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VESR einrichten in AbaWorx - ABACUS Research AG

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A B A C U S<br />

D O K U M E N T A T I O N<br />

ABAWORX<br />

EINRICHTEN DES <strong>VESR</strong> IM ABAWORX<br />

Version 2005<br />

März 2006 / dli<br />

Diese Unterlagen s<strong>in</strong>d urheberrechtlich geschützt.<br />

Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung der Unterlagen,<br />

oder Teilen daraus, vorbehalten. Ke<strong>in</strong> Teil der Unterlagen darf ohne schriftliche Genehmigung<br />

der <strong>ABACUS</strong> <strong>Research</strong> <strong>AG</strong> <strong>in</strong> irgend e<strong>in</strong>er Form (Fotokopie oder e<strong>in</strong> anderes Verfahren),<br />

auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer<br />

Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.<br />

Copyright © 2006 by <strong>ABACUS</strong> <strong>Research</strong> <strong>AG</strong>, St. Gallen.


INHALTSVERZEICHNIS 1<br />

1 INHALTSVERZEICHNIS<br />

1 INHALTSVERZEICHNIS ........................................................................................................1<br />

2 <strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX......................................................................................2<br />

2.1 Zahlungen automatisiert e<strong>in</strong>lesen und zuweisen im AbaWorX ....................................2<br />

2.2 Der E<strong>in</strong>zahlungsche<strong>in</strong> mit <strong>VESR</strong>-Def<strong>in</strong>ition ...........................................................3<br />

2.2.1 Die ESR-Zeile...........................................................................................................4<br />

2.3 Notwendige Def<strong>in</strong>itionen für den automatischen Zahlungsabgleich ............................5<br />

2.3.1 Programm 523 <strong>VESR</strong> Teilnehmernummer ..............................................................5<br />

2.3.2 Programm 51 Formulare bearbeiten ........................................................................8<br />

2.3.3 Programm 413 Eigene Konti bearbeiten (ElectronicBank<strong>in</strong>g)............................... 11<br />

2.3.4 Programm 523 ESR Stammdaten verwalten (ElectronicBank<strong>in</strong>g)........................ 12<br />

2.4 Arbeitsabläufe um Zahlungen abzuholen.................................................................. 14<br />

2.4.1 Erstes Abholen der Zahlungen im ElectronicBank<strong>in</strong>g........................................... 14<br />

2.4.2 Weiteres Abholen der Zahlungen im ElectronicBank<strong>in</strong>g....................................... 15<br />

2.4.3 Zahlungen im AbaWorX verarbeiten ..................................................................... 15<br />

2.5 Programm 191 FIBU-Schnittstelle ............................................................................. 17<br />

2.5.1 Die E<strong>in</strong>schränkungsmöglichkeiten ........................................................................ 18<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 1


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2 <strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX<br />

2.1 Zahlungen automatisiert e<strong>in</strong>lesen und zuweisen im AbaWorX<br />

Bild 1: Programm 122 ZAHLUNGEN EINLESEN<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ Die Applikation AbaWorX bietet die Möglichkeit E<strong>in</strong>zahlungssche<strong>in</strong>e mit <strong>VESR</strong>-Codierungen<br />

(orangefarbene bzw. blaue E<strong>in</strong>zahlungssche<strong>in</strong>e) zu generieren, was den Vorteil hat, Zahlungen<br />

effizient und fehlerfrei zu verarbeiten.<br />

♦ Im Programm 122 ZAHLUNGEN EINLESEN können die vom ElectronicBank<strong>in</strong>g aufbereiteten<br />

ESR-Dateien von der Bank e<strong>in</strong>gelesen werden. Diese e<strong>in</strong>gelesenen Zahlungen werden<br />

automatisch den noch offenen Belegen zugeordnet und <strong>in</strong> das Programm 191 FIBU-<br />

SCHNITTSTELLE zur Verbuchung übergeben.<br />

♦ Wird e<strong>in</strong> Rechnungsbetrag mit den e<strong>in</strong>gegangenen Zahlungen nicht vollständig ausgeglichen,<br />

muss der offene Restbetrag im Programm 121 ZAHLUNGEN ERFASSEN manuell erfasst<br />

werden.<br />

♦ Abgeglichen wird die Referenzzeile aus dem Zahlungsfile der Bank bzw. Post mit dem Datenbankfeld<br />

"<strong>VESR</strong>" aus der Datei "WSD". Nur wenn die enthaltenen Werte identisch s<strong>in</strong>d,<br />

werden die Zahlungen automatisch abgeglichen, ansonsten nicht.<br />

ACHTUNG<br />

Damit Zahlungen im AbaWorX e<strong>in</strong>gelesen und verarbeitet werden können, müssen diese<br />

vorgängig im ElectronicBank<strong>in</strong>g importiert bzw. abgeholt und aufbereitet werden. Das bed<strong>in</strong>gt,<br />

dass die Applikation ElectronicBank<strong>in</strong>g zw<strong>in</strong>gend <strong>in</strong>stalliert und lizenziert ist.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 2


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.2 Der E<strong>in</strong>zahlungsche<strong>in</strong> mit <strong>VESR</strong>-Def<strong>in</strong>ition<br />

Bild 2: Zusammenstellung der <strong>VESR</strong>-Def<strong>in</strong>ition<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ Damit e<strong>in</strong> automatischer Abgleich der e<strong>in</strong>gelesenen Zahlungen im AbaWorX gemacht wird,<br />

müssen zuerst diverse E<strong>in</strong>stellungen <strong>in</strong> den Programmen 522 <strong>VESR</strong> TEILNEHMERNUM-<br />

MER, 51 FORMULARE BEARBEITEN, 523 ESR STAMMDATEN VERWALTEN (EB) und<br />

413 EIGENE KONTI BEARBEITEN (EB) vorgenommen werden. Diese werden im Folgenden<br />

e<strong>in</strong>gehender erklärt.<br />

♦ Die ESR-Codierzeile setzt sich aus verschiedenen fix def<strong>in</strong>ierten Bestandteilen zusammen.<br />

Für diese Def<strong>in</strong>itionen werden bestimmte Richtl<strong>in</strong>ien von der Post oder der jeweiligen Bank<br />

vorgegeben. E<strong>in</strong> ausführliches Handbuch der Post steht zur Verfügung auf der Homepage<br />

www.postf<strong>in</strong>ance.ch/handbuecher und kann im PDF-Format herunter geladen werden.<br />

♦ Es ist zu beachten, dass pro Bank/Bankkonto jeweils e<strong>in</strong>e separate ESR-Codierzeile<br />

def<strong>in</strong>iert werden muss.<br />

♦ Pro AbaWorX-Formular kann nur jeweils e<strong>in</strong>e Bank/Bankkonto im Programm 51 FOR-<br />

MULARE BEARBEITEN h<strong>in</strong>terlegt werden.<br />

ACHTUNG<br />

Die ESR-Codierzeile und ESR-Referenznummer ist nicht dasselbe! ESR-Codierzeile wird<br />

die ganze Ziffernfolge <strong>in</strong>kl. Belegart, Betrag, Referenznummer und (Post-<br />

)Teilnehmernummer bezeichnet. Die ESR-Referenznummer ist nur e<strong>in</strong> Bestandteil der ganzen<br />

ESR-Codierzeile (16 oder 27 Ziffern <strong>in</strong>kl. Prüfziffer), welcher den Bedürfnissen entsprechend<br />

def<strong>in</strong>iert werden kann.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 3


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.2.1 Die ESR-Zeile<br />

• 1 – Belegart Die Belegart ist e<strong>in</strong>e fixe Konstante und wird im Programm<br />

522 <strong>VESR</strong> TEILNEHMERNUMMER h<strong>in</strong>terlegt. Sie def<strong>in</strong>iert<br />

unter anderem <strong>in</strong> welcher Währung der E<strong>in</strong>zahlungssche<strong>in</strong><br />

ausgestellt wurde und ob der Betrag im E<strong>in</strong>zahlungssche<strong>in</strong><br />

mit angedruckt oder vom Kunden ausgefüllt wird.<br />

• 2 – Betrag Wird e<strong>in</strong> Betrag fix im E<strong>in</strong>zahlungssche<strong>in</strong> angedruckt, so<br />

wird dieser <strong>in</strong> diesem Teil der ESR-Codierzeile ausgegeben.<br />

• 3 – Prüfziffer 1 Diese Prüfziffer wird mit Formel "Modulo10" berechnet und<br />

dient der Kontrolle, ob die ESR-Codierzeile richtig erkannt<br />

werden konnte.<br />

• 4 – Referenzzeile Die Referenzzeile besteht entweder aus 16 oder 27 beliebig<br />

def<strong>in</strong>ierbaren Ziffern. Wird die Zahlung nicht über die Post,<br />

sondern über e<strong>in</strong>e Bank abgewickelt, wird die von der Bank<br />

zugewiesene (<strong>in</strong>terne) Teilnehmernummer als Konstante am<br />

Anfang (von l<strong>in</strong>ks) fix gesetzt.<br />

• 5 – Prüfziffer 2 Diese Prüfziffer wird mit Formel "Modulo10" berechnet und<br />

dient der Kontrolle, ob die ESR-Codierzeile richtig erkannt<br />

werden konnte.<br />

• 6 – Post-Teilnehmer Diese Teilnehmernummer bezieht sich auf die Postcheck-<br />

Konto-Nummer der jeweiligen Bank (z.B. 01-162-8 =<br />

010001628) oder sofern e<strong>in</strong> eigenes Postkonto vorhanden<br />

ist, die eigene Teilnehmernummer.<br />

• 7 – Prüfziffer 3 Diese Prüfziffer wird mit Formel "Modulo10" berechnet und<br />

dient der Kontrolle, ob die ESR-Codierzeile richtig erkannt<br />

werden konnte.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 4


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.3 Notwendige Def<strong>in</strong>itionen für den automatischen Zahlungsabgleich<br />

2.3.1 Programm 523 <strong>VESR</strong> Teilnehmernummer<br />

Bild 3: Programm 523 <strong>VESR</strong> – TEILNEHMERNUMMER DEFINIEREN<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ Im Programm 522 <strong>VESR</strong> TEILNEHMERNUMMER können verschiedene ESR-Codierzeilen<br />

def<strong>in</strong>iert werden.<br />

♦ Neue ESR-Codierzeilen werden <strong>in</strong> diesem Programm erfasst, <strong>in</strong>dem e<strong>in</strong>e noch nicht bestehende<br />

Nummer und Bezeichnung e<strong>in</strong>gegeben und dann über die Taste @ gespeichert<br />

wird. Die Bezeichnung sollte möglichst aussagekräftig se<strong>in</strong> und Angaben zur Bank und dem<br />

Konto enthalten. Anschliessend wird die fehlende (Post-)Teilnehmer-Nr. e<strong>in</strong>gegeben und<br />

gespeichert.<br />

♦ E<strong>in</strong>er ESR-Codierzeile wird jeweils e<strong>in</strong>e benutzerdef<strong>in</strong>ierte ESR-Referenznummer h<strong>in</strong>terlegt.<br />

Die ESR-Referenznummer wird über die Taste & oder über den Button "F7-ESR-<br />

Zeile" def<strong>in</strong>iert.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 5


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.3.1.1 Programm 523 <strong>VESR</strong> Teilnehmernummer – Die ESR-Referenzzeile<br />

Bild 4: Die ESR-Referenzzeile – Lasche "Def<strong>in</strong>ition"<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ E<strong>in</strong>e neue ESR-Referenzzeile wird über die Taste % oder den Button "Neu" erstellt. Es<br />

ersche<strong>in</strong>t e<strong>in</strong>e Meldung, welche dazu auffordert, e<strong>in</strong>e gültige Def<strong>in</strong>itionsnummer zu vergeben.<br />

♦ Grundsätzlich kann den verschiedenen ESR-Codierzeilen jeweils dieselbe ESR-<br />

Referenznummer zugeordnet werden, sofern die Zahlungen an e<strong>in</strong> Postcheck-Konto erfolgen<br />

und ke<strong>in</strong>e Bankteilnehmernummer be<strong>in</strong>halten müssen.<br />

♦ Bei Zahlungen auf e<strong>in</strong> Bankkonto müssen pro Bank und Konto verschiedene <strong>in</strong>terne Teilnehmernummern<br />

vergeben werden, damit die Bank <strong>in</strong> der Lage ist, die Zahlung jeweils auf<br />

das richtige Konto zu verbuchen. Diese <strong>in</strong>terne Teilnehmernummer wird als fixe Konstante<br />

auf der Referenzzeile h<strong>in</strong>terlegt, was bed<strong>in</strong>gt, dass pro ESR-Codierzeile e<strong>in</strong>e eigene ESR-<br />

Referenznummer def<strong>in</strong>iert werden muss.<br />

♦ Im AbaWorX stehen die Optionen "ESR-Zeile schreiben" und "ESR-Zeile lesen" zur Verfügung.<br />

Die Option "ESR-Zeile lesen" hat im AbaWorX ke<strong>in</strong>e Funktion, wird aber aktiv angezeigt,<br />

da es sich bei diesem Programm um e<strong>in</strong>e Komponente der Debitorenbuchhaltung<br />

handelt, welche diese Funktion zur Verfügung stellt. Das Lesen bzw. Aufbereiten der ESR-<br />

Zeile übernimmt das ElectronicBank<strong>in</strong>g für das AbaWorX.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 6


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

Bild 5: Die ESR-Referenzzeile – Lasche "Schreiben"<br />

Informationen<br />

♦ Die Def<strong>in</strong>ition der ESR-Referenznummer erfolgt von rechts nach l<strong>in</strong>ks und umfasst immer 27<br />

bzw. 16 Ziffern <strong>in</strong>kl. der Prüfziffer. Die Prüfziffer wird automatisch generiert und kann nicht<br />

bee<strong>in</strong>flusst werden.<br />

♦ Auf dem Feld "ID" kann e<strong>in</strong>e Auswahlliste mit allen möglichen Informationen aufgerufen<br />

werden, welche <strong>in</strong> der Referenzzeile abgebildet werden können. Die "Konstanten" erlauben<br />

es e<strong>in</strong>en fix def<strong>in</strong>ierten Wert zu h<strong>in</strong>terlegen. Wird auf dem Feld "ID" bei e<strong>in</strong>er Konstante e<strong>in</strong><br />

Doppelklick ausgeführt so ersche<strong>in</strong>t e<strong>in</strong> Dialogfeld, <strong>in</strong> welches der fixe Wert e<strong>in</strong>gegeben<br />

werden kann.<br />

♦ Die "Länge" def<strong>in</strong>iert, wie viele Zeichen für die Ausgabe des ausgewählten Wertes zur Verfügung<br />

gestellt werden sollen. Die Summe aller Zeichenlängen muss zw<strong>in</strong>gend 26 bzw. 15<br />

Ziffern ergeben.<br />

♦ Im unteren Bereich wird jeweils der aktuell def<strong>in</strong>ierte Bereich zur Kontrolle angezeigt.<br />

♦ Die Def<strong>in</strong>ition kann über den Button "Speichern" oder die Taste @ gespeichert werden.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 7


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.3.2 Programm 51 Formulare bearbeiten<br />

2.3.2.1 Die Teilnehmer - <strong>VESR</strong>-Def<strong>in</strong>ition im Formular h<strong>in</strong>terlegen<br />

Bild 6: Programm 51 FORMULARE BEARBEITEN – Teilnehmer h<strong>in</strong>terlegen<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ Damit die richtigen Werte aus dem Programm 523 <strong>VESR</strong> TEILNEHMERNUMMER im Formular<br />

angezeigt werden können, muss unter dem Menüpunkt "Extras Formulareigenschaften"<br />

auf der Lasche "E<strong>in</strong>stellungen" der richtige "Teilnehmer" h<strong>in</strong>terlegt werden. Dieser<br />

kann über die Auswahlliste aufgerufen und h<strong>in</strong>terlegt werden.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 8


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.3.2.2 Die Teilnehmer – Die Konstanten im Formular e<strong>in</strong>fügen<br />

Bild 7: Programm 51 FORMULARE BEARBEITEN – Die Konstanten<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ Nachdem unter den "Formulareigenschaften" der richtige "Teilnehmer" h<strong>in</strong>terlegt wurde,<br />

können die sogenannten Konstanten <strong>in</strong>s Formular e<strong>in</strong>gefügt werden. Für den E<strong>in</strong>zahlungssche<strong>in</strong><br />

stehen folgende Konstanten zur Verfügung:<br />

- ESR-Codierzeile<br />

- Referenznummer (ohne 5er-Formatierung für die Schnittstellenzuweisung)<br />

- Referenznummer mit 5er-Formatierung<br />

- Konto<br />

♦ Diese Konstanten werden automatisch angepasst, sobald im Programm 523 <strong>VESR</strong> TEIL-<br />

NEHMERNUMMER e<strong>in</strong>e Änderung an den Def<strong>in</strong>itionen vorgenommen wird.<br />

HINWEIS<br />

Ab der <strong>ABACUS</strong> Version 2000 muss die ESR-Referenznummer nicht mehr mit der Modulo10-Formel<br />

im Formular errechnet werden. Es empfiehlt sich, diese alten Def<strong>in</strong>itionen <strong>in</strong><br />

den Formularen anzupassen und durch die Konstanten zu ersetzen.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 9


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.3.2.3 Die richtige Schnittstellenzuweisung<br />

Bild 8: Programm 51 FORMULARE BEARBEITEN – Richtige Schnittstellenzuweisung<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ Um e<strong>in</strong>en automatisierten Abgleich im Programm 122 ZAHLUNGEN EINLESEN zu gewährleisten,<br />

muss die Referenznummer <strong>in</strong> das Datenbankfeld "<strong>VESR</strong>" der Datei "WSD" übergeben<br />

werden.<br />

♦ Damit die Referenznummer <strong>in</strong> die Datei "WSD" gespeichert wird, muss im Programm<br />

51 FORMULARE BEARBEITEN die entsprechende Schnittstellenzuweisung def<strong>in</strong>iert werden.<br />

Es ist wichtig zu beachten, dass das Formularfeld, welches die unformatierte Referenzzeile<br />

im Quittungsabschnitt enthält, dem Schnittstellenfeld "<strong>VESR</strong>-Code" zugewiesen<br />

wird.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 10


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.3.3 Programm 413 Eigene Konti bearbeiten (ElectronicBank<strong>in</strong>g)<br />

Bild 9: Programm 413 EIGENE KONTI BEARBEITEN (ElectronicBank<strong>in</strong>g)<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ Damit der Abgleich der e<strong>in</strong>gelesenen Zahlungen im Programm 122 ZAHLUNGEN EINLE-<br />

SEN automatisch erfolgen kann, muss auf der Zahlstelle im Programm 413 EIGENE KON-<br />

TO BEARBEITEN zw<strong>in</strong>gend e<strong>in</strong> FIBU-Konto h<strong>in</strong>terlegt werden.<br />

♦ Das der Zahlstelle zugewiesene Fibu-Konto def<strong>in</strong>iert, auf welches Konto die gebuchten Zahlungen<br />

im AbaWorX verbucht werden sollen. Mit der Auswahl der Zahlstelle beim Buchen<br />

der Zahlung im Programm 121 ZAHLUNGEN ERFASSEN wird automatisch das entsprechende<br />

Konto vorgeschlagen.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 11


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.3.4 Programm 523 ESR Stammdaten verwalten (ElectronicBank<strong>in</strong>g)<br />

Bild 10: Programm 523 ESR STAMMDATEN VERWALTEN (ElectronicBank<strong>in</strong>g)<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ Wird zum ersten Mal e<strong>in</strong>e Zahlungsdatei der Bank im Programm 221 ESR RÜCKMELDUN-<br />

GEN BEARBEITEN abgeholt bzw. importiert, ersche<strong>in</strong>t e<strong>in</strong>e Abfrage, ob der Teilnehmer automatisch<br />

erstellt werden soll. Diese Meldung sollte bestätigt werden. Anschliessend muss<br />

im Programm 523 ESR STAMMDATEN VERWALTEN der entsprechende Teilnehmer aufgerufen<br />

und mit den Angaben im Feld "Konto" ergänzt werden.<br />

♦ Der Teilnehmer muss im Programm 523 ESR STAMMDATEN VERWALTEN zw<strong>in</strong>gend def<strong>in</strong>iert<br />

werden, um das E<strong>in</strong>lesen, der vom ElectronicBank<strong>in</strong>g zur Verfügung gestellten Zahlungsdateien,<br />

im AbaWorX zu ermöglichen. Ist der Teilnehmer nicht oder nur unvollständig<br />

def<strong>in</strong>iert, ersche<strong>in</strong>t im Programm 122 ZAHLUNG EINLESEN beim Versuch e<strong>in</strong>e Zahlungsdatei<br />

<strong>in</strong>s AbaWorX zu importieren der H<strong>in</strong>weis, dass ke<strong>in</strong>e Zahlstelle gefunden werden<br />

konnte.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 12


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

ACHTUNG<br />

Da der Teilnehmer erst NACH dem E<strong>in</strong>lesen der ersten Zahlungsdatei generiert wird, fehlt<br />

beim ersten e<strong>in</strong>gelesenen Zahlungslauf-E<strong>in</strong>trag auf der Datenbank die Zahlstelle des Teilnehmers.<br />

Das bedeutet, dass die Zahlungsdatei immer noch nicht im Programm 122 ZAH-<br />

LUNG EINLESEN e<strong>in</strong>gelesen werden kann. Die bereits importierte Zahlungsdatei muss zuerst<br />

im Programm 221 ESR RÜCKMELDUNGEN BEARBEITEN gelöscht und e<strong>in</strong>gelesen<br />

werden. Achten Sie darauf, dass Sie nach dem Def<strong>in</strong>ieren des Teilnehmers alle Programme<br />

schliessen und neu starten. Die Abfrage zur Erstellung e<strong>in</strong>es neuen Teilnehmers darf nun<br />

nicht mehr ersche<strong>in</strong>en!<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 13


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.4 Arbeitsabläufe um Zahlungen abzuholen<br />

2.4.1 Erstes Abholen der Zahlungen im ElectronicBank<strong>in</strong>g<br />

1. Vorbereitung: Wird e<strong>in</strong>e Zahlungsdatei im ElectronicBank<strong>in</strong>g e<strong>in</strong>gelesen, wird die<br />

Zahlungsdatei vom Verzeichnis [x:\abac\kd\nrxxxx\epay\<strong>in</strong>files\new] nach<br />

[x:\abac\kd\nrxxxx\epay\<strong>in</strong>files\archiv] verschoben und dabei verschlüsselt. Das<br />

hat zur Folge, dass die Zahlungsdateien nicht erneut e<strong>in</strong>gelesen werden können.<br />

Damit die erste Zahlungsdatei für e<strong>in</strong>en erneuten Import zur Verfügung steht,<br />

muss VOR dem ersten Import e<strong>in</strong>er Zahlungsdatei im ElectronicBank<strong>in</strong>g-<br />

Programm 221 ESR-RÜCKMELDUNGEN BEARBEITEN unter dem Menüpunkt<br />

"Optionen E<strong>in</strong>stellungen" die Option "ESR-Datei nicht verschlüsseln" aktiviert<br />

se<strong>in</strong>.<br />

2. Starten Sie das Programm 221 ESR-RÜCKMELDUNGEN und importieren Sie<br />

das Zahlungsfile bzw. holen Sie dieses auf dem Server der Bank ab. Beim Importieren<br />

bzw. Abholen des ersten Zahlungsfiles e<strong>in</strong>es Bank<strong>in</strong>stituts oder der Post,<br />

weist das Programm 221 ESR-RÜCKMELDUNGEN EMPFANGEN darauf h<strong>in</strong>,<br />

dass diese Zahlungsdatei ke<strong>in</strong>em Teilnehmer zugeordnet werden kann und bietet<br />

an, diesen automatisch zu erstellen. Bestätigen Sie diese Meldung über den Button<br />

"OK" und lassen Sie zu, dass das System im Programm 523 ESR-<br />

STAMMDATEN VERWALTEN e<strong>in</strong>en Teilnehmer generiert. Schliessen Sie das<br />

Programm 221 ESR-RÜCKMELDUNGEN.<br />

3. Starten Sie nun das Programm 523 ESR-STAMMDATEN VERWALTEN und weisen<br />

Sie dem Teilnehmer e<strong>in</strong>e Zahlstelle <strong>in</strong> Form e<strong>in</strong>es Bank<strong>in</strong>stituts zu (siehe Kapitel<br />

2.3.3 Programm 523 ESR Stammdaten verwalten), <strong>in</strong>dem Sie auf dem Feld<br />

"Konto" die Auswahlliste über die Taste $ aufrufen, das Institut auswählen und<br />

mit E übernehmen. Speichern Sie diese Def<strong>in</strong>ition über den Button "Spei-<br />

chern" oder die Taste @ ab.<br />

4. Starten Sie das Programm 221 ESR-RÜCKMELDUNGEN EMPFANGEN erneut.<br />

5. Ab der Version 2004 verlangt das Programm 122 ZAHLUNGEN EINLESEN<br />

(<strong>AbaWorx</strong>), dass e<strong>in</strong>er Zahlungsdatei zw<strong>in</strong>gend e<strong>in</strong> Teilnehmer mit entsprechender<br />

Zahlstelle zugewiesen werden muss. Da der Teilnehmer aber erst NACH dem<br />

E<strong>in</strong>lesen der ersten Zahlungsdatei erstellt wurde, konnte der ersten Zahlungsdatei<br />

noch ke<strong>in</strong> Teilnehmer mit Zahlstelle zugewiesen werden. Daher muss die bereits<br />

importierte Zahlungsdatei nochmals gelöscht und importiert werden. Löschen Sie<br />

den Zahlungslauf im Programm 221 ESR-RÜCKMELDUNGEN BEARBEITEN<br />

über den Button "Löschen" oder die Tastenkomb<strong>in</strong>ation B @.<br />

6. Importieren Sie aus dem Verzeichnis [d:\abac\kd\nr2001\epay\<strong>in</strong>files\archiv] die<br />

Zahlungsdatei erneut. Die Meldung, dass ke<strong>in</strong> Teilnehmer zugewiesen werden<br />

konnte, darf jetzt nicht mehr ersche<strong>in</strong>en.<br />

7. Die E<strong>in</strong>stellung unter Punkt 1 kann bei Bedarf jetzt wieder zurück gestellt werden,<br />

damit die zukünftig e<strong>in</strong>gelesenen Zahlungsdateien verschlüsselt abgelegt werden.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 14


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.4.2 Weiteres Abholen der Zahlungen im ElectronicBank<strong>in</strong>g<br />

1. Starten Sie das Programm 221 ESR-RÜCKMELDUNGEN BEARBEITEN der Applikation<br />

ElectronicBank<strong>in</strong>g.<br />

2. Um e<strong>in</strong>e Zahlungsdatei zu importieren, klicken Sie auf den Button "Import". Besteht<br />

e<strong>in</strong>e Onl<strong>in</strong>e-Verb<strong>in</strong>dung zum Bankserver, kann die Zahlungsdatei über den<br />

Button "Abholen" importiert werden.<br />

2.4.3 Zahlungen im AbaWorX verarbeiten<br />

1. Starten Sie im AbaWorX das Programm 122 ZAHLUNGEN EINLESEN.<br />

2. Klicken Sie l<strong>in</strong>ks auf den Goldenball "Import". Sie f<strong>in</strong>den <strong>in</strong> dieser Ansicht alle<br />

vom ElectronicBank<strong>in</strong>g aufbereiteten und zur Verfügung gestellten Zahlungsläufe,<br />

welche noch nicht im AbaWorX abgeglichen wurden. Sie haben hier die Möglichkeit,<br />

Zahlungsläufe für den Import im AbaWorX auszuschliessen, <strong>in</strong>dem sie diese<br />

<strong>in</strong>aktiveren.<br />

3. Starten Sie den automatischen Abgleich der Zahlungen über die Taste @ oder<br />

den Button "Start". Sie erhalten im Protokoll e<strong>in</strong>e Übersicht über die erfolgten Aktionen<br />

und allfällige Fehlverhalten.<br />

4. Wechseln Sie nun l<strong>in</strong>ks auf den Goldenball "Zahlungen". Sie erhalten e<strong>in</strong>e Übersicht<br />

über die zugewiesenen bzw. nicht zugewiesenen Zahlungen.<br />

HINWEIS<br />

Zahlungen werden unter anderem nicht zugewiesen, wenn der OP-Betrag des zugehörigen<br />

Belegs niedriger ist, als der Zahlbetrag.<br />

Wenn Sie automatisch zugewiesene Zahlungen löschen möchten, markieren Sie im l<strong>in</strong>ken<br />

Fenster die Zahlung und anschliessend im rechten Fenster den betreffenden Beleg. Klicken<br />

Sie dann auf den Button "Zugewiesener Beleg zurücksetzen" (Button zwischen Zahlungen<br />

und Belegen).<br />

Wenn Belege nicht automatisch abgeglichen werden und Sie dies manuell machen möchten,<br />

markieren Sie l<strong>in</strong>ks die zuzuweisende Zahlung und rechts den Beleg, auf welchen die<br />

Zahlung zugewiesen werden soll. Es ist wichtig, e<strong>in</strong>en Beleg zu markieren, da das System<br />

ansonsten nicht eruieren kann, auf welchen der vielen Belege die Zahlung zugewiesen werden<br />

soll und diese dann immer auf den ersten Beleg der Datei zugewiesen werden. Klicken<br />

Sie anschliessend auf den Button "Beleg zuweisen" (Button zwischen Zahlungen und Belegen).<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 15


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

ACHTUNG<br />

Prüfen Sie beim manuellen Löschen und Zuweisen von Zahlungen unbed<strong>in</strong>gt die Meldungen<br />

auf ihre Richtigkeit, bevor Sie diese über den Button "OK" bestätigen. Wenn Sie unsicher<br />

s<strong>in</strong>d, brechen Sie die Zuweisung gegebenenfalls nochmals ab und setzen Sie sich vorgängig<br />

mit Ihrem Händler <strong>in</strong> Verb<strong>in</strong>dung<br />

Werden Zahlungen nicht automatisch zugewiesen, liegt meistens e<strong>in</strong> Fehler <strong>in</strong> den Def<strong>in</strong>itionen<br />

vor. Kontrollieren Sie diese oder nehmen Sie allenfalls mit dem <strong>ABACUS</strong> Support Aba-<br />

WorX/Adressverwaltung Kontakt auf.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 16


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.5 Programm 191 FIBU-Schnittstelle<br />

Bild 11: Programm 191 FIBU-SCHNITTSTELLE<br />

INFORMATIONEN<br />

♦ Im Programm 191 FIBU-SCHNITTSTELLE werden alle im Programm 121 ZAHLUNG<br />

ERFASSEN und 122 ZAHLUNGEN EINLESEN erfassten Zahlungen mit den zugehörigen<br />

Beleg<strong>in</strong>formationen aufgelistet und stehen zur weiteren Verbuchung <strong>in</strong> die F<strong>in</strong>anzbuchhaltung<br />

(Enterprise) oder FibuLight zur Verfügung.<br />

♦ Über den Button "Starten" wird die Verbuchung der unter "buchen?" markierten Belege ausgelöst.<br />

♦ Es stehen verschiedene E<strong>in</strong>schränkungsmöglichkeiten der Zahlungen bzw. Stornos zur<br />

Verfügung. Diese werden im folgenden Kapitel erläutert.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 17


<strong>VESR</strong> EINRICHTEN IM ABAWORX 2<br />

2.5.1 Die E<strong>in</strong>schränkungsmöglichkeiten<br />

• Manuell erfasste Zahlungen verbuchen<br />

Nur die im Programm 121 ZAHLUNG ERFASSEN erfassten<br />

Zahlungen, Rabatte, etc. werden angezeigt und zur Verbuchung<br />

frei gegeben.<br />

• E<strong>in</strong>gelesener Zahlungslauf<br />

• Alle E<strong>in</strong>träge verbuchen<br />

• Stornieren von Zahlungen<br />

Nur die im Programm 122 ZAHLUNGEN EINLESEN per<br />

Zahlungsdatei e<strong>in</strong>gelesenen Zahlungen werden angezeigt<br />

und zur Verbuchung frei gegeben.<br />

Es werden alle Zahlungen aus den Programmen 121 ZAH-<br />

LUNG ERFASSEN und 122 ZAHLUNGEN EINLESEN angezeigt<br />

und zur Verbuchung frei gegeben. Stornobuchungen<br />

werden hier nicht angezeigt.<br />

Die im Programm 121 ZAHLUNG ERFASSEN stornierten<br />

Zahlungen werden angezeigt und zur Verbuchung freigegeben.<br />

ESR-Def<strong>in</strong>ition im AbaWorX Seite 18

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