Teilnehmer/innenmonitoring (PDF) - esf-epm

01/2012 V1.0
Teilnehmer/innenmonitoring – Tool zur Datenerhebung
ArbeitshilfeN
Teilnehmer/innenmonitoring – Tool zur Datenerhebung
Die im Rahmen des Monitoring zu erhebenden Teilnehmendendaten werden über die iFH2@-
Anwendung auf fünf Blättern kumuliert eingegeben (Ausnahme: Bagatellfall s.u.).
Zur Erhebung der Daten wurden vom Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und
Senioren und vom Ministerium für Finanzen und Wirtschaft sogenannte „Erhebungsbögen“ bereit
gestellt (www.esf-bw.de/Service/Download-Center). Diese Vorlagen sind nicht bindend, d.h. die über
die iFH2@-Anwendung abzugebenden Daten können auch in anderer geeigneter Form gesammelt
werden. Die Vorlagen können auch den spezifischen Bedürfnissen des Projektes angepasst werden.
Die erhobenen Daten müssen dann addiert werden, damit diese kumuliert in das iFH2@-System der
L-Bank eingegeben werden können.
Die iFH2@-Anwendung ist über den Link https://esf2007-2013.l-ifha.de/ zu erreichen. Das vollständige
Anwenderhandbuch finden Sie als PDF-Version auf der Startseite unter der Rubrik „Downloads“. Ab
Seite 29 bzw. Gliederungspunkt 11 finden sich ausführliche Erläuterungen zur Eingabe der Daten der
Teilnehmenden.
Um ESF-Trägern die Datenverwaltung zu erleichtern und Additionsfehler zu vermeiden, hat EPM ein
Tool zur Datenerhebung und Addition erstellt und zwar für einzelne Projekte, für Projekte mit großen
Teilnehmendenzahlen sowie für Kooperationsprojekte. Die Vorlagen finden Sie unter den Bezeichnungen
„100_TN_Erhebungstool_Monitoring.xls“ und „Addition_TN_Erhebungstool_Monitoring.xls“.
Systematik und Bearbeitungsanleitung
Zum besseren Verständnis empfiehlt es sich, die Bearbeitungsanleitung parallel zum geöffneten Tool
zu lesen.
Das erste Blatt des Tools ist eine „Übersicht“. Auf dieser geschützten Seite werden die Daten automatisch
durch Formeln addiert und ergeben somit die Werte, die in die iFH2@-Anwendung eingetragen
werden. Hier werden oben einmalig die Angaben „Projektnummer“, „Kontonummer“, „Träger“ und
„Projekt“ eingetragen. Die Angaben werden damit automatisch auf die folgenden Seiten für
Teilnehmende (TN) übernommen.
Auf den einzelnen Seiten können anstelle von Namen fortlaufende TN-Nummern vergeben werden.
EPM empfiehlt unten in den „Reitern“ – jeweils die TN-Nr. plus Name – einzutragen. Damit können die
einzelnen Seiten anonym ausgedruckt werden und sind dennoch zuordenbar.
Enthält das Tool mehr Seiten als Teilnehmende, können die überflüssigen Seiten, mit Ausnahme des
Blattes „letztes Blatt“ gelöscht werden. Die Formeln auf der Übersichtseite passen sich automatisch an.
TN-Seiten – allgemein
Die grau unterlegten Felder enthalten Formeln und sind gesperrt. Beispielsweise ergibt sich die
Angabe „Geschlecht“ automatisch durch die Eingabe bei „Alter“.
An verschiedenen Stellen sind Kommentare angebracht – erkenntlich durch kleine rote Dreiecke.
Diese Kommentare enthalten Erläuterungen und Definitionen die beachtet werden sollten.
Beispielsweise wird bei „Austritt“ erläutert, dass Teilnehmende trotz Unterbrechungen nur einmal aufgenommen
werden können.
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Wichtig ist vor allem, dass in diesem Tool nicht nur Fehlermeldungen, die anzeigen wenn unkorrekte
Eingaben gemacht werden, sondern auch verschiedene Plausibilitätsprüfungen aufgenommen wurden,
die im iFH2@-System enthalten sind.
Fehler
Fehler
Fehler
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Beispielsweise erscheint eine Fehlermeldung, wenn bei einem Teilnehmenden versehentlich
Daten in der Spalte „männlich“ eingetragen werden.
Ebenso erscheint beispielsweise eine Fehlermeldung, wenn die Eingabe unvollständig ist.
In diesem Sinne erscheinen nach der ersten Eingabe auf der Seite solange „Fehlermeldungen“, bis auf
der jeweiligen TN-Seite alle Daten komplett eingegeben wurden. In der Konsequenz empfiehlt es sich
die Seite von oben nach unten auszufüllen.
Zu Beginn der Eingabe müssen auf jeder Seite in der Spalte D „Eintrittsdatum“, „Austrittsdatum“ und
„Geburtsdatum“ der jeweiligen Teilnehmenden eingetragen werden.
Austrittsdatum liegt vor dem Eintrittsdatum
Teilnahmestatus
Ab dem „Teilnahmestatus“ müssen die Daten in den Spalten „männlich“ oder „weiblich“ eingegeben
werden und zwar immer mit einer „1“, denn nur in dieser Form können vorne auf der Übersichtsseite
die Daten „gezählt“ werden. Die Eingabe legt gleichermaßen das Geschlecht fest.
Zunächst wird abgefragt ob die Teilnehmenden bereits vor dem 01.01. in der Maßnahme waren. Diese
Angabe ist nur bei mehrjährigen Projekten und Projekten, die über einen Jahreswechsel gehen (z.B.
von September bis August des Folgejahres) vorzunehmen. Die Teilnehmenden, die zwischen dem
01.01. bis 31.12. des Kalenderjahres in die Maßnahme eingetreten sind, werden bei der entsprechenden
Position erfasst. Hierunter fallen auch Teilnehmende, die bereits an einem Vorläufer-Projekt teilgenommen
haben. Das bedeutet bei einjährigen Projekten, dass alle Teilnehmenden in das Projekt
eintreten, sowie spätestens bei Projektende auch austreten. Danach werden die Austritte erfasst.
Zunächst die Austritte innerhalb des Kalenderjahres insgesamt, anschließend die positiven bzw. negativen
Austritte. Hierunter sind ausschließlich vorzeitige Austritte anzugeben, also wenn die Maßnahme
nicht bis zum vorgesehenen Ende besucht wurde. Die Summe der beiden letzten Angaben muss nicht
der Summe der Austritte insgesamt entsprechen. Als positiver Austritt gilt ausschließlich die Aufnahme
einer Beschäftigung, Ausbildung oder selbständigen Tätigkeit.
bei gleichzeitiger Eingabe von positiven und negativen Austritt
gleichzeitige Eingabe bei Eintritt und Bestand
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Neben den weiteren Erfolgsindikatoren (Prüfungen, Zertifikate, etc.) hat EPM noch zusätzlich die
Eingabe der TN-Stunden aufgenommen. Diese Angaben werden für das Monitoring und für die Vorlage
zum Sachbericht nicht benötigt, können aber für den ausführlichen Teil des Sachberichtes verwendet
werden. Ein qualifiziertes Zertifikat wird in der Regel auf dem Arbeitsmarkt anerkannt und verbessert
das Qualifikationsprofil der Teilnehmenden (z.B. Staplerschein). Eine Teilnahmebescheinigung bestätigt
lediglich die Teilnahme an der Maßnahme.
Bei mehrjährigen oder unterjährigen Projekten ist darauf zu achten, dass die Eintritte mit den Angaben
zu den Outputindikatoren im Sachbericht übereinstimmen. Bei Angabe der Outputindikatoren kommt
es darauf an, wie viele Teilnehmende in den Maßnahmen neu erreicht wurden. Teilnehmende aus
Vorjahren sind hier nicht noch einmal neu anzugeben. Näheres ist der Trägerinformation für die
Teilnehmerstatistik des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren zu
entnehmen. Diese kann auf der Seite der iFH2@-Anwendung unter „Downloads“ eingesehen werden.
Teilnehmer/innenmonitoring – Tool zur Datenerhebung

Teilnehmer/innenmonitoring – Tool zur Datenerhebung
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Alter der Teilnehmenden
In Absprache mit der L-Bank wird das Alter der Teilnehmenden zu Beginn der Maßnahme eingetragen.
Zur Unterstützung bei der Eingabe errechnet sich im grauen Bereich (Spalte I; Zeile 37) das Alter der
Teilnehmenden aus dem Geburtsdatum und Eintrittsdatum.
Fehler
Fehler
Fehler
Fehler
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Eingabe beim falschen Geschlecht
bei mehreren Altersangaben
Bevölkerungsgruppen
An dieser Stelle wird neben der Zugehörigkeit zu einer Minderheit und einer eventuell vorliegenden
Behinderung auch der Migrationshintergrund abgefragt. Wichtig dabei ist, dass hier nicht mehr ein
deutscher Pass ausschlaggebend ist, sondern tatsächlich der Migrationshintergrund gilt, sofern die
Teilnehmenden selbst oder deren Eltern eingewandert oder ausländischer Herkunft sind. Dabei ist zu
beachten, dass die Angaben zum Migrationshintergrund oder der Zugehörigkeit zu einer Minderheit
sich gegenseitig ausschließen. Als Menschen mit anerkannter Behinderung gelten Personen, die einen
Behindertenausweis bzw. einen Feststellungsbescheid mit Grad der Behinderung (GdB) von mindestens
20 Prozent haben.
Eingabe beim falschen Geschlecht
entweder Minderheit oder Migrationshintergrund
Erwerbsstatus
Beim Erwerbsstatus wird abgefragt, was die Teilnehmenden vor bzw. außerhalb des ESF-Projekts
machen und somit wird zwischen erwerbstätig und arbeitslos unterschieden.
Arbeitslose Teilnehmende
Als arbeitslos gelten nur die Teilnehmenden, die Leistungen aus dem SGB III oder SGB II beziehen
oder registriert sind. Teilnehmende, die ALG I und aufstockend ALG II erhalten, werden der Rubrik
„SGB III“ zugeordnet, da eine doppelte Zuordnung in der iFH2@-Anwendung nicht möglich ist.
Wichtig an dieser Stelle ist, dass bei arbeitslosen Teilnehmenden immer zwei Angaben erforderlich
sind – nämlich die „Dauer der Arbeitslosigkeit“ und die „Zuordnung“. Bezüglich der Dauer der
Arbeitslosigkeit ist die Einschätzung der Teilnehmenden ausreichend.
Teilnehmende, die erwerbstätig sind, aber ergänzend SGB II beziehen sind hier nicht einzutragen
sondern bei den erwerbstätigen Teilnehmenden zu erfassen.
fehlende Angabe bei „Dauer“ oder „Zuordnung“
Eingabe beim falschen Geschlecht
zu viele Angaben, z.B. SGB II und SGB III
Erwerbstätige Teilnehmende
All diejenigen Teilnehmenden, die zwar erwerbslos aber nicht arbeitslos gemeldet sind (z.B. im
Haushalt tätige, Jugendliche, die derzeit nicht auf einer Schule sind), werden bei „nicht erwerbstätig“
eingeordnet.
Eingabe bei „arbeitslos“ und „erwerbstätig“ bzw. nicht erwerbstätig
mehrere Angaben bei „erwerbstätig“
Eingabe beim falschen Geschlecht
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Fehler
Fehler
Bildungsstand – Mehrfachnennungen
An dieser Stelle muss eingetragen werden, was die Teilnehmenden bislang alles erreicht haben bzw.
was sie derzeit machen. Damit muss der gesamte Bildungsverlauf abgebildet werden. In diesem Sinne
können hier mehrere Angaben gemacht werden.
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Beispiel:
Eine Teilnehmerin hat ein Berufsvorbereitungsjahr und den Hauptschulabschluss erreicht und
befindet sich derzeit in der Ausbildung – dies ergibt somit drei Angaben.
Bei diesen Mehrfachnennungen und den damit einhergehenden vielfältigsten Konstellationen war es
nicht möglich Plausibilitätsprüfungen aufzunehmen. Lediglich die Eingabe des falschen Geschlechts
erzeugt eine Fehlermeldung. Dennoch sollte auf plausible und vollständige Eingaben geachtet werden.
Eingabe fehlt – mindestens eine Angabe ist notwendig!
Eingabe beim falschen Geschlecht
Bildungsstand – Einfachnennung
In diesem Abschnitt des Tools ist nur eine Eingabe möglich! Abgefragt wird, an welcher Stelle des
Werdegangs sich die Teilnehmenden während des ESF-Projekts befinden. Wichtig dabei ist, dass ein
unmittelbarer Zusammenhang zwischen Erwerbsstatus und Bildungsstand besteht und somit vielfältige
Plausibilitätsprüfungen und Fehlermeldungen möglich sind.
Beispiel:
Eine Teilnehmerin hat das Abitur und macht derzeit eine Ausbildung. Bei „Erwerbsstatus“ muss
demnach „Auszubildende“ eingetragen sein und an dieser Stelle „Teilnehmende macht derzeit eine
Ausbildung“.
Eine Teilnehmerin hat Abitur und eine Lehre absolviert. Sie ist derzeit arbeitslos. Als Einfachnennung
muss „Teilnehmende mit Berufsabschluss – Lehre“ eingetragen werden.
die Eingabe „Erwerbsstatus“ und „Bildungsstand“ passen nicht zueinander
mehrere Eingaben
Eingabe beim falschen Geschlecht
Projektbezogene trägerinterne Indikatoren
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An dieser Stelle können weitere trägerinterne Indikatoren erhoben werden. Diese individuellen zusätzlichen
Indikatoren werden in der iFH2@-Anwendung nicht abgefragt, sondern können für die
Überprüfung weiterer eigener Indikatoren verwendet werden, die zuvor im Antrag festgelegt wurden.
Beispielsweise könnte an dieser Stelle erhoben werden, welche Erfolge bei Teilnehmenden erreicht
wurden, die eine Arbeitsgelegenheit vollständig absolviert haben – Aufnahme einer Beschäftigung,
Ausbildung, weiterführende Schule, Existenzgründung, andere Maßnahme, unversorgt, etc.
Wichtig: diese zusätzlichen Indikatoren werden in der Spalte B auf der Übersicht einmalig eingetragen.
Die Angaben werden damit automatisch auf alle anderen Seiten übertragen. Eine Fehlermeldung
erscheint nur, wenn die Eingabe beim falschen Geschlecht eingetragen wird.
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Kooperationsprojekte und Projekte mit vielen Teilnehmenden
Teilnehmer/innenmonitoring – Tool zur Datenerhebung
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In der Praxis gibt es neben Kooperationsprojekten auch Projekte, die hohe Teilnehmendenzahlen aufweisen.
Für beide reicht ein Tool zur Datenerhebung nicht aus.
Bei Kooperationsprojekten macht es Sinn, wenn jedes „Teilprojekt“ ein eigenes Tool erstellt. Für
Projekte mit hohen Teilnehmendenzahlen empfiehlt EPM mehrere Tools zu erstellen, um die Dateigröße
in Maßen zu halten. Wenn verschiedene Tools erstellt werden, müssen diese wiederum zusammengeführt
und die Daten addiert werden. Für diese Fälle hat EPM ein weiteres Tool „Addition“ erarbeitet.
Bearbeitungsanleitung – Tool „Zusammenfassung“
Zur Addition verschiedener Tools müssen die jeweiligen Übersichtsseiten in das Tool „Addition“ kopiert
werden. Wichtig dabei ist, dass die Übersichtsseiten zwischen den beiden vorhandenen Seiten „erste
Seite“ und „letzte Seite“ eingefügt werden. Dies ist unbedingt notwendig, damit die Formeln auf der
Additionsseite funktionieren!
Anleitung: Öffnen Sie die Datei Tool „Addition“ und eine Datei mit erhobenen TN-Daten. Wenn Sie
sich auf der Übersichtsseite der Teilnehmenden-Daten befinden, klicken Sie „Bearbeiten“ – „Blatt verschieben/kopieren“
an. (Bitte beachten Sie bei Office 2007: Den Befehl „Blatt verschieben/kopieren“
finden Sie auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Zellen“ über das Sammelsymbol „Format“.) Es
öffnet sich ein kleines neues Fenster mit dem Text „Ausgewählte Blätter verschieben“. Wählen Sie
danach unter „zur Mappe:“ das Tool „Addition“ aus. Darunter müssen Sie bei „Einfügen vor“ die Seite
„letzte Seite“ markieren. Zusätzlich müssen Sie das Kästchen „Kopie erstellen“ anklicken!
In dieser Form müssen alle Übersichtsseiten in das Tool „Addition“ eingefügt werden und zwar immer
zwischen die bestehenden Seiten. Wenn die Seiten richtig eingefügt wurden, erscheinen auf der Seite
„Addition“ die kumulierten Daten aller TN-Tools. Danach können Sie die beiden Seiten „erste und letzte
Seite“ löschen.
Aus technischen Gründen müssen danach noch oben die Angaben „Projektnummer“, „Kontonummer“,
„Träger“ und „Projekt“ manuell auf der Seite „Addition“ eingetragen werden. Falls Sie ganz unten projektbezogene
eigene Indikatoren erhoben haben, müssen diese Indikatoren ebenso manuell auf der
Seite „Addition“ eingetragen werden. Damit ist das Zusammenführen der Monitoring-Daten komplett
beendet.
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