Geschäftsordnung des Gemeinderates - Bretzwil

Gemeinde Titterten
Kanton Basel-Landschaft
Gemeinderat Titterten
Hauptstrasse 42
4425 Titterten
℡ 061/943 13 13
061/943 13 15
eMail: gemeinde@titterten.ch
Homepage: www.titterten.ch
Gemeinderatsverordnung
über
die Arbeit des Gemeinderates
Gültig ab 1. Juli 2010
vom 8. Juli 2010

Gemeinderatsverordnung über
die Arbeit des Gemeinderates Titterten
vom 8. Juli 2010
Der Gemeinderat Titterten, gestützt auf § 79 Absatz 1 des Gesetzes über die Organisation
und die Verwaltung der Gemeinden (Gemeindegesetz) vom 28. Mai 1970, beschliesst:
§ 1 Grundlagen
1 Grundlagen der Arbeit des Gemeinderates bilden die Verfassungs- und Gesetzesbestimmungen
des Schweizerischen und Kantonalen Rechts sowie die Gemeindeordnung
und das Verwaltungs- und Organisationsreglement, die Gemeindeversammlungsbeschlüsse
und die Reglemente der Gemeinde. Weitere wegweisende Dokumente können
sein: Leitbilder, Liegenschaftspolitik, Finanzpläne, Arbeitspläne etc.
2Diese Gemeinderatsverordnung gilt für den Gemeinderat in seiner Funktion als Bürgerrat
sinngemäss.
§ 2 Aufgaben und Befugnisse der Einwohnergemeinde
Die Aufgaben und Befugnisse der Einwohnergemeinde sind in den §§ 40 ff des kantonalen
Gemeindegesetzes vom 28. Mai 1970, in der Gemeindeordnung Titterten vom 13. Juni
1997 und im Verwaltungs- und Organisationsreglement Titterten vom 13. Juni 1997 festgelegt.
§ 3 Geltungsbereich
Diese Gemeinderatsverordnung hat nur ratsinterne Verbindlichkeit. Sie kann deshalb vom
Gemeinderat jederzeit abgeändert und neuen Bedingungen angepasst werden.
§ 4 Organisation des Gemeinderates
1Der Gemeinderat ist eine Kollegialbehörde, d.h. nach aussen tritt er als Gesamtheit auf,
der seine Beschlüsse entweder einstimmig oder mehrheitlich gefasst hat. Grundsätzlich
können auch abweichende persönliche Meinungen vertreten werden, diese sind jedoch
deutlich als solche zu deklarieren.
2 Der zuständige Departementschef vertritt in der Regel auch Vorlagen, bei deren Verabschiedung
er in die Minderheit versetzt wurde.
3 Die Aufgaben des Gemeinderates werden in Geschäftskreise (Departemente) aufgeteilt.
Die einzelnen Ratsmitglieder erhalten Aufgaben, die in ihren Geschäftskreis fallen, zur
Vorbereitung, Bearbeitung, Antragstellung und – teilweise – zum Vollzug zugeteilt. Mit
Ausnahme der in § 7 dieser Verordnung bzw. in den vom Gemeinderat beschlossenen
Verordnungen zugestandenen Befugnisse, werden alle Geschäfte vom Gemeinderat behandelt
und entschieden.
4 Die Stellvertretungen werden ratsintern geregelt.
5 Die Gemeinderatsmitglieder als Gemeindevertreter in anderen Behörden und Kommissionen
verhandeln und stimmen ohne Weisungen, grundsätzlich jedoch gemäss den Beschlüssen
des Gemeinderates. Sie informieren den Gemeinderat über die Verhandlungen
der anderen Behörden und Kommissionen, soweit dies für die Arbeit des Gemeinderates
relevant ist.

6 Mediensprecher der Gemeinde ist grundsätzlich der Gemeindepräsident. Er kann diese
Aufgabe ausser für besonders bezeichnete Bereiche an den Gemeindeverwalter oder an
den zuständigen Departementschef delegieren. Der Gemeindeverwalter ist Redaktor des
Titterter Blattes und verantwortlich für den Internetauftritt der Gemeinde.
§ 5 Umschreibung der Geschäftskreise (Departemente)
1Die Umschreibung der Geschäftskreise ist im Anhang 1 zu dieser Verordnung ersichtlich.
2Die Departementsverteilung erfolgt in erster Linie gestützt auf Eignung und Neigung der
Gemeinderatsmitglieder und erstrebt eine ausgewogene Arbeitsbelastung. Bei der Verteilung
der Departemente gilt der Grundsatz:
- Amtsältester zuerst
- Amtsjüngster zuletzt
- Bei gleichem Amtsalter gilt die höhere Anzahl Stimmen bei der letzten Wahl.
3Die Departementsverteilung erfolgt für jede Amtsperiode, sowie nach jeder Ersatzwahl
neu. Sie kann grundsätzlich jederzeit überprüft und wenn notwendig angepasst werden.
§ 6 Gemeinderatssitzungen
1Der Gemeinderat hält in der Regel jeweils am Donnerstag seine ordentliche Sitzung ab.
Die Sitzungen finden ab 18.00 Uhr statt. Ein zweiwöchentlicher Turnus der Sitzungen wird
angestrebt. Der Gemeindepräsident kann eine ordentliche Sitzung mangels Traktanden
absagen.
2An der Gemeinderatssitzung wird die Kenntnis aller aufgelegten Akten bei allen Gemeinderatsmitgliedern
vorausgesetzt.
3 Die Akten für die nächste Gemeinderatssitzung liegen jeweils ab Freitag, 18.00 Uhr bis
Mittwoch, 08.00 Uhr in der Gemeindeverwaltung auf. Alle von den Gemeinderatsmitgliedern
bis am Mittwoch, 08.00 Uhr eingesehenen Geschäfte werden auf die vom Gemeindeverwalter
erstellte Traktandenliste der nächsten Gemeinderatssitzung gesetzt.
4Alle die Gemeinde betreffende Post wird der Gemeindeverwaltung zugestellt. Der Gemeindeverwalter
bearbeitet die gesamte Post täglich und entscheidet über deren weitere
Behandlung (Geschäft Gemeinderat, Diverses Gemeinderat, Verwaltungstätigkeit, Abfall
etc.).
5 Alle Rechnungen und Gutschriften (mit Ausnahme der Belege der Tageskasse) sind
durch den Departementschef und den Finanzchef zu visieren.
6Im übrigen gilt für die Arbeitsweise des Gemeinderates und den Arbeitsablauf Anhang 2
zu dieser Verordnung.
7Die Gemeinderatsmitglieder nehmen regelmässig und persönlich an den Sitzungen teil.
Bei Abwesenheit eines Mitgliedes vertritt der Stellvertreter die Geschäfte des abwesenden
Mitglieds.
8 Die Gemeinderatssitzung wird vom Gemeindepräsidenten geleitet (bei dessen Abwesen-
heit vom Vizepräsidenten).
§ 7 Geschäftsvorbereitung
1Die Gemeindeverwaltung beschafft und liefert für jedes Traktandum von sich aus die aus
ihrer Sicht notwendigen und zweckdienlichen Unterlagen und Informationen (Bringinformation)
und ordnet sie ins entsprechende Geschäftsmäppli ein.

2 Der Gemeindeverwalter gibt gegebenenfalls seine schriftliche Stellungnahme ab.
3Der zuständige Departementschef fordert anschliessend weitere Unterlagen und Informationen
an (Holinformation), er veranlasst die weiteren notwendigen und zweckdienlichen
Abklärungen oder nimmt sie selber vor. Er kann seinen Bericht als Departementschef
in Stichworten oder als Volltext verfassen und formuliert seinen Antrag und den Beschlussentwurf
des Gemeinderates.
4Die übrigen Gemeinderatsmitglieder arbeiten den Bericht des Departementschefs und
die Unterlagen durch und erklären auf dem Begleitzettel "Gemeinderatsgeschäft" Zustimmung
bzw. Kenntnisnahme, Ablehnung oder Diskussionswunsch.
5Die Originalunterlagen bleiben im Gemeinderatszimmer oder der Gemeindeverwaltung.
Müssen auswärts Abklärungen vorgenommen werden, sind Kopien anzufertigen (Ausnahme:
umfangreiche Unterlagen, die nicht kopiert werden können; dann muss mittels
Notiz vermerkt werden, wann die Akten durch wen bis wann ausgeliehen werden).
§ 8 Geschäftsberatung und Beschlussfassung
1Der Gemeindepräsident ruft jedes zu debattierende Traktandum auf und übergibt das
Wort dem zuständigen Departementschef zur Erläuterung und Antragstellung. Ein allfälliger
Antrag auf Nichteintreten erfordert zunächst eine Eintretensdebatte und -abstimmung.
Der Gemeindepräsident leitet schliesslich die Debatte über das Traktandum und lässt
Anträge und Beschlussentwurf vor der Abstimmung durch den Protokollführer mittels
Beamer an die Wand projizieren.
2 Traktanden mit allgemeiner Zustimmung gemäss Laufzettel sind auf der Traktandenliste
besonders zu kennzeichnen. Die Debatte und förmliche Abstimmung entfällt. Das Traktandum
gilt als behandelt und wird entsprechend protokolliert.
§ 9 Gemeinderatsprotokoll
1Das Protokoll stellt eine Urkunde dar und wird in Erfüllung eines gesetzlichen Auftrages
geführt. Es ist inhaltlich vollständig, richtig und aussagekräftig, sowie sauber zu erstellen.
2 Das Protokoll dient dem Nachweis und dem Vollzug der gemeinderätlichen Beschlüsse,
der Information der Bürger, anderer Behörden und Dritter, der gegenwärtigen und zukünftigen
Information des Gemeinderates selber, als Arbeitsinstrument des Gemeinderates -
bezüglich Pendenzen, zu treffender Massnahmen, Hintergründe, Erwägungen und getroffener
Beschlüsse - und schliesslich als Visitenkarte der Gemeinde.
3Das Gemeinderatsprotokoll gibt im Wesentlichen die Ausgangslage, die Ziele, Erwägungen
und Feststellungen des Gemeinderates wieder, ferner die persönlichen Stellungnahmen
soweit wesentlich oder gewünscht, sowie alle Anträge und alle Beschlüsse. Nichteinstimmige
Beschlüsse und abweichende Stimmen sind aufzuführen, soweit gewünscht.
4Über jedes Traktandum wird ein eigenes Protokollblatt und gegebenenfalls ein Protokollauszug
erstellt. Die gemeinderätlichen Beschlüsse werden den Betroffenen unmittelbar
als Protokollauszug oder in Form eines besonderen Schreibens mitgeteilt.
5 Jedes Protokollblatt enthält im Kopf insbesondere folgende Angaben: Geschäftsbezeichnung,
zuständiges Gemeinderatsmitglied, Sitzungsdatum, Geschäftsnummer, wenn nötig
vorangehende Geschäftsnummer in gleicher Angelegenheit, Archivnummer, Archivstichwort.
Die Geschäftsbezeichnung soll aussagekräftig und als späterer Suchbegriff geeignet
sein.

§ 10 Protokollführung
1 Der Gemeindeverwalter führt das Protokoll des Gemeinderates. Der Gemeinderat kann
notfalls auch eine aussenstehende Person oder Firma damit beauftragen.
2Die Protokollauszüge des Gemeinderates werden durch den Gemeindeverwalter und
durch den Gemeindepräsidenten unterzeichnet und, gegebenenfalls nach Rücksprache
mit dem zuständigen Departementschef, sofort versandt. Dies gilt nicht beim Vorliegen
eines Rückkommensantrages.
3 Das Gemeinderatsprotokoll an sich gilt zunächst als Entwurf und ist durch den Protokollführer
sowie durch alle Gemeinderatsmitglieder zu visieren. Das Protokoll mit den veranlassten
Änderungen wird durch den Gemeinderat an seiner nächsten Sitzung genehmigt,
durch den Gemeindeverwalter und Gemeindepräsidenten unterzeichnet und im Protokollordner
abgelegt.
§ 11 Schriftverkehr und Archiv
1Alle gemeinderätlichen Schriftstücke, Akten und Entwürfe sind grundsätzlich mit dem
Ausstellungsdatum, dem Kurzzeichen und/oder Visum des Verfassers und der Archivnummer
zu versehen.
2Der Gemeindeverwalter und der Gemeindepräsident unterzeichnen die gemeinderätlichen
Protokolle, Protokollauszüge, Verfügungen und Briefe des Gemeinderates, der zuständige
Departementschef seine eigenen Aktennotizen.
3Der Zugriff auf die Protokolle und das Wiederauffinden gesuchter Protokollauszüge ist
durch ein geeignetes Register der Geschäftsbezeichnungen sowie durch ein elektronisches
Protokoll- und Gemeinderatsarchiv mit Datenbank sicherzustellen.
§ 12 Entschädigungen Gemeinderat
1Die Entschädigungen des Gemeinderates sind im Personalreglement und dem dazuge-
hörigen Anhang geregelt.
2 Für jede Sitzung, bei der ein Protokoll geführt wird (Gemeinderat, andere Behörden und
Kommissionen etc.) kann ein Sitzungsgeld geltend gemacht werden.
3 Für Augenscheine, Begehungen, Verwaltungstätigkeit und Schulungen kann die Stunden-
oder Taggeldentschädigung geltend gemacht werden.
4 Für die Teilnahme an kulturellen Anlässen, Jahresversammlungen von Vereinen und für
repräsentative Pflichten wird keine Entschädigung ausbezahlt. Wenn ein Behördenmitglied
eine offizielle Funktion an den erwähnten Anlässen ausübt, gilt § 12 Absatz 3.
5Der Aufwand für die Vor- und Nachbereitung der ordentlichen Geschäfte des Gemeinderates
und der Gemeindeversammlungen ist mit der Jahrespauschale des Gemeinderates
abgegolten. Umfangreiche Vorbereitungsarbeiten können in Absprache mit dem Gesamtgemeinderat
zusätzlich entschädigt werden.
6Spesen sind nach Aufwand zu verrechnen.
7 Die Entschädigungen werden halbjährlich ausbezahlt.
§ 13 Finanzkompetenzen

1
Innerhalb seines Geschäftskreises hat jedes einzelne Gemeinderatsmitglied folgende
selbständige Entscheidungsbefugnisse:
a) Materialeinkäufe und Arbeitsvergaben im Rahmen des Voranschlages bis Fr. 1'000.00.
b) Die jährliche Gemeinderatskompetenz ausserhalb des Voranschlages beträgt Fr.
1'000.00 pro Gemeinderatsmitglied.
c) Dringend nötige Entscheidungen für Einzelgeschäfte, die zwecks Schadenverhinderung
keinen Aufschub erdulden (auch über Fr. 1'000.00). Die Gemeindeverwaltung
muss sofort und der Gemeinderat an der nächsten Sitzung informiert werden.
d) Verschiebungen innerhalb eines Aufwandkontos, aber im Rahmen des Voranschlages.
2Der Gemeindeverwalter erhält für seinen Bereich im Rahmen des Voranschlages eine
Finanzkompetenz von Fr. 1'000.00 pro Einzelausgabe.
§ 14 Verhältnis Gemeinderat-Gemeindeverwalter-Mitarbeiter
1 Der Gemeindepräsident ist direkter Vorgesetzter des Gemeindeverwalters.
2 Der Gemeindeverwalter ist unter Vorbehalt der Bestimmungen des Gemeindegesetzes
unmittelbarer oder mittelbarer Vorgesetzter aller Mitarbeiter.
3 Der Schulrat der Kreisschule Arboldswil/Titterten ist unter Vorbehalt der Schulverträge
Arboldswil/Titterten Vorgesetzte der Lehrpersonen.
§ 15 Inkrafttreten
Dieses Reglement tritt auf den 1. Juli 2010 in Kraft.
§ 16 Aufhebung bisherigen Rechts
Das Geschäftsreglement des Gemeinderates Titterten vom 12. November 2009, gültig ab
12. November 2009 wird aufgehoben.
Vom Gemeinderat Titterten mit Geschäft Nr……………… vom 8. Juli 2010 beschlossen.
Gemeinderat Titterten
Rolf Rudin
Gemeindepräsident
Hans Peter Aebischer
Gemeindeverwalter

Anhang 1
Departementsverteilung ab 1. Juli 2010 Gemeinderat Titterten
Rudin Rolf Heid Verena Schweizer Heinrich Coigny Simone Degen André
Präsidium (Stv. vh) Vizepräsidium Verwaltung Bürgergmde Bildung Tiefbau
Kulturelle Veranstaltungen Kindergarten Strassen, Wege, Plätze
Allgemeine Verwaltung Sozialhilfe Zivilstandswesen Primarschule Öffentliche Beleuchtung
Verwaltungsorganisation Sozialhilfe Einbürgerungen Sekundarschule Kabelfernsehen
Personalwesen allgemein Vormundschaft Mattweid inkl. Jägerhütte Spezielle Förderung Leitungskataster
EDV inkl. Internet Jugendsozialdienst Musikschule
Versicherungen Arbeitslosenhilfe Forstwirtschaft Erwachsenenbildung Hochbau
Sozialversicherungen Asylwesen Brennholz Baugesuche
Forstbetriebsverband Kultur und Freizeit Baubewilligungen
Gemeinde-Liegenschaften Öffentliche Sicherheit Holzschopf Egg Vereine Bauverwaltung
Gemeindehaus / ZS-Anlage Regionaler Führungsstab Kirchen
Schulhaus / Mehrzweckhalle Feuerwehr/Zivilschutz Öffentlicher Verkehr Offene Jugendarbeit R'wil Wasserversorgung
Feuerwehrmagazin Militär inkl. Schiesswesen TIBA-Museum
Mosterei (Gebäude) Ortspolizei Raumplanung Jungbürger Kanalisation
Buswartehaus
Sport- und Spielanlagen Hundehaltung Volkswirtschaft Gesundheit Energie
Dorfladengebäude Landwirtschaft Alters- und Pflegeheime
Umweltschutz Mosterei Spitex
Finanzen und Steuern Abfallbeseitigung Tiefkühlanlage Schulgesundheitsdienst
Finanzplanung Kadaverentsorgung Jagd und Fischerei Mütter- und Väterberatung
Budgets Naturschutz Lebensmittel-/Pilzkontrolle
Rechnungen Friedhof/Bestattungswesen
. Verband BL Gemeinden
. Präsidentenverband BL
. Präs. Bezirk Waldenburg
. Stiftung Wasserfallen
. AG reg. Entwicklung
. Sozialhilfebehörde
. Delegierte Musikschule
. Feuerwehrkommission
. Zivilschutzkommission
. Vormundschaftsbehörde
. Planungskommission
. Forstrevierkommission
. Verband BL Bürgergemeinden
. Kulturkommission
. Kommission Erlebnisweg
. Verein Juraparadies - Wasserfallen
. AG Spezielle Förderung
. Spitex hinteres Frenkental
. Gemeinnütziger Verein
. Planungskommission
. AG Kanalunterhalt
. Elektra Baselland
Kurzz. rr Kurzz. vh Kurzz. hs Kurzz. si Kurzz. ad
℡ P 061 941 21 33 ℡ P 061 941 15 63 ℡ P 061 941 16 11 ℡ P 061 931 41 37 ℡ P 061 941 21 09
℡ G 079 302 76 86 ℡ G 061 976 14 62 ℡ G ℡ G ℡ G 061 486 86 86
P 061 941 19 67 P P P P 061 941 21 09
G G G G G
Natel 079 349 90 37 Natel Natel O77 43122 27 Natel 076 373 41 37 Natel 079 669 67 67
Mail r.rudin@titterten.ch Mail vp.heid@bluewin.ch Mail heinrich.hdh@vtxmail.ch Mail simone.coigny@bluewin.ch Mail andre.degen@gmx.ch
Adr. Im Zwiller 2 Adr. Flüegrabenweg 8 Adr. Hof Weid Adr. Flüegrabenweg 6 Adr. Kirchmattweg 8c
Stv Heid Verena (vh) Stv Coigny Simone (si) Stv Degen André (ad) Stv Schweizer Heinr. (hs) Stv Rudin Rolf (rr)

Richtlinien über die Gemeinderatsarbeit
Anhang 2
Nr. Thema Bestimmungen
1. Sitzordnung . Der Gemeinderat beschliesst die Sitzordnung wie folgt:
Heinrich
Schweizer
Simone
Coigny
Verena
Heid
Beamer
Rolf
Rudin
André
Degen
Hans Peter
Aebischer
2. Sitzungen . Die Gemeinderatssitzungen sollen regelmässig am gleichen
Wochentag stattfinden. Der Donnerstag, soll während
52 Wochen im Jahr als Sitzungstag für den Gemeinderat
reserviert bleiben.
Aus wichtigen Gründen können Gemeinderatssitzungen
nach gegenseitiger Absprache auf einen anderen Wochentag
verschoben werden.
3. Vorbereitungen
. Die Sitzungen sollen im Normalfall nicht länger als zwei
bis höchstens zweieinhalb Stunden dauern.
. In der Gemeindeverwaltung werden für jeden Gemeinderat
zwei Fächer bereitgestellt.
Das linke Fach enthält alle eingehende und noch nicht
definitiv behandelte Post (Geschäfte, Verschiedenes,
Rechnungen etc.).
Alle durch den Departementschef behandelten Geschäfte,
Verschiedenes etc. werden durch den Departementschef
in das rechte Fach gelegt.

Nr. Thema Bestimmungen
Eingehende Post Sitzungsreife Unterlagen
4. Traktandenliste .
.
.
.
.
.
.
Rolf Rudin
Verena Heid
Simone Coigny
Heinrich Schweizer
André Degen
Rolf Rudin
Verena Heid
Simone Coigny
Heinrich Schweizer
André Degen
Die Vorbereitungsarbeiten sind durch den Departementschef
zu erledigen. Die Verwaltung hilft soweit wie möglich
mit.
Die Verwaltung kann mit der Beschaffung von Unterlagen
beauftragt werden. Die Aufträge sind der Verwaltung so
frühzeitig zu übertragen, dass die Unterlagen rechtzeitig
zur Sitzungsvorbereitung für alle Gemeinderäte zur Verfügung
stehen.
Die Anträge zum Entscheid werden durch den Departementschef
auf dem Begleitzettel zum Geschäft schriftlich
formuliert (als Grundsatz gilt: "kein Traktandum ohne
Kurzkommentar des Departementschefs")
Der Departementschef trägt im Begleitzettel zu den Geschäften
die Frist für die Behandlung der Geschäfte ein
(oben rechts), sofern das Geschäft nicht kurzfristig behandelt
werden kann.
Sind sich alle Gemeinderäte bei einem Geschäft einig (Zustimmung
oder Ablehnung) wird das Geschäft an der Gemeinderatssitzung
ohne ausdrücklichen Wunsch nicht
mehr diskutiert und behandelt. Es bleibt jedoch auf der
Traktandenliste und wird protokolliert.
Der Gemeindeverwalter erstellt spätestens zwei Tage vor
der Gemeinderatssitzung, aufgrund der vorhandenen Geschäfte
(durch Gemeinderäte behandelt oder unbehandelt)
den Entwurf einer Traktandenliste. Die provisorische Traktandenliste
wird spätestens zwei Tage vor der Sitzung jedem
Gemeinderat per Mail zugestellt. Datenschutzrelevante
Personendaten werden abgedeckt.
Die definitive Traktandenliste wird aufgrund der Geschäfte
auf der rechten Seite der Gemeinderatsfächer erstellt.
Dringende Geschäfte können jederzeit in die Traktandenliste
aufgenommen werden.

Nr. Thema Bestimmungen
5. Informationsbeschaffung
.
.
.
Auf der Traktandenliste werden diejenigen Geschäfte mit
einem + bezeichnet, die an der Sitzung diskutiert und entschieden
werden. Die übrigen Geschäfte werden nur auf
Wunsch behandelt. Zusätzlich werden alle Geschäfte mit
einem * bezeichnet, die im Titterter Blatt und im Internet
veröffentlicht werden.
Jeder Departementschef ist selbst für die Beschaffung von
Informationen besorgt (Holprinzip). Dies kann über verschiedene
Kanäle erfolgen (Presse, persönliche Gespräche,
Archiv Gemeinde, Aufträge an Gemeindeverwaltung,
Rückfragen bei kantonalen Amtsstellen und anderen Gemeinden
etc.).
Das Stichwortverzeichnis des Gemeinderatsprotokolls wird
mindestens einmal pro Monat ausgedruckt und im Protokollordner
abgelegt.
6. Protokollierung
. Die bestehenden Unterlagen können nur auf der Gemeindeverwaltung
eingesehen werden. Es ist untersagt Originalunterlagen
aus der Verwaltung bzw. dem Gemeinderatszimmer
zu entfernen. Müssen Unterlagen auswärts
abgeklärt werden, sind Kopien anzufertigen.
. Die Protokollführung erfolgt durch den Gemeindeverwalter.
.
.
.
Alle Protokolle werden mit dem Protokollprogramm "Hi-
Soft" geschrieben.
Die in den Fächli vorhandenen Unterlagen bilden gleichzeitig
die Pendenzenliste des Gemeinderates. Für die
Pendenzen im eigenen Bereich (Jahresprogramm, periodische
Termine, etc.), die nicht im Fächli als Geschäft vorhanden
sind, ist jeder Gemeinderat selbst verantwortlich.
Sämtliche Protokolle können durch die Gemeinderäte und
die Mitglieder der Geschäfts- und Rechnungsprüfungskommission
eingesehen werden. Für die RGPK werden
Personendaten aufgrund des Datenschutzgesetzes - wenn
nötig - abgedeckt.
7. Korrespondenz
. Die Vorprotokolle sind „geistiges Eigentum“ des Protokollführers.
Sie können nur in speziellen Fällen und auf ausdrücklichen
Wunsch vor der Gemeinderatssitzung an der
das Geschäft behandelt wird, durch den Departementschef
eingesehen werden.
. Es sind keine speziellen Korrespondenzregeln zu beachten.
.
Es stehen keine speziellen Korrespondenzvorlagen zur
Verfügung. Es gibt auf einer kleinen Gemeinde sehr wenig
„Normkorrespondenzen“. Für die Formulare der Verwaltung
sind im Netzwerk selbstverständlich Vorlagen vorhanden.

Nr. Thema Bestimmungen
.
.
Die Verwaltung bemüht sich, die Korrespondenz in einem
einheitlichen Format darzustellen.
Von jeder Korrespondenz wird eine Kopie in den Korrespondenzordnern
abgelegt. Diese sind jährlich alphabetisch
(Absender bzw. Empfänger) geordnet und enthalten auch
die eingehende Korrespondenz, soweit sie nicht in den
Geschäftsakten des Gemeinderates abgelegt sind.
8. Unterschriften
. In den Korrespondenzen des Gemeinderates wird der Name
des Departementschefs aufgeführt.
. Sämtliche Post des Gemeinderates wird durch den Präsidenten
und den Verwalter (oder deren Stellvertreter) unterschrieben.
.
Die Unterzeichnung der Gemeinderatsbeschlüsse und
Gemeinderatskorrespondenz erfolgt in der Regel am Tag
nach der Sitzung ab ca. 11.00 Uhr.
.
Die Korrespondenz der Verwaltung wird durch die ausführende
Person (Verwalter oder Verwaltungsangestellte)
unterschrieben.
9. Archivierung
. Für den Zahlungsverkehr verfügt der Verwalter über eine
Einzelunterschrift. Ausserdem besteht beim Kontokorrent
der Kantonalbank eine Kollektivunterschrift zu zwei für den
Finanzchef und die Verwaltungsangestellte.
. Die Archivierung erfolgt durch die Gemeindeverwaltung.
10. Vorgehen Traktandum
"Diverses"
.
.
.
Sämtliche Akten sind in der Kompaktusanlage in der Gemeindeverwaltung
archiviert. Falls der Platz dort nicht
mehr ausreicht, können einzelne Akten im Kellerabteil der
Gemeindeverwaltung oder im Panzerschrank in der Zivilschutzanlage
eingelagert werden.
Die Protokolle werden pro Jahr gebunden und ewig aufbewahrt.
Sie sind für die Geschichtsschreibung der Gemeinde
massgebend.
Für die Archivierung der Korrespondenz, der Buchhaltungsunterlagen
etc. ist der Archivplan der Gemeinde
massgebend. Dort sind die Aufbewahrungsfristen für die
verschiedenen Arten von Akten aufgeführt.
. Der Ablauf beim Traktandum „Diverses“ benötigt an den
Gemeinderatssitzungen sehr oft zu viel Zeit.
.
Wenn unter dem Traktandum „Diverses“ ein für den Departementschef
oder einen der übrigen Gemeinderäte
wichtiges Geschäft behandelt wird, muss dies während der
Sitzung zu einem Traktandum auf der erweiterten Traktandenliste
führen und als Geschäft protokolliert werden.

Nr. Thema Bestimmungen
.
Die wichtigsten Punkte unter Diversem werden in einem
Geschäft am Schluss des Protokolls unter dem jeweiligen
Departementschef aufgeführt.
. Die einzelnen Departementschefs bestimmen selbst, welche
Unterlagen ins blaue Mäppli „Behandlung unter Diverses
an der Sitzung“ oder welche Unterlagen direkt in das
Fach "Ablage" auf dem Schrank in der Gemeindeverwaltung
kommen.
11. Rechnungen . Rechnungen und Gutschriften sind nur noch als eigenes
Geschäft auszuweisen, wenn der Rechnungsbetrag über
Fr. 5‘000.00 beträgt, oder wenn es sich um eine Schlussabrechnung
mit einem Bruttobetrag von über Fr. 5'000.00
handelt.
.
Alle Rechnungen und Gutschriften sind wie bisher durch
den Departementschef und den Finanzchef zu visieren.
Die Rechnungen werden nach dem Visum durch den Departementschef
in einem separaten, weissen Mäppli beim
Finanzchef gesammelt und unter dem Traktandum „Diverses“
nur noch auf Antrag des Departementschefs behandelt.
. Bei den traktandierten Geschäften oder auf Wunsch des
Departementschefs werden die Unterlagen des Vorjahres
und des Voranschlages beigelegt.
12. Vernehmlassungen . Nach Eingang der Vernehmlassungsunterlagen werden
kommunale Behörden, Kommissionen etc. - die vom Thema
betroffen sind - durch die Gemeindeverwaltung zu einer
Stellungnahme eingeladen. Die Termine sind so festzulegen,
dass die Vernehmlassungsfrist durch den Gemeinderat
eingehalten werden kann.
.
Für die Stellungnahme des Gemeinderates werden nach
Möglichkeit die Stellungnahmen von Parteien und des
Verbandes BL Gemeinden abgewartet.
. Der Departementschef wird angehalten, spätestens 10
Tage vor Ende der Vernehmlassungsfrist, seinen Bericht
und seinen Antrag zur Vernehmlassung schriftlich in das
Geschäftsmäppli zu legen.
13. Jahresprogramm . In einer Sitzung am Ende des Kalenderjahres verabschiedet
der Gemeinderat das Jahresprogramm für das kommende
Jahr
.
Die Gemeinderäte werden gebeten, ihre Wünsche und Ziele
rechtzeitig zu formulieren. Das Geschäft wird bereits
anlässlich der Budgetberatung angeschrieben, damit diejenigen
Punkte, die während der Budgetphase erwähnt
werden, bereits im Geschäft „Jahresprogramm“ abgelegt
werden können.

Nr. Thema Bestimmungen
14. Externe Sitzungen etc. . Die Teilnahme an Veranstaltungen, Sitzungen, Anlässen
etc. ist wichtig. Es gibt Einladungen die wichtig oder weniger
wichtig sind. Jeder Gemeinderat muss in seinem Bereich
selbst entscheiden welche Teilnahmen Priorität haben.
.
Wenn der Departementschef nicht selbst teilnehmen kann,
wird eine Stellvertretung organisiert. Für alle Einladungen,
die nicht befolgt werden können, wird dem Veranstalter
eine schriftliche Entschuldigung zugestellt.
. Über auswärtige Sitzungen wird an der nächsten Gemeinderatssitzung
nur im Detail informiert, wenn kein Protokoll
zu erwarten ist, oder dringende Probleme zu behandeln
sind. Im Übrigen ist das Protokoll der jeweiligen Sitzung
abzuwarten.
15. Gemeinderatsarbeit . Mit der Annahme des Gemeinderatsmandates erklärt sich
jeder Gemeinderat mit dem Kollegialprinzip einverstanden.
Nach aussen wird die Meinung der Mehrheit vertreten.
Falls ein Gemeinderat die Mehrheitsmeinung nicht mittragen
kann, muss er sich an der Sitzung dazu äussern und
damit darstellen, dass er auch ausserhalb der Ratsstube
seine eigene Meinung vertreten wird. Die Minderheitsmeinung
wird protokolliert. Auf Wunsch wird das Abstimmungsergebnis
(Stimmenverhältnis oder namentlich) im
Protokoll festgehalten.
. Das Amtsgeheimnis ist zu wahren.
16. Personalplanung . Die Gemeinderatsarbeit ist anspruchsvoll. Nach einigen
Jahren im Amt stellt sich für jeden Amtsinhaber die Frage
nach dem weiteren Verbleib in der Behörde. Für die Kontinuität
in der Gemeindebehörde ist eine mittel- bis langfristige
Personalplanung unabdingbar.
17. Schlussbemerkung . Die Richtlinien über die Gemeinderatsarbeit sind periodisch,
spätestens zu Beginn jeder Amtsperiode, zu überprüfen
und wenn notwendig zu korrigieren.
Vom Gemeinderat Titterten mit Geschäft Nr. 356/2009 vom 12. November 2009 beschlossen.
Gemeinderat Titterten
Rolf Rudin
Gemeindepräsident
Hans Peter Aebischer
Gemeindeverwalter