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ARCHIVIERUNG / DIGITALE SIGNATUR
ARCHIVIERUNG UND DIGITALE SIGNATUR<br />
Digitale Archivierung<br />
Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Korrespondenz<br />
und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente<br />
sind an verschiedenen Orten abgelegt und die Suche danach ist zeitraubend. Die ABACUS<br />
Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung von allen<br />
ABACUS-Auswertungen und Originaldokumenten in digitaler Form. So können zum Beispiel<br />
alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort<br />
digital gespeichert werden. ABACUS garantiert eine vollständige und lückenlose elektronische<br />
Ablage von Auswertungen, Belegen und Dokumenten. Auch Fremdprogramme wie zum Beispiel<br />
MS Office können Dokumente ins ABACUS-Archiv übertragen.<br />
Effizienter suchen – online im Zugriff<br />
Die automatische Volltextindexierung archivierter Dokumente macht das Suchen von Dokumenten<br />
oder Buchungen mit beliebigen Stichworten zu einem Kinderspiel. Das ganze Archiv<br />
kann komfortabel vom Arbeitsplatz durchsucht und verwaltet werden. Dadurch werden alle<br />
Geschäftsprozesse aktiv unterstützt und die Flexibilität stark erhöht. Die Einsicht in die Daten<br />
ist klar geregelt und kann individuell über die ABACUS-Benutzerverwaltung festgelegt werden.<br />
Integriertes Dokumentenmanagement<br />
Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten<br />
Originalbelege den Transaktionen resp. Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind.<br />
Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird<br />
sofort angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.<br />
Digitale Signaturen<br />
Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer digitalen Signatur versehen,<br />
welche die Authentizität und Originalität der Daten garantieren.
ALLES ONLINE IM ZUGRIFF<br />
Automatisches Erfassen von Originaldokumenten<br />
mit Barcodelabels und AbaScan<br />
Für jeden Beleg in Papierform kann im jeweiligen Erfassungsprogramm mit<br />
einem Barcode-Labeldrucker eine Barcode-Etikette ausgedruckt werden.<br />
Diese Etikette enthält die Informationen über den Beleg und das entsprechende<br />
Dossier oder Archiv. Mit diesen Informationen kann der Beleg beim<br />
Scannen mit dem Programm AbaScan automatisch in digitaler Form im richtigen<br />
Dossier / Archiv abgespeichert werden – schnell und effizient. Während<br />
des Scannens wird der Text des Dokumentes volltextindexiert, wodurch später<br />
eine schnelle Suche des Dokumentes möglich wird. Auch nach mehreren<br />
Jahren kann das Dokument wieder eingesehen oder ausgedruckt werden.<br />
Integration von Fremdformaten<br />
Die ABACUS Archivierung geht weiter als nur Dokumente abzuspeichern, die<br />
mit ABACUS-Programmen erstellt wurden. Es können auch Dokumente mit<br />
Datei-Formaten aus anderen Programmen (z.B. Word, div. Bildformate) archiviert<br />
werden. Die ABACUS Archivierung wird so zur globalen Ablage nach<br />
dem Motto: “alles Relevante am richtigen Ort“. Im Word und Excel steht<br />
eine Schaltfläche “Archiv / Dossier“ zur Verfügung. Mit einem Mausklick auf<br />
diese Schaltfläche kann das bearbeitete Dokument direkt und einfach ins<br />
gewünschte Dossier / Archiv gespeichert werden. Die zeitraubende Suche<br />
nach dem Speicherort respektive der geeigneten Ablage gehört somit der<br />
Vergangenheit an.
Drill-Down-Funktion: Transparenz<br />
leicht gemacht<br />
ABACUS-Daten können bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgt<br />
werden (Drill Down). Zum Beispiel öffnet sich bei<br />
einem Journal oder Kontoauszug mit Doppelklick auf die<br />
gewünschte Zeile automatisch das Belegerfassungsfenster.<br />
Auffallende Zahlen können so direkt nachkontrolliert und<br />
allfällige Fehler am Ursprung korrigiert werden. Wenn der<br />
dazugehörige Originalbeleg mit AbaScan gescannt wurde,<br />
ist auch dieser nur einen Mausklick entfernt.<br />
Leistungsübersicht ABACUS Archivierung<br />
und digitale Signatur<br />
> Scannen von externen Dokumenten (z.B. Lieferantenrechnungen,<br />
Lieferscheine) und automatisches Zuordnen mittels Barcode-Etikette<br />
zum entsprechenden Datensatz (z.B. Lieferantenbestellung)<br />
> Automatische Ablage durch Voreinstellung von Dokumentkopien<br />
(z.B. Rechnungen, Mahnungen, Reports) ins gewünschte Archiv<br />
> Automatisches Abspeichern einer Kopie (z.B. Lohnabrechnung)<br />
ins jeweilige Mitarbeiterdossier<br />
> Drag & Drop von ca. 200 Dateiformaten ins Archiv<br />
> Archivdaten können jahresabhängig ausgelagert werden.<br />
> Archivinhalte können aus rechtlichen Gründen nicht aus dem Archiv<br />
gelöscht werden.<br />
> Digitale Signatur gemäss gesetzlichen Anforderungen<br />
Suche mit Suchmaschine AbaPilot<br />
In Dossiers oder Archiven abgespeicherte Belege und Dokumente können<br />
dank dem Suchsystem AbaPilot und der leistungsfähigen Volltextsuche<br />
(Volltextindexierung) innerhalb weniger Augenblicke auch aus tausenden von<br />
Daten gefunden werden. Es genügt einen Begriff in Form einer Zahl, eines<br />
Wortes oder eines Wortfragmentes einzugeben.
Gezielte Suche<br />
in ABACUS-Datenbank<br />
und Archiven mit AbaPilot<br />
Suchsystem<br />
Originaldokument<br />
aus Archiv;<br />
Buchungen, Reports<br />
Eingang<br />
Beleg / Dokument<br />
Erfassung in Softwareanwendung<br />
z.B. Kreditorenbuchhaltung<br />
Drucken der Barcodes<br />
Barcodes auf<br />
Beleg / Dokument anbringen<br />
Scannen des Beleges via<br />
AbaScan<br />
Ablage in Archiv<br />
Auslagerung ganze<br />
Buchhaltung mit<br />
digitalen Originalbelegen<br />
auf CD / DVD<br />
Output<br />
Daten MS Office<br />
Suche nach Daten<br />
und Originalbelegen<br />
mit Suchmaschine<br />
und Viewer<br />
Die Vorteile auf einen Blick<br />
> Kein Platzbedarf für physische Ablage<br />
> Kein manueller Aufwand für Ablage und Suche<br />
> Lückenlose Organisation und Ordnung der Daten:<br />
“alles Relevante am richtigen Ort“<br />
> Scannen von Originaldokumenten, z.B. Lieferantenrechnungen<br />
> Originalansicht am Bildschirm von gescannten<br />
Dokumenten<br />
> Schaltfläche “Archiv / Dossier“ in Word / Excel für<br />
direktes und einfaches Ablegen des bearbeiteten<br />
Dokumentes<br />
> Automatisches Speichern von ABACUS-Dokumenten,<br />
Bilanzen, Belegen usw. in Archiven durch Voreinstellungen<br />
> Einfache und schnelle Suche mit Stichworten dank<br />
Volltextindexierung der Daten und AbaPilot-Suchsystem<br />
> Zeit sparend durch online Zugriff auf Daten<br />
> Optimale Unterstützung der Arbeitsabläufe und verbesserte<br />
Kommunikation<br />
> Zugriffsrechte auf Daten klar geregelt<br />
> Digitale Signatur auf Auswertungen im PDF Format um<br />
Authentizität zu garantieren
Elemente der ABACUS Archivierung und digitalen Signatur<br />
ABACUS ARCHIVIERUNG<br />
OPTION ABASCAN<br />
ABAPILOT VOLLTEXTSUCHMASCHINE<br />
ABACUS empfiehlt den Einsatz von HP-Produkten<br />
Verlangen Sie eine kostenlose Präsentation der Software bei: ABACUS Research AG<br />
Betriebswirtschaftliche Software<br />
Ziegeleistrasse 12<br />
CH-9302 Kronbühl-St. Gallen<br />
Telefon 071 292 25 25<br />
Fax 071 292 25 00<br />
www.abacus.ch<br />
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