How do I register to WOI - IBM

Wie können Sie sich für WOI registrieren?
Öffnen Sie bitte die IBM Lieferantenseite unter dem
folgenden Link: https://www-01.ibm.com/procurement/esi/
Wählen Sie bitte Deutsch als Anzeigesprache aus: klicken
Sie bitte links auf Select a language und wählen Sie bitte
Austria German // Germany German // Switzerland German
aus.
Klicken Sie dann links auf Registrieren (unter
„Zugehörigen
Anweisungen.
Links“) und befolgen Sie die
Bitte beachten Sie:
• Ihre IBM ID (Benutzername) muss so aussehen wie
eine E-mail Adresse. Es ist empfehlenswert, Ihre E-
Mail-Adresse als IBM ID verwenden, aber als ID
können Sie auch eine fiktive Adresse eintragen.
• Wenn Sie auch eine IBM E-mail Adresse haben,
bitte verwenden Sie sie hier nicht!
• Ihr Kennwort (Passwort) muss aus mindestens 8
Zeichen bestehen. Bitte verwenden Sie keine
•
Sonderzeichen.
Schreiben Sie bitte sicherheitshalber Ihr Passwort
auf!
Nach der Registrierung kontaktieren Sie bitte das IBM E-
Service Support Center (pasc@hu.ibm.com)
Wenn Sie eine E-Mail senden, senden Sie bitte die folgende
Angaben: Ihre registrierte IBM ID, Firmenname (IBM
Lieferantennummer, wenn Sie sie haben), Ihr Name und Ihre
Erreichbarkeit (E-Mail-Adresse , Telefonnummer.)
Wie kann eine Bestellung akzeptiert werden?
(Nur für Lieferanten von IBM Deutschland und IBM
Schweiz)
1. Bitte klicken Sie den Menüpunkt Bestellungen an
und suchen Sie die Bestellnummer aus, die Sie
akzeptieren möchten. Bitte selektieren Sie diese
Bestellung.
2. Klicken Sie bitte auf Öffnen.
3. Auf der Seite Bestellungen Einzelangaben finden
Sie die einzelne Positionen.
4. Wenn Sie auf die Bestellpositionsnummer klicken,
können Sie die Einzelheiten der Position ansehen. Damit
wird die Position automatisch akzeptiert.
5. Sie können mit der Schaltfläche Zurück (oben
rechts) auf die Seite Bestellungen Einzelangaben
zurückkehren.
6. Wenn Sie mit der Angaben der Positionen nicht
einverstanden sind, wenden Sie sich bitte an dem
Einkäufer.
7. Sie müssen alle Positionen akzeptieren, wenn Sie
eine Rechnung erstellen möchten.
Wie kann eine geänderte Bestellung akzeptiert werden?
(Nur für Lieferanten von
IBM Deutschland und IBM Schweiz)
1. Wenn eine Bestellung geändert wurde, müssen
Sie sie in WOI akzeptieren.
2. Wenn eine Bestellung geändert wurde, erscheint
in der Spalte 'Datum der letzten Änderung’ ein neues
Datum. Alle Positionen müssen in der Bestellung
akzeptiert sein, damit eine Rechnung aus dieser
Bestellung erstellt werden kann.
3. Bitte klicken Sie den Menüpunkt Bestellungen an
und suchen Sie die Bestellnummer aus, die Sie
akzeptieren möchten. Bitte selektieren Sie diese
Bestellung.
4. Klicken Sie bitte auf Öffnen.
5. Auf der Seite “Bestellungen Einzelangaben“
finden Sie den Link 'Übersicht Bestelländerungen
anzeigen'. Wenn Sie es anklicken, können Sie die
Änderungen ansehen. Mit der Schaltfläche “Zurück“
können Sie zurückkehren.
6. Auf der Seite “Bestellungen Einzelangaben“
finden Sie auch die einzelne Positionen aufgelistet..
7. Wenn Sie auf die Bestellpositionsnummer
8.
(00001, usw.) klicken, können Sie die Einzelheiten der
Position ansehen.
Wenn Sie die Position akzeptieren möchten,
klicken Sie bitte auf den Knopf Position akzeptieren!
Wenn Sie mit den Änderungen nicht einverstanden
sind, klicken Sie bitte nicht auf „Position nicht
akzeptieren“, sondern kontaktieren Sie bitte den
Einkäufer, der auf dieser Seite zu sehen ist.
9. Bestätigen Sie die Veränderung erneut, indem Sie
auf OK klicken.
10. Sie müssen alle Positionen akzeptieren, wenn Sie
eine Rechnung erstellen möchten.
Wie kann eine Bestellung/ Bestelländerung akzeptiert
werden?
(Nur Für Lieferanten von IBM Österreich)
Dieser Abschnitt ist nur für Lieferanten relevant, die von
IBM Österreich Bestellungen erhalten. IBM Österreich
erwartet von seinen Lieferanten die Bestätigung der
Bestellung. Aus diesem Grund müssen Sie, als Lieferant
von IBM Österreich (oder einer entsprechenden
österreichischen Tochtergesellschaft), die Bestellung
bestätigen, bevor Sie eine Rechnung erstellen können.
1. Sie sollen die Bestellung markieren und öffnen.
Dann erscheint eine Schaltfläche über die Tabelle mit
der Positionen:'Bestätigung der Bestellung aus
Bestellung erstellen'.
Bitte klicken sie es an.
2. Auf dieser Seite können Sie die Bestellung
entweder akzeptieren, eine Änderung beantragen oder
zurückweisen. Wenn Sie die Bestellung akzeptieren
möchten, selektieren Sie bitte 'Akzeptanzaktion' und
klicken Sie bitte auf Fortfahren.
3. Auf der nächsten Seite können Sie zusätzliche
Informationen eintragen, aber es ist nicht nötig. Bitte
rollen Sie herunter und klicken Sie auf Versenden, um
fortzufahren.
4. Auf der nächsten Seite klicken Sie bitte auf 'OK' um
Ihre Bestellungsannahme zu bestätigen.
Warum kann ich eine Bestellung nicht in Rechnung
stellen?
Überprüfen Sie:
1. ob Sie jede Position der Bestellung geöffnet,
angeschaut und akzeptiert haben.
2. ob diejenige Bestellung, die Sie in Rechnung
stellen möchten, nicht vollfakturiert ist.
3. wenn Sie weiterhin Schwierigkeiten mit der
Rechnungserstellung haben, bitte rufen Sie die E-
Service Support Center an.
Wie kann ich eine Rechnung erstellen?
1. Bei dem Menüpunkt Bestellungen können Sie
diejenige Bestellung aufrufen, die Sie in Rechnung
stellen möchten. Bitte markieren Sie die Bestellung.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche
Rechnungserstellung aus Bestellung, die sich
oberhalb und unterhalb des Schirmes befindet.
3. Jetzt erscheint die erste Seite der
Rechnungserstellung: Rechnungen und Gutschriften /
Verarbeitungsoptionen (DE)
Selektieren Sie bitte diejenigen Positionen der Bestellung,
die Sie in Rechnung stellen möchten, in dem Sie ein
Häkchen vor die Bestellpositionsnummer setzen. Klicken
Sie auf „Alle selektieren“, wenn Sie alle in Rechnung
stellen möchten.
Geben Sie allgemeine Informationen über die neue
Rechnung an. Die obligatorischen Felder sind mit *Stern
markiert.
Wichtig:
- Verwenden Sie bitte eine Rechnungsnummer
nur einmal, auch wenn es sich auf zwei
verschiedene Bestellungen bezieht.

- Geben Sie die Rechnungspositionsnummer der
Reihenfolge der Positionen entsprechend an.
- Wenn bei der Maßeinheit „ohne Maßeinheit“
steht, können Sie im Feld Einzelpreis den
Nettobetrag angeben, den Sie in Rechnung stellen
möchten.
- Wenn bei der Maßeinheit Stück/Tage/Stunden
usw. stehen, können Sie bei der Mengenzahl die
Menge editieren.
- Wählen Sie den entsprechenden Steuersatz aus.
Wenn die Währung der Bestellung mit der lokalen
Währung nicht übereinstimmt, sollten Sie auch den
Steuerbetrag in Landeswährung angeben.
Jedoch auf dieser Seite können Sie noch ein 1
eintragen, weil der Steuerbetrag von dem System auf
der nächsten Seite ausgerechnet wird. Aufgrund der
ausgerechneten Steuersumme können Sie auf der
nächsten Seite leichter den Steuerbetrag in
Landeswährung ausrechen.
Steuerbetrag in Landeswährung = Steuersumme x
Wechselkurs)
Den Wechselkurs finden Sie in der Bestellung unter
Zahlungsinformationen.
Wenn Sie alle obligatorische Felder ausgefüllt haben,
klicken Sie bitte die Schaltfläche Weiter an.
4. Auf der nächsten Seite geben Sie die
ausgerechnete Steuersumme im Feld
Kontrollsumme Steuerbetrag und die
Rechnungssumme im Feld Kontrollsumme
5.
Rechnungsbetrag an. Bitte tragen Sie die Summe
ein, die von dem System ausgerechnet wurde. Diese
Summe finden Sie links unter der Tabelle.
Tragen Sie auch Ihre Mehrwertsteuernummer
ein!
WICHTIG!
Für Lieferanten aus der Schweiz ist dieses Feld nicht
obligatorisch, aber Sie müssen es ausfüllen, wenn Sie
Steuer abrechnen möchten.
6. Nachdem Sie alle obligatorischen Felder
7.
ausgefüllt haben, können Sie auf die Schaltfläche
Senden drücken. Auf der nächsten Seite erhalten Sie
eine Übermittlungsbestätigung.
Bestätigen Sie die Übermittlung in dem Sie auf
OK oder OK und drucken klicken.
Soll ich nach der Übermittlung der Rechnung etwas noch
machen?
In einigen Tagen nach der Erstellung der Rechnung
kontrollieren Sie bitte den Status der Rechnung.
Bei dem Menüpunkt „Rechnungen und Gutschriften“
können Sie Ihre Rechnungen nachschauen. Wählen Sie die
entsprechende Suchkriterium aus und klicken Sie auf GO.
1. Der Status Ihrer Rechnung wird auf der rechten
Seite der Tabelle, in der Spalte Staus angezeigt.
Bitte beachten Sie:
• Wenn der Status der Rechnung “Eingegangen”
ist, wurde sie von IBM akzeptiert und wird gemäss
der allgemeinen Bestell- und Vertragsbedingungen
Ihrer Bestellung bezahlt.
• Wenn der Status Ihrer Rechnung nach ein paar
Tagen immer noch „Übermittelt“ ist, kontaktieren
Sie bitte den Help Desk! Vermutlich gibt es ein
Problem mit Ihrer Rechnung.
• Wenn der Status der Rechnung
„Zurückgewiesen“ ist, wurde Ihre Rechnung von
IBM nicht akzeptiert, sehen Sie bitte die
Begründung der Zurückweisung in dem Menüpunkt
„Zurückgewiesene Rechnungen“ an (Selektieren ->
Druckeroptimiert anzeigen).
Wie kann ich meine Überweisungsanzeige ansehen?
1. In dem Menüpunkt Überweisungsanzeige werden
alle Überweisungsanzeigen gezeigt. (Automatisch
kommen zuerst diejenige angezeigt, die Sie früher
noch nicht angeschaut haben. Sie können aber auch die
früheren ansehen.)
2. Wählen Sie die gewünschte aus und klicken Sie auf
„Druckeroptimiert anzeigen“.
3. An dem nächtsten Bildschirm können Sie die
Angaben der Überweisungsanzeige anschauen.
Wen kann ich in meiner Verteilerliste aufnehmen?
Sie können die Liste der Mitarbeiter in verschiedenen
Abteilungen Ihrer Firma (sogar auch ohne Zugang zu WOI)
bestimmen, die E-Mail Benachrichtigungen in folgenden
Fällen erhalten, sobald eine neue Bestellung,
Bestellveränderung, zurückgewiesene Rechnung,
Überweisungsanzeige im System eingetroffen ist.
1. In dem Menüpunkt „Lieferantenprofil“
2.
überzeugen Sie sich, JA bei dem Link „E-Mail
Benachrichtigungen aktivieren“ ausgewählt zu
haben.
Tragen Sie bitte in die Verteilerliste für E-Mail
Benachrichtigungen die E-Mail-Adressen der
Kollegen ein, die Sie zur Liste hinzufügen
möchten. Tragen Sie bitte die E-Mail-Adressen mit
einem Komma getrennt, ohne Lehrzeichen ein, und
sichern Sie die Profiländerungen.
Wen soll ich kontaktieren…
WEB ORDER AND INVOICE
( WOI )
Kurzbeschreibung für
Lieferanten
IBM E-service Support Center
- Hilfe bei der Nutzung des Systems
- Auftritt eines Fehles bei der Anwendung
- Fragen zum Rechnungsstatus
- Änderung der Firmendaten
- Erhaltung einer Zahlung, für die keine Zahlungsavis
in e-WOI zu finden ist
E-mail Adresse: pasc@hu.ibm.com
Tel: Deutschland: 0180 5426 032
Österreich: 810 300 417
Schweiz: 058 333 0999
IBM Procurement Contact Center
- Anfragen zum Zahlungstermin der Rechnung
- Anfragen zur unbezahlten Rechnung, dessen Status
“Eingegangen” ist
- Anfragen zu Rechnungsdetails bei Erhaltung einer
Zahlung
E-mail Adresse: pccce@hu.ibm.com
Tel: Deutschland: 0711 785 3300
Schweiz: 058 333 6373
E-mail Adresse: austpcc@hu.ibm.com
Tel: Österreich : +36-1-777-1891
IBM Kontaktperson- Sourcing Buyer
Anfragen zu WOI Vertragsbedingungen
zu einer bestimmten Bestellung
zu den Vertragsbedingungen mit IBM