Update CRM Version 11.pdf - SelectLine

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SelectLine CRM
Version 11
Ausführliche Beschreibung
der Änderungen und Neuerungen
© Copyright by SelectLine Software AG, CH-9016 St. Gallen
Kein Teil dieses Dokumentes darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder
unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere
Ankündigung, Änderungen am Dokument und am Programm vorzunehmen.
Die im Dokument verwendete Soft- und Hardware-Bezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und
unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes.
Version 1.3 / bl / 2011

Inhalt
1 Einleitung ............................................................................................................................................ 4
2 Vorgehensweise beim Update/Neustart ............................................................................................. 4
2.1 Extrafelder, neue Felder und Adressmasken (Kunden, Interessenten, Lieferanten, CRM) ............... 5
2.1.1 neue Felder Kunden, Interessenten, Lieferanten ............................................................................... 5
2.1.2 Update Feld „Name/Firma“ in Feld „Name“ ........................................................................................ 5
2.1.3 Neue Felder CRM ............................................................................................................................... 5
2.1.4 MaskEdit und Adressmasken ............................................................................................................. 5
3 SelectLine CRM-Modul ....................................................................................................................... 6
3.1 eigenes Modul ..................................................................................................................................... 6
3.1.1 Skalierung Standard ............................................................................................................................ 6
3.1.2 Skalierung Gold (E-Mail-Client) .......................................................................................................... 7
3.2 CRM-Maske ........................................................................................................................................ 8
3.2.1 Übersicht Adressmaske ...................................................................................................................... 8
3.2.2 Adressbereich ..................................................................................................................................... 9
3.2.3 In der Bearbeitungsansicht einer Adresse .......................................................................................... 9
3.3 Kontaktbereich .................................................................................................................................. 11
3.3.1 Kontaktfunktionen ............................................................................................................................. 11
3.3.2 Eigenschaften eines Kontaktes ......................................................................................................... 12
3.3.3 Dateianhänge per Drag & Drop ........................................................................................................ 14
3.4 CRM-Funktionen ............................................................................................................................... 15
3.4.1 Adressen prüfen ................................................................................................................................ 15
3.4.2 Recherche ......................................................................................................................................... 15
3.4.3 Serienbrief ......................................................................................................................................... 17
3.4.4 Serienmail ......................................................................................................................................... 18
3.4.5 Outlook-Daten-Export ....................................................................................................................... 19
3.4.6 Stichwort zuweisen/Stichwort entfernen ........................................................................................... 19
3.4.7 Word-Dokument ................................................................................................................................ 19
3.4.8 Einzel-E-Mail ..................................................................................................................................... 20
3.4.9 Stichwortsuche .................................................................................................................................. 22
3.4.10 Volltextsuche ..................................................................................................................................... 22
3.4.11 TAPI-Unterstützung ........................................................................................................................... 23
3.5 Kontaktübersicht ............................................................................................................................... 25
3.6 Stichworte ......................................................................................................................................... 25
3.7 Internes E-Mail-Programm ................................................................................................................ 26
3.7.1 Das E-Mail-Bearbeitungscenter ........................................................................................................ 27
3.7.2 Verbindung E-Mail-Kontakt ............................................................................................................... 28
3.8 Import von Kontaktadressen (11.0.2) ................................................................................................ 29
4 Die Verbindung des CRM-Modules mit Microsoft Outlook (11.0.2.2) ............................................... 32
4.1 Installation des Outlook Add-In ......................................................................................................... 32
4.2 Einrichten der MS-Outlook-Schnittstelle ........................................................................................... 33
4.2.1 Allgemeine Einstellungen .................................................................................................................. 34
4.2.2 Sprache ............................................................................................................................................. 36
4.2.3 Direkte Zuordnung ............................................................................................................................ 36
4.2.4 Info .................................................................................................................................................... 37
4.2.5 Weitere Funktionalitäten ................................................................................................................... 38
4.3 Übertragen von empfangenen E-Mails aus MS Outlook an das CRM-Modul .................................. 39
4.3.1 Direkte Zuordnung einer einzelnen E-Mail/mehrerer E-Mails ........................................................... 39
4.3.2 Eine oder mehrere E-Mails über die manuelle SL Adresszuordnung übergeben ............................ 39
4.3.3 Automatische Zuordnung .................................................................................................................. 41
4.3.4 Weitere Funktionen im Outlook-Kontextmenü .................................................................................. 41
4.4 E-Mails über Outlook versenden ....................................................................................................... 41
4.4.1 Neue E-Mail versenden aus dem CRM-Modul ................................................................................. 42
4.4.2 zugeordnete E-Mail anzeigen/beantworten/weiterleiten ................................................................... 43
4.4.3 Neue E-Mail aus Outlook versenden ................................................................................................ 45
4.4.4 Serienmail versenden ....................................................................................................................... 46
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Anmerkung:
Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen finden Sie im Dokument „Update
Programmübergreifendes Version 11“. Dieses Dokument dient als Detailbeschrieb des Kapitel 3 des
Dokumentes „Update Auftrag Version 11“.
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1 Einleitung
Mit der Version 11 werden Microsoft Windows Server 2003, 2008 und 2008 R2 sowie die Microsoft-
Betriebssysteme Windows 7 (Versionen Professional und Ultimate), Vista (Versionen Business und Ultimate)
und Windows XP Professional unterstützt.
Als Datenbanken können die BDE (nur Lohn) und die Microsoft SQL-Server 2005, 2008 und 2008 R2
verwendet werden. Der SQL Server 2000 wird nicht mehr unterstützt.
Hinweis: Microsoft beendet(e) die Unterstützung für die Betriebssysteme Windows XP mit SP2 sowie
Windows Vista ohne Servicepack (SP). Sie sollten bei Nutzung dieser Betriebssysteme die letzten
Servicepacks (Vista mit SP2 und Windows XP mit SP3) installieren.
Wir empfehlen, vor dem Update auf die Version 11 den letzten Servicepack-Stand der Version 10.1.x einzuspielen,
zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmsicherung zu erstellen. Prüfen Sie die Mandantensicherung
auf Wiederherstellbarkeit.
In der Version 11 wurden neben Einzelfunktionalitäten das Modul CRM integriert wie auch die Adress-
Stammdaten um einige Felder erweitert.
Die Reihenfolge der weiteren, nachfolgenden Einzelfunktionen ergab sich aus thematischen Bereichen und
stellt keine Wertung der Funktionalitäten dar. Jeder Anwender hat für sich sicherlich eine andere
Prioritätenliste.
Das Thema PDF-Druck wurde vollkommen neu konzipiert. Es wird nun nicht mehr ein externer Druckertreiber
(SelectLine PDF Printer / amyuni) verwendet, sondern eine programminterne Komponente. Damit
erübrigt sich auch eine Treiberinstallation.
2 Vorgehensweise beim Update/Neustart
Wir empfehlen, vor einem Update auf die Version 11 den letzten Servicepack-Stand der Version 10.1.x einzuspielen,
zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmsicherung zu erstellen. Prüfen Sie die
Sicherungen auf Wiederherstellbarkeit. Wird eine Netzwerkinstallation (Serverinstallation) upgedatet, so
erkennen die Arbeitsplatz-Installationen auch weiterhin die höhere Version auf dem Server und führen auf
Nachfrage das Arbeitsplatz-Update aus. Beachten Sie hierbei, wie bisher auch, die lokalen Rechte des
Windows-Nutzers.
Beim Update auf die Version 11 laufen für einige Tabellen umfangreichere Scripts ab, die etwas Zeit in
Anspruch nehmen können. Hinzu kommen die Umstellungsroutinen für alle Tabellen auf den UNICODE.
Beachten Sie, dass genügend freier Festplattenspeicherplatz für die Transaktionsprotokoll-Datei zur
Verfügung steht und die Reorganisation beim Neustart nicht unterbrochen wird.
Wir empfehlen vorbeugend die Datenbanken (Mandanten) mit unserem Programm DBChecker zu kontrollieren.
Beachten Sie hierzu bitte die Dokumentation zu DBChecker.
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2.1 Extrafelder, neue Felder und Adressmasken (Kunden,
Interessenten, Lieferanten, CRM)
2.1.1 neue Felder Kunden, Interessenten, Lieferanten
Durch die Einführung des CRM-Moduls und den damit verbunden Datenbankstrukturänderungen stehen im
Bereich der Erfassung und Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Interessenten neu folgende Felder zur
Verfügung:
• Firma
• Zusatz 2
• Zusatz 3
2.1.2 Update Feld „Name/Firma“ in Feld „Name“
Da das Programm nicht zwischen natürlichen und juristischen Personen unterscheiden kann, wird beim
Update der Eintrag aus dem Feld „Name/Firma“ der Versionen bis 10.1.x in das Feld „Name“ der Version 11
übertragen! Falls nun alle oder nur gewisse Daten ins Feld „Firma“ übertragen oder so angewendet werden
wollen, gibt es dafür zwei Möglichkeiten:
• Makrobefehl, der entweder alles oder mittels einer Bedingung nur die benötigten Daten überträgt
• Formelfunktionen im Mandanten, die im Kapitel 7.2 beschrieben sind.
2.1.3 Neue Felder CRM
Wenn zusätzlich, wie im nachfolgenden Kapitel 3 beschrieben, das Modul CRM lizenziert ist, stehen weiter
folgende Felder NUR im CRM zur Verfügung (die bestehenden Kunden-, Interessenten und
Lieferantenmasken bleiben in dieser Form bestehen):
• Telefon4
• E-Mail2
2.1.4 MaskEdit und Adressmasken
Da zudem auch die Speicherung der Masken- und Toolboxeinstellungen in der „MaskEdit“-Tabelle optimiert
wurde, kann es im Einzelfall nach dem Update Kollisionen und/oder Überlagerungen mit den
kundenspezifisch konfigurierten Adressmasken auf der Seite „Adressen“ geben!
Prüfen Sie daher unbedingt die Ansicht und Funktionalität dieser Masken und passen Sie diese
allenfalls an!
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3 SelectLine CRM-Modul
3.1 eigenes Modul
Ab der Version 11 besteht die Möglichkeit, CRM als eigenständiges Modul zu erwerben, was aber keine
Auswirkung auf die bisherigen Kunden/Interessenten/Lieferanten hat:
3.1.1 Skalierung Standard
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Zu beachten gilt lediglich, dass bei der Zustellung
der neuen Lizenznummern für die Version 11 zur
eigentlichen Auftragslizenz der Skalierungen
Standard, Gold und Platin und den sonstigen
erworbenen Modulen eine Lizenznummer für das
CRM in den Ausprägungen Standard oder Gold
dazukommt und auf dem Lizenzzertifikat
entsprechend ersichtlich ist. Es empfiehlt sich, diese
ebenfalls sofort zu lizenzieren, damit die Verwaltung
der Adressen umgehend eingesetzt werden kann.
Durch die Freischaltung ist es nun möglich zentral
Adressdaten zu erfassen, bzw. bei der Erfassung
bereits zu entscheiden ob es sich um einen neuen
Kunden, Interessanten, Lieferanten,
Ansprechpartner oder freie Adresse handelt. CRM
bietet auch Pflege und Verwaltung von
Kontaktinformationen, Stichwortverwaltung und –
zuweisungen, Recherchefunktionen für Serienbriefe
sowie ab der Skalierung Gold einen E-Mail-Client.
Nach Freischaltung des Moduls CRM Standard erscheint in der Symbolleiste ein neuer Menüpunkt mit dem
dazugehörigen Untermenü:
Die Symbolleiste im Adressfenster sieht wie folgt aus:

3.1.2 Skalierung Gold (E-Mail-Client)
Nach Freischaltung des Moduls CRM Gold erscheint in der Symbolleiste ein neuer Menüpunkt mit dem
dazugehörigen Untermenü und dem Schalter „E-Mails“:
Die Symbolleiste im Adressfenster sieht wie folgt aus und enthält zusätzlich die Icons für „Serienmail“
und für „Einzel-E-Mail“
Zusätzlich ist in den Mandanteneinstellungen eine weitere Seite für die Definition der E-Mail-Konfigurationen
ersichtlich:
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3.2 CRM-Maske
3.2.1 Übersicht Adressmaske
In Form eines Moduls für die Auftragsbearbeitung stellt die SelectLine ein integriertes CRM-Programm für
die Grundfunktionalitäten vor. Das Modul ist in allen Skalierungen der Auftragsbearbeitung verfügbar. Eine
Nutzung in Verbindung mit dem Vertriebsmodul ist nicht möglich. Es können Adressen und Kontakte
verwaltet werden sowie Dokumente (Brief, E-Mail, Serienbrief, Serienmail) erstellt werden. Der E-Mail-
Versand und Empfang wird durch ein SelectLine-eigenes E-Mail-Programm ermöglicht.
Der CRM-Adressbereich stellt alle in der SelectLine Auftragsbearbeitung erfassten Kunden, Lieferanten und
Interessenten sowie deren Ansprechpartner dar. Alternativ können nur im CRM-Modul auch sogenannte
„freie Adressen“ mit Ansprechpartner erfasst werden. Jeder Adresse können Kontakte mit unterschiedlichen
Kontaktarten zugeordnet werden. Dies kann manuell oder als Folge einer Aktion (Telefonat, Serienbrief
usw.) geschehen.
Die Standardfunktionsleiste bietet die auch aus den anderen SelectLine-Masken bekannten Funktionalitäten.
In der Leiste mit den CRM-Funktionen befinden sich Schaltflächen, um spezielle CRM- Programmaufrufe
zum Suchen oder Markieren von Adressen und für Massenaktionen wie Serienmail und Serienbrief schnell
zu erreichen. Das Empfangen und Versenden von E-Mails wird einzig über unser SelectLine-eigenes E-Mail-
Programm unterstützt. Dieses ist ein Bestandteil des CRM-Moduls. Bei Verwendung fremder E-Mail-
Programme erfolgt keine automatische Erzeugung von Kontakten.
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3.2.2 Adressbereich
Eine Adresse kann zwei Ausprägungen haben: eine Hauptadresse oder ein Ansprechpartner. Ein Ansprechpartner
hat immer einen Bezug zu einer Hauptadresse, während eine Hauptadresse beliebig viele zugeordnete
Ansprechpartner aufweisen kann.
Wird ein neuer Adress-Datensatz angelegt, muss bereits eine Vorauswahl getroffen werden:
• neuer Kunde
• neuer Lieferant
• neuer Interessent
• Ansprechpartner zu ….
• freie Adresse
Im Fall von neuem Kunde/Lieferant/Interessent wird nicht nur eine neue Adresse, sondern auch gleichzeitig
ein neuer Kunden/Lieferanten/Interessenten-Datensatz erzeugt. Es ist im CRM-Modul aber auch möglich
eine Adresse zu erfassen, ohne bereits eine Zuordnung als Kunde, Lieferant oder Interessent zu treffen =
freie Adresse.
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Ein Ansprechpartner kann immer nur zu einem bereits
bestehenden Datensatz und nie losgelöst davon erstellt
werden. Als Bezug für einen neuen Ansprechpartner wird
immer der aktuelle Datensatz herangezogen. Ist der
aktuelle Datensatz eine Hauptadresse, so wird ein neuer
Ansprechpartner angelegt.
Ist der aktuelle Datensatz ein Ansprechpartner, so bekommt der neue Ansprechpartner denselben Bezug zur
Hauptadresse.
3.2.3 In der Bearbeitungsansicht einer Adresse
Unterhalb der CRM-Funktionsleiste beginnt der Bereich zum Auflisten oder Bearbeiten der Adressen mit vier
Schaltflächen im Kopfbereich.
Diese Schaltflächen haben meist eine Doppelfunktion: es kann zu einem anderen Datensatz gewechselt
werden (Schalter ; bei einem Ansprechpartner möglich, bei einer Hauptadresse ausgegraut)
oder ein neuer Datensatz in der Auftragsbearbeitung (neuer Kunde/neuer Lieferant/neuer Interessent)
angelegt werden.
Eine rechts neben den Schaltflächen dargestellte Nummer zeigt an, dass zu dieser Adresse bereits ein
Kunde/Lieferant/Interessent existiert. Dann kann mit der Schaltfläche in die Stammdatenmaske
Kunde/Lieferant/Interessent gewechselt werden. Ist die rechte Anzeige noch leer, kann mit der Schaltfläche
ein neuer Kunde/Lieferant/Interessent erzeugt werden.
Mit Hilfe des CRM-Moduls ist es möglich, dass eine einzige Adresse gleichzeitig ein Kunde, ein Lieferant
und ein Interessent ist. Alle drei haben dann identische Adressdaten. Jede Änderung der Adressdaten wirkt
dann auf alle drei gleichzeitig. Alle Ansprechpartner der Adresse sind gleichzeitig Ansprechpartner des
Kunden, des Lieferant und des Interessenten. Im Umkehrschluss bewirkt das Löschen einer Hauptadresse
im CRM-Modul, dass auch der Kunde/Lieferant/Interessent sowie der/die Ansprechpartner und alle bereits
erfassten Kontakte entfernt werden.
In der Listenansicht der Adressen kann durch eine Sortierung auf die Spalte „Firma“ eine eingerückte Struktur
der Ansprechpartner erreicht werden. Voraussetzung dafür ist der gleiche Inhalt im Feld „Firma“ und die
interne Zuordnung zwischen Hauptadresse und Ansprechpartner.

Im Bearbeitungsmodus können dann die einzelnen Eingabefelder ausgefüllt und auch geändert werden. Im
Gegensatz zur herkömmlichen Adressverwaltung stehen im CRM neu nun folgende zwei zusätzliche Felder
zur Verfügung:
• Telefon 4
• E-Mail2
Beachten Sie, dass, wie im Kapitel 2 erwähnt, diese Felder ausschliesslich im CRM-Modul zur Verfügung
stehen und keine Auswirkungen auf die bestehenden Kunden-, Interessenten- und Lieferantenmasken
haben.
In der linken Baumstruktur werden als separate Seiten die zugeordneten Ansprechpartner, die Freien Felder
und die Beleghistorie angeboten; bei Bedarf auch die Extrafelder.
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3.3 Kontaktbereich
Das Herzstück des CRM-Moduls bilden neben den Adressen die zugeordneten Kontakte. Ein Kontakt ist
immer genau einem Adressdatensatz (Hauptadresse oder Ansprechpartner) zugeordnet.
Kontakte können angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Über den Extras-Schalter oder das Kontextmenü
können weitere Funktionen ausgeführt werden. Um die Kontakte zu klassifizieren, werden verschiedene
Kontaktarten unterschieden. Die Kontaktarten sind vorgegeben und mit Symbolen versehen.
In der Listenansicht wird weiterhin in der Spalte „Anhang“ durch ein Büroklammer-Symbol dargestellt, dass
für diesen konkreten Kontakt Dateianhänge existieren. Wie viele und welche Dateien angehängt wurden, ist
nur mittels Schalter [Bearbeiten] des Kontaktes ersichtlich.
3.3.1 Kontaktfunktionen
Die Funktionen zum Drucken oder Kopieren eines Kontaktes sind über den Schalter [Extra] oder das
Kontextmenü aufzurufen. Kontakte mit Termin-Wiedervorlage können hier auf „erledigt“ oder „nicht erledigt“
gesetzt werden. Ebenso findet man hier eine Funktion, um den „markierten Kontakt einer anderen Adresse
zuzuweisen“. Handelt es sich bei dem Kontakt um einen „E-Mail (Eingang)/E-Mail (Ausgang)“, der aus dem
integrierten E-Mail-Programm (Posteingang zugeordnet oder Postausgang versendet) erstellt wurde, sind
weitere E-Mail-Funktionen wie „E-Mail anzeigen“, „E-Mail weiterleiten“ und „E-Mail beantworten“ verfügbar.
Bedingung ist dabei immer, dass der Kontakt eine interne Verknüpfung zur SelectLine E-Mail-Verwaltung
hat. Bei einem manuell angelegten Kontakt, dem lediglich die Kontaktart „E-Mail (Eingang)“ oder „E-Mail
(Ausgang)“ zugeordnet wurde, stehen diese E-Mail-Funktionen nicht bereit.
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3.3.2 Eigenschaften eines Kontaktes
Die Informationen eines Kontaktes gliedern sich in mehrere Karteireiter auf. Beim Neuanlegen oder Bearbeiten
eines Kontaktes wird der Karteireiter „Kontakt“ als Standard geöffnet neben einem Datum (Vorgabe
aktuelles Tagesdatum) und einer Beschreibungszeile. Das grosszügige Langtextfeld und die Kontaktart
(Standard = Notiz) bestimmen diese Ansicht. Um die Kontakte zu klassifizieren, werden Kontaktarten
unterschieden. Die Kontaktarten sind vorgegeben und mit Symbolen versehen.
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Folgende Kontaktarten stehen standardmässig zur
Auswahl:
• Notiz
• Telefonat (Eingang)
• Telefonat (Ausgang)
• Termin
• Brief
• E-Mail (Eingang)
• E-Mail (Ausgang)
• Besuch
• Serienbrief
• Serienmail
• Desweiteren kann ein Status (Grundeinstellung = , aufgenommen, begonnen, in Bearbeitung,
warten, bearbeitet, erledigt) belegt werden.
• Der Wiedervorlage-Abschnitt dient zur Terminverwaltung.
• Zu einem Datum und einer Uhrzeit kann genau einem Mitarbeiter (Auswahl aus der Passwortverwaltung)
eine Erinnerung gesetzt werden. Dazu muss auch das Optionsfeld „Wecker“ aktiviert werden. Dann
erscheint beim ausgewählten Mitarbeiter eine „Terminhinweis“-Maske auf dem Bildschirm. Auch ein „vordem-Termin-warnen“
kann eingestellt werden.
• Die Wiederholung ist für wiederkehrende Termine gedacht. Ist ein Termin erledigt worden, wird
automatisch ein neuer Termin entsprechend dem Wiederholungszyklus angelegt; im Prinzip ein Kopieren
der Wiedervorlagedaten mit geändertem „zum“-Datum.
• Im Mittelteil des Kontaktes steht ein grosszügiges Memofeld zur Eingabe von Text bereit.

• Im Karteireiter „Dokumente“ können eine oder mehrere Datei(en) an einen Kontakt angehängt werden.
Dies kann durch Drag & Drop (siehe weiter unten) in die Auflistung hinein geschehen oder über den
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- Schalter mit der Explorer-Auswahl.
• Für die freie Benutzung stehen die auch aus anderen Masken bekannten Freien Felder in einem eigenen
Karteireiter zur Verfügung.

3.3.3 Dateianhänge per Drag & Drop
Zum „Befüllen“ von Kontakten ist es nun möglich, eine oder mehrere Dateien einfach über die Listendarstellung
der Kontakte zu ziehen. Es wird dann ein neuer Kontakt erzeugt.
Ebenso können eine oder mehrere Dateien in einen geöffneten Kontakt „gezogen“ werden. Wichtig dabei: es
muss der Karteireiter „Dokumente“ im Vordergrund liegen.
Ein neu angelegter Kontakt wird mit der Kontaktart „Notiz“ vorbelegt, wenn die Datei(en) aus dem Windows
Explorer stammen. Dabei ist der Dateityp unerheblich.
Eine Besonderheit stellt die Übernahme von E-Mails aus Outlook 2007 dar. Diese können ebenfalls per Drag
& Drop zu einem bereits bestehenden Kontakt (Karteireiter Dokumente) hinzugefügt werden. Oder durch ziehen
auf die Listenansicht der Kontakte wird ein neuer Kontakt angelegt. Beachten Sie, dass der normale
Mailverkehr über das weiter unten beschriebene SelectLine-Mailprogramm abläuft.
Die E-Mail wird im Outlook Nachrichtenformat (*.msg) übertragen und in der Datenbank als Datei abgelegt
(kein Link). Sind in der E-Mail Anhänge enthalten, so werden diese in der MSG-Datei ebenfalls mit übernommen.
Die Anhänge werden nicht als separate Dateien gespeichert. Der neue Kontakt bekommt automatisch
den Kontakttyp „E-Mail Eingang“ zugewiesen. In die Bezeichnung wird der Text „E-Mail als Dateianhang
eingefügt“ eingetragen.
Der Dateiname einer „hereingezogenen“ E-Mail setzt sich aus den beiden ersten Spalten des Outlook-
Ordners, aus dem sie übertragen werden, zusammen. Wenn möglich, werden die Spaltennamen in eckigen
Klammern im Dateinamen dargestellt. Zum Beispiel „[Erhalten] 05_03_2010 [Betreff] TopSoft-Teilnahme in
Winterthur.msg“ oder „[Von] info@selectline.ch [Betreff] Neuer Forumseintrag.msg“. Beachten Sie bitte, dass
jeder Ordner in Outlook eine andere Spaltensortierung aufweisen kann. Dementsprechend unterschiedlich
sind dann auch die erzeugten Dateinamen. Eine Einstellmöglichkeit für eine einheitliche Bildungsvorschrift
des Dateinamens ist nicht vorgesehen.
Ebenso wird automatisch ein neuer Kontakt mit einer vorbelegten Kontaktart bei folgenden Aktionen erstellt:
• Kontaktart “E-Mail-Eingang“ - E-Mail aus Posteingang des SelectLine-E-Mail-Programmes zuordnen
• Kontaktart „E-Mail-Ausgang“ – Kontextmenü E-Mail schreiben oder CRM- Funktionsschalter
• Kontaktart „Telefonat Eingang“ – bei aktiver TAPI-Unterstützung aus der Anrufliste heraus
• Kontaktart „Brief“ – CRM-Funktionsschalter Word-Dokument erzeugen
• Kontaktart „Serienbrief“ – CRM-Funktionsschalter Serienbrief
• Kontaktart „Serienmail“ – CRM-Funktionsschalter Serienmail
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3.4 CRM-Funktionen
3.4.1 Adressen prüfen
3.4.2 Recherche
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Anstelle einer eigentlichen Doublettenprüfung gibt es eine Prüfung,
ob die ausgewählten Felder nicht leer sind. Als Ergebnis wird eine
Liste aller Datensätze eingeblendet, die dieser Prüfung nicht
entsprechen. Aus der Auflistung heraus kann jeder Datensatz
geöffnet und so bearbeitet werden, um den fehlenden Eintrag zu
ergänzen.
Die Funktion „Recherche“ dient zum Selektieren von Adressdatensätzen vor dem Auslösen einer Massenaktion,
wie zum Beispiel das Erzeugen eines Serienbriefes. Der Recherchedialog ist eine abgewandelte
grafische Darstellungsform des bekannten „Trichter“-Filters.
Als Verknüpfungsarten stehen „und“ bzw. „oder“ als Schalter zur Verfügung. Über diese Schalter kann eine
Recherche neu aufgebaut oder auch erweitert werden. Alle Datenfelder der Adress-Tabelle stehen in der
Feldauswahl zur Verfügung. Die Auswahl an Vergleichsfunktionen besteht aus „gleich“, grösser“, „grösser
gleich“, „wie“, „leer“, „ungleich“, „kleiner“, „kleiner gleich“, „nicht wie“ und „nicht leer“. Das Eingabefeld für die
Vergleichskonstante komplettiert die Bedingungen. In diesem „Konstante“-Feld kann sowohl ein kompletter
als auch ein Teilbegriff eingegeben werden. Gross- und Kleinbuchstaben werden unterschieden, gleichfalls
werden Variablen (? oder *) bei „wie“ bzw. „nicht wie“ unterstützt.

Die Einstellungen einer Recherche werden automatisch gespeichert, wenn die Recherche mit ausgeführt
wird. Als „Name“ erhält die Recherche den Eintrag im Feld „Auswahl“. Das Ergebnis der Recherche
kann mit in einem zusätzlichen Fenster als Vorschau angezeigt werden.
Das Ausführen einer Recherche bewirkt immer die Einblendung einer Mitteilung, wie viele Datensätze aktuell
markiert sind. Alle durch die Recherche ermittelten Datensätze werden farblich markiert. Werden mehrere
unterschiedliche Recherchen nacheinander ausgeführt, bleiben die Markierungen der vorherigen Recherchen
erhalten. Gelöscht werden die Markierungen der Datensätze durch einfaches „Anklicken“ eines
Datensatzes mit dem Mauszeiger oder durch den Schalter „Alle Markierungen entfernen.
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3.4.3 Serienbrief
Angelehnt an die bisherige Serienbrieffunktionalität der SelectLine wurde auf das vordergründige Erzeugen
einer CSV-Datei über fest vorgegebene Filter verzichtet. Zum Ausführen der Serienbrief-Funktion muss
mindestens ein Datensatz in der Listenansicht markiert sein. Dies kann durch manuelles Selektieren oder
durch eine Kombination aus Filter und „Alles markieren“ oder durch die oben beschriebene Recherche-
Funktion erfolgen.
Nachdem Datensätze markiert wurden, lässt sich die Serienbrieffunktion öffnen. Das Vorlage-Dokument
kann ausgewählt, weiter bearbeitet oder komplett neu angelegt werden. Da die Abarbeitung des Serienbriefes
durch Microsoft Word erfolgt, muss noch eine Angabe zum Ausgabeziel (neues Dokument/Drucker/E-
Mail) getroffen werden.
Zusätzlich für das CRM-Modul kann ein Stichwort vergeben werden. Dieses Stichwort wird neu erzeugt und
an alle markierten Adressdatensätze zurückgeschrieben. Bleibt das Feld „Neues Stichwort“ leer, erfolgt auch
keine Stichwort-Vergabe.
Ebenfalls optional kann ein neuer Kontakt mit der Kontaktart Serienbrief für jede markierte Adresse erstellt
werden. Das erzeugte Word-Dokument wird dann an jeden neuen Kontakt als Anhang angefügt. Dazu muss
zwingend ein Dateiname für das neue Dokument eingegeben werden. Bei Vergabe eines Stichwortes und
aktiver Option zum Kontakt-Anhang wird der Dateiname gleich dem Stichwort vorgeschlagen.
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3.4.4 Serienmail
Die Serienmail nutzt für das Versenden das im CRM-Modul integrierte E-Mail Programm. Auch hierbei wird
auf Vorlagen zurückgegriffen, die dann auf den markierten Adress-Datensätzen angewendet werden.
Am Beginn steht das Erstellen der neuer Vorlagen. Sie legen fest, über welches Konto und mit welchem Absender
die Mails versendet werden sollen. Da die Adress-Datensätze zwei E-Mailadressen haben können,
stehen für „Empfänger“ und „Kopie an“ zwei Platzhalter (@1 = Feld E-Mail1; @2= Feld E-Mail2) zur
Auswahl.
Gleichfalls stehen Platzhalter @1 bis @7 für die Ausgestaltung des Mailtextes bereit. Die Vorlage wird mit
der Betreffzeile = späterer Eintrag für den Kontakt komplettiert.
Jede E-Mail-Adresse (bzw. die zugehörige Adresse) erhält einen neuen Kontakt-Eintrag mit der E-Mail als
Dateianhang.
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3.4.5 Outlook-Daten-Export
Wie aus den Stammdaten Kunde/Lieferant/Interessent bereits bekannt, können Adressdatensätze an
Microsoft Outlook übergeben werden.
3.4.6 Stichwort zuweisen/Stichwort entfernen
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Dabei kann zwischen der aktuellen Adresse, den
gefilterten Adressen und allen Adressen gewählt
werden. Sollten Adressen bereits im Outlook-
Zielordner vorhanden sein, werden diese durch
überschreiben aktualisiert. Die Feldzuordnung kann
beliebig gewählt werden. Es ist auch ein Kombinieren
mehrerer SL-Felder zu einem Outlook-Feld möglich.
Stichworte können einer einzelnen Adresse über den Stichwortbereich zugewiesen werden. Für das Bear-
beiten mehrerer Adressen stehen die beiden Funktion „Stichwort zuweisen“ und „Stichwort entfer-
nen“ zur Verfügung, wenn sich der Anwender im Listenmodus befindet.
3.4.7 Word-Dokument
Mit der CRM-Funktion Word-Dokument werden an eine auszuwählende Vorlage Adressfeld-Informationen
übertragen. Im Word-Programm kann dann der Text des Briefes weiterbearbeitet werden. Vorbelegt ist, dass
automatisch ein neuer Kontakt (Kontaktart „Brief“) angelegt wird. Die Beschreibungszeile des neuen
Kontakteintrages kann bereits erfasst werden.
Nach dem Schliessen von Word wird das Word-
Dokument als Dateianhang zum neuen Kontakt in
der Datenbank abgelegt. Die Erstellungsweise der
Vorlagen entnehmen Sie bitte dem Dokument
„SelectLine Programmübergreifendes Version 11“.

3.4.8 Einzel-E-Mail
Eine E-Mail kann von verschiedenen Stellen aus erstellt werden. Über den Schalter in der CRM-
Funktionsleiste wird dabei die meist verwendete Art sein. Eine weitere Möglichkeit bietet sich aus dem Kontextmenü
der Kontakte („E-Mail neu“) oder direkt über den Schalter am E-Mail-Feld (in diesem Fall wird aber
kein Kontakt angelegt!).
Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster zum Erstellen der E-Mail mit einer Vorbelegung des Absenders und
des Empfängers (wenn das E-Mail-Feld in der aktuellen Adresse gefüllt ist) sowie dem Konto zum Versenden.
Ebenso ist im Text der E-Mail eine Signatur vorhanden, sofern eine Vorbelegung in den Mandanten-
Einstellungen erfolgte.
Im linken oberen Bereich können mittels eines Explorers Mail-Anhänge zugefügt oder Dateien auch per
Drag&Drop hineingezogen werden.
Das Schreiben des E-Mail -Textes kann als normaler Text oder mittels Formatierungsmöglichkeiten auch in
Ausrichtung, Schriftart und Schriftstil variiert werden. Der Editor bietet noch weitere Möglichkeiten zur
Gestaltung der E-Mail, die als Schalter oder (umfangreicher) durch das Kontextmenü im E-Mail-Text aufgerufen
werden können. So ist beispielsweise auch eine Darstellung in HTML-Format und das Einfügen von
Bildern oder Linien möglich. Eine Rechtschreibprüfung rundet die Funktionalität ab. Wird die E-Mail nicht
sofort versendet, kann diese auch als Entwurf abgespeichert und erst später versendet oder weiterbearbeitet
werden.
Automatisch wird ein neuer Kontakt mit der Kontaktart „E-Mail (Ausgang)“ angelegt und der Inhalt der
Betreffzeile in die Bezeichnung der E-Mail übernommen. Der Mailtext wird ins Memofeld des Kontaktes
übertragen und die Datei-Anhänge werden als angehängte Dokumente zugeordnet.
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Falls die Originalmail bearbeitet oder weitergeleitet werden soll. ist dies nicht aus dem Kontakt heraus
möglich. Im Kontextmenü der Kontaktauflistung sind Funktionalitäten zu „E-Mail weiterleiten“ und „E-Mail
anzeigen“ vorhanden.
Wird eine neue E-Mail über den Schalter in der CRM-Funktionsleiste erzeugt, öffnet sich eine Auswahlliste
an Funktionen.
• Neue E-Mail
Mit „Neue E-Mail“ wird, wie bereits oben beschrieben, eine „leere E-Mail“ mit hinterlegter Signatur erzeugt
und steht im Bearbeitungsfenster zur Vervollständigung bereit.
• Neue E-Mail nach Vorlage
Mit „Neue E-Mail nach Vorlage“ öffnet sich die Auflistung der hinterlegten E-Mail-Vorlagen. Wählen Sie
eine Vorlage aus und das Bearbeitungsfenster der E-Mail öffnet sich. Nun können Sie die E-Mail vervollständigen
und dann versenden, als Entwurf speichern oder verwerfen.
• Neue Vorlage
Mit „Neue Vorlage“ wird das normale Bearbeitungsfenster wie auch bei „Neue E-Mail“ geöffnet. Der
HTML-Editor steht wie gewohnt zur Verfügung. Erstellen Sie nun das gewünschte Layout mit Linien,
Bildern, Texten usw. und speichern die Vorlage über das Diskettensymbol.
• Vorlagen bearbeiten
Mit „Vorlagen bearbeiten“ wechseln Sie in die Ansicht der bereits vorhanden E-Mail-Vorlagen. Wählen
Sie hier einen Datensatz aus und die Vorlage wird im Bearbeitungsfenster geöffnet. Nun können Sie
Veränderungen vornehmen und die Vorlage wieder abspeichern oder auch die Änderungen verwerfen.
Beispiel für eine Vorlage mit Platzhaltern gefüllt mit Adressdaten:
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3.4.9 Stichwortsuche
Mit Hilfe dieser Sucheingabe können alle Adressen gefunden werden, denen genau das eine eingegebene
Suchwort zugeordnet wurde.
Eine fragmentarische Suche oder eine Suche nach mehreren Suchworten wird nicht unterstützt. Es muss
jeweils das komplette Suchwort eingegeben werden. Zur Unterstützung kann über den Schalter aus den
bisher angelegten Stichworten eines in das Suchfeld übernommen werden. Über den Schalter öffnet sich ein
Auswahlfenster mit allen Stichworten.
Angezeigt werden alle Adressdatensätze, denen genau das gesuchte Stichwort zugeordnet wurde. Bei einer
aktiven Suche (durch [Enter] nach der Eingabe des Suchbegriffes oder Mausklick auf den Schalter )
ändert sich der Schalter rechts am Eingabefeld von auf .
Wieder aufgehoben wird die Suche durch einen Mausklick auf das , die Farbe wechselt und es werden
alle Adressdatensätze wieder angezeigt.
3.4.10 Volltextsuche
Der in das Suchfeld eingegebene Begriff kann im Gegensatz zur Stichwortsuche auch nur einen Teil des
eigentlichen Suchbegriffes umfassen. Die Volltextsuche schliesst folgende Bereiche ein:
• alle Felder der Adressen (Haupt- und Ansprechpartner), auch die Extrafelder
• den Inhalt des Memofeldes der Adressen
• die Kontakt-Felder „Beschreibung“, „FreierText1“ und „FreierText2“
• den Inhalt des Memofeldes der Kontakte
Es werden als Suchergebnis nur die Datensätze angezeigt, die in einem Feld den Suchbegriff enthalten.
Dabei gelten für die Anzeige folgende Regeln:
• wird der Suchbegriff in den Adressfeldern oder im Adressen-Memofeld gefunden, werden die Kontakte
nicht aufgelistet
• wird der Suchbegriff in Kontakten oder im Kontakt-Memofeld gefunden, wird der zugehörige Adressdatensatz
und nur der/die Kontaktdatensätze angezeigt, die den Suchbegriff beinhalten. Alle anderen
Kontaktdatensätze werden ausgeblendet!
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3.4.11 TAPI-Unterstützung
Im CRM-Modul steht die gleiche Funktionalität in Sachen TAPI wie in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung
(entsprechend der Skalierung Platin). Wie aus der Auftragsbearbeitung bekannt, muss die TAPI-Schnittstelle
einmal pro Arbeitsplatz konfiguriert werden und kann dann zur Anruferkennung für eingehende Telefonate
und zum Führen ausgehender Telefonate genutzt werden. Die Masken für die Anruferkennung bei aktivem
CRM-Modul ähneln dabei den bisher bekannten:
Neu ist, dass nun nicht mehr jeder Anruf eine eigene Maske öffnet, sondern alle Anrufe in einer neuen
„Anrufliste“ dargestellt werden. Wird die Telefonnummer erkannt, werden Firma (bei Hauptadressen) und
Name/Vorname (bei Ansprechpartnern) sowie die Anschrift eingeblendet.
Wird die Telefonnummer nicht gefunden, wird der Anruf mit „Unbekannter Anrufer“ betitelt. Dann sind die
Schalter „Adresse anzeigen“ und „Kontakt anlegen“ deaktiviert.
Es kann auch vorkommen, dass eine Telefonnummer nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Bevor ein
Anruf als „Unbekannter Anrufer“ betitelt wird, versucht SelectLine „ähnliche“ Telefonnummern aufzulisten.
Dabei werden von der anrufenden Telefonnummer die letzten drei Stellen entfernt und eine zusätzliche
„Dialogauswahl“-Maske geöffnet.
Wird hier ein Datensatz ausgewählt, wird dieser Eintrag in die Anrufliste übernommen. Bei [Abbruch] erfolgt
kein Eintrag in die Anrufliste.
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Bei ermittelter Telefonnummer kann über den Schalter [Adresse anzeigen] in die CRM-Ansicht auf die
zugehörige Hauptadresse den Ansprechpartner gewechselt werden. Mittels des Schalters [Kontakt anlegen]
wird auch in die CRM-Ansicht auf die Hauptadresse/den Ansprechpartner gewechselt und dann ein neuer
Kontakt mit der Kontaktart „Telefonat (Eingang) angelegt und zum Bearbeiten geöffnet. In die Bezeichnungszeile
tragen wir automatisch „Anruf“ + Firma/Name + Vorname + „am“ + Datum/Uhrzeit des Anrufes ein. Als
Termin wird das Tagesdatum gesetzt und letztendlich steht der Cursor im Memofeld zur Texterfassung
bereit.
Für ausgehende Telefonate wird keine spezielle Funktionalität angeboten. Soll ein ausgehendes Telefonat
mit einem Kontakt dokumentiert werden, ist zuerst der Anruf zu starten und dann ein neuer Kontakt
anzulegen. Die Auswahl der Kontaktart muss manuell erfolgen.
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3.5 Kontaktübersicht
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Als untergeordneter Menüpunkt zu den Adressen bietet die Kontaktübersicht eine
Auflistung aller Kontakte. Während im CRM-Adressenbereich jeweils nur die Kontakte
zu einer konkreten Adresse aufgelistet werden, sind in der Kontaktübersicht alle
vorhandenen Kontakte aller Adressen in einer Liste zu sehen.
Es ist nicht vorgesehen, in dieser Ansicht neue Kontakte anzulegen. Ein einzelner Kontakt kann zwar bearbeitet
werden, das Hauptaugenmerk wurde jedoch auf das Suchen/Filtern einzelner oder mehrerer
Kontakte gelegt. Nach allen Spalten kann sortiert werden und neben dem Quickfilter wurden Filter nach
Kontaktart und nach Statusart mit integriert.
Weiterhin wurde ein sogenannter Firmenfilter in der Kopfzeile geschaffen. Ausgehend vom aktuellen
Kontakt in der Auflistung, werden alle anderen Kontakte der Adressen und der zugeordneten Ansprechpartner
gefiltert. Somit kann man alle Kontakte einer Firma filtern. Hat man einen Kontakt gefunden und
möchte diesen nun in der CRM-Adressen-Ansicht sehen und/oder weiterbearbeiten, so gelangt man über
den Schalter in der Kopfleiste in CRM-Adressenansicht. Es wird die zum Kontakt gehörende Adresse im
Bearbeitungsmodus geöffnet und in der Auflistung der Kontakte ist der gewählte Kontakt aktiv.
3.6 Stichworte
Als untergeordneter Menüpunkt zu den Adressen können im Stammdatendialog alle
Stichworte aufgelistet, neu angelegt, geändert oder auch gelöscht werden.

3.7 Internes E-Mail-Programm
Das Empfangen und Versenden von E-Mails wird einzig über das SelectLine-eigene E-Mailprogramm unterstützt.
Dieses ist ein Bestandteil des CRM-Moduls. Bei Verwendung fremder E-Mailprogramme erfolgt keine
automatische Erzeugung von Kontakten.
Lediglich aus Microsoft Outlook können Mails per Drag&Drop in einen Kontakt als Anhang hineingezogen
werden.
Zur Konfiguration finden Sie in den Mandanteneinstellungen einen eigenen Abschnitt E-Mail“.
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In einem E-Mailkonto werden mit
Vorgaben für den Empfang und den
Versand von E-Mails sowie der Aufbau
der Signatur festgelegt.

3.7.1 Das E-Mail-Bearbeitungscenter
In Form einer Baumstruktur werden die E-Mails nach Eingang/Ausgang/weitere angeordnet. Der voreingestellte
Filter „Alle E-Mails zeigen“ richtet sich immer nach dem Standort in der Baumstruktur. Steht
man auf Eingang, werden nur „alle E-Mails“ des Eingangs angezeigt. Bitte beachten! Die E-Mails werden
entsprechend der in den Mandanteneinstellungen vorgegeben Zeitspanne automatisch abgerufen. Mit dem
Schalter oder F5 kann der Postverkehr auch manuell abgerufen werden. Die empfangenen und
gesendeten E-Mails können aus dem Bearbeitungscenter heraus auch weitergeleitet oder gelöscht werden.
Der Mailtext kann sowohl als „Text“ als auch im „HTML“-Format betrachtet werden.
Noch nicht gelesene E-Mails werden immer „fett“ dargestellt. Sobald man sich länger als die vorgegebene
Zeitspanne (Konfiguration Mailkonto, siehe oben) auf einer noch nicht gelesenen E-Mail befindet, wird die E-
Mail als gelesen markiert. Diese Regelung gilt benutzerunabhängig!
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In der Auflistung der E-Mails kann ein Kontextmenü mit der rechten
Maustaste aufgerufen werden. Die aktiven Funktionen richten sich nach der
Art der E-Mail und der damit verbundenen Möglichkeiten.
Das Löschen von E-Mails kann unwiderruflich oder in einen Ordner
„Gelöschte“ erfolgen. Aus dem „Gelöschte“- Ordner können gelöschte Mails
auch wiederhergestellt werden. Umgekehrt kann auch der gesamte Ordner
„Gelöschte“ geleert werden.

3.7.2 Verbindung E-Mail-Kontakt
Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Zuordnen einer E-Mail zu einer Adresse als neuer Kontakt mittels
Schalter . Dabei sind zwei Szenarien möglich:
1. die E-Mail-Absenderadresse wird in den Adressdaten gefunden = Vorauswahl der ersten gefundenen
2. es wird die E-Mailadresse nicht in den Adressdaten gefunden = eine Adressauswahl öffnet sich.
Die E-Mail wird als neuer Kontakt zur gewählten Adresse eingetragen. Die Kontaktart wird mit „E-Mail
(Eingang)“ belegt. In die „Bezeichnung“ wird der „Betreff“ und in das Langtextfeld der Bodytext der E-Mail
übertragen. Es erfolgt nur eine Darstellung als sogenannter „Plaintext“ und nicht im HTML-Format. Alle
Anhänge der E-Mail werden als zugeordnete Dokumente gehandhabt.
Die Original-E-Mail bleibt weiterhin im E-Mail-Bearbeitungscenter und bekommt den „grünen“ zugeordneten
Status. Das bedeutet, dass Dateianhänge nicht am Kontakt sichtbar sind. E-Mail-Dateianhänge können nur
im „Posteingang“ bzw. durch das „E-Mail anzeigen“ aus dem Kontextmenü des Kontaktes heraus gesehen
und bearbeitet werden.
Ist eine Mail einer Adresse zugeordnet worden, kann von solch einer „grünen“ E-Mail aus dem Bearbeitungscenter
auch direkt in die CRM-Maske zur konkreten Adresse/Kontakt gewechselt werden.
Nur bei bereits zugeordneten E-Mails ist der Schalter (Adresse des Kontaktes anzeigen) aktiv. Am
Kontakt mit der Kontaktart „E-Mail (Eingang)“ kann ebenfalls ein Kontextmenü aufgerufen werden.
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Speziell bei einer zugeordneten E-Mail kann
• E-Mail anzeigen
• E-Mail beantworten
• E-Mail weiterleiten
als Funktion aufgerufen werden.
Hinweis: Ein Kontakt mit der Kontaktart „E-Mail (Eingang)“ kann auch manuell angelegt werden. Dann ist
die Funktionsauswahl im Kontextmenü begrenzt. Gleiches gilt für Kontakte, in die per DragDrop aus Outlook
eine Mail „gezogen“ wird.

3.8 Import von Kontaktadressen (11.0.2)
Die Einführung des CRM-Moduls erforderte einige Änderungen der Datenstruktur hinsichtlich der
Adressdaten. Daraus resultiert auch eine abweichende Logik für die eindeutige Zuordnung einer
Kontaktadresse (das Handling der Lieferadressen ist davon nicht betroffen und bleibt unverändert) zu ihrer
Hauptadresse (Kunden, Lieferanten, Interessenten). Sowohl die Kontakt- als auch die Hauptadressen sind
Datensätze der Tabelle "crm_adressen" im Importassistent.
Als Beispiel sollen wie im folgenden File dargestellt, die Ansprechpartner Muster Felix und Müller Hans zum
Kunden 1000 und Huber Max zum Kunden 1001 zugeordnet werden.
Nummer;Name;Vorname
1000;Muster;Felix
1000;Müller;Hans
1001;Huber;Max
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Die Zuordnung erfolgt über den Eintrag der "crm_adressen_id" der Hauptadresse in die Spalte
"Hauptadresse" der Kontaktadresse. Diese Information muss beim Import einer Kontaktadresse zwingend
gefüllt werden. Dazu ist es erforderlich, dass die zu importierende Kontaktadresse zusätzlich ein Feld
"Nummer" (für die gewünschte Kunden-, Lieferanten- oder Interessentenhauptadresse) mitführt. Diese
Ausdrücke werden im Importassistenten jeweils für das Zielfeld "Hauptadresse" in dem Eingabefeld
"Quellfeld/Formel" definiert und realisieren die eindeutige Zuordnung der importierten Kontaktadresse zu
einer bereits existierenden Hauptadresse. Diese Möglichkeit der Formeleingabe im Importassistenten ist ein
weiterer Anwendungsbereich der "Calculator"-Funktionalitäten, wie sie bereits aus Formelplatzhaltern des
Formulareditors, den formelfähigen Mandanteneinstellungen und dem erweiterten Spalteneditor bekannt
sind.
• für Kunden:
select ("CRM_AdressenID from DEBITOREN where Nummer = '" + {Nummer} + "'")
• für Lieferanten:
select ("CRM_AdressenID from KREDITOREN where Nummer = '" + {Nummer} + "'")
• für Interessenten:
select ("CRM_AdressenID from INTERESS where Nummer = '" + {Nummer} + "'")
Wichtig dabei ist, dass der für die Kundennummer verwendete Feldname (in diesem Beispiel „Nummer“) in
der Formel in geschweiften Klammern {Nummer} verwendet werden muss! D.h. wenn eine Quelldatei über
einen anderen Feldnamen verfügt oder ein beliebiger werden möchte, muss einfach jenes Feld in der Formel
entsprechend angepasst werden. Im Beispiel mit „Kunden-Nr.“, sähe die Formel für das Beispiel Kunden wie
folgt aus: select ("CRM_AdressenID from DEBITOREN where Nummer = '" + {Kunden-Nr.} + "'")
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Danach kann mit auf die letzte Seite des Importassistenten gewechselt, bei wiederkehrenden
Importen den Vorgang als Muster gespeichert und mit abgeschlossen werden.
Unter „Stammdaten/Kunden“ sind die nun importierten Kontaktadressen ersichtlich.
Eine detaillierte Beschreibung dieser "Calculator"-Funktionalitäten entnehmen Sie bitte dem Handbuch bzw.
der Hilfe () über die Schlagworte "Operanden" und "Operatoren".
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4 Die Verbindung des CRM-Modules mit Microsoft Outlook
(11.0.2.2)
Das CRM-Modul kann neben dem internen E-Mail-Client auch alternativ mit Microsoft Outlook zum Senden
und Empfangen von E-Mails eingerichtet werden. Dazu ist es notwendig, auf jedem betroffenen Arbeitsplatz
die Installation eines Add-In für Microsoft Outlook durchzuführen.
Die Verbindung selbst erfolgt über die COM-Anbindung des SelectLine Auftrags, die nach der Installation
eingerichtet werden muss.
Das Add-In wird von SelectLine separat bereitgestellt und unterstützt die Microsoft Outlook-Versionen
• 2007
• 2010
Ältere Versionen von Microsoft Outlook werden nicht unterstützt.
4.1 Installation des Outlook Add-In
Zur Durchführung der Installation vergewissern Sie sich, dass
• Administratorrechte vorhanden sind
• Microsoft Outlook geschlossen ist
• eine Verbindung mit dem Internet besteht.
Es müssen während der Installation Programmbestandteile von Microsoft Visual Studio aus dem Internet
geladen werden. In mehreren Fenstern werden Sie durch die Installation geführt, die Ihren Abschluss in
folgender Meldung findet:
Zur Sicherheit sollten Sie den Arbeitsplatz-Rechner neu starten und dann erst Microsoft Outlook öffnen!
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4.2 Einrichten der MS-Outlook-Schnittstelle
Nach der erfolgreichen Installation bekommen Sie zwei Neuerungen in MS Outlook zu sehen. Neue
Funktionen/Funktionsschalter und zusätzliche Spalten.
Es steht Ihnen eine neue Symbolleiste zur Verfügung, die Sie beliebig platzieren können.
In der Menüzeile gibt es einen neuen Menüpunkt „SelectLine“. Dieses Menü enthält die gleichen Funktionen
wie die Symbolleiste. Diese präsentiert sich in Microsoft Outlook 2007 wie folgt:
Im Microsoft Outlook 2010 ist diese im Menüpunkt „Add-Ins“ und dort unter „SelectLine“ enthalten:
Die Verbindung zum Auftrag wird mittels COM-Anbindung zu SelectLine Auftrag hergestellt. Dazu muss aus
dem Menü „SelectLine“ oder in der Symbolleiste „SL Einstellungen“ aufgerufen werden.
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4.2.1 Allgemeine Einstellungen
Rufen Sie nun die „SL Einstellungen“ auf und konfigurieren das Add-In. Stellen Sie dazu den Startmodus
ein, „Verbinden“ sich probeweise, wählen dann einen Mandanten und aktualisieren die Status-Anzeige.
Auf dem Karteireiter „Allgemeine Einstellungen“ wird der Startmodus für die COM-Verbindung vorgegeben.
Als Startmodus stehen zur Auswahl:
• „Manuell“
die Verbindung muss jedes Mal per Hand in den „SL-Einstellungen“ durch den Schalter
aktiviert werden
• „manuell oder bei der automatischen Adresszuordnung“
wie bei manuell; nur wenn weiter unten in den Einstellungen die „Automatische Zuordnung“ aktiviert
wurde, wird automatisch versucht, eine Verbindung zum Auftrag aufzubauen
• „beim Start“
jedes Öffnen von Microsoft Outlook aktiviert die COM-Verbindung
Je nach Anmeldemodus für den Auftrag (Windows- oder SQL-Anmeldung) erfolgt die Verbindung zur
Auftragsbearbeitung ohne (Windowsanmeldung) oder mit Dialog zum Eingeben des Anmeldenamens und
des Passwortes (bei der SQL-Anmeldung).
Mit Hilfe des -Schalters kann bei manuellem Startmodus eine Verbindung zum Auftrag aufgebaut
werden. Ist eine Verbindung hergestellt, ändert sich die Beschriftung des Schalters in „Trennen“ und die
Verbindung kann über diesen Schalter unterbrochen werden. Rechts neben dem Schalter wird der aktuelle
Zustand angezeigt. Spätestens mit dem Schliessen von Microsoft Outlook wird die COM-Verbindung zum
Auftrag automatisch unterbrochen.
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Damit auch ein spezieller Auftragsmandant für den Datenabgleich angesprochen werden kann, sollte über
den -Schalter ein konkreter Mandant festgelegt werden. Wird kein Mandant festgelegt, so
verwendet die COM-Verbindung immer den aktuellen bzw. zuletzt geöffneten Mandanten des Benutzers.
Rechts neben dem Auswahl-Schalter wird dann der Mandantenname angezeigt.
Im Status-Fenster werden die im CRM-Modul der Auftrag vorhandenen verschiedenen Stati aufgelistet. Ist
keine Anzeige vorhanden oder fehlen Status, benutzen Sie den -Schalter.
Im Abschnitt „Automatische Zuordnung“ können Sie diese aktivieren und einen Vorgabe-Status definieren.
Eine aktive automatische Zuordnung bewirkt, dass eine empfange E-Mail sofort in das CRM-Modul
übertragen wird, wenn die Absender-E-Mail-Adresse in den CRM-Adressen bekannt ist. Es wird dann für
diese Adresse ein neuer Kontakt (Kontaktart: E-Mail [Eingang]) mit dem vorbelegten Status angelegt.
Entsprechend weist Sie auch eine Meldung darauf hin, wenn eine
Verbindung zum SelectLine Auftrag erstellt wird bzw. ist wie unten
aufgezeigt ersichtlich, dass diese nun erstellt wurde.
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4.2.2 Sprache
Auf dem Karteireiter „Sprache“ wählen Sie eine der möglichen Sprache zum Umschalten der
Beschriftung in den Einstellungen des Add-In. Die Sprache wirkt sich auf alle Add-In-Anzeigen und –
Symbolleisten sowie Spaltenüberschriften (SL Adresse, SL Sperre…) aus. Auf die gegebenen Microsoft-
Outlook-Beschriftungen hat die gewählte Sprache keinen Einfluss.
4.2.3 Direkte Zuordnung
Der Karteireiter „Direkte Zuordnung“ gibt den Status vor, den der neue Kontakt im CRM-Modul
erhalten soll, wenn eine E-Mail über die Kontext-Funktion „SL E-Mail direkt zuordnen“ oder den
entsprechenden Schalter aus der SL-Symbolleiste zugewiesen wird.
Die Option „Privatkontakt“ kann belegt werden und wird auch an den Kontakt übertragen.
Hinweis:
Jedoch ist im CRM-Modul für den „Privatkontakt“ noch keine Funktionalität programmiert worden.
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4.2.4 Info
Der Karteireiter „Info“ gibt Auskunft zum SelectLine Outlook-Add-In und der Verbindung zur Auftrag, wenn
diese hergestellt ist. Diese Information kann man über den Schalter „Info speichern…“ in einem beliebigen
Verzeichnis als Text-Datei ablegen und für Supportzwecke weiter nutzen.
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4.2.5 Weitere Funktionalitäten
Befinden Sie sich in einem Outlookordner (mit E-Mail-Bezug), wird das Kontextmenü um SelectLine-
Funktionen erweitert:
Desweiteren werden Ihnen neue Spalten z. B. im Posteingang (betrifft alle Ordner mit E-Mail-Bezug)
eingeblendet. Dies ist nur möglich, wenn Sie über „SL-Einstellungen“ eine aktive Verbindung zur Auftrag
herstellen. Besteht diese, können Sie in der Ordnerstruktur von Outlook per Kontextmenü (auf den jeweiligen
Ordner/Unterordner) die Funktion aufrufen. Mittels dieser Funktion werden die beiden
Spalten „SL Adresse“ und „SL Sperre“ für den aktuellen Ordner als neue Spalten eingefügt. Dies müssen Sie
für jeden Ordner wiederholen, in dem Sie diese Felder sehen möchten.
Die Spalte „SL Adresse“ zeigt den Namen/die Firma aus dem CRM-Modul an, wenn die E-Mail bereits an
das CRM-Modul übergeben wurde. „SL Sperre“ verhindert die Übertragung in das CRM-Modul.
Sollten die Spalten nicht automatisch eingeblendet werden, können Sie diese beiden und noch weitere über
die Outlook-Feldauswahl zur Standard-Spaltenansicht hinzufügen. Dies muss nur einmalig geschehen.
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• „Id-Adresse“
zeigt die interne Adressnummer bei Ansprechpartnern aus dem
CRM-Modul an
• „SL Adresse“
zeigt den Namen/die Firma der CRM-Modul-Adresse an
• „SL Id“
zeigt die interne Adressnummer aus dem CRM-Modul an
• „SL Sperre“
verhindert die Übergabe an das CRM-Modul.

4.3 Übertragen von empfangenen E-Mails aus MS Outlook an das
CRM-Modul
Die im Outlook empfangenen E-Mails können über drei Wege in das SelectLine Auftrag CRM-Modul
zugeordnet und übertragen werden:
1. direkte manuelle Zuordnung einer einzelnen E-Mail
2. mehrere E-Mails an eine CRM-Adresse durch Mehrfachmarkierung zuordnen
3. eine empfangene E-Mail wird automatisch zugeordnet, wenn der Mailabsender als CRM- Adresse
identifiziert werden kann
Der neue Kontakt im CRM-Modul erhält immer die Kontaktart „E-Mail (Eingang)“ und hat als Anhang immer
die Original-Mail in Form einer MSG-Datei.
4.3.1 Direkte Zuordnung einer einzelnen E-Mail/mehrerer E-Mails
Bei der direkten Zuordnung wird vorausgesetzt, dass die E-Mail-Adresse des Absenders genau einer CRM-
Adresse (Feld E-Mail oder E-Mail2) zugeordnet werden kann. Die direkte Zuordnung kann aus der SL-
Symbolleiste oder aus dem Kontext-Menü als „SL E-Mail direkt zuordnen“ aufgerufen werden. Dabei können
eine oder auch mehrere E-Mails markiert sein. Für jede E-Mail wird gesondert eine passende Adresse im
CRM-Modul gesucht. E-Mails, die mit einer „SL Sperre“ belegt sind, werden nicht zugeordnet. Als Ergebnis
werden nur bei einem Misserfolg Mitteilungen auf dem Bildschirm angezeigt wie z. B.
Ist die Zuordnung erfolgt, werden für die E-Mail die SL-Spalten gefüllt.
So wird dann zum Beispiel in der Spalte „SL Adresse“ die Firma/der Name der Adresse eingeblendet, in „SL
Id“ (hier zusätzlich eingeblendet) erkennt man die CRM_Adresse_Id.
4.3.2 Eine oder mehrere E-Mails über die manuelle SL Adresszuordnung übergeben
Auch über die rechts neben den E-Mails in Outlook eingeblendete SL Adresszuordnung kann eine einzelne
E-Mail manuell zugeordnet werden. Dazu muss die SL Adresszuordnung aktiv bzw. eingeblendet sein. Dies
geschieht über den Funktionsschalter „SL Adresszuordnung einblenden“ in der SL-Symbolleiste oder über
das SelectLine-Menü. Es muss eine aktive Verbindung zur SelectLine Auftrag bestehen, damit die manuelle
Adresszuordnung ausgeführt werden kann („SL-Einstellungen“ „Verbinden“ oder „automatisch beim Start
von Outlook verbinden“). Sobald man eine E-Mail in Outlook im Bearbeitungsmodus öffnet oder in der
Listenansicht sich auf einer E-Mail befindet, wird im Hintergrund die aktuelle E-Mail-Adresse mit den
SelectLine-Adressen verglichen. Ist eine E-Mail-Adresse bereits in SelectLine hinterlegt, wird in der SL
Adresszuordnung das Feld „Adresse“ mit dem Namen/der Firma der in SL gefundenen Adresse gefüllt.
Der Status (im Beispiel „bearbeitet“) wird einmal vorbelegt und dann gemerkt.
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Soll die vorgeschlagene SL-Adresse für das Zuordnen verwendet werden, kann diese Aktion mit
dem Schalter abgeschlossen werden. Soll eine andere als die vorgeschlagene Adresse
verwendet werden, so benutzen Sie den Schalter . Es öffnet sich dann die Adress-Übersicht des
SelectLine CRM-Moduls, wo Sie mit den bekannten Suchmechanismen eine andere Adresse wählen und
bestätigen können. Mit dem Schalter wird das Feld „Adresse“ geleert. Die Maske „SelectLine
Adresszuordnung“ ist vorrangig für das Zuordnen mehrerer E-Mails zu einer CRM-Adresse konzipiert.
Dazu gibt es die Felder „Anzahl“ und „Verschiedene“
Mit den bekannten Mechanismen können in der Outlook-Auflistung beliebig viele E-Mails markiert werden.
Im Feld Anzahl erhöht sich dementsprechend die Zahl.
Hinweis
Das Zuweisen funktioniert nur für eine Adresse; in „Verschiedene“ muss eine „1“ stehen.
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Sind E-Mails mit verschiedenen E-Mail-Adressen markiert,
bleibt das Feld Adresse leer, auch wenn alle E-Mail-Adressen
im CRM-Modul gefunden werden. Zusätzlich wird rechts neben
„Verschiedene“ ein Ausrufezeichen im roten Kreis
eingeblendet.
Sollen alle markierten einer CRM-Adresse zugewiesen werden, muss diese nun über den Schalter
erst gewählt und bestätigt werden. Anschliessend können alle markierten E-Mails genau dieser
einen CRM-Adresse zugeordnet werden.
Zur Sicherheit muss aber noch nebenstehende Abfrage
mit „Ja“ beantwortet werden. Im Ergebnis erfolgt
wie bei der direkten Zuordnung keine Erfolgsmeldung.
Die E-Mails erhalten aber Einträge in den SL-Spalten
(z. B. „Firma/Name“ in „SL Adresse“)

4.3.3 Automatische Zuordnung
Die automatische Zuordnung setzt eine aktive COM-Verbindung zur SelectLine Auftragsbearbeitung voraus
und eine entsprechende Einstellung zur Nutzung der automatischen Zuordnung (siehe „SL-Einstellungen“).
Ebenso kann der Automatismus nur erfolgen, wenn die E-Mail-Adresse im CRM-Modul bekannt ist. Eine
Bildschirmmeldung über die erfolgreiche Zuordnung erfolgt nicht.
4.3.4 Weitere Funktionen im Outlook-Kontextmenü
Wurde eine E-Mail erfolgreich dem CRM-Modul zugeordnet, kann mit „SL Adresse anzeigen“ die zugehörige
Adresse im CRM-Modul geöffnet werden. Man hat so in einem modalen Fenster die CRM-Adresse sowie
alle zugeordneten Kontakte im Zugriff. Eine erfolgte Zuordnung kann jederzeit auch wieder aufgehoben
werden. Mit dem „SL Zuordnung aufheben“ wird jedoch nicht der zugehörige Kontakt im CRM-Modul
entfernt. Soll eine E-Mail bewusst nicht zugeordnet werden, so kann eine Sperr-Option mit „SL sperren“
gesetzt werden. Im Gegenzug kann mit „SL entsperren“ diese Option wieder deaktiviert werden.
4.4 E-Mails über Outlook versenden
Damit aus dem CRM-Modul E-Mails mittels SelectLine Outlook-Add-In versendet werden können, müssen
zwei Bedingungen erfüllt sein:
• installiertes Outlook Add-In
• in den Mandanteneinstellungen muss der interne Mailclient ausgeschaltet sein
Ist das Add-In nicht installiert, können zwar E-Mails trotzdem über Outlook als Standard-E-Mail-Programm
versendet werden. Allerdings steht dann nur die Funktionalität „E-Mail neu“ zur Verfügung. Ist der interne
Mailclient aktiviert, wird das Versenden vorrangig über den internen Mailclient und nicht über das Outlook-
Add-In durchgeführt.
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4.4.1 Neue E-Mail versenden aus dem CRM-Modul
Das Versenden einer E-Mail ist über mehrere Aktionen möglich:
• über den Schalter „neue E-Mail in der Funktionsleiste
• über den Schalter am E-Mail-Feld
• über das Kontextmenü in der Kontakt-Liste
• über das Extras-Menü der Kontakte
In allen Fällen ist das Ergebnis gleich: Es wird im Outlook die Eingabemaske für eine neue E-Mail geöffnet:
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Vorbelegt wird der Empfänger (An…) mit der E-Mail aus der CRM-Adresse. Es wird die in Outlook
eingestellte Signatur verwendet. Am unteren Ende der E-Mail-Maske befinden sich die speziellen
SelectLine-Felder für die Zuordnung zum SelectLine CRM.
Die Option „Als neuen Kontakt beim Senden anlegen“ ist immer aktiv und deshalb ausgegraut, wenn aus
dem CRM-Modul heraus eine neue E-Mail erzeugt wird. Lediglich den Status (Vorbelegung aus SL
Einstellungen) und die Option für den Privatkontakt kann der Anwender noch abändern.
Wird das Versenden mit „Senden“ bestätigt, wird automatisch der Kontakt mit der Kontaktart „E-Mail-
Eingang“ im CRM-Modul hinterlegt.
4.4.2 zugeordnete E-Mail anzeigen/beantworten/weiterleiten
Ein CRM-Kontakt der Kontaktart „E-Mail Eingang“ kann mittels einer Kontext-Funktion angezeigt
/beantwortet/weitergeleitet werden.
Voraussetzung ist, dass der Kontakt einen Anhang *.MSG aufweist und das Outlook-Add-In auf dem
Arbeitsplatz installiert ist.
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Es wird nun die „MSG-Datei“ mit folgendem Ergebnis an Outlook übergeben:
Diese Ansicht entspricht der Outlook-Anzeige einer E-Mail. Nun kann über die Outlook-Schalter „Antworten“
oder „Allen antworten“ oder „Weiterleiten“ eine neue Aktion ausgeführt werden.
Zum Beispiel „Antworten“:
• die Ursprungs-E-Mail wird eingefügt
• ebenso die Standard-Signatur
• der Betreff wird übernommen und mit „AW:“ erweitert; die übliche Standardfunktionalität bei Outlook
• zusätzlich stehen unter der E-Mail in der SelectLine CRM-Box Auswahlfelder zum Anlegen eines CRM-
Kontaktes zur Verfügung
(Erläuterungen dazu im Abschnitt „neue E-Mail aus Outlook versenden“)
Wird die Option „Als neuen Kontakt beim Senden anlegen“ aktiviert, wird im CRM-Modul ein neuer Kontakt
mit der Kontaktart „E-Mail (Ausgang)“ automatisch angelegt.
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4.4.3 Neue E-Mail aus Outlook versenden
Neben dem Erzeugen einer neuen E-Mail aus dem CRM-Modul heraus, kann auch direkt im Outlook eine
neue E-Mail geschrieben werden. Auch dabei steht das Add-In mit seinen Möglichkeiten bereit.
Im Gegensatz zum Erzeugen einer neuen E-Mail aus dem CRM-Modul heraus, stehen nun mehr Felder in
der SelectLine CRM-Box zur Auswahl. Die Option „Als neuen Kontakt beim Senden anlegen“ ist nicht
standardmässig aktiv und muss manuell aktiviert wenn, wenn ein neuer Kontakt im CRM-Modul angelegt
werden soll. Die Status-Vorbelegung kommt aus den „SL-Einstellungen“ des Add-In.
Wird eine Empfänger-E-Mail-Adresse in „An..“ eingetragen, wird zwar die zugehörige CRM-Adresse schon
im Hintergrund ermittelt, es kann aber leider keine Aktualisierung der „Adresse“-Zeile in der SelectLine CRM-
Box stattfinden. Eine Zuordnung erfolgt aber trotz der leeren Anzeige. Werden in „An…“ mehrere E-Mail-
Adressen eingetragen, erfolgt die Zuordnung nur an die erste E-Mail-Adresse im CRM-Modul.
Über den Schalter kann eine andere CRM-Adresse für das Anlegen eines neuen Kontaktes im
CRM-Modul gewählt werden. Der Schalter leert die Adresse wieder.
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Es kommen nach dem Versenden keine Erfolgsmeldungen der Kontaktzuordnung auf den Bildschirm.
Lediglich an den SL-Spalten (z. B. „Name/Firma“ wird angezeigt) kann ein erfolgreiches anlegen abgelesen
werden. Wird eine neue E-Mail zwar begonnen, aber nicht versendet, kann die E-Mail als Entwurf
gespeichert werden. Hierbei kann folgende Abfrage erfolgen:
• [Ja]
es bleibt ein Entwurf im Outlook zurück. Es erfolgt keine Kontakt-Anlage.
• [Nein]
der Entwurf wird gelöscht.
• [Abbrechen]
Es wird zurück in den Bearbeitungsmodus der E-Mail gesprungen.
Ein in Outlook gespeicherter Entwurf führt nicht zum Anlegen eines Kontaktes mit dem Kontakt „E-Mail
(Entwurf)“ im CRM-Modul.
4.4.4 Serienmail versenden
Das Versenden einer Serienmail mittels Outlook Add-In ist zurzeit nicht möglich. Nur mittels des internen
Mailclients können Serienmail-Vorlagen erzeugt und verändert werden sowie Serienmails versendet werden.
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