Handbuch - esf-epm

Handbuch
zum Management von ESF-Projekten in Baden-Württemberg
Inhaltsverzeichnis
Impressum
Editorial
Vorwort der ESF-Verwaltungsbehörde
Einleitung
Kapitel I Der ESF in Baden-Württemberg
I.1 Grundlage der ESF Förderung in Baden-Württemberg: Das Operationelle Programm
des Landes
I.2 Organisation der ESF-Förderung in Baden-Württemberg
I.2.1 Zentrale Ausschreibung und Auswahl von ESF-Projekten
I.2.2 Regionale Ausschreibung und Auswahl von ESF-Projekten
I.2.3 Förderabwicklung: Die Aufgaben der L-Bank als Bewilligungsstelle
I.2.4 Der ESF-Begleitausschuss
I.2.5 Beratung der Ministerien und der regionalen Arbeitskreise: Die Aufgaben des ESF
Teams
I.2.6 Umsetzung des Querschnittsziels Gleichstellung: Die Aufgaben von Pro Innovation
I.2.7 Programmevaluation: Die Aufgaben des Instituts für Sozialforschung und
Gesellschaftspolitik GmbH, Köln, (ISG)
I.2.8 Unterstützung der Träger bei der Umsetzung: Die Aufgaben von EPM
I.3 ESF Antragstellung
I.3.1 Wer kann ESF-Anträge stellen?
I.3.2 Wo gibt es Informationen zu Ausschreibungen und zur Projektabwicklung?
1

Kapitel II Von der Projektidee zum erfolgreichen ESF-Antrag
II.1. Prüffragen: Hat das Projektvorhaben Chancen, aus dem ESF gefördert zu werden?
II.1.1 Bezug zum OP
II.1.2 Antragsverfahren
II.1.3 Übereinstimmung mit der regionalen Arbeitsmarktstrategie
II.1.4 ESF und Innovation
II.1.5. Erfolg in ESF-Projekten
II.1.6. Innerorganisatorische Bedingungen für ein erfolgreiches ESF-Projekt
II.2. Ich erstelle den ESF-Antrag
II.2.1 Die Bewertung des ESF-Antrags
II.2.2 Der ESF-Antrag
II.2.3 Die Projektbeschreibung
II.2.3.1 Ausgangslage und Handlungsbedarf
II.2.3.2 Entwicklung von Zielen
II.2.3.3 Umsetzung der Ziele
II.2.3.4 Evaluation
II.2.3.5 Informationen zum Antragstellenden bzw. Projektträger
II.2.3.6 Hinweis zum Antragspunkt „Angaben zu den Teilnehmenden“
II.2.4 Der Kosten- und Finanzierungsplan
II.2.4.1 Grundlagen
II.2.4.2 Kostenplan
II.2.4.3 Finanzierungsplan
II.2.4.4 Kostenverteilungsschlüssel
II.2.5 Das elektronische Antragsformular
II.3 Ich erarbeite eine Projektpräsentation für den regionalen ESF-Arbeitskreis
II.4 Ich beantworte die Rückfragen der L-Bank
II.4.1 Unbedenklichkeitsbescheinigung
2

Kapitel III ESF-Projektdurchführung „Schritt für Schritt“
III.1 Der Bewilligungsbescheid ist da!
III.2 Die Feinplanungsphase
III.2.1 Die Projektgrundlagen
III.2.1.1 Internes Personal
III.2.1.1.1 Besserstellungsverbot
III.2.1.1.2 Stellenbeschreibungen
III.2.1.2 Externes Personal
III.2.1.2.1 Vergabe von Honoraraufträgen
III.2.1.2.2 Der Honorarvertrag
III.2.1.3 Sonstige Verträge
III.2.1.3.1 Kooperationsvertrag
III.2.2 Finanzbuchhaltung
III.2.3 Aufgaben der Projektleitung in der Feinplanungsphase
III.2.3.1 Anschaffungen und Investitionen
III.2.3.2 Einarbeitung von neuem Projektpersonal
III.2.3.3 Einrichten der Projektgremien und Klären der Arbeitsweise, Informationspflichten
und Kommunikationsformen
III.2.3.4 Klären von Aufgaben, Rollen und Zuständigkeiten im Projekt
III.2.3.5 Anpassen bzw. Einführen von Arbeitszeitnachweisen
III.2.3.6 Erstellen eines detaillierten Projektzeitplans mit Meilensteinen
III.2.3.6 Interne Öffentlichkeitsarbeit
III.3 Die Durchführungsphase
III.3.1 Inhaltliche Steuerung
III.3.1.1 Publizitätspflicht
III.3.1.2 Die Projektbesprechung
III.3.1.3 Projekttagebuch
III.3.1.4 Steuerung über Kennzahlen
III.3.2. Steuerung im Bereich der Ausgaben und Einnahmen
III.3.2.1 Förderfähige Aufwendungen
III.3.2.2 Belegführung und Aufbewahrungsfristen
III.3.2.3 Berichts- und Mitteilungspflichten
III.3.2.4 Liquiditätsplanung
III.3.2.5 Mittelanforderung
III.3.2.6 SOLL-IST-Vergleich
III.3.2.7 Änderungsmitteilung
III.3.2.8 Änderungsantrag
3

III.4 Der Projektabschluss
III.4.1 Ich denke an den Verwendungsnachweis
III.4.1.1 Zahlenmäßiger Nachweis
III.4.1.2 Nachweis der Personalaufwendungen
III.4.1.2.1 Nachweis und Dokumentation von Personalkosten
III.4.1.3 Tätigkeitsnachweis
III.4.1.4 Sachbericht
III.4.1.5 Projektangaben zum Verwendungsnachweis
III.4.1.6 Publizitätsnachweise
III.4.1.7 Monitoring
Kapitel IV Einführung in Projekt-, Multiprojekt- und Qualitätsmanagement
IV.1 Wie Projekte zum Erfolg geführt werden
IV.2 Struktur-, Prozess – und Ergebnisqualität in Projekten
IV.2.1 Strukturqualität
IV.2.1.1 Projektauftrag
IV.2.1.2 Projektaufbauorganisation
IV.2.1.3 Projektsteuerung
IV.2.1.4 Projektkommunikation und Berichtswesen
IV.2.2 Prozessqualität
IV.2.2.1 Initialphase
IV.2.2.1.1 Bedeutung und Relevanz
IV.2.2.1.2 Nutzwertanalyse
IV.2.2.1.3 Risikoeinschätzung
IV.2.2.2 Definitionsphase
IV.2.2.2.1 Die Stakeholderanalyse
IV.2.2.2.2 Die SWOT-Analyse
IV.2.2.2.3 Die Zielentwicklung
IV.2.2.3 Projektfeinplanung
IV.2.2.3.1 Der Projektstrukturplan
IV.2.2.3.2 Die Personalbedarfsplanung
IV.2.2.3.3 Die (Personal-)Kostenplanung
IV.2.2.4 Projektrealisierung
IV.2.2.4.1 Kick off
IV.2.2.4.2 Die Projektbesprechung
IV.2.2.4.3 Das Projektcontrolling
IV.2.2.4.4 Der Statusbericht
IV.2.2.4.5 Die laufende Risikobewertung
IV.2.2.4.6 Betriebswirtschaftliches Controlling
4

Anhang
IV.2.2.5 Projektabschluss
IV.2.2.5.1 Die Abschlusssitzung
IV.2.2.5.2 Der Projektbericht
IV.2.2.5.3 Lesson learned
IV.2.3 Ergebnisqualität
IV.2.3.1 Zieldefinition
IV.2.3.2 Projektevaluation
IV.3 Multiprojektmanagement
IV.3.1 Multiprojektmanagement vs. solitäres Projektmanagement
IV.3.2 Mindestanforderungen an das Multiprojektmanagement
IV.3.2.1 Das Reportingsystem
IV.3.2.2 Das Projektboard
IV.3.2.3 Das Projektportfolio
IV.4 Qualitätsmanagement in Projekten
IV.4.1 Anforderungen an ein qualitätsorientiertes Projektmanagement
IV.4.1.1 Vorgaben zur Projektpolitik
IV.4.1.2 Vorgaben zur Lenkung von Projektdokumenten
IV.4.1.3 Vorgaben zur Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen
IV.4.1.4 Vorgaben zur Projektsteuerung und zum Projektcontrolling
IV. 4.1.4.1 Das Audit
IV.4.1.4.2 Die Managementbewertung
IV.4.2 Das Projektmanagementhandbuch
IV.4.3 Die Projektakte
Arbeitshilfen von A bis Z
5