c // mag - Fachzeitschrift für Informationstechnologien, Themenheft: Langzeitarchivierung

Langzeitarchivierung 

Wie lang sind Daten haltbar? . Daten in der Langzeitarchivierung 

Speicher organisieren . Langzeitarchivierung und ECM 

Technik reicht nicht . Konzepte Langzeitarchivierung 

„You have lost Mail.“ . E-Mails im Langzeitarchiv 

„Digitale Archivierung ist ein ständiger Prozess“ . Archivierung beim Bundesarchiv 

Ausgabe #2 Deutschland Euro 7,60 ISSN 111-4443 

c mag 

Fachzeitschrift für Informationstechnologien 

November 2005 

Überlebensgarantie ECM . Grundlagen ECM (Teil I) 

Erst Bloggen, dann Verlegen . Verlage nutzen Blogs für neue Printmodelle 

Suche ist nicht gleich Suche . Strategien für „Findeprobleme“ 

Der Traum vom strukturierten Dokument . Compound Documents 

Kein Hype und doch da . Digital Asset Management 

Der Ein-Milliarden-Dollar-Man . Firmenportrait FileNet 

Frei ist besser . TYPO3 bei Greenpeace 

Cases . Verlage (Bezahlsysteme), Stadtwerke (Rechnungsbearbeitungbearbeitung)

in eigener Sache 

Vielen Dank für Ihre Resonanz zur ersten Ausgabe! Das 

Ausmaß der positiven Meldungen freut uns – und hat sogar 

ein wenig überrascht. Das c//mag wird gelesen, so viel ist 

sicher. Von Fachleuten, von Entscheidern, von Lesern, die 

hier zu Recht etwas Neues entstehen sehen. 

003 

Die erste Ausgabe hat ein „Magazin mit Kante“ eingeführt, 

das, wie wir hoffen, seine Spur im Markt ziehen wird. Mit 

recherchierten Fachbeiträgen und Autoren, die ihr Wissen 

mit den Lesern des c//mag teilen. Mit dem anderen Blick, 

der Galerie. Mit Case Studies und der direkten Möglichkeit 

zur Kontaktaufnahme. Dem Highlight. Und den kommentierten 

News. 

Ab dieser Ausgabe lesen Sie im c//mag die „Briefe an den 

IT-Leiter“. Hier schreibt der IT-Verantwortliche im Unternehmen 

an seine Kollegen (Seite 14). Und im „Beobachter“ 

lesen Sie unsere „Clippings“ von Messen, Kongressen und 

anderen Veranstaltungen (Seite 81). 

Das Titelthema ist selbst erklärend. Langzeitarchivierung ist 

ein - wichtiger - Aspekt der Archivierung, der über die reine 

Technik hinausgeht. Hier sind schlüssige Konzepte gefragt 

und der Blick über den Bildschirmrand des Desktops hinaus. 

Was der Kulturträger Papier bereits bewiesen hat, muss 

der elektronische Datenträger erst noch belegen. Deshalb 

fragen wir auch: „Wie lange halten Daten“? 

Viel Spaß beim Lesen! 

Volker Watschounek, Uwe Hentschel

004 

Register der erwähnten Unternehmen und Organisationen 

AIIM International 43 

Apple 57 

Artplan 67 

Autonomy 71, 80 

benchpark.com 10 

betandwin 5 

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 18 

Bundesverwaltungsamt 73 

Business Application Research Center 27 

Canto 65 

Capgemini Deutschland 20 

CAPTIVA Software 70 

CeBIT 77 

CEYONIQ Technology 31, 70 

ciao.com 10 

Coca-Cola Erfrischungsgetränke 14 

comet Communications 76 

Computer Associates 80 

contentmanager.de 10 

Cyco 31 

d.velop 31, 73 

daa Systemhaus 31, 73 

Das Bundesarchiv 18, 32 

Deutsche Post Direkt 73 

Deutsche Telekom 75 

Digital Library Forum 18 

DISC 26 

DMS-Akademie 76 

DMSfactory 70 

DocuWare 31 

ECMguide.de 18 

ELO 31 

EMC 21, 70 

Euroforum 77 

FileNet 6, 60, 70 

Firstgate Internet 75 

Forschungszentrum Informatik Universität Karlsruhe 18 

Fraunhofer Institut für Zuverlässigkeit und Mikroinegration 18 

Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik 79 

Fujitsu 71 

Fujitsu Siemens Computers 21 

GCT 31 

Gedas 80 

Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung 18 

GFI Software 31 

Greenpeace 66 

GROUP Technologies 31 

H&S Heilig & Schubert 31 

Heinold, Spiller & Partner 76 

Hochschulverband Informationswissenschaft 18 

Hyperwave 5, 80 

IBM 57, 71, 80 

infin-Micropayment 75 

InterLake 74 

International Federation of Library Associations and Institutions 18 

IQDoQ 22 

IQ-work Software 31 

Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung 18 

Koordinierungs- und Beratungsstelle für Informationstechnik 18 

LuraTech 70 

Management Circle 77 

marketinghub 64 

Maxpert 31 

Merck & Co. 28 

Microsoft 57, 70, 71, 76 

Mirra 71 

montax payment service 74 

Network Appliance 21 

NITAG 31 

Novell 57 

Océ Document Technologies 73 

Olympus 11 

Omikron Data Quality 55 

Open Text 31 

Optimal Systems 58, 73 

PayPal 75 

Physikalisch Technische Bundesanstalt 18 

Pixelboxx 66 

PROJECT CONSULT 43 

ReadSoft 72 

RealNetworks 71 

Red Hat 71 

Rheinische Post 49 

Ringier Verlag 75 

RP Online Verlagsgesellschaft 49 

Seagate Technology 71 

SearchStorage.com 18 

SER Solutions 73 

Siemens Business Services 22 

SOFTCON 78 

Software AG 71 

Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm 73 

Synerg-e Consult 10 

The Internet Archive 18 

TIM 31 

Tomorrow Focus Technologies 50 

Umatico Software 71 

Unilog Integrata Training 76 

Veritas 31 

Verity 71, 80 

VOI 73 

W3C 59 

Web.de 75 

Yaletown Technology Group 10 

yellowworld 74 

Zöller & Partner 77

Die Hyper-Welle 

Kaum eine Messe ausgelassen. Immer ein ordentlicher 

Stand. Consultants und Entwickler im korrekten Business- 

Look, ohne gleich wie IBM auszusehen. Hyperwave schien 

in den letzten Jahren eine im Markt verankerte Größe zu 

sein. Gleichwohl fragten sich die Bebachter immer, warum 

eigentlich. 

Der „führende Anbieter von Collaborative Enterprise 

Content Management (ECM) mit einer vollständig integrierten 

E-Learning und WebConferencing Umgebung“, so 

das Unternehmen, hat eine Referenzliste zum Niederknien. 

Dennoch, das Geraune der letzten Jahre ist nie verstummt, 

„womit die eigentlich Geld verdienen“. Am letzten Tag der 

DMS Expo in Essen dann die Nachricht: Insolvenz. Wieder 

ein Einschlag, zeitverzögert, scheinbar ohne ersichtlichen 

Grund. 

„the power of wisdom“, so der Firmenslogan, hat nicht 

ausgereicht. Dabei hätte es eine Geschichte nach Maß sein 

können: 1997 gegründet, 2000 mit 4,6 Mio. Euro die Planzahlen 

für das IV. Quartal übertroffen, Anfang 2001 den 

Börsengang bekannt gegeben. Dann den IPO erst verschoben 

und schließlich ganz abgesagt – die Turbulenzen am 

Neuen Markt. Aus der Geschichte des Unternehmens wurde 

Highlight 

005 

keine Equity Story, wie man sie in diesen Jahren so gerne las. 

Dabei hatte das Unternehmen 2001 in einer Finanzierungsrunde 

20 Mio. Euro beim Investor e-millennium akquiriert. 

Die hatten im selben Jahre immerhin die Suse AG angeschoben. 

Außerdem waren da noch DVC, 3i, Atlas Venture und 

Hitech als Kapitalgeber. 

Jetzt steigt die österreichische Beteiligungsgesellschaft 

Global Equity Partners bei Hyperwave ein. Damit kann das 

operative Geschäft erst einmal „vollumfänglich“ weitergeführt 

werden. Der neue Kapitalgeber hat unter anderem 

den heute in Österreich führenden Einzelhandelsanbieter 

für Indianstyle- und Westernbekleidung groß rausgebracht. 

Und www.betandwin.com. Und eine Reihe von Technologieunternehmen. 

Alles in allem sieht das eher nach alpenländischer 

Freunderl-Wirtschaft als nach einem Schwarm 

rabiat-globaler Heuschrecken aus. 

Ob Hyperwave mit dem frischen Venture Capital seine 

Software für die Verwaltung von Intellectual Capital auf die 

Straße bringt? Was war bei Gartner im Oktober zu lesen? 

„Hyperwave is a visionary in the Smart Enterprise Suite 

market, but its vision has always exceeded its ability to execute.“ 

Always.

006 

Auf dem Weg 

FileNet zu einer „one billion dollar company“ zu machen, 

ist das erklärte Ziel des Chairman Lee D. Roberts. Die erste 

Milliarde ist allerdings immer die schwerste. Wann es so 

weit sein wird, konnten wir nicht erfahren. Dafür aber, was 

er als Erstes macht, wenn er nach Hause kommt. Seite 60

006 

Auf dem Weg 

FileNet zu einer „one billion dollar company“ zu machen, 

ist das erklärte Ziel des Chairman Lee D. Roberts. Die erste 

Milliarde ist allerdings immer die schwerste. Wann es so 

weit sein wird, konnten wir nicht erfahren. Dafür aber, was 

er als Erstes macht, wenn er nach Hause kommt. Seite 60


Inhalt 

in eigener Sache 3 

Firmenregister 4 

Highlight 5 

Panorama 10-13 

Briefe an den IT-Leiter 14-15 

Titel 

Wie lang sind Daten haltbar? 16-19 

Daten in der Langzeitarchivierung 

Speicher organisieren 20-22 

Langzeitarchivierung und ECM 

Technik reicht nicht. 24-27 

Konzepte Langzeitarchivierung 

„You have lost Mail.“ 28-32 

E-Mails im Langzeitarchiv 

„Digitale Archivierung ist ein 32-34 

ständiger Prozess.“ 

Archivierung beim Bundesarchiv 

Kommentar 35 

Galerie 37-41 

Kleidsam. 

Schwerpunkt 

Überlebensgarantie ECM (Teil I) 42-26 

Grundlagen ECM 

Erst bloggen, dann verlegen 48-50 

Neue Modelle für Printobjekte 

Zu viele Daten, zu wenig Wissen 52-55 

Neue Suchtechnologien 

Der Traum vom strukturierten Dokument 56-59 

Compound Documents 

Der Ein-Milliarden-Dollar-Mann 60-62 

Firmenportrait FileNet AG

Alltag 

Kein Hype und doch da 64-65 

Digital Asset Management 

Frei ist besser 66-68 

TYPO3 bei Greenpeace 

News Unternehmen 70-71 

Antrieb für die Rechnungsverarbeitung 72-73 

Case: Digitaler Aktenschrank in der Schublade 

Gemeinsam wachsen und stark sein 74-75 

Case: Online-Bezahlsysteme im Verlagswesen 

News Veranstaltungen 76-77 

nachgefragt: zu Gast bei der Stadt München 78 

Forschung 79 

in die Nesseln 80 

der Beobachter 81 

Impressum 82

010 Panorama 

Panorama 

(Vernünftige) Zahlen, bitte! 

Benchmarking: von innen betrachtet, von außen betrachtet. 

Es ist die Welt der Analysen und Vergleiche: eine neue 

Art der Qualitätswissenschaft. Eine Wissenschaft, die aus 

marktwirtschaftlicher Sicht in den Bereichen der Technik an 

Bedeutung gewinnt. Es geht darum, mittels Analysen und 

Vergleiche, die eigenen Stärken und Schwächen zu erkennen. 

Und die der Mitbewerber. Zu lernen, wie ein Unternehmen 

optimiert werden kann. Benchmarking bezeichnet eine 

Methode, mit der Unternehmen die Konzepte, Instrumente 

und Prozesse anderer Unternehmen identifizieren und 

mit dem Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, auf 

die eigene Situation zu übertragen (Blick von innen). In 

der Praxis steht die seit 1979 bekannte Betrachtungsweise 

hinten an. Qualifizierende Daten wie Urteile sind wichtiger. 

Damit soll es möglich werden, ein positives oder negatives 

Bild vom Produkt zu gewinnen – nicht nur Marketingblasen 

zu lesen. Kunden möchten erfahren, wodurch sich Produkte 

tatsächlich unterscheiden. Sie möchten Produktmängel im 

Voraus einschätzen können. Für Konsumgüter hat sich 

hier die Plattform www.ciao.de etabliert. Und es scheint, 

als hätten das auch andere erkannt. Der Suchbegriff 

„Content Management“ führt uns zu NOEO, Microsoft 

und Ceyoniq als Anbieter einer Wysiwyg-Verwaltung, einer 

Beitragsverwaltung und, wir sind überrascht, eines Tools für 

Enterprise Content Management (ECM). Bewertungen, wie 

sonst üblich, sind jedoch nicht hinterlegt. 

Für Fachinformationen zu diesem Themenspektrum gibt 

es andere Plattformen: mal leichter, mal schwerer zu finden. 

Doch bei der Vielzahl an Angeboten verwischt die Qualität. 

Und ob immer präsent ist, dass die redaktionellen Inhalte 

panorama@c-mag.de 

von Plattformen wie www.contentmanager.de größtenteils 

aus den Marketing- oder PR-Abteilungen der Hersteller 

stammen, wissen wir nicht. Wir bezweifeln es aber. Dabei 

reicht ein Blick auf die Autoren. 

„echte“ Informationen 

Anders ist das bei www.benchpark.com. Hier findet der 

Nutzer keine Marketingprosa und auch keine Produktinformationen. 

Das Portal der Hamburger Synerg-e 

Consult GmbH & Co. KG beschränkt sich mit seinem 

Experten-Team auf das Wesentliche: die Qualität einzelner 

WCM-, ECM- und CRM-Anbieter - aber auch ERP- und 

Business Intelligence-Anbieter. Das Besondere: Wer in dem 

Fachportal gelistet sein möchte, bezahlt erst mal nichts. 

Der reine Eintrag sowie die Einreichung von Implementierungsergebnissen 

ist kostenlos. Auch die Überprüfung des 

Expertenteams ist umsonst. Und genau das ist es, wodurch 

sich Benchpark auszeichnet. Die Bewertung aller Agenturen 

und Software-Lösungen geschieht unabhängig von $$$. Im 

Software-Bereich machen etwa 200 bis 300 Anbieter von 

von einem kostenlosen Listing Gebrauch. Vielleicht eine 

besonders listige Marketingplattform? 2004 war zu hören, 

dass die Echtheit der Ergebnisse und damit die Objektivität 

nicht wirklich gewährleistet waren. Die Betreiber haben 

daraus gelernt. 

Kontrolle durch Experten 

Seit Oktober zeichnen bei benchpark.com in der 

Anbieterkategorie Enterprise Content Management die 

beiden ECM-Spezialisten Renate Karl (dsk Beratungs- 

GmbH, Pfaffenhofen) und Dr. Ulrich Kampffmeyer (Project 

Consult GmbH, Hamburg) verantwortlich. Zusammen 

wacht das Duo über die eingehenden Anwenderurteile und 

übernimmtdie Qualitätssicherung. Karl und Kampffmeyer 

präsentieren mit Enterprise Content Management (ECM) 

eine neu strukturierte Kategorie: Anbieter von reinem 

Web Content Management (WCM) wurden ausgelagert. 

Die Überwachung der Einträge hat der Münchner 

Hightext Verlag übernommen. So kann das Duo seinen 

Fokus auf spezialisierte Anbieter von ECM-Lösungen 

richten. Bestandsaufnahme 1. November 2005: In der 

Kategorie WCM- und E-Commerce-Anbieter sind derzeit 

164 Anbieter gelistet; 102 davon haben mindestens eine 

der 580 abgegebenen Bewertungen erhalten. In der seit 

Oktober neuen Kategorie ECM-Anbieter sind derzeit 72 

Anbieter gelistet. 29 davon haben mindestens eine der 203 

Bewertungen erhalten.

Analog zu digital mit Tücken 

Sony, Grundig, Panasonic. Das Angebot digitaler Aufnahmegeräte 

ist groß. Leichtfertig und ohne groß darüber nachzudenken 

stecken wir sie gerne in die Schublade der digitalen 

Diktiergeräte. Nicht zuletzt deshalb, weil der Markt und 

das Leistungsspektrum der kleinen Arbeitshilfen kaum zu 

überblicken ist. Und so greift der Kunde schon mal schnell 

mal zu dem Falschen – denn zur Ablösung der bekannten 

Bandgeräte mit Mini-Kassette eignen sich auf den ersten 

Blick alle Geräte. Erst ein zweiter Blick legt die Unterschiede 

offen. 

zum Arbeiten gedacht 

Aufnehmen, zurückspulen, anhören - schnell die Gedanken 

sortieren, noch mal ein klein wenig zurückspulen und 

dann weiter aufzeichnen. Wieder stoppen, zurückspulen 

und die letzten drei Wörter übersprechen. Bei Gutachtern 

und Rechtsanwälten ist das ein geschulter Prozess, in Fleisch 

und Blut übergegangen – die Nutzung des traditionellen, in 

die Jahre gekommenen Diktiergerätes. In die Jahre gekommen. 

Nicht wirklich. Professionelle Diktiergeräte verwenden 

heute noch gerne das kleine Band, das nicht in einen handelsüblichen 

Kassettenrekorder passt. Digitale Diktiergeräte 

– wie funktionieren sie? Lohnt sich die Investition? Reicht 

nicht schon ein digitales Aufnahmegerät? Ein digitales Aufnahmegerät 

– ist das nicht ein Diktiergerät? 

umständlich war gestern 

Ist es nicht. Ich erinnere mich noch, als die ersten erschwinglichen 

Aufnahmegeräte auf den Markt kamen. 

So um das Jahr 2000. Ich musste damals eine Reihe von 

Interviews machen, die meisten am Telefon oder vor Ort. 

Handschriftlich eine Tortur. Und sicher ging dabei die eine 

oder andere Information verloren. Also entschloss ich mich, 

die Hilfe eines dieser Geräte in Anspruch zu nehmen. Fest 

in dem Glauben, ein Diktiergerät zu haben. War es aber 

nicht. Die Bedienung meines IC Recorder ICD-R100 von 

Sony gleicht der obigen Beschreibung in keiner Weise. Sie 

erinnert mich mehr an meine ersten Mitschneideversuche, 

Anfang der 80er Jahre, als ich mit meinem Kassettenrekorder 

vor dem Röhrenradio saß und versuchte, den neuen 

Song von BAP oder Marius Müller Westernhagen mitzuschneiden. 

Wie ich immer wieder das Gebrabbel der Moderatoren 

dazwischen hatte und die Kassette rausholte, mit 

dem kleinen Finger das Band zurückdrehte, um nahtlos den 

nächsten Song anzuhängen. Ganz so schlimm ist es mit dem 

Panorama 

011 

digitalen Gerät dann doch 

nicht. Das Rausnehmen 

der Kassette blieb mir erspart. 

Dafür holte ich mir 

einen wunden Finger, von 

dem passgenauen Drücken 

der Rück- und Vorspultasten 

– und dem schnellen Indexieren. Mein Gerät ist in die 

Jahre gekommen. Zum Mitschneiden von Konzerten eignet 

es sich immer noch wunderbar. Und was neuere Generationen 

heute so alles können ... 

bis zu 277 Stunden Aufnahme 

Die Verpackung des Olympus WS-320M überrascht. Das 

etwa 9 mal 3,5 cm kleine Gerät wird in einer Verpackung 

ausgeliefert, die seine Größe um ein Vielfaches übersteigt 

(16 x 22 x 4 cm). Schuld daran die in sechs Sprachen mitgelieferte 

Dokumentation. Es bleibt noch ausreichend Platz, 

um ein Earphone und ein USB-Kabel beizulegen. Dank des 

integrierten USB-Steckers ist dies nur bei schwer zugänglichen 

USB-Ports notwendig. Damit ersetzt der Notetacker 

den USB-Stick, denn die integrierten Speicher sind groß 

genug, um digitale Daten abzulegen, Dokumente mit einem 

Speichervolumen von bis zu 1 GB. Alternativ nimmt das 

kleine Gerät mit dem integrierten Stereomikrofon bis zu 

277 Stunden lange Sprachnotizen im Long-Play-Modus auf 

– oder aber 70 Stunden hochqualitative Audioaufanhmen. 

Da fragt sich der Benutzer, ob eine einzelne Batterie für die 

großzügige Speicherkapazität ausreicht, oder ob die Stromversorgung 

nicht schon früher abbricht. Für meinen Test 

war sie ausreichend. 

PS: Ich war überrascht von der guten Aufnahmequalität. 

Für den Hausgebrauch sind mit dem WM-320M qualitativ 

hochwertige Konzertmitschnitte möglich. Und auch im 

professionellen Einsatz liefert das Gerät für den einen oder 

anderen schnellen Mitschnitt eine durchaus sendefähige 

Qualität. Es lebe der Podcast.

012 Panorama 

Panorama 

Scannen, Buchen, Belasten 

DMS Expo: Kodak präsentierte mit den i30 und i40 gleich 

zwei kompakte Dokumentenscanner für den Heim- und 

Office-Bereich. Sogar für das Einlesen von Kredit, EC oder 

anderer Plastikkarten geeignet (Bild). Der Sinn erschließt 

sich nicht sofort - vielleicht ist der Wunsch, künftig bei allen 

Vorgängen komplett auf Papier zu verzichten. 

Zu den Modellen: Beide erzielen mit etwa 25 Seiten pro 

Minute eine gute Scangeschwindigkeit. Das entspricht 50 

Images im TIF-Format, Bilddateien, die sich sogar zur 

Langzeitarchivierung eignen. Ein durchschnittliches Scanvolumen 

von bis 500 Seiten pro Tag ist so problemlos zu bewältigen. 

500 Dokumente am Tag, 2.500 in der Woche und 

10.000 im Monat. Ordentlich abgelegt als TIF, archiviert 

und dokumentiert – einfach nach Datum und Dateinname? 

Nach Schlagworten? Klassifiziert? 

Die technischen Daten: Die optische Auflösung der beiden 

Geräte beträgt 600 dpi. Die „Perfect Page“-Technologie 

sorgt für eine in dieser Scaner-Klasse ungewöhnlich gute 

Bildqualität. Mit einem komfortablen nach oben gerichteten 

Papiereinzugsschacht benötigen die Geräte eine äußerst geringe 

Standfläche. Um Papierstau zu vermeiden, sollte beim 

Aufstellen genügend Spielraum nach vorne eingerechnet 

werden. Selbiges gilt für den Fall, dass der Einzelblatteinzug 

verwendet wird. Dessen Einzugsgeschwindigkeit lässt nämlich 

keine Zeit zum Ausrichten des Papiers. Bei kleineren 

Originalen kein Problem, beim DIN A 4-Format hingegen 

Papierstau mit Ansage. 

nicht neu, sondern „drüber“-installieren 

panorama@c-mag.de 

Softwarepaket: Dank TWAIN- und ISIS-Treiber sowie 

USB 2.0 Schnittstelle sind die Kodak Dokumentenscanner 

problemlos in nahezu jede Umgebung zu integrieren. 

Die beigelegte Lite-Version der Kodak Capture Software 

benötigt jedoch mehr Sachverstand - oder einfach nur 

blonde Hartnäckigkeit. Beim ersten Start öffnete sich die 

Fehlermeldung: “Stellen Sie sicher, dass der aktuelle TWAIN 

Treiber installiert und der Scanner verbunden und eingeschaltet 

ist.” Dann: “./MC DEDKDK.DLL: Installierung der 

Bibliothek fehlgeschlagen.” Und die Capture Software war 

nicht betriebsbereit. 

Also noch mal: Deinstallieren, neu aufspielen. Das Ergebnis 

blieb das Selbe. Lag es an veralteten Treibern? Einer 

überholten Lite-Version? Nein, alles auf dem neuesten 

Stand. Der entscheidende Hinweis kam von einem Kodak- 

Mitarbeiter. Nicht deinstallieren, sondern einfach darüber 

installieren. “Einmal, zweimal ...” Siehe da, gleich nach der

zweiten Installationsroutine war der Fehler behoben und 

die Tipps des “Ratgeber Visitenkarte” in die Tat umgesetzt. 

Am Beispiel der Braintribe Group, Penton Media GmbH, 

dem Rudolf Haufe Verlag und der Captiva Software Cooperation, 

hat sich dann gezeigt, welche Art von Visitenkarte 

zur automatischen Kontakterfassung geeignet ist oder auch 

nicht. 

was zu lesen war 

(1) Rudolf Haufe Verlag - Firma, Straße, Telefonnummer, 

Telefax und E-Mailadresse fehlerfrei erkannt. Bei der Stadt 

fehlte lediglich die Länderkennung “D-”. Und die Internetadresse. 

(2) Captiva Software Cooperation – Name des Mitarbeiters 

und seine Telefonnummer fehlerfrei erkannt. Dann 

wurde es kryptisch. Lediglich die Stadt war zuzuordnen und 

zu verbessern, alle anderen Daten nur durch den Blick auf 

 

Panorama 

die Visitenkarte abzugleichen. Die Internetadresse fehlte 

komplett. (3) Penton Media GmbH – Mitarbeiter, Telefon- 

und Faxnummer, Stadt und Postleitzahl fehlerfrei. Danach 

ein ähnliches Bild. Firmenname und E-Mailadresse des Geschäftsführers 

waren selbst mit 9-Live geschulter kognitiven 

Wahrnehmung nicht herauszukriegen – www.irgendwas.de 

(4) Braintribe Group: Ich wiederhole mich ungern. Name 

des CEO lesbar. Telefonnummer, Faxnummer und Mobilnummer 

korrekt. Bei den anderen Daten das übliche Bild. 

Eignet sich die OCR-Software einfach nicht zum Erfassen 

von Visitenkarten? Ist das Ergebnis bei einfach strukturierten 

Texten besser? Wir belassen es bei den Ergebnissen. Auf 

ersten Rang schafft es die einzige Visitenkarte im Hochformat, 

die des Rudolf Haufe Verlag. Die Plätze zwei, drei 

und vier – alle im Querformat – unterscheiden sich nicht 

wesentlich. 

Unser Dank gilt der Grafikabteilung des Haufe Verlag. 

 

 

 

 

 

013

014 

Der Anteil der IT am Unternehmenserfolg: 

Organisation und Kommunikation. 

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen! 

Als IT im Unternehmen sind wir ständig aufgefordert nachzuweisen, dass 

wir einen Beitrag zur Wertschöpfung, zum Erfolg leisten können. Dass 

Investitionen in Informationstechnologie den Business Case nicht scheuen 

müssen. Nun haben E-Business- und Internet-Hype in den letzten Jahren 

nicht gerade zur Vertrauensbildung beigetragen. Dennoch bin ich überzeugt, 

dass es der IT mit ein paar einfachen Mitteln gelingen kann, ihren 

Wert für das Unternehmen sichtbar und vor allem verstehbar zu machen. Ich 

glaube, es geht dabei nicht um das Was, um Technologie, sondern vor allem 

um das Wie, um Prozesse und Kommunikation. Meine Kernthese dazu lautet 

deshalb: Der Schlüssel zum Erfolg der Informationstechnologie liegt vor 

allem in der Fähigkeit, deren Wert für das Geschäft des Unternehmens 

kommunizieren, vermarkten und umsetzen zu können. 

Anfang letzten Jahres haben Berater der Firma AT Kearney den Wertbeitrag 

der IT in einem Buch zum Thema „Strategisches IT-Management“ beleuchtet, 

auf welches ich hier zurückgreife. Je nach Branche liegen die 

IT Kosten bei etwa 1-7 Prozent der Unternehmenskosten. Die Hebelwirkung 

der Informationstechnik zeigt sich an drei Stellen: 

(1 ) Effizienzsteigerung der IT durch konsequentes Kostenmanagement und 

Produktivitäts steigerung. 

(2) Effizienz- und Effektivitätssteigerungen in den Geschäftsprozessen. 

(3) Steigerung von Umsatz und Profitabilität. 

Informationstechnologie schafft also durch ihren Nutzen für das Geschäft 

mehr Wert, als durch Kostensenkungen in der IT erzielbar sind. 

Die Berater konstatieren übrigens, dass die meisten Unternehmen nicht zu 

viel, sondern zu wenig für IT ausgeben. 

Natürlich muss die Unternehmens-IT aus meiner Sicht vor allem auf ein 

intelligentes Management und die Vermarktung ihres Leistungsportfolios 

achten. Darüber hinaus sollte sie durch langfristige Partnerschaften in 

die Rolle eines so genannten „Business Value Drivers“ wachsen. Mit dem 

Begriff Partnerschaft sind dabei nicht allein externe Partner im Sinne 

von Zulieferern gemeint. Da nahezu alle Geschäftsprozesse heute von IT- 

Lösungen abhängig sind und integrierte Systeme nutzen, sind bei Umsetzung 

und im Betrieb nahezu alle Mitarbeiter aus der IT maßgeblich beteiligt. 

Sie eignen sich dabei detaillierte Kenntnisse von Geschäftsprozessen an 

und entwerfen gemeinsam mit ihren Kollegen in den Fachbereichen – also 

ihren internen Kunden – leistungsfähige Lösungen. Langfristige externe 

Partnerschaften können diese Fähigkeiten nachhaltig bereichern. Partner 

können dabei helfen, fehlende Ressourcen zu kompensieren und Kosten zu 

sparen. Sie unterstützen das Unternehmen dabei, schneller zu sein, aber 

was noch viel wichtiger ist: Sie können helfen, mehr zu wissen. 

Im eigenen Unternehmen haben wir folgende Schlüsselaufgaben identifiziert: 

Operate, Built und Engage IT. Was meine ich damit im Einzelnen? 

OPERATE IT: Hier stellt die IT Systeme und Anwendungen bereit, eine Art 

Grundversorgung mit Informationstechnik. Dabei spielen Zuverlässigkeit, 

Sicherheit, Datenintegrität und Standards, Verfügbarkeit und Performanz 

die entscheidende Rolle. Effizienz, kontinuierliche Optimierung und 

marktgerechte Ausrichtung der Kostenstruktur gehören ebenfalls dazu. 

Da der operative Betrieb eine enge Verzahnung mit externen Anbietern 

erfordert, kommt der Wahl der richtigen Partner und deren Einbeziehung 

ein hoher Stellenwert zu. Meiner Auffassung nach stellt die IT außerdem

Briefe an den IT-Leiter 

nicht nur Infrastruktur und Experten bereit, sondern zusätzlich auch die 

Projektsteuerung und -kommunikation als integrale Bestandteile. 

BUILT IT: Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung und Standardisierung 

der Geschäftsprozesse ist die IT angehalten, Potenziale zur Verbesserung 

der Prozesse gemeinsam mit dem Fachverantwortlichen zu identifizieren, 

zu qualifizieren und durch professionelles Projektmanagement 

umzusetzen. 

ENGAGE IT: Informationstechnik sollte nicht um ihrer selbst willen betrieben 

werden. Eine wertorientierte Unternehmensführung verlangt von 

der IT und ihren Partnern neben der fachlichen Spezialisierung ein tief 

gehendes Verständnis von Markt und Geschäft. Auf dieser Basis kann Informationstechnologie 

strategische Geschäftsentscheidungen in der Umsetzung 

untermauern oder gar erst ermöglichen. 

In meinem Verantwortungsbereich habe ich eine Rolle mit dem Namen Corporate 

Relations geschaffen, die gemeinsam mit meinem Management-Team 

im Kern die Aufgabe hat, das interne und externe Partnermanagement mit 

Leben zu erfüllen. Sie werden sagen, das hört sich mehr nach Marketing 

an. Sie haben Recht. Marketing und Steuerung des Leistungsportfolios der 

IT. Internes Kundenbeziehungsmanagement. Gemeinsam Business Cases bauen. 

Die Projektmanagement-Fähigkeiten der Organisation erhöhen und in diesem 

Kontext Standards setzen. IT-Controlling und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen 

durchführen und die Transparenz in Kosten und Leistungen im 

Sinne des Total Cost of Ownership herstellen. Externe Partnerschaften 

gemeinsam mit dem Procurement-Team unserer Organisation entwickeln und 

pflegen. All das hat vor allem mit Kommunikation zu tun, und gerade das 

ist der Bereich, in dem sich die IT und ihre Partner noch immer schwer 

tun. 

Der Chief Executive Officer einer Organisation muss heute von seinem 

IT-Management erwarten können, dass es sich auf seine Sprachebene begibt 

und in der Lage ist, auf der Grundlage von Markt und Geschäftserfordernissen 

IT zu betreiben. Das gilt auch für unseren CEO und er hat natürlich 

Recht. Es geht im Kern immer wieder darum, dass es dem IT-Management 

gelingt, die Möglichkeiten der Technologie mit „Good Business Sense“ zu 

bewerten und in geeigneter Sprache zu kommunizieren und zu vermarkten. 

Es geht darum, eine ganzheitliche Sicht auf das Geschäft zu demonstrieren 

und Benefits eines gezielten IT-Einsatzes transparent zu machen. 

Wenn ich mich einmal in die Position eines eher nicht IT -beflissenen 

Menschen versetze und mir dann die Einladungsbroschüren zu diversen 

Fachkonferenzen der informationstechnisch gebildeten Bevölkerung anschaue, 

drängt sich doch die Frage auf: Wollen wir eigentlich verstanden 

werden? Wenn Kommunikation über Informationstechnologie, deren Fähigkeiten 

und Business Benefits eine so zentrale Rolle spielt, dann muss es 

im Unternehmen „Spielregeln“ geben, die dies ermöglichen. Das Thema wird 

unter anderem im Kontext der „IT-Governance“-Diskussion und der Diskussion 

über strategisches IT-Management umfassend bearbeitet. Governance 

bezogen auf die Informationstechnik ist eine unternehmerische Festlegung 

über organisatorische Prozesse und Strukturen zur Entscheidungsfindung, 

Ressourcenallokation und zur effektiven und effizienten Bereitstellung 

des informationstechnischen Serviceportfolios. Sie wird begleitet von 

kontinuierlicher Erfolgskontrolle gemessen an den übergeordneten Zielen 

und Strategien des Unternehmens. 

Es schrieb Ihnen Martin Hölscher, Cief Information Officer der Coca-Cola Erfrischungsgetränke AG. 

Der Text ist ein Auszug eines Vortrags für den CIO Talk, eine Veranstaltungsreihe der Detecon AG.

Titelthema 


16-19 Wie lang sind Daten haltbar? 


20-22 Speicher organisieren 


22 Angemerkt: Optische Speicher 

24-27 Technik reicht nicht. 


26 Angemerkt: Tipps Langzeitarchivierung 

28-31 „You have lost Mail.“ 


32-34 „Digitale Archivierung ist ein ständiger 

Prozess.“ 

E-Mail Langzeitarchivierung 

35 Kommentar 

Neulich durfte ich den 70. Geburtstag meines Vaters 

organisieren. Einer der Höhepunkte war das Vergnügen, 

Fotos aus Vatis Jugendzeit betrachten zu können. Zugegebenermaßen, 

alle Fotos der frühen Jugend waren vergilbt und 

zum Teil auch schon etwas mitgenommen. Aber sie hatten 

ja auch einen Weltkrieg überlebt und waren schon vielen 

Widernissen ausgesetzt. 

Doch als wirkliche Langzeitarchivierung kann der Betrachter 

diese Fotos sicher nicht bezeichnen – obzwar diese 

Fotos die wesentlichen Anforderungen an die Archivierung 

erfüllen: dass die Information auch noch nach vielen Jahrzehnten 

und mehreren Jahrhunderten unverfälscht vorhanden 

ist. Weiterhin soll die gespeicherte Information, 

in unserem Beispiel das jugendliche Bild meines Vaters, 

ohne oder zumindest mit einfachen Hilfsmitteln verfügbar 

gemacht werden können. Und drittens soll die Qualität der 

Daten nicht unter dem Alterungsprozess leiden. 

Im Zeitalter der allgegenwärtigen Digitaltechnik sollte anzunehmen 

sein, dass diese Anforderungen leicht zu erfüllen 

sind und vergilbte Papierbilder – und natürlich auch die 

verrauschten Vinyl- und Schelllackplatten, die Zelluloidfilme 

und alle anderen rückständigen Informationsträger 

– längst der Vergangenheit angehören und wirklich nicht 

mehr zeitgemäß sind. 

Prinzipiell haltbar 

Dr. Harald Gerlach 

Prinzipiell sind digitale Daten alleine schon durch die der 

Digitaltechnik inhärenten Eigenschaften „haltbarer“ als analoge 

Daten. Jeder kennt die Probleme alter Musikaufnahmen 

mit ihren kratzenden und rauschenden Nebengeräuschen. 

Die vergilbter Dokumente oder die Qualitätseinbußen von

alten Filmen, die im wesentlichen daher rühren, dass die 

eigentliche Information sich mit der Zeit verändert. Durch 

die Digitalisierung können diese Probleme im Grunde nicht 

mehr auftreten, da eine „Eins“ immer eindeutig von einer 

„Null“ unterscheidbar ist. Zwischenwerte zwischen diesen 

beiden Zuständen gibt es nicht. Und so kann Information 

sich nicht verfälschen. Ihre Qualität bleibt erhalten. 

Fortschritt ohne Blick zurück 


Pergamentrollen aus dem Mittelalter sind heute noch lesbar. 

Der Nachweis der Langlebigkeit steht bei CDs, DVDs oder Magnetbändern 

indes noch aus. Die Lanzeitarchivierung von Daten wird 

zum Puzzlespiel von Hardware und Software. 

Soweit die Signaltheorie und die positiven Seiten der digitalisierten 

Daten. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? Dazu 

muss der Betrachter der Überlegung folgen, dass die Nullen 

und Einsen eines digitalen Datenstroms erst durch deren 

Interpretation ihre Bedeutung erhalten. Einfacher gesagt: 

Erst wenn die Bedeutung der einzelnen Nullen und Einsen 

fest steht, ist deren Inhalt wahrzunehmen. Der Informatiker 

spricht hier vom Format der Daten. Wir alle kennen diese 

unterschiedlichen Formate. In der Microsoftwelt sind sie, 

sofern sie im Explorer nicht unterdrückt werden, an der 

dreibuchstabigen Endung des Dateinamens unterscheidbar. 

Jede Applikation erzeugt ihr eigenes Datenformat. Ein 

Datenformat, das die Applikation selbstverständlich immer 

fehlerfrei und zuverlässig lesen, speichern und darstellen 

kann. Jedes Datenformat benötigt (und hat) also seinen eigenen 

Interpreten. Üblicherweise ist dies der Interpret, mit 

der die Daten erstellt wurden. 

In dieser einfachen Tatsache liegt einer der großen Problemfelder 

der Archivierung von Daten. Denn häufig wird 

das Datenformat von einer Version zur nächsten - natürlich 

sehr viel leistungsfähigeren - Version der Applikation 

nicht beibehalten, sondern verändert. Für die versprochene 

einhundertprozentige Abwärtskompatibilität sorgen dann 

Importfilter. Ihre Leistungsfähigkeit und Fehlerfreiheit darf 

nicht höher bewertet werden, als Software nun halt mal ist. 

Zudem soll gleich darauf hingewiesen werden, dass der 

Anwender genötigt wird, die Applikation öfter zu aktualisieren 

und oft nur ein Importfilter zu der nächst älteren 

Version vorhanden ist. Um alte Daten verfügbar zu halten, 

müssten Anwender deshalb immer alle alten Daten mithilfe 

der aktuellen Programmversion in das neueste Datenformat 

konvertieren. 

Nachdem dieser Weg unpraktikabel und zeitaufwändig 

ist, ergibt sich für die Langzeitarchivierung ein zweiter Lösungsweg. 

Zusätzlich zum bestehenden Datenmaterial wird 

auch die Applikation archiviert: die Applikation, mit der die 

Daten erstellt wurden - und natürlich wird zusätzlich ein 

Verzeichnis benötigt, welche Daten zu welchen Versionen 

gehören. 

Alternativ kann zur Archivierung, üblicherweise unter 

Verlust von Information, versucht werden, Datenformate 

zu verwenden, die es heute schon lange gibt und es somit 

wahrscheinlich erscheint, dass sie auch noch in Zukunft 

existieren dürften. Für Texte bietet sich hierfür reines ASCII, 

für Bilder mit hoher Wahrscheinlichkeit das JPEG-Format 

an. 

Daten plus Umgebung speichern? 

017 

Wie lang 

b sind Daten 

haltbar? 

b b b b 

Wird das Problemfeld der unterschiedlichen Datenformate 

gelöst, stolpert der Anwender direkt in die nächste Ebene 

der Software, denn auf dem Verkaufskarton von älteren 

Softwareprodukten (man bemerke bitte das Material, von 

dem dieses abgelesen wird) kann man oftmals als benötigtes

018 Titel 

Betriebssystem Win95 oder bei noch älteren Applikationen 

Windows 3.11 oder gar DOS lesen. Für die Langzeitarchivierung 

bedeutet es nichts anderes, als dass nicht nur die 

Applikation selbst, sondern auch das Betriebssystem, auf 

dem unsere Applikation läuft, mit archiviert werden muss. 

Von den Kenntnissen, wie dieses Betriebssystem verwendet 

wird, ganz zu schweigen. Selbstverständlich wird eine 

Abwärtskompatibilität von neuen Versionen von Betriebssystemen 

„garantiert“, aber inwieweit diese tatsächlich für 

alle Applikationen gilt, vermag der erfahrene Anwender an 

allen anderen Versprechen der Betriebssystemhersteller zu 

messen. 

Problem Speichermedium 

Die Langzeitarchivierung besitzt aber nicht nur das Problemfeld 

der Software, sondern zusätzlich auch Probleme 

auf der Hardwareseite. Diese Hardwareprobleme lassen 

sich in zwei Kategorien aufspalten. Zum einen muss man 

sich Gedanken über die Haltbarkeit der Speichermedien 

machen, zum anderen ist das Vorhandensein der Geräte zur 

Verwendung der Speichermedien nicht unproblematisch. 

Nachdem magnetische Speichermedien ständig anderen 

Magnetfeldern ausgesetzt sind, und da ist das Erdmagnetfeld 

nur eines von vielen, wird schon lange empfohlen, diese 

Speichermedien regelmäßig einzulesen und erneut, auf 

neuen Medien, abzuspeichern. Die Haltbarkeit dieser Medien 

ist stark von der Umgebung abhängig und schwankt 

erheblich. Von optischen Speichermedien ist die Musik-CD 

das älteste, auch in der Informationstechnik vorhandene 

Speichermedium. Nachdem die Musik-CD 1980 auf dem 

Markt eingeführt wurde, ist ihre minimale Lebensdauer 

somit, wenigstens für die kommerziell hergestellten, gepressten 

Rohlinge auf mindestens 25 Jahre anzusetzen. Ein 

Wert, der nicht wirklich Langzeit ist, den Informatiker aber 

durchaus garantieren können. Die selbst gebrannten CDs 

besitzen eine deutlich geringere Lebensdauer. Das dürfte jeder 

halbwegs ambitionierte Nutzer schon selbst am eigenem 

Leib festgestellt haben. Zudem sind sie wesentlich empfindlicher 

gegenüber mechanischen Einwirkungen, und auch 

die chemischen Substanzen, die verwendet werden, um eine 

CD oder DVD zu beschriften, sind der Langzeitstabilität des 

Datenträgers nicht unbedingt zuträglich. 

Problem Hardware 

Schwerwiegender allerdings sind die Probleme bei den zu 

den Medien passenden Abspielgeräten. Die stetige Fortentwicklung 

hat schon lange dem 5-1/4-Zoll-Diskettenlaufwerk 

das Leben gekostet, und auch 3-1/2-Zoll-Laufwerke 

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik www.bsi.de 

Das Bundesarchiv www.bundesarchiv.de 

Digital Library Forum www.dl-forum.de 

ECMguide.de www. ecm guide.de 

Forschungszentrum Informatik Universität Karlsruhe 

www.plmlabor.de 

Fraunhofer Institut für zuverlässigkeit und Mikroinegration 

www.izm.fhg.de 

Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH 

Göttingen www.gwdg.de 

Hochschulverband Informationswissenschaft 

www.informationswissenschaft.org 

International Federation of Library Associations and Institutions 

www.ifla.org 

Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung 

www. langzeitarchivierung.de 

Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für 

Informationstechnik in der Bundesverwaltung www.kbst.bund.de 

PTB - Physikalisch Technische Bundesanstalt www.ptb.de 

SearchStorage.com searchstorage.techtarget.com 

The Internet Archive www.archive.org 

sind zunehmend seltener zu finden. Auch die Unzahl von 

erzeugten Normen auf dem Sektor der Magnetbänder stellt 

den Nutzer oft vor das Problem, zwar das Speichermedium 

noch zu besitzen, allerdings das entsprechende Bandlaufwerk 

schon längst entsorgt zu haben, oder gar sich nicht 

mehr zu erinnern, mit welchem der vielen unterschiedlichen 

Laufwerke das jeweilige Band beschrieben wurde. Die 

CD wird zurzeit von der DVD verdrängt, allerdings besitzt 

die DVD dieselben mechanischen Abmessungen und Abtastprinzipien 

wie die CD. Somit dürfte die Kompatibilität 

der DVD-Laufwerke zur CD noch einige Zeit gegeben sein. 

Wie es jedoch im Zeitalter nach der BlueRay-Disk - einem 

der aussichtsreichen Nachfolger der DVD - aussieht, steht 

noch in den Sternen. 

Altgeräte helfen nicht unbedingt 

zum Thema 

Selbst das Aufbewahren von alten Laufwerken hilft übrigens 

wenig weiter, denn es ist nicht gewährleistet, dass die 

Motherboards die passenden Schnittstellen zu den Geräten 

oder deren Kontrollern für alle Zukunft besitzen. Sowohl der 

alte ISA-Slot, und erst recht alle anderen Slotnormen, sind 

schon lange nicht mehr vorhanden. Auch die ATA-Schnittstellen 

für Festplatten sind sicher nicht mehr allzu lange 

standardmäßig vorhanden. Hier findet zurzeit die Verdrängung 

durch das serielle ATA (S-ATA) statt. Pikanterweise 

wird auch darüber nachgedacht, die Abwärtskompatibilität 

der Prozessoren in Richtung des Betriebssystems DOS aufzugeben. 

Spätestens wenn das von vielen zu Recht ungeliebte 

A20-Gate nicht mehr in den Prozessoren vorhanden ist, 

verlieren wir die uneingeschränkte Hardwarekompatibilität

zu diesem Betriebssystem und dessen Applikationen. Selbst 

wenn Anwender noch die Softwareapplikation und das DOS 

besitzen, würde es nur noch ohne die Adressierbarkeit der 

Speicherbereiche über 1 MB laufen, eine Technik, die viele 

Applikationen der DOS-Welt verwendet haben. Grundsätzlich 

ist es natürlich möglich, eine Emulation eines Betriebssystems 

zu programmieren. Inwieweit sich diese Emulation 

dann jedoch wie das ursprüngliche Betriebssystem verhält, 

hängt wie immer von den Kenntnissen und Fähigkeiten der 

Programmierer ab. Die Konsequenz für die Langzeitarchivierung 

lautet somit, dass nicht nur die Daten, die Applikation, 

das notwendige Betriebssystem und die Kenntnisse 

darüber, natürlich das Medium und dessen Lesegerät, sondern 

auch noch die ganze Hardwareumgebung für diese 

Komponenten mit aufbewahrt werden müssen. Eine nicht 

unmögliche, aber beileibe sehr aufwändige Lösung. 

Erhöhte Speicherdichte bedeutet erhöhtes Risiko 

Eine weitere Tendenz in der heutigen Informationstechnik 

soll nicht außer Acht gelassen werden. Jede neue Generation 

von Speichermedien erhöht die Speicherdichte. Also immer 

mehr Daten können auf immer weniger Medien gespeichert 

werden. Damit steigt zwar nicht die Wahrscheinlichkeit des 

Datenverlustes, denn der ist nur vom Medium abhängig, 

allerdings wenn er eintritt, ist das Volumen der verlorenen 

Daten und damit der Verlust wesentlich höher. Vielleicht 

sollte man allein schon deshalb davon absehen, ganze Bibliotheken 

zu digitalisieren und die Originale, um Platz zu 

sparen, zu entsorgen. Leider gibt es aus den aufgezeigten 

Problemfeldern nicht wirklich einen günstigen Ausweg, der 

Kennt keine Hard- und Softwareprobleme: das Buch 

alle Probleme beseitigt, sondern nur Hilfskonstrukte, die die 

gröbsten Probleme für die nächsten Jahre vermeiden. Das 

sichere Aufbewahren von Daten über Jahrzehnte und Jahrhunderte 

hinweg ist bei weitem noch nicht gelöst und kann 

meiner Einschätzung nach bisher nur durch althergebrachte 

Technologien gewährleistet werden. Ich will nicht behaupten, 

dass alle Informationen in Stein gemeißelt werden 

sollen, aber eine Papierversion oder eine Mikroverfilmung 

ist bei weitem langzeitlesbarer als jede zurzeit verfügbare 

Digitaltechnik. 

Ein „dunkles Zeitalter“ der Digitaltechnik? 

Historiker sprechen nicht umsonst schon heute von dem 

dunklen Zeitalter der Digitaltechnik, aus dem so gut wie 

keine Quellen mehr vorhanden sind (stimmt nicht - es 

werden noch alle vorhanden sein, können aber wahrscheinlich 

nicht mehr gelesen werden). Zusätzlich zu allen schon 

aufgezählten Problemen gibt es keine Institution, die der 

Deutschen Bibliothek vergleichbar ist. Jeder Buchautor wird 

verpflichtet, mehrere Exemplare bei verschiedenen Bibliotheken 

zu hinterlegen, damit diese Quelle auch noch für die 

Nachwelt verfügbar ist. Viele Internetseiten verschwinden 

jedoch innerhalb kürzester Zeit aus dem Internet. Denn 

Artikel, die deren Autor verändert oder gar löscht, sind nirgendwo 

archiviert und können nach deren Löschung auch 

nicht mehr nachgewiesen werden, denn bisher wird über die 

Archivierung von Internetartikeln oder -seiten nicht einmal 

nachgedacht. 

019 

Dr. Harald Gerlach, FH Neu-Ulm

020 Titel 

555555555 

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Die Analysten von Capgemini gehen in einer Studie davon 

aus, dass die allgemeine Datenmenge deutlich steigen wird: 

So rechnen 16,7 Prozent der Befragten in den nächsten drei 

Jahren mit einem Zuwachs von mehr als 51 Prozent. Damit 

steigt auch die Notwendigkeit, komplexe Storage-Strukturen 

effizient zu verwalten, um den künftigen Anforderungen an 

Speicherplatz, Verfügbarkeit und Sicherheit gerecht zu werden. 

Verwaltungsprozesse sollen stärker automatisiert und 

die Kosten somit gesenkt werden. Zudem sind leistungsfähige 

Produkte für das Storage-Ressource-Management in 

der Lage, Trendanalysen zu erstellen, mit denen sich der 

zukünftige Speicherbedarf einfacher prognostizieren lässt. 

Speichersystemvielfalt 

In der Regel sind beim Kunden je nach Historie und ersten 

Anforderungen bereits unterschiedliche Speichersysteme 

im Einsatz wie etwa Tape-Roboter, Jukeboxen (WORM, 

DVD, CD) oder Festplattenspeicher. Diese verschiedenen 

Hardware-Landschaften müssen zunehmend berücksichtigt, 

integriert und abgelöst werden. Solange die Technik 

der Speichersysteme noch aktuell ist, ist der Ansatz der Migration 

allerdings aus Kosten- und Verfahrensgründen nicht 

sinnvoll. 

In erster Linie wurden die Hardware-basierten Speichersysteme 

eingeführt, um die Informations- und Datenmengen 

bewältigen zu können und den gesetzlichen Aufbewahrungs- 

und Nachweispflichten, insbesondere durch 

die Verschärfung der Produkthaftung sowie zunehmende 

Speicher 

organisieren 


Mehr Speicher führt nicht automatisch zu besseren 

Archivlösungen. Es ist der Umgang mit Information, 

der die Zukunft der Archive bestimmt. Ein Überblick 

über die wichtigsten Aspekte der Langzeitarchivierung. 

Ingo Bienek 

Produktvielfalt (durch Ausweitung des Projektgeschäftes) 

in der Industrie Rechnung zu tragen. Dabei ist die elektronische 

Archivierung der Daten nur der erste notwendige 

Schritt. Der Nutzen selbst entsteht aber erst durch das 

Gewinnen, Verdichten und Aufbereiten der Informationen 

zum Wissen und deren Wiederverwendung. Wissen kann 

aber nur durch Auflösen und Zusammenführen von Informationsinseln 

erfolgen. 

Information Lifecycle Management (ILM) 

Informationen haben einen Lebenszyklus: Erstellung, Verwaltung, 

Bewahrung und Langzeitarchivierung. Während 

ihres „Lebens“ werden sie unterschiedlich oft recherchiert 

und angezeigt. Im Vorfeld sollten immer – auch unter dem 

Aspekte der Kostenbetrachtung – eine Konzeption erstellt 

und folgende Fragen beantwortet werden: Welche Daten 

muss ich ablegen? Wo? Für wie lange? Welches Medium 

eignet sich am besten für meine Anforderungen? Um die 

Informationen entsprechend ihrem Wert, ihrem Lebenszyklus 

und ihrer Nutzung sinnvoll verwalten und ablegen 

zu können, müssen künftig durchgängige Konzepte, die 

Spannbreite von der Entstehung bis zur Entsorgung abdecken, 

erarbeitet werden. 

Einbindung unter Kosten-/Nutzenanalyse 

Die bereits beim Kunden bestehenden Speichersysteme 

(Medien) können weiterhin verwendet werden. Der Einsatz 

sollte unter den Aspekten Kosten und Nutzen erfolgen, denn

zum einen ist – je nach Lebensdauer einer Information – das 

kostengünstigste Speichermedium auszuwählen. Zum anderen 

muss auch die Häufigkeit des Zugriffs und damit der 

Anspruch an die Performance berücksichtigt werden. Die 

Einbindung der Lebenszyklus-Betrachtung einer Information 

ist damit ein wesentlicher Aspekt für die Gesamtarchiv- 

Strategie. 

Bezug zu Records Management (RM) 

Dieser Ansatz wird unter dem Begriff Records Management 

(RM) in jüngster Zeit sublimiert. RM bedeutet die 

Verwaltung aller relevanten Aufzeichnungen, zu denen 

sämtliche Arten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen aus 

unterschiedlichen Systemen gehören. Typische Anforderungen 

sind die Verwaltung von Aufbewahrungs- und 

Löschfristen und die damit verbundene Automatisierung 

organisatorischer Regelungen in der Archivverwaltung. 

Schlüsseldienst 

Die „reinen“ Hardware-basierten Speichersysteme verwalten 

ihre Informationen über einen eindeutigen Schlüssel 

(Referenz der Dateinummer auf ihren Ablageort). Hinzukommen 

noch einige Systemattribute, die für die Protokollierung 

und die weitere interne Suche benötigt werden. 

Dieser Schlüssel ist der kleinste gemeinsame Nenner für 

die Integrations- und Applikations-Architektur. In einigen 

Fällen werden so genannte Bibliotheken für den Zugriff 

und das Ablegen von Dateien, die die Informationseinheit 

darstellen, von außerhalb (Anwendungen) seitens der 

Speichersysteme zur Verfügung gestellt. Die Nutzung aus 

verschiedenen Verfahren heraus würde allerdings wieder zu 

pflegeintensiven Insellösungen führen. 

Um die Informationen mit ihren verschiedenen Ablageorten 

und entsprechenden Attributen komfortabel unter 

Nutzung der angebotenen Bibliotheken zu verwalten, ist 

eine Zwischenschicht in Form eines logischen Servers 

(Information Storage Managers) notwendig. Dieser unterscheidet 

sich von einfachen Verzeichnisdiensten durch die 

nachfolgenden intelligenten Aufgaben: 

(1) Verwalten der „logischen“ Ablageorte und damit verknüpfter 

Lebensdauer (-zyklus) mithilfe des Speichersystemschlüssels 

(2) Verwaltung anwendungsspezifischer Attribute 

(Datenbank- und/oder eigene Indizes) 

(3) Zugriffsrechte und –Rollen (Personalisierung) 

(4) Offene Schnittstellen zu Anwendungen 

Daraus ergibt sich das nachfolgende 3-Schichtenmodell: 

(1) Anwendungs- und Präsentationsschicht: 

Darunter sind im weitesten Sinne Unternehmensanwendungen 

oder ECM-(Enterprise Content Management)-Anwendungs-Bausteine, 

nämlich die Erfassung, 

Verwaltung und Weiterverarbeitung im Sinne der 

Vorgangsbearbeitung zu verstehen. Hier liegt die 

Präsentationsschicht, im Allgemeinen auf Basis 

moderner Web-Client-Technologie. 

(2) Information Storage Managers (Verwaltung des 

Schlüsseldienstes, der Attribute sowie Rechte und 

Rollen, Dienste für Anwendungsschicht) 

(3) Speichersysteme (Storage Solutions) 

Storage Solutions als Bestandteil von Enterprise 

Content Management (ECM) 

Storage Solutions stellen, verglichen mit der Architektur 

eines Hauses, das Fundament und den Keller dar. Dabei 

gehen Speicherkonzepte weit über Medien wie Bänder und 

WORM (write once, read multiple) hinaus. Heute gehört 

eine Kombination aus Hardware- und Softwarelösungen 

wie RAID, HSM, SAN oder NAS zur übergreifenden Betrachtung. 

Wichtige Vertreter sind hier EMC, Network 

Appliance, aber auch Fujitsu Siemens Computer. Diese 

neuen technischen Lösungen erfüllen teilweise Anforderungen, 

die bisher nur durch klassische Archive abgedeckt 

werden konnten, und sollten deshalb bei der Festlegung 

einer ECM-Lösung berücksichtigt werden. Im Vergleich zu 

Anwendungen, die auf der traditionellen Jukebox-Technologie 

basieren, haben moderne festplattenbasierte Speichersysteme 

entscheidende Vorteile: Sie bieten eine Basis für die 

revisionssichere Archivierung. Im Gegensatz zu herkömmlichen 

Jukebox-Systemen reduziert sich bei modernen Festplatten-Speichern 

der Operating-Aufwand enorm, der für 

das Wechseln und Einlegen neuer (Sicherungs-)Medien mit 

WORM-Funktionalität notwendig ist. Die Beschränkung 

der Schreib- und Lese-Laufwerke entfällt. Diese bildeten bei 

größeren Datenmengen in der Vergangenheit immer wieder 

einen Engpass bei der Performance. Die Anbindung bei 

gleichzeitiger Verfügbarkeit für verschiedene Anwendungssysteme 

fällt somit leichter. 

Langzeitarchivierung und rechtliche Aspekte 

021 

Die Anforderung an die elektronische Archivierung beruht 

auch auf gesetzlichen Rahmenbedingungen aus zivil-, 

handels- und steuerrechtlicher Sicht wie beispielsweise 

der Nachweispflicht und Unveränderbarkeit von Belegen

022 Titel 

Angemerkt 

Tipps zur Langzeitarchivierung: 

Langzeitarchivierung ist immer im Vorfeld zu planen, 

d. h. sinnvolle Speicherformate müssen ausgewählt, 

Speichervolumina abgeschätzt, Soft- und Hardware dimensioniert 

werden. Dokumente mit identischer Aufbewahrungsdauer 

sollten dabei auf gleichen Datenträgern 

oder Clustern sein. Die Wahl des richtigen Speicherformates 

spielt dabei eine wichtige Rolle. Es gibt Formate, 

die versprechen eine lange Lebensdauer wie TIFF und 

mittlerweile auch PDF. Und es gibt Formate, die nicht 

für eine Langzeitarchivierung zu empfehlen sind, wie MS 

WORD. Derartige Formate sind proprietär, und einzelne 

Unternehmen haben oft ein kommerzielles Interesse an 

dem Format, wodurch Änderungen während der Aufbewahrung 

nicht auszuschließen sind. 

Trotz bester Planung ist bei Aufbewahrungsfristen von 10 

Jahren und mehr mit einer Datenmigration zu rechnen. 

Die Gründe dafür sind eigentlich immer unter den folgenden 

zu suchen: 

1. Hardware stirbt, d. h. es gibt vom Hersteller keine 

Wartungsunterstützung und keine Ersatzteile mehr 

für Speicherhardware (z. B. Jukeboxen) oder Server. 

Ferner kann neue Speicherhardware wesentlich 

mehr Volumen speichern, d. h. mit neuer Hardware 

können zu reduzierten Kosten mehr Dokumente 

gespeichert werden. 

2. Die Systemplattformen veralten, d. h. es gibt vom 

Softwarehersteller keine Wartungsunterstützung 

mehr für die Betriebssystemplattformen, für die 

Datenbanken usw. 

3. Das Archivierungssystem bedarf einer Modernisierung, 

d. h. es muss eine Systemmigration 

durchgeführt werden. 

Sollte eine Datenmigration notwendig sein, so empfi ehlt 

sich, bei der Gelegenheit auch das Gesamtsystem zu aktualisieren. 

Dabei eine Systemmigration und ein neues 

Speichern nach Bereinigung, d. h. Auslassen gelöschter 

und veralteter Dokumente, auf neuer Speicherhardware. 

Damit ist das Gesamtsystem aktualisiert worden. 

Dr. Knuth Lange, Leiter PR & Marketing, IQDoQ GmbH 

www.iqdoq.de 

im Bereich der Buchhaltung oder bei der Produkthaftung 

im Bereich der Fertigung und Entwicklung. Hier gilt es, 

die Auswirkungen der AO/GDPdU Grundsätze für den 

Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 

(AO/GDPdU), GOB, aber auch Vorgaben unter anderem 

aus dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder Basel II auf das 

Unternehmen zu klären und mit geeigneten IT-Mitteln wie 

der Archivierung zu unterstützen. 

Wichtig ist ebenfalls, dass die Einhaltung der rechtlichen 

Bestimmungen für die im Unternehmen eingesetzte Storage 

Solution nicht nur nachweispfl ichtig, sondern auch durch 

entsprechende Verfahrensbeschreibungen begleitet wird, 

beispielsweise durch eine Dokumentation der technischen 

Abläufe der Langzeitarchivierung und der dazugehörigen 

Organisationsanweisungen für den Betrieb. Darüber hinaus 

ist die Abnahme und Freigabe vom Wirtschaftsprüfer notwendig 

und zwingend zu empfehlen. 

Ausblick 

Durch das Zusammenwachsen von Speichersystemen 

und Software-Lösungen sowie ECM-Strategien wird die 

Informationsbereitstellung und deren Aufbereitung immer 

mehr an Bedeutung . Die bereits technisch zur Verfügung 

stehenden Produkte und Anwendungen zur automatischen 

Klassifi kation und Erkennung von Attributen (Indexierung) 

werden mehr und mehr in der Praxis angewendet, um die 

zeitintensive Aufbereitung der Dokumente zu reduzieren. 

Der nächste Schritt ist der Wandel von der Pull- zur Push- 

Methodik der Information (Wissen). Dies bedeutet, dass die 

Daten nicht nur nach expliziten Suchanfragen durch den 

Benutzer zur Verfügung gestellt („Pull“) werden, sondern 

umgekehrt, dass vom System dem Benutzer eigenständig 

Informationen vorgeschlagen („Push“) werden können. 

Die Push-Methodik wie beim „Amazonas-Dienst“ wird 

fachlich über Personalisierungstechniken und Taxonomie 

umgesetzt. Diese ermöglicht eine formale Anordnung von 

Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens. 

Hier spielen Nomenklaturen, Thesaurus und 

Ablagesystematiken eine Rolle. 

Ingo Bienek 

Jahrgang 1963, studierte Wirtschaftsinformatik 

an der Universität Trier. Leiter Enterprise 

Content Management bei Siemens Business 

Service.

022 Titel 

Angemerkt 

Tipps zur Langzeitarchivierung: 

Langzeitarchivierung ist immer im Vorfeld zu planen, 

d. h. sinnvolle Speicherformate müssen ausgewählt, 

Speichervolumina abgeschätzt, Soft- und Hardware dimensioniert 

werden. Dokumente mit identischer Aufbewahrungsdauer 

sollten dabei auf gleichen Datenträgern 

oder Clustern sein. Die Wahl des richtigen Speicherformates 

spielt dabei eine wichtige Rolle. Es gibt Formate, 

die versprechen eine lange Lebensdauer wie TIFF und 

mittlerweile auch PDF. Und es gibt Formate, die nicht 

für eine Langzeitarchivierung zu empfehlen sind, wie MS 

WORD. Derartige Formate sind proprietär, und einzelne 

Unternehmen haben oft ein kommerzielles Interesse an 

dem Format, wodurch Änderungen während der Aufbewahrung 

nicht auszuschließen sind. 

Trotz bester Planung ist bei Aufbewahrungsfristen von 10 

Jahren und mehr mit einer Datenmigration zu rechnen. 

Die Gründe dafür sind eigentlich immer unter den folgenden 

zu suchen: 

1. Hardware stirbt, d. h. es gibt vom Hersteller keine 

Wartungsunterstützung und keine Ersatzteile mehr 

für Speicherhardware (z. B. Jukeboxen) oder Server. 

Ferner kann neue Speicherhardware wesentlich 

mehr Volumen speichern, d. h. mit neuer Hardware 

können zu reduzierten Kosten mehr Dokumente 

gespeichert werden. 

2. Die Systemplattformen veralten, d. h. es gibt vom 

Softwarehersteller keine Wartungsunterstützung 

mehr für die Betriebssystemplattformen, für die 

Datenbanken usw. 

3. Das Archivierungssystem bedarf einer Modernisierung, 

d. h. es muss eine Systemmigration 

durchgeführt werden. 

Sollte eine Datenmigration notwendig sein, so empfi ehlt 

sich, bei der Gelegenheit auch das Gesamtsystem zu aktualisieren. 

Dabei eine Systemmigration und ein neues 

Speichern nach Bereinigung, d. h. Auslassen gelöschter 

und veralteter Dokumente, auf neuer Speicherhardware. 

Damit ist das Gesamtsystem aktualisiert worden. 

Dr. Knuth Lange, Leiter PR & Marketing, IQDoQ GmbH 

www.iqdoq.de 

im Bereich der Buchhaltung oder bei der Produkthaftung 

im Bereich der Fertigung und Entwicklung. Hier gilt es, 

die Auswirkungen der AO/GDPdU Grundsätze für den 

Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 

(AO/GDPdU), GOB, aber auch Vorgaben unter anderem 

aus dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder Basel II auf das 

Unternehmen zu klären und mit geeigneten IT-Mitteln wie 

der Archivierung zu unterstützen. 

Wichtig ist ebenfalls, dass die Einhaltung der rechtlichen 

Bestimmungen für die im Unternehmen eingesetzte Storage 

Solution nicht nur nachweispfl ichtig, sondern auch durch 

entsprechende Verfahrensbeschreibungen begleitet wird, 

beispielsweise durch eine Dokumentation der technischen 

Abläufe der Langzeitarchivierung und der dazugehörigen 

Organisationsanweisungen für den Betrieb. Darüber hinaus 

ist die Abnahme und Freigabe vom Wirtschaftsprüfer notwendig 

und zwingend zu empfehlen. 

Ausblick 

Durch das Zusammenwachsen von Speichersystemen 

und Software-Lösungen sowie ECM-Strategien wird die 

Informationsbereitstellung und deren Aufbereitung immer 

mehr an Bedeutung . Die bereits technisch zur Verfügung 

stehenden Produkte und Anwendungen zur automatischen 

Klassifi kation und Erkennung von Attributen (Indexierung) 

werden mehr und mehr in der Praxis angewendet, um die 

zeitintensive Aufbereitung der Dokumente zu reduzieren. 

Der nächste Schritt ist der Wandel von der Pull- zur Push- 

Methodik der Information (Wissen). Dies bedeutet, dass die 

Daten nicht nur nach expliziten Suchanfragen durch den 

Benutzer zur Verfügung gestellt („Pull“) werden, sondern 

umgekehrt, dass vom System dem Benutzer eigenständig 

Informationen vorgeschlagen („Push“) werden können. 

Die Push-Methodik wie beim „Amazonas-Dienst“ wird 

fachlich über Personalisierungstechniken und Taxonomie 

umgesetzt. Diese ermöglicht eine formale Anordnung von 

Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens. 

Hier spielen Nomenklaturen, Thesaurus und 

Ablagesystematiken eine Rolle. 

Ingo Bienek 

Jahrgang 1963, studierte Wirtschaftsinformatik 

an der Universität Trier. Leiter Enterprise 

Content Management bei Siemens Business 

Service.

024 Titel 


Technik reicht nicht. 

Langzeitarchivierung wird auch heute oft als technische Aufgabe 

angesehen. Der Zuwachs an zu archivierenden Daten verlangt jedoch 

eine differenzierte Betrachtung. So gewinnen nicht nur rechtliche 

Anforderungen, sondern auch strategische Komponenten an Bedeutung. 

Martin Böhn 

Die wesentlichen Ziele der Langzeitarchivierung sind die 

Aufbewahrung, Wiederherstellbarkeit (Retrieval) und das 

nachweisliche Löschen geschäftsrelevanter Daten, insbesondere 

von Geschäftsdokumenten. Archivierung ist aber mehr 

als die Auswahl von Speichermedien. Die unterschiedlichen 

Daten müssen zu Geschäftsvorfällen zugeordnet und über 

eine einheitliche Metadatenstruktur mit verschiedenen 

Suchmechanismen gefunden werden. Das Archiv dient nicht 

als Datengrab, sondern als Ausgangspunkt für den besseren 

Zugriff auf die geschäftsrelevanten Informationen. 

Ziel ist es, ein Wissensarchiv aufzubauen, um aus Erfahrungen 

zu lernen und das Wissen der einzelnen Mitarbeiter 

besser zugänglich zu machen. So können beispielsweise bei 

der Erstellung eines Angebotes Dokumente (Word, E-Mail, 

gescannte Papierdokumente) eingesehen werden, die in 

den vergangenen Jahren an den Kunden gesandt wurden, 

um sich besondere Vorlieben oder Restriktionen bewusst 

zu machen. Zudem können ähnliche Angebote an andere 

Kunden als Referenz gesucht werden. 

Bei der Umsetzung von Projekten der Langzeitarchivierung 

werden die organisatorische, technische, rechtliche 

und betriebswirtschaftliche Sichtweise im engeren Sinne 

unterschieden. Diese sind allerdings nicht völlig trennscharf, 

weshalb einzelne Aufgabengebiete und Maßnahmen 

mehreren Aspekten oder einer Kombination derselben zugeordnet 

werden. 

Durch die Aufbewahrung und die Wiederherstellbarkeit 

werden rechtliche und steuerliche Auskunftspflichten ebenso 

erfüllt wie die Anforderung, im Unternehmen erzeugtes 

dWissen für zukünftige Entscheidungen zur Verfügung zu 

stellen. Dabei ist es wichtig, ob lediglich eine Speicherung 

oder zusätzlich die Sicherung der Unveränderlichkeit eines 

Dokuments gewährleistet werden soll. Insbesondere bei 

langjährigen Archivierungspflichten ist darauf zu achten, 

dass die in elektronischer Form abgelegten Dokumente in 

einem Format gespeichert werden, das weiterhin auslesbar 

und anzeigbar ist. Deshalb wird zumeist eine Wandlung 

in standardisierte, langlebige Formate wie beispielsweise 

TIFF vorgenommen, da herstellerspezifische Formate wie 

die einiger Office-Produkte im Laufe der Jahre Änderungen 

erfahren, welche die Anzeige alter Dateien mit aktuellen 

Programmen unmöglich machen. 

Organisation der Inhalte 

Ausgangspunkt eines Archivierungsprojekts ist die Frage, 

welche Inhalte wann für wie lange wohin abgelegt werden 

sollen. Grundsätzlich sollten alle geschäftsrelevanten Daten 

gespeichert werden, um diese für Auswertungen oder Auskunftspflichten 

bereitstellen zu können. Für die Integration 

von Dokumenten verschiedener Formate aus unterschiedlichen 

Quellen in eine einheitliche Ablagestruktur kommen 

dabei zumeist Enterprise-Content-Management-Systeme 

(ECM) zum Einsatz. Diese erlauben neben der Erfassung 

originär elektronischer Dokumente wie Office-Dateien 

oder E-Mails auch die Integration von gescannten Papierdokumenten. 

Die Verschlagwortung erfolgt nach einem einheitlichen 

Modell, was das Auffinden der Dokumente sowie

die Kopplung mit einzelnen Prozessschritten entscheidend 

unterstützt. Diese Klassifikation erlaubt die (semi-)automatische 

Auslagerung der Dokumente nach Abschluss der 

Bearbeitung auf die dafür vorgesehenen Archivsysteme. 

Zudem wird die Sicherung der Dokumente vor Zerstörung 

oder Verlust durch parallele Speichermedien erleichtert. 

Speichertechnologien 

Die Entscheidungskriterien bei der Auswahl der Archivmedien 

sind Speichervolumen, Zugriffszeiten und Anforderungen 

an Revisionssicherheit. Hauptspeicher und 

Festplattensysteme werden zumeist für noch häufig benötigte 

Dokumente oder solche, die sich noch in der aktiven 

Bearbeitung befinden, eingesetzt. Die sehr schnellen Zugriffszeiten 

werden mit einem vergleichsweise hohen Preis 

pro Gigabyte erkauft. Die Auslagerung für die Langzeitarchivierung 

erfolgt auf andere Festplattensysteme, Jukeboxen 

oder Tape Libraries. Über einen Parallelbetrieb können die 

Performanz des Gesamtsystems gesteigert und gleichzeitig 

sofort Sicherungskopien auf andere, auch räumlich verteilte 

Medien geschrieben werden. 

Jukeboxen können mit unterschiedlichen Medien befüllt 

werden, etwa mit CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory, 

bis zu 800 MB einseitig), DVD (Digitale Versatile Disc, 

bis zu 9,4 GB beidseitig), MO (Magneto Optical, 9,1 GB), 

PDD (Professional Disc for Data, 23,3 GByte einseitig) oder 

UDO (Ultra Density Optical, bis zu 30 GByte beidseitig). 

Kriterien sind die Anforderungen an das Speichervolumen 

sowie die Entscheidung, ob eine nachträgliche Änderung 

des Dokuments ausgeschlossen werden soll. Hierfür werden 

nur einmal beschreibbare Datenträger (WORM, write once 

read many) gewählt und von Wirtschaftsprüfern als revisionssicher 

abgenommen. 

Neben dem Schutz vor (un-)beabsichtiger Veränderung 

durch den Anwender sind die Medien gut gegen mechanische 

Einwirkungen gesichert. Während bei bestimmten 

optischen Medien die Unveränderlichkeit der gespeicherten 

Informationen direkt gesichert ist, müssen auf Festplattenbasierten 

Systemen dazu zusätzliche Instrumente wie Ablage, 

Zugriffsmechanismen, Adressierung oder Zeitstempel 

eingesetzt werden (CAS-Systeme: Content Addressed Storage). 

Für die Verbindung von Speicherressourcen sind unterschiedliche 

Konzepte entwickelt worden. NAS (Network 

Attached Storage) bezeichnet die Verwendung von Netzwerkstandardprotokollen 

wie HTTP zur Integration der 

Speicher unabhängig von der vorhandenen Serverplattform. 

Zumeist werden diese Systeme als Datenspeicher 

verwendet, wobei mehrere Festplatten entweder als JBOD 

(Just a Bunch Of Discs) oder für größere Ausfallsicherheit 

als RAID (Redundant Array of Independent Discs) konfiguriert 

werden können. Eine Weiterentwicklung sind SAN 

(Storage Area Network), Hochgeschwindigkeitsnetzwerke 

zwischen Server-Systemen und den von diesen verwendeten 

Speicherressourcen, die eine zentrale Adressierbarkeit und 

Administration der Speichersysteme ermöglichen. Durch 

die redundante Vorhaltung von Plattensystemen, Switches 

und Host-Adaptern kann eine hohe Fehlertoleranz und 

Verfügbarkeit gewährleistet werden. 

Rechtliche Sicht: Löschen von Inhalten als 

weiteres Problemfeld 

025 

Unterschiedliche rechtliche Anforderungen zur Nachweisbarkeit 

(„Compliance“) bestimmter Sachverhalte durch das 

Aufzeigen der revisionssicher abgelegten Dokumente stellen 

weitere Ansprüche an die Ausgestaltung des Archivsystems. 

Der Fokus dieses Beitrags soll nicht auf den einzelnen Bestimmungen 

der verschiedenen Rechtsvorschriften liegen, 

stattdessen wird auf den teilweise vernachlässigten Bereich 

der (nachweislichen) Entfernung der Dokumente eingegangen. 

Hinsichtlich des Löschens der Dokumente muss 

zwischen dem logischen Entfernen sowie der physikalischen 

Vernichtung unterschieden werden. Im ersten Fall bleibt das 

Dokument auf dem Speichermedium vorhanden, kann aber 

aus der Applikation heraus nicht mehr angesprochen werden, 

da der entsprechende Index-Eintrag entfernt wurde. Im

026 Titel 

Angemerkt 

Die wichtigsten Gründe, warum optische 

Speicher auch in Zukunft eingesetzt werden: 

1. Write-Once-Speichermedien haben eine sehr hohe 

Datensicherheit, da sie nicht überschreibbar oder 

versehentlich durch Viren veränderbar sind. 

2. Die standardisierten Medien bieten eine langfristige 

Medien-Schreib- und Lese-Kompatibilität. 

CD > DVD > BlueLaser-Disc = beste Medienkompa 

tibilität 

3. Durch ein standardisiertes Filesystem auf den 

Medien (etwa UDF) sind diese kompatibel zu allen 

gängigen Betriebssystemen und auch außerhalb der 

Jukebox in Standard-Laufwerken lesbar. 

4. Optische Medien haben im Gegensatz zu anderen 

Speichertechnologien, wie Tape oder Festplatte, 

keinen direkten Kontakt mit dem Lese- beziehungsweise 

Schreibkopf – das Medium bleibt über Jahre 

hinweg funktionstüchtig. Bei anderen Speicherlösungen 

kann ein kontinuierlicher Verschleiß bis 

zur Medienzerstörung führen. 

5. Bereits heute liegen die Kosten von BlueLaser-Discs 

unterhalb denen von Tapes. 

6. Die BlueLaser-Disc erzielt eine sehr hohe Speicherdichte, 

daraus ergibt sich ein hervorragender Formfaktor, 

der sich in den kommenden Jahren noch 

weiter verbessern wird. 

7. Optische Medien zeichnen sich durch eine sehr hohe 

Medien-Lebensdauer aus. Diese beträgt mindestens 

50 Jahre. Ein wichtiger Aspekt im Hinblick auf die 

gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die oft mehrere 

Jahrzehnte betragen. 

8. Mit optischen Speicherlösungen ist kein regelmäßiger 

Backup-Bedarf notwendig. 

9. Das optische Speichern bietet einen direkten Zugriff 

auf die Daten mit Nearline-Verfügbarkeit. 

10. Jukeboxen eignen sich aufgrund ihres geringen 

Energieverbrauchs und Wartungsbedarfs sowie ihrer 

geringen Wärmeerzeugung optimal zur effi zienten 

Massenspeicherung. 

11. Jukeboxen sind – im Gegensatz zu Festplatten- 

Systemen – von Schnittstellen unabhängige 

Speicher-Systeme. 

Wilfried Beckmann, Geschäftsführer DISC GmbH 

www.disc-gmbh.de 

zweiten Fall wird tatsächlich das Dokument selbst gelöscht. 

Bei der Speicherung auf optischen Medien ist das selektive 

Entfernen einzelner Dateien nicht möglich. Deshalb ist die 

Vernichtung des Dokuments erst nach einem Reorganisationslauf 

mit einem damit verbundenen Austausch der 

Datenträger möglich, beispielsweise der CD-ROMs. Reorganisationen 

werden insbesondere dann vorgenommen, wenn 

Medien noch vorgehalten werden müssen, obwohl nur noch 

ein geringer Prozentsatz des Inhalts angesprochen werden 

kann (etwa 70 Prozent logisch bereits gelöscht). Die noch 

aktiven Dokumente werden auf andere Datenträger kopiert, 

das alte Medium wird vernichtet. 

Insbesondere bei rechtlichen Anforderungen hinsichtlich 

des Löschens der Dokumente (so bei personenbezogenen 

Daten) ist eine Nachweisbarkeit über die Vernichtung erforderlich. 

Dies kann durch die Protokollfunktionalitäten 

der entsprechenden Archivsysteme gewährleistet werden. 

Bei großen, zumeist auf optischen Medien basierenden Systemen 

sowie bei Archiven mit starker räumlicher Verteilung 

oder teilweise gespiegelten Beständen, kann der Nachweis 

problematisch sein, wenn ein Zugriff auf ein über das 

System gelöschtes Dokument nicht mehr möglich ist, auch 

nicht über das Auslesen eines Mediums oder einer Offl ine- 

Kopie. 

Hier gehen verschiedene Hersteller wie SUN in der nächsten 

Version ihres Archivs den Weg, alle Dokumente verschlüsselt 

abzulegen und den Schlüssel zentral zu speichern. 

Wird ein Dokument gelöscht, wird der Schlüssel vernichtet. 

Damit ist sichergestellt, dass die Einträge auf beliebig vielen 

verteilten Speichermedien nicht mehr ausgelesen werden 

können. 

Betriebswirtschaftliche Sicht 

In den ausgeführten organisatorischen, technischen und 

rechtlichen Aspekten ist bereits eine betriebswirtschaftliche 

Dimension enthalten. Denn zum einen sollte eine genaue 

Anforderungsanalyse (zu unterstützende Prozesse, Zugriffszeiten, 

erwartetes Speichervolumen u. a.) vor der Auswahl 

der Hard- und Software-Komponenten gemacht werden. 

Zum anderen ist zu untersuchen, wie den rechtlichen Vorschriften 

mit einem möglichst geringen Mitteleinsatz entsprochen 

werden kann, wobei gleichzeitig evtl. entstehende 

Vorteile der besseren Informationsbasis für betriebliche 

Abläufe und Entscheidungsprozesse erschlossen werden 

müssen. Die bessere Verteilung von Informationen in einer 

Organisation kann durch das Erfassen von Zeitvorteilen bei 

der Vorgangsbearbeitung in Kostenvorteile umgerechnet 

werden.

Kostenaspekte bei Aufbau und Betrieb der Speichersysteme 

betreffen neben dem reinen Volumen der vorhandenen 

zu speichernden Daten die Auswahl und Kombination der 

Medien sowie die Bestimmung der zu archivierenden Dokumente. 

Das Schlagwort Information Lifecycle Management 

beschreibt die Verteilung der Dateien auf unterschiedliche 

Datenträger anhand der Ansprüche an die Verfügbarkeit. 

Dokumente, die nur noch selten benötigt werden, werden 

dabei auf langsamere, aber kostengünstigere Speichermedien 

umgelagert. Dies kann durch das System entweder 

anhand des Alters oder aufgrund der Zugriffshäufi gkeiten 

analog zur Bereinigung des Caches erfolgen. 

Bei der Überführung bestehender Datenbestände wie 

Dateien auf File-Servern empfi ehlt sich im Vorfeld die 

Untersuchung auf Redundanzen, die gerade bei „Informationsinseln“ 

aufgebaut worden sein können. Spezialisten wie 

Verity bieten dafür spezielle Werkzeuge an, um den Migrations- 

und Speicherbedarf des Gesamtprojekts zu ermitteln 

und damit die Kosten zu senken. Teilweise ermöglichen die 

Hersteller der ECM-Systeme zudem die direkte Anbindung 

bereits bestehender Archive. Die Altsysteme müssen in diesem 

Fall nicht mit hohen Kosten migriert werden, sondern 

können über entsprechende Schnittstellen direkt angesprochen 

werden. 

Fazit: Prozesse bedenken und Kosten sparen 

Es liegt auf der Hand, dass die Entscheidung über die Auswahl 

und Implementierung eines Systems für die Langzeitarchivierung 

eine enorme Tragweite hat. Durch die Vielzahl 

der unterschiedlichen angebotenen Speichermedien wird 

das Thema zu oft auf die technische Perspektive reduziert, 

ohne die dokumentenorientierten Prozesse zu berücksichtigen. 

Rechtliche Nachweispfl ichten und unternehmenseigene 

Ansprüche an den Zugriff auf archivierte Dokumente 

müssen strukturiert und kosteneffektive Strukturen 

geschaffen werden. So kann aus der teilweise als Belastung 

empfundenen Anforderung der Archivierung durch die 

verbesserte Informationsbasis das Potenzial der besseren 

Wettbewerbsfähigkeit erschlossen werden. 

Martin Böhn 

Diplomkaufmann Universität Würzburg, 

Jahrgang 1976, Content Management- und ECM- 

Analyst beim Business Application Research 

Center (BARC) in Würzburg.

028 Titel 

Merck & Co. Inc. wurde im August 2005 im ersten Prozess 

wegen der Todesfälle im Zusammenhang mit dem Medikament 

Vioxx von einem texanischen Gericht zu 253 Millionen 

Dollar Strafe verurteilt. Dabei wurden unter anderem 

interne E-Mails als Beweismittel verwendet. Wird bei Merck 

Inc. jetzt nun das Schreiben von E-Mails verboten? Muss 

das gesamte E-Mailing hinterfragt werden? Hätte Merck 

einfach strikt alle E-Mails löschen sollen, die älter als 30 

Tage sind? Wohl kaum, denn das wird als Vernichtung von 

Beweismitteln gewertet und wurde in anderen Fällen ebenfalls 

bestraft. Nicht die E-Mail als schriftliches Kommunikationsmittel 

steht auf dem Prüfstand, sondern die Art und 

Weise, wie Firmen damit umgehen. Zwei zentrale Probleme 

müssen gelöst werden: 

(1) Relevante E-Mails sind wie Geschäftsbriefe zu behandelt. 

Sie dienen der effizienten Abwicklung des Tagesgeschäfts, 

müssen aber im Streitfall beweiswürdig 

die Position des Unternehmens darstellen können. 

(2) Die Menge der E-Mails erzeugt hohe Kosten, die bei 

der Speicherung der E-Mails und dem Betreiben des 

E-Mail-Servers entstehen. Kosten, die nachhaltig 

gesenkt werden müssen. 

Beide Probleme sind nicht vom einzelnen Mitarbeiter zu 

lösen, der „wichtige“ E-Mails lokal speichert und durch eigenes 

Löschen von E-Mails seine Mailbox aufräumt. Lieferscheine 

und Rechnungen in Papierform werden von Mitarbeitern 

auch nicht im eigenen Schreibtisch und Papierkorb 


„You have lost Mail.“ 

Nicht nur das Fassungsvermögen der Inbox, mehr noch das 

E-Mail-Archiv stößt an seine Grenzen. Dort nämlich sollte die 

E-Mail als Dokument revisionssicher abgelegt sein. Denn Mails 

sind Dokumente, denen im Geschäftsverkehr eine enorm 

hohe Bedeutung zukommt. 

Dr. Roman Götter 

„verwaltet“. Es ist Aufgabe der Unternehmensleitung, ein 

geeignetes E-Mail-Management-System einzuführen. 

Unternehmenskommunikation über E-Mail 

Seit Anfang der 90er hat E-Mail die Büros der Unternehmen 

erobert. Und dabei nachhaltig die Art und Weise 

unserer Kommunikations- und Arbeitsabläufe verändert. 

Mitarbeiter auf allen Ebenen schreiben und bearbeiten E- 

Mails. Doch kaum ein Unternehmen hat sich die Mühe gemacht, 

seinen Mitarbeitern die richtige Nutzung des Mediums 

beizubringen oder unternehmensweite Richtlinien zur 

Nutzung zu formulieren. Die schiere Flut von E-Mails, vom 

Marktforscher IDC auf ca. 35 Mrd. täglich geschätzt, wurde 

noch im Jahr 2000 als Problem der IT-Abteilungen in den 

Konzernen betrachtet. Mit einer Kombination aus rigiden 

Speicherbegrenzungen der Mailbox und billigen Speichermedien 

wurde versucht, die Kosten in Schach zu halten. 

In einem durchschnittlichen Unternehmen werden heute 

30-90 E-Mails mit einem Volumen bis zu 10 MB pro 

Mitarbeiter und Tag versendet (Radicati 2002-2005). Die 

Bewertung der E-Mails nach Anzahl und Größe wird aber 

ihrer Bedeutung als Geschäftsdokumente nicht gerecht. Fast 

ausnahmslos hat die E-Mail den klassischen Geschäftsbrief 

verdrängt. Der Geschwindigkeitsvorteil beim Austausch 

und die Wiederverwendbarkeit haben die E-Mail zum 

zentralen Kommunikationsmedium aufsteigen lassen. Mit 

diesem Wandel gehen eine Reihe von Problemen einher. 

Die E-Mail-Systeme der führenden Hersteller waren und

0 20 40 60 80 100 

Beantwortung von Kundenanfragen 

93% 

Diskussion der Strategie 

84% 

Korrespondenz mit Kontrollbehörden 

82% 

Aushandeln von Verträgen 

71% 

Austausch von Rechnungen 

69% 

Austausch vertraulicher informationen 

65% 

Diskussion von Personalthemen 

56% 

Quelle: Kahn Consulting, 2003 

Für welche Geschäftsprozesse wird E-Mail verwendet? 

sind nicht dafür entwickelt worden, um derartig große 

Mengen an E-Mails zu speichern, geschweige denn die darin 

gekapselten Informationen effizient zu verwalten. Den 

Mitarbeitern stehen nur wenige Hilfsmittel oder Vorgaben 

zur Verfügung, um mit dieser Informationsflut sinnvoll 

umzugehen. Mails werden nach Gutdünken und Größe gelöscht 

oder vom Mitarbeiter lokal auf Festplatte gespeichert. 

Bei Verlust des Laptops, Festplattencrash oder Ausscheiden 

des Mitarbeiters gehen Monate- oder jahrelang gebunkterte 

E-Mails verloren. Oder gelangen gar in falsche Hände. Für 

ähnlich wichtige Papierdokumente gibt es in jeder Firma 

klare Regelungen – nur bei E-Mail herrscht nach wie vor 

Wildwuchs. 

Aufheben ja, aber wie? 

Es gibt es einen übergreifenden Konsens, dass Inhalte von 

E-Mails zentrale Bedeutung haben. In einer groß angelegten 

Umfrage bei deutschsprachigen Unternehmen hat das 

Schweizer Beratungsunternehmen Dr. Sieber & Partner 

aufgezeigt, wie hoch die Wertschätzung dieses Mediums eigentlich 

ist. Ob eine E-Mail aufbewahrungswürdig ist, ergibt 

sich aus ihrem Inhalt, wer sie wann geschickt oder erhalten 

hat. Da E-Mail für alle Kommunikationsinhalte verwendet 

wird, gibt es also keine einzige feste Aufbewahrungsfrist, 

sondern eine Reihe von abgeleiteten Fristen. Diese sollten 

am besten in Form einer E-Mail-Richtlinie oder besser noch 

Dokument-Management-Richtlinie dokumentiert und 

intern kommuniziert werden. Diese Dokument-Management-Richtlinie 

sollte eine im Unternehmen gelebte „Best 

Practice“ aus rechtlich notwendigen und betriebswirtschaftlich 

sinnvollen Anforderungen sein. Die gesetzlichen 

Regelungen definieren nur den Mindeststandard, nicht aber 

das für das Unternehmen optimale Verwalten der E-Mails. 

Langzeitarchivierung – wie und warum? 

Viele Firmen unterscheiden zwischen „Verdrängung“ und 

„Archivierung“ von E-Mails. Die Verdrängungs-Strategie 

der IT Abteilungen zielt auf die maximale Kostenreduktion 

mit möglichst geringer Beeinflussung der täglichen Arbeit 

des Mitarbeiters ab. Hierbei werden die E-Mails regelbasiert 

nach Größe und Alter auf billige Speichermedien ausgelagert 

und nach möglichst kurzer Zeit (typisch 2-3 Jahre) 

endgültig gelöscht. Nachteil dieses Punktlösungsansatzes ist, 

dass die E-Mails weiterhin nur im Postfach des Mitarbeiters 

zu finden sind. Kollegen haben keinen Zugriff auf wichtige 

Informationen. 

Firmen mit einer Archivierungs-Strategie berücksichtigen 

den geschäftskritischen Wert der E-Mail-Kommunikation. 

Mit einem E-Mail-Management-Ansatz streben Unternehmen 

einen pragmatischen Kompromiss aus notwendiger 

Kostenreduktion und Verbesserung der Abläufe an. Hierbei 

nutzen die Firmen sowohl die Möglichkeiten der interaktiven 

Archivierung als auch der regelbasierten Archivierung. 

Die lästigen und teilweise gefährlichen Nebenerscheinungen 

der E-Mail in Form von Viren oder SPAM sind in keinem 

Fall Geschäftsbriefe und deshalb nicht aufbewahrungspflichtig. 

Sie werden durch geeignete Filter ausgesondert. 

Der Bezug zum Arbeitsvorgang und der Zugriff der Mitarbeiter 

auf die E-Mails im Kontext steht im Vordergrund. In 

der aktiven Phase wird dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben, 

relevante E-Mails von unwichtigen E-Mails zu trennen. 

Erweiterungen der Standard E-Mail-Clients Outlook 

oder Notes erlauben das Starten von geregelten Abläufen 

bei wiederkehrenden Vorgängen, die Verknüpfung mit dem 

Buchungsvorgang oder die geordnete Ablage im DMS. Die 

Regeln für die Aufbewahrungsfristen in der Referenz- und 

Nachweisphase werden zentral hinterlegt und kontrolliert. 

100% 

80% 

60% 

40% 

20% 

0% 

Quelle: Open Text 

bedeutend eher bedeutend eher unbedeutend unbedeutend 

Bedeutung der Inhaltsträger 

029

030 Titel 

Anzahl von 

E-Mails 

Virus 

Spam 

Mail 

Journaled Mail 

I Aktive 

Phase 

II Referenz- 

Phase 

Posteingang Archiv 

manuelles Löschen 

Workflow 

verlinkt zu SAP 

übergeben an DMS 

Quelle: Open Text 

II Nachweis- 

Phase 

Aufbewahrungsfrist 1 

Verlängerung 

Aufbewahrungsfrist 2 

Verlängerung 

~ 30 Tage ~ 3 Jahre ~ 7 Jahre Alter von 

E-Mails 

Lebenszyklus für E-Mail-Management 

Im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung, kann die 

Aufbewahrungsfrist gezielt verlängert werden. Durch die 

intuitive Verzahnung von E-Mail- und DMS-Arbeitsabläufen 

kann eine hohe Akzeptanz und Qualität der Daten 

erreicht werden. Die Firmen erzielen so eine nachhaltige 

Verbesserung ihrer E-Mail-Kommunikation und reduzieren 

die Risiken und Kosten spürbar. 

Neben diesen operativen Ansätzen, E-Mails selektiv 

besser zu managen, gibt es zusätzlich den Ansatz, alle E- 

Mails als Kopie zu archivieren. Firmen, die sich aufgrund 

einer Risikoanalyse für ein solches E-Mail-Monitoring 

entscheiden, nehmen die damit verbundenen überschaubaren 

Kosten in Kauf, um im Falle eines Prozesses 

Beweismittel effizient sichern zu können. Hierbei werden 

alle E-Mails – schon bevor der Mitarbeiter sie erhält – als 

Kopie in ein spezielles Archiv-System übertragen, Volltext-indexiert 

und für einen festgelegten Zeitraum (typisch 

3 Jahre) gespeichert und anschließend vollständig 

gelöscht. Dazu wird die Journal-Funktion des E-Mail- 

Servers aktiviert und von jeder ein- und ausgehenden 

E-Mail eine Kopie erzeugt, die auch Informationen über 

Blindkopien (BCC-Empfänger) enthält. Verschlüsselte 

E-Mails können zwar genauso abgelegt werden, doch 

müssen separate Vorkehrungen zur Indexierung getroffen 

werden. Der Zugriff über spezielle Suchoberflächen 

auf diesen vollständigen E-Mail-Bestand wird nur ausgewählten 

Mitarbeitern und Auditoren gewährt. Die 

Regelungen zum Zugriff müssen mit dem Betriebsrat 

abgestimmt werden, jeder Zugriff durch Protokoll dokumentiert 

sein. Der Vorteil für die Firmen liegt in der Risikominimierung 

durch schnelle Sicherung von Beweisen 

im Falle von Prozessen. 

Technische Grundlagen 

Bei Archivierung wird immer die gesamte E-Mail (Body 

und Attachments) im Archiv gespeichert. Gute Systeme bieten 

transparente Dienste zur Komprimierung und einmaligen 

Ablage von Attachments (Single Instance Archiving). 

Dadurch werden Anforderungen an die Ablage im Originalformat 

mit der deutlichen Reduktion des Speicherbedarfs 

verbunden, üblicherweise etwa 50 Prozent. Im E-Mail- 

Server verbleiben je nach Konfiguration entweder nur ein 

Verweis oder auch der Body der E-Mail – die umfangreichen 

Anhänge werden vom Server gelöscht. Die Kostenvorteile 

ergeben sich aus dem optimierten Betrieb der E-Mail-Infrastruktur: 

Es werden insgesamt weniger Server mit geringerem 

Speicherbedarf benötigt, Aufwände und Risiken bei 

Backup und Recovery reduzieren sich deutlich. 

Der Mitarbeiter hat nach der Archivierung verschiedene 

Möglichkeiten, die E-Mails zu nutzen. Er kann aus dem 

Kontext des Vorgangs im SAP oder DMS auf die Mail zugreifen 

oder eine Volltextsuche mit Berechtigungsprüfung 

nutzen. Immer wichtiger wird die Unterstützung von Mitarbeitern 

mit Laptops. Moderne E-Mail-Management-Systeme 

synchronisieren transparent archivierte E-Mails, damit 

der Mitarbeiter auch auf Reisen auf die E-Mails zugreifen 

kann. 

Recht und Gesetz 

Die Grundlage einer erfolgreichen E-Mail-Management- 

Lösung ist die Einführung einer Betriebsvereinbarung. Dort 

wird geregelt, inwieweit privater E-Mailverkehr erlaubt ist 

und wie er von geschäftlichen E-Mails getrennt wird. Ohne 

entsprechende Regelung unterliegt das Unternehmen dem 

Telekommunikationsgesetz und damit einem strengen 

Briefgeheimnis. Jegliche Filterung, langfristige Aufbewahrung 

und Zugriff Dritter wäre unrechtmäßig. Des Weiteren 

muss geregelt werden, wie der Mitarbeiter mit E-Mails verfährt, 

die Unternehmen und Geschäftsverkehr betreffen. Es 

empfiehlt sich, für jede Abteilung Kernaufgaben und damit 

verbundene Dokumenttypen mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen 

zu identifizieren. Dem Mitarbeiter wird 

durch eine Arbeitsanweisung und die entsprechenden Hilfsmittel 

ermöglicht, die Dokumente elektronisch abzulegen. 

Das E-Mail-Management-System legt durch zentral hinterlegte 

Aufbewahrungsfristen fest, dass die E-Mails sicher und 

anforderungsgerecht aufbewahrt werden. Durch diese zentrale 

Steuerung können notwendige Veränderungen in den 

Aufbewahrungsplänen effizient umgesetzt werden. Im Falle 

eines Rechtsstreits kommt die Möglichkeit zum Tragen, 

gewisse E-Mail-Bestände für den Zeitraum eines Prozesses

Anbieter von E-Mail-Archivierungslösungen: 

Cyco GmbH www.cyco.de 

CEYONIQ Technology GmbH www.ceyoniq.com 

daa Systemhaus AG www.daa.de 

d.velop AG www.d-velop.de 

DocuWare AG www.docuware.com 

ELO Digital Offi ce GmbH www.elo-digital.de 

GCT GmbH www.gct-gmbh.de 

GFI Software GmbH www.gfi software.de 

GROUP Technologies AG www.group-technologies.de 

H&S Heilig & Schubert GmbH www.hs-soft.com 

IQ-work Software AG www.iq-work.de 

Maxpert AG www.maxpert.de 

NITAG - Norddeutsche IT-Audit GmbH www.nitag-gmbh.de 

Open Text AG www.opentext.de 

TIM AG www.tim.de 

Veritas Software GmbH www.veritas.com 

„einfrieren“ zu können (Hold Management) und sie vor 

dem Löschen zu schützen. Entsprechende Anforderungen 

an die E-Mail-Management-Systeme sind aus dem in USA 

und Großbritannien etablierten Records-Management- 

Vorschriften wie DoD 5015.2 und TNA 2002 abgeleitet und 

fi nden sich auch im kommenden europäischen Standard 

MoReq 2 wieder. 

Gleichstellung von E-Mail und Papier 

zum Thema 

E-Mails sind papiergebundenen Informationen großteils 

gleichgestellt. Im Rahmen der Abgabenordnung (AO) 

und der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur 

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist festgelegt, dass originär 

elektronische Daten auch in dieser Form langfristig (6 

oder10 Jahre) aufzubewahren sind. Ein einfaches Ausdrucken 

und Abheften ist deshalb nicht mehr ausreichend. 

Im Rahmen der Risikominimierung der auditierbaren 

Erstellung von Geschäftsjahresberichten sind gut eingeführte 

E-Mail-Management-System unabdingbar. Die für 

an amerikanischen Börsen gehandelten Unternehmen 

bindenden Regelungen des Sarbanes-Oxley Acts (SOX) 

treffen nur wenige deutsche Unternehmen direkt in ihrer 

vollen Härte. Die dazu notwendigen internen Kontrollen 

und verbesserten Abläufe sind aber zu Recht Vorbild für 

viele Unternehmen, um ihre Jahresabschlüsse international 

vergleichbar zu machen. Vorbildhaft für die Einführung von 

Monitoring-Lösung sind die genauen Vorgaben der amerikanischen 

Börsenaufsicht SEC. Ursprünglich nur für Aktienhandelsfi 

rmen gedacht, geben die Regelungen wie SEC 

17a-4 den Leitfaden für die Umsetzungen solcher Lösungen 

auch hier in Europa vor. 

Die Unveränderbarkeit und Revisionssicherheit spielt vor 

allem im Streitfall eine zentrale Rolle. Ein Richter wird der 

Partei Recht geben, die nachweisen kann, dass die Abläufe 

und technischen Systeme eine Verfälschung der Unterlagen 

so gut wie unmöglich machen. Die Qualität der digitalen 

Signatur und die Art der Speicherung erhöhen die Beweiskraft 

der als Beweis vorgelegten E-Mails. Dabei ist nicht 

die Software selbst, sondern der dokumentierte Prozess in 

Verbindung mit einer geeigneten Lösung von etwa einem 

Wirtschaftsprüfer testierbar. 

E-Mail – ein Führungsthema 

Die technologischen Hürden sind überwunden, die für 

Hype-Themen typische Konsolidierung der Anbieter ist 

abgeschlossen. Mit der Auswahl und Installation einer Lösung 

allein ist es jedoch nicht getan. Unternehmen, die ihre 

E-Mail-Systeme ausschließlich nach den Bedürfnissen ihrer 

IT optimieren, fallen im Vergleich zur Konkurrenz zurück. 

Denn E-Mail muss wie jedes andere wichtige Medium oder 

Kommunikationsmittel übergreifend in die Geschäftsprozesse 

des Unternehmens eingebunden sein. Der hohe Anteil 

der Bearbeitung von E-Mails am Tagesgeschäft und die 

damit verbundenen operativen Kosten machen E-Mail zu 

einem Thema für den Chief Operating Offi cer (COO) und 

seine Mitarbeiter. Um die Ansprüche elektronischer Buchhaltung 

zu erfüllen, muss der Chief Finance Offi ver (CFO) 

zudem seinen Einfl uss auf die Planung des E-Mail-Management-Systems 

geltend machen. Hilfreich ist, dass selbst bei 

mittleren Unternehmen ab einigen hundert Mitarbeitern 

die Kosteneinsparungen die initialen Projektkosten in den 

ersten 9-18 Monaten wieder decken können. 

Genauso selbstverständlich, wie Sie morgen wieder eine 

E-Mail an Ihren Geschäftspartner schicken, genauso selbstverständlich 

sollten Sie auf diese E-Mail auch in drei Jahren 

wieder zugreifen können. Letztlich ist ein E-Mail-System 

ohne leistungsfähiges E-Mail-Management wie Autofahren 

ohne Airbag – solange es keinen Unfall gibt, geht alles gut. 

Aber eben nur dann. 

Dr. Roman Götter 

Jahrgang 1966, Segment Management E-Mail 

und Compliance bei der Open Text Corporation 

031

032 Titel 

Archivierung beim Bundesarchiv 

„Digitale Archivierung ist 

ein ständiger Prozess.“ 

Nicht nur Software-Entwickler befassen sich mit Archivierung. 

Über die Erfahrungen des Bundesarchivs sprach Volker Watschounek 

mit der Referatsleiterin „digitale Information“. 

Die gewählte Rufnummer ist besetzt. „Möchten Sie den 

Service von T-Com nutzen und verbunden werden, sobald 

diese frei ist, sagen Sie jetzt bitte ja.“ „Ja“ „Das Dienstmerkmal 

ist aktiviert.“ Fünf Minuten später klingelt das Telefon. 

Seit knapp vier Jahren sind Sie im Bundesarchiv für digitale 

Informationen und die Problemstellungen der Langzeitarchivierung 

bei digital vorliegenden Informationen verantwortlich. 

Sie sind dabei, analoge Daten zu digitalen Informationen 

zu migrieren … 

Andrea Hänger: Ähm, nicht wirklich. Wir übernehmen 

bereits originär digitale Daten. 

Haben sich Ihre Arbeitsweisen durch die digitalen Medien 

gravierend verändert? 

Dr. Andrea Hänger 

Jahrgang 1970, Referatsleiterin digitale 

Information und Expertin für Langzeit- 

archivierung beim Bundesarchiv. 

Andrea Hänger: Ich bin gleichzeitig noch verantwortlich 

für die ganz normalen Papierakten aus dem Bereich Inneres 

und der Justiz der Bundesverwaltung. Daher kann ich direkt 

vergleichen, was die digitale und analoge Arbeit voneinander 

unterscheidet. Der größte Unterschied beim Arbeiten 

mit originär digitalen Unterlagen liegt eigentlich darin, dass 

die Archivare viel früher ansetzen müssen mit ihrer Arbeit, 

als es bei Papierakten üblich ist. Digitale Daten überleben 

eben niemals zufällig, sondern nur, wenn Archivare von der 

Entstehung der Daten an schon mit dabei sind. Nur so besteht 

eine Chance, dass wir die Daten irgendwann ins Archiv 

bekommen und diese dann ordnungsgemäß aufbereiten 

können. 

Das heißt, die Arbeit des digitalen Archivars beginnt im 

Grunde genommen mit dem Aufstellen von Speicherkriterien?

Andrea Hänger: Speicherkriterien und Verwaltungskriterien. 

Wenn in einer Behörde Systeme zur elektronischen 

Vorgangsbearbeitung eingeführt werden, dann müssen wir 

von Anfang an mit dabei sein, um dafür zu sorgen, dass das, 

was in dem Moment erst mal hineinkommt ins System, 

irgendwann, 10 oder 20 Jahre später, auch wieder aus dem 

System rauskommen kann. 

Was ja als solches auch gleich wieder ein Problem darstellt, 

bei der Vielfalt der Formate. Wie stellen Sie sicher, dass das 

was Sie ins System einstellen, auch wieder herauskommt? 

Andrea Hänger: Wir versuchen erst einmal Empfehlungen 

auszusprechen, dass in den Behörden die Daten nicht 

länger als unbedingt notwendig in den Originalformaten 

hinterlegt werden. Also wenn es sich um ganz normale Bürokommunikation 

wie Textverarbeitung handelt, dass eben 

dann nicht etwa eine elektronische Akte geschlossen und für 

20 Jahre in den Speicher gelegt wird. Sondern dass vorher 

dafür gesorgt wird, dass die ganze Akte in ein langzeitarchivierungsfähiges 

Format übertragen wird. Dabei haben wir 

bis vor kurzem hier nur Tif als alleiniges Format akzeptiert. 

Nach der Normierung des Formates akzeptieren wir in Zukunft 

auch PDF/A. 

Zum Papier werden Sie nicht zurückkehren? 

Andrea Hänger: Was auf Papier entsteht, nehmen wir auf 

Papier. Was digital entsteht, nehmen wir digital. 

Papier bleibt dabei als Papier erhalten und wird nicht digitalisiert? 

Andrea Hänger: Nicht unbedingt. Wir machen das, was 

die abgebende Stelle entscheidet. Wenn die abgebende Stelle 

sagt, dass meine führende Akte und das für mich recht verbindliche 

Schriftstück digital ist, dann ist das für uns auch 

so. Wenn aber Elektronik nur als Hilfsmittel eingesetzt wird, 

also ein Dokumenten-Management-System vorhanden ist 

und alle Schriftstücke nur zusätzlich abgelegt werden, die 

führende Akte aber aus Papier ist, dann interessieren wir 

uns für die Papierakte. 

Unterschiedliche Formate, Formatsicherheit, Speicherkapazität 

– jeder Bereich bringt eigene Probleme mit sich. Was 

müssen Sie unter diesem Hintergrund zwingend beachten? 

Andrea Hänger: Das Wichtigste ist, dass wir jederzeit 

dokumentieren, was wir mit den Daten tun. Um nachvollziehbar 

zu machen, wer wann welche Veränderungen 

033 

vorgenommen oder welche Arbeitsschritte vorgenommen 

hat. Damit können wir im Grunde einen ununterbrochenen 

Bearbeitungsprozess dokumentieren. Wenn man dann 

feststellt, dass Fehler gemacht worden sind, kann man an 

den entsprechenden Punkt zurückgehen und den Fehler 

revidieren. Und das Zweite ist, immer doppelt zu sichern. 

Diese Informationen – die Dokumentation des Prozesses 

– wird dann direkt im Dokument gespeichert? Elektronisch 

mitarchiviert? 

Andrea Hänger: Bisher werden die ganzen Bearbeitungsinformationen 

getrennt auf Papier aufgezeichnet. Und die 

Daten eben digital vorgehalten. Wir testen aber gerade 

internationale Metadaten und Schemata auf ihre Anwendbarkeit 

im Bundesarchiv. Es würde darauf hinauslaufen, 

dass wir auch die Informationen über die neu erhobenen 

Dokumentations-Daten elektronisch führen. Natürlich 

heißt das dann auch, dass wir diese Daten in regelmäßigen 

Abständen, wie die Daten selbst, migrieren müssten. 

Zu Ihrer Berufszunft: Wie stehen Sie, die Papier, Pergament 

oder Mikrofilm verwalten gelent haben, zu digitalen Medien? 

Andrea Hänger: Da hat sich natürlich sehr viel geändert. 

Man muss zwar auch Urkunden, Papier und auch Mikrofilm 

von Zeit zu Zeit restaurieren – die halten nicht ewig. Aber 

im Vergleich zu digitalen Medien ist das natürlich eine ganz 

andere Zeitspanne. Und da ist ein Umdenken erforderlich, 

dass diese digitale Archivierung ein ständiger Arbeitsprozess 

ist. Etwas, das nie abgeschlossen ist. Kaum hat man ein neues 

System aufgebaut und sich für einen bestimmten Datenträger 

entschieden, geht die Arbeit ja fast schon wieder von 

vorne los. Weil der „Digivar“ permanent diese Datenträger 

wieder austauschen muss. Es gibt ja „noch“ kein vergleichbares 

Medium wie eine Pergamenturkunde , die für tausend 

Jahre die Informationen behält. 

Inwieweit ist Archivierung eine hoheitliche Aufgabe? 

Andrea Hänger: Das Bundesarchiv, von dem ich ja nur 

sprechen kann, hat einen gesetzlichen Auftrag: das Bundesarchivgesetz. 

Der Auftrag besagt, dass alle Unterlagen der 

Stellen des Bundes, der Bundesverwaltung grob gesagt, die 

für das Verständnis der deutschen Geschichte und für die 

Sicherung der rechtlichen Belange der Bürger relevant sind, 

archiviert werden sollen. Das heißt, wir wählen aus der Flut 

an Informationen, die in den Behörden entsteht, nur einen 

ganz kleinen Teil aus, der dann dauerhaft archiviert wird.

034 Titel 

Wie „klassisch“, wie „modern“ ist heute das Berufsbild eines 

Archivars? 

Andrea Hänger: Also das kommt ganz darauf an, in welchem 

Aufgabengebiet man eingesetzt ist. Wenn man mit 

modernen Akten und der modernen Behördenbetreuung 

betraut ist, dann muss auch das Berufsbild sehr modern 

sein. Wenn sich die Arbeitsweise komplett verändert hat, 

dann muss sich auch unser Berufsbild anpassen. Zeit hat ja 

für die Archivare bisher eine eher untergeordnete Rolle gespielt. 

Wir denken in größeren Dimensionen, von 100 oder 

200 Jahren und wenn Sie dann eben Akten erst erschließen, 

wenn … 

Sind hundert Jahre nicht etwas kurz gegriffen? 

Andrea Hänger: Sie können auch 1000 Jahre nehmen. Die 

meisten Bestände bei den Archiven beginnen irgendwann 

im frühen Mittelalter. Von daher sind das alles relativ lange 

zeitliche Dimensionen. Aber auf einmal, in der Welt kurzlebiger 

Formate, Medien und Systeme, muss der Archivar 

schnell handeln, muss sehr früh dabei sein und sich darauf 

einstellen, diese Sachen ins Archiv zu übernehmen. 

Was können Softwarehersteller oder Programmierer vom 

Archivar lernen? 

Andrea Hänger: Sicherlich das Gefühl für die zeitliche 

Dimension. Programmierer sollten etwas mehr im Blick 

haben, dass die Daten nicht nur für den Zweck, für den 

sie entstehen, da sind, sondern weit darüber hinaus. Wenn 

Sie an unser Archivgut denken, dann stellen die heutigen 

Benutzer vollkommen andere Fragen an diese Akten und 

diese Urkunden als die Leute, die diese Akten und Urkunden 

geschrieben haben. Und dass es mit der Zeit auch einen 

Wandel des Zweckes geben kann, ist glaube ich den meisten 

Informatikern nicht bewusst. Dass etwas für lange Zeit aufbewahrt 

werden muss und eben nicht nur für Monate oder 

Jahre. 

Mit welchem System arbeitet das Bundesarchiv? 

Andrea Hänger: Wir haben keine spezielle Storage-Lösung 

eines bestimmten Herstellers im Einsatz. Wir setzen auf die 

mindestens doppelte Sicherung. Das ist zum einen immer 

noch die Offline-Archivierung auf CD. Und zum Zweiten 

die Sicherung in einem Storage Area Network. Die Daten 

darüber werden in verschiedenen Systemen gehalten. 

Sie setzen keine klassische DMS-Lösung ein? 

Nein bisher noch nicht, weil die Datenmengenm die wir 

bisher haben, das noch nicht nötig gemacht haben. Aber wir 

sind dabei, so ein System gerade aufzubauen. 

Selbst zu entwickeln? 

Andrea Hänger: Nein, zusammen mit einigen Herstellern. 

Wir haben andere Ansprüche als andere Nutzer dieser 

Archivierungssysteme. Zum Beispiel ist es für uns keinesfalls 

ein Qualitätskriterium, dass ein Archivierungssystem 

Kassetten schreibt, die nur mit einer einzigen Datenbank 

gelesen werden können und die auch der Hersteller selbst 

nicht mehr lesbar machen kann. Das Risiko, dass bei uns 

Kassetten gestohlen werden – aus diesem Grund man so 

etwas entwickelt, ist bei uns gleich null. Dafür wäre es viel 

schlimmer, wenn diese Daten tatsächlich unlesbar wären. 

Das wäre, als würden wir den Schlüssel zu unseren Papiermagazinen 

verlieren. 

Welche Daten sind im Bundesarchiv archiviert? 

Andrea Hänger: Wir haben momentan noch zu 80 Prozent 

Daten von Großrechneranwendungen aus Zeiten der 

DDR. Die Daten mussten irgendwohin und wurden Anfang 

der 90er Jahre vom Bundesarchiv übernommen. Das sind 

personenbezogene Daten über Beschäftigungsverhältnisse, 

Strafgefangene, Studienbewerber – ganz viele Statistiken, 

die teilweise über 35 Jahre alt sind. Die Stasiakten werden in 

Berlin von einer eigenständigen Behörde verwaltet. 

Wenn Sie abschließend einen Tipp an die Softwareentwickler 

geben könnten, sich etwas wünschen dürften, was würden Sie 

sich wünschen? Sie haben drei Wünsche frei. 

Andrea Hänger: Zum Ersten: Dass man den Begriff der 

Archivierung, wenn schon nicht ganz den echten Archiven 

zurückgibt, sondern doch zumindest mit ihnen teilt. Damit 

wir nicht mehr erklären müssen, was ein Archiv überhaupt 

ist. Mittlerweile denken die meisten Menschen, dass ein 

Archiv ein Server ist, und nicht eine kulturelle oder wissenschaftliche 

Institution, die das historische Erbe eines Landes 

sichert. Zweitens wünsche ich mir ein langzeitstabiles 

Medium. Ein Medium, auf das man sich auch mittelfristig 

verlassen kann. Also nicht eine DVD mit einem Plus- und 

einem Minus-Standard und dann kommt gleich wieder was 

Neues. Und drittens bei Software den Rückgriff auf offene 

Standards, die weiterentwickelt werden können und nicht 

irgendwann komplett ausgetauscht werden müssen. 

Vielen Dank für das Gespräch.

Langzeitarchivierung – der Schlüssel 

für die Rechtssicherheit elektronischer 

Kommunikation 

Elektronische Erklärungen sind rechtswirksam. Dies ergibt sich aus dem 

Grundsatz der Formfreiheit. Ist die Schriftform vereinbart oder gesetzlich 

gefordert, so ist die Erklärung elektronisch möglich, wenn die Erklärung 

mit einer elektronischen Signatur abgegeben wird. Dieser Rechtszustand, 

ist durch das Signaturgesetz und das Bürgerliche Gesetzbuch abgesichert. 

Die Rechtswirksamkeit der elektronischen Kommunikation hat handelsrechtliche 

und steuerrechtliche Folgen: Die E-Mail-Kommunikation mit 

rechtserheblichem Inhalt ist als „Handelsbrief“ zu archivieren. Die Archivierungsdauer 

beträgt für Handelsbriefe 6 Jahre, für Rechnungen 10 Jahre 

und für Dokumente, die für die Produkt- und Arzthaftung bedeutsam sind, 

30 Jahre. Aus dieser elektronischen Archivierungsfalle gibt es kein Entkommen. 

Nach der Abgabenordnung sind originäre elektronische Dokumente 

für die Steuerprüfung maschinell auswertbar, also elektronisch, zu archivieren. 

Zur langfristigen elektronischen Archivierung gehört das Risiko des 

Technologiewechsels. Über die gesamte Dauer der Archivierung müssen 

die Dokumente integer sein und wieder lesbar gemacht werden können. 

Dies kann nur durch Migration der Daten auf technisch aktuelle Systeme 

erreicht werden. Diese gesetzliche Anforderung ist durch die Schreiben des 

Bundesfinanzministeriums „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit 

digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und „Grundsätze ordnungsmäßiger 

DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) konkretisiert. 

International vernetzte Kommunikation führt zu einer Internationalisierung 

des Rechts. Die „Internationale Konvergenz der Kapitalmessung und 

Kapitalanforderung (Basel II)“ soll Kreditinstitute vor operationellen Risiken, 

dem Versagen interner Systeme, schützen. Zu diesen Schutzmaßnahmen 

gehört die möglichst vollständige elektronische Dokumentation, um 

die Erfüllung von Pflichten in einem Streitfall beweisen zu können. Dies ist 

ein allgemeingültiger Grundsatz unternehmerischen Handelns, der auch 

für andere Unternehmen als Kreditinstitute gilt. Durch den „Sarbanes Oxley 

Act“ der USA soll gesichert werden, dass das Finanz- und Rechnungswesen 

börsennotierter Unternehmen den rechtlichen Anforderungen 

entspricht und durch diese „Compliance“ Investoren geschützt werden. 

Grundlage für diese „Compliance“ ist die vollständige Dokumentation. 

Archivierung nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit bedeutet 

Beweissicherheit, denn Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente 

sprechen im Rahmen der freien Beweiswürdigung für Beweisqualität. 

Dieser Indizienbeweis ist international gültig. Die freie Beweiswürdigung 

ist ein Rechtsgrundsatz, der den Rechtsordnungen der Industrienationen 

gemeinsam ist. 

Im Ergebnis ist die Langfristarchivierung nach den Grundsätzen der 

Ordnungsmäßigkeit der Schlüssel für die Rechtssicherheit elektronischer 

Kommunikation. 

Dr. Ivo Geiß 

035

abgelegt ... 

Plasmon Data Ltd. 

Abensberger Str. 36b 

84048 Mainburg 

Fon 08751-8751000, Fax 08751-875111 

plasmon.ce@plasmon.uk, www.plasmon.com 

Storage Technology GmbH 

Ludwig-Ehrhard-Str. 30-34 

65760 Eschborn 

Fon 06196-9568-0, Fax 06196-9568-293 

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www.storagetek.de 

IBM Deutschland GmbH 

Pascalstr. 100 

70569 Stuttgart 

Fon 01803-313233, Fax 07032-153777 

halloibm@de.ibm.com, www.ibm.com/de 

Hitachi Data Systems GmbH 

Im Steingrund 10 

63303 Dreieich-Buchschlag 

Fon 06103-804-0, Fax 06103-804-1111 

info.de@hds.com, www.hds.com 

Network Appliance GmbH 

Bretonischer Ring 6 

85630 Grasbrunn 

Fon 089-900594-0, Fax 089-900594-99 

www-de.netapp.com.de 

Mehr Platz. 

Mehr Organisation. 

Storage-Systeme mit Speichernetzanbindung sorgen für 

Wachstum. Speichersysteme sollen Massenware werden. 

Der Storage-Markt ist in Bewegung: immer mehr Daten, 

immer mehr Informationen, immer mehr Speicher. Und 

neue Wege, die Informationen zu organisieren. Stichwort 

Lifecycle-Management. Wie lange sind Daten haltbar? Wie 

fi nde ich meine Information? Hier können Sie nachfragen. 

EMC Deutschland GmbH 

Am Kronberger Hang 2a 

65824 Deutschland 

Fon 06196-4728-0, Fax 06196-4728-139 

germany–marketing@emc.com 

www.emc.com

Kleidsam. 

IT auf dem Laufsteg. Die Trefferquote des Fotografen: 98 Prozent. Wir 

bringen einmal mehr den anderen Blick, die andere Perspektive. Diesmal: 

Welche Kleider trägt die IT? Was ist Standard? Welche Marken dominieren? 

So hatten wir auf den Presseterminen, Herstellerbesuchen, Kongressen und 

Messen immer die Kamera griffbereit. 

Das Resultat: weniger Boss als erwartet. Mehr Farben. Der Stoff war immer 

für eine Überraschung gut. Die IT ist modebewusster als gedacht. Von 

wegen dunkelblauer IBM-Anzug. Das war gestern. Helle Beigetöne sind 

genauso geschäftstauglich wie der dunkle Ein- und Zweireiher. 

Essen, DMS. Der gedeckte Anzug bei den Herren ist Pflicht. Standbesuch 

bei einem Unternehmen mit Stammsitz in Stuttgart. Welches Label finden 

wir in der Innenseite des Sakkos? Zwei Minuten später stehen wir bei der 

Marketingverantwortlichen eines Münchner Unternehmens. Schlägt hier 

die bayerische Gesinnung durch? Zwirn vom experimentierfreudigen 

Grand Seigneur des Wintersports? 

Hamburg. Köln. Berlin. Wozu bekennen sich die Unternehmen der Metropolen, 

in denen die Bekleidungsindustrie (noch) vertreten ist? Die Antwort 

gibt uns einer der Beiräte: zum Maßanzug. Auch gut. 

Nicht dass der Eindruck entsteht, in Stuttgart, Köln, Düsseldorf oder Berlin 

würden nur Maßanzüge getragen werden. Zum Glück gibt es in den Innenstädten 

ja immer noch ausreichend Kaufhäuser der alten Schule oder Shops 

der globalen Marken. Ganz sicher auch in Ihrer Nähe. Und wenn da nichts 

dabei ist, schaut man halt mal im Netz nach. Muss ja nicht unbedingt eBay 

sein. Die E-Shops liefern direkt ins Haus. Hier können Sie Ihren neuen 

Anzug 14 Tage zuhause spazieren tragen. Fast jede Marke. 

Genau. Da war doch noch was. Weihnachten. Wie immer jedes Jahr viel zu 

schnell, ja, quasi überraschend gekommen. War so nicht abzusehen. Oder 

liegt das nur daran, dass der Weihnachtsstress jedes Jahr früher beginnt? 

Die ersten Christstollen liegen schon im September im Regal. 

Schicken Sie also bis spätestens 16. Dezember Ihren Kleidungswunsch ab, 

damit die Lieferung auch zum 24. da ist. Anschließend haben Sie bis zum 6. 

Januar Zeit zu testen, ob der Gürtel auch ein Loch weiter passt. Die Rücksendung 

kontrolliert sicher niemand darauf, ob getragen oder nicht. 

Nehmen wir uns zu Herzen, was die Politik sagt: Sparen müssen wir alle. 

Suchen Sie sich nur das richtige Eck, das richtige Ende aus. 

Frohes Fest und alles Gute für 2006! 

Redaktion c//mag 

037

27. September, 

9:03 Uhr. 

Essen DMS. 

Zwei Unternehmen - eine 

Farbe. Das Corporate-Design 

des Arbeitgebers lebt: 

Geben Sie das letzte Hemd! 

24. Oktober, 15:53 Uhr. Systems. 

Überheizte Hallen. Hier wären wir übrigens auch 

gerne Träger gewesen. Respekt an das Model: letzter 

Messetag und so entspannt.

17. August, 15:30 Uhr. Berlin Aussentermin. 

Also sprach Zara Man: „Wenn Du zum Weibe gehst, vergiss 

den guten Anzug nicht.“ 

11. Oktober, 12:43 Uhr. Stuttgart. 

BPM-Arbeitskleidung. Fehlt nur noch der 

Blackberry mit Sicherheitsnadel. 

27. September, 15:32 Uhr. Essen DMS. 

Der Stoff, in den sich Päpste kleiden. 

Anzug nach Maß zur passenden Lösung.

14. Juli, 20:15 Uhr 

In Frankfurt hat 

man Afterwork 

bereits verstanden! 

Kollegen aus 

Essen haben auch 

die passenden 

Krawatten oder 

Firmen zum Schuhwerk. 

3. Juli, 15:21 Uhr. München. 

Am Outfi t muss der Mitarbeiter noch arbeiten. Denn 

diese Schuhe geben auch dem besten Bürogolfer keinen 

Halt.


3/4 Takt einmal anders. Die fl otte Sohle aufs 

Parkett gelegt. 


Sie ist Deutschland. Stünden der deutschen 

Nationalfahne die weißen Streifen auch so gut?

042 Schwerpunkt 

Grundlagen ECM 

Ohne Akronyme geht nichts in der IT. Aber während viele Abkürzungen den nächsten 

Sommer nicht erleben, wird Enterprise Content Management (ECM) bleiben. 

Dr. Ulrich Kampffmeyer 

Enterprise Content Management selbst ist nur einer der 

vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements. 

Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch 

Web Content Management mit einzuschließen. Der allgemeine 

Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich 

und schließt seinerseits Web Content Management, 

Content Syndication, Digital oder Media Asset Management 

und natürlich Enterprise Content Management ein. Dieser 

„circulus vitiosus“ der Begriffe zeigt denn auch Mangel an 

Klarheit bei den Marketingaussagen der Hersteller. 

Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise 

Content Management eine neue Qualität, ein Mehr an 

Funktionalität und Nutzen für die Anwender verbinden 

lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim 

ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise Content Management 

der Fall. Jedoch muss man auch angesichts des 

allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten 

von Enterprise Content Management konstatieren, dass 

ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer 

Branche dienen kann – eine geschlossene Systemlösung 

oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher 

ECM gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies 

oder DLM Document Lifecycle Management nur als 

Über- 

lebens- 

garantie 

ECM Teil I 

eine mögliche zusammenfassende Gruppenbezeichnung für 

die verschiedensten Technologien und Unternehmen positionieren. 

ECM – Enterprise Content Management 

Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick 

nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar 

nur von Marketingaussagen – frei nach der Devise ,,aus dem 

Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content- 

Server wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird 

ein ...“. Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren 

mehrfach neu interpretiert und mit anderen Inhalten 

versehen (es wurden etwa ursprünglich verwendete Begriffe 

wie „Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt). 

2003 wurde ECM von der AIIM noch wie folgt interpretiert: 

„The technologies used to capture, manage, store, deliver, 

and preserve information to support business processes“. 

Im Frühjahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider 

die Prozesskomponente in der Definition zum Opfer fiel: 

“Enterprise Content Management is the technologies, tools, 

and methods used to capture, manage, store, preserve, and 

deliver content across an enterprise.“ Immerhin wurde BPM

von der AIIM als wesentliche Komponente in Whitepapern 

und Postern herausgestellt. Ins Deutsche übertragen würde 

die Definition also somit lauten: „ECM sind Technologien 

und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, 

Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von 

Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse 

im Unternehmen.“ ECM schließt dabei herkömmliche 

Technologien wie Input-Management, Dokumenten- 

Management, Collaboration, Web-Content-Management, 

Digital Asset Management, E-Mail-Management, Workflow, 

Business Process Management, Output-Management, 

Storage und elektronische Archivierung ein. 

Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Definition 

von ECM gewesen sein. Die AIIM Show & Conference 2005 

in Philadelphia stand unter den Logo-Mottos „Capture 

-:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“. So änderte die 

AIIM International im Herbst des Jahres 2005 erneut die 

Definition: “Enterprise Content Management is the technologies 

used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver 

content and documents related to organizational processes.” 

“Enterprise Content Management (ECM) sind die Technologien 

zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung 

und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur 

Unterstützung von organisatorischen Prozessen.“ Hiermit 

ergab sich eine Rückwendung zur ursprünglichen Definition 

und die besondere Betonung der Prozesskomponente. In 

der neuen Definition sind nunmehr auch die drei Begriffe 

der Branchendefinition von PROJECT CONSULT, DRT, 

Document Related Technologies, in der AIIM-Definition 

enthalten. 

Aus dem Umfeld von Document Related Technologies 

werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management- 

und Workflow-Lösungen auf die 

Anforderungen des Content Management umgebaut oder 

neue Produktsuiten generiert, die Web-basierte Komponenten 

mit den herkömmlichen Produkten verbinden. Aus 

Content Management wird in diesem Zusammenhang dann 

meistens ECM Enterprise Content Management. Damit soll 

deutlich gemacht werden, dass es nicht nur um die weborientierte 

Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller 

strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen 

geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher 

häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, 

„business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem 

Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management 

sinnvoll erweitern – automatische Klassifikation, 

Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere. 

Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden 

daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auch Internet- 

Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig auf die 

Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum 

sind hier vorrangig Enterprise-Portale für B2B als 

Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen 

Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow- 

Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig 

umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre 

Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie 

wieder. ECM Enterprise Content Management verfolgt dabei 

einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten 

die notwendige Infrastruktur für beliebige Anwendungen 

bereitstellt. 

Merkmale des Enterprise Content Management 

Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche 

von ECM und WCM, wird deutlich, dass 

die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkategorien 

nicht mehr lange aufrechterhalten werden können. 

Dies gilt für die Produkte und die technischen Plattformen 

ebenso wie für die Nutzungsmodelle. Was heute noch als 

reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits 

dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die 

Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung 

ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform 

für die interne Informationsbereitstellung sein. Der 

Anspruch eines Enterprise Content Management Systems 

reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche 

Lösungen vom Web Content Management unterscheiden. 

Interprise Content Management als integrative 

Middleware 

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen 

und „Insel“-Architekturen überwinden. Der Anwender 

sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung 

arbeitet. Für die neue Welt „Web-basierter IT“, die sich 

quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und 

Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige 

Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von 

ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration 

eine besondere Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil 

von SOA Service-orientierten Architekturen. 

Enterprise-Content-Management-Komponenten als 

unabhängige Dienste 

043 

ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und 

unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die


GWeb Content Management 


E-Mail Management 

Records Management 

GBusiness Document ManagementGCollaboration 

Process 

Management 

Storage 

GLong-Term Archival 

Backup/Recovery 

Migration 

GContent Integration 

GWorkflowGEAIGIndexing 

Categorization 

Recognition 

Forms Processing 

Document Imaging 

ScanningGRepositories 

Security 

Capture Manage 

PKI Electronic 

Signature 

Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von 

den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann. 

Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktionalität 

jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung 

steht und redundante, aufwändig zu pfl egende und teuere 

Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird. 

• Enterprise Content Management als einheitliches Re- 

pository für alle Typen von Informationen 

User Management 

Directory Service 

4 

ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für Data- 

Warehouse und DocumentWarehouse) Informationen des 

Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository 

zusammenführen. Aufwändige Redundanz und damit 

verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen 

werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content 

in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum 

allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt. 

Enterprise Content Management funktioniert dann richtig, 

wenn der Anwender praktisch davon nichts merkt. 

ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als nachgeordnete 

Dienste Fachanwendungen unterstützen. ECM ordnet 

sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten 

in ein Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT 

Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung 

und Verwaltung schwach strukturierter Daten. 

Usage 

Fat Client Enabling Web Client other Devices 

User Rights 

Management 

Search/Retrieval 

Syndication 

Localization 

Personalization 

Publish 

Electronic 

Paper 

4 

Entry Exit 

Preserve Store 

Security 

ECM Enterprise Content Management stellt damit eine 

der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden 

Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM erhebt auch den 

Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten 

und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung 

mit abzudecken. 

Die ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in 

verschiedene Kategorien einordnen, von der 

- Erfassung (Capture), 

- Verwaltung (Manage), 

- Speicherung (Store), 

- Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen 

- Sicherung (Preserve). 

Die bisherigen Anwendungsfelder 

- DM Document Management (DMS, Dokumenten- 

Management), 

- Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende 

Systeme, Groupware), 

- WCM Web Content Management (einschließlich 

Portale), 

- RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme 

mit Langzeitspeichermedien) und 

- Workfl ow/BPM Business Process Management 

(Vorgangsbearbeitung) 

Deliver 

DRM Firewall

ilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture, 

Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert 

oder alternativ eingesetzt werden können. Während Document 

Management, Web Content Management, Collaboration, 

Workflow und Business Process Management eher für 

den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information 

zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die 

Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information. 

Während BPM und Workflow als Rückgrat von ECM 

betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 Manage-Komponenten 

wie E-Mail-Management und Digital-Asset-Management 

sowie Schnittstellen, Content Integration und 

Enterprise-Application-Integration als Verbindungskomponenten 

ergänzt. Über allem schwebt die Nutzung der 

Information, sei durch eigenständige Clienten der ECM- 

System-Komponenten oder in Gestalt eines „Enabling“ 

vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität 

der ECM-Dienste und die gespeicherten Informationen 

zugreifen. Besonders durch die Integration bestehender 

Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue 

Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende 

Kraft positioniert. 

Die fünf „C“ des Enterprise Content Management 

Fünf wichtige Begriffe, die im Angloamerikanischen mit 

„C“ beginnen, charakterisieren heute das Anwendungsumfeld 

von ECM. 

Content 

Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektronische Inhalte. 

Er umfasst „Records“, „Data“ und „Metadata“ ebenso 

wie Dokumente und Webseiten. Content steht heute nicht 

mehr nur für schwach oder unstrukturierte Informationen, 

sondern schließt auch strukturierte Daten, die in ECM- 

Lösungen mitverwaltet werden bzw. die Objekte in einem 

ECM beschreiben, mit ein. Content wird entsprechend 

seiner Nutzung und seinem Lebenszyklus unterschieden: 

dynamischer, noch veränderbarer Content während der 

Bearbeitung; statischer, unveränderbarer Content, auch 

Fixed-Content genannt, im Archiv. 

Ist Content aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig, 

werden aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe, 

Content zu erfassen, sicher zu verwalten, zu erschließen und 

in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als Wissen 

und in Prozessen nutzbar gemacht wird, hat Content einen 

inhärenten Wert. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

045


Collaboration 

ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, indem 

es die benötigten Informationen kontrolliert unabhängig 

von Zeit und Ort bereitstellt. Zur Unterstützung der Gruppenarbeit 

und Kommunikation kommen dabei verschiedene 

Ansätze zum Tragen: 

- Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats, 

Foren, Instant Messaging, White Boards, Video Conferencing 

und anderen Technologien, 

- Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen 

und deren Bereitstellung in Prozessen, 

- Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen, 

- Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten 

Erschließung, Bereitstellung und Aufbereitung 

benötigter Information. 

Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der 

großen Herausforderungen für effizientere Arbeit in der 

Bürowelt. 

Compliance 

Compliance ist einer der Markttreiber für den Einsatz von 

ECM. Die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben 

durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere 

Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist 

in allen Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Dabei 

geht es jedoch nicht nur um die Erfüllung der Vorgaben, 

sondern auch um die Nutzung der Informationen in den 

eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die 

Umsetzung effizienterer Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte, 

die man bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben 

wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer 

nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen 

Beitrag liefern, die notwendigen Investitionen für Compliance 

auch wirtschaftlich nutzbar zu machen. 

Continuity 

Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung 

im Zusammenhang mit ECM noch längst nicht richtig 

gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren 

Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit 

elektronischer Information. Die Sicherstellung der Verfügbarkeit 

ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert 

hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher 

aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt be- 

reitzustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen 

zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu 

schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen 

zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten 

zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und 

diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und 

mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall 

die Information wieder zur Verfügung zu stellen. 

ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-, 

ERP- und andere operative Systeme, ohne die ein modernes 

Unternehmen nicht mehr arbeits- und konkurrenzfähig ist. 

Cost 

Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau 

neuer Geschäftsfelder ganz oben auf Prioritätenlisten der 

Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv, besonders 

in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung 

von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit 

und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und 

des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen 

und –abläufen, und viele andere Potenziale lassen 

sich die Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die 

notwendige Klammer, um Informationen aus unterschiedlichen 

Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren. 

Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich 

von ECM, sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung 

im Unternehmen. Hierbei sollte nicht der ROI im Vordergrund 

stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell 

erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des 

Unternehmens. ECM ist heute als notwendige Infrastruktur 

zu betrachten, um ein Unternehmen wirtschaftlich führen 

zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es keine 

Frage des „Ob“, sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“. 

Ein Haus für Enterprise Content 

Die AIIM International und andere haben in den vergangenen 

Jahren eine Reihe von Postern und Grafiken kreiert, die 

die Komplexität und den Funktionsumfang von Enterprise 

Content Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 wurde 

das „Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses Poster definierte 

nicht nur den Umfang von ECM, sondern diente auch als 

Grundlage für einen ECM-Kurs der AIIM International mit 

10 Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA werden 

gern mit dem Kürzel „101“ (steht in Ausbildungsprogrammen 

für einführende Grundlagenseminare) bezeichnet, und 

so hat sich auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“ 

eingebürgert. 

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Multimedial. 

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Erst bloggen, 

Bloggen ist in. Mehr als 20 Millionen der regelmäßig 

aktualisierten „Web-Tagebücher“ gibt es weltweit. Bloggen 

ist aktuell ein starker Trend. Eine Revolution im Netz. Die 

Art und Weise, wie durch Blogs Informationen entstehen, 

publiziert und vernetzt werden, ist innovativ. Die Technik 

ist unkompliziert und macht es für jeden möglich, seine 

private News-Seite zu erstellen. Die Masse der so entstandenen 

Sites ist wenig ausgereift. Die Vielfalt der Themen: 

verblüffend. Jenseits der großen Online-Portale ist damit 

eine eigene Nachrichtenwelt entstanden. Sie erzählen unverblümt 

und nicht durch Redaktionsstatuten geschönt das, 

was wirklich passiert(e). 

Mit guten eineinhalb Jahren Verspätung haben auch die 

ganz Großen der Branche (Yahoo, Google usw.) den Trend 

entdeckt. Sie machen den Zugriff auf die weltweit angebotenen 

Privat- und Firmen-Blogs möglich. Der Trend ist 

damit schnell erwachsen geworden: vom Geheimtipp zur 

allgemeinen Informationsquelle. Herangereift sind in der 

Zeit nicht nur die privaten Tagebücher (private Blogs), 

sondern auch Blogs mit wirtschaftlichen Interessen. Mit 

Informationen aus erster Hand. Kein Wunder, erlaubt es die 

Technik, doch heute Unternehmensnews schnell und direkt 

ins Netz zu publizieren und von der starken Vernetzung zu 

profitieren. In vielen Fällen sind Blogs Nebenprodukte der 

klassischen Unternehmenswebsite. Die Verfasser berichten 

aus dem eigenen Markt und überzeugen so durch Fach- und 

Branchenkenntnis. 

Unternehmensblogs: Anlaufschwierigkeiten 

gemeistert 

Neue Modelle für Printobjekte 

dann verlegen 

Groß geworden als Tagebuch, mittlerweile vom Redaktionsalltag 

absorbiert. Was als „Graswurzeldemoktratie“ begann, hat heute die 

Projektleiter der Verlage erreicht. 

Volker Watschounek 

In Deutschland haben es Blogs bereits zu großer Bekanntheit 

gebracht und werden täglich von tausenden 

Lesern besucht. Zwei prominente Beispiele zeigen, wie sich 

mit Blogs unternehmerische Interessen vorwärts bringen 

lassen: Industrial, Technology and Witchcraft nennt sich 

eines der bekanntesten, meistgelesenen deutschsprachigen 

Unternehmensblogs. Mit Neuigkeiten aus der Welt der 

Apple Computer, iPods und dem Netz hat sich „ITW“ einen 

Namen gemacht. Seine Verfasser, allesamt Journalisten aus 

der Agentur TextLab, bloggen sieben Tage die Woche und 

informieren, unterhalten und spekulieren über die letzten 

Trends. Amüsant, direkt und regelmäßig - selbst über den 

Kater Steve. Der Vorteil von Blogging wird hier deutlich: 

Ungefilterte News, Meinungen und subjektive Ansichten 

machen Nachrichten lebendig und die Leser neugierig. 

Neben dem drastisch gesteigerten Bekanntheitsgrad und 

Imagegewinn hat ITW der Agentur ein kommerziell ausge-

Opinio – Print und Online in einem Objekt 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

richtetes Portal beschert: mac-essentials.de offeriert zu den 

News auch die passenden Einkaufsquellen. 

Eine weitere feste Größe in der Blogging-Szene ist Klaus 

Eck mit seinem PR-Blogger (www.pr-blogger.de). Ein vielfach 

genutztes Tool für Medienschaffende und Medieninformierende. 

Dieses Vorzeige-Blog zieht alle Register in 

der Business-Kommunikation mit dem Blog: Der Verfasser 

informiert seine Leserschaft qualifiziert und regelmäßig 

und erreicht damit genau die Zielgruppe, die er sucht: potenzielle 

Auftraggeber aus der Unternehmenslandschaft, die 

es ihm gleichtun möchten und diese neuen Möglichkeiten 

für höchst eigene Interessen nutzen möchten. Längst ist 

Eck zu einem anerkannten Berater und Kenner von Blogs 

geworden – mit einem privaten Blog fing alles an. 

Zwei Beispiele, die zeigen, wie mit professionellem Blogging 

heute große Aufmerksamkeit und messbarer Erfolg zu 

erreichen ist. Das Bemerkenswerte daran: Erfolgreiche Blogs 

überzeugen durch Qualität, Kontinuität und Integrität. Genau 

die Attribute, die im Internet in den letzten Jahren von 

vielen reklamiert wurden. Dass Blogging noch mehr kann, 

zeigt das Beispiel Opinio (www.rp-online.de/opinio). Hier 

dreht die Rheinische Post den Spieß um und nutzt den Blog 

als Textgenerator. Aus den zahlreichen Einträge entsteht die 

erste Printpublikation, die originär im Web geschrieben 

wird. Für die aus Düsseldorf stammende Tageszeitung 

ein Kunden- und Leserbindungstool, das besser nicht sein 

könnte. 

Praxisbeispiel Opinio der 

Rheinischen Post 

vvv 

Verlage spiegeln in ihren Publikationen die Meinungsvielfalt 

der Blogging-Szene wider. Sie überzeugen durch 

Fachkompetenz und wissen genau um ihre Klientel. Eigenschaften, 

die deckungsgleich auch für ein gutes Blog zutreffen. 

Mit Blogs nutzen Verlage eine große Chance, ihren 

Bekanntheitsgrad und ihr Image deutlich zu steigern. Neben 

einer Reichweitensteigerung im Web lassen sich durch Blogs 

ganz neue Lesergruppen ansprechen. Das Konzept funktioniert, 

weil sich Qualität durchsetzt und enorm schnell 

herumspricht. Doch wie können Blogs über das virale Marketing 

hinaus zusätzliche Mehrwerte und Einnahmen für 

Verlage generieren? Eine kostenpflichtige Variante der Blogs 

erscheint aktuell noch als Zukunftsmusik und widerspricht 

dem neuen Paradigma. 

049


Nächster Schritt: Opinio – von Byte zum Papier 

Bei der Rheinischen Post in Düsseldorf wurde dieser Trend 

sehr früh gesehen und genutzt: Opinio ist Online- und 

Print-Publikation in einem, alle Texte werden ausschließlich 

aus einer Art Blog generiert: Tausende registrierte Nutzer 

schreiben über sich, ihre Region, alltägliche Themen oder 

ihre ganz persönlichen wichtigen Dinge. So sind in den 

vergangenen eineinhalb Jahren mehrere tausend Artikel 

entstanden. 

Alles beginnt online. Nach der Registrierung eines Pseudonyms 

erhält der User die Möglichkeit, den ersten Artikel 

zu verfassen, ähnlich der Erstellung eines Foreneintrags. 

Fotos lassen sich ebenfalls schnell hochladen und mit dem 

neuen Artikel verknüpfen. Der neue Beitrag wird anschließend 

automatisch einem Redakteur vorgelegt, der ihn auf 

sprachliche und vor allem inhaltliche Qualität prüft. Abgelehnt 

wird bei Opinio nur das, was nicht den Richtlinien 

entspricht oder aus dem thematischen Rahmen fällt. Alles 

geprüft, erscheint der neue Artikel online in der jeweiligen 

Rubrik ganz oben. Eben genau wie in einem Blog. Registrierte 

Leser haben zudem die Möglichkeit, einen fremden 

Artikel zu kommentieren. So entsteht eine lebendige Welt, 

eine sich ständig verändernde und neu erschaffende Community 

– beinahe ohne redaktionelle Einfl üsse von außen. 

Opinio geht noch einen Schritt weiter: Besonders gute Artikel 

haben die Chance auf Abdruck in den gleichnamigen 

Print-Publikationen. Der cross-mediale Ansatz ermöglicht 

die Weiterverwendung von Artikeln in der monatlichen Beilage 

„Opinio“ und der wöchentlichen Opinio-Seite in der 

Rheinischen Post. Beide enthalten ausschließlich Beiträge 

„von Lesern für Leser“. Eine Redaktion wählt aus den online 

publizierten Beiträgen die interessantesten Geschichten aus 

und stellt zusätzlich den „Autor der Woche“ näher vor. 

Opinio: klarer Nutzen für Verlag und Leser 

Opinio ist ein klares, innovatives Bekenntnis für mehr 

Themenvielfalt, Leserbindung und regionalen Bezug. Der 

Leser erhält die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung „seiner“ 

Zeitung mitwirken zu können. Die Rheinische Post schafft 

mit Opinio ein neues Medium, das nahe an den Lebenswelten 

und –Themen der eigenen Leserschaft ist. So entstehen 

eine starke Identifi kation mit dem Blatt und eine Treue zum 

Blatt, die durch klassische redaktionelle Arbeit und Themen 

nur schwer zu erreichen sind. Darüber hinaus konnte die 

Rheinische Post mit Opinio neue Werbemöglichkeiten 

schaffen: Das monatliche Supplement ist eine hochwertige 

Plattform mit gesteigerter Aufmerksamkeit und attraktiven 

Blog-Systeme: 

b2volution b2evolution.net 

BLOG:CMS blogcms.com 

HPS | cms www.tomorrow-focus-technologies.de 

MovableType www.movabletype.org 

pMachine www.pmachine.com 

Serendipity www.s9y.org 

WordPress wordpress.org 

Yves Bollinger 

Jahrgang 1972, Leiter Strategie und Entwicklung 

bei der RP Online Verlagsgesellschaft mbH. 

zum Thema 

Crossmedia-Werbefl ächen. Kostenintensive redaktionelle 

Erstellung der Artikel fällt nahezu komplett weg. Die 

kontinuierlichen Zuwächse bei Benutzerregistrierungen 

und Artikeln dokumentieren den Erfolg des Konzeptes. 

Heute gehört Opinio zu den beliebtesten Rubriken auf 

der Website der Rheinischen Post. Ein klarer Beweis, dass 

sich die Leser von den neuen Möglichkeiten begeistern 

lassen: Sowohl das Verfassen eigener Artikel als auch das 

Lesen fremder Beiträge stehen hoch im Kurs. Mittlerweile 

trifft sich ein Kreis besonders aktiver Opinio-Autoren auf 

private Initiative hin, um Themen rund um die gemeinsam 

gestaltete Publikation zu diskutieren. 

Die Technik hinter Opinio 

Opinio ist ein fester Bestandteil der Internetpräsenz 

www.rp-online.de. Als Erweiterung des bestehenden Content 

Management Systems implementiert, können Redakteure 

über die bekannte Arbeitsumgebung auf Beiträge in Opinio 

zugreifen. Auch der Workfl ow zur Freischaltung der neuen 

Artikel wird komplett über das CMS abgebildet. Die und 

Artikeldatenbank wurde zusammen mit den Experten der 

RP-Online-Agentur Boogie Medien und der TOMORROW 

FOCUS Technologies entwickelt. Der Vorteil für die 

Rheinische Post liegt in der Verwendung der bestehenden 

Redaktionsumgebung. Durch die einfache Erweiterung 

um einen neuen Contenttypen haben die Redakteure der 

Rheinischen Post die Möglichkeit, die Beiträge der Leser wie 

ganz normale Artikel zu verwalten.


Zu viele Daten, 

zu wenig Wissen 

Segen und Fluch des Informationszeitalters liegen dicht 

beieinander: Je mehr Informationen in digitaler Form vorliegen 

und im Internet erreichbar sind, desto mehr steigt 

das Volumen der gespeicherten Daten. Es wird schwieriger, 

Informationen schnell und zuverlässig wiederzufinden. Mit 

dem Einsatz von intelligenten Suchtechnologien lassen sich 

Retrieval-Zeiten verkürzen und die Produktivität steigern. 

Suchen kostet Zeit 

Wissen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter tagtäglich mit 

der Suche nach Informationen verbringen? Untersuchungen 

belegen, dass Manager durchschnittlich 450 Stunden 

pro Jahr mit Suchen verbringen. Jeden Arbeitstag mehr als 

zwei Stunden. Zeit, in der die Welt sich weiterdreht und jede 

Minute kostet. Die manuelle elektronische Dokumentenverwaltung 

bindet 40 bis 60 Prozent der aufgewendeten Arbeitszeit 

und bis zu 45 Prozent der gesamten Gehaltskosten. 

Zudem gehen bei manueller Verwaltung rund drei Prozent 

aller Dokumente verloren. Drei Prozent – hätten Sie vielleicht 

sogar mehr akzeptiert? Falls ja, dann denken Sie mal 

daran, was passiert, wenn Ihnen eine wichtige Datei fehlt. 

vom Suchen zum Finden 

Exponentiell wachsende Datenmengen stellen neue Anforderungen 

an Systeme, Strategien und Anwender. Ein Überblick über die 

Möglichkeiten, 

Siegfried Schüle 

Warum finden wir die Nadel im Heuhaufen nicht? Die 

Antwort liegt nahe: Eine Nadel sieht aus wie Halme. Für 

unsere hoch entwickelten Sinne ist es schwer, Ähnliches 

auseinander zu halten. Ähnlichkeiten zu erfassen. Und das, 

L 

obwohl das assoziative Erkennen von Gemeinsamkeiten 

wie Unterschieden einen essentieller Bestandteil unserer 

menschlichen Intelligenz bildet. Einem Computer fällt das 

Finden leicht. Er vergleicht nach simplen, aber treffsicheren 

Prinzipien: Was nicht exakt identisch ist, betrachtet er 

als verschieden. Das bedeutet, ein LCD-Monitor und ein 

TFT-Bildschirm und deren Ergebnis sind für eine Maschine 

grundverschieden. Was, wenn es gelänge, menschliches 

Ähnlichkeitsempfinden mit der Leistungsfähigkeit moderner 

Computer zu kombinieren? Wenn es gelänge, einem 

stur suchenden Computer eine Vorstellung von Ähnlichkeit 

beizubringen? Dann erhielte der Suchende ein mächtiges 

und effektives Werkzeug zum Auffinden von Informationen 

in großen Datenbeständen. 

Finden, was zusammengehört 

Neue Suchstrategien 

Es erfordert intensive Forschung, Spezialisierung und 

langjährige Erfahrung, um einem Computer menschliches 

Empfinden beizubringen. Entscheidend ist hier das Verständnis 

von Ähnlichkeit, das nicht zu viele, aber auch nicht 

zu wenige Dinge zueinander in Beziehung setzt. Wer eine 

Umsatzstatistik sucht, will auch die Grafik zur Umsatzentwicklung 

finden, jedoch nicht eine Personalstatistik oder die 

Ersatzteileliste. Ebenso wichtig für eine intelligente Suchfunktion 

ist, menschliche Unzulänglichkeiten zu verzeihen. 

Wer kann sich schon merken, ob der Monitor von Ilyiama 

oder Iiyama stammt?

Der kalifornische Usability-Forscher Jakob Nielsen von 

der Nielsen Norman Group (www.nngroup.com) hat ermittelt, 

dass Mitarbeiter im Intranet vorwiegend nach anderen 

Menschen suchen: die Namen von Mitarbeitern und -Informationen 

über sie, Termine sowie Forumsbeiträge von Kollegen. 

Doch auch hier treten bei exakter Suche Probleme 

auf: Heißt der Leiter der spanischen Niederlassung Gonzales 

oder Goncalves? Liegt das österreichische Auslieferungslager 

in Münden oder Gmünden? Unter welcher Schreibweise finde 

ich die Vorankündigung der IT-Abteilung: „Einführung 

des neuen E-Mail-Systems“ oder „eMail-Systemeinfhrg.“? 

Softwareanbieter, die sich auf Suchtechnologie spezialisiert 

haben, haben diese Anforderungen in langjähriger 

Entwicklungsarbeit analysiert und intelligente Algorithmen 

entwickelt. Diese Algorithmen finden, was tatsächlich 

gesucht wird. Sie erkennen in Form einer fehlertoleranten 

„Ähnlichkeitstechnologie“ Gemeinsamkeiten zwischen dem 

gesuchten Begriff und verwandten Begriffen – nicht nur in 

Texten, sondern auch in Datenbanken. Es kommt darauf an 

zu verstehen, welche Fehler Menschen machen und warum. 

Um diese Fehler elegant auszugleichen. Die richtige Technologie 

anzubieten, um mit den hoch entwickelten Suchfunktionen 

auch in größten Datenbeständen blitzschnell die 

passenden Informationen zu finden. Und zu erkennen, was 

zueinander ähnlich ist und was nicht. 

Suche ist nicht gleich Suche 

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass eine Suchtechnologie, 

die für das Internet funktioniert, auch im Shop optimale 

Ergebnisse liefert. Google beispielsweise hat als wesentliche 

Neuerung die Bewertung der Links zwischen den Web-seiten 

eingeführt – aber im Intranet gibt es kaum und in Enterprise-Ressource-Planning- 

(ERP) oder CRM-Systemen 

überhaupt keine Links zwischen den Dokumenten oder 

Datensätzen. Spezielle Suchfunktionen können heute vieles 

bieten: Oft sind die Datensätze in einer Datenbank nicht 

so geschrieben, wie sie der Benutzer eintippt (siehe Kasten 

„Findeprobleme“). Eine gute Suchfunktion sollte dies ausgleichen 

können. 

Dabei nützt eine herkömmliche Rechtschreibkorrektur nur 

wenig, da sie bei Personen-, Produkt- oder Markennamen 

versagt. Eine echte, intelligente Fehlertoleranz hingegen 

findet auch „Mayr“, „Meyer“ und „Maier“, wenn nach 

„Meier“ gesucht wird. Bei Vornamen trifft dieses Problem 

ebenfalls auf: Neben der häufigsten Form „Matthias“ existieren 

Schreibweisen wie „Mathias“, schwedisch „Mattias“ 

oder ungarisch „Mátyás“. Eine Rückfrage wie „Meinten Sie 

vielleicht …?“ wäre hier unsinnig. 

auch Profis machen Fehler 

Fakt ist: Viele Sachbearbeiter und Call-Center-Mitarbeiter 

haben Rechtschreibschwächen. Man sollte meinen, Fachkräfte 

würden die einschlägigen Produkt-Bezeichnungen 

und Personennamen sowie deren Schreibweisen kennen 

und brauchen daher keine fehlertolerante Suchfunktion. 

Die Katze beißt sich hier selbst in den Schwanz. Denn oft 

werden: 

- in der Datenerfassung nur gering qualifizierte Mitarbeiterinnen 

und Mitarbeiter eingesetzt, 

- kaufmännische Mitarbeiter bei der Suche nach komplizierten 

technischen Komponenten überfordert. 

Hier setzt die Ähnlichkeitssuche an. Eine fehlertolerante 

Ähnlichkeitssuche verbindet unterschiedliche Verfahren zur 

Ermittlung möglicher Suchergebnisse. Und als besonders 

leistungsfähig gilt die Kombination mehrerer technischer 

Konzepte. Zu den bekanntesten zählen: 

(1) Fragmentanalyse: Jeder zusammenhängende Begriff 

wird in kleine Teilstrings zerlegt. Algorithmen vergleichen 

diese mit dem Suchbegriff und bewerten die einzelnen 

Fundstellen im Dokument oder in der Datenbank nach 

einem Scoring-System. So wird vermieden, dass Tippfehler 

oder Rechtschreibfehler Suchtreffer verhindern. 

(2) Phonetik: Mittels phonetischer Analyse werden Unschärfen 

abgebildet, die aus verschiedenen zulässigen 

Schreibweisen, Tippfehlern oder Hörfehlern resultieren 

– wie bei der Erfassung von Daten am Telefon. Sucht man 

nach „Osama Bin Laden“ wie in deutschen Medien üblich, 

findet man auch „Usama Bin Ladin“, die offizielle Schreibweise 

des FBI. 

(3) Thesaurus-Funktion: Beim obigen Beispiel „TFT-Monitor“ 

vs. „LCD-Bildschirm“ versagen die beiden erstgenannten 

Technologien. Hier hilft nur ein Vergleich gegen 

eine Synonymtabelle, in der häufig verwendete Analogien 

zugeordnet sind. Der Aufbau erfordert jedoch einen gewissen 

Aufwand und sollte einsatzspezifisch angepasst werden. 

Schneller und besser 

Um nicht nur bessere Suchergebnisse zu liefern, sondern 

auch schneller zu suchen, kommen weitere Tricks zur Anwendung. 

Statt bei jeder Suchanfrage in den Quellsystemen, 

in den Originaldokumenten zu suchen, wird der gesamte 

Datenbestand regelmäßig indiziert. Das Ergebnis ist ein so 

053


Suchbegriff Suchtreffer gefunden bei 

Fiodor Dostojefski Fjodor M. Dostojewskij bol.de 

Günther Kraß Günter Grass bol.de 

Peter Scholatur Peter Scholl-Latour bol.de 

Walther Mörs Walter Moers bol.de 

Frank Schiermacher Frank Schirrmacher bol.de 

Wiebke Bruns Wibke Bruhns bol.de 

digicam Digitalkamera promarkt.de 

ilyiama Iiyama bechtle.de 

Ives St. Lourant Yves Saint Laurent douglas.de 

raziofarm Ratiopharm mycare.de 

Nwidja nVidia bechtle.de 

Jack Prell Jacques Brel bol.de 

LCD-Bildschirm TFT-Monitor promarkt.de 

Rehbock Reebok neckermann.de 

Beispiele für bessere Ergebnisse mit intelligenter Suchtechnologie 

in Online-Shops 

1. Singular/Plural 

2. Alte/neue Rechtschreibung 

3. Tippfehler 

4. Rechtschreibfehler 

5. Zusammen-/Getrennt-Schreibweise 

6. Fremdwörter 

7. Synonyme 

8. Abweichende Schreibweise 

9. Teilwort-Umstellungen 

10. Kombinationen dieser Probleme 

10 typische Findeprobleme, bei denen die Standard-Suche versagt 

genanntes „Flat File“, d. h. eine riesige Textdatei, in der alle 

Datensatzattribute oder Textfragmente und ihr zugehöriger 

Speicherort abgelegt sind. Der Geschwindigkeitsvorteil ist 

am Beispiel der Dokumentensuche leicht nachvollziehbar: 

In einem auf dem Server archivierten Verzeichnis, einem 

Dateiordner, sucht der Anwender nach Dokumenten, die zu 

einem bestimmten Thema Aufschluss geben, beispielsweise 

„Vertrieb + Kasachstan“. Nutzt er die Standard-Suchfunktion 

von Windows, öffnet das Betriebssystem jedes einzelne 

Dokument mit der dazugehörigen Anwendung. Das dauert 

nicht nur sehr lange, sondern liefert unbefriedigende Ergebnisse. 

Englischsprachige Dokumente mit der Schreibweise 

„Kazakhstan“ werden nicht gefunden. Das Durchsuchen der 

Indexdatei dagegen dauert nur Sekundenbruchteile. 

Ähnliches gilt auch für die Suche in Content-Management-Systemen 

(CMS), Intranet-Sytemen oder in großen 

Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP). Um die 

Aktualität der Suchergebnisse zu gewährleisten, muss der 

gesamte Datenbestand regelmäßig neu indiziert werden. 

Für die meisten Anwendungsszenarien genügt es, wenn dies 

über Nacht geschieht. Während des Tagesbetriebs reicht in 

der Regel eine periodische Indizierung neuer Daten aus. 

Fazit 

Wachsende Datenmengen stellen Unternehmen vor 

neue Herausforderungen. Der Trend von Papier- zu 

elektronischen Archiven erfordert benutzerfreundliche 

Technologien. Sonst werden aus Langzeitarchiven schnell 

Terabyte-Labyrinthe. So gesehen empfiehlt sich eine Bestof-breed-Lösung, 

um von der technologischen Kompetenz 

spezialisierter Anbieter zu profitieren. An vielen Stellen 

können Unternehmen intelligente Suchsysteme zur Optimierung 

von Enterprise-Lösungen nutzen. Intranets, Dokumententenarchive, 

CRM-/ERP-Datenbanken und Produktdatenbanken 

in Online-Shops werden mit fehlertoleranter 

Suchtechnologie für Mitarbeiter und Kunden transparent. 

Dadurch steigt nicht nur die Produktivität, sondern auch 

die Akzeptanz und damit die Rentabilität der Systeme. 

Praxisbeispiel: Intelligente Suche macht Call Center 

produktiver 

Mitarbeiter eines Call Centers handhaben den direkten 

Kundenkontakt und repräsentieren das Unternehmen. Persönlich, 

freundlich und kompetent soll die Abwicklung sein 

- aber auch möglichst günstig. Doch die Mitarbeiter haben 

Probleme, die Kunden in der Datenbank zu finden. Eine intelligente 

Suchlösung vereinfacht die Recherche, steigert die 

Produktivität und sichert die Kundenzufriedenheit. 

„Krischanoffski mein Name, Stefanie Krischanoffski aus 

Boppard“ – so oder so ähnlich könnte sich ein Kunde melden. 

Die erste Frage des Call-Center-Mitarbeiters nach der 

Begrüßung ist dann nicht selten die Kundennummer. Dadurch 

wäre der Kontakt in der Kundendatenbank eindeutig 

identifizierbar. Doch leider hat die Anruferin die Kundennummer 

nicht zur Hand. Das Unglück nimmt seinen Lauf, 

denn nun sucht der Mitarbeiter manuell nach der Adresse. 

Leider ist die Schreibweise der Adressbestandteile nicht eindeutig. 

Schreibt man den Ort „Boppard“ oder „Boppert“? 

Und der Nachname: „Krischanoffski“ oder „Chryschanovsky“? 

Das System kann den Kunden mit diesen falschen 

Angaben nicht finden – und das, obwohl die Adresse 

Anze

eigentlich vorhanden ist. Der Computer vergleicht eben 

buchstabengetreu 1-zu-1 und so sind schon „Boppard“ und 

„Boppert“ nicht dasselbe. Nach mehreren Rückfragen und 

Buchstabierversuchen gibt der Mitarbeiter im Call Center 

auf und legt den Kunden neu im System an. Zudem dauert 

die Standardsuche der bekannten ERP-Systeme häufi g sehr 

lange. Während sich nun die Sanduhr dreht, wartet der 

Kunde am anderen Ende auf eigene Telefonkosten. Ärgerlich, 

unpersönlich und kompliziert: So wird wohl der Eindruck 

des Kunden sein. Das ist sicherlich nicht im Sinne des 

Unternehmens. Zu allem Unglück wird am Ende auch noch 

eine Dublette in der Datenbank angelegt, ein ungewollter 

doppelter Adresseintrag. 

Mit einer intelligenten Adress-Suche, einem speziellen 

Modul für Call-Center-Software und CRM-/ERP-Systeme, 

kann das vermieden werden. Per Klick öffnet sich ein Suchfeld. 

Hier gibt der Mitarbeiter ganz einfach alle verfügbaren 

Informationen irgendwie in das Suchfeld ein, in beliebiger 

Schreibweise und Reihenfolge. Sofort öffnet sich eine 

Liste aller passenden Kunden auf dem Bildschirm. „Steffi 

ige_RzCMM.fh 02.09.2005 9:27 Uhr Seite 1 

 

 

 

 

 

 

 

C M Y CM MY CY CMY K 

 

 

 

 

 

 

Krischanoffski“ fi ndet auch „Stefanie Chryschanovsky“, 

die Kundennummer ist nicht mehr wichtig. Schreibfehler, 

Vertipper oder die Reihenfolge der Suchbegriffe spielen 

keine Rolle – dank der Fehlertoleranz ist die Suche trotzdem 

erfolgreich. Im nächsten Moment ist die korrekte Adresse 

auf dem Bildschirm des Mitarbeiters und kann bearbeitet 

werden. Eigentlich unbezahlbar im Kundenkontakt und im 

Grunde genommen auch unverzichtbar. Suchen und Finden 

ist also weitaus weniger trivial, als viele Unternehmen meinen, 

die mit unzureichenden Mitteln arbeiten. Geeignete 

und dem Geschäftsfall angemessene Suchtechnologien sind 

unverzichtbar. 

Siegfried Schüle 

Siegfried Schüle (Jahrgang 1977) ist 

diplomierter Wirtschaftsinformatiker. 

Für die Omikron Data Quality GmbH 

arbeitet er als Consultant im Bereich 

FACT-Finder Professional. 

055


Der Traum vom 

Sie kennen das: Sie sitzen am Rechner und stellen fest, 

dass Ihr Dokument, in dem Sie arbeiten, eigentlich aus 

diversen unterschiedlichen Dateien und Formaten bestehen 

müsste. Oder Sie haben eine strukturierte Dokumentation 

für ein Projekt gemacht, mit Input von vielen verschiedenen 

Personen und Abteilungen. Und festgestellt, wie gut es wäre, 

diese zusammenzufügenden Bausteine zentral verwaltet zu 

sehen, von Text bis hin zu einem Mix aus Bildern, Grafiken 

oder Multimediadaten. Das Endergebnis sollte übersichtlich 

angeordnet und einfach verwaltbar sein - am besten gleich 

im richtigen Layout und natürlich sofort auf unterschiedlichen 

Plattformen druckbar… Als Optimist haben Sie dann 

genau wie ich versucht, diese Aufgabe mit den zur Verfügung 

stehenden Mitteln der Textverarbeitung, Kalkulation 

und eventuell sogar einem DTP-Programm zu lösen. Lassen 

Sie mich raten – Sie haben kapituliert, ich kapituliere genauso. 

Na, dann willkommen im Club, willkommen in der 

Welt der strukturierten Dokumentation, der „Compound 

Document Architecture“. 

Informationssammlungen sind komplex. In diversen 

Anwendungen, wie CAD–Applikationen, werden Projekte 

nicht in Form einzelner Dateien, sondern als Zusammenstellung 

mehrerer Dateien verwaltet. Ein anderes Beispiel 

stellen Spracherkennungsapplikationen dar, bei denen 

2 

Compound Documents 

strukturierten Dokument 

Ein Dokument kann aus einer Vielzahl von Dokumenten bestehen, 

die alle miteinander zusammenhängen. Das beschäftigt die IT nun 

schon seit über 20 Jahren. Ein Überblick über den Stand der Dinge. 

Olaf Holst 

das Projekt aus einer Sound-, einer Text- und einer Steuerungsdatei 

besteht. Bei den meisten Anwendungsfällen 

ist es jedoch so, dass es eine führende Datei gibt, über die 

dann die entsprechende Applikation aufgerufen werden 

kann. Der Begriff „Dokument“ umfasst dabei nicht nur 

textuelle Darstellungen, sondern bezieht explizit beliebige 

Dateitypen und Elemente mit ein. Im Allgemeinen sollen 

über Containerobjekte beliebige Dateien zusammengefasst 

werden, sodass im Extremfall auch ganze Festplatten oder 

andere Medien als ein Dokument zu betrachten sind. 

Kein neues Problem, kein neuer Wunsch 

Schon vor mehr als 20 Jahren haben sich IT-Anbieter 

Gedanken gemacht, wie sich derartige Anforderungen 

mit Unterstützung der Informationstechnologie abbilden 

lassen. Es wurden unterschiedlichste Lösungsansätze entwickelt 

– meistens proprietäre Lösungen, die sich jedoch 

mangels vernünftiger Oberflächen oder viel zu komplexer 

Bedienung nicht durchsetzen konnten. Dokumentation ist 

ein wichtiger Bestandteil bei der Entwicklung, Produktion 

sowie bei der Wartung komplexer Produkte. Die Anforderungen 

an das Erstellen der Dokumentation steigen, und 

die Software-Hersteller von Dokumentationssystemen

Vorlagen: 

• Wiederverwendung von 

Teildokumenten 

• Compound Documents 

• Semantische Suche in 

• Dateien und Dokumenten 

Standardtexte 

Produktkomponenten 

Textbausteine 

4 

4 

4 

4 

4 

Erstellen: 

• Globale Workflow-Prozesse 

• Personalisierung 

• Darstellung „on demand“ 

sind redlich bemüht, alle Anforderungen möglichst „mit 

einem Streich“ erfüllen zu können. Multi-Channel- oder 

zielgruppenorientiertes Publishing wie auch Compound 

Documents sind dabei nur einige der Anforderungen an 

ein System. Da Dokumentation aber im alltäglichen Umgang 

wichtig ist, hat die IT-Branche dieses Thema mit den 

wachsenden Fortschritten im Bereich der beschreibenden 

Sprachen (SGML, XML, xHTML) neu aufgegriffen und 

versucht, einfache Lösungen zu schaffen. 

Was sind „Compund Documents“ 

2 2 

Compound Documents: zusammengesetzte Dokumente 

Ein Compound Document ist nichts anderes als ein „zusammengesetztes 

Dokument“. Eine genaue standardisierte 

und etablierte Begriffsdefinition gibt es „noch“ nicht. Es 

ist nicht festgelegt, welche Bestandteile in welcher Form 

„zusammengesetzt“ werden. Eindeutig ist nur, dass es sich 

um beliebige Objekte (Dokumentensorten, Dateitypen, die 

als eigenständige Einheiten parallel existieren) handelt, die 

weder „verlinkt“ mit einem anderen noch in ein anderes 

Objekt „eingebettet“ werden. Wörter wie variable, dynamische 

Dokumente tauchen in diesem Zusammenhang immer 

wieder auf. Wie diese komplexen Dokumente erzeugt und 

bearbeitet werden, ist noch nicht eindeutig geklärt. Es bestehen 

verschiedene Lösungsszenarien: vom so genannten 

„Collaborative Document Editing“ über „Table Of Content“ 

bis hin zu „Document Containers“. 

Welche Strategien werden bisher verfolgt? 

4 

Publizieren: 

Eine Strategie für die komponentenbasierte Anwendungssystementwicklung 

ist der dokumentenorientierte Ansatz, 

• Multi-Channel-Publishing 

• Zielgruppenorientiert 

• Up to date durch 

Koordination aller Prozesse 

CD-ROM 

Papier 

Intranet 

Mobile 

Endgeräte 

der auf der Metapher des Compound Document 

beruht. Ein Anwendungssystem stellt demnach 

grundsätzlich ein Compound Document dar, 

das andere Dokumente enthält. Zur Manipulation 

von Dokumenten dienen Anwendungen, 

die Nutzermaschinen darstellen. Die Anwendungen 

oder Verweise auf sie werden zusammen 

mit einem Dokument in das Compound 

Document eingebettet. Der Dokumentbegriff 

umfasst dabei nicht nur textuelle Darstellungen, 

sondern bezieht explizit multimediale Elemente 

mit ein. Der am weitesten verbreitete Ansatz ist 

Object Linking and Embedding (OLE) Version 

2.0 von Microsoft. Er beruht auf der Verwendung 

von Containern im Sinne von Compound 

Documents, die Dokumente und zugeordnete 

Anwendungen sowie Sub-Container enthalten. 

Mit diesem Ansatz wird beispielsweise die Editierbarkeit 

verschiedener Dokumenttypen innerhalb eines 

Containers ermöglicht, das so genannte In-Place-Editing. 

Das als Grundlage dienende Component Object Model 

(COM) kennt allerdings keine Vererbung oder Polymorphie. 

Komponenten können aggregiert werden, wobei ihr 

jeweiliges Interface nach außen hin zugreifbar bleibt. Eine 

proprietäre Implementation von Remote Procedure Calls 

ermöglicht die Interaktion zwischen Objekten. Interoperabilität 

mit anderen Standards wie CORBA oder OpenDoc 

ist seitens Microsoft nicht vorgesehen. Eine entsprechende 

Plattform (Windows, Windows NT oder UNIX/Digital) 

ist also Voraussetzung für die Nutzung von OLE-Komponenten. 

Ein weiterer dokumentenorientierter Ansatz wird 

durch OpenDoc repräsentiert, eine gemeinschaftliche Entwicklung 

von Apple, IBM und Novell. Dieser Ansatz ist im 

Unterschied zu OLE stärker objektorientiert; er unterstützt 

Aggregation, Vererbung und Polymorphie. Grundlage ist 

das System Object Model von IBM. Seitens OpenDoc ist die 

Interoperabilität mit CORBA und OLE gewährleistet . 

Beispiele für den aktuellen Stand der Dinge 

Versuchen wir zunächst zu beschreiben, wie komplex eine 

Dokumentation sein kann. Nehmen wir dafür ein Beispiel 

aus dem Bereich Qualitätsmanagement. In einem Unternehmen 

soll ein QM-Handbuch erstellt werden, welches alle 

Anweisungen und Verfahren zur Produktion von Waren beschreibt. 

Es soll sämtliche Ablaufpläne und Prüfvorschriften 

sowie Abbildungen und Diagramme zur Veranschaulichung 

der Schritte beinhalten. Da das Handbuch Bestandteil von 

Audits ist, muss es auch unternehmenskonform gestaltet 

057


sein und sich einfach herstellen und ausdrucken lassen. 

Grundsätzlich besteht ein Dokument immer aus Inhalt 

(Content), Struktur (Structure) und einem Layout, in dem 

der Inhalt präsentiert (Presentation) wird. Die einzelnen 

Inhaltsbestandteile liegen in einem speziellen Dateiformat 

(TXT, DOC, XML, HTML, PDF, …) an unterschiedlichen 

Standorten. Es gibt ein zentrales Dokument, in das sich alle 

Bestandteile direkt einfügen lassen (inclusion) oder in dem 

auf die Bestandteile verwiesen wird (reference). Bis hierhin 

ist alles noch relativ überschaubar und mit den Bordmitteln 

einer Textverarbeitung zu lösen. Typischerweise bedient 

man sich dazu der OLE-Technologie (Object Linking and 

Embedding), die von allen modernen Anwendungen unterstützt 

wird. Hierbei werden einzelne Bestandteile (Objects) 

im Zentraldokument eingefügt und bleiben an den 

originalen Standorten. Die Bestandteile sind zum Beispiel 

Tabellen oder Bilder und können nach wie vor mit den entsprechenden 

Bearbeitungsprogrammen geändert werden. 

Öffne ich das Zentraldokument, so werden alle Bestandteile 

aktualisiert. 

Die Arbeit am „lebenden“ Dokument 

Unser Beispiel QM-Dokumentation ist aber ein „lebendes“ 

Dokument. Das heißt Bestandteile des Dokumentes 

sind einer permanenten Pflege und Änderung unterzogen. 

Die Bestandteile werden von unterschiedlichen Abteilungen 

mit unterschiedlichen Produkten und Prozessen gepflegt. 

Die Daten liegen in unterschiedlichen Verzeichnissen mit 

unterschiedlichen Berechtigungen. Die Verzeichnisse liegen 

auf verschiedenen Servern und - wenn es kommt, wie es 

immer kommt - an unterschiedlichen Standorten. 

Änderungsszenario 1: Wird in diesem Beispiel der Server 

der Abteilung 3 verlagert, ändert sich die Berechtigung, und 

im Zentraldokument fehlt ein Baustein. Da das Dokument 

mit proprietären Technologien erzeugt wurde, gibt es beispielsweise 

keine nachhaltige Kontrolle der Dokumentenstandorte. 

Gleiches gilt für die Berechtigungen. 

Änderungsszenario 2: Objekt 2 war immer ein TIFF-Dokument, 

soll zukünftig aber neu mit einem CAD-System 

erzeugt werden, dessen Format im Zentraldokument jedoch 

noch nicht präsentierbar ist - schon haben wir wieder ein 

Problem. Und dies sind nur einfache Beispiele. 

Weitere Beispiele für Compound Documents 

QM-Dokumente bestehen normalerweise aus hunderten, 

wenn nicht sogar tausenden von Bausteinen. Gleiches gilt 

für Handbücher, Prozessbeschreibungen oder auch Doku- 

mente wie Jahresberichte von Aktiengesellschaften oder 

Rechenschaftsberichte von Organisationen und die Zulassungsdokumentationen 

im Pharmabereich (die durchaus 

als Papier mehrere Paletten füllen können). Zulassungsverfahren 

im Pharma-Bereich sind extrem aufwendig und 

verlangen eine strukturierte Verwaltung der Einzelobjekte. 

Zur Bearbeitung solcher Verfahren ist es wichtig, größere 

Zusammenstellungen von Dokumente verwalten und diese 

dann auch zusammen abgeben zu können. Beispielsweise 

müssen für die Zulassung von Arzneimittel verschiedene 

Dokumente, Testberichte etc. zusammengestellt werden. 

Teilweise löst man das heute so, dass sie in einer Art „Klammer“ 

zusammengepackt werden. Ein Enterprise-Content- 

Management-System (ECM) organisiert die verschiedenen 

Objekte in einem einzigen Dokument mit einer einzigen 

Verschlagwortung – in diesem Fall spricht man von Table 

of Content – hierarchisch organisierte Templates für die 

Dokumentenzusammenstellung. 

Ein gutes Beispiel für Dokumentencontainer sind CAD- 

Anwendungen sowie Rechnungen. Bei CAD-Dokumenten 

werden gewöhnlich die einzelnen Dateien zusammengefasst. 

Ein Masterdokument beinhaltet eine Art Indexverzeichnis, 

über das die einzelnen Objekte zur Bearbeitung oder Versionierung 

zum Anwendungs-Client geladen werden können. 

In einem Container für Rechnungen sind wiederum die in 

EDIFact erzeugten Dokumente und PDF-Dateien zusammengefasst. 

Weitere Möglichkeiten: Verlinken oder Document 

Composition 

Eine andere Möglichkeit, strukturiert Dokumente zu organisieren, 

zu verwalten und vor allem deren Inhalte miteinander 

zu verknüpfen, ist die Verlinkung von Dokumenten. 

Der Vorteil von verlinkten Dokumenten ist deren recht einfache 

Struktur. Prinzipiell ist ein solches Dokument nichts 

anderes als eine „lokale Webseite“. Die Links entsprechen 

Hyperlinks, die bei der Anzeige in lesbaren Content umgewandelt 

werden. Hier liegen aber auch die Einschränkungen. 

Das Programm zur Anzeige muss alle verlinkten Inhalte 

tatsächlich anzeigen (schwer bei exotischen Dateiformaten), 

und es gibt keine Kontrolle der Links. Verändert sich der 

Standort eines verlinkten Dokumentes im Filesystem, so ist 

der Link im Zentraldokument nicht mehr anzeigbar. 

Bei Dokument Composition geht es hingegen darum, in 

einer Arbeitsgruppe ein größeres Dokument zu erstellen 

oder zu bearbeiten. Dabei wird ein Dokument in bestimmte 

Teile aufgesplittet und kann durch unterschiedliche Benutzer 

gleichzeitig bearbeitet werden. Die Bearbeitung des

Gesamtdokuments erfolgt aus einer separaten Oberfl äche, 

in der die einzelnen Teile sichtbar sind, etwa einer normalen 

Textverarbeitung oder einem spezialisierten Dokumentenprozessor. 

Eine ähnliche Oberfl äche kann auch für die 

darauf folgenden Szenarien (Compound Documents und 

Table of Content) verwendet werden. Darunter verstanden 

werden alle Szenarien, in denen durch eine Konfi guration 

die Zusammenstellung eines Dokumentes nachvollzogen 

wird, wie etwa ein Angebotskonfi gurator oder ein Vertragskonfi 

gurator. 

Herstellerspezifi sche Lösungen 

Verschiedene Anbieter von Enterprise-Content und Lifecycle-Management-Lösungen 

(ECM /ILM) bieten in ihren 

Softwaresystemen die Möglichkeit, solche Dokumente abzubilden. 

Dabei werden die einzelnen Contentmodule in 

unterschiedlichen Strukturen abgelegt und sind dort von 

berechtigten Benutzern änderbar. Das System verwaltet und 

kommuniziert alle Änderungen am Inhalt (active content) 

und kann bei Bedarf die Verweise in einem Zentraldokument 

aktualisieren. Das funktioniert auch, wenn einzelne 

Bausteine verschoben werden oder ihr Format sich ändert. 

Hierbei gibt es naturgemäß ebenfalls Einschränkungen bei 

der Anzeige, aber mit organisatorischen Rahmenbedingungen 

lassen sich diese normalerweise lösen. 

Internationale Standards 

Die offenen Standards zur Anzeige von strukturierten 

Dokumenten verfolgen alle einen gleichartigen Ansatz 

(wie der Compound Document by Reference Use Cases and 

Requirements Version 1.0 der W3C oder der eCTD Standard 

der Zulassungsbehörden). Ein Dokument besteht zuerst aus 

einem Inhaltsverzeichnis, einem Table Of Content (TOC). 

Im Inhaltsverzeichnis ist beschrieben, welche Bestandteile 

eines Dokumentes wo zu fi nden sind und was mit ihnen zu 

tun ist, d. h. wie sie behandelt werden müssen, damit sie angezeigt 

werden können. Hierfür bedienen sich alle Ansätze 

einer Beschreibung auf Basis von XML-Standards. Zusätzlich 

zur Beschreibung, wo sich Daten befi nden, enthalten 

die TOCs auch Anweisungen, was mit den Daten zu tun ist, 

also wie sie angezeigt werden. Für XML-basierte Dokumente 

bedeutet das, dass eine Formatvorschrift (Stylesheet, XSL) 

mit angegeben wird, mit dem der Benutzer das Dokument 

auf jeder Plattform im gleichen Zustand darstellen kann. 

Solche Ansätze sind zurzeit ein interessanter Weg, wie sich 

tatsächlich plattformübergreifende, strukturierte Dokumente 

erzeugen lassen. Leider geben die offenen Standards 

noch keinen endültigen Aufschluss darüber, wie mit Berechtigungen 

oder elektronischen Signaturen umgegangen werden 

soll. Insofern lässt sich auch noch nicht abschließend 

sagen, welche Standards sich durchsetzen werden und ob es 

hier noch weitere Ansätze geben wird. 

Mein Ausblick 

Ich denke, dass wir uns heute mit den beschriebenen Möglichkeiten 

(OLE für einfach strukturierte Dokumente im 

täglichen Gebrauch) und offenen Standards, wie dem von 

der W3C beschriebenen, auf dem richtigen Weg befi nden. 

Die aktuellen Offi ce-Produkte nähern sich dem Thema 

ebenfalls an, da neue Programme nahezu immer auch mit 

XML-Daten und entsprechenden Stylesheets umgehen können. 

Ich denke jedoch auch, dass sich auf lange Sicht spezifi - 

sche Lösungen von ECM-Anbietern durchsetzen werden, 

da diese zurzeit auch alle Anforderungen hinsichtlich der 

Verwaltung komplexer Dokumentenmengen sowie dem 

Zugriffsschutz sicherstellen. Darüber hinaus bieten sie die 

Möglichkeiten, mit ihren integrierten Workfl owfunktionen 

Freigabeprozesse für solche Dokumente abbilden zu können, 

den rechtlichen Ansprüchen an elektronische Signaturen 

und revisionssicherer Langzeitarchivierung zu genügen 

sowie Anwender bei der Erstellung und Verwaltung großer 

Datenbestände zu unterstützen. Hier liegen noch große Entwicklungspotenziale 

für alle Anbieter, wenn sie es schaffen, 

mit entsprechenden Standards wie XML umzugehen und 

die heutigen Probleme im Umgang mit unterschiedlichen 

Dateiformaten zu lösen. Auch hierfür gibt es sehr vielversprechende 

Ansätze im Rahmen der ISO-Normierung von 

PDF-Dokumenten (PDF/A für die Archivierung, PDF/E für 

Engineering-Dokumente und PDF/X für die Druckvorstufe). 

Schon heute ist es möglich, Systeme einzusetzen, die die 

noch vor wenigen Jahren bestehenden Dokumentgrenzen 

überwinden und den Anwender im gesamten Prozess der 

Erstellung, Verwaltung und Archivierung von komplexen, 

strukturierten Dokumenten unterstützen können. Man 

könnte also sagen: Die Zukunft hat bereits begonnen. 

Olaf Holst 

Olaf Holst (Jahrgang 1964) ist Dipl. Ing. für 

Elektrotechnik und startete seine Berufs- 

laufbahn bei Apple. Heute ist er Director of 

Partner & Business Development bei der 

OPTIMAL SYSTEMS GmbH. 

059

060 Firmenportrait 

Der Ein-Milliarden-Dollar-Mann 

12. Oktober. Anwendertreffen von FileNet in Gravenbruch im Kempinski. 

Die Soundanlage ist aufgebaut und man lässt es sich nicht nehmen, 

die Anwesenden mit einem Trailer einzustimmen. Der ist so global, wie 

man sich die Welt als Amerikaner nur vorstellen kann: Wir sind groß, wir 

sind stark, ist die Messsage, pardon, Nachricht. Das mit dem Denglisch 

ist im weiteren Fortgang der Veranstaltung gar nicht so einfach: Pressure 

Group, Retailer, Lunch, Proffit (nicht Profit), Main Session, Breakouts und 

so weiter. Dann spricht Merten Slominsky, Director Vertrieb: „2006 wird 

ein massives ECM-Jahr.“ Und Compliance der Business Driver. 

Es standen einige Unternehmen zur Auswahl. Eine kleine, feine Software- 

Garage in München, die Suchtechnologie herstellt. Ein deutsches Vorzeigeunternehmen, 

das eigentlich nur entstanden ist, weil die vorhergegangene 

Geschäftsidee an den Kochkünsten der späteren Teilhaberin gescheitert 

ist. Und schließlich ein Spin-off, das seinen unaussprechlichen Namen 

einem Wochenende im idyllischen Süden verdankt. Vielleicht kommen wir 

darauf zurück.

Stattdessen haben wir einen Gesprächstermin mit dem Chairman von FileNet 

Lee D. Roberts. Über Mobiltelefon. Weil die Festnetzleitung streikte. 

Unsere Gesprächspartner sind in Las Vegas. Einer der Teilnehmer, Stefan 

Pfeifer, FileNet über die Szenerie: „Wir waren in einem Meeting-Raum. Es 

war morgens in Las Vegas, kurz vor Beginn der Main Session des amerikanischen 

UserNet. Das Wetter war sonnig, wie es sich für die Wüste und 

die Spielerstadt Las Vegas gehört. Es war der Beginn des Arbeitstages, der 

abends nach der Gala, wo auch die Preise für die innovativsten Lösungen 

vergeben wurden, gegen 23 Uhr geendet hat. Hier ist es jetzt fünf Uhr 

nachmittags. Hier ist nicht Las Vegas, sondern Offenbach. Und es wird 

langsam dunkel. Lee D. Roberts hat sich für uns eine halbe Ewigkeit Zeit 

genommen – 30 Minuten. Wir freuen uns auf unser Date mit dem „One- 

Billion-Dollar-Man“. Und los. Denn wir haben ja nicht ewig Zeit. 

Die Geschichte von FileNet ist eine Geschichte der Entwicklungssprünge: 

„From a hardware company to a software company, from an imaging provider 

to the leader of the ECM market.“ So hat Roberts es selbst in einem 

Interview beschrieben. Wie würde er diesen Satz vervollständigen: „From 

the leader to the ECM market to ...?“ Roberts weiß, die Frage ist eigentlich 

nicht zu beantworten, und holt aus. FileNet habe sich Schritt für Schritt 

von den datenbankorientierten Fragen der 

frühen Tage gelöst. Und ist seit den Anfängen 

dessen, was heute als ECM bezeichnet wird, auf 

dem Markt. Und inzwischen Marktführer. „81 

der top 100 Unternehmen weltweit setzen File- 

Net ein“, sagt Roberts. „Niemand hat heute ein 

vergleichbares Portfolio für ECM, BPM und Compliance. IBM nicht, EMC 

nicht.“ Dabei habe FileNet mit seinen Akquisitionen eigentlich immer den 

nächsten logischen Schritt gemacht, um weiter zu wachsen. 

Allerdings, und darüber hatten sich Anfang des Jahres die Analysten 

beschwert, ohne sich Marktanteile durch Übernahmen hinzuzukaufen. 

„Natürlich denken wir über Übernahmen nach, das ist eher eine Frage 

der Gelegenheiten“, sagt Roberts. Wir kommen der zentralen Frage näher, 

nämlich der nach der „one billion dollar company“. Und wie FileNet dieses 

Ziel erreichen will. „Wir wollen so groß sein, wie es nur geht. Das geht auf 

drei Wegen: (1) organisches Wachstum mit den eigenen Produkten, (2) mit 

Übernahmen“, und Roberts lässt keinen Zweifel 

Immer wieder fällt das Bild vom „big footprint“, daran, dass man längst weiß, welche Unterneh- 

den FileNet im Markt hinterlässt. 

men hier in Frage kommen, „und (3), indem 

wir uns weiter in neue Märkte entwickeln, zum 

Beispiel bei Banken und Energieversorgern.“ 

Und natürlich, indem in wichtigen Märkten wie in England oder Deutschland 

das Geschäft weiter ausgebaut wird. Also eher der konservative Weg, 

Wachstum ohne Kapriolen am Kapitalmarkt zu veranstalten. Wäre ja 

prima, wenn auch auf diese Weise ein internationaler Player entsteht, der 

mit IBM und ECM konkurrieren kann. Hier sieht sich Roberts längst auf 

Augenhöhe: „Weltweit 4.200 Kunden, 6 Mio. Anwender, Niederlassungen 

in 20 Ländern, 3.200 geschulte Consultants und Partnerschaften mit allen 

wichtigen Beratungshäusern wie Capgemini oder Accenture.“ Und immer 

wieder fällt das Bild vom „big footprint“, den FileNet im Markt hinterlässt. 

061 

„From a hardware company to a software company, 

from an imaging provider to the leader of 

the ECM market.“


Roberts weiß immer, was in der Firma los ist. Egal in welchem Land, 

egal in welchem Bereich. Ist das sein Erfolgsrezept oder eher ein Kontroll- 

Spleen? „Zuerst einmal muss man gute Leute einstellen. Welche, die wissen, 

wie der Hase läuft. Und dann muss man erken- 

nen, dass das Geschäft in den einzelnen Ländern, 

in den einzelnen Branchen immer verschieden 

ist.“ Vielleicht sind Amerikaner ja mittlerweile 

vorgewarnt, wenn man die unterschiedlichen 

Kulturen der Länder anspricht. Roberts steuert 

von selbst auf diesen Punkt zu. „Natürlich bin ich in erster Linie in einer 

deutschen Firma, wenn ich in Deutschland bin“, antwortet er auf die Frage, 

ob er in einer deutschen, einer europäischen oder einer amerikanischen 

Firma ist. „Aber das ist genau so, als ob Sie für Siemens in Nordamerika arbeiten. 

Irgendwie eine deutsche Firma und irgendwie auch wieder nicht.“ 

Deutsch aber spricht er nicht, zumindest nicht mehr als ein „Nein“, das 

wir auf unsere deutsch gestellte Frage hören. Weiter im Text, wir haben ja 

nicht ewig Zeit. Gibt es auch für ihn, den CEO, einen „casual friday“? „Absolutely.“ 

Und eine Krawatte hat er gerade auch 

nicht an. Wir glauben ihm. Was sicherlich damit 

zu tun hat, dass wir ihm nicht persönlich gegenüberstehen. 

Lee D. Roberts legt im Allgemeinen 

Wert auf konventionelle Höflichkeitsformen wie 

adäquate Kleidung. Alte Schule. So sind wir auf 

beiden Seiten des Atlantiks beim Telefoninterview 

gleichermaßen casual. 

Zurück zu den Fragen: Die wöchentliche Arbeitszeit? 

60-80 Stunden. Zum Ausgleich treibt 

sich Roberts gerne in der Natur rum. Klettert 

und läuft, Letzteres sogar mit Vehemenz: Der 

one billion dollar man ist auch ein iron man. 

Was er am liebsten macht, wenn er zu Hause 

in Seattle oder Kalifornien ankommt: „Go out 

for a run.“ What drives you nuts at home? Puh, 

keine Ahnung. Interesting, aber da kann man ja 

schlecht sagen, dass man sich über die dreckigen 

Schuhe der Kinder ärgert oder so. Jetzt Vorsicht, 

die letzte Frage: Was wird er als Erstes tun an dem Tag, an dem er aufwacht 

und nicht mehr für FileNet arbeitet? Hhm. Roberts erzählt, dass man sich 

im Beruf immer in Strukturen bewegt, ob auf Reisen oder daheim. Dass 

eigentlich kein Platz mehr für anderes bleibt. Wahrscheinlich würde er erst 

einmal um die Welt reisen. Ohne Kalender. Ohne Meetings. Ohne cellular. 

Und ohne Interviews. 



the ECM market.“ 

www.filenet.de


Roberts weiß immer, was in der Firma los ist. Egal in welchem Land, 

egal in welchem Bereich. Ist das sein Erfolgsrezept oder eher ein Kontroll- 

Spleen? „Zuerst einmal muss man gute Leute einstellen. Welche, die wissen, 

wie der Hase läuft. Und dann muss man erken- 

nen, dass das Geschäft in den einzelnen Ländern, 

in den einzelnen Branchen immer verschieden 

ist.“ Vielleicht sind Amerikaner ja mittlerweile 

vorgewarnt, wenn man die unterschiedlichen 

Kulturen der Länder anspricht. Roberts steuert 

von selbst auf diesen Punkt zu. „Natürlich bin ich in erster Linie in einer 

deutschen Firma, wenn ich in Deutschland bin“, antwortet er auf die Frage, 

ob er in einer deutschen, einer europäischen oder einer amerikanischen 

Firma ist. „Aber das ist genau so, als ob Sie für Siemens in Nordamerika arbeiten. 

Irgendwie eine deutsche Firma und irgendwie auch wieder nicht.“ 

Deutsch aber spricht er nicht, zumindest nicht mehr als ein „Nein“, das 

wir auf unsere deutsch gestellte Frage hören. Weiter im Text, wir haben ja 

nicht ewig Zeit. Gibt es auch für ihn, den CEO, einen „casual friday“? „Absolutely.“ 

Und eine Krawatte hat er gerade auch 

nicht an. Wir glauben ihm. Was sicherlich damit 

zu tun hat, dass wir ihm nicht persönlich gegenüberstehen. 

Lee D. Roberts legt im Allgemeinen 

Wert auf konventionelle Höflichkeitsformen wie 

adäquate Kleidung. Alte Schule. So sind wir auf 

beiden Seiten des Atlantiks beim Telefoninterview 

gleichermaßen casual. 

Zurück zu den Fragen: Die wöchentliche Arbeitszeit? 

60-80 Stunden. Zum Ausgleich treibt 

sich Roberts gerne in der Natur rum. Klettert 

und läuft, Letzteres sogar mit Vehemenz: Der 

one billion dollar man ist auch ein iron man. 

Was er am liebsten macht, wenn er zu Hause 

in Seattle oder Kalifornien ankommt: „Go out 

for a run.“ What drives you nuts at home? Puh, 

keine Ahnung. Interesting, aber da kann man ja 

schlecht sagen, dass man sich über die dreckigen 

Schuhe der Kinder ärgert oder so. Jetzt Vorsicht, 

die letzte Frage: Was wird er als Erstes tun an dem Tag, an dem er aufwacht 

und nicht mehr für FileNet arbeitet? Hhm. Roberts erzählt, dass man sich 

im Beruf immer in Strukturen bewegt, ob auf Reisen oder daheim. Dass 

eigentlich kein Platz mehr für anderes bleibt. Wahrscheinlich würde er erst 

einmal um die Welt reisen. Ohne Kalender. Ohne Meetings. Ohne cellular. 

Und ohne Interviews. 



the ECM market.“ 

www.filenet.de

064 Alltag 

 

Bilddatenbanken? So etwas gibt es doch auch für den PC. 

Im Programm blättern und dann die gefundenen Objekte 

briefmarkengroß anzeigen lassen. Im besten Fall gibt es 

noch ein Feld für die Verschlagwortung der Bilder. Alles 

andere wird ja meistens mit einem Dokumenten-Management-System 

gemacht. Datenbanken mit indizierten Metadaten. 

Nicht ganz. Denn Assets sind mehr als nur Bilder. 

Kein Markt ohne Abkürzung, nicht in der Informationstechnologie. 

Es geht um Digital Asset Management (DAM) 

oder auch Media Asset Management (MAM), mittlerweile 

ein eigenständiges Marktsegment. Von der Presse vernachlässigt, 

von den Agenturen kaum wahrgenommen haben 

Werbeagenturen, Mediadienstleister und alle Marketingabteilungen 

ab einer gewissen Unternehmensgröße dasselbe 

Problem: Wie und in welchen Systemen werden die „Assets“, 

die Bilddaten organisiert? 

Dagmar Kröplin ist Geschäftsführerin der Pixelboxx 

GmbH. Der Anbieter ist seit 2000 als „Spätzünder“ mit einem 

System im Markt, das seinen Ursprung in einem webbasierten 

Bildarchiv für den SPIEGEL hat. Bei ihren Kunden 

hat weniger die interne IT als vielmehr die Fachabteilung 

Marketing den Anstoß zur Lösung gegeben. „Die Daten 

sollen nur einmal vorliegen, an zentraler Stelle, nach den 

Prozessen der Marketingabteilung orgsanisiert“, beschreibt 

sie eine der am häufigsten gestellten Forderungen in den 

Unternehmen. So wollen beispielsweise Markenartikler, die 

über Handelskanäle vertreiben und über eine ausgeprägte 

Vertriebs- und Vermarktungsorganisation verfügen, ihre 


Kein Hype und doch da 

Anwendungen, die in jeder Branche gebraucht werden. 

Systeme, deren Nutzen jeder versteht. Nächstes Jahr soll 

es richtig losgehen. 

Uwe Hentschel 

Bilddaten konsistent halten. Kröplin hat die entsprechenden 

Zahlen bereit: „Wenn wir über Artwork reden, also Anzeigen, 

liegen die Handlingkosten üblicherweise bei 300 Euro 

je Seite, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Mit einem DAM 

lassen sich diese Kosten um rund 100 Euro reduzieren. Das 

sind Zahlen aus der Praxis.“ Bei mehreren tausend Assets, 

und die kommen auch bei einem kleineren Unternehmen 

im Laufe der Jahre zusammen, ist der Return on Invest nicht 

fern. 

die Nachfrage steigt 

Die Nachfrage nach DAM- bzw. MAM-Systemen ist 

branchenübergreifend. Der US-amerikanische Marktforscher 

GISTICS, auf dieses Segment spezialisiert, hat das 

Marktvolumen in 2004 bei 4 Mrd. Dollar gesehen. Und die 

META-Group schätzt, dass im selben Jahr 75 Prozent der 

Global-2000-Unternehmen ein solches System einsetzen 

werden. Christian Kleiner vom Beratungsunternehmen 

marketinghub AG aus der Schweiz sieht dabei Unterschiede, 

wie das Thema in den USA betrachtet wird. „In den USA 

nutzen ganz stark die Werbeagenturen MAM-Systeme. 

Dort sind solche Systeme eine Art SAP-Lösung für das 

Kerngeschäft der größeren und ambitionierteren Werbedienstleister. 

In Europa werden solche Systeme eher von 

den Marketingstellen in den Unternehmen genutzt.“ Hier 

klingt an, in welchem Spannungsfeld sich digitales Asset 

Management bewegt: Sollen die Agenturen die Bilddaten,

die gesamten Assets eines Unternehmens verwalten oder 

der Kunde selbst? Immerhin geht es um die Datenhoheit, 

um die Kontrolle über digitale Inhalte und Prozesse. Kleiner 

hat dazu einen klaren Standpunkt: „Viele Dienstleister aus 

der klassischen Vorstufe verwalten die Inhalte restriktiv und 

schaffen so eine ungute Bindung des Kunden. Wir plädieren 

dafür, dass die Daten immer dem Auftraggeber gehören.“ 

Wie die Entwicklung von einer Bilddatenbank für den 

Desktop zu einer DAM-Lösung aussieht, dafür ist die Canto 

GmbH ein gutes Beispiel. Der Software-Hersteller aus Berlin 

hat sich seit 1992 Schritt für Schriit zu einem Systemanbieter 

entwickelt, der mit seinem DAM-System heute sogar ECM- 

Systeme komplementiert. Auch hier steht die Bedeutung des 

Begriffes Asset im Mittelpunkt. Roland Berg, Vertriebschef 

bei Canto: „Es geht eigentlich um den Wert des Assets. Um 

die Verwaltung digitaler Werte. Es gibt Unternehmen, die 

neben normalen Geschäftsdokumenten, die in einem DMS 

verwaltet werden, auch einen großen Pool von Bild- und 

Mediadaten haben, mit denen man sein Geschäft macht.“ 

Überschneidungen und Besonderheiten 

Nicht selten herrscht dort auf den Festplatten ein heilloses 

Durcheinander von Daten. Dem mit einem klassischen 

DMS beizukommen, funktioniere jedoch nicht: „Ein DMS 

hat seine Stärken bei Office-Dokumenten. Funktionen wie 

Versionierung oder automatische Erkennung des Posteingangs 

können wir gar nicht abbilden.“ Die Organisation 

digitaler Assets verlangt beispielsweise, dass von einem Bild 

nur ein hoch auflösendes Original hinterlegt wird, von dem 

die für die Arbeit notwendigen Varianten gezogen werden. 

Oder wo, wie bei Pixelboxx, ein komplettes Farbmanagement 

verfügbar ist, mit dem die Farbprofile der Dateien 

verwaltet werden. Und aus Druckdaten on the fly die Powerpoint-Version 

berechnet wird. 

Komprimierungsverfahren sind dabei, anders als bei 

Dokumenten-Management-Systemem, eher Nebensache. 

Ansonsten geht man vergleichbare Wege: Pixelboxx organisiert 

als webbasierte Lösung die Daten im Filesystem, 

Canto hält alle Metadaten in einer Datenbank vor, der es 

gleich ist, ob die Lagerorte der Dateien im Filesystem oder 

im DAM-System sind. So können die DAM-Hersteller etwas, 

was in direkter Linie zu den ECM-Herstellern führt. 

Die haben, nicht selten aus der CMS-Welt kommend, eine 

Medienverwaltung mit dabei – aber eben nur dabei. So hat 

beispielsweise RedDot, eines der wenigen - ehemals - deutschen 

Vorzeigeunternehmen im ECM-Bereich, das System 

von Canto über eine Schnittstelle eingebunden. So viel zur 

Idee, dass Software zukünftig stärker modularisiert wird. 

kleiner Markt, großes Lösungsvolumen 

In der Summe ist verständlich, dass beide Systemwelten 

nicht wirklich vergleichbar sind, aber bestens harmonieren. 

Christian Kleiner: „Ein DMS hat textbasierte Dokumente 

in Verbindung mit Workflow und adressiert eher strukturierte, 

gleich bleibende Abläufe. Die Abläufe im Marketing 

sind viel heterogener und damit schlechter zu strukturieren. 

Im Mittelpunkt steht hier die medienneutrale Datenhaltung.“ 

Die Entwicklungen bei den Funktionalitäten sind nach 

Ansicht von Kleiner durch drei Merkmale gekennzeichnet: 

„Erstens die Anbindung zu anderen Systemen wie ERP-, 

CMS-, ECM- und CRM-Systemen. Dabei wird mit der 

CRM-Anbindung in Marketing und Vertrieb sozusagen 

die logische Lücke geschlossen. Zweitens bauen die Anbieter 

ihre Systeme mit Workflow-Funktionalitäten aus. Und 

drittens werden die Funktionen in Richtung Crossmedia 

Publishing erweitert.“ 

Die Marktstudie von marketing hub zählt in Deutschland 

und in der Schweiz insgesamt knapp 40 Anbieter von „echten“ 

DAM-Systemen. Wobei die Zahl der Hersteller nicht 

der absoluten Zahl der Anbieter entspricht, die in beiden 

Ländern mit rund 150 beziffert wird. Neben den Software-Herstellern 

erobern immer mehr Unternehmen dieses 

Marktsegment, die, von der Druckstufe kommend, sich als 

Mediendienstleister profilieren. Und dem schon tot gesagtem 

ASP-Modell unerwartet Auftrieb geben. 

Nachfrage bleibt konstant 

065 

Auf Seite der Unternehmen, die DAM-Systeme einsetzen, 

sieht Kleiner weiterhin eine konstante Entwicklung der 

Nachfrage. „Der Bedarf nach multimediafähigen Mediendatenbanken 

wächst. Größere Unternehmen haben mindestens 

eine handvoll verschiedener Systeme im Einsatz. Und 

wollen konsolidieren. Andere haben sich vom Tunnelblick 

auf die Budgetdebatte gelöst. Da hat man das Marketing jahrelang 

nur als Kostenblock gesehen. Als kreative Blackbox.“ 

Jetzt werden die Erfahrungen, die man mit der Optimierung 

von internen Prozessen gemacht hat, auch auf das Marketing 

angewendet. DAM-Systeme sollen Prozesse transparent 

machen und als Tool die selbe Aufgabe erfüllen wie andere 

Systemwelten in anderen Unternehmensbereichen. Das ist 

die eigentliche Chance für den DAM-Markt in der Zukunft, 

findet Kleiner: „Keine technologischen Applikationen zu 

installieren, sondern sich im Zuge der Neuorganisation die 

Prozesse anzuschauen. In den Marketingprozessen“, sagt 

Kleiner, „da liegt das Gold.“

066 Alltag 

Greenpeace Deutschland ging erstmals am 1. Mai 1996 

mit einer Website ins Netz. Das Motto: Nicht das Medium 

ist die Message, sondern das Medium braucht die Message. 

Im Jahre 1997 folgte eine Website für Kinder. Mittlerweile 

ist der Internet-Auftritt für Greenpeace zu einem wichtigen 

Mittel der direkten Kommunikation geworden. Er soll eine 

breite Öffentlichkeit über einen unzensierten Kanal über 

die Greenpeace-Arbeit informieren. Dabei will der Umweltschützer 

seine User und Userinnen auf der emotionalen 

Ebene ansprechen, ihnen eine umweltpolitische Einordnung 

bieten und sie zum Mitmachen motivieren. 

Ein weiterer Schwerpunkt ist, die Greenpeace-Kampagnen 

über das Internet aktiv zu unterstützen. So genannte Online-Aktionen 

haben im Laufe der Jahre auch intern immer 

stärkere Interessen geweckt. Mehr und mehr dienen Online-Aktionen 

dazu, die Kampagnen der realen Welt zu unterstützen. 

Als einen der nächsten Schritte im Internet peilt 

Greenpeace den Aufbau einer größeren Community an. 

Die Zeit vor TYPO3 

Bereits 2001 unterstützt Greenpeace die Open-Source- 

Community. Vor TYPO3 setzte der Umweltschützer auf die 

frei verfügbare Software OpenACS als CMS. Mit dem Relaunch 

der Webseiten von Greenpeace Deutschland, Greenpeace 

Niederlande und Greenpeace International im Jahre 

2002 kam OpenACS international als Basis für ein Greenpeace-Content-Management-System 

(CMS) zum Einsatz. 

Das damalige Design und die internationale Dimension 

des Projektes führten zu unvorhergesehenen Problemen. 

Die User und Userinnen kamen mit der Navigation der 

deutschen Website nicht zurecht. Außerdem verzögerten die 

notwendigen internationalen Absprachen regelmäßig die 

Verwirklichung von Internet-Projekten. Kampagnen-Teams 

TYPO3 bei Greenpeace 

Frei ist besser 

Seit 1996 ist Greenpeace mit einer Website im Netz. 

Eigentlich Ehrensache, dass man sich für Open Source engagiert. 

Herausgekommen ist ein Relaunch mit TYPO3. 

Beate Steffens 

konnten nur schwer mit dem Internet planen, eingesetzte 

Ressourcen wurden in einzelnen Projekten gebunden und 

die umgesetzten Projekte waren oftmals unbefriedigende 

Kompromisse mit eingeschränkten technischen Lösungen. 

Die Folge: Verschiedene Greenpeace-Internet-Projekte 

suchten und gingen eigene Wege. 

Usability mit Mängeln 

Nach einem umfangreichen Usabilitytest der Website von 

Greenpeace Deutschland wurde deutlich, dass der Web- 

Auftritt entscheidende Mängel aufwies. Besonders dringend 

mussten, so das Fraunhofer Institut, die Informationsarchitektur 

und Navigation überarbeitet und den Erwartungen 

der User angepasst werden. Als dann international die 

Arbeit an einem Redesign des Greenpeace-Web-Projektes 

gestartet wurde, sollten die Mängel behoben werden. Zudem 

stellte sich die Frage, wie zukunftsfähig CMS OpenACS 

noch sei. Dessen Entwicklergemeinde war mit den Jahren 

stark geschrumpft, ein großer Teil der verfügbaren Module 

(Zusatzfunktionen) seit Jahren nicht mehr aktualisiert worden. 

Greenpeace Deutschland machte sich daraufhin stark, 

ein Pilot-Projekt zu starten und ein neues CMS zu testen. 

Eines, das möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt 

auch international eingesetzt werden könnte. Das neue 

CMS sollte die Möglichkeiten für Greenpeace-Internet- 

Projekte erweitern und die Flexibilität steigern. Durch die 

Unterstützung einer großen Community sollte eine permanente 

Weiterentwicklung dieses CMS ermöglicht werden. 

Neben einem neuen CMS wollte sich Greenpeace außerdem 

mit einem verbesserten grafischen Design im Internet präsentieren. 

Dieses sollte den Erwartungen der User und Userinnen 

und den gängigen Usability-Kriterien entsprechen. 

Zusätzlich wurde eine verbesserte Informationsarchitektur

TYPO 

und Navigation der Website ausgearbeitet. Voraussetzungen 

für die Auswahl eines neuen CMS waren höchstmögliche 

Flexibilität, bestmögliche Usability und Barrierefreiheit. 

Warum TYPO3? 

Greenpeace Deutschland stellt hohe Anforderungen: Die 

Inhalte sollen schnell, einfach und flexibel angelegt und geändert 

werden können. Es muss schnell anzupassen und zu 

erweitern sein sowie eine hohe Integrationsfähigkeit in Bezug 

auf die Einhaltung von Standards bei Schnittstellen und 

Ausgabe aufweisen. Das CMS muss modular aufgebaut sein, 

damit ein universeller Einsatz von Funktionen garantiert 

ist. Weitere Anforderungen waren Enterprise-Funktionen, 

Digital Asset Management, Designfreiheit, user- und suchmaschinenfreundliche 

URLs, Barrierefreiheit, Workflow mit 

granularen Rechten, außergewöhnliche Performance, Multilingualität, 

Fundraising-Möglichkeit, um nur einige zu nennen. 

Zusätzlich sollte das neue CMS Community-Features 

wie RSS, Blog, Chat, Newsletter, Photo Gallery, Polls, Forum, 

E-Cards, Surveys und Protestmail-Funktionen bieten. 

Von Anfang an war klar, dass Greenpeace dabei gerne wieder 

ein Open-Source-Produkt einsetzen wollte. Über einen 

Artikel in einer Computer-Zeitschrift waren wir bereits 

auf TYPO3 aufmerksam geworden und hatten dessen Entwicklung 

über einen längeren Zeitraum beobachtet. Unser 

Interesse daran war groß, daher kam TYPO3 in die engere 

Wahl der zu prüfenden CMS. Der Webmaster von Greenpeace 

Deutschland nahm daraufhin verschiedene CMS 

unter die Lupe, auch kommerzielle Produkte. Unter dem 

Strich entsprach TYPO3 am ehesten unseren Vorstellungen. 

Zusätzlich schätzen wir an TYPO3 seine große Entwicklergemeinde, 

was auch für die Zukunft eine kontinuierliche 

Weiterentwicklung gewährleistet. 

Das Projekt 

Mitte Januar 2005 fiel die Entscheidung für eine Umsetzung 

von www.greenpeace.de und www.greenpeace4kids.de 

auf TYPO3. Zu diesem Zeitpunkt war auf internationaler 

Ebene bereits entschieden, die alten Hosting-Verträge 

schnellstens zu kündigen. Die Folge war ein sehr „sportlicher“ 

Zeitplan bei der Umsetzung. Bis spätestens Ende Mai 

sollten sämtliche Inhalte von Greenpeace Deutschland auf 

das neue System migriert sein. Ziel war es, spätestens am 

1. Juni mit beiden Websites auf TYPO3 online zu sein. Das 

Projekt beinhaltete ein neues Design, eine neue Informationsarchitektur 

und Navigation sowie ein neues Hosting 

- also das ganze Programm. Zudem umfasste der Internet- 

Auftritt etwa 6.000 Artikel sowie Tausende weiterer Dateien 

wie PDFs, Fotos oder Flash-Dateien von www.greenpeace.de. 

Ebenfalls mit neuem Design, neuer Informationsstruktur 

und zusätzlich ganz neuen Inhalten musste die Kids-Website 

ins Netz gebracht werden. 

Mit Unterstützung der Berliner Agentur Artplan 21 wurde 

das Projekt auf den Weg gebracht und in enger Zusammenarbeit 

mit dem Webmaster und der Internet-Redaktion 

von Greenpeace Deutschland umgesetzt. Als erster Schritt 

sollten nur Funktionalitäten umgesetzt werden, die auch 

auf dem OpenACS-System vorhanden waren. Neuentwicklungen 

wurden ganz bewusst auf einen späteren Zeitpunkt 

verschoben. Trotz des großen Zeitdrucks lief das Projekt 

ruhig und ohne größere Probleme. Absprachen zwischen 

Agentur, Webmaster und Internet-Redaktion wurden oftmals 

kurzfristig getroffen, was dem Projekt aber keinesfalls 

schadete. Schließlich wurden die neuen Websiten am 31. 

Mai gelauncht - damit war der erste Schritt getan. 

Im Anschluss folgte eine so genannte Experimentierphase, 

in der das neue CMS ausprobiert und getestet wurde und 

wird. Diese Phase ist bis Ende des Jahres 2005 angesetzt. Da- 

067

068 Alltag 

nach warten schon verschiedene Projekte auf die Migration 

auf TYPO3. Beispielsweise sollen die Webseiten des Greenpeace-Einkaufsnetzes 

und des Jugendprojektes SolarGeneration 

im nächsten Jahr auf das TYPO3-System migriert 

werden. Ein weiteres wichtiges Projekt für das nächste Jahr 

ist der Auf- und Ausbau von Community-Seiten. 

Wo stehen wir heute? 

Derzeit arbeiten zehn Anwender und Anwenderinnen bei 

Greenpeace Deutschland mit dem CMS TYPO3. Sieben davon 

arbeiten in der IT oder Internet-Redaktion und nutzen 

das CMS täglich. Die restlichen Nutzer und Nutzerinnen 

sind in den Themen-Abteilungen für die Aktualität der 

jeweiligen Themen-Internetseiten zuständig. Sie nutzen das 

CMS derzeit noch weniger häufi g. 

Mit dem Launch der neuen Website steigen die Besucherzahlen 

stetig. Von durchschnittlich etwa 75.000 Besuchern 

(!) monatlich mit der „alten“ Website auf derzeit rund 

100.000 Besucher monatlich. Tendenz steigend. Diese Zahlen 

betreffen ausschließlich www.greenpeace.de. Nicht ent- 

halten sind die Besucherzahlen sämtlicher „Satelliten“-Seiten 

von Greenpeace Deutschland, wie www.einkaufsnetz.org 

oder auch die Website für Kinder und Jugendliche. Ebenso 

herausgerechnet sind die internen Zugriffe auf die Website 

zum Zwecke der Recherche oder Information. 

Abgeschlossen ist das Projekt noch nicht. Wir haben, wie 

schon angedeutet, noch viel vor mit unserem neuen CMS. 

Die ersten Erfahrungen, die wir mit TYPO3 gemacht haben, 

stimmen uns zuversichtlich, dass wir unsere Ideen und Vorstellungen 

hervorragend verwirklichen können. TYPO3 ist 

ein sehr umfangreiches Tool, aber es macht Spaß, damit zu 

arbeiten. 

Beate Steff ens 

Ausgebildete Juristin, Jahrgang 1960. Leiterin 

der Internetredaktion bei Greenpeace e.V. in 

Deutschland.

068 Alltag 

nach warten schon verschiedene Projekte auf die Migration 

auf TYPO3. Beispielsweise sollen die Webseiten des Greenpeace-Einkaufsnetzes 

und des Jugendprojektes SolarGeneration 

im nächsten Jahr auf das TYPO3-System migriert 

werden. Ein weiteres wichtiges Projekt für das nächste Jahr 

ist der Auf- und Ausbau von Community-Seiten. 

Wo stehen wir heute? 

Derzeit arbeiten zehn Anwender und Anwenderinnen bei 

Greenpeace Deutschland mit dem CMS TYPO3. Sieben davon 

arbeiten in der IT oder Internet-Redaktion und nutzen 

das CMS täglich. Die restlichen Nutzer und Nutzerinnen 

sind in den Themen-Abteilungen für die Aktualität der 

jeweiligen Themen-Internetseiten zuständig. Sie nutzen das 

CMS derzeit noch weniger häufi g. 

Mit dem Launch der neuen Website steigen die Besucherzahlen 

stetig. Von durchschnittlich etwa 75.000 Besuchern 

(!) monatlich mit der „alten“ Website auf derzeit rund 

100.000 Besucher monatlich. Tendenz steigend. Diese Zahlen 

betreffen ausschließlich www.greenpeace.de. Nicht ent- 

halten sind die Besucherzahlen sämtlicher „Satelliten“-Seiten 

von Greenpeace Deutschland, wie www.einkaufsnetz.org 

oder auch die Website für Kinder und Jugendliche. Ebenso 

herausgerechnet sind die internen Zugriffe auf die Website 

zum Zwecke der Recherche oder Information. 

Abgeschlossen ist das Projekt noch nicht. Wir haben, wie 

schon angedeutet, noch viel vor mit unserem neuen CMS. 

Die ersten Erfahrungen, die wir mit TYPO3 gemacht haben, 

stimmen uns zuversichtlich, dass wir unsere Ideen und Vorstellungen 

hervorragend verwirklichen können. TYPO3 ist 

ein sehr umfangreiches Tool, aber es macht Spaß, damit zu 

arbeiten. 

Beate Steff ens 

Ausgebildete Juristin, Jahrgang 1960. Leiterin 

der Internetredaktion bei Greenpeace e.V. in 

Deutschland.

070 Alltag 

News Unternehmen 

Ceyonic baut internationales 

Partnergeschäft aus 

Ceyoniq hat auf der Fachmesse DMS Expo 

in Essen einen Partnervertrag mit Emax, 

einem der größten IT-Dienstleister Polens, 

unterzeichnet. Als Solution Provider und 

Value Added Reseller wird Emax künftig 

die Softwareprodukte von Ceyoniq in Polen 

vertreiben. Überdies plant Emax die 

Entwicklung eigener Lösungen auf Basis 

der Ceyoniq-Software für Enterprise Content 

Management, Dokumenten-Management 

und digitale Archivierung. 

$ Ceyoniq schüttelt zusehends die 

Altlasten aus der Vergangenheit ab und 

bekommt nun auch im Ausland wieder 

mehr Reputation. Der Schritt in Polen ist 

ein kleiner, aber vermutlich ein erster von 

kommenden interessanteren. 

Microsoft will Produktzyklen kürzen 

Microsoft-Chef Steve Ballmer will in Zukunft dafür Sorge tragen, dass 

die Zyklen neuer Produkte wieder kleiner werden. Die Entwicklung 

von Vista hat zu viel Zeit gekostet, deshalb muss in Zukunft der Prozess 

verkürzt werden. Ursprünglich sollte Windows Longhorn (Vista) bereits 

Ende 2004 auf den Markt kommen. Die Fertigstellung wurde zu einem 

Problem, und einige Features wurden erst jetzt fertig, deshalb musste man 

alles auf 2006 verschieben. 

$ Die üblichen Absichtserklärungen. Selbst Windows 95 und 98 kamen 

so spät heraus, als die entsprechenden Jahre fast vorbei waren. Das war 

mit ein Grund, warum man sich von der Jahreszahlenvergabe wieder 

löste – man gab sich ja selbst der Lächerlichkeit preis. 

EMC übernimmt die Captiva Software Corporation 

EMC kündigt die Übernahme von Captiva Software an, einem Anbieter 

von Input-Management-Lösungen. Das Unternehmen zahlt 22,25 

Dollar in bar pro Aktie beziehungsweise etwa 275 Millionen Dollar 

netto. Die Akquisition muss von Regulierungsbehörden sowie den Anteilseignern 

bestätigt werden und wird voraussichtlich Ende 2005 oder 

Anfang 2006 abgeschlossen sein. Die Übernahme ist eine Erweiterung 

der EMC Documentum Enterprise Content-Management-Plattform 

und stellt ein wichtiges Element in EMCs Lösungsportfolio für Unternehmensarchive 

dar. Das EMC Enterprise Archiving Framework wird 

Unternehmen künftig ein ganzheitliches Regelwerk für die Klassifi zierung, 

Aufbewahrung, Bereitstellung, Suche und Zugriff von Informationen 

jeglicher Art bereitstellen. Die Captiva Software wird wie alle 

herstellerübergreifenden Software-Komponenten weiterentwickelt. 

$ Das Eindringen von EMC in den ECM-Markt erfolgt mit einer 

beachtlichen Konsequenz. Nachdem bereits Firmen wie Legato, Documentum 

und Acartus in diesem Segment übernommen wurden , ist 

die Übernahme von Captiva Software eine logische Erweiterung. EMC 

dringt damit immer weiter nach vorne in dem Entstehungsprozess, 

wenn ein Dokument digitalisiert wird. EMC ist damit auf gutem Weg, 

sich eine vollständige ECM-Suite zusammenzustellen. Es wird interessant 

sein zu sehen, wie das die Kundschaft annimmt – vor allem, wenn 

die Suite extrem eng mit den EMC-Storage-Systemen verzahnt wird. 

Compliance-Spezialist Yaletown vervollständigt FileNet-Portfolio 

nachgefragt@c-mag.de 

11 Millionen US-Dollar ist dem amerikanischen EMC-Spezialsten FileNet die kanadische 

Yaletown Technology Group wert. Beide kennen sich bereits im Rahmen einer OEM-Partnerschaft. 

Mit der Akquisition will FileNet sein Records-Management-Produkt mit Yaletowns 

»Records Crawler« ergänzen. In Verbindung mit den FileNet-P8-Records-Manager- und E- 

Mail-Manager-Suiten könne der Records-Crawler mit hoher Geschwindigkeit Microsoft-File- 

Server durchsuchen, um von Anwendern erzeugte Dokumente zu prüfen. „In Unternehmen 

bleiben an die 80 Prozent der Inhalte von der Verwaltung und Kontrolle durch elektronische 

Records-Management-Systeme ausgeschlossen“, sagt Lee D. Roberts, CEO und Chairman bei 

FileNet. „Wir glauben, dass wir mit der Integration der Technologie der Yaletown Technology 

Group in die FileNet-P8-ECM-Plattform unsere Führungsposition auf diesem expandierenden 

Markt forcieren können.“ 

$ Man möchte es nicht glauben, aber selbst ein Marktschwergewicht wie FileNet hat noch 

Lücken in seinem Repository-Angebot. Jetzt ist eigentlich nur offen, wie die Kombination 

mit Workfl ow und Business-Process-Management funktioniert, um die Entstehungs-, Verarbeitungs- 

und Ablageprozesse vollständig und durchgängig kontrollieren zu können. 

Strategische Partnerschaft 

Das JPM-Format ermöglich im Gegensatz zu herkömmlichen 

Formaten wie JPG eine detailgetreue, nahezu verlustlose 

Darstellung auch größter Zeichnungen. Mit LuraDocument 

JPM lassen sich farbig gescannte Dokumente komprimieren, 

die sowohl bitonale Elemente wie Text oder technische Zeichnungen 

als auch Bilder enthalten. Die DMSFactory bietet jetzt 

eine entsprechende Schnittstelle für LuraDocument-JPM und 

hat den Luratech-Viewer in Tinca Enterprise integriert. Die 

neuen Partner können bereits auf ein erstes gemeinsames 

Projekt verweisen: Mit der integrierten Tinca/Luratech-Lösung 

werden bei den Stadtwerken Bad Kreuznach künftig 

großformatige gescannte Pläne in den Bereichen Plan-Archiv 

und Anlagenakten archiviert.

$ 

kommentiert von Engelbert Hörmannsdorfer, Börsen-Infodienst BetaFaktor, www.betafaktor.de 

Microsoft zahlt RealNetworks 761 Millionen US-Dollar 

Microsoft und der Streaming-Spezialist RealNetworks haben ihre 

Rechtsstreitigkeiten beigelegt. In einer Mitteilung aus Redmond heißt 

es, die beiden Unternehmen hätten drei Abkommen geschlossen: Microsoft 

zahlt RealNetworks 761 Millionen US-Dollar. Außerdem gehen die 

beiden eine Partnerschaft ein, um neue Spiele und Produkte rund um 

digitale Musik zu entwickeln und zu vermarkten. Microsoft leistet dem 

Konkurrenten über 18 Monate Support bei Produktentwicklung, -vertrieb 

und Marketing. Im Gegenzug werde Real MSN Search und Windows-Media-Technik 

für den Dienst Rhapsody to Go unterstützen. RealNetworks 

bekommt außerdem Zugang zu Windows-Media-Technik für die Weiterentwicklung 

der eigenen Media-Software. 

$ Die Einigung hätte Microsoft vor etlichen Jahren auch schon günstiger 

haben können. Aber da zierte man sich noch. Die vielen staatlichen 

Antitrust-Verfahren bewegen Microsoft jetzt anscheinend dazu, offene 

Baustellen zu schließen, um für die wirklich großen Klagen den Rücken 

freier zu haben. 

Luxus im Netz 

In Zukunft wird man in Europa Produkte des französischen Luxusmoden- 

Herstellers Louis Vuitton auch im Internet kaufen können. „Wir wissen, dass 

unsere Geschäftsfi lialen nicht immer günstig für unsere Kunden liegen. Wenn 

sie auf Korsika leben, haben sie dann aber über das Internet Zugriff auf unsere 

Kollektion“, sagte Louis-Vuitton-Geschäftsführer Serge Brunschwig in einem 

Interview mit der Financial Times Deutschland. 

Seagate übernimmt Mirra 

Der Festplattenhersteller Seagate übernimmt mit Mirra 

einen Spezialisten von Kopierschutzlösungen, der den Umgang 

mit geschützten Dateien im privaten und geschäftlichen 

Bereich vereinfachen soll. Mit der Übernahme wird Mirra ab 

sofort zu einer 100-prozentigen Tochter von Seagate. Zum 

Kaufpreis machte Seagate allerdings keine Angaben. Software 

und Dienste von Mirra sollen ein einfaches Backup, die Sychronisation 

von Datenbeständen und den Remote-Zugang 

zu gespeicherten Dateien erlauben. Dazu kombiniert Mirra 

eine PC-Software mit Web Services und einem „Always-On 

Network Appliance“ zu einer einheitlichen Lösung. So sollen 

sich die Datenbestände zwischen vernetzten Rechnern austauschen 

lassen. 

$ Storage & Security wird immer mehr zu einem Megatrend 

in der Speicherbranche. Nachdem Seagate kürzlich 

die Verschlüsselungs-Technologien der deutschen Utimaco 

Safeware AG lizenzierte, ist die Übernahme von Mirra keine 

Überraschung mehr. Seagate hat als Erster der Festplattenhersteller 

den Trend aufgegriffen und dürfte ihn demnächst 

weiter fortsetzen. 

Autonomy kauft Verity 

IBM und Red Hat kooperieren 

News Unternehmen 

Rund 500 Millionen Dollar lässt sich Autonomy 

den Kauf von Verity kosten. Die beiden wichtigsten 

Anbieter von Software für die Firmensuche werden 

zukünftig unter einem Dach vereint sein. Die Kunden 

sollen von der breiteren Produktpalette profi - 

tieren, die nun aus einer Hand angeboten wird. Die 

Produkte von Autonomy und Verity ergänzen sich, 

ohne sich zu überschneiden. Autonomys Stärke 

besteht in der kontiniuerlichen Überwachung von 

Datenströmen und der Lieferung dazu passender 

Informationen. 

$ Verity hat es nie richtig geschafft, sich als 

ECM-Anbieter zu positionieren. Während Autonomy 

sehr gut bei Behörden und staatlichen 

Institutionen drin ist (Geheimdienste, FBI etc.) 

ist Verity besser bei Firmenkunden aufgestellt. 

Vermutlich war es auch weniger die Technologie 

als der Kundenzugang, der Autonomy zum Kauf 

bewog. 

SOA-Zugang wird einfacher 

Die Software AG und der japanische Konzern Fujitsu 

wollen für Unternehmen, die an serviceorientierter Architektur 

(SOA) basteln, die notwendigen Integrationsschritte 

einfacher machen. Dafür steht jetzt mit CentraSite ein neues 

Produkt im Regal. Es soll die Integration einzelner Komponenten 

erleichtern. Wie Fujitsu mitteilt, handelt es sich dabei 

um ein offenes SOA-Repository der nächsten Generation, 

das die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsebene und IT 

dadurch erleichtern soll, dass die Metadaten aus diversen 

Integrationswerkzeugen zusammengefasst werden und so 

schneller zur Verfügung stehen. Dabei stellen Fujitsus Interstage 

Business Process Manager und die Produkte Enterprise 

Service Integrator sowie Enterprise Information Integrator 

der Software AG die Daten. 

Red Hat und IBM haben eine Initiative gestartet, um 

die Nutzung Linux-basierter Lösungen in aufstrebenden 

Märkten wie China, Indien, Russland und Korea ebenso zu 

fördern wie in etablierten Märkten. Die beiden Unternehmen 

wollen Software-Entwicklern rund um den Globus 

technische Ressourcen, Fachwissen und Implementierungsdienstleistungen 

zur Verfügung stellen. Somit sollen 

ihre neuen Applikationen schneller und kostengünstiger 

auf Hard- und Software von IBM sowie Red Hat Enterprise 

Linux portiert und zertifi ziert werden können. 

$ Ein geschickter Schachzug, denn diese Märkte sind 

enorm Linux-affi n. Bleibt zu hoffen, dass vor lauter 

Beackern von Riesenmärkten die Service-Qualität nicht 

hinterherhinkt. 

071

072 Alltag 

Berge von Papier schmelzen zu kleinen Silberscheiben. 

Langwierige Suchprozesse gehören der Vergangenheit 

an. Die SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH 

schafft den Umstieg von analog zu digital. Rechnungen, 

egal welchen Datums, sind damit zeitnah und unternehmensweit 

verfügbar. 

Rund 60.000 Rechnungen gehen jährlich bei der SWU 

Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH ein. Rechnungen, die 

übers Jahr gesehen mehrere Ordner und Regale füllen. 

Benötigte ein Mitarbeiter eine bestimmte Rechnung, so 

ließ es sich nur mühsam nachvollziehen, wo sich die Rechnung 

aktuell befand: in der Buchhaltung? Beim zuständigen 

Mitarbeiter? Beim Abteilungsleiter? Wo auch immer 

- nachdem sie abgezeichnet wurde, landete sie mit einem 

entsprechenden Bestätigungsvermerk in der Buchhaltung. 

Folge: Immer wieder wurden aktuelle Verbindlichkeiten erst 

nach der Verbuchung im SAP-System dokumentiert. Immer 

wieder kamen Mahnungen, zu denen die entsprechenden 

Rechnungen fehlten – erst gesucht werden mussten. Vor 

diesem Hintergrund erhielt die automatisierte Rechnungsverarbeitung 

in das SAP-System bei den SWU strategische 

Bedeutung und eine hohe Priorität. 

The winner is ReadSoft 

Digitaler Aktenschrank in der Schublade 

Antrieb für die 

Rechnungsverarbeitung 

Die Lösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices wurde 

mit drei anderen Softwareprogrammen in die engere Wahl 

gezogen. Das Projektteam der SWU betrachtete dabei nicht 

nur die Lösungen selbst, sondern erkundigte sich auch bei 

bekannten Referenzkunden nach Erfahrungswerten. Das 

Gesamtbild setzte sich mosaikhaft zusammen: AND THE 

WINNER IS... 

Die bei der SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH eingesetzte 

Lösung integriert zu ReadSoft DOCUMENTS for Invoices 

noch die SAP-Add-ons Ebydos Invoice Cockpit und 

Ebydos Web Cycle. Zusammen überzeugt die Software – besonders 

mit dem enorm an die SAP-Umgebung angepassten 

Komfort in der Sachbearbeitung. Es waren die in SAP nahtlos 

eingebundenen Prüfszenarien, die den Ausschlag gaben. 

Implementierungsphase 

Die Software wurde im November 2004 installiert, wird 

aber erst seit Juni 2005 im Praxisbetrieb eingesetzt: „Wir 

hatten keinen Zeitdruck“, erklärt Projektleiter Oliver Huttenlauch 

die lange Implementierungsphase. „In der Zwischenzeit 

arbeiteten wir am Workflow und schulten knapp 

200 Mitarbeiter auf dem neuen System.“ Noch wesentlicher 

waren die vielen organisatorischen Veränderungen. Ein wesentlicher 

Aspekt dabei war die Umstellung von der „späten 

Archivierung“ auf eine „frühe Archivierung“. Das zog nach 

sich, dass die Belege nicht erst wie früher gescannt und in 

einem elektronischen Archiv von Ceyoniq geprüft abgelegt 

wurden, sondern bereits sofort nach Rechnungseingang. 

neue Software, neue Abläufe 

Die neuen internen Abläufe stellen sicher, dass die Buchhaltung 

einen Überblick aller ausstehenden Rechnungen 

gibt, was zugleich die Grundlage für die neu eingesetzte 

Software ist. Neu im Prozess der Rechnungsverarbeitung 

ist die Aufgabenverschiebung vom Einkauf zur Buchhaltung. 

Das heißt, dass von den Buchhaltern zu den Rechnungen 

gehörige Unterlagen, Aufträge und Lieferscheine 

zusammengefügt werden. Weiterhin mussten die anderen 

Abteilungen auf den neuen Prozess vorbereitet werden. In 

der Poststelle werden die Rechnungen zunächst aussortiert 

und direkt an die Buchhaltung weitergeleitet. Es wird darauf 

geachtet, dass der Eingangsstempel nur im unteren Bereich 

einer Rechnung oder auf deren Rückseite angebracht wird, 

um die Erkennungsergebnisse nicht zu beeinträchtigen.

ReadSoft GmbH, Patrick Spengler, patrick.spengler@readsoft.de • SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH, Oliver Huttenlauch 

Ferner wurden die Kollegen aus der Poststelle angewiesen, 

auf Rechnungen keine weiteren Vermerke anzubringen. 

Gescannt werden die Dokumente wie bisher zentral in der 

Buchhaltung mit einem leistungsfähigen Scanner. Erstaunlich 

ist, dass „die notwendige Umorganisation in der Holding 

länger gedauert hat als die Softwareeinführung selbst“, 

kommentiert Oliver Huttenlauch. Seit Juni 2005 wird der 

Großteil der Rechnungen elektronisch verarbeitet. Im Fokus 

stehen Energiebezugsrechnungen, die aufgrund ihrer hohen 

Rechnungsbeträge kritisch sind. 

hohe Erkennungsrate 

Für eine möglichst hohe Erkennungsquote der Dokumente 

wurden im Projekt Profile für die Hauptlieferanten angelegt. 

Dadurch passieren nahezu alle Dokumente nahtlos das 

System. Aus den Rechnungen werden wesentliche Daten 

automatisiert extrahiert wie Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, 

Rechnungsnummer, Beträge, Bestellnummer und 

natürlich der Lieferant. Aktuell wird noch durch manuelles 

Vorsortieren herausgefiltert, an welche der neun Firmen 

innerhalb der Holding die Rechnung gestellt wird. Dies soll 

aber ebenfalls bald automatisiert werden. 

Für eine Übersicht über den Status jeder Rechnung 

kommt das Ebydos Invoice Cockpit zum Einsatz, welches in 

der bekannten SAP-Oberfläche bedient wird und höchsten 

Anwenderkomfort bietet. Die Prüf- und Freigabevorgänge 

werden mit dem Ebydos Web Cycle gesteuert. Rund 200 

Mitarbeiter können in diesen Prozess mit eingebunden werden. 

Dieser Workflow wurde im Verlauf des Projekts an die 

individuellen Anforderungen der Stadtwerke angepasst. 

von den Anwendern akzeptiert 

Die Arbeit mit dem Gesamtsystem gestaltet sich einfach 

und erfreut sich hoher Akzeptanz unter den Anwendern. 

Hierfür hatte im Vorfeld auch ein professionelles Projektmanagement 

gesorgt. So bestand das Projektteam aus fünf 

Stadtwerke-Mitarbeitern. Neben Oliver Huttenlauch waren 

noch Kollegen aus Rechnungsprüfung, Einkauf, Betriebsrat 

und Controlling im Team vertreten. Die Mitarbeiter aus der 

Buchhaltung, aber auch aus den anderen betroffenen Abteilungen 

wurden frühzeitig eingebunden. So wurde das System 

auch intern vorgeführt, um Verständnis für die neuen 

Prozesse zu wecken. Allein in der Buchhaltung arbeiten vier 

Vollzeit- und drei Teilzeitkräfte mit der Invoices-Lösung. 

„Wir erhalten hier sehr positive Resonanz“, sagt Oliver Huttenlauch. 

„Das Komplettsystem ist sehr transparent und der 

Suchaufwand hat sich auf nahezu null reduziert. Da wir die 

Anbieter von Posteingangslösungen: 

d.velop AG www.d-velop.de 

Deutsche Post Direkt GmbH www.postdirekt.com 

daa Systemhaus AG www.daa.de 

FileNet GmbH www.filenet.de 

Océ Document Technologies GmbH www.odt.oce..com 

Open Text AG www.opentext.de 

Optimal Systems GmbH www.optimal-systems.de 

ReadSoft GmbH www.readsoft.com 

SER Solutions Deutschland GmbH www.ser.de 

Informationen zum Thema: 

VOI e.V. www.voi.de 

Bundesverwaltungsamt www.bva.bund.de 

Mitarbeiter vor Produktivstart für den Web Cycle geschult 

hatten, hat die Lösung eine sehr hohe Akzeptanz.“ Die Informatik-Abteilung 

dagegen hat von Zeit zu Zeit Einsätze an 

den PC-Arbeitsplätzen, da hier der Viewer die eingescannten 

Rechnungen im TIFF-Format öffnen muss. Wenn dies an 

einzelnen PCs nicht funktioniert, muss nachinstalliert werden. 

Insgesamt beurteilt der Projektleiter die Zusammenarbeit 

mit ReadSoft und Ebydos sehr positiv. Insbesondere 

die Abstimmung zwischen den beiden Herstellern hat gut 

funktioniert. „Man merkt, dass die Lösungen aufeinander 

abgestimmt sind. Wir würden uns auch aus heutiger Sicht 

noch mal für dieses System entscheiden. Speziell der SAP- 

Workflow überzeugt in der täglichen Arbeit“, betont Oliver 

Huttenlauch. Schon heute profitiert der Energiedienstleister 

von beschleunigten Prozessen und damit verbunden auch 

von einer optimalen Ausnutzung der Skonti. 

Ausblick 

zum Thema 

In Kürze soll das bisherige produktive System noch erweitert 

werden. Baurechnungen beispielsweise werden dann 

ebenfalls in den automatisierten Prozess integriert. Auch 

Netznutzungsrechnungen sollen eingebunden werden. Dies 

bedeutet einen großen Schritt für die Stadtwerke, handelt es 

sich hierbei doch um weitere 100.000 Rechnungen jährlich, 

die völlig anders ausgelesen werden müssen als die „normalen 

Belege“. Geplant ist, die Daten früh mit dem SAP-System 

abzugleichen. Nicht zuletzt haben die Stadtwerke ein hohes 

Ziel: In Kürze sollen Rechnungen auch völlig automatisiert 

das System durchlaufen, so dass die Rechnungssummen 

maschinell gezahlt werden. Die Weichen hierfür sind bereits 

gestellt. 

Leoni Walter 

073

074 Alltag 

Gebührenpflichtige Online-Angebote im Mikropayment-Bereich 

setzen sich am Markt durch. Sie 

ermöglichen Anbietern von geringwertigen Produkten 

neue Einnahmequellen und Absatzwege. Doch trotz der 

größer werdenden Nutzerkreise legt sich die Skepsis nur 

langsam – nicht zuletzt wegen der massiven 0190-Nummern-Abzocke 

der vergangenen Jahre. Im Fahrwasser 

neuer Abrechnungsmodelle scheinen die Akzeptanzhürden 

allerdings niedriger zu werden. Doch gerade wegen 

der schlechten Erfahrungen vieler Nutzer, bleibt die 

Wahl eines geeigneten Zahlungssystems für den Erfolg 

des Unternehmens von zentraler Bedeutung. Welche 

Lösung aber eignet sich für Anbieter von digitalen Inhalten 

im Internet, um mit Kleinstbeträgen Umsätze zu 

generieren? 

Lösungssuche 

Online-Bezahlsysteme im Verlagswesen 

Gemeinsam wachsen 

und stark sein 

Die yellowworld AG führt und betreibt Fulfillment-Prozesse 

in der Leistungsverrechnung und der Informationslogistik 

für die Schweizerische Post. Stefan Altorfer, Leiter 

der Abteilung Billing von der yellowworld AG, erinnert 

sich: “Anfang 2004 waren wir auf der Suche nach einem 

geeigneten elektronischen Bezahlsystem, das so genannte 

Micropay-ments abwickeln kann, um die klassischen elektronischen 

Zahlungsverfahren der Schweizerischen Post 

zu ergänzen. Damit sollte eine wichtige Angebotslücke 

zur Abrechnung digitaler Inhalte mit ihren Endkunden 

geschlossen werden. Wir haben den Markt sondiert. Bereits 

bei den ersten Gesprächen mit Wire Card überzeugte uns 

die Flexibilität von CLICK2PAY.“ So fiel die Entscheidung 

nicht schwer. Ausschlaggebend waren zum einen die Leistungsmerkmale. 

Die am Markt konkurrierenden Produkte 

sind nicht minder gut. Allerdings konnte die yellowworld 

AG ein hohes Maß an Professionalität und Erfahrungen im 

Umgang mit dem System CLICK2PAY für sich verbuchen. 

Der zügigen Projektumsetzung stand nun nichts mehr 

im Wege. Zeitgleich mit dem internationalen Launch von 

CLICK2PAY sondierten die Unternehmen, wie die Integration 

am besten vorgenommen werden könnte. Die Herausforderung 

bestand darin, CLICK2PAY für den Schweizer 

Binnenmarkt anzupassen. 

die Schritte der Umsetzung 

yellowworld sicherte sich die Vertriebslizenz für 

CLICK2PAY in der Schweiz. CLICK2PAY wurde darauf im 

„Look&Feel“ der yellowworld AG gestaltet und erhielt den 

Namen „CLICK 2PAY by yellowworld“ – einfach mit der 

Post. Im Sommer 2004 kündigte yellowworld den Launch 

des Produktes für Oktober an. Dr. Markus Braun, Vorstand 

der Wire Card AG, betont: “Mit unserer jahrelangen, internationalen 

Erfahrung achteten wir bei der Entwicklung 

von CLICK2PAY besonders darauf, dass wir im Gegensatz 

zu Mitbewerbern ein international einsatzfähiges Zahlungssystem 

lancieren.“ Im nächsten Schritt setzten beide 

Unternehmen die technische Adaption von „CLICK2PAY 

by yellowworld“ für den Schweizer Markt um. CLICK2PAY 

ist in die Finanzplattform der Wire Card AG integriert. Die 

technische Anbindung an die Systeme der Schweizerischen 

Post stellte kein Problem dar. Die klassischen Wire-Card- 

Zahlungssysteme lassen sich in jede vorhandene Infrastruktur 

integrieren. Im letzten Schritt wurde die Lösung den 

schweizerischen Zahlungsarten angepasst. Aktuell stehen 

Kreditkarten (Visa und MasterCard) sowie die Direktbelastung 

des Postkontos (Debit Direct) als Zahlungslösungen 

zur Verfügung. 

Parallel dazu begann yellowworld bereits die Vermarktung 

des neuen Produktes. Zu den ersten Kunden gehörte beispielsweise 

die one2joy.com Musikdownload-Plattform.

Ringier Verlag, info@ringier.ch • yellowworld AG, Stefan Altdorfer, altdorfers@yellowworld.ch 

Während der ersten Phase der Marktbearbeitung wurden 

die verschiedensten Anbieter, welche in die Zielgruppe passten, 

kontaktiert. Dabei zeigte sich, dass viele Plattformen 

auf der Suche nach einer geeigneten Zahlungslösung waren, 

sich aber nicht zuletzt wegen der schlechten Erfahrungen 

zurückhaltend und skeptisch einem neuen Produkt gegenüber 

verhielten. Nach und nach überzeugte die yellowworld 

schrittweise immer mehr Schweizer Anbieter, das Produkt 

zu integrieren. Zu den ersten Kunden zählten: der bekannte 

Online-Vergleichsdienst Comparis, der Anbieter automobiler 

Marktdaten Eurotax Glass’s, das bekannte Verlagshaus 

Jean Frey sowie die Datingplattform www.singels.ch. 

neue Form des Abonnements 

Im Juli 2005 gewann die yellowworld AG den renommierten 

Ringier Verlag für eine neue Form der Abonnement- 

Bestellung. Das innovative „Instant Abo“ macht es möglich, 

Ringier-Produkte jederzeit via Internet zu abonnieren. Damit 

beabsichtigt das bekannteste Verlagshaus der Schweiz, 

eine neue onlineorientierte Leserschaft zu gewinnen. Die 

Besonderheit ist die Flexibilität. Ergänzend zur Bestellung 

ist das Abo jederzeit online kündbar. Die flexible Laufzeit 

und Bezahlung des „Instant Abos“ ist nicht zuletzt dank der 

Nutzung der Zahlungslösung „CLICK2PAY by yellowworld“ 

möglich. Das Produkt erlaubt die einfache und sichere 

Bezahlung von digitalen Inhalten, Services und Produkten 

selbst bei Kleinstbeträgen, ohne dass jedes Mal sensible Zahlungsverbindungsdaten 

eingegeben werden müssen. „Im 

Bereich innovativer Abonnement-Lösungen scheinen die 

Schweizer Verlage mutiger als deutsche Medien zu sein“, sagt 

Stefan Altorfer. Dem neuen Abomodell wurde innerhalb der 

Medienbranche hohe Aufmerksamkeit zuteil. In der Beta- 

Phase wurde es gegenüber der Leserschaft eher verhalten 

kommuniziert - und dementsprechend genutzt. „Mit dem 

Instant Abo wurde ein Grundstein für innovative Aboformen 

in der Medienbranche gelegt“, so Altorfer. 

Fazit 

Aufgrund der internationalen Nutzung von CLICK2PAY 

erhalten Anbieter in der Schweiz mit dem Einsatz von 

„CLICK2PAY by yellowworld“ automatisch Zugang zu einer 

Vielzahl von potenziellen Endkunden im In- und Ausland. 

Das Debitorenrisiko für die Anbieter wird mithilfe der integrierten 

Adressprüfung von Endkunden sowie den zusätzlichen 

Riskmanagement-Prozessen reduziert. Nicht zuletzt 

können sich diese von der aufwändigen Abrechnung von 

Kleinstbeträgen entlasten, neue Geschäftsfelder erschließen 

und bleiben dank CLICK2PAY jederzeit über bezogene und 

Micropayment – Kleinstbetrag 

Der Begriff „Micropayment“ bezeichnet die Bezahlung geringer 

Summen von Produkten wie Klingeltönen, einzelnen Musikstücken, 

einzelnen Artikeln aus Zeitschriften und Zeitungen uvm. Nach herrschender 

Meinung fallen hierunter Produkte zwischen 0,01 und 

5,00 Euro. Darüber hinausgehende Summen werden entsprechend 

als Macropayments bezeichnet. Diese Grenze wird weder in der 

Praxis noch in der Theorie einheitlich verwendet. Zusätzlich kommt 

es durch neue Begriffsschöpfungen wie Picopayment zu Überlagerungen. 

Mit Picopayment wird der untere Micropayment-Bereich 

noch einmal unterteilt. Es handelt sich dabei um die Bezahlungen 

von Cent-Beträgen oder gar von Bruchteilen eines Cents. Die obere 

Grenze zu Micropayments ist fließend. Während Picopayments 

im traditionellen Handel praktisch nicht vorkommen, sind sie im 

Zusammenhang mit digitalen Gütern oder Dienstleistungen sehr 

wohl denkbar, etwa für die Inanspruchnahme einer spezialisierten 

Datenbank oder dem Abruf einer News. Bislang ist die praktische 

Relevanz jedoch gering. 

InterLake GmbH www.interlake.net 

montax payment service GmbH www.billiteasy.com 

Firstgate Internet AG www.firstgate.com 

Web.de AG www1.webcent.web.de 

PayPal Ltd. www.paypal.com 

Deutsche Telekom AG www.micromoney.de 

infin-Micropayment GmbH & Co. KG www.infin-online.de 

zum Thema 

bezahlte Leistungen informiert. Endkunden können nach 

der Registrierung sofort auf digitale Angebote verschiedenster 

Anbieter aus dem In- und Ausland zugreifen. 

„CLICK2PAY by yellowworld“ bietet ihnen eine Auswahl an 

gängigen Zahlungsarten, darunter die Bezahlung via Postkonto. 

Derzeit wird die Erweiterung der Zahlungsarten um 

die Funktion „Prepaid“ sowie Schweizer LSV (Lastschrift) 

geprüft. 

Ein wesentlicher Vorteil für den Internet-Anbieter besteht 

im Zugriff auf die Verwaltung der Kundendaten, dem Produktmanagement 

sowie der integrierten Risikomanagement-Module. 

Damit wird ein Zahlungsausfall minimiert. 

Da die Transaktionskosten für Micropayments in Relation 

zu den geringen Einzelbeträgen für den Händler zu hoch 

sind, bietet CLICK2PAY die Aggregation von Kleinstbeträgen 

bis Ultimo oder bis ein bestimmter Betrag erreicht ist. 

Die Zahlungslösung unterstützt elf Sprachen sowohl auf der 

Website als auch im 24/7 Helpdesk. Zudem ist eine Vielzahl 

nationaler und internationaler Zahlungsverfahren in das 

System integriert: chinesische CLICK2PAY-Anwender können 

allein mit 21 verschiedenen regionalen Debit-Karten, 

die der deutschen Lastschrift entsprechen, bezahlen. 

Iris Stoeckl 

075

076 Alltag 

News Veranstaltungen 

21.-23.03.06 Microsoft Office System Developer Conference 

Microsoft Office System Developer Conference 2006 is the best opportunity 

for your important customers and partners to meet and network with Microsoft 

Office System product development teams, fellow professional developers 

& architects, and partners from around the globe. At this three-day global 

forum, members of the product development and management teams will 

brief attendees on the latest innovations in the Microsoft Office “12” wave of 

programs and servers and will share techniques for building powerful, enterprise-ready 

solutions with these technologies. 

www.microsoft.com 

12/13.12.2005 Basis-Seminar DMS in Zürich 

Das Basis-Seminar liefert einen fundierten Überblick 

über den Markt der Dokumenten-Management-Systeme. 

Ziel des Seminars ist es, eine Hilfestellung bei Einsatz, 

Auswahl, Konzeption sowie Projektabwicklung von DMS 

im Unternehmen zu geben. Darüber hinaus wird auch 

auf die Abgrenzung zu verwandten Themen wie z. B. 

Content Management, Knowledge Management, Portale 

usw. eingegangen. Die DMS-Akademie vermittelt im 

Basis-Seminar ECM eine breite und solide Wissensbasis 

anhand praktischer Erfahrungen aus einer Vielzahl erfolgreich 

abgewickelter DMS-Projekte. 

Die Veranstaltung richtet sich an Führungskräfte und 

verantwortliche Mitarbeiter aus den Bereichen Archiv- 

und Dokumenten-Management, DV-Organisation, 

Unternehmensplanung und -entwicklung, SAP-Projektmanager 

Archivierung & DMS, Controlling und Rechnungswesen, 

Produktion, Vertrieb und Personalwesen 

sowie an Organisations- und Unternehmensberater und 

Anbieter von Archivierungs-Dienstleistungen. 

www.dms-akademie.com 

06.03.-07.03. Dokumenten-Management mit PDF 

Mit der Spezifikation von PDF als offene Technologie und 

der weiten Verbreitung des Anzeigeprogrammes Acrobat Reader 

hat sich die PDF-Technologie als weltweiter Austauschstandard 

etabliert. Die heutigen Möglichkeiten und Einsatzgebiete gehen 

über das einfache Erstellen von PDF über Adobe Acrobat weit hinaus. 

Zahlreiche weitere Anwendungen unterstützen und generieren 

dieses Format. Die dynamische Generierung von PDF aus 

XML- oder Datenbankdaten oder der Einsatz von PDF zur Dokumentenarchivierung 

sind hierüber problemlos möglich. Das 

Seminar stellt gängige Produkte und Technologien zu diesem 

Themenbereich vor. Die Teilnehmer sind nach dem Seminar in 

der Lage, PDF als Standard im Unternehmen sinnvoll einzusetzen 

und kennen die erforderlichen Technologien und Produkte. 

www.unilog-integrata.de 

veranstaltungen@c-mag.de 

10.12.05 Business-Seminar Kalkutta 

$ 

Am 10. Dezember 2005 veranstaltet die 

Regierung von West Bengalen in Kalkutta ein 

Business-Seminar zu Investitionsmöglichkeiten 

in West Bengalen. Die unter der Leitung 

des Industrie- und Handelsministers von West 

Bengalen stattfindende Veranstaltung richtet 

sich an führende Vertreter ausländischer Unternehmen, 

die Wirtschaftspresse und an Diplomaten. 

Eröffnet wird das Seminar durch den 

Ministerpräsidenten von West Bengalen. Weitere 

Informationen zu Anmeldung, Programm 

und Unterkünften: L@kalk.diplo.de oder Tel.: 

+9133/24791141. Das Generalkonsulat und die 

Handelskammer in Kalkutta sind gern bereit, 

konkrete Programmwünsche deutscher Teilnehmer 

an die Veranstalter heranzutragen und 

bei der Vermittlung von Kontakten behilflich 

zu sein. Das eintägige Business-Seminar steht 

in zeitlichem Zusammenhang mit der nationalen 

IT-Messe INFOCOMM 2005, welche vom 

7. bis 11. Dezember in Kalkutta stattfindet. 

Die INFOCOMM wird von NASSCOM, der 

Dachorganisation der indischen IT-Industrie 

gemeinsam mit dem indischen Wirtschaftsmagazin 

BUSINESSWORLD ausgerichtet. 

www.indiainfocom.com 

31.01.06 Cross Media in der Praxis 

Cross Media Publishing (CMP) und Content 

Management entwickeln sich nicht nur 

für Verlage zu einem Zukunftsfaktor. Die 

Aufbereitung und Vermarktung von Inhalten 

wird zukünftig einen wesentlichen Teil - auch 

Ihres Kerngeschäftes sein. Untergliedert in 

Schwerpunkten wie (1) CMP ind der Praxis 

an Beispiel von Case Studies, (2) Paid Content, 

Inhalte online verkaufen, (3) crossmediale 

Werbemittelproduktion und (4) Printing-on- 

Demand stellt das Seminar Modelle vor, wie 

sich Verlage mittels modernen und effektiven 

Content-Managements zukunftssicher positionieren. 

www.hspartner.de

05.12.05 Grundlagen Single-Source-Publishing 

Die Informationsmenge wächst und wächst. Oft haben wir 

das Gefühl, in der Informationsfl ut unterzugehen. Weder 

Produzenten noch Nutzer haben diese Datenmengen im 

Griff. Wir suchen daher nach Mitteln und Wegen, die Informationsfülle 

auf ein übersichtliches Maß zu begrenzen. 

Single-Source-Publishing ist eine Strategie, die dabei Erfolg 

verspricht. Single-Source-Publishing hat viele Aspekte: Aus 

ein und derselben Quelle werden verschiedene Dokumentationsprodukte 

generiert. Eine Information wird einmal zentral 

gespeichert und dann mehrfach verwendet. Außerdem 

lässt Single-Source-Publishing auf eine Reduktion der Tools 

und eine gute Einbindung in die bestehende IT-Landschaft 

hoffen. Wie zeigen sich diese Aspekte in den heutigen Lösungen, 

und wie sehen zukünftige Lösungsansätze aus? Welche 

Werkzeuge stehen für Single-Source-Publishing zur Verfügung? 

Diesen und anderen Fragen wollen wir nachgehen. 

www.comet-comm.de 

06.-07.12.05 (München) und 30.-31.01.06 

(Frankfurt a. M.) Wissen strukturiert übergeben 

Dieses Seminar ist interessant für Leiter und Mitarbeiter 

der Bereiche Personal, Personalentwicklung, Weiterbildung, 

Informationsmanagement, Organisation, Organisationsentwicklung, 

Wissens- und Knowledge-Management. Außerdem 

wenden wir uns branchenübergreifend an Führungskräfte 

mit Personalverantwortung, die mögliche Personalwechsel 

optimal durchführen wollen. 

09.-15.03.06 CeBIT 

In Hannover wird auch 

2006 im Bereich „Business 

Processes“ die Gesamtheit 

an Lösungen und 

Services für den Aufbau 

und die Optimierung digitaler 

Geschäftsprozesse 

einen hohen Stellenwert 

einnehmen. In insgesamt 

7 Hallen werden dabei 

sämtliche Prozesse der 

Wertschöpfungskette eines 

Unternehmens in einem 

praxisnah strukturierten 

Kontext dargestellt. 

www.management-circle.de 

www.cebit.de 

News Veranstaltungen 

077 

12.-13.12.05 Elektronisches Dokumenten-Management 

Die vor allem für ihre praxisorientierten und umfassenden Informationen 

bekannte Veranstaltung rund um Dokumenten-Management 

und Enterprise Content Management (ECM) vermittelt Teilnehmern 

profundes Know-how in einer intensiven 2-Tage-Veranstaltung. Die 

Referate der projekterfahrenen Senior-Berater klären über Schlagwörter, 

Lösungsstrategien, Produkte und Technologien des diversifi zierten 

Marktes für DMS/ECM-Systeme auf. Im Vordergrund steht dabei, 

neben der Schaffung von Wissensgrundlagen, die Beantwortung von 

Fragen aus typischen Projektsituationen. Ob es um die Dokumentenerfassung, 

die Archivierung von Druckdaten oder E-Mails, elektronische 

Formulare, Postkorb- und Workfl ow-Lösungen, die Integration in SAP 

oder Migrationsfragen bei Altsystemen geht – die Intensivseminare mit 

täglich neun Vorträgen und umfangreichen Checklisten und Werkzeugen 

decken Grundlagen, aktuelle Themen und zahlreiche Projektanforderungen 

ab. Zielgruppe sind Unternehmen jeder Größenordnung und 

über aller Branchen. 

www.zoeller.de 

30.01.-01.02.06 Strategisches IT-Management 

Innovation, Organisation, Transformation – diese drei 

Schlagworte kennzeichnen die Tätigkeit des CIOs in naher 

Zukunft. Statt Technik-Beherrschung und Einführung neuer 

Produkte geht es jetzt um die Flexibilisierung der IT und die 

Harmonisierung der Prozesse. Wieder steigende IT-Budgets 

bestätigen den allgemeinen positiven Markttrend und 

eröffnen neue Wege in der Umsetzung der strategischen 

Ziele. Dem CIO kommt dabei eine zentrale Rolle zu. Diese 

Handelsblatt-Tagung ist die richtige Plattform, genau diese 

strategischen Themen zu diskutieren. Wichtig für alle IT- 

Verantwortlichen: Der Erfahrungsaustausch steht immer im 

Vordergrund. Die Vortragsthemen decken dabei die Bandbreite 

der künftigen Aufgaben ab und bilden eine exzellente 

Grundlage für Diskussionen und weiterführende Gespräche. 

$ 

domains.euroforum.com/it-kompakt 

Schicken Sie uns Ihre Veranstaltungstermine!

078 Alltag 

nachgefragt 

Zu Gast bei der Stadt München 

Wir fassen kurz zusammen: Die Stadt München beschließt 

2003, auf Server- und Arbeitsplatzlizenzen von Microsoft 

zu verzichten und innerhalb der öffentlichen Verwaltung 

komplett auf Open-Source-Lösungen umzusatteln. Vorausgegangen 

war die Ankündigung von Microsoft, Support 

und Wartung für das Betriebssystem Windows NT 4 einzustellen. 

Die Meldung rief zum Handeln auf. Die unter Druck 

gesetzten Anwender entscheiden sich. Denn plötzlich hieß 

es, dass neue Software und Software-Updates für das eingesetzte 

Betriebssystem nicht mehr verfügbar sein würden. 

Ebenso würden neue Hardware/Schnittstellen (etwa USB) 

nicht weiter unterstützt. Die Umstellung von Windows NT 

4.0 auf dessen Nachfolger oder eine andere Plattform war 

nicht sofort, aber auf Zeit gesehen zwingend erforderlich. 

Die Kosten der mehrere Jahre dauernden Umstellung wurden 

in München einschließlich Personal- und Schulungskosten 

auf knapp 35 Millionen Euro taxiert. Das wollte 

Microsoft nicht auf sich sitzen lassen. Und setzte der Kalkulation 

ein attraktives Angebot entgegen, besserte nach – und 

hatte trotzdem das Nachsehen. Grünen-Stadtrat Jens Mühlhaus 

dazu: „Wir sind hier doch nicht auf einem Basar.“ Die 

Brüsseler Gesetzgebung und die Diskussion über Softwarepatente 

legte die Entscheidung dann doch noch auf Eis. Es 

kam zu einem vorübergehenden Stopp des LiMux-Projektes 

der Stadt München. Nicht der Pause zum Trotz, sondern 

auf Basis der zukunftsweisenden Grundsatzentscheidung. 

Die Stadt München hält an LiMux fest und implementiert 

voraussichtlich bis 2007 stadtweit die benutzerfreundliche 

Open-Source-Teechnologie 

Schnitt 

Vorausschauend verlangte der Münchner Stadtrat bereits 

im Herbst 2001 von der Verwaltung, dass für die notwendige 

IT-Migration verschiedene Alternativen zur Verfügung 

stehen. Der Gewinner der europaweiten Ausschreibung war 

die Firma Unilog. Unilog erstellte eine Client-Studie, in der 

Kunde ... Stadt München 

Agentur ... Softcon 

Lizenz ... Linux, Mozilla, Open Office 

Projektdauer ... ca. 2 Jahre/bis 2007 

. 

Anzahl Anwender ... ca. 14.000 Arbeitsplätze 

Kontakt ... www.softcon.de 

fünf unterschiedliche Szenarien untersucht wurden, die auf 

technische Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit sowie qualitativstrategische 

Auswirkungen hin bewertet wurden. Es kam zu 

einen Gleichstand zweier Alternativen: einer Herstellerabhängigen 

und einer Hersteller-unabhängigen Variante. Der 

Beschluss 2003 bestand aus zwei Teilen: 

(1) Auf den 14.000 Arbeitsplatzrechnern werde künftig 

weitgehend freie Software eingesetzt. Ausnahmen, 

beispielsweise innerhalb der Grafik, wo weiterhin auf 

Photoshop gesetzt werde, bleiben. 

(2) Außerdem bleibt es bei dem strategischen Grundsatz, 

dass neue Client-Server-Anwendungen nur noch als 

Webanwendungen entwickelt und ausgeschrieben 

werden. 

Oberbürgermeister Ude: „Mit diesem richtungsweisenden 

Grundsatzbeschluss sichert sich München nicht nur als 

erste deutsche Großstadt eine größere Herstellerunabhängigkeit 

ihrer IT-Infrastruktur, sondern setzt auch ein klares 

Zeichen für mehr Wettbewerb im Software-Markt.“ „Der 

Umstieg von Microsoft auf Open Office ist freiwillig“, so 

Peter Hofmann, Projektleiter der Stadt München. 

Erste Ergebnisse 

nachgefragt@c-mag.de 

Im ersten Schritt wurde auf etwa 8.000 der 14.000 Arbeitsplätze 

die aktuelle Version 1.0.7 des Mozilla-Browsers 

installiert. Zum Test gehen wir mit beiden Browsern auf 

die Site www.zdf.de. Die Startseite des Zweiten Deutschen 

Fernsehens benötigt bei Mozilla etwa 2-3 Sekunden. Dem 

Internet Explorer reicht nicht einmal die doppelte Zeit. Erst 

nach 8 Sekunden ist die Seite vollständig aufgebaut. Nicht 

nur bei Geschwindigkeit, sondern auch im Layout fühlen 

wir uns bei Mozilla wohler. Irgendwie aufgeräumter. Auf das 

Wesentliche reduziert. Unübersichtlich für den einen, für 

den anderen aber geordnet wird es, wenn User die Tabbrowsing-Funktion 

nutzen. Im Browser selbst duplizieren sich 

einzelne gut beschriftete Fenster. Dazu glänzt der Browser 

mit einer Popup-Blocker-Funktion. Fazit: „gebrauchstauglicher“. 

Parallel arbeitet die IT-Abteilung der Stadt daran, alle 

Macros und Vorlagen umzustellen. Zu Testzwecken wurde 

auf etwa 50 Arbeitsplätzen die Version 2 von Open Office 

installiert. Damit arbeiten erst einmal nur EDV-Mitarbeiter, 

also geübte Anwender. Wie kommen die weniger EDV-affinen 

Mitarbeiter der Stadt München mit den neuen Systemen 

zurecht? Lassen sich Anwendungen wie das Microsoft 

Office-Paket bedienen? c//mag bleibt dran und beobachtet, 

wie auch Mannheim durch eine „sanfte“ Linux-Migration 

„fit für die Zukunft werden will“.

Informationslogistik, die fi ltert 

und liefert 

„Mist, sämtliche Unterlagen zu Hause auf dem Küchentisch 

liegen gelassen“, denke ich mir an einem Samstagmorgen 

im Auto, auf dem Weg von Dortmund nach Heidelberg. 

Routenplaner, Reiseführer, Hotelliste und ÖPNV-Fahrplan: 

Alles hatte ich sorgfältig rausgesucht. Jetzt muss ich improvisieren. 

Auf der Weiterfahrt denke ich an die letzte Woche 

im Büro und an ein ganz anderes Problem: Wie oft habe 

ich mich wieder über unnötige E-Mails, Massenmailings 

und Newsletter geärgert, die für mich völlig irrelevant sind, 

aber trotzdem in meinem Postfach landen? Wie oft habe ich 

gedacht, dass es doch möglich sein muss, diesen „Informationsmüll“, 

dessen Filterung mich Arbeitszeit kostet, auszublenden. 

„Info-Schnäppchen“ so selten wie am Wühltisch 

Jeder von uns kennt solche Situationen: Wo auch immer 

wir sind, werden wir von unbrauchbaren Informationen 

eingeholt, oder uns fehlen genau die Informationen, die 

wir eigentlich benötigen. Nicht selten tragen wir sogar 

selbst zu dieser „Informations-Fehlversorgung“ bei: Weil 

wir zum Beispiel niemanden übergehen wollen, für den 

eine Information wichtig sein könnte. Doch trotz der Informationsdichte 

haben wir häufi g das Gefühl, an völliger 

Informationsarmut zu leiden. Der Grund ist einfach: Es gibt 

zwar ebenso viele Informationen, wie es Schnäppchen auf 

dem Wühltisch gibt, doch genau das Angebot in der Größe, 

die uns passt, der Farbe, die uns gefällt, und der Qualität, die 

wir benötigen, fällt uns selten in die Hände. 

mit Logistik gegen den Informationsmüll 

Das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik 

ISST forscht deshalb an innovativen Konzepten und 

Technologien für eine Informationsversorgung, die sich 

dem persönlichen Bedarf der Nutzer solcher Lösungen anpassen 

– nicht umgekehrt. Die Forschungsarbeiten stehen 

unter dem Titel „Informationslogistik“, was gleichzeitig die 

Philosophie der Lösungen auf den Punkt bringt. Es geht 

den Fraunhofer-Forschern nicht darum, jede Information 

immer und überall für jeden verfügbar zu machen. Die Maxime 

ist vielmehr, die richtigen Informationen zur richtigen 

Zeit an den richtigen Ort zu bringen. 

Für das oben geschilderte Problem bedeutet dies: Wer 

mobil ist, braucht die Informationen dort, wo er sich gerade 

aufhält. Die Wissenschaftler des Fraunhofer ISST haben da- 

Forschung 

079 

her den informationslogistischen Forschungszweig „Digitale 

Begleiter“ aufgebaut. Hier entstehen mobil einsetzbare und 

interaktive Anwendungen, die jederzeit das individuell benötigte 

Informationsangebot bereithalten. Einsatzbereiche 

der kleinen Helferlein sehen die Forscher zum Beispiel als 

individuelles Besucherinformationssystem für Großveranstaltungen 

wie die Olympischen Spiele 2008 in Peking oder 

als Assistent für Patienten mit chronischen Erkrankungen, 

die eine grundlegende Umstellung des Alltagsverhaltens 

erfordern. 

E-Mails von 1004 bis 2006 verdoppelt 

Der zweite Teil des eingangs beschriebenen Szenarios 

– meine Gedanken an den Informationsmüll in meinem 

E-Mail-Postfach – deckt ein weiterer informationslogistischer 

Forschungsbereich ab: Hier werden intelligente 

Informations- und Kommunikationsfl uss-Steuerungen in 

Unternehmen konzipiert und pilotiert. Wie wichtig diese 

Forschungsleistung ist, belegt ein Blick in die Presse: Die 

Wirtschaftswoche hat berichtet, dass bis 2006 die E-Mail- 

Flut auf etwa 60 Milliarden Mails steigt. Noch 2004 war 

es gerade die Hälfte. Schon jetzt verbringen manche Führungskräfte 

fünf Stunden ihrer täglichen Arbeitszeit mit der 

Bearbeitung von bis zu 150 Mails. 

eine Plattform für viele Dienste 

Dies sind nur zwei Beispiele für informationslogistische 

Anwendungen, von denen die Forscher des Fraunhofer 

ISST glauben, dass sie in der jeweiligen Branche effi zient 

zur Wertschöpfung beitragen können. Häufi g kann mit 

der informationslogistischen Diensteplattform, die das Institut 

als Basis für alle Lösungen entwickelt hat, auf einer 

technologischen Grundlage eine Vielzahl unterschiedlicher 

Probleme gelöst werden. So lässt sich beispielsweise die 

Kommunikationsfl uss-Steuerung im Unternehmen auch 

auf das Gesundheitswesen übertragen : Hier können informationslogistische 

Lösungen Mediziner bei der Umsetzung 

der integrierten Versorgung unterstützen, indem zum Beispiel 

Kommunikationsplattformen für medizinische Ärztenetze 

konzipiert werden. 

Britta Schmitz 

Sozialwissenschaftlerin, Jahrgang 1979. 

Verantwortet die Presse- und Öff entlchkeits- 

arbeit des Fraunhofer-Instituts für Software- und 

Systemtechnik ISST.

080 Alltag 

in die Nesseln 

in die Nesseln 

Die Spatzen fallen von den Dächern: Web 2.0 ist da. Sie 

wissen nicht, was das ist? Keine Sorge, sogar diejenigen, die 

sich dieses schöne Buzzword ausdachten, kennen den Inhalt 

nicht so genau. Eines ist aber Konsens: Früher haben nur 

Firmen und Institutionen die Inhalte auf Websites geliefert. 

Jetzt plötzlich tun das auch Privatpersonen. Software, die es 

diesen Privatanwendern erlaubt, im Web Inhalte zu verteilen, 

zu publizieren oder gemeinsam Bookmarks zu kategorisieren, 

die heißt jetzt Web 2.0 oder auch Social Software! 

„Social Software“ macht Unternehmen Spaß 

Da alteingesessene Suchmaschinenhersteller wie das frische 

Geschwisterpaar Verity/Autonomy auch bei Web 2.0 

mitmischen, gibt es seit einiger Zeit das Überwachen von 

Weblogs nach (un)erwünschten Inhalten über die eigene 

Firma. Sogar IBM will mit seiner Suchlösung dabei sein. 

Denn Social Software soll ja nicht zu social werden. Mal 

sehen, ob dieser Hype das nächste Sommerloch übersteht. 

Eine Frage, die man auch Autonomy stellen könnte angesichts 

der Tatsache, dass man für eine halbe Milliarde Dollar 

sicher mehr hätte bekommen können als nur den zusammengekauften 

Kundenstamm von Verity. 

Dabeisein ist aber nicht alles und deshalb hat sich Hyperwave 

verabschiedet. Comeback nicht ausgeschlossen, aber 

auch nicht direkt erforderlich. Nachdem OpenText nach 

dem Kaufrausch nur wenig erfolgreiche Quartale erzielt, 

kommen auch kleinere Mitbewerber wie die Schweizer Day 

Interactive aus dem Tritt. Sinkende Lizenzeinnahmen, das 

Fokussieren auf Services verpasst und so weiter. Wir kennen 

die Entwicklung aus anderen Häusern, die nur noch wegen 

ein oder zwei Großkunden „leben“. 

CSC Ploenzke, das Sorgenkind von CSC, könnte übrigens 

bald in einer 4-Zimmer-Wohnung Platz finden. Unter Leitung 

von Lockheed, Warburg Pincus und anderen Kapitalgebern 

wird gerade der Aktienkurs nach unten geprügelt. 

Vielleicht, damit man den Laden für unter 55 Dollar je Aktie 

indienesseln@c-mag.de 

übernehmen kann. Warum auch nicht: Aufträge für über 30 

Milliarden stehen für die nächsten 18 Monate an. Allerdings 

geht es Lockheed nur um den Geschäftsbereich für öffentliche 

Aufträge, den Rest kriegen die „Heuschrecken“. 

Wie geht es eigentlich bei VW weiter? Nachdem der Vorsitzende 

der Regierungskommission für Corporate Governance 

Cromme aus dem VW-Aufsichtsrat gegangen wurde, 

fragen wir besser nicht mehr nach der Zukunft von GEDAS, 

dem hauseigenen IT-Dienstleister. Wir kennen ja die Interessenten 

aus Indien, Pakistan und Usbekistan gar nicht. 

Computer Associates surft auf der Welle der Wiederbekehrten 

Christen und hat einen neuen Claim: Believe 

again! Und man benennt sich nach einer langen Reihe von 

Finanzskandalen um: CA. Schade, dass es keinen Sommerschlussverkauf 

mehr gibt, sonst könnte man bei C&A auch 

gleich ein paar Workflow-Lizenzen oder gar die ganze Integrations-Plattform 

zum neuen Sakko dazukaufen. 

Macht auch Spaß: das Web der Dinge 

Vielleicht wird das der neue Trend? Nein, sicher nicht. 

Denn der heißt Web 3.0, und das geht nach Nicholas Negroponte 

vom MIT-LAB so: „Nehmen wir einmal an, Sie wären 

ein Türgriff, verbunden mit dem Internet“, erklärte Negroponte 

seine Vorstellungen. „Sie wären ein smarter Türgriff, 

der Türgriff an der Eingangstür. Dieser Türgriff würde 

wissen, wenn Sie zu Hause sind. Er wäre so schlau, dass er 

den Hund rauslassen würde und wieder hinein, er würde 

aber eben nicht sechs andere Hunde ins Haus lassen. Er 

würde Päckchen annehmen und signieren, wenn Sie nicht 

da sind.“ Und damit ist das Internet der Dinge ausgerufen. 

Das ist also Web 3.0. Nicht mehr Social Software. Es geht um 

Dinge, und hier meint man digital definierte technische Objekte, 

die in (MESH-)Netzen miteinander kommunizieren. 

Nehmen wir an, Sie wären ein Türgriff zu Ihrem Konto. 

(Anonymus)

eobachter@c-mag.de 

Zweiter Frühling 

Als zentrales Ereignis der Branche schloss die DMS Expo 

im September 2005 zum letzten Mal die Tore am Essener 

Messegelände. Unter Leitung der Kölnmesse wurde deutlich: 

Zum 10-jährigen Jubiläum wollte die Fachmesse für 

Dokumentenmanagement Größe zeigen. Schwarze Inseln, 

wie im letzten Jahr besonders in der Halle 2 vertreten (die 

markante Farbe der Bodenplatten war nicht zu übersehen), 

wurden auf der diesjährigen Veranstaltung positiv besetzt. 

Zum Beispiel mit der Kaffeebar auf Rädern. Die Idee des 

VOI e.V. entpuppte sich als Renner, das Personal an der 

Theke kam kaum zum Luft Holen. Die Betreiber des Magneten 

wurden direkt für die CeBIT 2006 verpflichtet. 

Den Besuchern dürfte jedenfalls leichter gefallen sein 

festzustellen, dass es nicht wirklich Innovatives zu sehen 

gab. Die Aussteller begnügten sich mit noch mehr Funktionalitäten 

und mit neuen Suiten. Einmal mehr gibt es neue 

Funktionen, die wieder erst einmal bedient werden müssen. 

Was, Sie kennen noch nicht alle Features von Word? Vielleicht 

aber die 17.500 Besucher – die, so sagen es die Veranstalter, 

zur Hälfte das erste Mal auf der DMS Expo waren. 

Das erklärt das Statement eines alteingesessenen Austellers: 

„Kamen wir in den ersten Jahren noch mit der Absicht hierher, 

Verträge zu unterschreiben, begnügen wir uns heute 

damit, qualitativ hochwertige Gespräche zu führen.“ Und 

die nahmen, glauben wir der Kölnmesse, im Vergleich zum 

letzten Jahr zu – und tragen zu einem beginnenden zweiten 

Frühling (Veranstaltungsserien) bei. 

Steigendes Interesse an Content Management 

Das Interesse an Veranstaltungen zum Thema CMS steigt. 

Nicht die Masse, sondern der interessierte Teilnehmer wird 

angesprochen und im 1:1-Gespräch informiert. Fehlen die 

Fragen, übernimmt der Moderator das Heft, so bei Veranstaltungen 

wie „Content Management in Hochschulen und 

Forschungseinrichtungen“, „Content Management Forum“, 

„Cross Media Publishing Forum“, „BPM Compliance Kongress“ 

oder dem „ECM-Tag“. Und setzt sich in den Standpunkt 

der Teilnehmer hinein. Wie die Veranstaltungen auch 

heißen – die Inhalte gleichen einander. Es geht um Papier, 

Papier, das mithilfe von elektronischen Lösungen verwaltet 

werden will. Um Prozessoptimierung und die rechtskonforme 

Behandlung von Dokumenten. Ein spannendes Thema, 

nicht nur in Forschung, Technik oder Handel. Und glaubt 

man den Stimmen, so ist das Thema noch längst nicht ausreichend 

im Bewusstsein der Verantwortlichen verankert. 

„Sonst säßen hier heute nicht neun Teilnehmer, sondern 50 

der Beobachter 

oder gar 100“, heißt es zu Beginn einer Veranstaltung. Für 

die neun Teilnehmer hat sich der Weg auf jeden Fall bezahlt 

gemacht. Denn Inhalte und der Aufbau der Veranstaltung 

waren alles andere als Werbung. Ein frei an dem Thema 

Compliance angelegter Eingangsvortrag vermittelte einen 

gelungenen Einblick in ein spannendes Thema. Die Referenten, 

unter anderem „der führende ECM-Berater“, gaben 

BPM-Compliance Kongress in München mit einer nachgestellten 

Gerichtsverhandlung 

den Teilnehmern jederzeit Raum für Fragen. Im mitttleren 

Praxisteil legten ECM-Hersteller wie ELO, ALOS oder SER 

die Basis für die schließende Podiumsdiskussion. Die Struktur 

der beschriebenen Veranstaltung hebt sich erfrischend 

von den sonst üblichen Frontalvorträgen ab. 

Infos im Hörsaal 

Das trifft auch auf das „CMS Symposium“ in Berlin 

zu. Zusammen mit der Freien Universität lud ein CMS- 

Hersteller die Verantwortlichen in Hochschulen und Forschungseinrichtungen 

ein. Obwohl im Mittelpunkt der 

Veranstaltung der neue Internetauftritt der Uni stand – keine 

Werbeveranstaltung. Nicht der CMS-Hersteller gab den 

Ton an, sondern Experten mit Themen wie Suchstrategien, 

Barrierefreiheit, vom Editor zum CMS oder rechtliche Problemstellungen. 

Weiter so! 

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Schüle, Beate Steffens, Iris Stoeckl, Leonie Walter 

Schlussredaktion 

Jochen Wilhelm, www.kwick-box.de 

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Dr. Harald Gerlach, Lehrstuhl „Technische Dokumentation“, 

Fachhochschule Neu-Ulm 

Prof. Jürg Häusermann, Lehrstuhl Medienpraxis, Medienanalyse 

und Medienproduktion, Universität Tübingen 

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Unternehmensberater, Analyst, Autor 

und langjähriger Vorstand von DMS-Branchenverbänden wie 

IMC, AIIM und VOI e.V. 

Prof. Dr. Hermann Maurer, Institut für Informationsverarbeitung 

und Computergestützte neue Medien (IICM), Technische Universität 

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Prof. Dr. Sonja-Maria Salmen, Professoring für Betriebswirtschaftslehre 

sowie Relationship Management im Studiengang 

Electronic Business an der Hochschule Heilbronn 

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Vielen Dank für die redaktionelle Unterstützung von Projekt 

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