Grundregeln guter Organisation - Zeitgewinn Hamburg, Andrea Kaden

ZEITGEWINN HAMBURG
Effiziente Büroorganisation-Freiheit für Wichtiges
Grundregeln für einen organisierten Tag
Hier sind einige einfache Ideen, die Ihnen helfen können, sich besser zu organisieren.
Diese einfachen Tipps werden Sie wieder „on track“ bringen und Sie unterstützen
wieder Kontrolle über Ihren Arbeitsplatz zu bekommen.
Vorsicht, übernehmen Sie sich nicht! Suchen Sie sich einige Tipps für den Anfang aus
und freuen Sie sich auf das Resultat. Organisiert zu sein, lässt Ihrem Kopf viel Raum für
die wirklich wichtigen Dinge!
Generelle Tipps fürs Büro
1. Definieren Sie Ihre Ziele
Bevor Sie irgendetwas beginnen, machen Sie sich Ihre Ziele klar. Wenn Sie ihr Ziel
nicht kennen, woher wollen Sie dann wissen, in welche Richtung Sie gehen sollen?
2. Schaffen Sie einen Platz für alle Dinge
Wenn Sie nicht wissen, wo Ihre Dinge hingehören, wie wollen Sie dann wissen, wo Sie
sie hin räumen sollen? Und wie wollen Sie dann wissen, wo sie die Dinge finden, wenn
Sie sie brauchen.
3. Lagern Sie ähnliche Dinge zusammen
Wenn Sie organisierter werden wollen, ist Kategorisieren sehr wichtig. Platzieren Sie
alle Materialen, die z.B. zum Rechnung bezahlen benötigt werden beieinander. Bewahren
Sie auch Ordner und die entsprechenden Materialien nah beieinander auf.
Wenn Sie an etwas arbeiten, sollte das benötigte Material leicht erreichbar sein.
4. Nutzen Sie nur einen Kalender
Der größte Fehler ist es, mehr als einen Kalender zu benutzen. Sie vermeiden Überschneidungen
und verpasste Termine, wenn Sie Business- und private Termine in einem
Kalender führen.
5. Räumen Sie jeden Abend auf
Es braucht wirklich nur einige Sekunden, die Dinge, die Sie benötigt haben, wieder
dahin zu räumen, wo Sie hingehören. Wenn Sie die Dinge wirklich nicht gleich wegräumen
können, legen Sie sie auf einen Stapel, den Sie zumindest jeden Abend, bevor
Sie das Büro verlassen, wegräumen.
ANDREA KADEN
Professional Organizer

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6. Entscheiden Sie jetzt
Der meiste Office-„Müll“ ist schlicht und einfach ein Resultat einer Entscheidungsvermeidung.
Entscheiden Sie jetzt, wo die Unterlagen hingehören. Dafür benötigen Sie
nur einige Sekunden länger, aber Sie vermeiden die Stapelbildung von vermiedenen
Entscheidungen, mit denen Sie sich am Ende doch wieder beschäftigen müssen.
7. Achten Sie darauf, dass Sie gute Arbeitsgeräte zu Hand haben
Es ist zu schwierig einen Job gut zu erledigen, wenn Sie das richtige Werkzeug nicht
zur Hand haben oder ungenügend ausgestattet sind. Entscheiden Sie welche Arbeitsmittel
Sie brauchen und kaufen Sie sie. Brauchen Sie eine Schere? Kaufen Sie sie, anstatt
immer wieder bei den Kollegen zu suchen. Halten Sie immer Papier und Stift in
der Nähe des Telefons bereit. Müssen Sie öfter Ordner anlegen? Dann achten Sie darauf,
dass Sie immer alles Notwendige hierfür vorrätig haben.
8. Schaffen Sie einen effektiven Arbeitsplatz
Schaffen Sie sich einen organisierten, schönen Arbeitsplatz. Egal ob es ein kleiner oder
großer Arbeitsplatz ist, Ihr Schreibtisch sollte der Erledigung Ihrer Aufgaben förderlich
sein. Er sollte alle notwendigen Dingen in einer Armlänge entfernt oder leicht zugänglich
bereit halten.
9. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf
Befreien Sie Ihren Arbeitsplatz von allem, was nicht zum Projekt, an dem Sie gerade
arbeiten, gehört. Damit vermeiden Sie Ablenkungen. Wenn Sie an verschiedenen Projekten
arbeiten, legen Sie Ordner für jedes an und halten Sie nur den Ordner geöffnet
auf den Sie sich gerade konzentrieren. Organisieren Sie Ihren „Papierkram“ und die
elektronischen Files am Ende eines jeden Projekts. Ihre Ergebnisse werden sein, wenn
Sie Ihre Aufmerksamkeit auf nur eine Sache zurzeit richten.
10. Seien Sie unnachgiebig
Befreien Sie Ihre Schreibtisch, Ihre Schubladen, Ihre Schränke und Ordner von allen
alten und unter dem Motto „es ist da, weil man niemals weiß, wann man es brachen
kann“, aufbewahrten Dingen. Wenn Sie die Dinge im letzten Jahr nicht benutzt haben,
werden Sie sie wahrscheinlich nie wieder brauchen.
Wollen Sie wirklich ein organisiertes effektives Büro, dann starten Sie jetzt!
ANDREA KADEN
Professional Organizer