c // mag - Fachzeitschrift für Informationstechnologien, Themenheft: Langzeitarchivierung
in eigener Sache Vielen Dank für Ihre Resonanz zur ersten Ausgabe! Das Ausmaß der positiven Meldungen freut uns – und hat sogar ein wenig überrascht. Das c//mag wird gelesen, so viel ist sicher. Von Fachleuten, von Entscheidern, von Lesern, die hier zu Recht etwas Neues entstehen sehen. Die erste Ausgabe hat ein „Magazin mit Kante“ eingeführt, das, wie wir hoffen, seine Spur im Markt ziehen wird. Mit recherchierten Fachbeiträgen und Autoren, die ihr Wissen mit den Lesern des c//mag teilen. Mit dem anderen Blick, der Galerie. Mit Case Studies und der direkten Möglichkeit zur Kontaktaufnahme. Dem Highlight. Und den kommentierten News. Ab dieser Ausgabe lesen Sie im c//mag die „Briefe an den IT-Leiter“. Hier schreibt der IT-Verantwortliche im Unternehmen an seine Kollegen (Seite 14). Und im „Beobachter“ lesen Sie unsere „Clippings“ von Messen, Kongressen und anderen Veranstaltungen (Seite 81). Das Titelthema ist selbst erklärend. Langzeitarchivierung ist ein - wichtiger - Aspekt der Archivierung, der über die reine Technik hinausgeht. Hier sind schlüssige Konzepte gefragt und der Blick über den Bildschirmrand des Desktops hinaus. Was der Kulturträger Papier bereits bewiesen hat, muss der elektronische Datenträger erst noch belegen. Deshalb fragen wir auch: „Wie lange halten Daten“?
in eigener Sache
Vielen Dank für Ihre Resonanz zur ersten Ausgabe! Das
Ausmaß der positiven Meldungen freut uns – und hat sogar
ein wenig überrascht. Das c//mag wird gelesen, so viel ist
sicher. Von Fachleuten, von Entscheidern, von Lesern, die
hier zu Recht etwas Neues entstehen sehen.
Die erste Ausgabe hat ein „Magazin mit Kante“ eingeführt,
das, wie wir hoffen, seine Spur im Markt ziehen wird. Mit
recherchierten Fachbeiträgen und Autoren, die ihr Wissen
mit den Lesern des c//mag teilen. Mit dem anderen Blick,
der Galerie. Mit Case Studies und der direkten Möglichkeit
zur Kontaktaufnahme. Dem Highlight. Und den kommentierten
News.
Ab dieser Ausgabe lesen Sie im c//mag die „Briefe an den
IT-Leiter“. Hier schreibt der IT-Verantwortliche im Unternehmen
an seine Kollegen (Seite 14). Und im „Beobachter“
lesen Sie unsere „Clippings“ von Messen, Kongressen und
anderen Veranstaltungen (Seite 81).
Das Titelthema ist selbst erklärend. Langzeitarchivierung ist
ein - wichtiger - Aspekt der Archivierung, der über die reine
Technik hinausgeht. Hier sind schlüssige Konzepte gefragt
und der Blick über den Bildschirmrand des Desktops hinaus.
Was der Kulturträger Papier bereits bewiesen hat, muss
der elektronische Datenträger erst noch belegen. Deshalb
fragen wir auch: „Wie lange halten Daten“?
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<strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
Wie lang sind Daten haltbar? . Daten in der <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
Speicher organisieren . <strong>Langzeitarchivierung</strong> und ECM<br />
Technik reicht nicht . Konzepte <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
„You have lost Mail.“ . E-Mails im Langzeitarchiv<br />
„Digitale Archivierung ist ein ständiger Prozess“ . Archivierung beim Bundesarchiv<br />
Ausgabe #2 Deutschland Euro 7,60 ISSN 111-4443<br />
c <strong>mag</strong><br />
<strong>Fachzeitschrift</strong> <strong>für</strong> <strong>Informationstechnologien</strong><br />
November 2005<br />
Überlebensgarantie ECM . Grundlagen ECM (Teil I)<br />
Erst Bloggen, dann Verlegen . Verlage nutzen Blogs <strong>für</strong> neue Printmodelle<br />
Suche ist nicht gleich Suche . Strategien <strong>für</strong> „Findeprobleme“<br />
Der Traum vom strukturierten Dokument . Compound Documents<br />
Kein Hype und doch da . Digital Asset Management<br />
Der Ein-Milliarden-Dollar-Man . Firmenportrait FileNet<br />
Frei ist besser . TYPO3 bei Greenpeace<br />
Cases . Verlage (Bezahlsysteme), Stadtwerke (Rechnungsbearbeitungbearbeitung)
in eigener Sache<br />
Vielen Dank <strong>für</strong> Ihre Resonanz zur ersten Ausgabe! Das<br />
Ausmaß der positiven Meldungen freut uns – und hat sogar<br />
ein wenig überrascht. Das c//<strong>mag</strong> wird gelesen, so viel ist<br />
sicher. Von Fachleuten, von Entscheidern, von Lesern, die<br />
hier zu Recht etwas Neues entstehen sehen.<br />
003<br />
Die erste Ausgabe hat ein „Magazin mit Kante“ eingeführt,<br />
das, wie wir hoffen, seine Spur im Markt ziehen wird. Mit<br />
recherchierten Fachbeiträgen und Autoren, die ihr Wissen<br />
mit den Lesern des c//<strong>mag</strong> teilen. Mit dem anderen Blick,<br />
der Galerie. Mit Case Studies und der direkten Möglichkeit<br />
zur Kontaktaufnahme. Dem Highlight. Und den kommentierten<br />
News.<br />
Ab dieser Ausgabe lesen Sie im c//<strong>mag</strong> die „Briefe an den<br />
IT-Leiter“. Hier schreibt der IT-Verantwortliche im Unternehmen<br />
an seine Kollegen (Seite 14). Und im „Beobachter“<br />
lesen Sie unsere „Clippings“ von Messen, Kongressen und<br />
anderen Veranstaltungen (Seite 81).<br />
Das Titelthema ist selbst erklärend. <strong>Langzeitarchivierung</strong> ist<br />
ein - wichtiger - Aspekt der Archivierung, der über die reine<br />
Technik hinausgeht. Hier sind schlüssige Konzepte gefragt<br />
und der Blick über den Bildschirmrand des Desktops hinaus.<br />
Was der Kulturträger Papier bereits bewiesen hat, muss<br />
der elektronische Datenträger erst noch belegen. Deshalb<br />
fragen wir auch: „Wie lange halten Daten“?<br />
Viel Spaß beim Lesen!<br />
Volker Watschounek, Uwe Hentschel
004<br />
Register der erwähnten Unternehmen und Organisationen<br />
AIIM International 43<br />
Apple 57<br />
Artplan 67<br />
Autonomy 71, 80<br />
benchpark.com 10<br />
betandwin 5<br />
Bundesamt <strong>für</strong> Sicherheit in der Informationstechnik 18<br />
Bundesverwaltungsamt 73<br />
Business Application Research Center 27<br />
Canto 65<br />
Capgemini Deutschland 20<br />
CAPTIVA Software 70<br />
CeBIT 77<br />
CEYONIQ Technology 31, 70<br />
ciao.com 10<br />
Coca-Cola Erfrischungsgetränke 14<br />
comet Communications 76<br />
Computer Associates 80<br />
contentmanager.de 10<br />
Cyco 31<br />
d.velop 31, 73<br />
daa Systemhaus 31, 73<br />
Das Bundesarchiv 18, 32<br />
Deutsche Post Direkt 73<br />
Deutsche Telekom 75<br />
Digital Library Forum 18<br />
DISC 26<br />
DMS-Akademie 76<br />
DMSfactory 70<br />
DocuWare 31<br />
ECMguide.de 18<br />
ELO 31<br />
EMC 21, 70<br />
Euroforum 77<br />
FileNet 6, 60, 70<br />
Firstgate Internet 75<br />
Forschungszentrum Informatik Universität Karlsruhe 18<br />
Fraunhofer Institut <strong>für</strong> Zuverlässigkeit und Mikroinegration 18<br />
Fraunhofer-Institut <strong>für</strong> Software- und Systemtechnik 79<br />
Fujitsu 71<br />
Fujitsu Siemens Computers 21<br />
GCT 31<br />
Gedas 80<br />
Gesellschaft <strong>für</strong> wissenschaftliche Datenverarbeitung 18<br />
GFI Software 31<br />
Greenpeace 66<br />
GROUP Technologies 31<br />
H&S Heilig & Schubert 31<br />
Heinold, Spiller & Partner 76<br />
Hochschulverband Informationswissenschaft 18<br />
Hyperwave 5, 80<br />
IBM 57, 71, 80<br />
infin-Micropayment 75<br />
InterLake 74<br />
International Federation of Library Associations and Institutions 18<br />
IQDoQ 22<br />
IQ-work Software 31<br />
Kompetenznetzwerk <strong>Langzeitarchivierung</strong> 18<br />
Koordinierungs- und Beratungsstelle <strong>für</strong> Informationstechnik 18<br />
LuraTech 70<br />
Management Circle 77<br />
marketinghub 64<br />
Maxpert 31<br />
Merck & Co. 28<br />
Microsoft 57, 70, 71, 76<br />
Mirra 71<br />
montax payment service 74<br />
Network Appliance 21<br />
NITAG 31<br />
Novell 57<br />
Océ Document Technologies 73<br />
Olympus 11<br />
Omikron Data Quality 55<br />
Open Text 31<br />
Optimal Systems 58, 73<br />
PayPal 75<br />
Physikalisch Technische Bundesanstalt 18<br />
Pixelboxx 66<br />
PROJECT CONSULT 43<br />
ReadSoft 72<br />
RealNetworks 71<br />
Red Hat 71<br />
Rheinische Post 49<br />
Ringier Verlag 75<br />
RP Online Verlagsgesellschaft 49<br />
Seagate Technology 71<br />
SearchStorage.com 18<br />
SER Solutions 73<br />
Siemens Business Services 22<br />
SOFTCON 78<br />
Software AG 71<br />
Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm 73<br />
Synerg-e Consult 10<br />
The Internet Archive 18<br />
TIM 31<br />
Tomorrow Focus Technologies 50<br />
Umatico Software 71<br />
Unilog Integrata Training 76<br />
Veritas 31<br />
Verity 71, 80<br />
VOI 73<br />
W3C 59<br />
Web.de 75<br />
Yaletown Technology Group 10<br />
yellowworld 74<br />
Zöller & Partner 77
Die Hyper-Welle<br />
Kaum eine Messe ausgelassen. Immer ein ordentlicher<br />
Stand. Consultants und Entwickler im korrekten Business-<br />
Look, ohne gleich wie IBM auszusehen. Hyperwave schien<br />
in den letzten Jahren eine im Markt verankerte Größe zu<br />
sein. Gleichwohl fragten sich die Bebachter immer, warum<br />
eigentlich.<br />
Der „führende Anbieter von Collaborative Enterprise<br />
Content Management (ECM) mit einer vollständig integrierten<br />
E-Learning und WebConferencing Umgebung“, so<br />
das Unternehmen, hat eine Referenzliste zum Niederknien.<br />
Dennoch, das Geraune der letzten Jahre ist nie verstummt,<br />
„womit die eigentlich Geld verdienen“. Am letzten Tag der<br />
DMS Expo in Essen dann die Nachricht: Insolvenz. Wieder<br />
ein Einschlag, zeitverzögert, scheinbar ohne ersichtlichen<br />
Grund.<br />
„the power of wisdom“, so der Firmenslogan, hat nicht<br />
ausgereicht. Dabei hätte es eine Geschichte nach Maß sein<br />
können: 1997 gegründet, 2000 mit 4,6 Mio. Euro die Planzahlen<br />
<strong>für</strong> das IV. Quartal übertroffen, Anfang 2001 den<br />
Börsengang bekannt gegeben. Dann den IPO erst verschoben<br />
und schließlich ganz abgesagt – die Turbulenzen am<br />
Neuen Markt. Aus der Geschichte des Unternehmens wurde<br />
Highlight<br />
005<br />
keine Equity Story, wie man sie in diesen Jahren so gerne las.<br />
Dabei hatte das Unternehmen 2001 in einer Finanzierungsrunde<br />
20 Mio. Euro beim Investor e-millennium akquiriert.<br />
Die hatten im selben Jahre immerhin die Suse AG angeschoben.<br />
Außerdem waren da noch DVC, 3i, Atlas Venture und<br />
Hitech als Kapitalgeber.<br />
Jetzt steigt die österreichische Beteiligungsgesellschaft<br />
Global Equity Partners bei Hyperwave ein. Damit kann das<br />
operative Geschäft erst einmal „vollumfänglich“ weitergeführt<br />
werden. Der neue Kapitalgeber hat unter anderem<br />
den heute in Österreich führenden Einzelhandelsanbieter<br />
<strong>für</strong> Indianstyle- und Westernbekleidung groß rausgebracht.<br />
Und www.betandwin.com. Und eine Reihe von Technologieunternehmen.<br />
Alles in allem sieht das eher nach alpenländischer<br />
Freunderl-Wirtschaft als nach einem Schwarm<br />
rabiat-globaler Heuschrecken aus.<br />
Ob Hyperwave mit dem frischen Venture Capital seine<br />
Software <strong>für</strong> die Verwaltung von Intellectual Capital auf die<br />
Straße bringt? Was war bei Gartner im Oktober zu lesen?<br />
„Hyperwave is a visionary in the Smart Enterprise Suite<br />
market, but its vision has always exceeded its ability to execute.“<br />
Always.
006<br />
Auf dem Weg<br />
FileNet zu einer „one billion dollar company“ zu machen,<br />
ist das erklärte Ziel des Chairman Lee D. Roberts. Die erste<br />
Milliarde ist allerdings immer die schwerste. Wann es so<br />
weit sein wird, konnten wir nicht erfahren. Da<strong>für</strong> aber, was<br />
er als Erstes macht, wenn er nach Hause kommt. Seite 60
006<br />
Auf dem Weg<br />
FileNet zu einer „one billion dollar company“ zu machen,<br />
ist das erklärte Ziel des Chairman Lee D. Roberts. Die erste<br />
Milliarde ist allerdings immer die schwerste. Wann es so<br />
weit sein wird, konnten wir nicht erfahren. Da<strong>für</strong> aber, was<br />
er als Erstes macht, wenn er nach Hause kommt. Seite 60
<strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
Inhalt<br />
in eigener Sache 3<br />
Firmenregister 4<br />
Highlight 5<br />
Panorama 10-13<br />
Briefe an den IT-Leiter 14-15<br />
Titel<br />
Wie lang sind Daten haltbar? 16-19<br />
Daten in der <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
Speicher organisieren 20-22<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong> und ECM<br />
Technik reicht nicht. 24-27<br />
Konzepte <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
„You have lost Mail.“ 28-32<br />
E-Mails im Langzeitarchiv<br />
„Digitale Archivierung ist ein 32-34<br />
ständiger Prozess.“<br />
Archivierung beim Bundesarchiv<br />
Kommentar 35<br />
Galerie 37-41<br />
Kleidsam.<br />
Schwerpunkt<br />
Überlebensgarantie ECM (Teil I) 42-26<br />
Grundlagen ECM<br />
Erst bloggen, dann verlegen 48-50<br />
Neue Modelle <strong>für</strong> Printobjekte<br />
Zu viele Daten, zu wenig Wissen 52-55<br />
Neue Suchtechnologien<br />
Der Traum vom strukturierten Dokument 56-59<br />
Compound Documents<br />
Der Ein-Milliarden-Dollar-Mann 60-62<br />
Firmenportrait FileNet AG
Alltag<br />
Kein Hype und doch da 64-65<br />
Digital Asset Management<br />
Frei ist besser 66-68<br />
TYPO3 bei Greenpeace<br />
News Unternehmen 70-71<br />
Antrieb <strong>für</strong> die Rechnungsverarbeitung 72-73<br />
Case: Digitaler Aktenschrank in der Schublade<br />
Gemeinsam wachsen und stark sein 74-75<br />
Case: Online-Bezahlsysteme im Verlagswesen<br />
News Veranstaltungen 76-77<br />
nachgefragt: zu Gast bei der Stadt München 78<br />
Forschung 79<br />
in die Nesseln 80<br />
der Beobachter 81<br />
Impressum 82
010 Panorama<br />
Panorama<br />
(Vernünftige) Zahlen, bitte!<br />
Benchmarking: von innen betrachtet, von außen betrachtet.<br />
Es ist die Welt der Analysen und Vergleiche: eine neue<br />
Art der Qualitätswissenschaft. Eine Wissenschaft, die aus<br />
marktwirtschaftlicher Sicht in den Bereichen der Technik an<br />
Bedeutung gewinnt. Es geht darum, mittels Analysen und<br />
Vergleiche, die eigenen Stärken und Schwächen zu erkennen.<br />
Und die der Mitbewerber. Zu lernen, wie ein Unternehmen<br />
optimiert werden kann. Benchmarking bezeichnet eine<br />
Methode, mit der Unternehmen die Konzepte, Instrumente<br />
und Prozesse anderer Unternehmen identifizieren und<br />
mit dem Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, auf<br />
die eigene Situation zu übertragen (Blick von innen). In<br />
der Praxis steht die seit 1979 bekannte Betrachtungsweise<br />
hinten an. Qualifizierende Daten wie Urteile sind wichtiger.<br />
Damit soll es möglich werden, ein positives oder negatives<br />
Bild vom Produkt zu gewinnen – nicht nur Marketingblasen<br />
zu lesen. Kunden möchten erfahren, wodurch sich Produkte<br />
tatsächlich unterscheiden. Sie möchten Produktmängel im<br />
Voraus einschätzen können. Für Konsumgüter hat sich<br />
hier die Plattform www.ciao.de etabliert. Und es scheint,<br />
als hätten das auch andere erkannt. Der Suchbegriff<br />
„Content Management“ führt uns zu NOEO, Microsoft<br />
und Ceyoniq als Anbieter einer Wysiwyg-Verwaltung, einer<br />
Beitragsverwaltung und, wir sind überrascht, eines Tools <strong>für</strong><br />
Enterprise Content Management (ECM). Bewertungen, wie<br />
sonst üblich, sind jedoch nicht hinterlegt.<br />
Für Fachinformationen zu diesem Themenspektrum gibt<br />
es andere Plattformen: mal leichter, mal schwerer zu finden.<br />
Doch bei der Vielzahl an Angeboten verwischt die Qualität.<br />
Und ob immer präsent ist, dass die redaktionellen Inhalte<br />
panorama@c-<strong>mag</strong>.de<br />
von Plattformen wie www.contentmanager.de größtenteils<br />
aus den Marketing- oder PR-Abteilungen der Hersteller<br />
stammen, wissen wir nicht. Wir bezweifeln es aber. Dabei<br />
reicht ein Blick auf die Autoren.<br />
„echte“ Informationen<br />
Anders ist das bei www.benchpark.com. Hier findet der<br />
Nutzer keine Marketingprosa und auch keine Produktinformationen.<br />
Das Portal der Hamburger Synerg-e<br />
Consult GmbH & Co. KG beschränkt sich mit seinem<br />
Experten-Team auf das Wesentliche: die Qualität einzelner<br />
WCM-, ECM- und CRM-Anbieter - aber auch ERP- und<br />
Business Intelligence-Anbieter. Das Besondere: Wer in dem<br />
Fachportal gelistet sein möchte, bezahlt erst mal nichts.<br />
Der reine Eintrag sowie die Einreichung von Implementierungsergebnissen<br />
ist kostenlos. Auch die Überprüfung des<br />
Expertenteams ist umsonst. Und genau das ist es, wodurch<br />
sich Benchpark auszeichnet. Die Bewertung aller Agenturen<br />
und Software-Lösungen geschieht unabhängig von $$$. Im<br />
Software-Bereich machen etwa 200 bis 300 Anbieter von<br />
von einem kostenlosen Listing Gebrauch. Vielleicht eine<br />
besonders listige Marketingplattform? 2004 war zu hören,<br />
dass die Echtheit der Ergebnisse und damit die Objektivität<br />
nicht wirklich gewährleistet waren. Die Betreiber haben<br />
daraus gelernt.<br />
Kontrolle durch Experten<br />
Seit Oktober zeichnen bei benchpark.com in der<br />
Anbieterkategorie Enterprise Content Management die<br />
beiden ECM-Spezialisten Renate Karl (dsk Beratungs-<br />
GmbH, Pfaffenhofen) und Dr. Ulrich Kampffmeyer (Project<br />
Consult GmbH, Hamburg) verantwortlich. Zusammen<br />
wacht das Duo über die eingehenden Anwenderurteile und<br />
übernimmtdie Qualitätssicherung. Karl und Kampffmeyer<br />
präsentieren mit Enterprise Content Management (ECM)<br />
eine neu strukturierte Kategorie: Anbieter von reinem<br />
Web Content Management (WCM) wurden ausgelagert.<br />
Die Überwachung der Einträge hat der Münchner<br />
Hightext Verlag übernommen. So kann das Duo seinen<br />
Fokus auf spezialisierte Anbieter von ECM-Lösungen<br />
richten. Bestandsaufnahme 1. November 2005: In der<br />
Kategorie WCM- und E-Commerce-Anbieter sind derzeit<br />
164 Anbieter gelistet; 102 davon haben mindestens eine<br />
der 580 abgegebenen Bewertungen erhalten. In der seit<br />
Oktober neuen Kategorie ECM-Anbieter sind derzeit 72<br />
Anbieter gelistet. 29 davon haben mindestens eine der 203<br />
Bewertungen erhalten.
Analog zu digital mit Tücken<br />
Sony, Grundig, Panasonic. Das Angebot digitaler Aufnahmegeräte<br />
ist groß. Leichtfertig und ohne groß darüber nachzudenken<br />
stecken wir sie gerne in die Schublade der digitalen<br />
Diktiergeräte. Nicht zuletzt deshalb, weil der Markt und<br />
das Leistungsspektrum der kleinen Arbeitshilfen kaum zu<br />
überblicken ist. Und so greift der Kunde schon mal schnell<br />
mal zu dem Falschen – denn zur Ablösung der bekannten<br />
Bandgeräte mit Mini-Kassette eignen sich auf den ersten<br />
Blick alle Geräte. Erst ein zweiter Blick legt die Unterschiede<br />
offen.<br />
zum Arbeiten gedacht<br />
Aufnehmen, zurückspulen, anhören - schnell die Gedanken<br />
sortieren, noch mal ein klein wenig zurückspulen und<br />
dann weiter aufzeichnen. Wieder stoppen, zurückspulen<br />
und die letzten drei Wörter übersprechen. Bei Gutachtern<br />
und Rechtsanwälten ist das ein geschulter Prozess, in Fleisch<br />
und Blut übergegangen – die Nutzung des traditionellen, in<br />
die Jahre gekommenen Diktiergerätes. In die Jahre gekommen.<br />
Nicht wirklich. Professionelle Diktiergeräte verwenden<br />
heute noch gerne das kleine Band, das nicht in einen handelsüblichen<br />
Kassettenrekorder passt. Digitale Diktiergeräte<br />
– wie funktionieren sie? Lohnt sich die Investition? Reicht<br />
nicht schon ein digitales Aufnahmegerät? Ein digitales Aufnahmegerät<br />
– ist das nicht ein Diktiergerät?<br />
umständlich war gestern<br />
Ist es nicht. Ich erinnere mich noch, als die ersten erschwinglichen<br />
Aufnahmegeräte auf den Markt kamen.<br />
So um das Jahr 2000. Ich musste damals eine Reihe von<br />
Interviews machen, die meisten am Telefon oder vor Ort.<br />
Handschriftlich eine Tortur. Und sicher ging dabei die eine<br />
oder andere Information verloren. Also entschloss ich mich,<br />
die Hilfe eines dieser Geräte in Anspruch zu nehmen. Fest<br />
in dem Glauben, ein Diktiergerät zu haben. War es aber<br />
nicht. Die Bedienung meines IC Recorder ICD-R100 von<br />
Sony gleicht der obigen Beschreibung in keiner Weise. Sie<br />
erinnert mich mehr an meine ersten Mitschneideversuche,<br />
Anfang der 80er Jahre, als ich mit meinem Kassettenrekorder<br />
vor dem Röhrenradio saß und versuchte, den neuen<br />
Song von BAP oder Marius Müller Westernhagen mitzuschneiden.<br />
Wie ich immer wieder das Gebrabbel der Moderatoren<br />
dazwischen hatte und die Kassette rausholte, mit<br />
dem kleinen Finger das Band zurückdrehte, um nahtlos den<br />
nächsten Song anzuhängen. Ganz so schlimm ist es mit dem<br />
Panorama<br />
011<br />
digitalen Gerät dann doch<br />
nicht. Das Rausnehmen<br />
der Kassette blieb mir erspart.<br />
Da<strong>für</strong> holte ich mir<br />
einen wunden Finger, von<br />
dem passgenauen Drücken<br />
der Rück- und Vorspultasten<br />
– und dem schnellen Indexieren. Mein Gerät ist in die<br />
Jahre gekommen. Zum Mitschneiden von Konzerten eignet<br />
es sich immer noch wunderbar. Und was neuere Generationen<br />
heute so alles können ...<br />
bis zu 277 Stunden Aufnahme<br />
Die Verpackung des Olympus WS-320M überrascht. Das<br />
etwa 9 mal 3,5 cm kleine Gerät wird in einer Verpackung<br />
ausgeliefert, die seine Größe um ein Vielfaches übersteigt<br />
(16 x 22 x 4 cm). Schuld daran die in sechs Sprachen mitgelieferte<br />
Dokumentation. Es bleibt noch ausreichend Platz,<br />
um ein Earphone und ein USB-Kabel beizulegen. Dank des<br />
integrierten USB-Steckers ist dies nur bei schwer zugänglichen<br />
USB-Ports notwendig. Damit ersetzt der Notetacker<br />
den USB-Stick, denn die integrierten Speicher sind groß<br />
genug, um digitale Daten abzulegen, Dokumente mit einem<br />
Speichervolumen von bis zu 1 GB. Alternativ nimmt das<br />
kleine Gerät mit dem integrierten Stereomikrofon bis zu<br />
277 Stunden lange Sprachnotizen im Long-Play-Modus auf<br />
– oder aber 70 Stunden hochqualitative Audioaufanhmen.<br />
Da fragt sich der Benutzer, ob eine einzelne Batterie <strong>für</strong> die<br />
großzügige Speicherkapazität ausreicht, oder ob die Stromversorgung<br />
nicht schon früher abbricht. Für meinen Test<br />
war sie ausreichend.<br />
PS: Ich war überrascht von der guten Aufnahmequalität.<br />
Für den Hausgebrauch sind mit dem WM-320M qualitativ<br />
hochwertige Konzertmitschnitte möglich. Und auch im<br />
professionellen Einsatz liefert das Gerät <strong>für</strong> den einen oder<br />
anderen schnellen Mitschnitt eine durchaus sendefähige<br />
Qualität. Es lebe der Podcast.
012 Panorama<br />
Panorama<br />
Scannen, Buchen, Belasten<br />
DMS Expo: Kodak präsentierte mit den i30 und i40 gleich<br />
zwei kompakte Dokumentenscanner <strong>für</strong> den Heim- und<br />
Office-Bereich. Sogar <strong>für</strong> das Einlesen von Kredit, EC oder<br />
anderer Plastikkarten geeignet (Bild). Der Sinn erschließt<br />
sich nicht sofort - vielleicht ist der Wunsch, künftig bei allen<br />
Vorgängen komplett auf Papier zu verzichten.<br />
Zu den Modellen: Beide erzielen mit etwa 25 Seiten pro<br />
Minute eine gute Scangeschwindigkeit. Das entspricht 50<br />
I<strong>mag</strong>es im TIF-Format, Bilddateien, die sich sogar zur<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong> eignen. Ein durchschnittliches Scanvolumen<br />
von bis 500 Seiten pro Tag ist so problemlos zu bewältigen.<br />
500 Dokumente am Tag, 2.500 in der Woche und<br />
10.000 im Monat. Ordentlich abgelegt als TIF, archiviert<br />
und dokumentiert – einfach nach Datum und Dateinname?<br />
Nach Schlagworten? Klassifiziert?<br />
Die technischen Daten: Die optische Auflösung der beiden<br />
Geräte beträgt 600 dpi. Die „Perfect Page“-Technologie<br />
sorgt <strong>für</strong> eine in dieser Scaner-Klasse ungewöhnlich gute<br />
Bildqualität. Mit einem komfortablen nach oben gerichteten<br />
Papiereinzugsschacht benötigen die Geräte eine äußerst geringe<br />
Standfläche. Um Papierstau zu vermeiden, sollte beim<br />
Aufstellen genügend Spielraum nach vorne eingerechnet<br />
werden. Selbiges gilt <strong>für</strong> den Fall, dass der Einzelblatteinzug<br />
verwendet wird. Dessen Einzugsgeschwindigkeit lässt nämlich<br />
keine Zeit zum Ausrichten des Papiers. Bei kleineren<br />
Originalen kein Problem, beim DIN A 4-Format hingegen<br />
Papierstau mit Ansage.<br />
nicht neu, sondern „drüber“-installieren<br />
panorama@c-<strong>mag</strong>.de<br />
Softwarepaket: Dank TWAIN- und ISIS-Treiber sowie<br />
USB 2.0 Schnittstelle sind die Kodak Dokumentenscanner<br />
problemlos in nahezu jede Umgebung zu integrieren.<br />
Die beigelegte Lite-Version der Kodak Capture Software<br />
benötigt jedoch mehr Sachverstand - oder einfach nur<br />
blonde Hartnäckigkeit. Beim ersten Start öffnete sich die<br />
Fehlermeldung: “Stellen Sie sicher, dass der aktuelle TWAIN<br />
Treiber installiert und der Scanner verbunden und eingeschaltet<br />
ist.” Dann: “./MC DEDKDK.DLL: Installierung der<br />
Bibliothek fehlgeschlagen.” Und die Capture Software war<br />
nicht betriebsbereit.<br />
Also noch mal: Deinstallieren, neu aufspielen. Das Ergebnis<br />
blieb das Selbe. Lag es an veralteten Treibern? Einer<br />
überholten Lite-Version? Nein, alles auf dem neuesten<br />
Stand. Der entscheidende Hinweis kam von einem Kodak-<br />
Mitarbeiter. Nicht deinstallieren, sondern einfach darüber<br />
installieren. “Einmal, zweimal ...” Siehe da, gleich nach der
zweiten Installationsroutine war der Fehler behoben und<br />
die Tipps des “Ratgeber Visitenkarte” in die Tat umgesetzt.<br />
Am Beispiel der Braintribe Group, Penton Media GmbH,<br />
dem Rudolf Haufe Verlag und der Captiva Software Cooperation,<br />
hat sich dann gezeigt, welche Art von Visitenkarte<br />
zur automatischen Kontakterfassung geeignet ist oder auch<br />
nicht.<br />
was zu lesen war<br />
(1) Rudolf Haufe Verlag - Firma, Straße, Telefonnummer,<br />
Telefax und E-Mailadresse fehlerfrei erkannt. Bei der Stadt<br />
fehlte lediglich die Länderkennung “D-”. Und die Internetadresse.<br />
(2) Captiva Software Cooperation – Name des Mitarbeiters<br />
und seine Telefonnummer fehlerfrei erkannt. Dann<br />
wurde es kryptisch. Lediglich die Stadt war zuzuordnen und<br />
zu verbessern, alle anderen Daten nur durch den Blick auf<br />
<br />
Panorama<br />
die Visitenkarte abzugleichen. Die Internetadresse fehlte<br />
komplett. (3) Penton Media GmbH – Mitarbeiter, Telefon-<br />
und Faxnummer, Stadt und Postleitzahl fehlerfrei. Danach<br />
ein ähnliches Bild. Firmenname und E-Mailadresse des Geschäftsführers<br />
waren selbst mit 9-Live geschulter kognitiven<br />
Wahrnehmung nicht herauszukriegen – www.irgendwas.de<br />
(4) Braintribe Group: Ich wiederhole mich ungern. Name<br />
des CEO lesbar. Telefonnummer, Faxnummer und Mobilnummer<br />
korrekt. Bei den anderen Daten das übliche Bild.<br />
Eignet sich die OCR-Software einfach nicht zum Erfassen<br />
von Visitenkarten? Ist das Ergebnis bei einfach strukturierten<br />
Texten besser? Wir belassen es bei den Ergebnissen. Auf<br />
ersten Rang schafft es die einzige Visitenkarte im Hochformat,<br />
die des Rudolf Haufe Verlag. Die Plätze zwei, drei<br />
und vier – alle im Querformat – unterscheiden sich nicht<br />
wesentlich.<br />
Unser Dank gilt der Grafikabteilung des Haufe Verlag.<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
013
014<br />
Der Anteil der IT am Unternehmenserfolg:<br />
Organisation und Kommunikation.<br />
Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen!<br />
Als IT im Unternehmen sind wir ständig aufgefordert nachzuweisen, dass<br />
wir einen Beitrag zur Wertschöpfung, zum Erfolg leisten können. Dass<br />
Investitionen in Informationstechnologie den Business Case nicht scheuen<br />
müssen. Nun haben E-Business- und Internet-Hype in den letzten Jahren<br />
nicht gerade zur Vertrauensbildung beigetragen. Dennoch bin ich überzeugt,<br />
dass es der IT mit ein paar einfachen Mitteln gelingen kann, ihren<br />
Wert <strong>für</strong> das Unternehmen sichtbar und vor allem verstehbar zu machen. Ich<br />
glaube, es geht dabei nicht um das Was, um Technologie, sondern vor allem<br />
um das Wie, um Prozesse und Kommunikation. Meine Kernthese dazu lautet<br />
deshalb: Der Schlüssel zum Erfolg der Informationstechnologie liegt vor<br />
allem in der Fähigkeit, deren Wert <strong>für</strong> das Geschäft des Unternehmens<br />
kommunizieren, vermarkten und umsetzen zu können.<br />
Anfang letzten Jahres haben Berater der Firma AT Kearney den Wertbeitrag<br />
der IT in einem Buch zum Thema „Strategisches IT-Management“ beleuchtet,<br />
auf welches ich hier zurückgreife. Je nach Branche liegen die<br />
IT Kosten bei etwa 1-7 Prozent der Unternehmenskosten. Die Hebelwirkung<br />
der Informationstechnik zeigt sich an drei Stellen:<br />
(1 ) Effizienzsteigerung der IT durch konsequentes Kostenmanagement und<br />
Produktivitäts steigerung.<br />
(2) Effizienz- und Effektivitätssteigerungen in den Geschäftsprozessen.<br />
(3) Steigerung von Umsatz und Profitabilität.<br />
Informationstechnologie schafft also durch ihren Nutzen <strong>für</strong> das Geschäft<br />
mehr Wert, als durch Kostensenkungen in der IT erzielbar sind.<br />
Die Berater konstatieren übrigens, dass die meisten Unternehmen nicht zu<br />
viel, sondern zu wenig <strong>für</strong> IT ausgeben.<br />
Natürlich muss die Unternehmens-IT aus meiner Sicht vor allem auf ein<br />
intelligentes Management und die Vermarktung ihres Leistungsportfolios<br />
achten. Darüber hinaus sollte sie durch langfristige Partnerschaften in<br />
die Rolle eines so genannten „Business Value Drivers“ wachsen. Mit dem<br />
Begriff Partnerschaft sind dabei nicht allein externe Partner im Sinne<br />
von Zulieferern gemeint. Da nahezu alle Geschäftsprozesse heute von IT-<br />
Lösungen abhängig sind und integrierte Systeme nutzen, sind bei Umsetzung<br />
und im Betrieb nahezu alle Mitarbeiter aus der IT maßgeblich beteiligt.<br />
Sie eignen sich dabei detaillierte Kenntnisse von Geschäftsprozessen an<br />
und entwerfen gemeinsam mit ihren Kollegen in den Fachbereichen – also<br />
ihren internen Kunden – leistungsfähige Lösungen. Langfristige externe<br />
Partnerschaften können diese Fähigkeiten nachhaltig bereichern. Partner<br />
können dabei helfen, fehlende Ressourcen zu kompensieren und Kosten zu<br />
sparen. Sie unterstützen das Unternehmen dabei, schneller zu sein, aber<br />
was noch viel wichtiger ist: Sie können helfen, mehr zu wissen.<br />
Im eigenen Unternehmen haben wir folgende Schlüsselaufgaben identifiziert:<br />
Operate, Built und Engage IT. Was meine ich damit im Einzelnen?<br />
OPERATE IT: Hier stellt die IT Systeme und Anwendungen bereit, eine Art<br />
Grundversorgung mit Informationstechnik. Dabei spielen Zuverlässigkeit,<br />
Sicherheit, Datenintegrität und Standards, Verfügbarkeit und Performanz<br />
die entscheidende Rolle. Effizienz, kontinuierliche Optimierung und<br />
marktgerechte Ausrichtung der Kostenstruktur gehören ebenfalls dazu.<br />
Da der operative Betrieb eine enge Verzahnung mit externen Anbietern<br />
erfordert, kommt der Wahl der richtigen Partner und deren Einbeziehung<br />
ein hoher Stellenwert zu. Meiner Auffassung nach stellt die IT außerdem
Briefe an den IT-Leiter<br />
nicht nur Infrastruktur und Experten bereit, sondern zusätzlich auch die<br />
Projektsteuerung und -kommunikation als integrale Bestandteile.<br />
BUILT IT: Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung und Standardisierung<br />
der Geschäftsprozesse ist die IT angehalten, Potenziale zur Verbesserung<br />
der Prozesse gemeinsam mit dem Fachverantwortlichen zu identifizieren,<br />
zu qualifizieren und durch professionelles Projektmanagement<br />
umzusetzen.<br />
ENGAGE IT: Informationstechnik sollte nicht um ihrer selbst willen betrieben<br />
werden. Eine wertorientierte Unternehmensführung verlangt von<br />
der IT und ihren Partnern neben der fachlichen Spezialisierung ein tief<br />
gehendes Verständnis von Markt und Geschäft. Auf dieser Basis kann Informationstechnologie<br />
strategische Geschäftsentscheidungen in der Umsetzung<br />
untermauern oder gar erst ermöglichen.<br />
In meinem Verantwortungsbereich habe ich eine Rolle mit dem Namen Corporate<br />
Relations geschaffen, die gemeinsam mit meinem Management-Team<br />
im Kern die Aufgabe hat, das interne und externe Partnermanagement mit<br />
Leben zu erfüllen. Sie werden sagen, das hört sich mehr nach Marketing<br />
an. Sie haben Recht. Marketing und Steuerung des Leistungsportfolios der<br />
IT. Internes Kundenbeziehungsmanagement. Gemeinsam Business Cases bauen.<br />
Die Projektmanagement-Fähigkeiten der Organisation erhöhen und in diesem<br />
Kontext Standards setzen. IT-Controlling und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen<br />
durchführen und die Transparenz in Kosten und Leistungen im<br />
Sinne des Total Cost of Ownership herstellen. Externe Partnerschaften<br />
gemeinsam mit dem Procurement-Team unserer Organisation entwickeln und<br />
pflegen. All das hat vor allem mit Kommunikation zu tun, und gerade das<br />
ist der Bereich, in dem sich die IT und ihre Partner noch immer schwer<br />
tun.<br />
Der Chief Executive Officer einer Organisation muss heute von seinem<br />
IT-Management erwarten können, dass es sich auf seine Sprachebene begibt<br />
und in der Lage ist, auf der Grundlage von Markt und Geschäftserfordernissen<br />
IT zu betreiben. Das gilt auch <strong>für</strong> unseren CEO und er hat natürlich<br />
Recht. Es geht im Kern immer wieder darum, dass es dem IT-Management<br />
gelingt, die Möglichkeiten der Technologie mit „Good Business Sense“ zu<br />
bewerten und in geeigneter Sprache zu kommunizieren und zu vermarkten.<br />
Es geht darum, eine ganzheitliche Sicht auf das Geschäft zu demonstrieren<br />
und Benefits eines gezielten IT-Einsatzes transparent zu machen.<br />
Wenn ich mich einmal in die Position eines eher nicht IT -beflissenen<br />
Menschen versetze und mir dann die Einladungsbroschüren zu diversen<br />
Fachkonferenzen der informationstechnisch gebildeten Bevölkerung anschaue,<br />
drängt sich doch die Frage auf: Wollen wir eigentlich verstanden<br />
werden? Wenn Kommunikation über Informationstechnologie, deren Fähigkeiten<br />
und Business Benefits eine so zentrale Rolle spielt, dann muss es<br />
im Unternehmen „Spielregeln“ geben, die dies ermöglichen. Das Thema wird<br />
unter anderem im Kontext der „IT-Governance“-Diskussion und der Diskussion<br />
über strategisches IT-Management umfassend bearbeitet. Governance<br />
bezogen auf die Informationstechnik ist eine unternehmerische Festlegung<br />
über organisatorische Prozesse und Strukturen zur Entscheidungsfindung,<br />
Ressourcenallokation und zur effektiven und effizienten Bereitstellung<br />
des informationstechnischen Serviceportfolios. Sie wird begleitet von<br />
kontinuierlicher Erfolgskontrolle gemessen an den übergeordneten Zielen<br />
und Strategien des Unternehmens.<br />
Es schrieb Ihnen Martin Hölscher, Cief Information Officer der Coca-Cola Erfrischungsgetränke AG.<br />
Der Text ist ein Auszug eines Vortrags <strong>für</strong> den CIO Talk, eine Veranstaltungsreihe der Detecon AG.
Titelthema<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
16-19 Wie lang sind Daten haltbar?<br />
Daten in der <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
20-22 Speicher organisieren<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong> und ECM<br />
22 Angemerkt: Optische Speicher<br />
24-27 Technik reicht nicht.<br />
Konzepte <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
26 Angemerkt: Tipps <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
28-31 „You have lost Mail.“<br />
E-Mails im Langzeitarchiv<br />
32-34 „Digitale Archivierung ist ein ständiger<br />
Prozess.“<br />
E-Mail <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
35 Kommentar<br />
Neulich durfte ich den 70. Geburtstag meines Vaters<br />
organisieren. Einer der Höhepunkte war das Vergnügen,<br />
Fotos aus Vatis Jugendzeit betrachten zu können. Zugegebenermaßen,<br />
alle Fotos der frühen Jugend waren vergilbt und<br />
zum Teil auch schon etwas mitgenommen. Aber sie hatten<br />
ja auch einen Weltkrieg überlebt und waren schon vielen<br />
Widernissen ausgesetzt.<br />
Doch als wirkliche <strong>Langzeitarchivierung</strong> kann der Betrachter<br />
diese Fotos sicher nicht bezeichnen – obzwar diese<br />
Fotos die wesentlichen Anforderungen an die Archivierung<br />
erfüllen: dass die Information auch noch nach vielen Jahrzehnten<br />
und mehreren Jahrhunderten unverfälscht vorhanden<br />
ist. Weiterhin soll die gespeicherte Information,<br />
in unserem Beispiel das jugendliche Bild meines Vaters,<br />
ohne oder zumindest mit einfachen Hilfsmitteln verfügbar<br />
gemacht werden können. Und drittens soll die Qualität der<br />
Daten nicht unter dem Alterungsprozess leiden.<br />
Im Zeitalter der allgegenwärtigen Digitaltechnik sollte anzunehmen<br />
sein, dass diese Anforderungen leicht zu erfüllen<br />
sind und vergilbte Papierbilder – und natürlich auch die<br />
verrauschten Vinyl- und Schelllackplatten, die Zelluloidfilme<br />
und alle anderen rückständigen Informationsträger<br />
– längst der Vergangenheit angehören und wirklich nicht<br />
mehr zeitgemäß sind.<br />
Prinzipiell haltbar<br />
Dr. Harald Gerlach<br />
Prinzipiell sind digitale Daten alleine schon durch die der<br />
Digitaltechnik inhärenten Eigenschaften „haltbarer“ als analoge<br />
Daten. Jeder kennt die Probleme alter Musikaufnahmen<br />
mit ihren kratzenden und rauschenden Nebengeräuschen.<br />
Die vergilbter Dokumente oder die Qualitätseinbußen von
alten Filmen, die im wesentlichen daher rühren, dass die<br />
eigentliche Information sich mit der Zeit verändert. Durch<br />
die Digitalisierung können diese Probleme im Grunde nicht<br />
mehr auftreten, da eine „Eins“ immer eindeutig von einer<br />
„Null“ unterscheidbar ist. Zwischenwerte zwischen diesen<br />
beiden Zuständen gibt es nicht. Und so kann Information<br />
sich nicht verfälschen. Ihre Qualität bleibt erhalten.<br />
Fortschritt ohne Blick zurück<br />
Daten in der <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
Pergamentrollen aus dem Mittelalter sind heute noch lesbar.<br />
Der Nachweis der Langlebigkeit steht bei CDs, DVDs oder Magnetbändern<br />
indes noch aus. Die Lanzeitarchivierung von Daten wird<br />
zum Puzzlespiel von Hardware und Software.<br />
Soweit die Signaltheorie und die positiven Seiten der digitalisierten<br />
Daten. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? Dazu<br />
muss der Betrachter der Überlegung folgen, dass die Nullen<br />
und Einsen eines digitalen Datenstroms erst durch deren<br />
Interpretation ihre Bedeutung erhalten. Einfacher gesagt:<br />
Erst wenn die Bedeutung der einzelnen Nullen und Einsen<br />
fest steht, ist deren Inhalt wahrzunehmen. Der Informatiker<br />
spricht hier vom Format der Daten. Wir alle kennen diese<br />
unterschiedlichen Formate. In der Microsoftwelt sind sie,<br />
sofern sie im Explorer nicht unterdrückt werden, an der<br />
dreibuchstabigen Endung des Dateinamens unterscheidbar.<br />
Jede Applikation erzeugt ihr eigenes Datenformat. Ein<br />
Datenformat, das die Applikation selbstverständlich immer<br />
fehlerfrei und zuverlässig lesen, speichern und darstellen<br />
kann. Jedes Datenformat benötigt (und hat) also seinen eigenen<br />
Interpreten. Üblicherweise ist dies der Interpret, mit<br />
der die Daten erstellt wurden.<br />
In dieser einfachen Tatsache liegt einer der großen Problemfelder<br />
der Archivierung von Daten. Denn häufig wird<br />
das Datenformat von einer Version zur nächsten - natürlich<br />
sehr viel leistungsfähigeren - Version der Applikation<br />
nicht beibehalten, sondern verändert. Für die versprochene<br />
einhundertprozentige Abwärtskompatibilität sorgen dann<br />
Importfilter. Ihre Leistungsfähigkeit und Fehlerfreiheit darf<br />
nicht höher bewertet werden, als Software nun halt mal ist.<br />
Zudem soll gleich darauf hingewiesen werden, dass der<br />
Anwender genötigt wird, die Applikation öfter zu aktualisieren<br />
und oft nur ein Importfilter zu der nächst älteren<br />
Version vorhanden ist. Um alte Daten verfügbar zu halten,<br />
müssten Anwender deshalb immer alle alten Daten mithilfe<br />
der aktuellen Programmversion in das neueste Datenformat<br />
konvertieren.<br />
Nachdem dieser Weg unpraktikabel und zeitaufwändig<br />
ist, ergibt sich <strong>für</strong> die <strong>Langzeitarchivierung</strong> ein zweiter Lösungsweg.<br />
Zusätzlich zum bestehenden Datenmaterial wird<br />
auch die Applikation archiviert: die Applikation, mit der die<br />
Daten erstellt wurden - und natürlich wird zusätzlich ein<br />
Verzeichnis benötigt, welche Daten zu welchen Versionen<br />
gehören.<br />
Alternativ kann zur Archivierung, üblicherweise unter<br />
Verlust von Information, versucht werden, Datenformate<br />
zu verwenden, die es heute schon lange gibt und es somit<br />
wahrscheinlich erscheint, dass sie auch noch in Zukunft<br />
existieren dürften. Für Texte bietet sich hier<strong>für</strong> reines ASCII,<br />
<strong>für</strong> Bilder mit hoher Wahrscheinlichkeit das JPEG-Format<br />
an.<br />
Daten plus Umgebung speichern?<br />
017<br />
Wie lang<br />
b sind Daten<br />
haltbar?<br />
b b b b<br />
Wird das Problemfeld der unterschiedlichen Datenformate<br />
gelöst, stolpert der Anwender direkt in die nächste Ebene<br />
der Software, denn auf dem Verkaufskarton von älteren<br />
Softwareprodukten (man bemerke bitte das Material, von<br />
dem dieses abgelesen wird) kann man oftmals als benötigtes
018 Titel<br />
Betriebssystem Win95 oder bei noch älteren Applikationen<br />
Windows 3.11 oder gar DOS lesen. Für die <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
bedeutet es nichts anderes, als dass nicht nur die<br />
Applikation selbst, sondern auch das Betriebssystem, auf<br />
dem unsere Applikation läuft, mit archiviert werden muss.<br />
Von den Kenntnissen, wie dieses Betriebssystem verwendet<br />
wird, ganz zu schweigen. Selbstverständlich wird eine<br />
Abwärtskompatibilität von neuen Versionen von Betriebssystemen<br />
„garantiert“, aber inwieweit diese tatsächlich <strong>für</strong><br />
alle Applikationen gilt, ver<strong>mag</strong> der erfahrene Anwender an<br />
allen anderen Versprechen der Betriebssystemhersteller zu<br />
messen.<br />
Problem Speichermedium<br />
Die <strong>Langzeitarchivierung</strong> besitzt aber nicht nur das Problemfeld<br />
der Software, sondern zusätzlich auch Probleme<br />
auf der Hardwareseite. Diese Hardwareprobleme lassen<br />
sich in zwei Kategorien aufspalten. Zum einen muss man<br />
sich Gedanken über die Haltbarkeit der Speichermedien<br />
machen, zum anderen ist das Vorhandensein der Geräte zur<br />
Verwendung der Speichermedien nicht unproblematisch.<br />
Nachdem <strong>mag</strong>netische Speichermedien ständig anderen<br />
Magnetfeldern ausgesetzt sind, und da ist das Erd<strong>mag</strong>netfeld<br />
nur eines von vielen, wird schon lange empfohlen, diese<br />
Speichermedien regelmäßig einzulesen und erneut, auf<br />
neuen Medien, abzuspeichern. Die Haltbarkeit dieser Medien<br />
ist stark von der Umgebung abhängig und schwankt<br />
erheblich. Von optischen Speichermedien ist die Musik-CD<br />
das älteste, auch in der Informationstechnik vorhandene<br />
Speichermedium. Nachdem die Musik-CD 1980 auf dem<br />
Markt eingeführt wurde, ist ihre minimale Lebensdauer<br />
somit, wenigstens <strong>für</strong> die kommerziell hergestellten, gepressten<br />
Rohlinge auf mindestens 25 Jahre anzusetzen. Ein<br />
Wert, der nicht wirklich Langzeit ist, den Informatiker aber<br />
durchaus garantieren können. Die selbst gebrannten CDs<br />
besitzen eine deutlich geringere Lebensdauer. Das dürfte jeder<br />
halbwegs ambitionierte Nutzer schon selbst am eigenem<br />
Leib festgestellt haben. Zudem sind sie wesentlich empfindlicher<br />
gegenüber mechanischen Einwirkungen, und auch<br />
die chemischen Substanzen, die verwendet werden, um eine<br />
CD oder DVD zu beschriften, sind der Langzeitstabilität des<br />
Datenträgers nicht unbedingt zuträglich.<br />
Problem Hardware<br />
Schwerwiegender allerdings sind die Probleme bei den zu<br />
den Medien passenden Abspielgeräten. Die stetige Fortentwicklung<br />
hat schon lange dem 5-1/4-Zoll-Diskettenlaufwerk<br />
das Leben gekostet, und auch 3-1/2-Zoll-Laufwerke<br />
Bundesamt <strong>für</strong> Sicherheit in der Informationstechnik www.bsi.de<br />
Das Bundesarchiv www.bundesarchiv.de<br />
Digital Library Forum www.dl-forum.de<br />
ECMguide.de www. ecm guide.de<br />
Forschungszentrum Informatik Universität Karlsruhe<br />
www.plmlabor.de<br />
Fraunhofer Institut <strong>für</strong> zuverlässigkeit und Mikroinegration<br />
www.izm.fhg.de<br />
Gesellschaft <strong>für</strong> wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH<br />
Göttingen www.gwdg.de<br />
Hochschulverband Informationswissenschaft<br />
www.informationswissenschaft.org<br />
International Federation of Library Associations and Institutions<br />
www.ifla.org<br />
Kompetenznetzwerk <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
www. langzeitarchivierung.de<br />
Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung <strong>für</strong><br />
Informationstechnik in der Bundesverwaltung www.kbst.bund.de<br />
PTB - Physikalisch Technische Bundesanstalt www.ptb.de<br />
SearchStorage.com searchstorage.techtarget.com<br />
The Internet Archive www.archive.org<br />
sind zunehmend seltener zu finden. Auch die Unzahl von<br />
erzeugten Normen auf dem Sektor der Magnetbänder stellt<br />
den Nutzer oft vor das Problem, zwar das Speichermedium<br />
noch zu besitzen, allerdings das entsprechende Bandlaufwerk<br />
schon längst entsorgt zu haben, oder gar sich nicht<br />
mehr zu erinnern, mit welchem der vielen unterschiedlichen<br />
Laufwerke das jeweilige Band beschrieben wurde. Die<br />
CD wird zurzeit von der DVD verdrängt, allerdings besitzt<br />
die DVD dieselben mechanischen Abmessungen und Abtastprinzipien<br />
wie die CD. Somit dürfte die Kompatibilität<br />
der DVD-Laufwerke zur CD noch einige Zeit gegeben sein.<br />
Wie es jedoch im Zeitalter nach der BlueRay-Disk - einem<br />
der aussichtsreichen Nachfolger der DVD - aussieht, steht<br />
noch in den Sternen.<br />
Altgeräte helfen nicht unbedingt<br />
zum Thema<br />
Selbst das Aufbewahren von alten Laufwerken hilft übrigens<br />
wenig weiter, denn es ist nicht gewährleistet, dass die<br />
Motherboards die passenden Schnittstellen zu den Geräten<br />
oder deren Kontrollern <strong>für</strong> alle Zukunft besitzen. Sowohl der<br />
alte ISA-Slot, und erst recht alle anderen Slotnormen, sind<br />
schon lange nicht mehr vorhanden. Auch die ATA-Schnittstellen<br />
<strong>für</strong> Festplatten sind sicher nicht mehr allzu lange<br />
standardmäßig vorhanden. Hier findet zurzeit die Verdrängung<br />
durch das serielle ATA (S-ATA) statt. Pikanterweise<br />
wird auch darüber nachgedacht, die Abwärtskompatibilität<br />
der Prozessoren in Richtung des Betriebssystems DOS aufzugeben.<br />
Spätestens wenn das von vielen zu Recht ungeliebte<br />
A20-Gate nicht mehr in den Prozessoren vorhanden ist,<br />
verlieren wir die uneingeschränkte Hardwarekompatibilität
zu diesem Betriebssystem und dessen Applikationen. Selbst<br />
wenn Anwender noch die Softwareapplikation und das DOS<br />
besitzen, würde es nur noch ohne die Adressierbarkeit der<br />
Speicherbereiche über 1 MB laufen, eine Technik, die viele<br />
Applikationen der DOS-Welt verwendet haben. Grundsätzlich<br />
ist es natürlich möglich, eine Emulation eines Betriebssystems<br />
zu programmieren. Inwieweit sich diese Emulation<br />
dann jedoch wie das ursprüngliche Betriebssystem verhält,<br />
hängt wie immer von den Kenntnissen und Fähigkeiten der<br />
Programmierer ab. Die Konsequenz <strong>für</strong> die <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
lautet somit, dass nicht nur die Daten, die Applikation,<br />
das notwendige Betriebssystem und die Kenntnisse<br />
darüber, natürlich das Medium und dessen Lesegerät, sondern<br />
auch noch die ganze Hardwareumgebung <strong>für</strong> diese<br />
Komponenten mit aufbewahrt werden müssen. Eine nicht<br />
unmögliche, aber beileibe sehr aufwändige Lösung.<br />
Erhöhte Speicherdichte bedeutet erhöhtes Risiko<br />
Eine weitere Tendenz in der heutigen Informationstechnik<br />
soll nicht außer Acht gelassen werden. Jede neue Generation<br />
von Speichermedien erhöht die Speicherdichte. Also immer<br />
mehr Daten können auf immer weniger Medien gespeichert<br />
werden. Damit steigt zwar nicht die Wahrscheinlichkeit des<br />
Datenverlustes, denn der ist nur vom Medium abhängig,<br />
allerdings wenn er eintritt, ist das Volumen der verlorenen<br />
Daten und damit der Verlust wesentlich höher. Vielleicht<br />
sollte man allein schon deshalb davon absehen, ganze Bibliotheken<br />
zu digitalisieren und die Originale, um Platz zu<br />
sparen, zu entsorgen. Leider gibt es aus den aufgezeigten<br />
Problemfeldern nicht wirklich einen günstigen Ausweg, der<br />
Kennt keine Hard- und Softwareprobleme: das Buch<br />
alle Probleme beseitigt, sondern nur Hilfskonstrukte, die die<br />
gröbsten Probleme <strong>für</strong> die nächsten Jahre vermeiden. Das<br />
sichere Aufbewahren von Daten über Jahrzehnte und Jahrhunderte<br />
hinweg ist bei weitem noch nicht gelöst und kann<br />
meiner Einschätzung nach bisher nur durch althergebrachte<br />
Technologien gewährleistet werden. Ich will nicht behaupten,<br />
dass alle Informationen in Stein gemeißelt werden<br />
sollen, aber eine Papierversion oder eine Mikroverfilmung<br />
ist bei weitem langzeitlesbarer als jede zurzeit verfügbare<br />
Digitaltechnik.<br />
Ein „dunkles Zeitalter“ der Digitaltechnik?<br />
Historiker sprechen nicht umsonst schon heute von dem<br />
dunklen Zeitalter der Digitaltechnik, aus dem so gut wie<br />
keine Quellen mehr vorhanden sind (stimmt nicht - es<br />
werden noch alle vorhanden sein, können aber wahrscheinlich<br />
nicht mehr gelesen werden). Zusätzlich zu allen schon<br />
aufgezählten Problemen gibt es keine Institution, die der<br />
Deutschen Bibliothek vergleichbar ist. Jeder Buchautor wird<br />
verpflichtet, mehrere Exemplare bei verschiedenen Bibliotheken<br />
zu hinterlegen, damit diese Quelle auch noch <strong>für</strong> die<br />
Nachwelt verfügbar ist. Viele Internetseiten verschwinden<br />
jedoch innerhalb kürzester Zeit aus dem Internet. Denn<br />
Artikel, die deren Autor verändert oder gar löscht, sind nirgendwo<br />
archiviert und können nach deren Löschung auch<br />
nicht mehr nachgewiesen werden, denn bisher wird über die<br />
Archivierung von Internetartikeln oder -seiten nicht einmal<br />
nachgedacht.<br />
019<br />
Dr. Harald Gerlach, FH Neu-Ulm
020 Titel<br />
555555555<br />
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Die Analysten von Capgemini gehen in einer Studie davon<br />
aus, dass die allgemeine Datenmenge deutlich steigen wird:<br />
So rechnen 16,7 Prozent der Befragten in den nächsten drei<br />
Jahren mit einem Zuwachs von mehr als 51 Prozent. Damit<br />
steigt auch die Notwendigkeit, komplexe Storage-Strukturen<br />
effizient zu verwalten, um den künftigen Anforderungen an<br />
Speicherplatz, Verfügbarkeit und Sicherheit gerecht zu werden.<br />
Verwaltungsprozesse sollen stärker automatisiert und<br />
die Kosten somit gesenkt werden. Zudem sind leistungsfähige<br />
Produkte <strong>für</strong> das Storage-Ressource-Management in<br />
der Lage, Trendanalysen zu erstellen, mit denen sich der<br />
zukünftige Speicherbedarf einfacher prognostizieren lässt.<br />
Speichersystemvielfalt<br />
In der Regel sind beim Kunden je nach Historie und ersten<br />
Anforderungen bereits unterschiedliche Speichersysteme<br />
im Einsatz wie etwa Tape-Roboter, Jukeboxen (WORM,<br />
DVD, CD) oder Festplattenspeicher. Diese verschiedenen<br />
Hardware-Landschaften müssen zunehmend berücksichtigt,<br />
integriert und abgelöst werden. Solange die Technik<br />
der Speichersysteme noch aktuell ist, ist der Ansatz der Migration<br />
allerdings aus Kosten- und Verfahrensgründen nicht<br />
sinnvoll.<br />
In erster Linie wurden die Hardware-basierten Speichersysteme<br />
eingeführt, um die Informations- und Datenmengen<br />
bewältigen zu können und den gesetzlichen Aufbewahrungs-<br />
und Nachweispflichten, insbesondere durch<br />
die Verschärfung der Produkthaftung sowie zunehmende<br />
Speicher<br />
organisieren<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong> und ECM<br />
Mehr Speicher führt nicht automatisch zu besseren<br />
Archivlösungen. Es ist der Umgang mit Information,<br />
der die Zukunft der Archive bestimmt. Ein Überblick<br />
über die wichtigsten Aspekte der <strong>Langzeitarchivierung</strong>.<br />
Ingo Bienek<br />
Produktvielfalt (durch Ausweitung des Projektgeschäftes)<br />
in der Industrie Rechnung zu tragen. Dabei ist die elektronische<br />
Archivierung der Daten nur der erste notwendige<br />
Schritt. Der Nutzen selbst entsteht aber erst durch das<br />
Gewinnen, Verdichten und Aufbereiten der Informationen<br />
zum Wissen und deren Wiederverwendung. Wissen kann<br />
aber nur durch Auflösen und Zusammenführen von Informationsinseln<br />
erfolgen.<br />
Information Lifecycle Management (ILM)<br />
Informationen haben einen Lebenszyklus: Erstellung, Verwaltung,<br />
Bewahrung und <strong>Langzeitarchivierung</strong>. Während<br />
ihres „Lebens“ werden sie unterschiedlich oft recherchiert<br />
und angezeigt. Im Vorfeld sollten immer – auch unter dem<br />
Aspekte der Kostenbetrachtung – eine Konzeption erstellt<br />
und folgende Fragen beantwortet werden: Welche Daten<br />
muss ich ablegen? Wo? Für wie lange? Welches Medium<br />
eignet sich am besten <strong>für</strong> meine Anforderungen? Um die<br />
Informationen entsprechend ihrem Wert, ihrem Lebenszyklus<br />
und ihrer Nutzung sinnvoll verwalten und ablegen<br />
zu können, müssen künftig durchgängige Konzepte, die<br />
Spannbreite von der Entstehung bis zur Entsorgung abdecken,<br />
erarbeitet werden.<br />
Einbindung unter Kosten-/Nutzenanalyse<br />
Die bereits beim Kunden bestehenden Speichersysteme<br />
(Medien) können weiterhin verwendet werden. Der Einsatz<br />
sollte unter den Aspekten Kosten und Nutzen erfolgen, denn
zum einen ist – je nach Lebensdauer einer Information – das<br />
kostengünstigste Speichermedium auszuwählen. Zum anderen<br />
muss auch die Häufigkeit des Zugriffs und damit der<br />
Anspruch an die Performance berücksichtigt werden. Die<br />
Einbindung der Lebenszyklus-Betrachtung einer Information<br />
ist damit ein wesentlicher Aspekt <strong>für</strong> die Gesamtarchiv-<br />
Strategie.<br />
Bezug zu Records Management (RM)<br />
Dieser Ansatz wird unter dem Begriff Records Management<br />
(RM) in jüngster Zeit sublimiert. RM bedeutet die<br />
Verwaltung aller relevanten Aufzeichnungen, zu denen<br />
sämtliche Arten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen aus<br />
unterschiedlichen Systemen gehören. Typische Anforderungen<br />
sind die Verwaltung von Aufbewahrungs- und<br />
Löschfristen und die damit verbundene Automatisierung<br />
organisatorischer Regelungen in der Archivverwaltung.<br />
Schlüsseldienst<br />
Die „reinen“ Hardware-basierten Speichersysteme verwalten<br />
ihre Informationen über einen eindeutigen Schlüssel<br />
(Referenz der Dateinummer auf ihren Ablageort). Hinzukommen<br />
noch einige Systemattribute, die <strong>für</strong> die Protokollierung<br />
und die weitere interne Suche benötigt werden.<br />
Dieser Schlüssel ist der kleinste gemeinsame Nenner <strong>für</strong><br />
die Integrations- und Applikations-Architektur. In einigen<br />
Fällen werden so genannte Bibliotheken <strong>für</strong> den Zugriff<br />
und das Ablegen von Dateien, die die Informationseinheit<br />
darstellen, von außerhalb (Anwendungen) seitens der<br />
Speichersysteme zur Verfügung gestellt. Die Nutzung aus<br />
verschiedenen Verfahren heraus würde allerdings wieder zu<br />
pflegeintensiven Insellösungen führen.<br />
Um die Informationen mit ihren verschiedenen Ablageorten<br />
und entsprechenden Attributen komfortabel unter<br />
Nutzung der angebotenen Bibliotheken zu verwalten, ist<br />
eine Zwischenschicht in Form eines logischen Servers<br />
(Information Storage Managers) notwendig. Dieser unterscheidet<br />
sich von einfachen Verzeichnisdiensten durch die<br />
nachfolgenden intelligenten Aufgaben:<br />
(1) Verwalten der „logischen“ Ablageorte und damit verknüpfter<br />
Lebensdauer (-zyklus) mithilfe des Speichersystemschlüssels<br />
(2) Verwaltung anwendungsspezifischer Attribute<br />
(Datenbank- und/oder eigene Indizes)<br />
(3) Zugriffsrechte und –Rollen (Personalisierung)<br />
(4) Offene Schnittstellen zu Anwendungen<br />
Daraus ergibt sich das nachfolgende 3-Schichtenmodell:<br />
(1) Anwendungs- und Präsentationsschicht:<br />
Darunter sind im weitesten Sinne Unternehmensanwendungen<br />
oder ECM-(Enterprise Content Management)-Anwendungs-Bausteine,<br />
nämlich die Erfassung,<br />
Verwaltung und Weiterverarbeitung im Sinne der<br />
Vorgangsbearbeitung zu verstehen. Hier liegt die<br />
Präsentationsschicht, im Allgemeinen auf Basis<br />
moderner Web-Client-Technologie.<br />
(2) Information Storage Managers (Verwaltung des<br />
Schlüsseldienstes, der Attribute sowie Rechte und<br />
Rollen, Dienste <strong>für</strong> Anwendungsschicht)<br />
(3) Speichersysteme (Storage Solutions)<br />
Storage Solutions als Bestandteil von Enterprise<br />
Content Management (ECM)<br />
Storage Solutions stellen, verglichen mit der Architektur<br />
eines Hauses, das Fundament und den Keller dar. Dabei<br />
gehen Speicherkonzepte weit über Medien wie Bänder und<br />
WORM (write once, read multiple) hinaus. Heute gehört<br />
eine Kombination aus Hardware- und Softwarelösungen<br />
wie RAID, HSM, SAN oder NAS zur übergreifenden Betrachtung.<br />
Wichtige Vertreter sind hier EMC, Network<br />
Appliance, aber auch Fujitsu Siemens Computer. Diese<br />
neuen technischen Lösungen erfüllen teilweise Anforderungen,<br />
die bisher nur durch klassische Archive abgedeckt<br />
werden konnten, und sollten deshalb bei der Festlegung<br />
einer ECM-Lösung berücksichtigt werden. Im Vergleich zu<br />
Anwendungen, die auf der traditionellen Jukebox-Technologie<br />
basieren, haben moderne festplattenbasierte Speichersysteme<br />
entscheidende Vorteile: Sie bieten eine Basis <strong>für</strong> die<br />
revisionssichere Archivierung. Im Gegensatz zu herkömmlichen<br />
Jukebox-Systemen reduziert sich bei modernen Festplatten-Speichern<br />
der Operating-Aufwand enorm, der <strong>für</strong><br />
das Wechseln und Einlegen neuer (Sicherungs-)Medien mit<br />
WORM-Funktionalität notwendig ist. Die Beschränkung<br />
der Schreib- und Lese-Laufwerke entfällt. Diese bildeten bei<br />
größeren Datenmengen in der Vergangenheit immer wieder<br />
einen Engpass bei der Performance. Die Anbindung bei<br />
gleichzeitiger Verfügbarkeit <strong>für</strong> verschiedene Anwendungssysteme<br />
fällt somit leichter.<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong> und rechtliche Aspekte<br />
021<br />
Die Anforderung an die elektronische Archivierung beruht<br />
auch auf gesetzlichen Rahmenbedingungen aus zivil-,<br />
handels- und steuerrechtlicher Sicht wie beispielsweise<br />
der Nachweispflicht und Unveränderbarkeit von Belegen
022 Titel<br />
Angemerkt<br />
Tipps zur <strong>Langzeitarchivierung</strong>:<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong> ist immer im Vorfeld zu planen,<br />
d. h. sinnvolle Speicherformate müssen ausgewählt,<br />
Speichervolumina abgeschätzt, Soft- und Hardware dimensioniert<br />
werden. Dokumente mit identischer Aufbewahrungsdauer<br />
sollten dabei auf gleichen Datenträgern<br />
oder Clustern sein. Die Wahl des richtigen Speicherformates<br />
spielt dabei eine wichtige Rolle. Es gibt Formate,<br />
die versprechen eine lange Lebensdauer wie TIFF und<br />
mittlerweile auch PDF. Und es gibt Formate, die nicht<br />
<strong>für</strong> eine <strong>Langzeitarchivierung</strong> zu empfehlen sind, wie MS<br />
WORD. Derartige Formate sind proprietär, und einzelne<br />
Unternehmen haben oft ein kommerzielles Interesse an<br />
dem Format, wodurch Änderungen während der Aufbewahrung<br />
nicht auszuschließen sind.<br />
Trotz bester Planung ist bei Aufbewahrungsfristen von 10<br />
Jahren und mehr mit einer Datenmigration zu rechnen.<br />
Die Gründe da<strong>für</strong> sind eigentlich immer unter den folgenden<br />
zu suchen:<br />
1. Hardware stirbt, d. h. es gibt vom Hersteller keine<br />
Wartungsunterstützung und keine Ersatzteile mehr<br />
<strong>für</strong> Speicherhardware (z. B. Jukeboxen) oder Server.<br />
Ferner kann neue Speicherhardware wesentlich<br />
mehr Volumen speichern, d. h. mit neuer Hardware<br />
können zu reduzierten Kosten mehr Dokumente<br />
gespeichert werden.<br />
2. Die Systemplattformen veralten, d. h. es gibt vom<br />
Softwarehersteller keine Wartungsunterstützung<br />
mehr <strong>für</strong> die Betriebssystemplattformen, <strong>für</strong> die<br />
Datenbanken usw.<br />
3. Das Archivierungssystem bedarf einer Modernisierung,<br />
d. h. es muss eine Systemmigration<br />
durchgeführt werden.<br />
Sollte eine Datenmigration notwendig sein, so empfi ehlt<br />
sich, bei der Gelegenheit auch das Gesamtsystem zu aktualisieren.<br />
Dabei eine Systemmigration und ein neues<br />
Speichern nach Bereinigung, d. h. Auslassen gelöschter<br />
und veralteter Dokumente, auf neuer Speicherhardware.<br />
Damit ist das Gesamtsystem aktualisiert worden.<br />
Dr. Knuth Lange, Leiter PR & Marketing, IQDoQ GmbH<br />
www.iqdoq.de<br />
im Bereich der Buchhaltung oder bei der Produkthaftung<br />
im Bereich der Fertigung und Entwicklung. Hier gilt es,<br />
die Auswirkungen der AO/GDPdU Grundsätze <strong>für</strong> den<br />
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen<br />
(AO/GDPdU), GOB, aber auch Vorgaben unter anderem<br />
aus dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder Basel II auf das<br />
Unternehmen zu klären und mit geeigneten IT-Mitteln wie<br />
der Archivierung zu unterstützen.<br />
Wichtig ist ebenfalls, dass die Einhaltung der rechtlichen<br />
Bestimmungen <strong>für</strong> die im Unternehmen eingesetzte Storage<br />
Solution nicht nur nachweispfl ichtig, sondern auch durch<br />
entsprechende Verfahrensbeschreibungen begleitet wird,<br />
beispielsweise durch eine Dokumentation der technischen<br />
Abläufe der <strong>Langzeitarchivierung</strong> und der dazugehörigen<br />
Organisationsanweisungen <strong>für</strong> den Betrieb. Darüber hinaus<br />
ist die Abnahme und Freigabe vom Wirtschaftsprüfer notwendig<br />
und zwingend zu empfehlen.<br />
Ausblick<br />
Durch das Zusammenwachsen von Speichersystemen<br />
und Software-Lösungen sowie ECM-Strategien wird die<br />
Informationsbereitstellung und deren Aufbereitung immer<br />
mehr an Bedeutung . Die bereits technisch zur Verfügung<br />
stehenden Produkte und Anwendungen zur automatischen<br />
Klassifi kation und Erkennung von Attributen (Indexierung)<br />
werden mehr und mehr in der Praxis angewendet, um die<br />
zeitintensive Aufbereitung der Dokumente zu reduzieren.<br />
Der nächste Schritt ist der Wandel von der Pull- zur Push-<br />
Methodik der Information (Wissen). Dies bedeutet, dass die<br />
Daten nicht nur nach expliziten Suchanfragen durch den<br />
Benutzer zur Verfügung gestellt („Pull“) werden, sondern<br />
umgekehrt, dass vom System dem Benutzer eigenständig<br />
Informationen vorgeschlagen („Push“) werden können.<br />
Die Push-Methodik wie beim „Amazonas-Dienst“ wird<br />
fachlich über Personalisierungstechniken und Taxonomie<br />
umgesetzt. Diese ermöglicht eine formale Anordnung von<br />
Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens.<br />
Hier spielen Nomenklaturen, Thesaurus und<br />
Ablagesystematiken eine Rolle.<br />
Ingo Bienek<br />
Jahrgang 1963, studierte Wirtschaftsinformatik<br />
an der Universität Trier. Leiter Enterprise<br />
Content Management bei Siemens Business<br />
Service.
022 Titel<br />
Angemerkt<br />
Tipps zur <strong>Langzeitarchivierung</strong>:<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong> ist immer im Vorfeld zu planen,<br />
d. h. sinnvolle Speicherformate müssen ausgewählt,<br />
Speichervolumina abgeschätzt, Soft- und Hardware dimensioniert<br />
werden. Dokumente mit identischer Aufbewahrungsdauer<br />
sollten dabei auf gleichen Datenträgern<br />
oder Clustern sein. Die Wahl des richtigen Speicherformates<br />
spielt dabei eine wichtige Rolle. Es gibt Formate,<br />
die versprechen eine lange Lebensdauer wie TIFF und<br />
mittlerweile auch PDF. Und es gibt Formate, die nicht<br />
<strong>für</strong> eine <strong>Langzeitarchivierung</strong> zu empfehlen sind, wie MS<br />
WORD. Derartige Formate sind proprietär, und einzelne<br />
Unternehmen haben oft ein kommerzielles Interesse an<br />
dem Format, wodurch Änderungen während der Aufbewahrung<br />
nicht auszuschließen sind.<br />
Trotz bester Planung ist bei Aufbewahrungsfristen von 10<br />
Jahren und mehr mit einer Datenmigration zu rechnen.<br />
Die Gründe da<strong>für</strong> sind eigentlich immer unter den folgenden<br />
zu suchen:<br />
1. Hardware stirbt, d. h. es gibt vom Hersteller keine<br />
Wartungsunterstützung und keine Ersatzteile mehr<br />
<strong>für</strong> Speicherhardware (z. B. Jukeboxen) oder Server.<br />
Ferner kann neue Speicherhardware wesentlich<br />
mehr Volumen speichern, d. h. mit neuer Hardware<br />
können zu reduzierten Kosten mehr Dokumente<br />
gespeichert werden.<br />
2. Die Systemplattformen veralten, d. h. es gibt vom<br />
Softwarehersteller keine Wartungsunterstützung<br />
mehr <strong>für</strong> die Betriebssystemplattformen, <strong>für</strong> die<br />
Datenbanken usw.<br />
3. Das Archivierungssystem bedarf einer Modernisierung,<br />
d. h. es muss eine Systemmigration<br />
durchgeführt werden.<br />
Sollte eine Datenmigration notwendig sein, so empfi ehlt<br />
sich, bei der Gelegenheit auch das Gesamtsystem zu aktualisieren.<br />
Dabei eine Systemmigration und ein neues<br />
Speichern nach Bereinigung, d. h. Auslassen gelöschter<br />
und veralteter Dokumente, auf neuer Speicherhardware.<br />
Damit ist das Gesamtsystem aktualisiert worden.<br />
Dr. Knuth Lange, Leiter PR & Marketing, IQDoQ GmbH<br />
www.iqdoq.de<br />
im Bereich der Buchhaltung oder bei der Produkthaftung<br />
im Bereich der Fertigung und Entwicklung. Hier gilt es,<br />
die Auswirkungen der AO/GDPdU Grundsätze <strong>für</strong> den<br />
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen<br />
(AO/GDPdU), GOB, aber auch Vorgaben unter anderem<br />
aus dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder Basel II auf das<br />
Unternehmen zu klären und mit geeigneten IT-Mitteln wie<br />
der Archivierung zu unterstützen.<br />
Wichtig ist ebenfalls, dass die Einhaltung der rechtlichen<br />
Bestimmungen <strong>für</strong> die im Unternehmen eingesetzte Storage<br />
Solution nicht nur nachweispfl ichtig, sondern auch durch<br />
entsprechende Verfahrensbeschreibungen begleitet wird,<br />
beispielsweise durch eine Dokumentation der technischen<br />
Abläufe der <strong>Langzeitarchivierung</strong> und der dazugehörigen<br />
Organisationsanweisungen <strong>für</strong> den Betrieb. Darüber hinaus<br />
ist die Abnahme und Freigabe vom Wirtschaftsprüfer notwendig<br />
und zwingend zu empfehlen.<br />
Ausblick<br />
Durch das Zusammenwachsen von Speichersystemen<br />
und Software-Lösungen sowie ECM-Strategien wird die<br />
Informationsbereitstellung und deren Aufbereitung immer<br />
mehr an Bedeutung . Die bereits technisch zur Verfügung<br />
stehenden Produkte und Anwendungen zur automatischen<br />
Klassifi kation und Erkennung von Attributen (Indexierung)<br />
werden mehr und mehr in der Praxis angewendet, um die<br />
zeitintensive Aufbereitung der Dokumente zu reduzieren.<br />
Der nächste Schritt ist der Wandel von der Pull- zur Push-<br />
Methodik der Information (Wissen). Dies bedeutet, dass die<br />
Daten nicht nur nach expliziten Suchanfragen durch den<br />
Benutzer zur Verfügung gestellt („Pull“) werden, sondern<br />
umgekehrt, dass vom System dem Benutzer eigenständig<br />
Informationen vorgeschlagen („Push“) werden können.<br />
Die Push-Methodik wie beim „Amazonas-Dienst“ wird<br />
fachlich über Personalisierungstechniken und Taxonomie<br />
umgesetzt. Diese ermöglicht eine formale Anordnung von<br />
Informationen nach den jeweiligen Bedürfnissen eines Unternehmens.<br />
Hier spielen Nomenklaturen, Thesaurus und<br />
Ablagesystematiken eine Rolle.<br />
Ingo Bienek<br />
Jahrgang 1963, studierte Wirtschaftsinformatik<br />
an der Universität Trier. Leiter Enterprise<br />
Content Management bei Siemens Business<br />
Service.
024 Titel<br />
Konzepte <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
Technik reicht nicht.<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong> wird auch heute oft als technische Aufgabe<br />
angesehen. Der Zuwachs an zu archivierenden Daten verlangt jedoch<br />
eine differenzierte Betrachtung. So gewinnen nicht nur rechtliche<br />
Anforderungen, sondern auch strategische Komponenten an Bedeutung.<br />
Martin Böhn<br />
Die wesentlichen Ziele der <strong>Langzeitarchivierung</strong> sind die<br />
Aufbewahrung, Wiederherstellbarkeit (Retrieval) und das<br />
nachweisliche Löschen geschäftsrelevanter Daten, insbesondere<br />
von Geschäftsdokumenten. Archivierung ist aber mehr<br />
als die Auswahl von Speichermedien. Die unterschiedlichen<br />
Daten müssen zu Geschäftsvorfällen zugeordnet und über<br />
eine einheitliche Metadatenstruktur mit verschiedenen<br />
Suchmechanismen gefunden werden. Das Archiv dient nicht<br />
als Datengrab, sondern als Ausgangspunkt <strong>für</strong> den besseren<br />
Zugriff auf die geschäftsrelevanten Informationen.<br />
Ziel ist es, ein Wissensarchiv aufzubauen, um aus Erfahrungen<br />
zu lernen und das Wissen der einzelnen Mitarbeiter<br />
besser zugänglich zu machen. So können beispielsweise bei<br />
der Erstellung eines Angebotes Dokumente (Word, E-Mail,<br />
gescannte Papierdokumente) eingesehen werden, die in<br />
den vergangenen Jahren an den Kunden gesandt wurden,<br />
um sich besondere Vorlieben oder Restriktionen bewusst<br />
zu machen. Zudem können ähnliche Angebote an andere<br />
Kunden als Referenz gesucht werden.<br />
Bei der Umsetzung von Projekten der <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
werden die organisatorische, technische, rechtliche<br />
und betriebswirtschaftliche Sichtweise im engeren Sinne<br />
unterschieden. Diese sind allerdings nicht völlig trennscharf,<br />
weshalb einzelne Aufgabengebiete und Maßnahmen<br />
mehreren Aspekten oder einer Kombination derselben zugeordnet<br />
werden.<br />
Durch die Aufbewahrung und die Wiederherstellbarkeit<br />
werden rechtliche und steuerliche Auskunftspflichten ebenso<br />
erfüllt wie die Anforderung, im Unternehmen erzeugtes<br />
dWissen <strong>für</strong> zukünftige Entscheidungen zur Verfügung zu<br />
stellen. Dabei ist es wichtig, ob lediglich eine Speicherung<br />
oder zusätzlich die Sicherung der Unveränderlichkeit eines<br />
Dokuments gewährleistet werden soll. Insbesondere bei<br />
langjährigen Archivierungspflichten ist darauf zu achten,<br />
dass die in elektronischer Form abgelegten Dokumente in<br />
einem Format gespeichert werden, das weiterhin auslesbar<br />
und anzeigbar ist. Deshalb wird zumeist eine Wandlung<br />
in standardisierte, langlebige Formate wie beispielsweise<br />
TIFF vorgenommen, da herstellerspezifische Formate wie<br />
die einiger Office-Produkte im Laufe der Jahre Änderungen<br />
erfahren, welche die Anzeige alter Dateien mit aktuellen<br />
Programmen unmöglich machen.<br />
Organisation der Inhalte<br />
Ausgangspunkt eines Archivierungsprojekts ist die Frage,<br />
welche Inhalte wann <strong>für</strong> wie lange wohin abgelegt werden<br />
sollen. Grundsätzlich sollten alle geschäftsrelevanten Daten<br />
gespeichert werden, um diese <strong>für</strong> Auswertungen oder Auskunftspflichten<br />
bereitstellen zu können. Für die Integration<br />
von Dokumenten verschiedener Formate aus unterschiedlichen<br />
Quellen in eine einheitliche Ablagestruktur kommen<br />
dabei zumeist Enterprise-Content-Management-Systeme<br />
(ECM) zum Einsatz. Diese erlauben neben der Erfassung<br />
originär elektronischer Dokumente wie Office-Dateien<br />
oder E-Mails auch die Integration von gescannten Papierdokumenten.<br />
Die Verschlagwortung erfolgt nach einem einheitlichen<br />
Modell, was das Auffinden der Dokumente sowie
die Kopplung mit einzelnen Prozessschritten entscheidend<br />
unterstützt. Diese Klassifikation erlaubt die (semi-)automatische<br />
Auslagerung der Dokumente nach Abschluss der<br />
Bearbeitung auf die da<strong>für</strong> vorgesehenen Archivsysteme.<br />
Zudem wird die Sicherung der Dokumente vor Zerstörung<br />
oder Verlust durch parallele Speichermedien erleichtert.<br />
Speichertechnologien<br />
Die Entscheidungskriterien bei der Auswahl der Archivmedien<br />
sind Speichervolumen, Zugriffszeiten und Anforderungen<br />
an Revisionssicherheit. Hauptspeicher und<br />
Festplattensysteme werden zumeist <strong>für</strong> noch häufig benötigte<br />
Dokumente oder solche, die sich noch in der aktiven<br />
Bearbeitung befinden, eingesetzt. Die sehr schnellen Zugriffszeiten<br />
werden mit einem vergleichsweise hohen Preis<br />
pro Gigabyte erkauft. Die Auslagerung <strong>für</strong> die <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
erfolgt auf andere Festplattensysteme, Jukeboxen<br />
oder Tape Libraries. Über einen Parallelbetrieb können die<br />
Performanz des Gesamtsystems gesteigert und gleichzeitig<br />
sofort Sicherungskopien auf andere, auch räumlich verteilte<br />
Medien geschrieben werden.<br />
Jukeboxen können mit unterschiedlichen Medien befüllt<br />
werden, etwa mit CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory,<br />
bis zu 800 MB einseitig), DVD (Digitale Versatile Disc,<br />
bis zu 9,4 GB beidseitig), MO (Magneto Optical, 9,1 GB),<br />
PDD (Professional Disc for Data, 23,3 GByte einseitig) oder<br />
UDO (Ultra Density Optical, bis zu 30 GByte beidseitig).<br />
Kriterien sind die Anforderungen an das Speichervolumen<br />
sowie die Entscheidung, ob eine nachträgliche Änderung<br />
des Dokuments ausgeschlossen werden soll. Hier<strong>für</strong> werden<br />
nur einmal beschreibbare Datenträger (WORM, write once<br />
read many) gewählt und von Wirtschaftsprüfern als revisionssicher<br />
abgenommen.<br />
Neben dem Schutz vor (un-)beabsichtiger Veränderung<br />
durch den Anwender sind die Medien gut gegen mechanische<br />
Einwirkungen gesichert. Während bei bestimmten<br />
optischen Medien die Unveränderlichkeit der gespeicherten<br />
Informationen direkt gesichert ist, müssen auf Festplattenbasierten<br />
Systemen dazu zusätzliche Instrumente wie Ablage,<br />
Zugriffsmechanismen, Adressierung oder Zeitstempel<br />
eingesetzt werden (CAS-Systeme: Content Addressed Storage).<br />
Für die Verbindung von Speicherressourcen sind unterschiedliche<br />
Konzepte entwickelt worden. NAS (Network<br />
Attached Storage) bezeichnet die Verwendung von Netzwerkstandardprotokollen<br />
wie HTTP zur Integration der<br />
Speicher unabhängig von der vorhandenen Serverplattform.<br />
Zumeist werden diese Systeme als Datenspeicher<br />
verwendet, wobei mehrere Festplatten entweder als JBOD<br />
(Just a Bunch Of Discs) oder <strong>für</strong> größere Ausfallsicherheit<br />
als RAID (Redundant Array of Independent Discs) konfiguriert<br />
werden können. Eine Weiterentwicklung sind SAN<br />
(Storage Area Network), Hochgeschwindigkeitsnetzwerke<br />
zwischen Server-Systemen und den von diesen verwendeten<br />
Speicherressourcen, die eine zentrale Adressierbarkeit und<br />
Administration der Speichersysteme ermöglichen. Durch<br />
die redundante Vorhaltung von Plattensystemen, Switches<br />
und Host-Adaptern kann eine hohe Fehlertoleranz und<br />
Verfügbarkeit gewährleistet werden.<br />
Rechtliche Sicht: Löschen von Inhalten als<br />
weiteres Problemfeld<br />
025<br />
Unterschiedliche rechtliche Anforderungen zur Nachweisbarkeit<br />
(„Compliance“) bestimmter Sachverhalte durch das<br />
Aufzeigen der revisionssicher abgelegten Dokumente stellen<br />
weitere Ansprüche an die Ausgestaltung des Archivsystems.<br />
Der Fokus dieses Beitrags soll nicht auf den einzelnen Bestimmungen<br />
der verschiedenen Rechtsvorschriften liegen,<br />
stattdessen wird auf den teilweise vernachlässigten Bereich<br />
der (nachweislichen) Entfernung der Dokumente eingegangen.<br />
Hinsichtlich des Löschens der Dokumente muss<br />
zwischen dem logischen Entfernen sowie der physikalischen<br />
Vernichtung unterschieden werden. Im ersten Fall bleibt das<br />
Dokument auf dem Speichermedium vorhanden, kann aber<br />
aus der Applikation heraus nicht mehr angesprochen werden,<br />
da der entsprechende Index-Eintrag entfernt wurde. Im
026 Titel<br />
Angemerkt<br />
Die wichtigsten Gründe, warum optische<br />
Speicher auch in Zukunft eingesetzt werden:<br />
1. Write-Once-Speichermedien haben eine sehr hohe<br />
Datensicherheit, da sie nicht überschreibbar oder<br />
versehentlich durch Viren veränderbar sind.<br />
2. Die standardisierten Medien bieten eine langfristige<br />
Medien-Schreib- und Lese-Kompatibilität.<br />
CD > DVD > BlueLaser-Disc = beste Medienkompa<br />
tibilität<br />
3. Durch ein standardisiertes Filesystem auf den<br />
Medien (etwa UDF) sind diese kompatibel zu allen<br />
gängigen Betriebssystemen und auch außerhalb der<br />
Jukebox in Standard-Laufwerken lesbar.<br />
4. Optische Medien haben im Gegensatz zu anderen<br />
Speichertechnologien, wie Tape oder Festplatte,<br />
keinen direkten Kontakt mit dem Lese- beziehungsweise<br />
Schreibkopf – das Medium bleibt über Jahre<br />
hinweg funktionstüchtig. Bei anderen Speicherlösungen<br />
kann ein kontinuierlicher Verschleiß bis<br />
zur Medienzerstörung führen.<br />
5. Bereits heute liegen die Kosten von BlueLaser-Discs<br />
unterhalb denen von Tapes.<br />
6. Die BlueLaser-Disc erzielt eine sehr hohe Speicherdichte,<br />
daraus ergibt sich ein hervorragender Formfaktor,<br />
der sich in den kommenden Jahren noch<br />
weiter verbessern wird.<br />
7. Optische Medien zeichnen sich durch eine sehr hohe<br />
Medien-Lebensdauer aus. Diese beträgt mindestens<br />
50 Jahre. Ein wichtiger Aspekt im Hinblick auf die<br />
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die oft mehrere<br />
Jahrzehnte betragen.<br />
8. Mit optischen Speicherlösungen ist kein regelmäßiger<br />
Backup-Bedarf notwendig.<br />
9. Das optische Speichern bietet einen direkten Zugriff<br />
auf die Daten mit Nearline-Verfügbarkeit.<br />
10. Jukeboxen eignen sich aufgrund ihres geringen<br />
Energieverbrauchs und Wartungsbedarfs sowie ihrer<br />
geringen Wärmeerzeugung optimal zur effi zienten<br />
Massenspeicherung.<br />
11. Jukeboxen sind – im Gegensatz zu Festplatten-<br />
Systemen – von Schnittstellen unabhängige<br />
Speicher-Systeme.<br />
Wilfried Beckmann, Geschäftsführer DISC GmbH<br />
www.disc-gmbh.de<br />
zweiten Fall wird tatsächlich das Dokument selbst gelöscht.<br />
Bei der Speicherung auf optischen Medien ist das selektive<br />
Entfernen einzelner Dateien nicht möglich. Deshalb ist die<br />
Vernichtung des Dokuments erst nach einem Reorganisationslauf<br />
mit einem damit verbundenen Austausch der<br />
Datenträger möglich, beispielsweise der CD-ROMs. Reorganisationen<br />
werden insbesondere dann vorgenommen, wenn<br />
Medien noch vorgehalten werden müssen, obwohl nur noch<br />
ein geringer Prozentsatz des Inhalts angesprochen werden<br />
kann (etwa 70 Prozent logisch bereits gelöscht). Die noch<br />
aktiven Dokumente werden auf andere Datenträger kopiert,<br />
das alte Medium wird vernichtet.<br />
Insbesondere bei rechtlichen Anforderungen hinsichtlich<br />
des Löschens der Dokumente (so bei personenbezogenen<br />
Daten) ist eine Nachweisbarkeit über die Vernichtung erforderlich.<br />
Dies kann durch die Protokollfunktionalitäten<br />
der entsprechenden Archivsysteme gewährleistet werden.<br />
Bei großen, zumeist auf optischen Medien basierenden Systemen<br />
sowie bei Archiven mit starker räumlicher Verteilung<br />
oder teilweise gespiegelten Beständen, kann der Nachweis<br />
problematisch sein, wenn ein Zugriff auf ein über das<br />
System gelöschtes Dokument nicht mehr möglich ist, auch<br />
nicht über das Auslesen eines Mediums oder einer Offl ine-<br />
Kopie.<br />
Hier gehen verschiedene Hersteller wie SUN in der nächsten<br />
Version ihres Archivs den Weg, alle Dokumente verschlüsselt<br />
abzulegen und den Schlüssel zentral zu speichern.<br />
Wird ein Dokument gelöscht, wird der Schlüssel vernichtet.<br />
Damit ist sichergestellt, dass die Einträge auf beliebig vielen<br />
verteilten Speichermedien nicht mehr ausgelesen werden<br />
können.<br />
Betriebswirtschaftliche Sicht<br />
In den ausgeführten organisatorischen, technischen und<br />
rechtlichen Aspekten ist bereits eine betriebswirtschaftliche<br />
Dimension enthalten. Denn zum einen sollte eine genaue<br />
Anforderungsanalyse (zu unterstützende Prozesse, Zugriffszeiten,<br />
erwartetes Speichervolumen u. a.) vor der Auswahl<br />
der Hard- und Software-Komponenten gemacht werden.<br />
Zum anderen ist zu untersuchen, wie den rechtlichen Vorschriften<br />
mit einem möglichst geringen Mitteleinsatz entsprochen<br />
werden kann, wobei gleichzeitig evtl. entstehende<br />
Vorteile der besseren Informationsbasis <strong>für</strong> betriebliche<br />
Abläufe und Entscheidungsprozesse erschlossen werden<br />
müssen. Die bessere Verteilung von Informationen in einer<br />
Organisation kann durch das Erfassen von Zeitvorteilen bei<br />
der Vorgangsbearbeitung in Kostenvorteile umgerechnet<br />
werden.
Kostenaspekte bei Aufbau und Betrieb der Speichersysteme<br />
betreffen neben dem reinen Volumen der vorhandenen<br />
zu speichernden Daten die Auswahl und Kombination der<br />
Medien sowie die Bestimmung der zu archivierenden Dokumente.<br />
Das Schlagwort Information Lifecycle Management<br />
beschreibt die Verteilung der Dateien auf unterschiedliche<br />
Datenträger anhand der Ansprüche an die Verfügbarkeit.<br />
Dokumente, die nur noch selten benötigt werden, werden<br />
dabei auf langsamere, aber kostengünstigere Speichermedien<br />
umgelagert. Dies kann durch das System entweder<br />
anhand des Alters oder aufgrund der Zugriffshäufi gkeiten<br />
analog zur Bereinigung des Caches erfolgen.<br />
Bei der Überführung bestehender Datenbestände wie<br />
Dateien auf File-Servern empfi ehlt sich im Vorfeld die<br />
Untersuchung auf Redundanzen, die gerade bei „Informationsinseln“<br />
aufgebaut worden sein können. Spezialisten wie<br />
Verity bieten da<strong>für</strong> spezielle Werkzeuge an, um den Migrations-<br />
und Speicherbedarf des Gesamtprojekts zu ermitteln<br />
und damit die Kosten zu senken. Teilweise ermöglichen die<br />
Hersteller der ECM-Systeme zudem die direkte Anbindung<br />
bereits bestehender Archive. Die Altsysteme müssen in diesem<br />
Fall nicht mit hohen Kosten migriert werden, sondern<br />
können über entsprechende Schnittstellen direkt angesprochen<br />
werden.<br />
Fazit: Prozesse bedenken und Kosten sparen<br />
Es liegt auf der Hand, dass die Entscheidung über die Auswahl<br />
und Implementierung eines Systems <strong>für</strong> die <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
eine enorme Tragweite hat. Durch die Vielzahl<br />
der unterschiedlichen angebotenen Speichermedien wird<br />
das Thema zu oft auf die technische Perspektive reduziert,<br />
ohne die dokumentenorientierten Prozesse zu berücksichtigen.<br />
Rechtliche Nachweispfl ichten und unternehmenseigene<br />
Ansprüche an den Zugriff auf archivierte Dokumente<br />
müssen strukturiert und kosteneffektive Strukturen<br />
geschaffen werden. So kann aus der teilweise als Belastung<br />
empfundenen Anforderung der Archivierung durch die<br />
verbesserte Informationsbasis das Potenzial der besseren<br />
Wettbewerbsfähigkeit erschlossen werden.<br />
Martin Böhn<br />
Diplomkaufmann Universität Würzburg,<br />
Jahrgang 1976, Content Management- und ECM-<br />
Analyst beim Business Application Research<br />
Center (BARC) in Würzburg.
028 Titel<br />
Merck & Co. Inc. wurde im August 2005 im ersten Prozess<br />
wegen der Todesfälle im Zusammenhang mit dem Medikament<br />
Vioxx von einem texanischen Gericht zu 253 Millionen<br />
Dollar Strafe verurteilt. Dabei wurden unter anderem<br />
interne E-Mails als Beweismittel verwendet. Wird bei Merck<br />
Inc. jetzt nun das Schreiben von E-Mails verboten? Muss<br />
das gesamte E-Mailing hinterfragt werden? Hätte Merck<br />
einfach strikt alle E-Mails löschen sollen, die älter als 30<br />
Tage sind? Wohl kaum, denn das wird als Vernichtung von<br />
Beweismitteln gewertet und wurde in anderen Fällen ebenfalls<br />
bestraft. Nicht die E-Mail als schriftliches Kommunikationsmittel<br />
steht auf dem Prüfstand, sondern die Art und<br />
Weise, wie Firmen damit umgehen. Zwei zentrale Probleme<br />
müssen gelöst werden:<br />
(1) Relevante E-Mails sind wie Geschäftsbriefe zu behandelt.<br />
Sie dienen der effizienten Abwicklung des Tagesgeschäfts,<br />
müssen aber im Streitfall beweiswürdig<br />
die Position des Unternehmens darstellen können.<br />
(2) Die Menge der E-Mails erzeugt hohe Kosten, die bei<br />
der Speicherung der E-Mails und dem Betreiben des<br />
E-Mail-Servers entstehen. Kosten, die nachhaltig<br />
gesenkt werden müssen.<br />
Beide Probleme sind nicht vom einzelnen Mitarbeiter zu<br />
lösen, der „wichtige“ E-Mails lokal speichert und durch eigenes<br />
Löschen von E-Mails seine Mailbox aufräumt. Lieferscheine<br />
und Rechnungen in Papierform werden von Mitarbeitern<br />
auch nicht im eigenen Schreibtisch und Papierkorb<br />
E-Mails im Langzeitarchiv<br />
„You have lost Mail.“<br />
Nicht nur das Fassungsvermögen der Inbox, mehr noch das<br />
E-Mail-Archiv stößt an seine Grenzen. Dort nämlich sollte die<br />
E-Mail als Dokument revisionssicher abgelegt sein. Denn Mails<br />
sind Dokumente, denen im Geschäftsverkehr eine enorm<br />
hohe Bedeutung zukommt.<br />
Dr. Roman Götter<br />
„verwaltet“. Es ist Aufgabe der Unternehmensleitung, ein<br />
geeignetes E-Mail-Management-System einzuführen.<br />
Unternehmenskommunikation über E-Mail<br />
Seit Anfang der 90er hat E-Mail die Büros der Unternehmen<br />
erobert. Und dabei nachhaltig die Art und Weise<br />
unserer Kommunikations- und Arbeitsabläufe verändert.<br />
Mitarbeiter auf allen Ebenen schreiben und bearbeiten E-<br />
Mails. Doch kaum ein Unternehmen hat sich die Mühe gemacht,<br />
seinen Mitarbeitern die richtige Nutzung des Mediums<br />
beizubringen oder unternehmensweite Richtlinien zur<br />
Nutzung zu formulieren. Die schiere Flut von E-Mails, vom<br />
Marktforscher IDC auf ca. 35 Mrd. täglich geschätzt, wurde<br />
noch im Jahr 2000 als Problem der IT-Abteilungen in den<br />
Konzernen betrachtet. Mit einer Kombination aus rigiden<br />
Speicherbegrenzungen der Mailbox und billigen Speichermedien<br />
wurde versucht, die Kosten in Schach zu halten.<br />
In einem durchschnittlichen Unternehmen werden heute<br />
30-90 E-Mails mit einem Volumen bis zu 10 MB pro<br />
Mitarbeiter und Tag versendet (Radicati 2002-2005). Die<br />
Bewertung der E-Mails nach Anzahl und Größe wird aber<br />
ihrer Bedeutung als Geschäftsdokumente nicht gerecht. Fast<br />
ausnahmslos hat die E-Mail den klassischen Geschäftsbrief<br />
verdrängt. Der Geschwindigkeitsvorteil beim Austausch<br />
und die Wiederverwendbarkeit haben die E-Mail zum<br />
zentralen Kommunikationsmedium aufsteigen lassen. Mit<br />
diesem Wandel gehen eine Reihe von Problemen einher.<br />
Die E-Mail-Systeme der führenden Hersteller waren und
0 20 40 60 80 100<br />
Beantwortung von Kundenanfragen<br />
93%<br />
Diskussion der Strategie<br />
84%<br />
Korrespondenz mit Kontrollbehörden<br />
82%<br />
Aushandeln von Verträgen<br />
71%<br />
Austausch von Rechnungen<br />
69%<br />
Austausch vertraulicher informationen<br />
65%<br />
Diskussion von Personalthemen<br />
56%<br />
Quelle: Kahn Consulting, 2003<br />
Für welche Geschäftsprozesse wird E-Mail verwendet?<br />
sind nicht da<strong>für</strong> entwickelt worden, um derartig große<br />
Mengen an E-Mails zu speichern, geschweige denn die darin<br />
gekapselten Informationen effizient zu verwalten. Den<br />
Mitarbeitern stehen nur wenige Hilfsmittel oder Vorgaben<br />
zur Verfügung, um mit dieser Informationsflut sinnvoll<br />
umzugehen. Mails werden nach Gutdünken und Größe gelöscht<br />
oder vom Mitarbeiter lokal auf Festplatte gespeichert.<br />
Bei Verlust des Laptops, Festplattencrash oder Ausscheiden<br />
des Mitarbeiters gehen Monate- oder jahrelang gebunkterte<br />
E-Mails verloren. Oder gelangen gar in falsche Hände. Für<br />
ähnlich wichtige Papierdokumente gibt es in jeder Firma<br />
klare Regelungen – nur bei E-Mail herrscht nach wie vor<br />
Wildwuchs.<br />
Aufheben ja, aber wie?<br />
Es gibt es einen übergreifenden Konsens, dass Inhalte von<br />
E-Mails zentrale Bedeutung haben. In einer groß angelegten<br />
Umfrage bei deutschsprachigen Unternehmen hat das<br />
Schweizer Beratungsunternehmen Dr. Sieber & Partner<br />
aufgezeigt, wie hoch die Wertschätzung dieses Mediums eigentlich<br />
ist. Ob eine E-Mail aufbewahrungswürdig ist, ergibt<br />
sich aus ihrem Inhalt, wer sie wann geschickt oder erhalten<br />
hat. Da E-Mail <strong>für</strong> alle Kommunikationsinhalte verwendet<br />
wird, gibt es also keine einzige feste Aufbewahrungsfrist,<br />
sondern eine Reihe von abgeleiteten Fristen. Diese sollten<br />
am besten in Form einer E-Mail-Richtlinie oder besser noch<br />
Dokument-Management-Richtlinie dokumentiert und<br />
intern kommuniziert werden. Diese Dokument-Management-Richtlinie<br />
sollte eine im Unternehmen gelebte „Best<br />
Practice“ aus rechtlich notwendigen und betriebswirtschaftlich<br />
sinnvollen Anforderungen sein. Die gesetzlichen<br />
Regelungen definieren nur den Mindeststandard, nicht aber<br />
das <strong>für</strong> das Unternehmen optimale Verwalten der E-Mails.<br />
<strong>Langzeitarchivierung</strong> – wie und warum?<br />
Viele Firmen unterscheiden zwischen „Verdrängung“ und<br />
„Archivierung“ von E-Mails. Die Verdrängungs-Strategie<br />
der IT Abteilungen zielt auf die maximale Kostenreduktion<br />
mit möglichst geringer Beeinflussung der täglichen Arbeit<br />
des Mitarbeiters ab. Hierbei werden die E-Mails regelbasiert<br />
nach Größe und Alter auf billige Speichermedien ausgelagert<br />
und nach möglichst kurzer Zeit (typisch 2-3 Jahre)<br />
endgültig gelöscht. Nachteil dieses Punktlösungsansatzes ist,<br />
dass die E-Mails weiterhin nur im Postfach des Mitarbeiters<br />
zu finden sind. Kollegen haben keinen Zugriff auf wichtige<br />
Informationen.<br />
Firmen mit einer Archivierungs-Strategie berücksichtigen<br />
den geschäftskritischen Wert der E-Mail-Kommunikation.<br />
Mit einem E-Mail-Management-Ansatz streben Unternehmen<br />
einen pragmatischen Kompromiss aus notwendiger<br />
Kostenreduktion und Verbesserung der Abläufe an. Hierbei<br />
nutzen die Firmen sowohl die Möglichkeiten der interaktiven<br />
Archivierung als auch der regelbasierten Archivierung.<br />
Die lästigen und teilweise gefährlichen Nebenerscheinungen<br />
der E-Mail in Form von Viren oder SPAM sind in keinem<br />
Fall Geschäftsbriefe und deshalb nicht aufbewahrungspflichtig.<br />
Sie werden durch geeignete Filter ausgesondert.<br />
Der Bezug zum Arbeitsvorgang und der Zugriff der Mitarbeiter<br />
auf die E-Mails im Kontext steht im Vordergrund. In<br />
der aktiven Phase wird dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben,<br />
relevante E-Mails von unwichtigen E-Mails zu trennen.<br />
Erweiterungen der Standard E-Mail-Clients Outlook<br />
oder Notes erlauben das Starten von geregelten Abläufen<br />
bei wiederkehrenden Vorgängen, die Verknüpfung mit dem<br />
Buchungsvorgang oder die geordnete Ablage im DMS. Die<br />
Regeln <strong>für</strong> die Aufbewahrungsfristen in der Referenz- und<br />
Nachweisphase werden zentral hinterlegt und kontrolliert.<br />
100%<br />
80%<br />
60%<br />
40%<br />
20%<br />
0%<br />
Quelle: Open Text<br />
bedeutend eher bedeutend eher unbedeutend unbedeutend<br />
Bedeutung der Inhaltsträger<br />
029
030 Titel<br />
Anzahl von<br />
E-Mails<br />
Virus<br />
Spam<br />
Mail<br />
Journaled Mail<br />
I Aktive<br />
Phase<br />
II Referenz-<br />
Phase<br />
Posteingang Archiv<br />
manuelles Löschen<br />
Workflow<br />
verlinkt zu SAP<br />
übergeben an DMS<br />
Quelle: Open Text<br />
II Nachweis-<br />
Phase<br />
Aufbewahrungsfrist 1<br />
Verlängerung<br />
Aufbewahrungsfrist 2<br />
Verlängerung<br />
~ 30 Tage ~ 3 Jahre ~ 7 Jahre Alter von<br />
E-Mails<br />
Lebenszyklus <strong>für</strong> E-Mail-Management<br />
Im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung, kann die<br />
Aufbewahrungsfrist gezielt verlängert werden. Durch die<br />
intuitive Verzahnung von E-Mail- und DMS-Arbeitsabläufen<br />
kann eine hohe Akzeptanz und Qualität der Daten<br />
erreicht werden. Die Firmen erzielen so eine nachhaltige<br />
Verbesserung ihrer E-Mail-Kommunikation und reduzieren<br />
die Risiken und Kosten spürbar.<br />
Neben diesen operativen Ansätzen, E-Mails selektiv<br />
besser zu managen, gibt es zusätzlich den Ansatz, alle E-<br />
Mails als Kopie zu archivieren. Firmen, die sich aufgrund<br />
einer Risikoanalyse <strong>für</strong> ein solches E-Mail-Monitoring<br />
entscheiden, nehmen die damit verbundenen überschaubaren<br />
Kosten in Kauf, um im Falle eines Prozesses<br />
Beweismittel effizient sichern zu können. Hierbei werden<br />
alle E-Mails – schon bevor der Mitarbeiter sie erhält – als<br />
Kopie in ein spezielles Archiv-System übertragen, Volltext-indexiert<br />
und <strong>für</strong> einen festgelegten Zeitraum (typisch<br />
3 Jahre) gespeichert und anschließend vollständig<br />
gelöscht. Dazu wird die Journal-Funktion des E-Mail-<br />
Servers aktiviert und von jeder ein- und ausgehenden<br />
E-Mail eine Kopie erzeugt, die auch Informationen über<br />
Blindkopien (BCC-Empfänger) enthält. Verschlüsselte<br />
E-Mails können zwar genauso abgelegt werden, doch<br />
müssen separate Vorkehrungen zur Indexierung getroffen<br />
werden. Der Zugriff über spezielle Suchoberflächen<br />
auf diesen vollständigen E-Mail-Bestand wird nur ausgewählten<br />
Mitarbeitern und Auditoren gewährt. Die<br />
Regelungen zum Zugriff müssen mit dem Betriebsrat<br />
abgestimmt werden, jeder Zugriff durch Protokoll dokumentiert<br />
sein. Der Vorteil <strong>für</strong> die Firmen liegt in der Risikominimierung<br />
durch schnelle Sicherung von Beweisen<br />
im Falle von Prozessen.<br />
Technische Grundlagen<br />
Bei Archivierung wird immer die gesamte E-Mail (Body<br />
und Attachments) im Archiv gespeichert. Gute Systeme bieten<br />
transparente Dienste zur Komprimierung und einmaligen<br />
Ablage von Attachments (Single Instance Archiving).<br />
Dadurch werden Anforderungen an die Ablage im Originalformat<br />
mit der deutlichen Reduktion des Speicherbedarfs<br />
verbunden, üblicherweise etwa 50 Prozent. Im E-Mail-<br />
Server verbleiben je nach Konfiguration entweder nur ein<br />
Verweis oder auch der Body der E-Mail – die umfangreichen<br />
Anhänge werden vom Server gelöscht. Die Kostenvorteile<br />
ergeben sich aus dem optimierten Betrieb der E-Mail-Infrastruktur:<br />
Es werden insgesamt weniger Server mit geringerem<br />
Speicherbedarf benötigt, Aufwände und Risiken bei<br />
Backup und Recovery reduzieren sich deutlich.<br />
Der Mitarbeiter hat nach der Archivierung verschiedene<br />
Möglichkeiten, die E-Mails zu nutzen. Er kann aus dem<br />
Kontext des Vorgangs im SAP oder DMS auf die Mail zugreifen<br />
oder eine Volltextsuche mit Berechtigungsprüfung<br />
nutzen. Immer wichtiger wird die Unterstützung von Mitarbeitern<br />
mit Laptops. Moderne E-Mail-Management-Systeme<br />
synchronisieren transparent archivierte E-Mails, damit<br />
der Mitarbeiter auch auf Reisen auf die E-Mails zugreifen<br />
kann.<br />
Recht und Gesetz<br />
Die Grundlage einer erfolgreichen E-Mail-Management-<br />
Lösung ist die Einführung einer Betriebsvereinbarung. Dort<br />
wird geregelt, inwieweit privater E-Mailverkehr erlaubt ist<br />
und wie er von geschäftlichen E-Mails getrennt wird. Ohne<br />
entsprechende Regelung unterliegt das Unternehmen dem<br />
Telekommunikationsgesetz und damit einem strengen<br />
Briefgeheimnis. Jegliche Filterung, langfristige Aufbewahrung<br />
und Zugriff Dritter wäre unrechtmäßig. Des Weiteren<br />
muss geregelt werden, wie der Mitarbeiter mit E-Mails verfährt,<br />
die Unternehmen und Geschäftsverkehr betreffen. Es<br />
empfiehlt sich, <strong>für</strong> jede Abteilung Kernaufgaben und damit<br />
verbundene Dokumenttypen mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen<br />
zu identifizieren. Dem Mitarbeiter wird<br />
durch eine Arbeitsanweisung und die entsprechenden Hilfsmittel<br />
ermöglicht, die Dokumente elektronisch abzulegen.<br />
Das E-Mail-Management-System legt durch zentral hinterlegte<br />
Aufbewahrungsfristen fest, dass die E-Mails sicher und<br />
anforderungsgerecht aufbewahrt werden. Durch diese zentrale<br />
Steuerung können notwendige Veränderungen in den<br />
Aufbewahrungsplänen effizient umgesetzt werden. Im Falle<br />
eines Rechtsstreits kommt die Möglichkeit zum Tragen,<br />
gewisse E-Mail-Bestände <strong>für</strong> den Zeitraum eines Prozesses
Anbieter von E-Mail-Archivierungslösungen:<br />
Cyco GmbH www.cyco.de<br />
CEYONIQ Technology GmbH www.ceyoniq.com<br />
daa Systemhaus AG www.daa.de<br />
d.velop AG www.d-velop.de<br />
DocuWare AG www.docuware.com<br />
ELO Digital Offi ce GmbH www.elo-digital.de<br />
GCT GmbH www.gct-gmbh.de<br />
GFI Software GmbH www.gfi software.de<br />
GROUP Technologies AG www.group-technologies.de<br />
H&S Heilig & Schubert GmbH www.hs-soft.com<br />
IQ-work Software AG www.iq-work.de<br />
Maxpert AG www.maxpert.de<br />
NITAG - Norddeutsche IT-Audit GmbH www.nitag-gmbh.de<br />
Open Text AG www.opentext.de<br />
TIM AG www.tim.de<br />
Veritas Software GmbH www.veritas.com<br />
„einfrieren“ zu können (Hold Management) und sie vor<br />
dem Löschen zu schützen. Entsprechende Anforderungen<br />
an die E-Mail-Management-Systeme sind aus dem in USA<br />
und Großbritannien etablierten Records-Management-<br />
Vorschriften wie DoD 5015.2 und TNA 2002 abgeleitet und<br />
fi nden sich auch im kommenden europäischen Standard<br />
MoReq 2 wieder.<br />
Gleichstellung von E-Mail und Papier<br />
zum Thema<br />
E-Mails sind papiergebundenen Informationen großteils<br />
gleichgestellt. Im Rahmen der Abgabenordnung (AO)<br />
und der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur<br />
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist festgelegt, dass originär<br />
elektronische Daten auch in dieser Form langfristig (6<br />
oder10 Jahre) aufzubewahren sind. Ein einfaches Ausdrucken<br />
und Abheften ist deshalb nicht mehr ausreichend.<br />
Im Rahmen der Risikominimierung der auditierbaren<br />
Erstellung von Geschäftsjahresberichten sind gut eingeführte<br />
E-Mail-Management-System unabdingbar. Die <strong>für</strong><br />
an amerikanischen Börsen gehandelten Unternehmen<br />
bindenden Regelungen des Sarbanes-Oxley Acts (SOX)<br />
treffen nur wenige deutsche Unternehmen direkt in ihrer<br />
vollen Härte. Die dazu notwendigen internen Kontrollen<br />
und verbesserten Abläufe sind aber zu Recht Vorbild <strong>für</strong><br />
viele Unternehmen, um ihre Jahresabschlüsse international<br />
vergleichbar zu machen. Vorbildhaft <strong>für</strong> die Einführung von<br />
Monitoring-Lösung sind die genauen Vorgaben der amerikanischen<br />
Börsenaufsicht SEC. Ursprünglich nur <strong>für</strong> Aktienhandelsfi<br />
rmen gedacht, geben die Regelungen wie SEC<br />
17a-4 den Leitfaden <strong>für</strong> die Umsetzungen solcher Lösungen<br />
auch hier in Europa vor.<br />
Die Unveränderbarkeit und Revisionssicherheit spielt vor<br />
allem im Streitfall eine zentrale Rolle. Ein Richter wird der<br />
Partei Recht geben, die nachweisen kann, dass die Abläufe<br />
und technischen Systeme eine Verfälschung der Unterlagen<br />
so gut wie unmöglich machen. Die Qualität der digitalen<br />
Signatur und die Art der Speicherung erhöhen die Beweiskraft<br />
der als Beweis vorgelegten E-Mails. Dabei ist nicht<br />
die Software selbst, sondern der dokumentierte Prozess in<br />
Verbindung mit einer geeigneten Lösung von etwa einem<br />
Wirtschaftsprüfer testierbar.<br />
E-Mail – ein Führungsthema<br />
Die technologischen Hürden sind überwunden, die <strong>für</strong><br />
Hype-Themen typische Konsolidierung der Anbieter ist<br />
abgeschlossen. Mit der Auswahl und Installation einer Lösung<br />
allein ist es jedoch nicht getan. Unternehmen, die ihre<br />
E-Mail-Systeme ausschließlich nach den Bedürfnissen ihrer<br />
IT optimieren, fallen im Vergleich zur Konkurrenz zurück.<br />
Denn E-Mail muss wie jedes andere wichtige Medium oder<br />
Kommunikationsmittel übergreifend in die Geschäftsprozesse<br />
des Unternehmens eingebunden sein. Der hohe Anteil<br />
der Bearbeitung von E-Mails am Tagesgeschäft und die<br />
damit verbundenen operativen Kosten machen E-Mail zu<br />
einem Thema <strong>für</strong> den Chief Operating Offi cer (COO) und<br />
seine Mitarbeiter. Um die Ansprüche elektronischer Buchhaltung<br />
zu erfüllen, muss der Chief Finance Offi ver (CFO)<br />
zudem seinen Einfl uss auf die Planung des E-Mail-Management-Systems<br />
geltend machen. Hilfreich ist, dass selbst bei<br />
mittleren Unternehmen ab einigen hundert Mitarbeitern<br />
die Kosteneinsparungen die initialen Projektkosten in den<br />
ersten 9-18 Monaten wieder decken können.<br />
Genauso selbstverständlich, wie Sie morgen wieder eine<br />
E-Mail an Ihren Geschäftspartner schicken, genauso selbstverständlich<br />
sollten Sie auf diese E-Mail auch in drei Jahren<br />
wieder zugreifen können. Letztlich ist ein E-Mail-System<br />
ohne leistungsfähiges E-Mail-Management wie Autofahren<br />
ohne Airbag – solange es keinen Unfall gibt, geht alles gut.<br />
Aber eben nur dann.<br />
Dr. Roman Götter<br />
Jahrgang 1966, Segment Management E-Mail<br />
und Compliance bei der Open Text Corporation<br />
031
032 Titel<br />
Archivierung beim Bundesarchiv<br />
„Digitale Archivierung ist<br />
ein ständiger Prozess.“<br />
Nicht nur Software-Entwickler befassen sich mit Archivierung.<br />
Über die Erfahrungen des Bundesarchivs sprach Volker Watschounek<br />
mit der Referatsleiterin „digitale Information“.<br />
Die gewählte Rufnummer ist besetzt. „Möchten Sie den<br />
Service von T-Com nutzen und verbunden werden, sobald<br />
diese frei ist, sagen Sie jetzt bitte ja.“ „Ja“ „Das Dienstmerkmal<br />
ist aktiviert.“ Fünf Minuten später klingelt das Telefon.<br />
Seit knapp vier Jahren sind Sie im Bundesarchiv <strong>für</strong> digitale<br />
Informationen und die Problemstellungen der <strong>Langzeitarchivierung</strong><br />
bei digital vorliegenden Informationen verantwortlich.<br />
Sie sind dabei, analoge Daten zu digitalen Informationen<br />
zu migrieren …<br />
Andrea Hänger: Ähm, nicht wirklich. Wir übernehmen<br />
bereits originär digitale Daten.<br />
Haben sich Ihre Arbeitsweisen durch die digitalen Medien<br />
gravierend verändert?<br />
Dr. Andrea Hänger<br />
Jahrgang 1970, Referatsleiterin digitale<br />
Information und Expertin <strong>für</strong> Langzeit-<br />
archivierung beim Bundesarchiv.<br />
Andrea Hänger: Ich bin gleichzeitig noch verantwortlich<br />
<strong>für</strong> die ganz normalen Papierakten aus dem Bereich Inneres<br />
und der Justiz der Bundesverwaltung. Daher kann ich direkt<br />
vergleichen, was die digitale und analoge Arbeit voneinander<br />
unterscheidet. Der größte Unterschied beim Arbeiten<br />
mit originär digitalen Unterlagen liegt eigentlich darin, dass<br />
die Archivare viel früher ansetzen müssen mit ihrer Arbeit,<br />
als es bei Papierakten üblich ist. Digitale Daten überleben<br />
eben niemals zufällig, sondern nur, wenn Archivare von der<br />
Entstehung der Daten an schon mit dabei sind. Nur so besteht<br />
eine Chance, dass wir die Daten irgendwann ins Archiv<br />
bekommen und diese dann ordnungsgemäß aufbereiten<br />
können.<br />
Das heißt, die Arbeit des digitalen Archivars beginnt im<br />
Grunde genommen mit dem Aufstellen von Speicherkriterien?
Andrea Hänger: Speicherkriterien und Verwaltungskriterien.<br />
Wenn in einer Behörde Systeme zur elektronischen<br />
Vorgangsbearbeitung eingeführt werden, dann müssen wir<br />
von Anfang an mit dabei sein, um da<strong>für</strong> zu sorgen, dass das,<br />
was in dem Moment erst mal hineinkommt ins System,<br />
irgendwann, 10 oder 20 Jahre später, auch wieder aus dem<br />
System rauskommen kann.<br />
Was ja als solches auch gleich wieder ein Problem darstellt,<br />
bei der Vielfalt der Formate. Wie stellen Sie sicher, dass das<br />
was Sie ins System einstellen, auch wieder herauskommt?<br />
Andrea Hänger: Wir versuchen erst einmal Empfehlungen<br />
auszusprechen, dass in den Behörden die Daten nicht<br />
länger als unbedingt notwendig in den Originalformaten<br />
hinterlegt werden. Also wenn es sich um ganz normale Bürokommunikation<br />
wie Textverarbeitung handelt, dass eben<br />
dann nicht etwa eine elektronische Akte geschlossen und <strong>für</strong><br />
20 Jahre in den Speicher gelegt wird. Sondern dass vorher<br />
da<strong>für</strong> gesorgt wird, dass die ganze Akte in ein langzeitarchivierungsfähiges<br />
Format übertragen wird. Dabei haben wir<br />
bis vor kurzem hier nur Tif als alleiniges Format akzeptiert.<br />
Nach der Normierung des Formates akzeptieren wir in Zukunft<br />
auch PDF/A.<br />
Zum Papier werden Sie nicht zurückkehren?<br />
Andrea Hänger: Was auf Papier entsteht, nehmen wir auf<br />
Papier. Was digital entsteht, nehmen wir digital.<br />
Papier bleibt dabei als Papier erhalten und wird nicht digitalisiert?<br />
Andrea Hänger: Nicht unbedingt. Wir machen das, was<br />
die abgebende Stelle entscheidet. Wenn die abgebende Stelle<br />
sagt, dass meine führende Akte und das <strong>für</strong> mich recht verbindliche<br />
Schriftstück digital ist, dann ist das <strong>für</strong> uns auch<br />
so. Wenn aber Elektronik nur als Hilfsmittel eingesetzt wird,<br />
also ein Dokumenten-Management-System vorhanden ist<br />
und alle Schriftstücke nur zusätzlich abgelegt werden, die<br />
führende Akte aber aus Papier ist, dann interessieren wir<br />
uns <strong>für</strong> die Papierakte.<br />
Unterschiedliche Formate, Formatsicherheit, Speicherkapazität<br />
– jeder Bereich bringt eigene Probleme mit sich. Was<br />
müssen Sie unter diesem Hintergrund zwingend beachten?<br />
Andrea Hänger: Das Wichtigste ist, dass wir jederzeit<br />
dokumentieren, was wir mit den Daten tun. Um nachvollziehbar<br />
zu machen, wer wann welche Veränderungen<br />
033<br />
vorgenommen oder welche Arbeitsschritte vorgenommen<br />
hat. Damit können wir im Grunde einen ununterbrochenen<br />
Bearbeitungsprozess dokumentieren. Wenn man dann<br />
feststellt, dass Fehler gemacht worden sind, kann man an<br />
den entsprechenden Punkt zurückgehen und den Fehler<br />
revidieren. Und das Zweite ist, immer doppelt zu sichern.<br />
Diese Informationen – die Dokumentation des Prozesses<br />
– wird dann direkt im Dokument gespeichert? Elektronisch<br />
mitarchiviert?<br />
Andrea Hänger: Bisher werden die ganzen Bearbeitungsinformationen<br />
getrennt auf Papier aufgezeichnet. Und die<br />
Daten eben digital vorgehalten. Wir testen aber gerade<br />
internationale Metadaten und Schemata auf ihre Anwendbarkeit<br />
im Bundesarchiv. Es würde darauf hinauslaufen,<br />
dass wir auch die Informationen über die neu erhobenen<br />
Dokumentations-Daten elektronisch führen. Natürlich<br />
heißt das dann auch, dass wir diese Daten in regelmäßigen<br />
Abständen, wie die Daten selbst, migrieren müssten.<br />
Zu Ihrer Berufszunft: Wie stehen Sie, die Papier, Pergament<br />
oder Mikrofilm verwalten gelent haben, zu digitalen Medien?<br />
Andrea Hänger: Da hat sich natürlich sehr viel geändert.<br />
Man muss zwar auch Urkunden, Papier und auch Mikrofilm<br />
von Zeit zu Zeit restaurieren – die halten nicht ewig. Aber<br />
im Vergleich zu digitalen Medien ist das natürlich eine ganz<br />
andere Zeitspanne. Und da ist ein Umdenken erforderlich,<br />
dass diese digitale Archivierung ein ständiger Arbeitsprozess<br />
ist. Etwas, das nie abgeschlossen ist. Kaum hat man ein neues<br />
System aufgebaut und sich <strong>für</strong> einen bestimmten Datenträger<br />
entschieden, geht die Arbeit ja fast schon wieder von<br />
vorne los. Weil der „Digivar“ permanent diese Datenträger<br />
wieder austauschen muss. Es gibt ja „noch“ kein vergleichbares<br />
Medium wie eine Pergamenturkunde , die <strong>für</strong> tausend<br />
Jahre die Informationen behält.<br />
Inwieweit ist Archivierung eine hoheitliche Aufgabe?<br />
Andrea Hänger: Das Bundesarchiv, von dem ich ja nur<br />
sprechen kann, hat einen gesetzlichen Auftrag: das Bundesarchivgesetz.<br />
Der Auftrag besagt, dass alle Unterlagen der<br />
Stellen des Bundes, der Bundesverwaltung grob gesagt, die<br />
<strong>für</strong> das Verständnis der deutschen Geschichte und <strong>für</strong> die<br />
Sicherung der rechtlichen Belange der Bürger relevant sind,<br />
archiviert werden sollen. Das heißt, wir wählen aus der Flut<br />
an Informationen, die in den Behörden entsteht, nur einen<br />
ganz kleinen Teil aus, der dann dauerhaft archiviert wird.
034 Titel<br />
Wie „klassisch“, wie „modern“ ist heute das Berufsbild eines<br />
Archivars?<br />
Andrea Hänger: Also das kommt ganz darauf an, in welchem<br />
Aufgabengebiet man eingesetzt ist. Wenn man mit<br />
modernen Akten und der modernen Behördenbetreuung<br />
betraut ist, dann muss auch das Berufsbild sehr modern<br />
sein. Wenn sich die Arbeitsweise komplett verändert hat,<br />
dann muss sich auch unser Berufsbild anpassen. Zeit hat ja<br />
<strong>für</strong> die Archivare bisher eine eher untergeordnete Rolle gespielt.<br />
Wir denken in größeren Dimensionen, von 100 oder<br />
200 Jahren und wenn Sie dann eben Akten erst erschließen,<br />
wenn …<br />
Sind hundert Jahre nicht etwas kurz gegriffen?<br />
Andrea Hänger: Sie können auch 1000 Jahre nehmen. Die<br />
meisten Bestände bei den Archiven beginnen irgendwann<br />
im frühen Mittelalter. Von daher sind das alles relativ lange<br />
zeitliche Dimensionen. Aber auf einmal, in der Welt kurzlebiger<br />
Formate, Medien und Systeme, muss der Archivar<br />
schnell handeln, muss sehr früh dabei sein und sich darauf<br />
einstellen, diese Sachen ins Archiv zu übernehmen.<br />
Was können Softwarehersteller oder Programmierer vom<br />
Archivar lernen?<br />
Andrea Hänger: Sicherlich das Gefühl <strong>für</strong> die zeitliche<br />
Dimension. Programmierer sollten etwas mehr im Blick<br />
haben, dass die Daten nicht nur <strong>für</strong> den Zweck, <strong>für</strong> den<br />
sie entstehen, da sind, sondern weit darüber hinaus. Wenn<br />
Sie an unser Archivgut denken, dann stellen die heutigen<br />
Benutzer vollkommen andere Fragen an diese Akten und<br />
diese Urkunden als die Leute, die diese Akten und Urkunden<br />
geschrieben haben. Und dass es mit der Zeit auch einen<br />
Wandel des Zweckes geben kann, ist glaube ich den meisten<br />
Informatikern nicht bewusst. Dass etwas <strong>für</strong> lange Zeit aufbewahrt<br />
werden muss und eben nicht nur <strong>für</strong> Monate oder<br />
Jahre.<br />
Mit welchem System arbeitet das Bundesarchiv?<br />
Andrea Hänger: Wir haben keine spezielle Storage-Lösung<br />
eines bestimmten Herstellers im Einsatz. Wir setzen auf die<br />
mindestens doppelte Sicherung. Das ist zum einen immer<br />
noch die Offline-Archivierung auf CD. Und zum Zweiten<br />
die Sicherung in einem Storage Area Network. Die Daten<br />
darüber werden in verschiedenen Systemen gehalten.<br />
Sie setzen keine klassische DMS-Lösung ein?<br />
Nein bisher noch nicht, weil die Datenmengenm die wir<br />
bisher haben, das noch nicht nötig gemacht haben. Aber wir<br />
sind dabei, so ein System gerade aufzubauen.<br />
Selbst zu entwickeln?<br />
Andrea Hänger: Nein, zusammen mit einigen Herstellern.<br />
Wir haben andere Ansprüche als andere Nutzer dieser<br />
Archivierungssysteme. Zum Beispiel ist es <strong>für</strong> uns keinesfalls<br />
ein Qualitätskriterium, dass ein Archivierungssystem<br />
Kassetten schreibt, die nur mit einer einzigen Datenbank<br />
gelesen werden können und die auch der Hersteller selbst<br />
nicht mehr lesbar machen kann. Das Risiko, dass bei uns<br />
Kassetten gestohlen werden – aus diesem Grund man so<br />
etwas entwickelt, ist bei uns gleich null. Da<strong>für</strong> wäre es viel<br />
schlimmer, wenn diese Daten tatsächlich unlesbar wären.<br />
Das wäre, als würden wir den Schlüssel zu unseren Papier<strong>mag</strong>azinen<br />
verlieren.<br />
Welche Daten sind im Bundesarchiv archiviert?<br />
Andrea Hänger: Wir haben momentan noch zu 80 Prozent<br />
Daten von Großrechneranwendungen aus Zeiten der<br />
DDR. Die Daten mussten irgendwohin und wurden Anfang<br />
der 90er Jahre vom Bundesarchiv übernommen. Das sind<br />
personenbezogene Daten über Beschäftigungsverhältnisse,<br />
Strafgefangene, Studienbewerber – ganz viele Statistiken,<br />
die teilweise über 35 Jahre alt sind. Die Stasiakten werden in<br />
Berlin von einer eigenständigen Behörde verwaltet.<br />
Wenn Sie abschließend einen Tipp an die Softwareentwickler<br />
geben könnten, sich etwas wünschen dürften, was würden Sie<br />
sich wünschen? Sie haben drei Wünsche frei.<br />
Andrea Hänger: Zum Ersten: Dass man den Begriff der<br />
Archivierung, wenn schon nicht ganz den echten Archiven<br />
zurückgibt, sondern doch zumindest mit ihnen teilt. Damit<br />
wir nicht mehr erklären müssen, was ein Archiv überhaupt<br />
ist. Mittlerweile denken die meisten Menschen, dass ein<br />
Archiv ein Server ist, und nicht eine kulturelle oder wissenschaftliche<br />
Institution, die das historische Erbe eines Landes<br />
sichert. Zweitens wünsche ich mir ein langzeitstabiles<br />
Medium. Ein Medium, auf das man sich auch mittelfristig<br />
verlassen kann. Also nicht eine DVD mit einem Plus- und<br />
einem Minus-Standard und dann kommt gleich wieder was<br />
Neues. Und drittens bei Software den Rückgriff auf offene<br />
Standards, die weiterentwickelt werden können und nicht<br />
irgendwann komplett ausgetauscht werden müssen.<br />
Vielen Dank <strong>für</strong> das Gespräch.
<strong>Langzeitarchivierung</strong> – der Schlüssel<br />
<strong>für</strong> die Rechtssicherheit elektronischer<br />
Kommunikation<br />
Elektronische Erklärungen sind rechtswirksam. Dies ergibt sich aus dem<br />
Grundsatz der Formfreiheit. Ist die Schriftform vereinbart oder gesetzlich<br />
gefordert, so ist die Erklärung elektronisch möglich, wenn die Erklärung<br />
mit einer elektronischen Signatur abgegeben wird. Dieser Rechtszustand,<br />
ist durch das Signaturgesetz und das Bürgerliche Gesetzbuch abgesichert.<br />
Die Rechtswirksamkeit der elektronischen Kommunikation hat handelsrechtliche<br />
und steuerrechtliche Folgen: Die E-Mail-Kommunikation mit<br />
rechtserheblichem Inhalt ist als „Handelsbrief“ zu archivieren. Die Archivierungsdauer<br />
beträgt <strong>für</strong> Handelsbriefe 6 Jahre, <strong>für</strong> Rechnungen 10 Jahre<br />
und <strong>für</strong> Dokumente, die <strong>für</strong> die Produkt- und Arzthaftung bedeutsam sind,<br />
30 Jahre. Aus dieser elektronischen Archivierungsfalle gibt es kein Entkommen.<br />
Nach der Abgabenordnung sind originäre elektronische Dokumente<br />
<strong>für</strong> die Steuerprüfung maschinell auswertbar, also elektronisch, zu archivieren.<br />
Zur langfristigen elektronischen Archivierung gehört das Risiko des<br />
Technologiewechsels. Über die gesamte Dauer der Archivierung müssen<br />
die Dokumente integer sein und wieder lesbar gemacht werden können.<br />
Dies kann nur durch Migration der Daten auf technisch aktuelle Systeme<br />
erreicht werden. Diese gesetzliche Anforderung ist durch die Schreiben des<br />
Bundesfinanzministeriums „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit<br />
digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und „Grundsätze ordnungsmäßiger<br />
DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) konkretisiert.<br />
International vernetzte Kommunikation führt zu einer Internationalisierung<br />
des Rechts. Die „Internationale Konvergenz der Kapitalmessung und<br />
Kapitalanforderung (Basel II)“ soll Kreditinstitute vor operationellen Risiken,<br />
dem Versagen interner Systeme, schützen. Zu diesen Schutzmaßnahmen<br />
gehört die möglichst vollständige elektronische Dokumentation, um<br />
die Erfüllung von Pflichten in einem Streitfall beweisen zu können. Dies ist<br />
ein allgemeingültiger Grundsatz unternehmerischen Handelns, der auch<br />
<strong>für</strong> andere Unternehmen als Kreditinstitute gilt. Durch den „Sarbanes Oxley<br />
Act“ der USA soll gesichert werden, dass das Finanz- und Rechnungswesen<br />
börsennotierter Unternehmen den rechtlichen Anforderungen<br />
entspricht und durch diese „Compliance“ Investoren geschützt werden.<br />
Grundlage <strong>für</strong> diese „Compliance“ ist die vollständige Dokumentation.<br />
Archivierung nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit bedeutet<br />
Beweissicherheit, denn Integrität und Authentizität elektronischer Dokumente<br />
sprechen im Rahmen der freien Beweiswürdigung <strong>für</strong> Beweisqualität.<br />
Dieser Indizienbeweis ist international gültig. Die freie Beweiswürdigung<br />
ist ein Rechtsgrundsatz, der den Rechtsordnungen der Industrienationen<br />
gemeinsam ist.<br />
Im Ergebnis ist die Langfristarchivierung nach den Grundsätzen der<br />
Ordnungsmäßigkeit der Schlüssel <strong>für</strong> die Rechtssicherheit elektronischer<br />
Kommunikation.<br />
Dr. Ivo Geiß<br />
035
abgelegt ...<br />
Plasmon Data Ltd.<br />
Abensberger Str. 36b<br />
84048 Mainburg<br />
Fon 08751-8751000, Fax 08751-875111<br />
plasmon.ce@plasmon.uk, www.plasmon.com<br />
Storage Technology GmbH<br />
Ludwig-Ehrhard-Str. 30-34<br />
65760 Eschborn<br />
Fon 06196-9568-0, Fax 06196-9568-293<br />
info_deutschland@storagetek.com<br />
www.storagetek.de<br />
IBM Deutschland GmbH<br />
Pascalstr. 100<br />
70569 Stuttgart<br />
Fon 01803-313233, Fax 07032-153777<br />
halloibm@de.ibm.com, www.ibm.com/de<br />
Hitachi Data Systems GmbH<br />
Im Steingrund 10<br />
63303 Dreieich-Buchschlag<br />
Fon 06103-804-0, Fax 06103-804-1111<br />
info.de@hds.com, www.hds.com<br />
Network Appliance GmbH<br />
Bretonischer Ring 6<br />
85630 Grasbrunn<br />
Fon 089-900594-0, Fax 089-900594-99<br />
www-de.netapp.com.de<br />
Mehr Platz.<br />
Mehr Organisation.<br />
Storage-Systeme mit Speichernetzanbindung sorgen <strong>für</strong><br />
Wachstum. Speichersysteme sollen Massenware werden.<br />
Der Storage-Markt ist in Bewegung: immer mehr Daten,<br />
immer mehr Informationen, immer mehr Speicher. Und<br />
neue Wege, die Informationen zu organisieren. Stichwort<br />
Lifecycle-Management. Wie lange sind Daten haltbar? Wie<br />
fi nde ich meine Information? Hier können Sie nachfragen.<br />
EMC Deutschland GmbH<br />
Am Kronberger Hang 2a<br />
65824 Deutschland<br />
Fon 06196-4728-0, Fax 06196-4728-139<br />
germany–marketing@emc.com<br />
www.emc.com
Kleidsam.<br />
IT auf dem Laufsteg. Die Trefferquote des Fotografen: 98 Prozent. Wir<br />
bringen einmal mehr den anderen Blick, die andere Perspektive. Diesmal:<br />
Welche Kleider trägt die IT? Was ist Standard? Welche Marken dominieren?<br />
So hatten wir auf den Presseterminen, Herstellerbesuchen, Kongressen und<br />
Messen immer die Kamera griffbereit.<br />
Das Resultat: weniger Boss als erwartet. Mehr Farben. Der Stoff war immer<br />
<strong>für</strong> eine Überraschung gut. Die IT ist modebewusster als gedacht. Von<br />
wegen dunkelblauer IBM-Anzug. Das war gestern. Helle Beigetöne sind<br />
genauso geschäftstauglich wie der dunkle Ein- und Zweireiher.<br />
Essen, DMS. Der gedeckte Anzug bei den Herren ist Pflicht. Standbesuch<br />
bei einem Unternehmen mit Stammsitz in Stuttgart. Welches Label finden<br />
wir in der Innenseite des Sakkos? Zwei Minuten später stehen wir bei der<br />
Marketingverantwortlichen eines Münchner Unternehmens. Schlägt hier<br />
die bayerische Gesinnung durch? Zwirn vom experimentierfreudigen<br />
Grand Seigneur des Wintersports?<br />
Hamburg. Köln. Berlin. Wozu bekennen sich die Unternehmen der Metropolen,<br />
in denen die Bekleidungsindustrie (noch) vertreten ist? Die Antwort<br />
gibt uns einer der Beiräte: zum Maßanzug. Auch gut.<br />
Nicht dass der Eindruck entsteht, in Stuttgart, Köln, Düsseldorf oder Berlin<br />
würden nur Maßanzüge getragen werden. Zum Glück gibt es in den Innenstädten<br />
ja immer noch ausreichend Kaufhäuser der alten Schule oder Shops<br />
der globalen Marken. Ganz sicher auch in Ihrer Nähe. Und wenn da nichts<br />
dabei ist, schaut man halt mal im Netz nach. Muss ja nicht unbedingt eBay<br />
sein. Die E-Shops liefern direkt ins Haus. Hier können Sie Ihren neuen<br />
Anzug 14 Tage zuhause spazieren tragen. Fast jede Marke.<br />
Genau. Da war doch noch was. Weihnachten. Wie immer jedes Jahr viel zu<br />
schnell, ja, quasi überraschend gekommen. War so nicht abzusehen. Oder<br />
liegt das nur daran, dass der Weihnachtsstress jedes Jahr früher beginnt?<br />
Die ersten Christstollen liegen schon im September im Regal.<br />
Schicken Sie also bis spätestens 16. Dezember Ihren Kleidungswunsch ab,<br />
damit die Lieferung auch zum 24. da ist. Anschließend haben Sie bis zum 6.<br />
Januar Zeit zu testen, ob der Gürtel auch ein Loch weiter passt. Die Rücksendung<br />
kontrolliert sicher niemand darauf, ob getragen oder nicht.<br />
Nehmen wir uns zu Herzen, was die Politik sagt: Sparen müssen wir alle.<br />
Suchen Sie sich nur das richtige Eck, das richtige Ende aus.<br />
Frohes Fest und alles Gute <strong>für</strong> 2006!<br />
Redaktion c//<strong>mag</strong><br />
037
27. September,<br />
9:03 Uhr.<br />
Essen DMS.<br />
Zwei Unternehmen - eine<br />
Farbe. Das Corporate-Design<br />
des Arbeitgebers lebt:<br />
Geben Sie das letzte Hemd!<br />
24. Oktober, 15:53 Uhr. Systems.<br />
Überheizte Hallen. Hier wären wir übrigens auch<br />
gerne Träger gewesen. Respekt an das Model: letzter<br />
Messetag und so entspannt.
17. August, 15:30 Uhr. Berlin Aussentermin.<br />
Also sprach Zara Man: „Wenn Du zum Weibe gehst, vergiss<br />
den guten Anzug nicht.“<br />
11. Oktober, 12:43 Uhr. Stuttgart.<br />
BPM-Arbeitskleidung. Fehlt nur noch der<br />
Blackberry mit Sicherheitsnadel.<br />
27. September, 15:32 Uhr. Essen DMS.<br />
Der Stoff, in den sich Päpste kleiden.<br />
Anzug nach Maß zur passenden Lösung.
14. Juli, 20:15 Uhr<br />
In Frankfurt hat<br />
man Afterwork<br />
bereits verstanden!<br />
Kollegen aus<br />
Essen haben auch<br />
die passenden<br />
Krawatten oder<br />
Firmen zum Schuhwerk.<br />
3. Juli, 15:21 Uhr. München.<br />
Am Outfi t muss der Mitarbeiter noch arbeiten. Denn<br />
diese Schuhe geben auch dem besten Bürogolfer keinen<br />
Halt.
27. September, 11:48 Uhr. Essen DMS.<br />
3/4 Takt einmal anders. Die fl otte Sohle aufs<br />
Parkett gelegt.<br />
27. September, 16:48 Uhr. Essen DMS.<br />
Sie ist Deutschland. Stünden der deutschen<br />
Nationalfahne die weißen Streifen auch so gut?
042 Schwerpunkt<br />
Grundlagen ECM<br />
Ohne Akronyme geht nichts in der IT. Aber während viele Abkürzungen den nächsten<br />
Sommer nicht erleben, wird Enterprise Content Management (ECM) bleiben.<br />
Dr. Ulrich Kampffmeyer<br />
Enterprise Content Management selbst ist nur einer der<br />
vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content Managements.<br />
Enterprise Content Management hat den Anspruch, auch<br />
Web Content Management mit einzuschließen. Der allgemeine<br />
Oberbegriff Content Management ist äußerst facettenreich<br />
und schließt seinerseits Web Content Management,<br />
Content Syndication, Digital oder Media Asset Management<br />
und natürlich Enterprise Content Management ein. Dieser<br />
„circulus vitiosus“ der Begriffe zeigt denn auch Mangel an<br />
Klarheit bei den Marketingaussagen der Hersteller.<br />
Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Enterprise<br />
Content Management eine neue Qualität, ein Mehr an<br />
Funktionalität und Nutzen <strong>für</strong> die Anwender verbinden<br />
lässt. Dies ist sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim<br />
ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise Content Management<br />
der Fall. Jedoch muss man auch angesichts des<br />
allumfassenden Anspruchs und der zahllosen Komponenten<br />
von Enterprise Content Management konstatieren, dass<br />
ECM allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer<br />
Branche dienen kann – eine geschlossene Systemlösung<br />
oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher<br />
ECM gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies<br />
oder DLM Document Lifecycle Management nur als<br />
Über-<br />
lebens-<br />
garantie<br />
ECM Teil I<br />
eine mögliche zusammenfassende Gruppenbezeichnung <strong>für</strong><br />
die verschiedensten Technologien und Unternehmen positionieren.<br />
ECM – Enterprise Content Management<br />
Enterprise Content Management ist auf den ersten Blick<br />
nur eine Transformation bestehender Technologien oder gar<br />
nur von Marketingaussagen – frei nach der Devise ,,aus dem<br />
Archiv-Server wird ein Document-Server wird ein Content-<br />
Server wird ein Portal-Server wird ein „xyz“-Server wird<br />
ein ...“. Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren<br />
mehrfach neu interpretiert und mit anderen Inhalten<br />
versehen (es wurden etwa ursprünglich verwendete Begriffe<br />
wie „Create“ oder „Customize“ in der Definition ersetzt).<br />
2003 wurde ECM von der AIIM noch wie folgt interpretiert:<br />
„The technologies used to capture, manage, store, deliver,<br />
and preserve information to support business processes“.<br />
Im Frühjahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der leider<br />
die Prozesskomponente in der Definition zum Opfer fiel:<br />
“Enterprise Content Management is the technologies, tools,<br />
and methods used to capture, manage, store, preserve, and<br />
deliver content across an enterprise.“ Immerhin wurde BPM
von der AIIM als wesentliche Komponente in Whitepapern<br />
und Postern herausgestellt. Ins Deutsche übertragen würde<br />
die Definition also somit lauten: „ECM sind Technologien<br />
und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung,<br />
Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von<br />
Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse<br />
im Unternehmen.“ ECM schließt dabei herkömmliche<br />
Technologien wie Input-Management, Dokumenten-<br />
Management, Collaboration, Web-Content-Management,<br />
Digital Asset Management, E-Mail-Management, Workflow,<br />
Business Process Management, Output-Management,<br />
Storage und elektronische Archivierung ein.<br />
Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Definition<br />
von ECM gewesen sein. Die AIIM Show & Conference 2005<br />
in Philadelphia stand unter den Logo-Mottos „Capture<br />
-:- Manage -:- Share -:- Store -:- Comply“. So änderte die<br />
AIIM International im Herbst des Jahres 2005 erneut die<br />
Definition: “Enterprise Content Management is the technologies<br />
used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver<br />
content and documents related to organizational processes.”<br />
“Enterprise Content Management (ECM) sind die Technologien<br />
zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung<br />
und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur<br />
Unterstützung von organisatorischen Prozessen.“ Hiermit<br />
ergab sich eine Rückwendung zur ursprünglichen Definition<br />
und die besondere Betonung der Prozesskomponente. In<br />
der neuen Definition sind nunmehr auch die drei Begriffe<br />
der Branchendefinition von PROJECT CONSULT, DRT,<br />
Document Related Technologies, in der AIIM-Definition<br />
enthalten.<br />
Aus dem Umfeld von Document Related Technologies<br />
werden die Funktionalität traditioneller Archiv-, Dokumenten-Management-<br />
und Workflow-Lösungen auf die<br />
Anforderungen des Content Management umgebaut oder<br />
neue Produktsuiten generiert, die Web-basierte Komponenten<br />
mit den herkömmlichen Produkten verbinden. Aus<br />
Content Management wird in diesem Zusammenhang dann<br />
meistens ECM Enterprise Content Management. Damit soll<br />
deutlich gemacht werden, dass es nicht nur um die weborientierte<br />
Außenwirkung, sondern um die Erschließung aller<br />
strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen<br />
geht. Der Fokus der meisten Lösungen ist daher<br />
häufig noch auf Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E,<br />
„business to employee“, ausgerichtet. Aber auch aus diesem<br />
Ansatz kommen neue Komponenten, die das Content Management<br />
sinnvoll erweitern – automatische Klassifikation,<br />
Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und andere.<br />
Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden<br />
daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auch Internet-<br />
Technologien benutzen, aber schwerpunktmäßig auf die<br />
Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum<br />
sind hier vorrangig Enterprise-Portale <strong>für</strong> B2B als<br />
Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der bisherigen<br />
Dokumenten-Management-, Groupware- und Workflow-<br />
Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht vollständig<br />
umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre<br />
Anwendungen stellen, finden sich auch in dieser Kategorie<br />
wieder. ECM Enterprise Content Management verfolgt dabei<br />
einen Komponentenansatz, der in mehreren Schichten<br />
die notwendige Infrastruktur <strong>für</strong> beliebige Anwendungen<br />
bereitstellt.<br />
Merkmale des Enterprise Content Management<br />
Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen Anwendungsbereiche<br />
von ECM und WCM, wird deutlich, dass<br />
die heute noch vorhandenen Unterschiede in den Systemkategorien<br />
nicht mehr lange aufrechterhalten werden können.<br />
Dies gilt <strong>für</strong> die Produkte und die technischen Plattformen<br />
ebenso wie <strong>für</strong> die Nutzungsmodelle. Was heute noch als<br />
reine Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen bereits<br />
dem Partner oder Kunden zugänglich gemacht werden. Die<br />
Inhalte und Strukturen eines heutigen, auf Außenwirkung<br />
ausgerichteten Web-Portals soll morgen bereits die Plattform<br />
<strong>für</strong> die interne Informationsbereitstellung sein. Der<br />
Anspruch eines Enterprise Content Management Systems<br />
reduziert sich dann auf drei wesentliche Ideen, die solche<br />
Lösungen vom Web Content Management unterscheiden.<br />
Interprise Content Management als integrative<br />
Middleware<br />
ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwendungen<br />
und „Insel“-Architekturen überwinden. Der Anwender<br />
sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung<br />
arbeitet. Für die neue Welt „Web-basierter IT“, die sich<br />
quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen Host- und<br />
Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM die notwendige<br />
Infrastruktur. Für die Einführung und Nutzung von<br />
ECM spielt daher EAI Enterprise Application Integration<br />
eine besondere Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil<br />
von SOA Service-orientierten Architekturen.<br />
Enterprise-Content-Management-Komponenten als<br />
unabhängige Dienste<br />
043<br />
ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und<br />
unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die
044 Schwerpunkt<br />
GWeb Content Management<br />
Digital Asset Management<br />
E-Mail Management<br />
Records Management<br />
GBusiness Document ManagementGCollaboration<br />
Process<br />
Management<br />
Storage<br />
GLong-Term Archival<br />
Backup/Recovery<br />
Migration<br />
GContent Integration<br />
GWorkflowGEAIGIndexing<br />
Categorization<br />
Recognition<br />
Forms Processing<br />
Document I<strong>mag</strong>ing<br />
ScanningGRepositories<br />
Security<br />
Capture Manage<br />
PKI Electronic<br />
Signature<br />
Funktionalität wird hier als Dienst bereitgestellt, der von<br />
den verschiedensten Anwendungen genutzt werden kann.<br />
Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass <strong>für</strong> jede Funktionalität<br />
jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung<br />
steht und redundante, aufwändig zu pfl egende und teuere<br />
Parallelität gleicher Funktionalität vermieden wird.<br />
• Enterprise Content Management als einheitliches Re-<br />
pository <strong>für</strong> alle Typen von Informationen<br />
User Management<br />
Directory Service<br />
4<br />
ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend <strong>für</strong> Data-<br />
Warehouse und DocumentWarehouse) Informationen des<br />
Unternehmens in einem einheitlich strukturierten Repository<br />
zusammenführen. Aufwändige Redundanz und damit<br />
verbundene Probleme der Konsistenz von Informationen<br />
werden überwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content<br />
in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum<br />
allen Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.<br />
Enterprise Content Management funktioniert dann richtig,<br />
wenn der Anwender praktisch davon nichts merkt.<br />
ECM-Technologien sind Infrastruktur, die als nachgeordnete<br />
Dienste Fachanwendungen unterstützen. ECM ordnet<br />
sich so als eine Sammlung von Infrastrukturkomponenten<br />
in ein Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT<br />
Document Related Technologies zur Handhabung, Erschließung<br />
und Verwaltung schwach strukturierter Daten.<br />
Usage<br />
Fat Client Enabling Web Client other Devices<br />
User Rights<br />
Management<br />
Search/Retrieval<br />
Syndication<br />
Localization<br />
Personalization<br />
Publish<br />
Electronic<br />
Paper<br />
4<br />
Entry Exit<br />
Preserve Store<br />
Security<br />
ECM Enterprise Content Management stellt damit eine<br />
der notwendigen Basiskomponenten des übergreifenden<br />
Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM erhebt auch den<br />
Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten<br />
und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung<br />
mit abzudecken.<br />
Die ECM-Komponenten und -Technologien lassen sich in<br />
verschiedene Kategorien einordnen, von der<br />
- Erfassung (Capture),<br />
- Verwaltung (Manage),<br />
- Speicherung (Store),<br />
- Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen<br />
- Sicherung (Preserve).<br />
Die bisherigen Anwendungsfelder<br />
- DM Document Management (DMS, Dokumenten-<br />
Management),<br />
- Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende<br />
Systeme, Groupware),<br />
- WCM Web Content Management (einschließlich<br />
Portale),<br />
- RM Records Management (Archiv- und Ablageverwaltungssysteme<br />
mit Langzeitspeichermedien) und<br />
- Workfl ow/BPM Business Process Management<br />
(Vorgangsbearbeitung)<br />
Deliver<br />
DRM Firewall
ilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, die Capture,<br />
Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert<br />
oder alternativ eingesetzt werden können. Während Document<br />
Management, Web Content Management, Collaboration,<br />
Workflow und Business Process Management eher <strong>für</strong><br />
den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information<br />
zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die<br />
Verwaltung nicht mehr zu verändernder Information.<br />
Während BPM und Workflow als Rückgrat von ECM<br />
betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 Manage-Komponenten<br />
wie E-Mail-Management und Digital-Asset-Management<br />
sowie Schnittstellen, Content Integration und<br />
Enterprise-Application-Integration als Verbindungskomponenten<br />
ergänzt. Über allem schwebt die Nutzung der<br />
Information, sei durch eigenständige Clienten der ECM-<br />
System-Komponenten oder in Gestalt eines „Enabling“<br />
vorhandener Anwendungen, die auf die Funktionalität<br />
der ECM-Dienste und die gespeicherten Informationen<br />
zugreifen. Besonders durch die Integration bestehender<br />
Technologien wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue<br />
Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende<br />
Kraft positioniert.<br />
Die fünf „C“ des Enterprise Content Management<br />
Fünf wichtige Begriffe, die im Angloamerikanischen mit<br />
„C“ beginnen, charakterisieren heute das Anwendungsumfeld<br />
von ECM.<br />
Content<br />
Der Begriff „Content“ steht <strong>für</strong> beliebige elektronische Inhalte.<br />
Er umfasst „Records“, „Data“ und „Metadata“ ebenso<br />
wie Dokumente und Webseiten. Content steht heute nicht<br />
mehr nur <strong>für</strong> schwach oder unstrukturierte Informationen,<br />
sondern schließt auch strukturierte Daten, die in ECM-<br />
Lösungen mitverwaltet werden bzw. die Objekte in einem<br />
ECM beschreiben, mit ein. Content wird entsprechend<br />
seiner Nutzung und seinem Lebenszyklus unterschieden:<br />
dynamischer, noch veränderbarer Content während der<br />
Bearbeitung; statischer, unveränderbarer Content, auch<br />
Fixed-Content genannt, im Archiv.<br />
Ist Content aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig,<br />
werden aus ihm Records. ECM hat die Aufgabe,<br />
Content zu erfassen, sicher zu verwalten, zu erschließen und<br />
in Prozessen bereitzustellen. Nur wenn Content als Wissen<br />
und in Prozessen nutzbar gemacht wird, hat Content einen<br />
inhärenten Wert.<br />
<br />
<br />
<br />
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<br />
<br />
045
046 Schwerpunkt<br />
Collaboration<br />
ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, indem<br />
es die benötigten Informationen kontrolliert unabhängig<br />
von Zeit und Ort bereitstellt. Zur Unterstützung der Gruppenarbeit<br />
und Kommunikation kommen dabei verschiedene<br />
Ansätze zum Tragen:<br />
- Unterstützung der direkten Kommunikation mit Chats,<br />
Foren, Instant Messaging, White Boards, Video Conferencing<br />
und anderen Technologien,<br />
- Unterstützung des Bearbeitungszyklus von Informationen<br />
und deren Bereitstellung in Prozessen,<br />
- Unterstützung der Projektarbeit mit geeigneten Werkzeugen,<br />
- Unterstützung von Wissensmanagement mit der zielgerichteten<br />
Erschließung, Bereitstellung und Aufbereitung<br />
benötigter Information.<br />
Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist eine der<br />
großen Herausforderungen <strong>für</strong> effizientere Arbeit in der<br />
Bürowelt.<br />
Compliance<br />
Compliance ist einer der Markttreiber <strong>für</strong> den Einsatz von<br />
ECM. Die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben<br />
durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere<br />
Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist<br />
in allen Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Dabei<br />
geht es jedoch nicht nur um die Erfüllung der Vorgaben,<br />
sondern auch um die Nutzung der Informationen in den<br />
eigenen Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und die<br />
Umsetzung effizienterer Prozesse sind wirtschaftliche Aspekte,<br />
die man bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben<br />
wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer<br />
nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann hier einen<br />
Beitrag liefern, die notwendigen Investitionen <strong>für</strong> Compliance<br />
auch wirtschaftlich nutzbar zu machen.<br />
Continuity<br />
Business Continuity ist ein Begriff, dessen Bedeutung<br />
im Zusammenhang mit ECM noch längst nicht richtig<br />
gewürdigt wurde. Wir befinden uns in einer immer größeren<br />
Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit<br />
elektronischer Information. Die Sicherstellung der Verfügbarkeit<br />
ist mit erheblichen Kosten verbunden. ECM liefert<br />
hier Technologien und Methoden, um Informationen sicher<br />
aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt be-<br />
reitzustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen<br />
zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu<br />
schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen<br />
zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten<br />
zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und<br />
diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und<br />
mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall<br />
die Information wieder zur Verfügung zu stellen.<br />
ECM hat hier längst den gleichen Stellenwert wie CRM-,<br />
ERP- und andere operative Systeme, ohne die ein modernes<br />
Unternehmen nicht mehr arbeits- und konkurrenzfähig ist.<br />
Cost<br />
Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung und Aufbau<br />
neuer Geschäftsfelder ganz oben auf Prioritätenlisten der<br />
Entscheider. ECM selbst ist sehr kostenintensiv, besonders<br />
in der Einführungsphase. Durch die Zusammenführung<br />
von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit<br />
und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und<br />
des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen<br />
und –abläufen, und viele andere Potenziale lassen<br />
sich die Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet die<br />
notwendige Klammer, um Informationen aus unterschiedlichen<br />
Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren.<br />
Damit verringern sich die Kosten nicht nur im Kernbereich<br />
von ECM, sondern in allen anderen Bereichen der IT-Nutzung<br />
im Unternehmen. Hierbei sollte nicht der ROI im Vordergrund<br />
stehen, der bei einzelnen Aspekten sehr schnell<br />
erreicht wird, sondern die nachhaltige Veränderung des<br />
Unternehmens. ECM ist heute als notwendige Infrastruktur<br />
zu betrachten, um ein Unternehmen wirtschaftlich führen<br />
zu können. Auch unter Kostengesichtspunkten ist es keine<br />
Frage des „Ob“, sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“.<br />
Ein Haus <strong>für</strong> Enterprise Content<br />
Die AIIM International und andere haben in den vergangenen<br />
Jahren eine Reihe von Postern und Grafiken kreiert, die<br />
die Komplexität und den Funktionsumfang von Enterprise<br />
Content Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 wurde<br />
das „Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses Poster definierte<br />
nicht nur den Umfang von ECM, sondern diente auch als<br />
Grundlage <strong>für</strong> einen ECM-Kurs der AIIM International mit<br />
10 Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA werden<br />
gern mit dem Kürzel „101“ (steht in Ausbildungsprogrammen<br />
<strong>für</strong> einführende Grundlagenseminare) bezeichnet, und<br />
so hat sich auch <strong>für</strong> das Poster die Bezeichnung „ECM 101“<br />
eingebürgert.<br />
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Multimedial.<br />
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048 Schwerpunkt<br />
Erst bloggen,<br />
Bloggen ist in. Mehr als 20 Millionen der regelmäßig<br />
aktualisierten „Web-Tagebücher“ gibt es weltweit. Bloggen<br />
ist aktuell ein starker Trend. Eine Revolution im Netz. Die<br />
Art und Weise, wie durch Blogs Informationen entstehen,<br />
publiziert und vernetzt werden, ist innovativ. Die Technik<br />
ist unkompliziert und macht es <strong>für</strong> jeden möglich, seine<br />
private News-Seite zu erstellen. Die Masse der so entstandenen<br />
Sites ist wenig ausgereift. Die Vielfalt der Themen:<br />
verblüffend. Jenseits der großen Online-Portale ist damit<br />
eine eigene Nachrichtenwelt entstanden. Sie erzählen unverblümt<br />
und nicht durch Redaktionsstatuten geschönt das,<br />
was wirklich passiert(e).<br />
Mit guten eineinhalb Jahren Verspätung haben auch die<br />
ganz Großen der Branche (Yahoo, Google usw.) den Trend<br />
entdeckt. Sie machen den Zugriff auf die weltweit angebotenen<br />
Privat- und Firmen-Blogs möglich. Der Trend ist<br />
damit schnell erwachsen geworden: vom Geheimtipp zur<br />
allgemeinen Informationsquelle. Herangereift sind in der<br />
Zeit nicht nur die privaten Tagebücher (private Blogs),<br />
sondern auch Blogs mit wirtschaftlichen Interessen. Mit<br />
Informationen aus erster Hand. Kein Wunder, erlaubt es die<br />
Technik, doch heute Unternehmensnews schnell und direkt<br />
ins Netz zu publizieren und von der starken Vernetzung zu<br />
profitieren. In vielen Fällen sind Blogs Nebenprodukte der<br />
klassischen Unternehmenswebsite. Die Verfasser berichten<br />
aus dem eigenen Markt und überzeugen so durch Fach- und<br />
Branchenkenntnis.<br />
Unternehmensblogs: Anlaufschwierigkeiten<br />
gemeistert<br />
Neue Modelle <strong>für</strong> Printobjekte<br />
dann verlegen<br />
Groß geworden als Tagebuch, mittlerweile vom Redaktionsalltag<br />
absorbiert. Was als „Graswurzeldemoktratie“ begann, hat heute die<br />
Projektleiter der Verlage erreicht.<br />
Volker Watschounek<br />
In Deutschland haben es Blogs bereits zu großer Bekanntheit<br />
gebracht und werden täglich von tausenden<br />
Lesern besucht. Zwei prominente Beispiele zeigen, wie sich<br />
mit Blogs unternehmerische Interessen vorwärts bringen<br />
lassen: Industrial, Technology and Witchcraft nennt sich<br />
eines der bekanntesten, meistgelesenen deutschsprachigen<br />
Unternehmensblogs. Mit Neuigkeiten aus der Welt der<br />
Apple Computer, iPods und dem Netz hat sich „ITW“ einen<br />
Namen gemacht. Seine Verfasser, allesamt Journalisten aus<br />
der Agentur TextLab, bloggen sieben Tage die Woche und<br />
informieren, unterhalten und spekulieren über die letzten<br />
Trends. Amüsant, direkt und regelmäßig - selbst über den<br />
Kater Steve. Der Vorteil von Blogging wird hier deutlich:<br />
Ungefilterte News, Meinungen und subjektive Ansichten<br />
machen Nachrichten lebendig und die Leser neugierig.<br />
Neben dem drastisch gesteigerten Bekanntheitsgrad und<br />
I<strong>mag</strong>egewinn hat ITW der Agentur ein kommerziell ausge-
Opinio – Print und Online in einem Objekt<br />
<br />
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richtetes Portal beschert: mac-essentials.de offeriert zu den<br />
News auch die passenden Einkaufsquellen.<br />
Eine weitere feste Größe in der Blogging-Szene ist Klaus<br />
Eck mit seinem PR-Blogger (www.pr-blogger.de). Ein vielfach<br />
genutztes Tool <strong>für</strong> Medienschaffende und Medieninformierende.<br />
Dieses Vorzeige-Blog zieht alle Register in<br />
der Business-Kommunikation mit dem Blog: Der Verfasser<br />
informiert seine Leserschaft qualifiziert und regelmäßig<br />
und erreicht damit genau die Zielgruppe, die er sucht: potenzielle<br />
Auftraggeber aus der Unternehmenslandschaft, die<br />
es ihm gleichtun möchten und diese neuen Möglichkeiten<br />
<strong>für</strong> höchst eigene Interessen nutzen möchten. Längst ist<br />
Eck zu einem anerkannten Berater und Kenner von Blogs<br />
geworden – mit einem privaten Blog fing alles an.<br />
Zwei Beispiele, die zeigen, wie mit professionellem Blogging<br />
heute große Aufmerksamkeit und messbarer Erfolg zu<br />
erreichen ist. Das Bemerkenswerte daran: Erfolgreiche Blogs<br />
überzeugen durch Qualität, Kontinuität und Integrität. Genau<br />
die Attribute, die im Internet in den letzten Jahren von<br />
vielen reklamiert wurden. Dass Blogging noch mehr kann,<br />
zeigt das Beispiel Opinio (www.rp-online.de/opinio). Hier<br />
dreht die Rheinische Post den Spieß um und nutzt den Blog<br />
als Textgenerator. Aus den zahlreichen Einträge entsteht die<br />
erste Printpublikation, die originär im Web geschrieben<br />
wird. Für die aus Düsseldorf stammende Tageszeitung<br />
ein Kunden- und Leserbindungstool, das besser nicht sein<br />
könnte.<br />
Praxisbeispiel Opinio der<br />
Rheinischen Post<br />
vvv<br />
Verlage spiegeln in ihren Publikationen die Meinungsvielfalt<br />
der Blogging-Szene wider. Sie überzeugen durch<br />
Fachkompetenz und wissen genau um ihre Klientel. Eigenschaften,<br />
die deckungsgleich auch <strong>für</strong> ein gutes Blog zutreffen.<br />
Mit Blogs nutzen Verlage eine große Chance, ihren<br />
Bekanntheitsgrad und ihr I<strong>mag</strong>e deutlich zu steigern. Neben<br />
einer Reichweitensteigerung im Web lassen sich durch Blogs<br />
ganz neue Lesergruppen ansprechen. Das Konzept funktioniert,<br />
weil sich Qualität durchsetzt und enorm schnell<br />
herumspricht. Doch wie können Blogs über das virale Marketing<br />
hinaus zusätzliche Mehrwerte und Einnahmen <strong>für</strong><br />
Verlage generieren? Eine kostenpflichtige Variante der Blogs<br />
erscheint aktuell noch als Zukunftsmusik und widerspricht<br />
dem neuen Paradigma.<br />
049
050 Schwerpunkt<br />
Nächster Schritt: Opinio – von Byte zum Papier<br />
Bei der Rheinischen Post in Düsseldorf wurde dieser Trend<br />
sehr früh gesehen und genutzt: Opinio ist Online- und<br />
Print-Publikation in einem, alle Texte werden ausschließlich<br />
aus einer Art Blog generiert: Tausende registrierte Nutzer<br />
schreiben über sich, ihre Region, alltägliche Themen oder<br />
ihre ganz persönlichen wichtigen Dinge. So sind in den<br />
vergangenen eineinhalb Jahren mehrere tausend Artikel<br />
entstanden.<br />
Alles beginnt online. Nach der Registrierung eines Pseudonyms<br />
erhält der User die Möglichkeit, den ersten Artikel<br />
zu verfassen, ähnlich der Erstellung eines Foreneintrags.<br />
Fotos lassen sich ebenfalls schnell hochladen und mit dem<br />
neuen Artikel verknüpfen. Der neue Beitrag wird anschließend<br />
automatisch einem Redakteur vorgelegt, der ihn auf<br />
sprachliche und vor allem inhaltliche Qualität prüft. Abgelehnt<br />
wird bei Opinio nur das, was nicht den Richtlinien<br />
entspricht oder aus dem thematischen Rahmen fällt. Alles<br />
geprüft, erscheint der neue Artikel online in der jeweiligen<br />
Rubrik ganz oben. Eben genau wie in einem Blog. Registrierte<br />
Leser haben zudem die Möglichkeit, einen fremden<br />
Artikel zu kommentieren. So entsteht eine lebendige Welt,<br />
eine sich ständig verändernde und neu erschaffende Community<br />
– beinahe ohne redaktionelle Einfl üsse von außen.<br />
Opinio geht noch einen Schritt weiter: Besonders gute Artikel<br />
haben die Chance auf Abdruck in den gleichnamigen<br />
Print-Publikationen. Der cross-mediale Ansatz ermöglicht<br />
die Weiterverwendung von Artikeln in der monatlichen Beilage<br />
„Opinio“ und der wöchentlichen Opinio-Seite in der<br />
Rheinischen Post. Beide enthalten ausschließlich Beiträge<br />
„von Lesern <strong>für</strong> Leser“. Eine Redaktion wählt aus den online<br />
publizierten Beiträgen die interessantesten Geschichten aus<br />
und stellt zusätzlich den „Autor der Woche“ näher vor.<br />
Opinio: klarer Nutzen <strong>für</strong> Verlag und Leser<br />
Opinio ist ein klares, innovatives Bekenntnis <strong>für</strong> mehr<br />
Themenvielfalt, Leserbindung und regionalen Bezug. Der<br />
Leser erhält die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung „seiner“<br />
Zeitung mitwirken zu können. Die Rheinische Post schafft<br />
mit Opinio ein neues Medium, das nahe an den Lebenswelten<br />
und –Themen der eigenen Leserschaft ist. So entstehen<br />
eine starke Identifi kation mit dem Blatt und eine Treue zum<br />
Blatt, die durch klassische redaktionelle Arbeit und Themen<br />
nur schwer zu erreichen sind. Darüber hinaus konnte die<br />
Rheinische Post mit Opinio neue Werbemöglichkeiten<br />
schaffen: Das monatliche Supplement ist eine hochwertige<br />
Plattform mit gesteigerter Aufmerksamkeit und attraktiven<br />
Blog-Systeme:<br />
b2volution b2evolution.net<br />
BLOG:CMS blogcms.com<br />
HPS | cms www.tomorrow-focus-technologies.de<br />
MovableType www.movabletype.org<br />
pMachine www.pmachine.com<br />
Serendipity www.s9y.org<br />
WordPress wordpress.org<br />
Yves Bollinger<br />
Jahrgang 1972, Leiter Strategie und Entwicklung<br />
bei der RP Online Verlagsgesellschaft mbH.<br />
zum Thema<br />
Crossmedia-Werbefl ächen. Kostenintensive redaktionelle<br />
Erstellung der Artikel fällt nahezu komplett weg. Die<br />
kontinuierlichen Zuwächse bei Benutzerregistrierungen<br />
und Artikeln dokumentieren den Erfolg des Konzeptes.<br />
Heute gehört Opinio zu den beliebtesten Rubriken auf<br />
der Website der Rheinischen Post. Ein klarer Beweis, dass<br />
sich die Leser von den neuen Möglichkeiten begeistern<br />
lassen: Sowohl das Verfassen eigener Artikel als auch das<br />
Lesen fremder Beiträge stehen hoch im Kurs. Mittlerweile<br />
trifft sich ein Kreis besonders aktiver Opinio-Autoren auf<br />
private Initiative hin, um Themen rund um die gemeinsam<br />
gestaltete Publikation zu diskutieren.<br />
Die Technik hinter Opinio<br />
Opinio ist ein fester Bestandteil der Internetpräsenz<br />
www.rp-online.de. Als Erweiterung des bestehenden Content<br />
Management Systems implementiert, können Redakteure<br />
über die bekannte Arbeitsumgebung auf Beiträge in Opinio<br />
zugreifen. Auch der Workfl ow zur Freischaltung der neuen<br />
Artikel wird komplett über das CMS abgebildet. Die und<br />
Artikeldatenbank wurde zusammen mit den Experten der<br />
RP-Online-Agentur Boogie Medien und der TOMORROW<br />
FOCUS Technologies entwickelt. Der Vorteil <strong>für</strong> die<br />
Rheinische Post liegt in der Verwendung der bestehenden<br />
Redaktionsumgebung. Durch die einfache Erweiterung<br />
um einen neuen Contenttypen haben die Redakteure der<br />
Rheinischen Post die Möglichkeit, die Beiträge der Leser wie<br />
ganz normale Artikel zu verwalten.
052 Schwerpunkt<br />
Zu viele Daten,<br />
zu wenig Wissen<br />
Segen und Fluch des Informationszeitalters liegen dicht<br />
beieinander: Je mehr Informationen in digitaler Form vorliegen<br />
und im Internet erreichbar sind, desto mehr steigt<br />
das Volumen der gespeicherten Daten. Es wird schwieriger,<br />
Informationen schnell und zuverlässig wiederzufinden. Mit<br />
dem Einsatz von intelligenten Suchtechnologien lassen sich<br />
Retrieval-Zeiten verkürzen und die Produktivität steigern.<br />
Suchen kostet Zeit<br />
Wissen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter tagtäglich mit<br />
der Suche nach Informationen verbringen? Untersuchungen<br />
belegen, dass Manager durchschnittlich 450 Stunden<br />
pro Jahr mit Suchen verbringen. Jeden Arbeitstag mehr als<br />
zwei Stunden. Zeit, in der die Welt sich weiterdreht und jede<br />
Minute kostet. Die manuelle elektronische Dokumentenverwaltung<br />
bindet 40 bis 60 Prozent der aufgewendeten Arbeitszeit<br />
und bis zu 45 Prozent der gesamten Gehaltskosten.<br />
Zudem gehen bei manueller Verwaltung rund drei Prozent<br />
aller Dokumente verloren. Drei Prozent – hätten Sie vielleicht<br />
sogar mehr akzeptiert? Falls ja, dann denken Sie mal<br />
daran, was passiert, wenn Ihnen eine wichtige Datei fehlt.<br />
vom Suchen zum Finden<br />
Exponentiell wachsende Datenmengen stellen neue Anforderungen<br />
an Systeme, Strategien und Anwender. Ein Überblick über die<br />
Möglichkeiten,<br />
Siegfried Schüle<br />
Warum finden wir die Nadel im Heuhaufen nicht? Die<br />
Antwort liegt nahe: Eine Nadel sieht aus wie Halme. Für<br />
unsere hoch entwickelten Sinne ist es schwer, Ähnliches<br />
auseinander zu halten. Ähnlichkeiten zu erfassen. Und das,<br />
L<br />
obwohl das assoziative Erkennen von Gemeinsamkeiten<br />
wie Unterschieden einen essentieller Bestandteil unserer<br />
menschlichen Intelligenz bildet. Einem Computer fällt das<br />
Finden leicht. Er vergleicht nach simplen, aber treffsicheren<br />
Prinzipien: Was nicht exakt identisch ist, betrachtet er<br />
als verschieden. Das bedeutet, ein LCD-Monitor und ein<br />
TFT-Bildschirm und deren Ergebnis sind <strong>für</strong> eine Maschine<br />
grundverschieden. Was, wenn es gelänge, menschliches<br />
Ähnlichkeitsempfinden mit der Leistungsfähigkeit moderner<br />
Computer zu kombinieren? Wenn es gelänge, einem<br />
stur suchenden Computer eine Vorstellung von Ähnlichkeit<br />
beizubringen? Dann erhielte der Suchende ein mächtiges<br />
und effektives Werkzeug zum Auffinden von Informationen<br />
in großen Datenbeständen.<br />
Finden, was zusammengehört<br />
Neue Suchstrategien<br />
Es erfordert intensive Forschung, Spezialisierung und<br />
langjährige Erfahrung, um einem Computer menschliches<br />
Empfinden beizubringen. Entscheidend ist hier das Verständnis<br />
von Ähnlichkeit, das nicht zu viele, aber auch nicht<br />
zu wenige Dinge zueinander in Beziehung setzt. Wer eine<br />
Umsatzstatistik sucht, will auch die Grafik zur Umsatzentwicklung<br />
finden, jedoch nicht eine Personalstatistik oder die<br />
Ersatzteileliste. Ebenso wichtig <strong>für</strong> eine intelligente Suchfunktion<br />
ist, menschliche Unzulänglichkeiten zu verzeihen.<br />
Wer kann sich schon merken, ob der Monitor von Ilyiama<br />
oder Iiyama stammt?
Der kalifornische Usability-Forscher Jakob Nielsen von<br />
der Nielsen Norman Group (www.nngroup.com) hat ermittelt,<br />
dass Mitarbeiter im Intranet vorwiegend nach anderen<br />
Menschen suchen: die Namen von Mitarbeitern und -Informationen<br />
über sie, Termine sowie Forumsbeiträge von Kollegen.<br />
Doch auch hier treten bei exakter Suche Probleme<br />
auf: Heißt der Leiter der spanischen Niederlassung Gonzales<br />
oder Goncalves? Liegt das österreichische Auslieferungslager<br />
in Münden oder Gmünden? Unter welcher Schreibweise finde<br />
ich die Vorankündigung der IT-Abteilung: „Einführung<br />
des neuen E-Mail-Systems“ oder „eMail-Systemeinfhrg.“?<br />
Softwareanbieter, die sich auf Suchtechnologie spezialisiert<br />
haben, haben diese Anforderungen in langjähriger<br />
Entwicklungsarbeit analysiert und intelligente Algorithmen<br />
entwickelt. Diese Algorithmen finden, was tatsächlich<br />
gesucht wird. Sie erkennen in Form einer fehlertoleranten<br />
„Ähnlichkeitstechnologie“ Gemeinsamkeiten zwischen dem<br />
gesuchten Begriff und verwandten Begriffen – nicht nur in<br />
Texten, sondern auch in Datenbanken. Es kommt darauf an<br />
zu verstehen, welche Fehler Menschen machen und warum.<br />
Um diese Fehler elegant auszugleichen. Die richtige Technologie<br />
anzubieten, um mit den hoch entwickelten Suchfunktionen<br />
auch in größten Datenbeständen blitzschnell die<br />
passenden Informationen zu finden. Und zu erkennen, was<br />
zueinander ähnlich ist und was nicht.<br />
Suche ist nicht gleich Suche<br />
Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass eine Suchtechnologie,<br />
die <strong>für</strong> das Internet funktioniert, auch im Shop optimale<br />
Ergebnisse liefert. Google beispielsweise hat als wesentliche<br />
Neuerung die Bewertung der Links zwischen den Web-seiten<br />
eingeführt – aber im Intranet gibt es kaum und in Enterprise-Ressource-Planning-<br />
(ERP) oder CRM-Systemen<br />
überhaupt keine Links zwischen den Dokumenten oder<br />
Datensätzen. Spezielle Suchfunktionen können heute vieles<br />
bieten: Oft sind die Datensätze in einer Datenbank nicht<br />
so geschrieben, wie sie der Benutzer eintippt (siehe Kasten<br />
„Findeprobleme“). Eine gute Suchfunktion sollte dies ausgleichen<br />
können.<br />
Dabei nützt eine herkömmliche Rechtschreibkorrektur nur<br />
wenig, da sie bei Personen-, Produkt- oder Markennamen<br />
versagt. Eine echte, intelligente Fehlertoleranz hingegen<br />
findet auch „Mayr“, „Meyer“ und „Maier“, wenn nach<br />
„Meier“ gesucht wird. Bei Vornamen trifft dieses Problem<br />
ebenfalls auf: Neben der häufigsten Form „Matthias“ existieren<br />
Schreibweisen wie „Mathias“, schwedisch „Mattias“<br />
oder ungarisch „Mátyás“. Eine Rückfrage wie „Meinten Sie<br />
vielleicht …?“ wäre hier unsinnig.<br />
auch Profis machen Fehler<br />
Fakt ist: Viele Sachbearbeiter und Call-Center-Mitarbeiter<br />
haben Rechtschreibschwächen. Man sollte meinen, Fachkräfte<br />
würden die einschlägigen Produkt-Bezeichnungen<br />
und Personennamen sowie deren Schreibweisen kennen<br />
und brauchen daher keine fehlertolerante Suchfunktion.<br />
Die Katze beißt sich hier selbst in den Schwanz. Denn oft<br />
werden:<br />
- in der Datenerfassung nur gering qualifizierte Mitarbeiterinnen<br />
und Mitarbeiter eingesetzt,<br />
- kaufmännische Mitarbeiter bei der Suche nach komplizierten<br />
technischen Komponenten überfordert.<br />
Hier setzt die Ähnlichkeitssuche an. Eine fehlertolerante<br />
Ähnlichkeitssuche verbindet unterschiedliche Verfahren zur<br />
Ermittlung möglicher Suchergebnisse. Und als besonders<br />
leistungsfähig gilt die Kombination mehrerer technischer<br />
Konzepte. Zu den bekanntesten zählen:<br />
(1) Fragmentanalyse: Jeder zusammenhängende Begriff<br />
wird in kleine Teilstrings zerlegt. Algorithmen vergleichen<br />
diese mit dem Suchbegriff und bewerten die einzelnen<br />
Fundstellen im Dokument oder in der Datenbank nach<br />
einem Scoring-System. So wird vermieden, dass Tippfehler<br />
oder Rechtschreibfehler Suchtreffer verhindern.<br />
(2) Phonetik: Mittels phonetischer Analyse werden Unschärfen<br />
abgebildet, die aus verschiedenen zulässigen<br />
Schreibweisen, Tippfehlern oder Hörfehlern resultieren<br />
– wie bei der Erfassung von Daten am Telefon. Sucht man<br />
nach „Osama Bin Laden“ wie in deutschen Medien üblich,<br />
findet man auch „Usama Bin Ladin“, die offizielle Schreibweise<br />
des FBI.<br />
(3) Thesaurus-Funktion: Beim obigen Beispiel „TFT-Monitor“<br />
vs. „LCD-Bildschirm“ versagen die beiden erstgenannten<br />
Technologien. Hier hilft nur ein Vergleich gegen<br />
eine Synonymtabelle, in der häufig verwendete Analogien<br />
zugeordnet sind. Der Aufbau erfordert jedoch einen gewissen<br />
Aufwand und sollte einsatzspezifisch angepasst werden.<br />
Schneller und besser<br />
Um nicht nur bessere Suchergebnisse zu liefern, sondern<br />
auch schneller zu suchen, kommen weitere Tricks zur Anwendung.<br />
Statt bei jeder Suchanfrage in den Quellsystemen,<br />
in den Originaldokumenten zu suchen, wird der gesamte<br />
Datenbestand regelmäßig indiziert. Das Ergebnis ist ein so<br />
053
054 Schwerpunkt<br />
Suchbegriff Suchtreffer gefunden bei<br />
Fiodor Dostojefski Fjodor M. Dostojewskij bol.de<br />
Günther Kraß Günter Grass bol.de<br />
Peter Scholatur Peter Scholl-Latour bol.de<br />
Walther Mörs Walter Moers bol.de<br />
Frank Schiermacher Frank Schirrmacher bol.de<br />
Wiebke Bruns Wibke Bruhns bol.de<br />
digicam Digitalkamera promarkt.de<br />
ilyiama Iiyama bechtle.de<br />
Ives St. Lourant Yves Saint Laurent douglas.de<br />
raziofarm Ratiopharm mycare.de<br />
Nwidja nVidia bechtle.de<br />
Jack Prell Jacques Brel bol.de<br />
LCD-Bildschirm TFT-Monitor promarkt.de<br />
Rehbock Reebok neckermann.de<br />
Beispiele <strong>für</strong> bessere Ergebnisse mit intelligenter Suchtechnologie<br />
in Online-Shops<br />
1. Singular/Plural<br />
2. Alte/neue Rechtschreibung<br />
3. Tippfehler<br />
4. Rechtschreibfehler<br />
5. Zusammen-/Getrennt-Schreibweise<br />
6. Fremdwörter<br />
7. Synonyme<br />
8. Abweichende Schreibweise<br />
9. Teilwort-Umstellungen<br />
10. Kombinationen dieser Probleme<br />
10 typische Findeprobleme, bei denen die Standard-Suche versagt<br />
genanntes „Flat File“, d. h. eine riesige Textdatei, in der alle<br />
Datensatzattribute oder Textfragmente und ihr zugehöriger<br />
Speicherort abgelegt sind. Der Geschwindigkeitsvorteil ist<br />
am Beispiel der Dokumentensuche leicht nachvollziehbar:<br />
In einem auf dem Server archivierten Verzeichnis, einem<br />
Dateiordner, sucht der Anwender nach Dokumenten, die zu<br />
einem bestimmten Thema Aufschluss geben, beispielsweise<br />
„Vertrieb + Kasachstan“. Nutzt er die Standard-Suchfunktion<br />
von Windows, öffnet das Betriebssystem jedes einzelne<br />
Dokument mit der dazugehörigen Anwendung. Das dauert<br />
nicht nur sehr lange, sondern liefert unbefriedigende Ergebnisse.<br />
Englischsprachige Dokumente mit der Schreibweise<br />
„Kazakhstan“ werden nicht gefunden. Das Durchsuchen der<br />
Indexdatei dagegen dauert nur Sekundenbruchteile.<br />
Ähnliches gilt auch <strong>für</strong> die Suche in Content-Management-Systemen<br />
(CMS), Intranet-Sytemen oder in großen<br />
Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP). Um die<br />
Aktualität der Suchergebnisse zu gewährleisten, muss der<br />
gesamte Datenbestand regelmäßig neu indiziert werden.<br />
Für die meisten Anwendungsszenarien genügt es, wenn dies<br />
über Nacht geschieht. Während des Tagesbetriebs reicht in<br />
der Regel eine periodische Indizierung neuer Daten aus.<br />
Fazit<br />
Wachsende Datenmengen stellen Unternehmen vor<br />
neue Herausforderungen. Der Trend von Papier- zu<br />
elektronischen Archiven erfordert benutzerfreundliche<br />
Technologien. Sonst werden aus Langzeitarchiven schnell<br />
Terabyte-Labyrinthe. So gesehen empfiehlt sich eine Bestof-breed-Lösung,<br />
um von der technologischen Kompetenz<br />
spezialisierter Anbieter zu profitieren. An vielen Stellen<br />
können Unternehmen intelligente Suchsysteme zur Optimierung<br />
von Enterprise-Lösungen nutzen. Intranets, Dokumententenarchive,<br />
CRM-/ERP-Datenbanken und Produktdatenbanken<br />
in Online-Shops werden mit fehlertoleranter<br />
Suchtechnologie <strong>für</strong> Mitarbeiter und Kunden transparent.<br />
Dadurch steigt nicht nur die Produktivität, sondern auch<br />
die Akzeptanz und damit die Rentabilität der Systeme.<br />
Praxisbeispiel: Intelligente Suche macht Call Center<br />
produktiver<br />
Mitarbeiter eines Call Centers handhaben den direkten<br />
Kundenkontakt und repräsentieren das Unternehmen. Persönlich,<br />
freundlich und kompetent soll die Abwicklung sein<br />
- aber auch möglichst günstig. Doch die Mitarbeiter haben<br />
Probleme, die Kunden in der Datenbank zu finden. Eine intelligente<br />
Suchlösung vereinfacht die Recherche, steigert die<br />
Produktivität und sichert die Kundenzufriedenheit.<br />
„Krischanoffski mein Name, Stefanie Krischanoffski aus<br />
Boppard“ – so oder so ähnlich könnte sich ein Kunde melden.<br />
Die erste Frage des Call-Center-Mitarbeiters nach der<br />
Begrüßung ist dann nicht selten die Kundennummer. Dadurch<br />
wäre der Kontakt in der Kundendatenbank eindeutig<br />
identifizierbar. Doch leider hat die Anruferin die Kundennummer<br />
nicht zur Hand. Das Unglück nimmt seinen Lauf,<br />
denn nun sucht der Mitarbeiter manuell nach der Adresse.<br />
Leider ist die Schreibweise der Adressbestandteile nicht eindeutig.<br />
Schreibt man den Ort „Boppard“ oder „Boppert“?<br />
Und der Nachname: „Krischanoffski“ oder „Chryschanovsky“?<br />
Das System kann den Kunden mit diesen falschen<br />
Angaben nicht finden – und das, obwohl die Adresse<br />
Anze
eigentlich vorhanden ist. Der Computer vergleicht eben<br />
buchstabengetreu 1-zu-1 und so sind schon „Boppard“ und<br />
„Boppert“ nicht dasselbe. Nach mehreren Rückfragen und<br />
Buchstabierversuchen gibt der Mitarbeiter im Call Center<br />
auf und legt den Kunden neu im System an. Zudem dauert<br />
die Standardsuche der bekannten ERP-Systeme häufi g sehr<br />
lange. Während sich nun die Sanduhr dreht, wartet der<br />
Kunde am anderen Ende auf eigene Telefonkosten. Ärgerlich,<br />
unpersönlich und kompliziert: So wird wohl der Eindruck<br />
des Kunden sein. Das ist sicherlich nicht im Sinne des<br />
Unternehmens. Zu allem Unglück wird am Ende auch noch<br />
eine Dublette in der Datenbank angelegt, ein ungewollter<br />
doppelter Adresseintrag.<br />
Mit einer intelligenten Adress-Suche, einem speziellen<br />
Modul <strong>für</strong> Call-Center-Software und CRM-/ERP-Systeme,<br />
kann das vermieden werden. Per Klick öffnet sich ein Suchfeld.<br />
Hier gibt der Mitarbeiter ganz einfach alle verfügbaren<br />
Informationen irgendwie in das Suchfeld ein, in beliebiger<br />
Schreibweise und Reihenfolge. Sofort öffnet sich eine<br />
Liste aller passenden Kunden auf dem Bildschirm. „Steffi<br />
ige_RzCMM.fh 02.09.2005 9:27 Uhr Seite 1<br />
<br />
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<br />
C M Y CM MY CY CMY K<br />
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<br />
<br />
Krischanoffski“ fi ndet auch „Stefanie Chryschanovsky“,<br />
die Kundennummer ist nicht mehr wichtig. Schreibfehler,<br />
Vertipper oder die Reihenfolge der Suchbegriffe spielen<br />
keine Rolle – dank der Fehlertoleranz ist die Suche trotzdem<br />
erfolgreich. Im nächsten Moment ist die korrekte Adresse<br />
auf dem Bildschirm des Mitarbeiters und kann bearbeitet<br />
werden. Eigentlich unbezahlbar im Kundenkontakt und im<br />
Grunde genommen auch unverzichtbar. Suchen und Finden<br />
ist also weitaus weniger trivial, als viele Unternehmen meinen,<br />
die mit unzureichenden Mitteln arbeiten. Geeignete<br />
und dem Geschäftsfall angemessene Suchtechnologien sind<br />
unverzichtbar.<br />
Siegfried Schüle<br />
Siegfried Schüle (Jahrgang 1977) ist<br />
diplomierter Wirtschaftsinformatiker.<br />
Für die Omikron Data Quality GmbH<br />
arbeitet er als Consultant im Bereich<br />
FACT-Finder Professional.<br />
055
056 Schwerpunkt<br />
Der Traum vom<br />
Sie kennen das: Sie sitzen am Rechner und stellen fest,<br />
dass Ihr Dokument, in dem Sie arbeiten, eigentlich aus<br />
diversen unterschiedlichen Dateien und Formaten bestehen<br />
müsste. Oder Sie haben eine strukturierte Dokumentation<br />
<strong>für</strong> ein Projekt gemacht, mit Input von vielen verschiedenen<br />
Personen und Abteilungen. Und festgestellt, wie gut es wäre,<br />
diese zusammenzufügenden Bausteine zentral verwaltet zu<br />
sehen, von Text bis hin zu einem Mix aus Bildern, Grafiken<br />
oder Multimediadaten. Das Endergebnis sollte übersichtlich<br />
angeordnet und einfach verwaltbar sein - am besten gleich<br />
im richtigen Layout und natürlich sofort auf unterschiedlichen<br />
Plattformen druckbar… Als Optimist haben Sie dann<br />
genau wie ich versucht, diese Aufgabe mit den zur Verfügung<br />
stehenden Mitteln der Textverarbeitung, Kalkulation<br />
und eventuell sogar einem DTP-Programm zu lösen. Lassen<br />
Sie mich raten – Sie haben kapituliert, ich kapituliere genauso.<br />
Na, dann willkommen im Club, willkommen in der<br />
Welt der strukturierten Dokumentation, der „Compound<br />
Document Architecture“.<br />
Informationssammlungen sind komplex. In diversen<br />
Anwendungen, wie CAD–Applikationen, werden Projekte<br />
nicht in Form einzelner Dateien, sondern als Zusammenstellung<br />
mehrerer Dateien verwaltet. Ein anderes Beispiel<br />
stellen Spracherkennungsapplikationen dar, bei denen<br />
2<br />
Compound Documents<br />
strukturierten Dokument<br />
Ein Dokument kann aus einer Vielzahl von Dokumenten bestehen,<br />
die alle miteinander zusammenhängen. Das beschäftigt die IT nun<br />
schon seit über 20 Jahren. Ein Überblick über den Stand der Dinge.<br />
Olaf Holst<br />
das Projekt aus einer Sound-, einer Text- und einer Steuerungsdatei<br />
besteht. Bei den meisten Anwendungsfällen<br />
ist es jedoch so, dass es eine führende Datei gibt, über die<br />
dann die entsprechende Applikation aufgerufen werden<br />
kann. Der Begriff „Dokument“ umfasst dabei nicht nur<br />
textuelle Darstellungen, sondern bezieht explizit beliebige<br />
Dateitypen und Elemente mit ein. Im Allgemeinen sollen<br />
über Containerobjekte beliebige Dateien zusammengefasst<br />
werden, sodass im Extremfall auch ganze Festplatten oder<br />
andere Medien als ein Dokument zu betrachten sind.<br />
Kein neues Problem, kein neuer Wunsch<br />
Schon vor mehr als 20 Jahren haben sich IT-Anbieter<br />
Gedanken gemacht, wie sich derartige Anforderungen<br />
mit Unterstützung der Informationstechnologie abbilden<br />
lassen. Es wurden unterschiedlichste Lösungsansätze entwickelt<br />
– meistens proprietäre Lösungen, die sich jedoch<br />
mangels vernünftiger Oberflächen oder viel zu komplexer<br />
Bedienung nicht durchsetzen konnten. Dokumentation ist<br />
ein wichtiger Bestandteil bei der Entwicklung, Produktion<br />
sowie bei der Wartung komplexer Produkte. Die Anforderungen<br />
an das Erstellen der Dokumentation steigen, und<br />
die Software-Hersteller von Dokumentationssystemen
Vorlagen:<br />
• Wiederverwendung von<br />
Teildokumenten<br />
• Compound Documents<br />
• Semantische Suche in<br />
• Dateien und Dokumenten<br />
Standardtexte<br />
Produktkomponenten<br />
Textbausteine<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
4<br />
Erstellen:<br />
• Globale Workflow-Prozesse<br />
• Personalisierung<br />
• Darstellung „on demand“<br />
sind redlich bemüht, alle Anforderungen möglichst „mit<br />
einem Streich“ erfüllen zu können. Multi-Channel- oder<br />
zielgruppenorientiertes Publishing wie auch Compound<br />
Documents sind dabei nur einige der Anforderungen an<br />
ein System. Da Dokumentation aber im alltäglichen Umgang<br />
wichtig ist, hat die IT-Branche dieses Thema mit den<br />
wachsenden Fortschritten im Bereich der beschreibenden<br />
Sprachen (SGML, XML, xHTML) neu aufgegriffen und<br />
versucht, einfache Lösungen zu schaffen.<br />
Was sind „Compund Documents“<br />
2 2<br />
Compound Documents: zusammengesetzte Dokumente<br />
Ein Compound Document ist nichts anderes als ein „zusammengesetztes<br />
Dokument“. Eine genaue standardisierte<br />
und etablierte Begriffsdefinition gibt es „noch“ nicht. Es<br />
ist nicht festgelegt, welche Bestandteile in welcher Form<br />
„zusammengesetzt“ werden. Eindeutig ist nur, dass es sich<br />
um beliebige Objekte (Dokumentensorten, Dateitypen, die<br />
als eigenständige Einheiten parallel existieren) handelt, die<br />
weder „verlinkt“ mit einem anderen noch in ein anderes<br />
Objekt „eingebettet“ werden. Wörter wie variable, dynamische<br />
Dokumente tauchen in diesem Zusammenhang immer<br />
wieder auf. Wie diese komplexen Dokumente erzeugt und<br />
bearbeitet werden, ist noch nicht eindeutig geklärt. Es bestehen<br />
verschiedene Lösungsszenarien: vom so genannten<br />
„Collaborative Document Editing“ über „Table Of Content“<br />
bis hin zu „Document Containers“.<br />
Welche Strategien werden bisher verfolgt?<br />
4<br />
Publizieren:<br />
Eine Strategie <strong>für</strong> die komponentenbasierte Anwendungssystementwicklung<br />
ist der dokumentenorientierte Ansatz,<br />
• Multi-Channel-Publishing<br />
• Zielgruppenorientiert<br />
• Up to date durch<br />
Koordination aller Prozesse<br />
CD-ROM<br />
Papier<br />
Intranet<br />
Mobile<br />
Endgeräte<br />
der auf der Metapher des Compound Document<br />
beruht. Ein Anwendungssystem stellt demnach<br />
grundsätzlich ein Compound Document dar,<br />
das andere Dokumente enthält. Zur Manipulation<br />
von Dokumenten dienen Anwendungen,<br />
die Nutzermaschinen darstellen. Die Anwendungen<br />
oder Verweise auf sie werden zusammen<br />
mit einem Dokument in das Compound<br />
Document eingebettet. Der Dokumentbegriff<br />
umfasst dabei nicht nur textuelle Darstellungen,<br />
sondern bezieht explizit multimediale Elemente<br />
mit ein. Der am weitesten verbreitete Ansatz ist<br />
Object Linking and Embedding (OLE) Version<br />
2.0 von Microsoft. Er beruht auf der Verwendung<br />
von Containern im Sinne von Compound<br />
Documents, die Dokumente und zugeordnete<br />
Anwendungen sowie Sub-Container enthalten.<br />
Mit diesem Ansatz wird beispielsweise die Editierbarkeit<br />
verschiedener Dokumenttypen innerhalb eines<br />
Containers ermöglicht, das so genannte In-Place-Editing.<br />
Das als Grundlage dienende Component Object Model<br />
(COM) kennt allerdings keine Vererbung oder Polymorphie.<br />
Komponenten können aggregiert werden, wobei ihr<br />
jeweiliges Interface nach außen hin zugreifbar bleibt. Eine<br />
proprietäre Implementation von Remote Procedure Calls<br />
ermöglicht die Interaktion zwischen Objekten. Interoperabilität<br />
mit anderen Standards wie CORBA oder OpenDoc<br />
ist seitens Microsoft nicht vorgesehen. Eine entsprechende<br />
Plattform (Windows, Windows NT oder UNIX/Digital)<br />
ist also Voraussetzung <strong>für</strong> die Nutzung von OLE-Komponenten.<br />
Ein weiterer dokumentenorientierter Ansatz wird<br />
durch OpenDoc repräsentiert, eine gemeinschaftliche Entwicklung<br />
von Apple, IBM und Novell. Dieser Ansatz ist im<br />
Unterschied zu OLE stärker objektorientiert; er unterstützt<br />
Aggregation, Vererbung und Polymorphie. Grundlage ist<br />
das System Object Model von IBM. Seitens OpenDoc ist die<br />
Interoperabilität mit CORBA und OLE gewährleistet .<br />
Beispiele <strong>für</strong> den aktuellen Stand der Dinge<br />
Versuchen wir zunächst zu beschreiben, wie komplex eine<br />
Dokumentation sein kann. Nehmen wir da<strong>für</strong> ein Beispiel<br />
aus dem Bereich Qualitätsmanagement. In einem Unternehmen<br />
soll ein QM-Handbuch erstellt werden, welches alle<br />
Anweisungen und Verfahren zur Produktion von Waren beschreibt.<br />
Es soll sämtliche Ablaufpläne und Prüfvorschriften<br />
sowie Abbildungen und Diagramme zur Veranschaulichung<br />
der Schritte beinhalten. Da das Handbuch Bestandteil von<br />
Audits ist, muss es auch unternehmenskonform gestaltet<br />
057
058 Schwerpunkt<br />
sein und sich einfach herstellen und ausdrucken lassen.<br />
Grundsätzlich besteht ein Dokument immer aus Inhalt<br />
(Content), Struktur (Structure) und einem Layout, in dem<br />
der Inhalt präsentiert (Presentation) wird. Die einzelnen<br />
Inhaltsbestandteile liegen in einem speziellen Dateiformat<br />
(TXT, DOC, XML, HTML, PDF, …) an unterschiedlichen<br />
Standorten. Es gibt ein zentrales Dokument, in das sich alle<br />
Bestandteile direkt einfügen lassen (inclusion) oder in dem<br />
auf die Bestandteile verwiesen wird (reference). Bis hierhin<br />
ist alles noch relativ überschaubar und mit den Bordmitteln<br />
einer Textverarbeitung zu lösen. Typischerweise bedient<br />
man sich dazu der OLE-Technologie (Object Linking and<br />
Embedding), die von allen modernen Anwendungen unterstützt<br />
wird. Hierbei werden einzelne Bestandteile (Objects)<br />
im Zentraldokument eingefügt und bleiben an den<br />
originalen Standorten. Die Bestandteile sind zum Beispiel<br />
Tabellen oder Bilder und können nach wie vor mit den entsprechenden<br />
Bearbeitungsprogrammen geändert werden.<br />
Öffne ich das Zentraldokument, so werden alle Bestandteile<br />
aktualisiert.<br />
Die Arbeit am „lebenden“ Dokument<br />
Unser Beispiel QM-Dokumentation ist aber ein „lebendes“<br />
Dokument. Das heißt Bestandteile des Dokumentes<br />
sind einer permanenten Pflege und Änderung unterzogen.<br />
Die Bestandteile werden von unterschiedlichen Abteilungen<br />
mit unterschiedlichen Produkten und Prozessen gepflegt.<br />
Die Daten liegen in unterschiedlichen Verzeichnissen mit<br />
unterschiedlichen Berechtigungen. Die Verzeichnisse liegen<br />
auf verschiedenen Servern und - wenn es kommt, wie es<br />
immer kommt - an unterschiedlichen Standorten.<br />
Änderungsszenario 1: Wird in diesem Beispiel der Server<br />
der Abteilung 3 verlagert, ändert sich die Berechtigung, und<br />
im Zentraldokument fehlt ein Baustein. Da das Dokument<br />
mit proprietären Technologien erzeugt wurde, gibt es beispielsweise<br />
keine nachhaltige Kontrolle der Dokumentenstandorte.<br />
Gleiches gilt <strong>für</strong> die Berechtigungen.<br />
Änderungsszenario 2: Objekt 2 war immer ein TIFF-Dokument,<br />
soll zukünftig aber neu mit einem CAD-System<br />
erzeugt werden, dessen Format im Zentraldokument jedoch<br />
noch nicht präsentierbar ist - schon haben wir wieder ein<br />
Problem. Und dies sind nur einfache Beispiele.<br />
Weitere Beispiele <strong>für</strong> Compound Documents<br />
QM-Dokumente bestehen normalerweise aus hunderten,<br />
wenn nicht sogar tausenden von Bausteinen. Gleiches gilt<br />
<strong>für</strong> Handbücher, Prozessbeschreibungen oder auch Doku-<br />
mente wie Jahresberichte von Aktiengesellschaften oder<br />
Rechenschaftsberichte von Organisationen und die Zulassungsdokumentationen<br />
im Pharmabereich (die durchaus<br />
als Papier mehrere Paletten füllen können). Zulassungsverfahren<br />
im Pharma-Bereich sind extrem aufwendig und<br />
verlangen eine strukturierte Verwaltung der Einzelobjekte.<br />
Zur Bearbeitung solcher Verfahren ist es wichtig, größere<br />
Zusammenstellungen von Dokumente verwalten und diese<br />
dann auch zusammen abgeben zu können. Beispielsweise<br />
müssen <strong>für</strong> die Zulassung von Arzneimittel verschiedene<br />
Dokumente, Testberichte etc. zusammengestellt werden.<br />
Teilweise löst man das heute so, dass sie in einer Art „Klammer“<br />
zusammengepackt werden. Ein Enterprise-Content-<br />
Management-System (ECM) organisiert die verschiedenen<br />
Objekte in einem einzigen Dokument mit einer einzigen<br />
Verschlagwortung – in diesem Fall spricht man von Table<br />
of Content – hierarchisch organisierte Templates <strong>für</strong> die<br />
Dokumentenzusammenstellung.<br />
Ein gutes Beispiel <strong>für</strong> Dokumentencontainer sind CAD-<br />
Anwendungen sowie Rechnungen. Bei CAD-Dokumenten<br />
werden gewöhnlich die einzelnen Dateien zusammengefasst.<br />
Ein Masterdokument beinhaltet eine Art Indexverzeichnis,<br />
über das die einzelnen Objekte zur Bearbeitung oder Versionierung<br />
zum Anwendungs-Client geladen werden können.<br />
In einem Container <strong>für</strong> Rechnungen sind wiederum die in<br />
EDIFact erzeugten Dokumente und PDF-Dateien zusammengefasst.<br />
Weitere Möglichkeiten: Verlinken oder Document<br />
Composition<br />
Eine andere Möglichkeit, strukturiert Dokumente zu organisieren,<br />
zu verwalten und vor allem deren Inhalte miteinander<br />
zu verknüpfen, ist die Verlinkung von Dokumenten.<br />
Der Vorteil von verlinkten Dokumenten ist deren recht einfache<br />
Struktur. Prinzipiell ist ein solches Dokument nichts<br />
anderes als eine „lokale Webseite“. Die Links entsprechen<br />
Hyperlinks, die bei der Anzeige in lesbaren Content umgewandelt<br />
werden. Hier liegen aber auch die Einschränkungen.<br />
Das Programm zur Anzeige muss alle verlinkten Inhalte<br />
tatsächlich anzeigen (schwer bei exotischen Dateiformaten),<br />
und es gibt keine Kontrolle der Links. Verändert sich der<br />
Standort eines verlinkten Dokumentes im Filesystem, so ist<br />
der Link im Zentraldokument nicht mehr anzeigbar.<br />
Bei Dokument Composition geht es hingegen darum, in<br />
einer Arbeitsgruppe ein größeres Dokument zu erstellen<br />
oder zu bearbeiten. Dabei wird ein Dokument in bestimmte<br />
Teile aufgesplittet und kann durch unterschiedliche Benutzer<br />
gleichzeitig bearbeitet werden. Die Bearbeitung des
Gesamtdokuments erfolgt aus einer separaten Oberfl äche,<br />
in der die einzelnen Teile sichtbar sind, etwa einer normalen<br />
Textverarbeitung oder einem spezialisierten Dokumentenprozessor.<br />
Eine ähnliche Oberfl äche kann auch <strong>für</strong> die<br />
darauf folgenden Szenarien (Compound Documents und<br />
Table of Content) verwendet werden. Darunter verstanden<br />
werden alle Szenarien, in denen durch eine Konfi guration<br />
die Zusammenstellung eines Dokumentes nachvollzogen<br />
wird, wie etwa ein Angebotskonfi gurator oder ein Vertragskonfi<br />
gurator.<br />
Herstellerspezifi sche Lösungen<br />
Verschiedene Anbieter von Enterprise-Content und Lifecycle-Management-Lösungen<br />
(ECM /ILM) bieten in ihren<br />
Softwaresystemen die Möglichkeit, solche Dokumente abzubilden.<br />
Dabei werden die einzelnen Contentmodule in<br />
unterschiedlichen Strukturen abgelegt und sind dort von<br />
berechtigten Benutzern änderbar. Das System verwaltet und<br />
kommuniziert alle Änderungen am Inhalt (active content)<br />
und kann bei Bedarf die Verweise in einem Zentraldokument<br />
aktualisieren. Das funktioniert auch, wenn einzelne<br />
Bausteine verschoben werden oder ihr Format sich ändert.<br />
Hierbei gibt es naturgemäß ebenfalls Einschränkungen bei<br />
der Anzeige, aber mit organisatorischen Rahmenbedingungen<br />
lassen sich diese normalerweise lösen.<br />
Internationale Standards<br />
Die offenen Standards zur Anzeige von strukturierten<br />
Dokumenten verfolgen alle einen gleichartigen Ansatz<br />
(wie der Compound Document by Reference Use Cases and<br />
Requirements Version 1.0 der W3C oder der eCTD Standard<br />
der Zulassungsbehörden). Ein Dokument besteht zuerst aus<br />
einem Inhaltsverzeichnis, einem Table Of Content (TOC).<br />
Im Inhaltsverzeichnis ist beschrieben, welche Bestandteile<br />
eines Dokumentes wo zu fi nden sind und was mit ihnen zu<br />
tun ist, d. h. wie sie behandelt werden müssen, damit sie angezeigt<br />
werden können. Hier<strong>für</strong> bedienen sich alle Ansätze<br />
einer Beschreibung auf Basis von XML-Standards. Zusätzlich<br />
zur Beschreibung, wo sich Daten befi nden, enthalten<br />
die TOCs auch Anweisungen, was mit den Daten zu tun ist,<br />
also wie sie angezeigt werden. Für XML-basierte Dokumente<br />
bedeutet das, dass eine Formatvorschrift (Stylesheet, XSL)<br />
mit angegeben wird, mit dem der Benutzer das Dokument<br />
auf jeder Plattform im gleichen Zustand darstellen kann.<br />
Solche Ansätze sind zurzeit ein interessanter Weg, wie sich<br />
tatsächlich plattformübergreifende, strukturierte Dokumente<br />
erzeugen lassen. Leider geben die offenen Standards<br />
noch keinen endültigen Aufschluss darüber, wie mit Berechtigungen<br />
oder elektronischen Signaturen umgegangen werden<br />
soll. Insofern lässt sich auch noch nicht abschließend<br />
sagen, welche Standards sich durchsetzen werden und ob es<br />
hier noch weitere Ansätze geben wird.<br />
Mein Ausblick<br />
Ich denke, dass wir uns heute mit den beschriebenen Möglichkeiten<br />
(OLE <strong>für</strong> einfach strukturierte Dokumente im<br />
täglichen Gebrauch) und offenen Standards, wie dem von<br />
der W3C beschriebenen, auf dem richtigen Weg befi nden.<br />
Die aktuellen Offi ce-Produkte nähern sich dem Thema<br />
ebenfalls an, da neue Programme nahezu immer auch mit<br />
XML-Daten und entsprechenden Stylesheets umgehen können.<br />
Ich denke jedoch auch, dass sich auf lange Sicht spezifi -<br />
sche Lösungen von ECM-Anbietern durchsetzen werden,<br />
da diese zurzeit auch alle Anforderungen hinsichtlich der<br />
Verwaltung komplexer Dokumentenmengen sowie dem<br />
Zugriffsschutz sicherstellen. Darüber hinaus bieten sie die<br />
Möglichkeiten, mit ihren integrierten Workfl owfunktionen<br />
Freigabeprozesse <strong>für</strong> solche Dokumente abbilden zu können,<br />
den rechtlichen Ansprüchen an elektronische Signaturen<br />
und revisionssicherer <strong>Langzeitarchivierung</strong> zu genügen<br />
sowie Anwender bei der Erstellung und Verwaltung großer<br />
Datenbestände zu unterstützen. Hier liegen noch große Entwicklungspotenziale<br />
<strong>für</strong> alle Anbieter, wenn sie es schaffen,<br />
mit entsprechenden Standards wie XML umzugehen und<br />
die heutigen Probleme im Umgang mit unterschiedlichen<br />
Dateiformaten zu lösen. Auch hier<strong>für</strong> gibt es sehr vielversprechende<br />
Ansätze im Rahmen der ISO-Normierung von<br />
PDF-Dokumenten (PDF/A <strong>für</strong> die Archivierung, PDF/E <strong>für</strong><br />
Engineering-Dokumente und PDF/X <strong>für</strong> die Druckvorstufe).<br />
Schon heute ist es möglich, Systeme einzusetzen, die die<br />
noch vor wenigen Jahren bestehenden Dokumentgrenzen<br />
überwinden und den Anwender im gesamten Prozess der<br />
Erstellung, Verwaltung und Archivierung von komplexen,<br />
strukturierten Dokumenten unterstützen können. Man<br />
könnte also sagen: Die Zukunft hat bereits begonnen.<br />
Olaf Holst<br />
Olaf Holst (Jahrgang 1964) ist Dipl. Ing. <strong>für</strong><br />
Elektrotechnik und startete seine Berufs-<br />
laufbahn bei Apple. Heute ist er Director of<br />
Partner & Business Development bei der<br />
OPTIMAL SYSTEMS GmbH.<br />
059
060 Firmenportrait<br />
Der Ein-Milliarden-Dollar-Mann<br />
12. Oktober. Anwendertreffen von FileNet in Gravenbruch im Kempinski.<br />
Die Soundanlage ist aufgebaut und man lässt es sich nicht nehmen,<br />
die Anwesenden mit einem Trailer einzustimmen. Der ist so global, wie<br />
man sich die Welt als Amerikaner nur vorstellen kann: Wir sind groß, wir<br />
sind stark, ist die Messsage, pardon, Nachricht. Das mit dem Denglisch<br />
ist im weiteren Fortgang der Veranstaltung gar nicht so einfach: Pressure<br />
Group, Retailer, Lunch, Proffit (nicht Profit), Main Session, Breakouts und<br />
so weiter. Dann spricht Merten Slominsky, Director Vertrieb: „2006 wird<br />
ein massives ECM-Jahr.“ Und Compliance der Business Driver.<br />
Es standen einige Unternehmen zur Auswahl. Eine kleine, feine Software-<br />
Garage in München, die Suchtechnologie herstellt. Ein deutsches Vorzeigeunternehmen,<br />
das eigentlich nur entstanden ist, weil die vorhergegangene<br />
Geschäftsidee an den Kochkünsten der späteren Teilhaberin gescheitert<br />
ist. Und schließlich ein Spin-off, das seinen unaussprechlichen Namen<br />
einem Wochenende im idyllischen Süden verdankt. Vielleicht kommen wir<br />
darauf zurück.
Stattdessen haben wir einen Gesprächstermin mit dem Chairman von FileNet<br />
Lee D. Roberts. Über Mobiltelefon. Weil die Festnetzleitung streikte.<br />
Unsere Gesprächspartner sind in Las Vegas. Einer der Teilnehmer, Stefan<br />
Pfeifer, FileNet über die Szenerie: „Wir waren in einem Meeting-Raum. Es<br />
war morgens in Las Vegas, kurz vor Beginn der Main Session des amerikanischen<br />
UserNet. Das Wetter war sonnig, wie es sich <strong>für</strong> die Wüste und<br />
die Spielerstadt Las Vegas gehört. Es war der Beginn des Arbeitstages, der<br />
abends nach der Gala, wo auch die Preise <strong>für</strong> die innovativsten Lösungen<br />
vergeben wurden, gegen 23 Uhr geendet hat. Hier ist es jetzt fünf Uhr<br />
nachmittags. Hier ist nicht Las Vegas, sondern Offenbach. Und es wird<br />
langsam dunkel. Lee D. Roberts hat sich <strong>für</strong> uns eine halbe Ewigkeit Zeit<br />
genommen – 30 Minuten. Wir freuen uns auf unser Date mit dem „One-<br />
Billion-Dollar-Man“. Und los. Denn wir haben ja nicht ewig Zeit.<br />
Die Geschichte von FileNet ist eine Geschichte der Entwicklungssprünge:<br />
„From a hardware company to a software company, from an i<strong>mag</strong>ing provider<br />
to the leader of the ECM market.“ So hat Roberts es selbst in einem<br />
Interview beschrieben. Wie würde er diesen Satz vervollständigen: „From<br />
the leader to the ECM market to ...?“ Roberts weiß, die Frage ist eigentlich<br />
nicht zu beantworten, und holt aus. FileNet habe sich Schritt <strong>für</strong> Schritt<br />
von den datenbankorientierten Fragen der<br />
frühen Tage gelöst. Und ist seit den Anfängen<br />
dessen, was heute als ECM bezeichnet wird, auf<br />
dem Markt. Und inzwischen Marktführer. „81<br />
der top 100 Unternehmen weltweit setzen File-<br />
Net ein“, sagt Roberts. „Niemand hat heute ein<br />
vergleichbares Portfolio <strong>für</strong> ECM, BPM und Compliance. IBM nicht, EMC<br />
nicht.“ Dabei habe FileNet mit seinen Akquisitionen eigentlich immer den<br />
nächsten logischen Schritt gemacht, um weiter zu wachsen.<br />
Allerdings, und darüber hatten sich Anfang des Jahres die Analysten<br />
beschwert, ohne sich Marktanteile durch Übernahmen hinzuzukaufen.<br />
„Natürlich denken wir über Übernahmen nach, das ist eher eine Frage<br />
der Gelegenheiten“, sagt Roberts. Wir kommen der zentralen Frage näher,<br />
nämlich der nach der „one billion dollar company“. Und wie FileNet dieses<br />
Ziel erreichen will. „Wir wollen so groß sein, wie es nur geht. Das geht auf<br />
drei Wegen: (1) organisches Wachstum mit den eigenen Produkten, (2) mit<br />
Übernahmen“, und Roberts lässt keinen Zweifel<br />
Immer wieder fällt das Bild vom „big footprint“, daran, dass man längst weiß, welche Unterneh-<br />
den FileNet im Markt hinterlässt.<br />
men hier in Frage kommen, „und (3), indem<br />
wir uns weiter in neue Märkte entwickeln, zum<br />
Beispiel bei Banken und Energieversorgern.“<br />
Und natürlich, indem in wichtigen Märkten wie in England oder Deutschland<br />
das Geschäft weiter ausgebaut wird. Also eher der konservative Weg,<br />
Wachstum ohne Kapriolen am Kapitalmarkt zu veranstalten. Wäre ja<br />
prima, wenn auch auf diese Weise ein internationaler Player entsteht, der<br />
mit IBM und ECM konkurrieren kann. Hier sieht sich Roberts längst auf<br />
Augenhöhe: „Weltweit 4.200 Kunden, 6 Mio. Anwender, Niederlassungen<br />
in 20 Ländern, 3.200 geschulte Consultants und Partnerschaften mit allen<br />
wichtigen Beratungshäusern wie Capgemini oder Accenture.“ Und immer<br />
wieder fällt das Bild vom „big footprint“, den FileNet im Markt hinterlässt.<br />
061<br />
„From a hardware company to a software company,<br />
from an i<strong>mag</strong>ing provider to the leader of<br />
the ECM market.“
062 Firmenportrait<br />
Roberts weiß immer, was in der Firma los ist. Egal in welchem Land,<br />
egal in welchem Bereich. Ist das sein Erfolgsrezept oder eher ein Kontroll-<br />
Spleen? „Zuerst einmal muss man gute Leute einstellen. Welche, die wissen,<br />
wie der Hase läuft. Und dann muss man erken-<br />
nen, dass das Geschäft in den einzelnen Ländern,<br />
in den einzelnen Branchen immer verschieden<br />
ist.“ Vielleicht sind Amerikaner ja mittlerweile<br />
vorgewarnt, wenn man die unterschiedlichen<br />
Kulturen der Länder anspricht. Roberts steuert<br />
von selbst auf diesen Punkt zu. „Natürlich bin ich in erster Linie in einer<br />
deutschen Firma, wenn ich in Deutschland bin“, antwortet er auf die Frage,<br />
ob er in einer deutschen, einer europäischen oder einer amerikanischen<br />
Firma ist. „Aber das ist genau so, als ob Sie <strong>für</strong> Siemens in Nordamerika arbeiten.<br />
Irgendwie eine deutsche Firma und irgendwie auch wieder nicht.“<br />
Deutsch aber spricht er nicht, zumindest nicht mehr als ein „Nein“, das<br />
wir auf unsere deutsch gestellte Frage hören. Weiter im Text, wir haben ja<br />
nicht ewig Zeit. Gibt es auch <strong>für</strong> ihn, den CEO, einen „casual friday“? „Absolutely.“<br />
Und eine Krawatte hat er gerade auch<br />
nicht an. Wir glauben ihm. Was sicherlich damit<br />
zu tun hat, dass wir ihm nicht persönlich gegenüberstehen.<br />
Lee D. Roberts legt im Allgemeinen<br />
Wert auf konventionelle Höflichkeitsformen wie<br />
adäquate Kleidung. Alte Schule. So sind wir auf<br />
beiden Seiten des Atlantiks beim Telefoninterview<br />
gleichermaßen casual.<br />
Zurück zu den Fragen: Die wöchentliche Arbeitszeit?<br />
60-80 Stunden. Zum Ausgleich treibt<br />
sich Roberts gerne in der Natur rum. Klettert<br />
und läuft, Letzteres sogar mit Vehemenz: Der<br />
one billion dollar man ist auch ein iron man.<br />
Was er am liebsten macht, wenn er zu Hause<br />
in Seattle oder Kalifornien ankommt: „Go out<br />
for a run.“ What drives you nuts at home? Puh,<br />
keine Ahnung. Interesting, aber da kann man ja<br />
schlecht sagen, dass man sich über die dreckigen<br />
Schuhe der Kinder ärgert oder so. Jetzt Vorsicht,<br />
die letzte Frage: Was wird er als Erstes tun an dem Tag, an dem er aufwacht<br />
und nicht mehr <strong>für</strong> FileNet arbeitet? Hhm. Roberts erzählt, dass man sich<br />
im Beruf immer in Strukturen bewegt, ob auf Reisen oder daheim. Dass<br />
eigentlich kein Platz mehr <strong>für</strong> anderes bleibt. Wahrscheinlich würde er erst<br />
einmal um die Welt reisen. Ohne Kalender. Ohne Meetings. Ohne cellular.<br />
Und ohne Interviews.<br />
„From a hardware company to a software company,<br />
from an i<strong>mag</strong>ing provider to the leader of<br />
the ECM market.“<br />
www.filenet.de
062 Firmenportrait<br />
Roberts weiß immer, was in der Firma los ist. Egal in welchem Land,<br />
egal in welchem Bereich. Ist das sein Erfolgsrezept oder eher ein Kontroll-<br />
Spleen? „Zuerst einmal muss man gute Leute einstellen. Welche, die wissen,<br />
wie der Hase läuft. Und dann muss man erken-<br />
nen, dass das Geschäft in den einzelnen Ländern,<br />
in den einzelnen Branchen immer verschieden<br />
ist.“ Vielleicht sind Amerikaner ja mittlerweile<br />
vorgewarnt, wenn man die unterschiedlichen<br />
Kulturen der Länder anspricht. Roberts steuert<br />
von selbst auf diesen Punkt zu. „Natürlich bin ich in erster Linie in einer<br />
deutschen Firma, wenn ich in Deutschland bin“, antwortet er auf die Frage,<br />
ob er in einer deutschen, einer europäischen oder einer amerikanischen<br />
Firma ist. „Aber das ist genau so, als ob Sie <strong>für</strong> Siemens in Nordamerika arbeiten.<br />
Irgendwie eine deutsche Firma und irgendwie auch wieder nicht.“<br />
Deutsch aber spricht er nicht, zumindest nicht mehr als ein „Nein“, das<br />
wir auf unsere deutsch gestellte Frage hören. Weiter im Text, wir haben ja<br />
nicht ewig Zeit. Gibt es auch <strong>für</strong> ihn, den CEO, einen „casual friday“? „Absolutely.“<br />
Und eine Krawatte hat er gerade auch<br />
nicht an. Wir glauben ihm. Was sicherlich damit<br />
zu tun hat, dass wir ihm nicht persönlich gegenüberstehen.<br />
Lee D. Roberts legt im Allgemeinen<br />
Wert auf konventionelle Höflichkeitsformen wie<br />
adäquate Kleidung. Alte Schule. So sind wir auf<br />
beiden Seiten des Atlantiks beim Telefoninterview<br />
gleichermaßen casual.<br />
Zurück zu den Fragen: Die wöchentliche Arbeitszeit?<br />
60-80 Stunden. Zum Ausgleich treibt<br />
sich Roberts gerne in der Natur rum. Klettert<br />
und läuft, Letzteres sogar mit Vehemenz: Der<br />
one billion dollar man ist auch ein iron man.<br />
Was er am liebsten macht, wenn er zu Hause<br />
in Seattle oder Kalifornien ankommt: „Go out<br />
for a run.“ What drives you nuts at home? Puh,<br />
keine Ahnung. Interesting, aber da kann man ja<br />
schlecht sagen, dass man sich über die dreckigen<br />
Schuhe der Kinder ärgert oder so. Jetzt Vorsicht,<br />
die letzte Frage: Was wird er als Erstes tun an dem Tag, an dem er aufwacht<br />
und nicht mehr <strong>für</strong> FileNet arbeitet? Hhm. Roberts erzählt, dass man sich<br />
im Beruf immer in Strukturen bewegt, ob auf Reisen oder daheim. Dass<br />
eigentlich kein Platz mehr <strong>für</strong> anderes bleibt. Wahrscheinlich würde er erst<br />
einmal um die Welt reisen. Ohne Kalender. Ohne Meetings. Ohne cellular.<br />
Und ohne Interviews.<br />
„From a hardware company to a software company,<br />
from an i<strong>mag</strong>ing provider to the leader of<br />
the ECM market.“<br />
www.filenet.de
064 Alltag<br />
<br />
Bilddatenbanken? So etwas gibt es doch auch <strong>für</strong> den PC.<br />
Im Programm blättern und dann die gefundenen Objekte<br />
briefmarkengroß anzeigen lassen. Im besten Fall gibt es<br />
noch ein Feld <strong>für</strong> die Verschlagwortung der Bilder. Alles<br />
andere wird ja meistens mit einem Dokumenten-Management-System<br />
gemacht. Datenbanken mit indizierten Metadaten.<br />
Nicht ganz. Denn Assets sind mehr als nur Bilder.<br />
Kein Markt ohne Abkürzung, nicht in der Informationstechnologie.<br />
Es geht um Digital Asset Management (DAM)<br />
oder auch Media Asset Management (MAM), mittlerweile<br />
ein eigenständiges Marktsegment. Von der Presse vernachlässigt,<br />
von den Agenturen kaum wahrgenommen haben<br />
Werbeagenturen, Mediadienstleister und alle Marketingabteilungen<br />
ab einer gewissen Unternehmensgröße dasselbe<br />
Problem: Wie und in welchen Systemen werden die „Assets“,<br />
die Bilddaten organisiert?<br />
Dagmar Kröplin ist Geschäftsführerin der Pixelboxx<br />
GmbH. Der Anbieter ist seit 2000 als „Spätzünder“ mit einem<br />
System im Markt, das seinen Ursprung in einem webbasierten<br />
Bildarchiv <strong>für</strong> den SPIEGEL hat. Bei ihren Kunden<br />
hat weniger die interne IT als vielmehr die Fachabteilung<br />
Marketing den Anstoß zur Lösung gegeben. „Die Daten<br />
sollen nur einmal vorliegen, an zentraler Stelle, nach den<br />
Prozessen der Marketingabteilung orgsanisiert“, beschreibt<br />
sie eine der am häufigsten gestellten Forderungen in den<br />
Unternehmen. So wollen beispielsweise Markenartikler, die<br />
über Handelskanäle vertreiben und über eine ausgeprägte<br />
Vertriebs- und Vermarktungsorganisation verfügen, ihre<br />
Digital Asset Management<br />
Kein Hype und doch da<br />
Anwendungen, die in jeder Branche gebraucht werden.<br />
Systeme, deren Nutzen jeder versteht. Nächstes Jahr soll<br />
es richtig losgehen.<br />
Uwe Hentschel<br />
Bilddaten konsistent halten. Kröplin hat die entsprechenden<br />
Zahlen bereit: „Wenn wir über Artwork reden, also Anzeigen,<br />
liegen die Handlingkosten üblicherweise bei 300 Euro<br />
je Seite, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Mit einem DAM<br />
lassen sich diese Kosten um rund 100 Euro reduzieren. Das<br />
sind Zahlen aus der Praxis.“ Bei mehreren tausend Assets,<br />
und die kommen auch bei einem kleineren Unternehmen<br />
im Laufe der Jahre zusammen, ist der Return on Invest nicht<br />
fern.<br />
die Nachfrage steigt<br />
Die Nachfrage nach DAM- bzw. MAM-Systemen ist<br />
branchenübergreifend. Der US-amerikanische Marktforscher<br />
GISTICS, auf dieses Segment spezialisiert, hat das<br />
Marktvolumen in 2004 bei 4 Mrd. Dollar gesehen. Und die<br />
META-Group schätzt, dass im selben Jahr 75 Prozent der<br />
Global-2000-Unternehmen ein solches System einsetzen<br />
werden. Christian Kleiner vom Beratungsunternehmen<br />
marketinghub AG aus der Schweiz sieht dabei Unterschiede,<br />
wie das Thema in den USA betrachtet wird. „In den USA<br />
nutzen ganz stark die Werbeagenturen MAM-Systeme.<br />
Dort sind solche Systeme eine Art SAP-Lösung <strong>für</strong> das<br />
Kerngeschäft der größeren und ambitionierteren Werbedienstleister.<br />
In Europa werden solche Systeme eher von<br />
den Marketingstellen in den Unternehmen genutzt.“ Hier<br />
klingt an, in welchem Spannungsfeld sich digitales Asset<br />
Management bewegt: Sollen die Agenturen die Bilddaten,
die gesamten Assets eines Unternehmens verwalten oder<br />
der Kunde selbst? Immerhin geht es um die Datenhoheit,<br />
um die Kontrolle über digitale Inhalte und Prozesse. Kleiner<br />
hat dazu einen klaren Standpunkt: „Viele Dienstleister aus<br />
der klassischen Vorstufe verwalten die Inhalte restriktiv und<br />
schaffen so eine ungute Bindung des Kunden. Wir plädieren<br />
da<strong>für</strong>, dass die Daten immer dem Auftraggeber gehören.“<br />
Wie die Entwicklung von einer Bilddatenbank <strong>für</strong> den<br />
Desktop zu einer DAM-Lösung aussieht, da<strong>für</strong> ist die Canto<br />
GmbH ein gutes Beispiel. Der Software-Hersteller aus Berlin<br />
hat sich seit 1992 Schritt <strong>für</strong> Schriit zu einem Systemanbieter<br />
entwickelt, der mit seinem DAM-System heute sogar ECM-<br />
Systeme komplementiert. Auch hier steht die Bedeutung des<br />
Begriffes Asset im Mittelpunkt. Roland Berg, Vertriebschef<br />
bei Canto: „Es geht eigentlich um den Wert des Assets. Um<br />
die Verwaltung digitaler Werte. Es gibt Unternehmen, die<br />
neben normalen Geschäftsdokumenten, die in einem DMS<br />
verwaltet werden, auch einen großen Pool von Bild- und<br />
Mediadaten haben, mit denen man sein Geschäft macht.“<br />
Überschneidungen und Besonderheiten<br />
Nicht selten herrscht dort auf den Festplatten ein heilloses<br />
Durcheinander von Daten. Dem mit einem klassischen<br />
DMS beizukommen, funktioniere jedoch nicht: „Ein DMS<br />
hat seine Stärken bei Office-Dokumenten. Funktionen wie<br />
Versionierung oder automatische Erkennung des Posteingangs<br />
können wir gar nicht abbilden.“ Die Organisation<br />
digitaler Assets verlangt beispielsweise, dass von einem Bild<br />
nur ein hoch auflösendes Original hinterlegt wird, von dem<br />
die <strong>für</strong> die Arbeit notwendigen Varianten gezogen werden.<br />
Oder wo, wie bei Pixelboxx, ein komplettes Farbmanagement<br />
verfügbar ist, mit dem die Farbprofile der Dateien<br />
verwaltet werden. Und aus Druckdaten on the fly die Powerpoint-Version<br />
berechnet wird.<br />
Komprimierungsverfahren sind dabei, anders als bei<br />
Dokumenten-Management-Systemem, eher Nebensache.<br />
Ansonsten geht man vergleichbare Wege: Pixelboxx organisiert<br />
als webbasierte Lösung die Daten im Filesystem,<br />
Canto hält alle Metadaten in einer Datenbank vor, der es<br />
gleich ist, ob die Lagerorte der Dateien im Filesystem oder<br />
im DAM-System sind. So können die DAM-Hersteller etwas,<br />
was in direkter Linie zu den ECM-Herstellern führt.<br />
Die haben, nicht selten aus der CMS-Welt kommend, eine<br />
Medienverwaltung mit dabei – aber eben nur dabei. So hat<br />
beispielsweise RedDot, eines der wenigen - ehemals - deutschen<br />
Vorzeigeunternehmen im ECM-Bereich, das System<br />
von Canto über eine Schnittstelle eingebunden. So viel zur<br />
Idee, dass Software zukünftig stärker modularisiert wird.<br />
kleiner Markt, großes Lösungsvolumen<br />
In der Summe ist verständlich, dass beide Systemwelten<br />
nicht wirklich vergleichbar sind, aber bestens harmonieren.<br />
Christian Kleiner: „Ein DMS hat textbasierte Dokumente<br />
in Verbindung mit Workflow und adressiert eher strukturierte,<br />
gleich bleibende Abläufe. Die Abläufe im Marketing<br />
sind viel heterogener und damit schlechter zu strukturieren.<br />
Im Mittelpunkt steht hier die medienneutrale Datenhaltung.“<br />
Die Entwicklungen bei den Funktionalitäten sind nach<br />
Ansicht von Kleiner durch drei Merkmale gekennzeichnet:<br />
„Erstens die Anbindung zu anderen Systemen wie ERP-,<br />
CMS-, ECM- und CRM-Systemen. Dabei wird mit der<br />
CRM-Anbindung in Marketing und Vertrieb sozusagen<br />
die logische Lücke geschlossen. Zweitens bauen die Anbieter<br />
ihre Systeme mit Workflow-Funktionalitäten aus. Und<br />
drittens werden die Funktionen in Richtung Crossmedia<br />
Publishing erweitert.“<br />
Die Marktstudie von marketing hub zählt in Deutschland<br />
und in der Schweiz insgesamt knapp 40 Anbieter von „echten“<br />
DAM-Systemen. Wobei die Zahl der Hersteller nicht<br />
der absoluten Zahl der Anbieter entspricht, die in beiden<br />
Ländern mit rund 150 beziffert wird. Neben den Software-Herstellern<br />
erobern immer mehr Unternehmen dieses<br />
Marktsegment, die, von der Druckstufe kommend, sich als<br />
Mediendienstleister profilieren. Und dem schon tot gesagtem<br />
ASP-Modell unerwartet Auftrieb geben.<br />
Nachfrage bleibt konstant<br />
065<br />
Auf Seite der Unternehmen, die DAM-Systeme einsetzen,<br />
sieht Kleiner weiterhin eine konstante Entwicklung der<br />
Nachfrage. „Der Bedarf nach multimediafähigen Mediendatenbanken<br />
wächst. Größere Unternehmen haben mindestens<br />
eine handvoll verschiedener Systeme im Einsatz. Und<br />
wollen konsolidieren. Andere haben sich vom Tunnelblick<br />
auf die Budgetdebatte gelöst. Da hat man das Marketing jahrelang<br />
nur als Kostenblock gesehen. Als kreative Blackbox.“<br />
Jetzt werden die Erfahrungen, die man mit der Optimierung<br />
von internen Prozessen gemacht hat, auch auf das Marketing<br />
angewendet. DAM-Systeme sollen Prozesse transparent<br />
machen und als Tool die selbe Aufgabe erfüllen wie andere<br />
Systemwelten in anderen Unternehmensbereichen. Das ist<br />
die eigentliche Chance <strong>für</strong> den DAM-Markt in der Zukunft,<br />
findet Kleiner: „Keine technologischen Applikationen zu<br />
installieren, sondern sich im Zuge der Neuorganisation die<br />
Prozesse anzuschauen. In den Marketingprozessen“, sagt<br />
Kleiner, „da liegt das Gold.“
066 Alltag<br />
Greenpeace Deutschland ging erstmals am 1. Mai 1996<br />
mit einer Website ins Netz. Das Motto: Nicht das Medium<br />
ist die Message, sondern das Medium braucht die Message.<br />
Im Jahre 1997 folgte eine Website <strong>für</strong> Kinder. Mittlerweile<br />
ist der Internet-Auftritt <strong>für</strong> Greenpeace zu einem wichtigen<br />
Mittel der direkten Kommunikation geworden. Er soll eine<br />
breite Öffentlichkeit über einen unzensierten Kanal über<br />
die Greenpeace-Arbeit informieren. Dabei will der Umweltschützer<br />
seine User und Userinnen auf der emotionalen<br />
Ebene ansprechen, ihnen eine umweltpolitische Einordnung<br />
bieten und sie zum Mitmachen motivieren.<br />
Ein weiterer Schwerpunkt ist, die Greenpeace-Kampagnen<br />
über das Internet aktiv zu unterstützen. So genannte Online-Aktionen<br />
haben im Laufe der Jahre auch intern immer<br />
stärkere Interessen geweckt. Mehr und mehr dienen Online-Aktionen<br />
dazu, die Kampagnen der realen Welt zu unterstützen.<br />
Als einen der nächsten Schritte im Internet peilt<br />
Greenpeace den Aufbau einer größeren Community an.<br />
Die Zeit vor TYPO3<br />
Bereits 2001 unterstützt Greenpeace die Open-Source-<br />
Community. Vor TYPO3 setzte der Umweltschützer auf die<br />
frei verfügbare Software OpenACS als CMS. Mit dem Relaunch<br />
der Webseiten von Greenpeace Deutschland, Greenpeace<br />
Niederlande und Greenpeace International im Jahre<br />
2002 kam OpenACS international als Basis <strong>für</strong> ein Greenpeace-Content-Management-System<br />
(CMS) zum Einsatz.<br />
Das damalige Design und die internationale Dimension<br />
des Projektes führten zu unvorhergesehenen Problemen.<br />
Die User und Userinnen kamen mit der Navigation der<br />
deutschen Website nicht zurecht. Außerdem verzögerten die<br />
notwendigen internationalen Absprachen regelmäßig die<br />
Verwirklichung von Internet-Projekten. Kampagnen-Teams<br />
TYPO3 bei Greenpeace<br />
Frei ist besser<br />
Seit 1996 ist Greenpeace mit einer Website im Netz.<br />
Eigentlich Ehrensache, dass man sich <strong>für</strong> Open Source engagiert.<br />
Herausgekommen ist ein Relaunch mit TYPO3.<br />
Beate Steffens<br />
konnten nur schwer mit dem Internet planen, eingesetzte<br />
Ressourcen wurden in einzelnen Projekten gebunden und<br />
die umgesetzten Projekte waren oftmals unbefriedigende<br />
Kompromisse mit eingeschränkten technischen Lösungen.<br />
Die Folge: Verschiedene Greenpeace-Internet-Projekte<br />
suchten und gingen eigene Wege.<br />
Usability mit Mängeln<br />
Nach einem umfangreichen Usabilitytest der Website von<br />
Greenpeace Deutschland wurde deutlich, dass der Web-<br />
Auftritt entscheidende Mängel aufwies. Besonders dringend<br />
mussten, so das Fraunhofer Institut, die Informationsarchitektur<br />
und Navigation überarbeitet und den Erwartungen<br />
der User angepasst werden. Als dann international die<br />
Arbeit an einem Redesign des Greenpeace-Web-Projektes<br />
gestartet wurde, sollten die Mängel behoben werden. Zudem<br />
stellte sich die Frage, wie zukunftsfähig CMS OpenACS<br />
noch sei. Dessen Entwicklergemeinde war mit den Jahren<br />
stark geschrumpft, ein großer Teil der verfügbaren Module<br />
(Zusatzfunktionen) seit Jahren nicht mehr aktualisiert worden.<br />
Greenpeace Deutschland machte sich daraufhin stark,<br />
ein Pilot-Projekt zu starten und ein neues CMS zu testen.<br />
Eines, das möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt<br />
auch international eingesetzt werden könnte. Das neue<br />
CMS sollte die Möglichkeiten <strong>für</strong> Greenpeace-Internet-<br />
Projekte erweitern und die Flexibilität steigern. Durch die<br />
Unterstützung einer großen Community sollte eine permanente<br />
Weiterentwicklung dieses CMS ermöglicht werden.<br />
Neben einem neuen CMS wollte sich Greenpeace außerdem<br />
mit einem verbesserten grafischen Design im Internet präsentieren.<br />
Dieses sollte den Erwartungen der User und Userinnen<br />
und den gängigen Usability-Kriterien entsprechen.<br />
Zusätzlich wurde eine verbesserte Informationsarchitektur
TYPO<br />
und Navigation der Website ausgearbeitet. Voraussetzungen<br />
<strong>für</strong> die Auswahl eines neuen CMS waren höchstmögliche<br />
Flexibilität, bestmögliche Usability und Barrierefreiheit.<br />
Warum TYPO3?<br />
Greenpeace Deutschland stellt hohe Anforderungen: Die<br />
Inhalte sollen schnell, einfach und flexibel angelegt und geändert<br />
werden können. Es muss schnell anzupassen und zu<br />
erweitern sein sowie eine hohe Integrationsfähigkeit in Bezug<br />
auf die Einhaltung von Standards bei Schnittstellen und<br />
Ausgabe aufweisen. Das CMS muss modular aufgebaut sein,<br />
damit ein universeller Einsatz von Funktionen garantiert<br />
ist. Weitere Anforderungen waren Enterprise-Funktionen,<br />
Digital Asset Management, Designfreiheit, user- und suchmaschinenfreundliche<br />
URLs, Barrierefreiheit, Workflow mit<br />
granularen Rechten, außergewöhnliche Performance, Multilingualität,<br />
Fundraising-Möglichkeit, um nur einige zu nennen.<br />
Zusätzlich sollte das neue CMS Community-Features<br />
wie RSS, Blog, Chat, Newsletter, Photo Gallery, Polls, Forum,<br />
E-Cards, Surveys und Protestmail-Funktionen bieten.<br />
Von Anfang an war klar, dass Greenpeace dabei gerne wieder<br />
ein Open-Source-Produkt einsetzen wollte. Über einen<br />
Artikel in einer Computer-Zeitschrift waren wir bereits<br />
auf TYPO3 aufmerksam geworden und hatten dessen Entwicklung<br />
über einen längeren Zeitraum beobachtet. Unser<br />
Interesse daran war groß, daher kam TYPO3 in die engere<br />
Wahl der zu prüfenden CMS. Der Webmaster von Greenpeace<br />
Deutschland nahm daraufhin verschiedene CMS<br />
unter die Lupe, auch kommerzielle Produkte. Unter dem<br />
Strich entsprach TYPO3 am ehesten unseren Vorstellungen.<br />
Zusätzlich schätzen wir an TYPO3 seine große Entwicklergemeinde,<br />
was auch <strong>für</strong> die Zukunft eine kontinuierliche<br />
Weiterentwicklung gewährleistet.<br />
Das Projekt<br />
Mitte Januar 2005 fiel die Entscheidung <strong>für</strong> eine Umsetzung<br />
von www.greenpeace.de und www.greenpeace4kids.de<br />
auf TYPO3. Zu diesem Zeitpunkt war auf internationaler<br />
Ebene bereits entschieden, die alten Hosting-Verträge<br />
schnellstens zu kündigen. Die Folge war ein sehr „sportlicher“<br />
Zeitplan bei der Umsetzung. Bis spätestens Ende Mai<br />
sollten sämtliche Inhalte von Greenpeace Deutschland auf<br />
das neue System migriert sein. Ziel war es, spätestens am<br />
1. Juni mit beiden Websites auf TYPO3 online zu sein. Das<br />
Projekt beinhaltete ein neues Design, eine neue Informationsarchitektur<br />
und Navigation sowie ein neues Hosting<br />
- also das ganze Programm. Zudem umfasste der Internet-<br />
Auftritt etwa 6.000 Artikel sowie Tausende weiterer Dateien<br />
wie PDFs, Fotos oder Flash-Dateien von www.greenpeace.de.<br />
Ebenfalls mit neuem Design, neuer Informationsstruktur<br />
und zusätzlich ganz neuen Inhalten musste die Kids-Website<br />
ins Netz gebracht werden.<br />
Mit Unterstützung der Berliner Agentur Artplan 21 wurde<br />
das Projekt auf den Weg gebracht und in enger Zusammenarbeit<br />
mit dem Webmaster und der Internet-Redaktion<br />
von Greenpeace Deutschland umgesetzt. Als erster Schritt<br />
sollten nur Funktionalitäten umgesetzt werden, die auch<br />
auf dem OpenACS-System vorhanden waren. Neuentwicklungen<br />
wurden ganz bewusst auf einen späteren Zeitpunkt<br />
verschoben. Trotz des großen Zeitdrucks lief das Projekt<br />
ruhig und ohne größere Probleme. Absprachen zwischen<br />
Agentur, Webmaster und Internet-Redaktion wurden oftmals<br />
kurzfristig getroffen, was dem Projekt aber keinesfalls<br />
schadete. Schließlich wurden die neuen Websiten am 31.<br />
Mai gelauncht - damit war der erste Schritt getan.<br />
Im Anschluss folgte eine so genannte Experimentierphase,<br />
in der das neue CMS ausprobiert und getestet wurde und<br />
wird. Diese Phase ist bis Ende des Jahres 2005 angesetzt. Da-<br />
067
068 Alltag<br />
nach warten schon verschiedene Projekte auf die Migration<br />
auf TYPO3. Beispielsweise sollen die Webseiten des Greenpeace-Einkaufsnetzes<br />
und des Jugendprojektes SolarGeneration<br />
im nächsten Jahr auf das TYPO3-System migriert<br />
werden. Ein weiteres wichtiges Projekt <strong>für</strong> das nächste Jahr<br />
ist der Auf- und Ausbau von Community-Seiten.<br />
Wo stehen wir heute?<br />
Derzeit arbeiten zehn Anwender und Anwenderinnen bei<br />
Greenpeace Deutschland mit dem CMS TYPO3. Sieben davon<br />
arbeiten in der IT oder Internet-Redaktion und nutzen<br />
das CMS täglich. Die restlichen Nutzer und Nutzerinnen<br />
sind in den Themen-Abteilungen <strong>für</strong> die Aktualität der<br />
jeweiligen Themen-Internetseiten zuständig. Sie nutzen das<br />
CMS derzeit noch weniger häufi g.<br />
Mit dem Launch der neuen Website steigen die Besucherzahlen<br />
stetig. Von durchschnittlich etwa 75.000 Besuchern<br />
(!) monatlich mit der „alten“ Website auf derzeit rund<br />
100.000 Besucher monatlich. Tendenz steigend. Diese Zahlen<br />
betreffen ausschließlich www.greenpeace.de. Nicht ent-<br />
halten sind die Besucherzahlen sämtlicher „Satelliten“-Seiten<br />
von Greenpeace Deutschland, wie www.einkaufsnetz.org<br />
oder auch die Website <strong>für</strong> Kinder und Jugendliche. Ebenso<br />
herausgerechnet sind die internen Zugriffe auf die Website<br />
zum Zwecke der Recherche oder Information.<br />
Abgeschlossen ist das Projekt noch nicht. Wir haben, wie<br />
schon angedeutet, noch viel vor mit unserem neuen CMS.<br />
Die ersten Erfahrungen, die wir mit TYPO3 gemacht haben,<br />
stimmen uns zuversichtlich, dass wir unsere Ideen und Vorstellungen<br />
hervorragend verwirklichen können. TYPO3 ist<br />
ein sehr umfangreiches Tool, aber es macht Spaß, damit zu<br />
arbeiten.<br />
Beate Steff ens<br />
Ausgebildete Juristin, Jahrgang 1960. Leiterin<br />
der Internetredaktion bei Greenpeace e.V. in<br />
Deutschland.
068 Alltag<br />
nach warten schon verschiedene Projekte auf die Migration<br />
auf TYPO3. Beispielsweise sollen die Webseiten des Greenpeace-Einkaufsnetzes<br />
und des Jugendprojektes SolarGeneration<br />
im nächsten Jahr auf das TYPO3-System migriert<br />
werden. Ein weiteres wichtiges Projekt <strong>für</strong> das nächste Jahr<br />
ist der Auf- und Ausbau von Community-Seiten.<br />
Wo stehen wir heute?<br />
Derzeit arbeiten zehn Anwender und Anwenderinnen bei<br />
Greenpeace Deutschland mit dem CMS TYPO3. Sieben davon<br />
arbeiten in der IT oder Internet-Redaktion und nutzen<br />
das CMS täglich. Die restlichen Nutzer und Nutzerinnen<br />
sind in den Themen-Abteilungen <strong>für</strong> die Aktualität der<br />
jeweiligen Themen-Internetseiten zuständig. Sie nutzen das<br />
CMS derzeit noch weniger häufi g.<br />
Mit dem Launch der neuen Website steigen die Besucherzahlen<br />
stetig. Von durchschnittlich etwa 75.000 Besuchern<br />
(!) monatlich mit der „alten“ Website auf derzeit rund<br />
100.000 Besucher monatlich. Tendenz steigend. Diese Zahlen<br />
betreffen ausschließlich www.greenpeace.de. Nicht ent-<br />
halten sind die Besucherzahlen sämtlicher „Satelliten“-Seiten<br />
von Greenpeace Deutschland, wie www.einkaufsnetz.org<br />
oder auch die Website <strong>für</strong> Kinder und Jugendliche. Ebenso<br />
herausgerechnet sind die internen Zugriffe auf die Website<br />
zum Zwecke der Recherche oder Information.<br />
Abgeschlossen ist das Projekt noch nicht. Wir haben, wie<br />
schon angedeutet, noch viel vor mit unserem neuen CMS.<br />
Die ersten Erfahrungen, die wir mit TYPO3 gemacht haben,<br />
stimmen uns zuversichtlich, dass wir unsere Ideen und Vorstellungen<br />
hervorragend verwirklichen können. TYPO3 ist<br />
ein sehr umfangreiches Tool, aber es macht Spaß, damit zu<br />
arbeiten.<br />
Beate Steff ens<br />
Ausgebildete Juristin, Jahrgang 1960. Leiterin<br />
der Internetredaktion bei Greenpeace e.V. in<br />
Deutschland.
070 Alltag<br />
News Unternehmen<br />
Ceyonic baut internationales<br />
Partnergeschäft aus<br />
Ceyoniq hat auf der Fachmesse DMS Expo<br />
in Essen einen Partnervertrag mit Emax,<br />
einem der größten IT-Dienstleister Polens,<br />
unterzeichnet. Als Solution Provider und<br />
Value Added Reseller wird Emax künftig<br />
die Softwareprodukte von Ceyoniq in Polen<br />
vertreiben. Überdies plant Emax die<br />
Entwicklung eigener Lösungen auf Basis<br />
der Ceyoniq-Software <strong>für</strong> Enterprise Content<br />
Management, Dokumenten-Management<br />
und digitale Archivierung.<br />
$ Ceyoniq schüttelt zusehends die<br />
Altlasten aus der Vergangenheit ab und<br />
bekommt nun auch im Ausland wieder<br />
mehr Reputation. Der Schritt in Polen ist<br />
ein kleiner, aber vermutlich ein erster von<br />
kommenden interessanteren.<br />
Microsoft will Produktzyklen kürzen<br />
Microsoft-Chef Steve Ballmer will in Zukunft da<strong>für</strong> Sorge tragen, dass<br />
die Zyklen neuer Produkte wieder kleiner werden. Die Entwicklung<br />
von Vista hat zu viel Zeit gekostet, deshalb muss in Zukunft der Prozess<br />
verkürzt werden. Ursprünglich sollte Windows Longhorn (Vista) bereits<br />
Ende 2004 auf den Markt kommen. Die Fertigstellung wurde zu einem<br />
Problem, und einige Features wurden erst jetzt fertig, deshalb musste man<br />
alles auf 2006 verschieben.<br />
$ Die üblichen Absichtserklärungen. Selbst Windows 95 und 98 kamen<br />
so spät heraus, als die entsprechenden Jahre fast vorbei waren. Das war<br />
mit ein Grund, warum man sich von der Jahreszahlenvergabe wieder<br />
löste – man gab sich ja selbst der Lächerlichkeit preis.<br />
EMC übernimmt die Captiva Software Corporation<br />
EMC kündigt die Übernahme von Captiva Software an, einem Anbieter<br />
von Input-Management-Lösungen. Das Unternehmen zahlt 22,25<br />
Dollar in bar pro Aktie beziehungsweise etwa 275 Millionen Dollar<br />
netto. Die Akquisition muss von Regulierungsbehörden sowie den Anteilseignern<br />
bestätigt werden und wird voraussichtlich Ende 2005 oder<br />
Anfang 2006 abgeschlossen sein. Die Übernahme ist eine Erweiterung<br />
der EMC Documentum Enterprise Content-Management-Plattform<br />
und stellt ein wichtiges Element in EMCs Lösungsportfolio <strong>für</strong> Unternehmensarchive<br />
dar. Das EMC Enterprise Archiving Framework wird<br />
Unternehmen künftig ein ganzheitliches Regelwerk <strong>für</strong> die Klassifi zierung,<br />
Aufbewahrung, Bereitstellung, Suche und Zugriff von Informationen<br />
jeglicher Art bereitstellen. Die Captiva Software wird wie alle<br />
herstellerübergreifenden Software-Komponenten weiterentwickelt.<br />
$ Das Eindringen von EMC in den ECM-Markt erfolgt mit einer<br />
beachtlichen Konsequenz. Nachdem bereits Firmen wie Legato, Documentum<br />
und Acartus in diesem Segment übernommen wurden , ist<br />
die Übernahme von Captiva Software eine logische Erweiterung. EMC<br />
dringt damit immer weiter nach vorne in dem Entstehungsprozess,<br />
wenn ein Dokument digitalisiert wird. EMC ist damit auf gutem Weg,<br />
sich eine vollständige ECM-Suite zusammenzustellen. Es wird interessant<br />
sein zu sehen, wie das die Kundschaft annimmt – vor allem, wenn<br />
die Suite extrem eng mit den EMC-Storage-Systemen verzahnt wird.<br />
Compliance-Spezialist Yaletown vervollständigt FileNet-Portfolio<br />
nachgefragt@c-<strong>mag</strong>.de<br />
11 Millionen US-Dollar ist dem amerikanischen EMC-Spezialsten FileNet die kanadische<br />
Yaletown Technology Group wert. Beide kennen sich bereits im Rahmen einer OEM-Partnerschaft.<br />
Mit der Akquisition will FileNet sein Records-Management-Produkt mit Yaletowns<br />
»Records Crawler« ergänzen. In Verbindung mit den FileNet-P8-Records-Manager- und E-<br />
Mail-Manager-Suiten könne der Records-Crawler mit hoher Geschwindigkeit Microsoft-File-<br />
Server durchsuchen, um von Anwendern erzeugte Dokumente zu prüfen. „In Unternehmen<br />
bleiben an die 80 Prozent der Inhalte von der Verwaltung und Kontrolle durch elektronische<br />
Records-Management-Systeme ausgeschlossen“, sagt Lee D. Roberts, CEO und Chairman bei<br />
FileNet. „Wir glauben, dass wir mit der Integration der Technologie der Yaletown Technology<br />
Group in die FileNet-P8-ECM-Plattform unsere Führungsposition auf diesem expandierenden<br />
Markt forcieren können.“<br />
$ Man möchte es nicht glauben, aber selbst ein Marktschwergewicht wie FileNet hat noch<br />
Lücken in seinem Repository-Angebot. Jetzt ist eigentlich nur offen, wie die Kombination<br />
mit Workfl ow und Business-Process-Management funktioniert, um die Entstehungs-, Verarbeitungs-<br />
und Ablageprozesse vollständig und durchgängig kontrollieren zu können.<br />
Strategische Partnerschaft<br />
Das JPM-Format ermöglich im Gegensatz zu herkömmlichen<br />
Formaten wie JPG eine detailgetreue, nahezu verlustlose<br />
Darstellung auch größter Zeichnungen. Mit LuraDocument<br />
JPM lassen sich farbig gescannte Dokumente komprimieren,<br />
die sowohl bitonale Elemente wie Text oder technische Zeichnungen<br />
als auch Bilder enthalten. Die DMSFactory bietet jetzt<br />
eine entsprechende Schnittstelle <strong>für</strong> LuraDocument-JPM und<br />
hat den Luratech-Viewer in Tinca Enterprise integriert. Die<br />
neuen Partner können bereits auf ein erstes gemeinsames<br />
Projekt verweisen: Mit der integrierten Tinca/Luratech-Lösung<br />
werden bei den Stadtwerken Bad Kreuznach künftig<br />
großformatige gescannte Pläne in den Bereichen Plan-Archiv<br />
und Anlagenakten archiviert.
$<br />
kommentiert von Engelbert Hörmannsdorfer, Börsen-Infodienst BetaFaktor, www.betafaktor.de<br />
Microsoft zahlt RealNetworks 761 Millionen US-Dollar<br />
Microsoft und der Streaming-Spezialist RealNetworks haben ihre<br />
Rechtsstreitigkeiten beigelegt. In einer Mitteilung aus Redmond heißt<br />
es, die beiden Unternehmen hätten drei Abkommen geschlossen: Microsoft<br />
zahlt RealNetworks 761 Millionen US-Dollar. Außerdem gehen die<br />
beiden eine Partnerschaft ein, um neue Spiele und Produkte rund um<br />
digitale Musik zu entwickeln und zu vermarkten. Microsoft leistet dem<br />
Konkurrenten über 18 Monate Support bei Produktentwicklung, -vertrieb<br />
und Marketing. Im Gegenzug werde Real MSN Search und Windows-Media-Technik<br />
<strong>für</strong> den Dienst Rhapsody to Go unterstützen. RealNetworks<br />
bekommt außerdem Zugang zu Windows-Media-Technik <strong>für</strong> die Weiterentwicklung<br />
der eigenen Media-Software.<br />
$ Die Einigung hätte Microsoft vor etlichen Jahren auch schon günstiger<br />
haben können. Aber da zierte man sich noch. Die vielen staatlichen<br />
Antitrust-Verfahren bewegen Microsoft jetzt anscheinend dazu, offene<br />
Baustellen zu schließen, um <strong>für</strong> die wirklich großen Klagen den Rücken<br />
freier zu haben.<br />
Luxus im Netz<br />
In Zukunft wird man in Europa Produkte des französischen Luxusmoden-<br />
Herstellers Louis Vuitton auch im Internet kaufen können. „Wir wissen, dass<br />
unsere Geschäftsfi lialen nicht immer günstig <strong>für</strong> unsere Kunden liegen. Wenn<br />
sie auf Korsika leben, haben sie dann aber über das Internet Zugriff auf unsere<br />
Kollektion“, sagte Louis-Vuitton-Geschäftsführer Serge Brunschwig in einem<br />
Interview mit der Financial Times Deutschland.<br />
Seagate übernimmt Mirra<br />
Der Festplattenhersteller Seagate übernimmt mit Mirra<br />
einen Spezialisten von Kopierschutzlösungen, der den Umgang<br />
mit geschützten Dateien im privaten und geschäftlichen<br />
Bereich vereinfachen soll. Mit der Übernahme wird Mirra ab<br />
sofort zu einer 100-prozentigen Tochter von Seagate. Zum<br />
Kaufpreis machte Seagate allerdings keine Angaben. Software<br />
und Dienste von Mirra sollen ein einfaches Backup, die Sychronisation<br />
von Datenbeständen und den Remote-Zugang<br />
zu gespeicherten Dateien erlauben. Dazu kombiniert Mirra<br />
eine PC-Software mit Web Services und einem „Always-On<br />
Network Appliance“ zu einer einheitlichen Lösung. So sollen<br />
sich die Datenbestände zwischen vernetzten Rechnern austauschen<br />
lassen.<br />
$ Storage & Security wird immer mehr zu einem Megatrend<br />
in der Speicherbranche. Nachdem Seagate kürzlich<br />
die Verschlüsselungs-Technologien der deutschen Utimaco<br />
Safeware AG lizenzierte, ist die Übernahme von Mirra keine<br />
Überraschung mehr. Seagate hat als Erster der Festplattenhersteller<br />
den Trend aufgegriffen und dürfte ihn demnächst<br />
weiter fortsetzen.<br />
Autonomy kauft Verity<br />
IBM und Red Hat kooperieren<br />
News Unternehmen<br />
Rund 500 Millionen Dollar lässt sich Autonomy<br />
den Kauf von Verity kosten. Die beiden wichtigsten<br />
Anbieter von Software <strong>für</strong> die Firmensuche werden<br />
zukünftig unter einem Dach vereint sein. Die Kunden<br />
sollen von der breiteren Produktpalette profi -<br />
tieren, die nun aus einer Hand angeboten wird. Die<br />
Produkte von Autonomy und Verity ergänzen sich,<br />
ohne sich zu überschneiden. Autonomys Stärke<br />
besteht in der kontiniuerlichen Überwachung von<br />
Datenströmen und der Lieferung dazu passender<br />
Informationen.<br />
$ Verity hat es nie richtig geschafft, sich als<br />
ECM-Anbieter zu positionieren. Während Autonomy<br />
sehr gut bei Behörden und staatlichen<br />
Institutionen drin ist (Geheimdienste, FBI etc.)<br />
ist Verity besser bei Firmenkunden aufgestellt.<br />
Vermutlich war es auch weniger die Technologie<br />
als der Kundenzugang, der Autonomy zum Kauf<br />
bewog.<br />
SOA-Zugang wird einfacher<br />
Die Software AG und der japanische Konzern Fujitsu<br />
wollen <strong>für</strong> Unternehmen, die an serviceorientierter Architektur<br />
(SOA) basteln, die notwendigen Integrationsschritte<br />
einfacher machen. Da<strong>für</strong> steht jetzt mit CentraSite ein neues<br />
Produkt im Regal. Es soll die Integration einzelner Komponenten<br />
erleichtern. Wie Fujitsu mitteilt, handelt es sich dabei<br />
um ein offenes SOA-Repository der nächsten Generation,<br />
das die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsebene und IT<br />
dadurch erleichtern soll, dass die Metadaten aus diversen<br />
Integrationswerkzeugen zusammengefasst werden und so<br />
schneller zur Verfügung stehen. Dabei stellen Fujitsus Interstage<br />
Business Process Manager und die Produkte Enterprise<br />
Service Integrator sowie Enterprise Information Integrator<br />
der Software AG die Daten.<br />
Red Hat und IBM haben eine Initiative gestartet, um<br />
die Nutzung Linux-basierter Lösungen in aufstrebenden<br />
Märkten wie China, Indien, Russland und Korea ebenso zu<br />
fördern wie in etablierten Märkten. Die beiden Unternehmen<br />
wollen Software-Entwicklern rund um den Globus<br />
technische Ressourcen, Fachwissen und Implementierungsdienstleistungen<br />
zur Verfügung stellen. Somit sollen<br />
ihre neuen Applikationen schneller und kostengünstiger<br />
auf Hard- und Software von IBM sowie Red Hat Enterprise<br />
Linux portiert und zertifi ziert werden können.<br />
$ Ein geschickter Schachzug, denn diese Märkte sind<br />
enorm Linux-affi n. Bleibt zu hoffen, dass vor lauter<br />
Beackern von Riesenmärkten die Service-Qualität nicht<br />
hinterherhinkt.<br />
071
072 Alltag<br />
Berge von Papier schmelzen zu kleinen Silberscheiben.<br />
Langwierige Suchprozesse gehören der Vergangenheit<br />
an. Die SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH<br />
schafft den Umstieg von analog zu digital. Rechnungen,<br />
egal welchen Datums, sind damit zeitnah und unternehmensweit<br />
verfügbar.<br />
Rund 60.000 Rechnungen gehen jährlich bei der SWU<br />
Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH ein. Rechnungen, die<br />
übers Jahr gesehen mehrere Ordner und Regale füllen.<br />
Benötigte ein Mitarbeiter eine bestimmte Rechnung, so<br />
ließ es sich nur mühsam nachvollziehen, wo sich die Rechnung<br />
aktuell befand: in der Buchhaltung? Beim zuständigen<br />
Mitarbeiter? Beim Abteilungsleiter? Wo auch immer<br />
- nachdem sie abgezeichnet wurde, landete sie mit einem<br />
entsprechenden Bestätigungsvermerk in der Buchhaltung.<br />
Folge: Immer wieder wurden aktuelle Verbindlichkeiten erst<br />
nach der Verbuchung im SAP-System dokumentiert. Immer<br />
wieder kamen Mahnungen, zu denen die entsprechenden<br />
Rechnungen fehlten – erst gesucht werden mussten. Vor<br />
diesem Hintergrund erhielt die automatisierte Rechnungsverarbeitung<br />
in das SAP-System bei den SWU strategische<br />
Bedeutung und eine hohe Priorität.<br />
The winner is ReadSoft<br />
Digitaler Aktenschrank in der Schublade<br />
Antrieb <strong>für</strong> die<br />
Rechnungsverarbeitung<br />
Die Lösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices wurde<br />
mit drei anderen Softwareprogrammen in die engere Wahl<br />
gezogen. Das Projektteam der SWU betrachtete dabei nicht<br />
nur die Lösungen selbst, sondern erkundigte sich auch bei<br />
bekannten Referenzkunden nach Erfahrungswerten. Das<br />
Gesamtbild setzte sich mosaikhaft zusammen: AND THE<br />
WINNER IS...<br />
Die bei der SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH eingesetzte<br />
Lösung integriert zu ReadSoft DOCUMENTS for Invoices<br />
noch die SAP-Add-ons Ebydos Invoice Cockpit und<br />
Ebydos Web Cycle. Zusammen überzeugt die Software – besonders<br />
mit dem enorm an die SAP-Umgebung angepassten<br />
Komfort in der Sachbearbeitung. Es waren die in SAP nahtlos<br />
eingebundenen Prüfszenarien, die den Ausschlag gaben.<br />
Implementierungsphase<br />
Die Software wurde im November 2004 installiert, wird<br />
aber erst seit Juni 2005 im Praxisbetrieb eingesetzt: „Wir<br />
hatten keinen Zeitdruck“, erklärt Projektleiter Oliver Huttenlauch<br />
die lange Implementierungsphase. „In der Zwischenzeit<br />
arbeiteten wir am Workflow und schulten knapp<br />
200 Mitarbeiter auf dem neuen System.“ Noch wesentlicher<br />
waren die vielen organisatorischen Veränderungen. Ein wesentlicher<br />
Aspekt dabei war die Umstellung von der „späten<br />
Archivierung“ auf eine „frühe Archivierung“. Das zog nach<br />
sich, dass die Belege nicht erst wie früher gescannt und in<br />
einem elektronischen Archiv von Ceyoniq geprüft abgelegt<br />
wurden, sondern bereits sofort nach Rechnungseingang.<br />
neue Software, neue Abläufe<br />
Die neuen internen Abläufe stellen sicher, dass die Buchhaltung<br />
einen Überblick aller ausstehenden Rechnungen<br />
gibt, was zugleich die Grundlage <strong>für</strong> die neu eingesetzte<br />
Software ist. Neu im Prozess der Rechnungsverarbeitung<br />
ist die Aufgabenverschiebung vom Einkauf zur Buchhaltung.<br />
Das heißt, dass von den Buchhaltern zu den Rechnungen<br />
gehörige Unterlagen, Aufträge und Lieferscheine<br />
zusammengefügt werden. Weiterhin mussten die anderen<br />
Abteilungen auf den neuen Prozess vorbereitet werden. In<br />
der Poststelle werden die Rechnungen zunächst aussortiert<br />
und direkt an die Buchhaltung weitergeleitet. Es wird darauf<br />
geachtet, dass der Eingangsstempel nur im unteren Bereich<br />
einer Rechnung oder auf deren Rückseite angebracht wird,<br />
um die Erkennungsergebnisse nicht zu beeinträchtigen.
ReadSoft GmbH, Patrick Spengler, patrick.spengler@readsoft.de • SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH, Oliver Huttenlauch<br />
Ferner wurden die Kollegen aus der Poststelle angewiesen,<br />
auf Rechnungen keine weiteren Vermerke anzubringen.<br />
Gescannt werden die Dokumente wie bisher zentral in der<br />
Buchhaltung mit einem leistungsfähigen Scanner. Erstaunlich<br />
ist, dass „die notwendige Umorganisation in der Holding<br />
länger gedauert hat als die Softwareeinführung selbst“,<br />
kommentiert Oliver Huttenlauch. Seit Juni 2005 wird der<br />
Großteil der Rechnungen elektronisch verarbeitet. Im Fokus<br />
stehen Energiebezugsrechnungen, die aufgrund ihrer hohen<br />
Rechnungsbeträge kritisch sind.<br />
hohe Erkennungsrate<br />
Für eine möglichst hohe Erkennungsquote der Dokumente<br />
wurden im Projekt Profile <strong>für</strong> die Hauptlieferanten angelegt.<br />
Dadurch passieren nahezu alle Dokumente nahtlos das<br />
System. Aus den Rechnungen werden wesentliche Daten<br />
automatisiert extrahiert wie Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum,<br />
Rechnungsnummer, Beträge, Bestellnummer und<br />
natürlich der Lieferant. Aktuell wird noch durch manuelles<br />
Vorsortieren herausgefiltert, an welche der neun Firmen<br />
innerhalb der Holding die Rechnung gestellt wird. Dies soll<br />
aber ebenfalls bald automatisiert werden.<br />
Für eine Übersicht über den Status jeder Rechnung<br />
kommt das Ebydos Invoice Cockpit zum Einsatz, welches in<br />
der bekannten SAP-Oberfläche bedient wird und höchsten<br />
Anwenderkomfort bietet. Die Prüf- und Freigabevorgänge<br />
werden mit dem Ebydos Web Cycle gesteuert. Rund 200<br />
Mitarbeiter können in diesen Prozess mit eingebunden werden.<br />
Dieser Workflow wurde im Verlauf des Projekts an die<br />
individuellen Anforderungen der Stadtwerke angepasst.<br />
von den Anwendern akzeptiert<br />
Die Arbeit mit dem Gesamtsystem gestaltet sich einfach<br />
und erfreut sich hoher Akzeptanz unter den Anwendern.<br />
Hier<strong>für</strong> hatte im Vorfeld auch ein professionelles Projektmanagement<br />
gesorgt. So bestand das Projektteam aus fünf<br />
Stadtwerke-Mitarbeitern. Neben Oliver Huttenlauch waren<br />
noch Kollegen aus Rechnungsprüfung, Einkauf, Betriebsrat<br />
und Controlling im Team vertreten. Die Mitarbeiter aus der<br />
Buchhaltung, aber auch aus den anderen betroffenen Abteilungen<br />
wurden frühzeitig eingebunden. So wurde das System<br />
auch intern vorgeführt, um Verständnis <strong>für</strong> die neuen<br />
Prozesse zu wecken. Allein in der Buchhaltung arbeiten vier<br />
Vollzeit- und drei Teilzeitkräfte mit der Invoices-Lösung.<br />
„Wir erhalten hier sehr positive Resonanz“, sagt Oliver Huttenlauch.<br />
„Das Komplettsystem ist sehr transparent und der<br />
Suchaufwand hat sich auf nahezu null reduziert. Da wir die<br />
Anbieter von Posteingangslösungen:<br />
d.velop AG www.d-velop.de<br />
Deutsche Post Direkt GmbH www.postdirekt.com<br />
daa Systemhaus AG www.daa.de<br />
FileNet GmbH www.filenet.de<br />
Océ Document Technologies GmbH www.odt.oce..com<br />
Open Text AG www.opentext.de<br />
Optimal Systems GmbH www.optimal-systems.de<br />
ReadSoft GmbH www.readsoft.com<br />
SER Solutions Deutschland GmbH www.ser.de<br />
Informationen zum Thema:<br />
VOI e.V. www.voi.de<br />
Bundesverwaltungsamt www.bva.bund.de<br />
Mitarbeiter vor Produktivstart <strong>für</strong> den Web Cycle geschult<br />
hatten, hat die Lösung eine sehr hohe Akzeptanz.“ Die Informatik-Abteilung<br />
dagegen hat von Zeit zu Zeit Einsätze an<br />
den PC-Arbeitsplätzen, da hier der Viewer die eingescannten<br />
Rechnungen im TIFF-Format öffnen muss. Wenn dies an<br />
einzelnen PCs nicht funktioniert, muss nachinstalliert werden.<br />
Insgesamt beurteilt der Projektleiter die Zusammenarbeit<br />
mit ReadSoft und Ebydos sehr positiv. Insbesondere<br />
die Abstimmung zwischen den beiden Herstellern hat gut<br />
funktioniert. „Man merkt, dass die Lösungen aufeinander<br />
abgestimmt sind. Wir würden uns auch aus heutiger Sicht<br />
noch mal <strong>für</strong> dieses System entscheiden. Speziell der SAP-<br />
Workflow überzeugt in der täglichen Arbeit“, betont Oliver<br />
Huttenlauch. Schon heute profitiert der Energiedienstleister<br />
von beschleunigten Prozessen und damit verbunden auch<br />
von einer optimalen Ausnutzung der Skonti.<br />
Ausblick<br />
zum Thema<br />
In Kürze soll das bisherige produktive System noch erweitert<br />
werden. Baurechnungen beispielsweise werden dann<br />
ebenfalls in den automatisierten Prozess integriert. Auch<br />
Netznutzungsrechnungen sollen eingebunden werden. Dies<br />
bedeutet einen großen Schritt <strong>für</strong> die Stadtwerke, handelt es<br />
sich hierbei doch um weitere 100.000 Rechnungen jährlich,<br />
die völlig anders ausgelesen werden müssen als die „normalen<br />
Belege“. Geplant ist, die Daten früh mit dem SAP-System<br />
abzugleichen. Nicht zuletzt haben die Stadtwerke ein hohes<br />
Ziel: In Kürze sollen Rechnungen auch völlig automatisiert<br />
das System durchlaufen, so dass die Rechnungssummen<br />
maschinell gezahlt werden. Die Weichen hier<strong>für</strong> sind bereits<br />
gestellt.<br />
Leoni Walter<br />
073
074 Alltag<br />
Gebührenpflichtige Online-Angebote im Mikropayment-Bereich<br />
setzen sich am Markt durch. Sie<br />
ermöglichen Anbietern von geringwertigen Produkten<br />
neue Einnahmequellen und Absatzwege. Doch trotz der<br />
größer werdenden Nutzerkreise legt sich die Skepsis nur<br />
langsam – nicht zuletzt wegen der massiven 0190-Nummern-Abzocke<br />
der vergangenen Jahre. Im Fahrwasser<br />
neuer Abrechnungsmodelle scheinen die Akzeptanzhürden<br />
allerdings niedriger zu werden. Doch gerade wegen<br />
der schlechten Erfahrungen vieler Nutzer, bleibt die<br />
Wahl eines geeigneten Zahlungssystems <strong>für</strong> den Erfolg<br />
des Unternehmens von zentraler Bedeutung. Welche<br />
Lösung aber eignet sich <strong>für</strong> Anbieter von digitalen Inhalten<br />
im Internet, um mit Kleinstbeträgen Umsätze zu<br />
generieren?<br />
Lösungssuche<br />
Online-Bezahlsysteme im Verlagswesen<br />
Gemeinsam wachsen<br />
und stark sein<br />
Die yellowworld AG führt und betreibt Fulfillment-Prozesse<br />
in der Leistungsverrechnung und der Informationslogistik<br />
<strong>für</strong> die Schweizerische Post. Stefan Altorfer, Leiter<br />
der Abteilung Billing von der yellowworld AG, erinnert<br />
sich: “Anfang 2004 waren wir auf der Suche nach einem<br />
geeigneten elektronischen Bezahlsystem, das so genannte<br />
Micropay-ments abwickeln kann, um die klassischen elektronischen<br />
Zahlungsverfahren der Schweizerischen Post<br />
zu ergänzen. Damit sollte eine wichtige Angebotslücke<br />
zur Abrechnung digitaler Inhalte mit ihren Endkunden<br />
geschlossen werden. Wir haben den Markt sondiert. Bereits<br />
bei den ersten Gesprächen mit Wire Card überzeugte uns<br />
die Flexibilität von CLICK2PAY.“ So fiel die Entscheidung<br />
nicht schwer. Ausschlaggebend waren zum einen die Leistungsmerkmale.<br />
Die am Markt konkurrierenden Produkte<br />
sind nicht minder gut. Allerdings konnte die yellowworld<br />
AG ein hohes Maß an Professionalität und Erfahrungen im<br />
Umgang mit dem System CLICK2PAY <strong>für</strong> sich verbuchen.<br />
Der zügigen Projektumsetzung stand nun nichts mehr<br />
im Wege. Zeitgleich mit dem internationalen Launch von<br />
CLICK2PAY sondierten die Unternehmen, wie die Integration<br />
am besten vorgenommen werden könnte. Die Herausforderung<br />
bestand darin, CLICK2PAY <strong>für</strong> den Schweizer<br />
Binnenmarkt anzupassen.<br />
die Schritte der Umsetzung<br />
yellowworld sicherte sich die Vertriebslizenz <strong>für</strong><br />
CLICK2PAY in der Schweiz. CLICK2PAY wurde darauf im<br />
„Look&Feel“ der yellowworld AG gestaltet und erhielt den<br />
Namen „CLICK 2PAY by yellowworld“ – einfach mit der<br />
Post. Im Sommer 2004 kündigte yellowworld den Launch<br />
des Produktes <strong>für</strong> Oktober an. Dr. Markus Braun, Vorstand<br />
der Wire Card AG, betont: “Mit unserer jahrelangen, internationalen<br />
Erfahrung achteten wir bei der Entwicklung<br />
von CLICK2PAY besonders darauf, dass wir im Gegensatz<br />
zu Mitbewerbern ein international einsatzfähiges Zahlungssystem<br />
lancieren.“ Im nächsten Schritt setzten beide<br />
Unternehmen die technische Adaption von „CLICK2PAY<br />
by yellowworld“ <strong>für</strong> den Schweizer Markt um. CLICK2PAY<br />
ist in die Finanzplattform der Wire Card AG integriert. Die<br />
technische Anbindung an die Systeme der Schweizerischen<br />
Post stellte kein Problem dar. Die klassischen Wire-Card-<br />
Zahlungssysteme lassen sich in jede vorhandene Infrastruktur<br />
integrieren. Im letzten Schritt wurde die Lösung den<br />
schweizerischen Zahlungsarten angepasst. Aktuell stehen<br />
Kreditkarten (Visa und MasterCard) sowie die Direktbelastung<br />
des Postkontos (Debit Direct) als Zahlungslösungen<br />
zur Verfügung.<br />
Parallel dazu begann yellowworld bereits die Vermarktung<br />
des neuen Produktes. Zu den ersten Kunden gehörte beispielsweise<br />
die one2joy.com Musikdownload-Plattform.
Ringier Verlag, info@ringier.ch • yellowworld AG, Stefan Altdorfer, altdorfers@yellowworld.ch<br />
Während der ersten Phase der Marktbearbeitung wurden<br />
die verschiedensten Anbieter, welche in die Zielgruppe passten,<br />
kontaktiert. Dabei zeigte sich, dass viele Plattformen<br />
auf der Suche nach einer geeigneten Zahlungslösung waren,<br />
sich aber nicht zuletzt wegen der schlechten Erfahrungen<br />
zurückhaltend und skeptisch einem neuen Produkt gegenüber<br />
verhielten. Nach und nach überzeugte die yellowworld<br />
schrittweise immer mehr Schweizer Anbieter, das Produkt<br />
zu integrieren. Zu den ersten Kunden zählten: der bekannte<br />
Online-Vergleichsdienst Comparis, der Anbieter automobiler<br />
Marktdaten Eurotax Glass’s, das bekannte Verlagshaus<br />
Jean Frey sowie die Datingplattform www.singels.ch.<br />
neue Form des Abonnements<br />
Im Juli 2005 gewann die yellowworld AG den renommierten<br />
Ringier Verlag <strong>für</strong> eine neue Form der Abonnement-<br />
Bestellung. Das innovative „Instant Abo“ macht es möglich,<br />
Ringier-Produkte jederzeit via Internet zu abonnieren. Damit<br />
beabsichtigt das bekannteste Verlagshaus der Schweiz,<br />
eine neue onlineorientierte Leserschaft zu gewinnen. Die<br />
Besonderheit ist die Flexibilität. Ergänzend zur Bestellung<br />
ist das Abo jederzeit online kündbar. Die flexible Laufzeit<br />
und Bezahlung des „Instant Abos“ ist nicht zuletzt dank der<br />
Nutzung der Zahlungslösung „CLICK2PAY by yellowworld“<br />
möglich. Das Produkt erlaubt die einfache und sichere<br />
Bezahlung von digitalen Inhalten, Services und Produkten<br />
selbst bei Kleinstbeträgen, ohne dass jedes Mal sensible Zahlungsverbindungsdaten<br />
eingegeben werden müssen. „Im<br />
Bereich innovativer Abonnement-Lösungen scheinen die<br />
Schweizer Verlage mutiger als deutsche Medien zu sein“, sagt<br />
Stefan Altorfer. Dem neuen Abomodell wurde innerhalb der<br />
Medienbranche hohe Aufmerksamkeit zuteil. In der Beta-<br />
Phase wurde es gegenüber der Leserschaft eher verhalten<br />
kommuniziert - und dementsprechend genutzt. „Mit dem<br />
Instant Abo wurde ein Grundstein <strong>für</strong> innovative Aboformen<br />
in der Medienbranche gelegt“, so Altorfer.<br />
Fazit<br />
Aufgrund der internationalen Nutzung von CLICK2PAY<br />
erhalten Anbieter in der Schweiz mit dem Einsatz von<br />
„CLICK2PAY by yellowworld“ automatisch Zugang zu einer<br />
Vielzahl von potenziellen Endkunden im In- und Ausland.<br />
Das Debitorenrisiko <strong>für</strong> die Anbieter wird mithilfe der integrierten<br />
Adressprüfung von Endkunden sowie den zusätzlichen<br />
Riskmanagement-Prozessen reduziert. Nicht zuletzt<br />
können sich diese von der aufwändigen Abrechnung von<br />
Kleinstbeträgen entlasten, neue Geschäftsfelder erschließen<br />
und bleiben dank CLICK2PAY jederzeit über bezogene und<br />
Micropayment – Kleinstbetrag<br />
Der Begriff „Micropayment“ bezeichnet die Bezahlung geringer<br />
Summen von Produkten wie Klingeltönen, einzelnen Musikstücken,<br />
einzelnen Artikeln aus Zeitschriften und Zeitungen uvm. Nach herrschender<br />
Meinung fallen hierunter Produkte zwischen 0,01 und<br />
5,00 Euro. Darüber hinausgehende Summen werden entsprechend<br />
als Macropayments bezeichnet. Diese Grenze wird weder in der<br />
Praxis noch in der Theorie einheitlich verwendet. Zusätzlich kommt<br />
es durch neue Begriffsschöpfungen wie Picopayment zu Überlagerungen.<br />
Mit Picopayment wird der untere Micropayment-Bereich<br />
noch einmal unterteilt. Es handelt sich dabei um die Bezahlungen<br />
von Cent-Beträgen oder gar von Bruchteilen eines Cents. Die obere<br />
Grenze zu Micropayments ist fließend. Während Picopayments<br />
im traditionellen Handel praktisch nicht vorkommen, sind sie im<br />
Zusammenhang mit digitalen Gütern oder Dienstleistungen sehr<br />
wohl denkbar, etwa <strong>für</strong> die Inanspruchnahme einer spezialisierten<br />
Datenbank oder dem Abruf einer News. Bislang ist die praktische<br />
Relevanz jedoch gering.<br />
InterLake GmbH www.interlake.net<br />
montax payment service GmbH www.billiteasy.com<br />
Firstgate Internet AG www.firstgate.com<br />
Web.de AG www1.webcent.web.de<br />
PayPal Ltd. www.paypal.com<br />
Deutsche Telekom AG www.micromoney.de<br />
infin-Micropayment GmbH & Co. KG www.infin-online.de<br />
zum Thema<br />
bezahlte Leistungen informiert. Endkunden können nach<br />
der Registrierung sofort auf digitale Angebote verschiedenster<br />
Anbieter aus dem In- und Ausland zugreifen.<br />
„CLICK2PAY by yellowworld“ bietet ihnen eine Auswahl an<br />
gängigen Zahlungsarten, darunter die Bezahlung via Postkonto.<br />
Derzeit wird die Erweiterung der Zahlungsarten um<br />
die Funktion „Prepaid“ sowie Schweizer LSV (Lastschrift)<br />
geprüft.<br />
Ein wesentlicher Vorteil <strong>für</strong> den Internet-Anbieter besteht<br />
im Zugriff auf die Verwaltung der Kundendaten, dem Produktmanagement<br />
sowie der integrierten Risikomanagement-Module.<br />
Damit wird ein Zahlungsausfall minimiert.<br />
Da die Transaktionskosten <strong>für</strong> Micropayments in Relation<br />
zu den geringen Einzelbeträgen <strong>für</strong> den Händler zu hoch<br />
sind, bietet CLICK2PAY die Aggregation von Kleinstbeträgen<br />
bis Ultimo oder bis ein bestimmter Betrag erreicht ist.<br />
Die Zahlungslösung unterstützt elf Sprachen sowohl auf der<br />
Website als auch im 24/7 Helpdesk. Zudem ist eine Vielzahl<br />
nationaler und internationaler Zahlungsverfahren in das<br />
System integriert: chinesische CLICK2PAY-Anwender können<br />
allein mit 21 verschiedenen regionalen Debit-Karten,<br />
die der deutschen Lastschrift entsprechen, bezahlen.<br />
Iris Stoeckl<br />
075
076 Alltag<br />
News Veranstaltungen<br />
21.-23.03.06 Microsoft Office System Developer Conference<br />
Microsoft Office System Developer Conference 2006 is the best opportunity<br />
for your important customers and partners to meet and network with Microsoft<br />
Office System product development teams, fellow professional developers<br />
& architects, and partners from around the globe. At this three-day global<br />
forum, members of the product development and management teams will<br />
brief attendees on the latest innovations in the Microsoft Office “12” wave of<br />
programs and servers and will share techniques for building powerful, enterprise-ready<br />
solutions with these technologies.<br />
www.microsoft.com<br />
12/13.12.2005 Basis-Seminar DMS in Zürich<br />
Das Basis-Seminar liefert einen fundierten Überblick<br />
über den Markt der Dokumenten-Management-Systeme.<br />
Ziel des Seminars ist es, eine Hilfestellung bei Einsatz,<br />
Auswahl, Konzeption sowie Projektabwicklung von DMS<br />
im Unternehmen zu geben. Darüber hinaus wird auch<br />
auf die Abgrenzung zu verwandten Themen wie z. B.<br />
Content Management, Knowledge Management, Portale<br />
usw. eingegangen. Die DMS-Akademie vermittelt im<br />
Basis-Seminar ECM eine breite und solide Wissensbasis<br />
anhand praktischer Erfahrungen aus einer Vielzahl erfolgreich<br />
abgewickelter DMS-Projekte.<br />
Die Veranstaltung richtet sich an Führungskräfte und<br />
verantwortliche Mitarbeiter aus den Bereichen Archiv-<br />
und Dokumenten-Management, DV-Organisation,<br />
Unternehmensplanung und -entwicklung, SAP-Projektmanager<br />
Archivierung & DMS, Controlling und Rechnungswesen,<br />
Produktion, Vertrieb und Personalwesen<br />
sowie an Organisations- und Unternehmensberater und<br />
Anbieter von Archivierungs-Dienstleistungen.<br />
www.dms-akademie.com<br />
06.03.-07.03. Dokumenten-Management mit PDF<br />
Mit der Spezifikation von PDF als offene Technologie und<br />
der weiten Verbreitung des Anzeigeprogrammes Acrobat Reader<br />
hat sich die PDF-Technologie als weltweiter Austauschstandard<br />
etabliert. Die heutigen Möglichkeiten und Einsatzgebiete gehen<br />
über das einfache Erstellen von PDF über Adobe Acrobat weit hinaus.<br />
Zahlreiche weitere Anwendungen unterstützen und generieren<br />
dieses Format. Die dynamische Generierung von PDF aus<br />
XML- oder Datenbankdaten oder der Einsatz von PDF zur Dokumentenarchivierung<br />
sind hierüber problemlos möglich. Das<br />
Seminar stellt gängige Produkte und Technologien zu diesem<br />
Themenbereich vor. Die Teilnehmer sind nach dem Seminar in<br />
der Lage, PDF als Standard im Unternehmen sinnvoll einzusetzen<br />
und kennen die erforderlichen Technologien und Produkte.<br />
www.unilog-integrata.de<br />
veranstaltungen@c-<strong>mag</strong>.de<br />
10.12.05 Business-Seminar Kalkutta<br />
$<br />
Am 10. Dezember 2005 veranstaltet die<br />
Regierung von West Bengalen in Kalkutta ein<br />
Business-Seminar zu Investitionsmöglichkeiten<br />
in West Bengalen. Die unter der Leitung<br />
des Industrie- und Handelsministers von West<br />
Bengalen stattfindende Veranstaltung richtet<br />
sich an führende Vertreter ausländischer Unternehmen,<br />
die Wirtschaftspresse und an Diplomaten.<br />
Eröffnet wird das Seminar durch den<br />
Ministerpräsidenten von West Bengalen. Weitere<br />
Informationen zu Anmeldung, Programm<br />
und Unterkünften: L@kalk.diplo.de oder Tel.:<br />
+9133/24791141. Das Generalkonsulat und die<br />
Handelskammer in Kalkutta sind gern bereit,<br />
konkrete Programmwünsche deutscher Teilnehmer<br />
an die Veranstalter heranzutragen und<br />
bei der Vermittlung von Kontakten behilflich<br />
zu sein. Das eintägige Business-Seminar steht<br />
in zeitlichem Zusammenhang mit der nationalen<br />
IT-Messe INFOCOMM 2005, welche vom<br />
7. bis 11. Dezember in Kalkutta stattfindet.<br />
Die INFOCOMM wird von NASSCOM, der<br />
Dachorganisation der indischen IT-Industrie<br />
gemeinsam mit dem indischen Wirtschafts<strong>mag</strong>azin<br />
BUSINESSWORLD ausgerichtet.<br />
www.indiainfocom.com<br />
31.01.06 Cross Media in der Praxis<br />
Cross Media Publishing (CMP) und Content<br />
Management entwickeln sich nicht nur<br />
<strong>für</strong> Verlage zu einem Zukunftsfaktor. Die<br />
Aufbereitung und Vermarktung von Inhalten<br />
wird zukünftig einen wesentlichen Teil - auch<br />
Ihres Kerngeschäftes sein. Untergliedert in<br />
Schwerpunkten wie (1) CMP ind der Praxis<br />
an Beispiel von Case Studies, (2) Paid Content,<br />
Inhalte online verkaufen, (3) crossmediale<br />
Werbemittelproduktion und (4) Printing-on-<br />
Demand stellt das Seminar Modelle vor, wie<br />
sich Verlage mittels modernen und effektiven<br />
Content-Managements zukunftssicher positionieren.<br />
www.hspartner.de
05.12.05 Grundlagen Single-Source-Publishing<br />
Die Informationsmenge wächst und wächst. Oft haben wir<br />
das Gefühl, in der Informationsfl ut unterzugehen. Weder<br />
Produzenten noch Nutzer haben diese Datenmengen im<br />
Griff. Wir suchen daher nach Mitteln und Wegen, die Informationsfülle<br />
auf ein übersichtliches Maß zu begrenzen.<br />
Single-Source-Publishing ist eine Strategie, die dabei Erfolg<br />
verspricht. Single-Source-Publishing hat viele Aspekte: Aus<br />
ein und derselben Quelle werden verschiedene Dokumentationsprodukte<br />
generiert. Eine Information wird einmal zentral<br />
gespeichert und dann mehrfach verwendet. Außerdem<br />
lässt Single-Source-Publishing auf eine Reduktion der Tools<br />
und eine gute Einbindung in die bestehende IT-Landschaft<br />
hoffen. Wie zeigen sich diese Aspekte in den heutigen Lösungen,<br />
und wie sehen zukünftige Lösungsansätze aus? Welche<br />
Werkzeuge stehen <strong>für</strong> Single-Source-Publishing zur Verfügung?<br />
Diesen und anderen Fragen wollen wir nachgehen.<br />
www.comet-comm.de<br />
06.-07.12.05 (München) und 30.-31.01.06<br />
(Frankfurt a. M.) Wissen strukturiert übergeben<br />
Dieses Seminar ist interessant <strong>für</strong> Leiter und Mitarbeiter<br />
der Bereiche Personal, Personalentwicklung, Weiterbildung,<br />
Informationsmanagement, Organisation, Organisationsentwicklung,<br />
Wissens- und Knowledge-Management. Außerdem<br />
wenden wir uns branchenübergreifend an Führungskräfte<br />
mit Personalverantwortung, die mögliche Personalwechsel<br />
optimal durchführen wollen.<br />
09.-15.03.06 CeBIT<br />
In Hannover wird auch<br />
2006 im Bereich „Business<br />
Processes“ die Gesamtheit<br />
an Lösungen und<br />
Services <strong>für</strong> den Aufbau<br />
und die Optimierung digitaler<br />
Geschäftsprozesse<br />
einen hohen Stellenwert<br />
einnehmen. In insgesamt<br />
7 Hallen werden dabei<br />
sämtliche Prozesse der<br />
Wertschöpfungskette eines<br />
Unternehmens in einem<br />
praxisnah strukturierten<br />
Kontext dargestellt.<br />
www.management-circle.de<br />
www.cebit.de<br />
News Veranstaltungen<br />
077<br />
12.-13.12.05 Elektronisches Dokumenten-Management<br />
Die vor allem <strong>für</strong> ihre praxisorientierten und umfassenden Informationen<br />
bekannte Veranstaltung rund um Dokumenten-Management<br />
und Enterprise Content Management (ECM) vermittelt Teilnehmern<br />
profundes Know-how in einer intensiven 2-Tage-Veranstaltung. Die<br />
Referate der projekterfahrenen Senior-Berater klären über Schlagwörter,<br />
Lösungsstrategien, Produkte und Technologien des diversifi zierten<br />
Marktes <strong>für</strong> DMS/ECM-Systeme auf. Im Vordergrund steht dabei,<br />
neben der Schaffung von Wissensgrundlagen, die Beantwortung von<br />
Fragen aus typischen Projektsituationen. Ob es um die Dokumentenerfassung,<br />
die Archivierung von Druckdaten oder E-Mails, elektronische<br />
Formulare, Postkorb- und Workfl ow-Lösungen, die Integration in SAP<br />
oder Migrationsfragen bei Altsystemen geht – die Intensivseminare mit<br />
täglich neun Vorträgen und umfangreichen Checklisten und Werkzeugen<br />
decken Grundlagen, aktuelle Themen und zahlreiche Projektanforderungen<br />
ab. Zielgruppe sind Unternehmen jeder Größenordnung und<br />
über aller Branchen.<br />
www.zoeller.de<br />
30.01.-01.02.06 Strategisches IT-Management<br />
Innovation, Organisation, Transformation – diese drei<br />
Schlagworte kennzeichnen die Tätigkeit des CIOs in naher<br />
Zukunft. Statt Technik-Beherrschung und Einführung neuer<br />
Produkte geht es jetzt um die Flexibilisierung der IT und die<br />
Harmonisierung der Prozesse. Wieder steigende IT-Budgets<br />
bestätigen den allgemeinen positiven Markttrend und<br />
eröffnen neue Wege in der Umsetzung der strategischen<br />
Ziele. Dem CIO kommt dabei eine zentrale Rolle zu. Diese<br />
Handelsblatt-Tagung ist die richtige Plattform, genau diese<br />
strategischen Themen zu diskutieren. Wichtig <strong>für</strong> alle IT-<br />
Verantwortlichen: Der Erfahrungsaustausch steht immer im<br />
Vordergrund. Die Vortragsthemen decken dabei die Bandbreite<br />
der künftigen Aufgaben ab und bilden eine exzellente<br />
Grundlage <strong>für</strong> Diskussionen und weiterführende Gespräche.<br />
$<br />
domains.euroforum.com/it-kompakt<br />
Schicken Sie uns Ihre Veranstaltungstermine!
078 Alltag<br />
nachgefragt<br />
Zu Gast bei der Stadt München<br />
Wir fassen kurz zusammen: Die Stadt München beschließt<br />
2003, auf Server- und Arbeitsplatzlizenzen von Microsoft<br />
zu verzichten und innerhalb der öffentlichen Verwaltung<br />
komplett auf Open-Source-Lösungen umzusatteln. Vorausgegangen<br />
war die Ankündigung von Microsoft, Support<br />
und Wartung <strong>für</strong> das Betriebssystem Windows NT 4 einzustellen.<br />
Die Meldung rief zum Handeln auf. Die unter Druck<br />
gesetzten Anwender entscheiden sich. Denn plötzlich hieß<br />
es, dass neue Software und Software-Updates <strong>für</strong> das eingesetzte<br />
Betriebssystem nicht mehr verfügbar sein würden.<br />
Ebenso würden neue Hardware/Schnittstellen (etwa USB)<br />
nicht weiter unterstützt. Die Umstellung von Windows NT<br />
4.0 auf dessen Nachfolger oder eine andere Plattform war<br />
nicht sofort, aber auf Zeit gesehen zwingend erforderlich.<br />
Die Kosten der mehrere Jahre dauernden Umstellung wurden<br />
in München einschließlich Personal- und Schulungskosten<br />
auf knapp 35 Millionen Euro taxiert. Das wollte<br />
Microsoft nicht auf sich sitzen lassen. Und setzte der Kalkulation<br />
ein attraktives Angebot entgegen, besserte nach – und<br />
hatte trotzdem das Nachsehen. Grünen-Stadtrat Jens Mühlhaus<br />
dazu: „Wir sind hier doch nicht auf einem Basar.“ Die<br />
Brüsseler Gesetzgebung und die Diskussion über Softwarepatente<br />
legte die Entscheidung dann doch noch auf Eis. Es<br />
kam zu einem vorübergehenden Stopp des LiMux-Projektes<br />
der Stadt München. Nicht der Pause zum Trotz, sondern<br />
auf Basis der zukunftsweisenden Grundsatzentscheidung.<br />
Die Stadt München hält an LiMux fest und implementiert<br />
voraussichtlich bis 2007 stadtweit die benutzerfreundliche<br />
Open-Source-Teechnologie<br />
Schnitt<br />
Vorausschauend verlangte der Münchner Stadtrat bereits<br />
im Herbst 2001 von der Verwaltung, dass <strong>für</strong> die notwendige<br />
IT-Migration verschiedene Alternativen zur Verfügung<br />
stehen. Der Gewinner der europaweiten Ausschreibung war<br />
die Firma Unilog. Unilog erstellte eine Client-Studie, in der<br />
Kunde ... Stadt München<br />
Agentur ... Softcon<br />
Lizenz ... Linux, Mozilla, Open Office<br />
Projektdauer ... ca. 2 Jahre/bis 2007<br />
.<br />
Anzahl Anwender ... ca. 14.000 Arbeitsplätze<br />
Kontakt ... www.softcon.de<br />
fünf unterschiedliche Szenarien untersucht wurden, die auf<br />
technische Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit sowie qualitativstrategische<br />
Auswirkungen hin bewertet wurden. Es kam zu<br />
einen Gleichstand zweier Alternativen: einer Herstellerabhängigen<br />
und einer Hersteller-unabhängigen Variante. Der<br />
Beschluss 2003 bestand aus zwei Teilen:<br />
(1) Auf den 14.000 Arbeitsplatzrechnern werde künftig<br />
weitgehend freie Software eingesetzt. Ausnahmen,<br />
beispielsweise innerhalb der Grafik, wo weiterhin auf<br />
Photoshop gesetzt werde, bleiben.<br />
(2) Außerdem bleibt es bei dem strategischen Grundsatz,<br />
dass neue Client-Server-Anwendungen nur noch als<br />
Webanwendungen entwickelt und ausgeschrieben<br />
werden.<br />
Oberbürgermeister Ude: „Mit diesem richtungsweisenden<br />
Grundsatzbeschluss sichert sich München nicht nur als<br />
erste deutsche Großstadt eine größere Herstellerunabhängigkeit<br />
ihrer IT-Infrastruktur, sondern setzt auch ein klares<br />
Zeichen <strong>für</strong> mehr Wettbewerb im Software-Markt.“ „Der<br />
Umstieg von Microsoft auf Open Office ist freiwillig“, so<br />
Peter Hofmann, Projektleiter der Stadt München.<br />
Erste Ergebnisse<br />
nachgefragt@c-<strong>mag</strong>.de<br />
Im ersten Schritt wurde auf etwa 8.000 der 14.000 Arbeitsplätze<br />
die aktuelle Version 1.0.7 des Mozilla-Browsers<br />
installiert. Zum Test gehen wir mit beiden Browsern auf<br />
die Site www.zdf.de. Die Startseite des Zweiten Deutschen<br />
Fernsehens benötigt bei Mozilla etwa 2-3 Sekunden. Dem<br />
Internet Explorer reicht nicht einmal die doppelte Zeit. Erst<br />
nach 8 Sekunden ist die Seite vollständig aufgebaut. Nicht<br />
nur bei Geschwindigkeit, sondern auch im Layout fühlen<br />
wir uns bei Mozilla wohler. Irgendwie aufgeräumter. Auf das<br />
Wesentliche reduziert. Unübersichtlich <strong>für</strong> den einen, <strong>für</strong><br />
den anderen aber geordnet wird es, wenn User die Tabbrowsing-Funktion<br />
nutzen. Im Browser selbst duplizieren sich<br />
einzelne gut beschriftete Fenster. Dazu glänzt der Browser<br />
mit einer Popup-Blocker-Funktion. Fazit: „gebrauchstauglicher“.<br />
Parallel arbeitet die IT-Abteilung der Stadt daran, alle<br />
Macros und Vorlagen umzustellen. Zu Testzwecken wurde<br />
auf etwa 50 Arbeitsplätzen die Version 2 von Open Office<br />
installiert. Damit arbeiten erst einmal nur EDV-Mitarbeiter,<br />
also geübte Anwender. Wie kommen die weniger EDV-affinen<br />
Mitarbeiter der Stadt München mit den neuen Systemen<br />
zurecht? Lassen sich Anwendungen wie das Microsoft<br />
Office-Paket bedienen? c//<strong>mag</strong> bleibt dran und beobachtet,<br />
wie auch Mannheim durch eine „sanfte“ Linux-Migration<br />
„fit <strong>für</strong> die Zukunft werden will“.
Informationslogistik, die fi ltert<br />
und liefert<br />
„Mist, sämtliche Unterlagen zu Hause auf dem Küchentisch<br />
liegen gelassen“, denke ich mir an einem Samstagmorgen<br />
im Auto, auf dem Weg von Dortmund nach Heidelberg.<br />
Routenplaner, Reiseführer, Hotelliste und ÖPNV-Fahrplan:<br />
Alles hatte ich sorgfältig rausgesucht. Jetzt muss ich improvisieren.<br />
Auf der Weiterfahrt denke ich an die letzte Woche<br />
im Büro und an ein ganz anderes Problem: Wie oft habe<br />
ich mich wieder über unnötige E-Mails, Massenmailings<br />
und Newsletter geärgert, die <strong>für</strong> mich völlig irrelevant sind,<br />
aber trotzdem in meinem Postfach landen? Wie oft habe ich<br />
gedacht, dass es doch möglich sein muss, diesen „Informationsmüll“,<br />
dessen Filterung mich Arbeitszeit kostet, auszublenden.<br />
„Info-Schnäppchen“ so selten wie am Wühltisch<br />
Jeder von uns kennt solche Situationen: Wo auch immer<br />
wir sind, werden wir von unbrauchbaren Informationen<br />
eingeholt, oder uns fehlen genau die Informationen, die<br />
wir eigentlich benötigen. Nicht selten tragen wir sogar<br />
selbst zu dieser „Informations-Fehlversorgung“ bei: Weil<br />
wir zum Beispiel niemanden übergehen wollen, <strong>für</strong> den<br />
eine Information wichtig sein könnte. Doch trotz der Informationsdichte<br />
haben wir häufi g das Gefühl, an völliger<br />
Informationsarmut zu leiden. Der Grund ist einfach: Es gibt<br />
zwar ebenso viele Informationen, wie es Schnäppchen auf<br />
dem Wühltisch gibt, doch genau das Angebot in der Größe,<br />
die uns passt, der Farbe, die uns gefällt, und der Qualität, die<br />
wir benötigen, fällt uns selten in die Hände.<br />
mit Logistik gegen den Informationsmüll<br />
Das Fraunhofer-Institut <strong>für</strong> Software- und Systemtechnik<br />
ISST forscht deshalb an innovativen Konzepten und<br />
Technologien <strong>für</strong> eine Informationsversorgung, die sich<br />
dem persönlichen Bedarf der Nutzer solcher Lösungen anpassen<br />
– nicht umgekehrt. Die Forschungsarbeiten stehen<br />
unter dem Titel „Informationslogistik“, was gleichzeitig die<br />
Philosophie der Lösungen auf den Punkt bringt. Es geht<br />
den Fraunhofer-Forschern nicht darum, jede Information<br />
immer und überall <strong>für</strong> jeden verfügbar zu machen. Die Maxime<br />
ist vielmehr, die richtigen Informationen zur richtigen<br />
Zeit an den richtigen Ort zu bringen.<br />
Für das oben geschilderte Problem bedeutet dies: Wer<br />
mobil ist, braucht die Informationen dort, wo er sich gerade<br />
aufhält. Die Wissenschaftler des Fraunhofer ISST haben da-<br />
Forschung<br />
079<br />
her den informationslogistischen Forschungszweig „Digitale<br />
Begleiter“ aufgebaut. Hier entstehen mobil einsetzbare und<br />
interaktive Anwendungen, die jederzeit das individuell benötigte<br />
Informationsangebot bereithalten. Einsatzbereiche<br />
der kleinen Helferlein sehen die Forscher zum Beispiel als<br />
individuelles Besucherinformationssystem <strong>für</strong> Großveranstaltungen<br />
wie die Olympischen Spiele 2008 in Peking oder<br />
als Assistent <strong>für</strong> Patienten mit chronischen Erkrankungen,<br />
die eine grundlegende Umstellung des Alltagsverhaltens<br />
erfordern.<br />
E-Mails von 1004 bis 2006 verdoppelt<br />
Der zweite Teil des eingangs beschriebenen Szenarios<br />
– meine Gedanken an den Informationsmüll in meinem<br />
E-Mail-Postfach – deckt ein weiterer informationslogistischer<br />
Forschungsbereich ab: Hier werden intelligente<br />
Informations- und Kommunikationsfl uss-Steuerungen in<br />
Unternehmen konzipiert und pilotiert. Wie wichtig diese<br />
Forschungsleistung ist, belegt ein Blick in die Presse: Die<br />
Wirtschaftswoche hat berichtet, dass bis 2006 die E-Mail-<br />
Flut auf etwa 60 Milliarden Mails steigt. Noch 2004 war<br />
es gerade die Hälfte. Schon jetzt verbringen manche Führungskräfte<br />
fünf Stunden ihrer täglichen Arbeitszeit mit der<br />
Bearbeitung von bis zu 150 Mails.<br />
eine Plattform <strong>für</strong> viele Dienste<br />
Dies sind nur zwei Beispiele <strong>für</strong> informationslogistische<br />
Anwendungen, von denen die Forscher des Fraunhofer<br />
ISST glauben, dass sie in der jeweiligen Branche effi zient<br />
zur Wertschöpfung beitragen können. Häufi g kann mit<br />
der informationslogistischen Diensteplattform, die das Institut<br />
als Basis <strong>für</strong> alle Lösungen entwickelt hat, auf einer<br />
technologischen Grundlage eine Vielzahl unterschiedlicher<br />
Probleme gelöst werden. So lässt sich beispielsweise die<br />
Kommunikationsfl uss-Steuerung im Unternehmen auch<br />
auf das Gesundheitswesen übertragen : Hier können informationslogistische<br />
Lösungen Mediziner bei der Umsetzung<br />
der integrierten Versorgung unterstützen, indem zum Beispiel<br />
Kommunikationsplattformen <strong>für</strong> medizinische Ärztenetze<br />
konzipiert werden.<br />
Britta Schmitz<br />
Sozialwissenschaftlerin, Jahrgang 1979.<br />
Verantwortet die Presse- und Öff entlchkeits-<br />
arbeit des Fraunhofer-Instituts <strong>für</strong> Software- und<br />
Systemtechnik ISST.
080 Alltag<br />
in die Nesseln<br />
in die Nesseln<br />
Die Spatzen fallen von den Dächern: Web 2.0 ist da. Sie<br />
wissen nicht, was das ist? Keine Sorge, sogar diejenigen, die<br />
sich dieses schöne Buzzword ausdachten, kennen den Inhalt<br />
nicht so genau. Eines ist aber Konsens: Früher haben nur<br />
Firmen und Institutionen die Inhalte auf Websites geliefert.<br />
Jetzt plötzlich tun das auch Privatpersonen. Software, die es<br />
diesen Privatanwendern erlaubt, im Web Inhalte zu verteilen,<br />
zu publizieren oder gemeinsam Bookmarks zu kategorisieren,<br />
die heißt jetzt Web 2.0 oder auch Social Software!<br />
„Social Software“ macht Unternehmen Spaß<br />
Da alteingesessene Suchmaschinenhersteller wie das frische<br />
Geschwisterpaar Verity/Autonomy auch bei Web 2.0<br />
mitmischen, gibt es seit einiger Zeit das Überwachen von<br />
Weblogs nach (un)erwünschten Inhalten über die eigene<br />
Firma. Sogar IBM will mit seiner Suchlösung dabei sein.<br />
Denn Social Software soll ja nicht zu social werden. Mal<br />
sehen, ob dieser Hype das nächste Sommerloch übersteht.<br />
Eine Frage, die man auch Autonomy stellen könnte angesichts<br />
der Tatsache, dass man <strong>für</strong> eine halbe Milliarde Dollar<br />
sicher mehr hätte bekommen können als nur den zusammengekauften<br />
Kundenstamm von Verity.<br />
Dabeisein ist aber nicht alles und deshalb hat sich Hyperwave<br />
verabschiedet. Comeback nicht ausgeschlossen, aber<br />
auch nicht direkt erforderlich. Nachdem OpenText nach<br />
dem Kaufrausch nur wenig erfolgreiche Quartale erzielt,<br />
kommen auch kleinere Mitbewerber wie die Schweizer Day<br />
Interactive aus dem Tritt. Sinkende Lizenzeinnahmen, das<br />
Fokussieren auf Services verpasst und so weiter. Wir kennen<br />
die Entwicklung aus anderen Häusern, die nur noch wegen<br />
ein oder zwei Großkunden „leben“.<br />
CSC Ploenzke, das Sorgenkind von CSC, könnte übrigens<br />
bald in einer 4-Zimmer-Wohnung Platz finden. Unter Leitung<br />
von Lockheed, Warburg Pincus und anderen Kapitalgebern<br />
wird gerade der Aktienkurs nach unten geprügelt.<br />
Vielleicht, damit man den Laden <strong>für</strong> unter 55 Dollar je Aktie<br />
indienesseln@c-<strong>mag</strong>.de<br />
übernehmen kann. Warum auch nicht: Aufträge <strong>für</strong> über 30<br />
Milliarden stehen <strong>für</strong> die nächsten 18 Monate an. Allerdings<br />
geht es Lockheed nur um den Geschäftsbereich <strong>für</strong> öffentliche<br />
Aufträge, den Rest kriegen die „Heuschrecken“.<br />
Wie geht es eigentlich bei VW weiter? Nachdem der Vorsitzende<br />
der Regierungskommission <strong>für</strong> Corporate Governance<br />
Cromme aus dem VW-Aufsichtsrat gegangen wurde,<br />
fragen wir besser nicht mehr nach der Zukunft von GEDAS,<br />
dem hauseigenen IT-Dienstleister. Wir kennen ja die Interessenten<br />
aus Indien, Pakistan und Usbekistan gar nicht.<br />
Computer Associates surft auf der Welle der Wiederbekehrten<br />
Christen und hat einen neuen Claim: Believe<br />
again! Und man benennt sich nach einer langen Reihe von<br />
Finanzskandalen um: CA. Schade, dass es keinen Sommerschlussverkauf<br />
mehr gibt, sonst könnte man bei C&A auch<br />
gleich ein paar Workflow-Lizenzen oder gar die ganze Integrations-Plattform<br />
zum neuen Sakko dazukaufen.<br />
Macht auch Spaß: das Web der Dinge<br />
Vielleicht wird das der neue Trend? Nein, sicher nicht.<br />
Denn der heißt Web 3.0, und das geht nach Nicholas Negroponte<br />
vom MIT-LAB so: „Nehmen wir einmal an, Sie wären<br />
ein Türgriff, verbunden mit dem Internet“, erklärte Negroponte<br />
seine Vorstellungen. „Sie wären ein smarter Türgriff,<br />
der Türgriff an der Eingangstür. Dieser Türgriff würde<br />
wissen, wenn Sie zu Hause sind. Er wäre so schlau, dass er<br />
den Hund rauslassen würde und wieder hinein, er würde<br />
aber eben nicht sechs andere Hunde ins Haus lassen. Er<br />
würde Päckchen annehmen und signieren, wenn Sie nicht<br />
da sind.“ Und damit ist das Internet der Dinge ausgerufen.<br />
Das ist also Web 3.0. Nicht mehr Social Software. Es geht um<br />
Dinge, und hier meint man digital definierte technische Objekte,<br />
die in (MESH-)Netzen miteinander kommunizieren.<br />
Nehmen wir an, Sie wären ein Türgriff zu Ihrem Konto.<br />
(Anonymus)
eobachter@c-<strong>mag</strong>.de<br />
Zweiter Frühling<br />
Als zentrales Ereignis der Branche schloss die DMS Expo<br />
im September 2005 zum letzten Mal die Tore am Essener<br />
Messegelände. Unter Leitung der Kölnmesse wurde deutlich:<br />
Zum 10-jährigen Jubiläum wollte die Fachmesse <strong>für</strong><br />
Dokumentenmanagement Größe zeigen. Schwarze Inseln,<br />
wie im letzten Jahr besonders in der Halle 2 vertreten (die<br />
markante Farbe der Bodenplatten war nicht zu übersehen),<br />
wurden auf der diesjährigen Veranstaltung positiv besetzt.<br />
Zum Beispiel mit der Kaffeebar auf Rädern. Die Idee des<br />
VOI e.V. entpuppte sich als Renner, das Personal an der<br />
Theke kam kaum zum Luft Holen. Die Betreiber des Magneten<br />
wurden direkt <strong>für</strong> die CeBIT 2006 verpflichtet.<br />
Den Besuchern dürfte jedenfalls leichter gefallen sein<br />
festzustellen, dass es nicht wirklich Innovatives zu sehen<br />
gab. Die Aussteller begnügten sich mit noch mehr Funktionalitäten<br />
und mit neuen Suiten. Einmal mehr gibt es neue<br />
Funktionen, die wieder erst einmal bedient werden müssen.<br />
Was, Sie kennen noch nicht alle Features von Word? Vielleicht<br />
aber die 17.500 Besucher – die, so sagen es die Veranstalter,<br />
zur Hälfte das erste Mal auf der DMS Expo waren.<br />
Das erklärt das Statement eines alteingesessenen Austellers:<br />
„Kamen wir in den ersten Jahren noch mit der Absicht hierher,<br />
Verträge zu unterschreiben, begnügen wir uns heute<br />
damit, qualitativ hochwertige Gespräche zu führen.“ Und<br />
die nahmen, glauben wir der Kölnmesse, im Vergleich zum<br />
letzten Jahr zu – und tragen zu einem beginnenden zweiten<br />
Frühling (Veranstaltungsserien) bei.<br />
Steigendes Interesse an Content Management<br />
Das Interesse an Veranstaltungen zum Thema CMS steigt.<br />
Nicht die Masse, sondern der interessierte Teilnehmer wird<br />
angesprochen und im 1:1-Gespräch informiert. Fehlen die<br />
Fragen, übernimmt der Moderator das Heft, so bei Veranstaltungen<br />
wie „Content Management in Hochschulen und<br />
Forschungseinrichtungen“, „Content Management Forum“,<br />
„Cross Media Publishing Forum“, „BPM Compliance Kongress“<br />
oder dem „ECM-Tag“. Und setzt sich in den Standpunkt<br />
der Teilnehmer hinein. Wie die Veranstaltungen auch<br />
heißen – die Inhalte gleichen einander. Es geht um Papier,<br />
Papier, das mithilfe von elektronischen Lösungen verwaltet<br />
werden will. Um Prozessoptimierung und die rechtskonforme<br />
Behandlung von Dokumenten. Ein spannendes Thema,<br />
nicht nur in Forschung, Technik oder Handel. Und glaubt<br />
man den Stimmen, so ist das Thema noch längst nicht ausreichend<br />
im Bewusstsein der Verantwortlichen verankert.<br />
„Sonst säßen hier heute nicht neun Teilnehmer, sondern 50<br />
der Beobachter<br />
oder gar 100“, heißt es zu Beginn einer Veranstaltung. Für<br />
die neun Teilnehmer hat sich der Weg auf jeden Fall bezahlt<br />
gemacht. Denn Inhalte und der Aufbau der Veranstaltung<br />
waren alles andere als Werbung. Ein frei an dem Thema<br />
Compliance angelegter Eingangsvortrag vermittelte einen<br />
gelungenen Einblick in ein spannendes Thema. Die Referenten,<br />
unter anderem „der führende ECM-Berater“, gaben<br />
BPM-Compliance Kongress in München mit einer nachgestellten<br />
Gerichtsverhandlung<br />
den Teilnehmern jederzeit Raum <strong>für</strong> Fragen. Im mitttleren<br />
Praxisteil legten ECM-Hersteller wie ELO, ALOS oder SER<br />
die Basis <strong>für</strong> die schließende Podiumsdiskussion. Die Struktur<br />
der beschriebenen Veranstaltung hebt sich erfrischend<br />
von den sonst üblichen Frontalvorträgen ab.<br />
Infos im Hörsaal<br />
Das trifft auch auf das „CMS Symposium“ in Berlin<br />
zu. Zusammen mit der Freien Universität lud ein CMS-<br />
Hersteller die Verantwortlichen in Hochschulen und Forschungseinrichtungen<br />
ein. Obwohl im Mittelpunkt der<br />
Veranstaltung der neue Internetauftritt der Uni stand – keine<br />
Werbeveranstaltung. Nicht der CMS-Hersteller gab den<br />
Ton an, sondern Experten mit Themen wie Suchstrategien,<br />
Barrierefreiheit, vom Editor zum CMS oder rechtliche Problemstellungen.<br />
Weiter so!<br />
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