VERHALTENSKODEX - Alcoa
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<strong>VERHALTENSKODEX</strong><br />
HINTERGRUND:<br />
Die folgenden Richtlinien gelten weltweit für Mitarbeiter von <strong>Alcoa</strong> Inc. („<strong>Alcoa</strong>“) und allen<br />
innerhalb und außerhalb der USA angesiedelten Tochterunternehmen, angegliederten Betrieben,<br />
Partnern, Unternehmungen oder anderen, direkt oder indirekt von <strong>Alcoa</strong> kontrollierten Unternehmen<br />
(das „Unternehmen“) sowie für alle Mitglieder der Geschäftsleitung (Directors), leitende Angestellte<br />
(Officers) und sonstige Mitarbeiter des Unternehmens.<br />
Alle Führungskräfte und leitenden Angestellten des Unternehmens sind für die Bekanntgabe<br />
und Anwendung dieser Richtlinien in ihrem Zuständigkeitsbereich verantwortlich.<br />
RICHTLINIEN:<br />
1. Das Unternehmen sowie alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitende Angestellte und sonstige<br />
Mitarbeiter des Unternehmens müssen alle für die Aktivitäten des Unternehmens geltenden Gesetze<br />
und Vorschriften einhalten.<br />
2. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstige Mitarbeiter sind<br />
verpflichtet, die Unternehmensrichtlinien hinsichtlich Insiderhandel einzuhalten.<br />
3. Es ist untersagt, Geldmittel, Eigentum, Dienstleistungen oder sonstige Wertsachen anzunehmen<br />
oder in Zahlung zu geben mit der Absicht, sie ganz oder zu einem Teil für ungesetzliche Zwecke oder zu<br />
einem aus den Begleitdokumenten der Transaktion nicht ersichtlichen Zweck zu verwenden.<br />
4. Die allgemeinen Grundsätze der Rechnungslegung und die entsprechenden Kontrollmaßnahmen<br />
sind jederzeit einzuhalten. Alle bei der Börsenaufsichts‐ oder irgendeiner anderen Behörde einzureichenden<br />
Berichte und Dokumente sowie auch alle anderen Offenlegungen sind vollständig, gerecht, akkurat und<br />
zeitgerecht anzufertigen.<br />
5. Es ist untersagt, aus welchen Gründen auch immer in den Geschäftsbüchern und<br />
Aufzeichnungen des Unternehmens falsche, unwahre oder irreführende Einträge vorzunehmen. Es<br />
dürfen keine Geldmittel oder Vermögenswerte, die nicht sachgemäß verbucht sind, vorhanden sein, und<br />
es ist verboten, Buchungen oder Eintragungen vorzunehmen, die die zugrunde liegende Transaktion<br />
nicht richtig wiedergeben.<br />
6. Zeichen der Gastfreundschaft (einschließlich Mahlzeiten, Getränke, Freizeitgestaltung,<br />
Unterhaltung, Verkehrsmittel und Unterkunft) und Geschenke dürfen auf Kosten des Unternehmens<br />
erfolgen oder von Mitgliedern der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten oder sonstigen Mitarbeitern<br />
des Unternehmens angeboten, gegeben oder angenommen werden, die an einer geschäftlichen<br />
Beziehung mit dem Unternehmen interessiert sind, wenn:<br />
a. dies den geschäftlichen Gepflogenheiten entspricht und dadurch keine Gesetze oder<br />
ethischen Grundsätze verletzt werden<br />
b. sie im Einklang mit der Richtlinie zur Korruptionsbekämpfung von <strong>Alcoa</strong> stehen und<br />
die entsprechenden Vorgehensweisen eingehalten werden<br />
c. sie keinen hohen Wert haben<br />
d. sie nicht als Bestechung, Schmiergeld oder ungehörige Beeinflussung ausgelegt werden können<br />
e. ein öffentliches Bekanntwerden dieser Zuwendungen den Ruf des Unternehmens bzw.<br />
des Mitglieds der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten oder sonstigen Mitarbeiters nicht<br />
schädigen würde<br />
Im Rahmen der Geschäftstätigkeit des Unternehmens dürfen unter keinen Umständen Barzahlungen<br />
oder Barzuwendungen (einschließlich Aktien, Geschenkkarten oder Geschenkgutscheine) von<br />
Mitgliedern der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten oder sonstigen Mitarbeitern angeboten,<br />
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(Business Conduct Policies – Final Revised May 2012 – GERMAN)
gegeben oder angenommen werden. Honorare und Spenden für wohltätige Zwecke sind jedoch erlaubt,<br />
sofern sie rechtlich zulässig sind, die Richtlinie zur Korruptionsbekämpfung des Unternehmens<br />
eingehalten wird und sie im Rahmen der entsprechen <strong>Alcoa</strong>‐Vorgehensweisen genehmigt sind.<br />
7. Mitarbeiter von <strong>Alcoa</strong> dürfen sich in ihrer Freizeit natürlich auf eigene Kosten politisch<br />
betätigen. Die Verwendung von Geldern, Eigentum, Dienstleistungen oder Wertgegenständen des<br />
Unternehmens für oder zur Unterstützung politischer Parteien oder Kandidaten für öffentliche Ämter ist<br />
generell verboten. Demhingegen ist es zulässig, dass das Unternehmen politische Gremien oder Fonds<br />
der Mitarbeiter unterstützt und im Zusammenhang mit deren Gründung bescheidene Geldmittel<br />
aufbringt, sofern diese gesetzlich zulässig sind und im Einklang mit der Satzung oder anderen, vom Chief<br />
Legal and Compliance Officer von <strong>Alcoa</strong> genehmigten, Regelungen stattfinden.<br />
8. Es ist verboten, Vermögenswerte des Unternehmens für ein Gremium zu verwenden, dessen<br />
Hauptziel darin besteht, den Ausgang eines Referendums oder eines anderen Volksentscheids zu<br />
beeinflussen. Ausnahmen hierzu bedürfen der schriftlichen Genehmigung durch den Chief Executive<br />
Officer und die rechtliche Zulässigkeit muss vorab vom Chief Legal and Compliance Officer von <strong>Alcoa</strong><br />
schriftlich genehmigt werden.<br />
9. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstige Mitarbeiter dürfen<br />
keine kollidierenden Interessen haben, wenn sie das Unternehmen bei Verhandlungen vertreten oder<br />
hinsichtlich der Vorgangsweise des Unternehmens gegenüber Dritten Empfehlungen abgeben oder<br />
anderweitig die Interessen des Unternehmens wahrnehmen. Im Umgang mit Lieferanten, Kunden,<br />
Auftragnehmern sowie Personen und Firmen, die mit dem Unternehmen in Geschäftsbeziehung stehen,<br />
dürfen nur die Interessen des Unternehmens berücksichtigt werden. Es ist nicht gestattet, Dritte aus<br />
persönlichen Überlegungen bevorzugt zu behandeln. Hierbei ist vor allem Folgendes zu beachten:<br />
a. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstigen Mitarbeiter,<br />
die mit Dritten zu tun haben, die mit dem Unternehmen in Geschäftsbeziehung stehen bzw.<br />
an einer Geschäftsbeziehung interessiert sind, oder in diesem Zusammenhang<br />
Empfehlungen abgeben oder Entscheidungen treffen, dürfen an diesen Firmen weder<br />
beteiligt sein noch irgendwelche Vereinbarungen getroffen haben, die die<br />
Entscheidungsfreiheit des Geschäftsmitglieds, leitenden Angestellten oder Mitarbeiters<br />
beeinflussen könnten, sofern die entsprechende Beteiligung oder Vereinbarung nicht<br />
bekanntgegeben und schriftlich genehmigt wurde.<br />
b. Es ist Mitgliedern der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstigen Mitarbeitern<br />
untersagt, einen Personalkredit oder sonstige Dienste von Personen oder Firmen, die mit<br />
dem Unternehmen in Geschäftsbeziehung stehen bzw. an einer Geschäftsbeziehung<br />
interessiert sind, direkt oder indirekt anzufordern oder anzunehmen, sofern diese<br />
Kreditinstitute oder Finanzdienste ähnliche Kredite oder Dienste nicht im Rahmen ihrer<br />
üblichen Geschäftstätigkeit anbieten.<br />
c. Es ist Mitgliedern der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstigen Mitarbeitern<br />
untersagt, mit engen Verwandten im Namen des Unternehmens Geschäfte abzuwickeln,<br />
sofern dies nach Bekanntgabe des Verwandtschaftsverhältnisses nicht ausdrücklich in<br />
schriftlicher Form genehmigt wird.<br />
d. Die für alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstigen Mitarbeiter<br />
des Unternehmens geltende Anforderung, dass es zu keinen Interessenskonflikten kommen<br />
darf, bezieht sich auch auf enge Verwandte. Hierzu gehören in der Regel Ehegatten, Eltern,<br />
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(Business Conduct Policies – Final Revised May 2012 – GERMAN)
Kinder und Geschwister, Schwiegereltern, Schwäger und Schwägerinnen sowie alle Personen,<br />
die mit solchen Verwandten zusammen wohnen, es sei denn, dass es sich bei diesen<br />
Mitbewohnern um Bedienstete der Verwandten handelt.<br />
e. Die Entscheidung, welche Maßnahmen im Falle eines tatsächlichen oder potentiellen<br />
Interessenskonflikts zu ergreifen sind, obliegt dem Unternehmensleiter von <strong>Alcoa</strong> oder, im<br />
Falle von Mitgliedern der Geschäftsleitung oder leitenden Angestellten, dem Verwaltungsrat<br />
(Board of Directors).<br />
10. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, leitenden Angestellten und sonstige Mitarbeiter sind<br />
verpflichtet, die Vermögenswerte des Unternehmens, einschließlich der unternehmenseigenen<br />
Informationen und Informationen Dritter, zu deren Geheimhaltung das Unternehmen verpflichtet ist, zu<br />
schützen. Mitglieder der Geschäftsleitung, leitende Angestellte und sonstige Mitarbeiter dürfen für sich<br />
persönlich keine Geschäftsgelegenheiten wahrnehmen, die sich durch Verwendung von<br />
Unternehmenseigentum, unternehmenseigenen Informationen oder aufgrund ihrer Vertrauensstellung<br />
innerhalb des Unternehmens ergeben. Auch ist es keinem Mitglied der Geschäftsleitung, leitenden<br />
Angestellten oder Mitarbeiter erlaubt, Unternehmenseigentum oder unternehmenseigene<br />
Informationen zum eigenen Vorteil auszunutzen.<br />
11. Alle Mitglieder der Geschäftsleitung, Amtsträger und sonstige Mitarbeiter, die von fragwürdigen,<br />
betrügerischen oder illegalen Vorkommnissen Kenntnis haben, sind aufgefordert, gegenüber dem Chief Legal<br />
and Compliance Officer, dem Chefsyndikus von <strong>Alcoa</strong> oder der Ethik‐ und Verhaltenskodex‐Hotline von <strong>Alcoa</strong><br />
umgehend intern Meldung zu erstatten. Repressalien gegenüber Mitgliedern der Geschäftsleitung,<br />
Amtsträgern oder Mitarbeitern werden auf keinen Fall geduldet, unabhängig davon, was die Repressalien<br />
ausgelöst hat: i) eine Handlung in Übereinstimmung mit geltendem Gesetz oder Unternehmensrichtlinien;<br />
ii) Meldung eines Problems oder Anliegens oder Einreichung einer Beschwerde bezüglich eines<br />
mutmaßlichen Verstoßes gegen ein Gesetz oder eine Unternehmensrichtlinie; oder iii) Mithilfe bei einer<br />
internen oder von der Regierung durchgeführten Untersuchung oder Ermittlung zu einem Verhalten, von<br />
dem allgemein ausgegangen wird, dass es gegen ein Gesetz oder eine Unternehmensrichtlinie verstößt.<br />
Repressalien oder Vergeltungsmaßnahmen richten sich gegen eine Person, die sich gemäß des Gesetzes bzw.<br />
der Unternehmensrichtlinien verhalten hat, den Vorwurf oder Verdacht eines Fehlverhaltens gemeldet hat<br />
oder bei einer internen oder von der Regierung durchgeführten Untersuchung oder Ermittlung in einer<br />
solchen Angelegenheit mitgeholfen hat.<br />
12. Verstöße durch leitende Angestellte oder sonstige Mitarbeiter gegen die vorangehenden<br />
Richtlinien haben entsprechende Sanktionen einschließlich Zurückstufung oder Entlassung zur Folge. Das<br />
Unternehmen darf keine wesentliche Ermessensfreiheit an Personen übertragen, die in der<br />
Vergangenheit bewiesen haben, sich unter Ausnutzung des seitens des Unternehmens in sie gesetzten<br />
Vertrauens an illegalen Aktivitäten zu beteiligen.<br />
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(Business Conduct Policies – Final Revised May 2012 – GERMAN)