ÖNORM A 2063
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Die Jahresrelease ABK7 2012 – TEIL 2<br />
Neue Features und Tools in ABK<br />
21.02.2012 | Seite 1/14<br />
Die Finalisierung der neuen Version von ABK7 - Version 7.7a wurde erfolgreich abgeschlossen! Wir freuen<br />
uns daher Ihnen einen Überblick über die gelungenen Implementierung und Adaptierung unserer<br />
Maßnahmen zur Qualitätssicherung gewähren zu dürfen und hoffen Sie hiermit künftig noch besser in der<br />
täglichen Anwendung unterstützen zu können.<br />
Wir haben zahlreiche konstruktive Anregungen und Erweiterungen unserer ABK-Anwender aufgenommen<br />
und in der neuen Version von ABK7 realisiert – so wurde neuen Anforderungen sowie dem unübersehbaren<br />
Trend zur Nachhaltigkeit Rechnung getragen und ABK beispielweise um das breite Spektrum der<br />
ökologischen Kriterien erweitert.<br />
Der erste Teil der wichtigsten Neuerungen aus der Jahresrelease - in Themenbereiche zusammengefasst -<br />
wurde bereits in der Jänner-Ausgabe unseres Newsletters ausführlich präsentiert. Die Fortsetzung bzw. eine<br />
abschließende Übersicht der wesentlichen Änderungen haben wir für Sie in dem nachstehenden Beitrag<br />
zusammengestellt:<br />
NEU: Beschleunigtes Antworten und Weiterleiten von E-Mails<br />
Posteingänge mit neuer Funktion zum Weiterleiten und Antworten<br />
Dokumente des Typs PE-<br />
Posteingang können<br />
weitergeleitet und<br />
beantwortet werden.<br />
Dabei wird ein neues E-Mail mit folgenden Regeln erstellt:<br />
Die Parameter Projektname, Serie und Ereignis werden vom Posteingang übernommen, der Name/die<br />
Nummer lt. den bestehenden Regeln die der Ordner vorgibt. (automatische Nummerierung oder freie<br />
Eingabe).<br />
Das Dokument wird in jenem Ordner angelegt, in dem die Vorlage definiert wurde.<br />
Bei der Beantwortung wird der Suchname des Absenders vom Feld Herkunft als Empfänger in das Feld An:<br />
übernommen. Der Betreff wird ebenfalls kopiert, es wird noch das Kürzel „AW:“ für Antwort vorangestellt.<br />
Bei der Weiterleitung wird der Betreff übernommen und das Kürzel „WG:“ vorangestellt.<br />
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Im Menü Extras Optionen kann daher die Vorlage für E-Mails festgelegt werden, die bei der Beantwortung<br />
und Weiterleitung verwendet wird.<br />
Mit einer eigenen Option wird definiert, ob mit der Beantwortung und Weiterleitung ein neues leeres E-Mail<br />
angelegt wird, oder ob der vorhandene Text in das neue E-Mail übernommen wird.<br />
Wenn der vorhandene Text übernommen wird, wird eine Zusammenfassung des ursprünglichen Mails am<br />
Beginn eingefügt.<br />
Performance-Verbesserung mit maximalem Überblick<br />
Neue Option „Erweiterten Filter bei Auswahl sofort anwenden“<br />
Wenn diese Option nicht gewählt wurde, erscheint ein neuer Button "Filter anwenden":<br />
So kann man vorher die Datenmenge über Kontaktfilter, Statusfilter und Terminfilter einschränken und<br />
dann mit der neuen Funktion die Abfrage starten.<br />
Der Filter nach Terminen wurde erweitert. Nicht nur nach dem Zieltermin, sondern auch nach dem Termin<br />
der Terminvereinbarung, Dokumentdatum, nach dem Datum „Letzte Änderung am:“ und „Eingang am:“<br />
kann gefiltert werden. Zusätzlich kann nach einem definierbaren Datums-Feld gefiltert werden.<br />
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Neue Funktion Markierte Dokumente in ein anderes Projekt/Serie/Ereignis kopieren<br />
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Mit der Funktion „Kopieren als“ können markierte Dokumente in ein bestehendes Projekt und/oder in eine<br />
bestehende Serie und ein Ereignis kopiert werden.<br />
Erinnerungen einfach ausblenden<br />
Im Fenster „Erinnerung“ kann die automatische Anzeige ausgeschaltet werden. (Zusätzlich zur Option in<br />
Extras / Optionen)<br />
Neuerungen für Besprechungsprotokolle<br />
Ereignisse haben eine Status, der den Ausdruck der Protokollpunkte steuert<br />
Sie wollen eine neue Besprechung anlegen und Besprechungspunkte dazu aufnehmen und dann<br />
rückwirkend noch das vorangegangene Protokoll ausgeben? Kein Problem mit der neuen Funktion.<br />
Alle Punkte, die einem aktiven Ereignis zugeordnet sind, werden gedruckt, alle anderen nicht. Daher schnell<br />
das letzte Ereignis auf Status Entwurf setzten, dann werden diese Punkte und Ergänzungen die zu diesem<br />
Ereignis aufgenommen wurden, nicht ausgegeben.<br />
Ein Ereignis kann einen Status Entwurf, In Bearbeitung oder Gesperrt haben.<br />
Status In Bearbeitung: Punkte zu Ereignissen mit diesem Status können aufgenommen, geändert<br />
und ausgegeben werden.<br />
Entwurf: Wie bei Status „In Bearbeitung“, aber Ereignisse mit diesem Status werden nicht im<br />
Endlosprotokoll berücksichtigt (Man kann ein Ereignis 0023 anlegen um eine Einladung zu<br />
versenden, trotzdem wird das richtige Serienprotokoll 0022 gedruckt.)<br />
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21.02.2012 | Seite 4/14<br />
Gesperrt: Es sind keine Änderungen zu diesem Ereignis und zu Einträge zu diesem Ereignis möglich.<br />
Beteiligte eines Ereignisses (Besprechung)<br />
Auswahl der Teilnehmer, der Verteiler und der Empfänger des Einladungsschreibens<br />
Die Auswahl wurde der Standard-Adressauswahl in ABK7 angepasst. Zusätzlich wird hier bei jeder<br />
aufgenommenen Kontaktperson festgelegt, ob sie Teilnehmer der Besprechung und/oder Empfänger des<br />
Protokolls bzw. des Einladungsschreiben ist.<br />
In dieser Registerkarte kann auch ein neuer Ausdruck Teilnehmerliste gestartet werden.<br />
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Einladungsschreiben für ein Ereignis (Besprechung)<br />
Neues Register Einladungsschreiben für die Erstellung eines eigenen Dokuments<br />
21.02.2012 | Seite 5/14<br />
Im Einladungsschreiben werden der Termin für die nächste Besprechung sowie die Tagesordnungspunkte<br />
festgelegt. Hier kann ein eigenes Dokument als Einladungsschreiben ausgegeben werden.<br />
Register Einträge<br />
Neue Speed-Buttons für das rasche Anlegen einer Information und einer Aufgabe<br />
Mit diesen neuen Funktionen wird eine Information/Aufgabe angelegt und das Bearbeitungsfenster sofort<br />
geöffnet. (Das Fenster für das Anlegen eines Dokumentes wird dabei übersprungen.)<br />
Diese Funktionen stehen in allen Dokumentordnern zur Verfügung, wo eine Autonummerierung für<br />
Dokumente eingestellt ist, und im Projekt Vorlage ein Dokument mit dem Typ AG-Aufgabe oder IN-<br />
Information vorhanden ist.<br />
In der Spalte Erw-Erweiterung werden diese Icons<br />
für Aufgabe bzw. Information angezeigt.<br />
Information mit neuem Status Dauer-Info und Einmal-Info – für den eindeutigen Unterschied<br />
zwischen immer und einmalig<br />
Für den Dokumenttyp Information gibt es zwei neue Status<br />
Informationen mit dem Status „Einmal-Info“ werden nur in dem aufgenommenen Ereignis ausgegeben.<br />
Informationen mit dem Status „Dauer-Info“ werden immer ausgegeben, vorausgesetzt das zugehörige<br />
Ereignis hat nicht den Status „Entwurf“.<br />
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Neue Funktion Unterpunkt anlegen: damit zusammenbleibt was zusammengehört<br />
21.02.2012 | Seite 6/14<br />
Mit dieser Funktion wird zu einem bestehenden Dokument ein weiteres Dokument angelegt. Die Nummer<br />
des neuen Dokuments setzt sich aus der Nummer des bestehenden Dokuments plus einer fortlaufenden<br />
Nummer zusammen. So sind Unterpunkte dem Hauptdokument zugeordnet und die<br />
Zusammengehörigkeit des Inhalts wird zum Ausdruck gebracht. Im Übrigen sind die Unterpunkte aber ganz<br />
normale Punkte.<br />
Dokumenteigenschaften<br />
Neue Funktionen Ergänzung korrigieren und Ergänzung löschen<br />
Sie wollen im Eintrag von der vorletzten Besprechung einen Tippfehler ausbessern?<br />
Über eine Auswahlliste kann jene Ergänzung gewählt werden, deren Eintrag korrigiert, bzw. gelöscht werden<br />
soll. Einträge zu Ereignissen mit dem Status „Gesperrt“ können nicht abgeändert werden.<br />
Neue Option „Nur letzte Ergänzung drucken“<br />
Mit dieser neuen Druckoption kann direkt beim Besprechungspunkt eingestellt werden, ob der gesamte<br />
Langtext, oder nur die letzte Ergänzung gedruckt wird. Im Druckset kann diese Einstellung übergeordnet<br />
aufgehoben werden.<br />
Empfängerauswahl mit Zielgruppe – damit wirklich alle die Nachricht bekommen<br />
Bei der Empfängerauswahl aus dem Zentralen Adress-Stamm ist nun zusätzlich die Spalte Zielgruppe<br />
eingeblendet.<br />
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Neue Empfängergruppe in den Besprechungsserien: Empfängergruppe ALLE<br />
21.02.2012 | Seite 7/14<br />
Bei der Empfängerauswahl in Besprechungsserien gibt es die Empfängergruppe ALLE. In den Protokollen<br />
wird ALLE gedruckt, bei der Versendung des Protokolls wird die Gruppe in die einzelnen Beteiligten des<br />
Ereignisses aufgelöst.<br />
Neue Auswahlgruppe „Beteiligte im Ereignis“<br />
Bei der Empfängerauswahl in Besprechungsserien gibt es eine neue Auswahlgruppe „Beteiligte Ereignis“.<br />
Alle Kontakte, die bei dem aktuellen Ereignis als Beteiligte ausgewählt wurden, werden aufgelistet.<br />
Protokoll drucken<br />
Druckoptionen wurden erweitert, die Darstellung wurde übersichtlicher im Bereich Druckset:<br />
Druckbereich<br />
Deckblatt<br />
Beschreibung des Ereignisses<br />
Textabschnitt Einleitung drucken<br />
Textabschnitt Einladung drucken<br />
Textabschnitt Schlusszeilen<br />
Kopf-Fußzeile auf der ersten Seite nicht drucken<br />
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NEU! Bericht je Beteiligten erstellen<br />
NEU! Einladungsschreiben drucken<br />
NEU! Anwesenheitsliste drucken<br />
NEU! Beim E-Mail-Versand Anlagen mit senden<br />
Datenbereich<br />
NEU! Kapitel [Combo ] Alle, Erweitert<br />
NEU! Beteiligte [Combo ] Alle, Erweitert<br />
NEU! Leistungsgliederung [Combo ] Alle, Erweitert<br />
21.02.2012 | Seite 8/14<br />
NEU! Status der Einträge [Combo ] Alle, Nur offene Punkte (nicht Erledigt, nicht Gesperrt, nicht<br />
Zurückgestellt)<br />
Darstellung Bericht<br />
Format Teilnehmerliste: (nur bei Endlos- und Ereignisprotokoll)<br />
o Matrix<br />
o Liste<br />
NEU! Format Teilnehmer: Kontaktperson ohne Titel drucken<br />
NEU! Teilnehmer Anmerkung drucken<br />
Sortierung der Teilnehmerliste(nur bei Endlos- und Ereignisprotokoll):<br />
Gliederung<br />
o Nach der Liste der Beteiligten beim Ereignis<br />
o NEU! Anmerkung<br />
o Keine<br />
o Kapitel<br />
o NEU! Projekt (für Liste aller Einträge)<br />
Sortierung der Einträge<br />
o Leistungsnummer<br />
o Beteiligte (Empfänger/Verteiler)<br />
o Zieltermin<br />
o Dokumentnummer<br />
o Projekt, Dokumentnummer<br />
Anzahl der freien Zeilen nach einem Eintrag<br />
Darstellung Einträge<br />
Format Beteiligte (Format Empfänger/Verteiler)<br />
o Suchname Firma<br />
o Suchname Firma (Kontaktperson)<br />
o Suchname Kontaktperson<br />
o Kurzzeichen Kontaktperson<br />
o Leistungsgliederung<br />
Format Nummer<br />
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o Nummer<br />
o Serie und Nummer<br />
Langtext History (Einträge Format):<br />
o NEU! Drucken wie bei Punkten/Ergänzungen angegeben<br />
o Nur der letzten 3 Besprechungen drucken<br />
o Nur die letzte Ergänzung drucken<br />
o Immer drucken<br />
o NEU! Nie drucken<br />
Langtext der letzten Besprechung fett drucken<br />
Alte Einträge in Grau und mit kleiner Schrift drucken<br />
Datum<br />
o Kein Datum<br />
o Datum Angelegt am:<br />
o Dokumentdatum<br />
o Ereignisdatum<br />
Anlagen anführen<br />
Interne Notiz drucken<br />
Beteiligte bei erledigten Punkten nicht drucken<br />
Druckoption: Bericht je Beteiligten erstellen: damit jeder nur seine eigenen<br />
Informationen erhält<br />
Mit dieser Funktion kann man Ausdrucke erstellen, die nur Punkte enthalten, die die gewählte<br />
Firma/Kontaktperson als Beteiligte ausweisen.<br />
21.02.2012 | Seite 9/14<br />
Aktiviert man die Funktion, erstellt das Programm – ohne Unterlass – für jede vorkommende<br />
Firma/Kontaktperson je einen Ausdruck mit allen Punkten, in der diese Firma/Kontaktperson als Beteiligter<br />
ausgewiesen ist.<br />
Anschließend wird das Senden der E-Mail veranlasst, sodass der Beteiligte als Empfänger im E-Mail<br />
übernommen wird.<br />
Druckoption: Beim E-Mail-Versand Anlagen mitsenden<br />
Mit dieser Funktion werden alle Anlagen der einzelnen Besprechungspunkte (ausgenommen<br />
Verknüpfungen und Sammeldokumente) beim E-Mail Versand als eigene Anlagen mitgesendet.<br />
Druckoption: Einladungsschreiben drucken<br />
Mit dieser Funktion wird auch ein PDF von der Einladung erstellt und im E-Mail als zusätzliche Anlage<br />
mitgesendet.<br />
Druckoption Anwesenheitsliste drucken<br />
Mit dieser Funktion wird auch ein PDF der Anwesenheitsliste generiert und im E-Mail als zusätzliche Anlage<br />
mitgesendet. Alle eingeladenen Personen werden in der Liste angedruckt.<br />
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Projektzeitplan, BauKG-SiGe Plan<br />
21.02.2012 | Seite 10/14<br />
Neue Option für die Anzeige der Projektdauer – damit Maßnahmen nicht über das Ziel<br />
hinausschießen<br />
Im Menü Extras |Optionen Datenbereich ZP-Projektzeitplan gibt es eine neue Option „Projektdauer<br />
anzeigen“. Wenn diese Option eingeschalten ist, werden Bereiche außerhalb von Projektanfang und<br />
Projektende grau hinterlegt dargestellt.<br />
Neue Option Druckplatzhalter<br />
In den Eigenschaften einer Maßnahme/Einrichtung kann festgelegt werden, wieviel Platz nach dieser<br />
Maßnahme im Ausdruck frei bleiben soll. Die Angaben können in Zentimeter („6 CM“) oder in Seiten („1 S“)<br />
gemacht werden. „0 S“ bedeutet, dass nach der Maßnahme /Einrichtung ein Seitenumbruch eingefügt<br />
wird.<br />
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Kostenmanager Optionen<br />
21.02.2012 | Seite 11/14<br />
Neue Option für die Prognoseberechnung - wenn nicht alle Belege eingerechnet werden<br />
Neue Option im Ordner Projektkostenmanager |Optionen „Folgende Belegarten beeinflussen nicht die<br />
Prognosekosten. Mit einer Auswahlliste können jene Rechnungsarten gewählt werden, die nicht die<br />
Prognosekosten erhöhen. (In der Auswahlliste werden alle Belege aus dem Ordner Kataloge|<br />
Kaufmännisch|Belegarten|Rechnungen angezeigt)<br />
Kostenmanager Ordner Flächenprogramm<br />
Neue Druckoption für Protokoll Kostenübersicht<br />
Werte aus dem<br />
Flächenprogramm können<br />
als Favoriten<br />
gekennzeichnet werden.<br />
Beim Ausdruck des Berichts<br />
„Kostenübersicht“ werden<br />
diese Werte angedruckt.<br />
Kostenmanager Ordner Kostenübersicht/Prognose<br />
Neue Spalten für die Feststellung der Budgetabweichung<br />
Diff. PK –SK gibt den Differenzbetrag von „Prognosekosten“ – „Schätzkosten Aktuell“ an.<br />
In %Diff.PK-SK wird der Wert in Prozent ausgedrückt.<br />
Neue Berechnungsmethode % von vorhandener Leistung/Kostenart – wenn relative Angaben<br />
zu vorhandenen Kosten ausreichen<br />
Neue Möglichkeit für die Berechnung von Schätzkosten auf Basis von einem Kostenbereich (z.B. „% BWK“),<br />
einer Kostenart/Leistung (z.B. „%L:0.X.13“) und von Summenzeilen (z.B. „%LS:0“) und Prozentwerten.<br />
Eingabe der Anzahl der Prozent im Feld Menge, im Feld EH(KWID) kann die Formel aufgenommen werden.<br />
Kostenbildung mit Einheit „%“<br />
In der Kostenbildung kann die Einheit „%“<br />
verwendet werden. Im Feld Menge wird die Anzahl<br />
der %, im Feld Preis/EH wird der Basiswert für die<br />
Berechnung eingetragen.<br />
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Mehrkostenforderungen mit Freien Feldern - damit auch alle Wünsche in Formularen<br />
untergebracht werden<br />
Es können freie Felder angelegt werden, die auch<br />
mit Auswahlkatalogen hinterlegt sind und für den<br />
Druck verwendet werden.<br />
Kostenmanager Ordner Auftragsvergabe und Rechnungen<br />
Neue Funktion für Vertragstexte in Zusatzaufträgen<br />
21.02.2012 | Seite 12/14<br />
Neue Funktion „Vertragstext aus Hauptauftrag übernehmen“ bei der Belegart Zusatzauftrag: Wenn im<br />
Hauptauftrag ein Vertragstext erstellt wurde, wird dieser Text in den Zusatzauftrag mit allen Variablen<br />
übernommen.<br />
Kostenmanager, Ordner Analysen - neue Option, damit gesperrte Projekte<br />
ausgewertet werden können<br />
Da bekanntlich zu viele Daten die Performance negativ beeinflussen können, werden abgeschlossene<br />
Projekte ausgeblendet. Das verbessert nicht nur die Geschwindigkeit, auch können dadurch Daten nicht<br />
irrtümlich einem falschen Projekt zugeordnet werden.<br />
Bei manchen Gelegenheiten vermisst man dann aber die wertvollen Kennzahlen in abgeschlossenen<br />
Projekten. Daher können nun durch eine neue Option Daten dieser ausgeblendeten Projekte bei Analysen<br />
berücksichtigt werden.<br />
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Kostenmanager Protokolle und Berichte<br />
Überarbeitung Ausdruck Detailblatt zur Leistung<br />
Neues Protokoll Umbuchungen<br />
Viele neue Variablen wurden für den Druck bereitgestellt.<br />
Kostenplanung mit Elementen<br />
21.02.2012 | Seite 13/14<br />
Preiseingabe direkt in den Elementen eingeben - Umwege über Komponenten sind out<br />
Beim Feinelement kann direkt ein Preis eingegeben werden, wenn keine Positionen zugeordnet sind.<br />
(Bisher musste zumindest eine Komponente mit einem Preis angelegt werden.)<br />
Neue Funktion Element kopieren<br />
In der Funktion „Element wählen“ gibt es ein Register „Projekt“. In diesem Register können nun<br />
Elemente kopiert und anschließend in die Gliederungsstruktur eingeordnet werden.<br />
Neue Funktion „Projektspezifische Elemente in den Stamm überleiten“ – wenn<br />
Projektelemente zum Standard werden<br />
In der Funktion „Element wählen“ gibt es<br />
ein Register „Projekt“. In diesem Register<br />
können nun Elemente in den Stamm<br />
übergeleitet werden. Dafür müssen der<br />
entsprechende Katalog und die<br />
gewünschte Kategorie festgelegt werden.<br />
Anmerkung: Derzeit können nur<br />
Feinelemente in den Stamm übergeleitet<br />
werden.<br />
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Herkunft im Fenster Eigenschaften zum Element<br />
21.02.2012 | Seite 14/14<br />
Im Fenster „Eigenschaften zum Element“ wird die Herkunft angezeigt.<br />
Kommt das Element aus dem Stamm kann hier auch die<br />
Datensynchronisierung gestartet werden.<br />
Neue Funktionen im Register Kostenplanung bringen neue Ansichten<br />
Neue Ansichten über den Ansichtsfilter:<br />
„Bereich mit Kosten“ blendet nur Hierarchiestufen mit Kosten ein,<br />
„Elemente“ blendet alle Summenknoten aus.<br />
Neue Funktion „Übersicht – Versionen“ mit der Liste der vorhandenen Kostenplanversionen. Hier kann eine<br />
Anmerkung je Version aufgenommen werden.<br />
Druckoptionen überarbeitet – mit neuer Sortierung immer die richtige Wahl treffen<br />
Deaktivierte Feinelemente und Komponenten nicht drucken<br />
Mengenermittlung drucken<br />
Büro- und Projekterfolg , Zeiterfassung - Mit Routinen zu mehr Sicherheit<br />
Automatischer Rechenlauf über Projekte zu einem bestimmten, regelmäßigen Zeitpunkt durchführen<br />
Der Rechenlauf über Projekte kann mit einem Script vollautomatisch zu einem bestimmten, regelmäßigen<br />
Zeitpunkt durchgeführt werden. Ein Beispiel-Script befindet sich im Tools-Verzeichnis im ABK7-<br />
Programmverzeichnis (C:\ABK7\Tools\beispielscripts\BP-Rechenlauf.vbs).<br />
Dieses Script muss nun mit der Aufgabenplanung von Windows automatisch aufgerufen werden.<br />
Mit dem Assistenten für einfache Aufgabenplanung sollte das leicht gelingen.<br />
Reportgenerator - Auflockerung durch Grafiken<br />
Neuerungen in ABK- Reportgenerator<br />
Logo- bzw. Bild-Datei kann angegeben werden. Diese wird nicht in der Report-Datei gespeichert, sondern<br />
verweist auf eine Bilddatei im Ordner Reports. Siehe Handbuch ABK-RP, Ordner Blöcke, Register Zellen bei<br />
Typ B für Bild.<br />
WIR HOFFEN, DASS UNTER DEN ZAHLREICHEN NEUEN FUNKTIONEN AUCH FÜR SIE DIE EINE<br />
ODER ANDERE HILFREICHE NEUERUNG DABEI IST UND WÜNSCHEN IHNEN WEITERHIN GUTES<br />
GELINGEN MIT ABK!<br />
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