebnis der Angebote sind in der Verhandlungsniederschrift festzuhalten.
Bei der Öffnung der Angebote nach VOL sind Bieter nicht zugelassen.
§ 9
Entscheidung über Auftragvergaben
(1) Über die Vergabe von Aufträgen entscheiden der Kanzler oder die entsprechenden
Bevollmächtigten.
(2) Innerhalb der Fachbereiche, der Zentralen / Angegliederten Einrichtungen und der Stabsstellen
sind im Rahmen ihrer Kompetenzen Übersichten über die jeweiligen Entscheidungsbefugnisse
zu führen.

§ 10
Formvorschriften
(1) Jeder Auftrag ist schriftlich zu erteilen. Ausnahmen bestehen hier nur in der Nutzung der
Online-Shops der GMSH.
Eine eigenständige Nutzung des Onlineshops von Dataport für IT-Beschaffungen ist nicht
gestattet.
(2) Sind aufgrund besonderer Umstände Aufträge ausnahmsweise mündlich, telefonisch, per
Telefax oder über das Internet erteilt worden, sind diese unverzüglich schriftlich zu bestätigen.
(3) Alle Aufträge ab einem Auftragswert von 5.000,00 €, einschließlich Mehrwertsteuer
(Bruttobeträge), Ausnahmen bestehen hier im IT-Bereich (siehe § 3 Abs. 3), sind
ausnahmslos von der Zentralen Beschaffungsstelle der Fachhochschule Kiel durchzuführen.
(4) Alle Angebote, die den Betrag von 5.000,00 EUR übersteigen, sind zweimal rechnerisch zu
prüfen.
§ 11
Sonstige Vorschriften / Korruptionsprävention
Es ist nicht gestattet, die Beschaffungsstelle für den Privatgebrauch in Anspruch zu nehmen.
Insbesondere ist es untersagt, sich Vorteile für die Deckung des persönlichen Bedarfs zu
verschaffen aufgrund von Konditionen, die mit der Fachhochschule Kiel vereinbart worden
sind.
§ 12
Aufbewahrungsfristen
Sämtliche Beschaffungsvorgänge sind mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
§ 13
Inkrafttreten
Diese Vorschriften treten mit sofortiger Wirkung in Kraft.
Gleichzeitig tritt die Beschaffungsordnung i. d. F. vom 12.03.2008 außer Kraft.
Kiel, 24. Februar 2009
Klaus-Michael Heinze
Kanzler der Fachhochschule Kiel