wesen in der Sozialversicherung (SRVwV)

HVBG Prüfung & Beratung
Handbuch für Finanzreferenten und Revisoren
(4) Werden die in den Absätzen 1 bis 3 genannten Unterlagen auf maschinell verwertbaren
Datenträgern aufbewahrt, so gelten für die Aufbewahrung der Unterlagen über den Aufbau
der Datenträger und die Programmdokumentation einschließlich Testunterlagen über
die Programme, die zur maschinellen Speicherung verwendet wurden, die in Absatz 1 genannten
Fristen.
§ 36 Aufbewahrung
(1) Schriftliche Unterlagen dürfen vor Ablauf der betreffenden Aufbewahrungsfrist vernichtet
werden, wenn
1. sie auf einen maschinell verwertbaren Datenträger so übertragen sind, dass sie in bildlicher
Form wiedergegeben werden können,
2. die bildliche Wiedergabe mit den zu vernichtenden Unterlagen übereinstimmt und sie
die darin enthaltenen Daten erkennbar macht,
3. durch digitale Signatur dessen, der die bildliche Wiedergabe erzeugt hat, die Übereinstimmung
der bildlichen Wiedergabe mit der Unterlage bestätigt und dadurch die unbemerkte
Veränderung der Unterlage ausgeschlossen ist,
4. die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind,
5. die bildliche Darstellung jederzeit innerhalb angemessener Frist wieder hergestellt werden
kann und
6. für die Aufzeichnung, die Aufbewahrung der Datenträger und die bildliche Wiedergabe
ein bestimmtes Verfahren vorgegeben ist und dieses Verfahren der Dienstanweisung nach
§ 40 entspricht.
(2) Für die Aufbewahrung von Unterlagen, die auf einem maschinell verwertbaren Datenträger
erstellt wurden, gilt Absatz 1 entsprechend mit der Maßgabe, dass die bildliche Übereinstimmung
nicht sichergestellt sein muss. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die
schriftlichen Unterlagen jederzeit in ihrer ursprünglichen Fassung inhaltlich unverändert
erzeugt werden können.
(3) Eine Vernichtung von Unterlagen nach Absatz 1 sowie der Verzicht auf die Ausfertigung
einer schriftlichen Unterlage nach Absatz 2 sind unzulässig, wenn die Unterlagen für andere
als Buchführungszwecke in Papierform aufzubewahren sind.
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